發(fā)布時間：2022-07-16 10:12:49
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的1篇高校文書檔案管理探討，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
摘要 廣西民辦高校應(yīng)當(dāng)對文書檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，本文通過分析廣西民辦高校文書檔案管理工作存在的問題，提出了提升廣西民辦高校文書檔案管理工作的幾點建議，最終使民辦高校文書檔案管理實現(xiàn)法制化、制度化、規(guī)范化。
關(guān)鍵詞 廣西 民辦 高校 文書檔案
我國“檔案”的歷史可以追溯到公元前的殷商時期，距今已有三千多年，國之精華，國之薈萃，國之痕跡都體現(xiàn)在了檔案里面。自古以來我國就非常重視文書檔案的保管，使中華民族數(shù)千年的歷史得以延綿不斷的記載。而民辦高校的文書檔案是學(xué)校發(fā)展的原始記錄，是學(xué)校成長中的種種記載，也要受到重視和集中統(tǒng)一管理。
民辦高校大都是自籌資金辦學(xué)，沒有公辦學(xué)校強(qiáng)大的政府財政補(bǔ)貼做后盾，所以在廣西，很多民辦高校對檔案工作都不重視，出現(xiàn)了責(zé)任不明確，檔案管理制度不健全，檔案基礎(chǔ)設(shè)施不達(dá)標(biāo)，檔案工作人員素質(zhì)不高等現(xiàn)象，造成了各種珍貴文書檔案散落于各科室，甚至掌握在部分教職員工個人手中。2016年，中共南寧市委員會辦公廳、南寧市人民政府辦公廳于2016年1月25日印發(fā)了《南寧市關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的實施意見》（南辦發(fā)（（2016）號）。《實施意見》是南寧市首次以市委、市政府兩辦文件聯(lián)合印發(fā)的加強(qiáng)檔案工作的重要指導(dǎo)性文件是市委、市政府高度重視檔案及檔案工作的具體體現(xiàn)。政府的硬性條件使得廣西民辦高校的檔案工作得到了高度重視，2016年，廣西民辦高校的檔案事業(yè)邁出了艱難的第一步，不久的將來，將會是一派興興向榮的景象。
1民辦高校文書檔案管理的內(nèi)容
（1）高校文書檔案記錄著高校發(fā)展的各種信息，反映學(xué)校主要職能活動和基本歷史面貌，主要包括學(xué)校的教學(xué)管理、科研、社會服務(wù)、改革創(chuàng)新、重大會議、重要舉措、下發(fā)文件等多方面內(nèi)容，對學(xué)校教學(xué)、科研、管理、社會發(fā)展、歷史研究等具有利用價值的文件材料；（2）學(xué)校在各項活動中形成的對維護(hù)國家、學(xué)校和教職工權(quán)益具有憑證價值的文件材料；（3）學(xué)校需要貫徹執(zhí)行的上級機(jī)關(guān)、主管部門下發(fā)的指示、規(guī)定、辦法、批復(fù)等；同級機(jī)關(guān)的文件材料；下級機(jī)關(guān)報送的重要文件材料；非隸屬關(guān)系單位發(fā)來的需要執(zhí)行或查考的文件材料；（4）其他對學(xué)校工作具有查考價值的文件材料。
2廣西民辦高校文書檔案管理存在的問題
（1）對檔案工作不夠重視。很多民辦高校的主要領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案的地位、作用及其重要性認(rèn)識不足，領(lǐng)導(dǎo)干部主要注重教學(xué)的管理和學(xué)生的管理，對于學(xué)校的檔案管理工作無暇顧及。對文書檔案管理重視、支持不夠，檔案工作沒有列入年度工作計劃，未成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組；同時分管校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作日常檢查督促少，沒有認(rèn)真解決檔案工作中存在的困難和問題；對檔案法律法規(guī)的學(xué)習(xí)宣傳重視不夠。
（2）沒有嚴(yán)格依法管理文書檔案。廣西很多民辦都沒有按法律要求集中統(tǒng)一保管學(xué)校的文書檔案，檔案仍散存在有關(guān)科室或經(jīng)辦人手中；檔案安全意識淡薄，全年未開展檔案保管安全檢查工作；未做到整理、閱覽、庫房三分開，有的甚至在檔案室中堆放雜物；部分民辦高校檔案管理制度沒有健全，有的制度沒有上墻。
（3）文件內(nèi)容多而雜，分類管理難度大。由于歸檔文書涉及教學(xué)管理、科學(xué)研究、黨建、后勤、財務(wù)等多個方面，還包括上級和學(xué)校內(nèi)部印發(fā)的各類紅頭文件、會議紀(jì)要、協(xié)議等重要文件，資料的形式（如：照片、光盤、硬盤、網(wǎng)盤）越來越多元化，對于各種各樣的文件，不能夠做到詳細(xì)分類，僅僅做了一些大致分類，在查找某個文件時，需要把整個相關(guān)大類的文件翻一遍，浪費(fèi)了大量的工作時間。
（4）檔案室不符合規(guī)范。廣西民辦高校檔案室設(shè)施設(shè)備普遍比較簡陋，如沒有配備除濕機(jī)、防磁柜、溫濕度記錄儀等檔案管理必需的設(shè)施設(shè)備；溫濕度無法達(dá)到規(guī)定要求，檔案的安全保管和保護(hù)存在嚴(yán)重隱患。
（5）檔案工作機(jī)制落實不到位。主要體現(xiàn)在民辦高校對檔案工作認(rèn)識不到位，沒有按要求建立健全檔案領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)及檔案管理網(wǎng)絡(luò)，監(jiān)督和指導(dǎo)力度不夠，造成學(xué)校檔案工作滯后；檔案人員和檔案實體交接時未能履行好交接手續(xù)，造成檔案積壓，管理混亂，直接影響了學(xué)校檔案工作的開展。
（6）檔案隊伍穩(wěn)定性和綜合素質(zhì)不夠。廣西很多民辦高校文書檔案工作人員身兼數(shù)職、變動頻繁，直接影響了檔案管理工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性；甚至有些學(xué)校根本就沒有專業(yè)的文書檔案管理人才，再加上檔案傳閱制度的不健全，一些重要的文書檔案在借閱后不能如期歸還，導(dǎo)致文書檔案流散在個人的手里，甚至出現(xiàn)丟失現(xiàn)象。
部分民辦高校文書檔案工作人員培訓(xùn)不足、業(yè)務(wù)不精，工作主動性不強(qiáng)，導(dǎo)致歸檔文件的整理、分類和保管期限劃分等問題上不夠準(zhǔn)確，檔案不按時立卷歸檔和未及時移交等情況時有發(fā)生；個別檔案工作人員責(zé)任心不強(qiáng)，存在隨意應(yīng)付了事思想。不督促借閱人填寫文書借閱登記表，時間一長，文書檔案就容易遺失。就會造成檔案室的文書檔案資料不齊全。
3提升廣西民辦高校文書檔案管理水平的建議
（1）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要重視文書檔案工作。主要領(lǐng)導(dǎo)和分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識文書檔案工作的重要性，切實重視、支持和關(guān)心檔案工作，把檔案工作納入學(xué)校年度工作計劃和目標(biāo)考核，建立健全學(xué)校檔案管理制度，完善人員選配、設(shè)施設(shè)備配備、資金保障，確保檔案工作正常開展，完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)；同時，民辦學(xué)校要加大對《中華人民共和國檔案法》、《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的實施意見》以及《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》（第30號令）的學(xué)習(xí)和宣傳力度，可以通過學(xué)校微平臺推送專題、開展主題學(xué)習(xí)會、印發(fā)宣傳資料、宣傳海報以及播放相關(guān)視頻等形式，深入開展檔案法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和宣傳，切實增強(qiáng)學(xué)校教職工特別是領(lǐng)導(dǎo)干部依法治檔、依法管檔意識，提高執(zhí)行檔案法律法規(guī)的自覺性，提升民辦學(xué)校檔案管理的法制化、制度化、規(guī)范化水平。
（2）加大投入，保管條件不斷改善。廣西民辦高校要加大資金投入，成立綜合檔案室，對學(xué)校的文書檔案實行統(tǒng)一管理；設(shè)立獨(dú)立的檔案庫房，實現(xiàn)庫房、查閱和整理室“三分開”；庫房設(shè)施配備齊全，管理規(guī)范，檔案整理用具符合國家標(biāo)準(zhǔn)要求，保證檔案集中統(tǒng)一安全保管，為檔案工作創(chuàng)造良好的環(huán)境。
（3）加強(qiáng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)。隨著科技化、現(xiàn)代化、自動化、信息化的到來，高校應(yīng)當(dāng)做好電子文件的歸檔與接收、存儲與備份工作。如文本文件、圖像文件、音視頻文件等采用數(shù)據(jù)庫存儲目錄存儲、光盤存儲等。可以建立一個從系統(tǒng)備份、數(shù)據(jù)庫備份、網(wǎng)絡(luò)備份到電子原件備份的有效備份，保證檔案管理的完整性。
借助于校園管理平臺搭建一個檔案信息管理系統(tǒng)，對各級訪問權(quán)限進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，不僅可以實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化，還可以提高文件歸檔和查閱的方便快捷性。方便、高效、快捷的信息化文書管理系統(tǒng)，可以更好地解決歸類難的問題。
（4）加強(qiáng)檔案工作隊伍建設(shè)。民辦高校要加強(qiáng)文書檔案工作人員的選配和穩(wěn)定性，確保專（兼）職檔案管理人員必要的工作時間和工作條件；注重培養(yǎng)文書檔案管理人員的職業(yè)道德修養(yǎng)，因為文書檔案有部分文件屬于機(jī)密文件，必須確保文件的機(jī)密性，要守得住紀(jì)律。又要確保文書檔案管理的準(zhǔn)確性、時效性、應(yīng)用性。
完善檔案工作組織架構(gòu)，成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，加強(qiáng)學(xué)校檔案工作的業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo)；并積極組織專兼職檔案工作人員參加檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，豐富文書檔案管理人員的專業(yè)知識。到區(qū)內(nèi)外同類高校參觀學(xué)習(xí)，借鑒先進(jìn)科學(xué)規(guī)范的管理方法，座談研討適合符合現(xiàn)代化檔案管理要求的檔案管理模式，同時可邀請專業(yè)人員來校開展檔案工作管理培訓(xùn)，提高學(xué)校檔案工作隊伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，確保檔案工作有序開展。
（5）切實開展整改提升工作。廣西民辦高校要認(rèn)真履行文書檔案管理的各項職責(zé)，針對年檢中存在的問題，要認(rèn)真組織檔案管理人員進(jìn)行全面自查，查缺補(bǔ)漏，整改提升，尤其是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，制定整改方案，強(qiáng)化工作措施。
（6）建立完善的檔案收集與管理制度。為了保證檔案的整體質(zhì)量，根據(jù)檔案的保存價值與意義進(jìn)行分類，明確文書檔案收集的范圍、時間及保管期限，嚴(yán)格按照公文的行文標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行裝訂、收集存檔。
4總結(jié)
文書檔案管理在高校中是一項重要的行政辦公工作，要做好文檔的收集、鑒定、統(tǒng)計等工作。隨著時代的發(fā)展，辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)信息化是未來的發(fā)展趨勢，檔案管理工作人員要與時俱進(jìn)，開拓思路，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，探索適應(yīng)時展的管理方法與模式，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《歸檔文件整理規(guī)則》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》等制度，Y合學(xué)校特點，完善健全檔案管理的管理體制，加強(qiáng)文書檔案的管理，積極解決文書檔案管理工作中存在的問題，更好地服務(wù)高校教學(xué)管理、科學(xué)研究、行政管理等部門，促進(jìn)高校更好地發(fā)展。
摘 要：在當(dāng)今經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的時代，人們對管理文書檔案的工作頗為重視。本文集中分析了現(xiàn)階段我國高校文書管理工作，討論了怎樣才能更好的完善高校文書檔案管理工作，并提出了最終解決方法。
關(guān)鍵詞：高校；文書檔案管理；現(xiàn)狀；對策
引言
文書檔案是非常必要的，它是最原始的信息記錄原件。即便我們已經(jīng)擁有大容量儲存的智能化計算機(jī)來作為存儲單位，但是由于文書檔案具有安全性、隱私性和不易管理等諸多因素，使得文書檔案不能夠被計算機(jī)所完全替代，例如在高校的行政管理事務(wù)活動中通常是采用文書管理來實現(xiàn)的。文書檔案也就是對通用文書所轉(zhuǎn)化的一部分檔案的習(xí)慣性稱謂，檔案中最重要的一部分便是文書檔案，它即反映了一個事物過去的發(fā)展歷程，又是對現(xiàn)代社會發(fā)展的記錄，因此在整個行政管理工作中的影響不容小覷。
文書檔案的質(zhì)量對文書檔案價值的衡量發(fā)揮著重要作用，尤其是在行政管理工作中離不開文書檔案的。目前高校的文書檔案管理仍然是存在著各種各樣的小問題，不能使文書檔案管理工作在學(xué)校中充分發(fā)揮作用，下文便是對現(xiàn)階段的一些高校文書檔案管理的問題進(jìn)行討論。
一、高校文書檔案管理現(xiàn)狀與問題
1.1 文書檔案管理存在的主要問題
1.1.1 不能全面收集所需的文件材料，學(xué)校的各項工作和活動所產(chǎn)生的許多有價值的文件材料都將被文書檔案所保存，方便后人查看借鑒。高校對文書檔案管理工作一般是比較嚴(yán)格的，而且比較齊全的檔案資料保存也是非常不易的，文書檔案通常都是不夠完整的，也不能夠?qū)⒏咝５娜啃畔⒂行У捏w現(xiàn)出來的。對于那些不完整的檔案后續(xù)的編史修志更是難上加難。倘若能更好的完善文書檔案，這樣就能使學(xué)校的發(fā)展歷程更加系統(tǒng)和準(zhǔn)確得到展現(xiàn)，同時作為重要的依據(jù)方便學(xué)校下一時期的發(fā)展。以下是目前高校文書材料不完整收集幾個重要方面：①較小的文件儲存；②短時間內(nèi)的材料詳細(xì)，時間久遠(yuǎn)的非常缺乏；③較全的大部門文件，但缺乏小部門的文件；④紅頭文件較全，一般資料不全；⑤歸檔的檔案文件載體較小；⑥保存詳細(xì)的行政辦公室材料，但缺少圖書館收集資料；⑦材料的變化記錄不準(zhǔn)確。
1.1.2 公文格式不規(guī)范 文書檔案都需要有一定的格式，與企業(yè)公文不同，需要具備相關(guān)的學(xué)校管理工作專業(yè)知識。參照《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》撰寫公文才具備相關(guān)的格式規(guī)范，而高校公文格式不規(guī)范主要體現(xiàn)在以下幾個方面：①公文撰寫標(biāo)題不規(guī)范；②文件用紙不規(guī)范；③撰寫字體不規(guī)范；④公文撰寫復(fù)制粘貼嚴(yán)重；⑤公文公章不規(guī)范。
1.2 造成高校文書檔案問題的主要原因
1.2.1 一方面是較弱的管理意識和較落后的管理手段，不合理的設(shè)置了各部門管理員，從而不能完美進(jìn)行文書管理工作，很大程度上影響了檔案的收集率。
1.2.2 另一方面，學(xué)校沒有固定的管理隊伍，而且文書管理人員經(jīng)常變動，因此不能連續(xù)的進(jìn)行文書管理，更無法使學(xué)校的歷史全貌得到完整的展現(xiàn)。
1.2.3 由于近年來科技的迅猛發(fā)展，使得學(xué)校辦學(xué)水平得到提升，加上計算機(jī)技術(shù)在各個領(lǐng)域的不斷發(fā)展的應(yīng)用，現(xiàn)在的高校檔案部門大都采用軟件來對檔案進(jìn)行管理，從而形成了微機(jī)化的管理模式。當(dāng)前在對材料進(jìn)行入檔時大都采用兩種方式：①只存軟盤，不進(jìn)行留底保存，但是當(dāng)前的檔案室時很難將其進(jìn)行長期保存的，這也就是多媒體資料存儲的缺陷。②將文件資料存入軟盤時，這僅僅由計算機(jī)實行打印工作，但是沒有檔案室的蓋章和編號，以至于檔案室不能夠準(zhǔn)確了解資料出入，這樣就造成檔案的入檔毫無秩序。而且，偶爾出現(xiàn)的計算機(jī)系統(tǒng)問題也會導(dǎo)致的資料丟失。
1.2.4 文書檔案管理人員素質(zhì)不高 文書檔案管理是衡量單位檔案管理水平的一個重要標(biāo)準(zhǔn)，檔案工作質(zhì)量如何完全取決于檔案管理人員自身的素質(zhì)。部分檔案管理人員不注重提高職業(yè)道德修養(yǎng)，缺乏知識更新的主動性與自覺性，嚴(yán)重影響了檔案管理水平的持續(xù)提升。
二、提高高校文書檔案管理工作效率對策
2.1 檔案管理也要不斷的學(xué)習(xí)向前看 千萬不要被傳統(tǒng)管理方法所束縛，導(dǎo)致高校的檔案管理工作變得簡單而死板。想要突破固有的低效率檔案管理現(xiàn)狀就必須尋求突破創(chuàng)新。首先就應(yīng)該從普通的管理人員開始，只有創(chuàng)新才可以使得檔案管理方法來適應(yīng)時代的需求。因此，在新時代的形勢下，高等院校的領(lǐng)導(dǎo)者和文書檔案管理工作人員就必須突破舊觀念。只有這樣，才能夠發(fā)揮其在整個管理工作中應(yīng)有的作用。
2.2 走創(chuàng)新之路，做好內(nèi)部改革 文書檔案管理的工作人員不能循規(guī)蹈矩，堅持走創(chuàng)新之路就是打破循規(guī)蹈矩找到解決問題的新方法。想要做到檔案管理工作的創(chuàng)新就必須基于內(nèi)部的改革，通過績效考評給予工作人員一定的物質(zhì)獎勵有利于檔案管理人員更好地為高校內(nèi)部檔案管理服務(wù)。
管理制度是另一大創(chuàng)新內(nèi)容，通過管理制度的創(chuàng)新推動檔案管理工作的質(zhì)量和效率。西南民族大學(xué)便是采取加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理地方法從而提高管理工作的效率和質(zhì)量。在2004年建立了集“文書、教學(xué)、學(xué)生”等檔案管理為一體的綜合檔案館，巨額的資金投入為其準(zhǔn)備了更好的條件，學(xué)校還成立了專門的檔案管理工作小組，由此可見管理制度的創(chuàng)新對提高檔案管理效率和質(zhì)量是非常有幫助的。
三、結(jié)語
文書檔案管理工作在高校管理工作中是非常重要的。高校文書檔案管理要加強(qiáng)對制度的更新完善，要使檔案管理在有效的制度下進(jìn)行，以便能在新時期能夠更好迎接新挑戰(zhàn)，取得更大的進(jìn)步。此外針對檔案管理人員，不要被舊觀念所束縛，要積極探索新的文書檔案管理方法，同時要加強(qiáng)對自身技能的練習(xí)，以此來使檔案充分發(fā)揮其作用，更好的完善學(xué)校的教學(xué)、科研和管理等。
摘要： 隨著社會的發(fā)展，文書檔案管理工作越來越具有挑戰(zhàn)性。本文對高校文書管理工作的現(xiàn)狀和問題進(jìn)行分析，探討了如何才能做好高校文書檔案管理工作，最終提出解決對策。
0 引言
文書檔案作為信息的最原始記錄，具有重要作用，雖然現(xiàn)代化計算機(jī)具有同樣存儲的功能，由于文書檔案本身具有安全性、隱私性和不易管理等因素，因此目前來講計算機(jī)存儲不可能完全替代文書管理，尤其是在高校的行政管理事務(wù)活動中文書管理是必不可少的。所謂的文書檔案即由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂，文書檔案是檔案的重要組成部分，它既是對一個單位過去發(fā)展歷程的縮影，又是現(xiàn)在建設(shè)狀況的記錄，因此在整個行政管理工作中有著至關(guān)重要的作用。
另外，衡量文書檔案價值的關(guān)鍵因素是文書檔案的質(zhì)量，文書檔案在行政管理中有著非常重要的作用。在高校機(jī)關(guān)的文書檔案管理工作中，或多或少地也存在一些問題，影響著文書檔案管理工作的正常進(jìn)行，接下來將討論高校文書檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題。
1 高校文書檔案管理現(xiàn)狀與問題
1.1 文書檔案管理存在的主要問題
1.1.1 文件材料收集不太齊全 文書檔案是為了保存學(xué)校在各項工作與活動中所形成的有價值的文件材料的原始記錄，供后人查閱借鑒。高校對文書檔案管理較為苛刻，但是想保存齊全的檔案資料非常困難，一般的文書檔案都缺乏完整性，很難真實有效的反映出高校的全部信息。一些檔案支離破碎會影響后續(xù)的編史修志工作。如果文書檔案得到了修復(fù)，就能系統(tǒng)而準(zhǔn)確地反映學(xué)校的發(fā)展歷史和過程，為學(xué)校下一時期的發(fā)展提供依據(jù)。而目前高校文書材料收集不齊全體現(xiàn)在以下幾個方面：①文件存儲量小、不完整；②短時間內(nèi)的材料全，距離久遠(yuǎn)的少；③大部門文件比較全，小部門的文件較少；④紅頭文件較全，一般資料不全；⑤歸檔的檔案文件載體較小；⑥行政辦公室材料保存齊全，圖書館收集資料樣本少；⑦缺乏有效的變化記錄。
1.1.2 公文格式不規(guī)范 文書檔案都需要有一定的格式，與企業(yè)公文不同，需要具備相關(guān)的學(xué)校管理工作專業(yè)知識。參照《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》撰寫公文才具備相關(guān)的格式規(guī)范，而高校公文格式不規(guī)范主要體現(xiàn)在以下幾個方面：①公文撰寫標(biāo)題不規(guī)范；②文件用紙不規(guī)范；③撰寫字體不規(guī)范；④公文撰寫復(fù)制粘貼嚴(yán)重；⑤公文公章不規(guī)范。
1.2 造成高校文書檔案問題的主要原因
1.2.1 一方面是管理意識薄弱、管理手段落后，部門的管理員崗位設(shè)置不合理，使得文書管理并不規(guī)范，檔案收集效率也大大降低。
1.2.2 另一方面，高校檔案管理隊伍不穩(wěn)定，文書管理人員流動性較大，使得文書管理并不連續(xù)，長此以往會使得文件材料的缺失和不完整，不能系統(tǒng)完整地反映單位的歷史全貌。
1.2.3 隨著高校辦學(xué)條件的改善和計算機(jī)技術(shù)在學(xué)校各項工作中的廣泛推廣和應(yīng)用，高校檔案部門都配置了現(xiàn)代化管理設(shè)備，購置了檔案管理軟件，實現(xiàn)了微機(jī)化管理。目前，在文件材料的歸檔上往往有兩種傾向：①只存軟盤，不打印文字材料進(jìn)行留底保存，就某些檔案室目前的保管情況來看，恐怕很難達(dá)到長久保存的目的，這就是多媒體資料存儲的缺陷。②有些文件資料存入軟盤，但只是通過計算機(jī)打印出來，卻未經(jīng)檔案室登記、蓋章和編號等，因此檔案室就無法掌握資料的進(jìn)出，使得整個檔案入檔過程變得很不規(guī)范。除此之外，計算機(jī)的系統(tǒng)問題也會導(dǎo)致資料的丟失以及無法補(bǔ)回，資料的齊全度也會受到影響。
1.2.4 文書檔案管理人員素質(zhì)不高 文書檔案管理是衡量單位檔案管理水平的一個重要標(biāo)準(zhǔn)，檔案工作質(zhì)量如何完全取決于檔案管理人員自身的素質(zhì)和對工作的責(zé)任感。缺乏檔案管理的知識會使得檔案管理不符合原則性，案卷保管期限劃分混亂或者全宗檔案收集不齊全導(dǎo)致文書檔案管理工作不能順利進(jìn)行。部分檔案管理人員不注重提高職業(yè)道德修養(yǎng)，業(yè)務(wù)上不精益求精，缺乏知識更新的主動性與自覺性，嚴(yán)重影響了檔案管理水平的持續(xù)提升。
2 提高高校文書檔案管理工作效率對策
2.1 檔案管理應(yīng)重視突破 一直以來，傳統(tǒng)管理方法一直束縛著管理，導(dǎo)致高校的檔案管理工作變得簡單而死板。管理人員總是以舊有的意識來看待文書檔案管理工作覺得檔案管理工作即是收發(fā)檔案和存檔保管，只要資料不泄密就算是做好了檔案管理工作。想要突破固有的低效率檔案管理現(xiàn)狀就必須尋求突破創(chuàng)新。首先就應(yīng)該從普通的管理人員開始，采取科學(xué)的管理方法來克服管理中的缺陷，克服傳統(tǒng)的思維。創(chuàng)新才可以使得檔案管理方法來適應(yīng)時代的需求。只有足夠重視檔案管理以及制度的創(chuàng)新，才能使高校文書檔案管理工作質(zhì)量得到提高。因此，在新時代的形勢下，高等院校的領(lǐng)導(dǎo)者和文書檔案管理工作人員就必須突破舊觀念，創(chuàng)新對文書檔案管理工作的認(rèn)識。只有這樣，才能提高文書檔案管理工作的質(zhì)量和效率，也才能夠發(fā)揮其在整個管理工作中應(yīng)有的作用。
2.2 走創(chuàng)新之路，做好內(nèi)部改革 文書檔案管理的工作人員不能循規(guī)蹈矩，堅持走創(chuàng)新之路就是打破循規(guī)蹈矩找到解決問題的新方法。想要做到檔案管理工作的創(chuàng)新就必須基于內(nèi)部的改革，通過績效考評給予工作人員一定的物質(zhì)獎勵有利于檔案管理人員更好地為高校內(nèi)部檔案管理服務(wù)。
管理方法的創(chuàng)新，使我國在政治、經(jīng)濟(jì)、文化各方面都得到了長期有效的發(fā)展，在這新形式下，高校各學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)更需要趁著這股東風(fēng)在文書檔案工作管理的方式方法上謀求創(chuàng)新，科學(xué)的管理方法和創(chuàng)新的管理方式才能提高工作效率，促進(jìn)文書檔案管理工作的有序進(jìn)行。比如檔案管理加入現(xiàn)代信息化設(shè)備，提高效率的同時降低檔案管理工作的難度。打造一個“文檔一體化”信息化管理系統(tǒng)，通過資料備案和系統(tǒng)管理的方法，把文件資料自動錄入到檔案庫中，從而實現(xiàn)公文處理和檔案歸檔的全程管理。這在保證工作質(zhì)量的前提下有效地提高了工作人員的工作效率，節(jié)約人力資源的同時，文書檔案管理工作人員的素質(zhì)也可以通過培訓(xùn)得到提高。
管理制度是另一大創(chuàng)新內(nèi)容，通過管理制度的創(chuàng)新推動檔案管理工作的質(zhì)量和效率兩不誤。高等院校要想做好文書檔案工作必須采取科學(xué)合理的管理制度，就要嚴(yán)格實行部門立卷的歸檔制度。西南民族大學(xué)就采取了加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理來提高管理工作的效率和質(zhì)量。在2004年建立了集“文書、教學(xué)、學(xué)生”等檔案管理為一體的綜合檔案館，加大經(jīng)費(fèi)的投入給辦公條件巨大的支持，學(xué)校還成立了專門的檔案管理工作小組，大大提高了工作人員的積極性和管理效率，這證明了管理制度的創(chuàng)新是提高檔案管理效率和質(zhì)量的保證。
3 結(jié)語
文書檔案管理工作是各個高等院校管理工作中不可缺少的一部分。新時期面臨新的挑戰(zhàn)和發(fā)展機(jī)遇，高校文書檔案管理工作應(yīng)繼續(xù)完善管理制度，為文書檔案管理提供制度保障。檔案管理人員也應(yīng)突破舊觀念的束縛，尋求文書檔案管理方法的創(chuàng)新，并不斷提高自身的專業(yè)技能水平，這樣才能更好地發(fā)揮檔案的作用，為學(xué)校的教學(xué)、科研和管理服務(wù)。
【摘要】當(dāng)前，高校文書檔案管理中存在認(rèn)識、重視不夠和立卷質(zhì)量不高等問題。針對高校文書檔案管理工作中存在的問題，通過分析，本文對高校文書檔案管理提出了制定高校文書檔案管理辦法，建立覆蓋學(xué)校的檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，加強(qiáng)高校文書工作與檔案管理工作規(guī)范的銜接。
【關(guān)鍵詞】高校;文書檔案;問題;對策
高校文書檔案真實地反映了學(xué)校的教學(xué)管理、教學(xué)實踐、教學(xué)研究、學(xué)生管理等全過程,是高校教育管理工作的真實記錄,高校檔案的管理最終是將其再利用于教育管理本身,為高校運(yùn)行管理與各項改革服務(wù)。文書檔案管理是高校管理向制度化、規(guī)范化、科學(xué)化方向發(fā)展的重要標(biāo)志，是不斷提高校管理水平的需要，因此，做好高校文書檔案管理工作具有十分重要的意義。本文將從以下幾個方面就高校文書檔案管理工作談點看法。
1 高校文書檔案管理中存在的問題
1.1 對高校文書檔案管理的作用認(rèn)識不夠:高校檔案整理的目的就是為了保存學(xué)校在各種工作與活動中所形成的有保存價值文件材料中的原始記錄，可以為后人提供借鑒的經(jīng)驗、查考憑證，也為編寫校志等提供寶貴資料，所以檔案是否真實、齊全、完整極為重要。絕大多數(shù)人沒有把立卷歸檔工作當(dāng)回事，對其重要性認(rèn)識不夠。
1.2 對高校文書檔案管理工作重視不夠:文書檔案管理工作是高校管理中很重要的工作之一，受歷史條件的限制，現(xiàn)行高校文書檔案管理主要針對的是校級檔案管理，對校二級檔案的管理沒有做出明確規(guī)定，致使教學(xué)管理和教學(xué)評估中所必須的教學(xué)計劃、教學(xué)日歷、教案試卷、學(xué)生平時成績、畢業(yè)實習(xí)設(shè)計等一系列基本文件和材料，未全納入檔案管理中，或者有些雖然具備，但不完整或不規(guī)范，給后續(xù)工作造成一定的困難。
1.3 文書檔案立卷質(zhì)量不高:凡是反映本單位或者部門，工作活動具有查考利用價值的文件材料、圖片、照片、錄音、錄像帶等均應(yīng)立卷歸檔，檔案立卷要與時俱進(jìn)，檔案收集得齊全，就能準(zhǔn)確、系統(tǒng)地反映出學(xué)校工作的歷史原貌；反之，檔案殘缺不齊，就不能很好地反映一所學(xué)校的工作原貌，如嚴(yán)重不齊全的，反映的將是支離破碎的情況，直接影響將來的編史修志等工作。
1.4 檔案材料歸檔措施不到位:近年來，高校辦公自動化程度不斷提高，電腦、復(fù)印機(jī)、掃描儀等科技產(chǎn)品迅速普及，極大地提高了文書檔案材料的收集與處理效率。但利用現(xiàn)代化辦公設(shè)備形成的一些文書檔案資料，則與傳統(tǒng)的檔案立卷方式產(chǎn)生了沖突。目前，高校文書檔案資料歸檔存在著兩種傾向：一種是只存于軟盤、硬盤和光盤之中，不打印文字資料進(jìn)行留底保存，很難達(dá)到長久保存的目的；另一種是只存文字性資料而不存軟盤、硬盤等電子版材料，也不利于重要文件檔案的保存。
1.5 管理工作人員積極性不高:有些高校檔案管理工作人員由于缺乏檔案意識和責(zé)任心，或者缺乏相關(guān)方面的知識，致使文書在立卷過程中不符合原則、要求和方法，出現(xiàn)案卷保管期限劃分混亂或者造成全宗檔案收集不齊全等。例如有些管理工作人員認(rèn)為一件工作做完了就算過去了，而工作中的資料在工作完成后便隨手一扔，認(rèn)為沒有保存的必要，認(rèn)為檔案收集工作是檔案室工作人員的事情，與自己無關(guān)。
2 解決高校文書檔案管理問題的措施
針對高校文書檔案管理工作中存在的問題，筆者談一下自己對高校文書檔案管理對策的一些看法。
2.1 制定高校文書檔案管理辦法:單位或者部門要根據(jù)實際情況實際需要出臺相應(yīng)的高校文書檔案管理制度，由專人、專崗、專室管理文書檔案，使文書檔案管理日常化、制度化。
2.2 建立覆蓋學(xué)校的檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng):隨著計算機(jī)的應(yīng)用，電子檔案發(fā)展迅速，高校作為科教興國戰(zhàn)略的主陣地，在一定程度上代表了我國先進(jìn)的生產(chǎn)力，理應(yīng)充分發(fā)揮自身優(yōu)勢，成為我國檔案系統(tǒng)中新技術(shù)和新規(guī)則應(yīng)用的先導(dǎo)，與紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案的管理需要信息、計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等多方面知識、技術(shù)和相應(yīng)的硬件做支撐。根據(jù)高校檔案管理實際現(xiàn)有條件，檔案管理的電子化是一個系統(tǒng)、艱難的長期工程，不能一蹴而就。所以，首要任務(wù)是規(guī)劃、確定學(xué)校電子檔案管理的不同階段的發(fā)展目標(biāo)，制定切實可行的計劃。檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)健全后也便于大家交納電子檔案材料。
2.3 文書人員要有非常強(qiáng)的檔案意識，做好文書資料的立卷歸檔。在文件處理中，要時刻想到檔案工作，實現(xiàn)文書、檔案工作一體化。這就要求文書人員要把好文件資料的質(zhì)量關(guān)。小、文體格式要做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，不能五花八門；嚴(yán)禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復(fù)寫紙等起草、修改、批閱文件資料等等。此外，強(qiáng)化“文書部門立卷”工作也是文書檔案管理中的一個重要環(huán)節(jié)，“文書部門立卷”是《中華人民共和國檔案法》中早有明確的一項基本制度，它不僅是文書工作的最后環(huán)節(jié)，也是檔案工作的開始環(huán)節(jié)，并成為真正意義上的銜接點。因此公文辦理完畢之后，文書部門或業(yè)務(wù)部門必須及時整理立卷及歸檔。只有這樣，才能實現(xiàn)高校文書工作與檔案管理的最佳銜接。
2.4 與時俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變觀念:文書工作人員必須努力提高自身的認(rèn)識，更新陳舊的觀念，不斷研究和探索在新形勢新條件下文書檔案管理的新路子、新模式，文書檔案管理工作不僅要繼承傳統(tǒng)的優(yōu)秀做法，而且做到開拓進(jìn)取，與時俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案觀念，借助現(xiàn)代化手段，使得高校文書檔案管理順利的進(jìn)入到全盤信息管理工作中。
2.5 提高高校文書檔案管理人員的專業(yè)技能:高校文書檔案管理工作人員要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，充實和提高自己的檔案管理業(yè)務(wù)和計算機(jī)應(yīng)用能力水平，要積極參加檔案業(yè)務(wù)各種培訓(xùn)。要自覺學(xué)習(xí)新知識、新業(yè)務(wù)，提高應(yīng)用計算機(jī)、外語、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力和水平，努力打造成為管理型、技術(shù)型和復(fù)合型的專業(yè)人才。
2.6 提高文書檔案管理工作人員的積極性:學(xué)校要從戰(zhàn)略高度重視檔案管理工作，建立健全相關(guān)激勵機(jī)制，提高檔案工作人員的積極性，搞好宣傳，讓職工提高認(rèn)識，促進(jìn)文件材料的收集工作；其次要增強(qiáng)文書檔案管理工作人員的責(zé)任感，把好人員變動關(guān)、調(diào)入關(guān)。要培育文書檔案工作人員的工作熱情，提高腳踏實地、實事求是的工作作風(fēng)和工作態(tài)度，把好業(yè)務(wù)技能關(guān)。
總之，文書檔案管理工作是高等學(xué)校管理工作的重要組成部分，它既是提高管理工作效率和質(zhì)量的必要條件，也是維護(hù)高校歷史真實面貌的一項重要工作，作為擔(dān)負(fù)著承上啟下職責(zé)的學(xué)校各職能部門，尤其要處理好文書和檔案的關(guān)系。
[摘要] 闡述了高校文書檔案的基本內(nèi)容，探討了當(dāng)前高校文書檔案管理面臨的新的形勢，存在的問題與挑戰(zhàn)，提出了提升高校文書檔案管理效益對策措施，以期推動高校教學(xué)科研工作可持續(xù)發(fā)展。
[關(guān)鍵詞] 新形勢 高校 文書檔案 管理 對策
高等學(xué)校是知識、人才和科技高度密集的教學(xué)與科研基地，高校文書檔案管理工作是高校教學(xué)、科研、管理活動的基礎(chǔ)和客觀、真實記載，是提高高校教學(xué)、科研、管理質(zhì)量，促進(jìn)高校可持續(xù)發(fā)展的重要支撐。加強(qiáng)對新形勢下高校文書檔案管理工作研究，不斷提升高校文書檔案管理效益，推進(jìn)高校可持續(xù)發(fā)展意義十分重大。
一、高校文書檔案的內(nèi)容與作用
高校文書檔案是高等院校在行政、教學(xué)、科研等管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。高校文書檔案來源豐富，對教學(xué)、科研、管理等活動具有記錄、重現(xiàn)、備查等多種功能，因此，加強(qiáng)新形勢下文書檔案管理具有十分重要的現(xiàn)實意義。
（一）高校文書檔案管理的主要內(nèi)容
高校文書檔案是高校教學(xué)、科研、管理工作的真實記錄和反映。國家檔案局第8號令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，對文書檔案的歸檔范圍、文書檔案的保管期限作出了明確的規(guī)定，為做好高校文書檔案管理提供了依據(jù)，也使高校文書檔案管理工作更加規(guī)范和科學(xué)。文書檔案包含有單位及上級部門印發(fā)的各類正式“紅頭文件”，單位簽訂的各種合同、協(xié)議、責(zé)任書、照片、錄音、錄像以及各種電子檔案等等。文書檔案管理的重點在于收集、保存資料，記載“歷史”、“管理”、“編目編冊”、“保存”、“借閱”等工作上；同時，非常強(qiáng)調(diào)資料的完整性、安全性。
（二）文書檔案的主要作用
高校作為教學(xué)、科研中心，文書檔案對教學(xué)、科研工作的延續(xù)與發(fā)展具有十分重要的作用。一是起著憑證作用。《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》規(guī)定：凡屬機(jī)關(guān)歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)檔案工作的部門移交，實行集中統(tǒng)一管理，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。這一規(guī)定提高了高校文書檔案歸檔管理的硬性規(guī)定，也為高校文書檔案憑證作用的發(fā)揮奠定了基礎(chǔ)。高校文書檔案之所以有憑證作用，是由于它的形成規(guī)律和檔案本身的特點所決定的。因為它客觀地記錄了高校歷史發(fā)展情況，具有最可靠的憑證性，其次，從檔案本身的物質(zhì)形態(tài)看，它保留真切的高校歷史痕跡，如有些檔案是當(dāng)事人的親筆手稿，有的是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的親筆簽署或批示，許多文件蓋有制發(fā)機(jī)關(guān)或個人的印信，事關(guān)高校的發(fā)展，因此高校文書檔案具有憑證作用。二是起著工作查考依據(jù)的作用。檔案因為是學(xué)校各項工作的原始記錄，所以它真實記錄和反映了學(xué)校的歷史發(fā)展和教學(xué)、科研、管理活動的整個過程，對高校各項工作等都具有參考、借鑒和依據(jù)作用。三是起著推動教學(xué)、科研工作的可持續(xù)發(fā)展的作用。文書檔案記載著高校教學(xué)、科研已經(jīng)取得的成果，達(dá)到的教學(xué)、科研水平，它的高效率的運(yùn)用，可以使人“站在巨人的肩膀上”，不斷推動高校教學(xué)、科研活動的發(fā)展，創(chuàng)造出更多、更好的成果。隨著我國高等教育的飛速發(fā)展，文書檔案資料十分龐雜，數(shù)量十分驚人，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)時代的要求，高校文書檔案的電子化是必須和必要的，紙質(zhì)和電子檔案應(yīng)同時進(jìn)行。
（三）高校文書轉(zhuǎn)化成檔案的條件
第一個轉(zhuǎn)化條件：必須是處理完畢的文件，才能轉(zhuǎn)化為檔案。因為文件具有現(xiàn)實執(zhí)行效用，因此，還在承辦中的文件不是檔案，而檔案則是已經(jīng)完成了現(xiàn)行的效用，留作查考的文件。所謂辦理完畢的文件，是指文書處理程序、承辦告一段落的文件。第二個轉(zhuǎn)化條件：必須是對今后工作有查考利用價值的文件，才能歸檔保存。這一點，在8號令中得到特別強(qiáng)調(diào)。第三個轉(zhuǎn)化條件：必須是按照一定歸檔制度保存起來的文件才能作為檔案。檔案是文件材料歸檔后的有機(jī)組合，它是按文件材料的自然形成規(guī)律，針對某一件事情、某一內(nèi)容有機(jī)地進(jìn)行排列，而不是雜亂無章的“文件包”、或是單份零散的“文件堆”。
二、當(dāng)前高校文書檔案管理存在的問題與挑戰(zhàn)
由于各種歷史原因，高校普遍存在重學(xué)生檔案、人事檔案管理，而對其他文書檔案管理工作重視不夠，歸檔不及時，檔案不全，導(dǎo)致高校文書檔案管理工作整體滯后。
（一）文書檔案意識不強(qiáng)
高校一些教職員工對文書檔案的重要性認(rèn)識不足，有的教職員工習(xí)慣于做實際工作，但不注意在工作過程中對文件材料進(jìn)行收集與積累。特別是對于一些科研工作人員，他們重視科研成果的發(fā)表與獲獎，卻不太注意對文件材料的歸檔與整理，沒有把文件歸檔工作當(dāng)作科研活動的一個組成部分，認(rèn)為與己無關(guān)；一些科研人員在課題研究過程中，把收集、整理、歸檔工作當(dāng)作研究工作之外的事，致使歸檔工作不能正常進(jìn)行；一些科研人員對文件材料的歸檔范圍不了解，造成相關(guān)檔案缺失。諸如此類教職員工文書檔案意識不強(qiáng)，導(dǎo)致文書檔案重要性認(rèn)識上的偏差，一定程度上制約了檔案管理工作的有效開展，使文書檔案管理流于形式，不能真正發(fā)揮應(yīng)有的作用。
（二）文書檔案管理人員素質(zhì)不高
網(wǎng)絡(luò)信息時代對文書檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求，但由于有的高校領(lǐng)導(dǎo)者不重視檔案管理，一般由兼職人員管理文書檔案，比較由辦公室人員管理上下級的文件，人事部門管理相關(guān)人事檔案，而涉及學(xué)生的文書檔案則由學(xué)生管理部門歸口管理。有的由于沒有經(jīng)過正規(guī)檔案管理教育與培訓(xùn)，因而專業(yè)性不強(qiáng)，業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低。他們對檔案管理的程序和要求了解較少，對文書檔案歸檔的內(nèi)容不明確，歸檔范圍把握不準(zhǔn)，再加上他們是兼職管理人員，投入到檔案管理的時間有限，因而很難確保檔案管理工作的規(guī)范性。而且，隨著時展與技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理的手段與方法需要做出相應(yīng)的變革才能適應(yīng)形勢的需要，但由于檔案管理人員的繼續(xù)教育與培訓(xùn)跟不上，制約了文書檔案人員素質(zhì)的提升和管理水平的提高。
（三）文書檔案效益發(fā)揮有限
現(xiàn)行的文書檔案保管利用制度與科技創(chuàng)新形勢發(fā)展不相適應(yīng)，高校文書檔案應(yīng)有的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益尚未得到充分發(fā)揮。主要原因是：高校的館藏科技資源不豐富。以高校科研文書檔案為例，高校科研檔案是科學(xué)研究的必要條件，能為高校科研人員提供參考與借鑒，避免一些重復(fù)研究，使科研工作較快地出成果、出精品。目前社會對檔案的意識尚顯薄弱，社會上大多數(shù)人并不了解高校檔案部門有大量的學(xué)術(shù)論文、科技成果及專利技術(shù)等等，不了解通過查閱高校科研檔案可以獲得最新的科技信息，可以產(chǎn)生出經(jīng)濟(jì)效益。同時，高校文書檔案管理還存在著服務(wù)創(chuàng)新有限，服務(wù)方式不利于新形勢下對文書檔案的要求。當(dāng)前高校文書檔案工作處于被邊緣化的境地，與高速發(fā)展的高等教育事業(yè)不相適應(yīng)。高校文書檔案管理部門提供利用的文書檔案還停留在封閉、半封閉狀態(tài)，服務(wù)方式非常單一，一定程度上沒有發(fā)揮文書檔案服務(wù)教學(xué)、科研、社會的重要職能。
三、提升高校文書檔案管理效益對策
高校文書檔案是高校重要戰(zhàn)略資源，是高校搶占發(fā)展制高點的重要保障。因此，必須要大膽探索適應(yīng)形勢需要的新型高校文書檔案管理模式，促進(jìn)高校文書檔案管理工作跨越式發(fā)展，推動高校各項事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。
（一）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，完善高校文書檔案
高校文書管理部門要加強(qiáng)對文書檔案的綜合協(xié)調(diào)與管理，要進(jìn)一步明確責(zé)任和目標(biāo)，協(xié)調(diào)、指導(dǎo)各業(yè)務(wù)部門建立、健全文書管理檔案。相關(guān)文書檔案可分為系部、校（院）進(jìn)行二級管理。系部著重基礎(chǔ)資料的收集，校（院）文書部門進(jìn)行文書檔案的匯集、統(tǒng)計，審核、建擋。根據(jù)各類文書資料各自的特點、規(guī)律，針對文書擬定、簽發(fā)、制發(fā)、發(fā)放、傳閱、歸檔過程的各個環(huán)節(jié)，追蹤記錄，對文書的運(yùn)行建立相關(guān)管理檔案。對相關(guān)文書的管理、統(tǒng)計，既注重前期管理，也重視中文書后期管理，防止出現(xiàn)年終為了整理檔案而整理檔案的盲目歸檔。高校相關(guān)文書檔案的收集時間，可調(diào)整為每年收2―3次，定期檢錄。同時，要大力表彰文書檔案歸檔先進(jìn)人員，通過有效的激勵機(jī)制，激發(fā)高校教職員工積極參與文書管理工作的積極性和主動性。
（二）開拓創(chuàng)新，發(fā)揮文書檔案效益
高校文書檔案管理部門要主動為高校教師、員工、學(xué)生的工作、學(xué)習(xí)、科研搞好服務(wù)，積極主動加強(qiáng)與社會研究單位、與企業(yè)等的聯(lián)系與合作，建立起互惠互利、共同發(fā)展的產(chǎn)學(xué)研合作機(jī)制。要把各類文書檔案及時進(jìn)行梳理，建立相關(guān)的教學(xué)、科研成果信息庫，便于生產(chǎn)企業(yè)、社會各界及時了解掌握最新科研成果，搞好校企對接。同時，要及時搜集社會相關(guān)需求信息，為高校師生提供相關(guān)資訊，引導(dǎo)高校相關(guān)人員主動捕捉信息，使高校的教學(xué)、科研等活動更貼近社會的需求和人民的期盼。
（三）多策并舉，提升管理人員素質(zhì)
文書檔案工作既是一項枯燥無味的工作，又是一項專業(yè)技術(shù)性很強(qiáng)的工作，文書檔案工作人員不僅要具備良好的思想政治素質(zhì)，而且還要有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，才能勝任高校文書管理工作。提高文書檔案管理專、兼職工作人員的綜合素質(zhì)，是關(guān)系到文書檔案管理工作成敗的重要因素，因此加強(qiáng)文書檔案人員的綜合素質(zhì)，是當(dāng)前高校提高文書檔案質(zhì)量的根本保證。要利用每周集中學(xué)習(xí)時間，加強(qiáng)對文書檔案管理人員的集中培訓(xùn)，強(qiáng)化對信息知識的培訓(xùn)，使大家能夠熟練掌握網(wǎng)絡(luò)信息化條件下文書管理的方法和手段。同時，要大力開展拓展訓(xùn)練、業(yè)務(wù)比武等活動，進(jìn)一步增強(qiáng)文書檔案人員熱愛本職，奉獻(xiàn)檔案事業(yè)的自覺性，提高文書檔案管理技能，促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的不斷提升。
