發(fā)布時間：2022-07-17 05:05:58
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摘要:本文結(jié)合會計電算化內(nèi)部控制的重要性和功能,從組織控制、操作控制、處理控制三個方面論述了內(nèi)部控制的措施。
關鍵詞:會計電算化 內(nèi)部控制 措施
一、內(nèi)部控制概述
建立內(nèi)部控制的目的就是為了保證由數(shù)據(jù)處理功能所產(chǎn)生的信息具有準確性、完整性、及時性、有效性以及保證數(shù)據(jù)處理功能本身具有有效性;使會計處理符合會計制度和會計準則的要求;防止違法行為的發(fā)生;提高信息系統(tǒng)的效率和效益;提高企業(yè)的競爭能力;促使企業(yè)提高管理決策的正確性。
二、會計電算化內(nèi)部控制的功能
1. 預防性控制功能。它是通過防止或阻止錯誤、災害、事故、舞弊等的發(fā)生來避免各種災害。
2. 檢測性控制功能。它是通過找出、發(fā)現(xiàn)已經(jīng)發(fā)生的錯誤、災害、事故以及舞弊現(xiàn)象來防止危害的擴大或使危害得到補償。
3. 糾正性控制功能。它是通過更正和糾正已檢測出的錯誤,處置發(fā)生的舞弊行為,以及處理和補救已發(fā)生的災害等來減輕危害,使系統(tǒng)恢復正常。
三、內(nèi)部控制的措施
(一)組織控制
1. 電算化部門與用戶部門問職責的分離
在會計電算化的情況下,電算化部門除了對數(shù)據(jù)采集部門所送來的數(shù)據(jù)按一定程序進行處理外,不能負責業(yè)務的批準和執(zhí)行、也不能保管除計算機系統(tǒng)以外的資產(chǎn)。一般設置數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)處理、維護管理等新的崗位。這些崗位將承擔起內(nèi)部會計控制的作用,達到保證會計數(shù)據(jù)真實可靠,提高會計工作質(zhì)量的目標。
2. 電算化部門內(nèi)部的職能分離
在經(jīng)濟業(yè)務處理中,將不相容職能予以分離是十分必要的,但是會計電算化卻常常將這些職能集中化。因此,在電算化部門內(nèi)部,應該適當?shù)剡M行職員分離,以補救不相容職能集中化的不足。一般來說,電算化部門內(nèi)部應做到以下的職能分離。
(1)系統(tǒng)分析和應用程序設計的分離。將系統(tǒng)分析和應用程序設計分離開來,有利于分別檢查系統(tǒng)的設計相應用程序的設計,不過,這兩者不嚴格分離并不會嚴重削弱內(nèi)部控制。
(2)系統(tǒng)分析和應用程序設計與系統(tǒng)程序設計的分離。沒有這種分離,系統(tǒng)程序就可能在未經(jīng)批準的情況下對應用程序和數(shù)據(jù)文件做出變更。
(3)系統(tǒng)分析、應用程序設計以及系統(tǒng)程序設計與操作職能分離。如果讓系統(tǒng)分析員和程序設計員運行程序,他們就有機會對程序和文件進行非法修改。
(4)獨立的檔案保管職能。實行獨立的檔案保管職能有助于防止任何未經(jīng)批準而使用程序、文件和系統(tǒng)資料的行為。
(二)操作控制
操作控制的目的是通過規(guī)范的計算機操作來保證信息處理的高質(zhì)量,減少產(chǎn)生差錯和未經(jīng)批準而使用文件、程序和報表的機會。操作控制是通過制定和執(zhí)行規(guī)范的操作規(guī)程來實現(xiàn)的。規(guī)范的操作規(guī)則主要有以下幾個方面:
1. 操作運行規(guī)則。計算機操作員應遵循操作指南中的規(guī)定進行操作。
2. 機器操作規(guī)則。應為計算機輸入輸出設備的運行設立規(guī)范的操作規(guī)則。
3. 用機時間記錄規(guī)則。應對每個上機操作者所用時間進行記錄,以便考核計算機完成的任務以及每項任務所用機時。
4. 控制臺記錄規(guī)則。操作系統(tǒng)應編寫控制臺記錄,即記錄操作系統(tǒng)的所有活動、設備的使用情況和操作員的行動。
5. 嚴密的監(jiān)管規(guī)則。規(guī)范的操作規(guī)則還應要求對操作活動進行嚴密的監(jiān)察和檢查,包括定期地對控制臺記錄、操作記錄和用機時間記錄,加以審查和比較。
6. 機房守則。這涉及到設備的使用、程序的存放、文件的處置等方面,目的是為了使機房保持良好的秩序,以減少程序和數(shù)據(jù)損失和破壞的風險,保證保密的輸出信息不落入未經(jīng)允許使用的人之手。
(三)處理控制
1. 數(shù)據(jù)有效性檢驗。可靠的和合適的數(shù)據(jù)處理要求應用程序所處理的數(shù)據(jù)是正確的,而處理正確的數(shù)據(jù)意味著要讀入正確的文件和文件中的記錄,而且所處理的業(yè)務與主文件所包含的業(yè)務相配。有效性檢驗是為了發(fā)現(xiàn)用錯文件、記錄和業(yè)務數(shù)據(jù)的情形,其措施包括:
(1)文件標簽檢驗。打開文件時,應檢查文件的內(nèi)部標簽,以便確認使用的文件是所需的文件以及所需的版本。
(2)記錄標識檢測。在處理順序文件時,應用程序是依次讀文件中的記錄的。為保證要讀的下一記錄在邏輯順序上是正確的(即確是下一記錄),應用程序應在處理該記錄前檢測一下記錄的標識(關鍵字)。
(3)業(yè)務代碼檢測。業(yè)務數(shù)據(jù)文件通常包括不同類列的業(yè)務數(shù)據(jù),每類業(yè)務數(shù)據(jù)需要得到不同的處理。業(yè)務類型可以出業(yè)務代碼來辨別。每類業(yè)務的業(yè)務代碼均被應用程序讀入,以便決定由哪一段應用程序來進行處理。
(4)順序測試。秩序混亂的文件會導致在處理順序文件的過程中遺漏記錄,導致文件的誤用,導致文件排序或合并操作的失敗。因此,應用程序應通過比較前后兩次讀入的記錄的關鍵字來檢查記錄的順序。
2. 余額檢查。費用和收入類賬戶在期末—般沒有余額。因此,可以在程序中設置余額檢查指令。在借貸記賬法下,大部分負債和所有者權(quán)益類賬戶的期末余額應在貸方,而資產(chǎn)類賬戶的期末余額應在借方。因此,可將此作為余額合理性標準編人程序。當程序運行時,就可對賬戶余額進行合理性檢查。
3. 試算平衡。程序根據(jù)記賬方法中的試算平衡法對全部賬戶的期末余額進行檢驗。如果不平衡,說明處理有錯,需進行查找和更正。
4. 總賬和明細賬余額核對法。將某——賬戶所有明細賬的余額相加的結(jié)果應與總賬余額相符。
四、結(jié)語
總之,發(fā)展會計電算化,是實現(xiàn)會計工作現(xiàn)代化,促進會計改革的重要保證。而加強會計電算化的內(nèi)部控制工作,則將有助于企業(yè)更好地利用會計電算化系統(tǒng)組織會計工作,為企業(yè)決策提供準確、及時的會計信息,從而促進企業(yè)的發(fā)展,提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。
1 會計電算化對會計內(nèi)部控制的影響
(1)內(nèi)部控制的范圍發(fā)生變化。
(2)內(nèi)部稽核機制發(fā)生變化。實行電算化后,由于會計電算化的工作自動化、控制的程序化,各種手續(xù)都由計算機自動處理統(tǒng)一執(zhí)行,會計工作的分工、崗位職責、權(quán)限也發(fā)生了變化,許多業(yè)務處理程序被大大簡化,會計人員無法直接參與和控制,一些內(nèi)部牽制措施無法執(zhí)行,其審查、稽核機制被削弱。
(3)內(nèi)部控制的重點有所轉(zhuǎn)移。實現(xiàn)會計電算化后,內(nèi)部控制的重點轉(zhuǎn)移到對原始數(shù)據(jù)輸入計算機的控制、會計信息的輸出控制、人機交互處理的控制、計算機系統(tǒng)之間連接的控制等幾個方面,尤其是原始數(shù)據(jù)的輸入方面。
(4)會計信息存儲介質(zhì)、存儲方式的改變。
(5)內(nèi)部控制的形式發(fā)生變化。實現(xiàn)會計電算化后,內(nèi)部控制由原先的單一人工控制轉(zhuǎn)變?yōu)槿斯た刂坪统绦蚧刂葡嘟Y(jié)合。會計電算化的程度不同,程序化控制的數(shù)量也會有所不同,一般來說,電算化程度越高,采用的程序化控制要求也越多。
(6)內(nèi)部控制的重點發(fā)生了變化。在電算化環(huán)境下,除了人這個執(zhí)行控制的主體外,許多內(nèi)部控制方法主要通過會計軟件來實現(xiàn),因此,在計算機會計中,控制的重點已不再僅僅是人,還包括人工處理控制、原始數(shù)據(jù)進入計算機控制、會計信息輸出控制、人機交互處理控制、計算機系統(tǒng)之間連接控制等多方面。
2 電算化系統(tǒng)下的內(nèi)部控制的管理特征
(1)操作授權(quán)口令化。在會計電算化環(huán)境下,操作員的口令和密碼是進入會計系統(tǒng)的唯一通道,與手工會計系統(tǒng)授權(quán)人員簽章不同的是,口令和密碼更容易被丟失和盜取,引發(fā)不易察覺的會計資料失真。
(2)系統(tǒng)失控的隱蔽性。在會計電算化環(huán)境下,許多應用程序本身就帶有內(nèi)控的功能,如果企業(yè)在初期設置時沒有考慮周全,由于程序運行的重復性,往往會使失控情況長期不被發(fā)現(xiàn),造成很大的損失。
(3)系統(tǒng)缺乏交易痕跡。在會計電算化環(huán)境下,文件記錄的控制功能大大減弱,一旦企業(yè)發(fā)現(xiàn)錯誤,由于部分交易幾乎沒有痕跡,難以追查出錯源頭。比如每一筆會計分錄的錄入系統(tǒng)都會要求借貸平衡,可是如果錄入的會計科目錯誤而審核時又沒有及時發(fā)現(xiàn),將會使查找非常困難,可能最終需要查找每一張記賬憑證。
(4)控制范圍擴大。在會計電算化環(huán)境下,不僅要對交易處理控制,還要對系統(tǒng)權(quán)限控制,修改程序控制,網(wǎng)絡安全控制等等。
(5)信息存儲安全風險增大。在會計電算化環(huán)境下,會計信息以電磁信號的形式存儲在磁性介質(zhì)中,容易丟失或損壞,如果沒有及時存儲,甚至需要全面恢復系統(tǒng)。
(6)電子商務的應用增加了網(wǎng)絡風險。網(wǎng)上銀行、網(wǎng)上報稅、遠程報表、遠程審計等新功能的出現(xiàn),必須要求相應的內(nèi)部控制程序。
3 完善會計電算化下的會計內(nèi)部控制的幾點建議
(1)加強對會計基礎工作的控制。會計基礎工作主要指會計制度是否健全,核算規(guī)程是否規(guī)范,基礎數(shù)據(jù)是否準確、完整等,做好會計基礎工作控制主要是在單位內(nèi)部建立起一套全面、規(guī)范的管理制度和方法,以及完整的規(guī)范化數(shù)據(jù)格式。
(2)具體控制電算化下的會計處理操作。為了保證信息處理質(zhì)量,減少產(chǎn)生差錯和事故的概率,應制定嚴格的指計算機業(yè)務處理具體操作步驟和具體要求,如:各種錄入的數(shù)據(jù)均需經(jīng)過嚴格的審批并具有完整、真實的原始憑證;數(shù)據(jù)錄入員對輸入數(shù)據(jù)有疑問,應及時核對,不能擅自修改;發(fā)生輸入內(nèi)容有誤的,需按系統(tǒng)提供的功能加以改正,如編制補充登記或負數(shù)沖正的憑證加以改正;開機后,操作人員不能擅自離開工作現(xiàn)場;要做好日備份數(shù)據(jù),同時還要有周備份、月備份等等。
(3)加強對會計資料的管理。在實行會計電算化之后,隨著存儲介質(zhì)的改變,對會計資料管理的要求也更加嚴格。應采取各種安全保證措施,做好防消磁、防火、防潮和防塵等工作,采用磁性介質(zhì)保存會計檔案的,要定期進行檢查和復制,防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會計檔案丟失,所有的軟件文檔資料、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)形式、程序說明書和源程序清單均應按機密文件管理,報廢的計算機,應將其硬盤徹底格式化,以防數(shù)據(jù)泄密。
(4)加大對復合型會計電算化人才的培養(yǎng)力度。對電算化管理人員的培訓工作要經(jīng)常性地進行,并結(jié)合經(jīng)驗交流,使培訓收到實效。在吸納高校會計電算化畢業(yè)新生的同時,還應選拔具有一定計算機知識的會計業(yè)務骨干到高校進修計算機專業(yè),這樣新老結(jié)合,高、中、低結(jié)合的會計電算化人才隊伍就會形成,必將推動會計電算化工作的進一步提高。
(5)加強內(nèi)部控制審計工作。對會計資料進行定期審計,審查電子數(shù)據(jù)與打印存檔資料的一致性,審查數(shù)據(jù)保存方式的安全性、合法性,防止出現(xiàn)非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象,對電算化系統(tǒng)運行的各環(huán)節(jié)進行審查,防止任何形式的漏洞存在。
會計電算化是會計發(fā)展史上的一個歷史性飛躍,它不但減輕了會計人員的勞動強度,提供了會計效率,而且大大提高了會計信息處理的及時性和準確性,有助于企業(yè)加強管理,提高經(jīng)濟效益和競爭能力。會計電算化在給企業(yè)單位帶來巨大效益的同時,對會計內(nèi)部控制產(chǎn)生了重大影響。認真探討會計電算化對會計內(nèi)部控制的影響,對建立健全電算化會計內(nèi)部控制制度,加強會計內(nèi)部控制有重大的意義。
一、會計電算化對會計內(nèi)部控制的影響
1.內(nèi)部控制的范圍擴大
在傳統(tǒng)會計的條件下,會計內(nèi)部控制主要針對經(jīng)濟業(yè)務處理,通過憑證傳遞程序,規(guī)定每個工作點完成的任務,并在傳遞程序中選擇控制點進行內(nèi)部控制。由于電算化信息系統(tǒng)的開發(fā)、運行、維護是一個復雜的系統(tǒng)工程,所以電算化會計下的內(nèi)部控制還要包括系統(tǒng)開發(fā)過程的控制、軟硬件環(huán)境控制、安全保密控制、會計軟件維護控制以及電算化會計信息系統(tǒng)使用過程中的數(shù)據(jù)輸入、處理、輸出的正確性控制等,會計電算化擴大了會計內(nèi)部控制的范圍。
2.內(nèi)部控制制度發(fā)生了變化
會計電算化改變了原有的會計組織體制,會計工作組織和崗位發(fā)生了很大變化。原來根據(jù)會計事務的性質(zhì)設置的各業(yè)務核算組已經(jīng)被撤銷,與之相聯(lián)系的各崗位之間的職權(quán)分離、相互制約的牽制制度也發(fā)生了改變或不復存在。大中型企事業(yè)單位新設置的會計部門由總會計師、數(shù)據(jù)準備組、操作維護組、財務管理組、會計檔案組和系統(tǒng)開發(fā)組等組成。其中,財務管理組是電算化會計系統(tǒng)的優(yōu)秀部門,崗位劃分比原來更細,并提高了財務管理要求。所以在電算化會計條件下,必須構(gòu)建內(nèi)部牽制制度。
3.內(nèi)部控制的形式和重點發(fā)生了變化
會計電算化使會計內(nèi)部控制的形式發(fā)生了變化,一些傳統(tǒng)的內(nèi)部控制形式已無存在的意義,如科目匯總、試算平衡、賬賬核對、賬證核對等。由于會計核算工作全部由計算機完成,整個處理過程分為數(shù)據(jù)輸入、處理和輸出三個環(huán)節(jié),從輸入會計憑證到輸出會計報表,可以一氣呵成。如果系統(tǒng)安全可靠,沒有非法操作收稿日期、修回日期或計算機病毒的破壞,是不會出現(xiàn)賬賬不符、賬證不符、試算不平衡現(xiàn)象的,所以數(shù)據(jù)正確性控制的重點轉(zhuǎn)移到了數(shù)據(jù)輸入環(huán)節(jié)。同時,計算機的應用也給我們提供了先進的控制技術,使內(nèi)部控制的許多方法和措施可以利用計算機程序進行控制,如數(shù)據(jù)正確性的校驗、操作權(quán)限控制等。計算機控制比人工控制更嚴格、更可靠,它可以克服人工控制的隨意性。總之,在電算化會計條件下,會計內(nèi)部控制方式已部分被計算機所取代,由人工控制轉(zhuǎn)移為人機控制。
4.網(wǎng)絡財務的應用和發(fā)展給會計內(nèi)部控制提出了新問題
隨著網(wǎng)絡技術的發(fā)展及其在經(jīng)濟領域的應用,網(wǎng)絡財務也迅速發(fā)展起來。網(wǎng)絡財務不僅使會計核算從事后變?yōu)閷崟r,而且使財務管理從靜態(tài)走向動態(tài),從財務部門走向整個企業(yè),走向企業(yè)外部,極大提高了財務管理效率。目前的網(wǎng)絡財務軟件的功能主要包括網(wǎng)上采購、網(wǎng)上銷售、網(wǎng)上支付、網(wǎng)上結(jié)算、遠程報賬、遠程財務控制、遠程報稅、遠程報關、遠程審計、在線資金調(diào)度、異地轉(zhuǎn)賬等。網(wǎng)絡財務使會計介質(zhì)全面發(fā)生變化,出現(xiàn)各種電子單據(jù),如各種發(fā)票、結(jié)算單據(jù)等。在新的形勢下如何加強這些功能的控制是會計內(nèi)部控制必須面對的新問題。
二、建立電算化會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度
會計電算化使原有手工會計核算方法下的內(nèi)部會計控制制度失去作用,它對會計內(nèi)部控制工作提出了更高的要求。為了保證電算化會計信息系統(tǒng)的正常進行,預防、發(fā)現(xiàn)和糾正系統(tǒng)所發(fā)生的錯誤、舞弊和故障,及時提供正確可靠地會計信息,這就要求我們建立一整套適合電算化會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度,以保證會計信息真實、準確、完整和安全。
1.電算化會計信息系統(tǒng)的開發(fā)和維護控制
電算化會計信息系統(tǒng)的開發(fā)是一項復雜的系統(tǒng)工程,一般來說投資較大,對整個企業(yè)的影響也較大,往往需要對原有的管理體制進行較大的變革。所以在開發(fā)前必須進行可行性分析,從經(jīng)濟上、技術上、組織上論證開發(fā)新系統(tǒng)的必要性和可能性,進行資本預算和效益評估,必須經(jīng)過領導和專家的批準和認可。在軟件的開發(fā)過程中,必須認真執(zhí)行國家和地方頒布的有關標準和規(guī)范,包括《會計電算化管理辦法》、《會計核算軟件基本功能規(guī)范》、《商品化會計核算軟件評審規(guī)則》等。在新系統(tǒng)使用的準備階段要加強對有關人員的培訓,提高系統(tǒng)操作和系統(tǒng)管理人員對新系統(tǒng)的認識和理解,以減少系統(tǒng)運行后出錯的可能性。在新舊系統(tǒng)轉(zhuǎn)換過程中,要采取有效的控制手段,做好各項準備工作,如人員從新配置、清理賬目、準備初始數(shù)據(jù)、規(guī)范電算化方式下的各種核算方法等。各單位可以根據(jù)本單位的情況選擇合適的轉(zhuǎn)換方法,一般可采取并行轉(zhuǎn)換,新舊系統(tǒng)并行一段時間,以檢驗新系統(tǒng)的正確性。如果會計軟件在使用過程中發(fā)現(xiàn)問題,或者由于企業(yè)經(jīng)營活動及經(jīng)營環(huán)境發(fā)生變化,需要對會計軟件進行維護,就必須對會計軟件的維護進行嚴格的控制。一般來說,如果軟件本身錯誤或軟硬件變化而需進行維護,由系統(tǒng)管理員提出申請,如果需要擴充系統(tǒng)功能或因會計核算制度方法變化而需要進行維護由會計部門提出申請,由會計部門負責人、總會計師和企業(yè)領導對會計軟件維護申請進行審批。批準后由專職會計軟件維護人員進行修改維護,其他人員不得進行維護。對較大的修改變動或功能擴充性維護,應事先制訂具體的維護計劃。軟件修改后要進行試運行和組織驗收,驗收通過并正式下達使用通知后,修改后的軟件才能投入正式運行。
2.組織控制
實現(xiàn)會計電算化后,會計部 門的組織機構(gòu)和崗位分工必須進行重新調(diào)整,會計數(shù)據(jù)的處理將集中在計算機操作部門,要重新設計會計信息系統(tǒng)各部門之間和部門內(nèi)部各崗位之間的內(nèi)部牽制制度。一是要進行部門之間的職責劃分控制,系統(tǒng)開發(fā)組、系統(tǒng)操作組、系統(tǒng)維護組、財務管理組等各級之間的不相容職責應當盡可能分離,劃清各自的工作職責和業(yè)務處理范圍。如系統(tǒng)操作組負責進行會計數(shù)據(jù)處理,而不能進行系統(tǒng)開發(fā)、程序維護,而系統(tǒng)開發(fā)組和系統(tǒng)維護組不能有會計軟件的操作權(quán)和會計業(yè)務的決定權(quán)等。二是要進行部門相鄰的崗位分工控制,建立崗位責任制,明確職責,責任到人。其重點是系統(tǒng)操作組內(nèi)部的崗位分工,同時要加強對系統(tǒng)開發(fā)、專職會計員、檔案員等的控制,應做到相互牽制、相互制約、防止出現(xiàn)舞弊和欺詐行為。如系統(tǒng)操作組內(nèi)系統(tǒng)管理員、操作員、審核員及維護員的職權(quán)是不相容的,必須明確劃分工作范圍和職責權(quán)限,不能兼任。三是要建立并嚴格執(zhí)行相應的人事管理制度,加強內(nèi)部控制,對某些關鍵崗位要實行定期輪換制度。
近年來,電子信息技術取得了高速的發(fā)展,越來越多的企業(yè)開始在內(nèi)部推行會計電算化,在構(gòu)建電算化系統(tǒng)之后,企業(yè)的財務管理與會計核算環(huán)境都會發(fā)生很大的改變:首先,因為引入了計算機去協(xié)助完成企業(yè)財務工作,大大加快了會計信息的處理速度,也在很大程度上提升了會計核算的可靠性與準確性,降低了人工計算或是疏忽大意可能導致錯誤的幾率;其次,傳統(tǒng)手工會計處理方式下的內(nèi)部控制已經(jīng)無法適應當代會計電算化的高要求,這也為企業(yè)內(nèi)部控制帶來了新的進步空間。因而,怎樣有效發(fā)揮企業(yè)會計電算化的快捷、高效作用,怎樣保證企業(yè)物資財產(chǎn)的安全,為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營決策提供更加完整、更加準確的信息,為企業(yè)創(chuàng)造出更多的經(jīng)濟效益,是會計電算化環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制的新要求,也是關乎企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要任務。
一、會計電算化的優(yōu)勢
自上世紀九十年代之后,計算機技術的發(fā)展可謂是突飛猛進,會計電算化在企業(yè)的應用也越來越普遍,已經(jīng)逐漸成為未來的發(fā)展趨勢。可以看到,會計電算化在企業(yè)會計實務中的運用是一次重大變革,對會計理論與實務界的發(fā)展都具有無法估量的重大影響,這主要表現(xiàn)在以下兩個方面:
一是提升了企業(yè)會計工作的效率與質(zhì)量。在會計電算化環(huán)境中,企業(yè)絕大部分的會計核算業(yè)務都是由計算機協(xié)助完成的,這不僅在很大程度上提高了會計信息處理的效率,同時,由于計算機核算方法的應用也提升會計核算的精準度。
二是提高了企業(yè)表現(xiàn)信息的能力。現(xiàn)階段,隨著計算機網(wǎng)絡技術與電子信息技術的飛速發(fā)展,會計電算化在企業(yè)的應用正在不斷地得以完善與提升。不難想到,會計電算化完全代替手工會計核算已成為大勢所趨,而且已經(jīng)在政府部門與企事業(yè)單位得到了廣泛的使用。同時,會計電算化的應用也為企業(yè)內(nèi)部控制帶來了更高的要求,許許多多的新問題與新矛盾陸續(xù)出現(xiàn),特別是在加入世界貿(mào)易組織之后,我國的經(jīng)濟發(fā)展邁進了快速發(fā)展車道,我國的企業(yè)也逐漸走上國際舞臺,參與到國際市場分工與競爭之中。在會計電算化環(huán)境中加強內(nèi)部控制不僅是企業(yè)會計控制的基本要求,也是新時期會計理論與實務的客觀需要,因而,必須充分結(jié)合企業(yè)會計電算化的特征,建立規(guī)范、合理、科學的內(nèi)控制度,并不斷的完善與補充,以提升企業(yè)內(nèi)控管理的績效。
二、會計電算化對企業(yè)內(nèi)部控制提出了更高的要求
內(nèi)部控制指的是企業(yè)或是其他組織為了確保內(nèi)部資產(chǎn)的安全、保護信息的準確與安全、促進生產(chǎn)經(jīng)營政策的有效施行、控制經(jīng)營管理風險、提高生產(chǎn)經(jīng)營效率、避免舞弊行為的發(fā)生,以最終實現(xiàn)企業(yè)目標而開展的各項管理性活動、制定的各項制度方法等的總和。會計電算化的運用在為企業(yè)工作處理帶來高效率與高精確度的同時,也為企業(yè)的內(nèi)部控制帶來了更高的要求,這些正說明了加強企業(yè)內(nèi)部控制的必要性:
1.保證原始數(shù)據(jù)的精準性
在會計電算化環(huán)境中,由計算機協(xié)助處理的數(shù)據(jù)都在程序的嚴格控制之中,計算機對原始數(shù)據(jù)進行自動地處理與加工,并將結(jié)果儲存在磁性介質(zhì)之上。企業(yè)內(nèi)部所有的記賬、結(jié)賬、編制報表以及會計分析等工作都是在電腦程序的嚴格控制下進行的,但是,原始數(shù)據(jù)依然是由人工錄入計算機系統(tǒng)的,一旦在原始數(shù)據(jù)的輸入與審核中出現(xiàn)差錯,電腦程序無法識別,只能按照原始數(shù)據(jù)將錯就錯的進行計算。所以說,電腦系統(tǒng)加工處理信息的準確度在很大程度上取決于所錄入原始數(shù)據(jù)的準確性,這要求在企業(yè)內(nèi)部所有信息的處理過程與方法都必須是合理、規(guī)范的,這樣才可以確保會計信息的完整性、真實性與精準性。
2.拓展了內(nèi)部控制的范圍與對象
在傳統(tǒng)的手工會計處理方式下,企業(yè)內(nèi)部控制強調(diào)的是交易處理,絕大多數(shù)的控制對象是會計工作人員。但是,在會計電算化環(huán)境中,建立與應用會計系統(tǒng)的復雜性帶來了很多新的控制問題,例如,控制系統(tǒng)權(quán)限、保護磁性介質(zhì)信息以及控制程序完善等等。在會計電算化環(huán)境中,所有的初始數(shù)據(jù)都出自憑證數(shù)據(jù)庫,倘若人為輸入不當,就會導致明細賬、日記賬、臺賬甚至會計報表中出現(xiàn)錯誤,因此,原始數(shù)據(jù)的錄入是否準確直接決定了整個會計業(yè)務處理的成敗,這正是內(nèi)部控制的關鍵環(huán)節(jié)。當然,計算機程序間的鏈接控制、人機合作中的控制、會計數(shù)據(jù)的導出控制等工作也是會計電算化環(huán)境中企業(yè)內(nèi)部控制的關鍵環(huán)節(jié)。
3.規(guī)避電腦檔案無紙化的風險
在傳統(tǒng)的手工會計處理方式下,企業(yè)發(fā)生的所有經(jīng)濟業(yè)務都被記錄在紙張上,增加、修改以及刪除了的記賬憑證或是會計賬簿都能夠從印章與筆跡上明確的區(qū)分責任。自從推行會計電算化之后,記賬憑證與賬簿都變?yōu)榇鎯τ诖判越橘|(zhì)上的文件或是記錄格式,也就是會計核算的無紙化,任何修改數(shù)據(jù)的行為都不留痕跡。同時,電磁介質(zhì)也比較容易受損壞,而且會有毀損或是丟失的危險,這是會計電算化對企業(yè)會計資料保管上的新要求,企業(yè)必須找尋到完好保管紙質(zhì)與磁性介質(zhì)上的會計資料的有效方法,這也證明了企業(yè)開展內(nèi)部控制的必要性。
4.增加了會計工作的安全控制難度
電子信息技術的高速發(fā)展以及在企業(yè)會計中的普及帶來了許多新問題,在電算化環(huán)境中,以往以計算機為優(yōu)秀的安全性防范方法已經(jīng)不再適合企業(yè)運用,經(jīng)過計算機程序傳輸?shù)臄?shù)據(jù)很難保證其完整性與可靠性。這是因為網(wǎng)絡系統(tǒng)的開放性為一些非法網(wǎng)友提供了可乘之機,網(wǎng)絡病毒的傳播也給電算化系統(tǒng)引發(fā)了很大的風險。當今,財務處理軟件的功能,例如遠程報賬、遠程審計以及遠程報表等都必須設置控制環(huán)節(jié),這無疑增加了企業(yè)會計程序安全控制的困難。
上述這些要求說明原有的企業(yè)內(nèi)部控制已經(jīng)無法適應企業(yè)的發(fā)展,強化企業(yè)的內(nèi)部控制已經(jīng)刻不容緩。隨著網(wǎng)絡技術在企業(yè)會計實務中的應用,計算機輸出的會計信息、會計數(shù)據(jù)等資料對企業(yè)的影響越來越大,必須依靠嚴格的控制才能確保其準確性與可靠性,也只有進行不斷的研究、調(diào)整與完善,才能真正保證會計資料的真實性與可靠性,進而提升企業(yè)的效益。
一、會計電算化對會計內(nèi)部控制的表現(xiàn)
隨著新會計準則的出臺和實施及科學技術的發(fā)展,計算機的運用已滲透到各個領域,電子計算機數(shù)據(jù)處理技術已在會計領域廣泛運用。如何在提高會計處理的及時性、準確性的同時確保會計電算化的安全,已成為會計各電算化單位需要解決的問題。一是電算化會計系統(tǒng)改變了會計憑證的形式。在電算化會計系統(tǒng)中,會計和財務的業(yè)務處理方法和處理程序發(fā)生了很大的變化,各類會計憑證和報表的生成方式、會計信息的儲存方式和儲存媒介也發(fā)生了很大的變化。原先反映會計和財務處理過程的各種原始憑證、記賬憑證、匯總表、分配表、工作底稿等作為基本會計資料的書面形式的資料減少了,有些甚至消失了。由于電子商務、網(wǎng)上交易、無紙化交易等的推行,每一項交易發(fā)生時,有關該項交易的有關信息由業(yè)務人員直接輸入計算機,并由計算機自動記錄。原先使用的每項交易必備的各種憑證、單據(jù)被部分地取消了。原來在核算過程中進行的各種必要的核對、審核等工作有相當一部分變?yōu)橛捎嬎銠C自動完成了。原來書面形式的各類會計憑證轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕募⒂涗浶问絻Υ嬖诖判越橘|(zhì)上。二是內(nèi)部控制的形式發(fā)生了變化。手工會計與電算化會計對會計信息的控制有很大的不同,通過以下分析了解會計電算化核算下會計內(nèi)部控制形式的變化。手工會計中的一些平衡檢查在電算化會計中將移入計算機系統(tǒng)內(nèi)部,通過計算機程序體現(xiàn)出來。如,記賬憑證的借、貸平衡效驗;賬戶中期末余額、期初余額、本期發(fā)生額的檢查;各核算業(yè)務模塊間數(shù)據(jù)的核對;報表數(shù)據(jù)的鉤稽關系檢查、會計平衡的等式的檢查等等,會計電算化后難以發(fā)揮牽制作用。
二、會計電算化對會計內(nèi)部控制存在的問題
一是兼容性差。由于各個系統(tǒng)都是自行開發(fā),各自使用不同的操作平臺和支持軟件,數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不同,編程風格各異,各軟件公司為技術保密,相互沒有交流和溝通,沒有業(yè)界的協(xié)議,自然也就沒有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口,很難在不同系統(tǒng)上實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。二是系統(tǒng)內(nèi)部銜接性差。這不僅增加了工作量,而且因為由人工核算、人工輸入等人為因素,必然增加出錯機率,使得財會軟件不能充分發(fā)揮它的管功效和預測功能。三是數(shù)據(jù)保密性、安全性差。很多時候,財務上的數(shù)據(jù),是企事業(yè)單位的絕對秘密。所謂的加密,也無非是對軟件本身的加密,防止盜版。在我國,計算機熱起來大約不到十年,而且真正普及應用也不過三五年,或者說現(xiàn)在仍然沒有達到普及水平。人們對它的認識,自然不盡相同。在電算化會計系統(tǒng)中,計算機對輸入的數(shù)據(jù)自動進行加工處理,所有的記賬、分析及編制會計報表等工作均在計算機程序的控制下自動進行。一旦輸入操作不當,將會引發(fā)明細賬、總賬乃至會計報表等一系列錯誤,造成輸出信息的失真。因而數(shù)據(jù)輸入不當?shù)目刂茊栴}成為內(nèi)部控制中最重要的控制環(huán)節(jié)。
三、加強會計電算化的會計內(nèi)部控制措施
加強會計電算化,對加強和改進財務管理是極為重要的,要對會計電算化可能出現(xiàn)的問題,進行認真分析研究,有針對性地采取措施。首先,加強系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展控制。建立授權(quán)和領導認可機制。計算機會計系統(tǒng)的開發(fā)和發(fā)展項目,不論是自行組織開發(fā)還是購買商品化軟件,都必須遵循國家有關機關和部門指定的標準和規(guī)范。計算機會計系統(tǒng)應在開發(fā)階段就要對使用該系統(tǒng)的有關人員進行培訓,提高這些人員對系統(tǒng)的認識和理解,以減少系統(tǒng)運行后出錯的可能性。外購的商品化軟件應要求軟件制作公司提供足夠的培訓機會和時間。要嚴格程序修改控制。企事業(yè)單位經(jīng)營活動變化及經(jīng)營環(huán)境變化,可能導致使用中的軟件進行修改,計算機會計系統(tǒng)進過一段時期的使用也會發(fā)現(xiàn)一些需要進行修改的地方。因此,軟件的修改是難以避免的。對會計軟件進行修改必須經(jīng)過周密計劃和嚴格記錄,修改過程的每一個環(huán)節(jié)都必須設置必要的控制,修改的原因和性質(zhì)應有書面形式的報告,經(jīng)批準后才能實施修改,計算機會計系統(tǒng)的操作人員不能參與軟件的修改,所有與軟件修改有關的記錄都應該打印后存檔。其次,加強管理控制。管理控制是指建立起一整套內(nèi)部控制制度,以加強和完善對計算機會計系統(tǒng)涉及的各個部門和人員的管理和控制。要完善組織機構(gòu)設置。企事業(yè)單位實現(xiàn)了會計電算化后,應對原有的組織機構(gòu)進行適當?shù)恼{(diào)整,以適應計算機會計系統(tǒng)的要求。可以按會計數(shù)據(jù)的不同形態(tài),劃分為數(shù)據(jù)收集輸入組、數(shù)據(jù)處理組和會計信息分析組等;也可以按會計崗位和工作職責劃分為計算機會計主管、軟件操作、審計記賬、電算維護、電算審查、數(shù)據(jù)分析等崗位。再次,明確職責劃分。會計內(nèi)部控制的關鍵之點就在于不相容職務的分離,計算機會計系統(tǒng)與手工會計系統(tǒng)一樣,對每一項可能引起舞弊或欺詐的經(jīng)濟業(yè)務,都不能由一個人或一個部門經(jīng)手到底,必需分別由幾個人或幾個部門承擔。最后是加強日常控制。業(yè)務發(fā)生控制。業(yè)務發(fā)生控制又稱程序檢查,主要目的是采用相應的控制程序、甄別、拒絕各種無效的、不合理的及不完整的經(jīng)濟業(yè)務。由于計算機處理數(shù)據(jù)的能力很強,處理速度非常快,如果輸入的數(shù)據(jù)不準確,處理結(jié)果就會出現(xiàn)差錯,在數(shù)據(jù)輸入時如果存在哪怕是很小的錯誤數(shù)據(jù),一旦輸入計算機就可能導致錯誤的擴大化,影響整個計算機會計系統(tǒng)的正常運行。因此,企事業(yè)單位應該建立起一整套內(nèi)部控制制度以便對輸入的數(shù)據(jù)進行嚴格的控制,保證數(shù)據(jù)輸入的準確性。數(shù)據(jù)通訊控制是為了防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中發(fā)生錯誤、丟失、泄密等事故的發(fā)生而采取的內(nèi)部控制措施。企事業(yè)單位應該采用各種技術手段以保證數(shù)據(jù)在傳輸過程中的準確、安全、可靠。數(shù)據(jù)處理控制。數(shù)據(jù)處理控制是指對計算機會計系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)處理的有效性和可靠性進行的控制。數(shù)據(jù)處理控制分為有效性控制和文件控制。有效性控制包括數(shù)字的核對、對字段、記錄的長度檢查、代碼和數(shù)值有效范圍的檢查、記錄總數(shù)的檢查等。文件檢查包括檢查文件長度、檢查文件的標識、檢查文件是否被感染病毒等。數(shù)據(jù)輸出控制。數(shù)據(jù)輸出控制是為了保證輸出信息的準確、可靠而采取的各種控制措施。輸出數(shù)據(jù) 控制一般應檢查輸出數(shù)據(jù)是否與輸人數(shù)據(jù)相一致,輸出數(shù)據(jù)是否完整,輸出數(shù)據(jù)是否能滿足使用部門的需要,數(shù)據(jù)的發(fā)送對象、份數(shù)應有明確的規(guī)定,要建立標準化的報告編號、收發(fā)、保管工作等。
