時間：2023-06-02 09:19:58
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇財務檔案管理規范，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
企業檔案資料越來越要求記錄的標準化。所謂檔案要標準化，是指檔案所使用的名詞術語、著錄、代碼代號、標引語言乃至于檔案的整理、統計、鑒定、格式等方面的標準化。這些標準化的要求，可以對檔案進行分門別類，有利于甄別管理檔案，也有利于檔案的長期性保存。目前，許多企業已開始朝著標準化邁進，有的企業還為此專門組織定期的員工培訓和學習。從企業檔案管理的現行機制來看，大多企業已經在努力做到規范化、標準化，已不再受傳統模式的桎梏。但是，時展的腳步從未停止，相對于經濟形式而言，檔案管理規范化的發展還是緩慢的，而且，企業對檔案管理的認識還不夠、對本企業基層的檔案缺乏管理、還缺乏具有專業知識的檔案事務人員。檔案管理規范化不僅僅需要管理設備、技術手段的規范、先進，還需要管理者的高素質、高認識、高水平。時代在發展，企業在進步，企業的工作人員也必須與時俱進，具備適應時代和企業發展的能力水平、個人素養。如今，企業檔案管理的門類不再單一，甚至還越來越多，越來越復雜，加上檔案管理已經借助于信息化手段統籌管理，這些都要求檔案管理者必須具備檔案管理的專業知識，并能熟練應用檔案管理系統。所以，企業要為此付出的努力還應是持續的。不能只是走走形式，做做樣子，只有真正將行動落到實處，才能收到真正的效益。
二、檔案管理規范化對現代企業管理的重要性
1.檔案管理規范化對企業人員管理的重要性
說到檔案管理，企業的人事檔案首當其沖，它是其重要組成部分。人事檔案可以集中反映企業人員的詳細信息，包括員工的自然情況、學習、工作經歷、獎懲情況、歷史背景等。企業用人必須要依據人事檔案提供的基本信息來衡量人才所適應的工作崗位。人才是企業良性發展的基石，而檔案管理是發掘人才、開發人才的基石。沒有一套規范的檔案管理系統將會極大的限制企業發展，降低市場競爭力，也會流失已有的人才，給企業帶來無法彌補的損失。千金買骨可能會引來人才但是不一定會留住人才。有著規范的、優異的、有發展的檔案管理模式的企業才是一個有吸引力的企業。
2.檔案管理規范化對企業財政管理的重要性
規范化的檔案管理可以集中整合企業財務狀況軌跡，為企業高層管理者提供企業業務分析的依據，從而有利于科學規劃企業未來發展方向，為企業可持續發展貢獻力量。另外，規范化的財政管理下，企業每一筆財務賬目都分門別類、清楚明確，可以減少財務糾紛，挺高工作效率，有利于企業的制度化管理，同時又對外樹立了企業良好的形象。
從企業業務發展角度看，規范化的檔案管理有利于企業管理層更加及時、全面的掌握和分析企業的生產、經營狀況，以便抓住時機調整生產、經營策略，做出科學的判斷。企業檔案雖然記錄的是企業過去的運營資料，但卻是企業未來發展的依據。它在很大程度上決定著企業業務的拓展、對持續提高企業的管理效率具有深遠影響。所以，為了企業自身的長足發展，使它在市場競爭中更加具有不敗的競爭實力，必須做好檔案的規范化管理。
三、結語
電子環境下，計算機是財務檔案的重要工具，必須利用專業的軟件和系統來保證管理的質量。電算化環境下財務檔案需要重視的問題，主要有以下幾個方面：
1.針對外部的管理問題。首先，在管理中因為計算機的網絡化，應提高其傳輸與操作安全性，一方面應提高口令的安全性，不僅僅要設置開機密碼也應對某些訪問權限進行口令和安全密碼的設置，以保證電子財務檔案被訪問時的安全。同時應建立多級權限制度，即在檔案讀、寫權上設置多級權限，不同的工作人員對檔案的訪問與讀寫都有其特定的權限，不能越權對檔案進行訪問與改寫等。還應建立電子表格對歸檔檔案進行統計，進行系統化管理，方便外部對數據庫訪問并查詢相關信息。其次，對電算化系統的安全性進行強化。網絡的安全是保證數據傳輸的重要基礎，電算化中財務檔案已經與網絡相結合，所以必須提高其數據的安全性。另外，還需借助計算機安全技術，如防火墻，隔離電子計算機系統與外部訪問區，使電子檔案系統相對獨立。限制外部非法訪問對電子檔案的干擾。也需要對數據進行加密或者限制訪問權限，對網絡安全進行強化，以防止意外數據故障、惡意破壞對數據的影響，導致數據丟失或者錯誤。最后，是對病毒的控制措施。在計算機系統中病毒是影響計算機安全的重要形式。所以在電算化環境中為了保證計算機系統的安全與數據安全必須及時對殺毒軟件病毒庫進行升級，才能更好地進行全面防護。
2.內部管理的問題。第一，應強化歸檔制度。管理人員應充分地學習電算化的管理知識，使之明確管理特征。強化計算機會計檔案的保管作用。對各種文件的歸檔應健全制度，明確各種檔案與數據的歸檔要求，以及標準文件，讓各種數據與文件歸檔都按照規范與標準執行，從而保證檔案管理的規范性。同時相關部門也應配合檔案管理的制度，設置管理規范，并嚴格對制度與規范的執行情況進行檢查， 一旦出現問題應進行必要的責任追究。還要對管理規范在執行過程中出現的問題進行分析，動態化地對制度進行調適。第二，強化對數據備份的管理。在電算化環境下，數據往往是實時化出現的并被保存的，而因為計算機特性，如果出現故障則會導致數據丟失，所以在財務檔案管理中應進行實時化的備份處理，在賬務管理與報表系統中都應明確實時化備份的要求，即根據財務數據的不同性質進行備份，而整體數據的備份不應少于每年12次。經過備份的數據應存放在固定的硬盤中，并進行封存，并妥善保管，保證其不會受到外部環境的影響而出現物理性損壞。第三，檔案的保存要求。財務電子檔案在保存中應選擇質量較高且穩定的存儲介質，因為介質的質量會直接影響數據保存的質量，也會影響數據的調用與再處理，所以只有質量穩定的介質才能保證檔案質量。管理人員也應對存放時間較長的“檔案”進行定期的維護，及定期復制以保證檔案的安全與完整。第四，在工作中也要對紙質檔案進行妥善保存。在電算化環境下，所有的數據也是從紙質文件和憑證中獲得的，所以每天要登記與打印的不僅僅是現金記賬文件，也包括銀行存款日記賬，做到日清月結。如果因為打印或者條件限制，所形成的現金與銀行賬目可以利用活頁定制為賬冊進行保存。而對于一般的賬目應做到清楚分類并進行檔案化管理，并按照月、季、年進行分類與匯總，并對其電子檔案進行標記。第五，應培養和設置專門的檔案管理人員和職位。前面分析電子化檔案管理不僅僅需要人員具備財務知識也需要其具備一定的計算機知識，應注意的是不能由出納人員兼職。其崗位的責任有，按照制度與規范向會計電算化系統的各個崗位人員催收相關的電子數據與報表。進行歸類與存檔，并填寫存檔的記錄表格；負責保存計算機檔案與系統檔案等，實現對電子數據的系統化管理，方便查詢與處理；保證財務檔案的安全性。不能擅自對數據進行導出與寫入。系統管理制定明確的權限。限制管理人員的權限，保證直接管理人員對檔案的安全性負責，不會因為自身的權限而導致內部出現舞弊問題。所有的檔案讀寫過程都應進行備案，進行登記與記錄，保證文件改動是在權限范圍內。同時，在財務檔案管理工作中，檔案人員要提高專業素養，不斷提升自身的檔案管理水平。
（作者單位：云南省德宏州人民醫院）
關鍵詞：農村財務；規范化；思路對策
農村財務管理不僅是一項經濟工作，同時也是一項嚴肅的政治工作，是農村基層組織、思想、政權建設的需要。因此必須加強組織領導，認真搞好村級財務管理工作。中央和省一再要求要認真搞好村級財務的管理，并作為建設社會主義新農村工作的一項大事來抓。之所以如此重視農村村級財務管理工作，是因為農村財務管理是一項政策性很強的工作。由于目前村級財務管理中還存在著不規范的問題，影響了農村工作的正常運轉，使得村黨支部缺乏號召力和凝聚力，各種公益事業難以興辦，所以完善和規范農村財務管理制度在當前已是刻不容緩。
隨著農村經濟的發展，農村財務管理已顯得相對滯后，農村集體財務管理混亂，迫切需要進行規范。如何切實解決當前農村村級財務管理中存在的問題，筆者認為，必須從以下幾方面入手。
一、提高農村會計人員的業務素質，加強會計法規制度的培訓，為農村財務管理規范化做好人力資源準備
農村財務管理既是一項政策性很強的工作，又是一項業務性極強的工作。因此，穩定財會人員隊伍，提高財會人員素質至關重要。財會人員被確定之后，一般不要隨意變動，以穩定財會人員隊伍。這里關鍵是要嚴格財會人員的任免程序，必須實行持證上崗制度，并建立崗位責任制，財會人員要明確自己的權利和義務。為提高財會人員的素質，要切實加強業務培訓，定期或不定期地進行業務考核，穩定隊伍，提高素質，為農村財務管理規范化做好人力資源準備。
多年來財會人員隊伍不穩定問題一直困繞著農村財務管理工作，要改變這種現狀，有必要建立一支高素質的，穩定的會計隊伍。因此，一是應健全財會人員任免制度。凡經群眾推薦，村委會上報，鄉鎮考核合格，應由鄉鎮會計管理站審批并統一頒發聘書；二是建立財務人員人事管理制度。對村級財會人員的配備、考核、聘任以及勞動報酬、崗位責任制等均做出明確規定，不經鄉主管部門批準，不得任意調換和聘任財會人員；三是對鄉村財會人員進行全面清查，建立會計人員檔案管理網絡，以便儲備和統一調配整個鄉鎮的會計人員。
財會人員是村鄉里的“內當家”，一定要有全局觀念和法制觀念，要有較高政治覺悟、專業知識和專業技能，努力提高業務素質。為此，各級領導應重視對村級財會人員的培養，定期進行業務培訓，爭取盡快地把國家改革的有關政策和新的財稅制度，貫徹落實到鄉村一級；同時鄉村也要建立會計人員持證上崗制度，即要求會計人員必須按照其資格證的級次，持證應聘相應崗位之職，保持財會隊伍穩定。為農村財務管理規范化做好人力資源準備。
二、加強農村財務管理規范化必須要堅持“五個統一”，有效化解農村財務管理的矛盾
加強財務規范化管理，必須要堅持“五個統一”即：統一思想，規范監督程序；統一帳、表、冊、據，規范會計操作程序；統一審批手續，規范支出管理；統一業務培訓，規范交接手續；統一檔案專柜，規范財務資料。只有這樣才有利于農村的財務行為進一步規范，從而可以給群眾一個明白，還干部一個清白，農民也不必為財務問題而上訪，干部也不必因財務管理而費心，干群關系將更加密切，為農村和諧社會的建設創造有利的條件。為此，各級鄉鎮領導都必須提高對村級財務重要性的認識，加強領導、強化管理，使之逐步納入規范化，法制化的軌道。農村財務規范化就是要求村級的各項收入、財政對農村的轉移支付和部門對農村撥付的資金，都要規范繳付手續，統一管理，有效監督。這樣可使村級收入管理得到加強，有效遏制亂收費、亂攤派行為，進一步減輕農民負擔。村級各項支出均在村財鄉管部門的全程監督下使用，資金使用進一步規范和透明，不僅避免了資金使用的盲目性，還可有效地杜絕擠占、挪用等違紀現象的發生。
三、健全農村財務管理化的各項管理制度，做好農村財務管理規范化的制度保證
建立健全規章制度，使村級財務管理有章可循，是搞好財務管理規范化的重要保證。為使農村村級財務管理有章可循，必須嚴格執行國家農業部、財政部新頒布的《村合作經濟組織會計制度》和《村合作經濟財務制度》這兩個新制度。新《制度》針對目前村級財務混亂的種種現狀，對現金管理、固定資產管理、費用開支管理、票據管理、農民負擔款項和共同生產費管理、義務工和積累工管理、財會人員及財會賬目管理、財務審計與民主理財等方面都作了具體規定。對完善村集體經濟組織財務會計工作，推進村級財務管理經?；?、規范化、制度化將起到十分重要的作用。
關鍵詞：新時期 高校 財務檔案 信息化 建設
高等院校的財務檔案信息化是通過先進的技術，對本校的財務資料進行搜尋，回檔，共享，分遞和保存。上述步驟構成了高校財務檔案信息化建設的相關程序。和九十年代相比，我國高校的財務檔案在信息化建設取得了明顯的進步，但還是有一些影響其信息化進程的因素存在。要想令高校財務檔案信息化取得長足發展，就要解決在實際工作中出現的問題。
一、當前我國高等院校財務檔案信息化建設中出現的問題
（一）相關領導沒有將該項工作加以充分的重視
由于受傳統觀念的影響，我國多數高校的相關領導沒有將本校財務檔案信息化的相關建設工作進行必要的重視。這種現象的出現直接影響了高校財務檔案信息化建設的進程。領導們忽略了該項工作的重要性， 對高校自身的財務資金，人才管理，設備管理都有非常大的影響。從另一個角度來講，正是由于上述原因，對該項工作相關發展的造成了非常大的影響。
（二）我國高校財務檔案信息化建設的相關標準亟待完善
雖說高校財務檔案信息化建設的相關提議在早年就被提出，一些主管部門也為該項工作制定了一些相關的制度規范。但對于我國來講，財務檔案的信息化建設是一項全新的管理工作，加上受傳統觀念的束縛，從實際情況來看，我國高等院校的信息化建設并沒有在真正意義上做到理論與實際相結合。雖說我國部分高校想將本校的財務檔案信息化工作進行開展，但由于缺少相關理論與標準的支持，很多高校領導對該項工作的開展表示出了“無從做起”的態度[2]。也是由于這樣的原因，高校中的財務人員對檔案的信息化建設產生了畏難情緒。這在很大程度上阻礙了我國高校財務檔案信息化建設的相關進程。
（三）相關管理人員缺乏專業知識
自改革開放以來，我國高校財務人員無論是從業務素質和精神風貌上來講，都有了明顯的進步，在高校中從事財務工作的人員在學歷上，職稱上和計劃經濟時代相比提高了好幾個檔次。但受傳統觀念的束縛，我國高等院校中從事財務工作的人員，將自己的工作重點放在了高校財務理論與研究上，而對于財務檔案信息化管理的相關知識知之甚少。沒有將高校財務檔案信息化的重要性認識上去，進而在高校中出現了，相關財務人員處理財務檔案管理信息化工作簡單，隨意。除此之外，在高校從事財務管理部門還存在著職責不清的狀況。學校對財務人員也沒有定期的組織培訓教育工作。由于缺乏相關理論的支持，使得我國高校財務檔案信息化和發達國家相比有著明顯的差距。由于受客觀條件的限制，高校中能真正勝任財務檔案管理工作的相關人員少之又少。
（四）高校財務檔案信息化建設缺少相關目標
有些高校領導認為高校財務檔案信息化建設是一項非常簡單的工作，覺得所謂財務檔案管理就是將本校的財務信息進行統籌。在我國大部分高校中，財務檔案信息管理缺少黨政的統一性，學校內黨政部門沒有盡到自己的義務，不能配合財務部門開展相關建設工作，對財務檔案信息管理的內涵也不甚了解，更不要說相關信息化建設目標了。
二、高校財務檔案信息化建設相關構建措施
（一）完善原有財務檔案信息化建設管理規范
學校高層領導要想在真正意義上將本校的財務檔案信息化建設工作做好，就要站在科學發展觀的角度來看待問題，將原有財務檔案信息化建設的管理規范進行系統性的完善。相關制度的完善，需要本校財務部門和行政部門共同努力來完成。在建設過程中要不畏艱難，用于探索，在真正意義上將；理論研究成果投入到實踐工作中去，結合本校實際情況，制定出一套行之有效的管理規范。例如，對本校原有的財務信息庫進行系統性的建設，對重要的財務數據進行有效備份等。參照國家檔案局來制定相關管理規范。
（二）加強高校財務檔案信息化的基礎建設
基礎建設對于高校財務檔案信息化建設來講有著非常重要的決定性作用。高校財務檔案信息化的基礎性建設主要包括：計算機，網絡，無線路由器，服務器等?；A建設有著硬件建設和網絡建設之分，在基礎建設中，起決定性作用的是軟件建設。用于檔案管理的應用型然間本身具有強大的邏輯性，管理者使用管理軟件對高校財務檔案信息化進行全面建設。應用軟件本身包括了很多智能程序，比如實時監控，語言翻譯等等。應用軟件的種類包括：信息檔案管理軟件，系統文件管理軟件等等。值得注意的是，在信息化基礎建設中，硬件軟件的相關建設應該是一種平衡的關系。對于應用軟件的開發更應該做到精益求精，只有這樣才能在真正意義上推動我國高校財務檔案信息化管理進程。
（三）高校要做好關于信息化網絡建設的相關工作
高校要想做好財務檔案信息化建設的相關工作，建設起相關管理網絡是重點。值得注意的是，相關技術人員在建立起高校財務信息檔案網絡的同時，也要將網站的專業職能進行全面突出。
突出網站的服務功能。相關技術人員在進行網絡建設的時候，應該設立有個查詢模塊，供信息使用者能夠快捷方便的找到自己需要的信息，并設立下載模塊，方便使用者下載。
將網站的宣傳功能加以突出。該網站要將本校財務管理的情況進行有效披露，除了這點，還要將檔案相關工作對大眾進行有效宣傳，從根本上增加大眾對高校財務信息檔案相關工作進行有效了解，促進該項工作的發展。
網站應該強化原有交流協作相關功能。相關技術人員在進行網站設計的時候，應該為用戶建立起一個用戶體驗模塊，針對用戶的真實需要，將自己的管理方式進行必要的調整。
（四）強化高校財務檔案信息化的輔助決策系統
高校建設財務檔案信息管理的根本目的在于幫助財務數據使用者順利找到自己想要的數據。由于現如今高校財務數據日趨復雜化，傳統的財務檔案信息化管理模式已經不能滿足如此困難的要求，因此必須在高校內建立起一套行之有效的信息化輔助決策系統。這種輔決策系統是以先進的科學技術以及管理技術為基礎的。該決策系統能夠將在檔案管理中出現的實際問題進行有效解決。相關軟件還能為工作人員提供系統性的分析數據。價格定性與定量分析進行有效結合，從根本上將高校財務檔案信息化工作質量進行提高。
三、結束語
綜上所述，對高等院校中的財務檔案信息化建設，對于高等院校本身來講，是一件非常重要的工作。通過高校師生的共同努力，高校財務檔案信息化管理邁入了一個嶄新的階梯，財務檔案信息化管理在最大程度上發揮了自身效用，相信在不久的將來，我國高校財務檔案信息化建設一定會發展的更加輝煌。
參考文獻：
[1]劉迎春.高校財務檔案信息化管理研究[J].沿海企業與科技，2010（07）289---290
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[3]胡英.高校檔案館對校內電子文件的采集[J].機電兵船檔案，2010（07）125---126
關鍵詞：科研項目科研檔案檔案管理
在科研活動日益社會化、信息化的背景下，科研項目（課題）呈現出跨學科、跨領域、跨機構（以下簡稱“三跨”）的典型性特征。與一般性科研項目相比，“三跨”項目往往集合了各機構相關領域的優勢力量，研究成果更具有顯示度，檔案的信息含量和科技含量更大，如何有效收集、保存和利用這些科研檔案資源是檔案人員必須要思考的問題。同時“三跨”科研項目研究周期較長，具有跨機構、跨學科、跨地域、跨平臺等諸多新特點，依靠傳統的科研檔案管理模式和方法難以全面、系統地管理這些資源，需要我們提出新的管理方法和模式。
一、“三跨”項目檔案管理的特點分析
（一）歸檔主體的多口性
“三跨”科研項目范圍大、成員多，往往需要多學科交叉、多部門協調、多單位合作，因而建檔材料形成的主體較多，涉及的機構包括主管單位、依托單位（負責單位）、參加單位，涉及的人員包括項目負責人、課題負責人、項目（課題）參加人、業務管理人員、綜合管理人員（包括財務人員、設備采購人員、人事管理人員等），并且根據項目開展需要聘請院外甚至是國外知名專家或專家團隊。這些機構或個人會形成各種檔案資源，這些來源不同卻又產生于同一科研活動中的資源，共同構成了一個“三跨”科研項目的全部檔案。
（二）歸檔內容的電子化
一方面，“三跨”科研項目電子檔案資源超量增長。隨著科研信息化程度的不斷提高，“三跨”科研項目會應用更先進的信息技術和電子化設備，科研人員習慣于在自己的工作現場和研究過程中電子化地進行信息交流和處理，從而形成了大量的交流性材料、實驗性數據和各種結果性數據。另一方面，這些電子檔案具有異構性的特征。由于“三跨”科研項目需要國內國際不同領域的機構和人員協同工作，會涉及多個單位多種應用平臺多個數據庫資源，不同的科研人員又會在自己的電子設備中保存不同的數據內容，從而不可避免的產生多種結構、多種載體的電子檔案。
（三）檔案收集過程的復雜性
“三跨”科研項目研究周期長，一般為3至5年，從立項到結項驗收每個環節都需經過反復研究和試驗，取得最終成果往往要耗費很長時間，這就使得檔案資料的收集整理時間跨度大、周期長。在項目進行中一般采用階段管理的方式，在每一重要階段主管單位對執行情況（包括階段科技目標的實現、階段性成果的形成、創新隊伍建設、經費使用情況等）進行綜合考核評估；同時每個項目會分不同課題，每個課題也會根據需要進行階段性檢查。在項目整體推進過程中不可避免地會出現成員離職、調職等非正常情況，在每一階段或特殊情況下檔案人員都要及時跟進，保證歸檔文件材料的齊全、完整、有效。
（四）檔案資源的共享性
“三跨”科研項目的立項會經過嚴格的論證和審批程序，每個課題的設置也必須緊密圍繞總體目標，相互有機聯系，能針對關鍵性科學技術問題組織多學科、多方位的交叉研究和協同攻關，在項目進展過程中，同步進行的類似課題的進展會直接影響到相關課題的時效性和完成程度。這種狀況下，項目要盡量實現數據資源、信息資源、知識資源等各種資源的全面共享，需要打通原有檔案資源的壁壘，建立互聯互通的檔案資源共享環境，根據項目中不同課題的科研人員利用需求提供最新的、全面的、即時的科研檔案信息內容。
“三跨”科研項目檔案管理的這些特點決定了要采用新的管理方法和模式，但目前的管理卻存在諸多問題。
二、“三跨”科研項目檔案管理存在的問題分析
（一）缺乏針對“三跨”科研項目檔案管理的指導規范
首先，從國家層面看，已有相關的科研項目和檔案管理規范，但缺乏直接針對“三跨”科研項目和檔案管理的專項規范，缺少針對科研信息化發展的內容。
我國對科研項目和其檔案的管理規范可分為兩類，第一類是通用的科研項目與檔案管理法規和規范，如《國家科技計劃管理暫行規定》等項目管理規定和《科學技術研究檔案管理暫行規定》等通用科研檔案管理規定。這些規定基本為科技項目和檔案管理的一般性規范，沒有針對“三跨”科研項目或其他重大科技項目檔案管理的相關規定[1]。同時這些管理規范基本是八十年代、九十年代初提出的，缺少對新信息環境下科研項目和檔案工作的思考。
第二類是專用科研項目與檔案管理的規章和規范，如《國家高技術研究發展計劃（863計劃）管理辦法》、《國家高技術研究發展計劃（863計劃）文檔材料管理辦法》（試行）等。這些針對863項目的管理規范在一定程度上與“三跨”科研項目管理相似，但總體來說仍有缺失，在各單位具體操作層面缺乏細則性的規定，很多工作還要參照老標準執行[2]。
其次，從地方層面看，很多省市機關、高校等項目主管部門制定了項目與檔案管理規范，如《北京市科技計劃項目（課題）檔案管理辦法》、《上海市科學技術研究項目檔案管理辦法》等，這些規范相比國家規范進一步細化，更具有執行性，如《北京市科技計劃項目（課題）檔案管理辦法》進一步明確了各相關方的職責[3]、《上海市科學技術研究項目檔案管理辦法》則提出要加強科研項目的動態管理和過程管理。但另一方面仍缺少對專項科研項目和檔案管理的相關規定，無法直接指導“三跨”科研項目的檔案管理工作。
（二）缺少針對“三跨”科研項目檔案工作自上而下的管理體系
由于管理規范或制度中對檔案工作內容的缺失，造成項目各主體對檔案工作認識的偏頗，沒有建立起針對“三跨”科研項目檔案工作的管理體系。
首先，從下達“三跨”科研項目的主管機構看，沒有定制項目的檔案管理指導規范，缺少對檔案工作的總體把控與協調，檔案工作無法納入立項、階段檢查、總驗收等關鍵環節，從而造成檔案資源的失控與失存。
其次，從主要承擔項目的依托單位看，依舊無法對項目的整體檔案工作進行統一規劃。雖然項目負責人會指派相關檔案人員或課題秘書完成歸檔工作，但目前依托單位只對單位內部檔案工作進行管理，對項目的二級課題承擔單位沒有進行相關檔案工作的監督、指導和檢查。因依托單位并不能保存全部項目檔案材料，并且因為各課題分頭管理導致復印件多、原件少，紙質材料多、其他載體材料少等現象，從而影響和制約了“三跨”科研項目檔案的收集整理與開發利用。
最后，從項目的課題參加單位看，由于缺少項目主管單位的指導和管理，基本采用原有的一般性科研項目檔案管理模式，不能根據“三跨”科研項目的特殊性要求制定歸檔范圍、歸檔計劃，檔案工作無法納入“三跨”科研課題管理工作中。同時科研人員缺乏檔案意識，重視科學研究實踐活動和科研成果的發表與獲獎，輕視檔案資料積累工作，甚至不愿意上交自己手中的材料；檔案人員缺乏檔案開放意識，重視材料的收集整理、輕視資源的開發與利用，兩者工作方式的沖突造成單位內部科研檔案工作推進的困難。
綜上，由于“三跨”科研項目檔案管理工作仍主要依據一般性的項目檔案管理辦法和模式，缺乏相應的管理制度和實施細則，對各責任方缺乏配套和有效的制約手段，造成“三跨”科研項目檔案工作管理失控，不能做到自上而下的集中統一管理。
（三）缺少對“三跨”科研項目檔案資源的共享機制與手段
對“三跨”科研項目檔案資源的共享需求可分為三個層次，即項目組內共享、單位內共享和社會共享。
首先，項目的各組成部分（課題、機構、人員）是密不可分的整體，其研究過程數據、成果信息、管理性材料是大家所關注的內容，但目前這些檔案資源歸屬在不同的科研單位和主管機構中，而這些機構相對獨立，項目檔案資源缺少共享的機制，且暫時無法提供資源共享的技術手段。
其次，“三跨”科研項目集中了各單位相關領域的優勢力量，形成的是有顯示度的原創性科研成果，在項目完成后，除和涉及知識產權保護之外的已歸檔信息資源有必要在單位內部共享。而目前的項目檔案資源只停留在各自為“用”的狀態，無法形成網絡化的管理模式。
最后，從全社會發展的角度看，科技部《國家科技計劃項目管理暫行辦法》中已經提出“各類國家科技計劃必須建立相互兼容的數據庫，實現信息、數據資源共享”，但目前在缺少共享機制和平臺的條件下，“三跨”科研項目檔案資源的共享利用只能成為美好愿景。
三、“三跨”科研項目檔案管理的策略分析
（一）加強對項目檔案和檔案工作的集中統一管理
首先，要將檔案管理納入項目管理的范疇，從頂層對檔案管理做出總體設計。
在項目管理規范中明確檔案集中統一管理的原則，加入檔案管理的總體內容和要求，保證立項、結項、鑒定等關鍵環節檔案工作到位。如將“三跨”科研項目檔案驗收作為項目驗收中的重要環節，在項目結題、鑒定、報獎時提出“需由檔案部門出具立卷歸檔文件材料完整準確的證明”的要求等。
其次，要制定“三跨”科研項目檔案管理規范，明確歸檔范圍。
只有由項目主管機構或由其指派相關檔案部門根據“三跨”科研項目的特點制定并頒發檔案管理規范，才能根本上保證項目檔案的系統性和完整性。第一要制定針對“三跨”科研項目檔案內容的歸檔范圍表，項目檔案分類中除科研檔案外還會有基建、設備、電子檔案等不同門類，如果按目前實行的按門類管理檔案的模式，會破壞“三跨”科研項目檔案的系統與完整性，為日后的利用帶來不便，所以可考慮建立以“三跨”科研項目為主體、綜合各門類檔案和項目各階段內容的系統的檔案資源結構模型和歸檔范圍表。第二要根據科研信息化的特點規范電子文件的歸檔內容與形式，保證歸檔文件的長期可讀、可用，因為“三跨”科研項目中會形成不同載體、不同形式的電子文件，同時會有海量電子數據產生，需要主管部門會同其他機構制定針對電子科研數據的歸檔保存策略。
最后，要明確項目各主體的職權范圍，加強對檔案工作的分級管理。
為解決保存與利用的矛盾，從既有利于檔案的規范管理又方便各課題組科研人員利用的角度出發，探索以主管機構為中心，以項目為紐帶的檔案工作分級管理模式?？蓪嵭兄鞴軝C構抓依托單位，依托單位抓項目組，項目組抓課題組，課題組抓科研人員，一級抓一級，管理網絡化。檔案部門必須加強與有關職能部門的配合，建立聯合監督檢查制度[4]。主管機構檔案部門負責各項目的業務指導和監督，將具體工作任務分解到各項目組；每個項目組確定一名兼職檔案人員負責其項目研究過程中與項目有關的檔案工作，對各課題檔案工作進行跟蹤指導；每個課題組確定一名兼職檔案人員，對科研人員的歸檔工作進行跟蹤指導。同時項目組要為項目檔案管理提供必要的服務、經費和保障條件，爭取將檔案管理工作納入項目管理與年度績效考核內容。
（二）建立基于項目業務流的全過程管理
“三跨”科研項目檔案管理需要基于項目業務流和業務主體，將檔案管理工作全過程嵌入到項目管理流程，實行全面的、系統的、過程的管理。
“三跨”科研項目主要有三方業務主體負責六個業務環節的工作，業務主體指：主管機構、依托單位、參加單位，業務環節主要包括分析論證階段、研究實驗階段、成果鑒定驗收階段、推廣應用階段、成果獎勵申報階段、申請專利和成果轉讓階段?；诖诵纬上颉叭纭笨蒲许椖繕I務流的檔案管理流程，見圖1。
（三）逐步構建“三跨”科研項目檔案資源平臺
構建資源庫是科研信息化發展的必然要求，它一方面可以實現橫向共享，為項目組間的溝通交流提供平臺；另一方面能全面、系統的積累“三跨”科研項目檔案資源，為資源的縱向積累和利用提供基礎。
首先，要建設基于“三跨”科研項目應用平臺的歸檔保存系統。目前很多項目的實施都依托于一定的應用平臺，這些不同的平臺中會產生大量的科研電子數據信息，它們是記錄科研過程的重要信息資源，必須歸檔保存。所以要在項目開始階段即提出電子科研檔案永久保存的功能需求，甚至在各平臺設計之初就將檔案管理系統的功能嵌入到平臺內，保證歸檔電子文件信息的原始性和全面性；
同時要考慮不同平臺異構信息的采集，保證其能夠完整、有效的歸入檔案管理系統。
其次，是建立“三跨”科研項目檔案中央數據庫。這一數據庫需要在主管機構的支持下，在檔案部門的配合下完成，以項目為單元有不同的業務主體全過程的記錄、積累科研過程數據。同時隨著數據量的增加可在此基礎上構建成果數據庫，揭示相關的科研項目管理情況、研究過程、成果水平等信息，使“三跨”科研項目科研成果檔案信息得到推廣。
最后，要在主管機構的支持下建立“三跨”科研項目檔案數據庫管理系統和科研檔案信息開放查詢系統。首先實現檔案資源網絡共享，各項目組兼職檔案人員或單位檔案人員及時進行動態更新；同時考慮構建科研檔案信息開放查詢系統，提供科研檔案信息的服務，充分發揮已歸檔資源的作用，打破各機構間檔案實體共享的限制，使“三跨”科研項目成果的利用更加廣泛和深入[5]。
“三跨”科研項目檔案管理涉及范圍廣、人員多，需要從主管機構到基層科研單位的多方支持，原有的檔案管理方式和模式已不能滿足實際需要，檔案人員需要根據科研工作發展的新情況新趨勢創新性地開展檔案管理工作，以全面、系統地保存科研檔案信息資源，服務科研一線服務社會。
注釋：
[1]科學技術部.國家科技計劃項目管理暫行辦法.2001-1-20；國家科委，國家檔案局.科學技術研究檔案管理暫行規定，1987-3-20
[2]科學技術部.國家高技術研究發展計劃[863計劃]管理辦法.2001- 8；科學技術部.國家高技術研究發展計劃（863計劃）文檔材料管理辦法（試行），2003-3-25
[3]北京市科委.北京市科技計劃項目（課題）檔案管理辦法，2008-7-1
[4]關宏玉，劉洋，安小米.我國科研文件檔案管理模式特點問題與建議：典型案例研究[J].山西檔案，2011（7）.
關鍵詞：會計檔案；存在問題；應對辦法
一、會計檔案的特點
會計檔案是所有經濟實體在經濟活動中形成的會計憑證、會計賬簿、和財務報表、財務決算等具有保存價值應作為歷史資料長期保存的專業材料。由會計檔案的定義可以看出，會計檔案由會計憑證、會計賬簿、會計報表、財務決算等會計材料組成。
（一）會計資料具有以年度劃分整體性的特點
會計資料是以一個年度為一個整體的，從1月到12月產生的會計憑證、會計賬簿、會計報表等相互關聯，到年末形成一個財務決算，作為一個年度的結束，形成一個不可分割的整體，保持會計檔案的完整性、整體性、不可分割性是會計檔案管理好壞的基礎。
（二）會計資料的種類的固定性
會計資料每一筆的形成都是不同的，內容多樣，業務量大，但是它的組成形式卻基本相同，主要由會計憑證、會計賬簿和會計報表三部分組成。
（三）會計資料的收集整理具有規律性
一個會計年度從業務的發生開始，不斷的形成會計憑證，記錄會計賬簿，月末形成會計報表，年末形成會計決算等，能連續不斷的記錄業務每一個經濟活動，并進行必要的數據分析，能保證經濟業務間的相互聯系，為以后業務的開展提供歷史數據，這種規律性是其他檔案所沒有的。
（四）會計資料歸檔特殊性
會計檔案是以數字記錄業務發生的數字檔案，是反映經濟業務的歷史資料。會計憑證、會計賬簿和會計報表、財務決算都有特定的格式和記錄的內容，與其他文字資料不同，會計檔案的裝訂樣式、保管形式也與一般文件資料不同，具有特殊性。
二、會計檔案存在的重要作用
（一）會計檔案是記錄和反映一個單位經濟業務的重要歷史和重要物證
會計檔案是單位經濟活動的重要載體。會計憑證，會計賬簿，編制會計報表，年末編制年度決算，形成了一年整體的會計檔案，多年會計檔案連續起來，能夠直接反映每個歷史時期單位各項經濟活動。使會計檔案具有連續性和制約性的特點。
（二）會計檔案是查處打擊經濟問題重要依據
會計檔案連續客觀地記錄了各項經濟活動軌跡，在審計中會計檔案為之提供了重要的憑證，可以為查處經濟犯罪的蛛絲馬跡提供可靠的書面證據。
（三）會計檔案是經濟發展研究的重要資料
會計檔案記錄了經濟活動的發展軌跡，記錄了經營過程中經歷的成功和失敗，為經濟發展研究提供各種精準的數據和歷年對比資料，具有重要利用價值。
（四）會計檔案是對經濟實體會計監督的重要資料
會計檔案在審計和工商、稅務、檢察院等行政機關的檢查過程中有極高的使用效率。各個行政機關首先就會對經濟實體的會計憑證、賬簿、財務報表等原始資料進行審核，綜合評估被審查單位經濟業務是否依法合規，會計處理是否實事求是。通過對會計流程和業務處理的審核，發現單位財務處理和內部財務管理方面的問題，從而做出整改建議或處理決定。
三、會計檔案管理工作中存在的問題
（一）對會計檔案歸檔整理工作的重要性認識不充分
單位領導不夠重視，財務人員管理意識淡薄，導致財務日常工作與會計檔案管理相脫節。多數單位只對會計日常核算是否合法重視，對會計檔案管理置之不理，沒有設置財務檔案管理人員，對財務檔案管理人員的監管更是少之又少。會計人員培訓學習中，很少進行會計檔案的裝訂和保管進行培訓，大多數是由會計人員兼管，會計人員大多忙于日常會計核算，疏于檔案管理工作，對檔案的基本規范，檔案的歸檔范圍和標準不明確，使得歸檔整理的會計檔案不規范，不能達到科學歸檔管理的要求。
（二）會計檔案資料歸檔不完整
大多數經濟實體單位只認為會計憑證、賬簿、報表等會計專業資料應該整理歸檔，卻對會計文件材料如：財務預算、決算，單位制定的財務制度等會計文件材料的匯集、整理和歸檔工作，日積月累會計檔案的完整性和連續性受到了嚴重影響。
（三）會計檔案管理人員綜合素質需要進一步提高
綜合素質的提高是多方面的，思想意思和業務水平是提高綜合素質的關鍵。一些單位財會人員兼管財務檔案缺乏應有的專業知識，不遵守會計法關于檔案管理的相關規定，規章制度不能認真落實，重日常財務核算輕會計賬務保存管理，不按法律法規執行，偽造、篡改、更換記錄憑證的現象也個別出現：也為自設假賬、自建賬外賬等違規行為創造了便利條件。造成會計核算工作不嚴謹不規范，導致會計信息嚴重失實，千里之堤潰于蟻穴，會計人員一點點小過失長期積累嚴重影響了國家宏觀決策、危害極大。
（四）財務檔案管理部門設立不完善、歸檔不規范
單位設立財會檔案管理部門是當代財務工作的迫切需要，也是法律法規的剛性要求，但實際工作各單位對財務檔案工作均重視程度不夠，管理規范，大多數段位都沒有設立專門的財務檔案管理部門，財務檔案管理工作由會計人員兼任。財務會計檔案的整理、歸檔、保管、銷毀工作不受重視，大多單位的會計憑證、會計賬簿等，多年來只歸檔不鑒定，也沒有按照會計法的規定定期銷毀，由于多種因素導致會計檔案的鑒定銷毀工作無法完成，造成已經過期的會計檔案仍長期存放無人管理，嚴重影響了檔案管理整體工作的質量和成果。
為深入貫徹中央、省委農村工作會議精神，大力推行社會主義新農村建設，真正做到管理民主，按照辦發33號文件要求，切實加強農村集體財務規范化管理，有效控制村級新增不良債務，完善村級民主管理和監督機制，進一步提高農村集體財務管理水平，促進農村經濟社會和諧發展和社會主義新農村建設，決定開展“農村集體財務規范化管理合格村”（以下簡稱“合格村”）建設活動，現將有關事項通知如下：
一、充分認識建設“合格村”活動的重大意義
加強農村集體財務規范化管理，扎實開展“合格村”建設活動，是進一步提高農村集體財務管理水平，落實科學發展觀，構建和諧社會，全面推進“兩個率先”和社會主義新農村建設，各村務必從戰略高度深刻認識建設活動的重要性、緊迫性，切實加強領導，明確工作目標，突出工作重點，建立一批“制度健全、公開規范、管理民主、群眾滿意”的農村集體財務規范化管理合格村，把財務管理是否規范合格作為社會主義新農村建設的重要考核指標，社會主義新農村建設合格村首先必須做到財務管理規范合格，爭取在2013年有12個村達到合格標準，其中評選省級示范村2個。
二、建設“合格村”的主要標準
（一）建立科學、規范、操作性強的財務管理制度
各村要結合本村實際情況，制定有針對性和可操作性的規章制度，建立村干部任期和離任經濟責任審計制度，民主管理和財務公開制度、貨幣資金管理制度，債權債務監管制度、集體資產臺帳制度、會計人員持證上崗制度、會計電算化管理制度以及“一事一議”籌資籌勞制度等，并且各項制度執行情況良好，群眾較為滿意。要切實加強對“一事一議”和上級財政轉移支付資金的管理，要實行專戶專管，專款專用，嚴禁平調挪用。
（二）控制新增不良債務的措施得力、有效
建立并嚴格執行村級新增債務申報制度，村在確需借貸的情況，先列入預算，經村民代表會討論通過后，向鎮政府申報，得到批準后方可實施，嚴格控制隨意借貸舉債，控制債務規模，不得在不落實償還措施的情況下舉債興辦公益事業和墊交任何費用、超標準訂閱報刊和搞養老保險及發放報酬待遇等情況，大力壓縮非生產性開支，村級組織統一使用省級農經部門監制的內部結算憑證。
（三）建立完善的村帳鎮制度
村與鎮農經部門簽訂統一規范的協議，明確村帳鎮范圍、權利和義務。
（四）財務公開規范，符合“三個化、三個一、五規范”要求
村依法實行財務公開，并按照有關文件規定不斷提高公開質量，符合“三個化、三個一、五規范”要求，“三個化”即公開內容通俗化、重點問題專項化、檢查監督經?；?，“三個一”即有一本理財記錄簿、一個公開欄和一只意見箱，“五規范”即公開的陣地、時間、程度、內容和檔案規范。同時，對村民關心的熱點問題，能及時專項公開，主動接受群眾監督。
（五）有健全的民主理財組織，并正常開展工作
經村民會議或村民代表會選舉產生民主理財小組，其成員辦事公道、群眾信任，并且具有一定政策水平和農村財會知識，一般由5至7人組成，群眾代表占成員總數的三分之二以上，現任村干部及其直系親屬不得擔任理財小組成員，定期參加上級農經部門舉辦的業務培訓，提高理財水平，民主理財小組定期召開例會，嚴格按規定程序進行理財活動，本著實事求是的原則審核每筆票據，審核結束后，理財小組負責人應將活動內容記錄在案。
（六）村會計持證上崗，定期參加培訓和年檢
村會計任免嚴格按照有關規定辦理，調整、撤換村會計事先征求鎮農經部門意見，并按規定報市農經部門備案，現任村干部的直系親屬不得擔任本村財會人員，村會計定期參加農經部門組織的業務培訓，學習財經法規和政策，不斷提高職業技能和道德修養，按規定取得省級農經部門頒發的會計上崗證，定期參加年檢。
（七）檔案管理規范
各村要建立會計檔案室，購置必要的會計檔案柜，并安排專人負責會計檔案管理，在會計年度終了時，及時按要求整理，并分類編號，裝訂成冊，歸檔保管，按照《會計檔案管理辦法》的有關規定，建立健全會計檔案保管和檔案調取，查閱制度。村級財務總帳和報表保管期限為長期，明細分類帳和會計憑證保管期限為10年，按規定銷毀會計檔案時嚴格執行有關程序，履行報批手續，在民主理財小組和鎮農經部門共同監督銷毀。
三、建設“合格村”的主要步驟
（一）2013年2月至3月：各村做好建設“合格村”的宣傳發動工作，營造創建活動氛圍，提高對農村財務管理規范化建設的認識。
（二）2013年4月至9月：各村認真對照“合格村”標準，進行深入的調查摸底，查找薄弱環節，明確“合格村”建設的重點，規范財務管理工作。
（三）2013年10月至11月，各村對照建設標準，認真組織自查。在村自查的基礎上，鎮農經部門組織檢查。
*鎮檔案室現存檔案所屬年度*年至2009年，共計1518卷，近幾年來我鎮檔案工作在黨委政府的正確領導下，在上級檔案部門的檢查指導下，不斷加強管理，逐步實現了檔案目標管理規范化，現對照(本鎮的)縣檔案局下發的“山東省檔案管理考核書”，結合本真的實際情況，我們進行了一次自我檢查，現將檢查情況匯報如下：
一、體制人員方面
為確保檔案管理各項措施落實到位，鎮黨委政府把檔案管理工作列入了重要議事日程，納入我鎮目標管理考核之中，不斷強化管理，結合本單位的檔案管理工作實際情況，成立了由第一副書記任組長的檔案工作領導小組，統籌我鎮的檔案管理工作。配備了業務素質高，管理水平強的專職檔案管理員，并在各鎮直部門中落實了兼職檔案管理員，在村級組織中，由村文書任檔案管理員，形成一個嚴密的檔案管理網絡;建立健全了各項檔案管理制度，使檔案管理制度裝裱上墻，把檔案工作列入單位公文處理、財務管理、資產管理和具體業務工作程序，把檔案工作與相關人員的年度考核、獎懲掛鉤，同時鎮領導從強化檔案管理著手，組織檔案管理人員參加縣里舉辦的培訓班，為檔案規范化管理奠定了良好的基礎。
二、制度設施方面
檔案室內建立了文件材料歸檔制度，檔案保管、保密、統計鑒定銷毀、查閱利用、檔案設備維護使用、重大活動檔案登記等到內容完整、操作性強的制度，同時作硬件設施建設，我鎮立足本鎮實際，高標準、嚴要求，整修了檔案專用庫房，面積達到40平方米;同時在檔案室內落實了防水、防火、防盜、防蟲、防高溫、防潮、防強光、防塵、防鼠等“九防”措施。檔案櫥架、盒、夾、卷皮等檔案裝具規范、標準、數量充足;計算機、掃描儀、光盤刻錄機、復印機同黨政辦合用，同時有檔案管理軟件。
三、管理利用方面
為做好檔案資料的確良收案整理工作臺，保全檔案的完整，明確歸檔范圍，把反映本鎮工作活動、具有查考利用價值的文件資料和各種載體的檔案管理資料均敖歸檔范圍。我鎮2009年檔案資料的整理歸檔工作從今年4月份開始，根據整理歸檔的新標準進行了集中分類。對收集整理照片、磁盤、光盤、實物等載體檔案，編寫文字說明、內容包括時間、地點、人物、制作者，力求做到圖文并茂，對擬修訂和簽批的公文，按保管要求逐一審查，對書寫不符合規定的文件及時改正，對破損文件進行修補，對字跡模糊或退色文件進行復制，檔案合格率達到80%以上，檔案內容涵蓋文書、會計、基建、設備、科研、照片、錄音、電子、實物等12個方面的內容。但由于綜合檔案室面積受限，所以這些檔案都由各站所保存。注重在檔案住處開發和效果利用上下功夫，建立健全了案卷目錄，全引目錄、字號索引、專題目錄等多種檢索項，便于隨時查閱，為領導決策、經營管理、資產保全等方面發揮了重要作用。
四、監督指導方面
根據省縣有關規定，結合實際，制定了*鎮檔案工作辦法，對全鎮各部門單位村的檔案管理進行了統一指導，組織各部門單位村的兼職檔案人員進行研究，并參加縣檔案局舉辦的管理業務培訓，進行統一學習，及時更新知識，提高技能。
綜上所述，以上是我鎮2009年度檔案工作基本情況，對照先進我們的檔案工作還存在諸多的不足，如，檔案室面積狹小、硬件設施不到位、歸檔材料不全面等，但這同時也是我們下步努力的方向，在今后的工作中，我們對照檔案管理考核辦法，加強規范，不斷完善，力爭把我鎮的檔案管理工作提高到一個新的水平，再上一個新臺階。
【Keywords】land and resources； archives； management
【中圖分類號】G271.6 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）03-0142-02
1 引言
近年?恚?日照市國土資源檔案工作緊跟時代步伐，積極探索，大膽創新，改造提升，努力服務全市經濟發展大局，取得了良好的社會效益，贏得了人民群眾的廣泛贊譽。
2 日照市國土資源資料檔案現狀及規范化建設情況
2.1 “軟硬兼施”，國土檔案館功能日趨完善
日照市國土資源檔案館現有檔案庫房233m2，39組密集架；安裝了自動報警和自動滅火系統，配備了消毒滅菌機、防磁柜等設備，庫房達到了“九防”要求。設有35m2的歸檔室、15m2的閱檔室，實現了辦公、歸檔、閱檔、庫房四分離，滿足了檔案管理的要求?，F館藏檔案自1982年至今12萬余卷（件）。包括地籍管理類、建設用地類、地質礦產類、綜合類、計劃財務類、利用規劃類、監察類、科教宣傳類、音像類檔案等，齊全的檔案資料為國土資源工作的開展及經濟發展奠定了良好的基礎。根據庫房管理規范的要求，購置了溫濕度自動記錄儀、復印機、滅火器、自動報警、空調等設備，為檔案的安全保管，高效利用提供了保障。
2.2 注重規范，建立健全檔案管理長效機制
健全完善檔案管理機制，促進檔案管理規范化。針對我局檔案卷宗不規范的情況，制定了業務檔案卷宗標準模板，由各科室根據自身業務辦理過程中所需要的材料，確定業務檔案歸檔的標準。檔案館制定完善了16大類43種檔案卷宗模板，并指導區縣局參照執行其檔案卷宗標準模板。還先后制定《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案材料歸檔制度》、《檔案庫房管理制度》、《檔案借閱制度》《檔案交接制度》、《檔案管理員崗位制度》等一套較完備的管理制度，做到資料有登記、立卷有規定、借閱有制度、使用有效果，實現了檔案管理的科學高效。健全完善了“五合一”制度，對十六類檔案的年度、類別、組卷、保存年限等情況進行認真清理，做到了資料組卷合理，保管期限準確，案卷題名規范，封面書寫工整，案卷排列有序，檔號編制完整。
2.3 主動作為，檔案管理工作走上規范管理軌道
增強規范意識，不僅需要國土資源檔案部門完善各項規范，研究制定切實可行的規章制度；同時，也需要機關工作人員在檔案的收集、整理、歸檔等各個環節中，都自覺主動地遵守規范。檔案工作者承擔的不僅僅是一個自發的道德責任，而是一種法律責任，也就是說我們必須對檔案工作的認識和觀念上升到法律的層面和高度，因此，檔案管理部門和從業人員只有主動作為、敢于擔當，牢固樹立依法辦事的觀念，結合自身實際，制定檔案工作規范，完善檔案工作各項制度，加大監督指導力度，保證檔案的真實、準確、完整，才能讓國土檔案更好地發揮服務社會的功能。
3 國土資源資料檔案的特點及應用
國土資源資料檔案作為土地、礦產利用，防治自然災害等情況的歷史記載是國土資源合理規劃、利用的重要記錄，是解決土地、礦產利用，防治自然災害等的主要依據。管好、用好、做好為充分查詢利用檔案提供有力保障，關系到國土資源管理工作的長期、穩定的發展。
3.1 為查清權屬、調處糾紛、保護權益提供了翔實依據
近幾年，隨著人們對土地重要性的理解重視，土地糾紛案件呈不斷上升趨勢。通過查詢國土資源資料檔案，了解土地地籍調查，土地發證情況調查，土地權屬調查等，為土地的權屬提供了依據。
3.2 拓寬國土資源資料檔案利用范圍，增強社會服務功能
土地作為一項重要的不可再生資源，在國民經濟中的地位呈日益上升趨勢。不僅土地交易，土地衛片執法等國土部門日常業務需查閱相關國土資源資料檔案，其他政府各部門通過查詢國土資源資料檔案，了解建設項目的投資情況的基礎數據，優化土地的資源配置，推進集約節約利用土地資源，對促進經濟社會的可持續發展發揮了重要作用。公、檢、法等部門在辦案時也需要經常調閱相關國土資源檔案卷宗。
3.3 自覺增強服務和規范意識，努力推動國土資源檔案工作的創新發展
服務是檔案工作的立身之本，服務創新是檔案工作創新的重中之重。只有把服務搞好了，檔案工作才能獲得強大的原動力，檔案事業才能健康快速發展。國土資源檔案工作者必須自覺增強主動服務意識，摒棄重業務、輕服務的思想，在國土資源檔案管理中必須創新發展檔案服務方式，通過轉變服務理念、深化服務內容、改善服務環境、提升服務能力，建立完善覆蓋人民群眾的檔案資源體系，為改善民生、造福民生提供檔案服務支撐。
4 國土資源資料檔案管理及發展趨勢
國土資源資料檔案具有的專業性強、管理難度大、要求和標準比較高的特點。要想做好這項工作，必須以人為本，加大投入，才能實現國土資源資料檔案管理工作的可持續發展。
4.1 創新國土資源檔案管理模式
在全省率先開創“數據庫管理、專網專線、異地查詢、異地備份”檔案管理新模式。實行檔案信息傳輸專網專線，實現了網上異地查詢，確保了檔案信息資源的安全性，大大縮短了查詢時間，從根本上解決了市區檔案交叉管理的問題，探索出了一條符合日照市實際的國土資源檔案管理模式。
4.2 強化從業人員的?C合素質
國土資源檔案工作人員要按照政治思想好、業務能力強、具有愛崗敬業和奉獻精神的條件來選配，自覺樹立愛崗敬業精神，認真遵守“忠于職守，維護史實，埋頭苦干，優質服務”的檔案職業道德規范，以勤為本，無私奉獻，不斷培養實干精神和嚴謹、細致、認真的工作作風。明確檔案工作者的職責任務，既做好檔案收集和保管工作，又要為基層和群眾提供最優質的檔案服務。
4.3 規范管理，實現國土檔案的安全備份
醫院綜合檔案管理現已經成為醫院管理中一個重要組成部分，也是醫院文化建設的重要組成部分[1]，特別是當今信息化發展的歷史時期，醫院綜合檔案信息資源也要向網絡化發展[2]，緊跟時代步伐，因此加強醫院綜合檔案管理工作有著積極的意義。本文結合國內外有關文獻和自己的工作實際對醫院綜合檔案管理的現狀及對策闡述如下。
1醫院綜合檔案管理現狀
檔案管理制度不規范：多數醫院只注重醫療技術的研究，但是對檔案管理工作沒有引起重視，對檔案的管理沒有設立檔案科，或者是已經設立了檔案科室，但是由于對本工作的重視程度不夠，上級文件的存檔、病例及病案的存檔等不規范，醫院尚無相應管理措施，缺乏對檔案工作的管理和監督，在人、才、物等方面投入不足，導致檔案科室設備陳舊，管理方法落后，工作人員工作主動性和創造性不夠，嚴重影響了檔案管理部門的可持續發展。檔案管理部門工作人員綜合素質較低：由于醫院沒有專門的檔案專業管理人員，目前多數醫院檔案管理人員年齡偏大，人員多來自一線的老護理人員或其他非檔案專業人員，這類人員雖然在醫護等專業方面有著較強的專業技術，但是在檔案管理方面幾乎是沒有任何經驗，也沒有經過正規的檔案管理專業培訓，工作人員的工作能力差別較大，很多檔案管理人員還停留在手工檔案管理，導致檔案管理工作不能適應信息化、網絡化的發展。檔案工作人員對綜合檔案管理認識不夠：由于目前非檔案專業人員負責檔案管理工作，多數人員對檔案管理的重要性不了解，對檔案的認識程度還停留在傳統的管理中。另外，對于保持檔案的現實意義了解太少，本該存檔的文件、決議等不能及時保存，導致文件丟失、病例丟失等。檔案管理設備手段原始落后：當今信息化管理使檔案管理進入網絡化的軌道，但是，由于重視程度不夠，在必要的設備投資方面表現為嚴重不足，沒有開發或應用檔案管理軟件，不能實現資源共享，也不便于查找資料，制約了檔案管理的科學化。
2醫院綜合檔案管理對策
充分認識檔案管理的重要性：醫院要加強對檔案工作的管理和監督，特別是領導要明確檔案管理的重要意義，學習《檔案法》等相關法律法規[3]，適時引進、招聘檔案管理專業人員，充實到檔案管理科室之中，邀請檔案管理專業人員來院培訓，豐富檔案管理工作人員的業務知識，提高檔案管理人員的素質，及時更換新的信息軟件，購置電腦等。認識到無論是個人檔案還是醫院的設備檔案，以及醫院的各個事務活動的檔案都是非常重要的，檔案信息的搜集與管理已經成為醫院管理的重要組成部分。醫院管理部門要加大醫院對檔案管理部門的資金投入，購買先進的計算機設備與檔案管理軟件系統，聘請專業的檔案管理人員進行檔案管理，建設一支高素質的檔案管理隊伍。注重對檔案管理工作人員進行定期的培訓，提升他們的專業工作能力以及計算機應用能力，保證檔案材料信息的及時更新與錄入。醫院要積極地組織學習與宣傳，提升檔案管理人員的素質。充實、調整檔案管理人員：醫院要招聘檔案管理專業的人才，充實到檔案工作中，提高檔案管理員的綜合素質，讓檔案專業人員對其他人員進行指導和培訓，按照檔案管理規范收集、整理各種檔案。加大檔案管理科室的軟、硬件建設[4]：積極投資，按照檔案管理制度，完善基礎設施，提高檔案管理整體水平。加強對全院各科文書檔案規范管理指導：各科室認真按文書檔案規范行文，各科室、各部門檔案移交時應嚴格把關。按照有關標準對每年上交歸檔的檔案認真逐一檢查，凡檔案不符合要求的科室，均要求兼職檔案人員一起隨檔入庫，負責達標。加強編研工作，重視檔案的深度開發和利用：通過對檔案管理人員的培訓，使檔案管理人員的工作能力得到提高，通過改善檔案管理的網絡環境提高檔案管理的信息化水平，在這些基礎性的工作做好的基礎上，借助于網絡化、數字化的辦公環境，進一步做好信息檢索、匯總分析和專題跟蹤等編研工作便有了保證，對檔案信息資源按專題和類別進行2次甚至3次加工、提煉和深層開發，拓寬提供信息資源服務的渠道也變得可操作、可執行。重視檔案信息資源的開發和利用：充分利用檔案信息資源：①利用檔案信息資源為醫院管理決策和制訂規劃和計劃、工作總結、實施措施等提供了真實可靠的檔案信息[5]。②利用檔案信息資源，為醫院工作質量評價及醫療、護理、教學、科研、論文撰寫等提供了大量信息資料。③利用檔案信息資源，為經濟責任審計、自查、項目建設和醫院財務部門債權債務檢查等提供了相應的檔案資料。
作者：張愛曾 單位：河南省駐馬店市中醫院
[關鍵詞] 電算化 會計 檔案管理
一、會計電算化下會計檔案的概念和特點
1.電算化會計檔案管理的概念
電算化會計檔案是指：儲在計算機硬盤中的會計數據以及其他磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來的書面形式的會計數據；而會計數據是指記賬憑證、會計憑證、會計賬簿、會計報表等數據。
2.電算化會計檔案管理的新特點
（1）載體的變化
與傳統的手工會計相比較，電算化會計是運用計算機或者其他磁性介質為載體將原來手工紙制的會計憑證、會計賬薄和會計報表等會計檔案來實現保存，再連接打印機規范打印保存。這樣會計檔案管理在載體性、信息性和安全性上有著巨大的變化，使得會計檔案管理邁進了信息時代。在新的檔案保存方式下，會計檔案有著占用空間小，保管易，查尋方便等優勢，其特有的存儲形式，也使得這些檔案必須在計算機硬件和軟件系統中才能查看得到。
（2）檔案有一定的統一性
由于電算化會計檔案是在經過計算機定的編制好的程序軟件環境下進行處理產生會計數據資料，這樣就是得會計檔案從會計分錄，到科目匯總表，賬簿都有特定的格式，就使得會計檔案有一定的統一性。
（3）資源的有效配置
由于電算化會計檔案主要是基于信息網絡技術條件，利于會計信息的傳送，檢索，有利于其信息資源共享。這樣方便會計檔案的查閱同事有利提高會計檔案的使用率。
二、高校財務會計檔案管理存在的問題
綜合上述電算化會計的眾多特點可以看出，電算化下的會計檔案又它的優點但同時也存在不少問題。
1.對會計檔案的重視不夠。由于電算會計發展時間不長，許多單位對電算化下的會計檔案不夠重視，沒有對會計華下的財務檔案設置專員管理，大多數是由會計人員主兼管，其他財務人員協作的模式，這樣使得會計檔案的裝訂，歸檔都由不同人員完成，如此工作的分散就使得會計檔案的管理工作達不到基本的操作規范，檔案在移交給管理機構時往往只移交紙質檔案紙質檔案，磁質檔案不移交不能是紙質文檔何磁質同步歸檔，影響了檔案的整體性，未能達到電算化檔案管理工作的質量和效果。
2.電算化會計檔案管理是一種綜合技術性強的工作對從事人員要求較高。既需要具掌握一定財會專業知識也需要具備較好的計算機操作技能的人員。如果計算機業務技能不熟，就會在管理當中因操作錯誤破壞數據，后果不堪設想。反之如果沒有較強的財會專業技能就不能正確處理會計資料，進行檔案管理。目前，會計檔案管理主要有會計人員兼任，他們掌握熟練的財會專業知識，但是欠缺計算機的日常維護技能，未能對會計電算化后的電子文件、程序文件、財務數據等定期備份，未及時形成磁介質的電子檔案。會計檔案的不完整使得財務數據的安全性得不到保障，一旦計算機及服務器出現故障，就會造成財務數據丟失，給單位帶來無法挽回的經濟損失。
3.安全性方面，電子檔案雖具有儲存容量大，查閱方便快捷，能滿足檔案利用者又快又好地利用所需的資料和數據，最大限度地發揮會計檔案服務的功能。但是電子檔存放的磁性介質或光盤易被遺失、損壞，因此在安全管理方面，防盜、防火、防潮等是電算化會計檔案管理的一項重要內容。但電子檔案又存在易改動、易刪除和可復制，加上工作人員對電子數據的非法修改可以做到不留痕跡等不穩定的因素網絡化的管理為網絡社會的黑客、網絡犯罪分子造成可乘之機，工作人員缺乏會計電算化安全基本知識，不遵守單位的數據安全規則，將計算機病毒帶人會計系統中，是會計數據備份不及時，造成電子數據永久丟失，相對傳統會計檔案管理，電算化會計檔案的安全管理難度較大，較為復雜，一旦出現安全管理事故，損失則更大。這樣從而增加了財務數據的脆弱性。
4．電算化會計檔案查閱需要在特定的環境進行。傳統的紙質會計檔案直觀可視性強，而電算化會計檔案必須借助于計算機及其特定的軟件軟件系統才可顯示識讀所需的數據與資料。在無特定的平臺電算化會計檔案則無法打開，這樣電算化會計檔案就而失去利用價值。
三、高校財務會計檔案管理存在問題的解決辦法
1.提高認識，加強領導。要高度重視財務檔案管理工作，樹立好財務檔案管理的意識，明確檔案管理人，專人負責檔案的收集、整理、歸檔、查閱等日常檔案工作。各會計單位建立會計檔案的管理辦法或制度，并嚴格執行使會計檔案管理規范化，以確保會計檔案的真實可靠性。
2. 強化財務管理人員素質。會計電算化檔案管理人員要求掌握計算機應用維護和會計專業技能，在相關的隊伍建設方面應該增加專業的技術人才，以加強對電算化會計檔案進行規范化管理。在沒有引進符合此崗位的復合型才次前應該對現有的檔案管理人員進行多途徑、多形式的培訓學習，讓檔案管理人員了解會計檔案的重要性，提高他們的專業技能和責任心。以便加強對電算化會計檔案的管理，為電算化會計檔案的規范化、科學化、安全化管理提供保障。使電算化會計檔案在各項工作中發揮作用。
3.加快會計檔案工作現代化步伐，加強管理，利用大量的會計檔案資料為各類財務檢查提供最真實的依據。 充分發揮財務檔案的潛在作用，更好地為財務工作服務。在現代化信息安全問題大部分都是因內部管理不善引起的，各單位要成立專門的組織負責網絡信息安全管理工作。在電算化會計檔案管理工作中，建立專用的會計檔案室，用以保管存儲會計信息的磁性材料，同時通安裝網絡安全軟件，加強信息網絡的安全建設，確保會計信息的網絡安全。話說“三分技術、七分管理”各單位要加強電算會計化檔案的管理制度，明確何細化安全保護具體要求如各責任者之間的權限設置，數據加密和認證，實時網絡監測，防范越權或個人對數據庫的不適當操作破壞會計檔案數據。
4．科學保存，定期檢測，確保電算化會計檔案安全有效利用。電算化會計檔案是現代信息社會的產物，必須用現代化設施設備加以保管，以防止電子檔案受潮、磁化、或破壞；定期檢測已歸檔的電算化會計檔案，及時做好數據備份防止磁性介質的損壞導致電子檔案的丟失或不完整。對歸檔的電算化會計檔案要根據規定編制檢索工，方便以后查詢檢測。利用各種財務基礎數據資料分析高校經濟發展，財務運行中的特點、存在的不足，研究預防對策，為領導決策服務。
參考文獻：
[1]董錦錦，談如何做好電算化會計檔案的安全管理工作，學理論.
[2]汪永軍，新會計準則下財務分析的研究，中小企業管理與科技.
[3]俞峰，淺談電算化會計檔案管理中的問題和對策措施，中小企業管理與科技.
［關鍵詞］財務檔案；檔案管理；信息化建設
［中圖分類號］F274 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1005-6432（2011）26-0094-01
1 財務管理信息化的必要性
(1)財務管理的難度增加。作為基本建設項目管理的重要內容,財務管理能夠有效推動財務組織參與到項目全方位管理之中,并達到節約建設投資的目的。從這一角度而言,水利基本建設投資體制改革越深入,水利基本建設項目及其財務管理工作也就越要逐步健全和完善。而且受國家宏觀政策調整和水利改革發展形勢等的影響,財務管理需要進一步提高預算管理的科學化、精細化水平。然而,在當前整體財政體制改革逐步深入的宏觀背景下,水利財務預算管理改革深入推進,財務管理水平不斷提高,財務工作難度和強度也逐年增加。所以,隨著財務工作范圍的拓展和管理要求的提高,改進財務檔案管理手段和提高管理效能的問題迫在眉睫。而建設電子財務檔案,實現財務檔案的網絡化管理,既是適應現代化管理的需要,也是搞好水利工程建設財務檔案管理的必然選擇。
(2)信息化檔案彰顯優越性。首先,將財務文件檔案轉變為電子信息,即電子介質的財務檔案后,可以存儲于磁盤、光盤及移動設備中,這種虛擬數據模式下的各種票據、憑證、賬簿、報表等財務數據資料在攜帶、傳輸及使用方面都更加方便靈活。較之傳統的財務檔案,《財務文件匯編》等,電子財務檔案具有無可比擬的優點,能夠較好地適應高數據量的財務檔案的發展需求。具體表現在：電子財務檔案易于修正、復制和重置,便于糾錯、攜帶和傳遞；電子財務檔案的存儲形式多樣,既可以存儲于軟盤、硬盤、光盤中,也可以打印輸出到紙質材料中。另外,隨著信息科學的發展,當前數據統計分析的軟件很多,以信息化方式存儲的數據便于計算、分析,能夠方便、快捷獲得所需結果。而且,財務檔案信息化后,還可以通過計算機操作和網絡交流,滿足檔案信息資源共享、無紙化查閱等目的需求。這樣既節約了辦公成本,避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損,還有利于專業管理,便于檔案資源的統一整合,極大地提高了工作效率和工作質量。
2 財務管理的問題及解析
(1)財務管理不夠嚴謹規范。財務管理的不規范體現在諸多方面,首先是部分單位財務人員配備不足或業務素質不高。一些單位尤其是機構較小的單位由工程技術人員兼職擔任財務人員,或者由于編制等原因兼職、財務外包情況較多,造成會計處理不當,賬目混亂,甚至引發機密資料外泄,造成重大損失。還有些實行國庫集中支付制度的單位,領導對會計核算和財務管理質量不重視,只設一位報賬員,而沒有獨立的管理體系,也就更談不上規范信息化的建設。其次是項目執行管理與財務管理程序矛盾重重。有些水利工程項目,其內部制定的管理辦法與資金管理職能部門在中央投資計劃指導下所編制資金管理辦法存在沖突,往往使得項目法人具體執行為難。某些水利工程建設項目在管理中不注重自身規范性,甚至在監理、施工、建設管理等環節出現“同體”現象,這既給建設項目違規使用建設資金提供了溫床,也對工程財務管理、會計核算工作等實際工作造成極大不便,直接影響賬目的可靠性和有效性,為日后的信息化處理埋下巨大隱患。
(2)財務信息化管理流于表面。隨著電子化逐步取代紙質化后,電子財務信息的數據整理也面臨諸多問題。首先，很多單位的紙質會計財務檔案在整理、裝訂時類別不清,更新不及時,往往導致數據統計不夠權威和有效。轉化為虛擬數據庫后,許多部門仍存在資料管理低效的問題,數據冗繁和重復的現象屢見不鮮,致使信息化后的財務狀況提效有限。其次,財務信息化不能促進科學化和準確化。目前很多單位,為謀求更大利益,面對客觀的數據往往隨意操作,篡改數據，例如在處理債權債務時,將收入掛債權債務賬戶來偷稅漏稅等,將信息化引導下的規范化和精細化扭曲變形,因而信息化程度還不到位。
3 加強信息化建設的理論策略
(1)信息化意識的培養。首先是部門領導層對財務管理信息化重視意識的培養。這要求水利建設部門的領導團隊本著對國家負責、對集體負責以及對個人負責的態度,重視單位財務管理工作,嚴格履行《中華人民共和國會計法》相關內容,即“單位負責人對本單位的會計工作和會計資料的真實性、完整性負責”。確保財務信息的可靠性。其次,培養財務管理人員的信息化素質,提高水利基建財務人員信息操作水平；嚴格財務、會計人員的執業資格認證。在水利基本建設財務管理過程中,財務人員是工作主體,要想適應現代計算機軟件及網絡的發展,自身要有信息分辨和處理的素質,需要專業而持續的學習和培訓,確保在財務管理信息化的應用中發揮實效。
(2)信息化制度的完善。健全和完善財務信息化管理制度,打造規范化信息處理體系。首先,健全財務報告分析制度。財務會計報告是一個單位的經濟運行狀況的綜合反映,報告的質量高低直接關系到單位的運作。財務會計報告的關鍵是數字真實、計算準確、內容完整、報送及時,能滿足對外對內信息需求者的要求。可以借助信息處理的及時性、精確性和完整性來保障財務報表的分析報告質量。其次,會計檔案管理規范化。對紙質財務檔案的管理要求,應嚴格按照規定進行保管、調閱、鑒定和銷毀。電子信息性質的財務會計檔案管理也要制定并遵循管理規定,確保檔案信息的安全性和規范化。最后要規范核算制度,健全財務管理監督制度。依據國家統一管理辦法,各單位建立健全財務監督監控體系。監督措施應能發揮實效,監督內容應包括預算的編制、物資的采購、資金的結算、財產的管理等諸多方面,要貫穿于經濟活動的事前、事中、事后全過程,力圖消除會計監督的“死角”。
4 加強信息化建設的實踐戰術
信息化建設內容包括數據庫系統、網絡系統、安全系統、信息規模、信息服務等。在具體實踐中,應圍繞建設質量的高標準,把財務信息管理基礎部門工作與改善水利事業單位管理結合起來,有效地促進水利事業管理和發展的信息化、現代化。
