時間：2022-12-29 06:49:07
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇電子文件論文，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
與紙質(zhì)文件相比電子文件歸檔是一項更為艱苦細致且難度較大的工作，主要原因是大多數(shù)電子文件形成者或囿于傳統(tǒng)觀念，誤認為電子文件不是文件而忽視其歸檔，或怕增加工作量而不愿承擔(dān)此項工作;或由于電子文件對計算機系統(tǒng)的依賴性，使其必須借助計算機編目歸檔，這對不熟悉操作技術(shù)的立卷人來說，不像從事紙質(zhì)文件立卷工作駕輕就熟，容易產(chǎn)生畏難情緒;筆者認為，推動電子文件歸檔工作的著眼點要高，立足點要實，在規(guī)劃電子文件歸檔工作時，應(yīng)從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發(fā)，順應(yīng)其規(guī)律，摸清信息產(chǎn)生的源頭，促使電子文件歸檔納入辦公自動化和信息管理的工作程序，建立歸檔制度。
一、電子文件歸檔方式和途徑的選擇
紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。經(jīng)實踐檢驗，利用磁盤，脫機采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤，會影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數(shù)量，簡便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條：
(一)借助計算機信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過各業(yè)務(wù)管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點。對那些未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文悠揚，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應(yīng)認可幾種通用性較強的軟件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。
(二)選擇電子文件信息的匯集點，由計算機與信息管理部門負責(zé)歸檔。為適應(yīng)辦公自動化工作發(fā)展的需要，人們越來越注重信息工作的系統(tǒng)化和標準化水平，計算機信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計算機與信息管理部門負責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文悠揚信息的匯集點，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負責(zé)將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無是最佳歸檔途徑之一。清華大學(xué)計算機與信息管理中心計劃利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立校行政信息管理系統(tǒng)，共分為教學(xué)、科研、人事管理三個子系統(tǒng)，正在籌建的教學(xué)管理系統(tǒng)與學(xué)生注冊中心、財務(wù)結(jié)算中心、教務(wù)處、研究生院構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊中心負責(zé)學(xué)生注冊、選課、排課、考表、成績等數(shù)據(jù)的傳遞;結(jié)算中心負責(zé)學(xué)生交費信息的傳遞;教務(wù)處與研究生院負責(zé)學(xué)籍、教學(xué)計劃、課程、畢業(yè)審查、學(xué)位授予數(shù)據(jù)的傳輸。計算機與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，進行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求，進行鑒定，編目整理，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。
無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實性、準確性負責(zé)。檔案部門接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤，最好不用磁盤存貯。
二、依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，實現(xiàn)相關(guān)部門職能的交融集成，建立電子文件歸檔制度。
紙質(zhì)文件歸檔經(jīng)過多年實踐，已形成相對穩(wěn)定的骨干隊伍，有較好的工作基礎(chǔ)，各立卷部門都設(shè)立了分管領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人，負責(zé)督促檢查立卷工作。開展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊伍，承擔(dān)此項工作。由于大多數(shù)計算機與信息管理人員對檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經(jīng)與檔案部門多年合作，建立了相對穩(wěn)定的業(yè)務(wù)關(guān)系，容易與檔案部門在電子文件歸檔上達成共識。所以，依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，比以各單位計算機與信息管理保同為主體，重新建立歸檔工作隊伍更為現(xiàn)實。由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠，需要新的知識和技術(shù)手段，現(xiàn)有的立卷隊伍尚不適應(yīng)工作發(fā)展的需要，要通過組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地使他們掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔(dān)負起電子文件歸檔工作的重任。
電子文件來源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計算機技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文悠揚歸檔工作。
清華大學(xué)檔案館從1995年底開始抓電子文悠揚歸檔工作，制定了《機讀(電子)文件歸檔工作暫行規(guī)定(試行)》，分別對歸檔范圍、歸檔單位與分工、歸檔的方法和要求做了具體規(guī)定，并設(shè)計了《機讀(電子)文件歸檔目錄》樣式。為了使各單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人能夠盡快地接受這一新生事物，還將探索電子文件歸檔工作列為1996年全校檔案工作會議主要議題之一，會上，分管檔案工作的副校長和檔案館館長明確提出要將電子文件歸檔列入立卷歸檔程序，做為一項重要工作抓緊抓好。于1997年全校檔案工作大會上，又提出加快電子文件歸檔進程的具體要求。在對電子文悠揚的來源進行廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上，本著“注重職能因素”的原則，選擇了電子文件的信息綜合性強，含“金”量高的校長辦公室、黨委辦公室做為開展電子文件歸檔的重點和試點單位。先后三次與他們專門研究電子文悠揚歸檔工作，成立了兩辦電子文悠揚歸檔工作小組，由校辦副主任任組長，并參照紙質(zhì)文件歸檔范圍，制定出黨辦、校辦電子文件歸檔細目。經(jīng)過努力，現(xiàn)已將部分電子文件歸檔。
與紙質(zhì)文悠揚相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結(jié)合的方法。電子文悠揚形成部門熟悉各項管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價值時最有發(fā)言權(quán);檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用;計算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計和維護信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應(yīng)相互滲 透，揚長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。
三、“兩套制”歸檔的必要性與適時簡化合一的可能性
由于印章和簽署是文件生效的主要標志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號及存址，以便利用時參照互補。
在磁、光介質(zhì)文件耐久性留存的問題尚未解決之前，它與紙質(zhì)檔案將并存很長時間，但從長遠看，在電子檔案存儲介質(zhì)的技術(shù)條件進一步改進之后，可嘗試對那些參考作用大、情報價值高的檔案，采取以磁、光介質(zhì)歸檔為主，紙介質(zhì)歸檔為輔的做法，而對那些憑證價值較高的檔案，則采取以紙介質(zhì)歸檔為主，磁、光介質(zhì)歸檔為輔的做法。這樣，不但能夠提高檔案管理工作效率，優(yōu)化館藏，也能減少檔案的體積，緩解庫房緊張的狀況。兩種介質(zhì)歸檔的簡化合一，要經(jīng)過審慎證證，在萬無一失的情況下實行，最好以簡報、情況報道類，以及信息的實質(zhì)內(nèi)容已被其它檔案所包含的文件作為簡化合一的首選目標。
所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件有以下幾個特點：1電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；2電子文件可以直接由計算機等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；3電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；4電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
二、電子文件對檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響
1傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應(yīng)用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產(chǎn)生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。
2由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計算機系統(tǒng)進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進行自由組合分類。
3由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標準均將發(fā)生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。
三、電子文件對檔案學(xué)理論的影響
1對檔案本質(zhì)屬性的影響
原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等，都表現(xiàn)出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區(qū)別于圖書、情報、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計算機上進行，它便于修改、便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。電子文件是計算機文字處理系統(tǒng)中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機器上隨時方便地復(fù)制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。
2對檔案來源原則的影響
來源原則包括兩個方面：從外部來看是尊重全宗，從內(nèi)部來看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產(chǎn)生，后者愈益受到普遍關(guān)注。傳統(tǒng)的觀點認為源于來源原則的檔案檢索系統(tǒng)必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機構(gòu)及其文件的基礎(chǔ)上。只有根據(jù)其來源，從形成者的法律責(zé)任和行政管理的角度看問題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過程中，不再嚴格對應(yīng)于現(xiàn)存的機關(guān)、組織、機構(gòu)這一現(xiàn)象而產(chǎn)生，人們可以根據(jù)需要隨時對文件信息復(fù)制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。因此，要確定檔案的來源，不可僅局限于尋找一個恰切的定義，或僅要求完整地保護全宗與文件系列，按照原始順序進行整理等，而必須正確說明檔案的原始聯(lián)系，了解在整個生命周期中文件組合的變化，應(yīng)隨著客觀實際的變化，豐富和發(fā)展來源原則。
3對檔案學(xué)理論研究內(nèi)容的影響
檔案學(xué)理論研究的內(nèi)容是由研究對象所決定的。以往的檔案學(xué)理論研究是以紙質(zhì)檔案為主要對象，電子文件出現(xiàn)以后，檔案工作的對象發(fā)生了變化，其理論研究的對象自然也就發(fā)生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補充，原有的檔案學(xué)科體系也將得到充實和完善。所有這些研究課題都應(yīng)圍繞電子文件來開展。如電子文件的整理排序技術(shù)、信息安全保護技術(shù)、計算機病毒防治技術(shù)等等，都將成為檔案學(xué)理論研究必不可少的內(nèi)容。
四、檔案界所應(yīng)采取的對策
1做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導(dǎo)，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。
2解決好電子文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復(fù)制，以防止信息損失。
一、載體壽命的差異
紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，盡管纖維素在一定的條件如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，但只要我們在檔案保護過程中，注意排除發(fā)生兩大化學(xué)反應(yīng)所需要的條件，就可以使紙質(zhì)檔案的壽命達到上百年甚至上千年。
電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復(fù)等缺點。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應(yīng)強度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因素，它極易受外磁場影響而導(dǎo)致退磁、消磁等。光盤是利用激光進行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質(zhì)和保護層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)生物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5—15年。
二、環(huán)境條件影響的差異
1、溫濕度影響的差異。不適宜的溫濕度對磁性載體、光盤和紙張均有影響。對紙張而言，高溫高濕，可促進紙張發(fā)生水解－氧化反應(yīng)，加速紙張內(nèi)部不利化學(xué)成分對紙張的影響，也可使字跡材料發(fā)生擴散、洇化現(xiàn)象。而電子文件載體受溫濕的影響方式截然不同。在溫度過高或過低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會彎曲變形，影響激光束精確定位和數(shù)據(jù)的讀寫。實驗證明，保存紙質(zhì)檔案的標準溫度為14℃—24℃，相對濕度為45％—60％，而保存電子文件的理想溫度為16℃—20℃，相對濕度為40％±5％，可見，溫濕度對電子文件和紙質(zhì)檔案的影響程度是不同的。
2、灰塵影響的差異。灰塵對紙張的危害主要是機械磨損紙張、使紙張發(fā)生粘結(jié)而形成“檔案磚”、給紙張帶來霉菌等。而灰塵對電子文件載體的損壞主要有物理損壞、化學(xué)損壞和生物損壞。物理損壞是指污染、劃傷磁盤、磁帶、光盤表面，造成記錄信息的損毀；化學(xué)損壞是指灰塵中所含的化學(xué)成分會不同程度地引起磁盤、磁帶、光盤載體腐蝕、降解等化學(xué)作用而毀壞，造成記錄信息消失；生物損壞是指灰塵是霉菌孢子的傳播者，也是霉菌的培養(yǎng)基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有機酸會損壞磁性載體和光盤，使數(shù)據(jù)丟失。綜上所述，灰塵均可以損壞紙張和電子文件載體。只是對紙張而言，即使灰塵已經(jīng)對其產(chǎn)生實質(zhì)性的損害，如磨損紙張、形成“檔案磚”、產(chǎn)生色斑和霉斑等，也可通過修復(fù)手段在很大程度上恢復(fù)其所記錄信息。而灰塵一旦對電子文件載體造成危害，載體上所記錄的信息可能會局部丟失，在計算機系統(tǒng)上便無法讀出原始信息，使電子文件失去保存價值。因此，防止灰塵對電子文件載體的危害有特別重要的意義，在電子文件形成和使用過程中，要采取嚴密的防灰塵措施。
3、外來磁場和機械震動影響的差異。磁場和機械震動對紙質(zhì)檔案無任何影響，而對電子文件的磁性載體則是最重要的影響因素。外來磁場作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，造成信號失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。此外，強烈的機械震動也會影響磁性載體材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，從而破壞記錄信號。因而要防止外磁場的影響，如遠離強磁場，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)等等，并避免強烈的機械震動。
4、光線和有害氣體影響的差異。光線和有害氣體對紙張的危害主要是促進紙張發(fā)生水解氧化反應(yīng)，導(dǎo)致紙張強度的降低。而有害氣體和光線特別是紫外線對電子文件的破壞力更大。有害氣體主要是二氧化硫、硫化氫、二氧化氮和氯氣等具有酸性和氧化性，在一定條件下，腐蝕、破壞磁性載體和光盤，致使盤基帶基老化、變質(zhì)和磁粉脫落，使電子文件信息丟失。光線能使電子文件載體材料發(fā)生光氧化反應(yīng)，使盤基帶基老化，強度下降。同時，紫外線的能量足以破壞磁性載體的剩磁的穩(wěn)定性，導(dǎo)致信號衰減，影響磁性記錄信息的讀寫效果。三、技術(shù)壽命的差異
紙質(zhì)文件一旦形成，其制成材料——紙張、字跡材料、字跡三者永遠結(jié)合在一起，它的壽命與其內(nèi)部諸因素和保護環(huán)境條件有關(guān)。而電子文件的壽命不僅與其內(nèi)部諸因素和保護環(huán)境條件有關(guān)，更與技術(shù)革新有關(guān)。因為電子文件是通過計算機將信息與載體結(jié)合在一起而形成的，必須通過計算機才能識讀。一旦技術(shù)過時，則載體上的信息就無法讀出。技術(shù)過時的表現(xiàn)有兩個方面，一是技術(shù)革新，使舊的存貯技術(shù)消失。二是由于商業(yè)性的原因，使由單個廠家生產(chǎn)或銷售的電子文件設(shè)備會由于廠家的破產(chǎn)或改變產(chǎn)品生產(chǎn)而很難找到配套產(chǎn)品。一般說來，大多數(shù)電子文件載體的預(yù)期壽命都超過了識讀它的硬件和軟件的技術(shù)期限，也就是說，技術(shù)過時對電子文件安全性的影響顯得更為重要。因此，對于電子文件中數(shù)字化信息的長期存取而言，技術(shù)過時比載體損壞是更為嚴重的危害。針對技術(shù)過時，歐美國家在理論上提出三種解決辦法：將閱讀電子文件的設(shè)備與軟件保存到某種技術(shù)博物館中；在紙與縮微膠片上制作拷貝；將電子文件轉(zhuǎn)換為盡可能中性格式的文檔。這三種方法只能是在沒有其它更好措施的情況下的暫時性辦法，因為隨著需要保存的電子文件數(shù)量的增大，這三種方法都將花費大量的人力物力。最近，信息專家提出了用標準化的方法，即用國際標準化組織用于連接開放系統(tǒng)的互連標準����麱?|銂ODA／ODLF，IRDS……，使不同系統(tǒng)和不同軟件的數(shù)據(jù)可以進行互換。這種方法不失為解決技術(shù)過時的新途徑。
四、信息保護的差異
論文關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)，OA，歸檔
OA是指以現(xiàn)代信息技術(shù)為核心，結(jié)合各種現(xiàn)代辦公技術(shù)與設(shè)備形成的系統(tǒng)，目的是迅速、準確地處理各種信息。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，OA為搜集、存貯、使用與日俱增的大量信息也采取了互聯(lián)網(wǎng)的手段，這給文件與檔案歸檔管理帶來更高的效率，使歸檔管理的費用也大幅度降低，但是互聯(lián)網(wǎng)的自身的一些缺陷也給OA電子文件歸檔帶來了巨大的挑戰(zhàn)。為此需要開展相關(guān)研究，尋找網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下OA電子文件歸檔的恰當(dāng)策略。
一、互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下OA電子文件歸檔面臨的主要問題：
1歸檔信息來源無邊界：隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展與普及,企業(yè)內(nèi)外的'邊界'正在消失，員工在辦公室或家里處理的文件是同樣的效力。由于'網(wǎng)絡(luò)邊界'的消失，OA系統(tǒng)所依托的的互聯(lián)網(wǎng)安全隨時隨地都會受到威脅。從某種意義上講論文范文，方便快捷傳遞的檔案信息都會隨時受到挑戰(zhàn)。黑客們可以輕而易舉地攔截網(wǎng)絡(luò)上傳遞的信息，進行各種工業(yè)間諜和其他破壞活動。這種全新的挑戰(zhàn)，是檔案歸檔管理前所未有的問題。
2歸檔信息的脆弱：整個信息系統(tǒng)是由資源子網(wǎng)和通信了網(wǎng)構(gòu)成的,無論是傳輸網(wǎng)絡(luò)還是保存檔案信息的磁盤都安全性。在信息化社會,整個企業(yè)猶如一部由計算機網(wǎng)絡(luò)連接起來的巨大機器。數(shù)字化機器具有的絕好的精密性與連通性，使得部分零件失靈而殃及全局的現(xiàn)象屢見不鮮。對計算機網(wǎng)絡(luò)的惡意破壞往往是在沒有任何先兆的情況下突然發(fā)生，而且會迅速蔓延到其他部分。
3歸檔信息丟失的隱蔽：在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下歸檔信息通常由計算機自動完成，黑客可以植入病毒，在不留任何'痕跡'的情況下竊取歸檔信息，隱蔽性極強。
二、互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下OA電子文件歸檔面臨的策略：
1、歸檔管理應(yīng)該配備獨立的服務(wù)器和防火墻等安全措施
檔案的最終目的是利用檔案中的信息。電子文件形式的檔案可以通過計算機能進行全文檢索，使用比較方便。但是檔案信息一般屬于正式文件，有些甚至屬于機密文件。可見，檔案信息的查詢利用必須有一定的限度，不同的人員查詢使用檔案信息應(yīng)該有不同的權(quán)限，并且防止黑客竊取檔案文件。因此，檔案部門應(yīng)該單獨設(shè)立服務(wù)器，并且配置防火墻等安全措施。
上述方法是電子文件的歸檔管理為工作對象，其目的是為了利用互聯(lián)網(wǎng)提高工作效率，同時防范互聯(lián)網(wǎng)的負面效應(yīng)，便于檔案的保管和利用。電子文件不僅需要歸檔，而且還需要進行必要的整理，以便更好地保管和利用論文范文，進一步快速有效地發(fā)揮檔案的作用。
2、電子文檔應(yīng)以生效時間為歸檔時間
由于電子文件在利用上的優(yōu)越性，使歸檔工作發(fā)生了根本性變化，而互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境使得OA電子文件歸檔發(fā)生了一系列的變化：①由原來事后歸檔，可以變?yōu)殡娮游臋n生產(chǎn)的同時進行歸檔。電子文件要快速方便得多，除非有特殊需求一般不需要再查看原件。在歸檔文件由單一紙質(zhì)的形式改變?yōu)橥粴w檔文件既有紙質(zhì)又有電子的形式。電子文件歸檔應(yīng)當(dāng)與實物上的歸檔。電子文件的歸檔，這是檔案保管過程中必不可少的環(huán)節(jié)。文件歸檔的條件是：①必須是已經(jīng)生效的文件；②必須有完整、齊全的電子簽章；③必須具有一定的保存價值，并嚴格按照不同的保管期限分別立卷，在存儲其中排列，分存儲器保管。文件立卷的標志是：必須經(jīng)過相應(yīng)的歸檔程序，履行必要的歸檔手續(xù)，由原來文書部門或業(yè)務(wù)部門負責(zé)管理的文件，按照檔案室的整理要求和技術(shù)規(guī)范，編目，移交給檔案室集中保存。這種管理權(quán)限的移交，也是文件與檔案材料在形式上的區(qū)別。就載體而言，文件與檔案是同一體的兩個不同階段，因而沒有任何差別，從本質(zhì)上講，文件材料經(jīng)過人的整理之后．有意識、有目的的集中保管，這就是檔案了。這樣一來論文范文，歸檔的標志應(yīng)該是電子文檔是否進入專門的檔案管理系統(tǒng)，進入檔案管理系統(tǒng)，那么就已經(jīng)歸檔，否則就沒有歸檔，
3、電子文件立卷方式為保存在獨立存儲器中
電子文件能夠從不同角度同時展示文件的相關(guān)內(nèi)容，任意組合成各種文檔檔案的查找和利用。立卷是從保管的角度來看檔案信息的。OA系統(tǒng)形成的電子文檔一般屬于正式文件，雖然需要借助專門的設(shè)備讀取，但是為了保證電子文檔的保管安全，一般要求電子文檔以不依賴OA系統(tǒng)軟件的、不參與日常辦公事物的獨立存儲器中。電子文檔的立卷直接以獨立存儲器為保管單位，集中保存在各個檔案庫，并且每個存儲器最好做1個以上的備份，備份存儲器放置于另一獨立地點。
因此，電子文件的整理就可以由保管和利用為目的轉(zhuǎn)向單純以保管為主要目的進行整理。件在形成過程中有著一種自然聯(lián)系，突出表現(xiàn)在來源上，產(chǎn)生于某個機關(guān)和機關(guān)內(nèi)部機構(gòu)。在時間上，產(chǎn)生于某個特定的年月日。因此，在整理的線索上，立卷是為了便于保管和利用而要盡可能地保持文件之間的自然聯(lián)系，最好以來源時間聯(lián)系為主要方式。這種變化可以看成是立卷的一種簡化，變多種交叉聯(lián)系為一種簡單的、自然的但卻十分清楚的聯(lián)系論文范文，以適應(yīng)電子文件的管理。在整理的對象上，徹底改變了原來的案卷級方法代之以文件級為基本保管單位，檔案以獨立電子文件為單位進行整理編號，裝盒排架，使檔案盒僅僅成為一種裝具。
我國是一個發(fā)展中國家，各方面技術(shù)都處于發(fā)展階辦公自動化新技術(shù)也正日益發(fā)展。隨著網(wǎng)絡(luò)、檢索、閱讀、復(fù)印、復(fù)制、端微等新技術(shù)的發(fā)展，電子文件檔案將會越來越多，這變化又會促使檔案工作的理論和實踐發(fā)生變化。由于科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，對于在檔案工作中已經(jīng)引起和將會引起的變化，必然是一個歷史發(fā)展的過程。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和檔案工作者科學(xué)技術(shù)知識素養(yǎng)的提高，認識過程中的缺陷，是完全能夠克服的。
參考文獻
[1]鄒德軍，電子商務(wù)時代信息偽過剩及其對策．內(nèi)蒙古：北方經(jīng)濟，2009.4．
內(nèi)容摘要：電子公文是通過網(wǎng)絡(luò)傳送的。用于政府機關(guān)相互之間聯(lián)系事務(wù)的專用電子文件,其傳送和接收是在高度自由的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中進行的,自然會涉及到信息遺漏、電腦病毒以及黑客等安全問題。為此,有必要建立包括密鑰使用規(guī)范、數(shù)字簽名制度、政府證書管理制度等相關(guān)法律制度,以確保電子公文系統(tǒng)安全有效地運作。
一、子公文及其特點
電子公文是指以電子形式表現(xiàn)的并通過網(wǎng)絡(luò)傳送的,用于政府機關(guān)相互之間聯(lián)系事務(wù)的專用文件。電子公文的特點是基于電腦和互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)的特性而產(chǎn)生的,因為電子公文的制作、發(fā)送及接收都需要通過電腦和互聯(lián)網(wǎng)這兩種媒介來進行。首先是電腦,它的最大作用是將政府公文中所有具體的信息都進行了數(shù)字化的改變,這里所說的數(shù)字化是指電腦將輸入的具體信息以“1”和“0”來進行存儲和運作,這不像傳統(tǒng)的政府公文是以具體的書面形式來表示的。其次是互聯(lián)網(wǎng),互聯(lián)網(wǎng)將電腦里的數(shù)字化信息在各個政府機關(guān)之間迅速地傳送。互聯(lián)網(wǎng)本身有其特殊性,即公開性和全球性。所謂公開性是指任何人都可以自由地進出互聯(lián)網(wǎng),而全球性是指信息在互聯(lián)網(wǎng)上的傳遞是沒有邊界障礙的。根據(jù)上述分析,較之傳統(tǒng)的政府公文,電子公文有以下幾個方面的特點：
(1)電子公文是一種數(shù)字化的、虛擬化的文件形式;(2)電子公文的傳送是在公開環(huán)境下,通過互聯(lián)網(wǎng)進行的;(3)電子公文的傳送可以在各個地區(qū)、國家乃至全球范圍內(nèi)的政府之間進行;(4)電子公文的廣泛應(yīng)用能夠極大地提高政府的辦事效率。
顯然,信息技術(shù)的發(fā)展給政府機構(gòu)帶來了一場深刻的變革。傳統(tǒng)的公文傳送方式使政府機構(gòu)背負著沉重的時間負擔(dān)和經(jīng)濟負擔(dān)。傳統(tǒng)公文在這一場變革中受到了電子公文這一新生事物的強有力的沖擊。電子公文的制作、發(fā)送和接收可以突破時間和空間的限制,給人們以快速和便捷。可是電子公文畢竟是近年來才開始出現(xiàn)的新生事物,很多技術(shù)上的問題還有待解決。特別是,由于電子公文剛剛開始啟用,有關(guān)電子公文的法律紛爭還頗為鮮見。就世界范圍來說,還沒有專門的法律規(guī)范,也無強制性的原則可以遵循。可以說,其中還有很多值得研究的問題擺在我們的面前。
二、電子公文應(yīng)用中存在的安全問題
目前,電子公文應(yīng)用中出現(xiàn)的安全問題主要有：
1.黑客問題。黑客入侵網(wǎng)站的消息在近年被頻頻報道。以前黑客們往往挑選美國國防部和雅虎這些安全防范體系堪稱一流的硬骨頭啃。而隨著各種應(yīng)用工具的傳播,黑客已經(jīng)大眾化了,不像過去那樣非電腦高手不能成為黑客。如果安全體系不過硬的話,黑客便可以肆意截留、毀滅、修改或偽造電子公文,給政府部門帶來混亂。
2.電腦病毒問題。自電腦病毒問世幾十年來,各種新型病毒及其變種迅速增加,而互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)又為病毒的傳播提供了最好的媒介。不少新病毒直接利用網(wǎng)絡(luò)作為自己的傳播途徑。試想一個完整的電子政府體系中某個環(huán)節(jié)受到病毒感染而又沒有被及時發(fā)現(xiàn),電子公文系統(tǒng)全面癱瘓,那將會產(chǎn)生怎樣的后果?病毒的感染會使一些電子公文毀滅或送達延誤,整個電子政府將會指揮失靈、機構(gòu)運作不暢。
3.信息泄漏問題。目前,各大軟件公司生成的網(wǎng)管軟件使網(wǎng)絡(luò)管理員擁有至高無上的權(quán)利,可以方便地對網(wǎng)上每個政府用戶的各種使用情況進行詳細的監(jiān)測。此外,網(wǎng)絡(luò)中存在不少木馬程序,如果使用不慎,就會把公文中的重要信息泄漏給他人。而某些大公司生產(chǎn)的軟件或硬件產(chǎn)品所帶的后門程序更可以使這些公司對政府用戶在網(wǎng)上的所作所為了如指掌。對政府而言,信息泄漏將會給其工作帶來麻煩,甚至?xí)＜暗絿业恼巍⒔?jīng)濟及國防利益,有關(guān)的政府工作人員會因此被追究法律責(zé)任,這是絕對不能接受的。而對這些大公司的法律管制,對于在信息產(chǎn)業(yè)中處于弱勢地位的國家來說是根本無法解決的難題,但光靠處于優(yōu)勢地位的國家也是不行的,必須在國際范圍內(nèi)形成管制的合力。
三、電子公文安全體系法律制度建構(gòu)
1.科學(xué)的密鑰使用制度規(guī)范。密鑰是一種信息安全技術(shù),又稱加密技術(shù),該技術(shù)被廣泛應(yīng)用于電子商務(wù)和電子政務(wù)中。它包括兩種技術(shù)類型,即秘密密鑰加密技術(shù)和公開密鑰加密技術(shù)。其中秘密密鑰加密技術(shù)又稱對稱加密技術(shù)。倘利用此技術(shù),電子公文的加密和解密將使用一個相同的秘密密鑰,也叫會話密鑰,并且其算法是公開的。接收方在得到發(fā)送的加密公文后需要用發(fā)送方秘密密鑰解密公文。如果進行公文往來的兩個政府能夠確保秘密密鑰交換階段未曾泄漏,那幺,公文的機密性和完整性是可以保證的。這種加密算法的計算速度快,已被廣泛地應(yīng)用于電子商務(wù)活動過程中。公開密鑰加密技術(shù)又稱為非對稱加密技術(shù)。這一技術(shù)需要兩個密鑰,即公開密鑰和私有密鑰。私有密鑰只能由生成密鑰對的一方政府掌握,而公開密鑰卻可以公開。用公開密鑰對公文進行加密,只有用對應(yīng)的私有密鑰才能解密。用私有密鑰對數(shù)據(jù)進行加密,只有用對應(yīng)的公開密鑰才能解密。此二種技術(shù)相比,顯然第二種技術(shù)的安全系數(shù)更大一些,但這種技術(shù)算法速度較慢。我們可以根據(jù)各種公文的秘密等級,采用不同的加密技術(shù)。對于一般的公文往來數(shù)量大且頻繁,不宜采用非對稱加密技術(shù),還有秘密等級較低的公文亦可采用對稱加密技術(shù)。而對那些重大的通知及秘密等級較高的公文則必須采用非對稱加密技術(shù)。凡違反上述技術(shù)性規(guī)范的要求造成公文泄密或是公文的完整性受到損害的,需追究其法律責(zé)任。
2.完善的政府證書管理制度。公文傳送過程中數(shù)據(jù)的保密性通過加密和數(shù)字簽名得到了保證,但每個用戶都有一個甚至兩個密鑰對,不同的用戶之間要用公開密鑰體系來傳送公文,必須先知道對方的公開密鑰。公文傳送中有可能發(fā)生以下情況:用戶從公鑰簿中查到的不是對方的公鑰,而是某個攻擊者冒充對方的假冒公鑰;或者公文互換的雙方在通訊前互換公鑰時,被夾在中間的第三者暗中改變。這樣的加密或簽名就失去了安全性。為了防范上述風(fēng)險,我們可以仿效電子商務(wù)中的做法,引入數(shù)據(jù)化證書和證書管理機構(gòu),建立完善的政府證書管理制度。這里所說的證書是指一份特殊文檔,它記錄了各政府機關(guān)的公開密鑰和相關(guān)的信息以及證書管理機構(gòu)的數(shù)字簽名。證書的管理機構(gòu)是個深受大家信任的第三方機構(gòu)。考慮到電子政務(wù)的特殊性,電子政務(wù)系統(tǒng)中的根目錄證書管理機構(gòu)最好由一國的最高政策機關(guān)設(shè)立的專門機構(gòu)出任,其它各級目錄分別由地方各級政府設(shè)立的專門機構(gòu)去管理。在我國,根目錄的管理工作可由國務(wù)院信息辦來承擔(dān),其它各級目錄分別由地方各級人民政府設(shè)立的專門機構(gòu)進行管理。各政府機關(guān)須向相應(yīng)的證書管理機構(gòu)提交自己的公開密鑰和其它代表自己法律地位的信息,證書管理機構(gòu)在驗證之后,向其頒發(fā)一個經(jīng)過證書管理機構(gòu)私有密鑰簽名的證書。政府出面作為證書的管理機構(gòu),其頒發(fā)的證書信用度極高。這樣一來將使電子公文的發(fā)送方和接收方都相信可以互相交換證書來得到對方的公鑰,自己所得到的公鑰是真實的。顯然,電子公文系統(tǒng)的安全有效運轉(zhuǎn)離不開完善的政府證書管理制度的確立。
3.有效的數(shù)字簽名制度。在電子公文的傳送過程中可能出現(xiàn)下列問題:(1)假冒,第三方丙有可能假冒甲機關(guān)給乙機關(guān)發(fā)送虛假公文;(2)否認,甲機關(guān)可能否認向乙機關(guān)發(fā)送過公文;(3)偽造,乙機關(guān)工作人員可能偽造或修改從甲機關(guān)發(fā)來的消息,以對自己有利。這些問題要靠數(shù)字簽名來解決。數(shù)字簽名在電子公文傳送中的應(yīng)用過程是這樣的:公文的發(fā)送方將公文文本帶入到哈希函數(shù)生成一個消息摘要。消息摘要代表著文件的特征,其值將隨著文件的變化而變化。也就是說,不同的公文將得到不同的消息摘要。哈希函數(shù)對于發(fā)送數(shù)據(jù)的雙方都是公開的。發(fā)送方用自己的專用密鑰對這個散列值進行加密來形成發(fā)送方的數(shù)字簽名。然后,這個數(shù)字簽名將作為公文附件和公文一起發(fā)送到該公文的接收方。公文的接收方首先從接收到的原始公文中計算出消息摘要,接著再用發(fā)送方的公開密鑰來對公文的附加的數(shù)字簽名進行解密。如果兩個消息摘要相同,那幺接收方就能確認該數(shù)字簽名是發(fā)送方的。通過數(shù)字簽名能夠?qū)崿F(xiàn)對原始公文的鑒別和不可抵賴性。目前數(shù)字簽名在電子商務(wù)中已得到了廣泛的應(yīng)用,日本等國政府已通過專門的立法對數(shù)字簽名的法律效力予以確認。在電子公文傳送中引入數(shù)字簽名也是必然的選擇,只是我們要從法律上確認數(shù)字簽名的效力,建立相應(yīng)的制度規(guī)范,努力設(shè)法從技術(shù)和制度規(guī)范入手不斷提高安全系數(shù)。以數(shù)字簽名只有相對的安全性來作為反對其應(yīng)具有法律效力的理由是站不住腳的,因為任何所謂安全保障都是相對的,橡皮圖章就經(jīng)常被不法之徒偽造。
[關(guān)鍵詞]OAIS 電子文件管理 生命周期
[分類號]G27
電子文件管理系統(tǒng)(electronic record managementsystem，ERMS)是在政府機構(gòu)內(nèi)部使用的，包括技術(shù)、管理、法律、標準、人員等相關(guān)因素在內(nèi)，以實現(xiàn)文件、檔案的科學(xué)管理和高效利用為目的的信息系統(tǒng)。根據(jù)“我國電子文件管理國家戰(zhàn)略的基礎(chǔ)理論與框架體系研究”課題組的調(diào)查數(shù)據(jù)，可以看出絕大多數(shù)ERMS開發(fā)缺乏成熟通用的模型支持，因此存在功能不完善、開發(fā)不規(guī)范、維護不標準的問題，并不能算作真正意義上的ERMS。
ERMS最重要的一個功能是對電子文件的長期保存，而在國際信息資源領(lǐng)域受到廣泛關(guān)注的開放檔案信息系統(tǒng)參考模型(The Reference Model for an OpenArchival Information System，簡稱OAIS)正是一項基于數(shù)字信息長期保存與獲取的標準模型，其目的與電子文件全生命周期管理是基本一致的，應(yīng)該可以成為電子文件管理實踐的參考模型，實際上0MS完全可以成為電子文件管理實踐的模型。由于0AIS專注于概念與術(shù)語，主要是一個概念模型，不完全是一個邏輯模型，直接用其來指導(dǎo)電子文件全生命周期管理的實踐還具有一定的難度，需要對其進行拓展。本文通過對國外0AIS研究現(xiàn)狀的分析評述，盡可能分析其對我國電子文件管理的啟示。
1 OAIS研究現(xiàn)狀
國內(nèi)外關(guān)于OAIS的研究深入、全面，既有理論方面的論述，更多的是和實踐結(jié)合的項目研究，許多研究是對OAIS的延伸。以下結(jié)合0AIS的核心內(nèi)容，從幾個方面進行總結(jié)。
1.1 OAIS功能模型的實體擴展
OAIS將其功能模型的6個功能實體分解為二級模塊，對二級模塊的功能也做了明確的說明，但對這些功能怎么實現(xiàn)、實現(xiàn)時與其他模塊的功能交互與數(shù)據(jù)交換卻沒有進一步的說明，這也是一些研究者抱怨OAIS可操作性不強的主要原因。針對這一問題，一些學(xué)者開展了富有意義的研究。
ERPANET(Electronic Resource Preservation andAccess Network)設(shè)計了攝取(Ingest)的工作流圖，認為攝取策略的關(guān)鍵目標是流程的自動化，對于攝取的標準、方法論與技術(shù)、法律與政策、人員做了初步分析。Kevin Glick和Eliot Wilczek將OAIS參考模型攝取實體的功能具體化為兩個部分：協(xié)商提交協(xié)議、轉(zhuǎn)移與確認。然后將這兩部分又分為87個步驟，對攝取實體工作流進行了詳細描述。
1.2 文件格式管理
OAIS參考模型中文件生成者向OMS提交信息包，生成者需要和OMS協(xié)商好提交的形式和內(nèi)容，文件的格式管理是一個很重要的內(nèi)容。Grauer M J、How-ley L K、Kopena J B和Regli wC等人認為文件格式管理是OAIS參考模型中的一個基本內(nèi)容，提出一種基于RDF的文件格式管理方法。Stephan Strodl、AnderasRauberd等人認為需進一步對保存規(guī)劃實體進行細化，將保存規(guī)劃與攝取實體的相關(guān)功能緊密結(jié)合起來，修改OAIS預(yù)定的文件保存格式，允許接收新的文件格式。
1.3 信息模型與元數(shù)據(jù)
國外數(shù)字資源長期保存項目的元數(shù)據(jù)格式一般都建立在嚴格的理論框架和細致的研究過程基礎(chǔ)上，比較詳細地定義了用于描述數(shù)字信息長期保護的元數(shù)據(jù)元素和子元素集合，這個理論框架最常見的就是OAIS，許多機構(gòu)或?qū)W者提出的元數(shù)據(jù)方案與OAIS信息模型的組織方式一致，如CEDARS、中文元數(shù)據(jù)方案、NEDLIB等。即使有不完全一致的，也會聲明參考了OAIS，并做到了與OAIS信息模型的完全映射，如NLA，沒有明顯采用OAIS模型，但表示從OAIS中得到啟示，宣稱其元數(shù)據(jù)可以準確向OAIS信息模型映射。
1.4 OAIS模型的實現(xiàn)
Helen Hockx―Yu認為，OAIS可用來對不同類型的數(shù)字存儲系統(tǒng)進行規(guī)劃和設(shè)計，但不是所有的OAIS設(shè)計功能都需要在一個單一存儲系統(tǒng)中得到實現(xiàn)，即可以對OAIS模型進行分解，而不一定要把OAIS作為一個整體來實現(xiàn)。
Jaqueline Spence提出了OAIS―SIMPLEX的觀點，機構(gòu)可以根據(jù)自己的可用資源與建設(shè)存檔系統(tǒng)的動機(incentive)來決定實施OAIS的復(fù)雜性、OAIS角色的分配以及建立映射以遵循OAIS的層次。
1.5 數(shù)字存儲倉庫(digital repository)的研究
數(shù)字存儲倉庫是一切基于OAIS系統(tǒng)的核心。Perla Innocenti、Andrew Mchugh、Seamus Ross與RaivoRuusalepp等人提出了數(shù)字存儲倉庫的10個特征：維護數(shù)據(jù)對象；組織適應(yīng)性；法律和制度；有效的政策；收集和攝取標準；完整性、真實性和可用性；起源；分發(fā)；保存規(guī)劃與行動；適當(dāng)?shù)募夹g(shù)基礎(chǔ)設(shè)施。他們進一步分析了信息數(shù)字倉庫應(yīng)具有識別風(fēng)險與優(yōu)先考慮風(fēng)險、減少風(fēng)險發(fā)生的可能性、建立有效的應(yīng)急機制以減輕發(fā)生風(fēng)險影響的能力。
1.6 其他相關(guān)問題研究
OAIS參考模型的主旨就是為了數(shù)字信息的長期保存，涉及到多個學(xué)科，內(nèi)容廣泛。許多學(xué)者從不同角度對其進行了研究。
Paul Wheatley在OAIS框架下從成本核算的角度對數(shù)字保護的生命周期進行研究；LaPlant Lisa、Zwaard Kate等人對基于OMS的系統(tǒng)進行了信息內(nèi)容真實性與完整性的研究；Nancy MeGovern從組織、技術(shù)、協(xié)作等方面對基礎(chǔ)設(shè)施與OAIS的一致性進行了研究；Dirk Roorda研究了OAIS框架下如何將電子文件遷移到XML格式。
2 OAIS研究評述
2.1 起步較晚，發(fā)展迅速；成果很多，問題不少
國際上，學(xué)界對OAIS的研究起步比較晚――從1995年NASA的CCSDS推出0AIS算起，不過只有十幾年的時間。而國內(nèi)對于OAIS的研究更晚，最早能查到的公開發(fā)表的論文是圖書情報學(xué)界張曉林教授2001年發(fā)表的關(guān)于數(shù)字信息長期保存問題的文章，而國內(nèi)檔案界最早研究OAIS的文章則發(fā)表于2007年。
國外對OAIS的研究較多，既有相關(guān)組織對OAIS的系統(tǒng)解讀，對OAIS功能模塊、信息模塊的擴展研究，也有學(xué)者對OAIS相關(guān)內(nèi)容的深入研究，取得了較為豐碩的成果，一些基于OAIS的系統(tǒng)、元數(shù)據(jù)方案陸續(xù)出
現(xiàn)。國內(nèi)最初對OAIS是引進介紹、全面解讀。近一兩年，對OAIS的研究開始深入、具體，出現(xiàn)了一些論文和基于OAIS的系統(tǒng)，如李春旺與張曉林關(guān)于可信工作流的研究、中國科學(xué)院檔案館系統(tǒng)、國家圖書館的數(shù)字保存系統(tǒng)等。
但問題依然存在。從國外看，對OAIS的研究存在很大的拓展空間，如OMS功能模塊各功能實體以及模塊可操作性的延伸、OAIS對于電子文件憑證價值的作用與實現(xiàn)、可信的基于OAIS的系統(tǒng)框架等。國內(nèi)對OAIS的研究更多還是在研讀階段、不夠深入，研究成果可操作性不強，難以直接對實際工作進行直接指導(dǎo)。電子文件管理項目沒有通用功能需求，沒有通用的功能模型，受軟件開發(fā)商主導(dǎo)因素影響太大，一些號稱是基于OAIS的電子文件項目僅僅套用了OAIS參考模型的外形，并沒有實現(xiàn)OAIS的功能，電子文件管理系統(tǒng)的開發(fā)還是沿用普通的軟件開發(fā)模式。這種軟件生產(chǎn)商主導(dǎo)的模式，限于其對檔案與電子文件前沿理論的理解，其模型構(gòu)建必然局限于現(xiàn)有工作的實際，映射出的實際系統(tǒng)也必然是現(xiàn)實檔案工作的反映。OAIS模型必須有更深入的研究與擴展，才會有較強的對實踐的指導(dǎo)意義。
2.2 研究重心向?qū)嵶C傾斜
近年來，學(xué)界對OAIS的應(yīng)用展開了相應(yīng)的研究。一些學(xué)者提出了基于OAIS的系統(tǒng)建設(shè)框架、基于OAIS信息模型的元數(shù)據(jù)方案，盡管某些研究離OAIS的功能還有一定差距，但這些探索是有益的，為將來基于OAIS的電子文件管理項目開發(fā)奠定了基礎(chǔ)。
對于電子文件管理的研究也是如此。電子文件管理是一個全生命周期管理的過程，其基礎(chǔ)理論研究是上世紀電子文件管理研究的主流方向。2000年以來，電子文件管理基礎(chǔ)理論基本明確，研究重點迅速向?qū)嶋H問題傾斜。馮惠玲教授在電子文件管理國家戰(zhàn)略中提出的“國家數(shù)字檔案館計劃”是研究向?qū)嵶C傾斜最有力的一個例證。
2.3 研究呈多學(xué)科發(fā)展趨勢
多學(xué)科發(fā)展是指研究領(lǐng)域多學(xué)科交叉、滲透、互聯(lián)。OAIS的研究呈現(xiàn)多學(xué)科發(fā)展的趨勢，通過論文前述的內(nèi)容可以看出，0AIS研究者有檔案學(xué)者、信息管理學(xué)者、計算機專家、經(jīng)濟學(xué)家、管理學(xué)家等。
電子文件管理也是一個涉及到檔案學(xué)、計算機科學(xué)、信息管理學(xué)、公共管理學(xué)、經(jīng)濟學(xué)、法學(xué)、行政管理學(xué)等領(lǐng)域的跨學(xué)科的研究領(lǐng)域。“國家數(shù)字檔案館計劃”要從管理體制、制度、技術(shù)、方法等方面為全國電子文件管理體系奠定基礎(chǔ)，必然需要不同學(xué)科學(xué)者的共同努力。不同學(xué)科對OAIS的研究必將促進國家數(shù)字檔案館的建設(shè)。
2.4 研究力量的多元化
在國外，有不同性質(zhì)的研究機構(gòu)包括國際性組織和非政府的民間組織，積極參與電子文件管理與OAIS的研究工作，取得了豐碩的研究成果。InterPARES就是一個眾多國際專家參與的國際性項目，前兩期成果集成了各國許多優(yōu)秀實驗基地的經(jīng)驗，制定出一系列電子文件管理的原則、方法、指南、模板、功能需求等，這些成果在全球產(chǎn)生了廣泛的影響，成為美國ERA等許多項目研發(fā)的重要基礎(chǔ)和指南。
3 對我國電子文件管理的啟示
3.1 加大對電子文件管理項目開發(fā)與設(shè)計的方法論研究
傳統(tǒng)信息系統(tǒng)的開發(fā)遵循從現(xiàn)實手工系統(tǒng)的工作流著手，通過實際工作業(yè)務(wù)調(diào)研、向工作人員詢問等方法，描繪出其業(yè)務(wù)流程，通過對業(yè)務(wù)流程的抽象建立其邏輯模型，再用軟件工程的方法將邏輯模型轉(zhuǎn)化為物理模型，最后經(jīng)過編程與試運行，新的信息系統(tǒng)開發(fā)就算成功了。這個過程的前提是現(xiàn)實系統(tǒng)(手工系統(tǒng)或計算機系統(tǒng))的工作流比較清晰，工作人員對業(yè)務(wù)需求比較明確。實際上現(xiàn)有的檔案管理軟件正是這樣一個開發(fā)過程。
但這樣的開發(fā)過程對于我國電子文件管理系統(tǒng)并不完全適用，原因就是檔案管理人員對于電子文件管理業(yè)務(wù)的需求不清晰，尤其是基層的檔案工作人員由于計算機與電子文件管理知識結(jié)構(gòu)的不合理使其無法提出相關(guān)的功能需求，而我國電子文件管理系統(tǒng)通用功能需求規(guī)范尚未出臺，這種情況下開發(fā)出的電子文件管理項目必然會有很大的盲目性與功能的欠缺。
因此，我國的電子文件管理項目的實施必須要有方法論做指導(dǎo)，目前我國這方面的研究基本為空白。基于此，從電子文件管理系統(tǒng)的建模出發(fā)，引入OAIS，致力于構(gòu)建一套適合我國電子文件管理系統(tǒng)實施的方法論，是十分必要的。
3.2 拓展對OAIS的研究
2002年OAIS成為ISO國際標準以來，許多專家從各自的角度對OAIS進行拓展，使其更加具有可操作性。筆者于2011年6月對中國期刊全文數(shù)據(jù)庫以O(shè)AIS為主題進行檢索，得到學(xué)術(shù)文獻79篇，以O(shè)AIS為篇名進行檢索，得到文獻39篇。在檢索得到的研究文獻中，真正對OAIS參考模型進行拓展研究的不過數(shù)篇。
從國外的研究看，一些基于OAIS的研究或項目都是在OAIS的框架內(nèi)或?qū)ζ?個功能實體進行細分，或?qū)ζ湓獢?shù)據(jù)模型進行具體化。國內(nèi)相關(guān)研究很少，尤其是OAIS功能模型的6個功能實體的細分幾乎沒有，這在很大程度上限制了OAIS參考模型的實際應(yīng)用。
考慮到國內(nèi)外電子文件管理體制、方法等的不同，應(yīng)在對國外相關(guān)研究梳理的基礎(chǔ)上，嘗試根據(jù)我國電子文件管理的實際對OAIS參考模型進行拓展，對OAIS功能模型各個實體的子功能再進行細分，直到分解到不可再分的操作為止，尤其是對起關(guān)鍵作用的攝取(ingest)實體(即“收集”)進行細分，使其成為一個適合我國電子文件管理實踐的真正的邏輯模型。對于OAIS的信息模型也需要實例化，細化出電子文件的元數(shù)據(jù)模型。這將對我國電子文件管理項目的實踐起到指導(dǎo)作用，對于我國電子文件管理通用功能需求也有一定的參考價值。
3.3 構(gòu)建基于OAIS的可信電子文件管理項目框架體系
電子文件管理項目雖然在我國出現(xiàn)了數(shù)量上的井噴，但很多是低水平的重復(fù)，一個很重要的原因是既沒有通用的電子文件管理系統(tǒng)功能需求規(guī)范，也沒有一個可以作為示范甚至借鑒的電子文件管理項目。
電子文件管理系統(tǒng)建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，是由一系列相互關(guān)聯(lián)、相互作用的各種因素的集合。基于電子文件生命周期和OAIS參考模型，構(gòu)建一個基于OAIS的可信電子文件管理項目框架體系，重點關(guān)注綜合檔案館電子文件管理系統(tǒng)的開發(fā)，通過軟件系統(tǒng)的開發(fā)來實現(xiàn)其規(guī)范化要求，從標準體系、制度、技術(shù)、方法等方面為綜合檔案館電子文件管理提供一個可操作的解決方案。該框架體系應(yīng)該包含可信電子文件庫、可信電子文件管理流程、通用公共服務(wù)、標準等。
可信的電子文件庫是一個能在現(xiàn)在和將來對其所保存的電子文件向用戶提供可靠的、長期訪問的文件存儲庫，類似于國外數(shù)字存儲倉庫，是ERMS的數(shù)據(jù)存儲基礎(chǔ)設(shè)施；可信的電子文件管理流程是電子文件長期保存的保證，可信流程是對原有管理流程的優(yōu)化與重組，刪除錯誤的流程、改進低效的流程、增加缺失的流程，它和可信的電子文件庫一起組成了ERMS的物理核心，實現(xiàn)系統(tǒng)的功能，通過流程重組建立可信的流程，實現(xiàn)電子文件的長期保存與提供利用；通用公共服務(wù)提供一系列功能和機制為系統(tǒng)生成可信的環(huán)境，同時提供多種工具識別，增強電子文件的真實性、完整性與可讀性；標準和政策是系統(tǒng)設(shè)計與實施的依據(jù)。
參考文獻：
論文關(guān)鍵詞:檔案管理 信息化建設(shè) 電子文件
論文摘要:檔案管理向信息化發(fā)展，是時代的必然，信息技術(shù)的應(yīng)用給繁雜的交通運輸部門檔案管理提供了許多方便，節(jié)省成本，減少工作量。本文針對檔案信息化的應(yīng)用提出了電子文件的管理方法，最后結(jié)合筆者的工作經(jīng)驗，探討了檔案管理信息化建設(shè)過程中應(yīng)采取的具體措施。
引 言
隨著社會的現(xiàn)代化發(fā)展。檔案信息化管理是檔案工作適應(yīng)社會信息化發(fā)展的必然要求是全面提升檔案工作為社會服務(wù)能力的必然選擇。近年來檔案部門大力推進檔案管理信息化建設(shè)，力圖使檔案工作與社會發(fā)展同步。尤其現(xiàn)在計算機管理廣泛應(yīng)用于各類單位管理的方方面面，在各項管理活動中，電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件，如何加強檔案信息化建設(shè)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。
一、檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容
(一)信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，而其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。
(二)檔案信息資源建設(shè)
檔案信息是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化的核心任務(wù)，是檔案信息化建設(shè)取得實效的關(guān)鍵。
(三)檔案的標準和規(guī)范建設(shè)
標準規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一，主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理，檔案信息的資源標識、描述、存儲、查詢、交換、管理和使用等，逐步形成關(guān)于中國檔案信息化的標準規(guī)范體系。
(四)檔案信息化的應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)
這是檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)保障。信息技術(shù)應(yīng)用工作量大、涉及面廣，關(guān)系檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量，集中體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益。
(五)信息化人才隊伍建設(shè)
這是檔案信息化成功之本，對其他各個要素的發(fā)展速度和質(zhì)量起著決定性的作用。在“信息化”的時代的今天，信息技術(shù)快速發(fā)展，掀起了以數(shù)字革命為特征的信息技術(shù)浪潮，改變了人們的時間和空間的概念以及思維方式。信息技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，對經(jīng)濟和社會的發(fā)展產(chǎn)生了深遠的影響。檔案管理工作也不例外，同樣需要現(xiàn)代化。目前，我國各級檔案管理部門也紛紛加強信息技術(shù)建設(shè)。加強信息化條件下的檔案管理工作，是適應(yīng)時代和社會發(fā)展的必然選擇，是加快檔案現(xiàn)代化管理的客觀要求，也是提高服務(wù)水平的唯一途徑。 轉(zhuǎn)貼于 二、加強檔案管理信息化建設(shè)的對策
(一)建立網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)
在系統(tǒng)內(nèi)建設(shè)數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺。建立健全內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)和公眾服務(wù)網(wǎng)，發(fā)揮網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務(wù)的窗口。促進檔案現(xiàn)行文件信息化的標準建設(shè)，根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)需求，采購必要的硬件設(shè)備，為系統(tǒng)提供硬件基礎(chǔ)。提高檔案管理軟件的技術(shù)和應(yīng)用水平，為保證檔案信息交換、實現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。制定相應(yīng)的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。
(二)加強電子文件的管理是做好檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵
1.電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，隨著計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，對那些未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文檔，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。
2.電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結(jié)合的方法。 三個部門的職能應(yīng)用于相互滲透，揚長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。
3.做好檔案歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導(dǎo)，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。
4.解決好檔案電子文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存。因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證。所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。
總之，加快檔案信息化建設(shè)的步伐，是提高交通運輸管理水平的重大舉措，在改善交通運輸狀況，發(fā)展經(jīng)濟方面發(fā)揮著重要的作用。
參考文獻:
主題詞：電子文件軟件系統(tǒng)歸檔功能
當(dāng)人們都認識到、能做到利用計算機形成電子文件的時候，當(dāng)單位幾乎找不到手寫文件底稿（會議記錄除外）的時候，電子文件歸檔給檔案部門帶來了巨大的壓力，電子文件棄之可惜留之困難成為檔案工作者的普遍共識，有保管價值的電子文件怎樣轉(zhuǎn)化為電子檔案并發(fā)揮其應(yīng)有作用成為人們重點攻關(guān)的世界性課題。可喜的是：中辦、國辦〔2009〕39號文件和頒布執(zhí)行DA/T46、DA/T48標準，預(yù)示著電子文件真正轉(zhuǎn)為電子檔案契機的到來。
但是，面對多種網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、多個形成系統(tǒng)、統(tǒng)一整理規(guī)則等現(xiàn)實問題，在實踐層面上電子文件歸檔管理與利用還是緩慢前行。
一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與系統(tǒng)環(huán)境的差異
來源網(wǎng)絡(luò)環(huán)境分析：立檔單位在不同網(wǎng)絡(luò)中形成電子文件，包括保密網(wǎng)、局域網(wǎng)、政務(wù)內(nèi)網(wǎng)、政務(wù)外網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)。
來源系統(tǒng)環(huán)境分析：立檔單位運行在不同網(wǎng)絡(luò)上配置不同的電子公文系統(tǒng)、OA系統(tǒng)，多網(wǎng)絡(luò)、多系統(tǒng)給保證電子文件真實性、完整性、可靠性帶來極大的困難，影響電子文件元數(shù)據(jù)歸檔的自動捕獲，降低了自動化程度，在實踐層面上增加了文檔人員歸檔的工作量，使之不情愿、不主動去做。
二、軟件系統(tǒng)與標準要求的差距
我國在線運行的數(shù)以萬計的辦公自動化系統(tǒng)往往沒有檔案人員深度參與按標準要求進行功能設(shè)計，缺乏自動化程度高的電子文件歸檔管理功能。我國在實施國家檔案局《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》等三個標準以前，無論是電子文件管理系統(tǒng)還是檔案管理系統(tǒng)，這些軟件在形成和管理電子文件、電子檔案方面，功能設(shè)計有缺陷，流程設(shè)計不規(guī)范，格式不統(tǒng)一，相互不兼容，難以保證電子文件的真實性、完整性、可靠性、可用性，嚴重影響著電子文件歸檔和電子檔案作用的發(fā)揮。
三、規(guī)則規(guī)定與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的沖突
紙質(zhì)與電子文件歸檔同步的整理規(guī)則：一個立檔單位、一個年度、同一保管期限、同一個流水檔號。必須在一個年度應(yīng)歸檔的全部文件（本系統(tǒng)形成的需要歸檔的電子文件、導(dǎo)入其他系統(tǒng)歸檔電子文件、紙質(zhì)歸檔文件目錄及數(shù)字化全文）集中到一個網(wǎng)絡(luò)及OA或歸檔系統(tǒng)中，按DA/T46、DA/T 22要求給每個歸檔文件分配唯一的檔號后，再按DA/T48要求進行封裝，在文件歸檔這個節(jié)點上要同時貫徹執(zhí)行國家三個標準，幾乎所有矛盾都集中在這里體現(xiàn)。
四、電子文件歸檔系統(tǒng)功能設(shè)計的方法
電子文件歸檔系統(tǒng)采取什么樣的方式獲取OA系統(tǒng)中的電子文件及元數(shù)據(jù)，無非是這樣幾種方法：第一種方法是在相同或不同的網(wǎng)絡(luò)上，OA系統(tǒng)按《DA/T46、DA/ T48》做EEP封裝包，電子文件歸檔系統(tǒng)在線或離線接收，解析后完成電子文件歸檔及二次封裝；第二種方法是在相同網(wǎng)絡(luò)上OA系統(tǒng)按《DA/T46》要求把該系統(tǒng)一份電子文件及元數(shù)據(jù)再統(tǒng)一制作新表提供給電子文件歸檔抓取，分配檔號后進行電子檔案的封裝；第三種方法是在相同網(wǎng)絡(luò)上OA系統(tǒng)對電子文件歸檔系統(tǒng)直接開放數(shù)據(jù)表，便于電子文件歸檔系統(tǒng)直接抓取元數(shù)據(jù)和電子文件，分配檔號后進行電子檔案的封裝。
五、OA系統(tǒng)與電子文件歸檔系統(tǒng)功能最佳結(jié)合
OA系統(tǒng)前端控制功能的完善，按照文書處理程序規(guī)定設(shè)置功能的基礎(chǔ)上，依據(jù)《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》規(guī)定，使之規(guī)定的元數(shù)據(jù)齊全并與責(zé)任人有機關(guān)聯(lián)，完成元數(shù)據(jù)在任何節(jié)點形成賦值，自動捕獲的優(yōu)化設(shè)計和功能實現(xiàn)，并做到與電子檔案系統(tǒng)的無縫銜接，最大限度提高電子文件向電子檔案轉(zhuǎn)化的自動化程度。依據(jù)《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》等規(guī)定，全面采用信息包技術(shù)，以該技術(shù)為基礎(chǔ)進行數(shù)據(jù)處理、存儲、增加、移交、流轉(zhuǎn)、利用、備份，并把處置過程的元數(shù)據(jù)最大限度實現(xiàn)自動捕獲，使長期保存的歸檔電子文件擺脫對“存取軟件”的依賴，對系統(tǒng)軟件的依賴程度降到最低。
按照上述第三種方法是在OA系統(tǒng)中設(shè)計預(yù)歸檔功能模塊，在同一網(wǎng)絡(luò)中對電子文件歸檔系統(tǒng)直接開放電子文件及元數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)表，便于電子文件歸檔系統(tǒng)直接抓取元數(shù)據(jù)和電子文件，分配檔號后進行電子檔案的封裝。這里需要把國家檔案局出臺的《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》、《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》、《歸檔文件整理規(guī)則》等新標準的要求融入OA與電子文件歸檔軟件系統(tǒng)。與其他標準貫徹執(zhí)行的最大不同是，標準的每一個條款都與電子文件形成、歸檔系統(tǒng)的功能設(shè)計有關(guān)，也就是說，貫徹標準的前提條件是要它成為軟件系統(tǒng)功能。完善軟件系統(tǒng)功能設(shè)計，首先是按照文書處理程序和電子文件管理相關(guān)的標準規(guī)范，構(gòu)建電子文件與電子檔案一體化管理邏輯體系結(jié)構(gòu)，按照《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》的要求，在保證電子文件元數(shù)據(jù)齊全完整的前提下，依據(jù)國家文書處理程序規(guī)定重新確定相關(guān)元數(shù)據(jù)的形成節(jié)點，在OA系統(tǒng)電子文件形成的各個環(huán)節(jié)中，真實記錄電子文件的背景、內(nèi)容與結(jié)構(gòu)；確保電子文件的真實性和憑證價值；確保電子文件的完整性；確保電子檔案能夠長期保存、方便查詢和利用。
對于要歸檔的電子文件、紙質(zhì)文件同步設(shè)計歸檔流程與功能，紙質(zhì)文件按《文件歸檔整理規(guī)則》和《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》要求掃描全文歸檔，最大限度地發(fā)揮計算機輔助歸檔的作用。用戶可以按上級規(guī)定結(jié)合個性需求，分別自定義多個數(shù)據(jù)庫字段結(jié)構(gòu)，靈活、可調(diào)的檔號自動生成規(guī)則，使歸檔的紙質(zhì)文件與其掃描件檔號一一對應(yīng)。對OA系統(tǒng)產(chǎn)生應(yīng)歸檔的電子文件，按照事先設(shè)置好的歸檔規(guī)則，文件庫與檔案庫的字段對應(yīng)關(guān)系，由用戶指定目標檔案庫，將文件庫中相關(guān)元數(shù)據(jù)捕獲批量引入檔案庫相應(yīng)字段，自動形成相關(guān)的信息，如文件題名、責(zé)任者、文件日期、文件號等，整個年度全部歸檔文件目錄數(shù)據(jù)齊全后即可按設(shè)定的檔案排號規(guī)則，系統(tǒng)自動給出每份歸檔文件唯一的檔號。在文書人員操作和管理制度的約束下，通過PDF等版式文件的格式轉(zhuǎn)換，既保證歸檔電子文件與檔案掃描件有同等效用，又避免有電子文件還掃描全文的重復(fù)勞動，完成電子文件歸檔管理的第一階段目標，為歸檔電子文件具備法律效力打下基礎(chǔ)。
關(guān)鍵字 電子文件 歸檔 管理 問題 策略
人類進入信息化時代，隨著辦公自動化的普及、電子政務(wù)、電子商務(wù)的廣泛應(yīng)用，以及國家機關(guān)和企事業(yè)借助計算機和互聯(lián)網(wǎng)開展各項工作，電子文檔大量產(chǎn)生，改變了過去以紙質(zhì)文件為主的狀況。由于電子文件的接收、儲存、傳遞的文件數(shù)量龐大，類型繁多，因此如何將電子文件進行歸檔管理，是個十分關(guān)鍵的問題。電子文件具一定的特性，因此在歸檔的過程中常常存在一些易被忽視的問題，只有解決了電子文件的歸檔管理中存在的這些問題，才能更好地保障信息資源的真實、完整、規(guī)范和安全。
一、電子文件的特性
1.電子文件因其是在計算機設(shè)備上生成的，因此具有易更改性。易更改性包括刪除文件，更改內(nèi)容和其操作等。
2.電子文件的類型和格式眾多，例如文字、圖標、音頻、視頻等因此電子文件具有多媒體集成性，其組成內(nèi)容比紙質(zhì)文件更復(fù)雜。并且保存文件的載體不同，給管理帶來麻煩。
3.電子文件具有非實體歸檔的可能性。因此無論文件存放在什么位置，都要做到不改變其物理儲存的情況下對其進行歸檔。實際上已經(jīng)歸檔的文件可能分布在計算機網(wǎng)絡(luò)的各個位置，接受來的文件只是文件的一個存放途徑，很可能真正的文件并未歸檔，一旦所存放的網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)故障，很可能造成文件永久性丟失。
4.電子文件還具有非直讀性，非直讀性指的是我們能夠在顯示屏上看到的不同格式的電子文件只是其某種輸出形式，無論是傳輸或是儲存等處理，電子文件在計算機內(nèi)部都是以數(shù)字編碼存在的，不可直接被識別和利用。
5.電子文件的物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜，往往兩者并不是一致的。因此在對文件進行歸檔時應(yīng)當(dāng)保持兩者關(guān)系，讓文件不被破壞。
6.電子文件的信息與載體是分離的，文件可以存放在不同位置和載體，但是文件的內(nèi)容可以不發(fā)生變化，但這并不影響電子文件的使用，電子文件同樣能夠傳遞其信息。
二、電子文件歸檔過程中存在的問題
（一）文件內(nèi)容易變化
電子文件的內(nèi)容容易變化，且很容易被篡改。目前雖已出現(xiàn)一些防止偽造和篡改的軟件和技術(shù)，但是還是無法完全避免文件內(nèi)容被修改或是發(fā)生變化。一些不法分子更是會非法截取文件進行修改。
（二）難以界定原件
由于電子文件的制作過程時利用計算機操作的，因此并非每一份文件都能夠制作出一批原件，有時候許多信息和內(nèi)容都是在某個軟件的窗口內(nèi)進行制作，而這個窗口中的內(nèi)容能夠被復(fù)制或拷貝到其他計算機上，因此很難分辨出究竟哪一份才是原件。
（三）字跡不固定
因電子文件的字體都是利用計算機進行編輯，因此沒有固定的可分辨的自己。人們根據(jù)不同的字體和字跡輸出電子文件，但不能夠從字跡上分辨文件的原始性。
（四）電子文件簽署技術(shù)不成熟
因目前還未能夠普及電子文件簽署技術(shù)，因此還無法借助簽署來判斷文件是否為原件。
三、電子文件歸檔管理的解決對策
（一）加強電子文件歸檔的組織領(lǐng)導(dǎo)
各級行政管理部門按照《電子公文歸檔管理辦法》（國家檔案局2003年7月28日第六號令）的要求，結(jié)合本單位實際情況制定電子文件歸檔管理的規(guī)章制度，明確好歸檔工作程序、內(nèi)容和要求，讓電子文件歸檔按照程序進行，才能夠最大程度地保留文件的真實、完整性和有效性。
（二）文檔一體化管理
聯(lián)合軟件供應(yīng)商，讓文件的管理軟件與辦公自動化系統(tǒng)能夠結(jié)合起來，形成真正的文檔一體化管理。文檔一體化管理利于檔案部門與電子文件形成部門更好地協(xié)調(diào)，落實好管理文件的責(zé)任，將責(zé)任落實到具體負責(zé)人身上，按規(guī)章制度進行檢測和考核。文檔一體化管理讓文件形成到歸檔整個過程具有連續(xù)性，有利于文檔的管理。
（三）制定分類方案
按照中華人民共和國國家標準《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）的相關(guān)要求，并且結(jié)合本單位的實際要求制定出分類方案，更好地管理電子文件，又能夠有效地利用文件資源。
（四）輔助管理
使用了文件管理系統(tǒng)的單位可以再對各類文件進行歸檔時在目錄中增加“文件稿本代碼”、“文件類別代碼”及“載體編號”，等輔助管理的編碼，讓電子文件歸檔的順序同紙質(zhì)文檔一致。減輕了歸類和登記的麻煩，減少了工作量，提高了工作效率。一些非文字的文件也可使用此類方法，提高檢索效率和準確性。
（五）建立長期可讀的保障機制
對于一些要長期保存的電子文件，要保證在長期保存的過程中電子文件的可讀性，應(yīng)當(dāng)定期檢查和維護電子文件儲存設(shè)備，做好文件的備份。
四、總結(jié)
總而言之，因電子文件涉及的問題范圍很廣泛，也存在許多問題，首先應(yīng)當(dāng)加強對電子文件歸檔的組織領(lǐng)導(dǎo)，按照檔案管理部門制定的相關(guān)電子文件的法規(guī)及標準制作電子文件，并進行歸檔管理，并建立起長期的保障機制，只有才能夠確保電子文件及電子檔案的真實性、完整性、有效性和安全性，更好地發(fā)揮電子文件的作用。
參考文獻：
[1]孫愛華，楊晶.電子文件歸檔管理的問題及對策[J].商業(yè)經(jīng)濟.2006（05）：117-118
關(guān)鍵詞：“去檔案化”；中國檔案學(xué)；學(xué)科發(fā)展
學(xué)科是以其研究對象和范圍分類的，每一門學(xué)科都有自己獨特的研究對象和任務(wù)。吳寶康在建設(shè)檔案學(xué)科初期指出：“任何一門科學(xué)都有自己獨特的對象與任務(wù)。任何科學(xué)如果沒有自己獨特的對象與任務(wù)，那么，它的產(chǎn)生、存在和發(fā)展是不可能的。”[1]中國檔案學(xué)也不例外。胡鴻杰教授認為：“我們所研究的學(xué)科是中國檔案學(xué)，這個學(xué)科同其他學(xué)科一樣，有著自己特定的研究對象和邏輯起點。不論研究者有怎樣的研究視角，都不可能離開‘中國’與‘檔案學(xué)’這兩個最基本的立足點。”[2]然而，進入后保管模式以來，中國檔案學(xué)研究出現(xiàn)“冷熱不均”。電子政務(wù)、電子文件管理、檔案信息化等進入“井噴期”，而檔案保護技術(shù)、科技檔案管理、檔案事業(yè)管理等檔案學(xué)傳統(tǒng)理論則成為“研究冰點”，導(dǎo)致中國檔案學(xué)的“檔案”元素不斷褪色。
所謂“去檔案化”，是指檔案學(xué)科發(fā)展過程中，由于過度引進西學(xué)理論和移植、嫁接其他學(xué)科科研成果而使中國檔案學(xué)科漸漸失去檔案“元素”的一種趨勢。“去檔案化”源于我們對中國檔案學(xué)缺乏“界定”，是中國檔案學(xué)理論與“外來”理論博弈的產(chǎn)物。其出現(xiàn)又一次暴露我國檔案學(xué)“家底”薄，原創(chuàng)理論少，難以扭轉(zhuǎn)目前學(xué)界出現(xiàn)“檔案泛化”危機。同時，也說明部分檔案學(xué)者做科研時存在浮躁心理，過于追求“功利”，對整個檔案學(xué)科的發(fā)展缺乏責(zé)任感。
1. “去檔案化”的表現(xiàn)
1.1 檔案學(xué)本科課程設(shè)置分析。檔案學(xué)本科教育是中國檔案學(xué)教育的主體，直接反映檔案學(xué)科的發(fā)展狀況。作為檔案學(xué)專業(yè)教育，理應(yīng)以檔案學(xué)的課程為主。然而，據(jù)筆者對中國人民大學(xué)、武漢大學(xué)、南京大學(xué)、云南大學(xué)、中山大學(xué)五所高校檔案學(xué)本科專業(yè)課程中含有“檔案”二字的課程進行統(tǒng)計分析（如表一）發(fā)現(xiàn)，檔案學(xué)專業(yè)課程中含“檔案”的，分別占25%、25%、30%、61.5%、11.1%。其中，南京大學(xué)只有科技檔案概論、科技檔案管理學(xué)、檔案管理學(xué)三門，卻有四門屬于信息類、計算機類學(xué)科，即信息分析、Internet實用技術(shù)、信息傳播技術(shù)、數(shù)據(jù)庫原理與應(yīng)用。雖然，只憑對部分高校課程的調(diào)查和對含“檔案”二字課程的統(tǒng)計不能完全說明問題，但不爭的事實是，大學(xué)本科課程出現(xiàn)“去檔案化”傾向。
表一 本科課程設(shè)置統(tǒng)計表
1.2 研究生入學(xué)考試科目分析。研究生（含碩士和博士）教育是中國檔案學(xué)教育中真正意義“精英教育”。研究生入學(xué)考試科目直接反映檔案學(xué)學(xué)生繼續(xù)接受深造的基本素質(zhì)要求，然而，通過筆者對中國研究生招生信息網(wǎng)（.cn）2011年檔案學(xué)碩士研究生可報考的24所院校（如表二）和5所博士研究生院校的初試科目進行統(tǒng)計（如表三）發(fā)現(xiàn)，有13所檔案學(xué)碩士研究生入學(xué)考試初試科目為一門檔案學(xué)類、一門非檔案學(xué)類，即約占57%，而中國人民大學(xué)、中山大學(xué)、南京理工大學(xué)三所學(xué)校則完全不考檔案學(xué)課程，“去檔案化”明顯；博士研究生入學(xué)考試科目總體來說，比較重視對檔案學(xué)理論和實踐的考查，但從中國人民大學(xué)和南京大學(xué)發(fā)展趨勢來看，也出現(xiàn)“去檔案化”。
1.3 檔案學(xué)博士畢業(yè)論文主題分析。檔案學(xué)博士是中國檔案學(xué)理論研究的主力軍，其畢業(yè)論文主題分布一定程度上反映未來一個時期內(nèi)我國檔案學(xué)研究發(fā)展的方向。隨著檔案學(xué)理論寬度、深度的變化，考慮到檔案學(xué)基礎(chǔ)理論方向相對難以出成果、所受資助也少，越來越多的博士研究生選擇易出成果的交叉學(xué)科或邊緣學(xué)科作為研究方向，更甚者，直接在畢業(yè)論文上拋棄“檔案”。根據(jù)《2005年～2009年中國檔案學(xué)博士學(xué)位論文的主題分布統(tǒng)計量》，電子文件與電子政務(wù)、信息資源管理方向的分別占29.03%和24.19%，而檔案保護技術(shù)（4.83%）、歷史文獻與檔案編撰（12.9%）、檔案學(xué)研究（3.22%）加起來也只占20.95%，博士論文題目不見“檔案”二字趨勢明顯。［3］
1.4 學(xué)術(shù)研究關(guān)鍵詞分析。隨著社會進步和科技發(fā)展，檔案學(xué)研究熱點在不斷發(fā)生轉(zhuǎn)移。研究熱點變化是適應(yīng)時代需要，然而，這種變化主要體現(xiàn)在檔案信息化、電子文件等方面，檔案學(xué)基礎(chǔ)理論發(fā)展緩慢。據(jù)筆者對2006年～2010年《檔案學(xué)通訊》、《檔案學(xué)研究》論文的主題分析（如表四和圖所示），“十一五”期間，我國檔案學(xué)研究主題主要集中在檔案信息資源開發(fā)（15%）、電子文件（11%）、檔案法規(guī)與標準（9%）、檔案管理（10%）、檔案史志與文獻編纂（11%）上，而對檔案學(xué)科、檔案學(xué)研究、檔案學(xué)理論、檔案事業(yè)管理進行研究得較少，加起來也只占16%。從縱向比較來看，五年來，對電子文件、檔案信息資源的開發(fā)、檔案法規(guī)與標準的研究呈明顯上升趨勢，并逐漸占據(jù)主流；對檔案保護與技術(shù)、檔案史志與文獻編纂的研究比較平穩(wěn)；對檔案學(xué)理論、檔案教育的研究熱度明顯下降，并逐漸被邊緣化。
2“去檔案化”出現(xiàn)的原因分析
論文摘要:為了更有效防止文件的非法訪問和輸入、輸出。就需要一套合理有效的電子文檔安全管理方案。以犯罪行為心里學(xué)為理論指導(dǎo)，以安全事件過程管理為主線，實現(xiàn)事前預(yù)防、事中控制、事后審計的安全管理。
現(xiàn)在大家談?wù)摰叫畔踩紫认氲降木褪遣《尽⒑诳腿肭郑诿襟w的宣傳下，病毒、黑客已經(jīng)成為危害信息安全的罪魁禍首。然而，對計算機系統(tǒng)造成重大破壞的往往不是病毒、黑客，而是組織內(nèi)部人員有意或無意對信息的窺探或竊取。從技術(shù)上來講，內(nèi)部人員更易獲取信息，因為內(nèi)部人員可以很容易地辨識信息存儲地，且無需擁有精深的IT知識，只要會操作計算機，就可以輕易地獲取自己想要得資料，相對而言，黑客從外部竊取資料就比較困難，首先，他們要突破防火墻等重重關(guān)卡，然后，還要辨別哪些是他們想要的信息。
FBI和CSI對484家公司進行了網(wǎng)絡(luò)安全專項調(diào)查，調(diào)查結(jié)果顯示:超過85%的安全威脅來自單位內(nèi)部，其中16%來自內(nèi)部未授權(quán)的存取， 14%來自專利信息被竊取， 12%來自內(nèi)部人員的欺騙，只有5%是來自黑客的攻擊;在損失金額上，由內(nèi)部人員泄密導(dǎo)致的損失高達60，565，000美元，是黑客所造成損失的16倍，病毒所造成損失的12倍。這組數(shù)據(jù)充分說明了內(nèi)部人員泄密的嚴重危害，同時也提醒國內(nèi)組織應(yīng)加強網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部安全建設(shè)。
1 電子文檔泄密途徑主要有以下幾點
1)通過軟盤驅(qū)動器、光盤驅(qū)動器、光盤刻錄機、磁帶驅(qū)動器等存儲設(shè)備泄密;
2)通過COM、LPT端口、調(diào)制解調(diào)器、USB存儲設(shè)備、1394、紅外線等通訊設(shè)備泄密;
3)通過郵件、FTP等互聯(lián)網(wǎng)方式 泄密;
4)接入新的通訊或存儲設(shè)備，如:硬盤;
5)通過添加打印機、使用網(wǎng)絡(luò)打印機將資料打印后帶出;
6)通過便攜式電腦進入局域網(wǎng)竊取信息，帶離單位;
7)隨意將文件設(shè)成共享，導(dǎo)致不相關(guān)人員獲取資料;
8)將自己的筆記本電腦帶到單位，連上局域網(wǎng)，竊取資料。
此外，還有很多其他途徑可以被別有用心的內(nèi)部人員利用以竊取資料。
2 傳統(tǒng)解決方案的弊端
傳統(tǒng)方案一:“我們已經(jīng)部署了防火墻或?qū)＞W(wǎng)”
防火墻或?qū)＞W(wǎng)可以防止外部人員非法訪問，但不能防止內(nèi)部人員有意或無意地通過郵件或者移動存儲設(shè)備將敏感文件泄露。
傳統(tǒng)方案二:“我們給文檔設(shè)置了訪問口令”
口令并不能從根本上解決問題:先口令可以隨著文檔一起傳播;
其次即使設(shè)置了口令只能簡單的區(qū)分用戶是否可以訪問該文檔，而不能限制用戶對該文檔的操作權(quán)限(如復(fù)制、另存和打印等操作)。
傳統(tǒng)方案三:“我們安裝內(nèi)網(wǎng)安全管理系統(tǒng)封住電腦USB接口、拆掉光驅(qū)、軟驅(qū)、內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)斷開、不允許上互連網(wǎng)絡(luò) ”
文檔的原始作者泄密;文檔在二次傳播的過程中失、泄密。
3 電子文檔安全有效控制方案
為了更有效防止文件的非法訪問和輸入、輸出。就需要一套合理有效的電子文檔安全管理方案。
以犯罪行為心里學(xué)為理論指導(dǎo)，以安全事件過程管理為主線，實現(xiàn)事前預(yù)防，事中控制，事后審計的安全管理。
3.1制定周詳?shù)氖虑邦A(yù)防策略
1) 控制信息傳遞途徑，如通訊設(shè)備、存儲設(shè)備;
2) 通過網(wǎng)絡(luò)接入保護，限制外來電腦接入局域網(wǎng);
3) 報警策略能夠提示非法接入;
4) 互聯(lián)網(wǎng)信息傳遞阻斷策略能夠阻斷非法信息傳遞。
3.2 對泄密行為事中記錄和控制，并及時啟動控制和報警策略
1) 對泄密過程進行屏幕記錄，方便現(xiàn)場查看，事后回放;
2) 詳盡的電子文檔操作痕跡記錄，包括訪問、創(chuàng)建、復(fù)制、改名、刪除、打印等操作，便于信息泄密事后追查;
3) 集中審查終端共享，防止共享泄密行為。
3.3 詳盡的日志信息，提高了事后追查的準確率
1) 進行電子文檔操作及屏幕記錄;
2) 對互聯(lián)網(wǎng)信息傳遞進行記錄，便于信息泄密事后追查;
3) 審計系統(tǒng)用戶日志。
4 電子文檔安全系統(tǒng)功能及技術(shù)闡述
1)禁用設(shè)備
程序功能:可按某臺、某組或整個網(wǎng)絡(luò)禁止使用哪些設(shè)備，包括:存儲設(shè)備、通訊設(shè)備、打印設(shè)備、新加入的設(shè)備及其它屬性。
管理作用:根據(jù)風(fēng)險評估，制定事前預(yù)防策略，根據(jù)策略對相應(yīng)的設(shè)備進行禁止，預(yù)防文件泄密。可以靈活的開啟，不影響正常使用。
2)報警規(guī)則
程序功能:設(shè)置某個或某類文件的各種操作報警規(guī)則。
管理作用:對泄密者添加泄密設(shè)備(如:閃存、移動硬盤等)實現(xiàn)及時報警，對相應(yīng)的文件或某個類型文件的操作實現(xiàn)及時報警，為安全事件發(fā)生后進行及時管理提供幫助。
3)網(wǎng)絡(luò)端口管理(接入保護)
程序功能:通過設(shè)置禁用139和445端口，控制共享端口。
管理作用:可根據(jù)需要靈活的設(shè)置外來計算機跟網(wǎng)內(nèi)計算機的通訊方向。
4)網(wǎng)絡(luò)共享
程序功能:可以及時查看和刪除網(wǎng)絡(luò)內(nèi)任意計算機的網(wǎng)絡(luò)共享文件夾。
管理作用:員工往往因為工作需要設(shè)置共享文件夾，卻容易被別有用心的員工或外來計算機竊取。
5)文檔操作
程序功能:可以詳細的記錄每個員工在本機及網(wǎng)絡(luò)上操作過的文件，包括訪問、創(chuàng)建、復(fù)制、移動、改名、刪除、恢復(fù)以及文檔打印等記錄。
管理作用:讓泄密行為的痕跡得到監(jiān)控，為泄密行為的事中發(fā)現(xiàn)，事后追查提供了幫助，彌補了電子文檔安全管理中的最薄弱環(huán)節(jié)。
6)鎖定計算機
程序功能:可以鎖定網(wǎng)絡(luò)內(nèi)任意計算機的鍵盤和鼠標操作。
管理作用:若發(fā)現(xiàn)網(wǎng)內(nèi)計算機有非法操作，可及時控制，挽回損失。
7)郵件、FTP和MSN監(jiān)控
程序功能:記錄通過POP和SMTP協(xié)議收發(fā)的郵件正文內(nèi)容及附件，如:Outlook、FoxMail等，可記錄通過web方式、FTP收發(fā)的郵件、傳輸?shù)奈募繕巳ハ蚣懊Q。
管理作用:實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)傳遞信息的安全管理，實現(xiàn)郵件備份管理，提高事后追查的便利性。
8)上網(wǎng)限制
程序功能:通過多種策略規(guī)范員工上網(wǎng)行為，比如:收發(fā)郵件、瀏覽網(wǎng)頁、FTP、使用其它連接。若外發(fā)數(shù)據(jù)超過一定數(shù)值，可阻斷此類行為。
管理作用:方便管理者對網(wǎng)絡(luò)行為進行集中控制，避免通過互聯(lián)網(wǎng)進行信息泄密。
參考文獻
[1] 綦科，謝東青.網(wǎng)絡(luò)電子文檔安全管理研究[J].計算機安全，2006(10).
[2] 祖峰，熊忠陽，馮永.信息系統(tǒng)權(quán)限管理新方法及實現(xiàn)[J].重慶大學(xué)學(xué)報:自然科學(xué)版，2003(11).
[3] 鄒偉全.文檔一體化理論依據(jù)新探[J].北京檔案，2002(3).
筆者從因特網(wǎng)上瀏覽了2000年來全國一部分省（直轄市）和市、地區(qū)、縣以及某些專業(yè)系統(tǒng)的檔案網(wǎng)站，對其刊登的關(guān)于檔案繼續(xù)教育的內(nèi)容作了些簡單的梳理。國內(nèi)檔案繼續(xù)教育的主要內(nèi)容可分為如下幾大類：
一、計算機、信息技術(shù)與電子政務(wù)、電子文件與電子檔案管理
這部分內(nèi)容是完全適應(yīng)社會和檔案工作發(fā)展需要的。由于檔案工作在國家信息化系統(tǒng)中有一定的地位，檔案部門必須緊跟國家信息化建設(shè)的步伐，為了落實國家檔案局信息化建設(shè)綱要，各地、各系統(tǒng)的檔案部門近年來十分重視信息化建設(shè)；同時隨著計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在各單位行政工作、業(yè)務(wù)工作中的普遍應(yīng)用，電子文件與電子檔案在各單位形成和使用的文件中所占比例越來越大，電子文件與電子檔案管理在檔案管理工作中的地位與重要性也日益顯現(xiàn)；計算機與信息技術(shù)發(fā)展快、更新快；為此檔案工作人員必須不斷學(xué)習(xí)，更新知識，才能適應(yīng)形勢發(fā)展、滿足工作需要。
二、國家及檔案系統(tǒng)對檔案工作的新標準與新規(guī)范
隨著社會的發(fā)展，檔案工作也有了相應(yīng)的發(fā)展，為了適應(yīng)檔案工作的發(fā)展以及滿足檔案工作的實際需要，國家檔案局了相關(guān)的標準與規(guī)章。而這些新的標準與規(guī)章既是以往教材中未曾包括的內(nèi)容，又是在現(xiàn)實檔案工作中必須遵守或具有指導(dǎo)意義的內(nèi)容，因此在檔案工作人員的繼續(xù)教育中應(yīng)該將它作為必學(xué)內(nèi)容之一。
三、檔案鑒定理論與實踐
檔案鑒定是檔案工作中具有特殊重要地位的一個環(huán)節(jié)，因而檔案價值鑒定也就成為我國檔案學(xué)中一個具有較高難度的理論與實踐問題。隨著社會的發(fā)展，先進的科學(xué)技術(shù)手段與管理理念也為檔案工作所不斷吸納，檔案工作信息化成為檔案工作的重要任務(wù)，而我國現(xiàn)有的傳統(tǒng)意義的檔案鑒定工作目標僅針對檔案存毀，已不能適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需要，必須進一步研究與探索能適應(yīng)檔案工作發(fā)展所需要的檔案鑒定理論與實踐。在現(xiàn)實中一方面是檔案工作者（主要是具有初級或中級職稱的檔案工作人員）面對大量的文件、檔案很難僅以以往十分簡略的《歸檔與不歸檔范圍》、《檔案保管期限表》來進行鑒定工作；另一方面是許多檔案理論工作者與實際工作者對檔案鑒定進行了不斷深入的研究，發(fā)表了不少專著與大量的論文，這些論著中有創(chuàng)意的觀點應(yīng)該到實際工作中去驗證、有價值的內(nèi)容應(yīng)該推廣。繼續(xù)教育是這兩者連接的橋梁，將檔案鑒定理論研究成果通過繼續(xù)教育的途徑向檔案專業(yè)人員介紹、推廣。檔案鑒定理論與實踐作為檔案干部繼續(xù)教育的內(nèi)容除上海市，在湖南、浙江、江蘇等省和全國環(huán)保等系統(tǒng)均有采用。
四、檔案工作新動態(tài)、發(fā)展趨向
社會和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展勢必會影響和推動檔案工作的發(fā)展，檔案專業(yè)人員應(yīng)該對影響檔案工作發(fā)展的環(huán)境與各種因素有所認識與了解，更應(yīng)該了解檔案工作自身發(fā)展的情況。只有這樣，才能正確把握自己的前進方向、改進自己的工作、激發(fā)自覺的學(xué)習(xí)愿望，真正做到與時俱進。
五、與資格證、職稱考試相關(guān)的內(nèi)容
有些省市將與資格證、職稱考試相關(guān)的內(nèi)容也列入檔案干部繼續(xù)教育的學(xué)習(xí)內(nèi)容。
筆者曾先后給上海市檔案專業(yè)人員繼續(xù)教育做過3個專題講座：《<國家行政機關(guān)公文處理辦法>介紹》、《<國家行政機關(guān)公文格式（國家標準）>介紹》、《檔案鑒定新論》。在教學(xué)過程中，體會最深的是繼續(xù)教育的內(nèi)容從宏觀方面看應(yīng)該是“新理論、新技術(shù)、新方法、新技能、新信息”,而在此前提下，具體的教學(xué)內(nèi)容應(yīng)做到：來源于實際需要、與實際工作關(guān)系緊密、能滿足檔案專業(yè)人員工作直接需要。超級秘書網(wǎng)
