時(shí)間：2023-10-13 16:13:59
開(kāi)篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇供應(yīng)商檔案管理制度，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
1 政府采購(gòu)檔案管理工作所面臨的問(wèn)題
1.檔案收集周期長(zhǎng)，影響歸檔完整性
所收集檔案的完整性關(guān)系到檔案歸檔工作的順利度，在實(shí)際工作中，部分政府由于沒(méi)有規(guī)范科學(xué)的進(jìn)行采購(gòu)，致使在收集采購(gòu)資料時(shí)出現(xiàn)問(wèn)題，資料收集不齊全，延誤了資料的歸檔，影響了采購(gòu)檔案管理工作的順利進(jìn)行[1]。影響資料完整性的情況有以下幾種，第一，缺乏健全的投訴機(jī)制，投訴人往往在投訴時(shí)選擇當(dāng)?shù)刂饕I(lǐng)導(dǎo)或紀(jì)委，直接略過(guò)了政府采購(gòu)部門和采購(gòu)中心，致使由領(lǐng)導(dǎo)的政務(wù)批示決定采購(gòu)的結(jié)果，但是實(shí)際情況是，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)政務(wù)繁多，對(duì)于相關(guān)部門提供的材料不能及時(shí)處理，增加了得到結(jié)果的時(shí)間。第二，采購(gòu)人沒(méi)有出示驗(yàn)收證明、拒絕簽訂相關(guān)合同、中標(biāo)人遲遲不履行合約、中標(biāo)供應(yīng)商確定后采購(gòu)人要求退貨等行為都會(huì)影響采購(gòu)資料收集的完整性。第三，部分采購(gòu)中心將工作重心放在日常開(kāi)標(biāo)事物上，無(wú)暇處理積累的檔案，導(dǎo)致檔案管理缺乏規(guī)范性。
2.缺乏專業(yè)的檔案管理人員
檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期復(fù)雜的工程，對(duì)于檔案管理工作人員的素質(zhì)要求較高。對(duì)于檔案管理工作各地政府持有不同的意見(jiàn)，有相當(dāng)大一部分政府對(duì)檔案管理工作的重視不足。主要表現(xiàn)如下，一些地方采購(gòu)中心因?yàn)楦鞣N各樣的原因沒(méi)有設(shè)立專職的檔案管理人員，在實(shí)際開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，工作人員之間互相推諉，逃避責(zé)任，缺乏敬業(yè)心，導(dǎo)致檔案管理工作無(wú)人可管，工作效率低。一些采購(gòu)部門沒(méi)有對(duì)采購(gòu)檔案管理工作的工作難度進(jìn)行正確的評(píng)估，所安排的檔案管理人員缺乏專業(yè)性，要么根本不懂檔案管理，要么業(yè)務(wù)水平較低，采購(gòu)檔案管理工作開(kāi)展較為困難，達(dá)不到預(yù)期效果[2]。還有一些基層部門沒(méi)有制定嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)一些不良現(xiàn)象采取得過(guò)且過(guò)的態(tài)度，懲罰力度不到位，這種負(fù)面影響比較惡劣，大幅度的降低了工作人員的積極性，影響了工作效率。
3.檔案管理的保密工作不到位
之所以進(jìn)行采購(gòu)信息的收集歸檔，就是因?yàn)檫@是該政府獨(dú)有的能夠推動(dòng)其發(fā)展進(jìn)步的資料，這是一把雙刃劍，利用的好可以改進(jìn)不足，謀求發(fā)展。利用的不好就會(huì)被別有用心的人利用做一些違法的事情，所有檔案資料信息的保密性非常重要。但是在實(shí)際管理工作中，多數(shù)是采用電子檔案的形式，電子檔案是依托于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)而發(fā)展的，具有信息技術(shù)資料健全、高效、便捷特點(diǎn)的同時(shí)，也相應(yīng)的傳承了計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的缺點(diǎn)，即安全性問(wèn)題。在進(jìn)行電子檔案的發(fā)送、接收、保管和歸檔時(shí)，可能會(huì)被篡改、偽造、泄密、竊聽(tīng)，或者遭到病毒入侵、黑客攻擊等。由于電子檔案的保護(hù)措施不到位，相關(guān)資料信息被泄露的情況頻頻發(fā)生，帶來(lái)了一定的隱患。另外，工作人員泄露資料、崗位設(shè)置不合理、檔案管理存在漏洞等也同樣會(huì)導(dǎo)致資料信息的泄露。
4.沒(méi)有進(jìn)行合理檔案開(kāi)發(fā)利用
檔案收集管理的目的就是為了使用，要與實(shí)際情況相結(jié)合，充分發(fā)揮檔案管理的原始功能。制作評(píng)分辦法和標(biāo)書需要參考相關(guān)的供應(yīng)商投標(biāo)技術(shù)方案和技術(shù)參數(shù)，售后服務(wù)承諾、財(cái)務(wù)狀況等方面的資料。供應(yīng)商登記資料證明了其資質(zhì)水平，記錄了供應(yīng)商的資信等級(jí)、履約能力、技術(shù)水平，能夠?yàn)橹袠?biāo)候選人產(chǎn)生、投標(biāo)名單確定提供一定的依據(jù)。但是，有些采購(gòu)中心過(guò)于重視資料的保密性，嚴(yán)禁檔案資料的借閱，使檔案僅僅成為了一堆無(wú)用的材料，導(dǎo)致資源的浪費(fèi)。
5.檔案室軟硬件設(shè)備配備不足
一些采購(gòu)中心所配備的檔案室容量較小，使用的是簡(jiǎn)單的檔案柜，所收集的資料都一股腦的堆積在里面，缺乏檔案密集架的使用。還有些采購(gòu)中心連檔案室都沒(méi)有配備，所收集的資料多是胡亂放置。增加了資料尋找的難度。還有部分的采購(gòu)中心沒(méi)有將采購(gòu)信息電子化，缺乏計(jì)算機(jī)設(shè)備的配備。
2 加強(qiáng)政府采購(gòu)檔案管理的措施
1.建立健全相關(guān)的規(guī)章制度
建立健全政府采購(gòu)檔案的各項(xiàng)規(guī)章制度，實(shí)施高效、科學(xué)、規(guī)范的管理，讓采購(gòu)檔案管理走出無(wú)序化狀態(tài)。現(xiàn)有的采購(gòu)檔案之間缺乏聯(lián)系，導(dǎo)致無(wú)法進(jìn)行集中管理。為了充分的開(kāi)發(fā)利用采購(gòu)檔案，發(fā)揮其高效便捷的作用，提高工作效率，首先就要完善檔案的管理制度。詳細(xì)規(guī)定檔案的制作、審查、收集、保管、整理等環(huán)節(jié)，并且各部門要協(xié)調(diào)配合，加大對(duì)采購(gòu)檔案的監(jiān)督、檢查力度。檔案管理制度是檔案管理工作的依據(jù)，有利于規(guī)范工作人員的行為，實(shí)行檔案的統(tǒng)一集中管理。
2.提高工作人員的專業(yè)水平
現(xiàn)階段的采購(gòu)檔案管理人員，不僅要具備檔案管理的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，還要能夠熟練的操作計(jì)算機(jī)。首先，要加強(qiáng)對(duì)于工作人員的培訓(xùn)，讓其學(xué)習(xí)采購(gòu)檔案管理的專業(yè)知識(shí)，了解采購(gòu)檔案管理工作的作用，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)檔案管理工作的重視，增強(qiáng)責(zé)任心。同時(shí)，提高計(jì)算機(jī)的操作水平。其次，在錄取人員時(shí)要偏向?qū)I(yè)性，能夠滿足檔案管理的基本需要。各部門人員要加強(qiáng)交流，多聽(tīng)取意見(jiàn)，優(yōu)化采購(gòu)檔案管理方案。最后，要設(shè)立專門的檔案管理人員，在采購(gòu)項(xiàng)目完成后，及時(shí)將資料整理好，上交保存。
3.提高檔案管理的安全性
檔案的安全是檔案管理中的一大重點(diǎn)，首先，要設(shè)置訪客權(quán)限，根據(jù)檔案的保密程度設(shè)置權(quán)限，劃分讀取人群，保障采購(gòu)檔案的保密性。其次，對(duì)一些保密性較強(qiáng)的檔案設(shè)置使用期限，控制使用范圍。另外，電子采購(gòu)檔案的管理人員要開(kāi)啟電子檔案管理系統(tǒng)的監(jiān)控和自動(dòng)記錄功能，防止檔案的外流。
4.加強(qiáng)信息化建設(shè)，建立數(shù)字化數(shù)據(jù)庫(kù)
根據(jù)統(tǒng)一的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，建立數(shù)字化數(shù)據(jù)庫(kù)，為實(shí)現(xiàn)采購(gòu)文檔的共享提供基礎(chǔ)。通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，實(shí)現(xiàn)檔案資料的資源共享，降低人工出錯(cuò)的幾率，在最大程度上保證人們的信息查詢。同時(shí)，數(shù)據(jù)庫(kù)的建立可以讓工作人員及時(shí)更新檔案資料的內(nèi)容，保障采購(gòu)檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。另外，建立采購(gòu)檔案信息系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)案卷的重新整合，規(guī)范檔案的標(biāo)號(hào)、標(biāo)題，提高檔案的檢索功能，提升檔案管理工作水平。
5.完善采購(gòu)檔案管理的工作設(shè)備
首先，要設(shè)立獨(dú)立的采購(gòu)檔案管理工作間，如陳列室、閱覽室、檔案庫(kù)房、辦公用房等。其次，配備統(tǒng)一的數(shù)字化信息設(shè)備，如計(jì)算機(jī)等，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)檔案的自動(dòng)識(shí)別、上載、轉(zhuǎn)化、存儲(chǔ)等。最后，建立強(qiáng)大、專業(yè)的采購(gòu)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)檔案的統(tǒng)一化管理。
【摘要】隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，辦公自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化日趨完善，信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，企業(yè)管理模式不斷走向現(xiàn)代化及信息化也是時(shí)展的必然趨勢(shì)。作為掌握企業(yè)知識(shí)資源最多的檔案部門，將檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)是企業(yè)發(fā)展的必然需要。
【關(guān)鍵詞】檔案管理 計(jì)算機(jī)技術(shù)
推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的其中一個(gè)重要措施是建立檔案管理系統(tǒng)。檔案管理系統(tǒng)是用來(lái)管理檔案信息資源的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，包括部分硬件基礎(chǔ)設(shè)施、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、應(yīng)用軟件等。在檔案系統(tǒng)運(yùn)用到實(shí)際工作中時(shí)，發(fā)現(xiàn)一個(gè)問(wèn)題：檔案信息系統(tǒng)是處在被檔案人員“綁架”的狀態(tài)。這種現(xiàn)象主要體現(xiàn)在檔案人員在檔案系統(tǒng)操作運(yùn)用過(guò)程中，根據(jù)自身需要，由檔案人員或者檔案系統(tǒng)供應(yīng)商按照企業(yè)工作實(shí)際修改檔案系統(tǒng)中的一些卡片格式、案卷目錄、移交目錄等設(shè)置。
“被綁架”的檔案管理系統(tǒng)這一現(xiàn)象引發(fā)了我對(duì)檔案管理系統(tǒng)的幾點(diǎn)思考：
首先，為什么會(huì)出現(xiàn)“被綁架”的情況呢？對(duì)此，本人總結(jié)概括為幾點(diǎn)：第一，企業(yè)檔案管理工作是具有個(gè)性化的這一特點(diǎn)。不同的單位，不同的部門，不同的機(jī)構(gòu)，所產(chǎn)生的企業(yè)檔案文件和文件類別是有差別的，不同的檔案類別，所要求的歸檔方式和歸檔內(nèi)容也是不同的。根據(jù)不同企業(yè)檔案形成的獨(dú)立個(gè)性，對(duì)于檔案管理系統(tǒng)的要求與設(shè)定肯定是要與企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展相適應(yīng)的，因此，檔案管理系統(tǒng)根據(jù)自身需要做更改是必不可少的。第二，檔案工作制度的不完善。檔案工作制度是系統(tǒng)設(shè)計(jì)和實(shí)施的主要依據(jù)，主要內(nèi)容應(yīng)嵌入檔案信息管理系統(tǒng)。作為運(yùn)用檔案信息化管理系統(tǒng)的工作依據(jù)，檔案工作的法律法規(guī)和規(guī)章制度，各項(xiàng)制度標(biāo)準(zhǔn)的不完善，必然會(huì)影響檔案管理系統(tǒng)的施行，在運(yùn)用過(guò)程中肯定會(huì)存在阻礙。
那么，對(duì)于檔案管理系統(tǒng)所出現(xiàn)的被綁架情況應(yīng)該怎么辦呢？
第一，完善檔案管理制度。檔案工作制度是開(kāi)展檔案工作的基本法，檔案信息化過(guò)程遭遇到的操作規(guī)程問(wèn)題需要通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來(lái)解決。《檔案法》規(guī)定：“國(guó)家檔案行政管理部門主管全國(guó)檔案事業(yè)，對(duì)全國(guó)的檔案事業(yè)實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度，監(jiān)督和指導(dǎo)。”因此，國(guó)家機(jī)關(guān)及國(guó)家檔案行政管理部門要加快制定頒布實(shí)施符合檔案管理工作中的基本法，立足長(zhǎng)遠(yuǎn)，做好頂層設(shè)計(jì)，確保各單位、企業(yè)在制定自身檔案管理制度時(shí)具有統(tǒng)一的、規(guī)范的、基本的標(biāo)準(zhǔn)法律、行政法規(guī)及行政規(guī)章依據(jù)。企業(yè)要在學(xué)習(xí)吸收一系列國(guó)內(nèi)外企業(yè)優(yōu)秀管理制度規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的同時(shí)，根據(jù)自身行業(yè)特點(diǎn)，加快相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)的制定及出臺(tái)，統(tǒng)一管理，統(tǒng)一制度，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，為檔案信息化建設(shè)提供制度基礎(chǔ)。
第二，推動(dòng)檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的個(gè)性化。檔案信息化建設(shè)賦予新時(shí)期檔案工作嶄新的內(nèi)容，為檔案工作帶來(lái)了前所未有的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)。檔案信息系統(tǒng)是一項(xiàng)需運(yùn)用各種學(xué)科知識(shí)、多專業(yè)配合、多部門協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程，系統(tǒng)建設(shè)發(fā)展到目前階段，研究探討對(duì)系統(tǒng)的協(xié)調(diào)組織、加強(qiáng)管理和科學(xué)決策，是十分必要的。由于各單位、企業(yè)自身特點(diǎn)、行業(yè)不同，如建橋單位、房地產(chǎn)企業(yè)、交通運(yùn)輸?shù)炔煌袠I(yè)，在檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)用實(shí)施過(guò)程中對(duì)于檔案工作的要求和重點(diǎn)也會(huì)不同。《中央企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作指引》中規(guī)定，檔案管理系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)遵循“規(guī)范、先進(jìn)、實(shí)用”的原則，以適應(yīng)企業(yè)檔案信息化發(fā)展為基本要求。傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)必須要根據(jù)時(shí)展需要不斷創(chuàng)新與進(jìn)步，檔案系統(tǒng)軟件供應(yīng)商，應(yīng)該根據(jù)不同企業(yè)的需求，在保證大制度、大標(biāo)準(zhǔn)不變的前提下，繼承與創(chuàng)新，設(shè)計(jì)出符合不同企業(yè)、行業(yè)類別的檔案工作信息化管理模式，從而進(jìn)一步推動(dòng)檔案信息化建設(shè)。
第三，重視人才培養(yǎng)。現(xiàn)代信息化技術(shù)的發(fā)展，對(duì)于人員素養(yǎng)的要求也在提高，檔案信息化建設(shè)對(duì)于人才的重視度也必須提高。在舊的觀念和認(rèn)識(shí)中，很多人都認(rèn)為檔案部門就是一“養(yǎng)老”部門、是不重要、不受重視的部門，受這種觀念影響，很多單位、企業(yè)的檔案部門安排的人員少、結(jié)構(gòu)老齡化、知識(shí)業(yè)務(wù)素養(yǎng)不夠，這就成為檔案信息化建設(shè)中的“跛腳”。檔案工作是一項(xiàng)管理性、科學(xué)性、技術(shù)性、服務(wù)性的工作。檔案部門有著這樣一個(gè)共同感慨：“既懂信息技術(shù)又懂檔案專業(yè)的人才實(shí)在太少了！”這個(gè)事實(shí)是許多企業(yè)信息化水平徘徊不前、許多檔案軟件不適用、許多檔案工作者難以準(zhǔn)確描述檔案管理軟件需求的根源所在。對(duì)于企業(yè)而言，由于專業(yè)知識(shí)在不停地快速更新，檔案信息化工作需要的人才并不僅限于復(fù)合型人才，也需要更為專業(yè)的檔案人才、管理人才、技術(shù)人才。對(duì)于整體而言，人才培養(yǎng)，需要在教材建設(shè)、師資建設(shè)等多方面同步努力，也需要學(xué)校教育、社會(huì)機(jī)構(gòu)教育、國(guó)際交流等多渠道進(jìn)行，同時(shí)應(yīng)將培養(yǎng)人才和吸引人才、留住人才并重。對(duì)于企業(yè)而言，要在積極引進(jìn)人才的同時(shí)，提高現(xiàn)有檔案隊(duì)伍素質(zhì)，強(qiáng)化計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)知識(shí)及現(xiàn)代管理知識(shí)的培訓(xùn)，盡快建立以管理型人才為基礎(chǔ)、復(fù)合型人才為重點(diǎn)、高科技專門人才為骨干的檔案隊(duì)伍體系，以滿足企業(yè)檔案信息化建設(shè)的需要。
企業(yè)檔案是企業(yè)的知識(shí)資產(chǎn)和信息資源， “知識(shí)是打開(kāi)21世紀(jì)經(jīng)濟(jì)霸權(quán)大門的鑰匙”。建立檔案管理系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案業(yè)務(wù)管理工作進(jìn)行信息化管理，建設(shè)檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)，健全網(wǎng)上查詢功能與程序，提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平，是企業(yè)發(fā)展的必要手段。
會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作在整個(gè)會(huì)計(jì)核算中,是數(shù)據(jù)最原始的積累,是核算的開(kāi)始、結(jié)束,沒(méi)有嚴(yán)格的規(guī)范化管理,勢(shì)必影響整個(gè)核算流程,因此,漣鋼財(cái)務(wù)部制訂了《漣鋼會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范細(xì)則》、《ERP會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)操作細(xì)則》、《漣鋼會(huì)計(jì)檔案管理制度》、《漣鋼財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)憑證管理辦法》、《會(huì)計(jì)報(bào)表編制及要求》、《票據(jù)管理辦法》、《內(nèi)部結(jié)算管理辦法》、《資金收付內(nèi)部控制制度》等一系列規(guī)章制度,強(qiáng)化基礎(chǔ)工作管理,建立《財(cái)務(wù)檢查考核辦法》,由會(huì)計(jì)科實(shí)施定期與不定期檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施,將錯(cuò)誤消滅在萌芽中。
2做好憑證制單人與審核人銜接,搞好成本費(fèi)用歸口管理
漣鋼在2003年實(shí)施ERP,會(huì)計(jì)核算由二級(jí)成功轉(zhuǎn)換為一級(jí)核算,原來(lái)成本費(fèi)用劃分到二級(jí)單位控制。實(shí)施ERP后,統(tǒng)一由財(cái)務(wù)部各科室分類控制管理,駐二級(jí)單位財(cái)務(wù)人員制作憑證必須由相應(yīng)主管科室審核,各主管科室將成本費(fèi)用細(xì)分工落實(shí)到人。成本類由成本預(yù)算科審核控制,費(fèi)用類由費(fèi)用科歸口控制,福利、工資、資金等由會(huì)計(jì)科匯總審核。做到成本費(fèi)用專人專科控制管理。實(shí)施ERP后成果顯著,2006年1~2月漣鋼生產(chǎn)成本較年度目標(biāo)計(jì)劃降低22706萬(wàn)元,在同行業(yè)排名21名。
3統(tǒng)一采購(gòu)付款,加強(qiáng)明細(xì)帳管理
漣鋼實(shí)施ERP前,采購(gòu)付款是由駐采購(gòu)部財(cái)務(wù)科、駐進(jìn)出口部財(cái)務(wù)科根據(jù)所在單位計(jì)劃付款。有的供應(yīng)商在幾個(gè)部門都有業(yè)務(wù),既是供應(yīng)商又是銷售客戶,信息沒(méi)有溝通共享,造成付貨款給供應(yīng)商,供應(yīng)商又欠公司銷售貨款,浪費(fèi)資金資源。實(shí)施ERP后,在系統(tǒng)內(nèi)將信息資源共享,同一客戶應(yīng)收應(yīng)付款抵減,隨時(shí)可查客戶余額情況。在實(shí)際操作中,根據(jù)財(cái)務(wù)部《采購(gòu)物資承諾付款管理辦法》,由資金科按計(jì)劃統(tǒng)一審核支付,避免重復(fù)或應(yīng)抵減銷售貨款款項(xiàng)支付,相應(yīng)節(jié)約了資金資源和財(cái)務(wù)費(fèi)用,財(cái)務(wù)費(fèi)用1~2月較年目標(biāo)計(jì)劃節(jié)約2189萬(wàn)元。應(yīng)收應(yīng)付明細(xì)帳由銷售結(jié)算科、采購(gòu)結(jié)算科專門管理,賬目清晰,差錯(cuò)率為0。
4規(guī)范憑證制作、傳遞,保障原始單據(jù)
完整、真實(shí)漣鋼在ERP系統(tǒng)中,會(huì)計(jì)人員按崗位職責(zé)給予權(quán)限,由專人負(fù)責(zé)管理,嚴(yán)格規(guī)定憑證摘要、科目設(shè)置、附件說(shuō)明等,使系統(tǒng)按照憑證科目歸集成本費(fèi)用、應(yīng)收應(yīng)付明細(xì)帳,確保明細(xì)帳與總帳相符。漣鋼財(cái)務(wù)部每月憑證約有2000份之多,翻閱查詢不便,憑證摘要描述簡(jiǎn)潔明確是查詢的基礎(chǔ),因此根據(jù)《漣鋼財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)憑證管理辦法》,要求憑證制單人按照規(guī)范填寫摘要、附件說(shuō)明,使附件完整,查詢快捷,減少時(shí)間浪費(fèi)。由于會(huì)計(jì)憑證號(hào)是系統(tǒng)內(nèi)自動(dòng)連貫生成,憑證匯集需各個(gè)科室協(xié)助完成,漣鋼財(cái)務(wù)部實(shí)際操作是:付款憑證由會(huì)計(jì)人員直接送到資金科出納柜,以免憑證及附件遺失。銀收、銀付、現(xiàn)收現(xiàn)付憑證由資金科銀行核算會(huì)計(jì)整理,造具清單送檔案室,記賬憑證由各科室專人歸集造清單送檔案室,最終由檔案管理會(huì)計(jì)裝訂成冊(cè)。避免了原始單據(jù)丟失、憑證缺號(hào),保障原始單據(jù)完整、真實(shí)。
5利用計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng),規(guī)范報(bào)表
在現(xiàn)代企業(yè)中,以計(jì)算機(jī)為中心,加強(qiáng)信息溝通,已成為規(guī)范會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的重要手段。會(huì)計(jì)報(bào)表是會(huì)計(jì)核算工作最終總報(bào)告,是企業(yè)經(jīng)營(yíng)成果的濃縮反映,是決策層決斷的依據(jù)。漣鋼下屬11個(gè)子公司,在合并報(bào)表中占有重要地位,財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)科利用計(jì)算機(jī)區(qū)域信息網(wǎng)絡(luò),規(guī)范子公司報(bào)表格式、報(bào)出時(shí)間,使數(shù)據(jù)信息共享,加快報(bào)表報(bào)出時(shí)間,提高合并報(bào)表數(shù)據(jù)準(zhǔn)確率,為領(lǐng)導(dǎo)決策贏得時(shí)間。
關(guān)鍵詞：材料采購(gòu)計(jì)劃；物資供應(yīng)；重要性；炸藥廠
采購(gòu)計(jì)劃是開(kāi)展產(chǎn)品生產(chǎn)的開(kāi)始，在炸藥廠日常運(yùn)營(yíng)中發(fā)揮著巨大的作用，科學(xué)合理的材料采購(gòu)計(jì)劃有助于保障炸藥廠物資供應(yīng)的充足，從而推進(jìn)炸藥廠健康可持續(xù)發(fā)展。材料采購(gòu)計(jì)劃對(duì)于企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的提升具有積極的促進(jìn)作用，企業(yè)可以通過(guò)制定科學(xué)合理的材料采購(gòu)計(jì)劃，降低采購(gòu)過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)，避免出現(xiàn)重大經(jīng)濟(jì)損失，從而增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。本文重點(diǎn)分析材料采購(gòu)計(jì)劃在炸藥廠物資供應(yīng)中的作用，以及探討如何發(fā)揮采購(gòu)計(jì)劃對(duì)炸藥廠物資供應(yīng)作用的措施分析。
一、材料采購(gòu)計(jì)劃的編制分析
采購(gòu)計(jì)劃的編制工作所包含的內(nèi)容較多，并且這也是整個(gè)采購(gòu)工作開(kāi)展的基礎(chǔ)，因此炸藥廠在制定采購(gòu)計(jì)劃時(shí)必須高度重視其可行性經(jīng)濟(jì)性，這樣才能夠保證后期采購(gòu)活動(dòng)的正常高效的開(kāi)展。同時(shí)設(shè)計(jì)人員在編制采購(gòu)計(jì)劃時(shí)還需要對(duì)企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)有一個(gè)大體的了解，其中具體包括資金的周轉(zhuǎn)、成本的降低、提升原料利用率等指標(biāo)，這樣可以為其編制采購(gòu)計(jì)劃提供依據(jù)。此外采購(gòu)計(jì)劃的編制工作還與企業(yè)的規(guī)劃密切相關(guān)，這就需要工作人員詳細(xì)解讀企業(yè)本年的預(yù)算計(jì)劃以及戰(zhàn)略規(guī)劃，以保證采購(gòu)計(jì)劃內(nèi)容詳細(xì)的記錄采購(gòu)物資的名稱、數(shù)量、質(zhì)量要求、金額等標(biāo)準(zhǔn)，這樣可以為后期采購(gòu)活動(dòng)提供強(qiáng)有力的指導(dǎo)。
1.編制采購(gòu)資金計(jì)劃
采購(gòu)資金計(jì)劃的編制工作在材料采購(gòu)計(jì)劃中占據(jù)重要地位，因?yàn)橘Y金是保證企業(yè)正常運(yùn)行的基礎(chǔ)，如果出現(xiàn)資金鏈斷裂的情況很容易導(dǎo)致企業(yè)的破產(chǎn)倒閉，因此在制定采購(gòu)計(jì)劃時(shí)工作人員必須將采購(gòu)資金計(jì)劃納入到整體的考量標(biāo)準(zhǔn)之中，并且通過(guò)制定科學(xué)合理的采購(gòu)資金計(jì)劃來(lái)提高炸藥廠資金的利用效率，提高資金的周轉(zhuǎn)率，保證企業(yè)的日常運(yùn)行，從而為企業(yè)帶來(lái)巨大的經(jīng)濟(jì)效益。
2.編制采購(gòu)物資計(jì)劃
炸藥廠應(yīng)該根據(jù)物資供應(yīng)的實(shí)際情況編制采購(gòu)物資計(jì)劃，其具體內(nèi)容應(yīng)該報(bào)告材料采購(gòu)的數(shù)量、質(zhì)量、技術(shù)規(guī)格等內(nèi)容，必要時(shí)還應(yīng)該考慮材料供應(yīng)商。為了確保物資采購(gòu)計(jì)劃編制的科學(xué)性和合理性，炸藥廠必須針對(duì)物資的使用和儲(chǔ)存情況開(kāi)展詳細(xì)的調(diào)查，具體內(nèi)容應(yīng)該包括以下幾個(gè)方面：首先調(diào)查往年炸藥廠物資的使用情況和物資采購(gòu)的數(shù)量，為編制采購(gòu)計(jì)劃提供一定的依據(jù)；其次工作人員還應(yīng)該對(duì)物資的現(xiàn)有庫(kù)存開(kāi)展調(diào)查，并且保證安全庫(kù)存標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)合理，如果物資出現(xiàn)庫(kù)存不足的情況，這應(yīng)該及時(shí)補(bǔ)充；最后在實(shí)際采購(gòu)過(guò)程中必須要各個(gè)部門之間相互協(xié)作溝通，加強(qiáng)部門間信息溝通的效率水平，從而避免出現(xiàn)重復(fù)采購(gòu)的情況，這也是提高物資采購(gòu)計(jì)劃科學(xué)性的重要依據(jù)。
二、編制采購(gòu)計(jì)劃的具體內(nèi)容
在編制采購(gòu)計(jì)劃之前，必須做好充分的準(zhǔn)備工作。采購(gòu)準(zhǔn)備的重要內(nèi)容之一是進(jìn)行廣泛的市場(chǎng)調(diào)查和市場(chǎng)分析，從而熟悉市場(chǎng)，掌握有關(guān)項(xiàng)目所需要的產(chǎn)品和服務(wù)的市場(chǎng)信息。炸藥廠物資供應(yīng)中采購(gòu)計(jì)劃的編制工作涉及到的內(nèi)容較多，并且各個(gè)內(nèi)容還具有密切的聯(lián)系，因此編制人員應(yīng)該對(duì)材料采購(gòu)計(jì)劃編制內(nèi)容有一個(gè)全面的掌握，這樣才能保證工作人員編制出符合實(shí)際情況的物資采購(gòu)計(jì)劃。材料采購(gòu)計(jì)劃主要包括了以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：第一，市場(chǎng)調(diào)查，材料的采購(gòu)價(jià)格會(huì)隨著市場(chǎng)供需情況出現(xiàn)波動(dòng)，在制定采購(gòu)計(jì)劃時(shí)工作人員必須開(kāi)展相應(yīng)的市場(chǎng)調(diào)查，并且還應(yīng)該對(duì)調(diào)查結(jié)果進(jìn)行詳細(xì)的記錄，這樣可以為后期的采購(gòu)計(jì)劃的編制工作提供依據(jù)，能夠準(zhǔn)確的把握各種材料的價(jià)格走勢(shì)，從而降低企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失。第二，采購(gòu)預(yù)算計(jì)劃，在開(kāi)展采購(gòu)計(jì)劃編制時(shí)必須對(duì)采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行深入分析，采購(gòu)預(yù)算主要內(nèi)容為材料采購(gòu)所需要花費(fèi)的資金，為了確保整個(gè)物資采購(gòu)工作的效率，保證采購(gòu)資金的利用效率，炸藥廠就必須編制科學(xué)合理的采購(gòu)預(yù)算計(jì)劃，同時(shí)在后期還應(yīng)該對(duì)各項(xiàng)采購(gòu)資金進(jìn)行跟蹤調(diào)查，以確保各項(xiàng)配置資金真正落實(shí)到實(shí)際的物資采購(gòu)，進(jìn)而保證炸藥廠物資采購(gòu)的效率和質(zhì)量水平。第三，供應(yīng)商選擇，炸藥廠在制定物資的采購(gòu)計(jì)劃時(shí)必須充分考慮到供應(yīng)商的選擇問(wèn)題，一般情況下可以通過(guò)招標(biāo)的方式進(jìn)行，但是必須考慮到供應(yīng)商的社會(huì)信譽(yù)，以及供應(yīng)商材料的質(zhì)量和技術(shù)規(guī)格是否滿足炸藥廠日常運(yùn)行的需要，防治出現(xiàn)材料質(zhì)量不合格的問(wèn)題。同時(shí)還應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)材料運(yùn)輸和儲(chǔ)存的管理，進(jìn)而為企業(yè)日常運(yùn)行提供質(zhì)量可靠的物資供應(yīng)。
三、建立供應(yīng)商檔案管理，確定準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)
為了提高炸藥廠物資供應(yīng)的質(zhì)量和提高材料采購(gòu)計(jì)劃編制的科學(xué)性，炸藥廠應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理，具體可以建立供應(yīng)商誠(chéng)信檔案管理，并且嚴(yán)格落實(shí)準(zhǔn)入管理制度，對(duì)于誠(chéng)信缺失的供應(yīng)商應(yīng)該剔除，這樣可以保證供應(yīng)商提供材料的質(zhì)量水平。炸藥廠在對(duì)供應(yīng)商開(kāi)展誠(chéng)信檔案管理工作時(shí)應(yīng)該重點(diǎn)從以下幾個(gè)方面開(kāi)展：首先對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)進(jìn)行評(píng)價(jià)，這樣可以確保其產(chǎn)品質(zhì)量滿足相應(yīng)的技術(shù)要求；其次還應(yīng)該對(duì)材料進(jìn)行定期抽樣檢測(cè)，一旦發(fā)現(xiàn)質(zhì)量不合格的問(wèn)題應(yīng)該及時(shí)向上級(jí)反映，并且記錄到檔案之中；再次炸藥廠應(yīng)該安排專人對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)時(shí)的追蹤評(píng)價(jià)，這樣可以保證評(píng)價(jià)結(jié)果的實(shí)時(shí)性和科學(xué)性；最后炸藥廠需要保證三家以上的穩(wěn)定供應(yīng)商，這樣可以保證物資供應(yīng)渠道，避免出現(xiàn)物資供應(yīng)緊張的情況，同時(shí)還可以防治供應(yīng)商過(guò)度提高價(jià)格現(xiàn)象的發(fā)生，從而確保企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。
四、探究炸藥廠發(fā)展現(xiàn)狀，推動(dòng)炸藥廠材料采購(gòu)成本控制的對(duì)策
1.我國(guó)炸藥廠的發(fā)展現(xiàn)狀分析
近年來(lái)，炸藥廠在得到快速發(fā)展的同時(shí)，越來(lái)越多的問(wèn)題也逐漸暴露出來(lái)。炸藥廠生產(chǎn)工藝滯后就是比較突出的問(wèn)題。主要體現(xiàn)在炸藥廠生產(chǎn)工藝智能化、機(jī)械化、自動(dòng)化等方面水平很低。炸藥廠在以往的發(fā)展過(guò)程中過(guò)于重視經(jīng)濟(jì)效益，忽視了技術(shù)層面上的創(chuàng)新，導(dǎo)致炸藥廠技術(shù)創(chuàng)新能力不足，無(wú)法做到與時(shí)俱進(jìn)，炸藥廠缺乏高新科技產(chǎn)品的支持，所以很難打造出全國(guó)都知名的品牌，這不僅使得炸藥廠服務(wù)質(zhì)量被降低，還使得炸藥廠逐漸向勞動(dòng)密集型企業(yè)發(fā)展。科技是第一生產(chǎn)力，炸藥廠的技術(shù)創(chuàng)新能力在很大程度上體現(xiàn)著炸藥廠的發(fā)展?jié)摿ΓS著時(shí)代的不斷進(jìn)步，炸藥廠的不斷發(fā)展，技術(shù)創(chuàng)新能力的重要性愈發(fā)突顯，這就使得國(guó)家也相繼出臺(tái)了關(guān)于技術(shù)創(chuàng)新方面的進(jìn)步指導(dǎo)意見(jiàn)，所以，炸藥廠要想得到更好的發(fā)展，就必須做到與時(shí)俱進(jìn)，不斷更新發(fā)展觀念，重視技術(shù)的創(chuàng)新，積極引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，加大新技術(shù)、新工業(yè)的推廣和應(yīng)用力度。與此同時(shí)，為了促使產(chǎn)品更新?lián)Q代速度的加快，提高產(chǎn)品的使用性和安全性，還應(yīng)不斷提高民爆產(chǎn)品質(zhì)量，這樣還能在一定程度上起到環(huán)保作用，進(jìn)一步提高炸藥廠效益。此外，炸藥廠還應(yīng)具有前瞻性，成立企業(yè)內(nèi)部研發(fā)機(jī)構(gòu)并加大資金投入，加強(qiáng)同行之間的技術(shù)交流與合作，重視技術(shù)層面的創(chuàng)新，以此促使企業(yè)科研水平與技術(shù)創(chuàng)新能力得到有效提高，積極借鑒國(guó)際先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，進(jìn)一步完善企業(yè)自身。
2.炸藥廠物資供應(yīng)中企業(yè)材料采購(gòu)成本的控制措施
（1）加強(qiáng)原材料儲(chǔ)存與分類管理加強(qiáng)原材料存儲(chǔ)與分類管理能夠避免不必要的原材料損耗。特別是炸藥廠的原材料，屬于特殊性質(zhì)的化學(xué)材料，價(jià)格昂貴且危險(xiǎn)性很高。在原材料入庫(kù)存儲(chǔ)之前，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定對(duì)原材料進(jìn)行合理分類，對(duì)于接觸后容易發(fā)生化學(xué)反應(yīng)的原材料應(yīng)分開(kāi)進(jìn)行存儲(chǔ)，對(duì)于易燃易爆的原材料必須嚴(yán)格按照相關(guān)安全規(guī)范進(jìn)行合理安置。不同原材料，所具有的特性也不同，所以在選擇存儲(chǔ)方式和區(qū)域時(shí)應(yīng)根據(jù)原材料特性來(lái)選擇。具體應(yīng)該是，在入庫(kù)儲(chǔ)存前要根據(jù)相關(guān)規(guī)定對(duì)其進(jìn)行基本的分類，易發(fā)生化學(xué)反應(yīng)的原材料應(yīng)分別存儲(chǔ)，避免原材料在存儲(chǔ)過(guò)程中在一些特殊條件下如光照、高溫等條件下相互接觸發(fā)生化學(xué)反應(yīng)造成損耗。易燃易爆的原材料還應(yīng)按相關(guān)安全要求的規(guī)定進(jìn)行安置。其次，根據(jù)不同原材料的特性選擇合理存儲(chǔ)地點(diǎn)和方式。（2）加強(qiáng)材料采購(gòu)控制加強(qiáng)材料采購(gòu)控制是降低材料成本的重要途徑。采購(gòu)人員在選擇材料供應(yīng)商時(shí)做到貨比三家，優(yōu)中選優(yōu)，選擇資質(zhì)實(shí)力雄厚、市場(chǎng)信譽(yù)高、能夠長(zhǎng)期供貨的材料供應(yīng)商。確定材料供應(yīng)商后，應(yīng)與其多加溝通，爭(zhēng)取建立長(zhǎng)期合作關(guān)系，而后就材料價(jià)格方面進(jìn)行商議，盡量降低采購(gòu)材料價(jià)格，即便不能低于市場(chǎng)材料均價(jià)，也必須與市場(chǎng)材料均價(jià)保持一致。原材料的采購(gòu)資金量較大，在結(jié)算時(shí)宜采用承兌匯票的結(jié)算方式，這有利于節(jié)約材料成本。在編制原材料采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，編制工作人員必須對(duì)企業(yè)的實(shí)際情況有充分了解，例如企業(yè)實(shí)際生產(chǎn)能力、原材料使用量等情況。編制好材料采購(gòu)計(jì)劃后應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)證，確保材料采購(gòu)計(jì)劃內(nèi)容符合企業(yè)需求。在材料采購(gòu)時(shí)，要求采購(gòu)人員必須嚴(yán)格按照采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行采購(gòu)工作。材料采購(gòu)計(jì)劃與企業(yè)生產(chǎn)計(jì)劃有著密切關(guān)聯(lián)，若是企業(yè)生產(chǎn)計(jì)劃發(fā)生變化，則應(yīng)根據(jù)變化后的生產(chǎn)計(jì)劃和材料庫(kù)存情況，重新制定材料采購(gòu)計(jì)劃。材料庫(kù)存量與生產(chǎn)進(jìn)度有密切關(guān)聯(lián)，為了保證生產(chǎn)進(jìn)度，應(yīng)定期對(duì)材料庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，并將盤點(diǎn)結(jié)果予以通報(bào)。材料管理人員應(yīng)做好管理工作，充分發(fā)揮工作職能，避免出現(xiàn)材料浪費(fèi)或丟失現(xiàn)象。一旦發(fā)現(xiàn)有上述情況必須及時(shí)進(jìn)行制止，并上報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。依據(jù)情節(jié)的嚴(yán)重程度采取相應(yīng)的處罰措施與力度。另外，還應(yīng)實(shí)時(shí)監(jiān)控市場(chǎng)原材料價(jià)格，若是市場(chǎng)原材料價(jià)格呈上漲趨勢(shì)，則應(yīng)減少采購(gòu)量，以此控制好采購(gòu)成本，若市場(chǎng)原材料價(jià)格呈下降趨勢(shì)，則應(yīng)根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)計(jì)劃和材料庫(kù)存量情況，盡量加大采購(gòu)量。（3）制定科學(xué)的材料成本管理制度制定科學(xué)的材料成本管理制度，能夠有效提高企業(yè)材料成本管理水平，對(duì)材料預(yù)算、采購(gòu)到入庫(kù)、使用等環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范，促使企業(yè)各部門做到有規(guī)章制度可依循。在制定材料成本管理制度時(shí)應(yīng)對(duì)企業(yè)各部門實(shí)際情況進(jìn)行充分全面的考慮，以此確保制定的管理制度具有針對(duì)性、可操作性。同時(shí)，還應(yīng)建立監(jiān)督考核機(jī)制，從而正確評(píng)價(jià)工作成果。建立專職部門，采取定期或不定期抽查的方式對(duì)材料管理工作進(jìn)行檢查，建立指標(biāo)考核體系，通過(guò)考核實(shí)行獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，以此提高工作人員的工作積極性。（4）重視預(yù)算管理，實(shí)行統(tǒng)一招標(biāo)管理一是通過(guò)預(yù)算能夠?yàn)槠髽I(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供方向指導(dǎo)，其重要性不言而喻，所以企業(yè)必須重視預(yù)算管理。企業(yè)應(yīng)結(jié)合去年企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營(yíng)發(fā)展情況在年初就合理制定出可行性高的年度計(jì)劃，對(duì)企業(yè)生產(chǎn)計(jì)劃與規(guī)模以及工作人數(shù)等方面的因素進(jìn)行全面考慮，從而科學(xué)制定出企業(yè)業(yè)務(wù)收入和成本預(yù)算計(jì)劃，同時(shí)充分考慮企業(yè)成本變化因素，結(jié)合預(yù)算可操作性，從而有效分解企業(yè)的全年預(yù)算。企業(yè)各部門以企業(yè)制定的總年度計(jì)劃為基礎(chǔ)依據(jù)，合理制定部門自身年度計(jì)劃，然后將企業(yè)全年預(yù)算分解融入到企業(yè)各部門制定的年度計(jì)劃中，與此同時(shí)，企業(yè)各部門再將年度計(jì)劃分解到月計(jì)劃中。二是在預(yù)算監(jiān)督控制中融入過(guò)程檢驗(yàn)。企業(yè)通過(guò)年度考核、季度分析、月計(jì)劃等方式來(lái)控制成本，促使企業(yè)做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，迅速采取有效方法進(jìn)行解決。三是在年初除了制定年度計(jì)劃外，還應(yīng)確定統(tǒng)一招標(biāo)項(xiàng)目，實(shí)行統(tǒng)一招標(biāo)管理。通常情況下最少宜選擇兩到三家中標(biāo)單位，然后對(duì)供應(yīng)商情況進(jìn)行評(píng)估，從而選擇最佳的供應(yīng)商。（5）重視內(nèi)部管理，落實(shí)年度經(jīng)營(yíng)目標(biāo)責(zé)任制一是實(shí)施分級(jí)控制。企業(yè)必須重視內(nèi)部管理，促使管理部門對(duì)自身的職能有充分明確，這有利于提高管理人員的工作積極性，充分發(fā)揮管理工作的真正效用，從而促使企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)均根據(jù)其性質(zhì)有效分解，并落實(shí)到各部門及各個(gè)工作人員中，做到分級(jí)控制。二是加強(qiáng)費(fèi)用審批控制。企業(yè)所有成本費(fèi)用在支出前都必須進(jìn)行嚴(yán)格的審批，只有通過(guò)審批后才能支付費(fèi)用，以此保證成本費(fèi)用的合理性。三是加強(qiáng)庫(kù)存成本控制，加強(qiáng)庫(kù)存管理，實(shí)現(xiàn)庫(kù)存管理的科學(xué)化和信息化，確保庫(kù)存量始終處于合理范圍內(nèi)，避免庫(kù)存量過(guò)大而占用資金，從而保證庫(kù)存工作的及時(shí)性與準(zhǔn)確性。
五、結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，炸藥廠物資供應(yīng)中對(duì)材料采購(gòu)計(jì)劃的依賴性較強(qiáng)，因此必須確保材料采購(gòu)計(jì)劃的科學(xué)性和可行性，其中在制定采購(gòu)計(jì)劃時(shí)工作人員必須確保提高采購(gòu)資金的利用效率，不僅僅要采購(gòu)炸藥廠日常運(yùn)行過(guò)程中所需要的物資，而且還應(yīng)該確保資金的周轉(zhuǎn)率，提高采購(gòu)工作的效率和質(zhì)量水平，這都需要制定科學(xué)合理的采購(gòu)計(jì)劃。因此炸藥廠物資供應(yīng)中應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況組織專業(yè)人員制定材料采購(gòu)計(jì)劃，以保證炸藥廠健康持續(xù)發(fā)展。
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關(guān)鍵詞：醫(yī)療設(shè)備 合同檔案 管理
中圖分類號(hào)：C939 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
醫(yī)療合同檔案是記載合同履行全部情況的文字資料，對(duì)醫(yī)院的生存和發(fā)展有著極其重要的影響，合同檔案不僅在于收集整理和保存利用，更在于“察往知來(lái)”。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，合同檔案在醫(yī)院采購(gòu)管理工作中的重要作用日顯突出，加強(qiáng)合同檔案管理工作，已經(jīng)成為醫(yī)院檔案工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。
隨著許多高新技術(shù)醫(yī)療設(shè)備的引進(jìn)，醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量和診斷水平的提高。醫(yī)院采購(gòu)管理工作成為不可或缺的重要環(huán)節(jié)，科學(xué)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的合同檔案管理是采購(gòu)管理工作的可靠保障。這些檔案的形成清楚地反映出采購(gòu)過(guò)程完整的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，真實(shí)地記錄了醫(yī)療設(shè)備購(gòu)置的歷史，在整個(gè)醫(yī)院的檔案管理中具有重要意義。
一、醫(yī)療設(shè)備合同檔案管理的重要性
（一）現(xiàn)實(shí)憑證作用
分析研究《合同法》我們可以發(fā)現(xiàn)，合同檔案最突出也是重要的特點(diǎn)是要依據(jù)憑證性，也就是說(shuō)依法訂立的合同， 對(duì)當(dāng)事人具有法律的約束力。合同的訂立、生效、履行、變更以及權(quán)利義務(wù)的轉(zhuǎn)讓、終止、違約、責(zé)任等等，都必須完全地、唯一地依據(jù)合同檔案，否則，就要承擔(dān)由此產(chǎn)生的法律后果[1]。醫(yī)療設(shè)備合同檔案是處理醫(yī)療設(shè)備糾紛的依據(jù)。醫(yī)療設(shè)備管理中，難免發(fā)生這樣、那樣的問(wèn)題，如：技術(shù)資料的丟失、購(gòu)買后質(zhì)量不好或缺件、不按操作規(guī)程使用損壞設(shè)備或配件、經(jīng)濟(jì)效益發(fā)揮不好等。這些問(wèn)題要明確責(zé)任進(jìn)行處理，就必須依據(jù)醫(yī)療設(shè)備檔案中的材料，按制度進(jìn)行分析和落實(shí)責(zé)任。這樣才能使管理水平逐步提高，防止類似問(wèn)題再次發(fā)生。因此，在醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)中，合同檔案不僅是對(duì)合同訂立雙方的憑據(jù)，也是醫(yī)院內(nèi)部協(xié)調(diào)的憑據(jù)。不同的職能處室收集不同的合同檔案資料，承擔(dān)相應(yīng)的職責(zé)，在合同訂立和后期實(shí)施過(guò)程中，存在的各種矛盾和責(zé)任追究，就需要通過(guò)合同檔案來(lái)細(xì)化和評(píng)判。
（二）轉(zhuǎn)化參考作用
合同檔案可以為醫(yī)院再次購(gòu)置同品牌同型號(hào)醫(yī)療設(shè)備及領(lǐng)導(dǎo)決策提供歷史依據(jù)，將合同檔案轉(zhuǎn)化為重要的經(jīng)濟(jì)信息，從而降低設(shè)備購(gòu)置和維護(hù)的成本，爭(zhēng)取在采購(gòu)談判中的有利地位。在采購(gòu)招標(biāo)過(guò)程中，經(jīng)常能遇到供應(yīng)商報(bào)價(jià)高的問(wèn)題，而這時(shí)合同就成為我們的有利參考。醫(yī)院采購(gòu)的歷史合同、兄弟醫(yī)院的購(gòu)買價(jià)格和配置，都是我們談判的有力依據(jù)，使醫(yī)院在采購(gòu)過(guò)程中節(jié)約大量的資金，保證以最優(yōu)的價(jià)格購(gòu)置需要的設(shè)備。
（三）潛在預(yù)備作用
當(dāng)醫(yī)療設(shè)備突然出現(xiàn)故障時(shí)，為工程師判斷出現(xiàn)故障的原因和維修提供參考，減少判斷和維修的時(shí)間和費(fèi)用。在醫(yī)療設(shè)備招標(biāo)采購(gòu)時(shí)，我們會(huì)依據(jù)設(shè)備的情況，在合同中訂立相關(guān)的補(bǔ)充條款，例如重要零配件的價(jià)格、相關(guān)的服務(wù)、后期維保的費(fèi)用等，這些對(duì)于我們今后在設(shè)備使用過(guò)程中有很大的幫助，能夠最大程度地保證機(jī)器的正常運(yùn)行和病人的正常診療。
二、合同檔案管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)
（一）合同的規(guī)范化
合同是合同檔案管理的主題，一份合同是否能夠發(fā)揮它的重要作用，最根本的在于合同的訂立是否規(guī)范，是否能夠在現(xiàn)實(shí)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)或買賣過(guò)程中起到憑證作用。現(xiàn)在的醫(yī)療設(shè)備購(gòu)置合同，很多都存在不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)，或有不平等的霸王條款等，這樣的一份合同在法律意義上，很難體現(xiàn)它重要的憑證作用。醫(yī)院作為醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)活動(dòng)中的強(qiáng)勢(shì)主體，在合同訂立時(shí)具有一定的主導(dǎo)作用，這往往會(huì)使訂立合同的雙方無(wú)法保持平等的地位，這是目前醫(yī)院在訂立醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同時(shí)可能會(huì)存在的問(wèn)題。
（二）檔案資料收集的完整性
對(duì)于醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)來(lái)說(shuō)，合同檔案的收集是檔案管理中最難的。合同檔案管理是一個(gè)過(guò)程，不是買賣雙方簽訂合同后就完成了所有檔案資料的收集。醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)的合同檔案管理包括：醫(yī)療設(shè)備的申請(qǐng)、審批，采購(gòu)的調(diào)研論證，設(shè)備招標(biāo)參數(shù)及與招標(biāo)有關(guān)的一切資料，采購(gòu)合同，驗(yàn)收單，技術(shù)資料，這些組成了一套完整的合同檔案。而在實(shí)際工作中，有可能由于疏忽或隨意，使得合同檔案資料的收集不完整、有缺失。一般醫(yī)院大型醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)項(xiàng)目的合同檔案在收集方面比較重視，對(duì)于常規(guī)醫(yī)療設(shè)備合同和零星采購(gòu)設(shè)備合同的檔案收集則不太重視。此外，有些醫(yī)院根本沒(méi)有將醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同列入當(dāng)前的檔案歸檔管理范圍，使得材料游離在醫(yī)院檔案室實(shí)際的管理范圍外，也導(dǎo)致了醫(yī)療設(shè)備合同檔案的缺失和不完整。除此之外，在合同收集中另外一個(gè)問(wèn)題是在審核、審批、簽署的過(guò)程中，因?yàn)轭悇e和性質(zhì)的不同，各種檔案在辦理的時(shí)候經(jīng)過(guò)了不同的承辦部門，存在著各種不同的承辦問(wèn)題，需要在承辦的連貫性和一致性上有所提高。送交所有責(zé)任方，最后簽署，合同的收集才完畢[2]。
（三）缺乏專職檔案管理人員
基于醫(yī)療設(shè)備合同檔案的復(fù)雜性和重要性，就需要有專職檔案管理人員和檔案室，這樣更便于合同檔案的管理。但是由于采購(gòu)部門繁重的采購(gòu)工作，無(wú)法安排專職人員來(lái)進(jìn)行管理，合同檔案的保存也沒(méi)有固定的檔案室，這對(duì)于醫(yī)療設(shè)備合同檔案的保管和維護(hù)有一定的風(fēng)險(xiǎn)，長(zhǎng)此以往可能會(huì)導(dǎo)致資料搜集的不完整甚至是資料的缺失。
（四）檔案管理信息化程度低
目前的合同檔案管理還停留在普通的紙質(zhì)管理階段，保存過(guò)程中容易有丟失，且紙質(zhì)文件的保存要求較高，需要有專門的保存場(chǎng)所。有些通過(guò)對(duì)紙質(zhì)文件的掃描，將文檔進(jìn)行保存，方便查詢。但隨著醫(yī)院信息化的發(fā)展，紙質(zhì)文件的保存已經(jīng)跟不上現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展的腳步，醫(yī)療設(shè)備合同檔案管理的低信息化程度不能滿足醫(yī)院后期發(fā)展的需要。
三、關(guān)于醫(yī)療設(shè)備合同檔案管理的幾點(diǎn)建議
（一）納入正常檔案管理范疇，規(guī)范醫(yī)療設(shè)備合同檔案管理
將醫(yī)療設(shè)備的合同檔案管理納入醫(yī)院的檔案管理，才能使它得到足夠的重視。醫(yī)療設(shè)備合同檔案的特殊性，使它在整個(gè)醫(yī)院的運(yùn)行中有著不可取代的地位。因此，重視并嚴(yán)格管理好醫(yī)療設(shè)備合同檔案是醫(yī)院發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。
除此之外，制定完善的醫(yī)療設(shè)備合同管理制度，明確合同管理辦法和實(shí)施細(xì)則，包括制定合同的簽訂和履行制度、變更與解除制度、合同糾紛處理制度等，是合同檔案規(guī)范管理的重要保證。醫(yī)院只有制定醫(yī)療設(shè)備合同管理制度和配備專職合同管理人員，才能保證醫(yī)療設(shè)備合同的合理、合法及實(shí)現(xiàn)合同集中管理，才能實(shí)現(xiàn)合同檔案齊全收集及規(guī)范管理，減少資料缺失和遺漏的問(wèn)題發(fā)生。
（二）合同檔案資料的收集要全面、準(zhǔn)確、及時(shí)
通過(guò)對(duì)合同檔案形式與內(nèi)容的規(guī)范性的分析， 我們可以知道， 人們對(duì)合同檔案的全面性與準(zhǔn)確性的要求較之于其他種類的檔案要高得多。這就要求檔案管理人員熟悉相關(guān)的法律法規(guī)， 了解合同的辦理狀況， 保證不遺漏與合同有關(guān)的檔案材料， 能夠準(zhǔn)確、有力地反映當(dāng)事人的合法權(quán)益[3]。醫(yī)療設(shè)備合同檔案需要了解醫(yī)療設(shè)備的相關(guān)政策法規(guī)，收集相關(guān)的資質(zhì)證明材料，以保證購(gòu)買醫(yī)療設(shè)備的合法性、合理性。基本醫(yī)療設(shè)備資料有醫(yī)療器械注冊(cè)證、供應(yīng)商及生產(chǎn)商的資質(zhì)、授權(quán)，特殊醫(yī)療設(shè)備還需提供計(jì)量證明、壓力證明等相關(guān)資質(zhì)，這是醫(yī)療設(shè)備合同資料的特別之處。及時(shí)性，也是合同檔案資料收集的要求。合同本身是具有時(shí)效性的，因此合同資料的收集也需要及時(shí)，及時(shí)收集資料，及時(shí)整理歸檔，才能使合同檔案完整，并為以后的工作提供依據(jù)和參考。此外，檔案管理員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與相關(guān)職能處室之間的溝通交流，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，了解不同職能處室合同檔案資料的產(chǎn)生情況，避免遺漏；要用發(fā)展的眼光來(lái)看待醫(yī)療設(shè)備合同檔案的收集工作，著眼于全局，做到未雨綢繆。
（三）運(yùn)用信息化手段管理醫(yī)療設(shè)備合同檔案
運(yùn)用信息技術(shù)科學(xué)地管理醫(yī)療設(shè)備合同檔案，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備合同檔案數(shù)據(jù)采集自動(dòng)化、檔案管理規(guī)范化、流程化，還可以解決原有檔案管理過(guò)程中存在的紙質(zhì)合同檔案收集不完整、歸檔不及時(shí)的難點(diǎn)問(wèn)題，解決管理模式與利用需求的沖突問(wèn)題，解決檔案管理手段落后的問(wèn)題。目前，我院運(yùn)行的合同管理系統(tǒng)，是針對(duì)合同的信息化管理系統(tǒng)，包括合同內(nèi)容、簽訂時(shí)間、付款信息、合同附件信息等，相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料，更便于查詢、統(tǒng)計(jì)，而這就是信息化給管理所帶來(lái)的便捷。在醫(yī)療設(shè)備合同檔案管理中，使用信息化管理，將更大程度的確保檔案內(nèi)容完整、利于檔案保存、方便檔案查詢，使得檔案管理人員更便于進(jìn)行檔案管理。
合同檔案管理是合同管理制度的重要組成部分，是
醫(yī)院管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，是維護(hù)醫(yī)院合法權(quán)益的有力保障，具有十分重要的作用，可以為醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)決策提供依據(jù)，有利于促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。隨著經(jīng)濟(jì)生產(chǎn)和人們生活對(duì)醫(yī)療需求的增加，醫(yī)院合同檔案管理工作的內(nèi)容不斷增多，管理工作變得越來(lái)越復(fù)雜，大大提高了醫(yī)院合同檔案管理的難度[4]。這就更需要全面了解合同檔案管理，采取科學(xué)的管理措施，實(shí)現(xiàn)高效、完整、科學(xué)化、信息化的合同檔案管理，才能充分發(fā)揮合同檔案的重要作用，為醫(yī)院的良好發(fā)展奠定基礎(chǔ)。當(dāng)前，新的時(shí)代給檔案事業(yè)的發(fā)展提供了新的機(jī)遇。總之，機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，基層的檔案事業(yè)發(fā)展還有很大的進(jìn)步空間。我們?cè)谧龊萌粘w檔工作的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)積極思考，從提升檔案服務(wù)效率的角度出發(fā)，不斷地用實(shí)際行動(dòng)去檢驗(yàn)、去反思，尋找檔案最佳的管理、利用方案。
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關(guān)鍵詞 檔案管理；質(zhì)量控制；關(guān)鍵點(diǎn)；實(shí)驗(yàn)室
中圖分類 G482 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 1007-5739（2016）23-0262-01
檔案管理是對(duì)檔案實(shí)體及信息進(jìn)行管理并提供服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱。其最終目的是提供檔案信息為實(shí)驗(yàn)室檢驗(yàn)檢測(cè)服務(wù)。《檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則》規(guī)定了檢驗(yàn)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室必須要建立的程序，如文件的控制程序，評(píng)審客戶要求、標(biāo)書、合同的保持程序，服務(wù)和供應(yīng)商的保持程序等，對(duì)中國(guó)境內(nèi)的檢驗(yàn)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室有強(qiáng)制性的約束。然而準(zhǔn)則中的這些內(nèi)容都需要檔案管理。通過(guò)控制檔案資料管理的質(zhì)量解決檔案的諸多狀況（分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等）[1-2]，達(dá)到檢驗(yàn)數(shù)據(jù)量值溯源。作為實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量體系文件中的重要內(nèi)容，檔案資料的管理應(yīng)該放到重要位置。但在實(shí)驗(yàn)室實(shí)際的操作中，遇到了許多顯而易見(jiàn)的困難。 本文詳細(xì)探討這些問(wèn)題，并提出對(duì)策，以供參考。
1 實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作存在的問(wèn)題
1.1 檔案每年都會(huì)有變化，導(dǎo)致檔案管理有難度
實(shí)驗(yàn)室的檔案數(shù)量龐大，包括人員檔案、記錄檔案、設(shè)備檔案、財(cái)務(wù)檔案等，每年大量的檔案都要根據(jù)實(shí)驗(yàn)室的需要進(jìn)行改動(dòng)，每年的檔案都會(huì)出現(xiàn)大量的添加和改動(dòng)，改完后又重新入檔，花費(fèi)大量的人力和時(shí)間。比如每年的人員培訓(xùn)、儀器設(shè)備的期間核查和檢定校準(zhǔn)等各種工作最終都要把相關(guān)文件歸檔。
1.2 檔案管理缺乏完善的制度
實(shí)驗(yàn)室領(lǐng)導(dǎo)很關(guān)注檢驗(yàn)檢測(cè)一線的工作，但是往往不重視檔案管理。這種情況下，許多實(shí)驗(yàn)室沒(méi)有專門的檔案管理員，即使有也大多是兼職，往往是每個(gè)科室自己管理自己的檔案，即使有專職檔案管理員的實(shí)驗(yàn)室，由于沒(méi)有完善的檔案管理制度，檔案的管理水平也參差不齊。
1.3 檔案管理崗位人員的待遇不理想，責(zé)任心欠缺
由于檔案管理員的待遇往往是實(shí)驗(yàn)室最低的，該崗位的工作人員往往沒(méi)有積極性和較強(qiáng)的責(zé)任心，領(lǐng)導(dǎo)無(wú)法調(diào)動(dòng)檔案管理人員的主觀能動(dòng)性。解決這些問(wèn)題的關(guān)鍵是要將檔案管理的重要性灌輸給實(shí)驗(yàn)室領(lǐng)導(dǎo)和每個(gè)工作人員，讓他們知道文件資料歸檔管理的重要性。
2 加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室檔案管理的對(duì)策
2.1 建立和完善檔案管理制度，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)
通過(guò)完善的制度來(lái)提高檢驗(yàn)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室里每個(gè)工作人員的積極性，認(rèn)真完成自己應(yīng)盡的職責(zé)，從而提高檔案管理的質(zhì)量。具體來(lái)講，實(shí)驗(yàn)室的各項(xiàng)工作必須嚴(yán)格執(zhí)行實(shí)驗(yàn)室制定的管理體系文件的各項(xiàng)制度和操作規(guī)程，以使實(shí)驗(yàn)室的管理體系正常有序地運(yùn)行，還應(yīng)定期進(jìn)行全面質(zhì)量管理及檔案管理意識(shí)的教育培訓(xùn)。實(shí)驗(yàn)室應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理部門，資料工作全部交由該部門統(tǒng)一管理，一線的檢驗(yàn)科室工作應(yīng)該結(jié)合檔案管理的要求進(jìn)行，檔案人員不僅僅是單純的資料文件的管理，還應(yīng)接近、了解整個(gè)實(shí)驗(yàn)室的工作流程，從而減少實(shí)驗(yàn)室各部門間的重復(fù)工作[3-5]；由于檢驗(yàn)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室工作的專業(yè)性強(qiáng)，應(yīng)對(duì)檔案管理員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)。
2.2 抓住實(shí)驗(yàn)室體系運(yùn)行中的關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行檔案管理
實(shí)驗(yàn)室的檔案管理工作繁瑣復(fù)雜，要管理好非常不容易。檔案管理工作不直接產(chǎn)出物質(zhì)財(cái)富，檔案的本身也不是由檔案管理部門或檔案管理員產(chǎn)生和利用，它是實(shí)驗(yàn)室里各部門在質(zhì)量檢驗(yàn)工作過(guò)程中形成的各種歷史文件資料，檔案管理部門或檔案管理員僅僅對(duì)這些文件資料進(jìn)行管理。但有了檔案管理，它就可以通過(guò)提供檔案信息為其他各個(gè)部門服務(wù)、為社會(huì)所利用。
要讓檔案管理在檢驗(yàn)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室的質(zhì)量體系運(yùn)行里更好地發(fā)揮作用，檔案管理的質(zhì)量控制顯得尤為重要。檔案管理的質(zhì)量控制其實(shí)就是提綱挈領(lǐng)，抓住檢驗(yàn)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室體系運(yùn)行中的一些關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行有的放矢的管理控制。這些關(guān)鍵點(diǎn)主要包括以下方面的內(nèi)容。
2.2.1 人員的檔案管理。人員的檔案管理是檢驗(yàn)質(zhì)量的重要保障之一。檢驗(yàn)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室的人員檔案中應(yīng)該有各類工作人員檔案，如抽樣人員、操作設(shè)備人員、檢驗(yàn)檢測(cè)人員、簽發(fā)報(bào)告人員等；同時(shí)還需有所有技術(shù)人員的具體檔案，需要記錄人員相關(guān)資格、能力確認(rèn)、授權(quán)、教育、培訓(xùn)和監(jiān)督等內(nèi)容。
2.2.2 實(shí)驗(yàn)室的設(shè)備設(shè)施和場(chǎng)所環(huán)境條件的檔案管理。開(kāi)展檢驗(yàn)工作最基本的資源是設(shè)備和設(shè)施。實(shí)驗(yàn)室應(yīng)該正確配置包括抽樣工具、物品制備、數(shù)據(jù)處理和分析等檢驗(yàn)所需的儀器設(shè)備和設(shè)施，所用儀器設(shè)備的技術(shù)指標(biāo)和功能應(yīng)滿足要求。定期對(duì)儀器設(shè)備的配備、使用、維護(hù)、標(biāo)識(shí)、檢定、校準(zhǔn)進(jìn)行跟蹤，從而保證檢驗(yàn)結(jié)果的準(zhǔn)確、可靠。同時(shí)實(shí)驗(yàn)室應(yīng)有滿足檢驗(yàn)檢測(cè)的工作場(chǎng)所和環(huán)境，對(duì)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范有環(huán)境條件要求的，應(yīng)建立相應(yīng)的監(jiān)控手段并做好相應(yīng)記錄。
2.2.3 檢驗(yàn)檢測(cè)方法檔案管理。檢驗(yàn)方法是檢驗(yàn)工作的依據(jù)。為了保證檢驗(yàn)方法的科學(xué)性、可靠性和準(zhǔn)確性，監(jiān)控檢驗(yàn)過(guò)程中方法的選擇、制訂和確認(rèn)的全過(guò)程，須對(duì)檢驗(yàn)方法確認(rèn)后方可使用。方法確認(rèn)后所有資料和原始記錄及時(shí)歸檔。實(shí)驗(yàn)室應(yīng)建立并保持《方法的選擇和確認(rèn)程序》對(duì)檢測(cè)方法的選擇、確認(rèn)，自制方法進(jìn)行控制，使用適合的方法和程序進(jìn)行所有檢測(cè)，其中包括檢驗(yàn)檢測(cè)物品的抽樣、處理、運(yùn)輸、存儲(chǔ)和準(zhǔn)備。適當(dāng)時(shí)，還應(yīng)包括測(cè)量不確定度的評(píng)定和分析檢驗(yàn)檢測(cè)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)技術(shù)[6-7]。檢測(cè)方法包括標(biāo)準(zhǔn)方法、非標(biāo)準(zhǔn)方法，非標(biāo)準(zhǔn)方法包括超出預(yù)期用途使用的標(biāo)準(zhǔn)方法、修改的標(biāo)準(zhǔn)方法、設(shè)備廠商給定的方法、自制方法等。采用非標(biāo)準(zhǔn)方法時(shí)，按《方法的選擇和確認(rèn)程序》對(duì)非標(biāo)準(zhǔn)方法建立作業(yè)文件并進(jìn)行確認(rèn)，同時(shí)所有檢驗(yàn)方法按序歸檔管理。
2.2.4 建立和保持評(píng)審客戶要求、標(biāo)書、合同的程序。各類檢驗(yàn)、檢測(cè)的要求、標(biāo)書和合同的評(píng)審及與客戶的溝通是實(shí)驗(yàn)室對(duì)外業(yè)務(wù)的資料文件。評(píng)審客戶的要求、標(biāo)書和合同，確認(rèn)實(shí)驗(yàn)室的能力、資源是否能滿足客戶的要求，在客戶的期望和要求得到充分理解后，形成被雙方接受的合同，并予以實(shí)施和保證，評(píng)審過(guò)程或結(jié)構(gòu)要做相應(yīng)的記錄并按序歸檔管理。
2.2.5 建立服務(wù)與供應(yīng)品商的檔案。為保證采購(gòu)物品和相關(guān)服務(wù)的質(zhì)量，實(shí)驗(yàn)室應(yīng)對(duì)采購(gòu)物品和相關(guān)服務(wù)進(jìn)行有效的控制和管理，應(yīng)按程序?qū)Ψ?wù)、試劑試藥、耗材的購(gòu)買、驗(yàn)收、存儲(chǔ)進(jìn)行控制，以保證檢驗(yàn)檢測(cè)結(jié)果的質(zhì)量。對(duì)重要的耗材、供應(yīng)品和服務(wù)的供貨單位和服務(wù)的提供者進(jìn)行評(píng)價(jià)，并保存這些評(píng)價(jià)的記錄和合格供應(yīng)商的名單，并按序歸檔管理。
2.2.6 有分包要求的檢驗(yàn)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室要對(duì)分包方進(jìn)行評(píng)價(jià)和選擇的檔案管理。因設(shè)備設(shè)施、工作量、關(guān)鍵人員、環(huán)境條件和技術(shù)原因無(wú)法完成檢驗(yàn)檢測(cè)任務(wù)的可以分包給依法取得檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定并有能力完成分包項(xiàng)目的檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)。分包前應(yīng)建立分包的管理程序，從合格分包方目錄中選擇合適的分包方并按序做好歸檔管理。
2.2.7 管理體系的內(nèi)部和外部文件控制程序的檔案管理。與檢驗(yàn)檢測(cè)相關(guān)的各個(gè)場(chǎng)所使用的文件必須現(xiàn)行有效、合法有據(jù)、標(biāo)識(shí)明確[8]；應(yīng)定期審查文件，將已作廢、失效的文件或版本及時(shí)清理收繳、封存或銷毀，不得在工作現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)，如果因?yàn)槟撤N原因確實(shí)需要保留在現(xiàn)場(chǎng)的，必須加以明顯標(biāo)識(shí)，以防誤用。及時(shí)批準(zhǔn)最新文件或版本，確保所有質(zhì)量文件始終處于嚴(yán)密的受控狀態(tài)并按序歸檔。
2.2.8 抽樣及樣品處置的檔案管理。制定《抽樣管理程序》和《樣品管理程序》并監(jiān)督實(shí)施。抽樣需符合相關(guān)的技術(shù)規(guī)范或者標(biāo)準(zhǔn)的要求。沒(méi)有相關(guān)的技術(shù)規(guī)范或者標(biāo)準(zhǔn)的，抽樣人員根據(jù)適當(dāng)?shù)慕y(tǒng)計(jì)方法制定抽樣計(jì)劃或抽樣方案[1-2]。對(duì)抽樣過(guò)程的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行有效控制，分析抽樣對(duì)檢驗(yàn)檢測(cè)結(jié)果的影響，以確保檢驗(yàn)結(jié)果的有效性。按照制定的《抽樣管理程序》的要求記錄與抽樣有關(guān)的資料和操作，抽樣記錄內(nèi)容齊全、信息準(zhǔn)確，應(yīng)包括所用的抽樣計(jì)劃、抽樣人、環(huán)境條件，必要時(shí)有抽樣位置的圖示或其他等效方法，如可能，還應(yīng)包括抽樣計(jì)劃所依據(jù)的統(tǒng)計(jì)方法[9]。
實(shí)驗(yàn)室應(yīng)按《樣品管理程序》來(lái)規(guī)范樣品的接收、流轉(zhuǎn)、貯存、處理以及樣品的標(biāo)識(shí)等各個(gè)環(huán)節(jié)。樣品應(yīng)有唯一性的標(biāo)識(shí)和檢驗(yàn)中的狀態(tài)表示，通過(guò)對(duì)標(biāo)識(shí)的控制能夠知道樣品流轉(zhuǎn)到了哪一個(gè)步驟。
2.2.9 檢驗(yàn)結(jié)果及檢驗(yàn)報(bào)告控制的檔案管理。實(shí)驗(yàn)室的產(chǎn)品就是最終的數(shù)據(jù)和報(bào)告。檢驗(yàn)報(bào)告是實(shí)驗(yàn)室對(duì)外出具檢驗(yàn)結(jié)果的正式憑證，是對(duì)樣品的技術(shù)鑒定，是具有法律效力的技術(shù)文件。為確保檢驗(yàn)報(bào)告的客觀、公正和準(zhǔn)確[4-6]，并能滿足客戶需求，對(duì)影響檢驗(yàn)報(bào)告書質(zhì)量的各種因素都能使其處于受控狀態(tài)。為保證檢驗(yàn)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、可靠、可信，滿足社會(huì)和市場(chǎng)的需要，建立了有效的實(shí)驗(yàn)室數(shù)據(jù)和報(bào)告檔案管理體系。
3 結(jié)語(yǔ)
綜上所述，檔案管理是包含在整個(gè)實(shí)驗(yàn)室檢驗(yàn)過(guò)程中的，不僅忠實(shí)地記錄和保存了實(shí)驗(yàn)室體系運(yùn)行的一切信息，還能反饋實(shí)驗(yàn)室的檢驗(yàn)檢測(cè)工作，使之更加完善。同時(shí)，還要認(rèn)清檔案管理的科學(xué)發(fā)展性。隨著時(shí)代的進(jìn)步，實(shí)驗(yàn)室自身也要不斷發(fā)展完善，這就要求實(shí)驗(yàn)室的管理部門要定期進(jìn)行相關(guān)人員質(zhì)量意識(shí)的教育培訓(xùn)[1]，各項(xiàng)工作要嚴(yán)格執(zhí)行實(shí)驗(yàn)室的操作規(guī)程，同時(shí)還應(yīng)提高檔案管理人員的素質(zhì)和責(zé)任心。
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【關(guān)鍵詞】 合同；采購(gòu)；審查；管理
《中華人民共和國(guó)合同法》第2條規(guī)定：“合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。”采購(gòu)的買方代表的是企業(yè)實(shí)施采購(gòu)行為，貨物的質(zhì)量、價(jià)格等等關(guān)系到本機(jī)關(guān)或組織的利益，一旦忽視合同的審查和保管，直接危害到企業(yè)的利益。因此，在整個(gè)采購(gòu)合同簽訂的過(guò)程中，不僅要審查供應(yīng)商提供的物品是否符合要求，還要核實(shí)物品的質(zhì)量是否符合采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，不能以次充優(yōu)，濫竽充數(shù)。除此之外，還要審查供應(yīng)商本身的資質(zhì)，以及采購(gòu)程序是否合法等。要做好采購(gòu)合同的審查和管理必須做到以下幾點(diǎn)：
一、認(rèn)識(shí)采購(gòu)合同
采購(gòu)合同的主要條款包括主體、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、價(jià)款支付方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決等。
（1）主體
在合同當(dāng)中必須明確雙方的基本情況和資質(zhì)要求。如最基本的審查供應(yīng)商的法定代表人、地址、年檢等基本信息，保證其基本信息準(zhǔn)確合法。以明確供應(yīng)商的資質(zhì)要求符合法律規(guī)定和合同要求。
（2）明確物品的質(zhì)量、數(shù)量、價(jià)格
明確物品的名稱、數(shù)量、品牌、型號(hào)、質(zhì)量、品質(zhì)要求、價(jià)格、含稅單價(jià)（稅率明確）等要素，以避免發(fā)生不必要的糾紛。同時(shí)，還需要明確標(biāo)的物的數(shù)量計(jì)算方法、執(zhí)行的技術(shù)資質(zhì)和要求。
（3）交付方式
交付方式包括了貨物的交付方式，如由哪一方負(fù)責(zé)運(yùn)送，承擔(dān)運(yùn)送費(fèi)用，另一方如何配合等；還包括了價(jià)款的支付方式，即給付現(xiàn)金還是票據(jù)，何時(shí)以何方式給付等。
（4）違約責(zé)任
如果合同的一方發(fā)生了合同約定或者法律法規(guī)規(guī)定的違約行為，那么必須承擔(dān)相應(yīng)的違約后果。合同中應(yīng)明確約定違約后責(zé)任的承擔(dān)方式和救濟(jì)方法。
（5）爭(zhēng)議解決條款
在采購(gòu)合同的簽訂中，必須約定合同雙方發(fā)生爭(zhēng)議的解決方式，“先小人后君子”，約定解決方法，一旦發(fā)生糾紛，就有了處理的依據(jù)。如約定仲裁庭仲裁或特定法院訴訟的解決方式。
二、明確對(duì)合同審查的內(nèi)容范圍
1. 基本內(nèi)容的核對(duì)
對(duì)合同的審查，最基本的要求是審查合同的語(yǔ)句表達(dá)是否有錯(cuò)別字、是否通暢、是否有歧義，以及合同內(nèi)容是否和競(jìng)標(biāo)、補(bǔ)充約定的內(nèi)容相一致；合同內(nèi)容的約定是否有違法違規(guī)的情況發(fā)生等。這項(xiàng)工作也許是最枯燥和乏味的，但卻是合同審查中最重要和最基本的要求。
2. 主體資格
審查合同的主體資格，主要包括兩個(gè)方面。第一，合同雙方的基本情況。如供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證明、簽約人的身份資格等。第二，合同的簽訂符合法定的程序。像大批量的涉及金額比較大的采購(gòu)合同需要通過(guò)招標(biāo)形式確定供應(yīng)商，擇優(yōu)選擇合格的供應(yīng)商。為了防止商業(yè)賄賂等不公平競(jìng)爭(zhēng)情形的出現(xiàn)和維護(hù)企業(yè)的利益，合法的程序才能帶來(lái)實(shí)質(zhì)的公正。
3. 履約能力
合同雙方的履約能力是合同實(shí)質(zhì)審查的重要方面。所謂履約能力，就是合同雙方履行合同約定內(nèi)容的能力。對(duì)采購(gòu)方而言，主要是指對(duì)財(cái)政資金的使用是否有授權(quán)，可以是概括性的職能授權(quán)，也可以是特別事項(xiàng)的臨時(shí)授權(quán)。對(duì)供應(yīng)商而言，主要是指供應(yīng)商本身的經(jīng)營(yíng)狀況，銀行資信、審計(jì)情況等，以判斷供應(yīng)商的資產(chǎn)負(fù)債情況和產(chǎn)品質(zhì)量擔(dān)保情況。
三、合同履行過(guò)程中的監(jiān)管
在合同的履行過(guò)程中需要加強(qiáng)合同的監(jiān)督和管理。例如在合同簽訂成功后，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的督促，不斷跟進(jìn)合同的最新進(jìn)展，對(duì)于需要按照樣品或圖紙加工的物料，如果存在加工周期長(zhǎng)、監(jiān)控過(guò)程復(fù)雜且變數(shù)多的現(xiàn)象，要求供應(yīng)商提供進(jìn)度安排，方便聯(lián)絡(luò)和協(xié)商，確保物料能及時(shí)運(yùn)送。另外，要做好貨物的驗(yàn)收和入庫(kù)工作。如果出現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)和供應(yīng)商溝通，協(xié)商解決的辦法，使損失最小化。
四、合同審查及管理的后續(xù)工作
1、 合同的存檔
首先，從合同的訂立到合同的履行整個(gè)階段中，做好一切資料的收集和整理。一方面，有利于保證合同雙方的義務(wù)能很好的得到履行；另一方面，可以在發(fā)生糾紛的時(shí)候作為證據(jù)使用。其次，在合同存檔中，需要建立一套完整高效的存檔制度，不要根據(jù)個(gè)人的習(xí)慣隨意留存合同。應(yīng)該嚴(yán)格按照公司或單位的檔案管理制度，做好合同的分類和及時(shí)更新、存檔。第三，在合同的存檔中，要做好核實(shí)工作，注意存檔的合同具有原始的文件證明效力，印章簽名清晰，不要出現(xiàn)存檔文件是復(fù)印件或未經(jīng)簽署的文件等。
2、合同臺(tái)賬
負(fù)責(zé)采購(gòu)的部門、機(jī)構(gòu)或公司，在合同的履行過(guò)程中，應(yīng)建立合同的履約臺(tái)賬管理制度。詳細(xì)的書面記錄雙方的履約情況，并配合保留履約的原始憑證。適當(dāng)?shù)臅r(shí)候，取得對(duì)方負(fù)責(zé)人員的簽字蓋章確認(rèn)，以更好的督促合同的履行和提供救濟(jì)的證據(jù)鏈條。
3、恰當(dāng)?shù)奶幚砗贤m紛
若單位與供應(yīng)商所簽訂的合同出現(xiàn)糾紛時(shí)，可先與供應(yīng)商協(xié)商解決，以求盡快和平的處理，或者請(qǐng)第三方協(xié)調(diào)解決。若仍無(wú)法解除糾紛，則可通過(guò)法律途徑或者由仲裁機(jī)關(guān)進(jìn)行仲裁。
4、 管理人員要遵守合同管理紀(jì)律
人是管理的決定性因素。合同的簽訂人員與合同的審查管理人員都要遵守合同的管理紀(jì)律，不泄露合同內(nèi)容，不私自更改合同內(nèi)容，在合同簽訂及資料保管中充分考慮本機(jī)關(guān)和單位的切實(shí)利益，并妥善保管和維護(hù)合同。
五、結(jié)束語(yǔ)
【關(guān)鍵詞】教育裝備；采購(gòu)管理；政府采購(gòu)
一、教育裝備與采購(gòu)管理
1.教育裝備
近幾年教育裝備的相關(guān)研究越來(lái)越受到重視，從2004年開(kāi)始至今對(duì)其各方面研究開(kāi)始廣泛。艾倫（2006）教授認(rèn)為教育裝備學(xué)是教育學(xué)與裝備學(xué)的交叉學(xué)科，來(lái)優(yōu)化教育過(guò)程，提高教學(xué)質(zhì)量[1]。呂波（2006）從辭海、發(fā)展歷史、軍事等角度對(duì)教育裝備進(jìn)行定義。他對(duì)于教育裝備的定義為：是指在教育領(lǐng)域中，為實(shí)施和保障教育教學(xué)活動(dòng)而配備的各種資源總和以及對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)配置、配備的行為與過(guò)程。并且認(rèn)為該定義包括兩部分內(nèi)涵，名次形式與動(dòng)詞形式[2]。殷常泓（2006）并提出“教育裝備管理”定義：以教育教學(xué)目標(biāo)為依據(jù)，為教學(xué)活動(dòng)的開(kāi)展提供物質(zhì)基礎(chǔ)，通過(guò)一系列的技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、組織措施，對(duì)裝備的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、制造、選型、購(gòu)置、安裝、使用、維護(hù)、修理、改造、更新直至報(bào)廢的全過(guò)程進(jìn)行科學(xué)的管理[3]。
本人基于XX政府長(zhǎng)期采購(gòu)實(shí)際情況，將學(xué)校一般采購(gòu)的教育信息化裝備分成以下類別：
教學(xué)設(shè)備：電腦、投影儀、交互電子白板、觸摸電視、相關(guān)微機(jī)室設(shè)備等；
網(wǎng)絡(luò)設(shè)備：服務(wù)器、交換機(jī)、綜合布線等；
其他輔助設(shè)備：監(jiān)控系統(tǒng)、音響系統(tǒng)、有線電視系統(tǒng)等；
由于不同地域、不同的學(xué)校組織會(huì)對(duì)不同的設(shè)備有著不同的分類，而以上分類及應(yīng)用具有一定的普及實(shí)用性。
本文主要采取以上研究者觀點(diǎn)，這也是目前教育裝備比較權(quán)威的觀點(diǎn)。
2.采購(gòu)管理
采購(gòu)管理是項(xiàng)目管理中重要組成部分。一直以來(lái)眾多的文獻(xiàn)認(rèn)為有效地采購(gòu)能夠?qū)酒鸬酱龠M(jìn)作用。如，Cousins，P.D.，Spekman，R.，（2003）論述采購(gòu)管理中的關(guān)系，認(rèn)為有效的采購(gòu)能夠促進(jìn)企業(yè)發(fā)展[4]。沈小靜（2003）等在采購(gòu)管理一書中定義采購(gòu)管理為：保障企業(yè)物資供應(yīng)而對(duì)企業(yè)采購(gòu)任務(wù)進(jìn)行的管理活動(dòng)。為保質(zhì)、保量、經(jīng)濟(jì)、及時(shí)地供應(yīng)所需的物料對(duì)購(gòu)買、儲(chǔ)蓄、供應(yīng)的一系列計(jì)劃組織協(xié)調(diào)等活動(dòng)[5]。董剛（2010）中論述采購(gòu)時(shí)，廣義的含義為泛指企業(yè)在一定條件對(duì)所需資源的購(gòu)買。采購(gòu)是連接供應(yīng)商與外部企業(yè)重要的節(jié)點(diǎn)，它不僅滿足了企業(yè)的資源需求，更加強(qiáng)了整個(gè)供應(yīng)鏈的完整與流通[6]。
由此可見(jiàn)，由于行業(yè)、企業(yè)的特殊性，不同的企業(yè)會(huì)采取相適應(yīng)的采購(gòu)管理。其特點(diǎn)、采購(gòu)環(huán)節(jié)、采購(gòu)管理系統(tǒng)都不盡相同。本文所指為教育裝備在采購(gòu)過(guò)程中所進(jìn)行的管理活動(dòng)。
二、教育裝備的采購(gòu)管理
目前對(duì)教育裝備的采購(gòu)管理還沒(méi)有較為廣泛的研究，對(duì)于教育裝備的研究基本上局限在教育裝備的范疇、教育裝備的管理體制、績(jī)效管理、信息系統(tǒng)管理、壽命周期費(fèi)用等方面。
本文以XX市對(duì)教育裝備的采購(gòu)管理為例進(jìn)行流程論述與理論研究。
學(xué)校根據(jù)自身發(fā)展需求，設(shè)定自身所需要的相關(guān)儀器設(shè)備，并生成申請(qǐng)報(bào)告交付政府管委會(huì)，然后管委會(huì)根據(jù)財(cái)務(wù)預(yù)計(jì)等相關(guān)政策決策后通過(guò)政府采購(gòu)進(jìn)行公開(kāi)招標(biāo)，具體招標(biāo)由招標(biāo)辦負(fù)責(zé)。招標(biāo)后根據(jù)各個(gè)供應(yīng)商的條件選取，最后簽訂合同，進(jìn)行交付即可。
將具體流程分為以下幾步主體活動(dòng)：
1.學(xué)校
學(xué)校是需求的發(fā)起人也是整個(gè)采購(gòu)過(guò)程的最終用戶。首先，學(xué)校根據(jù)自身發(fā)展情況，列舉出需要購(gòu)買的設(shè)備，此項(xiàng)包括基本設(shè)施，如視聽(tīng)設(shè)備、pc機(jī)、顯示設(shè)備、主機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)施、人員培訓(xùn)、軟件平臺(tái)、軟件系統(tǒng)開(kāi)發(fā)等。
然后學(xué)校根據(jù)所需情況填寫教育裝備采購(gòu)申請(qǐng)報(bào)告，并在學(xué)校內(nèi)公示，得到學(xué)校方面領(lǐng)導(dǎo)決策然后提交。
再次環(huán)節(jié)，學(xué)校作為需求的發(fā)起方，需要注意需求的正確性。學(xué)校應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身發(fā)展情況，在財(cái)務(wù)預(yù)算的合理情況下設(shè)立需要采購(gòu)目標(biāo)，切不可盲目追隨其他高校，而更多地是根據(jù)同類學(xué)校的教育條件、教育需求設(shè)立相關(guān)采購(gòu)計(jì)劃。學(xué)校應(yīng)當(dāng)在采購(gòu)計(jì)劃設(shè)定的同時(shí)注意自身的教育裝備的管理，如教育設(shè)備使用規(guī)章制度，教育裝備管理制度，維護(hù)、更新負(fù)責(zé)制度等。只有這樣才能切實(shí)促進(jìn)教育裝備對(duì)教學(xué)的發(fā)展、教育效率的提高起到作用。
2.管委會(huì)
政府管委會(huì)的任務(wù)是根據(jù)各個(gè)學(xué)校提交的采購(gòu)申請(qǐng)計(jì)劃表格進(jìn)行統(tǒng)一分類，并根據(jù)政府財(cái)政預(yù)算對(duì)各個(gè)學(xué)校教育裝備采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行初步把關(guān)。在這一環(huán)節(jié)中，管委會(huì)應(yīng)當(dāng)提出不切實(shí)際采購(gòu)行為，對(duì)過(guò)高要求的采購(gòu)進(jìn)行否決。在對(duì)各個(gè)學(xué)校采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)?jiān)敿?xì)信息考核完畢后，得出初步的采購(gòu)決策方案，提交到上層得到有關(guān)部門的決策同意后便可以進(jìn)行采購(gòu)行為。這一環(huán)節(jié)中，管委會(huì)作為采購(gòu)整個(gè)過(guò)程中的控制者，需要及時(shí)明確各個(gè)學(xué)校采購(gòu)情況，對(duì)不同學(xué)校提出的采購(gòu)行為進(jìn)行預(yù)判，控制采購(gòu)金額、規(guī)范采購(gòu)數(shù)目，做到合理審批、規(guī)范采購(gòu)等行為。
3.政府招標(biāo)辦
目前本地對(duì)于教育裝備的采購(gòu)采取的是政府招標(biāo)形式，政府招標(biāo)辦便是執(zhí)行主體。招標(biāo)辦根據(jù)管委會(huì)提交采購(gòu)具體情況，擬定采購(gòu)招標(biāo)，經(jīng)過(guò)核實(shí)便可在政府網(wǎng)站或者相關(guān)采購(gòu)平臺(tái)，如中國(guó)教育裝備網(wǎng)、慧聰教育裝備等進(jìn)行招標(biāo)。然后，根據(jù)供應(yīng)商提供的招標(biāo)信息進(jìn)行分析評(píng)比，得到最終的供應(yīng)商方案。
在此環(huán)節(jié)中，招標(biāo)辦需要盡可能的擴(kuò)大招標(biāo)范圍，尤其在達(dá)到采購(gòu)需求的同時(shí)選取性價(jià)比高的供應(yīng)商。供應(yīng)商的選擇一直以來(lái)是采購(gòu)環(huán)節(jié)中的重要問(wèn)題，也是采購(gòu)成敗的關(guān)鍵因素。因此，招標(biāo)辦需要考核供應(yīng)商的資質(zhì)、品牌效應(yīng)、服務(wù)、產(chǎn)品質(zhì)量、環(huán)境等一系列指標(biāo)。
三、采購(gòu)管理建議
在采購(gòu)環(huán)節(jié)中往往涉及的主體較多，會(huì)產(chǎn)生復(fù)雜的管理關(guān)系，因此應(yīng)當(dāng)注意處理跟蹤、控制等環(huán)節(jié)。以下是本文對(duì)采購(gòu)管理中的相關(guān)建議：
1.控制與跟蹤管理要做好
整個(gè)環(huán)節(jié)中學(xué)校基本不需要進(jìn)行對(duì)采購(gòu)流程的監(jiān)控等，其他如管委會(huì)、招標(biāo)辦及政府相關(guān)部門都會(huì)對(duì)采購(gòu)進(jìn)行必要的控制欲跟蹤管理。由于采購(gòu)所牽扯的財(cái)力、人力較多，為達(dá)到采購(gòu)目標(biāo)政府應(yīng)當(dāng)采取監(jiān)控措施。定時(shí)匯報(bào)制度、采購(gòu)管理制度、采購(gòu)環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)制、監(jiān)督平臺(tái)設(shè)立、評(píng)議小組成立這些措施都能有效的對(duì)采購(gòu)流程進(jìn)行監(jiān)控。
2.做好合同檔案管理工作
由于學(xué)校、政府、供應(yīng)商在采購(gòu)過(guò)程中涉及教育裝備信息較為繁雜，因此做好合同檔案的管理需要引起重視。對(duì)于政府與供應(yīng)商簽訂的購(gòu)買合同、學(xué)校向政府提交的采購(gòu)申請(qǐng)檔案、政府采購(gòu)決策、政府控制評(píng)定檔案等一系列涉及合同檔案管理的工作需要專人、專部對(duì)此進(jìn)行整理，并進(jìn)行存檔。這樣可約束供應(yīng)商、政府相關(guān)行為，做到有法可依，有據(jù)可依。合同檔案的管理工作同時(shí)還能促進(jìn)政府通過(guò)教育裝備的采購(gòu)情況了解學(xué)校教育水平，對(duì)促進(jìn)教育教學(xué)發(fā)展起到推動(dòng)作用。
四、結(jié)論
本文以XX市本地教育裝備的采購(gòu)管理為例，論述了教育裝備采購(gòu)的一般管理流程，并對(duì)其環(huán)節(jié)中所涉及的步驟進(jìn)行說(shuō)明，對(duì)參與主體進(jìn)行了描述性建議。教育裝備的采購(gòu)作為政府采購(gòu)中的重要環(huán)節(jié)，需要學(xué)校、政府相關(guān)部門、供應(yīng)商等通力合作。根絕各地實(shí)際情況，恰當(dāng)?shù)膶W(xué)校教育裝備采購(gòu)需求、控制嚴(yán)密合理的政府采購(gòu)、服務(wù)到位質(zhì)量保證的供應(yīng)商選擇都是保證教育裝備采購(gòu)行為實(shí)施的成功保障。
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目前，人們生活中一個(gè)非常重要的，必須的工具的就是電子計(jì)算機(jī)，其具有多種多樣的功能，這為企業(yè)的辦公帶來(lái)了巨大的變革，使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時(shí)代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對(duì)企業(yè)在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來(lái)看，電子信息檔案并不全是優(yōu)化，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風(fēng)險(xiǎn)性，如果沒(méi)有積極制定防范風(fēng)險(xiǎn)的措施，那么很容易導(dǎo)致企業(yè)的數(shù)據(jù)被盜，所以，企業(yè)在使用信息檔案時(shí)一定要注意信息的安全性，積極主動(dòng)的制定一些避免風(fēng)險(xiǎn)的措施，以使信息資源更加安全。
一、避免風(fēng)險(xiǎn)的措施
提前預(yù)防，在風(fēng)險(xiǎn)還沒(méi)有出現(xiàn)的時(shí)候就進(jìn)行遏制是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)最有效的方式，也是最經(jīng)濟(jì)的方式，對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，應(yīng)該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來(lái)實(shí)施控制管理，來(lái)保證內(nèi)部信息的安全可靠，主要措施有：
1.積極引進(jìn)最新技術(shù)。計(jì)算機(jī)在工作過(guò)程中要同時(shí)結(jié)合多種措施，而規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的最好的辦法就是引進(jìn)新的技術(shù)，新技術(shù)對(duì)可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個(gè)很重要的方法就是設(shè)置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運(yùn)用的方式，在對(duì)電子信息檔案實(shí)施密碼設(shè)置后，要積極的訓(xùn)練一些計(jì)算機(jī)技術(shù)人員來(lái)實(shí)施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。
2.制定一些制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業(yè)要主動(dòng)制定一些有針對(duì)性的制度來(lái)進(jìn)行預(yù)防，也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進(jìn)行相關(guān)的系統(tǒng)操控，而無(wú)關(guān)的人員沒(méi)有權(quán)利操作系統(tǒng)等。
3.及時(shí)消除風(fēng)險(xiǎn)。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時(shí)消除潛在的風(fēng)險(xiǎn)是非常重要的，在計(jì)算機(jī)維修期內(nèi)，企業(yè)尤其要注意隨時(shí)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，主動(dòng)采取應(yīng)對(duì)措施。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的的復(fù)雜性，使得控制風(fēng)險(xiǎn)工作也極其的不容易，不過(guò)，只要及時(shí)且做到全面看待問(wèn)題，那么就可以把問(wèn)題解決掉。比如，對(duì)于那種對(duì)計(jì)算機(jī)激進(jìn)主義異常敏感的機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，為了應(yīng)對(duì)潛在的危險(xiǎn)，那么采取一定的措施是非常必要的。
4.及時(shí)進(jìn)行預(yù)防和保護(hù)。為了消除危險(xiǎn)電子信息檔案的因素，其中一個(gè)很重要的措施就是安全防護(hù)，其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。二、緩解風(fēng)險(xiǎn)的措施
電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險(xiǎn)降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險(xiǎn)掌控在一定的范圍內(nèi)，那么管理人員應(yīng)該怎么做才能使風(fēng)險(xiǎn)得到緩解?目前，許多企業(yè)開(kāi)始利用風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的策略進(jìn)行緩解，電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)緩解就是通過(guò)制定實(shí)施應(yīng)變計(jì)劃、災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃、電子信息檔案相關(guān)資產(chǎn)重新布置等手段來(lái)減小電子信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價(jià)值本身或風(fēng)險(xiǎn)的后果或影響。常見(jiàn)的風(fēng)險(xiǎn)緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案;后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強(qiáng)調(diào)的是，在進(jìn)行電子信息檔案的管理時(shí)如果發(fā)生危險(xiǎn)，那么不管是什么情況，企業(yè)都要積極主動(dòng)的進(jìn)行及時(shí)的處理，這才是最為關(guān)鍵的。
三、分散風(fēng)險(xiǎn)的措施
在電子信息檔案管理中，還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的措施就是轉(zhuǎn)移策略，所謂轉(zhuǎn)移策略實(shí)質(zhì)上是一種風(fēng)險(xiǎn)的分散，即把風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)到其他的地方，以此來(lái)把已經(jīng)存在的風(fēng)險(xiǎn)降到最低，一般而言，能夠從多個(gè)角度對(duì)風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的方法實(shí)施修正，如：修改配置模式、購(gòu)買保險(xiǎn)、外包給其他機(jī)構(gòu)、或者與提供商簽署服務(wù)合同等等。經(jīng)過(guò)這樣的處理之后，我們可以把復(fù)雜的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題進(jìn)行簡(jiǎn)化，再對(duì)原先實(shí)施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進(jìn)，創(chuàng)造更加先進(jìn)的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào)，讓供應(yīng)商的安全服務(wù)符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強(qiáng)調(diào)的是，外包同樣隱含著風(fēng)險(xiǎn)，如果外包人員不符合合同的標(biāo)準(zhǔn)，那么后果會(huì)很嚴(yán)重。所以為了預(yù)防人為因素給企業(yè)造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴(yán)格遵守操作標(biāo)準(zhǔn)。
四、評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的措施
文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
文章編號(hào)：16723198（2015）13007801
醫(yī)療設(shè)備檔案是指在醫(yī)療設(shè)備申請(qǐng)、論證、購(gòu)置、到貨、驗(yàn)收、安裝、使用、質(zhì)量控制、計(jì)量、維修、養(yǎng)護(hù)直至報(bào)廢各個(gè)環(huán)節(jié)所形成的具有保存?zhèn)洳閮r(jià)值的各類技術(shù)資料及證明文件。隨著醫(yī)療新技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院引進(jìn)的設(shè)備數(shù)量逐步增長(zhǎng)，精密度愈發(fā)提高，醫(yī)院對(duì)于設(shè)備的檔案管理工作也日益重視。
1醫(yī)療設(shè)備檔案管理的重要性
醫(yī)療設(shè)備檔案能夠?yàn)閺?qiáng)化資產(chǎn)管理、開(kāi)展設(shè)備養(yǎng)護(hù)、臨床應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估以及追溯監(jiān)督采購(gòu)行為提供準(zhǔn)確、詳實(shí)和可靠的依據(jù)。醫(yī)療設(shè)備檔案具有涉及環(huán)節(jié)眾多、資料文件復(fù)雜多樣及歸檔時(shí)間較長(zhǎng)等特點(diǎn)。一臺(tái)醫(yī)療設(shè)備，從論證、購(gòu)置到安裝、使用直至維修、報(bào)廢，具有相當(dāng)長(zhǎng)一個(gè)周期，涉及眾多職能部門和使用科室，將會(huì)形成大量的文件和證明材料。醫(yī)療設(shè)備檔案能為醫(yī)院提供詳盡而準(zhǔn)確的設(shè)備信息資料，有助于領(lǐng)導(dǎo)合理配置醫(yī)療設(shè)備，使現(xiàn)有的設(shè)備效能充分發(fā)揮，避免醫(yī)療設(shè)備閑置浪費(fèi)，也避免盲目重復(fù)引進(jìn)同樣的醫(yī)療設(shè)備。醫(yī)療設(shè)備的全生命周期管理是近年來(lái)設(shè)備管理部門提出的全面管理新理念，這也是體現(xiàn)醫(yī)院精細(xì)化管理的重要部分。
2新建醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理面臨的問(wèn)題
某院是在優(yōu)質(zhì)醫(yī)療資源下沉、市校合作的基礎(chǔ)上的新建三甲醫(yī)院。其引進(jìn)的設(shè)備均是參考省內(nèi)一流三甲醫(yī)院的標(biāo)準(zhǔn)配置的優(yōu)質(zhì)資源。醫(yī)院臨床醫(yī)學(xué)工程部是醫(yī)療設(shè)備管理職能部門，在醫(yī)院籌建階段一直在不斷探索和實(shí)踐醫(yī)療設(shè)備的全生命周期管理，以期為醫(yī)院資源的合理利用，設(shè)備的合理引進(jìn)發(fā)揮更大的作用。新建醫(yī)院設(shè)備檔案管理主要面臨以下問(wèn)題。
2.1人員短缺
新建三甲醫(yī)院開(kāi)業(yè)必備的醫(yī)療設(shè)備就有大大小小上千余種，涉及金額上億。這些醫(yī)療設(shè)備從立項(xiàng)審批到組織考察、資金落實(shí)、立項(xiàng)招標(biāo)到安裝、驗(yàn)收等過(guò)程中產(chǎn)生了一系列的重要文件，具有非常重要的保存價(jià)值。然而在醫(yī)院籌建期間，采購(gòu)職能科室基本沒(méi)有專職的檔案管理人員來(lái)負(fù)責(zé)檔案的收集管理工作，所有的資料只有由采購(gòu)員兼職管理。由于籌建期間采購(gòu)任務(wù)重，時(shí)間緊迫，采購(gòu)項(xiàng)目是接連進(jìn)行。采購(gòu)員幾乎是分身乏術(shù)，無(wú)暇進(jìn)行精細(xì)化、完善化的管理。
2.2管理缺少規(guī)范和制度
新建醫(yī)院萬(wàn)事待興，既沒(méi)有專門的檔案管理部門，也沒(méi)有專職的檔案管理人員，醫(yī)院更沒(méi)有針對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理制定專門的規(guī)章制度，對(duì)于醫(yī)療設(shè)備檔案的管理只是停留在建檔、收納這一表層，沒(méi)有更為深入的管理。
2.3技術(shù)手段落后于需求
醫(yī)院籌建期間，信息化系統(tǒng)的建設(shè)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于需求。盡管新建醫(yī)院都標(biāo)稱是數(shù)字化醫(yī)院，但信息化建設(shè)一般是優(yōu)先完成保證臨床需求的HIS和PACS等系統(tǒng)，而涉及固定資產(chǎn)管理的OA系統(tǒng)或者HRP系統(tǒng)，則是延后進(jìn)行。因此，檔案管理人員只能靠手工登記已采購(gòu)的設(shè)備相關(guān)的檔案信息。尤其是設(shè)備的驗(yàn)收、何時(shí)開(kāi)始保修、何時(shí)進(jìn)行PM修護(hù)等信息都只有工程師的手工單，查閱起來(lái)非常麻煩，并且容易遺漏和丟失。
3如何加強(qiáng)新建醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理
根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等法規(guī)和JIC標(biāo)準(zhǔn)、等級(jí)醫(yī)院評(píng)審要求，新建醫(yī)院要在既定時(shí)間內(nèi)通過(guò)相關(guān)的評(píng)審，必須從開(kāi)始就提高管理層對(duì)設(shè)備檔案管理的重視，加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作。
3.1建立完善的制度
首先要從管理層面，根據(jù)各級(jí)監(jiān)管部門的規(guī)定，制定符合規(guī)范的醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度。明確需要?dú)w檔范圍，一般而言對(duì)于價(jià)值1千元以上的設(shè)備都需要有申購(gòu)審批材料、招標(biāo)資料和采購(gòu)合同及供應(yīng)商的三證、安裝驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及PM維護(hù)記錄等。對(duì)于單價(jià)10萬(wàn)以上的醫(yī)療設(shè)備要做到一機(jī)一檔。做到醫(yī)療設(shè)備檔案資料的收集與設(shè)備立項(xiàng)、招標(biāo)、安裝、驗(yàn)收、維護(hù)維修、調(diào)撥、捐贈(zèng)、報(bào)廢同步。
實(shí)行醫(yī)院、設(shè)備科、使用科室操作人員的三級(jí)管理。使用科室必須要做好日常維護(hù)保養(yǎng)記錄，每半年將整理好的記錄上報(bào)設(shè)備科。設(shè)備科核查并整理完善后移交綜合檔案室歸入檔案，形成一個(gè)有效管理流程。
3.2信息系統(tǒng)管理
醫(yī)療設(shè)備檔案資料文件復(fù)雜多樣，收集整理過(guò)程涉及環(huán)節(jié)眾多，加之歸檔時(shí)間較長(zhǎng)，完全依賴人工進(jìn)行
管理容易出現(xiàn)人為疏漏而造成重要檔案資料遺失，導(dǎo)
致資料完整性難于查驗(yàn)、資料檢索困難，不利于調(diào)閱使用等情形，利用信息系統(tǒng)是醫(yī)療設(shè)備檔案管理的信息化是解決上述問(wèn)題的有效方案。目前已有成熟的軟件開(kāi)發(fā)公司在進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備的固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，可以借助其開(kāi)發(fā)經(jīng)驗(yàn)并根據(jù)醫(yī)院實(shí)際需求，進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備檔案的動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)管理，有效提高資源的利用率。
3.3提高管理人員的意識(shí)和素質(zhì)
醫(yī)院管理層需重視醫(yī)療設(shè)備檔案管理，在設(shè)備科設(shè)置專職的檔案管理人員，負(fù)責(zé)醫(yī)療設(shè)備的全程檔案資料的收集整理、歸類工作。有計(jì)劃、有目的對(duì)設(shè)備檔案的專職人員和業(yè)務(wù)相關(guān)人員開(kāi)展設(shè)備管理和建檔工作培訓(xùn)，提高整體專業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。
關(guān)鍵詞：采購(gòu)業(yè)務(wù)；內(nèi)部控制；實(shí)務(wù)
企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)管理是為了促進(jìn)企業(yè)合理采購(gòu)，滿足生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要，規(guī)范采購(gòu)行為，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)。根據(jù)2011年8月9日國(guó)家統(tǒng)計(jì)局公布的今年7月全國(guó)工業(yè)生產(chǎn)者出廠價(jià)格(Product Price Index，下稱PPI)，比去年同月上漲7.5％。工業(yè)生產(chǎn)者購(gòu)進(jìn)價(jià)格比去年同月上漲11.0％(國(guó)家統(tǒng)計(jì)局網(wǎng)站)。PPI反映的是全部工業(yè)產(chǎn)品出廠價(jià)格總水平的變動(dòng)趨勢(shì)和程度的相對(duì)數(shù)，從一定程度上可以顯示企業(yè)生產(chǎn)過(guò)程中所面對(duì)的成本壓力。
在當(dāng)前充分競(jìng)爭(zhēng)的市場(chǎng)條件下，在全國(guó)漲“薪”一片的大環(huán)境中，企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)作為企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，如何取得質(zhì)優(yōu)價(jià)良的物資和服務(wù)，降低生產(chǎn)成本，逾來(lái)逾重要。采購(gòu)在企業(yè)中占據(jù)著非常重要的地位，因?yàn)橘?gòu)進(jìn)原材料和輔助材料成本要占到一般加工制造業(yè)生產(chǎn)成本的50％以上，采購(gòu)物料成本更是占了中信大錳產(chǎn)業(yè)園內(nèi)的各個(gè)產(chǎn)品最終產(chǎn)品生產(chǎn)成本的84％～98％，甚至有一個(gè)新能源產(chǎn)品人工成本占總生產(chǎn)成本的比重低于2％。這意味著，在獲得物料方面所做的點(diǎn)滴成本節(jié)約都會(huì)對(duì)利潤(rùn)產(chǎn)生重大的影響。加強(qiáng)采購(gòu)管理控制是中信大錳產(chǎn)業(yè)園提升內(nèi)部管理的重要任務(wù)之一，是為了提供不間斷的物料流和物資流從而保障正常生產(chǎn)，降低生產(chǎn)成本，提高產(chǎn)品質(zhì)量，發(fā)展有競(jìng)爭(zhēng)力的供應(yīng)商，當(dāng)條件允許的時(shí)候，將所購(gòu)物料標(biāo)準(zhǔn)化，以最低的總成本獲得所需的物資和服務(wù)，使公司在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)有利地位，以最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值最大化。
一、目前企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)管理面臨的主要問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)：
1.采購(gòu)制度不統(tǒng)一，部門間的協(xié)調(diào)和溝通不暢
中信大錳產(chǎn)業(yè)園采用供銷一體化經(jīng)營(yíng)策略與公司采購(gòu)制度不統(tǒng)一，達(dá)不到與整個(gè)公司的協(xié)同效應(yīng)。部門間的協(xié)調(diào)和溝通不暢，項(xiàng)目部門(生產(chǎn)單位)對(duì)物流部的工作經(jīng)常采取強(qiáng)硬態(tài)度，而負(fù)責(zé)采購(gòu)的物流部與項(xiàng)目部門(生產(chǎn)單位)的合作不熱心，導(dǎo)致有時(shí)采購(gòu)回來(lái)的商品不符合實(shí)際需要，導(dǎo)致了部門間的沖突和扯皮推諉現(xiàn)象，造成了時(shí)間和資源浪費(fèi)。例如，物流部按采購(gòu)計(jì)劃購(gòu)買了一臺(tái)高精度的材料元素分析專用實(shí)驗(yàn)設(shè)備，價(jià)值近百萬(wàn)元，設(shè)備回來(lái)后才發(fā)現(xiàn)某些指標(biāo)、性能不能完全滿足實(shí)驗(yàn)需要，而該設(shè)備是國(guó)外進(jìn)口的，退貨，維護(hù)升級(jí)成本很高，后來(lái)只能將就著使用，造成極大的不便。采購(gòu)隊(duì)伍力量有待加強(qiáng)。
2.零星材料采購(gòu)業(yè)務(wù)組織
中信大錳產(chǎn)業(yè)園從201 1年才正式投產(chǎn)，為提高工作效率，早日建成投產(chǎn)，今年以前在項(xiàng)目建設(shè)期的一些零星材料采購(gòu)業(yè)務(wù)都是項(xiàng)目組自行組織采購(gòu)；但投產(chǎn)半年以來(lái)，并沒(méi)有把該零星材料采購(gòu)業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)移到物流部，不利于采購(gòu)業(yè)務(wù)的集中管理和降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效率，堵塞管理漏洞。
3.供應(yīng)商的選擇和采購(gòu)機(jī)會(huì)
中信大錳產(chǎn)業(yè)園內(nèi)的項(xiàng)目都是新能源新材料高新技術(shù)產(chǎn)品，有特殊性，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人依仗技術(shù)優(yōu)勢(shì)，往往對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)施加了不恰當(dāng)?shù)挠绊懀踔劣谠诤芏噙M(jìn)時(shí)候直接就決定了供應(yīng)商人選，有很大程度主觀性。不利于企業(yè)在采購(gòu)價(jià)格、質(zhì)量、效率方面的風(fēng)險(xiǎn)控制。供應(yīng)商的評(píng)估和準(zhǔn)入制度還有待完善。采購(gòu)信息收集、分析、處理和使用水平有待提高，原料采購(gòu)的缺乏快速反應(yīng)機(jī)制，容易錯(cuò)失最佳的采購(gòu)機(jī)會(huì)。而新能源新材料產(chǎn)品的主要原料如錳原料、鈷原料、鋰原料價(jià)格變動(dòng)的影響因素多，價(jià)格波動(dòng)大。例如，2010年金屬錳的最高和最低價(jià)的差額超過(guò)5000元，四氧化三鈷的價(jià)格2010年3月份到5月份2個(gè)月的時(shí)間內(nèi)，每噸價(jià)格波動(dòng)達(dá)到2萬(wàn)－3萬(wàn)元，這對(duì)產(chǎn)品的成本影響很大。
4.產(chǎn)品質(zhì)量的監(jiān)控
產(chǎn)品的驗(yàn)收往往是到貨檢驗(yàn)，不能對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行全程的動(dòng)態(tài)監(jiān)控，一旦出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，不容易發(fā)現(xiàn)質(zhì)量隱患，難于解決出現(xiàn)的殘次品問(wèn)題，也容易造成停工損失。
5.績(jī)效考核
缺乏可操作性強(qiáng)的績(jī)效考核制度，使績(jī)效考核流于形式。對(duì)供應(yīng)方的考核局限于定性的主觀判斷，缺乏規(guī)范的流程和科學(xué)依據(jù)。對(duì)物流部的考核缺乏具有可操作性實(shí)施細(xì)則，不利于做到責(zé)、權(quán)、利的統(tǒng)一。
二、對(duì)企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)管理的對(duì)策和建議
1.建立統(tǒng)一的、科學(xué)可行的采購(gòu)管理制度
盡可能地做到集中采購(gòu)，使企業(yè)的采購(gòu)業(yè)務(wù)集中，避免多頭采購(gòu)或分散采購(gòu)，以提高采購(gòu)業(yè)務(wù)效率，降低風(fēng)險(xiǎn)。加強(qiáng)各項(xiàng)目部門(生產(chǎn)單位、技術(shù)中心)與物流部的溝通，避免因?yàn)闇贤ú粫扯共少?gòu)業(yè)務(wù)的執(zhí)行偏離預(yù)期目標(biāo)。打造個(gè)體素質(zhì)高、群體結(jié)構(gòu)優(yōu)、專業(yè)門類全、人才數(shù)量足、發(fā)展后勁強(qiáng)，能夠?yàn)橹行糯箦i工業(yè)園提供物有所值的商品的采購(gòu)隊(duì)伍。
2.改善供應(yīng)商的開(kāi)發(fā)和管理
供應(yīng)商的開(kāi)發(fā)和管理是整個(gè)采購(gòu)管理體系的核心，其表現(xiàn)好壞與否也關(guān)系到整個(gè)物流部的業(yè)績(jī)。一般來(lái)說(shuō)，供應(yīng)商開(kāi)發(fā)包括的內(nèi)容有：供應(yīng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)分析，尋找合格供應(yīng)商，潛在供應(yīng)商的評(píng)估，詢價(jià)和報(bào)價(jià)，合同條款的談判，最終供應(yīng)商的選擇，在供應(yīng)商的開(kāi)發(fā)和選擇上。供應(yīng)商的選擇是采購(gòu)的第一道關(guān)口，優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商才能保證產(chǎn)品的質(zhì)量，優(yōu)化采購(gòu)成本，對(duì)于關(guān)系到量產(chǎn)產(chǎn)品的供應(yīng)商要有嚴(yán)格的評(píng)價(jià)過(guò)程。在大多數(shù)的跨國(guó)公司中，供應(yīng)商開(kāi)發(fā)的基本準(zhǔn)則是“Q.C.D.S”原則，也就是質(zhì)量，成本，交付與服務(wù)并重的原則。考慮到控制的成本、效益原則，建立科學(xué)、可行的供應(yīng)商開(kāi)發(fā)和管理制度是必要的。
(1)建立科學(xué)的供應(yīng)商評(píng)估和選擇制度，企業(yè)管理部負(fù)責(zé)組織制定供應(yīng)商體系評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門進(jìn)行供應(yīng)商管理體系評(píng)價(jià)，負(fù)責(zé)供應(yīng)商評(píng)價(jià)工作小組的組織、管理工作。物流部參與供應(yīng)商的體系評(píng)價(jià)工作，負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商的日常評(píng)價(jià)工作，負(fù)責(zé)提供現(xiàn)行供應(yīng)商的的信息資料。技術(shù)中心負(fù)責(zé)評(píng)編制供應(yīng)商的評(píng)價(jià)計(jì)劃，參與供應(yīng)商評(píng)價(jià)工作，負(fù)責(zé)維護(hù)供應(yīng)商資源庫(kù)并提供相關(guān)信息資料。技術(shù)中心把供應(yīng)商的評(píng)價(jià)計(jì)劃傳遞到企業(yè)管理部，物流部把供應(yīng)商的日常評(píng)價(jià)傳遞到企業(yè)管理部，企業(yè)管理部制定評(píng)價(jià)計(jì)劃。
(2)成立有技術(shù)中心、企業(yè)管理部、財(cái)務(wù)部、項(xiàng)目部門(或生產(chǎn)單位)、物流部人員參與的供應(yīng)商評(píng)價(jià)工作小組，工作小組將供應(yīng)商自查表先發(fā)給供應(yīng)商自查，供應(yīng)商將自查結(jié)果資料交報(bào)給工作小組，工作小組審定結(jié)果合格后組織現(xiàn)場(chǎng)評(píng)價(jià)，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)信譽(yù)作出初步評(píng)價(jià)。
(3)由有技術(shù)中心、企業(yè)管理部、財(cái)務(wù)部、項(xiàng)目部門(或生產(chǎn)單位)、物流部人員參與組成的小組，對(duì)供應(yīng)商實(shí)地考察。在實(shí)地考察中對(duì)供應(yīng)商管理體系、合約執(zhí)行能力、財(cái)務(wù)狀況、設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)、生產(chǎn)運(yùn)作、測(cè)量控制和員工素質(zhì)等方面進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審和綜合分析評(píng)分。主要考察供應(yīng)商的質(zhì)量體系；計(jì)量管理；設(shè)備管理；供應(yīng)商對(duì)其上游供應(yīng)商管理；培訓(xùn)管理，關(guān)鍵崗位人員是否有完
善的培訓(xùn)考核制度和記錄。最后形成雙方簽字認(rèn)可的考察報(bào)告。
(4)根據(jù)評(píng)價(jià)組對(duì)供應(yīng)商作的評(píng)價(jià)結(jié)論報(bào)首席執(zhí)行官審批后與合格供應(yīng)商簽定質(zhì)量保證協(xié)議。公司受理供應(yīng)商的投訴，按情況是否屬實(shí)和嚴(yán)重性決定是否對(duì)供應(yīng)商評(píng)價(jià)工作小組進(jìn)行考核，以防范舞弊風(fēng)險(xiǎn)。
(5)由物流部負(fù)責(zé)人督促采購(gòu)主管對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行每月績(jī)效跟蹤考核，包括3月一次的驗(yàn)收與缺陷記錄；交付和價(jià)格績(jī)效。建立供應(yīng)商年審制度，業(yè)績(jī)引導(dǎo)訂貨機(jī)制，相關(guān)部門根據(jù)批準(zhǔn)后的供應(yīng)商評(píng)價(jià)報(bào)告和更新供應(yīng)商管理系統(tǒng)信息作出供應(yīng)商名單的調(diào)整。
3.加強(qiáng)采購(gòu)價(jià)格控制
市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，企業(yè)在提高產(chǎn)品產(chǎn)量、保證產(chǎn)品質(zhì)量的前提下，首當(dāng)其沖是價(jià)格戰(zhàn)。因此，企業(yè)除加強(qiáng)管理、優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)、降低生產(chǎn)成本外，更應(yīng)注重構(gòu)成產(chǎn)品的生產(chǎn)資料的采購(gòu)成本的降低。而企業(yè)中各相關(guān)部門購(gòu)進(jìn)的原、輔材料、設(shè)備、建筑材料、各類商品及其他物資，都在不同層面影響產(chǎn)品生產(chǎn)成本和產(chǎn)品質(zhì)量。采購(gòu)價(jià)格控制是采購(gòu)管理中的重要一環(huán)。采購(gòu)不僅僅是物的問(wèn)題，因此價(jià)格控制的本質(zhì)也不是以價(jià)論價(jià)的過(guò)程，它的本質(zhì)是建立一套適應(yīng)市場(chǎng)發(fā)展的管理機(jī)制，是規(guī)范物資采購(gòu)的手段，是企業(yè)精細(xì)化管理、降低產(chǎn)品成本的一個(gè)極為重要方面。
(1)價(jià)格決策。提高決策效率，建立原料采購(gòu)的快速反應(yīng)機(jī)制，把握好最佳采購(gòu)機(jī)會(huì)。采購(gòu)過(guò)程中的價(jià)格決策要做到科學(xué)有效、公開(kāi)公正、比質(zhì)比價(jià)、監(jiān)督制約，杜絕采購(gòu)過(guò)程中的不正當(dāng)行為發(fā)生，大宗采購(gòu)要盡可能的采用公開(kāi)招標(biāo)。公司成立由主要領(lǐng)導(dǎo)任主任，成員包括各部門負(fù)責(zé)人的價(jià)格管理委員會(huì)，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和負(fù)責(zé)公司的價(jià)格管理工作。
(2)情報(bào)。物流部和財(cái)務(wù)部要廣泛收集采購(gòu)物資的質(zhì)量、價(jià)格等市場(chǎng)信息，掌握主要采購(gòu)物資的信息變化。做到對(duì)主要采購(gòu)物資價(jià)格變化的即時(shí)的、動(dòng)態(tài)管理。提高采購(gòu)信息收集、分析、處理和使用能力，獲取充分的市場(chǎng)信息，做出正確的采購(gòu)決策，盡可能做到在低點(diǎn)用合同鎖定采購(gòu)價(jià)格。
(3)采購(gòu)價(jià)格的確定流程。首先，物流部向供應(yīng)商詢價(jià)。接受詢價(jià)的供應(yīng)商應(yīng)在三家以上，詢價(jià)過(guò)程和供應(yīng)商的報(bào)價(jià)要如實(shí)登記備案。其次，采購(gòu)價(jià)格經(jīng)財(cái)務(wù)部審核，按照審批權(quán)限報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，進(jìn)行采購(gòu)合同談判、簽訂合同與執(zhí)行。公司常年使用的大宗物資采購(gòu)業(yè)務(wù)，由公司首席執(zhí)行官率領(lǐng)采購(gòu)談判小組與生產(chǎn)廠商直接談判、簽訂采購(gòu)合同。最后，物流部把采購(gòu)資料及合同交財(cái)務(wù)部一份做好備案。
4.完善采購(gòu)業(yè)務(wù)流程
由項(xiàng)目部門(或生產(chǎn)單位)提出需求計(jì)劃，生產(chǎn)安環(huán)部審核后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)后再報(bào)首席執(zhí)行官審批。物流部憑審批過(guò)的需求計(jì)劃表安排采購(gòu)事宜。貨物采購(gòu)回來(lái)后由使用單位或者專門的驗(yàn)收部門驗(yàn)收，并出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告(單)，財(cái)務(wù)部根據(jù)已審批完的付款申請(qǐng)書按合同約定付款。企業(yè)嚴(yán)格預(yù)付賬款和定金的管理。涉及大額或長(zhǎng)期的預(yù)付款項(xiàng)，每月進(jìn)行追蹤核查，綜合分析預(yù)付賬款的期限、占用款項(xiàng)的合理性、不可收回風(fēng)險(xiǎn)等情況，發(fā)現(xiàn)有疑問(wèn)的預(yù)付款項(xiàng)，及時(shí)采取措施。采購(gòu)業(yè)務(wù)的執(zhí)行過(guò)程中，要實(shí)行內(nèi)部牽制制度，保證計(jì)劃、授權(quán)審批、執(zhí)行、付款、記錄由不同的人執(zhí)行，相互牽制。事前、事中、事后對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行全程的動(dòng)態(tài)監(jiān)控，避免因采購(gòu)產(chǎn)品質(zhì)量事故造成損失。
5.加強(qiáng)會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制，建立退貨管理制度，績(jī)效考核制度。
企業(yè)按新會(huì)計(jì)準(zhǔn)則加強(qiáng)對(duì)購(gòu)買、驗(yàn)收、付款業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制，詳細(xì)記錄供應(yīng)商情況、請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)合同、采購(gòu)?fù)ㄖⅡ?yàn)收證明、入庫(kù)憑證、商業(yè)票據(jù)、款項(xiàng)支付等情況，確保會(huì)計(jì)記錄、采購(gòu)記錄與倉(cāng)儲(chǔ)記錄核對(duì)一致。企業(yè)指定專人通過(guò)對(duì)帳單等方式，定期與供應(yīng)商核對(duì)應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等往來(lái)款項(xiàng)。
企業(yè)建立退貨管理制度，公司在與供應(yīng)商的合同中明確退貨條件、退貨手續(xù)事宜。對(duì)退貨事宜，要及時(shí)收回退貨貨款。涉及符合索賠條件的退貨，由物流部負(fù)責(zé)人考核并要要求采購(gòu)主管督促經(jīng)辦人在索賠期內(nèi)及時(shí)辦理索賠事宜。
要建立績(jī)效考核制度，由企業(yè)管理部每月對(duì)采購(gòu)價(jià)格、到貨及時(shí)率、驗(yàn)收合格率、檔案管理、合理采購(gòu)量等指標(biāo)進(jìn)行考核，將物流部人員薪酬與采購(gòu)業(yè)務(wù)指標(biāo)完成情況掛鉤，要把供應(yīng)商也納入到考核體系中來(lái)，確保內(nèi)控措施能得到切實(shí)執(zhí)行。從管理體制上加強(qiáng)對(duì)物資采購(gòu)決策者的監(jiān)督；對(duì)物資采購(gòu)人員形成長(zhǎng)期有效的教育機(jī)制；凡是主觀上有意做出損害中信大錳產(chǎn)業(yè)園利益的人員，一經(jīng)查實(shí)，必須追回?fù)p失，并堅(jiān)決辭退當(dāng)事人員和追究有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任，觸犯法律的移交司法機(jī)關(guān)處理。
第二條本規(guī)范適用于廣東省政府采購(gòu)活動(dòng)涉及的政府采購(gòu)當(dāng)事人。
第三條本規(guī)范所稱政府采購(gòu)當(dāng)事人包括采購(gòu)人、供應(yīng)商和采購(gòu)機(jī)構(gòu)。
第四條政府采購(gòu)當(dāng)事人在政府采購(gòu)活動(dòng)中，必須按照《政府采購(gòu)法》等國(guó)家法律法規(guī)和廣東省政府采購(gòu)有關(guān)規(guī)定，依法開(kāi)展政府采購(gòu)活動(dòng)。
第五條政府采購(gòu)當(dāng)事人在政府采購(gòu)活動(dòng)中，應(yīng)當(dāng)遵循公開(kāi)、公平、公正和誠(chéng)實(shí)信用原則，維護(hù)政府采購(gòu)信譽(yù)。
第二章采購(gòu)人行為規(guī)范
第六條采購(gòu)人要加強(qiáng)本部門政府采購(gòu)管理，明確內(nèi)部政府采購(gòu)職能機(jī)構(gòu)，建立本部門政府采購(gòu)管理制度，組織實(shí)施本部門的政府采購(gòu)工作。
第七條采購(gòu)人應(yīng)按規(guī)定編制政府采購(gòu)預(yù)算，按時(shí)編報(bào)政府采購(gòu)計(jì)劃，及時(shí)、全面、準(zhǔn)確報(bào)送政府采購(gòu)信息統(tǒng)計(jì)報(bào)表及其他政府采購(gòu)信息。
第八條采購(gòu)人采購(gòu)公開(kāi)招標(biāo)數(shù)額標(biāo)準(zhǔn)以上的政府采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)采用公開(kāi)招標(biāo)方式采購(gòu)，不得將依法應(yīng)當(dāng)公開(kāi)招標(biāo)的項(xiàng)目化整為零或者以其他任何方式規(guī)避公開(kāi)招標(biāo)。
第九條采購(gòu)人采購(gòu)公開(kāi)招標(biāo)數(shù)額標(biāo)準(zhǔn)以下，屬政府集中采購(gòu)目錄部門集中采購(gòu)項(xiàng)目和采購(gòu)限額標(biāo)準(zhǔn)以上的政府采購(gòu)項(xiàng)目，依法選擇采購(gòu)方式，并按照法定程序組織實(shí)施。
第十條采購(gòu)人采購(gòu)納入政府集中采購(gòu)目錄內(nèi)通用類的政府采購(gòu)項(xiàng)目，必須委托集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)采購(gòu)；采購(gòu)屬于政府集中采購(gòu)目錄部門集中采購(gòu)項(xiàng)目以及限額標(biāo)準(zhǔn)以上的政府采購(gòu)項(xiàng)目，可以委托集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)或具有政府采購(gòu)資質(zhì)的采購(gòu)機(jī)構(gòu)采購(gòu)。
政府集中采購(gòu)目錄的通用類政府采購(gòu)項(xiàng)目以各地級(jí)以上市公布的政府集中采購(gòu)目錄為準(zhǔn)。
采購(gòu)人在辦理委托時(shí)，應(yīng)當(dāng)向采購(gòu)機(jī)構(gòu)提交詳細(xì)的用戶需求書，配合采購(gòu)機(jī)構(gòu)編制采購(gòu)文件，并及時(shí)確認(rèn)采購(gòu)文件。
第十一條采購(gòu)人不得在采購(gòu)文件或向采購(gòu)機(jī)構(gòu)提交的用戶需求書中列入限制、排斥潛在供應(yīng)商的商務(wù)、技術(shù)條款；不得列入單一品牌的規(guī)格技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及其他有違公平競(jìng)爭(zhēng)的條款，不得以不合理的注冊(cè)資本金、銷售業(yè)績(jī)以及資格條件等條款對(duì)潛在供應(yīng)商實(shí)行歧視或差別待遇。
第十二條采購(gòu)人應(yīng)當(dāng)接受咨詢專家對(duì)采購(gòu)文件的審核意見(jiàn)，不得隨意更改咨詢專家的審核意見(jiàn)或擅自對(duì)已審定的采購(gòu)文件做出修改。
第十三條采購(gòu)人應(yīng)當(dāng)依法組建評(píng)審委員會(huì)，并確保評(píng)審過(guò)程在公正、安全、保密的情況下進(jìn)行；發(fā)現(xiàn)違規(guī)違紀(jì)行為的，應(yīng)及時(shí)向有關(guān)部門報(bào)告。
第十四條在評(píng)審過(guò)程中，采購(gòu)人應(yīng)如實(shí)記錄評(píng)審委員會(huì)的評(píng)審意見(jiàn)，不得在評(píng)審記錄中篡改評(píng)審委員會(huì)的評(píng)審意見(jiàn)和評(píng)審結(jié)論。
第十五條在評(píng)審過(guò)程中，采購(gòu)人代表不得發(fā)表影響評(píng)審委員會(huì)公正評(píng)審的傾向性、歧視性言論。與供應(yīng)商有利害關(guān)系的，應(yīng)當(dāng)主動(dòng)回避。
第十六條采購(gòu)人應(yīng)當(dāng)按照評(píng)審委員會(huì)依法推薦的中標(biāo)、成交候選人順序確定中標(biāo)、成交供應(yīng)商，并在七個(gè)工作日內(nèi)向采購(gòu)機(jī)構(gòu)出具書面確認(rèn)函。無(wú)合法依據(jù)，不得擅自在評(píng)審委員會(huì)推薦的中標(biāo)、成交候選人之外確定中標(biāo)、成交供應(yīng)商。
第十七條采購(gòu)人應(yīng)當(dāng)依據(jù)《政府采購(gòu)法》及《政府采購(gòu)供應(yīng)商投訴處理辦法》的相關(guān)規(guī)定，及時(shí)對(duì)供應(yīng)商的詢問(wèn)作出解釋，對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)疑作出書面答復(fù)。
第十八條采購(gòu)人不得在招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程中與投標(biāo)人及其他供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商談判。
第十九條采購(gòu)活動(dòng)一經(jīng)開(kāi)始，無(wú)合法依據(jù)，采購(gòu)人不得隨意中止或終止采購(gòu)活動(dòng)。
第二十條采購(gòu)人應(yīng)當(dāng)公開(kāi)采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，公布采購(gòu)結(jié)果。
第二十一條采購(gòu)人在政府采購(gòu)活動(dòng)中，應(yīng)依法遵守相關(guān)保密規(guī)定，不得泄露以下信息：
（一）已獲取采購(gòu)文件的供應(yīng)商名單；
（二）評(píng)審委員會(huì)成員名單；
（三）評(píng)審過(guò)程情況及尚未公布的評(píng)審結(jié)果；
（四）有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定的保密事項(xiàng)。
第二十二條采購(gòu)人在采購(gòu)過(guò)程中不得索取或接受供應(yīng)商賄賂或獲取不正當(dāng)利益；不得與供應(yīng)商、采購(gòu)機(jī)構(gòu)相互串通損害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益和其他相關(guān)人的合法權(quán)益。
第二十三條采購(gòu)人與中標(biāo)、成交供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)在中標(biāo)、成交通知書發(fā)出之日起三十日內(nèi)，按照采購(gòu)文件確定的事項(xiàng)簽訂政府采購(gòu)合同。不得無(wú)故拒絕與中標(biāo)、成交供應(yīng)商簽訂政府采購(gòu)合同；不得與中標(biāo)人簽訂有悖于合同實(shí)質(zhì)內(nèi)容的協(xié)議或補(bǔ)充合同；不得擅自變更或終止政府采購(gòu)合同。
第二十四條政府采購(gòu)項(xiàng)目的采購(gòu)合同自簽訂之日起七個(gè)工作日內(nèi)，采購(gòu)人應(yīng)當(dāng)將合同副本報(bào)同級(jí)政府采購(gòu)監(jiān)督管理部門備案。屬采購(gòu)機(jī)構(gòu)采購(gòu)的，還需將采購(gòu)合同副本送采購(gòu)機(jī)構(gòu)歸檔。
第二十五條采購(gòu)人應(yīng)嚴(yán)格按照生效的政府采購(gòu)合同及時(shí)辦理項(xiàng)目驗(yàn)收、資金支付事宜，不得在辦理項(xiàng)目驗(yàn)收、資金支付時(shí)設(shè)置障礙，謀取不正當(dāng)利益。
第二十六條采購(gòu)人對(duì)每項(xiàng)采購(gòu)活動(dòng)的采購(gòu)文件應(yīng)當(dāng)按照《政府采購(gòu)法》及《廣東省政府采購(gòu)檔案管理辦法》的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行建檔保存。
第二十七條采購(gòu)人應(yīng)當(dāng)積極配合、自覺(jué)接受政府采購(gòu)監(jiān)督管理部門、監(jiān)察機(jī)關(guān)、審計(jì)機(jī)關(guān)的監(jiān)督檢查，并如實(shí)反映情況，提供有關(guān)材料。
第二十八條采購(gòu)人應(yīng)當(dāng)對(duì)本部門政府采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督檢查。
第三章供應(yīng)商行為規(guī)范
第二十九條在政府采購(gòu)活動(dòng)中，供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)誠(chéng)實(shí)信用，不得弄虛作假，騙取政府采購(gòu)供應(yīng)商資格；不得以任何手段詆毀、排斥其他供應(yīng)商參與競(jìng)爭(zhēng)；不得提供虛假資料謀取中標(biāo)或成交。
第三十條供應(yīng)商不得與采購(gòu)人、采購(gòu)機(jī)構(gòu)及其工作人員和其他供應(yīng)商串通，損害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益和其他相關(guān)人的合法權(quán)益。
第三十一條供應(yīng)商不得向采購(gòu)人、采購(gòu)機(jī)構(gòu)及其工作人員、評(píng)審委員會(huì)成員及其他相關(guān)人員行賄或者采取其他不正當(dāng)手段謀取不合法利益。
第三十二條供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)對(duì)采購(gòu)人或采購(gòu)機(jī)構(gòu)要求確認(rèn)的澄清修改文件進(jìn)行書面確認(rèn)。
第三十三條在招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程中，供應(yīng)商不得與采購(gòu)人進(jìn)行協(xié)商談判。
第三十四條供應(yīng)商中標(biāo)、成交后，應(yīng)當(dāng)按規(guī)定與采購(gòu)人簽訂政府采購(gòu)合同，并嚴(yán)格履約，為采購(gòu)人提供符合規(guī)定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的貨物、工程和服務(wù)，不得銷售偽劣、冒牌、走私商品。
無(wú)合法依據(jù)，供應(yīng)商不得拒絕與采購(gòu)人簽訂采購(gòu)合同，不得擅自變更或者終止政府采購(gòu)合同。
第三十五條供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)主動(dòng)積極配合政府采購(gòu)項(xiàng)目的驗(yàn)收工作。
第三十六條供應(yīng)商應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定實(shí)名書面向采購(gòu)人或采購(gòu)機(jī)構(gòu)質(zhì)疑，實(shí)名書面向政府采購(gòu)監(jiān)督管理部門投訴，不得進(jìn)行虛假、惡意的質(zhì)疑與投訴，阻礙政府采購(gòu)活動(dòng)的正常進(jìn)行。
第三十七條供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)接受政府采購(gòu)有關(guān)部門的檢查并如實(shí)反映情況和提供材料。
第四章采購(gòu)機(jī)構(gòu)行為規(guī)范
第三十八條采購(gòu)機(jī)構(gòu)依法接受采購(gòu)人的委托，遵循公開(kāi)、公平、公正和誠(chéng)實(shí)信用原則，按照確定的采購(gòu)方式和法定的程序組織實(shí)施。
第三十九條采購(gòu)機(jī)構(gòu)可以依據(jù)物價(jià)部門的有關(guān)規(guī)定收取服務(wù)費(fèi)用。
第四十條采購(gòu)機(jī)構(gòu)不得弄虛作假騙取政府采購(gòu)資格，不得超越權(quán)限開(kāi)展政府采購(gòu)業(yè)務(wù)，不得采用任何方式阻撓和限制供應(yīng)商自由進(jìn)入本地區(qū)和本行業(yè)政府采購(gòu)市場(chǎng)。
第四十一條采購(gòu)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督管理制度，明確內(nèi)部的采購(gòu)活動(dòng)執(zhí)行程序，形成相互監(jiān)督、相互制約的機(jī)制。
第四十二條采購(gòu)機(jī)構(gòu)的采購(gòu)人員應(yīng)當(dāng)具有相關(guān)職業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能，符合政府采購(gòu)監(jiān)督管理部門規(guī)定的專業(yè)崗位任職要求。
采購(gòu)機(jī)構(gòu)對(duì)其工作人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)教育和培訓(xùn)；對(duì)采購(gòu)人員的專業(yè)水平、工作實(shí)績(jī)和職業(yè)道德?tīng)顩r定期進(jìn)行考核。采購(gòu)人員經(jīng)考核不合格的，不得繼續(xù)任職。
第四十三條采購(gòu)機(jī)構(gòu)不得與采購(gòu)人、供應(yīng)商和評(píng)審專家串通，采取任何方式暗箱操作，內(nèi)定成交、中標(biāo)供應(yīng)商。
第四十四條采購(gòu)機(jī)構(gòu)及其工作人員在政府采購(gòu)活動(dòng)中，應(yīng)依法遵守相關(guān)保密規(guī)定，不得泄露以下信息：
（一）已獲取采購(gòu)文件的供應(yīng)商名單；
（二）評(píng)審委員會(huì)成員名單；
（三）評(píng)審過(guò)程情況及尚未公布的評(píng)審結(jié)果；
（四）有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定的保密事項(xiàng)。
第四十五條采購(gòu)機(jī)構(gòu)不得在采購(gòu)文件中列入限制、排斥潛在投標(biāo)人的商務(wù)、技術(shù)條款；不得為迎合采購(gòu)人列入單一品牌的規(guī)格技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及其他有違公平競(jìng)爭(zhēng)的條款；不得以不合理的注冊(cè)資本金、銷售業(yè)績(jī)及資格條件等條款對(duì)潛在供應(yīng)商實(shí)行歧視或差別待遇。
第四十六條采購(gòu)機(jī)構(gòu)要按有關(guān)規(guī)定在指定的媒體上采購(gòu)信息，并按采購(gòu)信息的時(shí)間、地點(diǎn)接受供應(yīng)商報(bào)名。
第四十七條采購(gòu)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)將采購(gòu)項(xiàng)目的澄清修改文件按規(guī)定時(shí)間發(fā)送給所有已獲取采購(gòu)文件的供應(yīng)商。
第四十八條采購(gòu)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)依法組建評(píng)審委員會(huì)，并確保評(píng)審過(guò)程在公正、安全、保密的情況下進(jìn)行；發(fā)現(xiàn)違規(guī)違紀(jì)行為的，應(yīng)及時(shí)向有關(guān)部門報(bào)告。
第四十九條在評(píng)審過(guò)程中，采購(gòu)機(jī)構(gòu)應(yīng)如實(shí)記錄評(píng)審委員會(huì)的評(píng)審意見(jiàn)，不得發(fā)表影響評(píng)審委員會(huì)公正評(píng)審的傾向性、歧視性言論；不得在評(píng)審記錄中篡改評(píng)審委員會(huì)的評(píng)審意見(jiàn)和評(píng)審結(jié)論。
第五十條采購(gòu)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按規(guī)定公示采購(gòu)結(jié)果，公示期期滿，應(yīng)當(dāng)向中標(biāo)、成交供應(yīng)商發(fā)出中標(biāo)、成交通知書，向未中標(biāo)、成交供應(yīng)商發(fā)出招標(biāo)結(jié)果、談判結(jié)果、詢價(jià)采購(gòu)結(jié)果通知書。
第五十一條采購(gòu)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照《政府采購(gòu)法》及《政府采購(gòu)供應(yīng)商投訴處理辦法》的相關(guān)規(guī)定，及時(shí)對(duì)供應(yīng)商的詢問(wèn)作出解釋，對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)疑做出書面答復(fù)。
第五十二條未按規(guī)定程序報(bào)批，采購(gòu)機(jī)構(gòu)不得隨意更改經(jīng)政府采購(gòu)監(jiān)督管理部門確定的采購(gòu)方式。
第五十三條采購(gòu)機(jī)構(gòu)對(duì)每項(xiàng)采購(gòu)活動(dòng)的采購(gòu)文件應(yīng)當(dāng)按照《政府采購(gòu)法》及《廣東省政府采購(gòu)檔案管理辦法》的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行建檔保存。
