時間：2022-04-02 07:45:46
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇電子檔案管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
高校檔案管理部門必須要重視電子檔案管理技術的應用，保證可以提升電子檔案管理工作效率與質量，逐步解決電子檔案管理中存在的各類問題，少其中存在的各類問題，逐漸提升其發展效率，增強高校檔案管理工作效果。
1 高校電子檔案分析
當今時代，科學技術迅猛發展，在信息化、現代化建設步伐加快的今天，辦公自動化和電子政務已應用到各個行業領域中。無紙化辦公掀開了電子文件與電子檔案管理工作的新篇章。目前各高校基本已普及運用辦公自動化系統，電子文件的產生已然是高校政務信息的主體，也是高校辦公過程中的主體。電子文件對傳統紙質文件的大量取代，給高校檔案管理工作帶來了新的挑戰。如何應用現代的科學技術，做好電子檔案的管理，成為我們面臨的新課題，亟待我們在實踐工作中不斷研究、探索和總結，本文就此做一探討。高校電子檔案是按照相關規范對憑證信息或是高校歷史背景等進行把偶才能，利用電子形式對其進行處理，生成電子文件。電子檔案與電子文件不同，電子文件在實際儲存的額過程中，可以完全代替紙質的檔案，并且與電子檔案共存。
2 高校檔案管理中電子檔案管理問題分析
目前，高校檔案管理人員在應用電子檔案管理技術的過程中，還存在較多難以解決的問題，無法提升電子檔案管理效率與質量，難以提升高校檔案管理效果。具體表現為以下幾點：
第一，工作量較大。一是檔案工作人員需要對大量電子文件進行鑒定，只保留有價值的文件進行保存，在實際工作期間，會耗費大量時間和精力；二是因缺乏相應的電子檔案管理數據庫、服務器等設備，大部分高校的電子檔案管理沿用傳統的物理存儲方式，保管方式落后，整理強度大，不利于檢索利用。
第二，電子檔案管理信息化程度較低。我國高校檔案管理人員開展相關工作，經常會出現電子檔案管理信息化程度低的現象，無法利用高效便捷的方式開展相關工作，導致電子檔案信息數據利用效率降低[1]。
第三，電子檔案標準程度不足。目前，部分檔案管理部門在開展電子檔案管理工作的過程中，還沒有制定完善的標準化管理制度，不能積極應用各類方式提升檔案管理標準化程度，難以增強高校電子檔案管理效果，甚至會出現一些難以解決的問題。同時，在高校電子檔案管理期間，相關工作人員不重視電子檔案管理技術的應用，無法提升其工作效率與質量。
第四，電子檔案遠程傳輸頻繁，存在安全隱患。目前，高校大學生的入學量較大，并且信息量較多，在實際工作過程中，需要檔案管理人員做好就業與入學等檔案管理工作，這就需要檔案管理人員利用遠距離傳輸的方式提升其工作效率，然而，在遠程傳輸頻繁的情況下，高校檔案信息的流動率逐漸提升，導致出現安全問題。
3 電子檔案管理在高校檔案管理中的應用措施
在高校?子檔案管理過程中，必須要制定完善的管理制度，保證可以提升高校電子檔案管理工作效率，增強其管理效果。
3.1 制定安全性管理制度
高校檔案管理人員在應用電子檔案管理技術的過程中，必須要制定完善的安全管理制度，保證可以提升確保電子檔案的安全性。例如：定期對電子檔案進行維護與檢查，無論是硬件設施還是軟件設備，都需要建設完善的網絡安全管理體系，保證可以增強其安全性。同時，還要建設網絡安全管理人才隊伍，使其可以更好的對電子檔案安全性進行管理[2]。其次，各高校要高度重視檔案管理人員思想政治建設工作，階段性的開展多種形式的檔案安全培訓工作，讓檔案管理人員樹立牢固的安全意識。
3.2 樹立正確的管理觀念
高校檔案管理人員必須與時俱進，要樹立正確的電子檔案管理觀念，保證可以提升檔案管理人員的思想素養，要有創新的觀念、改革的精神、發展的眼光看待電子管理工作中存在的問題與缺陷，在完善管理制度、改進管理方式等方面作謀劃。利用電腦及現代信息技術建立電子檔案庫，利用網絡管理等方式和途徑，為電子檔案管理現代化鋪平道路。，逐漸提升其發展效率。首先，檔案管理人員利用電子檔案技術，保證可以提升電子檔案技術的應用效率，增強其發展效果。其次，檔案管理人員必須要重視電子檔案思想政治建設工作，階段性的開展安全培訓工作，利用各類方式為電子檔案管理人員樹立安全操作意識，使其可以在一定程度上，熟練掌握操作技巧，進而達到預期的管理目的。
3.3 創新電子檔案服務手段
首先，通過各種學習培訓，使檔案管理人員能熟練掌握電子檔案管理業務知識，掌握電子檔案管理技術，進一步提升電子檔案的應用效率。其次，高校檔案管理人員在應用電子檔案管理技術的過程中，必須要創新電子檔案服務手段，保證可以提升其工作效率與質量。一方面，需要檔案管理人員做好電子檔案整理工作，對于不合格的電子檔案，需要予以重新加工處理。另一方面，檔案管理人員需要重視電子檔案應用質量，構建媒體與信息整合的服務體系，進而提升其工作效率與工作質量[3]。
3.4 加大電子檔案的投入力度
高校電子檔案管理工作要實現高效率的信息化管理，就必須加大檔案管理資金的投入力度，配備先進的檔案管理軟件與硬件設施。硬件方面要配備計算機、打印機、復印機、掃描儀、照相機等現代辦公設備；軟件方面要配備先進的檔案管理軟件與檔案信息利用平臺，切實滿足電子檔案管理工作的相關要求，實現檔案存儲介質的多元化發展，有效保障電子檔案管理工作的穩定性與便捷性。
高校檔案管理人員在應用電子檔案技術的過程中，必須要加大投入力度，逐漸提升檔案管理工作質量與工作效率。在此期間，高校檔案管理人員必須要制定完善的電子檔案投入制度，逐漸創新其管理方式，進而提升高校檔案管理工作效率與質量，加大資金的投入力度，為其后續發展奠定基礎。
1.1與紙質檔案長期互相并存
紙質檔案具有內容真實可靠、易于長久保存、載體相對穩定等優點但同時也存在文件形成時間長、整理費時費力、存儲密度小、檢索速度慢等缺點將逐漸被電子檔案所取代而在未來很長一段時間還將處于紙質檔案和電子檔案交織的時期。
1.2電子檔案管理體系尚未健全
目前很多企業無健全的電子檔案管理系統或者正處于電子檔案系統的初步建立階段。缺少電子數據庫及計算機軟件維護的專職人員段有專門的檔案管理人員且缺乏檔案專業的系統學習次缺專業技術能力對檔案的管理只停留于簡單的整理建檔而不能充分發揮檔案信息在領導決策和事業發展中的助推作用。.33電子檔案管理集中管理與分散管理并行。電子檔案因易于形成在企業各部門的電子檔案多存于各自的計算機中,形成了企業檔案管理部門集中管理和各部門檔案分散管理并行的模式。由于很多企業沒有實行電子檔案管理軟件致使檔案管理部門和部之間分散管理無法同步,存在著遺漏存檔和重復存檔的情況,且部門分散管理易于刪改和銷毀不利于保證檔案的真實性和可靠性。
2目前企業電子檔案管理中存在的問題
2.1企業電子檔案管理規范缺失
一些企業對檔案管理重視不夠忽視檔案在企業中的作用致使缺少明確的業務流程和管理規范,電子檔案管理沒有可操作的規范和依據使得大多數企業的電子文件就是簡單的存儲在計算機硬盤上,用文件夾加以分類對電子文檔的特殊性和技術性沒有充分認識,一旦計算機遭受人為或自然損壞企業將會承受難以挽回的損失。
2.2電子檔案對載體的依賴性較大
傳統的檔案大多依賴于紙、筆作為介質易于保存出現變動的可能性較小。而電子檔案多數依賴于計算機軟件和硬件,一旦出現軟件和硬件損壞,電子檔案極易丟失不可還原。
2.3企業人員對于檔案數字化管理認識不足
目前在大多企業中著遍采用電腦進行文書寫作或表格制作來代替傳統的手繪。但對已生成的文件往往經過打印和傳遞之后就被人忽視,文件并沒有及時得到保存。長此以往企業電腦中的各類原始文檔被不斷的修改覆蓋甚至刪除失去了整理和管理的價值。企業工作人員對電子文件的保存幾乎沒有管理概念就連有些檔案管理人員對其都沒有一個正確理性的認知從為將電子文件保存在計算機內就算歸檔甚至還有企業出現保存電子檔案的電腦可以隨意使用文件經常在沒有管理者的情況下被修改或覆蓋。
3企業電子檔案管理的有效措施
3.1完善企業電子檔案管理制度
制定和完善電子檔案制度是保證企業電子檔案管理的必要手段。通過建立健全電子檔案管理制度,明確電子檔案管理部門和管理流程,明晰文件歸檔、分類、保存期限、保存方法等具體操作規范保證檔案管理有章可循。
3.2整合電子檔案與紙質檔案同步管理
電子檔案和紙質檔案各有特點紙質檔案和電子檔案并存將成為檔案管理工作的長期趨勢。為提升企業檔案的完整性和利用率應注重整合紙質檔案和電子檔案的同步管理。將定稿的電子檔案輸出存檔紙質檔案掃描至計算機或軟件系統備份對同一份檔案采用相同的歸檔號碼和著錄信息以兩種方式共同存檔,既提高了檢索速度,又有效避免計算機系統不穩定而產生的風險,同時也彌補了紙質檔案侵蝕、損壞所產生不完整等劣勢肩利于長期保存。
3.3采用先進的電子檔案管理系統
采用電子檔案軟件管理系統是電子檔案管理步入正軌的有效手段。利用高科技軟件系統使電子檔案管理更加高效和規范勢在必行通過信息化手段實現企業檔案管理部門電子檔案與部門電子檔案的無縫鏈接。
3.4注重硬件系統的管理和維護
為確保電子檔案的完整和真實性就必須給電子檔案一個健康穩定的硬件和網絡環境。首先保證硬件設備適宜的溫度和濕度升級服務器主機和數據庫采用多種方式載體備份如光盤、移動硬盤備份等滿足電子檔案長期保存的需要淇次利用防火墻等技術手段防治病毒入侵,同時采用數據加密、數字水印等技術確保檔案在傳輸和使用過程中的安全。
3.5注重加強檔案管理人員隊伍建設
1.電子檔案載體的保護
傳統紙質檔案的載體材料是紙張，而電子檔案的載體主要是磁性物質材料，如磁帶和光盤等。因此，兩者對載體的保護有很大區別。對電子檔案載體的保護最重要的是要提供符合磁、光介質的保存環境，電子檔案所需的環境溫度為17℃-20℃，相對濕度為35%-45%，而紙質檔案保存所需的環境溫度為14℃-24℃，相對濕度為45%-60%；要避免陽光直射，以免電子檔案載體材料發生氧化反應，造成信息丟失；遠離磁場，存放電子檔案的柜架或金屬盒要有抗磁性，以免發生消磁或磁化現象；要避免機械震動，以免破壞數據信息的完整性；存放電子檔案的庫房內還應配有防腐蝕性有害氣體的設施和設備，定時進行機械通風，保證環境通風良好。另外，存放電子檔案的檔案室要配備防腐、防潮設備，遠離釋放有害氣體的工廠，要定時進行室內通風，保證檔案室內擁有良好的空氣質量。紙質檔案的耐久性可以持續幾十年甚至上百年，與紙質檔案相比，電子檔案載體材料的壽命比較短，一般僅為5-10年。因此電子檔案應每5年進行一次有效的安全性檢查，包括外觀檢查和邏輯檢查。外觀檢查，即檢查表面是否有污垢、損壞等現象；邏輯檢查，即用專用檢測軟件對載體上的信息進行讀寫校驗，以便進行有效的修正或更新。電子文件不同于直觀的紙質文件，需要借助現代化的辦公設備才能讀取，其中計算機是十分重要的工具，電子文件的顯示、拷貝，電子檔案的整理、鑒定、利用等都是在計算機上完成的。因此，為了保證歸檔電子文件的有效識讀，要注意對計算機及其軟硬件加強維護和更新。硬件包括計算機、掃描儀、打印機、復印機等；軟件包括壓縮處理的軟件以及電子檔案所依賴的計算機技術和數據參數，如音頻設備文件等。在電子檔案歸檔時應注意收集其屬性標識和相關軟件，用視頻設備獲得的動態圖像文件還應注意收集其壓縮算法和軟件。
2.電子檔案真實性的維護
由于電子檔案的形成快速便捷，在歸檔的時間上比較自由，可以在文件處理完成后立即歸檔，也可以在某一時間周期內歸檔。為了保證電子文件在傳輸、處理過程中準確無誤，防止信息失真，電子文件在形成過程中要隨時進行簽名、信息驗證和身份驗證。由于電子檔案是由一套特定的數字代碼程序組成的，凡是能接觸到電腦的人都可以對其進行修改，為防止非法訪問或隨意改動電子檔案，對電子檔案的修改、存儲、傳輸等操作要進行實時登記，并以密碼形式防止刪改，以保證電子檔案的真實性。對于需要簽署的文本，可以采用聲音批示，以彌補單純的手跡簽名的不足。有時為了保證電子文件不被非正常改動，應采取更嚴格的安全措施，如開發專門的安全保護軟件或者編寫安全程序；同時必須隨時備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，并對重要的電子文件制作紙質文件加以保存。將電子檔案中的電子文件設置為“只讀”狀態，也能夠保證從計算機上讀取到信息而不做任何的改動。每一份電子檔案都有自己的相關背景，不僅是業務方面的，也包括相關的政治、經濟背景。在保存電子檔案時需要將這些背景信息一并保存，這不僅能夠有效地幫助以后的利用者了解電子文件所包含的信息內容，也有助于證明該電子檔案的真實性。
3.電子檔案完整性的維護
在保存電子檔案的過程中，為保證檔案的完整性，需要把電子檔案與其他檔案的相互關系、相對位置等元數據一并保存，相關的應用軟件也需一并保存，包括電子檔案的相關電子圖像。隨著電子檔案數量的不斷增加，其所占用的存儲空間和時間也隨之增加。為保證電子檔案的完整性，必須做好相應的備份工作。首先要對所有電子檔案進行完整的復制，在以后每次復制時，只需針對上一次完全復制后新增加的數據或修改的數據進行備份復制即可。這樣能夠避免因每次都備份所有數據信息而造成的存儲空間和保存時間的浪費，保證電子檔案在保存和恢復時的完整性。由于電子檔案依賴于計算機和計算機網絡而存在，所以要保證電子檔案的完整性必須在這兩方面做到萬無一失，即將同一電子檔案保存于兩臺以上的電腦中，以防止一臺計算機出現故障造成電子檔案不完整；同時需將同一電子檔案保存于兩種以上的網絡中，防止某一網絡被毀壞，造成電子檔案失去完整性甚至永久丟失。正是因為電子檔案在載體保護、真實性維護和完整性維護方面存在諸多要求，且比較依賴相關成熟的技術，而紙質檔案則可以真實、直觀地再現文件的原貌。因此，在一定時期內電子檔案不會完全取代紙質檔案，兩者形成并存發展、相輔相成的依賴關系。同時在檔案管理工作中也需要二者相互配合，充分發揮電子檔案的效用。
4.加強電子檔案安全性的防護
網絡的普及極大地促進了電子檔案管理工作，因此加強網絡安全不容忽視。加強電子檔案安全防護主要有兩點：一是用法律保護電子檔案的信息安全，增加法律意識；二是要創建檔案安全管理系統，確立基于角色的訪問控制模式，充分利用現代信息安全技術，保障信息的完整性及保密性。只有在安全管理制度完善落實，電子檔案數據庫安全建設，電子檔案管理系統安全運行和與相關信息安全技術結合運用的基礎上，電子檔案的安全性才能夠得到保證。
5.加強電子檔案管理人員的培養
論文摘要：本文將從學校的角度分析電子文件的整理、歸檔和保護。
隨著以計算機技術為基礎的現代科技的普及和發展，以及學校運用計算機技術解決管理問題的迫切需要，將使得學校利用計算機技術輔助各類工作過程成為必然與可能。如今，絕大多數學校都是采用網絡系統來管理本校的各類信息資源，因此產生的大量的電子文件。在對待電子檔案的管理上我們還需要進一步的加強學習和探討，如何對這些電子文件進行整理、歸檔和保護？我將在本文中談談自己的一些經驗和看法。
一、電子文件的整理
1、基建、設備等電子文件的事理。
基建檔案的形成一般是利用計算機打印使用規范的紙張輸出的，所以，數據信息整理時就按檔案管理要求進行輸入，對紙質文件的實體進行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。而對于設備檔案的管理，在引進設備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統環境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時，應該附上電子文件內容說明和注意事項。
2、財務電子文件的整理
（1）工資單。工資以光盤形式歸檔時，應附有紙質的每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數、明細工資等，同時還應附移交清單，作為財務和檔案部門雙方交接時的憑證。
（2）賬簿。學校會計賬簿內容一般已進入計算機管理系統，現在看到的實物實際上是計算機的打印件，計算機賬簿的格式比較統一，其內容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表，填明機構全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數、啟用日期，負責人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名，以增強賬簿的真實性和憑證作用。
3、學校其它電子文件的整理
現在的學校一般都建有計算機信息管理系統，如行政信息管理系統，包括教學、科研、人事管理等內容；教學管理系統與學生注冊中心、財務結算中心、教務處、研究生院構成數據交換網。注冊中心負責學生注冊、選課、排課、課表、成績等數據的傳遞；結算中心負責學生交費信息的傳遞；教務處與研究生院負責學籍、教學計劃、課程、畢業審查、學位授予數據的傳輸。對這些電子文件該如何進行整理呢？計算機與信息中心接收這些數據后，應進行集中處理，經匯總的數據通過信息中心又輸送給各業務管理部門共享。隨著每年數據的更新，過期數據應由信息中心按檔案部門的統一要求，進行鑒定，編目整理，通過網絡傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。
二、電子文件歸檔方式和途徑的選擇
紙質檔案的載體較為穩定安全，而電子文件的載體穩定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關重要。簡便而安全的方式是采用網絡移交歸檔，并利用光盤存貯。網絡移交的途徑有兩條：
(一)借助計算機信息管理網，開通電子文件歸檔專遞網線。隨著各單位計算機信息管理網的建立與發展，越來越多的重要文件被傳輸上網。對那些未輸送到計算機信息管理網上的具有保存價值的電子文件，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網絡技術向檔案部門傳輸。檔案部門經與辦公自動化和信息管理部門協商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應認可幾種通用性較強的軟件，如：DBF、DOC、TXT、EXE等文件，然后檔案人員根據檔案的密級和保管期限，加上檔案管理信息，如：分類號、檔號等，錄入檔案數據庫。如要查詢，則可通過各個網絡終端在其權限范圍內進行查詢。
(二)選擇電子文件信息的匯集點，由計算機與信息管理部門負責歸檔。為適應辦公自動化工作發展的需要，各院校都設立了計算機與信息管理中心，由他們利用網絡技術建立校信息管理系統。計算機與信息管理中心成為了電子文件信息的匯集點，又具有一定的技術設備及人才條件，由他們負責將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無疑是最佳歸檔途徑之一。
無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網上下載，以保證電子文件形成部門對其數據的真實性、準確性負責。檔案部門接收的電子文件一律應存入光盤。
三、完善電子文件歸檔制度
1、電子文件來源廣泛，形成者不僅有業務管理部門的承辦人，還有數據錄入員、信息管理與計算機技術人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結、考核信息管理工作的同時，布置、檢查、總結、考核電子文件歸檔工作。
2、“兩套制”歸檔的必要性
由于印章和簽署是文件生效的主要標志，在現在技術條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質形式保存。目前，電子文件、紙質文件轉化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內容形成“兩套制”，即紙介質
與磁、光介質兩種文件一起歸檔，形成內容相同的兩套檔案。
四、電子檔案的保護
由于歸檔電子文件以脫機方式保存，在實際使用中大量電子文件是用光盤保存，因此，對當前歸檔電子文件載體要制定保護措施。
1、規范排放和使用。
2、保持良好的溫度、濕度環境。
一、電子檔案的優點和缺點
（一）電子檔案優點
1、效率高
電子檔案管理的中心工作是通過無紙化辦公，將工作中的文件、會議紀要、工作總結、報告、通知通告等，都通過辦公軟件系統向特定對象予以，節省了大量文件印發、轉送、通知等，節省了時間、人力和物力。此外，經過計算機系統整理后，便于文件檔案的歸檔、查找，由此大大地提高了工作效率。
2、綠色環保
利用互聯網絡進行無紙化辦公，大大降低了文件紙質的使用，節約了紙張不但能夠節省辦公開支，而且有能夠減少木材的使用，降低來人類對森林資源的破壞。
3、空間占用少
電子檔案的存儲可以借助于硬盤、光盤和云盤等多種手段，其特點是占用空間少，不需要占用大的空間存儲，此外電子檔案可以實現異地查詢和共享的功能，這些電子檔案特有的功能，為檔案管理工作實現了便捷性、高效性和靈活性。
（二）電子檔案缺點
電子檔案信息與載體相分離的特性，使得信息不在固定的載體上附著，在資源共享和傳輸的過程中極易發生篡改、竊取或者刪除而且不留痕跡。并且電子文件經過不同格式的轉換以后，原始文件易變得面目全非，使得其真實性和可靠性大打折扣。此外，由于電子檔案存儲在網絡上會出現被病毒攻擊或被盜的風險。因此，在電子檔案的技術難點是保障檔案的安全性。
二、紙式檔案的優點和缺點
（一）紙式檔案的優點
紙式檔案的特點是確保原始性和真實性，紙質檔案通常經人工撰寫和機器打印等媒介將文字、圖像、表格清晰的展現在紙上，能夠可見的原始資料，不宜被經篡改，如果篡改也容易發現，便于確保檔案的原始性和真實性。
（二）紙式檔案的缺點
隨著紙式檔案保存時間的長久，就會發現紙式檔案很容易受條件影響。紙質檔案的紙張在高溫、較潮、發霉、蟲蛀等環境下，容易對紙質檔案產生破壞，再被化學分解后形成“檔案磚”。
三、紙式檔案與電子檔案的互補性
無論是電子檔案還是紙質檔案都是為社會發展提供信息服務的載體，電子檔案和辦公檔案都既有各自的優勢和劣勢，同時也起到了互補互進的作用。如何加強辦公紙式和電子辦公檔案的互補呢？要從以下幾點著手：
（一）重視紙式檔案向電子當轉轉化的質量
紙質檔案的內容經過掃描和轉換就能夠直接完成電子檔案的錄制工作，所以電子檔案的質量也是由紙質檔案的質量決定的。因此，在對紙質檔案進行入庫和存檔時，要加強對紙質檔案的質量管理。
（二）建立電子檔案歸檔的工作制度
電子檔案與紙質檔案的歸檔應該是按照科學的制度實施，只有這樣才能保證電子存檔黨的有效性和真實性，才能充分發揮優勢互補紙式檔案的不足，在工作中應當避免機械相加等現象，制定科學合理的雙軌制管理制度勢在必行，只有科學制度指導才能保證管理的規范和有章可循。
（三）加強檔案管理人員的檔案管理工作水平
目前辦公檔案管理人員很多都是非專業出身，對檔案的管理只停留在基礎的歸檔和保管，沒有摸索出一套科學的管理方法，使得檔案管理在發生重大變革上沒有應對能力，容易出現檔案保存管理中的遺漏、刪除、重復歸檔等重大問題，并且一些單位并沒有建立電子文件管理系統，缺乏軟件硬件的維修維護人員，使得電子檔案在形成和保管中存在重大隱患，所以建立一支高素質并具有各方面專業技能的檔案管理團隊是提高檔案管理水平的有效途徑。
關鍵詞：電子檔案；大學檔案；管理；應用
中圖分類號：G647 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）025-000-01
電子檔案管理的應用不僅僅在大學檔案管理中很重要，它在企業檔案管理中的應用也有著非常重要的地位。在學校中，它能很便捷的存儲學生的大量信息，方便其他人查找、管理，為學生后續就業提供了便捷服務，使檔案的傳遞更快速，高效，在企業中，電子檔案管理的高效、有序，使得各個部門的管理里工作銜接緊密，企業的發展更加迅速，從而促進了社會的發展。
一、大學檔案管理現代化的現狀及意義
全國教育的不斷發展，各個大學的招生人數不斷增加，數以千萬計的數據存儲，變遷，使得大學學生檔案管理的難度增加，學生檔案如實的記錄了大學生的德、智、體、美、勞及大學生在大學中的一切發展，為學生以后找工作提供了重要的依據，所以大學學生檔案管理是學校所有工作中最為重要的。
大學檔案管理現代化的現狀是學生數量多，數據多，電子檔案管理的工作量大，數據傳遞次數頻繁，檔案管理不規范等。所以我們要提高大學檔案管理的工作效率。
大學檔案管理現代化的意義：第一，大學學生檔案管理在學生的思想教育方面很重要，學校在對學生進行思想教育工作時，可以根據學生檔案的如實反應針對不同的學生采取不同的教育方法，讓每個學生都能成為有道德修養的人，學生檔案提供的信息是學生工作能否順利執行的保障，電子檔案管理的建立提高了檔案的利用率，陪養了學生的積極性，提高了他們的競爭意識，讓他們在競爭中不斷進取，電子檔案管理的便捷查詢服務使得學校能夠很容易了解到優秀人才的全部情況，有利于學校優秀人才計劃的培養，學生檔案管理的建立為學生的素質培養提供了保障。第二，大學檔案管理為大學發展提供了服務，學生檔案管理又是學校管理工作中最為重要的，學校可以從學生檔案中提取很多有用的信息，并且能夠從學生檔案中發現學校教育中存在的問題，電子檔案的管理方便學校及時發現問題，找到解決問題的方法，從而提高學校的教學質量，推動學校教育全面發展。
二、大學檔案管理應用中存在的問題
隨著科技的發展，檔案管理也在逐步向現代化發展，電子檔案管理的出現為大學檔案管理提供了方便，但同時也存在著很多問題，大學檔案管理中存在的問題分為以下兩個方面。
1.電子檔案本身存在的問題
（1）電子檔案存儲的安全性，網絡安全問題時有發生，電子檔案有高速讀寫功能，一旦被盜取，它將會泄露大量的信息，對個人造成嚴重傷害，對學校造成難以挽回的損失。
（2）電子檔案易缺失，紙質檔案出現錯誤，容易被人發現，容易改正，電子檔案出現錯誤會對后面的大量數據都有影響，且不易被發現，容易造成嚴重的后果，電子檔案不及時維護更新，容易造成數據丟失，有些重要的信息一旦丟失，會對學校的工作造成嚴重影響。
（3）電子檔案不具備長期可讀性，科技在不斷發展，計算機的發展更是迅速，電子檔案對新的設備會產生不兼容問題，容易造成數據丟失，使得電子檔案不能長期使用，為學校檔案管理工作增加難度。
2.管理制度存在的問題
（1）大學學生檔案管理人員對自己的職責不清楚，管理人員未經過專業培訓，對檔案收集、整理、歸納的內容不清楚，從而使收集的內容有重復，導致收集工作量大，效率不高。
（2）大學學生檔案管理意識不強，學校對大學學生檔案管理不太重視，在開會過程中沒有反復強調，造成管理人員的不重視，開始出現懈怠情緒，導致管理工作中出現各種各樣的問題。
（3）沒有確立專門的審查監督機制，導致管理松懈，出現學生檔案泄露等問題，對學生未來的發展造成影響，管理人員對自己的工作不仔細，不認真，在學生檔案的編輯過程中出現錯誤，可能對多個學生造成影響。
三、大學檔案管理應用的改進措施
1.電子檔案的安全改進
加強電子檔案的設備及網絡安全，存儲電子檔案的計算機只用來存儲檔案信息，不能再作為其他設備使用，以免造成數據丟失，對設備定期檢查、維護，以免設備損壞造成數據丟失，對存儲的數據要進行備份，一旦數據損壞，還可以使用備份的數據，不至于造成嚴重損失，通過網絡防火墻等安全措施加強對網絡安全的管理，避免在數據傳輸過程中出現丟失、損壞等問題。
2.增強電子檔案的長期可讀性
延長電子檔案的使用時間，對存儲設備及時更新，保證存儲環境的穩定性，管理人員不能私自讓其他人員查看存儲的信息，以免其他人對其進行刪改，確保大學生檔案管理的私密性。
3.提升工作人員的素質
大學檔案管理中要加強工作人員的素質培養，學校要對管理工作人員進行思想教育培訓，提高他們對大學檔案管理重要性的認識，只有具備良好的思想政治素養，才能明白自己的職責所在，在以后的工作中，才能更好的發揮自己的作用。
4.規范管理的操作流程
大學檔案管理要規范操作流程，確立專門的審查監督機制，對工作人員的工作及時檢查、監督，防止工作人員在工作中出現各種失誤，不能及時發現改正，影響后續工作的進度，審查監督機制還能對工作人員的行為進行監督，一旦工作人員有不良的行為習慣，審查監督機制能夠及時發現并制止該工作人員的行為，從而使管理制度更加完善。
大學生檔案對大學生今后的工作和生活尤為重要，所以大學檔案管理在大學管理工作中有著及其重要的地位，隨著信息化時代的發展，電子檔案的建立，大學檔案管理的工作要更加規范，避免出現失誤，否則會對學生以后尋找工作帶來困難，學生檔案是學生大學生活的真實寫照，這就要求學校對大學檔案管理更加重視，加大大學檔案管理力度，使檔案管理工作與學校其他工作同步發展，提高學校的管理質量，加強學校建設，使得學校在未來能有更好的發展。
參考文獻：
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1.1提供拷貝
電子檔案在使用的過程中，第一路徑便是拷貝，也就是向使用檔案的人員提供檔案最為初始的一個狀態，保證其可以充分利用這個檔案。檔案部門向使用檔案的人員提供載體進行拷貝的過程中，可以直接將文件轉換成為通用格式的存儲內容，再讓檔案的使用者自主通過軟件和硬件平臺對內容進行顯示和處理。而當使用檔案的人員不擁有一定的軟件和硬件平臺的條件下，可以要求檔案管理部門直接提供相關檔案的打印件。
1.2通信傳輸
通信傳輸這一途徑能夠解決檔案使用者無法直接來到檔案地的問題，同時能夠省去很多的人力、物力和財力。通信傳輸的含義是不同檔案管理部門可以通過互聯網或者數字通信技術實現點對點的檔案傳輸，實現電子檔案的利用。電子檔案在利用的過程中，經常會通過通信傳輸這一方式被相關人員進行使用。
1.3直接利用
直接利用便是通過檔案部門的計算機在部門的網絡中直接對電子檔案進行查詢。可以保證比較多的使用者在同一時間得到同一份電子檔案，能夠為使用電子檔案的人員提供一定的技術支持。
2電子檔案的重要性
對于現階段我國大部分的單位和工作部門來講，電子檔案依然是一個全新的事物，而電子檔案在檔案管理中又處于一個比較高的地位，擁有很大的重要性。下面便針對電子檔案的重要性開展深入的分析和研究。
2.1電子檔案可以節省人力、物力
通過大范圍的使用電子檔案，能夠省去了傳統檔案查詢過程中的繁瑣步驟，加快檔案立卷歸檔的速度，為檔案工作人員減輕了很大的工作負擔，提高了檔案歸檔整理的質量，有利于節省大量的人力物力，極大地增加了檔案管理的工作效率和工作水平。
2.2電子檔案可以提高檔案服務水平
實施檔案管理工作的目標便是為使用人員提供相對快捷而便利的檔案服務，強化電子檔案管理工作，實現電子化的檔案管理，能夠進一步提高檔案的服務水平和質量。實施電子檔案管理，能夠將大部分的原始檔案直接儲存于計算機當中，利用互聯網或者是數字通信技術實現眾多用戶對于檔案的查詢和篩選。
3提高電子檔案管理水平的建議和措施
電子檔案的利用途徑有很多種，并且也對于技術手段存在很大的依賴性，所以在進行電子檔案管理過程中存在很大的問題和復雜流程。在強化電子檔案管理工作的過程中，應當通過多個方面的有機協調，全面地開展電子檔案管理工作，提高電子檔案管理水平。
3.1構建檔案管理制度，加強電子檔案安全性管理
想要充分發揮檔案管理工作的作用，首先就應當構建一個相對完善的檔案管理制度，規范計算機條件下檔案管理的相關步驟，進一步適應電子檔案管理的要求；其次，在電子檔案使用的過程中，存在著一定程度的安全患，由于計算機技術的快速發展，網絡技術也隨著得到了巨大的發展，這樣一來黑客和計算機病毒便會隨時侵入檔案管理的計算機系統當中，所以在實際工作當中，一定要針對這些網絡安全漏洞進行及時修復，安排專業人員定期檢查檔案管理網絡，保證網絡的安全系數在一個合理的水平，進而保證電子檔案管理工作的有效開展。
3.2規范檔案利用方式，防止不可挽回損失的發生
在檔案使用的過程中，經常會出現檔案丟失或者是信息泄露等問題，為了防止這些問題的再次發生，應當規范檔案利用方式，要求在對電子檔案進行利用之前，相關使用者需要得到檔案主管的同意，才能夠對電子檔案進行查詢和使用。另外還應當構建一個相對完善的檔案利用管理制度，通過相關的網絡技術加強電子檔案的收集工作，對電子檔案進行實時更新，保證電子檔案信息的實效性。
3.3加強檔案工作人員的管理，提高檔案保護意識
一、電子校務背景下，衛校檔案管理面臨的挑戰
1.檔案信息化和電子校務的發展脫節。從上世紀開始，計算機已經開始在我國得到廣泛的應用，各衛校也開始逐步的將計算機技術與自身的需求結合起來，開發了不同的信息系統。不同的職能部門由于各自工作的特點不同，其所建立的信息系統也不相同。這也就造成了多類信息共同發揮作用的局面。許多衛校也建立了網絡版的檔案管理系統，但是，不得不承認大部分的電子檔案都存在擴充性、靈活性以及開放性較差的問題。電子檔案無法與其他部門的管理系統協調，也就形成了信息溝通不暢，甚至是無法溝通的窘迫現狀，不僅限制了電子校務的統一規劃和發展，而且浪費了很多的人力、物力以及財力。所以怎樣實現電子檔案與學校其他部門的檔案管理系統的有機結合，以求達到信息的互通有無是許多衛校所面臨的一個巨大挑戰。
2.檔案的管理水平有待提高。電子校務的發展也帶來了另一個問題，如何實現校務的公開，快速便捷的查詢各種所需的檔案信息，這就要求對電子檔案有更高的管理水平。一般情況下，檔案的信息化內容可以分為兩個層次，檔案目錄的數字化以及全文信息的數字化。現在許多衛校的電子檔案只是停留在目錄信息的數字化，只是簡單的將檔案的目錄輸入電腦中，只能實現簡單的目錄查詢，這種狀況無疑影響了整個學校信息化的過程。
3.檔案的安全問題突出。檔案安全問題是電子檔案管理中的一個重要問題，電子校務的發展實現了檔案部門與其他的學校部門甚至是外界系統的信息交流，有效提高了學校檔案部門的工作效率，但是隨之而來的是檔案的安全得不到保障。網絡中的各種因素比如操作問題或是人們比較擔心的網絡黑客入侵，都在威脅著電子檔案的安全。這須引起各個衛校的注意，在注意到電子檔案安全的同時也要注意檔案原件的安全，一旦大量的檔案的流失，造成的損失將無法挽回。
二、衛校電子檔案管理的發展策略
電子校務的發展不僅為檔案管理帶來了機遇而且也提出了新的要求，這就需要衛校工作者進一步提升自己的能力。
1.加強信息資源共享。電子檔案的數據來自于不同的業務系統，內容包括教學、人事、科研、學生等。這之中，校園電子檔案與其他檔案系統的對接問題是實現資源共享的重點。目前，衛校應當推出與電子校務相適應的一種體系，以此來健全各種檔案服務系統，從而進一步實現資源共享。在各科室的共同協調下，實現檔案的統一化管理，可以有效地提高學校教職工的工作效率。
2.加強檔案信息化建設。在現階段，各個衛校的檔案中，只有一少部分在文件的形成階段就采用了數字化的記錄的形式，大部分的檔案還仍然是紙質的。實現檔案的信息化，可以進一步實現對衛校檔案的管理，還可以提高檔案服務的深度，這是實現電子檔案信息資源共享的關鍵環節。衛校的檔案眾多，不同類型的檔案的信息價值不同，保密程度也有所不同，并且最重要的是建立數字化檔案的花費依然很高，這些都是衛校電子檔案管理的難點。針對這些問題，學校應該有所選擇，盡量選擇價值高并且社會需求很大的檔案先進行數字化，再逐步普及到全校，進而建立高質量的數據庫。
3.增強安全防御能力。信息安全問題一直備受人們的關注，電子檔案的安全更是如此。為了確保電子檔案的安全，可以從以下方面進行：一是嚴格管理制度。好的管理，才是系統安全的根本保障。衛校的檔案業務繁忙，這就要求檔案管理人員盡職盡責，分工合作，負責好檔案工作流程中的不同部分。建立嚴格的網絡管理系統，并在檔案工作的全過程中進行管理。可以通過采取防火墻、個人身份鑒別、建立數據庫備份系統、權限設置等技術性措施，構筑安全防范體系。二是加強技術保障。過硬的技術是消除檔案安全隱患的重要途徑，通過建立完備的安全防范體系，達到保護檔案安全的目的。衛校的檔案人員還應該注意文件的前期管理，從源頭便開始控制文件的質量，以保證電子檔案的安全以及完整。
總之，衛校電子檔案的恰當管理，可以保證檔案的完整性，促使檔案發揮其應有的重要作用。各個衛校應該抓住電子校務發展的機遇，加強自身的網絡化、信息化的建設。關注電子檔案管理的最新策略，配合檔案管理者的工作，切實保障衛校電子檔案管理水平的提高。
關鍵詞：紙質檔案；電子檔案；管理
隨著信息化技術的快速發展和應用普及，檔案管理工作也發生著深刻的變化。數字化工作的推進使得電子檔案大量產生，這在對管理工作帶來便捷的同時，也對傳統的紙質檔案造成了沖擊：經過數字化的紙質檔案是否還有保存的必要，電子檔案是否需要再傳化為紙質檔案是值得檔案工作者思考的問題，而鑒于紙質檔案與電子檔案并存的管理模式正逐步形成，如何處理好二者的關系也成為了電子設計企業檔案工作的重要課題。
1紙質檔案和電子檔案的特點
紙質檔案、電子檔案都是對人類經濟社會發展的原始記錄，具有相同的本質屬性，只因有不同的載體形式而在管理方式上存在差異，二者既有共性又有個性。1.1紙質檔案的特點紙質檔案是以紙張為載體的檔案，由于其是由辦理完畢的具有保存的價值的文件直接轉換而來、不易被篡改，也最大限度的保證了檔案的原始記錄性。紙質檔案的優點在于載體穩定，使用了符合要求的紙質載體、書寫材料后，在合理的保存環境中，使用壽命較長，并且因其客觀記錄了原始情況，能夠為企業生產經營與發展提供充分的查考依據。在優點突出的同時，紙質檔案同時有其自身的劣勢：在保存方面，紙質檔案占用庫房面積大，易受外界環境的影響，反復使用會造成紙質檔案的磨損，而現有的正本副本同時入庫的管理模式也造成了庫容的增大以及紙張的浪費；在利用方面，在同一時段，紙質檔案只能供一個對象使用，信息資源不能共享，降低了使用效率。1.2電子檔案的特點電子檔案，是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。由于電子檔案是通過計算機磁盤等設備進行存儲，在保存環境等與紙質檔案有差別的同時，其也具有自身的特點。第一，處理便捷。電子檔案可通過計算機直接處理，對電子文件的信息進行分類、匯總等，將這些信息轉換成所需的形式，省去了傳統檔案工作中的手工操作環節。第二，易于共享。電子檔案不受時間與空間限制，可實現異地網上信息檢索查詢、案卷借閱，網上全文信息的檢索、瀏覽和下載，可滿足多人同時在線共享使用，打破了紙質檔案利用排它性的局限，使其重復利用率及共享性高。電子檔案的缺點在于，存在對技術的依賴性、載體的不穩定性和面臨多重安全風險，雖然借閱了保存的空間，但對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
2電力設計企業紙質檔案和電子檔案管理現狀
在實際管理過程中，由于紙質檔案的內容和載體的緊密結合使其充分體現了檔案的原始記錄性這一基本屬性，并保證了檔案可以成為一種真實可信的法律憑證，在電力設計企業的生產過程中，紙質檔案充分的發揮了為工程驗收、決算等工作提供真實的憑證；在發生工程事故時提供分清事故責任的最佳證據等多種價值。紙質檔案的大量存在也造成了管理效率的降低，筆者所在的電力設計企業每年約入庫設計圖紙約30余萬張，案卷15000余卷。紙質檔案的接收、整理、編目、歸檔、入庫上架的全過程，均需手工操作，耗時長，效率低。而對于電力設計企業而言，同類型的工程設計圖紙參考、套用的頻率很高，同時，在線瀏覽、異地查閱的需求量很大，僅靠單一的紙質載體無法滿足使用需求，電子檔案的存在是必不可少的。同樣以筆者所在的企業為例，同類型工程設計圖紙套用率大多在15%以上，使用人工調曬底圖，平均4min/1張，而使用計算機輔助下載電子檔案，現有技術已實現按項目、專業以及案卷批量下載，約2.5s/1張，且直接發接至藍(白)圖打印機出圖，大大提高了工作效率，節省了大量的人力與時間。
3紙質檔案和電子檔案并行管理的思考
從紙質檔案和電子檔案特點和在電力設計行業檔案中的作用中不難看出，兩種檔案形式各有優點和存在的價值，既有相對性和獨立性，又有統一性，二者相輔相成，優勢互補。電子檔案的產生和發展并不意味著紙質檔案的淘汰和否定，二者之間存在著很多關聯。首先，根據目前我國檔案管理工作的現狀，紙質檔案與電子檔案的不同屬性和特點，兩者互相依存、相互兼容、協調發展的狀況將持續相當長的一段時期。檔案的本質屬性是原始記錄性，電子檔案因其便于修改、拷貝和難以防偽的特點，現有技術無法支撐環境通過數字證書、電子印章等先進技術來保證電子檔案的不可抵賴性及其憑證價值，而紙質檔案的原始性更具有說服力。因此，在線收集的電子文件不能成為生產經營、經濟糾紛、事故責任認定的憑證，在線流傳的文件及簽批流程應轉化為紙質文件一并歸檔管理。其次，筆者認為在現有技術條件下，電力設計企業從自我保護的角度出發，應采取“兩條腳走路”的模式，即電子檔案與紙質檔案并存。也就是同一類檔案信息，既要保存電子檔案，又要保存紙質檔案。一方面將需要永久、長期保存和需要維護歸檔的電子檔案，及時轉化成紙質檔案作常規保存，繼續用傳統的檔案形式來保持其原始性、參考性和憑證性；另一方面以電子影像技術為支撐，將紙質檔案轉化為電子信息進行管理，以滿足企業信息資源共享的需求。再次，我們在全面推廣使用電子檔案，享受科學管理檔案便利的同時，也應清醒的認識到電子檔案管理中的難點，如電子檔案對存儲條件、使用技術條件、網絡安全的要求較高等等，這些給檔案管理工作的信息化建設發展帶來了諸多問題，檔案管理部門應主動加強計算機管理系統的開發，構建優質的檔案管理平臺，為檔案進行加密存儲與管理，對電子檔案的使用者權限進行限制，采用先進的網絡技術和病毒防御技術，確保數字檔案館數據庫的安全等，力求建成信息資源共享、主頁美觀、界面友好、檢索方便、數據安全的知識型數字檔案館。
4結語
電力設計企業檔案記錄了中國電力設計水平及電力設計企業發展的歷程，因其歷史性、直觀性，使其不僅成為了電力設計企業的重要資源，還為電力設計發展及科學研究提供憑證和參考，因此更應該提高檔案的信息開發和服務水平，使讓電力設計企業檔案信息不僅能夠安全可靠，而且也要方便使用，這就需要紙質檔案和電子檔案在電力設計企業檔案中優劣互補。在實際管理過程中，必須通過合理的應用方式，充分發揮紙質檔案和電子檔案的優點，讓電力設計企業檔案不僅只是停留在參考的層面，更進一步的開發其中的信息資源，使其成為一個平臺，讓企業的資訊與知識，通過獲得、創造、分享、整合、記錄、存取、更新、創新等過程，不斷的回饋到知識系統內，形成永不間斷的累積個人與企業的知識成為企業智慧的循環，在企業組織中成為管理與應用的智慧資本，為電力設計企業的生產經營發展提供更加全面、便捷的服務。
參考文獻：
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摘 要 隨著電子技術的快速發展，電子檔案成為了一種重要的檔案類別。考慮到電子檔案自身特點，要想提高電子檔案管理的實效性，就要立足電子檔案管理實際，從管理理念、管理模式和人員培訓等方面入手，確保電子檔案管理取得積極效果。
關鍵詞 電子檔案 管理理念 實效性
一、前言
隨著電子檔案資料的增多，如何提高電子檔案管理質量，成為了檔案管理的重要內容。基于電子檔案的特點以及電子檔案發展的快速性，做好電子檔案管理對滿足檔案管理需要和提高檔案管理水平具有重要意義。基于這一特點，在電子檔案管理過程中，要想提高管理實效性，就要從管理理念更新、優化管理模式和提高管理人員素質入手，為電子檔案管理提供有力支持，保證電子檔案管理效果滿足實際需要，最終提高電子檔案管理的整體性和實效性。
二、電子檔案管理過程中，應不斷創新管理理念
對于電子檔案管理而言，由于電子檔案是一種全新的檔案形式，不但在檔案保管方式和檔案形式上與傳統檔案不同，在其他管理方面也存在較大的差別，為了最大程度的滿足檔案管理需要，提高電子檔案管理的實效性，在電子檔案管理過程中應積極更新管理理念，具體應從以下幾個方面入手：
（一）電子檔案管理應認真分析電子檔案的特點
在電子檔案管理中，只有認真分析電子檔案的特點，才能保證電子檔案管理工作得到有效開展。結合電子檔案的應用和管理實際，電子檔案具有存儲空間小、存儲信息量大以及管理過程簡單等特點，在實際管理中對保管條件要求不高。
（二）電子檔案管理應把握正確的檔案管理原則
考慮到電子檔案管理的實際難度以及電子檔案的自身特點，在電子檔案管理過程中，只有掌握正確的檔案管理原則，才能提高檔案管理實效。為此，電子檔案管理應把握高效性、全面性和準確性原則，保證電子檔案管理取得積極效果。
（三）電子檔案管理應善于利用現代化的管理手段
基于電子檔案的自身特點，以及電子檔案對管理手段的需求，在電子檔案管理中只有積極應用現代化管理手段，才能提高電子檔案管理的整體效果。為此，我們應根據電子檔案管理的實際需求，合理選擇電子化和網絡化管理手段。
三、電子檔案管理過程中，應優管理模式
（一）電子檔案管理應合理優化管理模式
由于電子檔案與傳統檔案有著較大差別，在具體的管理模式上，電子檔案與傳統檔案存在必然差異。基于這一認識，電子檔案應根據自身特點，對現有的檔案管理模式進行優化，改革現有檔案管理模式，使其滿足電子檔案管理需要。
（二）電子檔案管理應積極創新管理方法
電子檔管理過程中，采用電子化和網絡化管理方法，已經成為了電子檔案管理的重要選擇。基于電子檔案快速發展的特點，創新電子檔案的管理方法，并積極采用現代化信息化管理手段，構建健全完善的檔案管理體系，對電子檔案管理而言具有重要意義。
（三）電子檔案管理應提高管理模式的針對性
在電子檔案管理中，考慮到電子檔案的特殊性及其自身特點，電子檔案在管理模式優化中必須要做到根據電子檔案的特點選擇管理模式，并達到突出電子檔案管理目的和提高電子檔案管理水平的目的。因此，提高管理模式的針對性是十分必要的。
四、電子檔案管理過程中，應提高管理人員素質
電子檔案作為一種新的檔案管理形式，與傳統的檔案管理有著較大區別，為了提高電子檔案管理的整體效果，檔案管理人員需要具備較強的專業水平喝素質。基于這一認識，電子檔案管理要想提高實效性，就要不斷提高管理人員素質，具體應從以下幾個方面入手：
（一）增加對檔案管理人員培訓，提高其專業技能
在電子檔案管理過程中，檔案管理人員的素質對檔案管理效果有著直接影響。基于這一現實需要，電子檔案管理應增加對檔案管理人員的培訓，不斷提高其專業技能，使檔案管理人員的整體素質得到全面提升，最終滿足電子檔案管理需要。
（二）正確分析電子檔案特點，提高技能培訓的針對性
在檔案管理人員技能培訓中，只有正確分析電子檔案的特點，并根據電子檔案管理的實際需求進行技能培訓，才能確保電子檔案管理取得實效。因此，在具體的培訓中，應突出管理手段的應用以及管理理念的更新。
（三）根據電子檔案的管理需求，對檔案管理人員的正日素質進行合理評價
基于檔案管理人員對電子檔案管理的重要性，在電子檔案管理過程中，應根據電子檔案管理的特點和需求對檔案管理人員的素質進行合理評價，對不能滿足慣例需求的管理人員進行相應業務培訓。
五、結論
通過本文的分析可知，基于電子檔案的特點以及電子檔案發展的快速性，做好電子檔案管理對滿足檔案管理需要和提高檔案管理水平具有重要意義。基于這一特點，在電子檔案管理過程中，要想提高管理實效性，就要從管理理念更新、優化管理模式和提高管理人員素質入手，為電子檔案管理提供有力支持，保證電子檔案管理效果滿足實際需要，最終提高電子檔案管理的整體性和實效性。
參考文獻：
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電子檔案主要是利用計算機來對檔案信息進行記錄，并將其制作成為能夠供人們閱讀、傳輸和處理的電子文件。相較于紙質檔案來講，電子檔案在安全性方面還存在一定的不足之處。但由于電子檔案的便捷性和高效性，有利于為人們提供更優質的檔案服務，因此需要對檔案管理電子化給予充分的重視，并對檔案管理電子化實施過程中存在的問題進行有效解決和完善，從而使檔案工作能夠更好的服務于人們的工作和生活。
一、檔案管理電子化實施中存在的問題
（一）沒有統一的檔案管理系統。當前我國檔案還處于紙質檔案和電子檔案共存發展的局面下，在當前檔案網絡建設過程中，還沒有統一的檔案管理系統，不僅建設標準缺乏統一性，而且沒有數據交換的機讀目錄檔案系統，這就對檔案開發、服務和共享等工作的開展帶來較大的制約影響，無法真正意義上實現檔案資源的共享。
（二）不具備通用性。長期以來我國檔案一直采用紙質載體的管理模式，檔案管理電子化起步較晚，在建設過程中還存在許多問題，不具備通用性，各單位不僅使用的計算機型號和規格不統一，而且所選用的檔案管理軟件也存在較大的差異，這就導致各單位之間的資源在共享過程中面臨著較大的難題。另外，當前檔案管理系統軟件開發存在一定的滯后性，當前還沒有開發出來一個能夠共同完成文件檢索和管理所有文檔檔案信息的軟件，不利于檔案信息管理中快速編輯的實現，也給我國檔案管理電子化的發展帶來了較大的阻礙。
（三）檔案管理缺乏標準性和規范性。檔案管理電子化的實現，需要從強化檔案管理標準化和規范化的工作入手。但當前檔案管理中，長期以來對紙質檔案管理缺乏重視，這也使檔案管理整體質量不高，缺乏規范性，各類檔案著錄細則缺乏相容性，而且系統軟件移植性也較差，不同的檔案管理系統都是針對自身的需求來對檔案信息進行歸納管理，從而導致檔案管理缺乏標準性和規范性。
（四）檔案管理人員的素質有待提高。在檔案管理電子化實施過程中需要由具有較強綜合素質的檔案管理人才的支持。檔案管理人員不僅要具備專業的檔案管理知識，而且能夠對計算機進行操作，掌握各類先進的技術。但在當前許多檔案管理部門中，檔案管理人員整體技術水平較低，復合型人才缺乏，部分人員對接技術接受能力較差，因此即使配置了現代化的檔案管理設備，也無法有效的發揮出設備的重要作用，這對檔案管理電子化的實現帶來了較大的影響。
二、檔案管理電子化實現的路徑
（一）加強檔案管理的標準化、規范化。在推進檔案管理電子化的過程中，主要問題不是硬件設備的不完善，而是軟件的功能與單位的實際工作不一致，使用中有許多不便的地方，存在檔案標準化、規范化滯后和應用軟件太多太亂等問題，對整體應用水平的提高帶來了較大的不利影響。要推進檔案電子化建設，必須考慮檔案工作的各個方面和細節，做到檔案標準化、規范化，才能發揮系統的作用。
（二）建立電子檔案的資源共享平臺。建立統一、完善的電子檔案管理制度的目的，是為了使電子檔案信息能夠更好地被人們所利用，能夠更好的進行資源的共享。因此，建立電子檔案的資源共享平臺就成了目前電子檔案管理工作迫在眉睫、亟待解決的問題。例如，可以在單位內部的局域網服務器上建立一個專門的區域，為電子檔案的共享提供平臺，并按部門或者檔案的類型對其進行分類、整理，并按分類的結果編寫檔案目錄，把相關的檔案放在相應的目錄之下，并對不同等級設置不同的訪問權限，在為查詢者提供便利、提高工作效率的同時，還能夠確保資源的安全性、準確性及可靠性。
（三）重視檔案信息數據庫的建設。檔案管理電子化實施過程中，需要以檔案信息數據庫作為重要的核心和基礎。通過構建檔案信息數字庫，形成檔案信息數據集合，以此來推動檔案管理電子化的實現。在具體實施過程中，檔案管理軟件開發人員需要加強與檔案管理人員的溝通和聯系，對檔案數據收集來源進行我，并針對不同檔案信息的來源和類型來對檔案進行數字化處理和歸檔，為后續檔案的開發利用奠定良好的基礎。另外，在檔案信息數據庫建設過程中，還需要針對當前計算機軟件和硬件平臺的快速發展變化情況，做數據庫內容結構的完善工作。
（四）加強對電子檔案管理人員的培養。在檔案管理電子化建設過程中，對檔案管理人員提出了更高的要求。這就需要積極引進即懂計算機技術又懂檔案專業知識的復合型人才，同時加強對現有檔案管理人員的培訓，加大培訓的投入力度，努力提高檔案管理人員的計算機專業技能，增強自身的專業知識的積累，能夠熟練操作各種先進的檔案電子管理的設備，加快推進檔案管理電子化目標的實現。
（五）做好硬件設施的維護、更新工作。由于科技的不斷進步，計算機也在不斷地更新換代，因此，對于電子檔案管理工作所依賴的計算機技術和軟件技術也要緊隨時代的腳步，才不至于落后被淘汰掉，因此，做好硬件設施的維護和更新工作是相當重要的。
[關鍵詞]電子檔案；存在問題；解決對策
中圖分類號：G276 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）08-0211-01
前言
電子檔案管理工作應順應時代的步伐步入信息網絡管理時代，具備方便與高效的同時，也迎來了一系列的安全問題。電子檔案的安全問題是目前面臨最大的挑戰。以下就筆者根據多年工作實踐，對電子檔案管理中存在的問題及解決對策進行闡述。
一、當前電子檔案管理存在的問題
筆者結合多年的電子檔案管理工作經驗，通過分析及總結，發現當前電子檔案管理存在如下問題：
（1）領導對電子檔案管理重視不夠。
就某企業建設管理處電子檔案管理工作而言，存在問題：一是沒有人員配備。一個大型單位成立了，沒有配備專業的電子檔案管理工作人員，只就這方面說，可以看出領導不夠重視電子檔案管理工作。如果沒有專業人員對檔案進行管理，就很難保證文件材料收集的完整和系統，導致整理編目時的不規范，增加利用工作的難度，查找起來很費時費事。二是檔案室設置不合理。就該企業建設管理處電子檔案管理室來說，將檔案室設置在最頂樓，無法保證檔案的安全保管，隱患較多。還有檔案室里沒有齊全的檔案設施配置，如說要求安裝空調，讓檔案室的溫度一般控制在14-24°，但是沒有配置空調，不能保證室內的溫度。
（2）部分職工對檔案管理工作不夠理解。
因為部分職工不了解檔案在一個單位中所起的作用――檔案有著憑證和提供信息的作用。部分職工向管理人員借用檔案資料，在需要他們簽字辦理借閱手續時，表現得非常不滿意，認為都是自己單位的職工，借用一下資料之類的都還要簽字，是不是不信任或是小題大做，表現得非常不情愿。從這些現象中，可以看出大部分人員是不了解檔案的重要性的，從而也淡化了自己所承擔的責任（不想簽字就是一種逃避責任的行為，簽了字就意味著必須歸還檔案，就不能隨意的處理檔案）。還有的職工會將一些重要的文件隨便放置，等到要用到時才到處去翻找，有時就會有找不到的情況，這樣就會使一些重要的檔案或文件資料遺失。
（3）電子檔案管理風險大。
由于電子檔案管理涉及到網絡信息，所以會受到外界的干擾多，常常會有風險存在。稍微做得不夠好不夠保密，檔案資料就可能受到外泄或損失等。
二、解決當前電子檔案管理存在問題的對策
根據電子檔案管理存在的問題，要求我們要如何采取措施，解決當前電子檔案管理存在的問題呢？辦法是：
（1）領導要高度重視電子檔案管理工作。
單位領導要關注電子檔案管理工作，要將此項工作納入單位管理的一個重要范疇。在人員配置上，一定要配備專人進行管理，并對電子檔案進行規范歸檔，保證檔案資料隨要隨時可以查找查到，并配備配齊有利于檔案管理的相關設備設施。
（2）加強單位職工對電子檔案管理工作的理解。
單位領導在要單位全職會上，強調檔案管理工作的重要性，教育單位職工借閱檔案要按時歸還，不能想怎么樣就怎么樣，要認識到電子檔案管理在管理方面的重要作用。如企業哪里出現問題，要及時查到找建設時的各種檔案資料，根據檔案資料及時進行分析總結，查找出現問題可能存在的原因。
（3）加強電子檔案管理人員的計算機技能培訓。
電子檔案管理人員的計算機水平直接影響著電子檔案的信息。因此電子檔案工作人員要不斷提高自己的技術水平，要讓自己掌握新技術，學會設置密碼保護等外，還要學會一些先進的防范措施和技術，減少外界因素帶來的干擾。
（4）制定電子檔案管理制度。
為了保證電子檔案管理信息的安全，單位要根據管理方案制定嚴格的管理章程，做到制度嚴格而起到預防事故發生、信息機密外泄、檔案程序混亂等。在制定制度的過程中，可以授權給具有檔案管理技能的人員根據實際情況制定。如規定不需要查找資料，沒事的人員不能隨便進入檔案室。除檔案直管人員外，不得動檔案管理系統的電腦等配備。需要查閱相關資料，應由檔案管理人員直接操作。
（5）做好消除風險的準備。
由于電子信息檔案主要載體是電腦，而電腦本身就存在許多風險，所以時時做好消除電子檔案的風險準備是很有必要的。特別是在計算機維修的時候一定要做到全面監控，做好防范，能備份的一定要備份，盡量把風險降到最低。如有些系統對計算機的異常反應比較敏感，就要采取有效的策略來預防和應對潛在的問題，盡量清除風險，做到安全防護，保護數據完好。如何做好消除風險的辦法呢？一是讓風險及時得到分散。因為電子檔案信息具有系統性、網絡性和抽象性。在檔案受到風險侵襲時最好及時轉移風險，通過分散法把風險降到最低。如建立聯機配置模式，通過共享或備份而轉移電子檔案信息，也可以實施購買安全可靠的保修，跟建立系統的服務商簽訂合同等來分散電子檔案風險。二是建立電子檔案硬件一定要牢固，價值要高，特別是與網絡供應商立下可靠協議，讓他們提供的計算機等配備一定要符合電子檔案管理的需要。如安裝專用的檔案管理軟件，讓工作人員輕松查找和組織被關注的文檔信息，根據OAIS（開放檔案信息系統）提供數據結構、檔號組合、信息展示、報表、統計方案等一系列信息平臺定制特性，快速實現新的檔案信息應用模式，并建立SIP（提交信息包）、AIP（存檔信息包）、DIP（分發信息包），將元數據、數據結構、內容、規則信息組合形成檔案信息包，幫助實現數據交換、統一檢索與長期保存。 將歸檔的范圍、元數據、格式標準前置于前端信息生成系統，形成完整、符合標準的SIP（提交信息包），調用Web Service服務，啟動歸檔信息合法性校驗、電子文件格式轉換及歸檔審批流程，確保歸檔信息符合檔案標準，實現真正意義的前端控制與文檔一體化管理。并通過OAIS提供強大的文字編輯及插入圖像、音視頻、Flash技術，結合全文檢索在線提取素材，在線編研，減少專題信息整合的時間和難度，提高主動、定向服務的能力。采用Flash 3D技術遠程動態展示庫房全貌、檔案位置、排架空間、批量上架、數量統計、立體瀏覽，從而全面提高工作效率。
三、結束語
總之，電子檔案管理是企業建設和其它工作順利完成的有效保障，管理建設單位要順應時代的要求，盡量把電子技術用于檔案管理過程中，為管理單位的信息改編、儲存、查閱等提供方便。同時，作為電子檔案管理工作人員，必須提高電腦掌控技術，加強業務學習，學會分析電子檔案管理中存在的安全風險，并采取有效的措施來提高電子檔案管理的安全保障。
參考文獻
