時間：2023-06-05 10:16:37
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇金融檔案管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
長期以來，我行緊緊圍繞上級行檔案工作的安排部署，在市分行的高度重視下，嚴格按照國家有關檔案工作的法律、法規和總行的檔案工作規章制度，堅持檔案集中統一管理原則，不斷加大我行的檔案工作力度，努力提高檔案工作管理水平，科學保管各類檔案，做到檔案管理與業務發展有效結合，以充分發揮和利用檔案資源的使用價值。今年，我們結合我行檔案工作現狀，特別是“5.12”汶川大地震對我行檔案工作造成嚴重影響的實際情況，確立了“一年一進步，三年一大步”，力爭2010年我行檔案工作目標管理考核達到一級標準”的工作目標。
我們主要做了以下幾方面工作：
（一）加強領導，落實責任，強化檔案工作組織建設。
一是明確部門，落實責任。由綜合管理部門負責全行檔案日常工作管理及年度目標考核工作，研究解決檔案工作中存在的問題，并及時向行領導匯報。
二是配備精干高效，結構合理，數量充足的專職檔案人員，確保了檔案工作的正常，持續開展。
三是梳理檔案管理制度，制定檔案工作發展規劃。近幾年檔案管理的辦法制度隨著業務的發展都在不斷修改完善，為保證檔案工作跟上業務發展的需要，我們及時對相關的管理制度、辦法、操作流程進行了梳理，確保檔案管理與業務發展的有效結合。上半年，按照上級行的總體安排部署，并結合我行實際，我們制定了檔案管理三年目標規劃，確立了“一年一進步，三年一大步，力爭2010年我行檔案工作目標管理考核達到一級標準”的工作目標。
四是檢查監督日常化。我們按期對全行的檔案工作及檔案管理情況進行檢查監督，及時發現問題，及時整改。五是努力加強檔案宣傳工作。我們通過各行處，部室組織員工了解，學習，熟悉檔案管理的相關規定，提高了員工的檔案法制意識，在全行上下形成良好的檔案工作環境。
（二）強化檔案標準化管理，努力提高檔案管理質量。
一是初步建立了綜合檔案管理體系。按照集中統一管理原則，我們對全轄業務檔案實行了集中統一管理。全行的法人客戶信貸檔案，個人客戶信貸檔案，文書、財務會計、科技、特殊載體檔案等都基本上實現了集中管理；
二是規范操作流程，強化管理制度。我們在各類檔案的收集、整理、保管、借閱使用、鑒定銷毀方面，都嚴格遵守檔案管理制度，確保檔案收集充分、檔案交接手續齊全、檔案整理規范、檔案內容完整、檔案管理期限劃分準確，做到交接有手續、借閱有審批、歸還有記錄、鑒定銷毀有依據。
三是重視全卷宗的建設。我們正在逐步建立內容充實，規范的全宗卷。
四是做好檔案統計工作，確保檔案統計報表上報的及時和準確完整。
（三）堅持“防治結合，以防為主”的方針，加強檔案安全工作
我們自始自終把檔案安全工作放在首要位置，堅持“防治結合，以防為主”的方針。
一是重視對檔案實體的安全管理檢查。檔案管理人員通過定期或不定期對檔案實體進行安全檢查，檢查檔案實體是否存在水浸、霉變、粘連、字跡退色看不清、蟲蛀、鼠咬等現象，并做好檢查記錄，及時發現問題，及時匯報處理，保證了檔案實體的安全。
二是重視檔案庫房設施的硬件建設。今年根據檔案工作需要，增配了一臺微機，并準備按檔案管理標準建設檔案庫房以及帶監控錄像設備的借閱室，但由于地震原因，這些工作未能按計劃進行。
三是重視日常安全檢查。檔案管理人員通過定期或不定期對庫房防護設施的運行情況進行檢查，確保了所配備設施的正常運行；通過定期或不定期檢查庫房環境，定期測記溫濕度變化，定期投放防蟲藥物，定期檢查照明情況，定期檢查防火防盜，確保了庫房溫濕度適宜，庫房清潔衛生，檔案無蟲霉滋生現象。
（四）加強對檔案管理系統的運用，努力提高我行的檔案信息化管理水平
一是重視檔案系統錄入工作。按照上級行的工作安排部署，我們按時完成了對文書檔案的錄入工作，法人信貸檔案、個人信貸檔案的錄入工作也正在有序進行。
【關鍵詞】高校；檔案管理；職業素質；提升策略
一、提高高校檔案管理人員職業素質的必要性
首先，提高高校檔案管理人員的職業素質，是高校職業道德建設的組成部分。高校職業道德建設是高校辦學發展的重要任務，高校職業道德建設狀況關系到學校整體風氣和教學質量的好壞。因此，高校要從整體上提高教職人員的職業道德水平，使全體教職人員做到愛崗敬業、誠實守信、辦事公道、服務學生、奉獻社會。隨著信息技術的發展，高校檔案管理工作在高校信息決策中的作用日益凸顯，高校檔案管理人員的職業素質不僅關系到檔案工作的質量，而且關系到高校信息決策的水平。因此，提高檔案管理人員的職業素質，對于推進高校職業道德建設是非常必要的。其次，提高高校檔案管理人員的職業素質，是高校健康發展的客觀要求。隨著事業單位改革的深入推進，使高校內部收入差距日趨明顯。這就導致了檔案管理人員在思想意識和行為上存在的問題日趨突出。比如，在觀念上強調個人意識，追求個人利益和重視個人價值；在行為上，以自我為中心，用金錢來衡量自己工作的價值，把名和利作為工作的出發點；在思想上，缺乏敬業精神和無私奉獻的高尚品德，對自己的得與失斤斤計較；在業務上，缺乏鉆研業務的干勁，不思進取，等等。這些現象和問題的存在，嚴重阻礙了高校辦學質量的進一步提升。因此，提高高校檔案管理人員的職業素質，不僅能夠使之確立愛崗敬業、誠實守信、不斷進取、服務學校、奉獻社會的基本行為準則，而且有利于部門形象的提升，使檔案管理在辦學發展中的作用更為有效地發揮出來。再次，提高高校檔案管理人員的職業素質，是檔案管理技術進步的客觀要求。信息時代，檔案的載體形式、種類、數量、用途和管理方式都會發生很大的變化，以互聯網、計算機為代表的新的“書寫”技術、存貯技術和信息傳輸手段，在行政管理中將發揮越來越大的作用。這表明檔案文件的數量在日益增多，檔案載體正在從傳統的紙質檔案和少量的聲像檔案向紙質檔案與電子檔案并存的方向發展。隨著時間的推移，電子檔案所占的比例會越來越多，這些都是傳統的檔案管理工作中所不曾遇到的問題。特別是進入新世紀后，檔案的用途范圍也在不斷擴大。信息時代為高校檔案管理工作帶來的機遇和挑戰，歸根結底是需要有能力、有知識來解決這些新問題、面對這些新挑戰、抓住這些新機遇的專業人才，因此，高校必須培養一支具有較高職業素質的檔案管理人才隊伍。
二、高校檔案管理人員職業素質現狀
首先，高校檔案管理人員的文化水平偏低。以北華大學為例，雖然檔案管理人員不少，但是科班出身的高學歷人員不多，鮮有精通檔案管理業務者。就檔案管理人員的學歷構成來看，其中研究生學歷占24.1％，本科學歷占40.7％，大專學歷占39.4％，大專以下占6.8％。這說明，高校檔案管理人員整體文化水平較低，表現為缺乏創新意識，理論水平不高、學術意識不強，很多高技術和現代化工具使用率不高，無法適應信息化時代檔案管理工作的需要。檔案管理人員素質低下的問題在民辦高校表現得更為突出。在長春大學旅游學院只有專職檔案管理人員兩人（資產管理處一人、校長辦公室一人），其中一人只經過簡短的培訓即上崗，另一人自上崗至今未曾經過任何培訓，僅僅通過師徒式的傳授就上崗了。在其他高校專職檔案管理人員當中，未受過專業培訓的占40%，接受過基礎培訓的占50%，畢業于檔案管理專業、受過系統教育的不足10%，即絕大多數檔案管理人員都是“半路出家”，這就導致了高校檔案人員的職業素質不是短期內能夠得到迅速提升的。其次，高校檔案管理人員的外語知識水平普遍較低，多數檔案管理人員缺乏基本的外語讀寫能力，因此涉及外文檔案的時候，或者手足無措，或者需要借助翻譯來進行，使學校的很多外文檔案無法得到有效利用。特別是一些檔案，由于檔案管理人員的職業素質不高，使泄密風險大增。隨著信息化時代的到來，互聯網改變了檔案的存儲和讀寫方式，這就要求檔案管理者必須不斷提高信息化技能。但是以北華大學為代表的地方高校，由于檔案管理者知識結構老化，導致檔案管理工作長期處于低水平徘徊狀態。由此可見，高校必須下大力氣提高檔案管理者的職業素質。
三、提高高校檔案管理人員職業素質的思路
首先，高校要加強檔案管理人員的業務培訓，使之盡快熟悉、適應現代化的檔案管理技術。高校要從自身實際出發，積極開展檔案管理人員的培訓和交流工作，可以定期去兄弟院校進行參觀學習，使其專業素質在學習中得到有效提升。基于此，高校要組織檔案管理人員開展在職進修，擴大崗位培訓的范圍和內容，使之在掌握理論知識的同時提高職業道德水平。高校特別要扎實開展檔案管理人員的保密教育工作，做到不該看的不看、不該記的不記、不該聽的不聽。2017年秋季開學伊始，齊齊哈爾大學以校史館面向全校開放為契機，加大檔案管理人員的培訓力度，在開展專業技能培訓的同時，選送一批年富力強的檔案管理人員進修檔案管理專業研究生的課程，極大拓展了檔案管理人員專業素質的提升空間。不僅如此，齊齊哈爾大學檔案館、校史館每年組織形式多樣的學習實踐活動，敢于直面問題、敢于揭短，形成了人人熟知檔案、人人善用檔案的良好態勢。其次，高校要建立健全競爭機制，建立有效的激勵機制。在高校內部，由于檔案管理工作看起來不如教學、科研工作重要，導致了檔案管理人員工作熱情不高，其潛能沒有充分發揮。因此，高校要采取有力措施改變這一狀況，采取競爭上崗的方式，建立競爭機制，使檔案管理人員產生危機感、緊迫感，不斷激勵檔案管理人員“自發、自覺地去學習新知識、新技能，不斷提高自身的職業素質。”高校要積極推進分配制度改革，在職稱評定和業務考核過程中向檔案管理人員傾斜，調度其工作的積極性。對那些業務成績突出、職業素質高的年輕檔案管理人才，學校主管部門要采取低職高聘的方式大膽提拔任用。高校要想方設法為檔案管理人員提供更為廣闊的發展空間，最大限度提供拴心留人的環境，唯有如此才能真正提高檔案管理工作的質量。再次，高校要采取有效措施，提高檔案管理人員自我提高的意識。要提高檔案管理人員的職業素質，應采取走出去的辦法，與地方圖書館、博物館開展學習交流活動。2017年秋季學期伊始，齊齊哈爾大學組織檔案館、學校辦公室的檔案管理人員到齊齊哈爾市檔案館開展交流活動。為了達到相互促進、相互提高的目的，雙方聯合舉辦了崗位技能比賽，高校與地方檔案管理人員同臺競技，相互取長補短，極大地激發了高校檔案管理人員提升職業技能的意識，使之充分認識到檔案管理工作的重要性，認識到自身職業素質的高低關系到學校未來的發展。對于處于辦學發展關鍵期的高校而言，如何提高檔案管理人員的職業素質，是有效發揮檔案作用的關鍵。因此，高校要下大力氣將檔案管理工作的重心轉移到依靠科學技術進步和提高檔案管理人員的素質上來，唯有如此才能真正建好檔案、管好檔案、用好檔案。
參考文獻：
[1]李光泉.檔案工作基礎[M].濟南：山東大學出版社，2003：461.
信貸檔案是是銀行與客戶間債權、債務關系的憑證，是保全銀行信貸資產的重要法律依據，是銀行檔案的重要組成部分。主要由客戶基本資料，相關契約憑證和銀行內部的信貸管理資料等組成。農戶小額貸款檔案也是銀行信貸檔案的一部分，同樣十分重要。由于農戶小額貸款是項新業務，單筆金額小，客戶數量多，造成農戶小額貸款信貸檔案管理工作難度加大，由此出現了一些不容忽視的問題。
1.重要性認識不足。農戶小額貸款信貸檔案也和銀行信貸檔案一樣，是銀行業務每個環節的真實反映，是維護銀行權益的重要依據，如某一環節的檔案信息資料出現丟失、差錯、泄漏等，將會給銀行的信譽、經濟帶來不可挽回的損失。雖然目前基層行將農戶小額貸款信貸檔案管理列入日常工作之一，但部分基層行對農戶小額貸款信貸檔案管理的重要意義認識不足，只重視業務的開發，而忽略對檔案的管理，農戶小額貸款業務一開展，就出現了成百上千的信貸檔案。而一些基層行對信貸檔案管理后備力量跟不上，人員未配備到位，前后臺管理脫節，沒有真正將農戶小額信貸檔案管理工作與日常的檔案管理工作進行有機結合，有的認為農戶小額貸款數額小，一般每戶只有5萬左右，信貸檔案管理工作好與差意義不大，能被動地消極地應付檢查就行，何必認真，更有的一些客戶經理素質不高，責任心不強，能拖則拖，能推則推，貸款一放就了事，使信貸檔案資料不能及時歸檔。
2.檔案資料不夠完整。農戶小額貸款檔案也和其他信貸檔案一樣，要經歷貸款申請、貸前調查、貸時審查、簽訂借款合同、發放貸款、貸后檢查、收回貸款本金及處理有問題的不良貸款等諸多環節，要在風險管理、業務經辦等不同業務部門及不同人員之間協作完成。貸前調查文件、調查報告、簽批、決策等貸款相關材料產生于不同業務部門，這些文件形成時間有的相隔幾天，有的相隔更長，更有跨年度審查、簽批類的資料，在這類檔案資料的流轉過程中，基層行一線人員在實際操作中，由于時間匆忙，特別是農戶小額貸款的特殊性，農戶時間較緊，有的銀行為注重服務，在貸款時往往上門服務，這樣就導致了日常信貸資料積累不及時，產生一些信貸檔案的基本資料不齊全的現象，同時目前一些基層行客戶經理調動較頻繁，外出培訓、提拔、交流等，往往忽視了對信貸檔案資料的交接等，由此而造成管理上的脫節，信貸檔案不夠完整，影響檔案的管理。
3.檔案資料不夠嚴謹。信貸檔案資料是貸款真實性的反映，也是銀行與客戶借貸雙方的重要依據。因此，檔案資料十分重要，然而，目前部分基層行對資料搜集填寫不重視，不規范，主要表現為：一是貸款申請書、調查審批表中缺失內容較多；二是借款合同填寫不符合要求，有的連貸款單位的負責人或授權人的簽名也漏填，有的合同騎縫章缺失。三是人行征信系統查詢不規范，有些網點對人行征信系統查詢只有一個客戶經理簽名，有些貸款客戶缺少人行征信系統查詢授權。四是擔保手續有漏洞。主要表現為擔保法人代表未簽名，擔保機構缺少營業執照復印件等。這些農戶小額貸款檔案資料存在的問題，如果不加以重視，有可能給貸款行帶來嚴重的金融信貸風險，可能產生極大的危害。
4.檔案資料的管理不規范。雖然上級行對農戶小額貸款檔案管理提出了一些要求，但在實際操作中對農戶小額貸款檔案的管理缺少統一的實施細則，操作不夠規范，未能形成有效的管理模式，存在較大的漏洞，由于小額農戶貸款業務一開辦，大批量的客戶擁入，一戶客戶就有一戶檔案，加上基層網點人手緊，不可能及時整理上交，而作為負責檔案集中管理的支行一級也因未配備相應的檔案管理員，由此造成了大量的貸款檔案資料積壓，編目不細、查詢不便、歸檔移交手續不清、責任不明，有的由于沒有及時上交而長時間未整理歸檔，缺乏規范的檔案管理設施，存放分散、亂放，給檔案管理的安全性、保密性造成隱患，影響了工作效率。農戶小額貸款業務是農行近年來推出的新業務，由于這項業務具有涉及面廣，貸款金額小，貸款農戶多等特點，這給農戶小額貸款檔案管理帶來了難度，針對當前存
在的問題，為了加強農戶小額貸款信貸檔案管理工作，保證貸款信貸檔案的齊全完整，充分發揮信貸檔案的作用，防范信貸風險，筆者認為可采取以下對策，以健全與完善信貸檔案管理。
1.抓認識，提升信貸檔案管理水平。要做好農戶小額貸款信貸管理工作，首先要提高客戶經理對信貸檔案工作重要性的認識。加強對客戶經理規范化操作、法律意識和法律知識的培訓，更新觀念，化被動為主動，提高客戶經理的業務素質和工作責任心。落實崗位責任制度，按實際信貸工作分工，根據貸款類別、單位不同來確定相應信貸檔案責任人，加強貸款申請、貸前調查、貸時審查、貸后跟蹤，建立獨立的信貸檔案，監測信貸風險。
2.抓收集，確保信貸檔案的完整。要系統地收集農戶小額貸款信貸資料：一是借貸資料。主要是信貸過程中形成的有關貸款資料文本。二是信貸管理資料。主要是對借款人信貸調查、審查、檢查過程中形成的有關資料。三是借款人經營資料，主要是借款人營業執照復印件、資產負債表等資料。四是其他資料，主要是擔保人資料，個人信用等相關資料等。同時落實信貸檔案專（兼）職管理人員，實行信貸檔案集中統一管理，嚴格執行總行信貸業務檔案查管理制度，切實解決以往由經辦客戶經理分散保管信貸資料，容易造成資料散失的問題，確保信貸資料的完整。同時做好在貸款本息按期收回后和逾期貸款相關資料的及時立卷歸檔。
3.抓考核，增強農戶小額貸款信貸檔案管理的嚴肅性。要將農戶小額貸款信貸檔案管理納入日常業務考核，制訂農戶小額貸款信貸檔案規范化考核標準與辦法，與信貸主管人員的獎罰掛鉤，激勵信貸主管人員做好信貸檔案工作的積極性。各司其職、各展其能，互相補充，形成一個完整、嚴密的農戶小額貸款信貸檔案管理網，提高信貸風險防范與化解水平，為防范風險提供全方位服務，促進信貸檔案管理工作扎實有效的開展。同時，要建立失信懲戒機制，對惡意拖欠銀行本息、違規擔保、違規抵押的農戶，要嚴懲不怠；對未能及時完成信貸檔案的，或因工作失誤造成信貸檔案缺失的，要嚴格執行規章，照章辦事；對違法的，并造成重大損失和金融風險的，要做到違法必糾，執法必嚴。
4.抓培訓，提高信貸操作人員的業務能力。一是要加強對農戶小額貸款信貸檔案專（兼）職管理人員的培養。通過短期培訓、相互觀摩交流等方式，以及不定期地進行輔導、檢查、監督，使管理人員盡快地熟悉和熟練信貸檔案管理工作。二是要加強信貸操作人員的培養。收集信貸資料的大量基礎性工作，須由信貸操作第一線的人員來完成，每當一筆信貸業務的發生，應當收集入檔的信貸資料有哪些，客戶經理必須明白和做到，由此，通過輔導和培訓，使每一個信貸操作人員的業務能力得到提高和加強，只有這樣，基層行農戶小額貸款的信貸檔案管理才能真正得到完善和健全。
關鍵詞：檔案管理系統中小銀行知識管理知識化升級
隨著金融電子化的推進，銀行檔案管理越來越依賴信息系統，但檔案管理系統單一化的保存功能極大地限制了銀行知識管理水平的提升。為改變這一現狀，大型銀行利用其在資金與管理上的優勢，不斷推廣知識管理，特別是直接引進成熟的知識管理系統，極大地提高了知識資源的開發利用率，但中小銀行在資金與管理上的劣勢使其在知識管理推廣及知識管理系統建設方面仍處于落后局面。因此研究中小銀行檔案管理系統的升級問題對提升知識資源的開發利用水平具有重要意義。通過文獻研究發現，對中小銀行檔案管理系統研究的文獻不僅數量少，而且研究方向局限在普通檔案管理系統的設計與應用方面，并沒有關于檔案管理系統升級問題的研究，致使中小銀行檔案管理系統的升級缺乏理論支撐。基于此，本文提出了“知識化升級”模式，知識化升級是指運用知識管理與系統集成原理對組織現有系統進行升級改造以提高知識資源利用率的過程，一方面為中小銀行檔案管理系統的升級提供理論支撐，另一方面為中小銀行推行知識管理提供有效切入點。
一、中小銀行檔案管理系統知識化升級的必然性與可行性
（一）中小銀行檔案管理系統知識化升級的必然性分析
中小銀行檔案管理系統的知識化升級具有內部推力與外部拉力的雙重動力。內部推力因檔案管理系統對業務的支撐力不足而產生，分散于各業務部門的檔案管理系統由于檔案資源的封閉性，在開發利用上沒有很好地開展橫向協作交流，[1]僅僅發揮了檔案保存的功能，沒有為銀行轉向服務型組織提供有效支撐。外部拉力因知識管理系統對檔案管理系統的比較優勢產生。知識管理系統具有功能全面及互動性強等優點，可充分發掘檔案資源的內在價值，而不僅僅是被動保存檔案。
（二）中小銀行檔案管理系統知識化升級的可行性分析
1.檔案與知識的內在聯系是知識化升級的邏輯前提。一方面，檔案具有知識屬性，無論是實體檔案還是電子檔案均蘊含豐富知識；另一方面，知識具有多樣性，檔案是知識的重要子集，銀行知識資源的日益增多，迫切需要功能更加全面的知識管理系統。
2.檔案管理與知識管理的內在聯系是知識化升級的理論基礎。檔案管理正處于由“分布式”“實體化”向“集中式”“電子化”模式轉變的階段。“集中式”使各業務部門的檔案有了橫向交流的機會，“電子化”則為檔案的知識挖掘提供了數據支撐，兩者促使銀行的檔案管理模式開始轉向“檔案知識管理模式”。[2]檔案知識管理不僅可以提升銀行檔案管理的知識化水平，還可以使銀行逐漸形成簡單的知識管理，從而在循環中不斷提升銀行的管理水平。
3.檔案管理系統與知識管理系統的內在聯系是知識化升級的技術依據。維娜?艾莉的知識“波粒二相性”理論認為知識既具有實體性，又具有過程性。傳統的銀行檔案管理系統，側重從實體視角管理知識，主要管理可編碼化知識。但強調知識共享與創造的過程視角更加符合銀行日益復雜化的業務需求，知識管理系統則為過程視角的產物。
二、中小銀行檔案管理系統知識化升級的基本原則
（一）堅持集成化的設計原則
銀行的各項業務會產生不同類型的檔案，檔案管理、知識管理與業務流程管理具有密切聯系，為使三者緊密結合，“檔案知識管理”系統應與企業各種業務系統有機融合、充分集成，而不是作為一個單獨的、專門的系統存在。[3]
（二）堅持以業務為驅動，以流程為依托
流程導向模式（BRK模型）認為檔案資源對業務流程存在全過程的支持，[4]而中小銀行的檔案管理系統又內嵌于各個業務流程中，因此知識化升級必須堅持以業務為驅動，以流程為依托。
（三）堅持以用戶為中心，以需求為導向
檔案管理系統的知識化升級必須堅持以用戶為中心，做好需求分析，在集成檔案管理系統的基礎上，逐步增加知識共享、知識推送等模塊，并堅持在后期運行中不斷進行系統優化。
（四）堅持以編碼化為主，人性化為輔
銀行業務具有高度標準化和穩定性等特點，積累了大量易于編碼的顯性和隱性知識，因此以知識編碼化為切入點，逐步推廣人性化的知識管理理念是中小銀行有效實施知識管理的藍圖。
（五）堅持自主集成為主，軟件外包為輔
隨著集成技術的日益成熟，軟件的集成成本與難度不斷降低。由于資金劣勢，中小銀行較為可行的方式是以堅持自主集成為主，在集成各類檔案管理系統的基礎上，逐步添加一些簡單的知識管理功能模塊，特別復雜的模塊則可外包給專業軟件公司。
（六）堅持開放性與安全性并重
銀行檔案具有高度機密性，所以系統必須建立嚴格的權限制度規范檔案開放，但知識管理的有效實施依賴于知識共享，只有充分共享各類知識資源，知識管理才會成為有源之水，因此系統升級必須堅持開放性與安全性并重。
三、中小銀行檔案管理系統知識化升級的路線與關鍵技術
中小銀行具有組織層級少、人員規模小、業務種類少等特點，所以現有檔案管理系統基本能支撐其業務活動，高跨度或直接引進的升級模式并不適合中小銀行，因此筆者提出了漸進式的升級路線，即首先運用集成技術對現有的檔案管理系統進行無縫化連接，然后根據需求分析添加相應的知識管理模塊，同時逐漸推廣知識管理理念，并結合系統運行中出現的問題不斷改進現有系統，最終建成高效益、多功能、人性化的知識管理系統。在升級過程中，技術選擇至關重要，因此筆者根據知識化升級的實際要求，總結了檔案管理系統知識化升級的關鍵技術。具體如下： （一）中間件技術。中間件技術是最成熟的集成技術之一，廣泛應用于信息系統的集成領域。中間件介于應用系統和系統軟件之間，可銜接網絡上應用系統的各個部分，同時屏蔽了底層操作系統的復雜性，降低了程序設計的難度。[5]
（二）Web2.0相關技術。Web2.0相較于Web1.0的優勢在于更加以人為本，體現了人人參與的互聯網精神，這與知識管理的分享理念十分契合，Web2.0技術可極大提升組織的隱性知識管理水平。中小銀行適合采用以下技術：
1.Blog技術。Blog是一種在網絡上自由個人日志的網絡交流方式，其他用戶可以對相關日志進行評價，從而促進知識互動。
2.Wiki技術。Wiki是一種社會互動式編寫形式，不同用戶可以自由編寫與完善相關類目，最終形成一個可不斷更新的知識目錄。
3.RSS技術。RSS可以聚合多樣化的信息來源，并可自動過濾無用甚至有害信息，用戶可通過RSS訂閱自己感興趣的知識。
（三）J2EE技術。J2EE是Sun公司為企業級應用推出的標準平臺，它把各類不同的組件、服務架構及技術的層次包含其中，使得依循各種J2EE架構的不同平臺之間存在良好的移植性、兼容性。
（四）PHP技術。PHP是由Java語言和C語言混合而成的語言，具有極強的兼容性與可擴展性，可以實現系統的跨平臺操作，具有開放的源代碼，易于系統的不斷完善和升級。
四、中小銀行檔案管理系統知識化升級的具體策略
（一）普及知識管理理念
檔案管理系統的知識化升級不僅是技術的升級，更是管理理念與方法的升級。因此在升級過程中，要不斷宣傳知識管理的理念與方法。
（二）盤點知識，評估現狀
知識化升級的目的是幫助中小銀行建立科學有效的知識管理體系，在系統升級之前，必須要對包含檔案資源在內的知識資源進行盤點并評估組織的知識管理現狀，以便有效支撐知識化升級的持續推進。
（三）統籌規劃，協同推進
中小銀行檔案管理系統的知識化升級是需要各部門配合的系統工程，因此應建立相關領導小組負責知識化升級的統籌規劃，并制定部門間的協調機制以推進知識化升級工作。
（四）突出重點，全面推進
中小銀行應根據自身情況，堅持以檔案管理為重點，形成良好的檔案管理制度，實現組織知識的高度編碼化，并以此為切入點，全面推進知識管理。
（五）增強系統柔性
檔案管理系統的知識化升級是一項持續性工作，必須樹立長遠觀念，在知識化升級過程中合理增強系統柔性，提高系統兼容性，為今后檔案管理系統的持續升級打好基礎。
（六）選擇適合的升級技術
技術選擇是知識化升級成功的重要因素，因此在選擇技術時，不能僅考慮技術的先進性，還要充分結合成本、功能需求以及系統兼容性等因素，堅持以最優成本完成知識化升級。
五、檔案管理系統知識化升級的發展趨勢
檔案管理系統的知識化升級與信息技術和檔案理論的發展密切相關。一方面，由于檔案管理正經歷由實體管理向電子管理、知識管理的轉變，所以未來的檔案管理系統必將融合更多的知識管理功能；另一方面，隨著大數據、云計算以及物聯網等信息技術的深入發展，檔案管理系統將不斷融合最新的信息技術以提升其知識化水平，如可設計一種基于RFID技術的智能檔案管理系統，實現對檔案的自動化、智能化管理；[6]在大批量電子文件的鑒定方面則可引入大數據技術以實現文件鑒定的智能化操作；通過云存儲技術實現檔案資源的異地存儲等。
注釋及參考文獻：
[1]張玉芬.銀行檔案管理的問題與對策[J].浙江金融，2007（7）：63.
[2]徐擁軍.企業檔案知識管理模式―基于雙向視角的研究[J].檔案學通訊，2007（5）：50-53.
[3]徐擁軍.“檔案知識管理”系統構建的原則與策略[J].檔案學通訊，2009（2）：58-62.
[4]安小米，朝樂門，徐少同等.知識管理方法與技術[M].南京：南京大學出版社，2012：107―112.
關鍵詞：檔案管理；現代化；問題研究
近年來，我國的檔案管理工作得到了較為迅速的發展，但是根據現代化水平來說，檔案管理的現代化水平還需要進一步提高。根據我國檔案管理工作的現狀來看，檔案管理工作在工作方法及數據整理策略方面距世界先進水平還有著明顯的差距，暫時還不能更好地滿足一些新形勢下對檔案管理工作提出的新要求。面對這些，我國需要認真了解清楚檔案管理的內容和現狀，針對問題采取相關措施，從而加快我國檔案管理工作的現代化的進度。
一、檔案管理的現代化含義
1.檔案就是一般意義上的一種信息資源，由于我們人類有著存儲信息的需要，檔案才逐漸產生和發展起來。就形式來說，檔案的形式是各種各樣的，其中有兩個最基本因素：信息和d體。
2.檔案管理現代化，是通過一些途徑實現檔案管理的現代化。主要途徑有：重視科學技術、實行科學管理、建沒一支高效的檔案管理工作隊伍，不斷開發檔案的信息和載體等資源，從而不斷優化其管理，更好的服務于社會主義。簡單說來：檔案管理現代化是“運用現代科學技術和技術手段對檔案的管理進行優化”。
二、檔案管理現代化的現狀分析
從一些數據表明，我國檔案管理現代化一直在發展進步，但是仍然存在亟待改進的地方， 比如存在著檔案管理方面的人才不夠多、檔案管理發展不夠平衡，投資不夠等一些問題。具體分析如下：
1.國情現狀的制約
檔案管理現代化面臨的國情條件存在著一些不足。從一定程度上來說，我國現在的政治、經濟狀況，科學、文化等發展程度等對我國檔案管理實現現代化還起著制約的作用。雖然我國的科學技術水平較高，但應用方面存在著短板。另外，從我國的國情來說，還不能提供檔案管理的現代化需要的性價比較高的設備等，我國現在計算機的普及率雖在不斷上升，但仍存在一定差距，這是一些國情現狀，需要不斷的努力。
2.人才隊伍建設不夠完善
檔案管理工作在我國起步較晚，目前來說，我國各高校還未廣泛普及檔案管理這個專業，使得從高校走出來的高材生對于檔案管理還處于模糊的認識過程，這方面的人才數量較少。另外，對于一些已經開展檔案管理專業學習的高校來說，其對于這樣一個新興行業的認識還不夠透徹，因而學生學習到的知識有一定局限性。值得一提的是，在一些單位中，還沒有完全普及計算機的配置，一些工作人員對于信息技術的掌握水平低，不能將信息進行正確、準確和分類和編錄。可見想要實現檔案管理現代化，人才隊伍建設仍需加強。
3.各方面發展不平衡
每個時代都有著獨特的趨勢，現代的發展趨勢即辦公自動化和信息自動化，促進了檔案管理的現代化。但是，其發展是不平衡的：從地區來看，一些經濟發展較快的區域檔案管理現代化的進程較快，而一些較為落后的地區檔案管理現代化的進程還比較緩慢。就行業來說，金融、會計、電信等對于計算機技術的應用較為廣泛，而一些行業對于計算機的使用次數有限，因而計算機操作能力比較落后。甚至從一些單位也能感受到其發展的不平衡，一些單位計算機較為普及，而一些單位仍然利用最原始的方式進行檔案的管理。
三、實現檔案管理現代化的策略
由于我國檔案管理現代化仍然存在著不足，需要提出一些解決措施來使檔案管理現代化實現進一步發展，本文主要談三個方面，具體分析如下：
1.注重檔案管理現代化的具體實踐
檔案管理現代化的具體實踐條件需要得到重視，我國檔案管理的現代化也已經被列入檔案事業的發展計劃中。檔案管理需要有檔案室工作、檔案教育、檔案科研等，需要各方面共同努力。除了需要建設方面的實踐，還需要制度上的實踐。比如：我國應該頒布相關規章制度、標準和規范，組織一些專業人員對檔案管理現代化進行多次研究，從而制定一定發展計劃和規劃，為檔案管理現代化的具體實踐創造一些實實在在的發展條件。
2.培養專業人才
想要實現檔案管理現代化的長足發展，需要培養一批既是專業型，又是管理型的人才，需要建設起一支高素質的新型檔案管理人才隊伍。檔案工作人員需要熟悉工作業務，不斷學習行業知識，完全掌握檔案管理的行業標準和準則，仔細做好檔案數據的處理工作，積極參與檔案管理的學術研究。同時要有檔案信息保密意識，遵守法律，不斷更新符合檔案管理現代化的認識。最重要的是，檔案管理工作人員需要提高運用現代化信息技術和設備的能力，不斷促進檔案管理現代化發展。
3.重視計算機的運用
加快實現檔案現代化的建設與計算機的廣泛運用密不可分，現今，我國已經初步建成了檔案處理系統，目的在于不斷向信息化現代管理的目標前進。同時，我國計算機的裝備水平和應用水平也需要提高。對于計算機的技術方面需要繼續完善，使計算機真正實現普及。相關工作人員也需要加強對于計算機技術的掌握和運用。
四、結語
伴隨著檔案管理事業的不斷發展，其走向現代化的要求也越來越高，因而需要我們認真分析檔案管理的含義及內容，進而找到檔案管理工作存在的問題，從國情現狀和行業自身的現狀進行分析，我們需要認識到培養專業人才，提高計算機運用率的重要性。電子計算機等一些信息技術的廣泛應用，可以為實現檔案工作現代化奠定一個堅實的基礎。未來，伴隨著網絡技術的不斷發展，檔案管理現代化也將成為不可逆的趨勢，我們需要針對現狀找到使其更快發展的策略，并不斷努力。
參考文獻：
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[3]張玉華. 對加強檔案管理現代化的幾點認識[J]. 蘭臺內外，2011，（03）：49.
SSH是多個框架（struts+spring+hibernate）的集成，一種Web應用程序開源集成框架，用于構建靈活、易于擴展的多層Web應用程序。集成SSH框架的系統從職責上分為四層：表示層、業務邏輯層、數據持久層和域模塊層（實體層）。Struts作為系統的整體基礎架構，負責MVC的分離，在Struts框架的模型部分，控制業務跳轉，利用Hibernate框架對持久層提供支持。Spring一方面作為一個輕量級的IoC容器，負責查找、定位、創建和管理對象及對象之間的依賴關系，另一方面能使Struts和Hibernate更好地工作。
此銀行業務資料管理系統主要采用B/S結構，前臺使用jsp，后臺使用java，采用JDK1.8編譯器，JRE8.0下運用MyEclipse開發工具，采用tomcat服務器，以SQL Server 2012為后臺數據庫。
銀行業務資料管理的特點要求系統具有很強的安全性和獨立性，能夠真實、完整的保存電子檔案信息，嚴謹規范得進行檔案管理，同時可以進行豐富的數據查詢。
一、設計目標
銀行業務資料管理系統主要解決潛在客戶在信貸資料管理方面普遍存在的需求，該系統的建設目標如下：
1.實物檔案電子化，滿足不同信貸檔案及其不同類型和關鍵字的存儲和調閱。
2.實現聯機調閱，同時滿足對打印、導出、編輯、批注等功能的權限控制。
3.建立起檔案備份機制，按照檔案的流轉狀態，對等待歸檔、已歸檔的檔案加以區分，并對下架檔案轉移備份區，建立多級備份機制，提供足夠的倉儲空間來滿足業務增長的需求，并可以實現異地差異化備份，如：上海和深圳兩個倉儲中心的檔案互備。
4.實現電子檔案倉儲管理，解決目前紙質檔案調閱過程中造成的損壞和丟失問題。
5.系統內outlook郵件提醒，每個待處理任務都會有對應的outlook郵件。
6.與行內域用戶同步。
二、設計內容
本系統通過對掃描儀對銀行信貸資料備份，并按照銀行業務需要進行管理，根據用戶需求及研發需要，本系統應含有以下功能：
1.我的工作：待辦任務指所有待處理的工作列表，包括借閱流程等。
2.影像處理：包括創建掃描任務、影像掃描、影像質檢、影像補錄過程。
3.檔案結清：能夠標示檔案實際結清日期，并能夠對已結清檔案進行移庫。
4.檔案檢索：包括檔案基本查詢。
5.檔案借閱：包括借閱申請、借閱審批、當前借閱、歷史借閱等。
6.授權管理：包括授權、授權撤回。
7.業務審批：包括業務申請、業務審核、申請記錄。
8.系統管理：包括機構管理、用戶管理、角色管理、權限管理、系統日志、資源管理、字典管理、公告管理、基礎數據定義。其中機構管理包括刪除部門和管理部門，用戶管理包括管理用戶和刪除用戶，角色管理包括刪除角色和管理角色，權限管理包括保存資源分配，基礎數據定義包括文檔類型組定義、文檔類型定義和掃描隊列定義。
三、功能框圖
【關鍵詞】財經類專業 教學檔案 管理 創新
財經類專業包括市場營銷、會計、財務管理、人力資源管理、金融、國際經濟與貿易、企業管理、統計、財稅等經濟類和經濟管理類專業。近幾年來該類專業學生人數逐年增加，如何適應社會人才培訓需求是當前主要思考的問題，加強教學質量保障體系的建設，不斷提高教學質量是做好教學檔案管理的基本依據。高校財經類專業教學檔案是高校經濟類教學活動的真實記錄，直接反映著高校的財經類專業教學狀況。做好此類教學檔案管理工作至關重要，要想在現有的教學檔案管理方法上提高對財經類教學檔案管理水平，就必須加強創新、研究發掘新方法，做到更加直觀、更加科學、更加規范化。
一、當今高校財經類專業教學檔案管理存在的問題
（一）平常對專業教學檔案的歸檔意識不強，主動性差。專業教學檔案是在教學過程中日積月累產生的，是一項不可缺少的信息資源，需要很好的分門別類，尤其現在的財經類專業相當多。但在日常的教學活動當中，往往只重視教學工作而忽略了對相關教學材料的收集、整理和歸檔工作，以導致一些有價值的專業材料流失，無據可查。
（二）專業檔案整理狀況欠佳，未進行合理分類和歸類，整理方法有待改進。在檔案整理過程中，大多數都存在整理方法和歸類劃分上的問題，主要表現在以下幾點：一是未進行保存年限的劃分（永久、長期、短期），年限的劃分區別了檔案的價值和保存價值。二是分類標準不統一，均以便利性原則對檔案進行分類，雖然提高了部門檔案查找效率，但卻增加了后續管理人員接收和管理上的難度。
（三）專兼職檔案人員在檔案管理工作中的專業能力和素養亟待加強。目前由于檔案信息化技術不斷提高，從事檔案管理的工作人員基本都未經歷過專業培訓，所形成的檔案收集、整理等方面的知識和經驗都來源于自學或是上級領導管理上的指導，呈現出明顯的主觀性，缺乏必要的科學性，缺乏運用現代高新技術工具、信息開發應用能力和敏銳的信息意識。
（四） ISO9000標準在專業教學檔案中未有得到充分的利用。ISO9000標準可以幫助組織建立、實施并有效運行質量管理體系，是質量管理體系通用的要求或指南。它不受特定的行業或經濟部門的限制，可以廣泛地適用于各種類型和規模的組織。
二、高校財經類專業教學檔案管理創新措施
（一）增強專業教學檔案管理意識。進一步認識和提升檔案管理工作水平的重要性和必要性。加強領導，落實責任，檔案管理工作在高校新的發展形勢下顯得至關重要，基礎管理水平對于夯實發展基礎，提升高校綜合競爭力尤為重要。檔案作為高校發展的歷史脈絡、痕跡的載體和證明，若能加以高效利用，必將進一步為決策層科學決策提供充分依據。努力做好財經類專業檔案的建檔工作，為高校財經類專業教學積累財富。
（二）建立健全的檔案管理制度。加強教學檔案管理，收集整理并逐年積累教學資料和教學檔案，為高校工作及時準確提供所需要的資料、數據是教學工作的重要組成部分。要提高檔案的管理質量，不僅領導重視，制定一套可行的標準方案，還必須根據自身部門的具體情況，制定教學檔案工作的各項規章制度，以此實現教學檔案工作中各個環節的有效管理。比如制定教學檔案管理制度，包括從文件的接收、整理、分類、立卷、歸檔到檔案的分類方案、細則、保管、利用制度。檔案的分類、編號、裝訂、保管期限按國家教育部《高等學校檔案工作規范》執行，分為永久、長期（15年以上至30年）、短期（15年以下）三種，以便于教學人員和檔案管理人員在檔案移交、收集、整理、分類過程中有章可循。
（三）“以人為本”，提高專兼職檔案人員的業務素質和專業化水平。高校檔案管理人員首先要提高計算機網絡操作能力，通過對計算機的了解、應用，逐漸學會并掌握采用計算機對相關檔案信息的處理和分析，并且能從相關的數據庫中檢索、錄入相關檔案信息。還要對檔案管理人員加強檔案管理知識和技能的培訓，及時擴充相關專業知識，并且定期對檔案管理員的工作情況進行檢查、考核，對工作積極認真，完成任務好的予以表彰和獎勵，以提高檔案管理人員的積極性。
（四）在專業教學檔案管理中充分運用ISO9000標準。按照ISO9000標準建立的質量管理體系，具有不斷改進的功能。通過質量審核，發現問題，采取糾正和預防措施，不斷改進，可以提高管理水平和教育教學質量；通過管理評審，可以提高質量管理體系的適應性；針對工作中發現的不合格內容以及不良趨勢，采取有效的糾正和預防措施，可以促進各方面工作不斷改進。因此，從理論層面來看ISO9000標準適用于教育管理領域，可以在學院財經類專業教育教學管理中加以應用。
總之，高校財經類專業教學檔案是財經類專業教學工作的真實記錄，是了解財經類專業教學內容、進行財經類專業教學改革、提高財經類專業教學質量、培養合格人才的重要保證。創新高校財經類專業教學檔案管理，要增強專業教學檔案管理意識；建立健全的管理制度；“以人為本”，提高專兼職檔案人員的業務素質和專業化水平；在專業教學檔案管理中充分運用ISO9000標準。為促進檔案管理工作進一步走向科學化、正規化而不懈努力。
參考文獻
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【關鍵詞】高校 人事檔案管理 實踐分析
【中圖分類號】G647 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-4810（2013）05-0108-01
高校人事檔案記錄著高校教職人員的學習、科研、教學、工作歷程和成果獎勵等，是高校進行人才選拔、任用和資格評審等人力資源管理活動的重要工具。在檔案管理信息化的發展趨勢下，紙質檔案仍然發揮著重要的作用。因此，對當前高校的檔案管理工作進行探討，具有重要的現實意義。
一 高校檔案管理的重要性
檔案是國家機關、社會組織及個人在實際的社會生活中形成的，保存備注、備查的圖像、文字或者聲音類等方面的原始記錄文件。檔案管理則主要分為對檔案資源本身的管理和對檔案資源包含的信息的管理兩大類。兩者都對于現代化的社會生活及社會經濟建設意義重大而深遠，前者建立起了科學合理的資源管理體系，為現代化的檔案管理提供了重要的基礎前提；后者則是對檔案的二次文獻管理，為實際生活的管理工作服務并為促進管理工作的改進提供真實材料。高校檔案管理主要具有以下幾個重要的價值：
1.信息的保存和素質證明
人事檔案記錄著學校教職工的基本信息，如職稱、專業、學歷、年齡、履職情況、健康狀況等，還記錄著教職工教學活動的教學成果、科研成果、獎懲情況、福利待遇、職位變動等教學信息。學校招聘教師、輔導員、職工，特別是招聘學院院長、新專業的帶頭人、技術性強的專業教師等，是學校人力資源管理的常規任務。學校招聘對人員的素質要求很高，在進行人才選擇時，需要人力資源管理部門根據人事檔案記錄的任職情況、教學情況、科研成果、獲獎證書以及原單位領導的評價等情況進行判斷。
2.人事關系變更的憑證
人事檔案，還是學校人員流動時重要的人事關系變更憑證。當學校的教職工出現工作的變遷時，需要把人事檔案同時帶到新的單位，人事檔案的傳遞是保證流動人員工資等待遇關系的重要依據。人動時，新的工資待遇等關系的落實，都需要以人事檔案所記錄的時間、年齡、單位和工作年限等信息為依據，是關系到流動人員切實利益的重要文件，如果出現人事檔案丟失或者不完整的現象，新的單位就無法兌現對流動人員的工作職責和待遇，直接對教職工產生很大的影響。
3.有助于學校進行人力資源的科學預測
有效的人事檔案管理可以為學校的人力資源管理提供科學數據的支持，可以分析學校當前的人力資源結構是否合理，人力資源的引進和培養等是否符合學校的教育改革與發展。通過人事檔案的分析，可以對學校當前的人力資源結構做全面的了解，對人才的需求進行預測，從而加強相關人才的引進和培養，制訂科學的人力資源計劃，優化學校的人力資源結構。
二 高校人事檔案管理的實踐分析
雖然信息化的技術開始運用于高校的檔案管理工作，但紙質檔案仍然在檔案管理中發揮著重要的作用，電子檔案與紙質檔案并存的形式將會長期地存在于高校的檔案管理工作中。
1.紙質檔案具有直觀和安全的優點
紙質檔案具有直觀、安全的特點，是較電子檔案來說最為突出的特點。紙質檔案白紙黑字，在保管上和修改上都可以進行有效的防御，對于檔案信息的修改可以很好地通過墨跡等進行判斷，不會受到拷貝、篡改和病毒等對其信息安全的影響，在長期的檔案管理工作中具有較高的普及的認同率，紙質檔案的真實可靠性程度相對較高。紙質檔案可以直觀地展示人事信息，如高校人事檔案管理常會涉及一些證書、證明等材料，紙質檔案可以實現更方便、直觀地展現信息，供人事部門查閱和使用。
2.紙質檔案具有法律效益
雖然當前電子簽名和電子檔案也已獲得法律效力，但我國司法部門對電子檔案的法律效力仍然保持較為謹慎的態度。紙質檔案作為普及最為廣泛和認同程度最高的檔案信息記錄形式，在法律憑證方面具有較高的認同。如高校人事管理中的勞動合同、保險、教職工的學歷和學位證書以及各種教科研項目的資格證書等，都以紙質作為其主要的形式。
三 總結
對于具有特殊性的高校人事來說，紙質檔案仍具有重要的作用。重視高校人事檔案管理，提高檔案管理水平，有助于發揮人事檔案管理在高校的發展中發揮更大的作用。
參考文獻
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審計檔案的不斷發展，檔案信息化建設的核心是資源建設，審計檔案數字化成為檔案信息化建設重要內容。審計部門利用各種成熟信息技術集成，依托審計檔案管理軟件平臺，對檔案數字化進行了有益的實踐與探索，數字化檔案室建設應運而生。
1.審計檔案數字化管理提高了審計工作效率，擴展審計利用的廣度
審計工作是一項特殊的職能活動，記錄和反映這種特殊職能活動的審計檔案內容豐富涵蓋了各行各業。如：財政、農業、行政、資源環保、固定資產投資、金融、企業、社會保障、外資運用等等各項審計調查活動。審計工作的取證材料，既有文字的，又有聲像的記錄，既有書面證明、證據材料，又有實物證據材料。這些審計項目行業類別繁多，業務量大，更主要的是數據量巨大。無論是對紙制檔案整理立卷檔案還是查找借閱都是繁瑣的勞動。目前，審計部門進行數字化檔案管理主要是通過數字掃描和相應的技術處理，使審計案卷中產生的文字、圖片變成數據資料，利用審計檔案管理軟件進行檔案數字化管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，實現資源共享和檔案信息的多介質保存。檔案數字化的應用代替了人工部分繁瑣的勞動，便于擴展檔案內容利用的廣度，最大限度的，為審計人員縮短了審計工作時間，提高審計檔案信息資源的經濟價值和社會價值，提高了審計工作效率。
2.數字檔案對常規性審計項目具有高效的審計功能，有利于提高審計的深度
審計檔案質量的高低，不僅體現審計機關基礎工作的水平，同時也能反映審計業務工作質量的高低。隨著審計機關“金審工程”電子政務的應用，審計業務文書的擬稿、審計方案的擬定以及審計工作底稿的編寫等都運用OA（辦公輔助軟件）和AO（審計現場軟件）進行處理，因此，大量的數字信息的產生為審計人員提供了方便、快捷、多方位和角度利用服務。審計人員在審計現場即可設置各種不同的數據條件，運用審計檔案管理軟件中數字檔案強大的搜索對比功能，為審計監督的實施提供了充分的依據和參考資料。尤其是對常規性審計行業和審計項目可以依據上一年度審結的審計數據進行整體的查詢分析，從中分析和確定審計重點及發現線索，有利于提高審計工作的深度，減少審計風險。
3.數字檔案中被審計單位資料檔案庫的建立，方便審計人員異地遠程查閱
審計檔案軟件中被審計單位資料庫具有強大的資源儲存和快速檢索功能，它把大量的被審計單位的形成的年度報表、相關法規、資料及相關文件以數字化的形式按行業和單位性質再進行詳細劃分。審計機關內部各職能部門既要向資料庫輸送資料定期進行電子數據信息移交歸檔，又可以通過審計資料庫獲得審計信息，做到審計成果共享，同時方便審計人員異地遠程查閱，提高了工作效率，緩和審計資源不足的矛盾。
二、數字檔案在審計領域的應用正在向前發展
1.深刻認識審計檔案數字化建設的重要性，努力適應新形勢下審計工作的發展
總書記曾經指出“當今世界，科技創新更加廣泛地影響著經濟社會發展和人民生活，實現中華民族偉大復興，必須從國家發展全局的高度，集中力量推進科技創新，加快創新型國家建設。”這就要求審計工作適應科技創新和外部環境的深刻變革，提升審計能力和技術水平，滿足信息化條件下實施審計監督的需要。而作為審計檔案工作者也要重視科技的發展趨勢，“金審工程”電子政務的快速發展，審計檔案數字化建設也在努力的跟進；另一方面被審計單位不斷采用新技術，信息系統日趨復雜，電子數據量急劇增長，審計收集的各類材料、載體多樣性和門類紛繁性，在這樣一種背景下，沒有審計檔案的數字化應用和審計檔案的信息化管理，只依賴于手工檔案的立卷歸檔方式無異于新形勢下的“刀耕火種”，就可能被時代的浪潮所淘汰。必須牢牢把握住信息化的先機，重視檔案工作的科技進步，利用先進的數字技術推動檔案的發展和進步，使其更好的為審計工作服務。
2.審計檔案管理軟件的應用可實現網絡遠程歸檔
隨著被審計單位數據庫的大型化，尤其是金融、海關、稅務建成的全國聯網的“信息網絡工程”。審計人員面臨的不再是傳統的審計模式，而是全新的網上空間，針對這種情況審計部門已經在積極穩定的探索計算機審計和網絡遠程審計，通過網絡連接來滿足審計的需要，對其業務活動進行監督。在整個審計監督過程中采集和掌握的數據都是以數字信號的形式存在，每一個流程都是在特定時間和特定環境，同一活動過程中形成的真實的原始記錄，只有保持整個過程的完整性才能體現檔案的價值。因此，傳統的紙制載體文件承辦完結后歸檔制度已經不能滿足數字檔案的歸檔要求，網絡遠程審計的實施可推進檔案遠程歸檔的發展，根據審計要求，將取證的審計工作底稿和電子數據通過“金審工程”中AO（現場審計管理系統）進行及時的分析和處理，經過三級復核后以數字化的形式上傳至審計檔案管理系統進行預歸卷管理，真正實現“邊審計邊歸檔”和“審結卷成”。
一、目前檔案管理系統應用問題
以我市發改委檔案管理系統為例，泰興市發改委，始建于1953年。作為市政府主管全市經濟工作的綜合部門之一，履行著計劃、規劃、協調、管理、服務等職能，具體工作任務涉及到全市國民經濟和社會發展的各個方面。發改委機關現內設13個職能科室，掛市物價局、市旅游局、市重大項目辦公室牌子。研究擬訂并組織實施全市國民經濟和社會發展戰略、中長期規劃及重點領域的專項規劃，銜接平衡各行業、專項、區域等規劃和政策；研究分析市內外經濟形勢和發展情況，負責全市經濟和社會發展年度目標管理工作；負責全市國民經濟動員工作；負責匯總分析財政、金融運行情況，對企業債券融資活動實施監督，參與股票融資項目審核，監督上市資金運用，引導資金投向；研究全市經濟體制改革和對外開放的重大問題，組織擬訂綜合性經濟體制改革方案，協調有關專項經濟體制改革方案；負責抓好三次產業的協調發展工作，負責協調全市農業產業化、以工代賑、高新技術產業、服務業發展工作；研究提出全市固定資產投資的宏觀調控政策、投資體制改革建議方案并組織實施，負責全市重大項目的協調和管理工作；研究分析市內外市場狀況，負責重要商品的總量平衡和宏觀調控；牽頭負責全市區域經濟協調發展工作，組織編制并實施區域規劃和政策措施；協調和指導全市沿江開發、信息化建設工作；負責組織市際間對口支援、經濟協作、參與東西部合作和國際合作的有關工作。
從總體看，當前我單位在檔案管理工作中應用信息化手段還屬于初級階段，還需要進一步提高和應用。所以，在應用中將依據當前流程利用升級，在系統中引入我單位的檔案管理情況、年度工作計劃、工作情況、文件記錄、日常公務等數據并使其形成邏輯關系，不但讓其完整體現我單位的檔案信息，而且保證檔案信息的準確性，積極做到檔案信息的資源共享。
二、檔案管理系統性能需求
發改委檔案信息管理系統是以發改委為依托設計開發的一套檔案信息管理系統，此系統設計開發應滿足如下性能要求：
（一）所有系統的基本原則就是實用性。開發系統的目的就是投入使用并很好地解決人們所面臨的問題。本系統同樣遵循實用性原則，目的是讓發改委的工作人員盡快地擺脫手工勞作，提高工作效率。
（二）安全可靠性是該系統能否成功的關鍵所在。由于是檔案信息管理系統，所有的數據都是非常重要且不可泄露的，所以系統必須要具備較高的安全級別，防止信息泄密和對保密信息的非法侵入。
（三）可擴充性和易維護性。未來根據部門的變化，系統的需求肯定也會隨之變化，該系統應該盡量地保證代碼規范性和系統架構的標準性，為以后的升級維護做好準備。
（四）良好容錯性。對于用戶的錯誤操作，系統需給出相應明確易辨的提示。
（五）易操作性也是系統必須考慮的一個問題。界面一定要友好，操作一定要方便，這樣才能很好地實現人機交互功能。
摘要：醫療業務檔案是醫院醫療業務管理工作的系列資料記錄，是醫療單位檔案的重要組成部分，是醫院領導決策和制訂規劃的科學依據，也是醫務人員從事臨床科學研究的重要憑證。目前醫院檔案管理普遍存在重視黨政、人事、基建、設備、財務等各類檔案，輕醫療業務檔案管理。因此，檔案員抱怨業務檔案難收，而職能業務部門卻埋怨綜合檔案室管得太多。2001年12月6日最高人民法院規定醫療糾紛實行“舉證責任倒置”［1］以來，加強醫療業務檔案的管理［1］，提高醫療管理水平，對于促進醫療事業的發展具有重要作用，應列入醫院業務管理建設重要的議事日程。
1 醫療業務檔案管理探索
1.1 加強醫療業務檔案管理根據醫院業務改革歸檔范圍：一般醫院的醫務部、護理部均抓質量、管理，由于兩個部門各自獨立，難以把醫療業務綜合反映。隨著醫院管理專業化的要求，綜合業務部門走向專業化之路已成必然趨勢。為此成立專門質量管理部門-質量控制部，把質量控制的職能從醫務部和護理部中分離出來，同時全面監控全院的醫療質量，負責檢查、督促、改進、醫療糾紛事件的管理等，使質量管理工作逐步走向系統化、規范化、標準化。醫務部負責醫療制度的制訂與落實、進修管理、醫務人員調配、各科室業務協調、資源調配等日常醫務管理工作，管理病案室、院感科，醫務部就會形成較全面的相關資料。護理部負責全院護理人員的培訓、護理制度的制訂與落實、流程改造、人力資源調配、護理市場拓展、新技術、新項目開發等。科教部負責全院科技申報、報獎，帶教工作、繼續教育管理等工作，主要職能部門形成的資料較全面地反映一家醫院整體醫療業務的管理水平。根據日常工作和職能，職能部門之間需要經常溝通了解，及時變更歸檔范圍。
1.2 建立一支高素質的專、兼職檔案管理員
目前兼職檔案員隊伍常不穩定，行政人員實行輪崗制，人員一年半載就會更換。應向各級領導宣傳檔案工作法規，提高員工的法規、責任意識。在人手方面予以支持。綜合檔案室要及時了解人員調動情況，并對新同志進行檔案管理培訓，每年邀請檔案局老師對全院兼職檔案員進行專業培訓，鼓勵檔案員參加繼續教育學習和外出理論研討交流。職能部門是醫院管理的主要部門、日常事務煩瑣，人員少、工作忙，希望把原始材料全部提交綜合檔案室，就不用再管了。檔案員需要不厭其煩地上門指導，有計劃重點幫助整理，從分類、裝訂、整理各個環節進行指導。1.3 業務檔案的收集、整理、歸檔
醫療業務檔案的收集和整理，需要制定《醫療業務檔案歸檔制度》，參照文書檔案整理規則，按照年度－問題分類。(1)醫務管理主要有：醫療制度的落實、進修管理、會診協議和記錄、病例討論制度及記錄、學術委員會記錄、技術水平年度考核資料、醫療隊衛生支農工作匯總、下鄉證明、臨床醫療質量與工作效率年度報表、健康教育宣教資料、傳染病報告記錄、醫院內感染管理措施、監測記錄、執業醫師注冊管理，以及藥劑、檢驗、病理、麻醉、放射的管理。質量控制管理主要有：醫療事故爭議登記報告處理、醫療安全報告措施效果評價，安全教育內容會議記錄、服務質量監控組織、病歷書寫質量標準及監控考核方法、年及季度監控匯總。護理管理制度落實檢查記錄、護理查房記錄、護理教學培訓記錄、護士技術操作考核評價記錄、護理書寫質量考核。(2)專業技術人員業務檔案的收集整理：為全面反映員工的專業技能和業務素質，對每一位專業技術人員建立業務檔案。一人一卷，按照姓名拼音排序建立人名索引。事先向各部門說明要提供的材料范圍，讓他們平時有意識地積累資料。向多部門收集，需要較好的溝通協調能力。各部門提供的材料較瑣碎且數量大，每年由各部門派人一起整理。專業技術人員的業務檔案包括四方面主要內容：①基礎材料：個人基本情況，包括個人簡歷、工作經歷；有關學歷、學位證明、證書；從事專項技術工作的年限證明材料；參加各種專業培訓學習的證明、證書、鑒定、成績單；參加支農和衛生下鄉等醫療工作情況。②從事衛生技術工作的成果材料：著作專題研究報告；學術論文；專業技術新成果鑒定書；其他具有備案價值的各種技術工作成績的證明。③專業技術任職、技術資格評聘材料：專業技術職務任職資格申請表、申報表、考評表、審批表、證書復印件、聘任合同、任命書。④其他材料：三基考核材料、先進工作者證書、獎狀；對外合作攻關成果材料；參加專業學會的證明；工作失誤差錯材料。(3)完善的病歷檔案：病歷檔案對醫院有著特殊意義，它是醫療工作的全面記錄，客觀地反映了疾病診斷、治療及其轉歸的全過程。病歷檔案是醫療活動信息的主要載體，教學的極佳教案，科研的良好素材，而且也是評價醫院醫療質量、技術水平、管理水平的依據，同時又是在發生醫療糾紛時醫院舉證的重要依據。特別是近年來，病歷檔案在刑事訴訟、金融保險等服務方面發揮了主要作用。病歷檔案保管完好，能及時地收集、整理、歸檔、利用，并且與醫院管理系統數據接口，使用方便，為臨床研究發揮了很大的作用。
1.4 重視利用，加強編研為臨床服務
根據醫院醫療業務管理的需要，檔案管理人員在各部門調研溝通的基礎上，編輯出：《醫院管理制度匯編》、《各部門崗位職責和人員職責》、《基礎數據匯編》、《病歷書寫指南》、《常用藥物手冊》、《醫學論文匯編》、《疾病病種索引》等十余種匯編材料，為醫務人員在平時工作參考提供方便。其中《病歷書寫指南》、《常用藥物手冊》對每位醫生來說都非常重要。
2 加強醫療業務檔案管理的建議
醫療業務檔案管理是一個復雜的系統工程，是醫療單位管理工作的一項基礎工作。結合本院工作實踐，作者認為加強醫療業務檔案管理要從以下三個環節入手。（1）領導支持：要通過各種形式向領導（院領導和部門領導）宣傳《檔案法》和有關檔案工作法規，充分認識醫療業務檔案的重要性，提高領導對檔案工作重要性的認識。爭取領導的支持，把檔案工作列入議事日程，納入管理規劃，做到經常研究檔案管理，及時解決檔案工作問題，為提高檔案管理水平創造條件。（2）用標準規范工作：保證醫療業務檔案系統、完整、準確。嚴把收集關是醫療業務檔案的基礎，只有做好收集工作，才能保證完整、準確、系統。因此要進一步明確醫療業務檔案的歸檔范圍。對歸檔不齊全的檔案材料進行復制，對不符合要求的文件材料，不予簽收，保證提高檔案基礎材料的質量。提高全體醫務人員的檔案意識，在各個工作環節形成的文件材料，要及時收集登記，由兼職檔案員收集整理，最后移交檔案室。（3）完善醫療業務檔案管理制度：逐步實施電腦檔案管理，便于儲存、檢索、開發、利用。醫療業務檔案工作要列入各有關科室的部門職責、崗位職責。印發檔案管理標準和檔案鑒定統計等各項規章制度到各科室，使檔案工作走上制度化、規范化、標準化的軌道，促進醫療業務檔案管理工作上一個新臺階。
伴隨著時代的進步，現代科學技術突飛猛進，多媒體信息技術在行政事業單位的日常工作中運用越來越普遍，會計檔案電算化已經成為必然趨勢。
二、會計檔案管理對于事業單位的重要性
為了強化事業單位的會計檔案管理，國家檔案局與財政部于2016年了新的《會計檔案管理辦法》，要求事業單位必須進行會計檔案管理，明確了會計檔案管理的意義，同時具體規定了需要歸檔入庫的檔案材料必須定期移交到事業單位的檔案管理相關機構，統一進行集中化管理。
再者，由于事業單位內部的在財務及內部管理上的需求，事業單位提高會計檔案管理也是必不可少的。據粗略統計，我國目前共有約126萬個事業單位，超過3000萬的單位職工，每年國家財政部門需要極大一筆資金來支付事業單位職工的薪資需求，而會計檔案管理能夠準確地記錄管理事業單位的收支情況，為事業單位的發展規劃，人員編制提供科學可行的依據，財政部門在行政管理方面對會計檔案管理也具有較大的需求。
同時科學合理的會計檔案管理也能準確記錄事業單位職工的收支情況，為打造清正廉潔型的事業單位，樹立廉政工作形象提供大力支持，完善的會計檔案管理能讓事業單位的經費開支變得更加合理，有理有據，防止公費挪用的情況的發生，也能提高審查部門的工作展開的效率。
三、會計檔案管理發展趨勢
（一）事業單位會計檔案的數字信息化管理
隨著時代的進步與發展，事業單位的會計檔案管理必將走上數字化的道路，逐漸實現會計檔案管理的電子化會計管理，網絡化管理與智能化管理，事業單位在今后的會計檔案管理或者說現在已經逐漸不再局限與傳統的檔案袋紙質管理上，計算機的不斷發展極大地豐富了檔案資料的儲存介質，擴大了檔案資料存儲的范圍。事業單位在進行會計檔案管理時也必將以網絡管理為核心，建立完整的信息化管理體系，在不久的將來甚至出現網絡智能化的檔案數據管理，節省了人力，全面提升檔案管理的效率。
（二）財務軟件從單純的核算轉型為管理
目前來說，我國的財務軟件大多數仍然局限在單純的數據核算層面上，但由于市場的不斷發展，單純的核算已經不能滿足事業單位的發展，隨著會計電算化的不斷發展，財務軟件也必定會不斷進步，不再僅僅停留在財務核算方面，還會在財務核算上進一步涉及規劃，決策，統一整合數據進行效益的評估，建立完善的電算化檔案管理體系，從之前單純的財務核算向綜合管理方向發展。全面促進事業單位會計檔案管理的數字信息化管理。
（三）會計檔案信息化管理的客觀需求
隨著時代的進步，事業單位工作壓力也越來越大，傳統事業單位已經漸漸不能滿足事業單位的發展需求，會計檔案信息化管理旨在會計信息數據的利用，單純的會計核算逐步轉變為現代管理型會計管理，將會計檔案信息作用最大限度發揮已經成了事業單位發展的客觀需求。財政部于2014年10月了《關于全面推進管理會計體系建設的指導意見》，政策包含了全面推進管理會計信息系統建立的具體措施，進而推動管理型會計在事業單位的最大化運用。回顧從2000年開始的預算管理以及的信息化系統建設的發展歷史，再到2008年的全球金融危機爆發之后，預算管理信息系統建設開始走向多維度，全面化，精細化的發展方向，然后在2013年到現在的市場經濟多變與不斷轉型的大背景之下，會計管理中成本核算軟件、預算管理軟件與管理會計報告分析應用軟件等會計管理軟件的工具在企業與事業單位中的具體應用，統一標示著現代化數字信息技術在會計管理領域的集中應用，再者為了最先限度的去滿足事業單位對于會計信息資源的全面挖掘與高度聚合，會計檔案管理必須發揮出會計檔案作為信息源的應有作用與職能，最后統一將所整理出的電子會計檔案信息再次進行分析處理，便于各大信息平臺之間的信息流通，促進會計信息的相互聯系，避免各個部門之間各自為政，會計信息得不到充分發揮。
四、如何提升事業單位會計檔案管理
（一）重視會計檔案管理，提高思想覺悟
事業單位想要提升會計檔案管理，必須首先從思想層面做起，認識到會計檔案管理的重要性，不能僅僅將會計檔案管理視為賬務記錄，要將做好會計檔案管理當作自身的責任，做到對單位負責，對國家負責，嚴格遵循《會計檔案管理辦法》，謹慎處理會計檔案相關細節，妥善保管會計檔案，分類存儲，并要及時清查，防止出現檔案資料的缺失與泄漏。單位高層領導也要對檔案管理工作人員提供大力支持，創造良好工作環境，提升員工工作的積極性。
（二）建立健全會計檔案管理制度
有效的會計檔案管理需要一套完善的會計檔案管理制度體系為基礎，事業單位務必要根據相關法律，結合事業單位的實際情況建立一套適用的會計檔案管理制度，將會計檔案的歸檔程序，歸檔的要求與范圍，檔案保存的具體要求做出明確規劃，運用科學的方法對會計檔案進行妥善保管，同時要建立明確的責任制度，將會計檔案管理工作納入職工的績效考核，對檔案管理出現的問題及時指正，端正管理人員工作態度，提升檔案管理水平。
（三）加強會計檔案管理人員的培訓，提高工作素養
事業單位會計檔案管理工作，對于管理人員不僅僅在業務素養上，還在職業道德與思想上具有一定的要求，同時會計人員作為會計檔案的直接負責方，其業務水平直接影響到檔案卷宗的質量。會計檔案管理逐步轉向數字信息化，新的《會計檔案管理辦法》已經將電子會計檔案納入會計檔案的范圍。事業單位必須加強在職人員的業務培訓，提高管理人員的新型技術學習，熟練掌握會計檔案電子化管理技能，讓會計管理人員在實踐中不斷學習，將理論與實踐結合，培養出一批復合型全面的財會人才，最大化發揮出會計檔案的作用。
（四）會計檔案管理流程規范化
為了全面提高事業單位的會計檔案管理，事業單位必須充分了解會計檔案管理的重要意義，貫徹財政部門相關政策，根據事業單位的實際情況制定相應管理機制，規范化管理，要做到檔案管理依法管理，科學管控。細化會計檔案卷宗具體管理細節。各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。
《會計檔案管理辦法》已經財政部部務會議、國家檔案局局務會議修訂通過，現將修訂后的《會計檔案管理辦法》公布，自2016年1月1日起施行，各事業單位必須全面提高思想覺悟，建立健全會計檔案管理制度，規范工作流程，全面提高會計管理人員綜合素養，才能進一步提高會計檔案質量內涵，全面提升會計信息數據的科學性，準確性，最大化發揮出會計檔案管理的在事業單位的重要作用，讓事業單位能夠對今后的發展，人員的管制有一個清晰的定位并不斷取得發展。
（作者單位為煙臺市公路管理局）
參考文獻
[1] 孫琦.事業單位會計檔案管理發展趨勢探析[J].城建檔案，2016（1）：59-60.
