時間：2023-06-21 08:55:12
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇高校檔案如何管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境;高校檔案;管理;信息服務(wù)
一引言
全球網(wǎng)絡(luò)化浪潮隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展而興起，從而造成了以現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的新信息環(huán)境的高速形成和發(fā)展。在這樣的環(huán)境下，導(dǎo)致了高校檔案及其功能與形式、工作方式、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)方式和服務(wù)對象在發(fā)生變化。同樣也影響到了高校檔案的管理模式和管理方式。面對新的挑戰(zhàn)，關(guān)鍵在于如何對檔案的管理進(jìn)行根本性的變革。
二高校檔案管理面臨的新環(huán)境
信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，帶來了很多的有利因素，以及引起信息社會對信息需求的不斷增加。也帶來了一系列的轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、虛擬化，將檔案從傳統(tǒng)解脫，從而面對整個信息環(huán)境來組織、選擇、使用各類信息資源及信息服務(wù)方式。“網(wǎng)絡(luò)檔案”或稱“虛擬檔案”這樣的新名詞就這樣誕生了。網(wǎng)絡(luò)檔案作為現(xiàn)在信息網(wǎng)絡(luò)的核心部分，是未來的發(fā)展趨勢，也是高新技術(shù)發(fā)展的必然產(chǎn)物。
網(wǎng)絡(luò)時代的環(huán)境下，檔案形態(tài)發(fā)生了很大的變化，它的工作也發(fā)生了重大的變化，重心將落在信息資源的開發(fā)和利用上來。檔案是信息網(wǎng)絡(luò)上的一個重要環(huán)節(jié)。檔案是要隨著時代環(huán)境的變化而變化的，需要在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下不斷調(diào)整自己的定位和姿態(tài)。與此同時，檔案的工作人員也需要不斷調(diào)整自己的行為，提高素養(yǎng)以適應(yīng)形勢發(fā)展。
三高校檔案管理面臨的新要求
一個良好的信息網(wǎng)絡(luò)，可以為高校的檔案信息服務(wù)和信息資源創(chuàng)造一個非常好的環(huán)境。但與此同時，也為高校的案信息服務(wù)和信息資源提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
（一）信息服務(wù)人員素質(zhì)方面的要求
信息技術(shù)高速發(fā)展的年代，高校檔案信息資源的數(shù)字化已經(jīng)是個重要的趨勢。在過去，檔案室大小和材料多少是衡量檔案的地位和作用的一個標(biāo)準(zhǔn) ，而現(xiàn)在這種標(biāo)準(zhǔn)主要表現(xiàn)在信息服務(wù)手段是否自動化、信息服務(wù)形式是否多樣化、信息服務(wù)質(zhì)量是否高效化、信息服務(wù)資源是否網(wǎng)絡(luò)化、信息服務(wù)對象是否全球化和信息服務(wù)人員是否高素質(zhì)化等等方面。因此，要求信息服務(wù)人員必須具有各方面的良好素質(zhì)：計算機，英語，網(wǎng)絡(luò)，軟件，數(shù)據(jù)庫以及其它領(lǐng)區(qū)的知識是不可缺少的，而信息的檢索能力是更加要熟悉的。
（二）信息服務(wù)方式的要求
高校檔案的信息服務(wù)應(yīng)改變以保管為主，被動式的信息服務(wù)方式。高校檔案信息服務(wù)人員應(yīng)積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，在網(wǎng)頁上通過匯編相應(yīng)的專題、提供數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等服務(wù)方式，讓利用者與檔案館（室）利用電子郵件在網(wǎng)上進(jìn)行快速通訊，進(jìn)行信息交流，回答服務(wù)對象對檔案材料的咨詢，提供查詢和資信服務(wù)，為用戶提供更好的服務(wù)。
四高校檔案管理及服務(wù)的新對策
管理和檔案一樣需要電子化、數(shù)字化，我們要從多方面來進(jìn)行調(diào)整，這幾個方面主要表現(xiàn)在：
（一）改變傳統(tǒng)檔案建設(shè)思想，開發(fā)和利用網(wǎng)絡(luò)信息資源
高校檔案必須摒棄“大而全”的思想，根據(jù)高校自身的特點積極合理利用網(wǎng)上資源，以此來不斷的推廣和發(fā)展自己的資源，加強自身的管理。
文件材料完整齊全和盡可能滿足利用，是高校檔案規(guī)范化建設(shè)的最大化的目標(biāo)。這就需要我們做出大量的工作來加強過程的控制，需要從根本上來重視材料的收集與應(yīng)用，并且需要做到每項工作的開展與文件材料收集同步，項目質(zhì)量檢查與檔案檢查同步。工作激勵機制是一項很好的制度，這樣可以保證文件材料的質(zhì)量，建立一個合理的監(jiān)督和管理制度來監(jiān)督材料的管理和監(jiān)督。檔案工作的最終目的是的檔案的合理利用，也是檢驗檔案價值和檔案工作水平的非常重要的因素所在。教學(xué)工作水平評估工作對于各高校來說是一個非常好的機會，可以幫助學(xué)校慢慢的建立起高校檔案資源信息化建設(shè)，建立各種專題檔案數(shù)據(jù)庫、重點學(xué)科建設(shè)數(shù)據(jù)庫、歷屆畢業(yè)生數(shù)據(jù)庫等等，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，使檔案工作的各個環(huán)節(jié)以更高的效率為高校的各項工作服務(wù)，實現(xiàn)檔案信息資源的共享等等。
（二）開展檔案際交流與合作，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息資源共享
高校檔案建設(shè)需要打破自我封閉的狀態(tài)，一方面要將自己的優(yōu)勢條件放到網(wǎng)上去，加強各地區(qū)各學(xué)校的交流與合作，另一方面要加強橫向聯(lián)合，尋找別人的長處來彌補自己的短處。例如加強高校檔案館和地方綜合檔案館之間的聯(lián)系與協(xié)作。廣泛開展聯(lián)機檢索等業(yè)務(wù)，互通信息，促進(jìn)交流，改變各自為政的局面，優(yōu)化檔案信息資源配置，聯(lián)合搞好信息資源開發(fā)，實現(xiàn)資源共享，實現(xiàn)優(yōu)勢的相互利用，相互促進(jìn)與發(fā)展，以此達(dá)到“分散建庫、集中聯(lián)庫、分散服務(wù)、資源共享”目的。
（三）提高檔案員素質(zhì)，強化檔案員的服務(wù)意識
檔案員整體素質(zhì)的提高無疑是保證網(wǎng)絡(luò)檔案高效運行的根本保障。要真正的實現(xiàn)檔案從傳統(tǒng)到現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)變，創(chuàng)立全新的網(wǎng)絡(luò)檔案形態(tài)，高素質(zhì)的檔案員是相當(dāng)重要的一個因素。各高校應(yīng)該根據(jù)自身的條件有計劃、有目標(biāo)、有步驟對加強對工作人員的培養(yǎng)。注重檔案人員業(yè)務(wù)能力、創(chuàng)新能力的培養(yǎng)和提高，重視開展業(yè)務(wù)進(jìn)修和培訓(xùn)工作，重點加強對他們的繼續(xù)教育。使檔案員不僅擁有檔案管理的專業(yè)知識，熱愛檔案管理事業(yè)，還需要熟悉和掌握各種相關(guān)管理軟件的操作，系統(tǒng)的維護(hù)。以及檔案信息安全防范意識和技術(shù)。
（四）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視 加大資金投入
《高等學(xué)校檔案管理辦法》強調(diào)：高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)將高校檔案工作所需經(jīng)費列入學(xué)校預(yù)算，保證檔案工作的需求。還進(jìn)一步規(guī)定高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立專項經(jīng)費，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，加快數(shù)字檔案館(室)建設(shè)，提高檔案工作服務(wù)學(xué)校和社會的能力。思路決定出路，只有高校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識了檔案管理的重要性，才能從思想上重視檔案工作，并且從經(jīng)費、設(shè)備、庫房等方面給予支持和保證。配齊硬件設(shè)備和檔案管理軟件，實現(xiàn)裝備技術(shù)現(xiàn)代化，解決手工操作運轉(zhuǎn)速度慢、效率低的問題，才能有條件運用網(wǎng)絡(luò)、數(shù)碼等先進(jìn)技術(shù)和手段，進(jìn)一步提高技術(shù)含量和水平，使檔案管理手段由舊變新。
五 結(jié)束語
我們要從網(wǎng)絡(luò)環(huán)境檔案、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境檔案面臨的新挑戰(zhàn)、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境檔案面臨的新挑戰(zhàn)、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境檔案管理對策等方面來正確理解高校檔案的重要性。網(wǎng)絡(luò)時代的不斷發(fā)展，人們的思想觀念也隨著發(fā)生了變化，人們的生活方式不斷變化，高校檔案的發(fā)展問題也存在著很大的挑戰(zhàn)，立足現(xiàn)在、抓住機遇、改變觀念、準(zhǔn)確定位、改進(jìn)管理、把握檔案是現(xiàn)在高校檔案發(fā)展的一個重大趨勢，只要好好利用這些方面的因素，高校檔案事業(yè)就一定會創(chuàng)造巨大的輝煌。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：檔案；組織；信息化；服務(wù)；制度；技能
中圖分類號：G64 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1005-5312（2013）29-0260-01
檔案是高校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校檔案記載著學(xué)校的教育歷史，更是全校師生員工德、能、勤、績和學(xué)校教育教學(xué)活動的真實記錄，具有重要價值。這就更體現(xiàn)了檔案管理在高校中的重要地位。因此，如何搞好高校檔案管理成為當(dāng)前高校檔案管理者需要不斷探索的重要議題。本文作者結(jié)合工作實際，從以下幾個方面分析如何做好高校檔案管理工作。
一、建立完善的高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)，為檔案管理工作提供組織保障
檔案資料是高校的重要資源，它詳實地反映了一所高校的整個發(fā)展歷程，并以多種不同的形式真實而客觀的記載著學(xué)校教學(xué)及管理過程中的每一個環(huán)節(jié)，它是每一個教職員工及學(xué)生勞動智慧和經(jīng)驗的結(jié)晶，是認(rèn)識和把握高校發(fā)展客觀規(guī)律的重要依據(jù)，是學(xué)校的寶貴資源。檔案管理工作涉及部門和范圍極為廣泛，必須引起廣大教職工的重視，只有在思想上統(tǒng)一認(rèn)識，才能增強大家的檔案意識，使大家在各自的崗位上都對檔案工作給予高度重視，人人參與，共同做好檔案工作。向全體教職工宣傳檔案管理工作的重要性，舉辦檔案法規(guī)和制度的講座、開展檔案知識競賽，以提高教職工的檔案意識，促使各科室人員都重視并支持學(xué)校檔案管理工作。
要加強對檔案工作的集中統(tǒng)一管理，從組織上保證檔案工作的順利開展，從而實現(xiàn)高校檔案的齊全、完整與規(guī)范。遵循“統(tǒng)―領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、分級管理”的原則，成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作。由高校副校長分管檔案工作，成立檔案室，設(shè)立專職檔案管理員，在各院系、圖書館、財務(wù)部門、教務(wù)處等相關(guān)業(yè)務(wù)部門設(shè)置兼職或?qū)Ｂ殭n案員，形成全校的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，將檔案管理工作滲透到高校的每個單位和各個環(huán)節(jié)之中。同時，要明確每個人的職能與職責(zé)，明確分工，使檔案管理工作達(dá)到了系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。讓高校每個人都參與進(jìn)來，通過全員全方位收集相關(guān)檔案信息，倡導(dǎo)全體師生支持學(xué)校，積極提供有記錄價值的檔案信息，并努力拓寬檔案收集范圍，挖掘高校檔案資源，使檔案內(nèi)容豐富充實起來。
二、強化高校檔案管理信息化，為高校檔案管理提供技術(shù)支撐
隨著社會科技的進(jìn)步，信息化建設(shè)是當(dāng)前高校檔案管理工作的客觀要求，也是高校檔案工作服務(wù)創(chuàng)新和管理創(chuàng)新的重要標(biāo)志。推進(jìn)高校檔案館數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和檢索自動化建設(shè)，成為各大高校檔案管理工作發(fā)展的重要方向，也是高校檔案管理工作取得重要進(jìn)展的突破口。高校檔案的管理工作繁雜，勞動強度大，重復(fù)勞動多。將信息技術(shù)與高校檔案管理有機結(jié)合，可以讓高校檔案管理工作走上良性發(fā)展的軌道。利用現(xiàn)代信息科技提高高校檔案管理工作效率，使高校檔案管理工作從落后的手工操作走向現(xiàn)代化的管理。同時，利用信息化手段將檔案信息及時傳遞至高校各級領(lǐng)導(dǎo)、各教研室和相關(guān)部門，提供查閱便利，提高使用利用率，使他們親身體驗到檔案信息的價值，促使他們更積極主動地配合檔案部門做好檔案工作。
高校要強化資金投入，完善檔案管理的硬件設(shè)施。高校要將數(shù)字光纖技術(shù)、芯片技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)與監(jiān)控技術(shù)等有效地用于高校檔案信息存儲、歸檔、保管、開發(fā)及利用等各工作環(huán)節(jié)，提高高校檔案信息的存儲能力、傳播速度，實現(xiàn)高校檔案管理效果最優(yōu)化，充分發(fā)揮檔案信息的社會經(jīng)濟效益。檔案管理工作要從單機管理發(fā)展到網(wǎng)絡(luò)管理，從案卷、文件目錄管理發(fā)展到全文信息化管理，從單一的檔案管理發(fā)展到“文檔一體化”管理，努力實現(xiàn)“無紙檔案”與“紙質(zhì)檔案”相結(jié)合，進(jìn)一步提升其信息化建設(shè)步伐。
三、完善檔案管理規(guī)章制度，使檔案管理制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化
沒有一個嚴(yán)格的規(guī)章制度，難以保證高校檔案管理工作的順利進(jìn)行。高校檔案管理人員要以《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》為指導(dǎo)，依據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》的有關(guān)要求，根據(jù)學(xué)校的特點，制定適合自身的檔案管理辦法和實施細(xì)則，這是做好學(xué)校檔案工作的基礎(chǔ)和保證。抓好檔案管理制度建設(shè)，實現(xiàn)高校檔案工作的規(guī)范化。從高校檔案管理工作的實際出發(fā)，制定一系列檔案管理細(xì)則，建立健全檔案收集、立卷歸檔、儲藏保管、開發(fā)利用、保密、庫房管理等多項制度，確保高校的各類文件從形成到歸檔一系列工作程序化、規(guī)范化、制度化，并根據(jù)形勢發(fā)展的需要不斷健全和完善。在制定高校檔案管理工作規(guī)章制度和相應(yīng)的配套考核制度的同時，要把檔案工作任務(wù)分解落實到人，明確相關(guān)人員的崗位職責(zé)。
四、加強檔案管理隊伍建設(shè)，提高檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)
提高檔案管理人員素質(zhì)，是推動高校檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。檔案管理工作的好壞，在很大程度上取決于檔案管理工作人員。檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響到檔案工作的質(zhì)量，為使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要，檔案管理人員就必須具備更高的素質(zhì)。要盡快在高校檔案管理隊伍中普及現(xiàn)代化的檔案管理知識，改善現(xiàn)有知識結(jié)構(gòu)，新思想、新知識、新技術(shù)的培養(yǎng)要進(jìn)一步加強。要通過多種形式與途徑，提高檔案管理工作者的綜合素質(zhì)。健全檔案管理工作隊伍，設(shè)立專兼職相結(jié)合的檔案管理工作組。培養(yǎng)一批具有文化專業(yè)知識、專業(yè)技術(shù)、技能的檔案管理人才，確保檔案管理工作的持續(xù)與穩(wěn)定。要不斷加強檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。按照“提高素質(zhì)、精通業(yè)務(wù)、規(guī)范管理、優(yōu)質(zhì)服務(wù)”的要求，分階段、有步驟、有計劃、分層次地對檔案管理者進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)，使個人的知識結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)水平能夠適應(yīng)高校檔案建設(shè)和發(fā)展的需要。檔案管理者自身也要努力學(xué)習(xí)，開拓眼界，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，提高自身素質(zhì)，運用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案管理工作。高校檔案工作者要有高度的政治責(zé)任感，要有較高的政策水平，要有嚴(yán)格的保密意識。在職業(yè)道德素質(zhì)上，要求檔案工作人員忠于職守，敬業(yè)愛崗，熱情服務(wù)；默默奉獻(xiàn)，不計名利，耐得住寂寞清貧，甘為人梯；嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實，認(rèn)真負(fù)責(zé)；服從全局，團結(jié)協(xié)作。
五、充分利用檔案信息資源，積極主動的為高校提供檔案服務(wù)
高校檔案是高校教職工勞動智慧的結(jié)晶，做好檔案資料的收集、整理、歸檔、貯存、積累是為了充分開發(fā)檔案信息資源、更好地提供給工作者利用，為高校發(fā)的發(fā)展服務(wù)。高校檔案部門要突出服務(wù)這條主線，積極進(jìn)行檔案利用工作的探索，圍繞高校的中心工作，做好檔案服務(wù)工作。檔案管理人員要應(yīng)主動了解用戶對各類檔案信息的需求。及時了解學(xué)校在不同時期和階段的教學(xué)、科研的情況，積極主動地深入各教學(xué)和行政部門，走訪相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與工作人員，有意識地有目地觀察和了解學(xué)校各項工作的長遠(yuǎn)規(guī)劃和近期目標(biāo)。對學(xué)校的工作安排心中有數(shù)，了解學(xué)校教學(xué)、科研、基建等工作環(huán)節(jié)和活動過程的規(guī)律和特點。認(rèn)真分析掌握這些工作對檔案的需求，同時，根據(jù)本校檔案利用情況，分析其利用規(guī)律，積極主動地為學(xué)校各項工作提供檔案服務(wù)。
檔案管理人員要有超前的服務(wù)意識，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。通過館藏檔案資料主動、及時、多元化的為學(xué)校的各部門提供檔案服務(wù)，對于一些難查資料通過點滴線索擴大檢索范圍，盡可能地使他們得到所需信息，促進(jìn)其工作效率的提高。在服務(wù)方式上，要充分應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，廣泛利用互聯(lián)網(wǎng)、光盤數(shù)據(jù)庫、聯(lián)機檢索等現(xiàn)代信息技術(shù)手段，既要充分利用館藏檔案文獻(xiàn)資料，又要營造現(xiàn)代化的信息傳播與交流環(huán)境，不斷拓寬信息服務(wù)和交流渠道。要采取多種形式，豐富服務(wù)的形式，改進(jìn)服務(wù)的手段，努力提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，主動的把檔案工作重點與高校中心工作結(jié)合起來，讓“死”檔案變成“活”材料，為高校的教學(xué)與科研服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
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一、新時期高校檔案管理工作的問題
新時期，隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，高校檔案管理工作已進(jìn)入嶄新的歷史時期，但是由于高校管理意識和資金的投入有限，高校檔案管理工作還存在著許多問題。
（一）檔案管理制度的缺陷
當(dāng)前，傳統(tǒng)的高校檔案管理工作，存在著不規(guī)范問題，如檔號和案卷標(biāo)題不規(guī)范，尤其是卷內(nèi)目錄，在大部分案卷中缺少，使案卷整體管理較為混亂。因此，在高校檔案的收集、保管、借閱、保密等多項指標(biāo)，都存在許多漏洞，這對高校檔案信息的真實性和利用價值都有嚴(yán)重的影響。但高校檔案管理人員仍普遍重視文書檔案的收集整理，整天都在忙于整理工作，而利用計算機制作的電子檔案，卻存在著被忽視現(xiàn)象，這種情況導(dǎo)致高校檔案建檔不及時，尤其是對于高校發(fā)展的重點專業(yè)以及更新改造項目的檔案，由于不能及時建檔，一些檔案資料和圖紙大都保留在教師或中層領(lǐng)導(dǎo)手中，如果出現(xiàn)人員變動，就會使檔案遺失，這會對今后的使用帶來損失，即使那些已經(jīng)收集歸檔的檔案，高校檔案管理人員也經(jīng)常不能按照規(guī)定管理，致使檔案目錄與檔案內(nèi)容出現(xiàn)不符，查閱起來非常困難。
（二）高校檔案管理人員的專業(yè)問題
高校檔案管理人員專業(yè)水平提高不大，其文化程度和專業(yè)素養(yǎng)，都不能夠適應(yīng)新時期對高校檔案管理的要求，新時期是信息化時代，高校檔案管理人員的文化程度與專業(yè)素質(zhì)，應(yīng)當(dāng)滿足對高校檔案信息進(jìn)行深層次的研究探討，但是這種專而博的人才非常欠缺。高校檔案管理人員隊伍的專業(yè)水平與時展需求存在較大的差距。制約了有效利用高校檔案信息資源，影響了社會發(fā)展和經(jīng)濟發(fā)展，但對于這些方面，在高校檔案管理中沒有認(rèn)識到其潛在價值，導(dǎo)致高校檔案的利用率不高。
（三）檔案檢索效率較低問題
手工檢索與計算機檢索是高校檔案檢索的主要方式。盡管手工檢索速度不能與計算機高速檢索比較，但手工檢索仍然占據(jù)著很大比重，盡管高校檔案管理系統(tǒng)軟件已有多種工具，但是能夠應(yīng)用檔案管理軟件的并不多，這對于檔案管理的發(fā)展不利，也難以推動高校檔案的有效開發(fā)和利用。這主要是硬件設(shè)施投入不足，使高校檔案室的建設(shè)達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)要求。
（四）信息開發(fā)和編制上的問題
對于高校檔案信息的開發(fā)和編制，許多高校檔案部門存在應(yīng)付上級，走過場的問題，為了應(yīng)付檢查而選題開發(fā)，但只能開發(fā)編研層次較低的、質(zhì)量較差的產(chǎn)品，其使用價值較低，雖然有的選題與新時期發(fā)展有著緊密聯(lián)系，但是由于編制的水平和質(zhì)量問題沒有實效性，難以發(fā)揮作用。
二、做好高校檔案管理工作的對策
新時期要做好檔案管理工作，必須采取以下對策。
（一）提高高校檔案管理人員基本素質(zhì)
要做好高校檔案工作，必須提高高校檔案管理人員素質(zhì)，對于檔案管理工作，要選擇具有政治可靠、作風(fēng)正派和責(zé)任心較強的人員負(fù)責(zé)，在職期間加強對他們的教育和培養(yǎng)，充分發(fā)揮其積極性與主動性。由于高校檔案工作人員素質(zhì)與高校檔案管理工作有直接關(guān)系，因此檔案管理工作人員，應(yīng)盡快提高自身的專業(yè)水平，通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高檔案管理質(zhì)量，才能為社會發(fā)展和經(jīng)濟建設(shè)提供更多有價值的高校檔案信息資源。
（二）健全高校檔案的管理制度
要做好高校的檔案管理工作，就必須健全高校檔案的管理制度，要通過制度要求，來保證高校檔案管理工作的開展，高校檔案的管理規(guī)章制度要具有合理性與科學(xué)性，制定的高校管理制度，要根據(jù)實際情況和檔案管理需求，建立起高校檔案管理機制。這樣的高校檔案管理制度，才具有可操作性，才可以更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)與規(guī)范作用。才能約束高校檔案的管理者和使用者，才能使高校檔案信息的交流得到有效傳播，這對于高校檔案管理具有重要的推進(jìn)作用。
（三）改善高校檔案的功能
要做好檔案的管理工作，對檔案的功能必須重新進(jìn)行定位，對傳統(tǒng)檔案的功能，應(yīng)當(dāng)保留的重要部分，需要加強，同時還需要進(jìn)一步豐富與擴大新時期檔案管理工作的內(nèi)涵，要積極創(chuàng)造條件改善新時期檔案的功能，不僅要滿足新時期對于檔案信息的需求，還必須完善并豐富檔案內(nèi)容，在新時期，為建設(shè)小康社會，更好地為社會和廣大企業(yè)，為所需要的各類信息提供全面的檔案服務(wù)。
關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；科學(xué)化；措施
高校檔案管理工作對于高校的發(fā)展有著積極的作用，甚至是推動社會、經(jīng)濟發(fā)展不可或缺的一環(huán)。隨著社會的發(fā)展，檔案管理的科學(xué)化問題已經(jīng)被提到議事日程上。高校在進(jìn)行檔案管理的過程中必須要敢于直面工作中出現(xiàn)的各種挑戰(zhàn)，才能夠讓檔案管理工作與時俱進(jìn)，才能夠適應(yīng)高校發(fā)展的客觀要求，才能夠更好的為高校各項工作的開展服務(wù)。
1 高校檔案管理的現(xiàn)狀
1.1 檔案意識薄弱
長期以來，由于人們檔案意識不強，在工作過程中，上至領(lǐng)導(dǎo)下至一線員工，“重工作、輕檔案”的意識還在相當(dāng)程度上存在，認(rèn)識不到檔案工作的重要性和必要性。由于對檔案重視程度不夠，檔案歸案意識不強，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。
檔案意識薄弱，還導(dǎo)致很多高校沒有綜合檔案室，各科室只負(fù)責(zé)把自己科室自認(rèn)為有用的材料加以收集整理匯總，檔案保管各自為政。加之沒有健全的檔案管理制度，又缺少必要的監(jiān)督機制，檔案的錯歸錯放、隨意歸檔、缺失散失現(xiàn)象相當(dāng)嚴(yán)重。這就對高校檔案管理造成了不可彌補的損失。
1.2 管理手段落后
目前的檔案管理多是進(jìn)行基本的材料收集、整理與保管，沒有主動對檔案資料進(jìn)行分析、編研，操作上也都是傳統(tǒng)的、低效率的手工方式，極少運用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理，工作上也只是“你查我調(diào)”，還處于一種被動的、消極的狀態(tài)，信息化程度不高，難以充分實現(xiàn)檔案的利用價值。在當(dāng)今國家高等教育事業(yè)和計算機信息技術(shù)迅猛發(fā)展的形勢下，這種傳統(tǒng)落后的檔案管理狀況使高校檔案工作陷入十分尷尬的境地。
1.3 管理隊伍素質(zhì)較低
由于對檔案工作重視程度不夠， 高校檔案隊伍總體素質(zhì)不高。高校檔案工作人員大都使用編外人員，即使有些高校配有專職的檔案管理人員，但大都年紀(jì)較大或是工勤人員轉(zhuǎn)崗而來，缺乏基本的知識和技能。真正科班出身、從事檔案管理工作的人少，受過全面檔案管理專業(yè)培訓(xùn)的工作人員少，懂計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代管理手段的人少。另外，檔案管理人員在職稱、待遇及工作時間等方面，和專職教師相比有著較大的區(qū)別，也導(dǎo)致許多高層次、高素質(zhì)人才不安心或不愿從事這項工作。
2 提高檔案科學(xué)化管理的措施
2.1 健全制度，更新觀念
健全檔案制度是搞好檔案工作的重要保證。高校要大力宣傳《檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等相關(guān)法律，依法建檔。制定明確的崗位目標(biāo)責(zé)任制，使各部門重視檔案的收集、整理、歸檔。建立檔案的收集、保管、立卷歸檔和借閱制度，使檔案資料進(jìn)、出及時，真正實現(xiàn)資源共享。只有制定和建立各類檔案管理制度，形成檔案管理制度體系，才能確保檔案科學(xué)化管理工作的有效實現(xiàn)。
更新觀念是做好檔案管理的前提和有力保障。改變追求“小而全”“大而全”，以藏為主，重藏輕用，被動服務(wù)的思想，主動地把檔案工作重點與學(xué)校工作中心結(jié)合起來，為教學(xué)、科研服務(wù)，使高校檔案管理走上主導(dǎo)地位，樹立開放意識，改變長期封閉的局面，增強服務(wù)意識，打造檔案工作的新形象。
2.2 實現(xiàn)檔案管理信息化
檔案管理信息化是指，在檔案資源的各項管理過程中，利用信息系統(tǒng)進(jìn)行加工和通過計算機網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行保存?zhèn)鬏敚瑢⒃械牟煌d體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，并在此基礎(chǔ)上實現(xiàn)檔案資源的合理配置與社會共享。
檔案管理信息化，是高校檔案管理的必然趨勢，也是提高高校檔案管理的科學(xué)化水平的重要措施。主要體現(xiàn)在兩個方面：一方面提高檔案工作效率，克服以往檔案工作人工操作的落后性，如利用計算機進(jìn)行檢索，檔案的縮技術(shù)、掃描技術(shù)、傳真技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等高科技手段，使檔案工作從落后的手工操作走向現(xiàn)代化的管理。另一方面是推進(jìn)文檔一體化的管理，克服各部門之間歸檔材料銜接不緊、重復(fù)勞動等問題，通過計算機技術(shù)對文件信息的生成、檔案信息的轉(zhuǎn)化、檔案信息的全文提供及利用實行一體化管理，使檔案室成為一個信息供應(yīng)中心。
2.3 提高檔案管理人員的素質(zhì)
由于現(xiàn)代化的檔案管理工作是以計算機為手段，通過網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行，這就對檔案管理人員的素質(zhì)提出了較高的要求。對于高校來說培養(yǎng)出一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊伍，實現(xiàn)檔案管理的信息化、系統(tǒng)化、科學(xué)化已經(jīng)勢在必行。為了讓高校中的檔案管理人員能夠適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的步伐，必須對他們進(jìn)行相應(yīng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)與管理意識培訓(xùn)。通過相關(guān)的知識學(xué)習(xí)、技能培養(yǎng)，讓檔案工作人員能夠熟練的掌握最新的檔案法規(guī)制度和最新的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，熟練的掌握計算機操作技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、信息檢索技術(shù)等方面的專業(yè)知識，而且還能夠在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行信息處理工作。在新形勢下，高校檔案管理人員不僅應(yīng)是文獻(xiàn)史料的管理者，更應(yīng)是文獻(xiàn)信息的開發(fā)者。
2.4 提高檔案的安全意識
檔案信息具有一定的保密性，需要加強檔案信息系統(tǒng)安全防范規(guī)劃，做好安全防范措施。電子檔案上網(wǎng)后， 必須從進(jìn)入、傳輸、使用三方面采取安全保密措施。防止外部攻擊可以采取防火墻、安全等技術(shù)實現(xiàn)；防止內(nèi)部成員泄露，在管理技術(shù)上要做到信息安全存放。 同時，逐步完善檔案信息安全管理體制。在開發(fā)利用檔案信息資源和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)工作中，要增強安全意識，防止失密、泄密事件發(fā)生。非公開的檔案信息一律不得上外網(wǎng)；在因特網(wǎng)上提供已公開的檔案目錄查詢服務(wù)，要認(rèn)真采用身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全保護(hù)措施，確保檔案信息系統(tǒng)的安全運轉(zhuǎn)。
總之，檔案管理的科學(xué)化是知識經(jīng)濟時代檔案管理發(fā)展的必然趨勢，新的世紀(jì)是檔案事業(yè)發(fā)生深刻變革的世紀(jì)。新技術(shù)的發(fā)展使檔案管理工作便利與難度并存，作為高校的檔案管理工作者應(yīng)該充分利用科技力量的強大優(yōu)勢，更新觀念，提高自身素質(zhì)，推動檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展，為學(xué)校和社會的發(fā)展提供更好的服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
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【論文摘要】擴招背景下，《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要》對我國高校教育發(fā)展提出了更高的要求。而高校的教學(xué)檔案工作是其各項工作順利開展的前提和基礎(chǔ)。要使其更具現(xiàn)代化和科學(xué)化水平，就必須從檔案管理人員及管理部門的整體素質(zhì)、硬件設(shè)備等方面進(jìn)行提高。那么如何更好地開展高校的教學(xué)檔案管理工作，本文將試做闡述。
百年大計，教育為本。為提高國民素質(zhì)、建設(shè)富強、民主、文明、和諧的社會主義現(xiàn)代化國家，我國去年公布了《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要》（以下簡稱《綱要》），《綱要》為我國的教育發(fā)展作了詳盡的規(guī)劃，對我們解決當(dāng)前普通高校教育中存在的各類問題都有重大的指導(dǎo)意義。
同時，近幾年來，我國大多數(shù)高校在規(guī)模上快速擴張，所帶來的教學(xué)檔案管理問題也是遇到了新的挑戰(zhàn)。
一、當(dāng)前我國普通高校教學(xué)檔案管理存在的普遍問題
《綱要》指出我國當(dāng)前教育所存在的問題時強調(diào):“我國教育還不完全適應(yīng)國家經(jīng)濟社會發(fā)展和人民群眾接受良好教育的要求，教育觀念相對落后，內(nèi)容方法比較陳舊……” 這也正是我國目前高校的教學(xué)檔案管理同樣存在的問題。
（1）對教學(xué)檔案管理的重要性認(rèn)識不足。高校中某些部門甚至是領(lǐng)導(dǎo)，對教學(xué)檔案管理工作重視程度不夠。從機構(gòu)設(shè)置到人員配置，再到經(jīng)濟投入，硬件建設(shè)上，難以滿足高校檔案工作發(fā)展所需條件。近年來，隨著高校的大范圍擴招，國家的投入增加又相當(dāng)有限的情況下，不少高校只把資源用在與辦學(xué)直接相關(guān)的項目上，而對教學(xué)檔案管理難以做到按需足額投入。
（2）教學(xué)檔案管理工作的制度建設(shè)有待加強。部分高校教學(xué)檔案管理制度不健全，相關(guān)管理人員不能熟知《中華人民共和國檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》等檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，或者未能嚴(yán)格按法規(guī)管理檔案，檔案管理混亂、不規(guī)范，導(dǎo)致部分檔案材料沒有及時收集歸檔;或者臨時收集的材料類別混雜，需要時難以發(fā)揮檔案服務(wù)作用。
（3）教學(xué)檔案管理隊伍人員結(jié)構(gòu)亟待調(diào)整。多數(shù)高校檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，管理意識較薄弱，隊伍結(jié)構(gòu)亟待調(diào)整。教學(xué)檔案管理隊伍中，真正畢業(yè)于檔案管理專業(yè)或相關(guān)專業(yè)的人員十分缺乏，大多數(shù)來自于學(xué)校其他專業(yè)的老師，部分人員甚至是兼職管理檔案。 他們?nèi)狈n案管理的專業(yè)知識和理論素養(yǎng)， 對檔案管理的重要性和嚴(yán)肅性認(rèn)識不足。 對檔案管理如何適應(yīng)新形勢變化而進(jìn)行改革缺乏思考。
二、普通高校教學(xué)檔案管理的改革思路
隨著我國高等教育事業(yè)的改革和不斷發(fā)展，教學(xué)檔案作用的發(fā)揮顯得更加突出， 教學(xué)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化已成為高校檔案管理的重要內(nèi)容和舉措。
如何解決高校教學(xué)檔案管理面臨的這些問題，《綱要》為我們指明了方向。嚴(yán)格教學(xué)管理，健全教學(xué)質(zhì)量保障體系，改進(jìn)高校教學(xué)評估”、“做好學(xué)生成長記錄，完善綜合素質(zhì)評價。”具體說來包括以下幾點:
（一）提高對教學(xué)檔案管理重要性的認(rèn)識
（1）高校教學(xué)檔案管理工作既是記錄高校教學(xué)工作的重要憑證，又是提高高校教學(xué)水平的主要途徑。 教學(xué)檔案有利于規(guī)范教學(xué)秩序，幫助完善教學(xué)過程，使高校教師在教學(xué)工作中能有章可循，有據(jù)可依。這樣可以大大提高教師工作的積極性，對教學(xué)工作起到一個很好的監(jiān)督作用。（2）教學(xué)檔案客觀地記錄了教師的教學(xué)工作，包含教師對每學(xué)期所任課程的教課記錄 指導(dǎo)學(xué)生學(xué)習(xí)的情況記錄 學(xué)生成績的評定記錄等，為學(xué)校教學(xué)評估提供了第一手資料，是高校檔案管理中必不可少的一個重要環(huán)節(jié)。（3）教學(xué)檔案是高校教學(xué)質(zhì)量評估的重要依據(jù) 。高校教學(xué)質(zhì)量評估需要考察一個學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量如何，教學(xué)成績?nèi)绾危饕唇虒W(xué)檔案收集得是否齊全，教學(xué)檔案的文字資料、電子文檔是否合乎規(guī)范。
（二）強調(diào)教學(xué)檔案管理的規(guī)范性和流程性
1.明確檔案收集的范圍和收集主體
建立健全高校檔案管理制度，是做好教學(xué)檔案管理工作的基礎(chǔ)。面對高校教學(xué)工作中產(chǎn)生的各類檔案材料，有關(guān)管理部門應(yīng)該根據(jù)檔案分類和用途，明確各類檔案收集的范圍，以提高檔案管理工作的效率和效果。
2.制定教學(xué)檔案收集、整理、歸檔、登記、保管、利用的流程
高校教學(xué)檔案是由形成收集、整理、歸檔、登記、保管、利用等一系列環(huán)節(jié)組成的，哪個環(huán)節(jié)的缺位都會給工作帶來不便。要保證教學(xué)檔案產(chǎn)生過程的連續(xù)性，必須建立一套完整的教學(xué)管理制度，統(tǒng)一格式，規(guī)范內(nèi)容，做到有章可循、有據(jù)可依。
（三）提高高校教學(xué)檔案現(xiàn)代化管理水平
（1）加強高校電子教學(xué)檔案的管理。隨著高校體制改革和招生規(guī)模的擴大，電子文件歸檔與電子檔案管理工作成為新時期高校檔案工作面臨的一項十分迫切的任務(wù)。
高校檔案部門應(yīng)該參照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制訂適合高校的電子文件歸檔制度，對電子文件采取集中統(tǒng)一管理，根據(jù)電子檔案的特性，從維護(hù)其真實性、完整性、安全性等各方面統(tǒng)籌考慮，制訂電子文件的接收、檢驗、保管、利用、鑒定、銷毀制度，加強監(jiān)督和指導(dǎo)工作，把電子文件歸檔與電子檔案管理工作作為當(dāng)前的重點工作來完成。
（2）加快高校教學(xué)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。建設(shè)高校教學(xué)檔案信息網(wǎng)絡(luò)需要解決2個問題: 一是制定網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的總體規(guī)劃，制定出檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的總體規(guī)劃，使工程有計劃、有步驟、有重點地進(jìn)行。二是做好檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化。建設(shè)高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)的目的是保證用戶能高效、快捷、簡易地獲取網(wǎng)絡(luò)中任何檔案數(shù)據(jù)庫中的信息。
三、結(jié)束語
《綱要》指出:“全面提高高等教育質(zhì)量”和“提高人才培養(yǎng)質(zhì)量”，因此我們要從思想上認(rèn)識高校教學(xué)檔案管理的重要性，認(rèn)真學(xué)習(xí)《高等學(xué)校檔案管理辦法》，結(jié)合高校自身特點，積極配合學(xué)校教學(xué)檔案工作的開展，使教學(xué)檔案管理工作水平得到提高。使其能更好的為學(xué)校教學(xué)、科研、行政管理和其他各項工作服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：有效發(fā)揮；高校檔案；校園文化；作用
中圖分類號：G717 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：C 收稿日期：2015-06-01
一、高校檔案與校園文化的內(nèi)涵
1.高校檔案的作用
檔案是指組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的、清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息，它包括以下基本內(nèi)容：收集、整理、編目、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用。
2.高校檔案對校園文化的作用
高校的發(fā)展是以強大的精神文明與物質(zhì)文明建設(shè)作支撐的，正是這些豐富的精神內(nèi)涵，構(gòu)成了高校的文化積淀與精髓。
二、高校檔案是塑造校園文化的基礎(chǔ)
1.高校檔案的專業(yè)性作用
首先，高校檔案是歷史真實面貌的再現(xiàn)，因而檔案專業(yè)屬性是獨有的；其次，高校檔案有其自身的理論體系、研究對象、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和工作規(guī)范；再次，高校檔案是由特定的部門管理，是按一定的管理流程運作的；最后，高校檔案的保存是由專人負(fù)責(zé)。
2.高校檔案的服務(wù)功能
高校檔案不同于其他工作形式，它具有強大的服務(wù)特性。它既記載著學(xué)校歷史、教學(xué)活動、文化事件等真實情況，又起到一座儲藏室的作用，為學(xué)校的各項制度、法規(guī)的建設(shè)提供依據(jù)保障。
三、高校檔案對校園文化建設(shè)應(yīng)起的作用
檔案的屬性在于它具有歷史再現(xiàn)性、知識性、政治性、信息性、文化性、社會性、教育性、價值性等特點，因此， 如何發(fā)揮高校檔案在校園文化建設(shè)中的應(yīng)有作用，非常值得我們?nèi)パ芯刻接憽?/p>
從下表的對比中不難看出雙方發(fā)揮作用的屬性范疇，從而認(rèn)清高校檔案在校園文化建設(shè)中應(yīng)起的作用。
1.職責(zé)使命
高校檔案記錄了學(xué)校的發(fā)展歷程，給師生以使命感、責(zé)任感。學(xué)校的發(fā)展就是師生奮進(jìn)的動力，有效利用這筆寶貴的財富有利于校園文化建設(shè)。
2.承擔(dān)重任
高校檔案還要為學(xué)校的未來發(fā)展，把握前瞻動態(tài)提供有效依據(jù)，尤其在檔案資源、檔案建設(shè)、檔案開發(fā)、檔案應(yīng)用等方面應(yīng)進(jìn)行有效更新，使高校檔案能高效、準(zhǔn)確、到位地為學(xué)校發(fā)展服務(wù)。
簡而言之，采取多種形式，將檔案工作重點與學(xué)校中心工作結(jié)合起來，為教學(xué)、管理、科研等服務(wù)，使高校檔案的功能實現(xiàn)社會化、多元化和優(yōu)質(zhì)化的目標(biāo)。
四、高校檔案對校園文化的影響
高校檔案如何對校園文化產(chǎn)生強大影響，通過改革創(chuàng)新，以推進(jìn)整體服務(wù)功能的提升，有待于我們?nèi)ヌ接憽?/p>
1.開辟了認(rèn)知校園文化的窗口
高校檔案本身就有著深厚的歷史積淀，應(yīng)該發(fā)揮其必要的作用，使其為各界所認(rèn)知，使“死”的檔案變得更加鮮活。
2.營造了良好的文化氛圍
每個學(xué)校都有各自的特色，其文化傳承也不盡相同；但是高校檔案的作用是毋庸置疑的，那就是檔案的價值與校園文化相結(jié)合，形成明顯而又獨具特色的檔案校園文化。這種文化所營造的氛圍是任何形式都不可替代的。
3.為學(xué)校學(xué)術(shù)研究提供支撐
高校檔案在挖掘、發(fā)展、研究與弘揚校園文化方面的作用不可低估，其提供了重要的信息內(nèi)容。
總之，高校檔案在傳承學(xué)校優(yōu)良傳統(tǒng)、活躍校園文化、樹立學(xué)校品牌、改變師生風(fēng)貌、提高大學(xué)生綜合素質(zhì)方面都起到了重要的作用。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：檔案工作；信息化建設(shè)；高校管理；高校建設(shè)
高校的檔案工作無論是從歷史還是現(xiàn)實的角度來看都是不可缺少的，但是某些高校對檔案工作的重視程度不夠也是不爭的事實。如何正確地認(rèn)識檔案工作與高校管理建設(shè)之間的緊密聯(lián)系，信息時代背景下高校信息工作如何更好地服務(wù)師生是本文研究的重點內(nèi)容。
一、 高校檔案服務(wù)對象的需求
1. 滿足校內(nèi)師生信息需求
高校檔案的服務(wù)對象最主要的群體是校內(nèi)師生。集中表現(xiàn)為教師的教學(xué)、科研，學(xué)生的學(xué)習(xí)、就業(yè)等方面的檔案信息服務(wù)功能。
第一，保障教學(xué)活動順利開展，服務(wù)教學(xué)評估。教育部自2003年起確立了周期性教學(xué)評估制度，為提高教育質(zhì)量，確立教學(xué)工作的中心地位，深化教學(xué)改革，規(guī)范教學(xué)管理的關(guān)鍵舉措。評估的結(jié)果關(guān)系到學(xué)校的聲譽及發(fā)展前途，各高校都把教學(xué)評估作為首要的工作任務(wù)來抓。檔案全面記錄了學(xué)校教學(xué)工作的開展和進(jìn)程，檔案的原始記錄性對于教學(xué)評估來說是極其重要的，檔案是評估材料的來源，是專家評價的依據(jù)。高校的教學(xué)檔案可分為規(guī)章制度、學(xué)籍管理、教學(xué)管理、教學(xué)研究、師資隊伍建設(shè)及教學(xué)活動等資料，完備齊全的收集教學(xué)檔案，對于保障教學(xué)活動的順利開展具有重要作用，也是一個學(xué)校教學(xué)水平和質(zhì)量的總體表現(xiàn)。
第二，為教師科研活動提供服務(wù)。高校科研檔案記錄了高校教師進(jìn)行科研活動的全過程，包括在科研活動中的科研創(chuàng)意、科研思想、科研方法、科研經(jīng)驗、科研成果，這些都是教師進(jìn)行科研再活動的依據(jù)和參考。一個科研項目從立項到研究完成所形成的一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科研檔案，是科學(xué)技術(shù)的一種形式，是重要的信息資源。這就要求檔案部門組織編制各種檢索工具對科研檔案信息加工和編輯，匯編各種參考資料；采取多種方式提供科研檔案信息服務(wù)，為國家和社會創(chuàng)造巨大的經(jīng)濟價值和使用價值。
第三，豐富學(xué)生校園生活，建設(shè)和諧校園文化。高校的文化傳統(tǒng)經(jīng)由一代又一代師生傳遞下來，高校的歷史檔案客觀、真實的記錄了學(xué)校的發(fā)展歷程，以及在此過程中前輩的拼搏奮斗，這些都是校園文化建設(shè)的有益載體，具有很強的說服力和感染力。高校檔案部門應(yīng)該充分利用這些檔案信息資源，積極引導(dǎo)學(xué)生參與，向?qū)W生傳遞信息，這樣既可以豐富學(xué)生課余生活，又有助于激勵高校師生員工，激發(fā)其自豪感和歸宿感，培育健康向上的校園精神，重塑高校文化傳統(tǒng)。
嘉應(yīng)學(xué)院地處世界客都――梅州，具有鮮明的地域文化特色，學(xué)生中有較大比例也來自于該地區(qū)，學(xué)校檔案信息中收集有眾多關(guān)于客家文化、習(xí)俗、歷史等資料，檔案部門應(yīng)充分利用這些寶貴的檔案資料，開展各式各樣的展覽、查閱、原文傳遞等活動，這樣既極大地豐富了學(xué)生的見聞，又有利于客家文化的保育和傳承，真正做到高校服務(wù)于地方建設(shè)和發(fā)展的目的。
第四，建立畢業(yè)生就業(yè)信息檔案，為學(xué)生就業(yè)提供服務(wù)。高校畢業(yè)生的就業(yè)問題已成為高校管理工作的重要內(nèi)容，這也給高校檔案工作帶來了新的機遇與挑戰(zhàn)。高校畢業(yè)生就業(yè)信息檔案直接影響高校的人才培養(yǎng)和畢業(yè)生就業(yè)。為此，我們有必要專門針對畢業(yè)生建立檔案，為其就業(yè)提供信息服務(wù)。首先，檔案部門應(yīng)做好學(xué)生的學(xué)習(xí)檔案建設(shè)工作，對學(xué)生的個人基本信息、學(xué)習(xí)成績、綜合測評、學(xué)歷學(xué)位授予等信息進(jìn)行完備記錄和規(guī)范管理；其次，檔案部門工作人員應(yīng)利用自身的專業(yè)優(yōu)勢及計算機、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備對就業(yè)信息進(jìn)行搜集整理，為畢業(yè)生提供有價值的就業(yè)信息，還應(yīng)針對就業(yè)形勢進(jìn)行分析，對在校生和畢業(yè)生的就業(yè)進(jìn)行宏觀上的指導(dǎo)與規(guī)劃。
2. 拓展高校檔案信息的社會服務(wù)需求
高校檔案由于其信息來源的特殊性，對社會服務(wù)需求的滿足一般包括企業(yè)對學(xué)校人才培養(yǎng)的咨詢和了解，校友對歷史資料的查詢、復(fù)制，個人或團體對特定歷史檔案資料的查詢等，其中，高校檔案工作最應(yīng)重視的一項社會服務(wù)是高校科研成果的推廣應(yīng)用服務(wù)。高校是科研活動的重要基地，高校檔案部門掌握了許多先進(jìn)的科研成果資料。檔案部門應(yīng)通過宣傳教育、出版編輯，講座研討，技術(shù)推廣等多種方法相結(jié)合，多途徑地開發(fā)利用這些科研成果，促進(jìn)科技成果轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實生產(chǎn)力，更好地服務(wù)社會。
二、信息化對高校檔案建設(shè)的要求
1. 高校檔案信息化要注重信息資源的整合
高校設(shè)有多個職能部門，每個部門都有各自的信息收集和管理，彼此互不相連，造成信息的割裂。在學(xué)校的檔案信息建設(shè)過程中，應(yīng)注重個信息系統(tǒng)的整合，形成一個有機統(tǒng)一的整體。
2. 高校檔案信息建設(shè)應(yīng)充分利用網(wǎng)絡(luò)提供服務(wù)便利
網(wǎng)絡(luò)是信息時代最重要的交流渠道，高校檔案也應(yīng)該順應(yīng)這一趨勢，加強檔案網(wǎng)站建設(shè)，利用網(wǎng)絡(luò)為校內(nèi)師生、社會群體提供便捷的服務(wù)。檔案網(wǎng)站建設(shè)的服務(wù)包括信息的和共享，同時應(yīng)提供信息的在線咨詢服務(wù)，注重雙向溝通渠道的建設(shè)有助于完善檔案工作。
3. 高校檔案信息化過程中需要注意兼顧信息公開共享與信息保密的要求
一方面，高校檔案信息中的一部分內(nèi)容適宜公開，以利于社會進(jìn)步，利于科學(xué)技術(shù)的推廣和發(fā)展，促進(jìn)社會文化建設(shè)，檔案部門在處理這部分內(nèi)容時要充分考慮到信息傳遞的渠道暢通，以發(fā)揮信息的最大效用。而高校檔案中也包含有設(shè)計專利、機密或個人隱私等不宜公開的內(nèi)容，檔案部門應(yīng)注意這部分內(nèi)容的保密工作，以維護(hù)學(xué)校和個人的利益不受侵害。
4. 高校檔案信息化對檔案人才提出更高要求
信息化工作對檔案人才也提出了要求，一是檔案館要增加編制，滿足檔案工作深入發(fā)展和檔案規(guī)模擴大的需要，二是檔案館要加強人才培訓(xùn)和繼續(xù)教育，形成合理的知識結(jié)構(gòu)，掌握最新的專業(yè)技術(shù)和理念。
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1.1電子檔案的管理不規(guī)范
隨著計算機技術(shù)在醫(yī)學(xué)高校中的普及應(yīng)用，醫(yī)學(xué)高校中的電子檔案數(shù)量也越來越多，如何對這些電子檔案進(jìn)行規(guī)范管理成為檔案管理人員的工作重點。有很多高校檔案室缺少必要的電子檔案管理規(guī)范，管理人員在對電子檔案進(jìn)行整理時由于缺少一定的規(guī)范，各自整理的結(jié)果都不相同，反而增加了電子檔案的管理困難。同時在檔案安全方面，醫(yī)學(xué)高校中也缺少必要的安全管理規(guī)范，很多教師和管理者對電子檔案進(jìn)行處理時只是簡單地進(jìn)行邏輯歸檔，并沒有采取相應(yīng)的安全措施對電子檔案加以保護(hù)，同時，部分檔案管理者對計算機技術(shù)了解過少，對于如何利用計算機技術(shù)對電子檔案進(jìn)行安全管理不甚了解，這就使得學(xué)校的電子檔案處于危險境地中，一旦計算機網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)問題，就會造成電子檔案的丟失。
1.2缺乏電子檔案管理人才
有的醫(yī)學(xué)高校中對于電子檔案管理并不重視，也沒有設(shè)置專門的管理機構(gòu)進(jìn)行管理，而即使設(shè)立了管理部門對電子檔案進(jìn)行管理，但管理部門的人員很多都缺少必要的電子檔案管理知識，對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)了解又很少，這就使得電子檔案管理不符合相關(guān)檔案管理要求，而高校電子檔案由于缺少有效的管理，導(dǎo)致電子檔案丟失、泄露等問題經(jīng)常發(fā)生，歸結(jié)起來都是缺少相應(yīng)的管理人才造成的。而現(xiàn)有的管理人員自身素質(zhì)又較低，導(dǎo)致整個醫(yī)學(xué)高校的電子檔案管理處于低效狀態(tài)中。
2信息時代電子檔案管理的策略
2.1建立相關(guān)電子檔案管理規(guī)范
醫(yī)學(xué)高校應(yīng)該針對電子檔案的特殊性質(zhì)，并結(jié)合學(xué)校自身檔案文件情況，建立相關(guān)電子檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，對電子檔案的歸檔工作、信息采集工作、整合工作以及安全管理等方面進(jìn)行明確，并健全相關(guān)電子檔案信息化管理機制，推動醫(yī)學(xué)高校電子檔案管理的信息化發(fā)展。同時，針對電子檔案管理中存在的歸檔問題，學(xué)校應(yīng)該建立相應(yīng)的歸檔制度，從檔案的形成到開發(fā)利用每一個環(huán)節(jié)都要進(jìn)行明確，實施對電子檔案的全過程管理，對每個環(huán)節(jié)管理人員的職責(zé)進(jìn)行明確，以保證醫(yī)學(xué)高校中的電子檔案管理能夠有規(guī)范可依。
2.2加強電子檔案形成管理
針對于電子檔案在歸檔前很多信息流失或是不加篩選地全部歸檔的問題，檔案管理人員應(yīng)該加強對歸檔前的電子檔案形成管理，既要確保電子檔案的完整性，又要仔細(xì)進(jìn)行篩選。而為了做到這一點，有必要建立相關(guān)的歸檔政策，在保證管理人員在收集電子檔案時妥善對檔案文件進(jìn)行保管，減少信息流失，同時還可指派專人進(jìn)行電子檔案的累積工作，對于公務(wù)性電子文件，不論是網(wǎng)上上傳的還是網(wǎng)上下發(fā)的都應(yīng)該進(jìn)行歸檔保存，并且要及時進(jìn)行打印處理，以防止檔案在計算機出現(xiàn)問題時丟失。在具體的處理措施上，主要有以下幾點，一是將歸檔的檔案文件通通用漢字處理軟件進(jìn)行歸檔處理，并用文本形式進(jìn)行保存；二是對于歸檔的電子檔案應(yīng)該統(tǒng)一保存在檔案室的電腦硬盤上，并且定期檔案管理人員要將其刻錄在光盤上以防丟失；三是對于從各個部門中收集來的電子檔案文件應(yīng)該統(tǒng)一用殺毒軟件進(jìn)行殺毒處理，以保證檔案的安全。
2.3加強對電子檔案的安全管理
制定相應(yīng)的安全管理規(guī)范，從電子檔案的形成到存儲、處理和利用都應(yīng)該制定相應(yīng)的安全措施，例如在存儲電子檔案時要選取性能好的存儲載體進(jìn)行保存，同時要加強對光盤保存環(huán)境的管理，避免光盤受到有害氣體或是強光的危害造成電子檔案丟失。再者，對于存儲在電腦中的檔案文件，管理人員應(yīng)該在電腦上建立相關(guān)的安全保護(hù)系統(tǒng)，加強病毒防護(hù)措施，包括安裝殺毒軟件和防護(hù)墻等，保護(hù)電子檔案安全。
2.4提高電子檔案管理人員素質(zhì)
電子檔案管理與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比，其對管理技術(shù)的要求更高，因而對管理者的素質(zhì)要求更高。學(xué)校應(yīng)該加強對檔案管理室人員的培訓(xùn)工作，豐富其在電子檔案和計算機技術(shù)方面的知識，提升管理人員對電子檔案的管理能力。同時，要注意培養(yǎng)和引進(jìn)具有專業(yè)電子檔案管理技術(shù)的人才，提高電子檔案管理的人員素質(zhì)，促進(jìn)電子檔案管理水平的提升。
3結(jié)語
一、我國高校保衛(wèi)檔案建設(shè)的現(xiàn)狀分析
1、檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高
調(diào)查顯示，目前我國許多高校對其保衛(wèi)檔案建設(shè)沒有引起足夠的重視，檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高，嚴(yán)重制約著高校檔案管理工作的改革與發(fā)展。盡管有些高校為了適應(yīng)當(dāng)前保衛(wèi)工作的新形勢要求，邀請上級公安等部門定期組織學(xué)校保衛(wèi)干部開展消防管理、治安等方面的理論培訓(xùn)，但是并沒有開展保衛(wèi)檔案管理方面的理論培訓(xùn)，使得保衛(wèi)檔案建設(shè)在高校管理中顯得可有可無，從而不同程度地影響到我國高校保衛(wèi)檔案建設(shè)的順利進(jìn)行。此外，保衛(wèi)檔案的管理人員大多數(shù)為非檔案管理專業(yè)的人員，其理論知識水平不高，其知識陳舊，實際操作水平低下，不利于高校保衛(wèi)檔案的規(guī)范化管理。
2、保衛(wèi)檔案管理設(shè)施不全，管理技術(shù)落后
目前，我國大多數(shù)的高校保衛(wèi)部門都沒有檔案庫房，一直處于高校建設(shè)中不起眼的部門，甚至安保隊伍的辦公室、檔案庫房和住房為同一房間。以致造成檔案材料的堆積，不能進(jìn)行統(tǒng)一歸類，也不利于保衛(wèi)檔案的利用和保管。此外，高校保衛(wèi)檔案的管理技術(shù)也相當(dāng)落后，由于缺乏專業(yè)的人才，因而在保衛(wèi)檔案管理過程中并沒有充分利用先進(jìn)的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化管理手段，管理效率低下，難以滿足新時期高校保衛(wèi)檔案的建設(shè)要求。
3、管理制度不夠完善
由于高校保衛(wèi)部門的領(lǐng)導(dǎo)對其保衛(wèi)檔案建設(shè)沒有給予足夠的重視，將保衛(wèi)檔案工作僅僅作為高校保衛(wèi)工作建設(shè)中的一項次要的服務(wù)性輔助工作，對檔案的日常管理工作過問太少，并沒有形成統(tǒng)一、高效的管理制度。此外，高校安保部門在日常組織培訓(xùn)中也很少涉及保衛(wèi)檔案管理方面的內(nèi)容，例如對歸檔時間、歸檔范圍、歸檔要求等主要環(huán)節(jié)都沒有制度明確的管理制度，使得我國高校的保衛(wèi)檔案管理缺乏有效的措施，管理水平低下。
二、新時期如何提高高校保衛(wèi)檔案建設(shè)水平
1、創(chuàng)新檔案服務(wù)模式，推進(jìn)持續(xù)有效的管理方法
創(chuàng)新是民族進(jìn)步的靈魂，是一個民族不竭發(fā)展的動力，在新的歷史時期，高校保衛(wèi)檔案管理也應(yīng)該順應(yīng)時代的發(fā)展，不斷創(chuàng)新其檔案服務(wù)模式，并持續(xù)有效推進(jìn)。1）實施小眾化檔案服務(wù)模式從年齡、性別民族、性格、學(xué)歷層次、專業(yè)方向、信息素質(zhì)等多方面去研究用戶的結(jié)構(gòu)層次，并深入調(diào)查用戶的具體心理要求和特點、充分地挖掘其潛在需求，以便于有針對性地為高校基本單位提供服務(wù)； 2）在我國逐步向市場經(jīng)濟體制改革進(jìn)程中，必須大力推行檔案服務(wù)商品化，服務(wù)社會化模式，將保衛(wèi)對外人員的相關(guān)檔案信息開發(fā)成有價值的、系統(tǒng)的動態(tài)的知識信息，為社會服務(wù)；3）增加自助檔案信息服務(wù)與參考咨詢模式，極大地滿足客戶的基本需求，進(jìn)而促進(jìn)我國高校保衛(wèi)檔案服務(wù)機制的創(chuàng)新。
2、推行高校保衛(wèi)檔案管理行為的法制化
隨著我國教育體制改革的不斷深化,高校內(nèi)部各項行為將通過法規(guī)來約束和調(diào)整,因此,“依法管檔”將成為高校保衛(wèi)檔案工作的主旋律，并將是今后高校保衛(wèi)檔案建設(shè)過程中所急需解決的問題。宏觀上,國家將按照檔案法規(guī)來檢查、督促企業(yè)檔案行為,立足方向性,實行宏觀的間接指導(dǎo)，堅決打擊檔案管理中的不法行為，確保高校保衛(wèi)檔案管理工作有章可循、有法可依；微觀上,就高校內(nèi)部而言,主要是依據(jù)健全的檔案標(biāo)準(zhǔn)化體系,注重檔案管理的可操作性，將高校保衛(wèi)檔案管理工作納入到高校保衛(wèi)工作建設(shè)的日常工作中來，并將之視為高校保衛(wèi)工作建設(shè)中不可或缺的重要組成部分，最終使得高校保衛(wèi)檔案管理工作的順利進(jìn)行。
3、加大對保衛(wèi)檔案管理的投入，加強對檔案管理員的培訓(xùn)
隨著現(xiàn)代化管理手段的不斷更新，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化管理技術(shù)迅速發(fā)展，因而，高校保衛(wèi)部門如何將現(xiàn)代化管理手段運用到保衛(wèi)檔案管理中，是當(dāng)今高校保衛(wèi)部門的一個新課題。因此，這就需要高校保衛(wèi)部門必須加大對保衛(wèi)檔案建設(shè)的投入，及時更新保衛(wèi)檔案管理設(shè)備，大力引進(jìn)先進(jìn)管理技術(shù)，建立必要的庫房；同時，還要加強對高校保衛(wèi)檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，提高檔案管理員的理論水平，逐步引進(jìn)和推廣各種現(xiàn)代化管理技術(shù)，確保我國高校保衛(wèi)檔案管工作也不斷趨于現(xiàn)代化，并為最終提高我國高校保衛(wèi)檔案工作效率提供可靠保障。
三、結(jié)語
綜上所述，在新的歷史時期，隨著我國高校保衛(wèi)檔案管理工作的不斷發(fā)展，人們對它提出了更高的發(fā)展要求，因而，高校保衛(wèi)檔案管理工作將朝著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、高效率管理的方向發(fā)展。因此，高校保衛(wèi)檔案管理工作也應(yīng)該圍繞著檔案服務(wù)這一根本宗旨，相關(guān)檔案管理人員要充分考慮到利用者的心態(tài)，端正工作態(tài)度，不斷提高專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)道德，切實地將高校保衛(wèi)檔案工作落到實處。
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一、轉(zhuǎn)變觀念，重視高校學(xué)科檔案工作
( 一) 做好高校學(xué)科專業(yè)檔案管理工作的重要性
檔案館從服務(wù)學(xué)科專業(yè)檔案建設(shè)大局出發(fā)，立足服務(wù)拓展檔案館的職能，不斷提升檔案館自身地位。
1． 有助于高校學(xué)科檔案資源的開發(fā)
學(xué)科檔案是高校學(xué)科建設(shè)活動的真實記錄，以其真實性、權(quán)威性在學(xué)校改革和發(fā)展中發(fā)揮著不可替代的作用，對領(lǐng)導(dǎo)決策、成果驗收、科學(xué)研究、重點學(xué)科建設(shè)、重點實驗室和重點學(xué)科的評估、維護(hù)學(xué)校權(quán)益、推動教學(xué)改革、提高教學(xué)質(zhì)量等提供了第一手翔實的依據(jù)，發(fā)揮著重要作用。高校檔案館應(yīng)最大范圍地發(fā)揮學(xué)科檔案的價值，尤其是做好學(xué)科專業(yè)檔案的服務(wù)工作，為學(xué)校教書育人、科學(xué)研究、決策管理提供專業(yè)化、個性化服務(wù)。
2． 有利于高校學(xué)科建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展
在當(dāng)前我國的高校學(xué)科建設(shè)當(dāng)中，檔案管理的作用不容忽視，當(dāng)國家教委、上級領(lǐng)導(dǎo)、地方的相關(guān)部門對于高校的學(xué)科以及專業(yè)進(jìn)行相應(yīng)的評估的時候，大量原始的檔案管理資料就成為重要的參考依據(jù); 同時在學(xué)校決策和重點學(xué)科建設(shè)參考時，高校是否能夠持續(xù)生存與發(fā)展，學(xué)科檔案的管理也有著重要的作用。
( 二) 學(xué)科專業(yè)檔案的內(nèi)涵
檔案自身潛在價值和利用效益是檔案信息挖掘的基礎(chǔ)條件，這就要求高校工作者充分認(rèn)識學(xué)科檔案的內(nèi)涵，在對于學(xué)科已經(jīng)歸類入檔的材料進(jìn)行收集、詳細(xì)的整理、完整的鑒定以及完善的分析時，在意識當(dāng)中就需要考慮到學(xué)校的實際發(fā)展情況，對于有關(guān)的工作重心進(jìn)行恰當(dāng)?shù)恼{(diào)整，并且在歸檔的重要計劃當(dāng)中，將重點學(xué)科的檔案材料作為重要的組成，有意識地納入其中。
二、分析問題，明確學(xué)科專業(yè)檔案建設(shè)的現(xiàn)狀
目前，高校學(xué)科專業(yè)檔案建設(shè)力度存在不足，部分學(xué)科在學(xué)科建設(shè)中檔案管理工作存在不少問題，主要表現(xiàn)在以下三個方面。
( 一) 觀念方面
缺乏檔案意識是高等學(xué)校中普遍存在的問題，學(xué)校學(xué)科領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)術(shù)帶頭人缺乏對專業(yè)檔案重要性的認(rèn)識，對檔案工作配合不夠; 從思想意識方面來看，決策領(lǐng)導(dǎo)層完全沒有意識到檔案相關(guān)工作對于高校發(fā)展的重要意義，從而僅僅投入了少部分的人力、財力在其中。而且，在配備相應(yīng)的檔案工作人員的時候，往往也存在一定的隨意性，有的檔案管理人員甚至就是高校教師的兼任; 部分高校當(dāng)中進(jìn)行科學(xué)研究的人員，往往忽視了項目檔案的管理資料需要進(jìn)入檔案室進(jìn)行保管，只是注重科學(xué)研究的過程與成果。僅僅認(rèn)為，將這一次的項目課題完成之后，能夠獲得獎勵就可以，往往忽視了在研究的過程當(dāng)中積累出來的資料以及在研究完成之后相關(guān)的信息資料的歸檔問題，從而導(dǎo)致檔案管理人員不能夠正常地開展工作，使得科研檔案欠缺必要的準(zhǔn)確性與完整性，最終形成信息失真的結(jié)果。
( 二) 資源建設(shè)方面
一是檔案資源上，對于如何進(jìn)行學(xué)生培養(yǎng)、學(xué)科應(yīng)該如何的發(fā)展下去、結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行如何的調(diào)整等方面，都沒能夠詳細(xì)地進(jìn)行記錄，因此，就算形成了專業(yè)的學(xué)科檔案資源，也沒有足夠的利用價值，檔案館也就無法為學(xué)校教學(xué)改革和學(xué)科建設(shè)服務(wù)。二是在檔案管理的時候，對于“賬外”的有關(guān)文件的不夠重視。例如: 對于高校人員在國際性的學(xué)術(shù)交流會、國內(nèi)的經(jīng)驗交流會、本校內(nèi)部召開的研究會議等，在會議結(jié)束時形成的像工作報告、參加會議的人員名單等都沒能夠進(jìn)行詳細(xì)的記錄。但是，往往就是這些材料中包含了相當(dāng)豐富的信息資源，因為其會在潛移默化當(dāng)中影響著學(xué)科的建設(shè)。
三、探索適合的管理與服務(wù)需要深入實踐
考慮到目前高校在進(jìn)行檔案管理的時候存在的諸多問題，高校檔案館要積極探索解決策略，正確地認(rèn)識與面對目前的現(xiàn)狀。筆者認(rèn)為，想要做好學(xué)科檔案的管理工作，需要從以下幾個方面對于其建設(shè)與發(fā)展進(jìn)行詳細(xì)的探討。
( 一) 專業(yè)檔案資源建設(shè)的加強需要做好學(xué)科檔案的基礎(chǔ)工作
1． 做好學(xué)科檔案收集的作用不容忽視
在高校重點學(xué)科的檔案管理當(dāng)中的首要任務(wù)是對于材料進(jìn)行收集。是否能夠?qū)⒉牧鲜占R全、收集及時，直接關(guān)系到其他檔案環(huán)節(jié)能否正常地開展下去。如果我們僅僅收集到一部分的檔案材料，或者不具備使用價值、凌亂不堪的材料，不僅僅會造成之后的工作徒勞無功，更多的是影響到了之后的專業(yè)評估，不能夠為學(xué)科建設(shè)的持續(xù)發(fā)展提供重要的決策依據(jù)，更為嚴(yán)重的是會影響到學(xué)校之后的發(fā)展。所以，在學(xué)科檔案管理當(dāng)中，我們應(yīng)當(dāng)以科學(xué)體系建設(shè)為中心，將收集工作做得全面而系統(tǒng)，盡最大努力收集完整、系統(tǒng)的專業(yè)內(nèi)容。
2． 在確保高校學(xué)科檔案的完整方面需要理順管理體系，建立規(guī)章
作為高校檔案管理的有關(guān)部門負(fù)責(zé)人，在制定相應(yīng)的檔案管理工作時，需要考慮到檔案工作當(dāng)中的規(guī)范，確保逐漸走上規(guī)范化、制度化的檔案管理與建立方面。在建立檔案管理的有效體系的時候，需要配備專業(yè)知識過硬的專職人員，更要將管理組織體系的網(wǎng)絡(luò)化加以實現(xiàn)，在體系的確定當(dāng)中需要形成專業(yè)的學(xué)科帶頭人負(fù)責(zé)，然后再將專職和兼職的相應(yīng)工作人員配備完善。學(xué)科建設(shè)的檔案工作應(yīng)當(dāng)作為計劃的一部分納入到發(fā)展當(dāng)中，對于學(xué)科秘書來說，也需要做好相應(yīng)的檔案管理工作。在相應(yīng)的檔案管理崗位職責(zé)的制定當(dāng)中，首先是針對收集檔案、整理檔案以及利用檔案的職責(zé)需要規(guī)定明確，并且對于整理職責(zé)范圍內(nèi)部的檔案材料的時候，需要讓秘書明確自身的職責(zé)。在履行職責(zé)的時候，需要參照各種工作規(guī)范來制定，從而逐步地引導(dǎo)全校的教師以及員工從心理上重視學(xué)科檔案的管理工作，共同做好管理。
( 二) 創(chuàng)新學(xué)科專業(yè)檔案開放服務(wù)
1． 切合用戶需求，主動提供服務(wù)
在提供給對象服務(wù)的時候，首先要了解對象的實際需要，將主觀能動性充分發(fā)揮出來，并且詳細(xì)地了解服務(wù)的指向，不僅僅是要服務(wù)于學(xué)科帶頭人，更多的是要服務(wù)于廣大的學(xué)科教師。例如: 對于檔案管理工作的水平、規(guī)模等方面的了解，都能夠通過對于在建設(shè)學(xué)科時候的檔案進(jìn)行收集、歸類、保管，也可以對于學(xué)科檔案進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查統(tǒng)計以及調(diào)查分析。
2． 創(chuàng)新服務(wù)模式需要現(xiàn)代化手段的有效運用
在檔案管理當(dāng)中，我們也可以進(jìn)行各種各樣的現(xiàn)代化手段，例如: 設(shè)置專題索引目錄、查詢幫助服務(wù)等功能，從而提高對于學(xué)科檔案的查詢效率。當(dāng)然，為了在使用條件上為檔案的利用創(chuàng)造一定的便利，在相關(guān)檢索工具的編制上，也需要考慮到各種學(xué)科之間存在的不同之處，編制不同的工具對于信息進(jìn)行搜索。除此之外，為了提高檔案的利用率，還需要將科學(xué)化的技術(shù)手段運用到檔案的管理中 ( 例如: 計算機信息技術(shù)) 。
3． 研究開放方法，重視保密工作
學(xué)科檔案中不少涉及科研項目，因此加強服務(wù)的同時，檔案保密問題應(yīng)當(dāng)引起重視。包括嚴(yán)格檔案開放的步驟;科學(xué)的鑒定方法; 檔案的解密; 成立開放小組; 檔案的網(wǎng)絡(luò)安全問題以及數(shù)字化檔案知識產(chǎn)權(quán)等問題。
( 三) 提高工作人員綜合素質(zhì)
為適應(yīng)學(xué)科檔案管理的要求，確保檔案管理工作者的綜合素質(zhì)的不斷提升，也是一個重要的前提。對于檔案管理者素質(zhì)的提升，需要有計劃、有組織。筆者認(rèn)為提高檔案管理人員的素質(zhì)，需要從以下幾個方面入手。
1． 檔案管理人員需要不斷地吸收新知識
在如今科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的 21 世紀(jì)中，檔案管理人員也需要擁有廣博的見識，擁有一技之長。為了滿足新時期對于高校檔案管理工作的要求，就需要從計算機的角度入手，實行網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理，這樣不僅能夠確保檔案管理的服務(wù)質(zhì)量以及提升工作效率，還能夠讓檔案工作邁入嶄新的發(fā)展平臺，從而讓管理工作更好地服務(wù)于學(xué)科的現(xiàn)代化建設(shè)。
2． 檔案管理人員需要在不斷的實踐當(dāng)中提升自身素質(zhì)
隨著目前高校檔案管理工作重心出現(xiàn)偏移，也就使得管理人員需要不斷地接受新知識，懂得如何才能夠有效地運用新知識服務(wù)于學(xué)科檔案的管理工作中，真正地做到理論與實踐的結(jié)合，只有如此的實踐工作，才能夠符合新形勢的要求，處理好各項檔案管理工作存在的問題。
3． 檔案管理人員需要懂得創(chuàng)新素質(zhì)
大數(shù)據(jù)源于信息技術(shù)革命。隨著近年來互聯(lián)網(wǎng)和信息行業(yè)的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)成為繼物聯(lián)網(wǎng)、云計算之后信息技術(shù)行業(yè)又一大顛覆性的技術(shù)革命，對許多組織的管理方式方法帶來了新的發(fā)展機遇，同時也帶來了很多挑戰(zhàn)。2011年5月，全球著名的管理咨詢公司麥肯錫咨詢公司了名為《大數(shù)據(jù)：創(chuàng)新、競爭和生產(chǎn)力的下一個前沿領(lǐng)域》的研究報告，報告指出，分析“大數(shù)據(jù)”將成為競爭的關(guān)鍵。如果再輔以正確的政策和有利條件，“大數(shù)據(jù)”將引發(fā)新一輪的生產(chǎn)力增長與創(chuàng)新。麥肯錫研究報告的內(nèi)容促進(jìn)了美國在“大數(shù)據(jù)”方面開展一系列實際行動。2012年3月22日，美國總統(tǒng)奧巴馬宣布啟動“大數(shù)據(jù)研究與發(fā)展計劃”，在研發(fā)計劃中，美國政府并投資2億美元來促進(jìn)這個計劃的實施，把對大數(shù)據(jù)的研究上升為美國國家戰(zhàn)略部署總體藍(lán)圖，其重要性不言而喻。那么，什么是大數(shù)據(jù)？目前，學(xué)術(shù)界對于大數(shù)據(jù)并沒有給出一個統(tǒng)一的定義。有定義認(rèn)為，大數(shù)據(jù)是指利用常用軟件工具來獲取、管理和處理數(shù)據(jù)所耗時間超過可容忍時間的數(shù)據(jù)集。也有研究認(rèn)為，大數(shù)據(jù)技術(shù)定義作為新一代的技術(shù)架構(gòu)設(shè)計，通過使用高速捕獲、發(fā)現(xiàn)和分析手段從海量數(shù)據(jù)中獲取價值。我國數(shù)據(jù)信息權(quán)威李國杰院士則認(rèn)為“大數(shù)據(jù)是指在可容忍的時間內(nèi)無法用傳統(tǒng)IT技術(shù)和軟硬件工具對其進(jìn)行感知、獲取、管理、處理和服務(wù)的數(shù)據(jù)集合。”雖然目前對于大數(shù)據(jù)沒有絕對統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)定義，但是，大數(shù)據(jù)自身卻具有一些共性特征。目前，學(xué)術(shù)界比較統(tǒng)一的認(rèn)識是大數(shù)據(jù)具有四個基本特征：第一，數(shù)據(jù)量大。這是指數(shù)據(jù)在量的方面的累計，也是大數(shù)據(jù)的核心特征。數(shù)據(jù)量大的主要原因是互聯(lián)網(wǎng)的普及，通過互聯(lián)網(wǎng)，人們在獲得信息的同時，也產(chǎn)生了大量的信息。第二，數(shù)據(jù)種類多。這指的是數(shù)據(jù)本身的外在表現(xiàn)形式。傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)類型簡單，普遍使用表格形式、文本和字段加以呈現(xiàn)并進(jìn)行數(shù)據(jù)處理。隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，除了普通的表格形式、文本等形式外，還有微博、視頻、圖片、二維碼等形式的大量的半結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。面對龐大的數(shù)據(jù)量，人們也能很快在互聯(lián)網(wǎng)上獲得自己需要的信息。第三，價值密度低。指的是大數(shù)據(jù)時代的數(shù)據(jù)因為數(shù)據(jù)基數(shù)大，較以前的少量數(shù)據(jù)而言，數(shù)據(jù)的價值與數(shù)據(jù)的總量呈反比例關(guān)系。換言之，分母大，分子小，因而得到的價值小。這是它的基本屬性。因此如何從大量的數(shù)據(jù)中搜索出實用的數(shù)據(jù)是需要研究的重點。隨著信息數(shù)據(jù)的無限增值，信息數(shù)據(jù)的價值密度反而趨小。第四，處理速度快。指的是大數(shù)據(jù)時代的數(shù)據(jù)處理效率。這是它的重要特性。隨著數(shù)據(jù)量越來越多，數(shù)據(jù)信息傳播速度加快，必然要求數(shù)據(jù)的處理速度也越來越快，否則大量的數(shù)據(jù)根本無法得到有效處理，從而引發(fā)數(shù)據(jù)處理技術(shù)創(chuàng)新。從以上特征可以發(fā)現(xiàn)，大數(shù)據(jù)的本質(zhì)并非表面的“大容量”，其概念內(nèi)涵是“大價值”。因此，大數(shù)據(jù)技術(shù)的真正內(nèi)涵是，它不在于掌握龐大的數(shù)據(jù)信息，而在于對這些含有不同價值和意義的海量數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘、專業(yè)化處理和運用，才是標(biāo)志著大數(shù)據(jù)時代的到來。
二、大數(shù)據(jù)時代高校人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)
我國高校人事檔案傳統(tǒng)的管理模式是收集、管理、利用三環(huán)節(jié)。但是，隨著我國人事管理制度的不斷深化，加上大數(shù)據(jù)時代的出現(xiàn)，對高校傳統(tǒng)的人事檔案管理工作提出了更高的要求和挑戰(zhàn)。
1.高校人事檔案信息資源收集的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，我國高校人事檔案管理主要包括三個方面：第一是在編教職員工的檔案。這是高校人事檔案的主體部分；第二是已經(jīng)退休人員的檔案。第三是離職人員未提走的檔案。由于高校教師學(xué)歷比較高，因此流動性也較為頻繁。很多教師離開學(xué)校去另外一家單位工作后，由于種種原因，檔案還沒有轉(zhuǎn)走而仍然留在學(xué)校的。從學(xué)院學(xué)科發(fā)展情況來看，高校人事檔案管理更是錯綜復(fù)雜。如果按照學(xué)科門類進(jìn)行人事檔案管理的話，那么需要歸檔的人事檔案數(shù)據(jù)龐大且形式多樣。而且，這些檔案大都是紙質(zhì)檔案，檔案管理信息化程度較低。因此，面對大數(shù)據(jù)時代，如何有效收集高校人事檔案信息，實現(xiàn)高校人事檔案從紙質(zhì)檔案管理到檔案數(shù)字信息化管理，是高校人事檔案信息資源收集面臨的挑戰(zhàn)。
2.高校人事檔案管理業(yè)務(wù)的挑戰(zhàn)。在傳統(tǒng)的高校人事檔案管理方式下，“收”是各學(xué)院和處室向人事管理部門或者檔案管理部門移交部門職工的工作信息，或者由教職工本人向檔案管理部門或者人事管理部門提供工作檔案信息。“管”的意思主要是手工管理。當(dāng)前，我國高校人事檔案管理還是傳統(tǒng)管理模式，教職工人事檔案管理都是通過手工翻閱查詢教職工的檔案信息，由于紙質(zhì)人事檔案的保存時間有一定的局限性，人事檔案的查閱次數(shù)越多，那么人事檔案的破損率就越高，因此，在大數(shù)據(jù)時代，如何對高校人事檔案實現(xiàn)數(shù)字化管理，以電腦信息化管理程序代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工勞動，采用云平臺存儲、計算和分析高校人事檔案，使得紛繁復(fù)雜的高校教師人事檔案管理程序化和規(guī)律化，這對當(dāng)前高校人事檔案管理提出了挑戰(zhàn)。
3.高校人事檔案服務(wù)人事管理的挑戰(zhàn)。在我國高校，傳統(tǒng)的人事檔案管理缺乏開發(fā)和服務(wù)理念，管理設(shè)備和技術(shù)比較陳舊，管理權(quán)限歸屬部門不統(tǒng)一，傳統(tǒng)的人事檔案管理以紙質(zhì)文檔管理為主，要查找教師的檔案信息，必須去保管檔案的部門申請查找，程序還比較負(fù)責(zé)，使得高校教師的人事檔案整年處于被動利用狀態(tài)。這些情況影響了高校人事檔案管理的規(guī)范化和合理利用。然而，高校人事檔案的主要作用是對人事檔案建立數(shù)據(jù)庫，通過高校人事管理人員對人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行聚類、分類、相關(guān)性分析，找到數(shù)據(jù)之間的關(guān)系，將原來沉淀在庫的“死檔案”變成高校人事管理的“活信息”，為學(xué)校高層進(jìn)行人事決策提供參考，從而提高檔案價值。
三、大數(shù)據(jù)時代高校人事檔案管理創(chuàng)新策略
從高校傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案管理到人事檔案數(shù)字信息化管理，檔案信息資源呈指數(shù)型增長，用現(xiàn)有的檔案信息化手段、工具難以滿足大數(shù)據(jù)時代的檔案信息資源管理。這就需要充分研究當(dāng)前高校人事檔案管理工作現(xiàn)狀，改革創(chuàng)新管理模式，利用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢將其管理走向數(shù)據(jù)化和信息化，才能有效發(fā)揮高校人事檔案服務(wù)教學(xué)、科研和社會服務(wù)的功能。
1.樹立“大數(shù)據(jù)”的人事檔案管理理念，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源有效融合。高校人事檔案是高校人才信息的基礎(chǔ)，全面記載了教職工的自然狀況、政治思想、職務(wù)職稱、業(yè)績成果、專業(yè)特長等基本信息。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，對于高校人事管理工作者來說，需要更新傳統(tǒng)的人事檔案管理觀念，樹立敏銳的數(shù)據(jù)信息管理意識，將大數(shù)據(jù)中的教職工信息與現(xiàn)實中的具體的人有效結(jié)合起來，通過調(diào)動教職工數(shù)據(jù)信息，能夠結(jié)合現(xiàn)實中的教學(xué)、科研等具體工作，進(jìn)行資源分配。舉例來說，如果需要針對全校學(xué)生開出一門管理倫理學(xué)課程，在確定哪位教師最適合上這門課的時候，可以通過人事檔案管理數(shù)據(jù)，進(jìn)行信息搜索，將具有管理學(xué)和倫理學(xué)學(xué)科背景的教師全部找出來，接下來一個一個進(jìn)行分析，最后通過面談，確定合適的任課教師人選。由此看來，需要對這些人事檔案的基本信息進(jìn)行數(shù)字化管理，以便為高校人力資源管理提供有效的科學(xué)依據(jù)。
2.構(gòu)建大數(shù)據(jù)管理平臺，實現(xiàn)高校人事檔案管理可視化。數(shù)據(jù)開放和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)是數(shù)據(jù)資源融合的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。對于高校人事檔案管理部門來說，將不同部門、不同院系的教職工個人信息在學(xué)校層面上運行，就需要構(gòu)建一個多中心多層級的學(xué)校數(shù)據(jù)平臺，分別存放各個學(xué)院、系部、處室等數(shù)據(jù)主體和學(xué)校外部各個行業(yè)領(lǐng)域的數(shù)據(jù)。在這個學(xué)校層面的數(shù)據(jù)平臺上，通過對學(xué)校的人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、整合、共享及利用后，能夠通過當(dāng)今的高科技數(shù)據(jù)處理技術(shù)將教職工人事檔案信息實現(xiàn)可視化。例如，學(xué)校教師中教授、副教授、博士的比例，通過數(shù)據(jù)圖一目了然。與外校同等層次的高校相比，學(xué)校學(xué)科發(fā)展的優(yōu)勢和弱勢，通過數(shù)據(jù)分析對比形成圖形，對比效果簡單明了。這就是大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢。而且，在大數(shù)據(jù)管理平臺上，有利于將學(xué)校科研處、教務(wù)處、人事處關(guān)于教職工的人事檔案信息進(jìn)行有效整合，教職工的所有信息都在學(xué)校這個大平臺上拉通，有利于人文社科、理工科院系發(fā)展進(jìn)行不同層次的比較，使得整個學(xué)校發(fā)展情況實現(xiàn)可視化。
關(guān)鍵詞：突發(fā)事件；高校檔案；應(yīng)急管理體系
中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
原標(biāo)題：高校檔案應(yīng)急管理體系研究
收錄日期：2013年5月30日
突發(fā)事件是指由人為或自然因素引起的突發(fā)性危及或可能危及檔案安全和嚴(yán)重干擾檔案工作秩序，需要采取應(yīng)急處置措施以應(yīng)對的事件。高校檔案作為學(xué)校的歷史記憶寶庫，一旦遭受突發(fā)事件的危害，后果不堪設(shè)想。加強突發(fā)事件下的高校檔案管理成為亟待解決的課題。
一、突發(fā)事件對高校檔案應(yīng)急管理提出挑戰(zhàn)
1、風(fēng)險意識缺乏。存在必然會有風(fēng)險，不管這種風(fēng)險是來自于自然的還是人為的。即使是嚴(yán)格按國家標(biāo)準(zhǔn)建立起來的檔案館，同樣會面臨各種各樣意想不到的風(fēng)險，歷史上那些直到今天仍被學(xué)術(shù)界推崇的檔案建筑與保管措施并不能保證大部分檔案的消亡就是明證。近年來，檔案在突發(fā)事件中頻遭損失的情況，暴露出風(fēng)險意識缺乏的問題。這也是高校檔案部門應(yīng)當(dāng)借鑒和警惕的。針對自然突發(fā)事件，既有的檔案保護(hù)技術(shù)和防護(hù)措施相對較為成熟，也積累了較為豐富的經(jīng)驗。近年來人為突發(fā)事件在高校有日趨增長之勢，需要格外引起重視。
2、應(yīng)對能力不足。突發(fā)事件下的檔案應(yīng)急管理包括預(yù)案編制、預(yù)測預(yù)警、信息報送、應(yīng)急處理、信息、恢復(fù)搶救、調(diào)查評估等一系列環(huán)節(jié)，牽涉到組織架構(gòu)、資源配置、配套支持等。這決定了高校檔案應(yīng)急管理不能局限于某一環(huán)節(jié)、某一領(lǐng)域，而必須從更高的層面來進(jìn)行一種頂層設(shè)計，構(gòu)建起包括應(yīng)急體制、機制、預(yù)案等各方面內(nèi)容，涵蓋了檔案危機預(yù)防、處置和恢復(fù)等全過程的檔案應(yīng)急管理體系。從現(xiàn)實情況來看，這方面還存在許多薄弱環(huán)節(jié)，缺乏足夠的資源支持，缺乏有效的整體應(yīng)對能力。加之危機管理框架下的檔案管理研究是一個新興領(lǐng)域，理論研究尚待深化，實踐性有待檢驗。這些都勢必對高校檔案應(yīng)急管理構(gòu)成嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。
3、重要難題來自于分級機制不完備。突發(fā)事件應(yīng)急處置的特點和基于成本效益的分析，都要求檔案應(yīng)急管理必須保重點、保核心。這就需要有相應(yīng)的檔案安全分級機制來支撐。正如檔案價值鑒定是檔案工作中最困難的一環(huán)，現(xiàn)實中這方面也同樣是弱項。高校檔案機構(gòu)一方面在存放檔案時考慮到將重要、珍貴檔案集中存放的并不多，另一方面也缺乏針對檔案安全管理狀況的風(fēng)險等級評估。這就有可能導(dǎo)致在面對突發(fā)事件時，難以在有限的時間集中資源重點應(yīng)對，最終貽誤時機，出現(xiàn)“玉石俱焚”的后果。
二、高校檔案應(yīng)急管理應(yīng)對策略
1、樹立檔案風(fēng)險防范意識。強烈的風(fēng)險意識是應(yīng)對突發(fā)事件所必須具備的意識。由于產(chǎn)生和誘發(fā)的因素很多，突發(fā)事件很難做到及時預(yù)知預(yù)報，它更多的是建立在對既往事件和知識經(jīng)驗的積累和推斷分析上。當(dāng)準(zhǔn)備投入很大但并未發(fā)生或造成后果不像預(yù)想的那么嚴(yán)重時，就可能造成浪費，這也是導(dǎo)致很多人對此掉以輕心的原因。高校檔案部門相對內(nèi)向封閉，似乎發(fā)生幾率不大，但若無準(zhǔn)備，也許不經(jīng)意間它就悄然襲來，猝不及防下造成的損失可能更大。正是基于強烈的風(fēng)險意識，國際檔案學(xué)界就檔案機構(gòu)應(yīng)對突發(fā)事件已達(dá)成一個共識：最好的救災(zāi)措施就是預(yù)防災(zāi)害，預(yù)防比災(zāi)后恢復(fù)更富有成效。強烈的風(fēng)險意識有助于我們將著力點放在預(yù)防為主，防患于未然。
2、建立高校檔案應(yīng)急體制。根據(jù)2007年頒布的《突發(fā)事件應(yīng)對法》，我國已建立統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、綜合協(xié)調(diào)、分類管理、分級負(fù)責(zé)、屬地管理為主的應(yīng)急管理體制。相應(yīng)地，我們可以在學(xué)校應(yīng)急管理的整體框架下分三個層面組建有關(guān)的檔案應(yīng)急組織。指揮層面，學(xué)校整體應(yīng)急機構(gòu)可視作檔案應(yīng)急管理的指揮機構(gòu)；管理層面，可成立突發(fā)事件檔案應(yīng)急管理領(lǐng)導(dǎo)小組，組長建議由分管檔案工作校領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，設(shè)有學(xué)校檔案工作委員會的則由委員會主任擔(dān)任，組員由檔案部門及相關(guān)職能部處負(fù)責(zé)人組成；操作層面，檔案機構(gòu)內(nèi)部成立由檔案業(yè)務(wù)骨干及有關(guān)專家組成的應(yīng)急小分隊。對于某些檔案突發(fā)事件，還要根據(jù)有關(guān)規(guī)定向上級應(yīng)急管理機構(gòu)上報處置。據(jù)此，通過分級處理、分級響應(yīng)，形成一個自上而下和充分協(xié)調(diào)的檔案應(yīng)急管理組織指揮體系。
3、制定高校檔案應(yīng)急預(yù)案。預(yù)案是高校檔案應(yīng)急管理的核心和關(guān)鍵。國外的各類檔案機構(gòu)包括國家檔案館、地方檔案館、大學(xué)檔案館，大多制定了相應(yīng)的防災(zāi)計劃或應(yīng)急處置方案。我國許多高校也制定了有整體的或?qū)ｍ椀耐话l(fā)事件應(yīng)急預(yù)案。相對而言，高校檔案應(yīng)急預(yù)案的制定起步晚，更待完善。
4、完善高校檔案應(yīng)急機制。高校檔案應(yīng)急機制包括檔案危機預(yù)警機制、應(yīng)急資源調(diào)配與調(diào)動機制、檔案危機化解機制。本著預(yù)防為主的原則，檔案危機預(yù)警機制居于首位。檔案危機預(yù)警機制，主要是通過制定檔案部門應(yīng)急預(yù)案，加強檔案安全預(yù)警和信息報告制度，采取適當(dāng)?shù)念A(yù)防措施，避免突發(fā)事件發(fā)生，減少檔案損失后果。對重要、珍貴檔案，特別要注意進(jìn)行多重備份或適當(dāng)集中保管，提高其安全等級和系數(shù)，從而以最有限的資源來實施最有效的保護(hù)。
5、加強高校檔案應(yīng)急管理相關(guān)研究。高校檔案應(yīng)急管理作為一個新情況、新問題，其中有很多方面需要去研究。諸如如何判定風(fēng)險，怎樣防范應(yīng)對風(fēng)險，要建設(shè)什么樣的應(yīng)急管理體系，如何評估應(yīng)急管理的成效，怎樣通過高校檔案應(yīng)急管理來推動高校檔案管理方式和理念創(chuàng)新等。這就要求我們加強相關(guān)的研究，并及時做好相關(guān)研究成果的推廣，力求不論是檔案管理理論的成果，還是其他領(lǐng)域應(yīng)急管理研究的實際進(jìn)展，都能盡最大可能整合到高校檔案應(yīng)急管理預(yù)案中，從而盡可能為應(yīng)對突發(fā)事件提供理論支持和現(xiàn)實指導(dǎo)。
主要參考文獻(xiàn)：
