時間：2023-06-04 10:49:02
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇公司檔案管理流程，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關(guān)鍵詞：城市軌道交通；會計檔案；檔案管理
一、會計檔案管理的內(nèi)容
根據(jù)最新的《會計檔案管理辦法》【中華人民共和國財政部國家檔案局令第79號】，下列會計資料應(yīng)該歸檔：（一）會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；（二）會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔賬簿；（三）財務(wù)會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告；（四）其他會計資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。從該管理辦法可以看出，會計檔案管理內(nèi)容非常廣泛，涉及日常會計工作全過程，包括出納、會計、稅務(wù)、報表等全部會計人員產(chǎn)生的會計資料，給會計檔案管理造成很大困擾與難度。
二、會計檔案管理現(xiàn)狀及原因分析
目前，全國各城市軌道交通企業(yè)，除北上廣深等幾個大城市建設(shè)時間較長，其他大部分城市剛剛興建地鐵，日常工作主要圍繞地鐵新線建設(shè)與開通進行，能把日常工作做好，已經(jīng)疲于應(yīng)付。受建設(shè)工期影響，一線業(yè)務(wù)部門工作重點在現(xiàn)場，確保工程質(zhì)量安全與進度。據(jù)筆者調(diào)查研究，目前各城市軌道交通企業(yè)連建設(shè)檔案管理尚無完善的制度與流程，會計檔案管理雖有國家法律規(guī)章規(guī)定，但實際執(zhí)行情況及效果并不容樂觀。銀行余額調(diào)節(jié)表因為事務(wù)所審計，情況相對較好，會計報表，納稅報表，增值稅進項發(fā)票底聯(lián)等非日常用會計檔案管理要求尚不理想。很多公司目前按照辦法規(guī)定，憑證與會計報表都能完成，但時間有所滯后，延長兩三個月是常態(tài)，半年后裝訂憑證也非少數(shù)。至于辦法里規(guī)定的其他會計資料，基本無暇顧及，最終嚴重影響項目竣工財務(wù)決算與國家驗收。會計檔案管理現(xiàn)狀不理想，其完善程度與國家要求甚遠，經(jīng)過綜合分析，既有主觀因素影響，也有客觀因素影響；既有外部因素影響，也有內(nèi)部因素影響。(一)內(nèi)部原因1.領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，檔案管理員身兼多職。按照辦法規(guī)定，公司應(yīng)設(shè)立專門的會計檔案管理機構(gòu)，但現(xiàn)實情況是很多公司因各種原因，財務(wù)人員編制比較緊缺，很少設(shè)立專門的會計檔案管理人員，一般由部門文員兼會計檔案管理員。財務(wù)部門資料很多，特別是各種收款付款單據(jù)、票據(jù)量很大，管理要求高，文員很難投入足夠資源與精力于會計檔案管理。只有會計師事務(wù)所審計、政府審計要求提交各種資料或者積壓太多時，才進行憑證裝訂等工作。這也從側(cè)面說明領(lǐng)導(dǎo)對會計檔案管理工作尚不夠重視，覺得沒必要投入專門人力資源開展會計檔案管理工作，等其他工作完成后，再來整理會計檔案也來得及。2.根據(jù)財務(wù)部門內(nèi)部分工慣例，會計檔案管理一般都設(shè)有財務(wù)部會計核算模塊。會計核算本身工作繁瑣，且工作量較大。特別是新公司，業(yè)務(wù)與財務(wù)制度流程不太完善，會計核算也不太規(guī)范，財務(wù)人員平花費大量時間與業(yè)務(wù)部門進行溝通等工作；除此之外，與公司外部門各項溝通，如會計師事務(wù)所審計、政府審計、稅局稽查等，也需要大量溝通協(xié)調(diào)工作。這種工作現(xiàn)狀造成會計檔案管理工作也難以按時開展。3.大多數(shù)企業(yè)對于財務(wù)信息化投入較大，沒有信息化建設(shè)，財務(wù)管理無法有效進行對于會計檔案管理信息化建設(shè)，停留在手工時代水平。會計檔案都是各種紙質(zhì)材料，包括各類憑證、原始出入庫單、發(fā)票、收據(jù)、各類批文等，這些資料作為憑證附件存在。每個月按時把憑證收集完善、整理、入盒、編號，然后做個檔案臺帳記錄，由會計檔案管理員放在個人電腦進行共享，供大家使用。整個檔案管理過程，幾乎全手工操作，很少借助現(xiàn)代信息技術(shù)，所以，這么多年會計檔案管理水平一直沒有很大發(fā)展與進步，越來越跟不上公司與時展。(二)外部原因1.會計師事務(wù)所審計對公司財務(wù)管理有較大約束力，但更多關(guān)注于會計報表層面，并不會過多關(guān)注會計管理細節(jié)，特別是會計檔案管理。在年報審計中，公司只要能提供會計憑證及事務(wù)所要求的會計資料即可，事務(wù)所并不會檢查會計檔案資料是來自于具體經(jīng)辦會計手里，還是來自于會計檔案室。這就造成會計檔案管理沒有硬性外部約束。2.對于城市軌道交通項目，建設(shè)項目最后一環(huán)就是項目竣工驗收。目前，根據(jù)國家驗收標(biāo)準(zhǔn)有十三項專業(yè)驗收，其中就有一項檔案驗收，如果檔案驗收通不過，即整個項目竣工驗收通不過。需要關(guān)注的是，項目竣工驗收里的檔案特指工程檔案，即與工程相關(guān)的招標(biāo)、合同、圖紙、變更資料等，會計檔案并不是檔案驗收關(guān)注的重點，正是這點恰恰造成公司把更多精力放在工程檔案管理，而忽略了會計檔案管理。
三、會計檔案管理不完善造成的影響
會計檔案管理工作，雖然在一般人眼里并不是十分重要的事情，但如果管理不到位，其對日常財務(wù)管理及最終項目驗收均有重要影響，具體如下：（一）會計日常工作中，由于各種原因經(jīng)常需要查閱憑證，檔案歸檔不及時，就會造成憑證在經(jīng)辦會計或出納手中積壓，時間越長、積壓越多，這時查找憑證往往需要耗費更多的人力物力進行查找，造成管理成本不必要增加。另外，由于會計檔案不及時裝訂、歸檔，且分散在不同會計人員手中，造成憑證丟失的風(fēng)險大大增加，且有些重要資料如原始發(fā)票等資料一旦丟失，給公司、個人造成的損失會更加巨大。（二）軌道行業(yè)投資巨大，是政府關(guān)注重點。所以，各種政府審計、專項審計層出不窮，為了應(yīng)對各項審計，會計檔案管理不到位、不完善，就會導(dǎo)致提供各類資料時手忙腳亂，一來效率很低，提交資料時間較長；二來造成外部審計人員對公司不滿意，甚至認為公司不配合審計工作，故意不提供相關(guān)資料。（三）城市軌道交通項目作為關(guān)系國計民生的重大工程項目，通過國家項目竣工驗收是對國家對人民最好的答復(fù)。如果日常會計檔案管理沒有規(guī)范，到項目竣工決算時資料不全或難以查找，會極大影響項目竣工財務(wù)決算。
四、關(guān)于完善會計檔案管理的建議
針對會計檔案管理工作不完善，結(jié)合上述原因分析及其造成的影響考慮，針對不同的原因采取不同的措施，具體如下：（一）提醒公司領(lǐng)導(dǎo)重視，加大資源投入公司領(lǐng)導(dǎo)重視是做好會計檔案管理工作的重要前提，只有領(lǐng)導(dǎo)重視，這項工作開展就會順暢很多，投入到這項工作的資源將會大大加強。（二）會計檔案管理工作制度化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化由于會計檔案管理工作是整個會計管理工作最后一個環(huán)節(jié)，所以，有必要把會計檔案管理工作制度化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化，把流程做細，工作分配到人，前置環(huán)節(jié)定到具體時點。當(dāng)然，要想把這些工作落實到具體工作來，還需要做好會計檔案管理宣傳與培訓(xùn)，讓會計檔案管理思想深入每個會計人員之心。將會計檔案管理當(dāng)作會計工作的最終目標(biāo)，然后按流程倒推給每個環(huán)節(jié)設(shè)置時間節(jié)點，且這個時間節(jié)點作為硬性要求，非特殊情況不得變化，比如每月5號收齊所有銀行對賬單，每月10號收齊所有銀行余額調(diào)節(jié)表，每月15號收齊上月會計憑證等。（三）加強全過程管理，從事前規(guī)劃、事中執(zhí)行跟蹤、事后檢查反饋因為會計工作日復(fù)一日，年復(fù)一年像大氣循環(huán)一樣重復(fù)，從不間斷，所以，只有把會計檔案管理工作當(dāng)作標(biāo)桿，上個月完成這項工作，下個月才能正常開展。否則就像駱駝背上的稻草，越來越重，最終會被最后一根稻草壓跨。這里特別要提醒一點，因為會計檔案涉及人員較多、環(huán)節(jié)較多、流程較長，設(shè)計一個良好的制度流程特別重要，且要有專人監(jiān)督實際執(zhí)行情況，把監(jiān)督工作制度化、流程化、規(guī)范化，及時向領(lǐng)導(dǎo)反饋問題并及時跟蹤解決，方能做到萬無一失。（四）加大信息技術(shù)資源投入，利用信息技術(shù)手段提高會計檔案管理工作效率，降低管理成本如今是信息時代，會計檔案管理工作也要跟上時代步伐，如上所述，如果技術(shù)手段還停留在紙質(zhì)層面，進行整理、歸檔、查閱，提高效率非常困難，只能靠人力投入來實現(xiàn)。目前，全球發(fā)展趨勢是財務(wù)共享中心，其會計檔案管理是基于IT技術(shù)發(fā)展，引入了影像系統(tǒng)、報賬系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、銀企直聯(lián)系統(tǒng)等一系列業(yè)務(wù)財務(wù)系統(tǒng)，利用大數(shù)據(jù)、云存儲平臺等技術(shù)手段來提高會計檔案管理效率，并且使得管理成本大大下降，提高公司內(nèi)部、外部人員檔案使用滿意度，為項目竣工驗收打下堅實基礎(chǔ)。
作者:陳玉均 單位:廣州地鐵集團有限公司
參考文獻：
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一、檔案信息化管理的內(nèi)涵
企業(yè)檔案信息化管理是指以檔案為基礎(chǔ)，利用信息技術(shù)將企業(yè)內(nèi)各相關(guān)部門業(yè)務(wù)流程打通，利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)檔案信息共享，從而有效提高檔案存儲及查詢利用效率，以此提升檔案管理工作水平。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的實質(zhì)就是在企業(yè)提升檔案管理工作水平的過程中，運用的信息技術(shù)及解決方案的總和。例如：使用計算機系統(tǒng)完成檔案歸集、整理以及借閱利用，建立數(shù)據(jù)庫編制數(shù)字化索引目錄等，通過上述方法打通企業(yè)內(nèi)部檔案信息交流途徑，提高檔案利用效率。
二、民營企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀
民營企業(yè)在法律允許的范圍內(nèi)擁有完全的經(jīng)營自，相比較于國有企業(yè)，民營企業(yè)與政府機關(guān)不存在管理與被管理關(guān)系。民營企業(yè)自負盈虧，對自身資產(chǎn)具有完全的處置權(quán)。在檔案管理方面，民營企業(yè)同樣擁有完全自。民營企業(yè)可以根據(jù)自身實際情況自主選擇適合的檔案管理方法。
1.民營企業(yè)更注重檔案的應(yīng)用價值及開發(fā)價值
民營企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動在法律框架下具有完全自，企業(yè)所有資產(chǎn)包括企業(yè)檔案均為企業(yè)私有，在檔案管理方面企業(yè)將更多的注意力集中在具有應(yīng)用價值及開發(fā)價值的檔案上面，如企業(yè)專利、注冊商標(biāo)等。民營企業(yè)在產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)過程中形成的技術(shù)資料，如有需要民營企業(yè)甚至于可以出借其使用權(quán)乃至出售其所有權(quán)。如江西景德鎮(zhèn)市“景德鎮(zhèn)華御瓷業(yè)有限公司”建立的基礎(chǔ)就是一份估價為800萬元的“琺瑯彩瓷器生產(chǎn)工藝”檔案。
2.民營企業(yè)對于檔案管理重視程度有待提高
民營企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動是以追求利益最大化為目的，這就決定了民營企業(yè)對于各部門在崗位設(shè)置、人員安排上更多考慮投入產(chǎn)出比。對于直接創(chuàng)造利潤的部門盡可能多的配置資源，而對于諸如檔案管理之類的不能直接創(chuàng)造效益的部門，往往不受決策者的重視，許多企業(yè)尤其是規(guī)模較小的民營企業(yè)甚至不設(shè)專門檔案管理機構(gòu)，而將企業(yè)檔案交由其他部門代為保管。以民營經(jīng)濟比較發(fā)達的浙江省為例，2009年浙江省調(diào)查統(tǒng)計，年銷售收入500萬元以上民營企業(yè)開展檔案工作的僅占總數(shù)的50%，而對于1074家規(guī)模以上民營企業(yè)的調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，已開展檔案工作的占81.2%，建立了檔案管理制度的占72.8%。
三、民營企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)
民營企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是一個系統(tǒng)性工程，在推進的過程中不僅要考慮如何提高檔案管理部門運行效率，還要兼顧與企業(yè)內(nèi)其他信息系統(tǒng)的兼容合作，更要顧及到檔案利用部門的實際需要，共同提升企業(yè)的管理水平從而提高企業(yè)的競爭力。作為檔案管理部門，應(yīng)當(dāng)主動參與企業(yè)運作流程的塑造，通過及時改變檔案管理模式、管理制度來適應(yīng)企業(yè)需要。針對民營企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及信息化條件下檔案管理實際需要，民營企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)達到如下目標(biāo)：①檔案信息化建設(shè)應(yīng)與本企業(yè)信息系統(tǒng)建設(shè)同步，檔案信息化管理系統(tǒng)必須與其他信息化辦公系統(tǒng)兼容；②制定統(tǒng)一的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)各門類檔案信息化管理制度統(tǒng)一規(guī)范；③實現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化存儲，實現(xiàn)諸如紙質(zhì)檔案、音像資料等實物檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，進而將新生成的具有統(tǒng)一格式的數(shù)字化檔案統(tǒng)一存儲于專用服務(wù)器內(nèi)；④實現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化，在企業(yè)內(nèi)部形成共享的知識庫，挖掘潛在的集體知識，提高檢索利用效率；⑤實現(xiàn)檔案資源開發(fā)智能化、利用普及化，打破門類限制，在整個企業(yè)范圍內(nèi)形成統(tǒng)一的檔案信息數(shù)據(jù)庫，強化知識的積累；⑥提高管理自動化程度，節(jié)約資源并提升安全管理水平。
四、民營企業(yè)檔案信息化管理的實現(xiàn)途徑
1.在信息化背景下理順檔案業(yè)務(wù)流程
在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)高度發(fā)達的背景下，傳統(tǒng)的檔案管理流程已不能適應(yīng)當(dāng)前民營企業(yè)提高管理效率的需求，企業(yè)應(yīng)對原流程進行全面分析，融合信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對流程中不合理的部分進行改造，設(shè)置新的流程并配置適當(dāng)?shù)慕M織架構(gòu)、人力資源并制定管理規(guī)范。檔案工作業(yè)務(wù)流程主要指移交部門與檔案管理部門之間的交接、檔案管理部門內(nèi)部對于檔案的處理以及檔案管理部門與檔案利用部門之間的銜接。為了理順檔案業(yè)務(wù)流程，應(yīng)從以下幾方面著手：①明確各相關(guān)業(yè)務(wù)部門工作內(nèi)容、工作流程及業(yè)務(wù)分工；②根據(jù)信息化管理的需要，約定檔案交接工作的技術(shù)規(guī)格，如檔案格式、歸檔標(biāo)準(zhǔn)及歸檔時間等；③根據(jù)本企業(yè)實際情況確定檔案的數(shù)字化保存形式及利用機制；④根據(jù)實際需要，確定檔案開發(fā)利用的范圍、形式，并建立安全規(guī)范。
2.實現(xiàn)各門類檔案信息資源整合
傳統(tǒng)以紙質(zhì)檔案為主的檔案管理模式，由于缺乏信息化手段，造成了檔案庫房內(nèi)大量檔案信息“沉睡”，利用效率較低，同時由于缺乏交流也造成了檔案工作重復(fù)建設(shè)。在檔案信息化改造過程中，為了實現(xiàn)檔案信息資源有效整合，應(yīng)將企業(yè)檔案信息化建設(shè)納入民營企業(yè)經(jīng)營管理信息化體系內(nèi)，使檔案信息系統(tǒng)建設(shè)與企業(yè)其他業(yè)務(wù)信息化建設(shè)同步推進、實現(xiàn)無縫對接，從而實現(xiàn)信息資源有效整合。
3.拓展檔案服務(wù)能力
民營企業(yè)自誕生之日起，就面臨著激烈的市場競爭，企業(yè)想要發(fā)展壯大不被市場拋棄，就必須要有自己的核心競爭力。對于企業(yè)內(nèi)部各個部門也有相同的要求，想要在民營企業(yè)內(nèi)存在進而發(fā)展壯大，就必須服務(wù)于企業(yè)的中心工作，能夠促進企業(yè)提升核心競爭力。就檔案部門來說，想要在民營企業(yè)內(nèi)得到重視，就必須要為企業(yè)積累更多的有形或無形的知識儲備，并提高知識儲備轉(zhuǎn)化為實際生產(chǎn)力的效率，這就要檔案管理部門主動拓展檔案服務(wù)能力，主要體現(xiàn)在以下兩個方面：①拓展服務(wù)內(nèi)容，數(shù)字化信息時代要求信息提供者能夠根據(jù)客戶的需要提供個性化定制服務(wù)，就檔案服務(wù)來說必須改變傳統(tǒng)的被動服務(wù)模式，改變等檔案利用部門上門來查閱檔案的服務(wù)模式，主動根據(jù)企業(yè)發(fā)展需要整合數(shù)據(jù)，針對具體用戶的具體需要提供經(jīng)過加工整理的信息資源，實現(xiàn)精準(zhǔn)服務(wù)。②拓展服務(wù)方式，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式一般包括提供檔案閱覽、檔案借出、檔案復(fù)印及開具檔案證明等，往往需要投入較多的固定資產(chǎn)，且比較耗時而效率較低。民營企業(yè)對于檔案工作的重視程度一般不夠，上述工作往往不能有效展開。在數(shù)字化信息化時代，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)依托信息化優(yōu)勢，主動拓展服務(wù)模式，向相關(guān)部門主動宣傳新的高效檔案利用方式，并根據(jù)實際情況開展相關(guān)操作培訓(xùn)，使各部門充分掌握信息化檔案利用方式，從而提高檔案信息利用效率。
4.根據(jù)本企業(yè)實際情況建立適合的檔案信息化管理系統(tǒng)
一、國有企業(yè)檔案管理工作機制及其存在的問題
第一，國有企業(yè)檔案管理工作運行機制。國有企業(yè)檔案管理工作由于企業(yè)特性、管理規(guī)章等原因會有所差異化，但是檔案管理工作內(nèi)容主要是以下幾點：將企業(yè)接收和使用的相關(guān)檔案資料進行分類整理及妥善保存，及時記錄企業(yè)工作實施進程并進行總結(jié)以便推進企業(yè)管理，進行檔案管理工作人員技能培訓(xùn)并建立人員考核激勵制度，檔案分類保存后建立高效率的檔案檢索系統(tǒng)，積極利用現(xiàn)代信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)推動檔案管理工作進步。以上就是國企檔案管理工作的大致內(nèi)容，這種工作方式容易受到國企內(nèi)部管理情況約束，在當(dāng)前我國進入經(jīng)濟中高速發(fā)展的經(jīng)濟新常態(tài)后，國有企業(yè)檔案管理制度也應(yīng)該及時轉(zhuǎn)變管理觀念進行機制創(chuàng)新。第二，目前國企檔案管理工作存在的問題。隨著信息技術(shù)進步、信息量劇增以及經(jīng)濟形勢變化等情況的出現(xiàn)，國有企業(yè)檔案管理工作模式中的弊病開始不斷暴露出來，只有深入探究出現(xiàn)問題的原因才能尋找問題解決途徑。首先，部分國企檔案管理工作不到位、員工隊伍不專業(yè)。傳統(tǒng)國有企業(yè)在公司管理方面?zhèn)戎赜诮?jīng)濟效益，對檔案管理工作往往敷衍了事，進行檔案管理工作的工作人員往往是外聘人員或者退休人員，這些人缺乏專業(yè)檔案管理知識與技能，進行工作缺乏創(chuàng)新意識與進取心，導(dǎo)致檔案管理工作長期停滯不前，國有企業(yè)對檔案管理工作的忽視又進一步加重了這種現(xiàn)象。其次，國企檔案管理工作缺乏制度規(guī)范與硬性約束。檔案管理工作往往沒有強制、科學(xué)的工作規(guī)范進行工作指導(dǎo)，管理人員主觀能動性對工作質(zhì)量影響嚴重，導(dǎo)致一些重要檔案資料沒有記錄下來甚至遺失。在檔案管理過程中沒有統(tǒng)一檔案管理、保存標(biāo)準(zhǔn)，檔案檢索是內(nèi)容與目錄不符、檢索效率低下等問題頻頻出現(xiàn)，國企檔案管理缺乏強制性規(guī)范與連續(xù)性規(guī)劃導(dǎo)致工作效率低下。最后，國有企業(yè)檔案管理工作技術(shù)水平落后。很多國有企業(yè)的檔案管理往往采用簡單計算機軟件輔助工作，這種信息管理手段雖然操作簡單但管理效率低下，隨著國有企業(yè)資料信息量逐漸加大已經(jīng)不能適應(yīng)國有企業(yè)發(fā)展，當(dāng)出現(xiàn)較為復(fù)雜的檔案信息時往往不能及時記錄在檔，導(dǎo)致新經(jīng)濟形勢下國有企業(yè)檔案管理工作開始落伍。綜合以上分析，目前國企檔案管理工作內(nèi)容簡陋、操作簡單，出現(xiàn)經(jīng)濟形勢新變化時工作弊端會阻礙國有企業(yè)創(chuàng)新改革，需要加快國有企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新性改革步伐。
二、國有企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新措施研究
進行國企檔案管理工作創(chuàng)新性改革要求國企各個部門積極配合，檔案管理的工作宗旨、工作技術(shù)、工作隊伍三個方面都要跟隨時展進行創(chuàng)新。第一，加強對檔案管理工作的重視與管理。國企領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)加強對檔案管理工作的重視與支持，幫助改善目前檔案管理人員簡陋的工作環(huán)境，投入更多專項資金與先進技術(shù)支持檔案管理工作進步與創(chuàng)新。國有企業(yè)要加強對檔案管理工作人員的培訓(xùn)與管理，首先要建立一支素質(zhì)較高、結(jié)構(gòu)合理、知識全面的復(fù)合型并且相對穩(wěn)定的人才隊伍；其次要對工作人員實行考核制度與獎懲激勵制度，對工作考核不合格的工作人員及時進行懲罰措施，并定期組織企業(yè)員工參觀先進企業(yè)檔案管理流程，學(xué)習(xí)目前流行的檔案管理工作經(jīng)驗并積極推廣，讓公司員工能夠在學(xué)習(xí)中養(yǎng)成檔案管理規(guī)范意識。第二，提升國企檔案管理工作水平。國有企業(yè)倡導(dǎo)建立合理、科學(xué)的檔案管理制度約束管理行為，在檔案收錄、檢索等工作方面進行創(chuàng)新性變革，檔案管理工作可以實行“三位一體”管理制度，這種管理制度要求管理方法與管理流程進行對應(yīng)，信息收集嚴格符合檔案管理流程要求，各個環(huán)節(jié)相互牽制、相互輔助、相互呼應(yīng)，能夠合理化國企檔案管理平臺建設(shè)，提升國企檔案管理信息實用度，對國企進行企業(yè)改革起到推動作用。在進行檔案管理時也應(yīng)該注意收錄檔案的質(zhì)量與信息的完整性，在進行檔案收集后需要對檔案信息進行挑選，將不符合收錄要求的檔案信息重新修改，將繁雜、冗長的檔案信息進行刪減后收錄。真正能夠收入國企檔案的應(yīng)該是能夠反映國企人事狀況、經(jīng)濟發(fā)展?fàn)顟B(tài)的真實信息，能為國有企業(yè)發(fā)展提供更多經(jīng)驗與參考信息，有效幫助提高國有企業(yè)檔案質(zhì)量。相關(guān)工作人員應(yīng)該及時更新檔案信息防止信息遺漏，保證及時、準(zhǔn)確將企業(yè)信息計入檔案，不能貪圖數(shù)據(jù)美觀就迫于壓力私自修改信息，要保證國有企業(yè)檔案信息的真實客觀性。第三，結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)創(chuàng)新國企檔案管理工作。普通電腦軟件的信息收集與處理能力已經(jīng)不能適應(yīng)新常態(tài)下的國企檔案管理需求，檔案管理應(yīng)該及時進行信息技術(shù)革新才能保證檔案管理工作效率。國企可以將計算機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備進入檔案管理系統(tǒng)，讓公司報表、文字檔案能夠高效轉(zhuǎn)化為可視化電腦數(shù)據(jù)，能夠減少人工數(shù)據(jù)抄錄可能出現(xiàn)的紕漏。大型國有企業(yè)可以與軟件公司合作開發(fā)自身檔案管理操作系統(tǒng)，在軟件設(shè)計時充分考慮本企業(yè)檔案特點實行個性化設(shè)計，保證檔案系統(tǒng)能夠為企業(yè)其他系統(tǒng)提供穩(wěn)定、高效的檔案信息，公司還應(yīng)該做好檔案管理系統(tǒng)的信息安全工作，防止外部人員鉆空子盜取企業(yè)內(nèi)部信息。利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)經(jīng)營決策系統(tǒng)協(xié)同互動，提升企業(yè)管理經(jīng)營科學(xué)性與正確性，實現(xiàn)國有企業(yè)現(xiàn)代化創(chuàng)新管理。
根據(jù)以上分析可以發(fā)現(xiàn)，目前國有企業(yè)對檔案管理工作缺乏重視與支持，檔案管理隊伍水平與技術(shù)運用能力都較為低下，為使國有企業(yè)在新一輪的改革重組中有效的參與市場競爭，實現(xiàn)國有企業(yè)自我發(fā)展和經(jīng)濟效益的最大化，必須加快國企檔案管理工作信息化改革與隊伍建設(shè)，讓國有企業(yè)檔案管理工作為國企創(chuàng)新改革更好服務(wù)。
作者:宋玉芬 單位:天津渤海輕工投資集團有限公司
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一、會計電子檔案信息管理平臺的搭建
1.利用會計電子檔案管理系統(tǒng)整合會計檔案信息
以會計電子檔案管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)平臺，整合SAP系統(tǒng)、共享報賬服務(wù)平臺、銀企直聯(lián)系統(tǒng)、資金稽核平臺等的報賬流程報賬和影像信息、自動收集各種信息，保留調(diào)閱其它業(yè)務(wù)財務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的能力，全方位提供會計檔案電子信息。
2.利用會計電子檔案管理系統(tǒng)管理全生命周期紙質(zhì)會計檔案
通過電子檔案管理系統(tǒng)和影像子系統(tǒng)管理紙質(zhì)檔案制作、接收、流轉(zhuǎn)、出入庫、調(diào)閱等工作，借此將會計檔案電子信息和紙質(zhì)會計檔案對應(yīng)，使電子檔案管理系統(tǒng)成為管理全部周期會計檔案的信息平臺。
3.形成統(tǒng)一的電子會計檔案信息管理平臺
形成1個門戶、2個子系統(tǒng)、3個應(yīng)用層面構(gòu)成的統(tǒng)一的會計檔案管理平臺，會計電子檔案管理系統(tǒng)與影像子系統(tǒng)統(tǒng)一按門戶、集中存儲、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一安全規(guī)則，影像子系統(tǒng)數(shù)據(jù)在紙質(zhì)檔案歸檔完成后轉(zhuǎn)移至電子檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)一管理。
二、形成基礎(chǔ)會計檔案影像化整體方案
1.借助報賬流程直接解決報賬類原始憑證影像化
通過掃描前置到報賬發(fā)起環(huán)節(jié)直接對報賬類原始憑證影像化，為后續(xù)管理和業(yè)務(wù)審批、會計處理全流程提供電子檔案信息支撐，通過提升流程效率補償掃描環(huán)節(jié)發(fā)生的勞動耗費。
2.利用信息自動收集手段解決非報賬類原始憑證影像化
直接獲取非報賬類原始憑證所涉及轉(zhuǎn)固和預(yù)轉(zhuǎn)固、資產(chǎn)、省代、稅費、收入等業(yè)務(wù)及相應(yīng)業(yè)務(wù)管理平臺生成的會計檔案電子信息，方便會計電子化處理及非報賬類原始憑證電子數(shù)據(jù)的直接生成。
3.通過現(xiàn)有業(yè)務(wù)管理流程改造引入影像化
對基于紙質(zhì)檔案流轉(zhuǎn)的業(yè)務(wù)管理模式進行改造，在業(yè)務(wù)管理流程初期引入影像化操作，使業(yè)務(wù)管理模式由基于紙質(zhì)流轉(zhuǎn)的處理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榛诩堎|(zhì)檔案的電子處理模式，如采購類物料模塊憑證影像化管理試點問題。
三、尋求銀行電子回單解決方案
1.尋求對直聯(lián)銀行回單進行電子化對接
取得工行、招行、農(nóng)行、建行等主要直聯(lián)銀行配合，推進銀行回單電子化對接，通過銀企直聯(lián)系統(tǒng)取得經(jīng)過稽核確認的完整銀行電子回單支付數(shù)據(jù)，同時完成電子回單與電子記賬憑證之間的信息集成與關(guān)聯(lián)，支持后續(xù)電子會計檔案信息利用。
2.建立資金業(yè)務(wù)稽核機制，保證資金支付安全性
考慮到銀行業(yè)目前尚未形成可認證的銀行電子對賬單，電子回單數(shù)據(jù)完整性無法直接核對確認，需依靠保證電子支付業(yè)務(wù)安全的及時稽核機制確認資金支付電子回單數(shù)據(jù)完整性。
3.與第三方支付公司合作實現(xiàn)非直聯(lián)銀行回單電子化
除主要直聯(lián)銀行外，剩余非直聯(lián)銀行全部采用直聯(lián)方式進行銀行回單電子化成本過高，且費時費力。通過將剩余銀行賬戶交易轉(zhuǎn)移到第三方支付公司、交易最終結(jié)果直接進入主要直聯(lián)銀行的方式可快速、高效地完成剩余銀行的回單電子化工作。
四、會計檔案“去紙質(zhì)”整理方案
1.形成記賬憑證電子化應(yīng)用模式
提出基于紙質(zhì)原始憑證的整理、制檔和檢索模式，通過原始憑證條碼信息解決原始憑證的成檔、檢索以及與記賬憑證之間的匹配問題，并在此基礎(chǔ)上實現(xiàn)取消打印保管紙質(zhì)記賬憑證，僅保管紙質(zhì)原始憑證的做法，同時在電子會計檔案管理系統(tǒng)保管記賬憑證完整的電子信息。
實際操作中，原始憑證成檔在電子會計檔案管理系統(tǒng)中依舊以記賬憑證為基本單位，同時通過電子會計檔案管理系統(tǒng)及紙質(zhì)檔案卷首的記賬憑證與原始憑證勾稽關(guān)系表管理卷內(nèi)紙質(zhì)原始憑證。
2.推動賬簿及銀行回單電子化應(yīng)用工作
在各類賬簿、銀行回單初步電子化基礎(chǔ)上取消紙質(zhì)的打印、處理和保管工作，僅在電子會計檔案管理系統(tǒng)中保管對應(yīng)電子信息；利用電子會計檔案管理系統(tǒng)的電子數(shù)據(jù)合成相關(guān)檔案信息滿足各項調(diào)閱需求。
五、開展業(yè)務(wù)協(xié)作，簡化會計檔案相關(guān)操作流程
1.完善流程
通過與法律、檔案管理部門協(xié)作，將現(xiàn)有合同管理流程進一步延伸到合同接收保管環(huán)節(jié)，形成合同閉環(huán)管理。在此基礎(chǔ)上將報賬過程直接應(yīng)用電子合同，節(jié)省合同報賬過程中反復(fù)提供、掃描、傳遞、稽核、保管紙質(zhì)合同的勞動，堵塞報賬過程中利用未簽字、未審批合同報賬、利用不同合同版本取得報賬利益的漏洞。
2.引入影像化模式
與采購、工程等部門合作，在業(yè)務(wù)管理流程中引入影像化模式，通過業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)掃描提升業(yè)務(wù)管理流程審批效率，通過自動獲取業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)生成影像化原始憑證，減少基于紙質(zhì)收集和流轉(zhuǎn)的物料模塊憑證整理勞動及傳遞浪費，為將來壓縮不必要的紙質(zhì)原始憑證流轉(zhuǎn)和保管打好基礎(chǔ)。
六、精心打造立體式會計檔案信息質(zhì)量管控模式
對電子會計檔案信息產(chǎn)生和處理過程的責(zé)任，以及檔案信息在處理、交換、全方位收集與跟蹤方面的信息質(zhì)量予以控制，并通過相關(guān)制度體系予以落實。
1.依托報賬流程建立多元化信息質(zhì)量責(zé)任體系
明確報賬流程中報賬單位、報賬人及財務(wù)共享服務(wù)中心（以下簡稱“FSSC”）之間的責(zé)任關(guān)系，落實報賬人在信息申報、報賬單位和FSSC在電子會計檔案信息流轉(zhuǎn)與審核、FSSC在信息處理方面的管控職責(zé)，形成三位一體的信息質(zhì)量責(zé)任體系。
2.以事前稽核體系保證電子會計檔案信息的真實性和一致性
建立省市一體的兩級事前稽核體系，在防范報賬風(fēng)險、健全內(nèi)部管理和控制的同時，保證縱向流程紙質(zhì)和電子會計檔案信息真實性和一致性，健全保障電子會計檔案信息品質(zhì)的長效機制。
3.形成各業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)交換與校驗機制
統(tǒng)一電子會計檔案管理系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)界面，建立標(biāo)準(zhǔn)化的系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交換模式，設(shè)置系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交換后的校驗復(fù)核機制，保證檔案數(shù)據(jù)獲取過程的一致性、完整性和安全性。
[關(guān)鍵詞]檔案管理；理念；制度
一、檔案管理工作改革的困難和重點
1.大多數(shù)人對檔案管理工作的重視不夠。許多人認為檔案管理工作就是簡單的記錄和抄寫，然后把檔案放在檔案室里存檔和分類，定期整理和補查，需要用時取出即可。大多數(shù)人由于對檔案管理工作缺乏認識和研究，誤以為檔案管理工作就是以上的簡單流程，所以對其不夠重視，認為這是一項簡單的工作。檔案管理工作是整個單位工作的基礎(chǔ)和根基，正是這項工作有條不紊的進行，才為整個單位工作的順利進行提供了有力保障。檔案記錄了單位以及公司工作人員的基本情況和相關(guān)個人資料，還記錄了單位和公司的相關(guān)工作數(shù)據(jù)和大量重要信息，所以加強對檔案工作的重視程度是十分有必要的。
2.檔案交接制度不嚴謹。現(xiàn)如今，大多數(shù)單位的檔案交接制度不夠嚴謹，導(dǎo)致許多檔案在交接時出現(xiàn)錯亂和丟失，因為檔案一旦錯亂和丟失就代表著檔案管理工作失去了大半意義，而且檔案的重新填寫和彌補是很復(fù)雜和費時的，會嚴重耽誤單位工作的正常進行。有關(guān)部門應(yīng)著力加強檔案交接制度的嚴謹性管理，在交接時，交接雙方都應(yīng)認真對待檔案交接工作，一絲不茍地完成交接任務(wù)。檔案管理工作者更應(yīng)該負起重要責(zé)任，告知調(diào)取和變動檔案的人員相關(guān)規(guī)定，敬告擅自調(diào)取或是刪改檔案的嚴重后果和所應(yīng)負起的法律責(zé)任，做到完成本職工作的基礎(chǔ)上，時刻以單位利益為重，重視檔案交接工作。加強檔案交接工作的規(guī)范性，增強檔案交接制度的嚴謹性，改善檔案交接工作的實效性，在當(dāng)今的檔案管理工作中變得越來越重要。
3.當(dāng)前的檔案管理工作不夠現(xiàn)代化和信息化。這么多年來，檔案管理工作依然是以紙質(zhì)作為檔案的重要載體，以手寫的抄錄為主要的記錄方式。檔案在填寫時容易丟失，也容易弄臟弄亂。檔案在收錄時需要分類，分類時很容易把各類檔案歸在不相屬的一類里，等到需要用時不能迅速的發(fā)現(xiàn)。檔案的存儲需要檔案室，檔案室不宜過濕，不然容易引起紙質(zhì)的檔案發(fā)霉或發(fā)潮，導(dǎo)致檔案失真，檔案室需要密閉，并且要防火防潮。由此可見，這種陳舊的檔案管理方式不僅需要耗費大量的人力物力，而且對于檔案的準(zhǔn)確性也很難保證，當(dāng)前的檔案管理工作急需引進現(xiàn)代化和信息化較強的技術(shù)來應(yīng)帶這種局勢，比如電子信息技術(shù)的應(yīng)用。電子信息技術(shù)借助電子管理技術(shù)和相關(guān)程序應(yīng)用，以電子計算機為硬件設(shè)備，以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為先導(dǎo)，能夠有效地提高檔案管理工作的實效性，加強檔案管理工作的技術(shù)應(yīng)用性和各類工作的效率。電子信息技術(shù)能夠克服陳舊的檔案管理工作的缺憾和不足，比如電子信息技術(shù)可以省去檔案室的存在，將大量數(shù)據(jù)和檔案存儲在電腦中，保存完好，節(jié)省了人才財力的同時，也增加了檔案管理的安全性和簡易性。
二、檔案管理工作的對策及思考
1.強化檔案管理意識，嚴格檔案管理程序。強化每一名檔案管理管理工作者的管理意識，養(yǎng)成嚴謹認真的工作作風(fēng)。同時在硬件設(shè)施上完善檔案管理設(shè)備，每個單位都應(yīng)配備單獨隱蔽的檔案庫房，庫房內(nèi)加裝空調(diào)、除濕機、檔案密集架和電腦等所必須的應(yīng)用設(shè)備和管理配件。為加強檔案信息化發(fā)展，應(yīng)在檔案管理程序中引進計算機管理軟件，充分發(fā)揮計算機技術(shù)的應(yīng)用，比如建立檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)。與此同時，應(yīng)提高每一名檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，調(diào)動其工作主動性，從根本上確保檔案材料準(zhǔn)確完備、及時歸檔。此外，還應(yīng)建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集的齊全完整、內(nèi)容真實可靠。只有這樣，才能滿足當(dāng)今檔案管理工作的需要，從容面對龐大復(fù)雜的檔案材料和一系列檔案補充調(diào)取工作。
2.檔案交接嚴格按程序進行。檔案交接是一項認真細致、手續(xù)嚴密、責(zé)任重大的工作，稍有不慎就有可能導(dǎo)致檔案丟失或失真，所以交接時應(yīng)嚴格按程序辦理。檔案交接的正確手續(xù)應(yīng)是：一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到賬務(wù)相符；二是對借出的檔案要及時催還；三是對未整理的零散文件材料要分類存放，應(yīng)清理沒有的材料，整理可靠的文件，匯編成案，認真將其排序后及時歸檔。只有按照這樣的順序進行檔案交接工作，才能確保檔案交接工作的順利完成。
3.健全檔案管理制度。健全檔案管理制度時應(yīng)按照規(guī)范的操作流程，杜絕檔案在操作過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險。首先應(yīng)加強檔案管理人員的職業(yè)道德意識和安全操作規(guī)范培訓(xùn)，使檔案管理員具備較高的職業(yè)操守，同時通過規(guī)范的操作，杜絕在人員操作的過程中出現(xiàn)不該出現(xiàn)的漏洞。其次，應(yīng)盡量統(tǒng)一各單位檔案存儲的格式、統(tǒng)一成相同的處理軟件。這樣能夠防止文檔在格式轉(zhuǎn)換中由于軟件兼容性問題被損壞或丟失。與此同時，建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性和科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應(yīng)不同單位對不同的檔案管理的需要。第二，堅持制度執(zhí)行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。第三，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用，實現(xiàn)人性化管理和簡單快速的操作目標(biāo)。
4.建章立制，有章可循，規(guī)范操作。現(xiàn)如今，不同的單位在檔案管理工作上的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)各不相同，甚至許多單位缺乏規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，這大大降低了檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度，造成工作效率低、檔案質(zhì)量參差不齊的現(xiàn)象，這大大減弱了檔案的存取與調(diào)配的效率，也影響了檔案管理信息化發(fā)展進程，更降低了檔案的應(yīng)用。大量低水平的重復(fù)作業(yè)與建設(shè)由此產(chǎn)生；同時，相關(guān)制度的滯后也令檔案管理工作只能停留在輔助管理的位置上，一直無法繼續(xù)向前發(fā)展，沒有更高的突破。所以，建立相關(guān)制度規(guī)范檔案管理工作迫在眉睫，加強制度的建設(shè)和章程的規(guī)范需要提出標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作流程，這個流程應(yīng)符合實際工作的需要。統(tǒng)一了規(guī)范和章程后，需要檔案管理工作部門和工作人員的認真遵守，規(guī)范其操作流程，認真細致的工作。做到有章可循。在調(diào)取、更新和存儲檔案時更應(yīng)該加強規(guī)范性，避免錯誤的發(fā)生。
總而言之，檔案工作的重要性和根本性要求人們必須加強對其管理，更新檔案管理的理念，實現(xiàn)其科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。每一位檔案管理工作者應(yīng)自覺肩負起自身的責(zé)任，做到工作上一絲不茍，思想上始終以單位利益為重，在日常工作中應(yīng)該加強宣傳，告知檔案持有人檔案工作的重要性。檔案管理工作人員應(yīng)加強自身的文化水平，能熟練地掌握電子信息技術(shù)，將電子信息技術(shù)有效地應(yīng)用到自身的工作之中，提高工作效率，完善檔案管理的安全性和熟練性。在檔案管理的改革路上，我們還有很長的路要走，我們需要加強信心，不斷進取，總結(jié)經(jīng)驗，提高水平。
1 納入企業(yè)管理，形成合力，加強核心檔案資源建設(shè)
隨著集團公司現(xiàn)代企業(yè)管理的不斷加強，檔案工作越來越成為企業(yè)基礎(chǔ)管理、專業(yè)管理、資產(chǎn)管理和風(fēng)險管理的重要組成部分，把檔案工作納入企業(yè)管理制度和業(yè)務(wù)流程是必要趨勢。
河南油田的做法是，把加強核心檔案資源建設(shè)納入企業(yè)管理制度和業(yè)務(wù)流程。主要體現(xiàn)在：把檔案管理制度的制定納入生產(chǎn)經(jīng)營的每個環(huán)節(jié)、每個流程，只要有人為因素存在的地方，都必須有相應(yīng)的檔案管理制度，突出流程管理、突出核心業(yè)務(wù)和主營業(yè)務(wù)，以流程決定配套管理。通過界定各部門、各單位的業(yè)務(wù)范圍和職責(zé)，樹立企業(yè)員工人人都要管檔案、利用檔案、保護檔案的意識。
在重點建設(shè)項目管理中，實現(xiàn)檔案管理與項目管理四同步，檔案專業(yè)驗收是項目管理流程的最后一個環(huán)節(jié)；在科研鑒定、評審中，把完成檔案歸檔作為鑒定、評審的首要條件；在設(shè)備管理中，明確規(guī)定設(shè)備開箱驗收，必須有檔案人員參加和隨機資料歸檔交接；在OA辦公自動化文書處理中，必須辦理歸檔流程；在油氣勘探開發(fā)項目管理中，也明確了檔案資料的歸檔，比如，在物探工程項目管理、探井鉆井工程項目管理、錄井、測井、試油等工程管理中，在項目竣工驗收中，都對提交原始資料提出了要求，制定了原始資料評分標(biāo)準(zhǔn)；在境外項目管理中，明確提出了檔案資料管理。
另一方面，檔案工作納入企業(yè)考核體系。要讓這套管理制度落實、可行，考核是關(guān)鍵。因此，把建設(shè)檔案管理制度體系與建設(shè)檔案工作考評體系有機結(jié)合起來很有必要。為此，按照中石化檔案工作的總體評價排序，建立評價通報制度，對各單位檔案工作實行量化考評，并把檔案工作的考評結(jié)果納入企業(yè)的年終效績考核體系，有力推動檔案工作的發(fā)展。
2 納入企業(yè)信息化建設(shè)，整合各類檔案信息資源
要把檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)信息化建設(shè)中，一同規(guī)劃、一同發(fā)展，在建設(shè)各專業(yè)系統(tǒng)時，要征求檔案部門的意見，把歸檔接口考慮進去。目前，河南油田基本完成中石化檔案信息化建設(shè)的試點工作，檔案管理系統(tǒng)已在河南油田局機關(guān)檔案館及26個二級單位檔案室實施完畢并運行。通過依托檔案信息化管理系統(tǒng)，建立與其他各專業(yè)信息系統(tǒng)在線歸檔接口，OA接口、ERP接口、浪潮財務(wù)接口已部署完成并正常運行。實現(xiàn)了部分專業(yè)系統(tǒng)形成的電子文件實時在線歸檔。
3 通過檔案信息化建設(shè)，促進檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理
通過檔案業(yè)務(wù)流程分析與優(yōu)化，使企業(yè)檔案關(guān)鍵業(yè)務(wù)和關(guān)鍵流程與信息系統(tǒng)相融合；按照標(biāo)準(zhǔn)先行、保障安全的原則，制定檔案管理制度與數(shù)字化檔案館技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)；利于加快檔案信息化基礎(chǔ)工作和監(jiān)督檢查細節(jié)上設(shè)置條款，有效地履行檔案監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)職能。
1.系統(tǒng)開發(fā)。根據(jù)提升檔案信息化建設(shè)的業(yè)務(wù)需求，經(jīng)過調(diào)研、立項、招標(biāo)、調(diào)查等建設(shè)步驟，最終確定系統(tǒng)開發(fā)公司，系統(tǒng)開發(fā)堅持開放性、完整性、易用性、可擴展性、安全性、先進性、規(guī)范性、可靠性、高效性等原則，確定公司需求的檔案管理系統(tǒng)方案，依據(jù)系統(tǒng)方案開發(fā)檔案管理系統(tǒng)。
2.應(yīng)用架構(gòu)。建設(shè)規(guī)劃包含公司總部和所屬單位，系統(tǒng)設(shè)計考慮了公司總部和所屬單位的檔案系統(tǒng)應(yīng)用問題，采用統(tǒng)一規(guī)劃、分級管理、按單位分布應(yīng)用、數(shù)據(jù)集中存儲、實體屬地管理、數(shù)據(jù)逐級移交的總體管理模式，應(yīng)用架構(gòu)如下圖所示：
3.系統(tǒng)功能。根據(jù)業(yè)務(wù)需要總共設(shè)置為收集管理、檔案管理、檔案利用、信息開發(fā)、系統(tǒng)維護等五大功能模塊，實現(xiàn)文檔管理業(yè)務(wù)的全過程、全方位的計算機管理，包括各種方式渠道的信息收集和實體收集、各種模式的信息整理和檔案整理、實體檔案保管和電子檔案存儲、檔案信息綜合開發(fā)和利用及實體檔案利用、實體檔案鑒定銷毀和電子檔案的銷毀等管理功能。
4.數(shù)字化建設(shè)。檔案數(shù)字化建設(shè)包括電子文件接收、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化裝換、資源整理加工、建立資源庫等內(nèi)容，公司檔案室采取三種方式進行數(shù)字化處理：第一是借助接口管理將收發(fā)文管理系統(tǒng)和項目管理系統(tǒng)中的電子文件進行接收管理，經(jīng)整理形成可用電子文件；第二是采取自主加工與委托方式，利用數(shù)字化加工設(shè)備對所需要數(shù)字化檔案進行加工，形成電子文件；第三是將積累保存的電子文件與檔案管理管理系統(tǒng)進行鏈接，有效地滿足檔案數(shù)字化需求。
5.保障體系。安全保障體系上采取配備保護系統(tǒng)安全的軟硬件設(shè)施和建立安全保障制度的方法，通過定期備份、權(quán)限管理、水印加密、網(wǎng)絡(luò)控制等措施實現(xiàn)在安全體系下的檔案利用、信息傳遞和資源共享，安全體系。
6.平臺接口。平臺接口就是采用開放的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換流程、集成的交換處理界面、便于擴展功能的模塊化系統(tǒng)架構(gòu)，無縫集成于OA平臺、項目管理系統(tǒng)以及各項業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，通過WEBSERVICE，實現(xiàn)人員CA身份認證、數(shù)據(jù)檢索、數(shù)據(jù)傳輸和資源共享。
7.檢索利用。檔案管理系統(tǒng)全文檢索系統(tǒng)內(nèi)嵌快速OCR技術(shù)，可以無須人工干預(yù)，自動識別掃描文件，形成索引庫，同時嵌入檔案信息服務(wù)網(wǎng)站之中，受到檔案權(quán)限的管理和控制，與檔案管理系統(tǒng)融為一體，利用者根據(jù)需求，調(diào)取利用文件，如需原件，可進行網(wǎng)上預(yù)約借閱，檢索利用。
二、成效與創(chuàng)新
截至目前，檔案信息化建設(shè)穩(wěn)中求進，綜合檔案管理系統(tǒng)運行正常，所屬各單位及各部門反應(yīng)良好，檔案管理網(wǎng)頁年均瀏覽量28012次/人，現(xiàn)場調(diào)閱年均5166次/人，年均借閱18617于件（卷），有效地服務(wù)于公司生產(chǎn)經(jīng)營、安全運營和品牌建設(shè)，各個階段性成果受到上級單位及本單位領(lǐng)導(dǎo)的認可，特別是公司特級資質(zhì)申報過程中受到國家住房建設(shè)部領(lǐng)導(dǎo)認可與好評。檔案信息化建設(shè)中探索適合于新形勢下檔案工作特點和需求的現(xiàn)代化檔案管理模式，結(jié)合項目檔案建設(shè)的自身特點和發(fā)展需要，開展檔案管理和利用模式的創(chuàng)新、理念創(chuàng)新和技術(shù)創(chuàng)新，建設(shè)成果體現(xiàn)了檔案信息存儲簡便、利用上不受時間和空間限制的優(yōu)勢，同時，檔案工作者也在信息化建設(shè)過程中創(chuàng)新了管理。
1.新的技術(shù)成果廣泛利用。系統(tǒng)管理開發(fā)過程中，充分利用在線OCR技術(shù)、XML技術(shù)、圖像處理技術(shù)、檢索技術(shù)、數(shù)據(jù)交換技術(shù)、流數(shù)據(jù)文件瀏覽技術(shù)、高壓縮比技術(shù)和系統(tǒng)接口技術(shù)等前沿的新技術(shù)、新方法、新模式，體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)水平上的提升。
2.傳統(tǒng)借閱方式的改變。基于數(shù)字標(biāo)簽識別技術(shù)的電子文件跟蹤系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用，使得檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)智能化的條形碼打印，檔案人員在檔案整理中，將檔案號和條形碼通過打印設(shè)備打印出條碼紙，檔案利用者借閱檔案時，檔案人員使用條碼掃描器對檔案上條碼讀取，系統(tǒng)將自動讀取條碼信息，進行系統(tǒng)借閱，檔案利用者可以通過檔案網(wǎng)頁查詢到借閱信息，檔案借閱過程采取系統(tǒng)管理方式，改變了傳統(tǒng)的紙質(zhì)簽字手續(xù)方式，體現(xiàn)先進的管理水平。
3.靈活適用的系統(tǒng)開發(fā)。檔案管理信息系統(tǒng)靈活便捷體現(xiàn)在完善的定制工具功能上，系統(tǒng)采用結(jié)構(gòu)化思想開發(fā)，各項功能采用積木式組合與集成，流程發(fā)生變化時可組合出新的需要管理平臺。可定義各種類型檔案的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、屏幕顯示布局、打印格式、數(shù)據(jù)完整性限制要求、數(shù)據(jù)正確性限制要求、輔助組卷規(guī)則、快速輸入輔助信息等。通過定制工具，可以定制適合各自業(yè)務(wù)需求的檔案管理信息系統(tǒng)。
公司檔案管理總體目標(biāo)：構(gòu)建和完善公司檔案分類體系；加強檔案制度建設(shè)，完善工作流程；強化檔案指導(dǎo)、培訓(xùn)、檢查工作，確保重要資產(chǎn)項目檔案及時移交；加快檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，充分開發(fā)檔案信息資源，滿足公司各項工作需要；加大培訓(xùn)力度，培養(yǎng)一支高素質(zhì)地檔案管理隊伍；實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理。
現(xiàn)將公司檔案管理有關(guān)情況及建議報告如下：
一、做好我公司檔案工作的重要意義
企業(yè)檔案是企業(yè)進行生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動的重要依據(jù)，國有企業(yè)檔案是國有企業(yè)全部活動的真實記錄和寶貴財富，是企業(yè)資產(chǎn)的依據(jù)和憑證。收集和管理好國企檔案對促進國有企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理具有重要的意義。
我公司檔案是公司經(jīng)營活動的原始歷史記錄，是以后工作的考查憑據(jù)，為以后明確責(zé)任，對歷史負責(zé)，為現(xiàn)實服務(wù)，有及其重要的作用，必須要對我公司檔案進行規(guī)范的、持續(xù)性管理。
二、我公司檔案管理現(xiàn)狀
在新__公司組建以來，檔案管理主要做了一下工作：
1、根據(jù)公司做大做強的需要，制定了《成都__資產(chǎn)經(jīng)營管理有限公司檔案管理暫行辦法》，使公司檔案管理基本做到有“法”可依。
2、根據(jù)公司檔案管理暫行辦法，明確了公司各部門兼職檔案管理人員，初步建立了公司檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。
3、在基本設(shè)備方面，購置了縫紉機、裝訂機、打碼機、市檔案局監(jiān)制的標(biāo)準(zhǔn)無酸檔案盒等檔案用具；在檔案軟件方面，購買了市檔案局參與編寫的“紫晶文檔一體化管理系統(tǒng)”軟件ams增強版。
4、在檔案實體方面，目前已經(jīng)完成公司歷年文書檔案的立卷工作。全部文書檔案已按永久、定期30年、定期10年進行了分類，目前正在進行文書檔案目錄的電子錄入工作及校對、補充完善工作，下一步將對公司資產(chǎn)項目檔案進行規(guī)范化整理。
5、在人員培訓(xùn)方面，20__年1月25日，邀請了市檔案局的謝老師對我公司及子公司專職、兼職檔案管理人員進行了檔案管理基礎(chǔ)知識的簡短培訓(xùn)，通過這次培訓(xùn)增強了公司檔案管理人員收集各類檔案的意識。
三、現(xiàn)階段我公司檔案管理存在的主要問題
自老鼎力公司成立以來，就沒有對公司檔案進行規(guī)范化要求及整理立卷，也沒有相應(yīng)的檔案管理辦法及制度，導(dǎo)致公司檔案管理方面一直比較薄弱。公司部分員工在檔案的歸集方面比較隨意，借出公司檔案不及時歸還、長期占有，沒有樹立良好的檔案歸檔意識，部分子公司檔案管理存在較多問題。具體表現(xiàn)在：
1、經(jīng)過對公司歷年檔案的清理，發(fā)現(xiàn)少部分文件只有文件主體，文件附件不全。主要原因在于立卷歸檔部門不注重公司檔案的平時收集、歸檔工作，部分員工歸檔意識薄弱，對自己經(jīng)手的外送文件沒有存檔留底習(xí)慣。
2、公司重要會議的原始記錄缺失，公司人員外出考查學(xué)習(xí)及公司組織的員工活動的檔案資料嚴重欠缺，公司聲像檔案資料及公司各部門形成的已正式報送文件的電子檔案至今還是一片空白。
各部門兼職檔案管理人員應(yīng)加強這方面資料的收集，根據(jù)檔案內(nèi)容整理好并向公司檔案室進行移交。
3、涉及公司保密的檔案資料歸檔有一定難度，比如公司人事檔案，獎懲考核方面檔案、薪酬方案檔案等。這部分檔案由于涉及公司內(nèi)部管理的保密問題，是歸檔立卷還是由當(dāng)事人作臨時保存不歸檔，都是個難題。
4、在總公司范圍內(nèi)，其他未正常經(jīng)營又具有法人主體資格單位的檔案歸檔問題，不好解決。如蓉海公司檔案管理問題，金達通公司檔案管理問題，成都市市級機關(guān)處置領(lǐng)導(dǎo)小組的檔案問題及其已處置完畢的浣花山莊的檔案問題，即將處置的萬和公司的檔案問題。這部分檔案比總公司的檔案還多、還亂，一是沒有專門的檔案管理人員，二是沒有進行規(guī)范化整理立卷，僅文件的清理及文件目錄的電子錄入工作就是一個較大的問題。
隨著公司業(yè)務(wù)量的增多、業(yè)務(wù)范圍的擴大，處置單位（資產(chǎn)）的增多，這部分問題將會越來越多，越來越嚴重。如總公司將子公司檔案集中存放，檔案庫房及檔案管理人員將嚴重不夠，如分別存放，誰又來負責(zé)檔案管理責(zé)任問題。
5、公司代管的市信托檔案問題
根據(jù)原鼎力公司與市信托公司簽訂的有關(guān)協(xié)議，市信托注銷后，其檔案存放于我公司位于西安中路1號房產(chǎn)的地下金庫，由我公司代保管30年。現(xiàn)由于地下金庫密不透風(fēng)，潮濕嚴重，保存檔案條件惡劣，部分檔案已有發(fā)霉跡象。
以上檔案管理方面存在的問題，在公司領(lǐng)導(dǎo)的重視下，已經(jīng)有了初步改善，特別是公司本部檔案在分類整理及立卷上，有了較大改觀。
四、做好公司及子公司檔案管理工作的建議
檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動多，勞動強度大，需要大量的時間和精力才能做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。
1、領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的關(guān)鍵，公司同仁精誠團結(jié)，勇于奉獻是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)
檔案管理工作平時不起眼，也不引人注目，因此常常被忽略，但檔案工作又是一項對歷史負責(zé)、為現(xiàn)實服務(wù)、替未來著想的起依據(jù)憑證和延續(xù)歷史作用的極其重要的工作。要能很好地完成檔案管理工作，必須有公司領(lǐng)導(dǎo)的重視及大力支持，還要靠公司同仁同心協(xié)力、相互支持、勇于奉獻，更需要各立檔部門的大力支持，規(guī)范整理，做好資料的歸檔工作。
根據(jù)四川省企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理要求，檔案工作要做到“三納入”、“四參加”、“四同步”。“三納入”即檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入有關(guān)工作程序、計劃，納入有關(guān)人員崗位責(zé)任制；“四參加”即檔案部門參加
基建工程竣工驗收會，參加設(shè)備開箱會，參加科研課題鑒定會，參加產(chǎn)品定型會或有關(guān)業(yè)務(wù)工作會；“四同步”即下達計劃任務(wù)同時提出文件材料的歸檔要求，檢查計劃進度同時檢查文件材料形成情況，評審鑒定成果同時驗收鑒定檔案材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況，上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員提職考核，檔案部門同時出具專題歸檔情況證明材料。2、加強繼續(xù)教育，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)
檔案管理人員要加強學(xué)習(xí)，與市檔案局保持聯(lián)系，爭取其業(yè)務(wù)指導(dǎo)。公司應(yīng)適時組織參加檔案管理的專業(yè)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)其他單位管理檔案工作的先進經(jīng)驗，力爭公司專職檔案管理人員都持證上崗。
在提高檔案管理人員素質(zhì)的同時，要健全檔案管理制度，建立檔案管理的新模式，最重要的是改變重管輕用的現(xiàn)狀，多途徑地開發(fā)利用檔案信息資源。
3、建立一支穩(wěn)定、專業(yè)的檔案管理隊伍
要建立公司檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，建立專、兼職檔案管理隊伍，保證公司檔案管理工作的良性發(fā)展。應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)的發(fā)展情況適時增加檔案管理人員，以利于公司檔案日常編研工作的開展，有利于公司檔案管理的連續(xù)性，為以后的檔案管理及檔案接收工作做好人員儲備。要做好檔案管理工作，需要較多的基礎(chǔ)投入和人才建設(shè)。
4、強化全員檔案意識，調(diào)動員工參與檔案建設(shè)的積極性
根據(jù)公司新的檔案管理暫行辦法，公司實行“統(tǒng)一管理、分部負責(zé)、人人參與”的檔案管理體制。公司員工要在以后的工作中逐漸強化歸檔意識，要知道檔案的收集、歸檔不僅僅是檔案管理員的事情，人人都是公司檔案的產(chǎn)生者、責(zé)任者，人人都必須對公司的檔案負責(zé)。公司應(yīng)營造上下一心，全員參與的檔案管理氛圍，以適應(yīng)檔案管理工作的需要。
要使公司檔案管理達到一定水平，而且使公司檔案管理工作保持長期穩(wěn)定，公司的檔案管理應(yīng)統(tǒng)一納入公司發(fā)展規(guī)劃和年度計劃，部門及個人檔案工作的管理和考核應(yīng)納入部門及個人績效考核管理體系。
5、完善檔案保管基礎(chǔ)設(shè)施，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化
根據(jù)檔案管理有關(guān)要求，庫房建設(shè)要符合保管要求，檔案庫房、辦公室、閱覽室應(yīng)實行三分開，檔案庫房要為以后檔案的歸檔預(yù)留10年的發(fā)展空間。
隨著時間的推移，公司規(guī)模逐步的擴大，人員不斷的增多，日常檔案查閱及維護工作量的增加，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題。諸如檔案數(shù)量越來越多，數(shù)量的龐大給保管和提供利用帶來困難，管理方法手段的落后將直接影響檔案的使用質(zhì)量，只有實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形式下出現(xiàn)的新問題。檔案管理現(xiàn)代化，不僅要設(shè)備配置現(xiàn)代化，還要管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化，管理技術(shù)及管理思想現(xiàn)代化。
6、20__年爭取達到省三級檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，促進公司檔案規(guī)范化建設(shè)
以四川省檔案局目標(biāo)管理評定標(biāo)準(zhǔn)為指標(biāo)，以達省檔案管理三級標(biāo)準(zhǔn)為目標(biāo)進行準(zhǔn)備工作，公司本部檔案管理在年內(nèi)爭取達到四川省三級檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。通過升級達標(biāo)活動，促進公司檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展。
7、對子公司檔案管理
（1）待公司檔案管理基本規(guī)范化后，組織力量摸清子公司檔案管理現(xiàn)狀。
（2）督促制定相應(yīng)管理制度，根據(jù)各自情況制定相應(yīng)整改措施。
（3）對普遍存在的問題，邀請專業(yè)人士對檔案管理人員進行集中授課。
關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；質(zhì)量管理體系
中圖分類號：G27 文獻標(biāo)志碼：A 文章編號：1002-2589（2012）16-0190-02
在檔案管理工作體系中，融入ISO質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)，無疑使其工作更加具備系統(tǒng)性與專業(yè)性，所以這就需要現(xiàn)代檔案管理工作從業(yè)工作者能夠具備高度從業(yè)素質(zhì)與社會責(zé)任感，有著踏實的工作上進心以及務(wù)實的工作態(tài)度，以此才能在ISO質(zhì)量管理體系理論支持下發(fā)揮出檔案管理工作的實踐能力及工作水準(zhǔn)。此外，處在目前國內(nèi)產(chǎn)業(yè)化經(jīng)濟逐步提高及其自動化領(lǐng)域技術(shù)的愈發(fā)完善的趨勢下，也無時無刻不在要求著檔案管理工作必須結(jié)合深刻的理論及基礎(chǔ)方法作為指導(dǎo)其工作順利進行的衡量標(biāo)準(zhǔn)。而ISO質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)則正是新時期下檔案管理工作的重要執(zhí)行依據(jù)與理論基礎(chǔ)。
一、ISO質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)理論基礎(chǔ)簡述
ISO9001質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)理論基礎(chǔ)主要包括：為客戶服務(wù)著想、組織管理、強調(diào)集體參與、基本方法及原則、基本體系標(biāo)準(zhǔn)、應(yīng)用管理、實踐改革、以及決策安排等。也就是說，ISO質(zhì)量管理體系主要強調(diào)的是以執(zhí)行文件及其實踐理論、方法等的建立去為客戶群體服務(wù)，逐步通過體系標(biāo)準(zhǔn)的改革、應(yīng)用實踐區(qū)展現(xiàn)其現(xiàn)代化全面、周到的服務(wù)，以滿足質(zhì)量管理基本標(biāo)準(zhǔn)，以此才能讓客戶群體放心、滿意；其基本執(zhí)行原則是深化改革及持續(xù)應(yīng)用。如，根據(jù)產(chǎn)品提出一些質(zhì)量要求，就完全可以通過質(zhì)量管理體系的不斷深化改革、實踐來贏得客戶的一致好評與滿意。
二、質(zhì)量管理體系主要內(nèi)涵探究
ISO質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容側(cè)重點強調(diào)的是質(zhì)量方面涉及的質(zhì)量控制、質(zhì)量管理、質(zhì)量服務(wù)以及組織指揮等活動的管理體系實踐應(yīng)用。同時，通過標(biāo)準(zhǔn)在內(nèi)的聯(lián)系要素的實踐及改革，可不斷完善質(zhì)量控制方針，進而達到質(zhì)量生產(chǎn)與質(zhì)量服務(wù)，使客戶及產(chǎn)業(yè)雙方都能滿意。
ISO質(zhì)量管理體系最為顯著的特性就是其文件程序規(guī)范、完整、穩(wěn)定，并且相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)文件具備程序化性質(zhì)。因此，質(zhì)量管理體系能夠?qū)嵺`的重要標(biāo)志則是體系文件程序規(guī)范與完善；其主要體系構(gòu)成要素則是信息載體與主要操作流程。而這些要素發(fā)揮作用時，這需要質(zhì)量體系認證以及年度審核，進而才能決定企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)的質(zhì)量成果，是否利于其品牌效應(yīng)擴張。
三、質(zhì)量管理體系和檔案管理的密切關(guān)系研究
（一）體系內(nèi)容緊密關(guān)聯(lián)
檔案是直觀反映組織機構(gòu)單位的活動情況、歸檔、備查各種資料或文件的總稱。因此，檔案形成的主要來源自然是組織單位的一切活動作為載體，而直觀的保存載體媒介則是圖文、磁盤、以及電子媒介等特殊載體，且總體分為紙質(zhì)載體與電子載體。因此，質(zhì)量體系文件與檔案記錄等一系列工作流程的關(guān)系緊密相連且不可分割。
（二）職責(zé)劃分有區(qū)別及關(guān)聯(lián)
檔案管理和質(zhì)量管理工作的各自職責(zé)范疇劃分清晰、明顯，即檔案管理自身自成體系，質(zhì)量管理體系涉及的相關(guān)工作也包括檔案管理。當(dāng)然，兩者在職責(zé)范疇、組織管理、管理方法等也各有不同，有著明顯差異。但不可否認，ISO質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)程序文件與檔案管理工作在專業(yè)名詞、學(xué)術(shù)用語等方面有很多內(nèi)容也極為相似。所以，文件與記錄的相當(dāng)一部分工作流程實則也屬于“檔案”范疇。
（三）深化管理方法或管理手段
檔案管理工作和質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)有著重要銜接與工作業(yè)務(wù)上的交叉，兩者之間正確實踐應(yīng)用，可起到良好的制約效果，達到兩者體系內(nèi)容的依存、輔助作用。因此，為了充分貫徹ISO質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)，加強程序文件及資料資源的整合至關(guān)重要。其需要不斷深化文件生成、審核流程、統(tǒng)一格式等工作改進之處，使其更利于保全文件資料的真實性和可靠性。
四、應(yīng)用質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)對檔案管理的重要促進作用
檔案管理體系工作內(nèi)容本身具備嚴格的操作性、專業(yè)性以及系統(tǒng)性，而應(yīng)用質(zhì)量管理體系執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)能夠使檔案管理工作事半功倍，更能滿足其現(xiàn)代化從業(yè)要求，真正提高檔案管理工作的實踐效率，保證其執(zhí)行成果完全實現(xiàn)有章可循與有據(jù)可依，進而能夠使從業(yè)工作者責(zé)任明晰，更具高度社會責(zé)任感，逐步形成一套權(quán)責(zé)利清晰的現(xiàn)代化作業(yè)模式，不斷促進從業(yè)水準(zhǔn)與作業(yè)質(zhì)量的大幅度提升。具體而言，在現(xiàn)代化檔案管理中應(yīng)用質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)具備的主要作用彰顯在以下幾方面。
（一）服務(wù)意識及質(zhì)量觀念的促成
憑借質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)及其理論、執(zhí)行原則、方法等的不斷深化與實踐應(yīng)用，能夠使現(xiàn)代化檔案管理更能滿足內(nèi)業(yè)工作需求，同時能夠按照指導(dǎo)原則全面完成質(zhì)量服務(wù)，把服務(wù)工作重心對象前移，即強調(diào)面向大眾，客戶最終評價服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)是否能夠達到滿意需求。
當(dāng)然，處在當(dāng)前新時期下，檔案工作者自身也要正確樹立從業(yè)觀念，把質(zhì)量服務(wù)工作做好，以此才能在服務(wù)工作實踐開展過程中，對客戶群體的服務(wù)滿意程度做到知根知底，心里有數(shù)，挖掘出主要信息資源，利于內(nèi)部體系工作內(nèi)容的決策實現(xiàn)及改革。而現(xiàn)代化檔案管理工作配合質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容，可進一步提高自身工作范疇內(nèi)的資源優(yōu)勢，建設(shè)客戶關(guān)系網(wǎng)，并利于工作者或員工的服務(wù)觀念與意識的提高。
檔案反饋的收集、分析與匯編是提升檔案信息資源管理、進程執(zhí)行力度、開發(fā)質(zhì)量的重要舉措。憑借反饋信息的整理籌劃、分析與加工匯編，能夠及時掌握到市場發(fā)展建設(shè)需求，并使得檔案工作的建設(shè)思路更加暢通，從而才能高效地開發(fā)檔案信息資源，使得資源充分利用而非閑置，服務(wù)于市場經(jīng)濟與社會各組織主體。
（二）促進工作規(guī)范化
檔案管理工作于ISO質(zhì)量管理體系產(chǎn)業(yè)相關(guān)工作的服務(wù)宗旨及理念，必須具備超強的服務(wù)意識、工作責(zé)任觀、以及先進的管理模式，這樣才能使質(zhì)量管理等一系列服務(wù)性第三方產(chǎn)業(yè)或者企事業(yè)等有關(guān)組織機構(gòu)實現(xiàn)正規(guī)運作。以往，檔案管理工作流程要經(jīng)過繁縟的文件起草、刪減修改、包括打印、傳遞、后續(xù)籌劃及歸檔等都需要紙質(zhì)載體。而經(jīng)過現(xiàn)代質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)配合現(xiàn)代信息化產(chǎn)業(yè)技術(shù)的強力支持，能夠高效完成文件起草、索引、以及登記、統(tǒng)計籌劃等工作流程，讓繁縟的檔案工作流程實現(xiàn)高度自動化。因此，質(zhì)量管理體系工作標(biāo)準(zhǔn)的實踐開發(fā)運用，能夠大幅度提高檔案管理工作的辦公效率及作業(yè)成果與質(zhì)量。
（三）應(yīng)用ISO質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)，保證信息資源完整可靠
信息資源是公司或者相關(guān)其他產(chǎn)業(yè)單位的重要寶貴資源。而檔案信息資源更具絕密性，要求真實、完整、可靠、并且能夠保證公司或者機構(gòu)的正常運轉(zhuǎn)，這樣才能使自身組織單位保持良好競爭優(yōu)勢，利于企業(yè)資產(chǎn)的保全，使管理機制的實踐性更加突出。同時，在檔案管理業(yè)務(wù)工作方面，通過質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)作為方法、理論的技術(shù)支持，能夠利于信息安全評估，降低決策不當(dāng)造成的風(fēng)險損益，實現(xiàn)全程控制化動態(tài)管理，保全信息資源的可控性與真實完整性。
五、為提高檔案管理工作成果應(yīng)用ISO質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)的主要措施探討
（一）加強信息化建設(shè)，保證工作執(zhí)行成果
信息產(chǎn)業(yè)技術(shù)盛行的時代，檔案管理的內(nèi)需建設(shè)尤為重點，即檔案管理內(nèi)涵與外延服務(wù)強度逐步提升，信息屬性已經(jīng)成為時代反映檔案實質(zhì)的基本特征。光盤、刻錄、計算機信息技術(shù)對檔案管理系統(tǒng)工作的輔助作用很大。也就是說，信息產(chǎn)業(yè)技術(shù)已經(jīng)成為了現(xiàn)代化檔案管理工作各項作業(yè)執(zhí)行的堅實后盾，這就要求檔案管理工作需摒棄傳統(tǒng)僵化、桎梏的觀念及意識，要具備科學(xué)的現(xiàn)代化從業(yè)思想觀。而推行質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)，就是推行全新檔案管理理念，使得檔案管理工作能夠與國際水準(zhǔn)接軌，逐步更新觀念及充實體系知識內(nèi)容等，以此才能提高質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容的執(zhí)行質(zhì)量與效率。
（二）在檔案管理中制定執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)
檔案的收入過程、啟封、登記時間、包括借閱操作、歸檔審核等多個流程都要以質(zhì)量管理作為依據(jù)與憑證。其目的是為了更好的結(jié)合質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)進行檔案從業(yè)工作，使檔案管理更具現(xiàn)代化、專業(yè)化與系統(tǒng)化。
（三）提高檔案管理質(zhì)量與效率，需強化從業(yè)人員工作素質(zhì)
對檔案管理工作而言，其工作人員必須要結(jié)合工作流程、自身職業(yè)判斷能力、服務(wù)意識、社會責(zé)任感、管理思想、管理手段等進行效率化工作。否則，在應(yīng)用質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)進行實踐時，影響的是整個檔案管理工作進度。因此，為保證從業(yè)人員的素質(zhì)及工作水準(zhǔn)的提高，必須要加強信息化建設(shè)、自身專業(yè)深化、以及掌握各項產(chǎn)業(yè)資歷技術(shù)等，以此才能不斷提高理論水準(zhǔn)，更好地將檔案工作管理的職責(zé)、應(yīng)用到實踐中去。
六、結(jié)語
ISO質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)的不斷深化改革、實踐應(yīng)用對檔案管理工作而言，所具備的現(xiàn)實作用和指導(dǎo)意義非常重大。因此，如何加強檔案工作者及相關(guān)從業(yè)人員的組織能力、從業(yè)素質(zhì)，不斷提高基礎(chǔ)專業(yè)技能顯得異常重要。也就是說，檔案管理工作人員應(yīng)堅持“加強領(lǐng)導(dǎo)、上下聯(lián)動、整體推行、積極創(chuàng)新”的基本執(zhí)行方針，重視中高層干部示范作用以及落實全體人員的基礎(chǔ)與參與作用，最終獲得高效成果。
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一、健全檔案管理的制度和組織架構(gòu)
系統(tǒng)建立在制度的基礎(chǔ)上，檔案管理有很強的制度要求。2011年，人大修訂的《檔案法》對檔案管理有明確的要求。財務(wù)檔案管理是比較特殊的一種，《會計法》規(guī)定：“各單位對會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告和其他會計資料應(yīng)當(dāng)建立檔案，妥善保管。”財政部的檔案局也制定了會計檔案管理辦法，對各類財務(wù)憑證保管期限都有具體的相關(guān)規(guī)定。因此，企業(yè)制定檔案管理制度至少要明確部門職責(zé)、流程、保管期限、銷毀、監(jiān)控、懲罰等內(nèi)容。
檔案管理組織架構(gòu)是系統(tǒng)管理的重要內(nèi)容。一般來講，具體單位都設(shè)有檔案管理機構(gòu)，有的單位綜合辦公室是檔案管理的職能部門，但也有企業(yè)技術(shù)部門是檔案管理的職能部門，主要是技術(shù)部門的檔案文件較多。檔案管理綜合部門的職責(zé)主要有負責(zé)安排和協(xié)調(diào)檔案部門工作，配備與任務(wù)相適應(yīng)的專職檔案人員。同時，有檔案儲存的各有關(guān)部門及企業(yè)分廠設(shè)相應(yīng)的兼職檔案員，業(yè)務(wù)受檔案部門指導(dǎo)，按時完成檔案部門所交辦的有關(guān)檔案工作。
二、完善檔案管理部門的工作內(nèi)容和責(zé)任
做好檔案管理的系統(tǒng)性工作，要明確相關(guān)部門的工作內(nèi)容和責(zé)任。企業(yè)檔案工作堅持實行集中統(tǒng)一管理的原則。承擔(dān)負責(zé)檔案管理的職能部門要負責(zé)本單位及所屬各單位文件材料歸檔工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。企業(yè)要設(shè)置檔案室，檔案室的專職檔案人員負責(zé)企業(yè)檔案材料的收集、整理、歸檔、立卷工作。財務(wù)會計類檔案的管理有其獨特的地方，會計類檔案按會計檔案的歸檔范圍進行歸檔，財務(wù)部門負責(zé)整理，立卷裝訂成冊，在年度終了后，一般由財務(wù)部保管一年后，再編造清冊，歸集到專門的檔案室。財務(wù)檔案、資料的貯存基地和利用必須嚴格執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法規(guī)、法令和政策，維護檔案的完整與安全。
對于檔案管理人員來講，職責(zé)和責(zé)任很重要，檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的重要組成部分，是維護企業(yè)經(jīng)濟利益、合法權(quán)益和歷史真實面貌的一項重要工作。搞好檔案工作是檔案人員的首要任務(wù)，應(yīng)列入檔案工作的職責(zé)范圍，并有相應(yīng)的經(jīng)濟責(zé)任制作保證。同時要不斷提高檔案人員的素質(zhì)，積極開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)。
三、完善檔案歸集的流程
檔案管理的流程非常重要，首先要確定哪些是檔案?w集的范圍，就是說什么樣的文件材料才可以作為檔案歸集。一般說來有本企業(yè)財務(wù)憑證、報表、其他財務(wù)相關(guān)資料；本企業(yè)內(nèi)部形成的文件材料有利用或保存價值的；本企業(yè)引進項目、外購設(shè)備等帶來的文件材料；本企業(yè)參與的合作項目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料并有保存和使用價值的；本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來文件材料并有保存和使用價值的等。檔案歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。分類是可以設(shè)置二級分類科目，二級科目可以按時間進行分類。
對于檔案歸檔時間，不同企業(yè)有不同的要求，主要根據(jù)檔案的時效性來確定歸檔時間，比如科研技改和課題類的資料可以完成1～2月后歸集；文書類、管理性的文件可以在第二年進行歸檔；財務(wù)類的檔案一般在下一年再進行歸檔；有些工藝變更、新品鑒定等時間性很強的資料可以隨時歸檔；基建項目文件材料一般在其項目鑒定、竣工后或財務(wù)決算后三個月內(nèi)歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。檔案歸檔手續(xù)一般要簡潔并且完備，一般來講，歸檔資料的收集工作由單位內(nèi)部各部門的兼職檔案員負責(zé)。凡屬應(yīng)歸檔的各類文件材料，材料必須完整、正確、統(tǒng)一。
財務(wù)類的資料比較特殊，做好財務(wù)檔案管理工作必須對財務(wù)檔案做合理的分類，從財務(wù)角度來講，可以分為會計憑證、賬簿、報表報告、其他資料等。檔案部門接收保管的會計類檔案，原則上應(yīng)保持原卷冊的封裝，如果發(fā)現(xiàn)需要重新裝訂時，一般應(yīng)當(dāng)會同財務(wù)部和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。
四、細化檔案的使用、復(fù)制及銷毀管理
資料歸集后，調(diào)取和使用是經(jīng)常發(fā)生的事情，特別是經(jīng)常要復(fù)制一些圖紙和復(fù)制財務(wù)數(shù)據(jù)和資料，這種情況下，應(yīng)由申請部門填寫申請單，經(jīng)有關(guān)部門負責(zé)人審核后方能復(fù)制，需出檔案庫房復(fù)制的文件應(yīng)由責(zé)任檔案管理員負責(zé)監(jiān)督復(fù)制。
檔案保管期限的確定和銷毀環(huán)節(jié)也很重要。原則上講，對企業(yè)有長遠利用價值的檔案應(yīng)永久保存，對企業(yè)在一定時期內(nèi)有利用價值的檔案，分別為長期或短期保存。一般管理類、科技類、人事類、特殊載體類檔案保管期限定為永久、定期兩種，定期實行標(biāo)時制，可分3年、5年、10年、20年等期限。各種會計檔案的保存期限，分為永久和定期保管，按國家規(guī)定定期保管可分為3年、5年、10年、15年、25年五種，各種會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
檔案的銷毀要有專門的流程，必要時要成立鑒定小組，對保管期限已滿，并確定無保存價值的檔案，經(jīng)過鑒定小組鑒定寫出鑒定報告，由公司負責(zé)人批準(zhǔn)后，即可銷毀。
確定銷毀的檔案，要編制銷毀清單，在檔案目錄上注明注銷并報送檔案部門備案。銷毀工作由檔案管理人員執(zhí)行，銷毀時應(yīng)指定專人（一般兩人以上）銷毀和監(jiān)督，以防發(fā)生意外。會計檔案的銷毀按會計檔案管理制度執(zhí)行。
其他方面，企業(yè)要對檔案要經(jīng)常檢查、清理，并做好統(tǒng)計工作，確保檔案完整、齊全。檔案保管房間要保持整潔、通風(fēng)，積極做好“八防”工作：防火、防盜、防塵、防光、防高溫、防潮、防有害生物和防污染等。下班前要切斷電源，關(guān)好門窗，確保檔案管理房間的安全。
關(guān)鍵詞：檔案管理；實施；應(yīng)用；措施
前言
檔案工作是企業(yè)管理的重要組成部分。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，原有的檔案系統(tǒng)在管理和應(yīng)用等方面存在著諸多問題。例如檔案借閱只限于紙質(zhì)文件，數(shù)字化程度很低；檔案檢索效率不高，檢索結(jié)果質(zhì)量不佳；檔案管理人員綜合素質(zhì)不高等。這些問題制約了企業(yè)的檔案管理，無法滿足企業(yè)長遠發(fā)展的需要。因此建立一個統(tǒng)一、規(guī)范、完備的檔案管理系統(tǒng)是必須之舉。檔案管理系統(tǒng)是中石油統(tǒng)一推廣的檔案管理平臺。通過該系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)公司檔案管理的規(guī)范化、數(shù)字化，促進公司檔案管理水平的提升。
1 系統(tǒng)簡介
檔案管理系統(tǒng)是由整合收集、科學(xué)保管和開發(fā)利用三個方面構(gòu)成，實現(xiàn)了檔案業(yè)務(wù)的收集、整理、保管、鑒定、檢索和利用等功能。公司現(xiàn)有包含文書類、會計類、建設(shè)項目類、設(shè)備類等全部歷史檔案將全部電子化進入系統(tǒng)。實現(xiàn)了電子檔案和實體檔案的雙軌管理。用戶根據(jù)自身的權(quán)限登錄系統(tǒng)，即可實時瀏覽檢索其所需的電子檔案，改變了以往只能借閱實體檔案的限制，實現(xiàn)了對檔案內(nèi)容的整合和利用，真正實現(xiàn)了檔案的數(shù)字化。
2 系統(tǒng)實施和應(yīng)用
2.1 數(shù)據(jù)整理
基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理。按照統(tǒng)一要求，檔案部門對本單位組織機構(gòu)、用戶權(quán)限、操作流程及業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行收集整理。信息部門配合檔案部門把用戶信息和組織機構(gòu)導(dǎo)入到系統(tǒng)環(huán)境中。
歷史數(shù)據(jù)整理。信息部門協(xié)助檔案部門把歷史數(shù)據(jù)從舊系統(tǒng)中導(dǎo)出并整理成樣例表的格式。檔案部門根據(jù)檔案管理規(guī)范，按要求對檔案進行數(shù)據(jù)整理，對于有錯誤或不規(guī)范的內(nèi)容進行修改，并按照類別進行分類梳理，確保檔案遷移和數(shù)字化的質(zhì)量。
2.2 系統(tǒng)配置
信息部門把用戶信息和組織機構(gòu)導(dǎo)入到系統(tǒng)環(huán)境中。兩個部門共同檢查確認用戶權(quán)限和單位設(shè)置。檔案部門設(shè)置好系統(tǒng)流程、檔案類型、著錄項等項目。信息部門再配置電子公文系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)接口。經(jīng)過測試，系統(tǒng)實現(xiàn)了中油電子公文系統(tǒng)內(nèi)已辦結(jié)公文自動流轉(zhuǎn)至檔案系統(tǒng)，再由檔案管理人員操作后，實現(xiàn)了檔案的借閱，系統(tǒng)具備了上線條件。
2.3 系統(tǒng)培訓(xùn)
公司積極做好系統(tǒng)推廣工作，派人參加關(guān)鍵用戶培訓(xùn)班。關(guān)鍵用戶學(xué)成后，對檔案部門管理人員進行了包括系統(tǒng)功能、系統(tǒng)管理、應(yīng)用管理及系統(tǒng)操作等方面的培訓(xùn)，使檔案管理人員熟悉系統(tǒng)的使用。針對下屬各單位的檔案最終用戶也對其進行包括制度在內(nèi)的系統(tǒng)操作培訓(xùn)。
2.4 數(shù)據(jù)遷移
數(shù)據(jù)遷移前，按照誰產(chǎn)生誰定密的原則由原歸檔部門進行定密。定密后再進行數(shù)據(jù)遷移。歷史數(shù)據(jù)遷移是系統(tǒng)應(yīng)用的基礎(chǔ)，是一項非常繁重而綿長的工作不是一蹴而就的，需要分期、分批、有序進行。
2.5 應(yīng)用中存在的問題
目前，檔案管理系統(tǒng)已在公司內(nèi)部得到廣泛應(yīng)用，成為企業(yè)管理的重要系統(tǒng)之一。但是在檔案管理和應(yīng)用方面還存在一些不足，主要體現(xiàn)在下屬單位檔案收集整理不及時；缺少即懂檔案業(yè)務(wù)又熟悉信息技術(shù)的骨干；檔案的數(shù)字化進度緩慢；已辦結(jié)電子公文自動流轉(zhuǎn)至檔案系統(tǒng)，有時存在數(shù)據(jù)不暢等問題。這些問題制約了檔案系統(tǒng)的應(yīng)用，因此如何改善成為檔案管理人員的重要工作。
3 檔案管理的幾個改善措施
3.1 建立健全公司內(nèi)部檔案制度，規(guī)范檔案管理。
按照中石油統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實際情況，建立健全企業(yè)內(nèi)部檔案制度，完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細化檔案工作的各個環(huán)節(jié)和步驟，同時劃清各類管理人員的職責(zé)，使各項工作做到有章可循，促進了檔案管理工作的規(guī)范化、制度化，確保了檔案工作的及時、準(zhǔn)確和完整。公司下屬單位的檔案管理人員按照公司要求及時做好檔案的收集整理和歸檔，避免材料遺失。公司檔案部門的管理人員，則嚴格按照統(tǒng)一的檔案規(guī)范，做好實體和電子檔案的收集、整理等工作。
3.2 加強系統(tǒng)安全的監(jiān)管和維護，做好信息安全。
檔案是企業(yè)最重要的材料之一，反映了企業(yè)不同時期的生產(chǎn)經(jīng)營和管理情況，因此保證檔案數(shù)據(jù)的安全是重中之重。檔案管理系統(tǒng)在設(shè)計和開發(fā)時就做好了系統(tǒng)內(nèi)安全防護，檔案數(shù)據(jù)在系統(tǒng)內(nèi)的安全由總部統(tǒng)一部署和保證。各下屬單位在使用檔案系統(tǒng)過程中，也要注意信息安全和保密。
配備專用計算機，通過專網(wǎng)保障數(shù)據(jù)的安全運行。用作檔案管理的計算機應(yīng)專機專用，專人管理。禁止該機器上互聯(lián)網(wǎng)或安裝其它非信息系統(tǒng)。定期做好操作系統(tǒng)的優(yōu)化和升級，經(jīng)常清除系統(tǒng)垃圾，清除惡意軟件。安裝可靠的防火墻、防病毒軟件。嚴格U盤使用制度，關(guān)閉無用的端口。系統(tǒng)賬戶、口令的設(shè)置必須符合規(guī)范。切斷一切與計算機有關(guān)的風(fēng)險因素，通過中油內(nèi)部網(wǎng)和統(tǒng)一的身份認證平臺登錄系統(tǒng)，就可以確保數(shù)據(jù)的應(yīng)用安全。
強化意識，加強系統(tǒng)用戶的監(jiān)管力度。隨著檔案管理系統(tǒng)的逐步深化應(yīng)用，系統(tǒng)用戶將大幅增加，系統(tǒng)安全運行的風(fēng)險將加大。只有通過制度約束，加強對系統(tǒng)用戶的監(jiān)管，才能防患于未然，確保系統(tǒng)的安全、可靠。強化表單管理，細化用戶權(quán)限表單內(nèi)容。公司屬各單位用戶權(quán)限變更，由各單位領(lǐng)導(dǎo)做好把關(guān)工作。檔案管理人員收到用戶服務(wù)申請表時，做好用戶信息核對和審批，必要時可進行電話核對，確保系統(tǒng)中用戶信息和權(quán)限的真實有效。下屬各單位還要明確檔案工作的職責(zé)分工，由專人負責(zé)，明晰檔案的各項制度和規(guī)范。禁止多人使用同一用戶名和密碼登錄，禁止使用他人用戶名和密碼進行系統(tǒng)操作。
3.3 建立健全應(yīng)急機制，提高處置突發(fā)事件的能力。
結(jié)合檔案工作特點，建立健全應(yīng)急機制。制訂符合客觀實際又具有操作性的應(yīng)急預(yù)案，預(yù)防突發(fā)性事件的發(fā)生，做好應(yīng)對突發(fā)事件引起危害的應(yīng)急措施準(zhǔn)備。規(guī)范應(yīng)急管理機構(gòu)，加強應(yīng)急隊伍建設(shè)。明確職責(zé)，確保發(fā)生突發(fā)事件時，能夠有效組織、快速反應(yīng)共同應(yīng)對和處置。檔案管理員更要提高自身的業(yè)務(wù)水平，特別是負責(zé)借閱的工作人員要十分熟悉館藏，保證在不利用計算機檢索的情形下，找到用戶所需檔案。同時對檔案管理人員開展應(yīng)急培訓(xùn)和演練，保證其在面對突發(fā)事件時，能夠快速反應(yīng)、有效控制和妥善處理，提高處置突發(fā)事件的能力。
4 總結(jié)
檔案管理系統(tǒng)在該公司已上線運行一年多的時間，目前系統(tǒng)運行平穩(wěn)有序，取得良好的效果。檔案工作人員還應(yīng)充分利用系統(tǒng)功能，完善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，加大檔案數(shù)字化的力度，同時配合總部做好系統(tǒng)深化應(yīng)用工作，力爭通過系統(tǒng)的應(yīng)用更好地提升公司管理水平，為用戶提供更實用、更有效、更準(zhǔn)確的檔案服務(wù)，實現(xiàn)檔案管理工作向新高度邁進。
參考文獻：
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作者簡介：
關(guān)鍵詞：凈化廠工程；項目檔案；質(zhì)量控制
1 概述
萬州天然氣凈化廠工程是中國石油西南油氣田分公司和重慶市重點建設(shè)項目。該工程位于重慶市萬州區(qū)，廠區(qū)占地面積63753m2，設(shè)計規(guī)模為日處理高含硫原料天然氣200萬m3，是一座綜合配套齊全、技術(shù)先進、自動化程度高的天然氣凈化廠。該工程共分為31個單位工程，于2008年10月正式開工建設(shè)，2009年5月完工交接，6月6日一次進氣試生產(chǎn)成功。開工建設(shè)到裝置投產(chǎn)僅用了7個多月時間，創(chuàng)造了同規(guī)模凈化廠工程建設(shè)史上又一新紀(jì)錄。由于在短時間內(nèi)產(chǎn)生大量的資料，給檔案管理帶來很大的困難。為了搞好工程項目檔案的質(zhì)量控制，我們注重學(xué)習(xí)國內(nèi)外工程項目檔案管理的先進理念，結(jié)合國內(nèi)優(yōu)質(zhì)工程項目檔案管理的經(jīng)驗，建立了從項目文件到檔案的管理模式和質(zhì)量控制體系，提出了提前介入，全程控制，直線責(zé)任，屬地管理，橫向到邊，縱向到底的管理方式，使項目檔案管理取得了很好的效果。
2 檔案管理提前介入為建設(shè)項目檔案質(zhì)量控制提供保證
2.1 逐項理順歸檔流程，確保歸檔環(huán)節(jié)暢通。建設(shè)項目的檔案是建設(shè)項目在立項、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計、施工、無損檢測、監(jiān)理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等全部文件。主要由可行性研究、任務(wù)書、設(shè)計基礎(chǔ)文件、設(shè)計文件、管理性文件、施工文件、監(jiān)理文件、無損檢測文件、工藝設(shè)備、環(huán)境保護、職業(yè)衛(wèi)生、消防、水土保持、安全設(shè)施文件、生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、試生產(chǎn)、財務(wù)、器材、項目竣工驗收文件等組成。要確保上述文件的完整性，必須加強協(xié)同管理、理順歸檔流程，從項目各類文件形成的源頭進行控制。
項目文件的歸檔工作涉及建設(shè)單位相關(guān)管理部門，也有參加項目建設(shè)的設(shè)計、施工、無損檢測、監(jiān)理單位。而追溯源頭，理順流程，明確責(zé)任、提前介入控制，是建設(shè)項目檔案質(zhì)量的最有力保證。為此，重慶天然氣凈化總廠檔案部門特別編制了《萬州天然氣凈化廠工程竣工資料收集整理歸檔規(guī)定（試行）》，從源頭控制建設(shè)項目檔案質(zhì)量，為確保萬州凈化廠工程項目檔案的完整性奠定了基礎(chǔ)。
2.2 進場前培訓(xùn)指導(dǎo)，提高項目文控歸檔人員的檔案質(zhì)量意識。建設(shè)項目檔案的最終成果是竣工文件，而竣工文件的完整性、準(zhǔn)確性對今后裝置檢修、技術(shù)改造、擴建和設(shè)備維護有著重要的作用。竣工文件的編制涉及建設(shè)、施工、無損檢測、監(jiān)理等參建單位，而大量的資料在施工單位；因此，我們始終把對各施工單位的培訓(xùn)指導(dǎo)視作控制源頭的一項重要工作來抓，在項目建設(shè)之初對所有參建單位竣工文件編制的相關(guān)內(nèi)容進行培訓(xùn)指導(dǎo)，將竣工文件編制規(guī)范、審核及歸檔流程印刷成冊分發(fā)到參建單位，并通過專題培訓(xùn)，讓竣工文件的編制、審核和簽署人員能正確理解建設(shè)單位對竣工文件編制和歸檔的專業(yè)性的具體要求，能認識到從竣工文件形成的源頭進行文件積累和質(zhì)量控制的重要性，從而為建設(shè)項目檔案的完整性和準(zhǔn)確性打下良好的基礎(chǔ)。
2.3 加強協(xié)同管理，確保資料規(guī)范化管理不漏項。萬州凈化廠建設(shè)項目管理，除項目部外，還有總廠相關(guān)部門參與管理。建設(shè)項目檔案方面的要求通過總廠管理機制來制約。設(shè)計、施工、無損檢測、監(jiān)理、設(shè)備供應(yīng)商等檔案管理則通過納入合同管理來制約，從而使參建單位的資料交付處于受控狀態(tài)，檔案的質(zhì)量有了一定保障。
項目各參建單位按照《中國石油天然氣股份有限公司油氣田建設(shè)工程（項目）竣工驗收手冊》和《西南油氣田分公司建設(shè)項目檔案管理細則》有關(guān)建設(shè)項目檔案管理要求，理順項目建設(shè)各階段資料收集單位職責(zé)，并收集整理相應(yīng)的檔案資料。建設(shè)單位項目部及相關(guān)管理部門負責(zé)收集歸檔項目立項、可研、設(shè)計、施工圖、項目管理性文件、涉外文件、招投標(biāo)、合同、物資采購、工藝設(shè)備、環(huán)境保護、職業(yè)衛(wèi)生、消防、安全設(shè)施、水土保持、完工交接、生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、試生產(chǎn)、工程預(yù)驗收、竣工驗收、竣工決算審計、竣工報告書、單項總結(jié)、質(zhì)量監(jiān)督報告、竣工驗收鑒定書等資料，并包括相關(guān)資料電子版本（只讀光盤）；各單位及部門應(yīng)對其移交資料的完整性和準(zhǔn)確性負責(zé)。通過直線責(zé)任，屬地管理的方式將責(zé)任落實到位，確保文件歸檔環(huán)節(jié)暢通[1]。
3 檔案質(zhì)量過程控制是建設(shè)項目檔案管理的關(guān)鍵
3.1 過程控制為項目檔案的完整性奠定了基礎(chǔ)。項目檔案人員在對所有技術(shù)資料接收、分發(fā)的同時，保存一套作為對竣工資料完整性核實的記錄，整個項目建設(shè)過程中設(shè)計圖紙發(fā)生設(shè)計變更、版本升級等檔案人員均有記錄。同時，檔案人員定期參加項目領(lǐng)導(dǎo)主持的施工、監(jiān)理等例會，及時掌握設(shè)計、施工等信息，根據(jù)建設(shè)進度，把好資料形成、編制、歸檔等工序質(zhì)量關(guān)，為實施過程監(jiān)控創(chuàng)造條件，使檔案的完整性得到充分的保障。
3.2 竣工文件編制過程的檢查可提高檔案內(nèi)在質(zhì)量。重慶天然氣凈化總廠檔案部門抽三人負責(zé)對竣工文件的編制單位進行指導(dǎo)和過程檢查，為后期竣工文件歸檔質(zhì)量提前把關(guān)、消除隱患。對過程檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，如原件未歸檔、圓珠筆書寫、漏簽字，竣工圖劃改、圈改，以及卷內(nèi)文件排列等問題要求立即整改，同時，對案卷題名準(zhǔn)確性、簽署責(zé)任人等方面也作了具體的規(guī)定，通過過程質(zhì)量的檢查，盡量將發(fā)現(xiàn)的問題提前整改，為建設(shè)項目內(nèi)在質(zhì)量把關(guān)。
3.3 項目竣工圖的編制要求。竣工圖是竣工文件的重要組成部分，施工單位在項目竣工后必須按檔案管理要求用最終版的施工圖編制竣工圖。
3.3.1 竣工圖應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范、修改到位，做到與設(shè)計變更、隱蔽工程記錄和工程實際情況“三對口”，真實反映項目竣工驗收時的實際情況。3.3.2 施工圖沒有變更的，在原施工圖上加蓋并簽署“竣工圖章”。
3.3.3 凡施工中有部分變更的，可在原施工圖進行修改，并在修改部位或圖紙空白處加蓋“竣工圖核定章”，全圖修改后加蓋簽署“竣工圖章”。
3.3.4 凡結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置改變，以及其他重大改變及圖面變更面積超過35%的，不宜在施工圖上修改、補充，應(yīng)重新繪制竣工圖。重新繪圖并按原圖編號，末尾加注“竣”字，或在新圖圖標(biāo)內(nèi)注明“竣工階段”加蓋并簽署“竣工圖章”。
3.3.5 文字、數(shù)字更改一般是杠改；線條更改一般是劃改；局部圖形更改可以圈出更改部位，在原圖空白處重新繪制。
3.3.6 有關(guān)施工技術(shù)要求或材料明細表等文字有更改的，應(yīng)在修改變更處杠改，當(dāng)變更內(nèi)容較多時，可采用注記說明的辦法。
3.3.7 已做了修改的設(shè)計變更單應(yīng)加蓋“已執(zhí)行章”，并注明修改圖紙的出處，簽署姓名、日期、參見頁號（指被修改的圖紙案卷的頁號），做到原圖與設(shè)計變更單互標(biāo)注與參見[2]。
4 高質(zhì)量的竣工資料是建設(shè)項目檔案質(zhì)量控制的最終體現(xiàn)
4.1 檔案自檢工作強化了參建單位質(zhì)量控制的責(zé)任。建設(shè)項目檔案自檢是檔案專項驗收的前提，責(zé)任主要落在監(jiān)理和建設(shè)單位管理部門，由建設(shè)單位與監(jiān)理單位共同組織建設(shè)項目檔案自檢工作。監(jiān)理單位負責(zé)對竣工文件完整性、準(zhǔn)確性的檢查，施工單位配合檢查；建設(shè)單位各職能部門負責(zé)對項目前期文件、竣工文件的完整性、準(zhǔn)確性檢查，設(shè)計單位配合檢查，使檔案自檢工作責(zé)任落實到位。自檢發(fā)現(xiàn)的問題必須及時整改，由建設(shè)單位職能部門和監(jiān)理單位共同把好建設(shè)項目檔案質(zhì)量控制關(guān)。
4.2 項目檔案專項驗收體現(xiàn)了檔案管理在項目管理中的重要地位。按《中國石油天然氣集團公司建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》的要求，項目檔案專項驗收是竣工驗收的必備條件之一，檔案驗收的竣工文件應(yīng)按照GB/T 11822-2008《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》和DA/T 28-2002《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》歸檔；國家檔案局、國家發(fā)展和改革委員會聯(lián)合頒布的《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》則明確規(guī)定“項目檔案驗收不合格的項目，不得進行竣工驗收”，檔案專項驗收是檢查檔案管理是否與建設(shè)項目同步，確保項目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性的最有效的手段。項目檔案專項驗收不僅僅是驗收檔案管理工作，更是從側(cè)面檢驗企業(yè)各項基礎(chǔ)管理是否扎實，項目管理是否規(guī)范。由于前期工作扎實，資料收集全面，本工程共整理歸檔匯編竣工檔案2004冊，隨機設(shè)備資料520冊，工程圖片38冊，電子光盤25張。驗收組專家在聽取匯報的基礎(chǔ)上采取查、看、議的方式，現(xiàn)場查驗了該項目的檔案，認為檔案收集齊全、完整；歸檔率、完整率、精確率都高于檔案管理要求，所有應(yīng)該收集的原件均已收入檔案中，該工程的檔案工作得到了專家的一致好評[3]。
由于該項目檔案工作有超前意識，并運用了檔案管理的多載體形式管理，圖像、音像資料齊全；項目檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確為項目順利通過驗收提供了有力的保證。目前，中石油萬州凈化廠工程已獲得中國石油天然氣集團公司建設(shè)項目金獎，并推薦參加國家優(yōu)質(zhì)工程的評審。2012年8月7日，中石油萬州凈化廠工程接受了國家優(yōu)質(zhì)工程現(xiàn)場復(fù)查。
參考文獻：
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