時(shí)間：2023-02-19 14:39:58
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇科研檔案管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
關(guān)鍵詞：科研檔案;問題與對(duì)策
國(guó)家檔案局《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》于2020年頒布，科學(xué)技術(shù)研究檔案管理與工作對(duì)標(biāo)國(guó)家科學(xué)技術(shù)研究檔案管理新規(guī)，還存在一定問題。科學(xué)技術(shù)研究檔案工作是國(guó)家檔案工作的重要組成部分，同時(shí)更是科學(xué)研究項(xiàng)目管理重要環(huán)節(jié)。因此，提高科學(xué)技術(shù)研究檔案管理的水平，需要增強(qiáng)科研檔案的管理意識(shí)，解決科研檔案管理存在的薄弱環(huán)節(jié)，為新形勢(shì)下科研檔案管理和科研管理提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)和保障。
一、科學(xué)技術(shù)研究檔案管理工作存在的問題
《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》提出科研檔案是指“在科研項(xiàng)目的規(guī)劃、立項(xiàng)、實(shí)施、評(píng)估、驗(yàn)收等全過程中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、音頻、視頻等各種形式和載體的文件材料及標(biāo)本、樣本等實(shí)物”，是科學(xué)研究的基礎(chǔ)，是科研實(shí)力的重要憑證，也是建設(shè)和發(fā)展的寶貴財(cái)富。總結(jié)科研檔案存在問題如下：
1.材料收集方面——重點(diǎn)不明，認(rèn)識(shí)不夠，歸檔材料數(shù)量不全
歸檔的科研檔案不齊全、不完整，其表現(xiàn)在：（1）科研成果、總結(jié)材料比較多，過程技術(shù)材料缺乏。判斷科研檔案是否完整，應(yīng)該看它是否是項(xiàng)目全過程真實(shí)、完整的反映，包括了科研研究準(zhǔn)備、研究研究實(shí)驗(yàn)、科研總結(jié)鑒定、科研成果申報(bào)以及應(yīng)用轉(zhuǎn)化等五個(gè)階段所形成的全部材料。從實(shí)際歸檔情況看，科研成果、技術(shù)總結(jié)材料較多，研究實(shí)驗(yàn)過程階段形成的原始記錄包括實(shí)驗(yàn)記錄、數(shù)據(jù)分析、設(shè)計(jì)文件、圖紙等過程核心材料極度缺乏。重成果、輕過程的做法大有人在，許多核心過程材料保留在科研人員手中，影響了科研檔案的齊全完整和邏輯性。（2）關(guān)鍵性技術(shù)材料缺乏。關(guān)鍵性技術(shù)材料是反映科研成果的核心材料，是解決難題，技術(shù)創(chuàng)新的資料。這些材料揭示了科研項(xiàng)目的創(chuàng)新點(diǎn)，這種材料歸檔價(jià)值和利用價(jià)值較高。然而歸檔材料中，關(guān)鍵性技術(shù)材料缺乏。（3）載體形式單一化。科研項(xiàng)目歸檔材料載體，除紙張外，還有硬盤、磁帶、光盤、照片、錄像等不同的形式。實(shí)際情況下歸檔材料紙質(zhì)載體偏多，載體形式比較單一。（4）科學(xué)數(shù)據(jù)歸檔管理幾乎為空白。科學(xué)數(shù)據(jù)是指科研活動(dòng)產(chǎn)生的，包括野外考察、觀測(cè)實(shí)驗(yàn)等原始記錄和數(shù)據(jù)，傳統(tǒng)記錄通常是記錄在冊(cè)，目前科學(xué)數(shù)據(jù)多以電子文件存在，這部分?jǐn)?shù)據(jù)往往價(jià)值大，歸檔情況不容樂觀，同時(shí)歸檔形式與格式有待進(jìn)一步細(xì)化。
2.檔案管理方面——職責(zé)不清，條件不足，歸檔材料質(zhì)量不高
科研檔案管理工作主要涉及以項(xiàng)目負(fù)責(zé)人為主的科研項(xiàng)目組、科研管理部門和檔案管理部門。三者在科研檔案管理中職責(zé)不清晰、溝通不暢通造成了歸檔材料質(zhì)量不高。（1）科研檔案的形成主體，即承擔(dān)科研項(xiàng)目人員的精力主要在項(xiàng)目的研究工作上，往往忽視項(xiàng)目執(zhí)行過程中形成的文件材料的收集和積累。科研人員重視科研論文的發(fā)表和科研成果的評(píng)獎(jiǎng)，不重視科研項(xiàng)目過程文件材料的歸檔工作。他們?cè)谝庾R(shí)上沒有能夠把科研檔案工作作為科研的重要組成，只是將科研檔案手機(jī)收集整理作為是檔案部門的職責(zé)，這樣就會(huì)在項(xiàng)目材料初始生成階段就處于失控狀態(tài)。（2）科研管理部門對(duì)文件形成和過程管理力度不夠。科研項(xiàng)目執(zhí)行中，沒有真正的貫徹落實(shí)檔案工作的“三納入”和“四同步”的管理制度。有的雖然規(guī)章制度健全，但是缺乏監(jiān)督考核機(jī)制，使制度流于形式。（3）檔案管理部門對(duì)科研項(xiàng)目組的文件材料管理工作的指導(dǎo)和監(jiān)督比較滯后。檔案管理部門和科研管理部門溝通不暢，不能及時(shí)掌握科研項(xiàng)目立項(xiàng)情況；不能深入科研項(xiàng)目組及時(shí)了解科研工作進(jìn)展情況。這樣致使檔案部門在科研檔案中的狀態(tài)基本處于“你交多少、我管多少”。科研人員、科研管理部門和檔案管理部門在歸檔中的職責(zé)缺乏相應(yīng)的制度和機(jī)制保障。科研檔案重視度明顯不足，投入不足的現(xiàn)象較為普遍。科研檔案專職管理人員編制不足，兼職管理人員配備不足。這些因素也造成了歸檔的科研檔案質(zhì)量不高，珍貴的科研材料流失。
3.檔案開發(fā)利用方面——思想保守，服務(wù)被動(dòng)，科研檔案利用率低
科研檔案保管的最終目的是檔案信息資源的有效開發(fā)和利用。科研檔案只有通過利用，才能發(fā)揮作用，實(shí)現(xiàn)價(jià)值。目前科研檔案利用率低、利用效果不佳、利用目的單一。科研檔案被束之高閣，不能很好地發(fā)揮利用價(jià)值。（1）利用主體的局限性。一個(gè)科研項(xiàng)目的檔案，其利用主體往往是承擔(dān)項(xiàng)目的成員。利用主體范圍小，人員少，使歸檔保存起來的科研檔案幾乎成了“死信息”。（2）利用材料的局限性。由于歸檔材料不能達(dá)到齊全完整，在科研檔案開發(fā)利用過程中，需要的材料在歸檔案卷中并不存在，客觀上阻礙了科研檔案的提供利用。（3）開發(fā)主體的局限性。檔案管理人員的社會(huì)意識(shí)不強(qiáng)，認(rèn)為只要守好攤就行，“你查什么，我提供什么”被動(dòng)地接受利用者的利用。有的檔案管理人員緣于業(yè)務(wù)能力和專業(yè)知識(shí)的局限性，不能很好地勝任科研檔案資源的開發(fā)。
二、提高科研檔案管理質(zhì)量的應(yīng)對(duì)措施
為了使科研檔案管理工作逐步走向規(guī)范化，以適應(yīng)科技發(fā)展需要，立足當(dāng)前的實(shí)際情況，建議應(yīng)當(dāng)采取以下的應(yīng)對(duì)措施：
1.增強(qiáng)科學(xué)研究檔案工作意識(shí)，明確科研材料歸檔范圍與管理職責(zé)
加強(qiáng)科學(xué)技術(shù)研究檔案工作，首先要加強(qiáng)對(duì)科研檔案重要性的認(rèn)識(shí)，首先要提高科學(xué)研究檔案工作的意識(shí)。首先，要認(rèn)識(shí)到科研檔案是科研管理工作的組成環(huán)節(jié)，也是國(guó)家科學(xué)研究項(xiàng)目管理的重要組成，加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，從根本上解決當(dāng)前科學(xué)研究檔案工作中存在的薄弱環(huán)節(jié)。其次，要提高科研工作人員檔案意識(shí)。科研人員是科研檔案形成者，檔案意識(shí)提高，科學(xué)研究檔案工作管理才能真正做到規(guī)范化。
2.實(shí)施全流程管理，提高科研檔案質(zhì)量
科研檔案產(chǎn)生于科研項(xiàng)目管理工作的全過程。要保證科研歸檔材料的質(zhì)量，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)科研檔案工作的全程管理，要將檔案管理納入科研項(xiàng)目的管理工作中，與科研項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。科研項(xiàng)目從立項(xiàng)到結(jié)題涉及科研項(xiàng)目組和科研、財(cái)務(wù)乃至設(shè)備等管理部門，這就要求科研檔案工作應(yīng)實(shí)施全方位和全過程的管理，也就是以項(xiàng)目組的科研人員為核心，以科研檔案歸檔范圍為依據(jù)，在科研人員、科研管理部門和檔案管理部門全方位參與下，實(shí)施事前介入、事中控制、事后核查、驗(yàn)收把關(guān)的全過程管理。第一，源頭抓起。科研項(xiàng)目自立項(xiàng)開始，就要將檔案工作納入議事日程，納入領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制、納入科研項(xiàng)目管理計(jì)劃和工作程序中。第二，過程管理。科學(xué)技術(shù)研究文件材料的形成、積累和整理工作水平將直接影響到科研檔案的質(zhì)量高低。科研項(xiàng)目實(shí)施過程中科研管理部門和檔案部門要研究科研活動(dòng)的規(guī)律，抓住科研項(xiàng)目的研究準(zhǔn)備、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定、成果申報(bào)以及應(yīng)用轉(zhuǎn)化等階段和科研項(xiàng)目布置、檢查、總結(jié)和驗(yàn)收項(xiàng)目科學(xué)研究這四個(gè)重要環(huán)節(jié)，應(yīng)當(dāng)做到主動(dòng)指導(dǎo)、定時(shí)檢查和嚴(yán)格把關(guān)。隨著國(guó)家檔案局新規(guī)的制定，在科研項(xiàng)目過程中的原始數(shù)據(jù)、科研過程實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)（電子形式）以及其他反映項(xiàng)目過程的重要文件材料，包括重要會(huì)議、相關(guān)評(píng)審視頻、照片等材料的重視程度和要求逐漸加大，要求基于科研項(xiàng)目全流程的文件材料管理，從制度上規(guī)避科研項(xiàng)目在結(jié)項(xiàng)后面臨的過程性文件材料遺漏或材料丟失等現(xiàn)象，確保科學(xué)技術(shù)研究項(xiàng)目歸檔文件材料的齊全完整、真實(shí)有效，從而保障科研項(xiàng)目成果的開放和提供利用。因此，科研項(xiàng)目檔案管理必須建立統(tǒng)一規(guī)范，采取有效的管控措施，在科研項(xiàng)目全生命周期的檔案管理基礎(chǔ)上，立足科研項(xiàng)目流程管理的實(shí)際情況，歸檔的要求從結(jié)果歸檔轉(zhuǎn)為過程歸檔，立項(xiàng)、中期檢查、年度檢查、結(jié)題等，重大節(jié)點(diǎn)設(shè)立資料節(jié)點(diǎn)，科研文件責(zé)任主體同時(shí)應(yīng)該歸檔的材料向檔案機(jī)構(gòu)移交。
3.完善管理制度，促進(jìn)科研檔案依法治檔
針對(duì)科學(xué)技術(shù)檔案管理，國(guó)家經(jīng)委、建委、科委和國(guó)家檔案局頒布了《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》（1980年），科技部和國(guó)家檔案局了《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》（國(guó)家檔案局科技部令15號(hào)，2020年），行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》（DA/T2-1992）于1992年出臺(tái)。頒布的這些文件對(duì)科研檔案工作都做出了明確規(guī)定，這為提高科研檔案質(zhì)量、做好科研檔案工作提供了依據(jù)。應(yīng)結(jié)合實(shí)際，制定和完善自己的科研檔案管理制度。健全的制度可以使科研檔案管理有法可依，有章可循。同時(shí)，要保障制度有力的執(zhí)行，做到有法必依，違法必究。第一，結(jié)合實(shí)際情況，對(duì)科研檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管、利用等環(huán)節(jié)制定符合實(shí)際并切實(shí)可行的管理辦法和實(shí)施細(xì)則，明確科研檔案的管理原則、歸檔要求、歸檔程序以及管理職責(zé)等。第二，對(duì)科研檔案工作來說，落實(shí)“四同步”工作：下達(dá)科研項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)應(yīng)與提出科研文件材料的歸檔任務(wù)同步；檢查科研項(xiàng)目工作進(jìn)度與檢查科研文件材料形成情況同步；驗(yàn)收、鑒定科研項(xiàng)目成果與驗(yàn)收、鑒定科研歸檔文件材料同步；登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科研項(xiàng)目成果與科研檔案部門出具歸檔情況證明材料同步。第三，在科研項(xiàng)目工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)上，要設(shè)置“關(guān)卡”，納入制度。對(duì)于科研項(xiàng)目來說，項(xiàng)目完成后，在申請(qǐng)結(jié)題或獎(jiǎng)勵(lì)之前，科研人員必須將該項(xiàng)目形成的文件資料按規(guī)定立卷歸檔，經(jīng)檔案管理部門驗(yàn)收出具檔案驗(yàn)收合格證明后，方可進(jìn)入經(jīng)費(fèi)決算、項(xiàng)目結(jié)題以及獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)。對(duì)科研項(xiàng)目的文件資料歸檔不齊全、質(zhì)量不合格的，一律不予結(jié)題或參與評(píng)獎(jiǎng)。
4.加大檔案開發(fā)力度，提高科研檔案的利用率
加強(qiáng)科研檔案開發(fā)，提供科研檔案信息資源，變潛在價(jià)值為現(xiàn)實(shí)價(jià)值，不僅是創(chuàng)新科研檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要，也是服務(wù)科研發(fā)展的必然要求。第一，實(shí)現(xiàn)館藏科研檔案數(shù)字化，從科研檔案信息資源建設(shè)著手，形成特色科研數(shù)字檔案，通過科研檔案館藏?cái)?shù)字化和新增檔案電子化，形成和建設(shè)科研檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，打造科研檔案信息服務(wù)品牌。第二，進(jìn)一步完善科研檔案管理業(yè)務(wù)流程，深入挖掘檔案資源，有針對(duì)性解決科研人員的痛點(diǎn)、難點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)科研檔案電子化歸檔，完善查詢系統(tǒng),快速準(zhǔn)確地檢索查詢科研檔案信息，最大限度地滿足科研人員對(duì)科研檔案的各類利用需求，并實(shí)現(xiàn)科研檔案信息資源的主動(dòng)和增值服務(wù)。第三，建設(shè)面向知識(shí)服務(wù)創(chuàng)新的科研檔案管理系統(tǒng)。建立系統(tǒng)功能齊全、查詢方便便捷的檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)科研檔案信息資源共享和安全保管，實(shí)現(xiàn)科研檔案電子化歸檔、館藏盤點(diǎn)、檢索利用等過程的信息化管理。包括科研檔案知識(shí)服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)專題服務(wù)、推送服務(wù)等。第四，建立科研檔案內(nèi)容、管理、利用系統(tǒng)，包括檔案檢索、在線閱讀、檔案編研、數(shù)據(jù)打包等，實(shí)現(xiàn)條件性自助式服務(wù)、即時(shí)性瀏覽式服務(wù)以及研究性推送式服務(wù)，提升服務(wù)體驗(yàn)。積極開展科研檔案的編研工作，形成科研重大成果、學(xué)科發(fā)展與培育、科研團(tuán)隊(duì)、科研平臺(tái)以及基礎(chǔ)研究等方面為主題形成系列編研產(chǎn)品重大成果專題檔案等系列電子書編研產(chǎn)品，實(shí)現(xiàn)全方面、大力度、多功能資源共享和安全保管。特別注意的是，由于部分科研檔案的保密和知識(shí)產(chǎn)權(quán)問題，在提供利用和開發(fā)科研檔案信息時(shí)，一定要嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)規(guī)定，防止科研成果的流失和擁有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理的失控。既要堅(jiān)持內(nèi)外有別，又不妨礙科研檔案信息交流。
5.在信息時(shí)代新背景下，逐步加強(qiáng)數(shù)字環(huán)境下科研項(xiàng)目檔案的管理
在當(dāng)今新的信息化背景下，科研項(xiàng)目開展的方式發(fā)生了新的變化，逐漸由傳統(tǒng)的線下管理協(xié)作向線上協(xié)作轉(zhuǎn)變，新的電子設(shè)備、新的網(wǎng)絡(luò)信息傳遞方式和科研人員新的信息共享設(shè)施等在科研項(xiàng)目實(shí)施過程中正在行業(yè)內(nèi)大范圍地應(yīng)用和推廣。第一，在新的信息環(huán)境下，科學(xué)技術(shù)研究項(xiàng)目過程中產(chǎn)生了大批具有電子依賴性、載體、存儲(chǔ)不穩(wěn)定等特點(diǎn)的科研文件，尤其某些科學(xué)數(shù)據(jù)依賴于特定的軟件環(huán)境，這就在某些方面大大增加了科研項(xiàng)目文件材料收集、管理以存儲(chǔ)的難度。其次，新時(shí)代科研項(xiàng)目檔案管理關(guān)注的要點(diǎn)在于實(shí)現(xiàn)對(duì)海量科研項(xiàng)目檔案和科學(xué)數(shù)據(jù)的有效檢索。如何面向社會(huì)公眾提供他們感興趣的科研項(xiàng)目資料，如何做好新媒體網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，同時(shí)減少各科學(xué)的不間斷交流和最大程度地?zé)o障礙獲取，推動(dòng)新的科學(xué)研究進(jìn)一步開展，成為科學(xué)技術(shù)研究檔案工作的新任務(wù)。最后，科研檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)制定、新環(huán)境下科研項(xiàng)目檔案永久保存策略研究、科學(xué)技術(shù)研究機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)以及科研大數(shù)據(jù)庫(kù)利用檢索工具的開發(fā)，這些順應(yīng)新的信息時(shí)代背景產(chǎn)生的新技術(shù)應(yīng)用，都會(huì)在不久的將來成為科研管理機(jī)構(gòu)與檔案部門不斷尋求進(jìn)步和突破的關(guān)鍵點(diǎn)，以更好地為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供科研創(chuàng)新平臺(tái)。
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關(guān)鍵詞：企業(yè) 科研 設(shè)備 檔案管理
1.企業(yè)科研檔案管理
科研檔案是在科學(xué)技術(shù)研究過程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文件材料，是科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)的真實(shí)記錄，是科學(xué)技術(shù)儲(chǔ)備的一種形式，是一項(xiàng)重要的信息資源，是單位的寶貴財(cái)富，在科研工作中發(fā)揮著知識(shí)儲(chǔ)備、創(chuàng)新技術(shù)的作用。
1.1搞好科研檔案的保密工作
由于科研檔案的安全直接關(guān)系到單位的安全和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的成敗，因此，為了維護(hù)科研檔案的安全，確保科技秘密萬(wàn)無(wú)一失，必須做好科研檔案的保密工作：
（1）通過加強(qiáng)科研檔案保密法制教育，使檔案領(lǐng)導(dǎo)干部及其他人員掌握管理科技秘密的法律知識(shí)和相關(guān)技能，是依法管理單位科技秘密不可缺少的重要條件。
（2）深入開展以普及科研檔案保密法律常識(shí)為主要內(nèi)容的保密法制宣傳教育活動(dòng)。
（3）從工作實(shí)際出發(fā)，制定和充實(shí)完善科研檔案保密制度。
1.2實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的現(xiàn)代化
利用現(xiàn)代化技術(shù)，整理檔案。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。特別是科研檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動(dòng)多，勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時(shí)，立卷人根據(jù)自己的理解對(duì)文件進(jìn)行分類，盡管都仿照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個(gè)人的理解能力不同，對(duì)同一個(gè)文件有不同的分類，因此不可避免的產(chǎn)生分類不準(zhǔn)的現(xiàn)象，影響案卷的質(zhì)量，給利用工作帶來不便。
1.3提高科研檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)
掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。以前，科研檔案材料的形成從調(diào)研起到項(xiàng)目的完成都是以手工抄寫為主。而電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計(jì)等工作，使文件的形成、運(yùn)行、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與自動(dòng)化辦公銜接起來，這種現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)操作管理技術(shù)，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運(yùn)用。所以，科研檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息文化的學(xué)習(xí)掌握上，使自己具備信息知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。
2.企業(yè)設(shè)備檔案管理
企業(yè)設(shè)備檔案,主要包括企業(yè)的機(jī)器設(shè)備和儀器、儀表等的圖紙、圖表、運(yùn)行記錄、檢修記錄以及與設(shè)備有關(guān)的技術(shù)文件材料、新購(gòu)設(shè)備的開箱資料,如合格證、安裝說明書、使用維護(hù)說明書、備品備件清單等。特別是設(shè)備圖紙、檢修記錄等為設(shè)備的改造、大修及每月的生產(chǎn)檢修的備件計(jì)劃、故障診斷、隱患整改等能提供科學(xué)的依據(jù)。企業(yè)設(shè)備檔案管理主要內(nèi)容是設(shè)備文件材料的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)以及提供利用等。企業(yè)設(shè)備檔案管理工作制約著設(shè)備的使用效益。
2.1企業(yè)設(shè)備檔案管理的問題表現(xiàn)
在實(shí)際工作中,許多企業(yè)對(duì)設(shè)備檔案管理重視不夠,使設(shè)備檔案不能很好的服務(wù)于生產(chǎn),主要表現(xiàn)在：檔案意識(shí)淡薄、設(shè)備檔案材料收集難、管理制度貫徹不力。
2.2企業(yè)設(shè)備檔案管理的對(duì)策措施
（1）領(lǐng)導(dǎo)的重視是關(guān)健。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的價(jià)值和認(rèn)識(shí)程度,決定著他們對(duì)檔案工作的態(tài)度,從而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。因此檔案部門要加強(qiáng)宣傳力度,要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況,多談一些搞好檔案工作對(duì)企業(yè)的益處,啟發(fā)領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作,特別是借助一些利用檔案的典型事例,使領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到檔案的重要性。力爭(zhēng)把設(shè)備檔案管理工作列入科技管理的具體議事日程,明確規(guī)定各有關(guān)人員設(shè)備檔案管理職責(zé)，同時(shí)列入績(jī)效考核并嚴(yán)格執(zhí)行。
（2）建立健全檔案管理制度。在建立健全檔案管理制度的基礎(chǔ)上,各部門還要配備專兼職檔案人員,建立檔案管理網(wǎng)絡(luò),明確職責(zé)并嚴(yán)格貫徹執(zhí)行。檔案部門要主動(dòng)與設(shè)備管理和設(shè)備使用部門溝通,以便及時(shí)跟蹤了解設(shè)備檔案情況，避免檔案的遺失,并主動(dòng)進(jìn)行文件材料的收集歸檔工作，確保設(shè)備檔案完整、準(zhǔn)確。
（3）及時(shí)收集檔案材料。一臺(tái)設(shè)備在使用過程中,必然要形成使用、檢修紀(jì)錄、更新、改造圖紙等。只要這臺(tái)設(shè)備還在使用過程中，它就要不斷地產(chǎn)生新的文件材料,直到設(shè)備的使用期結(jié)束,設(shè)備檔案才停止。檔案管理人員只有了解和掌握設(shè)備使用和變化的全過程,才能全面地做好設(shè)備檔案收集工作。
（4）對(duì)圖紙的修改要嚴(yán)格審批。圖紙修改主要有兩個(gè)方面：一是設(shè)備項(xiàng)目施工完成后，因施工單位依據(jù)現(xiàn)場(chǎng)情況編制竣工資料，其中有部分圖紙涉及變更的；另一方面是生產(chǎn)技術(shù)人員對(duì)每月所需的備品備件圖紙的尺寸改動(dòng)。技術(shù)人員要對(duì)已存檔竣工圖依規(guī)定的編制方法作相應(yīng)的修改、補(bǔ)充和說明，使之符合現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況。當(dāng)設(shè)計(jì)變更時(shí),必須按照有關(guān)規(guī)定及時(shí)修改原底圖或補(bǔ)充繪制新圖,做好設(shè)計(jì)變更技術(shù)文件材料的配套管理，確保設(shè)備檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。對(duì)生產(chǎn)需要變更的一些備件圖紙，技術(shù)人員必須填寫變更通知單，對(duì)變更原因及新改圖紙圖號(hào)要予以確認(rèn),并經(jīng)主管設(shè)備部門領(lǐng)導(dǎo)簽字才能歸檔。檔案人員更應(yīng)及時(shí)了解設(shè)計(jì)變更情況并作好記錄,避免對(duì)外提供已作廢了的或已修改過的錯(cuò)誤圖紙,為以后的技術(shù)改造和設(shè)備檢修帶來不必要的麻煩和損失。
參考文獻(xiàn)：
一、探尋新的檔案分類方法，確保科研管理中材料的支撐力
目前科研檔案的分類方法是按時(shí)間、事由等進(jìn)行的，所以對(duì)于一些涉及面多、時(shí)間跨度大的科研項(xiàng)目，按目前這種分類方法就會(huì)出現(xiàn)科研檔案管理“肢解”項(xiàng)目的問題，一些材料利用上就存在著“找不到”的情況。檔案工作本質(zhì)就是提供信息服務(wù)，當(dāng)需要時(shí)檔案沒有能形成足夠的材料支撐力，那么檔案工作就變得毫無(wú)意義了。所以，如何保證在需要時(shí)“找得到”、“找得快”，是檔案工作最為關(guān)鍵的問題。這就需要在符合《檔案法》《高校實(shí)體分類法》大原則的條件下，將科研檔案按學(xué)校科研管理模式進(jìn)行細(xì)致化分類，使科研檔案與科研機(jī)構(gòu)的管理無(wú)縫鏈接，檔案分類呈垂直分布，這種分類管理不僅使得科研檔案管理真正成為科研管理的延續(xù)，還會(huì)大大提高檢索效率，從而進(jìn)一步發(fā)揮檔案的證據(jù)作用，以確保科研評(píng)審、驗(yàn)收等工作中的材料支撐能力。
二、探尋新的檔案收集方式，保障學(xué)校知識(shí)儲(chǔ)備和技術(shù)儲(chǔ)備
目前高校科研檔案文件材料的收集存在著“重行政輕項(xiàng)目”、“重上級(jí)輕自產(chǎn)”的問題，對(duì)于科研工作中的行政文件和上級(jí)來文管理的比較到位，但對(duì)于隨科研項(xiàng)目產(chǎn)生的“自產(chǎn)文件”的管理則有缺失。項(xiàng)目中一些非常重要的“論證報(bào)告”、“原始試驗(yàn)數(shù)據(jù)”、“計(jì)算文件”、“設(shè)計(jì)文件”等資料都沒有歸檔。這些文件對(duì)于項(xiàng)目后期研究以及整個(gè)學(xué)科發(fā)展都是非常重要的，屬于學(xué)校的無(wú)形資產(chǎn)，這些文件沒有得到及時(shí)保存，隨著一些科研人員的流動(dòng)，會(huì)使得學(xué)校遭受損失，甚至影響一個(gè)專業(yè)、學(xué)科的興衰。而且對(duì)于科研項(xiàng)目“自產(chǎn)文件”歸檔還應(yīng)與項(xiàng)目同時(shí)進(jìn)行，如果在科研項(xiàng)目進(jìn)行階段不對(duì)其明確歸檔要求或資料沒有交齊，后期很難追回或者歸檔的不是最終有效的文件。同時(shí)在檔案文件材料收集過程中還要關(guān)注檔案的“價(jià)值”，一定要研究檔案文件材料的甄別方法，否則花再大力氣收集到的檔案文件材料都是沒有意義的“垃圾”文件。這就需要加強(qiáng)檔案部門與科研主管部門的協(xié)作，構(gòu)建全新的由科研主管單位負(fù)責(zé)，檔案部門具體承辦的科研檔案管理機(jī)制。這不僅突出了科學(xué)研究過程中檔案文件材料收集的重要性，還使對(duì)科研檔案全過程的監(jiān)督更加有效，科研檔案由結(jié)果管理轉(zhuǎn)變?yōu)檫^程管理，保證科研檔案工作與科學(xué)研究同步進(jìn)行，從而進(jìn)一步保證檔案質(zhì)量。同時(shí)強(qiáng)化歸檔資料責(zé)任管理，明確各級(jí)人員簽字和蓋章，確保文件責(zé)任人可追溯，從根本上保證“收的全”、“有價(jià)值”的問題，保護(hù)學(xué)校知識(shí)和技術(shù)成果，保障學(xué)校的實(shí)力和競(jìng)爭(zhēng)力。
三、探尋新的檔案利用方式，促進(jìn)科研人員之間的交流協(xié)作
長(zhǎng)期以來，由于檔案具有“孤本”、“不可替代”等特性，使得檔案的利用一直采取嚴(yán)格、謹(jǐn)慎的方式。尤其對(duì)于科研檔案的借閱，不僅僅限于以上特性，還要考慮項(xiàng)目密級(jí)等，這就使得檔案借閱手續(xù)繁瑣、復(fù)雜。值得注意的是，科研檔案不僅是學(xué)校發(fā)展的見證，更是科學(xué)研究的基礎(chǔ)，尤其是研究實(shí)驗(yàn)階段的檔案文件材料，可以使我們?cè)谝院蟮难芯恐幸?guī)避很多風(fēng)險(xiǎn)，提供很多借鑒。對(duì)于科研檔案有條件地開放查閱權(quán)限，可以進(jìn)一步促進(jìn)科研人員之間相互借鑒、交流和科研團(tuán)隊(duì)之間的協(xié)同發(fā)展，有助于形成學(xué)校內(nèi)部良性競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，實(shí)現(xiàn)人才跨越式發(fā)展，進(jìn)而起到推動(dòng)學(xué)科發(fā)展的作用。這就需要在保密制度的原則下，對(duì)科研檔案知悉范圍重新審定，力求使科研人員更多地獲取所需信息，并在可控的范圍內(nèi)盡量簡(jiǎn)化檔案查閱程序，提高檔案利用效率，充分發(fā)揮檔案的借鑒作用，從根本上保證檔案“用的好”。
四、探尋新的檔案管理方式，使檔案成為全面提升科研管理工作的有力抓手
目前高校的科研檔案管理方式是在管理職能上平行、歸檔上滯后的方式，也就是科研部門與檔案館是按職能進(jìn)行分工，雙方對(duì)于科研檔案管理沒有明確的隸屬關(guān)系。在這種情況下要實(shí)現(xiàn)科研檔案的完整和準(zhǔn)確歸檔，就必須相互協(xié)調(diào)、溝通，否則就會(huì)由于職責(zé)邊界不清、階段銜接不好，從而產(chǎn)生項(xiàng)目管理空白點(diǎn)。而且各課題組是在項(xiàng)目結(jié)束后，才把形成的文件材料移交到檔案部門，所以項(xiàng)目檔案的質(zhì)量管理帶有明顯的滯后性。今后如果可以把檔案管理納入到科研管理的全過程，不僅可以保證檔案質(zhì)量，還能有效追溯責(zé)任，使檔案管理工作處于受控狀態(tài)，進(jìn)而提升科研管理水平。檔案管理實(shí)質(zhì)上是一種質(zhì)量管理，要求在每個(gè)環(huán)節(jié)中都要按計(jì)劃、執(zhí)行、檢查和處置四個(gè)具體步驟去開展，形成閉環(huán)管理，所以通過檔案管理的工具作用來全面提升科研工作的綜合管理水平，應(yīng)成為我們?nèi)鏄?gòu)建檔案管理方式的新目標(biāo)。這就需要高校將科研檔案管理和科研管理進(jìn)行一體化設(shè)計(jì)，讓檔案管理成為全面提升科研管理工作的有力抓手。檔案管理遵循證據(jù)鏈、可追溯的原則，將從根本上實(shí)現(xiàn)管理的過程控制，并能進(jìn)一步規(guī)范辦事程序和管理流程，使管理工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)都處于受控狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)對(duì)各職責(zé)履行情況的有效監(jiān)督。
五、結(jié)語(yǔ)
本文結(jié)合筆者自身的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，從科研管理與檔案管理協(xié)同發(fā)展策略的角度出發(fā)，分析了當(dāng)前科研檔案管理中存在的問題，并提出了改進(jìn)措施。筆者相信通過建立全新的科研檔案管理體系，并強(qiáng)化同步管理、過程控制、移交把關(guān)等方面的約束，不僅可以進(jìn)一步拓展科研檔案管理的職能，還將有助于提高科研管理人員對(duì)科研檔案管理的認(rèn)識(shí)，將對(duì)推進(jìn)科研項(xiàng)目規(guī)范建設(shè)、有序開展起到積極作用，進(jìn)而全面提升科研管理水平。
作者：岳鵬 單位：哈爾濱工程大學(xué)
一、醫(yī)院科研檔案管理所存在的問題
改革開放以來，我國(guó)的醫(yī)療衛(wèi)生條件日益提高，醫(yī)學(xué)事業(yè)迅猛發(fā)展，在醫(yī)學(xué)科研方面也取得了良好的成就，因此，人們?cè)絹碓街匾暱蒲袡n案管理創(chuàng)新工作，醫(yī)院在人力、物力和財(cái)力方面都向科研管理方向傾斜，開展了很多醫(yī)學(xué)科研的課題，科研工作從建國(guó)時(shí)期的無(wú)到今天的有，以及科研檔案管理機(jī)構(gòu)的建立，檔案工作變得越來越規(guī)范和科?W，與此同時(shí)，醫(yī)療水平也不斷提高，醫(yī)院的核心競(jìng)爭(zhēng)力也不斷加強(qiáng)，但仍存在各種各樣的問題，比如：
（一）檔案意識(shí)的缺乏。在一項(xiàng)課題結(jié)束之后，經(jīng)常出現(xiàn)缺乏實(shí)驗(yàn)記錄和數(shù)據(jù)分析等錯(cuò)誤，由于歸檔意識(shí)缺乏，一些工作人員不重視原始技術(shù)資料的積累，出現(xiàn)了很多材料不符合標(biāo)準(zhǔn)的情況。有的認(rèn)為科技材料由檔案部門管理不安全，所以自己保管而拒絕歸檔，或者是把資料占為己有等，而由于科研檔案管理部門缺乏措施去保障其安全性，這都造成了科研檔案的不完整而使檔案失去了應(yīng)有的價(jià)值。因此說明檔案的歸檔意識(shí)至關(guān)重要。
（二）管理制度的不完善。沒有完善的規(guī)章制度來保障科研檔案的完整性，使科研管理與科研檔案脫離，也給科研工作帶來一定的難度，并且由于沒有有效的監(jiān)督和檢查制度，導(dǎo)致文件的殘缺，完整率和歸檔率低，又由于科研檔案工作處于被動(dòng)狀態(tài)，檔案工作人員不夠積極主動(dòng)，指導(dǎo)和協(xié)調(diào)工作人員缺乏做好文件的形成、整理和歸檔的意識(shí)。
二、進(jìn)行檔案管理機(jī)制、模式和技術(shù)的創(chuàng)新
（一）醫(yī)院科研檔案管理工作的創(chuàng)新要從管理機(jī)制這方面進(jìn)行創(chuàng)新，以提高醫(yī)院的科研檔案管理工作的發(fā)展效率。對(duì)于管理機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新就應(yīng)該轉(zhuǎn)變管理觀念，以便于提高工作人員的檔案管理意識(shí)。首先，要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，其次，要分析和研究檔案管理的專業(yè)性和科學(xué)性，來提高醫(yī)學(xué)科研方面信息材料的收集量，促進(jìn)科研成果向市場(chǎng)化和產(chǎn)業(yè)化方向發(fā)展，并且能有效地提高醫(yī)療水平，對(duì)醫(yī)院的整體水平都能做到很好的提升，因此，醫(yī)院應(yīng)該建立完善的檔案管理機(jī)制，構(gòu)建完善的檔案管理系統(tǒng)。
（二）根據(jù)醫(yī)院科研工作的情況分析和研究，對(duì)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化。第一，我們應(yīng)該做到每一項(xiàng)科研課題都要立刻建立檔案追蹤袋，嚴(yán)格按照要求做好收集、記錄和歸檔工作，并進(jìn)行定期檢查，以保障記錄無(wú)誤。第二，對(duì)負(fù)責(zé)人采取立卷歸檔責(zé)任制，對(duì)研究資料進(jìn)行收集與管理。第三，對(duì)檔案歸檔的科研文件進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收，保證相關(guān)參與管理和科研的工作人員都參加，并且給予鑒定，醫(yī)院可適當(dāng)建立激勵(lì)機(jī)制，確保參與檔案管理的工作人員的積極性，以提高工作質(zhì)量和效率。
（三）科研部門和檔案管理部門需要相互溝通，積極合作協(xié)調(diào)。一切從實(shí)際出發(fā)，培養(yǎng)專業(yè)化的高素質(zhì)人才，應(yīng)用技術(shù)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案保管和利用手段，堅(jiān)持以人為本的原則，創(chuàng)造條件來加強(qiáng)培訓(xùn)條件，不僅要提高工作人員的專業(yè)知識(shí)，管理手段，還要進(jìn)行思想道德方面的教育，加強(qiáng)行為規(guī)范，以科學(xué)為基礎(chǔ)，掌握現(xiàn)代化技術(shù)的手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)資源共享和科學(xué)化，以便于檢索與利用，以提高檔案人員的綜合能力和素質(zhì)。檔案部門應(yīng)該根據(jù)電子科研的特點(diǎn)加強(qiáng)不同載體的科研檔案的積累、標(biāo)引、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督與指導(dǎo)，以保障文件的安全與完整。
科技檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理必不可少的就是技術(shù)裝備，技術(shù)裝備包括硬件和軟件兩個(gè)部分，其中，硬件是實(shí)現(xiàn)檔案管理的基礎(chǔ)，軟件是手段，若要加強(qiáng)信息化處理技術(shù)設(shè)備需加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的配備，還要普及計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，來提高科研檔案管理的質(zhì)量與效率，如此一來可以為開發(fā)利用與資源共享創(chuàng)造良好的條件。
【關(guān)鍵詞】科研檔案；管理；信息化
醫(yī)院的各個(gè)領(lǐng)域中遍布了信息化技術(shù)的存在，而醫(yī)院科學(xué)發(fā)展的關(guān)鍵之處在于第一生產(chǎn)力的生產(chǎn)者，它應(yīng)該充分利用更快、更深、更廣地信息技術(shù)與手法對(duì)科技資源進(jìn)行整合。在醫(yī)院信息發(fā)展的進(jìn)程中離不開科研檔案管理的信息化，它作為醫(yī)院綜合發(fā)展的增長(zhǎng)點(diǎn)，對(duì)醫(yī)院整體現(xiàn)代化管理和高效運(yùn)行起著至關(guān)重要的作用。醫(yī)院的科研發(fā)展離不開科研檔案的存在，它不僅為醫(yī)院科研活動(dòng)保存了基礎(chǔ)和真實(shí)的記錄，也為科員發(fā)展的后續(xù)工作提供了歷史和資源儲(chǔ)備，對(duì)整個(gè)醫(yī)院科研工作起到?jīng)Q定性的重要意義。
1傳統(tǒng)檔案管理存在的問題
1.1重視程度不夠，硬件設(shè)施投入不足，現(xiàn)代化管理水平不高
在傳統(tǒng)的科研檔案管理上，我們采用的方法是以保存紙質(zhì)文件等有形態(tài)的物質(zhì)為主要的管理模式，這種管理存在許多不便問題。
（1）在舊的檔案管理時(shí)代，多數(shù)采用的存檔方式為手工操作，這不僅使管理人員需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力整理檔案和登記目錄，而且還提高了相應(yīng)的工作量 [1]。如碰到相應(yīng)信息改動(dòng)，哪怕只是改動(dòng)一個(gè)地方就會(huì)發(fā)生其他的連鎖效應(yīng)，隨之而來的是相關(guān)地方的改動(dòng)，這不僅消耗了時(shí)間而且浪費(fèi)了人力。
（2）在時(shí)間的長(zhǎng)河中，檔案的資料不斷聚集，其數(shù)量越來越多，這樣就需要一個(gè)比較大的空間進(jìn)行存儲(chǔ)，但我們面對(duì)的事實(shí)就是沒有任何單位能夠提供如此大的存儲(chǔ)空間。
（3）易蟲蛀、易潮、易損、而且保存及維護(hù)成本較高。
1.2科研檔案利用率不高，科研成果未得到充分的轉(zhuǎn)化和應(yīng)用
以往，利用手工方式進(jìn)行整理、移交、立卷和歸檔的檔案，都會(huì)產(chǎn)生被送往收藏間的后果。這說明以傳統(tǒng)方法為主的檔案管理模式，在翻查、統(tǒng)計(jì)研究等方面都會(huì)帶來諸多不便，這不僅影響了信息的查閱，更給保管者帶來了很多不便，這種不便明顯體現(xiàn)在成果轉(zhuǎn)化中和推廣工作中[2]。對(duì)于不完善的成果轉(zhuǎn)化管理制度，以及對(duì)利用科研檔案所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益進(jìn)行廣泛的宣傳，致使很多優(yōu)秀檔案沒有成功進(jìn)行轉(zhuǎn)化，同時(shí)由于對(duì)科研檔案工作重要性的忽視，和對(duì)科研檔案工作的建設(shè)程度不夠重視，最終使得信息資源沒得到足夠的開發(fā)，沒有真正有效的利用好科研檔案的作用。
隨著科技的不斷進(jìn)步，傳統(tǒng)管理模式已經(jīng)不能滿足當(dāng)前科研檔案管理工作的具體要求，面對(duì)信息技術(shù)不斷發(fā)展及擴(kuò)大的今天，科研檔案管理工作應(yīng)該邁向信息化管理平臺(tái)，發(fā)揮信息化管理功能，在提高工作效率的同時(shí)，更好地為醫(yī)院管理服務(wù)。
2信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)
2.1信息化使文件的歸檔方式得到改善
在當(dāng)今數(shù)字化醫(yī)院科研管理工作中，通過信息化管理平臺(tái)，使醫(yī)院管理人員從最初的手工操作中釋放出來，充分利用信息管理和相應(yīng)軟件進(jìn)行操作，這樣不光能夠提高工作效率，而且還能有效的改善工作條件。
2.2信息化有利于科研檔案信息資源的整合和共享
恰當(dāng)有效的檔案資料管理，并不是單從檔案的歸類和保管上定義的，更側(cè)重于如何為使用者提供便利的查詢、查閱服務(wù)，從而提高醫(yī)院的生產(chǎn)時(shí)效。這需要醫(yī)院在內(nèi)部的局域網(wǎng)上，建立網(wǎng)絡(luò)科研檔案信息化管理平臺(tái)，在此平臺(tái)下要集科研的申報(bào)、審核、立項(xiàng)、檢查、實(shí)施、歸檔、結(jié)題、推廣、轉(zhuǎn)化等工作于一身，在整合和共享信息資源的同時(shí)到檔案管理完善工作，此平臺(tái)不僅提高了科技檔案的使用效率，還達(dá)到了快捷查詢檔案信息的目的[3]。
2.3信息化改善了科研檔案管理模式
節(jié)省存儲(chǔ)空間、人力、物力和財(cái)力資源最有效的管理辦法就是將檔案管理模式從實(shí)體保管模式向數(shù)字化、信息化轉(zhuǎn)變，這不僅保證了檔案的安全可靠，還實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作向標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化模式的轉(zhuǎn)變，更為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展發(fā)揮應(yīng)有的作用。
3信息化視閾下醫(yī)院科研檔案管理的對(duì)策
3.1領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持
醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)詮釋醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)，高瞻遠(yuǎn)矚，及時(shí)認(rèn)清網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)與開發(fā)對(duì)醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展的重要性。并在單位實(shí)施計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)開發(fā)之前，成立了以醫(yī)院高層為主管理層為輔的信息管理系統(tǒng)建設(shè)組，從頭至尾的參與網(wǎng)絡(luò)開發(fā)的策劃、組織和實(shí)施。并堅(jiān)決將科研檔案信息管理系統(tǒng)納入整體信息管理平臺(tái)中，使其成為當(dāng)中最主要的部分。
3.2建章立制
制定相應(yīng)的科研課題管理制度，如歸檔制度、保密制度、文檔一體化制度、備份制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度、查閱利用制度、操作管理制度、軟件管理制度、監(jiān)督管理制度及具體工作人員的崗位準(zhǔn)則等，在具有真正可操作性的同時(shí)，保障醫(yī)院管理工作的系統(tǒng)化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。
3.3建立科研檔案信息化平臺(tái)
信息化平臺(tái)分為硬件和軟年兩種，其中硬件包括：交換設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)平臺(tái)、服務(wù)器和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)裝置；軟件則由計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)人員與醫(yī)院使用軟件的相關(guān)技術(shù)人員、管理人員等進(jìn)行溝通，在了解需要后，共同將醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)軟件支撐平臺(tái)建全，并隨即開發(fā)。
3.4推進(jìn)科技成果轉(zhuǎn)化
通過信息化平臺(tái)的利用，使新技術(shù)得以推廣，并建立交流培訓(xùn)、專利申請(qǐng)、成果轉(zhuǎn)讓、發(fā)表專著、提高引用率等方式，促進(jìn)科研成果轉(zhuǎn)化，進(jìn)而提高醫(yī)院發(fā)展的綜合實(shí)力。
4結(jié)語(yǔ)
隨著科研檔案管理工作的不斷深入，科研檔案管理信息化建設(shè)也成為了一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，由于科研檔案管理的完善有利于醫(yī)院整體科研實(shí)力的增強(qiáng)，所以信息化建設(shè)必將提高科研檔案管理水平，進(jìn)而為醫(yī)院整體發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)
[1]原淑霞，汪萍.淺談檔案信息化管理[J].中國(guó)病案，2007，33(10)：45-46.
關(guān)鍵詞：高校 科研項(xiàng)目 檔案 開發(fā)利用
高校科研項(xiàng)目檔案是高校科研管理工作的重要環(huán)節(jié)，是高校檔案工作的一個(gè)重要組成部分，是一種重要的信息資源，是知識(shí)創(chuàng)新、科技創(chuàng)新以及成果轉(zhuǎn)化的基礎(chǔ)和依據(jù)，它在科研工作中發(fā)揮著知識(shí)儲(chǔ)備的作用。科研項(xiàng)目檔案的管理是科研檔案管理的主體和重點(diǎn)，其科學(xué)管理手段對(duì)科研工作的進(jìn)程、效率和質(zhì)量起著重要的作用，同時(shí)也影響著科研項(xiàng)目檔案的收集及檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，所以，研究分析高校科研項(xiàng)目檔案管理中存在的問題，探討解決問題的途徑，對(duì)于提高高校科研檔案整體管理水平、發(fā)揮科研項(xiàng)目檔案的利用效益、更好地為教學(xué)和科研服務(wù)有著積極的意義。
1 高校科研項(xiàng)目檔案信息的重要地位
高等學(xué)校既是高等教育的“陣地”，也是科技創(chuàng)新的“戰(zhàn)場(chǎng)”。在經(jīng)濟(jì)和科技全球化的今天，國(guó)家的創(chuàng)新能力已經(jīng)成為決定該國(guó)在國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)格局中地位的重要因素。高校因其覆蓋了理學(xué)、工學(xué)、農(nóng)業(yè)，醫(yī)學(xué)、歷史、文學(xué)、哲學(xué)、法學(xué)、教育學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、管理學(xué)等各學(xué)科，擁有很強(qiáng)的基礎(chǔ)研究、應(yīng)用研究和開發(fā)研究能力，在國(guó)家創(chuàng)新體系中擁有不可或缺的、獨(dú)特的地位和作用。據(jù)統(tǒng)計(jì)，“十五”期間，我國(guó)高校承擔(dān)各類科研課題達(dá)61.9萬(wàn)項(xiàng)，其中高校主持的國(guó)家“973”項(xiàng)目占立項(xiàng)總數(shù)的57.05％主持“863”項(xiàng)目占立項(xiàng)總數(shù)的40％。在獲獎(jiǎng)方面，高校所獲國(guó)家自然科學(xué)獎(jiǎng)的占全國(guó)授獎(jiǎng)總數(shù)的55.07％；高校獲國(guó)家技術(shù)發(fā)明獎(jiǎng)?wù)既珖?guó)授獎(jiǎng)總數(shù)的64.4％；高校獲國(guó)家科技進(jìn)步獎(jiǎng)數(shù)占全國(guó)授獎(jiǎng)總數(shù)的53.57％。2006年以來，高校科研立項(xiàng)數(shù)以及在獲得的國(guó)家科技獎(jiǎng)勵(lì)方面又有了新的進(jìn)展。高等學(xué)校已經(jīng)成為國(guó)家創(chuàng)新體系中的一支重要力量，成為解決國(guó)民經(jīng)濟(jì)重大科技問題、實(shí)現(xiàn)技術(shù)轉(zhuǎn)移和成果轉(zhuǎn)化的生力軍。
高校科研項(xiàng)目檔案是高校在課題研究過程中形成的，歸檔保存?zhèn)洳榈奈淖帧D表、聲像、實(shí)物等各種載體的歷史的、原始的記錄。項(xiàng)目檔案的形成積累過程凝聚著科研人員的智慧。一項(xiàng)科研課題的檔案，就是一部生動(dòng)的科研教科書，能從總體上反映出學(xué)校及國(guó)家的科研水平。項(xiàng)目檔案所蘊(yùn)含的具體信息，對(duì)于今后的科研工作具有積極的史鑒意義。因此，項(xiàng)目檔案信息在高校和國(guó)家科研中占有舉足輕重的地位。
2 高校科研項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀及障礙分析
2.1 科研管理體制對(duì)高校科研項(xiàng)目檔案管理工作的影響
近20年來，隨著高等教育事業(yè)和國(guó)家科技事業(yè)的不斷深化和發(fā)展，高校科研項(xiàng)目的來源渠道豐富寬廣，下達(dá)及指導(dǎo)高校科研項(xiàng)目的主管部門已由原來比較單一的科技口發(fā)展為多渠道管理。在這樣的背景下，高校的科研項(xiàng)目在校內(nèi)也由多個(gè)部門管理，比較普遍的管理模式是教務(wù)處(高教研究所)分管教育教學(xué)改革研究項(xiàng)目，宣傳部或?qū)W校黨委辦分管高校思想政治教育理論與實(shí)踐項(xiàng)目，團(tuán)委分管大學(xué)生科研項(xiàng)目，研究生處及相關(guān)教學(xué)單位分管研究生創(chuàng)新科研項(xiàng)目，其他研究項(xiàng)目由科研處分管。各部門你管你的，我管我的，管理手段和操作方法各異，由于崗位職責(zé)的限制性，缺少部門之間的協(xié)調(diào)，在一定程度上造成了項(xiàng)目研究過程材料的缺失。有些管理部門歸檔的材料只有項(xiàng)目立項(xiàng)、批準(zhǔn)、下達(dá)研究經(jīng)費(fèi)和結(jié)題的文書通知，而項(xiàng)目申請(qǐng)書、合同書、結(jié)題材料都沒有，歸檔材料根本不能反映出研究的過程，有的甚至不能反映出研究成果。
2.2 高校科研項(xiàng)目的特點(diǎn)對(duì)科研項(xiàng)目檔案管理工作的影響
受管理體制的支配，高校科研項(xiàng)目檔案無(wú)論在內(nèi)容，還是在其形成規(guī)律方面，都有著其鮮明的特點(diǎn)，這些特點(diǎn)對(duì)科研項(xiàng)目檔案管理工作也產(chǎn)生影響，主要表現(xiàn)在幾個(gè)方面
首先，高校科研隊(duì)伍的多層次性和科研方向的多樣性，決定了科研項(xiàng)目檔案來源的廣泛性和課題研究?jī)?nèi)容豐富、形式多樣，也決定了科研管理涉及的部門多、制約因素多。從宏觀層面上看，上級(jí)有關(guān)主管部門對(duì)高校科研項(xiàng)目檔案管理缺乏外部關(guān)系的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，對(duì)課題研究只具有引導(dǎo)、服務(wù)作用，而對(duì)課題研究過程中的檔案資料管理不具有約束九從管理層面上看，有關(guān)職能部門對(duì)科研項(xiàng)目檔案的認(rèn)識(shí)、定位等等方面，仍有較大的差異性，從微觀的層面來看，由于科研項(xiàng)目是幾個(gè)部門各自分管，管理人員處于“各自為戰(zhàn)”的狀態(tài)，對(duì)檔案的管理在操作上有較大的隨意性，管理水平參差不齊。這些情況都嚴(yán)重地影響著高校科研項(xiàng)目檔案的案卷數(shù)量和質(zhì)量。從復(fù)雜的實(shí)際環(huán)境條件來看，要真正做好科研項(xiàng)目檔案管理工作難度還是很大的。
其次，高校科研課題專業(yè)性強(qiáng)，研究周期長(zhǎng)。高校從事的研究項(xiàng)目類型不同，研究對(duì)象和采用的研究手段各異，涉及的專業(yè)學(xué)科廣泛，因而使得記錄其研究活動(dòng)的項(xiàng)目檔案也不同，由于開發(fā)類科研項(xiàng)目從開題到研究成果的取得，每個(gè)環(huán)節(jié)都必須經(jīng)過反復(fù)地研究和試驗(yàn)，要取得最終成果，往往要耗費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間，特別理工科的開發(fā)研究。這就需要研究人員及管理部門在研究期內(nèi)堅(jiān)持長(zhǎng)期做好日常檔案資料的收集整理工作，但在實(shí)踐中卻很難堅(jiān)持做到。
2.3 檔案觀念和責(zé)任心對(duì)科研項(xiàng)目檔案管理工作的影響
隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的不斷加快，人們?cè)诶碚撋蠈?duì)于信息的重要性有了一定的認(rèn)識(shí)，但是人們?cè)谏鐣?huì)經(jīng)濟(jì)生活的實(shí)踐中，由于受到各種因素的影響，陳舊傳統(tǒng)的觀念和思維定勢(shì)仍具有很大束縛性，這在某種程度上制約著檔案管理工作向更深層次發(fā)展。某些研究人員及相關(guān)管理人員檔案觀念薄弱，沒有堅(jiān)持把科研項(xiàng)目檔案工作納入研究工作的計(jì)劃之中和崗位職責(zé)中，不注意對(duì)科研項(xiàng)目從始至終各個(gè)環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的材料進(jìn)行收集積累，只注重結(jié)論性、成果性材料的積累，使最終的檔案材料成套性很差。有的是研究人員之間、協(xié)作單位之間由于科研成果的權(quán)屬之爭(zhēng)，而引起爭(zhēng)原始材料，爭(zhēng)報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)而不愿主動(dòng)把材料集中管理。由于項(xiàng)目檔案專業(yè)性很強(qiáng)、技術(shù)含量高，有的研究人員害怕泄密，歸檔時(shí)避重就輕，把一些不太重要的材料交來，而抽去反映成果水平的關(guān)鍵技術(shù)材料。加之，學(xué)校檔案部門人員對(duì)科研課題不熟，業(yè)務(wù)水平有限，未審查出來。另外，檔案工作人員業(yè)務(wù)指導(dǎo)不到位，研究人員不了解收集檔案的重要性，這些，都影響到項(xiàng)目材料歸檔的質(zhì)量和數(shù)量。
3 對(duì)加強(qiáng)科研項(xiàng)目檔案管理的幾點(diǎn)思考
科研項(xiàng)目檔案管理與科研工作管理是一個(gè)有機(jī)的整體。科研項(xiàng)目檔案特點(diǎn)決定了科研項(xiàng)目檔案管理是一項(xiàng)很復(fù)雜、要求很高的工作。因此，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)行科研項(xiàng)目管理體制的研究。應(yīng)該說，現(xiàn)在各高校科研項(xiàng)目檔案的多頭管理體制及運(yùn)作方式，都是在特定條件下對(duì)不同范圍的具體選擇。高校應(yīng)有怎樣的科研項(xiàng)目管理體制，如何建立完善高校科研檔案
管理體制，理順檔案管理關(guān)系、程序，科研管理部門以及檔案部門應(yīng)當(dāng)積極探索。而在當(dāng)前的管理環(huán)境下，應(yīng)加強(qiáng)做好以下工作
3.1 建立健全科研項(xiàng)目檔案管理規(guī)章制度
建立健全管理制度和工作標(biāo)準(zhǔn)，既是檔案工作順利進(jìn)行的可靠保證，也是實(shí)行檔案工作科學(xué)管理、規(guī)范管理的依據(jù)及準(zhǔn)繩。要做好科研項(xiàng)目的檔案管理工作，離不開制度的支持，制度內(nèi)容應(yīng)包括科研項(xiàng)目從開始到結(jié)題的過程材料的管理，明確所有科研項(xiàng)目檔案歸檔的操作方式，如項(xiàng)目檔案的收集內(nèi)容、整理方法、立卷方式、歸檔時(shí)間、保管程序和提供利用等，才能使各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都有章可循。
一個(gè)科研項(xiàng)目檔案作為記錄科研活動(dòng)全過程的一套完整文件材料，雖然是在項(xiàng)目研究活動(dòng)最后結(jié)束完成的，但作為科研檔案之中的每一部分材料又恰恰是各個(gè)不同階段的產(chǎn)物。即所謂科技檔案完成于項(xiàng)目研究之末，又形成于研究活動(dòng)之中。必須把必要的行政手段和經(jīng)濟(jì)手段納入法規(guī)和軌道，把科研項(xiàng)目檔案的形成、積累、歸檔工作具體納入到科技管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。各個(gè)階段中去。因此，在現(xiàn)行管理體制下，科研處、教務(wù)處(高教研究所)、宣傳部、團(tuán)委、研究生處等管理部門應(yīng)堅(jiān)持用規(guī)章制度來履行各自的職能。要負(fù)責(zé)督促科研工作人員對(duì)研究項(xiàng)目歸檔工作超前控制，一開始就要著手抓，并一抓到底。檔案部門工作人員要抓科研項(xiàng)目檔案建設(shè)，多渠道、多形式進(jìn)行項(xiàng)目檔案收集、整理、歸檔的指導(dǎo)工作，才能使科研項(xiàng)目檔案的建檔工作進(jìn)入到規(guī)范管理的軌道。做好高校項(xiàng)目檔案管理工作，是一項(xiàng)功在當(dāng)代，利在千秋的事業(yè)，要努力建立高校檔案工作可持續(xù)發(fā)展和現(xiàn)代化管理的運(yùn)行機(jī)制，首先要提高歸檔率、完整率和案卷合格率，這一基礎(chǔ)環(huán)節(jié)不抓好，隨后的開發(fā)利用工作難以發(fā)揮效益。
3.2 理性認(rèn)識(shí)科研項(xiàng)目檔案的價(jià)值，做好科研項(xiàng)目檔案的開發(fā)利用
論文摘要:高校科研檔案反映了一所大學(xué)的學(xué)術(shù)水平和實(shí)力。科學(xué)有序管理好科研檔案，充分挖掘其成果價(jià)值，有助于高校的持續(xù)發(fā)展和促進(jìn)地方經(jīng)濟(jì)社會(huì)的進(jìn)步。理清科研檔案管理的思路，將有利于更好地開展科研檔案管理工作。
科研檔案是人們?cè)趶氖驴茖W(xué)活動(dòng)中形成的，并經(jīng)過一定整理的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式和載體的歷史記錄。科研檔案管理工作是高校科研活動(dòng)的基礎(chǔ)和真實(shí)記載，直接反映著一個(gè)高校的學(xué)術(shù)水平，是一所高校實(shí)力的憑證，對(duì)學(xué)校的教學(xué)和科研工作的可持續(xù)性發(fā)展起著重大作用。尤其是在高校體制改革和現(xiàn)代技術(shù)高速發(fā)展的今天，科技檔案在整個(gè)高校檔案中所占的比例也顯著增加，在學(xué)校科學(xué)管理中所處的地位也越來越重要。但是對(duì)于高校的科研檔案,能夠完整認(rèn)識(shí)到它的作用的論述并不多。多年來,受到傳統(tǒng)觀點(diǎn)的影響,一般檔案工作者認(rèn)為只有學(xué)校管理性的文件才能作為檔案管理,而對(duì)教師,尤其是個(gè)人自由獨(dú)立形成的學(xué)術(shù)著作、手稿等不夠重視,往往把它們排斥在檔案管理之外,致使高校的科研檔案比較蒼白、貧乏,這是目前高校檔案管理工作的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)。這顯然是與信息化時(shí)代對(duì)信息資料的大量需求相違背的。因此,國(guó)家科學(xué)技術(shù)委員會(huì)、國(guó)家檔案局1987年頒發(fā)了《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》,對(duì)科研檔案的歸檔與管理進(jìn)行了有效的規(guī)范。如何加強(qiáng)科研檔案的管理是擺在科研檔案管理工作者面前的重要課題，本文就高校科研綜合交稿日期：檔案的管理進(jìn)行思考和探討。
一、高校科研檔案歸檔范圍需要重新界定
界定科研檔案的歸檔范圍之前,首先需要確定高校學(xué)術(shù)檔案歸檔范圍的原則。筆者認(rèn)為應(yīng)堅(jiān)持成果性和記錄性并舉。科研檔案工作主要利用科學(xué)技術(shù)研究檔案的成果,“有利用價(jià)值”是保存它的重要原因和主要依據(jù)。因此,必須堅(jiān)持科研檔案的成果性。而科研檔案的記錄性強(qiáng)調(diào)其完整性、憑證性,有些科研檔案或許沒有成果性和利用價(jià)值,但是它反映了學(xué)校科學(xué)技術(shù)研究發(fā)展的現(xiàn)狀和歷史,這些檔案也應(yīng)當(dāng)妥善保存。因此,在確定學(xué)術(shù)檔案的歸檔范圍時(shí),一定要兩者兼顧,堅(jiān)持雙重性質(zhì)并舉。科研檔案的具體歸檔范圍應(yīng)包括以下內(nèi)容:
（一）科研項(xiàng)目檔案
科研項(xiàng)目材料檔案是探索科研規(guī)律的實(shí)踐活動(dòng)的直接記錄。主要包括：科研準(zhǔn)備階段中科研課題申請(qǐng)書、審批文件、任務(wù)書、項(xiàng)目計(jì)劃書、委托書、開題報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、方案論證和協(xié)議等材料；研究實(shí)驗(yàn)階段中的各種載體的重要原始記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告、計(jì)算材料、專利申請(qǐng)的有關(guān)文件材料；總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段中的工作總結(jié)、科研報(bào)告、論文、專著、參加人員名單、技術(shù)鑒定材料、科研投資情況、成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)中的成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。
（二）科研文書檔案
科研文書檔案是科研管理活動(dòng)的直接記錄，包括科研發(fā)展、總結(jié)、學(xué)校制定和上級(jí)管理部門下發(fā)的科研管理文件和課題管理、成果管理等專項(xiàng)管理活動(dòng)中形成的管理性科研文件材料。這部分檔案是進(jìn)行科學(xué)決策、計(jì)劃、組織、控制等基本管理職能和有計(jì)劃、有目的、有條不紊進(jìn)行項(xiàng)目申報(bào)、成果評(píng)獎(jiǎng)及科研管理經(jīng)驗(yàn)總結(jié)的依據(jù)，也是科研檔案的重要部分，對(duì)科研管理工作起到很好的指導(dǎo)作用。
（三）科研成果檔案
主要包括科研年度統(tǒng)計(jì)表、教師公開發(fā)表的學(xué)術(shù)論文和編寫的學(xué)術(shù)著作、獲獎(jiǎng)成果和證書、專利和技術(shù)轉(zhuǎn)讓資料等。科研成果的多少是高校科研實(shí)力大小的依據(jù)之一，因此，科研成果檔案的管理在科研管理中也占有重要位置。
二、高校科研檔案管理工作存在的問題及原因
（一）高校科研檔案收集不齊全。原因是：多數(shù)科研人員在科研過程中，重視科學(xué)研究實(shí)踐活動(dòng)，重視科研成果的與獲獎(jiǎng)，輕視科研檔案資料的平時(shí)累積工作，認(rèn)為這是檔案部門的事，與己無(wú)關(guān)。
（二）高校科研人員檔案意識(shí)缺乏。他們認(rèn)為自己的科研成果為什么一定要?dú)w檔，放到檔案室不如放在自己身邊使用起來方便，于是以關(guān)鍵技術(shù)資料保密為借口，在科研過程中或科技成果獎(jiǎng)勵(lì)后應(yīng)歸檔的資料不愿上交或找理由不主動(dòng)上交。
（三）高校科研檔案制度不健全。科研檔案的歸檔工作缺乏系統(tǒng)、完整的制度保證，不能做到上、下集中統(tǒng)一管理。高校檔案管理沒有真正實(shí)行“三納入”、“四同步”制度，在科研檔案管理工作方面缺乏行之有效的制約手段，致使高校科研歸檔管理工作處于失控狀態(tài)。
（四）高校科研檔案重心偏離。在高校科研檔案中，紙質(zhì)材料多、電子檔案少，傳統(tǒng)簡(jiǎn)易設(shè)備多，現(xiàn)代化管理工具少，不能有效地開發(fā)和利用高校科研檔案材料。
鑒于此，高校科研檔案中出現(xiàn)了“四多四少”現(xiàn)象，即一般性技術(shù)材料多，關(guān)鍵性技術(shù)材料少；鑒定、審批性材料多，工藝技術(shù)性材料少；文字材料多，光盤、磁盤、圖表、照片、錄像材料少；復(fù)印件多，原件少。這些問題嚴(yán)重影響了高校科研檔案的收集和管理工作以及高校科研檔案自身價(jià)值的發(fā)展和信息資源的開發(fā)利用。
三、對(duì)加強(qiáng)高校科研檔案管理工作的幾點(diǎn)見解
（一）建立科學(xué)管理制度，理順科研檔案歸檔程序。科研檔案是科研課題科技成果研究的全過程的反映，但又不僅僅局限于某一項(xiàng)科研課題、某一項(xiàng)成果，它是課題及成果之間、學(xué)科之間的綜合反映，因而就形成了科研檔案的四個(gè)特點(diǎn)：專業(yè)性、系統(tǒng)性、集體性、和階段性。為了規(guī)范科研檔案管理工作，就必須遵循國(guó)務(wù)院的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》規(guī)定的“完整、明確、系統(tǒng)、安全和有效利用要求”歸檔。避免可能造成大量科研檔案材料零散在外現(xiàn)象的出現(xiàn)。為此，必須把科研檔案工作與計(jì)劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結(jié)合起來，走實(shí)現(xiàn)科研工作與科研建檔工作兩者協(xié)調(diào)發(fā)展的道路，建立合理的歸檔程序，掌握科研檔案管理工作的規(guī)律，保證高校科研檔案的準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)，最終使高校科研檔案工作走上科學(xué)化、規(guī)范化的軌道，達(dá)到提高科研檔案歸檔的質(zhì)量和效率。（二）加強(qiáng)重點(diǎn)、重大科研項(xiàng)目的檔案管理。重大、重點(diǎn)項(xiàng)目及高級(jí)別獲獎(jiǎng)成果最能反映一所高校的科研能力。重點(diǎn)、重大科研項(xiàng)目的研究時(shí)間較長(zhǎng)，往往有一些階段性成果，每一階段中肯定有技術(shù)進(jìn)步和新的成果，這些檔案材料既是學(xué)校的歷史見證，又是新技術(shù)、新創(chuàng)新的基礎(chǔ)。因此對(duì)重點(diǎn)、重大科研項(xiàng)目應(yīng)從立項(xiàng)起就實(shí)行課題組預(yù)立卷歸檔，然后每個(gè)階段產(chǎn)生的技術(shù)進(jìn)步、最新成果、新立項(xiàng)的子課題份年度補(bǔ)倉(cāng)到科研檔案中去，以免遺漏，這對(duì)項(xiàng)目研究人員、學(xué)校和國(guó)家都有重大意義。
（三）提高高校科研人員的科研檔案歸檔意識(shí)。科研人員是科研檔案形成的主體，科研人員檔案意識(shí)的提高，將會(huì)使高校科研檔案的管理走上規(guī)范化、科學(xué)化的良性循環(huán)軌道，將會(huì)使高校科研檔案管理工作邁上一個(gè)新的臺(tái)階。
（四）推廣科研檔案的開發(fā)利用。美國(guó)檔案學(xué)家謝倫伯格認(rèn)為:“檔案部門進(jìn)行各種努力的目的,就是把有價(jià)值的文件保存下來,并使它可供利用。”因此,科研檔案管理的工作要考慮其開發(fā)利用問題。“檔案的開發(fā)利用是企事業(yè)單位管理水平的一面鏡子。”目前的檔案查閱仍停留在傳統(tǒng)的手工層面上,游離于先進(jìn)的信息技術(shù)之外,主要是靠手工翻閱檔案目錄,查閱起來既耽誤時(shí)間,又浪費(fèi)人力。盡管目前多數(shù)高校科研檔案已開始使用計(jì)算機(jī)等信息設(shè)備,但使用范圍仍局限于文檔目錄著入,檔案利用的無(wú)紙化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化程度不高。這種檔案管理工作的滯后,嚴(yán)重影響了科研檔案的利用效率。因此,要充分利用和發(fā)揮檔案網(wǎng)站的作用,使相關(guān)網(wǎng)站成為有效開發(fā)利用科研檔案的窗口。
同時(shí),高校的科研檔案保管的是一批學(xué)者和科研人員的學(xué)術(shù)成果,它是體力和腦力勞動(dòng)的結(jié)晶,包含著一定的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。這就決定了高校科研檔案開發(fā)利用的特殊性,在對(duì)高校科研檔案的利用中,一定要注意尊重別人的勞動(dòng)與知識(shí)產(chǎn)權(quán),學(xué)會(huì)正確地利用科研檔案,以避免有意或無(wú)意地造成侵權(quán)的后果。
為在實(shí)際利用中避免侵犯作者的知識(shí)產(chǎn)權(quán),可進(jìn)行這樣幾項(xiàng)工作:
(1)對(duì)科研檔案中享有著作權(quán)的作品,在卷內(nèi)目錄上打上明顯的著作權(quán)目錄標(biāo)記,以提醒利用者注意。
(2)對(duì)科研檔案中有著作權(quán)的作品應(yīng)限制在合理的范圍之內(nèi)利用。
(3)在利用有著作權(quán)保護(hù)的學(xué)術(shù)檔案時(shí),使用者如不是在合理的范圍之內(nèi)利用,應(yīng)與著作權(quán)所有者簽訂著作權(quán)許可使用證,或征得本人的同意。
總之，要通過多渠道，采取各種方法加大科研檔案工作的宣傳力度，增強(qiáng)高校科技人員的檔案意識(shí)，做好高校科研檔案的平時(shí)收集、整理、開發(fā)利用等檔案管理工作，提高高校科研檔案的現(xiàn)代化管理水平，讓高校科研檔案為高校科研工作再出成果發(fā)揮應(yīng)用的積極作用。
參考文獻(xiàn)：
1、關(guān)月英.高校科研檔案管理工作初探[J].新疆醫(yī)科大學(xué)學(xué)報(bào)，2007.10.30（10）
1 高校科研檔案的作用及意義
開展科學(xué)研究是高校的三大職能之一，作為真實(shí)記錄科研活動(dòng)過程的科研檔案，對(duì)高校開展科研管理具有重要作用和意義。
首先，科研檔案是開展科學(xué)研究的基礎(chǔ)與前提。高校科研檔案是記錄科研人員研究成果與歷史史實(shí)的原始資料，是最可靠的情報(bào)源和信息源。任何科技進(jìn)步均是在前人研究成果基礎(chǔ)之上進(jìn)行的繼承和借鑒，高校搞科研亦是如此，通過科研檔案了解過去和同期國(guó)內(nèi)外對(duì)某課題的研究情況，從而進(jìn)行創(chuàng)新和發(fā)展，因此，科研檔案是高校科研工作的重要基礎(chǔ)。
其次，科研檔案是提高教學(xué)質(zhì)量的重要保證。培養(yǎng)德才兼?zhèn)洳⑦m應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要的專門性人才是高校的重要任務(wù)，作為教師，不僅自身要及時(shí)掌握了解所教專業(yè)的最新前沿動(dòng)向，還要不斷更新教材，通過利用科研檔案，將科研中取得的新技術(shù)、新經(jīng)驗(yàn)充實(shí)到教科書中，傳授給學(xué)生，從而提高教學(xué)質(zhì)量。
最后，科研檔案是檢驗(yàn)科研工作質(zhì)量、評(píng)價(jià)科研成果、考核科研人員、衡量科研管理水平的重要條件和依據(jù)。高校科研檔案記錄了高校教師、科研部門在科研實(shí)踐和管理過程中，形成的各類具有保存價(jià)值的原始文字、圖表及聲像材料。一所高校科研工作開展得如何，從科研經(jīng)費(fèi)、人員投入、科研成果的產(chǎn)出等各方面予以體現(xiàn)，而這些均可從科研檔案中找到依據(jù)，從而做出公正客觀的評(píng)價(jià)。同時(shí)，科研檔案也是科研人員辛勤勞動(dòng)的結(jié)晶，為教師及科研人員的職稱評(píng)定、考核、獎(jiǎng)勵(lì)起到了真憑實(shí)據(jù)的作用。
2 高校科研檔案管理中存在的問題
2.1 制度不健全，權(quán)責(zé)劃分不清，造成檔案收集不齊全。《科學(xué)技術(shù)檔案管理暫行規(guī)定》中明確指出，科研檔案是科研管理的重要組成部分，必須在單位科研管理工作中予以體現(xiàn)。然而，現(xiàn)實(shí)中，似乎只要沾上“檔案”二字，工作就應(yīng)劃歸檔案部門。雖然，檔案部門按照相關(guān)規(guī)定制定了科研檔案管理辦法，但缺少科研管理部門的配合約束，使得科研檔案從開始便出現(xiàn)斷鏈。科研管理部門作為歸檔單位，往往收到什么材料就歸什么材料，只相當(dāng)于扮演了一個(gè)“二傳手”，不僅對(duì)檔案材料中出現(xiàn)的問題，不能做出解釋，無(wú)形中，還增加了歸檔工作的返工率，并且，長(zhǎng)期的傳統(tǒng)粗放做法使得他們認(rèn)為，檔案材料的鑒定、整理均是檔案人員的事情，只要將材料送達(dá)即可，給檔案部門增加了很大工作量。檔案部門與科研管理部門是平級(jí)職能部門，缺少必要的溝通，“隔行”造成了檔案人員對(duì)科研項(xiàng)目管理及內(nèi)容的認(rèn)識(shí)不足，許多重要材料未能及時(shí)歸檔，造成科研檔案材料收集不齊全。
2.2 科研檔案分類不適應(yīng)新情況，檔案整理不規(guī)范。隨著高校科研工作的快速發(fā)展，老的科研檔案管理模式已不適應(yīng)現(xiàn)實(shí)需要。首先，體現(xiàn)在科研檔案的分類上。過去，在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下，科研項(xiàng)目種類少，來源相對(duì)單一，分類簡(jiǎn)單，歸檔范圍不明確，除了科研管理綜合類（KY11）外，即按科研項(xiàng)目（KY12）進(jìn)行組卷。隨著時(shí)間的推移，相繼出現(xiàn)諸多科研類材料，如橫向科研項(xiàng)目、科技獎(jiǎng)勵(lì)成果、學(xué)生科研項(xiàng)目、學(xué)術(shù)會(huì)議、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、學(xué)術(shù)論文著作，等等，沒有明確可歸入的類別，便魚龍混雜歸入一類。其次，體現(xiàn)在科研材料的整理不規(guī)范。因?yàn)榍捌诘姆诸惒幻鞔_，給科研檔案材料的整理帶來一定麻煩，如獎(jiǎng)勵(lì)證書、專利證書、各類標(biāo)準(zhǔn)、學(xué)術(shù)著作等是按卷整理還是按件整理？大小不一、材質(zhì)不同如何裝盒？
2.3 科研檔案查詢服務(wù)不靈活，資源利用匱乏。長(zhǎng)期以來，科研檔案的利用一直較為謹(jǐn)慎，主要是因?yàn)闋砍兜奖Ｃ芎蛡€(gè)人知識(shí)產(chǎn)權(quán)問題。作為科研項(xiàng)目，它的價(jià)值不僅是一個(gè)發(fā)明、創(chuàng)新，還可以創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。檔案部門在管理科研檔案時(shí)不愿承擔(dān)責(zé)任，而將審批權(quán)全部推向科研管理部門。有時(shí)，科研管理部門一時(shí)沒人，而利用者又急用，使個(gè)人查詢極為不便。
正是因?yàn)榭蒲袡n案的敏感問題，檔案部門沒有建立開放科研檔案目錄，從而造成科研檔案信息資源長(zhǎng)期被壓制在檔案館內(nèi)，而不能很好地發(fā)揮作用。
2.4 上級(jí)指導(dǎo)部門沒有針對(duì)性地對(duì)科研檔案進(jìn)行專項(xiàng)檢查。雖然，每年，上級(jí)檔案部門組織了各項(xiàng)檢查，但很少有針對(duì)高校檔案內(nèi)容的專項(xiàng)檢查，尤其是高校科研類檔案檢查從未觸及。通過對(duì)科研檔案的檢查，可以促進(jìn)科研檔案管理工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，并引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)科研檔案工作的進(jìn)一步重視。
3 解決對(duì)策
3.1 建立新的科研檔案管理體制，完善科研管理網(wǎng)絡(luò)，做到分工明確，責(zé)任到人。第一，為了利于科研檔案的科學(xué)化管理，應(yīng)從管理體制上進(jìn)行改革，科研管理部門應(yīng)為科研檔案的主要負(fù)責(zé)部門，檔案部門為輔助管理部門，即具體操作上，由科研管理部門利用行政管理職能完成科研材料的歸檔，檔案部門則主要行使檔案業(yè)務(wù)的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和保管、利用工作。
第二，科研管理部門要與檔案管理部門進(jìn)行深入溝通，建立一套規(guī)范、可操作性強(qiáng)的科研檔案管理制度，明確分工和職責(zé)，共同做好科研檔案的各項(xiàng)管理工作。第三，通過全校各部門設(shè)立的科研秘書，形成科研檔案管理網(wǎng)絡(luò)。對(duì)科研秘書的職責(zé)中，要強(qiáng)調(diào)做好本部門科研檔案的歸檔檢查工作，同時(shí)，檔案部門要定期對(duì)科研秘書進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)。第四，建立科研檔案的收集行政制約制度。通過科研管理部門、人事部門與檔案管理部門的聯(lián)合，在涉及教職工切身利益的相關(guān)環(huán)節(jié)進(jìn)行行政制度約束，進(jìn)一步確保科研檔案的收集齊全。如教職工的職稱評(píng)定材料由檔案部門審核蓋章，年底科研工作量的報(bào)送材料由檔案部門進(jìn)行審核驗(yàn)收，凡未在檔案目錄登記之列的，均可將材料收集歸檔。同時(shí)，為了保證課題項(xiàng)目的每個(gè)環(huán)節(jié)材料齊全，可由科研部門按比例抽取課題科研經(jīng)費(fèi)作為檔案材料歸檔保證金。
3.2 建立科學(xué)的分類標(biāo)準(zhǔn)，細(xì)劃歸檔范圍，規(guī)范操作流程，嚴(yán)把檔案整理標(biāo)準(zhǔn)。科學(xué)研究類檔案在我國(guó)沒有統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，作為高等院校的科研檔案分類，主要是參照《高校檔案實(shí)體分類辦法》、《高等學(xué)校檔案管理規(guī)范》兩個(gè)規(guī)定，但其也只是對(duì)高校科研檔案的分類作了一個(gè)泛泛的基本要求。
為了適應(yīng)現(xiàn)實(shí)科研發(fā)展的需要，如想較全面地收集齊全各類科研檔案材料，必須對(duì)原來的科研檔案分類進(jìn)行細(xì)劃，如“KY12”為縱向科研項(xiàng)目，“KY13”為橫向科研項(xiàng)目，“KY14”為獎(jiǎng)勵(lì)證書，“KY15”為論文、論著，“KY16”為專利證書，“KY17”為學(xué)生科研項(xiàng)目等，根據(jù)需要，可再分三級(jí)目錄。歸檔范圍上，可針對(duì)學(xué)校產(chǎn)生的科研項(xiàng)目種類，按類別劃分歸檔范圍，使立卷人能更好地把握歸檔內(nèi)容，確保檔案材料的齊全。整理上，在參照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》和《高等學(xué)校檔案管理規(guī)范》的基礎(chǔ)之上，可采取卷件結(jié)合的整理方式，科研課題項(xiàng)目以卷整理，科研管理類文件材料以件整理，獎(jiǎng)勵(lì)證書參照實(shí)物檔案管理，按件保管；專利證書、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、學(xué)術(shù)論著等按件整理保管。一個(gè)科研項(xiàng)目以結(jié)題、鑒定時(shí)間為檔案歸入年度，后期的成果、獲獎(jiǎng)材料按相應(yīng)年度劃入相關(guān)類目下。
做好歸檔流程的設(shè)計(jì)和規(guī)范化工作很必要，科研管理部門為科研檔案的主要?dú)w檔單位，而各課題項(xiàng)目組為具體立卷人，只有設(shè)計(jì)一套具體可行的歸檔流程，既保證歸檔管理工作的規(guī)范化，又通過實(shí)現(xiàn)科研管理行政職能的約束力，確保檔案材料的收集完整。
3.3 建立科學(xué)系統(tǒng)的科研檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。為適應(yīng)現(xiàn)代信息化管理的需要，無(wú)論是科研管理部門還是檔案管理部門，科研檔案電子信息資源對(duì)其而言都十分重要。二者可以通過信息對(duì)接處理，完善科研檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)雙贏作用。
科研管理部門利用科研管理軟件在行使工作職能的過程中，建立了大量的科研管理檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，通過與檔案管理部門的管理系統(tǒng)對(duì)接，一方面，實(shí)現(xiàn)了科研管理中的電子文件信息的歸檔，并完成了科研項(xiàng)目的網(wǎng)絡(luò)歸檔工作。檔案管理部門則通過對(duì)紙質(zhì)科研檔案的掃描錄入處理，建立館藏科研檔案資源信息數(shù)據(jù)庫(kù)，與前期科研管理部門的信息數(shù)據(jù)通過二合一對(duì)接，形成一個(gè)大科研檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，從而保證了科研檔案數(shù)字化信息的完整性。大信息庫(kù)的建立，方便了科研管理部門的工作，從而實(shí)現(xiàn)互惠互利的良好效果。
3.4 確保科研檔案安全的情況下，提高科研檔案的服務(wù)利用方式。《高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》11.3中指出：“已建館的學(xué)校，對(duì)館藏檔案，自形成之日起滿三十年的，除未解密可需要控制使用部分外，均應(yīng)按國(guó)家規(guī)定，報(bào)校長(zhǎng)批準(zhǔn)后，分期分批向社會(huì)開放。”該條也應(yīng)適用于科研檔案。可以組織相關(guān)人員對(duì)學(xué)校館藏科研檔案進(jìn)行認(rèn)真鑒定，建立開放科研檔案目錄，以方便更多的人來使用查詢科研檔案。
【關(guān)鍵詞】科研項(xiàng)目；檔案管理；紙質(zhì)檔案；電子檔案；整合利用
改革開放以來，隨著中國(guó)的迅速發(fā)展，科研項(xiàng)目中的檔案整理工作也越來越多。科研項(xiàng)目，即開展科學(xué)技術(shù)研究的一系列獨(dú)特的、復(fù)雜的并相互關(guān)聯(lián)的活動(dòng)，這些活動(dòng)有著一個(gè)明確的目標(biāo)或目的，必須在特定的時(shí)間、預(yù)算、資源限定內(nèi)，依據(jù)規(guī)范完成。在現(xiàn)實(shí)生活中，紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能完全滿足時(shí)代的需求，電子檔案在科研項(xiàng)目檔案管理中已經(jīng)占據(jù)重要地位，電子檔案具有簡(jiǎn)便、省時(shí)、易攜帶等特點(diǎn)，已經(jīng)逐漸取代紙質(zhì)檔案而存在。但是，任何事物都有兩面性，我們要客觀地對(duì)待每一件事以及每一個(gè)事物，客觀面對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)，并適當(dāng)對(duì)其加以利用。
一、電子檔案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點(diǎn)
（一）電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)。隨著當(dāng)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，許多行業(yè)隨之進(jìn)入了全新的時(shí)代。當(dāng)代的各行各業(yè)以及生活中處處離不開科學(xué)技術(shù)的滲入。檔案管理工作也有了全新的發(fā)展。在信息發(fā)展迅猛的今天，無(wú)論是在人們的日常生活中、事業(yè)中，還是在社會(huì)交流與國(guó)際聯(lián)系中，互聯(lián)網(wǎng)都發(fā)揮著巨大的作用。在科研項(xiàng)目管理中，電子檔案緊緊依賴于計(jì)算機(jī)而存在，因此電子檔案的優(yōu)勢(shì)顯而易見，且其記憶速度和運(yùn)算速度高達(dá)數(shù)億次每秒。能夠大大縮短查閱資料上浪費(fèi)的時(shí)間，優(yōu)化了資源檢索過程。電子檔案具有存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng)、存儲(chǔ)容量大、儲(chǔ)存困難等特點(diǎn)。在科研項(xiàng)目中，電子檔案可對(duì)檔案資料進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間的儲(chǔ)存，科研檔案在科研管理活動(dòng)中具有重大意義，它不僅能夠有效地記錄過去的科研成果以及過程，而且對(duì)于今后的科研計(jì)劃、科研政策的制定具有重要的參考價(jià)值。因此，電子檔案長(zhǎng)時(shí)間的儲(chǔ)存功能顯得格外重要且必不可少。此外，電子檔案還能利用計(jì)算機(jī)的特殊功能對(duì)科研項(xiàng)目中的文字、圖形、表格等各種形式的載體進(jìn)行原件保存。但是，電子檔案儲(chǔ)存難度大，因其對(duì)計(jì)算機(jī)的依賴性強(qiáng)，一旦計(jì)算機(jī)受到病毒等的侵害，就會(huì)造成不可恢復(fù)性的損失，這不僅會(huì)對(duì)科研項(xiàng)目中的檔案管理工作造成危害，還會(huì)間接影響到科研項(xiàng)目的成果。總而言之，電子檔案的便利性，給人類的生活帶來了巨大的收益，電子檔案的存儲(chǔ)地址一般在電腦上，不占空間，甚至僅需要一張光盤就可以儲(chǔ)存所需信息，存儲(chǔ)量大且運(yùn)算和記憶速度已經(jīng)達(dá)到數(shù)億次每秒，與人共享方便，可通過筆記本U盤等隨身攜帶，可節(jié)約大量時(shí)間，最大程度地發(fā)揮其共享他人資源的優(yōu)勢(shì)。除此之外，電子檔案可以長(zhǎng)時(shí)間保存相關(guān)信息，不會(huì)隨時(shí)間的延長(zhǎng)造成資源的磨損或毀壞，人們可以快速查閱期望得到的信息。在這個(gè)信息全球化的社會(huì)，只有充分發(fā)揮高科技的作用，才能高效地與世界接軌，獲得全球最新信息，完成信息全球化交流，促進(jìn)自身產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。電子檔案管理利弊并存，均不可忽視，電子檔案需要注意的事項(xiàng)主要表現(xiàn)在構(gòu)建、儲(chǔ)存、保護(hù)、防丟失等方面。其一，在電子檔案構(gòu)建的同時(shí)，相關(guān)工作人員要建立妥善的資料格式，以達(dá)到資料的完整與完備性。其二，電子檔案的儲(chǔ)存是關(guān)鍵步驟，相關(guān)工作人員要牢記資料的儲(chǔ)存路徑及位置，不可因自身原因造成丟失等嚴(yán)重后果。電子檔案的最大缺點(diǎn)即存儲(chǔ)信息的安全性受到嚴(yán)重威脅，當(dāng)今社會(huì)科技發(fā)展迅速，電腦黑客的手段也是越來越高明，許多機(jī)密性文件可能因?yàn)楹诳偷那秩攵斐蓢?yán)重的更改或是毀滅。因此。想要保證電子檔案的安全以及不被侵入，就要嚴(yán)格做好防盜措施，設(shè)立嚴(yán)密的防盜網(wǎng)絡(luò)，保護(hù)電子檔案完整不被侵害。
（二）紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點(diǎn)。科研項(xiàng)目中的檔案管理仍然離不開紙質(zhì)檔案的幫助，科研準(zhǔn)備階段中科研課題申請(qǐng)書、審批文件、任務(wù)書、項(xiàng)目計(jì)劃書、委托書、開題報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、方案論證和協(xié)議等材料都離不開紙質(zhì)檔案的使用。大量的紙質(zhì)檔案在人工查閱時(shí)可以加入電子檔案元素，利用電子檔案的便利性對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行編碼和記錄，通過檢索號(hào)就可快速獲得科研項(xiàng)目檔案管理中的紙質(zhì)檔案。除此之外，在書寫上，紙質(zhì)檔案能夠直觀、簡(jiǎn)明地表現(xiàn)出其簡(jiǎn)單性，以及在閱讀方面的便利性。與電子檔案相比，紙質(zhì)檔案保存安全，不易丟失，可蓋印章、按手印、簽字，具備一定的法律效力，而沒有當(dāng)事人的電子檔案不具備法律效力。但其缺點(diǎn)也不可避免，紙質(zhì)檔案占據(jù)空間，查閱不便，整理麻煩，而且容易磨損和損壞。因此，對(duì)于紙質(zhì)檔案的廣泛使用，需要對(duì)其紙質(zhì)進(jìn)行篩選，并且妥善保存、管理。
二、電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合與利用
（一）兩者相融相合的必要性。電子檔案的發(fā)展促進(jìn)了紙質(zhì)檔案的進(jìn)一步發(fā)展，同時(shí)，由于電子檔案的產(chǎn)生也進(jìn)一步代替紙質(zhì)檔案而存在，電子檔案不僅可以減少人力物力的消耗，還可以減少金錢的浪費(fèi)，不僅能夠簡(jiǎn)化紙質(zhì)檔案管理，還能夠高效地實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化，使得科研項(xiàng)目的完成更加高效。在電子檔案和紙質(zhì)檔案的相互轉(zhuǎn)化關(guān)系中，相關(guān)工作人員要充分發(fā)揮電子檔案和紙質(zhì)檔案各自的優(yōu)勢(shì)，對(duì)于紙質(zhì)檔案應(yīng)加以妥善保存，同時(shí)建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的聯(lián)系，使得只要輸入有效關(guān)鍵字就可以準(zhǔn)確無(wú)誤地對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行搜索。就科研項(xiàng)目的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展來看，電子檔案永遠(yuǎn)無(wú)法完全取代紙質(zhì)檔案的位置。因此，在科研項(xiàng)目檔案管理工作中，電子檔案與紙質(zhì)檔案必將共同發(fā)展，只有將電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行合理的整合利用，并建立雙向聯(lián)系，電子檔案為紙質(zhì)檔案梳理位置及信息，紙質(zhì)檔案為電子檔案提供有效庫(kù)存和檔案內(nèi)容。兩者相輔相成，共同發(fā)展，不僅可以發(fā)揮各自的最大優(yōu)勢(shì)，還能有效地提高工作效率，進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)科研項(xiàng)目檔案管理工作，更好地為科研單位的持續(xù)健康發(fā)展服務(wù)。
（二）電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合利用。科研項(xiàng)目材料檔案是探索科研規(guī)律的實(shí)踐活動(dòng)的直接記錄。主要包括：科研準(zhǔn)備階段中科研課題申請(qǐng)書、審批文件、任務(wù)書、項(xiàng)目計(jì)劃書、委托書、開題報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、方案論證和協(xié)議等材料；研究實(shí)驗(yàn)階段中的各種載體的重要原始記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告、計(jì)算材料、專利申請(qǐng)的有關(guān)文件材料；總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段中的工作總結(jié)、科研報(bào)告、論文、專著、參加人員名單、技術(shù)鑒定材料、科研投資情況、成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)中的成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。只有綜合利用電子與紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點(diǎn)才能有效完成科研項(xiàng)目的檔案管理工作。電子檔案、紙質(zhì)檔案兩者的優(yōu)缺點(diǎn)特征明顯，因此在科研項(xiàng)目檔案管理工作中應(yīng)盡量結(jié)合兩者優(yōu)缺點(diǎn)整合利用過程，相關(guān)人員要盡最大努力對(duì)檔案的優(yōu)點(diǎn)加以最大程度地利用，而對(duì)于其缺點(diǎn)，要盡量避免，實(shí)現(xiàn)兩方面優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，為科研項(xiàng)目檔案管理工作提供有利保障條件。兩者之間要揚(yáng)長(zhǎng)避短，共同作用才能發(fā)揮更大的優(yōu)勢(shì)。例如電子檔案在檔案管理工作中不僅具有高效性，還具有科學(xué)性，其在科技方面的優(yōu)勢(shì)不容忽視，因此要加以重視，而紙質(zhì)檔案在簽約、簽字、印章等方面具有相當(dāng)?shù)姆尚ЯΓ朔矫娌豢商娲膬?yōu)勢(shì)要加以保留。將兩者的優(yōu)勢(shì)結(jié)合起來，必然能夠使檔案管理工作的效率進(jìn)一步得到優(yōu)化。
三、結(jié)束語(yǔ)
在高速發(fā)展的信息時(shí)代，電子檔案管理已經(jīng)是檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，但每一項(xiàng)文化遺產(chǎn)必然有它不可取代的優(yōu)勢(shì)，因此電子檔案和紙質(zhì)檔案都是檔案管理的重要組成部分，兩者的整合利用與共同發(fā)展構(gòu)成了完整的檔案管理系統(tǒng)，檔案管理人員只有結(jié)合科研單位實(shí)際，積極探索檔案管理的新模式，有效地整合各類電子檔案和紙質(zhì)檔案，促進(jìn)檔案管理工作進(jìn)一步科學(xué)化、規(guī)范化，才能全面提升科研項(xiàng)目檔案管理工作水平。
【參考文獻(xiàn)】
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關(guān)鍵詞：科研檔案 管理人員 素質(zhì) 社科院
科研檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量。社科院科研檔案管理工作者大都是“半路出家”，沒有經(jīng)過檔案專業(yè)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，對(duì)科研檔案的管理知識(shí)了解和掌握不夠透徹，這些問題在一定程度上影響了社科院科研檔案的收集和整理工作，以及科研檔案自身價(jià)值的開發(fā)利用。要強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，充分發(fā)揮檔案工作人員的積極主動(dòng)性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平和管理能力。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)科研檔案管理人員愛崗敬業(yè)教育，努力提高他們的道德素質(zhì)。
一、提升社科院科研檔案工作者素質(zhì)的現(xiàn)實(shí)意義
社科院科研檔案是指在科學(xué)研究管理和實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料。從理論上講，科研檔案管理是一個(gè)學(xué)科概念，是研究科研檔案工作理論與實(shí)踐的一個(gè)科學(xué)科目。從實(shí)踐上講，科研檔案管理與其它檔案的管理一樣，是一整套業(yè)務(wù)管理工作，包括科研檔案的接受、整理、編目、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管、利用以及科研檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)等各個(gè)環(huán)節(jié)，還包括現(xiàn)代信息技術(shù)在科研檔案管理中的應(yīng)用。科研檔案是社科院科研工作可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)，提升社科院科研檔案工作者素質(zhì)是時(shí)展對(duì)社科院科研發(fā)展對(duì)檔案服務(wù)工作提出的必然要求，也是科研檔案人力資源隊(duì)伍自身發(fā)展的要求。
科研檔案是進(jìn)行科研的重要依據(jù)，是科研活動(dòng)的必要條件，科研檔案同科研活動(dòng)關(guān)系十分密切。一切科研活動(dòng)，都要吸取和借鑒已有的成果．都具有一定的繼承性。科研人員在制定科研計(jì)劃、編寫課題任務(wù)書時(shí)，都少不了要查找過去的科研檔案材料。因此、科研檔案不僅是進(jìn)行科研的重要依據(jù)，而且還是科研活動(dòng)的必要條件。
科研檔案信息資源在社科院科研中的作用十分重要，它不僅起到原始憑證作用和為領(lǐng)導(dǎo)決策供依據(jù)，更重要的是科研中時(shí)時(shí)處處離不開檔案信息資，科研課題中的課題論證、課題研究、課題鑒定三個(gè)階段，每個(gè)階段的完成，都必須以占有大量相關(guān)的檔案文獻(xiàn)信息為前提，需要檔案工作者根據(jù)科研實(shí)際，圍繞特定課題，及地、連續(xù)地向科研人員提供對(duì)口徑的各種檔案文獻(xiàn)資料，直到課題完成。這就要求檔案工作者具有分類整理、檢索迅速的業(yè)務(wù)能力和水平。因此，提高科研檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)健。
隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，信息服務(wù)部門在社會(huì)中的地位和作用日益重要，檔案信息管理作為信息服務(wù)業(yè)中的一個(gè)重要而又特殊的領(lǐng)域，其社會(huì)地位和社會(huì)責(zé)任也將有一個(gè)重要的發(fā)展和提高；隨著檔案情報(bào)資料的數(shù)字化、操作的電腦化、信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化，科研檔案工作內(nèi)容、服務(wù)方式、服務(wù)手段都在發(fā)生著根本性的改變，科研檔案工作人員的角色逐漸呈現(xiàn)出多元化的特點(diǎn)，從傳統(tǒng)的檔案信息資源的管理者、服務(wù)者逐步轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)信息資源的管理者、設(shè)計(jì)者、利用者和提供者。這種社會(huì)角色的改變對(duì)檔案人力資源的素質(zhì)提出了新的要求。
總之，科研檔案管理是一門專業(yè)性較強(qiáng)的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)、科技知識(shí)，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。因此，科研檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識(shí)，開拓視野，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好科研檔案管理工作。
二、社科院科研檔案工作者素質(zhì)存在的主要問題
當(dāng)前，社科院科研檔案工作者現(xiàn)狀不盡人意，不能滿足新時(shí)期檔案工作需要。
一是專業(yè)人員偏少。目前，社科院科研檔案工作者的結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜，有相當(dāng)一部分管理人員是從不同的渠道進(jìn)入到檔案管理工作領(lǐng)域里的。由于他們?cè)瓉韽氖碌穆殬I(yè)多種多樣，因而對(duì)檔案管理專業(yè)方面的知識(shí)掌握程度深淺不一，受教育的程度有一定的差異，對(duì)檔案管理方面專業(yè)知識(shí)領(lǐng)悟與接受的程度上也存在一定的差異，因而對(duì)涉及檔案管理方面新知識(shí)的接受能力與接受程度也存在差異。這些差異的存在自然會(huì)影響其管理人員素質(zhì)水平，從而也會(huì)影響到科研檔案的整體服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量。
二是人員素質(zhì)不高。科研檔案不同于普通的檔案，不僅涉及保密，還涉及專業(yè)知識(shí)；科研檔案管理人員長(zhǎng)期從事的是助人行為，而且職業(yè)技能要求又較高，不僅要具備豐富的科研相關(guān)知識(shí)與計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)，又要有較強(qiáng)的耐心、毅力和體力。目前，科研檔案工作人員中專業(yè)者少，懂信息技術(shù)者少，精通某一學(xué)科知識(shí)者更是稀缺。很多檔案工作人員，缺乏科研應(yīng)用領(lǐng)域的專業(yè)技術(shù)知識(shí)，很多檔案部門未能配備應(yīng)用專業(yè)人員，致使科研檔案工作只能停留在收集和保管上，而研編和深層次的文獻(xiàn)二次加工卻顯得力不從心，無(wú)法滿足科研人員的需求。
三是職業(yè)倦怠傾向。社科院科研檔案工作者普遍存在“重保管、輕利用”，安狀于現(xiàn)狀，不愿意學(xué)習(xí)新的科學(xué)知識(shí)、管理不到位、處于被動(dòng)狀態(tài)，檔案信息資源不能更好發(fā)揮其效益。科研檔案管理人員應(yīng)既懂專業(yè)領(lǐng)域的知識(shí)，又具備檔案管理素質(zhì)，但在實(shí)際工作中，與單位其他部門人員相比，又長(zhǎng)期處于一種角色“邊緣化”的窘境。一方面，科研檔案從業(yè)人員在進(jìn)修、培訓(xùn)、交流與個(gè)人發(fā)展等方面的機(jī)會(huì)不多，另一方面，領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心支持檔案管理工作的力度也不太大。長(zhǎng)此以往，造成了很多科研檔案從業(yè)人員自尊水平下降、個(gè)人成就感降低、無(wú)助感提升、人際關(guān)系淡泊等抑郁癥狀，由此表現(xiàn)出較強(qiáng)的職業(yè)倦怠傾向，對(duì)自己所擔(dān)負(fù)的工作往往采取得過且過、敷衍了事的心態(tài)，缺乏責(zé)任意識(shí)和進(jìn)取精神，從而影響了科研檔案管理工作的成效。
三、提升社科院科研檔案工作者素質(zhì)的有效途徑
社科院科研檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)，業(yè)務(wù)要求較高的工作。從業(yè)人員的素質(zhì)，直接影響到科研檔案資源的開發(fā)和利用。要增強(qiáng)科研人員的檔案意識(shí)，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員的思想素質(zhì)與業(yè)務(wù)素質(zhì)。
1、強(qiáng)化科研檔案管理意識(shí)
由于歷史原因，絕大多數(shù)從事科研檔案工作的人員所學(xué)專業(yè)與所從事的工作不一致，許多人對(duì)科研檔案的知識(shí)了解不夠，對(duì)科研檔案是信息的認(rèn)識(shí)程度不高，檔案意識(shí)淡薄，以至于部分科研檔案工作領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員思想重視不足。因此，社科院應(yīng)將強(qiáng)化檔案意識(shí)作為搞好科研檔案工作的前提。就檔案工作而言，文件材料的收集工作是最為基礎(chǔ)的工作，它有賴于各部門的配合與全員的支持。社科院應(yīng)通過檔案法規(guī)的學(xué)習(xí)與宣傳，增強(qiáng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大科研人員的檔案意識(shí)，使他們認(rèn)識(shí)到：在科研活動(dòng)中，材料的形成、積累、整理、歸檔是科研活動(dòng)必不可少的環(huán)節(jié)，是科研人員不可推卸的職責(zé)。同時(shí)，管理人員要從觀念上改變以往被動(dòng)性的接受任務(wù)，變被動(dòng)為主動(dòng)，積極協(xié)助、指導(dǎo)研究人員做好科研材料的形成、積累和歸檔等工作，推動(dòng)社科院科研檔案管理工作的發(fā)展。
2、加強(qiáng)從業(yè)人員隊(duì)伍建設(shè)
搞好科研檔案管理工作的決定性因素是檔案從業(yè)人員，因此，必須建設(shè)一支事業(yè)忠誠(chéng)、業(yè)務(wù)精良、結(jié)構(gòu)合理的檔案工作隊(duì)伍。隊(duì)伍建設(shè)要著重從以下三個(gè)方面入手：一是在年齡結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)水平等方面加強(qiáng)建設(shè)，促進(jìn)科研檔案管理專業(yè)性、層次性人才的培養(yǎng)，發(fā)揮整體效應(yīng)。高素質(zhì)的檔案管理人員，是科研院所科研檔案管理的主力。現(xiàn)在，很多社科院引進(jìn)了檔案學(xué)等相關(guān)專業(yè)人才，這樣人才充實(shí)到科研院所檔案管理人員隊(duì)伍中有助于提高整個(gè)檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)，使科研檔案管理的工作更具專業(yè)化。二是盡可能滿足檔案從業(yè)人員的工作心理需求。需要是一個(gè)人產(chǎn)生行為動(dòng)機(jī)的根本原因，是人的一種主要的個(gè)性心理傾向，恰當(dāng)?shù)貪M足檔案人員合理的需要是避免職業(yè)倦怠、提高工作效率的一項(xiàng)重要措施。管理部門要積極為檔案人員創(chuàng)造一個(gè)不斷進(jìn)取的氛圍，通過不同形式不同層次的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、進(jìn)修，不斷提高科研檔案人員業(yè)務(wù)能力和工作水平，以適應(yīng)新形勢(shì)下檔案工作的要求。管理部門只有創(chuàng)造一切可以創(chuàng)造的機(jī)會(huì)與條件，培訓(xùn)檔案管理人員，讓他們業(yè)務(wù)精通，才能管理好本單位的科研檔案。同時(shí)，也可以請(qǐng)相關(guān)的檔案管理專家到社科院，針對(duì)現(xiàn)狀提出整改意見，并對(duì)專職人員以及兼職人員進(jìn)行培訓(xùn)。三是建立科學(xué)合理的管理和評(píng)價(jià)制度，如寬松和諧的工作環(huán)境，評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)，職務(wù)職稱晉升等，使檔案人員的勞動(dòng)成果能得到社會(huì)的承認(rèn)和應(yīng)有的評(píng)價(jià)，以滿足檔案人員的成就感和自尊的需要，提升科研檔案管理的工作水平。
3、提高管理人員綜合素質(zhì)
科研檔案管理具有特定的工作對(duì)象和一套科學(xué)的收集、整理及鑒別挑選的原則和方法。從事社科院檔案工作的人員，大都來自于其他專業(yè)，真正檔案管理院校檔案專業(yè)的畢業(yè)生微乎其微，絕大多數(shù)現(xiàn)有工作人員都需要補(bǔ)課，以提高檔案管理方面和相關(guān)學(xué)科的知識(shí)。必須努力提高檔案工作人員綜合素質(zhì)，刻苦鉆研檔案業(yè)務(wù)，既應(yīng)掌握檔案管理知識(shí)、檔案法、檔案管理學(xué)、科技檔案管理學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、中外檔案史、歷史學(xué)、地理學(xué)、文書學(xué)、邏輯學(xué)、專門檔案管理、經(jīng)濟(jì)學(xué)、法學(xué)、寫作、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、圖書情報(bào)學(xué)、目錄學(xué)、圖書分類學(xué)等專業(yè)知識(shí)，還要掌握由此拓展的諸如行政管理、公共關(guān)系、財(cái)務(wù)管理、基建管理、企業(yè)管理等管理技能，以及與此相適應(yīng)的技能包括書法、計(jì)算機(jī)技術(shù)等，熟練掌握數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)信息檢索技術(shù)等方面的專業(yè)知識(shí)。不僅要懂得社會(huì)科學(xué)知識(shí)，也要了解和掌握自然科學(xué)知識(shí)。不僅要提高科研管理工作人員的檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)；還要培養(yǎng)科研管理工作人員愛崗敬業(yè)、開拓創(chuàng)新、服務(wù)管理、團(tuán)結(jié)奉獻(xiàn)的高尚意志和工作作風(fēng)。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：高校科研檔案管理科研人員
在國(guó)家剛剛的《國(guó)家中長(zhǎng)期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要》（公開征求意見稿）中，提出要通過提升科學(xué)研究水平，充分發(fā)揮高校在國(guó)家創(chuàng)新體系中的重要作用，全面提高高等教育質(zhì)量。教學(xué)與科研向來作為高校的兩大中心任務(wù)，而在新時(shí)期利用科研推動(dòng)教學(xué)的趨勢(shì)越發(fā)明顯。高校科研管理人員做好對(duì)科研檔案的建檔與管理，對(duì)保障和提升整個(gè)學(xué)校科研工作的質(zhì)量與水平無(wú)疑也起著非常關(guān)鍵的作用。基于此，本人結(jié)合實(shí)際工作體會(huì)，談一下對(duì)科研檔案管理工作的一點(diǎn)淺見，僅供同行借鑒參考。
1．明晰高校科研檔案歸檔范圍
高校科研檔案是高校教師及專職研究人員在從事科研活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等形式的書面材料。要做好科研檔案的歸檔管理工作，前提是需要明晰當(dāng)前高校科研檔案歸檔的主要范圍。
總體來說，科研檔案包括以下幾項(xiàng)：
1)科研成果檔案：主要包括科研人員出版的著作、發(fā)表的論文、撰寫的研究報(bào)告以及科研成果獲獎(jiǎng)的證書等。同時(shí)包括反映上述情況的年度或季度科研統(tǒng)計(jì)表。
2)科研項(xiàng)目檔案：主要包括項(xiàng)目申報(bào)書、項(xiàng)目合同書、項(xiàng)目審批書（立項(xiàng)書）、調(diào)研報(bào)告、方案論證、結(jié)項(xiàng)報(bào)告和結(jié)項(xiàng)證書，以及在項(xiàng)目進(jìn)行過程中所形成的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等。
3)科研人員檔案：主要包括從事科研工作的人員基本信息，包括研究領(lǐng)域的學(xué)科分類、研究方向、研究團(tuán)隊(duì)情況和系所分布等，同時(shí)包括科研管理人員的信息。
4)科研管理文件檔案：主要指國(guó)家、省級(jí)及高校關(guān)于科研發(fā)展的管理文件和高校年度科研發(fā)展總結(jié)和規(guī)劃等。
2．當(dāng)前高校科研檔案管理中亟待完善的方面
第一，不少科研管理人員對(duì)科研檔案管理工作缺乏應(yīng)有的重視。導(dǎo)致許多檔案管理工作的滯后，甚至落實(shí)不到位，出現(xiàn)混亂、缺失、損壞等人為事故，在一定程度上影響了科研人員的持續(xù)研究，也使他們的內(nèi)心受到了一定傷害。 第二，一些科研人員出于個(gè)人利益考慮而影響到科研檔案歸檔的及時(shí)性與完整性。高校科研本身存在著一種潛在的內(nèi)部競(jìng)爭(zhēng)，一些科研人員為了個(gè)人榮譽(yù)、個(gè)人利益、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保密等等，將其在科研工作中的一部分科研資料私自保留，不愿上交學(xué)校科研部門，導(dǎo)致應(yīng)該共享的科研資源不能及時(shí)歸檔，從而使得高校科研工作的很多材料不能及時(shí)、完整地歸檔，從客觀上影響了科研檔案歸檔的完整性。
第三，高校科研工作的廣泛性影響科研檔案形成的系統(tǒng)性。高校科研工作的廣泛性，一是指科研項(xiàng)目的廣泛性，隨著高校科研水平的不斷提高，科研項(xiàng)目的來源渠道不斷拓寬，尤其是各種橫向課題的增多；二是指高校科研工作范圍的廣泛性。高校科研項(xiàng)目研究周期長(zhǎng)，不僅包括科研項(xiàng)目研究的準(zhǔn)備階段、研究階段、鑒定階段，還包括成果轉(zhuǎn)化的后續(xù)實(shí)驗(yàn)、開發(fā)、推廣等過程。
第四，科研檔案管理制度不健全。在科研檔案歸檔工作中，檔案部門不能經(jīng)常與科研管理部門聯(lián)系，對(duì)于接收來的材料是否完整心中無(wú)數(shù)，因而大大降低了科研檔案的利用價(jià)值。另外，檔案部門雖然建立了一些檔案工作管理制度，但在某些工作環(huán)節(jié)中，管理制度仍然不夠健全，還缺乏必要的配套措施和有效的制約手段，致使檔案管理部門不能依據(jù)有效的規(guī)定運(yùn)作。
3．改進(jìn)高校科研檔案管理工作的幾點(diǎn)建議
第一，提高高校科研人員的科研檔案管理責(zé)任心和意識(shí)。科研人員是科研檔案形成的主體，科研人員檔案意識(shí)的提高，將會(huì)使高校科研檔案的管理走上規(guī)范化、科學(xué)化的良性循環(huán)軌道，將會(huì)使高校科研檔案管理工作邁上一個(gè)新的臺(tái)階。檔案部門要利用各種場(chǎng)合和機(jī)會(huì)深入宣傳《檔案法》、《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》等文件，提高科研人員對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)他們的檔案法制意識(shí)，把科研材料歸檔看作是自己的應(yīng)盡責(zé)任。
第二，加強(qiáng)重點(diǎn)、重大科研項(xiàng)目的檔案管理。重大、重點(diǎn)項(xiàng)目及高級(jí)別獲獎(jiǎng)成果最能反映一所高校的科研能力。這些檔案材料既是學(xué)校的歷史見證，又是新技術(shù)、新創(chuàng)新的基礎(chǔ)。因此，對(duì)重點(diǎn)、重大科研項(xiàng)目應(yīng)從立項(xiàng)起就實(shí)行課題組預(yù)立卷歸檔，然后對(duì)每個(gè)階段產(chǎn)生的技術(shù)進(jìn)步、最新成果、新立項(xiàng)的子課題分年度補(bǔ)倉(cāng)到科研檔案中去，以免遺漏。 第三，建立科學(xué)管理制度，理順科研檔案歸檔程序。科研檔案是科研課題科技成果研究的全過程的反映，但又不僅僅局限于某一項(xiàng)科研課題、某一項(xiàng)成果，它是課題及成果之間、學(xué)科之間的綜合反映，因而就形成了科研檔案的四個(gè)特點(diǎn)：專業(yè)性、系統(tǒng)性、集體性、和階段性。為此，必須把科研檔案工作與計(jì)劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結(jié)合起來，走實(shí)現(xiàn)科研工作與科研建檔工作兩者協(xié)調(diào)發(fā)展的道路，建立合理的歸檔程序，掌握科研檔案管理工作的規(guī)律，保證高校科研檔案的準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)。
第四，推廣科研檔案的開發(fā)利用。科研檔案管理的工作要考慮其開發(fā)利用的問題。目前的檔案查閱仍停留在傳統(tǒng)的手工層面上，游離于先進(jìn)的信息技術(shù)之外，主要是靠手工翻閱檔案目錄，查閱起來既耽誤時(shí)間，又浪費(fèi)人力。高校校園網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)和使用，為科研檔案的管理提供了便利條件，也是檔案能夠充分發(fā)揮其提供信息資源職能的前提保證。檔案工作人員應(yīng)主動(dòng)以現(xiàn)代管理學(xué)方面的知識(shí)武裝自己，學(xué)習(xí)應(yīng)用現(xiàn)代辦公技術(shù)，徹底擺脫長(zhǎng)期沿襲的手工管理的方法，利用網(wǎng)絡(luò)傳輸，將有關(guān)科研文獻(xiàn)、數(shù)據(jù)、圖紙等科研檔案信息聯(lián)機(jī)上網(wǎng)，既便于查閱也便于管理。網(wǎng)絡(luò)化的管理彌補(bǔ)了手工操作的許多不足，省時(shí)省力，既提高了科研檔案信息資源的利用率，也提高了科研檔案的管理效率。
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一、農(nóng)業(yè)科研單位人事管理改革與人事檔案管理改革的重要意義
農(nóng)業(yè)科研單位進(jìn)行對(duì)工作人員的管理也要集中在提升工作人員的生產(chǎn)效率和生產(chǎn)技術(shù)。然而，進(jìn)入新世紀(jì)以來，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和人才思想意識(shí)的轉(zhuǎn)變，以往的農(nóng)業(yè)科研單位人事管理機(jī)制已經(jīng)不能夠滿足人才越來越多樣化的需求。雖然建立一套良好的農(nóng)業(yè)科研單位人事管理和檔案管理機(jī)制對(duì)于農(nóng)業(yè)科研單位來說擁有著巨大的好處，但是截至目前，很多農(nóng)業(yè)科研單位并沒有意識(shí)到農(nóng)業(yè)科研單位人事管理和檔案管理機(jī)制對(duì)農(nóng)業(yè)科研單位發(fā)展的巨大作用，并沒有設(shè)立出一套完善的農(nóng)業(yè)科研單位人事管理和檔案管理機(jī)制。目前，為了制定一套行之有效的農(nóng)業(yè)科研單位人事管理制度，各個(gè)農(nóng)業(yè)科研單位和相關(guān)的專家學(xué)者都付出了很多艱苦的努力工作。在這個(gè)過程之中，也誕生了很多適合某一個(gè)農(nóng)業(yè)科研單位或者是適合某一種行業(yè)的農(nóng)業(yè)科研單位人事管理和檔案管理方案，促進(jìn)了農(nóng)業(yè)科研單位的發(fā)展，發(fā)揮了很有效的作用。但是，這些農(nóng)業(yè)科研單位的人事管理方案并不能形成一種放之四海而皆準(zhǔn)的全行業(yè)的農(nóng)業(yè)科研單位人事管理準(zhǔn)則，這就需要對(duì)農(nóng)業(yè)科研單位的人事管理制度進(jìn)行進(jìn)一步的探討和研究，尋找出一套切實(shí)可行的方案來進(jìn)行對(duì)農(nóng)業(yè)科研單位人事管理機(jī)制的研究，切實(shí)有效地提升整個(gè)農(nóng)業(yè)科研單位的競(jìng)爭(zhēng)能力。
二、農(nóng)業(yè)科研單位人事管理改革與人事檔案管理改革思路
1.農(nóng)業(yè)科研單位人事管理改革與人事檔案管理改革要遵循
的主要原則為了保證整個(gè)農(nóng)業(yè)科研單位的正常秩序，保證農(nóng)業(yè)科研單位的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力，必須要遵循一些基本的農(nóng)業(yè)科研單位人事管理制度原則，并在整個(gè)過程之中，受到這些基本原則的約束。因此，在進(jìn)行農(nóng)業(yè)科研單位人事管理制度設(shè)計(jì)的時(shí)候，要遵循以下幾個(gè)方面的設(shè)計(jì)原則。第一個(gè)要考慮的原則是對(duì)農(nóng)業(yè)科研單位工作人員的物質(zhì)性人事管理和檔案管理原則。農(nóng)業(yè)科研單位工作人員在基本職位相差無(wú)幾的情況下，所獲得的基本工資數(shù)目也是相差無(wú)幾的，那么農(nóng)業(yè)科研單位人事管理制度所能夠提供給的工作效率高的工作人員的額外金錢就成為了農(nóng)業(yè)科研單位工作人員追逐的方向，是可以極大促進(jìn)農(nóng)業(yè)科研單位工作人員的工作效率的。因此，要進(jìn)行考慮的首要原則是農(nóng)業(yè)科研單位工作人員的物質(zhì)性人事管理原則。第二個(gè)要考慮的是對(duì)農(nóng)業(yè)科研單位工作人員的地位性人事管理和檔案管理原則。農(nóng)業(yè)科研單位工作人員在獲得職位的晉升之后，不僅僅可以獲得更加多的物質(zhì)性收益，還可以收獲來自各方的尊敬，這也是促進(jìn)農(nóng)業(yè)科研單位工作人員積極工作的源動(dòng)力之一。但是，由于農(nóng)業(yè)科研單位的管理職位畢竟有限，沒有物質(zhì)性的人事管理的使用廣泛。因此，其次考慮的是原則是農(nóng)業(yè)科研單位工作人員的地位性人事管理原則。第三個(gè)要考慮的是對(duì)農(nóng)業(yè)科研單位工作人員公平性的人事管理和檔案管理原則。農(nóng)業(yè)科研單位工作人員在農(nóng)業(yè)科研單位之中，因?yàn)榉N種原因，總是難以得到自己應(yīng)有的人事管理。除此之外，在競(jìng)爭(zhēng)之中，農(nóng)業(yè)科研單位工作人員也難以避免拉客等惡意競(jìng)爭(zhēng)行為的出現(xiàn)。例如在家族性農(nóng)業(yè)科研單位之中，就很少有工作人員能夠真正地晉升到管理層之中去，這就極大地限制了農(nóng)業(yè)科研單位人事管理機(jī)制的運(yùn)行，農(nóng)業(yè)科研單位的人事管理機(jī)制也難以激發(fā)出農(nóng)業(yè)科研單位工作人員的積極性。因此，在進(jìn)行農(nóng)業(yè)科研單位人事管理制度設(shè)計(jì)的時(shí)候，要注重對(duì)農(nóng)業(yè)科研單位工作人員公平性的人事管理原則。
2.農(nóng)業(yè)科研單位人事管理改革與人事檔案管理改革思路
進(jìn)入新世紀(jì)，在信息化的時(shí)代下，傳統(tǒng)的農(nóng)業(yè)科研單位人事管理機(jī)制已經(jīng)不能夠滿足人才的切實(shí)需要。針對(duì)這樣的情況，在農(nóng)業(yè)科研單位推行人事管理機(jī)制的時(shí)候，一定不能夠僅僅考慮到農(nóng)業(yè)科研單位工作人員的經(jīng)濟(jì)方面的人事管理，還要注重對(duì)農(nóng)業(yè)科研單位工作人員的全方位人事管理。例如，可以在農(nóng)業(yè)科研單位工作人員做出了對(duì)農(nóng)業(yè)科研單位巨大的經(jīng)濟(jì)貢獻(xiàn)的時(shí)候，可以考慮為農(nóng)業(yè)科研單位工作人員設(shè)立相應(yīng)的職位，滿足農(nóng)業(yè)科研單位工作人員的未來發(fā)展。也可以為工作人員去報(bào)一些專業(yè)技能知識(shí)培訓(xùn)班，提升工作人員的綜合素質(zhì)水平，為農(nóng)業(yè)科研單位工作人員以后的發(fā)展提供保證。在進(jìn)行整個(gè)農(nóng)業(yè)科研單位的人事管理與人事檔案管理制度的評(píng)判過程之中，可以隨時(shí)進(jìn)行變化，并使用相關(guān)的檔案管理手段將這些變化記錄下來，并根據(jù)這些變化改變變量（例如農(nóng)業(yè)科研單位工作人員的性別情況、農(nóng)業(yè)科研單位工作人員的年齡狀況、農(nóng)業(yè)科研單位工作人員的學(xué)歷狀況、農(nóng)業(yè)科研單位工作人員的婚姻狀況、農(nóng)業(yè)科研單位工作人員的工作時(shí)間狀況、農(nóng)業(yè)科研單位工作人員的職位狀況等變量），就可以得出最合理的模型。通過對(duì)這些基本的農(nóng)業(yè)科研單位人事管理制度的基本變量的研究，可以得出各個(gè)變量改變之后，農(nóng)業(yè)科研單位工作人員所接收到的農(nóng)業(yè)科研單位人事管理制度的回報(bào)，以及農(nóng)業(yè)科研單位工作人員具體的滿意程度，制定出符合農(nóng)業(yè)科研單位長(zhǎng)遠(yuǎn)利益、有利于農(nóng)業(yè)科研單位發(fā)展的農(nóng)業(yè)科研單位人事管理基本制度，等等，這樣就可以拉近農(nóng)業(yè)科研單位和農(nóng)業(yè)科研單位工作人員之間的距離，促進(jìn)農(nóng)業(yè)科研單位持續(xù)健康快速發(fā)展。
綜上所述，本文具體地分析了一個(gè)農(nóng)業(yè)科研單位人事管理和檔案管理制度的制作過程，以及這種人事管理制度的檢測(cè)過程。目前，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，各個(gè)行業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈。作為在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)之中獨(dú)立存在的個(gè)體，農(nóng)業(yè)科研單位為了保證自身的運(yùn)用和發(fā)展，必須擁有足夠的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，才能夠在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)之中立足。為了有效地保證農(nóng)業(yè)科研單位的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，就需要農(nóng)業(yè)科研單位的工作人員齊心合力，共同做好工作，為農(nóng)業(yè)科研單位的進(jìn)步添磚加瓦。
作者:張英妹單位:河北省農(nóng)林科學(xué)院植物保護(hù)研究所
