時間：2023-06-05 10:15:37
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇工程建設檔案管理規范，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
1 基建工程檔案管理的特點
1.1 檔案數量多、形成時間長。油田地面建設大部分都是由一個個單位、單項工程組成，投資多，項目龐大。從項目的調研、評估決策、勘測設計、施工、竣工到試運行，少的一年，多的達3年～5年，而工程檔案收集必須是全過程參與。
1.2 涉及工作面廣、來源廣泛。一項工程的檔案絕不僅僅是建設單位或施工單位的事。它從形成、整理、審核到移交，需要建設、設計、施工、監理、監督等參建單位共同完成，任何一方疏忽，未能及時歸檔資料，就會影響基建檔案材料的完整性。
1.3 檔案門類繁多、歸檔載體多樣。在建設周期內所產生的文件包括勘測設計、招標投標、工程施工等資料；涉及土建、安裝、電力等專業；歸檔載體有文字、圖紙、照片、證書、實物等載體；形成數量巨大、種類繁多的工程建設檔案，其專業性、綜合性是其他檔案管理所不具備的。
2 工程建設檔案管理面臨的問題
2.1 重工程建設，輕檔案管理，檔案管理意識淡薄。油田建設工程公司成立以來一直保持著高速發展，為使工程項目盡快發揮效益，往往更注重工程的有形建設，忽視了工程檔案資料的收集、整編等工作。
2.2 檔案歸檔不及時，質量存在缺陷。工程建設參建單位多，且工期長、人員變動大，各單位對建設過程中形成的資料也未及時收集和妥善保管，檔案管理與工程建設不能同步進行，因此，檔案資料成套性差，準確性、完整性不夠。
2.3 重紙質文件歸檔，輕電子歸檔。在基建工程建設過程中，參建單位收集工程建設過程的紙質資料進行歸檔時，大部分資料員認為沒有必要歸檔電子文件，在收集的過程中也沒有保存電子文件。
2.4 利用檔案意識差，檔案利用率低。往往歸檔的檔案存放在檔案室，遇到問題有些部門沒有想到利用檔案來解決。而檔案部門也沒有對項目檔案實現信息化、網絡化管理，達到資源共享。
3 工程建設檔案管理措施
3.1 加強制度建設，規范檔案管理。完善制度，建立工程建設檔案管理制度，對組織體系、職責、考核，以及文件材料的收集、歸檔、整理、移交等流程都有明確規定，實現檔案管理規范統一、有章可循。
3.2 實施同步跟蹤管理，做好過程控制。實現工程檔案及時歸檔和案卷的真實性、完整性、準確性，需做好工程檔案提前介入、過程控制、同步跟蹤、事后把關，使其滲透于工程建設各階段、各環節中。
3.3 紙質與電子檔案同步管理，改變存儲和利用方式。要加強電子檔案的管理，實現紙質檔案與電子檔案的同步管理，真正實現檔案資源共享，為工程建設管理服務。
關鍵詞：信息化建設；水利；檔案管理
中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A
引言
建筑業經濟化是國民經濟信息化的基礎，運用信息技術對建筑企業進行合理的改造和完善具有重要的作用，從而提高建筑企業的管理水平和發展。隨著我國建筑行業的發展，我國的建筑行業在不斷的完善化，但是我國水利檔案的管理工作還存在著一定的局限性，為了更好的促使水利工程的穩步發展，采用信息化檔案管理，從而促使我國的水利工程建筑更加的規范化，保障了水庫工程今后正常運行和管理，具有十分重要的意義。
1 信息化建設中的水利檔案管理現狀
我國水利化信息管理是在1975年開始起步，2003年《全國水利信息化規劃》出臺，這就意味著水利信息管理的工作在進行全面展開[1]。要完善水利檔案管理體系，依照科學的管理手段進行規范化的管理，確保信息準確無誤；要進行健全的體制管理，結合我國水利實際情況，制定一定的制度，將信息進行歸檔管理，并形成一定的檔案管理規范，形成檔案工作具備法律，促使有法可依，有章可循的局面；對檔案加強業務方面的拓展和開發利用。對檔案管理工作加大硬件與軟件設施上的投入，促使水利檔案信息規范化、科學化，將檔案合理的進行整理，并編好目錄，采用信息化技術進行儲存、查閱，從而提高檔案的利用率。
2 信息化建設中的水利檔案管理工作存在的不足
2.1 水利檔案管理者素質低下
水利檔案管理者由于知識水平有限，思想觀念淡薄，對水利工程信息意識認識不足，按照傳統的檔案管理模式進行管理，這樣就會導致收集的水利信息不夠完整，對水利信息認識不足，導致管理上的困難，資料查找比較繁瑣。對于信息化時代，管理者由于知識有限，面對信息化和科學化的管理接受上能力有限，缺乏拓展精神[2]。
2.2 檔案管理人員技術上的漏洞
雖然現在很多人都會使用計算機，但是對于其功能還不是十分的了解，對于怎樣建立目錄、建立電子檔案在技術上還是比較缺乏的，不夠完善，對待檔案進行數字化統計還缺少專業的技能和水平。
2.3 檔案信息建設上還不夠完善
對一些專業性的軟件，如水質監測系統、水資源管理系統、電子信息管理系統等項目還不能同步進行，缺乏建立統一的管理模式，系統上對各級檔案的管理還不夠完善，處在失衡的狀態，對于電子檔案的建立比較陌生化，更偏重于紙質檔案的建立，對于信息化的管理技術上還比較欠缺。
3 加強信息化建設中的水利檔案管理工作
3.1 加強領導的重視度，帶動水利檔案管理信息化建設
對于水利檔案管理的影響有很多面，如資金的不足，領導重視度不夠，信息化管理人才的缺乏等，但是起到關鍵性作用的還是領導的支持度。領導是決定水利管理規范化的主要核心，確立水利電子政務，落實水利信息化建設與管理同步進行，領導要在經費和人力上加以投入，領導要定期聽取檔案管理匯報情況，了解檔案工作的現狀，提出要求，下達命令，解決工作中實際存在的問題。領導要對檔案管理交流活動進行重視，互相學習，彌補不足，共同提高，共同發展。指導檔案管理者工作，落實每項工作程序，實現信息化管理，技術上創新并得到改進。
3.2 重視檔案管理工作和加快檔案信息化管理
檔案信息資源建設是檔案管理的主要組成部分，是水利工程發展和改進的保障。水利檔案管理的專業性、規范性、科學性是有效保障水利工程水利進行的主要手段。制定一定的信息化檔案管理規范，實現發展戰略上的創新，加強綜合管理，進行業務監督，進行工作漏洞上的指導，建立完善的檔案管理體制，建立水文數據并進行歸檔流程。實現各類信息的收集、管理化標準、有效的進行電子儲藏。提高人員利用信息化軟件管理的規范化，建立水利工程管理目錄，實現更好的查閱，進行電子文件歸納，熟悉硬件與軟件的使用流程，建立信息管理制度，并進行有效、安全的儲存，實現紙質檔案和電子檔案共存[3]。
3.3 以人為本，注重人才的培養
計算機的應用技術固然重要，但是當前人才的培養才是決定檔案管理的主要依據。由于信息化時代的進入，這就要求檔案管理人員必須具備一定的檔案學知識和現代信息技術的掌握。培養一支信息化檔案管理人才隊伍對水利建筑發展具有關鍵性的作用，所以要建立復合型人才隊伍，要制定培養專業知識的計劃，鼓勵工作者去主動學習信息化技術，提高檔案管理工作技能，加強素質提高和責任提高。注意引進先進的科學技術人才和專業的計算機人才，建立強大的計算機IT人才隊伍，優化內部人才結構，從而帶動水利檔案管理，適應時展變化與改革。加強檔案管理者對信息意識的培養，改變傳統的檔案模式，靈活的運用信息技術進行整檔管理，根據實際情況制定培養人才計劃。
4 結語
重視水利檔案管理建設，密切關注水利檔案管理，及時的掌握水利信息的變化做出相對應的政策，提高信息化建設中的水利檔案管理工作，從而更好的促進水利工程建設，促使水利管理更加規范化和科學化，從而達到更好的為水利工程建設服務。
參考文獻
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關鍵詞：農業基本建設項目；檔案管理；對策
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A DOI編碼：10.3969/j.issn.1006-6500.2014.02.011
Several Issues of the Archives Management for Agricultural Capital Construction Project
YI Ya-lan， LI Li-yin， ZHANG Chun
（Yangtze River Fisheries Research Institute， Chinese Academy of Fishery Sciences， Wuhan， Hubei 430223， China）
Abstract： Archives management of agricultural capital construction project is a very important part of the agricultural capital construction project management.This paper first analyzes the feature of archives management for agricultural capital construction project， then provides a series of problems that exist in archives management of agricultural capital construction project， and propose appropriate advices.
Key words： agricultural capital construction project；archives management； countermeasure
“十一五”以來，我國對“三農”的投資力度不斷加大，農業基本建設也不斷加強。以農業部歸口管理的農業基本建設資金為例，“十一五”期間，國家安排農業基本建設投資830.97億元，較“十五”增長了1.77倍，2010年投資總量是2005年的2.9倍。與此同時，國家對農業基本建設項目的管理力度也在不斷加強，分別于2003年、2004年、2007年頒布了《農業部基本建設項目財務管理辦法》、《農業基本建設項目管理辦法》、《農業基本建設項目竣工驗收管理規定》及《基本建設項目檔案管理辦法》、《建設電子文件與電子檔案管理規范》等一系列管理辦法。但是，農業基本建設項目的承擔單位很大部分是科研事業單位，專業管理意識較差，重建設、輕管理的思想非常嚴重，尤其是對檔案的管理缺乏重視，沒有將檔案管理提高到應有的層次上。
筆者擬就農業基本建設項目建設檔案管理存在的問題進行分析，并結合自身單位在農業基本建設項目檔案管理過程中的經驗教訓，提出相應的解決對策，力爭對農業基本建設檔案管理作出一定的貢獻。
1 農業基本建設項目檔案的概念
農業基本建設項目，是指全部或部分使用農業部管理的基本建設投資，以擴大生產（業務）能力或新增工程效益、增強農業發展后勁和事業發展能力為主要目的而實施的新建、改擴建、續建工程項目。 農業基本建設項目檔案即指在整個農業基本建設項目建設過程中形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表及聲像等各種載體的文件材料。農業基本建設項目檔案在工程建設階段是農業基本建設項目的全過程真實記錄和歷史憑證，在利用中是國家發展和支持農業的憑證和依據，在農業決策中是國家農業建設項目投資的重要參考。
2 農業基本項目建設項目檔案的特點
2.1 涉及主體多方位性
農業基本建設項目從提出項目方案到項目竣工驗收，涉及主管單位審批、農業部及財政部審批、地方政府部門及設計、施工、監理、材料及儀器設備供應商等多方位的主體，這決定了農業基本建設項目檔案材料來源具有廣泛性。
2.2 涉及內容的整體性
農業基本建設項目的檔案應是以該項目或者該項目的一個單項工程為單位形成的一整套資料，從內容上看是一個有機的整體，從項目方案的提出到項目的批復到施工到竣工驗收，每個階段是緊密相連、不可或缺的，這些構成一個整體。
2.3 涉及專業的復雜性
農業基本建設項目涉及勘察設計、環保、建安、結構、給排水、配變電、消防、儀器設備等眾多專業領域，這些專業領域在整個項目建設過程中的有機結合，決定了項目檔案管理所涉及專業內容的復雜性。
2.4 保存時間具有長久性
根據國家建設部《建設工程文件歸檔整理規范》（GB/T 50328—2001）規定，建設項目檔案資料的保管期分為永久、長期和短期三種，長期保管的基本建設項目檔案資料實際保管期限不得短于建設項目的實際壽命。農業基本建設項目檔案資料在項目竣工驗收后相當長一段時間內仍發揮作用，仍具有較高的保存價值，在保存時間上具有長久性。
2.5 服務三農效益評價的重要性
農業基本建設項目的宗旨是服務三農，增強農業發展后勁和事業發展能力，因而項目建成之后的效益評價就顯得十分重要。應從經濟效益、社會效益及生態效益等方面來綜合評價該農業基本建設項目的效益，能讓建設單位對該項目公益能力做一個自我評估，從長遠來看對建設單位的總體布局以及發展方向具有一定的指導意義，也能為上級主管單位投資決策作為一定的參考。
3 農業基本建設項目檔案管理存在的主要問題
3.1 建設主體對檔案管理意識不強
農業基本建設項目檔案資料不齊全、整理不規范的現狀，究其根源是建設主體對檔案規范管理的意識不強，對檔案管理的認識不到位，一味重視工程質量、進度和資金使用情況，沒有意識到檔案管理的重要性。由于建設單位對檔案管理意識不強，從而施工單位、設計單位及監理單位等各相關單位都不會對規范化的檔案管理有足夠的重視，未按照建設項目檔案管理的要求歸檔資料，或者未設置專業人員專門負責檔案資料的收集、整理工作，從而造成部門資料缺失，影響檔案的成套性和完整性。
3.2 檔案資料收集整理缺乏規范性和實效性
部分農業基本建設項目的承擔者是科研事業單位，這些單位的檔案管理人員對農業基本建設項目的建設過程并不了解，對檔案資料的來源認識不清，無法準確、及時地將搜集到的檔案資料歸類。部分具有法律效力的關鍵性資料原件丟失，僅留存復印件，或者重要文件簽字、蓋章不齊全，文件資料存在涂改痕跡等現象普遍存在，文件資料的整理缺乏規范性，使得歸檔資料的價值大打折扣，也給日后項目驗收帶來一定的隱患。
由于農業基本建設項目檔案存在上述涉及主體多方位性及涉及專業復雜性的特點，從項目立項到竣工驗收需要經歷很長的一個周期，檔案資料不能及時歸檔的現象非常普遍。往往某一建設工序完成，相應的檔案資料歸集并未到位，而項目建設卻進入下個環節，檔案資料后補的現象普遍存在，而這樣留下的痕跡會對日后檔案資料的查閱造成很大的誤差，檔案管理工作不能與建設工程同步發展的現象在項目竣工驗收時常會遭到質疑，對建設單位造成不良影響。
3.3 系統化檔案管理意識薄弱
鑒于農業基本建設項目檔案管理存在涉及內容整體性的特點，項目建設的每個階段是緊密相連、不可或缺的，是一個有機整體。因而項目各個階段產生的檔案資料也應是一個連續的、有跡可循的整體，應將各個階段產生的檔案資料進行系統化管理，不能只重視施工階段的工程資料，而輕視項目立項、初步設計等階段的資料，任何一個階段的檔案資料缺失或者不規范都會造成整體檔案質量下降，建設單位應樹立牢固的系統化檔案管理意識。
3.4 檔案管理的硬件投入不足
國家住房和城鄉建設部于2007年頒布的《建設電子文件與電子檔案管理規范》要求建設項目在形成紙質檔案的同時，還應收集、積累、整理、鑒定、驗收、移交電子文件，并加強電子檔案管理。因而，在此基礎上，農業基本建設項目實現信息化管理是十分必要的。在項目建設過程中產生的大量電子文件，須跟紙質文件一樣，嚴格按照國家相應電子文件的歸檔要求，并與紙質版的同步錄入。這較之前的管理理念、技術處理及設備方面都有了較大變革，而農業基本建設項目的承擔單位絕大部分在這方面的投入是明顯不足的。
3.5 檔案管理人員的專業水平有待提高
建設項目檔案管理人員的專業水平也是影響檔案質量的關鍵因素，由于農業基本建設項目檔案涉及內容的廣泛性，大部分建設單位檔案管理人員并不具備這方面的專業知識，甚至存在兼職人員管理檔案的現象，加上基本建設項目檔案管理方面的培訓比較少，他們對檔案的收集、鑒定、分類、歸檔等工作不熟悉，導致項目檔案資料質量不高、流失嚴重。
4 加強農業基本建設項目檔案管理的對策
4.1 增強檔案管理意識，完善檔案管理制度
首先應加強對建設項目檔案管理規范及農業基本建設項目管理辦法中相關檔案管理規范的宣傳力度，從上到下各級領導都要牢固樹立重視檔案管理意識，使建設單位及施工單位、監理單位、設計單位等相關單位都認識到檔案管理工作的重要性，將檔案管理工作放在與工程質量同等重要的位置，這是做好基本建設項目檔案管理工作的有力保證。
4.2 竣工驗收檔案資料管理與工程建設同步進行
從項目的提出、方案的設計開始，隨著項目建設的環環相扣，農業基本建設項目的檔案資料的收集、整理，與建設項目的立項、勘察設計、建設施工、竣工驗收同步進行，形成全過程化的管理體系，將檔案管理的理念貫穿整個項目建成過程，保證檔案資料的齊全、準確。
由于農業基本建設項目涉及主體的多方位性，參與建設的設計、施工、監理、儀器設備供應商等都是該項目檔案管理的范圍，因而對這個范圍內主體的檔案資料也必須管理到位。例如設計單位應向建設單位提交設計文件資料，監理單位應提供監理日志等一系列資料，施工單位應提供竣工圖等，建設單位應及時做好這些文件資料的收集工作，也可由上述單位分階段向建設單位檔案管理人員移交上述資料，并認真檢查檔案內容是否齊全、質量是否符合歸檔要求，如不符合歸檔要求，應停止進入下一步建設程序，待該階段的檔案資料規整到位后方可進入下一步建設，這樣從源頭上對項目建設檔案質量進行把關，確保檔案資料管理與工程建設同步進行。
4.3 建立系統化、規范化的檔案管理制度體系
建立系統化、規范化的檔案管理制度體系是牢固樹立檔案管理意識的具體表現，只有健全檔案管理制度，才能使農業基本建設項目檔案管理有章可循、有法可依。首先，要力爭將建設項目的一整套檔案資料收集、積累、整理及歸檔落到實處，明確建設過程中建設主體與其他參與主體的職責，使檔案管理意識貫穿于項目建設的每一階段，形成從項目的籌劃、立項、開工直至竣工驗收首尾相接、全過程管理的系統化體系。其次，將檔案資料的管理落實到人，通過制定檔案資料歸檔標準，并將檔案資料管理納入合同管理范圍，通過合同對檔案資料的質量、完整程度、數量等作出規范，明確建設單位對檔案資料的要求，以便對各參與主體形成一定的約束，確保檔案資料規范化。對于不符合歸檔要求的資料，應及時與參與單位溝通、協調，并給予指導解決。
4.4 提高檔案管理人員的專業素質
除了制度上對檔案管理加以統籌規范外，檔案管理人員的專業素質也是影響檔案工作的重要因素。電子信息化的應用和普及，推動了檔案管理的信息化，也給檔案管理人員帶來很大的挑戰。面對檔案管理新技術的挑戰，檔案人員應不斷加強業務學習，積極主動參加檔案管理相關理論培訓和講座，及時學習和掌握運用現代信息，與時俱進，以適應檔案管理現代化的需要。
總之，農業基本建設項目檔案管理是一門系統化工程，應不斷探究其內在規律，加強對檔案的系統化、規范化管理，有效利用檔案管理成果，推進農業基本建設的發展。
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關鍵詞：水利水電；科技檔案；現代化管理
能否最好科技檔案的現代化管理直接關系到企業的發展和工程建設的質量。實現現代化管理科技檔案已經成為了當前水利水電部門應該思考的一個重要問題。在具體的工作中應該以科學發展觀作為工作的指導，進一步提高科技檔案現代化管理的能力，這對于我國水利水電事業具有十分重要的意義。
1 把握科技檔案管理的特點
科技檔案的形成并不是在某個階段，而是工程從開始到結束的整個過程，科技檔案的建立能起到維護企業發展的重要作用，同時也是我國水利水電建設事業的珍貴財富。專業性是科技檔案管理建設的重要方面，建立程序、內容的鏈接、專業的交叉都必須建立在專業性的基礎上。除此之外類型和種類的多樣性也是檔案管理的特征，在建立檔案的各個階段、各個專業都是不可或缺的。在工程建設的勘察設計階段就應該開始檔案建立工作了，按照社會上存在的檔案建立規則來開展一系列的文件整理，這也說明了當前的科技檔案管理存在著一致性，和其他檔案管理相比，科技檔案在歸檔之后更具有現實性和實踐性，能夠對實際的工程建設進行指導。要想實現科技檔案的現代化管理，就必須結合實際工程的特點，在建立檔案的時候，使用任何對建檔有幫助的方法和技術，樹立檔案管理人員現代化管理的意識，進一步提高檔案管理的水平，發揮出檔案管理對工程建設的重要作用，促進企業的經濟發展。
2 加快水利水電科技檔案管理的現代化建設
檔案是企業發展的見證，能夠人們了解企業的歷史文化。在水利水電工程建設中經常會用到檔案，它能夠幫助施工人員查看到原來類似工程建筑的資料，為當前的工程提供依據，進一步保證工程建設的質量。下面我們就對如何加快科技檔案現代化管理進行闡述。
2.1 提高科技檔案管理水平
檔案管理工作十分復雜，其中涉及到的步驟很多，例如收集信息、編號、歸檔、保存等等，檔案管理人員必須做好每一步工作，否則就會影響到檔案管理的質量。為了能夠進一步加快當前水利水電科技檔案的現代化管理能力，第一，對檔案管理的各個流程實行科學化管理方法，采取先進的檔案管理軟件，提高檔案管理效率。第二，按照當前的檔案管理規范，對不同性質的文檔采取不同的歸檔方法，對一些保密性強的文件，應該做好特殊管理。第三，紙質的檔案由于隨著時間的增長會逐漸損壞，工作人員應該對這些文件進行妥善處理，在接手一批文件時就應該做好驗收工作。第四，檔案資料中會有竣工工程圖，在歸檔之前要查看各個部門是否都已經加蓋公章。第五，引進先進的檔案管理設備，加大檔案管理投入，提高檔案管理的環境，盡量減少對檔案的破壞程度，延長檔案歸檔年限，只有做好上述工作，才能夠實現科技檔案的現代化管理。
2.2 加快科技檔案管理進程
作為水利工程單位，科技文檔將逐步替代傳統的紙質檔案載體，加快科技檔案現代化管理的進程，一要建立統一的檔案管理平臺和網絡系統，實現檔案管理工作標準化管理，形成高效管理和開發利用檔案信息資源的網絡管理系統，達到檔案管理自動化、信息傳遞網絡化的目的，進而提高檔案的利用率。二要積極推進科技檔案數據庫建設和多媒體數據庫建設，以計算機技術的應用作為檔案管理工作技術現代化的中心，提高檔案檢索、內容查詢功能的實效便捷，實現檔案信息數字化、存儲海量化。三要嚴格按照《電子文件歸檔與管理規范》的要求，全面收集、安全管理、使檔案管理向著信息化方向發展。
2.3 完善科技檔案管理制度
（1）作為水利工程單位，應該根據國家水利部的《科學技術檔案管理暫行規定》有關法規為準繩，制定出本單位相關的規章制度，以確保其完整、準確、系統、安全和有效利用。（2）建立科技檔案統計臺帳，做到帳實相符；建立查、閱、借檔案利用效果登記表，做到查閱、借閱有登記，利用效果有記載。（3）規范檔案業務管理，制定切實可行的科技檔案分類大綱、保管期限，使檔案業務工作井然有序。
3 科技檔案在水利水電建設中的作用
3.1 激發水利水電科技檔案活力
（1）優化整合。針對水利水電科技檔案是水利活動真實、完整、準確記載的規律性，根據每個主題要求，收集整理工程資料，通過整理、分類、鑒定、保管、積極挖掘檔案內在價值，總結規律，對檔案進行提煉，使檔案信息不斷增值，使分散的檔案信息資源得以整合。（2）將整合的資源信息與電子網絡相結合，充分利用現代計算機技術對科技檔案進行現代管理。將整合的資源信息與電子網絡相結合，以確保整合后的檔案信息資源能夠以有效手段為本單位提供便捷、高效的檔案信息服務。（3）加強規劃。檔案的建立需要各個部門的配合，通過完善和協同各個部門之間的工作，規劃好檔案的管理方法，制定出合乎當前檔案管理的制度，并組織好其他部門和人員參與科技檔案的管理中。
3.2 強化水利水電科技檔案的服務效能
（1）為了保證檔案的及時歸檔，建立起最全的檔案資料，檔案管理人員在服務方式和內容加以改進，提高催促的力度，積極建立檔案管理系統，開發檔案資源，建立期一個科學的檢索方式，方便用戶使用。（2）科技檔案的建立目的不僅僅是為了記錄工程建設的過程，更大的目標就是能夠被其他工程建設服務，作為檔案管理人員也應該積極地為建設人員提供檔案信息。同時還應該借鑒其他國家和地區的先進的檔案管理方式。（3）計算機技術在科技檔案管理當中的應用，改變了傳統的管理方式，這也是體現現代化管理的重要方面，根據檔案的特點建立起科學的管理方式，嚴格控制檔案的使用權限，特別是對一些保密的文件，對整個檔案使用的過程嚴格把關。
4 結束語
綜上所述，科技管理主要是對水利水電企業中的工程建設的詳細記錄，其中包括建設的思想、施工技術、施工經驗等方面，同時也是水利水電建設中重要的組成部分，是最原始的工程建設檔案。企業應該加強對科技檔案管理的重視，并作為企業發展中的一部分，這不僅能夠為企業獲得更好的經濟收益同時還能夠降低勞動成本，促進自身的發展。
參考文獻
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由于工程項目的管理工作涉及到的部門比較多，檔案管理目前還沒有一個較為規范的管理操作流程，許多需要收集的檔案存在于多個部門多個人員手中，而且工程建設的施工隊伍流動性較大，往往是這一小工程完工驗收后就進入下一施工環節，檔案還未收集，施工隊伍已經撤離。而且工程項目施工專業性較強，懂檔案管理的人員不一定懂工程施工，而會工程施工的人員一般都不懂檔案管理，相互間還缺乏溝通渠道和時間，使得檔案管理工作與其他部門相脫節，即使收集到了工程檔案，質量也參差不齊，諸如表格制作不規范、圖表設計尺度不一、設計更改未加以標注，因而檔案不具有真實性，對工程項目的全貌不能準確從檔案中反映出來。另外不少工程材料標準未能統一，既有隨意更改涂抹的，又有使用圓珠筆或復印件的情況，使得圖紙資料識別度不高，影響檔案可靠性。
1.檔案管理規范化意義
檔案是相關人類文化成果的積淀，是連接古往今來的紐帶。而工程項目的檔案不僅是工程項目的智慧結晶，也是項目施工企業的歷史記錄。在未來出現問題時，檔案管理能通過提供相關證據和憑證，準確判斷出癥狀所在。工程項目檔案真實準確地反映了施工過程中的詳細流程，并在一定程度上保證了工程的質量安全和人員安全，對于工程事故分析、責任認定以及管理辦法等都有十分重要的意義。工程項目的檔案管理還能為日后研究提供借鑒和經驗，增強工程項目人員的自身素質，實現對檔案規范化管理。通過對檔案進行規范化管理，可將檔案中所涉及的工程、科技成果轉化成推動工程設計行業的實際生產力。
2.檔案管理規范化辦法
（1）加強管理人員專業水平。工程項目往往工期較長，工程人員較多，涉及專業范圍較廣，形成的檔案材料內容不可避免地紛繁復雜，稍有疏漏，就對檔案管理工作造成較大損失。為保證檔案資料覆蓋全面、資料內容準確規范，首先需要加強檔案管理人員的相關能力。因而，在日常檔案管理工作中，檔案工作人員必須具備相關專業技術水平，經常補充學習檔案管理工作的新知識新方法，并能應用現代化信息手段，對檔案實行高效率的整理工作。其次是檔案工作人員需要經常與各部門保持溝通聯系，對各個部門需要收集的材料了然于胸，并熟悉各個部門的主要工作流程，了解不同部門檔案管理要求，確保檔案在歸檔時分類正確，并對各部門人員進行檔案管理的培訓工作，增強其對檔案法律法規的了解和檔案管理的責任意識。對施工過程中的各種圖紙、文字等材料進行規范化操作培訓，明確各部門檔案收集、整理責任，優化檔案管理模式，形成自上而下，從整體到局部的檔案管理工作流程，確保檔案管理的規范性，加快檔案管理效率，提高檔案準確性與真實性。
（2）建立健全檔案管理規范化制度。工程項目檔案的特點決定了檔案管理的難度，首先是工程項目檔案反映的是工程施工過程中形成的工程詳細數據的匯總，是在日后進行維護管理、改建拆除等所必須具有的參照標準，收集數據的詳實程度與豐富程度都是海量的，并且在數據圖紙等的規范性和準確性要求都較高。其次是工程項目檔案的形成過程與工程施工密切相關，在不同階段檔案管理方式又有不同，工程項目的施工由眾多不同專業構成，如水電、機電、建筑、勘探、設計、施工等，這使得檔案類別具有復雜多樣性，檔案管理需要各個階段不同部門分工完成，這就要求各部門間的溝通協作能力有較高要求。因而必須形成一套符合工程項目自身特色的檔案管理辦法和制度，依照相關法律規范對檔案實行規范化管理，并遵照國家檔案收集要求，建立合理歸檔制度，明確各部門檔案歸檔要求，實行全面交叉覆蓋制，各部門檔案歸各部門分別收集，然后進行匯總，從而降低檔案管理難度。
3.檔案管理規范化措施
首先應明確檔案管理人員的職責，由單位主管領導直接負責檔案管理工作，逐級向下實現檔案管理責任制，把檔案管理制度的建設和辦法的實行落實到個人。通過成立檔案工作委員會的方式，指導、檢查檔案管理部門的工作情況，制定檔案工作規劃，確保檔案管理工作與其他工作同步進行，為工程設計單位的檔案管理日常運行提供質量保證。并設立專門檔案室，由專業人員負責對整個單位的檔案管理工作，從檔案歸檔、整理、鑒定工作到統計和保管利用方面全程進行管控，從實際出發，對檔案的保管期限和使用類別等詳細檔案數據，編制索引工具。并充分利用計算機網絡系統和先進軟件技術對檔案信息實現信息化、規范化管理，有目的、有計劃地加強對檔案工作人員的規范化管理培訓工作，使其能系統性地掌握專業技術和先進理念。構建一個利于檔案管理工作發展的平臺，注重對檔案人員工作積極性的調動，通過組織交流溝通活動，建立起激勵表彰機制，促進檔案人員的積極性。按績效對其進行考核，實行有競爭力和吸引力的晉升競爭機制，保證檔案管理隊伍的穩定和專業，使檔案人員的工作更具成就感，以跟上單位檔案管理規范化建設。
結語
對工程設計單位而言，工程設計文件是其主要產品，是廣大工程設計人員辛勤勞動的智慧結晶，是工程設計單位實力和技術水平的有力體現，更是所有工程設計從業人員寶貴的無形資源。檔案管理工作對工程設計單位的重要性是不言而喻的，做好項目檔案管理工作，不僅是保證工程項目質量的基礎，也是追究相關責任人員的重要依據。而當前仍有部分人員未重視檔案管理，在管理過程中存在著諸多問題，急需相關人員采取有效措施進行改善解決，為檔案管理工作走向規范化、現代化提供基礎。
作者：羅鳳梅單位：中國輕工業南寧設計工程有限公司
難點一：項目建設體制變革，投資及管理主體多元，造成檔案管理的不確定性。
隨著經濟體制改革的深入，重大建設項目在建設管理、投資、運行諸方面處于動態變化狀態。管理體制變化，主體多元化，造成了檔案管理的不確定性。
首先是檔案管理的主體不確定。重大建設項目在立項及可行性研究階段，一般由政府主管部門負責，文件也由其形成并保管，如計劃、水利、交通、城建等行政主管部門。這個時期短則幾年，長的需十幾年甚至幾十年，形成積累了大量可行性研究、立項申報材料。立項批準后，往往又成立一個臨時性指揮部，負責項目建設前期準備及工程實施工作。正式開工以后，建設單位、投資主體基本確定，十幾個甚至幾十個施工和監理單位進場。在建設過程中或交竣工后，還會發生投資、運行主體的變化。文件形成主體和檔案管理主體因建設主體、投資主體、參建單位的不同，呈現多元化態勢和不確定性，造成檔案來源復雜，管理難度大。
其次是檔案歸屬不確定。檔案的本質屬性是原始性、真實性、成套性、惟一性，文件形成的自然法則要求“誰形成，誰整理，誰保管”。但為利用之目的，要求檔案集中統一管理，同時還要從國家管理需要和大檔案概念出發，檔案需要多套形成，向城市建設檔案館、國家綜合檔案館及有關主管部門移交。這就帶來了檔案的惟一性和多頭性、集中統一保管和分散形成的矛盾。這一矛盾的存在，在文件材料形成階段必然導致目標不明確、步調不一致，容易陷入混亂。
第三是管理規范不確定。由于文件形成主體的多元性，不同的管理主體對檔案的側重點不同、要求不同、標準依據不同，存在著管理規范不確定性。另一方面看，檔案行政管理部門在出臺相應的規定、實施行政監管方面相對滯后，也導致了項目文件管理上的無規可依有規難依局面。調查發現，大部分項目在文件的形成和管理上普遍存在四重四輕：重項目批準文件輕附件材料保管，如成冊的可行性研究報告、勘察設計報告作為附件難以與批復文件一起妥善保管；重征地拆遷批文和紅線圖，輕征遷協議書管理，如重大建設項目大多數實行委托征地，形成的協議書不完整或多是復印件，有的甚至是復印件也沒有；重招標中標文件，輕開標會議材料和未中標文件的管理；重建設過程文件輕交工后試運行文件的管理。上述四重四輕現象，已經給項目審計、工程后評價、項目改擴建帶來了不良后果。一些工程在解決政策處理遺留問題時，文件材料不齊全與檔案管理不完善已成為引發矛盾糾紛和社會不安定的因素。
難點二：參建施工單位多，人員不穩定，形成施工文件質量較差。
施工文件是反映工程建設歷史面貌、體現工程質量的重要歷史記錄，也是工程運行、維護的重要依據，是工程檔案的主體。施工文件的重要性已得到社會各界的認同，各項目采用合同管理制、保證金制度等積極措施，以加強文件管理。但由于參建施工單位多，人員不穩定，對文件質量認識有差異，對檔案工作的認識也還有一定距離，施工文件不同程度地存在一些問題。一是施工技術表式文件格式混亂，存在不統一不規范問題，隨意性大。目前仍有不少項目的管理部門、質量監督部門尚未意識到施工技術文件對檔案的重要性，放任自流，沒有對施工技術文件做統一規定。大多數施工單位依據習慣做法自行制作表格，造成一個項目的表式文件內容、格式不一致，給檔案的統一保管、統一利用帶來不便；二是質保材料不符合要求，多為復印件且模糊不清，有的材料報驗單沒有做統一的歸檔要求，質保材料不完整；三是竣工圖繪制不符合規范要求，竣工說明未說明執行原設計的情況，未說明施工主要材料的來源及其質量，未說明施工中遇到的各種問題和采取的措施以及工程質量檢測情況，工程變更的依據圖文分離，變更文件與竣工圖不一致等問題；四是技術文件形成積累有序性不夠，未能體現工程文件的成套性特點，給檔案整理和利用帶來困難。此外，不少文件存在簽字不規范、字跡材料不耐久、文件的有效性不符合規范要求。
難點三：設計單位游離于檔案工作之外，檔案管理存在著盲區。
目前還有不少國家重大項目的設計依然是指定設計。設計階段處于項目建設的前期，在正式開工前設計單位即已開始項目運作，項目管理單位還無暇對之提出檔案管理要求，加上沒能像施工單位一樣受招標文件的約束，設計單位在工程檔案的管理中如入無人之境：施工圖大量使用復印的白圖，圖紙清晰度低，影響竣工圖編制質量；設計技術聯系單和變更文件沒有使用統一的文件編號，造成管理上無序；變更文件大量使用傳真件、復印件。不簽字不蓋章，為檔案永久保管埋下了隱患；竣工圖編制規范執行不力，存在編制說明不詳、編制方法不符合要求等問題。
難點四：監理單位未能切實履行檔案監理職責，檔案的真實準確性難以得到有效保障。
根據國家檔案局制定的《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》的規定，監理單位除了做好自身檔案管理以外，還需要對施工單位形成的文件質量和歸檔情況進行監理，包括施工單位各單位工程、分部分項工程齊全完整情況，歸檔的施工文件是否符合真實準確要求，等等。經檢查的文件，監理單位需在文件上簽字確認。當前，監理單位在職責的履行方面，因缺乏相應的約束，與設計單位一樣存在很多不足。有的對監理文件歸檔范圍不明確，很多該歸檔的沒有按規定歸檔；有的對施工單位文件的監理不到位，馬虎了事；有的不重視竣工圖監理，竣工圖存在沒有按實際變更或變更方法錯誤等現象；有的監理文件未能體現工程監理程序，有編造、偽造監理文件之嫌。
解決難點問題的對策
重大建設項目文件管理是否到位，直接關系項目檔案的質量，關系項目能否順利投產及其運行。有效解決重大建設項目文件材料管理的難點問題，需要一個良好的檔案法制環境，需要全社會檔案意識的共同提高，需要有關方面的高度重視和不懈努力。筆者認為，應著力抓好以下幾方面工作：
1． 完善標準，明確文件質量要求。文件是檔案的前身，是檔案的來源，文件管理在檔案管理中起著重要的基礎作用。近年來，國家出臺了一系列檔案管理規范，但是涉及文件材料管理階段的規定并不多，即使有也是原則性的，或操作性并不強，或規定不夠具體明確。如招投標文件的管理，相關標準規定了中標文件的管理要求，未中標文件是否保存及保存時間、保存方式，并沒有作明確規定，有的項目建設單位在招投標一結束，就將之作為不歸檔文件予以銷毀，實際上這些未中標文件在項目審計、稽核及違法行為的查處過程中，利用率還是挺高的。
2． 關口前移，建立文件質量控制機制。關口前移，就是指項目檔案工作，要從文件材料形成開始，把好檔案材料來源即文件的質量關。把好文件材料的質量關，關鍵是建立健全質量控制機制。一是要建立崗前培訓制度，將檔案業務培訓作為施工單位和監理單位人員上崗的必修課，同時建立項目檔案人員網絡。二是將文件材料質量管理納入相關人員的崗位職責，建立考核獎懲制度。三是健全建設項目招投標管理，完善施工合同和監理合同，在合同中進一步明確文件管理和檔案管理的具體要求，同時將檔案的質量作為歸還施工單位保證金的條件。
3． 同步檢查，實施文件質量的全過程跟蹤管理。文件與工程建設的每一個階段每一個環節同步形成積累，并實行同步檢查，才能及時發現問題并解決問題，確保文件在轉化為檔案時符合質量要求。同步檢查，要求檔案檢查與工程建設同步，尤其要抓住工程建設的幾個重要環節和階段，如隱蔽工程驗收階段、中間驗收階段、交工竣工驗收階段，等等。文件材料的質量檢查可以單獨進行，也可以與工程質量、進度檢查一并進行。每一次檢查都要注重實效，避免走過場，發現問題要及時提出整改。
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：
建設工程項目的管理，在經濟建設發展中已得到了相當的重視，各建設單位的基建管理部門也積累了不少項目管理的先進經驗，但對于建設工程項目管理中很重要的一個方面---建設工程項目檔案資料的管理還沒有得到應有的重視。隨著建設工程檔案資料管理的相關規定出臺，各建設單位也開始逐步重視工程項目的檔案管理工作，只是許多建設單位這方面專業管理人員缺乏，經驗不足，不知道如何做好建設工程的檔案管理工作。本文對建設工程項目檔案管理體制中存在的問題進行分析，并提出相應措施。
關鍵詞：建設工程 檔案 管理制度
一、現階段建設工程項目的檔案管理存在著以下一些問題：
1、在日常的建設工程檔案管理工作中，由于建設單位對工程檔案管理認識不足，沒有很好地履行監督、檢查、指導等職能。建設工程項目存在著建設周期長、流程長、階段多、涉及單位（部門）多等原因，使工程檔案管理具有復雜的多樣性特點。在工程建設過程中，由于各種經濟利益或趕工期等諸多原因，人們往往只重視工程項目建設的施工管理，忽視工程檔案資料的管理，給工程檔案資料的歸檔、保管帶來一定的影響。
2、許多工程建設單位，由于建設工程檔案管理體制不完善，檔案管理制度不夠健全，以及人員、經費等諸多原因，沒有設立工程檔案管理部門，配備專職的檔案管理人員，工程檔案管理工作由其他工程管理人員兼任，由于建設工程管理和工程檔案管理的職責、專業性不同，工程管理人員不了解工程檔案管理的專業技術知識和檔案管理工作程序，缺乏檔案管理的實踐能力，工程檔案資料往往沒有按要求妥善保存，使工程檔案資料的收集、整理和歸檔工作不能及時、規范地做好，極易造成工程檔案資料的分散、遺失；且沒有專門的辦公場所，工程檔案資料的保管質量、安全得不到保障。
3、工程項目建設中，由于參建單位多，各參建單位之間缺乏相互溝通和交流，參與建設的人員多且不穩定，相關規章制度不健全，以及工程檔案管理意識不強，各自管理的標準相互不統一，沒有采取規范的管理方法和操作流程，使得工程檔案資料的收集、整理和歸檔工作與工程建設不協調，工程的技術文件、資料存在分散、損壞、丟失等情況，收集的資料質量不符合歸檔、保存的要求，影響了工程檔案管理工作。
二、充分認識工程檔案管理的重要性是做好工程檔案管理工作的前提和保障
建設部為加強建設工程文件的歸檔整理工作，統一建設工程檔案的驗收標準，建立完整、準確的工程檔案，會同國家有關部門共同制訂了《建設工程文件歸檔整理規范》(GB／T50328-2001)，自2002年5月1日起施行。
根據規范規定，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經工程項目檔案驗收或工程項目檔案驗收不合格的建設工程，不得進行或通過整個建設工程項目的竣工驗收。由此可以看出，工程項目檔案驗收對整個工程項目的竣工驗收具有一票否決權，充分體現了工程檔案資料在建設工程竣工驗收中的重要性。
建設工程檔案文件是指在工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄，包括：1、工程準備階段文件即建設工程前期檔案。2、監理文件即監理單位在工程設計、施工等監理過程中形成的文件。3、施工文件即施工單位在工程設計、施工等監理過程中形成的文件。4、竣工圖資料即工程竣工驗收后，真實反映建設工程項目施工結果的圖樣。5、竣工驗收文件即建設工程項目竣工驗收活動中形成的文件。
建設工程檔案文件，對工程建設前期及日后的管理、使用、維護、改建、擴建、技改有著十分重要的作用，工程項目檔案資料收集不齊全、整理不規范、保管不安全，都會影響工程建設項目的工程檔案驗收和工程項目的竣工驗收。
三、如何做好建設工程檔案管理工作
（一）要高度重視建設工程檔案管理工作
工程項目建設是百年大計，工程檔案管理同樣也相當重要，沒有工程檔案資料將后患無窮。建設工程由于涉及的單位和環節眾多，形成的各種工程檔案資料較多，所以要想把工程檔案管理工作做好，建設單位必須從工程項目立項開始，就要建立健全檔案管理工作的規章制度，明確工程檔案管理崗位責任，指定專人負責工程項目的文件、圖紙、計算數據、聲像記錄等資料的收集、歸檔工作。統一負責對本單位及設計、施工、監理等參建單位的工程檔案資料進行管理、指導和監督。確保工程項目檔案管理工作與項目建設同步進行。
（二）加強工程檔案管理，建立健全工程檔案管理制度
工程檔案管理是工程項目管理的重要環節，加強工程檔案的管理，能更好地為日常管理、使用、維護、改建、擴建、技改等工作提供參考。
1、強化工程檔案管理意識。我們要從思想上認識到工程檔案管理工作的重要性，增強工程檔案管理意識、市場服務意識。加強工程檔案管理人員的管理，增強工作責任性，遵循檔案職業道德，對待工作認真負責。
2、建立健全工程檔案管理制度并遵循以下三點要求：①建立起來的規章制度要體現合理性、科學性，必須符合工程檔案管理規范和建設單位檔案管理的需要。②簡明實用，制度必須具有可操作性，以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，發揮制度的規范和指導作用。③堅持制度執行的嚴肅性、權威性。在規章制度的執行過程中，要做到有章可循，有賞有罰，規范操作。
（三）做好建設工程檔案資料收集、歸檔和保管工作
建設工程檔案是指：在工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。加強對工程檔案的規范化管理，嚴格工程檔案管理程序，提高鑒別水平和處理能力。工程檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個環節，必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監理等方面的技術規范、標準和規程。
在實際工作中，工程檔案管理人員必須維護檔案資料的歷史真實面貌，了解檔案產生的背景和作用，實事求是，據實立檔，據實用檔。在收集檔案材料過程中，要認真鑒別、核實，明辨是非，把真實可靠的檔案資料收入檔案，把好質量關。在收集檔案資料時要做到口勤、手勤、腳勤，及時追補工程檔案缺失材料并不斷完善工程檔案資料內容，努力使工程檔案資料收集完整齊全、內容真實可靠。要做好收集、整理、編目、著錄、標引、立卷、分盒存檔等工作。對由于歷史原因，確實收集不到的工程檔案材料，要查明原因，登記說明，為今后的查找工作提供方便。充分發揮好工程檔案信息資料的作用。
在工程檔案文件的整理、立卷、驗收、移交工作中，建設單位應在工程招標及勘察、設計、施工、監理等單位簽訂合同時，應對工程文件的套數、費用、質量、移交時間等提出明確要求；建設單位要求勘察、設計、施工、監理等單位，將本單位在工程建設過程中形成的文件收集、匯總后，向建設單位檔案管理部門移交。
根據工程建設過程，按下列五部分做好工程檔案資料的管理工作：
1、工程準備階段文件指工程開工以前的立項、審批、招投標、勘察、設計及工程準備過程中形成的文件材料。是工程項目檔案的重要組成部分，是工程建設的憑證性和基礎性文件材料，是一個工程主體單位永久保存的法律原始性憑證。這部分資料包括：①立項文件；②建設用地文件(建設用地規劃許可證、土地使用證等)；③勘察、測繪文件（地質勘察報告、施工圖審查意見）；④合同（勘察、設計、施工、監理等）；⑤開工審批文件（工程規劃許可證、施工許可證）；⑥建設、設計、勘測、施工、監理等單位的信息資料。
只有規范工程前期檔案資料管理，明確歸檔范圍，才能保證工程檔案資料的齊全、完整，確保工程按時開工，為主體工程的建設和工程檔案資料管理打下良好的基礎。建設單位的檔案管理人員要負責收集、保存好工程立項文件、建設用地文件、各種報批文件、招投標文件、各類合同及建設單位召開的有關工程會議紀要等檔案資料。勘察、設計等單位應在本單位任務完成時，將各自形成的有關工程檔案資料向建設單位移交歸檔。
2、監理文件包括：監理規劃、月報、會議紀要、進度、質量和造價控制、其他管理事項。
監理是監理單位依據工程建設項目施工合同，對工程建設承包商的生產(進度、質量和投資)，采取組織、協調、控制、措施，進行監督和管理工作。項目監理文件是指監理單位對工程項目的質量、進度和建設資金使用等，進行相關風險控制的一整套組織管理文件。這部分資料在工程項目推進過程中，要求建設單位及時與監理單位溝通、聯系，由監理單位負責，按《建設工程監理規范》（GB503129－2000）編制有關工程檔案，在工程竣工驗收前，向建設單位移交、歸檔。
3、施工文件:是施工單位在工程設計、施工等監理過程中形成的文件。（如：開、竣工報告，施工現場質量管理檢查記錄等）。包括：①建筑與結構工程，含：地基基礎，主體結構，建筑裝飾裝修，建筑屋面等；②安裝工程，含：給排水，電氣，空調，電梯，建筑智能等；③室外工程；④施工驗收。
施工文件包括工程施工技術管理資料，質量控制資料，施工質量驗收資料。是建設工程施工全過程中的真實記錄，在工程項目實施期間，根據施工文件歸檔要求，由施工單位按各省有關規定，根據各實施階段，按分項工程的進程，編制有關工程檔案，并在工程竣工驗收前，向建設單位移交、歸檔。
工程項目實行總承包的，總包單位負責收集、匯總各分包單位形成的工程檔案資料，并在竣工驗收前向建設單位移交。建設工程項目如有幾個單位承包的，各承包單位負責收集、整理立卷其承包項目的工程文件，并在竣工驗收前向建設單位移交。
4、竣工圖資料:是工程竣工驗收后，真實、準確、完整反映和記錄工程項目各種地下和地上建筑物、構筑物等施工詳細情況的技術文件。包括：①綜合圖（含：總平面布置圖、給排水、電氣管網等）；②室外專業圖；③專業竣工圖(含：結構、建筑、裝修裝飾、電氣、電梯、給排水、消防工程、空調等)。它是驗收或交付使用后進行維修、擴建、改建的依據，也是建設單位必須長期妥善保存和進行備案的重要工程檔案資料。這部分資料在工程竣工階段，由施工單位按國家建委1982年[建發施字50號]《關于編制基本建設竣工圖的幾項暫行規定》執行，并負責與設計單位合作，根據工程檔案資料歸檔要求，做好各種竣工圖的繪制并按時提供給建設單位歸檔。
5、竣工驗收文件：竣工驗收是指工程項目全部建成，具備投產運行條件，正式辦理固定資產交付使用手續時，建設單位會同設計、施工、設備供應單位及工程質量監督等有關職能部門，對該項目是否符合規劃設計要求以及建筑施工和設備安裝質量進行專項驗收和全面的工程檢驗和驗收，取得竣工合格資料、數據和憑證。包括：①竣工總結；②竣工驗收記錄（含各職能部門專項驗收文件）；③決算文件；④各種電子檔案。
工程建設項目完成后，建設單位要與各工程參建單位要相互協作，做好工程建設項目的竣工總結和工程項目的決算工作；運用計算機管理，建立工程檔案的信息存儲和檢索系統，熟悉和掌握復印、縮微、音像、計算機等現代化工作設備，完成工程項目的電子檔案資料的歸檔工作。利用現代化技術和科學管理手段，適應工程檔案管理工作發展的需要。
在上述工程檔案文件收集、整理、立卷并裝訂成冊后，建設單位、監理單位應對工程檔案文件完整、準確、系統情況和案卷質量進行審查。審查合格后，按相關程序辦理工程檔案交接手續，向城建檔案館和建設單位移交、存檔并做好備案手續。
近年來，我國電力需求伴隨著國家的發展在不斷的增加，為了滿足不斷的增加的電力需求，我國加大了對電力工程的建設和投資。在電力工程建設的而過程中，電力企業基建工程項目檔案的收錄和管理是必不可少的。完善的檔案管理能夠確保電力工程的順利進行，減少工程建設的過程中的疏漏。本文就如何才能做好電力企業基建工程項目檔案管理進行了相關的分析。
關鍵詞：
電力企業；基建工程
電力工程項目的建設周期通常較長，內容繁多、復雜，因此檔案管理的工作量也較大，為了避免檔案管理工作出現錯漏，規范檔案管理工作方式、統一檔案管理工作的內容，加強對檔案管理的監督和重視，以此來確保檔案管理工作的效率和質量。在電力工程建設的過程之中，電力企業基建工程項目檔案的管理要從電力工程建設的最初期開始，將建設過程中所使用的文字、圖紙等內容都需要進行明確的分類和管理，避免在工程建設的過程中產生錯漏，還要確保前后期的檔案內容一致。因此，做好電力企業基建工程項目檔案的管理是必不可少的。
1.電力企業基建工程項目檔案管理的重要性
電力企業基建工程項目檔案管理具有三方面的重要意義：首先，檔案管理能夠有效確保電力工程的建設質量。其是工程建設的基礎組成部分，對電力企業的工作有著十分重要的作用和影響；其次，完善的檔案管理工作能夠有效提升電力工程的建設質量。基建工程檔案囊括了整個電力企業工程建設的過程和內容，能夠準確而真實的展現出電力工程項目的實際建設情況，是企業工程投資的重要憑據，也是有效的法律依據。基建檔案貫穿了整個工程項目，是對電力工程最真實具體的記錄和體現；最后，檔案記錄能夠使企業實現可持續發展。以美國某核電站為例，由于該核電站沒有做好前期的檔案搜集，導致后期檔案出現了缺失和一樓，進而導致整個核電站的建設都出現了困難，最終政府不得不將該電站由原有的核電站改為常規電站，從而給電力企業帶來了巨大的損失。因此，為了確保電站的完善建立，保障電站的可持續性發展，加強基建工程項目檔案管理是必不可少的，其為電站的設計、維修等多個方面提供了重要的依據和支持，在一定程度上節約了建設成本，提升了建設效率。
2.電力企業基建工程項目檔案管理存在的問題
(1)對基建工程項目檔案管理工作缺乏重視
目前，我國大部分電力企業都過于注重工程的經濟效益，并且受到工程建設期限的影響，在電力工程建設的過程中，電力企業往往將側重點放在工程項目之上，忽略了檔案管理和收錄的重要性，從而導致檔案管理出現漏洞和缺失，嚴重的影響了后期工作。此外，由于對檔案管理的不重視，管理部門也缺乏相應的管理手段和嚴格的監察制度，從而導致檔案在搬運的過程中出現丟失、破損等現象，這些問題的出現都嚴重影響了檔案的準確性和可靠性。
(2)基建檔案管理人員缺乏專業的素質
由于對基建檔案管理缺乏重視，電力企業對管理人員的選拔也較為寬松，從而導致從事檔案管理的工作人員并沒有相應的專業能力和工作經驗，從而導致檔案管理的工作團隊整體工作水平較低，在進行檔案管理的過程中存在缺乏專業的知識經驗、操作生疏、責任感心不強等問題。這些問題導致基建檔案從錄入到保存都存在問題，嚴重影響了基建檔案的真實性和可靠性。
(3)基建檔案管理設備陳舊、模式單一
電力企業對基建檔案管理工作的投入不夠，導致基建檔案的管理設備得不到及時的更新和替換，從而嚴重影響了管理工作的效率和質量。在管理模式方面，長期受不到重視的基建檔案管理工作存在管理模式單一的問題，沒有根據工程的實際情況制定相應的管理機制，管理方式不夠科學和有效，從而浪費了許多時間成本和各項資源。除此之外，由于工程建設的內容復雜，參加的人員較多，基建檔案管理工作的內容和審核標準得不到同意，影響了監督和監察工作的展開。從而進一步降低了基建檔案管理工作的效率。
(4)基建檔案管理體制有待完善
傳統的基建檔案管體制仍舊存在諸多漏洞，大部分電力企業沒有安排專門的部門進行檔案的搜集和管理，崗位設置不健全，從而導致部門之間的銜接不當，進而影響檔案的質量和資料的完整性。甚至，有很多基建檔案管理部門所使用的管理設備并不能很好的滿足管理需求，從而導致檔案資料的安全存在隱患。
3.做好電力企業基建工程項目檔案管理的有效方法
(1)加強對基建工程項目檔案管理的重視
由于基建檔案管理工作在整個電力工程建設過程中的重要性，電力企業需要進一步加強對這項工作的認識和重視，對這項工作進行全方位的支持和完善，使其不斷向市場化、社會化的方向發展。為此，要設立專門的管理機構，增添各個管理人員，合理安排管理人員的工作內容，鼓勵管理人員和工程建設人員進行積極的溝通和交流。不僅如此，還要確立完善的管理制度，加強對管理人員的監督，根據實際的工程建設情況整理出適用于該項工程的管理制度，確保檔案管理的科學化和高效化。高效合理的對檔案進行歸檔和分類，確保檔案的完整性和條理性。通過完善的檔案管理制度進一步提升工程建設的效率和質量。
(2)提升基建工程項目檔案管理人員的專業素質加強
管理人員的專業素質也是必不可少的，為此電力企業可以從三個方面入手：首先，要對管理人員進行嚴格的把關，確保聘用的管理人員都具備相應的管理經驗、專業的管理水平和認真負責的工作態度；其次，企業單位可以組織工作人員進行定期的培訓和學習，在學習的過程中加深交流、溝通經驗，從而獲取更多的管理知識，加強管理工作的質量；最后，定期對工作人員進行考核和審查，確保管理人員能夠有效滿足工作需求，能夠嚴格按照公司規定和法律法規展開工作，并且在工作的過程中不斷推陳出新。
(3)及時進行管理設備的更新，創新管理模式
先進完善的管理設備是完善檔案管理工作的基礎，因此電力企業需要加大對檔案管理工作的投入，及時更換陳舊的管理設備，使其能夠滿足管理工作的需求，從而保障檔案管理的安全性。此外，創新管理模式也是必不可少的。在電力事業不斷發展的當今社會，傳統的管理模式已經無法跟上時代的步伐。因此，企業需要對管理模式進行創新和改進。不僅要建立完善的檔案管理體制，還要根據工程的建設需求和建設情況設立專門的資料收集部門和檔案管理部門，增添相應的工作人員，避免任何一人兼二職的情況出現，從而確保檔案管理工作的效率和質量。此外，還要建立完善科學的管理制度，不管是獎懲方案、管理體系還是職權范圍都要進行詳細的劃分，避免工作的重復和錯漏。及時進行檔案的核對，降低檔案的重復率、減少檔案中存在的漏洞，使檔案管理規范化、制度化。
4.結語
綜上所述，基建工程項目檔案管理是電力工程建設過程中十分重要的一項內容，電力企業需要進一步加強對這項工作的重視，完善工作內容，使其朝著制度化、規范化的方向發展。
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關鍵詞：公路工程；檔案；管理
中圖分類號：TU 文獻標識碼：A文章編號：16723198（2012）10016801
公路工程檔案是國家檔案資源的重要組成部分，是公路建設事業發展的寶貴財富。近年來，隨著公路建設事業的持續高速發展，不斷地產生大量的公路工程檔案。公路工程檔案是公路規劃、建設、管理活動中形成的具有保存價值的文字材料、圖紙、聲像制品、電子等檔案資料，它是公路建設等各項管理活動中直接產生和形成的原始記錄，同時又是真實記錄公路建設發展過程的第一手資料，它既維護著公路歷史發展歷程的真實性，又對公路的規劃建設，對工程質量起著重要的指導、監督、保證作用，而且還是今后道路規劃、維修及改擴建等不可缺少的科學依據。但是，由于公路部門承擔著較為繁重的公路建設養護生產任務，對公路工程檔案的重要性認識不足，使得公路工程檔案管理水平不高，無法保證公路工程檔案價值的實現。因此，正確認識公路工程檔案管理工作的重要性，分析公路工程檔案管理工作的現狀，摸索出最適合公路工程檔案管理工作的方法、途徑，對于提高公路工程檔案管理水平，更好地為公路建設事業服務有著積極的意義。
1 公路工程檔案管理工作的重要作用
1.1 公路工程檔案管理工作是保證公路工程建設質量的
關鍵環節公路工程檔案是公路工程的有機組成部分，是工程質量的直接反映。一般來說，早在公路施工之前，公路工程檔案就開始產生并積累了。公路工程立項文件是公路工程項目決策、審批、確立過程的真實記錄，是項目經費落實和項目具體實施的根本依據。項目預算編制、項目概要設計、招投標都必須以立項文件為依據。在公路施工過程中，所有建筑材料的檢測報告、出廠合格證、使用說明等是公路工程質量保證材料的主體，機械設備的使用和現場調度是施工組織設計的重要內容，對施工方法和工藝流程的記錄就是施工日志。上述這些工程檔案資料就是整個工程項目建設的原始記錄，反映了公路工程建設的質量和水平。
1.2 公路工程檔案資料為公路工程交竣工驗收提供依據
公路工程交竣工驗收就是交通主管部門根據各種檔案資料，包括工程可行性研究報告、施工圖設計及批復、變更設計、招標文件、各種合同以及各種工程技術標準、規范等，對建設單位、監理單位、施工單位所完成的工作情況進行驗收。驗收時除通過對公路實體工程進行檢測外，更主要是通過對各種內業資料進行審查，如各種材料質量檢驗結果、施工試驗數據、隱蔽工程記錄、質量控制指標的試驗記錄、遺留問題處理資料等，才能完成對公路工程質量鑒定，最后看能否通過驗收。
1.3 公路工程檔案的開發利用可以提高經濟效益
公路工程檔案是公路部門信息資源重要組成部分，是公路部門寶貴的知識財富，它含有大量的科技成果，是人們獲取知識、了解信息的重要途徑。檔案工作者可根據檔案室存放的公路工程檔案編研開發地方交通史、公路志、技術成果匯編等，為公路工程建設提供技術資源。因此，開發利用公路工程檔案可以直接服務于公路工程建設，為公路部門創造更多的經濟效益和社會效益。
2 公路工程檔案管理工作存在的問題
由于公路工程檔案具有成套性、階段性、專業性、內容多、范圍廣等特點，所以做好公路工程檔案管理工作難度很大。目前，公路工程檔案管理與公路建設事業發展很不適應，公路工程檔案管理工作現狀令人擔憂。
2.1 公路工程檔案管理模式滯后，缺乏監管
長期以來，許多參加公路建設的建設單位和施工單位都沒有明確領導的檔案管理職責，沒有建立統一的檔案管理網絡，而是把主要精力放在公路施工建設上，忙著抓進度、趕工期，因而忽視了工程檔案管理工作，等到工程完工要辦理竣工驗收時，才不得不投入大量的人力、物力突擊補充檔案資料，以應付工程竣工驗收之用，致使工程竣工檔案資料質量較差。而有些公路建設管理單位又沒有很好地實行集中統一管理，造成了不少檔案散失嚴重，即使保存下來的也不完整，或因保管不當，致使現有的圖紙不清，紙張變質。這些都將嚴重地影響到公路工程將來的改、擴建和正常的養護維修工作。從而影響到公路檔案資源，使之無法為公路建設和管理提供有效服務，為國家帶來損失。
2.2 公路工程檔案案卷質量不高，不合標準
一套完整齊全的公路工程檔案必須按照《公路工程竣（交）工驗收辦法實施細則》（交公路發［2010］65號）確定的公路工程項目文件歸檔范圍收集歸檔材料，又必須按照科技檔案的標準立卷歸檔。然而，在公路工程檔案的實際管理工作中，卻普遍存在著歸檔材料質量不高，檔案的原始性、完整性、系統性差，主要表現在資料收集不齊全、缺乏真實性、書寫材料不規范等方面，使得這些檔案的價值大打折扣，最終將影響到檔案的有效開發
2.3 公路工程檔案開發利用不夠，效果不明顯
公路工程檔案管理工作的最終目的在于開發利用，為公路建設事業服務。但是檔案管理部門往往只注重移交后工程檔案的日常管理，卻忽視對工程檔案的開發利用。
3 做好公路工程檔案管理工作的幾點措施
為確保公路工程檔案的完整、準確、系統，提高工程檔案質量，針對目前公路工程檔案管理中存在的問題，必須采取一系列的措施加強公路工程檔案的管理，充分發揮公路工程檔案為公路建設服務的重要作用。
3.1 高度重視，切實提高依法管理工程檔案意識
公路工程檔案是伴隨公路建設事業的發展而建設起來
的基礎性事業，它記錄公路工程項目建設以來所積累的寶貴經驗，是一筆不可替代的財富，它不僅能使我們在工作中少走彎路，同時還能提高工程項目建設的能力和水平。重視公路工程檔案工作，就是重視公路工程建設事業的發展。因此，我們要求各參建單位領導和檔案管理人員必須統一思想，提高認識，更新觀念，高度重視，將公路工程檔案管理工作作為保證公路工程建設各項工作健康有序進行的一項基礎工作來抓，認真履行《檔案法》和各種工程檔案管理規章制度賦予的職責，提高依法管理公路工程檔案的意識。檔案的行政管理部門也應該主動介入，加強與公路建設單位的溝通，統一公路工程檔案管理規范，爭取與項目主管部門達成共識，建立一個切實可行的公路工程項目檔案工作監督體系，明確項目參與各方的職責，齊抓共管，搞好公路工程建設項目的檔案管理工作。
3.2 嚴格標準，逐步形成公路工程檔案超前管理模式
由于公路建設周期長，參建單位多，各方的認識不一，致使一些公路工程檔案得不到妥善保管，檔案的質量得不到保障，時間一長，也容易散失，達不到標準化、制度化、規范化管理，所以我們要嚴格執行《檔案法》和交通部工程項目檔案管理有關規定，建立健全工程項目檔案工作機構及規章制度。按照統一領導、分級負責的原則，由項目部對工程檔案工作實施集中統一管理，對本工程項目設計、施工、監理等單位的檔案工作實施監督、指導，將工程檔案工作納入工程建設管理程序，納入招投標制，與工程建設同步收集、同步整理、同步歸檔，保證檔案收集、立卷、歸檔及時、準確、完整、系統和安全；明確各參建單位有一名領導班子成員分管檔案工作，并配備專職檔案員，落實各自的職責；同時將工程檔案管理納入工程設計、施工、監理合同管理，按照“誰形成、誰負責”的原則，由工程檔案的形成單位負責，不得委托他人。這樣就構建了一套完整的工程檔案管理網絡，使工程檔案管理工作在體制建設上得到保證。
3.3 注重過程，扎實細致做好工程檔案收集整理工作
公路建設的過程就是檔案形成的過程，凡是與工程項目有關的重要活動，具有查考利用價值的各種文件資料都應收集齊全，納入公路工程檔案管理。須在工程進展過程中隨時收集整理，防止遺漏、丟失。收集歸檔文件除國家和有關部門另有規定外，一般以原始文件為主。在公路工程施工招標后，由項目部組織對公路工程設計、施工、監理單位的檔案管理人員進行專門培訓，遵照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、《公路建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法》等有關規定，明確工程檔案工作的基本要求和具體事項、操作規程，將收集整理工作落到實處。
3.4 加強信息化建設，提高公路工程檔案管理水平
隨著社會信息化和檔案工作現代化步伐的加快，檔案基礎業務建設的重心必須向檔案信息化建設轉移，將信息化建設納入到檔案管理之中，才能不斷提高公路工程檔案的信息化程度。因此，要大力改善公路工程檔案管理工作的軟硬件設施，通過購置照相機、錄像機、電腦、掃描儀和檔案管理軟件，實現檔案存儲介質多樣化，信息交流網絡化。還充分調動檔案管理人員的主觀能動性，使他們不斷創新，銳意進取，最大程度地開發和利用檔案，加快公路工程檔案管理的信息化建設。
參考文獻
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檔案規范執行問題較多
重點工程項目檔案資料的整理不夠規范，施工控制過程記錄(如測量文件、原始記錄)不齊全，原材料合格證、復合報告、材料(構件、配件）質量保證書資料不齊全。
監理單位對重點工程項目檔案的過程監理與工程報檢職責不明
各種隨工檢查記錄中缺少簽字，簽章手續不全，在工程報驗時，工程的相關資料不夠齊全、完整、準確。
總包單位責任落實不到位
總包單位管理措施不具體，責任不明晰，沒有認真履行對分包單位檔案的匯總、組織交付驗收等合同規定；沒有及時組織有資質的單位進行工程總平面圖、工程管線竣工圖的編制、歸檔。工程項目檔案存在的問題如得不到有效解決與整治，重點工程項目檔案記錄的內容就難以反映工程的真實情況，勢必會影響到工程的建設，乃至今后的投入使用、維護管理和改擴建。因此必須加強工程項目檔案的管理與規范操作，重點做好工程項目檔案歸檔工作，保證工程項目檔案的質量。
加強工程項目監控，保證工程項目檔案質量
(一)健全規范標準來監控
近年來，國家檔案與建設行政管理部門相繼制定了《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》、《重點建設項目檔案驗收辦法》、《電子文件歸檔與管理規范》等有關工程項目檔案管理的規范性文件和一般性質量標準，使工程項目檔案工作有章可循。具體到每個工程項目，應當結合實際，根據工程項目文件形成、積累與歸檔各個環節的具體情況，針對不同部門分別提出具體標準與要求。不僅要明確歸檔范圍和要求，還要規范工程項目檔案材料形成的種類和質量。如果僅僅滿足于歸檔范圍，而未對形成過程作出約束，歸檔就會成為無源之水，無本之木，工程項目檔案的齊全完整就成為一句空話。
由于時間緊急或場景特殊，工程建設者往往會忽略以下材料的收集和歸檔：
1.地基開挖后的情況記錄。驗基要對該工程地質情況作出簡要描述，按規定該簽章的個人和單位要完善手續。
2.工程隱蔽記錄。凡是在工程施工中上道工序被下道工序所掩蓋的重要部位應做好隱蔽記錄。
3.質量問題處理記錄。工程監理單位對工程活動中發生的質量問題及其處理措施、實施過程、處理后的檢測結果和鑒證情況要做好詳細記錄。
4.主要建材、構配件試驗報告。主要建筑材料與構件、配件，必須經過質量檢驗及技術參數測定，有的是供應廠商提供的試驗報告，有的是承建單位委托科研機構進行檢測。送檢的建材、構配件一定要形成書面檢測報告，供應廠商的試驗報告也要收集齊全。
5.工程建設情況報告。單項工程和整個工程竣工后，應當撰寫一個專題總結或情況報告，將該項工程建設情況及其基本情況，尤其是一些檔案材料中沒有記載而十分重要的材料，在總結中應加以說明，以備查考。
為確保這些重要檔案材料的形成，必須通過工作標準、操作規程等做出強制性規定，并且在收集、整理檔案材料的過程中認真加以甄別，鑒定文件材料的真偽，使所有檔案材料能夠真實準確地反映建設活動。
(二)運用管理制度來監控
嚴密、科學的管理制度，是確保工程項目檔案質量的保證。建設單位在招標、投標以及與勘察、設計、施工、監理等單位簽訂合同時，要特別明確工程項目檔案管理的責任與義務。勘察、設計、施工、監理等單位要認真收集和整理本單位所形成的工程檔案，及時向建設單位移交。工程監理單位在對工程質量監理的同時，還應將工程檔案質量納入監理的范圍，要完成一項審理一項，使工程項目檔案質量得到全程控制。
(三)采取跟蹤管理來監控
跟蹤管理是國家對工程項目檔案管理的基本要求，其主要內涵是檔案工作要與工程建設開始同步，與工程建設同步，與工程竣工驗收同步。實行同步跟蹤管理，便于將工程項目檔案質量監控機制貫穿于工程建設的全過程。
工程檔案的同步跟蹤管理要抓住以下關鍵環節，并明確相應的質量要求：
1.文字材料登記。對進入現場指揮部的所有文字材料，要有專人登記管理，注明文字材料的名稱、編制單位、時間、來文單位、簽收人簽名等，發現來文不符合質量要求的要及時處置。
2.藍圖清點鑒定。藍圖需要逐套清點、鑒定，發現問題，如有缺圖、漏項或不清晰、份數不夠的，及時向設計部門索取，確保每套圖紙的完整、準確。
3.變更設計歸類。對設計修改、補充的變更通知單一定要按不同的專業逐份進行分類登記。可將設計變更依據性文件按其產生的來源分為三大類，即設計方編制的設計變更通知單，施工方申報經設計部門確認生效的業務聯系單、技術核定單以及建設方產生經各方確認的有效圖紙的會審、工程會議紀要等。這三大類文件一般經過設計方簽章后即視為生效文件，一定要保證手續完備有效。
4.設備開箱技術文件收集。檔案人員必須參加重要設備的開箱，詳細填寫好“設備開箱資料驗收記錄表”，作為竣工交付驗收檔案的憑證。若發現開箱資料不齊全、不配套，要及時反映，向廠家、商家索取，索賠技術文件。
5.聲像、光(磁)盤歸檔。由于形成這些載體的渠道較多，經手人員復雜，稍微疏忽就容易造成檔案散失。因此，檔案一經形成就要立即收集、鑒定，妥善保管。
6.竣工圖編制質量。目前，竣工圖的編制主要是以施工圖為基礎，通過將施工過程中的有效變更依據性文件在施工圖上予以充分、準確地反映和標記后形成的，保證了設計變更依據性文件在數量上的全面性與內容上的準確性，同時保證了竣工圖的編制質量。這些設計變更依據性文件既是施工變更的依據，也是編制竣工圖的依據。
實施工程項目檔案管理“三同步”，保證工程項目檔案質量
在工程項目檔案管理工作中，必須做到“三同步”，即制定工程項目檔案收集計劃與工程立項同步，工程檔案收集與工程設計、施工同步，工程檔案驗收與工程竣工驗收同步。
(一)制定工程項目檔案收集計劃與工程立項同步這是做好檔案收集工作，保證工程項目檔案完整、齊全的重要環節。工程檔案包括從工程立項到竣工驗收期間產生的檔案材料，貫穿于工程建設的始終，從另一個角度來看，它又分別產生于建設單位、設計單位和施工單位，而對大的項目來說，設計單位和施工單位往往還不止一個。因此，工程項目產生的檔案情況相當復雜，如果沒有一個詳細的計劃，要想最終保證檔案的完整齊全是不可能的。因此，作為一個工程項目的所有者，同時也是工程項目檔案收集工作的總責任人——建設單位，必須在工程立項時就制定一個詳細的收集計劃，包括該項工程可能產生哪些檔案，分別產生于哪些部門，如何收集，以及質量要求等；同時還應明確專職或兼職檔案人員的職責。
(二)工程項目檔案收集與工程設計、施工同步這一階段是工程建設的主要階段，工程項目檔案也主要產生于這一階段。檔案管理人員對于設計、施工過程中產生的工程項目檔案，應做到隨時收集，對較大的工程，還要對分階段收集來的檔案及時進行整理以防止散失遺漏；同時還要對有關部門進行監督，防止弄虛作假，從而保證檔案的完整準確，確保其質量。
(三)工程項目檔案驗收與工程竣工驗收同步以往，有關部門對這一環節最為重視，認為這是一個關鍵環節，把好這個關口，就能保證檔案的完整、齊全并確保其質量。但事實上這樣做其實是本末倒置，因為正如同工程質量在工程設計、施工階段就已經確定了，竣工驗收只是“驗收”而已一樣，工程項目檔案的質量，也是在產生的時候就已確定了，這時再抓，顯然是馬后炮。
當然，也不能否認對工程項目檔案進行驗收的重要性。對工程項目檔案進行驗收是將各階段、各部門產生的工程項目檔案進行匯總，并按照有關規定，盡快歸檔或報送有關部門，以防止散失在無關單位和個人手中，造成“人去檔空，不知所終”的結局。總之，工程項目檔案管理實行“三同步”有利于杜絕虛假檔案，有利于檔案行政管理部門職能的發揮，有利于工程項目檔案質量的提高，是確保工程項目檔案質量行之有效的方法。
加強固定資產投資項目檔案管理的措施
(一)強化責任意識，加強對工程項目檔案管理工作的組織領導建設單位要根據檔案法律、法規的要求，進一步強化責任意識，加強對檔案工作的領導，建立健全項目檔案工作領導責任制，將項目檔案管理納入部門職責和崗位責任制，與考核掛鉤。建立以檔案部門為核心，項目各參建部門共同配合的工程項目檔案工作管理體系，對工程項目檔案管理工作齊抓共管，確保工程項目檔案管理的質量。
(二)強化全程受控，加強對工程項目檔案工作的計劃管理將工程項目檔案管理列入工程項目實施網絡計劃中，實現立項階段就制定歸檔計劃，確定工程項目檔案直接負責人，實行節點和全程控制，保證工程項目檔案管理工作與各項工作緊密結合，從而促使工程項目檔案的收集、積累與工程項目實施進度同步進行，使工程項目檔案文件材料全程受控。
(三)強化合同管理，提高工程項目檔案管理的法律約束力將工程項目檔案管理的相關要求納入合同管理，在工程項目委托招標與設計、施工、監理等參建各方簽訂合同、協議時，設立專門條款，明確對工程項目文件的編制責任、份(套)數、質量、交付時間、違約罰則等內容的規定；也可將有關標準與規范的內容作為合同附件，實行檔案交付情況與結算掛鉤。
(四)完善工程項目檔案管理制度與業務操作規范完善工程項目文件管理程序和工程項目檔案管理制度，做到程序化、成體系、覆蓋全，職責要明確，要求要具體，控制和考核測試要有力度。根據工程項目具體特點，制定針對性、操作性強的歸檔范圍、歸檔要求和整理編目規范。在工程項目實施的全過程中，加強電子、聲像檔案管理，并按有關標準及時整理歸檔。
關鍵詞：水利工程；檔案；檔案管理
Abstract: water conservancy project archives is the building construction activities in the formation of the primitive, of figure, has kept the value of the true record and the actual reflection, it records the engineering construction activities, that is the water conservancy construction project management such as investment plan, design, construction, use, maintenance and renovation expansion and other activities in the formation of the archive file. At the same time, the water conservancy archives is the water conservancy project construction and management of an important part, it reflects the real engineering construction quality and the project of the final results, its role is becoming more and more attention by people. This paper introduces the characteristics of water conservancy project files, analyses its important role in water resources development, and puts forward how to improve the water resources in water conservancy construction engineering archives management measures.
Keywords: water conservancy project; Files; File management
中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：2095-2104(2013)
一、水利工程檔案及其特點
水利工程檔案是指從事水利工程建設過程中形成的文字、圖紙、圖表、數據等材料，按照一定的原則和辦法，經過分類、整理集中保管起來的文字、圖紙、圖表、數據等。水利工程檔案明確地反映了一項工程興建的全過程。
水利工程檔案具有如下特點：
1、內容上涉及面廣。在修筑堤防、興建水庫、開溝修渠、建設閘壩時、必然牽涉到農業、工業、交通、電力通訊等各個方面，水利專業本身又與建筑、水文、氣象等專業聯系緊密，由此而形成的水利工程檔案也是綜合性很強的信息反映。
2、歷時周期長。根據不同的工程，水文地質條件不同，所確定的水利建設工程、周期長度亦不同，一般的農田水利工程，通長僅需幾個月完成，而水庫、防洪堤工程建設則需幾年來完成。
3、文書、科技檔案一體化。水利工程是科研、規劃、設計、施工、管理一體化的運行機制，因而形成業務性文書與科技檔案聯系密切，明顯具有文書、科技檔案一體的趨向。
二、水利工程檔案在水利事業發展中的作用
水利工程檔案與其他檔案一樣具有服務性和參考性。它是控制檢驗水利工程質量的重要依據和環節；是提高水利工程質量的重要手段；是水利工程建設質量的體現；是未來水利建設重要的信息資源；是水利管理工作決策的重要依據。
1、水利工程檔案在對水利單位日常工作查考中能起到參考作用。如ISO內部審核或ISO外審中，通過對水利工程檔案的查閱可以了解到水利單位工作的程序及建設產品是否合格，而水利單位也可借助檔案，在擬訂計劃、總結工作、水利工程設計等方面作查考憑據。
2、汛期遇到緊急突發狀況時，通過水利工程檔案可以便捷的查詢到歷年來的水情、雨情、災情及水利工程的狀況，為領導決策提供參考。在險情為發生時，通過歷年檔案整理整合也可以做好預測及防備措施。
3、完整的水利工程檔案是一筆寶貴的財富。在學術研究方面，通過查閱檔案，參考豐富、準確、可靠的歷史資料，及時汲取到工程建設經驗的同時，減少了外借查閱資料的開支，可以更好、更快、更經濟地取得研究成果。
4、水利工程檔案在建設時期可以用來全面鑒定工程質量；在投入運行過程中，若出現故障或事故，也方便為查明原因、追究事故責任提供依據；在后期規劃改革中，為后人在工程使用、管理、運行、養護、維修、改建、重建、擴建等工作中提供必不可少的依據。
三、完善水利工程檔案管理工作措施
（一）建立檔案管理機制
理順關系,建立機制是開展水利工程建設檔案管理的重要保證水利工程建設檔案管理工作主要牽涉到建設單位、勘察設計單位、施工單位、監理單位和主管部門或專門檔案館等,各參與單位要依法按要求相互配合,理順關系,共同為水利工程建設檔案管理規范化承擔義務,負起責任。
建設單位是工程建設的組織者,是依據性文件材料和聲像材料的收集者,是工程建設過程中文件材料的匯總口,在一項工程建設過程中,建設單位與勘察設計、施工監理單位以及相關單位之間有明顯的“制約”關系。因此,工程建設文件材料必須由建設單位匯總、審核整理和保管、報送。
施工單位是項目建筑(或維修)實體的建造(或維修)者,是工程施工中技術變更的實施者,了解施工過程,熟悉隱蔽和變動部位,掌握施工原始記錄等第一手文件資料。因此,應負責收集水利工程建設施工、竣工驗收文件材料(含編制竣工圖),并及時移交給建設單位。勘察設計和監理單位在完成所承擔的建設工程的勘察設計和監理工作中形成了一定數量的基礎性勘察設計、工程管理條文、監理等文件資料,應負責收集該部分的文件材料,并及時移交給建設單位。各主要參與單位應收集的文件材料各有側重,建設單位應承擔起集中統一管理的職責,協調好關系,確保水利工程建設檔案收集的準確性、完整性,以及整理、歸檔的規范化。
（二）及時進行檔案管理，確保水利工程檔案資料完整
在工程建設過程中的不同時期或階段，都會產生大量的原始材料（如合同、協議、施工設計與記錄、事故處理與質檢材料等）。這些原始材料的內在聯系，只有當事人對當時的情況最清楚的，及時將這些應歸檔材料，收集整理起來也顯得比較容易。隨著工程建設進程的不斷深入，文件材料就會越積越多，如果在工程建設的不同階段，不能及時完成應歸檔材料的收集整理工作，形成積重難返的局面，對工程檔案的完整、準確、系統必將產生十分不利的影響。若到竣工驗收階段再進行文件材料的收集整理工作，一定會遇到意想不到困難，而且對日后工程檔案資料的利用也會留下嚴重的隱患。作為我們建設管理人員要緊緊圍繞水利工程檔案工作的中心，及時收集整理資料，更重視資料的鑒定和整編工作。從項目申報開始到工程竣工驗收，我們每一位參與管理和建設的人員要了解水利工程建設的具體程序和各階段的工作安排，掌握各個階段形成的檔案資料，做到心中有數。另外參與管理和建設的人員要主動到施工現場詢問和了解工程建設進展情況，全程跟蹤，及時掌握工程建設信息，并做好指導檔案收集整理工作。平時要把檔案收集、整理納入監理單位考核中，形成各標段項目經理和總監對本工程的檔案工作負總責齊抓共管的局面，特別要重視監理單位對監理工程項目檔案資料整編監督和指導的作用。確保工程檔案的完整性、真實性、準確性。
（三）加強檔案人員知識培訓
檔案管理人員的業務素質包括服務意識、服務質量、服務水平。檔案管理人員要增強服務意識,認清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務質量和服務水平,要運用現代化的科學技術和設備,采用科學的管理方法,更好地服務于建筑工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念,提高認識,變被動為主動,認真領會和掌握有關法律、法規的內容及主管部門的有關規定,在工作中靈活運用;要有較強的責任心,嚴把工程檔案質量關。
（四）加大投入力度、走管理現代化之路
檔案管理手段的現代化是實現檔案管理現代化的基本標志。要實現檔案資料的數據化管理和網絡化的報送、傳遞,滿足水利工程建設者多方位、多區域利用檔案資料的需求,為水利工程建設和管理者提供方便、快捷、高效的檔案服務,一是實施科學的“流程控制”管理模式;即根據活動內容進行分類,編制檔案號(工程總號、分類號、袋卷號),使檔案管理在過程之初就反映在設計文件和每一張設計圖紙上(包括紙質和電子文檔)。二是實現檔案資料分類科學化,工作標準化。實現標準化是對檔案工作科學管理的一種手段、重要內容,也是實現檔案管理現代化的前提,也是提高檔案工作管理水平的必由之路、發展之路。
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【關鍵詞】水利檔案；信息化建設；問題；強化措施
一、水利檔案信息化建設中存在的問題
（一）對檔案管理不夠重視。在水利行業中，更重視防汛防旱、工程建設及資源管理等業務的信息化建設工作，而對于檔案信息化建設普遍不重視，這就導致水利檔案信息化建設進程推進速度緩慢，使其無法在全局工作中充分發揮出重要作用。
（二）思想觀念與信息意識淡薄。由于受制于傳統檔案服務觀念的影響，當前部分檔案管理人員思想觀念落后，缺乏信息意識，對于檔案信息化建設工作缺乏科學的理念，也沒有利用發展的眼光看到檔案信息化的重要性，這就導致在檔案信息化和數字化工作中缺乏開拓和探索精神，有效的制約了水利檔案信息化建設的進程。
（三）檔案管理人員素質不高。在當前辦公自動化全面普及的新形勢下，檔案工作中還僅僅利用計算機進行目錄檢索等簡單工作。部分水利檔案管理人員由于對電子檔案歸檔、室藏檔案數字化及網絡咨詢服務等方面專業知識和技能沒有完全掌握，這就導致無法勝任當前檔案信息化建設過程中的各項工作。當前水利檔案信息化建設過程中精通計算機知識和檔案專業知識的人員較少，復合型人才嚴重缺乏，在具體工作中一旦軟件出現問題，多依賴于開發商及售后維護人員，這就一定程度上影響了檔案信息化建設的質量和速度。
（四）缺乏統一規劃和技術支持。水利行業在開發一些專業性的應用軟件過程中，沒有同步建設綜合檔案管理系統，信息化建設過程中各自為政現象十分普遍，這也導致水利行業檔案信息化建設過程中缺乏統籌安排和全面協調，沒有明確水利檔案信息化建設的長遠規劃和近期目標，檔案數據格式和標準沒有統一。
二、加強水利檔案信息化建設的措施
（一）加強檔案信息標準化和規范建設。檔案信息化標準規范主要包括管理性標準規范、業務性標準規范和技術性標準規范。其中，管理性標準規范是對電子文件檔案信息進行管理的一套規劃，包括計算機安全法規與標準及數字檔案信息資源合法化確認標準等；業務性標準規范是對檔案文件信息化處理的規范，其范圍包含電子文檔的標準及管理規范；技術性標準規范是指電子文檔數據存儲、壓縮、數據交換、數據加密、水印技術和系統軟硬件設施技術標準規范等。
（二）加強檔案信息資源建設。水利檔案專業性、技術性強，涉及管理門類廣，因此水利檔案信息資源建設必需從源頭上加以關注。首先，要制定與水利信息化相協調的檔案信息化建設工作計劃，宏觀上要有總體的指導思路，實現發展戰略上的創新。 其二，要增強綜合檔案室的業務監督、指導職責，建立和完善檔案信息管理制度，明晰檔案信息管理流程，建立水文數據網上歸檔流程等各專業的檔案歸并錄入規定，實現各門類檔案收集、管理的標準化、規范化，豐富室藏。其三，推廣檔案管理軟件的運用，推進水利檔案綜合目錄數據庫的建設，實現案卷級、文件級的電子檢索。其四，加大電子文件歸檔管理。必須以成熟的軟、硬件環境和良好的管理制度為前提。綜合檔案室作為歸檔文件的信息接收和管理的職能機構，要積極創造條件，建立信息管理制度，保證本系統的電子文件的真實、 完整、可靠、安全地保存。
（三）加強組織協調，整合檔案信息資源。作為一項龐大的綜合性工程，檔案信息化建設必須通過設置高效率的工作機構來協調其工作的開展。其工作機構應包括：信息化建設的組織管理機構、網絡系統的設計建造機構、網絡信息管理服務機構等。其中組織管理機構是建設的決策指揮者和組織實施者，是整個信息化工程的策動力，決定著網絡建設的組織效率：網絡系統設計建造機構是具體負責檔案信息網絡的規劃、技術設計和工程建造的機構；網絡信息管理服務機構是檔案信息網絡的實際運作者，負責網絡的運行維護和檔案信息的組織、與更新。
（四）加強高素質創新人才的培養。首先，要樹立正確的人才觀。在檔案信息化人才建設工作中要加快觀念的改變，以正確的人才觀察來加快檔案信息化人才的培養。制定科學合理的人才評價機制，以整體觀念和動態觀念來加強人才隊伍的建設，從而充分的發揮出人力資源的重要作用，實現人盡其才及才盡用的效果。其次，采取多種渠道來強化檔案信息人才培養工作。可以依托于高校及科研院所來培養高水平的檔案管理人才和開發型人才。做好在職檔案管理人員的培訓和繼續教育工作，組織檔案管理人員定期參加相關的專題講座、培訓及現場研詩等方式方法的培養，使其能夠從中學到更多的新知識、新技術、新技能和新方法，確保檔案管理人員信息素養和素養技能的全面提升，從而為水利檔案信息化建設培養出更多優秀的專業型和復合型人才。
三、結束語
水利檔案工作作為水利行業的最基礎工作，水利檔案信息化建設是水利信息化建設的重要內容，在信息化建設工作中，可以通過有序整理檔案信息、建設檔案信息數據庫及網絡，加快推動檔案信息資源的開發利用、培養檔案信息化人才等項工作有效的提高水利檔案信息化水平，使水利檔案能夠更好的為水利工程建設、水利工程管護及水資源管理等工作提供優質的服務，為水利事業的健康、持續發展奠定良好的基礎。
參考文獻
[1]胡姍姍.水利水利檔案管理信息化建設初探[J].科學與財富，2012年06期.
