時間：2022-08-11 14:36:56
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇高校檔案管理工作計劃，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
現(xiàn)在，相對于我國高等教育事業(yè)的發(fā)展速度和水平來說，各高校的檔案管理工作卻缺乏先進(jìn)性。在檔案管理的工作中，存在著很多的問題和漏洞，由此也大大地減緩了高校管理工作的進(jìn)行步伐。主要有以下幾方面的問題。
（一）高校管理人員對檔案管理工作認(rèn)識不足，重視不夠。
在高校檔案管理中，各高校普遍存在著相關(guān)管理人員的檔案管理工作認(rèn)識不正確，管理不到位，甚至疏忽大意，導(dǎo)致丟失檔案的現(xiàn)象時常發(fā)生，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的正確開展。
（二）高校沒有建立長期的檔案管理目標(biāo)與規(guī)劃
現(xiàn)今好多高校在檔案管理方面并未制定科學(xué)、高效、可持續(xù)的工作計劃。部分管理人員認(rèn)為，各大高校在安排檔案管理的工作時，只需進(jìn)行短期的目標(biāo)制定即可，無需進(jìn)行長遠(yuǎn)的目標(biāo)計劃，而且檔案的實(shí)用性不強(qiáng)，翻閱的幾率較低，因此，封存即可，無需進(jìn)行歸檔。上述觀點(diǎn)都是因為缺乏檔案管理的高度意識而導(dǎo)致，最終影響了檔案管理工作的正常開展。
二、提高高校檔案管理質(zhì)量水平
在我國高校檔案管理過程中，統(tǒng)一存在一個問題，就是僅有一些專門的檔案管理人員和管理層才能接觸到，沒有做到檔案開放。所以，檔案管理工作閉塞，需要我們進(jìn)行以下調(diào)整：
（一）實(shí)施檔案管理開放，提高管理質(zhì)量
首先，提高對本學(xué)校師生的開放程度。一個學(xué)校中，教師和學(xué)生作為主體人群，檔案管理質(zhì)量水平工作應(yīng)該受師生的監(jiān)督。通過讓師生了解到檔案管理的相關(guān)服務(wù)項目、工作程序以及檔案管理的重要性，可以提高其對檔案管理工作的重視，并可以做到對高校檔案管理的保密性意識，推動高校檔案工作的發(fā)展。
（二）提高高校檔案管理人員的素養(yǎng)，提升綜合素質(zhì)
檔案管理工作對于檔案管理人員的能力素養(yǎng)也是有要求的。檔案管理工作是一項業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的工作，尤其隨著現(xiàn)代科技的不斷提高，未來的檔案管理工作必會實(shí)現(xiàn)更高層次的現(xiàn)代化水平，這就要求檔案管理人員不僅要有對檔案管理工作的重視，工作規(guī)范，服務(wù)意識充足，有認(rèn)真的工作態(tài)度，還要加強(qiáng)培訓(xùn)，使檔案管理人員能夠在工作中利用普及的軟件設(shè)備.
三、建設(shè)完善的高校檔案管理質(zhì)量保障體系
現(xiàn)在，我國高校檔案管理工作中尚未有一套完善的檔案管理制度。要想提高檔案管理工作的質(zhì)量水平，促進(jìn)我國高校檔案管理的發(fā)展進(jìn)程，就必須建立起一套完善的高校檔案管理工作體系來規(guī)范管理工作的行為。
（一）提高檔案管理意識，提升檔案管理質(zhì)量氛圍
首先，高校檔案管理體系要求學(xué)校師生在內(nèi)的所有人員的共同參與。要形成一種系統(tǒng)的管理，實(shí)現(xiàn)各院系領(lǐng)導(dǎo)、管理部門人員以及高校各院系檔案信息管理人員之間的密切配合和相互溝通協(xié)作，共同完成一系列檔案管理工作。只有把高校檔案管理工作發(fā)展成一項全民工作，才能保證檔案工作的統(tǒng)一性及完整性，提高檔案管理意識，從而保證檔案的高質(zhì)量。
（二）建立健全的檔案管理制度
在檔案管理工作中，要形成有章可循的高校檔案管理制度：
1、要做好安保工作
這就要做到對校內(nèi)檔案的高度安全保密，切勿泄露給外來的無關(guān)人員。合理地利用資源，規(guī)范地進(jìn)行整理工作，各高校也需要建立檔案收集、歸檔、鑒別，整理、檢查信息資源以及核對等各項制度。為了使這些制度能夠有條不紊地進(jìn)行，以及盡快有效率地解決工作中出現(xiàn)的問題，可以成立高校檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，實(shí)現(xiàn)“及時發(fā)現(xiàn)問題，及時解決問題”的目標(biāo)。
2、對檔案管理工作人員提出績效機(jī)制
完善高校檔案管理部門內(nèi)部工作人員的職責(zé)，使管理人員對其工作有“歸屬感”，始終讓此項工作處在一個重要的地位上。績效評價是對檔案管理人員的工作業(yè)績、專業(yè)技術(shù)、管理能力之間進(jìn)行評價和考核的機(jī)制。實(shí)施手段可以是成立評價小組，組員之間對相關(guān)方面進(jìn)行公平公正的評價，并把最終結(jié)果進(jìn)行公示。
3、提倡師生對學(xué)校檔案管理工作提出的問題
如上面所提到的，教師和學(xué)生作為學(xué)校主體對象，他們對于高校檔案管理工作起著重要的推動的作用，能夠促進(jìn)檔案管理工作的正常運(yùn)營。因此，可以設(shè)立一個意見采納箱，或者建立一個網(wǎng)絡(luò)討論群組，可以隨時隨地提出寶貴的意見，并考慮意見或建議的可行性并予以接納采用。
（三）堅持檔案管理體系的長期可行性
檔案是一個人活動的真實(shí)記錄者。高校檔案管理要加強(qiáng)自身部門建設(shè)，不斷地豐富和優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)，體現(xiàn)主流社會文化，完善規(guī)章制度，加大宣傳力度，在社會中提高自己各項管理制度的知名度和認(rèn)可度，并經(jīng)常反思和改進(jìn)，才能做到可持續(xù)的發(fā)展。
一、高校成人教育教學(xué)檔案的內(nèi)容
高校成人教育教學(xué)檔案包含了教務(wù)檔案、學(xué)籍檔案、考務(wù)檔案、教學(xué)與科研檔案、教材管理檔案等諸多內(nèi)容，具體的主要包括以下幾個方面：
1學(xué)科與實(shí)驗室建設(shè)檔案。主要有上級有關(guān)學(xué)科、專業(yè)設(shè)置及實(shí)驗室建設(shè)的文件材料；學(xué)科、專業(yè)、實(shí)驗室論證、評估、申報、審批材料；重點(diǎn)學(xué)科、專業(yè)、實(shí)驗室建設(shè)材料；學(xué)科、專業(yè)、實(shí)驗室建設(shè)計劃、簡報、總結(jié)材料等。
2學(xué)籍檔案。主要包括上級有關(guān)招生工作的文件材料；招生計劃、規(guī)定、計劃；新生錄取材料及新生名單；招生宣傳、招生工作總結(jié)；新生入學(xué)登記表、學(xué)生學(xué)籍卡、學(xué)生成績總冊、在校生名冊；學(xué)生學(xué)籍變更材料(升級、留級、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué))；學(xué)生獎勵材料、學(xué)生處分材料；畢業(yè)生驗印名冊和發(fā)證名冊；本科畢業(yè)生申請和授予學(xué)士學(xué)位的推薦材料和發(fā)證名冊。
3課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐材料。主要包括各專業(yè)教學(xué)計劃、教學(xué)大綱；課程建設(shè)要求及安排、校歷表、課表；各系、科、專業(yè)課試題庫；典型、教案、重要備課記錄；社會調(diào)查、社會實(shí)踐計劃；職教師、干部科研項目申報、成果鑒定；出版學(xué)術(shù)著作、和獲獎的登記材料；專職教師、干部外出進(jìn)修、培訓(xùn)、學(xué)術(shù)交流登記冊。
4考務(wù)檔案。主要包括各門課程期末考試題；考卷的交檔、印制、保管、發(fā)放和回收、處理登記冊；各學(xué)期考試成績單，考場記錄等。
二、高校成人教育教學(xué)檔案管理存在問題
高校成人教育由于學(xué)生來源廣、教育形式多樣化，使教學(xué)檔案材料出現(xiàn)了復(fù)雜、數(shù)量大、難管理的狀況。
1對成人教育教學(xué)檔案管理意識不強(qiáng)。部分高校對普通全日制教育的學(xué)籍檔案管理比較重視，而對于成人教育則多重視教學(xué)工作和其它管理工作，對成人教育檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足，在機(jī)構(gòu)和專兼職人員的配置、人員的培訓(xùn)上，都較少列入議事日程。同時管理人員對學(xué)生檔案工作缺乏正確的認(rèn)識，認(rèn)為沒有必要認(rèn)真整理。因此形成了成人教育教學(xué)過程中形成的大量有價值的文檔不能及時整理歸檔，導(dǎo)致一些寶貴材料流失，難以發(fā)揮成人教育教學(xué)檔案應(yīng)有的作用的局面。
2制度不健全，管理不規(guī)范。高校成人教育教學(xué)檔案管理是一項專業(yè)技術(shù)性比較強(qiáng)的工作，目前大部分高校在成人教育教學(xué)檔案管理工作方面還沒有形成嚴(yán)格的規(guī)章制度，致使這一工作存在管理不規(guī)范的局面。比如：有些成人教育檔案部門在教學(xué)檔案移交時，由于沒有嚴(yán)格地核對檔案材料的完整性，以致交接后出現(xiàn)一些缺少的檔案無從查找的現(xiàn)象；有的在教學(xué)檔案借閱管理過程中，沒有實(shí)行登記制度，造成重要文件時有缺失；有的未能處理好檔案完整齊全與優(yōu)化的關(guān)系，收集工作不到位，以往工作中形成的歸檔文件不齊全，不能完整地反映活動過程的全貌；缺乏檔案管理的獎懲激勵機(jī)制，造成獎罰不分明，措施不得力，阻礙了檔案管理工作的正常開展。
3管理人員業(yè)務(wù)水平較低。由于高校成人教育的人員編制有限，許多高校成人教育檔案管理工作沒有專職人員，大都由兼職人員來承職。這些兼職人員沒有把專職工作與檔案管理工作分開，職責(zé)經(jīng)常混淆，難以全心投入成人教育檔案管理工作中，并且這些人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，不懂檔案管理業(yè)務(wù)和要求，致使文件管理有標(biāo)準(zhǔn)而不執(zhí)行，嚴(yán)重地影響了成人教育檔案管理工作的規(guī)范化。
4設(shè)施陳舊，管理手段落后。由于對成人教育教學(xué)檔案的作用和意義認(rèn)識不足，大多數(shù)高校的成人教育教學(xué)檔案都還停留在紙質(zhì)檔案、檔案柜保存的狀態(tài)，并且大部分檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)比較單一，對計算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備也僅局限于軟件操作和文檔處理，能夠深層次開發(fā)檔案管理軟件和進(jìn)行程序設(shè)計的人員很少。現(xiàn)代化條件下，隨著教學(xué)檔案利用程度的提高，落后的成人教育教學(xué)檔案管理手段面對教學(xué)檔案的數(shù)量與種類不斷增加，將會顯得更加力不從心，落后的管理手段與信息技術(shù)的迅速發(fā)展不相適應(yīng)，增加了教學(xué)檔案資源合理配置及充分利用的工作難度。
三、加強(qiáng)高校成人教育教學(xué)檔案管理工作的措施
1加大重視力度，強(qiáng)化檔案管理意識。成人教育教學(xué)檔案管理工作是高校成人教育重要的基礎(chǔ)性的工作，各高校要積極宣傳、認(rèn)真學(xué)習(xí)國家有關(guān)檔案的法規(guī)，增強(qiáng)檔案意識。首先，各高校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視成人教育教學(xué)檔案的建設(shè)，把檔案工作納入成人教育教學(xué)工作計劃，加大投入，改善檔案保管條件，及時研究和解決檔案工作中存在的問題；其次，主管理成人教育教學(xué)檔案管理工作的領(lǐng)指導(dǎo)兼職檔案管理人員，認(rèn)真做好本部門文件材料收集、整理、立卷、歸檔工作，并保證案卷質(zhì)量，同時還要經(jīng)常檢查成人教育教學(xué)檔案管理工作，把教學(xué)檔案管理和建設(shè)工作落實(shí)在平時的教學(xué)管理工作之中，以提高成人教育教學(xué)檔案管理水平；再次，全關(guān)教職員工要積極了解有關(guān)教學(xué)檔案的各方面知識，加強(qiáng)重視，強(qiáng)化檔案意識，做好成人教育教學(xué)檔案的建立和利用，參加到教學(xué)檔案質(zhì)量管理活動中來，為成人教育教學(xué)管理服務(wù)打下良好的思想意識基礎(chǔ)。
2完善檔案管理有效機(jī)制，促進(jìn)成人教學(xué)管理事業(yè)的發(fā)展。國家檔案局提出的實(shí)現(xiàn)“兩個轉(zhuǎn)變”，建立“兩個體系”的重大戰(zhàn)略部署，即給成人高等教育教學(xué)檔案管理者提供了機(jī)遇，也給成人教育工作者帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。因此，在新形勢下，各高校成人教育管理部門應(yīng)與時俱進(jìn)，建立健全成人高等教育教學(xué)檔案管理有效機(jī)制，促進(jìn)成人教育教學(xué)檔案管理工作制度化、規(guī)范化發(fā)展。首先應(yīng)配備足夠的檔案管理人員，穩(wěn)定成人教育教學(xué)檔案管理隊伍，改革現(xiàn)有的管理體制，創(chuàng)設(shè)良好的工作環(huán)境，把他們從繁重的日常事務(wù)中解放出來，為兼職檔案管理員提供專業(yè)成長的機(jī)會，滿足他們自我追求和價值實(shí)現(xiàn)的愿望。其次要制定一套成人教育教學(xué)檔案管理人員及有關(guān)部門的工作職責(zé)，做到有章可循，以制度作為保證，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，以確保檔案的真實(shí)性。再次要建立合理的獎懲機(jī)制，對成人教育教學(xué)檔案管理工作進(jìn)行定期檢查與考核，根據(jù)考核結(jié)果，對那些工作上認(rèn)真負(fù)責(zé)、工作成績突出的檔案人員給予應(yīng)有的表彰和獎勵，調(diào)動他們的工作熱情；對那些在工作中推諉扯皮、工作懶散、無責(zé)任心的管理人員應(yīng)給予相應(yīng)的處罰，使檔案管理員不斷提高自身素質(zhì)和管理水平，促進(jìn)成人教學(xué)管理事業(yè)的發(fā)展。
一、高校圖書館檔案管理的內(nèi)容
檔案管理是圖書館管理工作的一部分，又是圖書館各項管理工作的組成部分。高校圖書館檔案管理主要包括兩個方面的內(nèi)容：一是對圖書館檔案實(shí)體的管理；二是對圖書館檔案信息的管理。圖書館檔案實(shí)體管理包括檔案的收集、整理、鑒定及存儲等內(nèi)容。圖書館檔案信息管理是對檔案中包含的各類信息內(nèi)容進(jìn)行整理、分析及存貯， 形成可供二次開發(fā)和利用的有價值的信息。具體來說，高校圖書館檔案管理工作主要涉及到圖書館檔案的形成、分類、歸檔、保管、開發(fā)和利用等。
二、高校圖書館檔案管理的重要性
高校圖書館是高校重要支柱之一，而圖書館檔案是“高校文化之母”、“圖書館歷史文明之母”，是圖書館現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程中不可或缺的重要組成部分。圖書館檔案見證了圖書館發(fā)展變化的歷史， 是圖書館管理的重要依據(jù)， 是高校檔案工作的重要組成部分，具有重要的參考及保存價值。圖書館的許多工作的開展也離開檔案管理工作的支持，檔案完整地記錄了圖書館一切工作歷程，做好檔案管理有利于圖書館工作的交流、提升，促進(jìn)各項服務(wù)工作更好地開展。檔案工作為圖書館業(yè)務(wù)統(tǒng)計分析工作奠定了基礎(chǔ)，為圖書館的各項工作提供重要參依據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)工作和決策提供可靠參考。檔案工作是深化圖書館服務(wù)工作的有力保證，為圖書館提高管理水平，加強(qiáng)工作效率提供強(qiáng)力保障。
三、高校圖書館檔案工作亟待改善的問題
圖書館檔案是高校圖書館工作的重要組成部分，對圖書館的未來發(fā)展能起著重要的作用。圖書館檔案管理的好壞，直接反映了圖書館的管理水平。然而，目前高校圖書館檔案管理工作仍然存在不少問題，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。
1、認(rèn)識上的偏差
相關(guān)人員對檔案管理的認(rèn)識都存在一些誤區(qū)，對檔案建設(shè)工作的重要性認(rèn)識不足，認(rèn)為圖書館的檔案工作無關(guān)緊要，不是學(xué)校的主要工作，檔案管理是額外負(fù)擔(dān)，不能給學(xué)校創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。圖書館檔案管理工作長期處于“說起來重要，做起來次要， 忙起來不要”的狀態(tài)。
2、管理制度不健全
健全的制度是檔案管理的保證，然而，大多數(shù)高校檔案管理制度建設(shè)不夠，有些沒有制度，有些只有部分制度，有些雖然有制度但很多也只是將其他圖書館的檔案制度復(fù)制過來，只是為了應(yīng)付檢查的擺設(shè)，根本起不到應(yīng)有的作用。這樣就造成檔案管理無章可循，檔案管理混亂、隨意性強(qiáng)，收集的資料缺乏連貫性和完整性。
3、檔案結(jié)構(gòu)不太合理
信息技術(shù)的發(fā)展，給高校檔案管理工作帶來了極大的便利，然而，由于檔案管理人員的素質(zhì)的不足，以及沒有現(xiàn)代化設(shè)施、設(shè)備，很多高校圖書館檔案管理仍舊沿用傳統(tǒng)的方式。文書檔案材料較多，紙質(zhì)檔案最多，其它檔案如電子檔案的種類和數(shù)量很少，甚至沒有。
4、檔案資料沒有得到充分利用
圖書館是學(xué)校的窗口單位，圖書館的工作會產(chǎn)生的大量具有保存價值的檔案資料，是高校科研工作的基礎(chǔ)。但是，很多圖書館檔案資料一直躺在圖書館“睡大覺”，成了堆放在圖書館的“廢物”。如何變廢為寶，讓這些檔案的價值得以實(shí)現(xiàn)，就顯得尤為重要。
四、改進(jìn)高校圖書館檔案管理工作的建議
要努力創(chuàng)新檔案管理工作， 要敢于突破那些與當(dāng)前圖書館工作不相適應(yīng)的思想觀念和管理方式， 積極主動地研究當(dāng)前圖書館發(fā)展過程中所面臨的新問題、新情況， 用新的理念、新的模式、新的視角、新的手段和技術(shù)來解決檔案管理工作中亟待解決的問題，以全面提升高校圖書館檔案管理工作水平，加快高校圖書館建設(shè)現(xiàn)代化的步伐。依據(jù)多年的工作經(jīng)驗，作者就高校檔案管理工作提出以下幾點(diǎn)建議，具體如下：
1.增強(qiáng)檔案管理意識
首先相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作，這是搞好檔案管理工作的重要前提和關(guān)鍵因素。檔案管理人員也要重視檔案管理工作，關(guān)注檔案的收集和利用，將檔案工作納入年度工作計劃中，積極爭取領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的支持。只有圖書館相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員明確認(rèn)識到圖書館檔案對圖書館未來發(fā)展的重要性，從思想上予以重視，增強(qiáng)檔案管理意識，圖書館檔案管理工作才會有明顯改變，并步入了良性發(fā)展的軌道。
2、完善檔案管理制度
沒有規(guī)矩，不成方圓。規(guī)章制度是用來規(guī)范我們行為的規(guī)則、條文，它保證了良好的秩序。完善的圖書館檔案管理制度是檔案工作規(guī)范管理的基本要求和重要保證。要依據(jù)國家法律法規(guī)，結(jié)合圖書館的實(shí)際，制定出科學(xué)合理、簡明實(shí)用、具有約束力和嚴(yán)肅性的檔案管理制度，使檔案的安全存儲、科學(xué)利用得到制度保障，為高效、規(guī)范地開展圖書館檔案管理工作奠定了良好的基礎(chǔ)，使檔案管理工作有章可循、按規(guī)執(zhí)行、有條不紊，確保檔案的妥善保管。
3、配備先進(jìn)的軟硬件設(shè)施設(shè)備
硬件是提升高校檔案水平的基礎(chǔ)，也是檔案管理質(zhì)量的重要保證。把檔案設(shè)施建設(shè)列入高校建設(shè)的規(guī)劃，配置足夠的檔案庫房或檔案室，購置專用檔案柜及檔案盒，庫房內(nèi)可適當(dāng)配備空調(diào)、去濕機(jī)以及防火、防蟲、防盜等基本設(shè)備；按需配置計算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、攝像機(jī)等辦公設(shè)備，以提高工作效率。在軟件方面，應(yīng)安裝檔案管理軟件，將相關(guān)檔案錄入計算機(jī)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高圖書館檔案管理中存儲、處理、控制、開發(fā)和利用檔案信息的能力，促進(jìn)圖書館檔案管理工作的提高與發(fā)展，以實(shí)現(xiàn)圖書館檔案管理的現(xiàn)代化。
4、完善檔案管理體系
建立高校圖書館檔案工作管理模式，由于圖書館的規(guī)模和作用的逐步體現(xiàn)，業(yè)務(wù)范圍不斷擴(kuò)展，迫切需要建立一套完整的檔案管理體系。這是圖書館發(fā)展的客觀要求， 也是圖書館現(xiàn)代化建設(shè)的體制保障。首先，要實(shí)現(xiàn)專職檔案管理人員和兼職檔案管理人員組成的檔案管理團(tuán)隊。圖書館要安排有責(zé)任心、有經(jīng)驗、有耐心、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的專職檔案管理人員，并充分發(fā)揮其主觀能動性。完善檔案管理的組織管理和運(yùn)行機(jī)制，落實(shí)責(zé)任人，將檔案管理涉及到的檔案的搜集、整理、匯總、歸類、保管及開發(fā)利用等職能落實(shí)到每一個人，強(qiáng)化責(zé)任意識，并做好獎勵工作。其次，要對高校圖書館檔案進(jìn)行分類，做到科學(xué)分類，實(shí)行分級管理。按照檔案管理的要求，根據(jù)圖書館實(shí)際情況，按部門、內(nèi)容等形式上的異同，分成黨務(wù)工作檔案、工會工作檔案、行政管理檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)工作檔案、財務(wù)檔案、設(shè)備檔案、綜合檔案等若干類別，對不同的類別，依據(jù)其屬性，實(shí)行不同級別的管理。由此推動檔案管理工作逐步走向高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量、高效率，從而促使圖書館檔案管理工作向科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化方向發(fā)展。
5、強(qiáng)化檔案資源的科學(xué)開發(fā)和有效利用
圖書館檔案的開發(fā)和利用，就是對圖書館檔案信息進(jìn)行加工、整理并將儲存于檔案中有價值的、適應(yīng)高校發(fā)展需要的各種知識、信息充分挖掘出來，并使之有序化、系統(tǒng)化，最大限度的為廣大師生所用，以提升高校檔案信息利用效能的一種信息整理和傳遞的過程。開發(fā)檔案信息資源，是高校檔案工作的根本目的，同時也是衡量高校檔案管理工作的業(yè)務(wù)水平和工作成效的主要標(biāo)志。圖書館檔案管理的主要目的是為了科學(xué)的開發(fā)和有效的利用檔案信息資源，使圖書館檔案發(fā)揮其應(yīng)有的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。檔案信息的開發(fā)與利用工作是高校檔案管理工作中最富有活力的環(huán)節(jié)，做好檔案信息利用工作是帶動整個高校檔案管理工作發(fā)展的關(guān)鍵步驟，促進(jìn)檔案工作由被動變主動，做好做活信息服務(wù)，充分利用和發(fā)揮檔案信息資源的實(shí)用價值作用，更好地為高校圖書館的發(fā)展和學(xué)校科研服務(wù)。在開發(fā)利用方面，檔案管理人員要重點(diǎn)抓好以下幾個方面的工作。
一是加強(qiáng)高校圖書館檔案的信息化建設(shè)，利用現(xiàn)代技術(shù)對檔案進(jìn)行科學(xué)管理和深層次的開發(fā)。開辟檔案信息網(wǎng)絡(luò)，減少檔案管理實(shí)際空間利用的矛盾，方便了高校師生，節(jié)約了時間成本和精力成本。
一、高校檔案管理文化的功能
（一）高校檔案管理具有文化積淀功能。檔案作為人類文明發(fā)展和傳播的重要載體，在人類文化繼承和傳播方面有著重要的意義，所有文化的發(fā)展都離不開檔案文化的積淀。高校檔案是高校在發(fā)展歷程中形成的重要的產(chǎn)物，它不僅記錄了高校的辦學(xué)風(fēng)格、校訓(xùn)、教育思想、科研成果、辦學(xué)傳統(tǒng)以及精神風(fēng)貌等，而且還記錄了大量的教學(xué)總結(jié)、經(jīng)驗、心得。高校檔案管理文化的積淀功能，對于學(xué)校的發(fā)展和高校文化的傳承有著至關(guān)重要的作用。
（二）高校檔案管理具有文化教育功能。高校檔案是高校優(yōu)秀文化發(fā)展歷程的重要載體，它的本質(zhì)屬性決定了它具備一定的文化教育功能，利用檔案開展教育工作是高校素質(zhì)教育工作的重要手段之一，同時也是教師向?qū)W生宣傳優(yōu)秀思想文化的重要參考依據(jù)。
（三）存儲保管功能。學(xué)校的檔案室應(yīng)按照相關(guān)法規(guī)的要求，將收集得來的檔案信息，經(jīng)過分類、編號、加工做好檢索目錄后，做好檔案保管與存放，保證完整、安全地存儲好學(xué)校檔案。
（四）分析評價功能。學(xué)校檔案可以用來分析評價教學(xué)質(zhì)量，這已得到教育管理部門和社會的公認(rèn)，只是對其分析評價結(jié)果的重視和利用力度還不夠。另外，為學(xué)校今后制訂工作計劃提供有力的參考。
二、高校檔案管理功能的轉(zhuǎn)變
（一）觀念導(dǎo)向功能的轉(zhuǎn)變。由以實(shí)體管理為主向以人力資本管理為主轉(zhuǎn)變檔案管理強(qiáng)調(diào)以人為本，即包括作為服務(wù)客體的用戶與作為服務(wù)主體的檔案人。在以往的檔案管理中較多注重于服務(wù)客體的讀者用戶的層面，認(rèn)為以人為本只是指面向用戶、方便用戶，以用戶為中心，而對服務(wù)主體的檔案人重視不夠。在知識經(jīng)濟(jì)條件下，檔案人不僅僅是收集、整理、保存、提供利用檔案，更是檔案信息資源建造者和維護(hù)者。
（二）管理征集功能的轉(zhuǎn)變。高校的檔案管理應(yīng)根據(jù)學(xué)校規(guī)模和檔案館（室）所藏檔案卷宗的數(shù)量設(shè)置檔案館（室），負(fù)責(zé)學(xué)校檔案信息資料的收集、立卷工作。通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，高校檔案館（室）征集管理功能普遍薄弱。有的還停留在各部門、單位交什么就收什么的狀態(tài)。據(jù)筆者了解有的高校基本建設(shè)工程圖紙、一些重大活動的圖片資料都沒有收進(jìn)檔案館（室），學(xué)校需用時還要到上級有關(guān)部門借用，甚至另行購買，這給學(xué)校在經(jīng)濟(jì)上造成很大的浪費(fèi)。作為學(xué)校的檔案管理機(jī)構(gòu)，就其收集檔案信息這一功能來講，其管理功能應(yīng)表現(xiàn)在能夠及時、完整、準(zhǔn)確地把具有憑證作用和保存價值的檔案資料全部、規(guī)范地征集到檔案館（室），這才是完全履行了自己的管理職責(zé)。
三、高校檔案文化新功能的構(gòu)建途徑
（一）提高高校檔案管理人員基本素質(zhì)。對于檔案管理工作，要選擇具有政治可靠、作風(fēng)正派和責(zé)任心較強(qiáng)的人員負(fù)責(zé)，在職期間加強(qiáng)對他們的教育和培養(yǎng)，充分發(fā)揮其積極性與主動性。由于高校檔案工作人員素質(zhì)與高校檔案管理工作有直接關(guān)系，因此檔案管理工作人員，應(yīng)盡快提高自身的專業(yè)水平，通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高檔案管理質(zhì)量，才能為社會發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供更多有價值的高校檔案信息資源
（二）改善高校檔案的功能。要做好檔案的管理工作，對檔案的功能必須重新進(jìn)行定位，對傳統(tǒng)檔案的功能，應(yīng)當(dāng)保留的重要部分，需要加強(qiáng)，同時還需要進(jìn)一步豐富與擴(kuò)大新時期檔案管理工作的內(nèi)涵，要積極創(chuàng)造條件改善新時期檔案的功能，不僅要滿足新時期對于檔案信息的需求，還必須完善并豐富檔案內(nèi)容，在新時期，為建設(shè)小康社會，更好地為社會和廣大企業(yè)，為所需要的各類信息提供全面的檔案服務(wù)。
（三）加強(qiáng)高校檔案館基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)。高校的檔案管理工作對于高校的文化傳承和發(fā)展有著重要的作用，應(yīng)該在檔案形成的整個過程加大管理力度，做好檔案管理的基礎(chǔ)工作，充分地發(fā)揮出高校檔案的作用和價值。第一，高校檔案由于涉及面較廣，檔案的種類繁雜，在進(jìn)行檔案分類的過程中可能會出現(xiàn)分類模糊不清的狀況。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案的不同性質(zhì)形成有效、條理清晰的分類，建立檔案檢索體系。第二，高校應(yīng)根據(jù)自身的特點(diǎn)和辦學(xué)宗旨創(chuàng)建具有本校文化特色的檔案館藏室。第三，高校應(yīng)加強(qiáng)對于檔案知識和重要性的宣傳，鼓勵廣大學(xué)子加強(qiáng)檔案的收藏和保護(hù)意識，同時應(yīng)加大檔案捐贈的宣傳，鼓勵師生和廣大市民主動捐獻(xiàn)，完善學(xué)校的檔案收集，使檔案發(fā)揮出更大的作用。
1.檔案管理人員的淡漠。俗話說：“事不關(guān)己，高高掛起。”隨著近年來研究生招生方式的改革創(chuàng)新，高校保研指數(shù)的增加，研究生規(guī)模不斷擴(kuò)大，檔案管理工作任務(wù)日趨繁雜，很多檔案管理工作人員總是用以前的工作經(jīng)驗，側(cè)重于管，而疏忽了理。主觀地認(rèn)為管理好檔案就是做好了本職工作，缺乏足夠的認(rèn)識和創(chuàng)新，距離時代的要求也越來越遠(yuǎn)，導(dǎo)致研究生檔案管理滯后，甚至與時代嚴(yán)重脫節(jié)。檔案是研究生的一張名片，管理人員就是制作名片的人，不僅需要專門有責(zé)任心的人員負(fù)責(zé)，而且需要利用科學(xué)技術(shù)進(jìn)行補(bǔ)強(qiáng)管理。然而許多高校忽視了這一點(diǎn)，此項工作是由教務(wù)管理人員或辦公室人員兼職，而且人員極不穩(wěn)定，專業(yè)化不強(qiáng)，就會導(dǎo)致管理人員責(zé)任心下降，從而淡漠研究生檔案工作，更談不上創(chuàng)新。2.檔案管理的規(guī)范化制度缺失。沒有規(guī)矩，不成方圓，檔案管理工作也是如此。《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》就檔案的利用和開發(fā)也作了明確規(guī)定，涉及專利或技術(shù)保密的檔案不宜開放。若有單位或個人需要查閱時，應(yīng)持介紹信，經(jīng)校方批準(zhǔn)后，方可查閱。但查閱過程中涉及保密的材料就會出現(xiàn)泄密，在檔案管理工作中是需要更加嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹贫葋硪?guī)范檔案調(diào)閱工作的。另外，在研究生就業(yè)時，總會出現(xiàn)檔案中缺少資料或所填寫的信息前后矛盾，必要信息丟三落四，字跡潦草難以辨認(rèn)等情況。等用人單位需要查詢檔案時或辦理其他相關(guān)手續(xù)時，才發(fā)現(xiàn)檔案中出現(xiàn)了上述問題，此時，再去校方查詢檔案去向事宜，補(bǔ)齊所需材料時，就比較麻煩且費(fèi)時費(fèi)力。另外，隨著信息技術(shù)的發(fā)展壯大，研究生檔案網(wǎng)絡(luò)管理的興起，沒有一套完整的制度規(guī)范為信息技術(shù)做保障是不行的。那么就要求我們制定具體的應(yīng)對改革創(chuàng)新的制度，從根源加強(qiáng)檔案管理的質(zhì)量，補(bǔ)充和完善《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，制定《研究生檔案管理辦法》，來彌補(bǔ)這種缺失。3.檔案管理內(nèi)容匱乏。各高校對于研究生檔案的管理及歸檔范圍基本相同，其內(nèi)容包含高校招生錄取材料、入學(xué)登記表、學(xué)籍成績總表、獎懲文件、入黨入團(tuán)材料、報到證存根、體檢表、答辯材料、各項培訓(xùn)等級材料等。以上信息大多為研究生入學(xué)前的基本資料，檔案中反映研究生續(xù)研階段的細(xì)節(jié)性信息基本沒有[1]78。與本科生不同，研究生教育更注重對個體的培養(yǎng)，檔案中體現(xiàn)的內(nèi)容應(yīng)該是因人而異的，從而體現(xiàn)研究生在校期間每個個體的特點(diǎn)。但檔案中對研究生的評價內(nèi)容，多為空話、套話，表現(xiàn)為公式化的評語，內(nèi)容單一，不能全面客觀地反映研究生的綜合素質(zhì)和能力。另外，一些社團(tuán)經(jīng)歷和社會實(shí)踐也無法體現(xiàn)出來，就無法體現(xiàn)以人為本的管理理念。以人為本體現(xiàn)了科學(xué)發(fā)展觀的核心內(nèi)容，高校是孕育高等人才的搖籃，向社會輸出人才的地方，注重德、智、體得全面發(fā)展才是補(bǔ)充檔案管理內(nèi)容的實(shí)質(zhì)。4.研究生對個人檔案的忽視。研究生在校期間填寫的《培養(yǎng)計劃和學(xué)籍表》、《學(xué)位論文開題報告》、《研究生畢業(yè)登記表》、《答辯會記錄》、《入黨志愿書》等材料是由研究生直接填寫的，并上交所在院系審核，最終由研究生主管部門審核蓋章[2]23。在此過程中，研究生個人缺乏基本檔案知識，出現(xiàn)一些不符合規(guī)定的現(xiàn)象，隨意涂改，忘記張貼照片，自取檔案不妥善保管造成丟失，不注意檔案的托管工作造成脫離管理等等現(xiàn)象，最終導(dǎo)致自己檔案不完整，影響個人轉(zhuǎn)正、提干、待遇。千里之行，始于足下，檔案管理工作也是一樣。研究生個人要高度重視自己檔案的完整性。5.研究生檔案管理現(xiàn)代化程度不足。如今，大多數(shù)檔案管理工作還是沿用傳統(tǒng)的管理方法，如手工操作、紙質(zhì)化管理模式，信息化和電子化發(fā)展滯后。即使運(yùn)用數(shù)據(jù)，建立檔案信息庫的高校，也沒有跟蹤研究生數(shù)字檔案信息源，沒能將研究生的日常生活表現(xiàn)、思想道德品質(zhì)、學(xué)術(shù)研究成果以及能力開發(fā)有機(jī)地體現(xiàn)出來，從而無法構(gòu)建合理高效特色的管理模式。因子的復(fù)雜，無法突顯有機(jī)的結(jié)合，數(shù)據(jù)統(tǒng)計也極為困難，這些都極大地制了研究生檔案資源開發(fā)和利用。
二、研究生檔案管理中存在不足和問題的解決措施
1.增強(qiáng)管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)及能力。組織研究生檔案管理人員學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》和《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，了解檔案管理學(xué)、目錄學(xué)、文秘和計算機(jī)方面的知識，掌握檔案管理崗位應(yīng)具備的業(yè)務(wù)能力。檔案工作應(yīng)當(dāng)納入年度工作計劃之中，建立相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任機(jī)制，設(shè)置專門的崗位人員，確定崗位職責(zé)，制定績效考核辦法和工作監(jiān)督體系。一方面來強(qiáng)化管理人員的責(zé)任意識；另一方面提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)能力。借助強(qiáng)有力的考核監(jiān)督機(jī)制，檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理工作時，就會認(rèn)識到此項工作的重要性，必然會認(rèn)真審核研究生入學(xué)前的材料，材料不完整的應(yīng)要求學(xué)生補(bǔ)齊，并提供相關(guān)證明。對于填寫的表格進(jìn)行認(rèn)真審核后，發(fā)現(xiàn)存在填寫不正確、不規(guī)范的地方，要及時督促個人整改，確保檔案的準(zhǔn)確性。多方面開展檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，業(yè)務(wù)培訓(xùn)可以邀請具有資深管理經(jīng)驗的老師授課，也可以聘請相關(guān)專家進(jìn)行專業(yè)的業(yè)務(wù)性指導(dǎo)，還可以組織檔案管理人員到先進(jìn)單位學(xué)習(xí)交流，將優(yōu)秀的管理工作方式和理念引進(jìn)來，進(jìn)一步充實(shí)完善檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。2.逐步提高檔案管理的信息化水平。隨著現(xiàn)代化和信息化的不斷深入發(fā)展，檔案管理信息化發(fā)展也是必要的。隨著各高校不斷擴(kuò)招，研究生人數(shù)急劇增多，檔案種類繁雜，查閱次數(shù)加劇，以前陳舊的檔案管理模式已經(jīng)無法應(yīng)對，更不能很好地發(fā)揮檔案的服務(wù)功能。因此，必須進(jìn)行改革和創(chuàng)新，在紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，完善和加強(qiáng)現(xiàn)代化管理手段，利用大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)，建立一個現(xiàn)代化信息平臺，實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺，分配給學(xué)生一個自己的賬戶和密碼，學(xué)生自己登陸后將完善自己的必要信息，并對德、智、體、思想教育方面進(jìn)行必填項記錄，就如學(xué)生為自己制作一個網(wǎng)絡(luò)名片一樣，增加專業(yè)方向的研究和論文，增加社會實(shí)踐、團(tuán)體活動的記錄，把學(xué)生的個人特長展現(xiàn)在平臺上。應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以將學(xué)生非保密部分的檔案向社會開放，及時、準(zhǔn)確地為用人單位提供信息，為研究生就業(yè)提前做好準(zhǔn)備工作，從而提高檔案資源的利用率。3.健全完善研究生檔案管理的制度化建設(shè)。檔案管理的制度化不僅包括對于研究生檔案的收集、查詢、借閱、管理制定相應(yīng)的工作流程、規(guī)章準(zhǔn)則，還包括建立檔案管理人員責(zé)任追究機(jī)制。從檔案的歸檔工作開始，做好檔案的接收、管理、投遞工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化。明確歸檔材料內(nèi)容、歸檔要求，嚴(yán)格執(zhí)行安全保密機(jī)制；健全檔案查詢借閱制度[3]17。填寫內(nèi)容一定要實(shí)事求是，不弄虛作假。4.研究生檔案管理的創(chuàng)新。五大發(fā)展理念中提到，創(chuàng)新是發(fā)展的第一要素。研究生檔案管理的不斷創(chuàng)新也是發(fā)展的必然過程，在新時代，研究生檔案作為社會主義文化建設(shè)的重要組成部分，必須更好更快地實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛越，改進(jìn)觀念、機(jī)制和管理服務(wù)方式，全面提高檔案管理工作的利用率。應(yīng)當(dāng)從思想觀念、人才資源、管理方式、軟硬件設(shè)施等方面開展創(chuàng)新，充分發(fā)揮研究生檔案在教育事業(yè)中的作用。
三、研究生檔案管理必要性
對于以上研究生檔案管理工作中存在的問題和不足提出有效的應(yīng)對措施后，我們不難發(fā)現(xiàn)研究生檔案管理工作是非常必要的，它不僅體現(xiàn)著我國高校的管理水平，還對教育事業(yè)的發(fā)展起指導(dǎo)作用。隨著研究生數(shù)量的增多，研究生就業(yè)困難也將是個嚴(yán)峻的問題，許多研究生不愿意與本科生競爭一些待遇低、工作壓力相對比較大的職位，選擇在高層次領(lǐng)域競聘職位，此刻研究生檔案就起到了很大作用。檔案的完整性，檔案的真實(shí)性，檔案的“厚度”和“深度”不夠完善，就可能與自己所適合的工作或單位失之交臂。此刻再不愿去與本科生爭“飯碗”，就會出現(xiàn)教育資源的閑置，甚至嚴(yán)重影響研究生的心理健康。綜上所述，研究生檔案管理工作是必要的。它是一張閃亮的名片，是一名學(xué)生謀生找工作的敲門磚。怎樣讓這個名片更加閃亮，也是我們檔案管理工作所要思考的問題。研究生檔案管理在當(dāng)今社會是一個不容小視的問題，它不僅關(guān)乎著研究生的就業(yè)問題，更關(guān)乎著我國高等教育人才資源的利用，彰顯我國教育水平的不斷提升，和研究生隊伍素質(zhì)、品質(zhì)培養(yǎng)的不斷提高。另外，在解決就業(yè)問題的同時，還將對社會的發(fā)展和科技的進(jìn)步在高層次領(lǐng)域作出一定的貢獻(xiàn)。
四、結(jié)論
以銅為鏡，可以正衣冠；以史為鏡，可以知興衰；以人為鏡，可以明得失；以法為鏡，可以斷曲直。在原有研究生檔案管理的基礎(chǔ)上，結(jié)合實(shí)際工作開拓創(chuàng)新，建立完整的規(guī)范化制度是此項工作的必由之路。新時代需要新元素，檔案管理的革新與發(fā)展就是其中之一，只有堅持走發(fā)展的道路，才會在教育事業(yè)中發(fā)揮檔案管理的巨大作用，所以研究生檔案管理工作是必要的。另外，在此基礎(chǔ)上，檔案管理工作更加一改先前的弊端，從內(nèi)到外進(jìn)行革新，解決內(nèi)部矛盾時克服外部因素的困擾，推進(jìn)完善新時代檔案管理工作。服務(wù)于學(xué)生群體，真正把它的作用發(fā)揮出來，解決社會發(fā)展中存在的問題。其次，研究生檔案管理工作也彰顯了一個國家教育的發(fā)展?fàn)顩r，研究生在招生時也面向了更多領(lǐng)域，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)考慮從檔案管理方面為科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新發(fā)展提供一個有力平臺。讓單位、企業(yè)去發(fā)展所需研究生，讓研究生尋找到適合的單位、企業(yè)，去研究、創(chuàng)造、發(fā)明，為社會發(fā)展進(jìn)步貢獻(xiàn)自己的力量。最后，研究生檔案管理工作還需要每一個管理者和研究生們共同努力維護(hù)，在不斷的積累中發(fā)現(xiàn)問題，調(diào)整和充實(shí)完善相關(guān)內(nèi)容的情況下，才能指引此項工作有力前行，未來研究生檔案管理工作必定在研究生乃至教育事業(yè)中占有重要地位。
參考文獻(xiàn)
[1]滿保華，張秀婷.高校研究生檔案管理工作探究[J].太原理工大學(xué)學(xué)報（社會科學(xué)版），2012（12）.
1提高二級教學(xué)單位教學(xué)檔案管理工作質(zhì)量的必要性
1.1二級教學(xué)單位教學(xué)檔案工作要適應(yīng)高校教學(xué)改革
隨著高校教學(xué)體制改革的不斷深入，實(shí)行校院二級管理使得學(xué)校二級管理的職能、內(nèi)容和權(quán)限范圍都發(fā)生了很大的變化，因此二級教學(xué)單位的教學(xué)檔案管理也隨之發(fā)生了根本性的變化，如一些教學(xué)文件的制定可由各二級教學(xué)單位完成。而高校招生的不斷擴(kuò)大，學(xué)校教學(xué)體制的重大變化，如實(shí)行彈性學(xué)制、選課體系等，為二級教學(xué)單位的教學(xué)檔案管理增加了更豐富更復(fù)雜的內(nèi)容。所以只有科學(xué)的進(jìn)行教學(xué)檔案管理才能適應(yīng)高校教學(xué)改革的要求。
1.2二級教學(xué)單位教學(xué)檔案工作要正確反應(yīng)教學(xué)成績
二級教學(xué)單位是高校基層的教學(xué)部門，二級教學(xué)單位教學(xué)檔案室在教學(xué)活動和教學(xué)管理過程中直接形成的原始資料，能真實(shí)、客觀的反應(yīng)在教學(xué)活動中各個環(huán)節(jié)的教學(xué)管理工作。尤其在對高校辦學(xué)條件，教學(xué)管理水平，教學(xué)質(zhì)量等方面做出了客觀真實(shí)的評價具有重要的作用。所以加強(qiáng)二級教學(xué)檔案工作的管理和建設(shè)，可以為教學(xué)評估提供更規(guī)范更系統(tǒng)的信息和數(shù)據(jù)。
1.3二級教學(xué)單位教學(xué)檔案工作要適應(yīng)信息技術(shù)的快速發(fā)展
紙質(zhì)性質(zhì)的檔案管理，手工方式的材料收集、檢索等都已表現(xiàn)出滯后性、低效率性，影響了教學(xué)檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)進(jìn)行科學(xué)的教學(xué)檔案管理工作，如開展網(wǎng)絡(luò)教學(xué)質(zhì)量測評平臺，學(xué)生成績網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，學(xué)生上網(wǎng)選課系統(tǒng)等，能大大提高教學(xué)檔案管理工作的效率［2］。
2二級教學(xué)單位檔案管理工作中存在的問題
2.1檔案工作意識薄弱
受傳統(tǒng)習(xí)慣的影響，二級教學(xué)單位的領(lǐng)導(dǎo)和教職工，絕大多數(shù)只重視教學(xué)活動、科研工作及其他行政工作，往往忽視在此過程中形成的檔案材料的管理工作。在此期間形成的一些如學(xué)生成績、課程設(shè)置、師資隊伍建設(shè)、教學(xué)評價等的教學(xué)檔案材料也往往由非專業(yè)的檔案管理人員兼顧。這些檔案管理人員有的是該行搞檔案管理工作的，有的是其他工作人員兼職的。檔案工作意識薄弱，檔案管理水平普遍低，檔案建立缺乏系統(tǒng)性和完整性，導(dǎo)致了實(shí)際管理工作中出現(xiàn)管理檔案難、歸檔難、檔案開發(fā)利用難等被動局面。所以在教學(xué)檔案管理工作中迫切需要既有檔案專業(yè)知識又懂計算機(jī)的復(fù)合型人才。
2.2教學(xué)檔案資料收集不齊全
目前，大多數(shù)二級教學(xué)單位在整理收集教學(xué)管理部門組織教學(xué)過程中所形成的文件時，往往只注重紙質(zhì)文檔的收集，而忽略了電子文檔和影像資料的收集，應(yīng)當(dāng)歸檔的珍貴教學(xué)實(shí)踐和科研材料依然散落在教學(xué)單位或個人手中［3］。收集較多的材料是學(xué)校制發(fā)的各類文件，本院學(xué)生的畢業(yè)論文，以及教學(xué)管理中的一些常規(guī)性材料，而忽略了二級教學(xué)院人才培養(yǎng)特色，學(xué)科專業(yè)特色和科學(xué)研究優(yōu)勢。歸檔資料不完整，檔案的內(nèi)容雷同，利用價值不大，影響了二級教學(xué)單位教學(xué)檔案工作的開展。
2.3教學(xué)檔案的分類缺乏系統(tǒng)性和關(guān)聯(lián)性
有的學(xué)校各職能部門和教學(xué)系部檔案材料的收集和整理帶有很大的隨意性，沒有明確的歸檔范圍和要求，只重視紅頭文件的收集和整理，不重視本部門教學(xué)管理材料的歸檔。這不僅直接影響檔案的質(zhì)量，而且也影響其歷史憑證的作用。
2.4檔案管理制度不健全，體制不完善。
在不少二級教學(xué)單位檔案管理上還存在一些薄弱環(huán)節(jié)。如:還沒有制定或形成相應(yīng)的管理規(guī)章制度和實(shí)施細(xì)則，使檔案管理員職責(zé)不明確，工作上有很大的隨意性，再加上沒有配置專門的合理的機(jī)構(gòu)，基本上是誰收集使用材料，誰管理檔案，歸檔范圍和歸檔要求沒有明確規(guī)定，造成了檔案管理不規(guī)范，出現(xiàn)了集中管理檔案難、歸檔難、檔案開發(fā)難等局面。雖然在二級教學(xué)單位檔案室使用了計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，但記錄信息過于簡單，多數(shù)采取封閉式管理，只對本院師生開放，沒有聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)資源共享。管理體制不完善，檔案管理手段落后，這在很大程度上影響了教學(xué)檔案管理的效率。
3加強(qiáng)教學(xué)檔案建設(shè)和管理的建議和措施
3.1增強(qiáng)意識，不斷提高檔案人員知識修養(yǎng)和組織協(xié)調(diào)能力，同時檔案管理人員還要樹立服務(wù)意識
由于在收集、整理各類教學(xué)檔案過程中，涉及學(xué)校和二級教學(xué)單位的眾多部門和個人，不僅要傳達(dá)教學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)校教務(wù)處的工作安排，而且還要聽取、解決師生反應(yīng)的問題，最終將教學(xué)檔案完整系統(tǒng)的材料歸檔。這就需要管理人員具有較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力，時刻保持清醒的頭腦。教學(xué)檔案的最終目的是為教學(xué)服務(wù)，為廣大師生服務(wù)，管理人員要按照教學(xué)規(guī)律和系教學(xué)檔案資源現(xiàn)狀，把教學(xué)活動中的各種可利用的檔案資源可能以最優(yōu)方案組合起來，發(fā)揮其最大效用，以達(dá)到服務(wù)的目的，而服務(wù)質(zhì)量的提高，需要管理人員有良好的職業(yè)道德修養(yǎng)、健康的心理素質(zhì)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)、特別是要有自覺的服務(wù)意識。
3.2規(guī)范管理，確立教學(xué)檔案歸檔范圍。
教學(xué)檔案材料要側(cè)重于教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)管理過程中的原始記錄和基礎(chǔ)材料，所有文件材料都必須歸檔，并保證材料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。同時，必須遵循教學(xué)文件材料自然形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，符合教學(xué)管理和教學(xué)活動的成套性特點(diǎn)。
3.3建立健全切實(shí)可行的檔案管理制度
為保證高校檔案的完整齊全，必須制定相應(yīng)的規(guī)章制度，二級教學(xué)單位應(yīng)把檔案工作列入學(xué)校整體規(guī)劃和領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入教學(xué)、科研工作計劃和規(guī)章制度，把文件材料的形成積累、整理歸檔納入各項工作程序，列入有關(guān)部門和人員的職責(zé)范圍，要求教學(xué)任務(wù)的布置，教學(xué)工作的檢查，優(yōu)秀教學(xué)成果、畢業(yè)論文的總結(jié)，科研成果和教材的驗收與檔案管理同步進(jìn)行;優(yōu)化考核制度，定期進(jìn)行考核，并將考核結(jié)果和個人經(jīng)濟(jì)利益掛鉤，成為有約束力的法規(guī)體系，從而保證檔案工作順利開展。為了解決檔案收集難的問題，必須制定行之有效的規(guī)章制度，建立和強(qiáng)化立卷歸檔的責(zé)任體系［4］。
3.4為了適應(yīng)新時期檔案管理工作的需要，加強(qiáng)培養(yǎng)教學(xué)檔案管理人員的綜合素質(zhì)
教學(xué)檔案的工作質(zhì)量的好壞，與檔案管理人員有直接的關(guān)系。要建設(shè)好的高素質(zhì)的檔案管理隊伍，首先要提高檔案管理人員的政治素質(zhì)，及職業(yè)道德修養(yǎng)、理論修養(yǎng)和紀(jì)律修養(yǎng)，提高責(zé)任心，使他們牢固樹立教學(xué)檔案必須為教學(xué)工作服務(wù)的思想。其二是領(lǐng)導(dǎo)重視。定期對檔案員開展崗位培訓(xùn)和繼續(xù)教育，使檔案管理者能夠及時學(xué)到新知識、掌握新技術(shù)，從而提高檔案員的檔案管理水平。其三做好檔案管理員的計算及應(yīng)用理論和技能的培訓(xùn)，提高他們的計算機(jī)管理應(yīng)用能力，掌握計算機(jī)操作、數(shù)據(jù)庫的使用技能，具備計算機(jī)運(yùn)用、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用及對聲音、圖像、影像等多媒體資料進(jìn)行處理的能力，成為具備檔案管理能力，又能熟練使用現(xiàn)代化技術(shù)的復(fù)合型人才，只有這樣，才能適合新時期教學(xué)檔案管理的要求。
3.5注重教學(xué)檔案信息資源的開發(fā)和利用
關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案 檔案意識 業(yè)務(wù)素質(zhì)
教學(xué)檔案是在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動中直接形成，并按照一定歸檔制度集中保存起來的文字、圖表、照片、錄音、錄像、計算機(jī)軟件、光盤等文件材料，具有重要利用價值，是高校檔案的主體、核心和重點(diǎn)，也是衡量學(xué)校教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的重要標(biāo)志之一。
近年來，高校的教學(xué)檔案從無到有，從無序化到制度化，不斷完善和豐富，在教學(xué)工作中發(fā)揮著越來越重要的作用，但相對于完善的校史檔案、教師業(yè)務(wù)檔案和學(xué)生檔案，教學(xué)檔案略顯單薄和幼弱，隨著教育部實(shí)施高等學(xué)校本科教學(xué)質(zhì)量與教學(xué)改革工程的啟動，各種教學(xué)評估的深入開展，教學(xué)檔案管理工作成了學(xué)校教學(xué)管理的重要任務(wù)。
一、高校教學(xué)檔案的作用
1.是直接記錄和真實(shí)反映教學(xué)發(fā)展的歷史。
教學(xué)檔案真實(shí)地記錄了不同時期教學(xué)活動的過程和成果，記載了不同時期教學(xué)人員的教育思想、教育理念和教學(xué)管理經(jīng)驗，真實(shí)地反映學(xué)校辦學(xué)理念的逐步科學(xué)化和先進(jìn)化、專業(yè)設(shè)置和專業(yè)格局的不斷變化、人才培養(yǎng)模式的不斷改進(jìn)和教學(xué)計劃的不斷完善、教學(xué)管理水平不斷提高的過程。
2.是開展教學(xué)研究，深化教學(xué)改革的依據(jù)。
通過對歷年考試試卷的分析，學(xué)生成績的分析，課堂教學(xué)質(zhì)量評價分析，畢業(yè)論文成績分析，研究教學(xué)過程和教學(xué)管理中出現(xiàn)的問題，研究教學(xué)內(nèi)容和課程體系，研究教學(xué)方法與手段，提出切實(shí)可行的研究計劃、改革方案和改革思路，并在教學(xué)過程中實(shí)踐，提高人才培養(yǎng)的能力和質(zhì)量。
3.是教學(xué)管理和教學(xué)活動的信息傳遞。
在教學(xué)過程中，從教學(xué)督導(dǎo)員、領(lǐng)導(dǎo)干部、院部教學(xué)工作評價、課堂教學(xué)評價等各類人員和評估中不斷地產(chǎn)生新的教學(xué)信息與教學(xué)材料，成為貫穿教學(xué)全過程的動態(tài)的、大數(shù)量的、內(nèi)容豐富的信息寶庫，便于準(zhǔn)確掌握教師教學(xué)質(zhì)量、學(xué)校的教學(xué)管理總體狀況、學(xué)生的學(xué)習(xí)質(zhì)量等，全方位全過程監(jiān)控整個教學(xué)過程，提高教學(xué)質(zhì)量。
4.是開展各種教學(xué)評估的需要。
當(dāng)前各級教育管理機(jī)構(gòu)對各高校開展教學(xué)評估，或是各高校對各教學(xué)單位的教學(xué)與管理評估，通過辦學(xué)指導(dǎo)思想、師資隊伍情況、教學(xué)基本文件、試卷、畢業(yè)論文（設(shè)計）等各類教學(xué)檔案進(jìn)行分析，對各項指標(biāo)進(jìn)行定量分析，做出客觀全面的評價，有利于領(lǐng)導(dǎo)者決策教改方向、提高辦學(xué)層次，有利于提高辦學(xué)質(zhì)量和社會效益。
二、高校教學(xué)檔案管理存在的問題
檔案的價值在于它的有用性，但在實(shí)際教學(xué)管理工作中，往往只重視教學(xué)檔案的整理和建設(shè)，忽視了它的使用性，利用性不高，教學(xué)檔案質(zhì)量不高。
1.領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，檔案意識薄弱。
很多高校沒有專職的檔案管理人員和固定的教學(xué)檔案保管場所，由教學(xué)管理部門的相關(guān)科室、各教學(xué)單位的教學(xué)秘書或者資料員等個別人兼職分散管理，再加之教學(xué)檔案管理工作常被其它日常教學(xué)工作或行政事務(wù)所取代，又缺少扎實(shí)的相關(guān)業(yè)務(wù)知識，難以全身心投入工作，經(jīng)常處于無序狀態(tài)，缺乏規(guī)范性，教學(xué)檔案工作得不到重視，進(jìn)而影響到教學(xué)檔案管理水平和效率的提高。
2.教學(xué)檔案材料不完整、不規(guī)范。
原始資料的采集、收集是搞好教學(xué)檔案的最基礎(chǔ)的工作，但由于教學(xué)活動的多樣性、分散性、廣泛性、動態(tài)性，提高了教學(xué)活動原始資料的采收集工作的復(fù)雜性和難度。實(shí)際上，在整理教學(xué)檔案材料過程中，有相當(dāng)一部分教學(xué)檔案材料沒有及時收集整理，丟失現(xiàn)象較嚴(yán)重。有的只有結(jié)果材料，沒有過程材料；教研與教改材料流失多，學(xué)院不重視教學(xué)研究與教學(xué)改革材料的收集，畢業(yè)論文（設(shè)計）、試卷、教學(xué)研究課題等最基本的教學(xué)檔案材料不規(guī)范，存在缺少導(dǎo)師評語、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)簽字、成績分析和閱卷教師簽名，核分不準(zhǔn)等現(xiàn)象。另外沒有規(guī)范的借閱條例，轉(zhuǎn)借后不能及時歸還或丟失，從而導(dǎo)致教學(xué)檔案材料不健全，不完整，不規(guī)范，影響了教學(xué)檔案材料的質(zhì)量和充分利用。
3.檔案工作一時熱、一時冷。
教學(xué)管理部門和教學(xué)單位把教學(xué)檔案收集和管理工作作為臨時任務(wù)，在各種評估檢查活動中你檢查什么我就準(zhǔn)備什么，臨時突擊準(zhǔn)備材料應(yīng)付檢查，檢查工作結(jié)束，教學(xué)檔案管理工作也停止了，檔案工作一時熱、一時冷，對教學(xué)檔案的重要性和長期性認(rèn)識不足，不利于學(xué)校教學(xué)檔案管理水平的提高和全面發(fā)展。
三、提高教學(xué)檔案管理水平的對策
1.大力宣傳教學(xué)檔案的重要性，強(qiáng)化檔案意識。
通過廣播、校報、網(wǎng)絡(luò)、座談會、展覽等各種方法和形式進(jìn)行多層次、多角度、全方位地宣傳，讓全校師生知道什么是教學(xué)檔案，教學(xué)檔案與教學(xué)管理的關(guān)系，認(rèn)識教學(xué)檔案的價值、作用及利用效果，從而喚起人們對檔案的重視，引導(dǎo)廣大師生如何使用教學(xué)檔案，用好教學(xué)檔案，為強(qiáng)化檔案意識，做好教學(xué)檔案的建立和利用，為教學(xué)管理服務(wù)打下良好的思想意識基礎(chǔ)。
2.建立科學(xué)合理的教學(xué)檔案管理制度。
隨著高校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大和發(fā)展，教學(xué)文件材料急劇增加，對教學(xué)檔案管理工作提出了更高的要求。教學(xué)管理部門和各教學(xué)單位明確分管檔案工作的負(fù)責(zé)人和兼職檔案員，統(tǒng)一管理本部門、本系統(tǒng)的教學(xué)文件材料，有利于緩解檔案室的工作壓力，提高教學(xué)檔案的利用率。同時，教學(xué)檔案管理工作要做到“三納入”、“四同步”，即納入各級管理人員的崗位責(zé)任、納入教學(xué)考核、納入管理水平標(biāo)準(zhǔn)考核；做到下達(dá)教學(xué)任務(wù)與提出教學(xué)文件材料的歸檔要求同步，檢查教學(xué)工作與檢查教學(xué)文件材料形成積累情況同步，評審、鑒定教學(xué)質(zhì)量、教材、畢業(yè)論文、優(yōu)秀教學(xué)成果與審查、驗收檔案材料同步，畢業(yè)分配、上級評審材料、教師考核晉升與校檔案室出具證明同步。
3.明確教學(xué)檔案的歸檔范圍。
根據(jù)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》，教學(xué)檔案內(nèi)容可分為以下幾類：綜合類（上級文件，學(xué)校有關(guān)教學(xué)工作的政策、規(guī)劃、工作計劃，研究教學(xué)重要問題的材料，教學(xué)管理人員培訓(xùn)，學(xué)生運(yùn)動會等）、學(xué)科專業(yè)與實(shí)驗室建設(shè)、師資管理、招生工作、學(xué)籍管理、課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐、學(xué)位材料、畢業(yè)生材料、教材，并根據(jù)具體內(nèi)容確定教學(xué)檔案的保存期限，使教學(xué)檔案材料的收集、整理、歸檔工作做到有的放矢，提高教學(xué)檔案材料的質(zhì)量。
4.建立教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理。
在網(wǎng)絡(luò)信息化的工作環(huán)境下，教學(xué)管理部門和各學(xué)院每年都產(chǎn)生大量的電子文檔，教學(xué)管理部門應(yīng)規(guī)定電子文檔的管理規(guī)范和電子數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，并積極創(chuàng)造條件，將編制的教學(xué)檔案數(shù)據(jù)輸入計算機(jī)數(shù)據(jù)庫，逐步實(shí)現(xiàn)與本校系統(tǒng)的信息庫聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)資源共享，提高教學(xué)檔案的利用率。
5.提高教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。
教學(xué)檔案管理人員的素質(zhì)直接關(guān)系到檔案工作質(zhì)量的好壞。由于教學(xué)檔案的特殊性，原始資料來源分散繁多，學(xué)科專業(yè)性強(qiáng)，形式多樣，所以在收集、分類整理過程中，要篩選和采集對教學(xué)工作和教學(xué)管理工作有借鑒和激勵作用的材料建檔，做到及時、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地收集、分類和整理加工，這需要教學(xué)檔案管理人員有較強(qiáng)的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)素質(zhì)。另外，隨著高校教學(xué)檔案管理工作的信息化、網(wǎng)絡(luò)化的逐步實(shí)現(xiàn)，也需要教學(xué)檔案管理人員具備計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)知識。因此，學(xué)校一方面要采取多種方式多種渠道經(jīng)常性地培訓(xùn)教學(xué)檔案管理人員，提高管理人員的檔案意識和檔案管理能力；另一方面要引進(jìn)和培養(yǎng)一批專業(yè)人才，提升高校教學(xué)檔案管理人員層次和水平，為教學(xué)檔案管理提供有效地保障。
參考文獻(xiàn)：
［1］龔位東，郭宏偉.高校檔案管理工作淺論［J］.文教資料，2007，（4）：45-46.
【關(guān)鍵詞】高校 檔案管理者 綜合素質(zhì)
隨著高等教育事業(yè)的飛速發(fā)展，作為記錄和承載學(xué)校歷史沿革的檔案，在學(xué)校發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的作用。教育部關(guān)于[普通高等學(xué)校檔案管理辦法]中第三條明確指出：“高校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，各高校必須把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃。加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理。”由此可見，檔案管理工作是整個學(xué)校發(fā)展過程中不可忽視的重要組成部分。
檔案管理者素質(zhì)的高低，職業(yè)道德的優(yōu)劣直接影響和制約高校檔案管理的功能。在新的歷史時期，高校檔案管理者急需現(xiàn)代化信息管理技術(shù)全面的人才，而要做好高校檔案工作，檔案管理者必須具備一定的理論水平和政治素養(yǎng)，懂得黨和國家關(guān)于檔案管理方面的政策；懂得檔案工作基本理論原則和方法；具備較強(qiáng)的工作能力和文字表達(dá)能力；熟悉檔案管理內(nèi)容，進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)。因此提高高校檔案管理者的素質(zhì)勢在必行。如何才能提高高校檔案管理者的素質(zhì)呢?試從以下方面闡述：
一、樹立三大意識
1.服務(wù)意識。以往，檔案管理具有極強(qiáng)的被動性，將工作定位于保管為主。然而，隨著當(dāng)前形勢和社會發(fā)展的需要，檔案的經(jīng)濟(jì)價值、市場價值逐漸顯現(xiàn)出來，這就要求檔案管理人員樹立超前服務(wù)、主動服務(wù)意識，深入社會調(diào)查研究，了解信息需求方向，充分發(fā)揮好檔案信息資源的作用，服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展。
2.安全意識。有些檔案涉及到國家安全和社會穩(wěn)定，有些檔案關(guān)系到企業(yè)競爭與發(fā)展，有些檔案影響到個人隱私與生活，因此，檔案管理人員應(yīng)該樹立較強(qiáng)的安全防范意識，防止檔案泄密事件發(fā)生。
3.創(chuàng)新意識。創(chuàng)新是工作持續(xù)改進(jìn)、不斷再上新臺階的動力，新形勢下，以往那種因循守舊、墨守陳規(guī)的工作做法將不再適應(yīng)。因此，檔案管理人員必須樹立創(chuàng)新意識，勇于探索、勇于創(chuàng)新，不斷研究共性的、規(guī)律性的新問題，提出創(chuàng)新的決策對策和辦法。
二、打造三類能力
1.操作能力。要成為一名合格的檔案管理人員，最基本的是要具備實(shí)際操作技能，具體包括檔案文書立卷、檔案整理、編目、鑒定，檔案著錄、標(biāo)引、檔案的保護(hù)等。
2.管理能力。要成為一名優(yōu)秀的檔案管理人員，除了具備基本操作技能外，還需要打造自己的管理能力。檔案管理工作涉及到收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、開發(fā)利用等一系列程序，如何能夠協(xié)調(diào)處理好這些程序的銜接，必然要求具備一定的管理能力。
3.學(xué)習(xí)能力。適應(yīng)新形勢的要求，檔案管理人員還必須具備學(xué)習(xí)的能力。當(dāng)前已經(jīng)進(jìn)入終身學(xué)習(xí)的時代，不會學(xué)習(xí)將會成為新時代的“文盲”。同樣。檔案管理工作內(nèi)容、技術(shù)也在日新月異，不主動學(xué)習(xí)、不善于學(xué)習(xí)，將最終會被淘汰。
三、新形勢下檔案管理人員素質(zhì)提升對策
檔案管理工作整體水平的提高關(guān)鍵在于人才素質(zhì)的提升，這既是當(dāng)前檔案管理工作的重點(diǎn)，也是實(shí)踐中的難點(diǎn)，提升檔案管理人員素質(zhì)具體需要從以下幾個方面著手。
1.營造良性競爭氛圍。首先，單位要改變對檔案管理部門的認(rèn)識，樹立“檔案管理也能出效益”的理念，將其置于與其他部門同等重要的地位；其次，部門內(nèi)部要建立以“競爭、激勵”為核心的文化氛圍，引導(dǎo)檔案管理人員的思想行為；最后，要制定一系列相關(guān)的政策和措施，落實(shí)和保障競爭理念的實(shí)施。
2.建立完善的激勵體系。理論上，激勵包含正激勵和負(fù)激勵兩個方面，即獎勵和懲罰。實(shí)踐中，激勵機(jī)制的運(yùn)行可以極大地促進(jìn)檔案管理人員素質(zhì)能力的提高。獎勵措施：針對檔案管理工作人員的表現(xiàn)，可以制定一系列的獎勵措施。例如，對做出創(chuàng)新貢獻(xiàn)、業(yè)務(wù)能力突出等相關(guān)人員給予一定的獎勵。獎勵可采取物質(zhì)和精神相結(jié)合的方式，并充分利用提拔晉升、發(fā)放獎金、精神鼓勵等具體方法。懲罰措施：建立以“末位淘汰制”為核心的懲罰體系，對工作不思進(jìn)取、成績落后的檔案管理人員采取待崗培訓(xùn)、停職停薪、辭退等處罰措施，切實(shí)改變以往那種“大鍋飯”的平均主義和“鞭打快牛”的錯誤思想。
3.健全考核評估制度。激勵機(jī)制的實(shí)施必須以公開、公平、客觀的考核評估結(jié)果作為依據(jù)，這就要求健全考核評估制度。制定考核標(biāo)準(zhǔn)從意識、能力、精神三個方面考慮，評價內(nèi)容細(xì)化為服務(wù)態(tài)度、服務(wù)效率、創(chuàng)新成果、安全保密、業(yè)務(wù)操作、管理水平、學(xué)習(xí)成效、工作作風(fēng)等多個項目，廣泛征求群眾意見，設(shè)立相應(yīng)的評分標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行定量和定性評分。
4.加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)。培訓(xùn)和學(xué)習(xí)是提升檔案管理人員素質(zhì)的直接途徑，在培訓(xùn)方面：第一，促進(jìn)培訓(xùn)的經(jīng)常化、制度化。實(shí)踐中，許多單位對于檔案管理人員缺乏培訓(xùn)『，或采取隨機(jī)培訓(xùn)的方式，這實(shí)際上不利于檔案管理人員素質(zhì)的提高。可以考慮將培訓(xùn)工作納入單位發(fā)展規(guī)劃或年度工作計劃，有針對性地開展培訓(xùn)工作，確保實(shí)效。第二，培訓(xùn)方式多樣化。以往大多采取聽報告、講座的方式，內(nèi)容枯燥無味，應(yīng)用性不強(qiáng)。如果能夠結(jié)合參觀訪問、實(shí)習(xí)交流等多種形式，培訓(xùn)的效果將會更加突出。第三，及時檢驗培訓(xùn)成果。以往都是重視培訓(xùn)組織，輕視效果檢查，這難以調(diào)動檔案管理人員的積極性，因此，必須建立培訓(xùn)后的考試、考察制度，及時鞏固培訓(xùn)成果。在學(xué)習(xí)方面，要積極營造學(xué)習(xí)氛圍，打造學(xué)習(xí)型組織。一是要以終身學(xué)習(xí)為目標(biāo)，倡導(dǎo)經(jīng)常學(xué)習(xí)、時刻學(xué)習(xí)；二是要全員學(xué)習(xí)，帶動全員參與，提高整體素質(zhì)；三是要全過程學(xué)習(xí)，對檔案管理工作的整個流程進(jìn)行深入學(xué)習(xí)改造；四是要團(tuán)隊學(xué)習(xí)，促進(jìn)成員問的互幫互助。此外，單位或部門應(yīng)該創(chuàng)造一定的學(xué)習(xí)條件，例如，保證檔案管理人員的學(xué)習(xí)時間，報銷一定比例的書費(fèi)等。同時，還要開展一系列的活動，包括知識競賽、技能比賽等，調(diào)動檔案管理人員學(xué)習(xí)的主動性和積極性。檔案工作連續(xù)性強(qiáng)，基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和規(guī)章制度建設(shè)需要檔案人員較長時間的學(xué)習(xí)，積累經(jīng)驗。才能逐漸適應(yīng)，逐步完善。檔案人員的頻繁調(diào)動無疑將影響到高校檔案工作的連續(xù)性。因此，抓好高校檔案人員的穩(wěn)定工作對維護(hù)檔案工作的長遠(yuǎn)利益有很大的好處。
5.引入競爭機(jī)制，實(shí)現(xiàn)優(yōu)勝劣汰
高校檔案部門引入競爭機(jī)制有利于造就激勵人們奮發(fā)向上的外部環(huán)境，要改變“安于現(xiàn)狀、不思進(jìn)取”的狀況。這就需要制定切實(shí)可行的崗位考核標(biāo)準(zhǔn)與措施，把考核與評優(yōu)、晉級掛鉤。使每個檔案人員所擔(dān)負(fù)的崗位職責(zé)適當(dāng)高于其能力，因人而異安排一些具有挑戰(zhàn)性的工作。這樣就會讓他們產(chǎn)生緊迫感，并充分調(diào)動檔案人員的積極性。
總之，高校檔案人員是高校檔案事業(yè)的主體，檔案人員素質(zhì)的高低，關(guān)系到高校檔案部門的職能發(fā)揮，全面提高檔案人員的整體素質(zhì)，是高校檔案工作質(zhì)量提高的重要保證。
參考文獻(xiàn)：
[1]尹寶君，范宏如何提高高校檔案管理人員的綜合素質(zhì)[J].科技導(dǎo)報，2011，(21).
關(guān)鍵詞：應(yīng)用型；檔案建設(shè)；信息化
中圖分類號：G42文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-0118（2011）-12-0-01
隨著形勢的發(fā)展，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理的重要內(nèi)容，信息化程度的高低也直接決定了檔案管理與利用工作的質(zhì)量與效率。高校檔案作為檔案工作的重要組成部分，其信息化建設(shè)得到了較快的發(fā)展，但由于檔案信息化管理制度不健全、檔案人員的思想觀念落后及綜合素質(zhì)和專業(yè)技能不高等自身條件的限制，如何做好高校檔案信息化建設(shè)，使其能夠結(jié)合高校檔案工作實(shí)際，結(jié)合實(shí)際工作，對這一工作進(jìn)行了思考。
一、應(yīng)用型本科院校檔案信息化建設(shè)必要性
（一）大量數(shù)字化檔案信息形成的需要。傳統(tǒng)型的檔案是建立在手工管理的基礎(chǔ)上，其檔案信息服務(wù)也是以手工服務(wù)為主要手段，這種管理方式及檢索利用水平，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失，這種傳統(tǒng)的檔案管理模式嚴(yán)重滯后于人們對檔案信息的現(xiàn)實(shí)需求，為此，高校檔案工作必須走信息化建設(shè)道路，高校檔案信息化建設(shè)已經(jīng)擺在了十分突出的位置。
（二）實(shí)現(xiàn)檔案管理模式優(yōu)化的需要。隨著數(shù)字化校園的建設(shè)與實(shí)施，檔案信息化建設(shè)可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上歸檔，將處理完畢的文件資料上傳到檔案管理網(wǎng)絡(luò)中，檔案工作人員在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行檢查驗收即可，電子檔案的系統(tǒng)化管理，能夠從文件的產(chǎn)生、運(yùn)轉(zhuǎn)、歸檔、利用進(jìn)行全程控制。
（三）經(jīng)濟(jì)社會科技發(fā)展的需要。2000年12月，國家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》，把“加快檔案信息化建設(shè)”列入其中，高校檔案信息化建設(shè)已經(jīng)擺在了十分突出的位置。隨著我國教育和科研網(wǎng)的建立，使得高校過去形成檔案的文件、通知、規(guī)章制定等主要材料，現(xiàn)在都是用電子文件的形式進(jìn)行網(wǎng)上，高校檔案工作只有適應(yīng)這樣的發(fā)展趨勢，才能做到與時俱進(jìn)、同步發(fā)展，才能適應(yīng)。
二、應(yīng)用型本科院校檔案信息化建設(shè)存在問題
（一）檔案信息化建設(shè)中的相關(guān)制度與法律不健全。目前，有一些關(guān)于電子文件的法律法規(guī)，但不是很全面，檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)也不是很完善。雖然有《計算機(jī)病毒防治的辦法》、《電子文件歸檔及管理規(guī)范》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》等法律法規(guī)，但是，關(guān)于電子檔案真實(shí)性界定的法律等仍然沒有或者不盡完善。這些配置不夠合理的因素將導(dǎo)致高校檔案信息化建設(shè)漫長而坎坷。
（二）檔案人員的思想觀念落后及綜合素質(zhì)和專業(yè)技能不高。由于高校檔案機(jī)構(gòu)的檔案人員大都為年齡較大、學(xué)歷層次較低的人，所以他們的科學(xué)文化知識有限，接受新事物的心態(tài)相對比較保守。面對信息化趨勢，他們不能很快適應(yīng)信息化的要求，甚至干脆還用傳統(tǒng)的方法來進(jìn)行檔案工作。還有一些檔案人員對高校檔案信息化的理解不夠準(zhǔn)確，他們認(rèn)為只要購置和使用了現(xiàn)代化的計算機(jī)設(shè)備以及其他現(xiàn)代辦公設(shè)備，就代表我們已經(jīng)實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化了。在這些方面，高校檔案機(jī)構(gòu)的檔案人員整體的思想觀念滯后，需要改進(jìn)和提高。在信息化背景下，對高校檔案管理人員的專業(yè)技能的要求比以前更高，綜合素質(zhì)指標(biāo)也比以前大有擴(kuò)充。然而，在目前的環(huán)境下，許多高校檔案管理人員缺乏信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)技能，他們有的甚至不會電腦的基本操作，這必然阻礙高校檔案信息化建設(shè)。
三、應(yīng)用型本科院校檔案信息化建設(shè)措施
（一）建立和完善檔案信息化建設(shè)的制度。高校領(lǐng)導(dǎo)要提高制度建設(shè)對檔案信息化建設(shè)工作意義的認(rèn)識。在增強(qiáng)自身檔案信息化意識的同時，要認(rèn)識到檔案管理制度是貫徹落實(shí)高校檔案信息化建設(shè)過程中的各項決策，保證各項工作順利開展、完成各項工作計劃和目標(biāo)的保障。高校領(lǐng)導(dǎo)要組織相關(guān)人員建立一套切實(shí)可行、符合本校實(shí)際的檔案管理規(guī)章制度，健全高校檔案制度體系，確保高校檔案信息化建設(shè)的各方面都有法可依、有章可循。同時，要加強(qiáng)規(guī)章制度的執(zhí)行力度，確保檔案管理體系的有效運(yùn)行。
（二）樹立檔案工作者正確意識。高校在培養(yǎng)檔案信息專門人才過程中，必須使檔案工作者改變傳統(tǒng)的思想觀念，使自己能按照檔案工作現(xiàn)代化的要求自覺學(xué)習(xí)和更新知識，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)和信息技術(shù)于檔案管理工作的實(shí)踐，不斷創(chuàng)新檔案管理工作。隨著信息技術(shù)、現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)的快速發(fā)展，作為高校現(xiàn)代檔案信息服務(wù)主角的檔案工作者，不再是以往單純的檔案管理員。高校廣大的檔案工作者必須具有創(chuàng)新意識和科研能力，積極接受繼續(xù)教育及終身教育，努力培養(yǎng)自己具有更深的層次、更高的綜合素質(zhì)，把自己從一般的管理者變?yōu)闄n案信息專家，由傳統(tǒng)的“檔案保管者”變?yōu)椤皺n案信息管理者”。
（三）人員素質(zhì)提高。我們面臨的是科技革命日新月異的時代，隨著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，檔案工作的重點(diǎn)必然向更深層次的信息領(lǐng)域進(jìn)展，因此，一方面要引進(jìn)相關(guān)領(lǐng)域人才，一方面要對現(xiàn)有檔案工作者進(jìn)行針對性的培訓(xùn)，如加強(qiáng)計算機(jī)、信息、網(wǎng)絡(luò)和多媒體等知識和技術(shù)的培訓(xùn)。更新其知識結(jié)構(gòu)，提高檔案工作者的專業(yè)水平。檔案人員要不斷提高自身素養(yǎng)，恪守檔案工作紀(jì)律，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》，嚴(yán)守黨和國家、高校的機(jī)密，適應(yīng)新形勢，樹立超前的管理意識，發(fā)揮其自身的協(xié)調(diào)能力與各部門建立良好的關(guān)系，不斷提高自身綜合素質(zhì)。
總之,信息時代和高等教育的迅速發(fā)展，對高校檔案信息化建設(shè)也提出了新要求。高校只有不斷加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，才能很好地適應(yīng)高等教育發(fā)展新形勢對檔案工作的新要求，才能更加有效地開發(fā)和利用高校檔案功能，從而，為高校加快發(fā)展提供基礎(chǔ)性的服務(wù)保障。
參考文獻(xiàn)：
【關(guān)鍵詞】檔案鑒定銷毀;檔案館;困難問題;對策
高校檔案作為記錄高校管理活動、學(xué)生信息資料、科研等重要資料的載體，其工作的科學(xué)度和完善度，與高校日常工作的效率及質(zhì)量密切相關(guān)。尤其是在最近幾年，伴隨學(xué)校規(guī)模擴(kuò)大、生源的擴(kuò)招，檔案的銷毀工作量及難度都有所提升。一方面，源源不斷的新檔案占據(jù)大量檔案裝具和檔案室場所，并具有極大價值。另一方面，鑒定與銷毀的不及時與缺乏科學(xué)性，對檔案管理工作產(chǎn)生了一定滯礙。
一、當(dāng)前我國高校檔案鑒定銷毀工作現(xiàn)狀
高校檔案的鑒定銷毀工作，即對于相關(guān)檔案資料價值進(jìn)行判斷與甄別。經(jīng)過科學(xué)合理挑選，將具有一定價值的部分加以妥善保存，并將不具有保存意義的部分予以適當(dāng)處理甚至廢棄。從內(nèi)容上講，可分為歸檔前、后的鑒定及銷毀。通常，由于高校日常事務(wù)繁多，學(xué)生數(shù)量龐大，科研信息量繁雜，因此相關(guān)檔案的鑒定和銷毀工作表現(xiàn)出很多問題。從宏觀上來看（以會計檔案管理為例），學(xué)校財務(wù)實(shí)行統(tǒng)一管理，會計檔案管理任務(wù)重、時間緊。一方面，很多檔案僅僅交由檔案館并做了數(shù)目清點(diǎn)和核對，而缺乏必要的后續(xù)鑒定和銷毀工作。另一方面，很多高校是由多家合并建立，而會計檔案的合并工作并沒有跟上步伐。再以科研檔案為例，很多高校建校歷史悠久，現(xiàn)存的科研檔案資料數(shù)額龐大，不乏很多有期限保管變成了無期限保管，然而保存空間有限，造成了檔案庫房面積緊張的現(xiàn)狀。
二、我國高校檔案鑒定銷毀工作的若干問題
（一）未對檔案材料進(jìn)行準(zhǔn)確性鑒定。盡管檔案理應(yīng)作為高校日常工作的詳盡記錄，然而由于檔案資料的形成容易受到客觀條件及主觀意愿的影響，因此在實(shí)際運(yùn)行當(dāng)中其內(nèi)容并不一定真實(shí)、原始。很多情況下，檔案資料會對于當(dāng)下情形夸大、縮小及扭曲，且因不同存在時期和工作模塊而情況各異。例如，會計檔案資料中統(tǒng)計數(shù)字的虛報、科研工作成績的夸大及學(xué)校基建檔案資料與實(shí)際不符等。這些主觀錯誤及客觀過失，都會造成檔案材料有失準(zhǔn)確性，檔案鑒定工作者有義務(wù)和責(zé)任降低甚至杜絕此類現(xiàn)象的出現(xiàn)。
（二） 亟待鑒定和銷毀的檔案資料數(shù)額龐大。通常，這類問題是由以下兩點(diǎn)引起的：其一，鑒于很多高校檔案室都錯誤地將館藏量作為工作質(zhì)量的衡量標(biāo)準(zhǔn)之一，因此為了實(shí)現(xiàn)一定的規(guī)模要求，將一些不具備實(shí)際價值的檔案引入檔案室，片面追求檔案數(shù)額的升級。其二，很多檔案在入管時缺乏及時地鑒定，導(dǎo)致工作長期累積，負(fù)擔(dān)日漸增重。在上述情況下，很多檔案室需要完成的鑒定和銷毀工作需要涵蓋如約到期檔案，且還要涵蓋很多被輔以永久保存之名，而實(shí)則毫無價值的部分。
（三）未進(jìn)行完整性鑒定。在如今的高校檔案室工作中能夠發(fā)現(xiàn)，很多歸檔資料文件擁有一定的價值，但卻缺乏必要的完整性。一方面，歸檔部門缺乏必要的健全性。學(xué)校日常事務(wù)繁雜，各個部門擁有的職能各異，所產(chǎn)生的檔案數(shù)量、內(nèi)容不具有一致性，很多僅僅是綜合部門形成一定紅頭文件，而其他部門檔案材料形成較少甚至沒有，從而缺乏成體系的檔案歸整。另一方面，檔案材料門類不全。很多學(xué)校除了財務(wù)、科研、學(xué)生信息等檔案之外，其他方面信息缺失。同時，檔案資料自身不完整。很多檔案資料缺頁、缺補(bǔ)充附件等，甚至很多核心部分漏失。
（四）缺乏鑒定檔案的條理性。很多檔案室管理僅將檔案資料保管期限作為鑒定依據(jù)，缺少了一定的鑒定條理性，如忽視了檔案文件本身的價值高低。然而，檔案資料最為關(guān)鍵的并非為其館藏是永久性還是暫時性，真正重要的是其在高校發(fā)展過程中實(shí)際蘊(yùn)含的價值和作用的發(fā)揮。因此，在檔案管理工作中，要分次重地進(jìn)行檔案保護(hù)、搶救，突出關(guān)鍵性檔案的地位。
三、如何應(yīng)對存在于檔案鑒定銷毀工作的相關(guān)問題
（一）提升進(jìn)館檔案的質(zhì)量，強(qiáng)化檔案價值鑒定。在檔案進(jìn)館之前，篩選工作就已經(jīng)屬于檔案鑒定工作的一部分，若能工作到位，將會為后期檔案鑒定和銷毀工作省卻很多麻煩。在篩選和鑒定檔案價值、立卷及確定檔案報關(guān)期限的過程中，工作人員需做到詳細(xì)縝密，堅持有價值的檔案入館，無實(shí)際用處的檔案不盲目接收。相關(guān)指導(dǎo)部門工作人員要定期、保質(zhì)進(jìn)行案卷質(zhì)量抽查檢驗，檔案室需要在檢查案卷之后入檔。憑借全面合理的檔案鑒定與銷毀，檔案才可以立卷。在此過程中，相關(guān)工作人員要以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，對待每一步檔案管理環(huán)節(jié)。
（二）提升監(jiān)督與指導(dǎo)力度，完善檔案鑒定銷毀制度。作為檔案管理工作的指導(dǎo)力量，領(lǐng)導(dǎo)層面要加強(qiáng)對于檔案管理工作的監(jiān)督，嚴(yán)格按照《檔案法》的相關(guān)規(guī)定安排工作，次重點(diǎn)分明，依法依章辦事，有部署、有安排、有檢查，形成上行下效的完善檔案管理體制。因此，要成立高效負(fù)責(zé)的領(lǐng)導(dǎo)班子，通過劃定出鑒定委員會、領(lǐng)導(dǎo)小組，分工落實(shí)成員責(zé)任。同時，要制定周密的工作計劃，按照一定時間、重要性等有序完善鑒定與銷毀工作。對于不存在保存意義的檔案資料，要在建立完善的書面記錄且經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)審核后進(jìn)行銷毀。
（三）加強(qiáng)檔案管理從業(yè)人員的整體素質(zhì)。作為一項對于高校事業(yè)發(fā)展意義深重的工作，檔案管理從業(yè)人員需要具備良好的職業(yè)素養(yǎng)和綜合能力。很多高校檔案室的管理人員身兼數(shù)職，甚至由其他部門人員監(jiān)管相關(guān)工作，這樣做 有失檔案管理工作的完善性。高校在重視檔案管理工作的同時，要首先重視起從業(yè)人員的選拔和任職環(huán)節(jié)，以必要的標(biāo)準(zhǔn)挑選專業(yè)檔案管理人員。在日常工作當(dāng)中，定期安排相關(guān)培訓(xùn)與講座，為工作人員充電，為其介紹和普及最新、高效的檔案鑒定和銷毀知識。經(jīng)過專業(yè)化培訓(xùn)，幫助工作人員形成科學(xué)的工作流程。
（四）健全檔案鑒定和銷毀體系。完善的檔案鑒定和銷毀體系是保障高校檔案管理高效、高質(zhì)量完成的前提，很多檔案室工作人員仍舊沿用傳統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)，且忽視了對于電子檔案管理工具的使用。如今，高校的檔案管理工作不應(yīng)再沿用過去的期限管理模式，應(yīng)將檔案價值視為首要，例如，一些會計檔案資料，如會議出差發(fā)票等，那樣的話不必要進(jìn)行永久保存，不僅占用庫存，而且缺乏必要的價值。通過綜合權(quán)衡各檔案資料價值，形成明確的管理規(guī)定。
檔案鑒定銷毀工作質(zhì)量的高低關(guān)系到高校生存及長遠(yuǎn)質(zhì)量，在本文中，筆者針對當(dāng)前我國高校檔案鑒定銷毀工作現(xiàn)狀、存在的若干問題（未對于檔案材料進(jìn)行準(zhǔn)確性鑒定、亟待鑒定和銷毀的檔案資料數(shù)額龐大、未進(jìn)行完整性鑒定、缺乏鑒定檔案的條理性）及有效的應(yīng)對措施展開相關(guān)探討，提出了提升進(jìn)館檔案的質(zhì)量、強(qiáng)化檔案價值鑒定、提升監(jiān)督指導(dǎo)力度及完善檔案鑒定銷毀制度、加強(qiáng)檔案管理從業(yè)人員的整體素質(zhì)及健全檔案鑒定和銷毀體系等相關(guān)策略，以期為行業(yè)提供一定借鑒。
【參考文獻(xiàn)】
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一、高校科研檔案管理的主要內(nèi)容
高校科研檔案是科研活動的原始記錄，也是科研管理中不可或缺的一個重要環(huán)節(jié)。科研檔案是人們在從事科學(xué)研究活動中形成的、并經(jīng)過一定整理的、具有保存價值的、歸檔保存的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式和載體的歷史紀(jì)錄。科研檔案工作的主要任務(wù)是認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家和主管部門制定的有關(guān)方針、政策、條例、辦法，正確地組織科研材料的歸檔，科學(xué)地做好保護(hù)與管理工作，充分發(fā)揮科研檔案為教學(xué)服務(wù)，為科研服務(wù)的作用。
目前，高校科研檔案建立的主要內(nèi)容根據(jù)它為學(xué)校的發(fā)展研究和為科研工作者所提供的信息可分為三個方面，即從事科學(xué)研究的專家學(xué)者的人員信息資料；在各自的學(xué)科領(lǐng)域取得的科研成果的信息資料；各級各類有關(guān)科研的指令性文件和通知等信息資料。
1.提供科研人員信息資料，主要是歸整學(xué)校從事科學(xué)研究的專家、學(xué)者以及課題研究的整個研究梯隊的組成人員的個人資料，包括從事研究的學(xué)科以及在其研究領(lǐng)域取得的重大成果的介紹材料；
2.各類科研成果材料主要包括：一是學(xué)校和各級各類科研項目的歸檔，這是科研檔案管理的重中之重，從項目的申請，研究方案的設(shè)計論證，立項計劃下達(dá)的通知和文件，經(jīng)費(fèi)的控制與使用進(jìn)度，項目最終完成的科研咨詢報告和研究成果，結(jié)題報告和專家鑒定意見的原件和復(fù)印件，應(yīng)用類研究還要包括應(yīng)用技術(shù)成果和科技成果的轉(zhuǎn)化與推廣，存檔材料包括驗收證書，專利證書以及有關(guān)檢測證明和鑒定、驗收技術(shù)資料原件和復(fù)印件一套。二是科研人員和廣大教職工在正式發(fā)行的學(xué)術(shù)期刊發(fā)表的在學(xué)科領(lǐng)域有建樹、有影響的科研論文，正式出版的專著、編著、譯著、教材、工具書、參考書和作品等以及獲得各級各類獎勵的成果，全部按所在部門登記，按統(tǒng)一要求填寫相關(guān)表格并提供原始材料及復(fù)印件進(jìn)行歸檔。三是整理、歸檔上級和學(xué)校下達(dá)的有關(guān)科研方面各類文件以及上報的各級各類科研統(tǒng)計報表，以便查閱上級部門的指示、指令、決定等意見和學(xué)校有關(guān)科學(xué)研究的政策和規(guī)定，了解學(xué)校發(fā)展?fàn)顩r，把握方向，保證科研工作的順利開展。
二、新建本科院校科研檔案管理存在的問題
新建本科院校由于師資力量和水平的限制，原有的科研技術(shù)薄弱，在組建初期，科研管理工作重點(diǎn)放在對全校科研的宏觀管理和一系列規(guī)章制度的建立和完善，但對科研檔案的管理沒有引起足夠重視。大多沒有建立科研檔案的收集、立卷、保管等規(guī)章制度，科研檔案的管理幾乎處于空白狀態(tài)，即使在做的科研檔案的歸檔、管理工作僅局限于對學(xué)校科研項目立項、獲獎科研成果、科研文件的收集保存，缺乏保存科學(xué)研究整個過程的原始記錄和材料，大多數(shù)都是在課題完成和成果獲獎后粗粗收集，便移交到學(xué)校綜合檔案館。新建本科院校科研檔案管理主要存在的問題有三個方面：
1.科研檔案缺乏完整性、系統(tǒng)性，普遍存在各種立項資助項目材料較多而教師自發(fā)科研項目材料較少的現(xiàn)象，有些立項資助項目檔案材料也殘缺不全。有的科研課題有開題報告，缺論證意見。有的科研課題材料的只有研究總結(jié)或成果論文，缺乏科研計劃、設(shè)計方案、技術(shù)報告、實(shí)驗記錄、數(shù)據(jù)分析、成果鑒定推廣等方面的資料，尤其缺少核心部分技術(shù)內(nèi)容和大量研制階段的材料。
2.科研檔案材料原件少，復(fù)印件多。課題在鑒定、報獎時上級部門需要提供原件，而原件的份數(shù)有限，所以出現(xiàn)科研人員只向檔案部門移交復(fù)印件的現(xiàn)象。科研檔案作為科研活動的真實(shí)記錄，它是日后查考、研究和處理各種問題的憑證，如果歸檔文字性材料中復(fù)印件增多，必然使文件失去它應(yīng)有的價值。
3.科研檔案材料分散在各處。由于高校科研人員肩負(fù)著教學(xué)與科研雙重任務(wù)，對高校教師的考核也是多方面的。因此，普遍存在一個科研課題的材料分散于各部門的現(xiàn)象，一部分材料在系里，一部分在業(yè)務(wù)檔案里，一部分在行政檔案里，一部分在科研檔案材料里。這些情況導(dǎo)致科研檔案材料的零散狀態(tài)，不利于科研檔案的綜合管理和利用。究其原因，主要是：（一）科研人員對科研檔案工作的重要性認(rèn)識不足，由于當(dāng)前許多研究人員沒有認(rèn)識到科研工作檔案工作的重要性，把自己的研究成果視為個人私有財產(chǎn)，許多珍貴材料不愿意上交，一方面怕歸檔后得不到有效保存，另一方面則擔(dān)心以后要做進(jìn)一步的研究時查閱不方便，或者會泄密、失控，這樣很難保證檔案材料的完整性、系統(tǒng)性。即便一定要?dú)w檔，也只會將有關(guān)材料的復(fù)印件歸檔。（二）科研檔案管理缺乏有效的管理體制，由于新合并組建的院校，科研機(jī)構(gòu)重組，二級院系重新整合，不少科研人員的隸屬關(guān)系發(fā)生變化，科研檔案管理沒有得到理順，科研檔案的立卷、歸檔、編研、利用和計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)等方面的業(yè)務(wù)工作沒有一個統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，各二級學(xué)院沒有設(shè)置檔案室或?qū)Ｂ殭n案員，管理松散，加上有些學(xué)校校區(qū)分散，更增加了科研檔案的管理難度。
三、加強(qiáng)新建本科院校科研檔案管理的途徑
1.強(qiáng)化科研人員的檔案意識。通過多種形式宣傳《檔案法》、《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律、法規(guī)及檔案知識，提高科研人員檔案法制觀念，認(rèn)識科研檔案建設(shè)工作的重要意義，讓科研人員明確“負(fù)責(zé)科研文件材料的形成、積累、立卷、歸檔”是其應(yīng)盡的職責(zé)和義務(wù)，從而在思想上重視科研檔案工作，自覺承擔(dān)起積累科研檔案資料的義務(wù)，主動履行科研檔案歸檔的職責(zé)，增強(qiáng)科研管理人員自身的檔案意識。
2.建立、健全科研檔案建設(shè)與管理制度。按照《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》的規(guī)定，建立符合高校實(shí)際的科研文件材料的形成、積累、整理和歸檔制度，在日常工作中實(shí)行“三納入”，即將科研檔案工作納入科研管理制度，納入科研工作計劃，納入科研人員的工作職責(zé)范圍。同時做到四同步，即下達(dá)科研任務(wù)與提出科研文件材料的同步；檢查計劃進(jìn)度與檢查科研文件材料形成同步；驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定科研檔案同步；上報登記和評審獎勵科研成果與檢查科研檔案歸檔情況同步。具體做法是：第一步，要在科研項目下達(dá)后，課題負(fù)責(zé)人主動到檔案室備案，領(lǐng)取“歸檔須知”、“科研記錄本”等；第二步，科研課題完成，或經(jīng)過鑒定、驗收后課題負(fù)責(zé)人將科研課題三個階段的材料全部收齊，移交檔案室，才算科研課題結(jié)束；第三步，課題結(jié)束經(jīng)費(fèi)結(jié)算時，要有檔案部門歸檔合格簽字或蓋章后，科研管理部門才能同意財務(wù)部門結(jié)算；第四步，申報各類獎項時，必須由檔案部門驗收，加蓋驗收合格章后，科研管理部門才能辦理申報手續(xù)。
3.配備機(jī)構(gòu)和人員，提高科研檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和水平。在高校科研管理部門設(shè)立專門的科研檔案室，配備專職檔案員。校區(qū)分散的高校還可建立二級院系科研檔案室，并配備兼職檔案員，二級院系科研檔案室主要是對納入學(xué)校科研處管理的科研項目，負(fù)責(zé)指導(dǎo)、督促或參與其科研檔案的立卷和歸檔。對非納入科研處管理的科研項目，負(fù)責(zé)立卷和歸檔的全過程工作。建立本院系的此類檔案，并根據(jù)規(guī)定提供利用服務(wù)；參加學(xué)校組織的有關(guān)學(xué)科科研檔案的編研工作。要加強(qiáng)科研檔案管理人員隊伍建設(shè)，通過進(jìn)修和培訓(xùn)，不斷提高科研檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平。還要建立獎勵懲罰機(jī)制，充分調(diào)動科研檔案管理人員的工作積極性，對工作表現(xiàn)突出的人員，除公開表彰獎勵外，在職稱評聘和職務(wù)晉升上，予以充分體現(xiàn)，從而激勵并促進(jìn)檔案管理人員的整體業(yè)務(wù)水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高。
4.運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段，管理和利用科研檔案信息資源。高校校園網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)和使用為科研檔案的管理提供了便利條件，近年來新建本科院校的科研檔案數(shù)量在不斷增加，原來的手工操作管理已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)當(dāng)前高校科研發(fā)展的要求，因此，把計算機(jī)、光盤、復(fù)印機(jī)、多媒體等先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備運(yùn)用到科研檔案的收集、整理工作中，利用網(wǎng)絡(luò)傳輸，將有關(guān)科研文獻(xiàn)、數(shù)據(jù)、圖紙等科研檔案信息聯(lián)機(jī)上網(wǎng)，既便于查閱也便于管理。網(wǎng)絡(luò)化的管理提高了科研檔案信息資源的利用率，同時也提高了科研檔案的管理效率。
關(guān)鍵詞： 學(xué)院檔案； 教學(xué)檔案； 檔案管理
中圖分類號： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號： 1009-8631（2011）01-0100-01
一、院系教學(xué)檔案管理的重要性
教學(xué)活動中產(chǎn)生的材料是評估的重點(diǎn)，這些材料收集是否齊全完整，整理是否科學(xué)規(guī)范，是學(xué)院開展評估工作的重要基礎(chǔ)。學(xué)院的教學(xué)檔案都是隨著的專業(yè)教學(xué)活動而形成的，備課、授課、實(shí)驗等教學(xué)工作中產(chǎn)生的看似零星的材料，它們之間由于產(chǎn)生的時間、范圍、學(xué)生對象等特征而形成有機(jī)聯(lián)系，具有明顯的成套性和系統(tǒng)性。若把這些文件材料有機(jī)的聯(lián)系起來，就能重現(xiàn)整個教學(xué)流程。院校教學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，學(xué)科建設(shè)逐漸健全，教學(xué)檔案內(nèi)容更加豐富，材料來源更加廣泛。在內(nèi)容上，教學(xué)檔案是在教學(xué)準(zhǔn)備、教學(xué)實(shí)施、教學(xué)評估和教學(xué)總結(jié)中形成的教學(xué)文件；在管理上，教學(xué)檔案是在上級部門和本校頒發(fā)的有關(guān)教學(xué)管理方面的指示、規(guī)定、辦法等教學(xué)文件；在對象上，教學(xué)檔案是一線教師個人手中的自編教材、講義、教案等，加之學(xué)生的優(yōu)秀論文、畢業(yè)設(shè)計、實(shí)驗報告等。這些教學(xué)實(shí)踐活動中所形成的教學(xué)檔案材料形式多樣本的，有照片、紙張、光盤、手稿、簿冊、磁帶、和圖紙等，其復(fù)雜程度還在不斷增加。學(xué)院的教學(xué)檔案不僅帶動整個高校檔案的建設(shè)，推動教學(xué)工作建設(shè)的進(jìn)程；而且在教學(xué)評估中起到憑證作用。
二、目前學(xué)院教學(xué)檔案管理存在的問題
（一）學(xué)院檔案管理制度不健全
目前由于許多院(系)不重視教學(xué)檔案管理這項工作，使得檔案資料收集的內(nèi)容、整理的范圍、分類的標(biāo)準(zhǔn)、移交手續(xù)、查詢登記等都沒有制定嚴(yán)格的管理制度，全憑管理人員的隨意性來完成。從而出現(xiàn)資料歸檔不及時，借閱時不登記，需要查閱的資料找不到，借閱的資料也不按時歸還，重要的文檔資料丟失時有發(fā)生，致使檔案資料殘缺不全，從一定程度上影響了教學(xué)改革及教學(xué)評估的質(zhì)量，同時，嚴(yán)重影響了檔案管理的規(guī)范性和完整性。以上這些問題的出現(xiàn)，充分說明了健全教學(xué)檔案管理制度的重要性。
（二）教學(xué)檔案管理水平跟不上教學(xué)管理工作的發(fā)展
新時期高等教育越來越呈現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的態(tài)勢，許多學(xué)院在教育部教學(xué)水平評估影響下，開展了諸多的教學(xué)管理改革，啟用計算機(jī)學(xué)籍管理系統(tǒng)，啟用教務(wù)網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，教師授課評比網(wǎng)絡(luò)等。直接反映了學(xué)校教學(xué)工作本身的教學(xué)檔案管理并沒有與時俱進(jìn)的變化，僅滿足于傳統(tǒng)檔案的接收，并不正視其管理對象的變化，導(dǎo)致教學(xué)檔案管理沒有真正體現(xiàn)教學(xué)管理的真實(shí)狀況和發(fā)展水平。主要表現(xiàn)在各高校檔案信息化還停留在使用計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行案卷級目錄及部分文件級目錄的錄入與檢索，建立全文數(shù)據(jù)庫尚在規(guī)劃中。從目前看，許多院校教學(xué)檔案部門缺乏技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，不能完全適應(yīng)現(xiàn)代化管理技術(shù)。
（三）現(xiàn)存紙質(zhì)檔案資料數(shù)字化過程難度大
現(xiàn)存紙質(zhì)化教學(xué)資料要轉(zhuǎn)換為數(shù)字化信息進(jìn)行歸檔，目前主要存在三個方面的問題：一是由于數(shù)字化工作非常繁重，量也非常大，且檔案人員操作電腦的技能不夠嫻熟，主觀認(rèn)為不如從事紙質(zhì)立卷工作駕輕就熟，容易產(chǎn)生畏難情緒；二是院校領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)檔案工作不夠重視或因經(jīng)費(fèi)問題不愿意增加投入；三是教師、教輔人員對教學(xué)資料收集工作處在被動狀態(tài)，往往是憑借個人的態(tài)度在做，做好做壞一個樣，缺乏激勵機(jī)制。
三、優(yōu)化教學(xué)檔案的管理措施，增強(qiáng)學(xué)院教學(xué)檔案建設(shè)的有效性建設(shè)
（一）加強(qiáng)教學(xué)檔案管理制度的建設(shè)
學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視各部門教學(xué)檔案的管理工作，把檔案建設(shè)工作列入學(xué)院的工作計劃；要劃撥教學(xué)檔案管理投入專項經(jīng)費(fèi)，為其配備檔案用房、相應(yīng)設(shè)備及檔案管理的專兼職隊伍，并建立有效的激勵機(jī)制和監(jiān)督管理。學(xué)院的教學(xué)管理部門應(yīng)根據(jù)國家的有關(guān)檔案法規(guī)和學(xué)院的實(shí)際情況，建立健全教學(xué)檔案管理工作的各項規(guī)章制度，如檔案工作規(guī)范、檔案實(shí)體分類辦法、部門歸檔與立卷制度、電子檔案的歸檔管理辦法等；并在教學(xué)檔案管理工作中嚴(yán)格執(zhí)行“三納入”、“四同步”制度，逐漸夯實(shí)檔案管理的基礎(chǔ)。“三納入”即納入教學(xué)計劃、規(guī)劃，納入教學(xué)管理制度，納入各級管理人員崗位責(zé)任，作為考核教學(xué)質(zhì)量和管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一。“四同步”教學(xué)管理的各環(huán)節(jié)必須做到下達(dá)教學(xué)任務(wù)與提出教學(xué)文件材料的歸檔要求同步；檢查教學(xué)工作與教學(xué)文件材料形成積累情況同步；評審、鑒定教學(xué)質(zhì)量、教材、畢業(yè)論文、優(yōu)秀教學(xué)成果與審查、驗收檔案材料同步；畢業(yè)分配、上報評審材料、教師晉升與檔案部門出具歸檔證明同步。總之，教學(xué)檔案是教學(xué)實(shí)踐活動的真實(shí)記錄，是進(jìn)行教學(xué)研究必不可少的素材，只有依據(jù)可靠的教學(xué)檔案作為研究依據(jù)，才能對教學(xué)的特點(diǎn)進(jìn)行定量和定性的分析，挖掘科學(xué)、有效的教學(xué)方法，從而最大限度地提高教學(xué)質(zhì)量。
（二）加強(qiáng)教學(xué)檔案管理隊伍建設(shè)
教學(xué)檔案人員作為檔案工作的主體，對教學(xué)檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展起著決定性作用，教學(xué)檔案人員素質(zhì)的高低直接影響教學(xué)檔案信息化的進(jìn)程。因此，院校要加強(qiáng)教學(xué)檔案管理隊伍建設(shè)，培養(yǎng)一批有檔案專業(yè)知識，有現(xiàn)代化管理技術(shù)，有開拓精神的管理人員來從事教學(xué)檔案信息的管理和開發(fā)工作。檔案管理者要適應(yīng)現(xiàn)代化社會發(fā)展的要求，與時俱進(jìn)，努力學(xué)習(xí)計算機(jī)知識和電子檔案管理技術(shù)，更快地推動教學(xué)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。積極創(chuàng)造條件，鼓勵和支持教學(xué)檔案管理人員參加專業(yè)培訓(xùn)、進(jìn)修、攻讀學(xué)位等，以提高業(yè)務(wù)素質(zhì)、掌握現(xiàn)代化管理技能、適應(yīng)社會發(fā)展的需要。一方面宣傳國家有關(guān)高校檔案工作的法律法規(guī)、方針政策，宣傳教學(xué)文件材料歸檔的必要性和重要性，使他們深入了解教學(xué)檔案工作的重要性和資料歸檔的優(yōu)越性，認(rèn)識檔案工作者的崗位價值，從而熱愛檔案工作，增強(qiáng)責(zé)任感和事業(yè)心，主動鉆研業(yè)務(wù)，恪盡職守。一方面每年有重點(diǎn)的講授檔案管理知識和本年度歸檔要求，幫助他們掌握檔案管理工作的基本知識和操作技巧，掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)，掌握教學(xué)檔案的內(nèi)容、特點(diǎn)、運(yùn)行規(guī)律，不斷提高綜合素質(zhì)，做好教學(xué)文件材料的形成、收集、整理和保管利用等工作。
（三）加強(qiáng)數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
院校的各級領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，提高對教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識，增加經(jīng)費(fèi)投入，購置數(shù)字化建設(shè)所需要的硬件和軟件設(shè)備，提供必要的數(shù)字檔案安全保護(hù)設(shè)施。切實(shí)搞好總體設(shè)計，確定信息網(wǎng)絡(luò)的基本功能、總體思路、組網(wǎng)模式和發(fā)展規(guī)劃等，按計劃分步實(shí)施，逐步推進(jìn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。其次是搞好檔案館(室)局域網(wǎng)終端建設(shè)，組成信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)歸檔的便捷化、經(jīng)常化和常態(tài)化，夯實(shí)教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)的堅實(shí)物質(zhì)基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)：
[1] 劉亞超，楊劍云，劉英.加強(qiáng)教學(xué)檔案建設(shè)做好本科教學(xué)評估[J].管理觀察，2009（08）：102-106.
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