時間：2023-06-05 10:30:22
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇畢業生檔案管理規定，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞：高校學生；檔案管理
中圖分類號：G647文獻標識碼：A
學生檔案是每位學生的第一份社會檔案，是其人事檔案的重要基礎，所以學生檔案管理工作的重要性就凸顯出來。學生檔案管理工作是學生管理的基礎性工作之一，是記錄學生在校表現和學業狀況的重要資料，不僅對在校學生的教育和管理有著重要意義，對學生畢業后的人生發展也起著十分重要的作用。
一、高校學生檔案的內涵與組成
高校學生檔案真實地記錄了學生在校期間的思想政治、學習成績、文明道德、遵紀守法等方面的各種情況，為進一步了解學生、教育學生，加強學校的教學管理提供了豐富、翔實的參考素材，也是學生就業及今后的選拔、任用、考核的重要依據，是其重要的人生履歷記載。
教育部頒發的《高校檔案管理辦法》（教育部27號令）明確規定高校學生檔案主要包括高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等。其中，高中檔案指其就讀高中時的學籍檔案，包括學生考試成績登記表、學年評語表、體質健康卡片、健康檢查表、體育合格情況登記卡、畢業生登記表、高中畢業生家庭情況調查表、中學生社會實踐活動登記表。高考報考資料指學生的考生報名登記表、考生體格檢查表等。高校學籍檔案指學生成績表、學年鑒定表、學籍登記表及學生休學、復學、轉學、轉專業等學籍異動材料。學生獎懲記錄主要指學生在校期間所獲得的各級各類榮譽的審批表及學生違紀處分文件。學生黨團組織檔案包括學生的入黨申請書、入黨積極分子登記表、個人自傳與思想匯報、入黨志愿書、團員推薦登記表等。
二、高校學生檔案工作的原則與作用
高校學生檔案管理工作應本著統一領導、分級管理、維護學生檔案的完整與安全、便于利用的原則進行。學生檔案不僅對教育和培養、管理與服務在校學生有著重要作用，而且在學生畢業離校時將關系到其能否順利畢業和就業，并將影響學生畢業后的長遠發展，也是用人單位全面、準確地了解學生的重要依據。
三、高校學生檔案管理工作的主要依據
（一）教育部和省教育廳關于高考招生工作及高校學生管理中的相關文件是高校新生入學時檔案管理的直接依據。其文件基本形式為《教育部關于做好XXXX年普通高等學校招生工作的通知》及《XXXX普通高等學校招生工作規定》等。對高考學生報名條件、思想品德考核內容、電子檔案信息內容等做了明確的規范性要求。
（二）教育部和省教育廳、省政府關于高校畢業生就業工作的相關文件是對高校畢業生離校時檔案管理的重要依據。其文件基本形式為《關于做好XXXX年全國普通高校畢業生就業工作的通知》等，對當年高校畢業生檔案作出相關要求。
（三）教育部頒發并修訂的《高校檔案管理辦法》、《高校學生管理規定》及學校依此而制定的《XXXX校學生檔案管理辦法》或《XXXX校學生管理規定》是對在校學生進行檔案管理的重要依據。
四、高校學生檔案管理體制
高校學生檔案管理一般實行院（校）、系兩級管理體制，即學校檔案室――學生處――院系辦公室。學校檔案室作為負責全校綜合檔案的歸口管理部門，主要對全校學生檔案管理進行宏觀指導，指導學生檔案管理制度的制定，并對學生檔案管理過程進行監督、指導、評估和服務等。學生處作為學生檔案管理的職能部門，負責具體組織管理學生檔案，其職責是制訂并完善學生檔案管理的各項規章制度，負責全校學生的日常學籍檔案的建立完善、管理、使用及畢業檔案的收集整理、郵寄工作，并組織各院系對學生入學檔案的收集、登記、保管、核查工作及對各院系學生檔案工作的督促、檢查和評比。院系辦公室主要通過輔導員、班主任具體落實學生檔案的收集、核實、登記并將裝學生在校期間形成的檔案材料及時裝檔，協助學生處檔案管理人員整理畢業生檔案。
五、高校學生檔案收集及管理
（一）檔案收集。新生報到時將自帶的檔案、新生錄取通知書、準考證統一交給院系輔導員。各院系需檢查檔案是否密封，如未密封，則檢查其中內容是否完整，并做記錄告知學生。大多高校將收集齊的學生高考檔案（也稱原始檔案）以班為單位附名單排序后交學生處學籍室，由學生處學籍室負責保存。
（二）在校學生檔案管理。學生處檔案室將學生檔案中的相關表格在規定時間內以院系為單位下發，由各院系組織學生按要求填寫，并在規定的時間內上交，再由各院系整理后分年級、分專業、分班級進行歸檔，并負責將學生在校學習期間的黨、團組織關系，各級各類獎懲、學籍異動材料等及時歸檔，實施動態管理。
（三）畢業生檔案管理。畢業生檔案材料是用人單位選拔與使用畢業生的重要材料。每年六月各院系把整理好的畢業生在校檔案送到學生處學籍室與原始檔案合并形成學生畢業檔案。各院系配合學生處學籍室整理完善并由學籍室審驗合格后，履行簽字手續，移交學籍室，再由學籍室負責并嚴格按照學生報到證副證轉遞郵寄。未落實就業單位學生的檔案由學校免費保存兩年。擇業期結束（兩年），學籍管理室將檔案寄到該生生源所在地教育局或人事局（人才交流中心）。若學生申請繼續保留其檔案，按所在市人才中心的收費標準收取保管費。兩年內如果落實就業單位，憑報到證或用人單位調檔函到學校辦理檔案移交手續。畢業生檔案轉遞應通過郵政局寄發或遵照有關規定執行，并做詳細登記。學生檔案原則上不準由本人自帶，但因特殊情況可將檔案密封并履行相關手續后自帶。若檔案丟失，由本人負責。
六、高校學生檔案的利用及相關要求
學生檔案原則上只限本院系分管學生工作的負責人、輔導員查閱。原則上不外借，因工作需要借出使用時，應嚴格履行借閱登記手續，提供有效證件，學生原始檔案需經所在院系以上單位證明，經學生處負責人簽字同意方可借閱，院系存檔材料由所在院系主要負責人簽字同意后方可借閱，借閱期不超過三天。若特殊情況需延期的，應補辦借閱手續。檔案借出后必須嚴加保管，做到檔案齊全、萬無一失。歸還時，管理人員要逐份核對檔案材料，出現污損、丟失，由借閱人負責。
檔案政審查閱，需持查閱單位的介紹信，經由學生處領導批示同意方可查閱。任何人查閱檔案時，嚴禁涂改、抽取、撤換、復制檔案內容。未經學生處領導批準，不得借閱學生檔案。各級檔案管理人員須嚴格執行借閱制度，接收、移交檔案時必須認真清點，核對登記。不得利用職務之便違規操作，否則由其主管部門視情節追究責任。
高校學生檔案有著豐富性、過渡性、周期性、保密性、頻繁性、多樣性等特點，所以要做好高校學生檔案管理工作，離不開社會和高校各級領導的高度重視和全過程的貫徹落實，離不開各級檔案人員的高度責任感、政治敏銳性和先進的管理理念。
（作者單位：南陽醫學高等專科學校）
主要參考文獻：
[1]楊莉.淺淡高校學生檔案管理工作.云南檔案，2008.1.
為了進一步促進我校畢業生畢業證及檔案管理規范化,確保畢業證及檔案及時有效的發放。根據國家教育部及省教育廳有關畢業證管理與發放文件規定和《甘肅省理工中等專業學校學生學籍管理規定》特制訂本辦法。
一、畢業證書的辦理
1、我校全日制學生畢業證的辦理與發放,嚴格按照國家教育部及省教育廳有關畢業證管理與發放文件規定執行。
2、凡被我校正式錄取、電子注冊有效學籍的學生,學完教學計劃規定的全部課程,考試、考查成績合格者,經學生處、教務處審核,學校行政會議審查通過,由學生處收集并核準學生的基本信息(學生信息應包含學生姓名、性別、出生日期、學生身份證號、政治面貌、民族、專業、班級、籍貫、來源地區等),辦理畢業證。
二、畢業證書的發放
1、畢業證及檔案的發放由學生處統一安排。班主任具體負責本班學生畢業證的發放工作。
2、每屆畢業證辦理完畢后,由學生處在學校網站公告信息,通知畢業生領證的相關信息
3、凡交清學校全部費用,成績合格,辦清離校手續,并交納畢業證工本費的畢業生可直接聯系班主任領取畢業證、檔案及擇業通知書。
4、班主任要按學生處規定的時間通知學生領證,并把畢業證發放的手續按規定的時間上交學生處。
5、未交清學費或未辦理完離校手續的學生,只能和學生處聯系,辦理完畢所有手續后方可領取畢業證、檔案及擇業通知書。
關鍵詞：學籍檔案；服務功能；管理對策
中圖分類號：G643 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2013）34-0005-02
一、高校學籍檔案的特征
高校學籍檔案是大學生被錄入高校后的高考成績、學籍表、在校學習成績、獲獎情況、畢業證書登記及畢業派遣等諸多方面信息的真實記錄和反映，是學生在校學習的重要個人信息記錄。學生學習成績表是大學生在校期間學習成績的記錄。學生畢（結）業證、學位證登記表是對學生學歷學位教育結果狀況的信息記錄。上述信息做為大學生在校學習生活的信息記錄，為他們在未來的繼續教育、就業及社會保障服務等方面做證明具有意義。高校學籍檔案具有如下基本特征：
1.高校學籍檔案具有真實性特征。高校檔案是由不同的學生管理單位，根據高校教育管理規定，在大學生入學的不同階段，對學生學籍檔案材料分別整理匯編而成。如招生部門根據本地區的招生計劃及本高校的招生簡章，與本地區教育部門協調共同完成招生工作，在工作過程中形成新生錄取方面的學籍檔案。學生成績檔案及畢業證、學位證登記表等學籍檔案是由教務處、各院系在學生成績管理過程和畢業登統過程中形成的關于學生成績表、畢業證登記等方面的學籍檔案。由于它們是在學生錄取，學生成績管理、學生畢業登統過程中形成并歸納整理出來的文檔，故具有原始性、真實性。
2.高校學籍檔案內容具有多樣性特征。高校學籍檔案內容豐富，材料多樣，包含新生錄取登記表、學生成績登記表、學生在校期間獲獎材料、四六級英語考試成績、學生畢業證學位證登記、畢業生學籍等多方面內容材料，是記錄學生高校生活材料的綜合體。
3.高校學籍檔案形成具有分散性特征。高校學籍檔案的材料由不同的職能部門分別形成。如招生部門形成：新生錄取檔案，教務部門形成學生成績表、畢業生登記表等檔案，學生管理部門形成學生的各種獎懲記錄檔案，各院系形成學生學籍登記等學籍檔案。校檔案館（室）綜合管理全校學籍檔案，并提供檔案利用服務。
4.高校學籍檔案利用的頻繁性特征。高校學籍檔案是高校利用頻率最高的檔案。學生在繼續升學、就業、出國留學活動中需要查閱并出示學習成績表、畢業證中（英）文證明等證明材料。目前在社會保障活動中有些需要社會化存檔者和一些即將退休人員在整理退休材料時也需查閱補辦相關學籍檔案材料，以提供其相關畢業和分派遣證等方面的證明。另外還有一些畢業證書學位證書丟失者在評職稱等需要時，也要求補辦學歷學位證明等等。諸多方面的需求，使學生檔案得到頻繁利用。
高校學籍檔案諸多特點中，真實性是它的首要特征，決定了高校學籍檔案的其他特征，也決定了它作為信用憑證材料，能夠起到服務學校管理和服務社會的雙重作用。
二、高校學籍檔案的服務功能
概括地講，學校學籍檔案具有服務校內外的兩方面功能。高校學籍檔案服務校內是指：一方面學籍檔案是供高校內部各職能部門查閱關于學生學籍等方面的情況，另一方面是給在校學生的繼續升學、出國留學時為相關單位提供證明。服務校外是指：為已經畢業的學生提供在高考錄取證明、研究生錄取證明，本科或研究生成績單，畢業證學位證證明及畢業分配或派遣證明等。具體看，學籍檔案具有以下幾方面的功能：
1.學籍檔案服務學校職能部門的功能。學籍檔案是高校教學管理部門和學生管理部門對學生管理過程中形成的原始材料，是對學校學生在校期間綜合信息的反映。學籍檔案服務學校職能部門的功能，是指學籍檔案為學校職能部門提供查詢服務的功能。第一，學籍檔案為教學管理服務。學籍檔案管理與教學管理工作緊密相連，相互促進。一方面，學籍檔案是學校教學與管理工作結果的詳細記錄，如歷年成績記載、學籍變動、畢業證書登統等真實地記載在學籍檔案中；另一方面，學籍檔案中的記錄反過來為教學和管理工作的提高提供了數據支持，學籍檔案的記錄可以反映出一段時間內學院教學水平的來源與去向、學生的培養層次、學校教育教學改革的方向及教學管理工作的水平。職能部門通過查詢調取學籍檔案資料，分析數據，為制定新的計劃、規劃查詢依據。如通過教學質量檢查或教學水平評估材料，從中隨機抽取學生成績做調查統計，發現當前工作的不足，及時調整制定新的教學計劃，促進教學質量的進一步提高。第二，學籍檔案為學生管理服務。學籍檔案記錄了學生多方面情況，如學生年齡、出身，家庭主要成員和所從事的職業、職務，家庭經濟情況以及本人成長經歷等。學生管理部門的老師從中可以了解學生的成長環境，所受到的影響和成長中可能出現的各種問題，以便及時加以正確引導，從而促進了學生管理工作的順利進行。第三，學籍檔案為學校發展提供信息支持。學籍檔案的動態形成過程及靜態實證材料分析，直接為學校的改革發展提供依據。如畢業生的畢業去向，直接反映了社會對大學生的需求狀況，為高校專業調整和學校發展提供原始信息。
2.學籍檔案服務在校大學生的功能。學籍檔案是大學生在校成長全部過程的真實材料記載。在校大學生在出國留學或就業時都要向相關部門提供學籍檔案材料。如在校學生在出國留學時需提供學生入學時的高考成績、在校學習成績單等；用人單位在與畢業生簽約時，用人單位要核實學生的畢業證和學位證，以確認學生身份，避免假學歷學位濫竽充數。學籍材料的歸檔及未來的信用憑證作用，對在校生也影響頗深，對督促和激勵學生努力學習和鍛煉有積極的意義。
3.學籍檔案服務畢業生、服務社會的功能。高校畢業生在就業后，對學籍檔案也有很多需求。主要表現在如下方面：（1）國外就業的畢業生在繼續求學時，要求高校提供他在國內高校就讀的學習成績，學歷學位材料。（2）國內畢業生在就業后，在職稱評定時被要求高校提供畢業證、學位證材料對其畢業證、學位證加以認證。（3）畢業生畢業證結業證不慎丟失，補辦相關證件，要根據畢業生的學籍檔案材料，提取其畢業證學位證等材料加以認證。（4）畢業生在辦理退休時社會保障部門要確認其工齡時，需要查閱學籍檔案材料，提取他的畢業就業派遣證等方面的證明，對其畢業情況加以認證。高校學籍檔案服務畢業生的這些社會功能，對學生能否繼續完成升學、再就業、計算工資工齡等有重要影響。學籍檔案服務社會的功能在當前市場經濟的條件下，社會保障日益完善的社會環境下，保障個人合法權益，具有重要的現實意義。學籍檔案服務學校職能部門、服務在校生的功能是學籍檔案的基本職能，學籍檔案服務畢業生是學籍檔案服務社會的重要內容，也是學籍檔案日益被社會重視的重要表現。學籍檔案服務社會的功能要求高校的學籍檔案管理要立足現實，重溫歷史，加強學籍檔案的整理和補救工作，以期更好地實現學籍檔案的社會化服務。
三、完善學籍檔案管理提高學籍檔案服務質量
學籍檔案管理是一個動態的管理過程，既承上啟下，又繼往開來。在檔案管理中存在舊問題，不利于新時期學籍檔案服務社會的新要求；新時期學籍檔案服務社會功能的強化，又要求高校檔案管理不斷創新。
（一）目前學籍檔案管理過程中存在的問題
學籍檔案是學生被高校錄取、在學校學習、從高校畢業及分配或派遣等一系列個人信息記錄，作為其為社會服務的信用憑證，其內容是否先進，是否便于查詢，對于高校檔案能否高效便捷地為學生提供服務關系重大。在高校檔案管理過程中恰恰出現了相關的問題，具體表現在以下幾個方面：
1.受歷史條件限制，學籍檔案材料內容不完整。由于歷史的原因或管理不完善，造成學籍檔案不完備。缺少學籍檔案實證材料。再如由于管理不完善，相關部門或院系歸檔不全，造成學籍檔案信息不完備等等。
2.受管理部門的影響，學籍檔案記錄不規范。比如，畢業生成績單，應有三個部門的公章：學生所在院系，教務處及院系主管領導的名章。如由于某些部門疏忽，致使學生成績單會缺少其中的某個印章，使學生成績公信度受到影響。再如，畢業學籍表應記載學生從入學到畢業的全部信息材料。院系在檔案形成過程中，記錄不規范，缺少學生在校的某些信息，使學生在利用學籍檔案時要增加其他部門的附加材料加以佐證，導致服務水平降低。
3.受計算機管理系統限制，學籍檔案管理手段不先進，電子化程度不高。受檔案電子化程度的影響，有些學校的學籍檔案沒有進入到電子查詢階段，靠人工查詢，費時費力，不利于紙質檔案的保管，也影響服務質量的提高。
4.受高校檔案館水平建設的限制，檔案收集和整理不到位。由于有些高校的檔案管理依然是檔案室的水平，檔案員數量少檔案員自身管理水平限制，使學籍檔案收集、檔案整理、管理工作不到位，也會影響學籍檔案服務社會的質量。
發現問題是解決問題的前題，研究對策是解決問題的最好方法，我們要從現實存在的問題出發，不斷研究檔案管理的理論和實踐，提高服務質量。
（二）加強高校學籍檔案管理，提高高校學籍檔案服務社會的質量
1.加強檔案隊伍建設，不斷提高學籍檔案工作人員的素質。學籍檔案管理人員必須認真學習高校檔案管理辦法，提高自身的思想素質和業務水平。學籍檔案管理人員要有定期的崗位素質培訓，進行檔案管理專業知識的系統學習和專業技術培訓，提高檔案管理人員的專業水平；加強檔案管理人員的思想教育，提高對學籍檔案管理工作的地位和作用的認識。
2.建立學籍檔案管理體系，健全管理制度。實行實體化管理體制，高校可根據實際情況，明確規定以學籍管理部門為依托，建立以院、系（部）單位為支點的學籍管理體系；明確學籍管理部門的檔案管理人員，各院系的教學人員為兼職的檔案員，全力輔助學籍管理部門完成學籍檔案的收集、整理、歸檔等工作，為全面管理學籍檔案提供可靠的組織保證。健全學籍檔案管理制度，學籍檔案制度必須掌握學籍管理的原則，既要嚴格執行學籍檔案的法規，又要以對學生高度負責的態度，做到以事實為依據，以管理制度為準繩，做到有章可循，有據可依。
3.加快學籍檔案管理的現代化、信息化進程。學籍檔案管理的現代化是以信息為基礎的，要實現檔案管理的現代化，首先要實現管理思想的現代化。學籍管理人員要充分認識到學籍檔案工作在市場經濟建設中的作用，以靈活多樣的形式，開展多種形式的服務。其次，管理方法的現代化。高校應根據實際情況，把計算機手段運用到學籍檔案的管理中，建立學籍檔案數據庫，運用計算機系統查詢、打印服務系統，提高工作效率。
綜上所述，學籍檔案管理作為高校檔案工作的一個組成部分，應當在實踐中不斷摸索，總結經驗，讓檔案信息真正能及時有效地為社會提供服務，使檔案開發工作逐步走上規范化、制度化、科學化的軌道。
參考文獻：
[1]李玉萍.高校學籍檔案管理的問題與對策分析[J].齊齊哈爾醫學院學報，2008，29（17）.
一、來華留學生檔案的內容
從檔案載體來看，來華留學生檔案包括紙質檔案和電子檔案。其中紙質檔案主要包括入學申請表、身份證件（護照）復印件、外國來華人員來華簽證申請表（JW202表）、漢語水平考試（HSK）成績單、最高學歷證書復印件、成績單、學籍變動申請或審批表和學校要求的其他相關材料等。電子檔案主要是通過“來華留學生管理信息系統”所記錄的外國來華留學生的基本信息、分班信息、證照信息、住宿信息、獎懲信息、獎學金信息、保險信息、健康信息、選課信息、活動信息、突發事件、離校信息等數據庫信息。［3］
從形成主體來看，來華留學生檔案包括教育及相關部門形成的檔案和留學生形成的檔案。前者包括教育部門在招生、教學、管理等活動中形成的檔案；后者包括留學生在學習、工作、生活中形成的學籍檔案、實習檔案、健康檔案等等。
從學習階段來看，來華留學生檔案包括入學申請、在校學習、畢業離校三個階段的檔案。入學申請階段的檔案包括外國留學人員來華簽證申請表（JW202表）、入學申請材料、錄取通知書、護照復印件、簽證復印件、留學生的居住信息和聯系方式、健康證明材料、居留許可復印件。在校學習階段的檔案包括進修生的課程設置資料、教學安排資料、考試成績、學習證明、學歷生的培養方案、必修和選修課的具體信息以及相應的學分、學歷和學位證書復印件，以及在校學習、生活期間形成的其它的材料，如獲獎證書、參加某項活動后的證書、紀念品等。［4］留學生畢業檔案包括畢業生就業檔案、留學生校友檔案等等。
二、來華留學生檔案的作用
1.對留學生個人的作用。來華留學生檔案是留學生在高校學習、生活、工作的最原始記錄，可以起到證明其學習經歷的作用。對于留學生個人來說，在其畢業離校后，無論是繼續求學深造或者求職，其檔案都會成為證明其資歷的重要憑證。查詢和認證是目前留學生檔案最為頻繁的一種利用方式。留學生在校表現、成績查詢、學位認證都需要通過檔案這種原始的真實記錄來完成。［5］
2.對高等學校的作用。一是提高留學生管理水平，通過及時收集、整理留學生檔案，有利于全面掌握留學生的學習、生活和居留情況，根據留學生個人情況因材施教，實現人性化和科學化的管理。二是通過對留學生畢業檔案、校友檔案的管理，了解離校留學生的動態。通過建立來華留學生畢業生就業狀況檔案，了解畢業生就業狀況，一方面能夠完整地了解畢業生走向社會的反饋情況，另一方面又能夠為學校提供專業需求狀況，及時修正人才培養工作的偏差，也為學校及時調整專業起導向作用。詳細的留學生檔案可以為高校在留學生教學、科研計劃，師資、留管干部培訓計劃，招生計劃以及學校制定短期目標、長期規劃、地區留學生管理政策、國際交流方面等提供有力的信息支持。［6］
3.對社會其他機構的作用。社會上其他機構也需要利用留學生檔案，如駐外使館、國外學校、公司經常通過電話、電子郵件要求確認某學生身份。［7］在經濟全球化日益成為歷史潮流的今天，國際交流合作在社會各領域凸顯出越來越重要的作用。國際交流指標成為衡量全球化水平的重要指標之一，而外國來華留學生的規模及發展狀況也成為國際交流指標的重要內容。因此，在各高等院校和相關單位的發展規劃綱要中常常涉及外國來華留學生的數量、分類、國別等信息，來華留學生檔案可以滿足這一要求。［8］此外，這些檔案也是進行其他研究的重要參考資料，如，研究留學生教育對輸入國、輸出國以及第三國經濟發展的作用，就要以留學生檔案作為重要資料。［9］
三、來華留學生檔案管理的現狀
1.留學生檔案管理制度。我國早在1989年就頒布了6號令《普通高等學校檔案管理辦法》，但是該辦法規定的外事類檔案主要包括“學校有關人員出席國際學校會議（含在國內舉辦的），出國考察、講學、合作研究、進修及學校聘請的外籍、港澳專家與教師在教學、科研及其他有關活動中形成的文件材料；授予中、外學者、著名社會活動家名譽職務的有關材料等。”并沒有明確提及留學生檔案該如何管理。直到1994年國家教委頒發了《高等學校檔案實體分類法》，留學生檔案才有一個專門的類目代號WS15，作為一級類目“外事檔案”的第五個二級類目。2008年教育部頒布的27號令《高等學校檔案管理辦法》確定外事類檔案包含“學校開展校際交流、中外合作辦學、境外辦學及管理外國或者港澳臺地區專家、教師、國際學生、港澳臺學生等的材料”。在這些制度的指導下，我國的留學生檔案管理工作開始走入正軌。
2.留學生檔案管理機構。由于各高校留學生規模不同，每個學校都會根據各自的實際情況指定一些機構管理留學生檔案。有的高校由專門的留學生部負責留學生的招生和所有管理工作；有的高校由國際合作與交流處負責留學生招生和主要管理工作，把學歷教育的具體工作放到相應的院系；有的高校由國際合作與交流處負責留學生招生，教務處或留學生部負責教學等等。可以看出在有的學校，不同類型的留學生檔案由不同部門形成和保管。于是留學生檔案出現了多頭管理的現象。
3.留學生檔案保存與利用。從保存機構來看，大多數高校均規定整理后的留學生檔案要移交綜合檔案館（室）統一保存，而綜合檔案館（室）需要監督、指導、檢查相關部門作好留學生文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作，檢查驗收留學生檔案是否完整、準確和系統。從保存期限來看，很多高校比較謹慎，大部分檔案都是永久保存。例如，廣東商學院的留學生檔案就分成9小類，除了3類材料長期保存外，其余全是永久保存：錄取審批材料（永久）；學籍登記表、學籍卡片（永久）；留學生學籍管理規定（永久）；學習情況、成績及評語（永久）；學生名冊（永久）；留學生獎懲材料（永久）；教學計劃、大綱、安排（長期）；學位論文及學位證書復印件（長期）；學生去向及有關材料（長期）。然而大多數學校沒有制定出切實可行的提供利用的措施。這說明檔案工作中普遍存在的“重保存、輕利用”的現象在留學生檔案這一領域依然存在。
四、加強來華留學生檔案管理的對策
1.完善來華留學生檔案管理制度。首先，根據國家的相關制度，結合本單位的實際情況，制定切實可行的留學生檔案管理制度；其次，建立留學生檔案分類體系，明確歸檔范圍。可以參照高等學校檔案實體分類方法，在原有二級類目WS15下面增設三級類目，并在每個三級類目下面列出歸檔范圍，這樣既具體又簡潔，在整理文件材料時，一目了然。例如江南大學就增設了四個WS15的三級類目，綜合類、博士和碩士生材料、本科生材料、進修性材料。［10］再次，要建立相關部門之間的協調機制。由于多頭管理的關系，留學生檔案來源相對分散，涉及較多的部門，需要協調各形成機構之間的關系，包括留學生處、外事辦公室、院系留學生管理辦公室、教研室等相關部門。通過高校檔案館（室）統籌規劃分工合作，實現留學生檔案的全面、全程管理。
2.對相關工作人員進行培訓。高校留學生檔案管理工作的實際情況大都是由檔案館（室）進行業務指導，而由相關的職能部門進行檔案的收集、整理工作，留學生畢業之后再將整理好的檔案移交檔案館（室）。所以留學生檔案工作的質量取決于具體業務部門的工作人員。而這些人員大多屬于兼職行使檔案管理的職責。因此，為了提高相關職能部門的檔案意識和工作水平，需要對負責留學生檔案管理工作的人員進行培訓。
3.加強來華留學生電子檔案管理。自從教育部2004年9月1日起在全國各省級教育行政部門、各接受來華留學生的高等學校正式啟用“全國來華留學生管理信息系統”以來，越來越多的留學生檔案將以電子檔案的形式存在，這為網絡環境下開展留學生檔案的利用工作奠定了基礎。該系統涵蓋了來華留學工作中招生、教學、生活服務和管理、留華畢業生工作等四個基礎環節，具備日常管理、教育質量評估、留學生數據庫、留華畢業生檔案、留學生數據統計等功能。為適應網絡環境下檔案信息管理、利用的需要，還有必要開展留學生紙質檔案的數子化工作。在數字化過程中，需要制定著錄標準，建立高素質的著錄隊伍，加強著錄組織工作，提高著錄質量。
參考文獻：
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由于民辦職業學校起步晚、發展快，其速度、規模、質量、效益，出現了發展不平衡、結構性矛盾突出等現象。根據《中華人民共和國檔案法》及中華人民共和國教育部第27號令關于《高等院校檔案管理辦法》的明確規定高校檔案工作是高等院校重要的基礎性工作，院校應當加強管理，將之納入院校整體發展規劃。因此，民辦職業院校建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作，明確崗位職責，強化責任意識，提高檔案管理水平，是提高民辦職業院校教育水平和管理水平、加強內涵建設、促進學院發展的必由之路。
民辦職業院校檔案管理存在的主要問題
調研發現云南省的民辦職業院校檔案工作普遍存在以下幾個方面的問題：
1、民辦職業院校普遍存在檔案管理工作意識薄弱、機構不健全、專業人員缺位的現象
當前，很多院校都忽略了檔案管理工作，缺乏對檔案工作管理重要性的認識，認為檔案工作屬于學校的附帶工作，不影響其長遠發展，因此忽略了檔案管理建設。這種認識不足不僅體現在學校領導身上，更是體現在學校全體教職員工身上。在很多民辦職業學校根本沒有檔案館和專職檔案工作管理人員，即使有些民辦職業院校存在檔案館和專業人員，由于民辦院校的特殊性，出于對人力資源充分利用的考慮，專職檔案管理人員也往往身兼數職，還要承擔院校的很多其他工作。比如系部的兼職檔案人員多是教學秘書或行政秘書兼職，既有日常教學管理工作或者辦公室行政事務性工作，又要兼顧檔案管理工作，造成檔案管理工作不盡人意。
2、民辦職業院校檔案管理缺乏明確的規定責、權、利的規章制度
目前，多數民辦職業院校的發展只注重規模與速度建設，忽略了內涵建設，這對學校的檔案管理工作造成了很大的影響。由于檔案相關規章制度沒有遵守國家檔案工作要求的規范標準，甚至是缺乏相關的檔案管理制度，導致負責部門不能、不知道如何把在教學、科研等日常工作活動中產生的檔案按照檔案工作管理規定要求統一歸檔、集中管理，導致檔案材料分散，致使檔案資料收集不及時、文件材料殘缺不全，不能及時立卷和歸檔;且因為缺乏規章要求，導致各職能部門和系部檔案材料的收集與整理帶有很大的隨意性，缺少規范的要求和長久保存檔案的考慮，存在檔案材料幾大箱，用時要去紙箱中翻找，很多材料被丟棄現象。這不僅直接影響了檔案整理、歸檔，而且也影響到檔案作為學校歷史憑證的作用。
3、經費投入不足，導致不能實現檔案信息電子化建設
目前很多民辦職業學校在檔案管理方面的經費投入非常有限，無法購置檔案管理工作所需的現代化設備，現代信息技術手段如高校數據庫、校園網絡等沒有切實應用到民辦職業院校的檔案管理中，導致民辦職業院校的檔案信息化建設相比于其他院校相對滯后。一些民辦職業院校的檔案管理以傳統的手工管理方式為主，書寫速度慢，工作量大，嚴重影響了案卷質量和收集時間。此外，因財力不到位，檔案人員也就得不到現代檔案管理技術的業務培訓，缺乏檔案管理及檔案信息化建設的基本理論、基本知識和基本技能，無法對檔案進行現代化的科學規范管理。而對檔案管理人員繼續教育的措施乏力，直接制約著檔案信息電子化建設進程。
4、檔案材料單一，缺乏編研檔案，影響了檔案利用率
1.重視度不夠,思想認識不清。盡管近幾年來,成人高等教育學生規模在不斷擴大,但在大部分高校,領導只是把成教作為學校創收的一個渠道,做為普通教育的附屬,對于學籍管理更是沒有當作重要的工作來抓,容易出現重普通,輕成人;重校本部,輕函授站;重在校生,輕畢業生的學籍管理狀態。
2.制度不健全,執行有偏差。沒有統一的成人教育學籍管理規定。有些學校套用普通高校學籍管理制度,成教因其與普通學生有不同的特點,往往遇到問題時無據可依。有些學校雖然結合本校的實際情況制定出一套學籍管理制度,因為既定制度與經濟利益出現沖突,往往使制度的執行難以落地。
3.管理人員配備不合理,素質有待提高。有些學校認為成教學生比普通學生數量少,管理工作輕松,就將一些家屬、合同工安排在學籍管理工作崗位上,忽視了成教學籍管理對象復雜和形式多樣的特點,造成管理人員流動大。有些學校重招生,輕管理,學籍管理工作人員得不到重視,往往有“費力不討好”的感覺,加之參加培訓的機會少,理論水平和業務能力不能得到應有的提高,容易產生職業倦怠。學籍工作繁瑣、責任大,管理人員經常陷入繁雜的事務性工作,而忽略學籍管理工作的研究,使學籍管理工作缺乏創新。
4.信息化手段滯后。雖然近幾年很多高校都引進或開發了學籍管理系統軟件,但是在使用過程中暴露出軟件開發不合理,操作性不強等問題。有些學校成人學籍管理還采用EXCEL等常用辦公軟件,使得部分工作需要人工統計,造成工作效率低。
5.學籍檔案管理不規范。學籍檔案記錄了學生在校期間的學習、成長全過程。由于成人高等教育學生分散廣、對象復雜,給學籍檔案管理工作造成了很大的困難。有些教學點為了追求經濟利益,會出現學籍檔案管理真空現象,而本部由于人員配備不齊,對于教學點上報的學籍檔案缺乏應有的監督管理。有些學校認為把學生的畢業證書制作發放后就可以了,對于畢業生的學籍檔案缺乏管理,高校的合并、變更,造成了大量學生的學籍檔案丟失。
二、成人高等教育學籍管理問題的改革思路
1.完善管理制度,提高學籍管理人員執行力。從教育部到各省教育廳,一直強調學籍管理工作的重要性,教育部也將學籍管理工作提升到維護高校穩定和社會秩序的高度。完善和規范學籍管理制度,對成人學歷教育工作就顯得尤為重要。各高校必須根據國家政策和省教育廳的文件,建立健全一套符合實際需求,切實可行的人性化學籍管理制度,并對執行過程中存在的問題及時修訂,使學籍管理制度上一個新臺階,做到管理有章可循,制度與時俱進。好的制度需要好的執行力。再完善的管理制度,沒有執行落實到位,等于形同虛設。要提高學籍管理人員執行力,就必須要奉行制度原則,秉公處理,不,講究實效的指導和監督,擴大執行力的實施效果。
2.加強隊伍建設,提升學籍管理人員綜合素質。成人高等教育學籍管理人員是成人高等教育學籍管理工作的具體執行者,管理人員的素質直接影響到成人教育教學工作的運轉和質量的提高。各高校首先應該給學籍管理工作人員定崗定編,給他們充分的保障。其次,要篩選思想政治覺悟高、責任心強、有較強計算機操作能力的人員擔任學籍管理崗位工作。對現有學籍管理人員要通過各類培訓,提升業務技能,提高職業勝任度。除安排培訓外,可通過交流研討、參觀考察等全面提高學籍管理人員的工作水平和積極性。再次,要建立考核激勵機制,激發學籍管理人員的工作熱情,最大限度的發揮主觀能動性和創造性。此外,要根據成教的發展情況合理配置學籍管理人員,讓學籍管理人員可以抽出時間來做些研究,使管理與研究之間互相促進,用有價值的研究來推動實際管理工作。
3.加大軟硬件投入,推進學籍信息化平臺建設。從2006年下半年教育部實施高校學籍學歷電子注冊,以及后來的信息十年回登,成人高等教育學籍信息化建設顯得越發的重要。要樹立現代化管理意識,將信息化的管理模式引入到學籍管理工作中,把學籍管理人員從量大、繁雜、重復性的事務性工作中解放出來,以信息技術手段提高管理人員的工作效率。各省教育行政管理部門可通過課題立項,聘請計算機軟件開發專業人員,由學籍管理業務能手配合,開發一套與本省實際相符合的,操作性強的學籍管理系統平臺。同時為了與學信網進行信息交互,做好系統的兼容性,對數據轉換、字段匹配、統計分析、信息驗證等功能加大開發力度,力求使管理平臺簡便宜用。另外,要根據成人高等教育學籍管理特點,建立網絡學籍管理系統,實行遠端信息錄入與查詢,讓教學點、學生可以隨時隨地查詢到自己的學籍狀態、成績等學籍信息。
4.加強檢查監督,規范學籍檔案管理。學籍管理人員首先要端正態度,認清學籍檔案管理工作的重要性。在日常學籍電子、紙制檔案整理過程中,要做到材料真實、完整、規范。對畢業生檔案的管理,要嚴格按照規定封袋、傳遞,保證將真實的信息反饋給社會。除高校自我管理外,教育主管部門也要對各高校學籍檔案進行定期檢查,特別要加大教學點學籍檔案的審查力度,及時糾正檔案管理實施過程中的問題,杜絕“假的”真文憑不良現象發生。
論文關鍵詞:開放教育學籍管理信息化
“學籍”專指符合招生規定條件被正式錄取，并按規定辦理注冊手續后所取得的學生資格。而學籍管理則是對學生從招考人學到畢業的整個培養過程中的學籍注冊、課程選擇、學習成績的評定與遷移為中心的考核與管理。成人教育同普通教育一樣，學籍管理也是一項非常重要的工作，但是又和普通教育不同，成人教育的學生相對分布松散，學生層次差異較大，使得成人教育的學籍管理較普通教育管理難度更大。正如一些專家所指出的:“重視學籍管理，明確成人教育學籍管理的基本原則和內容，進一步完善管理體制，加強學籍管理工作，對于全面貫徹黨的教育方針，保證教育質量，具有重大的現實意義。
現代遠程教育是隨著現代信息技術發展而產生的一種新的教育模式，它利用網絡和信息技術的手段使得傳統教育向教育的開放性、廣泛性和終身性發展。目前中央廣播電視大學的開放教育就是現代遠程教育的一種模式，其本質是人人享有終身接受教育的權利。意味著:教育對象的開放;教育觀念開放;教育資源開放;教育過程開放。正是由于這些特點電大的開放教育實行完全學分制管理，具有允許學生自主選課，選擇學習時間及個性化考試等特點，體現了對學生個性化服務的教學管理制度。但正是這種教學管理模式給傳統的學籍管理方式帶來了新的挑戰。
一、開放教育學籍管理主要內容
1.新生人學注冊管理:學生人學參加電大統一的人學測試，經過資格審核后報教育部學生司備案，同時將新人學的學生基本信息導入教務管理系統統一生成學號，建立開放教育學生基本電子學籍檔案。
2.學籍異動工作管理:所謂學籍異動是指學生因工作調動，搬遷等原因申請的轉學、轉專業。學籍異動經學員自己提出申請，經過教學點和省電大批準上報中央電大備案同時建立電子異動記錄檔案。
3.課程注冊管理:學生人學后每個學期在專業規則的指導下根據自己的實際情況選擇本學期需要學習的課程進行注冊學習。各教學點根據學生的課程注冊信息開設課程并將數據匯總上報省電大，省電大匯總各地市數據上報中央電大。課程注冊是每個學期教務管理工作的核心，是教材征訂，教學、考試安排及收費的基礎和依據。
4.畢業、學位審核:指學生修滿教學計劃規定的學分后，達到畢業年限由教學點上報到省電大進行畢業資格審核，省電大審核后將結果上報中央電大進行終審，最后由中央電大為學生頒發畢業證書，達到學位條件的學生授予學位。
二、開放教育學籍管理的主要特點
1.個性化管理:現代遠程開放教育的特點是教育不受空間和時間的限制，教學上利用多媒體和計算機網絡資源，教學形式上由原來以教為主變成以學為主，學生根據自己的情況選擇學習方式和學習時間進行自主學習和個別化學習等。根據上述特點電大目前的學籍管理制度實行的是完全學分制的管理模式，允許學生自由選課，淡化了傳統的班級管理，逐步實現了從傳統的班級管理到學生的個別化管理。
2.管理的信息化和現代化:為滿足學生個性化學習需要，電大學籍管理工作中充分地利用了計算機和網絡信息技術等先進手段開發了多個教務管理和學籍管理的系統軟件，提高了工作效率和管理水平，轉變了管理觀念、改革了傳統的管理方式實現學籍管理手段的現代化和信息化。
三、目前電大學籍管理中存在的問題
雖然開放教育的學籍管理使用了先進的管理手段，但是由于實行學生自主選課，個別化管理，也給學籍管理工作帶來了一些問題:
1.入學注冊數據帶來的問題:人學的電子注冊數據是學籍管理中的一個重要的環節，教育部實行學籍學歷電子注冊后，人學的電子注冊數據是學生人學資格、畢業審核、學歷上網的主要數據來源和依據，但是由于招生人學時間緊，教學點分散，操作人員疏忽等原因帶來了人學電子注冊數據的不準確性。數據的不完整、不準確直接影響學生畢業證書的頒發和學歷證書的網上認證，給后續的一系列工作帶來了很大的麻煩。
1.自主選課和課程注冊帶來的問題:完全學分制允許學生自主選課打破了傳統的班級管理的方式，但是部分學生自主選課時不根據專業規則要求存在多選、漏選、誤選的情況。另外由于開放教育辦學層次、專業和課程的多樣性，同一門課程在不同專業規則中的學分和收費標準的不同給學籍管理的選課和注冊工作帶來了很大難度，學籍管理人員需要花費大量的時間統計、核實和修正學生的選課注冊數據。由于課程的設置和專業規則制定的不科學、不嚴謹性，使得課程注冊工作流程過于繁瑣，制約了完全學分制的實行。
2.成績和畢業審核的問題:開放教育的教務管理實現了考試過程和成績管理工作的計算機信息化管理，大大減輕了考試工作人員的工作任務，但是由于辦學層次和專業的多樣性，出現部分相近名稱課程的ID(課程代碼，ID不同則代表不同課程)不同但是試卷相同的情況，而計算機系統只認ID不認中文名稱，造成部分學生考試完后成績得不到認證。這給學籍管理中的畢業審核工作帶來了麻煩也影響到了畢業證書發放的進度。
四、通過對開放教育學籍管理工作分析，我們從實踐出發本著以人為本，一切為了學生利益的思想對學籍管理工作，提出以下改革意見和想法。
1、學籍管理規定的詳細化、公開化和透明化
學籍管理工作是一個涉及部門比較多的崗位，涉及的因素也很多，各部門的管理人員教師和學生對學籍管理制度了解不深，在處理問題的時候不按管理規定的要求，使得管理效率低下。因此必須制定一套符合電大成人開放教育特點的詳細學籍管理規定和相關文件匯編，另外建立專門學籍管理制度和文件查詢網站供學生和教師查詢，組織相關人員以各種形式學習文件精神，特別是提高學生對學籍管理和專業規則中的相關內容的了解是減少錯誤的必要手段。達到規章制度人人熟悉，文件精神深人人心的效果，做到制度的詳細化、公開化和透明化。
2、規范課程的設置和專業規則的制定
對開放教育的課程開設進行嚴格的審核，包括必修和選修課，盡量做到能合并的課程進行合并，同一課程在不同專業應使用同樣的教材和試卷等，避免引起混淆。規范課程在不同專業中的學分設置等。對專業規則的制定嚴格把關，做到相對穩定。逐步使課程注冊工作由過去的按年級專業制定收費標準過渡到以課程為收費標準。
3、加強學生選課工作的輔導和檢查制度
完全學分制后允許學生自主選課，但是學生對專業課程不甚了解存在先選和誤選情況。應該建立完善的選課制度，不是把這個工作簡單地交給學生，而應在每個專業設立多位專業教師作為輔導員，公開聯系方式，在公開網站上對所有專業的課程內容進行詳細說明，對課程學習的先后順序進行說明，使得每個學生在詳細了解本專業課程設置以后再安排專業輔導員指導他們進行選課。另外每個教學點的管理人員要詳細核對學生的選課結果，如有錯誤及時進行修正。
4、加強學籍檔案資料的管理
學籍檔案包括個人檔案和整體檔案。個人檔案是為每個學生設立的檔案信息如學生基本信息表、學籍卡等，整體檔案是針對某個年級專業的學生設立的檔案如錄取花名冊和畢業生花名冊、成績冊等。學籍檔案管理是學校教務管理的基礎性和關鍵性工作，因此保存好原始資料并建立學生電子檔案庫是學籍管理的重要工作。在實際操作的過程中每個學期派專人收集學生的紙質檔案材料并歸類編號按順序存放，同時根據紙質檔案通過開發的系統管理軟件建立和完善電子檔案以方便信息的查詢和。
5、改革畢業審核工作流程
畢業審核環節處于教務管理工作的“出口”位置，直接關系到學校的聲譽和教務管理工作的質量和水平。由于中央電大系統學生數量龐大，每個學期畢業證書辦理日期都較長，為使畢業生在最快的時間拿到畢業證書，改革畢業審核工作流程，加快畢業審核進度是學籍管理的重要工作。
因此每個學期考試結束后，應立刻對當期需要畢業的學生進行畢業初審，將名單盡快發放到教學點核對，同時梳理相關問題，與考務和專業規則管理部門制定專門的畢業審核工作流程制度進行聯動，發揮系統和技術的優勢，對反映的問題作出及時有效的處理。開設專門的綠色通道加快畢業審核信息的上傳和下達。
6、不斷開發管理軟件，加強學籍管理的信息化建設
加強信息化的建設，加大對信息化建設的投人。根據實際工作的需要組織相關管理部門進行情況的匯總和系統分析，聯合開發部門及時地制作處理相關任務的軟件項目，提高管理的工作效率。例如我們專門制作了“教務信息系統”、“教務數據上傳和下載系統”、“畢業生信息核對系統”、“在籍學生基本信息核對和修改系統”等。提高工作效率，加強計算機信息技術的知識和相關軟件使用的培訓，使每個部門的管理人員熟悉業務流程和軟件的操作流程是提高學籍管理水平的重要環節。
[關鍵詞] 高校檔案；教學檔案；三級管理
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015 . 21. 107
[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2015）21- 0201- 03
教學檔案是指各類教學活動中形成的具有保存價值并歸檔保存的教學文件材料。教學檔案是學校教學活動的真實記錄，是改進教學工作，強化教學管理，規范教學活動、深化教學改革，不斷提高教學質量必不可少的管理環節，同時也是衡量高校教學管理水平和教育質量的重要標志之一。隨著高校學科建設、教學科研評估等重大活動的需要，教學檔案的利用率也隨之提高，其地位和作用越來越重要。因此，加強教學檔案管理工作研究，對于進一步規范教學管理和教學活動，深化教學研究以及提高教育教學質量等方面具有重要意義。
1 高校教學檔案管理概況
1.1 高校教學檔案的內容
高校教學檔案涉及面很廣，主要包含以下幾方面：教育主管機關下達的指導性文件；綜合性教學管理材料（制度、規定、統計表等）；招生工作材料、教學計劃、大綱、總結；學籍管理材料；學生獎懲材料；課堂教學材料；教學實習材料；教學實驗材料；師資培訓、業績材料；教學質量材料；優秀教案；學位授予材料；畢業論文；教材目錄與自編教材；在職教育材料（學歷教育、繼續教育、遠程教育及各類研討班、培訓班）；涉外教育材料等。
1.2 高校教學檔案的特點
（1）內容廣泛、綜合性強
教學檔案涉及的內容龐雜，僅與教學緊密相關的就包括專業設置、教學計劃、教學大綱、教學總結、教材、課程信息、師生信息等。
（2）材料來源分散性較大
有來自上級主管部門的材料，有來自本校教學行政管理部門的材料，如學工處的招生、分配名冊，教務處的學籍管理材料；有來自教師的教材、教案、輔導資料聽課評課記錄、科研成果等；有來自學生的優秀畢業論文、畢業設計、實驗報告等。
（3）多樣性、多學科性明顯
高校教學檔案的載體多種多樣，以紙質材料為主，同時還有照片、圖表、錄像帶、錄音帶、光盤、獎旗、獎杯、獲獎證書、獎狀等實物材料。
（4）周期性、層次性、成套性
高校是全日制本科教育、研究生教育、成人教育及培訓班等多層次的教育模式并存，還有聯合辦學、跨校辦學、國際合作辦學等教學形式，使得教學檔案的層次日趨多樣化。由于教學周期的長短，教學活動的周期性、規律性，決定了教學檔案的成套性。
1.3 高校教學檔案傳統管理模式
從管理方法上，現有的高校教學檔案管理模式主要是分級、分類管理。分級管理的教學檔案管理模式，是指對教學檔案實行兩級管理：校級管理和院級管理，即在校級主要對各教學檔案部門做統一管理，各院系則設立具體的教學檔案管理部門。具體分工：校級管理的重點是對教學檔案的總體管理上，主要任務是制定教學檔案管理制度和實施細則，對教學檔案的歸檔范圍、保管期限和立卷歸檔的原則及程序做出明確的規定；院系管理的重點是對教學檔案的細節管理上，主要任務是保管各院系所產生的教學計劃、教學管理文件及研究成果等。
分類管理的校級教學檔案管理，主要負責教學文件及規章制度、教師檔案、科研成果檔案、教務考務檔案、學籍檔案、學位檔案等。分類管理的院級教學檔案管理，主要負責教學建設檔案，包括教材檔案、課程檔案、教學檔案和實習檔案；教學管理檔案，包括教學質量評估、課程表、考試安排等教學過程檔案；教學成果檔案包括科技制作、畢業生論文等三大類的教學檔案。
1.4 高校教學檔案三級管理模式
《檔案法》規定：檔案工作實行統一領導、分級管理，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。高校教學檔案分級管理符合這一原則。模式是指某種事物的標準形式或使人可以照著做的標準樣式，簡單說，模式類似于定式，就是遇到反復出現的同一問題時所固定使用的解決方案。建立教學檔案管理模式目的就是實現教學管理的統一和規范。
2 高校教學檔案傳統管理模式的優缺點
2.1 高校教學檔案傳統管理模式的優點
（1）組織體系
目前，大多數高校教學檔案采用校、院兩級管理，各職能部門在教學管理和教學實踐活動中形成的具有一定保存價值的教學檔案，由相關職能部門集中統一保管和利用；二級學院或教學部在教學管理活動中形成的具有一定保存價值的教學資料由二級學院或教學部集中統一保管和利用，這些材料由職能部門和院系或教學部的辦公室秘書保管，等過了利用高峰期，再轉交給檔案館保存。
（2）規章制度
健全了相應的管理規章制度。組織體系是管理工作的基礎，有效的管理工作還要以規章制度為保障。規章制度由校檔案館統一制訂。通過相關規章制度的貫徹執行，規范教學檔案管理工作行為，使之形成良好的運行機制。
（3）人員素質
重視了檔案人員的水平提高。目前各高校為提高教學檔案管理人員自身素質與水平，都加強了對檔案管理人員的業務培訓，通過各種形式的培訓，拓展檔案工作人員的思維、知識面，提高其業務素質，使其能夠熟練掌握新的檔案管理技能和方法。
2.2 高校教學檔案傳統管理模式的缺點
（1）教學檔案管理部門權責不明
由于教學業務部門與檔案部門是兩個獨立的部門，而教學檔案主要來源于業務部門。現實狀況是，關于教學工作的文件、文件管理，檔案、檔案管理各自為政，缺乏有效的監督、指導和協調，出現了文件的形成與歸檔脫節，檔案部門并不能參與到文件材料積累過程中，勢必造成收集到的材料不全面。還有，部分二級學院或教學部領導對教學檔案管理工作的忽視，沒有把教學檔案管理工作當成一項常規性的工作來做？，造成了教學檔案建檔困難，不能做到統一管理，資源共享，統一利用的良好運行模式。
（2）教學檔案管理制度不夠完善
在日常的教學管理工作中，各二級學院或教學部缺乏有效的管理規定和監督措施。各二級學院或教學部教學辦公室和教師缺乏建立及保存教學檔案的意識，不能保證按時完成建檔工作，相關的管理制度中對參與教學活動的全體人員責任和任務不明，規定時限要求未得到充分執行，未輔以相應的考核和獎懲措施。并且各個二級學院或教學部之間教學檔案管理缺乏相互借鑒和交流。
（3）教學檔案管理人員素質欠佳
一是大多數檔案管理員不是科班出身，缺乏系統的檔案管理知識，對歸檔文件及檔案價值缺乏應有的鑒別能力，使檔案材料的收集與整理存在很大的隨意性。二是有些教學部門、二級學院的檔案管理是由兼職檔案員做，這些兼職人員一方面忙于教學、科研、人事、辦公室等事務性工作，沒有多余時間和精力學習檔案專業知識；也沒有機會接受專門的檔案管理業務培訓，無法實現檔案的優化管理，致使移交到檔案館教學檔案材料不規范，不完整。
3 開展教學檔案三級管理模式的對策和建議
筆者就高校教學工作的實際情況，認為解決辦法是建立第一級：檔案館，第二級：教務部門，學務部門、招生就業等部門，第三級：各二級學院或教學部的三級管理模式，從而優化教學檔案的建檔質量。
根據文件生命周期理論的含義：文件從其形成到銷毀或永久保存，是一個完整的過程；根據文件的價值屬性，文件生命周期可以劃分為幾個不同的運動階段；在每一個運動階段里，文件特定的價值屬性，與文件的管理方式、存放場所之間存在著一種固有的內在關系。因此，高校檔案館根據高校全部教學檔案的價值形態、服務對象來劃分保存范圍、場所，采取三級管理模式是符合文件生命周期理論的，完全具有可行性。
3.1 實行教學檔案三極目標管理責任制
高校應成立 “教學檔案管理領導小組”，領導小組按照《中華人民共和國檔案法》、《高等學校教學文件材料歸檔范圍》、《普通高等學校檔案管理辦法》等相關法規和上級文件，統一制定本校的檔案館工作職責、檔案館館長工作職責、各二級學院（部門）分管檔案工作領導工作職責、各二級學院（部門）兼職檔案員工作職責、以及本校檔案管理辦法實施細則、教學檔案工作基本原則，教學檔案歸檔范圍和歸檔要求，教學檔案的部門立卷和歸檔流程，教學檔案的文件整理等各項規章制度，并且明確各級檔案管理職權的分配，實行三級目標責任制，以便各教學管理部門、各二級學院、各教學部的檔案材料能夠按期保質向學校檔案館移交。
3.2 建立教學檔案三級管理的體制
教學檔案三級管理是由檔案館、教務處、學生處、以及各二級學院、教學部等組成的服務網絡。借助這個網絡體系建立一個良好的合作平臺，在教務處、學生處、各二級學院和教學部設立專門的教學檔案資料室和教學檔案管理崗位，使得學校、教學管理部門、教學人員、各二級學院、教學部的檔案工作能夠遵守統一的規范和歸檔程序，按照本校的檔案管理辦法實施細則、文書檔案歸檔范圍和保管期限、本科教學檔案管理辦法等要求，并且按照形成者―時間―類別等分類標準收集、保管有關教學和學生管理方面的檔案材料。定期由各二級學院、教學部將歸檔材料上交到學校教學管理部門進行信息匯總審核，審核后由學校教學管理部門把檔案材料信息再次匯總后（紙質版和電子版）統一上交到學校檔案館，最后由學校檔案館進行合理規劃、統一編目，入庫上架，從而保證了教學檔案的準確、完整、系統，使得高校教學檔案管理工作走上有序化、科學化、規范化的軌道。
3.3 健全各層級檔案管理人員約束機制。
要加強監督指導，對存在的問題和困難給予指導和幫助，對教學檔案材料的積累進行督促。采取行政干預手段，把教學人員、學院和教學管理部門教學檔案的歸檔情況與年終考核掛鉤。并且制訂出一套行之有效的教學檔案管理業務考評制度和實施辦法，定期或不定期地對本校教學檔案的管理進行業務考核和評估，適時進行必要獎罰。
3.4 提高教學檔案管理人員的工作能力
加強對高校專兼職檔案人員進行檔案意識的培養和檔案管理專業化培訓，不斷提高其業務素質，提高專業管理水平。在教學檔案管理的實際工作中摸索出一種教學檔案管理人才培養的新模式，建立管理員的培訓上崗制度、健全管理員的考核與激勵機制，有計劃定期對檔案管理人員進行愛崗敬業教育、業務培訓和理論研究，縮短檔案管理人員能力與檔案事業發展需求之間的差距，不斷提高終身學習的意識和能力，使其成為具有較高的業務素質，較強的技術技能、管理能力和創新能力的新一代檔案管理者。
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成人高等教育學籍管理表現為成人學生和學校之間的隸屬關系，是對成人學生從入學之日到畢業時的全過程加以記載與管理。它對提高教學質量，培養高層次全面發展的合格人才，維護學校的正常秩序具有重要的意義。所以成人學籍管理已經成為復雜的系統工程，有其自身的特點，突出表現為學籍管理的復雜性、變動性。
1.1學籍管理的復雜性
成人高等教育的學生來源比較廣泛，系分別來自各個不同單位的在職人員，涉及的專業門類多，且年齡層次跨度大，文化水平、個人素養、思想動態、學習動機都有較大的差異。這使得成人高校的學籍管理呈現出多樣化、復雜化的特點，而傳統的學籍管理工作量大、耗時長、手續繁瑣，效率低下，已無法滿足復雜多變的學籍信息管理。
1.2學籍管理的變動性
成人教育學籍具有變動性大的特點。成人學生有別于普通高等教育的學生，在學習的整個過程中夾雜著家庭生活和工作的瑣事，經常出現工作的調動、職務的升遷、突發事件等原因要求變更學籍的狀況，造成成人學生的流動性比較大。采用傳統的管理方式就有可能會出現學籍信息的丟失、出錯、重復，或者是學籍信息的不匹配的狀況。基于上述原因，與學籍相關的信息處理日趨繁重和復雜，在客觀上必須對學籍管理采用信息化管理的方式，以此來實現成人高等教育學籍管理信息化、網絡化，提高學籍管理的工作效率。
2學籍管理信息化的實踐
學籍管理工作是對學生從入學到畢業的整個學習過程進行跟蹤管理，主要對學生的信息采集、學籍注冊、學籍變動以及學生成績和思想品德、各項獎懲、畢業生信息采集、畢業資格審核、證書發放、歸檔資料等為主要內容對學生進行管理的一種手段。依照學籍管理的主要內容科學合理地制定信息管理的方法，是對成人高等教育實踐學籍管理信息化的關鍵所在。因此，學籍管理信息化要以實施電子注冊為基礎，把加強電子注冊管理作為學籍管理的有效手段。將學籍管理和學歷證書電子注冊有機結合起來，促進成人高校管理學籍管理的現代化建設。
2.1嚴查入口關，建立電子學籍檔案
成人教育在每學年新生報到入學后，對照成人高校《學生學籍管理規定》采集新生信息，包括考生準考證、錄取通知書、身份證、電子檔案照片等要與新生本人填寫的個人信息表格進行詳細核實，規范地采集好新生學籍信息，嚴格復查新生入學采集的學籍信息，從招生庫等其他數據庫導入相關學生資料，按不同校區、系、部、專業、學制編班編學號，建立全校學生的基本信息數據庫。并根據不同條件設計快捷地查詢學生學籍情況查詢的信息庫，準確建立每個學生的電子學籍檔案，確保新生數據正確、完整，從源頭上把好數據的入口關，這樣才能有效避免不規范和錯誤數據的產生。
2.2加強信息審核，注冊電子學籍信息
電子注冊和學籍管理是相輔相成、緊密結合的，電子注冊工作保證了學生數據真實而準確，是學籍管理工作的重要內容和任務。由于新生學籍電子注冊的結果是學生畢業時學歷證書電子注冊的重要審核依據，所以學籍管理人員要按照招生規定認真仔細復查新生入學資格，不符合招生條件的，立即取消其入學資格；對于符合入學條件的新生，按專業、班級為單位與注冊電子檔案進行信息化比對，通過學籍管理信息有關平臺傳輸到主管部門備案，將學生電子檔案轉化為注冊學籍信息。學籍管理人員在整理核實新生信息時，要快速、準確、熟練使用學籍信息管理系統，對新生進行學籍注冊，并要做到上報的數據格式要正確，同時要嚴格按照學籍管理規定對新生學籍加強管理，將學籍信息和電子注冊學歷管理有機結合在一起，實行同步管理。因此，新生電子注冊工作是學籍管理的重要環節，是維護學歷證書的公正性及保護畢業生合法權益的重要保證。
2.3健全管理制度，實行學籍動態管理
成人學生由于工作等原因提出學籍變更的情況很多，如轉學與轉專業、休學與復學、退學等，對此要嚴格按照規章制度辦理相關手續，及時更正學籍信息。同時按省教育廳有關精神，在規定時間內報批，以免出現遺漏或錯誤。學籍管理人員要認真規范地做好學籍管理工作，對學生實行動態化的學籍管理，在每一學期結束之前，對學生個人電子檔案進行補充，及時完善學生的基本情況、獎勵與處分情況、學習成績、畢業論文成績等重要材料和信息，同時進行審核，發現有問題的數據進行復核，保證學籍信息正確無誤。強化學籍管理的剛性約束，不得擅自更改、變動、刪減相關的學籍信息，如果確實有誤需要更改，則需上級主管部門批準方能修改操作。
2.4嚴把出口環節，審核學歷電子注冊信息
學歷電子注冊是電子注冊工作的出口。學歷證書電子注冊要保證全面準確反映學生學籍信息數據的準確性、完整性和可靠性。必須嚴格執行學歷證書電子注冊制度，嚴把出口環節，審核學歷電子注冊信息，明確學籍、學歷數據核對、審查、更正、上報的管理程序，杜絕錯報漏報、隨意更改、弄虛作假等現象，確保成人高等教育學籍學歷數據準確規范。在學生臨畢業之前，要查閱學生學籍信息和電子注冊的信息，在辦理學生畢業證書驗印注冊審核時，核對提供學生入學的錄取審批文件，對照電子注冊數據庫圖像和其他信息，與學籍信息進行一一比對和復查，并與教育部中國高等教育學生信息網學歷查詢系統及學歷認證系統相互對應，以保證學生學歷證書、電子注冊以及學生學籍的一致性，提供真實、完整、無誤的畢業生學歷證書注冊信息。因此，成人高等教育學籍管理的重中之重，實行學歷電子注冊制度是高等教育學籍管理改革的重要舉措，在證書管理科學化、提高工作效率方面產生了積極的效果，對學籍管理中其他工作起著有力的借鑒作用。
3學籍管理信息化的思考
成人高等教育學籍管理信息化是一項復雜的系統工程,要實現管理的科學化、規范化、程序化和信息化，必須在宏觀層面做出思考和籌劃，因此，如何真正實現成人高等教育學籍管理的信息化是當前學分制信息化建設的一項重要課題，必須轉變成人高等教育學籍管理的理念，進一步完善各項學籍管理科學化制度建設，強化學籍信息動態化過程管理，探索成人高等教育信息化管理的道路，加強信息平臺建設，使學籍管理規范化、制度化、人性化、高效化，以提高學籍管理的效能。
3.1強化學籍信息化的過程管理
成人高等教育學籍管理具有持續性、復雜性、繁瑣性的特點，學籍管理人員要有高度的工作責任心，明確電子注冊管理系統操作的要求，熟悉成人學籍管理實際操作的流程，嚴格按照管理流程和規定進行規范操作。根據管理流程實施具體的過程管理，將電子學籍檔案中的招生錄取、教育教學、學籍管理、畢業、結業、肄業及授予學位材料和學歷證書等有關材料中的文字、圖表、照片等材料，按照學籍檔案要求分類歸檔保存，加強檔案管理。學籍管理人員要定期核對，按照上級主辦高校對辦學點的要求，對學籍進行嚴格管理和規范操作，實現全程跟蹤，保證成人高等教育學籍信息的及時性和準確性。
3.2加強信息平臺建設
成人高等教育學籍信息平臺，是學籍管理基礎工程。學籍管理各項工作的實施，必須依靠學籍信息平臺。學籍信息平臺以電子注冊為基礎，要進一步探索改進學籍管理的方法，加強信息平臺建設，運用網絡技術和校園網以及主辦高校的信息平臺實現互通互聯，建立動態的學生電子學籍檔案數據庫，運用現代化手段進行學籍管理，這樣能夠實現信息、資源共享,加強辦學點與主辦高校、上級主管單位之間的信息交流,以便于各級領導和省級教育部門實現信息交換和核對，提高成人教育學籍管理信息化的成效。
摘 要：加快檔案工作管理規范化、制度化建設的進程，是依法辦好民辦職業院校的重要基礎工作之一，也是衡量民辦職業院校教學質量和管理水平的一個重要標志。本文通過分析民辦職業院校檔案管理工作中存在的一些突出問題，提出了整改建議和對策措施，供參考研討。
關鍵詞：民辦職業院校 檔案管理 內涵建設
隨著國家大力發展高等教育事業的政策機遇和城鄉居民迫切希望獲得高等教育機會的需求劇增以及大學生就業形勢的嚴峻，民辦職業院校發展態勢和前景看好，但是由于民辦職業學校起步晚、發展快，其“速度、規模、質量、效益”，出現了發展不平衡、結構性矛盾突出等現象。民辦職業院校的制度管理和內涵建設方面問題較多，尤其是民辦職業院校檔案體系的建制和管理工作，成為影響和制約民辦高職院校發展的重要瓶頸之一。根據《中華人民共和國檔案法》及中華人民共和國教育部第27號令關于《高等院校檔案管理辦法》的明確規定“高校檔案工作是高等院校重要的基礎性工作，院校應當加強管理，將之納入院校整體發展規劃。”因此，民辦職業院校建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作，明確崗位職責，強化責任意識，提高檔案管理水平，是提高民辦職業院校教育水平和管理水平、加強內涵建設、促進學院發展的必由之路。
一、民辦職業院校檔案管理存在的主要問題
調研發現云南省的民辦職業院校檔案工作普遍存在以下幾個方面的問題：
1、民辦職業院校普遍存在檔案管理工作意識薄弱、機構不健全、專業人員缺位的現象。當前，很多院校都忽略了檔案管理工作，缺乏對檔案工作管理重要性的認識，認為檔案工作屬于學校的附帶工作，不影響其長遠發展， 因此忽略了檔案管理建設。這種認識不足不僅體現在學校領導身上，更是體現在學校全體教職員工身上。在很多民辦職業學校根本沒有檔案館和專職檔案工作管理人員，即使有些民辦職業院校存在檔案館和專業人員，由于民辦院校的特殊性，出于對人力資源充分利用的考慮，專職檔案管理人員也往往身兼數職，還要承擔院校的很多其他工作。比如系部的兼職檔案人員多是教學秘書或行政秘書兼職，既有日常教學管理工作或者辦公室行政事務性工作，又要兼顧檔案管理工作，造成檔案管理工作不盡人意。
2、民辦職業院校檔案管理缺乏明確的規定責、權、利的規章制度。目前，多數民辦職業院校的發展只注重規模與速度建設，忽略了內涵建設，這對學校的檔案管理工作造成了很大的影響。由于檔案相關規章制度沒有遵守國家檔案工作要求的規范標準，甚至是缺乏相關的檔案管理制度，導致負責部門不能、不知道如何把在教學、科研等日常工作活動中產生的檔案按照檔案工作管理規定要求統一歸檔、集中管理，導致檔案材料分散，致使檔案資料收集不及時、文件材料殘缺不全，不能及時立卷和歸檔；且因為缺乏規章要求，導致各職能部門和系部檔案材料的收集與整理帶有很大的隨意性，缺少規范的要求和長久保存檔案的考慮，存在“檔案材料幾大箱，用時要去紙箱中翻找，很多材料被丟棄”現象。這不僅直接影響了檔案整理、歸檔，而且也影響到檔案作為學校歷史憑證的作用。
3、經費投入不足，導致不能實現檔案信息電子化建設。目前很多民辦職業學校在檔案管理方面的經費投入非常有限，無法購置檔案管理工作所需的現代化設備，現代信息技術手段如高校數據庫、校園網絡等沒有切實應用到民辦職業院校的檔案管理中，導致民辦職業院校的檔案信息化建設相比于其他院校相對滯后。一些民辦職業院校的檔案管理以傳統的手工管理方式為主，書寫速度慢，工作量大，嚴重影響了案卷質量和收集時間。此外，因財力不到位，檔案人員也就得不到現代檔案管理技術的業務培訓，缺乏檔案管理及檔案信息化建設的基本理論、基本知識和基本技能，無法對檔案進行現代化的科學規范管理。而對檔案管理人員繼續教育的措施乏力，直接制約著檔案信息電子化建設進程。
4、檔案材料單一，缺乏編研檔案，影響了檔案利用率。由于民辦職業院校成立的時間短，對檔案工作的認識不夠到位，平時不注意檔案的收集與整理，導致很多院校只存在教學檔案和行政檔案，黨群建設和科研建設等檔案材料缺失，檔案保存單一。由于檔案人員本身能力的局限，學校沒有編研檔案。同時，由于缺少專職檔案管理人員和對檔案工作的忽視，檔案利用率不高，不能充分發揮檔案在院校發展路程中的作用，檔案的服務職能處于被動狀態。檔案信息資源的開發利用渠道單一，僅限于發展黨員、評選三好院生、優秀畢業生等方面。在師資培養、人才選拔與考核及推薦院生就業、擴大對外交流、宣傳教育、樹立學校良好形象等方面，未能真正發揮檔案應有的作用。
二、民辦職業院校檔案工作建設的對策措施
1、加強院校領導對檔案工作的重視，提高全校職工檔案意識。一所學校能否把檔案館建立起來并制定出規范、科學的規章制度，做到館藏信息豐富、檔案工作有章可依、檔案工作真正為學院發展服務，關鍵是領導的重視程度。領導重視檔案建設，善于用檔案資料來處理和規劃院校各項工作，是做好檔案工作的根本保證；學院全體教職工的配合也是關鍵。因此，檔案管理人員不僅要爭取學院領導對檔案工作的理解與支持，讓他們意識到檔案工作的重要性，把檔案管理納入院校計劃和規劃，納入學校管理制度，納入學院工作人員的職責范圍，同時還要做到檔案工作的意識與任何一項工的布置、檢查、總結、驗收同步進行。 要強化全體教職工的檔案意識，讓他們能夠真正從思想上和行動上意識到檔案工作對于學院和個人發展的重要性，自覺配合檔案部門的各項工作，積極參與學院檔案建設，在參與檔案建設過程中，認真研究落實本部門的檔案工作任務， 做到在平時的工作中自覺收集、整理檔案資料，并交檔案室統一保管，使學院檔案工作保質保量限期完成。
2、檔案工作管理做到科學化、規范化、制度化。針對民辦職業院校實際，建議制定規章制度，《民辦職業院校檔案資料分類編碼及歸檔范圍》、《各系、部檔案歸檔范圍和保管期限》、《系部教學檔案資料分類編目格式及類目代碼表》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》等各項制度要健全。要做到教學檔案、行政檔案、黨群建設檔案、學籍管理檔案、教師業務檔案和其它聲像檔案等等及時歸檔，對檔案管理實施細則，檔案的歸檔范圍、保管期限和立卷歸檔的原則以及立卷歸檔的程序等做出明確的規定，對檔案管理者提出明確的工作目標和工作要求，從制度上保證檔案資料能長期有效地收集和保存。建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現規范化管理的有力措施和可靠保證。
3、設置檔案室或者檔案館，配備專職檔案人員并注意對專職檔案人員的培訓，增強檔案管理人員的服務意識。要針對民辦職業院校實際情況設立檔案室或者檔案館，配備專職檔案管理人員，盡量做到檔案管理人員的穩定，即使出現人員流動也要做好檔案資料的交接工作，防止人員變動便出現資料丟失的現象。同時，要求專職檔案管理人員強化檔案知識學習，做到職責明確，歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規定，保密有條例，庫房管理有措施，開發利用有目標，在細節上保證檔案工作管理的順利進行。專職檔案管理人員要順應現代教育發展要求，做好從被動的傳統檔案的管理到利用檔案為學校發展和社會發展服務的過渡。過去，檔案人員往往以自身為中心來開展工作，片面注重檔案工作的收集與管理，較少做到主動利用檔案為學校發展服務。針對社會發展和民辦院校的實際，檔案管理人員不能按照自身的認識、理解、思維甚至是想象去收集、整理、保管檔案和提供檔案服務，更不能憑想象、圖方便，必須改變觀念，重新審視檔案管理的全過程，以適應民辦職業院校的教育教學，為社會各界對民辦職業院校的教育評估提供翔實可靠的檔案資料，在服務理念、服務目的、服務主體、服務方式、服務手段、服務策略、服務過程等方面進行創新、拓展和提升。
4、針對民辦職業院校實際，重視檔案材料收集，做好檔案編研工作。做到文件材料完整收集是確保檔案材料完整的前提和基礎，也能直接反映出院校平時的工作成績。因此，要做到定期對文件材料進行清理檢查，確保材料齊全；強化文書管理，抓好院校活動所形成的文件材料的收集。對有請示沒批復或有批復沒請示的文件材料，檔案人員應及時查詢，保證這類文件材料的完整歸檔。檔案人員在復印文件材料時，對有價值、需要歸檔的文件材料應留下原件，以備日后歸檔。針對有些院校存在資料積壓多年未歸檔、檔案管理工作缺乏延續性和完整性的問題，應建立長效管理機制，保障檔案資料收集的連續性和完整性。比如，各系部的教改實驗課題，針對其周期長的特性，要注意材料收集的連續性，保證每院期、每院年的階段性實驗報告和終結性的實驗成果報告收集齊全。某項活動材料的收集要有頭有尾、善始善終，防止檔案材料收集的缺失與不完整。
檔案工作的基本任務在于及時、準確、全面、有效地為利用者提供所需的檔案信息材料，而檔案的編研工作，是達成這一基本任務的保證，例如民辦職業院校教學、科研檔案材料的編研。這些編研材料不僅是教學、科研的最新成果，也是師生學習知識的鮮活教材。尤其是科研，它是教師每個時期完成的最新研究，許多教師會把科研成果寫入教案，形成了比書本知識更新的內容，同學們可以從這些編研檔案中學習到最新的知識。在知識更新換代飛速的今天，編研檔案彌補了書籍知識傳播速度不快的不足，成為師生學習知識的鮮活教材。因此，依照檔案編研工作“存真、求實”的原則，根據民辦院校發展要求和教學評估要求，做好學校檔案材料的新編、續編、開發等編研工作，編研出《教學規章制度匯編》、《教育改革成果匯編》、《教學論文集》以及《相關課題研究匯編》、《特色教學成果匯編》等資料，以滿足師生對檔案資料的需求和教育督導評估對檔案資料的需求，是民辦職業院校檔案編研工作的基本任務。
5、強化檔案建設信息化的設施投入與現代化管理水平。要采取切實措施，把檔案工作需要的經費納入學校經費預算；要為檔案部門添置必要的設備，以便開展工作。檔案館（室）的庫房建設，應列為學校基本建設規劃，逐步改善工作條件，維護檔案的完整與安全。促進檔案信息化建設，應當把檔案信息化建設納入學校信息化建設總體規劃，與數字化校園建設同步發展。要設立專項經費，為檔案機構配置檔案管理現代化、檔案建設信息化所需的設備實施，采用先進設備充實檔案工作。要盡快做好庫藏目錄的整理、錄入規范工作，編制檢索工具，充分利用網絡化環境，快捷、準確、廣泛地為院校的教學、科研、管理等工作服務，提高檔案服務質量和服務效率。
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1．1關于學籍管理的制度、措施和手段不夠完善
各省教育主管部門對各自管轄的高等學校出臺管理制度和管理規定，在形式和內容上，都基本相似，沒有太多根本的差別。與學籍管理相關的轉學、休學，轉專業、考試制度、免修免考制度等當初制定時就沒有考慮長遠，由于各自學校有自己的特殊性，加強學籍管理管理制度的制定、措施力度不夠，同時也存在有制度、措施不執行和落實不到位的現象存在。現行的成人高等教育學籍相關管理規定都是上世紀制定的，已經無法適合時代的發展需要，高等學校成人高等教育事業的發展受到很大的制約。目前，還有不少的高等學校成人高等教育學籍管理都是按照過去一貫的手工錄入操作，效率低下，不利于共享和保密，相當不適應經濟和社會的高速發展、成人學生對成教發展的需要。學籍管理的日常工作都包括如招生錄取、新生繳費注冊、教學計劃制定、學生花名冊的制表、面授通知書的制定、學生成績登記表等各類有關學籍的管理，計算機管理只是停留簡單的EXCEL表格的錄入，有相當大的一部分仍舊是手工填寫表格，更談不上采用網絡管理都是單機管理，主要是受管理軟件的開發者或者是設備經費投入不到位所造成的，因為開放適合各自高校成人教育的學籍管理軟件，不是所有開發都了解學籍管理，他們只是計算機高手，編程高手，但是對學籍管理還需要我們多與他們交流，在工作中不停改進和磨合。由于經費的不足，許多軟件開發商就為了經濟效益隨便復制修改一下其他院校的學籍管理軟件，這也是制約學籍管理水平的一個不可忽視的部分。
1．2對成人學籍管理認知度不夠
隨著成人高等繼續教育發展，取得的成績也是非常巨大，但是很大一部分成人教育管理工作者在固有的思想上，依然把它當作是普通高等教育附屬品，況且有相當一部分主管成人教育工作的上級領導和工作人員把它僅僅作為是創收的渠道之一。在本位思考上不夠重視和認知定位不準確，不能找準自己的位置，也不知道成人教育是怎么回事，是為誰服務的，如何服務好，更不能認識到成人教育學籍管理工作在繼續教育管理中重要地位，所以對學籍的管理的信息化高效化科學化也沒有當作緊要任務來做。目前很多高等下學校只重視主辦院校的學籍管理，由于缺乏互聯網技術投入，對函授教學點學籍管理疏于管理；認為只要在校生才需要學籍管理，畢業生就不需要學籍管理了，殊不知多少結業生由于成人的特殊流動性等原因，彈性學制加長學習時間，結業后的學籍管理工作量更大，難度更多；更有大多數管理人員把學籍管理簡單的歸結為是把學生成績和學生的紙質檔案管理規整好就行了，而對相關學籍資料的計算機錄入、整理和上報檔案館工作則管理的疏松得多。當前，大多數普通高校成人教育學籍管理中，都沒有將學生畢業后的學籍工作做好做細，管理者認為，這屆學習時間到了，就草草將學生的檔案和成績交到檔案館就了事了。畢業后的學籍管理不僅僅是學籍資料的歸檔保存問題，同時還應包括對學生畢業（結業）后狀態，延讀原因、補考信息等一系列細致復雜的工作進行收集信息、整理和歸檔。
1．3學籍管理隊伍建設和人員培訓得不到學校重視
高等學校成人教育學籍管理工作不是一項單一的簡單工作而是一個兼有多種學科和多種職能交織在一起系統工程，它有很強的技術性、研究性，同時要求管理人員要有敏銳的市場嗅覺，原則性和計劃性是它的必備技能。我國每年要為成人高等教育出臺許多相應的政策，其目的都是為提高高等學校成人教育的質量，這樣我們就必須緊緊圍繞現實政策，能夠擁有創新，將傳統的不合時宜的學籍管理逐步過渡到科學、高效、先進的管理觀念和理念引進學籍管理這個系統中來。現實中，一部分高等學校特別是一些專科高校都沒有將學籍管理工作人員的培訓放到工作重點，學籍管理人員都是兼職，一會做辦公室工作，一會兼著教務工作，總體學籍管理人員學歷水平偏低，更談不上專業結構合不合理，同時隨著近幾年大量擴招，管理人員的名額大有不足。尤其是隨著高等學校內部體制的變革和學分制的改革實施，組建和成立一批年輕的學籍管理隊伍建設十分必要。我們要建立這只隊伍，首先要有合理的科學的能力強的人才團隊，加大高學歷的學籍管理人才補充，調整團隊人員年齡結構，多引進信息化和計算機人員等各專業方面的特長人才，注重培養人員的服務意識、法律意識和敬業精神，讓好的服務理念融入到學籍管理工作中來。對管理人員的繼續培訓教育是學籍管理中重中之重的工作，過去我們繼續教育學籍管理人員都是些邊緣的、學歷很低的人員，高校職工家屬，子女從事這方面的工作很多。每年許多高校表面上也對學籍管理人員的培訓，其實根本沒有重視沒有做好，即使是培訓也是出于一種形式，大家做到一起聊天，參觀，甚至一些培訓去的是主管領導，干事的一個都沒有去培訓，所以培訓根本沒有達到任何目的。
2加強和完善學籍管理的思考
2．1完善管理制度，實現規范管理
目前很多高校現在執行的學籍管理規定還是20世紀90年代制定的，沿用十幾年來一直沒有對其進行修訂，由于不是為成教學生量身定做的，都是克隆普通高等教育的，在培養計劃上存在很多缺陷，已經完全不能適應高等學校成人教育事業的發展。適當合理的修訂學籍管理制度，要始終帶著“與時俱進”的精神和堅持以“學生為本”的思想，各高等院校成教學院要結合當地的情況和成人的畢業需求，按照自身實際情況，聘請相關的成教方面的專家和學者，以學生意見為基礎，結合企業現狀，形成一套、一系列與之相關的管理制度都需要重新修改和制定，使成人高等教育學籍管理制度建設日趨健全和完善。例如在學生剛進時，我們未來完善注冊管理，由于成人學生的流動性和工學矛盾的特殊性，就應根據學生實際情況對注冊和繳費期限作出適當的調整，改變過去開學務必幾天內注冊否則取消學籍的規定；在考務管理這個環節中，過去考試就是以閉卷形式，我們在對成人學生的特點進過分析后發現，成人學生注重的是實踐，多考慮市場的因素，同時結合課程的特點和性質，考試形式可以可以采取大作業形式或者計算機進行網上答卷考試等靈活、多樣的形式，而不應是停留在傳統的開卷和閉卷兩種形式上。
2．2強化管理意識、明確管理目標
成人高等教育在培養目標上，要以培養“創新科技型人才”“應用復合型人才”和“適銷對路型人才”為目標，就是要以提高成人高等教育質量為軸心來開展成人高等教育。一切都要圍繞著軸心來來開展工作，因為學籍管理是其中重要的一環，一個學校學籍管理質量的好壞，成人學生的認同感多少、管理有沒有個性將直接影響成人高等教育質量的優劣。學籍管理終極目標就是根據市場的需要，成人學生的要求，企業的要求融入到成人高等教育的培養計劃中來，學籍管理配合將這一措施更好的落實。為達到這一目標，必須高標準、嚴要求、用制度去將學籍管理中的任何一個細節部分做好。
2．3學籍管理實現信息共享化
國家衛生部《醫療機構病歷管理規定》、《醫療事故處理條例》和涉及病案復制、病案調閱的配套文件，都明確規定了患者有查閱、索取自身病案的權利。病案信息的利用已經不再局限于醫院的醫療、教學、科研和管理，而是走向社會，為個人、公安司法部門、醫保機構等提供證據。
一、病案的社會化利用
1. 病案是個人的健康檔案。不管是門診治療還是住院治療，病案記錄了患者診療的全過程，是對患者健康狀況的連續描述，因此，病案是個人的健康檔案。在患者需要轉診醫療時，病案提供了具體詳細的健康記錄，對患者后續的治療起著至關重要的作用。從上表可以看出，個人利用病案的數量呈逐年上升趨勢， 2006年病案利用數量是2002年的9.7倍。
2． 病案在醫療保險中的作用。病案在醫療保險中的作用主要體現在：①為參保者及核保者兌賠提供原始資料；②為險種的制定提供科學依據；③為制定和調整單病種醫療保險費用標準提供依據；④在醫險審核中起監督作用；⑤在醫療質量中起監控作用。隨著醫療保障制度在我國的深入發展, 參加醫療保險人數迅速上升,病案在醫療保險理賠中的作用日益突出。根據歷年《廣東統計年鑒》，全省參加基本醫療保險人數，2000年為350.34萬人，2005年為1235.3萬人，2006年為1421.08萬人，高居全國首位。從上表也可看出，醫保病人利用病案的數量呈逐年上升趨勢，2006年醫保病案利用數量是2002年的2.9倍。隨著全民保障具體要求的提出，病案在醫療保險中的作用將會日益突出。
3． 病案在醫療糾紛案件中的證據作用。由于長期以來醫患雙方信息的不對稱，以及一些媒體的不實報道，在涉及醫療糾紛的案件中，病案內容的真實性成了醫療糾紛中患者質疑的焦點。因此，當潛在或存在醫療糾紛時，在第一時間內復印、封存病案成了患者首選的手段。隨著醫療訴訟案件“舉證責任倒置”的實行，醫療機構負責對自己的醫療行為與受害人損害后果之間是否存在因果關系承擔舉證責任。醫療機構訴訟的有效證據即是醫療檔案和相關物品。一份完整的、沒有缺陷的病案，能夠為醫療機構作無聲的辯護。所以在醫療糾紛訴訟中，病案是解決醫療糾紛真實有效的憑證和判定責任的重要依據，它的地位和作用是極其重要、無法代替的。從表中也可看出，自2002年9月開始實行舉證責任倒置及《醫療事故處理條例》實施以來，個人和司法部門復印病案用于醫療糾紛司法鑒定的明顯增加。可見，病案是醫患雙方賴以理論的依據，對兩者來說，都是至關重要的。
4． 病案在司法鑒定中的作用。由于病案是病人診治全過程中的原始記錄，因此，病案是公安、司法部門處理工傷鑒定、評殘、交通事故、人身傷害案件處理等重要的參考資料和依據，從表中的數據也可說明，用于司法鑒定的病案也呈逐年上升趨勢。
5． 病案的其他社會作用。如用于物價局藥品費用核查、醫療糾紛時醫院的舉證、醫藥行業的各類檢查等。
醫療檔案因其特殊的社會價值，廣泛應用于社會的各個方面，其社會功能和使用范疇日趨擴大。但是，病案在社會化利用過程中也存在一些問題及影響因素。
二、病案社會化利用存在問題
1． 病案管理人員素質不能滿足需要。國外病案管理專業能夠培養學士、碩士、博士，而我國主要是中等專業學校的畢業生,大專教育才剛剛開始。很多病案管理人員長期重復病案管理中某一個工作流程，對其他環節缺乏了解，也難得有進修、培訓等提高個人素質的機會，更談不上學習新的知識和管理理念。法制觀念也比較淡薄，缺乏主動學習相關法律的熱情。目前，病案管理已經向衛生信息管理發展，具體表現是電子病案。我國病案管理人員的素質現狀，尚不能滿足衛生信息管理的要求。
2. 過度利用、濫用、違法利用病案。由于病案具有法律效能，它在醫療糾紛、工傷鑒定、評殘、交通事故、人身傷害等案件中占有不可替代的重要地位，是司法部門判案的可靠憑證。同時,法制的逐步健全使公民的法律意識和維權意識不斷增強，出于自身利益的考慮，不少患者懂得主動采取行動來維護自己的合法權益。但隨著醫患關系的緊張，為了防止萬一出現的醫療糾紛，很多患者在住院期間或出院后馬上復印能復印的病案。當發生醫療糾紛時，患者采取獲取病案的方式往往是錯誤甚至過激的，過激的表現是搶奪和盜取病案。因此，當潛在或存在醫療糾紛時，在第一時間內復印、封存病案成了患者首選的手段，搶奪、盜取病案的事件也時有發生。病案從原來對外需求封閉發展到目前的過度利用、濫用、違法利用的狀況。
3.泄露患者隱私的可能性加大。國務院頒布的《醫療事故處理條例》中明確規定，患者有復印病案的權利，這是對患者知情權的充分尊重和保護。患者本人或其人、死亡患者近親屬或其人、執法機關、衛生行政機關、醫療保險、衛生防疫部門等按規定辦理相應手續后可復印、查看病案。由于這些人員中大多數缺乏專業知識，對患者的隱私缺乏必要的保護意識，泄露患者隱私的可能性加大。隨著公民法律意識和維權意識增強，泄露患者隱私將成為今后新的醫患關系的又一個焦點。
三、病案社會化利用存在問題的對策及措施
1． 研究與病案相關的法律、法規、規章等相關規定，明確病案社會化利用活動中的法律關系和法律責任。
2． 研究并提出新的病案借閱管理條例，設計一套新的、合法的、完善的病案借閱管理制度。
3. 保護患者隱私權，病案借閱要設分級權限，要明確醫療機構的義務和責任，對相關人員進行法制教育。
4． 建立醫院內部的宣傳體系，使病人在建立病案時就能全面了解病案的價值并掌握科學的利用方法，為以后科學利用病案做好準備。
5． 延伸病案服務領域，做好病案宣傳、病案咨詢、用戶教育。向病案需求者宣傳病案與自身的關系，強化需求者保護病案的意識，引導病案需求者合理利用病案各部分內容，但不能過度利用病案。
6． 要在病案利用上提出“顧客滿意”的服務理念。?薈
參考文獻
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