時間：2023-06-02 10:00:13
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇電子檔案管理細則，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
提出如下意見，農業部、國家檔案局下發了關于加強農村土地承包檔案管理工作的意見》農經發〔〕12號）以下簡稱《意見》現轉發給你并結合我市農村土地承包經營權確權頒證（以下簡稱農村土地確權頒證）檔案管理工作實際。請一并貫徹執行。
一、規范農村土地確權頒證檔案整理工作,統一標準。
主要集中在各區縣（自治縣）農業行政主管部門、各鎮鄉人民政府（街道辦事處）各行政村（社區）各地要按照不同檔案門類進行準確區分，農村土地確權頒證工作中形成的大量文件材料。對農村土地確權頒證業務工作中形成的檔案材料，應當納入專門檔案管理；對各種會議材料、計劃總結、統計匯總等檔案材料，應當納入文書檔案管理；對電子聲像類檔案材料，應當納入電子檔案、聲像檔案管理。
一）文書檔案類文件材料
包括機構成立、意見、方案、指導性通知、計劃、總結、簡報、會議記錄、規劃、報告、檢查記錄、統計匯總等文件材料。1.歸檔范圍。各區縣（自治縣）人民政府、各鎮鄉人民政府（街道辦事處）農村土地確權頒證工作中形成的文件材料。
分為永久和定期，2.保管期限。按照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》國家檔案局令第8號）要求。定期一般分為30年和10年。
以“件”為單位，3.整理要求。各區縣（自治縣）農業行政主管部門、各鎮鄉人民政府（街道辦事處）整理這部分文件材料時應納入機關文書檔案統一整理歸檔。按照《市機關歸檔文件整理實施細則》渝檔發〔〕34號）進行整理。
按《市村級檔案管理辦法》規定，各行政村（社區）整理這部分文件材料時。統一納入村級文書檔案的經濟發展類”按照《市文書立卷與案卷構成的一般要求》或《市機關歸檔文件整理實施細則》要求，以“卷”或“件”為單位進行整理。
二）農村土地確權頒證專門檔案類文件材料
1.歸檔范圍。農村土地確權頒證材料包括農村土地確權頒證入戶核實（匯總）表、國土“二調”面積核實表、田（土）面積丈量記錄表、現場勘界確認材料、承包土地空間位置圖、農戶委托書、承包土地確認面積公示表、農戶簽字確認的承包地塊及面積分攤表、農戶土地承包經營權證登記簿、土地承包經營權證書登記表、新證領取表、原證注銷登記表、公告材料；土地承包情況匯總清冊、土地承包經營權登記臺賬；農村土地確權頒證人員花名冊、集體經濟組織成員討論形成的承包面積確認落實方案、村民代表會議決議、會議記錄；補充完善的土地承包（流轉）合同、依法調整承包土地方案、注銷（變更）土地承包經營權申請、登記材料；其他方式承包申請頒發農村土地承包經營權證書申請、登記等材料；其他農村土地確權頒證專門檔案材料。
2.保管期限。農村土地確權頒證檔案永久保管。
此次農村土地確權頒證工作結束后，3.整理要求。各區縣（自治縣）農業行政主管部門在農村土地確權頒證工作中形成的農村土地確權頒證檔案作為自身全宗內一種專門檔案保管。農村土地承包經營權證登記簿一式二份。必須移交區縣國家綜合檔案館保存一份，農業行政主管部門用作日常登記管理留存一份。
應以各鎮鄉人民政府（街道辦事處）為獨立全宗單位，鄉鎮（街道）級的農村土地確權頒證檔案。集中統一整理，參照《市機關歸檔文件整理實施細則》渝檔發〔〕34號）要求，以“件”為單位進行整理。一般以每戶形成的且能按戶分開的所有文件材料作一件，用線或不銹鋼釘裝訂，同一全宗內以行政村（社區）順序依次排列，同一行政村（社區）中按村民小組順序依次排列并從1開始編制順序號，加蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄，裝入文書檔案盒保管。各鎮鄉人民政府（街道辦事處）形成及整理農村土地確權頒證檔案時，可根據需要一式數套。
村（社區）級農村土地確權頒證專門檔案參照上述方法整理。
三）電子檔案、聲像檔案類文件材料
農村土地確權頒證工作中形成的電子、聲像檔案的歸檔整理按照國家和市相關要求執行。其中電子檔案按照《市電子文件歸檔與管理細則》執行；照片檔案按照《市照片檔案收集整理實施細則》渝檔發〔〕36號）執行；聲像檔案按照《市檔案局關于進一步加強聲像檔案管理的通知》渝檔發〔〕43號）執行。
請按《意見》要求，原缺失二輪承包方案、合同、申請書、臺賬等補充完善材料。分類歸檔。
二、做好農村土地確權頒證檔案移交和利用工作,強化服務。
要按照農業部、國家檔案局《意見》要求，各區縣（自治縣）農業、檔案行政主管部門。切實加強對本轄區農村土地承包檔案管理工作的指導和服務，充分抓住本次開展農村土地確權頒證工作的有利時機，認真做好相關管理工作，全面規范完善農村土地承包檔案。
檔案管理工作是企業的基礎工作，入職以來我深深地感受到了公司各級領導對檔案管理工作的重視。在公司的全年第二次工作會議中，把檔案管理工作納入了公司下半年工作任務中，也使我這名新入職的檔案管理員感到了自己下半年的工作任務的嚴峻性。我將努力在最短的時間內完成領導提出的工作目標。使公司檔案管理工作向規范化、專業化方向再邁上一步，做到檔案管理工作與公司的發展同步。
現將檔案管理做如下工作計劃，請領導指正。
一、對公司檔案室現存檔案進行了解
作為一名新入職的員工，我先從對公司的了解及對現存檔案的了解而漸漸展開今后的檔案管理工作。所以，入職以來我先學習了公司的檔案管理辦法，及檔案歸檔目錄指引，并對公司的組織架構、部門設置等進行了了解，之后對檔案室現存檔案進行了逐一查閱。目前此項工作已基本完成。
二、對公司檔案室現存檔案進行分類、整理。
通過對公司檔案室檔案的查閱，了解了現存檔案的大致內容，同時結合公司的檔案管理辦法、檔案歸檔目錄指引、濱海新區城建檔案2012年工程檔案歸檔細則及自己以往工作經驗對檔案室現存檔案進行分類、整理，做好卷內目錄的編制工作，使得公司檔案的分類在符合國家檔案管理規定前提下，根據公司實際情況進行分類。保證檔案工作能夠為企業的經營管理和各項工作服務。由于現存檔案基本沒有卷內目錄，需要逐一分類、編碼，并建立電子版的資料索引目錄，使檔案室所有檔案能夠更加方便、快捷的被查閱和有效利用。所以將此項工作的完成時間暫定在8月底。
三、跟領導及同事探討、修訂公司檔案管理辦法。
具體工作計劃為以公司現有檔案管理辦法為基礎，征求各部門兼職檔案管理員意見進行修訂，對于檔案管理辦法的修訂暫時計劃從以下幾方面進行補充修訂，大致提綱為：1總則；2工作職責；3檔案類目設置及分類；4檔案管理實施細則；5檔案借閱規定；6檔案保密規定；7紀律與處分；修訂完成后報部門領導進行審批，之后將根據部門領導的審批意見修改后的修訂版報分管領導審批。(此項工作預計在9月下旬完成)。
四、根據新版檔案管理辦法進行檔案室的二次整理及檔案收集
在檔案管理制度修訂完畢后，對初步整理的檔案進行系統整理。同時希望能使各個部門都真正參與到檔案管理工作中，將各自手頭檔案進行分類、整理、制定電子版卷內目錄，并將部分重要檔案移交檔案室，使得每一份檔案都具有可查性。保證公司各類檔案的完成性。此項工作計劃在十月完成。
五、 檔案管理辦法試行、修改
在 10月、11月進行檔案管辦法的試行工作，希望能夠通過兩個月的短暫試行，發現一些檔案管理方面存在的問題，進而為下一輪的修訂工作做準備。
【關鍵詞】檔案信息；電子化；電子文件
檔案信息電子化，就是用計算機對檔案材料進行整理、修改、篩選和保存，使傳統的紙質文件轉化為計算機軟件的形式供人們使用。在信息電子化系統中，電子文件從起草、修改到印發都在計算機上進行，它便于修改、便于復制的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。在信息電子化條件下，傳統的檔案工作開始引進現代化技術，一向隸屬于社會科學領域的檔案工作，在電子化建設過程中要融合、滲透許多自然科學領域的技術與知識，這使得檔案工作中的科技含量顯著增加。從長遠看，檔案信息化建設涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個局部，而是對整個管理工作起到牽一發而動全身的作用。
1 檔案信息電子化的作用
1.1 可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館（室）對計算機的應用單一，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，造成人力、物力、財力和時間的極大浪費。
1.2 縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題-選材-編輯-出版，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，往往造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。
1.3 檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。
1.4 檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術接軌。 “信息高速公路”在我國尚在起步較晚，但檔案事業要注意這方面發展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求。
2 檔案信息電子化現狀
2.1 檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。單位檔案部門使用的電腦是不同的型號和規格，使用的檔案軟件也不一樣，并且沒有既可以檢索又可以完成信息管理的電腦軟件，由此造成不能利用計算機軟件完成檔案信息管理工作，制約了檔案信息電子化的進展。
2.2 我國目前還沒有開發出一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡的建設形勢不統一，檔案信息系統的規范性、開發性、服務性和共享性較差，達不到信息資源共享的要求。
2.3 標準化、規范化的工作有待提高。但由于歷史的原因，檔案工作的基礎設施較差，案卷質量較低，尤其是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件的移植性較差，各個單位檔案信息電子化工作不統一，并不能全面實施、進行標準化的工作。
2.4 檔案管理人員的水平有待提高。實現檔案信息電子化，檔案管理人員是關鍵，管理人員需要較高的文化水平以及計算機操作水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。目前部分檔案管理人員的技術水平不能滿足于現代先進設備的使用，更不用說檔案信息電子化了。
3 檔案信息電子化的應對措施
3.1 政府應加大對檔案信息電子化的投入，開發檔案管理準用軟件，提高管理工作效率。組織專業技術人員數據交換的機讀目錄檔案系統，提高檔案信息系統的規范性、開發性、共享性，提高檔案管理工作的標準化和規范化程度。
3.2 解決好電子文件的保存問題，實施電子文件管理戰略。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。
3.3 管理向立體化方向發展。以前的檔案管理是呈直線狀態的，隨著人們對利用服務工作的重視，使利用工作和其他基礎工作構成一個平面。隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性。
3.4 檔案管理人員的知識結構變革迫在眉睫。我國檔案管理人員要適應信息技術和檔案事業的發展必須采取積極措施抓好知識更新、引進、消化、適應信息技術的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應信息技術發展的需要。可以肯定，加快檔案管理人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才，是檔案工作迎接信息技術革命最根本的對策。
【參考文獻】
[1]劉英美.于檔案信息電子化問題的思考[J].科技信息：學術版，2006（05）.
[關鍵詞]檔案管理 電子化 趨勢
檔案是記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績、工資待遇等內容的文件材料,是反映個人成長歷史的憑證和依據,是人力資源管理與開發的重要依據。檔案的缺檔、斷檔、死檔會給人員的變動、工資調整等人事管理帶來諸多困難。檔案管理工作在經濟發展、科技進步、精神文明建設中發揮著重要作用。
一、新時期檔案管理電子化是社會進步、科技發展的必然趨勢
辦公自動化、無紙化等事物的出現,使檔案的生成方式發生很大變化,諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行,這樣檔案的前身必須以機讀為主要形態,那么檔案也自然以機讀形式存在。這些檔案信息可能來自不同的機讀形式,要綜合系統地提供有價值的檔案信息,必須有一個“去粗取精,去偽存真”的過程,使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性,用戶才能獲得更為完善的服務。因此,檔案管理電子化是檔案管理工作發展的必然趨勢。
二、檔案管理電子化的益處
所謂檔案信息電子化,就是以檔案資料為主要物質對象,用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工,使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有:
1.可充分利用和發揮現有微機的潛能,提高利用率。目前,大多數基層檔案室對計算機的應用單一,開發功能簡單,有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存,利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費,使現代化設備不能盡其用。
2.縮短二次文獻信息的加工時間,提高檔案信息的時效性。檔案管理電子化,編者可直接利用機讀形式的檔案,利用電腦的功能完成信息加工工作程序,快捷地出版二次文獻。
3.檔案管理電子化,信息成果可多份拷貝,將拷貝成果送到領導及各個部門,就擴大了社會影響,拓寬了服務范圍,檔案部門的地位自然也就得到了提高。
4.檔案管理電子化,可使檔案信息順利地與最新技術接軌。雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段,但檔案事業要注意這方面發展動向,超前拿出對策,以便使檔案管理工作適應這一客觀形勢的變化和要求。
三、現有的檔案管理方式不能滿足新時期檔案管理工作的需求
1.檔案軟件沒有信息管理功能,缺乏通用性,已經不能滿足新時期檔案管理工作的需求。檔案部門使用的計算機型號不一,規格各異,各自開發的軟件不能互用,并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統,由于不能互調,就不能利用電腦完成信息管理工作,不能快捷地出版信息編輯成果,這制約了檔案管理電子化的進程。
2.現有的機讀目錄檔案系統不利于資源的共享。在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統,檔案信息系統和網絡建設形式各行其是,層次不一,規范性、開發性、服務性、共享性較差,不能適應檔案信息資源共享的要求。
3.標準化、規范化工作有待提高。檔案管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因,檔案業務基礎差,案卷質量不高,特別是各類檔案的著錄細則相容性不強,系統軟件移植性差;檔案自動化工作尚無統一標準,無法全面實施、推廣統一標準,這也制約了檔案管理電子化。
4.現有的檔案管理模式不能適應電子化發展。檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮,越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤,現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。
5.檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案管理電子化,首先要有現代化的人,管理人員要有較高的知識層次和先進的技術水平,不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看,許多檔案部門缺乏現代高技術人才,其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺,大部分檔案人員現代技術水平偏低,甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備,仍不能充分發揮作用,就談不上檔案管理的電子化了。
四、檔案管理工作所應采取的對策
1.做好歸檔電子檔案文件的技術處理工作,實施電子文件管理戰略。新型文件材料的歸檔勢在必行,這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域,對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導,保護電子文件的原始信息,了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說,通過采取技術處理,將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件,即只能讀不能寫的不可更改的文件,從而識別和保護電子文件的原始結構,保證電子文件的可靠性,使之與紙質文件一樣發揮社會效用。
2.解決好電子檔案文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件,從理論上講能夠長期保存,因為它的信息讀出是無接觸式的,不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內,不怕外界磁場的影響,不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是,由于電子檔案文件形成的時間短,缺乏實際貯存的驗證,所以,電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前,對于長久保存的電子文件,需要定期進行復制,以防止信息損失。
關鍵詞：企業檔案管理信息化
Abstract: this article from the original file to the protection; To simplify the finishing improve work efficiency; For the file information resources integration and sharing; For the file using a retrieval and discusses the importance of enterprise document management informatization. From the archives standards and regulations of insufficient; The construction of the contingent of file personnel is insufficient; Information technology development degree of the shortcomings of the several aspects discusses the enterprise document management informatization existing problems.
Keywords: enterprise document management informatization
中圖分類號：C29文獻標識碼：A 文章編號：
一 企業檔案管理信息化的重要性
計算機的快速發展使我們步入了一個信息化、網絡化的時代，信息技術幾乎已經滲透到了社會活動的方方面面，作為現代社會活動的技術基礎，正在逐步改變著社會活動的運行方式。檔案作為記錄企業發展的歷史證物，見證著企業發展的每一步。企業的檔案管理是一個集企業安全、生產、經營、管理以及勞動者個人檔案、勞動性質、征用土地等諸多事項為一體的管理過程，其最初形成的最原始的、最真實的記錄，是企業檔案管理工作中重要的組成部分，是維護企業的經濟利益、合法權益和維護歷史真實面貌的重要性、基礎性工作，保存好利用好這些檔案是企業管理的重中之重。
企業檔案資料的積累和利用，直接關系著企業的經營管理水平。企業的檔案管理信息化，不僅重要而且必要。針對企業檔案管理信息化的重要性綜合分析有以下幾點：
（一） 有利于檔案原件的保護
企業在其運行過程中，首先產生的就是企業的征用地檔案。征用地檔案是企業在土地征購、租賃等活動中形成的具有保存價值的最重要的文件材料。準確記載企業所征土地位置、界址、數量、權限等基本情況的原始資料，它是企業無形資產的一部分，又是有形資產的可靠證明。將這些最重要的檔案資料信息化處理后，可以避免檔案原件被過多的直接使用、或過多借閱而造成原件的損壞和丟失，可以達到保護檔案原件的目的。
（二） 有利于簡化整理 提高工作效率
企業的生產技術、產品工藝、財務管理、員工檔案、用工性質等，也是檔案管理別重要的組成部分。這些檔案的收集、整理關系著一個企業運作的系統性、完整性和穩定性。檔案信息化條件下分類可以取消，對收集來的文件材料，劃定保管期限后，在每個保管期限下進行編號，每年一個流水號，這樣簡單易行，也便于日后插件（即把沒有按時歸檔的文件插入整理好的文件后），查閱可以在檔案管理系統中快速找到、打印。不進行分類可以讓檔案人員從繁瑣的整理事務中解脫出來，把更多的精力放到加強收集、深化檢索、開發利用、編研等更有意義的工作上來，更好地提高了工作效率。
（三） 有利于檔案信息資源的整合和共享
檔案資源整合重在體現檔案信息的系統性、有效性和共享性，其最終目的是進一步擴大檔案資源的利用范圍，這是檔案事業順應社會信息化潮流的趨勢所在。檔案信息經過及時有效的傳遞后，還必須通過利用者的有效利用，活化檔案信息。因此，可以建立同行業區域性的信息網絡系統，開展互借、交換目錄等，及時有效地傳遞信息，促進資源共享。
（四） 有利于檔案的檢索和利用
實現檔案信息化能充分利用現代網絡技術，實施檔案信息網上查找、咨詢和直接提供利用的過程，它是檔案信息化的主要目的，也是檔案信息化的重要標志。將檔案信息化處理后，采用了電子目錄和電子文檔歸檔，提供快捷的電子信息查詢系統，在檔案的檢索利用上，企業各部門、處（科）室，可以根據自己的需要獲得及時、準確的資料信息。
二 當前企業檔案管理信息化存在的主要問題
（一）標準規范及制度法規的不足
檔案工作的標準化、規范化是信息化建設的前提和必要條件。但目前的狀況是：計算機軟件開發缺乏整體規劃性，軟件在通用性、實用性等方面存在一定的不足，計算機及其有關設備型號各異，設備檔次參差不齊，沒有形成統一的硬件環境；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設的步伐。同時，由于在電子文檔的形成過程中，打亂了或者是破壞了原始文件的本來順序，原本清晰的法律責任界限變得模糊。缺乏法律依據使得大量的電子檔案無法充分發揮其應有的使用價值，相關法律條例的制定迫在眉睫。
（二）檔案人才隊伍建設的不足
人是最核心的資源,沒有相應的人才,任何先進的技術和管理手段只能是流于形式,信息化也只能是空談。而目前對檔案管理人員的素質提高很少納入計劃和要求，檔案管理人員平時進修學習的機會不夠，缺乏系統的檔案知識培訓，許多檔案管理人員專業知識單一，普通操作型人才居多，系統開發、程序維護、咨詢服務和信息導航復合型人才十分匱乏。這在很大程度上制約檔案管理信息化建設的質量和速度。
（三）信息技術發展程度的不足
檔案管理信息化后檔案的存在形式主要是電子文檔，具有易于復制、修改的特點，因此其保密和安全措施應該更為完善。在傳輸、保存過程中，電腦病毒的橫行，黑客的惡意攻擊以及網絡技術的不成熟，電子檔案尤其是一些高度機密的檔案，容易被他人竊取、修改甚至偽造，這無疑是給檔案管理構成了極大的威脅，同時由于檔案保存的長期性，對載體壽命、電子計算機軟硬件的生命周期和載體所載檔案與電子計算機軟硬件平臺的一致性也有一定的要求，基于以上原因，信息化的加密技術、權限控制、防寫措施必須達到相應的水平，檔案管理信息化才能順利進行。因此，信息技術發展程度也直接影響檔案管理信息化的建設。
三、實現企業檔案管理信息化的對策
（一）制定統一細則，完成檔案信息存儲的數字化
檔案信息存儲的數字化，是指檔案信息的存儲載體與方式由傳統的紙質形態轉向以計算機管理為前提的數字形式，它包括檔案數字化的輸入和數字化檔案的接收兩個方面。
一是檔案數字化輸入。是將傳統檔案信息輸入計算機，由計算機提供查詢并進而直接提供檔案信息為企業服務。
二是數字化檔案的接收與管理。關注電子文件的形成和積累，研究其運作規律，提出質量要求；做好電子文件歸檔工作，制定歸檔細則和管理規范，研制歸檔軟件，使產生于不同平臺和數據庫的電子文件，按照歸檔要求及時歸檔；檔案部門接收各單位紙質檔案時，要同時接收電子檔案，電子檔案接收工作要按照檔案部門統一的格式進行數據轉換，并與館藏檔案的數字化工作融為一體。
（二）創新方式，建立完整的檔案信息利用系統
建立完整的檔案信息利用系統，實行一體化管理。可分為兩個層次：一是單向傳輸。就是終端管理機構對檔案實現以數字化為平臺的計算機管理，并根據各網絡終端用戶需求，進行數字信息的單項定向傳輸。二是雙向或多向傳輸。就是各立檔單位均實現信息化管理，上下級單位及各立檔單位之間，均可根據需求進行數字信息的多項雙向和多向傳輸。使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息，從而提高了館(室)藏資源的利用率，避免不必要的重復和浪費，同時也有效地緩解了存儲空間擁擠，人員、資金緊張等矛盾，更好地滿足企業的需要，實現資源共享。
目前，企業有些單位的檔案館（室）利用互聯網開展的網上服務，已成為為社會和單位提供檔案利用服務的一種重要形式。檔案工作者可以網站為基礎，進一步加快檔案信息資源數據庫建設，尤其是電子文件全文數據庫建設，在網站上實現電子文件的實時管理與利用，實現檔案信息資源數字化、數據庫化，檔案信息服務利用網絡化，檔案管理工作自動化。如：輸入目錄管理數據庫，在網上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案棺（室）與宣傳部門密切配合，可以將本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數字化并及時歸檔，建立數字化視頻檔案數據庫，以便于宣傳和利用。
（三）注重培養，不斷提高檔案隊伍素質
信息化時代，一切競爭，最終都反映在人才的競爭上。因此，檔案部門必須加大人才培養力度，為提高檔案人員工作素質創造良好環境。一是檔案部門在進行培訓前，應做好需求調研，按需設計內容，將培訓課程內容與工作相結合，也就是說，培訓應該是因需產生的。二是制定科學系統的培訓計劃，注重提高教學者層次，注重教學、自學、研討和實踐的有機結合。三是增加檔案工作者之間、相關專業工作者之間的交流，為他們提供學習進修的機會，使其拓寬知識面，借鑒優秀經驗，掌握和運用現代技術的方法，更新知識儲備。四是應加大培訓內容中計算機知識的比例，重視網絡知識的運用，注重信息能力、技術應用的培養，適當增加檔案現代化管理課程。
（四）統一標準，促進檔案信息管理標準化
檔案信息管理的標準化指在實現檔案實體管理逐步轉向信息管理的過程中所必須依賴的相關業務規范和技術標準，由檔案行政管理部門會同有關部門予以研究、制定并頒布實施的過程。這是檔案信息化的前提和基礎。
檔案信息化程度越高，范圍越廣，對檔案信息管理標準化的要求也就越高。主要內容有以下五個方面。一是檔案信息采集標準化：檔案信息在著錄與標引時要嚴格按照國家檔案局制定的（檔案著錄規則）等一系列標準進行；二是檔案信息存儲的標準化：指檔案信息全文數字化存貯形式與方式的標準，目前多以硬盤為存貯方式；三是檔案信息管理的標準化：檔案信息管理與檔案實體管理的明顯區別，在于信息載體的特殊性；四是檔案信息網絡的標準化：由于檔案信息的特殊性，決定了大量信息局限于內部局域網范圍，檔案信息網絡必須分出層次，以決定檔案信息利用的范圍；五是檔案信息管理軟件標準化：檔案信息管理軟件標準化主要體現在應用軟件的通用性和統一性兩個方面。如果沒有這些標準，檔案數據庫中的信息資源就無法建立；如果各單位檔案部門不按統一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么整個檔案信息網絡就無法暢通，資源共享也就難以實現。
綜上所述，檔案信息化是企業發展的重要保證，在以知識和信息為主要特征的知識經濟時代，檔案中蘊藏的豐富信息將在企業各項工作中發揮不可替代的作用。在信息時代，實現企業檔案管理信息化，對于加強企業檔案的管理和充分發揮企業檔案信息的價值，對加快企業的建設與發展具有十分重要的意義。
參考文獻：[1]路鳳英、衣玉琛《社會信息化的發展和檔案工作的對策》[J]，《檔案學研究》，1999年03期。
一、無紙化辦公的概述
無紙化辦公主要是利用現代信息技術手段提高辦公室辦公效率,這種辦公手段去除了傳統辦公模式中以紙張為媒介的書寫環節,實現了不使用紙張及筆進行業務處理,實現辦公業務的信息自動化,故而被稱為無紙化辦公。
無紙化辦公主要應用現代化互聯網信息技術,以計算機為主的電子產品為辦公媒介實現自動化辦公,以新型靈活的電子文件替代了傳統辦公的紙質文件,使辦公文件可直接通過網絡辦公系統便捷而準確地傳遞到指定目標手中,整個過程實現了辦公無紙化與辦公信息化,省略了傳統文件書寫、復印、裝訂等辦公環節,避免了人力、財力的浪費,節約了辦公成本。無紙化辦公的實現大大提高了辦公效率與辦公質量。
二、無紙化辦公條件檔案信息化建設途徑
醫院傳統的檔案管理工作主要以紙張為辦公媒介與辦公載體,經過多年的工作實踐,醫院的檔案管理部門已經建立了一套較為完善的紙張檔案管理體系,形成了規范性的紙張檔案管理制度。而在無紙化辦公推廣的趨勢下,傳統的紙張檔案管理體系已無法對新型的電子檔案進行歸檔、建檔。這就要求醫院順應時展的趨勢,開展醫院檔案的信息化建設。
2.1 培養高素質的檔案管理團隊
在無紙化辦公實現的條件下,醫院的檔案管理工作也逐漸向數字化管理、信息化管理發展。然而在檔案信息化建設的過程中,醫院相關檔案管理團隊的信息化專業素質卻不盡人意,無法掌握計算機技術互聯網信息技術,無法滿足檔案信息化建設的需求。因此,醫院加大力度培養高素質的檔案管理團隊。
首先,在職員選用上盡量選用高校檔案管理的專業人才,在其入崗前對其進行計算機技術的專業培訓,使其能盡快適應醫院檔案信息化的管理工作,只有根據檔案管理信息化建設的實際需求,配備掌握檔案信息化管理技術的專業人員,從人才選取上加強團隊建設力度,才能有效進行檔案管理信息化建設。
其次,對在職的檔案管理人員進行信息業務培訓,在其豐富檔案管理工作經驗的基礎上,掌握現代化信息技術。也可開展在職檔案管理工作人員同其他醫院的檔案人員的業務交流會,實現各大醫院檔案管理部門信息化技術的資源共享。使在職的檔案管理人員有效率地學習并掌握互聯網信息技術,使其適應醫院檔案管理信息化的需求,推動檔案信息化建設。
2.2 規范檔案信息化管理制度
當下醫院檔案信息化建設工作主要存在信息化制度標準不健全、檔案管理工作缺乏信息化規范等問題。規范相應的檔案信息化管理制度,建立相關的檔案信息化標準體系是保障醫院檔案管理信息化建設工作開展的基礎。為了規范檔案信息化管理制度,醫院一方面應遵從國家針對醫院檔案管理工作出臺的相關法律法規,并結合醫院檔案管理過程中的實際問題,制定檔案信息化管理規章制度以及信息化建設過程中的具體實施細則,規范信息化建設的操作環節;另一方面,可從信息資源的管理方面入手,根據已有的信息化檔案管理經驗,建立一套科學合理且兼容性強的信息化管理標準體系,指導醫院檔案信息化建設工作。
2.3 加大/，！/投資力度,完善信息化基礎設施
醫院檔案管理部門完善的信息化基礎設施是檔案管理信息化建設的重要前提。醫院檔案信息化管理中將會運用到大量的數字化軟硬件設備、數字化操作系統、數據庫管理系統以及信息安全系統來開展檔案信息化管理工作。這就要求醫院加大對信息化管理基礎設施建設的資金投資比重,結合醫院自身的經濟基礎,配備相應的數字化基礎設施,進而保障醫院檔案管理信息化建設工作不斷深入,保證醫院檔案管理部門的可持續發展。
[關鍵詞]檔案；電子化；管理
加快檔案電子化管理，是實現檔案管理工作現代化，提高檔案管理系統工作效率的重要手段。所謂檔案電子化管理，就是以檔案資料、紙質或機讀形式為主要物質對象，用微機對檔案進行收集、篩選和分層次歸納，使之轉化成微機軟件形式的信息使用過程。
雖然與紙質文件的保存管理相比，電子文件的管理極大地節省了人力資源，提高了工作效率，既節省空間，又便于查找整理。但同時也應該清醒的認識到，電子文件的保存和管理也是一項極為艱苦細致且難度極大的工作，推動檔案電子化管理，需要普及提高對電子系統的知識，提高對檔案電子化管理的認識。
首先，要清醒的認識到目前依舊存在不足
一、檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。各部門開發的軟件不能互通，沒有適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的軟件系統。由于不能進行互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，極大地限制了檔案管理電子化，制約了信息化的進程。
二、層次不一，缺乏規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案電子化管理信息共享的要求。
三、標準化、規范化有待提高。檔案著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差，無法全面實施和推廣統一標準，限制了檔案電子化管理的可行性。
四、現有的檔案整理分類方法、著錄標準及有關規定不能完全適應檔案管理電子化的要求。
五、檔案管理人員的素質有待提高。實現檔案電子化管理，一定要有現代化的管理人員，掌握先進的技術，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。
認識上述問題之后，要推動檔案電子化管理工作，必須普及和提高對電子化管理的認識，明確目標和要求。
其次，必須提高電子文件管理的標準化、規范化
將工作的著眼點從計算機系統，擴大延伸到電子文件的保存和管理工作。做到對檔案管理電子文件的規范化、標準化。規范化管理是實現檔案管理現代化的重要標準，在做好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎工作。公文是檔案的前身，檔案大部分由公文轉化而來。可以說公文制發的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也影響日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量的問題。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。
最后，檔案管理要做到電子文件歸檔
一、通過計算機信息管理網，開通電子歸檔專遞線路
隨著計算機信息管理網的建立與發展，越來越多的重要文件被傳輸上網。這些文件經過專門挑選，反映了職能活動的概貌。上網前，按著信息管理部門的統一要求進行了文件格式的轉換，在一定程度上保證數據的可靠性和通用性，是保存管理的重點。對那些未輸入到計算機信息管理網上的卻依舊具有保存價值的電子文件，應及時對電子文件進行編目整理，利用網絡技術向管理部門傳輸。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。
二、推進檔案信息電子化
將已歸檔的電子文件改為只讀文件――即不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性。對于長久保存于介質層的電子文件，監控外界磁場影響、口氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵蝕，需要定期復制的嚴格履行程序，以防止信息丟失。所有文件歸檔目錄、盒內文件目錄、盒底備考表、文件資料匯編等全部使用計算機打印；文件、材料的歸檔全部使用無酸檔案盒，文件不易被腐蝕、變質，有利于檔案的保存，使檔案檔案逐步走向了規范化、科學化管理軌道。
三、檔案管理人員培養
一、夯實基礎，建立適應需要的檔案業務體系
1.及時修訂了各項檔案工作業務標準。根據國家檔案局《工業企業檔案實體分類表》和交通部《科學技術檔案分類編號辦法》等規范性文件，集團檔案中心重新修訂了《各專業檔案分類方案及排列順序大綱》；研究制定了文書、科技等9類檔案的分類原則、分類編號方法、檔號編寫方法和案卷排架方案等規范；編制了全宗說明，規范了集團50余個全宗名稱及代碼；制定了20余個信息錄入規則和基本要求；明確了各專業檔案保管期限和密級確定辦法，建立了公共查詢用戶。
2.按照“簡化整理、深化檢索”的檔案整理新思路，制定和下發了《大連港文書文件整理細則》、《大連港科技文件整理細則》等工作細則，改革檔案實體整理方法。實行新的整理方法后，降低了人、財、物的投入，整理工作收到了安全方便的效果。以文書檔案為例，檔案整理時間縮短50%；檔案存放空間減少50%；檔案卷皮用量減少約10%；目錄用紙量減少10%。
二、明確思路，開發應用適合的檔案管理軟件
1.配備了適應企業檔案信息化建設要求的硬件設施、設備。建設初期（2001年10月~2005年12月），主要配備了HP LH3000高性能服務器、系統應用微機、高速網絡接口、UPS電源、HP光盤刻錄機和磁帶機等基礎設備。隨著集團信息化建設的迅速發展和逐步深入，集團檔案中心及時進行了檔案管理信息系統升級改造（2006年1月~至今）。數據庫服務器采用最新的HP380G4型產品，配置雙至強 3.0GHz ／ 4GB內存 ／ 2塊146GB SCSI硬盤 ／ 40G－80G磁帶機 ／ 雙電源DVD光驅 ／ 遠程管理卡 ／ HBA卡 ／ RAID卡 ／ 雙千兆網卡；存儲設備采用HP MSA1000光纖磁盤柜，配置（14個盤位、4個光纖口）2個 HBA卡 雙控；300G硬盤10個；機柜選用（SM－9000）2M高，1M深，機柜含8端口切換器，一體化液晶顯示器、鍵盤、鼠標。
2.選用和開發適合集團實際工作情況和發展需要的檔案管理軟件。經過多方考察和比較，集團檔案中心采用了北京某公司的企業網絡版檔案應用軟件。由于該軟件是通用版本，集團檔案中心結合大連港檔案工作實際情況，依據國家、省、市和交通部的有關標準，進行大量的軟件結構修改與定制工作。在檔案管理軟件的二次開發過程中，集團檔案中心堅持標準化、科學化和現代化的原則，提出詳細、具體的系統功能需求，研究解決了集團兩級單位和多全宗管理、多權限利用、檔案專業類型報表和常用業務工作報表的設計與輸出、入網查詢、日志記錄等關鍵問題，并預留了該系統與集團OA辦公自動化系統、設施設備管理等系統的技術接口，為實現檔案管理信息系統與各業務管理系統的無縫鏈接創造了條件。
2004年6月，“檔案中心數據查詢系統”與局域網的完全掛接，標志著“大連港檔案管理信息系統”建設的完成。2007年10月，檔案中心在集團信息網掛接并公布“大連港檔案信息系統（修改版）”，標志著該系統正式向集團1800余個有權限的用戶開放。
三、統籌規劃，推進檔案信息化建設
1.建立檔案信息基礎數據庫。集團檔案中心利用檔案管理信息系統，加快檔案目錄數據庫建設。截至2007年9月1日，集團共建立文書、科技、聲像和實物等各類檔案信息數據15.1萬條，達到目錄級信息總量的90%左右，初步實現了檔案目錄級信息資源共享。在建立檔案目錄數據庫的基礎上，堅持時間由近及遠、檔案利用頻率由高到低、檔案價值由大到小、分階段逐步實施的原則，詳細分析各類檔案實體內容及數量，有選擇地開展檔案全文信息數字化工作。截至2007年9月1日，掃描20余年的各類檔案原文10.4萬頁，基本建立起檔案信息基礎數據庫。
2.做好電子文件的歸檔工作。按照國家有關規定，將公文的草稿、審核稿、定稿和簽發頁制成電子文件，形成規范的模板，以邏輯歸檔（在線歸檔）形式，接收已經完成網上發文流程的電子文件，實現了網絡文件流轉與電子檔案管理的無縫鏈接，解決了OA系統中電子文件的自動歸檔問題。同時，由于提出了可行的軟件功能需求，并預留了相應技術接口，檔案信息管理系統已經能夠自動接收集團CIMS工程、企業網站、人力資源和技術工程等管理信息系統中產生的電子文件。僅2007年1~9月，系統就自動接收電子文件821件，保證了集團電子文件歸檔的及時、完整和可靠。
3.建立檔案網頁。集團檔案中心利用集團OA辦公系統，在集團網站上建立專門的檔案網頁，設置了“文件與通知、法規宣傳、咨詢服務、信息交流、新書介紹、歷史回眸”等專欄，擴大了檔案工作的宣傳和影響。經反復研究，實現了“檔案管理信息系統”與集團辦公網頁一級類目的鏈接，使工作人員不用退出OA系統即可進入“檔案管理信息系統”，檢索和查詢各類檔案信息。這一舉措也是集團內各類信息系統掛接集團網頁的首例。
4.建立安全保障體系。集團檔案中心通過建立服務器操作系統安全機制、Web服務器權限管理機制，數據庫系統安全機制、應用系統安全機制和網絡安全機制來保證電子信息的安全和管理系統運行可靠。主要措施有：采用物理隔離的方式，將檔案信息數據庫與外網隔離；密級文件暫時不在網絡上傳輸；通過臨時賦權的方式定時、定人地開放，限時過后，自動關閉；對每份文件進行密級設定；權限到個人，對近2000個應用系統的用戶分別進行賦權。
5.加強人員培訓，提高業務素質。集團檔案中心研究編制了《檔案管理信息系統培訓大綱（集團機關用戶）》、《檔案管理信息系統培訓大綱（其他單位用戶）》等培訓教材和專題培訓內容，對集團專、兼職檔案人員進行了七次較大規模的培訓。同時，在日常工作中，根據不同性質單位、不同工作特點、不同人員需要，有針對性地進行了個別培訓和指導，從而保證了檔案信息化建設的順利實施和應用。
四、圍繞中心，提供快捷的檔案信息服務
1.提供文件信息的即時查詢。以工程項目建設文件為例，由于建設項目前期文件辦理部門有時在集團機關，有時在工程建設現場，兩地相距百余公里，因此加大了文件查詢難度。檔案信息系統的應用，將建設項目各階段、各管理部門形成的文件，全部反映在一個信息平臺上，實現了檔案信息資源共享。與手工檢索相比，檢索速度提高5~20倍，并且檢索到的檔案信息是系統的、全面的信息組（群），為領導決策和現場工程管理提供了方便快捷的文件信息的即時查詢服務。
檔案，自從人類創造了文字以來就誕生了。人們通過對所經歷的人或事進行記錄的過程就是檔案的最初形式。隨著人類利用文字水平和熟練程度的提高，包括以時間為順序、以國別為順序或以組織為順序的檔案形式逐漸被應用。近年來，隨著人和事呈現爆炸式增長，傳統的借助紙張進行檔案記錄和調閱已經難以滿足人們的要求。也正是因為這一情況，在網絡和電子信息化產品的促進下，檔案管理工作逐漸向信息化發展。通過分析在檔案管理工作中推進信息化建設，并分析現階段存在的問題，進而根據問題提出對應的解決措施，為檔案管理工作提供參考意見。
1 推進檔案管理工作信息化建設的必要性
首先，推進檔案管理工作信息化建設是提高檔案管理工作效率的必然需要。近年來，伴隨著信息的爆炸式增長，傳統紙質檔案的數量以及內容也迅速增加。但需要指出的是傳統紙質檔案雖然在閱讀時較電子文檔有質感、也更加形象。而且，隨著人們逐漸對傳統紙質檔案管理工作進行了創新，使得填寫格式和檢索方式也更加方便、快捷。但傳統紙質檔案必須要人工進行填寫、歸檔和調閱。這種形式的管理工作在檔案信息數量較少時能體現出一定的優勢。隨著信息爆炸式增長，使得傳統紙質檔案在填寫記錄、整理歸檔和調閱時不但程序繁瑣、更加耗時，而且巨大的工作量也容易出現因人員工作不認真而導致的差錯出現。
另外，推進檔案管理工作信息化建設也是改善檔案服務工作的一項重要舉措。傳統性質的檔案為紙質檔案。由于紙質檔案不論從其保存時限上，還是從遷移的便捷程度上都存在一定的劣勢。這就導致檔案管理人員需要耗費大量的人力和物力對已經整理歸檔的檔案進行維護和保存。而且，由于每次對檔案進行調研都存在檔案丟失、損耗的風險。因此，在進行檔案的調閱和借閱時都有著嚴格的限制。這就造成了檔案服務工作的缺失。電子文件在傳輸過程中和保存過程中相對較為穩定。通過推進檔案管理工作信息化則可以提高檔案的完好程度以及借閱的快捷程度，進而使得檔案的借閱和調閱有效提升檔案服務工作質量。
2 現階段檔案管理工作信息化建設存在的問題
現階段，雖然不論從中央政府還是到地方政府，不論從機關事業單位還是到社會組織和企業，都在積極推進檔案的信息化建設。檔案管理也在近幾年內完成了信息化改革。但需要認識到在檔案管理工作中仍然存在著一定的問題。首先，信息化建設存在著缺乏統一格式、標準的問題。由于在推進檔案信息化建設時，并沒有出臺相對應的管理建設細則，只是各地紛紛建設檔案管理平臺以及檔案數據庫。這就導致中央和地方政府在平臺的搭建過程中所使用的程度和建設指導思想各不相同、各地所建數據庫格式各不相同。雖然各地建設的電子檔案平臺在各自的環境下可以良好運轉。但由于近年來人事制度的變化使得人才隊伍的交流日趨頻繁。當出現人員流動時，相應的檔案也需要隨之流動。這就容易出現因數據庫不同而導致的電子檔案不兼容的問題。其次，信息化建設過程中有關涉密信息保密的教育開展相對不足。目前，信息呈現爆炸式增長。而在這海量的信息中就有涉密信息。如果這類涉密信息被別有用心的人利用，則會造成難以估量的損失。而且，隨著檔案管理工作信息化的推進，也給了“黑客”竊取涉密信息的可乘之機。但目前，部分檔案管理工作人員對保密工作重視程度不足。甚至有的工作人員由于長期與涉密信息打交道，逐漸放松了對涉密信息的保密意識，認為涉密信息“無密可保”，進而在無意間泄露了重要信息，給黨和國家帶來難以挽回的損失。而且，現階段黑客技術和手段快速發展、變化，使得電子檔案的保密工作日趨嚴峻。另外，檔案管理工作還存在著人員隊伍建設遲滯的問題。由于傳統的檔案管理工作對工作人員的要求是細心。而發展檔案管理信息化建設對工作人員的要求則是更熟練的電子操作水平和知識技能。但由于上級部門對檔案管理共組重視程度不足，使得長期以來從編制和資金上檔案管理隊伍發展相對遲滯。而且，現階段的人員素質水平也難以滿足信息化的要求。
3 推進檔案管理工作信息化建設策略
3.1 檔案建設規范化
沒有固定建設標準和規范的電子檔案只能在小范圍內進行流通和交流，難以在其他領域實現流轉。但目前我國不論從高科技技術人才還是從政府機關人員來講，其流動性也是逐步提升的。這就使得在推進信息化建設的過程中需要提前制定一定的規范和標準，將不同區域、不同行業之間的檔案格式統一起來。同時，通過對不同區域、不同行業之間的數據庫進行連接組網，進而方便人員的交流以及檔案的流轉。
3.2 提高保密意識，加強保密手段
需要注意的是，雖然通過電腦可以儲存大量的數據極大地減少了儲存紙質檔案的空間。但信息化大背景下，對涉密信息影響最大的就是來自網絡的襲擊。這就要求檔案管理工作人員首先從意識上加強對保密的重視程度，提高警惕性。同時，還要求工作人員在使用網絡時注意與涉密電腦的物理隔離，防止信息的丟失。同時，還要求工作人員增強主動防護手段，通過安裝防火墻軟件和殺毒軟件等措施方式涉密電腦中毒。不僅如此，現階段有的先進技術可以在一定的距離之外就可以通過設備掃描電腦設備中的文件和信息。這就要求涉密部門需要在電腦周邊按照電磁防干擾防竊密設備以保證信息檔案的安全。
關鍵詞：地質資料 檔案管理 信息化 標準化
地質工作信息化建設是一項復雜的系統工程，而地勘單位的信息化建設與基礎數據也就是檔案是密不可分的。如何做好管理工作，更好地為地質找礦和社會經濟發展服務？本文就結合著地勘單位的資料管理工作實際談幾點粗淺的認識。
1. 加強領導，建立組織 ，收集數據
抓好基礎數據文件工作，首先要從思想上重視檔案管理工作，提高認識，從監與管兩方面入手，分管檔案工作的領導應給予多方面的支持和提供資源保障，用規范化、信息化、標準化來要求檔案的收集、整理、歸檔、保管和開發利用工作，建立健全檔案管理組織，不僅是行政管理的重要組成部分，而且是必須做好的一項基礎性工作，因此，要明確有關人員與部門的職責，用制度管人，用制度辦事，將數據文件工作作為硬任務列入地勘項目指標條款，在單位規章制度體系中將地勘單位檔案工作以法律文書的形式規定下來，鼓勵和支持檔案管理人員深入現場收集檔案資料，作為檔案人員應有針對性地列出所需收集的資料名目，自始至終參與到項目管理中去，保質保量地獲取第一手資料。
2. 建立制度，編制方案，完善規則
長期以來，地勘工作執行和延續計劃經濟的管理體制，缺少市場經濟體制中的競爭意識和對原始數據質量問題的關注意識。只有調動全員的積極性，以完善科學的管理制度做指導，按標準建立質量管理體系，使一切工作有章可循，才能從根本上解決原始地質數據的完整性和質量問題。制度要健全，執行要堅決。按照檔案管理的法律法規及相關規定的有關規定與標準，對已經收集的文字、圖紙、圖片、聲像等資料，根據數據文件形成的規律和特點，在便于保管和利用的前提下，進行科學分類整理，設置相應的歸檔類目；按原始地質資料立卷歸檔規則，根據本單位的實際情況和具體要求，制定本單位的數據文件管理實施細則，細則應主要明確本單位數據文件的范圍，歸檔的基本要求和基本內容，數據文件的移交與整理、保存與借閱的要求等。 首先，數據要齊全，內容要完整。要達到此目標要求，應該重視抓好資料的收集工作，堅持地質項目建檔工作按照檔案管理規范要求與項目施工、竣工驗收同步，堅持檔案部門與基層單位相結合，編制分類方案，正確區分和把握依據檔、設計檔、項目管理檔、施工竣工驗收檔等的分類工作，齊抓共管，進一步做好基礎檔案歸檔工作。其次，管理要及時，立卷要規范。為確保數據文件齊全、完整、系統，就要把數據文件工作與項目計劃、檢查、總結、驗收各個環節的工作相聯系，同步進行，立卷做到格式統一、字跡工整、圖像清晰，同時根據內容、價值、數量和載體形式進行系統整理，按項目組卷，使檔案數據做到文件齊全、分類準確、體系鮮明、方便管理，方便利用，保持其整體功能。并將立卷好的檔案按規定移交有關檔案管理部門，嚴格交接手續，認真核查案卷質量并確保檔案的完整。
3. 加強培訓依法制檔
目前，地勘單位的數據文件管理工作遠不能跟上飛速發展的地勘形勢的要求。一個單位數據文件管理的好壞，不僅與本單位的檔案規章制度健全與否、主管檔案的領導的思想觀念、檔案管理人員水平的高低息息相關，更與檔案數據的組織者對檔案數據的重視程度有著極大的關系。數據文件作為科技檔案的重要組成部分，它服務于今天，有利于未來，為歷史查找、產權查證、經濟糾紛以及科學研究提供素材。要結合地勘單位的特點，加強對數據文件管理人員的培訓，應該組織其學習、貫徹《中華人民共和國檔案法》。根據現存在情況，應將檔案法宣傳列入全年工作計劃和責任目標考核內容，并認真制訂宣傳計劃，采取多種形式、通過不同媒體進行宣傳，不斷強化監督指導功能，特別是主管部門和業務指導部門，既要做好執法檢查和業務指導，又要做到定期或不定期抽查，做到點面結合、跟蹤督辦。結合正在實施的保密協議簽定工作，形成有法必依、執法必嚴的局面，推動檔案工作向規范化、標準化的方向發展。認真學習檔案管理的有關法律法規及辦法，強化崗前培訓。信息化建設人才需要深厚的檔案學基礎理論，熟悉檔案工作的規律，從而創新科學先進的管理方法，因此必須通過各種不同形式的培訓，提高檔案管理人員業務能力和管理水平，自覺增強責任意識，把檔案提升一個新臺階。
4. 檔案信息電子化， 紙質檔案數字化
資料檔案信息化建設是一項長期復雜的系統工程，行業不同，信息化管理模式也不同。面對信息化帶來的挑戰與機遇，地勘單位與其它企業一樣面臨市場化和國際化競爭的挑戰。為提高地勘單位的整體素質，推動地勘單位的改革與發展，充分利用好信息化這個武器，走出一條適合自己的信息化建設之路。所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案數據紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案進行收集、篩選、加工，使之轉化為微機軟件形式的二次文件信息電子文文件數據供利用的過程，地質科技檔案管理人員要熟練掌握adobereader8.0軟件并應運好它。把地質科技資料數據文件歸檔電子化，充分利用計算機、掃描儀把紙質檔案數字化，建立全文數據庫，以便于存儲查找和利用，既是地質工作現實要求，也是檔案管理必然取向。因此地勘單位必須快速更新觀念，迅速實現地質科技檔案工作網絡化，為地質找礦工作服務，推動其它各項工作的現代化進程。
參考文獻：
一、工作目標
2021年2月28日前，全鎮完成精準扶貧檔案收集、整理、歸檔、數字化處理及移交工作，建立精準扶貧檔案管理機制，實現精準扶貧檔案規范化管理，全面真實記錄脫貧攻堅工作歷程、成果體現。
二、工作內容及標準
（一）工作內容
脫貧攻堅以來，在開展各項工作過程中，形成的對國家、社會有保存價值的文字、圖表、音像、電子數據等各種形式和載體的歷史記錄。鎮、村在對精準扶貧檔案進行規范化管理基礎上，同步進行數字化處理，實行“雙套制”管理（雙套裝是指移交進館檔案紙質檔案和數字化處理的電子檔案同時移交）。
（二）基本原則
規范管理、分級負責、刪繁去重。
（三）工作標準
1.整理標準
（1）文書檔案統一按照《歸檔文件整理規則》（DA/TA22-2015）進行整理。整理步驟包括組件、修整、分類、排列、編號、編頁、編目、裝盒和排架。
（2）項目檔案按《科學技術檔案案卷構成一般要求》（GB/T11822）、《省扶貧開發項目檔案管理細則》進行整理，國家重大建設項目檔案應符合《建設項目檔案規范》（DA/T28-2018）的要求，交通、水利等建設項目按照相關行業規定進行整理。項目規模較小的，可以簡化整理，根據具體情況只能一卷或數卷。
（3）資金檔案按《會計檔案管理辦法》進行整理。
（4）照片檔案按照《照片檔案管理規范》（GB/T11821-2002）、《數碼照片歸檔與管理規范》（DA/T50-2014）進行整理。
（5）音像檔案按照《錄音錄像檔案管理規范》（DA/T78-2019）進行整理。
（6）電子檔案按照《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894）和《數字檔案室建設指南》進行整理。
2.數字化標準
精準扶貧檔案數字化標準嚴格按照《紙質檔案數字化規范》（DAT31-2017)執行，實現目錄數據和與其對應的紙質檔案數字圖像進行關聯，并完全匹配，方便查閱利用。
3.檔案裝具
按需到區檔案館統一領取符合規范的檔案裝具。
三、工作步驟
（一）制定方案。2021年1月31日前，制定《攔江鎮精準扶貧檔案建設工作方案》并送區脫貧辦備案。
（二）規范整理。2021年2月28日前，鎮、村完成2014—2020年精準扶貧檔案收集和規范整理工作，并同步完成精準扶貧檔案的數字化處理工作。
（三）分級驗收。一是鄉鎮初驗，在2021年3月10日前完成27個行政村精準扶貧紙質檔案和數字檔案驗收工作，并向區脫貧辦報告完成情況；二是區級抽驗，由區脫貧辦牽頭，組織區檔案局、區檔案館、區扶貧開發局在2021年3月31日前完成紙質檔案和數字檔案驗收工作；三是根據抽驗情況開展整改提升。
（四）歸檔裝訂。精準扶貧檔案歸檔裝訂待數字化處理后啟動，于3月底前完成歸檔裝訂。
（五）及時移交。在2021年4月底前，按國家有關規定，將精準扶貧檔案移交至區檔案館。
四、工作要求
（一）高度重視，明確職責。主要領導親自部署，分管領導具體抓，掛片領導督促落實，確保歸檔工作專人專責。貧困村第一書記為第一責任人，駐村工作隊全程參與，及時查漏補缺。
【關鍵詞】信息化；檔案管理；醫院管理；現狀分析
醫院檔案是醫院管理工作中的原始憑證，是醫院進行宣傳教育的生動資料，是醫院進行科學研究的基礎。隨著醫學模式和醫院服務模式的轉變，醫院檔案管理信息化顯得尤為重要[1]。伴隨著當前現代信息技術的飛速發展，信息化已經在我們日常工作與生活中逐漸普及，并且發揮著越來越重要的作用。對于醫院檔案管理工作而言，也不例外。在這一形勢下，開展醫院檔案管理的信息化建設就顯得尤為重要。開展醫院檔案信息化建設，是推進醫院管理體制改革的重要內容。
1醫院檔案信息化的內涵
醫院檔案是醫院在日常工作過程中積累下來的文檔、圖像、聲頻以及視頻等多種資料的總稱。而所謂的醫院檔案信息化，就是將現代信息技術用于醫院檔案管理工作中去。換而言之，醫院檔案的信息化就是在醫院檔案管理過程中充分利用電子計算機技術、網絡信息技術等先進科技，對醫院的檔案資源開展收集、分類、歸納、保存以及管理工作，充分發揮醫院檔案的社會價值，使其充分發揮為社會醫療衛生事業發展服務的最終目的。
2醫院信息化建設給檔案管理工作帶來的影響
醫院信息化建設給檔案管理工作帶來的影響是非常巨大的，具體說來，主要表現在以下三個方面：
2.1醫院信息化建設為醫院檔案管理工作的發展提供了更為廣闊的空間首先，醫院信息化建設的開展改變了傳統的以紙張為主要載體的檔案資料管理模式，開辟了新形式的以電子介質為主要載體的檔案信息化管理模式，不僅使醫院檔案信息管理工作者從繁重的手工勞動中解脫出來，而且還使醫院檔案信息管理工作擺脫了固定的工作場所，使檔案信息的存儲量在有限的空間內實現了最大化，極大地拓展了醫院檔案管理工作的發展空間。[2]其次，通過檔案管理信息化建設，能夠使醫務人員、后勤人員以及其他信息使用者通過醫院內部網絡在不同的地點對各種檔案信息進行查詢、收集以及利用，使醫院檔案信息的使用空間得到了極大的拓展[3]。
2.2醫院信息化建設為醫院檔案資料的開發利用創造了便利條件醫院檔案管理的信息化能夠方便、快捷的為醫務人員、后勤行政人員、科研工作人員等提供其所需的檔案資料，極大的節省了查找資料的時間。這樣一來，不僅使檔案資料的使用效率得到了極大的提升，而且還能夠充分調動廣大醫院工作人員開發利用檔案信息的積極性。
2.3醫院信息化建設加快了醫院檔案管理工作的現代化進程就當前社會科技發展的現狀來看，在醫院檔案管理工作過程中引入信息化與數字化已經成為當前醫院檔案管理工作的必然趨勢。電子病歷目前已經在醫院檔案管理的日常工作中得以廣泛運用，由此可見，醫院信息化建設無疑加快了醫院檔案管理工作的現代化進程。但是，如何將檔案管理融入醫院信息化建設的整體工作中一同規劃，一同建設卻成為當前推進醫院檔案管理工作現代化進程所面臨的重要課題，需要我們在日常工作中進一步探索與研究。
3加強醫院檔案管理信息化建設的對策措施
在醫院檔案管理工作過程中，如何加強信息化建設已成為當前業界所面臨的重要課題。相關工作者也對此開展了深入的理論研究與實踐探索。筆者結合現有的先進經驗以及自身的工作實踐，認為當前有效推進醫院檔案信息化工作的開展，可采取以下幾方面的對策措施：
3.1加強領導，保障檔案信息化工作的順利開展醫院檔案管理信息化水平直接取決于醫院領導對檔案工作的重視程度。檔案工作只有取得醫院領導足夠的重視和支持，才能將醫院檔案信息化建設納入醫院整體發展規劃，從而得到各個科室的真正重視，確保檔案信息化工作落到實處。醫院檔案部門應加強對醫院檔案信息化建設的指導，積極開展對醫院檔案信息化建設的研究，適時制定醫院電子文件、電子檔案管理的標準和實施細則，組織兄弟單位間的及時交流和推廣經驗。
3.2加大投入，推進實行檔案數字化、網絡化進程一方面應加大人、財、物的投入，配置信息化管理必要設施、沒備，如數碼照相機、數碼攝像機、音視頻數字化采集和轉換設備、存儲設備等現代化設備，以滿足信息化環境下檔案資源的采集、管理、利用等基本需求，進一步推進檔案數字化工作[4]。
另一方面應盡快實現檔案信息網絡化管理。必須堅持檔案信息化建設和醫院信息化建設同步的原則，積極依托醫院的網絡平臺，搭建以檔案室為中心的統一的檔案網絡管理系統，將檔案管理系統納入醫院信息化系統中，實現檔案管理系統與醫院信息系統的無縫連接，實現全院檔案資源互補共享，同時也體現出數字化檔案管理的時效性。
3.3強化培訓，提升檔案人員專業水平在檔案信息化建設過程中，建立一支專業的檔案人員隊伍是關鍵。要實現醫院檔案信息化管理，醫院檔案人員不僅要具備檔案管理專業知識素養，還必須掌握一定的運用現代信息技術的基本技能。在日常的檔案信息管理過程中，要能夠應用好檔案信息化系統的各項功能，提高檔案工作效率，確保檔案信息化系統安全、穩定運行[5]。因此，要強化檔案人員的學習和培訓，不斷提升檔案人員的知識水平和業務技能，以適應檔案信息化建設工作的需要。同時，實現多專業配合、多部門協作，保障檔案信息化管理工作的順利實施。
4結束語
通過上述幾個部分的分析與論述，我們可以看到，深入開展當前醫院檔案管理工作的信息化建設已成為當前亟待解決的重要課題。我們應當充分意識到醫院信息化建設給檔案管理工作帶來的影響，并積極采取有效措施，深入推進醫院檔案管理信息化建設。只有這樣，才能夠使醫院檔案管理工作真正實現服務社會醫療事業的重要作用，才能夠進一步實現醫療衛生事業改革的健康發展。
參考文獻
[1]蘇紅艷.現代醫院檔案管理工作的創新[J].中國病案，2009，10（4）：31-32.
[2]劉皓.醫院檔案管理中存在的問題與對策[J].中國檔案，2007，14（11）：34-35.
[3]沈培林.新時期醫院檔案管理工作探討[J].現代醫院，2010，10（9）：137-138.
