時間：2023-06-27 17:59:45
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇社會保險檔案管理辦法，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
近年來，溧水區社會經濟快速發展，社會保險的參保數迅速增加，社會保險檔案量在增加，管理也逐步完善起來，因此做好社會保險檔案信息化管理日益顯得重要起來。
一、溧水區社會保險檔案管理現狀
（一）社會保險的參保人數增長迅速
社會保險的參保人數增長迅速。2013年底，溧水區參加城鎮基本養老保險人數為11.63萬人，比2012年末增加了1.6萬人;參加醫療保險11.04萬人，比2011年末增加1萬人。由此可見，社會保險檔案與日俱增，當今社會的發展對社會保險檔案的要求也在提高，需要對社會保險檔案進一步加強管理。
（二）社會保險經辦機構實施改革計劃
近十年來，溧水區社會保險經辦機構全面實施了各種改革計劃，早在2001年就實行了五險統一征繳。從2010年7月1日起，流動就業人員基本醫療保險可跨省轉移接續。2011年11月15日，人保部就《社會保險費申報繳納管理規定（草案）》征求意見。根據草案，企業繳納險種從養老、醫療、失業險三項擴至五項，新增工傷和生育險。這些政策改革都為新時期的社會保險事業的進一步發展營造了很大的發展空間以及機遇。
（三）社會保險檔案工作缺乏硬指標考核
社保檔案數量巨大，工作環節繁瑣，相對于社會保障工作，社保檔案工作沒有硬指標來考核，也沒有統一的管理辦法和標準，因此讓部分檔案工作者放松了對工作的要求。數據只能采用交換的形式，只有極少數部分實現基本信息的共用。比如基金監管、數據上傳、應用系統接口等，市，區、鎮、村之間共享，幾無可能。養老和醫療保險異地轉移目前也有一定困難。
二、溧水區社會保險檔案信息化管理系統存在的問題
（一）對社會保險檔案信息化管理工作不重視程度不夠
由于社會保險檔案管理工作是比較分散，業務這塊缺少專人管理，還不是很重視。社會保險工作的重點都集中在擴面征繳和基金支付方面，強化社會保險基金的征繳和確保企業離退休人員基本養老金按時足額發放、醫療保險刷卡和報銷等方面，忽視了社會保險檔案管理，使社會保險檔案管理工作處于無序狀態，其作用無法得到充分發揮。
（二）社會保險檔案信息化管理體制不規范
由于我國目前的社會保險檔案管理制度缺乏統一的規范和標準，造成歸檔范圍不明確，社會保險文件材料收集不齊全，檔案管理方法不健全等現象時有發生，嚴重影響社會保險檔案管理的規范化、標準化。社會保險檔案專職人員難落實，沒有專職人員管理檔案，現有的也都是臨時抽調，沒有經過專職培訓，嚴重影響社會保險檔案管理的規范化。
（三）社保系統中人員資源庫信息有誤
由于以前人員操作人員的不規范錄入參保人員信息，導致部分人員的信息有誤 。比如參保人的姓名的錯誤、身份證號碼的錯誤、地址的不詳細、電話號碼的錯誤……給日常經辦工作帶來許多不便。
（四）缺乏專業社保檔案信息化管理標準和規范
社保檔案管理缺乏國家標準，職工檔案管理仍在執行1992年勞動部與國家檔案局共同制定的《企業職工檔案管理規定》，而該項制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉等規定已經不適應現實工作的需要，亟須修改。在沒有統一標準的情況下，有的制訂了一些社保檔案的地方標準，有的地p市制定和公布了醫療保險檔案管理辦法、低保檔案管理辦法，而全國許多地p市則沒有建立相關管理標準和規范，造成社保檔案的各地管理方法不統一。在不同專業類別中，管理的規范和水平也不一致。
三、溧水區社會保險檔案信息化管理的解決辦法
（一）將紙質檔案轉換成數字檔案存檔
出于業務辦理需要，在社保辦理過程中，出現大量的紙質材料或證明，各類證件復印件以及各種需要存檔備查的檔案資料，是非常龐大的一個數字。紙質材料保存起來不方便，但是將這些材料進行電腦掃描儲存，就可以將紙質檔案轉變成數字檔案。根據檔案工作的實際需要，可靈活運用，如目錄數據適宜采用文本錄人;全文數據則可以采用圖像掃描錄入;而一些當前常用的數據可制作成光盤。
（二）建立規范的經辦隊伍，按規范要求修改人員信息
從2013起7月份起，建立了一支由3人組成的工作小組，主要負責修改人員的信息。人員信息的修改需要相關部門提供人員的二代身份證復印件及相關的證明材料，這樣才可以進行修改。修改完后將相關的材料存檔，以便今后的查閱。這樣一來，每完成一次修改，就能確保一個人信息的正確性，為今后的日常業務經辦帶來了保障。
（三）按全國統籌的標準制定本區的社保管理系統、規范標準
按全國統籌的標準制定本區的社保管理系統、規范標準，可以為溧水區社會保障事業的進一步發展和不斷完善奠定重要的基礎。以社保信息化標準體系及勞動和社會保障標準體系為指導，以投融資與運營模式和項目實施監理模式為依托，按照多層架構的模式將系統自上而下構架成為組件與業務組件、業務運作支撐平臺、IT基礎設施三個層次，樹立以監控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。為適應勞動者的流動和工資收入的變動，對每個勞動者按社保號設立檔案卡，并用計算機儲存，記錄公民個人歷年的工資收入情況。在全區設立計算機網絡，對每個勞動者的情況進行追蹤記錄;并建立全區范圍內統一的網絡查詢接口，允許參保人員自己通過網絡查詢檔案，同時也可以查詢各項待遇支付情況，提高工作效率和透明度。
（四）與其他部門密切配合，齊抓共管
關鍵詞：養老保險社保業務檔案管理
1維護社會保險檔案，保護職工權益
隨著群眾養老保險意識的不斷提高，沉寂多年的歷史繳費日益顯現出其重要性，斷保多年要求續保的參保人員越來越多。由于社會保險歷史繳費記錄檔案管理的不完善，一些參保人員的繳費權益無法得到保障，并在實踐中產生了不少爭議。
我市自1987年就開始實行養老保險統籌工作，由于當時技術手段比較落后，加上對業務檔案管理工作重視不夠，參保人員原始繳費記錄存在很多不完善的地方。保定市社保所在開展企業參保職工繳費工資和繳費年限確認工作的過程中，對一些缺少以往繳費年限和繳費基數記錄的職工檔案，通過查詢企業職工花名冊、企業職工養老保險卡、補繳繳費分解表、歷年繳費記錄表等相關材料，確定繳費事實，重新整理、歸集參保數據，真實記錄每位參保人員的參保歷史，保障了參保人員的養老保險權益。
隨著國有企業重組兼并、倒閉，職工下崗、中斷勞動關系、中斷繳費情況大量出現，如何記錄、保存每一位參保人員的繳費資料顯得尤為重要，如果不及時開展社保業務檔案管理工作，就會形成一種被動的工作局面。
1980年參加工作的李桂蘭，今年已經46歲。1980年11月，李桂蘭成為保定市水泥廠的一名正式職工。按照有關規定，1987年1月李桂蘭參加了當地的養老保險。1998年李桂蘭離開保定去了新疆打工。2009年，李桂蘭從新疆特地趕回到保定市社保所查詢以往的養老保險繳費情況。離開企業十幾年，社保資料會不會遺失？社保所這里是否完整保留自己過去的參保記錄？李桂蘭的心里忐忑不安。來到保定社保所，檔案員根據李桂蘭的身份證輸入名字后，幾秒鐘就查到記載李桂蘭詳細繳費情況的職工養老保險卡。李桂蘭一直懸著的心終于踏實了下來，心里有說不出的高興。保定市社保所依據李桂蘭的養老保險卡，重新為她補辦了養老保險手冊，恢復了繳費情況。
2社會保險業務規范化管理
在保定市，類似李桂蘭的情況非常的多，在養老保險手冊丟失的情況下，保定市社保所通過歷史資料的查詢，為他們補辦養老保險手冊，保證其繼續參保。
社保業務檔案對參保人員十分重要，但是業務檔案管理工作對社保經辦機構來說還十分陌生。沒有現成的樣板，保定市社保經辦機構只能摸著石頭過河。通過抓庫房建設、文件材料收集、歸類、整理、立卷，使業務檔案整理和立卷從不規范到規范，社保檔案庫房從無到有；業務檔案內容由簡單到豐富；并把業務檔案管理工作列入長遠規劃、年度計劃及有關人員的崗位職責中，把業務檔案工作作為社保管理的一項重要內容納入年度目標，與業務工作同部署、同組織、同考核。短短幾個月的時間，檔案目錄全部實現電子化管理，從而使社保業務檔案管理工作發生了巨大的變化。
為規范社會保險業務檔案管理，維護社會保險業務檔案真實、完整和安全，發揮檔案的服務作用，根據《中華人民共和國人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令和河北省人力資源和社會保障廳、河北省檔案局《冀人社發2009（11號文件）》要求，我市社保所出臺了《社會保險業務檔案管理辦法》，同時對業務檔案進行規范管理提出了明確要求，推動社保業務檔案管理工作進一步開展。社保業務檔案的規范化管理，不僅確定了社會保險事業發展的基礎，而且有力地維護了參保人員的權益。保定市紡織廠等7家企業，由于在改制前欠繳職工養老保險費多。改制時，職工強烈要求其補繳歷年欠繳的養老保險費，通過查閱歷年職工養老保險繳費分解表，社保機構為職工提供了這些企業歷年欠繳的準確數字。企業補繳了歷年欠繳的養老保險，企業職工的合法權益得到了保障。
3社會保險業務檔案管理的統一與標準化
社保業務檔案是全面系統記錄參保單位和參保個人繳納社會保險費、計發社會保險待遇的重要憑據。實現社保業務檔案的規范化管理，保證社保業務檔案的完整、安全和有效使用，直接關系到參保單位和參保職工的合法權益和切身利益。社保業務檔案規范化管理的關鍵在于實現管理的統一與標準化。
3.1統一業務檔案管理工作制度。根據我市社保所下發的《社會保險業務檔案管理辦法》等七項業務檔案管理工作制度，結合我所業務情況的實際需要，業務檔案主要采取分級管理、便于查詢、集中保管、確保安全的原則，做到有章可循、有制可依、有底可查，統一了業務檔案管理工作制度。
3.2統一檔案室標準。檔案室是社保業務檔案的“家”，統一檔案室的標準至關重要。為此，保定市社保所建立了一個具有防火、防光、防塵、防盜、防潮、防高溫、防污染、防有害生物等“八防”功能的檔案室，基本實現檔案庫房、檔案查閱、辦公三分開，并配置與檔案數量相適應的檔案柜和檔案密集柜、滅火器、溫濕度計、空調、計算機等專用設備。
3.3統一規范整檔。根據《人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令，結合本所業務職責，社會保險業務檔案共分六類三十八項，以此規范全市社保經辦機構業務檔案的收集、積累、整理、保管、應用、查詢服務工作。
保定市社保經辦機構還要求對社保業務檔案進行統一集中清理。各社保經辦機構按照先收集后篩選、保齊全少缺漏的辦法集中清理，要求每位職工將櫥柜的所有原始資料、文件集中起來，進行鑒定整理、組卷歸檔。
一、滿足各項事業和人民群眾基本需求是檔案部門應盡職責。“十一五”以來，提供各類關系人民群眾切身利益、有參考和憑證價值的檔案材料越來越受到老百姓的歡迎，各級國家綜合檔案館以國家檔案資源建設為核心，加大了收集力度。各級檔案部門與有關專業主管部門合作，也加強了企業職工、社會保障等方面檔案工作。民生檔案工作引起高度重視，民生檔案包括各類與民生有關的專門檔案，各級檔案部門大力整合各類民生檔案資源。在全國范圍內，掀起了建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系的新，許多地方檔案部門把人民群眾利用最多的政策文件、檔案服務送到百姓家門口；各級檔案部門圍繞民生指導建檔，加大檔案資源整合力度，從源頭上加強民生檔案管理，覆蓋人民群眾的檔案資源體系建設取得新成效。“十一五”期間，各級檔案部門為保障和改善民生服務，堅持以人為本，緊貼百姓需求，出臺各種措施，促進檔案服務民生；各地區相繼加強民生檔案工作，大力建立和開發民生檔案為民生服務。“十一五”期間，作為貫徹落實科學發展觀的突破口，提出要轉變重事輕人、重物輕人、重典型人物輕普通人物的傳統觀念和認識，建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系，是構成推動檔案工作為科學發展服務和實現檔案工作自身科學發展“三個體系”建設有機整體的重要組成部分。《基本目錄》的出臺就是為了滿足人民群眾基本需求。
二、以人為本，樹立“大檔案”觀念，規劃專業檔案管理。2010年國家檔案局局長楊冬權提出：實施“以人為本”戰略，重點在檔案資源建設上有普遍改進，全面完善覆蓋人民群眾的檔案資源體系。各級檔案部門開始在檔案資源建設過程中大力實施“以人為本”戰略，凡是涉及人民群眾的檔案，凡是人民群眾需要利用的檔案，凡是對經濟社會發展有用的檔案，都逐步納入檔案資源建設體系，保證經濟社會發展全過程和各領域形成的檔案應建盡建，全面覆蓋。
在全國檔案系統內樹立“大檔案”的觀念，即國家檔案資源體系既包括國家檔案館已經和準備接收的檔案，也包括各級國家檔案館尚未和不準備接收的檔案，既包括黨政機關、團體、國有企事業單位的檔案，也包括民營企業、各種經濟與組織以及家庭的檔案；既包括“紅頭文件”之類的檔案，也包括大量的各類專門業務檔案；既包括反映黨和國家重點工作及各單位基本職能的檔案，也反映個^各方面權益的檔案；既包括紙質檔案，也包括錄音、錄像、電子等磁介質檔案，從而全面收集、全面管理。2011年開始，國家檔案局調研起草“專門業務檔案框架體系”，規范業務檔案的歸檔與管理。各級國家檔案館也同時擴大接收范圍，調整接收時限，以民生檔案資源為重點，進一步豐富檔案內容，完善館藏結構。《基本目錄》的出臺就是全國檔案事業發展“十二五”規劃的一個部分。
三、“求基不求全、求熟不求新、求實不求理、求高不求低、求穩不求急“是《基本目錄》的編制原則。所謂“求基不求全”是指現在檔案的種類越來越多，《基本目錄》只列入“最基本的”國家級專業檔案目錄，就是各項事業發展和人民群眾基本需求必須建立的檔案種類。第一批50種里面就包括早期的專門檔案，如上世紀50年代就出臺了有關會計檔案的管理規定，最早的是1956年財政部、國家檔案局首次出臺的《預算會計帳簿、憑證、報表保管銷毀暫行辦法》。改革開放后，80年代出臺了一大批專門檔案管理辦法，如地名檔案、藝術檔案、審計檔案、人民法院訴訟檔案、人民檢察院訴訟檔案、商標檔案、公證檔案等。新世紀之后，又有普查檔案、社會保險業務檔案等一大批專業檔案管理辦法出臺。“求熟不求新”就是強調已經成熟的專業檔案列入《基本目錄》，如婚姻登記檔案、城建檔案、氣象檔案等；這里還包括經過多次修訂的許多專業檔案管理辦法，如會計檔案、藝術檔案、訴訟檔案等。列入《基本目錄》的，有些是一直就存在，需要制定管理辦法進一步規范的，如病歷檔案、地質檔案。“求實不求理”就是強調在實際工作中已經存在，可能在邏輯關系上不一定完善。如公安業務檔案與戶籍檔案，按邏輯上的從屬關系戶籍檔案應屬于公安業務檔案的一種，沒有必要單列，但戶籍檔案在基層公安派出所一直是獨立存在的，不僅數量大，而且保存時間長，與其他公安業務檔案存在明顯的不同特點，“戶籍檔案”一詞也已應用多年，深入人心，因此在《基本目錄》中將戶籍檔案單列。城建檔案與房屋產權登記檔案也是類似情況，許多地方既有城建檔案館，同時也存在房地產檔案館。“求高不求低”是指在《基本目錄》中有些內容強調由較高類目的檔案綜合出臺，不單一出臺，如社會保險業務檔案就包含了養老、醫療、失業、工傷、生育等多個險種內容，不再單一出臺醫療保險檔案的管理辦法。現已出臺的一些專業檔案管理辦法經過一定時間運行，在一定時期后經過修訂可以合并，如城鄉居民最低生活保障檔案，傷殘撫恤人員檔案、殯葬服務單位業務檔案等可以合并為民政業務檔案。“求穩不求急”是指《基本目錄》的編制力求穩妥。根據《基本目錄》編制前的調查，我們了解到現實中存在大量不同種類的專業檔案，粗略統計就有300余種，這其中許多還需要進行大量的甄別、論證工作，不能急于求成，我們將分批推出，這次《基本目錄》的50種，都是最成熟、爭議最少的專業檔案。
第一批專業檔案大部分是比較成熟，或是原來已有，或是剛剛修訂過的，如2006年新修訂的《婚姻登記檔案管理辦法》，就創新地提出保管期限為100年；2010年國家廣播電影電視總局與國家檔案局新修訂的《電影藝術檔案管理規定》，為適應電影體制的多元化，提出向電影資料館移交檔案，給予一定的補償。有些是需要或計劃要修訂的，如會計檔案；有些以前已有專業主管部門制定的管理辦法，現在要專業主管部門與國家檔案局聯合制定管理辦法；有些是在基層已經存在，群眾生活也急需規范管理的。
四、《基本目錄》的出臺，將引領、規范專業檔案的管理，加強專業主管部門和檔案行政管理部門進一步合作，加大對重點專業檔案項目的監管力度。《基本目錄》對當前檔案工作也提出了具體工作要求：中央國家機關各專業主管部門應根據本目錄會同國家檔案局負責編制相應種類的專業檔案歸檔范圍和管理辦法。在國家出臺相應制度前，各省級機關專業主管部門可以會同省級檔案行政管理部門編制本地區的相應種類的專業檔案歸檔范圍和管
理辦法。要求對于已有管理辦法的專業檔案，超過5年的，專業主管部門要啟動審查程序，需要修訂的，分批進行修訂。
各級檔案部門應積極聯系、協商、推動專業主管部門聯合編制相應種類的專業檔案歸檔范圍和管理辦法。各級檔案部門尤其是省級檔案行政管理部門，在國家出臺相應制度前，要積極探索、總結本地區已經出現的專業檔案種類，會同專業主管部門編制本地區相應種類的專業檔案歸檔范圍和管理辦法。實際上，以前出臺的管理辦法，也是地方先出辦法，國家總結地方經驗，再出臺國家辦法。如社會保險業務檔案，就是總結了天津、山東、浙江、上海、廣東等地的經驗，再由人力資源社會保障部與國家檔案局制定《社會保險業務檔案管理規定(試行)》。同時，也是為了更好地發揮地方在這方面工作的積極性、主動性。而且許多專業檔案只產生在地亢最終也主要是移交給地方國家綜合檔案館保存，中央、國家機關并不一定形成這方面的檔案，檔案的產生和利用主要在基層。
五、《基本目錄》單列出的“文化類”專業檔案既是貫徹落實黨的十七屆六中全會精神的舉措，也是多年來檔案部門積極主動加強檔案文化建設、服務社會主義文化大發展大繁榮的真實寫照。藝術檔案有的已有上百年歷史，改革開放后，藝術檔案管理辦法就較早由文化部和國家檔案局聯合出臺，1983年11月，文化部和國家檔案局頒布《藝術檔案工作暫行辦法》，這個管理辦法在2001年又重新修訂，包含文學創作，藝術表演，美術、攝影，藝術教育，文化交流，個人藝術等活動的檔案，為藝術的有效保護傳承和發展繁榮發揮了積極作用。《基本目錄》“文化類”中新增加“非物質文化遺產”檔案，這也是中華傳統文化的重要體現，是亟待重點保護的文化類專業檔案。在當前全國上下共同推動社會主義文化大發展大繁榮的形勢下，檔案部門既義不容辭也責無旁貸，必須承擔起“文化類”專業檔案的監督、指導及管理等重任，為文化建設作出檔案部門應有的貢獻。
（陜西省西延鐵路有限責任公司，陜西 西安 710054）
摘 要：社會保險是我國社會保障制度的一個最重要的組成部分，是保障職工福利的重要內容，越來越受到鐵路企業的重視和關注。近年來，鐵路企業社會保險管理工作在不斷完善，對勞動者利益的保護也在不斷深入，但仍然存在著一些問題。在分析其存在問題的基礎上，提出了對加強鐵路企業社會保險管理工作的一些建議，以期達到增強企業凝聚力，實現企業可持續發展。
關鍵詞 ：加強；鐵路企業；社保管理；工作
中圖分類號：F270；F24 文獻標志碼：A文章編號：1000-8772（2014）10-0085-02
無論一個企業從事什么樣的經營活動，無論它的規模大與小，無論它處于什么樣的營運環境，都需要一支穩定的合格的員工隊伍。員工與企業所擁有的物質和財務資源一樣包含價值，而且這種價值最為可貴。員工是企業最重要的資產，能夠給企業帶來價值增值。但是在工作和生活中，由于種種原因，員工會遭遇不幸，會使自身和家庭受到影響或陷入困境。為解除后顧之憂，增強承受風險的能力，他們越來越看重企業為自己提供的社會保障。鐵路企業也充分認識到社會保險的重要性和員工的需求。近年來，不斷完善企業社保管理，建立健全各項管理制度，以此來穩定員工隊伍，增強歸屬感，從而激勵員工更加努力工作，為企業帶來更高的經濟效益。
一、鐵路企業社保管理現狀
1.設立了健全的社會保險體系，但是管理不完善。大部分鐵路企業都為自已的員工繳納五險一金，設立有社保處或社保中心等管理部門，部分險種還有自己的經辦中心，配備有專兼職管理人員。效益好的企業還設有企業補充醫療保險和企業年金，為本企業全體在冊人員參保。但是有些企業只有最基本的管理制度，沒有實施細則和考核措施，導致部分單位存在不及時繳納社保基金的情況。也有漏交和少交現象。有些基層單位多險種合并由一人管理，或者兼職兼崗來管理，這些人員往往崗位不固定，又缺乏必要的社會保險管理專業知識，工作任務繁多，管理不細致，基礎工作不扎實。從而導致企業社會保險管理水平不高、社會保險作用發揮不明顯。
2.社會保險檔案管理基礎薄弱。社會保險檔案在社會保險各項工作中起著至關重要的作用，是參保職工今后享受社會保險待遇時的有效依據，直接關系到參保職工的切身利益。可是對社會保險的認識是一個不斷提高的過程。前期的管理中考慮不周，沒有建立統一的社會保險檔案管理制度，對檔案管理的內容、格式、標準、年限及交接均沒有明確規定，只是通過實踐摸索，不斷總結積累，邊做邊改，造成檔案材料管理良莠不齊，流于形式，基本由管理者的專業素養和職業道德決定。這給職工查詢和了解自己社會保險繳費、變更、待遇支付信息帶來極大的不便，引起部分職工思想上有情緒，影響鐵路的安全生產，完全不適應鐵路社會保險事業日益發展的需要。
3．社保政策宣傳渠道少。社保政策均通過企業內部文件形式公布，文件的傳閱范圍很小。又由于鐵路企業點多線長，班制繁多，居住分散，工作流動性大，所以不具備集中學習文件的條件，有些重要的文件，會采取記名傳達的方式，但是鐵路企業上班時間有嚴格的工作規范，下班時間要求你回家休息，班組多利用班前會議傳達文件，時間有限，匆匆而過，職工多半記不住，沒印象，好政策用不上。
二、加強鐵路社保管理的幾項措施
1．重視社會保險管理工作，建立健全管理體制。積極爭取各級領導對社會保險管理工作的重視與支持，加大對社會保險管理工作的投入，本著對職工負責、對企業負責、對社會負責的態度，建立健全管理體制和工作規范。設立獨立的社會保險管理機構和經辦中心，配備專職工作人員，制定完整的社會保險管理制度和工作流程規范，要求各單位嚴格遵守社會保險法律義務，按規定及時足額為職工繳納各種社會保險基金。管好用好職工的“養老錢”、“救命錢”，使他們老有所養，病有所醫，失有所保，傷有所療，保證勞動者在年老、失業、工傷、患病時的基本生活沒有太大的影響，同時也降低企業自身的風險。
2．加強社保系統隊伍建設，提高業務經辦能力。社保工作具有很強的政策性和專業性，事關每個職工的切身利益。如職工買房，子女就學等均需社保證明，養老、醫療、工傷、生育直接享受待遇。應配備一支全面掌握社保管理知識，具有良好的專業工作經驗，精通信息化管理手段，實施人性化服務管理的高素質專業人員。每年定期加強業務知識培訓和學習，逐步更新知識，對工作中出現的新問題、新情況進行研究和探討，及時發現并解決好問題，做到愛心獻職工、熱心講政策，關心在細處，服務有誠心。
3．重視社會保險檔案管理工作。根據鐵路社會保險工作的特點和管理機制，制定適合鐵路職工社會保險檔案管理特點的業務規范和管理辦法。特別是社會保險檔案的歸檔范圍、保管期限的劃分和整理要詳細規定，嚴格統一。由于社會保險檔案的價值特征是以憑證價值，維護個人權益為主，其保管期限宜劃分為永久、長期和短期。積極探索社會保險檔案管理信息化，實現電子檔案管理。于每年年底將本年度參保單位、參保個人、繳費、支付、變更、清算等業務數據文件，刻錄到光盤上，形成本年度電子檔案，進行歸檔。職工調轉及主管社會保險檔案管理工作的人員變更時，應借鑒職工人事檔案管理辦法，進行職工個人社會保險檔案的登記轉遞工作，單位社會保險檔案的移交工作。徹底改變社會保險檔案資料遺失，管理無序狀態。
4．高度重視社會保險法規的宣傳工作。采取多種職工喜聞樂見的形式，如宣傳畫、宣傳欄、標語、橫幅、撲克牌、社保知識小冊子、知識講座等，將社會保險的重點內容轉化成職工易于接受，通俗易懂的語言進行宣傳。讓職工明白自己可能享有的權利和申報方式，引導職工熟知自己的社會保險權益，提高職工的參與度、認同度。也可通過年輕人喜歡的各種媒介，局域網，每年向員工公布本單位全年各項社會保險費的繳納情況，舉報、投訴電話，接受工會組織和員工的監督，員工可以查詢到自己的社保繳費、個人帳戶、待遇享受等情況，發現與實際情況不符的，可及時舉報、投訴，企業社保管理部門或經辦中心要及時復核處理并告知處理結果。增強企業社會保險管理工作的透明度和公正性。
參考文獻：
[1] 《中華人民共和國社會保險法》[M] （2010年10月28日）.
[2] 《戰略人力資源管理》 清華大學出版社 （2012年9月）.
一、新時期社會養老保險業務檔案管理的現狀
在新時期要規范社會養老保險業務的檔案管理工作，要保證養老保險業務檔案的真實、完整和安全，為參保個人及社會有關方面提供優質高效服務，對開展社會保險、完善社會保障體系，提高養老保險保障性的功能，這對于社會養老保險業務的發展，具有重要意義。近年來的實踐表明，在檔案服務工作趨于信息化、網絡化的今天，原有的社會養老保險檔案管理工作已經不適應當前的需要，顯然，社會保險事業檔案管理的發展是客觀形勢的要求。因此，在新形勢下，社會養老保險對檔案管理工作有著更高標準，推動社會養老保險業務檔案管理工作適應社會保險事業發展，已勢在必行。
二、新時期社會養老保險業務檔案管理的問題
新時期社會養老保險業務檔案管理問題，要利用計算機和網絡使檔案管理提高到一個高的檔次，在具體的實施中，要注意以下幾個方面的問題。
1.新時期社會養老保險業務與檔案管理制度問題
盡管國家已出臺一些檔案管理的法律、法規，但由于對養老保險業務檔案規范化管理尚處于“初級階段”，使得養老保險業務檔案管理的制度不夠完善。檔案分類不清，導致重要檔案遺失或者歸納錯誤的發生；格式欠規范，檔案材料紙張形式各異，裝訂不規范，給檔案歸類與查閱帶來許多麻煩；保存或調閱無硬性規定，不僅嚴重影響社會保險工作正常開展，也增大了舞弊和錯誤疏漏發生的可能。
2.新時期社會保險與檔案管理軟硬件設施問題
社會保險業務與檔案管理軟硬件設施投入不足。一些單位不能配備專門的社會養老保險檔案室，且設備配置簡陋，缺乏應有的防潮、防蛀、防盜、保密、存儲、檢索設備，導致檔案在管理方面存在安全隱患，更談不上檔案管理的現代化、信息化。據調查，目前大多數的社會養老保險業務檔案仍未完全實現電子信息化管理，使得檔案的查閱很不方便，再加上目前社會保險業務量的日益龐大，傳統的社會保險業務檔案管理方式已經無法滿足參保單位和參保人員的查閱、核對需求，使參保單位和參保人員，對社會保險業務辦理的效率和質量產生質疑，影響社會養老保險機構形象。
3.新時期社會養老保險業務與檔案管理人員問題
社會養老保險業務與檔案管理人員專業素質有待提高。不少負責養老保險檔案管理工作的人員往往是兼職人員，很少有時間參加專業知識的培訓，更沒有時間學習、補充和更新養老保險檔案專業知識和其他相關技能，對檔案的重要性、歸檔要求，檔案材料的收集、整理、編目、裝訂等業務缺乏了解。這種現象的惡性循環，勢必會導致檔案管理人員不能專注于檔案管理工作，服務質量也就難以令人滿意。
三、新時期提高社會養老保險檔案管理的對策
提高社會養老保險業務檔案管理水平的對策，設計做好社會養老保險業務檔案管理的基礎，因此，社會養老保險業務的檔案管理工作，要以人為本，負起責任，因此在新時期要積極對社會養老保險檔案管理，利用高科技手段創新，提高社會養老保險檔案管理的對策，要從下面幾方面做起。
1.健全制度標準與檔案管理規范化
健全制度標準，扎實推進檔案管理規范化。建立覆蓋全部環節的檔案管理制度，在判定文件材料的來源形式和查考價值的基礎上，制定相應的檔案管理辦法、檔案業務流程、檔案分類方案。依據國家頒發的《中華人民共和國檔案法》《社會保險業務檔案管理規定（試行）》《歸檔文件整理規則》等有關檔案的法律法規，從社保處養老保險工作實際出發，建立健全《檔案立卷歸檔制度》《檔案庫房管理制度》《檔案保密制度》《檔案統計制度》《檔案鑒定、銷毀制度》《檔案移交制度》等一整套檔案管理制度，做到有章可循、規范管理，從而使社會養老保險業務各門類檔案資料實現集中、統一管理，做到從立卷歸檔到保管統計，從檔案利用到鑒定銷毀，從檔案移交到獎懲處罰等每個環節都有據可依，為規范有序、科學高效地開展養老保險檔案管理工作奠定良好的基礎。
2.夯實基礎建設與推進檔案集中管理
夯實基礎建設，全面推進檔案集中安全管理。積極爭取單位領導對社保檔案工作的重視與支持，加大資金及人力投入，切實解決養老保險檔案管理工作中存在的人員匱乏、資金短缺、設備不足等實際問題。加大經費投入，提供物質保障，實行檔案室、閱檔室、辦公室三分開，購置金屬密集架、防磁柜、計算機、掃描儀，配備吸塵器、滅火器和溫濕度計等應有設備，確保達到“八防”標準。實行檔案集中管理原則，確保保管利用過程中檔案實體和數據的安全。積極發揮計算機管理的優勢，推進檔案信息化建設，購置檔案管理軟件，按要求建立詳細的檢索查詢系統，努力提升檔案服務效率。
3.加強隊伍建設與提升檔案管理人員素質
加強隊伍建設，不斷提升檔案管理人員素質。只有具備高素質檔案人員，才能更好地適應新形勢下檔案管理工作。在明確檔案工作分管領導的基礎上，將檔案工作與業務經辦工作同時部署，納入每年的年初計劃，納入工作考核范圍，制定崗位責任和工作標準，要求專職檔案員和兼職檔案員必須具備較高的政治素質、高尚的職業道德、大膽的創新精神、嚴謹的工作作風和過硬的業務技能。加強對養老保險檔案管理人員的崗位培訓和繼續教育，拓展檔案人員的思維、知識面，不斷提高養老保險檔案業務水平。此外，還要認真做好養老保險檔案工作人員計算機應用的理論和技能培訓，提高社保處養老保險檔案管理現代化水平，加快推進檔案信息化建設，充分利用檔案資源信息為領導決策提供依據，為參保單位和參保個人提供優質便捷的服務。
（平泉縣人力資源和社會保障局，承德067500）
摘要： 本文就對社會保障在檔案管理方面法制化的建設現狀加以分析，對社會化保障管理檔案法制化建設路徑加以推進。
關鍵詞 ： 社會保障；改善民生；建設法制化
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2015）03-0318-02
作者簡介：張薊紅（1976-），女，河北承德人，研究方向為人事檔案信息化。
0 引言
社會保障是一種對民生加以改善的比較基本的制度。黨在十的報告中曾明確指出要加強對社會的建設，將改善民生作為社會工作的重點內容之一。在進行民生改建事業構建過程中，也要求各個部門之間要進行相互的協作，在這一構建過程中，社會保障的檔案記錄過程起著重要的作用，本文基于對我國的社會保障局的檔案管理進行現狀分析，從而對社會保障檔案管理進行法制化建設的實施路徑加以探討。
1 社會保障建立法治檔案管理的基礎探析
對社會保障管理檔案進行立法的建立基礎主要是社會檔案保障管理相應的法律依據。因為對社會檔案保障管理在立法方面的建設，主要還是在社會立法保障以及對檔案進行管理立法的交叉范圍內。因此在這一過程中的法律依據主要有在社會保障這一方面的法律以及法規，同時對地方性的立法以及一些具有規范性的相關文件。通過立法的角度進行分析，在我國進行社會檔案保障管理方面的立法基礎主要有以下幾方面組成。
1.1 國務院中各部委相關方面檔案制定以及社會保障局方面的規章 社會檔案在保障管理方面會涉及到人力資源以及國家檔案局還有社會保障局和民政部幾個部門，一些相關的規定也是圍繞著這幾個部門展開的。部門中相關的規章比較多，本文重點就兩方面展開探析，一是由國家檔案局加以實施，通過國務院審批的《檔案法實施辦法》，這一法規對社會檔案在保障管理方面進行立法有著重要的意義。另一項法規就是由人力資源以及社會保障部還有國家的檔案管理局一同制定并實施公布的《社會保險業務檔案管理規定》，這是目前在我國唯一的一部有關于社會檔案保障管理方面的部門規章，是各個地方在進行社會保險的檔案管理方面法制性建設的依據。
1.2 省以及自治區和直轄市有關社會保障法制性建設地方性的法規 在進行社會保障檔案管理方面相關建設的時候，在省自治區以及直轄市都是有著明確的檔案調理的；在對社會進行救助方面，每一個省以及自治區和直轄市都專項制定了“最低生活保障的辦法”以及“社會救助辦法”這些規章制度。對社會保險進行制定的管理方面，各個省份以及自治區還有直轄市也相應的制定了“失業保險加以實施方法”，在進行各個地方的社會檔案保障管理立法建設方面這些地方性立法也提供了比較重要的依據。
2 社會保障在立法管理建設方面現狀分析
在黨以及政府方面的文件中對于社會保障的表述有著并不統一的特性，但是通常會將社會保障以及社會救助還有社會福利作為比較基礎的相關制度。本文就這幾方面的制度進行討論，對社會保障在進行法制性建設管理方面的現狀加以分析。
對社會保障檔案進行管理的工作是在社會保障工作中比較重要的部分，對其制度化方面的建設相對是比較晚的。浙江省是對社會檔案保障管理工作比較重視的，也是比較早在這方面加強建設的省份，其早在十五計劃開始之前，就有了“關于加強社會保障檔案工作的意見”這樣的制定內容。十七大將對民生加快改進步伐作為社會建設的工作重心之后，國家級檔案局就了關于加強民生的檔案管理方面工作意見，在全國范圍進行對社會保障在檔案管理方面法制性的建設，中央以及地方政府也都相應的有這一方面立法活動，在民政局以及辦公廳都有相關的一些法規建設。地方性的各級政府相繼了關于本地區對最低的生活保障方面檔案管理的建設辦法。社會保障部門以及人力資源，在國家檔案局《社會保險業務檔案管理》實施之后，地方性各級政府分別推出有關對社會保險業務方面進行規范的檔案管理的建設文件。
社會保障的建設過程是一個具有比較廣闊包含內容的體制，并對社會保障以及社會救助和社會福利這幾大領域進行體系構建。社會保險主要包括五險以及新農合還有新農保這些方面的內容。社會救助是對低保以及五保還有災害救助方面的內容進行構建。社會福利主要是對老人以及婦女兒童還有殘疾人提供一定的福利。不過，就目前的中央以及地方政府的一些聯合性社會檔案在保障管理方面的法規性文件分析，主要有幾方面內容的構建，首先就是對最低保障方面檔案管理進行構建。我國的國家性檔案局在相關最低保障生活方面的通知中，就曾明確的對最低生活保障檔案加以分級進行管理，采用主要將基層作為主導，分級的進行負責，出臺相關法律法規的管理細則以及實施辦法。目前浙江以及上海還有甘肅多地都已經推出了這一方面的相關文件。其次就是要將社會保險在業務領域方面的檔案加以管理。人力資源以及社會保障局推出《社會保險業務檔案管理規定》以后，極大程度地推動了各個地方政府對相關方面立法加以推行的積極性。比如北京還有河北和青海很多省份都就社會保險方面的業務檔案提出了實施辦法，以及管理方案。
3 對社會管理檔案進行完善立法管理的途徑分析
社會保障在檔案管理方面進行法制化的建設是可以通過各個部門之間進行相互協作，從而完成推進作用的，下面本文就具體對社會管理檔案進行完善立法管理途徑進行分析。
3.1 認識內涵，構建基礎 認識內涵主要是對社會保障檔案方面內涵要認清。我國的中央政府對于社會保障方面的命名并沒有比較明確的法規，以及比較規范的文件。在地方的一些政府，也只有浙江省的勞動保障廳以及檔案局聯合制訂了浙江省方面的社會保障管理辦法，對有關養老保險以及醫療保險還有失業保險方面業務的辦理，通過文字以及影像多種形式進行管理記錄。在這樣的對保障檔案方面的建設，是混淆了保險同保障的概念，這樣檔案的構建，很大程度上是將進行社會保障的管理范圍縮小了，因此加強對社會保障方面的內涵認識，是對檔案管理進行立法的重要前提，也是實施法制化基礎建設的前提。
3.2 規劃統籌，避免分割 對統籌的規劃主要就是中央對國家檔案局進行統籌的規劃，相應的出臺一些法規條例對一些救助方面的檔案加以管理規范，在進行社會救助方面管理檔案建設時應該避免出現分割立法的現象。現在很多立法在低保檔案進行管理方面都是有著比較靈活的方法的，但是大部分檔案并不包含其他社會救助方面的內容，也就使得出現了分割立法的形式，因此要加強對統籌的規劃，盡量避免分割的出現。
3.3 三步戰略，循序推進 第一步就是對平行的單項部門法規進行制定，也就是社會保險相關的業務在檔案管理方面的規定，社會在業務救助相關的檔案規定，社會福利方面檔案滾利規定，通過各地方政府統一構建。第二步就是要把相關內容記錄在社會保障方面的基本法中，在實施頒布的社會保險法中就有明確規定，對社會人員進行繳費檔案的管理要有明確的登記記錄以及支付結算方面的憑證。在社會保險的檔案建立方面提供了比較完善的法律依據。第三步主要就是要在前兩步構建基礎之上，當時機成熟時，由國務院對社會保障進行統一的在社會保障檔案立法方面管理的建設工作。
4 結語
基于對社會保障多方面建設現狀中存在的問題加以分析，本文就這一方面建設提出相應的民生改善方法，對社會保障管理檔案的法制性作用加以分析，總結出相應的辦法，希望可以有助于我國社會對檔案進行法制性建設的立法實施。
參考文獻：
[1]劉靜.社保檔案管理是社會保障事業的基礎工程[J].山東人力資源和社會保障，2013（05）.
關鍵詞：新形勢；社會保險檔案；檔案管理；管理措施
一、新形勢下加強社會保險檔案管理的必要性
1.是深化社會保險改革的需要加強檔案管理工作落實，是對傳統檔案工作形式改革的必經階段，只有完善的檔案管理體系，社會保險工作才能高效開展。社保檔案中記錄完善的資料信息，原始資料一旦丟失很難補回，保險工作也無法繼續進行。因此加強社保檔案管理是一項十分嚴格的工作任務，傳統的檔案管理模式中，局限與紙質檔案資料的管理，信息化技術并沒有得到落實。隨著管理技術不斷發展進步，社保工作開展形式也在嘗試改革創新，需要完善的檔案信息作為支撐來進行。2.是社會保險業務本身的必然要求社保工作任務開展形式復雜，并且隨著工作的落實，也會產生大量信息數據，不進行有效管理會出現丟失現象，保險辦理工作也無法繼續進行。各單位在運行期間會出現人才流動，保險繳納單位也因此發生改變，但在檔案中詳細記錄的保險基金繳納情況。對檔案進行嚴格管理，便不會發生因人才流動而出現的社保繳納混亂現象，為工作開展提供了持續穩定的保障。人才流動期間需要對部分信息資料進行轉移，由新的用人單位繼續保管，社會保險繳納情況也是由雙方共同商議的。保險行業本身具有及其嚴格的制度體系，加強檔案管理符合社保工作特征，也能夠為工作開展打下堅實基礎。3.有利于社保部門提高業務質量和辦事效率通過對社保檔案的嚴格管理，基層員工工作開展形式也能得到規范，面向社會群體開展服務時更高效。通過對檔案內信息資料的查看總結，可以發現工作期間存在的問題，并通過探討整理出有效解決方案。如果不對檔案進行嚴格管理，工作期間存在的問題也很難被發現，自然會影響到社保單位面向社會群眾開展服務的質量。群眾遇到的問題也得不到高效解決。管理過程中發現檔案內部信息不完善會及時的解決，重新搜集整理，為社保工作開展提供保障。
二、目前社會保險檔案管理的現狀
1.社會保險檔案多頭管理，管理不統一雖然檔案管理得到了足夠的重視，但工作落實效果并不理想，存在很多弊端問題有待解決。最常見的是管理形式得不到統一，基礎工作規范性不足。社會保險辦理以及基金繳納期間，或產生大量的資料報表，由多各部門共同參與完成，這一特征也造成了管理任務開展缺乏統一的體系，資料管理也是在多個部門完成。這樣在管理職責上存在很多重疊的部分，群眾需要對資料進行調動時要在不同部門辦理手續，降低了工作效率。同時各部門工作理念也不同，現階段尚未形成完善的查詢體系，資料信息也沒能通過網絡平臺實現資源共享，阻礙社保服務開展情況，也不利于社保任務開展。2.缺乏專業社會保險檔案的管理標準和規范社檔案管理仍采用傳統方法，紙質資料長時間使用容易破損，影響對內容的查看，一旦檔案管理室出現突發事故，例如火災。檔案一旦毀壞不能復原。計算機設備雖然在社保辦理環節中得到了廣泛應用，當并沒有在檔案管理工作中得到應用。在管理制度中只是對檔案管理安全性做出約束，而管理形式并沒有明確的規定，這也是信息化檔案管理方式落實程度不足的原因，在工作期間會頻繁的使用到檔案，并且檔案的數量也會逐漸增多，如果不對其是否需要歸檔進行劃分，工作任務的艱巨性也會因此而增大。3.手段落后，管理水平低檔案管理是社會保險行業改革的保障，但目前存在的問題是方案管理方式落實，不能滿足社保改革發展的需求。一些檔案室內安全設施達不到規定標準，存在嚴重的火災隱患，通風設施不足，室內空氣流動性差，潮濕環境下檔案內的紙質資料很容易發霉，或者受到蟲蛀損害。社會保險體系改革期間，對原始檔案使用頻繁，目前的管理方式更不利于使用，單是查找信息就會浪費大量的時間。通過信息化技術來建設電子檔案，在使用效率上會有明顯的提升，這也是檔案管理需要完善的內容之一。
三、加強社會保險檔案管理的設想
1.提高公民的社保檔案意識加強社保檔案管理工作的落實完善，首先要提升群眾的檔案使用意識。配合基層檔案工作人員完成內容補充任務，對檔案中的基礎信息進行核實，發現不完善的內容也能及時整改。這樣開展檔案管理任務才更加真實有效。除此之外，還要提升工作人員的積極性，明確檔案管理職業。作為基礎工作，開展期間要有完善的基礎設施，對于使用年限久遠老化嚴重的設施進行換置，以提升使用安全性為目標。定期對檔案管理情況進行檢驗，發現問題第一時間解決，取得群眾的滿意。檔案管理不只是安全，更重要的是發展檔案使用價值。2.健全制度，規范程序對檔案管理內容進行完善，規范管理任務開展形式。檔案管理是社保中的基礎工作，只有在完善的制度約束下才能夠保障進行的有效性。隨著社保辦理的進行，會產生一些信息資料，需要及時的整理到檔案中，這樣能夠避免原始資料丟失問題發生。管理制度完善是一項長期工作任務，制度運行期間如果與實際工作需求產生沖突，可以進行局部完善，即保障制度的科學性，也不會對檔案管理工作在基層的開展帶來影響。各部門之間也要加強交流溝通，提升檔案管理任務完成質量，規劃的工作程序也更具有可行性。3.國家和省應盡快制定社會保險檔案管理辦法單位加強內部控制能夠完善工作任務完成質量，除此之外，還需要上級管理部門制定統一的制度體系，發現違規操作現象也能及時的治理，避免；類似問題再次發生，使社保檔案真正發揮作用解決實際問題。管理人員應當深入基層開展工作，善于發現并解決問題，這樣能夠促進基層檔案管理工作人員逐漸向規范的流程進步。4.要“軟”件、“硬”件一起上加強信息化技術在基層檔案管理中的落實，工作人員長期在固定的工作模式下，對信息化技術接收能力差。針對這一現象，可以在基層中開展教育培訓，改變傳統的人力資源利用形式，在崗位中形成流動性，這樣員工才能投入更多精力在工作中，探討創新管理模式，面向群眾開展服務的質量因此得到提升。檔案管理軟件使用過程中能夠對資料進行安全管理，基于網絡環境下運行可以實現遠程信息貢獻，技術人員定期對軟件安全性進行檢測，這樣便不會受到病毒的侵入風險。軟件功能是可以開發創新的，為操作者提供更多的功能選擇，信息調取時間也有明顯的減少。5.搞好人員培訓對工作人員定期培訓也能夠促進檔案管理進步發展，培訓內容包括專業知識與相關的法律法規，為群眾解答與社會保險相關的問題。重點針對計算機基礎操作能力來進行，掌握簡單的維護方法也十分重要。
四、小結
加強對養老保險檔案管理人員的崗位培訓和繼續教育，拓展檔案人員的思維、知識面，不斷提高養老保險檔案業務水平。此外，還要認真做好養老保險檔案工作人員計算機應用的理論和技能培訓，提高社保處養老保險檔案管理現代化水平，加快推進檔案信息化建設，充分利用檔案資源信息為領導決策提供依據，為參保單位和參保個人提供優質便捷的服務。
參考文獻
[1]沈加琴.淺談新形勢下如何做好社會養老保險業務檔案管理工作[J].檔案與建設，2013（，8）：73.
一、全面完成民生工程養老保險經辦任務
（一）確保完成養老保險工作主要目標。2013年全市城鎮職工基本養老保險參保人數達到753200人，實際繳費人數達到510900人，基金征繳達到192920萬元。被征地農民參保人數達到43000人。
（二）努力擴大養老保險覆蓋面。探索全民參保登記制度。以開展“轉作風進園區強服務”活動為契機，以工業園區為重點加大擴面力度,提高養老保險覆蓋率。提高參保人員中繳費人員比例,提高參保擴面質量。
（三）切實加強養老保險費征繳。嚴格執行《社會保險法》，強化依法征繳，促進養老保險費的合理增長。落實個體工商戶和靈活就業人員養老保險繳費政策。規范養老保險欠費處理行為，加大養老保險欠費和企業改制掛賬費用的清理回收力度，確保基金應收盡收。
（四）努力提高養老保險待遇水平。做好2013年企業退休人員基本養老金待遇調整工作，提高相關人員生活補助標準。確保養老保險待遇按時足額支付。
二、著力構建更加便民快捷的經辦服務體系
（五）按照全省推行“五險統征”的要求，關注“五險統一征繳，分險種支付”試點，對我市實施社會保險五險統一征繳進行可行性分析。結合“五險統征”信息系統建設和實施，探索社會保險參保人員“同人、同城、同庫”管理辦法。
（六）推進綜合柜員制。學習綜合柜員制試點經驗，優化崗位職責，優化人員配備，規范臨柜經辦，在全市試行“前臺統一受理、后臺集中審核”的綜合柜員制經辦模式，逐步實現社會保險的“統一登記、統一申報、統一征繳、統一稽核”，提高臨柜經辦效率，為參保人員提供一站式服務。
（七）拓展網上業務經辦。按照部中心《社會保險網上經辦規程》，打造集網上申報、網上查詢、網上繳費等綜合功能于一體的“網上辦事大廳”，加快開通網上查詢服務功能。做好“電子社保”建設工作。
（八）全面實現養老金直發。力爭全市離退休人員養老金直發率達到100%。依托異地退管系統，積極開展異地居住退休人員協查認證工作，異地居住人員信息上傳率達到90%，本地協助外地認證辦復率達80%以上。
（九）提高社會化服務水平。充分利用和優化基層工作網點，做好企業退休人員的管理服務工作，全市企業退休人員社區管理率達到89%以上。繼續開展社會保險信息披露、個人權益記錄查詢和郵寄等服務。
（十）加強社會保險關系轉移接續。做好以農民工參保轉移為重點的養老保險關系和軍人退役養老保險關系轉移接續工作。加快建設社會保險關系異地轉移接續信息系統，提高應用水平，簡化轉接手續。適時開展基本養老保險關系轉移接續經辦工作督查。
三、切實加強社會保險經辦管理
（十一）強化社會保險基金管理。科學編制基金預算，建立健全預算考核評價和激勵約束機制，強化預算約束力，重點強化支出預算的執行力，提高基金運行和基金管理的效率。加強業務財務軟件一體化信息系統研發，逐步實現與金融系統軟件的順暢對接，提高基金管理水平。全面落實審計整改要求，確保基金完整安全。
（十二）做好提高社會保險統籌層次經辦工作。執行養老保險省級統籌預算管理辦法。確保養老保險統籌調劑金按時足額上繳。
（十三）加強養老保險稽核和內控管理。加大對用人單位參保繳費實地稽核力度，全年參保人數實地稽核比重不低于參保總人數的30%。強化養老保險各項待遇支付的稽核，協調有關部門依法開展養老保險反欺詐工作，減少養老保險待遇支付領域違規違法行為的發生。完善社會保險內控監督管理，完成三分之一以上的市、縣（區）經辦機構的檢查評估。
（十四）加強社會保險數據管理。貫徹人社部《社會保險個人權益記錄管理辦法》，落實社會保險經辦機構數據管理職能和權限，加強數據安全管理。以“五險統征”系統上線為契機，開展數據整合工作。實現社會保險聯網數據自動上傳，加強數據分析，建立常態化聯網數據監測、通報、考核機制。繼續開展社會保險運行分析，規范社會保險統計工作，實現統計數據與聯網數據、財務數據的銜接。
四、不斷夯實社會保險經辦基礎
（十五）按照全省“五險統征”應用系統建設要求，完善現行養老保險信息系統功能，建立信息系統正常運行維護機制。
（十六）加強經辦標準化建設。貫徹實施《社會保險服務總則》和《社會保障服務中心設施設備要求》兩個國家標準。推行經辦大廳標準化建設。執行部中心的《社會保險規范識別系統》。
（十七）提高業務檔案管理水平。拓展社會保險業務檔案達標驗收成果，實現社會保險業務檔案的常態化、規范化管理，實現業務經辦與業務檔案的一體化。探索開展社會保險業務檔案的電子化管理。
黑龍江省各級檔案部門積極了解民生檔案需求，高度重視民生檔案資源管理，將做好民生檔案工作作為推動檔案事業可持續發展的動力，以省“十項民生工程”為重點，全面推進民生領域的檔案工作發展。
以資源建設為基礎和急需
做好民生檔案工作，要加強對民生檔案管理部門的檔案監督指導，建設適應民生需求的檔案資源體系。凡是涉及民生、關系人民群眾切身利益的、有利于和諧社會建設的相關檔案資料，我們都應依法積極介入，加強指導，注重收集，逐步規范，以逐步建立覆蓋民生、覆蓋人民群眾的檔案資源體系。民生檔案涵蓋勞動就業、社會保障、教育醫療、婚姻生育、家庭理財等各個方面，急需我們分門別類、協調有序、務求實效地做好抓實。民生檔案資源建設作為一個系統工程，需要從源頭抓起，突出重點，規范管理，建設面向民生的多元化館藏體系。對未建立民生檔案的要盡快指導建立，已建立的抓緊時間完善，對現館藏的民生檔案，應以目錄形式集中整合，先錄入、先掃描、先上網、先利用。近一年來，黑龍江省檔案局因地制宜、突出重點，召開全省檔案資源建設工作專題會議，提出將所有涉及民生問題的檔案納入監管范圍，豐富館藏內容，改善館藏結構，科學整合民生檔案資源，以館藏量年增10％為工作目標，全力抓好社保、醫療、教育、就業再就業、社會救濟、社區等與民生緊密相關的檔案資源建設；先后就與群眾切身利益密切相關的社會保險檔案、民營企業檔案、新農村建設檔案等工作召開專題會議，制發規范文件，民生檔案資源的建設工作得以扎實有效開展，穩步推進落實。
以制度規范為支撐和保障
做好民生檔案工作，服務民生，要建立健全民生檔案法規體系，規范歸檔機制，完善業務標準，不斷提高管理水平。近年來，國家檔案局與有關部門聯合制定了《婚姻登記檔案管理辦法》、《關于促進民營企業檔案工作發展的意見》、《關于加強銀行檔案工作的意見》、《關于加強社會主義新農村建設檔案工作的意見》等涉及民生的檔案工作規范性文件，黑龍江省檔案局亦先后單獨或與有關部門聯合制發了《關于加強社會保險檔案工作的意見》、《關于加強社會主義新農村建設檔案工作的意見》、《關于加強土地承包檔案管理工作的意見》及《關于加強農村勞動力檔案管理和服務的意見》等一系列文件，制定了相應屬于民生檔案的管理辦法，為做好民生檔案、落實惠民政策、完善社會保障、排解群眾憂難創造了有利條件，提供了制度保障。今后，隨著民生工作的細化，將會有更多民生檔案規章制度或規范性文件被制定。
以服務利用為目標和宗旨
檔案部門應把為民眾提供優質、高效的服務作為一切工作的出發點和落腳點，改變過去“重物輕人、重事輕人”觀念，樹立“服務民生與服務業務并重，服務領導與服務群眾并重”的利用觀念，緊跟時代步伐，提升自身素質，豐富館藏內容，拓展服務形式，提升服務質量，建立服務民生、服務人民群眾的檔案利用體系，使其能夠便捷高效地為民生服務、為廣大人民群眾服務。黑龍江省檔案館堅持“服務，發展，創新”理念，以“4+1”模式構建公共檔案館服務民生，取得了顯著的成效。“4+1”即：一是現行文件服務窗口；二是查閱檔案窗口；三是愛國主義教育基地窗口；四是網站窗口，再加上檔案史料編研出版工作。這一模式在實踐中全方位帶動了檔案館整體工作的進一步發展，有力地推進了檔案工作服務民生的深入開展，逐步形成了團結實干，力爭上游，積極為民生服務、為和諧社會建設服務的良好氛圍，充分體現了館門為民所開、檔案為民所用的辦館理念，取得了“4+l≥5”的現實效果。黑龍江省檔案局局長于佩常說：“服務是不變的基調，創新是永恒的主題”，這是構建“4+l”模式的內核，也是今后我們做好民生檔案工作的發展走向。
一、畢業生學籍檔案的利用價值
隨著畢業就業人數的增加，市場對人才的需求，突顯檔案利用價值的重要性、真實性。檔案的利用價值是滿足社會需求的有用性。畢業生學籍檔案的利用價值簡要歸納如下：
首先，憑證價值。畢業生學籍檔案從形成規律來看，它是畢業生在校期間綜合表現的歷史記載，是畢業生整體素質的客觀反映。其次，參考價值。用人單位依據檔案的全部原始記錄材料，掌握畢業生全貌，評判畢業生優劣，選拔優秀人才，實現用好人才。再次，社會價值。從本校檔案利用登記表看，畢業生學籍檔案服務于學生就業、企業招聘、職務晉升、職稱晉級、各類報考、出國留學、醫療保險、社會保險、各類公證等諸多社會活動，滿足學校、師生、社會的利用需求。
二、畢業生學籍檔案管理主要存在的問題
1、檔案材料缺乏規范。以最近2013年歸檔的30個本科學院85個專業9198名學生的學籍檔案資料來看，主要存在以下問題，對學籍檔案不夠重視，書寫內容錯誤、不全，書寫字跡不清、隨意涂改，簽字漏簽，未粘貼照片，鑒定評語不實，獎懲沒有記載，公章加蓋錯誤，材料不齊全不完整等等。
2、方法與手段缺乏創新。如在辦理出國（英文）成績檔案的過程中，利用者要求時間緊，同一時期內要求辦理的人員較多，工作量較大，現有能力無法滿足所有利用者意愿，因此努力提高檔案開發利用手段和水平，是擺在檔案館工作人員面前的一個重要課題。
3、檔案管理系統有待升級。目前我校南大之星檔案網絡管理系統的檔案目錄數據主要靠逐條手工錄入，隨著人數的急劇增長，已經不能滿足現代管理的需要，有待加強學習，普遍采用數據導入功能，可以將EXCEL等格式文件與管理系統相銜接，自由導入導出表格，避免手工錄入信息的耗時和錯誤，提高工作效率。
三、畢業生學籍檔案管理的相應對策
1、培養檔案意識，注重法規學習。首先，培養學生檔案意識，使學生了解檔案的重要性，知道哪些檔案可以在檔案館查詢利用；提高教師檔案意識，提高歸檔質量，促進檔案管理工作。其次，學習有關檔案法規與文件。學習領會《檔案法》、《普通高等學校學生管理規定》《普通高等學校檔案管理辦法》、《黑龍江大學檔案管理辦法》等法規和文件，明確檔案工作流程，從檔案收集歸檔到查詢利用，做到依法治檔，遵循規范化、制度化、科學化要求，使檔案工作納入法治化軌道，實現有章可循、有據可依。
2、加強隊伍建設，完善規范體系。學籍檔案管理是一項復雜的系統工程，積極推進學籍檔案專兼職管理隊伍建設。選拔政治過硬，認真負責，熟悉檔案業務和學生管理，具有一定的計算機應用水平的同志負責學籍檔案工作。規范工作用語，熟悉專門術語，按章辦事，遵守程序，求真務實，提高效率，促進工作的高效、快捷、準確、規范。學籍檔案規范本身是一個系統工程，僅靠學籍管理人員和學籍檔案人員難以有效組織實施，需要把所有的規范標準按其內在聯系組成一個科學的有機整體――學籍檔案規范體系[3]，就本校現狀來看，專兼職隊伍人員分布在檔案館、學工部（學生處）、教務處、招生就業處相關負責科室老師以及各學院教務員、輔導員老師中。學籍檔案管理人員實現專門術語的統一、規范和標準，便于相互交流，利于檔案檢索。推進部門二級檔案員制度，提高業務素質，規范部門立卷，加強密切合作。檔案館隨時了解、督促、檢查學籍收集、整理、歸檔工作。
關鍵詞：養老保險管理內部控制；問題；建議
中圖分類號：F842 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）11-0-01
科學的養老保險內部控制管理，能有效從源頭上防范社會保險基金流失，保障基金安全運行，從而不斷提高廣大社保從業人員法律意識、責任意識和服務意識，提升社會保險業務經辦機構工作效率和服務水平，為推動社會保障事業健康快速發展具有重要意義。為此，如何加強養老保險管理內部控制建設，是擺在各級社保部門面前亟待解決的問題。
一、養老保險管理內部控制現狀
從事養老保險費籌集、支付及管理等業務，為參保對象提供公共服務是養老保險經辦機構的重要職能。近年來，襄汾縣社會保障體系不斷完善，截止2012年10月底，全縣參加養老、醫療、失業、工傷和生育保險人數達到39.83萬人次，覆蓋面達81%，征繳社會保險基金1.87億元。該縣社保經辦機構相繼出臺了一系列內部管理制度，逐步建立了內部控制體系，確保了各項工作正常運行。但是，養老保險管理內部控制尚處于初級發展階段，仍然存在一些薄弱環節。
二、存在的問題
1.業務運行不規范
在養老保險辦理過程中，時有經辦工作不能按規定程序操作的狀況，一些關鍵崗位和工作環節不設審核、復核，權利缺乏制約。如：為方便個人繳費，一般對繳費單位采取在規定時限內“隨到隨核”的方式進行申報核定，由業務經辦人審查后確定繳費數額，沒有設置第二業務經辦人復核這一環節。
2.檔案管理不完善
養老保險資料記載著參保單位和個人的基本信息，資料管理是否規范直接影響參保單位和個人切身利益。實際工作中，經辦機構工作人員在辦理養老保險業務時，一些基本信息資料缺少相關人員簽名，沒有經辦人和復核人簽章，資料留存不全。同時，存在整理不及時，分類混亂現象，不便于檢索、查閱。
3.基金監管不健全
養老保險基金納入單獨的財政專戶，實行收支兩條線管理，對基金安全起到了監督作用。但實際操作中，經辦機構與財政部門對賬制度難落實，導致經辦機構無法在第一時間掌握財政專戶內基金信息。財務會計內部控制方面也存在問題，如：會計核算不規范，隨意處理賬目；財務預留印章保管、使用不嚴格等。
三、成因分析
1.意識淡溥，重視不夠
養老保險經辦機構對內部控制工作重視程序不夠，風險防范意識不強，認識上有偏差。有的經辦機構把內部控制理解為制定規章制度，建立控制機制；有的沒有真正繃緊安全防范這根弦，存在重外部監管輕自身內部控制現象等。
2.模式繁鎖，管理滯后
養老保險經辦業務通常劃分為社會保險登記、社會保險費征繳、個人賬戶管理、養老保險待遇審核及支付等環節。養老保險經辦業務管理采用“業務專管員”這一模式，一項業務完全由一個職能部門管理，部門權利過分集中，制約性差。
3.執行不力，缺乏制約
一部分經辦機構對內部控制制度執行不重視，落實不力。已有的內部控制制度僅是應付相關部門的檢查，遇問題多強調靈活性，有章不循的現象時有發生。同時，內部監督部門沒有明確的獨立性工作職能，使內部控制流于形式。
四、對策建議
1.加強組織結構管理
完善內部控制組織結構，是加強經辦機構內部管理的前提。良好的內部控制組織結構必須具有清晰的層次順利、有效的協調與合作體系。養老保險經辦機構應按照機構內職能部門情況、養老保險業務流程、內控管理的要求，設計經辦機構內部控制組織體系，合理劃分內部控制的管理層次，建立起包含決策層、管理層、業務執行層、監督反饋層的組織結構，在這一組織結構模式下，為各內部控制層次劃分責任權限，明確業務職能，管理關系和監督控制關系。
2.加強信息資料管理
養老保險檔案管理是加強經辦機構內部管理的基礎。要建立健全較為完備的信息網絡系統管理辦法，使信息系統網絡覆蓋所有業務經辦流程。進行信息安全控制，實施有效的用戶管理和密碼管理，確保系統數據安全。定期對數據庫及重要資料進行安全備份，并異地存放，確保數據安全。同時，建立適度開放的社會保險信息系統，通過各種渠道信息，滿足公眾對社會保險政策、個人數據的查詢和咨詢等要求。逐步實現網上參保登記、網上申報等服務。
3.加強基金財務管理
建立健全社保基金財務管理內部控制是加強經辦機構內部管理的關鍵。財務管理內部控制工作要有內部控制制度作保證，制度應涵蓋基金財務管理工作需加強控制的所有崗位，所有涉及財務管理的人員都要遵守。要堅持按照職務分享原則、資金財務分離原則、審批與業務經辦分享原則，明確制定財務人員崗位責任。涉及社保基金管理的重大事項應集體決策，要嚴格按照職責權限分級審核，完善授權批準手續，杜絕越權審批行為。
綜上所述，筆者從組織結構管理、信息資料管理、基金財務管理三方面論述了如何加強養老保險管理內部控制建設。我們相信，只要社保經辦部門提高認識，經辦人員共同努力，養老保險管理內部控制一定能夠實現規范管理，高效運營，從而推動社會保障事業又好又快發展，真正實現百姓老有所養、老有所樂。
參考文獻：
[1]鄧大松.社會保險[M].中國勞動社會保障出版社，2005.
[2]孫建勇.社會保障基金監管制度國際比較[M].中國財政經濟出版社.
[3]丁開杰.社會保障體制改革[M].社會科學文獻出版社，2004.
一、檔案信息弱勢群體的構成與形成原因
所謂檔案信息弱勢群體，就是在記錄、獲取和利用檔案信息方面處于弱勢，可能被排斥在現代檔案信息源以外而日益邊緣化的人群。主要包括：（1）檔案信息內容弱勢群體，也可稱為建檔弱勢群體，如農民、“體制外”的人，其涉及自身權益的一些信息沒有被記錄在檔案之中，因而談不上利用檔案謀取權益；（2）檔案信息獲取和利用弱勢群體，即由于經濟、技術、社會地位等自身主、客觀條件限制和能力局限，無法及時獲取、理解和有效利用檔案信息的群體。這兩部分有很多是重疊的，即同時是內容弱勢群體和利用弱勢群體。
檔案信息弱勢群體形成原因主要有五：一是政策性原因。有相當一部分檔案信息弱勢群體，無論是內容弱勢群體還是利用弱勢群體，是由于檔案工作方面的一些過時政策造成的。二是生理性原因。由于生理上的不方便，不能有效地獲取所需的信息而淪為信息弱勢群體，如兒童、老年人、殘疾人等。三是環境性原因。由于地理環境等因素造成資訊不暢通、不能方便獲取所需信息，如偏遠山區的人群、受自然災害侵害的災民、服刑中的犯人等。四是經濟性原因。由于經濟上貧困，在社會生活中長期處于不利境況而不能有效地獲取所需的信息，如貧困地區的農民、城市下崗工人、進城務工人員等。五是知識性原因。在信息社會中由于信息技術發展等因素造成的不懂計算機知識和技能、不能有效獲取網絡信息。值得注意的是，信息化建設的飛速發展正在進一步加劇信息強勢群體與信息弱勢群體的分化，使這一問題變得更加復雜。
二、檔案部門為信息弱勢群體服務的現狀分析
信息弱勢群體問題的出現，已經引起了各級檔案部門的關注，并不斷探索新的服務方法與途徑，取得了較好成績。一是理論上有重大突破。檔案工作“三個體系”建設理論的建立、“民生檔案”概念的提出，指出了檔案工作發展特別是為信息弱勢群體服務的方向。二是政策上有重大轉變。近年來，檔案部門在政策導向上更加注重涉民檔案建設與開發利用。國家檔案局與許多省市檔案行政管理部門制發了一系列涉及民生的檔案工作規范性文件，并完善相關業務標準，努力打造民生檔案管理和服務制度保障體系。三是實踐上有重大進展。近年來，全國范圍內開展了民生檔案、社區檔案、村級檔案、新農村建設檔案、家庭檔案等與弱勢群體密切相關的檔案建設，其中民生檔案建設聲勢最大、成效最明顯，各地積極進行檔案資源整合，實行各類檔案相對集中管理，大量與人民群眾切身利益相關的民生檔案，被及時從形成檔案的各個部門接收到國家綜合檔案館，使得民生檔案由分散變集中，極大地便利了弱勢群體的查閱利用。在為民服務過程中，檔案數量、檔案利用人數、解決的問題數都在以幾何級數增長，檔案部門的影響也大幅度提高，檔案事業發展正處于歷史最好時期。但是，我們也要看到，檔案部門在為信息弱勢群體服務方面仍然存在許多問題。主要表現在：
1.檔案法律法規、政策、標準制訂工作仍然滯后。《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《檔案館工作通則》、《機關檔案工作條例》以及各省市區和計劃單列市出臺的地方規章，都制訂多年，屬于計劃經濟時代的產物。各種專門檔案管理辦法，即使是近年制訂，由于權階低于檔案法律法規，也存在一些不利于弱勢群體的規定。《政府信息公開條例》出臺至今，檔案工作方面的具體實施意見仍未出臺，基層檔案部門無法有效執行。檔案工作標準的制訂也比較滯后。
2.檔案管理體制中存在為弱勢群體服務的障礙。一是真正意義上的公共檔案館并未普遍形成。《檔案法》從法理上明確賦予了各級國家綜合檔案館作為公共檔案館的職能，但時至今日，一些綜合檔案館離公共文化空間的目標相去甚遠，弱勢群體到檔案館查閱檔案仍存在不合理的限制。二是各級檔案館之間的信息不能充分共享。目前我國的檔案館按行政級別劃分為國家級、省（直轄市、自治區）級、地市級、縣市級4級，每一級的檔案館隸屬各自行政區域的黨委政府管轄、領導，因此檔案館體系實際上是一個等級分明的行政化體系的翻版，內部缺乏強有力的業務溝通與聯系，導致運行成本高昂，資源難以有效共享，總體效益發揮不甚理想，弱勢群體難以獲益。三是同一地域內的檔案服務分散化。作為一個整體的國家檔案資源，卻有相當一部分被分散保管于各職能部門，各部門由于功能性分工、利益驅使、協調成本高等原因，與檔案部門缺乏必要的溝通與協調，使檔案信息管理與服務在各自管轄范圍內封閉運轉，導致檔案服務分散化、孤立化，弱勢群體有時不知到何處才能查找到自己所需的信息。
3.檔案工作方法與機制上存在弱勢群體難以獲益的問題。檔案信息服務要達到“無所不在”與“長久持續”才能實現效益最大化。檔案部門在為弱勢群體服務方面做了大量工作，開展了不少項目、活動，但這些項目、活動都有一定的實施范圍和時間期限，具體實施有難度，因此出現了一些與目標相背離的現象和趨勢，如重形式輕內容、重承諾輕實效、重措施輕落實、重監管輕服務等。想用“短平快”的方法解決復雜問題，建立不起長效機制；采取從上到下、整齊劃一的運作方式，容易與多樣化的基層實際需要脫節，弱勢群體難以從中獲得切實的好處。有的項目，如農科檔案信息網建設，最終呈現建制性退場。我國檔案部門在設計和建設網站時，本能地將網站的服務對象設定為身體健康、信息意識與信息技能較高的人群，很少考慮到殘疾人及信息意識與信息技能比較低的人群的正當信息需求，致使檔案網站的效用未能得到有效發揮，一些社會公眾被人為地邊緣化，排除在受益群體之外。
4.檔案信息內容建設與弱勢群體需求之間存在落差。檔案信息內容建設是做好為弱勢群體服務的基礎因素。信息弱勢群體之所以產生，是因為他們得不到自己所需要的信息。隨著社會和市場經濟的深入發展，產生了大量新型檔案，如公民個人身份檔案、各種社會保險和商業保險檔案、各類資格考試檔案等。它們大多數與檔案信息弱勢群體的利益直接關系，社會需求很大。由于是新型檔案，管理方法尚處于摸索階段，因此收集、整理、編目等方面都難以一步到位，難以及時提供有效的利用服務。盡快地、規范地把這些新型檔案建設好，并及時有效地向社會提供利用，成為擺在檔案部門面前的十分緊迫的任務。
5.檔案部門在提高弱勢群體個人信息素養方面做得不夠。一個人是否成為信息弱勢群體的一員，個人的信息素養也很關鍵。那些不知道或很少知道從哪兒獲取信息和怎樣利用信息的人，不主動獲取和利用信息的人，即信息意識比較低的人，就是信息弱勢群體。檔案部門在提高弱勢群體個人信息素養方面重視不夠、做得不夠，有的地方甚至從未開展這方面的工作。
三、今后的對策
1.加快法律法規、政策、標準的制訂與完善。盡快修訂《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《檔案館工作通則》、《機關檔案工作條例》等檔案工作法律法規，制訂各門類檔案管理辦法、標準和檔案部門執行《政府信息公開條例》實施意見，使基層檔案部門在為信息弱勢群體服務時有規可循。
2.改革檔案管理體制，打造沒有圍墻的檔案館。一是要加強公共檔案館的研究，建立真正意義上的公共檔案館。二是要形成檔案工作網群化管理。可以建立網群化結構的總分館體制，在保存檔案的各職能部門和弱勢群體聚居地建立檔案分館，總館對分館的檔案資源、業務管理實行統一支配，以克服體系化結構造成的運行成本高、資源重復建設、總體效益不顯的弊端。通過網群化布局以及一體化、專業化的管理，有效利用資源，實現網群內各檔案館之間資源共享和服務互聯，為社會提供無所不在的檔案服務，使信息弱勢群體在家門口即可得到自己想要的檔案信息。此外，還可以采取送檔上門，開辟老年人閱檔室、盲人閱檔室、少兒閱檔室、舉辦免費講座、舉辦免費或低收費的檔案知識培訓班等項目。當然，若想做好為弱勢群體服務工作，僅有這些項目是遠遠不夠的。況且并不是每個檔案館都能做到以上所列舉的服務項目，多數檔案館只能做到其中的幾項。各檔案館應盡己所能，開拓思路，采取多種服務方式，才能進一步做好為弱勢群體服務工作，縮減弱勢群體的存在數量。
3.改善工作方法，建立長效機制。在為檔案信息弱勢群體服務方面，要針對目前的問題，實行“內引外聯”，廣泛與教育、法律、民政、經濟、醫療等部門積極合作，互惠互利。由于各個部門對其行業的知識了解深刻，信息更新迅速，它們與檔案部門共同開發的檔案信息服務將比檔案部門單一開發的更具針對性，效果也更明顯。而且雙方合作還會增加其他部門對檔案部門工作的了解，強化檔案部門的社會融入程度，營造良好的生態環境，發揮更好的效果。當前特別要注意加強與農家書屋、全國文化信息資源共享工程、數字鄉村工程、遠程教育網、金農網，以及報紙雜志、廣播電視等進行聯合，以擴大弱勢群體獲取檔案信息的渠道。
在設計和建設網站時，要充分考慮殘疾人及信息意識與信息技能比較低的信息弱勢群體的特殊要求，增加盲文、語音等功能，網頁設計要簡單明了，數據庫設計要操作簡單，使各種類型的信息弱勢群體都能從中受益，從而使網站效用得到有效發揮。
4.加強檔案信息內容建設。如果信息生產與提供情況良好，那么信息弱勢群體問題就將得到緩解或者解決。要盡快制訂公民個人身份檔案、各種社會保險和商業保險檔案、各類資格考試檔案、住房公積金檔案、個人稅務檔案、低保檔案、土地承包和宅基地檔案等各種新門類檔案的工作規范與標準，加強檔案的收集、整理與編目，把檔案建設好，并及時有效地向社會提供利用，可以有效緩解社會供需矛盾。
