時間：2023-06-06 09:01:19
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇財務(wù)檔案管理總結(jié)，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
財務(wù)檔案管理的科學(xué)有序?qū)τ诠ぷ髡邅碚f是至關(guān)重要的，業(yè)務(wù)人員通過核查與對證財務(wù)檔案，去整理與思考財務(wù)在各項(xiàng)學(xué)校工程投入中是否合理，從而總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，將每一筆財務(wù)發(fā)揮出最大的用處，節(jié)約成本，提高工程效率。因此本文對于高職財務(wù)檔案管理的問題、重要性、目前現(xiàn)狀進(jìn)行了探討。
一、 高職財務(wù)檔案的重要性
財務(wù)檔案的重要性可謂是家喻戶曉，國家為了保護(hù)與規(guī)范檔案管理工作，制定了專門的規(guī)定與法律，可以看出財務(wù)檔案管理工作在社會生活中占據(jù)著重要的地位。在高職學(xué)校中，財務(wù)檔案管理的科學(xué)精確，可以給學(xué)校帶來很大的方便快捷，降低成本，提高工作效率。檔案管理中財務(wù)檔案作為其中重要的組成部分，包含了各項(xiàng)財務(wù)開支、活動計劃、經(jīng)營管理有關(guān)的經(jīng)濟(jì)財務(wù)，是工作單位活動計劃的資本，高職財務(wù)檔案中涉及學(xué)校校園的建設(shè)、教學(xué)設(shè)備、實(shí)驗(yàn)器材等學(xué)校規(guī)模建設(shè)的開支。
（一）高職財務(wù)檔案是以往經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)
財務(wù)檔案是對以支出財富的記錄，是工作的匯總，財務(wù)檔案通過利用賬本將工作中財務(wù)支出的賬單記錄下來，供工作人員參考，通過觀看賬務(wù)檔案討論各項(xiàng)財務(wù)支出是否合理，計劃高職學(xué)校工程項(xiàng)目與教學(xué)中的資金投入，可以科學(xué)合理的使用教學(xué)資金，通過科學(xué)有序的管理財務(wù)檔案，使財務(wù)檔案發(fā)揮出最大的作用，提高辦理業(yè)務(wù)的效率。
（二）高職財務(wù)檔案是外部人員檢查財務(wù)的基礎(chǔ)
現(xiàn)代化進(jìn)程的加快，帶動著學(xué)校的建設(shè)規(guī)模在不斷擴(kuò)大，校園基礎(chǔ)設(shè)施的不斷完善，使高職學(xué)校的建設(shè)投入資金也在不斷的增加，拉近了學(xué)校與社會的經(jīng)濟(jì)往來，學(xué)校在校園的建設(shè)、教學(xué)設(shè)備的引進(jìn)、圖書館的建造中涉及到國家資金、銀行信貸有關(guān)的財政業(yè)務(wù)，使其國家、銀行公司對于學(xué)校的財務(wù)情況更加的關(guān)注，當(dāng)國家和銀行公司的業(yè)務(wù)人員想要了解學(xué)校的財務(wù)資金支出與收入狀況時，財務(wù)檔案起到了重要的作用，它是獲取外界信任的憑證。因此科學(xué)的財務(wù)檔案管理可以幫助學(xué)校加大建設(shè)、引進(jìn)資金，加強(qiáng)與外界的交流往來，從而獲取外界的幫助與信任。
（三）高職財務(wù)檔案是以往歷史工作連續(xù)性的記錄
在高職財務(wù)檔案管理中，會有一部分財政事務(wù)是發(fā)生在許久之前，跨越了多個年度月份，經(jīng)手了多個財務(wù)人員，例如，學(xué)校對于教學(xué)設(shè)備的投入、教學(xué)用品的采集、活動的開支是持之以恒的，財務(wù)人員對于這種連續(xù)性較強(qiáng)的業(yè)務(wù)進(jìn)行記錄時，應(yīng)該擁有著清晰的思路，規(guī)范化的財務(wù)檔案管理，這樣不但可以方便快捷的了解到業(yè)務(wù)的進(jìn)程而且可以提高了外界的信任，減少工作中的失誤。
（四）高職財務(wù)檔案是經(jīng)濟(jì)糾紛的重要憑證
各項(xiàng)工程在實(shí)施與調(diào)查中，避免不了的會出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)糾紛的問題，財務(wù)檔案作為經(jīng)濟(jì)糾紛的重要憑證起到著至關(guān)重要的作用，它幫助業(yè)務(wù)人員提供財務(wù)證據(jù)，解決財政糾紛與項(xiàng)目資金的核對，可以看出財務(wù)檔案管理的重要性，當(dāng)工程中遇到財務(wù)問題時，財務(wù)檔案可以作為最好的憑證幫助工作人員解決問題，是最好的語言工具。因此財務(wù)檔案管理的是否科學(xué)、賬務(wù)記錄的是否清晰明了、邏輯結(jié)構(gòu)是否合理有序，將直接關(guān)系到經(jīng)濟(jì)糾紛的解決結(jié)果。
二、 高職財務(wù)檔案管理的目前現(xiàn)狀
（一）財務(wù)檔案管理意識較弱
財務(wù)檔案管理的模式體現(xiàn)在賬目的記錄、數(shù)據(jù)報表、工程開支預(yù)算的管理上，主體體現(xiàn)在文書本冊的使用，而對于網(wǎng)絡(luò)傳達(dá)的數(shù)據(jù)文件，財務(wù)檔案管理還存在著很大的不足，面對網(wǎng)絡(luò)簽到的財務(wù)協(xié)議，系統(tǒng)的不完善、管理的不恰當(dāng)，就會導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失，從而造成經(jīng)濟(jì)財務(wù)問題，引起糾紛。
（二）財務(wù)檔案管理流程不規(guī)范
雖然財務(wù)檔案管理擁有嚴(yán)格的管理要求，但是如果財務(wù)人員對于這方面了解不足夠，對于財務(wù)檔案的管理不科學(xué)，順序凌亂，就會導(dǎo)致財務(wù)檔案數(shù)據(jù)冗雜，記錄不清晰，造成財務(wù)檔案管理的滯后性，從而使數(shù)據(jù)缺失、遺漏，造成很大的損失。
三、 加大力度，提高財務(wù)檔案管理水平
（一）領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)管理，提高檔案管理意識
高職財務(wù)檔案管理是非常重要的，然而想要提高檔案管理意識，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)管理工作與調(diào)查，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的不足，加強(qiáng)改進(jìn)與監(jiān)督，制定出促進(jìn)檔案管理規(guī)范的規(guī)章制度，通過指導(dǎo)與監(jiān)督加強(qiáng)檔案管理意識，從而提高工作人員的業(yè)務(wù)職能，提高檔案管理水平，深入認(rèn)識，促進(jìn)檔案管理的科學(xué)性和有序性。
（二）財務(wù)人員應(yīng)提高自身素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理水平
首先，財務(wù)人員應(yīng)該掌握較高的技術(shù)職能，面對冗雜的數(shù)據(jù)財務(wù)信息時，保持清醒的頭腦，合理有序進(jìn)行財務(wù)的檔案記錄，從而加強(qiáng)檔案的管理水平，面對網(wǎng)絡(luò)的財務(wù)數(shù)據(jù)信息，財務(wù)人員應(yīng)該加大關(guān)注力度，培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)與文體數(shù)據(jù)財務(wù)記錄相結(jié)合的職業(yè)意識，把財務(wù)檔案管理的更加清晰明確，從而促進(jìn)學(xué)校更好更快的發(fā)展。
財務(wù)檔案管理的科學(xué)有序，不但可以提高業(yè)務(wù)人員的工作效率，而且可以在與外界發(fā)生糾紛時做為重要的憑證，因此業(yè)務(wù)人員應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理力度，遵循檔案管理的規(guī)章制定，提高財務(wù)檔案管理水平，促進(jìn)高職學(xué)校不斷發(fā)展，校園設(shè)施更加完善的建設(shè)與不斷的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
[1]李敏. 高等學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化問題初探[J].山東省青年管理干部學(xué)院學(xué)報，2004，04：98-99
一、建立并完善電算化會計檔案的合理歸檔制度
年終要將當(dāng)年所形成的所有財務(wù)的檔案信息進(jìn)行歸類和整理，并且標(biāo)明備份人的姓名、內(nèi)容目錄、日期等，將保存檔案的盤片或者其他媒介交由專門負(fù)責(zé)的工作人員保管；還有，合理的歸檔制度的構(gòu)建和完善，還需要單位結(jié)合具體的發(fā)展實(shí)際，積極的學(xué)習(xí)和借鑒其他企事業(yè)單位的經(jīng)驗(yàn)，并且注重引導(dǎo)和鼓勵財務(wù)人員積極的表達(dá)自己的想法和建議，以便在集思廣益的基礎(chǔ)上為制度的完善提供更多的活力源泉。
二、采取良好的措施，提高會計檔案的安全性及完整性
會計電算化條件下的會計檔案管理工作雖說有了更多的發(fā)展機(jī)遇，但同時也面臨著隱性的危機(jī)，需要采取合理的手段和措施，不斷地提高其安全性、完整性。具體來說，其一，單位要結(jié)合會計檔案管理的實(shí)時情況，派遣專業(yè)人士對會計電算化系統(tǒng)進(jìn)行定期的補(bǔ)充與完善，通過構(gòu)建防火墻系統(tǒng)、密碼登陸、殺毒軟件更新、操作權(quán)限設(shè)置等合理的手段，進(jìn)一步提高會計檔案利用和流通的安全性；其二，各種會計資料包括打印出來的相關(guān)會計數(shù)據(jù)，以及儲存會計信息和資料的微縮膠片、光盤以及軟盤等，在沒有獲得單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的情況下不得私自挪用或外借；其三，要根據(jù)國家檔案局的相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)，建立電算化會計保管制度，根據(jù)一定的順序?qū)﹄娮訒嫏n案分類著錄和編號，并做好防潮、防腐蝕、防塵以及防壓等必要的工作；其四，要在更大的程度上加大對軟硬件設(shè)施設(shè)備的投入和建設(shè)，結(jié)合本單位的發(fā)展實(shí)際選用合適的電算化會計軟件和硬件設(shè)施，最好是具備檔案管理的輔助功能的軟件，并且配備較高清晰度的打印水準(zhǔn)的噴墨打印機(jī)或者激光掃描儀，為會計檔案的輸出做好準(zhǔn)備。
三、提高財務(wù)人員的綜合素質(zhì)
眾所周知，在知識經(jīng)濟(jì)時代到來的今天，人力資源在各行各業(yè)中的重要性已經(jīng)成為不爭的實(shí)施，注重提高財務(wù)人員的綜合素質(zhì)，能夠?yàn)闀嫏n案工作的改革與創(chuàng)新提供強(qiáng)而有力的催化劑成效。單位要結(jié)合具體情況以及基層會計工作現(xiàn)狀，通過專題會議、主題性的拓展訓(xùn)練活動、推薦優(yōu)秀會計人員外出深造、邀請外界專家前來指導(dǎo)等合理的方式，為財務(wù)人員提供更加廣闊的參與教育和培訓(xùn)的平臺，使得財務(wù)人員更加從容的面對會計工作中的新任務(wù)和新挑戰(zhàn)；還有，要注重提高財務(wù)人員的計算機(jī)水平，一是要結(jié)合自身的經(jīng)營和管理特點(diǎn)，有重點(diǎn)性的培養(yǎng)一批既熟悉電腦操作又精通會計業(yè)務(wù)的工作人員，二是要注重通過合理的引進(jìn)機(jī)制，吸引更多的人才融入到會計檔案管理工作中來，不斷地推動單位的財務(wù)人員由“核算型”轉(zhuǎn)向“智能型”，促進(jìn)他們的全面發(fā)展。三是要注重加強(qiáng)對財務(wù)人員的考核，考核的內(nèi)容要包括他們的日常工作業(yè)績、工作能力、工作態(tài)度以及團(tuán)隊協(xié)作能力等因素，并將考核的結(jié)果與他們所獲得的福利待遇、薪酬相掛鉤，從而在進(jìn)一步提高財務(wù)人員工作熱情和主動積極性的基礎(chǔ)上，夯實(shí)他們的工作責(zé)任感和使命感。
四、結(jié)束語
會計檔案總結(jié)和記錄著企事業(yè)單位所有的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來，是企事業(yè)單位發(fā)展的重要史料記載和保證，電算化條件下的會計檔案管理需要更多的工作努力和總結(jié)。同時要不斷地總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和借鑒精華，探索更多的利于提高會計檔案管理水平的良好途徑和方式，使得電算化會計檔案更加規(guī)范化、科學(xué)化、時代化，在各項(xiàng)會計工作中發(fā)揮出更大的作用和價值。
作者：陳娟娟 單位：西安工程大學(xué)財務(wù)處
【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案；醫(yī)院管理；價值；地位
隨著社會的不斷發(fā)展和人們思想觀念的不斷更新，人們的健康意識也在逐漸地增強(qiáng)，因此，對于醫(yī)院所提供的醫(yī)療服務(wù)的要求也在逐步地提升。醫(yī)院的檔案管理是決定醫(yī)院整體醫(yī)療水平高的關(guān)鍵性因素之一。開展醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的價值和地位探究，將先進(jìn)的信息技術(shù)全面應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理工作的開展進(jìn)程中，將為我國醫(yī)院的良好發(fā)展奠定穩(wěn)定的基礎(chǔ)和提供強(qiáng)大的推動力。
一、醫(yī)院檔案所包含的主要內(nèi)容探究
醫(yī)院的檔案的內(nèi)容，主要包括醫(yī)院的人事檔案、財務(wù)檔案，醫(yī)保檔案，以及病歷檔案。其中醫(yī)院的人事檔案主要是進(jìn)行醫(yī)院內(nèi)部的各個員工的資料的詳細(xì)記載，醫(yī)院的財務(wù)檔案主要記載醫(yī)院的財務(wù)流水，而醫(yī)保檔案和病例檔案是醫(yī)院的工作人員查找患者信息的重要資料憑據(jù)。
二、醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀
（一）檔案的案卷內(nèi)容缺乏完善性和系統(tǒng)性。當(dāng)下我國很多醫(yī)院在開展檔案的過程中，缺乏對于工作的開展重視程度，沒有有效的保障檔案的內(nèi)容的完善性，同時檔案的管理人員在開展檔案的錄入工作的過程中，也沒有詳細(xì)的進(jìn)行檔案內(nèi)容的分類，使得部分檔案內(nèi)容丟失，很多的檔案內(nèi)容也缺乏系統(tǒng)性，查找起來難度較高，為醫(yī)院的信息查找工作的正常開展帶來了極大的不便。因此檔案的案卷內(nèi)容缺乏完善性和系統(tǒng)性，是當(dāng)下醫(yī)院開展檔案管理工作過程中所存在的主要問題。（二）醫(yī)院檔案建設(shè)工作的開展缺乏獨(dú)立性。很多醫(yī)院在開展醫(yī)院檔案管理工作的過程中，沒有分類設(shè)立檔案管理部門，這便使得醫(yī)院檔案建設(shè)工作的開展嚴(yán)重缺乏獨(dú)立性。檔案管理工作的獨(dú)立性的缺乏，導(dǎo)致醫(yī)院的各類檔案與其他的檔案相互混放在一起，醫(yī)院的檔案數(shù)目較多，檔案種類也較為復(fù)雜，在這種情況下根本不能夠真正有效的根據(jù)檔案內(nèi)容順利開展醫(yī)院內(nèi)部各項(xiàng)收入和支出的核算工作，容易導(dǎo)致醫(yī)院內(nèi)部的經(jīng)濟(jì)體系混亂，因此醫(yī)院檔案建設(shè)工作的獨(dú)立性的缺乏，是導(dǎo)致醫(yī)院檔案的管理工作開展的弊端。（三）醫(yī)院檔案內(nèi)容更新工作的開展缺乏時效性。醫(yī)院檔案管理人員在開展檔案管理工作的過程中，往往忽視了對醫(yī)院檔案的及時有效的更新，這便導(dǎo)致很多的醫(yī)院檔案管理內(nèi)容嚴(yán)重的缺乏時效性，進(jìn)而為醫(yī)院的管理人員的工作的開展帶來了更多的難題。同時醫(yī)院檔案內(nèi)容不能夠及時更新，也導(dǎo)致檔案內(nèi)容不能夠真正有效的反映出醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)運(yùn)營情況，從而影響了醫(yī)院高層人員管理工作的開展，甚至?xí)?dǎo)致醫(yī)院無法得到良好的發(fā)展，無法有效的分配自身的資源為公共提供更加優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)。（四）醫(yī)院檔案的效用未得到真正的發(fā)揮。當(dāng)下醫(yī)院在開展醫(yī)院檔案的管理工作時，沒有將檔案管理工作列為醫(yī)院在運(yùn)行過程中的重要工作環(huán)節(jié)之一，這使得醫(yī)院檔案管理人員以及醫(yī)院的高層管理人員也沒有應(yīng)用檔案進(jìn)行醫(yī)院營運(yùn)模式的有效調(diào)整，沒有真正地為醫(yī)院指明經(jīng)濟(jì)的發(fā)展方向以及院內(nèi)資金的應(yīng)用方向，因此，醫(yī)院檔案的效用未得到真正的發(fā)揮，使得醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中所存在的重要性根本無法得到應(yīng)有的體現(xiàn)。
三、醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的價值
在明確了醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀后，開展醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的價值探究，根據(jù)醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的特點(diǎn)，主要可以將其所存在的價值總結(jié)歸納如下：（一）實(shí)現(xiàn)醫(yī)院財務(wù)檔案和財務(wù)資料的有效整理。醫(yī)院檔案的有效建立，可以進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)相關(guān)檔案的有效整理。醫(yī)院的檔案管理人員，通過完成醫(yī)院檔案的整理工作，可以使得醫(yī)院的各類資料的日期和類別得到明確的標(biāo)注，并且按照其內(nèi)容的重要性進(jìn)行進(jìn)一步的分類存儲。由醫(yī)院專門的檔案管理人員進(jìn)行檔案的管理工作，可以有效地提升醫(yī)院資料的安全性，防止醫(yī)院的資料被不法人員進(jìn)行篡改，降低了醫(yī)院管理的風(fēng)險性，繼而提升了醫(yī)院整體管理的安全性。（二）進(jìn)一步明確醫(yī)院檔案管理的內(nèi)容和范圍。以醫(yī)院檔案中財務(wù)檔案為例，其主要包括醫(yī)院的總賬、單項(xiàng)賬、日記賬以及醫(yī)院的總體資產(chǎn)和其他不固定的財產(chǎn)。因此，醫(yī)院檔案的建立可以有效實(shí)現(xiàn)醫(yī)院財務(wù)管理內(nèi)容和范圍的明確性提升。同時，醫(yī)院的檔案中還包括醫(yī)院簽署的各項(xiàng)合同，這些合同內(nèi)容的明確，也可以為醫(yī)院管理工作的良好開展提供巨大的推動力，并增強(qiáng)醫(yī)院管理工作的開展的流程性和秩序性。（三）方便醫(yī)院內(nèi)部人員的資料查看。醫(yī)院檔案的有效建立，可以使得醫(yī)院的高層人員在進(jìn)行醫(yī)院的整體管理工作的過程中，能夠有效地查看醫(yī)院的醫(yī)療用品的采購合同、工程合同、技術(shù)合同，以及各項(xiàng)醫(yī)療票據(jù)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對于醫(yī)院的各種狀況的進(jìn)一步有效地掌控。醫(yī)院的管理人員以及相關(guān)的檔案管理人員對于醫(yī)院信息及檔案情況的認(rèn)識更加明確，可以有效地保障醫(yī)院管理水平與成效，與此同時，也提升了醫(yī)院內(nèi)部人員對資料查看查找的便捷性，從而凸顯了檔案在醫(yī)院檔案管理中的關(guān)鍵性價值。（四）明確醫(yī)院財務(wù)檔案的管理期限。醫(yī)院檔案可以對于醫(yī)院的年度財務(wù)情況進(jìn)行整體的統(tǒng)計，進(jìn)而使得醫(yī)院的財務(wù)報告可以被按照其管理期限進(jìn)行排列，有些財務(wù)報告重要性較高，其管理期限為永久性期限，而有些財務(wù)報告則可以按照其重要性劃分為：五年管理期限、十年管理期限、十五年管理期限等等。醫(yī)院會計檔案在醫(yī)院檔案管理中的價值若得以充分發(fā)揮，則醫(yī)院財務(wù)管理檔案期限則可以體現(xiàn)出更加理想的明確性。開展醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的價值探究，主要可以將其價值總結(jié)歸納為：實(shí)現(xiàn)醫(yī)院財務(wù)報告的內(nèi)容的完整性和系統(tǒng)性的有效保障，同時加強(qiáng)醫(yī)院管理工作的開展的針對性，提升了醫(yī)院管理人員進(jìn)行醫(yī)院的管理的便捷性，并且明確了醫(yī)院財務(wù)檔案的管理期限。醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的價值的有效發(fā)揮，有效地保障了醫(yī)院經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定性以及資源分配的合理性。
四、提升醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中地位的探究
開展提升醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的地位探究，根據(jù)當(dāng)下會計檔案管理工作在醫(yī)院檔案管理工作中的影響力，具體可分為以下幾點(diǎn)：（一）實(shí)現(xiàn)會計檔案管理人員的技術(shù)的專業(yè)性的有效提升。醫(yī)院在開展管理工作的過程中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對于檔案管理人員的考核和培訓(xùn)，為其提供學(xué)習(xí)與交流的機(jī)會，并且根據(jù)考核結(jié)果建立相應(yīng)的獎罰制度，以此激發(fā)其自主學(xué)習(xí)的積極性。檔案管理人員的技術(shù)的專業(yè)性的有效保障和進(jìn)一步提升，可以使得會計檔案更加體現(xiàn)出其價值性，進(jìn)而保障了醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的地位。（二）建立專門的部門開展檔案建設(shè)工作。為了實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的檔案的內(nèi)容完整性以及檔案分類的系統(tǒng)性的有效保障，醫(yī)院在開展管理工作的過程中，應(yīng)當(dāng)建立專門的部門開展檔案的管理工作，并配備相應(yīng)的人員，此外，有關(guān)人員要加強(qiáng)對于檔案的管理工作的重視程度，以此有效地確保醫(yī)院的各項(xiàng)收入的明確性。（三）著重開展醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)管理工作。醫(yī)院經(jīng)濟(jì)管理工作的開展?fàn)顩r，無疑是決定醫(yī)院的發(fā)展前景的重要因素之一。在實(shí)踐中著重開展醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)管理工作，將會計檔案應(yīng)用于工作的開展進(jìn)程中，可以體現(xiàn)醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的地位的不可撼動性。（四）將先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院管理工作。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)在各行各業(yè)的開展進(jìn)程中的應(yīng)用也逐步地呈現(xiàn)出了普及性特點(diǎn)。將先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院管理工作的開展進(jìn)程中，可以有效地提升了醫(yī)院檔案管理工作的開展的精確性和時效性，進(jìn)而使得檔案管理工作的開展為醫(yī)院的整體發(fā)展提供更大的推動力。通過思考醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的地位可知，醫(yī)院檔案在醫(yī)院的管理中具有不可忽視的重要地位。檔案管理人員的技術(shù)的專業(yè)性的進(jìn)一步增強(qiáng)，可以有效地提升檔案的真正效用的發(fā)揮，同時專門的檔案管理部門的建立以及先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，都可以使得檔案在醫(yī)院的檔案管理工作開展進(jìn)程中發(fā)揮出更大的功效，實(shí)現(xiàn)自身的地位的有效保障，引導(dǎo)醫(yī)院獲得更加廣闊的發(fā)展空間和更加理想的發(fā)展前景。
五、結(jié)束語
［關(guān)鍵詞］ 高等學(xué)校； 財務(wù)檔案； 信息化建設(shè)； 策略探析
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 14. 060
［中圖分類號］ G275 ［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）14- 0100- 02
盡管高校財務(wù)檔案管理在信息化建設(shè)上取得了一定的成就，但由于受到諸多客觀性因素的影響，我國目前高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)還存在諸多有待研究解決的問題，以下是筆者對高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的全面探析。
1 高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的主要內(nèi)容
高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)是指相關(guān)部門在科學(xué)收集、開發(fā)、管理、利用、儲存高校財務(wù)檔案時大量運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，使檔案形成科技含量高、儲存便捷安全、查詢迅速、全面電子化、環(huán)保無紙化的特點(diǎn)。那么，對于財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的主要內(nèi)容，筆者總結(jié)為以下3點(diǎn)。
1．1 加快檔案數(shù)字化進(jìn)程
全面有效地加快檔案數(shù)字化進(jìn)程，我們需要從兩方面逐步進(jìn)行：首先，建立高效能的信息檔案數(shù)據(jù)庫，將館藏中的文件目錄建立數(shù)據(jù)庫，使用掃描、刻錄或數(shù)碼相機(jī)等現(xiàn)代化信息采集技術(shù)和設(shè)備，全面將紙質(zhì)數(shù)據(jù)文件有效地轉(zhuǎn)換成數(shù)字化文件；其次，檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立需要保障其質(zhì)量和完整性，主要從以下4個方面著手：① 準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息； ② 完整的數(shù)據(jù)項(xiàng)目和內(nèi)容； ③ 規(guī)范的錄入和采集數(shù)據(jù)信息； ④ 安全穩(wěn)定的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。
1．2 完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
硬件平臺和網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施，信息軟件的建設(shè)是直接關(guān)系到檔案管理信息化能否成功實(shí)施的關(guān)鍵。系統(tǒng)軟件是用計算機(jī)本身的邏輯功能，為使用者管理和運(yùn)用計算機(jī)系統(tǒng)中各項(xiàng)資源的程序帶來一定的方便和效率，而應(yīng)用軟件則是能讓使用者方便解決處理具體應(yīng)用問題的程序。因此，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，尤為重要。
1．3 加強(qiáng)應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)
應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)是開發(fā)利用檔案信息資源和建設(shè)檔案網(wǎng)絡(luò)時所需要的技術(shù)支持。對于未來設(shè)備的升級和前后的銜接應(yīng)當(dāng)充分考慮到應(yīng)用系統(tǒng)的設(shè)計中，將空間和余量提前留好。在應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的時候，針對信息保密工作和資源共享工作需要全面地進(jìn)行完善，盡最大可能做到最好，將網(wǎng)絡(luò)安全體系進(jìn)一步加以健全完善，正確地認(rèn)識到信息保密和公開之間的相互關(guān)系，只有將檔案信息的保密性和完整性以及安全性給予了有效保證，才能夠更好地實(shí)現(xiàn)信息的高效利用。
2 高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)存在的主要問題
2．1 建設(shè)目標(biāo)不夠明確
目前我國還有很大一部分高校，在檔案管理模式上依舊沒有形成一種統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的管理體制，在管理過程中還是停留在傳統(tǒng)的模式，在思想理念上還沒有清醒地認(rèn)識到檔案管理信息化的重要性，部分高校的領(lǐng)導(dǎo)層，對于此項(xiàng)建設(shè)在行動上還略顯滯后遲緩。高校財務(wù)檔案的管理工作，需要學(xué)校各部門之間相互協(xié)調(diào)，需要運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)資源來進(jìn)行流程化、數(shù)字化和建立數(shù)據(jù)庫，實(shí)際上學(xué)校各相關(guān)職能部門在工作過程中并沒有真正做到相互協(xié)調(diào)配合，特別是高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)至今仍沒有一個明確目標(biāo)。
2．2 隊伍整體素質(zhì)不高
我國高校從事財務(wù)檔案管理的人員，能夠運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段搜集和整理財務(wù)檔案，同時又能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字化檔案的專業(yè)人員非常少，這一現(xiàn)象并不是說整個財務(wù)部門的工作人員缺乏，而是具有財務(wù)檔案管理信息化知識技能的專業(yè)人員的匱乏。造成這種現(xiàn)象，有以下3個主要因素：①少數(shù)人員觀念比較傳統(tǒng)落后，對于檔案管理工作在思想上的認(rèn)識比較簡單，認(rèn)為將檔案保存好，不讓其丟失就是完成了工作任務(wù)；②沒有系統(tǒng)有效的培訓(xùn)，造成財務(wù)檔案管理人員前瞻意識不強(qiáng)；③雖然有專職的財務(wù)檔案管理人員，但是人員配置明顯不足，尤其是可以將紙質(zhì)檔案有效地轉(zhuǎn)變成數(shù)字化檔案的能夠運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段管理檔案的人員。
2．3 缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)
財務(wù)檔案管理信息化理論，雖然部分高校相關(guān)部門也出臺過，但是在實(shí)際的財務(wù)檔案管理工作過程中沒有實(shí)際運(yùn)用。因?yàn)槿魏我凰咝Ｔ谶M(jìn)行財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的時候都是從零開始，從無到有的一個過程轉(zhuǎn)變，如沒有一個具體的標(biāo)準(zhǔn)范例，在建設(shè)實(shí)施的時候會遇到很多麻煩。所以，高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)需要有一套完整、詳細(xì)、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)作為參考，規(guī)范操作，這樣能夠有效地避免在具體實(shí)施中遇到更多的困難。
3 高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)策略
3．1 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)
高校管理人員需要在思想上深刻認(rèn)識財務(wù)檔案管理的重要性，財務(wù)檔案管理工作在具體的實(shí)施過程中需要得到領(lǐng)導(dǎo)的重視和大力的支持推動，分管領(lǐng)導(dǎo)也需要及時地更新檔案管理理念和樹立科學(xué)的管理觀念，對于計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對財務(wù)檔案管理的重要性要充分地加以認(rèn)識，在信息化建設(shè)的過程中，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，對資金、人才和設(shè)施等給予充分而有效的保障，將財務(wù)檔案管理信息化納入到工作計劃當(dāng)中，并進(jìn)行考核評估。
3．2 提升財務(wù)檔案管理人員的信息化素質(zhì)
財務(wù)檔案管理信息化要求從事的人員，不僅需要擁有傳統(tǒng)的檔案管理工作技能，而且對于計算機(jī)信息安全以及信息分析等新的知識技能也需要熟練運(yùn)用。檔案管理信息化的建設(shè)能否成功，不僅與工作人員固有的知識技能水平有關(guān)，而且還取決于工作人員在工作過程中對于知識的更新以及技能培訓(xùn)的效果。高校檔案管理部門必須通過各種有效的途徑和方式對檔案管理工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，能夠更好地讓工作人員適應(yīng)技術(shù)發(fā)展所帶來的新要求。在人員配置時，我們應(yīng)當(dāng)多引進(jìn)綜合性人才，讓工作人員結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)出科學(xué)合理的配置形式，最終形成多層次復(fù)合型的檔案管理隊伍，從而全面推進(jìn)財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)。
3．3 提高財務(wù)檔案管理使用效率
完整的建檔，目的是為了更好地利用，全面實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，能夠在很大程度上更加有效地利用所需要的檔案資源。對于財務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建立，可以體現(xiàn)出更多方面的好處：①將本單位之前原有的紙質(zhì)檔案全面地進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，全部錄入數(shù)據(jù)庫之后，檔案管理人員在管理檔案工作中的強(qiáng)度可以得到有效的緩解，而且對于檔案信息的完整度也能夠得以有效地增強(qiáng)；②可以向?qū)?yīng)群體提供遠(yuǎn)程公共目錄查詢、光盤遠(yuǎn)程檢索服務(wù)，還可以開展利用電子郵件對財務(wù)檔案信息的咨詢服務(wù)。綜上所述，有效地利用網(wǎng)絡(luò)的在線功能對財務(wù)檔案進(jìn)行管理，能夠更加快捷方便地進(jìn)行整理和查閱，讓檔案管理能夠從靜態(tài)管理向動態(tài)管理進(jìn)行轉(zhuǎn)換，將人力和財力資源進(jìn)行有效的整合，全面有效地提升財務(wù)檔案管理的質(zhì)量和效率。
3．4 建立健全高校財務(wù)檔案管理制度
安全是高校財務(wù)檔案管理信息化進(jìn)程中最為重要的內(nèi)容之一，對于安全的保障需要建立完善的管理制度，只有安全問題得到了有效的保障，才能夠更好地進(jìn)行檔案資源利用，利用當(dāng)今開放的網(wǎng)絡(luò)，增強(qiáng)除保密信息外的財務(wù)信息的公開性和透明度。建立健全完善的高校財務(wù)檔案管理制度，尤其是安全管理制度和完善的網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境，加強(qiáng)對數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的監(jiān)控，將重要的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密、備份。如此一來，才能更好地保證財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)全面有效地實(shí)施。
主要參考文獻(xiàn)
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1.會計電算化檔案管理觀念的落后
因?yàn)闀嬰娝慊枰星疤釛l件的情況下才能實(shí)現(xiàn)，有些單位往往會因?yàn)閷n案管理的疏忽和不了解，沒有及時保存會計軟件系統(tǒng)和板式，導(dǎo)致在電算化軟件經(jīng)過升級后會計數(shù)據(jù)在調(diào)用時出現(xiàn)問題。
2.硬件設(shè)施落后
由于經(jīng)濟(jì)條件的約束，往往會造成一些硬件設(shè)施使用時間過長，不能及時更新的問題，從而導(dǎo)致意外情況的發(fā)生。有時會因?yàn)槲窗凑諏ｉT的保護(hù)制度選擇質(zhì)量優(yōu)良的磁性介質(zhì)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，造成電子數(shù)據(jù)的丟失或損壞。
3.對會計電算化檔案的重視不夠
相比較西方的發(fā)達(dá)國家而言，我國的電算化事業(yè)起步較晚，所以人們對于電算化的認(rèn)識和了解還不夠。企業(yè)對于建立完善的會計信息管理系統(tǒng)的意義還不夠明確，導(dǎo)致會計人員提供的信息不能準(zhǔn)確、有效地為企業(yè)決策服務(wù)。而對于歸檔工作的不夠明確也是相關(guān)部門應(yīng)該關(guān)注的問題，缺少專業(yè)的指導(dǎo)和重要措施也是妨礙工作進(jìn)行的重要原因。
二、建設(shè)財務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)，完善信息化檔案
會計電算化檔案的使用條件是需要特定的計算機(jī)硬件和軟件，與傳統(tǒng)財務(wù)檔案不同的是電子檔案計算更加便捷、根據(jù)統(tǒng)計分析可以快速獲取結(jié)果。但財務(wù)檔案信息化仍然存在不足之處，例如不具備直觀可視性、易受損壞等，因此應(yīng)該全面提高會計電算化檔案的安全性和整體性，具體來說，我認(rèn)為可以從以下幾個方面入手：
1.構(gòu)建電算化檔案系統(tǒng)，加強(qiáng)管理與建設(shè)
在檔案信息化建設(shè)中軟硬件等基礎(chǔ)設(shè)施是必不可少的基礎(chǔ)條件，而檔案信息網(wǎng)絡(luò)是信息技術(shù)應(yīng)用和檔案信息資源開發(fā)的核心內(nèi)容，因此應(yīng)該從整體環(huán)境出發(fā)規(guī)劃適合的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完善信息傳遞、使用和資源共用的重要功能，提高會計電算化檔案的使用效率。首先，財務(wù)管理部門和檔案組要共同提出建設(shè)信息網(wǎng)絡(luò)的思路，從多角度分析考慮，以使用效率為主，在最大程度上避免系統(tǒng)在使用期間出現(xiàn)空缺和重復(fù)的問題。其次，應(yīng)該重視財務(wù)軟件方面的保密工作，建立完善的財務(wù)檔案管理?xiàng)l例，確保安全性和正常使用。技術(shù)人員應(yīng)該致力于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的開發(fā)使用，及時做好升級準(zhǔn)備，保證軟件系統(tǒng)的先進(jìn)性和標(biāo)準(zhǔn)性。
2.及時采集檔案數(shù)據(jù)，定期整理數(shù)據(jù)庫
數(shù)字化是檔案信息的管理基礎(chǔ)，也是計算機(jī)技術(shù)和其他一切工作的重要基礎(chǔ)。實(shí)現(xiàn)檔案信息化的使用效率首先要將檔案管理數(shù)字化，在信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)方面要完成數(shù)據(jù)的存儲、更新、查詢、處理和傳達(dá)。計算機(jī)錄入過程需要技術(shù)人員遵循嚴(yán)格認(rèn)真的工作態(tài)度，按照正確的工作步驟進(jìn)行。會計電算化檔案的使用也應(yīng)該遵守相關(guān)規(guī)定，確保做好維護(hù)措施，充分發(fā)揮可供查閱的功能。
3.優(yōu)化財務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)，簡化財務(wù)管理信息系統(tǒng)
使用功能是檔案存在的最大價值，因此對于檔案信息的充分使用也是檔案管理信息化步入正軌的表現(xiàn)。完善的財務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)不僅可以將業(yè)務(wù)上級的文檔和同級各單位的有關(guān)文件直接或者轉(zhuǎn)換式輸入到檔案數(shù)據(jù)庫，還可以利用多種形式完成對檔案信息的查詢。因此，對于檔案信息的完整性和查詢工作的效率而言，關(guān)鍵在于充分發(fā)揮在線管理的作用，從而使其在最大程度上發(fā)揮使用優(yōu)勢。
三、發(fā)揮電算化檔案作用，搞好網(wǎng)絡(luò)科學(xué)系統(tǒng)
利用科學(xué)的手段管理數(shù)據(jù)信息的定量分析和定性分析，從而發(fā)揮財務(wù)檔案對于科學(xué)決策的輔助作用。通過對信息的分析整理和傳輸總結(jié)，最后形成系統(tǒng)以供領(lǐng)導(dǎo)、決策和財務(wù)的查閱和運(yùn)用。信息量大、準(zhǔn)確性較高的決策要求僅僅依靠相關(guān)人員的經(jīng)驗(yàn)是不能解決的，先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)是可以選取的輔助決策系統(tǒng)，對于數(shù)據(jù)的處理分析，查閱判斷功能具有至關(guān)重要的作用。制定出有利于企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的正確決策需要通過計算機(jī)查閱歷年來的相關(guān)數(shù)據(jù)，通過比較和分析為決策者提供建議資料。科學(xué)技術(shù)發(fā)展十分迅速，軟件也不斷更新?lián)Q代，隨時面臨著升級問題，因此在會計檔案調(diào)閱時要把握解決問題的方法：（1）要把握需要通過數(shù)據(jù)恢復(fù)的功能調(diào)閱需要的檔案，這種處理方法的前提是會計檔案版本號與現(xiàn)在使用的會計電算化系統(tǒng)版本相同。（2）要掌握安裝和更新系統(tǒng)的能力，因?yàn)橄到y(tǒng)在升級的過程中往往會造成會計檔案和電算化系統(tǒng)出現(xiàn)不一致的情況。
四、提高信息化意識，培養(yǎng)檔案管理人員素質(zhì)
不斷優(yōu)化、完善是財務(wù)檔案信息化管理的過程，其中檔案管理人員的文化素質(zhì)和專業(yè)程度也是建設(shè)具有高素質(zhì)檔案人才隊伍的關(guān)鍵。因此，對于隊伍的管理應(yīng)該不斷補(bǔ)充具有計算機(jī)知識、微電子技術(shù)和通訊知識的人才，改善現(xiàn)有隊伍中專業(yè)結(jié)構(gòu)比較專一的情況。對于信息化建設(shè)工作和信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作的要求，可以加強(qiáng)會計電算化檔案管理人員的知識培訓(xùn)和深造。在網(wǎng)絡(luò)的平臺上進(jìn)行信息化管理的任務(wù)要求員工要會使用新方法在新設(shè)備上進(jìn)行應(yīng)用。其次，要建立起合理的考核評價制度，對有信息化意識和工作能力的員工進(jìn)行積極獎勵，而對于從事計算機(jī)信息化研究的技術(shù)人員也要進(jìn)行培訓(xùn)，加深對檔案管理工作和財務(wù)管理工作技能的了解。
五、總結(jié)
【關(guān)鍵詞】衛(wèi)生單位；會計檔案；策略
對于經(jīng)濟(jì)活動的記錄以及評價來說，會計檔案十分重要的證據(jù)和資料，其中包括了會計賬簿、會計憑證和財務(wù)會計報告等會計核算資料。在衛(wèi)生單位中，會計檔案也具備一些特性，我國衛(wèi)生部頒布的《醫(yī)藥衛(wèi)生單位財務(wù)檔案管理辦法》中指出，衛(wèi)生單位會計檔案的歸檔對象通常是指：“財會管理、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動中形成的不同類型的具有長期保存價值的文件材料。”
ξ郎單位檔案保管人員來說，其責(zé)任和義務(wù)就是要規(guī)范衛(wèi)生單位會計檔案的管理工作，要認(rèn)真看待會計檔案對衛(wèi)生機(jī)構(gòu)起到的基礎(chǔ)性作用，要盡可能的通過會計檔案管理提供給對象便利的服務(wù)，并且要確保會計檔案查閱便捷、存放有序、銷毀妥當(dāng)和保管嚴(yán)密。
一、衛(wèi)生單位會計檔案管理現(xiàn)狀
筆者通過在衛(wèi)生單位多年的工作經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)了目前衛(wèi)生單位中會計檔案管理工作的現(xiàn)狀和一些誒問題。主要包括以下幾點(diǎn)內(nèi)容：
1.領(lǐng)導(dǎo)階層不夠重視
衛(wèi)生單位內(nèi)的會計檔案工作時從上至下進(jìn)行的。在現(xiàn)實(shí)的工作情況中，衛(wèi)生單位的領(lǐng)導(dǎo)層，例如上級管理部門和會計主管部門，通常只看重單位的實(shí)際經(jīng)濟(jì)效益和財務(wù)會計報告，而忽視了會計檔案工作在保障財務(wù)系統(tǒng)正常順利運(yùn)行的重要性和基礎(chǔ)作用，更有甚者根本沒有把檔案管理工作考慮在會計人員評級的范疇之中。
2.檔案管理人員疏于整理
在很多衛(wèi)生單位中，會計檔案的管理人員往往只是把管理工作簡單的理解為將會計檔案整理入庫，而沒有定期地對已經(jīng)歸檔的檔案進(jìn)行整理和清理。長此以往，各種檔案不停的雜亂無章的累積在檔案庫房中，使得某些檔案超過了保管日期而未被人發(fā)現(xiàn)，另外，還導(dǎo)致了一部分還沒有了解的債權(quán)債務(wù)原始憑證沒有提取出來單獨(dú)設(shè)立管理卷，進(jìn)而導(dǎo)致衛(wèi)生單位的財務(wù)順勢。實(shí)際上，在現(xiàn)實(shí)工作中，定期對歸檔檔案進(jìn)行整理與清理時檔案管理人員應(yīng)當(dāng)?shù)母幼⒅氐墓ぷ鲀?nèi)容。
3.業(yè)務(wù)工作人員意識不強(qiáng)
除卻衛(wèi)生單位內(nèi)檔案管理人員對工作內(nèi)容理解偏差外，還有一些其他的業(yè)務(wù)工作人員也缺乏規(guī)范使用檔案的觀念。在衛(wèi)生單位中，往往有一些工作人員僅為了方便，而沒有按照規(guī)定在借閱檔案或者資料時進(jìn)行記錄，使得當(dāng)檔案遺失時，無法找到責(zé)任的承擔(dān)人；還有一部分工作人員在借閱資料后沒有主動的歸還，而使得一些檔案在需要時無法及時獲取；此外，沒有按照編號進(jìn)行歸還也使得之后對檔案的搜查變得困難。這些意識薄弱的體現(xiàn)，都是會計檔案管理雜亂的誘因。
4.電子財務(wù)檔案管理失序
隨著科技的發(fā)展，數(shù)據(jù)的云端化在各行各業(yè)展開，會計的電算化也逐漸普及到了衛(wèi)生單位，檔案信息的電子化也逐步變成檔案管理的工作內(nèi)容之一。但是，在現(xiàn)實(shí)中，大部分的衛(wèi)生單位在進(jìn)行電子檔案歸檔工作時都缺乏相應(yīng)的規(guī)章制度對工作過程進(jìn)行規(guī)范和控制。在會計電算化的過程中，系統(tǒng)安裝光盤、相關(guān)會計電子數(shù)據(jù)、用戶服務(wù)卡和磁盤都由經(jīng)辦人管理，而如果經(jīng)辦人調(diào)崗或者辭職，這些檔案數(shù)據(jù)也極容易被遺失。
二、規(guī)范衛(wèi)生單位會計檔案管理工作策略
對于衛(wèi)生單位檔案管理工作上目前出現(xiàn)的這一些列問題，筆者提出了幾點(diǎn)對應(yīng)的策略：
1.轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)檔案管理意識
衛(wèi)生單位主管部門衛(wèi)生局及業(yè)務(wù)主管部門財政局、檔案局應(yīng)切實(shí)重視會計檔案的管理工作，這3個部門應(yīng)當(dāng)傾力合作，共同把會計檔案管理記入會計人員的業(yè)務(wù)績效考核的內(nèi)容之中，要嚴(yán)格處罰沒有按照規(guī)定使用會計檔案的工作人員。此外，就算在平時工作時，衛(wèi)生單位各部門的領(lǐng)導(dǎo)也要提高巡視監(jiān)察會計檔案管理工作的強(qiáng)度。只有領(lǐng)導(dǎo)階層開始認(rèn)識到會計檔案管理的重要性，主動承擔(dān)帶頭的責(zé)任，才能更加高效的提高會計檔案管理工作人員的責(zé)任意識，提高其他業(yè)務(wù)工作人員按照規(guī)定規(guī)范使用借閱會計檔案的意識。
2.建立嚴(yán)格的會計檔案管理制度
衛(wèi)生單位的會計檔案的特征通常包括內(nèi)容復(fù)雜、專業(yè)性強(qiáng)、與民生緊密關(guān)聯(lián)、部門零散以及機(jī)密程度強(qiáng)等，這就導(dǎo)致了衛(wèi)生單位的會計檔案工作管理任務(wù)多、管理難度高且管理責(zé)任重等困難。所以，雖然在《檔案法》和《醫(yī)藥衛(wèi)生單位財務(wù)檔案管理辦法》中提出了規(guī)范會計檔案管理工作的相關(guān)規(guī)定，但每個衛(wèi)生單位的內(nèi)部情況存在差異，因此也要結(jié)合衛(wèi)生單位內(nèi)部的實(shí)際情況來制定能夠在該單位具體落實(shí)的檔案管理機(jī)制，特別是在統(tǒng)一妥善的對電子檔案同紙質(zhì)檔案進(jìn)行共同管理這一方面的工作。
3.加強(qiáng)會計檔案管理人員的培訓(xùn)
衛(wèi)生單位中，將會計檔案管理規(guī)范化落實(shí)的事檔案管理工作人員，因此，要確保衛(wèi)生單位的檔案管理工作規(guī)范化順利長期的進(jìn)行，就要提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，成立責(zé)任意識強(qiáng)、專業(yè)素質(zhì)高的高品質(zhì)檔案管理團(tuán)隊。每個衛(wèi)生單位都應(yīng)當(dāng)積極的對會計檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高檔案管理人員和其他業(yè)務(wù)人員的法制意識以及職業(yè)道德，加強(qiáng)管理人員的額專業(yè)性，規(guī)范其他業(yè)務(wù)人員使用檔案的過程。此外，衛(wèi)生單位還應(yīng)該儲備足夠的會計檔案管理人才，這些人才不僅要能夠適應(yīng)現(xiàn)階段單位的會計檔案工作，最好還能夠?qū)Σ粩嘧兓奈磥戆l(fā)展做出及時的反應(yīng)。
會計檔案保管工作本就十分單調(diào)枯燥，而衛(wèi)生單位的會計檔案工作更是十分繁雜，所以，規(guī)范衛(wèi)生單位的會計管理工作意義十分重大。而作為衛(wèi)生單位的會計檔案管理工作人員，則應(yīng)該不斷的提升自身的責(zé)任意識以及專業(yè)能力，積極主動的為規(guī)范衛(wèi)生單位的會計檔案管理工作作出貢獻(xiàn)，為建立完善的檔案管理機(jī)制奉獻(xiàn)自身的才識。
【關(guān)鍵詞】會計檔案；管理
一、會計檔案的內(nèi)容
1．會計憑證方面。會計憑證包括原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證。每月裝訂一次，在裝訂之前應(yīng)分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號是否齊全，摘除憑證內(nèi)的金屬物，對大的張頁或附件要折疊同記賬憑證大小，避開裝訂線，同時檢查憑證序號，看是否有顛倒，發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因，檢查附件是否有漏缺。憑證裝訂做到整齊、美觀、堅固。最后，看憑證上的印章是否齊全。
2．會計賬簿方面。會計賬簿包括現(xiàn)金日記帳、銀行存款日記帳、總分類帳和明細(xì)分類帳。屬訂本式的帳簿，應(yīng)貼上封面；屬活頁式的帳簿，應(yīng)加以整理，將空頁抽出，用線繩裝訂成冊，一年裝訂成一本。使用活頁式帳簿，裝訂后再編寫帳頁順序號。應(yīng)附“啟用表”和目錄，記明每個帳戶的名稱和頁次。每本帳簿立為一卷。賬簿應(yīng)牢固、平整，封面應(yīng)齊全、平整，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)會計電算化的帳簿，年終必須打印出全套總帳和明細(xì)賬本，會計主管人員簽章后裝訂。為了防止拆毀已經(jīng)裝訂成冊的會計憑證應(yīng)在裝訂處加貼封簽，并由會計主管人員簽章。
3．會計報表方面。會計報表會計報表是反映單位會計財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的書面文件，包括會計報表、附表、附注及文字說明、月度增值稅納稅申報表、季度年度企業(yè)所得稅納稅申報表以及匯算清繳表等等。季度和年度會計報表按一、二、三季度和年度分別裝訂成冊，每冊為一卷。
4．其他會計檔案。（1）文書部分包括各種經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議及其附件；財務(wù)工作計劃，財務(wù)工作總結(jié)，財務(wù)決算資料，財務(wù)會議文件；財務(wù)分析資料；資信證明；工程決算資料等等；（2）報表部分：年度各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)技術(shù)指標(biāo)完成情況報表；內(nèi)部審計報告和其他重要會計檔案；（3）各類企業(yè)證照：包括企業(yè)稅務(wù)登記證，銀行開戶許可證；各類資格證明；以上這些會計資料和報表，由經(jīng)辦人在每一項(xiàng)業(yè)務(wù)完成時及時整理存檔；也可以以年度一次整理，分類裝訂。
二、會計檔案的保管
（1）會計檔案由檔案保管人員收集歸檔。存檔前，經(jīng)辦人要整理裝訂，分類填制會計檔案目錄，寫明案卷號，一切手續(xù)完備后，保管人員才能接收。（2）會計檔案的存放應(yīng)該做到：防火、防潮、防蟲、防盜、防霉?fàn)€。保證會計檔案完整無損。（3）實(shí)現(xiàn)會計電算化的，必須定期對硬盤上的會計數(shù)據(jù)建立備份。每月備份不得少于一次。恢復(fù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)必須使用最新的正式備份。每年末對所有需備份數(shù)據(jù)采取刻錄光盤的形式備份，統(tǒng)一交檔案室編號歸檔管理。（4）必須妥善保管好會計數(shù)據(jù)的移動備份硬盤，移動備份硬盤應(yīng)貼上標(biāo)簽并用印章或封條簽封。存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所，并定期進(jìn)行轉(zhuǎn)儲。移動備份硬盤不得隨便亂放和外借。（5）會計檔案的移交。負(fù)責(zé)會計檔案的保管人員，應(yīng)相對穩(wěn)定。如果保管人員有變動，必須辦理交接手續(xù)后才能離開。（6）會計檔案保管年限。會計檔案的保管年限，按財政部有關(guān)會計檔案保管年限執(zhí)行。一是會計憑證保管15年。二是會計賬簿保存15年，其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保存25年。三是會計報表保存10年，其中年度決算表永久保存。四是發(fā)貨票保管5年。保管年限期滿后方能銷毀。（7）會計檔案借閱的批準(zhǔn)權(quán)限。本單位財務(wù)部內(nèi)部人員借閱會計檔案。會計檔案存在財務(wù)部的，經(jīng)財務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案保管人提供；會計檔案存在檔案管理部檔案庫的，經(jīng)財務(wù)部負(fù)責(zé)人準(zhǔn)后，由檔案庫保管人員提供。查閱過程中檔案管理人員不得離開現(xiàn)場。本單位其他部門借閱會計檔案。會計檔案存在財務(wù)部的，要經(jīng)財務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方能借閱；會計檔案存在檔案庫的，要經(jīng)檔案管理部和財務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方能借閱。（8）會計檔案的銷毀。公司會計檔案的銷毀。應(yīng)由檔案、審計和財務(wù)部對應(yīng)銷毀的會計檔案共同進(jìn)行鑒定，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審查后，編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。報批準(zhǔn)方能銷毀。會計部門保管的會計檔案的銷毀。應(yīng)由會計部門編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。由檔案、審計部門鑒定、審批和監(jiān)銷。會計檔案保管期滿應(yīng)銷毀時，其中有的原始憑證還有使用價值的，應(yīng)單獨(dú)抽出另行立卷保管。直至保管到確無使用價值時再銷毀。會計檔案銷毀后經(jīng)辦人應(yīng)在銷毀清冊上簽章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，同時將監(jiān)銷情況寫出書面報告，一式兩份，一份報本單位領(lǐng)導(dǎo)，一份歸檔備查。
總之，隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，會計檔案管理工作也應(yīng)不斷創(chuàng)新，以適應(yīng)會計發(fā)展的需要。
參 考 文 獻(xiàn)
關(guān)鍵詞：醫(yī)院文書檔案 信息化 應(yīng)用 分析
在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展條件下，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)成為了人們?nèi)粘Ｉ钪械囊徊糠郑蚨卺t(yī)院里傳統(tǒng)的管理文書檔案的方法已經(jīng)不適應(yīng)時代的發(fā)展了。因此在醫(yī)院文書檔案管理中，就需要根據(jù)科技發(fā)展的要求引進(jìn)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對文書檔案實(shí)行信息化管理，改變傳統(tǒng)的以紙質(zhì)裝盒為主的檔案管理，而是要借助計算機(jī)U盤來對資料進(jìn)行系統(tǒng)的管理。
一、醫(yī)院文書檔案信息化管理包含的內(nèi)容
首先，對文書的處理以及歸檔需要進(jìn)行信息化管理。在醫(yī)院每天收到的文件都需要登記到計算機(jī)上，并且根據(jù)批辦次序在醫(yī)院局域網(wǎng)內(nèi)部傳閱。在發(fā)放文件時也可以利用網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行，以減輕檔案管理人員的各種負(fù)擔(dān)。其次是醫(yī)院的財務(wù)檔案管理需要實(shí)現(xiàn)信息化。由于醫(yī)院的財務(wù)活動對其經(jīng)濟(jì)效益有直接的影響，在管理財務(wù)檔案時，就需要運(yùn)用現(xiàn)代化的手段，來建立并完善醫(yī)院財務(wù)檔案的信息化，實(shí)現(xiàn)對其多功能化管理促進(jìn)企業(yè)的財務(wù)管理更加規(guī)范，提高醫(yī)院的效益。第三，需要對醫(yī)院的病例檔案進(jìn)行信息化管理。可以利用計算機(jī)先對病例進(jìn)行信息加工，之后在反饋到醫(yī)院的臨床科室，以方便工作人員可以總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，并在發(fā)現(xiàn)問題后采取及時的改進(jìn)措施，提高醫(yī)療服務(wù)水平。
二、醫(yī)院文書檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)
1.有利于對文檔進(jìn)行查漏補(bǔ)缺
在管理醫(yī)院的文書檔案管理時，傳統(tǒng)的管理辦法是對資料進(jìn)行立卷管理，這樣如果發(fā)現(xiàn)資料有遺漏歸檔或者收集不齊全時，就需要拆卷進(jìn)行重新的整理，但是在拆卷之后由于文件的順序都被打亂了，這樣管理人員就需要重新對資料進(jìn)行排列和編排，還要進(jìn)行編抄卷內(nèi)的目錄，并修改案卷的封面。而在實(shí)際工作中利用計算機(jī)技術(shù)，就可以在資料系統(tǒng)里輸入相關(guān)的修改指令系統(tǒng)就可以自動的完成修改，不僅改善了傳統(tǒng)的工作條件，還極大的提高了工作的效率。
2.有利于醫(yī)院保存珍貴的文件資料
在醫(yī)院傳統(tǒng)的管理文書檔案工作中，在立卷時通常為了裝定美觀而需要對資料做切邊、修邊等工作，但是卻經(jīng)常會因?yàn)椴恍⌒亩茐牡糍Y料原有的面貌。但是對文書檔案進(jìn)行信息化管理，只需要把醫(yī)院的資料在計算機(jī)上掃描就行，這樣在日常管理應(yīng)用中直接使用電子文件就可以了，能夠保護(hù)好一些珍貴的原始資料，也有利于醫(yī)院的信息保存完整。
3.有利于更加快捷準(zhǔn)確的利用文檔資料
在醫(yī)院傳統(tǒng)的信息管理中，由于是以手工管理資料為主，這樣在實(shí)際工作中就會花費(fèi)大量的人力和物理，同時檔案的信息含量也比較低，在利用信息資料時就容易導(dǎo)致很對問題。但是利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對文書檔案資料進(jìn)行信息化管理，就可以采用電子目錄對資料進(jìn)行歸檔，同時也方便對需要的資料進(jìn)行方便快速的查詢。同時，對資料進(jìn)行信息化管理還有利于各部門和科室根據(jù)需要瀏覽文件，最大限度的實(shí)現(xiàn)信息共享，提高對資料的利用率。另外，進(jìn)行信息化管理還使資料更加直觀、形象，在方便人員檢索利用的同時，還能保障資料的安全備份。
三、采取一定的措施，加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案管理的信息化建設(shè)
1.加強(qiáng)對文書檔案的信息化管理投入
在醫(yī)院對文書檔案管理進(jìn)行信息化管理，首先就需要加強(qiáng)資金的投入，并且配備先進(jìn)的設(shè)備，還要對信息管理人員進(jìn)行必要的培訓(xùn)和考核，提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。其次，相關(guān)的管理人員需要加強(qiáng)對資料信息管理的詢問和監(jiān)督，針對其中出現(xiàn)的實(shí)際問題要及時的給出解決策略，并且從總體上加強(qiáng)管理，善于利用技術(shù)創(chuàng)新。
2.加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案管理的人才隊伍建設(shè)
對醫(yī)院文書檔案管理的人才需要具有一定的知識技能和專業(yè)技術(shù)，因此在實(shí)際工作中檔案管理人員就需要掌握現(xiàn)代化的科技信息，并且還要熟練運(yùn)用各種辦公軟件，學(xué)習(xí)文書檔案信息化管理的技能和相關(guān)知識，具體來說就是檔案的信息管理人員需要在工作中進(jìn)行科學(xué)的管理。另外還需要掌握和文書檔案管理的一些標(biāo)注化知識，在實(shí)際工作中還要掌握信息化管理的應(yīng)用方式，例如是對檔案的自動編輯、自動索引以及對文書保護(hù)環(huán)境的自動控制等。針對信息管理人員，還要培養(yǎng)其自學(xué)意識，逐漸培養(yǎng)其終身學(xué)習(xí)意識，以保證檔案管理人員的技能知識可以緊跟時代的發(fā)展，并在發(fā)展中完善醫(yī)院的信息檔案建設(shè)。
四、總結(jié)
綜上所述，醫(yī)院的文書檔案信息是對醫(yī)院發(fā)展歷史的真實(shí)記錄，而文書檔案的管理工作還和醫(yī)院的基礎(chǔ)管理有著密切的聯(lián)系。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，在醫(yī)院里充分的利用各類檔案信息，都將會給醫(yī)院的科研、教學(xué)、護(hù)理、醫(yī)療以及對工作質(zhì)量的評價等打下一定的基礎(chǔ)，而醫(yī)院的信息還可以配合相關(guān)的科研課題和重點(diǎn)專科等工作順利的開展。因此在醫(yī)院的文書檔案信息管理中，管理人員就需要不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，并且優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，拓寬知識面，在掌握檔案管理的基礎(chǔ)知識上還可以熟練的掌握處理檔案的方法，使得在現(xiàn)代信息技術(shù)迅速發(fā)展的情況下也推動醫(yī)院的良好發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
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【關(guān)鍵詞】財務(wù)檔案 電算化 檔案管理 信息化
所謂會計電算化,是指計算機(jī)技術(shù)在會計工作中的應(yīng)用,即采用電子計算機(jī)替代人工記賬、算賬、報賬,以及對會計信息進(jìn)行分析和利用的工程。會計電算化后,提高了會計核算與物資管理的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和工作效率,減輕財會人員的勞動強(qiáng)度,使財會人員從繁重的手工勞動和繁瑣的核算事務(wù)中擺脫出來,更好地參與單位的經(jīng)營決策,加強(qiáng)財務(wù)管理。加強(qiáng)會計檔案管理信息化是企業(yè)會計電算化改革和發(fā)展的客觀需要,是時展的必然,是會計檔案管理發(fā)展方向。管好用好財務(wù)檔案是企業(yè)財會工作向高水平發(fā)展的重要前提。
一、會計電算化特點(diǎn)
1、數(shù)據(jù)處理方式發(fā)生了變化
在傳統(tǒng)手工會計工作環(huán)境下,科目匯總表、資產(chǎn)負(fù)債表、借貸試算平衡以及相關(guān)的財務(wù)報表分析均需要進(jìn)行人工匯總計算,使得財務(wù)人員的工作量很大,同時也容易造成數(shù)據(jù)上的計算錯誤。在電算化會計環(huán)境下,只需錄入原始數(shù)據(jù)或通過外部系統(tǒng)轉(zhuǎn)入機(jī)制憑證并在計算機(jī)財務(wù)軟件的指導(dǎo)下進(jìn)行會計分錄,通過憑證的審核、修改、確認(rèn)由計算機(jī)自動完成打印輸出,科目匯總、借貸平衡等工作均由計算機(jī)自動完成,同時可以根據(jù)需要生成會計報表,這大大降低了財務(wù)人員的工作量,也避免了計算加總等工作出現(xiàn)的錯誤。
2、數(shù)據(jù)記錄方式和保存介質(zhì)發(fā)生了變化
手工會計方式下,數(shù)據(jù)記錄主要依靠工作人員的手工記錄,出現(xiàn)記錄錯誤的可能性加大,而且同一類數(shù)據(jù)可能會重復(fù)多次記錄。數(shù)據(jù)保存介質(zhì)是“紙”介質(zhì),保存這些介質(zhì)需要占用很大的空間,還需進(jìn)行防火、防水、防潮、防盜等工作。在電算化會計工作環(huán)境下,數(shù)據(jù)保存介質(zhì)是“磁盤”,磁性介質(zhì)。磁性介質(zhì)的采用節(jié)約了數(shù)據(jù)的保存空間,也使數(shù)據(jù)存取方便,同時通過數(shù)據(jù)拷貝、轉(zhuǎn)入等方法避免了手工記錄中出現(xiàn)重復(fù)記錄的現(xiàn)象。磁性介質(zhì)的保存除了需要紙介質(zhì)保存所需的部分工作外,還要進(jìn)行防病毒、防磁化等工作。由于磁盤存在著物理易損性,需要對磁盤進(jìn)行備份工作。
二、會計電算化會計檔案的特點(diǎn)
眾所周知,傳統(tǒng)的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專用材料,它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。這些史料和證據(jù)具有嚴(yán)格的數(shù)據(jù)平衡性、時序性和嚴(yán)肅性,不得隨意篡改。在企業(yè)信息化建設(shè)的過程中,財務(wù)保障范圍的拓展和管理要求的提高,迫切需要會計檔案管理手段的變革和管理效能的提高。建設(shè)電子財務(wù)檔案,實(shí)現(xiàn)財務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理,是搞好企業(yè)財務(wù)檔案管理的必然選擇。各級企事業(yè)單位實(shí)行會計電算化以后,由于產(chǎn)生了許多依附于計算機(jī)磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)與文件,財務(wù)人員的所有日常工作以及歷年會計資料的調(diào)閱均在計算機(jī)上完成,隨之而使會計檔案賦予了許多新的特點(diǎn)。本文根據(jù)工作的實(shí)踐,總結(jié)出會計電算化會計檔案具有以下顯著特點(diǎn)。
第一,較之傳統(tǒng)的財務(wù)檔案,會計電算化檔案存儲的范圍和領(lǐng)域擴(kuò)大了。
第二,傳統(tǒng)的會計檔案具有直觀可視性,而存儲在磁性介質(zhì)上的會計檔案必須在特定的計算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可使用。即會計電算化檔案的調(diào)用需要一定的軟硬件環(huán)境。
第三,會計電算化檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的紙張,更主要的是磁性介質(zhì)或光盤。即會計電算化檔案的保管不僅是作為會計資料信息載體的紙張而且更重要的是磁性介質(zhì)或光盤。
第四,電子財務(wù)檔案便于計算、分析,快捷獲得所需結(jié)果。如果電子財務(wù)檔案上網(wǎng),通過計算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)交流,不僅滿足了日常條件查詢、統(tǒng)計分析、制作數(shù)據(jù)報表、開展數(shù)據(jù)交換的需要,達(dá)到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的,節(jié)約了辦公成本,避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損,還有利于專業(yè)管理,便于檔案資源的統(tǒng)一整合,極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。
第五,電子財務(wù)檔案易于修正、拷貝和重置,便于糾錯、攜帶和傳遞。
正如上面所述,電子財務(wù)檔案或財務(wù)檔案信息化有很多優(yōu)點(diǎn),但也有不足的一面。如具有系統(tǒng)依賴性,即需要一定的軟硬件環(huán)境支持,只能在特定的條件下才能打開,不具備傳統(tǒng)檔案的直接可視性,還具有易遭毀損、難查痕跡的特點(diǎn),同時它們又受載體的質(zhì)量、載體存放環(huán)境、載體存儲信息的有效期等條件的影響,即對會計電算化檔案的安全性、完整性要求更高。實(shí)行電算化的時間越長,會計檔案與財務(wù)軟件的版本數(shù)越多,即會計電算化檔案更需要科學(xué)的管理。因此,即使實(shí)現(xiàn)了財務(wù)檔案管理的信息化,在歸檔中也需要實(shí)行所謂的“雙套制”,即將同一份檔案的紙質(zhì)版和電子版同時歸檔。
三、電算化會計檔案工作的內(nèi)容
1、搞好數(shù)據(jù)挖掘和整理,建好數(shù)據(jù)庫,并及時采集動態(tài)數(shù)據(jù)
檔案信息的數(shù)字化是整個檔案管理信息化的基礎(chǔ),其他的一切工作都建立在此基礎(chǔ)之上。傳統(tǒng)的檔案大都以紙質(zhì)為載體,實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化,必須向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變。未來的財務(wù)檔案室就是財務(wù)檔案的數(shù)據(jù)采集源泉和基地,是數(shù)據(jù)存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數(shù)字化信息服務(wù)工作基地。在財務(wù)檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上,必須建立企業(yè)財務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫,可以按企業(yè)財務(wù)檔案的內(nèi)容分類建立若干個主要的數(shù)據(jù)庫,如按標(biāo)準(zhǔn)制度、原始憑證、會計賬簿、指標(biāo)文件、工作資料等建立幾個主要基本數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫一經(jīng)建立,立即著手?jǐn)?shù)據(jù)的錄入,將本單位的財務(wù)檔案資料都錄入計算機(jī)。
2、搞好財務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè),提高檔案使用效率
檔案的最大價值在于利用,檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)將為檔案信息的充分利用提供廣闊天地。建立完善的財務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò),一方面可以將業(yè)務(wù)上級的文檔以及本級各單位的相關(guān)文件直接進(jìn)入或轉(zhuǎn)換進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫,減少檔案人員的重復(fù)錄入工作,保證檔案信息的完整性。另一方面也可以實(shí)行聯(lián)機(jī)公共目錄查詢、光盤遠(yuǎn)程檢索服務(wù),也可以通過電子郵件或BBS等方式開展財務(wù)檔案信息咨詢。總之,網(wǎng)絡(luò)財務(wù)檔案的在線管理和使用功能,可以大大減少檔案在形成、調(diào)閱上的時空差,實(shí)現(xiàn)財務(wù)檔案管理由靜態(tài)管理向動態(tài)管理的跨越,整合財力資源、人力資源,提高財務(wù)檔案管理能力和質(zhì)量。
3、搞好財務(wù)檔案管理輔助決策系統(tǒng)建設(shè),做到定量分析與定性分析相結(jié)合,科學(xué)管理使用檔案
財務(wù)檔案信息通過采集整理和網(wǎng)絡(luò)傳輸,最終要提供給各級領(lǐng)導(dǎo)、決策部門、財務(wù)人員處理和運(yùn)用。由于信息量大、保障要求高,僅憑有關(guān)人員的經(jīng)驗(yàn)來處理問題是不行的,必須依賴于先進(jìn)的、智能化程度較高的輔助決策系統(tǒng)。以管理科學(xué)、計算機(jī)科學(xué)、行為科學(xué)和控制論為基礎(chǔ),以計算機(jī)技術(shù)、人工智能技術(shù)、經(jīng)濟(jì)數(shù)學(xué)等為手段,建立決策支持系統(tǒng)。該系統(tǒng)能對一個問題提出多種方案,并對方案進(jìn)行比較、分析和優(yōu)化,最大限度地提高財務(wù)保障的決策水平和決策質(zhì)量。
四、如何做好電算化會計檔案工作
電算化會計檔案是電算化會計活動的產(chǎn)物,又是電算化會計活動的客觀表現(xiàn),在經(jīng)濟(jì)活動中具有史料和查證作用。所以加強(qiáng)電算化會計檔案管理是電算化會計工作連續(xù)進(jìn)行的保證,是電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全完整的保證,是電算化會計信息系統(tǒng)正常運(yùn)行的保證。因此,必須做好會計憑證的收集和整理、會計賬簿的收集和整理、會計報表的收集和整理、會計電算化系統(tǒng)開發(fā)文檔資料的收集和整理、磁盤數(shù)據(jù)的收集和整理。
1、加強(qiáng)企業(yè)財務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件,是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ),而其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。在工程規(guī)劃初期,應(yīng)該由財務(wù)部門和檔案部門人員共同協(xié)商,分別從財務(wù)管理角度和檔案管理角度提出設(shè)計思路,考慮各方面的需要,從而避免在系統(tǒng)運(yùn)行過程中出現(xiàn)空缺或重疊,提高效率。在財務(wù)軟件方面,應(yīng)采用一定的安全保密措施,實(shí)行電子簽單制度,建立和健全財務(wù)檔案管理責(zé)任制、電子文件簽入、簽出制、安全日志制,從而保障財務(wù)檔案不被篡改或便于追溯使用過文件的人員。此外,為便于財務(wù)軟件升級,保證不同開發(fā)商提供的軟件能夠相互兼容,必須提高財務(wù)數(shù)據(jù)存貯形式的標(biāo)準(zhǔn)性、一致性和可續(xù)性。
2、做好電算化會計檔案的收集
所謂電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內(nèi)(如一個會計年度),把計算機(jī)系統(tǒng)中的所有會計數(shù)據(jù)拷貝(備份)存儲到磁性介質(zhì)或光盤上,從而形成脫離于原計算機(jī)系統(tǒng)的會計檔案。財務(wù)部門應(yīng)把財務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好,以防計算機(jī)硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時間內(nèi)、在最小的損失下恢復(fù)原有的會計電算化系統(tǒng)。除了備份之外,還應(yīng)收集計算機(jī)硬件系統(tǒng)的型號、存儲空間的大小、外部設(shè)備的配套類型等;計算機(jī)操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng);財務(wù)軟件的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型;財務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱、版本號;財務(wù)軟件的銷售與維護(hù)公司的名稱、地址、電話與聯(lián)系人以及與會計電算化軟件系統(tǒng)相配套的各種說明書及使用手冊。
3、做好電算化會計檔案的管理與保存
由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質(zhì)或光盤上的,根據(jù)這些信息載體的物理特性,在形成這些檔案時應(yīng)準(zhǔn)備雙份即采用“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份,并且每份上要注明形成檔案的時間與操作員姓名,貼上保護(hù)字樣,存放在兩個不同的地點(diǎn),以防止地震或火災(zāi)等意外情況引起的整個會計電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。在保存這些檔案時應(yīng)遠(yuǎn)離磁場,注意防潮、防塵等。對采用磁性介質(zhì)保存的檔案,還應(yīng)定期進(jìn)行檢查,定期進(jìn)行復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)的損壞,而使會計檔案丟失,造成無法挽救的損失。
此外,還應(yīng)注意電算化會計檔案與對應(yīng)的財務(wù)軟件版本的一致性。因?yàn)樵诓煌姹拒浖滦纬傻臅嫏n案其會計數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)有可能不同,這就有可能產(chǎn)生會計檔案不能被調(diào)閱或者產(chǎn)生某些預(yù)料外的錯誤。因此,本文建議會計電算化檔案除保存各版本的備份財務(wù)數(shù)據(jù)外還應(yīng)保存對應(yīng)版本的會計電算化軟件系統(tǒng)版本,二者的一致性是非常必要的。顯然,其收集與管理工作也是比較艱巨的。
4、做好電算化會計檔案的整理和利用
電算化會計檔案通過整理有著與傳統(tǒng)意義上的會計檔案所無法比擬的優(yōu)勢。通過整理可以利用歷年的數(shù)據(jù)對本單位、本部門進(jìn)行歷史會計數(shù)據(jù)的比較與分析,從而為企業(yè)或部門的決策者提供可靠的決策依據(jù)。另外還可以得出本單位、本部門,甚至某一地區(qū)過去、現(xiàn)在與將來的發(fā)展情況與發(fā)展趨勢,使決策者在遵循市場經(jīng)濟(jì)規(guī)律的前提下,制定出適合自身發(fā)展的行為規(guī)范,改善經(jīng)營管理、提高經(jīng)濟(jì)效益。我們還可以利用會計電算化會計檔案的數(shù)據(jù)設(shè)計出一些有利于管理與決策的數(shù)據(jù)模型,建立一整套比較完善的決策支持系統(tǒng),以實(shí)現(xiàn)會計電算化會計檔案的再利用。在長期開展會計電算化的過程中,隨著軟件系統(tǒng)的不斷升級,我們所調(diào)閱的會計檔案會有下述兩種情況:(1)所調(diào)閱的會計檔案的版本號與當(dāng)前會計電算化系統(tǒng)版本號一致,此時只需將您所需調(diào)閱的檔案通過電算化軟件系統(tǒng)中的檔案調(diào)閱(或數(shù)據(jù)恢復(fù))功能進(jìn)行調(diào)閱即可;(2)所調(diào)閱的會計檔案的版本號與當(dāng)前會計電算化系統(tǒng)版本號不一致,此時您只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應(yīng)版本的電算化系統(tǒng),然后再進(jìn)行調(diào)閱。
5、提高財務(wù)檔案管理人員的信息化素質(zhì)
財務(wù)檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過程,始終要依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。建設(shè)一支高素質(zhì)的財務(wù)檔案干部隊伍,是財務(wù)檔案管理信息化的重要基礎(chǔ)。財務(wù)部門要補(bǔ)充具有計算機(jī)、通信、微電子等學(xué)歷背景的技術(shù)人員,逐步改變現(xiàn)有業(yè)務(wù)人員隊伍專業(yè)結(jié)構(gòu)單一的情況,滿足信息化建設(shè)工作的需要;加強(qiáng)財務(wù)檔案人員的繼續(xù)教育,以分層次、分階段和根據(jù)業(yè)務(wù)需要進(jìn)行培訓(xùn)為原則,著重加強(qiáng)財務(wù)檔案管理人員的信息化技術(shù)培訓(xùn)及應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn),提高其掌握和運(yùn)用信息技術(shù)和信息手段的意識和技能。建立合理的財務(wù)檔案管理人員的效績考核評價規(guī)定,對財務(wù)檔案管理信息化能力強(qiáng)、成績好的單位和個人要及時進(jìn)行表彰,激勵大家學(xué)信息化、用信息化。此外,還要對計算機(jī)信息化技術(shù)人員進(jìn)行一定的檔案工作、財務(wù)管理工作知識和技能的介紹,使其了解財務(wù)檔案工作的客觀規(guī)律,更好地為財務(wù)檔案管理信息化提供技術(shù)支持。
五、電算化會計檔案應(yīng)注意的問題
1、實(shí)行會計電算化之后,存貯在硬盤上的會計數(shù)據(jù)必須建立軟盤備份
根據(jù)《賬務(wù)系統(tǒng)管理制度》和《報表系統(tǒng)管理制度》的規(guī)定,賬務(wù)數(shù)據(jù)和報表數(shù)據(jù)的備份由數(shù)據(jù)管理員建立。備份次數(shù)每月不得少于一次;備份的軟盤與檔案管理員辦理存檔手續(xù);用做備份的軟盤必須妥善保管;備份軟盤應(yīng)貼上保護(hù)標(biāo)簽并用印章或封條簽封;備份軟盤應(yīng)裝在保護(hù)封條和包裝盒內(nèi),存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所,并定期進(jìn)行轉(zhuǎn)貯;雙備份下的兩套備份軟盤應(yīng)存放在不同的地點(diǎn)保管。
2、會計電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)執(zhí)行主體和保存介質(zhì)存在安全隱患
會計電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)執(zhí)行主體是計算機(jī)。計算機(jī)系統(tǒng)由硬件和軟件構(gòu)成。由于硬件系統(tǒng)存在物理易損性,一旦硬件系統(tǒng)出現(xiàn)故障或因停電等其他非人為原因,將導(dǎo)致數(shù)據(jù)不能被處理,會計工作不能進(jìn)行。數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確、高效主要依賴于財務(wù)軟件的質(zhì)量和性能。一旦軟件質(zhì)量出現(xiàn)問題將會影響到數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確和速度。一旦程序中出現(xiàn)嚴(yán)重的病毒,將會嚴(yán)重危害系統(tǒng)的安全,若不能及時排除病毒很有可能擴(kuò)大損失。會計數(shù)據(jù)主要保存在計算機(jī)的磁盤或者外在軟盤、光盤中,一旦磁介質(zhì)由于受熱、受潮、折損等原因出現(xiàn)損壞,保存的會計數(shù)據(jù)將會丟失,如果沒有相關(guān)備份的話,將給會計電算化系統(tǒng)造成嚴(yán)重的損失,嚴(yán)重影響到企業(yè)的會計工作。磁性介質(zhì)以磁信號存儲信息,如果數(shù)據(jù)被人惡意修改不會留下任何痕跡。所以我們還應(yīng)對整個計算機(jī)系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性做一定的工作,如計算機(jī)病毒的防范。
3、電算會計檔案必要有專人管理
會計電算化系統(tǒng)的實(shí)施主體是“人”,但無論軟件質(zhì)量如何優(yōu)良,規(guī)章制度如何完善,作為電算化會計系統(tǒng)實(shí)施主體的“人”不能發(fā)揮作用,有制度而不去執(zhí)行,甚至惡意地修改軟件程序,修改數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù),非法取得口令,都是不行的。因此,企業(yè)管理者應(yīng)當(dāng)重視對檔案工作人員的選用與培養(yǎng),增強(qiáng)檔案工作人員的職業(yè)道德水準(zhǔn)和業(yè)務(wù)水平,達(dá)到電算會計檔案管理系統(tǒng)的主體誠信。這就要求會計電算化系統(tǒng)在處理業(yè)務(wù)時所產(chǎn)生的各種賬簿、報表、憑證均應(yīng)由專人管理,并制定相應(yīng)的管理制度。
4、加強(qiáng)會計電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的管理與維護(hù)
網(wǎng)絡(luò)安全性的指標(biāo)主要包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識別等。采用密碼管理和登陸制度控制網(wǎng)上財務(wù)數(shù)據(jù)的讀取;起用防火墻,隔離會計電算化系統(tǒng)與外部訪問區(qū)之間的聯(lián)系,限制外界透過防火墻對會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行非法訪問;采用數(shù)據(jù)加密、回響檢查等技術(shù)手段進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理以防止由于遮蔭問題、設(shè)備故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失以及不法分子非法攔截盜用財務(wù)數(shù)據(jù)信息等安全隱患,保障會計電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全運(yùn)行。
六、結(jié)束語
隨著電子計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展,檔案管理信息化代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工工作是必然趨勢。目前,檔案管理信息系統(tǒng)已經(jīng)在各個企事業(yè)單位、政府部門廣泛應(yīng)用。進(jìn)入WTO后,中國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展將進(jìn)入快車道,中國的企業(yè)要走國際市場,參與國際競爭和國際分工。加強(qiáng)和完善電算化會計檔案管理,將成為各個企業(yè)在財務(wù)工作以及在整個企業(yè)經(jīng)營管理工作中必須考慮的問題,財務(wù)檔案管理的好壞將直接影響到企業(yè)的管理和效益。我們有理由相信隨著會計電算化事業(yè)的蒸蒸日上,會計電算化檔案的管理工作也一定會更出色,我們的工作也將會有條不紊地進(jìn)行下去。
【參考文獻(xiàn)】
[1] 艾文國:會計電算化[M].北京:高等教育出版社,2003.
關(guān)鍵詞：科技期刊；檔案管理；有效利用
引言
在編輯科技期刊過程中，會涉及到很多資料稿件，包括論文原稿、修改稿、抄正稿、介紹信、審稿單、作者與編輯往來信件等資料，在文章發(fā)表與推廣后處理的遺留稿外資料非常多。那么，如何有效整理、保存這些資料文件，并挑出沒有價值的資料，對期刊檔案進(jìn)行有效的管理和利用非常重要，也是保障期刊編排工作順利開展的前提條件。同時，規(guī)范的科技期刊檔案管理也為今后的查詢、參考和利用工作帶來了較大的便利性，做好科技期刊管理工作對促進(jìn)科技事業(yè)發(fā)展，社會進(jìn)步都具備十分重要的作用，應(yīng)該引起我們的重視。
一、科技期刊檔案內(nèi)容及類別分析
1.技期刊檔案應(yīng)收集的內(nèi)容科技期刊檔案內(nèi)容非常多且復(fù)雜，在整理和收錄過程中，主要包括以下幾方面內(nèi)容：①各種請示與批復(fù)文件，包括創(chuàng)刊、停刊和復(fù)刊等；②歷屆編輯委員會成員的名單資料；③制定的辦刊方針與章程；④廣告經(jīng)營許可證和期刊登記證等各類有效證件；⑤出版情況統(tǒng)計報表等資料原件；⑥與其他刊社交換的期刊；⑦編輯委員會會議記錄及定稿會記錄；發(fā)行合同、印刷合同和發(fā)行計劃文件資料；⑧日常工作中的編輯部大事紀(jì)；⑨出版后的發(fā)排稿件、出版樣書、校對室校樣資料、作者校樣、每一期的稿外資料，包括原稿、介紹信、審稿單、退修信以及編者作者往來信件等。在復(fù)雜多類的科技期刊檔案資料中，工作量最大，最繁瑣的就是稿外資料的收集整理。但如果在每出版一期期刊就做好整理、歸檔管理工作，則能大大減少工作量，若一直積壓累計，那么在整理時就要面臨非常浩大的工程量。
2.科技期刊檔案常見類別科技期刊檔案不僅具備復(fù)雜、豐富的資料內(nèi)容，且期刊檔案的管理還需要涉及到期刊報社日常經(jīng)營管理、全面質(zhì)量管理的方方面面中。本文針對科技期刊檔案主要內(nèi)容，將其歸類整理為以下幾個常見的類別：①作者庫、審稿人庫以及編委會檔案；②各項(xiàng)政策法規(guī)、法律制度以及相關(guān)文件類檔案資料；③各主體之間的往來稿件資料檔案；④學(xué)術(shù)活動類、學(xué)術(shù)研究以及人才資料檔；⑤編輯業(yè)務(wù)檔案；⑥財務(wù)檔案；⑦本刊出版物檔案，或者與他刊交換出版物檔案；⑧獲獎資料檔案；⑨宣傳物、評價數(shù)據(jù)類檔案等等。
二、科技期刊檔案管理的重要性
1.檔案管理是科技期刊發(fā)展的重要保障檔案管理是一種常見的文化現(xiàn)象，是對歷史資料、數(shù)據(jù)的原始記錄與儲存，其在文化層面上反映出經(jīng)濟(jì)物質(zhì)成分中的精神價值凝聚力，又反映著上層建筑觀念形態(tài)。而科技期刊檔案在辦刊過程中記錄了一切歷史數(shù)據(jù)，全面、真實(shí)的記錄并反映出科技期刊在辦刊、經(jīng)營、發(fā)展、管理過程中的具體情況。科技期刊檔案的記錄蘊(yùn)含非常豐富、深層次的信息資料，在總結(jié)日常工作、辦刊經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的同時，還能成為其指導(dǎo)刊物，從而利用有效的資料數(shù)據(jù)，研究并開發(fā)出有利于自己的信息。同時，科技期刊檔案也可以作為衡量、評價辦刊質(zhì)量，刊社管理水平的重要指標(biāo)。此外，從信息資源層面分析，科技期刊檔案還能為刊物可持續(xù)發(fā)展提供有效借鑒，在保障刊物穩(wěn)定、長久發(fā)展的同時，其資料也具備一定的參考功能、評價功能、服務(wù)功能。
2.科技期刊資料是促進(jìn)科技發(fā)展的基礎(chǔ)科技期刊檔案還可作為個人成長歷史的見證資料。一個優(yōu)秀著名的科學(xué)家，個人的成長發(fā)展資料以及科技檔案資料必須完整無缺，他的檔案就是自己的真實(shí)寫照。珍貴的個人論文和資料還可以用于國內(nèi)外學(xué)術(shù)界引用和研究中，例如我國知名傳染病學(xué)家李賦京教授，他是國際上首先發(fā)現(xiàn)釘螺卵的專家，并在安徽省發(fā)現(xiàn)了新的釘螺物種，國內(nèi)外科學(xué)家將其定名為“李氏釘螺”。他的論文資料為國內(nèi)外學(xué)術(shù)研究提供了極大的借鑒和幫助作用，為我國消滅釘螺、消滅血吸蟲病做出了非常大的貢獻(xiàn)。此外，科技文獻(xiàn)資料也是促進(jìn)科技發(fā)展的基礎(chǔ)。國家發(fā)展科學(xué)，構(gòu)建科學(xué)大廈必須要依托堅實(shí)的根基，科技期刊資料作為歷代著名科學(xué)家辛勤奮斗、累計的資料根基，任何科研工作都需要在根基的基礎(chǔ)上進(jìn)行深入研究和不斷前進(jìn)。若科學(xué)家和研究學(xué)者能有效利用科技文獻(xiàn)資料，不僅能極大促進(jìn)科技技術(shù)的飛速發(fā)展，也能為減少人力資源、研究資金和物力資源的浪費(fèi)發(fā)揮出自身的價值。對于科研單位來講，科技期刊資料是對干部任免、職工獎懲、聘任以及出國留學(xué)等重要的科學(xué)依據(jù)。
三、科技期刊檔案管理的主要方式
檔案管理工作需要從多方面、多層次開展，而在時代不斷發(fā)展進(jìn)步的背景下，科技期刊檔案管理方式也必須朝著管理實(shí)效性、規(guī)范性和科學(xué)性方向前進(jìn)與發(fā)展，將傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)管理轉(zhuǎn)為科學(xué)、動態(tài)管理。在對科技期刊檔案進(jìn)行日常管理過程中，編輯部首先就要做好檔案資料的整理、歸類和保存工作，管理內(nèi)容一般為日常的文件管理、往來稿件、審稿意見與修改內(nèi)容等與期刊相關(guān)的資料。該階段的科技期刊檔案管理常應(yīng)用分類管理、按年代管理方式開展，這也是日常稿件和文件的主要管理方式。分類管理則能有效歸類期刊檔案，并按照具體需求高效查找和利用文件資料。現(xiàn)如今，在科技水平和數(shù)字化技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，刊社的編輯部門在整理、保存期刊檔案時，也要重視起紙質(zhì)版檔案資料與電子版檔案資料的協(xié)調(diào)、平行保存，這種管理方式正是當(dāng)前數(shù)字化時代背景下檔案管理方式的創(chuàng)新。2008年，國家檔案局聯(lián)合教育部門制定頒發(fā)了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，并在其中明確提出“高等學(xué)校必須對紙質(zhì)檔案資料以及電子檔案資料同時、平行歸檔，其出版物類型包括高等院校自行編輯出版的學(xué)報、本校出版社出版物的審稿單、原稿以及其他學(xué)術(shù)刊物、樣書出版發(fā)行的各項(xiàng)記錄等。在管理電子版檔案資料時，要重點(diǎn)關(guān)注檔案資料的安全、保密性，通過在儲存數(shù)據(jù)資料的計算機(jī)上安裝防護(hù)軟件和殺毒軟件，設(shè)置安全密碼等，并定期對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，從最大程度上保障檔案資料的完整、安全性。高校部門的科技期刊檔案管理除了要編輯部進(jìn)行基礎(chǔ)的整理保存外，還必須向?qū)W校檔案室、圖書館提交紙質(zhì)資料，并加以保存。科技期刊檔案管理資料作為檔案管理基礎(chǔ)內(nèi)容，其必須積極配合學(xué)校檔案管理具體要求，制定科學(xué)的檔案管理制度，對其提出詳細(xì)、準(zhǔn)確的管理要求，以此保障科技期刊檔案管理整體質(zhì)量。
四、科技期刊檔案工作管理工作
1.對下發(fā)文件進(jìn)行歸檔科技期刊所采用的是審批制度，因此科技期刊是不能由個人隨意辦刊，科技期刊的辦刊人員主要是學(xué)會、協(xié)會等學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)所設(shè)立的期刊編輯部，科技期刊辦刊過程中需要嚴(yán)格遵守出版要求，同時也要嚴(yán)格遵從所屬單位的各項(xiàng)工作要求。科技期刊的負(fù)責(zé)人需要根據(jù)文件資料下發(fā)的年份、單位以及內(nèi)容進(jìn)行分類歸檔，對下發(fā)的重要文檔需要進(jìn)行備份存檔，避免由于留存時間過長出現(xiàn)文件破損問題。對于下發(fā)的行政文件需要細(xì)細(xì)瀏覽，在對其進(jìn)行全面閱讀了解后，再對文件進(jìn)行存儲分類。
2.對稿件相關(guān)資料進(jìn)行歸檔稿件相關(guān)資料為作者信息、手稿記錄、稿件查收記錄以及專家審稿意見等，對于科技期刊編輯人員而言需要將稿件相關(guān)資料進(jìn)行有效分類歸檔。由于現(xiàn)階段科技期刊主要采用網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)來進(jìn)行稿件收稿、外審以及退修等工作，因此能夠有效提升科技期刊編輯工作的工作靈活性，同時也便于稿件相關(guān)材料的存稿。管理人員不僅可以借助采編系統(tǒng)對稿件資料進(jìn)行檔案管理，同時也可借助專業(yè)的檔案管理軟件進(jìn)行材料管道。為了避免電子檔案由于多種因素造成稿件材料丟失，可配備不聯(lián)網(wǎng)的電腦對文件進(jìn)行備份保存，同時也可選用線上數(shù)據(jù)庫進(jìn)行保存。
3.對稿件財務(wù)工作資料進(jìn)行歸檔科技期刊中的稿件財務(wù)主要是指辦公經(jīng)費(fèi)、稿件相關(guān)經(jīng)費(fèi)及其他費(fèi)用。涉及到期刊經(jīng)費(fèi)的管理工作極為重要，為此需要做好稿件財務(wù)工作的歸檔工作。科技期刊負(fù)責(zé)財務(wù)工作的管理人員需要嚴(yán)格按照產(chǎn)業(yè)規(guī)定執(zhí)行財務(wù)紀(jì)律，對不同類型的經(jīng)費(fèi)材料進(jìn)行分類管理，對部分重要材料進(jìn)行備份留檔，在進(jìn)行工作交接過程中，需要在第三方監(jiān)督下完成交接工作。
五、科技期刊檔案有效利用的具體建議
1.增強(qiáng)檔案管理與利用意識規(guī)范、有效的意識是保障科技期刊檔案充分利用的基礎(chǔ)與前提，意識層面的作用不可忽視。無論是編輯部人員還是部門領(lǐng)導(dǎo)者，都必須不斷提升自身的檔案意識和情報意識，積極主動、大力支持檔案資料收集，并參與進(jìn)去，發(fā)揮自身的作用。同時，提高檔案資料利用效率，最大程度開發(fā)科技期刊檔案資料信息價值。總之，在科技期刊檔案管理與應(yīng)用過程中，作為最基礎(chǔ)的因素，各個人員必須不斷增強(qiáng)服務(wù)意識、主動意識、發(fā)展意識和共享意識，為提高檔案資料管理與利用工作成效做出不懈的努力。
2.樹立“以人為本”理念，科學(xué)開展檔案管理與利用工作刊社編輯部在管理科技期刊檔案時，存在缺乏專門管理人員的問題。檔案人員配置缺失的情況下，編輯人員的壓力就變得非常大，并對他們自身的檔案管理水平提出了嚴(yán)格的要求。編輯人員不僅要具備充分的檔案管理意識，還需要在日常中學(xué)習(xí)各類先進(jìn)的檔案管理方法與有效利用技能。但由于編輯人員在從事檔案管理工作時大多都是“半路出家”，因此重視專門檔案人員的培養(yǎng)非常重要。將科技檔案管理工作責(zé)任到人，要求編輯部門的所有人員都必須樹立起“以人為本”的理念，深入掌握檔案管理工作具體要求、特點(diǎn)和規(guī)律，科學(xué)開展檔案管理與利用工作，不斷提高檔案管理工作效率。
3.建立完善的機(jī)制，創(chuàng)新科學(xué)方法開展檔案管理與利用工作科技期刊檔案的管理與利用應(yīng)形成一個系統(tǒng)的機(jī)制，并在不斷更新和完善中服務(wù)于日常工作。刊社編輯人員和高校檔案管理人員必須積極創(chuàng)新新的管理方式，更新自己的知識內(nèi)容，自覺積累、利用檔案資料，探索信息資源獲取新渠道，將檔案的整理工作轉(zhuǎn)為二次開發(fā)利用，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。在創(chuàng)新檔案管理方式時，要將信息資源的收集、整理和優(yōu)化工序積極與先進(jìn)技術(shù)相結(jié)合，使其朝著先進(jìn)化、有序化前進(jìn)。例如，應(yīng)積極實(shí)現(xiàn)檔案資料信息化處理與信息化儲存、信息化采集、信息服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化等。
4.借助檔案積累科技期刊的辦刊經(jīng)驗(yàn)科技期刊檔案能夠?yàn)槠诳庉嫴刻峁└黜?xiàng)工作管理需求的檔案材料，同時也是科技期刊進(jìn)行年終總結(jié)以及評刊的重要參考材料。科技期刊檔案作為記錄刊物發(fā)展歷程重要載體，能夠?yàn)榭锶粘９芾砉ぷ鞯拈_展提供有效保證，同時豐富科技刊物的管理人員的管理經(jīng)驗(yàn)。對數(shù)據(jù)檔案進(jìn)行評價管理，能夠幫助科技期刊找出自身與同類刊物的差距，有效提升科技期刊的辦刊水平。借助數(shù)據(jù)庫中的相關(guān)數(shù)據(jù)對其進(jìn)行同類刊物評價比較，借助橫向比較以及縱向比較，找出科技期刊與其他同類刊物的之間存在的變化，對影響科技期刊發(fā)展的有利因素以及不利因素進(jìn)行探究，并提出相應(yīng)的刊物整改措施。需要保證科技期刊檔案管理資料的完整性，為科技期刊評比材料的提供打下堅實(shí)的基礎(chǔ)。科技期刊的獲獎與選擇系統(tǒng)性材料有著極大的關(guān)聯(lián)性，為此科技期刊編輯部需要重視檔案的收集管理工作，通過對獲獎資料以及宣傳物圖片檔案進(jìn)行大力宣傳，繼而有效提升科技期刊的知名度，為科技期刊辦刊方式的創(chuàng)新提供參考。辦刊協(xié)作單位以及廣告業(yè)務(wù)檔案是科技期刊經(jīng)營模式創(chuàng)新的重要信息來源，為了實(shí)現(xiàn)對刊物客戶資源的有效穩(wěn)定，編輯部門需要利用相關(guān)檔案與刊物內(nèi)的業(yè)務(wù)單位及時進(jìn)行溝通聯(lián)絡(luò)，利用科技傳媒的應(yīng)用優(yōu)勢為科技期刊發(fā)展提供保障。
5.借助檔案對科技期刊辦刊資源維護(hù)網(wǎng)絡(luò)投稿系統(tǒng)的建立應(yīng)用能夠給稿子資源的電子化管理帶來便利。對于科技期刊管理者而言，審稿專家、作者以及協(xié)作辦刊單位等都是刊物的重要社會資源、學(xué)術(shù)資源，為此科技期刊管理人員需要不斷更新專家?guī)鞕n案資料，對撰稿人的科研動態(tài)進(jìn)行實(shí)時跟蹤交流，同時也要對刊物內(nèi)的審稿隊伍進(jìn)行優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)與行業(yè)內(nèi)專家學(xué)生的實(shí)時跟蹤交流，實(shí)現(xiàn)對科技期刊辦刊資源的有效維護(hù)。
關(guān)鍵詞：復(fù)式記賬原理；本科教學(xué)評估；檔案管理
教學(xué)檔案是高校本科教學(xué)評估的重要依據(jù)，各高等院校都根據(jù)國家教育部頒布的《普通高校本科教學(xué)工作評估指標(biāo)體系》制定了相應(yīng)的教學(xué)檔案管理制度和實(shí)施細(xì)則，對教學(xué)檔案的歸檔范圍和立卷歸檔原則作出了明確的規(guī)定，但是原始材料的系統(tǒng)性，完整性和可靠性依然欠缺，同時由于上級教育主管部門對高校的檢查門類較多，包括學(xué)士學(xué)位授予權(quán)的評估，新專業(yè)評審等，在根據(jù)不同評估指標(biāo)體系進(jìn)行資料整理的過程中，容易因檔案的交接和流轉(zhuǎn)而發(fā)生遺失現(xiàn)象。
一、會計循環(huán)與檔案管理流程
通常情況下，企業(yè)以一年作為一個會計周期，以日常交易為基礎(chǔ)，以記帳憑證為依據(jù)，對財物的進(jìn)出進(jìn)行分類登記，全面連續(xù)系統(tǒng)地記錄各項(xiàng)交易。因此，會計信息處理是一個周而復(fù)始、循環(huán)往復(fù)的過程，這個過程叫做會計循環(huán)。它通常包括以下幾個環(huán)節(jié)：
(一)開設(shè)帳戶：根據(jù)企業(yè)歷史交易情況開設(shè)總分類帳戶，設(shè)置會計科目。
(二)會計分錄：根據(jù)會計憑證在分錄簿中序時記錄交易項(xiàng)目，并編制科目匯總表。
(三)過帳：將分錄簿記錄的內(nèi)容過到相應(yīng)的總分類帳戶中。
(四)試算平衡：即編制試算平衡表，檢驗(yàn)分類帳戶中各項(xiàng)借方余額與貸方余額是否相等。
(五)編制財務(wù)報表：通過編制財務(wù)報表說明本會計年度內(nèi)會計主體的財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流動。
會計循環(huán)的具體圖示如下：
與會計循環(huán)類似，高校教學(xué)擋案的收集整理、歸檔、統(tǒng)計、分析等工作環(huán)節(jié)也是一個連續(xù)的動態(tài)管理過程，前后繼起，環(huán)環(huán)相扣。與此同時，對教學(xué)檔案的交接流轉(zhuǎn)也必須如會計帳簿作帳一樣，清楚記錄檔案的來龍去脈，以避免遺失現(xiàn)象的發(fā)生。但和會計循環(huán)不同的是，它通常以一個學(xué)期為管理周期。因此，我們有必要根據(jù)教學(xué)常規(guī)工作先編制目錄索引，建立目錄與數(shù)字代碼之間的對應(yīng)關(guān)系，同時記錄每個目錄項(xiàng)下資料的存放，交接和流轉(zhuǎn)情況。然后開設(shè)總分類目錄，根據(jù)總分類目錄，設(shè)置文件盒。依據(jù)內(nèi)容需要，建立統(tǒng)一的格式。格式一般包括總目錄代碼、分類目錄代碼、材料項(xiàng)目名稱和盒編號四部分組成，按順序依次排列。最后根據(jù)要求將收集的教學(xué)文件分類歸檔，以實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化的集成管理模式。其具體操作圖示如下：
二、會計科目與檔案目錄
會計科目是對會計對象的具體內(nèi)容進(jìn)行分類核算的標(biāo)志或項(xiàng)目。會計對象包含資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、收入、費(fèi)用、利潤等要素。為了對會計對象的具體內(nèi)容進(jìn)行會計核算和監(jiān)督，就需要根據(jù)其各自不同的特點(diǎn)，分門別類地確定項(xiàng)目。由于會計要素反映的經(jīng)濟(jì)內(nèi)容有很大不同，在經(jīng)營管理中當(dāng)然也會有不同的要求，在會計核算中不僅要按照各會計要素的不同特點(diǎn)，還應(yīng)該根據(jù)經(jīng)濟(jì)管理的要求進(jìn)行分類別、分項(xiàng)目的核算。
(一)目錄設(shè)置必須結(jié)合教學(xué)主體的特點(diǎn)。即根據(jù)教學(xué)主體的需要，本著全面反映教學(xué)活動的全過程及結(jié)果的目的來確定應(yīng)該設(shè)置哪些檔案目錄。
(二)設(shè)置檔案目錄必須滿足本科教學(xué)工作評估指標(biāo)體系的要求。一是要符合國家本科教學(xué)工作評估指標(biāo)體系的要求來劃分教學(xué)業(yè)務(wù)檔案的類別，設(shè)定分類的標(biāo)識；二是要符合高校自身教學(xué)管理的要求，以便于為高校的常規(guī)活動、項(xiàng)目決策及信息管理。
(三)設(shè)置檔案目錄要將統(tǒng)一性與靈活性結(jié)合起來
由于各高校的教學(xué)管理制度和教學(xué)活動有一定差別，因此在分類目錄的設(shè)置上，需要將統(tǒng)一性與靈活性相結(jié)合。所謂統(tǒng)一性，就是在設(shè)置檔案目錄時，對指標(biāo)的設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)、口徑需要統(tǒng)一。所謂靈活性，就是在能夠提供統(tǒng)一指標(biāo)體系的前提下，各個單位根據(jù)自身的具體情況，設(shè)置或者增補(bǔ)反映本高校特色項(xiàng)目的目錄。 轉(zhuǎn)貼于
(四)設(shè)置檔案目錄的名稱要簡單明確，字義相符，通俗易懂
檔案目錄作為分類標(biāo)識，要求簡單明確，字義相符，這樣才能避免誤解和混亂。簡單明確是指根據(jù)教學(xué)活動的特點(diǎn)盡可能簡潔明確地規(guī)定科目名稱；字義相符是指按照中文習(xí)慣，能夠望文生義，不致產(chǎn)生誤解；通俗易懂是指要盡量避免使用晦澀難懂的文字，便于大多數(shù)人正確理解，也能夠?yàn)楦咝Ｖg的學(xué)習(xí)交流提供便利。
(五)設(shè)置檔案目錄要保持相對穩(wěn)定性
為了便于在不同時期分析比較教學(xué)評估指標(biāo)和在一定范圍內(nèi)匯總各項(xiàng)指標(biāo)，應(yīng)保持檔案目錄相對穩(wěn)定，盡量不要變動目錄的名稱、內(nèi)容、數(shù)量，使分析指標(biāo)保持統(tǒng)一性和可比性。
根據(jù)以上原則，我們可以建立如下主要檔案一級目錄名稱對照表：
在一級目錄下，為方便查找和管理，還可以下設(shè)二級目錄和三級目錄。此外，對于跨連續(xù)幾個學(xué)期的教學(xué)檔案，如 ：專業(yè)建設(shè)，實(shí)踐教學(xué)體系創(chuàng)建，實(shí)驗(yàn)教學(xué)區(qū)，產(chǎn)學(xué)研基地等項(xiàng)目可以靈活處理，單獨(dú)開設(shè)獨(dú)立的目錄，突出反映學(xué)校的辦學(xué)特色，而不必仍以一個學(xué)期作為檔案的管理周期。
三、財務(wù)報表與文件匯編
會計財務(wù)報表是根據(jù)日常會計核算資料定期編制的，綜合反映企業(yè)某一特定時期財務(wù)狀況和某一會計期間經(jīng)營成果、現(xiàn)金流量的總結(jié)性書面文件。它是企業(yè)財務(wù)報告的主要部分，是企業(yè)向外傳遞會計信息的主要手段。我國現(xiàn)行制度規(guī)定，企業(yè)向外提供的會計報表包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、資產(chǎn)減值準(zhǔn)備明細(xì)表、利潤分配表、股東權(quán)益增減變動表、分部報表和其他有關(guān)附表。會計報表為評價企業(yè)經(jīng)營業(yè)績和改善經(jīng)營管理提供重要信息；為國家經(jīng)濟(jì)管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行宏觀調(diào)控與管理提供必要信息，為投資者和貸款者進(jìn)行決策提供有用信息。
與之相類似的是，本科教學(xué)評估過程中通常要求提供三個部分的材料，即：（一）自評匯報材料，也就是《自評綜合報告》。它是在利用原始檔案的基礎(chǔ)上，進(jìn)行歸納后重新撰寫制作而成的材料，作用是讓專家了解本科教學(xué)工作的基本情況，使專家看了以后能對學(xué)校本科教學(xué)的整體水平作出價值判斷；（二）佐證材料，它是由高校檔案部門、校內(nèi)各部門所保存的檔案經(jīng)過統(tǒng)計分析等加工處理而來，作用是支撐自評材料中所反映出的對自身教學(xué)工作所作出的正面評價，起到增強(qiáng)說服力、提高可信度的佐證目的；（三）備查材料。它是由高校檔案部門、校內(nèi)各部門所保存的原始檔案直接轉(zhuǎn)化而來的。其中，備查材料的準(zhǔn)備在每學(xué)期平時的資料整理過程中已經(jīng)完成，在迎接本科教學(xué)評估的準(zhǔn)備過程中，主要是完成資料的清查工作和部分材料內(nèi)容的查漏補(bǔ)缺工作。佐證材料部分應(yīng)在學(xué)期末聘請專人對各部分材料進(jìn)行檔案匯編，將材料整理成有組織有體系的內(nèi)容，裝訂成冊，總結(jié)學(xué)校在辦學(xué)過程中的進(jìn)步和不足。自評匯報材料起到了會計財務(wù)報表的作用，它是在備查材料和佐證材料基礎(chǔ)上進(jìn)行歸納后重新撰寫制作而成的綜合報告，是全面反映本科教學(xué)水平的總結(jié)性書面文件，此部分通常于本科教學(xué)評估前一個月內(nèi)完成。
四、結(jié)束語
教學(xué)檔案材料內(nèi)容豐富、類別繁雜，涉及面廣，如何根據(jù)教學(xué)規(guī)律和教學(xué)工作性質(zhì)并結(jié)合學(xué)校自身特點(diǎn)建立行之有效的檔案管理辦法，對于整個教學(xué)管理工作的組織及日常檔案管理的質(zhì)量具有重要意義。本文借鑒財務(wù)會計賬目處理的方法對檔案管理進(jìn)行流程再造，為減少工作中的失誤和檔案材料的散失提供解決途徑。總之，遵從客觀性和實(shí)用性的要求，不斷摸索，尋找適合教學(xué)檔案管理的有效方法，是學(xué)校教學(xué)改革與發(fā)展的基礎(chǔ)保證，是每一個檔案管理工作者的不懈追求。
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［關(guān)鍵詞］ 會計檔案；管理
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 10. 004
［中圖分類號］ F232 ［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）10- 0008- 02
1 電算化會計檔案的特點(diǎn)
眾所周知，傳統(tǒng)的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專用材料，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。這些史料和證據(jù)具有嚴(yán)格的數(shù)據(jù)平衡性、時序性和嚴(yán)肅性，不得隨意篡改。各級企、事業(yè)單位實(shí)行會計電算化以后，由于產(chǎn)生了許多依附于計算機(jī)磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)與文件，財務(wù)人員的所有日常工作以及歷年會計資料的調(diào)閱均在計算機(jī)上完成，隨之而使會計檔案賦予了許多新的特點(diǎn)。筆者根據(jù)工作的實(shí)踐，總結(jié)出會計電算化會計檔案具有以下一些顯著特點(diǎn)：
（1）會計電算化檔案不僅保留了傳統(tǒng)意義上的會計檔案，而且還包括存儲在計算機(jī)硬盤中的會計數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)。即會計電算化檔案存儲的范圍和領(lǐng)域擴(kuò)大了。
（2）傳統(tǒng)的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質(zhì)上的會計檔案必須在特定的計算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可以使用，也才具有生命力。即會計電算化檔案的調(diào)用需要一定的軟硬件環(huán)境。
（3）會計電算化檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的紙張，更主要的是磁性介質(zhì)或光盤，即會計電算化檔案的保管不僅是作為會計資料信息載體的紙張而且更重要的是磁性介質(zhì)或光盤。
（4）會計電算化檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點(diǎn)，同時它們又受載體的質(zhì)量、載體存放環(huán)境、載體存儲信息的有效期等條件的影響，即對會計電算化檔案的安全性、完整性要求更高。
（5）實(shí)行電算化的時間越長，會計檔案與財務(wù)軟件的版本數(shù)越多，即會計電算化檔案更需要科學(xué)的管理。
2 當(dāng)前企事業(yè)單位會計檔案管理存在的問題
2.1 會計檔案管理法規(guī)不完善
有些單位的財務(wù)部門，領(lǐng)導(dǎo)對資金的管理比較重視，而對會計檔案的管理不夠重視，沒有建立一整套會計檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，會計檔案管理工作無章可循。當(dāng)今社會，企業(yè)經(jīng)營機(jī)制不斷轉(zhuǎn)換，經(jīng)營方式不斷更新，新情況、新問題不斷出現(xiàn)，而與之配套的包括會計檔案管理在內(nèi)的機(jī)制并未有效建立和健全，缺乏相應(yīng)的監(jiān)管機(jī)制和監(jiān)管辦法。目前，我國在企業(yè)會計檔案管理方面的相關(guān)法律、法規(guī)主要有《會計法》、《檔案法》中的少數(shù)內(nèi)容以及不具備法律競爭力的《會計檔案管理辦法》，而且一些規(guī)定與建立現(xiàn)代企業(yè)制度的實(shí)際不相吻合，沒有專門的適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度需要的會計檔案法律規(guī)范。在以法制經(jīng)濟(jì)為基本特征的市場經(jīng)濟(jì)體制改革日益深化的大環(huán)境下，這顯然不能滿足推進(jìn)體制改革和實(shí)現(xiàn)建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。
2.2 網(wǎng)絡(luò)的安全隱患
首先，計算機(jī)系統(tǒng)由許多部分組成，每個部分都有薄弱環(huán)節(jié)，極易遭到攻擊或破壞，如數(shù)據(jù)易被篡改、軟件被修改或破壞、安全存取功能薄弱等。其次，計算機(jī)系統(tǒng)的自身安全和保護(hù)功能也非常薄弱，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全技術(shù)尚在建立和完善之中，信息易被竊取或泄露、非法增刪改，計算機(jī)病毒的破壞性極大。此外電算化會計系統(tǒng)只有在會計軟件的支持下才能運(yùn)行并發(fā)揮作用，會計軟件對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理是否真實(shí)、合法起決定性作用。而現(xiàn)在會計軟件在開發(fā)中重功能、輕安全的現(xiàn)象普遍存在，可能存在會計軟件處理功能陷阱，或會計軟件運(yùn)行與維護(hù)陷阱對系統(tǒng)的破壞性極大。 2.3 從業(yè)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低
檔案管理人員的素質(zhì)和能力是決定電算化會計檔案管理自動化程度高低的關(guān)鍵因素。由于會計檔案管理人員的電算化操作能力較低，缺乏檔案管理專業(yè)知識，電子檔案管理意識薄弱，導(dǎo)致不能及時按規(guī)定將財務(wù)系統(tǒng)中的會計資料備份到外存儲器中保存，或不能正確進(jìn)行電子文檔的備份和檢查，造成會計資料的假備份，出現(xiàn)磁盤上的標(biāo)簽與電子文檔不符的現(xiàn)象。一旦因意外或人為錯誤造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失、破壞，就不能在最短時間、最小損失下恢復(fù)原有的會計資料，影響電算化系統(tǒng)的正常工作。
3 會計檔案管理解決措施
（1）規(guī)范會計檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作規(guī)范會計檔案管理工作，需要做好以下3個方面：①訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫檔案盒面上的內(nèi)容。②綜合檔案室的單位，財會部門應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，要明確專人負(fù)責(zé)保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。③各單位的會計檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財務(wù)會計部門共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時為止。
（2）確保會計檔案安全。①要完善管理制度，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和信息化檔案的特點(diǎn)，制定和完善符合新環(huán)境下的會計檔案管理制度，特別是要建立權(quán)限分級制度，實(shí)行崗位專人專職制度，對不同崗位賦予不同權(quán)限，在會計電子檔案管理中負(fù)有不同職責(zé)，采取不相容職責(zé)相分離措施，嚴(yán)格崗位責(zé)任制，加強(qiáng)相互監(jiān)督和約束。健全檔案歸檔、檔案查閱、檔案目錄登記和鑒定銷毀管理制度，嚴(yán)防會計電子檔案毀損、丟失和泄密。②采取必要的物理保護(hù)措施，根據(jù)其檔案載體的物理特性，在形成這些檔案時應(yīng)采用“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份，對于每一備份要注明形成檔案的時間與操作員姓名，最好做異地存放，存放地點(diǎn)還應(yīng)遠(yuǎn)離磁場，注意防塵防潮防靜電防高溫。對這些采用磁性介質(zhì)保存的文檔，還要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，以便在再利用或發(fā)生意外時能及時恢復(fù)數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的完整性。③對傳輸、存檔的會計檔案要提供保密功能，最好使用相關(guān)的檔案管理軟件能對產(chǎn)生的會計數(shù)據(jù)提供相應(yīng)的加密措施，即使數(shù)據(jù)丟失，沒有特定軟件解密仍不能讀取數(shù)據(jù)，保證其不會泄密。④對保存有會計檔案數(shù)據(jù)的計算機(jī)應(yīng)采取物理上的隔絕，只接入財務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部局域網(wǎng)，與Internet互聯(lián)網(wǎng)物理斷開，同時還要嚴(yán)格禁止在相關(guān)的計算機(jī)上直接使用移動存儲介質(zhì)，必須用最新殺毒軟件查殺完畢后才可使用，防止計算機(jī)病毒感染，造成數(shù)據(jù)被破壞。
（3）加強(qiáng)會計檔案人員知識培訓(xùn)，提高會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)。綜合素質(zhì)既包括思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)，又包括職業(yè)道德。會計人員是會計檔案整理的第一責(zé)任人：①必須做到嚴(yán)格自律、廉潔奉公，保持獨(dú)立公正的立場正確運(yùn)用自己的職能和權(quán)力；②會計檔案資料內(nèi)容廣泛，具有專業(yè)性、廣泛性、嚴(yán)密性的特點(diǎn)。作為一種專門檔案，不能視同一般檔案，應(yīng)按照專門檔案進(jìn)行專業(yè)化管理。會計檔案的專業(yè)化管理，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理學(xué)知識，還應(yīng)具備財會方面的基本知識，能夠熟練使用現(xiàn)代化的管理手段，運(yùn)用現(xiàn)代化管理軟件。因此，除要搞好關(guān)于會計和檔案的崗位培訓(xùn)外，還要搞好后續(xù)教育。
（4）完善會計檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，嚴(yán)格辦理會計檔案移交手續(xù)。除了建立會計檔案立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外，還應(yīng)根據(jù)《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規(guī)范》，結(jié)合實(shí)際，制定會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱、保管期限表、移交時間等，確保會計檔案收集的齊全完整。在移交檔案時，交接雙方的監(jiān)交人、會計人員、報賬員、檔案員應(yīng)同時辦理交接手續(xù)，并加蓋公章，清點(diǎn)會計檔案是否齊全完整、賬目是否相符，案卷整理質(zhì)量是否規(guī)范。
（5）加大會計檔案的監(jiān)管力度。結(jié)合實(shí)際，進(jìn)一步細(xì)化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程。在各項(xiàng)會計業(yè)務(wù)檢查中，將會計檔案的規(guī)范化管理納入其中，以加大對會計工作的整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督。
總之，企事業(yè)單位財務(wù)部門要依據(jù)會計檔案管理形成的規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)會計檔案工作，制定切實(shí)可行的會計檔案管理制度，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)時代的電子會計檔案信息優(yōu)勢，提高會計檔案利用效率，更好地為企業(yè)事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)運(yùn)行提供服務(wù)。
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