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開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇電子化檔案管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
［關鍵詞］ 檔案管理； 電子化； 信息技術； 思考
［中圖分類號］ G271 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）15- 0099- 02
加快檔案信息電子化建設，實現檔案工作各個環節的自動化，是實現檔案工作現代化，提高檔案信息管理系統整體功能的物質技術基礎和重要手段。檔案信息電子化是一項需要運用多種學科知識、多專業配合、多部門協作的復雜系統工程。2005年金溝河流域管理處檔案室初步建成了文書檔案處理信息系統，2009年完善了全處范圍的局域網建設，使檔案管理不斷向信息電子化管理的目標推進。
1 檔案信息電子化的作用
在辦公自動化系統中，電子文件從起草、定稿到印發都在計算機上進行，它便于修改、復制的特性，使得在紙質檔案中最能體現檔案原始性的形式特征不復存在。電子文件是計算機文字處理中的最后一個文本，沒有草稿與正稿的區別，文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。在信息電子化條件下，傳統的檔案工作開始引進現代化技術，使得檔案工作中的技術含量明顯增加，對檔案管理工作造成非常大的影響。檔案信息電子化的作用主要有以下幾個方面：
（1） 檔案信息電子化，可充分利用現代化辦公設備技術，減少對紙張等自然資源的耗費，提高工作效率。
（2） 檔案信息電子化，可改變信息再次利用受人員經費限制的影響，依靠個人即可較容易地根據需要進行再開發，避免了因外在因素的限制，使檔案工作者的勞動成果利用較難的現象。
（3） 檔案信息電子化，可利用計算機網絡，使電子檔案方便地傳輸共享，單位領導及相關人員可方便快捷地得到所需的文件資料，有效地提高了服務質量。
2 實現檔案管理電子化應注意的問題
本文結合金溝河流域管理處在檔案管理電子化中遇到的問題，談一些粗淺的看法。
2．1 實現檔案管理電子化，首先應做到檔案標準化、規范化
在推進檔案管理電子化的過程中，主要問題不是硬件設備的不完善，而是軟件的功能與單位的實際工作不一致，使用中有許多不便的地方，存在檔案標準化、規范化滯后和應用軟件太多太亂等問題，對整體應用水平的提高帶來了較大的不利影響。要推進檔案電子化建設，必須考慮檔案工作的各個方面和細節，做到檔案標準化、規范化，才能發揮系統的作用。
2．2 電子化系統的開發應注重系統整體水平的提高
檔案信息電子化系統的開發應注重整個系統功能的完善，組成系統的各個子功能模塊都應周密考慮，特別應重視網絡功能的利用，這樣才能充分提高系統的綜合能力。部分功能模塊或一個重要模塊的不完善，都可能造成系統應用水平的低下。系統開發完成后，應進行充分的測試，針對單位的實際應用，逐一檢測每個功能模塊，通過不斷細致的修改完善，使系統的整體管理水平有較大的提高。
2．3 重視檔案信息數據庫的建設
檔案電子化管理的核心和基礎是檔案信息數據庫，檔案信息數據庫是指在計算機上存儲的相互關聯的，具有一定組織結構的檔案信息數據的集合。數據庫建設中一定要統一認識，軟件開發人員同檔案業務人員應充分溝通，協同配合，明確檔案數據的收集來源，針對不同的來源和類型，做好信息數字化的處理、歸檔，方便后期信息數據的錄入。同時，要面向應用，充分考慮計算機軟硬件平臺的飛速發展變化，不斷完善數據庫的內容結構。
2．4 應制訂切實有效的技術方案
在實現檔案管理電子化的過程中，應根據本單位的情況，實事求是地分析現狀，充分考慮本單位的發展需求及先進技術的未來發展，制訂出切實可行的方案，追求經濟與效益的最優比，避免追求大而全，高標準高檔次，造成系統設備購置后不能充分利用，投資浪費現象的發生。
要充分做好歸檔電子文件的技術處理工作，保護電子文檔的安全。通過采取技術手段，將已歸檔的電子文件進行安全處理，保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性。
要解決好電子文件的保存問題。要根據不同存儲介質的特性，注重外界光、水分、灰塵、磁場等對電子文件的影響，加強防護，同時做好定期檢查和備份，以保證電子文件中原始信息的長期保存。
2．5 根據單位實際加強管理
檔案信息電子化的管理，最終目的是要做到集中管理和方便應用相結合。由于歷史的原因，在不少的單位都不同程度地存在集中統一管理不力和使用不方便的問題。通過電子化的推進，使用不方便的問題可逐步解決。但是，集中統一管理問題，因許多檔案信息歸類到單位內不同的部門，由各自管理，未歸入檔案部門進行管理，使檔案信息電子化系統信息不全，形成信息分割，一方面造成資源浪費，另一方面也影響了信息的使用。
2．6 重視人才管理
檔案信息電子化的最終落實，要通過檔案管理人員的應用來實現，其素質水平的高低直接影響電子化水平的應用效果。對于單位來說，應加強組織領導，有針對性地進行業務培訓，使檔案管理人員其基本掌握信息技術的新知識，熟練系統的操作；檔案管理人員要加強自身的學習，不斷補充新知識，努力鉆研業務，以適應信息時代檔案事業的發展要求。
總之，檔案信息電子化管理的最終目的在于開發應用，離開推進應用水平的提高，就脫離了實際。實現檔案管理的電子化，要充分考慮單位的實際情況，統籌兼顧，循序漸進，利用先進技術，逐步完善系統的各項功能；同時，在建設過程中，要充分調動各方面的積極性，通過深入分析與電子化相關的諸多方面的情況及發展趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑，以達到提高檔案管理水平的目的。
主要參考文獻
所謂檔案管理電子化是指以檔案資料為主要物質對象，通過計算機磁盤等設備進行存儲收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件的集合，通常以案卷為單位。目前電子文件所采用的介質主要有磁盤、磁帶和光盤。
一、檔案管理電子化的優點
檔案管理電子化具有以下優點：1.可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率；2.縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性；3.檔案管理電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高；4.檔案管理電子化，可使檔案信息順利地與最新技術接軌。
二、電子檔案管理中容易出現的問題
由于電子檔案的內容與形式是相對獨立的，導致其內容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對電子檔案進行檢驗時，很難對電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性進行認定。所以，電子檔案管理中容易出現以下問題：
（一）原始性問題。電子檔案的原始性不易判斷和確認。電子形式生成的虛擬的檔案，其生成時的狀態與傳輸、接收中的狀態完全一致，可以說既是原始的，又是復制的；
（二）真實性問題。電子檔案極易失真。將紙質檔案轉化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導致檔案信息失實；電子檔案的信息內容“出錯”的概率和機會遠高于傳統檔案；電子檔案可被原樣復制，甚至被篡改后可不留痕跡；
（三）完整性問題。電子檔案內容的完整性很難保障。電子文件經常處于流動狀態，如不及時捕獲，可能會導致信息丟失；
（四）安全性問題。電子檔案的易更改性為非法操作提供了便利，檔案人根據利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會直接損害電子檔案的安全。
三、電子檔案管理的對策及建議
為了幫助大家做好電子檔案的管理工作，借鑒其他地區檔案工作的一些經驗，我提出以下一些對策和建議：
（一）建立電子檔案統一接收數據格式，推廣相關的檔案整理軟件，由當地檔案管理部門建立統一的電子檔案模板，統一文件類型，統一文件格式，并把電子檔案模板發放到各檔案形成單位。然后定期舉辦培訓班，對檔案形成單位的相關人員進行對策建議培訓，使他們能夠熟練運用模板和軟件。當地檔案管理部門也應定期派專業技術人員對電子檔案的形成進行指導，形成統一數據格式的電子檔案，以方便當地檔案管理部門的接收和管理；
（二）采用有關技術措施，保證電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性；
（三）及時更新電子檔案的文件結構，確保電子檔案的長期可讀性，當操作系統更新時，及時更新檔案支持軟件，并在不改變電子檔案完整性、真實性、有效性的前提下，更新電子檔案的文件結構，以適用新的“生存環境”，保證電子檔案的長期可讀；
（四）加強電子檔案的保管。電子檔案的存貯內容具有不穩定性，存儲介質易受磁場、溫度、濕度、細菌等因素影響，電子文件本身還易受到計算機病毒、電腦黑客的破壞，必須建造專用庫房、檔案柜存放電子檔案，配備專業電子檔案機房和較高的安全性的電腦設備；
（五）做好電子檔案數據備份恢復工作。備份技術是一種安全策略，是確保電子檔案信息安全的一個非常重要的技術手段。針對網絡的不安全性，要建立數據備份和恢復系統，確保關鍵信息能在計算機和網絡發生災難性故障后得以恢復；
（六）要加強網絡的安全管理。通過驗證用戶信息、輸入調閱口令和限制訪問、閱讀權限，安裝先進的防毒殺毒軟件、建立防火墻來防止病毒和黑客對電子檔案的惡意破壞和篡改；
（七）處理好檔案管理的投入問題。電子檔案的應運而生是現代化的標準，然后現代化的辦公就要求有現代化的設備，檔案工作要適應新的形式、滿足計算機網絡辦公條件下的信息接收、處理、存儲和利用，就必須有相應的現代化的設備投入；
（八）采取“雙軌制”歸檔法。由于印章和簽署是文件生效的主要標志，在現代技術條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術的不穩定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數據的安全；
【關鍵詞】 采供血機構；檔案管理，電子化；發展
隨著計算機技術的迅速發展和廣泛應用，社會各行業的檔案資料從原有單一的紙質檔案發展為包括紙張、電子文件、聲、像、視頻等各種類型的多媒體檔案。對檔案資料進行數字化綜合處理、電子文件網絡化歸檔、文檔密級管理、授權管理及網上安全查詢利用是檔案管理發展的必然趨勢。各級采供血機構的檔案管理也伴隨著當前新的形勢發生著新的變化，檔案管理的電子化趨勢日益明顯。如何適應新的發展形勢，使檔案管理工作更好的為采供血機構的建設和發展服務，這對檔案管理工作提出了更高要求。
1 數字化綜合處理
首先要建議統一的檔案管理平臺和網絡系統，利用局域網和互聯網的連接，實現數據的實時傳輸。其次，加強檔案數據庫建設和多媒體數據庫建設，通過對各類型載體檔案的數字化工作，使檔案資料實現信息數字化、存儲海量化，以便于檔案資料更方便的服務于采供血事業的發展。第三，嚴格按照《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）和國家檔案局6號令《電子公文歸檔與管理規范》的要求，實現采供血機構檔案管理的電子化發展。
2 電子文件網絡化歸檔
局域網內每個用戶的工作記錄、聲像文件等數據實現實時傳輸，實時歸檔。通過網絡進行文件上傳，檔案管理人員可通過軟件對電子文件進行鑒定和檢查，對于符合要求的文件做歸檔處理，并通過網絡向文件發出人員作出確認歸檔的通知。
3 電子檔案的保密措施
電子檔案的易復制和易改動性使得檔案的原始性無法得到充分保障，這就要求要有充分的保障技術來確保電子檔案的安全性。
（1）加密技術。加密技術是電子文件檔案的主要安全保密措施，是最常用的安全保密手段，利用技術手段把重要的數據變為亂碼（加密）傳送，到達目的地后再用相同或不同的手段還原（解密）。由于加密和解密使用不同的密匙，是的第三者很難解出原文，使得電子檔案的原始性真實性得以保障（2）簽署技術。簽署人在電子文件上留下的“印記”， 證實該份文件確實出自于特定的作者，同時將文件內容加以“固化”，簽署后對文件施加的任何改動都將被發現。（3）身份驗證。給每個合法的用戶一個通行字，代表給用戶的身份。（4）風火墻。一種控制訪問技術，防止非法用戶進入，防止電腦黑客侵襲。
4 電子檔案存儲設備的保護技術。
采供血機構的電子檔案存儲設備通常為計算機信息中心，其計算機硬件、軟件及系統中的數據要經受火災、地震、工作環境惡劣等各方面考研。為保證信息中心的正常工作，是系統連續可靠正常的運行，需做好以下幾方面的工作：
（1）場地安全。信息中心控制室要求專人專管，無關人員一律不得入內。空調和防靜電設施齊全，室內溫度控制在14-24攝氏度，相對濕度控制在45%-60%.鋪設防靜電地板。
（2）信息修復技術。是指電子檔案一旦受到破壞和污染后的恢復和搶救措施。包括計算機病毒的查殺、數據庫的修復技術以及光盤、移動硬盤的破損修復等。使電子信息保持長期可讀性。
（3）電子檔案的備份。電子檔案具有易復制性的特點使電子檔案的備份技術成為電子檔案保護有效而又重要的手段。有條件的采供血機構，可使用雙服務器的手段，兩臺服務器同時存儲、互為備份，使電子檔案保存的安全系數大為提高。
采供血機構檔案管理電子化相對于傳統的紙質檔模式，電子檔的優點在于便于儲存，不占實物空間，而且方便查詢等優勢，值得堅持和發展。當然，電子化在帶來優勢的同事亦會有新的問題的出現，所以說，要取得采供血機構檔案管理工作的更進一步發展亦需要相關領導長期的足夠的重視，以及專業的檔案管理人員共同的努力。
參考文獻
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［關鍵詞］單位；檔案管理；現代化；電子化
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2016.10.113［中圖分類號］G275［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2016）10-0162-02
在信息技術迅速發展的情況下，檔案管理工作也需要逐漸實現信息化發展路徑。我國單位檔案管理工作均面臨重要的改革問題，對于單位檔案管理人員來講，必須結合當前時展需求，創新檔案管理方式，最大化地實現檔案管理的現代化及電子化發展。
1檔案管理現代化和電子化發展的必要性
檔案中詳細記錄著單位的日常工作，對于單位工作效率及工作總結具有重要作用，因此，檔案管理也是一項重要管理任務。所以如果能夠顯著提高檔案管理水平，實現檔案管理的現代化及電子化發展，則能夠顯著提高檔案管理質量及管理工作效率。對于檔案管理來說，也將逐漸脫離傳統紙質媒介。電子檔案更有助于收集及存儲信息，顯著降低信息存儲占據的物理空間。在檔案處理及選擇過程中，電子檔案能夠顯著提高檔案處理的便捷性。隨時可以從電子設備上將電子檔案抽調出來，并能及時依照實際工作需求，選擇相應功能鍵從而選擇信息，有效實現大批量數據的有效處理。電子檔案的應用能夠顯著提高信息選擇及存儲的準確性。最后還能隨時進行電子檔案信息處理及數據修改，和傳統紙質檔案相比具有一定便捷性。
2我國單位檔案管理中的弊端
我國當前的檔案管理普遍采用的是傳統管理方案方法，檔案管理現代化及電子化發展存在較多弊端。首先，檔案管理不夠規范，例如，工作人員在處理電子檔案過程中，由于電子檔案體積小、攜帶方便，導致工作人員忽視檔案信息安全性，檔案管理工作存在較大隨意性，加大了檔案信息遺失及泄漏風險。還有些工作人員只會上傳檔案，不能有效掌握檔案信息管理及重要數據備份管理技能，一旦電子設備發生故障將直接導致檔案信息丟失，給單位帶來嚴重損失。從這一點上來看，提高檔案管理人員業務水平和綜合素質具有重要意義，要不斷強化工作人員業務培養，提高工作人員檔案信息管理意識，加大對檔案丟失及信息泄露防范的重視度。以上重點分析的是電子檔案安全問題，其原因主要是檔案管理工作人員工作疏忽所致，另外還有一個原因則是技術問題。一些單位不能與時俱進，電子存儲設備更新速度慢，因此容易出現電子檔案存儲破壞問題及各種故障。有些單位電腦本身的配置比較低，信息處理速度較慢，影響電子檔案信息處理的工作效率。另外，如果在計算機應用中，沒有及時更新軟件，也會導致檔案數據出現各種各樣的錯誤，影響檔案管理質量。針對電子檔案管理中存在的各種問題，一方面需要提高管理人員的安全意識，另一方面需要加強電子檔案的設備管理，及時更新相應設備，提高電子檔案信息處理的速度及管理質量。
3單位檔案管理現代化和電子化發展策略
信息技術已經成為現代社會經濟發展的重要工具之一，基于當前經濟發展需求必須改善傳統的檔案管理方式，提高檔案管理質量及效率，實現檔案管理的現代化及電子化發展路徑，促進單位檔案管理的創新發展。
3.1建立健全檔案管理制度，提升工作人員專業素養
檔案管理工作人員的專業素質及學習能力具有差異，在培訓及教育工作中需要因材施教，可以針對檔案管理工作人員實際情況開展多層次、多渠道的培訓工作，嚴格遵循學以致用的基本原則。對于單位來講，首先需要給管理工作人員提供學習機會，提高工作人員的專業技能及綜合素質。同時在工作人員技能培訓中，要最大化地學習新理論及新技術，并積極改善工作人員的傳統理念，引導工作人員接受最新技術及管理理念。對于單位來講，則需要實現自身管理水平及手段的改革，首先要構建完善的檔案管理制度，明確檔案管理工作人員的具體工作，并落實相關責任，確保工作人員能夠高質量完成檔案管理工作。另外，要加大培訓力度，定期考核工作人員的綜合素質及專業技能，確保檔案管理人員能夠明確認識到電子檔案的重要性，掌握相應管理技能，促進電子檔案管理的發展。檔案管理工作不僅涉及管理的專業知識，還涉及很多其他學科知識，如哲學、歷史學以及心理學等知識，因此，在培訓過程中不僅要重視對工作人員的管理專業知識培訓，還要注重對其他學科知識的攝取，促進其知識面的更新。另外，新形勢下培訓的重點應該是加強工作人員科技知識學習。隨著計算機技術運用到檔案管理工作中，對工作人員的技術水平有了很高的要求，很多人甚至連電腦都不能熟練運用，難以滿足新形勢下檔案管理工作的要求，因此，必須加強培訓，為檔案管理工作提供保障。
3.2通過計算機管理檔案資料庫房
在檔案資料管理中，可以加大計算機技術應用，實現檔案管理的現代化及電子化。不斷完善基層單位檔案管理制度，加大計算機技術在庫房資料管理中的應用，以提高檔案保存管理工作效率，提高資料庫房管理的安全性。
3.3實現檔案保存和查詢的電子化和現代化
在信息化及網絡技術發展進程中，檔案管理工作既面臨巨大挑戰，同時也增加了發展機遇。傳統的手寫檔案已無法滿足時代需求，在日益增長的檔案信息管理中，必須加大現代技術應用，加快檔案管理現代化及電子化發展。檔案管理工作本身專業性較強，對于工作人員來講需要具備相應的現代化管理技能，再加上相應的綜合素質，才能提高檔案管理質量。檔案管理十分繁雜，勞動強度大，加之檔案數量越來越多，工作人員面臨著很大壓力，而應用計算機等現代化技術手段則能有效提高檔案工作效率，節省人力、物力資源，節約時間。其信息化和智能化的特點，能有效減少工作人員的手工操作，充分發揮技術優勢，使整個檔案管理工作變得更加系統化和條理化，促進資源的合理利用，提高檔案管理工作效率，并使檔案管理工作更加安全。計算機技術的廣泛應用，使手工錄入和查詢均實現了電子化發展。在檔案錄入過程中，首先管理人員要整理檔案內容，確定無誤后即可錄入，并對其實施統一保存。傳統的檔案文檔在錄入過程中被轉化為電子形式，便于保存，同時還能提高檔案資料的查詢速度。
3.4構建檔案管理網絡系統
在檔案管理工作中，想要有效實現其工作的現代化及電子化轉變，必須構建專業的網絡管理系統。這不但能提高檔案管理工作效率，同時還能實現檔案信息管理的信息化發展。在現代科技發展進程中，管理技術的動態化發展，進一步促進了檔案管理工作的不斷創新。
4結語
單位需要對自身的檔案管理方式進行不斷優化，以滿足時展需求，實現檔案管理的現代化和電子化，有效開展基層單位檔案管理工作，為單位的其他工作打下堅實基礎。本文在闡述單位檔案管理現代化和電子化的內涵及要求的基礎上，分析當前單位檔案管理存在的弊端，并提出相應的解決辦法，以供參考。
主要參考文獻
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關鍵詞：文書檔案； 信息電子化應用 ；存在問題； 應對方法
Abstract: Archives is an important part of archives work, the historical process which records the development of the society, objectively reflects the aspects of processing, decision-making, construction, research and development of process and outcome. This paper discusses the advantages of archives management information electronic applications and problems and coping methods.
Keywords: Archives; electronic information application; problems; Solutions
中圖分類號：G271文獻標識碼： 文章編號：
引 言：隨著改革形勢的發展，如何提高文書檔案管理水平，及時、準確、系統、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應日趨發展的新形勢，這是文書檔案工作的新課題，從而文書檔案管理的自動化為檔案工作揭開了新的篇章。下面就應用信息電子化的文書檔案管理問題談一點粗淺的認識。
一、應用信息電子化的文書檔案管理的優點
1.辦公效率大幅提高
計算機強大的信息處理能力也是正確運用信息電子化的最大優點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統汁準確無誤，結果又費時，又費力。在應用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。
2.文件和文字信息得到充分交流與共享
在原始的手工操作管理中，企事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征(目錄)管理到內、外部特征(目錄和內容)合并管理。隨著計算機及其網絡技術的進一步發展，實現檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立共聯，提供信息的橫向與縱向、歷史與現實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態。
3.電子文件保存的穩定性
與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能發生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術日新月異，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。
4.提高了文件傳遞的速度和安全性
日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生，文件傳遞的傳統手段是靠郵政系統傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應用計算機網絡技術下，直接通過網絡進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。
二、應用信息電子化的文書檔案管理存在的問題
1.電子文件保密性受限制
電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變弱。電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，從而使人們感到把握其內容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗，隨著網上竊密技術的不斷完善，進入網絡中的任何文件都再難以做到絕對保密。
2.對檔案綜合管理人員要求高
對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質檔案管理理論、原則、方法和技術的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術的人員所能勝任的。這就對管理人員技術和素質水平提出更高的要求。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
三、幾點應對方法
文書檔案的信息電子化應用在發展過程中有利有弊，就其對現代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。針對在實踐應用過程中遇到的一些問題，筆者提幾點方法。
1.信息化系統內、外網隔離
在內部信息化網絡和外網之間，設置物理隔離，以實現內外網的隔離是保護信息化網絡安全的最主要、同時也是最有效、最經濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇的放行一些地址進入信息化網絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。
2.提高檔案人員的綜合素質
一是從硬件建設和投入上下功夫，不斷改善硬環境，提高檔案人員業務技能。事實證明只有在不斷增加現代化硬件設施投入的基礎上，檔案人員才能通過對這些設備（施）的了解、學習直至熟練運用達到增加業務技能、提高管理水平的效果。二是以“自學為主，培訓為輔”模式逐步形成可持續終身教育機制，保障檔案人員素質隨時代變化而不斷提高。通過不斷學習獲取知識是提高素質的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學習激勵機制，把檔案業務學習成績作為業績考核的一部分。三是加大檔案部門間、區域間系統合作工作的力度，要不斷擴大自己的交際面。通過交流，多學習兄弟單位和科（室）利用檔案資源進行轉化、知識創新的經驗，運用網絡、現代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創新思維。
四、結束語
文書檔案的信息電子化應用在發展過程中有利有弊，就其對現代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。我們在充分享受網絡信息電子化方便、快捷的同時，更要時刻注意維護系統信息的安全。
參考文獻：
企業辦公自動化形勢的日益發展，對企業的檔案管理工作產生了很大的影響，無論是對檔案信息資料的收集、分析和整理，還是對檔案信息資源的開發利用，都需要提高工作效率，與企業的日常辦公方式相適應。所以檔案管理電子化是新的時代背景下對檔案管理工作的新要求，也是提高檔案管理效率的重要途徑。通過檔案管理電子化，檔案管理工作中的各個環節都可以通過計算機網絡來完成，不僅能夠有效地提高檔案管理的效率，而且有助于對檔案信息資源的深度開發利用，從而提高檔案信息的利用價值，為企業制定各項經營決策提供有利的依據。
二、檔案管理電子化的現狀
在現代化辦公的時代背景下，檔案管理電子化是對檔案管理工作的一項創新。通過電子化辦公，能夠優化檔案管理的流程，加速信息資源的更新，對檔案信息資源的分析整理以及開發利用有了全新的方式。但是由于檔案管理電子化是對傳統紙質檔案管理方式的一種顛覆，所以無論是在理念上還是在工作流程的運轉上，都存在很大的不同，在實際執行的過程中，還存在諸多的問題，影響到檔案管理電子化建設的進程。在檔案管理軟件的使用方面，目前還沒有形成統一的標準，各個企業的檔案管理軟件在功能以及形式上都存在很大的差異性，所以導致檔案信息資源的傳遞和溝通存在一定的障礙。由于電子化的實施，需要將以往紙質檔案中的內容全部錄入到電子系統中，這是一項非常龐大的工程，并且在信息錄入的過程中會面臨各種問題，以前在紙質檔案管理時期對于信息檢索和分類等都具有很強的差異性，所以在信息錄用各個項別之間可能存在一定的沖突。檔案管理電子化的全程操作都需要經過計算機信息處理系統來完成，對于檔案管理人員而言，這是一項新的挑戰，需要不斷地加強學習，才能夠熟練運用各種軟件和功能。同時，檔案管理電子化節省了工作人員大量的時間，使其能夠將剩余的時間利用在對檔案信息資源的開發利用方面，能夠進一步開發檔案信息資源的價值，為企業的發展提供更加全面的信息。
三、增強檔案管理電子化服務手段
第一，電子文件的自動上傳收集。檔案信息的收集和錄入是檔案管理電子化建設的首要問題，而在辦公自動化的工作形勢下，可以充分利用現代化辦公的優勢，實現電子文件的自動上傳功能，由此可以有效地提高檔案信息的收集錄入效率。在企業內部建立一個檔案信息聯網系統，檔案管理部門與其他各個部門之間可以形成聯網模式，從而實現檔案信息的高速傳遞，簡化辦公程序，提高管理效率。
第二，建立“電子文件（檔案）數據管理中心”檔案管理部門與企業信息管理部門可加強密切配合，建立“電子文件（檔案）數據管理中心”該中心設在企業檔案管理部門，是企業信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數據管理中心集中管理網站內各部門的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件的查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享，發揮檔案信息電子化的最大社會作用。
第三，開展在線服務。檔案部門可以在網頁上通過匯編相應的專題、提供數據庫查詢、電子信箱等服務方式，讓利用者與檔案管理部門利用電子郵件在網上進行快速通訊，進行信息交流，回答服務對象關于檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和資信服務。
第四，加強橫向聯合，實現信息資源共享。檔案管理電子化模式的開展，不僅是對檔案信息收集和處理效率的提升，更加重要的是在此基礎上加強對檔案信息資源的開發利用，所以應該建立檔案信息資源共享平臺，加強橫向和縱向的資源拓展。加強對檔案信息資源的開發利用，就必須打破過去企業內部各個部門之間在信息資源方面各自為政的局面，同時應該借助于檔案管理電子化的平臺，實現檔案信息資源的共享，從檔案信息的收集整理，到檔案信息資源的傳輸利用，提高其時效性、實用性以及可靠性，從而提高檔案信息資源的利用效率，為企業各個部門業務的開展提供及時有效的信息，從而促進整個企業的健康穩定發展。
第五，注重反饋評價機制的建設。為了進一步開發檔案信息資源的價值，應該更加注重企業信息反饋評價機制的建設，對企業產品銷售后客戶的評價信息進行收集整理，然后經過系統的分析，能夠詳細地了解客戶在使用企業產品后的感受以及相關的建議。企業在對這些信息進行綜合判斷后，能夠對企業的經營發展方向進行適當調整，從而更加適應市場的發展需求，有利于企業的長效發展，這對檔案信息資源的開發利用具有重要的意義。
四、結束語
【關鍵詞】檔案；電子化管理；利用；學校
檔案的保管和利用是檔案的兩大基本職能。隨著以計算機技術為代表的現代科技技術的普及與發展，學校利用計算機技術輔助管理各類信息資料成為必然。因此，檔案管理也被納入到學校電子網絡管理系統。電子網絡管理產生了各式各樣的電子文件，面對繁多的電子文件，如何更好地進行整理、歸檔、保護并加以利用，是眾多檔案管理工作者面臨的新課題。
一、正視困難，客觀分析學校檔案管理的現狀
當前學校檔案管理領域，信息技術僅僅應用在收集和整理等淺層次的方面，不利于信息的及時共享，制約了檔案資料進一步拓展、應用空間和深度，有效利用率不高。
1.學校檔案電子化管理存在的問題
（1）檔案電子化管理適用范圍較淺。按照檔案管理要求，我們把學校教育教學所涉及的資料歸集存檔，一般以年度為時間單位，按保存期限的長短分長期檔案、短期檔案、臨時檔案進行分類保存。計算機主要被用來將檔案資料的電子版歸類放入相應的文件夾，以及編制目錄、打印卷脊等，也就是說主要應用于收集整理，并不能在檔案的共享、利用上發揮作用。
（2）檔案電子化管理收集歸檔繁瑣雜亂。學校的教育教學資料繁多，而且不同工作歸屬不同部門分管，相關資料由所屬部門分類保存。
（3）檔案電子化管理查找不方便，利用率低。在實際工作中，文書檔案不對外，進館查閱的人很有限。除了少數教師在晉職、評優時用到，學校檔案的主要用途就是應對上級檢查、考核。真正使用時，由于檔案歸類不是按照事務而是按時間和時限，所以檢索和查找并不方便，更不方便利用。
2.學校檔案電子化管理存在問題的原因
（1）思想認識沒有達到應有的高度。一直以來，檔案管理者沒有認識到檔案的價值所在，將自己的工作定位于整理和保管檔案上。雖然在從紙質檔案到電子檔案改進的過程中轉變了一些觀念，但也是認為只要把檔案收集整理好，用時能拿出來，檢查時能通過，就是做好了檔案管理工作。
（2）電子化管理沒有達到應有的深度。一是學校硬件和軟件支持不到位，電子設備落后。二是檔案管理者還是沿用以前的工作習慣，實行管理人員建檔，電子保存保管，紙質信息流轉。三是對檔案管理沒有進行完整的探索研究，導致信息化在檔案管理上應用不廣不深。
二、科學創新，積極探索學校檔案電子化管理的新方法
學校教育教學方式的變革，也影響到學校檔案管理的變革。學校改革和發展留下了大量的圖片、視頻等資料，僅憑紙張和磁盤不足以保存，所以檔案管理電子化勢在必行。而且，只有在管理創新上下功夫，才能在發展中求得生機與活力，建立一種全新的檔案電子化管理模式。
1.科學思考，探索學校檔案電子化管理的思路
（1）加強對檔案電子化管理的研究。檔案管理者要將檔案電子化管理當成工作中的一個重要課題來研究，要深入學習關于檔案管理的專業知識，全面認識檔案管理的范圍、幅度、深度和信息的傳遞方式、安全性，區分信息的有效性。對檔案的管理不能僅停留在一個收集、整理的階段，而要通過研究思考，對工作進行梳理細化，總結出對學校真正有用的檔案類別，拓展檔案的應用深度。
（2）加強檔案電子化管理的規范建設。做好學校檔案電子化管理，首先應該確立一個標準，厘清分類方法，明確各部門責任，統一檔案工作各個環節的管理和技術操作，簡化檔案工作步驟。檔案管理工作與日常工作結合起來，無論是圖片還是文字材料，都可以以電子文檔的形式整理歸類后通過內部網絡移交學校檔案室，縮短交接時間，簡化交接方式，提高工作效率。
2.勇于實踐，創新學校檔案電子化管理方法
遵循“強化收集、簡化整理、細化檢索、深化利用”的檔案工作原則，建立起符合學校特點的電子檔案管理運作機制，實現學校檔案的電子化管理。
（1）確立歸檔標準。大的方面沿用長期以來的學校檔案管理中約定俗成的時間期限要求，以時間為單位分類；每年度的長期、短期和臨時檔案中，再按部門分類，分成文書、財務、德育、教學等類別；在每個小類別下，再按事件進行分類，將學校內的各類教育教學事件條理清晰地歸類存檔。
（2）設定范圍密級。 檔案的收集范圍是按上級統一規定進行的，一般包括反映學校各項工作的文件通知、計劃方案、過程記錄、成果展示等；表現形式為文字、聲像、圖片、合同文件、行政收發文等。檔案密級的確定由學校領導負責，確定后通知檔案管理人員照章管理。的檔案在局域網上不能查閱，除密級檔案外，其它檔案對學校內教職員工開放。
（3）確定歸檔方式。以各部門為單位，在規定的時間內，按照規范檔案管理標準，將學校相關的檔案材料歸檔上交至學校檔案室。因為檔案管理人員不可能完全了解各部門的工作具體包含哪些內容，只有部門具體負責人才有可能做的更完善。
（4）拓展收集方法。通過采用數據遷移技術，實現了檔案管理系統與學校網絡平臺的鏈接，檔案管理員可以直接從校園網、校園FTP等平臺中調取資料并形成電子檔案。對沒有電子文件的重要的紙質檔案，則掃描成圖片形式存檔。
（5）深層次利用檔案。各部門負責人和工作人員按不同權限，可在網絡上直接查閱檔案，實現了各部門信息共享，滿足了不同層次領導和教師的需求。
三、有效利用，努力提升學校檔案的利用率
學校檔案電子化管理，不但提高了工作效率，克服了原有檔案管理完全依靠手工管理、檢索定位困難、收集歸檔繁瑣、利用不高的弊端，為實現信息增值利用提供了便利。而要提高學校檔案的利用，還需要檔案工作者做好以下幾個方面。
1.強化服務意識
檔案管理員要提高思想認識，熟記檔案管理的規范制度，熟知檔案的歸檔時間和類別，熟悉電子檔案的操作流程，為檔案利用者提供熱情、周到的星級服務，千方百計地滿足利用者的需求，為其找到理想、滿意的檔案。
2.加強宣傳力度
檔案管理員要通過自身的努力，提高人們的檔案意識，引導人們利用檔案，擴大檔案信息的利用范圍。
3.提升自身素質
加強政治學習與理念學習，掌握相關檔案管理知識，充分認識到檔案管理工作的必要性與重要性，樹立正確的事業觀，做到思想到位、職責到位、措施到位。在工作中磨練技藝，提高收集、整理、歸類、檢索檔案的能力，堅持原則，愛崗敬業，認真履行崗位職責。針對工作中出現的新問題，結合工作實際，積極探索，主動思考，盡職盡責做好工作。
隨著電子網絡技術的不斷發展，學校檔案電子化管理必將產生新的問題，尋求新的思路。因此，作為檔案管理者，要不斷加強自身業務學習，與時俱進，在應用中發現問題，在思考中解決問題，將學校檔案電子化管理推向新的高度。
參考文獻：
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一、人民銀行會計檔案管理的現狀
目前，人民銀行會計檔案管理執行的是總行2005年制定、2006年1月施行的《中國人民銀行會計基本制度》及其附件《中國人民銀行會計檔案管理規定》，各地分支行也結合實際情況制訂了會計檔案管理的實施細則。主要管理的檔案為記錄和反映人民銀行各項業務活動的會計史料，分為會計憑證、會計賬簿、會計報告和其他會計資料四類。分別以紙介質、磁介質、光介質三種物理形式，保存的主要形式和管理重點仍然是紙介質檔案。磁介質及光介質會計檔案的保管期限與相應的紙介質會計檔案相同；無明確期限規定的磁介質、光介質會計檔案，比照類似會計檔案進行管理。
人民銀行會計檔案的管理涉及會計、事后監督和檔案管理等部門，基本職責分工如下：一是會計部門按照會計制度的要求裝訂會計檔案，由會計檔案專管員保管，并辦理會計檔案的調閱、銷毀工作，將達到一定時限的會計檔案移交檔案管理部門；二是檔案管理部門接收會計部門移交的會計檔案并按規定予以管理；三是按會計基本制度的規定，由上級行和分管行領導審批，會計部門組織銷毀會計檔案的事宜。
二、當前人民銀行會計檔案管理模式存在的問題
（一）建立會計檔案的過程復雜，工作量大
人民銀行會計檔案的建立，由接收會計業務原始憑證開始，通過記賬、復核、匯總、打印、審核、簽章、裝訂等流程后，交由檔案專管員按照保管期限進行分類登記、歸檔。整個過程要經過記賬崗、復核崗、事后監督崗、檔案專管員崗等各崗位人員開展大量工作。整個會計檔案建立過程手續繁瑣，且要顧及各環節工作是否銜接、數據是否準確有效等情況。
（二）檔案保管成本較高
按照《中國人民銀行會計檔案管理規定》的要求，保管場所應具備防盜、防火、防潮、防塵、防有害生物、防日光和防其他毀損等條件。因此會計檔案保管部門需要建立專門的會計檔案保管庫房和庫房管理制度，還要保證各方面設備、設施符合會計檔案保管的要求。
（三）查閱及清理效率低，作用發揮有限
紙質檔案的調閱需要專人對照目錄查找翻閱。在入檔不及時、歸類不正確或登記不完整的情況下查閱會計檔案更是耗時費力。而且，目前縣支行的部分會計檔案由上級中心支行事后監督中心集中保管，導致對縣支行開展內外部檢查時該部分會計檔案無法現場調閱，檢查效果受影響。
對于保管期限屆滿的紙質會計檔案，按照現行制度進行清理銷毀。需要由保管部門會同業務部門對擬銷毀的會計檔案進行清理造冊，逐級審批，并邀請紀委、內審、辦公室等部門共同派人現場監銷。由此可見，清理和銷毀流程不但耗時耗力，還隱藏風險。
（四）會計檔案管理未與核算系統升級同步，磁介質和光介質檔案調閱難度大
人民銀行現階段管理大部分磁介質和光介質會計檔案是在特定的應用系統中生成的，調閱磁介質會計檔案需要在特定的、舊的運行環境中進行。但是，隨著應用系統版本的升級、換代、更新，部分磁介質會計檔案已無法調閱，失去了會計檔案管理與有效使用的真正意義。
（五）會計檔案管理工作的監督檢查流于形式
會計檔案是會計工作檢查的一項內容，但基層人民銀行在實際會計工作檢查過程中，存在只查看登記簿的建立或檔案的裝訂、整理等情況，對于檔案的歸類是否正確，歸檔是否及時、全面、實物與賬簿核對是否相符，是否具備安全措施等檢查得較少，造成監督管理的漏洞。
三、會計檔案電子化管理的優越性分析
所謂會計檔案的電子化管理即將會計檔案管理的對象由傳統的紙質檔案為主的管理，轉變為對記錄會計業務活動的各類會計業務電子資料在計算機及其媒介質上的管理。與傳統的會計檔案管理模式相比較具有更大的優勢，也更能適應當前會計核算發展的需要。主要體現在：
一是簡化了會計檔案建立和歸檔的流程。當前人民銀行的各類會計核算系統基本上均具有對憑證或報表等會計資料進行匯總、導出和保存的強大功能，以前需要手工編制或打印的會計資料可以直接在各類系統中進行生成并電子化保存，紙質的原始憑證也可以通過掃描儀等電子設備進行電子化。與傳統的會計檔案建立方法相比較，各類電子會計檔案資料的建立流程更為簡捷高效，減少了很多中間環節。
二是降低了對會計檔案保管環境的要求。會計檔案電子化保管后，需要保管是只是存有各類電子會計檔案的計算機或計算機媒介質，空間大幅度壓縮，除了便于攜帶和傳輸外，對保管環境要求明顯降低，更有利于在防盜、防火、防潮、防塵、防有害生物、防日光和防其他毀損等環節加大投入，提高保管水平。
三是提高了會計檔案查閱和清理的效率。電子化管理的最大優勢在于提高了查閱和清理效率。內外部檢查人員得到合理的授權后，通過對合理歸檔后的電子會計檔案在計算機設備中進行操作，調閱會計檔案變得異常便捷高效，也更便于檢查監督。同樣，清理電子會計檔案只需要在計算機中進行有條件的簡單檢索，就能夠輕易找到符合保管期限屆滿或其他條件的會計檔案，極大的提高清理效率。
四是符合當前綠色、低碳辦公的趨勢。紙質檔案的在形成、收集、整理、查閱等階段需要耗費大量的紙張，以及占用打印機、裝訂機、復印機等設備耗材，并且這種投入是持續的，所需財務費用在辦公經費中的比重有不斷擴大的趨勢，加大了央行履職成本財務壓力。實行會計檔案進行電子化以后，只需要一次投入，后續只有零星維護費，具有低碳、綠色、可持續使用的明顯優勢。
四、會計檔案電子化管理的可行性探討
隨著計算機科學技術的不斷發展，人民銀行的會計核算已基本脫離手工處理的階段，各類業務系統功能日趨完善，為會計檔案的電子化管理提供了可能性。
（一）結合實際開發切實可用的會計檔案電子化管理系統
開發建立人民銀行會計檔案電子化管理系統是人民銀行會計檔案電子化的先決條件。會計檔案電子化系統應具備與管理實物會計檔案同樣的功能，同時要克服以往磁介質會計檔案未與會計核算系統升級同步，調閱難度大的問題。可以將需要建立檔案進行保管的會計資料通過現有的會計核算系統類似導出、保存或打印接口以文本或電子表格的形式進行導出或掃描，再上傳至會計檔案電子化管理系統中，從而解決磁介質會計檔案未與會計核算系統升級同步無法調閱的問題。對于外來的會計資料如紙質憑證、報表等，可以通過掃描設備進行電子化后，再上傳至會計檔案電子化管理系統中進行管理。由總行或省會中心支行集中管理會計電子檔案的數據庫，基層行負責對本級核算單位的會計檔案按要求進行采集、歸檔。
（二）修訂完善現行會計檔案管理制度
隨著人民銀行會計管理制度改革和會計電算化的發展，會計資料的內容、形式也發生了較大的變化，需要以新的規章制度予以規范指導。會計檔案電子化管理同以往的會計檔案管理模式比較，檔案的建立、歸檔、調閱、清理等管理方式均發生了較大變化。要相應修改完善人民銀行的會計檔案管理制度，并建立會計檔案電子化管理系統內控制度、操作流程、應急預案等，以適應會計檔案電子化管理的要求。
（三）加強會計檔案的安全認證及保密管理
對會計檔案實行電子化管理后，一是應充分顧及電子設備的防盜、防磁、防雷電等安全要求。若是電子會計檔案數據庫由省會中心支行以上的機構進行集中管理，將可大大降低上述風險；二是要以適當方式對會計憑證、報表等電子會計檔案進行認證。可以根據實際情況改進會計資料的確認方式，如由相關人員在系統中通過電子簽名的方式予以確認等；三是提高訪問權限的限制。相對于紙質檔案而言，電子化檔案泄密和遺失的風險責任更大。因此不但要做好電子會計檔案的安全認證、備份保管等工作，還要不斷加強關于電子會計檔案管理方面的人員配備、保密教育、職業教育等方面的軟環境建設。
一、事業單位人事檔案電子化管理的好處
隨著科學技術的迅猛發展，信息技術水平逐漸提高，被社會中的各行各業廣泛地應用于生產生活當中，事業單位的檔案管理方面也自然不能例外，要加強自身與新型信息技術的融合，將信息技術充分應用到事業單位的人事檔案管理當中，注重應用創新手段，完善管理方式，實現人事檔案電子化的管理。
人事檔案電子化的好處諸多，其中比較顯著的就是方便、快捷、高效的特點。在檔案管理中融入電子化的技術手段，能夠大大減輕檔案工作人員的工作強度，并且使其對檔案的管理效率有顯著的提升。此外，應用電子化檔案能夠極大地減少單位在檔案方面的成本，電子化的檔案打破了傳統紙質檔案的紙張限制，都存儲于計算機當中，并且進行檔案的傳遞時，電子化檔案更加方便快捷，省時省力。
此外，在檔案信息的利用率方面，電子化檔案與傳統的紙質檔案相比對信息的利用率也有極大的提高。傳統的紙質檔案將信息都呈現在紙張當中，如果想要查找借閱是十分不便的，需要在龐大的信息量中進行查找，費時費力。而電子化的檔案則可以使信息的查找做到方面快捷，它利用互聯網信息技術，能夠在海量的信息中快速找出所想查找的一項，并且遺漏率極低。因此，電子化檔案能夠在現代化的事業單位中得到廣泛的應用。
二、加強事業單位人事檔案電子化管理的策略
（一）事業單位必須完善人事檔案電子化的管理制度。事業單位檔案管理實質上是一件比較復雜的工作，完善對事業單位人事檔案管理機制是保障事業單位人事檔案電子化工作順利開展的基礎。事業單位應根據國家的有關規定，完善人事檔案管理機制，明確檔案的儲存標準和管理方法。
隨著經濟的發展，事業單位的壯大，事業單位中各部門也呈多元化的發展趨勢。因此，人事檔案管理部門也應該與時俱進，各部門之間各司其職，各管其是，對于不同部門之間的檔案要分開管理，避免混淆。如果兩個部門之間需要借鑒人事檔案時，應做到及時登記注明，以免發生電子信息錯亂或者丟失的現象。此外，事業單位不要盲目借鑒其他事業單位的管理方法，要針對自己單位的特點，建立一套屬于本單位特有的事業單位人事檔案管理機制。
（二）事業單位必須加強對人事檔案管理的重視。對于人事檔案管理部門，事業單位必須要加大重視程度。事業單位領導者應該轉變思維理念，如果高層領導都不重視這個理念，那么即使人事檔案員有這樣的認識，也會因為缺少技術設備或者相關人員的支持而無法實現合理的管理。此外，人事檔案管理人員的意識對人事檔案工作有著極其重要的影響力。人事檔案管理看似是一份輕松的工作，但人事檔案的信息錄入需要管理人員有一定的耐心與責任心，否則容易引發工作者的懶惰心理。因此，事業單位領導應該建立明確的賞罰機制，對人事檔案管理者起到激勵作用，避免人事檔案管理者出現消極情緒，不利于工作的進行，甚至會給整個事業單位帶來不利影響。所以要引發人事檔案管理者的工作熱情，使他們認識到自己的部門不是可有可無的，是對事業單位的發展起著重要作用的。事業單位人事檔案的管理者也應該不斷提高自身的綜合素質，成為符合事業單位標準的復合型人才，要熟練掌握自己的本職工作，在各部門來進行信息查找時，能夠迅速找到。在工作出現問題時能夠及時修復和改正，并給出建設性意見。
（三）事業單位必須加強對人事檔案管理的科技創新。對人事檔案管理進行科技創新，最重要的就是要利用新型的信息化手段進行人事檔案管理，將事業單位內部資料采用數字化的收集和整理，使大家能夠方便快捷地使用。這樣做也可以避免傳統紙質檔案年限過長導致的檔案字跡模糊、紙張腐爛受損、后期更改困難等現象，還可以節約儲存空間、便于快速查找等，使得事業單位資料與事業單位發展的步調一致。在運用新科技進行人事檔案管理的同時，人事檔案管理部門應注意人事檔案管理系統的后期維護工作，要定期更新軟件系統、做好硬件設備的維修工作等，使人事檔案能夠正常運行。同時各部門之間要注重溝通，做到資源共享。
關鍵詞：國有企業；人事檔案；電子化管理；風險
人事檔案管理工作開展得好壞，直接關系到企業自身發展情況，開展高效的檔案管理工作，能夠促進國企向著更加良好的方向發展。這一背景下，國企為了更好地開人事檔案管理工作，紛紛引入了信息化手段，以促進人事檔案電子化管理方向轉變，這一轉變有效提升了整個工作的質量與效率。但通過大量實踐表明，開展電子化人事檔案管理時，很可能出現一些風險，導致整個工作并未體現出最大的價值，在一定程度上制約了國企的發展。所以，國企需要針對人事檔案電子化管理中存在的風險，制定出相應的防范措施，降低各類風險的發生率，為國企更好的發展奠定良好基礎。
一、人事檔案電子化管理的優勢
以往階段，企業開展人事檔案管理工作時，通常以人員手工與紙質管理模式為主，管理效果較差，不利于企業對人事檔案的使用，在一定程度上干擾企業正常運行，而人事檔案電子化管理的出現，則有效改善的這一情況，具體來說，主要體現在下述四個方面：
1.易于分類
對于國有企業來說，人員數量較多，人事檔案信息較為龐大，其中涉及很多方面的信息，如人員姓名、聯系方式、薪酬待遇、以往工作經驗、所處崗位等，對于這些檔案來說，需要分門別類地管理，只有這樣，才會使檔案發揮出最大的作用。以往階段，通過人員手工管理時，由于檔案信息龐大，導致管理人員難以準確掌握檔案的真實情況，影響檔案的分類，使檔案雜亂無章的堆放到一起。而應用信息化管理手段時，會有專業的軟件設計人員設計出性能良好、功能較為完善的人事檔案管理平臺。整個平臺由多個功能模塊構成，其中包括分類功能，將人事資料導入到該平臺后，只需要簡單點擊“分類功能”，平臺會自動對人事資料予以分析，根據分析結果，結合前期設置的分類標準，將人事資料劃分到相應類型當中，操作簡單，無需人員過度參與，使得人事檔案分類更加科學、合理。
2.儲存量較多
紙質管理模式是在獲取職工信息后，書寫到紙張上，通過對紙張的保管，以達到人事檔案管理的目的。對于這一管理模式來說，所用的紙張具有邊界，只能在邊界范圍內書寫，因而存儲的信息量并不是很大，若對大量人事檔案進行管理，則需要采用很多紙張，為管理工作帶來麻煩。以A4紙為例，尺寸為210×397mm，而人正常寫字時，1cm2約為1個字，也就是說，在一張A4紙上僅可書寫600字左右，字符較小一些，書寫字數可增加一些，但相對于龐大的人事檔案信息來說，這些字數依然僅占其中非常小的一部分。而采用電子化管理模式后，則可改善這一問題，大大提升信息的存儲量。在電子化管理模式當中，以計算機硬盤為主要的存儲場所。對于硬盤的存儲空間來說，是虛擬存在的，無須將信息記錄到實物上，因而存儲量非常高。目前，在計算機領域內，硬盤容量最高已達10T以上，日常常用的硬盤容量也有數百G，能夠存儲數億的文字、數字信息，遠遠高于以往的紙質存儲模式。
3.應用方便
對于以往的紙質管理模式來說，將人事檔案記錄到紙張之后，會將其放置到相應的位置存儲，在需要使用檔案信息時，由管理人員從龐大的資料當中尋找出來。這樣需要消耗很長的時間，導致檔案信息的應用并不是很方便。而采用電子化管理模式后，則可有效改變這一問題。該管理模式當中，主要通過計算機完成信息錄入、存儲以及提取等工作，只需要在電腦管理系統內，錄入所需要查找的關鍵詞，計算機可以在較短的時間內將所有與該關鍵詞相關的信息提取出來，并展示在用戶眼前，用戶只需要根據具體需求，選擇出最終的檔案信息即可。同時，在信息檢索時，錄入的關鍵詞越多、越準確，所檢索出來的檔案信息也會越少，進而對人事檔案的應用提供了方便。
4.提升工作效率
對于傳統紙質管理模式來說，主要是人員管理為主，任何工作的開展，均需要由人員完成，如由人員抄錄信息，由人員查找信息等，而人的精力與時間有限，不僅會出現一些錯誤，而且工作效率也不是很高，導致整個工作效率有待提升。同時，對紙張存儲時，很容易受到外界因素的影響而破壞，如放置到潮濕環境當中，會加快紙張的腐爛速度，還會使紙張上的文字變得模糊；若存儲場所出現火災，將會導致資料內容完全消失等。受到這些因素的影響，使企業無法有效對檔案資料進行應用。而應用電子化管理模式時，通過計算機代替了人員，無需人工抄錄信息等工作，人員只需要對計算機進行操作，即可在最短的時間內，完成整個人事檔案管理工作，大大提升了該項工作的效率。同時，信息存儲到計算機硬盤當中，不會受到潮濕、火災等因素的影響，即便硬盤損壞，也可通過相關技術將其修復，提升了檔案信息的安全性。此外，電子化管理無需采用紙張，具有一定的環保作用，有利于社會可持續發展。
二、國有企業人事檔案電子化管理常見風險
雖然，相對于傳統人事檔案管理模式來說，電子化管理模式具有較多的優勢，但通過大量實踐表明，電子化管理依然會出現一定的風險，導致檔案信息損壞，或者是被不法分子所竊取，不僅對職工個人生活與經濟財產帶來一定隱患，同時還會威脅到國有企業的發展。具體來說，國企人事檔案電子化管理中常見風險包括下述幾個方面：
1.物理網絡安全風險
在電子化管理模式當中，需要應用很多物理硬件設施，如計算機、硬盤、鍵盤、鼠標等，這些硬件設施性能的好壞，直接關系到檔案管理的效果。然而在實際應用時，這些硬件設施很可能受到一些因素的影響而損壞，進而影響在電子化管理中的作用。具體來說，主要體現在兩個方面：一是自然方面。自然界作為人們生存的主要場所，一些自然事件很可能對計算機等硬件設施造成損壞，如在雷雨天氣下，計算機未做好避雷措施，由于在短時間內電壓迅速上升，會將計算機芯片燒壞；在地震、暴風等天災情況下，也可使硬件設施產生損壞，嚴重情況下，甚至會出現毀滅性的破壞。二是人員方面。開展電子化人事檔案管理工作時，雖然無需人員直接參與進來，但是計算機的操作依然由人員完成，若人員對計算機知識不了解，或是未能正確操作計算機，也會帶來一定的風險。如操作人員隨意斷電，可能會損壞內存、硬盤、電源等原件，對資料造成破壞。
2.內部網絡安全風險
在整個網絡體系當中，可劃分成兩個組成部分，一個為外部網絡，另一個為內部網絡，即局域網，在局域網運行的過程中，可能受到多方面因素的影響而出現信息安全風險，具體來說，體現在下述幾個方面：（1）員工安全理念缺失。人員作為局域網的操作與管理者，只有具備較高的安全理念，才會防止各種安全風險的出現。但對于很多國企來說，并未對人事檔案電子化管理產生應有的重視程度，沒有聘用高素質管理人員，導致人員的安全意識相對較低，進而經常誘發各種信息安全事件。比如，人員應用完計算機后，未及時將系統關閉而離開，為其他人員的觀看提供了機會；利用企業局域網瀏覽一些不健康的網站；未能及時對計算機系統更新等，這些情況均會導致信息泄露。（2）隨意安裝各種硬件裝置。現代計算機領域，存在很多移動硬件，這些移動硬件的出現，為人們的工作提供了方便。但是對硬件使用時，很可能會被植入一些病毒，若將植入病毒的硬件插到企業計算機后，這些病毒就會傳輸到計算機內，進而對計算機內存儲的數據進行破壞或竊取，對國企人事檔案管理造成嚴重影響。
3.外部網絡安全風險
對于國有企業來說，通常都有規定表明，網絡不可與外網連接到一起，以防止內部信息泄露的事件發生。但職工進入企業后，為了確保職工有效完成本職工作，企業通常會賦予職工自主撥號上網的權利，所以在實際當中，很難防止員工將內網與外網連接到一起，進而對人事檔案資料帶來了安全隱患。一方面，在系統運行時，會出現一些漏洞，這些漏洞的存在將計算機完全向其他人展示出來，進而為不法人員信息的竊取提供了幫助。另一方面，若在計算機中未能應用安全防護措施，則會在信息管理、傳輸等活動過程中被各種方式所攻擊，如木馬、病毒等，輕者會使信息泄露或損壞，嚴重情況下甚至會導致整個計算機癱瘓，無法正常運行，對整個人事檔案管理工作造成非常巨大的危害。同時，需要注意的是，若出現了外網病毒攻擊，危害性巨大，很難在企業內部尋找出根源，因而需要嚴格預防這一問題的出現。
三、國有企業人事檔案電子化管理風險的防范策略
1.提升對物理網絡的保護
通過上述分析可知，國企人事檔案電子化管理過程中，很容易受到自然、人員兩個方面因素的影響，導致檔案信息出現安全隱患，進而降低整個工作的開展效果，對國企發展造成一定干擾。所以，國企開展該項工作時，一定要提升對物理網絡的保護力度，具體來說，應從下述兩方面著手：首先，針對自然因素來說，地震、暴風等天災人們無法予以控制，因而只能時時關注自然天氣狀況，及時發現可能出現的情況，應及時將信息主要存儲裝置—硬盤轉移到安全位置，待天災過去之后，重新組裝計算機，以保證人事檔案的完整性。針對雷雨天氣，可采用一些避雷措施，如屋頂裝設避雷針，或采用避雷機箱等，以降低雷電對計算機造成破壞；其次，對于人員因素來說，應定期開展計算機相關的培訓活動，通過這些培訓活動的開展，使人員了解計算機的正確操作方式，避免人員出現隨意關閉計算機等現象，進而減少由人員因素而引發的信息安全風險。
2.強化內部網絡安全防范意識
內部網絡作為人事檔案管理的主要管理場所，確保內部網絡安全，能夠直接提升整個檔案管理的質量，減少檔案信息的泄露與損壞。所以，國企運營過程中，應強化職工的內部網絡安全防范意識，防止出現由人員導致的內部安全風險。首先，提升職工的安全理念。國企運營時，通過會議、培訓活動、網絡教育等多種途徑，向職工傳授內部網絡安全相關的理論知識，轉變職工的落后觀念，加強對內部網絡安全重要性的了解程度，確保其在日常工作當中，能夠有效約束與規范自身行為，使用計算機后，能夠按照要求關閉；在工作時間內，不瀏覽與工作無關的網頁與網站；利用專業的技術手段，定期對系統進行更新與維護等，以保證整個計算機系統處于健康狀態下，減少信息泄露的機會。其次，在使用移動硬件使用時，也應注意規范性，將生活U盤與工作U盤區分出來，生活U盤僅限于企業外部使用，而工作U盤僅限于企業內部使用，以防網址、U盤交叉使用而被植入各種病毒，降低病毒入侵企業內部網絡的機會。
3.加強對外部網絡的監管與防控
除上述兩個方面之外，國企還應加強對外部網絡的監管與防控，具體來說，從下述兩個方面著手：首先，制定出完善的網絡使用制度，詳細明確職工不可將內網與外網連接到一起，并針對這一情況，制定出相應的懲罰制度，以約束職工行為，確保職工工作時不會主動與外網連接，從而減少了外網病毒侵入內網的機會。其次，在計算機中安裝各種安全軟件，如殺毒軟件，自動對計算機進行檢查，確定系統內是否出現病毒。若發現，及時向工作人員報告，并將其滅殺；病毒攔截系統，分析想要進入企業內網的所有信息，若發現信息中存在病毒或不良代碼，直接將其阻攔下來，禁止其進入內網；設置密鑰，在人事檔案管理系統上，設置相應的密碼，并針對檔案信息的重要程度，賦予內部人員相應的查看權利，不同權利的職工，僅能查看相應的信息，進而加強對人事檔案的保護力度。
四、總結
綜上所述，國企人事檔案電子化管理的應用，有效提升了整個工作的質量與效率，為國企發展奠定良好基礎，但需要注意的是，受到人員、自然情況、以及黑客等因素的影響，導致電子化管理中經常出現一些安全隱患，使人事檔案損壞或泄露，危害國企發展。所以，國企人事檔案電子化管理過程中，應加強對物理硬件以及內外網的保護力度，以降低安全隱患的發生率。
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【摘要】在大數據時代，各種數據資源不斷增長，當數據增長到一定數量時很可能出現一種規律，通過采集大量數據，能夠總結出數據的規律，從而為管理者提供幫助。目前我國醫療改革正處于關鍵時期，醫院作為一種特殊的服務機構，需要適應時代的變化。這就要求醫院加強自身的行政管理，利用先進的管理方法實現管理工作的提升。醫院信息化水平成為評價醫院綜合實力的重要指標，利用大數據技術進行行政辦公檔案管理成為醫院行政管理的發展趨勢。
【關鍵詞】大數據背景；檔案管理；電子化
一、大數據與檔案管理
（一）大數據。大數據也被稱為海量數據，是指一種信息化資源，這種資源通過分析能夠作為決策的依據。大數據具有大量、快速、多樣、價值的特點。信息技術的發展推動了大數據技術的誕生，云計算就是其中的一種。大數據技術是指通過分析海量數據，從而對其中的規律進行整理與加工，從而為決策者所利用。大數據在解決實際問題中具有重要的作用，關系到民生領域，能夠改善人們的生活，能夠避免過去由于不了解規律而產生的錯誤，能夠節省大量的時間與精力。
（二）檔案管理。檔案是在社會活動中形成的，主要是通過文字、圖像、聲音以及其他方式與載體保存下來的歷史資料。隨著信息時代的發展，檔案的制作與管理進入信息化時代，電子檔案也就孕育而生。電子檔案是指通過電子化儲存的檔案資料。電子檔案是檔案工作創新的產物，具有紙質檔案所不具備的優勢，能夠提高檔案管理的效率。因此，檔案管理人員需要重視檔案的信息化建設，加強對檔案信息管理的研究，從而讓檔案資料能夠更好地保存。電子檔案與傳統紙質檔案相比，其具有可復制的特點，且在檔案制作的過程中，對于錯誤數據的刪改是非常方便的，能夠制定統一的標準，從而便于檢索。電子檔案的應用功能能夠提高檔案管理的效率，管理者僅需要通過計算機即可實現檔案的調取、整理、歸檔與分類。電子檔案最大的特點是數字化的數據，能夠節省紙張與空間，這與傳統紙質檔案有著本質上的區別。
二、大數據背景下行政辦公檔案電子化管理策略
（一）提高行政辦公檔案管理人員的專業素質。首先需要建立完善的行政辦公檔案管理制度，檔案管理人員需要不斷提高自身的專業素質，從而提高自身的工作水平。行政辦公檔案管理是醫院行政辦公工作的重要資源，需要提高檔案管理人員的專業水平、服務意識以及實際操作能力。行政辦公檔案的電子化管理工作依賴于檔案管理人員，因此檔案管理人員的專業水平決定了行政辦公檔案管理的質量。電子化檔案技術對于檔案管理人員有著一定的要求，檔案管理人員除了具備高度的愛崗奉獻精神，還需要具備扎實的信息操作能力，從而將紙質檔案轉變為電子檔案。這些電子檔案能夠為醫院行政辦公管理提供有效的支持，在現代醫院中，行政辦公檔案可能涉及眾多科室，這就要求檔案管理人員能夠及時為各部門提供服務，從而確保醫院各科室行政辦公管理的有序開展。
（二）提高檔案管理人員的服務意識。檔案管理人員要不斷提高自身的服務意識，從而為行政管理人員帶來更好的使用體驗，將被動服務轉變為主動服務，改進自身的服務理念，拓展新的服務模式，加強行政辦公人員信息反饋的整理，從而提高行政辦公檔案電子化管理的科學性。行政辦公檔案是為了更好地服務于醫院行政辦公管理。電子檔案不僅僅是將紙質檔案數字化，更是要利用信息化技術，通過大數據技術對過往管理經驗進行分析，從而做好決策管理工作。檔案管理者需要謹記這一點，增強服務意識，在日常工作中不斷發現需要改進的地方，從而為行政辦公檔案的電子化管理提供更好的服務，讓醫院行政辦公人員獲得更好的服務體驗。可以從優化工作流程著手，在檔案的采集、傳輸以及使用等方面加強資源共享，從而便于行政管理者的工作。
（三）加強安全管理。隨著信息技術的發展，電子檔案成為現代檔案管理的主流趨勢，但是由于電子檔案自身的特定決定其具有一定的風險，因此采取單一的儲存方式是不可取的。可以通過采取多種儲存方式，例如硬盤式儲存、光盤儲存、網盤儲存以及備份儲存等多種儲存共同應用的方式。通過多種儲存方式的應用，能夠確保行政辦公檔案的安全性，但是這可能增加對儲存空間的要求，需要采購大容量的儲存介質。同時考慮到介質的兼容性，需要不斷更新儲存方式，例如光驅的使用逐漸被淘汰，那么光盤儲存的數據很可能損失，這就需要重新進行數據轉移。
三、結語
綜上所述，隨著當今社會的發展，醫院信息化水平成為評價醫院綜合實力的重要指標，利用大數據技術進行行政辦公檔案管理成為醫院行政管理的發展趨勢。在大數據時代，各種數據資源不斷增長，當數據增長到一定數量時很可能出現一種規律，通過采集大量數據，能夠總結出數據的規律，從而為管理者提供幫助。隨著信息時代的發展，電子檔案在現代醫院檔案管理中具有重要作用，行政辦公檔案管理要不斷完善電子化管理的建設，從而為決策提供支持。
0 引言
如今，隨著知識經濟時代的到來，無形中改變了人們的生活和工作方式，信息通過計算機技術的整理，越來越便捷化、電子化，而電子文件的檔案化也應運而生，越來越受到人們的青睞。當然，在科學技術不斷創新發展的當下，在信息時代日新月異的今天，電子文件趨于檔案化管理是新型管理模式的產物，實現了我國檔案管理工作的規范化、便捷化。
1 電子文件的檔案化管理
文件檔案管理的電子化發展有效彌補了傳統紙質檔案管理的缺點，一種新型的管理模式廣泛應用推廣，在計算機技術與網絡有機結合的作用下，檔案管理實現了統一管理、規范管理，更加清晰化。這種管理應用模式在電子計算機網絡中進行存儲，有序分類整理，方便快捷性能大大提高，其長期高效的管理讓檔案管理服務工作為城市管理的安全穩定發揮了巨大作用。
2 電子文件檔案化管理的優勢
2.1 檔案資源實現了共享
傳統的檔案記錄由于是紙質記錄，在檔案使用時帶來了時間及空間的諸多限制，而電子化的文件檔案管理形式，則彌補了傳統記錄的缺陷，完全不受時間和空間的影響，通過計算機網絡的系統管理實現了檔案信息資源的共建共享，解決了紙質檔案存在的問題，而且電子檔案可以在電腦終端進行互相傳遞，大大提高了服務效率，使得檔案資源跨越了地域限制，可以在任何地方查閱，充分發揮了檔案利用的價值。
2.2 存儲占用的空間小
傳統的紙質檔案隨著信息內容的不斷增多，在保存和管理工作中相應需要占用的人員、空間就相應增加，極大的浪費了人力物力。而對于檔案管理的電子化過程中，工作人員將檔案文件內容存儲到計算機的硬盤中，并加以分類保存，硬盤的存儲量是非常大的，上萬張紙記錄的信息通過電子化處理后占用的內存都能進行保存，這正是檔案管理信息化的優勢所在。
2.3 電子文件檔案化管理操作簡單
通過相關檔案人員利用計算機進行操作，將文件內容輸入到計算機中，檔案文件管理電子化實現了建立，在增加或刪除相應檔案時都可以通過計算機進行，與傳統紙質檔案不同，避免了修改痕跡的工作，讓更改檔案變得容易許多，規范了檔案管理，在日常查詢中節省了大量時間和精力。
3 電子文件檔案化管理新思維
3.1 工作流程介紹
對于新型的工作模式，要熟悉其工作流程，相關部門在進行電子文件檔案化管理過程中，一是對需要記錄的檔案文件進行搜集分類整理，同時借助掃描儀先將內容掃描到計算機中，通過互聯網傳輸顯現到工作人員的視野中；二是把需要的內容文件集中匯總到計算機中進行保存；三是將分類保存整理好的電子檔案信息分享發送到各個檔案管理部門，通過這種信息共享的方式，各個檔案部門對電子檔案信息結合本部門職能進行篩選，根據不同的內容在計算集中進行保存儲備，并根據實際進行修改完善。當然，為了提高檔案信息的安全性，防止計算機被黑客或病毒破壞，對于重要的檔案信息要進行備份，或者采用更加安全的措施進行保管。
3.2 電子化文件應遵循順序整理
檔案文件管理通常會通過日期進行屬性區別，由于文件在更改或者備份時，文件中的日期標識是不會發生變化的，所以電子化檔案文件管理時，應重視管理的順序排列，無論在查找、更改或是共享時，都會提高服務的使用效率，避免排序不當造成的混亂，或查找的不方便，只有這樣才能保證檔案管理的規范有效使用。
3.3 電子文件檔案化管理的注意事項
電子文件檔案化管理的安全保障也不同于傳統紙質檔案管理方式，對于加密和重要的文件資料，在保管過程中往往要加強安全保障，我國計算機安全網絡并不能保證檔案文件的絕對安全，所以通常在保存時對于重要文件應采取加密隱藏的方式，并使用防止病毒或惡意程序侵蝕的安全軟件進行防護，避免重要文件的竊取、丟失等情況發生，所以相關管理人員在日常的電子化檔案信息管理時，應對重要文件提前備份，確保檔案信息的安全性。
3.4 電子文件檔案化管理的檢測與維護
電子文件檔案化管理工作內容是不斷增加的，由于其存儲載體通常是硬盤、U盤或者是網上云盤等，這些存儲介質的特殊性往往會受到外界因素的干擾，所以在存儲歸檔的同時，應對存儲設備進行日常維護修復，專業檔案管理人員需要對計算機進行定期檢測，數據采集修復也是不可避免的，只有細心維護，才能保證文件檔案電子化的安全管理。總之，進一步加強對存儲載體的檢測和維護工作對于保障檔案管理工作的安全性意義重大，及時檢測、及時處理出現的問題才能保證存儲設備的使用效能，針對檢測出的問題進行標記研究分析，制定檔案信息化管理技術方案，是優化電子文件檔案化管理的重要途徑。
4 電子文件檔案化管理的應用前景
4.1 信息化將進一步推動傳統檔案管理的變革
隨著檔案信息化的深入推進，使得傳統檔案管理向數字化邁進，檔案管理漸漸適應了從紙質環境向數字環境的轉變和遷移，檔案信息化使得檔案工作的管理從方法、理念、流程等多方面產生了明顯的差異。信息化、數字化的到來，讓以手工操作為主的傳統檔案管理方式淡出了人們的視野，通過運用計算機技術將歸檔、館藏建設、目錄、統計等各項業務順利快速開展，數字化給電子文件檔案化管理的各業務環節實現了無縫銜接，大幅度提高檔案管理的效率和質量是毫無疑問的。新的技術、新的模式不斷促進檔案管理的自動化、現代化發展，并激發檔案保護的新思路，徹底改變了檔案目錄檢索方式，檔案資源數據庫的探索建設，檔案網站的創新開發，都使得傳統檔案業務工作插上了新的翅膀，不斷向更加規范高效的模式邁進。
4.2 促進檔案工作標準規范體系的完善
文件檔案的電子化發展有利于電子文件管理標準體系的建立與完善，我國傳統檔案管理的標準規范在長期發展過程中逐漸健全，但為了適應新技術、新環境，尚需將部分標準進行修訂，建立新的標準規范。
4.3 提供更多的有效資源與服務
電子文件檔案化管理滿足了當代社會的日益增長的檔案信息需求，不斷推進了檔案信息資源的深度開發利用，信息化的最大優勢就是以先進的技術手段實現了最大范圍的信息資源共享，實現了檔案管理的真正價值。正是基于種種新模式帶來的社會效益和經濟效益，有計劃、分步驟推進傳統檔案管理的數字化發展，是今后檔案信息化建設的重要方向。
4.4 推進信息技術應用的縱深發展
電子文件檔案化管理的信息化、數字化發展體現了信息技術應用的縱深發展，以數字檔案館的應用為例，其中就應用到信息掃描技術、識別技術、圖像處理技術、光盤庫技術等諸多數字化關鍵技術，而數字檔案館的建設也是現代信息技術與傳統檔案管理深度融合發展的成功結晶。
