時間：2023-06-01 09:47:43
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇心理檔案，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
【摘 要】本文從心理測評解讀、高職學生心理檔案與心理測評、高職學生能力測評、高職學生心理測評工具、職業傾向測評、心理測
>> 高職院校學生心理測評綜合分析報告 對高職院校學生心理檔案建設的思考 高職院校應高度重視加強學生心理健康檔案的管理 心理測評在大學生心理健康教育中的問題與對策 團體心理輔導在高職院校大學生心理健康教育課程中的應用 高職院校黨建工作中面臨的學生心理問題及對策 語文教學在高職院校學生心理健康培育中的作用及做法 高職院校學生求職過程中不良案例的心理原因解析及應對措施 團體心理輔導在高職院校大學生團日活動中的應用 高職院校對貧困學生資助工作中的心理援助 小議高職院校學生體育課中的逆反心理 民辦高職院校學生成長過程中的心理分析 如何使高職院校學生克服學習中的心理障礙 高職院校輔導員在大學生心理危機干預中的策略 高職院校學生頂崗實習中的思想心理問題分析與對策 淺談歐文亞龍團體模式在高職院校學生心理工作中的應用 高職院校學生的就業心理問題及指導策略 高職院校大學生就業的心理指導 高職院校學生的心理困惑及應對措施分析 淺談高職院校學生的心理健康教育 常見問題解答 當前所在位置：
2 李 華.淺談高職院校建立大學生心理檔案的思考及對策［J］.哈爾濱職業技術學院學報，2009（5）：13～14
3 心理測評技術［EB/OL］.
4 李墨音.運用心理測評軟件開展高校心理輔導工作［J］.今傳媒，2010（10）：156～157
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基金項目：天津市高等學校人文社會科學研究項目《高職生心理檔案的構建與應用研究》（編號：20102617）
闡述高職教師心理檔案建設的意義，并從高職教師心理檔案建設的原則、程序、基本保障及責權問題等方面進行相關研究。
【關鍵詞】
心理檔案；高職教師；建設
教師作為高職院校生存與發展的人力資源保障，對提高教學質量、提升學生綜合素質起到了重要作用。要想使高職教師潛力得以充分發揮，高職院校作為管理方，就必須詳細掌握高職教師各方面情況和動態作為有效的管理依據，為高職教師建立檔案就是其中一種非常有效的方法和手段。當下高職教師檔案的主要類型為人事檔案和教學檔案，包括人口統計學內容和學習、工作情況，基本上未涉及心理方面的信息，由此可以看出高職教師檔案尚未健全，還有很大的可供發展的空間，而心理檔案無疑就是一個很好的建設方向。
一、高職教師心理檔案建設的意義
建設高職教師心理檔案，具有以下意義：一是有利于提升高職院校的管理水平，能夠填補現行高職教師檔案內容上的缺失，能夠幫助學校迅速掌握高職教師的心理特征、發展狀況以及發展規律，為學校對教師的管理提供心理方面的依據，如從各個教師心理檔案數據中可以歸納出整個教師隊伍的心理狀況、工作影響因素等，有針對性地實施管理。二是有利于提升高職教師的心理素質。高職教師經由查閱心理檔案，能夠更為準確地掌握自己的心理狀態和行為方式等，進而做到正確自知、適當調節等，最終實現自身心理素質的提升。
二、高職心理健康檔案建設應遵循的原則
為確保高職教師心理檔案的建設質量，確保檔案信息的全面性、真實性和價值性，應遵循以下原則：一是自愿性原則。在搜集心理資料前應獲得高職教師的允許，要尊重教師的自，不能強制性向教師索取相關信息資料，否則容易獲取到虛假或錯誤資料。二是客觀性原則。在建檔過程中，必須以事實為依據，檔案內容必須真實、客觀地反映高職教師的個性心理特點和心理健康狀況，不可以主觀想象，也不可以隨便補充或刪除檔案記錄。三是發展性原則。高職教師心理檔案具備動態發展特征，高職教師心理會受到各種環境因素的影響而產生改變，必須及時把最新的檔案信息補充進檔，以確保高職心理檔案的真實可靠。四是系統性原則。教師心理會受到不同因素不同程度的影響，在建檔過程中要從系統角度來搜集、整理、補充檔案信息，保障其完整性和有序性。五是保密性原則。要尊重高職教師的個人隱私權，對高職教師心理檔案實施可靠的保密措施，嚴格落實保密制度。
三、高職教師心理檔案建設的程序
高職教師心理檔案的建立是一個系統過程，按照先后順序，需經過如下三個階段：一是心理檔案內容的確定。主要包含人口學資料（教師個人基本狀況）和心理學資料（心理健康狀況），表1所列舉的是高職教師心理檔案的建設內容，在建立心理檔案過程中，可以結合學校實際情況靈活選擇其中的內容。二是資料收集。“人口學資料”除“身體狀況”內容由醫療相關部門提供外，其他內容由高職教師個人填表、人事職能部門和教學職能部門審核確定獲得。而“心理學資料”的獲取，從以下方面入手：“心理自我認知”部分和“心理健康教育”部分由高職教師個人提供，“心理測評”部分由心理職能部門組織高職教師進行心理測試獲得，“心理咨詢記錄”部分由心理職能部門提供。可采用觀察法、問卷法、心理測驗法、談話法等各種方法搜集檔案資料，保障資料獲取渠道廣泛，信息客觀真實，這是建檔的關鍵。三是整理與建檔。首先應用相關統計軟件對調查數據、測試數據進行統計；其次聘請心理專家根據心理測試和調查結果，綜合高職教師其他方面的相關情況，對發現的問題提出具備操作性的改進措施，以面對面、網絡、電話等形式有針對性地對教師進行心理疏導，并及時將疏導情況記錄歸檔；最后是確定檔案存儲載體，如文本、音頻或者視頻的形式等，進而完成建檔程序。高職教師心理檔案根據學校實際情況確定存放部門，一般可放在檔案職能部門或心理職能部門，由專人負責管理。
四、高職教師心理檔案建設的基本保障
一是思想保障。首先要轉變高職院校滯后的檔案觀念，重新認識高職教師檔案的角色和功能，樹立高職教師心理檔案建設理念，充實高職教師檔案內涵。只有思想上重視了才會有后續的行動執行，比如在劃撥資金、人員配置等方面予以大力支持。其次要轉變高職教師的觀念，宣傳高職教師心理檔案建設的無害性、保密性，提升高職教師的心理認同感和支持力度。二是組織保障。要真正落實高職教師心理檔案建設工作，就必須有健全完善的組織予以保障。其主要操作體系是“檔案職能部門—人事職能部門和教學職能部門—心理職能部門、系部”三個層次：檔案職能部門負責宏觀調控、政策支持和業務指導；人事職能部門、教學職能部門負責整體安排和措施落實；心理職能部門、系部負責具體執行。除此之外，還需要相配套的輔助部門予以保障，如資金保障（財務職能部門負責）、技術保障（網絡管理職能部門負責）等，促進高職教師心理檔案建設工作的有序進行。三是制度保障。要結合高職教師心理檔案建設情況來建立健全檔案制度，并予以落實。比如實行心理健康檢查制度，定期開展檢查，把整理好的檢查結果及時補充到高職教師心理檔案中去；實行崗位責任制，對高職教師心理檔案的搜集、整理、建檔等流程以制度形式予以明確，做到崗位職責明確，并一一落實到人；實行保密制度，加強對檔案人員和使用檔案者的保密宣傳教育，對在職權內可以查閱到的檔案內容根據要求做好保密工作。四是技術保障。傳統的手工管理檔案模式已日趨滯后，要跟上時代采取新的技術手段來開展高職教師心理檔案的建設工作，可以通過開發或購買心理檔案管理系統來實現，計算機網絡技術的應用，更有利于檔案存儲、檢索和查詢，有利于學校檔案管理實現科學化、技術化、規范化。
五、高職教師心理檔案建設過程中要著重解決的責權問題
高職教師心理檔案工作作為一項系統工程，從檔案資料的收集、整理、歸檔到檔案信息的查詢、更新這一系列的工作流程，與多個職能部門有關，涉及多項檔案內容，因此一定要處理好檔案管理中的建檔和查檔的責權分配問題。一是建檔的責任分配。高職教師心理檔案的建檔工作，需要學校多個職能部門的配合，前文提及高職教師心理檔案的剛性基本信息可以由教師個人填寫、人事職能部門、教務職能部門審核通過后把信息反饋到心理職能部門，彈性基本信息則主要由系部、人事職能部門、教務職能部門以及心理職能部門提供和調整。高職教師心理信息主要由心理職能部門借助專業途徑獲取，而其他常態信息則要通過高職教師的自我評價、各職能部門的客觀評價等獲取，最終反饋到心理職能部門。每一次對檔案信息的調整，在實質上都相當于一次重新建檔，在較大程度上依靠心理職能部門完成。因此，在建檔責任分配方面，以心理職能部門為主，其他職能部門為輔。二是查檔的權限分配。在查檔的權限分配方面，對高職教師而言擁有全部知情權和查閱權，當高職教師有查閱需求時，檔案職能部門應予以滿足；對除高職教師之外的其他職能部門或個人，檔案職能部門應實行半開放管理，比如高職教師的部分公開化信息，相關職能部門可以查閱，如涉及高職教師評優，有關職能部門有權借閱高職教師的人口學方面的檔案，而與高職教師有關的心理測試結果等檔案信息，要經過嚴格審批手續才可以查閱，并盡量落實高職教師的知情權。
綜上所述，目前高職教師心理檔案還未完全引起高職院校的重視，針對此所開展的研究非常有限，得出的研究成果很少。鑒于高職院校人力資源人性化管理的加強，對高職教師心理健康的關注也開始有所提高，高職教師心理檔案應該作為一種特色檔案納入高職院校檔案管理體系，加強對高職教師心理檔案建設的研究，以促進高職教師個人心理素養的提升，促進高職院校教育事業的健康、有序發展。
【參考文獻】
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［3］曾憲言.對高校教師心理檔案管理工作的幾點思考［J］.蘭臺世界，2015（14）
一、建立學生心理檔案的重要性
1．指導學校的教育教學工作
建立心理檔案的過程是學校領導、教師不斷了解學生的共性和個別差異的認識過程。它能幫助領導、教師比較客觀地了解學生，為培養學生良好的心理素質打下基礎。
自1997年9月中學取消了重點初中，小學取消了升學考試、留級制度以后的三年多里，我們連續三年測試預初年級學生的學習能力。測試結果表明，預初年級學生的平均智商高于以往3～4個百分點，智商在120以上的學生所占的比例雖有所增加，但幅度不大，智商偏低的學生所占的比例也有所增加。這個測試結果比較客觀地反映了目前初級中學的生源情況，為學校的發展帶來了新課題。這幾年，我校正是在科學的心理測試的基礎上，開展了針對不同年級、不同層次的學生的分層教育活動，有效地促進了學校的教育教學工作。
2．幫助教師更好地了解學生
學生的心理檔案對教師特別是班主任來講，可以起到了解學生的“窗口”作用。通過學生心理檔案，教師能充分掌握班級學生總體的心理發展水平和學生個體的能力、性格、興趣等非智力因素特點，使教育更具有針對性、實效性。據此，教師也能幫助學生按照自身的發展水平確立努力方向，預防和糾正學生的不良行為。
3．為學校領導客觀評價教師的教育教學工作提供依據
從測試情況看，心理健康的學生是占絕大多數的，學生的學習能力總體水平呈正態分布，但班級之間特別是學生之間的差異是客觀存在的。所以在評價教師的教學質量時，不能以絕對的標準來衡量，應進行縱向的比較，考慮同一個班級在原有基礎上是否有所提高，不同層次特別是后進學生是否有所提高。這樣的評價標準才是比較客觀、公正的。
4．有利于學校德育工作的開展
心理健康教育與學校的德育工作有著密切的關系。學生良好的心理素質是德育工作的基礎。
在心理測試中，我們了解到目前不少學生的抱負水平相對較低，缺乏理想，約有20％～30％的學生對學習缺乏自信心和好勝心。針對這種情況，我們在日常的德育工作中加強了對學生的理想包括近期目標和遠期目標的教育。我們定期對學生進行心理輔導，請學生和家長一起參加學校舉行的大型心理輔導活動，在肯定成績的前提下，對不同類型的學生進行了心理剖析，從學生努力學習與自己的切身利益關系入手，要求他們克服自卑或無所謂的心理，先樹立一個近期目標，然后逐漸再向高一級目標努力。這樣的心理輔導具有實效性和針對性。
5．有利于個案研究
在建立學生心理檔案的過程中，我們發現了一些特殊的學生。對此，我們逐一加以分析，推進個案的研究工作。對一些心理不太健康的學生，我們及時進行心理輔導和調試，幫助他們走上健康發展的道路。
二、建立學生心理檔案是一項長期而系統的工程
建立學生心理檔案，是一項長期而系統的工程。在建校的九年中，在建立學生心理檔案方面，我們經歷了三個階段：
第一階段：1992年10月～1995年9月(基礎階段)
在此階段中，我們自行設計了學生心理檔案表，表內包括五項內容：(1)家庭情況，其中包括家庭結構類型、學齡前教育類型以及家長對子女在工作能力及學習方面的期望等，(2)學習情況，指學生從進校測試到初三畢業，每一學年的成績及年級的名次，(3)心理情況，包括不同時期的智力水平、個性心理特征等；(4)心理調試，指通過調查及平時的觀察，對學生心理進行調試并跟蹤的記錄；(5)擇業記錄，綜合分析學生四年的心理健康、學習、生活等情況，對不同學生提出不同的擇業建議。在對學生進行心理測試的過程中，我們引進了一些在本市范圍內廣泛應用的科學性強的心理量表，保證測試的科學性。
第二階段：1995年10月～2000年9月(發展階段)
在初步建立學生心理檔案的基礎上，我們對預初年級進行了16PF人格及學習動機等方面的測試，進一步了解了學生的個性特征。
第三階段：2000年10月至今
學校購買了心理測試的電腦軟件，充分利用計算機對學生進行多項心理測試，提高了測試的可靠性和工作效率。學校還在預初、初三兩個年級測試學習能力的基礎上做了年級、班級之間的比較分析，為深化學校教改，培養學生良好素質，開展分層教學提供了客觀的依據。
三、建立學生心理檔案應遵循的原則
1．積極性原則：建立心理檔案的過程，是教師不斷了解、發現學生特點的積極認識過程。心理測試的目的不是對學生進行總結性的評定，而是為了了解學生心理素質的特點，認識學生心理發展的規律，為他們設計良好的學習、生活環境，使他們的心理得到健康發展。對心理素質較差的學生來說，要盡量發掘他們的長處，使他們能在自己原有基礎上獲得新的發展和提高。
2．能動性原則：建立心理檔案，不是單純地把學生看作被管理的對象和客體，而是把他們看成管理的主體，看成是積極的活動者。要讓學生充分了解自己、認識自己，想方設法提高他們的自我意識能力，引發他們的自我激勵機制。在教師適當的咨詢輔導和引導后，學生能成為積極的活動主體而不足消極的適應者。
其在利用過程中行為和心理的特點，以便有針對性地采取措施，提供服務。
在檔案館的接待工作中，工作人員直接接觸到的是利用者在利用檔案過程中的心理變化以及由此而產生的行為表現。利用心理受到外界因素和利用者個人因素的影響，不同的利用者在不同的利用環境中
會產生不同的利用心理，也就會引發不同的利用行為。本文僅從影響利用心理及行為的利用者個人因素的角度，結合實際工作談談個人的看法。
一、利用者的查檔經驗
利用者的查檔經驗是指利用者在社會活動中通過各種方式得來的利用檔案的知識和技能。利用者的查檔經驗來自于兩個方面，一是利用實踐，這會產生直接經驗；一是外界信息，這是間接經驗。查檔經
驗不同的利用者，表現出的利用心理和行為表現有所不同。
查檔經驗豐富的利用者知道查檔的手續和過程，可以全面準確地說明實際需要，提供可靠的檢索線索，他們掌握檢索工具的使用方法，具有挑選、鑒別能力，能夠獨立地檢索、閱覽檔案。這部分利用者
在查檔過程中有很強的獨立性，無需或很少需要工作人員的指導就可以很好地完成查檔任務。經驗越豐富，其查檔自信心越強。對于這類利用者，工作人員應該為其創造寬松、獨立的查檔環境，只做適
當指導，不要過多地指手畫腳。
查檔經驗少或沒有查檔經驗的利用者不具備獨立查檔的能力，他們進入檔案館時，由于對查檔方法缺乏了解，因此會有不同程度的緊張感，他們對接待人員心理上依賴性很強，希望接待人員對他們要解
決的問題加以重視，甚至接待人員的一句話、一個動作、一個眼神都有可能使其心理產生波動。對待這樣的利用者，工作人員要在了解查檔需要，使用檢索工具、閱覽檔案上給予細致周到的指導和幫助
，并在同利用者的接觸中表現得親切、體貼，全神貫注。這些作法可以消除利用者的緊張心理，使他們對接待人員產生親近感、信任感，這樣既可以使利用者將更確切的線索提供出來，又可以使其以平
和的心態檢索、閱覽檔案，獲取信息。
二、利用者維護自我形象的心理
所謂利用者的自我形象，是指利用者希望把自己塑造成什么樣的人或希望別人把自己看成什么樣的人。每一名利用者的心里都有一個自我形象的標準，這個標準決定著利用者的利用行為。比如，一個利
用者希望別人把自己看成是一個穩重、有風度、有教養的人，他在同接待人員的接觸中，就會表現得彬彬有禮，非常注重自己的言行。他進入接待室后會走到接待臺前說：“先生（小姐）你好，我要查
一份檔案。”在整個查檔過程中，他都會以這樣的行為來維護其自我形象，即便由于種種原因同接待人員產生矛盾時，他也會對言行加以克制。由于他的這種維護自我形象的行為，使接待工作具有了比
較大的靈活性，如果接待人員也以禮相待，那么工作中產生的矛盾是很容易化解的。而有的人總是希望別人把自己看成是強者，這樣的人說話語氣生硬，表現出一種盛氣凌人的樣子。他們在查檔過程中
會在查檔手續、利用限制、檔案復印等問題上提出一些過分的要求，一但因其手續不全，工作人員不能滿足其需要時，他們就會以“你們服務態度不好、檔案館已經開放了，為什么不讓我看”或“我認
識你們某某領導”等話相威脅。在他看來，逞強行為可以在公眾面前樹立自己強者的形象。對待這樣的利用者，接待人員要保持鎮靜，不能和他們發生沖撞。同時，要以堅定的語氣向他講明規章制度，
讓他體會到你是不會因為他的強硬態度而做出違反規定的事情的，同時為了不形成僵持局面，你還要耐心地告訴他，履行了什么樣的手續后，他就能夠得到相應的服務。
自我形象是利用者對自己的認識和評價，它會影響到利用者查閱檔案時的思想和行為。自我形象的種類很多，接待人員只有經過長期的接待實踐，并隨時觀察、研究不同利用者維護自我形象的心理特點
，才能在接待各種利用者時做到游刃有余。
三、利用者的個性
個性是指個人特有的氣質、興趣、性格等心理特征的總和，它制約著人的行為。利用者是具有個性的人，他們的利用行為受其個性的支配。由于每個人的個性不同，他對同一外界事物的感受和體驗就會
不同，根據這種感受和體驗所采取的行為也會存在差異。比如，利用者表述查檔目的時，性格外向的利用者說話聲音較大，會一股腦把情況說出來，對接待人員的反應并不太留意；而性格內向的利用者
說話時非常謹慎，聲音緩和，言談中經常帶著“這個”、“嗯”等事態語，并且十分注意接待人員的神態和動作。在看目錄或檔案時，急性子的利用者迫不及待地想在最短的時間內看到全部材料，他們
往往粗心馬虎，遺漏很多重要信息。他們容易被激怒，引發攻擊性言行。接待這些利用者，要求接待人員動作麻利、冷靜，避免與其產生矛盾。同樣的問題，慢性子的利用者表現得小心多慮，猶豫不決
。他們遇到問題時，往往能表現出較強的忍耐性，將情緒向內發泄。這時，接待人員就要適當放慢工作速率，以免讓他認為你敷衍了事，要主動、熱情地多和他們交流，啟發他們多開口，以便摸清需求
，多做指導。
（一）人事檔案管理工作的管理懈怠
由于一些高職院校對人事檔案管理工作缺乏應有的科學認識，造成從管理者到具體工作的員工對此不夠重視。人事檔案管理工作很難做出顯著的成績，工作考核方式不明確，不能引導員工的積極性，這樣的狀況使得員工的工作懈怠，員工不重視對自身專業能力和水平的提高，人事檔案管理的辦公設施難以得到更新，缺乏建立完善的管理制度，該項管理工作處于低水平狀態，這就是被動的應對管理模式，急需要在改革中進行創新管理模式。有的高職院校人事檔案管理部門缺乏專業性工作人員，這樣難以滿足該項工作對專業能力和業務素質的要求。這就需要對該部門的人員進行專業素質培訓。在人事檔案管理的硬件方面也十分匱乏，需要建立檔案管理的相應的配套設施，增添打印機、掃描儀等專業設備。
（二）人事檔案管理工作滿意度較低
當前，隨著社會對技能人才的急切需求，高職院校得到了迅速發展。對于新的發展形勢，如“人檔分離”，高職院校的人事制度也進行了改革。而長期以來形成的人事檔案管理舊的管理理念一直阻礙著人事檔案的管理服務。此外，一些院校的檔案管理技術手段十分落后，仍舊采用手工技術，不能進行現代化的信息化的技術應用。與此同時，由于高職院校的發展迫切需要檔案管理對師資的學歷、教學能力和科研水平進行反映，但是，很多人事檔案仍舊收集整理的是政治面貌、職務變動等信息，缺乏人事檔案工作的個性化和創新，造成人檔案失去了院校遴選人才的價值。在面臨著高職院校師資力量的迅速擴大的局面，原有的人事檔案管理觀念和技術手段遠遠不能滿足于高職院校發展的需要。
二、應用心理學原理與方法改善人事檔案管理工作水平
（一）心理學原理與方法
通過運用心理學相關概念和方法，把握高職院校人事檔案管理工作人員的心理規律、心理機制，給予他們人文關懷、心理疏導等，提高自我效能感，使其獲得積極的正面的情緒，人事檔案管理工作價值的自我實現激勵和引導著工作人員不斷改善和提高工作水平。改善該項工作人員的心理狀態，不斷挖掘他們的工作潛力，激發人的正向建設性積極力量和內在的優秀品質，使員工自身和工作都能夠獲得積極的進步。高職院校的領導應重視人事檔案管理工作，加強該部門員工的樂觀、積極等正性情緒的培養，通過積極情緒因素來改善員工的身心和工作狀態，從而帶動整個部門的工作效果。因此，應用心理學原理與方法改善人事檔案管理工作水平具有重要的意義和良好的效果。
（二）改善人事檔案管理的心理學路徑
首先，要重視檔案管理人員心理狀態。高職院校的領導者要給予該部門員工更多的人文關懷，讓員工能夠在動態開放的環境中，得到尊重、關注以及欣賞的積極情緒，這樣才能讓員工充分發揮自身的工作能力，讓員工體驗到工作的充實和幸福，員工才能夠可持續性地進行檔案管理工作。要加強人事檔案管理的制度化和規范化建設，為該部門員工提供進修和培訓的機會，舉辦人事檔案管理的教研和交流活動，讓員工分享到其他人的成功工作經驗，提高自我效能感，使得他們能夠獲得工作上的滿足感和成就感。正是通過關心檔案管理人員心理狀態，采取情感化管理方式，才能實現人事檔案管理的以人為本理念。
其次，提高檔案管理人員樂觀積極的工作特質。從員工個體的角度，要培養樂觀積極的工作特質，這樣才能真正實現自我價值，富有工作上的創造力，員工易于采取積極方式來更好地完成人事檔案管理工作，抵抗特殊工作性質帶來的壓力。這樣的工作效果反過來也促使員工獲得積極反饋，員工更加熱愛人事檔案管理工作，對此項工作投入更多的精力和熱情，獲得事業發展的動力。與此同時，高職院校應加強績效考核，引導員工通過工作努力來獲得院校領導的認可和獎勵。
最后，提高檔案管理人員的專業能力，使其獲得工作的認同感。由于檔案管理需要團隊分工與協作，通過提高自身的專業能力，增強員工的自信，獲得其他同事的認可，這樣有助于提高人事檔案管理部門整體的工作水平。要重視對員工職業技能如信息技術、檔案業務的培養，提高員工的責任感和服務意識，得到領導、教師的贊揚，這樣也增強了檔案管理人員對此項工作的自我認同感，才能以最佳工作效率進行工作。
三、結論
一、建檔對象
全校每年新入校的大學生。
二、建檔內容
心理檔案的內容包括：
1、學生填寫的自然情況，如年齡、性別、父母職業與受教育情況、家庭結構及家庭經濟狀況、既往病史、目前情況，等等；
2、學生進行的心理測驗，如人格測驗、心理健康測驗等。使用的測量工具是epq（艾森克人格問卷）和scl—90（臨床癥狀自評量表）。
epq通過測量學生在內向-外向，情緒穩定-神經過敏向度上的位置，獲得人格類型，進而間接的測查學生的心理健康狀況，是研究大學生人格特征與健康的常用工具之一。
scl—90包含比較廣泛的內容，從感覺、情緒、思維、意識、行為直至生活習慣、人際關系、飲食睡眠等均有涉及。該量表能夠較好地反映出被測試者自覺癥狀的嚴重程度及其變化，區分出他們的心理健康水平，是目前國內外心理咨詢門診和基層保健應用最多的一種自評量表，也是研究大學生心理健康狀況的最常用量表之一。
三、實施方法
1、每年新生入校后的第五、六周，以院系為單位進行集體測試。要求測試
老師統一發放問卷，嚴格按照心理測驗的實施程序進行。
2、回收的問卷全部輸入計算機，經統計處理后（應用心理測驗統計軟件），把每個學生的測試結果打印出來，并做為檔案資料保存。
3、篩選出有心理問題的學生，主動邀請學生面談，為他們提供必要的心理輔導和心理治療。
4、寫出新生心理健康調查報告，根據學生心理問題的主要表現及表現領域，制定有效的教育措施，加強新生的心理衛生教育，幫助新生盡快適應環境。
四、管理辦法
對大學生的心理檔案要進行科學的規劃和管理。心理檔案的調查項目、測驗內容、測驗結果等應統一歸入檔案柜，并由醫學心理學教研組的兩位老師專門負責管理，其他人員不能私自查閱。對測驗中獲得的個人信息及篩選出的有心理問題的學生要加以保密，尊重學生的隱私。
五、設備、材料及經費要求
1、多媒體電腦和打印機一套，用于問卷處理和打印；
2、電腦專用軟盤，用于數據備份；
3、連續打印紙，用于打印測試結果，做檔案資料保存；
4、檔案盒或檔案夾子；
【關鍵詞】高校學生心理檔案；管理；應用
近年來，國內各項針對大學生心理狀況進行的調查均表明，高校學生因受到各方面因素的影響，存在著不同程度的心理問題。因心理問題而無法正常學習和生活的學生人數呈現上升趨勢，而不容忽視的是當前許多高校的心理健康教育工作大都偏重于矯治方面，預防和發展則相對比較薄弱。因此，建立科學有效的心理檔案及其管理應用機制、創新高校學生心理健康教育已經勢在必行。
一、高校學生心理檔案的意義
校學生心理檔案是使用科學與適應性較強的心理測試量表，通過問卷、談話、咨詢等各種方式來客觀、綜合地記錄每個學生的個性心理特征和心理健康狀況的資料，是大學生心理活動、發展、變化狀況的記錄，對于高校學生的心理健康教育具有重要的作用及指導意義。
（一）高校學生心理檔案的建立為心理健康教育提供了強有力的依據
心理檔案記錄著學生系統的心理測試結果，這些結果反映了學生的心理狀態。借助于這些資料，心理教育者可以確定心理素質教育的目標和計劃，確立教育的內容和實施方法，實施“因材實教”，以期取得優良的教育效果。
（二）高校學生心理檔案的建立有助于高校心理健康教育變被動為主動
目前，大部分高校都采用了心理健康講座或心理咨詢等方式來進行心理健康教育，很難做到面面俱到，尤其對一些個體更是缺乏針對性。而一些傳統的觀念使得許多學生哪怕是有心理問題都不愿意或不敢去尋求指導幫助，使得相關工作非常地被動。建立了心理檔案系統，心理教育人員可以及時了解學生的心理現狀，針對大多數學生都有的問題開展專題講座，對各別學生主動地提供相應的指導與治療。
（三）高校學生心理檔案的建立有助于防治學生的心理隱患
心理檔案的建立，使得教育人員可以及時地掌握學生的心理狀態，將工作的重心轉移到預防上，防患于未然，并根據個體的不同特點引導其心理向健康方向發展。
（四）高校學生心理檔案的建立為心理教育者提供了動態監測學生心理狀態變化及檢測心理教育效果的手段
隨著學生心理的發展，原來所了解到的學生心理狀況可能已不能準確地反映現時的心理特點 ，心理檔案資料的隨時補充、調整和更新，可以充分反映學生心理的變化。心理教育者可以分析學生不同時期的心理狀態，及時發現問題、實施教育并根據心理檔案中教育后的變化分析教育效果，以合理的修正教育方案。
由此可見，學生心理檔案在高校心理健康教育中具有不可替代的重要地位和作用。
二、目前高校學生心理檔案管理及應用中存在的問題
目前，盡管在國內很多院校已經建立了高校學生心理檔案,但是心理檔案的管理工的開展得并不特別順利，心理檔案也沒有充分發揮其在心理健康教育中的重要作用。 主要存在以下幾方面的問題：
（一）建立心理檔案未靈活因地制宜地選用量表
目前大部分院校建立心理檔案都是直接購買現成的系統或采用同一標準。盡管是根據本土化的《中國大學生心理健康相關評定量表》來制定的標準，但仍然未考慮到不同地域不同專業等影響心理狀況的因素。
（二）建立心理檔案的手段過于單一
目前很多院校都單純地依賴個體測驗來建立學生心理檔案。一般都是采用新生入學時填相關資料表格，做心理測試記錄結果。使得獲得的心理狀況資料不夠全面。
（三）心理輔導工作專業人員嚴重地缺乏。
心理輔導是一項專業性很強的工作，從事此項工作的人員應當有具有高尚的人格、扎實的心理學知識、廣泛的一般文化知識、豐富的人生閱歷和較多心理輔導實踐經驗。但目前我國高校心理輔導人員多數缺乏專業知識和相關技能訓練，嚴重地影響了心理檔案的質量和所起的作用。
（四）未充分應用計算機及網絡的優勢
建立心理檔案和進行相應管理的工作量是十分巨大的。有些院校雖已經應用計算機及網絡，但是僅將其用于處理一些輸入輸出之類的基本操作，未充分發揮計算機及網絡的優勢。
（五）心理檔案的內容未動態更新
很多高校建立心理檔案后就未對其資料隨時更新，使其不能反映出學生心理的變化.無法成為心理教育者動態監測學生心理狀態變化及檢測心理教育效果的手段。
（六）沒有完善的管理機制及相關制度
心理檔案內容中，有些涉及學生的隱私，有些涉及到敏感人際關系，有些是學生心理障礙和心理疾病的記錄，有些甚至會造成消極的心理暗示效應等，這些都不適宜公開。管理機制及相關制度的缺乏使得對于心理檔案的客觀性、系統性、保密性等原則的保障僅能依靠相關人員的自覺。
（七）心理檔案應用主體過于單一
上述問題已經成為制約心理檔案充分發揮作用的瓶頸，急需引起高度重視并加以改進。
三、優化高校學生心理檔案的管理及應用
高校學生心理檔案對于推進高校心理健康教育和學生自我發展等獨具的多重服務功能的發揮，有賴于建立并不斷強化檔案的建立、管理及使用系統化機制。筆者就目前高校心理檔案管理及應用中存在的典型問題提出以下建議：
（一）高度重視心理健康教育及心理檔案機制
觀念的變革是實踐的先導高校的領導應當真正重視心理健康教育工作，在經費、場地、人員等方面給予有力的支持，此外，凡涉及學生心理健康教育的部門及人員包括學生本人、學生家長等也都要重視關心心理檔案的科學建立及有效應用。
（二）加強專業人員隊伍的建設
可采用的方式有：1.從現有的心理教育者中選派骨干進修，提升專業知識水平。2. 組織團隊去比較有經驗的院校進行學習交流。3. 可以到醫院或專業心理咨詢機構聘請兼職人員，通過網絡、電話進行理論指導及心理健康教育。4. 引進一些在心理健康教育方面有較高水準的人才。
（三）改進心理檔案建檔方法
在建立心理檔案之前，應聘請專家根據各個院校的具體情況制定標準，再由心理教育者根據標準運用多種多樣的手法對學生的心理狀態進行調查，分析調查結果并設計合理的心理檔案內容結構。
由專業人員對資料進行實事求是、科學辯證、客觀公正的結果解釋，并根據結果圍繞如何發展能力、培養創造力、優化人格、促進心理健康、提高學習成績以及指導升學或就業等方面來提出教育培養建議，最終建立學生心理檔案。
（四）建立完善的管理機制
首先，由院校領導及相關專家制訂《高校學生心理檔案管理工作條例》，使得做任何的工作都有法可依，有章可循。應明確學生心理檔案管理工作的性質、任務、特點、體制，并對學生心理檔案管理工作的各項內容作統一具體的規定。
其次，高校學生心理檔案管理應做到組織機構落實。建立必要的規章制度，明確管理體制與領導關系，一定要有專門人員負責心理檔案的管理工作，根據檔案的數量配備適當工作人員，做到人員落實、管理規范、運作有序。
（五）引進計算機及網絡等先進技術，建立高校學生心理檔案系統
由心理教育者與計算機專業人員共同研發基于網絡平臺的高校學生心理檔案系統。
其一，用先進的計算機代替傳統的人工作業，提高了工作效率，減輕了工作強度，也確保了動態更新心理檔案。
其二，利用網絡覆蓋面廣、傳輸信息快、交互性強且具有保密性等特點，將心理檔案系統的應用范圍擴大，豐富心理檔案應用的主體對象。
通過系統網站，心理教育者可以隨時隨地就心理問題進行指導，甚至可以聘請專家組織網絡視頻講座同時為大量的學生服務，遇到個別情況再單獨進行網下指導，避免了人員不夠、時間緊張的狀況的產生，也使得學生不再會不好意思或不敢面對面地進行心理咨詢。使得家長可以通過網站對自己的孩子進行了解，并可以就相關問題與心理輔導人員進行交流，形成家庭與學校的合作；班主任可以通過網站對學生做出評價，及時了解班上同學心理變化動態，并結合專業心理教育人員的建議開展工作；任課老師可以通過心理檔案了解學生的個體特性，針對不同學生的不同情況，因材實教；學生本人也可以根據同學班主任或任課老師的評語，對自己的狀態作出自我調整。
心理檔案的形成、管理、使用和發展是一項專業性很強的系統工程，各階段均需有相應的機制保障。只有各項機制有效運行并不斷創新，方可確保心理檔案質量和使用價值的提升，方可充分發揮心理檔案對于推進高校心理健康教育和學生自我發展等獨具的多重服務功能，以推動高校培養更多心理健康品學兼優的人才。 【參考文獻】
近些年來，在心理教育工作者的努力下大學生心理健康教育工作取得了不俗的成績。但由于缺乏完善的大學生心理檔案管理信息系統，導致很多一手資料無法科學管理，致使大學生心理檔案無法充分發揮其信息反饋等作用，也為大學生心理教育工作的有效開展帶來了影響。為此，本文構建了一套較為系統的大學生心理檔案管理信息系統，以供高校心理教育工作者參考和借鑒。
【關鍵詞】大學生 心理檔案管理系統 構建
雖然很多高校制定了較為系統的心理咨詢等應對方案，但由于對大學生心理檔案重要性的認識不足，很多高校還未構建起完善的大學生心理檔案管理信息系統，為大學生心理健康教育工作帶來了極大的不便。因此，加快構建大學生心理檔案管理信息系統很有必要。
1 系統需求分析
結合系統用戶的需求，大學生心理檔案管理信息系y的開發必須滿足安全性、保密性等要求，注重保障大學生的心理隱私，因此，在開發中必須結合用戶權限加以管理，提供安全的登錄過程，此外，還應對不同用戶提供不同的功能操作權限。具體而言，包括如下幾個方面：
（1）對于大學生用戶而言，應提供登錄等功能，學生可以登錄系統并進行心理測評，根據學院心理咨詢中心的有關要求，完成個人信息填寫，并登錄系統就自身心理健康情況加以測評、查詢、維護。
（2）對于心理健康教師用戶而言，應提供所管轄班級、大學生、輔導員等的信息管理、操作、維護功能，并能夠對心理測評量表、問卷調查、咨詢記錄加以維護、查詢、統計分析，還應提供數據備份、恢復、參數設置、密碼維護等多種權限。
2 系統基本架構的開發
系統設計中需要結合系統用戶實際需求，除了需要提供登陸功能，還需要提供大學生信息管理、心理評測、心理咨詢管理等功能。由于系統主要應用于高校，因而本文采用 B/S 架構進行設計，一方面，便于大學生對自身心理數據進行查詢，另一方面，提供了與高校信息管理系統的連接接口，便于系統擴展。此外，便于數據共享、查詢、維護等。
B/S架構在J2EE框架體系中有廣泛應用，其優點在于實現了所需處理業務、邏輯存儲的分離，因而清晰地劃分了層次，實現了處理過程與存儲過程的相互獨立，保障了系統的安全性。系統架構主要包括三層：
（1）數據存儲層。負責存儲用戶相關信息數據，并滿足邏輯層的訪問需求；
（2）邏輯層。滿足應用層、存儲層間的訪問需求，并將訪問結果反饋給應用層用戶，確保所發送服務獲得響應；
（3）應用層。面向的是用戶群體，負責接收用戶各種訪問請求。三層設計便于用戶登錄、訪問，并減少了操作時間，確保了系統的安全可靠性。
3 系統功能模塊的開發
該系統主要為高校提供大學生心理檔案信息的整理、統計、分析功能，因此，系統開發必須確保其安全性，并滿足不同用戶群體的功能需求。主要包括大學生登陸進行數據錄入、修改、心理測評，心理健康老師對存在心理問題的學生開展輔導等功能。本文借助于B/S框架，以Web三層架構為基礎，各用戶群體均具有自己對應的賬戶，只需連接到網絡，即可利用瀏覽器登錄Web服務器，實現自身權限、管理、信息錄入等有關操作。功能模塊主要包括如下：
3.1 系統管理模塊
大學生登錄界面后開展心理測評，主要涉及到心理健康、人格特質、智力等三種測試，所得結果以心理檔案的形式存入數據庫中，數據庫通過對數據信息進行統計、分析，獲取相應的測評報告，由系統結合所得結果，對存在心理問題的學生進行自動篩選。這樣，心理健康教師可以借助于系統掌握所篩選大學生的信息及心理問題，并結合不同大學生的情況制定不同的心理輔導策略，并與大學生取得聯系，預約時間開展一對一的心理輔導工作，還可以通過網絡留言、咨詢、在線視頻等方式，對大學生進行輔導，幫助其盡快脫離困境。同時，教師將學生心理輔導信息存儲在其心理檔案中，便于后期跟進、信息查詢等。
3.2 學生信息模塊
主要涉及到大學生心理檔案信息的錄入、組織、分類、整理、篩選、導出等功能。在獲取大學生心理狀態前，應先對其生活、學習環境進行了解，以便開展有效的輔導工作。該模塊提供了大學生的生活、學習、健康、家庭等相關信息，主要包括姓名、學院班級、家庭成員、身體健康情況、疾病史等。結合存在心理問題的大學生，開展心理輔導的有關信息也將被保留該模塊中，以便分析和查詢。
3.3 心理評價模塊
該模塊主要涉及到大學生心理評測信息的查詢、實施、維護等。其中，心理測評信息查詢負責為大學生提供查詢自身心理信息結果，而心理評測維護提供大學生的心理健康情況測評、人格特質測評、智力測評等，并提供大學生心理信息的修改等功能。心理評測實施模塊是針對三種測評方法提供90項癥狀自評表，并對測評的題目及結果進行保存，如測試表的編號、問題、得分等。從大學生信息核實，到信息錄入和結果產生，都由該模塊負責。
3.4 心理咨詢模塊
該模塊提供一對一、在線留言、音頻、視頻等咨詢方式。其中，一對一咨詢是在大學生完成測評后，由教師負責預約具體的時間、地點，開展一對一咨詢。該模塊與心理評價模塊相聯，測評結果、咨詢結果均會自動存儲于數據庫中，實現了學生個人心理檔案的逐步完善。而留言咨詢是在測評后通過網站給教師留言資訊，該方法方便、省時、成本低。音頻咨詢提供了語音聊天功能，學生可任意選擇某種語聊方式，同心理咨詢教師開展深入交流，解決自己的心理問題。視頻咨詢和一對一咨詢類似，但更節省空間、成本低。
通過采用白盒、黑盒測試等方法，對心理檔案管理信息系統的功能、性能進行測試，最終測試結果滿意，基本滿足系統設計的要求。通過對各功能模塊進行測試和對比，對于測試結果與預期效果不相符的立即加以修正，確保了系統整體運行效果。
參考文獻
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心理檔案應包含哪些內容?目前心理檔案建設過程中，存在哪些問題?如何甄選市面上形形的心理軟件?針對以上實務話題，本文嘗試做一些回答。
一、心理檔案建什么
心理檔案是指對個體心理發展變化特點、心理測驗結果、學校心理咨詢與輔導記錄等材料的集中保存，這些資料按照一定的程序排列，組成一個有內在聯系的體系，如實反映學生的心理狀況。心理檔案的內容一般包括三大方面：一是影響學生心理發展的基本資料，主要包括個人簡介、身體狀況、家庭環境、在校狀況及對學生個人生活影響的重大事件等；二是反映學生心理狀況和心理特點的資料，主要包括智力水平、個性特征、心理健康狀況、學習心理特征、職業能力傾向類型等；最后是學生的心理咨詢與輔導記錄，主要包括心理輔導老師與學生個性化的交流記錄信息，如訪談記錄、咨詢記錄等資料。有時候，還會補充輔導老師通過學生班主任、家長、同學等其他渠道獲得的有關資料。在學校心理健康教育實務操作中，一般而言，第一部分資料，通過學生自填式問卷獲得；第二部分資料則往往來源于專業心理測驗測試之后的結果；第三部分資料則來自學生在咨詢的咨詢記錄。
二、傳統方法建立心理檔案的問題
將以上三部分資料，分別打印，然后裝訂，放入文件袋，就形成了學校心理咨詢室常見的一道風景——厚厚的一個鐵皮柜，里面是歷年來學生的心理檔案資料。隨著心理檔案數據的日積月累，最后，柜子里面的資料越來越多……在校園局域網普及以前，這是絕大多數學校的做法。本文將主要通過紙筆問卷(包括單機版軟件)施測、學生手動填寫、老師紙筆錄入來建立心理檔案的方法統稱為傳統方法。它存在兩大問題。問題一：建立心理檔案的時間成本過高在傳統方式下。心理老師再勤勉有為，也難以勝任整個學校的心理數據從施測到最后形成報告的過程。打印問卷、發放問卷、回收問卷、統計數據、撰寫報告、給學生講解個人報告、向校長匯報集體統計數據、將最終資料裝訂成袋，所有這些瑣碎的事情，將占用大量的時間。當其他突發性的事情與心理檔案建設等發生沖突時，迫于時間壓力，心理老師不得不放棄本學期的心理檔案建設工作。最終導致心理檔案系統中累積的數據并不完整、連貫。問題二：心理檔案的使用主體有所偏差理論上，學校的心理檔案的內容應該能夠隨著學生的身心發展而實時更新，學生本人能夠查詢、更新自己的信息。但是，使用傳統方法，學校給學生建立心理檔案，普遍存在費時過久、成本過高的特點，不可能給學生提供類似服務。對于學校領導來說，如果能夠獲得學生心理檔案的集體分析報表，在制訂教學策略時，考慮到學校不同學生的不同心理特點，將讓教育政策更加個性化與人性化。但是實際上，傳統方式的心理檔案不可能提供類似功能，會導致本應為“活”的心理檔案成了一汪死水。學校的心理檔案，只為心理教師一人使用，一旦建立完了之后，則將其束之高閣，最多在應付上級檢查的時候拿出來擺樣子。隨著鐵皮柜里面積累的資料越來越多，發黃的心理檔案袋直奔廢紙堆。
三、計算機網絡軟件建立心理檔案的優勢
從1999年廣東省佛山地區作為全國教育信息化試點至今，“校校通”工程已開展近十年，目前大部分學校擁有了計算機網絡條件。在當前時代背景之下，傳統建檔方法將逐步被淘汰，心理檔案建設正在全面走向網絡化。計算機網絡軟件建立心理檔案不是指將心理測評和咨詢記錄等數據錄入計算機形成電子文檔，而是直接采用計算機網絡建立心理檔案。以下表格，從易用性、安全性、科學性三方面比較了傳統方法與使用
計算機網絡軟件建立心理檔案的主要差異。正如表格所總結的，計算機網絡軟件建立心理檔案與傳統方式相比，具有及時反饋、安全穩定、自動統計、檢索和管理方便等優勢。計算機網絡軟件建立心理檔案是順應時展趨勢的必然選擇。
四、利用計算機網絡軟件建立心理檔案
簡而言之，可分為三階段：(1準備階段。此階段包括申請預算、獲取產品資料、購買軟件并安裝、小規模試用系統等工作。(2)建檔階段。此階段包括開展普測建立全校學生心理檔案、檢索出預警學生并進行咨詢輔導、整理心理測評結果和咨詢輔導記錄并存檔等工作。(3)展示階段。此階段包括根據心理測評數據和咨詢記錄撰寫論文并發表，展示學校心理健康教育成果等工作。工欲善其事，必先利其器。目前，相關軟件主要有兩類：其一，主要用于收集測驗數據的單項心理測驗軟件；其二，集成了測評與檔案管理、心理咨詢管理、心理網站建設的綜合性心理檔案軟件系統。面對市面上形形的軟件，在購買前，需要特別注意三項。
首先，需要注意軟件架構設計。思想決定高度。心理檔案系統絕不等于學生心理測試系統。理想的心理檔案系統應該還包括心理咨詢、心理健康教育甚至心理網站建設等模塊。心理測驗僅僅是建設學生心理檔案系統過程之中收集數據的方式之一，而不是惟一方式。在心理檔案建設過程中更應該強調，對學生主體性的重視。過分重視心理測驗，將心理測驗作為心理檔案系統的惟一資料來源，最終喪失的是對生動的學生個體的客觀認識，容易導致在咨詢實踐中，輕而易舉給學生貼上并不科學的“心理不健康”之類的標簽。極端情況之下，甚至會導致惡性事件發生。
其次，需要注意測驗信效度。不少人認為編成計算機軟件的測評工具是科學、先進的。其實不然，測評軟件更多地是將題目答題方式和分數統計的技術化，和測評工具本身的信度和效度指標并不存在直接的因果聯系。因此，在選擇心理檔案系統時，需要注意其所含測驗的信度、效度、適用人群、常模等技術指標。
最后，需要注意售后服務及價格。良好的售后服務至少應該包括：免費安裝調試、故障處理、常模更新、測驗題本更新、功能模塊更新、軟件升級等。至于價格，需要根據軟件的功能來判斷。單機版較之網絡版，在采購成本上會減少許多，較適合面向少數人開展心理測評的單位，網絡版軟件則較適合開展大規模普測。如果價格過低多有問題，或者是省略了售后服務成本、使用了盜版測驗。同樣，如果價格過高，則存在廠商虛報價格之嫌，同時對學校會造成不必要的浪費。
關鍵詞： 高職院校 學生檔案 檔案管理工作
檔案是直接形成的歷史記錄，具有其他任何材料不可替代的憑證價值。高職院校學生檔案是學院檔案的重要組成，也是國家人事檔案的組成部分，它真實記錄了高職生在校期間的學習、生活和社會活動和實踐狀況，反映了高職生德、智、體、美、勞等綜合素質的養成經歷，同時也記錄了學生的家庭社會關系、經濟狀況等主要原始材料，因此，它是高職畢業生走向社會的履歷證明，更是高職畢業生就業和將來接受各級組織選拔、任用和考核的重要依據。在就業壓力空前的當今社會，學生檔案發揮著越來越重要的難以替代的作用，所以，對高職院校學生檔案管理工作現狀進行探析，找出其存在問題并提出應對措施，并對其今后發展進行展望，很有必要。
一、高職院校學生檔案管理現狀
1.檔案材料不夠完善。
高職院校學生檔案應該反映每一位高職學生真實的學習成績、思想表現、心理狀況等，以求全面客觀評價學生素質。但在現階段，多數高職院校沒有明確對學生檔案材料的歸檔范圍做出要求，全面反映學生素質的客觀材料未完全達到真實、完整、規范的要求，且各種檔案材料得不到及時歸檔，不利于學院對學生進行全面考察了解。同時，學生檔案中的主觀評價材料內容過多，而客觀評價的資料不夠，對學生的操行評語很簡單。從大多數高職院校學生檔案內容來看，一般僅包括高中畢業時的簡單材料、新生錄取通知書、獎懲材料、學生成績表、實習鑒定表、入（黨）團材料、學籍情況、畢業證書、畢業生體檢表、畢業生登記表、就業報到通知書等簡單資料，對學生的興趣愛好、技能證明、心理問題、思想品德、社會實踐活動等反映較少。
2.檔案管理意識薄弱。
目前，高職院校由于往往把重心放在學生就業上，而學生就業率與學生技能密切相關，因此，課程建設、專業設置、師資隊伍建設等關系到學生技能培養的建設被提在學院發展的首位，而學生檔案管理常被忽視；與此同時，高職畢業生就業時，大多進入對技能要求較高的私營企業、民營企業和外資企業，這些企業對學生的檔案不太重視，往往不對檔案的接收提出明確的要求，造成學院和學生對檔案管理意識的弱化，使他們沒有意識到學生檔案對學生管理、人才培養及學生就業的重要地位。
檔案管理意識的薄弱，一方面使得學生不重視檔案管理工作，對檔案中關于個人信息的填寫馬馬虎虎，如常出現字跡潦草、圓珠筆鋼筆混填等現象，對個人檔案材料的收集缺乏主動意識，甚至在畢業數年后，也不關心檔案的歸屬與保存，造成檔案的積壓，增加了學院檔案的管理工作量。另一方面，學院對檔案材料的收集常進行分開管理，各職能部門對檔案管理不重視，存在互相推諉、銜接不及時現象，不能在日常工作中及時做好檔案材料的收集和整理，通常是在學生畢業時才完善歸檔材料。
3.檔案管理手段落后，水平較低。
高職院校對學生檔案的管理大多不設專門的管理人員，而檔案管理兼職人員對檔案管理的方法較為落后，在對學生檔案進行收集和整理時，沒有科學的管理規章制度，致使學生檔案材料雜亂。同時，《檔案法》的實施，對檔案的管理提出了標準和要求，但是，在高職院校學生檔案管理方面，卻沒有統一的、詳細的、符合實情的、可以遵循的管理規章制度。
二、高職院校學生檔案管理對策
1.建立規范和完善的檔案管理制度。
首先，建立學院各職能部門的歸檔和審核制度。學生檔案材料來自于學院各個職能部門的收集和整理、歸納，并要經各職能部門的轉遞、匯總，只有建立完善健全的歸檔制度，明確各部門間的歸檔資料和轉遞手續，及時收集、整理、轉遞，并經學院專設檔案員的審核，才能保證歸檔資料的全面、真實、準確、系統，才能使學生檔案管理工作逐步走向規范化、制度化的軌道。其次，擴大檔案材料收集范圍，增加誠信材料、社會實踐活動材料、技能證書材料、心理健康材料、信用材料等，豐富學生檔案內容，提高檔案的利用價值，更加真實、全面地反映學生的發展情況。最后，做好學生檔案的保管和分發工作，遵循檔隨人走的原則，有就業單位的按就業協議寄發，無就業單位的，兩年內的由學院暫時保管，待單位落實后憑調檔函寄發；兩年以上的，寄至學生生源地的人才交流中心，從而減輕檔案庫存壓力和檔案員工作量。
2.加強宣傳，增強檔案管理意識。
首先，通過報欄等形式開展檔案基礎知識教育，宣傳學生檔案的重要作用，從而增強學生對檔案工作重要性的認識，使學生能積極主動參與到檔案的管理和維護中，并引導畢業生重視關心自己的檔案，減少或杜絕“死檔”的發生；其次，學院領導要對學生檔案的作用高度重視，并把學生檔案管理工作納入學院日常工作日程，設立專職檔案員和檔案室，結合學院實際情況，制定學生檔案管理的規范性文件。
3.設立專門檔案管理部門。
依照《中華人民共和國檔案法》、《普通高等學校學生檔案管理辦法》、《高等學校檔案工作規范》等制定學生檔案管理各項規章制度，并設立專門檔案管理部門，同時選擇原則強、文化素質高、作風嚴明的老師做專職檔案管理員，對學生檔案管理制度的實施情況進行監督和審核，確保學生檔案管理工作的順利展開。
三、高職院校學生檔案管理展望
1.建立高職院校學生信用檔案。
學生信用檔案是由中國人才信用網運營的全面、真實反映學生在校表現和信用狀況的一種電子檔案，包含的信息有學生個人維護信息、學校維護信息和社會第三方的認證信息及就業后與所在工作單位維護的信息。學生個人維護信息包括基本信息、培訓經歷、項目經驗、任職記錄、社會實踐、勤工儉學、工作履歷、證件證書和境內外交流等；學校維護信息包括學習成績、畢業評語、在校優良記錄、在校不良記錄、助學貸款記錄等；社會第三方認證信息包括檔案查詢記錄、調查、認證、評估、投訴與申訴記錄和其他個人相關的信用信息記錄。大學生信用檔案電子交互平臺具有完善、清晰的分組維護權限設置控制體系，學生處、學生科、輔導員必須通過各自的密碼授權才能分級管理、審核、維護相關學生檔案信息，保障了信用檔案信息的準確性、全面性和安全性。信用檔案通過在第三方社會公共平臺上提供包括證書證件、各類優良記錄和任職記錄的證明與信用報告，可以使學生展示自己的誠信意愿，為用人單位和企業間搭建一個互相溝通的平臺，使用人單位放心大膽招錄所需人才，也可以使學生不必再為一紙證明來回奔波往返，使學生求職就業更加高效、便捷。信用檔案能督促學生提高自律意識，保持誠信，從而更易獲得助學貸款和社會幫助；終身信用檔案使得學院能通過電子檔案平臺與學生進行實時跟蹤與互動，對學生的約束性更強，也具有更高的維護價值。
2.建立高職院校學生心理健康檔案。
近年來，由大學生心理健康反常所引發的厭學、性格孤僻、自殺輕生等現象受到社會關注，建立大學生心理檔案并給予及時有效的心理治療已成為高等院校的當務之急。一般來說，學生心理健康檔案包括兩個方面的基本內容：影響學生心理發展的基本資料和反映學生心理健康狀況與個性特點的有關材料。建立高職院校心理健康檔案，對有心理問題的大學生及時進行糾正和治療，既體現了社會對大學生在人文層面意義上的關愛，又體現了一種制度上的善意；建立學生心理健康檔案，是高校加強管理的必由之路，高校管理不僅包括教學秩序和設施的管理，還包括學生的身心健康管理，這是我國高等教育的一項重要內容。高職院校有責任和義務通過提供身心健康方面的指導和幫助，使學生形成良好的人生觀，以積極態度面對人生，正確面對生活中的種種挫折和磨難，從而為社會培育出身心健全的技術市場人才。學生心理健康資料的搜集和整理一般通過問卷法、分析法、談話法和測驗法，然后經過歸納和分析，形成學生的心理健康檔案。需要強調的是，學生心理健康檔案反映了學生心理成長的歷程，必須由專人保管，嚴格保密，這既反映了一個教育者的職業道德，又是對學生的尊重。
3.實現檔案管理信息化。
檔案信息化是一個以信息技術廣泛應用為主導，檔案信息資源建設為核心，信息網絡為基礎，信息人才為依托，檔案信息、法規、政策、標準為保障的綜合體系。傳統的學生檔案與其相比，存在著許多不足，如不易查詢、不耐保存、共享性差等，隨著檔案量的增加，檔案利用率愈低，因此，檔案管理信息化成為檔案工作適應社會信息化發展的必然要求。近年來，隨著計算機網絡技術的廣泛應用，檔案管理工作方法逐步向信息化方向發展，極大地提高了檔案管理的工作效率，為高職院校學生檔案提供了方便快捷、可靠的信息化管理途徑。利用檔案管理信息化系統，可以方便快捷地查詢、統計、服務學生的個人信息，并可將檔案中的學生信息資料掃描儲存，大大提高工作效率，同時，能對學生的檔案材料適時更新，及時準確反映學生的情況。
四、結語
高職院校學生檔案管理工作是其向前發展的重要推動力，在新形勢下，認真思考和研究高職院校學生檔案的科學化、規范化管理，使學生檔案管理工作與時俱進，更好地促進學生就業和學院的發展，具有十分重要的意義。
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關鍵詞：檔案管理 問題 利用率
【中圖分類號】G【文獻標識碼】B【文章編號】1008-1216（2015）09C-0013-02
一、高校學生檔案管理中出現的問題
近幾年高等學校擴招，高校在校生人數急劇增加，由此引發的檔案問題日益增多，主要分為以下幾個方面：
（一）學生對檔案的認識欠缺
通過調查，相當一部分學生認為學校對學生檔案缺少宣傳;即使有了宣傳，內容形式也很單一，學生對檔案內容了解甚少，對檔案的重要性認識不到位，加上現在就業形式多樣，有的學生畢業后進入私營、外資、合資企業不需要檔案，導致學生認為檔案可有可無，檔案意識淡薄，致使許多學生檔案滯留在校多年。
（二）學生檔案信息含量不足
目前學生檔案管理主要內容是把學生在校期間形成的、分散在教育和教學等各部門的材料歸類保存，主要包括三方面內容：第一，政治表現方面：入團、入黨申請書，黨、團組織調查審批表及評議鑒定，政審材料，家庭主要成員和社會關系調查書，學生獎懲材料，畢業鑒定等;第二，學籍方面：高考成績、大學歷年學習成績單、獎學金證明、學位證明等;第三，身體狀況方面：入學體檢表、畢業體檢表等。
隨著我國教育制度由以往的應試教育向素質教育轉變，原有的歸檔內容表現出明顯的弊端：政治色彩濃厚，注重學習成績，缺乏反映學生特征的個性化內容，很難反映學生的綜合素質狀況。尤其在學生就業指導時，用人單位急需了解的個人素質、職業能力、信用狀況等方面材料比較少，難以為其提供參考。因此，更新觀念，擴大歸檔范圍，豐富學生檔案內容勢在必行。
（三）學生檔案管理不透明，利用率低
在傳統的檔案管理中，過分強調檔案的特殊性、保密性，人為地剝奪了學生對自己檔案的知情權，嚴重降低了學生的積極性，加上缺少專業檔案管理人才、專門的現代設備和管理軟件，導致檔案材料從入學時臨時收集，堆積放置，到畢業時突擊整理，完成傳遞。豐富的檔案資源，幾乎沒有被開發和利用過。在雙向選擇的就業過程中，學生檔案更是沒有發揮畢業生“推薦表”的作用。一方面，檔案材料內容缺乏，不能為用人單位提供有效的參考;另一方面，落后的查詢方式使用人單位放棄這種需求。總之，學生檔案的利用率很低，沒有發揮應有作用。
通過以上調查分析，目前學生檔案管理狀況嚴重落后于高等教育發展和社會用人制度改革的步伐。應結合高校發展和社會需求，推進學生檔案管理改革。
二、高校學生檔案管理改革的對策
（一）制定規章制度，加強宣傳，強化學生檔案意識
由于國家缺少學生檔案管理制度，而檔案材料的形成涉及很多管理部門，這就需要學校制定符合檔案管理要求必要的規章制度。強調檔案工作的性質、任務、特點，使學生的檔案管理工作有章可循、有責必究，走上規范有序的軌道。從新生入校宣傳著手，在寄發新生錄取通知書的時候，附帶檔案宣傳材料，并利用學校給新生發放的手機號碼，通過短信平臺，提前宣傳;另外，強化校內宣傳，利用現代媒體手段如校園網絡、校內廣播、宣傳櫥窗等讓學生明白檔案管理是加強素質教育和向社會輸送人才的大事，從而強化檔案意識。
（二）完善學生檔案信息的類別
在當今強化素質教育和培養復合型人才的教育背景下，應根據大學生學習生活的特點，擴大歸檔范圍，通過檔案材料反映其個性化發展特征，為用人單位提供參考，使學生在激烈的就業競爭中順利走向工作崗位。建議增加一些內容。
誠實守信是個人發展的重要品德之一，也是用人單位的基本要求。學生信用檔案是學生個人職業生涯的信用資本，可以通過積累學生在校期間誠實守信方面材料形成，準確反映學生的信用行為和品行，關注學生的能力。檔案材料不僅要關注學生的學業成績，而且要發現學生的多方面潛能，特別是學生的創新能力和實踐能力。應注意收集反映學生成長進步的材料，包括學生的個人作品、榮譽證書、資格證書等，建立心理檔案反映學生的心理狀況。近年來，隨著高校學生心理健康教育的開展及學生心理健康狀況的跟蹤調查，形成了很多關于大學生、心理素質的材料，應對這些材料加以收集和整理，形成學生的心理檔案。從學校教育管理看，通過學生心理檔案能夠準確地分析學生的個性特征，及時采取心理疏導措施促進學生健康成長;從用人單位選拔人才看，可以通過心理檔案了解畢業生的心理健康狀況，選擇最合適的人才。因此，應注意收集和利用心理檔案這一重要的信息資源。
（三）改變模式，加強信息時代的學生檔案管理
學校可以根據實際情況，建立相對“集中統一”的模式，指定學生管理機構負責，有條件的可以配置專業人員，這樣既可以節省資源，又可防止責任推諉。另外還要利用電子計算機技術，實行檔案的“雙套制”管理模式，所謂“雙套制”指電子文檔的同時，要將其內容以紙制的形式加以歸檔管理，形成兩種介質、兩套內容同一檔案，電子、紙質文檔相結合，確保歸檔材料的安全性。
參考文獻：
[關鍵詞]檔案管理;勝任特征;科學內涵
知識體系、管理技能與發展潛質作為檔案管理者勝任特征的三大基本構成要素，蘊涵著豐富的科學內涵。根據檔案管理工作的專業特點分析，檔案管理者勝任特征的三大基本構成要素可以歸結為檔案信息服務與信息開發能力、檔案信息服務效益意識、人際關系處理能力、個人特質、心理承受能力以及規范管理等六個“基本因子”并體現如下特點：
一、強調檔案信息服務的效益觀念
社會學知識理論告訴我們：任何個人、組織甚至整個社會在進行某種有目的的實踐活動時，總是要求盡可能既快又省地達到預定的目標、獲得一定的有益成果。即人類社會的每一名成員都需要自覺不自覺地遵循效益原則行事，取得“有益的效果”。這已經成為具有普遍意義的社會“思維定式”與行為習慣。可以說，人類不僅在經濟活動中要講求效益、創造效益，人類的所有活動也都要講求效益、創造效益。檔案信息服務工作亦不能例外。當然，強調檔案信息服務的效益觀念，并不是要求各級檔案管理部門在開發檔案信息資源、開展檔案信息服務過程中必須刻意達到“創收”目的、追求某種可以“錢衡”的經濟指標。而是要求各級檔案管理部門憑借、利用既有的資源與條件，取得檔案信息服務最優化的業績。而這種“效益”的獲得更需要檔案管理者具有過硬的專業知識、嫻熟的專業技能與敏銳的信息服務意識作為基本支撐。因而，強調檔案信息服務的效益觀念，應當成為檔案管理者必備的工作理念之一。
二、提升檔案信息服務與開發的能力
隨著社會的發展進步，社會公眾的檔案信息利用需求日趨強烈、并呈現出多樣化的發展趨勢。如何從根本上保障社會公眾的信息知情權，已經成為各級檔案管理部門必須認真對待的一項重要內容。為此，各級檔案管理部門在提升檔案信息服務與信息開發能力方面付出了艱苦努力：不斷改進和完善檔案信息服務手段與質量、重視提升檔案信息資源開發利用的能力、拓寬檔案信息資源利用傳播渠道等等。而檔案管理者作為聯系檔案信息與社會各方面檔案利用者的客觀“媒介”，理應具有較強的專業敏感性與反映力：重視檔案信息服務與開發能力的提升，及時積累、開發、提供社會公眾所需要的檔案信息資源，把握社會各方面檔案信息的需求動態、加大檔案信息資源利用傳播力度等，并通過自身的努力，為構建和諧社會的偉大實踐提供優質高效檔案信息服務的目的。
三、講求個體的心理承受能力
不可否認，檔案管理者所處的職業環境長期受到“封閉、半封閉”思維及其慣性驅動的負面影響，與社會聯系、溝通、交流的渠道相對偏窄，且已經成為嚴重影響檔案管理者自我認知能力、人際關系處理能力以及調節自身心理平衡的限制因素。這種現實狀況極易導致檔案管理者產生心理上的“無助感”和“絕望感”：使他們“罹患”上個人情感疏離、對人對事冷漠的“心理頑疾”，并將影響到檔案管理實踐的開展與團隊協作精神的發揚。因而，檔案管理者必須勇于接受現實、積極正視各種壓力;善于解剖自己、及時調整目標要求，增強檔案管理者個體的心理承受能力。這也是保障檔案管理者履行檔案管理實踐的必然要求。可見，講求檔案管理者個體具有較強的心理承受能力應當成為檔案管理者勝任職責需要的基本構成內容。
四、確認人際關系的處理能力
人際關系的處理能力對于檔案管理者來說極具重要性。在檔案管理實踐中。檔案管理者對內擔負著科學管理檔案實體、合理開發檔案信息資源、有效服務社會需要的重任，需要具備較強的溝通能力、協調能力和人際關系處理能力，以形成良好的團隊凝聚力;而檔案管理者對外則面對來自社會各個方面、各個領域的檔案利用者，其一言一行都將關乎到檔案管理部門的形象、關乎到檔案管理工作的成效。因此，檔案管理者具備較強的語言表達與社會交往能力是改變檔案工作長期形成的封閉、半封閉狀況，擴大檔案信息服務領域、拓寬檔案信息服務渠道的有效途徑之一。在社會發展進步的今天，隨著社會檔案意識的增強與檔案開放程度的提高，檔案管理者具備較強的溝通能力、協調能力和人際關系處理能力更加突顯其極端重要性。
五、重視管理行為的規范有序
檔案管理者必須樹立規范化的管理理念、健全規范化的管理方法。在檔案管理實踐中實現規范、有序的管理。這對于保障檔案信息資源的安全、拓寬檔案信息服務渠道、強化檔案信息服務手段、履行檔案信息服務職能均具有特別重要的意義。同時，規范化、有序化的也是檔案業務部門創新檔案管理模式、實施先進管理方法、完善科學管理制度的基本保障，其價值作用是不言而喻的。
