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開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇企業檔案管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
中圖分類號:F208 文獻標識碼:B文章編號:1009-9166(2010)017(C)-0252-01
檔案是對企業生產、技術、科研、經營等活動全面反映的真實記錄。對于企業的領導層而言,檔案是他們了解企業經營狀況和調整企業戰略的重要依據;同時檔案也是社會各界了解企業經營成果的重要依據。強化企業檔案管理對提升企業的核心競爭力,促進企業全面發展有著不容忽視的作用。因此,企業全方位、多角度入手,強化檔案管理。
一、強化管理意識
科技發展帶動行業革命,隨著企業檔案管理手段的革新,為了適應全新的管理模式,企業檔案管理部門必須解放思想,采取積極有效的措施,提升全體員工的檔案意識:首先通過大力對檔案管理正面和負面案例的對比宣傳,強化領導的檔案意識,增強領導對檔案管理的重視。其次是要通過各種形式的培訓,使領導了解檔案管理的重要性、基本內容、注意事項。
二、完善管理機制
檔案管理是企業管理的重要組成部分之一。企業要想取得長足的發展,完善企業檔案管理的機制勢在必行。首先,要為檔案管理創造必要的物質條件,加大資金的投入,從硬件設施上給予足夠的支持;其次,要依照相關的法律法規建立檔案,堅決貫徹執行《檔案法》,將檔案管理制度落到實處,改變傳統檔案管理中分散管理,多處存放的模式,將公司的一切檔案集中統一管理。再次,是要從實際出發,制定合理的檔案工作發展計劃,并按一定步驟,逐步實施。結合企業自身實際,將檔案管理工作的重點放在如何利用檔案信息為企業生產、經營服務上。最后,建立健全激勵機制,全面調動檔案管理人員的工作積極性,將檔案管理的成效與工作人員的薪資、提干、評優等掛鉤。
三、更新管理手段
隨著現代科學技術的發展,檔案管理的手段也是日新月異,同時,市場競爭愈漸激烈,也使企業對檔案信息的需求不斷增加。在信息時代,為了給企業發展提供更新、更全、更準的檔案信息,檔案管理部門必須加快檔案管理的信息化進程,大膽采用各種先進的檔案管理技術手段,做好企業發展的“信息參謀”。
四、樹立信息服務理念
隨著社會信息產業的發展,信息用戶對信息服務也有了越來越高的要求。因此,企業檔案管理人員必須樹立起主動服務的理念,積極利用技術手段,歸納總結,將信息資源的及其相關的信息轉變、制作成信息產品。信息服務具體來說需要檔案管理部門做好以下幾點:一是要充分考慮客戶的信息利用需求,為客戶建立專門的信息服務平臺,使用戶的信息使用更加簡單,便捷;二是要對收集的檔案信息進行歸納整理,進行深加工,制作成簡單易查的信息庫,使領導和業務部門可以快速、準確的查找相關信息;三是要加快遠程信息系統的建設,為有需求的用戶提供遠程信息服務。
五、加強人員培訓
無論什么工作,它的操作者都是人,就企業檔案管理而言,企業檔案管理人員的工作能力和綜合素質直接影響著企業檔案管理工作的質量水平。企業檔案管理部門應該把提高員工綜合素質和工作能力當成重點任務來抓。為了完成這一目標,企業要加強對員工的培訓力度:首先,企業可以在檔案管理部門舉辦專門檔案管理業務培訓班,使員工掌握檔案管理工作中的各種辦公設備和相關的辦公軟件應用;其次,組織檔案管理人員與友好企業的同行進行業務上的經驗交流,互通有無;再次,鼓勵檔案管理人員自學,企業出資為檔案管理人員配置相應的行業書籍、軟件,為檔案管理人員的自學提供便利;最后,定期對檔案管理人員的業務水平進行考核,將考核結果列為員工加薪、升職的重要考察因素,刺激檔案管理人員提升自我的業務水平。
總之,檔案是企業的“信息參謀”,企業檔案管理工作的好壞直接關系著企業領導制定企業發展計劃的正確性,關系著社會各界對企業經營成果認識的真實性。一個成功的企業,離不開成功的企業檔案管理,檔案工作要跟上時代的發展,要努力為企業的發展提供信息支持。
作者單位:四川省華芝房地產開發有限責任公司
作者簡介:胡世明(1971.09― ),男,四川省攀枝花市,職稱:館員,學歷:大專,研究方向:檔案管理。
參考文獻:
【關鍵詞】醫藥企業；檔案；檔案管理；檔案管理
科學化檔案具有原始記錄的本質屬性，可以真實再現歷史活動的原貌，具有可靠性、說服性和吸引力的特征，其對構建獨特的企業文化，增進和鞏固企業的勞動成果具有重要的價值。而檔案管理是對檔案價值的挖掘、利用，讓其更好地為醫藥企業的發展事業服務。可見，醫藥企業加強檔案管理，實現檔案管理的科學化，對于提升企業的市場競爭力，推動檔案管理的信息化進程，及促進檔案管理的健康發展有著重要的意義。
一、醫藥企業提升檔案管理科學化水平的重要性
（一）有利于提高藥企的市場競爭力。檔案管理牽涉到企業的方方面面，以往其只是對檔案資料簡單的整理和匯總，并沒有充分挖掘檔案材料的價值，很多關于技術、產品的研究成果沒有得到有效轉化。這嚴重制約了藥企革新產品及技術，阻礙了其市場競爭力的進一步提升，不利于藥企的長遠及可持續發展。而現代檔案管理則突出了檔案的地位和作用，強調對檔案價值的充分挖掘和利用，把先進的技術手段應用于檔案管理，促進檔案管理的規范化和標準化，充分發揮檔案對企業競爭力的提升作用。（二）有利于推動檔案管理的信息化。傳統的檔案管理主要是以人工為主，手動整理、匯總、存儲和檢索檔案資料，這種管理方式較適合企業的發展需要，但是伴隨藥企規模的不斷擴大，及檔案管理面臨的內外復雜形勢，對藥企檔案管理提出了新的要求，以往的那種檔案管理模式，不但管理成本居高不下，而且檔案管理效果一般，比如檔案資料的丟失，檔案管理理念較落后，檔案管理人員的素質低下等，這給藥企的發展帶來一定的損失，也不利于企業檔案管理健康發展。可見，藥企檔案管理的方式必須要革新，把一些先進的技術手段引入檔案管理，實現檔案管理的科學化、規范化和標準化，積極促進檔案管理成果的有效轉化。
二、新形勢下醫藥企業檔案管理現狀分析
檔案管理在我國雖然取得了一定的發展，檔案在企業中的地位和作用較以往有所突出，檔案管理人員的素質有了一定的提升，檔案管理的流程和手段得到了進一步的優化，檔案管理的價值及效能得到了進一步的發揮。但是，現代藥企的檔案管理還是存在一些問題：（一）檔案管理理念比較滯后。藥企檔案管理部門因為不能直接產生經濟效益，因此很多藥企曾一度對檔案管理部門不夠重視，而實質上檔案管理部門可以間接產生經濟效益。對于很多檔案管理員而言，他們認為檔案管理只是簡單的搜集、整理和匯總資料，這種對檔案管理的錯誤認知造成了檔案管理的敷衍了事，嚴重阻礙了檔案管理的健康可持續發展，妨礙了檔案管理科學化水平的提升，不符合醫藥企業發展對檔案管理提出的新要求。（二）檔案管理缺少一定的規范性。規范化的檔案管理是檔案價值得以實現的前提條件。然而，很多藥企現階段的檔案管理缺乏一定的規范性和標準化，比如檔案管理人員的業務水平低，管理能力差，致使檔案記錄太過粗略，案卷質量差，管理流程混亂，這極不利于有效挖掘和利用檔案的價值，不利于檔案管理的信息化與科學化，不利于促進檔案管理水平的提升。（三）檔案管理人員的素質有待提高。檔案管理科學化水平提升的關鍵，取決于是否擁有一支現代化的檔案管理隊伍，管理人員不只要有先進的管理意識和管理理念，而且要有較強的業務水平和業務能力。然而，現在不少的藥企檔案管理人員缺乏一定的管理意識和管理能力，不能熟練運用現代化的檔案管理設備，這嚴重阻礙了藥企檔案管理科學化水平的提升。
三、醫藥企業提升檔案管理科學化水平的對策
針對如上檔案管理存在的問題，本文據此提出了相應的解決對策：（一）要不斷強化檔案管理人員的管理理念。檔案管理科學化是貫徹落實科學發展觀的重要體現。檔案管理人員要增強“三個意識”：服務意識、安全意識和創新意識。要樹立服務意識，超前服務和主動服務，有效利用和發揮檔案信息資源的價值及作用，更好地服務于醫藥企業的持續發展。要樹立創新意識，要積極主動變“死檔案”為“活檔案”，以改革創新精神不斷推進檔案工作地發展。要進一步增強安全意識，正確處理信息公開和信息安全的關系。（二）要改革和完善現有的檔案管理體制。完善的檔案管理制度是檔案管理科學化的保障。要制定和完善有關的法律法規和規章制度，形成檔案管理科學化的制度約束和政策導向。要把檔案管理的科學化與干部業績考核直接掛鉤，有效地激發推進檔案管理科學化的內在動力，充分調動檔案管理人員的主動性、積極性和創造性。檔案管理部門要不斷增強責任感和使命感，從檔案收集、整理、管理和應用等各個環節建立檔案管理的制度，促進檔案管理工作的科學化、規范化和制度化。（三）要進一步提升檔案管理人員的業務素質。檔案管理是一項技術性較強的系統工程，需要檔案管理人員擁有專業的素質、熟練的技能。然而，現在不少藥企檔案管理人員的業務素質還比較低下，嚴重阻礙了檔案管理的科學化、規范化，不利于檔案價值的充分利用和發揮。為此，檔案管理人員不僅要掌握檔案管理的基本技能，比如檔案文書的立卷、檔案的整理、編目、鑒定、著錄、標引、保護和開發等，而且要掌握現代化的科技手段和先進的管理技術，同時要加強政治理論、業務知識和各類新知識、新技能的學習，以為檔案管理的科學化提供有力的智力支持和人才保障。
作者:李振生 單位:秦皇島市食品藥品檢驗中心
一、與時俱進做好檔案精細化管理工作的重要意義
（一）精細化管理理念融入檔案工作中能實現企業檔案服務功能最大化。檔案管理工作程序與方法的標準化、規范化管理即在檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。現代企業高速發展，管理水平不斷提高，股改上市、國際競爭等活動普遍開展，對各項業務工作提出更高要求，多種管理科學在各項業務工作中得到普遍應用，特別是企業信息化建設速度加快、網絡辦公要求檔案管理精細準確。同時，檔案精細化管理也能夠如實反映一個企業管理水平高低的重要依據。對檔案進行科學有序的精細化管理，可以充分的挖掘出檔案的利用價值，尋找到發展的新思路，有助于企業的可持續發展，也有利于經濟水平的進步。
（二）檔案精細化管理能夠做到落實管理責任，將管理責任具體化。企業檔案是企業生產經營等活動的原始記錄和重要信息資源，檔案的原始憑證性要求檔案質量必須高而穩定，所以只有從檔案形成伊始就精細地管理才能保證檔案的終身質量。因此，企業檔案作為企業發展歷程的記錄，是企業可持續發展和進行創新的重要信息資源。對于企業檔案的管理，不能說是影響企業經濟效益的關鍵因素，但是也在其中對企業的經濟效益起著潛移默化的影響。因此，對企業的檔案管理也必須改變原有的管理思路和理念，做到精細化、系統化。
（三）企業檔案的精細化管理能提高企業經營管理機制。現代企業廣泛應用先進的管理科學，企業檔案管理這種非常傳統的工作，作為企業管理的一個重要組成部分，應當積極吸納新的管理學知識，努力實現檔案工作創新。企業檔案是企業生產經營等活動的原始記錄和重要信息資源，企業檔案工作則是在企業研發、企業生產、企業經營等管理活動中的基礎性管理工作。隨著現代企業高速發展，管理水平不斷提高，市場競爭愈加激烈，將對各項業務工作提出更高要求。對于一個成熟的企業來說，不僅要有完善的企業管理體制和沒有漏洞的經濟經營制度，企業經營者還要不斷完善的就是企業檔案的精細化管理。
二、企業檔案管理精細化實踐探索
（一）健全制度，落實責任制。首先，健全管理制度。建立健全《檔案管理制度》、《檔案借閱制度》、《文件歸檔制度》、《檔案統計制度》、《檔案網絡化管理制度》等制度，做到以制度強化管理，保證了檔案的安全，提高了檔案管理工作效率，發揮了檔案在企業管理中的作用。其次，認真落實責任制。要高度重視檔案工作。要切實加強對檔案工作的領導，要保證檔案管理必要的經費開支，嚴格落實檔案管理責任制，實行專人負責，確保檔案資料的安全。檔案資料安排專人負責、專室存放，微機管理與檔案裝訂管理相結合。
（二）建立健全檔案管理流程。社會的發展，科學技術的進步，使檔案工作的任務、工作環境、服務對象、管理方式都發生著變化，現代技術也廣泛應用到檔案工作中。因此，造就一支高素質的檔案管理隊伍，是強化檔案管理的關鍵。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標，就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。嚴格把握文件立卷歸檔的實效性，對完成現行文件任務的文件材料，才能立卷或歸檔，未完成的則不可以；進行合理的立卷分工，明確歸檔的重點。隨著改革的不斷深化，檔案管理工作也隨之發生了變化。面對新的歷史時期、新的工作需要，檔案管理工作顯得更加重要。
（三）領導必須切實對檔案精細化工作重視程度。精細化管理的發力點在于抓落實。領導是企業運營的核心組織者和指揮者，具有決策、組織、指揮、創新和人事管理等方面的職能。企業檔案實行精細化管理，需要領導者發揮組織職能，充分了解檔案管理工作在企業發展過程中的重要性，使企業檔案為企業的發展服務，為在激烈的市場競爭中更大的跨越與發展。企業負責人要真正從思想上把它擺上議事日程，從建設一流企業和科學化管理的高度認識檔案工作的極端重要性，著力加強企業檔案人才建設，把思想好、素質高、懂專業、熱愛檔案工作并且有一定研究能力的人員選拔到檔案管理崗位上來，造就一支過得硬的專業隊伍。
（四）以精細化管理為目標，加快檔案的現代化管理進程。我們要結合檔案管理精細化、規范化的發展要求，積極探索和完善企業檔案管理模式及標準。對資料的收集、整理、移交、歸檔、保管、借閱、銷毀等過程，制定出科學規范、安全集中、系統完整、簡便實用的管理流程。結合公司檔案管理工作，對資料的收集、審核、整理、歸檔按以下流程操作：收集資料分析資料確定歸檔范圍分類裝訂排列編號裝盒編目上柜。科學按照永久、長期、短期三類檔案保管期限進行分類整理、歸檔保管。
論文摘要：人事檔案的管理工作是人事工作的一個重要部分，為人事工作的決策提供可靠的依據，為合理調配使用人力資源提供可靠的信息參考。新時代、新世紀的企業變革使它面臨新的挑戰和變革，出現各種各樣的問題。本文通過分析企業機制變革過程中人事檔案管理存在的問題，，提出解決人事檔案管理工作困境的對策，以使其能更好地為企業發展提供幫助。
人事檔案工作是人事管理工作的重要組成部分，它是發現人才、使用人才和管理人才的重要依據。改革開放以來，我國的人事檔案管理工作取得了顯著的成績。但是隨著社會主義市場經濟體制改革的不斷深入，近年來人員流動頻繁，原有的人事檔案管理體制的弊端日漸顯露。人事檔案工作如何與時俱進，充分發揮為經濟社會服務的職能，已成為我們必須努力解決好的一個重大課題。
1當前企業人事檔案管理存在的問題
企業人事檔案管理工作在長期的實踐中，積累了豐富的經驗，形成了一定的管理模式。但舊的企業人事檔案管理模式與市場經濟體制環境下企業發展對人才管理的需求不相適應的種種弊端已顯露出來。具體可以總結為：
1.1企業人事檔案單一的管理模式與企業職工層次的多樣性不適應。
目前，我國企業人事檔案管理大都采用干部人事檔案管理模式進行，這種管理模式適合本單位內部人事檔案來源比較單一，僅限于本機構人員，同時這種模式也方便查找和利用，涉及面比較窄，也很有利于人事檔案的保密工作。企業職工層次的多樣性決定了企業的人事檔案管理方法要與之相適應。企業人事檔案還是要堅持統一由人事部門管理，以及企業人事檔案工作也必須由企業各級組織、人事部門根據自己的管理權限負責某一級的人事檔案的管理方式已經沒有辦法再適應企業職工的這種多樣性的特點了。
1.2僵化的企業人事檔案管理體制與企業靈活的用人機制不適應。
隨著市場經濟體制的建立，人們的思想觀念發生了重大改變，企業在招聘使用員工的時候，更多地看重個人的能力，企業對員工的約束主要是靠合同、協議，而不是人事檔案。員工如履行了合同、協議，即可自由流動，選擇更適合自己的崗位。用工制度的變化以及人才之間激烈的競爭，出現了許多員工為求個人發展而從原來的單位跳槽到另一單位另謀出路的情況，而舊單位為維護本單位利益而不放其人事檔案等情況，于是社會上就出現了“死檔棄檔”、“人檔脫節”、“人質檔案”、“檔案克隆”、“虛假檔案”的情況。加之企業人才流動較快，使現行的人事體制包括人事檔案管理體制難以發揮其服務功能，因而也難以適應這類型企業靈活的用人機制需要。
1.3企業人事檔案的內容不夠完備。
現代企業制度最明顯的特征是“產權清晰、權責明確、政企分開、管理科學”，人事檔案管理制度作為其中的一項內容也要完善起來，要能夠正確反映出一個人的個人經歷、德才情況等。企業是以最大限度激發員工創造力，達到最佳的經濟效益作為目標，這跟一般的機關干部的做法還是有很大的區別，所以企業的人事檔案除目前的基本內容以外，還應結合企業自身管理需求充實一些內容。同時，通過調整企業人事檔案的內容構成，才能形成具有企業自身特色的人事檔案管理體系，而不是僅僅照搬干部人事檔案管理體系。
1.4檔案管理人員素質薄弱
由于受傳統觀念的影響，對檔案管理的認識不足，重視程度不夠。專職檔案管理人員被裁減，且一崗多職，造成檔案工作兼而不顧。還有的檔案人員更換頻繁，因業務素質不高，難以勝任檔案工作。隨著當前企業規模不斷擴大，員工數量不斷增多，檔案數量也與日俱增，檔案管理難度增大，有關的管理措施未跟上。
1.5檔案利用價值不高
由于檔案材料的不完善，不能客觀地反映本人的全貌，使得檔案的利用價值相對降低。不重視企業內部的實績考核，輕視人事檔案記錄，人為地造成了人員與其檔案的兩者分離，這些原因都不同程度地造成了企業人事檔案利用率的降低。
2適應現代企業發展要求，改進人事檔案管理工作的對策
2.1建立健全科學合理的人事檔案管理制度
在人事檔案管理活動中，對于不適應新形勢、新情況、新任務的規章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規范化。在檔案的收集上要及時、完整;在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據，舍之有理”;檔案的整理歸檔要嚴謹、科學;檔案的借閱應根據具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應有所區別，注意檔案安全;檔案的更新應及時、準確、完整，尤其應注意對檔案的新內容進行及時、主動的補充收集。
2.2建立科學的人事檔案分類系統，充實檔案內容
人事檔案的內容大同小異，它們之間雖存在著許多共性，但不同類別的人員由于他們的工作性質、社會責任、職業特點、素質要求、任用方式、考核內容、社會評價、報酬待遇等方面的不同，在人事檔案內容上也必然存在著較大的差異。國家公務員的檔案體現了政治要求，專業技術人員的檔案側重于服務社會、創新技術的業績記載，中介組織人員的檔案體現其誠信和非官方人員的特色。在同一個人的人事檔案中也是有差別的，如有的內容可以進入公共信息體系，有的則只能處于高度的保密狀態。根據這一情況，我們可以在信息化和市場化的基礎上分類管理人事檔案。根據不同類別的人員設計不同的管理制度，對檔案的功能進行重新定位，增加反映個人個性特點和專業能力的資料，使人事檔案更加貼近社會和用人單位的需求，提高人事檔案的利用效率，提高人事檔案的價值。
2.3加快人事檔案管理工作的科學化、現代化進程
人事檔案管理工作的科學化、現代化既包括管理手段的科學化、現代化，又包括管理理念的現代化、科學化。管理手段的科學化、現代化，最終是要在企業中建立一個以企業員工人事檔案信息為基礎的員工信息系統。而這個系統的初步要求則是建立人機結合的技術性管理系統，實現人事檔案的計算機管理。
2.4引進高素質人才，加強人員培訓，提高人員素質
人才是企業前進、發展的動力，對于檔案管理部門來說亦是同樣的道理。在知識經濟時代，在現代化程度不斷提高的今天，引進高素質的檔案人才是企業檔案工作發展的必然要求。在引進高素質人才的同時，企業也應注重對現有檔案人員的培訓，使其適應新形勢下的新要求，從而全面提高企業檔案管理人員的素質。
2.5增強服務意識，積極主動的提供利用
人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供，所以人事檔案管理人員應認清形勢，擺正位置，端正態度，增強服務意識，改變長期以來坐等上門的被動服務方式，增強服務意識，積極主動地為企業人力資源管理提供信息服務。人事檔案管理服務于人力資源管理，促進企業人力資源管理，是企業知識管理的基礎。
2.6建立人事檔案的網絡化管理模式，增強人事檔案的信息服務
[關鍵詞]企業；科技檔案；策略
1.前言
科技檔案為企業實踐生產發展中，進行科學管理工作過程直接產生的，同時具備保存應用價值的豐富載體形式科技資料文件。例如，各類圖紙圖表、豐富的數字信息、文字或是聲像資料等。企業形成的科技檔案其內容成分較為復雜，同時總量龐大，具有較高的應用率以及較高的專業性，為從事科技管理的核心基礎任務。為良好的收集匯總、有效的保管整理，激發企業科技檔案應用價值，最大化的令企業科技檔案內容中包含的科學技術轉變為現實生產力，企業應依法做好科技檔案的治檔工作，優化內部工作體制，進而令科技檔案在推進企業持續發展階段中發揮應有價值。
2.強化企業科技檔案管理科學策略
2.1提升工作人員核心素質
企業應進一步強化專業人才管理培訓，廣納賢才，善于激發人才潛能，進一步擴充檔案信息管理服務工作團隊。檔案工作人員不但應掌握有關科技檔案的管理手段技術，精通歸檔文件有關操作技術，同時應精通有關專業知識，了解企業經營發展相關特征，明確具體生產流程，方能變成實踐工作中的多面手。例如冶金工業，企業檔案管理人員應明確有關礦石資源提取、加工、冶煉、冶金技術、裝備設施、安全通風等專業知識。信息化環境下，應構建智能化、高效性的信息檢索以及管理工作模式，擴充對于科技檔案管理與信息化建設的經費投入，符合工作需要。工作人員應利用多重渠道系統全面的學習現代化信息技術，提升檔案業務水平，豐富信息技術素養。應掌握有關企業各類繪圖軟件應用、精通網絡信息傳輸、OA系統應用等知識，進而做好科技檔案的優質、深層次處理加工，令其形成良好的編研成果，發揮綜合應用價值。
2.2保護科技檔案資產，有效應對應用及保密關系
較多企業其科技檔案信息牽涉到企業發展利益，包含技術、經濟機密信息，因此應用科技檔案資源，勢必會牽涉到信息安全保密問題。為此，完善保密管理為檔案人員的工作職責。科技檔案實踐應用階段中，應打造安全保密的環境，不應毫無限制的隨意應用，這樣會令企業蒙受一定的利益損失。當然保密并不代表不應用，應用以及保密兩者均較為重要，檔案工作人員應把握好兩環節的平衡關系，預防偏廢現象。做好保密管理的基礎上，還應為具體人員提供更多的便利性，進而令企業科技信息檔案核心應用價值真正顯現出來。企業應創建檔案閱覽管理體制、外借應用管理制度、復印資料制度，清晰具體的審批流程，確保檔案應用的規范合理。應在做好紙質科技檔案安全保密工作的基礎上，注重電子信息檔案安全保密。企業之中但凡涉及到保密網絡應同互聯網進行良好物理隔離。同時應定期核查網絡信息，保證信息不連網。對于內外網保密信息管理，應做到專機專用，保證機器、文件信息不上網，網絡文件不，內網之中資料信息不應轉載至公共網絡或外網，也不應在不同等級的計算機系統中進行互用。
2.3以點帶線，基于反饋信息完善科技檔案管理
企業科技檔案主體源自管理人員以及技術員工，為崗位工作的具體成果，因此僅僅制定歸檔范疇工作體制并不充分。檔案工作人員應注定積極的參與至具體的經營生產與管理活動中，將各環節工作重點視為檔案機構的核心工作。應把握企業從事工作的具體動態方向，快速的提供并揭示企業各類工作需要的科技檔案內容，令其內在價值良好的輔助經營生產、科技創新、創新研究等工作，提升綜合經濟效益水平。
應獲取檔案應用人員的全面支持，進行良好互動，確保完整全面的歸檔科技材料，優化服務管理。應保證應用人反饋資訊的精準性，進而令后期工作階段更加高效有序，形成資料及時全面。另外應有效的開發應用企業科技檔案資源，令其為實踐工作，尤其是提升管理工作質量，制定科學決策，保證和諧持久發展提供優質服務。應積極收集匯總應用反饋信息，明確檔案信息具體作用影響，善于總結以點帶線的科技檔案工作技巧方式，進而達到事半功倍的工作效果。
2.4探究應用規律，優化科技檔案應用效果
強化企業科技檔案管理基礎工作的同時，應積極探究企業應用科技檔案的現實規律，通過深層次編研實現全面創新。縱觀較多企業應用科技檔案狀況，不難看出，在構成檔案材料的最初階段，通常對于職能單位所需的應用資料具備較為完整的內部備份，形成科技材料階段的參與人較多仍舊在本更為或是部門之中，因此無需借閱有關檔案。同時，科技創新并非一時之事，通過持續的探索發展形成客觀成果也需要經歷較長的過程，因而反映于應用檔案的整體狀況頻率上呈現出由低到高的漸進變化規律現象。企業之中各類大規模的設施維護管理以及改擴建通常會在工程竣工之后的五年或更長的時間，而科技檔案管理人員則不應對該類資料完成歸檔后邊束之高閣，應把握好歸檔時期不長的特點積極主動的聯系構成科技材料的具體參與人員，進而由具體的形成階段入手，通過創新的再創造，深加工，激發科技檔案核心精華。應由企業專業化的水平視角提出更具參考價值，體現探索性的意見，進而可令編研的具體過程更為客觀真實，并主動提前的引入至科技檔案創新應用的工作環節中，檔案應用將變得靈活起來，令后續的科技檔案管理應用效果更加明顯。
3.結語
總之，為激發企業科技檔案核心作用價值，我們只有真正明確科技檔案管理工作重要性，制定科學有效的實踐管理策略。優化工作體制建設，提升工作人員核心素質，強化培訓管理、廣泛吸引優秀人才，保護科技檔案資產，有效應對應用及保密關系，以點帶線，基于反饋信息科學實施科技檔案管理，探究企業具體的應用科技檔案信息規律，凸顯科技檔案良好的應用管理效果。方能良好的輔助企業決策管理，為實踐生產、管理經營提供更多的便利性，實現科技創新，深化編研管理，進而真正實現又好又快的全面發展。
合同是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的協議。是與其他法律關系主體之間設立、變更、終止、民事權利關系的局面文件，包括合同書、信件和數據電文（包括電報、電傳、傳真、電子數據交換和電子郵件）等可以有形的表現所載內容形式。合同管理是對企業各類草擬、修改、簽訂、履行、變更和解除、合同糾紛解決以及合同歸檔的基礎管理，合同管理也是企業管理的一個組成部分。
筆者針對一些問題，在實際工作中就如何做好合同檔案的收集、整理、利用談點一些看法。
1.合同檔案的收集
合同的收集質量的好壞直接影響到合同檔案工作的質量。企業對合同的簽訂是統一管理，制訂了《合同管理辦法》。相關職能部門進行了專題討論，并對招標項目合同承辦部門、貨物驗收和票據結算、以及部門在合同管理、履行的過程中職責分工等問題作了進一步明確，對合同簽訂程序進行有序的結合，對合同立項、談判、起草、簽訂、履行、變更、解除等全過程管理記錄，統一管理。如杭州市錢塘江引水入城、城市地下管道的建設工程等合同，由于工程規模大，時間跨度長，這對招標項目合同管理中出現的合同簽訂、履行等問題，采取實時跟蹤，避免“先改造后補簽”情況，先斬后奏，造成了一系列的合同混亂，對簽訂的合同，及時收集，保證了合同管理的安全、完整、齊全。
企業合同收集的種類有企業買賣合同；財務審計部借款合同；后勤保障部租賃合同；工程建設中心的建設工程合同；科技管理部的技術合同；企業法人委托合同；企業員工的行紀合同等。到2013年底止，公司共簽訂合同7174份。
2.合同檔案的整理
收集是檔案工作的基礎，整理是檔案工作的升華，檔案科學的管理基礎在于檔案整理的科學性，整理的混亂必然導致管理的混亂和利用的困難。而要科學的整理立卷，科學的整理，關鍵要選擇適當的整理方法。根據國家檔案局版發的《電子文件的歸檔辦法》要求。在整理合同的過程中，以方便利用者為最終目的，真正發揮合同檔案的作用。筆者結合公司合同檔案實際情況與特殊性的要求，對合同檔案采用按件整理的方式，整理遵循保持文件歷史有機聯系，更加體現整理的合理性，對利用者的滿意度起到積極的作用。合同檔案具有較高的潛在經濟價值。
2.1合同檔案按照年度分類法
廢棄立卷，以件當家。就是以每份合同文件作為一個獨立的實體，進行鑒定、歸檔、利用等、一個年度內按月份一個流水號。以件的形式來完成合同檔案的分類。保持了每份合同的完整性。合同按件進行保角。保角采取環保材料膠水，在保角的正面，編號歸檔號-年度-月份-流水號，在保管方式上將合同按順序裝入檔案盒，這種歸檔方式不僅減輕了檔案工作的強度，提高了工作效率，有利于保持合同原貌和合同補充歸檔。
2.2編制合同檔案目錄
筆者認為編制檔案目錄是檔案管理中的一種檢索工具，在當今是電子信息飛速發展的時代，同時為了保持紙質檔案的安全完整。
2.3填寫備考表
備考表是對本盒檔案材料缺損、修改、補充、移出、變更等情況進行說明，對案卷的完整與完善的體現，在備考表中給予注明。
3.合同檔案的利用
近年來，國家對各個階層的企業提出了新的要求，將低能耗、高產量和高效益作為一個企業管理水平的重要指標。目前企業已經進入了新的建設階段，國家規范了企業的檔案管理工作，明確了其標準和內容。檔案管理升級工作的順利進行，對于企業的升級有著十分重要的作用。企業檔案管理的升級應該促進企業的升級，在升級中，應該志于為企業服務。
1.升級地位
企業檔案管理升級過程中，應該使其服從企業的升級，工作人員應該處理好兩者之間的關系。單純從范圍上來看，檔案管理升級囊括在企業升級中，兩者的目標都是為了改善企業的管理現狀，提高企業自身的素質。目前各個企業對于檔案管理工作的認識程度不夠深，阻礙了檔案管理工作的順利進行。檔案管理的升級在企業升級中起著十分重要的作用，對企業的大局有著至關重要的影響。對于企業領導來說，應該在加強企業升級的時候落實好檔案管理的升級，對于檔案管理部門來說，應該追從企業升級的步伐，做好檔案升級的相應工作。對于檔案管理升級在企業升級中的地位應該明確，進而順利的使企業升級。
2.升級作用
2.1啟發、引導
企業各項基礎工作的開展離不開檔案管理的滲透作用，檔案管理的滲透作用可以更好的啟發引導企業各項工作的開展。檔案管理存在于企業的科研、建設和生產各個環節中，并滲透在企業活動的整個過程中。企業的檔案管理比企業的其他基礎管理工作要重要，因為它融合了科學的方法和思維，對于其他各項基礎工作有著模范作用，起著引導和啟發的作用。檔案管理的升級具有很大的能動性，可以保證企業各項管理工作的秩序，可以減少資源的浪費。
2.2提供條件
企業檔案管理升級的一系列標準融合了多年企業文件歸檔的經驗，對于檔案信息的利用和開發提出了較高的要求。目前企業檔案管理工作升級為定量和定性的標準。檔案管理水平的度量為企業各項基礎工作的管理水平提供了相應的依據。檔案文件管理的標準化是檔案升級的重要指標，企業的升級過程中應該加強檔案管理的檢查工作。不斷的積累標準化的文件，進而提高檔案管理的水平，進而為企業的升級提供依據。企業信息工作囊括了企業各項管理工作，應該把涉及生產經營的各項信息加以整合，進而健全信息系統。企業升級過程中，應該加重檔案管理升級的標準審核，審核其是否符合相應的國家標準。企業應該將檔案管理的標準作為企業管理的中心，積極的分析檔案的相關信息。企業的檔案部門是企業的信息資源庫，不斷的豐富信息資源庫，對于建設有競爭力的企業有十分重要的作用。
2.3催化作用
檔案管理工作在企業的各項基礎管理工作中占有十分重要的地位。檔案管理工作涉及了企業經營的各個方面，它主要是為了企業而服務。檔案管理主要服務于企業的信息、科技開發、訴訟等服務。首先，企業的內外的信息載體是檔案，對于企業的生產運營有著十分重要的引導和協調作用。第二，科技開發服務。企業的科技檔案是知識形態的生產力。企業上等級最關緊要的，說到底還是提高生產力。從某種意義上說，科技檔案就是打開生產力的一把鑰匙。提供科技檔案資料為提高產品質量服務，為降低物質消耗服務，以及為新產品開發、技術貯備、技術轉讓，為企業積極參加市場競爭服務等等，能夠實現以極小的投入而獲得巨大的產出。第三，為維護企業合法權益提供法律憑證，進行訴訟服務，等等。積極開展這些服務活動，對提高企業素質將起促進作用。
2.4監督保證
企業檔案管理是企業管理中基礎性和條件性的管理工作。它的素質的提高，一方面在一定程度上靠企業各項管理水平的提高，一方面也在于自身的積累和綜合。但也正是由于這種積累和綜合，就逐步使企業其他基礎管理的成果和經驗得以鞏固和發展。譬如，基礎管理中的定額管理，需要有明確的定額管理制度和各種各樣先進、合理、配套的定額指標、定額的檢查等，對定額管理工作的考核，可以說幾乎全部靠檔案資料。各種定額統計核算的原始記錄、報表、臺帳，定額的檢查、分析、修訂、報告、實績的考核等等文件材料，構成了定額檔案。定額檔案的建立主要靠積累和綜合。定額檔案管理綜合水平提高，就使定額管理更加科學化，并通過檔案來鞏固定額管理成果。由于檔案具有原始憑證性，通過查閱定額檔案，就可以證實企業定額管理水平的高低。檔案管理和檔案的利用，就對企業升級起了監督和保證作用。
3.檔案升級的標準
在對檔案管理升級時需要清楚兩個問題，一是檔案管理檔次升級的同步問題，二是檔案升級的檔次問題。檔案管理升級與企業升級是否一定要同步，不能單從理論上推斷，而應該根據實際做出定論。檔案管理升級的檔次一般為四類，即地、市級，省級和國家一、二級。這四種檔次標準囊括的范圍過大，與企業的實際發展并不相符合，應將檔次標準的范圍制定更為具體，如建立縣（市）級檔案升級試行標準，合格即可發證，讓企業在進行升級時的壓力不會過高。對于部分已經達到地、市或省級的升級標準的企業，可經縣（市）予以上報在檢驗后予以發證。調整檔案管理升級檔次的設置，可以更有效的督促企業的升級，符合企業的實際情況，較容易得到升級企業與工業部門的接受。
一、企業知識管理的特征及核心內容
1.知識管理的定義
由于知識管理是管理領域的新生事物，所以目前還沒有一個被廣泛認可的定義。根據網絡的定義，知識管理是對知識、知識創造過程和知識的應用進行規劃和管理的活動，是為企業實現顯性知識和隱性知識共享提供的新途徑。
2.企業知識管理的特征
首先，重視企業知識的流動、共享和創新，運用集體的智慧提高企業的應變能力和創新能力，增強企業的競爭能力；其次，重視對企業員工的精神激勵，賦予員工更大的權力和責任，充分發揮員工的自覺性、能動性和首創性；再次，重視企業知識和人才，促使企業成為學習型組織。
3.企業知識管理思想的核心內容
企業知識管理是指對企業內外各種信息和知識進行有效的識別、全面的收集、科學的加工和充分的運用，促進知識共享，鼓勵知識創新，實現知識增值，從而提高企業的應變能力和創新能力。其核心內容為企業是一個運用知識、創造知識的組織，知識是企業最重要的戰略資源和競爭資本之一，企業要加強對知識資源的管理、開發和利用，同時通過知識共享充分實現知識的價值，豐富企業的知識資源，并建立促進知識共享的機制。除此之外，企業應致力于為客戶提供蘊含知識的產品和服務，將知識管理應用于企業的經營管理模式當中，使其成為促進企業創新、增強企業自身“造血”功能的有力工具。
二、知識管理在企業檔案管理中的運用
企業檔案是企業重要的知識資產，是企業重要的信息資源，只有將企業檔案管理和知識管理相融合才能充分發揮檔案的作用，進一步挖掘檔案的潛在價值。因此，將檔案信息價值上升到知識層次理應成為檔案管理活動的首要目標，同時，將知識管理靈活運用于檔案管理活動當中也是新時期檔案學發展的現實要求。
1.實現檔案管理業務流程再造
業務流程再造是指對組織中及組織間的工作流程與程序進行的分析和再設計。對檔案管理業務流程再造，應依據文件生命周期理論，將企業文件、檔案看作為一個不可分割的文件連續體，打破過去文件工作與檔案工作的界限，實現企業文件檔案一體化，在業務流程上進行統一的設計。該流程包括文件從產生、運轉、歸檔到保存或銷毀的全過程。這種新的業務流程有助于加強企業文件、檔案的知識管理，同時強化了對企業各項業務管理工作的服務功能，提高整個企業的工作效率。
2.拓展和完善企業檔案管理職能
隨著企業知識管理的加強及信息技術的不斷運用，檔案管理的職能也在發生相應的轉變，企業需要擁有全新的檔案管理模式以適應這種需要。其職能的根本轉變主要體現在：從過去對檔案實體的管理轉向注重對檔案內容即知識的管理，并強化對檔案知識的開發利用，實施檔案管理的智能化服務，實現企業檔案知識資源的共享。這就要求我們轉變觀念，將檔案管理真正看成是企業知識管理的重要組成部分，在企業知識管理的整體要求和規劃下完善檔案管理職能。職能的轉變賦予企業檔案職業更新的內容，同時也帶來檔案人員角色的轉變即從檔案實體保管員轉變為檔案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者。
3.實現檔案知識信息化、智能化服務
信息技術的發展為企業檔案管理提供了新的發展契機。檔案知識智能化服務可以通過建設企業知識倉庫，提供知識導航、知識咨詢等方式實現。在日益發展的網絡環境下，這種服務方式將更容易實現。在企業內部，可以通過構建企業內部網(Intranet)來實現知識的傳遞和共享。對于企業外部的知識傳遞，可以構建相應的企業外部網(Extranet)，實現企業和客戶、市場的知識交流。內部網的用戶可以直接訪問此系統，而外部網和萬維網的用戶則可以通過檔案管理機構的主頁或企業的站點，直接鏈接到知識服務子系統，從而獲得有效的檔案知識服務，當然這種外部的服務可能要受到某些限制，但絲毫不能阻止知識管理時代的大趨勢。
4.提高檔案工作者的從業素質
隨著現代企業管理模式的不斷完善和發展，企業管理人員的素質也在不斷提升，而企業檔案管理人員的素質一直是企業檔案管理水平的重要制約因素之一。知識管理要求作為信息管理、知識管理參與者的檔案工作人員必須提高自身素質，掌握管理學和現代企業管理知識，熟悉企業業務流程。知識管理給企業檔案工作者提出了更高的要求，并賦予其新的職能定位。擺脫傳統管理思維的束縛，融入新的知識管理機制，在信息時代，開拓思維，創新管理，無疑會給企業檔案工作插上騰飛的翅膀，也必將迎來企業檔案工作新的轉折。
作者:杜克 單位:中國第一汽車集團公司
參考文獻:
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企業檔案工作“目標管理”的提出,為企業檔案工作提出了一個近期工作目標。通過對企業的檔案工作量化的測試和標準的評定,使其在檔案工作管理體制 、列入企業項管理、檔案工作業務建設、檔案信息開發利用等方面受到了全面地檢驗、規范地考核,從近幾年推廣的情況看,對企業檔案工作確實起到了一定的推動作用。企業檔案工作自此有了一個統一的衡量尺度。針對檔案管理出現的種種問題,企業檔案進行了“目標管理”。
1 目前企業職工檔案工作存在的問題
1.1 現行企業職工檔案管理體制落后
職工檔案是勞動和社會保障工作的基礎,是職工個人維護合法權益、政府有關部門落實政策的法律憑證,是現代企業制度下職工享受各項勞動待遇、記錄參加社會保障情況的重要憑證。在新的形勢下職工檔案的內容已不單是側重職工政治歷史情況、工資晉級等形成的材料,而是側重于養老保險、失業保險、生育保險、醫療保險、公積金、住房補貼的繳費和發放,簽定、解除勞動合同等形成的材料。現有企業職工檔案多為分散管理、多頭管理,有的在企業主管部門管理,有的在企業管理,沒有實行集中統一管理,資源整合。地方政府行政管理部門及企業專業主管部門對所轄企業的在職人員、失業人員、再就業人員沒有一份清晰、準確的統計或人員名單。現代企業制度下職工檔案管理沒有統一的要求和模式,這種管理方式給企業的職工基礎管理工作帶來許多麻煩,也不利于維護職工個人利益和建設科學、規范的勞動力市場。
1.2 企業職工檔案管理工作制度不完善
企業以追求利潤為目的,普遍存在檔案意識淡薄的情況。企業領導把精力和資金主要投向生產經營和產品銷售上,認為檔案工作不重要,甚至片面地認為企業與員工是雇傭關系,沒必要把太多的精力用在人事檔案管理上,導致對檔案基礎工作投入不夠,造成了檔案工作處于被動應付局面,難以高質量地完成。
1.3 企業職工檔案管理不規范,利用率低
一是企業職工檔案內容簡單雷同,個人材料分散。企業職工檔案材料只記錄員工的姓名、年齡、性別等基本信息,這種簡單的企業人事檔案內容不僅不能為選人、用人提供參考,進而影響到人員的正常晉升與輪換,失去了真正意義上的參考價值。二是檔案轉遞不及時,操作程序不規范。
1.4 檔案管理人員素質不高
檔案管理是一項政策性、規范性很強的工作,需要工作人員具有較高的政治素質和業務能力。而目前企業的檔案管理人員大多素質較低,文化程度和專業素質還不適應新時期開展檔案工作的需要。有些人員責任心不強,造成企業職工檔案材料的客觀性、準確性、完整性差。
2企業檔案“目標管理”的推行狀況和實施特點:
2.1 其考核程序基本覆蓋了企業近期檔案工作的發展進程
2.1.1 增強檔案意識,建立企業檔案領導體制
一些企業檔案館的建立,表明企業檔案工作地位正穩步提高,標志著檔案工作邁出了與企業整體建設同步發展的第一步。多數企業采取有效措施,加強領導對檔案工作進行決策、監督、執法、調控的力度。很多企業將檔案工作納入企業的中期規劃和年度工作計劃之中,為企業檔案工作的發展創造了良性發展的環境。
2.1.2 加強隊伍建設,檔案管理形成網絡
隨著各大企業對檔案工作認識程度的加強,檔案干部隊伍建設逐步得到重視,隊伍結構不斷優化,人員年齡呈現年輕化趨勢,知識層次及專業素質均有較大幅度提高。專職檔案人員負責,兼職檔案人員配合的檔案工作網絡體系。為企業檔案工作的正常開展提供了可靠的組織保障。與此同時,各企業建立了相應了崗位責任制,與考核制度互為制約,將檔案工作“目錄管理”融入企業的“目標管理”中,從而形成 “目標管理”的公共環境。因而有效的保證了檔案工作“目標管理”全過程的實施。
2.1.3 建立健全檔案管理制度,與檔案工作進程保持同步發展
由于檔案工作程序日趨完善,檔案管理制度的修訂、完善、更新的任務日漸艱巨、為適應檔案工作快速發展變化的特點,各企業采取一系列措施,如將檔案規章制度重新修訂后匯集成冊 ,制訂特色檔案管理制度等。通過制度建設,規范了企業檔案管理方法和程序,檔案材料的系統性得到制度保證,同時檔案人員通過完善的制度建設,對檔案進行實時控制成為可能。
2.1.4 檔案基礎業務建設步入規范化、標準化軌道。
企業檔案工作“目錄管理”將傳統的檔案管理注入了生機和活力。自此,打破了傳統模式中由于缺乏統一的工作標準而出現的分散管理局面,提出了科學、規范、標準的操作方式。
2.1.5 引入現代化手段,主動開發檔案信息資源
企業檔案部門在積極探索利用途徑,不斷豐富檢索工具的基礎上,圍繞企業的中心工作和重點任務,分析檔案需求信息,編制出大量適合當前企業改革和發展的檔案編研資料。轉換被動服務方式,突出主動服務特色。
轉貼于
依托現代科技,制備出多層次檔案編研成果,不僅滿足了利用者的需求,而且深化了檔案編研的層次。
2.2其實施效果給檔案部門帶來雙重收益
2.2.1 硬件設施地更新、充實,使檔案管理條件和信息開發手段得到改善
企業普遍增加了對檔案工作的投資份額,為檔案部門單獨配備或更新了現代化設備,并配備了與之相應的專業人員,輔助檔案現代化管理工作的開展,并已取得可喜成果。
2.2.2 軟件收益顯著提高
領導檔案意識加強,為檔案部門解決了大量現實問題。通過“目標管理”使檔案部門獲得與其他部門等同的位置,接授檔案專業考評,使得檔案人員的業務能力和工作水平在實踐檢驗中全方位得到鍛煉、考核和提高。檔案工作的規范化、標準化、現代化程度大幅度提高,檔案信息開發成果倍出,為今后的工作奠定了堅實的基礎。
從其整體收益不難看出,企業檔案目標管理不僅是對各企業檔案部門綜合能力的全面考核,而且是幫助各企業檔案部門從檔案管理的初級階段步入中、高級發展階段的轉折點。
2.3 從推進程度分析其實施過程的難點
“目標管理”推廣實行后,一些企業在實施過程中,遇到了某些實際情況和“目標管理”的有關條款不兼容的難題,問題出在檔案工作與企業整體工作要求保持“四同步”發展等問題。問題的主要癥結是“目標管理”的設置初衷沒能找準檔案工作的位置--服務性、輔,過分夸大了檔案部門的職能和作用。其基礎性、局域性表明它無法與企業整體的中心工作和重點任務并舉,更不能單方面越級協調企業的整體規劃實施過程。相反,如果從檔案行政管理部門的角度出發,重新審視企業“目標管理 ”的難點,站在管理者的位置,與平等級別的管理機關協調和處理檔案工作及周邊關系,相對而言則簡單些。眾所周知,橫向協調和縱向隸屬的關系在處理問題的方式上顯然是不同的 。據此可見,如欲加快企業檔案工作“目標管理”的推進速度,應當采用“最小阻力法”, 將問題的難點由制發機關與企業行政主管機關協商解決。以此保證其下行的通達性,加強實施的可操作性。
隨著房地產尤其是物業管理市場的建立和完善，現代物業企業對檔案資源的依賴程度逐漸增強，檔案資源已經成為現代物業企業經營管理不可或缺的重要資源。在現代物企業里，企業的重大決策、服務品牌和人事管理、提高企業服務能力和競爭力、建立和傳承企業文化等都離不開檔案，離不開對檔案資源的管理。
一、 加強檔案管理，經濟效益上水平
實現經濟效益是企業追求的目標，物業管理企業也不例外。檔案管理的重要地位不容忽視。
一方面檔案資源可以發揮證據作用，為物業企業防范風險挽回經濟損失。比如：1999年10月16日下午，馬樂與同學到天津市河東區麗苑小區云麗園蕩秋千，在玩耍中馬樂不慎被秋千頂端的軸夾破手指，后經手術，右手中指末節部分被截指。馬樂因此將該秋千購置單位小區開發商與天津市幼教用品實業公司以及小區物業管理公司告上法庭。要求賠償原告醫療費、殘疾者生活補償費、精神損害賠償費、陪伴費等經濟損失共計60417.8元。后經查證，物業公司于20__年1月1日正式接管該小區進行物業管理，事發時物業公司尚未對云麗園進行物業管理，所以法院不支持原告要求物業公司進 行賠償的主張。
再比如，20__年7月18日碧華里小區5號樓4樓房屋漏水，將屋內木地板泡了起鼓，為此該業主要求物業公司賠償其經濟損失近10萬元。物業公司經過查證該業主辦理入住手續時的《房屋驗收單》，證明入住時該房屋各項設施設備完好。該業主在鐵證面前無言以對。
一個物業企業在管理、服務等過程中，通過對檔案資料的開發利用，減少了內耗，相對地節省了人力、物力、財力和時間，本身就是降低成本、提升利潤的表現。
另一方面加強檔案管理可以防止知識流失。員工是物業企業人力資本，也是“知識資本”或“智力資本”，作為一種無形資產和源泉，其掌握物業知識和管理經驗存儲在人的大腦里，尤其是物業管理作為一種共生性的服務工作，服務受眾對服務者的認可度是需要時間和過程的，如果不及時加以保留和保存，一旦人員流動或變化，企業將承擔知識流失的風險和高額人力資源成本。
二、 加強檔案管理，領導決策上水平
北宋皇帝本著“明乎得失之跡，存王道之正，垂鑒于后世”的宗旨，責成司馬光編著了歷史史卷《資治通鑒》。檔案資源是歷史的活化石，使歷史經驗和教訓的總結，對于企業決策、制定戰略具有借鑒作用。借鑒以往的經驗，吸取以往的教訓，可以使企業領導的決策更加適應市場要求，更加有利于企業發展，更加受到員工擁護。檔案資源在企業的決策過程中，扮演著參謀的角色，為領導的決策提供了重要依據。另外，借鑒其他物業企業的成果，利用物業協會和物業辦他人的知識信息和資源，為企業發展決策服務也是很重要的。這需要物業企業密切與開發商、業主會、行業主管部門和其他物業企業的關系，獲取更多的學習和獲取知識的機會，為我所用，更好地充實企業檔案和發揮檔案的參謀作用。
首先是檔案人員不但要在領導決策前根據決策要求，收集所有檔案信息，提供相關原始資料和準確完整的數據，還要在決策執行過程中，當好領導的參謀。為領導提供有價值的材料，供領導借鑒；其次在決策落實后，更要做好收集、整理工作，將決策執行全過程所形成的各種文件資料，及時立卷歸檔，作為新的信息資料儲備在檔案之中，以便日后查考。
三、 加強檔案管理，競爭能力上水平
物業企業的發展主要靠市場開發和提高原有項目的收繳率兩個基本途徑，檔案管理對這兩個方面都是有幫助的。
加強檔案管理，輔助市場開發。比如，20__年7月10日在東麗區政府招投標過程中，東麗區政府采購中心負責人專程到我公司檔案室參觀考察。規范的檔案也證明了我公司不愧為一級資質的科學管理的大型的物業管理公司，令東麗區政府采購中心負責人刮目相看，規范的檔案為在物業的招投標中脫穎而出，一舉中標起到一定的作用。
挖掘檔案潛力，提高物業收繳率。物業企業應在檔案的基礎上，及時總結，建立企業自己的資料庫，包括服務教材、對法律法規的解釋、對某一共性問題例如裝修、業主繳費等業主有疑問如何解釋等。這樣的資料多了，就形成了企業自己的無形資產，它的實際作用是巨大的，可以產出可觀的經濟效益。當服務人員遇到任何問題時，只要一查，所有的必要信息和相關流程、作業方法、經典案例等都能了解和掌握，同時，員工也可以在網上隨時存儲相關信息，并化為行動。這樣的服務功能，不僅工作效率提高，而且客戶滿意度也會提升。
物業企業競爭已經上升為知識競爭，通過從檔案和資料庫或數據庫獲取所需的知識資源，更為迅速、省錢、便捷，更重要的是切合企業需要。因此，知識、經驗的獲取和積累對企業競爭力的幫助極大，可以培養企業的創新能力和集體創造能力。
四、 加強檔案管理，企業文化上水平
物業企業是典型的服務企業，企業文化的建立與傳承決定了這一企業的發展是否長遠，因此有必要對檔案加強管理，因為它對企業文化是有幫助的。
開發檔案資源不僅能產生經濟效益，也能起到穩定企業的作用。，面對時
下盛行的物業人員跳槽風，跳槽人員帶走管理經驗怎么辦？更重要的是業主對新管理人員有一個認識熟悉過程，在這一過程中滿意度肯定會下降，直接影響收繳率。應認識到問題的嚴重性，首先要做好管理人員的人事檔案工作，從中發現問題，向領導建議解決流動性強的問題。其次是對管理人員日常的業主檔案、使用的工程檔案、尤其是好經驗、好做法注意收集整理、及時歸檔。保證了企業在人員跳槽的情況下能照樣服務照樣發展，為企業的穩定和發展解決了后顧之憂。從某種程度上可以說，一個企業檔案資源開發利用的程度決定著企業的生存與發展。培訓工作是物業企業發展的必要而迫切的事情。學習的內容除了其他企業好的經驗，利用企業檔案資源進行開發和享用，也是很重要的方面。由于物業工作的往復性和受眾宏觀上的一致性，決定了物業服務經驗的可重復性。利用典型案例、經驗講解、舉案說法等形式經常性地開展培訓教育活動，不斷更新員工的知識，提高其綜合素質和創造能力。
物業企業應重視以企業商標檔案為代表的企業文化檔案的管理工作。隨著經濟發展，物業企業面臨新的機遇和挑戰，在提高自身競爭力的同時，必須注重企業商標檔案的管理。因為注冊商標是企業形象的標志，是企業的無形資產，也是企業財富的主要組成部分。而商標檔案是確立和保護馳名商標專用權的憑證，首先要提高對商標本身價值的認識，重視對商標檔案的宣傳和管理，以在競爭中贏得商機。其次是收集應完整準確，因為商標的形成經歷了較長時間，要多方合作。最后商標的利用多為原件查閱，從保護角度，要規范查閱和借閱制度，由專人專管。
五、 加強檔案管理，社區和諧上水平
物業企業在經濟建設、文化建設、綜合治理和環境綠化等多方面為社區做出了很多有益的工作，物業檔案有利于維護社區安定，便利居民生活，保障群眾利益，方便居民再就業，為轄區居民提供豐富多彩的文化生活。物業企業進入或撤出某一社區，是一件關系到老百姓的日常生活的大事。檔案管理在這兩個關鍵環節上起到的是重中之重的作用。
檔案管理，即企業相關部門對檔案信息與檔案實體進行收集、整理、保管、堅定、統計并為企業正常運營提供利用服務的各項工作的總稱。檔案管理伴隨著企業創建、發展的全過程，是企業興衰的見證者，對企業的發展起著重要的借鑒作用。因此，加強檔案管理工作是煙草企業長遠發展的必然選擇。進入21世紀以來，我國加強了對煙草檔案管理工作的建設力度，確定了協調關系、加強宣傳、整合資源、積極參與的發展模式，堅持國家利益與消費者利益至上的雙重任務，為創建和諧煙草企業不斷努力。目前，我國煙草按企業檔案管理水平有了顯著的提升，逐漸規范化，在企業文化建設中也發揮了巨大的作用。但是，客觀來講，我國煙草檔案管理工作依然存在嚴重的問題，尤其是在管理方法與管理理念方面亟待完善。
2 煙草企業檔案管理中存在的問題及相應措施
2.1 檔案管理機構
據調查研究顯示，目前我國煙草企業的檔案管理機構還不夠健全，嚴重的影響了檔案管理水平的提升。首先，我國大多數煙草企業缺乏檔案管理意識，不重視檔案管理工作，在檔案管理方面十分隨意。其次，很多煙草企業缺乏專門的機構對企業檔案進行管理，因此管理制度也不夠健全，嚴重的影響了檔案管理水平。此外，煙草企業檔案管理人員調動較大，使得檔案管理工作時常中斷，嚴重的會造成?n案信息丟失，數據收錄錯誤等問題。因此，我國煙草企業應該積極樹立正確的檔案管理意識，建立健全檔案管理機構和相應的制度，確保管理人員到位。而且，煙草企業還應該定期對檔案管理人員進行培訓與考核，提高其工作技能，從而提高檔案管理的質量，促進煙草企業的健康快速發展。
2.2 檔案管理設備
眾所周知，檔案管理工作十分復雜，收集處理的信息量龐大，因此，先進的設備儀器是提高檔案管理質量的關鍵。但是，目前我國煙草企業的檔案管理設備普遍陳舊、落后，沒有充分利用網絡信息技術。比如，相關工作人員反應，由于目前檔案管理大多局限于手工作業，因此檔案信息不能實現資源共享，這為檔案的整理工作也帶來了不必要的麻煩。而且手工工作模式使得檔案管理工作缺乏綜合處理能力，影響了檔案的參考價值。因此，我國煙草企業應該加大對檔案管理工作的支持力度，積極引進先進的管理設備，利用網絡信息技術建立企業的電子檔案聯網，實現檔案資源的共享，充分發揮其價值。比如，建立電子檔案室，培養高素質的網絡信息技術人才，創建企業的檔案管理系統，促進檔案管理模式向現代化發展。
2.3 檔案管理理念
目前我國企業檔案管理理念依然傳統落后，在檔案管理過程中僅僅是走個形式，沒有真正的認識到檔案管理的價值。檔案管理不僅僅是記錄企業成長發展歷程的資料，更是企業文化建設的瑰寶。因此，我國企業應該認識到檔案管理的重要作用，不斷創新服務理念，從檔案中提煉出企業文化建設的核心元素，從而進一步凝聚全體員工的力量，共同促進企業的發展。而且，在煙草企業檔案管理過程中，要遵守“建立、管理、功用”的管理步驟，將重點置于“功用”，盡量發揮檔案管理的作用。比如，提供重要數據、維護企業權益、提煉文化信仰、推動民主建設等等。
2.4 檔案管理方法
檔案管理方法的科學與否直接決定著檔案管理的質量。目前，我國煙草企業檔案管理的方法存在很多問題，不僅形式單一，而且不夠科學，嚴重的影響了工作效率與質量。比如，我國煙草企業在檔案管理中借閱丟失、材料損壞的現象十分普遍，嚴重的影響了檔案的完整性。因此，我國在煙草企業應該不斷的完善檔案管理方法，提高管理質量。首先，豐富檔案的種類，利用電子信息檔案儲量大、保存便捷的特點對檔案進行備份，防止損壞、丟失。其次，采用科學的分類歸納法，根據時間段和檔案類型進行整理，并錄入檔子檔案中，方便工作人員上網查閱。此外，完善紙質檔案借閱制度，對不可備份檔案進行專門的保護，進一步保證檔案資料的安全。與此同時，不斷完善檔案管理的考核制度，并且定期對檔案管理設備儀器進行保養維修，從而保證檔案管理工作的正常進行。
關鍵詞：檔案管理；企業發展
作為企業管理的一部分，檔案管理在企業的發展中具有不可忽視的作用。隨著現代企業發展模式的不斷轉變，對于企業的檔案發展提出了更多新的要求。檔案管理與企業管理的現代化、科學化相輔相成。加強檔案管理是促進企業發展的重要手段，本文結合實際經驗，簡單談談加強檔案管理的若干問題。
一 、檔案管理對企業發展的意義
1 .檔案管理是企業管理的基礎和保證。隨著科技的不符按發展，現代化管理水平逐漸提高，檔案部門發揮著更加直接和重要的作用。對于高速公路維修養護、各種新技術、新產品的開發應用、大型設備的維護保養等工作都需要檔案部門提供完整的基礎資料，以保證企業的正常生產質量和經營狀況。作為一種重要的信息，檔案為領導的經營決策提供了依據。企業經營不僅要借鑒歷史還要預知未來，以確保企業發展的連續性，檔案管理部門保存著企業的各門類檔案，能夠為企業的發展提供總結經驗、提供事實等作用；隨著企業管理向現代化和科學化的發展，計算機被應用到檔案管理中促進了檔案管理的現代化，這是企業管理現代化的標志和基礎。
2. 檔案是企業實力的體現。檔案工作是一項系統、全面的工作，它是企業管理系統中的重要組成部分，也具有自己的特性。企業檔案包括企業生產經營活動中的各類憑證、報表、圖紙、文件和原始記錄等，記錄著企業的發展、見證了企業發展的歷史，是企業重要的信息資源；檔案還能幫助企業解決各類疑難問題，如組織部提拔干部需要從檔案中查找其過去的表現，紀檢部門辦案需要查詢財務憑證和原始記錄，企業管理中的各類文件和決定可為解決企業和職工糾紛提供有力證明。
3 .作為一種信息資源，檔案能間接為企業創造效益。科學技術創造的效率是企業生存發展的重要手段，檔案部門能夠及時解決生產施工中存在的難題，提高生產效率，在科技創效中發揮著無可替代的作用。
二、 檔案管理對人員素質的要求
隨著市場競爭的激烈，企業要想在競爭中立于不敗之地，需要依賴良好的質量和信譽。企業管理影響著質量的優劣，而領導決策、職工素養、市場信息等與企業管理有著直接的關系，妥善處理好這些關系將促進企業的發展。檔案資料在企業經營管理中具有信息支撐的作用，是企業發展的有力依據。檔案人員業務素質和能力水平的高低，決定著企業檔案管理的優劣。因此檔案管理人員應加強自身的素質修養，提高管理水平，具體可從以下方面進行：
1 .堅持自學，注重理論知識與操作技能的學習。處在信息時代，企業檔案工作的主要內容和服務對象都需要重新認識，檔案管理人員應不斷調整知識結構、擴大自己的知識面。檔案管理工作不僅要求管理者具備科學文化素質、良好的檔案專業知識和技能，還需要掌握相關專業技術和網路信息技術的知識及操作技能，以提高檔案管理水平、適應企業創新的發展需求。檔案管理人員應堅持自學，并向他人學習，取長補短，充分學習他人的優秀經驗和做法，提高自己的專業水平，做好企業的檔案管理工作。
2 .了解并關注企業的主要工作內容和發展趨勢。檔案為企業的生存和發展提供信息依據，檔案管理人員對于企業的生產經營和科研活動應及時關注，了解并熟悉企業的基本業務內容和需求，弄清企業的發展方向和趨勢，主動提供檔案信息服務。切實做好企業的檔案利用工作，提高檔案信息的資源開發和利用能力。
三、 加強檔案管理的具體措施
1 .促進管理功能向利用型轉變
建好、管好檔案，保證檔案安全是檔案工作的基本要求。檔案管理的目的是為了利用，在利用中才能體現其價值。檔案管理應善于從“死檔案”中找到有利用價值的信息資源，充分挖掘其潛在價值，推動其在企業發展中的積極作用。如檔案管理應圍繞推動企業文化大發展、大繁榮發揮自身優勢，積極提供文化資源服務。主動參與到有關企業文化項目建設、文化課題研究、文化展覽活動等活動中，當好主力軍。
2. 促進管理手段向科技型轉變
科學技術是提高檔案管理科學化水平的重要手段。檔案管理工作已從傳統的實體、紙質檔案管理向數字化檔案管理發展，從面對面變成網絡化服務為主。企業檔案管理必須強化科技意識，重視檔案管理的信息化建設，改變傳統的工作模式和載體手段，運用現代信息技術提高檔案管理的科技含量。加強數字信息資源建設，堅持“以開發保服務，以服務促利用”的原則，圍繞方便查詢，提高利用效果，積極探索并推進管理技術的創新，注重相關軟件的開發和應用，建立技術先進、功能完備的檔案信息綜合管理系統、服務系統和檢索系統，向標準化、程序化和高質量、高效率的管理與服務發展。要將網絡建設安全管理與新技術同時進行，積極維護網絡信息安全，做到安全保密與方便利用的統一。
3 .促進檔案服務手段的多樣化
檔案服務應圍繞著企業生產經營、發展改革等重大問題主動有針對性地提供服務，可以采用超前服務、跟蹤服務和現場服務等方式。檔案工作者應隨時了解企業檔案需求者的需求趨勢，將他們所需的檔案材料及時送遞過去，做到服務的針對性和超前性；根據企業發展的需要和年度專項工程的計劃，主動接觸相關人員，進行信息溝通，有針對性的搜集、提供相關的技術和經濟資料等。積極參與項目活動的交流，搜集行業內最新的科研成果材料，更好地為本企業提供服務。此外，還應加強檔案的深層開發工作，為企業的領導決策提供可靠依據。
四 、小結
企業檔案管理在企業的發展中起著重要作用。作為一種信息資源，檔案是企業管理的基礎和保證是企業實力的體現，能間接為企業創造效益。加強檔案管理應注重管理人員素質的提高，從促進管理功能利用性、管理手段科技化和服務手段多樣化出發，做好檔案管理工作，更好的為企業發展服務。
參考文獻：
[1] 李國蘭. 提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J]. 山東社會科學, 2011(1):174-176.
