時間：2022-02-18 13:38:31
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇合同管理系統(tǒng)，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關(guān)鍵詞：公立醫(yī)院；合同管理；應(yīng)用
經(jīng)濟合同是指法人、其他經(jīng)濟組織，個體工商戶、承包經(jīng)營戶之間，為實現(xiàn)一定的經(jīng)濟目的、明確相互權(quán)利義務(wù)關(guān)系而訂立的合同。目前已成為市場經(jīng)濟環(huán)境下各單位之間來往最重要、最常見的契約形式。合同不僅是商業(yè)關(guān)系的表達，更具有法律效力。加強合同管理，不僅實現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部控制需求，更有利于進一步提高醫(yī)院管理水平，維護醫(yī)院合法權(quán)益。
1審計合同管理存在問題
集團中心審計部于2016年9～10月對中心（集團）各院區(qū)2015年簽訂的經(jīng)濟合同，包括設(shè)備采購、物資采購、建筑工程、設(shè)備維保、總務(wù)類等進行審計，主要采取合同登記審閱，財務(wù)查賬，付款逐筆核實，倉庫調(diào)查到貨入庫情況等方式，對經(jīng)濟合同的合理性、合法性、完整性及合同條款的執(zhí)行情況，款項的支付情況等方面進行審核。審計出集團各院區(qū)合同管理存在的問題。（1）合同簽訂不夠規(guī)范。審計部門對合同審閱時發(fā)現(xiàn)，存在個別10萬元以上的零星工程合同沒有寫明施工期間，且無保修期約定；合同文本沒有簽訂日期、沒有簽約人簽字；個別總務(wù)物資采購合同文本重要條款空白或與會簽單上內(nèi)容不一致等欠規(guī)范的情況。（2）合同文檔編碼不統(tǒng)一，文檔查閱不便。各職能部門合同各自管理，各院區(qū)各部門合同編碼沒有統(tǒng)一制定，較為混亂。例如各院區(qū)的合同編碼仍然延續(xù)集團合并前的編碼方式，集團化后沒有進行統(tǒng)一，院區(qū)內(nèi)的總務(wù)合同也沒有統(tǒng)一編碼，整體比較散亂。合同歸檔采用手工歸檔，所有履行完成的經(jīng)濟合同均以紙質(zhì)形式存檔，使得查閱合同費時費力，效率低下。（3）合同會簽進程、付款進度等難以控制。由于合同會簽參與的部門及人數(shù)較多，一份合同簽訂往往需要消耗很長時間，而且難以追蹤具體已簽至哪個部門，需要逐個部門進行聯(lián)系，付款簽字流程同樣需要長時間簽字流轉(zhuǎn)，效率較低且流程監(jiān)管困難。（4）存在合同到期沒有續(xù)約情況，無預(yù)警機制。存在部分房租收款合同沒有續(xù)簽仍然出租，部門維保合同沒有續(xù)簽導(dǎo)致醫(yī)療設(shè)備存在運行風險。由于合同數(shù)量大，單純靠傳統(tǒng)辦公軟件很難保證所有合同簽約時間都能銜接的很好。
2針對合同管理審計問題解決思路
針對審計部門提出的合同簽訂不規(guī)范、編碼不統(tǒng)一等一系列合同管理中存在的問題，我們組織相關(guān)人員與2016年11月參觀學習三門核電站的合同管理系統(tǒng)，了解了該系統(tǒng)運行流程以及相應(yīng)的查詢統(tǒng)計功能，一致認為合同管理系統(tǒng)上線基本能解決目前醫(yī)院合同管理中存在的問題，于是2016年年底集團領(lǐng)導(dǎo)層決定與用友公司繼續(xù)合作，在原有的ERP系統(tǒng)中增加合同管理模塊，由系統(tǒng)幫助構(gòu)建一些常用合同文本，并實現(xiàn)合同流程審查、變更記錄、文檔保存、文檔查閱、預(yù)警提示、聯(lián)查采購入庫付款等功能。
3用友ERP合同管理模塊應(yīng)用
（1）提供合同標準模板，統(tǒng)一合同編碼。針對審計提出的合同簽訂不夠規(guī)范以及合同文檔編碼不統(tǒng)一的問題，合同管理系統(tǒng)提供了合同的標準模版，合同起草部門只需要輸入合同基本要素，使合同得到全集團統(tǒng)一、集中化管理。如果沒有符合的文本，系統(tǒng)可以自定義模板，模板按需求設(shè)計好后可以保存為標準模板，方便以后直接調(diào)取使用；如果該合同模板已經(jīng)不存在使用的意義，可以選擇永久刪除。系統(tǒng)實現(xiàn)編碼自動生成，解決了各部門合同編號方式方法不統(tǒng)一，編碼混亂的問題。（2）實現(xiàn)信息跟蹤功能。針對審計提出的合同會簽進程、付款進度等難以控制的問題，合同管理系統(tǒng)從以下幾個方面予以解決：①系統(tǒng)可記錄合同的每一次變更及變更原因，使合同變更實現(xiàn)全程可追溯。②系統(tǒng)可對合同審批流程進行跟蹤，申請人可是隨時查看合同審批進度。③系統(tǒng)可對合同收支款項進行跟蹤，收付款系統(tǒng)發(fā)生收付業(yè)務(wù)時系統(tǒng)會將款項發(fā)生時間及金額反寫至合同管理模塊，實現(xiàn)全程款項信息跟蹤。（3）實現(xiàn)合同快速查詢審閱功能。針對審計提出的文檔查詢不便的問題，合同管理系統(tǒng)提供使用者可按合同編碼、合同名稱、供應(yīng)商代碼或名稱、經(jīng)辦人工號、合同狀態(tài)等進行查詢合同，可查看該合同的所有詳細信息及審批狀態(tài)變更信息等，也可下載打印該合同功能，相比傳統(tǒng)手工查閱紙質(zhì)版合同省時省力。（4）實現(xiàn)預(yù)警提示功能并控制付款總額。針對審計提出的合同續(xù)約沒有預(yù)警機制的問題，合同管理系統(tǒng)對即將到期的收款或者付款合同，系統(tǒng)會給予提醒，確保合同順利續(xù)約。另外合同管理系統(tǒng)與采購管理、應(yīng)付系統(tǒng)進行關(guān)聯(lián)，對設(shè)備采購以及合同的付款進度進行監(jiān)督，對付款總額進行控制，一旦超額系統(tǒng)就不允許付款。（5）實現(xiàn)審核權(quán)限界定功能。系統(tǒng)按部門及經(jīng)濟合同類型設(shè)置審批流，并將關(guān)鍵簽署人單獨作為一個字段填寫，院辦在審核流程完成后最后蓋章時再次確認關(guān)鍵簽署人是否已簽字，嚴把審核關(guān)。（6）實現(xiàn)與其他模塊關(guān)聯(lián)整合功能。目前合同管理系統(tǒng)已與物資管理、總賬系統(tǒng)整合，可以通過聯(lián)查，對采購合同標的物的采購、入庫、付款情況進行跟蹤追溯，實現(xiàn)資源整合。（7）實現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析功能。通過系統(tǒng)對合同內(nèi)容、付款情況進行統(tǒng)計分析，大大減輕職工的工作量，使其從繁瑣的統(tǒng)計事務(wù)中解脫出來，更加高效高質(zhì)量地為管理決策提供數(shù)據(jù)支撐。
4用友ERP合同管理系統(tǒng)后期規(guī)劃
2017年4月起，用友公司對集團及各院區(qū)經(jīng)濟類合同相關(guān)部門進行了操作培訓(xùn)，大家對該模塊逐漸適應(yīng)并熟練使用相應(yīng)功能，截止7月，共計有140份合同錄入系統(tǒng)。為了使系統(tǒng)更加人性化，更加完善，集團與用友公司協(xié)商對系統(tǒng)進行后期規(guī)劃。（1）合同管理與移動報銷系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，進行合同的移動端審批并開通短信通知接口。目前集團正在與紅橘公司聯(lián)合開發(fā)移動APP報銷，為了實現(xiàn)合同管理能隨時隨地審核查閱，后期合同管理系統(tǒng)將會與移動APP報銷系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)手機端審批查閱合同，并且在合同進入審批流后，下游審核人員會收到短信通知。（2）合同管理與采購管理模塊進行關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)對設(shè)備采購的監(jiān)控。ERP采購管理物資模塊已正式上線使用，將合同管理模塊與物資模塊關(guān)聯(lián)可實現(xiàn)物資從合同訂立到采購入庫數(shù)量、單價、型號等是否與合同一致等由系統(tǒng)進行監(jiān)控。（3）合同管理系統(tǒng)與預(yù)算相關(guān)聯(lián)。合同管理系統(tǒng)按照合同簽訂年限，將各項經(jīng)濟合同按照系統(tǒng)設(shè)置的預(yù)算項目自動歸類，預(yù)算管理員可以直接從合同管理系統(tǒng)中讀取下一年度醫(yī)療設(shè)備維保費等項目的預(yù)算，也可以獲取大額資金付款項目。
參考文獻
[關(guān)鍵詞] 容器模型；反追溯；合同管理；軟件復(fù)用；通用界面
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 02. 030
[中圖分類號] TP311.1 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）02- 0050- 04
1 前 言
企業(yè)經(jīng)常需要簽訂各種大大小小的合同，隨著簽訂的合同數(shù)量的增多，合同的管理必然成為一種負擔。目前，我國的合同管理大多采用傳統(tǒng)的結(jié)合電子表格的手工管理方式，由于這種管理方式效率低、電子表格容量小、關(guān)聯(lián)性差，不便于查詢、更新和維護，而存在著嚴重的局限性。尤其是隨著項目復(fù)雜程度和合同數(shù)量的增加，合同管理的難度也在不斷增加，單憑手工管理合同變得尤為困難，合同的管理已然成為一種負擔。在信息化程度越來越高的當今社會，這種手工管理方式已遠遠不能滿足現(xiàn)代化管理的需要。現(xiàn)針對中小型企業(yè)合同管理的現(xiàn)狀，通過采用基于容器模型的架構(gòu)，開發(fā)一個功能實用、操作方便、簡單明了、而且具有反追溯的合同管理系統(tǒng)。同時在合同管理系統(tǒng)的開發(fā)過程中，我們發(fā)現(xiàn)各類合同臺賬所需匯總的信息字段一致，在對合同的錄入、管理、查詢、匯總等功能上都大同小異，而“異”的部分則僅僅表現(xiàn)在它們各自的合同內(nèi)容不同，所需對應(yīng)的合同模板不同，因而為了避免無謂重復(fù)的工作，考慮以一個通用界面和相應(yīng)的代碼供這些不同類型的合同模塊通用，我們只需控制調(diào)用其相應(yīng)的合同模板即可。我們從實用的角度出發(fā)，本系統(tǒng)所使用的開發(fā)工具是Microsoft公司的Visual Basic6.0，數(shù)據(jù)庫管理軟件采用的是Microsoft SQL Server 2005。本系統(tǒng)是針對以前合同管理系統(tǒng)所存在的問題，根據(jù)中小型企業(yè)實際使用情況進行開發(fā)，著重對合同數(shù)據(jù)進行管理，方便用戶對合同進行查詢、修改、添加和刪除以及對合同的實時了解，主要考慮實用性設(shè)計的一個適合中小型企業(yè)使用的合同管理系統(tǒng)。
2 軟件的模塊結(jié)構(gòu)
本文研究的合同管理工作主要涉及到兩個方面：一是合同錄入，二是合同臺賬。對于合同錄入，要求準確地錄入合同的信息；對于合同臺賬，要求得出同一類型的合同臺賬和所有類型的合同臺賬。對于同類型的合同臺賬，我們采用了一個通用界面來供這些合同模塊調(diào)用，如何正確定位出這些合同的類型生成相應(yīng)的合同臺賬是合同管理軟件需要重點考慮的問題。對于所有類型的合同臺賬，一個公司可能有幾十種合同模板，關(guān)鍵在于如何快速、準確、透明地統(tǒng)計出這些合同信息形成一個總的合同臺賬。
采用一種容器模型是解決這些難題的一個很好的方法。容器模型圖如圖1所示。
為了實現(xiàn)通用界面的調(diào)用，首先要建立一個菜單節(jié)點表，記錄菜單的節(jié)點名稱，在打開系統(tǒng)時生成樹形節(jié)點以供點選調(diào)用，在點選時讀出相應(yīng)的節(jié)點名稱和主界面名稱即上述的通用界面名稱。相應(yīng)的樹形目錄如圖2所示。
然后根據(jù)讀出的節(jié)點名稱，我們可判斷出相應(yīng)的合同類型進而從數(shù)據(jù)庫中讀出該類型的所有的合同信息，調(diào)用通用界面顯示該類型的合同臺賬信息。
以涂裝承攬合同為例，如圖3所示。
在圖3中，我們點擊增加按鈕，即可調(diào)用出該類型合同相應(yīng)的合同模板，進行合同的錄入。如果想查看其中某個合同的詳細信息來源，我們可以選中這個合同然后點擊查看按鈕，或者將鼠標放在其所在行處雙擊，具有反追溯性。
以合同號是NTZZ-HS-HT1307004FD為例，如圖4所示。
在總的合同臺賬模塊中，具有權(quán)限的人員可以查看所有合同的簡要信息，而且具有反追溯性。總的合同臺賬中包括所有類型的合同信息，如圖5所示。
在圖5中將鼠標放在某個合同所在行處雙擊，就可以查看到該合同的詳細信息，同樣具有反追溯性。
使用基于容器模型的架構(gòu)，形成了所有類型的合同臺賬和同一類型的合同臺賬，同時還具有反追溯性。
當合同臺賬完成以后，單擊“打印”按鈕就可以將表格中數(shù)據(jù)導(dǎo)入到Excel中，形成合理的格式進行打印，既快捷又準確，效果非常好。
3 基于容器模型架構(gòu)的建模
合同管理系統(tǒng)必須完成兩個任務(wù)：①數(shù)據(jù)信息的準確性；②數(shù)據(jù)信息的透明性，即合同臺賬的每一條合同信息來源必須清楚。即系統(tǒng)不僅要提供準確的數(shù)據(jù)信息給用戶，還需要說明為什么數(shù)據(jù)是這樣的，也就是具有反追溯性。采用基于容器模型的架構(gòu)方法，能夠很好解決這些問題。
3.1 “容器模型”實現(xiàn)合同臺賬的思想
（1）合同臺賬分為同類型的合同臺賬和所有類型的合同臺賬。
（2）對應(yīng)在數(shù)據(jù)庫中建有總表1和總表2，用于存放上述兩類合同臺賬中各自所需的信息。點擊“保存”按鈕時，各類合同在增加界面錄入的數(shù)據(jù)會同時存入到上述兩個總表中。存入兩個總表的信息不需相同，只存儲各自需要的那些信息即可，總表相當于一個容器。
（3）在點擊“保存”按鈕時，各類型的合同在增加界面錄入的數(shù)據(jù)要分別保存到總表1和總表2中。
（4）對于同類型的合同臺賬數(shù)據(jù)，在合同增加界面保存數(shù)據(jù)時，總表1中除了存放同類型合同臺賬需要用到的合同信息以外，還設(shè)有一個字段IsKind，用于存放與這個合同類型相對應(yīng)的合同類型值。在點選菜單節(jié)點下的某個合同節(jié)點時，根據(jù)點選的菜單節(jié)點名稱所對應(yīng)的IsKind字段值，查找總表1中IsKind字段值與之相同的所有記錄，即所有此類型的合同信息，形成一個該類型的合同臺賬顯示給用戶。將同類型的合同臺賬信息來源固定于一張總表，統(tǒng)計時只需從這個容器總表中提取滿足條件的數(shù)據(jù)信息進行統(tǒng)計。數(shù)據(jù)存入總表的容器模型架構(gòu)，避免了為各類型的合同都建立一個相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫表，與此同時，能夠快速、準確、透明地統(tǒng)計出這些數(shù)據(jù)。
（5）總的合同臺賬數(shù)據(jù)，當點擊菜單節(jié)點中“合同臺賬”時，從總表2中讀出所有類型的合同信息，形成一個總的合同臺賬。
3.2 “容器模型”實現(xiàn)反追溯性
在同一類型合同臺賬和總的合同臺賬中都有這個功能：雙擊某個合同查看該合同的詳細信息，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的反追溯性。
（1）在同類型合同臺賬中，由于各類型合同共用了一個通用界面，反追溯性的實現(xiàn)首先是記錄下點選的菜單節(jié)點名稱即某類合同名稱，加載相應(yīng)類型的合同模板界面，然后根據(jù)雙擊所在行對應(yīng)的合同號進行匹配，滿足匹配的合同信息即為反追溯需要的明細信息，讀取該合同信息填充到相應(yīng)的合同模板界面顯示給用戶。
（2）在總的合同臺賬中，反追溯性的實現(xiàn)與同類型合同臺賬有一點不同，而是根據(jù)雙擊所在行對應(yīng)的合同類型值即總表2中的IsKind字段值，加載相應(yīng)類型的合同模板界面，然后再根據(jù)所在行的合同號進行匹配，滿足匹配的合同信息即為反追溯需要的明細信息，讀取該合同信息填充到相應(yīng)的合同模板界面顯示給用戶。
3.3 基于“容器模型”實現(xiàn)的通用界面
（1）設(shè)計一個通用界面供不同模塊調(diào)用，該界面主要有增加、修改、查看、刪除等功能，囊括了合同模塊中涉及到的通用操作。
（2）建立一個菜單節(jié)點表，記錄菜單的節(jié)點名稱，在打開系統(tǒng)時生成樹形節(jié)點以供點選調(diào)用，在點選時讀出相應(yīng)的節(jié)點名稱和主界面名稱即這個通用界面名稱。
（3）在通用界面的代碼中，我們根據(jù)上述得到的節(jié)點名稱，可判斷得出這個合同的類別，即能得到總表1中的IsKind字段值，這樣在點選一種類型的合同菜單節(jié)點時，從總表1中查找所有滿足該合同類型值的合同信息，形成一個合同臺賬。
（4）在點擊這個通用界面上的增加/修改/查看/按鈕時，會根據(jù)上述的節(jié)點名稱即合同類型名稱調(diào)用相應(yīng)類型的合同模板界面以錄入/修改/查看該類型的合同。
3.4 容器模型的優(yōu)點
采用不存入容器總表的方法，①不能共用通用界面，有多少個合同模板就得有多少個相應(yīng)類型的合同臺賬界面，同時每種類型的臺賬都得對應(yīng)一張相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫表，給軟件開發(fā)過程中增加了大量無謂的重復(fù)工作，同時由于多個相似的表的存在，數(shù)據(jù)庫中表的設(shè)計也沒得到最大的優(yōu)化；②反追溯性差，查看明細信息要連接多張數(shù)據(jù)庫表，SQL語句嵌套復(fù)雜，不易實現(xiàn)；③對于剛參與到項目中的人員而言，會不知如何通過多張表進行匯總，這將使得軟件開發(fā)比較緩慢。
采用基于容器模型架構(gòu)，就不存在這些問題，開發(fā)更方便快捷，思路更清晰。①統(tǒng)計效率高：臺賬的數(shù)據(jù)都來源于一張總表，僅使用一條SQL語句就能完成。能共用通用界面，軟件復(fù)用的粒度增加，僅建立兩張總表就可以完成所有工作，數(shù)據(jù)庫表設(shè)計得到了優(yōu)化。②反追溯性好：兩個總表中都專門設(shè)有一個字段用于存放該合同的類型，通過這個字段的值，很輕松地讀出錄入的詳細信息，顯示給用戶。③而且對于剛參與到項目中的人員來說，很快就可以理解容器模型的思想，使軟件開發(fā)更快速。
3.5 容器模型存在的問題
基于容器模型的軟件體系架構(gòu)，開發(fā)軟件有很多優(yōu)點，但也發(fā)現(xiàn)了不足之處：①數(shù)據(jù)存入兩個表，冗余性比較大。②與使用存儲過程的方法相比，速度可能要慢一點，尤其對于較為復(fù)雜的邏輯，網(wǎng)絡(luò)流量之間的消耗會大一些。
3.6 解決方法
針對容器模型存在的問題，我們也有相應(yīng)的解決辦法：①兩個總表中不存入特別詳細的數(shù)據(jù)信息，只存儲匯總時需要用到的一些數(shù)據(jù)，再存入具有索引功能的存放合同類型的IsKind字段，便于統(tǒng)計和反追溯。②不使用復(fù)雜的邏輯，使用簡單便捷的SQL語句進行匯總以及反追溯。而且我們也在考慮更多、更好的方法，使基于容器模型的軟件體系架構(gòu)更加完善。
4 軟件實施后的效果
（1）合同臺賬來源定位明確、具有反追溯性。在合同臺賬模塊中，用戶可以雙擊數(shù)據(jù)查看合同的明細，既快捷又準確；當發(fā)現(xiàn)錄入的合同的信息不對時，點擊修改按鈕找到錄入人員出錯位置進行修改，效果非常好。
（2）仿真現(xiàn)實合同文檔，為了延續(xù)工作人員以往填寫的習慣，界面的設(shè)置與實際合同文檔是百分之百的仿真，讓用戶在使用軟件的時候，感覺就如同以往在紙質(zhì)上面填寫。
（3）合同臺賬能夠送入到Excel中，形成合理的臺賬形式，以備份的方式存儲起來。
5 結(jié)束語
合同管理系統(tǒng)的目標就是改變?nèi)藗円酝墓ぷ髁晳T，將傳統(tǒng)的紙張辦公轉(zhuǎn)變?yōu)檗k公自動化處理合同文本，本系統(tǒng)操作方便、簡單，對信息的匯總及時、準確，且具有反追溯性，使得計算機技術(shù)在合同管理系統(tǒng)中得到了充分的發(fā)揮，有效地提高了企業(yè)的內(nèi)部管理質(zhì)量和水平。
主要參考文獻
[1]杜仕忠，方木云，李澤，等.上海振華重工南通分公司ERP[J].中國管理信息化，2010（5）.
[2]陳志祥.我國企業(yè)ERP系統(tǒng)實施問題探討[J].中國軟科學，2001 （12）：58-61.
[3]林銳.軟件工程思想[M].西安：西安電子科技大學出版社，2001.
關(guān)鍵詞：施工合同；合同管理系統(tǒng)；復(fù)雜系統(tǒng)；WSR系統(tǒng)方法論
1.引言
隨著我國經(jīng)濟水平的提高，工程建設(shè)以前所未有的速度發(fā)展，而且工程項目涉及的金額也越來越大。然而，在工程項目實施過程中，如何對工程項目成本、進度、質(zhì)量、安全等目標綜合管理，保證工程項目建設(shè)目標順利實現(xiàn)，一直都倍受關(guān)注。
《建筑法》、《合同法》、《招標投標法》的頒布，標志著我國工程項目管理進入了以合同管理為核心的階段。目前，人們都已對工程施工合同管理工作的重要性有了充分的認識，但總體來說，合同管理水平不高仍是建筑市場上的普遍現(xiàn)象。因此，對工程施工合同管理系統(tǒng)進行物理-事理-人理分析，有助于更全面地認識工程施工合同管理工作，更透徹地理解和把握工程施工合同管理系統(tǒng)的本質(zhì)，對于提高工程施工合同管理水平具有重要意義。
2.WSR系統(tǒng)方法論分析的適用性
物理-事理-人理（WSR）系統(tǒng)方法論是由顧基發(fā)和朱志昌博士提出的一種分析系統(tǒng)問題的方法論，是一個包含了許多方法的總體方法，是眾多方法的統(tǒng)合統(tǒng)一，它主要從事實、事物之間的聯(lián)系及人在事物運動發(fā)展的過程中所起的作用三個方面來分析問題，強調(diào)了系統(tǒng)實踐活動是物質(zhì)世界、系統(tǒng)組織和人的動態(tài)的統(tǒng)一[1]。
2.1工程施工合同管理系統(tǒng)的復(fù)雜性
工程施工合同管理有管理期長、對經(jīng)濟效益影響大、管理難度大、風險高、綜合性強等特點，因此，工程施工合同管理系統(tǒng)應(yīng)是一個較為復(fù)雜的系統(tǒng)。工程施工合同管理系統(tǒng)的復(fù)雜性主要體現(xiàn)在整體性、開放性、動態(tài)性、層次性、自學習性等方面[2]。
2.1.1整體性
工程施工合同管理系統(tǒng)的整體性主要體現(xiàn)在全過程、全要素、全方位等三個方面[3]。第一，工程施工合同管理的內(nèi)容包含合同策劃、工程施工招投標管理、合同履行、合同索賠等方面，貫穿于整個工程項目的施工階段，并涉及工程建設(shè)項目竣工驗收之后的相關(guān)管理，如工程質(zhì)量保修、工程款結(jié)算等；第二，工程施工合同管理是工程建設(shè)項目目標順利實現(xiàn)的重要保證，因此，工程施工合同管理實施的過程要體現(xiàn)工程建設(shè)項目的成本管理、進度管理、質(zhì)量管理以及安全管理等方面的內(nèi)容；第三，工程項目建設(shè)過程中會涉及到各方面的利益訴求，包括社會的共同利益、業(yè)主的利益、承包商的利益等，工程施工合同管理是工程項目建設(shè)過程中各方面利益得到保證的重要手段。
2.1.2開放性
工程施工合同管理工作不僅為工程施工合同管理系統(tǒng)局部行為之間的相互競爭所推動，同時也受到其外部環(huán)境強有力的影響和制約，從而呈現(xiàn)出更為完整的工程施工合同管理的工作行為。工程施工合同管理系統(tǒng)處在一個開放的自然環(huán)境、社會環(huán)境、經(jīng)濟環(huán)境、技術(shù)環(huán)境中，并與這些周邊的環(huán)境不斷地進行物質(zhì)交換、信息交換、能量交換。
2.1.3動態(tài)性
工程施工合同管理系統(tǒng)與其外部環(huán)境保持著密切的聯(lián)系，外部環(huán)境的不斷變化必然導(dǎo)致工程施工合同管理工作也是不斷變化的，即為工程施工合同管理系統(tǒng)的動態(tài)性。第一，工程施工合同管理工作進行的過程中，如自然災(zāi)害、水文條件、施工環(huán)境、政策法規(guī)、技術(shù)能力與水平、人工費用、材料和機械價格、利率、匯率等自然環(huán)境、社會環(huán)境、經(jīng)濟環(huán)境因素的變化會引起業(yè)主對工程建設(shè)項目的要求發(fā)生轉(zhuǎn)變，從而導(dǎo)致工程建設(shè)項目目標發(fā)生變化，不可避免地要進行工程變更工作和合同索賠工作。第二，工程施工合同管理工作各參與方通過信息技術(shù)組建一個動態(tài)的戰(zhàn)略聯(lián)盟，及時應(yīng)對施工合同管理工作的不同階段呈現(xiàn)出的動態(tài)實時變化，根據(jù)實際的具體情況采取動態(tài)的控制措施，實現(xiàn)各參與方之間的共同整體利益[4]。
2.1.4層次性
工程施工合同管理系統(tǒng)具有一個多層次的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，系統(tǒng)結(jié)構(gòu)中每一層次工作的順利完成有助于工程施工合同管理工作的順利進行。從工程施工合同管理工作實施的過程來看，合同策劃、施工招投標管理、合同履行分析、合同交底、合同控制、索賠管理等工作的順利完成才能保證工程施工合同管理工作的完整實施；從工程施工合同管理工作的保證體系來看，人員組織機構(gòu)、工作程序、管理制度、信息管理等方面為工程施工合同管理工作能夠順利進行提供了重要保障。
2.1.5自學習性
工程施工合同管理系統(tǒng)有著預(yù)定的目標，在系統(tǒng)中所展開的控制、反饋、調(diào)節(jié)都是為實現(xiàn)這一預(yù)定目標而做出的努力[5]。工程施工合同管理系統(tǒng)處在一個動態(tài)的外部環(huán)境里面，系統(tǒng)目標會發(fā)生改變。因此，為了更好地實現(xiàn)系統(tǒng)目標，工程施工合同管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)中各層次的工作會不斷地調(diào)整，并且不斷進行相互作用，使得工程施工合同管理系統(tǒng)具有自主學習的能力。具體表現(xiàn)為：根據(jù)工程施工合同管理系統(tǒng)所處的自然環(huán)境、社會環(huán)境、經(jīng)濟環(huán)境發(fā)生的變化，系統(tǒng)結(jié)構(gòu)中如實施過程、保證體系、參與方等各個層次會主動做出反應(yīng)，積極試圖將所發(fā)生的變化轉(zhuǎn)化為對實現(xiàn)系統(tǒng)目標有利的因素，不斷完善自身工作，使工程施工合同管理工作更加順利地進行。工程施工合同管理系統(tǒng)的自學習性正是該系統(tǒng)發(fā)展的動力，這種動力使得工程施工合同管理系統(tǒng)更有自發(fā)性、無序性，更加活躍。
2.2應(yīng)用WSR系統(tǒng)方法論分析的可行性
作為解決系統(tǒng)問題的方法論，WSR應(yīng)面向復(fù)雜性的問題[6]。因此，要使工程施工合同管理這個復(fù)雜系統(tǒng)的實踐活動能夠順利進行，合理配置工程建設(shè)過程中涉及的財力、物力以及協(xié)調(diào)有關(guān)人員之間的關(guān)系，需要運用WSR方法論作為指導(dǎo)。根據(jù)WSR方法論的內(nèi)容，首先，弄清楚工程施工合同管理系統(tǒng)工作的規(guī)律，理解工程施工合同管理的工作機理，即考慮其“物”的一面；其次，弄清楚如何做好工程施工合同管理工作，解決如何運行工程施工合同管理工作機理的問題，即考慮其“事”的一面；最后，工程施工合同管理工作的開展是離不開人的參與，所以在工程施工合同管理系統(tǒng)實踐活動中要做好各有關(guān)方面之間關(guān)系的協(xié)調(diào)工作，即考慮其“人”的一面。運用WSR方法論的工作過程指導(dǎo)展開工程施工合同管理工作，按照其具體的實施步驟，在工程施工合同管理工作中，做到“知物理、曉事理、通人理”。
3.工程施工合同管理系統(tǒng)的WSR分析
3.1工程施工合同管理系統(tǒng)的WSR因素分析
“物理”、“事理”、“人理”是分析工程施工合同管理系統(tǒng)問題的整體構(gòu)成，三者缺一不可，且三者之間密切聯(lián)系，相互影響，體現(xiàn)了工程施工合同管理工作的本質(zhì)。
3.1.1物理因素分析
在整個工程施工合同管理過程中，首先，要進行合同策劃工作，主要是明確承發(fā)包方式、合同類型、招投標方式、重要的合同條款和合同條件等方面的內(nèi)容[7]。第二，進行工程招投標管理工作，也是施工合同形成的過程，旨在從建筑市場上良莠不齊的建筑企業(yè)中擇優(yōu)，將工程建設(shè)項目發(fā)包出去。第三，要落實合同的履行，主要包括合同履行分析、合同交底、合同風險跟蹤管理、監(jiān)督承包商履行合同、做好合同變更工作、解決合同爭議以及處理索賠與反索賠事務(wù)等。
3.1.2事理因素分析
合同管理是工程項目管理的重要組成部分，并與成本管理、進度管理、質(zhì)量管理、安全管理等構(gòu)成了工程項目管理系統(tǒng)。為了保證工程建設(shè)項目的順利實施，合同確定了工程項目的價格、工期、質(zhì)量、安全等目標，同時也規(guī)定了合同雙方的權(quán)利和義務(wù)。換句話說，合同管理是工程項目成本管理、進度管理、質(zhì)量管理、安全管理等能夠順利進行的重要保證，它貫穿于工程項目實施的全過程和各個方面，對整個項目的實施起到控制和保證的作用，是工程項目管理的核心。對于工程施工合同管理系統(tǒng)的事理分析，是解決如何通過工程施工合同管理保證在工程項目實施過程中達到成本目標、進度目標、質(zhì)量目標和安全目標。工程施工合同管理工作應(yīng)該圍繞著達成工程項目成本目標、進度目標、質(zhì)量目標、安全目標等進行展開，體現(xiàn)為成本控制、進度控制、質(zhì)量控制和安全控制等工作。
3.1.3人理因素分析
要想達到工程項目建設(shè)實踐活動的目標，則在能夠保證工程項目成本、進度、質(zhì)量、安全等目標得以實現(xiàn)的工程施工合同管理活動中，就必須要有人的參與。在理解了工程施工合同管理系統(tǒng)物理因素和事理因素的基礎(chǔ)上，應(yīng)著重考慮如何發(fā)揮人的主觀能動性的問題，以更有成效地實現(xiàn)工程項目的目標。對于工程施工合同管理系統(tǒng)的人理分析，是通過研究和理順工程施工合同管理系統(tǒng)中各參與方之間的相互關(guān)系，發(fā)揮各自的主觀能動性，以促使工程建設(shè)項目按照預(yù)定的計劃進行。
3.2工程施工合同管理系統(tǒng)的WSR運作模式
按照WSR系統(tǒng)方法論的工作過程，結(jié)合工程施工合同管理系統(tǒng)的特點，工程施工合同管理系統(tǒng)的運作模式可分為6個階段進行。
3.2.1明確合同管理功能
工程項目管理的目的是實現(xiàn)成本、進度、質(zhì)量、安全等預(yù)期目標，在工程項目建設(shè)過程中盡量做到成本最低、進度最快、質(zhì)量最高、風險最小。然而，合同管理是實現(xiàn)工程項目管理預(yù)期目標的重要保證，因此，其工作內(nèi)容要體現(xiàn)成本控制、進度控制、質(zhì)量控制、安全控制等工作。
3.2.2調(diào)查分析
調(diào)查了解業(yè)主自身的情況、項目特征、項目范圍以及外部環(huán)境條件等，對存在的風險進行詳細分析。了解開展合同管理工作所需的條件和相關(guān)知識，根據(jù)具體的工程項目，分析合同管理所需的組織結(jié)構(gòu)以及各參與方需具備的條件和素質(zhì)。
3.2.3形成目標
經(jīng)過調(diào)查分析之后，確立合同管理各階段的工作目標，應(yīng)與工程項目管理整體目標保持一致，并分析實現(xiàn)這些目標的約束條件。在進行合同管理工作過程中，需確定各階段工作目標的優(yōu)先順序和權(quán)重以及開展合同管理工作的組織結(jié)構(gòu)，也需明確各階段工作目標和系統(tǒng)各參與方之間的關(guān)系。
3.2.4構(gòu)造策略
確立了合同管理各階段的工作目標之后，根據(jù)調(diào)查分析過程中了解的實際情況，將合同管理工作所需的客觀條件轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實條件。讓合同管理各組織部門和系統(tǒng)各參與方參與制定、修改各階段工作模型或方案，旨在選擇合同管理各階段合適的工作模型或方案。
3.2.5協(xié)調(diào)關(guān)系
協(xié)調(diào)關(guān)系主要從兩方面進行：第一是技術(shù)上的協(xié)調(diào)，即將工程項目的生產(chǎn)要素、合同管理知識跟合同管理各階段的工作模型或方案進行協(xié)調(diào)；第二是協(xié)調(diào)合同管理各組織部門之間、系統(tǒng)各參與方之間以及組織部門與參與方之間的工作和利益。
3.2.6實施與完善
審批和實施合同管理各階段的工作模型或方案，對實施取得的成果進行檢驗、總結(jié)，及時糾正工作模型或方案出現(xiàn)的偏差。對相關(guān)人員進行培訓(xùn)，加強與系統(tǒng)各參與方的溝通和協(xié)調(diào)，做好信息反饋工作。綜合以上步驟，工程施工合同管理系統(tǒng)的WSR運作模式見表1。
4.結(jié)語
在工程施工合同管理的實踐活動中，應(yīng)充分認識到工程施工合同管理系統(tǒng)是一個復(fù)雜系統(tǒng)。WSR系統(tǒng)方法論作為面向復(fù)雜性問題的系統(tǒng)方法論，應(yīng)用其分析工程施工合同管理系統(tǒng)具有很好的適用性。通過對工程施工合同管理系統(tǒng)進行WSR因素分析與WSR運作模式分析，對工程施工合同管理工作有了更加全面地認識和深刻地理解，強調(diào)了工程施工合同管理工作要圍繞著實現(xiàn)工程項目成本、進度、質(zhì)量、安全等目標進行展開，同時也充分考慮了人的因素，注重全面協(xié)調(diào)工程施工合同管理系統(tǒng)中各參與方之間的利益。這有利于促進工程施工合同管理工作的系統(tǒng)化、科學化，有利于提高工程施工合同管理的工作水平，也提供了另一種工程施工合同管理系統(tǒng)的分析方法和手段，豐富了WSR系統(tǒng)方法論的應(yīng)用和內(nèi)涵。（作者單位：廣州大學工商管理學院）
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關(guān)鍵詞：合同管理；財務(wù)監(jiān)督；內(nèi)部控制；體系
中圖分類號：F715.4 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）04-00-01
現(xiàn)代企業(yè)以經(jīng)濟管理為中心，資金的流動性使財務(wù)管理貫穿著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的全過程，財務(wù)監(jiān)督職能的重要性也越來越受到企業(yè)管理層的高度重視，企業(yè)與外界簽訂的經(jīng)濟合同，最后都要涉及到財務(wù)部門，落實到資金的收付，合同管理與財務(wù)監(jiān)督是相輔相成的，聯(lián)系緊密。二者的共同目標都是規(guī)范管理、防范風險、降低成本，堵塞不合理的開支，保證企業(yè)有限資金的正確使用，提高資金利用效率，企業(yè)在日常的經(jīng)營管理中應(yīng)該充分發(fā)揮財務(wù)監(jiān)督的作用，加強經(jīng)濟合同管理，規(guī)范交易行為，減少經(jīng)濟糾紛，提高企業(yè)經(jīng)濟效益。
一、合同管理的重要性
合同一旦確立，就對當事人雙方產(chǎn)生了法律的約束，簽約雙方的權(quán)利、義務(wù)就受國家強制力的保護和監(jiān)督。任何一方如不履行合同，都要承擔由此引起的法律后果。合同的應(yīng)用是社會進步的表現(xiàn)，隨著市場經(jīng)濟的深化發(fā)展，企業(yè)對外業(yè)務(wù)聯(lián)系日益增多，而經(jīng)濟合同是在客戶管理中最有約束力的法律文件，是維護當事雙方權(quán)利的法律依據(jù)，同時合同也是企業(yè)加強內(nèi)部管理最重要的一種方法。
由于合同起草、審批和執(zhí)行涉及多個部門，如何對各類合同進行有效管理，降低成本，保護企業(yè)利益，將成為企業(yè)提高經(jīng)濟效益、增強競爭力的關(guān)鍵因素。為確保各類合同的規(guī)范、高效運作，帶動和促進企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)應(yīng)設(shè)置合同管理部門，按照“統(tǒng)一管理，分級負責，分專業(yè)審查，依合同結(jié)算”的原則，制定符合本企業(yè)的合同管理制度，建立合同管理體系。通過合同管理系統(tǒng)對合同實行全過程規(guī)范化、信息化、系統(tǒng)化管理。合同選商、立項申報、簽訂申報、審查審批、簽訂、變更、解除、付款申請、履行結(jié)果填報等均在合同管理系統(tǒng)上進行。
合同管理涉及企業(yè)管理的許多方面，是企業(yè)經(jīng)營管理的重要內(nèi)容，是企業(yè)在市場經(jīng)濟的競爭中利用經(jīng)濟法則保護自身利益的有效手段。但僅靠合同管理部門，難以完成管理職能，建立完善的合同管理體系和運行機制，需要企業(yè)內(nèi)部各部門之間協(xié)調(diào)配合，共同管理，而依合同結(jié)算，就是加強財務(wù)管理完善合同管理體系的一個重要組成部分。
二、加強財務(wù)管控，促進合同有效管理
在企業(yè)中，一切涉及資金的收支活動，都與財務(wù)管理工作有關(guān)。企業(yè)內(nèi)部各部門與資金不發(fā)生聯(lián)系的現(xiàn)象很少見，每個部門都會通過資金的使用與財務(wù)部門發(fā)生聯(lián)系。每一個部門也都要在合理使用資金、降低費用支出方面接受財務(wù)部門的管理、監(jiān)督，通過資金收支對單位經(jīng)濟活動進行有效監(jiān)控，促進企業(yè)合同管理。
除一些特殊事項外，企業(yè)的對外經(jīng)濟業(yè)務(wù)都要訂立書面經(jīng)濟合同，訂立合同不僅可以有效的保護企業(yè)的合法權(quán)利，同時反映了一個企業(yè)現(xiàn)代化管理的程度。利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將財務(wù)部門的資金管理平臺、合同管理部門的合同管理系統(tǒng)和業(yè)務(wù)部門的標準辦公平結(jié)起來。實現(xiàn)了相互的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和信息共享，資金管理平臺可以及時獲取合同信息，使資金結(jié)算有據(jù)可依，合同管理系統(tǒng)可以及時獲取財務(wù)結(jié)算信息，掌握合同履行情況，構(gòu)成了一個完整的“全過程管理”事務(wù)過程。
通過財務(wù)部門的財務(wù)監(jiān)督作用，可以有力的保證企業(yè)合同管理制度的貫徹落實。依據(jù)合同付款時，財務(wù)部門要查驗相關(guān)的合同和結(jié)算資料，與合同核對合同標的、收款單位名稱、賬號等重要內(nèi)容，要求與合同系統(tǒng)完全一致，并實現(xiàn)對合同付款按合同標的、預(yù)付款比例、質(zhì)保金等進行控制，不符合要求的不予結(jié)算，通過資金付款環(huán)節(jié)的控制，使合同管理系統(tǒng)的控制作用得到了進一步加強，為企業(yè)的各項制度的有效落實奠定了基礎(chǔ)。
將財務(wù)監(jiān)督加入合同管理體系，對不符合企業(yè)規(guī)定的付款事項財務(wù)部門不予付款，不僅保證合同管理順利實施，協(xié)助各專業(yè)部門對企業(yè)內(nèi)部分管事項的管理控制，可以有效地遏制超規(guī)模的投資和杜絕計劃外的支出等問題的發(fā)生，同時也加強了企業(yè)對內(nèi)部各單位的有效管理和控制。對外承攬工程(或銷售產(chǎn)品)等經(jīng)濟業(yè)務(wù)簽訂合同時明確收款事項，也會加快收款速度減少應(yīng)收賬款額度降低財務(wù)風險。
三、完善合同管理體系，提升企業(yè)經(jīng)營管理水平
通過合同管理系統(tǒng)可以把互相依賴的生產(chǎn)單位之間及生產(chǎn)與科研、銷售單位之間聯(lián)系起來，減少經(jīng)濟糾紛，鞏固協(xié)作關(guān)系，推動專業(yè)化生產(chǎn)的發(fā)展。同時，合同也是有效組織生產(chǎn)活動的方法措施，能夠使企業(yè)合理使用人力、物力、財力，避免盲目生產(chǎn)損失浪費現(xiàn)象的發(fā)生，加速資金周轉(zhuǎn)，提高經(jīng)濟管理水平。因此，合同管理是企業(yè)經(jīng)營管理工作中的一項重要工作，它不僅是簡單的要約、承諾、簽約等內(nèi)容，而是一種全過程、全方位、科學的組織管理。
同時應(yīng)加強對合同審核責任的追究，保證審核質(zhì)量。建立同類事項合同的模板，法規(guī)部門要對合同中的法律條款進行指導(dǎo)，特別是新的法律法規(guī)及事項的前瞻性。在日常經(jīng)營中個別單位還存在合同管理意識淡薄，沒有明白合同的重要性和作用，違反合同管理規(guī)定的現(xiàn)象，在沒有簽訂經(jīng)濟合同的情況下，就與業(yè)務(wù)單位發(fā)生經(jīng)濟往來，一旦發(fā)生經(jīng)濟糾紛，無據(jù)可依，或者合同文本不規(guī)范，引起經(jīng)濟糾紛，給單位造成損失。通過財務(wù)監(jiān)督和合同管理的協(xié)調(diào)控制，可有效避免此類情況的發(fā)生，合同管理系統(tǒng)嚴格按照企業(yè)內(nèi)控制度的要求設(shè)計，相對固化業(yè)務(wù)流程，規(guī)范化運作程序，法律審查和結(jié)算管理成為合同簽訂、履行中不可逾越的環(huán)節(jié)。這就要求有關(guān)部門必須提升合同管理意識，逐字逐句對合同條款進行推敲，做到定義清楚，用語準確、嚴密，全面認識和理解合同條款，規(guī)范經(jīng)濟合同文本，避免經(jīng)濟糾紛等情況的發(fā)生。
通過財務(wù)監(jiān)督和合同管理的結(jié)合，會促進企業(yè)各單位加大合同管理力度，所有合同的簽訂、審批、履行都能夠按制度規(guī)范進行，同時為了及時結(jié)算，企業(yè)各單位會加快合同審查審批速度，規(guī)范合同管理，提高工作效率，另一方面，通過合同部門和財務(wù)部門等其他部門之間協(xié)調(diào)配合、監(jiān)控，合同的流轉(zhuǎn)的各個節(jié)點都會留下痕跡，責任清晰易于追究，合同簽訂、履行過程更加公開、透明，有效減少腐敗現(xiàn)象的發(fā)生，實現(xiàn)了法律風險的可控、在控，保障了企業(yè)的資金安全和有效使用。
通過財務(wù)系統(tǒng)和合同管理系統(tǒng)的結(jié)合，保證了合同系統(tǒng)數(shù)據(jù)的全面性和準確性，基于合同系統(tǒng)數(shù)據(jù)可以對合同系統(tǒng)中的合同簽訂、履行及相對人等信息進行定期分析，正確評價合作方的信譽度，保護企業(yè)經(jīng)濟利益不受損害。通過制作各類統(tǒng)計分析圖表，結(jié)合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營信息進行綜合分析，及時查找管理上的問題，防范和化解經(jīng)營風險，提出解決方案，改善企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營，有效提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。
實踐證明，將財務(wù)監(jiān)督和合同管理兩個環(huán)節(jié)有機結(jié)合，協(xié)調(diào)控制企業(yè)經(jīng)營風險是行之有效的，二者構(gòu)筑了一層嚴密的內(nèi)部控制體系，很好地解決了合同管理和成本控制中存在的效率低、準確性差等諸多實際問題，實現(xiàn)了合同的高效運作管理，滿足了有效控制成本、提高經(jīng)濟效益的目的，對于企業(yè)提升企業(yè)經(jīng)營管理水平具有重要作用。
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合同管理指合同當事人為實現(xiàn)訂立合同的目的，根據(jù)本單位的實際情況，依據(jù)《合同法》等有關(guān)法律法規(guī)，開展的與合同的簽訂、履行、救濟、完成等一系列民事法律行為相關(guān)的管理。為更好的進行合同全面的管理，筆者認為應(yīng)注重以下合同管理關(guān)鍵環(huán)節(jié)的內(nèi)部管理與控制：
1.上級機關(guān)下達的科研任務(wù)類合同。因此，對于科研類合同的評審，應(yīng)有科研主管部門、財務(wù)審計部門的參與。而此類合同的條款多數(shù)比較固定少有改動，通常根據(jù)政府、上級機關(guān)、軍隊的模板簽訂，法律條款的審核工作略微簡單。
2.科研任務(wù)分包、技術(shù)外協(xié)類合同。因此，需要有科研主管部門、財務(wù)審計部門、質(zhì)量管理部門的參與。該類合同還要重視合同的起草工作，注意合同條款的約定應(yīng)嚴于承接的科研任務(wù)合同或橫向技術(shù)服務(wù)合同。
3.采購合同。科研事業(yè)單位采購類合同可分為儀器設(shè)備等固定資產(chǎn)采購和原材料采購，根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定，科研事業(yè)單位固定資產(chǎn)購置需要在中央政府采購網(wǎng)完成，超過一定金額的，需要采取招投標方式完成，相關(guān)的采購流程完善，合同條款統(tǒng)一制定，對于此類合同可以相對簡化內(nèi)部評審流程，并由單位資產(chǎn)采購部門參加評審。原材料采購類合同，因采購次數(shù)多，形式比較固定，建議制定適合本單位采購要求的合同模板，簡化評審。
4.合作協(xié)議等框架類合同。簽訂此類合同一般為進行長期戰(zhàn)略合作，合同權(quán)利義務(wù)條款比較寬泛概括，多數(shù)未規(guī)定金額條款。此類合同如為科研協(xié)作類，重點關(guān)注合作的總體戰(zhàn)略規(guī)劃，各部門的協(xié)調(diào)配合工作，應(yīng)由科研管理部門參與評審。如為對外技術(shù)服務(wù)類，則應(yīng)注意合同條款的起草，技術(shù)服務(wù)的內(nèi)容、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、付款方式等條款的規(guī)定。因該類合同履行時間長，項目一般較大、甚至關(guān)系單位的未來發(fā)展，建議由單位相關(guān)負責人參與評審工作。
5.其他維持單位日常運作類合同。此類合同涉及范圍廣，但對單位的總體運作經(jīng)營的影響偏小，主要注意合同的起草審批工作，對于需要經(jīng)常簽訂的合同可以制作合同模板，簡化審批流程。
6.重視合同授權(quán)簽字審批及用印程序。合同自雙方當事人簽字、蓋章之日起生效。日常工作中，經(jīng)常發(fā)生由未經(jīng)法定代表人授權(quán)的經(jīng)辦人簽字，并加蓋無法人資格的業(yè)務(wù)部門章的現(xiàn)象，此類合同雖不致無效，但屬于效力待定合同，需要其法人追認后方生效。
7.重視合同執(zhí)行的監(jiān)督管理。很多單位在簽訂完合同后便覺得萬事大吉，不再重視合同的后期履行情況。而簽訂合同的最終目的在于實現(xiàn)合同履行、獲得履行成果。因此，應(yīng)重視合同的執(zhí)行情況，定期對合同執(zhí)行情況進行檢查，遇到合同履行異常，組織有關(guān)部門聯(lián)合調(diào)查攻關(guān)，避免風險、減小損失。
8.合同檔案管理。合同執(zhí)行過程中，應(yīng)及時對合同從簽訂到履行完成過程中產(chǎn)生的相關(guān)資料進行備案、歸檔。以便出現(xiàn)糾紛時，盡快收集取證及時維護自身權(quán)利，避免、減小不必要的損失。
二、完善科研事業(yè)單位合同管理的幾點建議
筆者結(jié)合實際工作中發(fā)現(xiàn)的問題，提出以下幾點關(guān)于科研事業(yè)單位合同管理內(nèi)部控制的建議，以供合同管理工作的參考。
（一）加強、完善全周期合同管理制度
合同訂立的過程涉及供應(yīng)商的選擇、合同的起草、審批簽訂、履行等較多環(huán)節(jié)，風險防范工作有一定的難度，只有規(guī)范合同管理制度流程，有章可循，才能達到風險控制的目的，減少不必要糾紛或損失的發(fā)生。建立健全全周期合同管理制度應(yīng)包括以下幾個方面。
1.建立合格供應(yīng)商管理制度。合同管理部門應(yīng)根據(jù)本單位對外簽訂合同的性質(zhì)，涉及的產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量要求，制定相應(yīng)層級的供應(yīng)商管理評審程序，對有意合作的供應(yīng)商的主體資格、資信財政狀況、研發(fā)生產(chǎn)供貨能力等進行全方位評價。并建立合格供方名錄，完善入庫評審、復(fù)審、出庫、比選等制度程序。
2.建立合同審批評審制度。合同管理部門應(yīng)對本單位的合同進行分類管理，制定不同審批層級的合同評審流程，抓大放小，優(yōu)化管理流程，重大合同應(yīng)多部門聯(lián)合會簽或會議評審，并明確各參與評審部門的職責，只有建立層次清晰、分工具體、職責明確、程序規(guī)范的合同審批評審制度，才能使合同的簽訂、履行、監(jiān)督、糾紛處理等各個環(huán)節(jié)處于有效控制的狀態(tài)。
3.合同授權(quán)簽字及用印管理制度。合同授權(quán)簽字制度意在規(guī)避越權(quán)簽署合同的情形，應(yīng)根據(jù)本單位的實際情況，分類制定合同的授權(quán)簽字程序，對于重大合同由法定代表人簽署，科研合同可授權(quán)分管科研的所領(lǐng)導(dǎo)或科技管理部門負責人簽署，一般事務(wù)性合同或數(shù)額較小、數(shù)量多的技術(shù)服務(wù)合同可授權(quán)業(yè)務(wù)部門負責人簽署。合同印章管理人員應(yīng)嚴格審核合同簽署人權(quán)限，禁止在空白合同上加蓋公章或合同章，加蓋騎縫章防止合同內(nèi)容、頁碼被替換的現(xiàn)象發(fā)生，并妥善保管印章，做好用印登記工作。
4.建立合同履行監(jiān)督、糾紛處理制度。建立合同履行臺賬，及時跟蹤合同履行的進展，監(jiān)督合同的執(zhí)行情況，并建立合同履行異常的報告機制，及時應(yīng)變履行異常，第一時間搜集取證，避免合同糾紛的發(fā)生。
（二）加強合同管理信息化系統(tǒng)建設(shè)
運用信息化系統(tǒng)的便捷、高效、智能的特點，可以節(jié)省紙質(zhì)審批的人力物力資源，提高合同管理的效率。合同管理信息系統(tǒng)可涵蓋合同管理的全過程，建立從供應(yīng)商管理、合同臺賬管理、合同審批評審程序、合同履行監(jiān)督程序的全生命周期管理。并應(yīng)包含統(tǒng)計分析功能，便于相關(guān)部門統(tǒng)計數(shù)據(jù)，監(jiān)督檢查。另外，還應(yīng)建立預(yù)警機制，監(jiān)督合同執(zhí)行的進度、合同分期付款時間節(jié)點的預(yù)警。
（三）重視合同管理信息系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)的對接科研事業(yè)單位的合同管理信息系統(tǒng)應(yīng)與科研管理系統(tǒng)、資產(chǎn)采購管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)、質(zhì)量管理系統(tǒng)等相對接，實現(xiàn)資源、數(shù)據(jù)共享，信息有效融合，以合同貫穿整個項目審批全過程。避免各個管理信息化系統(tǒng)互為孤島，造成業(yè)務(wù)流程被分割，重復(fù)審批現(xiàn)象的發(fā)生。
三、結(jié)語
一、油田企業(yè)合同管理風險及其特點
合同作為企業(yè)展開經(jīng)濟往來與市場經(jīng)營活動的重要方式，針對合同開展的管理工作旨在通過合同的約束去保證項目的有序開展，雙方自覺、嚴格遵從合同條款規(guī)定，合理行使自身權(quán)利職責，確保雙方利益都得到保障。在當前我國依法治國形勢下，企業(yè)在社會主義市場經(jīng)濟活動中，為明確雙方權(quán)利及義務(wù)，需要保證所簽訂合同的法律效力，避免各種潛在風險對雙方合法權(quán)益造成侵害。一般來講，油田企業(yè)的合同管理工作具備如下特點：（1）法律風險大。合同作為企業(yè)經(jīng)營管理發(fā)展的重要手段，所以隨著油田建設(shè)規(guī)模的逐漸擴大及項目逐漸增多，加之外部法律環(huán)境的不斷變化，合同所帶來的法律風險同樣增大，對合同管理工作提出了更高要求；（2）種類多。油田企業(yè)在購置設(shè)備及物料時會因此產(chǎn)生合同，引入先進技術(shù)會產(chǎn)生技術(shù)許可合同，項目施工產(chǎn)生工程合同等等；（3）周期長。油田企業(yè)的合同簽訂需要經(jīng)過洽談、簽署到履行等一系列過程，前后涉及的時間較長，倘若出現(xiàn)合同變更、延期履行等情況，時間會進一步拉長，再加上長期交易、分期分批履行的合同因素中存在諸多不確定因素，也會對油田企業(yè)造成較大影響。
二、依法治國形勢下油田企業(yè)合同管理風險內(nèi)容
（一）合同主體風險
油田企業(yè)在經(jīng)營管理過程中需要與外界合作，在合同簽訂中則需要全面掌握對方資質(zhì)。而針對不同行業(yè)，我國相關(guān)法律法規(guī)也對其主體資格有著不同要求，大部分企業(yè)只需獲得營業(yè)證書便可，但鑒于油田企業(yè)項目的復(fù)雜性與技術(shù)性，對對方企業(yè)除了有營業(yè)證書的基本要求之外，還會要求其他資質(zhì)或批準證書。所以，油田企業(yè)在合同簽訂過程中一定要保證對方主體資質(zhì)適格，保證其經(jīng)營范圍與資質(zhì)同業(yè)務(wù)要求相符，倘若對對方資質(zhì)的驗證工作存在疏忽，便會導(dǎo)致合同無效或被撤銷的風險加大，耽誤業(yè)務(wù)開展的同時可能造成油田企業(yè)不可挽回的經(jīng)濟損失。
（二）合同內(nèi)容風險
在當前依法治國的形勢下，油田企業(yè)在合同簽訂的過程中為了提高工作效率，按照法律規(guī)定進行了主要業(yè)務(wù)合同的標準文本編制，將同類型合同主要條款進行統(tǒng)一，在這一情況下一定程度上能促進油田企業(yè)合同管理工作的標準化、規(guī)范化發(fā)展，但使合同工作存在局限并暗藏風險。一般來講，合同的主要條款有名稱、數(shù)量、違約責任劃定等等，其中絕大多數(shù)內(nèi)容可在國家法律規(guī)定范圍內(nèi)進行洽談，如果沒有作明確規(guī)定，可按照相關(guān)法律規(guī)定或交易習慣執(zhí)行。油田企業(yè)經(jīng)營管理中所簽合同通常金額巨大，而在合同往往未對具體責任及權(quán)利進行明確劃分，造成爭議性條款存在，而這些內(nèi)容則是糾紛產(chǎn)生的根源，導(dǎo)致油田企業(yè)利益存在受損風險。
（三）合同履行風險
合同簽訂過后的履行過程同樣會存在諸多問題，導(dǎo)致合同難以正常履行，還會出現(xiàn)對合同條款的變更，由于對方企業(yè)問題的存在而導(dǎo)致合同無法按照條款履行的情況在油田企業(yè)合同管理中同樣存在。具體來講，在合同履行過程中出現(xiàn)對方違約主要分為合同履行不當和合同不履行兩種，其中不履行又分為拒不履行及不能履行。此外，對方企業(yè)在履行合同的過程中存在履行提前或履行延后的不當履行情況，都有可能對油田企業(yè)造成隱蔽性風險。
三、依法治國形勢下油田企業(yè)合同管理風險控制對策分析
（一）加強法律法規(guī)學習
在當前的依法治國形勢背景下，大眾的法律意識得到進一步強化，企業(yè)在經(jīng)營管理中要想有效規(guī)避法律風險，則需要加強對相關(guān)法律法規(guī)的學習。因此，油田企業(yè)在面對當前合同管理法律風險時，應(yīng)當加強對《合同法》、《公司法》等法律法規(guī)的學習及貫徹落實，唯有對《合同法》中的形式、效力、有名合同法定要求等重要內(nèi)容全面掌握，才能在合同簽約中有效規(guī)避風險，降低損失可能。同時，油田企業(yè)還需加強對國家其他專項法律法規(guī)的學習，其中包含政府部門新頒布的行業(yè)相關(guān)規(guī)定文件，唯有對國家乃至國際法律環(huán)境變化全面掌握，才能夠在合作簽訂中保持清醒頭腦，避免對方鉆法律“漏洞”而導(dǎo)致自身利益受損的情況發(fā)生。因此，在依法治國形勢下的合同管理風險控制工作，需要油田企業(yè)基于管理的角度去提高對合同法律風險的識別率，這是維持企業(yè)長效管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。油田企業(yè)應(yīng)當緊隨當前法律大環(huán)境的變化潮流，調(diào)整自身在市場經(jīng)濟體制中的地位，以法律法規(guī)運用能力的提升去做好對合同法律風險的控制。
（二）做好資質(zhì)信息驗證
油田企業(yè)在簽訂合同之前，要對合同的策略及相關(guān)主體的資質(zhì)進行全面驗證，做好所選企業(yè)的核實工作，對合同簽約相關(guān)主體的生產(chǎn)許可證、營業(yè)執(zhí)照等必要證件的原件及復(fù)印件進行核實，如需要特定資質(zhì)等級證書，應(yīng)當提前告知對方提供。針對上述資質(zhì)證件，油田企業(yè)應(yīng)當一一復(fù)印且做好相關(guān)的保存工作，倘若合同中的項目規(guī)模較大，涉及數(shù)額巨大且技術(shù)要求高，油田企業(yè)則應(yīng)當組建工作小組前往對方企業(yè)展開實地考察，要充分掌握對方的經(jīng)營狀況、技術(shù)實力、企業(yè)人員構(gòu)成、業(yè)內(nèi)口碑等等，確保考察的細致性，避免因為調(diào)研工作存在疏忽而導(dǎo)致合同后續(xù)履行受阻。此外，油田企業(yè)還需結(jié)合具體項目的特點及相關(guān)要求，將合同中的有關(guān)條款及注意事項一一列明，倘若條件允許或是項目合同極為重要，還應(yīng)當有第三方專業(yè)機構(gòu)介入，對合同業(yè)務(wù)進行全面審閱，提出其中的暗藏風險，保證油田企業(yè)的合法利益不受侵犯。所以說，資質(zhì)信息驗證工作要求工作人員具備良好的風險意識，能夠?qū)ζ渲锌赡艽嬖诘膯栴}及時發(fā)現(xiàn)并規(guī)避，所以做好對方資質(zhì)信息的驗證工作是基礎(chǔ)關(guān)鍵，在相關(guān)內(nèi)容及形式確定好之后，再進行合同的簽訂。
（三）改善合同履行弊端
合同簽訂之后的履行行為，是整個項目的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，同時也是合同管理法律風險高發(fā)環(huán)節(jié)，為了確保油田企業(yè)相關(guān)項目的有序開展，必須做好合同履行相關(guān)工作。在當前依法治國的形勢下，油田企業(yè)應(yīng)當充分利用國家賦予的權(quán)利及合同約定的權(quán)利去保護自身合法利益。具體來講，在合同履行的過程中，需要做好如下幾點：（1）具備證據(jù)意識，油田企業(yè)的合同管理工作部門要對一些相關(guān)的紙質(zhì)文件進行收集、歸納、整理，并且要定期做好檢查與歸檔工作，對合同的履行進度做好動態(tài)化監(jiān)視；（2）禁止口頭協(xié)議，倘若合同條款需要變更或是對其中相關(guān)協(xié)議進行必要補充，應(yīng)當按照企業(yè)規(guī)章制度以及國家相關(guān)條款規(guī)定，采取書面的形式進行補充和變更，禁止出現(xiàn)一切口頭形式的協(xié)議；（3）充分掌握合同內(nèi)容，作為油田企業(yè)的合同管理工作人員，要對所簽訂的合同內(nèi)容充分掌握，并且對合同履行中潛藏的風險及時匯報給上級部門，將風險控制在最小范圍。
（四）完善合同管理系統(tǒng)
在當前科學技術(shù)與信息化水平不斷提升的年代，油田企業(yè)應(yīng)當積極構(gòu)建完善的合同管理系統(tǒng)，通過信息化技術(shù)的加持去強化合同管理部門對項目合同的有效監(jiān)督。一般來講，過去的合同管理大多由工作人員人工完成，不僅工作效率較低，誤差較多，同時也難以發(fā)揮出大數(shù)據(jù)的分析決策功能，通過完善的合同管理系統(tǒng)構(gòu)建，能夠?qū)椖亢贤穆男羞M度及風險預(yù)警等方面發(fā)揮良好效果，同時其中大量數(shù)據(jù)的保存也會更加安全高效，通過該合同管理系統(tǒng)能夠?qū)椖抠Y金的流向、履行日程等方面全程監(jiān)控。通過合同管理系統(tǒng)的不斷完善，能夠提升油田企業(yè)各部門的管理協(xié)同性，在聯(lián)合管理控制下，合同出現(xiàn)法律風險時便能夠有相關(guān)數(shù)據(jù)提供支持，為風險解決方案的制定提供參考。同時，合同管理系統(tǒng)的完善能夠為風險預(yù)警機制的設(shè)立奠定基礎(chǔ)，基于合同管理系統(tǒng)對大數(shù)據(jù)展開分析與動態(tài)化監(jiān)控，在到達預(yù)警值時發(fā)出提醒，石油企業(yè)便可基于線上和線下資料展開及時補救，確保合同管理法律風險得到良好控制。綜上所述，為確保在當前依法治國形勢下油田企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，則需要做好合同管理中法律風險的控制工作。而油田企業(yè)的合同管理是一項系統(tǒng)且復(fù)雜的工作，為了將合同簽訂中的主體風險、內(nèi)容風險及履行風險控制到最小化，則需要采取相應(yīng)的控制對策，同時組建擁有較高法律意識的管理隊伍，逐步改善目前油田企業(yè)所簽訂合同中的弊端。如此一來，才能夠確保油田企業(yè)在依法治國形勢下保持較高的合同管理水平，維持企業(yè)經(jīng)營的穩(wěn)健發(fā)展。
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1.1合同執(zhí)行管控能力不強
合同生效后，履約行為通常由經(jīng)辦部門來執(zhí)行。銀貨兩訖型的合同，履約行為較簡單；而分段執(zhí)行的合同甚或是跨年執(zhí)行的合同，履約行為就相對復(fù)雜一些。合同的實際履約狀況一般由經(jīng)辦部門掌握，如果部門規(guī)模大、專業(yè)分類細、經(jīng)辦合同多、涉及人員多，經(jīng)辦部門的領(lǐng)導(dǎo)也未必能掌握合同的實際履約狀況，必須找到具體經(jīng)辦人才能真正了解相關(guān)信息。如此，企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督部門對于合同實際履約狀況的監(jiān)督也是比較繁瑣的，往往要到經(jīng)辦部門實地了解，還要到財務(wù)部門去核實資金記錄，費時費力。
1.2合同信息查詢分析不便
合同管理工作中還經(jīng)常需要追溯相關(guān)信息或進行統(tǒng)計和分析，例如：在接受外審的過程中，外審人員經(jīng)常會根據(jù)財務(wù)付款記錄調(diào)閱關(guān)聯(lián)的合同，核查付款是否符合合同約定。若合同管理的基礎(chǔ)工作較扎實，合同編號有明確規(guī)定、具有唯一性，財務(wù)付款憑證上標有合同編號，合同管理部門也設(shè)有標注合同編號的管理臺賬。當外審人員報出某個合同編號時，合同管理人員能夠利用合同編號的唯一性，追溯查詢到相關(guān)信息。再如：企業(yè)需統(tǒng)計年度合同的總體發(fā)生情，若要快速統(tǒng)計，必須在平時建立數(shù)據(jù)較翔實的基礎(chǔ)臺賬。企業(yè)若是合同管理基礎(chǔ)薄弱的，上述兩例幾乎無實現(xiàn)的可能，即使合同管理基礎(chǔ)較好，實現(xiàn)上述兩例也屬不易。
2合同管理信息化的實踐
目前，很多企業(yè)的基礎(chǔ)管理都在大量地運用信息化手段，大力推行并運用企業(yè)資源管理信息系統(tǒng)（ERP）。通過ERP的推行和運用，企業(yè)很多生產(chǎn)經(jīng)營管理流程已實現(xiàn)信息化，一些與合同相關(guān)的信息和數(shù)據(jù)在ERP內(nèi)也留有記錄并積累。筆者長期從事企業(yè)的合同管理工作，近年來，在企業(yè)ERP構(gòu)建較為成熟的基礎(chǔ)之上，運用信息化手段，將合同管理作為ERP中的一個子模塊，納入了整個ERP的運行，利用ERP中企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營信息數(shù)據(jù)的聯(lián)通和共享，對進一步提升合同管理水平做了一些嘗試。
2.1做好合同管理ERP模塊開發(fā)的前期調(diào)研
在前期調(diào)研中，首先對企業(yè)發(fā)生的合同進行梳理，如以資金流向來分類，可分為資金流入型和資金流出型；以業(yè)務(wù)方式來分類，可分為物資采購類、工程采購類、服務(wù)采購類和銷售類等；其次，確定以資金流向和數(shù)量作為重點關(guān)注對象來開發(fā)合同管理ERP模塊。由合同管理部門牽頭，會同信息化開發(fā)人員分別到采購、銷售和設(shè)備等合同發(fā)生頻次較高的部門進行調(diào)研，針對現(xiàn)行流程實現(xiàn)信息化所可能會遇到的問題進行了多次研討，合同管理部門主要關(guān)注合法合規(guī)性，業(yè)務(wù)部門主要關(guān)注實際可操作性，信息化開發(fā)人員主要關(guān)注術(shù)上的可實現(xiàn)性。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，合同管理信息化實現(xiàn)的前提是較為完善和有效的合同管理基礎(chǔ)工作，大致包括：合同管理工作中有串聯(lián)所有相關(guān)信息的有效索引，即合同編號，合同編號有明確規(guī)則，具有唯一性和可追溯性。合同編號由合同管理部門統(tǒng)一確定；合同生效前，需經(jīng)流轉(zhuǎn)審核，由財務(wù)和法務(wù)等部門參與；合同履約由經(jīng)辦部門負責，實際收付款時在財務(wù)憑證上標注合同編號；內(nèi)部監(jiān)督部門著重從資金角度監(jiān)督合同的實際履約狀況；合同管理部門建立合同管理基礎(chǔ)臺賬，以滿足企業(yè)對于查詢、統(tǒng)計和分析方面的需求。
2.2做好合同管理ERP模塊首期上線后的調(diào)試
ERP模塊的開發(fā)是一個循序漸進的過程，經(jīng)過充分的前期調(diào)研，將合同管理ERP模塊首期上線的目標定為：將現(xiàn)有合同管理流程全部推上信息化，實現(xiàn)無紙化辦公。首期上線后，以企業(yè)合同信息化審核流程舉例，大致流程為：由合同具體經(jīng)辦人在合同管理ERP模塊中發(fā)起審核——流轉(zhuǎn)至部門領(lǐng)導(dǎo)審核——流轉(zhuǎn)至財務(wù)部門審核——流轉(zhuǎn)至法務(wù)部門審核——經(jīng)辦部門在完成審核后辦理簽字蓋章手續(xù)。在各審核環(huán)節(jié)均可以打回至原始經(jīng)辦人。
2.3滿足相關(guān)部門的個性化差異管理
合同管理ERP模塊首期上線之后，在實際運行中，還根據(jù)銷售部門的工作特性，實行差異化管理。通過差異化管理，既加強了對銷售合同的管控力度，又滿足銷售部門對合同管理的個性化需求。
2.4做好系統(tǒng)首期上線之后的持續(xù)優(yōu)化
系統(tǒng)首期上線運行一段時間后，業(yè)務(wù)部門對于操作界面和一些細節(jié)提出不少優(yōu)化建議，將這些建議匯總，進行甄別和梳理，既考慮業(yè)務(wù)部門需求，又兼顧合法合規(guī)性，持續(xù)開展優(yōu)化工作。
2.4.1 實現(xiàn)海量數(shù)據(jù)和信息的共享
信息化管理系統(tǒng)的一大令人矚目的特點，就是實現(xiàn)海量數(shù)據(jù)和信息的共享。如果不能實現(xiàn)這一點，將是對信息化管理系統(tǒng)資源的極大浪費。因此，合同管理ERP模塊作為企業(yè)ERP的組成部分之一，如何與企業(yè)ERP中已有的功能模塊實現(xiàn)數(shù)據(jù)和信息的有效共享，是持續(xù)優(yōu)化的關(guān)鍵。
2.4.2 合理減少重復(fù)勞動的工作量
為實現(xiàn)合同管理的某些要求，合同管理ERP模塊在開發(fā)初期可能會要求操作人就某一內(nèi)容在企業(yè)ERP的多個模塊中進行錄入，有重復(fù)操作之嫌。信息化本應(yīng)是提高效率的一種手段，如果是為信息化而信息化，實質(zhì)上增加了重復(fù)勞動的工作量，這就有違信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計初衷。因此，如何利用好企業(yè)ERP中現(xiàn)有模塊的數(shù)據(jù)和信息，提高效率，也是持續(xù)優(yōu)化的目標之一。
2.4.3 加強對合同的實際管控力度
在合同管理ERP模塊首期上線之后，逐步將過程監(jiān)督的要求融入其中，加強對合同的實際管控力度。前文已述及，該模塊首期目標主要是原合同管理流程的無紙化，在這個階段性目標完成之后，需要逐步過渡到合同管理的理想目標。因此，以加強合同管控力度為目標，結(jié)合該模塊的實際運行狀況，適時地增加一些補丁。舉兩個這方面持續(xù)優(yōu)化工作的實例。第一，通過優(yōu)化，將銷售合同與生產(chǎn)定單建立關(guān)聯(lián)，要求業(yè)務(wù)員在開具生產(chǎn)定單時必須輸入合同編號，以合同編號為索引，可以調(diào)取企業(yè)ERP其他模塊中的數(shù)據(jù)和信息，如生產(chǎn)管理模塊中關(guān)于生產(chǎn)定單運行的相關(guān)數(shù)據(jù)。這樣做既沒有太多地增加業(yè)務(wù)員的工作量，也為加強過程監(jiān)管提供了便利。第二，通過優(yōu)化，增加了合同履約信息的錄入功能。主要是針對資采購合同，在合同正式生效后，由合同經(jīng)辦人根據(jù)合同履約的實際情況，在該模塊中錄入資金支付的信息，以反映合同的實際履約狀況，且與財務(wù)部門的實際資金結(jié)算節(jié)奏保持一致，在通過財務(wù)部門的審核之后生效。如果該合同的資金支付記錄在企業(yè)ERP其他模塊中已存在，則直接調(diào)取。這樣做能夠使合同的實際履約狀況通過資金支付這一關(guān)鍵信息在該模塊中予以體現(xiàn)，便于過程監(jiān)管。通過上述四方面工作，合同管理ERP模塊基本實現(xiàn)了三個目標：合同審核無紙化、合同履約信息化、數(shù)據(jù)使用快捷化。
3合同管理信息化的意義
在合同管理信息化的實踐中取得了一些成果，在這個過程中，我們認為合同管理信息化的意義主要有三點。
3.1提高流轉(zhuǎn)審核效率
合同管理信息化可以打破時間和地域的限制，減輕經(jīng)辦人的工作強度，縮短相關(guān)材料流轉(zhuǎn)以及相關(guān)人員的審核和簽字的等待時間，經(jīng)辦人還能夠隨時查詢合同審核進度，縮減審核周期、提高審核效率。
3.2加強過程管控能力
合同管理信息化可以將資金流向、數(shù)量和時間為具體內(nèi)容反映合同的實際履約狀況，為企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督部門開展過程監(jiān)管、同步監(jiān)管提供了有利條件。
3.3提升合同管理水平
一、財務(wù)一體化管理的重要性
在兩院區(qū)一體化管理之初，財務(wù)管理存在著一系列的難題與困境。首先，由于兩院區(qū)分別為省級與市級醫(yī)院，采用著不同的收費系統(tǒng)、物資管理系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)，因此兩院區(qū)財務(wù)信息無法兼容共通，對數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)統(tǒng)計與監(jiān)督管理造成了極大的不便。其次，兩院區(qū)的合同管理與工程管理采用了省級與市級兩套不同的標準與流程，造成了財務(wù)監(jiān)督的困難與資源的浪費。另外，濱江院區(qū)沒有配備財務(wù)負責人，在職財務(wù)人員均為新入職的市級編制人員，缺乏工作經(jīng)驗，無法單獨勝任濱江院區(qū)的財務(wù)工作。為了解決一體化管理進程下的財務(wù)管理難題，A院采取了一系列對策來加強財務(wù)管理與財務(wù)監(jiān)督。
二、財務(wù)一體化管理的具體做法
在財務(wù)一體化的管理模式下，A院采取了資金集中管理，流程統(tǒng)一規(guī)范，核算有分有合，人員輪崗互通等一系列措施，并在以下幾個重要方面做了規(guī)范管理。
（一）合同管理
加強合同管理，推進兩院區(qū)合同管理的一體化能更有效地規(guī)避風險，維護醫(yī)院合法權(quán)益并實現(xiàn)資源合理配置。針對像醫(yī)療器械維保合同、醫(yī)用氣體采購合同、醫(yī)療廢物處置費合同與醫(yī)院辦公用品合同等兩院區(qū)均有需求的支出，A院采用兩個院區(qū)，一份合同的管理辦法，以集團化優(yōu)勢壓低招標價格，節(jié)約成本開支。同時，在合同內(nèi)分別框定解放路院區(qū)與濱江院區(qū)各自所占的數(shù)量與金額，并將折讓部分金額按比例分攤至兩個院區(qū)。此外，在合同中列明，濱江院區(qū)的發(fā)票需單獨開具，以便財務(wù)根據(jù)發(fā)票入庫、統(tǒng)計分析與監(jiān)督管理。
為了避免兩院區(qū)間重復(fù)付款與超合同金額付款，A院在OA系統(tǒng)內(nèi)完善了信息化合同管理系統(tǒng)，將每份合同的編號、名稱、內(nèi)容以及總金額導(dǎo)入平臺，由臨工部或后勤中心經(jīng)辦人將每次的付款金額錄入到相關(guān)合同下，若超出合同金額，系統(tǒng)將禁止錄入。財務(wù)人員在平臺上審核確認本次付款金額的同時，還能根據(jù)往期付款記錄統(tǒng)計出解放路與濱江院區(qū)分別的累計付款額，有效地避免了重復(fù)付款，防止了兩院區(qū)的超額付款。在合同管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，財務(wù)人員還對一事一議的后勤零星付款合同設(shè)計了付款審核表，以醫(yī)用混合氣體采購合同為例，濱江院區(qū)的付款審批表如表1所示，其中明確了兩院區(qū)的合同總金額與合同時間，登記了濱江院區(qū)每次付款的時間、金額與累計付款金額，在備注欄中，財務(wù)人員根據(jù)合同管理系統(tǒng)統(tǒng)計出解放路院區(qū)累計付款額。這樣一來，既能一目了然地統(tǒng)計兩院區(qū)分別已使用的合同額度，又能很好地控制合同總額，規(guī)避超額超合同期付款的風險。
（二）材料物資管理（以藥庫管理為例）
實現(xiàn)兩院區(qū)材料與物資管理一體化是提升兩院區(qū)醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的重要組成部分。以藥庫為例，A院為了解決一體化管理初期兩院區(qū)不同庫房管理軟件無法兼容與對接的難題，停用了濱江院區(qū)的老系統(tǒng)，統(tǒng)一使用解放路院區(qū)藥品管理系統(tǒng)。對兩院區(qū)的藥品統(tǒng)一采購、統(tǒng)一入庫、藥品字典統(tǒng)一維護，并由解放路藥品保管員將濱江院區(qū)的藥品出?熘簾踅?藥房。在此基礎(chǔ)上，財務(wù)人員在醫(yī)院IT中心的支持下，對藥庫管理系統(tǒng)軟件進行了優(yōu)化，新增財務(wù)總賬模塊，將原解放路院區(qū)藥庫設(shè)為母藥庫，濱江院區(qū)設(shè)為子藥庫，對母子藥庫進行合并管理，實現(xiàn)對各類財務(wù)數(shù)據(jù)合并統(tǒng)計，統(tǒng)一財務(wù)管理。
通過對兩院區(qū)藥庫的一體化管理，A院實現(xiàn)了兩院區(qū)數(shù)據(jù)庫的互連互通，對藥品流通中的信息進行全程控制，使藥庫管理系統(tǒng)可提供個性化的數(shù)據(jù)查詢與統(tǒng)計功能，財務(wù)總賬實現(xiàn)藥品各項數(shù)據(jù)的綜合統(tǒng)計功能。由此，財務(wù)人員既確保了藥庫會計核算的及時性、準確性與完整性，又避免了一體化前繁瑣的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，提高了工作效率，為醫(yī)院的管理決策提供了準確的財務(wù)依據(jù)。
（三）會計核算管理
為了加強兩院區(qū)會計核算一體化管理，A院首先對信息化系統(tǒng)與平臺進行了合并，兩院區(qū)共用一套HIS系統(tǒng)、庫房系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)，并在每個系統(tǒng)下單獨設(shè)立濱江院區(qū)模塊，從原始數(shù)據(jù)的采集開始就做到數(shù)據(jù)共通，可分可合。
除了對原始憑證的要求進行規(guī)范外，A院還在用友ERP系統(tǒng)資產(chǎn)類科目相關(guān)二級科目下，增設(shè)“濱江院區(qū)”子科目，用于單獨核算濱江院區(qū)的資產(chǎn)，例如，“固定資產(chǎn)”科目下，增設(shè)“濱江院區(qū)”，并在“濱江院區(qū)”下再設(shè)一般設(shè)備、專用設(shè)備等明細科目。對于收入與費用，則在摘要與類別中將兩院區(qū)區(qū)分開來。
在此基礎(chǔ)上，財務(wù)人員可以及時、有效地編制兩院區(qū)各自的財務(wù)報表與合并報表。
（四）成本核算管理
通過有效的會計核算管理，衛(wèi)生材料費、藥品費、固定資產(chǎn)折舊費、無形資產(chǎn)攤銷費、提取醫(yī)療風險基金與其他費用這六類成本已經(jīng)實現(xiàn)了兩院區(qū)數(shù)據(jù)可分可合。但是，一體化管理模式下，A院相當一部分臨床科室對兩院區(qū)人員打通管理，定期對兩院區(qū)人員排班進行調(diào)整，績效實行大科合并管理，并對本科室人員績效統(tǒng)籌分配。這樣一來，財務(wù)人員統(tǒng)計到的某科室績效便為該科兩院區(qū)的總額，雖然在合并財務(wù)報表中，并不會對醫(yī)療成本造成影響，但在兩院區(qū)單獨的財務(wù)報表中，會造成收入與成本不匹配的現(xiàn)象。為了提高會計信息質(zhì)量，財務(wù)人員通過人事科、客服中心統(tǒng)計了每月的科室排班，并按照每月科室人員在兩院區(qū)的排班對績效工資進行重新分攤，確保了兩院區(qū)人員經(jīng)費的準確性。
（五）財務(wù)人員管理
財務(wù)科在一體化、同質(zhì)化管理下對兩院區(qū)人員實行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一調(diào)配。將原有市級編制財務(wù)人員安排至解放路院區(qū)輪崗，加強對兩院區(qū)財務(wù)人員的溝通與培訓(xùn)。同時，在濱江院區(qū)設(shè)立會計與出納崗位，受解放路院區(qū)統(tǒng)一管理，負責濱江院區(qū)日常財務(wù)工作。另外在濱江院區(qū)委派一名副科長，負責對濱江院區(qū)財務(wù)管理工作的監(jiān)管。
三、取得的成效
（一）提高會計信息質(zhì)量
財務(wù)一體化管理可以促進財務(wù)人員的經(jīng)驗交流，加強財務(wù)人員的能力培訓(xùn)，在提高財務(wù)人員綜合素質(zhì)的同時，規(guī)范了財務(wù)管理要求，統(tǒng)一了財務(wù)管控標準，加強了內(nèi)部控制的力度，從而提高會計信息質(zhì)量。
A院一體化財務(wù)管理模式下，既做到了財務(wù)人員集中管理，又做到了財務(wù)信息可分可合，為醫(yī)院的戰(zhàn)略決策提供了真實、可靠的的數(shù)據(jù)支持。
（廣東省粵電集團有限公司，廣東 廣州 510630）
摘要：傳統(tǒng)企業(yè)合同管理中存在諸多問題，已經(jīng)不能適應(yīng)信息化時代的需求。建立信息化管理系統(tǒng)，成為企業(yè)合同管理的重要突破口。在企業(yè)管理信息系統(tǒng)的建設(shè)中，要重點關(guān)注功能模塊建設(shè)，并堅持正確的實施步驟。
關(guān)鍵詞 ：合同管理；信息系統(tǒng)；功能模塊
中圖分類號：F270文獻標志碼：A文章編號：1000-8772（2014）19-0073-02
按照科斯的理論，企業(yè)的本質(zhì)就是一個“契約束”。企業(yè)由大量內(nèi)部與外部的“契約”凝結(jié)而成。當然，科斯眼中的“契約”并不等同于“合同”，但不可否認，“契約”的主體構(gòu)成部分屬于企業(yè)中林林總總的“有形合同”，對外有各種交易合同，對內(nèi)有勞動合同、保密合同等。因此，企業(yè)合同的管理水平，往往直接或間接地體現(xiàn)或代表了企業(yè)本身的管理水平。隨著信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于企業(yè)管理的方方面面，建立一套管理規(guī)范化、工作自動化、流程標準化的合同管理信息系統(tǒng)，對企業(yè)實現(xiàn)合同的全生命周期管理，有效管控合同風險進而全面提高企業(yè)管理水平有著重大意義。
一、傳統(tǒng)企業(yè)合同管理中存在的主要問題
1、企業(yè)合同管理往往停留在日常事務(wù)性工作，尚未形成體系化、模塊化管理機制。長期以來，合同管理人員大多埋頭于日常事務(wù)性、走流程的工作，使其難以擺脫現(xiàn)有事務(wù)性工作而向體系化、模塊化管理層面升華，缺乏完整工作管理閉環(huán)，造成“只見樹木不見森林”的局面。
2、合同定期評估失位，未形成合同管理全方位、全過程評估，尤其是對審批、履行等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的評估相對薄弱，不利于合同管理工作的持續(xù)提升和閉環(huán)管理。
3、合同管理的價值未充分挖掘，對公司的運營支撐作用有待提升。在公司運營中，合同作為企業(yè)經(jīng)營活動的重要載體，蘊含著大量反映公司內(nèi)部運營管理的數(shù)據(jù)信息，但其中的價值未能得到充分挖掘，導(dǎo)致法律部門參與業(yè)務(wù)部門經(jīng)營管理的程度較低，更無法對公司運營管理起到有力支撐。
二、合同管理信息系統(tǒng)建設(shè)的必要性
1、滿足日益加強的外部監(jiān)管的需要
近年來，包括國務(wù)院國資委、財政部等在內(nèi)的監(jiān)管機構(gòu)對國有企業(yè)的合同管理提出了嚴格的要求，明確要求企業(yè)通過信息化手段支持合同簽訂、合同履行、合同評價等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的管理，建立全生命周期的合同管理體系。最近廣東省國資委最新出臺的《關(guān)于推動省屬企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范體系的建設(shè)》以及《廣東省屬企業(yè)加強風險管理工作實施意見》也提出了加強內(nèi)部控制，將信息技術(shù)應(yīng)用于風險管理，建立涵蓋風險管理基本流程和內(nèi)部控制體系各環(huán)節(jié)的風險管理信息體系的明確要求。因此，建設(shè)合同管理平臺，不僅是提升合同管理的信息化水平，也是更好地遵從外部監(jiān)管要求的需要。
2、優(yōu)化企業(yè)管理手段、提升管控水平的需要
合同是企業(yè)業(yè)務(wù)開展的一個關(guān)鍵載體，合同管理是支持企業(yè)集團進行管理和管控的重要手段和渠道。通過建設(shè)合同管理平臺，可為企業(yè)的集團化管控提供一個有力的支撐平臺，并帶來以下幾方面的應(yīng)用價值：①建立一套符合企業(yè)合同管理工作要求、與內(nèi)控制度相結(jié)合的信息系統(tǒng)平臺，實現(xiàn)合同管理的專業(yè)化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化，有效降低管理成本，提高工作效率；②統(tǒng)一合同起草、修改、審批、簽訂、履行的業(yè)務(wù)流程，強化合同全過程管理，有效控制合同風險；③提供及時、準確、全面的合同信息及執(zhí)行情況，為各級管理者提供決策支持服務(wù)。
3、提升企業(yè)合同管理水平的必然選擇
計算機水平的提高和企業(yè)信息化的廣泛應(yīng)用使企業(yè)的業(yè)務(wù)管理更加透明、便捷和及時，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對借助信息化提升管理理念落實、戰(zhàn)略執(zhí)行和監(jiān)督能力的需求也日趨強烈，借助信息化手段提升企業(yè)的合同管理水平也成了多數(shù)大型企業(yè)的必然選擇。信息化水平提高同時也為合同管理水平的提升提供了硬件支持，使企業(yè)對合同管理的諸多需求通過信息化的手段加以落實，這本身就是一個相輔相成、互相提升的過程。
三、合同管理信息系統(tǒng)的主要功能模塊設(shè)計
合同管理信息系統(tǒng)的功能需求應(yīng)根據(jù)不同企業(yè)的不同管理需求來設(shè)置，但對大多數(shù)合同管理系統(tǒng)來說，應(yīng)包含以下幾個主要功能模塊：
合同準備：該模塊重點解決合同起草效率不高、質(zhì)量待提高等問題，重點就合同范本、批量合同、合同管理人員、起草過程指導(dǎo)等方面進行重點提升優(yōu)化。模塊功能主要包含合同相對方管理、合同模版管理、合同審批流程管理等；
合同審批：根據(jù)公司經(jīng)營發(fā)展所涉及不同類型業(yè)務(wù)的特點和合同風險管理的需要，確定不同金額、不同類型的合同的審批流程，制定相應(yīng)審批規(guī)則。完善合同簽章及倒簽管理規(guī)范等，提升合同審批效率，防范因合同審訂疏漏引發(fā)的法律風險。模塊功能主要包含合同審批流程、合同倒簽、合同簽章管理等。
“合同履行”：合同履行主要對合同簽訂后的履行過程進行跟蹤和監(jiān)控，對履行過程中可能會出現(xiàn)的風險進行管理。通過建立合同履行全過程動態(tài)管控機制，對合同履行情況進行有效管控；通過梳理合同變更、解除、作廢及爭議、違約等處理，提升合同履行異常處理的規(guī)范性，并可以實現(xiàn)合同履行計劃管理、履行過程的跟蹤監(jiān)控、履行結(jié)果的反饋、付款審批關(guān)聯(lián)等。模塊功能主要包含：合同履行計劃管理、合同更新管理、合同付款關(guān)聯(lián)、合同相對方評價等。
“合同評估”：通過構(gòu)建一套合同管理水平的指標體系，實現(xiàn)對合同管理水平的有效評價；并通過定期評估通報機制，推進合同管理評估顯性化。模塊功能主要包含合同評估及報送體系。
“合同統(tǒng)計與查詢”：合同信息是重要的經(jīng)營管理信息，通過合同管理信息系統(tǒng)實現(xiàn)對合同的匯總及分類查詢統(tǒng)計，可以根據(jù)固定的或定制化的要求，匯總生成各類涉及合同的信息圖表，為企業(yè)的有效管理提供幫助。模塊功能主要包含合同查詢、合同統(tǒng)計。
四、建設(shè)合同管理信息系統(tǒng)主要工作步驟
企業(yè)的合同管理不是孤立的管理體系，而應(yīng)當作為企業(yè)的業(yè)務(wù)管理體系的有機組成部分，應(yīng)當在企業(yè)原有合同事務(wù)的日常管理的基礎(chǔ)上，構(gòu)建信息化的、高效的合同管理體系。
1、合同管理信息系統(tǒng)開發(fā)前的梳理和準備
為更好的完成合同管理系統(tǒng)的建設(shè)，作為合同管理信息系統(tǒng)的建設(shè)基礎(chǔ)和依托，需要先行或同步進行企業(yè)合同管理體系優(yōu)化與構(gòu)建，即：從管理的角度對合同管理過程中的要點進行梳理、對合同管理風險進行排查，按照流程的邏輯節(jié)點對合同管理的內(nèi)容進行歸類，形成新的處理流程規(guī)范、法務(wù)活動各崗位規(guī)范、標準法律文件范本等，構(gòu)建一個系統(tǒng)的、動態(tài)的、全過程的合同管理體系。在此基礎(chǔ)上制定合同管理的信息化方案，將合同管理體系成果有效的融入法務(wù)管理平臺系統(tǒng)，促進合同管理有效落地，進一步提高工作效率，提升合同管理能力。
2、合同管理信息系統(tǒng)開發(fā)過程
開發(fā)過程主要是把前期梳理準備的成果用管理信息系統(tǒng)的形式表現(xiàn)出來。系統(tǒng)開發(fā)的工作主要包括需求調(diào)研、產(chǎn)品開發(fā)、內(nèi)部測試及調(diào)整、初步驗收、產(chǎn)品上線試運行、產(chǎn)品最終驗收等環(huán)節(jié)。系統(tǒng)開發(fā)階段最重要的工作就是怎樣把需求也就是企業(yè)用戶的想法盡可能的還原成系統(tǒng)的功能模塊。如果出差較大偏差，導(dǎo)致系統(tǒng)最終成果不能提供設(shè)想的功能，不能給用戶較好的體驗，則意味系統(tǒng)開發(fā)的失敗，這是我們需要在系統(tǒng)開發(fā)中盡量避免的。
3、系統(tǒng)落地實施
系統(tǒng)開發(fā)完畢，并不意味著系統(tǒng)建設(shè)的結(jié)束，將已完成的系統(tǒng)經(jīng)過宣貫、培訓(xùn)，落實到日常的合同管理工作中，才是系統(tǒng)開發(fā)的最終目的。系統(tǒng)的落地實施，一般需要經(jīng)過用戶試用、培訓(xùn)、發(fā)文要求等環(huán)節(jié)，通過一定的行政手段將系統(tǒng)強制推廣應(yīng)用，是系統(tǒng)落地實施最重要，也是必須的一個環(huán)節(jié)。系統(tǒng)落地實施后，還要根據(jù)運用情況，及時修補、適時升級。
五、結(jié)束語
(一)合同管理中部門間流轉(zhuǎn)的效率低下
一份經(jīng)濟合同從簽定到付款完結(jié)，會涉及到業(yè)務(wù)、紀檢、法務(wù)、行政、財務(wù)等多部門，需要逐級審批。顯而易見，在傳統(tǒng)合同管理模式下，部門間審批流轉(zhuǎn)的效率很低。
(二)部門間流轉(zhuǎn)的規(guī)范性控制不夠
在紙質(zhì)合同流轉(zhuǎn)過程中，原先需要多部門審批的，由于管理不到位，存在該審批未審批的情況，加大了合同支付風險。
(三)合同的分類、檢索以及信息匯總功能較弱
由于醫(yī)院合同數(shù)量多、類型雜以及執(zhí)行周期長等諸多原因，導(dǎo)致傳統(tǒng)合同管理模式下，普遍存在文檔管理較散亂、不統(tǒng)一，合同信息匯總困難等問題，特點是分期付款或后期質(zhì)保金支付類的長周期合同，合同檢索都會遇到困難。
二、電子化合同管理流程模型
(一)合同文本模版的規(guī)范性
根據(jù)合同的類型，由法務(wù)人員擬定不同的合同文本模版，[1]從條款應(yīng)用的完備性、內(nèi)容周嚴性、規(guī)定具體性進行把握，可以加快合同簽訂的效率，保證合同的嚴謹。
(二)各部門審核通過的強制性
作為一項突出優(yōu)勢，電子化合同從程序上對審核流程進行限定，即只有所有部門審核通過后才能夠進入付款程序，這樣有效避免了未規(guī)范化審核的合同直接進行了付款，大大降低了支付風險。下圖是財務(wù)部門的合同管理操作界面，只有完成所有審核的合同才能進入財務(wù)人員的操作界面。
(三)建立電子化合同臺帳，合同流轉(zhuǎn)清晰明了
合同電子化臺帳是對合同基礎(chǔ)信息的逐項錄入，生成合同基本信息數(shù)據(jù)表。根據(jù)合同名稱、編號，可以查詢到所需的信息，這樣合同的當前流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)、合同進度以及付款期限一目了然，大大提高了財務(wù)付款環(huán)節(jié)的準確性。
(四)建立起規(guī)范的電子化檔案管理模式
通過全過程封閉式電子化管理，對合同執(zhí)行科室，合同主體資格相關(guān)內(nèi)容，合同期限，合同金額，付款計劃等內(nèi)容進行電子登記，存入合同電子稿，確保合同檔案內(nèi)容齊全，增強合同行為可追溯性，合同檔案內(nèi)容可以實時追蹤，隨著合同種類、數(shù)量大幅度增加，電子化檔案管理具有傳統(tǒng)合同檔案管理無可比擬的優(yōu)勢。
三、通過合同查詢、統(tǒng)計功能，建立起預(yù)算資金使用的監(jiān)管功能
關(guān)鍵詞：建筑施工企業(yè)、合同管理、信息化、必要性、要點分析、優(yōu)勢
中圖分類號：F715.4 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）04-00-01
進入21世紀以來，中國逐步邁進了全面信息化管理的時代，信息化技術(shù)應(yīng)用廣泛，信息化管理已經(jīng)成為一個現(xiàn)代化企業(yè)管理的重要工具。為了適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要，增強建筑施工企業(yè)的競爭實力，國有大中型企業(yè)逐步由粗放型管理向精細化管理方向轉(zhuǎn)變，在這個過程中，對企業(yè)的信息化建設(shè)提出了更高的要求。
一、合同管理信息化的必要性
1.合同管理是建筑施工企業(yè)管理的核心，承發(fā)包雙方通過施工建造過程來完成合同中約定的工作內(nèi)容、質(zhì)量目標、工期目標、安全文明施工目標和合同金額，并通過合同條件來約束和保障雙方的權(quán)利、義務(wù)，所以實現(xiàn)有效、可控的合同管理是每個建筑施工企業(yè)都要思考和解決的重點和難點，采用何種方法來解決也就至關(guān)重要。
2.合同管理具備周期長、標準高、邏輯嚴密、內(nèi)容廣泛的特點。而將合同管理過程劃分階段、劃分時段，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)對其不同階段、時段的信息進行跟蹤、記錄、研究，保證了建筑施工企業(yè)對合同管理全過程的掌控。
3.合同的網(wǎng)上管理，極大地縮短了信息的傳遞時間，提高了信息傳遞的效率。節(jié)約了合同的管理成本，也節(jié)約了企業(yè)上下級單位業(yè)務(wù)人員異地往來簽字、蓋章的時間和精力，節(jié)省了人工成本，也減少了辦公設(shè)備的消耗和紙張的浪費。
4.以往合同管理人員要花費很多時間制作、收集和整理合同，而合同在網(wǎng)上傳遞、評審后，管理人員騰出了大塊時間，將精力投放到合同條件的研究、變更索賠地分析等專業(yè)工作中，進一步提高了管理人員的工作質(zhì)量和工作效率。
5.實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的網(wǎng)上采集，便于數(shù)據(jù)收集、整理和不同數(shù)據(jù)間的對比、分析，更容易發(fā)現(xiàn)風險，總結(jié)經(jīng)驗。同時，也方便了其他業(yè)務(wù)部門查詢和使用數(shù)據(jù)，減小因數(shù)據(jù)傳遞時間長、傳遞環(huán)節(jié)多而易產(chǎn)生錯誤的概率。
6.合同在網(wǎng)上評審，加強了各業(yè)務(wù)部門之間的聯(lián)系，改變了以往只是造價人員關(guān)注合同條件的局面，加強了資金、技術(shù)、質(zhì)量、工程、材料、安全等部門對合同條件的關(guān)注，有利于合同管理的全面性、完整性。評審過程在網(wǎng)上公開，增強了合同評審的透明度，加強了過程監(jiān)管，有利于反腐倡廉、樹立良好的管理氛圍。
二、合同管理信息化的要點分析
合同管理的信息化的建立，需要確定管理目標、管理制度、標準和流程，功能需求分析，制訂解決方案，建立合同信息化管理系統(tǒng)，組織管理人員培訓(xùn)，系統(tǒng)試運行，跟蹤、完善系統(tǒng)，正式運行系統(tǒng)、系統(tǒng)信息維護九個步驟。為了合同管理信息化的成功實現(xiàn)，要特別關(guān)注以下四個方面。
1.制定與信息化要求匹配的合同管理制度。要健全和完善合同管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細化合同管理階段；其次是制定合同管理環(huán)節(jié)標準和要求，包括合同信息的錄入、上傳，合同的網(wǎng)上評審，合同執(zhí)行過程中記錄的留存，不同合同文件的分類、歸檔等；為了防范信息外泄，要制定可行、有效的安全措施，提高合同信息的保密性。
2.建立統(tǒng)一的合同管理標準。標準規(guī)范化是合同信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。要求合同執(zhí)行的各級單位應(yīng)充分利用統(tǒng)一的合同管理辦法，實現(xiàn)合同的集中管理。特別要注意標準錄入合同基本信息、規(guī)范上傳合同文件、避免合同評審的形式化、及時留存合同執(zhí)行過程中的記錄等。如果沒有規(guī)范的標準，合同信息資源平臺就無法建立；如果各級單位合同管理部門不按統(tǒng)一的標準去做，各自為政，像一盤散沙，那么企業(yè)的合同信息化系統(tǒng)就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)了。
3.通過良好的技術(shù)保障，建立穩(wěn)定、易操作的管理系統(tǒng)來實現(xiàn)軟件功能。技術(shù)人員會根據(jù)管理目標、管理辦法和標準進行功能需求分析，分析不同功能間的邏輯關(guān)系，確定前置事務(wù)、后置事務(wù)，明確需要輸入的信息和應(yīng)該輸出的信息；對比較復(fù)雜的環(huán)節(jié)再分解，優(yōu)化處理。因為流程圖具備邏輯性強、條理清晰的特點，所以采用流程圖實現(xiàn)系統(tǒng)功能是非常好的方法。合同管理的流程圖可分為總流程、事務(wù)流程和環(huán)節(jié)流程。總流程是將合同全壽命周期劃分為幾個階段，明確不同階段間的相互聯(lián)系和制約關(guān)系；事務(wù)流程反映不同合同管理階段中各項事務(wù)間的邏輯關(guān)系;環(huán)節(jié)流程則明確了某一項事務(wù)中環(huán)節(jié)活動間的流轉(zhuǎn)過程和先后時間順序。好的流程圖可以直觀地描述整個活動中的全部信息流，使閱讀者很容易掌握。
4.建立優(yōu)秀的合同管理隊伍。優(yōu)秀人才的作用在企業(yè)中越來越重要了，同樣合同管理信息化的實施的關(guān)鍵也離不開優(yōu)秀管理人員隊伍的建設(shè)。首先要提高合同管理人員的信息化意識。由于信息化文件的錄入、上傳、評審、歸檔、檢索、傳遞等都是在計算機上實現(xiàn)的。這就要求合同管理人員不僅要熟悉管理辦法和標準，還要掌握計算機的操作和合同信息化管理系統(tǒng)的使用，以確保合同管理各階段記錄、數(shù)據(jù)的準確性。合同管理人員要端正工作態(tài)度，立足本職崗位，強化自我學習意識，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。要重視提高合同管理人員的工作技能，企業(yè)要積極創(chuàng)造學習氛圍，定期舉行合同管理信息化的培訓(xùn)，分階段、有側(cè)重地提高合同管理人員的工作技能。
三、合同管理信息化的優(yōu)勢所在
合同管理信息化的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在四個方面：
1.實現(xiàn)了合同信息的網(wǎng)上錄入。信息一次錄入后，就可以在整個信息網(wǎng)路內(nèi)循環(huán)、多次使用，實現(xiàn)了信息的共享。同時保證企業(yè)中的市場營銷、人事、行政、財務(wù)、造價、技術(shù)質(zhì)量、工程安全部門的數(shù)據(jù)統(tǒng)一，各級管理人員在相同數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上分析、決策，避免因信息不對稱而造成的損失。
2.實現(xiàn)了合同網(wǎng)上評審。參與合同評審的上下級單位的業(yè)務(wù)部門結(jié)合自己對合同條款的理解提出修改意見和建議，并根據(jù)自身的審批權(quán)限獨立評審，評審過程并沒有受到外界的干擾。評審過程透明，評審結(jié)果受到監(jiān)督，保證了評審工作的公平、公正。評審采用分級授權(quán)，下級單位評審后再由上級單位評審，評審時間長短有嚴格的限制，從制度和流程上提高了評審工作的積極性，有效節(jié)約了評審時間，提高了工作效率。
3.由于合同管理的周期長，合同履行的過程中，在合同外部自然和社會條件的影響下，合同實施的條件不斷變化，合同內(nèi)控條件也要隨之調(diào)整，以保證合同目標的實現(xiàn)。通過合同信息的網(wǎng)上跟蹤，針對付款、變更索賠、現(xiàn)場簽證真實過程的記錄、描述和分析，實現(xiàn)合同的全壽命周期管理，即保證了信息的完整性，也提高了各部門對合同管理過程的了解，便于集中各個部門的意見，確保合同管理在項目部及上級單位的控制下良性發(fā)展。
4.項目合同管理過程中，任何一個技術(shù)、質(zhì)量、安全或進度的風險都可能會導(dǎo)致施工成本費用的增加。合同管理要求合同的風險始終在可控的范圍之內(nèi)，成本的支出也在受控狀態(tài)。為了減少施工過程中風險的發(fā)生，首先應(yīng)制定風險管理預(yù)案，識別不同施工過程可能產(chǎn)生的風險源，對風險產(chǎn)生的原因和狀態(tài)定義，提出處理風險的提示，并落實到人；通過合同風險的信息化管理，便于各級單位、不同部門預(yù)先掌握本業(yè)務(wù)的風險控制點，制定出風險管理預(yù)案。若出現(xiàn)了突發(fā)事件，也便于各級單位掌握真實情況、分析產(chǎn)生原因、結(jié)合預(yù)案，快速、及時地處理，避免事態(tài)的擴大。
四、結(jié)束語
為了實現(xiàn)企業(yè)合同管理的信息化不僅要擁有先進的信息化技術(shù)，也要具備與之配套的內(nèi)控管理制度。合同管理的信息化實現(xiàn)了企業(yè)合同管理水平的提升，使得企業(yè)向精細化管理大步邁進，企業(yè)良性發(fā)展的同時也減少了資源消耗，為節(jié)約型社會貢獻了一份力量。
參考文獻：
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關(guān)鍵詞：房建；合同管理；內(nèi)容；風險
Abstract: This article from the main content of contract management, expounds the contents of the contract, summarizes the basis of the contract management, and to undertake beneficial exploration and research on how to carry out effective contract management, hope that the majority of the housing construction engineering enterprises to strengthen management help.
Key words: real estate; contract management; risk;
中圖分類號：TU71文獻標識碼： A 文章編號：2095-2104（2012）05-0020-02
一般來說，在企業(yè)的施工方與建設(shè)方簽訂了施工合同時，不僅會在合同主體中規(guī)定雙方的權(quán)利和義務(wù)，而且還要就合同雙方需要達到的目標在合同中一一列明。合同雙方根據(jù)合同中的要求對對方進行監(jiān)督，同時按照合同履行自己的義務(wù)，合同是保證房屋建筑施工方進行交底、糾正、檢查、監(jiān)督實施、總結(jié)等工作最有力的約束文件。我們把對合同的內(nèi)容進行談判、交底、合同簽訂、履行、糾編、監(jiān)督檢查、結(jié)束總結(jié)等合同實施過程中的全部的環(huán)節(jié)的系統(tǒng)管理稱為對合同的管理。合同管理的過程就是對整個工程項目進行全程監(jiān)督、量化的過程，要通過在合同內(nèi)容解讀的基礎(chǔ)上，對工程進行事前、事中和事后的全面監(jiān)督，對合同進行管理的過程，就是對在合同中負有責任的任何一方進行施工質(zhì)量管理、施工風險控制、施工成本縮減的管理過程。
1 合同管理的主要內(nèi)容
1.1 合同的主要內(nèi)容
一個完備的有效的合同必須包含三個要素:合同的主體、合同的客體、合同的內(nèi)容。合同的主體應(yīng)該要表明企業(yè)的全稱以及地址、企業(yè)的法人代表、聯(lián)系方式等等能夠說明企業(yè)的真實的情況。合同的客體就是指合同的雙方都要達到的一個目標,包括很多方面,例如:對于時間的要求、質(zhì)量的要求以及費用的要求等等。對于房屋建設(shè)工程施工的合同來說,合同的客體主要就是指合同中約定的雙方為了同一棟房屋的完成。合同的內(nèi)容要說明雙方的義務(wù)和權(quán)力,主要是人員的安排以及簽訂合同的雙方如果違約應(yīng)該承擔的責任、合同開始生效的時間、條件以及地點等。
房屋建設(shè)工程所涉及的合同的種類特別多,包括土地轉(zhuǎn)讓合同、地址勘察合同、項目咨詢合同、設(shè)計合同、建設(shè)工程合同、委托監(jiān)理合同、材料供應(yīng)合同、委托檢驗合同、設(shè)備購買合同等等。一個房地產(chǎn)建設(shè)項目的開始,就是由這些不同種類的合同的簽訂和管理的開始;當這些合同完結(jié)的時候,也就是這個工程結(jié)束的時候。所以房屋建設(shè)工程的合同管理是一個非常復(fù)雜的過程,在整個過程中,要把全部的過程都記錄下來,這樣可以方便以后的查詢和總結(jié)的工作。
1 . 2 了解相關(guān)的情況以及重要性
中國有句俗話叫做“知己知彼,百戰(zhàn)百勝。”也就是說只有清楚的了解對方的情況才能做到心中有數(shù),這樣才能有效的制定自己公司的計劃和策略。對于相關(guān)材料的了解,我們通常是以收集資料為主要的方式,一房屋建設(shè)工程項目為例,我們應(yīng)該特別注意從以下幾個方面進行考慮。
(1)對合作對方的了解。
這個主要是對即將合作的對方的規(guī)模、近年來的營業(yè)額、管理的模式和水平、施工的技術(shù)、施工的設(shè)備以及機具等各個方面的了解。從以上方面可以客觀的評價一個施工單位的信譽、經(jīng)濟實力、企業(yè)發(fā)展的前景以及履行約定的能力。對于一些信譽好,履行能力強,合作系數(shù)比較高的合作企業(yè),對日后實現(xiàn)合同的目標可以奠定堅實的基礎(chǔ)。
(2)了解合作方的財務(wù)狀況。
合作方的財務(wù)是非常重要的一個因素。因為合作方的財務(wù)情況能夠直接的反映出這個企業(yè)的真實的經(jīng)營情況以及綜合的實力,這是對于簽訂合同并履行約定的一個有力的后盾的支持。
(3)了解后期的服務(wù)。
了解合作方的后期服務(wù)的質(zhì)量對于合同的履行也是不能缺少的一個重要的內(nèi)容。所謂后期的服務(wù)主要是指保修、維修以及是否及時等會直接的影響其在社會中的信譽的一些因素,還包括后期的服務(wù)態(tài)度、產(chǎn)品質(zhì)量的好壞等等。這些都是對于一個企業(yè)的信譽的客觀體現(xiàn)。
(4)合同風險的分析。
在了解以上的相關(guān)信息之后,我們就要根據(jù)一些以往的經(jīng)驗以及對未來的一個預(yù)測來對簽訂的合同所能產(chǎn)生的風險進行一個量化的分析,尤其是對質(zhì)量、安全、人和國家的法律、地方的法規(guī)等各個可能會對合同的執(zhí)行所產(chǎn)生的風險的評估。然后根據(jù)具體的分類來確定哪些是可以回避的風險,哪些是可以自留的,哪些是可以轉(zhuǎn)移的,用這樣的方式將損失減小到最少。
2 房建合同管理的主要特點
2.1房建合同管理周期長
房建工程持續(xù)時間長,建設(shè)項目實施必須循序漸進地進行,決定了合同履約方式的連續(xù)性和履約周期長,導(dǎo)致工程承包合同生命周期長。合同管理中會出現(xiàn)訂立合同時未能預(yù)料的情況,所以需跟蹤實際情況,隨時依據(jù)合同和實際情況進行有效地管理,以確保工程的順利實施。
2.2房建合同管理效益顯著
要及時，有效地實現(xiàn)工程項目的目標,必須對整個工程項目、項目實施的全過程和各個環(huán)節(jié)、項目的所有工程活動實施進行有效的合同管理。并且也只有抓住在項目管理中的核心—合同管理,才能全面統(tǒng)籌調(diào)控整個房建項目的運行狀態(tài),實現(xiàn)建設(shè)目標。在工程建設(shè)中,如果管理人員沒有合同意識,則工程項目整體目標不明；沒有嚴格合同管理,則項目管理難以系統(tǒng)地，高效地形成一個完整的項目管理系統(tǒng)。有效的工程合同管理是爭取企業(yè)經(jīng)濟效益的最佳途徑，不僅可以避免糾紛的產(chǎn)生,節(jié)約不必要的訴訟費用,而且可以通過有效的索賠,合法獲取應(yīng)得利益。
2.3房建合同管理系統(tǒng)性強
現(xiàn)代工程項目是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程,技術(shù)復(fù)雜、建設(shè)周期長、投資額大、不確定因素多、項目參與方多、合同種類和數(shù)量多,合同管理人員需要對于每一份具體的，不同類型的工程合同了解與掌握,并且都需要存在整個從合同成立、生效、履行到終止的合同壽命周期中進行合同管理。工程合同管理系統(tǒng)性強,需要從系統(tǒng)角度管理好眾多獨立而又相互聯(lián)系的房建合同,才能保證工程項目的取得成功。
2.4房建合同管理法律要求高
合同是契約的一種。為避免當事雙方人發(fā)生糾紛和事后變更合同簽訂事項，依照《合同法》規(guī)定，合同契約簽訂后，關(guān)鍵是雙方均受到合同條款的約束。因此，合同管理的本質(zhì)就是對合同法的運用。不管事國內(nèi)承包工程還是國家工程承包，都需要管理人員非常了解國內(nèi)外的合同法，建筑法，具體施工條件。因此，做好工程合同管理既要求熟悉一般的法律知識,又要求精通建設(shè)領(lǐng)域法律知識。由于建設(shè)領(lǐng)域法律、法規(guī)、標準、規(guī)范和合同文眾多,并在不斷更新,這就對合同管理人員的要求有上升了一個高度。
2.5房建合同管理信息化要求高
隨著我國建筑業(yè)和基本建設(shè)管理體制改革的不斷深化，房建項目的生產(chǎn)方式和組織結(jié)構(gòu)發(fā)生了深刻的變化，以工程項目管理為核心的企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理體制已基本形成，并且隨著我國加入WTO,國際競爭將日益激烈，工程項目管理將向著國際化、信息化的趨勢發(fā)展。由于房建合同管理的合同類型繁多，制約性大，信息力量大，合同管理工作復(fù)雜、繁瑣,但要求準確，因此僅僅依靠人工管理既耗時費力,而且信息傳遞緩慢,無法達到及時搜集、整理、處理和利用信息的目的,必須建立合同管理信息系統(tǒng),才能促進開展有效合同管理。
3合同管理的主要依據(jù)
對合同有效的管理,就應(yīng)進行有依據(jù)的管理。對合同進行有效管理的主要依據(jù)為以下三點。
3 . 1 以合同條款為根本的依據(jù)
這里面主要是說把合同的談判、訂立、執(zhí)行以及檢查等各個環(huán)節(jié)都做到位,只有這樣才能在項目的全過程中做到真正的有效的控制。從房屋建設(shè)的項目實施開始,就要開始合作方的情況作全面的了解,只有這樣才能正確的選擇合作的伙伴,也就能保證后期合同的履行。
3 . 2 關(guān)注法律法規(guī)以及市場的變化
這是合同管理中另一個比較重要的依據(jù)。法律和法規(guī)的調(diào)整、市場的變化以及對方的經(jīng)營情況都會直接的影響本企業(yè)的利益,也會影響合同的履行的情況。所以在合同簽訂以后,要及時的發(fā)現(xiàn)一些變化,這樣就可以對一些風險進行預(yù)控。以房建工程為例,如果一個房地產(chǎn)公司和一個施工單位簽訂了一份固定總價的建設(shè)工程的施工合同,在開始執(zhí)行之后,就要時刻關(guān)注稅率的調(diào)整、建筑所用材料的價格波動等。一旦發(fā)現(xiàn)了一些變化,就是及時的采取相應(yīng)的措施,這樣才能最大程度的減少損失,進而保證企業(yè)的經(jīng)濟效益。
3.3 公司的制度、企業(yè)的定額、合同的相關(guān)部門人員的工作能力以及思想變化
一個企業(yè)內(nèi)部的制度的調(diào)整、企業(yè)的定額是不是合理、相關(guān)部門的人員的工作能力以及變化都會直接影響到合同的執(zhí)行結(jié)果,尤其是對于制度的變化、一些重要崗位的人員的流動等可能會影響到合同中的執(zhí)行人員的思想發(fā)生變化,這些都會對合同的履行產(chǎn)生一些負面的影響,所以要隨時觀察工作人員的變化,保證制度的合理,重要人員的穩(wěn)定等。
4 結(jié)語
為了適應(yīng)經(jīng)濟快速的經(jīng)濟發(fā)展,近年來我國的房建工程建設(shè)也有了很大的進步。現(xiàn)在人們對項目的管理越來越重視,但往往忽略項目管理中最基礎(chǔ)的合同管理。合同是一個項目進行的依據(jù),只有嚴格的按照合同來執(zhí)行,才能保證企業(yè)的根本利益。所以我們必須對合同的管理給予足夠的重視。本文就合同管理的內(nèi)容以及依據(jù)做了簡要的論述。希望項目管理人員可以在原有的管理體系的基礎(chǔ)之上加強對合同的管理,以確保企業(yè)的經(jīng)濟效益,進而推動我國房建工程的發(fā)展。
參考文獻
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