時間：2023-05-29 18:02:51
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇單位檔案管理方案，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
我國不斷深入事業單位改革，我國的事業單位通過自身的轉制、重構、重組以及轉型等措施獲得了全新的發展，我們在保證事業單位有序、高效以及協調運行的同時，事業單位的檔案管理工作發揮了很大的作用，所以，事業單位檔案管理工作進行進一步規范對于當前我國事業單位建設和發展具有十分重要的意義。
1.事業單位檔案管理工作存在的問題剖析
1.1對事業單位檔案管理工作不夠重視
有些事業單位對于《檔案管理辦法》以及《檔案法》等相關的法律和法規貫徹和學習的力度比較弱，并沒有對其進行充分的認識。
1.2事業單位檔案管理基礎的業務比較薄弱
有些事業單位已經建立起了檔案管理制度，但是，這些事業單位的領導并沒有真正去落實，很多檔案都存在整理不規范以及組卷不規范的問題。
1.3事業單位檔案室管理設施落后
因為很多事業單位都對檔案管理工作并不重視，其資金也不充足，直接導致了一些事業單位檔案管理部門基礎設施落后。
1.4檔案人員素質有待提高
對于事業單位發展來說，檔案管理工作的專業性、政策性較強，只有一支專業水平高、職業道德良好的檔案管理隊伍，才能確保檔案管理工作的順利開展。
2.完善事業單位檔案管理創新方案評測體系
在事業單位檔案管理創新中，必須建立創新方案評測體系。通過創新方案評測體系的建立，對檔案管理工作的創新途徑、創新內容等進行評測分析。確保創新途徑及創新內容的科學性及適用性，避免創新方案編制不合理、內容不合理等影響事業單位檔案管理工作的開展。通過檔案管理人員、檔案使用人員、單位精英管理人員的參與，保障評測體系能夠對創新方案進行有效評測，確保檔案管理及使用目標的實現。另外，事業單位還應加強創新獎勵機制的建立，以獎勵刺激使基層檔案管理人員能夠根據自身實際工作積極發揮創新主動性，保障創新方案及創新內容符合實際需求，促進事業單位檔案管理創新能力的強化。
3.完善事業單位檔案管理工作的幾點建議
3.1提高對檔案管理的重視
3.2加大對檔案管理工作的投入
3.3加快事業單位檔案管理標準規范制定
3.4加強事業單位檔案的信息化建設
4.做好事業單位檔案管理的對策
4.1增強管理人員自身認知能力以及工作能力
在現階段的檔案管理工作過程中，首先要做的就是進一步提高管理人員的自
身認知能力，明確其職責，同時加大宣傳力度，進一步完善以及健全相應的管理機制。因此這就要求管理人員不但要在工作中學習相應的專業知識以及法律法規。
4.2樹立法制意識，健全和完善管理制度
應該說，樹立法制意識是當前管理人員做好檔案管理工作的前提和基礎。要想真正意義做好檔案管理工作。
4.3加大資金投入力度，改善當前的檔案管理環境
需要相關的檔案主管部門加大實施力度，協助單位向相關機構申請經費支出，以進一步的改善和健全檔案管理的工作環境，更新設備和技術，進而實現現代化檔案管理的目的。
5.事業單位檔案管理的發展趨勢
5.1檔案管理工作的數字化發展
檔案管理工作就必須要擁抱新技術只有通過新技術來進行創新才能夠有效的提升檔案管理工作的水平。所以從未來的發展趨勢來看，檔案管理就必須要遵循數字化的集中管理模式并能夠通過互聯網實現跨平臺多部門合作管理和使用。這樣就能夠有效的提升檔案資料的利用效率進而為事業單位的任用人才提供重要的數據支持，同時也能夠為人民群眾提供更好的服務。
5.2檔案管理人才的專業化方向發展
當前事業單位檔案管理制度不夠完善，管理水平不高一個很重要的原因就是因為管理人員本身的綜合素質較低，專業化素養不夠引起的。現代檔案管理工作除了具備專業的檔案管理思維之外還需要不斷吸取新的管理知識所以對于檔案管理人員的綜合素質提出了更高的要求所以從未來的發展來看專業化的檔案管理人才是必由之路。只有通過人才素質的提升才能夠更好的構建完善的檔案管理制度。從而整體上提升事業單位檔案管理的水平。
6.做好行政事業單位的檔案保密工作
行政事業單位的檔案資料十分重要，因此要對資料進行保密工作，首先在進行庫房選址和建造問題上，要根據國家規定進行建筑物設計和施工，要將庫房與閱覽室、辦公室分開，為了防止資料被盜竊，要保證庫房的門窗是牢固的；同時加強庫房的管理，安排專業人士進行庫房看管和巡視，無關人員禁止入內；在管理庫房檔案資料的人員選擇上，要選擇具有專業技能、能夠區分開保密檔案與保管檔案（認識保管檔案是指能夠反映行政事業單位的文化歷史的檔案，保密檔案是指那些能夠影響到國家利益與安全的限制級檔案）的人才，確保檔案在保存過程中的完整性。
1.檔案管理信息化建設的重要作用
目前電力單位管理檔案的方式主要包括兩種，即手工管理與電子管理，實施電子管理時需要采用OA系統，OA系統雖然實現了無紙化管理，但存在數據丟失、無法實現數據備份、數據安全隱患大等問題，難以為檔案的共享及高效利用提供有效支撐。對此，應通過采用合理的方法加快檔案管理的信息化建設進程，通過信息化的管理方式充分發揮檔案的重要作用。采用信息化的方式管理電力單位中的檔案不但能夠積極轉變傳統檔案管理模式，提高檔案管理效率，同時能有效節省檔案管理中所耗費的財力、人力，充分保障檔案安全。首先，加快檔案管理的信息化建設進程可以充分利用現代信息傳輸通道高速傳播檔案數據，單位中的各部門與員工可直接利用網絡獲取檔案信息，這就有助于實現檔案的網絡化管理。另一方面，加快信息化管理建設，可以讓檔案的管理者與使用者在不到館的情況下直接利用網絡查詢相關的目錄信息與全文信息，或者是在得到授權的情況下直接整理檔案數據信息，無需通過打印、復印等方式保存檔案[2]。因此可以跳過傳統檔案管理中的多種繁瑣工作步驟，有助于提高檔案管理效率，同時可節省大量的人力及財力。此外，實現信息化管理可以利用電子數據庫取代紙質檔案，避免因紙質檔案受到時間、環境及溫度等影響而出現模糊、遺失等問題，有助于提高檔案管理的安全性。
2.電力單位檔案管理信息化建設分析
2.1加快信息化管理基礎設施的建設進程
電力單位應根據檔案管理要求及自身經營情況對信息化管理基礎設施進行完善，以保證檔案管理工作能夠順利開展。首先，要積極引進新興檔案管理技術，并積極采用現代管理模式提高電力單位內部的工作效率，從而為檔案的信息化管理建設提供有利條件。其次，要注重利用最新信息技術與計算機網絡技術，并在此基礎上提升信息化管理系統的數據存儲能力。還可以通過建立起相對完善的信息管理系統，利用管理系統統一管理檔案數據庫，提高管理系統的查找效率，方便于檔案管理人員及利用人員高速瀏覽檔案信息，并確保管理系統可以及時、順利發送檔案信息，以建立起安全性高、可靠性強的信息化管理基礎設施[3]。此外，應加快電力單位紙質檔案的電子化進程，確保電子數據檔案的全面性，以便為信息化管理構建出相對完善的平臺。在收集與整合紙質檔案時要注重管理好原檔案，及時修正電子化檔案，利用軟件平臺系統化管理電子化檔案。在電子化檔案的應用系統建設方面，可以采用現代管理理論建設檔案應用質量管理系統，規范檔案信息數據接口，采用不同的數據交換分支，包括發電廠等相關單位的數據交換分支等，保證電子化檔案信息管理的標準化。
2.2建立起信息化管理的保障體系
為了確保檔案管理的信息化建設能夠順利完成，則應建立起相應的保障體系。首先，要建立起良好的溝通機制。信息化管理系統建設、信息化管理過程的實施均需要電力單位中的相關人員實現有效配合，溝通是配合的基礎，所以要確保電力單位的檔案管理部門與其他各部門之間實現有效溝通，明確各相關部門在檔案信息化管理中的職責，在實現通力配合的基礎上保障信息化管理建設過程的穩定性與持續性。其次，要建立起安全保障與防護體系。建立起現代化網絡安全防護體系是實現檔案信息化管理的基礎，所有應注重調整或提高信息管理系統的安全防護功能，保證在關鍵時刻信息系統可以實現應急，避免電力領域中的技術科研成果及具有獨立知識產權的檔案信息被非法竊取。第三，應注重建立標準化、規范化管理體系，確保信息化管理系統建設、使用與運行過程均有統一的標準作為約束，從而提高檔案管理效率及有效實現檔案信息共享[4]。標準化與規范化的管理體系應包括系統操作規范體系、安全運行標準體系及技術標準體系等。此外，要加快信息化管理人才的培養與引進工作，為檔案的信息化管理建設提供有力的人才保障。在人才培養方面，可通過建立激勵制度培養素質較高的檔案信息化管理專業人才，從而為信息化管理提供人力資源。
2.3完善檔案信息化管理系統設計方案
相對完善的信息化管理系統設計方案是提高檔案管理效率的重要途徑，結合電力單位檔案管理的實際情況，可以采用以下設計方案。在系統功能設計方面，管理系統應具有全過程化管理功能，包括檔案形成、利用及銷毀等過程，同時應能夠實現檔案資料的編研、專題匯編、查詢與統計功能，可以有效管理圖片檔案及聲像檔案。在設計管理系統所運用的技術方案時，可以采用OAIS系統，OAIS系統可在J2EE平臺中運行，且具有可擴展與標準化的特點，適用于建設數字化檔案館。OAIS系統可支持多種數據庫關系模型，包括MYSOL模型、SYBASE模型、DB2模型、SQLSERVER模型及ORACLE模型等，通訊協議包括SSL、IP、TCP程序等。為了平衡分布計算機網絡中的檔案數據計算、管理功能、數據處理功能及應用程序，在設計系統時可應用RMI技術，該技術能夠使管理系統實現檔案數據的遠程移交，將檔案管理部門下級單位數據傳輸到主管機構所使用的數據庫當中[5]。此外，在采用上述系統管理電力單位檔案時可以采用以下實施步驟：第一，對單位總部與下屬機構所使用的信息系統進行統一建設，保證各個系統之間的文件管理、歷史檔案管理實現無縫對接。第二，應確保單位總部能夠使用統一界面完成下屬機構檔案信息的查閱工作，同時使下屬機構中的檔案資源能夠與單位總部的檔案信息實現互聯互通。第三，在充分利用電力單位各級部門檔案資源的基礎上建立具有分布式、開放性特征的數字化檔案管理系統，確保檔案管理工作實現網絡化、規范化。
【關鍵詞】服務；檔案信息管理；方案
在經濟高速發展的今天，人們逐漸發現了提高企事業單位工作效率的主要內容，并不完全在于主體內容的完善上，還需要考慮到與之相關的各項工作內容，尤其是檔案信息管理，亟待獲得全面有效地改善。在社會的長期實踐當中，很多的企事業單位提出了一些科學有效的改進措施，并創設出了一些新穎的管理方案，但是對于整體工作效率地提升并沒有太大的作用。究其原因，可以發現，當前的企事業檔案信息管理雖然不遺余力地引進一些現代化的管理方法和設備，但是理論性質的服務理念依然沒有獲得太大地改變，工作人員完全地秉承著“以完成任務去完成工作”的理念去工作，沒有太多的工作熱情和積極性。當前國內企事業單位的檔案信息管理，非常奇怪的一部分內容在于他們都沒有形成良好的服務意識和觀念，工作人員都沒有認識到自己工作的重要性，僅僅認為檔案管理是公司的一個必要部門，按秩序去完成其中的工作即可。在這種心理的推動下，很多的工作人員開始出現了懈怠的心理，不愿意積極主動地完成工作，采取了敷衍的工作方式。而現階段的檔案管理，不僅對整體的服務效益有著相當大的影響，而且成為了服務鏈中的一項重要內容，能夠為客戶提供最為直接切實的服務。如果在這個時期，持續保持以往的檔案信息管理狀態，將會直接影響到整體的服務質量，對于企事業單位的工作進程將會產生較多的阻礙。為此，我國國內的企事業單位，需要對當前時代下的檔案信息管理內容進行多方面地完善，秉承單位內部的服務理念，采取最為合理的管理方法，進而推動整體服務質量的提升。
一、分層管理法
在現階段的企事業單位中，存在相當多的信息資料需要進行合理地分類和整理，如果本身的檔案數據資料過于冗雜，將不利于服務工作的開展，查閱資料的速度會顯地十分慢，難以滿足人們的實際工作要求。分層管理方案便是應對這種狀況的最好管理方式，它的特點主要凸顯于針對性的分層管理上，即在收集整理資料信息的基礎上，對全部的信息資料加以分類，分類的標準一般被定為服務對象，根據不同的服務對象，進行科學的分類。之后再根據不同的類別，提供最為切實的檔案信息服務。相比于其他的檔案信息管理方法而言，分層管理法的實踐性相當強，實效性也會更高。需要注意的是，在以往的企事業單位工作中，已然有相當一部分的檔案管理人員對各種資料進行了分類，因而很多人將分層管理法視為一種陳舊的管理辦法，本身的實際效用已然發揮到了極致，沒有太多提升的空間。但是本文中的分層管理法，并不是簡單的檔案分類，而是整體檔案管理中的分類，包括檔案服務對象、信息收集目標、信息資料內容，同時，還有必要在檔案信息管理部門下，分設一些下屬部門，由這些部門分別對自己的工作內容進行管理。此外，對于不同部門所提供的服務內容，也需要有一定的區別。分層管理法的科學性，主要體現在服務理念的遵循上，之所以要開展多樣的服務內容，最主要的原因在于服務對象的不同上，人們在實際的工作中，所需要的檔案信息服務內容是不同的，對它們進行科學有效地區分，能夠使整體的管理流程更加科學有效，人們能夠從中迅速有效地找到自己想要的檔案資料。分層管理法的開展，在于對管理主體、管理對象、管理內容的細化，而其中的細化管理，不僅是整體工作開展的基礎，而且是優化服務質量的主要方法?，F階段的企事業單位工作，十分注重對工作的細化，而且只有對工作進行細化，只能實現精細化的管理，為人們提供更好的服務，因而企事業單位的檔案信息管理，需要實時地應用分層管理法，以提高自身的工作效益。
除了上述的各種優點以外，分層管理法還有著一定的局限性，如果企事業單位的檔案信息管理工作，本身并沒有太大的工作量，如果再對其進行分類，將會是畫蛇添足的行為，對于整體的服務質量提升，并沒有太大的作用。而且，在應用分層管理方案的時候，需要對服務內容和服務主體進行一定的分類，而相當多的企事業單位沒有明確的分類標準，導致很多檔案信息，在進行查閱的時候，出現較多的阻礙。同時，在檔案信息管理部門下分設相應的分類部門之后，一旦服務內容和責任出現不明確的狀況，將會嚴重影響到檔案信息服務工作的正常開展。此外，分層管理法的開展，對于管理內容的分類，并沒有明確的分類標準和方向，很多的檔案管理人員，習慣于按時間進行分類，將較為陳舊的檔案劃分到一個下屬部門，較為新穎的檔案劃分到另一個下屬部門，以促進整體工作效益的提升。但是，在實際的工作中，這些管理人員又發現了一些嚴重的問題，那就是時間的劃分上，不能確定最為合適的時間標準。大多數的企事業單位在運用分層管理法的時候，將時間的標準設置為兩年，兩年以前的屬于陳舊的資料內容，兩年以內的屬于較為新穎的資料內容。在這樣的分層管理中，檔案管理人員需要對檔案不斷地進行更新工作，嚴重影響了正常工作地進行。
二、數據庫結合法
信息時代的到來，人們的生活發生了很大的變化，很多傳統的內容得不到人們的認可，而且不再是當前社會的主題。在現階段的企事業單位管理中，存在一種科學有效的管理方法，即數據庫結合法，將現有的管理設備和管理方法，與數據庫完好地結合起來，雙方進行科學地互動合作，進而使得檔案信息管理的工作內容更加完善科學。數據庫結合法的運用基礎，在于對網絡數據庫的完善，在這個過程中，檔案管理人員需要優先利用網絡技術，創設出獨立的數據庫，并將收集整理到的全部內容，實時地輸入其中，以提高整體的服務效率。數據庫結合法的最大效用在于，檔案管理人員能夠在最短的時間內，迅速有效地為客戶找尋到相應的檔案信息，并選取針對性的服務內容進行服務。現階段的企事業單位檔案管理，運用最多的方法都是數據庫結合法，將企事業單位的整體檔案管理與服務，完全地與數據庫結合起來，雙方相輔相成。由于互聯網是該項工作開展的基礎，因而這種方案下的檔案管理最為完善科學。同時，傳統的檔案管理采用的主要的是紙質資料的收集整理，當前的檔案管理在采用全新的數據庫以后，能夠全面地更新檔案管理方法，為人們提供最為切實的服務，而且信息資料的收藏空間將會變得相當大，不會像傳統的檔案管理那樣，需要對檔案進行翻閱查找，整體的搜尋過程十分不易。
數據庫結合法也有著自己的缺點，它的最大缺點在于網絡的特點，即面向的人群是全體的社會人。因而在運用它進行管理的過程中，容易受到外界的直接威脅。最主要的行為體現在數據信息的直接侵入上。隨著科學技術的逐漸完善和更新，越來越多的人群掌握了相當多的信息技術和網絡手段，而其中不乏存在一些社會的不良分子，他們對于網絡技術的應用，更多地偏向于資料的盜取或刪除。雖然企事業單位的數據庫建立相對較為獨立，但是始終建立在互聯網的基礎上，于是長期面臨著外界的各種挑戰和威脅。而一旦檔案信息資料遭到損毀，無疑是對檔案管理部門的致命打擊，整個部門會趨向于癱瘓。在這樣的狀況下，檔案管理人員首先需要具有極高的專業素質，高效地操作電腦，并將數據庫的防護措施進行全面的完善，使得整體的工作效益趨向于最高。
三、自我檔案管理
在新時期的經濟建設發展過程中，企事業單位工作的工作開展，首先必須具有一定的工作理念，而當前的社會，企事業單位的工作，面向的更多是不同的人群，因而整體的服務理念也應該服務于人。為此，一部分企事業單位對現有的檔案管理工作進行了創新，開辟了自我檔案信息管理的方式。這種檔案信息管理檔案，雖然十分推崇客戶的自我管理，但指地并不是完全地將管理權利和流程賦予客戶，而是為客戶提供一定的管理平臺，由客戶對自己的信息進行更新、完善以及查閱，后臺的服務依舊是由企事業撾壞牡蛋腹芾聿棵趴展。在現代化的經濟建設進程中，自我檔案管理明顯屬于一種十分大膽的想法，并且也具有了相當高的可行性。在實際的檔案管理工作中，一旦客戶產生了檔案信息服務的需求，首先需要與檔案管理人員取得聯系，然后將自己的實際需求內容完全地闡述給管理人員，然后再由管理人員進行相應資料的檢索。這個過程相對較為麻煩，而且很多時候容易出現多種失誤的現象，不利于整體檔案管理質量地提升。而在自我檔案管理當中，客戶可以根據自己的主題需求，直接地檢索自己想要得到的檔案信息，并進行知識體系內容的攫取。
自我檔案管理也存在一定的不足之處。對于自我檔案的管理，首先需要人群具有一定程度的認知基礎和對先進設備的運用能力，如果客戶不具備這些方面的內容，那么自我檔案管理將不會產生實際的效用。而事實上，現階段的國內人群體系，雖然知識人群占據了很大的比例，但是依然有相當一部分人群，缺乏良好的科技認知和使用能力，因而自我檔案管理對這部分人群是不適用的。為此，企事業單位的檔案管理，往往不能全方位地采用自我檔案管理，還需要秉承服務理念，根據客戶的不同狀況，制定最為切實的服務內容，以獲得人們的支持，進而產生相當大的服務效益。
結束語
新時代的企事業單位檔案管理，在社會經濟發展的重重挑戰下，必然需要進行多方面的改革，無論是哪種管理方法的選擇，都需要秉承嚴格的服務理念，切實地為公眾提供服務。
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1做好檔案管理工作的重要性
這一點主要從檔案管理人員的角度出發，就如何提高檔案管理人員的工作責任心，幫助檔案管理人員明確工作任務等問題提出解決方案。檔案管理工作是推進社會發展的重要因素，是單位尋求進步和發展的需要，是單位或部門日常工作的一部分，是衡量工作人員的職業素質，是企業或個人發展歷程的記錄，也是評價個人素養的依據。檔案管理工作的規范化，既可以滿足檔案工作在現代社會發展的需要，也可以為決策者在制定工作規劃時提供詳實的資料，幫助決策者做出科學合理的適合單位長期使用的發展規劃。同時，檔案也是決策者了解單位現階段發展狀況，總結以往的經驗教訓，了解各人員的綜合素質，改進發展規劃，調整工作結構的重要依據。目前，規范檔案管理工作，可以起到促進市場經濟發展，提升單位形象以及增強企業市場競爭力的作用。因此，在我國經濟市場的經營形式面臨著嚴峻挑戰的條件下，如何有效地發揮檔案管理工作的作用，提升其社會功能和價值，完善檔案管理的工作方式，真實地反映單位的具體情況尤為重要。
2現階段檔案管理工作建設中存在的主要問題
隨著信息技術的不斷發展和網絡時代的來臨，檔案管理作為一種傳統化的工作，已經慢慢淡出了人們的視線，造成大部分人都形成了檔案管理工作不重要的認知，認為這是一個可有可無的工作。這一現象的出現，一方面是因為大多數人不知道檔案管理工作的具體內容和作用，在了解度和認知度上存在誤區；另一方面是由于檔案管理人員素質不高、職業素養較低，在對檔案管理這一工作沒有足夠的重視，缺乏責任心和職業道德素質，工作不認真、做事馬虎，沒有敬業精神的奉獻精神，對待事情敷衍了事，對于專業知識的掌握少，造成檔案管理無法發揮出其應有的積極作用。因此，需要單位領導者從根本上給予高度的重視，不斷改進管理模式，完善管理制度，對管理人員嚴格要求，強力清除影響檔案管理工作進步的毒瘤，防止檔案管理觀念繼續弱化。
3新形勢下檔案管理工作規范化的主要方法
3.1完善檔案管理工作的規章制度要想更好地規范檔案管理工作，首先應該使檔案管理的基礎工作穩定可靠，這不但是檔案管理工作法制化的要求，也是提升其科學化、合理化、規范化的保證。雖然我國政府針對檔案管理工作頒布了一系列的法律，保證了檔案管理工作發展的基礎不動搖，也為檔案管理在收集、整理和管理等過程提供了有力的幫助。但隨著社會的不斷發展、檔案管理工作的進步、管理設施的不斷優化以及檔案種類的不斷增多，檔案管理的方法也需要改革創新、與時俱進。要求檔案管理的工作人員必須存有憂患意識，工作上有緊迫感，不斷學習相關知識以提高自身的職業素養，加強法制教育，幫助管理人員明確相關法律法規，保證其工作行為的合法化。單位領導者應該不斷完善制度建設，從單位檔案管理工作的實際出發，因地制宜，制定出一套行之有效的管理辦法，最大化地發揮檔案管理在社會發展中的作用。
3.2制定出符合時展要求的檔案管理方案現階段屬于信息技術高速發展的信息時代，隨著計算機技術的普及，網絡被廣泛地應用于人們的生產生活中，這就為檔案管理工作在新時代的繼續發展帶來了巨大的挑戰，如何做好新時期的檔案管理工作以及如何推動檔案管理工作的創新發展是管理人員現階段的首要達成目標。這就要求管理人員要結合以往的工作經驗，分析并歸總出工作的特點，提高管理者的服務質量和知識儲備量，加強管理人員的專業技能和管理能力的培訓，以現代化的管理方法取代傳統的管理方案，以機器歸整取代手工操作，提高檔案利用率，實現其價值。但是，網絡信息也具有一定的不安全性，這就需要管理人員要加強日常的管理、鑒定和保管等相關工作，保證檔案的完整性和真實性。
3.3采用科學的管理方法，提升檔案管理職能檔案管理工作是為了國家和社會服務的一項工作，加強檔案管理工作，可以推進國家的經濟建設和社會發展的進步，并且對于企業來講，優秀的企業管理者可以通過檔案來把握市場經濟的基本活動規律和發展方向。檔案管理工作的管理內容就是檔案，而檔案具有被利用的價值，這同時也是檔案管理工作存在的價值，作為檔案管理工作者，只有做好合理開發，有效利用檔案的價值，才能夠更好地完成本職工作。因此，檔案管理者應該掌握科學的管理方法，學習先進的檔案管理技術，以科學的方法和先進的管理手段來完成對于檔案的收集、整理、保管、鑒定等一系列工作，平時在工作中，要明確工作條理，掌握工作重點。例如，檔案管理中最基本的編目、檢索等工作，雖然只是檔案管理的前奏，但如果完成的良好，則可以讓后續工作進行得更加順利；對于一些利用價值比較高的檔案，應該復制、備份，且原件不得外借，保證檔案的安全性。同時，檔案管理人員也應該結合本單位實際的工作情況，對于檔案管理工作中不完善的地方及時地改進，更正管理錯處。
4結語
綜上所述，根據現階段的社會發展要求，完善檔案管理工作制度，加強檔案管理工作規范化建設，以科學合理的辦法提升檔案管理部門的職能，不僅可以最大化地發揮檔案管理的價值，提升其重要性，也可以推動社會經濟的進步和發展。因此，檔案管理工作的相關人員應該積極抓住發展機遇，迎接挑戰，不斷創新，與時俱進，從而實現檔案管理工作科學化、規范化的目標，開拓新局面。
作者：楊燕單位：內蒙古商貿職業學院
在當前社會主義現代化建設的新時期，傳統化的房產測繪檔案管理制度難以迎合當前時展的現實需要，因此，相關工作人員要深刻認識到房產測繪檔案信息化管理的發展現狀，采取科學有效的方式實現房產測繪檔案信息化管理的創新發展，進而實現房產測繪檔案管理工作的全新突破，從而更好地為我國社會主義現代化建設所服務。對此，本文以房產測繪檔案信息化管理為主要研究內容，對其問題進行簡要分析，并探尋其中解決問題的對策。
二、 房產測繪檔案信息化管理存在的問題
（一） 實體檔案管理分散
由于房產測繪檔案的專業性比較強，又采用的是屬地化的管理方式，因此，實體檔案的管理比較分散，散存在各區市縣不動產登記部門。分散的管理模式顯現出對單位的檔案管理缺乏整體規劃，對跨類別或新型檔案的管理往往會出現管理上的空白或交叉，同時也不利于房產測繪檔案的安全和利用。房產測繪檔案信息化管理中存在意識薄弱的現實問題，極易導致相關工作人員在房產測繪檔案信息化管理過程中無法從根本上保證各項方案的順利落實和科學踐行，進一步影響房產測繪檔案管理質量和利用效率。房產測繪檔案部門的領導重視程度不足，房產測繪檔案管理是一個長期性和綜合性并存的工作，在短時間內無法為自身發展創造更大的經濟效益，在此種理念的影響之下，部分管理者則不重視房產測繪檔案管理工作的軟件、硬件投入。
（二） 管理機制不健全
現階段的房產檔案管理部門，其具體的工作過程也只是按照測繪檔案產生部門的業務要求和基本的檔案管理制度，被動地接收、管理測繪檔案，沒有規定測繪機構移交檔案的相關制度。房產測繪檔案信息化管理過程中存在單一方式的問題。在房產測繪檔案的信息化管理過程中，由于受管理意識薄弱因素的影響，部分領導沒有對房產測繪檔案進行相應的經費投入，當前認識檔案管理部門的辦公條件難以迎合信息化發展的時代要求。
（三） 房產測繪檔案管理模式封閉
房產測繪檔案管理機制不完善的同時，管理手段也相對比較落后，仍以手工管理為主，僅僅是對檔案進行簡單的數字化處理和圖片查詢。房產測繪檔案信息化管理過程中存在管理模式封閉的問題，無法為房產測繪檔案管理質量的提升和利用效率的提高提供良好的外部管理框架，從而影響房產測繪檔案管理體系的創新發展。一般來說，封閉式管理模式適用于資料來源相對單一的部門、企業，雖然能夠在一定程度上保證房產測繪檔案的機密性，但是在當前社會主義市場經濟快速發展的時代背景之下，這種封閉式的房產測繪檔案管理模式，顯然無法滿足市場多元化的客觀需要，甚至會進一步降低了房產測繪檔案利用效率的提升。
三、 提高房產測繪檔案管理質量與利用效率的對策
（一） 樹立正確的房產測繪檔案信息化管理理念
要樹立正確的房產測繪檔案信息化管理理念，為房產測繪檔案管理質量與利用效率的提升奠定良好的思想基礎，進一步引導房產測繪檔案信息化管理工作朝著科學化、規范化和完善化的方向發展，更好地為我國社會主義現代化建設所服務。一方面，管理者要重視房產測繪檔案工作對本單位經濟效益提升、社會效益提高的推動與促進作用，加強對房產測繪檔案工作的資金投入，為房產測繪檔案管理工作提供至關重要的軟件支持和硬件設施，進而提高檔案管理工作質量；另一方面，房產測繪檔案部門要強化自身的責任意識，在檔案管理制度的引導之下保證各項方案的順利進行和科學落實，杜絕虛假信息的出現，強化房產測繪檔案信息的真實性，保證其擁有較高的利用價值。
（二） 應用信息化房產測繪檔案信息化管理方式
要應用信息化房產測繪檔案信息化管理方式，加快房產測繪檔案信息化建設進程，不斷提高房產測繪檔案信息化管理的科學性、實效性，促使房產測繪檔案管理工作更好地迎合當前時展潮流，實現房產測繪檔案信息化管理工作效果的最大化。第一：在信息化建設前端，根據檔案法律法規和《電子文檔歸檔與管理規范》等有關文件，結合房產測繪檔案實際情況制定房產測繪電子檔案管理標準的實施細則。第二：在信息化方案設計時，要從文件產生、流轉、辦理，檔案移交、接收、整理、錄入、查詢、統計等各個環節全面考慮，特別是檔案利用方面，利用現代化的技術手段把圖片信息轉化為數字信息，并在地籍圖上顯示測繪數據，使房產測繪檔案信息化建設方案既符合國家標準，又有利于實際操作。第三：此外，還應對各立檔單位文件及檔案的內容、著錄項目、數據庫結構和格式等作出統一的規定，對房產測繪檔案數據庫管理的軟件、硬件的文件格式、數據指標等進行統一規范。
（三） 構建開放性房產測繪檔案信息化管理模式
要構建開放性的房產測繪檔案信息化管理模式，為提高房產測繪檔案管理質量與利用效率提供良好的外部框架。傳統封閉式的房產測繪檔案管理模式，在一定程度上降低了人力資源開發的效率和質量，不利于人才的流動性發展?，F階段，我國正處于社會主義改革的攻堅階段，房產測繪檔案作為我國現代人事管理制度的重要組成部分，應積極迎合當前開放型經濟體制發展的經濟潮流，構建具有開放性特征的房產測繪檔案管理模式，注重對流動性人員的系統管理，建立與之相匹配的人才流動服務機構。同時，相關房產測繪檔案管理部門要加強對其工作的宣傳引導，促使人才明確自身的工作價值和社會價值，實現國家、企業、單位、高校等方面的綜合性聯動。
[關鍵詞]事業單位；檔案管理
[中圖分類號]G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1009 — 2234（2013）03 — 0066 — 02
事業單位在日益發展中，體系制度、人才任用都向著更加健全全面的方向進步，但是唯有檔案管理似乎在幾年內都很少明顯的變動，很多人認為檔案管理工作簡單、創新性小，所以事業單位本身也沒有投入太多的精力在檔案管理方面進行改革，但是我們不難發現近年來事業單位的檔案管理問題層出不窮，而且很多問題都是歷史遺留的，一直沒有改進，所以檔案管理一直沒有進步，也沒有好的發展。
一、事業單位檔案管理的范圍
第一部分是行政檔案管理。這一部分檔案中涉及到上級下發的文件，本單位發出的文件，各部門的工作計劃、總結等，還有一些信函、會議記錄等，這一部分的檔案屬于行政范圍，是事業單位行政工作的主要內容。對于上級的檔案文件一般會下發給部門進行學習貫徹，比如針對十的召開，開展一些關于學習十精神的演講比賽或者相關活動的通知等都屬于上級文件；本單位的文件比如說針對上級文件我們單位自己將要組織什么樣的對應活動，或者為了提高單位工作人員的素質，促進工作更好地開展，單位進行一些諸如演講之類的比賽，這都是本單位的一些行政檔案。工作計劃或者總結之類的內容是總體衡量一個部門、一段時間工作得失的一個標準，各單位根據自己的不同情況不定時間的要求部門編寫工作總結或者針對前一陣的部門發展撰寫下一階段的工作計劃，這是讓部門工作不斷完善、不斷進步的一種方式，也是我們事業單位行政檔案的一部分，還有一些信函會議記錄，這都是對單位發展的一種監測監督。
第二部分是人事檔案管理。這里面的內容是每一個在編人員的全部檔案，包括在編人員的基本信息，在編人員受到獎勵處分等信息。人事檔案是對每個人來說最重要的物品，個人要晉職稱、轉調或者一些行動都需要個人檔案作為支撐。如果沒有個人檔案，或者經查有不屬實的地方，這些行為都將視為無效，所以個人檔案也受到每個人最大程度的重視，以至于很多時候當我們說起檔案，一部分人僅認為是個人檔案。
第三部分是財務檔案管理。事業單位不同于行政單位，所以財務管理檔案也與行政單位有著很大的差別，財務檔案中包含有日常的財務支出憑證，每一次財務支出的目的、用途、金額等內容都要做好全面的記錄，也要有相關的發票等作為支出用途的依據；還有各種財政收入，每一筆款項從何而來都要做好詳細記錄；對年度預算、預算調整、決算等工作做好存檔，是下一階段開展財務總結預算工作的依據；年度季度的財務分析報告也是財務檔案的重要內容，通過財務分析了解財務使用效率，還有諸如繳納的各種社會費用、收支的立項計劃和執行情況等，總之，單位的一切財務支出由財務部門進行的整理分析都是事業單位的財務檔案。
第四部分是業務檔案。這里主要內容就是業務學習、業務考核、業務會議記錄等內容，像現在每年都會進行的事業單位招考就屬于業務范圍，考試所使用的大綱、教材、參考資料等都是業務檔案，還有單位組織進行的業務培訓，因業務需要采購的圖書雜志等這些資料、材料都是業務檔案管理的重要內容，這些屬于業務范疇的工作內容，有關資料的記錄就是以后類似工作的一個依據參照，所以這類資料同樣屬于檔案管理的內容。
二、事業單位檔案管理問題
首先，檔案管理混論，沒有形成有效合理的管理方案。檔案作為一個人最為重要的證明，很多單位對其重要性并沒有認識到。很多事業單位檔案管理混亂，比如說我們現在每年都會有地方的事業單位招考，這時候大批的人才被招進事業單位，但是問題在于很多單位并沒有及時地進行檔案整理存檔。在一些大的單位這種現象還稍微好一些，對招進的人才能夠及時了解調查，然后把檔案整理歸類存檔；一些小的單位或者地區比較偏遠的單位，這樣的存檔管理就比較懈怠，混亂的情況也就時常存在。
其次，檔案管理員素質不高，缺少專門的檔案管理專員。檔案管理看似簡單，其實蘊含著豐富的學問，但是現在我們看來，很多的事業單位沒有專門從事檔案管理的專員，在進行事業單位考試的時候檔案管理員一欄的專業限制很多都是不限，而且大多數事業單位沒有意識到應該派專門人員從事檔案管理，更有甚者很多單位派一些退居二線年齡較大的人員從事檔案管理，所以很多情況下事業單位的檔案管理人員素質較低，缺少專業性。
第三，事業單位檔案管理制度落后，并且缺少科學性和技術性?，F在單位發展注重效益，辦公室、財務部才是主要的改革發展部門，大部分單位都忽視了檔案管理部門的制度改革。一般人會認為，檔案管理就是簡單的存檔調動，但是檔案管理的過程步驟卻是非常重要、周全的，一個環節出現錯誤就有可能讓檔案不翼而飛，給個人造成極大的損失。另外，檔案管理信息化差、科技性差，科學技術在各行業都有應用，但是在事業單位的管理部門卻沒有很好地利用起來，檔案入網、跟隨記錄這些都沒有做到位，所以龐雜的檔案也就得過且過地管理著，沒有形成很好的制度體系。
第四，對檔案管理的重要性沒有認識到位，思想態度懈怠。檔案分為很多不同的類型，事業單位檔案管理的范圍也比較廣泛。從宏觀來說，涉及到國家政府部門的文件方針；從微觀來說，有各自單位的文件和人事檔案。國家政策方針關系到國家發展前途的策略，雖然有一些不是絕密文件，但是重要性一樣不能小看。就個人來說，每個人的檔案就是自己人生經歷的一個證明，如果這個證明出了問題后果將不堪設想。不論從哪個角度來說，檔案有著其他文件所不具有的重要性和不可替代性，但是很多的單位并沒與對此有所重視。筆者認為態度決定一切，正是因為單位中沒有人足夠地重視檔案的重要性，所以檔案管理才會一直比較松散，制度化、信息化一直得不到落實，這樣就使得檔案工作長期處在被忽略的狀態下，工作人員也是應付了事，長此以往檔案管理就會陷入混亂，文件丟失、秘密外泄，這樣不可想象的嚴重后果總有一天也會接踵而至。
三、如何促進事業單位檔案管理的更好發展
（一）加強制度化管理，促進事業單位檔案管理的有序發展
“檔案管理是整個行政事業單位協調、有序、高效運行的有效保證。”〔1〕制度是任何單位正常運轉的保障之一，沒有規矩不成方圓；同樣的，要保證檔案管理的有序進行也必須進行一些制度化的管理控制。首先，對在職人員的檔案管理應該認真整理，按照單位的要求根據不同的類別分類整理，方便以后查找，對于一些新進人員的檔案應該及時記錄，對于一些將要退休人員的檔案應該按照程序整理歸類。其次，對于一些轉調人員的檔案，應該制定嚴格的提取檔案，轉走檔案的轉接制度，保證檔案在轉接過程中沒有中間漏洞，不會因為中間環節沒有監管到造成檔案的遺失。檔案整理應該按照編號分類放好，對于一些借出的檔案應該記錄清楚，對借出時間、歸還時間做出整體細致的記錄，歸還后應該按照原來的分類檢查清楚后放回原處。檔案歸還時應該檢查好檔案內容，對于一些私自涂改方案的行為必須追究法律責任，用嚴密的管理制度和嚴格的法律規范，規范檔案管理行為。
（二）提高檔案管理人員素質，提高檔案管理質量
管理人員的素質是檔案管理好壞的重要決定因素，如果一個單位派遣專門的人員管理檔案，加上完善的制度，檔案管理自然也就成為單位上下重視的問題之一。在招聘的時候，事業單位應該注意檔案專門人才的招聘，只有用專門人才才能保證檔案管理的專業化；另外，單位人員在安排崗位時，要認識到檔案管理的職位不是隨便一個人就可以勝任的，要選擇接受能力強、邏輯能力強的人管理，只有這樣才能保證檔案管理的有序運行。比如說，檔案一般是紙質的形式存在于檔案館內，我們在進行檔案管理的時候要注意室溫、防潮、防蟲，這些工作都應該由專業人員從事，明確了解用量、用度保證檔案的質量和安全；如果用一般人員從事檔案管理，很有可能會忽視這些情況，造成檔案損失，因此提升檔案管理員的素質是十分必要的。
（三）增強檔案管理的科技性，讓檔案管理與現代科技接軌
“計算機網絡技術的飛速發展和廣泛運用使檔案信息管理逐漸邁入了現代化管理的殿堂，也為檔案信息管理的完善和發展創造了契機。”我們應該注意讓事業單位的檔案管理入網，并且單位之間可以結成全部事業單位的整體檔案網絡，這樣也可以避免一旦檔案遺失造成的一切工作不能運行的問題，也讓檔案有一個備份，這樣也可以方便單位之間的人事調動檔案轉接。類似條碼掃描、影像掃描之類的儀器設備都可以根據實際應用在檔案管理中，為檔案管理提供健全的設備儀器，方便檔案管理也增加管理的科學性和嚴謹性。比如，現在很多企業投資讓云技術進入檔案管理領域，為檔案管理提供了一種新的管理方式，大大提高了檔案管理的科學性和效率，這為我們檔案管理提供了一個新的借鑒，科技進入檔案管理是一個發展趨勢，只有把科技與檔案管理良好的結合才能促進檔案管理的優質發展。
（四）提高思想意識，重視檔案管理
各事業單位尤其是單位領導應該做好帶頭表率作用，重視檔案管理工作，把檔案管理作為日常管理的重要一環，尤其是一些重要檔案的管理要納入日常的工作議題中。在辦公會議上，應該適時對檔案管理的方式方法、遇到的問題等內容進行討論，共同解決問題研究方案，把單位的檔案管理工作放在與其他工作平行的位置上?？梢猿闪ｉT的檔案管理負責領導班子，定期對檔案室的有關情況進行調查了解，及時發現問題、解決問題。對于提高管理的一些可行性方案，領導應給與足夠的支持與肯定，加強檔案室硬件管理，定期對檔案管理工作作出考核評定，在全單位樹立起重視檔案管理的意識和作風。
我們通過上文的分析，首先找到了檔案管理存在的一些問題，這些問題并不是太大的問題，但是時間太久又遲遲沒有改進所以改變起來會有一些阻礙，但是我們根據這些情況提出了建議措施。如果事業單位能夠進行一番大刀闊斧的改革，事業單位的檔案管理會有一次大的進步，也可以為以后的檔案管理發展提供更好的環境和基礎。
〔參 考 文 獻〕
〔1〕安曉莉.試論事業單位檔案管理信息化的建設與發展〔J〕.現代商業，2011，（18）.
〔2〕史毓，王愛珍.事業單位人事檔案的信息化管理〔J〕.現代營銷：學苑版， 2011，（06）.
〔3〕程巧玲.事業單位檔案管理中存在的問題及對策分析〔J〕.科技創新導報，2011，（20）.
[關鍵詞]大數據；檔案管理；價值提升
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）08-0356-01
引言
作為互聯網信息化之后的又一重大技術變革，大數據時代的到來業已滲透到眾多領域，引發了新一輪的變革與震蕩.基于此背景，檔案管理就需順應大數據時代的發展形勢，抓住大數據時代所帶來的良好契機，革除傳統的人工管理模式，切實提升檔案管理效率，優化檔案管理進程，切實推動大數據時代背景下檔案管理的革新。近年來互聯網技術快速發展，各個社會領域和生產環節都已廣泛應用大數據。大數據的應用背景下，信息技術檔案工作可以為服務對象提供更加網絡化，數字化的服務。因此，檔案管理工作打開了廣闊的發展空間，提升檔案管理價值具有現實重要意義。
1、檔案管理的相關概念
檔案管理也被稱之為檔案工作，是檔案室或檔案館直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，也是國家檔案事業最基本的組成部分。從幾千年檔案管理的歷史來看，檔案管理是由非獨立系統到獨立系統、由簡單管理到復雜管理、由經驗管理到科學管理、由手工管理到計算機管理、由封閉系統到開放系統而發展的。
2、檔案管理的研究狀況
大數據時代最早是在2012年美國政府的《大數據研究和發展倡議》中被提出。在黨和政府扶持下，同年11月，廣東省率先制訂了“大數據戰略工作方案”，成為我國首個開啟大數據戰略的省份。業界是這樣定義大數據的本質：在互聯網中用于信息傳遞數據交流的海量數據。在網絡環境中這些數據可以被自動記錄，可以在擷取后用來處理、分析、引用、管理，可以幫助企業、組織提供更為全面的資訊。即大數據即隨著數據類型和數據量激增而衍生出來的一種現象，它不僅包括巨量、大規模的數據采集，還包括對數據的分析和處理。也就是說，大數據時代具有數據類型多、數據量大、時效速度快、價值密度低等特點，各類網絡日志、圖片音頻、等結構化、非結構化數據收集、處理、傳播效率都實現了極大提高。各行業可根據自身需要獲取即時有用信息，從而形成和傳統數據管理不同的工作模式。檔案管理的網絡化，使得各個單位管理人員訪問檔案更為便利。大數據背景下檔案管理工作的變化主要體現在以下幾點：第一，檔案管理理論的變化。以傳統的紙質文獻管理為主的檔案管理工作開始向數字檔案、信息系統數據、數據化信息轉變，電子檔案等，成為檔案管理的新寵。第二是信息的數據服務。數據背景下的檔案信息將沿著先進性社會化、開放性、多元化、發展，智慧型、網絡化的服務而變化檔案館信息服務的新方向。第三是檔案管理手段的變化。檔案管理、分析、儲存、整合、挖掘等，都可以在數字化環境中進行，檔案智慧云平臺、分析庫的建立，可以為單位創造更有價值的信息。第四是檔案管理環節的變革。檔案的手工操作如采集、整理、利用等環節都可由電腦代替，檔案載體及檔案加工、傳播、轉換和開發，更是發生了天翻地覆的變化。
3、檔案管理提升的重要性
3.1 有利于提高檔案管理工作效率
伴隨時代不斷的進步，科技不斷得到提高，在全球信息經濟下，對檔案管理的要求也有一定相應的資源共享性和開放性。為了適應時代的發展，建立開放的檔案管理系統越來越重要。
3.2 能夠為管理決策提供可靠的信息
在實際的檔案管理中，檔案作為重要的資源，詳細記錄著一個企業的歷史以及經營狀況的過程和結果。在討論目前企業單位的狀況、決策的時候，還必須結合以前單位的相關政策，就能夠避免決策過程中產生錯誤，從而形成新的決策。除此之外，對之前的決策進行分析，設計出對應方案，選擇好的方案實施。對單位而言，決策對整個單位影響重大，尤其是在生產經營方面，能夠為其提供重要的指導方針。因此科學合理的決策會幫助企業單位帶來更大的利益，更推進企業走向穩定發展。信息化的檔案管理改變了以傳統的紙質化外，還節省了檔案查閱的時間，減少了出錯的現象，使找到資料的途徑更加便捷，信息化的檔案管理給決策建立了可靠的信息。
4、檔案管理提升的相關措施
4.1 大力提升工作人員的信息素養
與傳統檔案管理工作不同，在大數據背景下的檔案管理工作是高技術工作，檔案管理工作人員應具備較強的專業素質，可熟練操作信息數據及保存計算機軟件等相關技術方能完成工作。因而，單位要加強人才的培養，訓練與教授檔案管理人員專業技能，從而建立信息技術與業務技能均優秀的檔案管理隊伍。單位管理人員還要考慮人力資源成本的相關問題。如果單位檔案管理人員信息技術能力不強，單位可以通過加強檔案管理部門和單位信息部門之間的交流來彌補檔案管理人員信息技術能力的不足。
4.2 重視單位檔案管理基礎業務
由于某些因素的影響，導致事業單位檔案相關的基礎業務不可以正常開展，從而使事業單位檔案產生管理水平不一致的現象，其中包括事業單位領導對檔案管理工作不夠重視、檔案管理人員素質低以及事業單位經濟效益低各方面因素。當前，一些單位采用封閉式檔案管理模式，在管理中未接收政府行政部門的指導，更別說同行業之間的相互交流。單位的目的局限于保全檔案，以不丟失檔案為原則，而事業單位中檔案管理制度中又存在較大的漏洞，使事業單位檔案基礎業務質量不能得到保證。所以，在大數據時代背景下，應重視單位檔案管理基礎業務。
4.3 將企業檔案信息化建設納入到企業信息化建設之中。
在單位的企業信息化檔案建立中，必須確定每一個信息的建立都不是任何一個部門可以獨立進行的，要想建設好一個企業的檔案信息化，要由單位管理人員協調各部門工作，同時也需要單位其余部門彼此之間相互配合。所以，單位管理人員建設范圍當中，需要將企業的檔案信息化有效加入到企業單位的信息化建O中去，并需成為總體規劃的一部分。在單位的企業管理中，最大化發揮檔案信息資源作用，加速企業的產品研發，提高生產經營等發展，為單位創造更多的利益，使檔案信息化建設得到單位的支持和重視。使檔案信息化的建設合理地納入企業的信息化建設中。
5、結束語
綜上所述，在大數據背景的發展下，檔案管理也出現了許多機遇和挑戰，怎樣有效合理的解決檔案管理中存在的問題，大數據給單位帶來的相關問題，已經成為目前社會一個較為關注的話題，需要大家不斷地進行技術擴展和開拓。隨著大數據背景下技術的不斷完善和發展，檔案管理的工作也在不斷的得到提高，可以預測不久的未來，檔案管理在大數據背景的發展下會取得更大的突破。
參考文獻
【關鍵詞】檔案管理；問題分析；管理方案
檔案在經濟體制快速發展并不斷完善的今天，在各個團體單位中所占比重越來越大，就我國目前而言，各單位團體對于檔案管理沒有合理規范的管理方案，管理方式落后，不能取得良好的管理結果，存在記載不清或無處可查等諸多問題，跟不上經濟的發展步伐。檔案作為信息載體，在團體單位中扮演著著協調、依據的角色，是單位運作的基礎條件。所以，找出檔案管理中的問題，究其原因，是進行檔案管理的基礎條件，檔案管理者還要積極提升自身能力水平，在不斷的分析研究中找到適合的管理方案，使檔案管理工作科學有序的進行，為自身發展和社會使用提供資源。
1、檔案管理的基本含義
在很多人的認知中，檔案管理就是將文件簡單分類存放的過程，工作簡單而繁瑣，不需要專業的技術職能。實際上恰恰相反，檔案管理是一門較為嚴密且具有一定系統性的科學[1]，它是從社會中獲取檔案資料，并用之于社會，在社會的進步與發展中提供基礎信息，是社會發展過程中不可或缺的一部分。跟隨科學技術的發展腳步，檔案管理進入全新的信息化時代是必然的，將信息化技術、計算機技術以及遠程通信等技術運用到檔案管理，使其系統化、科學化，為各類資料在社會的使用和共享提供方便。但由于我國經濟起步較晚，思想觀念比較落后，目前仍是以傳統的管理方式為主，沒能徹底進入信息化，存在這樣或那樣的問題，但這些都不是原因，檔案管理信息化是必須要執行并堅持的。
2、檔案管理工作中存在的問題
2.1管理混亂。由于我國經濟發展起步晚，思想觀念比較落后，造成了檔案管理不規范，檔案缺失損壞嚴重的現狀[2]。傳統的檔案管理方法已經無法滿足現代的經濟發展了，而且由于對檔案管理工作重視程度不夠，管理崗位缺失或管理人員經常性調換現象較為普遍，這些原因都導致了檔案管理不善，存在缺失或損壞的情況，使檔案自身價值得不到充分利用，不能起到原本該有的作用。
2.2人員水平低。檔案管理工作表面輕松，實際上需要很強的專業性，是一項復雜且有很強嚴密性的工作。我國目前的檔案管理中，存在的主要問題是進行人員調換交接時，沒有具體嚴謹的制度進行管理[3]，而且在很多單位中，都存在檔案管理工作人員頻繁調換或從業人員身兼多職的現象，這樣不利于工作人員人員管理技能水平的提高，也會對管理工作產生不利影響，使檔案管理不能連續，及時的進行。
2.3不符合時展要求。我國目前的經濟體制正處于不斷發展進步的階段，為了跟上其發展潮流，抵抗市場中的激烈競爭，企業必然要進行體制改革。在其進行改革時，企業重心一直都放在自身的經濟利益方面，對檔案管理這項工作重視程度不高，有意或無意的忽略文件管理過程。同時，每個企業或單位都有一定的人員流動性，這一特性使企業內部的各項資料都存在流失風險，從而造成檔案缺失或損壞的現象。
3、解決對策探析
3.1提高管理人員認識水平。由上述筆者對檔案管理進行的分析中可以看出，我國目前的檔案管理非常落后，這一現象是由多方面原因造成的，但是，最主要的還是對檔案管理工作不夠重視，沒有將這項工作提上議程。所以，使管理人員認清自己所從事的工作是怎樣的性質是非常重要的，而且，各級單位領導也應對檔案管理工作給予認可和鼓勵，保證管理工作的順利開展，使各項檔案資料能發揮其自身的價值，為社會活動、企業運營提供信息基礎。
3.2強化管理人員素質。如何將檔案管理工作更合理、更有效的完成，檔案管理工作者的從業能力是關鍵[4]，所以想要從根本上解決管理工作落后混亂的問題，就要從管理人員的從業能力入手。面對這一問題，筆者對多家企業的檔案管理工作進行研究，從而得出以下幾點建議：（1）完善檔案管理人員的教育體制，制定獎懲制度。檔案管理工作人員的管理能力是要不斷提高的，可以通過不定期教育培訓的方式加強其專業技能，同時施行獎懲制度，提高管理人員自主工作的積極性，從而全面提升管理能力；（2）加強管理人員先進的管理能力使其掌握科學的管理方法。立足于實際，根據各個崗位不同的作用、功能，對其管理人員進行全方位的培訓學習，秉承著“按崗施教”的教學精神[5]，對管理人員進行專門的技術培訓以及全面的管理學習，使管理人員具備強大的專業技術，能夠進行科學、合理、有效的管理。同時，計算機技術在檔案管理工作中的應用為其節省了很多時間和精力，很大程度的提高了管理人員的工作效率；（3）加強管理人員的法律知識。進行管理的檔案中，有一部分是不能公開的絕密文檔，這就需要管理人員做好保密工作，要求加強管理人員的保密意識，并提高其對相關法律的認識水平，保證檔案的安全性，同時杜絕泄密現象的出現；（4）加強管理人員的責任心。信息化的檔案管理工作中管理人員要有很強的專業技能，能夠運用科技手段進行管理，同時還要有較強的責任心，認識到自己工作的特殊性和重要性，在工作過程中不斷學習專業知識，使其更好的完成檔案管理工作。
3.3運用現代管理技術。目前社會正處于快速發展階段，科學技術發達，新科技不斷涌現，在這種大前提下，各個行業的發展也得到了很大的促進，檔案管理工作也一樣[6]。檔案是對過去實際發生的事項進行的記錄，能夠為社會活動和各個單位工作提供方便。將新興科學技術運用到檔案管理中，可以對信息資料按照時間順序進行排序，并打印出來，從而減少檔案管理工作中的工作量，還可以提高工作的準確率，減少人力、財力等方面的資源浪費。
4、結束語
檔案對于社會中需要進行的各項工作有著重要意義，它是對過去發生事項的記載，具有真實性和連續性，能夠提供最有效的資料。但是，由于目前我國檔案管理工作存在不規范不合理的現象，很難發揮檔案自身的重要意義，所以，進行合理規范的檔案管理是非常必要的。本文中，筆者陳述了管理工作中存在的諸多問題，并針對這些問題提出建議，以期在日后的檔案管理工作中取得更好的效果，使檔案管理工作穩定有序的開展，并將檔案自身功能發揮到最大化。
參考文獻
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[5]滕月鵬.高職院校檔案管理網絡化信息化之思考[J].價值工程，2013（16）：205-207.
[6]梁江華.淺談信息背景下勘察設計單位如何做好檔案的管理工作[J].價值工程，2013（13）：154-155.
一是檔案管理工作的重視程度有所提高。隨著現代計算機技術的應用與完善，以及信息的便捷傳遞，各單位與部門的領導已認識到檔案管理工作的重要性。不僅在硬件的配置上而且在軟件的提升上都給予了充分的重視，同時對資源和專業人才的配備都給予了相對的傾斜。這給檔案管理工作的改進創造了必要的條件。二是檔案管理所需的現代化設備相對齊全。電腦、打印機、掃描儀、專業管理軟件、多功能保管柜（架）以及監控設備等基本能正常配備?！扒蓩D難為無米之炊”，有了必要的設備，就為檔案管理的新常態提供了保障。比如，進行電子檔案的數據化錄入，紙質檔案存儲區域安裝各種攝像頭等監控設備，確保了檔案核心機密的安全性。三是檔案管理的信息化建設水平有了提升。無論是機關、事業單位還是事業單位都在向無紙化辦公邁進，檔案管理工作也隨著開始了信息化和數字化。各種檔案資料都通過統一的數據庫進行錄入和管理，方便調閱和查詢，使數據分析更準確和便利。有些單位開始將檔案管理系統和辦公系統以及網絡服務系統進行有效整合，從而提升了檔案管理的便捷性和高效性。四是有些人對檔案管理信息化認識不到位。檔案管理信息化作為一種新的檔案管理手段，在管理方式及管理理念上與傳統的檔案管理有一定的差異。在從傳統的紙質檔案管理向電子信息化管理轉換過程中，一些人不能與時俱進改變認識，認為紙質儲存才是檔案，電腦儲存失去了檔案的原始意義；另外，檔案管理搞信息化建設需要設備資金投入，錄入也會浪費大量時間和精力。這些不到位的認識會影響到信息化的進程。
2 基于人力資源管理信息化平臺制定目標和方案
1、制定人事檔案管理信息化的目標
事業單位在人力資源管理信息化平臺上，建立內部的檔案管理系統和數據庫，讓人力檔案與資源管理相統一，使其變成一個供事業單位各部門查閱和參考的信息源，進而使人力資源管理部門的工作規范化、數字化。這樣可以為事業單位發展提供支持，發揮其應有的作用。
2、制訂人事檔案管理信息化的設計方案
事業單位要根據自身的實際情況，在人力資源管理平臺上，加入事業單位各部門的業務，填部門業務信息，建立管理體系。在這一體系中，員工的基本信息及工作崗位的調動，都是檔案管理的基本組成部分。這就要求人事檔案管理部門明確自己的工作，搜集各部門的人員材料，并對收集的材料分析、鑒別，從中找到有價值的信息進行整合，以紙質或數字的形式保管，并在信息化的系統中增設檔案利用的服務，轉遞檔案、統計信息。同時，還要根據業務，在系統中設計數個模塊，為事業單位提供服務。
（1）檔案信息管理
收錄到檔案中的信息包括員工的基本信息，及相應的檔案內容。其中，基本信息包括員工的姓名、性別，在事業單位中設立的檔案標號，擔任的職務及名稱等。而檔案部門的工作人員收錄這些信息后，管理人員要及時根據員工信息的變化，加入新的信息，及時改正錯誤的信息，定期查看，排除積存的檔案，確保檔案的完整。
（2）收集材料歸檔
檔案管理部門要在系統中加入數個子菜單，其中包括材料送交、鑒別、歸檔等，為了解決材料送交出現的錯誤，還要設立一個材料送交還原功能。
（3）檔案轉遞
由于事業單位人事調動或是員工職務發生改變，其檔案會隨著人員的變動，轉移到另一個管理機構，改變其所屬的部門，這就要求檔案管理部門使用檔案轉遞業務，實現檔案的轉移。但檔案傳遞菜單的功能不可以單一，而要根據不同的轉遞情況給出不同的業務。如新員工加入公司或事業單位內部的人事調動、崗位調整等情況，可以設置檔案轉出、辦理轉遞兩個子菜單，把檔案變成轉入檔案，歸到轉入檔案的子菜單中，最后進行接收、查詢。但如果是員工離職，或不屬于集團的組織要求，只需三個子菜單即可完成，包括調檔申請、轉遞、查詢。
（4）查借閱
查借閱是檔案主要利用方式之一，檔案管理部門要設置查閱與借閱的子菜單，為社會和事業單位提供數據服務。因為大部分檔案已經做了數字化處理，可以讓借閱人員在任何時間、任何地點借閱，支持在線遠程業務。查閱包括兩個子菜單，即申請和查詢，而借閱則是三個子菜單，分別是借閱、歸還與查詢。
（5）查詢統計
檔案管理人員在查詢統計的模塊，對各項檔案業務進行統計，比如信息綜合查詢、是否缺檔等。
3 新常態下完善檔案管理工作的有效舉措
1.提高對檔案管理工作重要性的認識。
檔案管理工作小到與我們每個人的工作和生活息息相關，大到關系國家方針、政策的制定和調整。檔案管理的信息化和數字化，可以對龐大的數據群體進行迅速分析，從而得出最科學的結果，應用到國家的各項建設事業中去。所以，只有全社會都重視檔案管理的新常態化建設，我們的檔案管理工作才能有實質性、突破性的跨越。利用電子計算機以及專業檔案管理軟件，可以有效提高檔案管理工作的效率，減輕檔案管理工作人員的勞動強度，在進行檔案管理的過程中，避免文檔的存積。檔案管理信息化可以方便對文檔的補漏，檔案管理人員僅僅需要對檔案進行歸檔，在計算機上對相關信息進行檢索，就可以方便地找出檔案管理中的問題，及時補漏。檔案的信息化管理可以有效實現信息的開放性及共享性，提高工作的效率。
2.加大檔案管理工作的投入保障力度。
在檔案管理工作中，人才、資金、技術、培訓等多方面的投入必不可少，沒有專業性人才，信息化工作就無從談起。而缺少資金的保障，就無法采購新設備、新技術。沒有信息化所需的技術，工作就會盲目，無從適應數字化需要。如果沒有培訓保障，檔案人員就不能更好地接受新知識、掌握新方法、熟悉新技能。一切工作都是以人的因素為主導，調動人的積極性尤為重要，所以工作中的激勵機制同樣是做好檔案管理工作的有力保障。我們各級單位和部門，特別是各級領導要對檔案管理工作給予充分的重視與支持，尤其是人才的選拔和培養，檔案存儲場地和管理設備的配置等。
關鍵詞：檔案管理;利用檔案管理人員思考
【中圖分類號】R197.31【文獻標識碼】A【文章編號】1672-3783(2012)07-0533-01
疾控中心的擋案是疾控工作者在為防止疾病傳播流行、增進人民身心健康的科學和技術中長期積累的資料對于開展疫情的預測預報、流行病學分析、保障公共衛生安全具有重要意義，為若干年后發現和分析疫情流行規律提供依據。近年來，隨著衛生疾控事業的發展與改革的不斷深化，如何加強疾控中心檔案管理、提高服務水平，使檔案利用工作與時俱進，是擺在檔案工作者面前的現實問題， 現結合南寧市市疾病預防控制中心檔案管理的現狀,談談個人的一些看法。
1南寧市疾控中心擋案管理工作現況
1.1加強組織建設規范檔案管理
1.1.1領導重視，組織機構健全南寧市疾控中心于1991年建立了綜合檔案室，分別于1992年和1995年通過了市直機關三級檔案室、二級檔案室的評審，并于1997年通過了科技事業單位檔案管理國家二級檔案室的評審。目前室藏量為6909卷冊。2001年開始，中心實行文書檔案立卷改革，文件歸檔采用“年度-分類-保管期限”進行立卷，既黨群類一個保管期限（永久-長期-短期），業務行政管理類一個保管期限（永久-長期-短期）。中心綜合檔案室集中統一管理中心的文書、科研、會計、基建、設備、音像等檔案。目前，綜合檔案室設專職檔案員1名，具有副研究館員高級職稱，各科室設兼職檔案員1名，科室主任負責督促抓好本部門的檔案管理工作，單位已形成了中心領導、科室領導二級檔案管理網絡，使檔案管理實現了統一領導、統一制度、集中保管。中心檔案管理網絡每年在第一個季度末召開一次例會，對存在的問題提出解決的辦法，匯總本年度檔案歸檔情況。同時還積極爭取上級部門領導支持，經常邀請市檔案局、市上級主管部門的專業人員到中心檔案室進行工作指導，并將檔案管理納入了中心綜合目標管理考核中，使檔案工作層層有落實、件件有保障。
1.1.2規范完善檔案管理的各項規章制度。在1991年建立南寧市衛生衛生防疫站綜全檔案室時，根據國家有關檔案工作的法律法規，結合本單位工作實際制定了檔案管理分類方案、保管期限、歸檔范圍、規章制度等，2012年機構體制改革疾控中心成立之初，對檔案分類方案及保管期限又進行了修改完善，中心檔案網絡人員也進行了重新調整和培訓。2011年南寧市開展對科技事業單位檔案管理等級復查工作時順利通過國家二級檔案室復審。
1.1.3加強中心檔案管理的現代化建設:中心檔案管理的現代化建設是檔案部門的一項基礎業務工作，是檔案工作向現代化邁進的必由之路，同時也是體現中心管理水平的一項重要指標。檔案管理的現代化不僅要求設備配置現代化，還要管理標準規范化，管理技術及管理思想現代化。2009年12月，中心新址落成后，中心領導非常重視檔案管理工作，加大了對檔案管理基礎設置建設的投入，增加了檔案用房面積，在資金緊缺的情況下配置了相應的設備，僅庫房面積就有106平米，配置了新型的檔案密集架18列及相關配套設施；實現檔案管理有專職和兼職檔案員，檔案保管有適用的庫房，檔案存放有適用的密集架，檔案查閱有電腦軟件檢索。使檔案管理工作做到有目標、有落實、有檢查。
2目前檔案管理中存在的問題
特種載體檔案的收集和保管不夠；檔案查借閱及利用工作有待完善；深層次開發檔案和檔案編研工作以及檔案信息化建設工作有待改善和進一步加強。目前中心的檔案信息化管理只是局限于檔案軟件的錄入、檢索、統計，檔案資源的利用也只局限于本單位使用及本系統工作需要，檔案信息開發利用率不高。
3關于做好檔案管理與利用的思考
由于檔案管理工作的相對封閉性，檔案管理方法的陳舊性，使得我們的工作視野、思維和思路容易受到影響和制約。要實現思想觀念上的一個大的轉變，需要大力倡導開拓創新精神，進一步形成推進檔案工作創新的濃厚氛圍。要認真總結檔案工作好的經驗，準確把握檔案工作特點和規律，用新觀念新思路解決新情況新問題。根據近年來的工作實踐，筆者認為應該從以下幾個方面去努力。
3.1健全制度，努力把好檔案材料的收集關?！n案的種類名目繁多，形式多樣。因此，要正確處理“有文不歸”和“有文必檔”的關系，明確制訂文件材料的歸檔范圍和收集重點，以便把有價值的文件收集齊全。在這個過程中要把握兩個重點環節。
【關鍵詞】電子檔案管理；科技進步；電子文件；應用1電子檔案管理的現狀
1.1檔案管理的標準化進展緩慢，制約電子文件的整理與歸檔。 檔案管理的標準化是對全系統實施計算機管理的前提與基礎。許多單位因實施現行分類法有一定難度，僅僅從微觀上考慮本單位的現狀，實施本單位制定的分類方法，沒有從全局利益考慮檔案工作的規范化對未來檔案電子化的影響，出現了各自為政，各行其事的局面，使檔案工作的標準化、規范化難以實現。
1.2計算機技術尚未大規模應用于檔案管理。 由于檔案管理部門的人力、物力有限，有些檔案部門至今仍沒有配備計算機，或者即使有了計算機，對一些重要的電子檔案也在傳遞、承辦之后，又輔以紙質檔案加以保存，形成兩種類型文件共存共用的局面。因電子檔案的推廠仍處于初級階段，很多管理人員沒有受過關于使用和保存電子檔案的系統教育，檔案人員尚不能嫻熟使用電子檔案軟件，或者在選購軟件時帶有一定的盲目性，從而不能充分發揮計算機和計算機網絡在檔案管理中的作用。
2電子檔案管理中出現的問題
2.1電子檔案管理過程中出現的漏洞
2.1.1對電子文件原稿保存的忽視。 目前，在計算機上起草和制作文件，已是辦公常事。往往一旦文件定稿打印后，作為草稿性的電子文件的保存就經常被忽視。許多單位對電子文件沒有采取很好的保護措施。隨意對其進行刪改，不是被清除就是被新文件覆蓋。使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。
2.1.2信息安全與保密問題。 電子檔案存放位置的不固定性、載體的可轉換性、信息接受對象的開放性以及文件內容的可分解性，造成電子檔案與載體的可分離，使電子檔案信息隨時有被修改、竊取、銷毀的危險。互聯網的開放性。使電腦病毒和蓄意破壞的電腦“黑客”對檔案存放載體形成威脅，載體一旦被電腦病毒感染或被“黑客”闖入，就可能造成信息數據無法讀取或載體內所存信息的丟失，甚至造成整個信息系統癱瘓。
2.2電子檔案自身的缺陷
2.2.1電子檔案的原始性、真實性、完整性問題。 對于紙質文件來說，肉容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章等清晰可見，內容真偽易于判別。但電子檔案的內容與形式是相對獨立的，不僅內容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對電子檔案進行檢驗時，很難對電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性進行認定。
2.2.2電子檔案的長期可讀性問題。 當人們使用技術和設備將信息內容記錄在磁性材料和光盤載體上后，電子檔案就永遠離不開這種技術和設備，人們只有采用這種記錄檔案信息內容的技術和設備，才能識別它的信息內容。因此，電子檔案在閱讀上的間接性和對生成環境的依賴性，決定了要處理、閱讀電子檔案必須借助于電子計算機將信息與載體結合在一起。
3解決電子檔案管理中問題的對策
3．1電子檔案管理的原則
3.1.1規范性原則。 規范性是開展檔案信息電子化最重要的原則，也是確保電子化檔案信息可用性的基本條件。它要求所有檔案信息的電子化必須按照規定的技術模式、文本格式和工作標準進行，并盡可能采用國際通用標準。檔案信息電子化的主要目的是利用網絡這種新的信息傳遞方式提供檔案信息服務。因此，對上網檔案信息的組織與傳遞必須采取各方統一認可的規范與標準。這樣不僅能夠減低因存儲格式和軟件平臺的不同而進行轉換所造成的資源浪費，提高信息存儲傳輸的效率，而且有助于選擇檔案信息電子化的最佳技術方案。
3.1.2可靠性原則。 人們對電子文件的證據性、可靠性問題尚存在很多疑慮。這個問題的解決需要多方面的努力。除了采取各種技術措施、國家制訂必要的認定規范外，文件、檔案工作中相應的制度保障也是十分重要。在電子檔案管理的全過程中，要嚴格制度、堵塞漏洞，不僅要確保歸檔文件和進館檔案的真實有效，還要注意在整理、鑒定、復制、調閱等各個環節遵守操作規程，建立必要的備份等，以防止信息的丟失和失真，維護電子檔案的可靠性。
3.1.3高效率原則。 檔案信息的電子化工作量大、耗時耗財，必須十分講究工作的效率與效益。應在充分分析研究的基礎上選擇最優化的檔案信息電予化方案和最高效、經濟的電子化加工系統設施。合理的技術方案的確定，是整個電子化工程成敗和效率高低的關鍵，而優良的電子化加工系統，是檔案信息電子化工程的助推器。
3.2解決電子檔案管理過程中問題的對策
3.2.1采取切實可行的信息保護措施。 信息安全技術對于維護電子檔案數據的原始性和真實性至關重要。電子檔案上網后必須從入口、傳輸、使用三個方面采取安全保護措施。目前，為防止檔案信息被竊取、刪除和修改，防止網絡“黑客”的進入，常用的技術方法有簽署技術、加密技術、身份驗證、防寫、檔案備份、?！畽C專用、設置防火墻、安裝殺毒軟件等。這些技術措施對于證實電子檔案內容的真實、可靠，確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密，防范對電子文件的非法訪問和隨意刪改，都具有很好的效果。應當不斷改進現代化管理手段，努力提升館藏檔案的安全保護水平。
3.2.2重視和加強對檔案管理人員的培養。 在電子文件日益發展的今天，培養和造就一批通電子技術、懂檔案管理的人員是當務之急。檔案部門和各級政府要重視和加強對檔案管理人員的培養，一方面，要多渠道引進專業技術和管理人員，使用素質高、思想好、責任心強的人員做文書、檔案工作。另一方面，要對現有的檔窠人員進行專業培訓，特別是加大對現代科技知識和電子技術的培訓。
3.2.3加強對電子文件所依賴的計算機軟、硬件設施管理。 軟件管理上，要積極開辟電子檔案存儲的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設備，對應歸檔的電子文件、數據資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限。在硬件管理上，要進一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環境，強化防磁設施的完善和維護。參考文獻
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[關鍵詞]檔案；檔案建設；檔案查閱
中圖分類號：H319 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）14-0388-01
一、衛生局檔案分類管理方法
經長時間對本衛生局檔案的管理經驗和調研，筆者研制出一套合理的、有效的檔案管理方案，根據不同的檔案類別做出了不同的應對方法，具體實行方案如下。
（一）人事檔案
衛生局人事檔案是以為本局工作的人事的工作人員（本科以上學歷）、專業技術工作人員、管理層人員以及流動工作人員為對象進行建立的。在檔案建立過程中，要求工作人員要認真負責，經過多次校對確認無誤之后，才可進行簽收收檔。簽收過程中需要對檔案袋進行三方面的查驗，分別是檔案袋是否完整，檔案袋封口是否完好，檔案袋材料是否齊全。人事檔案袋信息需要及時登記，避免信息遺漏。在保管人事檔案過程中要做到防火、防潮、防蟲、防盜，即四防有關個人的工資、職稱、相關考核資料，注意檔案的收集整理。建立電子檔案檢索目錄，并注意系統的即時更新，方便快速查閱。憑借錄用單位調檔證明及通知即可調出本人人事檔案。調度過程中需密封轉調，同時更新電子目錄。
（二） 文書檔案
衛生局在工作過程中會產生和應用眾多文書，通過相關人員的整理挑揀出已經結案，具有借鑒價值的文件、公函、內部照片、內部資料和會議記錄等，進行整理歸檔。理清之間的歷史聯系，反映了各部門的職責所在和工作內容，便于保存和使用。立卷的關鍵要以本局形成的書面文件為依據，公文立卷一般要遵循機關工作的原則，確保公文及相關材料收集完整，并根據文件的作者、內容、形成時間等特征進行卷宗的分類整理，編制好頁碼，填好目錄，備注，裝訂成冊。案卷標題需準確反映作者、內容及文件種類，并要求確定報告年限。檔案統一編號后，為方便查閱還應編制案卷目錄和全引目錄。衛生局各部門須對本年檔案進行整理立卷并于次年3月初交至檔案部門，由相關人員整理歸檔。
二、建立健全檔案保密機制
1.改善檔案存放的硬件設施（檔案柜、保險箱等），特殊情況需要節約檔案必需履行相關程序，尚未歸檔的案卷，需有專人保管，責任到人。
2.尚未開放的檔案，要嚴格遵循保密守則中的相關規定，做好保密工作，嚴守檔案機密。
3.對于注有“密”級等本單位無權保存的資料，應及時清退。連同不屬于立卷范圍的資料，整理后由檔案室上交檔案館，集中處理。
三、規范檔案查閱制度
1、因公需要查閱本局檔案的，相關科室工作人員應該予以配合。本局衛生系統內部部門需要查閱本科室（部門）立卷上交的材料，可直接去檔案室查閱，如本科室以外的檔案資料，需向主管局長請示，簽字批準后方可查閱，檔案室做好查閱的相關記錄。
2.檔案查閱一般在檔案室內查閱，特殊情況需帶走查閱的，需按規定辦理借閱手續，并在規定時間內歸還。
3.外單位查閱本局檔案，需上級（處級單位）開介紹信，注明查閱檔案的內容，查閱目的。經我局分管局長批準后可以查閱，檔案一般不外借，不復印。
4.查閱人員要愛護檔案資料，必要時佩戴手套查閱，嚴禁對檔案進行折疊、涂抹、裁剪。無關人員不準借閱檔案，不準轉接，對違反規定的單位及個人，應按照相關規定嚴肅處理。
5.檔案查閱的內容應控制在限定的范圍之內，如需摘抄，則應保證全面完整，進行精確的核對校正，否則無效。
四、檔案管理的重要作用
1987年公布的《中華人民共和國檔案法》第十條規定“對國家規定的應當立卷的檔案材料，
必須按規定定期向本單位檔案結構和檔案工作人員移交、集中管理，任何人不得拒為己用”.這表明二十多年前國家就已經立法對檔案工作的保存提出要求。
1.準確反映本單位的成長歷程
單位的檔案記載著本單位的歷史沿革，記錄著自單位創建以來的一系列大事件，如所做的重大貢獻，先進人物，歷任領導，包括所犯的錯誤等等。對本單位及本行業的科學管理和發展提供參考依據。
2.決策制訂的參謀和幫手
衛生局做決策、出方案，往往都要查找歷史數據，我們可以利用這一歷史資料進行研究分析，制定長期發展計劃，在今后工作中藥繼承前人的光輝傳統，摒棄不良的工作方式，揚長避短，使本地區整個醫療衛生系統能夠更好的健康有序的發展。
3. 單位對外宣傳的第一手資料
衛生局檔案記錄本地區部分公立醫院在專業水平和業務范圍內的重大事件，醫院進行宣傳是
無需臨時抱佛腳，影響正常的工作秩序，只需在檔案室調取資料就行了。檔案的內容真實可信，能有效的還原歷史，可以幫助醫院在患者心中建立起真實、可信的良好形象。
4.員工成長的斷代史
如果員工入職時只有一張表，離職時還是一張表，更有甚者職工離職時連一張表也消失的無影無蹤，這就不好了。人事部門對已經離退休的干部職工的檔案要定期的檢查更新。離職的員工并非和企業完全脫離關系。根不應該被原單位視為敵對勢力，如果離職員工將來在某個領域做出重大貢獻，成為社會名人，那他在原單位的履歷就會成為珍貴的歷史資料。 所以人事部門要加強對檔案的管理，不斷補充、更新員工的相關信息，準確及時記錄下職工的成長經歷。
五、結論
檔案管理的最終目的是為了讓單位更好的發展，只有合理的對檔案資源進行管理，才能在此基礎上對檔案資源進行充分的利用，才能更好的服務本地區公共醫療衛生的發展。
參考文獻
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