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開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇科技檔案的管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
1.科技檔案收集與管理的重要性
科技檔案是指在科學技術研究中形成的具有一定價值的科研項目、產品、基本建設、設備儀器等檔案，是具有保存和參考價值的科學技術資料，對本單位的發展起著重要的作用。
1.1科技檔案是科技活動的真實記錄
科技檔案反映了一個單位的科研、生產活動的全過程，是科研、生產發展變化的歷史記錄，是廣大科技人員的勞動結晶。它能為科技人員在進行管理、科技決策、技術交流、經驗總結、推廣應用等方面提供信息和依據。科技檔案是寶貴的無形資產，蘊藏著巨大財富，它在產品制造、設備維修、設施擴建中為工程技術人員提供所需檔案材料，有效地提高工作效率。同時，它還能促進生產發展，提高知識創新能力，新產品開發能力和同行業的競爭力。
1.2科技檔案收集與整理是檔案管理的重要內容
檔案法中明確規定，檔案管理包括收集、整理、保管、鑒定、統計、提供、利用等環節，其中收集是第一環節。由此可見，強調對產生的文件材料進行收集、集中統一管理，才能保證檔案的完整齊全，才能使檔案工作更有效地為社會和諧、為科學發展提供服務。
2.科技檔案收集與管理存在的問題
2.1對科技檔案的重要性認識不夠
目前，科技檔案的收集工作仍處于一種被動的收集狀態，檔案資料的上交不及時，收集不齊全的情況較為普遍。倘若不能更有效地保證科技檔案的完整與統一，不能為科技檔案工作的進一步開展打下良好的基礎，就會影響和制約檔案工作的開展，勢必會影響整個單位發展的效率與效益。
2.2沒有法制意識和長期規劃
由于對科技檔案收集和管理工作沒有法制意識和長期規劃，有資料則歸，無資料就不歸，有的科技人員對檔案人員的收集、辦理移交檔案工作都是被動的，僅僅在等待著某些行政命令而缺乏主動性。目前，我所還沒有形成完全主動歸檔的局面，因而，把“收集”、“歸檔”僅僅看作是一項檔案部門的工作，僅僅是為了應付上級領導而匆匆歸檔。
3.做好科技檔案收集與管理工作的意義
3.1增強檔案意識，做好收集管理工作
要做好檔案收集與管理工作，首先要改變觀念，增強檔案意識，檔案工作人員和科技人員要認真學習、貫徹《檔案法》。《檔案法》中規定，“對國家規定的應當立卷的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何人不得據為己有”。這就從法律上明確了應該歸檔的文件必須履行正常程序，保證其系統完整。檔案工作者還要按照《檔案法》積極主動地做好科技檔案的收集與管理工作。檔案工作是伴隨著科研工作而進行的企業主動行為，因此，要以主動的服務來促進檔案收集工作的進行，以跟蹤服務來保證收集工作的高效完整、統一真實。
3.2建立專兼職檔案工作人員網絡，敦促檔案產生部門歸檔
《檔案法》規定，檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，以維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。這個原則是我國多年檔案管理經驗的積累與總結，也是被檔案工作實踐證明是行之有效的，必須全面理解，認真落實。要做好科技檔案收集與管理工作，必須明確一名主要領導分管檔案工作，有穩定的檔案職能機構，建立一支人員結構合理、業務精湛、既懂科技又懂檔案的專職檔案員隊伍。把檔案工作人員網絡建設到科技檔案形成的各個部門，在這些部門設置兼職檔案員，并將其進行培訓，使他們成為部門檔案收集工作的實行者和監督者，只有這樣，才能使科技檔案工作變被動為主動。
3.3加強科技檔案活動全過程的收集與管理工作
科技活動是長期、連續不斷進行的，其中的科技檔案也是在這種循序漸進的發展中不斷產生的。科技資料在科研工作的早期對科技檔案管理具有較大的可塑性。因此，為了提高科技檔案收集工作的質量，在項目開展工作之際，應及時地將科技檔案管理要求傳達到各級科研部門，使他們能夠在工作中正確地組織科技材料的編寫及保證今后歸檔文件的完整性和準確性。
科研工作的最終目的是將科研轉入生產。這一階段應重點做好科研總結、使用說明書、成果照片、成果申報表、鑒定證書，以及課題論證報告等的收集工作。這樣，由于文件資料產生部門比較分散，這就要求我們檔案工作者應及時主動、有目的、有計劃地按照工程、項目的進度做好文件材料的收集工作。
因此，無論是怎樣的科研課題，最重要的是要把科技檔案的收集工作做好，把文件材料的形成和收集工作納入日常工作中去，明確職責，落實到人。檔案部門在整個工作過程中要發揮指導監督作用，在保證文件完整的同時，努力使所收集的文件材料質量達到最好。
3.4做好科技檔案的集中統一管理，保證檔案的完整齊全
維護科技檔案的完整與齊全，是科技檔案管理的首要任務。維護檔案的準確性，必須從加強管理入手，建立健全科技檔案的更改補充制度，加強科技檔案質量的鑒別工作，保證科技檔案的準確性。對庫房里的檔案進行科學分類，系統排列，對每個科研項目的科技文件進行整理立卷，正確編著目錄，保證科技檔案的系統化。為確保科技檔案的安全，應加強科技檔案的安全措施，建立檔案的保密制度，提供必要的防護措施。
關鍵詞：科技計劃項目；檔案；信息資源；管理
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
收錄日期：2014年2月27日
實施國家科技計劃項目是我國政府支持重大科技研發活動的主要形式，是推動我國科技進步、提升我國自主創新能力的重大舉措，科技計劃項目也正在以前所未有的方式與經濟、社會、環境等諸多因素更加緊密地結合在一起。科技計劃項目檔案作為記錄科技計劃項目實施過程的資料，是重要的科技信息儲備資源，加強科技計劃項目檔案資源的管理，是發揮科技計劃項目檔案信息資源的前提條件，也是進一步提升科技管理工作水平，完善科技檔案管理體系的重要途徑。
一、科技計劃項目檔案資源管理工作的重要性
科技計劃項目檔案是科技檔案的重要組成部分，開展科技計劃項目檔案管理工作的研究，是為了獲得理論和技術方法成果，促進科技計劃項目檔案管理工作不斷進步。同時，科技計劃項目檔案管理工作也是國家科學技術管理工作和國家檔案事業的一個重要環節，也是建設和發展科技檔案事業的重要部分。
（一）有利于增強各部門的科技計劃項目檔案管理意識。科技計劃項目檔案記載和反映了科技計劃項目科學研究活動的全部過程和具體成果，是項目科研人員的勞動成果和智慧的結晶。科技計劃項目檔案歸檔材料一般包括研究課題的可行性論證材料、申請立項材料、立項后各階段的試驗原始記錄材料、最后的總結報告、成果報告、成果鑒定、成果推廣示范和反饋信息材料等。加強科技計劃項目檔案資源的管理，有利于建立健全科技計劃項目檔案管理體系，及時查缺補漏，完善科技計劃項目檔案各環節的工作內容，增強各部門和科技計劃項目承擔者的科技計劃項目檔案管理意識，從源頭上保證項目檔案的完備性。
（二）科技計劃項目檔案是科技計劃管理的重要內容。從科技計劃管理的角度看，加強科技計劃項目檔案資源管理，強化并拓展了科技計劃項目管理鏈條上項目的驗收工作內容，有利于積累和豐富科技檔案資源，也強調了科技計劃管理工作中的科技計劃項目檔案管理工作的重要性。
（三）科技計劃項目檔案是國家科技計劃管理的依據。科技計劃項目檔案是在科技計劃項目立項、實施、結題驗收和成果轉化整個過程中產生的，是科技計劃項目執行過程中的真實記錄和可靠的信息來源。因而，它為科技計劃項目的全生命周期管理提供了及時、準確、全面的信息，成為對國家科技計劃執行、管理、監測、評價的重要依據。完整、真實的科技計劃項目檔案信息將有助于加強對科技計劃項目全過程管理科學性、準確性。
（四）科技計劃項目檔案易于規范，對科技檔案管理具有較強的示范性。科技計劃項目是圍繞一個具體研究目標，展開的相對獨立的科研活動，從申請立項、項目研發到項目驗收是一個完整的科技過程。而且，項目研究目的明確、研究范圍清楚、研究過程容易區別等特點，使科技計劃項目檔案管理相對單純，具有良好的過程控制與實施的條件。而且，科技計劃項目管理與其他科研管理的共性多、密切相關，便于其他科技檔案工作借鑒，具有較強的示范性。
（五）發揮科技計劃項目檔案信息價值的重要保障。隨著經濟和社會各項事業的發展，在科技研發過程中，檔案信息資源的管理、開發、利用已經引起社會各界的高度關注，檔案信息資源已經成為重要的戰略資源。科技計劃項目檔案記錄了科技計劃項目實施的完整過程，包含有大量有價值的科技信息。做好科技計劃項目檔案的管理工作，才能充分發揮科技計劃項目檔案潛在的科技信息價值和社會經濟效益，為進一步支撐國家科技發展提供重要支撐。
二、科技計劃項目檔案資源管理中存在的突出問題
由于我國政府層面沒有專門的科技計劃項目檔案管理部門和相關的法規，導致科技計劃項目檔案管理問題突出。
（一）科技計劃項目檔案管理體系不健全。目前，我國對科技計劃項目檔案的管理主要是依托科技計劃項目管理的組織架構來實現的。各類科技計劃項目檔案分類、分部門管理，不同的科技計劃項目有不同的檔案管理辦法，國家層面沒有出臺統一的國家科技計劃項目管理辦法，未建立完善的科技計劃項目檔案管理體系。實際上對各類科技計劃項目的檔案采取的是“獨立收集、各自管理”的方式。地方政府中，北京市和天津市的科學技術委員會已經出臺了科技計劃項目檔案管理的指導性文件，北京市科學技術委員會還建立了專門的科技計劃項目檔案館，專門管理北京市各類科技計劃項目檔案資源。
（二）科技計劃項目檔案的歸檔意識淡薄。科技計劃項目檔案的收集歸檔是當前各部門科研檔案管理工作中存在的突出問題。首先，各科技計劃項目承擔單位對項目檔案的管理工作重視不足。一些項目承擔單位沒有專門負責科技計劃項目檔案的部門和工作人員，導致在整個項目實施過程中對檔案的收集管理工作給予足夠的重視。其次，在科技計劃項目研究過程中，多數科研工作者重視從事科學研究，重視科研成果的發表與獎勵申報，對項目檔案資料的整理和積累重視程度明顯不足。許多科研工作者認為科技計劃項目檔案歸檔是科技檔案管理部門的工作，與自己從事的科研工作無關緊要。有些科研工作者為了研究團隊的榮譽和利益，再加上管理部門的缺位，很多項目檔案資料被科研人員當作個人資源保管，甚至尋找各種借口拒絕歸檔。這給國家科技計劃項目檔案的收集和歸檔工作帶來很大困難。
由于上述問題的普遍存在，嚴重影響了科技計劃項目檔案的完整性、系統性。
（三）科技計劃項目檔案管理模式落后。由于管理體系不健全，各方面的投入和支持力度不夠，導致當前科技計劃項目檔案管理主要局限于科技計劃項目檔案實體的收集、加工整理、保管，而對科技計劃項目檔案的信息化管理相對薄弱，導致大量的科技計劃項目檔案資源沒有實現信息化，這也嚴重約束了檔案資源的開發利用。
（四）定密范圍不準確，影響了知識產權效益的發揮。在科技計劃項目檔案的管理過程中，把科技計劃項目檔案保護與利用對立起來的問題十分普遍。過分強調科技計劃項目檔案的技術性，擔心項目檔案的開發利用會泄漏技術秘密，導致定密范圍擴大。把本可以公開利用的科技計劃項目檔案加以保密，應該解密的科技計劃項目檔案沒有及時解密，把科技計劃項目檔案長期擱置在庫房而不充分開發利用，這樣不僅造成了科技計劃項目檔案在管理和利用過程的知識產權流失現象，也導致項目檔案保障知識產權的憑證作用得不到實現，影響了科技計劃項目檔案作為一種有價值的科技資源的開發利用。
三、加強科技計劃項目檔案資源管理的建議
健全科技計劃項目檔案管理體系，是科學地管理科技計劃項目檔案，保證及時、有效地提供科技計劃項目檔案信息的關鍵。
（一）健全科技計劃項目檔案管理制度。制度建設是科技計劃項目檔案工作走向規范化、科學化的重要保障。首先，宏觀層面上，國家科技管理部門應建立專門的國家科技計劃檔案管理部門，專門負責科技計劃項目檔案的管理工作，指導各相關部門的科技計劃項目檔案管理工作，出臺專門的法律、法規；其次，科技計劃項目檔案管理部門應在上級科技主管部門及科技檔案工作主管部門領導下，依據《檔案法》和有關科技計劃項目管理辦法，結合科技計劃項目實施和科技計劃項目檔案管理工作實際需要，針對性的出臺《國家科技計劃項目檔案管理辦法》及《國家科技計劃項目檔案管理辦法實施細則》，明確科技計劃項目檔案的歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求，確定責任單位、責任人范圍。
為確保科技計劃項目材料完整歸檔，項目課題組和科技計劃項目檔案管理部門應各盡其責，完善科技計劃項目檔案的收集制度。實行課題組歸檔責任制，科技計劃項目課題組負責人要在課題組成員中指定人員負責科研檔案的收集和管理工作，按照科研工作程序，確保科研各階段成果材料的完整性。明確在科技計劃項目結題驗收環節，科技計劃項目檔案歸檔的完整性將作為一個重要的考察因素，待與科技計劃項目相關的所有檔案資料按規定歸檔完畢，經科技計劃檔案管理部門驗收合格并出具相關證明材料后，整個項目的結題驗收工作才算完成。否則不能核準一個科技計劃項目的結題驗收工作，并追究相關單位和負責人的責任。
科技管理部門負責科技計劃項目檔案歸檔工作的人員，應嚴格按照國家各相關部門制定的科技計劃項目檔案管理制度認真履行崗位職責，加強對科技計劃項目的跟蹤管理，確保各課題組分散形成的科技計劃項目檔案資料及時、完整地移交科技計劃項目檔案管理部門。
（二）開展專題培訓，加強科技計劃項目檔案管理工作的系統性
第一，針對項目承擔單位和科研人員進行培訓。各級科技管理部門要配合科技計劃項目檔案管理部門組織項目承擔單位和科研人員進行專題培訓，讓項目承擔單位和科研人員明確自己在整個項目檔案管理過程中所應承擔的責任和義務，加強科技計劃項目承擔單位和科研人員的歸檔意識。
第二，針對項目檔案管理人員進行培訓。專業的科技計劃項目檔案管理人才是實現項目檔案科學化、規范化管理的核心要素。國家科技管理部門應舉辦國家科技計劃項目檔案管理人員專題培訓，強調科技計劃項目檔案在收集、整理、開發利用等環節的特殊要求，提升科技計劃項目檔案工作人員的專業水平。通過培訓逐步建立一支業務水平高、檔案管理意識強、能夠掌握開發科技計劃項目檔案先進技術的專業管理人才隊伍，提升項目檔案管理水平，優化科技計劃項目檔案管理模式。
（三）加強科技計劃項目檔案的科學化管理。科技計劃項目檔案工作的科學化是實現項目檔案管理標準化、規范化和現代化的基礎。隨著信息技術、多媒體技術的快速發展，特別是計算機的廣泛應用，使項目檔案工作由傳統手工操作朝著自動化方向邁進了一大步。科學化是科技計劃項目檔案工作科學管理的重要手段，將有利于在科技計劃項目檔案資源管理中形成一系列的科學化的管理制度。
科技計劃項目檔案管理的科學化，主要是國家通過制定和實施各項科技計劃項目檔案管理標準，使科技計劃項目檔案工作有統一的規范，以便采用現代化科學技術手段，逐步提高科技計劃項目檔案管理的標準化、規范化和項目檔案開發利用的現代化水平，為科研工作者迅速、準確地提供科技信息。
科技計劃項目檔案部門提供的不只是紙質檔案，還有大量的電子文檔。科技計劃項目檔案工作者要具備能夠對檔案信息進行數字化處理，能夠快速收集信息，安全保護信息和及時準確提供信息的能力。廣、快、精、準是信息化社會的科研工作對科技計劃項目檔案信息需求的基本特點，為滿足這一需求，在很大程度上還必須借助于先進的技術手段。運用先進技術手段管理科技計劃項目檔案是實現科技計劃項目檔案科學管理的必然趨勢。
（四）科學、合理地確定科技計劃項目檔案的秘密等級。科技計劃項目檔案管理部門對科技計劃項目檔案進行保管并提供利用時，檔案管理人員要對整理好的科技計劃項目檔案進行嚴格的分類。在實際管理工作中，科技計劃項目檔案管理人員嚴格劃清項目檔案中非密檔案與檔案界限，再根據其不同特征和開放程度，對不同級別、不同需求的利用者確定與之相適應的利用范圍，制定相應的管理辦法。結合實際，劃分“絕密”、“機密”、“秘密”等不同的密級，明確規定使用范圍。的科技計劃項目檔案都應加蓋密級標記，以便與一般檔案區別開來，列入控制使用的范圍。同時，對超過規定保密期限的，按照相關規定，及時做好科技計劃項目檔案的降密和解密工作，最大限度地提供可利用的科技計劃項目檔案資源，從而使科技計劃項目檔案在后期的開發利用過程中，既能充分體現它的科技信息價值，又能防止密級檔案泄密事件的發生。
四、結語
國家科技計劃項目對于推動國民經濟發展和國家科技進步發揮著重大作用，科技計劃項目檔案具有能夠及時保存科技信息的優勢。為此，必須高度重視國家科技計劃項目檔案資源的管理工作，加強國家科技信息資源的積累，為我國科學技術發展提供完整、可靠的信息資源。同時，必須清楚整個科技計劃項目檔案資源的管理工作涉及到國家科技管理部門、科技計劃實施單位和相關科研人員，要做好國家科技計劃項目檔案的管理工作，不僅需要國家科技主管部門給予高度重視，更需要科技計劃項目的各管理和實施主體的共同參與和支持。
主要參考文獻：
[1]劉春澤，宋宇.關于科技計劃項目檔案若干問題的思考[J].改革與開放，2011.8.
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[3]安小米.我國科技計劃項目檔案管理研究[J].山西檔案，2007.4.
【關鍵詞】科技檔案；管理；信息化
由于現代信息化技術得到突飛猛進的發展，對于科技檔案管理而言，不再只停留在保存原有資料的功能上，更重要的是依靠現代信息、網絡等高新技術和資源，利用信息化網絡和計算機技術構成嶄新平臺，從而提高企業的綜合運作能力，增強企業的核心競爭能力。由此可見，信息化是科技檔案管理的必由之路。
一、科技檔案在企業信息化建設中發揮的作用
科技檔案是指在自然科學研究、生產技術、基本建設等活動中，形成的應該歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像帶等科技文件材料。科技檔案管理是檔案管理的重要組成部分，對于企業建設與發展具有重大的作用，特別是在進入現代化企業建設中，科技檔案在科研、生產、企業科學管理中顯示出越來越明顯的無可替代的作用，具有相當高的就跟經濟價值。
所謂科技檔案信息化，就是根據企業的實際情況，在科技檔案管理中，全面運用現代信息技術，對企業科技檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務。科技檔案信息化一般而言，可以從實現檔案信息的數字化和網絡化，實現檔案的信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，實現檔案信息的高度共享，引發檔案管理模式的變革。具體來說，由于原始檔案經過反復查閱，不可避免地受到一定程度的損害，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。而信息化技術就彰顯出獨特的魅力，可以說，現代信息技術成為實現科學開發檔案信息資源的關鍵條件。
二、科技檔案管理是企業信息化建設和發展的重要環節
企業信息化以現代化的信息處理技術、網絡技術和網絡設備，對企業進行全方位、多角度、高效能的改造，通過信息資源的開發和信息技術的有效利用，來提高企業的生產能力和經營管理水平，增強企業在國內外市場中的競爭力。
很多企業在改革發展的歷史進程中，特別是經歷了IP市場風雨變換的考驗，以“抓住機遇，迎接挑戰”為口號，已實現了信息化建設的新局面。更多更快地收集、整理、傳遞有價值的信息，為很多企業的生產、經營、研發和領導決策服務，已成為很多企業信息化建設的核心環節。很多企業的科技檔案信息化建設，將檔案管理的電子化、網絡化納入整體企業信息化的重要內容。通過長期的全方位地跟蹤國內外本行業的科技動態、成果和進展水平，建設成具有行業特色的專題數據庫，這樣才能為本企業提供高質量的信息服務。
三、科技信息化管理是一項系統工程
科技信息化管理是一項系統工程。管理的內容：一是負責制定科技發展規劃，負責科技計劃（資金）管理，包括科技項目計劃，青年科技促進費項目計劃等；二是負責科技管理成果，包括鑒定、申報、評審、獎勵、科技成果產業化及推廣應用、技術市場等；三是負責專利管理，包括申報、統計、實施等；四是負責計量管理，包括計量升級、貫徹執行計量法、計量認證與認可、計量標準的建立與檢定、計量站管理等；五是負責全質管理，包括全質管理成果的申報、評審、發表、獎勵等；六是負責標準化管理，包括標準的制訂、修訂、標準化審查等；七是負責科技統計工作；八是負責信息化工作，包括信息規劃、信息網的建設與維護、組織開發應用軟件等。當然，很多企業科技管理部門管理的內容并非僅僅以上八個方面，筆者之所以羅列出來，是說明科技信息絕非是檔案管理部門一家的事情，它是很多企業科技管理的重要組成部分，建立科技管理系統與科技數據庫，同樣是一項系統工程。
科技管理系統、科技計劃管理系統、科技成果管理系統、科技統計管理系統、計量管理系統、全面質量管理標準化管理系統以及科技評審專家庫、科技成果專家評審系統等等，就為科技檔案管理提供了強大的支撐能力，提供了科技檔案靈活、方便的查詢、統計功能。
推進科技檔案信息化的關鍵是人才。舉例來說，如由于科技檔案的信息化，其中包括檔案信息內容的數字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術化，開發利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質檔案的管理有著截然不同的方法，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。只有把人才問題解決好了，才能使檔案信息化建設符合正確的方向，才能最大限度地能滿足企業對科技檔案的需求。
科技檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化建設的實現不可能是檔案部門力所能及的，也不是僅僅單憑幾個計算機技術人員，它固然需要所有科技檔案人員的積極參與，更需要企業統籌兼顧全面安排，特別是依靠企業科技信息管理部門所發揮的主導作用。
四、科技管理系統實現了科技檔案現代化管理
1.科技計劃管理系統。
科技計劃管理信息系統采用面向對象的系統分析與設計，利用先進的三層體系結構（BAS），應用JAVA技術開發，符合J2EE標準的強大的企業級資源管理平臺，是建立并實施ERP的核心。科技計劃管理的主要功能包括：對基層、省公司和發很多企業的科技計劃進行分類查詢，按項目類別，負責單位對資金分配的統計，設備的購置計劃，科技計劃草稿，科技計劃的上報等。該系統運行以來，通過信息網絡完成計劃上報與下達、項目申請若干個。
2.計量管理系統。
計量管理主要包括：基層單位申報計量室認證資料、基層單位計量管理資料信息采集與查詢等。
3.全質及標準化管理系統。
全質及標準化管理系統主要包括：行業標準維護、基層單位上報QC成果、QC成果評審結論及上報QC成果，企業標準化編寫模板等。
4.科技成果和專利管理。
科技成果和專利管理主要包括：基層單位上報科技成果、科技成果匯總維護、基層單位上報專利、篩選申報科技進步獎項目、基層單位返回科技進步獎推薦書、匯總上報科技進步獎推薦書、科技成果專利統計及收集科技成果推廣項目申請書等。
5.科技統計系統。
統計是科技檔案工作的一個組成部分，基本任務是對檔案工作情況進行統計調查、分析、監督，以計量化的管理，科技統計系統的所有報表均采取網上電子報表形式。對各類統計信息實現計算機管理，通過網絡實現信息共享，使統計工作標準化、實用化。基層單位可以錄入、查詢、統計、修改、打印。
在科技管理系統應用過程中，不僅實現了科技檔案現代化管理，同時涌現出大量的新技術、新成果服務于企業建設。信息化是科技檔案管理的核心，它可以帶動其他新技術的應用與發展，科技檔案信息化的實現也一定能促進企業的發展。
參考文獻：
關鍵詞：科技檔案；現代化管理； 對策
Abstract: scientific and complete, standard file management, not only for scientific and technological personnel of labor one kind of affirmation and recognition, also for future research and played a reference, inheritance and development role. Therefore, explore the modernization of the science and technology archives management has the extremely vital significance. The paper describes the importance of modern science and technology archives management, on the basis of analysis of the present situation of system science and technology archives the problems existing in the management and analytical thinking and Suggestions.
Keywords: technology archives; Modern management. Countermeasures
中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：
l 科技檔案現代化管理的重要性
科技檔案，是科技人員在科學技術研究和生產過程中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。其現代化管理具有非常重要的意義。主要表現在：
1．1 檔案是機關、單位和個人科技活動形成的具有保存價值的知識形態存在的歷史記錄檔案是過去工作和歷史情況的記錄，它可以為機關工作提供備查的依據。檔案是歷史的真憑實證，是第一手的參考材料。還有一些文件材料，如合同、契約等制發的目的就是備忘，其憑證作用就更加強烈、更加明顯。
1．2科技檔案是科技工作者辛勤勞動的成果以及科技思想結晶，具有數量大、科技含量高、利用率高、效益明顯等特點科技檔案是從事科學技術研究、生產、基本建設等工作活動中形成的應歸檔保存的重要技術文件材料(包括圖紙、圖表、照片、影視片、多媒體、技術總結材料和重要運算數據等)。它是國家全部檔案的組成部分，是今后科學技術研究、生產、基本建設工作的重要依據和必要條件。
1．3科技檔案的保管和開發利用為科學研究、新技術開發以及生產活動的不斷發展提供了可靠的依據，是科學技術轉化為生產力的重要形式和手段科技檔案資料是生產和科研活動中不可缺少的重要組成郝分，科技檔案資料的利用被人稱為科研的必要勞動，有時它貫穿某項生產和科研活動的始終，和直接的生產和科研活動密不可分。
1．4科技檔案是實現信息傳遞進行技術交流的工具
大到各個國家、地區，小到各個不同領域的集團、公司，無不對科技檔案的信息交流給予極高的重視。很多地方都成立了大大大小小的科技信息交流中心，并由專人負責科技檔案的收集、整理以至跨國、跨省、跨地區的信息交流。
2其存在的問題分析。
由于缺乏專職管理人員對科技檔案進行系統、科學地管理，致使檔案材料在頁碼編號、檔案排序及材料分類、入庫等環節上存在著許多不足之處。主要表現在：
2．1檔案材料頁碼編號及書寫位置不規范。
2．2檔案材料移交混亂。
2．3檔案材料分類不清。
科技檔案資料不完整原因主要包括：一是科研部門對材料的收集不完整、不及時；二是科技人員外出參加各種學術交流、科學考察等，會議文件及考察報告很少有人主動將資料文件交檔案人員歸檔，而檔案管理人員又對外派人員情況不了解，造成會議文件不能及時入檔；三是有的科技人員對科技檔案缺乏了解，認識不夠，只向檔案部門移交科技成果階段的技術材料，大量研制階段的第一手資料仍保留在個人手中。科技檔案的不完整，直接影響了科技檔案整體質量的潛在價值。
2．4技術手段欠缺。。
3、對于科技檔案現代化管理的幾點思考
3.1依法治檔是加強企業科技檔案工作的根本保證國家和行業的《科學技術檔案工作條例》、《科學技術研究檔案管理暫行規定》、《國家重大工程建設項目文件歸檔要求與檔案管理規范》等法規性文件，為科技檔案工作依法治檔提供了法律依據，但在企業檔案工作中，依照檔案法規標準管理科技檔案還存在不少差距，有法不依、有標準不執行的現象還很突出，忽視管理法規和標準要求導致科技檔案歸檔不全、材料不真實、整理不規范的情況常有發生。
要提高對企業科技檔案工作的認識。企業檔案工作者應善于與領導溝通，使之了解國家關于科技檔案的法規標準，了解科技檔案對企業發展的重要性，取得領導的理解和重視支持，爭取到在本單位行使依法管理科技檔案的職權，企業檔案工作者才能行之有效地依法做好科技檔案工作。
要不斷提高企業檔案工作人員依法管理科技檔案的工作能力。依法治檔主要依靠檔案專業人員加強執法，這就要狠抓檔案工作隊伍的自身建設，加強檔案人員的法律法規知識教育和培訓，加強工作責任感，使檔案員成為素質高、業務精、作風硬，能適應在具體科技檔案工作依法管理的要求。
要建立完善的企業科技檔案管理制度。結合企業的實際，把科技文件的形成、收集整理歸檔、開發利用各工作環節納入有關人員的崗位經濟責任制，形成既具有指導意義又有約束力的科技檔案工作程序文件，使相關部門有法可依。同時，要形成檔案部門必須參加科研成果鑒定、新產品開發定型、基建工程竣工驗收、重要儀器設備的開箱驗收與生產技術活動等各項具體工作的制度。
3.2建立健全企業科技檔案的領導機構和管理制度
科技文件材料的歸檔。要做好科技文件材料的歸檔工作，健全科技文件材料的形成、積累、整理和歸檔制度。哪個部門產生的科技文件材料，由哪個部門負責歸檔。做到每一項生產、建沒、科研、管理等工作活動。完成后都有完整、準確、系統的科技文件材料，并按制度歸檔保存。
檔案部門對歸檔的科技檔案要進行分類、編目、登記工作。應根據本單位檔案的數量，設置專門檔案庫房和配備相應的檔案設備。庫房內應保持適當的溫度、溫度，同時要具有防盜、防火、防潮、防陽光、防腐蝕、防有害生物和防污染等設施，并應具備齊全的消防器材，確保檔案的安全。在進行檔案的著錄工作時，必須按照國家標準局頒發的《檔案著錄規則》進行，同時應結合本單位管理工作的現代化進程，逐步實現科技檔案管理的標準化、規范化和現代化。
科技檔案部門應建立健全科技檔案的借閱制度。，借出科技檔案應根據使用范圍、保密程度履行一定的批準手續。凡是根據檔案材料編制的各種匯編、索引、手冊等，在對外交流時，均應按原檔案材料的使用范圍，經單位主管領導批準后，才能進行。檔案部門要建立健全檔案的統計工作。統汁內容包括檔案管理基本情況、檔案數量、檔案提供利用及其利用效等。
3.3開發利用是企業科技檔案工作的最終目科技檔案的利用服務是衡量企業科技檔案工作的最高標準。
積極主動參與企業的生產經營和管理，把企業各階段重點工作作為檔案部門的重點工作。這就要求檔案員走出卡當案部門，了解企業各項工作的動態，及時提供和介紹企業各相關工作所需的檔案料，使檔案的技術和管理功能在各項生產經營、科技研究等活動中實現，提高經濟效益。
應用先進技術手段提高科技檔案利用服務質量。使用計算機全面輔助科技檔案管理，應用激光掃描、縮微技術將重要科技檔案存人計算機，利用計算機信息管理網絡傳播科技檔案信息，使科技檔案查詢利用達到方便、快捷、準確。
開展科技檔案信息的編研。隨著計算機在科技檔案管理中的應用，檔案管理人員學會專題史料編制等等，提高科技檔案管理效率；同時還應根據生產經營科技開發等需要，深層次地開發利用檔案信息資源，為領導決策、各部門日常工作提供決策依據和參考資料。
結語。
在科技發展迅速的今天，科技檔案管理工作的重要性也日益突出。科技檔案管理是一項長期、系統、艱巨的工程。我們務必要加強科技檔案的科學化、規范化、制度化管理，從而為增強科技檔案在科學研究中的作用，提高我區科技整體水平發揮重要作用。
參考文獻
[2] 王傳宇，沈永年．科技檔案管理學．中國人民出版社，1989．
一、我國目前的檔案管理現狀
1傳統的紙質檔案是現代檔案管理工作的重要內容，其也是目前的主要類型，因為思想受到傳統檔案管理的影響，導致了大家白紙黑字的思想比較深入，在對電子檔案的應用上還沒有形成較大的規模。科技信息技術不斷的完善，全球信息一體化的趨勢是未來的發展方向，科學技術在社會發展中的作用非常的重要，因此電子檔案管理就變得非常重要。我國目前使用的檔案管理方式是紙質檔案和電子檔案共存的方式，可是電子檔案并沒有受到很大的關注，很多單位認為只要有紙質檔案就可以了，電子檔案可有可無，認為紙質檔案是實質性的有形物質，這種思想就是比較陳舊和落后的，也使得檔案管理工作會產生很多的局限性。
2.電子檔案的歸檔和管理不科學合理。電子檔案管理在各單位中，對于其技術、管理、成果等的記錄不夠全面，內部的運轉上有著弊端，阻礙了其遠端發展，因此國家、企業等事業單也會因為檔案管理工作產生阻礙性。
二、對科技檔案管理的認識
1.科技檔案管理概念
對自然科學、生產技術、基本建設等研究中，形成一些需要歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像帶等科技文件材料就叫做科技檔案管理。
2.科技檔案管理的地位及作用
科技檔案管理是企事業單位的技術發展基礎，其占據了很重要的地位。盡管檔案管理是歷史比較久的一項工作，但是科技檔案的時間并不長，因為在近代工業革命之后，科技檔案管理才開始出現，科技檔案管理是社會大生產以及專業分工的產物。事業單位的發展是建立在科技的基礎上，而科技的發展是以科技檔案作為依據，因此科技檔案在各行業領域中都是非常重要的信息資源。
三、科技檔案管理的創新
1.科技檔案的信息化
①實行科技檔案信息化的必要：隨著現代信息化技術的高速發展，科技管理檔案開始由只保存檔案資料的功能轉化為憑借現代信息、網絡等高科技資源，以信息化網絡和計算機作為發展平臺，積極促進檔案管理事業的發展，從而提高各個行業的綜合實力和市場競爭力。
②科技檔案信息化的含義：依據各行業的實際狀況，全方面運用現代信息技術，把事業單位的科技檔案的來源做好處理和管理。科技檔案管理的信息化對各個事業單位來說就是對檔案信息實現數字化和網絡化，并且對這些檔案信息的接受、傳輸。保存及提供服務都實現系統化，最大程度的實現檔案資源共享，從而實現科技檔案管理的創新。信息化技術可以解決原始檔案因為多次查閱而導致損害的問題，這對檔案的管理與保存是十分有利的。因此，現代信息推進科技檔案信息化的關鍵是人才。
③人才是推進科技檔案信息化的關鍵：國家實施“科教興國”是把人才的培養放在了一切發展的前面，人才的培養對其他各項的發展起著關鍵性的作用，對科技檔案管理的發展也不列外。科技檔案的信息化和數字化，都使得檔案管理人員的技能和職業素養要求比較高，他們的檔案管理技術要求熟練，還需要對科技的使用熟悉，因此檔案管理人員的培養是目前非常緊要的工作。解決了檔案管理人才的問題，就有利于各個事業單位科技檔案的數字化、資源共享、服務到位，也能保證檔案管理事的長期發展，從而滿足各行業對科技檔案管理的需求。
2.檔案管理服務方式的創新
①建立“電子檔案數據管理中心”：把各個類別的電子檔案全部集中歸類到電子檔案數據管理中心里，并在網站提供保密性或免費性電子文件的查找、利用服務項目，充分發揮其涉及面廣、內容豐富以及利用率高的優勢，是檔案資源最大化的共享。
②實行在線檔案服務方式：通常，檔案管理部門會通過檔案展覽的方式以及去檔案部門調用的方式來進行檔案利用，這些利用方式效率不高，檔案信息得不到充分的利用，其價值沒有得到發揮，加上人們的生活方式的改變，對信息化的需求量增加，人們對信息的時效性越來越重視，工作、生活、學習等環境有了很大的改變，人們最迫切的希望了解到信息真實情況，因此傳統的檔案利用方式不被大家所接受了，需要提供更加新的服務，在線檔案服務便是這樣的一種方式。
3.擴大科技檔案的服務領域
①檔案信息的服務對象要進行轉變，過去僅僅是對企事業單位或大型組織提供服務，而如今，社會的個體對于信息的需求也是非常大的，檔案管理的服務主體也應該要有所變化，以此來增加科技檔案管理的服務范圍，讓檔案管理資料的綜合性更加的強大。
②知識經濟時代下，檔案信息代表的是資本，科技檔案是社會和企事業所需求的重要信息，要求能夠置辦服務實體，發展檔案管理事業。
③創新是檔案發展的動力來源，除了有技術創新外，其服務創新和管理創新也是非常重要的內容，對檔案管理體系進行改革，讓其符合現代社會的發展需求，讓檔案管理的發展更加具有活力。
科技檔案是各項科研活動的真實記錄，是科學技術資源儲備的一種形式，隨著社會的不斷進步和發展，人們對檔案公用性和開放性需求大大增強，科技檔案的利用對象和服務領域不斷拓寬，新形勢下，做好科技檔案的保密和開放管理工作，以發揮科技檔案在經濟建設中的重要作用，已成為新時期科技檔案工作者亟待研究和探索的重要課題，下面就這一問題談談粗淺的看法。
1 科技檔案管理中的保密與開放兩者之間的關系
科技檔案保密和開放利用，是檔案工作的兩項重要組成部分。檔案保密是針對有一定技術性和機密性的內部信息在一定時間和區域范圍內限定其閱讀、利用的范圍；檔案開放是指依照有關法律、法規將原來處于保密和封閉狀態的檔案向社會公眾開放。檔案開放的主要目的是充分開發利用科技檔案中的信息資源，有效發揮其在推動社會、經濟和科學技術發展中的作用。在檔案開放利用工作中，一方面，檔案利用者希望自己的查檔需求得到充分滿足，另一方面檔案管理人員必須在嚴格遵守保密規定的基礎上開展服務工作。但從根本上說，科技檔案管理中的保密與開放是一個有機統一體，兩者之間是對立統一的辯證關系。因此，在科技檔案管理中應正確把握保密與開放的“度”，片面注重其中的任何一點，都不利于科技檔案管理工作的有效開展，應兼顧兩者的有效統一。檔案利用是檔案工作的生命線，在科技檔案管理過程中，檔案工作者應堅持“在保密的前提下開展利用”，“在利用的基礎上加以保密”的工作方針，做到保、用結合，以實現信息資源的共享，促進科技檔案的合理利用和開發。
2 做好科技檔案開放利用過程中的保密工作
科技檔案管理包括收集、整理、保管、統計、利用、編研、鑒定、銷毀等環節，檔案的保密與開放管理應貫徹于以上各個環節中，重點做好科技檔案開放利用過程中的保密工作，其應注意以下兩個方面。
2.1 做好科技檔案開放利用前的準備工作
科技檔案開放利用前，應做好準備工作：第一，做好檔案案卷的分類整理工作，利用原始檔案文件進行整理，認真劃分和鑒別涉密檔案和非涉密檔案，分別立卷絕密、機密、秘密和非秘密檔案，確保分類科學、組卷合理、編目清楚。第二，建立健全檔號，組織好必歸應歸的所有資料，以確保歸檔時不失密。第三，針對重要、珍貴的科技檔案，采取抄錄、復印、拍照等形式進行復制，形成檔案副本，并進行數字化處理。第四，編制目錄檢索工具、檢索全文數據庫、專題性檢索工具、各種檢索工具、敘述性檢索工具等，實現被利用檔案檢索途徑的多元化。
2.2 對開放檔案進行審查，確定開放與控制范圍
根據《保密法》的規定，其嚴格劃分檔案的密級，以便檔案管理人員針對不同的密級采取不同的管理措施。為科學確定檔案利用層次、檔案開放與控制使用范圍，應做好檔案開放前的審查工作，提高審查工作的規范性和科學性。并嚴格遵循《保密法》的相關規定，對超過保密期限的檔案進行解密，明確密與非密、內部與外部的界限，保證開放利用的檔案的合理性。為確保檔案開放利用過程中不失密、不泄密，針對不同需求的利用者應選擇合理的利用范圍、審批手續等。
3 加強科技檔案利用過程管理與監督
對于科技檔案的利用，可以采取多種服務方式，如檔案查閱、檔案外借、檔案報道服務、檔案陳列、展覽服務、編研服務、專題服務、咨詢證明服務等，在利用過程中，應加強管理與監督，防范不利于檔案保密的各種不良行為，其主要側重于以下幾個方面落實。
3.1 建立健全規章制度
目前，我國《檔案法》對于科技檔案保密信息的規范仍不完全嚴密，因此檔案管理部門應根據國家檔案工作、保密工作的有關方針政策，健全科技檔案規章制度建設，如檔案的收集、整理、保密、閱覽、外借、復制、保密銷毀等制度，促使工作人員積極執行。同時嚴格規范保密檔案的管理行為，用完后及時歸檔，進行集中統一管理，重點加強絕密檔案的管理，絕密檔案的調閱、移出、銷毀等嚴格按照規定程序辦理，使用完畢后應及時清對、檢查，如果發生失密、泄密，及時采取合理的措施補救。
3.2 加強隊伍建設，提高科技檔案工作人員工作素質
檔案工作人員是科技檔案的保密與開放管理的主要實施者，其負有直接責任，應具備較高的業務素質、職業素質和道德素質。在科技檔案管理過程中，應不斷提高科技檔案管理人員的政治素質，認真學習和鉆研《檔案法》和《秘密法》，做到知法、守法，堅守職業道德，樹立保證科技檔案安全的強烈意識。同時檔案管理人員應加強自身檔案管理理論知識的學習，不斷提高自身專業知識和技術實踐能力，做好涉密檔案的基礎工作，全面掌握檔案工作的規律，積極探索和創新，保持敏銳的洞察力，提高檔案管理工作中的應變能力，保守檔案秘密，防止保密檔案泄密。
3.3 強化網絡保密監督及庫房管理
一、改進措施
1．宣傳檔案法規加強領導認識北京市昌平區婦幼保健院的檔案管理工作由副書記直接領導，并由信息科主任負責，為檔案工作的順利開展提供了可靠的保證。檔案員利用各種形式向領導、全院職工大力宣傳《檔案法》、《科學技術檔案管理暫行規定》以及科技檔案的重要性，爭取領導的支持和科室的配合，增強醫務人員自覺歸檔的意識。
2．全面開放收集科技檔案科技檔案收集是檔案工作的基礎，收集的完整、準確、及時是保證科技檔案有效價值的根本保證。擴大科技檔案的收集視野，以檔案室為中心主動“輻射”，把屬于科技檔案的材料全部收集到。擴大科技檔案的收集范圍、收集內容，檔案員到各個科室、病區收集歸檔材料，提醒各科負責人歸檔時間。收集每一項完整的科研材料，收集科研項目全過程的、全方面的記錄，收集成果性、總結性、鑒定性和獲獎證書的歸檔材料。提高檔案員的工作態度，明確工作責任，甚至予以獎懲，提高檔案員收集的主動性和積極性，保證科技檔案收集的全面、準確、及時。
3．健全完善科技檔案管理制度醫院檔案的科學規范管理，能夠為醫院發展提供寶貴借鑒，對推動醫院的學術、技術進步，推動醫院管理水平的提高具有重要的支持作用。建立科技檔案管理制度，結合醫院實際制訂了《科技檔案工作制度》、《科技檔案歸檔范圍與要求》，科研檔案管理納入了管理制度和有關人員的職責范圍。
4．科技檔案工作納入同步管理北京市昌平區婦幼保健院真正實行了“三納入”、“四同步”的管理制度。把科技檔案的形成、收集、管理、歸檔工作納入醫院工作程序；科技檔案歸檔納入工作計劃；把科技檔案管理納入職責范圍。計劃任務與要求歸檔同步；檢查科研進度與檢查科研材料同步；驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定科研檔案材料同步；評審科研成果與檔案室出具科研課題歸檔證明材料同步。各科課題從立項起，由負責人收集、保管和整理本課題科研過程中形成的全部文件材料。在科研項目完成后，將科研文件材料整理歸檔。每年科研辦給檔案室列出本年結題需歸檔的課題目錄，檔案室出具歸檔證明。恰當地運用一定的經濟手段，也是做好科研文件材料歸檔工作的有效措施。醫院上報成果、申報獎勵時，檔案材料歸檔齊全、完整，檔案室才能在申報材料上加蓋檔案章。
5．調動醫務人員歸檔的積極性北京市昌平區婦幼保健院正在改革階段，對科技人員的業績進行考核，重新設崗定位。2013年對醫務人員的職稱評定晉升工作有新的規定，科研論文、著作、文件材料必須歸檔。科研人員在填寫考核表、職稱申報表時，發表的科研論文、出版的著作、獲得的獎狀必須由檔案室核對，個人提供的材料與檔案室核對一致才有效，否則以檔案室提供的為準。醫院做好離崗人員科研材料的歸檔。科研人員在離崗時，檔案室人員檢查是否有借閱檔案未歸還。科研辦對科研檔案審查工作有重要規定，科研人員在辦理手續時，經手的課題所形成的文件材料是否交接完畢，如果科研人員所經手的課題已結題，必須整理歸檔，如果課題尚未結束，必須有本人辦理課題材料交接手續。這項改進的實施，保證了科研檔案的及時收集、整理，也使科研人員、課題負責人更加重視科技檔案。
6．樹立檔案工作的效益觀念醫院在市場競爭中，檔案員要樹立效率觀念，及時、準確地為利用者提供服務，要充分認識到檔案的利用價值，特別要認識到醫學科技檔案就是潛在的生產力，一旦發揮作用，就能為醫院創造經濟效益服務。
二、利用網絡技術提供優質服務
1．科學管理優質服務以網絡技術為平臺，學習檔案管理的新技術。對檔案管理人員進行技術培訓，使檔案管理人員的知識適應檔案資源數字化、管理標準化、服務網絡化的需要。北京市昌平區婦幼保健院2010年安裝了檔案信息管理系統，建立了文書檔案數據庫、基建檔案數據庫、科技檔案數據庫、科研成果檔案數據庫、科技論文數據庫、科研著作、獎狀等數據庫，逐步實現了檔案工作的現代化管理。實現了全院人員查找、利用檔案時，以最便捷的方式、短時間內為他們提供優質的服務。科研檔案既有公開的也有保密的。嚴格做好有密級的科研檔案保密工作，只有參加課題的人員才能借閱，其他人員必須經本課題負責人批準方可借閱。在做好科技檔案的保密性的基礎上，為醫院醫務人員提供相關技術咨詢、查詢服務。
【關鍵詞】NoteExpress軟件；科技查新；檔案
管理系統隨著科技信息技術的發展，查新檔案的信息化管理取得了很大了進步，給圖書館信息化管理工作帶來了很大便利。但是，鑒于發展時間短，在軟件管理系統的研發上還存在一些不足，如界面友好度不夠、綜合對比分析性能不強、軟件使用缺乏穩定性、操作性不理想等，亟待完善。
1科技查新檔案管理系統概述
根據法律法規規定的性質，查新檔案可范圍文書檔案、模板性較強項目檔案兩種類型。本文主要就項目檔案的信息化管理進行探討。每個科技查新項目，通常包括科技查新報告、合同、相關文獻全文、檢索結果和必要的專家意見等，而查新項目的比較核心為查新合同和查新報告。在查新檔案管理中，使用NoteExpress平臺，即參考文獻管理工具軟件，可幫助用戶在科研流程中，準確而高效利用電子資源，進行文獻搜索和管理，從而有助于科研的順利推進。利用NoteExpress軟件開展查新檔案管理，在發展過程中，可實現查新檔案的信息化存儲、自動化檢索、多元化服務和人性化管理，進而可減輕工作人員的工作量和工作負荷，提高管理的效率，并還可拓展查新服務范圍。
2管理系統設計
NoteExpress軟件為中文操作界面，屬性表頭高達50多種，可以方便用戶進行隨意的更改，同時NoteExpress軟件也有利于實現系統的細節化管理。整個查新檔案管理系統的設計如下：首先搭建系統平臺，以NoteExpress軟件為基礎，第一步要對NoteExpress題錄進行修改，一般要修改13個屬性，包括項目屬性，如修改項目名稱、修改項目編號；包括檢索屬性，如修改檢索式、修改檢索范圍和結果、以及修改檢索詞與結論；包括委托屬性，如修改委托日期、修改委托單位與委托人；其他屬性還有查新點、完成日期修改等。題錄修改完后，第二步是數據導入，只要滿足NoteExpress過濾器文檔要求，就可以將查新報告直接導入題錄。或者也可以手工錄入，相比直接導入，逐條錄入操作簡單，也較為便捷。其中，數據錄入的流程為：第一步：搭建系統平臺。首先打開NoteExpress軟件，然后鼠標右鍵打開題錄菜單，完成屬性表頭編輯。第二步：逐條錄入。點擊新建題錄，在相應位置處依次粘貼字段內容。第三步：導入附件。在題錄菜單中找到添加附件，在文件窗口中找到需要添加的文件，然后鏈接到附件存放處。第四步：保存。完成上述步驟后，點擊保存題錄。
3管理系統技術兼容性
Windows2000、WindowsXP、Windows7和Unix等系統，均可安裝NoteExpress系統，適用于多種操作系統，且可應用于多種辦公軟件，比如Word2003、Word2007和OpenOffice等，具備晚上的網絡數據庫在線檢索功能。在單機上適用NoteExpress也可，技術的先進性確保了查新項目數據保密性、安全性，并可實現快速導出數據，且數據導入功能具有連續性，可實現數據的快速復制和共享。樹形結構文件夾，允許用戶隨時添加和重命名文件夾，便于查新檔案的聚類存放和有效管理。建立好查新檔案數據庫后，維護管理十分方便，同時也可保障管理屏的良好運行。
4管理系統功能實現
4.1批量處理
對于查新項目，基于NoteExpress軟件的查新檔案管理系統不僅能夠單個修改題錄信息，更可以批量替換字段，對字段進行批量編輯操作，更能夠對附件進行批量鏈接。對于查新檔案管理員來講，系統批量處理功能的實現在很大程度上提高了字段的整體編輯水平，減輕了工作壓力。
4.2及時檢索服務
基于NoteExpress軟件的查新檔案管理系統能夠實現及時檢索功能。檢索查新項目，只要輸入部分字段或者是相關字段，就能夠進行匹配定位，提供快速化的檢索服務。同時，對于查新項目，為給分組管理提供便捷化服務，系統還能夠實現優先級檢索標識功能。
4.3附件鏈接服務
題目錄的功能可實現檔案局部細節管理，且題錄欄中的附件連接功能，允許用戶查詢新報告、新合同和Dialog等數據，同時也可查閱相關文獻，將文獻全文連接至新項目下，便可查詢到詳細的信息列表處下的鏈接路徑下。還具備很好的筆記編輯功能，用來幫助用戶及時查詢和編輯記錄項目的有關信息。4.4項目與排序基于NoteExpress軟件的查新檔案管理系統為分析查新項目提供了良好的服務，可以按照優先級對查新項目排序，也可以對項目字段進行操作。例如，對查新項目委托人排序，有助于分析項目委托人分布，從而實現有效的用戶管理。
4.5提供多元化服務
基于NoteExpress軟件的查新檔案管理系統的構建給查新檔案管理員提供了極大的管理便利，在科研項目編寫工作中，通過管理系統的檢索分析服務能夠得到強大的信息支持，同時也有利于及時了解工作進展。
5結語
綜上所述，以NoteExpress軟件為基礎構建的科技查新檔案管理系統，解決了當前軟件系統使用中的不足，操行簡單，數據維護簡單，實現了存儲的精細化和檢索的快速自動化，具有多元化服務優勢，其人性化管理大大提升了工作效率。
參考文獻
[1]黃春曉.文獻管理軟件在科技查新中的應用——以NoteExpress文獻管理軟件為例[J].大學圖書情報學刊,2011,(1):54-55+89.
【摘要】本文論述了傳統科技檔案管理模式、管理現狀及具體不足，并以此提出科技檔案管理創新策略。
關鍵詞 科技檔案；管理模式；創新
伴隨著時代的不斷進步以及社會經濟的快速發展，各個行業均發生了一定的轉變，科技檔案管理方面，在促進了管理工作的同時，也使其面臨著一定的挑戰，為更好地適應這種變化，我們應積極轉變工作思維和手段，創新科技檔案管理模式，充分發揮科技檔案在社會經濟發展中的積極作用。本文先簡單介紹了傳統科技檔案管理模式，分析該模式在新形勢下日益凸顯的不足，并針對這一現狀，提出了相應的創新策略。
一、傳統科技檔案管理模式
近年來，隨著我國科技事業的飛速發展，涌現出了大量的科技文件，伴隨著文件數量的不斷增加，也加重了文件管理工作的負擔。現階段，手工搜集、整理和加工是科技檔案管理的主要模式，使得檔案管理人員面臨沉重的工作任務，工作效率不高。而這種不科學、不系統的管理模式，往往導致文件雜亂存放，受損嚴重，甚至出現重要檔案的遺失。外加部分工作人員思想認識不足，分類不合理，使得科技檔案分散在不同科室，有些甚至出現檔案存儲在個人手中，或借閱不歸還的現象，亦達不到資源共享的目的。
二、科技檔案管理存在的不足
伴隨著社會的高度發展，社會各界愈發重視檔案管理工作，然而，在具體的科技檔案管理工作中仍然存在不足之處。新形勢下，科技檔案管理主要存在以下不足：
（一）思想認識不足。思想認識層面直接決定著檔案管理工作效率和質量。在具體的科技檔案管理中，絕大多數單位或者個人對檔案管理的思想認識均存在不足。科研檔案與文書檔案相比，歸檔數量明顯不足。同時，在一些單位舉辦的科技活動中，只保存了立項、驗收數據，并未認真記錄科技活動的開展進程，科技檔案整理將變成空談，導致所存檔案的價值不高、所需檔案尚未存檔的現象，因科研工作自身具有一定的特殊性，關鍵檔案缺失將會給科研部門帶來巨大的損失。
（二）管理體系以及法律規范不健全。在新形勢下，檔案管理機構面臨大量的科技檔案信息，而檔案管理體系缺少可行性，管理規范不合理，這在很大程度上增加了檔案管理工作的難度系數。
（三）利用率不高。通過有效的檔案管理手段全面地滿足各個部門的實際需求是科技檔案管理工作的主要目標，并具有一定的效率性和規范性。在社會經濟飛速發展的新形勢下，傳統的手工分散式檔案管理工作模式的弊端日益突顯，部分單位的檔案管理機構不健全、配套設施不完整、工作人員的管理水平不足，無法滿足新形勢下檔案借閱需求。同時，檔案服務體系不完備，社會利用率不高。
三、科技檔案管理創新策略
（一）提高對科技檔案的思想認識。我們應高度重視科技檔案管理，主要可從以下幾方面著手：1. 從整體發展高度認識科技檔案管理。科技檔案源自于科研活動，并能為科研活動提供參考，它作為一筆無形資產，擁有巨大的發展潛力。因此，各個單位應從整體發展的高度認識科技檔案管理工作，做好科技檔案管理不僅是管理部門自身的責任，還關乎其它部門的生產與發展，同時，單位領導應增加在科技檔案管理中的投入力度，加強宣傳，讓單位的每一位員工均能認識到科技檔案管理的重要性。2. 將科技檔案管理體系列入整體質量管理范疇。將科技檔案管理體系列入整體質量管理范疇可規范檔案管理工作，并能確保歸檔文件資料的真實、可靠。另外，科技管理部門應結合自身情況，制定相應的管理體系并不斷完善，進而確保科技檔案的真實，能有效發揮科技檔案的價值。
（二）完善科技檔案管理體系以及法律規范。在新形勢下，為創新科技檔案的管理模式，應結合單位當下情況，圍繞《中華人民共和國檔案法》，參照相關工作法規，編制科學、合理、實用的規范制度，并針對科技檔案搜集、整理、保存、使用等環節編制詳細的規定，一旦發現違規操作或者沒能及時完成任務的人員，應進行嚴肅處理，予以改正。同時，對于嚴格參照規范制度的工作人員，應給予適當的獎勵。構建系統的檔案搜索體系，以此來提高檔案利用率。
[關鍵詞] 科技檔案管理； 科學技術； 發展； 關系； 提升對策
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 22. 047
[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2012）22- 0085- 01
1 科技檔案管理與科技發展的關系
科技檔案是對科技活動信息的有效保存，能夠在科技發展當中提供指導性作用，而對于科技檔案進行有效管理也能夠很好地保障科技活動的可持續發展，因此兩者之間有著極為緊密的聯系。一般而言，這種聯系包括著如下幾個方面。
（1） 科技檔案管理能夠確保科學技術得以很好的保存。科學技術是一種知識形態，其必須借助于一定的載體加以保管，從而在無數次的重復運用后，對經濟社會帶來極為有效的改革。科技檔案就是保管科學技術的載體總和。人們在進行科學活動之時，最早形成的是關于科技創新的一系列理論思想，在逐步將這些思想進行實踐操作后，才能形成最終的科技成果。就抽象意義上的科技思想而言，其大多是以文字的形式被保存下來，而這些文字資料就形成了科技檔案。顯然，對于科技檔案的管理不僅能夠完整地保存科技成果形成的基石性思想理念，而且對這些科技檔案的有效分析也能夠確保人們可以對科技發展趨勢有著清晰的理解。
（2） 科技檔案管理可以保障開發的科技成果得以有效的保管。由于科學技術的發展具有逐步發展的特征，也就是不斷根據對科學技術的理解而發展，不具有突然變化的特質，因此在發展過程中就必須確保在不同時期所取得的科學技術認識能夠得到很好的保存，這是科技檔案的最主要成果。而對科技檔案進行有效的管理，則能夠保證科學技術在研發過程中能夠不斷地被積累與分析，從而對科技發展前景進行合理的預測，體現出科技檔案管理對于科技進步的促進作用。事實上，從科學研究自身的模式來看，現有的科技成果、文獻等對科技進一步發展具有直接指導作用，只有不斷對現有文獻資料進行解讀、分析，才能夠確保科學技術的不斷更新進步。
總的來說，科技檔案管理工作與科學技術進步之間的聯系是通過科學技術內容所體現。科技檔案自身具有很高的使用價值，而對于科技檔案的管理則有效地將這種價值從理論層面上升到實踐層面，帶來科學技術的不斷進步。也就是說，科技檔案是科學技術在一段時間內沉淀的產物，而科技檔案管理則是發展科學技術的有效工具，兩者的緊密結合最終帶來了科學技術的可持續發展。由于科技檔案資料自身具有客觀性，因此針對科技檔案管理工作的主觀能動性進行強化，則可以極大地提升科學技術的不斷進步水平。
2 當前科技檔案管理存在的主要問題
2.1 對科技檔案管理現代化發展的重視程度不夠
我國關于科技檔案的規定各省、地市均不統一，使科技檔案管理工作無法規范地進行，給科技檔案的管理工作帶來了一定的障礙。因為這個原因，目前有部分組織，不管是組織領導還是科技檔案管理工作人員，對于科技檔案管理的現代化都不是很重視，對科技檔案管理的投入不足。科技檔案管理現代化化必須以引進先進的科技檔案管理技術手段為前提，需要大量的資金投入。資金短缺無疑極大束縛了現代化的進展。
2.2 缺乏科技檔案更新意識
通常情況下，在組織進行科技檔案編制與管理的初期，人們對于科技檔案管理的認知十分重視，能夠保障科技檔案構建的完備性。然而，隨著工作的持續性開展，人們對于科技檔案更新的意識出現了一定的滯后狀況，這主要是因為運營方面的正常開展已經成為人們所主要關注的方面，而核心工作團隊及經濟業務的穩定發展，也使得科技檔案更新處于一個較為緩慢的過程中。這種更新意識的缺乏在企事業組織發展過程中出現危機時往往難以從科技檔案管理層面給予組織足夠的幫助。
2.3 缺乏相應的科技檔案管理高水平的人才
科技檔案管理從傳統的管理手段走向現代手段的是一個較為復雜的過程，除了必須有足夠的資金支持外，還必須有優秀的技術人才支撐。科技檔案工作在組織中屬于后勤類，工作挑戰性不強，對于職工晉升來說并不是多么必要的籌碼，因此，科技檔案管理工作難以吸引到優秀的人才。科技檔案管理水平的提升、進程需要的人才必須是同時具備科技檔案管理專業知識和現代技術知識的復合型人才。有的組織不知道購買什么樣的科技檔案管理設備，也有的組織“跟風”購買了先進設備卻缺乏熟練的操作人員，沒有起到應有的作用。
3 提升科技檔案管理水平的對策
3.1 著力提高對科技檔案管理信息化的重視程度
某些組織由于對科技檔案管理工作不重視，導致資金短缺、人才匱乏，對提高科技檔案管理水平產生不利影響。組織的領導要著力提高對這一工作重要性的認識，加強組織領導。組織領導應認識到科技檔案工作是組織必不可少的一部分，事關每個職工的切身利益。領導要充分發揮引領作用，制定科技檔案管理信息化標準和細則，制定信息化的戰略，對信息化過程進行全程掌控。與此同時，對于信息化進程的投入要予以適當增加。科技檔案管理工作的信息化需要相應的軟、硬件設施，首先就是必須充足的資金支持。
3.2 提高科技檔案管理工作的標準化和規范化水平
工作規則和標準對任何一項工作來說都是必不可少的。科技檔案管理工作標準化水平和規范化水平的提高，一方面可以提高工作人員的工作積極性和工作責任感，另一方面對科技檔案管理工作的發展也有著積極的促進作用。而且，標準化和規范化應該體現在科技檔案管理工作的每一個環節中，在科技檔案管理過程中尤其應該如此。
一、積極開展各種形式的宣傳活動,提高全員、特別是管理層的檔案管理意識,取得管理層的高度重視和支持
為確保歸檔的順利,各企業應根據《檔案法》、《科技檔案工作條例》等相關的法規、條例,制定企業相應的科技檔案管理辦法,明確崗位職責及相應的歸檔流程,規范科技檔案的工作程序和管理要求。
企業科技檔案是保存備查的直接記述和反映科技生產活動的科技文件,科技檔案是直接反映企業生產、建設、科技和設計活動的直接記錄,歸檔保存的科技文件材料,是把人們在生產、建設、科研和設計等工作中形成的科技文件材料通過各有關單位、生產技術部門集中收集而成的。然而企業科技檔案所能產生的效益的隱蔽性很強,難以計量,不能為企業代來直接效益,也難以立刻見到效益,容易造成企業管理層對科技檔案的收集忽略。這就要檔案管理部門利用多種形式宣傳檔案法規、檔案知識,增強檔案意識,使全體員工都認識到檔案的價值。使管理層懂得重視和做好企業科技檔案管理工作,是對企業歷史負責,為企業實現服務、替企業未來著想,才能更好的使企業得到發展,以得到管理層的更多的理解和重視。
二、檔案部門對檔案的收集要做到事前介入
生產設備檔案是企業的生產的中樞,它記載了設備的結構、性能及其管理使用、維修過程的科技檔案。設備是否能正常運行,在于設備的維護與管理,設備的維護與管理依賴于設備檔案的準確數據。檔案技術人員要參與生產管理,對進入企業的各種設備。檔案管理人員要參加開箱驗收,并做好驗收和缺陷記錄,收集原始資料。特別是對化工企業的鍋、容、管、特設備及主要生產設備應根據設備開箱清單逐項進行驗收。例如:鍋爐設備開箱的驗收主要有鍋爐質量證明書、使用說明書、工業鍋爐內部檢驗報告、鍋爐外部檢驗報告、各種合格證、鍋爐強度計算書、圖紙、整(組)裝鍋爐安裝監督檢驗報告、安全閥檢驗報告、鍋爐安裝質量證明書。壓力容器設備主要有壓力容器產品質量證明書、設備銘牌、鍋爐壓力容器產品安全性能監督檢驗證書、圖紙等。都是企業申請使用登記的基礎材料。企業管理論文如果收集的不全、不仔細,會給企業的辦證使用代來很大的不便。
在參加設備開箱驗收進行資料收集時,檔案人員不僅要認真、仔細的收集,還要了解這些設備的性能,了解它們的原理,了解它們的用途。這樣才能保證檔案資料的齊全、完整、適應企業利用的需要。同時,根據生產技術人員的需要將設備說明書復印成冊分發給生產部門和技術部門,供生產人員和技術人員參考。還要幫助、指導設備技術部門建立、建全設備技術檔案。要做到專業管理與群眾管理相結合。技術管理與經濟管理相結合。
三、對企業科技檔案的收集要做到事中控制
在各生產、技術部門的協助下,才能使收集資料的工作做到及時、準確、完整。平時的收集工作決定資料收集的完整性。生產技術部門不是專業的檔案管理部門,平時往往不太重視歸檔材料的積累和保管,要歸檔時臨時設派人員收集整理文件材料,造成一些需要收集的資料未能收集完整。企業在生產過程中檢查、中修、大修、更換、改造中等都產生大量檔案資料、圖紙資料以及在工程施工過程中產生的施工記錄、工程項目的報告等材料,這些都是反映企業發展狀況的具體憑證和很有保存價值的原始記錄,這都是靠工程技術人員平時的收集來完成;還有部分工程技術人員擔心科技資料交接到檔案局部門后,自己今后利用不方便或為了在工作中自己有的過人表現而封閉技術不愿交出某些關鍵性的技術材料。使得檔案的完整性得不到保障。這要求檔案技術人員在整個生產過程中定期對生產部門提供監督和幫助。宣傳《中華人民共和國檔案法》,強化部門和工程技術人員的檔案意識,使每位技術人員把科技材料的歸檔看作自己的職責和義務。避免關鍵性技術資料由于保管不善和應歸檔而未歸檔造成檔案資料缺失的現象發生。同時檔案技術人員就必需了解工程的性質以及設備性能,掌握工程技術專業的相關基本知識。制定工程資料收集的大綱和具體范圍,避免了移交單位人的主觀移交,使接收的檔案內容不全和形式單一的現象得到改善。
四、對企業科技檔案的收集要做到事后核查和驗收把關
在收集過程中,不僅要收集主要檔案,還要收集次要檔案,從而保證檔案的完整性。另外,在收集的過程中,還要注意收集的有效性,不是有文必檔。做到精密、準確地收集每一份資料,體現收集檔案的準確性。
五、注重培養企業復合型檔案管理人才。
1 提高覺悟，牢固樹立政治意識
古人云：“欲治國，必先治品性。”責任心養德，更能樹德，它是一種理性的代表，是人最基本的道德觀。檔案工作是一項業務性管理性很強的工作。檔案工作者的政治覺悟、道德素養、知識能力決定著檔案工作水平的高低，關系到國家經濟建設和檔案事業的發展。為此，檔案工作者一要有堅定的理想信念，增強宗旨意識，樹立服務思想，立足本職工作。二要自覺樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀，以我們黨在新時期的一系列新的理論、思想和方針政策指導我們的思想和工作，做一個政治強業務精、作風好的高素質檔案工作者，為改革和發展服務。三要根據檔案工作的特點、規律和發展要求，增強責任感和事業心，牢固樹立愛崗敬業、秉公守法、求實創新等思想觀念，為做好檔案工作奠定良好的政治基礎。
2 嚴守紀律，培養良好職業道德
檔案工作者的職業道德是根據社會道德結合檔案專業特點，對檔案工作者提出的日常行為準則和道德規范，它是職業道德在檔案領域中的具體體現。
2.1 遵紀守法，嚴守秘密
檔案工作是一項不同于其它行業的服務性工作，是按規定和一定程序為單位為社會提供檔案服務，有些檔案記錄著國家的、單位的、商業的科研的一些機密，保密工作成了我們檔案工作人員必須遵守的一項重要課題。因此，檔案工作者必須具有嚴格的保密觀念和良好的保密習慣，以確保檔案政治上的安全。正確處理好開放利用與保密的關系，在確保安全的情況下充分開發利用。
2.2 淡泊名利，熱心服務
檔案工作的職業特點和工作手段決定了它本身是一項服務性很強的工作。其出發點和最終目的，就是為工農業生產、科研和精神文明建設服務，為各項社會工作提供一定的條件。檔案工作不同于其它的服務性工作，只能通過服務對象進一步創造服務，這就決定了服務效果是間接的和潛在的，沒有直觀的經濟效益。這些就要求檔案工作者必須摒棄名利思想，甘做無名英雄，全方位提供服務，這是檔案工作者最基本的職業要求。
2.3 態度嚴謹，作風扎實
檔案工作是一項科學性、服務性和技術性較強的工作，更是一項復雜、細微、煩瑣的工作。嚴謹細致踏實的工作作風，是優質服務的前提條件。這種工作作風，體現在檔案整理、管理、利用的各個環節，任何一點差誤都會給其它檔案管理環節和利用者帶來許多困難，甚至造成難以查閱以至人力物力的浪費。
3 潛心學習，努力提高專業素質
3.1 認真學習，熟練掌握檔案專業知識
檔案工作者必須系統地學習、掌握檔案專業知識。檔案業務理論來源于檔案工作的實踐，反過來檔案工作的實踐又迫切需要檔案專業知識的指導。作為一名檔案工作者，要解決檔案事業發展過程中出現的新情況、新問題，不但需要一定的科學知識，而且需要較好的專業理論水平。只有這樣才能將工作中的新現象、新經驗提到理論的高度來認識，從而在實踐中不斷總結、補充、發展、完善專業理論。
3.2 與時俱進，主動掌握現代化檔案管理技術
隨著檔案門類日益增多和科學技術管理手段在檔案工作中的應用，檔案管理方面的科學化，現代化設備也迅速增加，尤其是近幾年興起的電子文件歸檔與管理這一新課題，這就必然要求檔案工作者要熟悉和掌握現代技術知識。只有這樣，具體工作才能得心應手。
3.3 廣采博取，努力學習科技檔案相關知識
檔案工作和其它專業工作一樣，都不是孤立的，除了要求要掌握檔案專業知識之外，還必須對于一些基礎和相關知識有足夠的了解。作為科技檔案工作者，要認真學習并掌握一定的農業科研知識，只有對農業科研規律、農業科研項目等有一定的了解，才能對農業科研檔案的收集整理、管理和使用做到有的放矢、準確
效。另外，還要不斷學習提高語言文字水平。語言文字是檔案管理工作和檔案服務工作的基本工具，如果不具有扎實的語文知識就很難勝任這項工作。
