時間：2022-12-07 00:55:50
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇工程部檔案管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞：檔案管理；
Abstract: With the development of our country socialist market economy unceasing development, the project construction is also more and more get further development, how to strengthen the management of engineering data files is a very important work to improve the quality of the project. Project archives management is good or bad, it is directly related to the quality of the projects, the economic benefits of the enterprise. This article from the importance and problems of archives management, probes into some measures for archives management.
Keywords: file management;
中圖分類號：G271
前言：改革開放以來，我國的建設事業發展迅速，與此同時，也形成了大量的業內資料即工程檔案。建筑工程檔案是建筑建設活動中形成的原始的、圖物相符的有保存價值的真實記錄和實際反映。它記載著建筑物、構筑物地下管線敷設等建設活動，是建設項目管理如投資計劃、設計、施工、使用、維修及改建擴建等活動中形成的檔案文件。在對建設工程質量、總體造價和建設工期進行管理的同時，建筑工程檔案管理作為建筑工程項目管理的一部分，工程檔案管理的好壞，直接關系到工程的質量，影響企業的經濟效益。如何有序地管理好建筑工程檔案既是工程本身的需要，也是檔案部門的要求。
一、工程檔案管理的重要性
建筑工程檔案是工程建設、管理的真實記錄,具有憑證和依據作用。工程檔案資料對于工程的建設、管理、維護、改造等具有不可替代的作用。一項建筑工程從立項、設計、施工、竣工驗收,到運行、養護、維修、改造,一直到拆除,要經過若干不同階段、跨越漫長的時間。在這一過程中會由不同的專業人員不斷形成各類檔案資料。無論是資料的形成環節,還是形成后的長期管理過程中,任何紕漏都會給工程帶來隱患,甚至引發重大責任事故。所以必須加強這項管理工作。同時,檔案資料是工程正常運行的基本保障。完善的檔案資料對于管理單位及其相關人員熟悉工程狀況、搞好養護維修和改造,不斷提高管理水平具有重要的作用。管理不善將會影響工程的安全運行和效益的正常發揮。
二、建筑工程檔案管理需要解決的問題
1、檔案材料不完整
檔案材料不完整是建筑工程檔案存在的主要問題。工程項目歸檔率較好的單位能達到80%左右，較差的單位情況就不同了。很多工程項目竣工后沒有檔案材料，或只有工程主體檔案，沒有配套工程檔案，鍋爐房、地下管線、園林綠化等檔案材料寥寥無幾。
2、缺乏統一的管理模式
從檔案管理機構上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業務部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。
3、缺乏復合型檔案管理人員
基層單位的檔案管理人員專業素質較差，既缺乏檔案管理業務知識，又缺乏相關的業務知識，難以適應工作需要。
三、增強檔案意識，轉變傳統觀念，樹立科學理念
建筑工程檔案管理正逐步社會化、市場化、信息化，積極宣傳《檔案法》，正確認識建筑檔案重要性是提高建筑工程管理和檔案管理水平的關鍵和保證，以人為本，貫徹科學發展觀，建筑檔案人員應做好檔案管理工作，變被動為主動，有為才有位，使檔案人員和各級領導達成共識，齊抓共管，提供建筑檔案管理水平。建筑檔案工作涉及建設單位、設計單位、施工單位、監理單位、檔案行政管理部門等眾多部門，單憑檔案部門是無法完成工作的，努力爭取各部門和領導的重視和配合，通過檔案利用事例，加強檔案人員的工作積極性和責任感，提高檔案工作的地位，使廣大利用者逐步認識到檔案和檔案工作的必要性和唯一性。
四、加強指導和監督，完善建設工程檔案管理
做好建設工程檔案管理工作，需要檔案管理部門與建設工程部門的大力合作，密切配合，加強溝通，更需要建設行政管理部門和有關部門的支持和配合。對如何加強指導和監督，完善建設工程檔案管理工作建議如下：
1、提前介入
“提前介入”就是在工程項目與檔案館簽定了工程檔案報送責任書后，檔案館指定專人負責對該工程項目工程檔案形成過程的跟蹤指導工作，在建設工程檔案立卷之前，與建設工程部門的檔案員了解工程的情況。根據工程的實際情況，制定歸檔范圍、分類方法、編制標準等等。同時還應對建設工程部門的檔案員進行業務培訓，讓檔案員對應歸的材料有大致的了解，并且提醒保留照片等材料，同時對電子文件的歸檔也應有交待。
2、全程參與，工程與歸檔同步進行
施工階段產生、形成的工程系統質量保證性材料是建設工程檔案的核心部分，這些材料直接記述和反映工程建設的內在結構和質量，檔案管理部門應以高度的責任感深入實際、積極主動地檢查、督促有關施工管理部門和責任人。使其及時做好收集工作，最大限度地確保該階段工程質量保證材料與所記錄的對象保持一致：要做到這一點，在具體管理工作中應堅持“三同步”。首先，堅持建立施工現場監督機構與工程開工同步。其次，要堅持項目歸檔材料的收集、積累與結算施工進度款同步。再者，要堅持施工現場預立卷與施工進程同步。堅持施工現場預立卷，使它與項目的實際工程進程同步。檔案驗收應重點檢查：工程前期文件、各種隱蔽工程記錄、設計基礎文件、施工技術文件、竣工圖文件、事故處理文件、質量檢驗評定文件、監理工作文件和各項專業驗收文件，檢查檔案內容是否齊全、手續是否完備、質量是否符合歸檔要求等。檔案工作人員應站在維護和確保建設工程檔案完整、準確、系統和安全這一高度，敢于項真，嚴肅認真地把好這最后一關。
3.建設工程部門應把好檔案驗收關，確保案卷質量
文檔資料收集不全、原始記錄丟失，是工程檔案不達標的首要原因。為解決好這個問題，應把檔案管理納入工程管理當中，嚴格建檔全過程的控制，保證建設與建檔同步進行，定期或不定期對工程檔案進行檢查。對檢查中發現的問題，予以現場指導改正以外，還將檢查結果及整改建議通報各有關部門及參建單位，限期整改。對工程檔案的驗收，工程監理人員、相關業務管理人員與檔案管理人員密切配合，嚴格把關。工程監理人員和相關業務管理人員的主要任務是檢查檔案所記錄內容的真實性和完整性，檔案管理人員則側重于竣工圖和文件材料的收集齊全、分類的準確性和組卷排列的系統性。對不合格的檔案，給予指導意見，限期整改，直至合格為止。
五、加強培訓，提高檔案人員業務素質
檔案人員的業務素質對做好檔案管理工作起著關鍵作用。施工單位的檔案管理人員多以兼職為主，即使是專職的資料員，其檔案業務專業水平也是非常有限，加上人員流動頻繁，對檔案管理工作帶來很多負面的影響。因此，建設工程部門有計劃、有重點地對參建各方檔案管理人員進行培訓，使他們增強了檔案意識、熟悉檔案管理規范、熟練掌握檔案業務知識。
1.建設工程檔案的特點
建設工程檔案除具備一般檔案的特點外，也還有其自身的特點，即系統性、資料來源防范性、資料形成階段性、語言文字多樣性、資料載體復雜性、資料使用頻繁性。
針對以上這些特點，快堆進行了科學化的檔案管理工作，以確保工程檔案的完整、準確、系統。
2.科學的檔案管理工作
2.1 制度化管理
快堆工程部高度重視檔案管理工作，首先從制度上下工夫，從文件控制、人員管理方面進行了控制，編寫了相關重要程序，并建立了文件管理負責人制度。
2.2 同步化管理
快堆工程將檔案文件資料的收集整理納入工程計劃和管理程序，與快堆的進展同步，統籌規劃，避免脫節。從工程提出伊始到工程進入建設階段直至進入竣工階段，不論是日常資料的收集、積累、整理，還是歸檔文件的的整編、審簽都隨工程同步進行。
2.3 網絡化管理
“網絡化”包含兩方面：文件管理人員網絡化和文件流向網絡化。
在快堆的文件管理實現制度化的同時，就形成了文件管理人員的網絡。同時，快堆工程部充分利用了現代信息技術和管理方法，開發建立了一整套完備的電子信息系統，構建了先進的辦公自動化平臺，對快堆文件進行系統管理。
3.歸檔工作中出現的問題
3.1 施工單位與業主的歸檔依據不統一。
施工單位在項目實施中缺少明確的檔案管理的依據，各個項目在檔案管理方面做法不一。混淆了重大項目檔案專項驗收與城建檔案館接收之間的關系。
3.2 沒有嚴格按照標準囊括歸檔范圍。
作為國家重大建設工程，快堆項目檔案的歸檔范圍執行《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》的要求，力求做到完整、準確，但是從實際結果來看，仍然有遺漏。雖然從其階段性來看屬于過程文件，但是依據其在快堆建造過程中的重要憑證作用，按照規范的要求依然應該納入歸檔范圍.
3.3 國內供貨廠家不提供有些資料的原件， 國外設計單位不提供文件的中文版。
業主的檔案部門在接收文件時，發現有的國內廠家文件部分或者全部是復印件，這種情況給業主方的歸檔工作造成了很大的困難，同時，俄方在提供的文件版本方面，全部是俄文版本，沒有中文版本，甚至連中文的移交文件目錄也沒有。這不得不耗費了中方業主大量人力物力去翻譯俄羅斯文件。
4.應對策略
4.1 檔案的整理要嚴扣檔案相關法規和規定
隨著相關法規和標準的修訂，檔案業務人員在進行檔案整理工作的同時，要將眼光放長遠，關注檔案相關法規和標準的修訂情況，從而為檔案的收集整理起到基礎的指導作用。
4.2 施工建設單位要健全檔案管理機制。
施工建設單位要建立完備的檔案管理機制，必須要和分散在各地的工程項目部的檔案部門建立聯系，從全局指導項目部的資料管理員進行工作。檔案部門要組織管理人員進行檔案業務培訓，學習檔案相關政策、辦法，并熟悉檔案工作流程。這樣從事歸檔工作時，才不會出現差錯。
4.3 檔案部門要注重協調，發動全員
工程檔案工作必須是多方、多部門合作的工作，不能把檔案工作割裂地看成是檔案部門自身的工作。針對工程檔案的特點，檔案部門必須要與相關部門之間互相配合，互相借力，充分發揮雙方的優勢。同時檔案工作必須面向工程管理人員、工程技術人員以及檔案管理人員。多方合作才能真正推動工程檔案工作的順利進展。
4.4 充分發揮合同的作用
我國的檔案相關標準、政策和辦法均不具有強制執行力。重點工程建設項目由于投資大，工期長，有很多突發問題，期間甲乙雙方會出現很多爭議。此時，合同、協議就是約束參建各方的法律依據。因此，項目法人單位的檔案部門要參與合同、協議的簽訂，把檔案資料的有關要求納入合同、協議條款，爭取工作主動權。
5.結束語
現代工程建設項目越來越重視工程檔案的收集整理工作，項目檔案的驗收更是重大工程建設項目竣工驗收中的一項重要內容。希望通過包括筆者在內的廣大檔案工作者的努力耕耘，能夠為建設工程檔案工作的推動貢獻自己的一份力量。也衷心地希望重點建設工程項目的檔案工作能夠越做越好！
參考文獻：
[1]汪艷，曾慶銘.建設工程檔案工作中的問題與對策[J].城建檔案：2007，（4）：33-35
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[3]吳瑛.建設工程檔案管理探析[J].韶關學院學報·自然科學.2008，29（6）：157-160
作者簡介：
1、資料員是負責工程項目資料的編制、收集、整理、檔案管理等內業管理工作的技術人員。具體工作為：負責工程項目資料、圖紙等檔案的收集、管理。
2、參加分部分項工程的驗收工作。
3、負責計劃、統計的管理工作。
4、負責工程項目的內業管理工作。
5、完成工程部經理交辦的其他任務。
（來源：文章屋網 ）
關鍵詞：水利工程；施工建設檔案；檔案管理；評價指標；管理流程
水利工程施工建設檔案是保證水利工程質量安全和可維護性的重要參考資料，所以水利工程施工建設檔案管理工作一直以來都是承建單位在施工建設中的重要內容。某工程渠道長68.46km，設計引水流量350m3/s，最大引水流量500m3/s，該渠道1標段長5.848km（樁號4＋085～9＋909）。渠道縱穿多條支流、公路和居民區，施工復雜度高，地質條件復雜。在建設過程中參與單位眾多，包含了勘察設計單位、承建單位、材料供應商、設備供應商、監理單位等，工程資料類型眾多、結構復雜，所以對于資料的收集、整理、分類、歸檔等一系列的檔案管理工作對于工程的開展與后期的維護具有非常重要的意義。
1檔案管理工作的內容
1.1檔案管理組織
檔案管理要有獨立的辦公室和專業的檔案管理人員，檔案管理辦公室要符合檔案管理要求，包括檔案保管要求，防水、防火、防潮等，還包括檔案應用要求，配置打印機、復印機、掃描儀、計算機等。檔案管理人員要具備檔案專業管理技術資格，熟悉水利工程施工建設全過程業務的開展順序與流程，通常配置兩名以上工作人員，可做到相互幫助與監督。檔案管理制度是檔案規范化管理的有效保證，包括檔案接收制度、檔案保管制度、檔案利用制度、檔案安全制度和檔案統計制度等。檔案的分類與歸檔要具體到項目的個體單位，設立檔案保管期、責任人和工作節點目標。檔案管理經費由各項目的工作單位提供，將其納入單位工程年度經費預算中。建立檔案管理保障措施，明確檔案管理工作流程：（1）明確工程檔案的質量、份數、移交審批制度；（2）檔案管理的收集與整理工作要與水利工程施工進度和施工質量控制同步；（3）單元工程質量驗收時，驗收資料歸檔要具備完整性；（4）已驗收的部分工程檔案，在十日內必須完成歸檔、整編；（5）建立自查制度，將其納入部門考核。
1.2檔案管理整理、分類與歸檔
檔案的管理、分類與歸檔要保證文件資料的完整性、準確性、系統性。在水利工程施工建設開始前，就要收集工程開工建設的有關資料，其中包括施工技術資料、材料與設備資料、質量評定與驗收資料等。施工建設過程中，要及時對文件的施工圖、施工合同、施工規范標準等進行收集，保證文件材料與施工進度同步。檔案的保存形式多種多樣，對于紙質文件要保證材料的字跡清晰、圖表整潔，簽字審核手續完備。電子資料要進行備份，可采用刻盤等方式進行保管。標注的案卷名稱要簡潔準確，目錄編制規范，便于快速定位檔案位置。檔案的分類要根據水利工程施工建設的內容進行科學的劃分，如綜合類檔案、合同類檔案、進度控制資料檔案、質量控制黨刊、施工管理檔案、生產控制檔案等。要求工程建設的參與單位各職能部門要按時、按要求歸檔，移交各完成的工程檔案或者是根據施工需要調取檔案時要建立嚴格的審批制度，按照用戶需求移交有關工程檔案。使用完畢后，要及時歸還。工程檔案的收集與整理要根據工程節點設置考核辦法，保證完成各節點的檔案整編目標。
1.3檔案后期管理
檔案從工程部門接收后到檔案室要進行檔案的保存與統計，保存時要在檔案柜架上清晰的標出檔案的內容，根據檔案歸屬分類保存。檔案柜及檔案柜上的資料要整齊擺放，統一間距，檔案數量要與目錄數量相吻合，定期進行檔案檢查，落實三防工作，保證檔案的保管安全性。檔案利用時要根據目錄進行檔案定位，在信息化檔案管理過程中，可通過軟件系統通過關鍵詞定位，找到檔案所在位置。檔案的編研工作是對水利工程施工建設過程中的重要事記、科研成果、基礎資料等進行匯編，使檔案更加規范，做到能夠合理開發和利用。目前的檔案管理中，使用檔案管理軟件輔助管理已經成為了一種重要的檔案管理手段，將檔案的案卷目錄、文件級目錄、檔案簡介等建立數據庫，歸檔的電子文件直接存儲在服務器中，建立雙活數據中心，保證電子文件的安全性和7*24小時可利用性。
2檔案管理評價
2.1評價方法
檔案管理評價是以《水利工程建設項目檔案驗收管理辦法》和《水利工程項目檔案管理規定》等文件為依據，根據水利工程施工建設項目的具體情況建立檔案管理評價指標體系，擬定評價閾值、指標等參數，并采用層次分析的方法進行綜合評價。層次分析結構可劃分為三個層次結構，包括目標層、準則層和指標層。其中目標層A作為檔案管理的綜合評價，準確層B1為檔案管理組織機構，B2為檔案整理、劃分與歸檔，B3為檔案接收后的管理。指標層是以實際情況確定管理指標，Cij（i，j＝1，2，…，n），指標內容包括：檔案管理組織機構下分的管理機構人員、檔案管理設施、檔案管理制度、檔案管理經費、檔案管理保障措施；檔案整理、劃分與歸檔下分的文件資料完整性、文件資料的準確性、文件材料的系統性、歸檔與移交、節點目標完成情況；檔案接收后的管理下分的檔案保管與統計、檔案利用、檔案信息化和檔案管理標準化等。
2.2指標系數
指標系數依據檔案管理工作檢查過程中的實際情況，以及管理規范文件的評分標準，采用了等間距分級法確定系數標準。
3結語
水利工程施工建設檔案是水利工作中不可或缺的重要資料，它不僅能夠輔助工程建設順利完成，而且是竣工后的維護與保養的重要參考依據。所以作為水利施工企業在進行水利工程建設時，必須要完善檔案管理工作內容，提高檔案管理水平，保證所建設的水利工程有檔可查、有據可依。
參考文獻
[1]嚴杰．淺談大型水庫水利工程建設檔案管理[J]．工業b，2015，（31）.
1.新時期農村公路檔案管理的必要性
農村公路檔案管理首先具有憑證作用。檔案是歷史的真是記錄，具有法律上的作用，這一點它不同于其他文獻。檔案之所以具有憑證作用，是由檔案形成的特點和檔案本身的特點所決定的。其次檔案管理也具有參考作用，這是因為檔案不僅真實地記錄和反映了人們社會實踐活動的深度，而且，也反映了實踐活動的廣度，為人們認識自然、改造自然提供了正反兩方面的經驗。所以農村公路檔案管理工作的建設是非常必要的。
2.新時期農村公路檔案管理工作的不足
2.1農村公路檔案工作建設意識薄弱
自改革開放后，工程部門對工程檔案的管理一直都不是很重視，對于農村工作一直都不太規范的情況，農村公路檔案管理的工作更缺乏深入的研究并且相關意識也比較薄弱，造成了不少檔案散失嚴重，即使保存下來的也不完整，工程項目歸檔率較好的單位能達到80%左右，較差的單位情況就不同了。另外由于保管不善，致使現有檔案紙張變質，圖紙不清，嚴重的影響了公路工程將來的改建、擴建和正常的維修工作，帶來不必要的損失。
2.2公路建設過程中的施工技術資料真實性不足
在農村公路項目建設的過程中，大部分人對項目建設的實施非常的重視而對項目的檔案記錄的意識非常的薄弱，甚至會缺失部分資料更有甚者隨意編造資料。這對公路工程以后的維修、養護、改造等工作的施工技術產生直接的影響。這是由于在公路工程竣工后，其內部的、地下的隱蔽部分不可見，施工技術文件材料將成為的主要依據，因此公路建設過程中的施工技術資料真實性對檔案管理十分重要。
2.3工程項目圖紙隨意更改
項目的圖紙是項目建設的模型，是對施工的工程的真實寫照。圖紙是建筑工程日后維護管理、技術改造、擴建及管理的重要條件。但一些單位對項目圖紙做部分修改，而沒有將變更部位修改完整并且在制作編制圖紙中不規范，隨意涂抹，圖示繪制不正規，任意刪改添寫，或不注明修改依據。
2.4公路建設過程中施工照片質量差
隨著科學技術的快速發展人們生產活動中最真實記錄的載體便是照片檔案。在傳承社會記憶、再現歷史面貌的過程中，工程照片檔案是提供質量信息的重要依據，尤其是一些隱蔽工程照片，為人們認識客觀規律、把握事物提供了生動、直觀的依據，彌補了文字檔案的不足。但由于施工單位的施工地點比較多，又不注意對工程建設照片的收集及整理，一些部門為糊弄檢查隨便亂拍些照片，因此公路建設過程中施工照片存在許多質量問題。
3.對于農村公路檔案管理的一些建議
3.1提高農村公路檔案管理的意識
檔案部門要加強對檔案管理工作的宣傳，樹立檔案管理意識。檔案工作人員自身要樹立起社會意識，改變陳舊觀念、保守思想，多與社會接觸，提高自身的社會活動能力和社會協調能力，使自己不僅具有較高的業務素質，同時具有較強的開拓創新意識，更好地為公路檔案工作服務。各部門領導要定期聽取檔案工作匯報，了解檔案工作現狀，并提出要求、下達任務、指導檔案部門依法開展工作，幫助解決實際工作中存在的困難和問題。使檔案部門的每個員工都具有較高的檔案管理意識。
3.2農村公路工程建設的過程中做好質量記錄
工程內在質量的重要內容包括建設工程的立項、可行性論證、勘察、設計、材料供應、施工、監理、驗收等過程的記錄、圖紙經過整理、立卷、歸檔，形成公路建設檔案。工程的質量是上級部門驗收工程的重要保證，外部表現很容易驗收，但內在質量是否存在缺陷不能直接觀察驗收，所以工程建設過程的真實記錄就是驗收內部情況的重要憑據和保證，因此，工程項目的檔案質量建設是十分重要的。
3.3制定并實施嚴格的公路檔案管理制度
新時期的我們進入了法治社會，為使我們各個部門能夠有效地管理農村公路檔案建設的問題必要的法律制度是要制定并實施的。例如《檔案的歸檔范圍和工作細則》、《檔案員工作職責》、《檔案入庫制度》等一系列制度的實施是檔案管理的重要保證，也是使檔案工作逐步達到規范化、標準化、制度化。
3.4加強農村公路檔案管理的現代化建設
加強公路檔案管理信息數據庫建設更好地拓寬信息渠道，促進信息交流和利用。并充分運用網絡技術積極推進公路檔案信息資源共享。還可以充分運用激光掃描等技術不斷提高公路檔案管理綜合水平實現微機化管理，最后按照國家檔案局重點建設項目整體驗收的組織原則，對公路檔案的驗收要嚴格把關
高河礦井工程項目檔案管理存在的問題
(1)參建單位多，建設周期長，形成項目文件歸檔不齊全。一是高河礦井項目正式開工以后，建設單位，多個施工和監理單位進場，檔案管理主體因建設主體，參建單位的不同，呈現多元態勢，造成檔案來源復雜，管理難度大。二是建設項目周期長，高河項目從2003年開始籌備建設，2006年正式開工，2011年進合試運轉階段，從勘查、申報、審批到竣工驗收前后近10年時間，文件收集跨度時間長，中間多有變更，給檔案收集造成很大困難。三是檔案工作沒有與項目建設同步管理，建設單位建設期間各項批復文件和各專業技術資料，大多集中在各個責任部門;各施工單位只重視工程進度，平時不注重整理工程資料，驗收前突擊收集整理，缺少建設單位、監理單位把關。(2)礦井工程項目檔案整理規范不統一，部分規范陳舊，在實際運用中指導性有限。高河礦井項目竣工資料存在遵循國家標準《建設工程文件歸檔整理規范》GB/T50328－2001和檔案行業標準《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》DA/T28－2002兩個標準，管理規范的不統一這就給項目審計、質量評定、竣工驗收帶來隱患。在這兩個標準的基礎上，同時依據高河項目合同文件要求，采用以下煤炭行業及山西省標準:①礦建工程高河礦井項目礦建單位工程施工文件依照《煤炭建設工程質量技術資料管理規定與評級辦法》(煤規字1999第34號文)、《煤礦井巷工程質量檢驗評定標準》MT5009－94編制。②土建工程高河礦井項目土建單位工程施工文件依照《山西省建筑工程施工資料管理規程》DBJ04－214－2004及《山西省建筑工程施工質量驗收規程》DBJ04－214－2003編制。③安裝工程高河礦井項目礦井設備安裝文件按照《煤礦安裝工程質量檢驗評定標準》MT5010－95編制單位工程竣工資料，其他設備安裝文件依據其行業標準規范編制。有的規范都已經執行將近20年了，早已經不適應現在的煤礦項目建設實際情況了，礦建工程和安裝工程的規范中就缺少監理單位整理項目檔案的規范，必定給監理單位，施工單位在整理項目檔案資料時造成文件材料不齊全和檔案管理不完善的問題。(3)檔案工作人員素質良莠不齊，人員流動性大。在高河礦井項目檔案管理過程中涉及合作公司總工辦檔案管理人員，合作公司相關工程責任部門管理人員，監理單位人員和施工單位人員。高河礦井項目屬新建項目，各相關人員沒有經驗可借鑒，在項目檔案工作中走過不少彎路。很多檔案管理人員是臨時抽調人員，這些人沒有參加過檔案專業知識培訓，對檔案管理規范不熟悉，不能做到科學整理，歸檔和立卷，這就造成單位工程竣工資料質量低，影響了項目檔案的整理驗收。高河礦井項目由于建設周期長，監理單位和施工單位由于各自單位的原因，很多檔案管理人員流動性很大，很多人員工作一段時間，對檔案各項業務相對熟悉之后都被調離高河項目，新換的人員又得重新開始熟悉檔案各方面的專業知識，這給檔案工作帶來很大的不穩定性。
針對高河礦井工程項目檔案管理存在的問題采取的措施
(1)超前介入。為保證工程檔案工作與工程建設同步，在工程建設過程中，檔案人員自始至終參加工程建設全過程管理，努力做到提前介入，全程控制。在項目前期文件的管理上，檔案室與各工程管理部門共同梳理工作線索，劃定相關部門歸檔責任，歸檔范圍，各類文件歸檔的時間，使檔案管理的有關規定能夠緊密結合各職能部門管理工作實際，準確反映管理工作流程，在前期文件的收集上，堅持“早介入”、“早檢查”、“早動手”，緊緊跟蹤前期工作的進展，指導相關部門及時歸檔，同時做到隨時歸檔隨時整理，具備成卷條件的馬上歸檔組卷，并隨時根據后續資料補充調整，保證工程竣工時前期文件的齊全、完整。(2)納入合同管理。我公司在與設計、施工、監理等參建單位簽訂的合同或協議中列入了檔案工作的內容，采取預留5%相應工程款對其進行約束，采取工程完工檔案移交不及時或未移交按相應條款進行處罰。并對工程檔案的移交時間、整理質量和項目竣工圖的編制責任、編制質量和移交套數等，作了具體規定。(3)納入建設單位、工程監理、設計單位及質量監督全程控制。公司要求項目竣工圖需經監理單位監理人員審核，履行簽字手續;項目驗收前，監理單位需出具書面意見，要對檔案收集、整理歸檔等情況進行評價，質監站要對每個單位工程進行質量認證。通過各方人員的嚴格把關和審查，確保了歸檔資料符合程序標準和要求。(4)納入經濟責任制管理。按照每一實體工程造價5%的比例，預留檔案資料保證金，規定凡檔案資料不齊全的，扣除保證金;檔案工作與工程建設不同步的，不組織工程中間驗收、不進行月度工程結算;竣工工程資料不按要求歸檔或歸檔不符合要求的，停止該單位在礦井所有工程款的支付。經濟手段的制約，有力地推動和促進了項目檔案的收集歸檔工作，從而有效地保障歸檔文件資料及時性。(5)實行動態跟蹤監管。在礦井建設過程中，公司專職檔案人員經常到各責任部門和施工現場檢查工程檔案，督促、指導各施工單位在施工過程中形成的檔案資料，現場進行答疑解惑，保證資料的齊全、完整;公司檔案人員參加月末驗收和單位工程竣工驗收和工程資料例會，積極監督項目檔案工作，確保工程檔案與工程實體同步進行。(6)嚴格驗收程序。在單位工程竣工后，本公司嚴格執行竣工驗收管理規定，確保項目檔案的完整性、準確性、系統性、安全性。在組織每個單位工程竣工驗收時，均由潞安集團驗收組和我單位工程部門、計劃、財務等成員，以及設計單位、監理單位、質量監督單位成員一同參加、一同把關，不論工程還是檔案實行“一票否決”制，竣工驗收報告中無檔案人員簽字，就不能通過驗收、結算，直至工程和檔案均符合標準要求才能通過驗收。施工單位移交檔案均要經過監理、分管部門、質檢站、檔案人員進行多方審查，確保歸檔檔案符合程序和要求。(7)嚴把檔案移交關。本項目工程在嚴格執行竣工驗收程序和規定的同時，檔案人員嚴把工程檔案移交關。專業檔案人員系統地對每個工程檔案的完整性、準確性、系統性和安全性逐項進行認真檢查。檢查每個單位工程開工前的人員資質、管理制度等工程管理資料;檢查施工組織設計、圖紙會審、技術交底等工程技術資料;檢查設備、購配件等材料質量出廠證明文件等質量控制資料;檢查工程施工中測量、隱蔽、焊接等施工記錄資料;檢查分部分項檢驗批等工程驗收資料;檢查各類安全和主要功能各類檢驗、測試、系統運轉等核檢資料;檢查工程驗收質量評定等竣工驗收資料;檢查監理公司規則、細則、制度、報驗、造價控制等監理資料;檢查竣工圖是否符合程序和歸檔要求等。檔案人員嚴格的把關，保證了項目檔案的歸案質量。
本文作者：鄭超徐蘇云工作單位：潞安集團
酒店安全自查報告范文(一)根據公司總裁辦的工作指示，為落實酒店安全工作，切實消除火險安全隱患。我司組織保安部、工程部專職安全技術人員以及消防維保單位人員對酒店所屬各部門區域進行了安全大檢查。具體檢查情況如下：
一、安全管理情況
1.落實消防安全責任制和崗位消防安全責任制，明確各崗位消防安全職責。
2.確定各級、各崗位的消防安全責任人。
3.成立了防火委員會，按規定簽訂了安全生產責任書。
4、建立了安全組織機構，配備了安全管理人員，組建了義務消防隊
5、以"誰主管，誰負責"為原則，做到安全管理責任到人，安全管理制度、應急預案完備齊全。
6、檢查消防安全檔案管理，各崗位安全值班記錄情況良好。
二、硬件設施：
1、檢查消防監控中心火災自動報警系統運作情況良好。
2、檢查各區域安全疏散指示標志、應急照明燈的配置、使用情況良好。
3、檢查各區域消火栓、自動噴淋探頭，水壓正常、配件齊全，清潔保養、檢查情況良好。
4、檢查各部門配置的ABC干粉滅火器，清潔保養、檢查情況良好，無失效、過期情況。
5、檢查消防廣播、音像切換系統情況正常。
6、檢查各區域消防樓梯、安全出口及消防通道無堵塞、圍占現象，防火門、閉門器使用情況正常。
三、存在的主要問題及整改措施：
(一)、存在的主要問題
1、消防控制系統備用電池無法自動充電。
2、未組織20xx年消防疏散演習。
3、個別包廂電源接頭接觸不好，容易發生漏電、火災事故。
(二)、整改措施：
酒店針對排查發現的問題做出如下整改措施。
1、針對消防控制系統備用電池立即檢修更換。
2、擬定消防演習方案并實施。
3、針對個別包廂的漏電隱患立即檢修更換，杜絕安全隱患。
酒店安全自查報告范文(二)值元旦春節來臨之際，根據市旅游局下發的<關于做好節慶期間旅游安全生產工作的通知>文件精神，為有效防范各類事故發生，確保安全經營，本酒店特從用電安全，用火安全，旅客安全，食物安全幾個方面對酒店進行徹底自查及整改，具體如下
1、工程部負責對酒店整體用電線路，用電設備做安全檢查，確保線路無隱患，設備無故障。
2、安保部負責對酒店的消防設施設備，做好安全維護，按要求添置相應的滅火設備，并做好每日消防安檢巡查工作。
3、安保部負責對進入酒店的可疑人員進行詢問，監控，驅逐，，確保住宿就餐賓客人身及財產安全
4、餐飲部負責食品安全，確保原材料合格符合進貨標準，加工及服務場所衛生符合標準，對所用餐具做到每餐消毒，對中大型宴會做好食品留樣，確保食品安全。
5、所有的用電設施設備，責任到人，專人管理。
6、對燃氣罐做到誰使用誰負責的制度，加強管理。
7、培訓全體員工的安全安檢意識，突發事件應急處理方法，緊急疏散演練。
8、加強員工星級酒店禮儀培訓，按規定要求著裝，提升綜合服務質量。
酒店安全自查報告范文(三)根據深圳市旅游局下發的緊急通知(深旅行管【20xx】25號文件)，以及公司總經室的工作指示，為落實"五一"及奧運會火炬傳遞期間旅游安全工作，切實消除火險安全隱患。我司于5月7日組織物業服務部、工程部專職安全技術人員以及消防維保單位人員對公司所屬各部門區域進行了安全生產大檢查。具體檢查情況如下：
一、硬件設施：
1、檢查消防監控中心火災自動報警系統運作情況良好。
2、檢查各區域安全疏散指示標志、應急照明燈的配置、使用情況良好。
3、檢查各區域消火栓、自動噴淋探頭，水壓正常、配件齊全，清潔保養、簽到檢查情況良好。
4、檢查各部門配置的ABC干粉滅火器，清潔保養、簽到檢查情況良好，無失效、過期情況。
5、檢查消防廣播、音像切換系統情況正常。
6、檢查各區域消防樓梯、安全出口及消防通道無堵塞、圍占現象，防火門、閉門器使用情況正常。
二、安全管理情況：
1
總則
1.1
根據股份公司現行制度，結合酒店公司特點，制定工程成本類合同管理制度。
1.2
適用范圍：本節經濟合同管理規定適用于工程承包合同、貨物采購合同和技術服務合同。本規定不適用于：酒店管理公司管理合同、各酒店外租區租賃合同、開辦費涉及的所有合同、人力資源涉及到的所有合同，這些合同或協議按特定的程序申報。
1.2.1
工程承包合同包括：工程承包、工程技術服務、酒店翻新改造之工程承包、各酒店項目部或各酒店項目公司辦公用房房屋裝修、新建及拆改等。
1.2.2
貨物采購合同包括：工程材料設備采購、酒店翻新改造之材料設備采購。
1.2.3
技術服務合同包括：可研分析、勘察設計、規劃設計、室內設計、造價咨詢等顧問類，檢測、面積測繪、宣傳推廣、模型制作等服務類。
2
合同辦理
2.1
合同起草
2.1.1
金額在2萬元以上的業務事項應事先簽訂合同，直接委托合同由直接委托辦理部門負責起草，經招標確定合作方的合同由招標經辦部門負責起草。
2.1.2
金額在2萬元以下（含）的業務事項可不用簽訂合同，但應參照股份公司管理制度中零星采購和緊急采購程序處理。
2.2
合同談判
所有經濟合同的談判，至少有二個部門的二名以上經辦人員參與談判。成本控制部必須參與所有經濟合同的談判。
3
合同審批及簽訂
3.1
合同簽訂的主體：
3.1.1
工程承包、貨物采購合同由酒店項目部或酒店項目公司工程部辦理。
3.1.2
技術服務合同由酒店公司設計部辦理。
3.1.3
造價服務合同由酒店公司成本控制部辦理。
3.2
合同資料的報備：
3.2.1
合同簽訂后，由合同經辦人員將合同簽訂相關檔案（包括申請單、審批單、報價單、合同文本及各審批人審批意見的電子版原件等）的完整資料上報酒店公司成本控制部。
3.3
未成立酒店項目部或酒店項目公司的合同由酒店公司本部相應部門代為辦理，股份公司法務部代為審批法律意見。
3.4
審批程序
3.4.1
股份公司經辦的酒店第一類招標（采購）合同按股份公司管理制度執行。
3.4.2
酒店公司經辦的第二類招標（采購）、地方類招標（采購）及直接委托合同，逐級報酒店公司總經理審批執行。
4
經濟合同的履行
4.1
合同管理責任部門：
4.1.1
工程承包、貨物采購、監理合同：所屬酒店項目部或項目公司。
4.1.2
造價咨詢合同：酒店公司成本控制部。
4.1.3
各項目設計服務類及酒店技術服務類合同：酒店公司設計部。
4.1.4
酒店項目施工圖設計服務類合同：酒店項目部及酒店項目公司設計部。
4.1.5
合同管理責任部門的負責人是負責合同履行的主要責任人。
4.2
合同臺帳建立：
4.2.1
工程承包、貨物采購、造價咨詢及監理合同臺帳：所述酒店項目部或酒店項目公司成本控制部負責建立。
4.2.2
設計服務類及酒店技術服務類合同臺帳：酒店公司設計部負責建立。
4.2.3上述合同臺帳每月25日報酒店公司成本控制部審核后、由后者統一報股份公司成本控制部備案。
4.3
股份公司所屬項目公司財務部負責建立非前述合同臺帳，跟蹤監督非前述合同執行情況，并于每月月底將該臺帳電子版通過企業OA系統提交給酒店公司成本控制部存檔備案；各業務經辦部門應配合收集、整理和及時提交非前述合同執行的相關資料。
4.4
前述合同執行過程中、以及完畢后，合同管理責任部門應依據《供方履約評估指引》的規定進行合同執行評估，經酒店公司成本控制部審核后報股份公司成本控制部備案。
5
合同檔案管理
5.1
合同簽訂后，股份公司所屬項目公司財務部、酒店公司成本控制部、酒店公司檔案管理部門（即含各酒店項目部和各酒店項目公司行政部檔案員，下同）必須留存一份原件（正本或副本），其他部門需要留存合同的，由酒店公司檔案管理部門提供復印件。
5.2
合同檔案包括合同原件、合同審批記錄、合同簽收記錄、《供方履約情況評估表》等，由檔案管理部門負責搜集、整理、歸檔。
一、信息技術的應用
通過上面的了解，我們得知傳統的管理方式難以適應新的生產的需要，需要我們運用一些先進的技術來提高輸變電工程的管理水平。所以在實際的生產中，我們需要引進一些新的技術，來提高我們的管理水平。隨著計算機技術和信息技術的不斷發展，信息技術在輸變電工程的運用，并且在實際的生產中取得了比較好的成績。把信息技術引入到輸變電工程的建設中，目的在于提高電網企業的管理水平，并且通過先進的信息追蹤技術進行動態的監管。這樣有助于縮短我們的工程建設的時間，提高我們電網企業的工作效率。采用信息技術對輸變電工程進行有效的管理，需要我們建立一些數據基礎庫，對項目建設過程需要的資料進行編碼，然后信息技術便可以對項目進行科學有效的管理，建立一套標準的作業流程。下面我們就信息系統的管理進行簡單的介紹。
1.1系統的結構
我們所用的是Window2003Server的平臺系統，這套管理系統能夠實現數據庫和Web服務器的連接，具有強大的數據量，同時系統采用的是S/B結構式，那么S/B模式有怎樣的優勢？在實際的操作中，S/B能夠使我們的管理操作更加簡單，簡化客戶端，實現了資源的實時共享，可以隨時查詢一下工程的進度等。在S/B模式下，我們的工作人員可以通過Web的頁面信息，通過瀏覽器向服務器提交要求，這些要求包括對數據庫的修改等，然后服務器則對這些信息進行處理，并把處理的結果通過網絡返回到瀏覽器中。所以，在實際的生產中，工作人員的操作完全可以通過瀏覽器來完成，操作比較簡單。這套管理系統完全是針對輸變電工程建設而設計的系統，結合網絡技術和先進的管理理論的運用，實現了輸變電工程的科學管理，提高了電網公司的工作效率。
1.2系統的管理功能
在系統管理的過程中，不同的用戶要實現不同權限的劃分。用戶權限管理功能的實現，可以提高我們的工作效率。我們的管理人員和一些操作人員只能在工作允許的范圍內進行一些操作。在輸變電工程建設的過程中，涉及的用戶不同，所以用戶的權限也不同，所以我們需要根據用戶的身份特點對用戶的權限進行一定的劃分。就生產中的實際情況來看，我們的用戶分為四種：(1)公司層，為整個系統的最高領導層，制定公司發展的宏觀的計劃，然后由工程部把計劃做進一步的分解，然后把任務布置到不同的項目部。公司層的主要權限在于對工程的進度進行簡單的查詢；(2)工程部，對整個項目進行任務的劃分，建筑質量的審查，進度的控制。工程部的工作人員只能對自己管理的項目進行控制等；(3)項目部，為整個系統中的最底層，負責一些方面的調查，比如質量、成本等數據的收集等，然后匯報到工程部，該層的主要權限為對本部門項目進度的查詢，簡單的匯總和上報等；(4)管理員，管理員具有該系統所有的權限，主要的任務在于系統的日常維護和故障的維修。
1.3管理功能的細分
在管理的過程中，不同的部門要實現不同的管理，下面，我們就這些不同的管理方面進行簡單的了解：(1)質量的管理，在施工建設中，我們需要對工程的建設質量進行記錄，建立一些檔案，達到質量監管的目的。檔案管理的內容包括質量的記錄，質量檔案的功能在于工程質量的記錄和評價；(2)材料和設備的管理，在具體的施工過程中，對現場的一些材料和設備進行科學的管理，質量管理的內容包括一些原材料的質量、施工質量的管理等，然后我們可以根據這些數據建立一份質量管理的檔案，包括施工材料的驗收等，同時還包括一些設備日常的使用和管理等。對現場設備的數量、種類、到達的時間、使用的時間等進行記錄，然后進行科學的管理，達到最佳的管理效果。
二、結語
總的來說，輸變電工程在電網公司中有著巨大的作用，輸變電工程管理水平的高低在一定程度上影響電網公司的工作效率。因此，我們需要運用先進的信息技術，信息技術的應用在很大程度上提高了我們的工作效率，改革了傳統的工作模式，為電網公司帶來了巨大的效益。所以我們在實際的工作中，需要不斷總結經驗，運用先進的管理技術，提高我們的生產效率。
作者：尹東 丁魯昌 厲軍 陳亮 單位：國網山東省電力公司日照供電公司
摘要：建筑工程資料管理工作已成為工程建設過程中重要工作之一。如何做好建筑工程檔案的管理首先要理解工程檔案管理的重要意義，建筑工程檔案是保障工程質量與安全的重要環節，是建筑工程施工程序化，規范化和制度化的具體體現。本文淺談幾點關于建筑工程檔案管理。
關鍵詞：建筑工程檔案管理
工程檔案是指從工程項目提出、立項、審批，勘察設計、生產準備、施工、監理、驗收等工程建設及工程管理過程形成并應歸檔保存的文字、表格、聲像，圖紙等各種載體材料，它是基本建設項目管理工作的重要組成部分：建立與加強工程檔案管理工作，是項目建設管理工作的需要，也是國家和建筑項目部的共同要求。工程項目達不到規定要求的建設項目不能進行竣工驗收。如果沒有建立相應的工程檔案工作，工程檔案就處于乏人管理狀態，這對工程建設與維護及工程檔案的收集、整理和管理工作都是十分不利的，其結果必然會影響工程的建設、整理與驗收工作、建立工程檔案工作的目的是為更好地完成現實與歷史的重任。
一、建立健全檔案管理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎
為了加強對工程建設各階段檔案資料的有序管理了，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規范，建設單位在項目建設初期從工程立項開始就應按照國家檔案管理的有關規定，結合建筑實際情況，制定相應的檔案管理制度、措施。同時要明確建設單位、勘察設計單位、招投標機構、施工單位、監理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應承擔的職責，規范檔案資料的收集、整理，以保證工程自開始與檔案跟蹤管理同步。
1.一定要嚴格把好竣工驗收檔案資料質量關，使工程竣工驗收檔案充分發揮其憑證作用。工程竣工驗收時，建設單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案管理歸檔范圍的要求，對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發現問題及時解決，補缺補漏，務必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的下一個重要環節和內容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設單位發給《建設工程檔案合格證》。不按規定移交檔案或移交的檔案不符合要求的不發《建設工程檔案合格證》。
2.加強施工管理，強化檔案材料編制工作。按照標準編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業務條件。工程檔案材料的質量，關鍵在于編制形成過程。工程檔案編制要及時，按實際施工工程進度進行收集、整理，原始資料必須真實、準確、齊全、有效，不得隨意涂改偽造、隨意抽撤或損毀丟失。施工單位應明確自己的責任，加強對施工技術人員編制檔案材料的訓練，不斷提高編制工程檔案材料的業務水平。開發公司要加強對施工的監督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，按照標準形成檔案材料，給后人留下寶貴的財富。
3.利用計算機軟件技術，結合實際工程檔案編寫制度、順序做好檔案信息統計工作。推行對影像檔案、磁介質檔案、電子文件檔案在工程檔案中的運用。現已推行建筑工程電子檔案軟件，它的使用大大提高了我們資料員的工作效率，減少了重復勞動，節省了時間，更便于歸檔匯總，也便于查閱。
4.建筑工程檔案資料應實行分級管理
由建設單位負責歸檔文件的最后形成和向城建檔案館移交。建設、勘察、設計、施工、監理、檢測等單位應將工程文件的形成和累計納入工程建設管理的各個環節和有關人員的職責范圍。有建設、監理、施工單位主管技術負責人組織本單位工程相關資料的全過程管理工作。建設過程中工程資料的收集、整理工作和審核工作應有專人負責，并按規定取得相應的崗位資格。建筑工程項目實行總承包的，總包單位負責收集，匯總各分包單位形成的工程檔案，并應及時向建設單位移交；各分包單位應將本單位形成的工程文件整理、立卷其承包項目的工程文件，并應及時向建設單位移交。
二、提高工程檔案管理的措施與對策
1、加大宣傳，提高意識。在工程建設初期，工程項目管理單位應高度重視和加強檔案法規、工程檔案基本知識的宣傳教育工作，要求工程管理、監理、施工單位人員學習檔案基礎知識和施工過程中原始簽證資料操作方法及對竣工資料整編、工程項目驗收的基本要求，使他們在工程開工之初就了解檔案業務，具備較強的檔案意識，為提高竣工檔案資料質量打下基礎。
2、加強培訓，提高能力。在工程建設過程中，工程項目管理單位應注重資料管理和整編方面的培訓。一是對工程技術和行政管理人員進行檔案知識培訓，使他們掌握檔案方面的有關規定和要求，在日常工作中按高標準整理好基礎資料；二是對專業檔案管理人員適當進行工程專業知識培訓，培養一批既懂檔案又懂技術的工程檔案管理骨干，促進歸檔工作的規范開展。
3、健全制度，落實責任。工程建設初期就要建立和完善以檔案管理責任制為核心的工程資料管理辦法，明確施工單位在工程檔案形成過程中應承擔的職責，制定統一的資料編制要求和細則，規范工程資料的管理。
4、過程參與，同步管理。從工程建設籌劃開始，檔案人員就應要求工程部門的專職檔案人員從依據性文件開始就參與其中，按照文件的順序、圖紙的編號進行登記，建立借閱制度。對在編制資料中發現的“原件不齊全”、“資料不齊全”、“不規范”、“不統一”等問題，要及時研究給予解決。要嚴格執行工程資料編制工作“三同步”管理制度，即工程立項開工與竣工資料收集同步，工程施工過程與竣工資料形成同步，工程完工驗收與合同竣工資料驗收同步。檔案工作人員要始終參與整個工程的建設和竣工工作驗收全過程，對不符合標準的文件要拒收，從源頭保證編制資料的質量。
淺談本人發現建筑工程檔案存在的問題及措施
存在問題：
1.建筑工程變更單的實際數量與交檔數量不符；
2.施工隱蔽記錄不夠規范、真實,以致歸檔后缺乏利用價值；
3.建筑工程檔案人員水平參差不齊；
4.實際按批次進場鋼筋復試的報告數量與交檔報告數量不符；
5.施工檔案收集、整理、歸檔和移交過程不夠流暢,缺乏時效性。
措施：首先要對從事資料人員加強培訓，提高人員素質，對施工檔案基礎不夠扎實，從頭到尾對施工檔案進行全面梳理、整合。每年進行年度培訓統一填寫規范及按實際填寫內容使之在多年后有使用價值。全方位清點以往遺留的施工資料，通過整理、拾遺補缺，盡快移交和歸檔。對鋼筋復試報告數量的控制要通過材料檢測部與檔案歸檔部門的溝通。對工程變更的數量的控制要通過設計部門與檔案歸檔部門的溝通。
參考文獻：
[1]艾昌瑜.基于項目管理的工程檔案管理模式[D].云南大學,2010.
關鍵詞：土建工程；資料整理；歸檔；要點
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
一、引言
土建工程竣工資料是土建工程使用、整修與日常維護的重要指導依據。詳細、全面的資料整理有利于土建工程竣工階段的質量控制與成本控制。全面詳實的資料是土建工程質量監督與成本控制的重要的資料依據，對于土建工程的整體質量控制管理工作以及成本控制管理工作意義重大。同時，對于土建工程的竣工驗收工作也很重要，形成體系化的資料整理工作，有利于竣工階段的資料驗收順利通過，竣工階段的資料驗收包括工程綜合資料驗收、工程技術資料驗收以及工程財務資料驗收等。只有竣工階段的資料整理工作水平提升才能促進工程驗收的順利進行，使得土建工程投入使用實現其經濟效益和社會效益。
二、土建工程竣工資料整理存在的問題
1、相關資料整理工作的法律法規不健全
以前國家也出臺過一些土建工程檔案方面的標準，工程部門也制定了一些規定。但隨著土建行業的發展，建設形勢的發展，這些規定、規范出現不夠細化，不夠全面的問題。導致土建工程資料整理工作無據可依、盲目歸檔的問題，經常出現一些檔案資料歸在這一類可以，歸在另一類也可以的狀況，而且制定的分類辦法也不盡合理。而且另一方面土建工程資料檔案管理的責任劃分得也不明確，有些資料涉及好多單位，這些資料具體由哪個單位來制定，由哪個單位來管理都沒有明確的規定。
2、思想層面上不重視
過度重視工程建設而輕視檔案資料的管理、歸檔工作。這是一個頑疾。在土建工程的建設過程中，參加建設的各方，無論其關注點還是主要精力都放在了土建工程的實體上，重視實體建設施工，輕視相關資料整理。因為土建工程的實體是硬件，看得見、摸得著，實實在在能感覺到，有利于經濟效益和業績的實現。而土建工程資料是軟件，是管理工作，做了之后，短時間內不會出業績。往往到了要驗收的時候，參加建設的各方才突然發現，工程資料還是一片空白，于是急忙加工加點，突擊完成。其結果可想而知。錯誤的觀念是問題出現的根本原因。
3、檔案資料管理的制度不夠完善
土建工程涉及的專業比較多，參加建設的各方也制定了一些資料管理的制度，但遠遠不夠。難以保證資料管理工作有效、有序地展開，在技術、文件的通知管理方面制度不完善，資料、技術亂用編號，這樣一來，在最后歸檔時自然十分困難，甚至難以展開。此外，在資料的保存和移交方面也沒有專門的管理制度與之相對應，尤其在大規模土建工程建設時，具有周期長的特點，土建工程的負責和直接工作的人員也是經常換，在工作人員變動時，資料的移交顯得尤為重要。但是，由于缺乏專門的制度，導致資料移交時經常手續不全，資料常常遺失，給資料最后歸檔帶來了很大的損失。
4、專業管理人員的缺乏
資料的管理和歸檔工作是一門十分難做的工作，因此需要十分專業的資料管理人員。專業的土建工程檔案資料管理人員需要既懂得檔案管理方面的專業知識，又懂得土建工程方面的專業知識，如施工材料、技術以及數據分析等。目前土建資料管理人員存在的問題就是缺乏專業性綜合性的管理素質，造成資料整理相關的專業人員十分缺乏，資料整理工作難以做到位。
5、資料整理不規范
在土建工程建設過程中，檔案資料的整理存在不規范的問題。在土建工程建設過程中，參加建設的各方在工程資料的管理上，都投入了一定的人力、物力、財力、機械設備以及施工材料，也做了一些有用的工作。但對于資料整理工作來說，卻缺乏規范，例如：體檢工程建設日常記錄亂填亂寫，文件、圖紙、設計方案不用統一的規格，資料不按類存放等。由于工程建設過程資料管理的不規范，到最后資料進行歸檔時工作繁雜，難以做起，這更是直接導致了土建工程到最后驗收難的問題。
三、加強竣工斷資料整理的措施
針對資料管理、歸檔工作出現的相關資料整理工作的法律法規不健、全思想層面上不重視、檔案資料管理的制度不夠完善、專業管理人員的缺乏以及資料整理不規范的問題，提出以下加強措施，以加強資料整理工作水平。
1、轉變觀念，對檔案管理、歸檔工作要進行足夠的重視。參加建設的各方應盡快轉變只重視工程而忽視檔案管理的觀念，提高對檔案管理工作的認識，這是解決問題的關鍵，觀念上的不重視是問題產生的根源，除掉根源才能根本解決問題，保證檔案資料按時按質按量完成。
2、健全完善組織機構。從工程一開工，參加建設的各方應立即建立專門的檔案資料管理部門，不可由其他部門兼任。尤為一提的是建設部門，在工程開始建設之時應立即成立檔案管理中心室，負責整個工程的檔案管理、歸檔工作。而且檔案管理中心室應是一個獨立的部門，他的職責是對其他單位以及建設單位內部的檔案管理、歸檔工作進行監督、催促和協調。施工、監理、設計等部門也應成立專門機構對本單位的檔案管理、歸檔工作進行負責。
3、完善資料管理制度。主要由建設單位負責。建設單位應參照國家和行業的相關規定制定《土建工程竣工資料管理、歸檔辦法》以及相應的《實施細則》。從檔案資料的形成到日常的管理，再到最后的歸檔，都要有相關的管理制度與之對應。在實施過程中，還應根據實際情況進行刪減和增加。
4、以建設單位為主，以其他參加建設的各方為輔，所有單位共同努力。建設單位是參加土建工程各單位的龍頭，也是主線，他全面負責土建工程的建設。因此在改進檔案管理、歸檔工作時建設單位理所當然需要發揮主導作用。監理、材料供應等各方也應各司其職，負責自己職責范圍內的檔案管理、歸檔工作。監理單位的責任尤其重大，他不但要負責本部門的檔案管理、歸檔工作，還應負責對被監理各方的檔案資料進行審查、簽證的工作，其任務十分重。
5、加強日常的檔案管理工作
檔案資料是日積月累地積累起來的，日常的檔案資料管理工作也十分重要。日常的檔案資料能否做好直接關系著最后檔案資料的歸檔。做好平時的日常檔案資料管理工作，保證日常檔案資料的完整、系統和規范，可以減少檔案資料最后歸檔時的難度。日常的檔案資料工作應注意：填寫檔案時按統一要求，文件的規格要統一，文件的分類要按統一標準，對設計變更要做好登記。
6、實施檔案資料分段整編計劃。
這個方法可以減少檔案資料最后歸檔時的工作量。在土建工程開工前，根據土建工程的施工進度和階段制定檔案資料的分段整編計劃。盡量使檔案資料的收集、移交和整理與土建工程保持同一個進度。土建工程建設進行到了哪一個階段，檔案資料整理工作也應同步推進工作進度。避免將所有的檔案資料整理工作堆積到最后。土木工程項目每有一個完成，這個項目的檔案資料應立即同時進行驗收、歸檔。另外還要注意建立獎懲激勵機制，運用經濟手段對檔案管理、歸檔工作進行支持。
四、結語
土建工程竣工資料的整理工作對于工程的驗收意義重大，是推進土建工程順利驗收投入使用的重要依據。因此建設單位要重視竣工階段的資料整理工作，注重在工程前期的設計、施工階段的資料及時整理，以便于竣工階段的資料整理工作水平的提升。
參考文獻：
隨著醫療衛生事業的發展，大型醫療設備需求不斷增加，醫院大型醫療設備的現代化程度已成為衡量醫院醫療水平和科技技術水平的重要標志之一。因此，做好醫療設備檔案管理工作，充分發揮其價值，已成為醫院管理的一項重要工作，而加強醫療設備檔案的管理又是醫療設備管理中的重要環節。但是在對我省乙類大型醫用設備配置許可證辦理的過程中，我們發現我省醫療設備檔案管理存在著不少的問題。
1 現狀概述
1.1配置許可證審核材料 配置許可材料包括衛生廳配置或更新批文(及原配置許可證正副本原件)、與所購機形相符的醫療器械注冊證復印件、能夠證明設備所有權的購置合同和發票(復印件)、山東省大型醫用設備配置許可證發放登記表，以每個醫療機構為單位建檔，對審核完畢并批準發證的材料及時歸檔。配置許可證領取檔案包括領取人簽字的大型醫用設備配置許可證發放登記表、單位介紹信裝訂成冊。
1.2大型醫用設備配置(更新)評審材料評審材料包括醫院基本信息、市衛生局批準(初審)文件、設備配置(更新)論證報告、使用人員上崗證等，按照評審批次將匯總表、評審材料、評審結果依次歸檔，紙質檔案與電子檔案同時管理，數據相符。
2 醫療機構檔案管理存在的問題
2.1醫療設備檔案管理制度不完善 目前大多數的醫院都沒有制定專門針對醫療設備檔案管理的規章制度，對醫療設備的檔案管理只是停留在要建立檔案這一表層，沒有深入要求。這樣既降低了醫療設備檔案本身的價值，又不利于提高醫療服務及設備使用和管理的質量水平，也不利于提高工作的效率和工作的可連續性，更不利于檔案的保存和使用。因此，制定專門的醫療設備檔案管理條例，是實現設備科學管理的重要保證。
2.2醫療設備的檔案資料不統一 醫療設備檔案的復雜性和重要性要求檔案內容必須完整，技術檔案資料包括請購審批文件、可行性論證報告、談判計劃及記錄、購置合同及附件、到貨裝箱單、技術驗收記錄、使用說明書及圖紙、使用維修記錄及其他技術資料等。近幾年隨著從國外購置儀器設備數量的增多，醫療設備的外文資料也隨之增加，由于不了解而使檔案資料丟失的現象時有發生，給醫院造成了巨大損失。
2.3醫療設備檔案管理人員參差不齊檔案管理工作有其特殊性，而目前大部分檔案管理人員都沒有經過正式培訓或學習，很多醫院檔案管理人員由后勤人員兼任，或者是其它待業改行者，這就使檔案管理工作變得比較被動。另外，一些檔案管理人員由于對檔案工作重要性認識不足，認為檔案工作技術含量低，在單位中不受重視，工作得過且過，不思進取，僅處于你移交我接收、你不交我不管，有工就做、沒事看報的狀態，許多檔案資料其實只是處于長期堆放的狀態，沒有及時整理歸檔，更談不上利用；有些部門負責人甚至為了自己工作上的方便，文件資料不按規定及時移交、歸檔甚至將檔案據為己有，給檔案的保存、查找和利用帶來很大的困難。因此，提高檔案管理人員的素質顯得尤為重要。
2.4醫療設備檔案丟失情況嚴重 由于經濟發展水平的制約，有些欠發達地區的醫療機構本身無力購買新的大型醫用設備，特別是有些縣級中醫醫院，這樣造成了個別醫療機構進口國外淘汰的二手設備現象的存在。這些設備本身就是國外淘汰設備，相關檔案材料根本無法正常移交，造成設備檔案丟失情況嚴重。國外淘汰的二手設備根本無法滿足患者的需要，造成醫療事故發生率不斷提高，不但無法達到發展醫院的目的，反而阻礙了醫院的發展。
3 加強醫療設備檔案管理相應對策
3.1建立和完善制度實現網絡管理，做好醫療設備檔案管理的前提就是要“有制可依”，即建立完整的醫療設備檔案管理制度。在“有制可依”的前提下，組成由院長直接領導的檔案管理網絡小組，實行醫院、醫學工程部、臨床使用科室三級網絡管理，定期召開有關人員會議，明確目標，修正和完善醫療設備檔案管理制度，使其不斷完善。
3.2實行現代化管理 隨著科學技術的不斷發展，以計算機及檔案管理軟件的應用為基礎，利用計算機、縮微機、掃描儀甚至互聯網等對檔案進行檢索、存儲和管理，是檔案管理手段發展的必然趨勢。推廣使用新歸檔方法，減輕檔案管理工作量和勞動強度，提高工作質量和工作效率，實現檔案管理的現代化，勢在必行。同時各部門也要認識到新技術所帶來的負面效應，對計算機病毒等破壞性程序要進行預防，做好檔案資料的備份工作，定期查毒。
3.3提高人員綜合素質如今檔案管理工作在醫療、教學、科研等活動中發揮著日益顯著的作用，信息資源的開發利用越來越重要，作為直接接觸和管理檔案的工作者，必須對自己的工作重新認識，徹底改變工作被動、消極的狀態，以積極、主動、開拓創新的工作姿態投入到工作中去。同時，醫院也應制定相應的激勵機制，調動檔案工作者的興趣，加大對檔案管理工作的投入，不斷提高檔案工作人員的素質，使他們成為一專多能的復合型人才，不斷開拓檔案管理的新思路，讓檔案發揮最大作用，滿足醫教研的需要，最終實現檔案信息資源共享。
