時間：2022-02-13 23:56:50
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇文書檔案論文，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
實現醫院文書檔案信息化管理，醫院文書檔案資源體系將由單一化向體系轉變，不僅可以實現醫院內部不同科系的資源共享和互補，依托互聯網信息技術條件，還能實現醫院與醫院之間、國內醫院與國外醫院之間文書檔案信息資源的交流共享、互換和互補，提高文書檔案資源的質量、準確度和寬泛度，提高資源的利用率。
二、實現醫院文書檔案信息化管理和利用過程中遇到的問題
（一）管理者對文書檔案信息化管理和利用重視程度不足，執行力不夠。當前盡管我國各大醫院基本上都是實現了文書檔案的信息化管理，但在對醫院文書檔案信息化管理工作的理解上，管理者的重視程度仍有待提高。受傳統觀念的束縛，當前大部分管理者仍然存在著認為醫院文書檔案管理工作不重要、文書檔案信息化管理工作太麻煩等錯誤觀念，沒有深刻認識到實現醫院文書檔案管理信息化這項工作的重要意義，進而造成在實現文書檔案信息化管理和推進醫院文書檔案資源信息化共享和互補過程中動力不足，執行力不夠，白白浪費了許多寶貴的醫療文書資源。（二）缺乏專業的人才進行系統的文書檔案信息化管理工作。由于我國醫院文書檔案信息化管理工作起步晚、推進慢，當前在實現我國醫院文書檔案管理工作信息化過程中主要遭遇兩方面的短板，一是文書檔案信息化管理基礎設施欠缺，二是缺乏專業、系統的文書檔案信息化管理方面的人才。在這兩塊短板的制約下，我國醫院文書檔案信息化管理工作的落實和推進也就更加吃力和緩慢，想要真正實現和發揮醫院文書檔案信息化管理工作的作用也就難上加難。（三）文書檔案管理質量有待提高。當前醫院文書檔案管理工作仍然處于較低水準，仍然是局限于傳統的檔案保存管理、檔案傳遞等，與國外高、精、尖的醫療文書檔案信息化管理水平相比還存在著較大的差距，文書檔案管理質量相對較一般，沒有實現文書檔案的精細化信息化管理，在文書檔案的精準分門別類、分科保存、時間軸橫縱向對接、資源共享、交流和互換等方面都還存在較大的進步空間。這一方面是受制于基礎設施建設、人才等短板的制約，另一方面也與管理者重視程度不足，檔案管理信息化工作落實不到位有關。
三、實現醫院文書檔案信息化管理和利用的對策建議
（一）升華管理者文書檔案信息化管理理念，建立健全文書檔案信息化管理制度。伴隨著我國各項管理工作的信息化程度的不斷提升，醫院文書檔案信息化管理工作的發展和推進也具有其歷史必然性。醫院工作者應當認識和理解醫院文書檔案管理工作的重要性及其重要意義，醫院文書檔案管理工作信息化的歷史必然性和重要時代意義，以及其帶來的各種好處，在重視和嚴格執行落實醫院文書檔案信息化管理的各項工作的同時，也要學會充分享受和利用文書檔案信息化管理為工作帶來的方便和快捷，充分利用和共享這些寶貴的醫學資源，提升資源利用率，發揮資源信息化的最大作用，更好地為醫療事業服務。（二）強化信息化管理基礎設施建設，培養文書檔案信息化管理專業化人才。當今時代，信息化技術迅猛發展，日新月異，醫院文書檔案信息化管理工作也應當與時俱進，不斷發展創新。當前我國在檔案信息化建設過程中雖然取得一定的成效，但還有較大的進步發展空間。彌補醫院文書檔案信息化建設短板，要從兩方面入手，一是要不斷強化信息化管理基礎設施建設，加大在信息化建設基礎設施設備方面的投入，完善信息化管理基礎設施配置。二是要努力培養文書檔案信息化管理專業化人才。當前我國在文書檔案信息化管理方面的專才還比較欠缺，要找到既懂醫學，又懂信息技術，還懂檔案管理的專業化人才有一定的難度，醫院及有關部門應加大培養文書檔案信息化管理專業化人才的力度，以不斷提高醫院文書檔案信息化管理的水平。（三）多項檔案管理措施齊頭并進，確保文書檔案信息化管理工作安全可靠。醫院文書電子檔案作為醫院重要的醫學信息資源，其真實性、準確性、安全性、有效性，和實際的醫療作業息息相關，因此，保障醫院文書檔案信息化管理工作的正常有序、安全可靠運轉就顯得尤為重要。醫院及文書檔案信息化工作管理者應當通過采取多項檔案管理措施，例如：文書檔案管理電腦專機專用、專人專房保管；嚴格設定好檔案管理防御系統，建立安全保障體系，及時做好文書檔案備份工作等，確保文書檔案信息化管理工作的安全可靠。
作者:葉曉韻單位:廣東省東莞市第七人民醫院
文書檔案是一個單位的基本數據，它包括了單位的發展歷史，涉及單位的行政管理、財務活動、銷售活動、法律活動和社會活動等諸多方面,單位的正常運行離不開這些文件的維護，同時文書檔案對決策有憑證和參考作用，因此單位的文書檔案管理工作十分重要。但是就目前形式來看，很多單位對于文書檔案的管理工作重視程度還不夠。隨著社會的發展，提高管理效率勢在必行，以此為出發點，分析文書檔案的概念，文書檔案管理效率提升的意義以及提高路徑等問題，為未來進一步提升文書檔案管理效率奠定基礎。
關鍵詞：
文書檔案；管理；效率提高
文書檔案管理工作是一個單位或者企業的基礎性工作，影響著單位和企業的未來發展趨勢，也是決策者進行各種決策所依據的證據來源所在。隨著市場機制的改革、經濟全球化的發展，改變管理松懈的現狀，提升文書檔案管理工作的效率有利于單位的平穩、健康、長期發展。廣東省科技基礎條件平臺中心（原稱廣東省計算中心）是我省最早從事計算方法研究、計算機應用研究及推廣、為全省培養計算機使用維護和操作的專業人才的省直科研機構，承載著信息系統規劃、咨詢、監理、開發、測評，服務計算、云計算、大數據、專業鎮理論研究、高性能計算研究與服務，科技成果轉化、信息技術人才培養、政府委托任務等職能，是一個巨大的數據中心。如何提升該單位文書檔案管理工作效率也是廣東省科技基礎條件平臺中心亟待解決的問題。
1文書檔案管理概述
文書檔案是一個單位或企業從誕生到發展過程中形成的一個巨大的資料庫，存在形式更是多種多樣：請示、信函、通知、通告、會議記錄、總結、命令、決定等等。對于廣東省科技基礎條件平臺中心這么一個歷史悠久的科研單位，文書檔案的種類和數量繁多，文書檔案管理工作是將已經形成的文書進行歸類整理，運用科學的分類方法和歸檔方法進行系統的劃分、整理，最終以一種合理的形式進行保管的管理性工作。
2文書檔案管理工作的重要性
由于文書檔案管理關系到一個單位或企業的發展和決策，因此具備政策性和很強的保密性。文書檔案作為一個重要的數據資源庫，需要專業人員進行管理。因此一個單位從上到下，所有員工重視文書檔案管理工作這是十分必要的。首先，文書檔案是單位處理問題的憑證，而且經過一段時間，一些文書材料經過一定的處理會具有法律效力，這與普通的論文、著作不同。其次，文書檔案是一種真實的記錄材料，具有客觀性、不可更改性。最后，文書檔案是很重要的參考資料，可以讓我們了解一個單位的由來和發展史，甚至真實地反映著社會發展的軌跡。
3文書檔案管理存在的問題
3.1文書檔案管理理念落后
文書檔案管理工作不僅僅是將文書資料進行歸檔存放這么簡單的過程，因為文書檔案的管理是為了服務日后，因此在整理過程中必須按照一定的原則、分類進行匯總，并且對于量比較大的資料要進行編碼，按照序列存儲，這樣對于日后的檢索、查找、提取會更加方便，這也是文書檔案管理工作的意義所在。但是目前的文書檔案管理工作前期的工作量十分巨大，或者比較注重收藏的過程，對于日后如何提取這些材料進行利用則做的遠遠不夠，造成了管理工作的浪費。這些都是由文書檔案管理理念還不先進造成的。
3.2電子信息化程度不高
據了解，目前很多單位的文書檔案管理工作，不論從人員配備還是處理技術上都十分落后，尤其是在電子化時代，手工處理顯然不合時宜。電子信息化程度較低的現狀，給各種文書檔案的收集、整理、保存都帶來了阻力。隨著網絡技術的飛速發展，文書檔案管理的電子信息化是一種必然的發展趨勢。3.3文書檔案檢索效率不高既然文書檔案是一個龐大的數據庫，因此信息檢索就十分重要，但是目前廣東省科技基礎條件平臺中心的手工檢索比重還很高，對于計算機檢索的利用尚不普遍，目前文書檔案管理工作人員仍然注重手工檢索的工作，也開發了相關的很多檢索工具，但這種重量不重質的做法，必然會影響檢索的工作效率。
4提高文書檔案管理效率的路徑
4.1增強全員的文書檔案意識
經過前面的介紹，我們能夠了解文書檔案是一個單位或企業管理層的重要組成，記載了一個單位或企業的由來與發展，對于一個單位或企業的未來發展十分重要。因此想要提高文書檔案管理效率首先要做的就是加大文書檔案工作重要性的宣傳力度，盡可能地讓一個單位中所有的人員都重視文書檔案的管理，在工作中注意各種文書材料的留存和移交。其次是要將檔案工作融入到單位或企業的考核當中，用制度來約束大家，讓大家時刻緊記文書檔案的整理，追究忽視者的責任，獎勵將文書檔案工作落到實處的工作人員。
4.2加強文書檔案的集中管理
經調查，廣東省科技基礎條件平臺中心目前的文書檔案管理工作比較松散，應該成立專門的文書檔案管理機構，配備專業的人才，采納國際先進的技術，未來文書檔案的管理一定是整齊劃一的。每個單位應該及時了解自己的情況，制定文書檔案管理的各項制度，包括收集錄入、過程整理以及調閱封存等等，最后由專門的檔案管理部門進行統一集中的管理，當然一些特殊的部門可以不按照規定進行文書檔案的整理，這些也都要進入制度。這樣有效、集中的管理可以很好地避免各種文書檔案遺留在某一個個人或者部門的手中，造成不必要的流失或者外泄。針對各種信息化資源比較多的情況，對于音頻、視頻、等電子形式的文件，更加需要規范化的整理方式和管理方法，要注重國外相關技術的引進，從而提高文書檔案管理工作的效率。
4.3推進文書檔案管理的信息化建設
網絡時代的發展，信息技術的普遍應用預示著各行各業都必須面臨一場改革，我國目前的文書檔案管理依然受傳統思想和標準的限制，信息化建設明顯落后，這是我們必須正視的一個問題，計算機技術進入文書檔案管理體系不僅可以簡化流程，而且可以高效率地被利用，最重要的是要分析在整個過程中哪些環節可以引入信息化，進而在制定標準化的流程。此外推進文書檔案管理的信息化建設還需要工作人員思想和行動上的配合，實現文書檔案信息的網絡化推廣是未來的一大發展趨勢。
4.4優化文書檔案的整理環節
文書檔案的收集整理是一個漫長而且細致的工作，因此不能一門心思地蠻干苦干，這種工作方式是不能夠取得有效成果的，需要的是交流，學習和吸取經驗，堅決不能閉門造車。檔案部門在整理單位文書檔案的時候要注意與其他部門的協同合作，因為其他部門在文書檔案整理過程中都是需要配合的對象，決定了各種檔案是否能夠及時、有效、集中的移交到檔案管理部門。因此平時檔案部門的工作人員就要及時跟其他部門的工作人員進行交流，傳達資料、整理原則，移交程序等等，這樣不僅能夠降低各部門在檔案管理方面的時間浪費，而且可以優化整個整理環節，節約資源。
4.5提高檔案管理人員素質
一個單位或者企業各項制度的研究、生成以及運用都是靠著員工自身來完成的，因此單位文書檔案管理工作人員的素質是十分重要的。①工作人員首先要從內心意識到檔案管理工作的重要性，知道檔案管理的根本宗旨就是為了服務單位；②單位在用人之初，就要做到先能者居之，管理文書檔案的工作人員必須具備高度的責任心，有很強的學習能力和文書檔案管理的技能，當然在她們真正的入職之前還要對其進行有效的培訓，確保每一位工作人員都是經過培訓合格上崗的；③單位不僅要從思想上重視檔案管理的重要性，更要在現實中提升文書檔案管理工作人員的地位、升工作效率打下基礎。
5總結
綜上，我們可以看出，科學技術不斷有新的突破，給一個單位或企業的文書檔案管理工作帶來了機遇和挑戰，尤其是當一個單位發展歷史悠久，涉及方面廣泛的時候，它的檔案管理工作更要從基礎抓起、穩扎穩打，從單位實際情況出發，提升管理者意識，推進管理工作與現代化接軌，運用科學的方式方法提升文書檔案管理工作的效率，從而發揮文書檔案對于一個單位或企業的重大意義。
作者：馬妙儀 單位：廣東省科技基礎條件平臺中心
參考文獻：
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摘 要 醫院文書檔案管理是醫院管理的重要部分，目前，隨著醫院的發展，特別是信息技術的發展，提高了醫院文書檔案管理的水平。醫院文書是記錄患者診療過程的重要依據，特別是隨著醫療糾紛的增多，醫院文書成為法律的重要依據，隨著醫療舉證倒置的實施，醫院文書的完整性顯得更為重要。另外，隨著科研工作的逐步加強，醫院文書作為診治疾病的原始資料，對疾病的診斷回顧有著重要的意義。隨著網絡的發展，檔案信息作為一種資源，為醫院發展提供真實、有效的檔案信息，醫院文書在醫療救護、學術探討、學術研究和醫療糾紛方面發揮著重要作用。為此，筆者結合國內外有關文獻和醫院工作實際對醫院文書檔案管理和利用進行闡述。
關鍵詞 醫院文書 檔案信息 檔案管理 資源 利用
Management and utilization of hospital archives
Zhang Aizeng
The Traditional Chinese Medicine of Zhumadian City，Henan 463000
Abstract The hospital archives management is an important part of hospital management.At present，the hospital archives management level is improved at the same time with the development of the hospital，especially the development of information technology.Hospital archives is an important basis for the records of patients with the process of diagnosis and treatment，it has become an important legal basis especially with the increasement of medical disputes.With the implementation of the inversion of evidential burden，the integrity of hospital archives is more important.In addition，the hospital files as the original data of diagnosis and treatment of diseases is important for the review of diagnosis for the disease along with the scientific research work to strengthen gradually.With the development of network，the archive information can provide real，effective information for the development of hospital as a resource.It play an important role in medical，academic research，academic research and medical disputes of hospital archives.Therefore，the author expounds the management and utilization of hospital archives combined with the work in hospital and the related literature at home and abroad.
Key words Hospital archives；The file information；File management；Resources；Use
醫院文書檔案管理是醫院管理的重要部分。目前，隨著醫院的發展，特別是信息技術的發展，醫院文書檔案管理的水平也提高了。醫院文書是記錄者診療過程的重要依據[1]，特別是隨著醫療糾紛的增多，醫院文書成為法律的重要依據[2]，隨著醫療舉證倒置的實施，醫院文書的完整性顯得更為重要。另外，隨著科研工作的逐步加強，醫院文書作為診治疾病的原始資料，對疾病的診斷回顧有著重要的意義。隨著網絡的發展，檔案信息作為一種資源[3]，為醫院發展提供真實、有效的檔案信息，醫院文書在醫療救護、學術探討、學術研究和醫療糾紛方面發揮著重要作用。為此，筆者結合國內外有關文獻和醫院工作實際對醫院文書檔案管理和利用進行闡述。
加強檔案工作的管理
對于醫院，應該加強對醫院文書的重視程度，為了確保醫院文書保存的合理性和安全性，應該加強管理工作的相關投入，使醫院文書管理的相關硬件設配和軟件服務水平提高到一定的程度[4]。對用于醫院文書管理的硬件設配，要積極地進行更新和完善，以保證醫院文書的安全。除了硬件設備水平的提升外，對于從事醫院文書管理的從業人員，也應當加強相應的業務知識學習，并且要培養良好的政治和文化素養，提高其責任心，養成工作時謹慎細致的作風。只有硬件水平和軟件服務都達到了相應的層次，才能夠保證醫院文書管理的安全，提高管理水平，為醫療工作提供各項服務。
對于從事醫院文書管理的工作人員，必須要加強相關知識學習和能力培養，使其綜合素質能夠不斷地得到提高，培養他們愛崗敬業，以集體利益為重，不計個人得失的集體精神，以保證醫院文書管理的工作順利進行。并且能夠利用醫院文書管理的相應優勢，從文件中發現醫院存在的缺陷和不足，以及具有的優勢，為醫院的健康發展提供自己的建議，促進醫院的健康和諧發展。
加強檔案管理工作的內涵質量，檔案管理人員應掌握檔案管理知識和相關法律法規，掌握現代檔案管理應具備的相關知識。
嚴格按照標準進行檔案管理，加強綜合檔案室的軟件、硬件建設[5]，規范檔案管理制度，完善基礎設施。
加強對全院各科文書檔案規范管理，指導各科室認真按文書檔案規范行文，各科室、各部門檔案移交時應嚴格把關[6]。按照有關標準對每年上交歸檔的檔案認真逐一檢查，凡檔案不符合要求的科室，均要求兼職檔案人員一起隨檔入庫負責達標。
重視檔案信息資源的開發和利用
充分利用檔案信息資源：①利用檔案信息資源為醫院管理決策和制訂規劃、計劃、工作總結、實施措施等提供真實可靠的檔案信息。②利用檔案信息資源，為制定醫院工作質量評價、醫療、護理、教學、科研、論文撰寫等提供大量信息資料。③利用檔案信息資源，為經濟責任審計、自查、項目建設和醫院財務部門債權債務檢查等提供相應的檔案資料。
參考文獻
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關鍵詞 文書與檔案管理課程 課程建設 文書工作 檔案管理工作
中圖分類號：G424 文獻標識碼：A
Instruments and File Management Course Construction
Based on Training Applied Secretarial Personnel
WANG Yinglu， PANG Mingxiu， GUO Ning
（College of Applied Arts and Technology， Tianjin University of Science & Technology， Tianjin 300457）
Abstract This paper discusses the building application-oriented secretarial personnel training programs， "Instruments and File Management" course. Mainly elaborates the overall design of the course concepts and ideas， this course is set in personnel training programs， teaching the implementation of this course， the process of evaluation of the course content. Fully discussed in various parts of the organic combination， and discusses the "Instruments and File Management" course rationality and importance in the administration of professional secretarial direction curriculum system， making it the key of training applied secretarial personnel.
Key words "Instruments and File Management" course; course construction; paperwork; file management work
我國高等教育從精英教育到大眾化教育的進程中，應用型本科人才的培養是其中重中之重的一部分。如何提高應用型高級專門人才的培養質量就擺在了所有應用型本科教育工作者的面前。無論多么好的教育理念和構想，最終都要通過人才培養方案的制定及課程教學的實施來實現。在這一過程中，課程建設就是最關鍵的環節。
文秘專業方向的應用型高級專門人才的培養不是一蹴而就的，在其課程建設的系列環節中需要科學的課程理念、適用的人才培養方案、優秀的教材、合理的教學實施、完善的課程評價等。
1 科學的課程理念
結構主義課程觀是應用型本科課程很好的指導思想和理念。看應用型本科人才的培養效果如何，不是看老師教了多少而是看學生掌握了多少，會運用多少。結構主義課程觀很好地解決了傳統教學中老師什么都懂，卻不知學生會多少的困局。其理念認為老師教的是結構，學生學的也是結構，教師把新的知識鑲嵌在學生已有的知識框架結構中，既便于學生的學習和記憶，又有助于學生靈活運用已學到的知識去改造世界。
具體到文秘方向文書與檔案管理的課程實際中，如何把課程的主要內容以框架結構的方式傳授給學生呢？我們將在教學實施環節討論。
2 適用的人才培養方案
在應用型本科發展的初始階段，很多應用型本科專業的人才培養方案是照搬照抄研究型大學本科專業的人才培養方案的，沒有自己的特色和專長。在本部分中，我們將討論文書與檔案管理課程在文秘人才培養方案中的設置，以此為例說明要想培養出優秀的應用型高級專門人才，適用的人才培養方案是必要的，沿襲舊有的人才培養方案是沒有出路的。
2.1 文書與檔案管理課程在人才培養方案中的設置②
行政管理專業文秘方向培養方案初稿確定的文書檔案類課程為檔案學，定稿中的文書檔案類課程為文書與檔案管理。兩相比較，我們認為文書與檔案管理課程的確定更加切合學生的實際。
對于行政管理專業文秘方向的同學來說，文書的撰擬、文書的處理、檔案的管理等是文秘人員的核心技能，需要單獨開設文書寫作和文書處理方面的課程，才能解決這一問題。所以在文秘方向的人才培養方案中，把文書的擬寫和處理分別開設在兩門課中。在征求了有關專業教師、學者及相關企事業單位從事文秘崗位群工作的資深從業者之后，確定關于文書擬寫的課程定為實用文書寫作，關于文書處理的課程定為文書與檔案管理。
2.2 文書與檔案管理課程的重要性
（1）社會的需求決定本課程在人才培養方案的重要地位。社會對文秘崗位群中從事文書檔案工作的人才需求從來都沒有缺少過，但是現在社會上的企事業單位從事文書檔案工作的人員出現了斷層。企事業單位中從事該類工作的人員中，專業知識扎實、技能熟練的人員一般年齡相對較大，年輕人一般知識不系統，技能不專業。由于文書檔案工作本身所具有的枯燥性、程式性，辦文的人員需要嚴格按照文書檔案的流程辦理，沒有太多樂趣可言，所以造成愿意做該工作的人員稀少。（2）文書檔案工作的性質決定了本課程的重要地位。文書檔案工作是一份技術性專業性非常強的工作，需要從事該工作的人員具備嚴謹、細致、規范的專業素養。所以，對文秘人才，尤其是對具備文書檔案專業知識的人才的培養很有必要。
2.3 本課程與其它課程的關系
由于文書與檔案管理課程的重要地位，所以在修訂的文秘人才培養方案中把其放在該專業方向學生第六學期的課程中，在整個人才培養方案中起到承前啟后的作用。
2.3.1 本課程與先修課程的關系
（1）本課程與實用文書寫作的關系。實用文書寫作是行政管理專業文秘方向學生第四學期開設的課程，與本課程有著最為密切的關系，學生在修學了文書的撰擬之后，才有可能明白文書的處理工作。不學習實用文書寫作，文書與檔案管理課程就無從談起。把文書的撰制與處理分別放在兩門課中講授，使得文秘方向的學生在文書的寫作與處理方面擁有更加扎實的基本功。
（2）本課程與秘書理論與實務的關系。秘書理論與實務是行政管理專業文秘方向學生第二學期開設的課程，與本課程也有著極為密切的關系。因為文秘工作是由三個模塊組成的，分別是辦文、辦事、辦會，文書的撰制與擬寫貫穿在這三個環節當中，尤其是辦文的模塊，更體現了本課程與秘書理論與實務課程不可分割的聯系。
2.3.2 本課程與后續課程秘書綜合實訓的關系
秘書綜合實訓課是對文秘方向學生核心技能的綜合實訓。該課程會對學生的辦文、辦事、辦會能力進行綜合培訓。綜合實訓中的辦文環節包括文書的擬寫與處理、文件的整理與歸檔、檔案的管理等方面的工作。這些環節當中，除了文書的實際擬寫工作非本課程授課范圍，其他都是本課程的講授重點。可見，本課程與綜合實訓中的辦文工作密不可分。
3 優秀的教材
有了科學的課程理念作為支撐，適用的人才培養方案作為保證，培養應用型文秘高級專門人才課程建設的第三個環節就是要有優秀的，遵循課程理念的教材。按照結構主義課程觀的理念，我們將本課程轉換成如下結構。
3.1 文書與檔案管理課程的總體知識框架
文書與檔案管理分為：紙質文書工作與檔案管理工作;電子文件與電子檔案。電子文件和電子檔案工作是在紙質文書與檔案管理工作理論和實踐的基礎上形成的。
文書工作包括文書概述、文書的撰擬與制發、文書的處理、文書的整理歸檔。
檔案管理工作包括檔案概述、檔案的鑒定、檔案的收集、檔案的整理、檔案的保管、檔案的提供利用。
在文書與檔案管理的課程結構中，文書的整理與歸檔工作是整個文書與檔案工作的連接部分，起著至關重要的作用。它不是單位中檔案室的工作，不能等到文件統一歸檔的時候再做。由于它的核心作用，這一章處于整個課程體系的中間環節。
3.2 基于課程結構的教材
目前，適合于培養應用型本科文秘人才的文書與檔案管理課程的教材不多，更多的是高職高專類關于該課程的教材。在僅有的大學本科的關于該課程的教材中，基本上還是沿用研究型大學或高職高專類院校教材的底本。在條件成熟的情況下，我們將編寫更加適合應用型文秘高級專門人才培養需要的課程教材。
4 合理的課程實施
文書與檔案管理課程是行政管理專業文秘方向大三學生的專業必修課程，其重要性毋庸置疑。這就要求在課程實施過程中從教師和學生兩方面共同努力，構筑學習共同體，才能取得預期的效果。我們將以課程結構中的實用文書寫作與文書與檔案管理課程的結構融合來說明本部分內容。
4.1 教師方面
實用文書寫作是文秘學生大二第二學期的課程，文書與檔案管理是文秘學生大三第二學期的課程。兩門課程都是為了培養該專業方向學生辦文能力，如果只開設其中一門課程，對于辦文工作來說是有極大缺陷的。按照課程指導理念，教師若將兩門課程囊括在一個結構中，將大大提高學生的學習和運用知識的效果。
文書與檔案管理課程包括文書工作與檔案工作。文書工作包括收文處理程序和發文處理程序。發文處理程序又包括草擬、審核、簽發、復核、繕印、登記和分發等環節，而《實用文書寫作》中的文書擬寫只是發文處理中的一個環節，即草擬的環節。這樣，教師在學生舊有知識框架的基礎上，將新的內容不費吹灰之力就鑲嵌進去了，就會起到事半功倍的作用。
教師在課程內容整合的同時，要注意對學生進行課程理念的滲透，運用各種教學方法和手段，在授課之初就指導學生建立自己的知識結構。
4.2 學生方面
學生作為學習共同體的另一部分，必須從自身做起，積極主動地通過各種形式學習和運用知識。對于沒有建立自己知識體系的學生，要在教師的帶領下，盡快建立文書寫作與處理的知識結構;對于已有自己知識體系的學生，要在教師的指導下，將文書工作與檔案管理工作的內容和相關課程的內容有機地結合，盡快構筑更加完善的網狀知識結構。
5 完善的課程評價
要改變傳統大學課程評價中一次考試定成敗的模式，必須采用過程性考核的綜合課程評價體系。完善的過程評價體系是和教學實施緊密聯系在一起的。學生每一次的積極參與，每一次的小作業，每一次的階段考核都應在最后的分數中占有一定比例。這樣，就避免了部分學生平時不重視，臨到考試抱佛腳的現象;同時也避免了個別同學鋌而走險，用作弊的方式來彌補平時學習中的不足。如此，促使學生抓住平時的每一堂課，變被動為主動，這才真正達到了課程建設的目的。
注釋
① 本文基于天津科技大學行政管理專業文秘方向學生人才培養方案中《文書與檔案管理》進行教學設計。
② 行政管理專業文秘方向學生的人才培養方案是在原行政管理專業學生的人才培養方案的基礎上修改調整形成的。
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一、目前各高校文件歸檔管理現狀
為了了解高校實施立卷改革的現狀，筆者于今年4月重點調查了全國各地比較有影響的38所高校，其中有10所高校沒有進行立卷改革，仍然按“卷”進行管理，占調查對象的26．3％；有10所高校全部實行了立卷改革，改“卷”為“件”，實行了文件級管理，占調查對象的26．3％；有18所高校“卷”、“件”并存，一般只對黨群和行政兩大類進行了立卷改革，占調查對象的47．4％。目前高校歸檔文件管理產生這種混亂現象的主要原因，在于對《規則》的理解不一致，以及《規則》本身有些條文的規定性比較模糊，難以具體操作，使得歸檔文件整理工作出現了一種各自為政的無序狀態。這種局面有悖于高校檔案業務建設各環節標準化、規范化的要求，對將來在標準化基礎上建立檔案信息網絡，進行館際間檔案信息交流是很不利的，應該引起高校檔案管理工作者以及相關管理部門的重視，迅速采取有力措施加以規范，使高校檔案管理工作健康發展。
二、文書檔案符合《規則》歸檔范圍
《規則》對歸檔文件的定義是：立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。首先什么是文書檔案，文書檔案亦稱普通檔案，我國檔案行業標準《檔案工作基本術語》的定義為：反映黨務、行政管理等活動的檔案。高校檔案工作采用國家教委頒布的《高等學校檔案實體分類法》（以下簡稱《分類法》），《分類法》把高校檔案分為：黨群、行政、教學、科研、產品生產和科技開發、基本建設、儀器設備、出版、外事、財會10大類?熏這10大類檔案都是紙質檔案，不包含聲像檔案。而在這10大類中黨群、行政和外事三大類顯然屬于文書檔案，很明顯地符合《規則》立卷改革的要求。正因為如此，也成為大部分高校“卷”、“件”并存的主要原因。
三、正確理解《規則》限定使用“歸檔文件”的專指性意義
為了配合《規則》的貫徹實施，解決《規則》中有些條文的規定性比較模糊，難以操作的問題，由中國大百科全書出版社出版的，由參加《規則》制定的有關同志編寫的《歸檔文件整理工作指南》（以下簡稱《指南》）中指出“本標準旨在對文書檔案立卷工作進行改革，暫不涉及科技、會計等專門檔案，以及聲像、電子等特殊載體檔案的整理工作”。高校十大類檔案除黨群、行政和外事類檔案屬于文書檔案外，其余七大類檔案的性質如何辨別呢？《指南》第三章第二節對歸檔和不歸檔的范圍作了明確界定，具體列出的“應歸檔的本機關的文件材料”中9、13、20條（43～44頁）是這樣規定的：
9． 本機關形成的財務報表、憑證、賬簿、審計等文件材料；
13． 本機關及本機關批準的有關區域變化，解決山林、地界、水利糾紛，征用土地以及基本建設工程施工、竣工、購置大中型設備的文件材料，本機關直接管理的科研、生產、建設項目的科技文件材料?鴉
20． 本機關編印的情況反映、簡報刊物定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本。
以上3條依次地把高校《分類法》中的財會、基本建設、儀器設備、科研、產品生產與科技開發、出版等六大類的檔案都包含進去了。因此我們認為：高校檔案中的這六大類文件應屬于文書檔案范疇，也可以按文件級進行管理。而《指南》中“暫不涉及科技、會計等專門檔案……”又如何理解呢？首先什么是專門檔案，《檔案學詞典》定義專門檔案即專業檔案，它是某些部門在從事一定專業活動中形成的檔案。《檔案工作基本術語》中的定義為：反映專門領域活動的檔案。歸納起來我們認為所謂專門檔案是指專業管理機關所收集的本機關從事本專業活動形成的檔案，而專業管理機關所收集的本機關從事非本專業活動形成的檔案則不屬專門檔案而是普通檔案。如高等學校在本校教學活動中形成的教學檔案以及建筑設計院在本院從事建筑設計工作中的設計方案、設計圖紙等形成的檔案都屬于專門檔案。而高校的基建處在本校基建過程中收集的該基建項目的設計方案、設計圖紙對高校而言就是普通檔案，不屬專門檔案。
四、對高校《分類法》中教學類檔案立卷改革的思考
對學校而言，教學檔案雖然屬于專門檔案，但對高校教學類檔案的8個二級類目的具體分析表明，多數二級類目的歸檔文件屬于文書檔案，可以按《規則》要求，取消案卷，實行文件級管理。只有少部分反映教師或學生教學活動的文件材料形式復雜、格式多樣，如自編或主編教材、指導書，畢業生質量跟蹤調查和信息反饋材料，各專業試題庫等，這些文件材料具有明顯的分散性；又如學生學籍表、學生成績總冊、課程表等具有按年度劃分的特殊性。對于這部分文件材料的整理，我們認為仍然可以按《規則》要求，遵循歸檔文件形成的規律，強調“事由原則”，將同一事由形成的文件排列在一起，使文件間的有機聯系得到充分體現。這個歸檔文件整理原則與傳統立卷原則是一致的，因此將這部分比較分散的教學類歸檔文件按原來立卷的歸檔范圍來整理成為“件”。
五、海南大學綜合檔案室立卷改革的實踐
我們海南大學綜合檔案室全部將“卷”改為“件”，實行文件級管理。現將實施過程中“卷”改“件”不同之處和需要注意的問題提出來同大家探討，期望使立卷改革工作更加成熟和完善。
1． “件” 的界定
一般情況下“件”的界定按《規則》2．3執行。對于高校歸檔文件的整理，根據高校歸檔文件的特點，建議按如下方法進行整理：
原則上按責任者移交文件的形式（如份、本、冊等）為一件。
新生錄取按本科、專科或省內、省外生源為一件；學生學籍表、成績總冊、在校生名冊以一個班為一件；課程表按學年度分上、下學期各為一件；教學計劃、教學大綱以每修改一次一本為一件；試題以一個學科或一個專業為一件；論文以篇為一件；畢業生名冊按不同學歷各為一件，畢業生統計表為一件；就業統計表為一件。
一個科研項目或按科研項目不同階段的材料為一件。
基建按《建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》項目文件的組卷要求，裝訂好的一冊為一件。
設備按申請報告、批復、批示與設備說明書及整套隨機文件材料作為一件。
出版物按一本為一件。
會計分別按一份會計報表、一本會計賬簿、一本憑證為一件。
2． 裝訂
裝訂以“件”為單位進行。《規則》規定只要符合檔案保護要求即可，沒有對裝訂采用什么方法做具體要求。我們推薦三種方法：
（1）采用粘貼辦法裝訂。凡一件在5頁內采用粘貼辦法。先把文件靠左對齊，上或下對齊，然后沿左邊3毫米內涂抹乳白膠粘貼。由于文件薄，不影響復印與掃描。
（2）采用不銹鋼訂書釘裝訂。文件厚度在5頁以上，訂書機能夠裝訂牢固的范圍內，在靠左邊1厘米內處裝訂，同樣不影響復印、掃描。既方便，又省時、省工。
（3）采用三孔一線法。對較厚的、不能采用訂書機裝訂的文件采用三孔一線法裝訂。此法便于拆開復印、掃描。
3． 歸檔章的設置
由于高等學校檔案的特殊性，一般不移交檔案館，故在歸檔章的項目設置中不必設置室編件號和館編件號，只需設置件號就可以了。為便于利用檔案后準確放回原位，在檔案章的項目中增設盒號。為了減少檔案工作人員的工作量，可采取直接在歸檔章上刻上比較固定項目，制作永久、長期、短期三個不同保管期限的歸檔章。如海大綜合檔案室“永久”歸檔章設置的形式為：
說明：歸檔章的規格按《規則》尺寸要求，年度也可刻2位數，依本單位情況而定。
4． 編號注意事項
編號是以件為單位，同一個保管期限內，文件按排列順序編順序號。應特別小心的是頁碼少的文件，容易夾帶漏編，一旦漏號，將使得后邊的文件編號全部涂掉重新改動，耗時又耗工。在編件號時，先用鉛筆編件號，待計算機將全部文件著錄完畢后，才正式把件號用號碼機打上或用碳素墨水鋼筆填上。
5． 建議
關鍵詞: 高校科研檔案整理 歸檔范圍 規范化
高校科研管理是高校管理工作的重要組成部分。科研檔案是科研部門及科研工作人員,在科學研究過程中,經過一定整理,具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式和載體的歷史記錄。隨著高等院校科研水平的不斷提高和科學技術的飛速發展,高校科研檔案作為重要信息資源在教學、科研、管理和文化建設等方面發揮著越來越重要的作用,促進了學校教學和科研工作的可持續性發展,成為高校事業發展不可缺少的重要部分。因此,如何有效進行科研檔案管理成為學校管理工作的一個重要課題。
一、重新界定高校科研檔案的歸檔范圍
借助于檔案,我們能夠更好地了解過去,把握現在,預見未來。因此,界定科研檔案的歸檔范圍就顯得尤為重要。科研檔案具體可以包括:科研課題管理檔案、科研文書檔案、科研成果檔案等。在整理科研檔案中要堅持成果性和記錄性并舉,可用成果價值是保存它的重要原因和主要依據,而記錄性則強調其完整性、憑證性。有些科研檔案或許沒有成果性和利用價值,但是它反映了學校科學技術研究發展的現狀和歷史,這些檔案也應當妥善保存。在科技加速進步的進程中,檔案管理應不斷豐富高科技實用信息,不斷拓寬檔案的利用范圍,集中各方面信息,加以利用整合,形成良性循環。因此,積極界定高校檔案工作范圍,以科學的態度管理該項工作,是十分緊迫的任務。
1.高校科研課題檔案
科研課題材料檔案是科學研究實踐活動的直接表述。主要包括:科研準備階段中的科研課題申請書、審批文件、任務下達書、項目計劃書、開題報告、調研報告、方案論證等材料,研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關文件材料,總結驗收階段中的工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果,獎勵申報材料及審批材料構。后兩個階段中的材料是科研檔案存檔的主體。
2.高校科研文書檔案
科研文書檔案是科研管理活動的直接記錄,包括科研計劃、科研總結、學校制定上級管理部門下發的科研管理文件、各項科研管理制度,以及課題管理、成果管理等專項管理活動中形成的管理性科研文件材料。這部分檔案是進行科學決策,并有計劃地、有順序地進行課題申報、成果評獎及科研管理經驗總結的依據,也是科研檔案的重要部分,對科研管理工作起到很好的指導作用。
3.高校科研成果檔案
科研成果主要包括科研年度統計表、教師公開發表的學術論文、編寫的學術著作、獲獎成果和證書、專利和技術轉讓資料等。科研成果是檢驗高校科研實力的依據之一,因此,科研成果檔案管理在科研管理中也占有重要的位置。
二、提高科研檔案管理人員的歸檔意識和服務意識
這就要求加強科研檔案管理人員的自身建設,使其認識到科研檔案管理要開闊思路,著眼于由內轉向外,擴大科研檔案資源共享,參與科研活動,及時了解和掌握科研第一手資料,確保科研檔案質量。同時,還要增強工作責任感,以認真負責的敬業精神和良好的職業道德,面向本單位、社會,主動為學校、教師和科研人員提供有價值的最新的科研動態和信息,利用各種服務途徑傳遞科研檔案管理信息,為科研人員提供優質的、全方位的科研檔案服務,為科研檔案工作開創新局面。
三、加強檔案信息化建設,使科研檔案管理規范化
科研檔案是科研課題科技成果研究的全過程的反映,又不僅僅局限于某一項科研課題或者科研成果。它是課題及成果之間、學科與學科之間的綜合反映,因而就形成了科研檔案的四個特點:專業性、系統性、集體性、階段性。為了規范科研檔案管理工作,必須遵循國務院的《科學技術檔案工作條例》規定的“完整、明確、系統、安全有效利用要求”歸檔,避免可能造成大量科研檔案材料零散在外的現象出現。為此,必須把科研檔案工作與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結合起來,走實現科研工作與科研建檔兩者協調統一的發展道路,建立合理的歸檔程序,掌握科研檔案管理工作的規律,保證高校科研檔案的準確、完整、系統,最終使高校科研檔案工作走上科學化、規范化的軌道,提高科研檔案歸檔的質量和效率。
在現代科學技術快速發展的今天,檔案查閱仍停留在傳統的手工層面上,游離于先進的信息技術之外,查閱起來既耽誤時間又浪費人力。盡管目前多數高校科研檔案已開始使用計算機等信息設備,但使用范圍仍局限于文檔目錄輸入,科研檔案規范化管理無紙化、電子化、網絡化程度不高。這種檔案管理工作的滯后影響了科研檔案的利用效率。因此,要充分利用和發揮檔案網站的作用,依托計算機和網絡技術,實現科研檔案管理的電子化、網絡化,將現代辦公技術與科研檔案管理相結合,運用計算機、光盤、復印機、多媒體等先進技術和設備參與到科研檔案的收集、整理及加工各種科研檔案資料的工作中,從而實現科研檔案管理的規范化、標準、系統化。
總之,要采取各種方法加大科研檔案工作的重視程度,增強高校科技人員的檔案意識,做好高校科研檔案的平時收集、整理、開發利用等檔案管理工作,提高高校科研檔案的現代化管理水平,讓高校科研檔案為高校科研工作再出成果發揮應有的積極作用。
劉洪記、孫志雨合編。該書是藏學論文資料方面的檢索工具書。收錄范圍為國內發行的各種報刊發表的藏學方面的論文和資料，另外還有部分零散刊于某些文集中的論文，對比較集中的論文集，則采取附錄方式體現。個人論文集一般未予收錄。收錄刊物發行時間：自1872－1995年底的124年間，共有26000余條，涉及報刊近千種次，其中藏文報刊十余種次，另收藏學論文集45種，百余冊，港臺文章目錄近千條。附錄為所涉及報刊一覽表。由于有時代、時間、地域等不同因素， 故觀點也不盡相同，但編者還是保持其原貌，請讀者去鑒別判斷。共分政治、經 濟、歷史、人文地理、宗教、文學、藝術、語言文字、文化、教育、體育、風俗 習慣、文物與考古、人物、藏區其他民族、醫藥衛生、敦煌藏文文書研究、科技 災異、動態、書評史料目錄等20大類。大16開，1480千字，書號ISBN7-80057-30 1-X，定價75.00元。已由中國藏學出版社出版發行。
《中國第一歷史檔案館所存和藏事檔案目錄》 （滿、藏文部分）
清朝政府在治理和處理藏事活動中，形成了大量文書檔案，其中有不少是藏文檔案。中國第一歷史檔案館保存的藏文檔案有300余件，主要是歷世達賴喇嘛、 班禪額爾德尼、大活佛及王公、噶倫土司等的奏書、呈文等文書原件。為了便于藏學工作者及研究單位了解、利用、查詢這部分檔案史料，中國第一歷史檔案館 與中國藏學研究中心合作編譯了該《目錄》。共輯13334條目，其中滿文13040條目，藏文294條目，分別屬于內閣、軍機處、內務府、宮中朱批和理藩院檔等全宗 和類目。該《目錄》內容豐富，包括：和藏區發生的重大事件；政教官員任免調補、獎懲撫恤；宗教事務和禮儀活動；地方軍政事務；涉外事件等等，為藏學工作者案頭必備。大16開，800千字，書號ISBN7-80057-381-8,定價73.50元。已由中國藏學出版社出版發行。
《社會歷史藏文檔案資料譯文集》
該集資料主要是從自治區檔案館館藏的藏文檔案中選擇的，另有部分國外藏學家的有關資料。全集內容包括敕封、法旨、封文、訴訟、化緣文、地方政府和寺廟的規章制度、人民抗英斗爭等方面。對研究與中央王朝的政治隸屬關系和地方與內地的經濟文化聯系；對于研究的政教合一制度和封建農奴制社會形態等許多方面，具有重要的史料價值。由中國社會科學院民族研究所、自治區檔案館合編。大32開，150千字，書號ISBN7-80057-325-7，定價14.00元。已由中國藏學出版社出版發行。
《田野調查實錄》
該書作者都是中國民族研究界年事已高的專家學者，最大的已有87歲，平均年齡為65歲以上，他們多是50年代在大規模民族調查實踐中成長起來的民族研究工作者。書中寫下了他們在幾十年間的民族田野調查中的所見所聞，經歷過的甘苦艱險和趣聞逸事等。其中有7篇是藏學家話當年的，也有其他專項調查中穿插著有關或藏區內容的。可讀性強，讀后給人以啟迪、借鑒，令人深思。大32開，473千字，書號ISBN7-80149-195-5，定價34.80元。已由社會科學文獻出版社出版發行。
《文化的個性》
作者周煒。該書是一部關于藏族文學藝術的再思考的專著。書中對的古典小說、史詩《格薩爾》、民間文學及戲劇等專業領域，進行了整體的研究，提出“文化的個性”這一論題，做了論析。對文化的宗教背景及氛圍 ，地域文化風貌及傳統、民間文化源流及其方式，提出了自己獨到的見解。大32 開，224千字，書號ISBN7-80057-324-9，定價16.00元。已由中國藏學出版社出版發行。
《道孚語格什扎話研究》
作者多爾吉。該書研究的道孚語是是四川民族走廊語言中十分重要的語言之一。這種語言在語音上有著極為復雜的復輔音系統，在語法上有著十分豐富的形態變化，保留了較多的古藏文特征，是藏緬語歷史比較研究的好對象。由于作者是當地人，又有語言學專業的扎實基礎，還多次回鄉深入調查研究，故資料翔實可靠，內容也很豐富。大32開，240千字，定價15.20元，書號ISBN7-80057-327-3。已由中國藏學出版社出版發行。
《今日》（畫冊）
主編李國清、大丹增。這是一部裝禎精美的畫冊。畫冊分政治、經濟、科教、文 化、宗教、風光等幾部分，對40年來社會的變化、進步和發展的軌跡有著清晰、形象的表述。新的40年歷程在人類發展史上是短暫的一瞬，但在地方史上卻是重大的、關鍵的幾十年。雖然也有過“左”的時代，但那畢竟過去了，在大踏步地前進。大16開，定價360元，書號ISBN7-80057-396-6。已由中國藏學出版社出版發行。
《布達拉宮秘寶》 （畫冊藏漢英文合本）
主編劉鴻孝，主攝影卞志武。建于公元6世紀中葉的布達拉宮，位于拉薩市中心的紅山上，是現存最大最完整的藏式建筑群之一，1961年被國務院列為第一批全國重點文物保護單位，1994年被聯合國教科文組織列入世界文化遺產名錄。作為民族藝術的寶庫，宮內藏有大量的藝術珍品畫技高超的壁畫、別具一格的唐卡、栩栩如生的雕塑、制作精美的金銀器皿……，這座古建筑本身的每一個屋檐門坎也都堪稱藝術品。該畫冊將這一切展示在其中。8開，32印張，定價680元，書號IS BN7-80069-139-X。已由中國民族攝影藝術出版社出版發行。
《扎什倫布寺》 （畫冊藏漢英文合本）
自治區文物局、日喀則扎什倫布寺民管會編，主編彭措朗杰，攝影宗同昌。扎什倫布寺坐落在日喀則市尼瑪山南麓，占地面積23萬平方米，由佛殿、經堂、 祀殿等組成主建筑群，重樓疊閣，氣勢磅礴，金頂碧瓦，莊嚴凝重。為歷世班禪駐錫地。1961年被國務院公布為第一批全國重點文物保護單位。該畫冊展示了寺廟的壁畫、珍藏、雕塑、建筑等精美之物。16開,13印張,定價150元，書號ISBN7 -5000-6101-3。已由中國大百科全書出版社出版發行。
1 中國藏學出版社亞運村9704信箱 100101
2 社會科學文獻出版社 建國門內大街5號 100732
論文關鍵詞：檔案圖書特征
論文摘要：檔案與圖書都是人類社會發展到一定階段的產物。兩者雖然有親緣關系，但在形成來源、內容主體、目的用途以及載體形式、文本留存上存在的一些差異和相同點，認識這些差異與相同點，對于從事圖書檔案管理的人員為必要的。
0引言
檔案與圖書都是人類社會發展到一定階段的產物。在我國古代，圖書也是檔案，它們有著“同親共祖”的親緣關系，有著共同的“起跑點”：結繩—刻契—甲骨文—銅器銘文—簡冊—刻版印刷。在《史記》中，“圖書”“圖籍”實質上指的是地圖、法令、戶籍等檔案資料。可見，在漢代以前，圖書與檔案的界限是不清楚的，年代愈上溯，兩者的差別愈小。隨著時代的發展、文化的發達，圖書與檔案的界限逐漸分明，紙張的制造與普遍使用，印刷述的發明與應用，為這種分離提供了物質和技術條件，加之圖書與檔案本身數量的大量累積，也促使人們根據不同特點開展工作，我國自唐宋至清，完成了圖書館工作和檔案工作的分化過程。然而，迄今為止，圖書與檔案各自的本質屬性是什么仍眾說紛紜，本人不揣谫陋，試對圖書與檔案的異同談一點個人認識。
1圖書與檔案的不同點大致有四
其一、從形式來源看，兩者有別。雖然，圖書與檔案都是人類社會實踐的產物，但檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中直接形成的(由過去作為執行傳達意圖的工具而使用的文化轉化而來)，是隨著工作活動的客觀需要而形成的歷史記錄，是人們進行社會實踐的自然產物，而不是事后另行編寫的。下至地理，中及人事，無所不包，是一種豐富而廣泛的信息源。圖書的形成來源不具有直接和原始性，作為供人閱讀的出版物，它必須經過整理編輯、印刷出版，凡是未經人腦加工的原始信息，即使已貯存在一定的物質載體上，都不能視為圖書。往往先有檔案，后有圖書。比如說，文書檔案、文告契約、書信賬目之類，都不能算作圖書，這類非圖書要轉變為可供人們閱讀的出版物一圖書，必須經過編輯整理、印刷出版。其二、從內容主體看，兩者有別。檔案和圖書雖然都是知識載體，但各自記載的知識主體卻分屬于不同知識層次。檔案所記錄的知識主體是屬于未進入科學知識體系的低層次的前系知識。它不是提供科學知識的出版物，而是把原本屬于人類社會實踐活動組成部分的文件材料，按其歷史聯第加以匯集，整理并進行知識性加工的產物，它不但記錄了事物的結果，而且記錄了事物的具體發生和發展過程，它所記錄的內容側重于具體事物，成為具體的客觀事物的原始記錄。圖書的內容側重于綜合性的人類科學知識，是高層次的系統知識。我們不排除圖書記錄有前系統知識的可能，但作為主流它記載的是科學知識，圖書的這種知識屬性是由人類社會活動的需要和經濟因素所決定的。出版業作為一種比較系統、比較完整的知識體系。另外，圖書還是人類記錄和傳統思想感情的工具，人們用文字、美術、音樂等形式所表達的思想感情也可以記錄在圖書中。其三、從目的用途看，兩者有別。檔案的作用和目的是以備查考。人們在各種社會活動中，需要查考過去的工作和生產情況，研究事物的發展規律，繼承已有的成果，那么檔案就是作為事物發展的客觀憑證而保管的。俗話說“空口無憑，立字為證”，“口為空，字為宗”，這個“字”往往就是指的文書。即檔案。檔案作為完成現行效用保存下來的文字、圖表、聲象等固定信息，是原始記載，是第一手資料，能使人、物、事的歷史原貌重現，為人們提供最真實的依據，具有最可靠的憑證性和科學研究價值。圖書是以人閱讀、傳播知識為目的的，它是一種特定的而又是不斷發展著的知識傳播工具，從簡單的圖書形式到現代圖書形式的發展歷史無不證明了這一點。人類有了知識必須記錄下來以便于傳播開去，圖書是一種適當形式，光有記錄沒有傳播的目的，是不能算作嚴格意義的圖書的。但圖書因不具有“歷史記錄”和“直接記錄”的屬性，不能像檔案那樣作為歷史憑證，只能作為參考。其四、從載體形式、文本留存看，兩者也不盡相同。圖書與檔案的物質載體，在古代大體相同，龜甲、獸骨、金、石、帛、竹、木、玉、紙等，在現代則略有變化，影片、錄音可以是檔案載體，但無法作為圖書的載體。檔案的文本留存，注重原本、原稿，而且往往只有一份，這也是檔案珍貴的原因之一。檔案的留存只能是特定機關、社團、企業和個人，不進入銷售渠道。圖書除因年代久遠出現孤本之外，一般通過批量印刷，同一文本有相當的數量。圖書通過購買和贈送，得以在眾多的所有者(各類圖書館和個人)手中留存。2圖書與檔案的相同點大致如下
檔案是一種知識的載體，而圖書也是知識載體，知識性和載體性是檔案與圖書的共同屬性。古往今來，人們積累的知識大多記載于文獻中。而文獻包括檔案、圖書、情報資料，它是以文字、圖形、符號、聲頻等為主要手段的一切知識載體。在多項國家標準中都把文獻定為“一切知識的載體”，這就明確地指出，文獻是一個集體概念，它是把一切知識的載體作為一個整體來反應的概念。雖然在圖書界有人認為：“圖書等于文獻”或“文獻是圖書中的一個類”，但事實上，無論圖書還是檔案，情報都不可能容納一切知識，所以檔案、圖書、情報資料作為文獻的下位概念，是文獻概念外延所確指的對象范圍內的事物種類，“知識和載體”是文獻的兩個本質屬性。根據形式邏輯原理，“上位概念包含于下位概念內涵中，而作為其內涵的一部分”，因此，檔案與圖書作為文獻的下位概念，必須具備知識性和載體性這兩個文獻的本質屬性。檔案和圖書都是人們在社會實踐活動中形成的，記錄著人們的實踐活動，是人類的記錄，它們都作為記錄知識的一種載體，對人類知識的繼承和發展，有著重要的作用，獲得所需要的，有用的知識，幫助人們征服自然、改選社會關系，創造新的知識，是人們獲得知識的重要途徑，檔案和圖書都是一種信息源。著名科學家錢學森同志在《論系統工程》中指出：“從系統工程的技術角度來看，情報資料、圖書、文獻和檔案都是一種信息，這種系統工程的目的信息的貯存，信息的檢索和提取，信息的傳播和顯示，所以這整個技術可以稱為信息系統工程”。這是從共性的角度提出了情報資料、圖書、檔案都是信息的論點，檔案與圖書都是國家信息資源的重要組成部分。社會信息中的檔案和圖書這些記錄形式是人類社會發展必不可少的。歷史通過它們來流傳，知識消息通過它們來傳播，社會活動通過它們來組織協調。總之，檔案與圖書的形式是豐富多彩的，又是不斷發展變化的。
圖書與檔案的內容和形式，必然隨著歷史的發展，隨著社會的進步而進步。如今，檔案學界和圖書館學界關于圖書與檔案一體化的問題正在展開熱烈的討論，圖書與檔案的一體化是歷史發展的必然。但是，強調“一體化”，并不能抹殺兩者在來源、內容和功能等方面的區別，明辨圖書與檔案之異同；對每一個從事圖書或檔案管理工作的人有著不可忽視的意義。
【關鍵詞】少數民族檔案；高校；開發利用
一、少數民族檔案對少數民族地方院校的意義
少數民族檔案是反映少數民族地區政治、經濟、歷史、文化、軍事、歷法、醫學、教育等方面發展情況的記錄，它內容豐富，記錄載體和表現形式較為多樣，既有文字記錄的文書檔案，也有服飾、勞動工具等實物檔案。貴州是一個多民族省份，共有3個少數民族自治州、11個少數民族自治縣、253個少數民族鄉，其面積占全省總面積的68.2%。全省共有31個少數民族，其中17個為世居少數民族，人口超過10萬人的少數民族有9個。這些民族歷史悠久、民族文化和生活方式異常豐富，留下了極為豐富的民族社會實踐檔案。
發展科學文化、開展科學研究、為地方經濟做貢獻是少數民族地區高等學校義不容辭的社會職能。身處少數民族地區的高校，在關注學校本身發展之外，應關注本地區民族社會實踐活動，將科研與地方特色結合起來，整理本地區民族歷史及現行檔案資料，用以研究少數民族歷史、文化、經濟等，弘揚民族文化，繁榮文藝創作。這樣一方面對學校自身研究歷史、文化、經濟、政治、法律、宗教、文字語言等方面以及文藝創作有重要意義，另一方面也將地方少數民族檔案應用于經濟社會發展，為少數民族地區生產提供依據和經驗成果，將少數民族檔案為地方經濟發展的作用（如對地方旅游業發展）體現出來，發揮其巨大的經濟價值。
二、少數民族地區高校圖書館在收集及整理利用民族檔案方面的優勢
據《少數民族檔案研究論文統計分析》一文對研究少數民族檔案的論文發文作者及單位統計，發文量最高的是高等院校（教學單位、圖書館、檔案館等），占發文總量的89%，這充分顯示高校在民族檔案研究中的重要地位。而發文作者所在單位按區域來看的話，作為少數民族大省的云南遠遠領先于其他地區，可見少數民族聚居的省份為少數民族檔案的研究提供了資源的優勢。
地處少數民族地區的高校對于收集民族檔案尤其是本民族的檔案資料先天具有優勢，尤其是少數民族地區高校圖書館，一方面作為圖書館，開發研究檔案資源的科研能力較強，有利于克服重藏輕用的弊病，一方面地處少數民族地區，對于民族檔案的熟悉程度強，便于與少數民族地方交流，有利于對少數民族檔案的收集。
少數民族檔案的形式和載體多種多樣，正規的檔案管理部門重在全面收集，而高校則有條件成立專門的有側重點的少數民族檔案庫室，甚至可以保存既具有檔案價值又有文化文物價值而檔案局不便管理的檔案實體，如面具、銅鼓等。黔南民族師范學院2010年成立了民族研究所和民族文化展覽館，該展覽館收藏了少數民族檔案260卷，除文獻檔案外還有“水書”、“馬尾繡”、“鼓龍鼓虎長衫龍”等實物檔案，都屬于國家級非物質文化遺產。再如成立于2008年的凱里學院苗侗文化博物館，既收藏各類文書的原始檔案（以錦屏文書為主），也有三千余件實物檔案，如苗族侗族的服飾織錦、苗族的銀飾剌繡蠟染品、苗族侗族歌曲及生產生活用具等。
三、少數民族地區高校如何更加有效地開發和利用民族檔案
（一）利用自身優勢，積極展開各種方式的收集與整理。與普通高校相比，少數民族地區的高校在收集民族檔案方面有顯著的地域優勢。如有的少數民族在歷史上處于無文字狀態，在收集這類地區的民族檔案時，可根據其特殊性采取一些特殊的收集方式，如深入當地進行現場訪談，用錄音或影像記錄，形成口述檔案。對于這種情況，少數民族地區高校的檔案收集者就可以利用自身了解當地語言文化習俗等優勢，深入開展收集工作。與專門的檔案館相比，高校對于地方民族檔案的開發優勢在于其強大的科研能力，少數民族檔案的整理工作往往涉及政治、經濟、文化、藝術等多個方面，專業的檔案工作者一般較難在各方面有所涉獵，而高校工作者分屬于各類專業，并且更具有科研能力，對于民族檔案的整理就更具有科學性。如少數民族檔案中有一類是少數民族原生檔案，大多由少數民族語言構成，普通的檔案館員不能具備閱讀能力，在分類分編時會存在一些困擾，而高校中多有專門研究當地少數民族語言的工作者，更加擅長整理研究少數民族檔案。
（二）定期與各少數民族地方政府文化宗教管理部門聯系，深入調研，獲取少數民族歷史檔案以及現行檔案。高校要發揮善于調研的優勢，努力創造條件，配合學校老師的科研方向，利用科研經費，對一些急需的檔案進行贖買，對暫時征集不到的，進行復印、拍照、拓印等。如筆者所在銅仁學院圖書館，2008年成立了專門收藏地方文獻檔案的地方文獻特藏室，其收錄的重要內容就是地方少數民族檔案。因此，該館定期抽調館內具有專業知識和老家在少數民族地區的館員深入區縣， 摸底了解，多方征集，既與當地的文化宗教管理部門聯系，及時獲取民族檔案資源，也深入少數民族聚居的鄉村進行親身實地考察，收集第一手的民族檔案資料。
另外，該館的目標是既重收藏也重編研，將檔案信息從內容進行系統整合，使其潛在的信息價值得到提升，為更多科研者共享。因此，該館組織館內外專業人員對收集的少數民族檔案進行統計、分類和整理，數量形成規模后還編制了便于查詢的檢索工具。
（三）形成有特色的資料中心。作為非專業和專門的檔案收集部門，高校在收藏少數民族檔案上不可能做到檔案館一樣全面，而且也沒有必要進行資源的重復建設。高校可以利用自身優勢，在豐富館藏的前提下，注重特色，將部分特有的民族檔案文獻資源與技術資源結合，形成具有特色的資料中心，除了收藏之外，將檔案資源進行數字化，形成更加便于查詢檢索的虛擬數字館。
如貴州民族學院建有貴州世居民族文獻數字圖書館，內容包含世居民族文化藏品、貴州地方文獻資料、古文獻資源、水書、儺文化研究資料、貴州世居民族研究文獻和貴州人民七個方面，其有的古老珍貴的少數民族古籍如“水書”、“彝族古文獻”、“布依族古文字文獻”等貴州世居少數民族文獻檔案資料有約五萬余冊，將這些本地民族檔案資源利用現代技術進行數字化，為高校和社會研究人士提供了相當有價值的參考資源和更為便捷的檢索方式。
參考文獻
[1] 貴州省民族事務委員會[M].貴州：貴州民族工作知識手冊：2007（4）.
關鍵詞 醫院；檔案管理；網絡化
中圖分類號G271 文獻標識碼A 文章編號1674―6708(2011)36―0055―01
隨著時代的發展，計算機在辦公自動化領域應用非常廣泛，并且產生了深遠的影響，這對醫院傳統的檔案管理模式提出了挑戰，并且也出現了新的檔案形式，例如電子檔案等，這就要求我們對醫院檔案管理不能再停留在傳統的管理基礎上了，必須在管理模式和管理思想方面進行比較全的更新，才能夠適應時代的發展，讓醫院的檔案管理更加快捷、準確。將圖書、檔案、病案信息進行整合加工，建立統一的檢索平臺和搜索引擎，使醫護人員能夠在自己辦公室，通過醫院計算機網絡，隨時獲得信息資源。
1 醫院檔案實行信息化管理的內容
1.1 人事檔案實現信息化管理
隨著醫院規模的不斷擴大，醫院的醫護人員也在不斷的增加，這個檔案管理帶來一定的難度。這就需要我們利用好信息化，能夠準確、迅速地提供人事檔案信息，運用現代化手段，建立和完善人事檔案網絡化管理，從實體管理向信息化管理轉變，實現人事檔案的動態管理，這樣不僅可以解決日常生活中遇到認識問題，還可以實現查閱統計、檔案變更、報表處理、系統維護等多種功能的管理。
1.2 病歷檔案實現信息化管理
隨著信息化的發展，傳統的病例已經很難適應時代的發展，信息化的病例管理隨之而出，新技術、新項目的開展，各種創傷性手術的開展包括腹腔鏡、胸腔鏡下各種手術的名稱進行編碼輸入計算機，通過計算機網絡實現各個科室的互聯，具有查詢分析功能，并將各類手術及療效情況非常清晰地列出來，這樣可以實現各臨床科室相互之間的資料共享，使醫務人員在進行科研活動和撰寫論文時能及時查閱，通過計算機的信息化可以幫助臨床醫生不斷提高自身的醫療水平，進一步提高醫務人員的醫療服務水平。
1.3 檔案信息化管理
隨著醫院規模的不斷擴大，醫院就醫人員也隨之增加，這對我們醫院的檔案管理提出了很大的挑戰，日常的檔案管理主要表現在文書工作方面，文書處理過程的好、壞直接影響著檔案的內在質量。為了能夠適應當前工作的需要，這就需要管理人員把每天的文件用計算機記錄下來，按照批辦的次序在局域網內傳閱，并設定傳閱時間和催辦時間。若傳閱文件未及時返回，催辦程序會發出信息，提醒承辦人及時閱文件，并對文件作出相應的處理，檔案管理人員再根據要求預立卷整理，以避免以往檔案人員年終整理全年檔案工作量大的壓力。
2 檔案管理信息化實現的建議和方式
2.1 提高人員素質
檔案管理人員的技能及素質的提高，這對醫院檔案管理信息化將起著非常重要的作用，這就要求檔案人員在網上進行收集、整理、編目、檢索、借閱、統計工作。信息化檔案管理不僅需要管理人員具備比較專業的檔案管理工作的知識，并且還要有相當強的計算機信息化基礎知識，這就需要我們醫院檔案管理人員不斷提高自身的文化素質，加強檔案管理人員的專業知識的培訓和進修，通過學習和培訓，提高檔案干部隊伍的綜合素質，適應計算機技術、信息技術不斷發展的需要，充分發揮檔案信息化管理的優勢，這也是當今檔案管理現代化發展必須解決的問題。
2.2 需要領導的重視
檔案管理工作是醫院的一個重要組成部分，它是醫院作出正確決策的一個重要參考依據，這就需要醫院在各方面給予相關的支持，隨著信息化的不斷發展，傳統的檔案管理已經不能適應時代的發展，這就需要我們在檔案管理方面作出新的選擇，走信息化道路，但是這一切都需要醫院領導給予的支持，領導不僅要改變傳統的觀念，調整檔案管理模式，使管理模式從單純的紙質收集、整理、利用的管理，逐步過渡到計算機網絡化管理方式中來，充分發揮檔案在醫院整體信息化建設和領導科學決策中的作用。只有各級領導的大力支持，才能夠讓醫院的檔案信息化建設取得成功。
2.3 網絡設備先行是基礎
檔案管理信息化必須要有硬件基礎設施作支撐，購買先進的信息化設備，建立醫院局域網，提高檔案管理的安全性。醫院檔案部門在規范室藏的基礎上建立局域網，將文書、病案、人事和圖書檔案納入其中，將這些建設成醫院的一個重要信息中心，購買電腦等信息服務器，依托醫院的其他網絡設施，構建編制一套文書、病案、人事和圖書檔案管理的自動化軟件。通過這些硬件及軟件的建設，可以提高辦公效率，方便利用者，實現檔案資料的在線利用。
參考文獻
[1]王兆學．淺議醫院檔案管理信息化建設[J]．黑龍江科技信息，2010(7)．
[2]趙志鴻，沈維，郭海艷，徐萍．當前醫院檔案管理中若干問題及對策探討[J]．科技資訊，2010(5)．
[3]吳記春．淺談醫院檔案管理人員應具備的思想政治素質[J]．科技創新導報，2010(3)．
[4]楊玉紅．淺談醫院檔案管理[J]．中國實用醫藥，2010(1)．
一、全年工作
（一）特色工作
1、印發××檔（20__）13號《關于收集反映60周年暨××市建市70周年歷史檔案資料的通知》。深入到各區、縣及市級近30個單位收集反映60周年暨××市建市70周年歷史檔案圖片資料700余張。
2、為慶祝××市檔案館成立50周年，主辦了《蘭臺之歌》主題文藝晚會，編輯出版了《傳承歷史服務現實——××市檔案事業發展五十周年回顧》畫冊。
3、與市科技情報所籌備，利用檔案載體立項，加快我市檔案館館藏檔案數字信息化進程。
（二）日常工作
1、20__年全年共搶救檔案1880卷，167331張，完成目標任務的47，檔案著錄1982條，完成目標任務的49.5。
2、按照省下達的檔案工作規范化管理目標任務，年初以××檔［20__］28號文制定下發了《關于對納入20__年檔案工作規范化管理達標晉升和復查單位進行驗收的通知》，對20__年納入市、區、縣檔案工作規范化管理及復查的檔案館、機關、事業、企業、科技事業單位進行了安排部署，明確了驗收、復查的時間。20__年全年，全市共完成5個單位檔案工作規范化管理達到省級標準。其中××電業局、××市精神中心（市五醫院）為省一級，市委辦、××電業局沿灘供電局為省二級，市畜牧局為省三級。
3、為全面推進依法行政工作，以××檔（20__）26號印發了《××市檔案局全面推進依法行政總體規劃》。對金融、保險、證券、郵電行業的15個單位開展了專項檔案行政執法檢查，糾正了一些檔案違法行為。深入××井、富順開展檔案“兩個體系”建設和家庭檔案建設工作的調研。
4、為加快社會主義新農村建設，加強對民生檔案的監督、指導，我局以××檔20__25號文印發《××市社會主義新農村建設檔案管理暫行辦法（試行）》及市、縣（區）、鎮（鄉）、行政村社會主義新農村建設文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，下發縣（區）檔案局執行。
5、為紀念建市70周年，我局××20__年初接到編寫《因鹽設市紀錄》一書任務后，工作人員夜以繼日的工作，20__年3月底完成初稿，經修訂、校對，一本45萬余字的《因鹽設市紀錄》一書已交付出版單位正式出版。
6、黨務、黨建、黨風廉政建設、行政效能、社會維穩，做到領導重視，機構健全，年初有工作計劃，工作有記錄，未發生安全事故，無違法、違紀行為發生。
7、積極全面落實科學發展觀各項工作，深入社區、企業、農村開展調研，尋找檔案工作如何為社區、企業、農村服務的切入點。
8、草擬、論證、修改了《××市家庭檔案管理辦法》、《××市中介組織檔案管理辦法》2個規章。與相關部門協調籌備××市民營企業檔案工作會議，并草擬了相關材料。
9、××省重點檔案搶救川南片區現場交流會3月在××圓滿召開，接待與會代表100余人，得到省檔案局的表揚。
10、××省經科檔案工作協作組第四組檔案學術暨經驗交流會于20__年4月22——23日在××順利召開，交流學術論文13篇，接待與會代表70余人。
11、安全保管館藏檔案、資料36萬卷、件。安全檢查2312卷，提供修復檔案1087卷，接收進館檔案548卷，資料96本，整理資料1016本，完成了建市70周年三本書涉及檔案解密及相關單本文位協調解密工作。
12、接收原市體改辦檔案文書、財會等檔案1200卷，接待查閱咨詢利用者60余人次，收集現行文件120余份，上傳40余份現行文件到××市檔案局網站。
13、積極參與落實市紡織廠等4戶國有企業政策性破產檔案處置工作。
14、完成××市檔案館愛國主義 教育基地參觀接待任務，共接待參觀者400余人。
15、完成建市七十周年大型圖片展承辦、制作的前期準備工作。
16、規范整理檀木林賓館和××市勞教所等單位的檔案近20__0件。
二、存在問題
1、個別單位及個別領導對檔案工作重視不夠，認識上存在差距。致使出現檔案不齊全、完整和規范。
2、檔案工作人員不足且多為兼職，年齡偏大，知識面窄，不適應檔案工作信息化要求，工作開展有一定難度。
三、下半年工作打算
1、圍繞市委、市政府的中心工作和“××省20__年度檔案工作目標管理責任書”，逐條檢查，確保我局全面完成省、市目標任務。
2、根據××省發展和改革委員會、××省檔案局聯合印發的川發改投資（20__）482號文件《關于編制縣級綜合檔案館建設規劃的通知》要求，全面、準確、完整、及時的編制我市區、縣檔案館庫建設規劃和上報審批工作。
關鍵詞： 高校 績效考核檔案 工作思路
一、開展建立高校績效考核檔案工作研究的意義
（一）績效考核是高校實施績效工資制度的難點之一。
根據國務院和國家人社部的安排，事業單位實施績效工資分三步展開。第一步從2009年1月1日起先在義務教育學校實施；第二步配合醫藥衛生體制改革，從2009年10月1日起在基層醫療衛生事業單位實施；第三步從2010年1月1日起，包括高等院校在內的其他事業單位實施績效工資。當前，績效工資改革的第一步和第二步已基本完成，全國各地正在落實績效工資的第三步工作，其中高等院校是最主要的部分[1]。但是，第三步的推進速度并不令人滿意，高校普遍表現出積極性不高、推進遲緩的現象。截止到2012年8月底，除海南及西部由中央財政轉移支付的省份完成了績效工資工作以外，全國半數以上的省份此項工作尚未完成。究其原因，除了高校績效工資總量與水平難以平衡外，另一個重要原因就是績效考核難度大、矛盾多，觸及的范圍廣，不同利益群體的利益訴求難以均衡。
事實上，就某一所高校而言，能否成功實施績效工資制度，一要看績效工資的實施方案是否做到了程序規范、內容設計科學合理；二要看績效考核工作能否做到客觀、公正。由此可見，績效考核對于高校平穩實施績效工資制度意義重大。
（二）績效考核檔案的建立是高校績效考核的重要環節。
績效考核一般分為年度考核和聘期考核。年度考核的時間跨度為1年，聘期考核的時間跨度一般是3至5年。從績效考核的規范性、科學性出發，績效考核不僅要注重結果考核，更要注重過程考核。為了保證考核記錄的完整性、原始性，考核結果的公平、公正性，必須按照文書檔案建設的標準，對績效考核中形成的原始記錄進行收集、整理、核對、保管并提供利用——即建立績效考核檔案。由于績效工資制度對于多數高校而言是新生事物，相關工作實踐經驗積累不多，對績效考核檔案方面的研究更不多見，因此，開展高校績效考核檔案的研究探索，對相關工作的實踐指導與推動的作用是不言而喻的。
二、高校績效考核檔案建設工作的基本思路
（一）加強相關制度建設。
制度建設對于工作開展具有根本性的作用，高校應及時出臺相關制度，以保障績效考核檔案建設工作的健康、持續開展。相關制度應明確績效考核檔案建設的意義以及績效考核檔案建設的責任主體、歸檔范圍、分類辦法、檢查核對機構等內容。
（二）明確責任主體。
可以依托高校現行人事檔案的管理主體（各高校根據校情，不盡相同，可以是人事處、組織部、檔案館，也可以是校辦綜合檔案室），這樣可以充分發揮現有檔案管理隊伍專業化水平較高、對檔案管理更加專業的優勢，同時也挖掘了現有人力資源的潛力，避免“重起爐灶”造成人力資源方面的浪費。當然，在績效考核檔案的建設方面，主導考核的人員，應更多地參與其中。從已經實施了績效工資制度的部分高校實踐來看，從事績效考核的牽頭部門可以是人事部門，也可以另外組建隸屬校長直管的獨立機構。為了保證績效考核檔案的針對性和實效性，承擔績效考核的工作人員應當自動納入到高校績效考核檔案建設的責任主體之中，從而保證績效考核檔案及時歸檔，為績效考核結果確定及績效工資的發放提供依據。
（三）明確歸檔范圍。
高校績效工資實施方案中涉及的有關考勤、教學科研業績成果、社會服務業績、文化傳承工作成果、學校階段性工作完成情況、保障教學科研情況等方面考核全過程中所形成的原始記錄，都應歸入績效考核檔案之中。
（四）合理進行分類。
根據事業單位崗位設置管理的有關規定，高校工作人員的崗位可分為專業技術、管理和工勤技能等三類崗位，專業技術崗位可細分為教學、科研、教學輔助崗位等三類。由于不同崗位的崗位職責不同，所以績效考核的內容也不相同。針對不同的崗位，對照高校內部現行績效工資實施細則中規定的考核要素，將績效考核檔案進行相應分類。比如對于教學人員的考核檔案可分為四類。一是教學類：教學學時數、教學質量評價等次、參加教研活動考勤記錄、獲得的教學研究成果等；二是科研類：主持或參加科研課題情況、公開發表學術論文情況、科研獲獎情況、舉辦學術報告情況、主編教材或出版專著情況等；三是社會服務類：參與產學研項目情況、從事技術服務與推廣情況等；四是文化傳承與創新類：參與文化傳播與文化創新等方面的工作業績等。其他崗位可根據工作性質和考核要素，作相應的分類。因各校有關績效工資實施方案結合了各自校情，校際之間會存在一定差異，在制定具體分類標準時，可視需要進行調整。
高校在制定分類方案時，考慮到聘期的時間跨度和保管期限，可以使用“年度—崗位（問題）—保管期限”分類法，對績效考核檔案進行分類整理。績效考核檔案的“保管期限”問題，后文將作專門探討。
（五）明確檢查核對機構。
績效考核檔案材料的來源主要包括三個方面：一是考核組織者在實施績效考核工作中產生的，如對各單位人員到崗情況的抽查，形成的考勤記錄；二是被考核者依據考核組織的要求，提供的個人業績材料，如獲獎證書、發表的學術論文原件等；三是校外知情的單位或個人提供的被考核對象的業績及現實表現材料，如企業提供的有關教師參與產學研工作的鑒定材料，掛職單位提供的掛職者掛職期間的現實表現鑒定結論等。管檔機構收到的各類考核材料必須經過有關部門檢查核對驗證后方可作為確定考核結果的依據，即作為檔案進行保管并提供利用。根據材料性質，按照部門工作分工，由不同的職能部門予以檢查驗證：科研業績材料由科研管理部門驗證；教學類的材料由教學管理部門審核驗證；各二級單位自行開展考核所形成的考核材料，由考核的組織單位進行驗證。
（六）明確查（借）閱辦法。
建立高校績效考核檔案的根本目的是為了提供利用。高校績效考核檔案利用的主體主要包含三個層面：首先，績效考核的組織實施者，要調閱被考核對象的績效考核檔案材料，用于績效考核結果的確定及績效工資的兌現；其次，被考核對象，根據需要，可申請使用本人的績效考核檔案；再次，作為對績效考核工作行使監督權的單位或個人，可依據一定的程序，查閱相關績效考核檔案。各高校可制定績效檔案查（借）閱的具體辦法，明確績效檔案查（借）閱審批程序及相關紀律要求。
（七）明確保管期限。
1.聘期內分年度形成的過程性材料。兼顧檔案庫房容量及聘期的規定，聘期內形成的過程性材料（如個人年度考勤資料等）以聘期作為保管期限。例如，某高校規定各類崗位人員的一個聘期為3年，則其保管期限就定為3年。
2.聘期屆滿形成的結論性材料。對于被考核對象聘期考核結果等檔案材料，參照國家檔案局2006年公布的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》中關于《文書檔案保管期限表》的規定，“人事考核、職稱評審工作文件”的保管期限可定為“永久”。
（八）加強信息化建設。
由于高校在實施績效考核過程中形成的所有原始記錄，都要歸入到績效考核檔案之中，其信息量之龐大是不言而喻的。及時開發績效考核檔案管理軟件，積極建立績效考核檔案數據庫以及電子檔案目錄等就顯得尤為重要。這樣，檔案管理人員就可充分借助績效考核數據庫和軟件系統，按要求對數據進行橫向或縱向的比較與統計，為學校領導層決策和承擔績效考核的單位公正、公平地發放績效工資提供重要依據[2]。
（九）建立保密制度。
績效考核檔案材料中也會有涉及個人隱私及參與企業帶有商業秘密性質的技術研發等方面的信息，需要加以保護。各高校有必要根據《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》，出臺有關績效考核檔案方面的保密細則。
三、對高校績效考核檔案建設工作的展望
（一）研究與推廣。
鑒于績效考核檔案建設工作對高校實施績效工資制度的重要作用，現有相關理論較少，對實踐的指導作用有限。所以，無論是作為實踐主體的高校還是政府檔案管理部門都要重視對此項實踐的立項研究，總結提煉出帶有規律性的成果，用于指導相關實踐。同時，省級主管部門應將各高校有關績效考核檔案建設工作的成功范例進行推廣。
（二）規范與管理。
高校績效考核是一個新生事物，績效考核檔案建設同樣也是一項全新的工作，作為實踐主體的各有關高校，要提高認識，規范管理。要把績效考核檔案建設作為學校檔案事業的一部分，不斷總結實踐經驗，完善充實制度建設。行業主管部門（教育廳）、省級檔案主管部門（省檔案局）要加強指導和調研工作，逐步將高校績效考核檔案建設工作納入監管范圍，以促進相關實踐朝著健康的方向發展。
參考文獻：
