時間：2022-04-13 03:48:12
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇高校檔案論文，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
論文關鍵詞：檔案管理；服務模式；創新
論文摘要：隨著電子計算機、電子載體和網絡技術的應用和發展，高校檔案管理服務模式的創新要實行“三個轉變”：一是服務內容的創新，從檔案數量要求向質量要求轉變；二是服務方式的創新，由被動服務向主動服務轉變；三是服務手段的創新，由傳統的手工管理模式向現代化管理模式轉變。
隨著高科技的迅猛發展，我們已進入一個電子化、信息化、網絡化、數字化的新時代，以電子信息為核心的高科技突飛猛進并日益深入地影響到人們生活、學習和工作的方方面面。在新的歷史時期，高校檔案事業作為社會主義文化建設的重要組成部分，務必迅速、有效地提供檔案材料，為學校的教學、科研和黨政管理等項工作服務，充分發揮學校檔案在教育事業中的作用。因此，高校檔案管理服務模式的創新已是勢在必行。
一、高校檔案管理的最終目的決定了服務創新的必然性
檔案作為歷史的記錄、知識的載體之一，匯集著大量的信息，且是最原始、最可靠的信息，具有不可估量的開發利用價值。加強檔案信息資源的開發利用，對經濟發展和社會建設具有重要的推進作用。高校作為國家科研的重要基地、培養高級專業技術人才的搖籃，在廣大教學、科研人員的實踐中產生了大量的科研成果，并成為高校檔案部門保存的數量最大、最豐富的館藏檔案。這些檔案資源只有開發利用起來，才能體現它們應有的價值。
高校檔案形成于高校各個時期、各個方面，是反映學校歷史面貌和發展變化的真實記錄。實踐證明，高校檔案對于推動教育改革、提高教育教學質量、科學管理學校、開展教學研究、提高工作效率、維護學校權益、展示學校輝煌業績等具有重要作用。檔案工作是辦好高校的一項基礎性工作，是高校管理不可缺少的環節，也是衡量一所高校管理水平高低的重要標志。這個環節的好壞，直接關系到學校建設的整體風貌。檔案工作者的任務就是科學地管理檔案，有的放矢地開發檔案信息資源，以滿足學校各類人員對檔案信息的需求。然而，目前傳統的檔案管理模式在高校仍占主導地位，各高校的檔案利用率仍很低，多數珍貴的檔案資料處于“養在深閨人未識”的階段，掩埋在歷史的灰塵之下。
高校檔案作為一種客觀實體，它的作用發揮并不是主動的，而是潛在的，需要通過人的勞動，通過一定的科學的工作方法來管理、開發才能發揮出來。為此，高校檔案管理部門必須以新時期高度發展的電子科技為依托，實現檔案管理服務模式的創新，從社會需要、學校需要的角度出發，以學校內外的利用者為服務對象，以庫藏檔案信息為服務內容，以多種服務方式為手段，為檔案的開發利用創造一個廣闊的空間，實現高校檔案信息資源的共享。
二、電子時代的到來為高校檔案管理服務模式的創新提供了技術支撐
一是計算機的應用和普及。檔案的手工操作速度慢，不能適應人們的要求。當今時代，計算機已深入到社會生活的各個領域，在檔案工作中，計算機的介入改變了檔案工作完全靠手工操作的歷史，大量簡單、重復的手工勞動逐漸由計算機取代，大大提高了工作效率。此外，網絡技術、復印技術、縮微技術、激光掃描技術也為檔案工作的創新提供了強有力的技術支持。
關鍵詞高校檔案館專題館員素質工作職責
班主任對畢業生的評語、學校結論。在作四個結論時，要求求真防假，不溢美，不隱惡，實事求是；要求概括具體，不講大話，優缺點分明，特長突出，結論明確不含糊，為用人單位提供對畢業生使用、培養發展的可靠依據。筆者曾發現，有的班主任喜歡搞一點論，對喜愛的學生溢美隱惡，對不喜歡的學生在評語中出現這也不好那也不行的語句，甚至無優點可尋論文。有的班主任在評語中喜歡講大話、空話，什么“高舉”、“堅定”、“最最”等詞語。對于這樣的評價，學校在審核把關時，應推倒重來，對個別評價不妥當的，應由主管學生管理工作的校領導親自把關修改、簽章。對學校結論，要慎之又慎，對于三好學生、學習標兵，個別有專長、技能方面突出的學生，要在一般結論基礎上，做出實事求是的評價。對于犯錯誤和不能畢業的學生，都做出慎重的簽署。在作結論時，可遵循下列原則：自己認識了的錯誤從寬，固執己見、拒絕承認的從嚴；歷史的從寬，現實的從嚴；結論從寬，批評和自我批評從嚴；已經改正了的從寬，重犯的從嚴；堅持不改的必須作結論。.嚴肅認真地做好畢業生資料的歸檔工作。畢業生資料歸檔是建檔工作最后一個環節，關系到建檔工作成敗，也關系到用人單位對資料的使用和掌握。歸檔工作的具體程序是：第一，組建好建檔工作隊伍。成立建檔工作機構，選拔辦事認真、細心，有統計、書寫專長，有教學管理經驗的人組成，派專人負責，人數一般三至五人，不宜過多。因為建檔是一項細致的工作，來不得半點馬虎和疏忽，不能出現錯統、錯登、錯裝、漏裝現象。第二，做好成績、獎懲的核實謄寫工作。這項工作任務大，因為每個學生每學期的期評成績要謄寫到每個畢業生登記表的成績欄里，每個學期的獎懲情況要謄寫到獎懲欄里，這就要求建檔工作人員要對學生負責，對學校負責，作風正派，避免差錯和失誤。第三，對畢業生登記表里的四個結論逐個檢查，檢查的內容是：領是否審查，是否簽字蓋章，年月日是否按規定的要求書寫。第四，整理、裝訂成冊，填寫卷內目錄。把學生每學期的總結鑒定表、實習鑒定表、畢業生登記表、技術等級審批表、入學時的新生登記表、體檢表、團員材料以及其他材料等等，按時間順序一一整理，裝訂成冊，填寫卷內目錄。第五，裝袋，封口。裝訂成冊的畢業生材料，裝進每個學生的檔案袋里，檔案袋的名字一定和畢業生材料的名字相符，然后封口，蓋封口章。綜上，可見做好技校畢業生的建檔工作是極其重要的，步驟也是十分復雜的。作為技校的檔案工作者，在技校已經面向市場的情況下，要使勞動力更好地在社會讓渡，就要重視技校畢業生的建檔工作，不斷提高建檔工作的要求，要以適應社會主義經濟建設的客觀需要，為技工人才的培養和輸送作出新的貢獻。
一、在高校檔案館建立專題館員制度的必要性1.建立專題館員制度是高校檔案事業發展的需要。隨著高等教育大眾化的實施，招生規模的不斷擴大，很多高校對學科專業作了相應調整，一些專業得到加強，一些新興學科、邊緣學科應運而生，這就對高校檔案館信息服務提出了全新的要求和挑戰。建立檔案館專題館員制度恰好可以滿足檔案文獻信息服務的針對性、科學性要求。檔案館可以遴選具有豐富專業知識、較高信息專業水平，熟悉對口服務單位檔案資源建設，能夠有效提供信息服務的專題館員，與用戶建立直接聯系，深入了解對口服務單位的檔案利用需求，有的放矢，提供有針對性的對口服務。為了應對專題館員制度的建立，檔案館的服務重心也要由一般服務向信息咨詢服務轉移，同時，專題檔案館員要深入教學科研、管理一線，緊密追蹤教學、科研動向，多層次、全方位運用多種手段開發館藏，在檔案館和各對口服務單位之間建立一個動態的、交互的信息服務模式，真正為教學、科研起到信息導航作用。2.建立專題館員制度有利于提供個性化的檔案利用服務。當今社會是充滿了個性化特色的社會，高校檔案館也是一樣，要想辦出特色，必須想方設法提供個性化的檔案信息利用服務，而建立專題館員制度恰好可以滿足這方面的需求。檔案館以“專題館員”為紐帶，在檔案館和各對口服務單位之間架起一座個性化的服務橋梁。專題館員在掌握對口服務單位的教學、科研、管理工作動態的同時，針對服務單位的工作重點、難點和中心工作提供二次、三次文獻編研資料，最大限度地為用戶提供深層次的文獻信息服務，實現檔案信息資源的最大化利用。3.建立專題館員制度有利于檔案館人才隊伍整體素質的提高。高校檔案館的自身發展需要高素質的館員隊伍做支撐，近年來，高校檔案館的人才隊伍已逐步出現了一批年輕化、專業化和高學歷化的人才。這類人才恰好為專題館員制度在高校檔案館的實施奠定了扎實的人才儲備基礎。專題館員的工作并不是人人都能夠勝任的，這種制度對館員的學歷、能力要求較高，要求必須具備扎實的學科知識和相應的信息檢索能力、良好的人際溝通能力、善于學習的能力和積極主動服務的能力。這種人才實際上是一種知識型館員，他們有一種強烈的追求職業發展前景的欲望，注重強調工作的自我引導和自我管理，注重團隊協作、信息溝通和知識交換，注重自身價值的體現，喜歡不斷學習，喜歡富有挑戰性的工作，因此，只有這種知識型人才，才能夠適應專題館員的發展要求。專題館員在提高自身綜合素質，做好對口服務單位檔案信息資源服務利用工作的同時，也可以帶動館內其他同事參與到個性化檔案信息服務之中，從而有效提升檔案館員工的整體素質。
二、高校檔案館專題館員應具備的素質專題館員一般都是碩士以上學歷、具備檔案專業或信息管理專業學科背景，擁有廣博的專業知識、駕輕就熟的檔案信息資源開發能力和敏銳的分析判斷能力，較好的計算機、外語運用能力，能夠有針對性地為教學、科研和行政管理提供個性化檔案信息服務。高校檔案館專題館員在具備這些基本素質的基礎上,還應具備檔案信息導航素質、檔案信息挖掘素質和公共關系拓展素質等，只有具備了這些綜合素質，才能為檔案用戶提供個性化的檔案信息服務，為學校教學、科研、管理的和諧統一發展奠定堅實、可靠的基礎。1.檔案信息導航素質。面對龐雜、浩瀚的檔案信息資源，高校檔案用戶總是感覺僅僅憑借自己的經驗和素養獲取檔案信息，一般都難以獲得令自己滿意的、全面的、有效的檔案信息資源。而檔案館專題館員恰恰具有檔案用戶所不具備的優勢，能夠利用自身對檔案庫藏資源了如指掌的優勢，幫助用戶有選擇地采集、存貯、組織、控制和提供檔案信息資源，幫助用戶在多樣化的檔案信息資源中快捷、準確、全面地獲取檔案信息資源。在網絡環境下，信息意識反映了人們對信息工作的性質、作用的認識程度，是關系到能否發揮信息能力的先決條件。隨著高校教學、科研的迅猛發展，檔案信息資源的日益膨脹，要在各種堆積如山的檔案信息資源中有效地獲取、評估、開發、篩選出有價值的信息，從有價值的信息中分辨出核心信息，必須具有強烈的信息意識。而檔案信息導航素質就是明確要求專題檔案館員要具備強烈的信息意識和敏銳的信息洞察力，要善于捕捉、發現、挖掘和利用檔案文獻信息。只有具備檔案信息導航素質，才能有針對性地做好對口服務單位的檔案信息資源建設工作。2.檔案信息挖掘素質。隨著高校用戶需求的日益個性化、多層次化，用戶對檔案需求在綜合性、適用性、有序性方面提出了更高的要求。高校的教師和管理人員已不滿足于對檔案信息線索和數據的單純獲取，而是要求檔案館提供有深度的，對館藏檔案信息進行分析、篩選、編研之后的利用價值較大的檔案信息資源。檔案信息資源的開發利用不僅僅只是提供簡單的一次文獻查詢，更重要的是要提供從各種檔案信息資源中檢索、挖掘出來的專題匯編、調研分析或者預測報告、決策參考等。這就要求檔案專題館員在熟悉對口服務單位檔資源建設的基礎上，從教學院系、職能管理部門的角度出發，組織、分析、提煉相關的檔案信息資源，并將加工編研后的檔案信息提供給對口服務單位，有效實現專題館員的職責。同時，隨時掌握對口服務單位的工作進展動態和學術研究動態，組建相關的教學、科研專題數據庫，對對口服務單位的主要信息資源進行全面系統的分析、對比、歸納和提煉，形成檔案文獻綜述和文獻評介，使龐雜的檔案信息資源由分散變為集中，最大限度地方便高校檔案用戶，滿足其不斷增長的檔案信息需求。3.公共關系拓展素質。隨著高等教育教學改革的不斷深入，高校檔案館的工作也要緊隨形勢的發展而不斷深入，主動開發、拓展新的信息服務項目為教學、科研、管理服務，拓寬檔案工作的影響力，爭取學校領導及各院系、職能部門對檔案工作的更多支持。要做到這一點，專題館員就要發揮比較大的作用，因為，他們不同于普通的館員。專題館員的身份給予了他們和各院系、職能部門交往的機會。作為檔案館與對口服務單位之間的橋梁，專題館員必須建立與對口單位的緊密聯系，和用戶進行經常性的對話、交流，真誠地聽取用戶的意見和批評，利用各種不同的方法和手段，分析用戶的需求，了解用戶的心理，及時改進服務工作。
三、高校檔案館專題館員的工作職責高校檔案館專題館員的工作職責主要有以下幾種:(1)建立檔案館主動了解用戶需求的交流機制,專題館員負責定期與對口服務單位進行固定的工作聯系，采取多種方式加強與服務單位的溝通，諸如參加院系的相關會議和學術交流活動、跟蹤工作進展等。(2)負責搜集、鑒別和整理對口單位的檔案信息資源，并在檔案館網站上建立對口服務單位的檔案信息資源專題信息。(3)協助對口服務單位進行教學、科研、行政事務等專題檔案文獻檢索，逐步做到有針對性地為教學、科研、行政單位提供定期服務和決策參考服務。(4)為對口服務單位提供檔案信息咨詢服務，通過電話、電子郵件、面對面咨詢等方式及時滿足用戶查詢檔案信息的需求。在檔案館網頁上設立“專題館員咨詢園地”，公布專題館員的個人聯系信息，并借助網絡技術，提供多種在線咨詢服務。(5)提供用戶利用檔案的指導與培訓,定期或不定期地開展各層次用戶的培訓活動,指導用戶充分利用檔案信息資源；經常向用戶宣傳推廣檔案館的信息資源。專題館員制度的建立需要制定明確的工作目標、詳盡的崗位職責、科學的考核方法和切實可行的激勵機制。高校檔案館可以根據自身的實際情況，確定是否實施該項制度。專題館員制度的實施不可能一蹴而就，需要不斷學習，一步一個腳印地扎實工作和毫不氣餒地努力爭取。筆者深信，高校檔案館只要以嚴謹、科學的態度推行該項制度，就一定能夠收到較好的效果，促進高校檔案服務方式的創新和檔案信息資源開發利用水平的提高。
參考文獻：
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（一）檔案工作者整體知識結構老化
目前的檔案工作者大多是年齡大、體弱多病的，他們所具有的教育程度也不高，檔案專業的人才更是少之又少。雖然大多檔案工作人員熟練的掌握紙質檔案管理和手工操作，但對計算機管理檔案及信息化管理相對陌生，這樣就對的檔案工作發展提出了嚴峻的挑戰.
（二）領導對檔案工作重視不夠
有些學校領導認為檔案管理工作就是“保存資料”，沒有很強的技術性和專業性，對檔案工作認識不足，因此，在人員配備和經費投入方面重視不夠。隨著信息時代的到來，檔案的管理方式已由過去傳統檔案管理方式逐步向信息化管理過渡，工作的重點也由檔案的收集與整理變為編研、利用和創新。這就對檔案工作者提出了更高的要求，不但政治覺悟要高、責任心強而且要具有創新意識，要具備運用新知識、新技術的能力。只有學校領導高度重視檔案工作，認識其對各項工作的依據作用和參考價值，才能把綜合素質較高的人安排到檔案工作崗位上，更好地完成檔案管理工作。
（三）檔案工作人員流動性大
檔案部門與其他部門相比，工作辛苦、待遇差、地位低，這成了人才流失的重要原因。為此，必須對檔案工作給予更多的投人，改善其工作環境及辦公條件；一視同仁地對待檔案工作人員，提高他們的工作地位和福利待遇，激發起他們的工作熱情，使他們能夠全身心地投入到檔案信息化建設當中。
二、高校檔案工作者繼續教育的必要性
檔案工作是一項專業性很強的工作，它運用科學的管理原則和方法，對檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、統計、利用、編研等業務環節全過程進行管理。為保證檔案工作能夠適應新形勢的需要，僅憑對檔案工作的熱情和細致的工作作風是遠遠不夠的，它需要運用專業知識和技能科學的管理檔案。所以對檔案工作者的要求也應該從以傳統的機要、保密角方面的政治素質為重點轉向以培養業務素質為重點。目前，我國高校從事檔案工作人員主要是具有普通學歷且非檔案專業的人員，由于多數人沒有接受過檔案學知識的系統學習和專業培訓，較難從事檔案分類、鑒定、編研和制度修訂等學術性較強的工作。隨著檔案信息化建設的逐步推進，越來越多的新技術將逐步應用于檔案工作的各個方面，這就要求檔案工作者不僅有豐富的檔案專業知識和較強的業務能力，還要有檔案數字化能力和電子檔案鑒定能力等；不但會傳統紙質文件的歸檔，還要具備電子文件的歸檔管理能力。因此，加強高校檔案工作者的繼續教育尤為重要。
三、加強高校檔案工作者繼續教育的建議
（一）繼續教育的主要對象
有計劃地組織培訓、進修，加大在職檔案管理人員崗位培訓力度，增強管理人員辨別、處理文檔信息的能力。目前，檔案隊伍中有許多年齡偏大、學歷偏低、專業知識偏少、不會使用現代化管理設備的檔案工作者，檔案主管部門要盡可能地為檔案工作者多提供繼續教育的機會，全面提高現有檔案管理人員的綜合素質及工作水平。
（二）繼續教育的形式與內容
繼續教育可采取授課、參觀、交流、自學等多種形式，激發培訓者的學習熱情和積極性，變被動參加為主動參加，授課內容上要專業理論和工作技能相結合，選擇貼近生活實際的、能學以致用的，使盡可能多的檔案工作者都能參加，讓大家通過參加繼續教育獲取知識。
（三）建立內部培訓體系
高校檔案管理工作的特點決定了要想做好高校檔案工作，建設一支專兼職相結合的檔案工作隊伍至關重要。兼職檔案工作人員屬于檔案工作基層的工作者，因此加強對兼職檔案員的培訓，提高兼職檔案員的政治素質和業務能力，是做好高校檔案工作的關鍵。加強對兼職檔案員的繼續教育，僅僅依賴檔案主管部門組織的培訓是遠遠不夠的，還是要建立學校內部的培訓體系，通過定期或不定期的舉辦培訓；兼職檔案員到檔案館實地學習；專職人員深入到各職能部門或二級學院業務指導，解決兼職檔案員的具體問題，指導歸檔方法等多種形式相結合，切實提高工作水平。
1其考核程序基本覆蓋了高校近期檔案工作的發展進程
(1)增強檔案意識，建立高校檔案領導體制
近年來，凡申報考評的學校基本建立起相應的檔案工作領導體制以及與學校整體發展相適應的檔案工作機構。一些高校檔案館的建立，表明高校檔案工作地位正穩步提高，標志著檔案工作邁出了與學校整體建設同步發展的第一步。多數高校采取有效措施，加強領導對檔案工作進行決策、監督、執法、調控的力度，如成立校級檔案工作委員會等。多數學校將檔案工作納入學校的中期規劃和年度工作計劃之中，為學校檔案工作的發展創造了良性發展的環境。
(2)加強隊伍建設，檔案管理形成網絡
隨著學校對檔案工作認識程度的加強，檔案干部隊伍建設逐步得到重視，隊伍結構不斷優化，人員年齡呈現年輕化趨勢，知識層次及專業素質均有較大幅度提高。多數學校已形成由學校領導分管、校辦主任主管，專職檔案人員負責，兼職檔案人員配合的檔案工作網絡體系。為學校檔案工作的正常開展提供了可靠的組織保障。與此同時，各校建立了相應了崗位責任制，與考核制度互為制約，將檔案工作“目錄管理”融入學校的“目標管理”中，從而形成“目標管理”的公共環境。因而有效的保證了檔案工作“目標管理”全過程的實施。
(3)建立健全檔案管理制度，與檔案工作進程保持同步發展
由于檔案工作程序日趨完善，檔案管理制度的修訂、完善、更新的任務日漸艱巨、為適應檔案工作快速發展變化的特點，各校采取一系列措施，如將檔案規章制度重新修訂后匯集成冊，制訂特色檔案管理制度等。通過制度建設，規范了學校檔案管理方法和程序，檔案材料的系統性得到制度保證，同時檔案人員通過完善的制度建設，對檔案進行實時控制成為可能。
(4)檔案基礎業務建設步入規范化、標準化軌道。
高校檔案工作“目錄管理”將傳統的檔案管理注入了生機和活力。自此，打破了傳統模式中由于缺乏統一的工作標準而出現的分散管理局面，提出了科學、規范、標準的操作方式。部分高校檔案部門據此展開各具特色的有益嘗試。此外，檔案部門與有關部門密切配合，參與學校科研成果鑒定、基建項目竣工、設備開箱驗收等重大活動，一定程度上實現了檔案工作和學校主要職能活動的同步管理。檔案分類日趨勢科學、合理，逐步形成了適合學校檔案工作實際的檔案分類方案，并在實體分類的基礎上，開始多途徑的嘗試信息分類的實踐。多數試點高校在經歷了整改過程的“短期陣痛”后，已開始步入良性發展階段。并為檔案工作再上新臺階奠定了基礎。
(5)引入現代化手段，主動開發檔案信息資源
高校檔案部門在積極探索利用途徑，不斷豐富檢索工具的基礎上，圍繞學校的中心工作和重點任務，分析檔案需求信息，編制出大量適合當前高校改革和發展的檔案編研資料。轉換被動服務方式，突出主動服務特色。依托現代科技，制備出多層次檔案編研成果，不僅滿足了利用者的需求，而且深化了檔案編研的層次。
2其實施效果給檔案部門帶來雙重收益
(1)硬件設施地更新、充實，使檔案管理條件和信息開發手段得到改善。
高校普遍增加了對檔案工作的投資份額，為檔案部門單獨配備或更新了現代化設備，并配備了與之相應的專業人員，輔助檔案現代化管理工作的開展，并已取得可喜成果。
(2)軟件收益顯著提高：
領導檔案意識加強，為檔案部門解決了大量現實問題。通過“目標管理”使檔案部門獲得與其他教學部門等同的位置，接授檔案專業考評，其考核過程和結果在校內引起關注和重視，客觀上提高了檔案部門在學校的知名度，為檔案工作在學校綜合管理中贏得了相應的地位。檔案人員的業務能力和工作水平在實踐檢驗中全方位得到鍛煉。考核和提高。檔案工作的規范化、標準化、現代化程度大幅度提高，檔案信息開發成果倍出，為今后的工作奠定了堅實的基礎。
從其整體收益不難看出，高校檔案目標管理不僅是對高校檔案部門綜合能力的全面考核，而且是幫助高校檔案部門從檔案管理的初級階段步入中、高級發展階段的轉折點。
3從推進程度分析其實施過程的難點“目標管理”推廣實行后，一些學校在實施過程中，遇到了某些實際情況和“目標管理”的有關條款不兼容的難題，突出體出在檔案工作與學校整體工作要求保持“四同步”發展等問題。究其原因，高校檔案“目標管理”是從檔案工作發展角度出發，對檔案工作的主體環節及周邊方面加以規范，力爭使之盡量合乎標準。然而，檔案管理作為一門邊緣學科，其承載內容涉及各個領域，管理方式滲透到多個層面。如果將檔案作為一個隔離體研究，則將失去其存在的意義。同樣，檔案工作作為一種動態的存在方式，應考慮到它與周邊介質的相互作用與影響。上述問題的主要癥結是“目標管理”的設置初衷沒能找準檔案工作的位置——服務性、輔，過分夸大了檔案部門的職能和作用。其基礎性、局域性表明它無法與學校整體的中心工作和重點任務并舉，更不能單方面越級協調學校的整體規劃和片面干預教、科、研工作的實施過程。相反，如果從檔案行政管理部門的角度出發，重新審視高校“目標管理”的難點，站在管理者的高并，與平等級別的管理機關協調和處理檔案工作及周邊關系，相對而言則簡單些。從所周知，橫向協調和縱向隸屬的關系在處理問題的方式上顯然是不同的。據此可見，如欲加快高校檔案工作“目標管理”的推進速度，應當采用“最小阻力法”，將問題的難點由制發機關與教育行政主管機關協商解決。以此保證其下行的通達性，加強實施的可操作性。
4從高校檔案部門對考評工作的反饋意見分析其可能產生的中期影響
從目前高校檔案部門對考評工作的反饋意見看，認為考評基本反映出高校檔案工作的特點和檔案管理的全過程，具有較強的可操作性。但是，經過整體考評過程后，總感覺有些缺憾。在實際考核和驗收過程中，似乎比較偏重申報性文件資料的齊備與否，而實際工作的量化程度及考評前后的差異狀況未能充分體現出來。這樣會出現一些負效應，一些學校在初步了解了考評程序后，在申報文件和自檢報報告上大作官樣文章，而較多的忽略了檔案工作扎實內功的修煉，致使高校檔案工作“目標管理”的效果大打折扣。如據此預測其中期效果，終究會對高校檔案工
檔案信息資源共享是高校檔案館（室）適應社會需求、提高檔案信息服務水平、構建開放式高校檔案館（室）的必然選擇。從目前的情況看，社會對高校檔案信息資源的共享需求主要體現在以下幾個方面。
1.對高校校史、校情了解和研究的需求
高校檔案是歷史的真實記錄，收藏著高校不同歷史時期發生的重大事件、重要活動、重大工程、重要組織等文獻資料，以文字、圖片、影像、實物等形式展現著學校的成長、發展歷史，富含著一所高校的記憶元素，構成了高校在特定歷史條件下的真實場景。無論是專業人士對校史的研究，還是社會各界對校史、校情的了解，都離不開對高校檔案的查閱，自然離不開對高校檔案信息資源的共享。
2.高校相關資料甄別鑒定、查證咨詢的需求
對高校相關資料進行甄別鑒定、回復查證咨詢是檔案管理部門的重要工作內容。有了檔案信息資源共享，社會用人單位可以通過網絡平臺核實畢業學生的學籍、學歷、學位、在校成績與獲獎等資料的真偽，了解欲聘用人員的真實學業水平，辦理證實材料。在校生、畢業生因考研、出國、找工作需學校提供學習成績、學歷學位等證明材料，也可以在檔案信息資源共享的條件下，先自我查詢，從而順利辦理。
3.高校科研成果轉化和科研合作的需求
高校既是傳播科學知識的殿堂，也是科學研究的基地，每年都會產生大量的科研成果，并以科技檔案的形式記錄備案。通過檔案信息資源共享，社會生產企業能夠及時發現所需要的科研成果，促進了高校科研成果有效轉化為生產力。同時，企業為了開發新產品、提高勞動生產率，也需要通過檔案信息資源共享了解高校的科研優勢，與高校展開科研合作，實現企業與高校的互惠共贏。
4.高校宣傳推介、擴大社會影響的需求
宣傳推介、擴大社會影響是高校發展進程中不可或缺的經營舉措。在信息時代，越來越多的人通過網絡了解社會、認識社會。高校必須立足這一現實，通過檔案信息資源共享展示本校的光輝歷史、優美環境、特色文化、教學科研實力和成果，讓社會全面地掌握學校的各方面信息，吸引更多的優秀學子，獲得更多的社會支持。
二、目前高校檔案信息共享的制約因素
高校檔案信息資源共享是現代信息技術與現代管理體制的融合。目前，一些制約著高校檔案信息共享的客觀因素不能不引起我們的高度注意。
1.傳統檔案管理意識的束縛
長期以來，高校檔案管理處于一個相對封閉的狀態，傳統的檔案管理理念根深蒂固，具體表現在：①對檔案資料重保管、輕利用，缺乏以用戶為中心、以利用為靈魂的現代檔案管理意識。②工作視野狹小，局限于檔案館（室）的小天地，對社會經濟發展的巨大變化關注不夠。③坐等用戶上門咨詢查閱檔案，少有對外服務的主動性。落后的管理意識制約著高校檔案服務功能的有效發揮，造成了檔案信息資源的巨大浪費。
2.高校檔案信息資源不完備
高校檔案信息資源共享需要有完備的檔案信息資源做支撐。由于歷史的原因，高校檔案管理體系呈現一種隨意、松散的狀態，管理部門職責分工不明，管理失范。比如：學生在校學習成績或學歷證明資料，有的學校是在檔案館（室）存檔，有的學校是教務處存檔。這就造成了檔案信息資源的靈散化、條塊化，用戶難以在一個部門查詢到所需的全部信息，影響了高校檔案信息資源的社會共享。
3.檔案的數字化水平不高
受客觀條件的限制，高校檔案信息載體比較單一，以不易保存、不易查詢、不易傳遞的紙質文檔為主，能夠提供海量存儲、便于網上傳輸和查詢的數字光盤、微縮膠片、錄音磁帶、移動硬盤等先進信息載體檔案所占比例較低，難以構建起檔案信息資源共享需要的網絡信息化平臺。雖然一些高校檔案館（室）建立了自己的網站，但缺乏對現有檔案資源的開發與整合，內容不夠豐富，數據存量少，制作粗糙。
4.檔案管理人員信息化知識欠缺
高校檔案管理人員大都畢業于檔案管理專業，對于檔案的形成、收集、整理程序以及檔案的歸檔范圍、保存期限，檔案分類編號、保密文件收發、存檔、銷毀等各個工作環節嫻熟于心，但對于數字檔案的開發、計算機程序的維護、數據庫信息導航等信息化知識相對欠缺。直接導致了高校檔案信息資源共享系統完善和運行中出現的問題不能得到及時、有效的處理，從而影響了高校檔案信息資源共享的進程和質量。
三、基于信息資源共享的高校檔案管理模式改革創新策略
高校檔案信息資源共享是現代信息技術條件下的系統工程，是踐行“檔案信息服務于社會”理念的有效途徑。我們要以改革和創新為主旨，潛心探索有效策略，構建起信息資源共享條件下高校檔案管理新模式。
1.轉變傳統意識，樹立信息資源共享服務理念。思想與觀念引導著行動的方向，徹底轉變傳統意識，樹立信息資源共享服務理念是構建與檔案信息資源共享相適應的高校檔案管理模式的決定性要素。首先，高校檔案管理工作者要認真學習現代檔案管理理論，明確新的歷史條件下高校檔案資源的含義和作用，將信息共享理論與檔案信息特殊性有機結合起來。第二，要關注社會發展對檔案信息的需求，改變檔案館在公眾中的封閉形象，主動為社會各領域和普通民眾提供全方位的高校檔案信息服務。第三，要健全規章制度，簡化高校檔案查閱、咨詢程序，以熱情的態度、靈活的方式、規范的操作營造高校檔案信息資源共享服務軟環境。
2.加強高校檔案信息資源建設，夯實資源共享的物質基礎
巧婦難為無米之炊，高校檔案信息資源共享離不開豐富、真實、全面的檔案數據資源。因此，加強高校檔案信息資源建設，夯實資源共享的物質基礎變顯得尤為必要。①做好檔案信息資源建設的總體規劃，協調校內外檔案信息的采集工作，保證信息資源配置的最優化和信息管理的最佳化。②把好檔案采集關，既要擴大檔案信息采集范圍，實現檔案信息的完整、全面，又要注意對檔案信息的核實與甄別，保證其真實性和客觀性。③定期通過不同渠道開展社會對高校檔案資源服務需求的調研，根據調研結果有針對、有重點地征集、開發專題特色檔案。如：以高校科研項目應用者為服務對象，建立高校科研成果專題檔案信息卷宗，架設高校科研成果轉化和科研項目合作的直通橋。
3.提高檔案信息數字化水平，創設檔案信息網絡共享平臺
實現高校檔案資源共享最緊迫的任務是高校檔案資源的數字化、網絡化和智能化，其中檔案資源的數字化是關鍵與核心。高校檔案管理部門要依據《檔案法》有關規定，在做好紙質檔案資料征集、歸類、建檔、保護的同時，及時采用電子計算機、掃描儀等數碼技術手段對正在采集、整理存檔的檔案資料進行數字化處理，有計劃、有步驟地將以往存檔的歷史檔案資料轉化為數字文件，編制出電子版的全宗目錄、分類目錄和目錄索引。在數字化檔案資料管理中，要按著《高等學校檔案管理辦法》、《磁性載體檔案管理與保護規范》和《CAD電子文件管理》等國家標準規范，實現高校檔案資源的自動編目、自動統計和自動檢索。在此基礎上，創設高校檔案信息網絡共享平臺，以關聯和鏈接的方式，構建不同高校間的檔案資源共享系統，提高檔案信息共享的自動化程度，推動高校檔案資源的社會共享。
4.加強檔案人才隊伍建設，提升檔案管理隊伍整體素質
高校檔案管理人員的信息技術水平，直接影響著檔案信息資源的開發與共享。高校要加強檔案人才隊伍建設，使檔案管理人員的知識結構、專業結構和年齡結構得到不斷的優化。通過學習與培訓，培養一大批既有檔案專業知識、有掌握現代信息技術的復合型檔案信息資源管理人才，有效克服高校檔案資源共享的技術障礙。要把檔案管理工作人員的信息技術學習和創新能力提高與獎懲機制有機融合，激勵每個高校檔案管理人員都能擅長檔案（特別是數字檔案）的編研、開發和推廣工作，以檔案管理隊伍整體素質的提升促進高校檔案資源的高度共享和增值服務。
四、總結
1其考核程序基本覆蓋了高校近期檔案工作的發展進程
(1)增強檔案意識，建立高校檔案領導體制
近年來，凡申報考評的學校基本建立起相應的檔案工作領導體制以及與學校整體發展相適應的檔案工作機構。一些高校檔案館的建立，表明高校檔案工作地位正穩步提高，標志著檔案工作邁出了與學校整體建設同步發展的第一步。多數高校采取有效措施，加強領導對檔案工作進行決策、監督、執法、調控的力度，如成立校級檔案工作委員會等。多數學校將檔案工作納入學校的中期規劃和年度工作計劃之中，為學校檔案工作的發展創造了良性發展的環境。
(2)加強隊伍建設，檔案管理形成網絡
隨著學校對檔案工作認識程度的加強，檔案干部隊伍建設逐步得到重視，隊伍結構不斷優化，人員年齡呈現年輕化趨勢，知識層次及專業素質均有較大幅度提高。多數學校已形成由學校領導分管、校辦主任主管，專職檔案人員負責，兼職檔案人員配合的檔案工作網絡體系。為學校檔案工作的正常開展提供了可靠的組織保障。與此同時，各校建立了相應了崗位責任制，與考核制度互為制約，將檔案工作“目錄管理”融入學校的“目標管理”中，從而形成“目標管理”的公共環境。因而有效的保證了檔案工作“目標管理”全過程的實施。
(3)建立健全檔案管理制度，與檔案工作進程保持同步發展
由于檔案工作程序日趨完善，檔案管理制度的修訂、完善、更新的任務日漸艱巨、為適應檔案工作快速發展變化的特點，各校采取一系列措施，如將檔案規章制度重新修訂后匯集成冊，制訂特色檔案管理制度等。通過制度建設，規范了學校檔案管理方法和程序，檔案材料的系統性得到制度保證，同時檔案人員通過完善的制度建設，對檔案進行實時控制成為可能。
(4)檔案基礎業務建設步入規范化、標準化軌道。
高校檔案工作“目錄管理”將傳統的檔案管理注入了生機和活力。自此，打破了傳統模式中由于缺乏統一的工作標準而出現的分散管理局面，提出了科學、規范、標準的操作方式。部分高校檔案部門據此展開各具特色的有益嘗試。此外，檔案部門與有關部門密切配合，參與學校科研成果鑒定、基建項目竣工、設備開箱驗收等重大活動，一定程度上實現了檔案工作和學校主要職能活動的同步管理。檔案分類日趨勢科學、合理，逐步形成了適合學校檔案工作實際的檔案分類方案，并在實體分類的基礎上，開始多途徑的嘗試信息分類的實踐。多數試點高校在經歷了整改過程的“短期陣痛”后，已開始步入良性發展階段。并為檔案工作再上新臺階奠定了基礎。
(5)引入現代化手段，主動開發檔案信息資源
高校檔案部門在積極探索利用途徑，不斷豐富檢索工具的基礎上，圍繞學校的中心工作和重點任務，分析檔案需求信息，編制出大量適合當前高校改革和發展的檔案編研資料。轉換被動服務方式，突出主動服務特色。依托現代科技，制備出多層次檔案編研成果，不僅滿足了利用者的需求，而且深化了檔案編研的層次。
2其實施效果給檔案部門帶來雙重收益
(1)硬件設施地更新、充實，使檔案管理條件和信息開發手段得到改善。
高校普遍增加了對檔案工作的投資份額，為檔案部門單獨配備或更新了現代化設備，并配備了與之相應的專業人員，輔助檔案現代化管理工作的開展，并已取得可喜成果。
(2)軟件收益顯著提高：
領導檔案意識加強，為檔案部門解決了大量現實問題。通過“目標管理”使檔案部門獲得與其他教學部門等同的位置，接授檔案專業考評，其考核過程和結果在校內引起關注和重視，客觀上提高了檔案部門在學校的知名度，為檔案工作在學校綜合管理中贏得了相應的地位。檔案人員的業務能力和工作水平在實踐檢驗中全方位得到鍛煉。考核和提高。檔案工作的規范化、標準化、現代化程度大幅度提高，檔案信息開發成果倍出，為今后的工作奠定了堅實的基礎。
從其整體收益不難看出，高校檔案目標管理不僅是對高校檔案部門綜合能力的全面考核，而且是幫助高校檔案部門從檔案管理的初級階段步入中、高級發展階段的轉折點。
3從推進程度分析其實施過程的難點
“目標管理”推廣實行后，一些學校在實施過程中，遇到了某些實際情況和“目標管理”的有關條款不兼容的難題，突出體出在檔案工作與學校整體工作要求保持“四同步”發展等問題。究其原因，高校檔案“目標管理”是從檔案工作發展角度出發，對檔案工作的主體環節及周邊方面加以規范，力爭使之盡量合乎標準。然而，檔案管理作為一門邊緣學科，其承載內容涉及各個領域，管理方式滲透到多個層面。如果將檔案作為一個隔離體研究，則將失去其存在的意義。同樣，檔案工作作為一種動態的存在方式，應考慮到它與周邊介質的相互作用與影響。上述問題的主要癥結是“目標管理”的設置初衷沒能找準檔案工作的位置——服務性、輔，過分夸大了檔案部門的職能和作用。其基礎性、局域性表明它無法與學校整體的中心工作和重點任務并舉，更不能單方面越級協調學校的整體規劃和片面干預教、科、研工作的實施過程。相反，如果從檔案行政管理部門的角度出發，重新審視高校“目標管理”的難點，站在管理者的高并，與平等級別的管理機關協調和處理檔案工作及周邊關系，相對而言則簡單些。從所周知，橫向協調和縱向隸屬的關系在處理問題的方式上顯然是不同的。據此可見，如欲加快高校檔案工作“目標管理”的推進速度，應當采用“最小阻力法”，將問題的難點由制發機關與教育行政主管機關協商解決。以此保證其下行的通達性，加強實施的可操作性。
4從高校檔案部門對考評工作的反饋意見分析其可能產生的中期影響
范式從本質上講是一種理論體系，它的概念和理論最初是由美國科學哲學家托馬斯•庫恩(ThomasSamuelKu-hn)1962年在《科學革命的結構》中系統闡述的，它指的是一個共同體成員所共享的信仰、價值、技術等的集合。檔案知識管理范式是在批判繼承原有的檔案史料管理范式、檔案實體管理范式、檔案信息管理范式的基礎上發展而成的一種主流管理范式，是一種社會化了的“范型意識”，與以往的管理范式不同，它以知識服務為核心和最終目的，千方百計地為用戶尋求“答案”，滿足檔案用戶多層次、多方式的需求;以整合檔案顯性知識，挖掘隱性知識，并使之顯性化為管理對象，注重檔案知識價值的發揮和服務功能的實現;它既重視檔案工作者的智力成果，強調保護檔案知識權益和分配，又重視成果形成過程的管理和創新，在重塑檔案管理思維和文化顯化，推動檔案自身專業生命和專業發展方面具有重要的指導意義。
2檔案知識管理范式對高校檔案工作的啟示
高校檔案是高校歷史的積淀和文化的基石，是高校重要的知識資源，具有原生性和唯一性。高校檔案管理本身就是對學校歷史知識的記錄和當前知識的管理，既包括檔案的收集、整理、編目、鑒定、統計等顯性知識的管理工作，也包涵對檔案資源隱性知識的挖掘、加工和開發利用工作。檔案知識管理范式的知識核心向度、“人本”向度、技術的傳承創新以及文化顯化向度，對高校檔案管理工作具有深刻的啟迪和指導作用。高校檔案管理工作唯有樹立知識管理理念，融會貫通顯性與隱性知識，挖掘隱藏在顯性知識背后的隱性知識，使隱性知識顯性化，顯性知識集成化，知識創新常態化，推進知識“螺旋式”縱深發展，擴大知識共享，重用知識型人才，創建學習復合型檔案團隊，高校檔案事業才會蓬勃發展。
3高校檔案管理的現狀
檔案知識管理范式是伴隨著社會生產力發展而出現的一種管理范式，它代表了當前檔案管理發展的必然趨勢，為高校檔案管理工作指明了前進的方向。但由于社會和高校自身因素的影響，當前高校檔案管理中存在一些急需改進的地方。
3．1檔案管理重傳統，輕創新
當前，我國高校檔案以傳統經驗管理為主，創新理念比較淡薄。學校領導對檔案工作不重視，師生員工的檔案意識也較薄弱，檔案工作一直處于邊緣化的地位。檔案人員管理觀念滯后，片面側重于檔案的收集、整理、鑒定、統計等傳統的“保管”工作，忽略了檔案的開發利用，檔案管理呈現封閉半封閉狀態，不利于新知識的吸取和新技術的引進，高校檔案發展進程比較緩慢。
3．2檔案服務重形式，輕人本
在檔案的服務利用方面，檔案人員缺乏主動服務意識，消極被動地等人上門查檔，借閱手續復雜，手工查檔效率低下，無法滿足檔案用戶快速閱檔的需求;檔案的利用囿于紙質案卷，電子文件數量較少，無法滿足檔案用戶多元化和個性化的需求;服務對象局限于校內單位和師生員工，社會服務項目較少，檔案開發利用的深度和廣度不足，不利于檔案資源共享和社會價值的實現。
3．3檔案隊伍重使用，輕培養
檔案隊伍的素質是檔案管理工作能否順利開展的關鍵因素。目前，我國高校檔案人員整體素質偏低，理論水平有待提升。檔案人員外出調研學習，參加業務和理論知識培訓的機會較少，對檔案最前沿的發展動態和檔案發展方向了解不多，檔案隊伍創新能力較弱，急需補充創新能力強、學歷層次高，理論知識豐富的檔案人才，以及能夠熟練運用現代化技術手段從事網絡數據庫、資源共享平臺建設的高技術人才。
4高校檔案知識管理范式的研究與實踐
檔案知識管理范式是一個動態的發展過程，與社會變遷息息相關，并隨著生產力的發展而調適變化。它“既是一種實踐活動，又是一個理論學派”，指引人們在檔案管理實踐中逐步揭示和確認檔案領域潛在價值信念和行為準則，并通過檔案學者和檔案管理主體之間的互動，探求檔案發展的內在規律和必然聯系，塑造檔案共同體的主體意識，增強檔案理論整合度，提高檔案管理的現實功能和服務利用功能，確保檔案事業健康和諧發展。
4．1摒棄滯后的管理理念，樹立知識管理理念
高校檔案管理應摒棄“重管輕用”的傳統管理理念，樹立知識管理理念，不僅注重豐富館藏資源，積累顯性知識，而且重視挖掘潛藏的隱性知識，實現隱性知識顯性化，顯性知識集成化，知識服務核心化。野中郁次郎精辟地指出，正是由于暗默知識和形式知識之間的相互轉換，或者形象地說形成了一種“知識螺旋”運動，新的知識被源源不斷地創造出來，企業才會獲得持續不斷的創新理念和實踐智慧。高校檔案要贏得發展的空間，就必須注重知識創新，激發檔案人員所蘊藏的暗默知識，重視由暗默知識所引發的知識創造，鼓勵個體親身體驗、切身領悟和共享知識活動，通過檔案編研、課題研討、項目合作、會議交流等形式交流工作經驗，分享個體技術訣竅，提升團隊理論水平，增強創新實踐能力，科學整合顯性與隱性知識，開發檔案知識產品，高校檔案工作才會持續健康發展，檔案知識服務的最終目的也才能實現。
4．2繼承優秀服務傳統，創新現代服務機制
我國著名的檔案學家吳寶康教授說過:“檔案必須利用，通過利用來充分發揮其作用，為社會服務，并同社會的政治、經濟、文化、科學、教育等各方面緊密地聯系起來，實現檔案的自身價值。”高校檔案是高校最寶貴的資源，只有通過服務利用，實現資源共享，才能發揮它的價值。在知識管理范式“人本”向度的指引下，高校檔案人員要轉變觀念，樹立“以檔案用戶為中心”的服務理念，在傳承手工服務方式的基礎上，拓展服務利用方式，提供電話、傳真、郵寄、網絡、預約等多項服務，滿足檔案用戶多形式的利用需求;豐富檔案服務內容，增加電子查檔、信息審核、出國材料翻譯，網上案卷瀏覽、復印、利用等服務內容;建立網絡交流平臺，實現檔案人員與用戶直接的互動交流，及時收集案卷利用反饋信息，調整完善檔案服務機制，為檔案用戶提供多元化和個性化的服務;擴大檔案服務范圍，秉承“走出去，請進來”的原則，開展與校內單位、校外企業、國內外兄弟院校之間的交流合作，學習最先進的服務理念，把握最前沿的檔案發展動態，借鑒現代檔案開發利用方式，提升整體服務水平，把檔案推向社會，發揮檔案的社會價值。
4．3注重技術傳承創新，創建學習創新型團隊
知識經濟社會，知識和人才的重要性進一步凸顯，創新成為時代的主旋律。高校檔案工作要獲得長遠發展，就必須尊重知識和人才，重用人才，建立人才激勵機制，為人才創造施展才華的舞臺和空間，激發人才的創造力，吸引人才參與檔案管理工作，并學習前瞻的管理理念，培養團隊和創新意識，注重知識、經驗、技術、智慧的傳遞分享，加快技術創新。注重團隊計算機技術、網絡技術、數據庫操作技術、信息技術等現代化技術的培訓學習，以提升檔案隊伍的整體技術水平，創建業務精、技術高、能力強的學習創新型團隊，確保高校檔案事業蒸蒸日上。
5結束語
關鍵詞:高校;檔案管理;現代化
隨著經濟、信息與科技的發展,高校檔案作為重要的信息資源,其服務領域也由原來的高校內部逐步向社會諸多領域擴展。社會發展需要高校加速以自動化、信息化、社會化建設為主的檔案管理現代化建設。因而,高校檔案開放式的網絡現代化管理與服務,已成為高校廣大檔案工作者共同關注的課題。
一、高校檔案管理現代化建設的內容與意義
高校檔案一般有文書檔案、教學檔案、科技檔案、聲像檔案、編輯檔案、外事檔案、會計檔案、人事檔案等,有的學校劃分的類別更細。這些檔案都是師生在工作、學習中產生的,應視為一個整體,實行統一管理。每一類檔案的管理、每一個環節的工作都有其專業要求。業務的統一管就是要使每一類檔案業務工作的開展都在學校檔案機構的督促、檢查之下,即嚴格要求檔案工作人員按照不同的業務規范要求,認真完成每一道工序,使檔案的整理、歸檔、技術保護等各個方面達到檔案業務建設的要求,有效地為高等學校各項工作服務。
(一)檔案管理現代化的內容
檔案管理現代化是指應用現代科學技術的原理和方法,遵循檔案工作的客觀規律,通過計劃、組織、指揮、協調和控制行動,合理地使用檔案系統的人力、財力、物力,以最小的投入實現最大的服務功能。檔案管理現代化的內容包括檔案管理觀念的現代化、檔案管理裝備的現代化、檔案管理人員素質的高級化、檔案管理工作的法制化、檔案管理方法的科學化。
1.檔案管理思想現代化
在科學發展觀思想指導下,創新高校檔案的建設、管理和改革工作,使這項工作有責任、有秩序、上水平、提質量,使其真正成為領導的智囊庫、參謀部,為各項工作和“史”、“志”工作打下良好的堅實基礎。要使這項工作達到四有,即有人員、有館舍、有設備、有制度。要對檔案人員定期或不定期地進行以檔案專業為基本內容的培訓、考核,提高檔案管理人員的檔案管理意識、管理水平和素質。
檔案管理人員要專業化、知識化,最好年輕化,要自上而下,形成體系。檔案管理人員要有高度自覺和不怕苦累的敬業精神,要像媒體記者一樣吃苦耐勞,勤奮進取,積極主動,善于采訪、收集、積累各類素材,而絕不能貪圖安逸,“守株待兔”。
2.檔案管理組織現代化
實現高校檔案組織管理,這是時代的要求。我國檔案部門從20世紀80年代初開始探討計算機管理檔案,目前已取得了長足進展。
實現高校檔案自動化管理,購置設備、開發軟件,僅是必備的基本條件。在實施自動化管理的過程中,還必須處理好大量的數據輸入與有限的人力、物力的矛盾,要盡快實施和完善文檔一體化管理,這樣可以避免大量未數字化處理的檔案數量成倍遞增,“老賬”未清,“新賬”又來,如此循環往復,數據準備工作將顧此失彼。
3.檔案管理方法現代化
目前,針對高校合并、規模加大和“一校多區”的具體情況,通過建立教學檔案網絡管理系統的辦法,改進高校院系檔案管理工作,效果明顯。(1)加大檔案管理宣傳力度,增強教職工及有關領導的檔案管理意識。(2)運用各種現代化信息技術建立電子檔案,形成以電子檔案為主、紙質檔案為輔的檔案管理系統。(3)及時收集完善各種院系檔案文件,提高歸檔資料的完備率和規范程度,同時堅持開放檔案文件,方便師生檢索查詢,發揮檔案的資料價值。(4)加強電子檔案的安全管理。目前的電子檔案資料散存于部門或個人的電腦中,不規范、不系統,安全性也令人擔憂。如果遇到電腦病毒或人為操作失誤,就容易造成電子文件的丟失。
4.檔案管理手段現代化
檔案管理手段現代化是指運用現代科學技術管理檔案,達到優化目的,取得最佳效益的過程。高校檔案管理的現代化主要包括三個方面:一是觀念現代化。要確立高校檔案是重要的信息資源這一觀念。二是管理現代化。
要正確確立高校檔案管理的概念,并要制定一套與現代化管理相適應的政策、法規、管理體制和運行機制。三是技術現代化。要用計算機、掃描儀、檔案管理軟件等現代化辦公設備,對檔案信息資料進行收集、整理、利用,提高檔案的服務水平。建設現代化還必須有進行現代化建設的理念、現代化的技能,尤其需要的是堅持科學發展觀,充分調動方方面面的積極性,保持高校檔案事業各項工作全面協調、持續、快速、健康的發展,從而為學校和社會大眾提供更優質的服務,使學校檔案現代化管理、信息化建設總體上達到國際先進水平,更好地為社會主義現代化建設事業服務。
5.檔案管理人才現代化
高校檔案是反映學校歷史面貌和發展變化軌跡的真實記錄,是一個重要的信息源,是學校的寶貴財富。因此,建設一支忠誠事業、業務精良、作風過硬、一專多能、結構合理、相對穩定的檔案人員隊伍,是做好高校檔案工作的重要保證,也是高等教育發展的需要。根據高校檔案管理的具體要求和發展需要,高校檔案管理人才隊伍建設有以下策略:爭取領導重視,保障檔案管理人才隊伍的建設;更新觀念,提高高校檔案管理人才隊伍的創新意識;強化激勵機制,穩定高校檔案管理人才隊伍;加強繼續教育,提高檔案管理人才隊伍的素質。
(二)加強高校檔案管理現代化建設的意義
高校檔案管理現代化建設有利于提高檔案信息資源的利用率,通過網絡可以使信息共享,減少重復勞動,提高檔案管理人員的工作效率與工作質量;高校檔案管理現代化建設有利于提高檔案管理水平,增強服務意識,使檔案工作與時俱進,更好地為社會大眾服務;高校檔案管理現代化建設有利于實行檔案標準化、規范化的工作程序和方法,提高檔案管理基礎工作水平。即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作;高校檔案管理現代化建設有利于實行檔案綜合管理,提高檔案工作的整體水平。
二、高校檔案管理現代化建設存在的問題
近幾年,全國高校加強了對檔案管理工作的改革,高校檔案管理已步入現代化建設進程并取得了一定的成績。
但是,目前大多數高校檔案管理對計算機的應用單一、功能簡單、利用低效。各高校檔案管理現代化建設的進展十分不平衡,經費緊張,檔案信息化建設滯后,管理人員綜合素質低等,在不同程度上制約了檔案工作管理,使其處于低水平重復的狀態,造成了財力、物力、人力的巨大浪費,—105—致使高校檔案管理現代化建設的進程緩慢。
(一)缺乏統一的網絡化協調機構
網絡化是高校檔案管理現代化的重要內容,但受高校管理體制和運行機制的影響,各高校檔案管理工作形成了條塊分割、自成系統、各自為政的局面。盡管許多高校檔案部門已意識到資源共享的重要性與必要性,但還是比較缺乏館際之間的合作。目前,還沒有一個統一的組織機構來規劃協調高校檔案館網絡化建設和資源共享工作。
(二)標準化水平偏低
由于歷史的原因,高校檔案管理現代化建設走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。目前,研制出的不少檔案系統應用軟件都沒有遵循國際標準,功能單一,標準化水平低,數據不完整,致使大多數檔案館無主題標引,共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準,各館的發展存在著較大的盲目性。
(三)數據庫建設滯后
經過多年的努力,高校檔案館大都建成了規模大小不等的檔案數據庫。但缺乏整體性,數據庫大都自建自用,規模小,標準化程度低,類型單一,數據無規范化控制,社會服務水平較差。而且大多是條目數據庫,缺少全文數據庫和多媒體數據庫,無法滿足用戶的多種需求。許多高校檔案館雖然聯網,但只能訪問其主頁,無法實現實質性的資源共享。
(四)人員素質較低
目前,高校檔案人員隊伍整體素質仍普遍較低,不適應高速發展的計算機工作環境,檔案管理工作嚴重缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術,又精通檔案業務的復合型人才,不適應檔案網絡化建設和高校檔案事業發展的需要。
三、加快高校檔案管理現代化建設的幾點建議
(一)抓好檔案管理標準化
檔案管理標準化是檔案管理現代化的技術保障和重要前提。沒有標準化,就沒有現代化。所以,在當前和今后一段時期,加強標準化建設是檔案管理現代化的核心內容。這是應用計算機技術的重要前提,也是一項十分艱巨和細致的工作。
(二)加快檔案信息化建設
檔案管理模式正轉向以檔案實體數字化信息這種主要形式向社會提供服務為中心,目標在于實現檔案信息接受、傳遞、存儲和提供利用的一體化以及檔案信息高度共享。而數字化、網絡化建設,是實現這一目標的關鍵。網絡是檔案信息傳輸、交換和資源共享的重要途徑,在具備網絡條件的高校,檔案網絡化建設的重要環節在于制作各種接口,在自己的網站、網頁上建立各種數字化的檔案資料庫,實現檔案信息的網上接收、管理和傳輸。
(三)促進檔案信息利用的社會化
高校檔案管理部門應當在保證整體利益不受損害的前提下,更大范圍地向社會各方面提供檔案信息服務。廣大高校檔案工作者既要強化服務意識,打破只為學校內部黨政管理、教學、科研服務的思維定式,還要注意提高服務水平和服務效果。
(四)加強檔案管理現代化軟硬件基礎設施
建設軟硬件基礎設施是高校檔案現代化建設的基礎。目前,高校自身對檔案管理部門的投入仍然有限,成為高校檔案管理現代化建設的瓶頸。加大經濟投入,加強基礎設施建設,是保證高校檔案管理現代化建設得以進行的先決條件。在硬件方面,高校應給予財力上的支持;在網絡和軟件方面,高校檔案部門應發揮教育網、高校校園網的平臺作用,吸引和運用校內計算機、信息等學科的技術、人才力量,以高性能軟硬件基礎設施為檔案管理系統提供保障。
(五)優化隊伍結構并提高人員素質
檔案人員的素質高低,是影響檔案管理現代化的重要原因之一。要解決這一問題,人才開發是關鍵。一方面通過高等院校培養高層次檔案現代化管理人才。充分發揮高等院校設施齊全、師資力量雄厚、科研水平高、輻射面廣等優勢,培養高層次檔案信息化管理人才。研究生教育中設定檔案信息化建設研究方向,本科生教育中加大現代化、信息化管理等方面的課程分量。同時還可以用委培、進修等形式為各省、市培養高層次的管理人員。另一方面通過繼續教育的形式,普及信息化管理知識。通過專題培訓和實際操作,使人人成為檔案信息產品的使用者、檔案信息的管理者、檔案信息利用的解答咨詢者、檔案信息的傳播者。同時通過崗位培訓,使檔案信息管理知識成為入門必讀,這是有效而不可缺少的重要渠道。
總之,加強高校檔案管理現代化建設,創造條件實現檔案管理現代化,是檔案事業適應時代和社會發展的必然選擇,是加速檔案管理規范化、科學化的客觀要求,也是提高檔案信息開發與服務水平的必由之路。因此,高校檔案管理現代化建設是一項長期、系統、艱巨的工程。除了高校自身的重視和努力,還需要國家和高校檔案主管部門的宏觀調控及信息部門的大力支持。
參考文獻:
近幾年來，高校的檔案工作取得了可喜的成績，其地位逐步提高，其作用也越來越受到重視。以下就是由小編為您提供的淺談高校檔案管理工作創新。
隨著知識經濟的提出和社會現代化的推進，現代信息技術、網絡技術的廣泛應用，我國的高校教育事業發生了很大的變化，作為傳統文獻領域的高校檔案工作，面臨著前所未有的機遇和挑戰。在新時期檔案工作者要抓住機遇，迎接挑戰，與時俱進，開拓創新，提高高校檔案管理水平，促進高校檔案事業的可持續發展，確立檔案工作在高校不可替代的地位。
一、高校檔案管理的最終目的決定了服務創新的必然性
檔案作為歷史的記錄、知識的載體之一，匯集著大量的信息，且是最原始、最可靠的信息，具有不可估量的開發利用價值。高校作為國家科研的重要基地、培養高級專業技術人才的搖籃，在廣大教學、科研人員的實踐中產生了大量的科研成果，并成為高校檔案部門保存的數量最大、最豐富的館藏檔案。這些檔案資源只有開發利用起來，才能體現它們應有的價值。檔案工作者的任務就是科學地管理檔案，有的放矢地開發檔案信息資源，以滿足學校各類人員對檔案信息的需求。然而，目前傳統的檔案管理模式在高校仍占主導地位，各高校的檔案利用率仍很低，多數珍貴的檔案資料處于養在深閨屈a href=//shici.7139.com/2654/ target=_blank class=infotextkey>宋詞兜慕錐危諑裨冱a href=//lishi.7139.com/ target=_blank class=infotextkey>歷史的灰塵之下。高校檔案的價值在于被利用，這需要通過人的勞動，通過一定的科學的工作方法來管理、開發才能發揮出來。為此，高校檔案管理部門必須以新時期高度發展的電子科技為依托，實現檔案管理服務模式的創新，從社會需要、學校需要的角度出發，以學校內外的利用者為服務對象，以庫藏檔案信息為服務內容，以多種服務方式為手段，為檔案的開發利用創造一個廣闊的空間，實現高校檔案信息資源的共享。
二、加強檔案管理創新體系建設
(一)模式創新。目前，高校檔案館(室)雖屬機關部門，但大多掛靠校辦或黨辦之下的非獨立結構，其職能主要是執行而非決策。這種管理模式已難以適應面向辦學的要求。隨著高校管理體制改革的深化，應當改變檔案管理工作的地位和作用，將檔案館從校辦或其他部門分離出來，獨立起來，升格為直屬單位，變成檔案管理的職能部門，由被動執行變為主動決策，將對促進高校檔案管理變革具有重要意義。進而注重學校的未來方向，把握前瞻性的特點，在檔案資源、檔案人力、檔案開發、外部環境等方面進行全方位創新，這樣才能使檔案機構高效、安全、到位，才能實現高校檔案工作的超越，呈現高校檔案事業不斷發展的前景。
(二)思路創新
1、管理理念創新。檔案管理工作者必須解放思想，更新觀念，改變過去盲目追求小而全、大而全，以藏為主，重藏輕用，被動服務，各自攻破，封閉自導的狀態，本著以人為本，服務至上的服務理念，把滿足全社會用戶和學校的需求作為檔案管理工作的中心環節和價值走向，以創新理念和創新行為來加強檔案管理，開辟檔案管理發展的新途徑。把檔案管理的知識化、科技化、信息化、社會化作為檔案工作的管理目標。
2、管理內容創新。檔案館雖然收藏有學校文獻資源，但是不可能把所有的文獻資源收藏齊全。人們至今仍然會感到館藏資源的不足。單憑本館館藏難以滿足用戶的信息需求，必須調整，充實館藏內容，提高館藏質量。有目的、有重點、有計劃地采集用戶需要的檔案資源，并對檔案文獻資源不斷地進行優化、組織、集成，使其系統化、規范化、有序化，及時、準確、高效地為用戶提供服務。
3、管理方式創新。通常檔案管理的好壞往往要通過對管理水平的評價來確定，如單純地看檔案管理場所、設備和館藏等。但隨著時代的發展，檔案管理主要應看檔案館對資源的開發利用程度和服務效果。檔案館的管理工作重心要轉向對用戶和檔案員的管理，要最大限度地實現檔案資源的開發與利用。
（1）檢索功能較弱。網站檢索能力相對薄弱，有的僅僅是一個網頁，不具備檢索功能，有的頁面上雖有檢索工具，但由于缺乏完備的數據庫支撐，無法檢索出結果，還有檢索僅局限于案卷級或目錄級，無法深入。網站導航設置不盡合理，在一定程度上限制了用戶對檔案資源的獲取和利用。（2）交流互動不強。網站溝通方式多為單向式溝通，互動性不強，檔案用戶與管理者的溝通難以深入，網站對用戶的意見反映遲緩，用戶不能及時得到網站的反饋信息；反之，網站管理者不能很好地聽取檔案用戶的信息需求和對網站建設的意見建議，不利于改進檔案網站建設工作。（3）服務功能缺失。這也是導致信息資源利用水平低的主要原因之一。由于信息服務觀念欠缺，檔案網站多是向用戶展示有什么，而不能為用戶提供個體化的服務，這種缺乏以服務為導向的信息資源建設，加深了用戶需求與資源不足的矛盾。此外，網站更新維護緩慢，信息含量降低，從而造成網站訪問量低，其信息服務功能也不能得到理想的發揮，不能滿足各類用戶需求導致用戶群的缺失，網站服務也會因為得不到用戶的反饋而不能有效改進，直接導致整合陷入惡性循環。基于以上問題，高校檔案館必須及時調整自身來適應環境變化，積極整合現有的各類信息資源，提高網站服務質量和水平。
2網絡環境為高校檔案網站信息資源整合提供了重要平臺
網絡環境改變了傳統檔案信息服務賴以生存的內外環境，用戶信息需要機制及表現形式都發生了巨大變化，為網站信息資源整合提供了重要平臺。所謂信息資源整合，就是把分散的資源集中起來，把無序的資源變為有序，方便用戶查找信息，為檔案館開展信息服務提供了一種新的方式。
2．1檔案信息資源擴大化為資源整合提供了物質基礎網絡環境下，檔案信息資源從數量到規模都得到了極大的豐富。從信息資源分布來看，既有傳統的檔案資源、館藏目錄等現實館藏，也有可以通過計算機系統及其通信設備實現共享的虛擬館藏。從檔案載體來看，既有傳統的紙質檔案，也有電子、聲像、圖片等載體檔案。網絡使檔案信息源從有限擴大到無限，為資源整合提供了豐富的物質基礎。
2．2檔案用戶利用需求迫切化為資源整合提供了不竭動力傳統方式下，檔案信息傳播途徑單一、傳播速度緩慢，檔案用戶信息需求滿足的途徑和方式都帶有很大的局限性。隨著網絡的全面覆蓋，使得檔案信息傳播途徑更加多元化，打破了局限性和地域性，檔案用戶越來越需要為其提供內容全面、類型完整、形式多樣、來源廣泛的信息，與此相適應，檔案信息服務也要以全新的服務內容、服務手段、服務方式展現在廣大用戶面前。因此，高校檔案館應抓住機遇，根據檔案數字資源的特點以及用戶需求不斷尋求更加有效、合理的資源整合模式，通過建立檔案網站這一平臺，實現檔案用戶在開放式、交互式的環境下檔案信息資源的共享，以真正實現網絡信息資源的有序化，實現信息資源效益的最大化。
2．3檔案信息化建設不斷推進為資源整合提供了有效途徑近年來，我國檔案信息化建設已經邁出可喜的一步，計算機網絡建設為檔案信息資源的整合提供了良好的基礎設施條件，為檔案的信息服務提供了有效途徑，它打破了不同地區、檔案館（室）的界限，使檔案信息資源得以共享。網絡又是一種雙向互動的服務手段，用戶既可以通過網絡版的功能強大而實用的檢索工具方便、快捷地找到所需要的檔案資源，也可以與網站管理者互動交流，反饋信息需求。因此，網絡環境下檔案信息資源的整合既是社會信息化背景下檔案信息資源開發與利用的有效途徑與方式，也是網絡環境下檔案館謀求進一步發展的核心戰略和根本出路。
3構建面向用戶的高校檔案網站信息資源整合模式
構建面向用戶的高校檔案網站信息資源整合模式，就是要以用戶為核心，以面向用戶服務為導向，從檔案網站自身管理的角度出發，從“資源、功能、服務、保障”四個方面入手，努力提升檔案網站信息資源整合的層次和效果。
3．1資源整合（1）規劃館藏資源構架，建設數字化檔案信息數據庫。檔案網站信息資源的根基是豐富的檔案資源，檔案館一方面要廣開渠道，加大檔案收集力度，豐富進館館藏載體形式，千方百計為檔案信息資源注入新成分、新要素。另一方面要根據自身特色規劃好館藏資源構架，在對已有檔案加緊信息整理和數字化的同時，將一批又一批具有時代精神和歷史價值的檔案補充到館藏資源之中，建設一批與學校改革發展、廣大師生息息相關的基礎信息數據庫，如重大活動、深化改革、職務任免、個人榮譽、畢業結業、學生學籍、統計數據等信息數據庫群，為信息資源整合工作奠定扎實的資源基礎。（2）挖掘館藏特色資源，深層次開發檔案信息資源。利用先進的計算機和多媒體技術整合不同載體的檔案資源，通過整合、加工、編研，對檔案資源進行多層次的深度開發，將靜態的檔案資源激活，為廣大用戶提供更多的“增值服務”。例如：通過檔案網站對某一專題提供廣度和深度方面的服務，根據館藏特色將利用率高的檔案資源開發為全文數據庫，放在網站上供用戶查閱、下載；對于利用率一般的檔案資源，則建立目錄數據庫，方便用戶查考、檢索。另外，針對用戶的需求變化，要適時地對檔案信息產品的內容和形式、提供方式和手段等進行優化、調整，以確保信息產品是用戶真正需要的。（3）立足檔案文化定位，拓展檔案宣傳價值內涵。檔案文化是高校校園文化的重要載體，檔案信息資源也是一種教育資源，它是站在歷史高度縱覽高校的發展歷程，是集體記憶的印證，是進行文化教育的生動素材。高校要利用檔案網站優勢積極宣傳和凸顯檔案文化的教育功能，充分挖掘館藏檔案文化，努力將檔案庫變為思想庫，把“死檔案”變為“活信息”，最大限度地釋放出檔案中的文化能量，通過宣傳學校歷史沿革，有效地陶冶廣大師生的道德情操，開拓思維眼界，增長知識才能。此外，檔案館要通過檔案網站及時向社會館藏檔案信息，不斷強化檔案的社會服務功能以及社會檔案意識，以檔案資源獨特優勢和檔案文化的獨特魅力為社會提供優質服務。
3．2功能優化（1）建立簡潔的網站資源導航，提高網站可操作性。資源導航建設最根本目的就是保證用戶快速獲取最有價值的信息，因此，導航應以服務內容為本，實現查找信息資源“快、新、全、精、準”，體現導航的專業性、易用性、準確性和時效性的特點。例如在檔案網站首頁上按資源類型、學科等主要類目設置簡潔明了的導航，將其他細化分類項目列于其下供人選擇，讓用戶可以很快地找到自己需要的信息。（2）建立高效的信息檢索系統，提高資源利用效率。為了便于用戶快速地從眾多的網絡信息資源中搜索到所需要的信息，必須建立一個科學、系統、結構合理的檔案信息檢索網絡體系：①打造統一的檢索平臺。這是檔案網站信息資源整合努力的重要方向，要力圖將更大范圍的檔案信息資源納入到統一檢索平臺上來，通過單一的檢索界面將不同數據庫的資源整合起來，讓用戶可以快速地找到自己所需要的信息：②實現檢索工具的易操作性。設置檢索導航或檢索使用功能向導，使用戶界面更具友好化，以滿足用戶多樣化、多層次和多角度的檢索需求。
3．3服務擴展（1）建立互動交流平臺。以開展網站互動服務為抓手，拓寬在線服務范圍，建立電子信箱、電子公告板、留言薄、QQ在線、檔案論壇、在線咨詢、滿意度調查、意見反饋等平臺，實現在線業務咨詢、網上登記、網上預約查檔、網上業務指導等網上個性化的互動服務和遠程化的多方位服務，做到快速、有效地反饋信息，提高工作效率和網上業務指導能力，并為及時收集、分析用戶對檔案信息資源的需求，改進工作方式、提供優質和高效的服務打下堅實基礎。（2）實現在線資源展覽。將檔案展覽與網絡相結合，數字化檔案精品放在網站上進行在線展覽，除了提供文字和圖片介紹外，還可以與3D、多媒體、flash等技術相結合，使用戶感官和視覺得以全新體驗，例如許多高校都開設了網上校史展覽來宣傳和展示學校的發展歷史。在線展覽既能大大擴展受眾范圍，又能大幅度提高社會影響度，在服務社會、擴大宣傳、普及知識、培養潛在利用者、促進學校發展以及增強社會檔案意識方面發揮著重要作用。
3．4體系保障（1）標準體系保障。標準化建設是檔案資源有效整合的前提，要兼顧與國際標準和通用規范的銜接，尤其是檔案管理通用數據元標準、檔案信息系統數據交換格式規范、電子文件歸檔管理規范、電子檔案長期存儲格式規范等，要注重前瞻性、操作性和導向性，從管理、業務和技術等層面上形成一個科學、配套、適用的標準體系，防止出現各單位各自為政、盲目建設和信息孤立等現象，保障檔案信息資源的有序建設和有效整合。（2）技術體系保障。網站信息資源整合不僅僅是把信息資源聚集在一起，還涉及到對信息的描述、組織、處理、整序、檢索、服務等方方面面，例如主頁的制作、數據庫的鏈接、檢索系統的嵌入、好的反饋及通信機制的建立、安全有效的管理機制和維護機制的建立等等，這些都需要強有力的技術支持予以保障。（3）人才體系保障。要真正實現網站信息資源的有效整合，最終還是要依靠檔案專業人員、檔案領域專家及計算機專業人員等各類專業人才通力合作，協同配合。因此，高校檔案館應更新理念、創新方式，加緊培養和引進各類專業技術人才，或是采用檔案外包或外聘等方式引進和使用人才，努力推動檔案網站信息資源整合建設。
4結語
民辦高職院校畢業生在離校之前沒有落實就業單位的學生，需要將檔案返回生源地由院校就業指導中心派人送至即人才交流中心進行登記編號，畢業生擇業期一年內可以進行免費存放。
二、民辦院校就業檔案服務程序
1.開具證明。擇業期內未落實就業單位并且檔案還存放在市人才交流服務中心的畢業生可以享受一下服務：憑就業報到證開具存放檔案證明、開具未就業證明其他與檔案相關的證明。
2.檔案提取。擇業期（2年）內就業手續辦理完的畢業生，可以憑就業報到證、加蓋公章的就業協議書，到各級人社局進行檔案提取。擇業期內沒有就業畢業生不能進行檔案的提取。
3.對于自謀職業、出國留學、擇業期未滿的畢業生檔案和派遣期內自謀職業或自費出國留學以及擇業期滿后仍未就業的畢業生，可在各地市人才交流服務中心辦理人事檔案保管。
三、民辦高職院校學生“學籍檔案”與“人事檔案”的主要區別
民辦高校畢業生學籍檔案是指學生通過參加全國統一高考并被錄取的學生檔案，它以文字資料形式記錄學生在校期間的學習成績、家庭狀況、高考成績、在校期間表現、在校期間的獎懲情況等。民辦高職院校畢業生的人事檔案是由學籍檔案轉換的，畢業生畢業后將其學籍檔案中放入該畢業生的報到證當中，然后由學校將檔案轉交畢業生就業單位或人才交流機構。學籍檔案也就正式成為畢業生的人事檔案，它需要通過畢業生與用人單位或人才交流機構簽訂就業協議，取得報到證后才能得以實現。
四、民辦高職院校畢業生檔案存在問題及解決辦法
一是畢業生進入國家機關、事業單位、國有企業，這些用人單位本身具有人事管理權，他們可以直接接收畢業生檔案。二是各類非公企事業單位與民營機構他們沒有檔案管理權。畢業生畢業后一定將檔案交由各級人才交流服務機構進行統一管理。檔案存放在人才交流中心，方便又安全。三是畢業生在檔案的轉遞過程中需要注意一下幾點：
1.在不能完全搞清楚用人單位是否具備人事管理權之前，不能把檔案轉入該用人單位，應將檔案轉交給該用人單位所在地的人才交流中心進行管理。
2.個別沒有檔案管理權的單位違規接收檔案，導致檔案丟失。為了避免上述情況發生，畢業生應首先詢問用人單位的性質，在確定對方是否具有人事檔案管理權限后再決定將檔案投向哪里。
3.檔案的歸屬是有相關規程的，學生在離開學校之前要制定好檔案調離時間，不要將檔案來回調離，最好做到一步到位。
4.畢業生畢業后在異地找到工作單位，戶口不落回本地的畢業生、考研的畢業生以及無法確定是否在用人單位長期就職的畢業生，這部分學生可以將自己檔案交由人才交流服務中心進行托管。
五、民辦高職院校畢業生工作后檔案提取及補辦辦法
關鍵詞：《檔案管理》；核心作者群；文獻計量學
由河南省檔案局主辦的《檔案管理》是北大核心來源期刊，從1996年～2014年連續6屆入選我國檔案學檔案事業類核心期刊，在國內檔案學領域的影響力和社會知名度越來越大。作者是決定期刊質量的關鍵要素，而核心作者是期刊質量保證和可持續發展的重要指標。對核心作者進行研究，可反映刊物的用稿、學術風格與研究特色，也可窺視檔案學研究的區域性發展水平、研究趨勢、關注熱點等總體現狀。
1 核心作者及發文量
本文以中國學術期刊全文數據庫為數據統計來源，選取《檔案管理》2006年～2015年共2699篇論文（除去未標注作者論文），共統計出第一作者1334人。根據普賴斯定律，核心作者發文篇數最低值可由公式M≈0.749*（Nmax）1/2計算[1]，將Nmax =51代入可得出M≈5.35；李文以1995-2005年的M≈5.07。按照取整原則及便于與李文以一文作比較，取值5作為核心作者最低發文標準，共得到69位核心作者，限于篇幅，本文只將發文量排名前20的作者列于表1。
表1可見，20年間排名前20的作者一直處于核心作者群的有7人，一直排名前20的有胡紹華、劉東斌、吳雁平、管先海。1995年～2005年20位核心作者全部來自河南，其中4位來自高校，其他均來自檔案局館；2006年～2015年20位核心作者有15位來自河南，5位來自外省市，其中12位來自檔案局館，5位來自高校，3位來自企事業單位。該刊經過20年的發展，一是核心作者隊伍已相當穩定，既有檔案學界的中堅力量、基層檔案部門的實力干將，也有高校、企事業單位的后起之秀，他們對刊物的支持和信賴，對刊物質量、學術特色打造、刊物可持續發展起著重要作用。二是核心作者群知識結構更合理，既有理論性強的檔案學基礎研究，也有實踐性強的業務工作論述，顯示刊物的學術價值不斷提高，業務更加接地氣。三是核心作者的來源更開闊，已突破河南省作者獨霸刊物的情勢，說明《檔案管理》社會知名度越來越高，在立足區域、面向全國的容納性上做得越來越好。
核心作者2006年～2015年在該刊發文793篇，占此時期總發文的29.4%，高于10年前的23.2%。說明刊物在培養學術帶頭人、發現和提攜新人，提升稿件質量、培養高產作者群體方面做出了持續努力。
2 核心作者系統及單位分布
表2可見，核心作者主要來自檔案局館和高校。從作者數看，高校占比已超檔案局館，其他單位已有作者擠身核心作者群。從發文量看，檔案局館發文占比44.8%，人均發文量16.9篇，遠超高校與其他系統人均發文量8.4篇、10.9篇。與10年前比，作者系統分布更為合理，系統間作者發文量均大幅度提升。
69名核心作者分布在河南、安徽、湖北、廣西、江西、江蘇、浙江、陜西、北京、上海10個省市39家單位，地域更廣泛，分布更分散，期刊開放性更強。表3可見，河南省檔案局，濮陽、開封、南陽市的檔案局和鄭州大學、鄭州航院是發文重地，匯聚了眾多檔案學研究人才，科研實力雄厚。10年間，中國人民大學、廣西民族大學、安徽師范大學發文量劇增，說明高校正成為檔案學界科研的重要支撐，中國鐵物等單位作者擠身核心作者群，一方面說明該刊對企事業單位檔案管理研究的關注不斷增多；另一方面說明企事業單位檔案學研究者的科研能力在逐步增強。
3 核心作者合著度分析
論文合著率及平均合作強度是衡量作者合作程度的重要指標，合著率指合著論文量占論文總量的比率；平均合作強度=總合作人次/合著論文量+1 [2]。有40位核心作者存在合著情況，總合作數153篇（檔案部門、高校、其他合作篇數各為60、82、11），總合著人次405（檔案部門、高校、其他合作人次各為150、173、82），平均合作強度3.65（檔案部門、高校、其他平均合作強度各為3.5、3.1、8.5）。為便于比較，表4列舉了10位高產作者合作研究的總體狀況。10位高產作者的總合著量60篇，總合著人次200，平均合作強度4.33，高于平均合作強度3.65。從總體來看，10位高產作者的平均合作強度較之10年前均有提高，由1.17升為4.33；從系統分布來看，10位高產作者所屬檔案部門、高校、其他的平均合作強度分別為2.94、3.29和5.15，明顯高于1995年～2005年平均合作強度，即1.46、1.33和0。說明作者間合作越來越密切，有部門間、同行業不同單位間的合作[3]，跨行業、跨地區、跨學科間的交流，師生間的互助合作，還有“檔案界”網站針對檔案基礎問題或業務展開的討論集錦。可看出刊物在推動檔案學研究的互補性和合作度方面做出了明顯的努力，但目前機構內部合作與導師掛名帶學生的居多，提高研究合作度、挖掘群體潛力和智慧仍是檔案學研究者的努力方向。
4 核心作者發文被引情況
69位核心作者的793篇論文中，有49位發表的文章不同程度地被引用，占核心作者數的71%，總被引篇數為198，總被引頻次為674，人均被引頻次13.76 次，篇均被引頻次3.4次，均高于1995年～2005年15位核心作者論文被引用、人均被引頻次7.47次和篇均被引頻次1.78次，其中劉東斌、海、傅榮校、丁華東的文章被引頻次均在50次以上，被引14次及以上的數據詳見表5。說明10年來《檔案管理》的影響程度和社會知名度明顯提高，所刊稿件質量明顯提升，作者的學術水平和科研能力明顯增強。
4.1 作者自引分析。劉東斌、吳雁平、李興利、程訓方、王茂躍、倪代川和王新才7位核心作者存在自引現象，共30次，作者自引率為4.5%，高于比邦茲和斯奈德統計的社會科學文獻自引率3.4%，低于1995年～2005年該刊作者自引率8.9%[4]，其中劉東斌自引頻次為19，位居第一。說明7位作者研究實力深厚，在該刊發文具有研究的連續性和系統性。
4.2 期刊自引分析。17位作者進行了期刊自引，共130次，期刊自引率19.3%，略低于1995年～2005年15位作者的期刊自引24次，自引率21.4%。雖然19.3%的自引率高于我國圖書館學、情報學期刊7.5%的自引率，但與自然科學主要期刊30.44%的自引率仍有較大差距[5]。其中，劉東斌、海、王茂躍和劉子芳期刊自引次數分別為46、15、15和10，位居前列，反映出該刊在用稿和選材方面較穩定，載文具有一定關聯度，形成了自己獨特的學術風格和特點。
5 核心作者發文被《人大報刊復印資料》轉載情況
2016年5月通過“人大復印資料”全文數據庫獲取2006年～2015年間該刊被轉載的文章68篇，69位核心作者中有22位作者34篇論文被轉載，分別占核心作者人數的31.9%，發文總篇數的4.3%；而1995年-2005年有10位核心作者18篇論文被轉載，占核心作者人數的20%和發文總篇數的3%，說明10年來核心作者論文轉載率已有較大提升。其中，1995年～2005年10年間，劉東斌、劉永和海轉載篇數分別為5、3、1，占發文量百分比分別為17.8%、13.6%、10%，除劉永外，其余兩人的轉載占發文比均高于2006年～2015年的數據，詳見表6。
6 結論與探討
20年來，《檔案管理》作為檔案學檔案事業類核心期刊，一直在我國檔案事業中發揮著引導和核心作用，將來也肯定會創造出新輝煌。
《檔案管理》作為立足河南、面向全國的檔案學檔案事業類核心期刊，在保證向河南省作者適度傾斜前提下，可打造“大區域”研究特色帶，成為國內其他區域特色研究融入度不斷提高的更加開放的期刊。
《檔案管理》形成了以胡紹華、劉東斌、吳雁平、管先海、海、李興利、程訓方等核心作者群中的最核心圈，刊物可圍繞這些最核心的作者構建檔案學的研究“主題圈”。大家圍繞最前沿的研究主題，在合作中可能會碰撞出思想火花，產生檔案學研究的新思路、新方法、新觀點，有利于該刊精準打造學術特色，進一步提升刊物的學術價值和社會影響力。
