時(shí)間：2022-07-04 10:44:22
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇電子檔案管理系統(tǒng)，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
信息時(shí)代的到來不僅逐漸改變著人們的生活方式和生活觀念，也改變著人們的工作習(xí)慣和工作方式。與花費(fèi)整個(gè)組織約6%～15%的收入的紙質(zhì)文檔相比，電子檔案的應(yīng)用能夠在很大程度上提高文件檔案歸整的科學(xué)性。盡管使用電子文件檔案管理系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行處理已然成為新時(shí)代辦公的必然趨勢(shì)，但是隨著電子文件檔案管理系統(tǒng)的普遍應(yīng)用，電子文件檔案管理中存在的各種問題也隨之而來。
一. 電子文件檔案的概念及特點(diǎn)
根據(jù)2002年國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，可以得知電子文件是指“在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件”[1]。通過此定義可以看出，電子文件與其他形態(tài)的文件檔案相較而言具有其自身的特殊性。
電子文件檔案信息與載體的可分割性。電子文件檔案的儲(chǔ)存位置可以隨著互聯(lián)網(wǎng)等發(fā)生變化，但是本身的內(nèi)容不會(huì)隨著復(fù)制和粘貼而發(fā)生變化，這種特性可以使得一份信息在不同的地方備份，而不會(huì)占用太多的空間和時(shí)間，同時(shí)還能保證信息的原始性和永恒性。
電子文件檔案信息的非人工識(shí)別性。電子文件檔案是以阿斯科碼的形式存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)或者硬盤中，是數(shù)字化的信息，只有通過計(jì)算機(jī)的智能解碼才能夠被轉(zhuǎn)換成人類可以識(shí)別的文字，而電子文件檔案信息不管在計(jì)算機(jī)內(nèi)部還是其他載體之間進(jìn)行傳遞，都是以阿斯科碼的形式進(jìn)行。
電子文件檔案信息依賴于設(shè)備及環(huán)境。電子文件檔案信息的存儲(chǔ)、閱讀、傳遞等都需要借助于一定的設(shè)備才能實(shí)現(xiàn)，沒有這些計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的存在，電子文件檔案信息只能是不能被解讀的且沒有利用價(jià)值的文件。同時(shí)，由于電子文件檔案信息的存儲(chǔ)嚴(yán)重依賴與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，所以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)所處的環(huán)境，包括濕度、溫度等都將對(duì)電子文件檔案信息的完整性、可讀性造成影響。
電子文件檔案信息的可共享性和相對(duì)不安全性。因?yàn)殡娮游募n案信息需要借助于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，所以互聯(lián)網(wǎng)的存在使得電子文件檔案信息可以實(shí)現(xiàn)世界范圍內(nèi)的共享和利用，且共享文件的使用不受時(shí)間和空間的限制。另外，依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的電子文件檔案信息也會(huì)受到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)漏洞的影響，所儲(chǔ)存的信息有可能會(huì)被駭客竊取，這也使得電子文件檔案信息具有相對(duì)不安全性。
二. 我國(guó)目前電子檔案文件管理系統(tǒng)存在的問題
隨著電子文件檔案管理系統(tǒng)在企事業(yè)單位的普遍應(yīng)用以及各機(jī)構(gòu)對(duì)文件檔案信息化管理認(rèn)識(shí)的不斷加深，電子文件檔案信息管理工作愈來愈受到人們的關(guān)注。雖然電子文件檔案管理系統(tǒng)隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展而得到了一定的發(fā)展，但是在實(shí)際生活工作的應(yīng)用中，依然存在許多問題。
電子文件檔案信息的原始性難以保證。電子文件檔案不同于紙質(zhì)的文件檔案，它是依托于計(jì)算機(jī)技術(shù)和辦公自動(dòng)化的一種數(shù)字化信息，紙質(zhì)版文件的復(fù)制稿與原稿，正本與副本之間存在一定的差異，具有可區(qū)別性。但是電子文件檔案的可共享性使得，電子文件檔案信息的管理者難以區(qū)別信息的原始性，每個(gè)電子文件檔案的享有者都可以根據(jù)自身的需求和存儲(chǔ)的習(xí)慣，依靠自動(dòng)化的辦公實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的整合、分類以及修改，因此，電子文檔的管理者很難追溯文件的原始性。
電子文件檔案的安全易受威脅。該文原載于中國(guó)社會(huì)科學(xué)院文獻(xiàn)信息中心主辦的《環(huán)球市場(chǎng)信息導(dǎo)報(bào)》雜志http：//總第547期2014年第15期-----轉(zhuǎn)載須注名來源電子文件檔案信息的安全性受到多方面的影響，主要包含：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中病毒等的存在會(huì)造成文檔信息被竊取或丟失；電子文件檔案數(shù)據(jù)更改的不可逆性；電子文件檔案信息的載體容易受到環(huán)境等影響，載體理化性質(zhì)的改變會(huì)造成數(shù)據(jù)的丟失等；第四，電子文件檔案中包含的某些重要信息，會(huì)誘使利益相關(guān)者的破壞或篡改，優(yōu)勢(shì)甚至吸引網(wǎng)絡(luò)駭客的關(guān)注。
電子文件檔案的管理缺乏高素質(zhì)的管理人員。電子文件檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，不僅需要檔案管理硬件上的配備，也需要高素質(zhì)的電子文檔管理人員的存在。而目前，許多機(jī)構(gòu)中電子文檔的管理者的工作能力有待提高，管理理念有待更新。雖然，組織或機(jī)構(gòu)中引進(jìn)了先進(jìn)的管理設(shè)備，但是沒有高技術(shù)人才的操作和監(jiān)管，仍然不能很好的發(fā)揮電子文件檔案管理系統(tǒng)的最大效用。
三. 電子文件檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)
電子文件檔案存儲(chǔ)量大， 形式豐富。電子檔案載體的體積雖然小，但是存儲(chǔ)量卻異常大。一個(gè)2G的閃存盤大致可以儲(chǔ)存40960張A4紙資料上的全部文字信息，相比之下，電子文件檔案的儲(chǔ)存節(jié)省了相當(dāng)大的空間。另外，依托于計(jì)算機(jī)的電子文件檔案不僅僅可以保存文字信息，也能實(shí)現(xiàn)對(duì)聲音、圖像、影像的存儲(chǔ)和處理。
電子文件檔案便于歸檔和查閱。電子文件檔案可以在任意的時(shí)間進(jìn)行規(guī)整，并且根據(jù)文件內(nèi)容、文件保密度、文件儲(chǔ)存時(shí)間進(jìn)行特別的歸檔，以供不同的人員和不同的部門進(jìn)行檢索和查閱。同時(shí)，電子文檔管理者可以對(duì)電子文檔添加主題詞、著錄、檔案分類號(hào)等信息，以供使用者方便快捷的查閱所需信息。另外，隨時(shí)對(duì)電子文檔進(jìn)行規(guī)整，可以避免文件的缺漏。
有利于信息整合和開發(fā)利用。與紙質(zhì)文件檔案相比， 電子文件檔案信息能夠?qū)崿F(xiàn)更為快捷的傳遞，建立科學(xué)的電子文件檔案管理系統(tǒng)，有利于實(shí)現(xiàn)信息資源的流通和信息價(jià)值的共享，能使檔案信息潛在的價(jià)值得到充分發(fā)揮，并為將來檔案管理工作全面深入的信息化打下基礎(chǔ)。
四. 意見及建議
加快電子文檔工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。電子文件檔案的管理部門要轉(zhuǎn)變思維，從紙質(zhì)檔案工作的思路中走出來，加大對(duì)檔案管理工作的投入和重視，優(yōu)化配置現(xiàn)代化的電子文件檔案管理系統(tǒng)，配備優(yōu)良的硬軟件工作環(huán)境，最大程度上確保電子文檔現(xiàn)代化的可實(shí)施性
確保電子文件檔案可長(zhǎng)期使用。由于網(wǎng)絡(luò)安全性等問題的存在，在電子文檔的管理中應(yīng)該定期對(duì)電子文檔進(jìn)行復(fù)制和保存，并定期更新網(wǎng)絡(luò)安全固件。也可以對(duì)文件既采用電子文檔進(jìn)行歸整的同時(shí)也進(jìn)行紙質(zhì)版歸檔，以保證數(shù)據(jù)的有效性并實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)來源的可追溯性。另外，而對(duì)那些參考價(jià)值重大，信息價(jià)值較高的文件可以仍舊采用紙質(zhì)版進(jìn)行保存。
【關(guān)鍵詞】檔案管理；系統(tǒng)設(shè)計(jì)
隨著時(shí)間的推進(jìn)，檔案管理的文件也隨之越來越多，如何對(duì)復(fù)雜多樣的檔案文件進(jìn)行高效、科學(xué)的管理，增加檔案管理工作的效率，滿足其他部門工作對(duì)檔案文件的需要，是現(xiàn)代檔案管理部門當(dāng)下的首要工作內(nèi)容，更是檔案管理工作的主要目的。特別是對(duì)于電子文件檔案來說，電子文件檔案的管理更為復(fù)雜、繁瑣，建立一個(gè)有效的電子文件檔案管理系統(tǒng)非常關(guān)鍵。本文將對(duì)電子文件檔案管理進(jìn)行闡述，并分析如何設(shè)計(jì)并實(shí)現(xiàn)電子文件檔案管理系統(tǒng)。
對(duì)于一個(gè)國(guó)家來說，檔案管理工作的開展成果不僅會(huì)對(duì)這個(gè)國(guó)家的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展產(chǎn)生影響，也會(huì)對(duì)政治和文化等方面產(chǎn)生影響。檔案管理工作的發(fā)展，會(huì)隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展而發(fā)展，內(nèi)容也會(huì)隨之不斷增多，檔案管理的工作經(jīng)驗(yàn)的增多，促進(jìn)了檔案管理方法的改進(jìn)。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的快速發(fā)展，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)文件，傳播具有方便、快捷和高效等特點(diǎn)，電子文件檔案也隨之而生。一般來說，檔案管理對(duì)于檔案文件的保密性和安全性有一定的要求。電子文件檔案的載體是先進(jìn)的現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)等高科技，所以對(duì)于檔案管理部門來說，要對(duì)電子文件檔案進(jìn)行有效的管理，就需要建立一個(gè)健全的電子文件檔案管理系統(tǒng)。本文將根據(jù)電子文件檔案管理的工作的特點(diǎn)要求，對(duì)于電子文件檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)提出個(gè)人建議，希望能夠?qū)﹄娮游募n案管理系統(tǒng)的建立有所幫助。
1.電子文件檔案管理工作的概述
隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的快速發(fā)展，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)文件，傳播具有方便、快捷和高效等特點(diǎn)，電子文件檔案也隨之而生。檔案管理是檔案管理部門的工作人員對(duì)需要進(jìn)行存儲(chǔ)的一些文件檔案資料通過收集整理，然后進(jìn)行歸納分類，再進(jìn)行收藏保管的活動(dòng)，最終目的是為了在工作中需要借閱參考檔案文件的其他部門提供工作上的幫助。電子文件檔案管理與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件檔案管理從宏觀上來講，主要工作內(nèi)容大同小異，但是從微觀上來講又有許許多多的差別，比如其載體不再是紙質(zhì)材料，其形成與管理都是依靠信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，形式多種多樣又較為分散，管理起來具有一定的難度性。
一般檔案管理都有一定的保密性要求，尤其是對(duì)電子文件檔案來說，無論是從收集、儲(chǔ)存、保管，還是從服務(wù)于檔案利用者、交接等方面來說，電子文件檔案依附于計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，其管理在安全保密性方面的保障要求也比較高，檔案管理部門的工作人員要確保電子文件檔案的完整性，要防止被黑客入侵、病毒感染以及計(jì)算機(jī)故障等不確定因素造成的電子文件檔案泄露、丟失等問題的發(fā)生。
總的來說，電子文件檔案的載體是先進(jìn)的現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)等高科技，所以對(duì)于檔案管理部門來說，要對(duì)電子文件檔案進(jìn)行有效的管理，就需要建立一個(gè)健全的電子文件檔案管理系統(tǒng)。
2.電子文件檔案管理存在的問題
電子文件檔案的載體是先進(jìn)的現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)等高科技，是一種新的文件檔案資料形式，由于發(fā)展的時(shí)間較短，經(jīng)驗(yàn)相對(duì)不足，所以在目前的電子文件檔案的管理工作中存在著一些題有待改善：
1.電子文件檔案在形成與收集過程中容易發(fā)生被篡改、刪除、遺漏等問題，對(duì)于其是否是原始的電子文件檔案，又是否具有真實(shí)性都很難得到判斷。
2.電子文件檔案的形成與收集過程中依靠的是信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、硬件設(shè)施、軟件等載體，這些載體的安全性較難掌控，存在一定的安全隱患，比如載體損壞、黑客入侵、病毒感染和操作失誤等問題都可能使電子文件檔案出現(xiàn)遺失、損毀、泄露等現(xiàn)象，所以要永久性儲(chǔ)存電子文件檔案面臨著一定的考驗(yàn)。
3.電子文件檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)
為了更好地對(duì)電子文件檔案進(jìn)行管理，更好地服務(wù)于檔案利用者，設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)一個(gè)完善、安全有效的電子文件檔案管理系統(tǒng)是當(dāng)下檔案管理部門的一大任務(wù)。通過西方學(xué)者的研究分析得出，文件檔案可以分為文檔階段、文件階段、檔案階段這三個(gè)不同的生命周期，電子文件檔案管理系統(tǒng)的建立可以參照這三個(gè)階段的不同特點(diǎn)進(jìn)行設(shè)計(jì)：
1.電子文檔管理系統(tǒng)。由于電子文檔的載體與紙質(zhì)文檔的載體不同，所以在收集過程中可能會(huì)有被改動(dòng)、遺失或者被惡意刪除等現(xiàn)象存在。所以為了保證電子文檔的真實(shí)完整性，在這一環(huán)節(jié)中要對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格審核。
2.電子文件管理系統(tǒng)。在保證電子文檔的真實(shí)完整性后，檔案管理部門的工作人員就要建立電子文件管理系統(tǒng)，對(duì)收集的電子文檔進(jìn)行合理分類、整理，然后儲(chǔ)存。對(duì)電子文檔的分類、整理要尊重規(guī)律符合邏輯思維，才能提高工作效率。
3.檔案信息管理系統(tǒng)。檔案信息管理系統(tǒng)主要的是保證電子文件檔案管理的永久性和安全性。檔案信息管理系統(tǒng)要對(duì)電子文件檔案進(jìn)行維護(hù)、備份，防止載體損壞、黑客入侵、病毒感染和操作失誤等問題導(dǎo)致電子文件檔案出現(xiàn)遺失、損毀、泄露等現(xiàn)象。
【論文關(guān)鍵詞】社會(huì)保險(xiǎn)；檔案；創(chuàng)新
隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)的逐步發(fā)展，我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)的參保數(shù)迅速增加，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理也將面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，因此做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的根本點(diǎn)是加強(qiáng)創(chuàng)新。只有通過對(duì)新時(shí)期社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理創(chuàng)新的必要性以及現(xiàn)存的問題分析，將紙介檔案與數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)換，才是需要對(duì)新時(shí)期提出社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理創(chuàng)新的途徑策略。
一、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理現(xiàn)狀分析
（一）社會(huì)保險(xiǎn)的參保人數(shù)增長(zhǎng)迅速
我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)的參保數(shù)，增長(zhǎng)迅速。2009年底，全國(guó)參加城鎮(zhèn)基本養(yǎng)老保險(xiǎn)人數(shù)為23550萬人，比2008年末增加了1659萬人。參加基本養(yǎng)老保險(xiǎn)的農(nóng)民工人數(shù)為2647萬人，比2008年末增加231萬人。根據(jù)《國(guó)家人權(quán)行動(dòng)計(jì)劃（2011－2012年）》指出，到2012年，中國(guó)城鎮(zhèn)基本養(yǎng)老保險(xiǎn)參保人數(shù)超過2．23億，基本醫(yī)療保險(xiǎn)參保人數(shù)超過4億，失業(yè)保險(xiǎn)參保人數(shù)超過1．2億，工傷保險(xiǎn)參保人數(shù)超過1．4億，生育保險(xiǎn)參保人數(shù)超過1億。參加農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)和企業(yè)年金的人數(shù)逐年增長(zhǎng)?？梢?，我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)檔案與日俱增，當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的要求也在提高，需要對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案進(jìn)一步創(chuàng)新。
（二）社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)實(shí)施改革計(jì)劃
近幾年來，國(guó)內(nèi)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)全面實(shí)施了各種改革計(jì)劃，早在2009年最后一次國(guó)務(wù)院常務(wù)會(huì)議決定將在2010年內(nèi)開展全國(guó)范圍的城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)關(guān)系“跨省轉(zhuǎn)移接續(xù)制度”。從2010年7月1日起，流動(dòng)就業(yè)人員基本醫(yī)療保險(xiǎn)可跨省轉(zhuǎn)移接續(xù)。2011年11月15日，人保部就《社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)申報(bào)繳納管理規(guī)定(草案)》征求意見。根據(jù)草案，企業(yè)繳納險(xiǎn)種從養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)險(xiǎn)三項(xiàng)擴(kuò)至五項(xiàng)，新增工傷和生育險(xiǎn)。這些政策改革都為新時(shí)期的社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展?fàn)I造了很大的發(fā)展空間以及機(jī)遇。
（三）負(fù)責(zé)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的部門分散
我國(guó)公民個(gè)人社保檔案分散在不同的管理部門中管理?，F(xiàn)行社會(huì)保障管理體制是分散型的。具體情況是：社保中心管理著養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷等法定的基本保障檔案；民政局管理著社會(huì)救助、社會(huì)福利、社會(huì)優(yōu)撫、城市最低生活保障金；商業(yè)保險(xiǎn)公司管理著公民個(gè)人補(bǔ)充保障的一系列保險(xiǎn)金。這種現(xiàn)狀造成多頭經(jīng)辦，政出多門，業(yè)務(wù)交叉，資源浪費(fèi)，政令難以統(tǒng)一的局面。由于管理機(jī)構(gòu)分散、不集中，使人們?cè)诶霉駛€(gè)人社保檔案時(shí)，存在著許多不便。例如，我們?nèi)绻枰私夤駛€(gè)人就業(yè)及保險(xiǎn)金交納情況，需要到幾個(gè)不同的管理機(jī)構(gòu)去了解，這樣就給公民個(gè)人和組織在查詢工作中帶來了很大的不便；而且這種分散的管理，使整個(gè)社會(huì)保障體系出現(xiàn)了許多漏洞，于是就出現(xiàn)了一些奇怪的現(xiàn)象：如“涉?！比怂劳鲆院?，其所涉及的個(gè)人保險(xiǎn)賬戶并未隨之終結(jié)，仍有人代領(lǐng)保險(xiǎn)金。
（四）社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作缺乏硬指標(biāo)考核
社保檔案數(shù)量巨大，工作環(huán)節(jié)繁瑣，相對(duì)于社會(huì)保障工作，社保檔案工作沒有硬指標(biāo)來考核，也沒有統(tǒng)一的管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)，因此讓部分檔案工作者放松了對(duì)工作的要求。社會(huì)保險(xiǎn)的五個(gè)險(xiǎn)種檔案并非一個(gè)部門管理，進(jìn)而導(dǎo)致不同的開發(fā)商參與系統(tǒng)建設(shè)，相互之間的互不信任以及人為設(shè)置壁壘，或者同一家系統(tǒng)開發(fā)商采用了不同的標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)架構(gòu)，導(dǎo)致系統(tǒng)割裂。數(shù)據(jù)只能采用共享或交換的形式，只有極少數(shù)地區(qū)實(shí)現(xiàn)基本信息的共用。比如2008年1月央視報(bào)道深圳農(nóng)民工的“退保潮”現(xiàn)象，就是因?yàn)椴煌氖∈兄g不能共享社保繳費(fèi)信息，從而導(dǎo)致社保對(duì)于“候鳥型”的打工者來說只是帶不走、挪不動(dòng)的“地方糧票”。
（五）社會(huì)保險(xiǎn)的經(jīng)辦效率和范圍需要擴(kuò)大
社會(huì)保險(xiǎn)覆蓋范圍不斷擴(kuò)大，經(jīng)辦管理效率也越來越引起人們的關(guān)注。近年來伴隨著生活中網(wǎng)絡(luò)的普及和對(duì)稅務(wù)、銀行等網(wǎng)上業(yè)務(wù)的接受，熱切期待社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦業(yè)務(wù)網(wǎng)際申報(bào)模式的實(shí)現(xiàn)，而傳統(tǒng)性紙質(zhì)檔案管理約束將無法從根本上解決參保者要求簡(jiǎn)化手續(xù)、便捷服務(wù)的利益訴求，因而我們應(yīng)從社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略高度認(rèn)知社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理問題，再繼續(xù)討論介質(zhì)原始性問題顯然已是過去時(shí)了。現(xiàn)今解決檔案數(shù)字化的關(guān)鍵是討論如何確保數(shù)據(jù)歸檔前后原始性認(rèn)證和原始性保證問題。
二、我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)存在的問題
（一）對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作不夠重視
由于社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作是比較新的工作，人們還不是很重視。社會(huì)保險(xiǎn)工作的重點(diǎn)都集中在擴(kuò)大基本社會(huì)保險(xiǎn)的覆蓋面，強(qiáng)化社會(huì)保險(xiǎn)基金的征繳和確保企業(yè)離退休人員基本養(yǎng)老金按時(shí)足額發(fā)放等方面，忽視了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理，使社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作處于無序狀態(tài)，其作用無法得到充分發(fā)揮。
（二）社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理體制不規(guī)范
由于我國(guó)目前的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理制度缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，造成歸檔范圍不明確，社會(huì)保險(xiǎn)文件材料收集不齊全，檔案管理方法不健全等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重影響社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。社會(huì)保險(xiǎn)檔案專職人員難落實(shí)。有些社會(huì)保險(xiǎn)部門檔案機(jī)構(gòu)不健全，沒有專職或兼職人員管理檔案，即使有，也是臨時(shí)抽調(diào)，沒有經(jīng)過專職培訓(xùn)，嚴(yán)重影響社會(huì)保險(xiǎn)檔案的質(zhì)量。
（三）社會(huì)保險(xiǎn)檔案存檔的條件差
由于場(chǎng)地限制和經(jīng)費(fèi)不足等問題無法解決，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理始終未能列入社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的議事日程，大多數(shù)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)至今未設(shè)立固定的場(chǎng)所存放檔案，歷年累積的社會(huì)保險(xiǎn)檔案只能由經(jīng)辦人員分別保管。由于沒有專有的庫(kù)房，只能存放在潮濕的房間里，致使社會(huì)保險(xiǎn)檔案存在諸多安全因素。這種不規(guī)范的檔案管理方式不僅查閱起來非常困難，也給日常經(jīng)辦工作帶來許多不便。
（四）缺乏專業(yè)社保檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范
社保檔案管理缺乏國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，職工檔案管理仍在執(zhí)行1992年勞動(dòng)部與國(guó)家檔案局共同制定的《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》，而該項(xiàng)制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉(zhuǎn)等規(guī)定已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)實(shí)工作的需要，亟須修改。在沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的情況下，有的制訂了一些社保檔案的地方標(biāo)準(zhǔn)，有的地﹑市制定和公布了醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理辦法、低保檔案管理辦法，而全國(guó)許多地﹑市則沒有建立相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，造成社保檔案的各地管理方法不統(tǒng)一。在不同專業(yè)類別中，管理的規(guī)范和水平也不一致。
三、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的解決辦法
（一）將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案存檔
社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)出于業(yè)務(wù)辦理需要，會(huì)在辦理過程中出現(xiàn)大量的紙質(zhì)材料或證明，各類保單合同、證件掃描件以及各種需要存檔備查的檔案資料，是非常龐大的一個(gè)數(shù)字。紙質(zhì)材料保存起來不方便，但是將這些材料進(jìn)行電腦掃描儲(chǔ)存，就可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案。根據(jù)檔案工作的實(shí)際需要，可靈活運(yùn)用，如目錄數(shù)據(jù)適宜采用文本錄人；全文數(shù)據(jù)則可以采用圖像掃描錄入；而一些當(dāng)前常用的數(shù)據(jù)可制作成光盤。
（二）根據(jù)社保檔案類別進(jìn)行分類管理
根據(jù)不同檔案的類型進(jìn)行分類管理，方便查找、儲(chǔ)存，可以防止檔案的丟失與缺漏。應(yīng)針對(duì)不同門類的檔案，確定不同的歸檔整理方法。首先，確定立卷原則。遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按社保檔案不同價(jià)值性質(zhì)分類，以便于保管和利用。其次，確定歸檔形式。根據(jù)各社保經(jīng)辦單位文件材料形成的類型，確定以“件”或“卷”進(jìn)行整理、歸檔的文件材料范圍。最后，根據(jù)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的保存價(jià)值確定“永久”、“長(zhǎng)期”和“短期”三種保管期限。
（三）建立全國(guó)統(tǒng)籌的社保管理系統(tǒng)，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)
建立全國(guó)統(tǒng)籌的社保檔案管理體系可以為社會(huì)保障事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展和不斷完善奠定重要的基礎(chǔ)。以電子政務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系和勞動(dòng)及社會(huì)保障標(biāo)準(zhǔn)體系為指導(dǎo)，以投融資與運(yùn)營(yíng)模式和項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理模式為依托，按照多層架構(gòu)的模式將系統(tǒng)自上而下構(gòu)架成為組件與業(yè)務(wù)組件、業(yè)務(wù)運(yùn)作支撐平臺(tái)、it基礎(chǔ)設(shè)施三個(gè)層次，樹立以監(jiān)控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。為適應(yīng)勞動(dòng)者的流動(dòng)和工資收入的變動(dòng)，對(duì)每個(gè)勞動(dòng)者按號(hào)碼設(shè)立檔案卡，并用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存，記錄公民個(gè)人歷年的工資收入情況。在全國(guó)設(shè)立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，對(duì)每個(gè)勞動(dòng)者的情況進(jìn)行追蹤記錄；并建立全國(guó)范圍內(nèi)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)查詢接口，允許公民定期查詢，同時(shí)也可替他們預(yù)測(cè)，比如退休時(shí)可拿到多少養(yǎng)老金，以提高工作的透明度。
（四）在全國(guó)統(tǒng)一管理下設(shè)分支機(jī)構(gòu)
在國(guó)家勞動(dòng)和社會(huì)保障部的領(lǐng)導(dǎo)下成立一個(gè)全國(guó)統(tǒng)籌的社保檔案管理中心，結(jié)束社保檔案管理分散問題，實(shí)行高度統(tǒng)一的管理，改變目前政出多門、決策分散、管理混亂的局面，使其成為統(tǒng)一管理全國(guó)社保檔案的領(lǐng)導(dǎo)和決策機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)擬訂社保檔案的發(fā)展規(guī)劃、改革計(jì)劃、重大決策和有關(guān)法規(guī)、規(guī)章制度，參與制定社保檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。其次，全國(guó)統(tǒng)籌的社保檔案管理中心還可以在全國(guó)各地設(shè)置分支機(jī)構(gòu)，包括地區(qū)局、地方辦事處、數(shù)據(jù)處理中心和項(xiàng)目服務(wù)中心。負(fù)責(zé)公民社保檔案內(nèi)容的定期增加和更新，并送交國(guó)家勞動(dòng)和社會(huì)保障部統(tǒng)一保管。
電子檔案的電子計(jì)算機(jī)管理軟件，通常是在商品軟件基礎(chǔ)上進(jìn)行二次開發(fā)集成的應(yīng)用程序系統(tǒng)，其中絕大多數(shù)使用/數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)。數(shù)據(jù)庫(kù)是在電子計(jì)算機(jī)的外件儲(chǔ)器上，按一定組織方式存儲(chǔ)在―起的數(shù)據(jù)，相互有關(guān)的最小冗余度、可共享的數(shù)據(jù)，有較高數(shù)據(jù)獨(dú)立性和易擴(kuò)展性，能確保數(shù)據(jù)安全和完整的數(shù)據(jù)融和。數(shù)據(jù)最小冗余度是指數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)盡量能不重復(fù)；數(shù)據(jù)共享是指數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)可以同時(shí)為多個(gè)用戶利多個(gè)應(yīng)用程序服務(wù)；數(shù)據(jù)獨(dú)立性和易擴(kuò)展性是指數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)與應(yīng)用程序不存在依賴關(guān)系，而且便于擴(kuò)展；數(shù)據(jù)安全性是指保護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)以防止非法使用；數(shù)據(jù)完整性是指獲取數(shù)據(jù)庫(kù)中數(shù)據(jù)的過程要確保其正確性、一致性和有效性。這個(gè)數(shù)據(jù)集合的一系列特性，是由數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的軟件提供通用的存取和控制方法加以實(shí)現(xiàn)的。對(duì)于一個(gè)特定的數(shù)據(jù)庫(kù)來說，它是集中統(tǒng)―地保存、管理某一單位或某一領(lǐng)域所有差別的數(shù)據(jù)。按照所存數(shù)據(jù)的應(yīng)用領(lǐng)域，可分為商用數(shù)據(jù)庫(kù)、管理數(shù)據(jù)庫(kù)、工程數(shù)據(jù)庫(kù)、科學(xué)數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、圖書數(shù)據(jù)庫(kù)、情報(bào)數(shù)據(jù)庫(kù)和智能數(shù)據(jù)庫(kù)等等。根據(jù)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的物理分布，可分為集中式數(shù)據(jù)庫(kù)和分布式數(shù)據(jù)庫(kù)。
數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是用于組織和存取大家數(shù)據(jù)的管理系統(tǒng)，它是有關(guān)的電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)及其描述機(jī)構(gòu)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、用戶及其應(yīng)用程序、數(shù)據(jù)庫(kù)管理員，而組成有高度組織的總體。數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是以最小的冗余度和較高的數(shù)據(jù)獨(dú)立性，管理系統(tǒng)中大量、持久、可靠、共享的數(shù)據(jù)，并能提供數(shù)據(jù)安全性、完整性。
二、存儲(chǔ)及輸出設(shè)備
（一）存儲(chǔ)設(shè)備與存儲(chǔ)載體
電子檔案管理，主要技術(shù)工作包括信息的收集、整理、存儲(chǔ)和提供利用等。信息處理所依賴的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)裝入電子計(jì)算機(jī)及信息數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)，都需要相應(yīng)的電子計(jì)算機(jī)設(shè)備和存儲(chǔ)載體。
（二）數(shù)據(jù)輸出設(shè)備
信息數(shù)據(jù)的利用需要相應(yīng)的輸出設(shè)備。作為早期電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的輸出設(shè)備主要是：
終端是通過通信信道發(fā)送和接收數(shù)據(jù)的裝置，以聯(lián)機(jī)方式工作。通常由一個(gè)鍵盤和一個(gè)顯示裝置所組成。打印機(jī)是將電子計(jì)算機(jī)輸出的信息以字符形式在紙上打印出來的裝置。常用的有針式機(jī)械打印機(jī)、噴墨式打印機(jī)、激光打印機(jī)等。
（三）軟件與程序
軟件、即電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中使用的各種程序和文檔。各種電子計(jì)算機(jī)程序可被自動(dòng)轉(zhuǎn)換成代碼化指令序列和符號(hào)化指令序列或符號(hào)化語句序列。文檔是用自然語言或形式化語言編寫的文字資料和圖表，用來描述程序的內(nèi)容、組成、設(shè)計(jì)、功能格式、開況、測(cè)試結(jié)果及使用方法，如程序設(shè)計(jì)說明書、流程圖、用戶手冊(cè)等。軟件又可區(qū)分為系統(tǒng)軟件、支撐軟件和應(yīng)用軟件。系統(tǒng)軟件是指支持程序一并運(yùn)行的操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)等；支撐軟件是作為程序開發(fā)的工具，僅提供支持服務(wù)，不參與程序的運(yùn)行，如文本編輯程序、屏幕編輯程序；應(yīng)用軟件是為了解決某一特定的應(yīng)用問題而專門編制的用戶程序。
1.操作系統(tǒng)
軟件中最重要的是操作系統(tǒng)，它是對(duì)電子計(jì)算機(jī)硬件和軟件資源進(jìn)行管理和控制的程序集合，也是用戶和電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的接口。在電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中是用操作系統(tǒng)統(tǒng)一管理電子計(jì)算機(jī)的全部資源，合理組織電子計(jì)算機(jī)的工作流程，為用戶提供方便靈活的操作；任何用戶都是通過操作系統(tǒng)來使用電子計(jì)算機(jī)，各種系統(tǒng)程序和應(yīng)用程序都是在操作系統(tǒng)控制下運(yùn)行。根據(jù)系統(tǒng)所管理的資源不同以及提供服務(wù)方式的差別，大致分成多道處理操作系統(tǒng)、分時(shí)操作系統(tǒng)、實(shí)對(duì)操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)和分布式操作系統(tǒng)等五類。電子計(jì)算機(jī)同時(shí)為幾個(gè)用戶使用，用戶只要把程序、數(shù)據(jù)以及作業(yè)說明書交給操作員，由操作員把許多作業(yè)成批地輸入電子計(jì)算機(jī)，由操作系統(tǒng)逐個(gè)處理，稱為多道批處理方式。允許多用戶同時(shí)通過各自的終端與電子計(jì)算機(jī)交流，隨時(shí)修改測(cè)試程序，控制作業(yè)的進(jìn)行，而每個(gè)用戶感覺不到別人同時(shí)使用計(jì)算機(jī).稱為分時(shí)方式。對(duì)外部輸入的信息在規(guī)定時(shí)間內(nèi)能處理完并做出反映，這個(gè)規(guī)定時(shí)間的長(zhǎng)短，由實(shí)際控制對(duì)象決定，稱為實(shí)時(shí)方式。當(dāng)用來管理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上的多個(gè)電子計(jì)算機(jī)資源，它們之間的通信都要按照協(xié)議規(guī)定進(jìn)行，稱為網(wǎng)絡(luò)方式。由多個(gè)處理機(jī)結(jié)合構(gòu)成具有并行和同步功能的電子計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)，各個(gè)處理機(jī)可以進(jìn)行分布計(jì)算，再協(xié)同完成一項(xiàng)任務(wù)，稱為分布方式。不論那一類方式的操作系統(tǒng)，從資源管理的觀點(diǎn)出發(fā)，它們都具有處理機(jī)管理、存儲(chǔ)管理、文件管理和設(shè)備管理等基本功能模塊。
2.應(yīng)用程序
【關(guān)鍵詞】檔案管理系統(tǒng)軟件 實(shí)際應(yīng)用 困惑與思考 分析
檔案管理軟件的主要涵蓋行文管理、收文管理、檔案管理、合同管理、用戶管理、查詢管理、系統(tǒng)維護(hù)等七各方面的內(nèi)容。檔案管理軟件具備打印格式，可進(jìn)行自定義打印模式。同時(shí)，能設(shè)定為網(wǎng)絡(luò)版，完成廣域網(wǎng)或局域網(wǎng)多臺(tái)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)的資源共享，給檔案管理工作帶來了許多的便捷[1]。
一、實(shí)際應(yīng)用過程中檔案管理系統(tǒng)軟件存在的問題
通過改革開放以來的發(fā)展，現(xiàn)階段我國(guó)檔案管理軟件的開發(fā)和利用不斷地革新化，已經(jīng)慢慢地邁入成熟。對(duì)于電子文件管理的方式、標(biāo)準(zhǔn)、方法、規(guī)范等實(shí)際內(nèi)容的探索，同時(shí)也不斷提升化，已初步完成各行各業(yè)的滲透和廣泛應(yīng)用，包括社會(huì)經(jīng)濟(jì)、政治、科研、文化、生產(chǎn)等行業(yè)當(dāng)中，進(jìn)而推動(dòng)整個(gè)檔案信息管理的進(jìn)步，有利于各企業(yè)單位的運(yùn)營(yíng)和服務(wù)[2]。
（一）本單位經(jīng)歷的階段
于檔案管理操作當(dāng)中，因檔案管理系統(tǒng)于我國(guó)發(fā)展時(shí)間段相較于西方發(fā)達(dá)國(guó)家仍然屬于較為落后的狀況，同時(shí)我國(guó)缺乏一套完善的檔案管理機(jī)制，導(dǎo)致許多企業(yè)于檔案管理過程中缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃?，F(xiàn)以本單位的檔案管理情況進(jìn)行分析，本單位的檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)一共經(jīng)歷了兩個(gè)階段的改革：1.計(jì)算機(jī)普遍使用于辦公之時(shí)，我們開始嘗試使用超星檔案管理軟件，花費(fèi)半年多的時(shí)間才實(shí)現(xiàn)所有工程檔案的數(shù)字化和改革化，完成了電子檔案為輔和傳統(tǒng)檔案為主的檔案管理，該雙管齊下的管理方法能有效地幫助系統(tǒng)化。2.現(xiàn)階段我們使用SEAS系統(tǒng)軟件進(jìn)行管理，已完成檔案數(shù)據(jù)的導(dǎo)入、錄入、刪除、導(dǎo)出、修改、檢索、打印、統(tǒng)計(jì)、銷毀、鑒定、組卷、版本管理等，使檔案管理工作達(dá)到了數(shù)字化、信息化、智能化與網(wǎng)絡(luò)化的層次。
（二）檔案管理系統(tǒng)軟件存在的問題
根據(jù)工作過程中進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)性總結(jié)，檔案管理系統(tǒng)軟件存在的問題主要?dú)w為幾個(gè)方面的內(nèi)容：1.于檔案管理系統(tǒng)軟件的開發(fā)和利用得不到整體的了解，單位內(nèi)部管理缺乏一個(gè)統(tǒng)籌兼顧的方法，造成初期開發(fā)各項(xiàng)系統(tǒng)內(nèi)容無法兼容，誘發(fā)系統(tǒng)軟件的二次開發(fā)，亦或者造成需更換開發(fā)商以及軟件。2.因本單位應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)的初期，了解內(nèi)容并不透徹，于軟件開發(fā)操作當(dāng)中對(duì)開發(fā)商限定文件掃描格式和數(shù)據(jù)庫(kù)格式等問題并沒有較深的認(rèn)識(shí)，由于開發(fā)商針對(duì)系統(tǒng)軟件的后期升級(jí)維護(hù)服務(wù)的捆綁需要額外的費(fèi)用收取，才能進(jìn)行系統(tǒng)的升級(jí)，導(dǎo)致檔案管理軟件后期的升級(jí)維護(hù)未到位，亦或者開放商的維護(hù)資費(fèi)收取較高，造成單位需更換管理軟件[3]。3.檔案管理軟件出現(xiàn)信息數(shù)據(jù)未能利用與共享的威脅。由于各個(gè)開發(fā)商于軟件開發(fā)操作中，針對(duì)其內(nèi)部的文件格式和數(shù)據(jù)庫(kù)格式實(shí)施了特殊的設(shè)定，造成各數(shù)據(jù)庫(kù)相互間未能實(shí)現(xiàn)資源共享，不能較好的導(dǎo)出和導(dǎo)入所需訊息的數(shù)據(jù)，倘若實(shí)施數(shù)據(jù)信息的整合，將能進(jìn)行大面積的重?cái)?shù)據(jù)加工或者復(fù)性錄入[4]。4.為檔案管理更好地構(gòu)造本單位服務(wù)，單位也曾嘗試許多套檔案管理系統(tǒng)軟件，但由于軟件與系統(tǒng)之間的兼容問題或者維護(hù)費(fèi)問題，均導(dǎo)致之前使用的系統(tǒng)軟件停止應(yīng)用，造成單位原有數(shù)據(jù)丟失而無法檢索，增加了信息資料以及檔案管理系統(tǒng)的管理難題。
二、檔案管理系統(tǒng)軟件實(shí)際使用中的思考
對(duì)于現(xiàn)階段檔案管理系統(tǒng)軟件出現(xiàn)的問題，本文將綜合個(gè)人工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行深思，然后提出幾個(gè)方面的建議，進(jìn)而加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)軟件的開發(fā)與應(yīng)用。
（一）加強(qiáng)管理工作的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估
由于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，市面上出現(xiàn)了許多電子文件管理，各式各樣的檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)慢慢地被大面積使用。現(xiàn)階段，處理各類檔案管理系統(tǒng)軟件對(duì)于信息安全也日趨急迫，所以需在全國(guó)區(qū)域進(jìn)行電子文件風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，解決電子文件于安全和保密、保存和使用、安全效率和安全成本等方面的關(guān)系，探究科學(xué)合理的檔案管理系統(tǒng)軟件，促進(jìn)檔案管理系統(tǒng)軟件之間的相互溝通和聯(lián)系，完善電子文件的安全保障、資源整合和證據(jù)保全工作，共同推進(jìn)整個(gè)檔案管理系統(tǒng)軟件的應(yīng)用，進(jìn)而促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。
（二）完善檔案管理工作
由于世界上第一臺(tái)計(jì)算機(jī)被研究出來，加快了現(xiàn)代化的發(fā)展步伐，隨著計(jì)算機(jī)信息化的不斷加深，電子檔案的長(zhǎng)時(shí)期存貯、集合利用以及有效管理等將組合成檔案管理工作。電子文件的管理需根據(jù)我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的戰(zhàn)略實(shí)施，各個(gè)企業(yè)單位需著眼國(guó)家的各個(gè)層面，準(zhǔn)確地了解到電子檔案管理工作的重要性，于檔案管理工作過程中，將電子檔案管理工作當(dāng)做為一個(gè)現(xiàn)代化管理建設(shè)工作執(zhí)行，調(diào)節(jié)各個(gè)電子文件管理和檔案信息化建設(shè)、電子政務(wù)建設(shè)以及數(shù)字檔案館建設(shè)的聯(lián)系，完善各類管理機(jī)制[5]。
（三）提高檔案管理系統(tǒng)軟件的規(guī)劃
檔案管理工作屬于一種長(zhǎng)時(shí)間的系統(tǒng)性、難度大、復(fù)雜性的工作，其具備非常重要的歷史意義和歷史價(jià)值。我國(guó)的檔案管理系統(tǒng)需要全國(guó)各區(qū)域或者行業(yè)的檔案部門主動(dòng)參與，積推進(jìn)整個(gè)社會(huì)的檔案管理工作，并且必須與國(guó)家相關(guān)部門相互調(diào)節(jié)合作，將國(guó)家檔案館作為核心店，構(gòu)成一個(gè)系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的集中管理與電子文件集合管理的方式。此外，需經(jīng)國(guó)家檔案館進(jìn)行實(shí)際管理與調(diào)節(jié)全國(guó)范圍內(nèi)的電子文件管理系統(tǒng)，將其形成一個(gè)完善的信息數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)，統(tǒng)籌規(guī)劃?rùn)n案管理系統(tǒng)軟件的開發(fā)利用，進(jìn)一步執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化和系統(tǒng)化的戰(zhàn)略方式，強(qiáng)調(diào)和諧統(tǒng)一管理，增強(qiáng)系統(tǒng)相通、格式統(tǒng)一、資料共享，防止混亂的管理情況出現(xiàn)。從基礎(chǔ)中有效地管理各地區(qū)企業(yè)的電子文件工作，避免低水平和重復(fù)建設(shè)的局面出現(xiàn)，明確提升檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益，降低資源的大量耗費(fèi)，降低企業(yè)單位于檔案管理工作中的強(qiáng)度。
（四）減少檔案管理系統(tǒng)軟件的成本
檔案管理系統(tǒng)軟件的成本控制屬于檔案管理工作的重要內(nèi)容，其能更好的促進(jìn)檔案管理系統(tǒng)軟件的開放和應(yīng)用，推動(dòng)整個(gè)檔案管理工作的發(fā)展步伐。據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，隨著生活和互聯(lián)網(wǎng)的聯(lián)系不斷加深，網(wǎng)上的各種威脅則不斷提升，例如：熊貓燒香、木馬病毒、蠕蟲等。因此，網(wǎng)絡(luò)上出現(xiàn)了各種修復(fù)系統(tǒng)漏洞、打擊木馬、殺毒的軟件，由于應(yīng)用成本問題，許多軟件需不能解決網(wǎng)絡(luò)的安全的威脅。而奇虎公司開發(fā)的免費(fèi)“360”安全類上網(wǎng)輔助工具軟件后，得到了迅速的普及和推廣，導(dǎo)致全國(guó)范圍內(nèi)的電腦網(wǎng)絡(luò)減少了惡意的攻擊，降低了病毒入侵的概率。
隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，各類資料檔案屬于無形的財(cái)產(chǎn)，屬于社會(huì)、國(guó)家和個(gè)人的財(cái)富。由于國(guó)家對(duì)各方面的改革創(chuàng)新，全面推動(dòng)了電子文件的法制化、規(guī)范化和科學(xué)化的發(fā)展。因此，也許把各方面的信息資源以及優(yōu)勢(shì)綜合起來，促使完善和健全各類系統(tǒng)功能作用，降低檔案管理工作的風(fēng)險(xiǎn)[6]。
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【關(guān)鍵詞】檔案管理；電子信息化；管理模式
一、新時(shí)代下發(fā)展檔案管理電子信息化的必然性
電子信息化模式下的技術(shù)發(fā)展改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代有大量的辦公軟件被開發(fā)出來，被人們用于工作生活中。利用軟件進(jìn)行的工作方便快捷，準(zhǔn)確性高，利于查找也利于記錄。電子信息化幾乎取代了大部分的傳統(tǒng)管理方式。新的電子信息化的管理模式已經(jīng)成為了新時(shí)代信息管理的主要模式。
二、電子信息化下的新檔案管理模式的優(yōu)勢(shì)
計(jì)算機(jī)是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代必不可少的生產(chǎn)力工具，通過將文字、聲音、圖片、視頻等傳入計(jì)算機(jī)，可以使檔案變?yōu)閿?shù)字形式，即快捷可更改，又能夠及時(shí)分享，存儲(chǔ)安全且便捷，比起傳統(tǒng)檔案管理模式優(yōu)勢(shì)極大。
（一）檔案的共享與辦公自動(dòng)化
在全社會(huì)進(jìn)入辦公自動(dòng)化的背景下，資料的錄入工作變得輕而易舉，辦公系統(tǒng)可以輕松與檔案管理系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)資源實(shí)時(shí)共享，信息一體化，同時(shí)，檔案的歸檔也可以實(shí)時(shí)進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)檔案整理的同步。這樣既有利于檔案的利用與整理，又有利于辦公自動(dòng)化的發(fā)展，增加了工作效率。
（二）更快的檢索檔案
電子信息化最大的優(yōu)勢(shì)，便是效率。傳統(tǒng)的信息查詢不僅慢而且低效，這種低效不僅僅是在時(shí)間上，也表現(xiàn)在正確率上，而電子信息化下的檔案管理，既快速，又準(zhǔn)確，極難出現(xiàn)錯(cuò)誤，而具體使用的時(shí)候，既能精確查找，又能模糊查找，極為方便。在增加了工作效率的同時(shí)，也減少了工作人員的負(fù)擔(dān)。
（三）時(shí)效性和管理效率
傳統(tǒng)檔案管理模式流程繁瑣，這加大了使用者的使用成本，暗地里流失了大量使用者，這使得檔案管理的效率同步降低，而新的電子信息化的檔案管理，優(yōu)化了管理流程，提升了管理效率，檔案的產(chǎn)生到使用精確迅捷。因?yàn)闇p少了大量人工操作環(huán)節(jié)，利用檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了檔案的管理與錄入，減少了許多人工操作的失誤，所以大大提升了檔案的管理效率，使檔案管理人員可以有足夠多的時(shí)間去保證檔案的真實(shí)性和質(zhì)量。
（四）簡(jiǎn)化了管理流程，加大了信息存儲(chǔ)能力
檔案管理工作是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，涉及到許多方面，傳統(tǒng)的檔案管理工作是通過大量的檔案管理人員經(jīng)過反復(fù)整理和查閱在復(fù)雜多樣的檔案庫(kù)里找尋需要的檔案，這樣效率低下，誤差多，時(shí)效性差，也浪費(fèi)了大量時(shí)間。在檔案進(jìn)行存儲(chǔ)的時(shí)候，也會(huì)因?yàn)閭鹘y(tǒng)檔案管理系統(tǒng)的復(fù)制性而難以錄入，并且還有信息錄入量太少，大量的信息難以錄入的問題。而新的電子信息化的檔案管理系統(tǒng)，可以高效精準(zhǔn)的查閱和錄入資料。并且因?yàn)殡娮有畔⒒臋n案管理系統(tǒng)讀寫方便的原因，即使是大容量的信息也可以輕松錄入資料庫(kù)，納入檔案管理的系統(tǒng)當(dāng)中。
（五）優(yōu)秀的存儲(chǔ)媒介
傳統(tǒng)的檔案管理的存儲(chǔ)媒介大都是紙質(zhì)的，文件體積大，易受潮，易燃燒，不易備份，不易保存，不易轉(zhuǎn)移的問題。容易出現(xiàn)火災(zāi)或自然災(zāi)害后檔案丟失的現(xiàn)象，這極不利于檔案管理工作的展開。而電子信息化的檔案管理則很好的避免了這個(gè)問題。電子信息化的檔案管理容易備份，而且利用硬盤存儲(chǔ)體積小，重量輕，發(fā)生災(zāi)害時(shí)易轉(zhuǎn)移。即使是水浸或者被切割，也有技術(shù)手段可以修復(fù)。而且可以利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行備份，資料很難丟失。
三、電子信息化下檔案管理的新職責(zé)
（一）收集信息
借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為載體，收集需要的信息錄入網(wǎng)絡(luò)，存儲(chǔ)電子檔案。完成建立網(wǎng)絡(luò)電子檔案的工作，建立檔案的信息庫(kù)，形成移動(dòng)檔案庫(kù)。
（二）整理信息
在收集電子檔案的時(shí)候，將收集到的檔案進(jìn)行整理，進(jìn)行編號(hào)，進(jìn)行有序化處理，制作邏輯目錄，層層銜接，緊密相扣。
（三）系統(tǒng)維護(hù)
在檔案管理的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中，硬件問題較少出現(xiàn)但出現(xiàn)后難以解決，需要有較好的備份處理。而軟件問題需要經(jīng)常調(diào)試，有專業(yè)人員維護(hù)，以此保持檔案管理系統(tǒng)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。
（四）對(duì)檔案信息系統(tǒng)的保密
保密工作，一部分是因?yàn)殡[私的需要，另一方面也是防止黑客篡改利用檔案信息。因此，建立檔案系統(tǒng)的保密性十分重要。
（五）增加利用環(huán)節(jié)效率
利用環(huán)節(jié)是檔案管理中的根本環(huán)節(jié)，利用電子信息化系統(tǒng)，可以使檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合起來，可以增加多種查閱方式，增加閱讀和檢索方式。總而言之，在當(dāng)今社會(huì)互聯(lián)網(wǎng)的沖擊下，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)難以跟上時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)在給其巨大幫助的同時(shí)也對(duì)傳統(tǒng)檔案管理提出了新的要求。復(fù)雜多樣且難度較大的檔案管理系統(tǒng)肯定會(huì)被電子信息化的檔案管理系統(tǒng)所取代。所以，建立電子信息化的檔案系統(tǒng)是新時(shí)代下的必然趨勢(shì)。而順應(yīng)趨勢(shì)，建立新的順應(yīng)時(shí)代的電子信息化的檔案管理系統(tǒng)是我們行業(yè)貢獻(xiàn)社會(huì)的職責(zé)及必然要求。
一、我校電子圖片檔案管理現(xiàn)狀
隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展和教育普及，高校學(xué)生的人數(shù)逐年增多，面對(duì)龐大的學(xué)生人數(shù)和教職工人數(shù)，各高校檔案管理系統(tǒng)存在一定問題。目前，我國(guó)高校檔案管理系統(tǒng)存在以下問題，具體情況如下:①工作量大:高校檔案管理所處環(huán)境較為特殊，每年都會(huì)面臨著大量學(xué)生進(jìn)校和畢業(yè)，這就意味著學(xué)生數(shù)據(jù)需隨時(shí)進(jìn)行變動(dòng)，因此高校檔案管理系統(tǒng)會(huì)存在數(shù)量大，變動(dòng)頻繁目_復(fù)雜等難點(diǎn)，加上檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用時(shí)需配用大量專業(yè)人員對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和應(yīng)用，這對(duì)學(xué)校都是來說必不可少的巨額開支;②電子信息化應(yīng)用程度及范圍較低:目前，各大高校仍以紙質(zhì)檔案為儲(chǔ)備學(xué)生數(shù)據(jù)的主要方式，電子管理系統(tǒng)僅被簡(jiǎn)單應(yīng)用于學(xué)生信息檢索、交換、備份等低級(jí)功能上，電子檔案管理應(yīng)用仍處于初級(jí)階段，未達(dá)到充分使用的層次;③檔案管理操作無一定標(biāo)準(zhǔn)綱領(lǐng):因各個(gè)高校的實(shí)際情況不同，其管理系統(tǒng)也各不相同，因此各高校所設(shè)定的制度和規(guī)范也存在一定差異，因此各檔案管理系統(tǒng)大不相同，急需規(guī)定范圍，形成統(tǒng)一規(guī)范;④檔案管理在各高校中地位普遍較低:目前檔案工作在學(xué)校的地位普遍較低，在學(xué)校機(jī)構(gòu)改革中，不少檔案的地位又被削弱，只看到其服務(wù)功能，而忽視了其行政協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)的職能。
二、我校電子圖片檔案管理系統(tǒng)分析
電子圖檔管理系統(tǒng)能夠自動(dòng)、實(shí)時(shí)、完整、準(zhǔn)確的收集歸檔CAD電子文件，對(duì)收集歸檔的電子文件施行有效的管理和控制，實(shí)現(xiàn)CAD電子文件從設(shè)計(jì)、打印、收集歸檔、統(tǒng)計(jì)、在線瀏覽圖形、檢索借閱、文件管理等全過程的信息化管理圖。在高校電子圖片檔案管理系統(tǒng)中，圖片在歸檔的過程中應(yīng)包含管理信息、內(nèi)容信息、屬性信息和歸檔信息4個(gè)方面的內(nèi)容。管理信息應(yīng)當(dāng)包括存放地點(diǎn)、保管期限等等;內(nèi)容信息包括文字說明、拍攝者、拍攝口期等等;屬性信息應(yīng)當(dāng)包括圖片類型、分辨率等等;歸檔信息包括歸檔人、歸檔日期等等。
三、高校電子圖片管理系統(tǒng)的應(yīng)用
1.電子圖片檔案具有的優(yōu)點(diǎn)
①操作過程簡(jiǎn)便，能夠極方便的對(duì)其進(jìn)行增加、刪除、修改等操作，且進(jìn)行修改后并不會(huì)留下修改痕跡，有效保證整個(gè)檔案頁面完整、整潔;②資源傳輸方便快捷，能夠?qū)崿F(xiàn)資源的共享。在現(xiàn)實(shí)的閱讀過程中，若是紙質(zhì)檔案就只能提供給能夠接觸該紙質(zhì)檔案的人進(jìn)行閱讀，而針對(duì)電子圖片的管理檔案，由于此類電子檔案是由計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行處理的，因此能夠避免受到該限制，擺脫紙質(zhì)檔案在時(shí)間以及空間上存在的制約;③不會(huì)占用較大的存儲(chǔ)空間，紙質(zhì)文件數(shù)量會(huì)不斷增長(zhǎng)，但實(shí)際的存儲(chǔ)空間確實(shí)有限的，兩者之間一直以來都存在著激烈的矛盾，但若使用電子圖片檔案進(jìn)行管理，電子檔案不會(huì)占用較多的空間，便能很好的將矛盾有效解決;④文件進(jìn)行復(fù)制的過程中，電子文件能夠有效避免信息和數(shù)據(jù)的丟失。由于在實(shí)際操作中，紙質(zhì)文件進(jìn)行復(fù)制或是縮微品進(jìn)行拷貝時(shí)，經(jīng)常會(huì)導(dǎo)致清晰度的下降、畸變、信息的丟失等等問題，與電子圖片檔案進(jìn)行比較，紙質(zhì)文件具有較大的不足之處。因?yàn)殡娮訄D片檔案進(jìn)行復(fù)制時(shí)，由于信息處理過程是信息化的，極少出現(xiàn)該類問題，因此電子檔案在文件進(jìn)行復(fù)制和拷貝的過程中，更能避免文件信息、內(nèi)容、數(shù)據(jù)等的丟失和缺損。
2.電子圖片檔案缺點(diǎn)
首先是其儲(chǔ)存的安全性，安全性對(duì)于系統(tǒng)的正常運(yùn)行和內(nèi)部資料的保密極為重要，電子檔案采用的錄入方法完全相同，各文件之間差異性較小，特征性較差，因此文件一旦受到侵害則不易被發(fā)現(xiàn);其次技術(shù)支持不全面，電子檔案的特殊性使文件的保管條件和保管期限等存在局限性，需重視解決;最后高校的檔案管理人員專業(yè)知識(shí)掌握程度較低，不能完全掌控檔案管理的相關(guān)工作，為其應(yīng)用帶來極大影響。
3.解決措施
針對(duì)以上系統(tǒng)在我校應(yīng)用時(shí)存在的問題進(jìn)行總結(jié)并采取相應(yīng)措施，具體如下:①規(guī)范化原則:是電子圖檔應(yīng)用中的重要原則，我校要制定規(guī)范、嚴(yán)格、科學(xué)、合理的管理制度，以便系統(tǒng)正常運(yùn)行，同時(shí)我校的原有檔案的數(shù)據(jù)化工作應(yīng)按特定規(guī)格進(jìn)行，確保其真實(shí)性;②確保檔案的安全:由于電子圖片檔案能在不同載體上進(jìn)行相互轉(zhuǎn)換，雖能保證圖片的真實(shí)性，但不能保證其原始性，因此，我校的檔案管理人員應(yīng)詳細(xì)了解計(jì)算機(jī)功能以便對(duì)檔案系統(tǒng)進(jìn)行全面維護(hù);③加強(qiáng)控制和管理工作:首先要對(duì)權(quán)限關(guān)系進(jìn)行劃分，分級(jí)管理，避免越級(jí)管理;其次是加強(qiáng)拷貝的嚴(yán)密性，使用者在使用權(quán)限后，系統(tǒng)要對(duì)使用者得到的信息進(jìn)行及時(shí)拷貝，以便查詢，最后是加強(qiáng)安全措施，保證系統(tǒng)的使用安全;④加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè):我?，F(xiàn)存系統(tǒng)技術(shù)人員較少，目_水平較低，大多只會(huì)使用電子圖片檔案的簡(jiǎn)單功能，我校要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的技術(shù)培養(yǎng)，定期學(xué)習(xí)，以便更好地使用系統(tǒng)，為我校學(xué)生及教職工服務(wù)。
【關(guān)鍵詞】會(huì)計(jì)檔案管理金融系統(tǒng)應(yīng)用
一、會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)
會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)是通過掃描儀的掃描，將紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案轉(zhuǎn)化成電子式的會(huì)計(jì)檔案，然后再用OCR技術(shù)將會(huì)計(jì)檔案的電子化影像建立精確的索引，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化，最后采用容量大的存儲(chǔ)設(shè)備對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案進(jìn)行長(zhǎng)久的保存。
借助現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以將會(huì)計(jì)檔案的信息進(jìn)行分享，提高會(huì)計(jì)檔案保管與其他環(huán)節(jié)的工作效率。比如，會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)還可以根據(jù)實(shí)際的需要，提取相關(guān)的管理數(shù)據(jù)，然后對(duì)其進(jìn)行加工、處理、生成有關(guān)管理信息。
二、會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)中與金融系統(tǒng)有關(guān)的兩個(gè)特點(diǎn)
2.1形成過程的嚴(yán)密性
每一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生，都是要取得憑證的。會(huì)計(jì)人員在接到原始憑證的時(shí)候，要對(duì)其合法性、真實(shí)性、合理性進(jìn)行一系列的審核，并根據(jù)原始憑證填制記賬憑證，在根據(jù)原始憑證和記賬憑證來登記賬簿，接著是根據(jù)賬簿來定期地在銷存軟件中形成了有機(jī)整體，所以說，會(huì)計(jì)檔案的形成過程是十分的嚴(yán)密的，會(huì)計(jì)檔案管理系嚴(yán)密性遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了其他的一般的管理系統(tǒng)。
2.2記載事物的連續(xù)性強(qiáng)
資金的運(yùn)轉(zhuǎn)是一個(gè)無休止的過程，她的具體的內(nèi)容的表現(xiàn)形式是多種多樣的。會(huì)計(jì)為了完整地反映和監(jiān)督資金的運(yùn)轉(zhuǎn)全貌，必須系統(tǒng)、連續(xù)地予以記錄、計(jì)算、分析和評(píng)價(jià)。所以，會(huì)計(jì)工作中所產(chǎn)生的會(huì)計(jì)檔案本身就具有連續(xù)性，從會(huì)計(jì)憑證到會(huì)計(jì)賬簿，再到進(jìn)銷軟件中的財(cái)務(wù)報(bào)表，時(shí)間上依次連接，內(nèi)容上組成了一個(gè)連續(xù)不斷的整體。
三、什么是金融系統(tǒng)
金融管理系統(tǒng)是關(guān)于資金流動(dòng)、集中和分配的一個(gè)綜合體系。是一個(gè)由連接資金盈余者和資金短缺者的金融市場(chǎng)和金融中介機(jī)構(gòu)一起構(gòu)成的有機(jī)體。廣泛被家庭、公司、政府為了執(zhí)行金融決策而使用的機(jī)構(gòu)，囊括了股票、證券和債券的市場(chǎng)，當(dāng)然還涵蓋了保險(xiǎn)公司和金融中介機(jī)構(gòu)。金融系統(tǒng)的資金是通過金融系統(tǒng)從資金盈余者流向資金短缺者的。
四、會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)在金融系統(tǒng)中的應(yīng)用
（1）在金融系統(tǒng)建設(shè)中，要形成的文件數(shù)量是很多的，而且系統(tǒng)建設(shè)必備文件又不是同于一般的技術(shù)文件。在系統(tǒng)建設(shè)的每一個(gè)階段，為了總結(jié)和協(xié)調(diào)的需要，要產(chǎn)生很多詳細(xì)的技術(shù)文件，而且還得在這些文件的基礎(chǔ)上總結(jié)系統(tǒng)建設(shè)的每一個(gè)階段的必備文件。（2）著眼于成本差異分析的傳統(tǒng)管理會(huì)計(jì)理論已經(jīng)不能適應(yīng)新時(shí)代的經(jīng)濟(jì)環(huán)境，金融系統(tǒng)決策者所要考慮的不僅是數(shù)據(jù)化的指標(biāo)核定，更加需要著眼于成本的分析與執(zhí)行者行為的結(jié)合。金融系統(tǒng)的性質(zhì)決定了它是一個(gè)盈利性的系統(tǒng)，通過資金的安全性、流動(dòng)性和效益型的三者結(jié)合，實(shí)現(xiàn)凈利潤(rùn)的最大化。膨脹不斷的經(jīng)濟(jì)使業(yè)務(wù)和會(huì)計(jì)信息量大大增加，所以，會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)變成了金融系統(tǒng)內(nèi)部管理機(jī)制首要選擇。（3）會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)具有用戶管理的功能，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)管理用戶的維護(hù)，比如說是新增系統(tǒng)用戶，對(duì)系統(tǒng)用戶信息進(jìn)行修改過著刪除，這些都是可以用在金融系統(tǒng)上面的，金融系統(tǒng)是一個(gè)中介機(jī)構(gòu)，里面有證券、債券、保險(xiǎn)等的市場(chǎng)，設(shè)計(jì)道德用戶也是很多的，所以在這一點(diǎn)上，利用會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)的用戶管理功能可以對(duì)金融系統(tǒng)里面的大批量的用戶信息進(jìn)行保護(hù)。（4）機(jī)構(gòu)維護(hù)也是會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的一個(gè)不可忽視的作用。它可以讓用戶按照ABIS中的機(jī)構(gòu)隸屬關(guān)系，從而來進(jìn)行增加機(jī)構(gòu)的操作，或者是用于機(jī)構(gòu)信息的修改以及機(jī)構(gòu)撤并后機(jī)構(gòu)的刪除和隸屬關(guān)系變更后的維護(hù)。（5）會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)可以提供一定的統(tǒng)計(jì)功能，便于管理。用戶可以根據(jù)范圍、檔案的種類或者是保管的狀態(tài)對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，計(jì)算出檔案的記錄數(shù)。而金融系統(tǒng)里面是有資金盈余者的資金流向資金短缺者的一方，中途肯定時(shí)候金額的交易，那么利用窺覬檔案管理系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)功能可以更為清楚地記載交易的數(shù)量和情況。
五、結(jié)語
本文大概講述了會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)在金融系統(tǒng)中的應(yīng)用，只有將會(huì)計(jì)檔案好、管理系統(tǒng)的功能和優(yōu)點(diǎn)真正運(yùn)用到金融系統(tǒng)當(dāng)中，才能真正地發(fā)揮其作用。
參考文獻(xiàn)
[1]余緒纓.管理會(huì)計(jì).遼寧人民出版社. 1996
當(dāng)前，我國(guó)已將電子政務(wù)建設(shè)作為今后一個(gè)時(shí)期國(guó)家信息化的重點(diǎn)，這為檔案管理信息化的發(fā)展提供了極好的機(jī)遇。但是必須看到，檔案管理信息化不單純是工程項(xiàng)目，它是檔案管理不斷創(chuàng)新的過程，不可能一蹴而就。由于檔案管理工作的極端重要性和特殊性，檔案管理信息化仍面臨著諸多困難和挑戰(zhàn)，任重道遠(yuǎn)。
創(chuàng)新與安全的矛盾
由于檔案管理的極端重要性，在不同的歷史時(shí)期產(chǎn)生了不同的、相對(duì)于那個(gè)時(shí)代最完備的檔案管理技術(shù)與管理制度。近代檔案學(xué)已經(jīng)是一門完善的、體系嚴(yán)密的科學(xué)。雖然檔案學(xué)面臨信息化的沖擊與挑戰(zhàn)，但是我們必須清醒地看到，新一代檔案學(xué)尚未產(chǎn)生，檔案管理信息化還存在大量未解決的難題。因此，處理好檔案管理信息化中的管理創(chuàng)新和原有檔案管理制度之間的矛盾是我們面臨的首要挑戰(zhàn)。
原有檔案管理制度的核心一是為了快速查詢、應(yīng)用，二是為了確保檔案安全。同時(shí)，對(duì)歷史檔案管理現(xiàn)狀難于改變的特點(diǎn)，必然使檔案管理不可避免地走向管理方式的多元化。例如，國(guó)務(wù)院辦公廳的檔案管理系統(tǒng)就分為1990年前和1990年后，分別用不同的方式管理。在這方面必須堅(jiān)持實(shí)事求是，尊重歷史，畢竟檔案的歷史管理方法無法改變，檔案的安全是第一位的。
檔案管理系統(tǒng)向深層應(yīng)用發(fā)展時(shí)，會(huì)出現(xiàn)與其它應(yīng)用系統(tǒng)整合的情況，如文檔管理一體化。對(duì)于這類整合，重要的是處理好整合應(yīng)用項(xiàng)目與檔案管理特有的、獨(dú)立性要求的矛盾。例如，檔案管理中對(duì)文件標(biāo)題有權(quán)改動(dòng)，這必然使公文、檔案一體化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)復(fù)雜化。采取管理創(chuàng)新和合理技術(shù)是檔案管理與其它信息系統(tǒng)整合的可行的解決方案。
標(biāo)準(zhǔn)化、法制化的挑戰(zhàn)
在我國(guó)，檔案管理信息范的標(biāo)準(zhǔn)化程度相對(duì)比較低，造成應(yīng)用泛圍和信息共享性大大下降。主要原因歸納起來有以下幾點(diǎn):
一是管理體制、管理方式不同，難于實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。由于檔案自身的復(fù)雜性，我國(guó)政府的檔案管理體系亦比較復(fù)雜，分散管理是其突出特點(diǎn)。除中央、地方檔案館外，各政府機(jī)構(gòu)亦管理著相當(dāng)有年頭的檔案，有的甚至保存著大量建國(guó)初期的檔案。由于多頭管理，各有政策，造成了管理標(biāo)準(zhǔn)化的困難。
二是在具體管理細(xì)節(jié)上，各級(jí)政府和政府各機(jī)構(gòu)間，缺少必要的協(xié)調(diào)機(jī)制，使本來能夠?qū)崿F(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的管理變得比較混亂。最明顯的例子是為黨、政、人大、政協(xié)共用的、相對(duì)統(tǒng)一的檔案分類主題詞表都很難提出。
三是信息技術(shù)飛速發(fā)展造成的應(yīng)用技術(shù)體系不斷升級(jí)、換代，標(biāo)準(zhǔn)不斷變化，加劇了檔案管理信息化的風(fēng)險(xiǎn)，加大了投入和建設(shè)難度。例如，每次存儲(chǔ)介質(zhì)的革命都帶來存儲(chǔ)格式和標(biāo)準(zhǔn)的變革，將已經(jīng)數(shù)字化的檔案資料置于重新投入巨資升級(jí)或放棄原有數(shù)據(jù)的兩難境地。
四是關(guān)于檔案的立法相對(duì)比較缺乏，甚至對(duì)超過五十年的歷史檔案必須解密都沒有明確的法律依據(jù)，造成大量檔案因密級(jí)問題無法發(fā)揮其應(yīng)有的使用價(jià)值。至于建立電子檔案，不但存在巨大的技術(shù)和管理方面的問題，而且至今在標(biāo)準(zhǔn)、法律依據(jù)等方面都還是空白。標(biāo)準(zhǔn)化程度低影響了我國(guó)檔案管理信息化發(fā)展進(jìn)程，造成大量低水平的重復(fù)建設(shè)；相關(guān)法律的滯后則令計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)只能停留在輔助管理的位置上無法繼續(xù)向前發(fā)展。
電子政務(wù)的更高要求
當(dāng)前，我國(guó)正在加緊實(shí)施電子政務(wù)建設(shè)。值得注意的是，電子政務(wù)并不完全是過去OA、信息化在名稱上的改變，它具有特定的含義。利用計(jì)算機(jī)開展OA應(yīng)用早已有之，亦發(fā)揮了很大的作用。但電子政務(wù)的鮮明時(shí)代特征表現(xiàn)在兩個(gè)方面。
一方面電子政務(wù)系統(tǒng)構(gòu)建在國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)上，因而能夠直接為社會(huì)和公眾提供服務(wù)，履行政府職能。這改變了以往的OA系統(tǒng)，由于建立在政府專用網(wǎng)絡(luò)上，只能為自身業(yè)務(wù)服務(wù)的應(yīng)用目標(biāo)，使政府實(shí)現(xiàn)了直接通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為社會(huì)、公眾服務(wù)的更高層應(yīng)用目標(biāo)。
另一方面應(yīng)用于互聯(lián)網(wǎng)上、功效等同于手跡和印章的電子簽名技術(shù)得到廣泛應(yīng)用。這構(gòu)建了在互聯(lián)網(wǎng)上的最基本的電子信任體系，在網(wǎng)上進(jìn)行有關(guān)社會(huì)活動(dòng)便有了可信的安全保障。正因?yàn)槿绱耍瑖?guó)際上電子政府建設(shè)成為新一輪公共行政管理改革的標(biāo)志，使推進(jìn)電子政務(wù)成為政府管理領(lǐng)域里不可避免的一場(chǎng)深刻的革命。
推進(jìn)電子政務(wù)必將邁向電子政府。從這個(gè)意義出發(fā)，今后開展政府檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)更新舊觀念，研究新問題，做出新部署。在政府檔案管理信息化建設(shè)上確實(shí)需要?jiǎng)?chuàng)新。
從跨國(guó)企業(yè)人力資源管理上看，人才檔案的管理與應(yīng)用已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息網(wǎng)絡(luò)化。美國(guó)9.11事件發(fā)生后，不少大公司的資料、檔案信息系統(tǒng)雖然遭到徹底摧毀，但僅僅幾天后，這些公司在其數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)和災(zāi)難恢復(fù)系統(tǒng)的支持下，業(yè)務(wù)全面恢復(fù)。說明當(dāng)前檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)發(fā)展到了高度可靠、可用的水平。如果還是按原來的辦法各自為戰(zhàn)地建設(shè)，不從中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，接受教訓(xùn)，就不可能加速這項(xiàng)建設(shè)的進(jìn)度，就會(huì)事倍功半，還會(huì)給國(guó)家造成巨額浪費(fèi)。
電子政務(wù)建設(shè)中的檔案管理系統(tǒng)必須考慮它是電子政府的組成部分。因此必須從電子政府的全局出發(fā)，構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)。與我們過去檔案管理信息化的需求相比，今后系統(tǒng)建設(shè)至少需要考慮增加以下任務(wù)并及時(shí)部署。一是應(yīng)用信息安全基礎(chǔ)設(shè)施——PKI/CA，建立可信任和可授權(quán)的應(yīng)用系統(tǒng)。在互聯(lián)網(wǎng)條件下，電子檔案的應(yīng)用和管理需要電子證書以規(guī)范權(quán)限和使用電子印章，確保電子檔案的完整性、不可抵賴性和安全、保密要求。二是政府電子檔案的數(shù)據(jù)備份、事故應(yīng)急響應(yīng)和災(zāi)難恢復(fù)系統(tǒng)的建立。電子文檔和數(shù)據(jù)是所有信息化建設(shè)投資最終獲得的幾乎唯一的回報(bào)，是極寶貴的數(shù)據(jù)資源。我們應(yīng)該以全新的理念、審慎嚴(yán)密的措施、科學(xué)的方法，從建設(shè)之初就構(gòu)建電子檔案堅(jiān)固的安全屏障。
新形勢(shì)下的基本策略
必須看到，在今天的形勢(shì)下開展檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)該按照國(guó)家電子政務(wù)建設(shè)的總體要求開展工作。檔案管理信息化建設(shè)的出發(fā)點(diǎn)和目標(biāo)，除了自身建設(shè)任務(wù)外，還應(yīng)推動(dòng)國(guó)家電子政務(wù)建設(shè)。因?yàn)椋娮诱?wù)的實(shí)施將帶來政府管理創(chuàng)新的巨大機(jī)遇，將打破許多原有管理體系和管理模式，甚至出現(xiàn)只有各種電子政務(wù)建設(shè)共同發(fā)展才能真正實(shí)現(xiàn)電子政務(wù)的情況。所以，新形勢(shì)下搞好電子政務(wù)建設(shè)需要采取一系列重要策絡(luò)。實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)表明以下策略十分重要。
1、積極納入國(guó)家信息化領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)機(jī)制。所有電子政務(wù)建設(shè)都應(yīng)當(dāng)自覺納入國(guó)家信息化領(lǐng)導(dǎo)小組制定的總體方案。政府效能的源泉來自管理，電子政務(wù)成敗的關(guān)鍵也必然是管理。例如檔案管理信息化采用PKI/CA就應(yīng)在國(guó)家的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)下構(gòu)建和應(yīng)用。
2、與時(shí)俱進(jìn)，觀念創(chuàng)新。在推進(jìn)電子政務(wù)建設(shè)中，采用信息技術(shù)引發(fā)的工作方式、管理方法的變化將會(huì)層出不窮，必須創(chuàng)新才能解決這些問題。例如政府文檔數(shù)據(jù)備份問題，可以毫不夸大地說，我國(guó)政府機(jī)構(gòu)信息系統(tǒng)中還幾乎沒有符合嚴(yán)格意義的數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，數(shù)據(jù)安全性十分脆弱。但是要求每個(gè)政府機(jī)構(gòu)都建立復(fù)雜、昂貴的數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)是不可能的。采用市場(chǎng)的方法可以解決企業(yè)和相當(dāng)一部分機(jī)構(gòu)的問題。但是黨政等重要機(jī)構(gòu)如何解決值得很好地研究。這就要求我國(guó)各有關(guān)機(jī)構(gòu)必須結(jié)合國(guó)情，從實(shí)際出發(fā)，轉(zhuǎn)變觀念，從管理理念、管理制度、機(jī)構(gòu)職能等方面全面創(chuàng)新。
信息化產(chǎn)生的一些問題，可能現(xiàn)行各有關(guān)部門都不具備解決它的職能，這就特別需要職能創(chuàng)新。在電子政務(wù)建設(shè)中，我們的許多機(jī)構(gòu)有可能通過分析、研究，從拓展業(yè)務(wù)工作的范圍出發(fā)，主動(dòng)承擔(dān)起新職能?；蛘咴趪?guó)家有關(guān)主管部門協(xié)調(diào)下，被賦予新的職能。例如，中央和各地方的檔案館就有可能成為各級(jí)政府的文檔數(shù)據(jù)備份中心，在電子政務(wù)建設(shè)中發(fā)揮重大作用。
3、遵循標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)法律建設(shè)。在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中常常遇到過分強(qiáng)調(diào)本單位特殊性，管理方式不可更改的情況。這種實(shí)質(zhì)上無視標(biāo)準(zhǔn)化、拒絕采用標(biāo)準(zhǔn)的作法極其有害。曾有過高層政府機(jī)關(guān)，采用僅憑經(jīng)驗(yàn)管理檔案的方法，連續(xù)數(shù)十年不變，雖然也很有成效，但不具有通用性，無法讓更多的人高效率地使用，最終證明這種管理畢竟是落后的，必須淘汰的。
采用標(biāo)準(zhǔn)意味著系統(tǒng)性的進(jìn)步，對(duì)信息系統(tǒng)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有不可估量的作用。為了搞好應(yīng)用并使應(yīng)用不斷深化，就必須在標(biāo)準(zhǔn)化上下足功夫。有些標(biāo)準(zhǔn)的制定需要耗費(fèi)巨大的人力、物力。例如電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)，不但涉及數(shù)據(jù)格式，還將涉及運(yùn)行環(huán)境等諸多因素，本身就包含不止一項(xiàng)的復(fù)雜課題，更應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，集中力量，鍥而不舍，不斷推進(jìn)。檔案管理和利用、檔案管理信息化和電子檔案的立法工作也應(yīng)積極創(chuàng)造條件，早日實(shí)現(xiàn)。這是檔案管理信息化建設(shè)健康發(fā)展的根本保證。
一、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)對(duì)接的必要性
高校電子文件主要來源就是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，但是電子文件的多樣多樣性、易更改性、結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性和對(duì)系統(tǒng)依賴性等一些特殊性，使得在對(duì)電子文件的管理方面出現(xiàn)了許多不規(guī)范的現(xiàn)象。當(dāng)前，將OA系統(tǒng)與檔案管理流程能夠統(tǒng)一起來不多，特別是早期兩個(gè)系統(tǒng)各自發(fā)展，許多公司開發(fā)的是各自獨(dú)立的OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)，很少統(tǒng)一設(shè)計(jì)，統(tǒng)一建設(shè)。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容，各自為政，電子文件到了歸檔這一步，其原始性、產(chǎn)生的過程、保密性都不能達(dá)到檔案管理歸檔要求，導(dǎo)致很多信息的檔案化處理仍然處于手工工作階段，無法實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的共享。所以連接好OA系統(tǒng)和檔案管理能夠通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)電子類的文件進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)的保持以及記錄，在及時(shí)快速的對(duì)電子文檔保存、歸檔，保持所有文件的真實(shí)性和完整性，使得原始的電子文件不會(huì)無緣無故丟失。
二、高校OA系統(tǒng)與檔案信息管理一體化建設(shè)需求分析
1.全文對(duì)接需求。將OA里的文檔對(duì)應(yīng)掛接到檔案系統(tǒng)目錄的“全文”?！叭摹卑恳淮蔚怯浀奈募恼牡暮灠l(fā)稿（或者傳閱登記表）、正本及相關(guān)附件和文件的背景信息（流轉(zhuǎn)信息、簽轉(zhuǎn)意見等）以及辦理情況文檔上傳的附件。
2.協(xié)同辦公管理需求。通過一體化管理的相關(guān)處理可以對(duì)OA中的已有數(shù)據(jù)信息進(jìn)行提取和重新組合，達(dá)到相關(guān)規(guī)則的要求之后重新生成有用的數(shù)據(jù)，從而減少冗余操作，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，同時(shí)也體現(xiàn)信息化校園建設(shè)優(yōu)化設(shè)置的目的。在歸檔紙質(zhì)版資料的打印方面，文件管理員可以直接在OA打印傳閱表或者簽發(fā)表、正文所有附件內(nèi)容、文件辦理情況文檔。打印的效果要求公文涉及的紅頭和落款公章以及領(lǐng)導(dǎo)簽名跟原版保持不變。
3.穩(wěn)定性和安全性需求。在數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換和傳輸過程中，必須保證OA系統(tǒng)和檔案信息管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性和系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的安全性，既確保兩系統(tǒng)原有數(shù)據(jù)的安全，不影響原有數(shù)據(jù)庫(kù)的正常工作，又能保證數(shù)據(jù)傳輸過程中的安全，確保公文信息的準(zhǔn)確性，不影響檔案工作的根本屬性。
三、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)對(duì)接的方法與措施
1.以“文件生命周期理論”作為OA環(huán)境中文件與檔案流程設(shè)計(jì)的指導(dǎo)理論。“文件生命周期理論”是研究文件從最初形成到最終銷毀或永久保存的整個(gè)運(yùn)動(dòng)過程、研究文件屬性與管理者主體行為之間關(guān)系的一種理論，是對(duì)文件―檔案運(yùn)動(dòng)過程和規(guī)律的客觀描述和科學(xué)抽象。它試圖使文件的整個(gè)生命運(yùn)動(dòng)過程都得到全貌控制，實(shí)現(xiàn)文件管理的高效化，因此也是指導(dǎo)文件―檔案全過程管理的基本理論。事實(shí)上，文件與檔案都是文件在生命周期中的某個(gè)階段的表現(xiàn)形式，文書流轉(zhuǎn)和形成檔案的過程中，有許多重復(fù)信息和操作環(huán)節(jié)。文件生命周期理論符合現(xiàn)實(shí)工作中對(duì)文件和檔案的一體化管理，使OA環(huán)境中的文件與檔案管理流程，得到重新組合設(shè)計(jì)，使辦公信息流得到完整銜接，也保留了文件產(chǎn)生的完整、清晰的過程，有助于提高檔案的完整性和檢索率，充分提高學(xué)校檔案資源充分開發(fā)和利用的綜合能力，實(shí)現(xiàn)了檔案的資源共享最大化。
2.規(guī)劃設(shè)計(jì)一套完善的文件與檔案管理流程。對(duì)于學(xué)校的電子文件，其數(shù)量非常巨大，有關(guān)于學(xué)生的，有老師教學(xué)的，有行政辦公的等等，所以這些文章在各個(gè)部門都以不同的形式被管理著，很多都毫無規(guī)范，所以對(duì)如此雜亂的文件進(jìn)行整理歸檔很重要。從電子文件的形成、鑒定到保管、利用等每個(gè)環(huán)節(jié)，以制度、工作流程以及各督辦環(huán)節(jié)建立起一套完整的體系，而且要責(zé)任到人，互相制約，進(jìn)行有效的監(jiān)督。當(dāng)中最重要的就是制定好適合本單位使用、具體的可操作的電子文件歸檔與管理標(biāo)準(zhǔn)。在設(shè)計(jì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)對(duì)接，將OA里的文檔對(duì)應(yīng)掛接到檔案系統(tǒng)目錄的“全文”里，“全文”包括每一次登記的文件的正文的簽發(fā)稿、傳閱登記表等，正本及相關(guān)附件和文件的背景信息（流轉(zhuǎn)信息、簽轉(zhuǎn)意見等）以及辦理情況文檔上傳的附件）。文件在OA系統(tǒng)里流轉(zhuǎn)完畢后的數(shù)據(jù)對(duì)接檔案管理系統(tǒng)，要抓住以下兩個(gè)重點(diǎn)：一是OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)后，文件本身以及產(chǎn)生過程的數(shù)據(jù)要完整地轉(zhuǎn)入到檔案管理系統(tǒng)中，并能夠?qū)χ鄳?yīng)字段，放到不同的檔案類型及其相應(yīng)數(shù)據(jù)項(xiàng)位置上，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理的功能。如所有辦公室形成的公文及其產(chǎn)生過程中擬文、修改、審核、會(huì)簽、簽發(fā)等等有關(guān)數(shù)據(jù)項(xiàng)共同歸置于行政類的檔案及其相應(yīng)的位置上，而教務(wù)處形成的教學(xué)各類文件及二級(jí)院系數(shù)據(jù)項(xiàng)則在教學(xué)類檔案及其相應(yīng)的位置上。二是要將相應(yīng)的正文完整地轉(zhuǎn)入到檔案管理系統(tǒng)中。所有OA系統(tǒng)中的應(yīng)歸檔文件的每一條具有上述數(shù)據(jù)內(nèi)容的記錄，都應(yīng)按排列次序由OA系統(tǒng)自動(dòng)生成歸檔數(shù)據(jù)文件，要包括年度、文號(hào)、題名、責(zé)任者、正文內(nèi)容、保管期限、案卷號(hào)、部門、附件等，就可以將OA系統(tǒng)產(chǎn)生文件及其相關(guān)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)轉(zhuǎn)入到檔案系統(tǒng)。
在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，隨著我國(guó)高校的擴(kuò)招，高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，高校檔案管理也隨之變得復(fù)雜起來。原有的傳統(tǒng)意義上的檔案管理在如今環(huán)境下影響了檔案管理的工作效率的進(jìn)一步提高。在這樣的背景下，經(jīng)過大量的調(diào)查研究、實(shí)際考察，初步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)。本文首先對(duì)高校檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行分析，查出現(xiàn)有系統(tǒng)存在的不足，提出網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)的目標(biāo)系統(tǒng)；其次是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，功能設(shè)計(jì)和模塊設(shè)計(jì)；最后通過測(cè)試，檢驗(yàn)系統(tǒng)設(shè)計(jì)的合理性和實(shí)際運(yùn)行的效果。
【關(guān)鍵詞】
網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；高校檔案管理系統(tǒng)；網(wǎng)絡(luò)管理
在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，隨著我國(guó)高校的擴(kuò)招，高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，高校檔案管理也隨之變得復(fù)雜起來。原有的傳統(tǒng)意義上的檔案管理在如今環(huán)境下影響了檔案管理工作效率的進(jìn)一步提高。在這樣的背景下，經(jīng)過大量的調(diào)查研究、實(shí)際考察，初步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)。
一、當(dāng)前我國(guó)高校檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀
我國(guó)很多高校檔案管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了大量數(shù)據(jù)檔案信息數(shù)字化，在保護(hù)檔案、提高檔案利用效率上有了很大進(jìn)步，但這些基本上都是使用獨(dú)立數(shù)字化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的，并沒有與現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)相結(jié)合，這在一定程度上給檔案檢索利用有效管理帶來了一定限制。近些年來，很多高校還在使用上一代甚至是上幾代檔案管理系統(tǒng)，相比網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下其他信息系統(tǒng)建設(shè)，檔案管理系統(tǒng)還存在很大不足，其主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1.管理范圍窄：多數(shù)高校檔案管理系統(tǒng)對(duì)于檔案信息管理只是實(shí)現(xiàn)到了目錄級(jí)別，對(duì)于電子信息檔案文件無法很好地進(jìn)行有效管理，歸檔功能實(shí)際上只是單純數(shù)據(jù)錄入。2.維護(hù)成本高：高校檔案管理系統(tǒng)大多使用C／S模式應(yīng)用系統(tǒng)，需要安裝專用客戶端應(yīng)用軟件，對(duì)于軟件硬件環(huán)境要求比較多，在很大程度上依賴操作系統(tǒng)版本，一旦用戶計(jì)算機(jī)出現(xiàn)軟件硬件故障，就極有可能需要重新安裝操作系統(tǒng)，這樣維護(hù)工作量和時(shí)間成本都比較高。除了以上不足之處外，有些高校檔案管理系統(tǒng)還存在權(quán)限沖突問題、檢索功能不足等一系列問題，這些都需要我們?cè)谠O(shè)計(jì)高校檔案管理系統(tǒng)時(shí)重點(diǎn)注意。
二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)
在具體設(shè)計(jì)中，主要采用面向?qū)ο蠛兔嫦蜻^程相結(jié)合的設(shè)計(jì)方法。首先，將系統(tǒng)分解為若干個(gè)具有某種聯(lián)系組成功能模塊。其次，對(duì)每一個(gè)功能模塊采用面向?qū)ο笤O(shè)計(jì)的方法，以數(shù)據(jù)為中心進(jìn)行程序設(shè)計(jì)。
（一）功能模塊劃分。高校檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)過程中，一般采用“上下結(jié)合、分級(jí)編制、逐級(jí)匯總”程序進(jìn)行。最大限度使程序和數(shù)據(jù)相對(duì)獨(dú)立，應(yīng)用軟件與計(jì)算機(jī)硬件相對(duì)獨(dú)立，以便于系統(tǒng)擴(kuò)充和檔案信息資源共享，也便于系統(tǒng)移植。通過分析，我們預(yù)計(jì)將網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)劃分為以下幾個(gè)功能模塊：系統(tǒng)初始化、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)打印、借閱管理、成績(jī)交流、系統(tǒng)維護(hù)及幫助等功能。
（二）數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)。高校檔案管理系統(tǒng)模塊劃分以后，需要將各種存放數(shù)據(jù)類型進(jìn)行分析分類，各類數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)形式需要轉(zhuǎn)換為適合于管理系統(tǒng)所依賴計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，這就是我們所說的數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)。數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)是整個(gè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理成功的重要保障。在整個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)中，既要遵循數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)原則，又要考慮數(shù)據(jù)庫(kù)需要的數(shù)據(jù)處理平臺(tái)，還要重點(diǎn)研究數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性。由于數(shù)據(jù)庫(kù)中存放著檔案管理中的大量數(shù)據(jù)，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)據(jù)庫(kù)為許多用戶直接共享信息資源，所以安全性問題尤為重要。
三、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)
在系統(tǒng)進(jìn)入實(shí)踐測(cè)試階段，高校應(yīng)該根據(jù)自身實(shí)際情況、獨(dú)特系統(tǒng)要求來制定系統(tǒng)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，這樣各個(gè)高校可以制定具有自身特色的檔案管理系統(tǒng)，其中包括編輯目錄格式和報(bào)表打印。檔案分類要在國(guó)家對(duì)檔案分類要求原則之下有序完成。檔案管理系統(tǒng)要支持多媒體對(duì)數(shù)據(jù)的管理以及對(duì)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，例如圖像數(shù)據(jù)的壓縮處理與存儲(chǔ)，各類電子文檔存儲(chǔ)等。就網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)的功能來說，特點(diǎn)：第一，要符合高校檔案管理的流程，信息輸入輸出要求的多樣性，用戶界面清晰。第二，用戶要采用分級(jí)管理的模式，設(shè)置訪問權(quán)限，來保證數(shù)據(jù)庫(kù)的安全。第三，檔案信息數(shù)據(jù)查詢要有多樣性，因?yàn)閿?shù)據(jù)分類的多樣性，要求系統(tǒng)的輸入輸出具有靈活性，這樣有利于保證系統(tǒng)管理的正常有序的運(yùn)行。
四、結(jié)語
在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)形勢(shì)下，采用高效檔案管理系統(tǒng)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，一方面可以進(jìn)一步提高工作效率，另一方面也可以實(shí)現(xiàn)檔案的長(zhǎng)久保存、統(tǒng)計(jì)和查詢，有利于發(fā)現(xiàn)檔案信息中有價(jià)值的信息，有利于為重大決策提供數(shù)據(jù)支持。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)會(huì)為我國(guó)高校檔案管理水平的提高做出貢獻(xiàn)。
作者：姚樹靜 單位：山東廣播電視大學(xué)
【參考文獻(xiàn)】
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[3]高端芹，胡鵬.關(guān)于推進(jìn)高校檔案工作的思考[J].中國(guó)檔案，2010（1）:82-84.
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)在企事業(yè)單位管理中應(yīng)用的普及，利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位人事管理勢(shì)在必行。人事檔案是企事業(yè)單位人事管理制度的一項(xiàng)重要工作，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的資料留檔，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)，針對(duì)其重要性，開發(fā)了《人事檔案管理系統(tǒng)》，實(shí)現(xiàn)了關(guān)于檔案的借閱、查詢、歸還等一系列工作的電子化管理。
【關(guān)鍵詞】人事檔案 管理制度 電子化 紙質(zhì)檔案
1 人事檔案管理的目的和意義
進(jìn)入二十一世紀(jì)，社會(huì)生產(chǎn)力迅速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)，人們對(duì)信息的認(rèn)識(shí)不斷提高，各種管理的信息量日益增長(zhǎng)，對(duì)信息的處理要求越來越高，致使傳統(tǒng)的紙質(zhì)、手工等信息處理手段和方法，遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了現(xiàn)代管理的需要。
為切實(shí)減輕人資部工作壓力，人資部要求對(duì)全局約9000人員的檔案信息實(shí)現(xiàn)檔案無紙化管理，自動(dòng)記錄各種查閱、借閱、歸還、專遞信息。借助現(xiàn)代信息技術(shù)和管理理論，建立企業(yè)信息管理系統(tǒng)是每個(gè)企業(yè)的重要趨勢(shì)，在企業(yè)管理中，人力資源是企業(yè)最寶貴的資源，也是企業(yè)的“生命線”，因此人事管理是企業(yè)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的重要組成部分，而人事檔案管理又是人事管理的重要工作，實(shí)現(xiàn)電子化的人事檔案管理，可以讓人力資源管理人員從繁重瑣碎的案頭工作中解脫出來，去完成更重要的工作，人事檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)可以減輕比較繁瑣的手工人事檔案管理工作。
2 人事檔案管理的實(shí)際功能
2.1 功能結(jié)構(gòu)圖
如圖1所示。
2.2 用戶登錄
功能：用戶登錄人事檔案管理系統(tǒng)。系統(tǒng)啟動(dòng)后，首先要做的就是用戶登錄。用戶在登錄系統(tǒng)后，根據(jù)分配好的權(quán)限，可以進(jìn)行一定的操作。
操作：系統(tǒng)啟動(dòng)后，要求輸入用戶的登錄名及口令，只有登錄名和口令完全正確，才能登錄人事檔案管理系統(tǒng)。系統(tǒng)會(huì)根據(jù)為用戶分配的權(quán)限，顯示對(duì)應(yīng)的功能菜單，用戶可以操作該功能。
2.3 檔案管理
檔案管理模塊中有5個(gè)子模塊，包括人員建檔、檔案查閱、檔案借閱、檔案歸還以及借閱延期等功能。這些功能因管理員的權(quán)限不同所表示出的功能使用也不同，普通管理員沒有數(shù)據(jù)修改及刪除的權(quán)利。在這些功能里詳細(xì)的記錄了所有單位員工的資料。
檔案的電子化查閱，去年省公司已經(jīng)組織將在職人員檔案進(jìn)行了電子化掃描，本次制作系統(tǒng)時(shí)計(jì)劃將系統(tǒng)與掃描件進(jìn)行關(guān)聯(lián)，對(duì)于簡(jiǎn)單的檔案查閱可無需調(diào)用檔案，直接在系統(tǒng)中查閱復(fù)印件。
2.3.1 人員建檔
建立及維護(hù)人員檔案信息，包括增加、刪除、修改及導(dǎo)入檔案信息的功能。系統(tǒng)可以上傳掃描件，一個(gè)人員的檔案信息可以關(guān)聯(lián)多個(gè)掃描件。
2.3.2 檔案查閱
將所有人員建檔后，可以進(jìn)行檔案查閱；提供靈活方便的查詢方式，實(shí)現(xiàn)在系統(tǒng)中查看掃描件的功能（可以上下翻頁查看各種電子檔案），記錄查詢?nèi)藛T信息，包括查詢?nèi)?、查詢時(shí)間、備注信息等。
2.3.3 檔案借閱
檔案借閱與檔案查閱不同，用戶可以在電腦上查看檔案的掃描件（查閱），也可以把紙質(zhì)檔案借出使用（借閱），需要記錄借閱信息，包括借閱人，借閱時(shí)間，預(yù)計(jì)歸還時(shí)間，借閱人聯(lián)系電話等。
檔案借閱除管理員賬號(hào)權(quán)限外，還需輸入借閱密碼方可進(jìn)行操作。
2.3.4 檔案歸還
管理員拿到歸還的紙質(zhì)檔案后，需要在系統(tǒng)中進(jìn)行檔案歸還。先根據(jù)ERP編號(hào)，檔案號(hào)，姓名等信息查詢出借閱記錄，選中記錄進(jìn)行歸還操作。需要記錄歸還時(shí)間、歸還人、備注等歸還信息，并更新檔案狀態(tài)
檔案歸還除管理員賬號(hào)權(quán)限外，還需輸入歸還密碼方可進(jìn)行操作。
2.3.5 借閱延期
借出檔案逾期未還時(shí)，系統(tǒng)可以進(jìn)行借閱延期，延期需要有負(fù)責(zé)人審批。
2.4 檔案查詢
檔案查詢模塊中有5個(gè)子模塊，包括檔案查詢、查閱記錄查詢、借閱記錄查詢、歸還記錄查詢以及借閱延期查詢等功能，分別對(duì)應(yīng)檔案管理中的各個(gè)模塊。
2.4.1 檔案查詢
功能：人員檔案的快速檢索，通過姓名及編號(hào)等信息進(jìn)行快速查詢。
在查詢框中輸入規(guī)定的范圍即可查到相關(guān)的人事信息，當(dāng)查詢的條件填寫完畢，點(diǎn)擊查詢按鈕，頁面會(huì)顯示用戶所要查詢的符合條件的所有員工的資料。查出的記錄默認(rèn)為員工檔案基礎(chǔ)信息列表方式瀏覽，雙擊表格可以顯示該員工的檔案卡片、個(gè)人簡(jiǎn)歷等掃描資料。
2.4.2 查閱記錄查詢
功能：檔案查閱記錄的快速檢索，通過姓名、編號(hào)及查閱時(shí)間等信息進(jìn)行快速查詢。
在查詢框中輸入查詢條件，點(diǎn)擊查詢按鈕，頁面會(huì)顯示符合條件的查閱記錄，雙擊查閱記錄可以進(jìn)入人員檔案的詳細(xì)信息頁面，顯示被查閱的員工的詳細(xì)資料。
2.4.3 借閱記錄查詢
功能：檔案借閱記錄的快速檢索，通過姓名、編號(hào)及借閱時(shí)間等信息進(jìn)行快速查詢。
2.4.4 歸還記錄查詢
功能：檔案歸還記錄的快速檢索，通過姓名、編號(hào)及歸還時(shí)間等信息進(jìn)行快速查詢。
2.4.5 借閱延期查詢
功能：檔案借閱延期記錄的快速檢索，通過姓名、編號(hào)及延期時(shí)間等信息進(jìn)行快速查詢。
3 結(jié)語
通過開展人事檔案管理系統(tǒng)的研究與應(yīng)用，建立了一套科學(xué)的、先進(jìn)的人事檔案管理系統(tǒng)，此軟件將公司約9000多名員工檔案信息納入其中，實(shí)現(xiàn)了以個(gè)人檔案為管理單位的電子化檔案查詢、檔案借閱、檔案歸還等功能，并在查詢、借閱、歸還等過程中自動(dòng)形成記錄信息。該軟件的推廣應(yīng)用簡(jiǎn)化了工作流程，提高了工作效率和精益化管理水平。
