時(shí)間：2024-01-09 09:53:09
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇交通檔案管理辦法，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
隨著我省高速公路建設(shè)的快速發(fā)展和延伸，城市與城市之間、人與人之間的距離不再變得阻隔，交通變得更加便捷。為了實(shí)現(xiàn)高速公路營運(yùn)“降事故、保暢通”的目標(biāo)，2009年我省出臺(tái)了有關(guān)路政檔案管理的條例和辦法。
一、路政檔案管理的由來
路政檔案是各級(jí)公路路政管理部門在路政執(zhí)法工作過程中形成的具有利用查考價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子文件等材料，是路政管理活動(dòng)的真實(shí)記錄，也是路政執(zhí)法和路產(chǎn)管理的重要憑據(jù)。早在2003年，我國以交通部第2號(hào)令頒布和實(shí)施了銀各政管理規(guī)定》，之后根據(jù)各省高速公路的發(fā)展趨勢(shì)，以及綜合有關(guān)國道、省道、鄉(xiāng)道的交通體制所出現(xiàn)的不同情況、各地對(duì)于如何加強(qiáng)路政執(zhí)法隊(duì)伍建設(shè)、保護(hù)路權(quán)路產(chǎn)和快速處理各類交通事故等問題進(jìn)行了多方面的研討和分析，并結(jié)合《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國公路法》以及《廣東省檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，廣東省公路局會(huì)同廣東省檔案局于2009年聯(lián)合正式印發(fā)了獷東省路政檔案管理辦澎，旨在進(jìn)一步強(qiáng)化我省路政檔案管理工作。文件明確指出:路政檔案既是公路管理部門綜合檔案的一個(gè)主要內(nèi)容，也是國家和企業(yè)檔案的重要組成部分，要求各高速公路營運(yùn)部門根據(jù)自身情況，根據(jù)國家頒布的管理辦法與條例，處理好高速公路前期建設(shè)遺留的各種征地拆遷、產(chǎn)權(quán)歸屬與糾紛、補(bǔ)償索賠、專項(xiàng)工程改造、交通事故應(yīng)急處理等問題，由此形成的路政檔案成為檔案工作探討的又一課題。
二、路政執(zhí)法管理人員日常履行執(zhí)法工作形成的各類文件材料是路政檔案的重要構(gòu)成部分
近幾年的高速公路營運(yùn)管理工作中，由于涉及路產(chǎn)路權(quán)、違章違法等索賠補(bǔ)償?shù)陌讣l頻發(fā)生，甚至有些還涉及刑事訴訟案件等。為此，各高速公路營運(yùn)公司為了不讓自身公司的利益受到侵害，都抓緊抓好如何加強(qiáng)路政執(zhí)法隊(duì)伍建設(shè)，提高執(zhí)法水平，把“降事故、保暢通”的首要任務(wù)擺到企業(yè)發(fā)展的重要議事日程上來，不斷探討、研究日益增長的非法盜竊公路財(cái)產(chǎn)、違章占用公路兩旁土地、亂搭亂建廣告牌以及收費(fèi)站廣場等各類突發(fā)案件，因此，路政執(zhí)法管理工作的重要性、緊迫性就顯得越發(fā)不可輕視。同樣，做好保障公路路產(chǎn)、路權(quán)不受侵害，確保高速公路的通達(dá)暢順是路政執(zhí)法人員必須具備的職業(yè)要求和實(shí)際能力，特別是要求路政執(zhí)法人員在極短的時(shí)間內(nèi)(2分鐘、巧分鐘)趕赴事故突發(fā)現(xiàn)場，應(yīng)對(duì)不同性質(zhì)、不同程度的交通事故，緊密配合交警對(duì)擁堵的車輛進(jìn)行有效的疏導(dǎo)與分流，并做好各項(xiàng)必要的筆錄與確認(rèn)。因此，路政管理人員在管理職能活動(dòng)中形成的路政案件、路政巡查、路政統(tǒng)計(jì)、路產(chǎn)管理等真實(shí)記錄，都必須按照擴(kuò).東省路政檔案管理辦嘟、仕業(yè)檔案工作規(guī)褂的有關(guān)要求，將應(yīng)歸檔的文件材料進(jìn)行收集、鑒定、整理。
按分類號(hào)+年度十保管期限+案卷順序號(hào)進(jìn)行科學(xué)的排列、立卷和歸檔。同時(shí)，土地使用證、路政許可證、路產(chǎn)登記表，以及修建跨線橋、橋下道路、隧道、涵洞、渡槽等上跨下穿管線工程項(xiàng)目形成的檔案也有著極高的利用率，也必須按期移交到綜合檔案室或部門資料庫作永久保存，并由路政檔案管理員根據(jù)《廣東省路政檔案管理辦法》(粵公路函[2008]282號(hào))的要求，認(rèn)真做好路政檔案的分類、鑒定、整理和立卷，實(shí)行科學(xué)有序管理。
三、路政檔案管理除依法執(zhí)行上級(jí)制定的辦法以外，還應(yīng)建立科學(xué)有序的內(nèi)業(yè)管理制度，不斷研究與優(yōu)化路政檔案管理工作體系根據(jù)我省多個(gè)高速公路營運(yùn)公司的運(yùn)作情況，我們發(fā)現(xiàn)，路政檔案除了嚴(yán)格按照《廣東省路政檔案管理辦法》，每年須做好一整套路政檔案以外，日常的路政執(zhí)法、路政巡查、案件處理等管理工作中還產(chǎn)生大量的內(nèi)業(yè)資料和報(bào)表，尤以各類報(bào)表居多。如作為路政管理工作組成部分的交通監(jiān)控中心，其每天產(chǎn)生的報(bào)表就有:各項(xiàng)交通業(yè)務(wù)分析報(bào)表、交通事態(tài)統(tǒng)計(jì)與處理、路政拯救、車輛分流、塞車中行車緩慢情況分析、車流量及事故按立交24小時(shí)和斷面24小時(shí)分布統(tǒng)計(jì)表、顧客投訴處理月報(bào)表等內(nèi)容，種類多、數(shù)量大。另外，針對(duì)路產(chǎn)損壞、交通事故、應(yīng)急處理、違章整改等日常管理業(yè)務(wù)還形成多種統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如:構(gòu)成路產(chǎn)損壞報(bào)表、交通事故月報(bào)表、橋下空間管理情況統(tǒng)計(jì)表、應(yīng)急預(yù)案處理方案、路政工作臺(tái)賬、拯救巡查日志、違法案件、整改停工通知等管理資料。
綜上所述，可見路政執(zhí)法業(yè)務(wù)工作是艱巨、繁多的，由此也更應(yīng)不斷探索思考如何科學(xué)組合、優(yōu)化效能地做好路政管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，為了使路政檔案得到更高效、完善的管理，方便提供可以從下方面做好工作:路政內(nèi)業(yè)管理人員應(yīng)定期做好文件資料管理臺(tái)帳，對(duì)收集的文件資料按照稼廣東省路政管理制度辦法》的要求，實(shí)行“一件案件、一個(gè)卷宗”的方法進(jìn)行整理組卷，對(duì)一些金額較為巨大的路產(chǎn)索賠資料，應(yīng)如實(shí)做好電子文檔記錄，集中長期保存。對(duì)案件當(dāng)事人被處罰而形成的重要物件，如:駕駛執(zhí)照、身份證復(fù)印件，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真核查，把好防止偽造、借用重要證件的關(guān)，日后一旦發(fā)生行政訴訟，作為有力證據(jù)。
路政檔案作為一門保障路產(chǎn)及人身生命安全的專門檔案，在高速公路企業(yè)營運(yùn)管理中起著非常重要的作用，它不光是記載著整個(gè)路段、乃至整個(gè)交通系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)的真實(shí)記錄，也是路政執(zhí)法管理人員在一線辛勤付出的見證，應(yīng)不斷研究與探索，總結(jié)與提升，讓路政檔案更好地為我省高速公路的營運(yùn)與發(fā)展，社會(huì)的和諧與進(jìn)步發(fā)揮其應(yīng)有的作用。
1 對(duì)城建檔案管理法規(guī)和規(guī)章特征的分析
1.1 立法時(shí)間分析。通過對(duì)華東地區(qū)9個(gè)較大的市以及上海市（直轄市）等10個(gè)城市（以下簡稱華東地區(qū)10個(gè)城市）的調(diào)查，共獲得地方性行政法規(guī)2部，地方性行政規(guī)章10部。12部規(guī)范性法文件展示了近30年10個(gè)城市城建檔案管理立法工作的基本成就。華東地區(qū)10個(gè)城市城建檔案管理現(xiàn)行法規(guī)和規(guī)章及其生效時(shí)間，見表1。
表1 華東地區(qū)10個(gè)城市城建檔案管理現(xiàn)行法規(guī)規(guī)章及其生效時(shí)間[2] ～ [13]
調(diào)查表明，早在1980年前后，已有南京、徐州、合肥、寧波等8個(gè)城市先后頒布了相關(guān)法規(guī)和規(guī)章，開始依法管理城建檔案工作的進(jìn)程。為適應(yīng)經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展和城建檔案管理工作的需要，自2000年以來，華東地區(qū)10個(gè)城市相繼出臺(tái)了新的地方性法規(guī)和規(guī)章用于規(guī)范和指導(dǎo)本市城建檔案管理工作。例如，徐州市2004年出臺(tái)了新的規(guī)范性法文件對(duì)原有規(guī)定進(jìn)行更新，2011年又出臺(tái)新的規(guī)章對(duì)2004年的規(guī)定進(jìn)一步進(jìn)行了補(bǔ)充和完善，這是距今最新的城建檔案管理規(guī)章之一，在體現(xiàn)地域特色和時(shí)間特色方面具有代表性。
1.2 立法地域分析。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，各地城建檔案管理立法規(guī)模不一，法規(guī)規(guī)章頒布與修改時(shí)間差異較大，非發(fā)達(dá)城市和內(nèi)陸城市立法步伐更快，這與各個(gè)城市經(jīng)濟(jì)、社會(huì)的發(fā)展水平和城市規(guī)模并非完全一致，它更多體現(xiàn)的是區(qū)域差異，尤其是當(dāng)?shù)卣⑷舜笾匾暢潭鹊牟煌鶐淼挠绊憽＠纾筒┦腥嗣裾秃戏适腥嗣裾谥贫ê汀蹲筒┦谐鞘薪ㄔO(shè)檔案管理辦法》和《合肥市城市建設(shè)檔案管理辦法》之后不久，又以市政府的名義制定和了《淄博市城市建設(shè)檔案管理實(shí)施辦法》、《〈合肥市城市建設(shè)檔案管理辦法〉實(shí)施細(xì)則》，進(jìn)一步提高了規(guī)章的可操作性。
1.3 立法技術(shù)分析
1.3.1 整體架構(gòu)分析。華東地區(qū)10個(gè)城市的12部城建檔案管理法規(guī)和規(guī)章，其整體框架主要有兩種：分章節(jié)論述和按條款列舉。其中，7部為分章節(jié)論述，5部為按條款列舉。分章節(jié)進(jìn)行論述的文件均分為總則、附則兩部分，內(nèi)容主要包括城建檔案的管理與利用、歸檔范圍、移送與接收及法律責(zé)任等模塊。可見，各個(gè)城市城建檔案管理立法的重點(diǎn)主要集中在城建文件的歸檔、城建檔案的管理與利用以及法律責(zé)任等幾個(gè)方面。
1.3.2 立法目的、立法依據(jù)分析。12部地方性法規(guī)和規(guī)章均在總則的第一、第二條對(duì)城建檔案管理立法的目的做了相似的描述，即“為了加強(qiáng)對(duì)城建檔案的管理，規(guī)范城建檔案的收集、整理和保管工作，充分發(fā)揮城建檔案在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理中的作用，制定《管理辦法》或《實(shí)施細(xì)則》”。
各地城建檔案管理立法多以《中華人民共和國檔案法》、國務(wù)院《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》及省級(jí)城建檔案管理辦法為依據(jù)，制定市級(jí)城建檔案管理法規(guī)和規(guī)章，踐行了統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，體現(xiàn)了一定的地方特色。
1.3.3 立法內(nèi)容分析。（1） 共性。第一，各市法規(guī)和規(guī)章對(duì)城建檔案的定義差異不大，均是指在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的歷史記錄。第二，各市的城建檔案由相應(yīng)地區(qū)市級(jí)城建檔案館接收保管，城建檔案管理工作的主管單位均為城市規(guī)劃或建設(shè)行政主管部門，業(yè)務(wù)上受同級(jí)檔案行政管理部門指導(dǎo)。第三，對(duì)建設(shè)工程的竣工圖都有極為嚴(yán)格的要求，必須有完善的竣工圖，不完整或缺失的都要根據(jù)相關(guān)規(guī)定由相應(yīng)部門補(bǔ)繪并歸檔。第四，文件的實(shí)施范圍描述方式分為兩種：“在本市行政區(qū)域內(nèi)形成、管理、利用城建檔案的單位和個(gè)人”或“本市行政區(qū)域內(nèi)城市建設(shè)檔案形成、收集、整理、保管、利用等管理活動(dòng)”。（2）特色。特色之一，實(shí)行兩套制歸檔。《南京市城市建設(shè)檔案管理辦法》第十七條、《〈合肥市城市建設(shè)檔案管理辦法〉實(shí)施細(xì)則》等法律條文中均涉及“建設(shè)工程檔案不得少于兩套，城建檔案館（室）、建設(shè)單位各保存一套”，該規(guī)定在一定程度上為城建檔案保存的完整性提供了法律保障。特色之二，城建檔案利用逐漸受到重視。如《蘇州市城市建設(shè)檔案管理辦法》第七條規(guī)定“城建檔案的管理應(yīng)當(dāng)逐步采用新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息化管理”，第三十二條規(guī)定“城建檔案館應(yīng)定期公布開放檔案目錄，并簡化利用手續(xù)，為利用者提供方便。我國公民和組織持有合法證明，可以利用已經(jīng)開放的城建檔案”，體現(xiàn)出文件制定者先進(jìn)的服務(wù)思想和立法理念。特色之三，建立城建檔案管理網(wǎng)絡(luò)。《合肥市城市建設(shè)檔案管理辦法》第四條規(guī)定“建立以市、縣城建檔案館（室）為中心，以城建檔案形成單位的檔案館（室）為基礎(chǔ)的城建檔案管理網(wǎng)絡(luò)”，先由形成單位予以歸檔管理，然后根據(jù)相關(guān)規(guī)定，將檔案移交給城建檔案館（室），二者有機(jī)銜接，這將從根源上避免城建檔案外流和管理不善等問題的發(fā)生。特色之四，城建檔案業(yè)務(wù)工作與行政管理活動(dòng)緊密結(jié)合。《徐州市城市建設(shè)檔案管理辦法》在第五條、第九至第十一條規(guī)定檔案業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)隸屬于規(guī)劃（建設(shè)）行政主管部門，詳細(xì)闡述了城建檔案工作者參加城市建設(shè)工程的竣工驗(yàn)收、審核和城建檔案館（室）接收長期、永久保存的城市建設(shè)竣工檔案等內(nèi)容。
2 對(duì)城建檔案管理法規(guī)和規(guī)章中存在問題的分析
2.1 罰款數(shù)額差異大，裁量階次少。有些法規(guī)和規(guī)章對(duì)于法律責(zé)任和獎(jiǎng)懲的內(nèi)容存在表述含糊、標(biāo)準(zhǔn)不夠明確的情況。如涉及處罰金額，有的規(guī)定1萬至10萬元，有的規(guī)定2000元，還有的規(guī)定執(zhí)法部門可以采取自主裁量。法規(guī)和規(guī)章確定的罰款數(shù)額的巨大差別、罰款裁量階次的過少和不加約束的行政裁量權(quán)限的授予，無疑增加了執(zhí)法的隨意性，當(dāng)國有單位、國有組織和國有企業(yè)以及黨政機(jī)關(guān)出現(xiàn)問題時(shí)，懲罰措施往往不易落到實(shí)處。
2.2 城建檔案管理立法工作跟不上城市建設(shè)發(fā)展的步伐。具體體現(xiàn)在：一是地方性法規(guī)規(guī)章多，全國統(tǒng)一的法規(guī)規(guī)章少。隨著《行政許可法》的出臺(tái)和完善，地方性法規(guī)和規(guī)章的規(guī)范力度變得越來越弱。二是地方性規(guī)章多，由人大通過的地方性法規(guī)少。從選樣調(diào)查的對(duì)象看，地方性法規(guī)有2部，只占總量的17%，明顯偏低。三是一些城市法規(guī)和規(guī)章的修改周期過長，修法工作進(jìn)展緩慢。從10個(gè)城市的現(xiàn)行法規(guī)規(guī)章看，最早的修訂于2001年，最晚的修訂于2011年，之間相差10年。還有幾部修訂于2002年，距今也有12年之久。四是城建檔案法規(guī)規(guī)章與建設(shè)主管行業(yè)法規(guī)規(guī)章之間存在一些矛盾之處，且缺乏有效的協(xié)調(diào)機(jī)制，影響了城建檔案工作的順利開展。
2.3 對(duì)電子文件歸檔和電子檔案管理的要求有所缺失。信息時(shí)代的到來使得電子文件激增，文檔一體化催生城建檔案館對(duì)電子文件歸檔和電子檔案管理的需求。在華東地區(qū)的10個(gè)城市中，只有徐州市在2011年出臺(tái)的《徐州市城市建設(shè)檔案管理辦法》中對(duì)電子文件歸檔有所涉及。該《辦法》第八條“要求建設(shè)工程項(xiàng)目應(yīng)當(dāng)同時(shí)報(bào)送紙質(zhì)和電子竣工檔案，檔案必須符合《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T20328―2001）和《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/Tl l7.2007）”， 而其他11部地方性法規(guī)和規(guī)章對(duì)此均無相關(guān)的規(guī)定和要求。
2.4 法規(guī)和規(guī)章的地方特色不夠十分突出。12部地方性法規(guī)和規(guī)章，普遍存在結(jié)構(gòu)相似、內(nèi)容相近甚至雷同的現(xiàn)象，未能突出體現(xiàn)各個(gè)城市的地方特色。縱觀華東地區(qū)10個(gè)城市，有的以交通建設(shè)為主，有的以歷史建筑出名，各地產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)各不相同，城市建設(shè)規(guī)模不一，經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展水平具有一定的差別，立法內(nèi)容至少應(yīng)當(dāng)在部分條款中用于展示自己獨(dú)特的風(fēng)貌和建設(shè)實(shí)際。
3 完善城建檔案管理法規(guī)和規(guī)章的建議
城建檔案管理立法工作要實(shí)事求是，以城市建設(shè)的基本需要和社會(huì)發(fā)展的最新需求為出發(fā)點(diǎn)，加快相關(guān)法規(guī)和規(guī)章的廢、改、立進(jìn)程，確立城建檔案法規(guī)規(guī)章與建設(shè)主管行業(yè)法規(guī)規(guī)章之間的協(xié)調(diào)機(jī)制，及時(shí)化解二者存在的矛盾和沖突。在立法的過程中，應(yīng)當(dāng)充分調(diào)動(dòng)相關(guān)領(lǐng)域?qū)I(yè)人員和專家學(xué)者的積極性，充分汲取他們的建設(shè)性意見和建議，以彌補(bǔ)現(xiàn)有法規(guī)和規(guī)章中存在的不足，從而更好地發(fā)揮地方性法規(guī)和規(guī)章應(yīng)有的作用。
1交通檔案管理信息化建設(shè)的重要性
1.1可滿足時(shí)展的需求
在信息技術(shù)逐漸普及的新時(shí)期，要想使交通事業(yè)工作更好地服務(wù)于人民，就必須對(duì)交通檔案管理工作進(jìn)行改革，實(shí)現(xiàn)交通檔案管理的信息化建設(shè)。只有在交通檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)信息化管理模式，才能有效提高交通事業(yè)的工作效率，促進(jìn)檔案管理服務(wù)水平的提高。在交通檔案管理的過程中使用信息化技術(shù)，能保證在檔案的歸檔中不出現(xiàn)不必要的錯(cuò)誤，從而有效減少與檔案相關(guān)的信息加工費(fèi)用，促使整個(gè)檔案管理工作更好地順應(yīng)時(shí)展的需求。
1.2可有效改變檔案管理的方式
在交通檔案管理工作中使用信息化技術(shù)，可在很大程度上對(duì)檔案管理的歸檔材料進(jìn)行有效控制和管理。公路工程檔案是交通事業(yè)檔案中的組成部分，由于其過于復(fù)雜，在工程檔案的歸納和形成中需要耗費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力，并需要工作者投入大量的時(shí)間對(duì)其進(jìn)行整理。因此，為了保證公路工程檔案在各個(gè)階段的資料都能完整無缺，對(duì)公路工程檔案進(jìn)行信息化建設(shè)是非常必要的。它能通過計(jì)算機(jī)的前端控制保證這些工作的順利進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)對(duì)資料的妥善管理，并能節(jié)省人力、物力、財(cái)力，將其投入到交通事業(yè)建設(shè)的其他方面，促進(jìn)交通事業(yè)的發(fā)展。
1.3可促進(jìn)檔案服務(wù)向?qū)I(yè)化發(fā)展
在以往的檔案管理工作中，檔案的載體多為紙質(zhì)材料，導(dǎo)致查看檔案資料時(shí)需要前往檔案管理部門借閱，且在借閱過程中要根據(jù)檔案管理的相關(guān)要求，在一定期限內(nèi)完好無損地歸還資料，這就給借閱者和檔案管理部門帶來了諸多不便。信息化檔案管理不僅能在很大程度上避免因檔案要按時(shí)歸而帶來的各種不便，還能保證檔案在借閱時(shí)不被損壞。同時(shí)，當(dāng)借閱者需要查閱資料時(shí)，可隨時(shí)隨地在相關(guān)網(wǎng)站上查詢，解決了紙質(zhì)檔案在借閱時(shí)存在的空間差和地域差的問題，有效實(shí)現(xiàn)了檔案內(nèi)容的信息管理與實(shí)體管理之間的分離，降低了檔案管理工作人員的工作難度。
2交通檔案管理信息化建設(shè)的思路
2.1改變工作理念，提高信息化意識(shí)
在交通檔案管理信息化的建設(shè)中，要面向市場，在建立檔案信息資源時(shí)善于開發(fā)和利用工作領(lǐng)導(dǎo)體系，并對(duì)交通事業(yè)部門的各機(jī)構(gòu)和人員的具體職責(zé)進(jìn)行明確，將工作落實(shí)到實(shí)處，以促進(jìn)交通事業(yè)的發(fā)展。同時(shí)，工作人員在對(duì)交通檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)利用時(shí)，需要更新自身的各種理念，擺脫傳統(tǒng)工作觀念中的不利因素，促進(jìn)信息資源共享觀念的確立，樹立全局觀念，強(qiáng)化信息化意識(shí)，從而加快交通檔案管理信息化建設(shè)的步伐，促進(jìn)檔案管理信息化工作的順利開展。
2.2促進(jìn)管理工作規(guī)范化
在交通檔案管理工作中，建立交通檔案綜合管理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的有效手段。目前，交通檔案在社會(huì)發(fā)展中的作用日益明顯，其與公路工程建設(shè)和企業(yè)發(fā)展有著密不可分的聯(lián)系，可為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營提供諸多的社會(huì)服務(wù)。在檔案管理工作中，信息化可使檔案管理部門從提供信息向選擇信息轉(zhuǎn)變，工作人員從大量的檔案資料中選擇具有結(jié)論性和規(guī)律性的數(shù)據(jù)，從而形成科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、合理和完善的綜合體，這有利于查閱者的查閱和查閱知識(shí)的完整，且在交通系統(tǒng)各部門建立統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，使其之間相互合作、相互監(jiān)督，并根據(jù)不同的類別確定不同的檔案庫，最終將檔案資料統(tǒng)一納入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，從而推動(dòng)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。
2.3強(qiáng)化信息化工作
要想加強(qiáng)交通檔案管理的信息化建設(shè)工作，就需要從以下3方面入手：①建立健全檔案管理制度。健全、完善的檔案管理制度的確立，能有效明確各個(gè)工作人員的職權(quán)和職責(zé)，促使檔案管理工作的高效完成。通過對(duì)檔案管理制度的建立，還能對(duì)檔案管理的一些事項(xiàng)進(jìn)行規(guī)定，比如檔案資料的整理、歸檔、保存和保密等要求。②提高檔案管理工作人員的素質(zhì)。在交通檔案管理部門，工作人員大多為兼職人員，其綜合素質(zhì)和工作能力并不高。因此，在檔案管理的信息化建設(shè)中，需招聘專職人才進(jìn)行交通檔案的信息管理，并按期對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們的工作能力和素質(zhì)。③及時(shí)配備檔案管理信息化所必須的設(shè)備，比如計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等，這些設(shè)備在檔案管理信息化建設(shè)中是不可或缺的。
3結(jié)束語
關(guān)鍵詞：水運(yùn)工程 檔案管理 標(biāo)準(zhǔn)化
水運(yùn)工程項(xiàng)目檔案是指水運(yùn)工程自項(xiàng)目立項(xiàng)審批至竣工驗(yàn)收全過程中直接產(chǎn)生的反映工程建設(shè)實(shí)際，對(duì)建成后的工程管理、維護(hù)及改建和擴(kuò)建具有查考利用價(jià)值的各種不同載體的歷史記錄。水運(yùn)工程的建設(shè)、使用和管理始終離不開水運(yùn)工程檔案的支持，它是有效開展工程招投標(biāo)、安全、質(zhì)量、資金、科研等要素監(jiān)督工作的重要基礎(chǔ)，是工程建設(shè)管理狀況的一面鏡子。它的有效利用可為開展交通規(guī)劃建設(shè)工作提供重要依據(jù)，能促進(jìn)水運(yùn)工程科學(xué)技術(shù)的研究發(fā)展。同時(shí)，水運(yùn)工程檔案管理工作作為水運(yùn)工程各參建單位的一項(xiàng)基礎(chǔ)性、服務(wù)性工作，這項(xiàng)工作做得好將促進(jìn)參建單位相關(guān)工作的全面規(guī)范開展，提高水運(yùn)工程管理水平，反之，將受到影響。因此，重視和加強(qiáng)水運(yùn)工程檔案管理工作，保證項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性對(duì)水運(yùn)建設(shè)事業(yè)意義重大。
當(dāng)前水運(yùn)工程檔案管理現(xiàn)狀和存在的問題
檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。水運(yùn)工程檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，需要參與工程建設(shè)的各方面人員給予高度重視。在具體操作過程中，主要負(fù)責(zé)人對(duì)工程檔案重要性的思想認(rèn)識(shí)不夠，檔案員及其他工程技術(shù)人員自我學(xué)習(xí)、參與檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)，只重視工程本身，輕視工程檔案的現(xiàn)象較普遍。如認(rèn)為“檔案資料后補(bǔ)”很正常。
檔案管理機(jī)構(gòu)不完善。各參建單位內(nèi)部缺乏相互溝通交流機(jī)制，職責(zé)沒有落實(shí)到具體人員，管理不到位現(xiàn)象普遍。由于人員和經(jīng)費(fèi)的原因，許多單位沒有設(shè)立檔案管理部門，檔案管理人員普遍非水運(yùn)工程相關(guān)專業(yè)，非專職且不固定；工程技術(shù)管理人員對(duì)工程資料不重視，與檔案管理人員缺乏交流，造成資料的形成與收集、歸檔脫鉤，不利于工程檔案管理工作的規(guī)范、高效開展。
檔案管理規(guī)章制度不健全，采取的管理辦法和操作流程較不規(guī)范。由于工程和檔案的專業(yè)性，工程技術(shù)人員和檔案管理人員互相不了解相關(guān)領(lǐng)域?qū)I(yè)技術(shù)知識(shí)、工作程序，缺乏工程檔案管理的實(shí)踐能力，沒有明確檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，盲目收集資料，歸類較雜亂，缺乏系統(tǒng)性，且檔案資料的收集和整理不能與工程建設(shè)達(dá)到同步。
未設(shè)立專門的檔案管理工作場所，檔案質(zhì)量、安全得不到保障。檔案管理設(shè)施設(shè)備不能滿足檔案管理需要，如沒有專門的庫房，檔案保管達(dá)不到“八防”要求，檔案管理現(xiàn)代化程度不能適應(yīng)工程建設(shè)快速發(fā)展的需要。
就工程檔案質(zhì)量本身而言，施工日志和監(jiān)理日志記錄不規(guī)范、較隨性，簽署不完備，達(dá)不到其預(yù)期效果；施工原始記錄內(nèi)容不全面、不規(guī)范、收集不完整情況較多。
監(jiān)理單位未采取有效措施及時(shí)跟蹤施工單位檔案管理工作情況，未履行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)等職能，檔案管理措施不完善。如存在不核定施工單位報(bào)驗(yàn)內(nèi)容就簽字認(rèn)定的情況，有的甚至只簽字不簽署審定意見。
檔案管理信息化水平不高。未能充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化，制約其查找速度和利用效率。
連云港港30萬噸級(jí)航道一期工程項(xiàng)目檔案標(biāo)準(zhǔn)化
連云港港30萬噸級(jí)航道工程是目前我國在開敞式海岸淤泥質(zhì)淺灘建設(shè)的等級(jí)最高的人工深水航道，是江蘇實(shí)施沿海開發(fā)戰(zhàn)略的重要基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目，也是連云港港發(fā)展的生命線工程。2009年1月，國家發(fā)改委批復(fù)項(xiàng)目建議書，同意建設(shè)30萬噸級(jí)航道，航道呈“人”字型布局連接連云港區(qū)和徐圩港區(qū)，按“一次立項(xiàng)、分期實(shí)施”的原則，先期實(shí)施一期工程。一期工程建設(shè)25萬噸級(jí)連云港區(qū)航道和10萬噸級(jí)徐圩港區(qū)航道及配套圍堤工程等，總投資47.71億元。該工程于2011年3月開工建設(shè)，2013年10月全面建成，期間建設(shè)單位按總體進(jìn)度計(jì)劃的各控制節(jié)點(diǎn)分10批次開展項(xiàng)目招投標(biāo)工作，一期工程共設(shè)7個(gè)監(jiān)理標(biāo)、8個(gè)疏浚施工標(biāo)、9個(gè)圍堤施工標(biāo)及3個(gè)其他附屬工程標(biāo)，均按照各控制節(jié)點(diǎn)通過交工驗(yàn)收。
1、項(xiàng)目檔案管理制度化
該工程參建單位30余家次，要形成一套格式統(tǒng)一、內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案，難度很大。為了保證實(shí)現(xiàn)“建優(yōu)質(zhì)工程，創(chuàng)精品檔案”的工作目標(biāo)，建設(shè)單位建立健全檔案管理制度、全面落實(shí)責(zé)任、加強(qiáng)全過程控制與實(shí)時(shí)管理。
一是成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由總工程師擔(dān)任小組組長，全面負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織和協(xié)調(diào)，同時(shí)明確建設(shè)單位所有工作人員職責(zé)，自覺主動(dòng)配合做好項(xiàng)目檔案的管理工作。其余參建單位明確一名總工程師或技術(shù)負(fù)責(zé)人分管，并建立相應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)，配備具有相關(guān)工程專業(yè)知識(shí)的、能夠適應(yīng)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔工作需要的專職檔案人員，在各自的職責(zé)范圍內(nèi)做好項(xiàng)目檔案的形成、整理、歸檔、交接工作。同時(shí)將檔案管理與業(yè)務(wù)工作緊密結(jié)合，分工負(fù)責(zé)。自構(gòu)建內(nèi)部檔案管理網(wǎng)絡(luò)以來，還將設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、試驗(yàn)、檢測等所有參建單位納入檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系中，對(duì)于在工程項(xiàng)目推進(jìn)過程中新增加或者是完成承建任務(wù)退場的參建單位，及時(shí)在管理網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行調(diào)整與修改，保證網(wǎng)絡(luò)的高效完備，切實(shí)做到“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、層層負(fù)責(zé)”。
二是依據(jù)交通運(yùn)輸部《水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法》，結(jié)合項(xiàng)目檔案管理的要求和工程建設(shè)實(shí)際，建設(shè)單位組織編制了《連云港港30萬噸級(jí)航道一期工程竣工文件編制辦法》經(jīng)江蘇省交通運(yùn)輸廳、省檔案局及有關(guān)交通系統(tǒng)內(nèi)的檔案專家審定后，報(bào)交通運(yùn)輸部備案，同時(shí)以紅頭文件的形式下發(fā)至各參建單位參照?qǐng)?zhí)行。該辦法結(jié)合工程實(shí)體施工的工序流程和相關(guān)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)定了工程項(xiàng)目的檔案分類方案、類目設(shè)置、歸檔內(nèi)容等，明確了項(xiàng)目檔案的有機(jī)聯(lián)系和系統(tǒng)規(guī)范管理。除此以外還制定保管、保密、利用、銷毀等一系列檔案管理工作制度，有力保障了項(xiàng)目檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。
三是在工程建設(shè)過程中，建設(shè)單位建立健全工程檔案跟蹤監(jiān)管體系，定期對(duì)各參建單位形成的檔案資料進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，并依據(jù)檢查情況予以通報(bào)，納入優(yōu)質(zhì)優(yōu)價(jià)、優(yōu)監(jiān)優(yōu)酬和履約考評(píng)中。對(duì)不符合質(zhì)量、進(jìn)度等要求的限時(shí)整改，整改仍不符合歸檔要求的不予進(jìn)行當(dāng)月工程支付。同時(shí)，要求監(jiān)理單位在做好自身檔案管理和竣工文件收集、編制工作的同時(shí)，協(xié)助配合建設(shè)單位及時(shí)跟蹤、督促、檢查施工單位項(xiàng)目文件收集、整理情況，指導(dǎo)施工單位竣工文件編制工作，并審核把關(guān)，保證工程資料真實(shí)有效、收集整理及時(shí)、歸檔完整有序。
四是組織專家集中授課和參加檔案管理培訓(xùn)。在項(xiàng)目實(shí)施過程中，建設(shè)單位多次邀請(qǐng)專家授課、給予專項(xiàng)指導(dǎo)，為項(xiàng)目檔案管理加上了引擎，使各參建單位項(xiàng)目檔案管理水平得到有效提升。此外，建設(shè)單位組織相關(guān)人員參加項(xiàng)目檔案管理培訓(xùn)、外出學(xué)習(xí)先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，累計(jì)培訓(xùn)和外出學(xué)習(xí)達(dá)51人次。
2、項(xiàng)目檔案編制標(biāo)準(zhǔn)化
該工程項(xiàng)目竣工文件（除綜合類文件外）基本以合同段為單位進(jìn)行編制，在建設(shè)單位編制的《連云港港30萬噸級(jí)航道一期工程竣工文件編制辦法》中對(duì)歸檔材料的編制體系、職責(zé)分工、編制要求、竣工文件的收集和組卷、編目及裝訂、驗(yàn)收和移交等內(nèi)容以及相關(guān)的表式、圖章、目錄等樣式進(jìn)行了標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)定。
按照“誰形成、誰負(fù)責(zé)”的原則，該工程項(xiàng)目檔案的收集和編制工作由項(xiàng)目文件的形成單位或部門負(fù)責(zé)，按十個(gè)部分整理編制。第一部分為立項(xiàng)審批文件、第二部分為設(shè)計(jì)審批文件、第三部分為工程準(zhǔn)備及業(yè)主管理文件、第四部分為施工文件、第五部分為監(jiān)理文件、第六部分為竣工驗(yàn)收文件、第七部分為工程招投標(biāo)及合同文件、第八部分為資金管理文件、第九部分為科研文件、第十部分為特殊載體文件。建設(shè)單位負(fù)責(zé)編制的項(xiàng)目檔案主要包括第一、二、三、七、八、九部分文件，施工負(fù)責(zé)編制第四部分文件，監(jiān)理單位負(fù)責(zé)編制第五部分文件，第十部分文件由各參建單位共同形成。
對(duì)于建設(shè)單位負(fù)責(zé)的文件，建設(shè)單位按照文件的自然形成過程分門別類整理組卷，按照編制體系中對(duì)應(yīng)的編目歸檔，如立項(xiàng)審批文件根據(jù)審批事項(xiàng)及內(nèi)在聯(lián)系分別整理組卷，設(shè)計(jì)審批和工程勘察文件按照設(shè)計(jì)的不同階段和專業(yè)分別整理組卷，工程招投標(biāo)及合同文件按照招投標(biāo)工作程序及合同內(nèi)容分別整理組卷。
對(duì)于施工單位負(fù)責(zé)的文件，建設(shè)單位首先對(duì)涉及的所有合同段按照其建設(shè)性質(zhì)和內(nèi)容在編制體系中設(shè)置一個(gè)統(tǒng)一的編目，每個(gè)合同段在一個(gè)編目范圍內(nèi)獨(dú)立編制項(xiàng)目檔案，有效避免了重復(fù)、交叉。其次，建設(shè)單位將獨(dú)立的合同段施工文件分為四大部分：一是開工前準(zhǔn)備文件和施工管理文件；二是施工過程各分部、分項(xiàng)開工報(bào)審、各檢驗(yàn)批檢驗(yàn)、報(bào)驗(yàn)文件及相應(yīng)原材料報(bào)驗(yàn)及試驗(yàn)檢測報(bào)告、監(jiān)理平行檢測報(bào)告；三是單位、分部、分項(xiàng)工程質(zhì)量評(píng)定、單位工程交工驗(yàn)收文件材料；四是竣工圖。同時(shí)規(guī)定施工文件除各單位、分部、分項(xiàng)工程質(zhì)量評(píng)定資料可按標(biāo)段集中整理組卷外，其余文件材料均按單位、分部、分項(xiàng)工程劃分結(jié)合施工工序的先后進(jìn)行組卷。項(xiàng)目竣工圖是基本建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案的核心部分之一，因此，對(duì)其做出了重點(diǎn)要求，該工程竣工圖由施工單位負(fù)責(zé)編制，監(jiān)理單位負(fù)責(zé)審核。對(duì)于按圖施工沒有變動(dòng)的，由竣工圖編制單位在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章。一般性的圖紙變更，且能在原圖上作修改補(bǔ)充的，在原施工圖上做修改、說明后作為竣工圖，需加蓋并簽署竣工圖章。涉及結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置、項(xiàng)目等重大改變及圖面變更面積超過35%的，由施工單位委托設(shè)計(jì)單位重新繪制竣工圖。竣工圖編制完畢后，由承擔(dān)施工的項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人逐張予以審核簽認(rèn)，審核通過后再交監(jiān)理單位總監(jiān)逐張予以審核簽認(rèn)。不同幅面的工程圖紙按國家標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一折疊成A4幅面，圖標(biāo)欄露在外面，不裝訂，按照專業(yè)或單位工程結(jié)合圖號(hào)分別整理組卷。涉及設(shè)計(jì)變更的施工單位均按照標(biāo)準(zhǔn)樣式編制設(shè)計(jì)變更一覽表，內(nèi)容包括變更內(nèi)容、變更依據(jù)文件號(hào)及其所在案卷號(hào)、對(duì)應(yīng)竣工圖號(hào)及其所在案卷號(hào)，一覽表放在竣工圖首頁之前。同時(shí)，施工單位還應(yīng)編寫竣工圖編制說明，敘述工程概況、主要工程數(shù)量，技術(shù)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)；施工中執(zhí)行原設(shè)計(jì)的情況和設(shè)計(jì)變更情況，質(zhì)量評(píng)定情況，采用新材料、新工藝情況以及竣工圖編制情況等，以保證竣工圖編制真實(shí)、準(zhǔn)確地反映項(xiàng)目竣工時(shí)的實(shí)際情況，做到圖物相符、技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽證手續(xù)完備以及整理符合檔案管理要求。
對(duì)于監(jiān)理單位負(fù)責(zé)的文件，建設(shè)單位首先對(duì)涉及的所有監(jiān)理合同段按照其監(jiān)理內(nèi)容在編制體系中設(shè)置一個(gè)統(tǒng)一的編目，每個(gè)監(jiān)理合同段在一個(gè)編目范圍內(nèi)獨(dú)立編制項(xiàng)目檔案，有效避免了重復(fù)、交叉。其次，建設(shè)單位規(guī)定同時(shí)監(jiān)理多個(gè)施工標(biāo)段的，除監(jiān)理工作依據(jù)性文件可獨(dú)立組卷外，其余過程監(jiān)理資料按施工合同段結(jié)合分部、分項(xiàng)和施工工序組卷，每個(gè)施工合同段給出相應(yīng)的一個(gè)編目，過程監(jiān)理資料主要內(nèi)容包括監(jiān)理工作依據(jù)性文件，質(zhì)量、進(jìn)度、安全、費(fèi)用控制文件，平行檢測及抽檢記錄匯總表，監(jiān)理月報(bào)、日志、旁站記錄、巡視記錄，監(jiān)理初驗(yàn)文件等。
3、項(xiàng)目檔案形成及其利用效果
建設(shè)單位利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行項(xiàng)目檔案信息管理工作，用Excel軟件編輯案卷目錄和卷內(nèi)目錄，由專人更新，并及時(shí)備份。截止到工程完工，共形成竣工檔案1201卷，其中第一部分立項(xiàng)審批文件17卷、第二部分設(shè)計(jì)審批文件46卷、第三部分工程準(zhǔn)備及業(yè)主管理文件67卷、第四部分施工文件743卷、第五部分監(jiān)理文件205卷、第六部分竣工驗(yàn)收文件4卷、第七部分工程招投標(biāo)及合同文件57卷、第八部分資金管理文件20卷、第九部分科研文件11卷、第十部分特殊載體文件31卷。特殊載體文件包含照片檔案1283張，光盤78張；對(duì)全部形成的項(xiàng)目檔案進(jìn)行了數(shù)字化掃描，形成102.7G電子文件，將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立數(shù)據(jù)庫，便于查找利用。
在工程建設(shè)過程中，檔案的有效利用為項(xiàng)目跟蹤審計(jì)和資料、數(shù)據(jù)查閱等提供了主要依據(jù)，同時(shí)該工程在港區(qū)范圍內(nèi)大量的地形測量、地質(zhì)勘探、動(dòng)態(tài)監(jiān)測等資料為港區(qū)內(nèi)其他工程提供了參考，避免了重復(fù)工作，節(jié)省了資金。待整體工程交工后，可為工程試運(yùn)行、獎(jiǎng)項(xiàng)申報(bào)和各項(xiàng)專項(xiàng)驗(yàn)收提供有力支撐。
結(jié)束語
連云港港30萬噸級(jí)航道一期工程完工后，其項(xiàng)目檔案通過江蘇省交通運(yùn)輸廳、省檔案局等主管部門聯(lián)合驗(yàn)收，驗(yàn)收組對(duì)該工程項(xiàng)目檔案管理工作給予了很好的評(píng)價(jià)，建議該項(xiàng)目檔案參評(píng)全國建設(shè)項(xiàng)目檔案管理示范工程。
[關(guān)鍵詞]檔案管理；政治素養(yǎng)；科學(xué)發(fā)展
中圖分類號(hào)：G271；F542 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）08-0216-01
隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，各種現(xiàn)代化通訊網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化管理也在各個(gè)檔案部門開通和使用，檔案管理工作在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中也賦予了新的時(shí)代特點(diǎn)和使命，作為新時(shí)期公路系統(tǒng)檔案管理工作者，只有根據(jù)新形勢(shì)的需要，做到與時(shí)俱進(jìn)，不斷加強(qiáng)自身的修養(yǎng)，不斷完善提高自己的綜合素質(zhì)，具備在新時(shí)期條件下的綜合檔案工作能力，才能更好地適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理工作。
一、新時(shí)期公路檔案管理工作者應(yīng)具備的專業(yè)素養(yǎng)
1. 堅(jiān)定的思想政治素質(zhì)
檔案管理是一項(xiàng)政治性與保密性很強(qiáng)的工作，檔案管理工作者只有具備高度的思想政治覺悟和良好的工作作風(fēng)，具有堅(jiān)定正確的政治方向，樹立科學(xué)的世界觀、人生觀和價(jià)值觀，才能在檔案管理工作中顧全大局，自覺遵守檔案管理方面的政策法規(guī)，確保檔案的信息安全。因此，檔案工作的性質(zhì)決定著管理工作者如果沒有較高的政治素質(zhì)和強(qiáng)烈的責(zé)任感，就無法擔(dān)當(dāng)這一重任。
2.系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)素養(yǎng)
檔案學(xué)是一項(xiàng)系統(tǒng)性的管理科學(xué)，檔案工作也是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，這一工作要求檔案管理人員無論是在檔案的收集與整理，還是在檔案的管理與服務(wù)各環(huán)節(jié)，必須掌握一套系統(tǒng)的專業(yè)理論知識(shí)和工作方法，才能較好地完成檔案管理工作任務(wù)。
3. 精湛的專業(yè)能力素質(zhì)
檔案管理是一項(xiàng)事業(yè)也是一門學(xué)問。要求檔案管理工作者不僅具有對(duì)檔案材料的收集、整理、統(tǒng)計(jì)、鑒定和保管的一般能力，而且還要具有適應(yīng)檔案室建設(shè)網(wǎng)絡(luò)化、信息化、數(shù)字化的特殊能力，這樣才能及時(shí)為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行管理決策提供文獻(xiàn)信息，通過高質(zhì)量、深層次的檔案信息服務(wù)，提高檔案管理質(zhì)量。
二、公路檔案管理隊(duì)伍建設(shè)存在的主要問題
1.對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足。
檔案管理崗位地位和待遇偏低，學(xué)習(xí)進(jìn)修的機(jī)會(huì)少，專業(yè)自我成長和發(fā)展的空間不大，缺乏科學(xué)合理的激勵(lì)和考核機(jī)制。日常工作得不到領(lǐng)導(dǎo)重視，造成檔案管理人員欠缺工作熱情，被動(dòng)應(yīng)付工作，缺乏創(chuàng)新精神。
2.業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能水平不高。
檔案管理人員專業(yè)、學(xué)歷、年齡結(jié)構(gòu)和工作能力參差不齊，當(dāng)前許多單位的檔案干部隊(duì)伍，早已是老者無、中者少、青者多的非正常年齡結(jié)構(gòu)。大多沒有系統(tǒng)地接受過檔案管理學(xué)、教育學(xué)和心理學(xué)等方面的基本理論培訓(xùn)，知識(shí)結(jié)構(gòu)不成體系，或者知識(shí)面窄，不能強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)促進(jìn)自身專業(yè)成長。
3.干部培訓(xùn)急功近利。
檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)社會(huì)化、效益化，由追求培訓(xùn)效果的急功近利演變?yōu)榕嘤?xùn)收費(fèi)的急功近利。盈利性培訓(xùn)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班使得缺乏管理經(jīng)驗(yàn)和基本業(yè)務(wù)技能的新上崗人員如嗷嗷待哺的嬰兒無人顧及。
三、做好公路檔案管理工作的對(duì)策
1. 實(shí)事求是，確保施工資料的真實(shí)性管理
真實(shí)是歸檔文件的生命，是工程建設(shè)質(zhì)量檢驗(yàn)的基點(diǎn)，也是竣工驗(yàn)收公路工程的關(guān)鍵。要想為工程質(zhì)量評(píng)定與質(zhì)量查詢提供簡潔有效的信息，必須要有真實(shí)、完整的施工資料，這樣，才能充分發(fā)揮文件效能，才能反映工程全貌，也能為以后的公路改造、維修、擴(kuò)建提供基本依據(jù)。施工原始記錄的真實(shí)性體現(xiàn)在所記錄的事件是確定的某一時(shí)間段，與確定地點(diǎn)發(fā)生聯(lián)系的分項(xiàng)工程或施工工序。施工記錄的時(shí)間跨度應(yīng)與分項(xiàng)工程的具體時(shí)間一致。施工數(shù)據(jù)的完整性體現(xiàn)在施工記錄體系的各個(gè)組成部分相互補(bǔ)充、相互驗(yàn)證。同時(shí)，采用“三同時(shí)”的管理模式，即在招投標(biāo)的同時(shí)明確提出檔案管理要求；在檢查工程質(zhì)量的同時(shí)檢查檔案形成積累情況；在工程交工驗(yàn)收的同時(shí)驗(yàn)收檔案的收集和整理情況，確保檔案齊全、真實(shí)管理。
2. 制定檔案管理規(guī)則，確保檔案在宏觀上的管理
在工程建設(shè)之初，為了加強(qiáng)對(duì)建設(shè)過程中所形成的材料進(jìn)行收集、整理、歸檔、編目、裝訂等，以達(dá)到“ 齊全、完整、準(zhǔn)確” 的要求，可依據(jù)《檔案法》，按交通部《公路工程竣工驗(yàn)收辦法》、《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》、《公路建設(shè)項(xiàng)目案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)》，結(jié)合具體路段公路建設(shè)項(xiàng)目管理的特點(diǎn)，編制相應(yīng)的《公路檔案資料管理規(guī)定》、《公路建設(shè)項(xiàng)目檔案分類編號(hào)規(guī)則》等。在工程實(shí)施階段，應(yīng)結(jié)合本路段的具體情況，組織專業(yè)人員編制體現(xiàn)本路段的《公路竣工文件編制辦法》，詳細(xì)規(guī)定檔案資料的收集與整理的內(nèi)容與質(zhì)量要求，組卷的方法與要求，案卷的編制、裝訂、編目、保管等方面的要求，以有效控制檔案資料的齊全完整及填寫質(zhì)量。通過各項(xiàng)規(guī)則的制定，使檔案分類整理有章可循，工作規(guī)范、有序進(jìn)行，切實(shí)做到對(duì)檔案的整理、收集、歸檔的宏觀管理。
3.嚴(yán)把竣工驗(yàn)收關(guān)，確保竣工檔案憑證作用的發(fā)揮
在工程項(xiàng)目建設(shè)驗(yàn)收階段，工程技術(shù)人員與檔案部門的驗(yàn)收人員要密切配合、嚴(yán)格把關(guān)，嚴(yán)格審查各施工單位編制的竣工圖、文字資料、施工報(bào)告，對(duì)隱蔽工程驗(yàn)收記錄的真實(shí)性和工程設(shè)計(jì)變更單的落實(shí)情況要著重檢查，如存在問題及時(shí)整改，以確保竣工檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，在工程項(xiàng)目合同決算時(shí)，使竣工檔案資料能真正發(fā)揮憑證作用。
4.制定制約措施，確保資料的完整性管理
依據(jù)《檔案管理辦法》與《竣工資料編制辦法》制定相應(yīng)的合同、運(yùn)用法律手段加強(qiáng)檔案資料的管理。在合同中應(yīng)確定參建各方的檔案責(zé)任與權(quán)利，明確文件材料的形成范圍、費(fèi)用及歸檔套數(shù)，明確檔案質(zhì)量及權(quán)屬，從法律上真正保證檔案歸檔工作。工程監(jiān)理也應(yīng)充分發(fā)揮監(jiān)督職能，監(jiān)督、審核、驗(yàn)收工程資料形成及檔案整理工作。在工作的具體開展中，要實(shí)行專項(xiàng)檢查評(píng)比，建立獎(jiǎng)罰分明的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制，獎(jiǎng)先罰后，以加強(qiáng)參建單位檔案管理的質(zhì)量意識(shí)，以推進(jìn)優(yōu)質(zhì)檔案的形成。
5.制定檔案管理規(guī)章制度，確保檔案的制度保障管理
在制定檔案管理規(guī)則的基礎(chǔ)上，為了保證各項(xiàng)規(guī)則的真正落實(shí)，應(yīng)建立、健全項(xiàng)目檔案管理制度，使項(xiàng)目檔案的分管領(lǐng)導(dǎo)及各部門如建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位專兼職檔案人員均明確職責(zé)，切實(shí)抓好項(xiàng)目文件資料的形成、積累和有序管理，以保證歸檔文件材料及圖紙內(nèi)容的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，保證施工技術(shù)材料記錄齊全、簽署完備，原材料質(zhì)量保證資料真實(shí)可靠，竣工圖與實(shí)物相符，真正實(shí)現(xiàn)“網(wǎng)絡(luò)”檔案管理，以保證工程建設(shè)全過程各階段檔案工作進(jìn)程的順暢。
6.加強(qiáng)人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，確保檔案的有序管理
檔案管理有序進(jìn)行的前提是檔案人員需具備過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)。但由于現(xiàn)在的檔案管理人員多以兼職為主，專業(yè)水平有限，使檔案工作的深入管理受到限制，工程文件資料的形成質(zhì)量和檔案整理質(zhì)量也難以保證。因此，工程建設(shè)之初，就應(yīng)對(duì)高速公路工程管理人員、監(jiān)理人員、施工單位人員進(jìn)行有計(jì)劃、有措施、分期分批的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其明確工程項(xiàng)目檔案工作的法規(guī)和工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求，明確施工過程中原始簽證資料的操作方法，明確竣工資料整編、工程項(xiàng)目驗(yàn)收的基本要求，明確項(xiàng)目檔案的管理分工職責(zé)，使他們?cè)谠鰪?qiáng)檔案意識(shí)的同時(shí)也熟知掌握檔案業(yè)務(wù)和工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，采用各種辦法，如獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，激勵(lì)他們積極主動(dòng)地參與項(xiàng)目檔案管理，在實(shí)踐中提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能，以實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。
結(jié)語
以上是我結(jié)合自己的工作，對(duì)新時(shí)期公路系統(tǒng)檔案工作者應(yīng)具備的素養(yǎng)的幾點(diǎn)思考，總之，在科技進(jìn)步今天，檔案工作的任務(wù)、工作環(huán)境、管理方式都發(fā)生著變化，對(duì)檔案工作者的素質(zhì)要求是多方面和多層次的，檔案管理工作者應(yīng)站在新的高度，用更寬廣的視野、更新的思路開拓創(chuàng)新、與時(shí)俱進(jìn)，用多方面的知識(shí)武裝自己，使自己成為綜合素質(zhì)較高的“復(fù)合型”人才，為檔案事業(yè)做出自己應(yīng)有的貢獻(xiàn)。0
參考文獻(xiàn)
[1] 徐義全.談檔案現(xiàn)代化管理的建設(shè)[N].中國檔案報(bào)，2000.
一、水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目檔案特點(diǎn)及管理中存在的問題
1．水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目檔案形成時(shí)間長，存在動(dòng)態(tài)檔案管理的問題
水運(yùn)建設(shè)作為國家的基本建設(shè)項(xiàng)目之一，從施工到交工，時(shí)間跨度大。一般等級(jí)的水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目都需要 2~3 年，樞紐工程項(xiàng)目如存在不可抗力的洪水自然因素的影響等時(shí)間跨度更長。從項(xiàng)目立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收交付運(yùn)行管理，就需要更長的時(shí)間了，甚至長達(dá)有 10 年之久，水運(yùn)項(xiàng)目建設(shè)周期長的特點(diǎn)，也決定了其檔案形成時(shí)間跨度大的特點(diǎn)。加上水運(yùn)建設(shè)后的日常建設(shè)期的維護(hù)與管理所形成的檔案，如果因河床條件受水文氣象等諸多因素變化的影響，工程調(diào)整多，檔案形成內(nèi)容就增多等，那么水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目檔案在形成時(shí)間上就更是一個(gè)動(dòng)態(tài)的管理過程了，因而存在著動(dòng)態(tài)檔案管理的問題。
2．水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目檔案形成單位多，存在管理不統(tǒng)一的問題
一個(gè)水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目，與其發(fā)生聯(lián)系的既有建設(shè)、施工單位，又有設(shè)計(jì)、監(jiān)理單位，還有咨詢、測量單位等等，而且作為項(xiàng)目的一個(gè)整體，它包括了航道整治、樞紐、碼頭、房屋建筑工程等，僅航道整治就有筑壩、護(hù)岸、疏浚、炸礁等工程內(nèi)容，若是一個(gè)樞紐工程包括的內(nèi)容則更多、更復(fù)雜，如：擋水建筑（壩、閘、堤）、泄水建筑、引水建筑、過壩建筑、廠房及尾水建筑、金屬結(jié)構(gòu)、電氣、導(dǎo)截流等。往往會(huì)由多個(gè)不同類性質(zhì)的單位來共同承擔(dān)一個(gè)項(xiàng)目的建設(shè)工作，比如樞紐工程的土建船閘、廠房、壩體施工和設(shè)備安裝、附屬設(shè)施等，由建設(shè)單位承包給土建施工、設(shè)備采購、附屬設(shè)施等符合資質(zhì)要求的單位去完成，甚至存在有多個(gè)同類性質(zhì)的單位來共同承擔(dān)某一方面的工作。這樣，就使得水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目檔案具有了形成單位多的特點(diǎn)。而這些單位之中，由于資金、技術(shù)及管理等方面的原因，往往存在管理不一的問題。3．水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目檔案專業(yè)性強(qiáng)，存在檔案管理人員不熟悉的問題水運(yùn)建設(shè)是一項(xiàng)專業(yè)性與技術(shù)性很強(qiáng)的工作，其文件材料本身的技術(shù)性就具有內(nèi)在規(guī)律，水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的形成，無論是內(nèi)容，還是反映內(nèi)容的外在形式都要受這種規(guī)律的制約，比如文件的成套性就不能割裂。還有各類圖紙的內(nèi)容與幅面大小也都必須遵守相關(guān)規(guī)定（河床地質(zhì)圖等），以滿足水運(yùn)建設(shè)相應(yīng)環(huán)節(jié)的需求。從事項(xiàng)目檔案管理工作人員往往不是工程技術(shù)人員，工程時(shí)間跨度長，有的單位負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員出現(xiàn)流動(dòng)性大的現(xiàn)象，也常按排對(duì)水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目業(yè)務(wù)知之甚少的人當(dāng)管理員，將使檔案管理人員對(duì)水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目的相關(guān)業(yè)務(wù)水平以及所涉及的各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)不熟且也不全面，指導(dǎo)監(jiān)督跟不上，就會(huì)難以保證水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理和有序排列，難以達(dá)到完整、準(zhǔn)確、齊全、系統(tǒng)的要求。
二、問題的解決對(duì)策
1．項(xiàng)目檔案存在動(dòng)態(tài)管理，客觀上給水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目檔案
工作的開展帶來了巨大的困難，稍有不慎或者不及時(shí)，就會(huì)造成水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目檔案收集不全甚至永遠(yuǎn)消失。（1）提高負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識(shí)，要充分認(rèn)識(shí)到建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的重要性和必要性，建設(shè)項(xiàng)目普遍都存在著時(shí)間長，參與單位多，內(nèi)容復(fù)雜等現(xiàn)象，對(duì)做好檔案工作的難度要有足夠的認(rèn)識(shí)和思想準(zhǔn)備，要把項(xiàng)目檔案工作納入項(xiàng)目管理的各項(xiàng)具體工作環(huán)節(jié)中。（2）建設(shè)單位和有關(guān)管理部門應(yīng)從項(xiàng)目立項(xiàng)開始，確定專門的檔案管理機(jī)構(gòu)并指定專人負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案管理工作的實(shí)施，明確各環(huán)節(jié)各參建單位領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)檔案責(zé)任制，及時(shí)指導(dǎo)和督促各方根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)規(guī)模的大小、承擔(dān)的任務(wù)、技術(shù)含量、結(jié)合檔案管理的要求，制定項(xiàng)目各環(huán)節(jié)的收集歸檔的范圍內(nèi)容及要求。（3）項(xiàng)目建設(shè)管理過程中，建設(shè)單位在項(xiàng)目的招標(biāo)和簽定設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理合同及其它協(xié)議時(shí)就設(shè)立專門的條款，明確規(guī)定有關(guān)項(xiàng)目檔案文件材料的收集、整理和歸檔移交的責(zé)任，如在源頭上把住關(guān)，就避免了項(xiàng)目檔案動(dòng)態(tài)管理普遍存在著時(shí)間跨度長，參與單位多，內(nèi)容復(fù)雜責(zé)任不清導(dǎo)致項(xiàng)目檔案難以收集的現(xiàn)象，使水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目文件材料的收集、整理、編制、移交與項(xiàng)目建設(shè)同步，項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目的立項(xiàng)準(zhǔn)備、設(shè)計(jì)、建設(shè)和竣工驗(yàn)收等工作同步進(jìn)行，以確保水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整、齊全、準(zhǔn)確與系統(tǒng)。（4）嚴(yán)抓項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工到交工等各個(gè)環(huán)節(jié)驗(yàn)收與移交手續(xù)，避免水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中出現(xiàn)檔案工作的漏洞，同時(shí)抓管理中動(dòng)態(tài)出現(xiàn)各種合同所產(chǎn)生的應(yīng)歸檔文件材料的驗(yàn)收與移交，只有各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)及合同所產(chǎn)生的檔案收集齊全、整理合格后才能通過各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)及合同內(nèi)容的驗(yàn)收工作，也才能進(jìn)行下一環(huán)節(jié)工作的移交。
2．存在管理不統(tǒng)一的問題，重點(diǎn)體現(xiàn)管理制度不健全，管理職責(zé)不明，任務(wù)不清，項(xiàng)目檔案歸檔中重檔、缺檔、丟檔等現(xiàn)象比較普遍。
（1）由建設(shè)單位會(huì)同上級(jí)有關(guān)行政管理部門制定一套統(tǒng)一的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度，及時(shí)監(jiān)督檢查該項(xiàng)目檔案的進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)參建各方的檔案管理業(yè)務(wù)。參建各方根據(jù)制度精神及具體情況及時(shí)制定建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理制度，明確項(xiàng)目檔案的管理工作職責(zé)，明確項(xiàng)目檔案的歸檔時(shí)間、范圍及要求，有了規(guī)章制度的規(guī)范和約束，才能保證建設(shè)項(xiàng)目檔案工作合理化地實(shí)施開展。（2）項(xiàng)目在建設(shè)過程中充分發(fā)揮監(jiān)理單位的作用，明確監(jiān)理單位對(duì)建設(shè)項(xiàng)目文件內(nèi)在質(zhì)量監(jiān)控的責(zé)任。建設(shè)單位會(huì)同監(jiān)理單位，根據(jù)建設(shè)項(xiàng)目檔案有關(guān)管理辦法，并結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況，共同做好《建設(shè)項(xiàng)目竣工文件編制辦法》的制定工作，制定檔案整理的操作規(guī)程、分類方案、驗(yàn)收方法、移交等，從立項(xiàng)到建成使用全過程中形成的有利用價(jià)值的文件材料都應(yīng)歸檔，規(guī)范文件的歸檔格式，對(duì)不同文種的文件材料應(yīng)分別按國家標(biāo)準(zhǔn)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》積累、整理，做到參建各方要求規(guī)范、統(tǒng)一。（3）在項(xiàng)目檔案管理過程中，明確了各參建方職責(zé)形成管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)行了統(tǒng)一管理，并接受上級(jí)主管部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。建設(shè)單位應(yīng)及時(shí)組織有關(guān)部門對(duì)項(xiàng)目檔案工作的進(jìn)展情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)解決，這是建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作順利進(jìn)行的保證。
3．項(xiàng)目檔案管理人員不熟悉相關(guān)專業(yè)的問題，重點(diǎn)存在管理人員流動(dòng)性大。
（1）建立信任人，愛護(hù)人才，人盡其才的用人機(jī)制，有一支過硬相對(duì)穩(wěn)定的專業(yè)技術(shù)隊(duì)伍，是確保水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的保證。（2）要選好項(xiàng)目檔案管理人員，選擇責(zé)任心強(qiáng)、細(xì)心、有工作經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)技術(shù)人員擔(dān)任項(xiàng)目檔案管理工作。項(xiàng)目檔案管理人員應(yīng)熟悉水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目基本知識(shí)、項(xiàng)目建設(shè)程序、工程主要的施工工序與流程及掌握檔案管理有關(guān)政策、制度、方法等。（3）經(jīng)常開展培訓(xùn)工作，或是送檔案管理人員參加有關(guān)檔案行政管理部門的培訓(xùn)，有計(jì)劃、有目的地培養(yǎng)適應(yīng)建設(shè)項(xiàng)目需要的檔案合格人才，尤其是針對(duì)一些重點(diǎn)、大型建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理人員要重點(diǎn)培訓(xùn)。（4）發(fā)揮建設(shè)項(xiàng)目檔案工作網(wǎng)絡(luò)人員的作用，要多開展檢查與座談活動(dòng)等，組織項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)人員研討建設(shè)過程中碰到的疑難問題，提高建設(shè)項(xiàng)目檔案人員對(duì)整個(gè)水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目專業(yè)知識(shí)認(rèn)知的能力及檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的提高，不斷的提高建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人員自身宏觀管理、總體謀劃能力至關(guān)重要。
關(guān)鍵字：檔案管理應(yīng)對(duì)措施
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
一、公路工程檔案管理過程中存在的問題
公路基礎(chǔ)設(shè)施的不斷完善，公路等級(jí)的不斷提高，公路建設(shè)項(xiàng)目的跨越式發(fā)展，對(duì)公路建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作也提出了相適應(yīng)的要求。一般而言，公路工程建設(shè)的完成耗時(shí)長，公路建設(shè)的每個(gè)階段 都有各自的檔案，致使公路工程檔案管理呈現(xiàn)復(fù)雜性、多樣性和成套性的特點(diǎn)。并且，由于可研、立項(xiàng)、招標(biāo)、工期和管理等方面原因，工程檔案的收集、整理與歸檔工作總被拖曳滯后，最終有可能導(dǎo)致公路工程建設(shè)資料的不完備。目前嘗存在如下亟待解決的問題：
1、公路工程檔案沒有設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，或?qū)⒐こ虣n案由技術(shù)管理部門代管，大多是普通辦公室，沒有防盜門窗，沒有報(bào)警防火措施，防蟲、防腐、消毒等設(shè)施沒有配備，對(duì)檔案安全造成威脅。
2、公路工程檔案信息意淡薄，有些單位仍處于封閉的工作狀態(tài)，習(xí)慣于只管檔案，人求我供，不求不供的被動(dòng)工作狀態(tài)，即所謂的你來借、我來拿，坐門等客、看攤守堆[2],沒有形成檔案信息資源共享的理念。
3、公路工程檔案的收集整理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，建立統(tǒng)一的檔案整理標(biāo)準(zhǔn)是各公路部門首先要做的。比如以《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》為參考的單位，使其檔案收集整理不斷規(guī)范，盡可能使檔案的查閱、管理和驗(yàn)收達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。
4、檔案工作落實(shí)不到位，如有些單位的檔案管理，只注重了形式，為了應(yīng)付上級(jí)部門的檢查，使檔案工作不能落實(shí)到實(shí)處。一是，檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置及人事安排不到位。二是，相關(guān)的規(guī)章制度不健全，崗位設(shè)置不嚴(yán)密、檔案管理方法和操作流程不規(guī)范
5、公路工程檔案收錄的內(nèi)容包含許多工程專業(yè)知識(shí)，比如施工圖紙、技術(shù)系數(shù)。這就要求檔案管理員不僅要具備檔案管理的專業(yè)知識(shí)技能，還要能夠理解公路工程的專業(yè)術(shù)語并能將相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行基本分析。目前，缺乏能夠滿足兼?zhèn)涔方ㄔO(shè)與檔案管理兩個(gè)層面專業(yè)知識(shí)技能的復(fù)合型人才。
6、具體操作上還存在規(guī)范化的問題，對(duì)項(xiàng)目文件字跡、圖樣，各種表格、簽字手續(xù)等還仍隨意性很大，有用圓珠筆、鉛筆簽字的現(xiàn)象，不能不引起足夠的重視。
7、所有現(xiàn)場指令、監(jiān)理工程師通知、工程完成進(jìn)度月報(bào)表、整改和反饋，內(nèi)容的詳實(shí)和完整，都是不可忽視的問題。
二、解決公路工程檔案管理問題的方法
（一）增強(qiáng)管理意識(shí)，規(guī)范檔案管理
1、從源頭上抓起，首先要提高單位領(lǐng)導(dǎo)的工程檔案管理意識(shí)，領(lǐng)導(dǎo)主抓，員工盡力。工程檔案人員要在工程檔案的數(shù)據(jù)化處理、電子檔案的收集、管理和利用方面探索新的應(yīng)用模式, 早日使工程檔案實(shí)現(xiàn)文檔一體化,充分體現(xiàn)出專業(yè)水準(zhǔn)和與時(shí)俱進(jìn)的創(chuàng)新精神, 為查閱者提供方便、快捷的服務(wù)[3]，單位工程檔案管理，應(yīng)按單位實(shí)際建立硬件設(shè)施和合適的薪酬獎(jiǎng)罰制度，從源頭方向形成有效約束體制，加大檔案管理各環(huán)節(jié)的指導(dǎo)和監(jiān)管力度。
2、強(qiáng)化檔案人員的工作意識(shí)，努力做到以積極認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度工作，提高檔案工作的整體質(zhì)量和效率。檔案人員要加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)能力，應(yīng)積極地參加檔案管理、工程技術(shù)等業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面掌握檔案管理和工程技能知識(shí)，確保歸檔后的工程檔案齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。檔案人員也要加強(qiáng)與一線施工的工程技術(shù)人員的聯(lián)系，積極提供有效服務(wù)，從而通力合作，共同做好工程的檔案工作。
3、檔案管理部門，應(yīng)經(jīng)常性深入基層，監(jiān)督檢查指導(dǎo)。檔案管理部門應(yīng)經(jīng)常性地組織人員深入到建設(shè)單位和施工工地進(jìn)行監(jiān)督檢查指導(dǎo)服務(wù)，把監(jiān)督檢查指導(dǎo)工作貫穿于建設(shè)工程的全過程，及時(shí)糾正檔案資料收集不齊全，書寫材料不規(guī)范等現(xiàn)象的發(fā)生，把好檔案管理質(zhì)量關(guān)，才能有效的提高建檔歸檔質(zhì)量。
（二）從單位實(shí)際出發(fā)，健全工程檔案管理制度
根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其《檔案法實(shí)施辦法》、《國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收規(guī)范》、《公路工程竣工文件材料立卷歸管理辦法》，公路主管部門應(yīng)結(jié)合單位實(shí)際，制定出本單位公路工程檔案的管理辦法，使檔案管理人員能切實(shí)保證工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)以及安全保管和有效利用，更好的為公路工程建設(shè)項(xiàng)目服。務(wù)必確保檔案工作可納入公路工程計(jì)劃和崗位責(zé)任制中；并且實(shí)現(xiàn)檔案工作與公路工程建設(shè)進(jìn)度同步，與公路工程工作檢查同步，與公路工程竣工驗(yàn)收同步。建立一個(gè)切實(shí)可行的公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作監(jiān)督體系。
（三）推進(jìn)工程檔信息化管理，充分發(fā)揮檔案的服務(wù)功能
傳統(tǒng)的工程檔案管理是基于人工的管理過程, 管理效率低下, 檔案檢索、查找和利用十分不便。在編制竣工檔案過程中需投入大量的人力、物力, 編制周期長、出錯(cuò)率高, 編制完成的工程檔案基本上只有紙文檔, 無法提供作為信息化基礎(chǔ)的電子文檔資料, 很多的資料、檔案都成了死資料，以使調(diào)閱受限。因此，推進(jìn)工程檔案信息化管理，是時(shí)展的需要。檔案信息資源開發(fā)利用必須以一定的信息資源為基礎(chǔ)，因此，在檔案信息資源的開發(fā)利用中，必須堅(jiān)持資源建設(shè)與開發(fā)利用并重的原則，通過檔案信息資源建設(shè)保障可持續(xù)性地開發(fā)利用[5]。程檔案人員要在工程檔案的數(shù)據(jù)化處理、電子檔案的收集、管理和利用方面探索新的應(yīng)用模式, 早日使工程檔案實(shí)現(xiàn)文檔一體化, 為查閱者提供方便、快捷的服務(wù)。
（四）確保工程檔案的完整性，重視檔案信息資源的開發(fā)利用
檔案信息資源的開發(fā)利用必須以一定的信息資源為基礎(chǔ)，因此，在檔案信息資源的開發(fā)利用中，必須堅(jiān)持資源建設(shè)與開發(fā)利用并重原則，通過檔案信息資源建設(shè)保障可持續(xù)地開發(fā)利用[4]。目前，我國的檔案信息資源開發(fā)利用仍處于起步階段，嘗未形成科學(xué)成熟的體系，檔案信息資源的開發(fā)利用工作成為一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。在管理過程中, 工程檔案頻繁傳遞和變更, 容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化, 因此，工程檔案管理人員要及時(shí)的對(duì)檔案的增減變動(dòng)及傳遞情況做出相關(guān)記錄,才可能有效地了解檔案的來龍去脈, 防止其丟失、損毀、失效, 確保檔案的完整性和有效性, 確保各部門獲取及時(shí)、有效的檔案資料或信息。[本文轉(zhuǎn)自：此外，工程檔案的開發(fā)利用，是工程檔案管的最終目的。要做好檔案利用工作，發(fā)揮檔案的利用效果，就需要編制好檢索工具，完整、簡便的檔案檢索工具是檔案開發(fā)利用的基礎(chǔ)。具體做好如下工作：
1、突出服務(wù)性，注重工程檔案實(shí)用效果。工程檔案可以適當(dāng)開放，通過科技咨詢、信息交流和科技推廣等業(yè)務(wù)，才能發(fā)揮工程檔案的實(shí)用效果。充分發(fā)揮工程檔案在工程建設(shè)、生產(chǎn)( 使用) 管理、工程維修和改建擴(kuò)建中的作用。
2、加強(qiáng)工程檔案的編研，不斷探索與創(chuàng)新。圍繞工程項(xiàng)目，重點(diǎn)攻關(guān)課題, 對(duì)工程檔案中原始資料、數(shù)據(jù)進(jìn)行歸納、綜合、計(jì)算、分析、篩選及加工, 把零散的信息變成系統(tǒng)的、實(shí)用的編研成果, 努力提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
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［2］張紅霞、淺談企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用[J]蘭臺(tái)世界,2007(3).
［3］劉家真 電子文件管理理論與實(shí)踐[ M ] . 北京: 科學(xué)出版社, 2003.
[關(guān)鍵詞]公路交通；會(huì)計(jì)檔案管理
中圖分類號(hào)：F231 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2014）44-0348-01
會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。為加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理，進(jìn)一步規(guī)范財(cái)經(jīng)管理，根據(jù)中華人民共和國會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《中華人民共和國檔案法》等規(guī)定，公路部門依照法律法規(guī)管理會(huì)計(jì)檔案。
現(xiàn)在，各單位財(cái)務(wù)工作人員都憑會(huì)計(jì)證上崗，會(huì)計(jì)人員每年都接受業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以使會(huì)計(jì)人員業(yè)務(wù)不斷適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展需要。但是，會(huì)計(jì)檔案管理工作還是不同層度存在問題，筆者本文就此問題做些探討：
一、會(huì)計(jì)檔案管理問題及原因分析
（一）會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量有待于提高。紙質(zhì)資料還比較混亂，電子檔案還不規(guī)范。會(huì)計(jì)資料是會(huì)計(jì)核算過程中形成的記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生、執(zhí)行情況的資料。公路部門各單位財(cái)務(wù)部門都嚴(yán)格按照財(cái)經(jīng)制度要求，實(shí)事求是做賬，嚴(yán)格單據(jù)發(fā)票等背書，做到經(jīng)手、驗(yàn)收、證明三人簽字，財(cái)務(wù)嚴(yán)格審核，做到單位領(lǐng)導(dǎo)一支筆制度，不符合財(cái)經(jīng)制度要求的不予報(bào)支。單位再配備實(shí)用便捷的裝訂工具，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)人員及時(shí)把資料憑證收集裝訂。但有些單位人員不太重視會(huì)計(jì)檔案管理工作。認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案可有可無，沒有人去看，看了也沒多大用處。有的單位會(huì)計(jì)人員職業(yè)心不強(qiáng)，誰資料誰負(fù)責(zé)裝訂，工作不主動(dòng)，甚至給資料丟失。有的業(yè)務(wù)人員業(yè)務(wù)馬虎應(yīng)付，裝訂會(huì)計(jì)資料不整齊規(guī)范、美觀大方。會(huì)計(jì)職能出現(xiàn)弱化現(xiàn)象，按照制度應(yīng)該起到的會(huì)計(jì)的監(jiān)督職能也就不能應(yīng)有地發(fā)揮，不能確保會(huì)計(jì)資料的真實(shí)、合法。財(cái)務(wù)檔案信息化管理不夠全面和深入。財(cái)務(wù)電算化辦公后，電子財(cái)務(wù)信息的數(shù)據(jù)整理出現(xiàn)很多新問題。有的單位的紙質(zhì)會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案在整理、裝訂時(shí)類別不清，又不及時(shí)更新，容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)不全和不真實(shí)。這樣數(shù)字轉(zhuǎn)化為虛擬數(shù)據(jù)庫后，很容易出現(xiàn)資料管理低效的問題，數(shù)據(jù)繁雜，有的數(shù)據(jù)和重復(fù)。財(cái)務(wù)信息化沒有真正科學(xué)化和準(zhǔn)確化。社會(huì)上有些公司，為謀求更大利益，隨意操作，改數(shù)據(jù)，想方設(shè)法偷稅漏稅，造成不法行為發(fā)生，信息化引發(fā)展走進(jìn)誤區(qū)和歧途，因而信息化程度難于真正落實(shí)到位。
（二）沒有設(shè)置專門的會(huì)計(jì)檔案人員，會(huì)計(jì)檔案管理的安全和保密性難以保障。設(shè)置獨(dú)立檔案部門是工作的需要也是法律規(guī)章的要求。有些單位未設(shè)立專門檔案管理人員，即便有了檔案管理人員，有的也是不自覺加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，或者單位不重視檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，倒置檔案管理工作出現(xiàn)不規(guī)范。由于會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部沒有指定專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案管理，各處工作分散、存放分散、管理環(huán)節(jié)分散，電算化會(huì)計(jì)資料未及時(shí)打印出來，沒有清點(diǎn)、裝訂成冊(cè)及沒有匯總的清冊(cè)記錄，造成檔案保管不規(guī)范，難以保證檔案的完整、安全和保密。
（三）歸檔不及時(shí)。根據(jù)規(guī)定，當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，原則上應(yīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制清冊(cè)移交本單位檔案部門統(tǒng)一保管。會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)必須按期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)檔案，全部移交檔案部門。實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)由于業(yè)務(wù)繁忙等原因，把會(huì)計(jì)檔案長期擺放在財(cái)務(wù)部門，結(jié)果未按期向檔案部門移交，甚至不移交。
（四）未充分開發(fā)利用檔案。會(huì)計(jì)檔案屬專業(yè)檔案，除具有普通檔案的一般特征外，還有很強(qiáng)的專業(yè)性。會(huì)計(jì)檔案管理人才應(yīng)具備會(huì)計(jì)管理的會(huì)計(jì)專業(yè)管理人才。但很多單位的檔案管理人員都是由辦公室一些閑雜人員兼任，往往文化層次不高。把檔案管理當(dāng)成是管理一大堆廢紙一樣，沒有開發(fā)利用意識(shí)。檔案價(jià)值難于體現(xiàn)，更談不上檔案的開發(fā)利用。
（五）會(huì)計(jì)檔案銷毀難。會(huì)計(jì)檔案的銷毀是會(huì)計(jì)檔案管理一系列工作中不可缺少的重要一環(huán)。存在難于銷毀和不敢銷毀現(xiàn)象。究其原因，一方面是數(shù)量大，把過期檔案進(jìn)行銷毀需花費(fèi)不小的人力物力；另一方面是普通檔案人員鑒定銷毀缺乏可操作性規(guī)定。 怕誤銷毀。再一方面是檔案管理時(shí)間跨度大，有的長達(dá)15年。檔案人員往往有這樣想法：人家都不銷毀，為什么我去銷毀。
二、完善會(huì)計(jì)檔案的管理措施
（一）加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能培訓(xùn)、考核與監(jiān)督檢查。財(cái)務(wù)部門必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員培訓(xùn)，將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能培訓(xùn)作為會(huì)計(jì)從業(yè)人員的崗位培訓(xùn)及繼續(xù)教育內(nèi)容長抓不懈，使其熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)及操作技能，經(jīng)常進(jìn)行監(jiān)督、評(píng)比、考核，將檔案規(guī)范化內(nèi)容納入日常管理工作中，從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化工作，提高案卷質(zhì)量。
（二）配備專人，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的有效管理。檔案管理工作包括檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、編研及鑒定銷毀等一系列環(huán)節(jié)。配備專人管理會(huì)計(jì)檔案，把檔案清點(diǎn)、裝訂成冊(cè)，做好匯總清冊(cè)記錄，保證會(huì)計(jì)檔案整齊有序、內(nèi)容齊全。做好防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲、防鼠工作，建立健全檔案的歸檔、借閱、移交、銷毀等登記管理制度，切實(shí)保障會(huì)計(jì)資料的安全、完整、保密。
（三）加強(qiáng)往來款項(xiàng)管理，及時(shí)結(jié)清債權(quán)債務(wù)，減少賬務(wù)查詢。財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)往來款項(xiàng)管理，及時(shí)結(jié)清債權(quán)債務(wù)，盡量減少賬務(wù)查詢工作，使會(huì)計(jì)檔案能按規(guī)定及時(shí)向檔案管理部門移交。
（四）充分利用現(xiàn)代管理手段管理會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)檔案已由原始的紙質(zhì)檔案發(fā)展到電子的、磁質(zhì)的，由于電子系統(tǒng)數(shù)據(jù)易被修改，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行計(jì)算機(jī)的授權(quán)、審批制度，加強(qiáng)安全保密措施，建立會(huì)計(jì)軟件多用戶、分權(quán)限管理方法，對(duì)數(shù)據(jù)及時(shí)維護(hù)、備份，以防人為惡意修改、病毒侵害導(dǎo)致信息損失、失真。對(duì)電算化會(huì)計(jì)資料的分類、歸檔、整理，應(yīng)充分利用優(yōu)質(zhì)的磁帶、磁盤、光盤、微縮膠卷等介質(zhì)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表，對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行編號(hào)，標(biāo)明時(shí)間、內(nèi)容，分門別類進(jìn)行管理，以充分壓縮存儲(chǔ)空間，減少存儲(chǔ)成本。信息化會(huì)計(jì)以其強(qiáng)大的核算管理功能，是會(huì)計(jì)發(fā)展的必由之路，加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)檔案管理，切實(shí)保障醫(yī)院經(jīng)濟(jì)的正常運(yùn)行、資產(chǎn)的安全完整、堵塞經(jīng)營漏洞。
（五）會(huì)計(jì)檔案管理人才應(yīng)具備復(fù)合型知識(shí)結(jié)構(gòu)。應(yīng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人才的建設(shè)，配備一支具備檔案知識(shí)、財(cái)會(huì)知識(shí)與電腦知識(shí)的復(fù)合型知識(shí)結(jié)構(gòu)的檔案管理隊(duì)伍，提高檔案的管理力度。
委托整理中值得注意的問題
1． 以為通過項(xiàng)目檔案委托就可替代建設(shè)項(xiàng)目全過程檔案工作。某些建設(shè)單位在工程開工初始即對(duì)項(xiàng)目檔案整理進(jìn)行委托。殊不知項(xiàng)目檔案質(zhì)量優(yōu)劣的根本取決于工程建設(shè)全過程檔案的系統(tǒng)管理，文件資料的形成質(zhì)量和積累內(nèi)容的齊全、完整與項(xiàng)目各參建單位人員的整體檔案意識(shí)和作為完全相關(guān)。經(jīng)常出現(xiàn)在項(xiàng)目檔案中的原始資料質(zhì)量、原件散失、簽認(rèn)不全等問題，不可能僅僅通過中介整理機(jī)構(gòu)的參與和努力就能夠?qū)崿F(xiàn)的。由于工程檔案的本源性、原始性的性質(zhì)決定了項(xiàng)目檔案文件資料的不可后補(bǔ)和不可替代性，并決定了項(xiàng)目文件資料的形成積累必須同步進(jìn)行，才能見效。因而，項(xiàng)目檔案整理的委托不能取替工程項(xiàng)目建設(shè)全過程的檔案管理工作活動(dòng)。
2． 認(rèn)為通過項(xiàng)目檔案委托整理即可保證檔案驗(yàn)收工作的順利通過。個(gè)別建設(shè)單位不重視工程建設(shè)階段文件資料的平時(shí)積累和歸檔，寄托于通過檔案委托整理來通過檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作。殊不知公路工程檔案的驗(yàn)收有其標(biāo)準(zhǔn)和要求，項(xiàng)目檔案的質(zhì)量包括兩方面：一是內(nèi)容質(zhì)量，二是案卷質(zhì)量。內(nèi)容質(zhì)量是指檔案所反映的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。案卷質(zhì)量是檔案的完整性、系統(tǒng)性、規(guī)范性程度。項(xiàng)目檔案要求外觀與內(nèi)在質(zhì)量統(tǒng)一，而檔案的內(nèi)在質(zhì)量重于外觀形式。對(duì)工程建設(shè)全過程檔案管理工作極不重視和放任自流所產(chǎn)生的檔案，即使有最好的整理形式，內(nèi)在質(zhì)量一團(tuán)糟時(shí)，也不可能通過檔案驗(yàn)收關(guān)。
某些建設(shè)項(xiàng)目平時(shí)檔案意識(shí)不強(qiáng)，到工程后期整理階段發(fā)現(xiàn)文件資料短缺不全和質(zhì)量缺陷時(shí)，采取臨時(shí)查找、拼湊補(bǔ)救的辦法。個(gè)別項(xiàng)目在工程交（竣）工階段或檔案專項(xiàng)驗(yàn)收時(shí)為應(yīng)付檔案驗(yàn)收，甚至存在造假情況，由此帶來的項(xiàng)目檔案后期返工、完善補(bǔ)缺工作十分繁重，并造成工程檔案的嚴(yán)重失實(shí)問題，項(xiàng)目檔案真實(shí)性、準(zhǔn)確性更無從談起，貽害無窮。
3． 檔案委托整理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量要求不明確。個(gè)別工程項(xiàng)目在簽訂委托整理合同時(shí)往往忽略了公路工程檔案的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求，所形成的檔案極易傾向于文書檔案形式特點(diǎn)，與公路工程檔案的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)有一定差距。
公路工程項(xiàng)目檔案的委托整理新形式是公路工程引入市場經(jīng)濟(jì)，利用市場機(jī)制的必然發(fā)展趨勢(shì)。公路工程建設(shè)走向市場化后的檔案管理是一項(xiàng)艱巨、復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要上下左右聯(lián)動(dòng)，正確處理公路工程建設(shè)內(nèi)部與外部環(huán)境的關(guān)系，值得即時(shí)探討的重要問題。
公路工程項(xiàng)目檔案工作必須實(shí)行全過程管理
1．明確工程項(xiàng)目檔案整理的主體。《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》規(guī)定：“建設(shè)項(xiàng)目所形成的全部項(xiàng)目文件在歸檔前應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，并按檔案管理要求，由文件形成單位進(jìn)行整理。”交通部《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》規(guī)定：“公路工程各參建單位應(yīng)當(dāng)將公路工程文件材料立卷歸檔工作，納入公路工程建設(shè)項(xiàng)目的管理工作中”；“公路工程建設(shè)單位各承辦機(jī)構(gòu)和公路工程的承包單位在項(xiàng)目檔案完成時(shí)，應(yīng)向建設(shè)單位移交系統(tǒng)整理過的全部文件材料。”在當(dāng)前公路建設(shè)任務(wù)繁重，建設(shè)項(xiàng)目檔案專業(yè)力量嚴(yán)重不足的現(xiàn)實(shí)情況下，存在難以如期完成項(xiàng)目檔案整理的實(shí)際情況，通過項(xiàng)目檔案的委托整理應(yīng)是一條可取的、積極的途徑，但檔案管理環(huán)節(jié)和措施控制是項(xiàng)目檔案質(zhì)量的根本保證，公路工程項(xiàng)目檔案的質(zhì)量及完整齊全性取決于工程建設(shè)全過程文件資料的形成質(zhì)量和積累、收集各環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)工作扎實(shí)與否，對(duì)此項(xiàng)目檔案的基礎(chǔ)工作只能加強(qiáng)不能削弱。
2． 加強(qiáng)項(xiàng)目檔案的平時(shí)管理，提高文件資料的形成質(zhì)量。公路工程建設(shè)事關(guān)百年大計(jì)，質(zhì)量問題至關(guān)重要，且質(zhì)量的文字表述全部記錄在檔案資料中。公路工程檔案來源于工程建設(shè)職能活動(dòng)，從文件資料的產(chǎn)生到歸檔整理要經(jīng)歷較長時(shí)間，中間經(jīng)過多種環(huán)節(jié)，每一環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量都會(huì)直接影響其形成質(zhì)量、完整性、齊全性和準(zhǔn)確性。建設(shè)單位在工程建設(shè)中對(duì)工程質(zhì)量嚴(yán)格把關(guān)的同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)工程參建單位的檔案管理指導(dǎo)、督促和協(xié)調(diào)作用，項(xiàng)目監(jiān)理應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)工程監(jiān)理過程中形成的文件資料的完整性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性及隱蔽工程和竣工圖的質(zhì)量控制。
3． 項(xiàng)目檔案工作須有領(lǐng)導(dǎo)重視支持，并有完善的檔案管理體制和制度，相應(yīng)的專（兼）職人員網(wǎng)絡(luò)組織落實(shí)工程建設(shè)全過程各環(huán)節(jié)文件資料的把關(guān)和檔案管理制度的執(zhí)行到位，才是最終檔案質(zhì)量的保證。而項(xiàng)目檔案的整理立卷只是項(xiàng)目檔案工作中的一個(gè)環(huán)節(jié)，也只是項(xiàng)目檔案管理中的一部分。因此，項(xiàng)目檔案委托整理并不能取代項(xiàng)目建設(shè)全程檔案管理工作。
一、解放思想，提高支部黨員整體素質(zhì)。
1、強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)。辦公室負(fù)責(zé)同志要認(rèn)真履行職責(zé)，認(rèn)真謀劃，親自部署，精心安排好學(xué)習(xí)實(shí)踐活動(dòng)，每個(gè)黨員干部要結(jié)合分析檢查階段的工作，積極參加學(xué)習(xí)研討活動(dòng)。(主要責(zé)任人：沈宏平)
2、抓好協(xié)調(diào)。辦公室要積極為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀，既要準(zhǔn)確把握上級(jí)政策，又要全面了解基層的情況，把可能出現(xiàn)的情況分析得更全面一些，把可能遇到的問題思考得更深入一些，把比較敏感的政策性問題研究得更透徹一些，把解決問題的措施考慮得更具體一些，牢牢掌握工作的主動(dòng)權(quán)，不斷推進(jìn)工作落實(shí)。(主要責(zé)任人：全體室領(lǐng)導(dǎo))
3、強(qiáng)化督導(dǎo)。組織黨員干部對(duì)執(zhí)行和落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的情況進(jìn)行自查。一查思想，看科學(xué)發(fā)展的理念是否真正樹立；二查工作，看本單位工作是否符合科學(xué)發(fā)展的要求；三查作風(fēng)，看求真務(wù)實(shí)、干事創(chuàng)業(yè)的作風(fēng)是否具備。(主要責(zé)任人：全體室領(lǐng)導(dǎo))
二、建立健全各項(xiàng)制度，提高工作效率。
1、進(jìn)一步健全工作制度，嚴(yán)明工作紀(jì)律，提高工作效率，執(zhí)行A、B崗工作制度，對(duì)辦公室工作人員的崗位職責(zé)進(jìn)一步明確，從根本上解決在工作中存在的效率不高的問題。(主要責(zé)任人：全體室領(lǐng)導(dǎo))
2、堅(jiān)持以人為本，充分發(fā)揮各班組的主動(dòng)性和積極性，挖掘班組的創(chuàng)新潛力，推動(dòng)全室工作在穩(wěn)步發(fā)展的基礎(chǔ)上有更大突破。(主要責(zé)任人：全體室領(lǐng)導(dǎo))
三、加強(qiáng)內(nèi)部管理，充分發(fā)揮職能。
1、強(qiáng)化文秘政務(wù)工作。一是加強(qiáng)公文管理，嚴(yán)格按照公文處理辦法的要求和輕重緩急，及時(shí)收發(fā)、傳閱、送閱，確保每個(gè)文件精神及時(shí)傳達(dá)到位，上報(bào)材料按要求報(bào)出，各項(xiàng)工作逐一落實(shí)。二是加強(qiáng)檔案管理，進(jìn)一步建立健全各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度，嚴(yán)格按照歸檔文件整理規(guī)則、文件材料歸檔保管期限表以及閱檔管理辦法的要求管理檔案材料，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、信息化。三是加強(qiáng)信息報(bào)道工作，及時(shí)向上級(jí)報(bào)送有關(guān)信息確保不漏報(bào)、不誤報(bào)。四是加強(qiáng)辦公用品管理，嚴(yán)格執(zhí)行《處辦公用品管理辦法》，規(guī)范辦公用品領(lǐng)用審批程序，實(shí)現(xiàn)增收節(jié)支。(主要責(zé)任人：李麗；主要責(zé)任班組：文秘組)
2、加強(qiáng)信息宣傳和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)外宣傳，緊緊圍繞全處工作重點(diǎn)和重要工程建設(shè)，有計(jì)劃、有組織開展宣傳活動(dòng)，認(rèn)真辦好引江信息網(wǎng)，及時(shí)更新信息及網(wǎng)頁，提升網(wǎng)站水平。(主要責(zé)任人：李麗；主要責(zé)任班組：信息中心、文秘組)
3、加強(qiáng)綠化管理。按照?qǐng)@林化管理的要求，對(duì)處區(qū)綠化工作進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃、合理調(diào)整、定期養(yǎng)護(hù)，提高水平。（主要責(zé)任人：孫明權(quán)；主要責(zé)任班組：綠化所）
4、加強(qiáng)物業(yè)管理。繼續(xù)做好房屋及水、電路等方面的維修工作，不斷加強(qiáng)環(huán)境衛(wèi)生管理，認(rèn)真做好一、二站之間道路改建等基本建設(shè)工作，為全處職工創(chuàng)造優(yōu)美舒適的工作和生活環(huán)境，充分展示出“全國文明單位”的良好形象。（主要責(zé)任人：孫明權(quán)；主要責(zé)任班組：物業(yè)所）
5、增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。加強(qiáng)食堂和浴室管理，不斷改善站區(qū)運(yùn)行工作餐的質(zhì)量。同時(shí)辦好各類培訓(xùn)班，積極拓寬服務(wù)領(lǐng)域，為外單位培訓(xùn)班提供食宿服務(wù)。（主要責(zé)任人：孫明權(quán)；主要責(zé)任班組：招待所）
6、加強(qiáng)醫(yī)療管理。進(jìn)一步為生病職工提供優(yōu)質(zhì)的門診服務(wù)，認(rèn)真做好職工體檢和醫(yī)療保險(xiǎn)方面的服務(wù)工作，認(rèn)真開展職工健康素養(yǎng)基本技能宣傳教育工作，做好夏秋季傳染病的預(yù)防工作，建議處招聘一名醫(yī)生，解決專業(yè)人才緊缺與就診服務(wù)繁重之間的矛盾。（主要責(zé)任人：孫明權(quán)；主要責(zé)任班組：醫(yī)務(wù)室）
[關(guān)鍵詞] 地鐵工程； 檔案； 管理
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 04. 060
[中圖分類號(hào)] G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2014）04- 0115- 02
1 前 言
目前，我國已經(jīng)迎來了城市軌道交通建設(shè)的新，在全國范圍內(nèi)，軌道交通無論是在建線路里程還是規(guī)劃線路里程，其規(guī)模都是史無前例的。地鐵工程作為軌道交通工程的重要組成部分，具有投資大、風(fēng)險(xiǎn)高、建設(shè)周期長、涉及面廣、系統(tǒng)復(fù)雜、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜的特點(diǎn)，是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程。
地鐵工程檔案管理工作作為地鐵工程建設(shè)中的一部分，是一項(xiàng)系統(tǒng)化的長期工作，在地鐵工程管理中占有重要的地位，在這種形勢(shì)下，如何加強(qiáng)對(duì)地鐵工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理，應(yīng)做進(jìn)一步的思考與研究。
2 地鐵工程檔案的重要性及其特點(diǎn)
地鐵工程檔案如實(shí)反映了地鐵工程建設(shè)管理的全過程，貫穿工程項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評(píng)估決策、勘測設(shè)計(jì)、招（投）標(biāo)、施工、監(jiān)理、到竣工驗(yàn)收、試運(yùn)行等各個(gè)環(huán)節(jié)，是整個(gè)建設(shè)活動(dòng)的真實(shí)反映，是地鐵工程全生命周期中各項(xiàng)計(jì)劃、決策的重要憑證和依據(jù)，對(duì)地鐵工程的安全運(yùn)行和充分發(fā)揮效益至關(guān)重要。它具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：
（1） 檔案數(shù)量多、載體多樣、保存價(jià)值高。
（2） 涉及工作面廣，來源廣泛。它的形成、整理、審核到移交，需要建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位共同完成，而不是建設(shè)單位或施工單位單方面的工作，稍有疏忽，就會(huì)影響檔案材料的完整性。
（3） 形成時(shí)間長。地鐵工程的工期較長，從一條線路開始立項(xiàng)到工程竣工驗(yàn)收，往往需要3～5年的時(shí)間，工序復(fù)雜，環(huán)節(jié)較多，因此在建設(shè)過程中各種文件材料的形成積累、歸檔的時(shí)間也相應(yīng)較長。
（4） 門類繁多，所涉及的學(xué)科和專業(yè)技術(shù)面廣。地鐵工程涉及線路、軌道與路基、車站建筑、結(jié)構(gòu)、區(qū)間、車站配線及聯(lián)絡(luò)線、車輛段與停車場、控制中心、主變電站以及車輛、供電、通信、信號(hào)、通風(fēng)空調(diào)與采暖、給排水及水消防、自動(dòng)售檢票、屏蔽門、防災(zāi)與報(bào)警、環(huán)境與設(shè)備控制、自動(dòng)扶梯與電梯等不同門類和專業(yè)，地鐵工程檔案是專業(yè)技術(shù)人員智慧和勞動(dòng)的結(jié)晶。
3 當(dāng)前地鐵工程檔案工作存在的主要問題
3.1 檔案意識(shí)淡薄，對(duì)檔案管理的重視不足
當(dāng)前，許多參加地鐵工程建設(shè)的單位偏重于工程建設(shè)，對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作的重視不夠，推進(jìn)力度不強(qiáng)，沒有認(rèn)識(shí)到工程檔案是項(xiàng)目建設(shè)和管理的重要依據(jù)，減弱了檔案信息化建設(shè)對(duì)推進(jìn)全局工作的功能和貢獻(xiàn)。特別是在施工階段，由于施工任務(wù)重，參建單位重施工生產(chǎn)輕檔案管理的現(xiàn)象普遍存在，如工程技術(shù)資料的收集整理，本應(yīng)始于工程開工，終于工程竣工，卻未能及時(shí)列入工作日程，與工程施工不能同步，待到工程要竣工驗(yàn)收時(shí)，再投入大量的人力、物力，突擊補(bǔ)充檔案資料，以應(yīng)付竣工驗(yàn)收。這種“秋后算賬”的工作方式，致使工程檔案的成套性較差，準(zhǔn)確性、真實(shí)性、完整性得不到保障，這些檔案不能真實(shí)地反映現(xiàn)狀和不能發(fā)揮應(yīng)有的依據(jù)和憑證作用，從而影響到日后該工程檔案的利用。
3.2 檔案管理制度不健全，管理水平普遍較差
有些地鐵工程建設(shè)單位的檔案管理機(jī)制不完善，沒有形成有效的管理網(wǎng)絡(luò)，建設(shè)單位與總承包單位及各分包單位之間檔案工作職責(zé)不清，缺乏配合與溝通，造成檔案資料運(yùn)行和管理渠道不暢通，檔案材料的齊全完成得不到保證，直接影響了工程檔案的收集歸檔工作。許多參建單位檔案管理體制不健全，檔案規(guī)章制度形同虛設(shè)，沒有形成有效的管理和監(jiān)督機(jī)制，在制度執(zhí)行上也存在“軟”的現(xiàn)象。
3.3 檔案工作人員業(yè)務(wù)水平不高，缺乏現(xiàn)代化檔案管理技能
檔案工作人員一般是新參加工作的人員，且多為兼職，沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，缺乏工程檔案知識(shí)，多數(shù)檔案人員整日忙于文件收發(fā)和日常事務(wù)的處理，無暇顧及技術(shù)檔案管理工作的研究，對(duì)工程檔案比較陌生。部分檔案工作人員雖然掌握一定的檔案管理知識(shí)，但缺乏現(xiàn)代化檔案管理技能。在辦公自動(dòng)化普及過程中，開發(fā)了一些專業(yè)應(yīng)用軟件，但未進(jìn)行系統(tǒng)地培訓(xùn)和學(xué)習(xí)；部分檔案管理人員雖然使用了計(jì)算機(jī)，但僅限于目錄級(jí)檢索，缺乏電子檔案歸檔管理、室藏檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)咨詢服務(wù)等方面的專業(yè)知識(shí)和操作技能，嚴(yán)重影響了地鐵工程檔案的歸檔質(zhì)量和利用效率。
3.4 檔案質(zhì)量欠佳，檔案資料移交不及時(shí)
目前，多數(shù)地鐵工程建設(shè)的工程檔案普遍存在著原始資料歸檔不完整、不及時(shí)、歸檔不齊、檔案電子文件、電子信息內(nèi)容缺項(xiàng)、漏項(xiàng)、簽章手續(xù)未到位、隱蔽工程驗(yàn)收記錄不準(zhǔn)確、部分歸檔資料不具備完備的法律手續(xù)、復(fù)印件居多等現(xiàn)象，有的甚至把施工圖當(dāng)作竣工圖，竣工圖編制更改不規(guī)范、不真實(shí)、不完整，紙質(zhì)文件未根據(jù)GB ＼T1182-2000《科技技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》整理，圖紙未按照GB ＼T10609/3-1989《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》的要求統(tǒng)一折疊等，難以達(dá)到地鐵工程竣工檔案及時(shí)向當(dāng)?shù)爻墙n案館移交的要求。
4 加強(qiáng)地鐵工程檔案管理工作的措施
4.1 提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，構(gòu)建科學(xué)適用的地鐵工程檔案管理機(jī)制
做好檔案工作就要把檔案工作納入地鐵工程建設(shè)的總體格局之中，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，專人負(fù)責(zé)，部門分級(jí)配合、協(xié)調(diào)的原則。建設(shè)單位在地鐵工程建設(shè)初期根據(jù)檔案管理的有關(guān)法規(guī)、規(guī)定和技術(shù)要求，制定本工程的檔案管理辦法、實(shí)施細(xì)則，對(duì)檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)，材料歸檔要求、檔案的案卷質(zhì)量、利用與管理等做出具體規(guī)定；建立健全涉及建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等部門的檔案網(wǎng)絡(luò)管理機(jī)制，明確“科學(xué)收集、分級(jí)管理、統(tǒng)一歸口、定向移交”的具體操作程序；出臺(tái)地鐵工程檔案的考核與獎(jiǎng)懲辦法，把檔案管理納入項(xiàng)目建設(shè)的年度工作計(jì)劃，列入所屬各部門管理目標(biāo)責(zé)任制內(nèi)容內(nèi)進(jìn)行考核，使檔案管理工作真正做到有章可循，有序進(jìn)行；在預(yù)驗(yàn)、整改和驗(yàn)收工作中全程跟蹤，使整套工程檔案在建設(shè)全過程都處于受控狀態(tài)，確保資料完整與及時(shí)歸檔。
4.2 完善制度、加強(qiáng)地鐵工程檔案的規(guī)范化管理
地鐵工程的主要特征決定了其檔案工作必須實(shí)行同步跟蹤管理，完善管理制度。① 要制定與地鐵工程相協(xié)調(diào)的檔案管理建設(shè)工作計(jì)劃，宏觀上要有總體的指導(dǎo)思路。② 要增強(qiáng)綜合檔案室的業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)職責(zé)，建立和完善檔案信息管理制度，明晰檔案信息管理流程，建立地鐵工程數(shù)據(jù)網(wǎng)上歸檔流程等各專業(yè)的檔案歸檔并錄入規(guī)定，實(shí)現(xiàn)各門類檔案收集、管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。③ 運(yùn)用合同條款和檔案管理的有關(guān)規(guī)定來提高地鐵工程檔案的編制質(zhì)量，將檔案的收集整理工作列入合同的有關(guān)條款，并將檔案工作質(zhì)量與經(jīng)濟(jì)掛鉤，確保竣工檔案的形成質(zhì)量。④ 參建單位及時(shí)做好工程檔案的審理鑒定工作，完成一項(xiàng)、審理一項(xiàng)，不要等到整個(gè)工程全部竣工時(shí)“算總賬”。
4.3 加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)，提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)
地鐵工程檔案的科學(xué)性、服務(wù)性和技術(shù)性都很強(qiáng)，其管理工作更是一項(xiàng)復(fù)雜、細(xì)致而瑣碎的工作，這就要求檔案管理工作者具備較高的綜合素質(zhì)。在地鐵工程建設(shè)過程中，針對(duì)檔案工作人員業(yè)務(wù)水平不高的問題，檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)工程資料員的工作指導(dǎo)與培訓(xùn)，經(jīng)常深入施工現(xiàn)場進(jìn)行跟蹤指導(dǎo)服務(wù)，一方面幫助一線檔案工作人員學(xué)習(xí)和理解有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，提高其業(yè)務(wù)技能和水平；另一方面促使工程項(xiàng)目檔案工作人員相對(duì)穩(wěn)定，有助于了解工程動(dòng)態(tài)，了解資料的流向，確保檔案材料收集齊全、完整、準(zhǔn)確。
4.4 推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化，強(qiáng)化地鐵工程檔案的服務(wù)效能
檔案的生命在于利用，地鐵檔案專業(yè)性、技術(shù)性強(qiáng)，涉及管理門類廣，只有對(duì)地鐵工程檔案開發(fā)利用，才能真正體現(xiàn)它的潛力和價(jià)值。應(yīng)按照新的標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，以簡化整理、深化檢索為宗旨，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化管理。要充分利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加大信息資源的存儲(chǔ)、加工量，提高信息的檢索速度和深度，充分做到資源共享，不斷提高地鐵工程檔案的管理和利用水平。建立不同層次的數(shù)據(jù)庫，嚴(yán)格限定利用者的使用權(quán)限，并實(shí)行檔案身份認(rèn)證和密級(jí)雙重控制機(jī)制，確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸和利用的安全。
5 結(jié) 語
在地鐵建設(shè)大力發(fā)展的今天，抓好地鐵工程檔案管理工作，不僅需要檔案管理部門認(rèn)真做好監(jiān)督指導(dǎo)工作，而且還需要各相關(guān)單位的密切配合，形成齊抓共管的良好環(huán)境。重視并做好地鐵工程檔案管理工作，一定能為城市現(xiàn)代化建設(shè)取得更好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
主要參考文獻(xiàn)
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【關(guān)鍵詞】 城建工程；檔案；館藏質(zhì)量
城市建設(shè)檔案是城市面貌和基本建設(shè)歷史和現(xiàn)狀的真實(shí)記錄，是進(jìn)行城市規(guī)劃、建設(shè)和管理的重要科學(xué)依據(jù)。隨著城市建設(shè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，城建檔案顯得越來越重要，它對(duì)于加強(qiáng)工程質(zhì)量控制，追究工程質(zhì)量責(zé)任，懲治工程領(lǐng)域腐敗行為，以及工程日后維修、改建、擴(kuò)建等，具有重要作用，是國家的珍貴財(cái)富。如何確保城建檔案的質(zhì)量，盡可能保證接收進(jìn)館的檔案真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符合，就成了業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員的工作重心。
目前，由于建設(shè)工程項(xiàng)目多、周期長、人員素質(zhì)不一、工作變動(dòng)頻繁等因素的影響，使得我們?cè)诮邮諜n案的過程中常常碰到這樣那樣的問題，如：有的建設(shè)單位“重建設(shè)，輕檔案”，工程竣工四、五年還不向城建檔案館移交資料，而自身又保管不善，致使工程資料大量丟失，一旦維修卻無據(jù)可依；有的單位一套工程資料還未交清，工作人員已換了兩三個(gè)，不但工程情況說不清，還使大量資料流失在外，無法找到；有的單位資料管理人員沒有一定的專業(yè)技術(shù)知識(shí)，對(duì)工程檔案內(nèi)容不清楚，無法保證檔案的系統(tǒng)完整；有的施工單位怕麻煩，沒有編繪竣工圖，使竣工圖與實(shí)物不符，不能反映建筑物的真實(shí)情況等。這些情況的發(fā)生都不能保證竣工檔案的進(jìn)館質(zhì)量，更無法滿足日后對(duì)檔案的開發(fā)、利用。
基于此，本文結(jié)合工作實(shí)踐，對(duì)如何保證工程檔案的進(jìn)館質(zhì)量談幾點(diǎn)看法。
一、加強(qiáng)執(zhí)法力度，擴(kuò)大宣傳范圍
有法可依、有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究是法制建設(shè)的中心內(nèi)容，只有建立完整、必要的規(guī)章制度，才能保證進(jìn)館檔案的質(zhì)量。
近年來，從國家到地方相繼出臺(tái)了一系列有關(guān)城建檔案的法律、法規(guī)和規(guī)范性文件，如《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》及《蘭州市城市建設(shè)檔案管理辦法》等，對(duì)城建檔案的歸檔范圍、質(zhì)量要求、編制原則、立卷方法都做了明確的規(guī)定，從而為“依法治檔”打下了良好的基礎(chǔ)。對(duì)不按規(guī)定移交建設(shè)工程資料的單位，我們將采取以下措施：對(duì)建設(shè)項(xiàng)目已竣工卻不按時(shí)移交竣工資料的單位，送達(dá)《城建檔案催交通知書》，限期整理、移交全套資料；對(duì)拒不按規(guī)定移交檔案的單位，情節(jié)嚴(yán)重的，我們將上報(bào)建設(shè)行政管理機(jī)關(guān)，對(duì)其進(jìn)行行政處罰；構(gòu)成犯罪的，提請(qǐng)司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任。
對(duì)城建檔案不重視最主要的原因還是人們檔案意識(shí)淡薄；對(duì)城建檔案的地位、作用了解甚少；采取處罰等措施僅僅是一種制約手段，卻無法從根本上解決檔案的質(zhì)量問題。只有加大宣傳范圍，利用一切可利用的新聞媒體，對(duì)城建檔案的法律、法規(guī)和各種規(guī)章制度，城建檔案的重要性及其開發(fā)利用等多方面開展宣傳教育，用現(xiàn)實(shí)生活中經(jīng)常碰到的一些問題，如土地、房屋的產(chǎn)權(quán)糾紛；對(duì)建設(shè)工程的維修，改、擴(kuò)建；市政建設(shè)中各種管道的開挖、維修等因城建檔案管理不善或無資料可查造成經(jīng)濟(jì)損失、發(fā)生事故等實(shí)例，讓全社會(huì)都來關(guān)注城建檔案，認(rèn)識(shí)城建檔案，只有思想認(rèn)識(shí)提高了，工程檔案的質(zhì)量才能有保證。
二、組織集中培訓(xùn)，深入基層指導(dǎo)
1、不定期舉辦城建檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)班
對(duì)建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位的檔案技術(shù)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，向他們宣傳法律、法規(guī)，講解技術(shù)文件材料的形成、收集、整理過程中應(yīng)注意的問題和解決方法；竣工圖的編制要求；工程檔案的案卷質(zhì)量要求等，使這些人員了解城建檔案工作的知識(shí)，掌握城建檔案的業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，并使之運(yùn)用到工作實(shí)踐中去，為更好的開展城建檔案工作奠定基礎(chǔ)。
2、對(duì)重點(diǎn)建設(shè)工程項(xiàng)目，實(shí)行同步跟蹤管理
業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員應(yīng)直接到施工現(xiàn)場進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對(duì)工程形成的文件材料、圖紙、技術(shù)文件等跟蹤了解，摸清情況，做到心中有數(shù)，及時(shí)解決檔案材料形成過程中出現(xiàn)的問題，提出城建檔案館對(duì)工程竣工檔案編制的要求和做法，杜絕檔案資料當(dāng)時(shí)不做，事后造假的現(xiàn)象發(fā)生，確保重點(diǎn)工程檔案質(zhì)量。
三、做好工程檔案的竣工預(yù)驗(yàn)收工作
城建檔案預(yù)驗(yàn)收是指工程開竣工驗(yàn)收會(huì)之前，城建檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員對(duì)工程竣工資料進(jìn)行專項(xiàng)預(yù)驗(yàn)收，落實(shí)工程檔案的移交事項(xiàng)，對(duì)工程資料中存在的問題，及時(shí)提出整改要求，督促相關(guān)單位改進(jìn)，以保證檔案的準(zhǔn)確性；同時(shí)使自己對(duì)工程項(xiàng)目中所產(chǎn)生的文件資料做到心中有數(shù)，避免工程檔案移交時(shí)被漏交或不交，以保證檔案的完整性；向各參建單位宣傳有關(guān)檔案的法規(guī)規(guī)范，使他們進(jìn)一步認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，積極配合做好檔案的移交工作，保證檔案及時(shí)進(jìn)館。因此，做好城建檔案預(yù)驗(yàn)收工作是保證檔案質(zhì)量的有效措施。
四、提高業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員自身素質(zhì)
業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員自身素質(zhì)的高低，也直接影響工程檔案的質(zhì)量。首先，業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作專業(yè)性強(qiáng)，要求工作人員有較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)和技能。不但能夠理解掌握城建檔案政策法規(guī)，同時(shí)還要了解相關(guān)的工程專業(yè)知識(shí)，能及時(shí)準(zhǔn)確的發(fā)現(xiàn)檔案存在的問題，并有效的加以解決。其次，業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員要有高度的責(zé)任心。因?yàn)閷?duì)檔案的審核驗(yàn)收是一項(xiàng)枯燥乏味的工作，又臟又累，若沒有一點(diǎn)責(zé)任心，對(duì)移交的檔案不審核，粗略一看或干脆不看就照單全收，根本無法保證工程檔案的進(jìn)館質(zhì)量。第三，業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員要有強(qiáng)烈的參與意識(shí)。即從工程項(xiàng)目立項(xiàng)開始就及時(shí)參與進(jìn)去，了解工程概況和進(jìn)度，深入到施工第一線，做到每一步都心中有數(shù)，才能確保城建檔案的系統(tǒng)完整。
總之，城建檔案工作是一項(xiàng)“功在當(dāng)代，利在千秋”的工作，只有保證了工程檔案的進(jìn)館質(zhì)量，才能真正做到對(duì)檔案進(jìn)行開發(fā)和利用。因此，業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員一定要本著實(shí)事求是，一絲不茍的精神，嚴(yán)把檔案質(zhì)量關(guān)，為城建檔案事業(yè)的發(fā)展盡心盡責(zé)。
【參考文獻(xiàn)】
[1]中華人民共和國國務(wù)院令第279號(hào). 建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例.
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