時間：2023-06-06 09:39:17
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇電子檔案管理管理辦法，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
一，當前國庫會計檔案管理現狀
（一）紙質檔案名目規格各異，整理、分類、歸檔難度較大
國庫會計檔案因不同時期經辦的業務種類不一，如鄉（鎮）金庫設立時的各類檔案，國債實物兌付期的各類憑證、報表，各個時期收集、整理、歸檔的檔案名目各異，規格各異，數量龐大，加之國庫經辦人員的新老更替，現有檔案管理人員對歷史業務的陌生等因素影響，給國庫紙質檔案的整理、分類、歸檔帶來的難度較大。
（二）檔案管理辦法幾經更替，持續性、完整性不高
根據中國人民銀行新的檔案管理辦法要求，各極分支機構應按照新辦法，新的保管期限，完善會計檔案管理流程，組織開展會計檔案清理工作，銀發(2005) 309號文件印發的《中國人民銀行會計檔案管理規定》同時廢止。至此，人民銀行的檔案管理辦法已幾經更替，會計憑證、賬簿、報告、登記簿及其他會計資料的保管期限數次變更，部分檔案已依據原有的管理辦法進行銷毀，致使現有國庫會計檔案的持續性、完整性不高。
（三）部分紙質檔案時間久遠，字跡模糊，修復難度大，不易長期保管
國庫會計檔案從人民銀行履行經理國庫職能時就已產生，至今已有二三十年，時間久遠，受當時手工編制、紙張質量、打印和復印的清晰度等因素影響，部分檔案字跡模糊，辨認難度大，不易長期保管。另外隨著人民銀行辦公樓的新建、維修、改造項目的實施，國庫會計檔案多次搬移，紙質檔案破損比較大，新的檔案管理辦法要求，各級分支機構及時修復保管期內有破損的會計檔案，但部分檔案破損嚴重，修復、保管難度大。
（四）紙質檔案成本高，不符合低碳、環保、綠色的科學發展理念
國庫會計紙質檔案收集了每個工作日及決算時打印的預算收支日報、月報，原始憑證、機打憑證、余額表、集中支付報表、庫存日報、年終決算報表、分析、報告等會計資料，耗費了大量紙張、打印機及耗材，國庫工作人員在打印時已投入了諸多工作時間，收集、整理、裝訂、歸檔又需花費大量精力，國庫會計人員每年1-2月份均忙于本年度檔案整理，上年度檔案移交工作，紙質檔案占用了大量人力、物力成本，不符合國民經濟和社會發展倡導的構建資源節約的生產方式、消費模式的低碳、環保、綠色的科學發展理念。
（一）新檔案管理辦法對加強電子會計檔案提出了明確要求
新檔案管理辦法明確要求核算部門重新設定會計應用系統中電子會計檔案的保管期限，根據會計應用系統的實際情況制定補充規定，對符合僅采取電子形式保管要求的會計檔案，可不打印相應的會計資料。這為國庫會計實現電子檔案管理提供了制度依據。
（二）國庫信息化系統建設發展為會計檔案實現電子化奠定了基礎
2000年《國家金庫會計核算系統》(TBS)在全國推廣上線，開啟了國庫信息化系統建設進程，2006年國庫信息處理系統(TIPS)試點成功，揭開了人民銀行國庫信息化系統數據集中的序幕，隨后國庫會計數據集中系統(TCBS)、國庫信息管理系統(TIMS)相繼在全國上線運行，各級國庫的所有業務數據由全國數據處理中心集中存儲，國庫會計業務紙質憑證大幅減少，國庫核算逐漸向無紙化邁進，為會計檔案實現電子化奠定了基礎。
（三）國庫會計檔案電子化管理勢在必行
隨著電子信息技術的發展，電子檔案以大容量的數據存儲、精確的數據保證、便捷的檢索功能促使國庫會計檔案向電子化管理模式過渡，電子數據的存儲、傳遞、利用等優勢使電子檔案替代紙質檔案成為必然。
三、推動紙質檔案向電子檔案過渡的意見及建議
（一）建立科學的電子檔案管理系統
國庫核算數據的高度集中，為各類國庫核算數據的電子存儲提供了有利條件，國庫部門應根據新辦法要求，積極開發和建立科學的電子檔案管理系統，建立電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系，使各級國庫能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計資料，高效利用電子會計檔案。
（二）設立電子簽名審簽程序實現電子檔案安全管理
電子檔案在管理中存在容易銷毀、丟失、篡改、破壞等問題，環境影響、意外事故、自然災害、人為破壞都有可能給電子檔案管理帶來難度，因此需采取有效措施來避免這些因素給電子檔案帶來的損害。為此，國庫電子會計檔案一方面需設定經辦、復核、審批等必要的電子程序；另一方面建立電子檔案備份制度，分別保存制度，有效防范存儲介質失效、自然災害、意外事故和人為破壞的影響。
（三）建立檔案電子化管理制度
電子檔案的管理一方面需建立移交、保管、調閱、傳遞等環節的管理流程，由計算機等電子設備形成、傳輸的數據和信息整理完成后應按照制度規定刻錄光盤、備份，分類進行存放，管理人員應根據介質特性定期檢查復制、維護，確保檔案的完整性和安全性；另一方面制定嚴格的管理制度，如法律、法規授權的外部單位查閱國庫會計檔案時，應持有效證件和文件，經國庫核算部門、檔案保管部門負責人審核并報單位負責人或其授權人批準后，在專人陪同下查閱，管理人員要嚴格執行電子簽名審簽制度，規范管理電子檔案。
遼寧新華教育網注冊_新華中學2017屆高三年級管理工作分工新華中學 2017 屆高三年級管理工作分工 一、基本思路 年級工作是系統工程，需要協調學校各部門,聯合全體高三教師共同完成。
在學校統一領導和管理之下，年級組科學有序地開展各項工作，年級工作分工 不分家，具體工作由牽頭人負責，其他管理人員協助完成。
二、具體分工 校長總負責，分管校長具體負責，年級組認真執行、高效落實。
蔣選榮：年級主任，負責教務、課務和教師工作；統籌安排年級教師會、學科 分析會；統籌協調學校各部門、學科組，協調管理藝體和文科組合。
負責年級宣傳報道。
華 芳：年級主任，負責學生工作、常規管理和年級大型德育活動策劃，廣播 操或跑操的進出場、站隊等。過程性資料的收集、整理；早讀、晚自習 值班表；協調管理理科組合。
李慶國：年級組長，負責理科組合。具體工作包含年級工作量統計；考場布置、 監考、閱卷、分數統計、考試用準考證、條形碼的制作，網上閱卷的 試卷掃描、切割等，視頻安排（聯系張晶、王斌、陳元） 。聯系教務處。
侍海霞：年級組長，負責文科組合。具體工作包含包含告家長書的設計、印刷， 活動橫幅和戧牌的布置、落實，各種會議、活動的安排、落實；負責 教師閱卷等活動的后勤保障和學生就餐、宿舍衛生管理等。聯系學工 處、總務處。
沈 軍：年級組長，負責藝體組合。具體工作包含年級課表；監考、周六和周日課表；藝體教學整體安排和藝體生管理工作，藝術和體育考試的組織、封卷、 閱卷、登分以及質量分析。2016.07
遼寧新華教育網注冊_2017年新華會計網會計繼續教育-新《會計檔案管理辦法》試題及答案新《會計檔案管理辦法》 一、單項選擇題（本類題共 15 小題，每小題 2 分，共 30 分。單項選擇題 (每小題備選答案 中，只有一個符合題意的正確答案，請選擇正確選項。） 1.下列各項中，屬于修訂后的《會計檔案管理辦法》施行日期是（ ）。
A．2016 年 1 月 1 日 B．2016 年 3 月 1 日 C．2016 年 6 月 1 日 D．2016 年 9 月 1 日 A B C D2.下列各項中，屬于應當牽頭會計檔案鑒定工作的機構是（ ）。
A．單位檔案管理機構 B．單位會計機構 C．審計機構 D．紀檢監察機構 A B C D3.下列各項中，屬于當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計管理機構臨時 保管的期限是（ ）。
A．1 年 B．2 年 C．3 年 D．4 年 A B C D4.下列會計檔案中，保管期限是 30 年的是（ ）。
A．銀行存款余額調節表 B．銀行對賬單 C．納稅申報 D．分類賬 A B C D5.下列各項中，屬于銷毀的會計檔案時，單位檔案管理機構編制的清冊是（ ）。
A．會計檔案移交清冊 B．會計檔案保管清冊 C．會計檔案銷毀清冊 D．會計檔案鑒定意見書 A B C D6.下列會計資料中，屬于其他會計資料的是（ ）。
A．固定資產卡片 B．其他輔賬簿 C．納稅申報表 D．以上都不對 A B C D7.下列會計資料中，屬于會計賬簿的是（ ）。
A．原始憑證 B．固定資產卡片 C．月度財務報告 D．銀行對賬單 A B C D8.下列各項中，屬于單位會計管理機構臨時保管會計檔案的最長年限是（ ）。
A．不超過 2 年 B．不超過 3 年 C．不超過 4 年 D．不超過 5 年 A B C D9.下列各項中，屬于單位會計管理機構在辦理會計檔案移交時應當編制的清冊是（ ）。
A．會計檔案移交清冊 B．會計檔案保管清冊 C．會計檔案銷毀清冊 D．會計檔案鑒定意見書 A B C D10.下列各項中，屬于修訂后的《會計檔案管理辦法》施行日期是（ ）。
A．2016 年 1 月 1 日 B．2016 年 3 月 1 日 C．2016 年 6 月 1 日 D．2016 年 9 月 1 日 A B C D11.下列各項中，屬于單位定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定所形成的會計資料是 （ ）。
A．會計檔案移交清冊 B．會計檔案保管清冊 C．會計檔案銷毀清冊 D．會計檔案鑒定意見書 A B C D12.下列各項中，適用《會計檔案管理辦法》的資料是（ ）。
A．預算 B．計劃 C．制度 D．會計報表 A B C D13.下列各項中，屬于有權批準推遲移交當年形成的會計檔案的機構是（ ）。
A．董事會 B．管理層 C．單位檔案管理機構 D．以上都不對 A B C D14.下列會計檔案中，保管期限是 30 年的有（ ）。
A．會計憑證 B．銀行對賬單 C．納稅申報 D．銀行存款余額調節表 A B C D15.下列各項中，屬于單位從外部接收的電子會計資料可僅以電子形式歸檔保存，形成電子 會計檔案應當附有的簽名是（ ）。
A．符合《中華人民共和國合同法》規定的電子簽名 B．符合《中華人民共和國電子商務法》規定的電子簽名 C．符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的電子簽名 D．以上都不對 A B C D二、多項選擇題（本類題共 10 小題，每小題 4 分，共 40 分。每小題備選答案中，有兩個或 兩個以上符合題意的正確答案，請選擇正確選項。） 1.下列關于會計檔案借出的表述中，正確的有（ ）。
A．單位保存的會計檔案一般不得對外借出 B．確因工作需要且根據國家有關規定必須借出的，應當嚴格按照規定辦理相關手續 C．會計檔案借用單位應當妥善保管和利用借入的會計檔案 D．會計檔案借用單位應當確保借入會計檔案的安全完整，并在規定時間內歸還 A B C D E2.下列關于會計檔案移交的表述中，正確的有（ ）。
A．單位會計管理機構在辦理會計檔案移交時，應當編制會計檔案移交清冊，并按照國家檔 案管理的有關規定辦理移交手續 B．紙質會計檔案移交時應當保持原卷的封裝 C．電子會計檔案移交時應當將電子會計檔案及其元數據一并移交，且文件格式應當符合國 家檔案管理的有關規定 D．特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交 E．單位檔案管理機構接收電子會計檔案時，應當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用 性、安全性進行檢測，符合要求的才能接收 ABCDE3.下列各項中，屬于應當列明單獨抽出立卷或轉存的會計檔案的會計資料有（ ）。
A．會計檔案移交清冊 B．會計檔案保管清冊 C．會計檔案銷毀清冊 D．會計檔案鑒定意見書 A B C D E4.下列各項中，屬于會計檔案定期保管期限有（ ）。
A．10 年 B．20 年 C．30 年 D．40 年 A B C D E5.下列各項中，屬于修訂后的《會計檔案管理辦法》適用范圍有（ ）。
A．國家機關 B．社會團體 C．企業 D．事業單位 E．其他組織 A B C D E6.下列各項中，屬于應在會計檔案銷毀清冊上簽署意見的人員有（ ）。
A．單位負責人 B．檔案管理機構負責人 C．會計管理機構負責人 D．檔案管理機構經辦人 E．會計管理機構經辦人 A B C D E7.下列會計檔案中，保管期限是 10 年的有（ ）。
A．月度財務報告 B．季度財務報告 C．半年度財務報告 D．年度財務報告 A B C D E8.下列各項中，屬于主管全國會計檔案工作的機構包括（ ）。
A．財政部 B．國家稅務總局 C．國家檔案局 D．中國人民銀行 ABCDE9.下列關于單位之間交接會計檔案的表述中，正確的有（ ）。
A．單位之間交接會計檔案時，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續 B．移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷 號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限和已保管期限等內容 C．交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙 方的單位有關負責人負責監督。
交接完畢后， 交接雙方經辦人和監督人應當在會計檔案移交 清冊上簽名或蓋章 D．電子會計檔案應當與其元數據一并移交，特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一 并移交。
檔案接受單位應當對保存電子會計檔案的載體及其技術環境進行檢驗， 確保所接收 電子會計檔案的準確、完整、可用和安全 A B C D E10.下列關于單位發生合并或分立事項時會計檔案保管方的表述中，正確的有（ ）。
A．單位分立后原單位存續的,其會計檔案應當由分立后的存續方統一保管 B． 單位分立后原單位解散的,其會計檔案應當經各方協商后由其中一方代管或按照國家檔案 管理的有關規定處置 C． 單位合并后原各單位解散或者一方存續其他方解散的,原各單位的會計檔案應當由合并后 的單位統一保管 D．單位合并后原各單位仍存續的,其會計檔案仍應當由原各單位保管 A B C D E三、判斷題（本類題共 15 小題，每小題 2 分，共 30 分。請判斷每小題的表述是否正確，認 為表述正確的請選擇“對”，認為表述錯誤的，請選擇“錯”。） 1.單位對已到保管期限的會計檔案進行鑒定后， 對于仍需繼續保存的會計檔案， 應當重新劃 定保管期限。
對 錯2.單位可以委托具備檔案管理條件的機構代為管理會計檔案。
對 錯3.單位可以利用計算機、網絡通信等信息技術手段管理會計檔案。
對 錯4.單位檔案管理機構負責管理本單位的會計檔案。
對 錯5.預算、 計劃、 制度等文件材料， 應當執行文書檔案管理規定， 不適用 《會計檔案管理辦法》 。
對 錯6.會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。 對錯7.單位檔案管理機構和會計管理機構應共同派員監銷會計檔案銷毀工作。
對 錯8.不具備設立檔案機構或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個體工商戶， 其會計檔 案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等參照《會計檔案管理辦法》執行。
對 錯9.單位委托中介機構記賬的， 應當在簽訂的書面委托合同中， 明確會計檔案的管理要求 及相應責任。
對 錯10.會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
對 錯11.單位內部形成的電子會計資料和從外部接收的電子會計資料在滿足一定條件時可以僅以 電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。
對 錯12.《會計檔案管理辦法》規定的會計檔案保管期限為最高保管期限。
對 錯13.會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經濟業務事 項的,具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料,包括通過計算機等電子設備形成、 傳輸和存儲的電子會計檔案。
對 錯14.監銷人在會計檔案銷毀前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對。
【關鍵詞】檔案管理；信息化；發展
一、我國檔案管理行業的系統化管理問題，主要存在以下幾個方面
1、檔案管理人員對于檔案管理的系統化規整意識有待加強。首先就是管理人員的管理意識需要進行加強，人員的崗前培訓做的不到位。導致有些資料的擺放和歸置存在不合理狀況，給調查人員的查閱造成一定的困難。因為每個企業和行業對于檔案規整情況的要求不同，比如，影視和文化行業這種歷史性比較強的單位和企業，對于檔案管理的要求標準更加嚴格。
2、建立和完善我國關于檔案管理的法制。雖然我國的檔案管理行業早有《檔案管理辦法》等法制頒布，起到了一定的管理作用，但是效果仍然不顯著，這說明我國的檔案管理辦法仍然需要完善。要做到有法可依，有法必依，這不是單純的制定法律法規就能了事的，還要進行法律的宣傳和講解，落實到基層檔案管理行業和有關部門，做到各個檔案管理部門都能按照法律的規定進行檔案的歸置和管理。
3、檔案管理的基礎建設不到位。檔案的管理工作不是一蹴而就的，應該從細節做起，認真做好檔案的管理工作，而現階段，我國檔案管理行業的工作并不細致，首先就是太籠統，沒有細致的分類，導致檔案管理不到位，歸置分類不合理。各種資料如果沒有按照科學合理的進行分類，容易發生重要資料丟失的情況，到時候可能造成無法估計的損失。其次就是，檔案歸置不到位。檔案的歸置，檔案管理人員往往忽視這個環節，可是這個環節才是基礎性的工作，如果第一步做不好，下面的工作就會變得很難很復雜，相反，第一步基礎的檔案如果歸置的合理，接下來的工作也會得心應手。
4、檔案管理行業的管理模式應該及時更新。科技發達的今天，各個行業都應該緊緊跟隨時代的步伐，檔案管理行業也不例外，現在社會離不開網絡，數字時代的到來，使得信息的傳播迅速而全面，檔案管理行業應該抓住數字媒體的優越性，利用現代信息技術手段進行檔案的管理，使得檔案的管理更方便快捷，更加信息化的同時還節約了人力的損耗。
二、未來的檔案管理行業更應該做好以下幾個方面
1、制定嚴格的檔案管理規章制度，嚴格做到有法必依。對于國家制定的檔案管理辦法應該放到綱領性的位置，以國家制定的有關法律為根本，制定適合自己未來發展的規章制度。
2、合理規劃分配檔案的管理工作。嚴格遵守《規定》中提到的文字規定，這對于工作的分派也具有指導性的作用，我們國家的檔案管理辦法在條款中，明確總局的檔案管理工作的管理方法以及管理制度。各個人員對于檔案的管理工作不應該重復，文檔的備份建立，檔案的歸置，檔案的信息化管理以及外借等工作內容應該分配的有條不紊。
3、加強檔案管理的監督機制。很多檔案都是從單位以外人員的外借中出現差錯的，很多檔案的管理工作出現問題也是對于檔案外借和歸檔工作做得不到位。這就要求各個單位的相關部門通力合作，僅僅檔案部門自己的自我監督遠遠不夠，檔案外借應該有上級領導作出批示或者由授權人進行批示才能進行。對于歸檔工作，應該有專門的人員進行整理和放置，這樣的雙層監督制度可以有效地防止檔案的丟失和損壞。
4、建立檔案管理的專業部門。有些大單位對于檔案的管理工作足夠重視，會建立自己的檔案管理部門，但是，有些小單位認為不必有專門的人員來整理檔案，忽略了這個環節。其實，對于一個單位來講，檔案的科學管理是非常必要的，管理應該從細節抓起，如果檔案資料的處理非常繁雜，極有可能對于單位的整體文化有所影響，一些重要檔案如果沒有得到及時合理的處理，很有可能對未來的發展造成無法彌補的損失。
5、培養高素質的專門人才進行檔案的管理。盡管我國現在人才濟濟，已經進入到了人才的爆發期，但是，檔案管理類的高素質人才仍然是需大于求的，所以，有關部門應該和高校等教育培訓機構聯系合作，進行檔案管理類人才的培養，高素質人才專門管理檔案并不是大材小用，而是對于新崗位的尊重
三、轉變陳舊思想，加快數字化檔案管理
盡管我們的科技已經相當發達，但是有些地方和企業，仍然在應用陳舊的檔案管理方法。我們應該注意到電子時代的到來，已經改變了人們對于圖書檔案的看法，傳統的檔案管理辦法--只停留在紙質和管理室這些詞匯上是不夠的。我們應該意識到，這樣的管理模式，不僅浪費建筑和辦公空間，而且對于紙質的需求也是非常大的，這和保護樹木又是相矛盾的。所以，一個生態環保的電子檔案管理體制應運而生，電子檔案的管理不僅方便快捷，而且節約空間和時間，需要哪個檔案進行查閱，可以輸入關鍵字進行搜索，這樣不到幾秒種時間，就能找到自己想要的資料。同時，也不用擔心資料的污損問題，因為有電子的備份，可以進行重新打印。
總之，我國的檔案行業的管理現狀是在探索中發展的，有曲折，有突破，對于陳舊的管理思想模式我們應該及時剔除，與時代接軌，與高素質人才接軌，建立檔案行業管理的新數字時代。
參考文獻：
[1]國家廣電總局發展研究中心.中國廣播電影電視發展報告（2012）[M].北京：社會科學文獻出版社，2012.
關鍵詞：電子會計檔案；法律依據
隨著各單位信息化水平和精細化管理程度的日益提升，越來越多的會計憑證、賬簿、報表等會計資料以電子形式產生和傳遞，形成大量的電子會計檔案。及時規范管理電子會計檔案工作，推行電子文件電子化單套制歸檔，既能夠嚴格規范會計檔案管理的各個環節，還能為電子政務的健康有序發展提供重要支持。
1電子會計檔案提出的法律依據及內容
1.1電子會計檔案的法律效力
新《會計檔案管理辦法》最大亮點就是肯定了電子會計檔案的法律效力。一是明確將電子會計檔案納入了會計檔案的范圍，規定會計檔案包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。二是滿足一定條件時單位內部生成和外部接收的電子會計資料可僅以電子形式歸檔保存。電子會計憑證的獲取、報銷、入賬、歸檔、保管等均可以實現電子化管理。允許符合條件的會計憑證、賬簿等會計資料不再打印紙質歸檔保存。這些新的規定將節約大量紙質會計資料的打印、傳遞、整理成本以及歸檔后的保管成本，推動節能減排，形成綠色環保的生產方式；有利于推動電子會計數據的深度開發和有效利用，為政府決策和管理提供更多維度、更具參考價值的會計信息。
1.2電子會計檔案接收管理過程真實有效
新《會計檔案管理辦法》對于電子會計檔案接收管理過程提出了如下要求：形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸；使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料，設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序；使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系；采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響。
2電子會計檔案管理的發展趨勢
2.1電子檔案將成為財務檔案管理的主要形式
隨著財務信息多元化的發展，積累起來的大量財務管理文件必須實現由紙質檔案管理向數字化電子檔案管理轉變，才能充分發揮財務管理文件的指導作用。財務電子檔案將是財務數據存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數字化信息服務工作基地，通過實時更新和共享，及時、準確地為經營決策提供依據。
2.2電子會計檔案的真實可靠性得到保證
在形成電子檔案的同時，采取相應的技術措施采集描述電子文件背景、內容、結構及其整個管理過程的原數據，作為檢驗電子檔案原始性、真實性、完整性和有效性的依據。將電子文件設置為“只讀”狀態。在這種狀態下，用戶只能從電子計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改，保證電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性。
3.3電子會計檔案的移交和接收職責清晰
電子會計檔案移交時應當將電子會計檔案及其元數據一并移交，且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規定。特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。電子會計檔案接收分為單位內部會計部門向檔案部門移交的接收和單位之間的移交接收。對于前者，要求“單位檔案管理機構接收電子會計檔案時，應當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測，符合要求的才能接收”；對后者，要求“檔案接受單位應當對保存電子會計檔案的載體及其技術環境進行檢驗，確保所接收電子會計檔案的準確、完整、可用和安全”。
3做好電子會計檔案管理工作的幾點思考
3.1加強電子會計檔案管理政策宣傳培訓
各級財政部門、檔案行政管理部門要充分運用媒體、網絡等多種渠道，切實加強對電子會計檔案有關政策的宣傳，做好政策解讀和引導；各單位財務部門、檔案部門要加強對從業人員的業務培訓，積極引導從業人員正確理解電子會計檔案內容，全面掌握《會計檔案管理辦法》關于電子會計檔案生成、管理等有關要求。從傳統紙質會計檔案管理模式逐步過渡到電子檔案階段，單位領導對電子會計檔案管理的重視程度對會計電子檔案管理具有重要的影響。因此，迫切需要單位領導深刻認識到電子會計檔案的重要意義，我國長期以來形成的紙質檔案管理模式不是一下就能完全電子化，電子化是一個逐步發展的過程。在前期應該注重掌握電子化的專業技能，跟上現代網絡發展的步伐，慢慢接受新知識和新理念，逐漸實現過渡。會計電子檔案管理并不只是某個人的工作，而應該是全體成員的共同責任。
3.2加大配備軟硬件設施投資力度
電子會計檔案的接收、保管和提供利用，必須配置完備的現代化硬件設施，基本的如計算機、打印機、掃描儀、服務器、交換器、系統軟件等，并不斷完善和應用系統軟件。因此，盡可能地爭取把更多的資金投入于硬件配置中，同時要加大培訓資金的投資，讓檔案管理人員積極地設計和開發各類符合本單位實際的會計檔案管理系統平臺，從實踐角度對完善系統軟件提出反饋建議，更好地保證電子會計檔案的規范化、電子化、標準化管理。
3.3建立電子會計檔案管理系統
為規范和加強電子會計檔案的管理，要建立涵蓋財務經營管理全過程的財務管理體系。對照國家《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》要求，及時升級會計核算系統，實施并完善電子檔案管理，確保單位對電子會計憑證的利用、保管等符合有關法律和行政法規的規定。一是合理地構建電子會計檔案信息管理系統。單位檔案管理系統應結合本單位的實際情況進行系統設計，有選擇性劃出主次。利用計算機系統在信息處理方面的強大功能，建立起完善的電子檔案信息管理系統，及時跟進更新信息，提高工作效率。二是提高安全和防范意識。檔案信息的安全性問題是關乎社會穩定的重要因素，必須嚴格按照《全國檔案信息化建設實施綱要》的要求，采用實名制、防火墻、數據備份等安全防護措施，確保電子檔案信息的安全。
3.4提高全體干部職工的綜合素質
針對大多數干部職工檔案管理知識欠缺的問題，要通過定期培訓使全體干部職工不斷掌握檔案專業知識，不斷拓寬知識面，重點掌握現代信息管理技術，做好電子會計檔案信息的整理、保管和維護工作。積極開展學習與研究活動，多走出去和引進來，組織工作方法與經驗進行交流，取長補短，積累電子會計檔案收集管理的經驗。加大培訓力度，有計劃、有目的地對檔案管理人員進行基礎知識和專業知識的培訓，以適應不斷更新的電子化模式。必須了解現代信息技術的相關知識如電子文件的特征、電子檔案的全程規范管理、計算機網絡安全知識等以確保會計管理活動記錄的完整性與信息的安全性。
參考文獻：
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［4］財政部國家檔案局《會計檔案管理辦法》自2016年1月1日起施行.
關鍵詞：會計電算化檔案 問題 對策
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）02（a）-0188-01
現代電子信息技術飛速發展，會計電算化取代手工記賬已成為會計工作發展的必然。應用計算機技術代替人工記賬、算賬、報賬等會計信息處理，在現實經濟運行工作中已廣泛應用，從而形成了大量會計電算化檔案。如何做好電算化會計檔案的管理工作，使其發揮更大作用，是擺在檔案工作者面前的新課題。該文就電算化會計檔案的特點，分析電算化會計檔案管理工作中存在的問題，提出了幾點改進措施。
1 電算化會計檔案的內涵及特點
電算化會計檔案是經濟活動中形成的記賬憑證、賬簿、財務報告等真實歷史記錄和重要憑證，它包括存儲在電腦硬盤中的會計數據、磁性介質或光盤存儲的會計數據以及電腦打印出來的書面形式的會計數據。具有嚴格的平衡性、時序性和嚴肅性，不能隨意篡改。《會計檔案管理辦法》規定，采用電算化進行會計核算的單位，應當保存紙質打印的會計核算材料。具備使用磁盤、光盤等電子信息技術保存會計數據的單位，應按照國家業務主管部門統一規定，報財務部、國家檔案局備案。電算化會計檔案與紙質會計檔案不同，有其自身的特點，主要表現為：（1）存貯范圍廣泛。電算化進行會計核算產生的檔案存貯范圍廣，它不僅要保留傳統意義上的紙質檔案，還必需保留存貯在計算機硬件上的會計數據以及存儲在磁性介質上的會計信息，如程序開發設計說明書、用戶操作規程、電算化會計科目及科目代碼表、會計報表格式等，即會計電算化檔案存儲的范圍和領域擴大了。（2）載體形式多樣。電算化會計檔案的載體形式發生了改變，經濟管理活動中形成的會計憑證、帳簿、報表等數據，不但以電子信息的形式存貯于光盤、硬盤等載體上，還要以打印輸出的紙質載體形式存在。磁性存貯介質在會計電算化工作中的運用，使會計檔案管理工作更加方便、快捷、高效。（3）安全存貯嚴格。電算化會計檔案以紙質文件材料與電子文件材料并存的形式存在，檔案內容不僅有打印輸出的傳統的紙質檔案，還有以磁性介質或光盤為載體的電子檔案，而這些磁性介質、光盤極易受磁場、有害氣體、灰塵等外部環境的影響，加之，具有易遭破壞，難留痕跡的特點，同時又受載體質量、存儲信息有效期等條件的影響，對會計電算化檔案的安全存貯嚴格，要求存放空間具有防火、防潮、防凍、防熱、防塵、防磁、防盜等相應措施。
2 電算化會計檔案管理工作中存在的主要問題
（1）對電算化會計檔案管理工作不夠重視。目前，大部分單位領導和會計人員對有效管理電算化會計檔案缺乏經驗，重視程度不夠，只將打印出的紙質會計文件材料歸檔，沒有將電算化會計工作中形成的電子信息備份存儲在磁性介質上歸檔保存，從而影響會計檔案的系統性、完整性。（2）對電算化會計檔案管理缺乏技術方法。電算化會計檔案不具備紙質會計檔案的直接利用性，對其進行歸檔、保存、數據利用等必須在特定的計算機軟、硬件系統環境中進行，可是，許多企、事業單位缺乏利用電算化會計檔案的技術、方法和意識，沒有將會計系統軟件及版本很好地保管，造成會計系統軟件升級后，會計數據丟失、損毀甚至不能被利用。（3）對電算化會計檔案管理缺乏資金投入。按照會計電算化工作規范、辦法，運用電算化進行會計核算的單位及部門，應保存打印出的紙質檔案和電子檔案。可是，一些單位對電算化會計檔案管理缺乏資金投入，硬件設備不足，沒有電子信息存貯設備、沒有高清打印機，致使會計檔案達不到規定的保管期限，電算化會計檔案管理“雙軌制“難以實現。（4）對電算化會計檔案管理存在安全隱患。雖然電子信息技術便捷高效、功能強大，但存在安全隱患。
由于計算機技術對會計數據非法修改可以不留痕跡，這種通過現代技術手段實施偽造、篡改及銷毀會計檔案數據等現象，具有很強的危害性、隱蔽性，利用計算機舞弊發現的難度大。加之，在互聯網技術廣泛應用的今天，網絡信息容易被泄露、竊取、非法篡改。所以，沒有健全的電算化會計檔案管理制度，又不配備專門的管理人員，極易造成會計檔案的人為破壞和自然損壞現象。
3 改進電算化會計檔案管理的對策
（1）加強電算化會計檔案管理的宣傳力度 。要提高社會及領導對會計電算化檔案管理的意識，需要通過廣播電視、報刊、設置宣傳欄等渠道，宣傳電算化會計檔案管理的法規、規章及國家的財經紀律等，并積極主動地爭取單位領導的重視和支持，強化領導對電算化會計檔案管理的認識，切實其列入工作范籌，增加設備經費投入、制定管理制度、配備專職人員，不斷改善軟硬件設施及環境，確保電算化會計檔案管理工作有序開展。（2）加強電算化會計檔案管理的信息化建設。首先，應加大資金的投入，購置適用的軟、硬件設備。由于使用不同的系統軟件形成的會計數據的結構有可能不同，致使利用會計檔案時產生不能被調閱或者意想不到的失誤。因此，應用電算化進行會計核算的單位，除了保存各種版本的會計檔案和備份數據外，還應保存相應版本的會計電算化系統軟件。為了確保會計電算化檔案的真實性、完整性和有效性，使打印出的紙質會計檔案達到規定的保存期限，應配備高清打印機，作為輸出紙質會計檔案工具。另外，應配置適宜安全保存檔案的專用庫房，并配備防盜、防磁、防火、防潮、防有害生物危害的必要設施，以便及時監測、調整、保管利用。（3）加強電算化會計檔案的業務基礎建設。由于存貯在磁性介質或光盤上的電算化會計檔案信息易損毀且不可恢復，在未打印成紙質會計數據材料前，應進行“雙備份”，并及時打印輸出，要定時進行檢查、復制，防止因磁性介質損毀造成會計數據的不完整，及時歸檔設立備查登記簿，以便利用查考。
對電算化會計檔案的各項數據要規定不同的使用權限，同時要建立嚴格的立卷、歸檔、保密、保管、借閱、利用、網絡安全等審批制度，確保檔案齊全完整、安全妥善保管。
參考文獻
[1] 財政部，國家檔案局.會計檔案管理辦法.
[關鍵詞]稅務；電子檔案；管理；信息化
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.08.096
[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）08-0-02
當前納稅人的生產經營方式呈現多樣化特征，稅務部門的稅收征管工作也面臨著新的挑戰。魍車乃拔竦蛋腹芾硪丫無法適應當前的社會需求，稅務檔案工作者必須探索出一套新型的檔案管理方法，而利用信息化技術進行稅務檔案管理是今后稅務檔案管理工作的必然趨勢。然而稅務部門間的程序缺乏聯系，難以做到信息共享，這給稅務檔案的收集、整理帶來了困難。
1 稅務電子檔案管理的特點及意義
電子檔案管理是指利用數字信息化的形式進行電子文件的記錄。它相對于傳統的紙質檔案來說，具有連續不斷復制的特性。電子檔案管理操作較為方便，電子文件在形成檔案之前，可以被任意修改、增刪，并且不會留下任何痕跡，從而保證了檔案頁面始終保持良好的整潔度和標準性。電子檔案是依托于計算機系統完成的，它可以利用計算機系統進行快速的多方位組合。電子檔案克服了紙質文件需要分類整理的弊端，它根據用戶的不同需求進行自由組合分類，并且突破了紙質檔案的時空限制，檢索查詢也更加方便快捷。此外，電子檔案占據的空間很少，解決了無限增長的紙質檔案文件與有限空間之間的矛盾，提高了檔案管理工作的效率。
把電子檔案管理方法應用到稅務檔案管理工作中，有效減輕了稅務檔案管理人員的勞動強度，促進了稅務檔案信息的流通與共享，使稅務檔案的收集、整理、建檔、服務一體化，同時也解決了征納雙方信息不對稱的問題。稅務部門還能及時掌握稅源動態，為稅收計劃的制訂提供可靠依據，提高納稅人的滿意度和稅法遵從度，降低了國家稅收流失和征納成本，從而使稅收檔案資源充分發揮出了其應有的價值。
2 稅務電子檔案管理現狀及存在的問題
雖然近幾年來電子檔案已廣泛應用于我國各級稅務機關之中，但是其效果并不理想。具體工作過程中出現的許多問題也阻礙了電子檔案在稅務部門中的應用效率。因此，必須總結稅務電子檔案管理的經驗教訓，并進行認真分析、探討，找出相應的對策和方法，切實讓稅務檔案在稅收工作中發揮應有的作用。
2.1 稅務電子檔案管理設施尚不完善
稅務機關要想有效管理電子檔案就必須有過硬的硬件配置和良好的軟件系統支持。但是由于經費和技術的限制，我國多數基層稅務部門稅務檔案設施還比較落后。電子檔案管理所需的相關設備和檔案管理軟件不足，現有的電腦、掃描儀等設備落后陳舊、功能不能滿足目前電子檔案管理的需求。這些都使稅務檔案數字化與稅收征管信息化建設脫節，嚴重影響了稅務檔案管理的性能。
2.2 稅務電子檔案的安全措施不到位
在信息化高速發展的現代社會，做好網絡系統的安全保密措施是第一位的。在稅務電子檔案管理工作中，保證電子檔案的信息安全和保密性，是提升稅務電子檔案管理有效性及科學性的重要保證。當前稅務電子檔案的數字化建設還不夠完善，網絡安全措施還不到位。稅務電子檔案管理系統有被黑客攻擊和病毒侵襲的隱患。我國許多稅務部門電子檔案的使用尚在初級階段，電子檔案的數據系統滯后，如果受到黑客攻擊和病毒感染，檔案信息和數據就會丟失，并給稅收征管工作帶來重大損失。因此，必須盡快完善電子檔案網絡系統，做好安全保密工作。
3 稅務電子檔案管理改進對策
3.1 加強辦公自動化系統建設，加強信息化技術研究
當前總局的“金稅三期”工程已經在全國各級稅務部門試點推行，這進一步完善了稅收征管數字化管理信息系統的建設，有助于對系統的流暢性和安全性進一步改進、提升。此外，在對稅務檔案的六大系統模塊管理、應用的基礎上，要把每個模塊功能加以細化，加強高拍儀采集、高速掃描、本地上傳等功能建設，使納稅人的業務辦理更加快捷方便。為了讓電子檔案的資源價值得以充分利用，稅務部門還要拓展檔案應用模塊，把稅務電子書、檔案統計查詢、電子文件展示等納入檔案應用模塊中，做到檔案資源共享，為需求者提供咨詢、查閱服務。另外，稅務部門要提高稅務檔案工作人員對計算機的應用水平，努力使稅務檔案管理人員做到既懂計算機又精通稅收知識，成為稅務電子檔案管理的復合型人才。稅務部門還要對計算機專業人才加強稅收專業知識的培訓，使其能夠更好地從事計算機的開發管理工作。要加強對稅收干部進行計算機知識培訓，強化信息數字化技術在稅務檔案管理工作中的應用。要協同相關技術部門加強信息化技術的相關研究，解決稅務檔案管理工作中存在的存儲與壓縮以及保密性、長期保存等技術問題，切實做好稅務電子檔案管理工作。
3.2 規范稅務電子檔案管理，建立有效的稅務檔案管理模式
國家稅務總局應該制定出一套規范、統一、切實可行的辦公自動化流程，并根據當前各稅務部門的工作軟件實際情況，開發出能夠綜合各項稅務工作的應用程序，使稅務電子檔案管理工作更加規范，提高稅務信息系統的應用效率。稅務部門要在規范和統一的征管流程下，依照數據一致、一次錄入、平臺統一、信息共享的原則，在保證行政管理信息和稅收業務積累不受影響的情況下，在同一省內努力實現稅務系統軟件開發的規范性、系統性、兼容性與全面性。另外，稅務部門要依照《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國稅收征收管理法》《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》以及各省的稅收征管及檔案管理辦法，構建稅務部門的電子檔案管理模式，制定出適合稅務部門自身實際情況的稅務電子檔案管理辦法。
此外，稅務部門應該完善稅務電子檔案管理的考核制度，讓稅務電子檔案管理有法可依、有章可循，規范稅務檔案管理人員的工作行為，提升檔案管理人員的工作積極性。要確立電子檔案管理負責人，由其負責電子檔案校驗、監督工作，并對工作中出現的問題及時處理。同時，要完善電子檔案管理的考核制度，結合稅務系統的績效考核模式，明確檔案管理責任制，對電子檔案的采集、整理、w檔、開發有明確的獎懲考核指標，激勵檔案管理工作者不斷提高工作積極性，提升自身綜合素質。
3.3 完善稅務檔案安全系統，重視電子檔案信息的保密工作
在電子檔案管理過程中，檔案信息與載體是可以分開的，這就造成電子檔案文件信息隨時都可能被更改、盜取，甚至有被毀壞的危險。因此，保護電子檔案資源信息的安全，是電子檔案管理人員的重要工作。當前能夠保護電子檔案資源信息數據安全的主要是防火墻和病毒查殺系統。它采用了數據加密法和存取權限控制法，以及數字時間印章法、數字水印法等安全保障措施。其中數字水印法是利用特殊技術把作者自己設置的花紋、印鑒等標志隱藏到電子檔案文件中，在檔案數據被復制、拷貝時，這些標志無法復制，這就保證了文件信息的唯一性。數字加密法是按照一定的加密變換規律，對沒有加密的文件數據進行加密處理，讓它成為無法識別的難讀數據，以此來保護電子檔案不被竊取。數字時間印章保證了電子檔案信息的原始性和真實性不會受到破壞。如果已經歸檔的文件信息被刪除或修改，該文件在網上登記或生成的時間不可改變。
然而一切安全保護措施都是相對而言的，當前的電子文件保密技術和解密技術都在不斷地升級和發展。所以，電子檔案管理的保密工作，是一項長期而艱巨的任務，任何時間都不能有半點松懈。另外，一些脫機方式保存的光盤對歸檔電子文件的長期保存條件要求較高。在保存光盤過程中，需要注意控制溫度和濕度，以防光盤氧化。
4 結 語
電子檔案大大方便了群眾的生活，提高了稅務部門的工作效率。然而，稅務電子檔案管理存在著稅務電子檔案管理設施尚不完善，稅務電子檔案的安全措施不到位等問題，需要稅務部門加強辦公自動化系統建設，規范稅務電子檔案管理，建立有效的稅務檔案管理模式，完善稅務檔案安全系統，從而使稅務電子檔案真正發揮其應有的作用。
主要參考文獻
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摘 要：電子學籍是以計算機和網絡為基礎的信息化方式全程管理的學生學籍。教育部頒布了《中小學生學籍管理辦法》，啟動實施了
>> 上下聯動，助推中小學電子學籍管理行穩致遠 淺談多功能電子學籍管理系統的可行性需求分析 學生電子學籍檔案管理風險的規避方法分析 電子學籍檔案管理在普通高中的探討 淺析中學電子學籍檔案管理存在的問題及對策 電子學籍信息一站采集 高校電子學籍檔案法律效力探析 電子學籍有望制止擇校痼疾 淺議高校學籍管理與學籍電子注冊 教育部將建立全國中小學電子學籍 全國中小學電子學籍系統2014年將正式開通 全國電子學籍系統2014年開通?防造假代碼終身不變 全國中小學生獲得正式電子學籍號 高校學籍管理淺談 基于J2EE技術開發的中職學校電子學籍系統的設計 基于J2EE技術開發的中職學校電子學籍系統的實現 甘肅將為390萬中小學生建電子學籍 嚴防“高考移民” 教育部：全國中小學生獲得正式電子學籍號 電子注冊制度與學籍管理改革問題初探 利用電子注冊提高學籍管理的效率 常見問題解答 當前所在位置：，2014-3-25.
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主要內容
《規劃》由商務部牽頭，與中央網信辦和國家發展改革委聯合印發。有關電子文件歸檔和電子檔案管理的內容在“四、專項行動”的“（一）電子商務信息基礎設施建設工作”中，分別為“1.電子商務綜合管理平臺建設行動”和“3.電子商務商業信息服務平臺發展行動”。
其中，“1.電子商務綜合管理平臺建設行動”提出，要“加快企業電子檔案管理制度及平臺建設。完善電子發票、電子會計檔案等管理制度和規范標準，推進電子檔案管理，形成電子發票信息庫，建設國家及地方電子發票信息管理與服務平臺。在符合國家法律法規前提下，實現各級平臺互聯共享，依托國家電子商務示范城市，面向各類電子商務交易與服務平臺，發揮電子會計檔案對電子商務的促進和保障作用”。
“3.電子商務商業信息服務平臺發展行動”提出，要“支持電子商務交易平臺研發數據產品。支持企業依托大數據及統一編碼技術，創新電子檔案收集和利用方式，盤活電子商務交易平臺海量交易數據信息，提供合法合規的數據信息產品，提高電子商務經營效率與水平”。
《實施方案》由國家發展改革委牽頭，與商務部、中央網信辦聯合印發。有關電子文件歸檔和電子檔案管理的內容在“二、主要任務”的“（一）電子商務基礎設施建設專項行動”中，分別為“4.電子印章管理及電子合同應用工程”和“5.電子發票推廣工程”。
其中，“4.電子印章管理及電子合同應用工程”提出，要“建立電子合同、電子合同檔案管理相關標準規范及制度，建設電子合同公共服務平臺，為各類電子商務市場主體提供規范化電子合同相關服務”。
“5.電子發票推廣工程”提出，要“完善電子發票、電子會計檔案等管理制度；推進電子會計檔案管理”。
有關背景
新一輪的科技革命孕育出了電子商務，并已成為當今我國經濟下行壓力中逆勢增長的新亮點。隨著經濟的發展以及信息技術深入廣泛的應用，電子商務可謂是如日中天。受到人們熱捧的網上購物，極大地提升了國家信息消費需求的層次。然而，縱觀其流程，從進貨、存儲到配貨、發貨都已是全流程信息化。這就促使人們開始思考電子檔案的管理應當如何促進國家經濟的發展。
在財務會計領域，以會計憑證、賬本和報表為載體的會計檔案以幾何級數量增長。特別是不少企業為應對日益增大的風險而采取了財務共享模式，這導致財務會計工作由分散走向了集中，以前分散的會計檔案全部集中至區域中心，使財務共享中心紙質的會計檔案管理不堪重負。
在此背景下，各企業強烈要求會計憑證、賬本和報表等會計檔案電子化，以應對《企業會計信息化工作規范》出臺帶來的需求，并通過電子文件歸檔，解決電子商務發展過程中對電子文件管理的需求，這既可以促進電子商務的發展，又可以拉動居民消費，從而促進國家經濟發展的轉型升級。
2012年2月6日，國家發展改革委聯合
12個部委共同下發了《關于進一步促進電子商務健康快速發展有關工作的通知》，其中第二條專門提出：“推動電子商務企業會計檔案電子化試點工作。財政部會同有關部門，組織開展會計檔案電子化管理試點工作，修訂完善《會計檔案管理辦法》，研究完善電子會計檔案管理制度，推進電子會計檔案在電子商務領域中的應用，充分發揮電子會計檔案在電子商務領域會計信息數據管理、利用等方面的作用，推動電子商務領域會計信息化，提高會計信息質量。”
2015年5月4日，國務院下發了《關于大力發展電子商務加快培育經濟新動力的意見》，專門要求財政部、稅務總局、國家檔案局、國家標準委等部門逐步推行電子發票和電子會計檔案綜合試點工作，完善相關技術標準和規章制度。
為此，國家檔案局做了大量的工作來落實這兩個文件。2013—2014年，國家檔案局聯合國家發展改革委、財政部、審計署、稅務總局批準中國聯通、中國電信、中國人保開展會計檔案電子化管理和電子發票及電子會計檔案綜合試點。試點單位不僅可以用電子形式保存記賬憑證、總賬、明細賬、日記賬、銀行回單和內部信息系統產生的原始憑證，而且可以接收電子發票直接入賬歸檔。對此，國務院給予高度關注，第一時間在國務院門戶網上予以報道；與此同時，與財務會計有關的各大網站也紛紛報道了這一消息，鳳凰衛視財經新聞同樣也予以報道。一項電子文件管理試點政策能夠取得如此反響，是因為電子會計文件的規范化管理和歸檔有效降低了電子商務企業經營的成本，推進了可信交易的環境建設，為助推國家電子商務的發展提供了有力支撐。據統計，僅一家中央二級企業，一年就能節省各種費用600多萬元。
基于國家檔案局卓有成效的工作，各有關部門認識到了電子檔案管理在經濟發展中的重要作用。2016年，國家發展改革委牽頭成立“促進電子商務發展部際綜合協調工作組”時，國家檔案局也成為其中一個成員單位。在隨后促進電子商務發展部際綜合協調工作組制定《規劃》和《行動方案》的過程中，國家檔案局充分發揮了成員單位的作用，廣泛宣傳和展示兩次電子會計檔案試點的成效，強調電子檔案管理對電子商務發展的重要作用，得到了有關部門的認可和肯定，遂將電子檔案管理工作納入到了上述兩個文件之中。
落實中長期規劃有關措施
為落實《規劃》和《行動方案》，國家檔案局領導高度重視，制定了“十三五”期間落實的具體措施。
一是推進電子商務企業數字檔案館（室）建設試點，每年遴選一定數量的電子商務企業作為試點單位參與數字檔案館（室）建設。
二是大力推進企業電子文件歸檔與電子檔案管理試點工作，與國家發展改革委共同開展企業電子文件歸檔與電子檔案管理試點。“十三五”期間分期推進企業參與試點，在驗收通過后，選出典型示范企業并向全國推廣。
三是探索電子商務電子檔案信息開發利用的新方式，探索采用大數據技術開發電子商務電子檔案資源，建立電子商務電子檔案資源開發成果轉化為數據信息產品的機制，會同稅務主管部門推進電子發票檔案公共利用平臺建設，形成電子發票檔案查詢利用新機制，探索電子發票檔案編研成果新形式，探索基于檔案數據的電子發票大數據產品推廣利用機制。
四是加強企業電子檔案管理制度規范建設，制定電子商務平臺電子文件歸檔與電子檔案管理規范，包括歸檔范圍規范、接口標準、元數據管理規范、歸檔流程指南、利用規范等；編制電子發票入賬歸檔管理指引和電子發票平臺數據歸檔指南。
五是推進新《會計檔案管理辦法》的實施，會同財政部編制電子會計檔案管理案例匯編，每年推出若干家電子會計檔案管理示范企業，定期組織研討會、培訓班，推進新《會計檔案管理辦法》的宣傳與實施。
六是對電子商務平臺電子文件歸檔與電子檔案管理難點技術進行攻關，開展電子商務企業電子檔案利用方式創新研究，探索引入大數據技術開發電子商務系統電子檔案的思路，盤活海量交易數據信息。
七是鼓勵電子商務企業加入企業檔案工作協作組、組織專家組，為制定政策、規章、標準規范等提供咨詢，就工作中的技術難點開展攻關。
有關工作納入《規劃》的意義
1.有利于通過服務國家經濟建設提高檔案工作的地位
近年來，電子商務發展風起云涌，在經濟增長中比重越來越大，將電子文件歸檔和電子檔案管理納入電子商務規劃，通過電子文件歸檔和電子檔案管理工作促進電子商務的發展，使檔案工作前所未有地貼近經濟建設的主戰場。這是貫徹檔案工作服務中心和服務大局的重要措施，也是檔案工作為經濟建設服務的具體體現。
2.有利于加強檔案資源建設
電子商務作為人類社會活動的一部分，與人類其他社會活動一樣，會產生大量的記錄，最終形成大量檔案。但由于電子商務活動高度電子化，較少形成傳統載體的檔案，所以容易導致檔案資源的大量流失。將檔案工作納入國家電子商務規劃，使檔案工作提前介入電子商務活動，保證電子商務活動形成的檔案資源應收盡收，有利于維護電子商務檔案資源的安全。
3.有利于推進電子文件歸檔和電子檔案管理工作
電子商務活動的一大顯著特點便是交易活動和記錄的電子化，由于形成電子文件的形式多種多樣，導致歸檔難度較大。把電子文件歸檔和電子檔案管理工作納入國家電子商務規劃，將促進電子文件歸檔和電子檔案管理技術難點的解決，將促進互聯網、云計算技術背景下的電子文件歸檔和電子管理工作，從而形成具有中國特色的電子文件歸檔和電子檔案管理體系。通過電子商務企業電子文件歸檔和電子檔案管理工作的典型示范效應，推動全國電子文件歸檔和電子檔案管理工作。
4.有利于將檔案融入國家大數據行動
一、實現檔案信息化建設的重要意義
檔案的信息化管理有別于傳統的管理模式，利用信息化管理辦法，可以對非常龐大且復雜的檔案數據進行有效、可靠的管理，信息化管理模式可以對檔案進行快速、準確的分類，在需要查閱檔案時可以進行快速、精準查找，不僅提高的工作的效率，同時也降低了工作的錯誤率。由于信息化管理辦法依托于網絡技術，除了對檔案的保存和操作更加方便之外，還大大降低了運營成本，并且其創造的效益相較于以往傳統的檔案管理方式也大大提高，交通部門檔案管理信息化建設是科技發展的產物，也是現代社會發展的必然趨勢，如果現在不重視信息化建設，那么必定會被時代所淘汰，所以進行交通部門檔案管理的信息化建設對于交通行業的發展都有巨大的意義。
二、檔案信息化建設的主要內容
（一）檔案的基礎建設
由于檔案的信息化建設依托于網絡技術，所以要把加快局域網的建設放在首位，這也是所有工作的基礎，通過計算機上軟件和硬件的開發來實現對檔案進行管理的目的，構建完整的網絡體系以確保對檔案信息的存儲和傳輸。
（二）檔案的數字化建設
通過有效的手段將傳統的檔案信息轉變為電子信息，并將檔案信息通過分類等方法進行存儲，為了以后便于檔案的管理和查閱，必須建立完整、準確的檔案查找電子目錄，這也是數字化建設的必要手段，最終使檔案信息實現數字化管理。
（三）檔案信息安全保障建設
相對于傳統的紙質版檔案，數字化檔案信息將會面臨新的安全威脅，在首要保證檔案信息的真實性和可靠性之外，還必須建立網絡安全防護墻，避免檔案信息遭受到病毒或外來人員的惡意入侵，為做到對檔案信息的安全防護，還應該建立一支專業的信息化保障隊伍，通過技能培訓使工作人員對業務更加熟悉，同時也可以做好對檔案信息的安全保障工作。
三、實現檔案信息化管理建設的辦法
（一）檔案管理網站的建設
檔案信息的查詢必須通過一個可視化窗口，那么就應該建立一個相應的交通檔案信息管理網站，不僅可以實現對檔案的存儲，客戶也可以通過網絡瀏覽器對需要的檔案信息進行實時的查詢，了解到有關交通運輸資料的最新信息，客戶可根據關鍵詞進行信息的檢索來實現對所需信息的快速準確查詢，另外在網站上設立專門的人工咨詢窗口以便對客戶提供問題的解答或者其它的幫助；為保證網站的正常運行，應盡量采用國內外較為先進、成熟的軟硬件設備，不僅可以吸引更多的客戶加入，也對檔案信息化管理的正常運營提供了保障。
（二）檔案信息的規范化建設
交通運輸部門的檔案信息管理也應遵從一定的標準和規范，也可與自身實際情況相結合，建立起適合自己發展的標準規范體系，在之后的發展運營當中不斷的查漏補缺，將標準體系不斷進行完善；檔案內容的格式和存儲也應遵從國家的統計標準，另外兼顧檔案信息存儲的快捷性和高效性，利用開發使用的軟硬件實現對檔案信息的安全管理；對于已經在網站進行存儲的電子信息，為避免遭人修改，可將文件的格式進行相應的設定，從而保證檔案信息的真實性，這些存儲的電子文件需與紙質文件具有同等的效益。
（三）創新檔案管理辦法
公路工程作為交通運輸部門檔案管理資料中的一大方面，而公路工程資料眾多，管理較為復雜，為合理安排管理資源，避免出現管理資源浪費的情況，必須采取合理的辦法對這種類型的檔案資料進行管理，從而促進交通檔案管理的全面發展。
（四）檔案管理人才資源的培養
在當代信息化發展的潮流下，要主動培養出一批具有高素質的專業技術人才隊伍，在擁有先進軟硬件的基礎上，使這些技術人才能夠對這些資源進行充分的利用；檔案管理人員要主動去學習先進的技術管理經驗和現代化的技術管理手段，要勇于面對工作中出現的一系列問題，并及時通過研究找到解決問題的辦法。
文書是目前辦公室中一個非常重要的工作崗位，在機關單位的業務辦公過程中起到了非常重要的作用。隨著機關單位工作的開展，文書工作的職責也隨之變大，對于文檔的管理、查詢利用以及文檔銷毀等文書檔案管理工作也成為文書工作的一部分。尤其是近些年，政府機關的各種文書類型越來越多，版本的文書數量也越來越大，傳統的文書工作手工作業以及紙質檔案的辦公管理很難適應新時代的需求，很難滿足當前社會快速發展下人們對各種文書檔案的管理要求，亟需一種快速的、科學的、方便的、自動的文書檔案管理辦法來推動并加快文書工作。現代科學技術的快速發展，計算機已經在社會的各個領域、各個行業中廣泛應用，通過計算機科學技術與互聯網技術來加快文書工作與文書檔案管理工作的信息化進程，設計并開發專門的文書工作與文書檔案管理系統來加快各個企事業單位的辦公質量與效率，最終實現企事業單位的辦公的文書檔案管理自動化，這對于推動我國企事業單位辦公效率來說具有非常重要的現實意義。
2文書工作與文書檔案管理系統開發的作用
就目前我國辦公室中大部分的文書工作以及文書檔案管理工作的現狀來看，開展科學系統的文書工作與文書檔案管理系統，從辦公室文書檔案管理制度、工作銜接、工作管理等方面起到非常重要的作用。第一，文書工作與文書檔案管理系統的開發彌補了傳統文書檔案管理制度上的缺失。在很多辦公室中，文書檔案的管理工作歸屬于行政辦公室的范圍，所以在日常的文書檔案管理中嘗嘗出現檔案歸檔不及時、檔案管理標準低下等情況，這些現象的發生會導致文書檔案管理工作上的制度混亂，而且制度的不完善也會造成各部門對事故發生后的相互推諉而使得文書檔案管理更加雜亂無章。通過開發專門的文書工作與文書檔案管理系統，可以很好地通過技術來實現嚴格的業務流程，從而要求文書管理人員按照界面的操作來一步步實現文書檔案的管理，突破傳統人為工作方式下形成的文書檔案管理障礙。第二，文書工作與文書檔案管理系統的開發解決了文書職位與檔案管理上的工作銜接問題。在日常的文書檔案管理中，很多企事業單位是將文書與檔案進行了分離，雖然實施了一部分的管理辦法來提升文書檔案的正確性、科學性與實效性，但是由于對文書職位的重視不夠，在人員配置方面往往是一個人多職或他人兼職，工作上的銜接問題非常明顯，導致了當前文書檔案管理工作缺乏系統性和銜接性，文書與檔案管理之間形成了很大的差異性，而且在檔案管理中，文書并沒有讓檔案發揮其應用的作用。文書工作與文書檔案管理系統的實現將系統角色與文書檔案緊密聯系在一起，只有真正的文書角色，才能對檔案進行嚴格管理，實現了二者之間的銜接性，突破了由于各種管理不當造成的工作差距，真正體現了文書對檔案管理的作用。第三，文書工作與文書檔案管理系統通過科學的管理辦法彌補了傳統文書檔案管理中缺乏專業管理人才的缺陷。由于傳統的文書工作中，對檔案管理缺乏專業意識，所以并沒有設定專門的管理崗位來實施對文書檔案的管理，對于一般性的文書檔案的管理辦法也很隨意，歸檔工作也效率低下。文書工作與文書檔案管理系統的實現以嚴格的業務流程為導向，專業的數據算法為基礎來實現對文書檔案專業的管理辦法，從而彌補了普通系統用戶在文書檔案管理工作中專業技術上的不足，提升了辦公室文書檔案的管理、歸檔等工作質量，保障文書檔案管理工作的順利開展。
3文書工作與文書檔案管理工作需求分析與功能設計
文書工作與文書檔案管理工作內容主要是圍繞著辦公檔案來開展，而實現的文書工作與文書檔案管理系統則是要充分了解文書檔案管理工作內容，而后分析其在信息化轉變過程中需要實現的功能點，進而開發出對應的文書工作與文書檔案管理系統實現企事業單位的文書檔案管理工作。首先，文書檔案管理工作的核心是針對檔案的管理，在企事業單位的辦公室中，會與其他很多部門進行溝通，而文件檔案則是較為正式的一種，文書檔案管理工作首先要接收到相應的文件之后，將其進行歸檔，而后進行文件著錄、案卷著錄進行統一的歸納與管理，方便后期的查詢、借閱等的操作。在對文書工作與文書檔案管理系統的實現中，首先要實現的是文書檔案的電子化轉變。在傳統的工作模式中，常見的檔案大都以紙質的形式進行下發與傳輸，所以要實現紙質文檔的電子化轉變，通過添加掃描錄入接口來將傳統紙質檔案轉變成數字化數據來進行操作。當然，為了改變傳統的紙質檔案的工作模式，在實現的文書工作與文書檔案管理系統中添加登記入口，來實現對檔案的等級工作。同時，在系統中需要添加針對檔案的內容修正變更功能，來允許文書人員對檔案內容進行修改和更正。其次，文書檔案管理工作會將歸檔的檔案借閱給其他人員，會是要對檔案進行歸還，所以在實現的文書工作與文書檔案管理系統要實現檔案的查詢、借閱以及歸還的功能，從而提升文書檔案的管理工作。基于上述考慮，在設計文書工作與文書檔案管理系統時需要完成企事業單位辦公室文書檔案管理的基本工作，同時要本著提升管理效率的原則來實現各種功能優化傳統的文書檔案管理流程。如圖1所示，為設計的文書工作與文書檔案管理系統功能結構框架圖。檔案管理檔案借閱與歸還系統設定綜合查詢文書工作與文書檔案管理系統檔案登記掃描錄入文件著錄文件歸檔案卷著錄檔案變更網上預訂網上查詢檔案借閱檔案歸還借閱人管理綜合檢索檔案統計檔案狀態設定年鑒銷毀圖1文書工作與文書檔案管理系統框架結構圖如圖1所示，文書工作與文書檔案管理系統包括文書檔案管理、文書檔案借閱與歸還、綜合查詢、系統設定等四個最為基本的功能。
3.1文書檔案管理模塊
文書檔案管理模塊是實現最基本的文書檔案管理功能，通過設計和實現以下功能點來實現文書檔案管理工作。1）檔案登記：系統實現檔案電子化、信息化、數字化的關鍵，在對發文登記、收文登記和登記進行合成，從而生成了最為基本的電子化檔案，為后續的其他檔案管理的業務提供最為基本的數據。2）檔案掃描錄入：該功能主要是對傳統紙質檔案進行快速電子化轉變的功能，通過高速掃描儀等設備將紙質文檔掃描成固定格式的數字化文件，而后通過第三方穩定軟件將其轉化成可編輯、修改的文件進行存儲與管理，方便后期的業務的使用與處理。3）文件著錄主要是最初的檔案文件進行著錄處理，制作成相應的目錄、報表等方便后期文書檔案工作的開展。4）案卷著錄：主要是文書檔案的歸類，通過創建案卷來將文書檔案進行統一分類，而后將相應的文書檔案歸屬到同一類別中的案卷中，從而形成文檔的分類與統一管理。5）文件歸檔：主要實現是文書檔案的文件級著錄檔案創建，從而實現錄入的檔案的歸檔操作。6）檔案變更：主要是對文書檔案內容或案卷內容的修改與更正，根據實際的業務需要將其進行變更操作，從而更加滿足企事業單位的文書工作需求。7）年鑒銷毀：針對傳統的紙質檔案銷毀進行數據備份的功能，針對檔期的紙質檔案按照業務規定要進行銷毀，通過年鑒銷毀的功能可以將其進行備份，并添加上已銷毀的標記，以備不時之需。
3.2文書檔案借閱與歸還
文書檔案借閱與歸還功能主要是實現其他人員對文書檔案的查詢、預訂、借閱、歸還的管理操作。1）網上查詢：為了實現文書檔案管理信息化轉變，在文書檔案進行歸檔與著錄之后，其他工作人員就可以對當前所有的文書檔案進行查詢，通過全部查詢的功能或者輸入某些條件來將自己需要的文書檔案查詢出來，根據其狀態進行預訂或延遲操作。2）網上預訂：主要是對文書檔案預訂操作，當查詢到對應的檔案未被預訂或借出，就可以在網上進行預訂。3）檔案借閱與歸還：主要是對文書檔案的借閱狀態進行操作，文書人員可以根據實際的工作內容將文書檔案的狀態進行變更，從而在文書檔案被借閱或歸還之后快速標記其借閱狀態。在此，對文書檔案的借閱狀態進行設計，主要分為未預訂、已預訂、已借出、未歸還、已歸還，通過幾種狀態的變更來實現對文書檔案的查詢、預訂、借閱與歸還的操作。
3.3綜合查詢
綜合查詢功能主要是方便文書管理人員對其進行查詢，如檔案的狀態匯總查詢，根據相應條件對文書、案卷、各種借閱與歸還信息進行統一查詢，從而方便文書人員的文書檔案管理工作的開展，提升其工作效率。同時增加了各種檔案統計表格，以圖表的形式形象化地展示其當前的基本狀態，極大地方便文書檔案管理工作的開展。3.4系統設定系統設定主要是對借閱人的管理以及文書檔案基本狀態的設定。
4總結
文書工作與文書檔案管理系統的設計，主要是以實際的文書檔案管理工作內容為需求，本著優化文書檔案管理工作流程和提升效率的原則，設計了檔案管理、文書檔案借閱與歸還、綜合查詢、系統設定等基本功能，從而滿足文書人員的基本工作需求，提升文書檔案管理的工作效率與質量。
作者:王琦 單位:南通市人民政府外事僑務辦公室
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關鍵詞：制定；數碼照片；管理：規范
中圖分類號：G276 文獻標識碼：A 文章編號：1009-8631(2010)05-0147-01
隨著高新技術的迅猛發展，攝影技術依托計算機為后盾，各種設計靚麗、品質高的數碼相機新品迭出，給攝影業帶來了滿園春色。形成了處理快、查閱快、歸檔快、鏈接快、存儲久為優勢的數碼照片，也為照片檔案的管理帶來新的挑戰。數碼相片的載體是以電子文件形式歸檔保存的，在保管、利用上本身就存在安全隱患。因此對數碼照片檔案的形成、收集、歸檔、整理、保管、利用等在技術上提出了更高的要求。但目前國家沒有專門針對數碼照片檔案的管理出臺新標準，使得有些檔案管理人員在新事物面前有些無所適從。
目前對于是否制定、出臺數碼照片檔案管理規范有兩種明確的觀點，一個是不需要制定，另一個是需要盡快制定。
一、不需要制定新標準的理由
數碼照片檔案的管理雖然沒有出臺專門的標準，但這并不等于數碼照片檔案的管理沒有可依據的規范。數碼照片檔案既是照片檔案又是電子文件，數碼照片檔案的管理實行雙軌制，紙質部分按照《照片檔案管理規范》(GB／T11821)執行，數碼照片部分按照《電子文件歸檔與管理規范》(GB／T18894)執行。數碼照片就是電子文件，數碼照片特性實質就是電子文件的特性，是電子文件中的圖像電子文件。《電子文件歸檔與管理規范》不僅對電子文件管理各個環節進行了較為具體的規定，而且推薦了圖像電子文件的通用格式。強調了各類電子文件元數據管理的重要性，規定了電子文件的操作方式和要求。目前除國家標準外，各個地方、行業及其機關企事業單位也都制定了電子文件管理方面的標準、規范或者實施細則。這些也都是數碼照片檔案管理所要執行的規范。所以，《照片檔案管理規范》和《電子文件歸檔與管理規范》兩者結合使用能夠滿足工作需要。
二、需要制定新標準的理由
數碼照片是電子文件沒錯，但數碼照片檔案在形成、管理和利用上有它的特殊性。由于數碼照片來源渠道廣泛。元數據信息五花八門，收集內容真實性較難把握，收集難度也加大；歸檔時數碼照片的檢驗操作復雜；整理時相比較紙質照片要求更高，數碼照片不但要有紙質照片六要素要求，還要標明保管數碼照片的軟、硬件技術環境，元數據信息等內容。這些都沒有統一的標準去規范，各行其道，這為數碼照片檔案今后的利用造成很大的影響。雖然數碼照片是電子文件中的圖像電子文件，但《電子文件歸檔與管理規范》只是電子文件的通用標準，對于照片檔案這種專門、特殊檔案，不能完全滿足工作需要，需要制定新的標準加以規范。
因為數碼照片的管理要結合兩個標準使用，不方便，不具體。太籠統。才促使地方的數碼照片管理規范陸續出臺。雖然各地規范不盡相同，但也各有千秋，使當地的數碼照片檔案管理做到了統一規范。能夠出臺是基于現實工作需要，所以國家在這方面滯后了，應該盡快出臺新標準是正確的。
三、分析與討論
1.先明確電子文件與數碼照片的涵義
電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，可在通信網絡上傳送的文件。數碼照片是指用掃描儀、數碼照相設備獲得的，以數字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的靜態圖像文件。
定義文字描述不同之處在于“數字設備及環境中”和“用掃描儀、數碼照相設備”、“傳送的文件”和“傳送的靜態圖像文件”。掃描儀、數碼照相設備就是數字設備及數字環境。能夠傳送的電子文件包含：文本電子文件、圖像電子文件、圖形電子文件、視頻或多媒體、音頻文件等等，數碼照片是圖像電子文件，已包含在電子文件的內容中。所以在定義上沒有本質的差異。是一致的。
2.電子文件與數碼照片的特性
優點：處理快、編輯快、查閱快、歸檔快、鏈接快、存儲久。
缺點：依賴性、易改性、可分離性。
在歸檔和利用中都需要保證的是：真實性、完整性、有效性、兼容性。
從上面分析看電子文件與數碼照片的特性是一致的。《電子文件歸檔與管理規范》對電子文件的定義、范圍、基本術語作了詳細描述，對電子文件的收集與積累、歸檔與整理、保管與利用都作了詳細規定，符合數碼照片檔案管理全過程。規范中為了保證電子文件收集積累的真實性、完整性、有效性及兼容性。對電子文件的收集在前端提出要求，將電子文件檔案化工作提前到形成階段。對電子文件形成階段的軟、硬件技術環境、元數據信息、收集操作方法等等作了具體的規定，圖像電子文件規定要以JPEG、TIFE為通用格式。這樣為數碼照片歸檔后的整理、存儲、保管打下堅實的基礎。更便于數碼照片檔案的利用。所以《電子文件歸檔與管理規范》完全適合數碼照片管理。
3.數碼照片檔案管理可以在本部門細化管理
有人提出《電子文件歸檔與管理規范》對于圖像電子文件有些技術指標沒有明確規定，不好操作，比如：分辨率、像素等等。青島出臺的數碼照片管理規范規定了掃描件線數不低于600dpi，像素數應在300萬以上。但目前看300萬的像素已不可使用了，這種相機在市場都已經淘汰。如果是重要的、永久的或作為宣傳廣告使用的照片掃描件可以將線數提高，但作為一般使用也可不必。所以像素還是線數是根據實際情況和用途來確定，而不能硬性統一。
[關鍵詞]檢務 檔案 管理
檔案管理，是對文件從產生到最終銷毀或移交檔案部門的全過程的管理活動，其主要目標是要將組織中的文件數量保持到一個適當的數量限度，防止不必要的或無用文件信息的干擾，簡化文件制作、傳遞、處理以及利用的程序，改進文件工作的組織、控制方法，保證文件完成現行效用后得到適當的處置，并通過經濟地保管和利用文件信息，最大限度地提高組織管理的質量和效率。
一、電子管理模式的特點和分類
1.電子文件作為文件的一種形式，具有文件的基本特征，我國文件、檔案管理的一般原則和方法對于電子文件的管理同樣具有宏觀的指導作用。另一方面，電子文件又有許多不同于其他類型文件的特點，在其管理活動中還有其特有的原則和方法。
2.檔案館電子文件的管理模式
（1）集中式保管模式，是指將具有永久保存價值的文件（紙質或電子）送至國家指定或授權的機構、組織（通常為國家檔案部門）集中保存，該類機構對其職能范圍內的歸檔單位的檔案工作進行領導、指導和監督，對其入館檔案進行實體和信息的雙重控制。
（2）分布式保管模式，又稱分散式保管，是指各組織、機構中產生的文件（紙質或電子）不統一移交給特定部門，而將其留存于本機構內部（庫房或信息系統），加以保管和利用，該模式的代表就是“匹茲堡大學方案”。
二、檢驗檢疫業務檔案的介紹
1.檢驗檢疫業務檔案（以下簡稱檢務檔案）包括報檢單及所附單證、檢驗檢疫工作記錄單、證稿、證單存檔聯等紙質資料、電子數據或其組合。歸檔是檢驗檢疫工作流程的最后一個環節，即歸檔人員對通過CIQ2000出入境檢驗檢疫綜合業務計算機管理系統（以下簡稱CIQ2000系統）報檢的檢驗檢疫業務，根據報檢類別和歸檔規則在CIQ2000系統中對符合歸檔條件的報檢號逐批進行電子數據歸檔，并將報檢單等紙質資料裝訂后按歸檔順序號分類立卷存檔。由于CIQ2000系統自動將歸檔號與報檢號一一對應，通過報檢號即可根據歸檔號所在的卷宗來快速調閱需要查詢的報檢單檔案，所以，大多數檢務部門都采用上述歸檔方式。
2.由于紙質檢務檔案記述并反映了檢驗檢疫工作的全過程，為檢驗檢疫機構內部查閱出入境貨物檢驗檢疫原始記錄、了解檢驗檢疫簽證流程、確認檢驗檢疫證單的更改/重發/核查計收費情況、檢查工作質量，以及出境貨物理賠案件的調查、入境貨物重大索賠案件的處理、司法部門的訴訟調查舉證、國內外有關部門的來函查詢等發揮了一定的參考憑據作用。但是，隨著檢驗檢疫業務量的成倍增長，檢務檔案管理中歸檔過程較繁鎖、歸檔工作量較大、檔案庫房占用量較多以及檔案利用率較低等方面的問題日漸突出。
三、目前檢驗檢疫部門檢務檔案管理的做法
1.參照企業分類管理方式，對企業進行分類建檔。結合電子監管工作，對信譽好、進出口量較大且質量穩定的企業進行分類后實行簡便建檔管理，在CIQ2000系統中電子數據歸檔不需逐份錄入報檢號而實行批量歸檔。檢務部門對這類報檢單在CIQ2000系統中的數據歸檔環節，根據報檢日期、主施檢部門、單位注冊號等條件進行待歸檔查詢后，對符合歸檔條件的報檢號進行批量歸檔；對這類報檢單的紙質檔案只需按企業名稱、報檢日期簡單地建檔立卷。在條件成熟時，逐步取消部分紙質檔案，這樣不僅有利于檢驗檢疫部門和企業雙方既節省人力、物力和財力，又提高工作效率，更充分發揮了企業分類管理與電子監管有機結合的優勢，使資源得到合理配置和利用。
2.根據出入境貨物的報檢類別，貨物的不同特性、不同風險度對不同貨物進行分類建檔。例如：對電子轉單換證憑條到口岸換發通關單的“驗證”出境貨物，在CIQ2000系統中的數據歸檔環節，根據報檢日期、主施檢部門等條件將其電子數據批量歸檔，其換證憑條可隨通關單存檔聯一并存檔，需要時可根據報檢號查找通關單流水號及對應的換證憑條。而對涉及安全、衛生、環保的進出口敏感貨物，實施衛生注冊登記、質量許可管理等憑證報檢的貨物，或檢驗周期較長的大型成套設備，根據需要可較詳細地按貨物分類或主施檢部門分類建立檔案。
3.適當縮短普通紙質檢務檔案保存期限。《出入境檢驗檢疫簽證管理辦法》（國檢法[1999]386號）規定“檢務檔案保管期限：一般出境檢驗檢疫檔案為3年；入境檢驗檢疫檔案為4年。涉及重大案（事）件和典型案例，或入境貨物檢驗檢疫發現一類有害生物的檢務紙質檔案，應作長期或永久保存。”在實際工作中，我們發現檔案室90%以上的檢務檔案都是原封不動地存放3-4年后銷毀，檔案利用率較低。
四、檢務檔案電子管理模式的可行性分析
1.據粗略統計，調閱紙質檔案的主要用途在于辦理更改手續、工作質量檢查、業務部門查閱資料和有關執法部門的來函查詢等幾個方面。如果在不違反檢務檔案管理原則和不影響檢務檔案利用的前提下，及時修訂檢務檔案管理規章制度，適當縮短普通紙質檢務檔案保存期限，一定程度上可以解決檔案庫房占用量較多的問題。
2.由于檢驗檢疫流程都經過CIQ2000系統進行處理的情況下，除了涉及重大案（事）件和典型案例，或入境貨物檢驗檢疫發現有害生物的檢務紙質檔案，應作長期或永久保存外，普通紙質檔案的角色有必要逐步向短期、精簡的方向轉變，通過分類管理的方式、利用CIQ2000系統的批量歸檔功能及修訂現行的檢務檔案管理規章制度等措施，或許是加強檢務檔案的規范有效管理、合理利用資源和提高工作效率的有效途徑之一。
3.目前電子檔案管理系統，為檔案現代化管理提供完整的解決方案，電子檔案管理系統可以自成系統，提供完整的電子檔案管理和網絡查詢功能，也可以與本單位的OA辦公自動化設計過程管理，形成更加完善的現代化信息管理網絡。如果CIQ2000系統可以搭載《電子檔案管理系統》，建立具有系統設置、權限管理、數據載入、整編組卷、檢索利用、借閱管理、銷毀、制作標準光盤、統計報表、數據轉換等十大模塊的檢務檔案管理系統。并對檔案數據庫進行備份，設定檔案密級，按部門按專業按用戶級別設定訪問權限，日志庫自動記錄對檔案庫的所有檢索、調檔、增加、刪除、修改等操作，同時在系統中持續管理檔案文件，提供借閱、歸還、催還等功能，實現全電子化的檔案管理和檢索查詢，電子智能化處理與紙質檔案管理有機結合，既能管理文書檔案，也能管理科技檔案及其它檔案。
