時(shí)間：2023-05-22 17:18:33
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇電子檔案管理要求，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
【關(guān)鍵詞】 醫(yī)院管理 電子檔案 問(wèn)題 對(duì)策
隨著信息時(shí)代的高速發(fā)展，醫(yī)療技術(shù)及醫(yī)療相關(guān)信息技術(shù)也日新月異，醫(yī)院檔案的管理范圍也從以往的傳統(tǒng)的文書文檔發(fā)展為多層次，多形式的檔案模式，電子文檔管理是醫(yī)院檔案管理中的新內(nèi)容及新要求，如何提高醫(yī)院的電子文檔檔案管理質(zhì)量，是醫(yī)院檔案管理中亟待解決的問(wèn)題。加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，是醫(yī)院檔案實(shí)行現(xiàn)代化管理的根本任務(wù)[1]。通過(guò)對(duì)電子文件管理存在問(wèn)題及對(duì)策進(jìn)行探討，推進(jìn)電子檔案的管理。
1 醫(yī)院電子檔案管理中存在的問(wèn)題
1.1 檔案管理職責(zé)不明確，管理線條多
醫(yī)院檔案管理一般由設(shè)在行政辦公室的綜合檔案室負(fù)責(zé)，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等，由于醫(yī)院歷史的原因及醫(yī)院行業(yè)管理的要求，醫(yī)院的醫(yī)療病歷檔案由專門的病案室管理，而臨床的一些X線檔案、病理切片檔案、檢驗(yàn)檢查檔案、各種影像檢查圖文檔案及一些日常網(wǎng)絡(luò)辦公產(chǎn)生的電子資料檔案分屬于各個(gè)業(yè)務(wù)科室自己管理，電子病歷及一些醫(yī)療電子網(wǎng)絡(luò)信息則由信息科管理，在一個(gè)單位內(nèi)形成了多部門管理的現(xiàn)狀，導(dǎo)致檔案管理職責(zé)不明確，管理線條多，管理不到位的現(xiàn)象。
1.2 醫(yī)院電子檔案管理的意識(shí)和制度不健全
有些醫(yī)院雖然建立了檔案管理，但實(shí)際運(yùn)行效果不夠理想，不少部門人員檔案意識(shí)較淡薄，一些人員經(jīng)常把檔案材料隨意存在自己的辦公室，不能及時(shí)歸檔，導(dǎo)致檔案材料丟失或欠缺。平時(shí)單位組織的學(xué)習(xí)多與專業(yè)技術(shù)有關(guān)，很少組織檔案管理方面的學(xué)習(xí)，檔案管理的宣傳力度及認(rèn)識(shí)均不夠。同時(shí)，由于對(duì)醫(yī)院電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)及范疇還不夠明確，導(dǎo)致醫(yī)院電子檔案管理的制度建設(shè)相對(duì)落后，跟不上檔案管理的需求。
1.3 電子檔案管理不規(guī)范，缺失、損壞現(xiàn)象較普遍
由于醫(yī)院的電子檔案多頭管理的原因。目前很多電子檔案材料多由科室自行保管，缺乏統(tǒng)一和規(guī)范的管理，同時(shí)由于電子檔案需要依賴計(jì)算機(jī)貯存，科室在日常計(jì)算機(jī)管理時(shí)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全、病毒防范、權(quán)限管理、資料存貯和保管等方面均存在不到位現(xiàn)象，同時(shí)如何對(duì)電子檔案進(jìn)行規(guī)范地收集、整理、鑒定、歸檔及檔案管理的具體要求等知識(shí)均十分匱乏，導(dǎo)致了電子檔案的缺失和損壞現(xiàn)象較普遍。
1.4 檔案管理人員素質(zhì)有待提高
由于醫(yī)療是一門專業(yè)性很強(qiáng)的專業(yè)，目前醫(yī)院的檔案管理人員在文化程度、醫(yī)療技術(shù)知識(shí)、醫(yī)療管理流程、電子信息技術(shù)、檔案專業(yè)知識(shí)等方面均有待提高，在醫(yī)療人才培養(yǎng)中，多重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)方面的提高，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提高的意識(shí)不夠，投入不足，導(dǎo)致許多檔案管理人員的思想觀念、管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展，直接影響了檔案管理水平的進(jìn)一步提高。
1.5 檔案管理硬件不能滿足要求
醫(yī)院的電子檔案管理涉及科室面廣，計(jì)算機(jī)在醫(yī)院已廣泛應(yīng)用，部分科室已經(jīng)實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)，但全院網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)一規(guī)范管理還有待完善，相應(yīng)的檔案管理需要的硬件投入不足，能夠適合電子檔案管理的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相對(duì)較少，導(dǎo)致電子檔案管理往往不能滿足要求。 轉(zhuǎn)貼于
2 提高醫(yī)院電子檔案管理的對(duì)策
2.1 建立完善醫(yī)院的檔案管理網(wǎng)絡(luò)
醫(yī)院檔案信息量大、類別多，可采取相應(yīng)的高科技手段，為數(shù)據(jù)庫(kù)無(wú)紙化創(chuàng)造契機(jī)[2]。建立健全醫(yī)院檔案管理的醫(yī)院、檔案室、科室三級(jí)管理網(wǎng)絡(luò)是醫(yī)院檔案管理的重要保證，通過(guò)三級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)的建立，明確醫(yī)院電子檔案管理的職責(zé)、線條及要求，這種管理模式有利于統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管，有利于組織監(jiān)督各相關(guān)部門的檔案管理工作；有利于明確各部門的職責(zé)；有利于電子檔案保管的安全、完整和規(guī)范，同時(shí)有利于通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)多元化信息資源的共享及權(quán)限的統(tǒng)一規(guī)劃。
醫(yī)院的電子檔案管理可以實(shí)行檔案管理與其他信息管理分開的方式，這種方式主要由信息科和綜合檔案室兩部分組成，信息科負(fù)責(zé)醫(yī)院病案統(tǒng)計(jì)管理、圖書管理和計(jì)算機(jī)管理，綜合檔案室主要對(duì)各種門類、載體的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，并對(duì)本單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。二個(gè)部門職責(zé)明確，互相配合，共同協(xié)作。
2.2 制定相應(yīng)的電子檔案管理制度
要做好醫(yī)療電子檔案的管理工作，制度建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，醫(yī)院建立相應(yīng)的電子檔案管理制度的內(nèi)容應(yīng)包括建立電子檔案收集和歸檔制度，電子檔案的利用、保管制度，制訂電子檔案的保管期限、歸檔范圍等規(guī)定，并將這些制度和規(guī)定納入醫(yī)院的崗位責(zé)任制和考核辦法中去，建立健全醫(yī)療電子檔案的動(dòng)態(tài)管理制度，使醫(yī)院的電子檔案管理按規(guī)范化的流程進(jìn)行管理。
2.3 加強(qiáng)培訓(xùn)，提高認(rèn)識(shí)
檔案管理人員應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)和了解醫(yī)療活動(dòng)的規(guī)律、工作流程、信息技術(shù)應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)安全、醫(yī)學(xué)管理等知識(shí)。特別是對(duì)于數(shù)字化醫(yī)療信息手段、數(shù)字化設(shè)備、數(shù)字化醫(yī)療管理、網(wǎng)絡(luò)管理安全等技術(shù)的應(yīng)用，需要檔案管理人員需要及時(shí)更新自己的知識(shí)才能有效地參與到醫(yī)院電子檔案管理的工作中去。要提高科研人員對(duì)電子檔案的認(rèn)識(shí)，要有科研人員在一絨的自覺收集保存才能使電子檔案完整[3]。相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)檔案管理的法律法規(guī)、規(guī)章制度及本單位的檔案管理規(guī)定，提高對(duì)檔案管理知識(shí)的認(rèn)識(shí)及理解。
2.4 加大檔案管理的投入
電子檔案管理的好壞，關(guān)系到醫(yī)療安全及檔案信息的完整，也是醫(yī)院教學(xué)、科研的需要，最終達(dá)到檔案能夠得到充分利用的目的。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)重視對(duì)檔案管理硬件及軟件方面的投入，配置各方面性能較優(yōu)越的計(jì)算機(jī)、軟件，刻錄儀器及選擇科學(xué)的存貯方式。還要配置高性能的保障網(wǎng)絡(luò)安全的軟件，如防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)等，保障電子檔案的正常、有序運(yùn)行。
隨著科學(xué)技術(shù)及信息技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，醫(yī)院檔案的管理也出現(xiàn)了許多新的變化，醫(yī)院檔案管理必須不斷地從管理思想、管理方法、管理手段及管理創(chuàng)新等方面不斷改進(jìn)，緊跟時(shí)代的步伐，檔案管理人員也要不斷學(xué)習(xí)，不斷提高自己，不斷以創(chuàng)新的精神去改進(jìn)工作，以滿足醫(yī)院對(duì)檔案管理不斷提高的需要，為醫(yī)院的檔案管理事業(yè)做出貢獻(xiàn)。
參 考 文 獻(xiàn)
[1] 蔣莉君.談醫(yī)院檔案管理.西部醫(yī)學(xué).2008(20)02：444-445.
關(guān)鍵詞：中學(xué)；電子檔案；建設(shè)策略
本文在分析當(dāng)前電子檔案建設(shè)工作形勢(shì)的基礎(chǔ)上，主要探討中學(xué)電子檔案管理工作存在的問(wèn)題以及有效的應(yīng)對(duì)策略。
1中學(xué)電子檔案管理面臨的新形勢(shì)
1.1檔案使用價(jià)值不斷增加
電子檔案的使用價(jià)值已經(jīng)明顯的超出傳統(tǒng)的紙制檔案，電子檔案不僅可以記錄學(xué)生更豐富的數(shù)據(jù)信息，而且可以延長(zhǎng)檔案數(shù)據(jù)信息的保存年限，并且有著極高的數(shù)據(jù)開發(fā)價(jià)值。首先，電子檔案滿足了人們的隨時(shí)查閱和使用需求，可以同時(shí)供給多方面共同使用。其次，電子檔案提供了更詳實(shí)豐富的信息，可以進(jìn)行綜合的數(shù)據(jù)分析，可以實(shí)現(xiàn)借助互聯(lián)網(wǎng)渠道的快速傳遞。第三，電子檔案提高了數(shù)據(jù)信息的安全性，肩負(fù)了時(shí)代對(duì)學(xué)生檔案管理工作需要，可以說(shuō)學(xué)生電子檔案正面臨著海量、多形式數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、高速數(shù)據(jù)傳遞目標(biāo)，全面檢查有價(jià)值信息的信息化時(shí)代。只有圍繞著信息化時(shí)代的需要，不斷完善中學(xué)電子檔案的質(zhì)量，才能滿足工作需求。
1.2管理標(biāo)準(zhǔn)要求不斷嚴(yán)格
在信息技術(shù)時(shí)代，檔案的標(biāo)準(zhǔn)化要求越來(lái)越高，學(xué)生檔案已經(jīng)不僅僅是由學(xué)校保存，而且還要提供給上級(jí)學(xué)校和教育主管部門進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析，為教育決策提供基礎(chǔ)性的數(shù)據(jù)。當(dāng)代社會(huì)對(duì)電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化要求將不斷提高，這就要求中學(xué)電子檔案建設(shè)以標(biāo)準(zhǔn)化管理的方式進(jìn)行。首先，要提高檔案整理工作的質(zhì)量，突出檔案電子化的標(biāo)準(zhǔn)化水平，在保證檔案數(shù)據(jù)安全的前提下，盡可能的實(shí)現(xiàn)檔案的分類存儲(chǔ)、檢索。其次，保護(hù)檔案合理規(guī)范利用，提高檔案管理效率，嚴(yán)格保證檔案數(shù)據(jù)可以在有效數(shù)據(jù)環(huán)境下進(jìn)行傳遞，可以進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)信息的匯總分析。第三，實(shí)現(xiàn)檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，落實(shí)國(guó)家及省市相關(guān)部門的電子檔案管理要求，經(jīng)得起相關(guān)部門的檢查，做到對(duì)電子檔案事業(yè)負(fù)責(zé)。
2中學(xué)電子檔案建設(shè)存在的問(wèn)題
2.1領(lǐng)導(dǎo)不重視
初中電子檔案建設(shè)工作需要必要的軟硬件支持，但是，由于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電子檔案管理不重視，導(dǎo)致電子檔案建設(shè)工作效率較低，沒能提高中學(xué)電子檔案建設(shè)質(zhì)量。首先，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)不能經(jīng)常性的督促電子檔案管理工作，不能保證電子檔案制度落到實(shí)處，制約了電子檔案建設(shè)的發(fā)展速度。其次，還有的領(lǐng)導(dǎo)存在重管輕用的問(wèn)題，沒能根據(jù)實(shí)現(xiàn)工作需要開發(fā)出多種實(shí)用的電子檔案功能，致使電子檔案的應(yīng)用價(jià)值不高。第三，當(dāng)前中學(xué)生電子檔案制作要求不斷提高，但是有的學(xué)校沒能引進(jìn)必要的設(shè)備更新，領(lǐng)導(dǎo)沒能在電子檔案管理中給予必要的支持，影響了中學(xué)電子檔案建設(shè)的速度。
2.2管理人員素質(zhì)不高
管理人員的專業(yè)素質(zhì)是影響中學(xué)電子檔案建設(shè)工作水平的重要因素。首先，兼職的中學(xué)電子檔案管理人員不具備責(zé)任心，沒能抽出更多的精力用于電子檔案工作。其次，有些專職的電子檔案管理人員沒能經(jīng)過(guò)必要的電子檔案管理培訓(xùn)，電子檔案維護(hù)效率不高，嚴(yán)重的影響了電子檔案建設(shè)質(zhì)量，。第三，還有的中學(xué)電子檔案管理人員的專業(yè)能力不強(qiáng)，沒能結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況開展有針對(duì)性的電子檔案管理工作，導(dǎo)致電子檔案沒能發(fā)揮出實(shí)際應(yīng)用價(jià)值，因此影響了中學(xué)電子檔案事業(yè)的發(fā)展。
2.3管理工作不規(guī)范
提高中學(xué)電子檔案管理水平，源于執(zhí)行較高的電子檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，形成嚴(yán)密的電子檔案管理規(guī)范。由于中學(xué)電子檔案管理缺乏必要的規(guī)范制度，因此影響了電子檔案管理效率。首先，有些中學(xué)缺少必要的電子檔案管理制度，導(dǎo)致電子檔案管理隨意性大，存在管理疏漏較多，導(dǎo)致電子檔案錄入不齊全等問(wèn)題。其次，沒能根據(jù)實(shí)際情況的變化及時(shí)修訂電子檔案管理制度，電子檔案管理制度不適應(yīng)實(shí)際管理工作需要，導(dǎo)致電子檔案管理被迫適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展，電子檔案管理沒能走在形勢(shì)前頭。特別是在當(dāng)前學(xué)生擇校多、比業(yè)出路多的現(xiàn)實(shí)情況，學(xué)生電子檔案管理更應(yīng)當(dāng)完善相關(guān)制度。
2.4設(shè)備不完善
必要的基礎(chǔ)設(shè)備是電子檔案管理的前提，由于電子檔案管理作用沒能充分發(fā)揮，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)不重視電子檔案管理工作，導(dǎo)致學(xué)校電子檔案管理設(shè)備更新不及時(shí)。首先，有的學(xué)校沒能結(jié)合電子檔案管理工作的形勢(shì)需要使用新版管理軟件，導(dǎo)致電子檔案管理的兼容度低，影響了上級(jí)和相關(guān)學(xué)校的調(diào)閱。其次，有的學(xué)校軟硬件設(shè)備更新慢，不僅影響學(xué)校電子檔案管理工作效率，甚至還可能帶來(lái)電子檔案管理工作的風(fēng)險(xiǎn)，使電子檔案無(wú)法在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下安全使用。第三，電子檔案管理還需要相關(guān)輔助設(shè)備，而有的學(xué)校只配備了計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)，沒能配備必要的掃描儀等，也沒能配置必要的專業(yè)視頻、圖片處理軟件和高配置硬件，導(dǎo)致電子檔案各類形式單一，沒能實(shí)現(xiàn)高效存儲(chǔ)電子檔案數(shù)據(jù)目的。
2.5上級(jí)指導(dǎo)不及時(shí)
中學(xué)電子檔案管理不僅要納入地方教育行政部門的監(jiān)督和管轄的范圍，而且地方檔案管理部門也應(yīng)當(dāng)擔(dān)負(fù)起業(yè)務(wù)指導(dǎo)任務(wù)，全面加強(qiáng)電子檔案的管理工作。首先，教育行政部門還沒能加強(qiáng)對(duì)中學(xué)一級(jí)學(xué)校的電子檔案全面管理，往往只注重學(xué)生的電子學(xué)籍管理，沒能就學(xué)校建設(shè)的全部檔案進(jìn)行電子化，導(dǎo)致學(xué)校電子檔案管理存在片面化發(fā)展問(wèn)題。其次，還有的地方檔案管理部門沒能對(duì)學(xué)校進(jìn)行必要的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，導(dǎo)致學(xué)校電子檔案管理的專業(yè)性不強(qiáng)，影響了電子檔案事業(yè)的快速發(fā)展。
3中學(xué)電子檔案建設(shè)的主要策略
3.1制訂嚴(yán)格的電子檔案管理規(guī)范
為了全面提高電子檔案管理工作的質(zhì)量，減少中學(xué)電子檔案建設(shè)的滯后性問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化電子檔案管理目標(biāo)，必須推行嚴(yán)格的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和程序。首先，在中學(xué)推行統(tǒng)一的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，做到從原始檔案到電子檔案過(guò)程的全面細(xì)化。其次，標(biāo)注好電子檔案的內(nèi)外部特征，保證電子檔案是有效數(shù)據(jù)的集合，提升電子檔案內(nèi)容與形式的準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)電子檔案高密度存儲(chǔ)，并且加強(qiáng)對(duì)電子檔案二次加工，全面提高電子檔案的質(zhì)量。
3.2提高電子檔案管理軟硬件水平
做好電子檔案的管理工作，必須使用科學(xué)的電子檔案的檢索與存儲(chǔ)工作，要加強(qiáng)電子檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，要根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況，建設(shè)自己的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，使得關(guān)鍵數(shù)據(jù)信息得到有效存儲(chǔ)，提高電子檔案的保存和使用能力。第三，不斷依靠行政主管部門對(duì)電子檔案管理人員進(jìn)行專職培訓(xùn)，提高電子檔案教師的職業(yè)素養(yǎng)，提升學(xué)校自身的檔案建設(shè)能力。
4結(jié)論
信息技術(shù)的快速發(fā)展，為電子檔案的管理和建設(shè)提供了更為有利的契機(jī)，只要不斷更新電子檔案管理技術(shù)，提升專業(yè)人員的能力素質(zhì)，取得相關(guān)部門的大力支持，遵照相關(guān)工作制度要求，就能提高電子檔案管理質(zhì)量。
參考文獻(xiàn)
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1 電子檔案管理的作用
電子檔案可以實(shí)現(xiàn)智能化管理，自動(dòng)實(shí)現(xiàn)用戶對(duì)于檔案信息的提取與開發(fā)。在管理過(guò)程中信息技術(shù)取代了大量的純勞動(dòng)，檔案管理內(nèi)部人員能夠?qū)⒏嗟木Ψ旁跈n案信息資源的拓展研究中，利用電子檔案信息的優(yōu)勢(shì)，滿足不同層次用戶的需求，利用信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供便捷的檔案服務(wù)模式，使得檔案管理效率上升，用戶的滿意度提高。
1.1 管理電子化
在過(guò)去的管理方式下，檔案管理機(jī)構(gòu)一般只有紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案的管理耗費(fèi)人力物力財(cái)力多，保密性較差，傳遞慢，存儲(chǔ)時(shí)間也有限，伴隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展與普及，現(xiàn)代檔案的處理對(duì)象已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)闊o(wú)紙化作業(yè)，這種管理模式真實(shí)性高，保存時(shí)間長(zhǎng)，提高檔案的可操作性，使得檔案更加容易管理，效率更高。
1.2 資源擴(kuò)展智能化
往往檔案管理過(guò)程中需要不停的完善信息資源的利用過(guò)程與方法，因?yàn)樽罱K用戶的需求是不斷變化的，也有很多用戶對(duì)于自己的真正需求并不了解，只有在真正管理的過(guò)程中才能清楚明白自己的需求，甚至檔案的管理者在使用資源的過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生其他的想法，因此檔案信息資源的開發(fā)與利用就需要投入大量的人力物力財(cái)力與時(shí)間成本，信息開發(fā)所需要的資源就占據(jù)了整個(gè)成本的很大比例，而當(dāng)檔案實(shí)現(xiàn)電子化信息化，減少了大量不必要的成本后，?n案管理者就會(huì)有更多的資源去實(shí)現(xiàn)檔案管理的擴(kuò)展以及技術(shù)上的開發(fā)，以此提供更多更高效的智能化功能，提高客戶滿意度，增加收益，建設(shè)節(jié)約型社會(huì)。因此，將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中可以提高資源利用率，實(shí)現(xiàn)資源的擴(kuò)展和進(jìn)一步的開發(fā)。
2 從操作內(nèi)容分析電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)
2.1 真實(shí)性
相對(duì)于電子檔案，傳統(tǒng)檔案的真實(shí)性和原始性更容易得到保障，這主要是因?yàn)槠鋬r(jià)值審定十分嚴(yán)格，一旦其價(jià)值審核成功，其形式和內(nèi)容基本就不再變化，之后只要保管得當(dāng)，基本不會(huì)存在問(wèn)題。電子檔案主要通過(guò)多媒體進(jìn)行保存，所以其修改可以做到不留痕跡，這也就導(dǎo)致了電子檔案的原始性和真實(shí)性受到威脅。而且在電子檔案的格式轉(zhuǎn)化過(guò)程中，也極容易因?yàn)椴僮魇д`而導(dǎo)致信息失真。
2.2 操作性
傳統(tǒng)檔案相對(duì)于電子檔案管理操作更為復(fù)雜，因?yàn)槠渖婕暗降墓ぷ鞫际怯扇斯ね瓿桑ぷ鼾嫶蠖臅r(shí)。電子檔案管理主要使用信息處理軟件來(lái)進(jìn)行批量處理，大大的加快了相同量下的檔案管理操作的速度。同時(shí)，電子檔案管理比傳統(tǒng)檔案管理的專業(yè)性更強(qiáng)，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理的專業(yè)技能，還要能夠熟練使用相應(yīng)的計(jì)算機(jī)軟件。
3 從操作環(huán)節(jié)分析電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)
3.1 鑒別整理
傳統(tǒng)檔案的文件材料在歸檔之前要進(jìn)行價(jià)值鑒定，進(jìn)行相應(yīng)的資格審查，以此判明其保管期限和價(jià)值，在歸檔完成后，還需對(duì)已歸檔的檔案進(jìn)行價(jià)值復(fù)審。由于其鑒別過(guò)程的嚴(yán)格，從而導(dǎo)致了檔案的質(zhì)量和價(jià)值都比較高，相應(yīng)的，相比于電子檔案，數(shù)量會(huì)比較少。電子檔案在進(jìn)行歸檔之前，其價(jià)值會(huì)從電子文檔的內(nèi)容和技術(shù)兩方面進(jìn)行判斷，電子文檔的應(yīng)用性范圍、技術(shù)狀況、可讀性、真實(shí)性都對(duì)其有直接影響，所以相比于傳統(tǒng)文檔，電子文檔在進(jìn)行價(jià)值判斷時(shí)還要進(jìn)行技術(shù)分析，以此來(lái)保證文檔的安全和準(zhǔn)確。電子文檔主要通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理，所以檔案鑒別整理工作效率會(huì)比傳統(tǒng)文檔高，但電子檔案的信息質(zhì)量卻不如傳統(tǒng)檔案。
3.2 存貯
傳統(tǒng)文檔與電子文檔的檔案存貯方式也有很大不同。存貯傳統(tǒng)檔案需要消耗大量的資源，因?yàn)樵谶^(guò)程中需要持續(xù)性的投入大量人力物力，而且隨著檔案不斷累積，新舊檔案的整理和應(yīng)用的困難程度也隨之增加。電子檔案內(nèi)容的表現(xiàn)形式比較多樣化，可以用圖形、文字、聲音、影像等多種方式進(jìn)行呈現(xiàn)，從而使電子檔案能夠更加生動(dòng)形象的表達(dá)。而且電子檔案的儲(chǔ)存載體都具有容納信息量大、所需存儲(chǔ)空間小、記錄速度快、存儲(chǔ)密度大的特點(diǎn)。不過(guò)電子檔案在修改之后不留痕跡，這就存在著數(shù)據(jù)的原始性不能得到保障的問(wèn)題。在這一方面，傳統(tǒng)檔案管理比電子檔案管理更有有優(yōu)勢(shì)，傳統(tǒng)檔案更改流程繁雜，且會(huì)留下痕跡，從而更好保證了文檔的原始性。
4 信息技術(shù)在電子檔案管理中的改進(jìn)
4.1 提高電子檔案信息的安全性
將檔案采用不同種類的媒體儲(chǔ)存在儲(chǔ)存介質(zhì)中，或運(yùn)用數(shù)據(jù)庫(kù)儲(chǔ)存，只要連接電子媒體中，就可以直接在系統(tǒng)中進(jìn)行存儲(chǔ)、查找、調(diào)用與管理，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化可視化，促進(jìn)檔案信息的集成化管理，從而達(dá)到方便存儲(chǔ)的目標(biāo)，分散電子檔案的存儲(chǔ)位置，保證電子檔案的安全性。因?yàn)楹芏鄼n案管理系統(tǒng)缺乏檔案信息的安全與保密措施，黑客攻擊使檔案管理面臨著嚴(yán)重的威脅。為解決這些問(wèn)題，檔案管理機(jī)構(gòu)除了分散儲(chǔ)存電子信息的方法之外，還可以設(shè)計(jì)可靠性實(shí)施性強(qiáng)的安全協(xié)議阻止黑客進(jìn)攻和非法訪問(wèn)，運(yùn)用相關(guān)的法律法規(guī)保證電子檔案的安全。
4.2 提高檔案信息電子化的覆蓋率
目前信息技術(shù)應(yīng)用下的電子檔案管理，更重視數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，運(yùn)用數(shù)據(jù)庫(kù)找尋檔案，但是對(duì)于大多數(shù)檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)部的紙質(zhì)檔案只考慮表面的效果，沒有重視根源，計(jì)算機(jī)技術(shù)覆蓋不全面。為解決此問(wèn)題，在紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)之地可以采用現(xiàn)有的圖書館館藏圖書的管理制度，對(duì)各個(gè)紙質(zhì)檔案進(jìn)行編碼分類并貼上條形碼，從而對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息，這樣也方便對(duì)紙質(zhì)檔案的查找、使用和管理，降低差錯(cuò)率。
關(guān)鍵詞：電子檔案；檔案管理；應(yīng)用發(fā)展
中圖分類號(hào)：K206文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
引言
隨著我國(guó)科學(xué)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案已成為當(dāng)前檔案管理中的重要內(nèi)容，同時(shí)，電子檔案以其方便、快捷等優(yōu)點(diǎn)在檔案管理中發(fā)揮著重要的作用，然而，不容忽視的是，由于電子檔案自身特點(diǎn)以及日常管理手段、理念和方法等原因，電子檔案管理工作中問(wèn)題層出不窮。
一、電子檔案特點(diǎn)及管理要求
1、電子檔案特點(diǎn)
電子檔案與紙質(zhì)檔案不同，其主要是通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤或其他設(shè)備存儲(chǔ)文件，
將相互關(guān)聯(lián)的電子圖像或文件集合，多以案卷為基本單位。電子檔案分為實(shí)體檔案和虛擬檔案兩種，其中，虛擬檔案主要用于區(qū)別客觀存在的檔案實(shí)體，以比特或字節(jié)等表示方式將實(shí)體檔案信息保存在電腦或網(wǎng)絡(luò)中，當(dāng)引入硬件或與硬件相關(guān)的細(xì)節(jié)時(shí)，這些比特或字節(jié)可被定位到某個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端，從而以實(shí)體符號(hào)向用戶呈現(xiàn)信息。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，近年來(lái)電子檔案采用光盤、磁盤等介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不同，電子檔案具有信息存儲(chǔ)密度高、信息非人工識(shí)讀性強(qiáng)、具有多種信息媒體繼承性、信息和載體可分離以及系統(tǒng)依賴性等特點(diǎn)。
2、電子檔案管理要求
目前，每個(gè)行業(yè)每個(gè)領(lǐng)域的信息化水平都在快速提高，檔案管理的信息化也越來(lái)越受到人們的關(guān)注，其重要性也受到廣泛的認(rèn)同。檔案管理的信息化，與傳統(tǒng)的手工管理相比，是一個(gè)劃時(shí)代的轉(zhuǎn)變，在管理和利用的高效性、便捷性上具有無(wú)以倫比的優(yōu)勢(shì)。同時(shí)，也對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的定位提出更高的要求，有很多新的問(wèn)題擺在面前，主要有以下內(nèi)容：檔案管理信息系統(tǒng)需要管理的檔案種類非常多，并且具有復(fù)雜性，涉及到的行業(yè)也很多，有實(shí)體檔案與電子檔案，這基本上把所有的檔案實(shí)體類型以及電子檔案類型都包含了，并且還要管理到位。與此同時(shí)，還要與未來(lái)可能出現(xiàn)的檔案實(shí)體類型與電子類型相適應(yīng)并兼容。在各個(gè)行業(yè)中，很多單位都有各種信息系統(tǒng)建立，但是，在經(jīng)過(guò)相應(yīng)的產(chǎn)生與利用以后，就會(huì)有很多信息累計(jì)在系統(tǒng)中，并且，這些電子信息的出口也是一個(gè)不容忽視的問(wèn)題，需要按照檔案管理的要求來(lái)進(jìn)行管理。
二、電子檔案在檔案管理中的作用
對(duì)多數(shù)企業(yè)、單位、部門來(lái)說(shuō)，電子檔案是新鮮事物。電子檔案在日常檔案管理中發(fā)揮著重要作用，因此，從理念上轉(zhuǎn)變檔案管理模式，對(duì)加強(qiáng)電子檔案管理意義重大。
1、電子檔案節(jié)省人力物力
傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理過(guò)程中，容易損壞，一般要投入大量人力、財(cái)力、物力等進(jìn)行管理保存，盡管如此，紙質(zhì)檔案還是存在損壞的風(fēng)險(xiǎn)。隨著計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案應(yīng)運(yùn)而生，其作為一種快捷的檔案管理手段，一方面為獲取檔案信息提供了便捷的途徑，降低了檔案歸檔或查找的困難，另一方面，降低了檔案管理人員工作強(qiáng)度，從而節(jié)省了大量人力物力。
2、電子檔案有助于提升服務(wù)效率
為使用者提供高效便捷的服務(wù)是檔案管理的最終目的，采用電子檔案進(jìn)行檔案管理，在實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化的同時(shí)，也提升了檔案管理服務(wù)效率和質(zhì)量。電子檔案不僅能為使用者提供海量信息，同時(shí)也可幫助其在海量信息里面快速查找。然而，對(duì)電子檔案進(jìn)行管理，要求管理人員掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)等新技術(shù)、新技能，從而能游刃有余地進(jìn)行電子檔案的管理。
三、電子檔案在檔案管理中的應(yīng)用
目前，電子檔案在檔案管理中有了廣泛地應(yīng)用，其優(yōu)點(diǎn)主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。
1、保證了存儲(chǔ)時(shí)間
為保證電子檔案長(zhǎng)期可讀性，要及時(shí)更新其文檔結(jié)構(gòu)，一旦計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)更新或應(yīng)用軟
件更新，電子檔案的有效性、真實(shí)性和完整性等極有可能遭到破壞，因此，及時(shí)更新電子檔案文件結(jié)構(gòu)，確保其適應(yīng)“新環(huán)境”。
2、保證其完整性
采用技術(shù)措施確保電子檔案完整性、真實(shí)性、原始性以及安全性，防止一些管理人員隨意更改檔案內(nèi)容或制造假檔案。
3、節(jié)約成本
電子檔案和紙質(zhì)檔案根據(jù)實(shí)際情況可給予雙套制的管理模式，根據(jù)檔案內(nèi)容的特點(diǎn)，選擇性地進(jìn)行電子檔案管理或紙質(zhì)檔案管理，這不僅會(huì)降低人力財(cái)力物力的浪費(fèi)，同時(shí)，也可確保重要檔案的雙套歸檔管理。
4、把握準(zhǔn)確性原則
除了要保證電子檔案管理的高效性之外，保證電子檔案管理的準(zhǔn)確性也是提高電子檔案管理整體效果的重要措施。為此，我們應(yīng)準(zhǔn)確把握電子檔案管理的準(zhǔn)確性原則，提高電子檔案管理的整體效果。
5、保證其安全性
隨著電子檔案依賴的計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷發(fā)展，電子檔案管理工作難度越來(lái)越大，在電子檔案日常管理中，不僅要從思想上認(rèn)識(shí)到電子檔案的重要性，而且要在技術(shù)上確保其安全性，這就要求電子檔案的制作者和管理者在日常電子檔案管理中要秉承認(rèn)真負(fù)責(zé)、忠于職守、精益求精的態(tài)度，從而確保電子檔案的準(zhǔn)確、安全、可靠等。
四、電子檔案的發(fā)展
1、計(jì)算機(jī)檔案應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)展
計(jì)算機(jī)檔案從出現(xiàn)至今,已經(jīng)擴(kuò)展到各個(gè)領(lǐng)域其中包括各個(gè)企事業(yè)單位。在許多單位中計(jì)算機(jī)檔案甚至是在逐步取代傳統(tǒng)檔案的應(yīng)用。計(jì)算機(jī)檔案以其操作簡(jiǎn)單、速度快、查找方便、易于攜帶等特點(diǎn)為廣大使用者所偏愛。與此同時(shí)在當(dāng)今計(jì)算機(jī)電子檔案亦是科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的必然產(chǎn)物,各個(gè)單位如果不使用計(jì)算機(jī)電子檔案就意味著落后甚至是被淘汰。因此將計(jì)算機(jī)電子檔案管理工作落實(shí)到位是當(dāng)前各個(gè)單位所關(guān)注的池是必須實(shí)施的。
2、計(jì)算機(jī)檔案管理工作操作更加規(guī)范
受計(jì)算機(jī)檔案各種弊端的啟示,我國(guó)在計(jì)算機(jī)檔案管理工作中也做以相應(yīng)的改變和調(diào)整,有針對(duì)性地對(duì)和計(jì)算機(jī)檔案管理有關(guān)的人和事進(jìn)行調(diào)整。首先從人的角度來(lái)說(shuō)進(jìn)行計(jì)算機(jī)檔案管理工作的工作人員的素質(zhì)是計(jì)算機(jī)檔案管理工作首要保障。我國(guó)已經(jīng)對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理的工作人員進(jìn)行了相應(yīng)的培訓(xùn),以提高他們?cè)诓僮骱凸芾碇械膶I(yè)能力和綜合素質(zhì),這在人為這關(guān)確保了電子檔案管理的規(guī)范化。同時(shí)制定規(guī)范統(tǒng)一的管理格式。在檔案?jìng)鬏敾蚴寝D(zhuǎn)化的時(shí)候使用統(tǒng)一的格式易于操作和管理能夠有效地避免信息的丟失和篡改。將檔案管理工作的規(guī)范化作為電子檔案管理工作發(fā)展趨勢(shì)更易于電子檔案的管理工作規(guī)范化完成。
3、電子檔案管理工作超安全性發(fā)展
加強(qiáng)電子檔案的安全性問(wèn)題,是電子檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。存儲(chǔ)設(shè)備的安全是電子檔案管理安全的前提保證。第一加強(qiáng)存儲(chǔ)設(shè)備安全要注重對(duì)計(jì)算機(jī)病毒的清理,定時(shí)清理,以保證計(jì)算機(jī)在一個(gè)安全的環(huán)境中運(yùn)行。第二及時(shí)對(duì)計(jì)算機(jī)電子檔案進(jìn)行保存和備份確保一旦發(fā)生檔案丟失的情況能夠及時(shí)獲取信息彌補(bǔ)漏洞盡可能地挽回?fù)p失。第三加強(qiáng)電子檔案保密工作。要對(duì)存儲(chǔ)電子檔案的程序或是軟件進(jìn)行加密使想進(jìn)入電子檔案程序的非法分子不能夠簡(jiǎn)單地獲取信息。通過(guò)以上幾個(gè)方面的努力我國(guó)計(jì)算機(jī)電子檔案的發(fā)展會(huì)規(guī)避許多風(fēng)險(xiǎn),做到防范于未然安全第一。
結(jié)束語(yǔ)
當(dāng)前，社會(huì)信息化發(fā)展步伐較快，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到了空前的發(fā)展，隨之而來(lái)的，日漸增多的電子檔案成為檔案管理中的主要內(nèi)容。為了適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展，適應(yīng)檔案管理工作需要，加強(qiáng)電子檔案管理，確保其準(zhǔn)確、完整、可靠地歸檔及利用，意義重大。在日常電子檔案管理中，要結(jié)合檔案實(shí)際情況，運(yùn)用科學(xué)管理方法，順應(yīng)電子檔案管理規(guī)律，做好電子檔案管理工作，從而使其在工作需要中發(fā)揮重大作用。
參考文獻(xiàn)
[1]車紅梅,劉光.淺析計(jì)算機(jī)電子檔案管理的應(yīng)用與發(fā)展[J].《中國(guó)電子商務(wù)》,2012,(15).
隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子信息的運(yùn)用不斷增加，涉及到多個(gè)領(lǐng)域，包括電子郵件、電子文件等，這逐漸導(dǎo)致紙質(zhì)文件退出了管理舞臺(tái)。因此，電子檔案營(yíng)運(yùn)而生，取代了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在企業(yè)管理中的地位，成為當(dāng)前檔案管理的最主要形式。電子檔案的承載介質(zhì)類型較多，包括光盤、硬盤、U盤等，當(dāng)前最主要的是通過(guò)硬盤作為電子檔案的存儲(chǔ)載體[1]。
電子檔案的應(yīng)用主要具有以下幾個(gè)方面的優(yōu)點(diǎn)：第一，電子檔案能夠?qū)⑽募旧淼亩嗝襟w特性表現(xiàn)出來(lái)，能夠?qū)⑽募磉_(dá)的內(nèi)容更加形象的展現(xiàn)出來(lái)，方便讀者對(duì)文件的內(nèi)容更加生動(dòng)、直觀的進(jìn)行理解，并且電子檔案的存儲(chǔ)空介質(zhì)占用空間較小，能夠存儲(chǔ)大量的信息，方便長(zhǎng)期保存、備份、復(fù)制和傳輸；第二，電子檔案能夠使閱讀者方便地進(jìn)行閱讀，同時(shí)還能方便地通過(guò)關(guān)鍵詞對(duì)所需要的內(nèi)容進(jìn)行搜索和查詢。
電子檔案除了上述主要優(yōu)點(diǎn)之外，還存在以下缺點(diǎn)：首先，電子檔案的載體具有不穩(wěn)定性，壽命相對(duì)較短，容易發(fā)生氧化；其次，電子檔案對(duì)即使算計(jì)非常依賴，如果沒有計(jì)算，就無(wú)法建立與閱讀電子檔案；第三，電子檔案容易遭到篡改，同時(shí)還容易遭受到電腦病毒的入侵， 較大的安全威脅；第四，電子檔案保存難度較大，存儲(chǔ)介質(zhì)容易受到周圍環(huán)境因素的影響而遭到破壞。
2 紙質(zhì)檔案管理的優(yōu)缺點(diǎn)
紙質(zhì)檔案作為傳統(tǒng)的檔案記錄形式，主要包括一下幾個(gè)方面的優(yōu)點(diǎn)：首先，紙質(zhì)檔案在保存良好的情況下能夠?yàn)槭褂谜咛峁└又庇^的感受，讀者能夠便捷快速地找到想要的信息；紙質(zhì)檔案相對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)具有更高的可信度，其在修改之后就會(huì)保留修改痕跡，因此在建立之后很難進(jìn)行修改，這也能夠讓人們更加容易辨別出檔案信息的真實(shí)性，因此，紙質(zhì)檔案的安全性和真實(shí)性比電子檔案更高；其次，紙質(zhì)檔案因?yàn)楸旧硗ㄟ^(guò)紙張進(jìn)行保存，不會(huì)受到電磁環(huán)境等因素的破壞，因此，其保存壽命更長(zhǎng)。
紙質(zhì)檔案的缺陷主要包括以下幾個(gè)方面：首先，紙質(zhì)檔案的保存對(duì)環(huán)境要求較高，紙質(zhì)檔案以紙張作為載體，因此，在酸堿的化學(xué)試劑作用下容易遭到破壞，同時(shí)對(duì)環(huán)境的溫度、濕度等條件要求較高；其次，紙張對(duì)信息的存儲(chǔ)較為有限，當(dāng)涉及的信息量過(guò)大時(shí)，就需要通過(guò)大量的紙張記錄信息，需要消耗極大的人力和物力資源，而且管理難度也會(huì)進(jìn)一步加大。
3 電子檔案與紙質(zhì)檔案的融合管理
隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)對(duì)檔案管理工作的要求不斷提高，電子檔案相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案刑事來(lái)說(shuō)，其在檔案管理中具有較強(qiáng)的優(yōu)勢(shì)，但是紙質(zhì)檔案本身的真實(shí)性優(yōu)勢(shì)是電子檔案目前還難以實(shí)現(xiàn)的[2]。兩種檔案形式各有優(yōu)缺點(diǎn)，能夠形成很好的補(bǔ)充，很難讓其中一種在短時(shí)間內(nèi)被完全取代。因此，可以將電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案充分結(jié)合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的融合管理，一方面不僅能夠更加真實(shí)的反映出檔案依據(jù)，另一方面，則能很好的保證電子檔案有點(diǎn)的發(fā)揮。
（一）建立兩套相互獨(dú)立又彼此聯(lián)系的檔案管理系統(tǒng)
由于電子檔案與紙質(zhì)檔案在收集時(shí)間、方式、存儲(chǔ)、保護(hù)以及利用等方面都存在極大的差異，因此，要想實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的融合管理，需要針對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案各自的特點(diǎn)建立兩套管理系統(tǒng)，兩套管理系統(tǒng)獨(dú)立操作、獨(dú)立管理、獨(dú)立利用，但是又需要實(shí)現(xiàn)兩個(gè)系統(tǒng)之間的信息共享，從而能夠通過(guò)一種文件找到相同內(nèi)容的另一種形式存儲(chǔ)的文件，從而能夠使兩個(gè)系統(tǒng)在業(yè)務(wù)處理方面保持一致，方便進(jìn)行檔案的利用。在電子環(huán)境下，將一些重點(diǎn)的檔案和需要永久保存的檔案，及時(shí)制作成紙質(zhì)檔案并進(jìn)行常規(guī)保存，通過(guò)吃還童的紙質(zhì)檔案形式確保檔案的原始性、證據(jù)性和權(quán)益性；同時(shí)，可以將一些通過(guò)紙質(zhì)檔案形式利用繁瑣的檔案信息制作成電子檔案形式，從而實(shí)現(xiàn)這些檔案信息的高效利用。
（二）檔案部門對(duì)電子檔案實(shí)行集中管理
通過(guò)對(duì)電子檔案的集中化管理，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、專業(yè)化以及檔案信息資源的一體化。檔案部門通過(guò)對(duì)電子檔案實(shí)行統(tǒng)一的管理，能夠進(jìn)一步規(guī)范電子檔案從收集到歸檔在到存儲(chǔ)保護(hù)的各個(gè)環(huán)節(jié)的管理程序，避免人為因素破壞檔案文件，同時(shí)還能夠使電子檔案與紙質(zhì)檔案之間建立相互的聯(lián)系。同時(shí)，還能夠通過(guò)對(duì)電子檔案的專業(yè)開發(fā)，使其信息資源能夠得到充分的利用。因此，檔案管理部門需要積極承擔(dān)電子檔案的管理工作，實(shí)現(xiàn)電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的一體化管理模式。
（三）建立科學(xué)合理的檔案管理制度
因?yàn)殡娮游募旧砭哂锌蓮?fù)制和刪改無(wú)痕的特性，因此，對(duì)于電子檔案的管理和保護(hù)工作需要嚴(yán)格落實(shí)到電子文件從建立到后期的使用、修改、刪除等整個(gè)生命周期的各個(gè)環(huán)節(jié)[3]，在整個(gè)過(guò)程中，檔案管理的重點(diǎn)是過(guò)程管理，而不是檔案本身的管理。因此，需要建立一套完善的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案整個(gè)生命周期過(guò)程各個(gè)環(huán)節(jié)的管理，從而確保電子文件的及時(shí)收集，避免在分散狀態(tài)下出現(xiàn)信息丟失或者信息泄露等問(wèn)題。同時(shí)，電子文件在建立之后由于載體或者格式的轉(zhuǎn)化會(huì)不斷改變自身的存在形式，如果缺乏相關(guān)的證明信息來(lái)證實(shí)文件的內(nèi)容在載體或格式轉(zhuǎn)化過(guò)程中沒有發(fā)生任何變化，就很難保證電子檔案信息的真實(shí)性和完整性。因此，需要針對(duì)每一份電子文件建立相應(yīng)的記錄制度，記錄電子檔案生命周期各個(gè)環(huán)節(jié)管理的具體情況，確保電子檔案信息的真實(shí)性和完整性。
（四）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
當(dāng)前，很多企業(yè)的檔案管理人員都是過(guò)去的老員工，其更多的是涉及到傳統(tǒng)檔案的管理工作，電子檔案管理作為檔案管理方法，其涉及到信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等多方面的應(yīng)用，其對(duì)技術(shù)要求比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作的技術(shù)要求更高。因此，需要提升檔案管理人員的專業(yè)能力，使其能夠基本滿足計(jì)算及操作、網(wǎng)絡(luò)使用等方面的技術(shù)要求。另外，為了更好地進(jìn)行電子檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，管理人員一般還要求具備一定的外語(yǔ)基礎(chǔ)，從而更好地掌握管理系統(tǒng)的各種功能。所以檔案管理人員需要在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理技能的基礎(chǔ)上積極提升自己的專業(yè)能力，從而更好地參與電子檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的融合管理。
隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，以及電子檔案的不斷增多，其帶給檔案管理工作更極大的挑戰(zhàn)。在新的時(shí)代背景下，檔案管理工作者已經(jīng)逐步認(rèn)識(shí)到紙質(zhì)與電子檔案管理之間的互補(bǔ)性，意識(shí)到只有實(shí)現(xiàn)兩者的共同進(jìn)步才能應(yīng)對(duì)時(shí)展帶來(lái)的挑戰(zhàn)，并有效提高檔案管理工作的有效性。
基于此，本文在此淺談網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的紙質(zhì)與電子檔案管理，以期能夠?yàn)橄嚓P(guān)人士提供有益參考與借鑒，推動(dòng)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展與建設(shè)。
二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下紙質(zhì)與電子檔案管理存在的問(wèn)題
（一）電子存檔的滯后
雖然電子檔案具有其自身無(wú)與倫比的巨大優(yōu)勢(shì)，極大的提高檔案管理工作的便捷性，但因?yàn)榉蓱{證效用的限制，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案仍舊存在其必要性。這種現(xiàn)狀已經(jīng)決定了在檔案存檔工作中，紙質(zhì)管理始終是電子檔案存在的基礎(chǔ)。
但從實(shí)踐調(diào)查的結(jié)果顯示，在部分行業(yè)中，因?yàn)闄n案數(shù)量過(guò)多以及員工工作量巨大等原因，導(dǎo)致電子存檔的工作相對(duì)滯后。在這種背景下，工作人員為了查找某一檔案不得不在大量的紙質(zhì)檔案中進(jìn)行翻閱，這容易到其他檔案被損壞和遺失，并不能發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢(shì)。
電子存檔的滯后還容易造成紙質(zhì)檔案的遺失，進(jìn)一步造成電子檔案不完整，失去了寶貴的檔案資料。
（二）兩種檔案的內(nèi)容不相符
在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子檔案憑借其更便捷的管理、存儲(chǔ)和輸送方式給檔案管理工作帶來(lái)了極大的便捷，極大的減少了檔案管理工作者的工作量。
在這種背景下，部分檔案管理工作者經(jīng)常在檔案管理工作中失誤，造成紙質(zhì)檔案與電子檔案的內(nèi)容不相符。具體的說(shuō)，在檔案內(nèi)容修訂時(shí)，部分工作者僅僅是在電子檔案中進(jìn)行了修改，卻因?yàn)槠渌虑檫z忘了對(duì)紙質(zhì)檔案的修改。這就導(dǎo)致兩份檔案的內(nèi)容不一致，導(dǎo)致在最終的對(duì)證中需要花費(fèi)更多時(shí)間和精力。
三、如何在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案管理的互補(bǔ)
（一）及時(shí)做好歸檔整理工作
眾多檔案管理者要在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下提高工作的效率，并且實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的互補(bǔ)，其首要的任務(wù)是轉(zhuǎn)變自身的意識(shí)，必須要明確兩者具有的特殊性。
首先，紙質(zhì)檔案是電子檔案的基礎(chǔ)，只有紙質(zhì)檔案才具有法律的真實(shí)效力，只有確保紙質(zhì)檔案無(wú)損壞、無(wú)遺失，才能利用電子檔案的巨大優(yōu)勢(shì)提高工作的效率。其次，電子檔案具有充分的便利性，對(duì)電子檔案進(jìn)行翻閱、查詢和拷貝能夠減少對(duì)紙質(zhì)檔案的磨損，保證檔案的真實(shí)有效。
明確這一認(rèn)識(shí)，檔案管理工作者才會(huì)督促自己正確對(duì)待兩種不同的檔案，才能在紙質(zhì)檔案建立以后進(jìn)行及時(shí)的歸檔和整理工作，才能及時(shí)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，并對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行科學(xué)的保存。
（二）要不斷提高檔案管理工作者的能力與素質(zhì)
與此同時(shí)，只有不斷提高檔案管理工作者的素質(zhì)與能力，其才能夠提高自身的工作效率，才能做好紙質(zhì)與電子檔案的管理工作。具體地說(shuō)，隨著管理者能力與素質(zhì)的提升，其才會(huì)在檔案修訂時(shí)及時(shí)找出和修訂紙質(zhì)檔案，并以此為基礎(chǔ)對(duì)電子檔案進(jìn)行更新。
此外，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，紙質(zhì)檔案與電子檔案將會(huì)在未來(lái)很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)共存。這就要求檔案管理者對(duì)兩種不同類型的檔案進(jìn)行單獨(dú)的管理工作，不可將其混合管理，從而導(dǎo)致兩種檔案的管理質(zhì)量下降。
這就對(duì)檔案管理工作者的要求進(jìn)一步提高，只有不斷提高其能力與素質(zhì)，檔案管理者才能夠根據(jù)紙質(zhì)檔案與電子檔案的特性優(yōu)化檔案管理工作，提高檔案管理工作的有效性。
這就需要眾多單位管理者定期組織檔案管理工作者參加培訓(xùn)，針對(duì)其業(yè)務(wù)能力以及基本的素質(zhì)進(jìn)行有效的培訓(xùn)，使其能夠應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下紙質(zhì)檔案與電子檔案共存的管理工作，同時(shí)建設(shè)優(yōu)秀的管理隊(duì)伍。
（三）加強(qiáng)監(jiān)督與核查工作
最后，管理者要確保紙質(zhì)檔案與電子檔案管理工作的有效性就應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)監(jiān)督與核查工作。
一方面，管理者應(yīng)該安排人員對(duì)日常的檔案管理工作進(jìn)行有效監(jiān)督。首先要監(jiān)督紙質(zhì)檔案的借閱、查詢以及修改的情況。其次要監(jiān)督電子檔案是否有被傳輸和修訂。一旦發(fā)生單方面的變換，監(jiān)督者必須要追溯其根源，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。
另一方面，管理者需要加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的核查工作。這就需要技術(shù)能力較強(qiáng)的員工擔(dān)當(dāng)此工作，要根據(jù)軟件和系統(tǒng)的痕跡對(duì)電子檔案進(jìn)行定時(shí)的核查，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案相一致，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。
關(guān)鍵字：信息時(shí)代；電子檔案；管理
電子檔案是通過(guò)查找、傳遞、加工、存儲(chǔ)具有一定社會(huì)價(jià)值的材料來(lái)達(dá)到目的的一種記錄方式，利用現(xiàn)代科技手段替代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，這也是檔案管理的一次技術(shù)上的飛躍，對(duì)于檔案管理者來(lái)說(shuō)這也是一次全新的挑戰(zhàn)，檔案管理人員需要認(rèn)真研究檔案管理技術(shù)，使檔案管理盡快實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和自動(dòng)化。
1電子檔案的優(yōu)點(diǎn)
1.1減少了檔案管理人員的工作量
通過(guò)現(xiàn)代信息系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行智能化和自動(dòng)化分析、歸類管理，實(shí)現(xiàn)了文檔的一體化管理，降低了檔案管理者的勞動(dòng)強(qiáng)度，使檔案管理人員真正從繁重的腦力和體力勞動(dòng)中解放出來(lái)，檔案管理人員可以從事其它方面的研究與創(chuàng)造，彰顯更大的社會(huì)價(jià)值。
1.2確保了電子檔案的完整性
由于電子檔案管理是通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索、錄入，可以減少傳統(tǒng)人工管理中存在的文件收錄不全進(jìn)行二次整理的工作。運(yùn)用電子檔案管理的方式，利用微機(jī)就可以自動(dòng)完成分類歸檔管理，改變了需要人工查找、補(bǔ)缺、重新錄入的不便，節(jié)省了大量的人力物力，節(jié)約了時(shí)間，提高了工作效率，充分實(shí)現(xiàn)檔案管理的社會(huì)價(jià)值。
1.3提高了文檔的保密性
在過(guò)去較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)，人們?cè)谑褂脵n案材料時(shí)都是調(diào)用整卷內(nèi)容，雖然使用人員只需利用其中的一部分，但同時(shí)也可以看到其它內(nèi)容，這種做法導(dǎo)致大量的文檔內(nèi)容外泄。利用電子檔案的電子化管理則可以解決這一問(wèn)題，可以將電子檔案分為不同的單份文件，使用人員在提出自己的需求時(shí)，只需提供相應(yīng)文件即可，可以有效保證文件的安全。
1.4提高了工作質(zhì)量和效率
檔案管理工作是為了方便人的使用，為了提供高效的閱讀服務(wù)與使用服務(wù)，就需建立高水平的文檔卷宗。但在過(guò)去較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)，檔案的立卷工作都是人工操作的，也就是工作人員根據(jù)自己對(duì)立卷的認(rèn)識(shí)進(jìn)行管理，因此工作人員會(huì)把自己的主觀理解帶入到立卷工作中，導(dǎo)致立卷標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，導(dǎo)致案卷質(zhì)量不一致，也不利于今后的檔案使用。利用計(jì)算機(jī)對(duì)文書檔案進(jìn)行管理，也就是建立電子化檔案，不但可以解放大量的檔案工作人員，降低勞動(dòng)強(qiáng)度，也可以在檔案編研與開發(fā)二次信息方面充實(shí)人才，同時(shí)保證了文書檔案管理工作不斷提高正確率，工作效率也得到了明顯提升，使文書檔案可以在短時(shí)間內(nèi)創(chuàng)造更大的價(jià)值。
2做好電子檔案管理的策略
2.1健全電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)
第一，保證統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)文件管理與檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)二者的共同進(jìn)行；第二，檔案部門要負(fù)責(zé)文件管理的一部分工作，保證檔案部門參與文件的形成、歸檔、查閱、利用等各種環(huán)節(jié)；第三，利用最短時(shí)間盡快出臺(tái)科學(xué)有效的、完善一致的電子文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)；第四，檔案部門在搜集電子資源時(shí)，應(yīng)該準(zhǔn)確核對(duì)電子文件信息的真實(shí)性與原始性。
2.2做好電子檔案安全工作
電子文件具有存在于不同載體上的特性，相互間也可以實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)換，文件的字體、簽名、印章都可以變換，在計(jì)算機(jī)操作中只有利用復(fù)制與粘貼功能就可以做到這一點(diǎn)，因此很多電子文件具有真實(shí)性但并不一定具備原始性。但還需發(fā)揮計(jì)算機(jī)各種高級(jí)功能的作用嚴(yán)格保護(hù)電子文件的安全，如可以將文檔設(shè)置為只讀模式，也可以對(duì)電子文件加密，這些操作都可以保護(hù)電子文件的安全。同時(shí)利用計(jì)算機(jī)操作中信息的獨(dú)立性與操作環(huán)境的特性，雖然修改、刪除、增加了一些信息，但由于修改后又形成了一個(gè)新的文件，因此不易于分辨文件的真假。在這種情況下，假如沒有對(duì)文件進(jìn)行備份操作，在改動(dòng)了數(shù)據(jù)的情況下，那么原來(lái)的文檔就會(huì)消失，同時(shí)也不易于發(fā)現(xiàn)。所以對(duì)于檔案室來(lái)說(shuō)，要在收到第一手電子文件與電子資料后馬上備份，才能使其在今后的應(yīng)用中正確無(wú)誤。
2.3嚴(yán)格管理電子檔案的使用規(guī)程
第一，確定使用權(quán)限，要在確定不同人員的基礎(chǔ)上設(shè)置使用級(jí)別，分別給予不同的使用權(quán)限，要求其進(jìn)行系統(tǒng)注冊(cè)與登錄。第二，要及時(shí)回收各種拷貝。要收到使用者的要求后，要進(jìn)一步審核其使用權(quán)限，然后再進(jìn)行拷貝。只需拷貝載體上的所需信息，同時(shí)利用各種技術(shù)手段對(duì)其處理，防止使用人員復(fù)制拷貝上的內(nèi)容。第三，增加使用電子檔案的安全手段。要對(duì)不同的電子檔案內(nèi)容給予不同的密級(jí)分級(jí)，同時(shí)系統(tǒng)還需全程監(jiān)督電子資料的使用，同時(shí)自動(dòng)生成電子文件，一旦日后出現(xiàn)各種問(wèn)題可以及時(shí)查證。
2.4建設(shè)高質(zhì)量的人員隊(duì)伍
隨著電子文件的快速發(fā)展，對(duì)工作人員提出了更高的要求，迫切需要擁有一批精通電子技術(shù)、善于檔案管理的工作人員，檔案部門要重視管理人員的培養(yǎng)與引進(jìn)。第一，利用各種措施引進(jìn)高素質(zhì)與高能力的管理人員，推薦那些責(zé)任心強(qiáng)、具備較高道德水平的工作人員擔(dān)任文書。第二，積極培訓(xùn)當(dāng)前工作人員，尤其是要求工作人員盡快掌握現(xiàn)代科技知識(shí)與電子技術(shù)。隨著檔案工作的快速發(fā)展，要求具備高質(zhì)量、高能力的檔案工作人員，實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化，不但與工作人員當(dāng)前的知識(shí)水平有關(guān)，而且也決定于工作人員的學(xué)習(xí)與知識(shí)的更新。所以檔案管理部門還需進(jìn)一步做好機(jī)構(gòu)精簡(jiǎn)工作，努力建設(shè)一支高能力、高水平的新型檔案工作人員隊(duì)伍，使其在信息快速發(fā)展的時(shí)代中發(fā)揮重要的作用。總之，隨著信息化的快速發(fā)展，在管理電子檔案過(guò)程中，要認(rèn)真研究電子檔案具有的特性，不但要及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)硬件，引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，而且也需認(rèn)識(shí)到軟件開發(fā)的重要性，建立完善的電子資料管理體制，利用各種措施提高電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)與能力，共同推動(dòng)電子檔案管理工作的順利開展。
參考文獻(xiàn)
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1.1與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔相比，電子商務(wù)文檔的管理相對(duì)復(fù)雜，加大了檔案管理人員的工作難度
一是由于很多電子檔案管理人員的觀念落后，思想守舊，接受新事物速度較慢，沒有意識(shí)到電子商務(wù)檔案的重要性，還是認(rèn)為紙質(zhì)文檔才是主要的歸檔管理對(duì)象。二是心存顧慮，擔(dān)心加重自己的工作負(fù)擔(dān)，從思想上沒有主動(dòng)的去注意電子商務(wù)文檔的管理。三是目前仍有部門檔案管理人員沒有熟練掌握計(jì)算機(jī)操作，不會(huì)正常使用計(jì)算機(jī)，這就影響到電子商務(wù)檔案的管理，無(wú)法解決電子商務(wù)檔案管理中遇到的問(wèn)題。
1.2對(duì)原始檔案屬性的影響
檔案管理的基本要求就是保證它的原始記錄性，主要表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容和形式兩個(gè)方面。正是因?yàn)闄n案具有原始記錄性這個(gè)基本屬性，才使得檔案具有法律憑證小勇。但在電子商務(wù)活動(dòng)中形成的檔案，不僅檔案內(nèi)容容易被改動(dòng)，而且其形式也可能發(fā)生變化，所以很難正確認(rèn)定其原始性。主要原因如下：電子商務(wù)檔案容易被改動(dòng)，并且不會(huì)留下痕跡，這是與紙質(zhì)檔案相區(qū)別的地方。隨著現(xiàn)代電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，電子商務(wù)檔案依存的環(huán)境也在不斷變化，只有通過(guò)調(diào)整電子文件才能適應(yīng)不斷變化的環(huán)境，這就導(dǎo)致電子檔案很難一直保持其原始記錄性。電子商務(wù)檔案可以根據(jù)需要，采取不同的方式進(jìn)行輸出。人們可以采用不同的字體、字號(hào)輸出電子文件，這樣也就失去了其最原始和最真實(shí)的字跡。目前，電子簽章技術(shù)尚未完全普及，在電子商務(wù)檔案文件上簽章依然難度較大，所以很難用簽章去鑒別電子商務(wù)文檔的真假。電子商務(wù)文檔的這些特點(diǎn)，使得我們無(wú)法用紙質(zhì)文檔的標(biāo)準(zhǔn)和方法去判斷它的原始記錄性，必須為其建立新的原始性概念。
1.3對(duì)檔案學(xué)理論的影響
電子商務(wù)文檔出現(xiàn)，也增加了檔案學(xué)理論研究的內(nèi)容。傳統(tǒng)檔案學(xué)的研究對(duì)象主要是如何管理紙質(zhì)文檔。電子商務(wù)文檔的出現(xiàn)，不僅會(huì)補(bǔ)充和完善原先的檔案學(xué)研究?jī)?nèi)容，也會(huì)補(bǔ)充和完善檔案管理的原則和方法。原先檔案管理的相關(guān)理論和管理方式都將會(huì)被重新審計(jì)，將會(huì)出現(xiàn)許多與電子商務(wù)檔案管理相關(guān)的研究課題。比如：如何保證電子商務(wù)檔案的原始記錄性、如何維護(hù)電子商務(wù)檔案的來(lái)源原則、如何防止計(jì)算機(jī)病毒的侵入、如何利用網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)保護(hù)電子商務(wù)檔案以及如何對(duì)電子商務(wù)檔案進(jìn)行歸集和整理等，這些都是檔案學(xué)理論面對(duì)的新的課題。
2電子商務(wù)檔案管理應(yīng)采取的對(duì)策
2.1采取有效手段，保證電子商務(wù)檔案的原始記錄性
目前，保證電子商務(wù)檔案原始記錄性主要的技術(shù)手段有：信息加密技術(shù)、簽章認(rèn)定技術(shù)、信息識(shí)別、身份認(rèn)證、網(wǎng)絡(luò)防火墻等等。當(dāng)然，僅僅依靠企業(yè)檔案管理人員利用這些技術(shù)手段是無(wú)法保證電子商務(wù)檔案的原始記錄性的，還必須依賴企業(yè)信息技術(shù)人員的支持和配合。與此同時(shí)，還應(yīng)盡快建立和完善電子商務(wù)檔案相關(guān)的管理制度，并將電子商務(wù)檔案管理納入到企業(yè)的辦公自動(dòng)化和信息管理系統(tǒng)，確電子商務(wù)檔案的及時(shí)歸檔和管理。因?yàn)樵陔娮由虅?wù)文件處理、形成、歸檔、保管以及利用的各個(gè)環(huán)節(jié)，其信息隨時(shí)都可能會(huì)被修改或者丟失，及時(shí)采取了先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)保護(hù)技術(shù)和手段，也必須有完善的電子商務(wù)檔案管理制度配合。實(shí)踐證明，只有建立并嚴(yán)格執(zhí)行科學(xué)的電子商務(wù)檔案管理制度，才能從根本上保證企業(yè)電子商務(wù)檔案的原始記錄性。。
2.2提高企業(yè)的檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)素質(zhì)
電子商務(wù)的飛速發(fā)展，產(chǎn)生了大量的電子商務(wù)文件，這就要求企業(yè)的檔案管理必須進(jìn)行變革，以適應(yīng)電子商務(wù)檔案管理工作的要求。企業(yè)檔案管理人員必須努力提高自己的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)素質(zhì)，學(xué)習(xí)電子商務(wù)檔案管理知識(shí)，熟練掌握計(jì)算機(jī)日常操作，這樣才能滿足電子商務(wù)檔案管理工作的要求。因此，企業(yè)的檔案管理部門應(yīng)當(dāng)通過(guò)各種途徑，更新企業(yè)檔案管理人員的知識(shí)體系和知識(shí)結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理人才，以適應(yīng)現(xiàn)代電子信息時(shí)代電子商務(wù)檔案管理發(fā)展的趨勢(shì)。
2.3建立科學(xué)、合理的檔案管理體制
一個(gè)文件是否生效，其主要標(biāo)志就是是否具有有效的簽章。目前，具有法律憑證效用的文件，都是以紙介形式保存的。因此，企業(yè)應(yīng)將重要的電子商務(wù)文檔備份存檔，這其中的原因在于電子文件容易修改，并且不穩(wěn)定性。因此，將電子商務(wù)文檔備份是保證其原始記錄真實(shí)性的一種有效手段。目前，主要采取的方式是在電子文件轉(zhuǎn)化為檔案后，歸檔保存兩套內(nèi)容相同、載體不同的檔案，把紙質(zhì)文檔與電子文檔同時(shí)歸檔。檔案管理人員在實(shí)踐操作中，可以在紙質(zhì)檔案的卷內(nèi)目錄備注項(xiàng)標(biāo)明相應(yīng)的電子商務(wù)檔案的編碼及存放地址，同時(shí)在電子商務(wù)檔案目錄的備注項(xiàng)中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號(hào)及存放地址。
3結(jié)束語(yǔ)
1.1電子檔案管理權(quán)限問(wèn)題
電子文件都保存在電子設(shè)備中,很容易被刪改,而且修改后很難發(fā)現(xiàn)修改留下的痕跡,一切操作都在計(jì)算機(jī)中完成,且形成的文件材料上無(wú)法進(jìn)行實(shí)際的簽字確認(rèn),這樣就使得擬稿者無(wú)法留下自己的筆跡,企業(yè)的負(fù)責(zé)人也無(wú)法在形成的文件材料簽發(fā),影響電子檔案的有效性,同樣影響了它的真實(shí)性,如果在當(dāng)事人不知情的情況下進(jìn)行操作也是很難有所發(fā)現(xiàn)的。
1.2電子檔案管理的安全性問(wèn)題
現(xiàn)代科技發(fā)達(dá),各種病毒橫行于網(wǎng)絡(luò),如果稍微不注意就會(huì)使得電腦中毒,由于電子檔案都保存在電子存儲(chǔ)設(shè)備中,傳輸便捷,在信息化的今天,可能瞬間就造成檔案資料的在網(wǎng)絡(luò)上的大量傳輸,如果沾染相關(guān)的病毒將造成不可估量的后果,如果電子檔案端麗不善或者安全管理重視程度不足,就會(huì)造成材料的改動(dòng)或丟失,給國(guó)家和個(gè)人造成很大的影響。
1.3電子檔案掛歷標(biāo)誰(shuí)統(tǒng)一問(wèn)題
由于電子檔案管理進(jìn)行時(shí)間不久,沒有成熟的相關(guān)法規(guī)章程,而且文件涉及的技術(shù)環(huán)境較復(fù)雜,采用標(biāo)誰(shuí)的不統(tǒng)一,這就造成管理方法的混亂,但我國(guó)計(jì)算機(jī)技術(shù)的標(biāo)誰(shuí)化工作還剛剛起步,各種存貯信息、記錄介質(zhì)、軟件和編碼方式的標(biāo)誰(shuí)各異,各廠家的產(chǎn)品也很難做到兼容,互控性差。這就使得電子檔案管理工作的相互兼容性很差,沒有充分利用電子檔案的方便快捷,無(wú)法做到實(shí)現(xiàn)信息資源共享,檔案系統(tǒng)各地區(qū)之間、單位之間不使用統(tǒng)一的軟件,勢(shì)必會(huì)影響到互相之間的利用以及全國(guó)的聯(lián)網(wǎng)。
1.4電子檔案管理人員管理出現(xiàn)的問(wèn)題
新時(shí)代的電子檔案管理的方式也發(fā)生了很大的變化。很多現(xiàn)代電子檔案管理人員仍然以過(guò)去的相關(guān)管理辦法去操作著新時(shí)期的電子檔案管理,對(duì)于相關(guān)的章程不熟悉,特別是電子設(shè)備的操作達(dá)不到相關(guān)要求,不懂得電子資料的存盤、刻錄復(fù)制以及傳輸?shù)扔?jì)算機(jī)技術(shù),綜合能力要求達(dá)不到。電子檔案的管理方法混亂,沒有明確的規(guī)章制度,工作人員無(wú)章可循,缺少責(zé)任制度,使得工作達(dá)不到要求
2相應(yīng)的解決措施
2.1建立健全法規(guī)體系,完善相關(guān)的制度
目前我國(guó)的電子檔案管理規(guī)范陳舊,沒有相應(yīng)的更新,造成電子檔案管理大都沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔管理的模式,因此,我國(guó)要想檔案管理能夠穩(wěn)定的發(fā)展下去,那么就必須建立我們自己的規(guī)章制度,建立健全相關(guān)的法律法規(guī),通過(guò)相關(guān)法規(guī)和管理制度,對(duì)于維護(hù)電子檔案的原始性、真實(shí)性,保證其安全具有重要的意義。使人們能夠自覺地遵守這些規(guī)定。
2.2培養(yǎng)緊缺人才,適應(yīng)時(shí)展需求
由于電子檔案相對(duì)傳統(tǒng)檔案的掛歷方式的重大變化,電子檔案的管理工作也出現(xiàn)的巨大的變化。這就要求我們的管理人員能夠繼續(xù)學(xué)習(xí)新的技術(shù)知識(shí),如果仍然用管理傳統(tǒng)的相關(guān)方法去管理電子檔案,那么電子檔案的管理會(huì)出現(xiàn)巨大漏洞,造成無(wú)法挽回的損失,檔案人員除了傳統(tǒng)的檔案學(xué)知識(shí)外,必須掌握電子檔案的相關(guān)存儲(chǔ),傳輸?shù)募夹g(shù),特別是安全性能方面的知識(shí)。并建立現(xiàn)代化管理意識(shí)。
2.3加強(qiáng)電子檔案硬件系統(tǒng)的管理
在選擇相關(guān)的硬件設(shè)備時(shí),要選擇質(zhì)量可靠,性能穩(wěn)定,特別是對(duì)電子檔案的安全性能的要求不能放松,安全才是檔案管理的重中之重,不能隨意選擇某些設(shè)備隨意應(yīng)付了事,同時(shí)應(yīng)該安裝相關(guān)的殺毒軟件,提升防病毒等級(jí),對(duì)檔案管理不能放松相關(guān)的保護(hù)措施。對(duì)于引進(jìn)的硬件設(shè)施要進(jìn)行維護(hù),不能將買回的設(shè)備隨意丟棄不管,要做到經(jīng)常維護(hù),將硬件設(shè)施的保修也作為日常工作的一項(xiàng),達(dá)到滿足電子檔案長(zhǎng)期保存的相關(guān)需要。
3結(jié)束語(yǔ)
【關(guān)鍵詞】房地產(chǎn)檔案 電子檔案 信息化管理
一、房地產(chǎn)電子檔案管理的羈絆性因素分析
傳統(tǒng)房地產(chǎn)檔案管理，采用兩級(jí)管理的方式，隨著信息化社會(huì)的發(fā)展，檔案管理的外部環(huán)境產(chǎn)生了巨大的變化，給檔案管理工作帶來(lái)以下幾方面的羈絆性因素：
（一）傳統(tǒng)檔案管理對(duì)象是紙質(zhì)的檔案，以手工檢索為主要的管理方式，而隨著檔案數(shù)量和類型的增加，需要管理的檔案信息量急劇上升，尤其是在計(jì)算機(jī)普遍應(yīng)用之后，檔案信息內(nèi)容中出現(xiàn)了各種無(wú)紙化資料、CAD制圖等，手工方式基本無(wú)法進(jìn)行有效管理。
（二）檔案管理人員長(zhǎng)期以來(lái)習(xí)慣于傳統(tǒng)的管理方式，思想、理念、業(yè)務(wù)水平等方面，都停留在傳統(tǒng)管理的階段。在應(yīng)用信息化管理技術(shù)之后，要求檔案管理人員采用全新的管理理念和管理方法，很多人基本還沒有做好管理方式轉(zhuǎn)變的思想準(zhǔn)備，就被迫接受新的管理理念，并要求在短時(shí)間內(nèi)提升業(yè)務(wù)管理水平，由此產(chǎn)生的諸多不適應(yīng)性，形成檔案管理工作的瓶頸因素。
（三）檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，對(duì)檔案的形成提出了新的要求，傳統(tǒng)檔案的形成是“先文后檔”，這種模型的檔案形成，很難進(jìn)行超前管理和跟蹤管理，尤其是在檔案機(jī)構(gòu)精簡(jiǎn)之后，會(huì)出現(xiàn)檔案人員身兼數(shù)職，不利于工作的開展，因此傳統(tǒng)檔案管理的形成方式亟需進(jìn)行改變，以提高歸檔和利用的效率。
二、房地產(chǎn)電子檔案管理創(chuàng)新突破口的尋求
綜合以上幾方面的房地產(chǎn)電子檔案管理羈絆性因素，我們不難看出新形勢(shì)下房地產(chǎn)檔案信息化管理的必要性和必然性，而電子檔案管理的創(chuàng)新，必須以下面幾個(gè)方面作為突破口：
（一）一體化信息資源平臺(tái)的建立
根據(jù)房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的基本要求，檔案信息化資源平臺(tái)的建立，需要開發(fā)資源計(jì)劃、數(shù)據(jù)管理、辦公自動(dòng)化、項(xiàng)目管理、數(shù)據(jù)采集等系統(tǒng)，作為前端控制平臺(tái)規(guī)范化的條件。其中一體化信息資源平臺(tái)的建立，必須在開發(fā)檔案管理軟件的基礎(chǔ)上，根據(jù)電子文件整理標(biāo)準(zhǔn)，再行信息資源的整合，該平臺(tái)的建立必須開發(fā)以下三種數(shù)據(jù)庫(kù)：首先是文件級(jí)和案卷級(jí)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)公文管理網(wǎng)站，將館藏檔案的目錄數(shù)據(jù)公布；其次是重要檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)，主要包括文書檔案和科技檔案，通過(guò)掃描的方式，轉(zhuǎn)換成為數(shù)字化的檔案資料，需要通過(guò)檢索獲取；再次是多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，根據(jù)檔案歸檔制度的基本要求，收集和整理檔案的電子光盤資料。通過(guò)以上數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，以統(tǒng)一的電子檔案儲(chǔ)存格式、流程等，形成電子檔案的統(tǒng)一化管理，便于電子檔案的歸檔、鑒定等管理工作，同時(shí)能夠有效確保檔案信息的及時(shí)性和完整性。
（二）便捷查詢利用手段的開發(fā)
房地產(chǎn)電子檔案的歸集以數(shù)字檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)作為“基地”，而歸集之后的電子檔案，需要通過(guò)便捷查詢利用手段的開發(fā)，對(duì)檔案的利用管理流程進(jìn)行優(yōu)化。在這里，我們同樣需要基于數(shù)字檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類編號(hào)，建立規(guī)則的歸檔程序，在檢查和比對(duì)之后，生成檔案文件的目錄清單，我們通過(guò)條件檢索的方式，迅速在目錄清單當(dāng)中找到目標(biāo)檔案，然后快速鎖定紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)位置，或者可以直接調(diào)用紙質(zhì)檔案的掃描件，以此提高檔案查詢利用的效率水平。在這里，我們必須進(jìn)一步明確檔案的檢索功能，即與檔案目錄相關(guān)的文字、字母等信息，通常以檔案名稱每個(gè)字的字母作為檢索條件，或者可以直接輸入檔案名稱中的某個(gè)關(guān)鍵詞，系統(tǒng)自動(dòng)過(guò)濾之后，彈出所需相關(guān)檔案的目錄。這種便捷的查詢和利用方式，改變了以往紙質(zhì)檔案查找的繁瑣程序，是目前房地產(chǎn)電子檔案管理創(chuàng)新的重要手段之一。
（三）軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
硬件方面配置：HP DL580（G2）服務(wù)器1臺(tái)，序列號(hào)347904-AA1；HP MSA500磁盤陣列1臺(tái)，支持14硬盤接口；HP原裝SCSI硬盤7塊，每塊容量36G；ADAPTEC29160適配器卡1個(gè)；Evolution Pro工程掃描儀2臺(tái)；虹光AV6000高速文檔掃描儀1臺(tái)；HP Colorlaserjet 3700激光打印機(jī)1臺(tái)；聯(lián)想開天M400PC機(jī)4臺(tái)；筆記本電腦4臺(tái)；不間斷電源1個(gè)；數(shù)碼攝像機(jī)1臺(tái)；數(shù)碼相機(jī)1臺(tái)，加1G內(nèi)存。軟件方面配置：Windows2000 Server標(biāo)準(zhǔn)版10用戶操作系統(tǒng)；Oracle 9i標(biāo)準(zhǔn)版10用戶數(shù)據(jù)庫(kù)軟件；清華紫光軟件，用于網(wǎng)站建設(shè)、全文檢索、OCR應(yīng)用軟件升級(jí)。
（四）應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)
首先是信息的采集，該系統(tǒng)功能是通過(guò)對(duì)檔案信息的在線整理和編目，分類建立電子文檔，并錄入到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中。其次是日常管理，根據(jù)檔案管理在鑒定、編制、移交等方面的基本工作內(nèi)容，通過(guò)軟件的功能，為用戶提供便捷的日常管理模式，譬如檔案的統(tǒng)計(jì)、利用、借閱等。再次是系統(tǒng)設(shè)置，根據(jù)檔案管理的需求，以及結(jié)合檔案管理的工作結(jié)構(gòu)，為適應(yīng)用戶的需求而不斷完善的系統(tǒng)功能，這也是檔案事業(yè)長(zhǎng)久發(fā)展的舉措。最后是數(shù)據(jù)的安全，檔案應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)字化，在為檔案提供更加方便管理環(huán)境的同時(shí)，面臨越來(lái)越多的檔案信息威脅性因素，譬如病毒的侵入、黑客的攻擊等，在此要求檔案在數(shù)字化加工的時(shí)候，提高數(shù)據(jù)的安全系數(shù)水平，而檔案管理人員本身也需要按照相關(guān)的管理要求，在日常管理當(dāng)中保證數(shù)據(jù)環(huán)境的安全。
三、結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，由于傳統(tǒng)檔案管理方式習(xí)慣于傳統(tǒng)的思想和理念，在數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的背景下，房地產(chǎn)檔案管理信息量不斷增多，很多人基本還沒有做好管理方式轉(zhuǎn)變的思想準(zhǔn)備，因此很難進(jìn)行超前管理和跟蹤管理，由此產(chǎn)生的諸多不適應(yīng)性，影響檔案管理工作的有效開展。為此，筆者認(rèn)為房地產(chǎn)檔案管理工作應(yīng)該通過(guò)開發(fā)檔案信息化管理系統(tǒng)，并通過(guò)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)，方可為檔案管理工作的開展，創(chuàng)造有利的條件。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：學(xué)校電子檔案;管理;安全性
中圖分類號(hào)：G712文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1005-1422（2015）10-0086-02
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展與大量普及，人類社會(huì)進(jìn)入信息時(shí)代，各個(gè)學(xué)校對(duì)電子信息的利用與日俱增，在辦公自動(dòng)化、教學(xué)、科研、后勤等方面的日常管理中產(chǎn)生了大量的電子檔案。如何保障學(xué)校電子檔案的原始性和真實(shí)性，并在存儲(chǔ)、傳輸過(guò)程中的安全、保密，防范對(duì)電子檔案的非法訪問(wèn)和隨意改變。因此，加強(qiáng)學(xué)校電子檔案管理安全就顯得尤其重要。
一、電子檔案的特點(diǎn)
電子檔案，是指通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與相對(duì)應(yīng)紙質(zhì)檔案，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，是現(xiàn)代社會(huì)檔案的主要形式，適應(yīng)于計(jì)算機(jī)技術(shù)高速發(fā)展及滿足人們對(duì)于檔案快速高效運(yùn)用的需求。而電子檔案管理是指針對(duì)電子檔案的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實(shí)行全過(guò)程管理，應(yīng)當(dāng)由主管部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé)，保證管理工作的連續(xù)性。不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的繁瑣而低效的管理存儲(chǔ)手段，電子檔案管理需要依靠專業(yè)的電子檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)有效的管理，要求其能提供完整的解決方案，可以自成系統(tǒng)，為用戶提供完整的電子檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢功能，也可以與本單位信息管理系統(tǒng)相結(jié)合，形成更加完善的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡(luò)，具有系統(tǒng)設(shè)置、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)錄入、整編組卷、檢索利用、借閱、銷毀、制作標(biāo)準(zhǔn)光盤、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換等功能，實(shí)時(shí)瀏覽檢索到的檔案文件、圖像、圖形等，還可在權(quán)限允許范圍內(nèi)下載檔案。
二、電子檔案的安全性問(wèn)題
1.電子檔案對(duì)載體依賴
電子檔案的存儲(chǔ)和傳輸必須依靠數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)和通訊介質(zhì)。存儲(chǔ)介質(zhì)主要有硬盤、軟盤、光盤、閃存等幾種，這些介質(zhì)與傳統(tǒng)介質(zhì)相比，穩(wěn)定性較差，容易受到周圍環(huán)境如氣溫、磁場(chǎng)灰塵等影響。載體結(jié)構(gòu)稍微有變化或受損，存儲(chǔ)在其中的信息便會(huì)丟失或無(wú)法讀出，網(wǎng)絡(luò)通訊介質(zhì)一旦中斷也無(wú)法傳輸和共享。
2.電子檔案容易被修改
電子檔案與其他任何電子文件一樣，具有易更改性，而且改動(dòng)后不留任何痕跡。從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的過(guò)程中可能出現(xiàn)檔案信息失真，電子檔案使用操作過(guò)程中也容易導(dǎo)致信息失實(shí)，遇到篡改或者偽造之徒更會(huì)導(dǎo)致檔案的失實(shí)，造成不可挽救的后果。電子檔案經(jīng)常處于流動(dòng)狀態(tài)，如不及時(shí)捕獲，可能會(huì)導(dǎo)致信息丟失，電子檔案的背景信息伴隨文件處理過(guò)程而不斷累加，而且形式多樣、存儲(chǔ)分散，極易丟失，往往致使無(wú)法準(zhǔn)確辨別電子檔案原件。
3.電子檔案管理的專業(yè)人員參差不齊
電子檔案安全管理工作需要高素質(zhì)的專業(yè)人員為技術(shù)支持，從而確保電子檔案安全管理的水平。而許多學(xué)校并沒有單獨(dú)設(shè)立電子檔案管理部門，還有許多管理人員缺乏專業(yè)的電子檔案管理專業(yè)知識(shí)，或?qū)τ?jì)算機(jī)操作并不熟練，沒有接受過(guò)專業(yè)的技能培訓(xùn)，造成電子檔案安全管理工作的被動(dòng)局限性，嚴(yán)重阻礙電子檔案的安全管理工作正常運(yùn)行。
4.校園網(wǎng)絡(luò)條件下的電子檔案管理制度不健全
在校園網(wǎng)絡(luò)中電子檔案的收集、形成、轉(zhuǎn)換、處理、存儲(chǔ)、整理、傳輸和共享等環(huán)節(jié)，檔案信息可能被盜取、攻擊、病毒感染，更有被更改、破壞和丟失的可能。由于計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理和校園網(wǎng)中運(yùn)行檔案管理系統(tǒng)時(shí)間不長(zhǎng)，傳統(tǒng)的檔案管理制度占主要方面，還沒有形成一套系統(tǒng)的電子檔案管理制度。
三、學(xué)校電子檔案管理的安全措施
1.保護(hù)存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)傳輸介質(zhì)安全
電子檔案的特性不同于紙質(zhì)檔案，要建立可靠并且永久于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)。要建立一個(gè)合適存儲(chǔ)介質(zhì)保護(hù)的環(huán)境、規(guī)范保管條件，比如濕度的控制，存放載體的空間應(yīng)達(dá)到有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求，滿足避光、防潮、防潮、防震、防塵、防變形等的要求。鑒于校園局域網(wǎng)絡(luò)容易受到計(jì)算機(jī)病毒感染，安裝網(wǎng)絡(luò)防火墻。防火墻技術(shù)一種訪問(wèn)隔離控制技術(shù)，是在某個(gè)平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)與外界網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置障礙，防止非法用戶對(duì)本平臺(tái)信息資源的非法訪問(wèn)。在校園網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)之間配備防火墻，防止互聯(lián)網(wǎng)上的非法用戶、網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒等對(duì)校園網(wǎng)絡(luò)的侵害。并建議有條件的學(xué)校可購(gòu)買企業(yè)云服務(wù)平臺(tái)，防止現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)防火墻等技術(shù)仍無(wú)法抵擋“黑客”高手的入侵，可做到電子檔案數(shù)據(jù)本地、云端等多方備份，來(lái)應(yīng)對(duì)突發(fā)的緊急狀況，確保學(xué)校檔案信息得到最好保護(hù)。
學(xué)校電子檔案管理安全性探析
2.加強(qiáng)電子檔案載體的保管
電子檔案形成后，因載體轉(zhuǎn)換和格式轉(zhuǎn)換而不斷改變自身的存在形式，如果沒有相關(guān)信息可以證實(shí)文件的內(nèi)容沒有發(fā)生任何變化，就無(wú)法確認(rèn)它的真實(shí)性。因此，對(duì)形成檔案的材料進(jìn)行電子檔案與紙質(zhì)檔案雙套管理模式，將電子檔案和紙質(zhì)檔案分別存儲(chǔ)保管，并采用檔案管理系統(tǒng)結(jié)合人工記錄的方式，利用檔案管理系統(tǒng)以電子的形式記錄檔案產(chǎn)生、加工、轉(zhuǎn)換、傳輸及共享利用的全過(guò)程，同時(shí)輔以人工記錄，用這些記錄來(lái)證實(shí)電子檔案內(nèi)容的真實(shí)性和使用情況。
3.提升電子檔案安全管理人員專業(yè)素質(zhì)
電子檔案安全管理人員的專業(yè)素質(zhì)是電子檔案管理工作有效展開的決定性因素，因此學(xué)校因著力加大現(xiàn)有檔案管理人的崗位培訓(xùn)力度。通過(guò)培訓(xùn)、自學(xué)、赴兄弟學(xué)校參觀交流等方式，重點(diǎn)培訓(xùn)檔案管理人員學(xué)校與信息化相關(guān)的系統(tǒng)開發(fā)與維護(hù)、數(shù)字化加工與管理、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、數(shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)行管理等方面內(nèi)容，培養(yǎng)電子檔案管理的復(fù)合型人才，為學(xué)校電子檔案管理工作提供人才保障。
4.建立電子檔案在校園網(wǎng)上應(yīng)用全過(guò)程的管理制度
電子檔案從形成到開發(fā)利用，中間經(jīng)過(guò)多個(gè)環(huán)節(jié)，只要一個(gè)環(huán)節(jié)的職責(zé)不清，制度不明就可能造成電子檔案的安全性構(gòu)成威脅。建立電子檔案信息安全評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)體系，開發(fā)電子檔案管理專用系統(tǒng)，將所有電子檔案通過(guò)系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行歸檔分類處理，明確歸檔流程和歸檔環(huán)節(jié)，對(duì)各科室的歸檔責(zé)任、工作內(nèi)容和管理權(quán)限明確的劃定，統(tǒng)一對(duì)每一份電子檔案實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。
參考文獻(xiàn)：
[1]溫懷玉.校園網(wǎng)條件下的電子檔案安全體系研究[J].瀘州職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2008（1）：43～46.
1 電子檔案的特點(diǎn)優(yōu)勢(shì)
1.1 保密性強(qiáng)
相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的整卷查閱所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，現(xiàn)在所使用的電子檔案可以實(shí)現(xiàn)部分查閱，這就在一定程度上降低了檔案被泄露的風(fēng)險(xiǎn)性。在進(jìn)行紙質(zhì)檔案查閱時(shí)，因?yàn)樗械臋n案信息都是連在一起的，所以，不可避免的會(huì)看到一些所查閱資料之外的信息，不利于檔案的保密[1]。檔案查閱時(shí)，只能夠接觸所需的單份文件，而無(wú)法了解其他內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)了文件的保密。同時(shí)，電子檔案的查閱是利用計(jì)算機(jī)的技術(shù)，改變了紙質(zhì)檔案查找時(shí)的困難。
1.2 高效、快捷
電子檔案是電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，不但能夠降低工作人員的工作負(fù)擔(dān)，提高工作效率，也能讓查閱檔案的人高效、快速的獲取信息。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，極大的方便了檔案管理，避免了檔案歸檔和查找的繁瑣，讓工作人員從人力的耗費(fèi)中解脫出來(lái)[2]。同時(shí)，可以分散工作量，實(shí)現(xiàn)隨機(jī)歸檔，減少了歸檔和整理的時(shí)間，更方便進(jìn)行檢索，提高了信息的獲取效率。因此可看出，高效；便捷是電子檔案最大的優(yōu)勢(shì)。
1.3 提高檔案的使用效率
對(duì)檔案的進(jìn)一步加工、利用是檔案管理工作的主要目的，電子檔案可復(fù)制、能重復(fù)使用的特點(diǎn)，更能滿足檔案加工的需要。傳統(tǒng)的紙質(zhì)立卷工作是有檔案管理人員按照自己的認(rèn)識(shí)水平進(jìn)行操作的，由于每個(gè)人的認(rèn)知是不一樣的，這就造成了檔案標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一，既影響了檔案整體的質(zhì)量，又不利于檔案今后的使用[3]。同時(shí)，在進(jìn)行人工歸檔時(shí)會(huì)浪費(fèi)掉大量的時(shí)間，從而導(dǎo)致了管理人員沒有時(shí)間進(jìn)行編研工作，不利于管理水平的提高。
電子檔案的使用既可以提高工作人員的工作質(zhì)量和工作效率，又能夠減輕工作人員的壓力，讓工作人員把更多的時(shí)間和精力投入到編研工作之中，從而提高檔案管理的水平。
1.4 及時(shí)補(bǔ)漏增缺
傳統(tǒng)文書在資料收集時(shí)，如果出現(xiàn)漏記、漏交的情況，為了及時(shí)的增缺補(bǔ)漏，就要把文書進(jìn)行拆卷重做，這樣既浪?M了人力、物力、財(cái)力，又降低了工作效率。如果電子檔案中出現(xiàn)了問(wèn)題，可以直接利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行修改、更正，更加方便、快捷，省時(shí)省力，讓檔案隨時(shí)保持在最新狀態(tài)。
2 電子檔案管理中存在的問(wèn)題
2.1 管理不規(guī)范
紙質(zhì)檔案的使用時(shí)間較長(zhǎng)，管理人員已經(jīng)逐漸形成了保存紙質(zhì)檔案的意識(shí)。而由于電子檔案的使用時(shí)間不長(zhǎng)，檔案人員單純的認(rèn)為只要將檔案信息錄入系統(tǒng)等存儲(chǔ)設(shè)備就可以，疏忽了對(duì)于電子檔案載體U盤、移動(dòng)硬盤、光盤等的管理，沒有對(duì)其中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，隨意進(jìn)行放置，最終導(dǎo)致設(shè)備丟失，檔案資料的外泄。另外，在技術(shù)安全方面，沒有采用一定的防復(fù)制技術(shù)，不利于檔案的安全。同時(shí)，管理者對(duì)于文件備份的要求太過(guò)籠統(tǒng)，沒有明確具體備份的文件、備份所采用的設(shè)備等，給工作人員的工作帶來(lái)了一定的困擾，導(dǎo)致電子檔案?jìng)浞莨芾砘靵y。最后，電子檔案的管理比較分散，沒有建立一個(gè)完整的體系，不利于信息的獲取和交流。
2.2 檔案管理人員素質(zhì)不高
新的檔案管理方式的使用給事業(yè)單位檔案管理人員提出了更高的要求，為了充分發(fā)揮、利用電子檔案的優(yōu)勢(shì)，檔案管理人員必須要在具備高的職業(yè)道德水準(zhǔn)和自我約束力的前提下，熟練操作計(jì)算機(jī)以及相關(guān)的應(yīng)用軟件。結(jié)合實(shí)際情況，我國(guó)現(xiàn)階段的檔案管理人員由于日常工作量比較大，無(wú)法集中進(jìn)行電子檔案管理工作，并且部分人員對(duì)于計(jì)算機(jī)操作存在著一定的障礙。另外，現(xiàn)在的崗位人員具有較強(qiáng)的流動(dòng)性，頻繁的人動(dòng)不利于電子檔案管理工作的長(zhǎng)期進(jìn)行。
2.3 電子檔案安全問(wèn)題
電子檔案是依托于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)而發(fā)展的，具有信息技術(shù)資料健全、高效、便捷特點(diǎn)的同時(shí)，也相應(yīng)的傳承了計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的缺點(diǎn)，即安全性問(wèn)題。在進(jìn)行電子檔案的發(fā)送、接收、保管和歸檔時(shí)，可能會(huì)被篡改、偽造、泄密、竊聽，或者遭到病毒入侵、黑客攻擊等。由于電子檔案的保護(hù)措施不到位，相關(guān)人員資料信息被泄露的情況頻頻發(fā)生，給這些人員的安全帶來(lái)了一定的隱患。
3 電子檔案管理的創(chuàng)新性對(duì)策
3.1 建立健全相關(guān)的規(guī)章制度
建立健全電子檔案的各項(xiàng)規(guī)章制度，實(shí)施高效、科學(xué)、規(guī)范的管理，讓電子檔案管理走出無(wú)序化狀態(tài)。電子檔案在事業(yè)單位中的應(yīng)用已經(jīng)非常普遍，但是由于缺乏檔案之間的聯(lián)系，導(dǎo)致無(wú)法進(jìn)行集中管理。為了充分的開發(fā)利用電子檔案，發(fā)揮其高效便捷的作用，提高工作效率，首先就要完善電子檔案的管理制度。詳細(xì)規(guī)定電子檔案的制作、審查、收集、保管、整理等環(huán)節(jié)，并且結(jié)合事業(yè)單位的特點(diǎn)對(duì)檔案進(jìn)行補(bǔ)充和完善。電子檔案管理制度是檔案管理工作的依據(jù)，有利于規(guī)范工作人員的行為，實(shí)行檔案的統(tǒng)一集中管理。
3.2 培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員
電子檔案的管理水平是由檔案管理人員所決定的，因此，在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)，必須采用專業(yè)的管理人員。首先，在進(jìn)行人員聘用時(shí)，要選用一些專業(yè)知識(shí)強(qiáng)，并且計(jì)算機(jī)技術(shù)過(guò)硬的高素質(zhì)復(fù)合型人才。其次，對(duì)于已有的檔案管理人才要進(jìn)行定期的培訓(xùn)教育，提高他們的計(jì)算機(jī)技術(shù)和職業(yè)道德。之后，由于電子檔案管理是一項(xiàng)內(nèi)容復(fù)雜、專業(yè)性較強(qiáng)的一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，所以，要盡量避免人員的流動(dòng)或?qū)⑷藛T流動(dòng)控制在合理的范圍內(nèi)，以保障工作的延續(xù)性和長(zhǎng)期性。
3.3 提高電子檔案的安全性
電子檔案的安全是電子檔案管理中的一大重點(diǎn)，首先，要設(shè)置訪客權(quán)限，根據(jù)檔案的保密程度設(shè)置權(quán)限，劃分讀取人群，保障電子檔案的機(jī)密性。其次，對(duì)一些保密性較強(qiáng)的檔案設(shè)置使用期限，控制使用范圍。另外，電子檔案的管理人員要開啟電子檔案管理系統(tǒng)的監(jiān)控和自動(dòng)記錄功能，防止檔案的外流。
3.4 加大資金投入
檔案管理中所使用的設(shè)備軟件的質(zhì)量好壞，在一定程度上影響了檔案管理的水平，要想改善這種情況，必須加大資金的投入。檔案管理人員可以向相關(guān)部門申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)，改善檔案管理的設(shè)備和工作條件，現(xiàn)代化設(shè)備的使用可以極大的提高工作效率，降低工作人員的壓力。另外，使用一些保密性強(qiáng)的應(yīng)用軟件，提高檔案管理的安全性。
