時間：2023-06-04 10:50:31
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇電子檔案管理方案，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
(一)工作程序缺乏統一標準難以形成制度化
1.高校辦公自動化系統與其檔案管理系統互不兼容
高校辦公自動化系統與其檔案管理系統互不兼容導致電子檔案無法歸檔；另外目前高校辦公自動化系統種類繁多，高校與其二級學院的檔案管理相對獨立，因此許多關于檔案管理的應用程序均由二級學院自行設計與維護。這樣就導致在高校內部無法實現檔案材料的共享及其管理程序的標準化、規范化，高校間可以公開的檔案材料的共享與交流更無從談起。
2.高校檔案管理中可以公開的檔案材料無法實現開放管理
通常高校珍貴的檔案材料是不允許查閱及復印的，但是對于那些可以公開的檔案材料(如科研項目、學校發生的具有歷史意義的重大事件等)由于缺乏相關的機制無法向其他高校及全社會開放，導致許多有價值的檔案材料無法共享。
(二)高校檔案管理中工作程序方面弊端的解決方案
1.高校辦公自動化系統應與其檔案管理系統相互兼容
高校二級學院在自行開發與設計檔案管理的應用程序時一定要兼顧學校相關辦公自動化系統，在設計前由檔案管理者上下協調、充分溝通，使兩者能夠兼容互不沖突，實現高校內部檔案材料的共享及其管理程序的標準化、規范化。
2.對高校檔案管理中可以公開的檔案材料實現開放管理
高校檔案管理人員首先要對檔案材料進行分類管理，如按照科研課題、建筑工程項目、人事檔案、高校重大事件等分類保存；然后再把上述檔案材料分成可以開放使用與不可公開使用兩大類；最后把它們按照日期順序進行排列，便于日后檢索。另外要對可以對外開放的檔案材料的獲取資格做出相關規定：(1)申請獲取相關檔案材料的單位或個人必須持相關證明并且說明原因，經本校檔案管理部門領導批準后才可以進行檢索、復印高校檔案中可以對外公開的相關材料；如果想出版上述檔案材料必須經檔案部門上報學校主管領導批準方可。(2)對于不能對外開放的相關檔案材料，未經授權任何單位或個人不得擅自使用。
二、高校檔案管理實現數字化、現代化進程中出現的弊端及解決方案
(一)高校檔案無法實現數字化、現代化管理
隨著多媒體技術、數據庫技術、通訊技術、計算機技術、數字影像技術的高速發展，很多單位實現了文檔資料數字化管理。但是高校檔案管理遠沒有達到數字化管理的水平，目前就高校檔案管理形式來看，通常是利用某種檔案管理軟件對檔案文件材料進行錄入、存儲、排序等簡單操作。
(二)高校檔案實現數字化、現代化管理的方案
高校檔案管理應該采取電子化方式，把各種載體形式的檔案文件材料全部轉化為數字信息形式，然后把結構化的檔案信息存儲到關系型檔案數據庫中，應用計算機等硬件設備進行管理；利用互聯網進行鏈接，實現高校內部、外部檔案信息資源共享。這樣有效避免了紙質檔案文件容易丟失的弊端，節省了大量的存儲空間；由于建立了檔案數據庫，所以檢索相關檔案材料更加便捷，提高了高校檔案管理工作效率。
三、高校檔案管理進程中的安全問題及解決方案
(一)高校檔案管理進程中的安全問題
目前高校檔案材料的保存主要有紙質版本與電子版本兩種方式，兩者除了需要穩定、安全的檔案管理環境外，對于電子版本的檔案材料來說還面臨著其它的安全問題，如電子數據在傳遞、接收過程中容易失真，電子數據極容易丟失，電子檔案材料容易被竊取，互聯網易被病毒攻擊等安全問題。
(二)高校檔案管理進程中安全問題的解決方案
高校檔案管理進程中安全問題的解決方案主要包括以下四項內容：1.首先要有一個安全、穩定的檔案保管環境，另外檔案庫房還要滿足防潮、防強光、防盜、防高溫、防火、防蟲、防塵、防鼠等“八防”要求。2.電子檔案傳輸中時常利用E-mail，其安全解決方案主要有SoftwareComPostOffice、send-mail、LotusNotes等幾十種，它們可以在很大程度上保證E-mail傳輸內容的安全。3.建立安全的電子檔案管理系統平臺，利用專業的安全工具發現電子檔案管理系統的漏洞，及時修補漏洞，解決安全隱患。4.高校檔案管理者的計算機必須進行相關身份認證后才能使用，對于不能公開的檔案信息必須通過授權才能獲取，對需要傳遞的檔案材料必須采用加密技術。
四、展望
檔案管理者應順應時展的潮流，正確積極地認識電子檔案的特點，加強對電子檔案管理的研究，使人類社會原始歷史記錄在信息時代得以真實、完整、可靠地保管。
【關鍵詞】
電子文件；檔案管理；新挑戰
一、電子文件檔案的特點及優越性
（一）打破場所限制，拓展服務領域。
電子文件檔案可以通過網絡快速地分享傳遞到任何地方，以前的檔案開發利用工作，基本只是向本單位領導、同事提供檔案資料信息，利用價值沒有完全展現出來。而現在檔案資料的開發利用，已拓展到其他單位、其他部門，通過電子文件的傳輸，方便快捷。我校每年開發利用檔案400多人次，其中通過網絡等借閱參考的檔案文件資料占了三分之一，兄弟學校、相關部門都通過網絡向我校借閱相關電子檔案資料，為他們的創建、驗收、評比等活動提供了很大的幫助，由此凸顯了電子文件檔案的重要性。
（二）開拓利用空間，推進資源共享。
在電子信息化環境下進行檔案管理，所有的復制、打印、匯總以及統計和分類等工作都更加便利。當圍繞一個專題對檔案進行匯編時，電子文件比手工編輯更快速，加工更方便。近年來，我市教育事業發展迅速，檔案內容不斷豐富，因此利用需求也不斷提高。全市教育系統檔案員充分利用檔案信息網站、QQ群、討論組、郵件等先進的現代化網絡信息形式，推進了檔案信息資源共享，讓全體檔案工作者能及時查詢了解檔案文件信息和政策，進一步拓寬了檔案公共服務的內涵。
（三）降低能源消耗，實現經濟環保。
相比于傳統紙質文件檔案而言，電子文件檔案對于能耗的消耗需求更低。例如，我校實行績效工資改革，制訂了《新區小學獎勵性績效工資考核分配方案》，其中包括教職工獎勵條例、教學質量獎獎勵辦法、教師考勤與勞務補貼規定、筆記本電腦使用考核要求、教師學期綜合考核辦法等相關規定，長達20多頁。方案的最后實施首先需要反復聽取全體教職工的建議意見并不斷修改，學校教職工有90多人，如果每人一份的話，需要大量的紙張，學校通過現代信息網絡，傳到了每個教職工的電腦里，然后通過電腦網絡，聽取大家合理的建議和意見，最后順利完成了績效工資改革方案的制訂并加以實施。電子文件的利用，提高了工作效率，既節省了紙張，又減輕了文檔人員的工作負擔。
二、電子文件檔案管理自身的難題
第一，電子檔案在存儲過程當中所用到的介質容易受到外部影響，從而造成數據信息丟失。例如磁帶和光盤等，雖然他們可以在有限的物理空間內存儲非常多的電子檔案文件，但是這些文件卻容易被覆蓋、刪除，甚至是發生缺損，可以導致數據丟失。第二，在當前的信息化技術條件下，電子文件檔案的安全性還不能完全得到保障。由于一些主觀或是客觀的因素，都可能導致文件被竊取、銷毀或是修改。第三，電子檔案的儲存和顯示都需要一定的格式和軟件。但是不同的電腦和使用的版本都會存在一定的差異，而互不兼容的電子計算機和應用軟件生成的電子檔案，使得同一個電子檔案在不同的使用終端無法共享，失去可讀性。
三、提高電子文件檔案管理水平的對策
（一）檔案人員要轉變思維方式更新觀念適應時代的需要。
檔案管理工作人員要樹立起新的認識，要認清電子文件檔案是檔案管理工作的必然發展趨勢，要建立起新的工作思路與工作模式，擺脫紙質檔案管理工作下的種種思想束縛，順應電子文件檔案給檔案管理工作帶來的轉變。
（二）檔案人員要重視和加快電子文件管理的技術培養。
一是要重視吸納專業型的人才充實到檔案隊伍中來，如電子計算機軟硬件技術或數字通信技術、接受過大學教育的檔案管理專業人才，對此類人才可以經過短期專業培訓就基本能夠達到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽調一批學歷達到一定水平且熱愛檔案管理工作的人員，對他們進行系統化的培訓教育，使他們迅速掌握電子檔案管理的基本知識技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現狀。
（三）檔案人員要加強對電子檔案的集中統一管理。
電子文件檔案的靈活度非常之高，可操控屬性也非常之多，它們都對檔案的管理有著極大的影響。在電子文件檔案管理工作當中，為了確保電子文件檔案的一致性、規范性，我們必須要合理控制電子文件檔案的各種屬性，或根據其屬性對其進行科學的組織。例如，電子文件檔案應當要根據格式來進行分類存儲，與此同時又要具有時間順序性，不能顧此失彼，這樣才有利于查找和利用。還有就是應當要采用固定的文件格式來存儲同一類別的檔案信息，不能混亂處理，否則會給后期的檔案管理與利用工作帶來極大的難題。再一個就是要做好對相關硬件的維護工作，完善環境、網絡與硬件條件，保障電子文件檔案管理工作穩定開展。
（四）檔案管理部門要規范電子文件管理和健全檢查審核制度。
為了規范、有序、高效地推進電子文件檔案管理工作，應當建立、健全專門的管理制度與審核制度，要在一定的規范之下進行各種管理操作。要從各個技術環節出發，提出規范要求，不能盲目地進行檔案管理，否則就會使工作陷入混亂。同時要加強對電子文件檔案管理工作的監督審核，從而真正確保電子檔案文件管理規范化運行。
作者：俞志英 單位：江蘇省常熟市虞山鎮教衛文體辦公室
【參考文獻】
一、檔案管理信息系統通用需求
結合實際調研結果及我國的相關規定、標準，對檔案管理信息系統的概念進行描述，滿足和幫助檔案機構建立需求分析框架，其中總體業務需求描述了檔案部門及相關人員對檔案管理信息系統的總體或者說是高層次的目標及要求。在信息時代，隨著現代管理技術的發展，檔案部門建設檔案管理信息系統的原因是因為檔案部門的手工管理及利用方式已不適應現實狀況，另外由于檔案部門已經有檔案管理信息系統多種原因不能滿足現在的需求，必須加強檔案管理信息系統建設。系統的目標一定要與本單位實際相結合，在辦公自動化的前提下實現歸檔自動化，并帶有一定前瞻性且性價比高的系統，以網絡為基礎的文檔一體化，是檔案價值體現之所在，形成電子檔案的電子文件歸檔系統，實現更加便捷、完善的檔案現代化利用，防止信息“孤島”的出現。結合實際工作中遇到的實際功能需求，捕獲與歸檔功能，電子文件管理系統應具備如下捕獲功能：可以捕獲來自于多種外部系統的文件，不同單位可以根據本單位實際選擇外部系統的類型；必須能夠捕獲各種類型電子文件，捕獲各種類型的子文件的能力是作為電子文件管理系統所必須具備，如：博客、壓縮文件、多媒體文檔。保持各組件間的有機聯系，具有自動捕獲電子文檔及盡可能多的相關元數據的功能，確保各個組件結構上的完整，而且數據的完整性和準確性也得到提高；系統設計前要確定各種數據類型的獲取方法，根據系統的配置規則和初始文號，可以批量捕獲外部系統的文件，批量導入過程中，文件和元數據需要一并導入，并能及時修正導入過程中的錯誤，可以將原有文件轉換格式后捕獲，并保留格式間的聯系，系統應該告知用戶進行處理，檔案管理信息系統必須具有預歸檔的功能。分類功能是檔案管理信息系統的基礎與核心，系統應確保設置分類方案不打亂電子文件形成時的有機聯系，應該基于對機構職能和業務活動的分析；系統應允許授權用戶的分類方案進行相關變動，系統應該允許授權用戶對原分類方案進行相應操作；在分類方案的不同類目、案卷下允許存在相同的名稱或編碼，系統應該允許存在相同的名稱或者編碼。鑒定和處置功能，對檔案的鑒定工作非常重要，系統可以設置電子檔案的保管期限表，具有進行保管期限定義、修改、維護的能力。系統可以自動檢索出過期檔案，并加入待銷毀列表，經過鑒定后發現其并無保存價值需要銷毀；系統具有復審功能，檔案管理員根據銷毀審批單；系統必須具有轉存與遷移的功能，需要我們及時更換軟、硬件載體；銷毀時要保證該電子文件的徹底銷毀，必須確保已銷毀的文件已經從系統中徹底清除，檔案管理系統必須為轉移或銷毀的文件保留元數據存根。檔案管理信息系統的控制功能，系統必須具備阻止非法操作行為的功能，使授權用戶能夠在其權限范圍內進行合法操作。系統必須具備審計跟蹤功能，以保證文件的真實性和完整性；系統可通過審計跟蹤功能記錄用戶的活動，如檢查用戶的行為是否存在濫用權限；系統管理員可自行確定用于審計跟蹤的行為，應允許管理員選擇并決定審計跟蹤；系統應對系統內進行監視并形成審計跟蹤報告，系統應具備訪問控制功能，系統應具備安全類別的劃分功能，系統應該支持一個訪問控制機制配置選項，系統應允許系統管理員定義用戶角色，維護權限管理；系統應能對重要文件進行特別的保護。查找與檢索功能，其系統檢索模塊應遵守相關規則，系統應支持多途徑的檢索方式，系統可以選擇支持網絡化檢索方式，系統應支持直觀、靈活的檢索結果及輸出方式，允許同時進行查看、傳輸和打印等。系統報表設計和制作功能，系統應具備統計功能，如根據其實際業務需求自定義統計報表的格式；系統必須具備根據統計內容生成內容、形式豐富的統計報表功能。另外管理功能是系統應具備數據處理功能，系統應具備存儲保管功能，系統應具備備份和恢復功能。
二、通用性能需求
它是檔案管理信息系統在設計時必須考慮的，包括信息系統的準確性，即系統數據在傳遞過程中吻合程度；系統的及時性是指系統對用戶的請求可以在很短的時間內就得到響應；檔案管理信息系統應該具備穩定且靈活的體系結構，其功能設計也應當遵守相關規范的要求；系統的友好性，體現為以用戶為中心，系統的先進性保持其最合理、最經濟的先進性水平。
作者：王洪雁 單位：白山市職業技能中心
一、事業單位檔案管理的現狀
事業單位檔案管理工作是事業單位管理工作必不可少的部分，檔案管理工作做的好與壞直接影響事業單位的工作質量和工作效率。在現代事業單位的發展中，要想及時、全面掌握單位整體情況、分析單位運行情況必須從檔案管理入手。隨著信息化技術的發展，傳統的檔案管理模式越來越不能滿足事業單位發展的需求，上級單位、本單位及有關部門的文件、通知、報表等大都以電子文件的形式進行傳達，電子檔案的收集、存儲、管理、利用等都需要現代化的技術支持。再有，隨著現代檔案管理工作的不斷發展，事業單位檔案管理中存在的諸多問題，如對檔案管理工作不夠重視、檔案管理人員專業素質不高、現代化管理方式應用不足、檔案檢索及利用率低等問題已嚴重制約了檔案工作的發展，所以事業單位必須加快檔案管理的創新與改革。
二、事業單位檔案管理的創新途徑
（一）根據事業單位檔案管理現狀及問題，確定檔案管理的工作方向。
針對檔案管理工作中存在的諸多問題，如對檔案管理工作不夠重視、檔案管理人員專業素質不高、現代化管理方式應用不足等，單位領導高度重視，對檔案管理現狀及問題進行了具體的調研與分析，認識到電子檔案替代紙質檔案是檔案發展的必然趨勢，樹立起檔案數字化意識。在數字化檔案意識下，變革檔案管理模式，因為隨著信息化技術的發展，計算機應用于檔案管理將逐漸普及，大量電子文件的出現，勢必對電子信息技術管理提出更高的要求。為此首先把檔案工作列入議事日程，與其他各項工作并重，從財力、物力、人力上給予支持。日常工作中，領導經常聽取檔案工作匯報，及時解決檔案工作中存在的問題。安排工作時要求檔案工作人員參與，同時要求各相關部門及時跟進，積極配合檔案工作。高度重視檔案人員的任用，2014年選派德才兼備、文化程度高的2名大學生充實到檔案管理人員隊伍中，專門負責數字化信息檔案的管理。
（二）利用信息化技術創新檔案管理服務手段，提高檔案利用率。
傳統的檔案管理嚴重影響了檔案管理工作的質量，已經不能適應現代化發展的需要。為提高檔案工作的利用率和檔案管理工作的質量，我們在檔案管理中創新服務手段，與現代社會信息化接軌，利用網絡技術實現檔案的信息化管理，通過網絡管理、檢索和使用信息，建立檔案管理網絡平臺，服務大眾，提高檔案管理的服務水平。同時，建立和完善了內部辦公平臺，細化檔案管理環節，統一電子文件格式，明確電子文件處理、歸檔管理流程，文件的收發、傳閱、借閱等都清晰可查，提高了單位工作效率和檔案管理的科學性。2012年利用室藏檔案編纂完成1818千字的《平山縣志》（1992-2010）于2012年10月正式出版發行；2009-2015年，完成《平山年鑒》2008卷、2009卷、2010-2012卷、2013-2014卷，即總第六、七、八、九卷的編纂。
（三）強化培訓事業單位檔案管理人員，創新培訓機制，提高檔案管理能力。
檔案管理工作的創新，應是以人為主體的創新，歸根到底要依靠“人”來推動，同時也是為了促進“人”的更好發展，從而實現檔案事業的可持續發展。這是檔案管理創新途徑中的重要環節，同時也是適應檔案信息化發展的必然選擇。針對檔案管理工作人員大多數并沒有掌握專業化的信息技術的實際情況，單位領導高度重視檔案管理人員的素質特別是計算機素質的提高，根據檔案管理工作的現狀以及檔案管理工作的時間問題，采用了以網絡培訓為主，同時輔于實體培訓的靈活培訓方式。首先從思想、工作、生活等各方面關心檔案管理人員，鼓勵和支持檔案人員利用網絡加強計算機和英語學習。輪流把檔案管理人員派往上級檔案管理部門，參加檔案管理專業知識培訓和各項活動，聘請專業人士傳授數字化檔案管理經驗，普及計算機存儲、數字加工、網絡技術等信息化知識。檔案管理人員還經常參與兄弟部門單位的檔案評審及聯查工作，不斷指導下級及各企事業單位的檔案管理，在實際工作中提高了安全防范意識，加強了對登錄帳號的保護，開始熟練使用殺毒軟件等。數字檔案工作管理水平和管理能力有了提高，避免了過去因為不懂電腦而出現的一個簡單的操作失誤就導致整個信息系統崩潰情況的發生。
（四）加強信息資源開發，實現檔案資源共享，提高事業單位檔案管理服務能力。
隨著當今互聯網的迅速發展，個人、企事業、行業乃至國家、世界對信息的需求量越來越大，通過單方面的渠道獲取檔案資料已經不能滿足現實需要，這就要求實現檔案資料的來源多元化、豐富化，檔案管理實現多方位一體管理，豐富檔案數據庫，滿足不同用戶需求，實現資源共享，不再受時間和距離的限制，提高檔案管理工作的效率及工作質量。同時，可以通過在事業單位間建立聯合目錄的方式以滿足各事業單位的需求，通過網絡實現各單位之間信息的互通，充分了解檔案資源的存貯情況，以便更好地利用檔案資源，提高檔案管理服務能力。
（五）創新保密制度，做好檔案保密工作，確保事業單位檔案管理工作順利開展。
由于檔案管理工作在某些方面是具有保密性的，所以做好檔案管理創新工作，首要解決的問題便是利用數字化、信息化的檔案管理實現其本身的保密職能。現代化檔案管理工作已經全面進入了數字信息化時代，網絡中存在的不安全因素如木馬、病毒等會嚴重威脅到電子檔案的安全。事業單位必須跟隨檔案管理工作的變化建立相應的安全保密機制。我們通過培訓學習，提高工作人員的計算機操作能力，加強安全意識，防止信息拷貝傳輸過程中數據泄露等安全漏洞，在實際工作中還采取了一系列措施，如設置訪問權限，及時查殺病毒，將歸檔電子文件改為只讀文件以保護文件的原始狀態，明確電子檔案系統管理人員，由專人負責等來降低和減少風險。
三、建立事業單位檔案管理創新方案評測體系，保障檔案管理工作有效開展。
事業單位檔案管理創新勢在必行，但是選擇恰當的創新途徑才能起到事半功倍的效果，才能切切實實地促進檔案管理工作的持續有效開展，才能提高事業單位的檔案管理能力。因此，為了避免不合理的創新方案以及不合理的創新內容對檔案管理工作的開展產生不良的影響，我們需要對檔案管理工作的創新途徑、創新內容等進行評測分析，建立事業單位檔案管理創新方案評測體系，以確保創新途徑及創新內容的科學性及適用性。同時，為了確保檔案管理及使用目標的實現，保障評測體系的建立，還需要各事業單位組織與檔案相關的檔案管理人員、檔案使用人員、單位精英管理人員的參與，保障評測體系能夠對創新方案進行全面而有效的評測。另外，為激發事業單位基層檔案管理人員創新的主動性，還應建立創新獎勵機制，以獎勵刺激事業單位檔案管理的創新，基層檔案管理人員的參與，會使創新方案及創新內容更加貼合實際，保證檔案管理工作順利進行。
結語
關鍵詞：醫院門診 檔案管理 網絡技術
隨著我國現代化建設的不斷加快，人民生活水平不斷提高，各項社會服務設施不斷健全，醫療行業的發展逐漸成為社會關注的熱點。我國醫療困難的問題相對嚴重，如醫務人員分配不均衡，醫療資源配置不平衡問題突出，醫療水平和服務水平參差不齊等。隨著經濟的發展，社會流動人口增多，各地區外來人口迅速增加，這又給醫療行業發展提出了新的挑戰。門診病歷檔案可以作為醫療方案制定的重要依據，建立完善的門診檔案體系有利于節省醫療資源，提高醫療效率，推動醫療水平和服務水平的提高。現有的門診檔案流動性差、記錄保存困難，這造成了在醫療過程中，就醫患者和醫療機構都難以提供完整病歷信息的問題，患者往往需要重新進行全面檢查，造成醫療成本的增加和醫療資源的浪費；醫生也難以及時發現患者健康隱患和其他健康問題，從而造成醫療方案的不夠科學。
一、網絡環境下醫院門診檔案的重要作用和建立可行性
（一）建立醫院門診電子檔案是社會發展的需求
建立網絡環境下的醫院門診檔案是現代社會發展的必然需求。隨著我國經濟建設的不斷發展，社會人口的分布發生了巨大改變：一是農村人口大量進入城市，城市內外來人口增加；二是就業崗位多樣化，流動辦公人員、因公外出人員迅速增加；三是交通條件的改善和人們消費觀念、健康意識的轉變，使外地旅游、遠地度假現象普遍，人口流動性在全國范圍內進一步擴大。而我國醫療業發展并不完善，醫療資源的分布并不均衡：首都、省會、沿海城市等經濟政治較發達地區醫療資源相對集中，邊遠地區、農村郊縣等經濟發展較慢、各項制度不完善的地區醫療資源較為欠缺；同時疾病發生具有偶然性和隨機性，人口流動性的擴大，給醫療資源的配置提出了更高的要求；另外，各地區不平衡的醫療配置、差距明顯的醫療水平，也逐漸引起了整個社會的關注。門診病歷作為醫療方案制定和實施的重要依據，建立統一、完善的門診病歷檔案系統對提高醫療效率、應對流動人口醫療困難等具有重要意義。
（二）建立醫院門診電子檔案能夠了解疾病變化和用藥歷史
將網絡技術應用于醫院門診檔案的建立和管理，對應對流動人口中患者的就醫、治療具有重要意義。現有的門診病歷系統相對封閉，患者異地就醫或更換醫療單位時，很難提供準確完整的就診資料；手寫式的病歷資料可能因書寫習慣的差異造成醫務人員識別困難。而醫務人員對患者信息掌握不全面，將造成醫療方案制定的困難。網絡環境下門診病歷可以不受地域和就醫單位的限制，準確快速地提供患者疾病變化和用藥歷史，節約患者診斷時間和醫療成本。建立網絡門診檔案，可以進一步提高醫療效率，節約醫療資源，最大限度減少醫療過程中人為因素造成的醫療事故。并且，建立網絡環境下的門診檔案管理體系，不僅是降低醫療壓力的重要手段，同時也能夠提高整體的醫療效率，加強各地區醫療單位的聯系，促進醫療水平的整體提高。
（三）建立醫院門診電子檔案能夠掌握疾病動態
網絡環境下建立統一的門診檔案，為各類疾病信息的匯總提供了更為便利的條件。醫院能夠通過門診電子檔案及時掌握門診疾病動態、了解疾病發生情況，這對疾病預警信息的提供具有重要意義。傳統醫院門診檔案查詢過程較為困難，信息匯總速度慢，各項信息的掌握、預警信息的都存在滯后現象。而網絡電子檔案為信息查詢提供便利，對各類疾病的爆況一目了然，為醫院制定醫療方案、實行整體控制提供了信息基礎。另外，建立電子檔案可以為醫院了解疾病暴況、醫療方案選擇、藥品使用和醫療器具消耗情況提供更便捷的途徑。
由于各地區醫療水平發展的不平衡，疾病治療情況的復雜多變，有時患者疾病的治療需要更換醫療單位，需要兩個甚至多個醫療單位的配合和協作。傳統的門診記錄在轉移過程中可能會造成資料缺失，這對醫療方案的制定將造成困難，甚至耽誤患者的治療。網絡環境下門診病歷檔案信息能夠完整保存，醫務人員的交流也更加方便，這為多個醫療單位展開協作醫療提供條件。另外，實現信息資源的共享，對疾病信息遠程溝通、異地會診和醫療技術指導提供了便利條件，對改善偏遠地區醫療水平，提高專業技能水平具有重要作用。對于患者來說，實現門診病歷資料的共享可以大幅度降低醫療成本，節省診療時間，減輕經濟負擔，在一定程度上緩和醫患關系。
二、網絡環境下醫院門診檔案管理應注意的問題
（一）保證患者病歷信息的唯一性
醫院門診病歷資料應與患者的個人身份信息一一匹配，病歷信息應具有唯一性和專用性。這就要求在檔案管理過程中，門診電子檔案系統要解決不同醫療單位和地區診所中出現的重復記錄和同名誤用問題。另外，對個人信息識別卡的損壞、丟失、偽造、盜用情況的應對和解決也是保證個人病歷信息準確、唯一的重要因素。
（二）防止病例內容被篡改
患者在進行治療之前，特征資料更為客觀真實，病歷記錄的借鑒性和可信性更強，醫務人員在此時對疾病信息匯總尤為重要。醫務人員不能根據治療結果和治療手段，修改和刪除已有的病歷資料，人為地對病歷信息進行篡改而造成信息失真。另外，設置嚴謹的病歷信息錄入和保護制度，對保證患者門診病歷原始資料信息的準確可靠有重要作用。
（三）隱秘信息的保護
網絡信息技術從產生時就伴隨而來的信息保護問題，也是醫院門診病歷信息電子檔案的建立和管理面臨的重要問題。互聯網技術為信息傳遞、知識普及、資源共享提供了極大的便利，但同時也為隱秘信息保護、信息妥善保存造成了極大困擾。間諜軟件、木馬程序等電子病毒的出現也為網絡安全管理敲響警鐘。醫療信息對患者的健康恢復、疾病治療，甚至生命安全具有重要意義，個人隱秘醫療信息的泄露可能造成嚴重的后果。所以在網絡環境下建立門診病歷信息檔案，不僅需要對相關軟件進行及時升級和維護，而且在信息交流過程中也要時刻注意信息安全問題。
（四）特殊病患群體的檔案管理
特殊病患群體主要包括智力障礙、精神障礙、語言障礙、休克或昏迷、無民事行為能力人等特殊人群。醫療過程殊群體患者存在識別困難，或無法直接準確地識別身份的問題。在檔案建立過程中可以借鑒和使用更廣泛的個人信息識別技術，如DNA驗證、指紋驗證、眼角膜驗證等。檔案錄入和整理過程需要專業人員對相關內容進行耐心詢問和認真核實，確保病歷信息的真實性和可靠性。
（五）資料存儲和維護制度
醫院網絡門診病歷檔案管理系統建立之后，如何對資料進行妥善保存和定期維護也是現階段檔案管理面對的重要問題。醫務人員尤其是門診病歷資料錄入人員，要熟悉電腦操作，具備基本的網絡技術應用能力。建立信息錄入和檔案存儲的統一格式，是實現不同醫療機構間信息交流的基本條件。患者門診病歷檔案有很大部分需要長期保存，隨著患者檔案的逐漸增多，信息存儲和維護也是檔案管理的重要內容。
三、建立網絡環境下醫院門診檔案管理的實際意義
（一）網絡技術在門診病歷檔案管理中的應用效果
當前，我國普通的市級醫院每年門診部接待人數高達80萬人次，咨詢人數約100萬人次，門診部接待處和問診臺工作繁重，員工工作壓力極大。隨著電子檔案的建立，醫院通過開啟自助查詢、機器掛號等服務，幫助患者更快進行會診，這大大降低了門診部門的工作壓力，提高了患者的就診速度。電子檔案的建立，促進了整個醫院就診環節的非紙質化辦公，從診斷到制定醫療方案、開具處方、進行治療，逐漸實現電子化辦公。這對形成完整的患者資料，對個人病歷的整理、保存和借鑒使用都有重要意義。另外，通過對病歷資料進行整理，相關人員可以對醫院用藥、醫療設備使用情況進行初步分析。應用網絡技術對門診檔案進行整理和保存，能夠有效提高信息查詢速度，實現不同地區不同醫療機構患者信息的及時有效交流，便于醫院對疾病信息進行掌握和匯總。
（二）新型檔案管理系統對醫院建設的重要作用
新型醫院門診檔案管理系統的建立，能夠有效緩解門診部門工作壓力，幫助醫院提高整體服務水平。新型檔案管理系統建立后，資料收集和調查更加方便，這為大量患者信息的橫向、縱向比對提供了可能，從而便于疾病發展階段的觀察和研究；患者間個體差異更加明顯，診斷更加方便，同時為多方會診提供交流平臺。新型檔案管理系統的建立能夠加強不同地區醫療機構的聯系和交流，能夠有效推動醫院醫療水平的提高。另外，新型門診檔案管理系統還能夠為患者診療記錄查詢提供便捷條件，一旦有醫療事故發生，檔案信息也可以為責任判定提供資料依據。并且，通過原始圖像資料存儲和查詢，便于對疾病個案情況進行資料收集和匯總。另外，通過網絡，還能實現各類檔案的交流，進行醫療知識培訓、多方會診、遠程醫療協助等醫療活動，這便于國家整體醫療水平的提高。
參考文獻：
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[2] 鄒慧.淺談電子病歷與醫院信息化建設[J].數字技術與應用，2011（11）.
2011年度
中國檔案信息化標桿企業獎
中國檔案信息化最佳解決方案獎
光典數字檔案館整體解決方案在“統一規劃、分步實施、資源共享、確保安全”的原則下，立足先進信息技術和全新發展思路，逐步建立檔案數字資源的收集、存儲、加工、管理、利用的過程體系和政府、企業、事業、社區、家庭等檔案管理模式，構建基于各種網絡平臺上并覆蓋一定區域的超大規模檔案信息資源共享總庫。
上海中信信息發展股份有限公司（以下簡稱“中信”）光典數字檔案館整體解決方案是在檔辦【2010】116號《數字檔案館建設指南》的指導下，在對公司數字檔案館建設成功經驗總結提煉的基礎上，參考國際通行的開放檔案信息系統（OAIS）模型，面向區域性綜合檔案館信息化建設的整體解決方案。它在“統一規劃、分步實施、資源共享、確保安全”的原則下，立足先進信息技術和全新發展思路，逐步建立檔案數字資源的收集、存儲、加工、管理、利用的過程體系和政府、企業、事業、社區、家庭等檔案管理模式，構建基于各種網絡平臺上并覆蓋一定區域的超大規模檔案信息資源共享總庫。
該解決方案的優勢和特點為：一、符合檔辦【2010】116號《數字檔案館建設指南》要求；二、遵循開放檔案信息系統OAIS參考模型；三、充分體現國家檔案局關于數字檔案館“五大職能”的定義；四、引入國內外數字檔案館最新研究成果，貫徹電子文件連續體理論；五、在國內首次提出數字檔案館“六大體系”建設，兼顧軟、硬環境；六、針對電子文件的“三性保證”提出可行的解決方案；七、“五位一體”、“四網并進”、“十大應用”確保數字檔案館建設取得實效；八、“利用驅動”的理念推動檔案部門從被動保管走向主動服務。
上海市檔案局館“城市數字記憶工程”項目是上海市檔案事業發展“十一五”規劃中的一個子項目，擬通過縱貫檔案專業條線、橫跨部門與行業的電子公文和電子檔案的數據資源整合，以及各類專業的電子文件與檔案管理的應用系統整合，為全市電子政務的開展提供一個優質平臺，安全、可靠、永久地解決電子文件、電子檔案以及各政府部門、各市級機關在電子政務中產生的電子信息的歸宿問題。該項目建設周期長、建設難度大，極具代表性和挑戰性，公司作為上海市檔案局信息化建設的長期合作伙伴，全程參與了該項目的建設。目前部分子項目（館藏資源管理系統、上海市電子公文歸檔管理通用軟件、兩館信息系統整合及雙鏈路建設、信息系統分級保護項目等）已相繼完成。
天津市電子文件中心暨數字檔案館建設項目是天津市檔案局貫徹落實“十一五”規劃的重要舉措。2009年初，公司承接該項目，目前完成了項目各應用子系統的開發工作，并經過系統測試、修改完善和試運行階段，于2010年10月通過專家驗收，系統運行情況和相關技術成果得到高度認可。
關鍵詞：電子信息；檔案管理；風險；有效控制；方法
目前，人們生活中一個非常重要的，必須的工具的就是電子計算機，其具有多種多樣的功能，這為單位辦公帶來了巨大的變革，使辦公變得更加方便快捷。而在信息技術時代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對高科技方面的創新發展意義重大。但是根據具體情況來看，電子信息檔案并不全是優化，它也有自己的不足，比如與傳統的紙張檔案相比，具有更大的風險性，如果沒有積極制定防范風險的措施，那么很容易導致數據被盜，所以，我們在使用信息檔案時一定要注意信息的安全性，積極主動的制定一些避免風險的措施，以使信息資源更加安全。
一、避免電子信息檔案風險的措施
提前預防，在風險還沒有出現的時候就進行遏制是規避風險最有效的方式，也是最經濟的方式，對于電子檔案來說，應該以其自身的潛在缺陷為根據來實施控制管理，來保證內部信息的安全可靠，主要措施有：
1、積極引進最新技術。
計算機在工作過程中要同時結合多種措施，而規避風險的最好的辦法就是引進新的技術，新技術對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設置密碼，這是現代操作系統最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設置后，要積極的訓練一些計算機技術人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。
2、制定一些制度。
為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以我們要主動制定一些有針對性的制度來進行預防，例如：可以規定只有管理人員才能進行相關的系統操控，而無關的人員沒有權利操作系統等。
3、及時消除風險。
為了確保信息檔案數據的安全性，及時消除潛在的風險是非常重要的，在計算機維修期內，我們尤其要注意隨時可能存在的風險，主動采取應對措施。因為計算機網絡的的復雜性，使得控制風險工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構來說，為了應對潛在的危險，那么采取一定的措施是非常必要的。
4、及時進行預防和保護。
為了消除危險電子信息檔案的因素，其中一個很重要的措施就是安全防護，其可以有效的避免信息數據受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。
二、緩解電子信息檔案風險的措施
電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內，那么管理人員應該怎么做才能使風險得到緩解？目前，很多單位開始利用風險轉移的策略進行緩解，電子信息檔案管理的風險緩解就是通過制定實施應變計劃、災難恢復計劃、電子信息檔案相關資產重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關資產價值本身或風險的后果或影響。常見的風險緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發生前為減少損失程度執行的方案；后者是在損失發生后為減少損失執行的方法。需要強調的是，在進行電子信息檔案的管理時如果發生危險，那么不管是什么情況，我們都要積極主動的進行及時的處理，這才是最為關鍵的。
三、分散電子信息檔案風險的措施
在電子信息檔案管理中，還有一種經常使用的規避風險的措施就是轉移策略，所謂轉移策略實質上是一種風險的分散，即把風險轉到其他的地方，以此來把已經存在的風險降到最低，一般而言，能夠從多個角度對風險轉移的方法實施修正，如：修改配置模式、與提供商簽署服務合同等等。經過這樣的處理之后，我們可以把復雜的風險問題進行簡化，再對原先實施的電子信息檔案管理策略優化改進，創造更加先進的電子信息檔案管理系統。此外，還可以與網絡供應商互相協調，讓供應商的安全服務符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強調的是，外包同樣隱含著風險，如果外包人員不符合合同的標準，那么后果會很嚴重。所以為了預防人為因素給我們檔案管理造成損失，那么那些使用電子信息n案的人員要做的就是一定要嚴格遵守操作標準。
四、評估電子信息檔案風險的措施
企業電子文件的組織結構
1.電子文件的管理已成為衡量各企業信息管理水平的標志，而在檔案部門現代化建設中存在的異質平臺、異質環境、異質數據庫的統一訪問、統一存取等問題是急需研究和解決的問題。應該看到，信息技術為企業構筑了技術創新的神經系統，數字檔案和電子文件新載體材質的變化，已引發了現代檔案和傳統檔案管理的深刻變革。信息技術下的電子文件管理，無論是本質上還是形式上都要發生程度不同的改變。現代企業的組織變化已朝著以信息為基礎，結構扁平化，管理層次少的模式轉變。所以，企業電子文件的組織管理相應可分為歸檔管理和保管利用兩層。
歸檔管理層實現的基本要求和主要標志是：建立了確保電子文件隨時歸檔的運行機制及技術措施；建立了嚴密的歸檔電子文件原始性、完整性檢驗技術；建立了電子文件歸檔組織實施環境、處理技術；創建入庫檔案的原始性、完整性檢驗文檔及下載固化保存技術。
保管利用層實現的基本要求和主要標志是：建立了一套電子檔案數據原始性、完整性檢驗報告，即《電子文件生命周期表》；建立了接收檔案原始性、完整性的驗收技術；建立了嚴密的檔案數據遷移、入庫控制技術；建立新接收檔案原始性、完整性檢驗文檔及下載固化保存技術。
2.在目前實踐中，電子文件歸檔有兩種傾向方案：一是由企業計算機管理部門來管，二是由檔案部門來管。兩者都有優勢也都存在缺陷；一般計算機管理部門是控制著單位的網絡服務器或多終端系統的主機及單位數字設備的管理，有利于對歸檔電子文件進行登錄、轉儲、共享等技術處理。同時計算機管理部門都配有專業的計算機人員，有利于解決計算機應用中復雜的技術問題，有更多的機會接觸、跟蹤、應用計算機的最新技術。當然，歸檔電子文件管理有著復雜的技術問題，但同時也存在著方法問題和檔案的集中統一管理原則，這正是計算機管理部門缺少的專業知識。所以一種互補型的管理模式成為最佳方案――信息中心下的兩個部門。
3.電子文件的組織是以信息的流向為基礎的，要實現電子文件流向過程的控制與管理，貫穿其整個生命周期，包括形成、使用、歸檔、利用各個階段。因其涉及的部門、崗位、人員及種類多，控制會有一定的難度。所以，在一單位和企業必須編制一個規定，來正確全面地進行劃定電子文件格式和內容，也是當前確保本單位歸檔電子文件完整齊全的關鍵。電子文件的收集工作體系，要求采用文檔一體化管理方式，只有這樣才可以保證電子文件的內容。檔案部門應根據電子文件的生命周期的不同而采取必要的技術、規范標程及保護措施。現代信息技術的發展已實現了對掃描、光盤刻錄、模擬數字合成、模擬影像與數字影像的雙向轉換技術。
4.電子文件與紙質文件的雙軌制管理。企業電子文件的雙軌制管理，使IT技術的發展沒有形成相對穩定的過渡時期。電子文件至少在以下三個方面是未知的：一是電子文件載體的保管壽命；二是電子文件格式的通用性還沒有定論；三是對軟硬件環境的依賴性。
電子文件的管理方式及技術支撐
雖然電子文件從根本上改變了企業內、企業間及企業與市場之間的溝通方式，但電子文件管理的基本原理、職能任務與責任并沒有改變。
電子文件的管理應與企業信息化發展同步。整個企業信息化的進程中，很少有檔案部門參與企業信息化工作，至于電子文件管理工作被動，這就要求檔案部門要利用自身在企業信息化建設中的重要作用，充分認識自己的優勢和實力，去爭取自己應有的地位，發揮行業專家優勢，積極為企業有關標準規范制定及相關軟、硬件的配備選擇出謀劃策。在企業信息化總體建設中，應推廣在檔案部門設立現代化技術室，參與企業網絡建設和大型的數據庫選購，做好咨詢服務和促進工作。
研究分析本單位計算機應用的現狀，由檔案部門會同計算機中心和各業務部門，按照本單位計算機應用的范圍，具體確定各部門電子文件的歸檔類目，凡目前尚未應用計算機管理的信息，暫不列入歸檔類目。隨著本單位計算機應用的不斷擴展，對該歸檔類目逐步修訂和補充，直至較為完善。
建立電子文件的“無卷”歸檔組織實施環境、處理技術。制定一個科學合理及符合我國企業實際情況的統一的電子文件管理及電子文件歸檔的管理標準，是目前企業全面實施電子文件管理及電子文件歸檔的首要問題。例如，檔案管理位于辦公自動化管理系統中的一個支系統，和本單位辦公自動化系統處于相同的工作平臺及軟件環境時，如何符合文檔一體化要求。
加強對電子文件的前端控制。對電子文件的形成流轉、處置加強監控，確保電子文件信息的完整性、真實性，為發揮數字檔案庫作為企業信息數據資源庫的作用打下基礎，檔案部門必須由過去被動接收、保管各部門的各類電子文件，為實施參與、控制、監督電子文件的誕生、流轉和移交。
檔案管理軟件要適應企業的辦公自動化建設。目前，各用戶單位辦公自動化的水平不同，對檔案管理軟件的要求則不一樣。過去，有的系統只是把檔案管理作為一個單一的模塊“嵌入”辦公系統中，僅適用于檔案室的工作，沒有真正融入到辦公自動化系統中，實現文檔一體化的管理；有的系統在編制檔案管理的模塊時，沒有充分考慮到檔案管理在無紙辦公的環境下如何開展，因此使用的是傳統的紙質檔案的方法。檔案管理軟件如何與不同的辦公系統連接，這是一個復雜的問題，也是檔案管理軟件所必須面對的問題。隨著電子文件的大量形成，檔案管理軟件如何管理電子檔案將是迫在眉睫的問題，也是檔案管理軟件如何使檔案工作貫穿于整個辦公系統中的問題，這也使傳統的檔案工作理念發生變化。
關鍵詞 基層體育教學 教學檔案 信息化建設
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
體育教學檔案信息化建設是新時期學校檔案部門的一項基礎性業務工作，是學校檔案工作邁向現代化的必由之路。但是一些基層體育教學檔案信息化建設滯后于其他學科或業務檔案工作，與辦公自動化不能同步和協調發展。檔案人員要如何推進檔案信息化建設，顯得無從下手。本文結合工作實際，介紹基層教育部門體育教學檔案信息化建設的實施方法。
1制定體育教學檔案信息化建設方案
根據實際情況，基層教育部門應建立一個全面的、系統的、有效的、適合體育教學檔案信息化建設方案。方案是以檔案信息資源開發利用為核心，加快推進體育教學檔案資源數字化、信息管理規范化、信息服務網絡化的進程，從而提高體育教學檔案工作效率，拓寬體育教學檔案工作服務領域，全面提升體育教學檔案管理的整體水平。建設方案要闡述體育教學檔案信息化的意義和當前的行業背景，確立信息化建設的指導思想、基本原則和發展目標，分析本部門或下屬學校體育檔案工作的實際情況，改善的主要措施和條件保障等。通過本方案的具體實施，爭取教育部門相關領導的支持和單位全體教職工的配合，提高體育教學檔案信息化建設的可行性和實效性。
2推進體育教學檔案信息化建設的工作流程
2.1購置檔案網絡管理系統
檔案網絡管理系統是面向整個單位，利用先進的計算機技術、網絡技術與數據管理技術，實現單位內部檔案管理工作的系統化、快捷化，為各部門能夠全面、準確、及時地收集和利用檔案信息提供強力的技術支持。考慮到人員和技術等方面的因素，基層教育部門最好借助外力，直接購買成熟的網絡版檔案管理系統，再根據本部門或下屬學校實際情況，推進體育教學檔案管理系統與單位內部其他學科管理系統對接與整合，實現體育教學檔案信息數據的收集、交換、歸檔、管理和利用，為體育教學檔案信息化建設打好基礎。
2.2目錄數據庫建設
加快體育教學檔案目錄數據庫建設。完成室藏體育教學檔案文件級、案卷級目錄的錄入，全部檔案門類100%建立電子目錄。同時，制定體育教學電子文件收集、整理、歸檔、存儲應用的業務流程，實施部門立卷信息化管理，最終實現全部室藏檔案目錄計算機檢索和管理。
2.3全文數據庫建設
加強對單位體育教學電子文件收集、鑒定、著錄、歸檔工作的監督指導，各部門兼職檔案員在移交整理年度檔案文件資料時，須同步移交紙質文件和電子文件，實行電子文件和紙質文件“雙套制”歸檔。對以往紙質檔案則進行數字化掃描，照片、錄音錄像檔案進行數字化轉化，建立相關的全文數據庫。
2.4備份管理
檔案部門定期對目錄數據庫、全文數據庫進行備份管理，確保電子文檔的真實性、完整性、安全性和可識別性。如果有條件，可多套備份，實現異地備份，實現檔案的安全保存。
2.5體育教學檔案利用與宣傳
在體育教學檔案目錄數據庫和全文數據庫建設取得階段成效后，可深化檔案管理軟件系統的二次開發和利用，開展網上體育教學檔案檢索利用服務工作，實現體育教學檔案信息資源共享。同時，依托單位網絡制定檔案工作專欄，使之成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務的窗口，多渠道發揮體育教學檔案信息資源的服務作用。
3體育教學檔案信息化建設的保障措施
3.1經費保障
檔案部門要爭取領導的支持，將體育教學檔案信息化建設所需經費納入單位預算，邊投入，邊建設，從部分信息化到全部信息化。購置與信息化建設相配套的服務器、計算機、掃描儀、光盤刻錄機等基礎設備；保證體育教學檔案信息化專業知識培訓經費。
3.2制度保障
嚴格執行標準規范，依照《檔案法》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》，制定具體的操作辦法和措施，規范和指導學校體育教學檔案信息化建設的運行、管理和維護工作；保障學校體育教學檔案信息化建設規范化、標準化和制度化；加強對體育教學電子文件歸檔工作的監督和指導，保證歸檔電子文件的真實、完整、有效。
3.3業務培訓保障
加強檔案信息化業務培訓，特別是電子文件歸檔、檔案數字化加工等技術內容的培訓。專兼職檔案員要轉變傳統檔案實體管理的觀念，積極參加檔案信息化專業知識的培訓，加強和其他單位的交流和學習。
4結語
體育教學檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作任務，需要教育部門相關領導的支持和各方面保障，全體相關人員的積極參與和配合。當然，基層體育教學檔案部門也要克服困難，根據實際情況，制定切實可行的方案和對策，做到總體規劃、分步實施、注重實效，使體育教學檔案信息化與檔案事業大發展相協調，適應社會和時展的需要，更好地服務社會。
參考文獻
[1] 朱俊民.體育課程考核背景下的體育檔案信息化建設[J].當代體育科技，2014，32（4）：39-40.
【關鍵詞】電子信息技術；電力企業；檔案管理
當前，隨著科學技術的不斷發展，電子信息技術也已普及到千家萬戶，并廣泛應用于不同行業及領域，因而檔案管理行業也在其中，因正因為如此，將電子信息技術與檔案管理相結合，不斷優化檔案管理，是當前廣大企業在激烈的競爭當中立于不敗之地的重要條件之一。本文將從電力企業入手，探討電子信息技術在其中的具體應用，旨在不斷加強檔案管理信息化，切實提高檔案管理水平。
一、電子信息技術在檔案管理當中的重要性分析
隨著信息技術的不斷革新，對檔案實行信息化的管理已然日益成為企業信息化經營當中的一個部分之一。近幾年，我國對于信息產業的具體發展情況相當關注，并針對當前實際，提出了一項重要戰略即以信息化手段帶動工業發展。
長久以來，由于電力企業本身情況以及科學技術水平的限制，我國廣大電力企業并在自身檔案管理的過程當即中并沒有進行徹底的電子信息技術革新。然而，隨著信息化體系的不斷加強，對于社會與企業發展而言，檔案所起功能越發強大，因此，廣大企業必須加強對信息化檔案管理模式的重視力度。筆者認為，電子信息技術作為無紙化辦公的一種，在當前企業管理當中引入信息化，不但能夠達到提高工作效率的目的，還可以實現信息即時共享，提高了辦公速度。除此之外，信息化企業檔案管理的引入，可以將信息技術的嚴密邏輯性與快速運算性有機結合，在提高資料輸出效率的同時也可實現數據排列，有效降低了傳統管理模式的時間性。
二、電子信息技術在電力企業自身的檔案管理工作當中的應用闡述
電力企業作為企業的一部分，電子信息技術在其中的運用大體于其它企業相一致，具體表現為以下幾點：
首先，從具體應用層面來看。為了提高檔案管理的工作質量與效率，可在電子企業管理體系當中引入信息化的管理模式，目前，其主要運用表現為以下幾個方面：第一，企業檔案目錄復制、檢索與存儲；第二，內容的檢索與存儲；第三，文件的匯總、統計經及編目；第四，關鍵詞自動索引；第五，文書管理以及立卷；第六，信息數據備份；第七，工作情況的具體統計及分析；第八，數據傳統以及系統維護；第九，相關文件打印等等。
其次，從信息管理系統的具體構建層面上來看。我們知道，檔案數據管理系統其實則是一種先進的管理體系，集多種現代化新型技術于一身。因此，在構建系統的環節當中，可引入信息技術，比如建立數據庫后臺可引入SQLServer2003等。檔案信息化的先進管理系統大多都是許多模塊構成，在許多模塊的設計之初，其也不能脫離信息技術，在運行的過程當中，其還能夠借助信息技術進而達到自身功能，此外，還可借助當前信息技術，通過互聯網手段，將不同模式連接到一起，進而達到完整系統的構建，以便為信息化的檔案管理提供更為科學與完善的技術支撐。
最后，從檔案信息恢復及備份當中來看。任何事物是不完善的，電子檔案也不例外，其最為明顯的不足就是容易丟失或者損壞，此種情形一旦產生，那么后果將非常嚴重。因此，對電子檔案必須采取備份形式，在這個過程當中，信息技術功能可以將其實現。一般來講，科學完整的數據恢復及備份方案包含了許多因素，比如硬件、恢復計劃與軟件等等。如需對管理系統采取備份，則必要因素為系統軟件、驅動程序、應用軟件等。當前，我國在備份硬件方面的選擇大體有硬盤、光盤等幾種。在這幾種存儲性文件當中，屬硬盤成本最高，但相應其儲存量也最大；而就光盤來講，雖其成本較低，然而容量及訪問次數等都不盡完善，在對檔案進行數據備份的過程當中，如若信息量大且要保存較長時間，那么就整體而言，其可靠性及安全性就有待商榷。隨著科學技術的發展，人們一直試圖找尋容量及價格方面的平衡性，在這方面也取得了較大進步，當前，許多大容量的存儲產品也然出現。
三、從電力企業的角度來剖析提高檔案信息管理的具體方略
就電力企業而言，由于其起步稍晚，筆者認為，要想盡量提高電子信息技術在其檔案管理當中的應用力度，必須做好以下幾點：
第一，加強對檔案信息工作的使用及開發力度。對于電力企業信息化管理而言，不僅只是開發新的內容與技術，同時也包含了在管理過程當中所遺留的各類知識及經驗，由于這些技術的遺留可為相關研發者提供一定的指引及借鑒，因而從很大程度上來講，可以引發新的創新思路。再者，從研發層面上來講，光盤以及計算機技術等因素都要加大力度將其與檔案信息管理技術開發相結合，在對其它信息技術進行借鑒的同時，還在確保相關的開發技術持有充分的先進性。
第二，電力企業在加強對檔案管理的投資力度。對于任何一種管理方案，資金支持都是必不可少的，信息化建設作為一項極具現代性及科學性的新技術更是如此，如果缺乏資金的供給，不僅會對信息開發構成不利影響，同時也會嚴重阻礙后期的檔案管理工作。除此之外，還要加大力度不斷吸引優秀人才參與，這也需要強大的資金作后盾。
四、結語
在市場競爭的體制之下，我國電力企業面對的挑戰也是前所未有的，為了切實提高企業經濟效益，先進管理之法的引入勢在必行。而基于信息背景這個條件之下，對電力企業檔案管理實現信息化的模式，不但可以有效提高工作質量與效率，而且也還能提高檔案信息的利用率，因此，強化電力企業的信息化檔案管理體系，是當前廣大電力企業的大勢所趨與必經之路。
參考文獻
[1] 章劍軍，胡祥培.電力企業數字檔案系統選型評價方法研究——以華能大連電廠為例[J].科技和產業，2013年06期.
【論文摘 要】目前，計算機技術的不斷普及使一些傳統的文件載體不斷消失，而計算機辦公自動化正逐漸被很多企業推廣運用。辦公自動化最明顯的標志就是信息檔案的建立，這種記錄信息的手段對企業來說更加方便和快捷，避免了傳統的紙張檔案的弊端。但是有利必有弊，計算機自身也存在著一些缺陷，導致企業在使用信息檔案這一手段時也存在一些弊端，針對這個問題，企業在運用此技術時一點要做好風險的防范措施，力求使風險降到最低。基于此，本文主要對電子信息檔案管理的風險控制方法進行了探討。
目前，人們生活中一個非常重要的，必須的工具的就是電子計算機，其具有多種多樣的功能，這為企業的辦公帶來了巨大的變革，使企業辦公變得更加方便快捷。而在信息技術時代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對企業在高科技方面的創新發展意義重大。但是根據具體情況來看，電子信息檔案并不全是優化，它也有自己的不足，比如與傳統的紙張檔案相比，具有更大的風險性，如果沒有積極制定防范風險的措施，那么很容易導致企業的數據被盜，所以，企業在使用信息檔案時一定要注意信息的安全性，積極主動的制定一些避免風險的措施，以使信息資源更加安全。
一、避免風險的措施
提前預防，在風險還沒有出現的時候就進行遏制是規避風險最有效的方式，也是最經濟的方式，對于電子檔案來說，應該以其自身的潛在缺陷為根據來實施控制管理，來保證內部信息的安全可靠，主要措施有：電子信息檔案管理的風險控制方法如下：
1.積極引進最新技術。計算機在工作過程中要同時結合多種措施，而規避風險的最好的辦法就是引進新的技術，新技術對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設置密碼，這是現代操作系統最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設置后，要積極的訓練一些計算機技術人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。
2.制定一些制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業要主動制定一些有針對性的制度來進行預防，也可以根據需要授權檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規定只有管理人員才能進行相關的系統操控，而無關的人員沒有權利操作系統等。
3.及時消除風險。為了確保信息檔案數據的安全性，及時消除潛在的風險是非常重要的，在計算機維修期內，企業尤其要注意隨時可能存在的風險，主動采取應對措施。因為計算機網絡的的復雜性，使得控制風險工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構來說，為了應對潛在的危險，那么采取一定的措施是非常必要的。
4.及時進行預防和保護。為了消除危險電子信息檔案的因素，其中一個很重要的措施就是安全防護，其可以有效的避免信息數據受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。
二、緩解風險的措施
電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內，那么管理人員應該怎么做才能使風險得到緩解?目前，許多企業開始利用風險轉移的策略進行緩解，電子信息檔案管理的風險緩解就是通過制定實施應變計劃、災難恢復計劃、電子信息檔案相關資產重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關資產價值本身或風險的后果或影響。常見的風險緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發生前為減少損失程度執行的方案;后者是在損失發生后為減少損失執行的方法。需要強調的是，在進行電子信息檔案的管理時如果發生危險，那么不管是什么情況，企業都要積極主動的進行及時的處理，這才是最為關鍵的。
三、分散風險的措施
在電子信息檔案管理中，還有一種經常使用的規避風險的措施就是轉移策略，所謂轉移策略實質上是一種風險的分散，即把風險轉到其他的地方，以此來把已經存在的風險降到最低，一般而言，能夠從多個角度對風險轉移的方法實施修正，如：修改配置模式、購買保險、外包給其他機構、或者與提供商簽署服務合同等等。經過這樣的處理之后，我們可以把復雜的風險問題進行簡化，再對原先實施的電子信息檔案管理策略優化改進，創造更加先進的電子信息檔案管理系統。此外，還可以與網絡供應商互相協調，讓供應商的安全服務符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強調的是，外包同樣隱含著風險，如果外包人員不符合合同的標準，那么后果會很嚴重。所以為了預防人為因素給企業造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴格遵守操作標準。
四、評估風險的措施
當風險來臨后，企業最需要做的就是積極采取措施進行處理，為了把風險造成的影響控制在最小的范圍內，還要積極與其他措施相結合使用。風險評估的目的是為了能夠使預防計劃更加科學合理，在對電子信息檔案實施全面分析的基礎上，探究引起風險的因素以及其帶來的后果。需要實施分析評估的基本內容是：發生危險的概率，危險帶來的后果有多大，危險的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業管理者要樹立風險觀念，積極主動的制定一套體系完善的針對多種風險的預防計劃。需要強調一點，如果機構中每個已被識別的弱點通過承認得以控制，這說明企業在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業防范風險的最大弊端在于，許多經營管理者錯誤地認為電子信息檔案無危險性，在使用檔案資料時未采取針對性的安全管理方案，這對于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對于檔案管理人員來說，其在管理期間要控制好各個環節的工作，這對于檔案管理是極為重點的。在進行評估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺，對于潛在的風險能夠及時發現，并把其扼殺在萌芽狀態，對于已經發生的風險要積極采取措施，力求使風險造成的損失最小。
簡而言之，管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時，一定要有這樣的意識，即電子文件的風險不是主觀的，而是客觀存在的，這種風險不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來很大的危險，所以一定要有對風險的警覺度，把預防風險看做所有工作的重中之重，積極制定風險防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對于有效規避風險和降低損失有重要的意義。
參 考 文 獻
[1]馮惠玲.論電子文件的風險管理[J].檔案學通訊.2005(3)：8～11
[2]王兆新，裘潔.淺議電子文件信息的安全與保密[J].浙江檔案.2004(1)：36～37
[3]鄒生.開放網絡環境下的信息安全問題[J].信息安全與通信保密.2004(4)：28～29
在無紙化辦公（又被稱為協同辦公系統）環境下，電子檔案管理方式具有諸多優點。除了傳統檔案管理的基本功能以外，以e-office軟件為例，可以看出還存在著以下幾項特點：具備優秀的可規劃、可擴展和可維護性；強大的文件處理能力；安全性要高度可靠；科學的解決方案與快速；功能強大的用戶自定義架構；文件修改痕跡保留功能；支持移動、異地辦公。在功能方面，其具有以下幾項功能：文件管理；發文管理；收文管理；文件督辦；文件統計；文件歸檔；流程管理；文檔管理；溝通平臺和綜合事務等。所有功能均能夠覆蓋企業管理應用各方面，提供方便靈活的工作流套件，適合在知識化、智能化管理的趨勢下，為企業提供跨平臺、移動應用、信息整合等諸方面的信息支持。
二、電子檔案管理與傳統檔案管理的區別
（一）歸檔管理的區別。
與傳統檔案管理相比，電子檔案管理的差異在于歸檔方式和歸檔時間的不同。電子文件的歸檔方式為邏輯歸檔和物理歸檔。邏輯歸檔可以保證電子文件的完整性，還可以使電子文件方便檢索。物理歸檔指將電子文件備份放在檔案管理的庫房內，防止計算機發生問題而導致文件丟失。傳統紙質文件的歸檔時間為文件形成后的第二年上半年進行歸檔，或者是在項目結束后立刻歸檔。而電子文件的歸檔時間則為定期歸檔和分實歸檔，其原因在于電子檔案管理的快速性和便捷性。
（二）保管方式的區別。
由于電子文件受到計算機技術的不安全因素影響，因此難以進行長期保存，但是其具有操作簡單和存儲所需空間較小的優點。但是，如果缺乏硬件和軟件，則難以對電子檔案進行修改和讀取，這對其管理存在一定的影響。在紙質檔案方面，需要對其進行防霉防蛀保存，必要時進行修補和微縮等處理。總體來講，傳統檔案和電子檔案的保管方式各有優缺點。
（三）利用方式區別。
在傳統紙質檔案查閱方面，查閱紙質檔案需要審查相關的借閱手續，可以為客戶提供檔案原件、復印件和檔案信息加工產品。所有的檔案都是可以通過人體直接識別的。而電子檔案則可以通過檢索等方式，直接查閱，簡單快捷。用戶只需要得到一定的權限，通過賬號和密碼登入計算機平臺。電子檔案可以做到跨時間和跨區域，任何時間和地點，用戶都可以登入計算機客戶端進行檔案閱讀或者檔案下載。
三、電子檔案管理過程中存在的問題
（一）管理人員的計算機意識不夠。
部分檔案管理人員的計算機檔案管理意識不夠。在電子檔案創立階段，檔案可能只是以一個草稿的形式存在，而沒有受到應有的重視。在后續過程中，對電子檔案保管不當，不為電子檔案提供一個合適的保管地點并配備相應的保管人員，任電子檔案自生自滅。
（二）電子檔案的法律效應尚不完善。
紙質檔案的法律效力是社會公認的的，尤其強調檔案原件才具有法律效應。而對于電子文件，由于缺少固定的載體，因此制定相應的法律條文對其進行控制則較為困難，電子文件的法律地位始終難以達到認可。如果電子檔案一直無法得到應有的法律地位，則電子檔案無法具有真正的“檔案”資格，發揮檔案的作用。
四、電子檔案管理過程中問題的對策
（一）聘用具有計算機意識的檔案管理人員。
實現檔案信息化管理，必須要聘用擁有相應技能的工作人員，工作人員應該具有較高的知識層次和先進的技術水平，尤其需要有較強的學習能力。當今社會進步速度很快，軟件開發日新月異，必須有較強的學習能力才能在逐漸變化的社會中不斷掌握新知識新技能。具有計算機意識的檔案管理人員不僅對計算機操作熟練，且具有學習意識和實踐能力。
（二）完善電子檔案的法律建設。
對于整個社會和立法機構，應該完善電子檔案的法律建設。可從三個方面確定電子檔案的法律問題：第一，明確電子文件管理在檔案館中的地位，電子檔案也應該承擔其檔案館內保管檔案的責任。第二，明確電子檔案的制作流程、管理方法和保存方式。尤其是客戶獲取賬號和密碼的權限，應該采用與傳統檔案相似的辦法。第三，在保管方面，必須明確保管方式、位置和保管人員的聘用方式。
五、總結
