時間：2022-03-12 10:11:48
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇建設工程檔案管理，希望這些內容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
中圖分類號：TU204+.2 文獻標識碼：A 文章編號：
近年來，隨城市建設的快速發(fā)展，建設工程越來越多使得檔案管理工作得到進一步重視，但相較西方發(fā)達國家成熟的管理經(jīng)驗我國仍存在不足。因此，需加強進一步地改革和創(chuàng)新，借鑒西方成熟的管理經(jīng)驗，因地制宜，完善我國檔案管理制度，為工程建設提供高效高質的服務。
1.完善檔案管理制度
要使檔案工作有序進行，必須從一開始就建立一整套科學、合理、適用和操作性強的項目檔案管理制度，從組織領導、管理體系、職責分工、獎勵處罰等方面作出明確規(guī)定，對文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔以及竣工文件編制、交接驗收等提出具體要求。
工程建設類項目精確而又復雜，這項工作的順利進行需要檔案資料的有序管理，這樣才能確保資料、圖紙的精確、完善及規(guī)范。我國檔案管理的有關條列規(guī)定，工程建設單在項目建設期間，需要掌握建設實際情況，不斷完善、準確相關檔案管理制度及措施。與此同時，分工要明確，切實保證在施工單位、檢查單位、承包單位等各項工程建設項目的各項責任，以免在建設工程中出現(xiàn)的問題無處尋責，并保證規(guī)范檔案資料的收集、入檔，促進檔案、各項目之間的同步管理。在此過程中，最重要的是前期資料的準確和完整。一般情況下，工程項目建設時間比較長，以至于建設期間對于檔案的管理及形成也比較麻煩，為了減少這一問題對工程建設的影響，從項目建設開始，就需要制定專業(yè)人員，做好檔案規(guī)整工作，確保各項任務的順利進行，逐步建立并完善檔案管理制度，形成一個系統(tǒng)化和網(wǎng)絡化的檔案管理體系。
2.完善施工管理制度，加強檔案材料的編制管理
在工程建設檔案管理當中，應該按檔案管理規(guī)章制度對檔案材料進行編制，這是工程建設單位的基本標準。形成一個高質量的工程檔案的材料，主要是取決于檔案材料的編制過程。工程建設單位必須要明確本身的檔案管理責任，要不斷對本單位檔案工作人員的檔案編制技術進行培訓鍛煉，提高建設工程檔案編制材料的水平。工程管理層要對工程建設施工進行監(jiān)督管理，定期要對檔案材料的編制進行審查指導，達到施工單位對檔案材料的要求標準，為下一期工程項目的順利進行打下堅實的基礎。為了能夠使工程檔案材料有計劃地記入檔案，便于上級領導的審查，明晰責任，就要把檔案的管理工作劃分到工程計劃中去。目前，很多工程項目的實施都是利用投標的方式將工程項目承包出去，而好多承包企業(yè)又將工程項目再承包出去，在這樣一種層層承包的背景下，工程檔案的承包合同（包括編制材料的收集過程、工程項目的質量、積累和整理的過程等）就需要詳細列入檔案管理的內容中去，減少建設過程中的失誤。
3.利用現(xiàn)代科技對檔案信息多樣化管理
大力推行對縮微檔案、磁介質檔案、電子文件檔案在工程檔案中運用。當前，西方發(fā)達國家對縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用CAD光盤技術。檔案管理工作者應該借鑒西方先進的檔案管理方式，吸收先進的管理技術，將檔案管理工作推向更高一個水平。國內外光盤使用比較廣泛，很多國家都制定了《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，使建設工程單位利用光盤庫載體或光盤塔運用在檔案管理中。近年來，很多水利、建設工程單位已經(jīng)對錄像檔案、紙質材料檔案、照片檔案開始制作成光盤運用多媒體進行網(wǎng)絡化保存。提高各部門檔案管理工作的協(xié)調能力，提高各部門的檔案管理水平，方便各部門對檔案利用，提高工作效率。按照檔案的性質和類型，收集整理的部門的檔案資料，內部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質不同分類，編號采用其自然形成（特定）的編號。（如工程資料管理系統(tǒng)規(guī)定了基建文件、監(jiān)理文件、設計文件的分類方法和編號原則，公司不應再另行規(guī)定。公司經(jīng)營管理手冊規(guī)定的公司模板文件的編號也不得變更）。
4.嚴格把好竣工驗收檔案資料質量關
使工程竣工驗收檔案充分發(fā)揮其憑證作用工程竣工驗收時，建設單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建設工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，補缺補漏，務必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求，認真貫徹執(zhí)行《建設工程質量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關條文，把好竣工驗收關，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環(huán)節(jié)和內容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設單位發(fā)給《建設工程檔案合格證》。不按規(guī)定或不符合要求的，不發(fā)給《建設工程檔案合格證》，建設單位不結清尾款，以確保下程建設檔案的完整、準確、系統(tǒng)。
5.及時做好傳遞和變更記錄
在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。建設物在，檔案在，這是重點工程檔案管理的原則，隨著時間的推移，工程不可避免地要進行維修、改造。
6.與時俱進提高從業(yè)人員技術和綜合能力
建設工程招投標檔案的含義：
建設工程招投標檔案是在招投標活動中按照歸檔制度之中保存起來具有利用價值的各種資料。一般由圖紙、圖表、文字材料、計算材料等構成。從招投標活動的過程來看，主要包括5個方面的內容：⑴項目立項過程中甲方需提供的計委計劃批文、城建規(guī)劃許可證、施工圖紙、報建報批表、招標文件審查意見書、招標文件招標文件補充說明、招標通知書等。
⑵招投過程中投標單位提供的投標通知書、法人代表證明、法人授權委托書、投標書（含預算書）。⑶審定標底過程中的標底審定辦法、標底審定意見書、預算書（包括工程量清單、工程量對比平均表、材料價格目錄等）。⑷開標過程的開標程序、評標辦法（原則、紀律）、評標組織、評標打分表、評標意見書、開標會議記錄。⑸企業(yè)中的中標通知、合同審查意見書、合同副本、其它跟蹤情況表等。
建設工程招投標檔案的特點：1.專業(yè)性。招投標檔案產(chǎn)生于工程的招投標過程，是每個招投標情況的詳細記載，反映著每一棟樓房的構造與設施，預測著每一個建筑產(chǎn)品的預期價格，具有很強的專業(yè)性。2.修改性。文書檔案一經(jīng)形成是不能修改的，修改后就失去了它的真實性和保存價值，而招投標檔案實在工程施工中，隨著設計圖紙的變更而不斷修改補充的。如有的工程在招標以后，因地質條件引起的基礎變更，以及設計圖紙的變更，就更需要予以更改或補充，以保證實物與檔案相符，在工程結算中發(fā)揮應有的作用。3.連續(xù)性。建設工程招投標是一項系統(tǒng)工作，每個環(huán)節(jié)中形成的資料，都是環(huán)環(huán)相扣，密不可分的。沒有圖紙、招標文件、招標文件補充說明，就無從談起工程的預算書編制、標底的審定，更不用說開標、評標、定標了。4.長效性。工程從立項到竣工，大多數(shù)需要經(jīng)過一年或更長的時間，特別是跟蹤服務資料，不易收集，所以檔案形成周期比較長。而在解決建設過程中或竣工后可能發(fā)生的爭執(zhí)上，招投標檔案具有長期的效用。
建設工程招投標檔案的作用和意義
建設工程招標檔案是記錄建設工程情況的重要技術資料，是建設項目永久性技術文件，是建設項目工程施工的法律文書，因此檔案資料必須做到準確、完整、真實。
招標是一項技術性很強的經(jīng)濟活動。在招標過程中產(chǎn)生的大量文件資料，是招標活動的歷史見證；是全面反映整個招標活動的第一手資料，它具有一定的考證和查詢的作用；是為解決可能出現(xiàn)的產(chǎn)品質量、技術參數(shù)、逾期交貨以及終止合同等問題的經(jīng)濟糾紛，法律訴訟的原始佐證。
建立健全招投標檔案，有利于加強工程質量管理。招投標檔案詳細準確地記錄了建設項目招投標活動中的每一個環(huán)節(jié)，每一個程序。在以后的利用過程中都能做到有據(jù)可查。這就從客觀上要求做好原始材料的形成、積累工作，同時也對招投標檔案的管理提出了更嚴格的要求，以適應工程建設項目各項工作的需要，并服務于社會經(jīng)濟的大發(fā)展和建筑市場國際化發(fā)展的需要。建立健全招投標檔案，有利于依據(jù)法定程序嚴格審批事項。特別是加強公開標底最大限度地減少因泄露標底而引發(fā)的腐敗現(xiàn)象。
建設工程招投標檔案的管理
1.齊全、完整、真實地收集資料 建設工程招投標資料是招標投標活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、數(shù)字、符號、圖表、聲像等各種不同載體的原始記錄，是對項目招標投標交易過程和管理工作的真實記錄，是進行工程造價審核的基礎資料。其中的招標答疑直接關系到工程造價；商務標部分是進行工程造價審核的最重要的基礎資料；投標文件中的施工單位資質等級是工程造價審核的依據(jù)之一；技術標中的施工組織設計是進行工程量計算的依據(jù)；中標通知書中的中標價、工程建設合同是進行工程造價審核的重要依據(jù)。招標投標文件資料既是建設過程中的基礎資料，也是建設質量的保障，同時它還是建筑產(chǎn)品出現(xiàn)工程質量，造價爭議時仲裁、訴訟的證據(jù)。例如我們在完成一項工程招標投標工作后，某未中標單位就以招投標交易過程不公正為由，提出法律訴訟，我們以大量整理好的有關文件規(guī)定和招標投標文件為證據(jù)，通過法律手段進行辨訴，最終獲得勝訴，為企業(yè)避免了經(jīng)濟損失，維護了企業(yè)形象。所以，建設單位應結合ISO9002國際質量體系管理工作，制定《招標投標文件控制程序》，對招標投標文件資料的來源，走向和收集進行有效控制。齊全、完整、真實的招標投標文件資料是維護企業(yè)利益，提高企業(yè)管理水平的重要依據(jù)，同時也是企業(yè)賴以生存、持續(xù)發(fā)展的重要資源，加強對這些資料的收集、歸檔與保存時非常重要的工作。
2.建立科學、嚴謹?shù)恼硪?guī)范 招標投標文件資料種類繁多，必須建立科學嚴謹?shù)恼硪?guī)范。招標投標文件材料的立卷與歸檔，應遵循文件材料的形成規(guī)律，以保持文件資料的有機聯(lián)系，便于查找和利用。整理方法應依據(jù)國家、行業(yè)規(guī)定，根據(jù)項目工程的規(guī)模、類型、結合招投標工作程序制定相應的整理規(guī)則。針對大型建設工程總體招標和部分分項方式進行整理。如：勘測設計、工程監(jiān)理、施工、裝飾裝修、材料設備采購等階段。各部各項工程則可按招投標工作流程或資料形成的時間順序進行整理。如：招投標前期文件（備案文件）、招投標過程文件、招投標結果文件等。小型建設項目也可按招投標工作流程或資料形成的時間順序進行整理，無論采取邏輯關系組卷，還是時間順序組卷，原則是一項工程盡可能采用一種方式，并注明在編制說明中予以說明，便于檔案的利用，查詢和管理。
關鍵詞：建設工程；檔案；管理；創(chuàng)新
Abstract: this article from the construction of the archives management of the engineering practice of archives management innovation of the construction engineering, the paper discusses the construction project to promote the archives management has certain reference.
Keywords: construction project; File; Management; innovation
中圖分類號： G271 文獻標識碼：A文章編號：
引言
建設工程檔案是城建檔案的重要組成部分，建設工程檔案管理是城建檔案工作最重要的工作內容之一，也是目前城建檔案工作中最具活力、各城建檔案館投入精力最多的部份。近幾年來，隨著城市化持續(xù)高速發(fā)展，建設工程項目數(shù)量和規(guī)模都在不斷增長，技術復雜程度在不斷增加，建設工程檔案管理難度也同步增大。在具體操作上，我們往往把建設工程中比較特殊的一部份分開來對待和考慮，如重點工程、市政工程、管線工程、房建工程等等，專門研究其檔案管理的方式和途徑，這是基于建設工程的多樣性、廣泛性和復雜性，希望通過一個突破口，打開建設工程檔案管理的局面。在現(xiàn)實工作中，建設工程檔案管理往往是不平衡的，有的地方重點工程檔案管理比較到位，房建工程檔案管理比較困難，管線工程檔案管理則幾乎是空白；另一些地方可能又有很大不同，重點工程檔案管理比較困難，房建工程檔案管理比較到位，聲像檔案工作也有所推動。建設工程檔案管理創(chuàng)新涵蓋了理念創(chuàng)新和程序創(chuàng)新，根本上是要解決建設工程檔案編制的原始性、真實性、系統(tǒng)性和建設工程檔案報送的程序性、及時性、全面性。本文結合我們的工作實踐嘗試對建設工程檔案管理創(chuàng)新工作進行較全面的分析思考，以期拋磚引玉、共同提高。
1建設工程檔案的含義及作用
建筑工程檔案是建筑建設活動中形成的原始的、圖物相符的有保存價值的真實記錄和實際反映。它記載著建筑物、構筑物地下管線敷設等建設活動，是建設項目管理如投資計劃、設計、施工、使用、維修及改建擴建等活動中形成的檔案文件。在對建設工程質量、總體造價和建設工期進行管理的同時，建筑工程檔案管理作為建筑工程項目管理的一部分，工程檔案管理的好壞，直接關系到工程的質量，影響企業(yè)的經(jīng)濟效益。如何有序地管理好建筑工程檔案既是工程本身的需要，也是檔案部門的要求更是我們建筑行業(yè)每個員工所具有的基本能力。
2管理模式的創(chuàng)新
科學技術的迅猛發(fā)展，既為檔案工作帶來了前所未有的發(fā)展機遇，也使檔案工作遇到許多新的挑戰(zhàn)。這就要求檔案工作必須抓住機遇，充分運用現(xiàn)代科學技術，對傳統(tǒng)的手段進行改造，在檔案載體、檔案收集、檔案傳播等方面進行大膽創(chuàng)新。加強道路建設工程檔案管理，關鍵是建立起道路建設工程檔案管理工作的有效管理模式，“有法可依、有關可把”，道路建設工程檔案管理就能逐步走上正軌。堅持建路與建檔同步發(fā)展，抓檔案質量的關鍵階段應當在檔案形成過程，而非事后。道路工程檔案是道路建設中各個環(huán)節(jié)的真實記錄，是極其珍貴的原始資料和重要的信息資源。工程檔案管理應與工程建設同步，在工程建設過程中進行過程管理，建立健全的項目檔案，從項目籌劃到工程驗收各環(huán)節(jié)，都要嚴格按照規(guī)定對有關文件材料進行收集、整理、歸檔，杜絕工程結束后“補檔案”的不當行為發(fā)生。在具體操作中，通過開展建設工程檔案編制執(zhí)法檢查、下基層業(yè)務指導、開展業(yè)務咨詢、舉辦培訓班等活動，加強“道路建設工程檔案終身責任制”的宣傳和學習教育；我們還把一些重大建設工程事故責任追究的事例整理成冊，作為學習資料，送發(fā)給各建設單位負責人和資料員，讓他們提高認識，“警鐘長鳴”。在堅持“依法行政、依法治檔”的同時，我們不斷加強了本地道路建設工程檔案管理法制建設，也是管理模式創(chuàng)新的重要手段。
3檔案具體操作技巧上的創(chuàng)新
重點工程檔案從收集、整理、鑒定、保管到開發(fā)利用，都有一套緊密相連的流程，每個環(huán)節(jié)的科學性、技術性都很強。伴隨著科學技術的發(fā)展進步，檔案的載體已呈多樣化趨勢。在源遠流長的紙質檔案的基礎上，現(xiàn)在出現(xiàn)了電腦自動控制的電子檔案，這是檔案技術的一大飛躍。同紙質檔案相比，電子檔案具有方便、準確、高效等優(yōu)點，但在收集、鑒定、使用、管理等方面都存在一些值得探索的新課題。需要勇于創(chuàng)新，加以完善和解決。在重點工程建設檔案管理中，應注意把重點檔案的編報工作納人基建管理程序，與工程建設同步進行，做到與工程建設活動同時布置、同時實施、同時檢查的“三同時”要求，切實把工程檔案的編制任務落實到具體的崗位和有關人員，并且采取與經(jīng)濟利益掛鉤的措施，做到獎懲分明，以保證重點建設上程檔案的妥善保管和有效利用。同時，還應運用法律、行政手段，強化重點建設工程檔案的編報工作。重點建設工程項目的建設周期長，涉及的管理單位和部門較多，且工程檔案編報工作具有專業(yè)性、技術性、綜合性很強的特點，沒有一定的制約手段，就做不好工程檔案的編報工作，對國家重點建設工程項目檔案實行集中統(tǒng)一管理就是一句空話。
檔案工作的每一流程、每一環(huán)節(jié)、每一種載體介質都具有復雜多樣的操作技巧。電子計算機網(wǎng)絡的操作技術自不待言，就是一般收收發(fā)發(fā)、裝裝訂訂的日常事務.也有操作技巧的創(chuàng)新問題，方法得當、技術熟練，就能收到事半功倍之效
4切實加強建設工程檔案隊伍建設
建設工程管理是社會發(fā)展也是城市建設的一個重要組成部分，建設工程檔案資料是城市改造建設過程中的重要資料依據(jù)。檔案管理隊伍是建設工程檔案管理的關鍵因素，決定著建筑工程檔案的發(fā)展水平。在當前市場經(jīng)濟的發(fā)展過程中，建設工程檔案管理隊伍的思想觀念、業(yè)務水平等方面存在著與新形勢、新任務不相適應的問題，這就迫切要求我們建設一支掌握現(xiàn)代科技知識、業(yè)務精良、作風端正、素質較高的管理人才隊伍。除了要掌握相關工程技術知識，還必須掌握多媒體知識、通訊技術、信息處理技術，這就要求管理人員努力優(yōu)化知識結構，加強自身學習，積極學習計算機及通訊網(wǎng)絡知識，成為具有多種知識體系的復合型人才。優(yōu)化建設工程檔案的管理人才隊伍結構，使建設工程檔案管理煥發(fā)活力，確保各項管理工作上水平。
5結束語
建設工程檔案管理是一個動態(tài)發(fā)展著的工作領域，在城市建設和城市化高速發(fā)展的形勢下，工作任務將日益繁重，工作困難和挑戰(zhàn)也將日益增加。但只要我們能從管理模式、服務方式、工作程序和協(xié)作機制四個方面不斷創(chuàng)新，一定能推動建設工程檔案管理工作發(fā)展，推動城鄉(xiāng)建設檔案工作全面創(chuàng)新，從而推進城市建設和城市化的可持續(xù)發(fā)展。
參考文獻：
新時期新環(huán)境下，我國經(jīng)濟高速發(fā)展，信息產(chǎn)業(yè)緊跟時代步伐高速持續(xù)發(fā)展，這就對通信建設工程檔案管理與使用有了更高、更全面的要求和標準，通信建設工程的市場使用價值也大大提高。通信工程檔案的規(guī)范化高效管理使用是確保通訊建設工程順暢施行的強力保障。只有通信建設工程的通暢施行才能適應繁榮發(fā)展的社會主義市場經(jīng)濟，通信建設工程檔案管理與實際施行不但是企業(yè)高管層要重點關注的問題，還是我們基層部門不可避免要認真參與對待并切實落實執(zhí)行的重點工作之一。通信工程檔案簡單解釋就是對通信工程建造施工中，所產(chǎn)生保留存放價值較高的相關文字圖片、影像資料等原始資料文檔載體，能夠真實全面保存與記錄通信建設工程從立項到工程完工的整個過程的綜合文件。落實并使用好通信建設工程檔案的管理、收集整理及運用，并使其系統(tǒng)化、規(guī)范制度與通用化相，對于通信工程順利建設有極大助力，也極大方便通信工程建成后的日常維修檢測、擴建及升級工作。作為科技檔案的核心組成部分，通信建設工程檔案它客觀真實的反應了通信建設工程施工的全部過程。
關鍵詞：
淺談;做好;通信建設工程;檔案管理
一、新時期通信建設工程檔案探討
新時期新環(huán)境下，社會經(jīng)濟持續(xù)高速發(fā)展與進步，創(chuàng)新科學化管理的思維意識也在與時俱進的不斷發(fā)展，通信建設工程的運行各行各業(yè)中牽涉越來越廣泛與深入，這就要求通信建設工程的質量必須高標準嚴要求化。特別是在新時期新環(huán)境下推崇精準管理與質量精細化階段，這就讓通信建設工程必有一套完善系統(tǒng)科學化精準的評估體系。在實施建設通信工程嚴要求高標準建造前提下，加重對通信數(shù)據(jù)文件資料的精確分析研究，通信工程建設時就會避免盲目依靠感覺與經(jīng)驗來施工建設，貫徹落實嚴要求與高標準的施工要求，將通信建設工程檔案作為工程核心基礎，我們除了要注重建設施工方法，還要將質量細化分析運用到通信建設工程檔案中去，使用相關的驗證標準來檢測通信建設工程檔案質量并進行綜合的評估。簡單來說，通信建設工程質量的好與壞是通過通信建設工程檔案來直接體現(xiàn)的，以此只有進行綜合質量評估才能判斷工程如何。一般情況下，通信建設工程質量可以通過通信建設工程檔案的制定直觀明了的體現(xiàn)出來，解讀了解字面意思后，還必須從通信建設工程全面及背后進行研究了解。通信建設工程中很多數(shù)據(jù)資料，如文字、圖片等等數(shù)字化資料屬于隱蔽工程，只有通信建設工程竣工以后這種數(shù)字文件資料我們只有通過相關方法才能查閱，這就要求通信建設工程建設中要做到嚴格要求每一步相關工藝切實精準，只有這樣，才能確保通信建設工程檔案完工后正常便捷的使用。通信建設工程檔案質量的好壞，從側面反映了通信建設工程建造時是否按照相關管理規(guī)定來建造及相關建造人員素質及技術水平，通信建設工程檔案質量的好壞問題與其他行業(yè)也有著緊密的關系。
二、通信建設工程檔案中存在的問題
第一，通信建設工程檔案管理存放不重視。相關建設單位相關負責人員對通信建設工程檔案重視度不夠，多數(shù)情況下會將檔案工作直接轉交給建設施工單位，監(jiān)督性弱甚至直接使監(jiān)督工作有名無實。個別建設施工單位沒將檔案文件分類歸檔，工程完工以后，致使檔案遺失，無法交還回建設單位，這就會使通信建設工程檔案中前期的文獻數(shù)字文件散失，直到通信建設工程完工檢查驗收前期，建設單位要求施工移交工程前期建設相關資料時，施工單位才會將現(xiàn)存的零散文件交還，這就使通信建設工程檔案前期資料不完整。第二，通信建設工程檔案資料不完整。信息產(chǎn)業(yè)中通信建設工程檔案關鍵問題是檔案的完整系統(tǒng)化。資料事無巨細的與通信建設工程檔案有關的內容都要及時入檔。但是實際情況與工作中，可以發(fā)現(xiàn)通信建設工程檔案中很多資料不齊全，丟失現(xiàn)象嚴重。比如通信建設工程檔案簽訂的相關合同協(xié)議及政府相關單位批復的文件回復等等文件都有漏存與遺失情況發(fā)生。通信建設工程檔案資料的流失勢必會給工程完工以后帶來各種各樣的麻煩，嚴重時甚至會引發(fā)經(jīng)濟糾紛。第三，通信建設工程檔案管理內容質量空洞。首先，是檔案文件原件歸檔不及時，復印的文件多，求其原因是相關資料文件的監(jiān)管部門或個人疏忽大意，未能及時追回資料文件原價，對通信建設工程檔案相關設計施工單位合作中馬虎大意，其次，法律文件文書手續(xù)準備不充分。很多沒有建設施工，設計及監(jiān)理等相關部門或負責人簽字和蓋章。最后，雙方簽訂的合同和協(xié)議有無簽字及加蓋公章的情況發(fā)生，致使通信建設工程檔案完工后，達不到相關要求。第四，通信建設工程檔案管理人員專業(yè)技術差。負責整合通信建設工程檔案文件資料的相關人員自身文件資料處理技術一般，為經(jīng)過專業(yè)培訓，導致業(yè)務能力不強，收集整合的資料往往缺乏重點內容，僅是單純的流水賬。第五，通信建設工程檔案領導決策層重視度低。個別通信建設工程檔案單位領導決策層重發(fā)展，輕視檔案管理建設的老思想根深蒂固，在通信建設工程檔案方面沒有配足足夠的專業(yè)技術人員。第六，通信建設工程檔案施工操作單位沒有落實專人負責制度。相關施工人員因為要要忙于施工建設，對檔案資料收集、整合、分類歸檔可能會習慣性忽視，很多時候，施工建設單位領導決策層都會推脫不承擔通信建設工程檔案的擔當。第七，部分通信建設工程檔案相關設計人員是檔案資料的編輯整合者，害怕檔案資料分類歸檔后查找調閱麻煩，就講檔案資料自己存放，沒有分類歸檔，很多時候導致通信建設工程完工后，檔案資料遺失。
三、加強完善通信建設工程檔案資料管理系統(tǒng)化
第一，通信建設工程檔案檔案資料源頭分類歸檔工作。編輯監(jiān)察通信建設工程檔案資料文件的相關負責人員，應當嚴格按照檔案工作相關管理規(guī)定，積極主動的與工程建設施工監(jiān)管部門或負責人溝通交流，強調并督促建設施工單位工程建設中監(jiān)察部門對通信建設工程檔案的，說明各相關部門監(jiān)管責任與職責。建設監(jiān)管部門和施工單位、編制設計單位，監(jiān)察單位都要單獨簽訂合作協(xié)議及正規(guī)合同，并將這些內容整理分類后都收入檔案中，這樣就可以使各方合作單位能夠切實認真的落實執(zhí)行制定的相關合同與協(xié)議，將責任明晰化，各單位承當相關責任的檔案資料，從通信建設工程檔案資料文件源頭抓起。第二，通信建設工程檔案監(jiān)管人員嚴把文件資料治療關。通信建設工程檔案資料文件都有一定的連續(xù)性和相關性，基于此點通信建設工程檔案監(jiān)管人員要結合自身實際工作經(jīng)驗，分析整合通信建設工程產(chǎn)生的各種類型資料文件，并對其嚴格認真的進行分類歸檔，解決存在的問題，通信建設工程檔案資料的質量。在通信建設工程施工建設早期，對文件資料檢查要查看是否完整，精確，體系化，重點注意通信建設工程施工建設中產(chǎn)生的重點文件資料是否已分類歸檔及是否完整。對通信建設工程檔案資料文件的嚴格仔細檢查，可以有效提高案文件的質量，養(yǎng)成檔案工作的規(guī)范化，使通信建設工程檔案監(jiān)管人員強化檔案監(jiān)管意識并熟悉了解檔案監(jiān)管工作的流程。第三，完善健全通信建設工程檔案工作制度。檔案監(jiān)管相關部門應當完善健全制定通信建設工程檔案的相關工作規(guī)定，使通信建設工程檔案的分類歸檔領域、通信建設工程檔案工作的步驟、通信建設工程檔案資料文件的整合與分類歸檔、通信建設工程檔案的交接等問題都加以解釋明確，方便對通信建設工程檔案的監(jiān)管各方進行高效管理，確保檔案資料文件，完整、精確與體系化。第四，切實做好通信建設工程檔案的保存和運用工作。當通信建設工程完工以后，相關的監(jiān)管人員應當按時定期的對上級監(jiān)管部門或負責人進行檔案文件的檔案交接工作，檔案資料文件監(jiān)管人員也要切實做好所交接答案文件的整合與保存工作，編制正規(guī)的目錄索引，確保檔案文件資料查找準確性及查全性，是通信建設工程檔案作用發(fā)揮到最大，為相關的產(chǎn)業(yè)企業(yè)提供關輔助。第五，監(jiān)察通信建設工程檔案，嚴格審查，保證通信建設工程檔案資料準確性與系統(tǒng)化。在通信建設工程施工建設過程中，要責任劃分到個人，切實做到專人專項。檔案專業(yè)技術人員收集整合檔案資料，項目主管人員負責核查審計及簽名認證，通過管理部門檢查后有工程部門分類歸納。同時嚴格控制好施工建設單位及相關人員使用檔案資料應當及時登記時間及使用者身份或部門。第六，專業(yè)技術過硬的通信建設工程檔案監(jiān)管人員是通信建設工程日常應用及維護的核心力量。通信建設工程檔案監(jiān)管工作是第一線的后期輔助工作，是通信建設工程正常運行的關鍵。通信建設工程監(jiān)管人員的人用，要嚴把所用人的專業(yè)技術能力及職業(yè)素養(yǎng)，日常工作中要按時定期的開展專業(yè)技術人員的專業(yè)學習與職業(yè)素養(yǎng)培訓，從思想上高度重視通信建設工程監(jiān)管人員的政治覺悟。
四、未來通信建設工程檔案在各行各業(yè)中的發(fā)展
政府、企業(yè)未來辦公自動化已經(jīng)是不可避免的趨勢，通信建設工程檔案在未來辦公自動化的發(fā)展潮流中是最大的輔助力量。通信建設工程檔案也注定會取代現(xiàn)有政府及企業(yè)現(xiàn)有的辦公通信模式。結合本文以上所列通信建設工程檔案中問題進行分析后，可以大體上整理出未來政府及企業(yè)等單位辦公通信模式的發(fā)展潮流，可以概括為二大方面：第一，通信建設工程檔案標準制度化。政府及企業(yè)等單位在現(xiàn)有的通信建設工程檔案基礎之上，會出現(xiàn)一個涵蓋全國區(qū)域、可以多方同時橫向與縱向交換信息的通信建設工程檔案總檔案庫，并構建次一級的完整規(guī)定一致的子檔案庫借以整合全部的檔案文件資料。以此為基礎的，賦予地方政府及企業(yè)單位充足的自由運作權力，根絕實際情況及行業(yè)特點，加設個性化功能，保證全國通信建設工程檔案庫能夠全部鏈接，而各地彼此影響通信建設工程檔案的正常使用。第二，通信建設工程檔案移動化。現(xiàn)階段科學技術的飛速迅猛發(fā)展，通信保密安全與互聯(lián)網(wǎng)之間的摩擦必將得到徹底合理解決，通過相關技術手段保證通信建設工程檔案在接入互聯(lián)網(wǎng)絡以后，其通信建設工程檔案的保密性不會受到較大影響，還可單獨與互聯(lián)網(wǎng)絡外狀態(tài)下隔離單獨使用，通過多種類型的移動存儲設備進行扶著，這樣對防止檔案文件的遺失與非法操作及侵入都起到較好的保護措施。我國通信建設工程檔案與服務企業(yè)合作中出現(xiàn)的問題，只有針對性的整合出一些列通信工程檔案與服務企業(yè)合作中出現(xiàn)問題的解決方法。綜上所述，在通信建設工程檔案建設過程中，通信建設工程檔案監(jiān)管屬于一個核心組成部分，通信建設工程檔案監(jiān)管與通信建設工程質量有著密不可分的管理性。如果想要保證通信建設工程的質量就要嚴格落實通信建設工程檔案監(jiān)管相關規(guī)章制度。因此，工程建設施工過程當中，負責通信建設工程檔案監(jiān)管技術人員要加強自身專業(yè)技術學習，提升職業(yè)素養(yǎng)的同時還要強化崗位意識，對通信建設工程檔案存在的問題，進行問題分析整合，要及時處理這些問題，確保所監(jiān)管的通信建設工程檔案無任何質量問題。
參考文獻：
[1]蔡龍輝,章純.淺談通信建設工程監(jiān)理檔案的管理[J].數(shù)字通信世界,2016(2).
關鍵詞：工程檔案管理；建設工程質量；作用研究
中圖分類號：G271
文獻標識碼：B
文章編號：1008-0422(2010)11-0125-02
1引言
最近頻繁發(fā)生的在建工程質量事故，包括房屋、橋梁的突然垮塌，都給我們提出一個相同的課題：事故發(fā)生后憑什么來分析事故原因?來認定事故責任?來還原建設過程?建設過程中用什么來促進建設工程質量?來規(guī)范建設工程管理?來保留建設的真實過程?答案是工程檔案。建設工程是資源和智慧的結晶。對一些重大的建設工程來說。其投入的財力、物力和人力往往是巨大的。除了建設工程竣工之后的實體成果如住宅、辦公樓、廠房、場館、道路、橋梁、廣場等之外，作為建設過程直接記錄的檔案也是建設工程的重要組織部分，是建設工程的技術成果。因為消耗和占用資源巨大，建設工程的實體成果一般都能得到廣泛重視，從投資方到行政部門，到普通市民，注意力都集中到了實體成果上面，甚至是只關注建設工程的外在觀感。對建設工程檔案關注甚少，知之甚少。一些人認為，檔案只是建設工程竣工后的資料整理，是建設工程的末端，而且非常瑣碎，對檔案工作表現(xiàn)的是一個敷衍塞責的態(tài)度。因此，對工程檔案管理促進建設工程質量的作用進行研究是非常重要，有利于引起我們對工程檔案管理的高度重視，更有利于工程檔案管理工作的有效開展。
2工程檔案是建設工程的有機組成部分
一般來說，遠在建設工程施工之前，建設工程檔案就開始產(chǎn)生并積累了。建設工程立項文件是建設工程項目決策、審批、確立過程的真實記錄，是項目經(jīng)費落實和項目具體實施的根本依據(jù)。項目預算編制、項目概要設計、招投標都必須以立項文件為依據(jù)。而項目預算、概要設計、招投標產(chǎn)生積累的文件材料又是項目勘察測量、詳細設計的依據(jù)。也就是說，在建設工程項目開工建設前，已經(jīng)有大量的文件材料形成了。如果把這一個文件積累過程從建設工程中剔除，建設工程是根本無法成立，也是無法開展的。即使是在施工過程中，文件材料的產(chǎn)生與具體施工進程也是不能割裂的。在建筑材料如鋼筋、水泥、磚塊等使用前，必須要進行送檢，只有檢測合格才能使用，這些檢測文件材料是非常重要的依據(jù)。在建筑材料使用進程中。應該根據(jù)指令實施，如用什么標號水泥，怎么配比，用量多少等：在實施中還有監(jiān)理旁站監(jiān)督記錄和檢測記錄；出現(xiàn)了問題還有調整指令和變更說明等等。可以說，貫穿建設工程過程一直有兩根線條，一條是技術性的，是抽象的，以文件材料為表征：另一條是操作性的，是實體的，以工程物理結果為體現(xiàn)。技術性線條還要先產(chǎn)生，還要更長遠在施工階段，二者又是交織在一起的。但無論如何，技術性線條是不能從建設工程中抽離出來的，更不能忽略不計。
關于建設工程檔案是建設工程的有機組成部分，我們的古人早就有樸素的認識。1973年12月長沙市發(fā)掘馬王堆漢墓，在出土的文物中有三份帛質地圖，沒有注明名稱，一般稱為《地形圖》、《駐軍圖》和《城邑圖》，《地形圖》和《駐軍圖》都保存較好，《城邑圖》還未修復。其中，《駐軍圖》繪有一座三角形城堡，城垣上設有五個箭樓，四個戰(zhàn)樓，并注有“門”、“箭道”等字樣。它繪制于西漢文帝之前，距今已有2100多年。在古代，駐軍與造城是統(tǒng)一的。這說明古人在造城時，已經(jīng)認識到了編制城市規(guī)劃圖和城市實況圖的重要性。只是歲月的流逝，古城不再，檔案依舊，我們只能通過這張珍貴的圖紙來遙想古城英姿。
當然，我們也看到，在廣大農村地區(qū)，在許多偏遠的聚落，房建工程并沒有檔案留下來。特別是這一次遭到地震毀滅性破壞的羌族民居聚落。因為文化相對落后和習慣傳統(tǒng)的作用，這些地方建設工程的技術性線條主要是手口相傳的一種經(jīng)驗模式，絕大部分都沒有形成文件材料和圖紙。這并不是對建設工程檔案作為建設工程有機組織部分的否定，但的確是對建設工程檔案的一個簡化，而這種簡化造成偏遠地區(qū)住房安全無法保障，在災害中往往損失慘重，更不能“按圖索驥”地進行救災和修復。這從反面揭示了建設工程檔案與建設工程的不可分割性。
3工程檔案是建設工程質量的直接反映
建設工程質量最初是一個生活化的概念，是一種感受性評價，是對建設工程性能、品質和安全的綜合性表述。但隨著建設工程項目廣泛實施和現(xiàn)代科學管理思潮的發(fā)展，對建設工程質量有了嚴格的定義，即建設工程質量是指工程滿足業(yè)主需要的，符合國家法律、法規(guī)、技術規(guī)范標準、設計文件及合同規(guī)定的特性綜合，包括：適用性、耐久性、安全性、可靠性、經(jīng)濟性、與環(huán)境協(xié)調性六個方面。特別是隨著量化分析和精細化管理的推動，對建設工程質量有了一系列精確的評價體系。當我們的評價由感受性的經(jīng)驗模式上升到以數(shù)據(jù)和現(xiàn)狀圖紙為依據(jù)的體系化模式時，對建設工程質量的評價就不再是以到工程現(xiàn)場看看就行了，而是以建設工程檔案為基礎，以指標的量化統(tǒng)計分析為手段，進行綜合測評了。這實際上是說，建設工程檔案直接反映了建設工程質量，我們應以建設工程檔案為依據(jù)來全面評價工程質量。
建設工程檔案作為建設工程質量直接反映還有一層非常重要的意義，那就是在工程建設過程中，有許多工序的內容是要被下一道工序所掩蓋的，也就是通常所說的隱蔽工程。對這一部分，在工程竣工后我們是看不到摸不著的，也難以檢測得到，我們只能根據(jù)掩蓋前的照片、錄像、圖紙以及各種現(xiàn)場記錄對這一部分工程內容進行評價，工程檔案在此的作用就是無可替代了。
在前面我們已經(jīng)論述過建設工程檔案是建設工程的有機組成部分，從現(xiàn)代管理科學的角度來看，建設工程檔案的質量也是建設工程質量的重要構成部分。工程檔案質量好，反映工程管理規(guī)范，反映工程管理人員素質高，反映工程質量好。這一個觀點可以從建設工程項目參評“魯班獎”、“芙蓉獎”等獎項活動可以看出。凡是有意參評的項目，建設、施工各方對建設工程檔案管理都是非常重視的，都非常重視檔案的真實性、完整性，包括施工現(xiàn)場拍照、錄像等方面都是非常重視的，對檔案的收集、編制和整理就更加認真細致、精益求精了。
4工程檔案管理是建設工程質量控制的關鍵環(huán)節(jié)
建設工程檔案是一個靜態(tài)的概念，而建設工程檔案管理則是一個動態(tài)的過程。一般來說。這一過程的目的和結果都是建立真實、完整、系統(tǒng)的建設工程檔案。但對這一過程進行深入、
清晰的研究，我們會發(fā)現(xiàn)，工程檔案管理實際上不是一個單獨的、孤立的行為，而是工程項目管理的一部分。更進一步，我們從工程質量控制的角度出發(fā)，工程檔案管理占有關鍵的一席之地。
建設工程項目管理中的質量控制主要表現(xiàn)為施工組織和施工現(xiàn)場的質量控制，控制的內容包括工藝質量控制和產(chǎn)品質量控制。影響質量控制的因素主要有“人、材料、機械、方法和環(huán)境”等五大方面。從“人”的因素來看，建設工程資料員是工程建設中不可缺少的技術人員。要經(jīng)過專門培訓后持證上崗，而且要保證資料員的穩(wěn)定。從“材料”的因素來看，所有建筑材料的檢測報告、出廠合格證、使用說明等是建設工程質量保證資料的主體從“機械”的因素來看，機械設備的使用和現(xiàn)場調度是施工組織設計的重要內容：從“方法”的因素來看，對施工方法和工藝流程的記錄就是施工日志；從“環(huán)境”的因素來看，我們往往要對開工前、施工中和竣工后的環(huán)境進行拍照和錄像，反映場地環(huán)境的變化；上述幾個方面的資料都在建設工程檔案的收集編制范圍內，所以工程質量控制的五大因素都離不開工程檔案管理。
早期的建設工程項目管理的確對工程檔案管理有所忽略，建設工程項目管理人員培訓(俗稱“五大員”培訓)一般是指：施工員、監(jiān)理員、材料員、安全員、造價員，一直沒有包括資料員。而建設工程資料員培訓由各市城建檔案館自行組織，沒有納入建設職業(yè)培訓I范疇，也沒有發(fā)國家認可的證書。近幾年，隨著建設工程檔案管理對建設工程質量控制重要性的認識日益提高，有的城市實現(xiàn)了建設工程資料員經(jīng)常性培訓I，還將《資料員合格證》上網(wǎng)，便于查詢和核對，并要求每個建設工程項目必須有持《資料員合格證》的專職人員從事工程資料編制工作，才能在工程竣工后向市城建檔案館移交竣工檔案：有的城市，如上海、重慶等已經(jīng)將資料員納入了“五大員”培訓，懷化市20D8年也正式將資料員培訓納入建設職業(yè)培訓。建設工程檔案管理作為建設工程質量控制的關鍵環(huán)節(jié)已得到越來越多的認可和重視。
2000年頒布的國務院第279號令《建設工程質量管理條例》，首次從國家法規(guī)的層面把建設工程檔案管理納入建設工程質量控制體系，對建設工程檔案的內容、質量要求、報送移交程序和法律責任等方面進行了強制性規(guī)定，是目前推動我國城建檔案工作發(fā)展最重要的一部法規(guī)。建設工程檔案管理的要求已經(jīng)從微觀提升到了宏觀，從基層技術實踐提升到了國家法規(guī)意志，這是對建設工程檔案管理在工程質量控制體系中重要作用最有力的證明。
5工程檔案管理是促進建設工程質量的重要手段
工程檔案管理在行政上體現(xiàn)一種強制性，這種強制性往往與建設行政職能高度融合，既可以作為行政許可的前置條件，也可以作為工程項目竣工審查程序的一個部分，還可以作為行政執(zhí)法檢查的一個內容。這一系列的行政行為，以加強工程檔案管理為手段，卻能取得提高工程質量的效果。
從懷化市建設工程檔案管理的實踐’來看，第一步是由市建設局把關，在建設工程取得《施工許可證》之前，建設單位一定要與市城建檔案館簽訂《報送建設工程竣工檔案責任書》，并填寫《建設工程竣工檔案責任人登記表》，從一開始就把建設工程檔案的要求、責任告知建設單位，要求他們明確分管領導和專門資料人員，對工程資料終身負責，提高他們的檔案責任意識；第二步是對建設工程檔案實行專人負責、全程跟蹤、經(jīng)常性業(yè)務指導，發(fā)現(xiàn)問題及時整改：第三步是工程竣工前對建設工程檔案預驗收，預驗收合格發(fā)《建設工程竣工檔案初驗認可證》方能舉行竣工驗收會，由市工程質量監(jiān)督站查驗資料備案后，再完整向市城建檔案館報送移交建設工程竣工檔案并取得《建設工程竣工檔案合格證》，然后才能去辦產(chǎn)權產(chǎn)籍手續(xù)：此外，還由市建設局統(tǒng)一組織建設工程檔案編制執(zhí)法檢查，加強工程檔案收集編制的原始性、真實性、完整性、系統(tǒng)性管理。這一系列與建設行政職能相融合的措施。通過建設工程檔案管理促進了建設工程質量的提高。
在建設工程檔案業(yè)務指導實踐中，我們發(fā)現(xiàn)過施工單位的建筑用料與技術說明文件不符的情況，我們及時向建設單位反映，防止了。以次充好”事件發(fā)生：還發(fā)現(xiàn)過隱蔽工程中以空心墻代替實心墻等“偷工減料”行為，并得到了及時制止。建設工程檔案管理對工程質量的促進作用得到了建設單位(業(yè)主單位)高度認可。例如，2007年1月長沙市城建檔案館與長沙市電業(yè)局、長沙市電纜管理所聯(lián)合簽發(fā)了長城檔[2007]02號《關于加強電力地下管線工程質量控制和檔案管理，做好工程驗收交接工作的通知》的文件，三家相互配合。以加強工程檔案管理來促進電力地下管線工程質量。
一、建設工程當中的工程檔案管理
隨著人們出行的增多，人們對于出行安全，特別是公路行駛安全問題越來越重視。公路建設工程會因為實際的施工場地而呈現(xiàn)出不同的形態(tài)，而不同地段的公路建設往往也會存在一定的施工和其他方面的差距。這時，除了要對施工場地進行考察，考察公路建設工程的合理性之外，還要在設計之前查閱與之相似或者相關的其他公路設計、建設檔案資料，以便于為接下來的工程建設提供有力的參考。對任何一個全新的工程而言，前期都是必須要進行施工場地實際考察的，結合場地和公路運輸需求，然后嚴格按照建設標準由專業(yè)的設計師繪制公路建設工程圖。繪圖所需的數(shù)據(jù)通過實際的測量和精確的計算，這些圖紙和計算公式都需要詳細地記錄在公路建設工程檔案中。
公路建設工程設計圖完成，還需要再對設計圖進行一系列的優(yōu)化和調整，這個時候就必須考慮公路的運輸水平和級別，在結合公路建設工程檔案的相關記錄驗證了公路建設圖紙的可行性之后，才能著手準備施工事宜。而在工程完工之后的竣工檢查和后期的保養(yǎng)、維修中，也需要根據(jù)公路建設工程檔案所記錄的原始資料對公路進行維修和保養(yǎng)。也可以說公路建設工程檔案記載的原始數(shù)據(jù)在整個公路建設工程施工過程當中是必不可少的組成部分。完整的公路建設工程檔案不僅能達到縮短工期的目的，同時還能有效地提升公路建設工程的總體質量，全面提升公路的使用安全系數(shù)、耐久性、安全性。公路建設工程的檔案管理部門不僅要對檔案進行統(tǒng)一管理，還要為其他部門提供具有價值性和準確性的參考資料。公路建設工程檔案當中如果涉及到管理專業(yè)的內容，檔案管理人員還需要根據(jù)公路建設工程的實際需求，親自到施工現(xiàn)場就檔案記錄的相關內容對公路施工進行相關的指導。
二、建設工程中的工程檔案管理對提升工程質量的作用
（一）整個工程必不可少的部分。工程檔案管理是工程項目管理的重要組成部分，而工程項目管理對建設工程的質量控制發(fā)揮著不可替代的作用，因此工程檔案管理對于提高建設工程的質量也起著重要作用。全面提升公路建設工程的總體質量，就必須要格外重視公路施工當中的每一個環(huán)節(jié)，除了要從施工建材的質量上加強控制，還要對施工技術和設備的使用進行嚴格管理，有效杜絕損害公路質量的不必要因素。這些原始數(shù)據(jù)都記錄在公路建設工程檔案中，因此，相關公路建設工程單位應加強對公路建設工程檔案的重視。建設工程檔案形成在建設工程開始之初，在工程的決策、確定、審核的環(huán)節(jié)，工程立項文件發(fā)揮著重要的指導作用。而在工程正式動工之前所形成的公路建設工程檔案更是繁多，這些工程當然大部分都對公路建設工程有著較大影響。任何的公路建設工程檔案都與公路建設工程的施工和公路建設工程質量有著密切的關系。特別是對公路材料的選擇方面相關的資料，磚塊、水泥、鋼筋等規(guī)格和數(shù)量都必須嚴格記錄在案，選材必須嚴格按照公路建設要求和標準，材料的檢驗合格報告、數(shù)量統(tǒng)計報告等資料都需要收入到公路建設工程檔案當中。
（二）為建設工程提供理論依據(jù)。公路建設工程檔案作為詳細、真實、準確地記錄整個公路建設工程的重要文獻，其所包含的所有工程資料對于提升公路建設工程的總體質量是至關重要的，工程檔案是公路建設工程得以順利開展的重要依據(jù)。公路建設工程單位應加強對公路建設工程檔案管理的重視程度，管理人員應嚴格按照相關的要求和規(guī)范，對公路建設工程檔案進行編制操作，并妥善保管編制完成后的公路建設工程檔案。還可以根據(jù)實際需求，為公路建設工程單位內部需要相關資料的工作人員提供電子檔案查閱和文件閱讀。公路建設工程單位還可以設立專門的檔案管理部門，然后由管理部門的專業(yè)人員對公路建設工程所有項目的檔案進行統(tǒng)一管理。
檔案工作人員及時地對工程中產(chǎn)生的工程資料進行整理、核對、分類、歸檔等操作，不僅能提高工程檔案的準確性和有效性，同時還能較早地發(fā)現(xiàn)公路建設工程當中存在的問題，以便于相關人員及早地采取有效的應對措施解決工程問題，達到對工程質量的實時測控。在對公路建設工程進行驗收時，還會涉及到對工程檔案的審核，這個審核過程雖然與公路建設工程的過程無關，但卻能直接決定公路建設工程的質量是否達到相關要求，這直接決定了公路建設工程能否投入正常的使用。如果在這個環(huán)節(jié)的審核出了問題，公路建設工程單位將要花費大量的人力和物力對公路建設工程檔案、公路路段等進行排查，甚至可能涉及到重新整理。
（三）有效提升工程質量的方法。我??公路工程的建設得到了前所未有的大發(fā)展，而公路工程的檔案是工程建設中最重要的信息資源，只有妥善管理和仔細運用，才能更好地推動公路建設的發(fā)展。公路建設工程檔案詳細地記錄了公路建設工程當中的每一個環(huán)節(jié)，而這些生成的資料內容不僅對公路建設工程施工人員有著重要的指導作用，同時還能為公路建設工程管理人員的決策指出正確的方向，能有效避免因錯誤決策而造成公路工程質量下降的現(xiàn)象，最大限度地保證公路的質量。公路建設工程單位還可以讓負責檔案管理的工作人員，將負責公路建設工程的各個環(huán)節(jié)的工作人員的個人檔案記錄在案，特別是負責公路建設工程材料采購的工作人員，徹底將工程任務明確地落實到個人身上。一旦公路工程出現(xiàn)了質量問題，就可以按照公路建設工程檔案當中所記錄的相關信息追究負責人的責任。這樣有效加強工作人員的責任意識，使工作人員全身心地投入到公路建設工程的建設當中，并嚴格地按照相關規(guī)定和操作進行操作，公路建設工程的質量自然就得到提升。
另外，除了全面收集公路建設工程資料之外，還要對收集的資料進行整理，在分類存放之后才能形成公路建設工程檔案。在公路建設工程竣工之后按照工程檔案進行首次驗收，能有效找出施工過程中可能忽略的各種問題，以便于施工人員及時采取有效的措施解決質量問題。通過利用公路建設工程檔案將公路建設工程開始和結尾聯(lián)系起來，在較長的公路路段的施工時間內嚴格遵循檔案進行施工，能有效解決工程中可能會對工程總體質量產(chǎn)生影響的各種復雜問題。在保證公路建設工程的質量達到相關檢測單位的要求的同時，最大限度地降低由于重復調查和返工帶來的不必要的經(jīng)濟損失。
三、結語
公路行業(yè)的大部分工程都是為人們提供直接或間接的使用體驗，誠然，不同的公路由于用途不同，其在設計和工藝選擇上都會存在一定的差異，但無論何種形式的公路，都必須能保證車輛正常行駛的安全。而在公路建設工程的眾多影響因素當中，工程質量直接決定了工程的安全系數(shù)、使用效率、耐久性。同等規(guī)格的公路，質量越高的安全系數(shù)也就越高，使用越久自身所創(chuàng)造的經(jīng)濟效益也就越多。而不同級別的公路，質量是決定公路本質的關鍵因素，是不容模糊的，無論何種類型的公路，一旦因為公路質量問題而產(chǎn)生了安全事故，將會直接威脅到人們的財產(chǎn)，甚至是生命安全。在建設工程當中就必須選用具有較高性能的材料，施工技術和施工設備的選用也要格外謹慎。作為公路建設工程當中記錄了整個施工過程的工程重要文獻資料，對于公路建設工程的質量控制成效最為顯著。公路建設工程相關部門十分有必要加強對公路建設工程檔案的管理。
關鍵詞:建設工程;檔案;管理;創(chuàng)新
中圖分類號:G271
文獻標識碼:B
文章編號:1008-0422(2010)08-0172-02
1引言
建設工程檔案是城建檔案的重要組成部分,建設工程檔案管理是城建檔案工作最重要的工作內容之一,也是目前城建檔案工作中最具活力、各城建檔案館投入精力最多的部份。近幾年來,隨著城市化持續(xù)高速發(fā)展,建設工程項目數(shù)量和規(guī)模都在不斷增長,技術復雜程度在不斷增加,建設工程檔案管理難度也同步增大。在具體操作上,我們往往把建設工程中比較特殊的一部份分開來對待和考慮,如重點工程、市政工程、管線工程、房建工程等等,專門研究其檔案管理的方式和途徑,這是基于建設工程的多樣性、廣泛性和復雜性,希望通過一個突破口,打開建設工程檔案管理的局面。在現(xiàn)實工作中,建設工程檔案管理往往是不平衡的,有的地方重點工程檔案管理比較到位,房建工程檔案管理比較困難,管線工程檔案管理則幾乎是空白;另一些地方可能又有很大不同,重點工程檔案管理比較困難,房建工程檔案管理比較到位,聲像檔案工作也有所推動。建設工程檔案管理創(chuàng)新涵蓋了理念創(chuàng)新和程序創(chuàng)新,根本上是要解決建設工程檔案編制的原始性、真實性、系統(tǒng)性和建設工程檔案報送的程序性、及時性、全面性。本文結合我們的工作實踐嘗試對建設工程檔案管理創(chuàng)新工作進行較全面的分析思考,以期拋磚引玉、共同提高。
2管理模式的創(chuàng)新
加強建設工程檔案管理,關鍵是建立起建設工程檔案管理工作的有效管理模式,“有法可依、有關可把”,建設工程檔案管理就能逐步走上正軌。最近幾年,懷化市城鄉(xiāng)建設檔案館根據(jù)國務院第279號令《建設工程質量管理條例》精神并借鑒和完善長沙市、株洲市等地的做法,把建設工程質量終身責任制引入建設工程檔案管理,實行“建設工程檔案終身責任制”,要求建設單位技術負責人及工程資料員對建設檔案負終身責任,有效地提高了建設單位按規(guī)范編制并及時報送工程檔案的責任意識和自覺性。建設單位技術負責人和工程資料員在責任書上簽字時,都感受到了一份責任,覺得手中的筆都是沉甸甸的。這一操作,有效地扭轉了“重建設,輕檔案”的現(xiàn)象。在具體操作中,我們通過開展建設工程檔案編制執(zhí)法檢查、下基層業(yè)務指導、開展業(yè)務咨詢、舉辦培訓班等活動,加強“建設工程檔案終身責任制”的宣傳和學習教育;我們還把一些重大建設工程事故責任追究的事例整理成冊,作為學習資料,送發(fā)給各建設單位負責人和資料員,讓他們提高認識,“警鐘長鳴”。在堅持“依法行政、依法治檔”的同時,我們不斷加強了本地建設工程檔案管理法制建設,也是管理模式創(chuàng)新的重要手段。早在1999年9月,我館就爭取懷化市政府辦出臺了《懷化市城建檔案管理規(guī)定》;2006年8月,我們又爭取懷化市政府出臺了《懷化市城市地下管線工程檔案管理辦法》,這一系列規(guī)范性文件對促進建設工程檔案編制和報送起到了積極推進作用。有條件的地方還可以更進一步,把政府規(guī)范上升到地方立法,工作力度將會大大增強。例如,長沙市在2004年通過省、市人大批準出臺了《長沙市城市地下管線工程檔案管理條例》,有效地解決了地下管線工程檔案管理這一個老大難的問題,使地下管線工程檔案管理做到了“有法可依,應收盡收,應查可查”,長沙市也是目前我國各城市中地下管線工程檔案管理做得最到位的城市之一。據(jù)了解,長沙市另一個地方性立法:《長沙市城鄉(xiāng)建設檔案管理條例》即將通過省、市人大批準出臺,必將更進一步推動各類建設工程檔案管理再上新臺階。
3服務方式的創(chuàng)新
城建檔案工作實質上是一種服務性工作。建設工程檔案管理需要城建檔案工作人員加強與建設、施工、監(jiān)理等各方的協(xié)調和交流,為建設、施工、監(jiān)理等單位提供咨詢和指導,這就需要我們城建檔案工作人員做好相關服務工作。在服務方式上不斷創(chuàng)新,是我們加強建設工程檔案管理的重要手段。最近幾年,懷化市城鄉(xiāng)建設檔案館打破在家坐等檔案送上門的老工作模式,大力實施“外向型”戰(zhàn)略,把建設工程項目按片區(qū)掃描式清理,要求工作人員走出城建檔案館辦公室,深入基層,深入工地,大力宣傳城建檔案工作相關法律法規(guī)和工作規(guī)范、標準,重點是宣傳國務院第279號令《建設工程質量管理條例》、建設部第90號令《城建檔案管理規(guī)定》、建設部第136號令《城市地下管線工程檔案管理辦法》、建設部建辦[2007]68號文件《關于加強中小城市城鄉(xiāng)建設檔案工作的意見》、省建設廳湘建[2001]255號文件《關于進一步加強各類建設工程檔案管理的規(guī)定》和《懷化市城建檔案管理規(guī)定》、《懷化市城市地下管線工程檔案管理辦法》等文件,讓城建檔案工作的重要性深入人心,按規(guī)范編制和報送建設工程檔案成為各建設、施工、監(jiān)理單位的自覺行動。近兩年來,懷化市城鄉(xiāng)建設檔案館還根據(jù)深入學習實踐科學發(fā)展觀活動要求,在廣泛征求建設單位意見的基礎上,結合目前建設工程個性差異大,專業(yè)性強,技術含量日益提高的情況,推出了“建設工程檔案業(yè)務指導個性化服務”的新服務模式。重點是將建設工程項目落實到人,具體工程具體要求、具體指導,制定詳細的工程檔案編制規(guī)范,全程提供業(yè)務指導和咨詢服務,提高工程竣工驗收備案的效率。在具體操作上,對外公布館內業(yè)務工作人員的聯(lián)系電話、QQ號碼和電子信箱,要求對重點工程和地下管線工程除了定期要下工地督查檔案編制外,還要做到“隨叫隨到”及時開展咨詢指導;對規(guī)模比較大的建設工程,還要組織各分部工程資料員集中培訓;即使一般房建工程,我們也要求業(yè)務工作人員至少下基層2到3次,并且要參加工程竣工驗收會,發(fā)現(xiàn)問題及時提出、及時督促整改。通過個性化服務,提高了建設工程檔案業(yè)務指導的針對性,提高了建設工程檔案編制的質量,促進了建設工程項目的規(guī)范化管理,受到了建設單位的一致好評。
4工作程序的創(chuàng)新
最近幾年,懷化市城鄉(xiāng)建設檔案館把建設工程檔案工作納入建設行政程序,通過建設口把關,強化工程檔案業(yè)務指導、質量驗收和報送接收職能。具體來講就是把簽定《報送建設工程竣工檔案責任書》和報送《建設工程檔案終身責任人登記表》納入施工報建程序,然后在工程開工前對建設單位、施工企業(yè)和監(jiān)理公司等單位的技術負責人、資料員進行建設工程檔案技術交底,詳細講解該工程檔案的具體要求;工程施工過程中加強與質監(jiān)、安監(jiān)和監(jiān)理公司的橫向聯(lián)系,形成聯(lián)動,定期進行檔案業(yè)務指導和檢查;工程竣工驗收會前依國家住房和城鄉(xiāng)建設部規(guī)范先對工程檔案進行初步驗收,簽發(fā)《建設工程檔案初驗認可證》;領取了《建設工程檔案初驗認可證》的工程方可召開竣工驗收會,我館工作人員一定要參加竣工驗收會,在會上還要對建設工程檔案編制情況進行講評并提出下一步工作要求,確保工程按時竣工驗收備案;竣工備案結束后,督促建設單位按時報送建設工程竣工檔案,辦理《建設工程竣工檔案移交證明》,以便于建設單位及時到規(guī)劃局領取《規(guī)劃許可證(正本)》,辦理產(chǎn)權產(chǎn)籍手續(xù)。在具體操作上,懷化市城鄉(xiāng)建設檔案館還充分考慮建設工程的整體時效性,嚴格要求、規(guī)范管理、不斷提高工作效率。另一方面,我們以高標準加強對自身的要求和管理,通過交叉驗收程序,嚴把建設工程檔案質量關,使建設工程檔案管理更加規(guī)范、力度更大。
5協(xié)作機制的創(chuàng)新
建設工程檔案管理牽涉到方方面面,需要縱向與橫向、建設行政各部門以及各建設、施工、監(jiān)理單位大家共同協(xié)作和共同努力。沒有大家的協(xié)作,建設工程檔案編制無法得到保證,建設工程檔案報送無法得到落實,建設工程質量也無法得到保障。針對市政和重點工程越來越多,主管部門不再局限于市建設局,而是由區(qū)縣(市)及其它部門分級分散負責建設管理的新情況,懷化市城鄉(xiāng)建設檔案館加強與各級重點辦、各市政和重點工程主管部門及指揮部、城管局等單位的聯(lián)系,建立高效協(xié)作機制,主動了解工程信息,及時與他們簽定《報送建設工程竣工檔案責任書》,在業(yè)務指導過程中,充分發(fā)揮個性化服務的優(yōu)勢,制定具體規(guī)范要求,明確了市政和重點工程竣工驗收后必須向市城建檔案館報送合格檔案才能向城管等部門移交的工作機制,保證市政和重點工程檔案管理不留空白、不存死角,應收盡收。通過一系列創(chuàng)新,懷化市城建檔案工作革除了原來“馬后炮”的弊端,杜絕了原來建設工程檔案“編回憶錄”的現(xiàn)象,確保了檔案編制與工程建設同步,確保了建設工程檔案是工程施工的真實記錄和工程實體的真實反映,產(chǎn)生了促進工程質量,促進工程規(guī)范管理,促進工程領域反腐敗工作的實際效果,得到了建設單位、質安監(jiān)部門、紀檢監(jiān)察部門和檢察院、財政投資評審中心的一致好評,也得到了國家住房和城鄉(xiāng)建設部辦公廳城建檔案辦公室和湖南省城鄉(xiāng)建設廳城建檔案辦公室的充分肯定。全國有六個省還專門組織建設和城建檔案工作相關領導赴我市考察交流。最近幾年,我市建設工程檔案進館量穩(wěn)步增長,檔案質量也顯著提高。僅2005年至2009年5年內,懷化市城鄉(xiāng)建設檔案館就按規(guī)定接受了各類建設工程檔案2萬余卷,建設工程檔案業(yè)務指導率、檔案報送率和合格率均達到了100%。懷化市城鄉(xiāng)建設檔案館也連年在市建設局年度目標管理考核中取得優(yōu)異成績,還被評為“湖南省城建檔案工作先進集體”。
本文從電力工程建設實際出發(fā)，對電力建設工程前期、生產(chǎn)過程、運行移交的各個方面信息文檔管理管理進行了總結，對生產(chǎn)過程中存在的問題進行分析，并提出了切實有效的解決辦法，旨在電力建設工程信息檔案管理的交流和探索，為同行業(yè)管理者提供些許借鑒。
關鍵詞：施工現(xiàn)場；電力建設工程信息檔案管理；問題；分析
中圖分類號：G271文獻標識碼： A
隨著我國建筑業(yè)整體實力日新月異的蓬勃發(fā)展和壯大，國內和國際建筑市場規(guī)模和業(yè)務的不斷發(fā)展，施工檔案管理和信息化建設的重要性就更加顯得不言而喻，作為電力建設項目管理重要環(huán)節(jié)，信息文檔管理是整個工程的不可或缺組成部分。
1.電力建設工程項目信息文檔管理的必要性
1.1各級建設部門包括企事業(yè)、省建設廳、中電建協(xié)對電力建設信息檔案收集、編制、相關法律法規(guī)、驗收工作都提出了明確的要求，對于電力建設行業(yè)來說，信息檔案管理規(guī)范和管理水平在一定程度上反映了企業(yè)整體管理水平。
1.2根據(jù)合同約定，建設項目工程施工完畢后，經(jīng)過竣工驗收合格后，移交業(yè)主方使用。除了按合同要求將所有建設項目完成，移交方還必須保證所移交竣工檔案內容齊全。
1.3建設工程生產(chǎn)過程完成后，文件、圖紙、往來聯(lián)系函等信息檔案完整的保留了生產(chǎn)過程的記錄，作為日后企業(yè)生產(chǎn)、設備維護的重要依據(jù)，為業(yè)主廣泛應用，更體現(xiàn)了它的實際價值。
2.建設項目信息文檔的特性
2.1分散性和復雜性
生產(chǎn)過程中收集的信息文檔可能來自參建各單位，而電力生產(chǎn)建設又因它的專業(yè)種類（土建結構、電氣、熱能控制等）繁多，涉及安全、進度計劃、費用控制等等各個方面所以變得復雜而分散。
2.2時效性
生產(chǎn)過程中根據(jù)進度計劃要求傳達的信息和根據(jù)合同約定，竣工后整體移交資料都具有時效性要求。因要求不同，時效性也有所不同。
2.3全面性和真實性
電力建設工程信息檔案是項目建設過程中形成的計劃、審批、設計、施工、調試、試運行、竣工移交等活動中形成的信息檔案文件，內容要涵蓋各方面，同時要求真實反映生產(chǎn)過程，又具備真實性。
3.建設工程檔案概念及責任
3.1在工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，也可簡稱工程檔案。
按項目進度程度分類，應歸檔的建設工程文件的種類及每個階段的檔案文件內容包括：
（1）基建文件；
（2）監(jiān)理文件；
（3）施工文件；
（4）竣工圖和竣工驗收文件。
對一個工程而言，歸檔不光意味著竣工向業(yè)主單位移交，還要向本單位移交。
3.2責任
3.2.1責任：工程參建各方應該把工程資料的形成和積累納入工程管理的各個環(huán)節(jié)中和相關人員的職責范圍。
3.2.2信息檔案資料應該實行組織機構分責管理：建設、勘察、設計、監(jiān)理、施工等單位各盡其責。
3.2.3技術方面負責人組織各自單位的資料管理的過程工作。在工程建設過程中工程資料的收集、整理和審核工作應由熟悉業(yè)務的專業(yè)技術人員負責審核。
3.2.4信息文檔資料應該隨著工程進度同步收集、整理和立卷、拼按照有關規(guī)定進行移交，各參建單位應該確保各自資資料的真實、準確、有效、完整、齊全、字跡清楚，無末了事項。所以表格應按相關規(guī)定統(tǒng)一格式。
3.2.5各參建各方所提供的文件和資料必須符合國家或地方的法律法規(guī)，《工程施工質量驗收》、《電力建設文件歸檔要求》及等相關法律規(guī)定。
4. 施工現(xiàn)場資料形成及管理過程
4.1基建文件：基建文件是建設單位從立項申請并依法進行項目申報、審批、開工、竣工及備案全過程所形成的全部資料。按其性質可分為立項決策、建設用地、勘查設計、招投標及合同、開工、商務、竣工驗收及其他備案文件。一般由業(yè)主單位自行管理，并注意保密。
4.2監(jiān)理文件：監(jiān)理資料是監(jiān)理單位在工程建設監(jiān)理活動過程中所形成的全部資料。由監(jiān)理工程師收集整理，工程竣工驗收合格后，項目總監(jiān)理工程師及建設單位代表應共同簽署竣工移交證書，并加蓋監(jiān)理單位、建設單位公章。工程竣工驗收合格后，項目總監(jiān)理工程師應組織編寫監(jiān)理工作總結并提交建設單位。
4.3施工文件：施工資料是施工單位在工程施工過程中所形成的全部資料。按其性質可分為：施工管理、施工技術、施工測量、施工物資、施工記錄、施工試驗、過程驗收及工程竣工質量驗收資料。施工管理資料是在施工過程中形成的反映施工組織及監(jiān)理審批等情況資料的統(tǒng)稱。主要有施工現(xiàn)場質量管理檢查記錄、施工過程中報監(jiān)理審批的各種報驗報審表、施工試驗計劃及施工日志等。
4.3.1施工技術資料：施工技術資料是在施工過程中形成的，用以指導正確、規(guī)范、科學施工的技術文件及反映工程變更情況的各種資料的總稱。主要內容有施工組織設計及施工方案、技術交底記錄、圖紙會審記錄、設計變更通知單、工程變更洽商記錄等。
4.3.2施工物資資料：施工物資資料是指反映工程施工所用物資質量和性能是否滿足設計和使用要求的各種質量證明文件及相關配套文件的統(tǒng)稱。主內容有：各種質量證明文件、材料及構配件進場檢驗記錄、設備開箱檢驗記錄、設備及管道附件試驗記錄、設備安裝使用說明書、各種材料的進場復試報告、預拌混凝土、砂漿、運輸單等。
4.3.3施工記錄是施工單位在施工過程中形成的、為保證工程質量和安全的各種內部檢查記錄的統(tǒng)稱。主要內容有：隱蔽工程驗收記錄、交接檢查記錄、地基驗槽記錄、地基處理記錄、樁施工記錄、混凝土澆灌申請書、混凝土養(yǎng)護測溫記錄、構件吊裝記錄、預應力筋張拉記錄等。
4.3.4施工試驗資料是按照設計及國家規(guī)范標準要求， 進行的各種測驗統(tǒng)稱。
4.3.5過程驗收資料：是生產(chǎn)過程對質量控制的過程驗收記錄。
4.4竣工圖和竣工驗收文件：各項新建、改建、擴建的工程均應編制竣工圖。竣工圖包括建筑、結構、鋼結構、幕墻、建筑給排水與采暖、建筑電氣、燃氣、智能建筑、通風空調、工藝布置、規(guī)劃紅線以內的室外工程。
5.工程建設項目信息管理問題與解析
技術資料是建筑工程全過程活動中直接形成的有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，具有依據(jù)、憑證、參考的作用。然而目前我國建筑工程技術資料管理中存在著一些問題比如：技術資料采用復寫的不能永久保存、資料不真實竣工圖不能反映建筑實體情況、與監(jiān)理資料重復內容過多、技術資料利用率太低等，嚴重影響了技術資料的存檔作用，不能為今后工程改建擴建提供準確的技術資料，不能為工程質量安全事故原因分析提供有力的依據(jù)不利于國家資源的有效利用。 建筑工程技術資料管理存在問題主要有如下幾方面：
5.1主觀認識存在偏差。認為工程資料是資料員一個人的事造成資料員越俎代庖，資料員的優(yōu)劣代表了工程質量的優(yōu)劣，這是錯誤的認識。有的工程甚至不設專職資料員，由其它崗位的人員兼任。
5.2知識結構不盡合理，人才投入明顯不足。工程資料編制和整理歸檔的人員應該具備崗位資格證書，具有相關的法律法規(guī)知識、專業(yè)技術知識、以及信息管理知識和科技檔案管理知識，還要熟悉地方主管部門的相關政策文件。資料問題更多的是由其它問題引發(fā)產(chǎn)生資料問題也是工程質量問題的綜合反映。
5.3硬件設施不完善。工作條件和環(huán)境對工程資料的影響也很大。有的施工單位無辦公場地或辦公場地簡陋、無資料存放柜或資料柜不合要求、無電腦設施、文印設備和辦公臺凳等均對工程資料的編制、保管、安全產(chǎn)生不利影響。
5.4監(jiān)督檢查不嚴格，監(jiān)督服務跟不上。有的監(jiān)督人員對工程實體存隱患能認真嚴格處理，但對工程資料往往疏于檢查、不嚴格檢查或檢查發(fā)現(xiàn)問題不處理或輕處理。有的監(jiān)督人員自身素質和能力跟不上對工程資料存在的問題發(fā)現(xiàn)不了，對建設、施工、監(jiān)理單位無法提供權威、有效的指導意見和監(jiān)督服務。
5.5存在問題解析：
從工程項目立項抓起 現(xiàn)在我國的電力工程建設項目通常采取的是項目法人負責制。項目法人就必須建立與之相配套的工程資料管理人員，主要從事資料的收集、整理成冊并歸檔，針對承建單位的工程資料情況予以指導和建議。現(xiàn)在不少的建設工程規(guī)模較大，建設的時間也較長，參與建設的單位不但多而且較為復雜。工程資料既要實現(xiàn)在立項之初就要收集資料，而且還要做到在工程的建設過程中還能夠形成相對應的工程資料，在工程完工的時候進行資料驗收，這樣的“三同步”對工程資料的管理提出了較高的要求，要求與工程施工同步進行貫穿整個建設工程的始終。
建立健全資料管理制度，在建設伊始，項目管理部門需要依照項目的具體要求來打造與該建設工程特點相適應的資料管理規(guī)章制度要能夠確定好建設項目各個參與方對工程資料所應負責的內容以及與之相適應的責任追究，不但要實現(xiàn)明確的分工配合也要做到責任落實。工程項目的管理方與監(jiān)理方也要配合好工程資料的管理工作同樣需要依照工程項目本身的特點來構建出切實可行并能夠符合要求 的表格與樣本。這樣就使得建設參與方在工程資料的收集與整理過程中便于施行同時也有了真實的憑據(jù)，同時也可以讓工程資料實現(xiàn)規(guī)范化。
加強過程控制，工程項目的參與人員不僅需要承擔起自己的分內工作，也要充分認識到工程資料的重要性，認識到工程資料與工程建設同時進行的重要意義。這樣方可杜絕施工與工程資料脫節(jié)的現(xiàn)象發(fā)生。承擔工程資料的項目資料管理人員需要及時傳遞、流轉、及時整理、保存。各相關技術人員及時進行過程資料的報驗或編制，杜絕各種弄虛作假的情況。
運用合同法律手段，現(xiàn)在工程建設項目大都是采用招投標與監(jiān)理制度，這樣的制度實行對于工程資料收集與整理工作提供了較為便利的工作條件。工程資料管理部門需要積極使用招標制度對于資料管理的便利條件，對建設合同的內容起草可以要求加入對工程資料收集整理的規(guī)定并使之成為單列的一個條款。在條款中要將工程資料的各個要求明確細化，也可以考慮要求工程承包商通過繳納資料押金來提高其對于工程資料收集整理工作的重視。
重視檔案知識宣傳教育，在建設工程施工工作開展之初，工程項目的管理單位就需要按照事前擬定的計劃對建設項目參與方的工作人員進行工程資料重要性的教育與培訓。對工程資料的收集以及整理工作進行過程指導、檢查、監(jiān)督，下發(fā)項目資料管理的相關細則。這樣不但能夠讓參與方的工作人員重視工程資料的整理而且對于項目管理單位的資料工作人員的資料移交提供的良好的外部工作環(huán)境。
嚴格把住竣工驗收關 進行竣工驗收的一個重要條件必須是工程資料達到驗收要求。因此，在竣工驗收階段，工程項目管理部門、監(jiān)理工程師及相關管理人員要嚴把審查驗收關，對各參建單位編制的施工報告、技術資料要進行認真審查。著重檢查隱蔽工程驗收記錄的真實性和工程變更單的落實情況，認真審查竣工圖及文字資料是否完整、準確、簽證是否完備，組卷是否合理等等。總之，建設工程的資料管理工作是一個需要建設工程參與方共同配合方能有效完成的工作。為了能夠實現(xiàn)工程資料真實可信并能夠完整的實時記錄工程的施工與 驗收情況就需要強化建設工程參與方的管理能力，構建行之有效的制度措施嚴格竣工驗收審查把關。
加強對計算機工程資料管理系統(tǒng)的應用 ，傳統(tǒng)的技術資料管理模式，采用資料入冊入柜，人工搜索整理。由于人工作業(yè)模式的難以避免的誤差、疏漏等弊端，很難保障資料的安全性、準確性、實時性和完整性這都為施工現(xiàn)場正常指揮工作埋下了隱患。 隨著施工資料逐步電子化和信息化，加之結構的合并，人員的精簡，使得技術資料人工管理模式與現(xiàn)代化施工生產(chǎn)的高效率矛盾日益突出，已經(jīng)無法滿足生產(chǎn)保密性、規(guī)范性、標準性和實時性的嚴格要求。為此有必要引進和開發(fā)施工技術資料管理系統(tǒng)。通過開發(fā)檔案資料管理系統(tǒng)，工程師能夠方便快捷的在線查閱圖紙資料。管理者能夠在線審核和審批工程師需要借閱的圖紙，并能查看圖紙資料的使用情況，既提高了工作效率，又保障了圖紙資料的安全性。從而使得檔案資料的管理更加合理、有序、安全達到企業(yè)管理精細化的目的。
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[4] 何果勝. 檔案管理的基本特征及其實施難點[J]. 中國管理科學化 , 2004,(11)
根據(jù)《建設工程質量管理條例》第五十九條，建設工程竣工驗收后，建設單位未向建設行政主管部門或者其他有關部門移交建設項目檔案的，責令改正，處以一萬元以上十萬元以下的罰款。然而，這項明文規(guī)定也沒得到具體的落實，因為該條例的主要實施者是建設主管部門，而不是負責管理工程檔案的部門。因此，這容易導致檔案的依法管理上出現(xiàn)真空地帶。很多工程建設檔案都存在著過期未交、缺交、漏交等現(xiàn)象，而工程檔案管理部門沒法進行有效的管理，間接影響了建設工程檔案管理的職責。除了上述幾點客觀原因之外，建設工程檔案管理人員自身的素質也存在著一些問題。主要的是工程檔案管理人員對于檔案工作本身就認識不夠，對檔案及其相應的法律法規(guī)了解不深不透，導致不能夠準確地掌握檔案管理的相關準則和要求。另外，由于檔案管理人員人手不夠，檔案人員大部分時間精力放在對建設工程檔案審核、接收上，對其它檔案和各項工作顯得力不從心，尤其是近年來，隨著建設項目工程的不斷增多，檔案管理人員的工作大多還只停留在層面上，依法管理建設工程檔案工作沒有得到具體的落實，造成有法不依，執(zhí)法不嚴的現(xiàn)象。
由于客觀和主觀原因，導致了目前一些中小城市建設工程檔案管理工作開展存在著以上問題，為了使工程檔案更好地服務于城市建設，更好地為城市規(guī)劃建設管理提供利用服務，與飛速發(fā)展的城市規(guī)劃建設活動相適應，必須加強中小城市建設工程檔案工作管理，給工程檔案管理設立一個良好的平臺。下面本文將依法對建設工程檔案管理工作提幾點建議：《城市建設檔案管理規(guī)定》第三條：城市建設行政主管部門應當設置城建檔案工作管理機構或配備城建檔案管理人員，負責全市城建檔案工作，......建設單位應當在工程驗收后三個月內，向城建檔案館報送一套符合規(guī)定的建設工程檔案,...因此城市建設檔案館是城市建設工程檔案收集和保管的重要基地，它面向全市，收集和保管建設系統(tǒng)各專業(yè)管理部門（包括城市規(guī)劃、設計、施工、監(jiān)理、園林、風景名勝、環(huán)衛(wèi)、市政公用設施等）形成的業(yè)務管理和技術檔案，各類城市建設工程檔案以及有關城市規(guī)劃建設管理的方針政策法規(guī)計劃等方面的基礎資料，因此，工程檔案管理首先是從思想上增強相關部門領導的意識，并且是從法律、法規(guī)的角度，只有提高了有關領導對工程檔案工作管理認識，才能從根本上改善檔案管理工作，從而構建科學嚴密、分工明確的檔案管理體系，上致領導或部門負責人，下致工程技術人員、監(jiān)理人員、還是檔案管理人員，對工程檔案管理規(guī)定都有一個正確的認識，積極地配合檔案管理工作的進行，在每項建設工程主體結束之后，按有關工程檔案管理的規(guī)定，各職責部門將有關工程應該歸檔的文件和資料、圖紙等收集完整、齊全，然后移交檔案管理部門集中統(tǒng)一保管。行政執(zhí)法主體資格主要是指能夠行使行政職權的社會組織。根據(jù)《檔案法》《科技檔案工作條例》、《建設工程質量管理條例》、以及《城市建設檔案管理規(guī)定》等，城市建設的行政部門要設置檔案工作管理機構和配備檔案管理人員，做好城建檔案的管理工作。城市的建設行政主管部門也可以委托城建檔案館負責城建檔案工作的日常管理工作。因此城建檔案部門行使全市城建檔案管理工作的執(zhí)法主體資格，通過確立了建設工程檔案管理的執(zhí)法主體資格，保證工程檔案管理工作行政執(zhí)法的有效性和合法性。從源頭上強化工程檔案的行政執(zhí)法，落實了管理人員的執(zhí)法責任，有效地實現(xiàn)檔案的依法管理。
《城市規(guī)劃法》、《建筑工程質量管理條例》對建設工程檔案的報送歸檔都作了規(guī)定，《城市建設檔案管理規(guī)定》第六條：建設單位應當在工程竣工驗收后三個月內，向城建檔案館報送一套符合規(guī)定的建設工程檔案，...,工程檔案案卷質量標準必須符合《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》的有關規(guī)定，在向檔案館移交報送之前，同時要求檔案管理人員對工程檔案進行科學的維護，保證其完整性和安全性，最大限度地對保護檔案不受外界環(huán)境的損壞，消除一些不利因素，延長歸檔后工程檔案的壽命，以最大限度地為城市建設提供優(yōu)質服務。要依法管理好建設工程檔案，檔案管理人員首先要認真學習熟悉掌握好與工程檔案管理相關的法律法規(guī)，包括一些檔案管理制度，收集范圍，整理規(guī)范，報送歸檔要求等相關業(yè)務知識，因此，加強工程檔案管理人員的培訓工作至關重要，檔案人員只有熟練掌握各項業(yè)務知識，工作上才能得心應手，同時還要加強理論與實際結合，善于總結工作中遇到的問題，通過相關的規(guī)定給予解決，提高工程管理的法制觀念，提升建設工程檔案管理水平。《檔案法》以及《建設檔案管理規(guī)定》中規(guī)定，對在檔案的收集整理保護等方面成績顯著的單位和個人由各級人民政府（或建設行政主管部門）給予表彰和獎勵，同時對于無故延期或者不按規(guī)定報送檔案，檔案人員造成檔案損失，涂改或偽造檔案等行為，由建設行政主管部門對直接負責人員或者其他直接負責人員依法給予行政處分，構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任，因此建議相關部門可以借助單位宣傳信息網(wǎng)絡平臺對工程檔案的管理情況進行公示，進一步宣傳督促工程檔案的收集報送保管工作，表彰獎勵檔案工作先進的單位和個人，對檔案工作不負責任，工作成績差的單位和個人，予以通報批評，并督促他們履行法律指責，違反檔案工作規(guī)定的，無視檔案法律法規(guī)，造成檔案損失的，按照有關規(guī)定進行處罰。
關于建設工程的檔案管理工作，相關部門應該加大力度實行監(jiān)控，不斷完善相關的法規(guī)，同時要積極配合工程檔案管理部門的工作，給檔案管理人員的工作提供一個好的平臺。同時政府要建立一個適應我國社會體系的檔案管理模式，進一步完善工程檔案管理工作，為城市的規(guī)劃建設和管理工作發(fā)揮更大的作用。
本文作者：曾春梅工作單位：福建省永安市建設檔案館
1概述
隨著我國社會主義市場經(jīng)濟建設不斷發(fā)展，各種工程項目建設也愈來愈得到了深入的發(fā)展。基本建設工程檔案資料是國家、企業(yè)的寶貴財富，是勘測、設計、施工和管理人員的勞動結晶。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》，做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務和崗位職責，各級人員應對自己負責的項目所形成的、具有保存價值的文件材料，認真做好立卷歸檔工作，并確保檔案的完整性、準確性
2在建項目檔案管理存在的突出問題
2.1工程檔案不能及時歸檔
工程檔案資料工作是工程建設過程的一部分，應納入建設全過程管理并與工程建設同步。檔案資料室集中統(tǒng)一管理本工程全過程的技術檔案資料，對工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進行監(jiān)督、檢查，并負責工程技術檔案資料的接收和移交按工程項目管理要求，檔案應隨工程項目竣工而及時歸檔，但在實際工作中，由于檔案管理人員不能及時整理，領導對工程檔案的不夠重視往往造成工程檔案遲遲不能及時歸檔。
2.2檔案資料經(jīng)常缺失
在建工程項目檔案涉及專業(yè)面廣、數(shù)量巨大，從前期到最后的竣工備案移交。任何一個環(huán)節(jié)疏忽都有可能造成資料丟失，且經(jīng)過多層環(huán)節(jié)傳遞移交，最終到達檔案人員手上就已缺乏，特別是對于工程中的一些細節(jié)資料，普遍不被人們重視，或因人員的變動所以在實際工作中的遺失幾率較高。造成最后工程竣工時檔案歸檔率偏低，檔案的嚴重缺失。
2.3歸檔信息與實際不相符
該類問題主要體現(xiàn)在設計與實際產(chǎn)品的不一致或替代性信息資料方面。一些設計單位不了解設備廠家產(chǎn)品信息，而設備廠家定型產(chǎn)品沒能按典型設計生產(chǎn)產(chǎn)品，一些集成廠商只提供設備總裝資料，而沒能提供單元設備資料或提供的是通用替代性資料。
3正確認識工程檔案管理的重要性
3.1工程檔案是在建工程項目日常管理的一個重要的關節(jié)。
一般情況下在建項目在施工之前工程檔案就應該由專門檔案管理人員開始收集并積累了，并由業(yè)主方制訂相應的檔案管理規(guī)范和制度確保在整個工程建設過程中對檔案的有效管理。任何工程項目都是從前期核準、可研、初設、施工圖、施工到竣工驗收完整的過程。在建設工程項目開工建設前，已經(jīng)有大量的前期文件材料形成了。如果把這部分前期文件積累過程從建設工程中剔除，建設工程是根本無法成立，也是無法開展的。貫穿在建設工程項目過程一直有兩種，一種是技術性的，是抽象的，以文件材料為表征；另一種是操作性的，是實體的，以工程物理結果為體現(xiàn)。
3.2工程檔案是建設工程項目質量的真實反映
建設工程質量最初是一個生活化的概念，是一種感受性評價，是對建設工程性能、工程質量和工程安全的綜合性表述。但隨著建設工程項目廣泛實施和現(xiàn)代科學管理思潮的發(fā)展，對建設工程質量有了更嚴格更規(guī)范的定義，即建設工程質量是指工程滿足業(yè)主需要的，符合國家法律、法規(guī)、技術規(guī)范標準、設計文件及合同規(guī)定的特性綜合，包括：適用性、耐久性、安全性、可靠性、經(jīng)濟性、與環(huán)境協(xié)調性六個方面。隨著工程管理量化分析和精細化管理在管理中不斷的推動，對建設工程質量有了一系列精確的評價體系。當由感受性的經(jīng)驗模式上升到以數(shù)據(jù)和現(xiàn)狀圖紙為依據(jù)的體系化模式時，對建工程質量的評價就不再是像以前到隨便工程現(xiàn)場看看就行了，而是以建設工程在冊檔案為指標依據(jù)，以指標的量化統(tǒng)計分析為手段，進行綜合測評了。這實際上是說，一個建設工程質量的好與否，工程管理的質量如何在建設工程檔案直接反映出來了，作為一個建設工程管理者我們應以建設工程檔案為依據(jù)來全面評價工程質量。
3.3工程檔案管理是建設工程質量控制的關鍵環(huán)節(jié)
建設工程檔案是建設工程質量控制的一個關鍵環(huán)節(jié)就是體現(xiàn)在檔案管理過程中要嚴格把關每個收集關環(huán)節(jié)，這一過程就要求各參建單位制定本單位的竣工檔案管理制度，明確分管責任人、策劃人以及竣工檔案的職責分工，編制本單位的竣工檔案，并對竣工檔案的質量終身負責。建立完善的檔案管理組織框架，負責整個工程的竣工檔案管理工作的全面組織、策劃和管理。對工程檔案管理過程進行深入、清晰的研究，就會發(fā)現(xiàn)工程檔案管理事實上不是一個單獨的、孤立的行為，而是歸屬工程項目管理的一部分，是關于工程項目最后的竣工資料的移交和備案。從工程質量控制的角度出發(fā)，工程檔案管理在整個在工程項目管理有著主導關鍵地位，對工程檔案管理的重視程度不能輕視。
3.4工程檔案管理是促進建設工程質量的重要手段
工程檔案管理在建設工程項目管理上表現(xiàn)為一種強制性管理模式，這種強制性往往跟建設單位的行政管理職能有著高度密切的聯(lián)系，既可以作為行政許可的前置條件，也可以作為建設項目最后工程竣工驗收審查程序的一部分，還可以作為行政執(zhí)法檢查的一個內容。這一系列的行政管理行為，就是為了加強在建工程檔案管理一種模式，卻能取得提高工程質量的效果。
3.5工程檔案正確、有效、及時、完整的收集和完善管理對發(fā)生自然災害造成建筑物毀災性與破壞性后災后重建的一個重要參考依據(jù)。
工程檔案對于防范自然災害的破壞 以及破壞后的恢復重建工作有著十分重要的意義，同時也是預防災害和減少損失的重要手段之一。
【關鍵詞】工程檔案；工程質量；作用
一、工程檔案的價值體現(xiàn)
工程檔案的利用價值毋庸置疑，在電網(wǎng)工程質量發(fā)生了事故，人們可以通過工程檔案來分析事故原因，來認定事故責任，來還原建設過程。同時可以通過工程檔案促進建設工程質量，規(guī)范建設工程管理，來保留建設的真實過程。
電網(wǎng)建設工程是資源和智慧的結晶。對一些重大的建設工程來說。其投入的財力、物力和人力往往是巨大的。除了電網(wǎng)建設工程竣工之后的實體成果變電站、線路之外，作為建設過程直接記錄的檔案也是建設工程的重要組織部分，是建設工程的技術成果。電網(wǎng)工程建設是百年大計，工程檔案同樣是百年大計，有了工程沒有檔案將后患無窮。在電網(wǎng)工程建設中，尚存一些“重建設、輕檔案管理”的現(xiàn)象，一旦工程竣工投運，則后期檔案歸檔工作則變得無人問津。給檔案按時保質保量的歸檔工作、后期信息資源利用造成極大的困難。因此，對工程檔案管理促進建設工程質量的作用進行研究是非常重要，有利于引起我們對工程檔案管理的高度重視，更有利于工程檔案管理工作的有效開展。
二、工程檔案是建設工程的有機組成部分
在電網(wǎng)建設工程施工之前，工程檔案就開始產(chǎn)生并積累了。建設工程立項文件是建設工程項目決策、審批、確立過程的真實記錄，是項目經(jīng)費落實和項目具體實施的根本依據(jù)。項目預算編制、項目概要設計、招投標都必須以立項文件為依據(jù)。而項目預算、概要設計、招投標產(chǎn)生積累的文件材料又是項目勘察測量、詳細設計的依據(jù)。也就是說，在建設工程項目開工建設前，已經(jīng)有大量的文件材料形成了。在施工過程中，文件材料的產(chǎn)生與具體施工進程也是不能割裂的。在變電站、線路施工材料如鋼筋、水泥、沙石等使用前，必須要進行送檢，只有檢測合格才能使用，這些檢測文件材料是非常重要的依據(jù)。在建筑材料使用進程中。應該根據(jù)指令實施，如用什么標號水泥，怎么配比，用量多少，對澆注的混凝土進行了坍落度的測試和試塊的制作等：在實施中還有監(jiān)理旁站監(jiān)督記錄和檢測記錄；出現(xiàn)了問題還有調整指令和變更說明等等。可以說，貫穿建設工程過程一直有兩根線條，一條是技術性的，是抽象的，以文件材料為表征：另一條是操作性的，是實體的，以工程物理結果為體現(xiàn)。
建設工程檔案作為建設工程質量直接反映還有一層非常重要的意義，那就是在工程建設過程中，有許多工序的內容是要被下一道工序所掩蓋的，也就是通常所說的隱蔽工程。對這一部分，在工程竣工后我們是看不到摸不著的，也難以檢測得到，我們只能根據(jù)掩蓋前的照片、錄像、圖紙以及各種現(xiàn)場記錄對這一部分工程內容進行評價，工程檔案在此的作用就是無可替代了。
三、工程檔案管理是建設工程質量控制的關鍵環(huán)節(jié)
建設工程檔案是一個靜態(tài)的概念，而建設工程檔案管理則是一個動態(tài)的過程。兩者的目的和結果都是建立真實、完整、系統(tǒng)的建設工程檔案。工程檔案管理不是一個單獨的、孤立的行為，在工程質量控制中工程檔案管理具有關鍵作用。
建設工程項目管理中的質量控制主要表現(xiàn)為施工組織和施工現(xiàn)場的質量控制。影響質量控制的因素主要有“人、材料、機械、方法和環(huán)境”等五大方面。從“人”的因素來看，建設工程資料員是工程建設中不可缺少的技術人員。要經(jīng)過專門培訓后持證上崗，而且要保證資料員的穩(wěn)定。從“材料”的因素來看，所有建筑材料的檢測報告、出廠合格證、使用說明等是建設工程質量保證資料的主體從“機械”的因素來看，機械設備的使用和現(xiàn)場調度是施工組織設計的重要內容：從“方法”的因素來看，對施工方法和工藝流程的記錄就是施工日志；從“環(huán)境”的因素來看，我們往往要對開工前、施工中和竣工后的環(huán)境進行拍照和錄像，反映場地環(huán)境的變化；上述幾個方面的資料都在建設工程檔案的收集編制范圍內，所以工程質量控制的五大因素都離不開工程檔案管理。
隨著援疆步伐不斷地加快，新疆電力公司深入貫徹西部大開發(fā)戰(zhàn)略和中央新疆工作座談會精神，加快電網(wǎng)建設，工程項目檔案也在海量的增長，電網(wǎng)建設工程檔案管理對建設工程質量控制重要性的認識也日益提高，新疆電力公司已經(jīng)將資料員納入了“五大員”培訓，每年進行資料員的培訓取證，并要求每個建設工程項目必須有持《資料員合格證》的專職人員從事工程資料編制工作，才能在工程竣工后向所在電力公司法人單位移交竣工檔案。建設工程檔案管理作為建設工程質量控制的關鍵環(huán)節(jié)已得到越來越多的認可和重視。
四、工程檔案管理是促進建設工程質量的重要手段
工程檔案管理在行政上體現(xiàn)一種強制性，這種強制性往往與建設行政職能高度融合，既可以作為行政許可的前置條件，也可以作為工程項目竣工審查程序的一個部分，還可以作為行政執(zhí)法檢查的一個內容。這一系列的行政行為，以加強工程檔案管理為手段，卻能取得提高工程質量的效果。
本文作者：黃麗麗 單位：河南省信陽市城建檔案館
城建檔案事業(yè)的發(fā)展必須依靠制度管理為手段
有了法規(guī)的支持，沒有強有力的制度管理再詳盡的法規(guī)實施不了也是一紙空文。2001年，河南省建設廳下文在全省全面實施“一書一證”制度，從這幾年的管理效益來看，是搞好城建檔案管理工作的有效途徑。“一書一證”制度即建設單位在領取《建設工程施工許可證》前，須與城建檔案館簽訂《建設工程檔案報送責任書》，將簽訂責任書作為領取許可證的一項前置條件，做到有一份《建設工程施工許可證》就有一份《建設工程檔案報送責任書》。使建設單位能對工程檔案早有認識、早做準備、早抓落實。城建檔案驗收合格后，城建檔案館向建設單位發(fā)放《建設工程檔案驗收合格證》。這樣既明確了建設單位和城建檔案館各自的職責，又使城建檔案館在工程剛剛起步時就能開始跟蹤服務，避免事后補救、檔案工作滯后等現(xiàn)象的發(fā)生。在實施“一書一證”制度時我覺得還需把好這“四關”。即：把好建設工程檔案報送責任書簽訂的“源頭關”；把好建設工程檔案驗收的“審驗關”；把好建設工程竣工檔案的“催繳關”，把好不按規(guī)定報送工程建設檔案的“查處關”。“四關”絲絲相扣、環(huán)環(huán)相連，使建設工程檔案的管理形成了一套“閉合式”管理模式，從而使建設檔案步入了規(guī)范化管理、良性化循環(huán)的發(fā)展軌道。多方配合，形成合力，是搞好城建檔案管理工作的根本。
城建檔案事業(yè)的發(fā)展必須依靠多方配合為前提
眾所周知，城市建設檔案管理工作涉及到建設系統(tǒng)各部門、各單位，僅僅依靠檔案館單方面開展工作往往寸步難行，惟有借助方方面面的力量，才能有所作為。在《建設工程檔案報送責任書》的簽定上，如果沒有建設行政主管部門的支持與配合，建設工程檔案是難以管理的。在《建設工程檔案驗收合格證》的發(fā)放上，如果沒有質檢部門的支持與配合，案卷質量是難以保證的。在建設工程竣工檔案的催繳上，如果沒有城建監(jiān)察部門的支持與配合，建設工程檔案的全部歸檔是難以做到的。所以，多方配合、形成合力、借助外力、謀求發(fā)展，是我們把城建檔案做大做強的法寶。
城建檔案事業(yè)的發(fā)展必須依靠一定的資金作后盾
積極開展技術咨詢服務業(yè)務，是城建檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的重要保證。因此，適當收取一定的技術服務費用，增強城建檔案管理的自我主動性、積極性，是使城建檔案事業(yè)走上自我造血、自我積累、自我發(fā)展的有效途徑。在工作中，應結合實際，在服務費用的收取上大膽探索，改變城建檔案單一保管、單一查找的模式，使城建檔案管理貫穿到整個工程建設中去，做到事前能技術服務、事中能檔案整理、事后能查找咨詢，提升城建檔案自身價值和社會經(jīng)濟價值。一旦與建設單位簽訂責任書，就承擔了相對的責任與技術服務義務，要對建設單位進行檔案業(yè)務指導，開展工程檔案初驗、催繳、整理、保管等一系列技術服務工作，把城建檔案的技術咨詢服務與城建檔案管理上的責任相結合，把服務與責任捆綁在一起，融“責任-管理-服務-效益”于一體。
城建檔案事業(yè)的發(fā)展必須構筑出立體式的管理網(wǎng)絡
構筑城建檔案立體式管理網(wǎng)絡，是搞好城建檔案管理工作的基礎。城市規(guī)劃區(qū)域內不具備招投標條件的建設工程是建設市場的重要組成部分，是建設管理的重要內容，也是城建檔案歸檔管理的一個重要門類，需建立起城建檔案管理縱向與橫向結合的網(wǎng)絡建設。在縱向管理上，針對城市規(guī)劃區(qū)內的各個辦事處轄區(qū)內的零星建設和私人建房，也可按照以經(jīng)濟促管理的模式，納入有效的城建檔案管理視野，以形成城建檔案管理的縱向網(wǎng)絡。在橫向管理上，加大對城市規(guī)劃區(qū)外各縣的城建檔案管理業(yè)務指導力度。在其建館建室、業(yè)務培訓、政策支持等方面給予幫助，使各縣的城建檔案跟上其城市建設步伐，不至于形成管理的盲點和漏區(qū)，最后在全市形成建設系統(tǒng)、建設管理單位在內的縱向到底、橫向到邊的立體式城建檔案管理網(wǎng)絡，全方位推動城建檔案事業(yè)發(fā)展的大格局。
服務是提高城建檔案工作生存與發(fā)展活力的根本
積極開展為政府和社會的提供利用服務，以“服務”為立館之本，拓展服務領域，創(chuàng)新服務方法，提高服務水平，建立多渠道、多途徑、多形式的城建檔案服務利用體系。緊緊圍繞城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設和管理業(yè)務，深層挖掘城鄉(xiāng)建設檔案所蘊藏的豐富信息，開展城鄉(xiāng)建設各類信息與數(shù)據(jù)的匯總統(tǒng)計，為城鄉(xiāng)建設提供各種基礎信息；主動提供聲像、編研、掃描等各種形式的服務；積極舉辦城市規(guī)劃展、城鄉(xiāng)建設成就展等活動，大力宣傳城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設和管理的成就。通過優(yōu)質的服務，體現(xiàn)城鄉(xiāng)建設檔案工作的存在價值，提升城鄉(xiāng)建設檔案事業(yè)的地位。轉變改念，主動服務，提高城建檔案工作生存發(fā)展活力。首先，城建檔案工作要主動為城市規(guī)劃建設管理服務。要積極開展城建檔案的利用服務，為城市規(guī)劃建設管理提供依據(jù)、咨詢和決策信息。要緊緊圍繞城市規(guī)劃建設業(yè)務，主動介入，積極提供聲像、編研、掃描等各種形式的服務。要利用現(xiàn)有城建檔案信息、技術設備和專業(yè)人員條件，通過城建檔案陳列（展覽）、城建檔案開放等各種形式，大力宣傳城市規(guī)劃建設管理成就，廣泛為社會提供利用服務。同時要拓寬服務范圍，改變服務方式。要將檔案信息資源充分整合，建立城建檔案信息管理系統(tǒng)，提高利用效益和水平。要深層挖掘城建檔案蘊藏的豐富信息，開展城鄉(xiāng)建設各類信息與數(shù)據(jù)的匯總統(tǒng)計，為城鄉(xiāng)建設提供各種基礎信息。要建立網(wǎng)站，拓展與社會溝通的渠道，讓大眾方便地獲取城建檔案工作信息和城建檔案信息，推動城建檔案工作的社會化發(fā)展。探索——創(chuàng)新——發(fā)展，城建檔案人應拓寬城建檔案管理思維，探索城建檔案管理方向，進一步夯實城市規(guī)劃、建設、管理基礎，提高城建檔案管理質量，實現(xiàn)城市建設信息資源的社會化共享，為構建和諧社會做出新的更大的貢獻。
