科研檔案管理研究3篇

開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的1篇科研檔案管理研究3篇，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。

科研檔案管理研究篇1

1農業科研檔案的涵義及其特性

1.1農業科研檔案的涵義農業科研檔案是指農業科研項目在立項論證研究實施及過程管理、結題驗收及績效評價、成果管理等過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、圖像、音頻、視頻等各種形式和載體的文件材料以及標本、樣本等實物。根據科研內容和科研管理程序，可區分為項目立項論證、研究實施及過程管理、結題驗收及績效評價、成果管理等階段各種形式和載體的科研文件材料[1]。本文只限于對農作物在育種和栽培、土壤肥料、植物保護等方面的農業科研檔案管理進行探討。

1.2農業科研檔案的特性農業科研人員根據不同區域自然生態環境，用智慧、觀察力和農業研究特有方式，對農作物相同期間內的生長發育、環境適應、抗逆性等進行研究，最終形成具有查考和利用價值的原始記錄材料。在對課題（項目）以及多個分支的反復研究過程中，每一個課題（項目）往往又形成一個獨立的檔案卷宗[2]。是課題（項目）申報、成果申報、成果利用和轉化的唯一憑證。從研究主體、研究領域、研究方式和檔案利用上看，都具有較強的專業性、特殊性、權威性和不可復制性。

2當前農業科研檔案管理存在的問題

2.1檔案工作人員能力欠缺2020年11月，國家檔案局、科學技術部發布施行的《科學技術研究檔案管理規定》，對科研檔案的管理原則、方法制度、歸檔范圍、檔案人員等做出了新的規定。就農業科研檔案管理而言，雖然近年來有所加強，但仍有不少科研單位，特別是地市級的科研院所，人才培養、經費投入力度不大，沒有配備專職人員，一般由機關工作人員兼職，缺乏檔案管理的業務知識、工作經驗和創新能力，對科研檔案的收集整理指導協調不力，基本處于主管部門要什么就要求科研人員報什么、科研人員報送哪些材料就保存什么的狀態，農業科研檔案的收集、歸檔、管理和利用不系統、不完整、不規范。

2.2知識產權保護存在偏差由于檔案人員和科研人員學習理解《檔案法》《知識產權法》《植物品種保護法》不深不透，缺乏對知識產權保護的正確認識，把握不好科研材料管理的尺度，存在保護過度或不善的問題，給檔案管理及成果轉化造成障礙。一是部分科研人員擔心科研材料歸檔后有泄密風險，項目完成后，材料不歸檔、延遲歸檔或核心材料不歸檔的現象比較突出，甚至有的將重要材料留下，自行開發，私下轉讓[3]。二是科研人員在項目進行中對核心的技術、資源、材料等保護不力，致使科研數據在未進行品種保護、項目驗收、成果鑒定前泄露。三是對知識產權過度保護，封閉自守，定密解密不規范，核心資源材料不交流，核心檔案材料達到解密時間不解密，私自擴大保密范圍，造成知識產權的自然流失[4]。

2.3主管部門監管指導不力《科學技術研究檔案管理規定》明確，國家檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，國家檔案主管部門對全國科研檔案實行監督和指導[1]。近幾年，各省市雖然進行了檔案管理機構改革，但改革過渡期，機制運行、職能履行、分級管理還有待加強，對檔案管理尤其是科研檔案工作的監督指導力度不夠。各地農業廳（局）作為農業科研單位的主管部門，往往更注重行政職能的履行和業務方面的管理，對科研檔案工作的重要性認識不足，缺乏有力的督促指導和長遠建設的統籌謀劃。而農業科研單位，無論是從整體規劃、專業力量，還是從基礎條件、制度機制看，都顯得比較薄弱，農業科研檔案管理還處于較低水平。

2.4信息網絡技術運用不夠2017年３月，國家實施了《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》；新出臺的《科學技術研究檔案管理規定》也對發展電子檔案作了明確。雖然目前各地在推動數字化檔案建設，但從實際情況看，大多停留在電腦檢索、方便查閱的利用層次，特別是對于科研檔案管理，很多單位存在安全顧慮、“駝鳥心態”和守陳思想，不敢或不會將信息網絡技術運用到檔案管理，仍然處于傳統的管理模式，大大限制科研檔案信息的開放共享和資源的深度開發。

3科研檔案管理對于成果轉化的必要性

3.1完善的科研檔案是專利申請與轉讓的必備條件農業科研檔案是否完備，對于專利申請、成果轉讓至關重要。因此，科研人員和檔案部門必須在平時就注重科研檔案建設，按照專利申請、成果轉讓的相關要求和科研進程，及時對每項科研項目（課題）的資料進行收集整理，形成齊全、完整、系統的科研檔案，為科研成果的專利申請與轉讓提供必備條件。

3.2完善的科研檔案是提高成果轉化效率的重要保證農業科研一般周期比較長，受自然環境等外在因素影響多，如果沒有詳細完備的科研記錄檔案，后續的成果轉化、推廣、應用等工作就很難得到保證，甚至造成科研資源、科研成果的浪費。高質量的科研檔案管理帶來高效率的轉化利用，有的甚至可以直接進行成果轉化和新產品開發，快速投放市場，創造經濟效益，從而最大程度地縮短科研成果從“實驗室”到“生產線”的時間，提高轉化利用效率。

3.3完善的科研檔案是成果推廣應用的前提基礎科研檔案的更大價值不在于“藏”，而在于“用”。如何使科研成果受惠于民、產生價值，必須要有記錄詳實、資料齊全、數據準確、經驗可鑒的科研檔案作為開發利用的基礎。有了完善的科研檔案，科研人員才能更好發揮科研檔案的繼承作用和參考借鑒作用，站在以前經驗和他人肩膀之上，科學制定科研和生產計劃，擬制配套技術措施；才能著眼當前地方政府、企業、農民對新技術、新產品的強烈需求，有針對性地做好科技情報、檔案信息的咨詢工作；才能配合利用項目推廣、產品展銷等活動，編寫技術資料，有目的地進行宣傳推廣，增強科研成果的社會效益和經濟效益[5]。

3.4完善科研檔案是知識產權保護的迫切需要知識產權保護不力，不僅侵害科研單位、科研人員的權益，同時也給科研成果轉化利用帶來障礙和影響。據查，僅2019年最高人民法院受理各類知識產權案高達3845件，其中涉及農業科研的植物新品種案件34件[6]。目前，北京、上海、廣州已成立專門的知識產權法院，標志著知識產權保護進入快速發展[7]，人們的知識產權意識越來越強，相關糾紛案件也會成為科研和生產中的常見問題。由于農業科研周期較長、專業性強、保密困難，一旦發生知識產權侵權問題，鑒定和取證比較困難。只有平時把科研檔案做完善，才能在關鍵時候發揮其憑證作用，更好地維護自身權益不受侵害。

4農業科研檔案促進成果轉化帶來的積極效應

4.1推動國家經濟發展科學技術是第一生產力。農業科研檔案促進成果轉化，正是將農業科技滲透到現代農業經濟活動和社會生產的各個環節，從而廣泛推動國家經濟發展，也是當前實施鄉村振興戰略、推進農業現代化強有力的支撐和引擎。據統計，每年我國僅農作物新品種選育審定就多達幾千個，以2020年為例，通過審定的水稻品種1913個、玉米2827個、大豆335個、棉花88個。這些科研成果通過轉化利用，可以為社會創造巨大的經濟價值。

4.2創造更多就業機會農業科研檔案推動科研成果的成功轉化和廣泛應用，必然衍生多種產業鏈。比如農產品加工銷售、農業特色旅游、農業機械、良種繁育等等，通過科學規劃發展，形成集“種養加、產供銷、內外貿、農科教”為一體的農業產業體系，不僅可以大大提升鄉村經濟發展質量，也能創造更多的就業機會，吸引年輕人投身鄉村振興，緩解城鄉就業壓力，促進城鄉發展平衡。

4.3激發研科人員創新熱情農業科研檔案促進成果轉化，在推動社會經濟發展的同時，也給科研人員帶來可觀的經濟收入。目前一個國審優質玉米、水稻新品種轉讓費大概在50~300萬不等，有的甚至更高。國家和許多單位為推動科研工作出臺了一些激勵政策，將成果轉化收益進行按比分配，一部分留作單位的科研經費，另一部分用來獎勵科研人員。成果轉化的成功，即使單位有了充足的科研經費，又讓科研人員享受到實惠，充分調動了科研人員創新創造的熱情和干勁，使農業科研在良性循環中得到更大發展。

4.4提高單位核心競爭力科研檔案本身就是寶貴的科研資源，農業科研成果及其轉化是一個單位的無形名片和宣傳窗口，代表農業科研單位的實力。站在一定的科研積淀之上，使其在行業內和相關領域得到更廣泛認可，對爭取高級別科研項目、科研經費和高素質科研人才等方面都有著重要的聚合作用，有利于更好的提升單位形象、科研水平和核心競爭力。

5加強農業科研檔案管理，為成果轉化打下堅實基礎

5.1健全完善檔案管理法規制度認真貫徹《檔案法》、《促進科技成果轉化法》和《科學技術研究檔案管理規定》等法律法規，并結合本地區本單位實際，著眼科研成果轉化和知識產權保護，制定農業科研檔案相關管理規范，對農業科研檔案的收集整理、立卷歸檔、保存管理、開發利用等做出明確具體規定，切實做到有章可循。同時，建立健全農業科研檔案的整理歸檔、日常管理、定密保密、管理責任、檢查評查、檔案利用等系列制度，不斷提高農業科研檔案管理的規范化水平，切實為成果轉化提供基礎條件。

5.2大力培養檔案管理人才專業的人干專業的事。必須轉變“管檔案就是管資料，誰都能干”的認識觀念，針對農業科研檔案人員年齡結構偏于老化、農業科研和檔案業務素養較低、網絡信息技術不懂不會等問題和現狀，采取人才引進、崗位調整、辦班培訓、送學進修等形式方法，提升農業科研檔案管理人員的農業科研素養、檔案管理能力和信息技術水平，使其能夠真正參與到科學研究中抓檔案管理，與科研人員一起挖掘科研檔案的潛在價值，提升科研檔案在成果轉化中的效率和作用。

5.3積極創新檔案管理模式農業科研與管理有其明顯的自身特點，農業科研檔案也較行政文書檔案區別很大，具有材料來源散、收集鏈條長、記錄難度大、資料品類多等特點。在實際工作中，檔案管理部門與科研管理部門往往處于各干各的、分割脫節的狀態。解決這一問題，需要緊貼農業科研的自身特點，在創新檔案管理模式上求突破。具體講，就是建立與科研計劃一體統籌、與項目實施一體推進、與課題驗收一體考評、與成果轉化一體利用的“五位一體”科研檔案管理模式，做到農業科研每推進一步、檔案工作就跟進一步，確?？蒲袡n案的詳實、完整、系統，為項目鑒定驗收、專利申請轉讓、成果推廣應用、知識產權保護、科研經驗積累等打下堅實基礎。

5.4提高檔案管理信息化水平當前，信息網絡技術得到空前廣泛的應用，給社會各領域帶來了結構性顛覆性影響。農業科研檔案管理，要把握信息化發展方向，跟上社會技術變革的步伐，著眼現代農業發展的需求，站在整個農業系統的高度，加強頂層設計和科學規劃，統籌好人才隊伍、資金投入等各方面資源，大力推進信息網絡技術在農業科研檔管理中的普及運用。同時，要走出搞數字化檔案就是“電子掃描＋電腦儲存”的認識誤區和發展層次，著眼農業科研成果的價值特點，敢于樹立和實踐“共享”理念，綜合考慮信息咨詢、成果轉讓、交流合作、產權保護、利用權限、保密安全等因素，打造農業科研成果和資源共享的“云平臺”，建立健全科研檔案開放利用機制，最大限度地挖掘農業科研成果的價值和作用。

6結語

隨著社會經濟和信息技術的發展，農業科研檔案管理在成果轉化中顯得越來越重要。要改變當前科研檔案管理的現狀，必須認真貫徹國家相關法律法規，把握信息化發展的大趨勢，積極創新方法模式，進一步提高農業科研檔案管理的系統化規范化信息化水平，為農業科學研究和社會經濟發展發揮重要作用。

作者:龐雪芹 單位:武漢科技大學檔案館

科研檔案管理研究篇2

近年來，隨著我國農業科研水平的快速提升，國家對農業科研項目加大了投入力度，農業科研取得了豐碩成果，科研項目不斷增加。因此，農業科研項目資料隨之增多。但是科研項目管理還存在一些問題，例如配套檔案管理不完善、檔案管理人才匱乏，致使檔案管理工作壓力增大。有些科研項目資料在課題組手中保存，缺少專業性、規范化管理，重視程度不夠使一些科研項目資料丟失；有些紙質材料因保存不當，出現了霉變、蟲蛀等問題。這些問題都不利于農業科研工作延續和再利用。因此，探究農業科研項目檔案管理模式，具有重要意義。

一、農業科研項目檔案管理存在的問題

（一）重視程度有待提高。在農業科研單位中，往往只重視科技研發而輕視后期項目歸檔工作。尤其是領導干部對科研項目檔案歸檔工作的認識和理解還有待提高。農業科研工作以項目執行為主，科研項目貫穿科研工作的全過程，而科研項目材料歸檔工作是否完整和統一，直接影響科研項目執行效果和后續科研工作的延續。因此，領導干部高度重視，就有利于科研項目檔案工作的開展。在檔案信息化管理已普及推廣的形勢下，有些單位仍以人工為主進行檔案管理等工作。因對檔案管理的重要性缺少認識，進而影響其價值的發揮。由于農業科研項目檔案具有系統性和連續性，在實際工作中，一旦檔案材料不完整甚至丟失，就會導致課題不能如期完成或是科研質量下降，還會影響下一步課題的申報，形成惡性循環。

（二）項目執行人檔案意識薄弱。項目執行人大多重視科研項目的科學研究、實踐活動、科研成果及成果轉化等過程，而忽視在項目前期申報、制定的實施方案、簽訂的合同任務書、試驗示范過程、數據采集、資金使用、總結、結題驗收、成果申報、成果轉化、報獎等一系列的紙件材料和電子材料的歸檔工作。項目執行人一是認為這種工作應該是檔案管理部門負責的事情，不需要他們來配合；二是認為科研項目材料存到檔案管理部門，不如放在自己手里用起來方便。致使科研項目執行人產生了錯誤的認識，造成科研檔案不能及時歸檔，甚至材料缺失或不完整。

（三）檔案管理復合型人才匱乏。農業科研項目檔案管理流程繁瑣，科研項目存在跨年度、執行周期不一致等情況。從項目申報、立項、批復、年度執行情況、結題、成果等全部資料按年度收集，到歸檔編目，再到入庫保存以及后期的借閱使用，都需要檔案管理人員嚴格遵循相關制度規范，并且要具有極強的專業知識。一名合格的檔案管理員，除了要具備檔案學相關技能外，還必須對農業科研項目有一定程度的了解。如果本部門已經推行檔案信息管理系統，還需要檔案管理員掌握信息技術。因此，要想勝任農業科研項目檔案管理工作，就需要具備較強的復合能力。調查發現，在省級或市級許多農業職能部門，大多配備了高素質檔案管理人員；而在基層和農業科研院所配備的檔案管理人員，具有扎實的檔案管理專業技能，熟悉農業科技相關知識的復合型人才還比較匱乏。

（四）檔案管理配套制度不完善。農業科研項目檔案管理作為一項專業性極強的工作，要想保證各個流程做到順利完成且無縫銜接，需要一套完善的管理制度，為各項具體工作開展提供參照和依據。從整體上來看，近幾年我國農業科研檔案管理制度逐步完善，但是還有一些科研單位的項目不在存檔范圍之中，同時在一些細節方面還存在不足。例如，在立卷標準上，不同地方的農業科研單位，執行的標準存在差異。有的是按照科研項目的類別不同進行分類；還有的是按照時間順序，把每個年度的檔案分成一類。在檔案形式上，有的是將紙質檔案按照“三孔一線”的方式進行整理，有的則是將所有檔案直接裝入檔案盒。由于缺少統一的制度標準，一方面給檔案管理增加了負擔，另一方面也影響了檔案資料的共享和利用。

（五）檔案管理模式滯后，利用率不高。農業科研項目檔案的價值在于利用，只有為科研人員、科研工作提供了幫助，在農業科研項目檔案管理上投入的時間、人力和物力才能得到回報。但是基層農業科研單位，受到技術條件和管理人員專業性不強的限制，仍依賴于人工這種落后的管理模式。雖然以信息技術為支撐的檔案信息管理系統也得到安裝和使用，但多數情況下還是用于檔案資料的查找，沒有利用技術優勢進行更深層次的價值開發和挖掘利用。由于檢索效率不高，許多有價值的檔案沒能得到很好的利用，也就無法為農業科技創新和科研成果產出提供支持和參考，也使農業科研單位之間，無法就各自的檔案資源進行高度共享,造成了檔案資源的浪費，影響了農業科研事業的發展進程。

二、加強農業科研項目檔案管理的必要性

（一）有利于農業科技創新。農業科研項目檔案作為對農業科研工作從項目申請、立項、實施、檢查評估、項目驗收、成果鑒定、成果申報、成果轉化、科技推廣等各個環節、各項工作的真實記錄，也是對科學技術研究過程中形成的具有保存價值的文字材料、圖表、數據及影像等各種形式的材料以紙質或電子檔案形式的保存，可以對當前農業科技創新工作提供有價值的借鑒。任何領域的科研創新，都必然會伴隨著各種困難甚至走一些彎路，而通過查找以往的項目檔案資料，則能夠借鑒前人的經驗教訓，從而讓農業科研活動更加高效地開展。同時大大縮短了科研周期，保證了科研成果盡快轉化和推廣。另外，在農業科研項目檔案中也包含了科技工作者幾年甚至幾十年的成功經驗，可以為后人打開新的研究思路，提供有價值的參考。因此，把農業科研項目檔案當成知識寶庫，可以對農業科技創新和科研成果產出提供幫助。

（二）有利于農業轉型發展。隨著產業結構調整，我國農業正在經歷轉型發展。而農業的現代化、科技化則是一個必然趨勢。農業科研項目成果轉化及試驗示范，可以為不同區域的產業發展起到示范引領的作用，還可以扶持龍頭企業創新發展，帶動地方吸引符合本地特色發展的企業入駐，推動地方特色農產品的精深加工等產業的發展。在農業科研項目檔案中，就包含了不同區域農業科技水平的全面調查。通過查閱這些檔案，可以為地方產業發展方向提供科技支撐，也是為農業科研工作者了解各地農業科技水平的一個有效途徑。同時根據實際情況，尋找到農業科技創新的方向，提高了農業科研成果轉化和利用價值，能助推農業實現轉型升級。

三、完善農業科研項目檔案管理的對策

（一）強化崗位責任制，細化檔案管理流程。農業科研項目檔案從前期資料文件的搜集、篩選，到最后入庫存儲，整個流程包含了諸多的細節要點。為確?？蒲许椖繖n案順利交接，需要項目負責人與檔案管理人員有效配合，明確責任分工，落實崗位責任制，確保科研項目檔案管理的每項工作、每一個環節都能落實到位。對于農業科技成果已經推廣應用的，需要將成果轉讓協議書、轉讓技術資料等文件及時提交給檔案管理人員，而檔案管理人員也要及時與項目負責人對接收集資料，保證后續項目材料的齊全、完整。完成檔案驗收后，填寫驗收單，然后由分管領導簽字。因有些科研項目檔案存在知識產權和涉密等情況，在歸檔之后，無論是日常的檔案整理，還是檔案的檢索和出借，都需要檔案管理人員嚴格執行制度規范，最大程度上保證檔案資料的完整性和安全性。

（二）加強人才培養，夯實檔案管理基礎。為了加強檔案管理工作，促進農業科研快速發展，必須建立一支高素質的檔案管理人才隊伍。重點抓好人才的“引進”和“培養”兩項工作?！耙M”就是結合農業科研檔案管理工作需要和檔案管理信息化趨勢，在人員招聘時，除了要具備檔案管理相關專業知識外，還要考察信息技術、農業科技等方面的知識儲備情況，優先選拔錄用復合能力較強的應聘者，從而為下一步農業科研檔案管理工作高效率的開展，以及檔案價值的深層次挖掘提供人才支持。“培養”主要是針對現有檔案管理人員，通過培訓和外派學習等形式，鼓勵他們進行深造，彌補不足，獲得更高級別的職業資格證，培養適應現代農業科研檔案管理的人才。

（三）完善制度建設，提升管理規范化水平。為適應農業科研項目檔案管理需求，必須建立一套規范的管理辦法和規章制度。一是建立科研項目歸檔范圍，明確科研項目檔案的收集內容。特別是科研項目立項、實施過程、驗收標準、成果鑒定等材料接收，都要有統一的規定，并做出明確的說明。二是建立農業科研項目文件資料的歸檔流程、具體的格式標準及時間節點等，使項目執行人和檔案管理者明確歸檔節點，保證科研項目執行與歸檔工作同步進行。因科研項目從立項、執行、驗收、成果鑒定、成果報獎、成果轉化的全過程執行周期比較長，因此，需要規范不同時間節點提交不同的項目檔案材料歸檔，在原有制度的基礎上就要進一步細化，減少歧義。三是建立科研項目考核管理機制，把科研項目歸檔納入年度考核中，并且與項目執行人的績效考核掛鉤，提高項目執行人對科研項目歸檔工作的重視程度，進一步保證科研項目檔案工作的順利開展。四是健全檔案信息化管理制度，通過借鑒其他檔案管理單位的成功經驗，制定出關于農業科研項目電子檔案收集、備份、共享、利用等相關工作制度。讓制度緊跟農業科研檔案管理的發展趨勢，使檔案資料的價值得到更好利用。

（四）開拓創新，利用信息技術挖掘檔案價值。隨著檔案管理標準的不斷提升，農業科研檔案的管理思維和方法也要順應時代的變化，做出與時俱進的調整。隨著現代化大農業科技創新步伐快速推進，農業科研單位更加重視信息技術在科技創新及檔案管理等工作中的應用價值。特別是有些基層單位信息基礎設施比較匱乏、信息管理水平相對落后，要在信息化建設方面加大投入力度，確保檔案管理信息化水平的持續提升。以黑龍江省農業科學院草業研究所寒地作物種質資源庫的種質資源綜合管理平臺建設為例，把幾萬份農作物種質資源利用物聯網、5G、大數據及人工智能等技術，構建種質資源“收集-評價-鑒定-管理-挖掘-應用”的保護利用創新體系，實現種質資源保護利用的全流程智能化管控，實現種質資源數據高效共享及平臺互聯互通。利用種質資源數據平臺，深度挖掘優異種質資源，將種質資源優勢轉變成可利用的親本材料優勢，培育出更多具有突破性的作物新品種。種質資源綜合管理平臺為種質資源長期安全儲藏、種質資源的更新繁殖安全高效管理、種質資源的數據在線交流分發、高效利用和效果追蹤提供了數字化解決方案，實現了種質資源全方位信息化管理的新模式。因此，檔案管理人員要利用大數據等前沿技術手段，進一步挖掘檔案的利用價值。可以通過建設檔案資源共享平臺，讓國內農業科研單位將非涉密的檔案資料在平臺上共享交換，相互學習和借鑒，使農業科研檔案的實際利用價值得到快速提升。

四、結語

在我國農業科技創新快速發展的同時，積累了大量的農業科研項目資料，這些資料是多年來農業科研工作者的寶貴經驗，可以為以后的科技創新提供技術支撐。面對種類多樣、數量龐大且管理要求極高的農業科研項目檔案。一方面，要加快檔案各項制度建設，做到各項工作規范、嚴謹，保證檔案資料完整、可用；另一方面，要重視信息技術引進和人才培養，提升檔案資源利用價值，加快現代化大農業的發展進程。

作者:孔曉蕾 單位:黑龍江省農業科學院草業研究所

科研檔案管理研究篇3

一、醫院科研檔案管理概述

醫院科研檔案是醫院在從事醫療、科研、教學等過程中形成的原始材料，在一定程度上能體現醫院總體及醫生個人的水平。醫院科研檔案信息資源通過多渠道、多載體、多形式的公開及利用服務，對醫院發展創新、醫生專業水平提高具有一定的借鑒作用，使科研檔案發揮出更大價值。對于科研檔案管理而言，科研檔案主要涉及臨床、教學、行政等多個部門，檔案來源較為分散，形成人員較多，且科研檔案形成過程的生命周期都比較長，其申報立項、項目實施、結題驗收等環節涉及的業務部門、業務流程都比較多。醫院檔案工作人員作為醫院科研檔案的主要管理人員，承擔著制度建設、監督指導及業務活動具體開展等工作，除了需具備專業的檔案理論知識、信息化基礎知識、業務管理能力外，還應對醫院的各項職能活動有全面的了解，這樣才能為科學高效推進檔案管理發揮醫院科研檔案的更大價值。

二、醫院科研檔案管理利用遇到的問題

（一）檔案意識淡薄。一是醫院是以醫療工作為中心的單位，院領導及管理人員主要把精力投入到醫療工作及科研工作上，對檔案工作的重視程度不夠，投入的資源十分有限，信息化基礎更是薄弱，對于檔案的認知僅限于“管理即存放，工作即保管”的傳統思想。二是醫院其他人員對于檔案認知程度也普遍較低，特別是開展科研項目的相關人員，往往以結果為導向，并不注重過程中各種有歸檔價值的科研檔案資料的收集與整理工作，不注重維護科研檔案各文件之間的有機聯系，從而造成科研檔案收集不全、管理不善。

（二）知識結構欠缺。雖然我院的檔案管理人員具備一定的專業理論知識和業務實操技能，但是隨著檔案業務的深化和載體形式的多樣，原有的知識結構已無法滿足日常管理所需。特別是醫院科研檔案有其獨特性和專業性，檔案信息化建設也有較強的技術性和實踐性，這都對檔案工作人員提出了更高要求，除了擁有扎實的檔案專業知識外，還要不斷擴充醫療業務知識、信息技術知識，從而豐富各類知識儲備和結構，更好地勝任崗位工作。

（三）歸檔形式單一。目前我院科研檔案的歸檔形式主要依賴于科研部門在科研項目完成后整合上交，且大部分都是以紙質形式作為最終歸檔載體。這樣的歸檔形式，一方面，可能會流失在科研項目進展中一些其他有歸檔價值的文件材料，如行政部門的管理性文件，項目運行過程的各部門、單位之間的重要往來文件等；另一方面，由于主要載體是紙質文件，容易造成檔案載體利用不便和科研檔案信息資源的匱乏。

（四）檔案借閱困難。一是我院檔案室雖位于單獨樓層，但由于庫房、借閱、辦公面積有限，提供的現場查閱條件較為不便，而科研檔案借閱過程中涉及的檔案數量較多，不能很好地滿足現場查閱的要求。二是科研檔案利用的需求人員較多為醫療人員，常因工作繁忙等原因無法上門借閱查詢，檔案查詢一般通過電話口述的形式，過程中涉及大量的醫學專業術語，而檔案工作人員很可能對口述的需求一知半解，因此很難精準地從大量的紙質文件中定位到所需材料，且無法確認所需檔案資料的具體信息是否準確、是否全面，檔案利用的查全率、查準率效果較差。三是通過近年來檔案利用經驗總結發現，傳統形式的紙質檔案借閱方式及手工登記流程較為繁瑣，并不高效。此外，科研檔案借閱一般為全項目借閱，材料內容較多，可能因管理不善、疏忽大意導致紙質檔案借閱過程中信息泄露、檔案損壞，導致檔案在完整性、原始性、保密性上出現問題，影響檔案保管安全。四是審批流程冗長。因我院開展科研項目的部門較多，形成科研檔案涉及不同部門的審批流程。而目前在科研檔案利用時，其利用流程未進行有效梳理和統一規劃，往往花費較長的時間才能夠獲取到所需的檔案，使得科研檔案的利用率下降。

（五）軟硬環境薄弱。目前我院科研檔案以紙質文件為主，但是隨著檔案信息化發展的客觀需求，對科研檔案管理的軟硬件環境也產生了新的要求。一是檔案管理方式仍較為傳統，特別是在檔案數據條目、元數據管理、接收利用等業務流程方面主要通過手工著錄、手工管理，迫切需要一套完善的檔案信息系統來輔助管理，提高工作效率。二是隨著信息系統的建設及電子文件等載體形式的豐富，檔案庫房資源就不能局限于保管傳統的紙質檔案，需要配置配備能夠滿足電子檔案長期保管的存儲設備及信息系統穩定運維的服務器環境。三是基于科研檔案信息資源的安全、保密要求，科研檔案在信息化環境下的收管存用流程，對其網絡環境的穩定及安全防護也提出了更高要求。

三、醫院科研檔案管理信息化建設對策實施

（一）不斷提升檔案工作意識。隨著國家及社會數字化轉型的深入發展，我國檔案法律法規及業務標準體系的持續完善和發展，特別是《“十四五”全國檔案事業發展規劃》的發布，都對檔案信息化發展提出了新的要求與任務。檔案作為重要信息資源的價值也受到更多重視與關注,有助于院領導和管理人員改變對于檔案工作的傳統認知，提升對檔案工作的重視程度和支持度。此外，醫院檔案工作人員也應該積極開展宣傳活動，舉行專題宣傳或講座，如新版《檔案法》的宣傳、新標準的宣傳，利用院內宣傳墻張貼宣傳海報，在醫院OA辦公系統中開辟專欄等形式，使檔案工作與院內其他職能工作活動產生更多交集，從而提升醫院廣大職工的檔案意識。

（二）豐富檔案人員知識結構。為了更好地開展醫院科研檔案的管理工作，檔案管理人員不僅需了解醫院科研檔案相關的基礎知識、熟悉業務流程，主動介入科研檔案全生命周期管理，參與科研檔案形成歸檔全過程。更需要檔案管理人員懂得檔案信息化基礎知識與概念，對現代信息技術，如5IABC有一定的掌握及了解，這樣才能做好全院檔案信息化建設頂層設計，在工作中運用新技術、新方法，創新思維，推動檔案信息化建設工作行穩致遠，提高各項檔案業務工作的管理水平，更好地為醫院廣大職工提供檔案服務，深挖檔案價值。

（三）加強檔案軟硬環境建設。對于檔案信息化建設而言，軟硬件基礎設施建設是一項基礎但又極為重要的工作，應當予以重視，給予投入。在軟件建設上，可參考《電子檔案管理系統通用功能要求》《企業數字檔案館（室）建設指南》等標準規范，充分調研檔案管理人員及檔案利用人員的需求，結合醫院各項職能活動的實際情況，選取各項功能模塊簡單實用、功能明確的軟件系統，并選擇社會上較為成熟優秀的檔案產品服務商，從而降低自研成本，確保系統穩定可靠及維護升級服務的可持續。在硬件建設上，醫院檔案部門應和信息化部門通力合作，重點關注系統服務器配置、網絡系統可靠穩定及信息系統安全防護備份機制等問題，合理規劃資源的投入與配置，確保檔案信息系統用戶網絡并發、檔案信息資源上傳下載等關鍵環節不宕機、不崩潰，檔案信息資源交互、檔案信息資源保管等機制策略不泄密、不丟失。

（四）加強檔案信息資源建設。醫院科研檔案信息化的建設，也是醫院科研檔案信息資源的建設，沒有科研檔案信息資源，信息化建設也是無米之炊。在建設檔案信息資源的過程中，應重點加強以下幾方面檔案信息資源的收集。一是加強科研檔案歸檔移交時目錄數據與元數據的收集與數據質量，從而保證科研檔案的利用人員可以通過關鍵字檢索出想要的檔案。醫院檔案管理人員可聯合科研人員認真梳理科研檔案管理及利用過程中所需的各項元數據信息，規范各項數據著錄格式與標準，充分利用信息系統輔助管理的功能，盡量減少手工著錄管理可能存在的錯誤。此外，檔案管理人員應重視已歸檔科研檔案的歷史問題，設法補足完善歷史數據的缺項漏項。二是開展醫院科研檔案存量數字化、增量電子化的相關工作。制訂好檔案數字化標準，保證數字化副本質量，特別是運用ORC技術實現科研檔案的全文檢索功能，實現對科研檔案內容的深層次檢索，進一步滿足科研檔案利用人員的個性化檢索需求，提高科研檔案利用效率。在存量檔案數字化建設過程中，如可投入的財力有限，應對形成年代較早、較為珍貴、重大科研項目或日常利用較多的科研檔案等，優先進行數字化管理。在增量電子化建設工作上，應客觀結合醫院檔案管理水平與條件的基礎上，積極推行科研檔案由雙套制向單套制、單軌制的轉變。三是豐富檔案信息資源的組成形式。目前醫院科研檔案信息資源的載體形式常以紙質文件或電子文件為主，往往缺少在科研過程中一些有價值的聲像檔案的歸檔。檔案部門應聯合各部門，主動加強對科研項目關鍵節點或里程碑，如對研究過程，驗收過程聲像檔案及其他載體形式檔案的收集與整理，規范聲像檔案數據格式與“六要素”等著錄項要求，保證聲像檔案可查可用，進一步反映科研項目全貌。

（五）提高檔案資源利用效率。通過建立醫院檔案利用服務門戶網站，醫院科研檔案的利用可突破時間、空間的限制，利用方式也不再局限于電話咨詢、手工翻閱等形式，檔案利用人員可通過個人辦公計算機、移動終端等設備，在控制權限的基礎上實現對科研檔案信息資源的查詢和瀏覽，使得科研檔案利用的方式方法更加多樣，效率更加高效。對于一些需要線下瀏覽借閱、涉及檔案出入庫登記的情況，可積極運用RFID等技術，實現檔案出入庫的快速準確登記，庫藏變化的動態管理，減少手工登記及庫藏盤點的繁瑣低效，提高線下借閱時的工作效率，節約檔案管理人員及利用人員雙方寶貴的時間。另外，醫院檔案工作人員應進一步加強工作主動性，通過在檔案利用門戶網站發布新歸檔資源目錄，專題檔案編研成果等形式，充分挖掘和整合各類檔案信息資源，實現檔案信息資源的有效利用。

（六）促進檔案資源智慧利用。在深入建設醫院科研檔案信息資源的同時，檔案部門應以檔案利用需求為導向，充分發揮知識管理、數據治理等理念，不斷創新檔案利用方式和方法，對檔案信息進行深層次加工和知識化組織，將各種隱性知識顯性化，從而實現內部知識的充分共享，幫助醫院科研等各類人員快速發現本院已有的存量知識，節約科研成本，提高科研效率。在實現途徑上可通過運用大數據技術，整合和利用各類內外部信息資源，促進醫院內部各類知識資源和外部的情報資源、信息資源的充分聚合。利用自然語言處理的各類方法，識別各類信息資源中的知識單元，利用本體構建知識單元之間的語義關系，構建不同類型的醫院科研知識庫、專題情報知識庫，為院領導進行發展規劃、科研人員進行技術研究、管理人員總結工作經驗提供強大支撐，從而實現有針對性地、主動地為醫院科研、管理、經營等各項職能活動提供全方位、多層次的個性化檔案信息利用和知識決策支持服務。

四、結語

基于本文論述與筆者實踐經驗，醫院科研檔案信息化建設并非一蹴而就，其有著諸多復雜繁瑣的建設內容及工作流程，需要醫院提供可靠且持續的組織保障、制度保障、資源保障。作為醫院一名基層檔案工作者，需要不斷完善和豐富自身的知識儲備和結構，在檔案信息化建設等業務工作上勇挑重擔、主動作為，為院檔案管理工作提供強有力的知識支持與服務保障。

作者:徐楊 單位:上海市嘉定區中心醫院