時(shí)間：2023-06-01 09:46:11
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇電子檔案的概念，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
關(guān)鍵詞:數(shù)字檔案館 館藏 信息空間
進(jìn)入數(shù)字時(shí)代以來，整個(gè)世界在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中不斷前進(jìn)，信息化的程度包括信息技術(shù)水平的提高、信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展、對(duì)信息資源的占有和利用，已經(jīng)被當(dāng)作衡量一個(gè)國家綜合國力的一個(gè)重要尺度，也是衡量競(jìng)爭(zhēng)能力的核心要素。因特網(wǎng)的快速發(fā)展和計(jì)算機(jī)功能的增強(qiáng)，變革信息存取方式的時(shí)機(jī)已經(jīng)來到，用數(shù)字處理方法能簡便地實(shí)現(xiàn)用模擬技術(shù)很難實(shí)現(xiàn)的功能，這使得“數(shù)字化”概念更易于為人們所接受。“數(shù)字網(wǎng)絡(luò)”、“數(shù)字音頻”等與數(shù)字有關(guān)的名詞逐漸成為人們現(xiàn)代生活中的常用名詞，“數(shù)字化”不僅成為一種流行，也逐漸成為一種趨勢(shì)，檔案館的形式也因此發(fā)生了重大變化。適應(yīng)這種變化的需求，“數(shù)字檔案館（Digital Archives）”的概念應(yīng)運(yùn)而生。隨著技術(shù)的日臻成熟，數(shù)字化辦公的日益普及，數(shù)字檔案館從理論研究中跳了出來，逐漸成為一種社會(huì)實(shí)踐，我國部分中心城市已經(jīng)創(chuàng)建了數(shù)字檔案館。鑒于此,筆者認(rèn)為有必要對(duì)“數(shù)字檔案館”進(jìn)行概念性的分析。
一、概念的對(duì)比
近幾年來，被提出來的與檔案館未來連在一起的相關(guān)術(shù)語有很多，如電子檔案館（electronic archives）、虛擬檔案館（virtual archives）、數(shù)字檔案館（digital archives）、全球檔案館（global archives）等。
但人們?cè)谑褂眠@幾個(gè)術(shù)語時(shí)常常混淆不清，以下就是幾種表述：
“電子檔案館”亦可稱為“數(shù)字檔案館”、“虛擬檔案館”或“無墻檔案館”，它不是一個(gè)實(shí)體機(jī)構(gòu)、一個(gè)存放地的概念，可以把它的基本含義解釋為“一個(gè)有序的信息空間”、“一個(gè)信息系統(tǒng)”。①
數(shù)字檔案館（Digital Archives）實(shí)際上就是電子檔案館（Electronic Archives），它是隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案館。②
虛擬檔案館（Virtual Archives）,又可稱為無墻檔案館（No Wall Archives），指的是一種虛擬的檔案館信息環(huán)境。③
從這些定義中不難看出，我國檔案界對(duì)數(shù)字檔案館、電子檔案館、虛擬檔案館、無墻檔案館等新名詞的使用還是比較混亂的，常常是各個(gè)名詞混同使用，因此，本文先對(duì)這幾個(gè)概念進(jìn)行辨析：
1. 無墻檔案館
無墻檔案館與無墻圖書館有著相類似的特征，從圖書館學(xué)中對(duì)“無墻圖書館”的定義和描述中可以看到，“無墻圖書館”這一概念是從用戶感覺的角度來刻畫網(wǎng)絡(luò)化的特征，網(wǎng)絡(luò)的信息傳遞方式突破了時(shí)間的限制和地理的障礙，使得用戶覺得就像在使用一個(gè)沒有圍墻，沒有借閱的時(shí)間限制的圖書館一樣。在這個(gè)方面，無墻檔案館在很大程度上與之相同，這個(gè)概念主要強(qiáng)調(diào)了在檔案信息利用上時(shí)空界限的突破。目前，無墻檔案館這一概念使用得較少。
2. 虛擬檔案館
在很多場(chǎng)合，“虛擬檔案館”的“虛擬（virtual）”與“虛擬實(shí)在”或者“虛擬技術(shù)”（Virtual Reality）是等同使用的。許多對(duì)虛擬檔案館的定義都以虛擬實(shí)在技術(shù)作為主要用詞。實(shí)際上，虛擬檔案館應(yīng)該是與實(shí)體的傳統(tǒng)檔案館相區(qū)別而提出來的，“虛擬檔案館實(shí)際上是‘利用電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件信息的一種方式’，”④是對(duì)分布于各地、各種檔案信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)搜尋相聯(lián)結(jié)的存在。虛擬檔案館與實(shí)態(tài)檔案館是兩個(gè)相對(duì)的概念，虛擬檔案館是一個(gè)動(dòng)態(tài)的，開放的網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境。虛擬檔案館和無墻檔案館則有相似的涵蓋范圍，只是它們各自強(qiáng)調(diào)的側(cè)重點(diǎn)稍有不同。
3. 電子檔案館
電子檔案館是個(gè)使用頻率相當(dāng)高的名詞，這種狀況主要是受了“電子文件”的影響。“電子檔案館”中的“電子”主要是指作用于信息的技術(shù)性質(zhì)，電子檔案館指針對(duì)有永久保存價(jià)值的電子檔案進(jìn)行保管、控制和利用的一種專門機(jī)構(gòu)，那么，我們可以簡單勾劃出電子檔案館的形態(tài)：電子檔案館是存儲(chǔ)以電子形式存在的檔案，廣泛提供利用的系統(tǒng)，其物理意義上的實(shí)體是計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備，特別是存儲(chǔ)設(shè)備，包括可與計(jì)算機(jī)暫時(shí)脫離的磁盤、光盤等存儲(chǔ)設(shè)備以及與計(jì)算機(jī)相連的硬件載體，它不具有虛擬性的特征。
4. 數(shù)字檔案館
人們總是把電子化和數(shù)字化當(dāng)成同一概念來使用，并不對(duì)它們進(jìn)行仔細(xì)的區(qū)分，然而，從嚴(yán)格意義上，電子化和數(shù)字化兩個(gè)概念是有區(qū)別的。在計(jì)算機(jī)科學(xué)中，電子信息包括了模擬信號(hào)和數(shù)字信號(hào)，所以，數(shù)字信號(hào)是被包含在電子信號(hào)這個(gè)概念里的，電子化的內(nèi)涵大于數(shù)字化。由于數(shù)字化信息在電子化信息中所占的比重越來越大，人們已逐漸視兩者為同義詞。由此，大多數(shù)時(shí)候，電子檔案館和數(shù)字檔案館也被看作是同一事物。但隨著技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字信號(hào)完全有可能不再依賴電子技術(shù)，那么，更不能將它們混為一談了。我們說，“數(shù)字檔案館”這個(gè)概念中的“數(shù)字”強(qiáng)調(diào)的是電子媒介上信息存在形式。數(shù)字檔案館是指依附于數(shù)字化技術(shù)，把文字、聲音和圖象轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，采用數(shù)字方式進(jìn)行檔案信息的存貯、傳輸和處理的存在系統(tǒng)。正因?yàn)檫@樣，數(shù)字檔案館是目前應(yīng)用最為廣泛的一個(gè)詞。
二、數(shù)字檔案館含義的界定
數(shù)字檔案館是一個(gè)正在不斷發(fā)展的新概念，我們可以先對(duì)數(shù)字檔案館進(jìn)行預(yù)測(cè)性的討論，勾畫出它的主要特征，應(yīng)避免下定義過早導(dǎo)致概念的固化。
所謂數(shù)字檔案館，是指二進(jìn)制編碼的數(shù)字方式存儲(chǔ)、處理檔案信息內(nèi)容，應(yīng)用計(jì)算機(jī)、通訊和多媒體技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行管理，提供網(wǎng)絡(luò)檢索和利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)超大規(guī)模資源共享的數(shù)字信息系統(tǒng)。它是一個(gè)有序的信息空間，一個(gè)開放的信息環(huán)境。從廣義上講，數(shù)字檔案館建立在檔案館自動(dòng)化的基礎(chǔ)之上，實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)標(biāo)引、自動(dòng)著錄、自動(dòng)檢索、自動(dòng)統(tǒng)計(jì)等活動(dòng)，不僅能使本地和聯(lián)機(jī)用戶查詢利用直接形成于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的數(shù)字檔案，而且還可以利用經(jīng)過數(shù)字化處理的傳統(tǒng)館藏的數(shù)字化信息，它是連接了眾多檔案信息源（包括文件形成部門構(gòu)建的數(shù)據(jù)庫信息系統(tǒng)）的廣義信息系統(tǒng)，既是用戶與信息源的接點(diǎn)，也是信息源與信息源的節(jié)點(diǎn)。
在圖1中反映了數(shù)字檔案館的概念構(gòu)成。
圖1
與傳統(tǒng)檔案館相比而言，數(shù)字檔案館具有以下主要特征：
1. 數(shù)字檔案館的文化性質(zhì)沒有改變
同樣，數(shù)字檔案館的的文化功能依舊保持。數(shù)字檔案館的建立使得檔案館實(shí)現(xiàn)由完全的實(shí)體保管模式向智能管理模式的改變。在數(shù)字檔案館的環(huán)境下，檔案館將特定區(qū)域范圍內(nèi)的所有檔案歸入其管理范圍，對(duì)各種各類的檔案進(jìn)行監(jiān)督和控制，不僅包括政府機(jī)關(guān)行政檔案，也包括企事業(yè)單位、私營企業(yè)、社團(tuán)、甚至個(gè)人的檔案，使檔案館真正成為集中統(tǒng)一管理具有社會(huì)價(jià)值的各類檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)保存社會(huì)記憶的功能。因此，數(shù)字檔案館的文化性質(zhì)不可能改變，也不會(huì)改變。
2. 館藏內(nèi)涵發(fā)生變化
數(shù)字檔案館所擁有的完整的的館藏含義應(yīng)該是“實(shí)體館藏”+“虛擬館藏”。館藏的內(nèi)涵要求數(shù)字檔案館除了收集數(shù)字形式的信息，還需要把原有館藏的文字、聲音、視頻信息等都實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的轉(zhuǎn)化和處理，將各種信息以計(jì)算機(jī)可處理的字符編碼形式或圖像形式、多媒體形式存貯在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備上。數(shù)字檔案館不可能置檔案館原有的館藏資源而不顧。所以，從宏觀的檔案館收藏內(nèi)涵角度來看，館藏一方面包括實(shí)際擁有的傳統(tǒng)館藏的數(shù)字化形式和各類數(shù)字格式的館藏，即“實(shí)體館藏”，另一方面還包括連接在數(shù)字檔案館上的外部檔案信息資源，即相對(duì)的“虛擬館藏”。數(shù)字檔案館勿須存貯龐大的數(shù)據(jù)庫的備份，館藏不再是實(shí)體意義上的集中保管。數(shù)字化的館藏可連接成網(wǎng)，用戶通過遠(yuǎn)程登錄利用信息，極大地改變了傳統(tǒng)檔案管理中一直努力的文件就近保存的處置方式，可避免檔案館館藏之間的不必要重復(fù)。
館藏內(nèi)涵的變化，使得傳統(tǒng)檔案館的發(fā)展目標(biāo)也有所不同，原有的旨在構(gòu)建一個(gè)龐大的本地館藏目標(biāo)需重新考慮；館藏的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)也需要重新界定，實(shí)體檔案的收集質(zhì)量不再是決定性因素，大量高質(zhì)量的數(shù)字化檔案將成為評(píng)價(jià)優(yōu)劣的重要方面。
3. 服務(wù)方式的變化
傳統(tǒng)檔案館的服務(wù)方式相對(duì)單一，等客上門是最常見的方式。相較之下，數(shù)字檔案館是開放式的，用戶可以通過終端聯(lián)網(wǎng)的方式查找所需要的信息。正如美國檔案學(xué)家D?比爾曼在第十三屆國際檔案大會(huì)輔導(dǎo)報(bào)告《虛擬檔案》一文中所說的那樣：“虛擬檔案出現(xiàn)之時(shí)也就是用戶不論到哪兒都能查閱任何地方的文件，而不必知道它們存放在何處之時(shí)。”⑤借用圖書館學(xué)的用語就是，數(shù)字檔案館的服務(wù)是一種“用戶驅(qū)動(dòng)”的服務(wù)模式，簡單的說，就是以用戶為中心。而且信息檢索系統(tǒng)的功能也不再局限于紙質(zhì)文件信息的輸入、處理、存貯、檢索和輸出，同時(shí)還能夠加工各種視頻、音頻信息。這樣的檢索系統(tǒng)不僅具有靈活的數(shù)據(jù)組織、管理、檢索的能力，而且還具有聯(lián)機(jī)信息處理、資源共享、遠(yuǎn)程傳真、電子郵件等多種功能。傳統(tǒng)檔案館的檢索功能是靜態(tài)的，而數(shù)字檔案館的檢索則是動(dòng)態(tài)的，數(shù)字檔案館的服務(wù)方式必然發(fā)生根本性的變革，從單一服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)槎嘣⒍鄬哟畏?wù)，從而增強(qiáng)與用戶的緊密聯(lián)系，加快檔案信息的使用頻率，有效地提高服務(wù)質(zhì)量。
4. 業(yè)務(wù)工作內(nèi)容的變化
盡管數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館在許多任務(wù)和業(yè)務(wù)活動(dòng)上都很相似，但由于其保管對(duì)象的變化，數(shù)字檔案館的業(yè)務(wù)工作幾個(gè)環(huán)節(jié)也發(fā)生了變化，檔案管理從手工操作逐漸向自動(dòng)化轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)檔案館中由人工開展的編目、標(biāo)引、檢索、統(tǒng)計(jì)工作，在數(shù)字檔案館環(huán)境下，可借助計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行。從事檔案收集工作的人員將不必逐戶上門征集，只需輕敲鍵盤，文件形成者的信息材料瞬間即可征集進(jìn)館。在館藏建設(shè)方面，數(shù)字檔案館要求選擇合適的數(shù)字化信息形式的同時(shí)，還要對(duì)原有館藏實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，其工作內(nèi)容包括了數(shù)據(jù)庫的建立、控制和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的維護(hù)。傳統(tǒng)檔案館在利用服務(wù)業(yè)務(wù)范圍方面包括了幫助用戶查詢檔案信息及相關(guān)資料，指導(dǎo)用戶使用檔案館信息和建立登記用戶使用檔案反饋情況登記；而數(shù)字檔案館除了需要實(shí)現(xiàn)電子檢索之外，還要建立面向用戶的交流界面，以便用戶自主地查閱利用數(shù)字信息。另外，數(shù)字檔案館的鑒定工作有所擴(kuò)充，在內(nèi)容鑒定基礎(chǔ)上又加入了技術(shù)鑒定的工作內(nèi)容，對(duì)電子文件的可讀性、可靠性、有無病毒感染及載體狀況等方面進(jìn)行技術(shù)上的檢測(cè)。
5. 社會(huì)角色的變動(dòng)
檔案館員社會(huì)職責(zé)的變化同社會(huì)的發(fā)展息息相關(guān)。在人類社會(huì)逐漸演變的同時(shí)，檔案館的社會(huì)角色也有所改變。20世紀(jì)下半葉檔案館步入自動(dòng)化發(fā)展階段，人們逐漸擺脫了檔案為保管而保管的社會(huì)意識(shí)，檔案工作人員的自我定位從單純意義上的保管者轉(zhuǎn)向了信息的提供著。而如今，隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的大量應(yīng)用，檔案館員將再度發(fā)生重大變化。接收檔案不再是數(shù)字檔案館的唯一功能，它將主要實(shí)行對(duì)分散的信息集中控制并便于公眾利用的職能，所以檔案館員的主要職責(zé)是：①管理信息資源；②分析和組織信息資源；③提供和傳遞信息；④為用戶利用信息提供咨詢。也就是說，檔案館員將成為關(guān)注檔案信息的完整、準(zhǔn)確和可靠，履行對(duì)信息的監(jiān)督、傳遞、控制職責(zé)的資源開發(fā)者。
注釋:
① 馮惠玲.無紙收藏――《擁有新記憶――電子文件管理研究》摘要之二.檔案學(xué)通訊.1998，（2）.
② 王宇暉等.對(duì)傳統(tǒng)檔案館未來形式的認(rèn)識(shí).檔案.1999，（6）.
③ 王宇暉等.對(duì)傳統(tǒng)檔案館未來形式的認(rèn)識(shí).檔案.1999，（6）.
摘要：本文闡述了政府電子文件長期保存的概念，并從位流、邏輯、概念層級(jí)分析了政府電子文件長期保存中維護(hù)原始位流的完整性和
>> 電子文件格式長期保存策略 我國電子文件長期保存的技術(shù)策略研究 澳大利亞電子文件長期保存策略及其啟示 光盤備份:電子文件(檔案)長期安全保存的有效方法 淺談信息化環(huán)境下電子文件的長期保存 政府電子文件管理創(chuàng)新研究 影響電子文件保存的幾個(gè)因素 基于數(shù)據(jù)起源技術(shù)的政府網(wǎng)站信息長期保存研究 小學(xué)電子檔案數(shù)據(jù)長期保存安全保障方式之研究 數(shù)字檔案長期保存策略研究 數(shù)字資源長期協(xié)同保存問題研究 電子檔案形成階段應(yīng)考慮的長期保存策略 電子文件歸檔光盤的選擇與保存 淺談電子文件檔案的保存\維護(hù)和管理 電子文件與紙質(zhì)檔案保存技術(shù)差異探析 如何對(duì)醫(yī)院電子文件進(jìn)行歸檔保存 電子發(fā)現(xiàn)與電子文件長期存取的需求分析 數(shù)字資源長期保存可信性研究 機(jī)構(gòu)知識(shí)庫長期保存模式選擇研究 數(shù)字資源長期保存開源軟件比較研究* 常見問題解答 當(dāng)前所在位置：l.
[3][4]聶云霞.國家層面數(shù)字資源長期保存策略研究[D].武漢：武漢大學(xué)，2014.
[5]Overview of Technological Approaches to Digital Preservation and Challenges in Coming Years[EB/OL].[2016-12-27]..
[6] [12] [15]Mitja Decman & Mirko Vintar.A possible solution for digital preservation of e- government[J].Aslib Proceedings，2013， 65 （4）：406-424.
[7]WheatleyPaul，AyrisPaul，DaviesRichard， McLeod Rory， Shenton Helen.LIFE： Costing the digital preservation lifecycle[EB/OL].[2016-03-29]..
[17]安小米. ISO15489文件管理國際標(biāo)準(zhǔn)中外比較研究[J].檔案學(xué)通訊，2007（3）：21-33.
論文摘要：本文從新公共管理、電子政務(wù)、知識(shí)管理角度，論證了公共檔案館的管理服務(wù)的基本職能，以及在這三種環(huán)境下，公共檔案館基本職能深化的具體內(nèi)涵
“公共檔案館”這一概念是舶來品在世界范同內(nèi)．公共檔案館的存在和發(fā)展已有上百年的歷史。1838年英國頒布了《公共檔案法》，成立了公共檔案館(Public Reeord 0ffiee)．即英國的國家級(jí)綜合檔案館．負(fù)責(zé)保管中世紀(jì)以來英國中央政府各機(jī)關(guān)和法院的檔案．這是世界上第一個(gè)依法命名的公共檔案館。…公共檔案館的概念由此產(chǎn)生。l8世紀(jì)末的法國檔案改革確立了國家檔案館向普通公眾開放的原則．使國家檔案館擺脫了王權(quán)的枷鎖．開始具有社會(huì)共有的性質(zhì)在我國．“公共檔案館”相當(dāng)于各級(jí)各類綜合檔案館。《檔案法》第二章第八條規(guī)定：“中央和縣級(jí)以上地方各級(jí)各類檔案館．是集中管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范同內(nèi)的檔案。”國家檔案局頒布的《檔案館工作通則》明確指出：“檔案館是黨和國家的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)．是永久保管檔案的基地．是科學(xué)研究和各方面工作利用檔案史料的中心”這兩部法律法規(guī)明確了檔案館的性質(zhì)與職能。概而言之．檔案館的基本職能是檔案的管理與利用
在我國．對(duì)于我國公共檔案館建設(shè)等方面的討論和研究開始于2001年[2]同年出版的由馮惠玲、張輯哲教授主編的《檔案學(xué)概論》中，我國理論界首次在高校教材中使用了“公共檔案館”的概念理論界對(duì)于公共檔案館職能的研究主要集中在檔案館職能的擴(kuò)展和新時(shí)期檔案館角色定位等方面．主要是結(jié)合檔案工作的外部環(huán)境變化論述公共檔案館的職能定位與拓展問題。下面，筆者將從新公共管理、電子政務(wù)、知識(shí)管理的背景下分析公共檔案館的職能以及職能深化的具體內(nèi)涵
l從新公共管理角度來看
自20世紀(jì)8O年代以來．隨著經(jīng)濟(jì)全球化、技術(shù)革新和國際競(jìng)爭(zhēng)的加劇．傳統(tǒng)的公共行政因其規(guī)模龐大、反應(yīng)遲緩、效率低下、制度僵化受到了質(zhì)疑，新公共管理由此興起雖然各國學(xué)者對(duì)新公共管理的思想持不同看法．但在以下方面卻有共識(shí)：1．公共組織服務(wù)應(yīng)以顧客或市場(chǎng)為導(dǎo)向：2．公共組織應(yīng)廣泛采用授權(quán)或分權(quán)的方式進(jìn)行管理：3．公共組織應(yīng)廣泛采用私營部門成功的管理手段和經(jīng)驗(yàn)：4．公共組織應(yīng)在公共管理中引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制：5．公共組織應(yīng)重視提高公共服務(wù)的效率、效果和質(zhì)量。在這種大背景下，就政府機(jī)構(gòu)而言，公共管理、公共服務(wù)、公共責(zé)任所體現(xiàn)出來的公共性理念成為政府職能轉(zhuǎn)型的方向從新公共管理角度看．公共檔案館的性質(zhì)和職能如下：
1．1公共檔案館的性質(zhì)：負(fù)責(zé)公共物品檔案的管理并提供服務(wù)的非政府公共文化組織
所謂公共組織．從廣義來說，是指不以營利為目的。而是致力于協(xié)調(diào)社會(huì)公共利益關(guān)系、服務(wù)社會(huì)大眾、提高公共利益為宗旨的組織。所謂公共物品，是用來滿足社會(huì)共同需要的物品和服務(wù)公共物品主要有以下兩個(gè)基本特征：第一，非排他性。排他性是指?jìng)€(gè)人消費(fèi)被排除在某種物品的消費(fèi)之外．在公共物品概念下．這種排他性是不存在的．合法公民皆可享用公共檔案館館藏檔案除尚未解密的外．只要是合法公民。理由正當(dāng)。人人皆可利用。第二，非競(jìng)爭(zhēng)性非競(jìng)爭(zhēng)性是指消費(fèi)者的增加不引起生產(chǎn)成本的增加．即多一個(gè)消費(fèi)者引起的社會(huì)邊際成本為零．或者說．一定量的公共物品按零邊際成本為消費(fèi)者提供利益或服務(wù)公共檔案館館藏檔案的主體是各級(jí)政府、社會(huì)組織和個(gè)人在各類政務(wù)活動(dòng)中形成的原始的信息記錄。政務(wù)活動(dòng)具有公共性．是最重要的公共活動(dòng)．因此其產(chǎn)生的記錄也具有公共性。即這些檔案屬于公共物品從內(nèi)容上來看．檔案具有信息和知識(shí)屬性．檔案的利用對(duì)檔案內(nèi)容沒有損耗。從載體上來看，檔案的利用會(huì)造成一定損耗．但這可忽略不計(jì)．況且這種損耗可以通過檔案的數(shù)字化來彌補(bǔ)。
公共檔案館屬于非政府組織，所謂非政府組織，即組織本身并不具有行政權(quán)力的公共組織與政府組織相比較．非政府組織的最大特點(diǎn)是非強(qiáng)制性和服務(wù)性。公共檔案館屬于公共文化事業(yè)單位．本身沒有行政權(quán)力。其職能通過國家授權(quán)才能獲得。我國檔案行政權(quán)主要是由各級(jí)檔案局行使。因此，公共檔案館的性質(zhì)從新公共管理的角度可以界定為：負(fù)責(zé)作為公共物品檔案的管理并提供服務(wù)的非政府公共文化組織。
1．2公共檔案館的主要職能：為公眾最大限度提供檔案利用服務(wù)
“職能”是“工作職責(zé)”、“工作范圍”的濃縮用語。管理與服務(wù)是公共檔案館職能的兩個(gè)車輪．管理是基礎(chǔ)．服務(wù)是根本公共檔案館的檔案服務(wù)包括以下兩點(diǎn)基本內(nèi)涵：
1．2．1公眾為本。新公共理論理念下，公共組織產(chǎn)生和存在的一個(gè)重要目的就是提供公共服務(wù)．實(shí)現(xiàn)公共利益。所謂以公眾為本．就是公共檔案館必須以滿足社會(huì)公眾的檔案需求為本這是公共檔案館公共性本質(zhì)特征最集中的反映．也是貫穿公共檔案館工作全過程的基本要求這一基本原則有以下規(guī)定：社會(huì)成員的檔案需求是多元的這就需要公共檔案館以公眾的檔案基本需求為準(zhǔn)繩．研究檔案利用規(guī)律．并使公眾需要的檔案進(jìn)入管理范疇．確立檔案工作的管理目標(biāo)來開展檔案管理工作
1．2．2服務(wù)至上。目前．我國處在全面建設(shè)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)期．市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的核心在于尊重行為主體基本權(quán)利尤其是自利權(quán)利．通過提供一定的環(huán)境或條件．讓行為主體合乎規(guī)范的自利行為在實(shí)現(xiàn)自身利益的同時(shí)增進(jìn)整個(gè)社會(huì)利益．因而公共事業(yè)管理主體必須順應(yīng)管理對(duì)象的意志和愿望來實(shí)施職能行為，為他們需求的滿足提供充分的條件。公共檔案館服務(wù)的目的也就應(yīng)由“最大限度地滿足利用者的檔案信息需求”拓展為“實(shí)現(xiàn)和維護(hù)公民、法人和其他組織的根本利益”
基于此．公共檔案館不但要擴(kuò)大服務(wù)對(duì)象．而且要主動(dòng)服務(wù)：主動(dòng)服務(wù)的對(duì)象不僅包括政府部門、研究者．也包括普通公民：服務(wù)的內(nèi)容不僅包括提供檔案原件．也包括提供問題分析報(bào)告以及建設(shè)性解決方案等：服務(wù)方式不僅包括實(shí)地查閱，也包括遠(yuǎn)程查詢、專題服務(wù)和咨詢服務(wù)等。公共檔案館不僅提供單一的檔案信息服務(wù)．還包括提供已公開現(xiàn)行文件在內(nèi)的政府信息公開
2從電子政務(wù)角度來看
在一定程度上．電子政務(wù)是信息技術(shù)與政務(wù)管理的結(jié)合。目前，我國的電子政務(wù)總體成熟度還比較低為推動(dòng)公共服務(wù)改革．進(jìn)一步擴(kuò)大民主，我國制定了加大電子政務(wù)建設(shè)的戰(zhàn)略決策電子政務(wù)的內(nèi)容非常廣泛．根據(jù)國家政府所規(guī)劃的項(xiàng)目來看．電子政務(wù)主要包括以下幾個(gè)方面：1．政府間的電子政務(wù)：電子公文系統(tǒng)、電子法規(guī)政策系統(tǒng)、電子財(cái)政管理系統(tǒng)、電子培訓(xùn)系統(tǒng)、業(yè)績?cè)u(píng)價(jià)系統(tǒng)等；2．政府對(duì)企業(yè)的電子政務(wù)：電子采購與招標(biāo)、電子稅務(wù)、電子證照辦理、信息咨詢服務(wù)、中小企業(yè)電子服務(wù)等；3．政府對(duì)公民的電子政務(wù)：教育培訓(xùn)服務(wù)、就業(yè)服務(wù)、電子醫(yī)療服務(wù)、社會(huì)保險(xiǎn)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、公民信息服務(wù)、公民電子稅務(wù)、電子證件服務(wù)等。
由于公共檔案館不屬于政務(wù)系統(tǒng)．因此其館藏檔案信息化不屬于電子政務(wù)的概念范疇但是公共檔案館是政務(wù)系統(tǒng)檔案的保管基地．而電子政務(wù)建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程．信息化應(yīng)是全面的信息化．如果發(fā)生聯(lián)系的雙方之間存在數(shù)字鴻溝．信息化的建設(shè)效果將會(huì)大打折扣．因此公共檔案館也要加強(qiáng)信息化建設(shè)。究其實(shí)質(zhì)，公共檔案館信息化主要由信息技術(shù)革命這一原動(dòng)力推動(dòng)
2．1公共檔案館檔案信息化建設(shè)不是其工作職能的擴(kuò)展
公共檔案館信息化是其管理與提供利用服務(wù)的應(yīng)有之義．其本質(zhì)并沒有變化。變化的只是手段。有人把信息化作為檔案館職能的擴(kuò)展或創(chuàng)新．這是值得商榷的。公共檔案館的職能是由其性質(zhì)決定的．應(yīng)有一定的穩(wěn)定性。而信息技術(shù)的發(fā)展是時(shí)代性的．新的技術(shù)發(fā)現(xiàn)與采用可能會(huì)使信息技術(shù)貶值甚至走向歷史。
2．2公共檔案館要主動(dòng)做好信息化建設(shè)．并為電子政務(wù)建設(shè)提供支持
公共檔案館信息化建設(shè)主要包括自身的信息化建設(shè)，以及為配合其他部門而做的信息化相關(guān)工作。
2．2．1公共檔案館自身信息化建設(shè)內(nèi)容。主要包括：檔案館辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、館藏檔案數(shù)字化、電子文件歸檔和電子 檔案管理、檔案目錄數(shù)據(jù)庫、多媒體檔案數(shù)據(jù)庫和專題數(shù)據(jù)庫以及檔案網(wǎng)站的建設(shè)以及數(shù)字檔案安全等在信息化建設(shè)中一定要重視與檔案數(shù)字化相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)化工作．特別是增量電子文件的標(biāo)準(zhǔn)。
2．2．2公共檔案館配合電子政務(wù)建設(shè)應(yīng)做的支持性工作。在政府間電子政務(wù)方面．公共檔案館應(yīng)該做好兩方面的工作：第一．提前介入電子公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)．從政務(wù)電子文件的歸檔以及長久保存的角度提出合理化建議。第二。提供館藏檔案信息．為政府決策服務(wù)
在政府對(duì)企業(yè)方面．公共檔案館主要應(yīng)參與其所產(chǎn)生公務(wù)檔案的接收．以及向企業(yè)提供經(jīng)濟(jì)政策、法律法規(guī)方面的檔案．為企業(yè)服務(wù)
在政府對(duì)公民個(gè)人方面．公共檔案館主要應(yīng)參與對(duì)公民的教育．為政府對(duì)公民的教育．特別是國情、省情、市情教育方面提供原始資料。
在政府對(duì)企業(yè)、政府對(duì)公民兩個(gè)方面，公共檔案館所參與的內(nèi)容都是在傳統(tǒng)環(huán)境下公共檔案館的工作內(nèi)容。考慮到系統(tǒng)性．筆者故在此述及。
3從知識(shí)管理角度來看
知識(shí)管理是近十幾年來興起的一種管理范式．由于利益的驅(qū)動(dòng)，首先應(yīng)用于企業(yè)的知識(shí)保護(hù)、創(chuàng)新。知識(shí)管理是指綜合運(yùn)用組織、文化、戰(zhàn)略、流程、技術(shù)等手段．通過建立基于組織業(yè)務(wù)內(nèi)容和職能的知識(shí)挖掘和知識(shí)共享體系．以最大化對(duì)知識(shí)及有知識(shí)的人的尊重．最大化組織知識(shí)的價(jià)值．從而提高組織的應(yīng)變和創(chuàng)新能力．保持并提高組織核心競(jìng)爭(zhēng)力的管理變革知識(shí)管理的興起給公共檔案館提出了新的要求．公共檔案館的諸項(xiàng)工作內(nèi)容都要深化
3．1加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，建立檔案知識(shí)庫．深化公共檔案館管理職能
經(jīng)濟(jì)全球化的發(fā)展以及我國成功加入WTO．對(duì)我國政府決策的科學(xué)性與效率提出了更高的要求．我國政府掌握著全國80％左右的信息資源．其中絕大部分由公共檔案館管理。因此．公共檔案館館藏檔案信息資源對(duì)于我國信息資源的開發(fā)與利用至關(guān)重要。
目前．我國的檔案信息化工作取得了初步成效．很多公共檔案館建立了檔案目錄數(shù)據(jù)庫．但仍存在不足：1．條塊分割，缺乏宏觀管理和協(xié)調(diào)。2．類型單一．品種不足。在我國已建成的檔案數(shù)據(jù)庫中，多以文字型數(shù)據(jù)庫為主．而其中又多數(shù)是目錄數(shù)據(jù)庫，全文型、事實(shí)型、指南型、字典型數(shù)據(jù)庫相對(duì)較少。單機(jī)、脫機(jī)使用的數(shù)據(jù)庫多。聯(lián)網(wǎng)使用的少，共享程度低。3．規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化程度不高。由于各檔案館只滿足于自建自用的應(yīng)用要求．沒有統(tǒng)一的規(guī)范．也沒有執(zhí)行統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)．從而造成數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用受到嚴(yán)重的限制．各種數(shù)據(jù)庫軟件的兼容性很差．轉(zhuǎn)換困難．因而交流的范圍與程度受到較大的制約數(shù)據(jù)庫的這些缺點(diǎn)成為檔案資源網(wǎng)上建設(shè)的不利因素。要解決這一問題．檔案行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)協(xié)調(diào)、控制、監(jiān)督職能．而檔案館之間應(yīng)加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的溝通與合作
從信息資源建設(shè)和技術(shù)的角度來講．知識(shí)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容是建設(shè)知識(shí)庫知識(shí)庫(KnowledgeBase)是知識(shí)工程中結(jié)構(gòu)化、易操作、易利用、全面有組織的知識(shí)集群，是針對(duì)某一(或某些)領(lǐng)域問題求解的需要，采用某種(或若干)知識(shí)表示方式在存儲(chǔ)器中存儲(chǔ)、組織、管理和使用的互相關(guān)聯(lián)的知識(shí)片集合對(duì)于公共檔案館來說即建設(shè)檔案知識(shí)庫．而檔案數(shù)據(jù)庫是建設(shè)檔案知識(shí)庫的基礎(chǔ)檔案知識(shí)庫要求建設(shè)文件級(jí)檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫．這對(duì)于文件的關(guān)聯(lián)度、結(jié)構(gòu)化要求更高。這樣，知識(shí)管理系統(tǒng)對(duì)相關(guān)內(nèi)容的檔案才能夠進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘．提煉出對(duì)決策有利的結(jié)論
知識(shí)管理不但對(duì)檔案的質(zhì)量提出了更高的要求．對(duì)檔案知識(shí)庫內(nèi)的檔案數(shù)量也有更高的要求，因?yàn)樨S富的檔案信息才可以保證決策的全面性和準(zhǔn)確性因此公共檔案館除采取網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)歸檔以提高檔案的數(shù)量外．還要向社會(huì)征集相關(guān)檔案．以使公共檔案館館藏檔案反映政府職能中經(jīng)濟(jì)調(diào)節(jié)、市場(chǎng)監(jiān)管、社會(huì)管理和公共服務(wù)的全貌
3．2建立專家系統(tǒng)．提供檔案咨詢服務(wù)。深化公共檔案館服務(wù)職能
在服務(wù)職能方面．知識(shí)管理要求公共檔案館提供檔案服務(wù)的產(chǎn)品化、智能化。長期以來，我國公共檔案館充當(dāng)?shù)氖恰皞}庫保管員”的角色．服務(wù)停留在“保存?zhèn)洳椤钡臓顟B(tài)．提供的檔案孤立性強(qiáng)，關(guān)聯(lián)度及與問題的相關(guān)度不大知識(shí)與信息的區(qū)別在于．知識(shí)是與人的行動(dòng)相關(guān)聯(lián)的，即能夠直接指導(dǎo)人的行動(dòng)．這就要求公共檔案館檔案服務(wù)能夠提供定型的、綜合的檔案內(nèi)容．爭(zhēng)取做到“一站式”服務(wù)。為滿足這一要求．在檔案信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，要建立基于檔案全文數(shù)據(jù)庫的專家系統(tǒng)。專家系統(tǒng)(Expert System)是一個(gè)具有智能特點(diǎn)的計(jì)算機(jī)程序．它的智能化主要表現(xiàn)為能夠在特定的領(lǐng)域內(nèi)模仿人類專家思維來求解復(fù)雜問題因此．專家系統(tǒng)必須包含領(lǐng)域?qū)＜业拇罅恐R(shí)．擁有類似人類專家思維的推理能力，并能用這些知識(shí)來解決實(shí)際問題公共檔案館專家系統(tǒng)應(yīng)具有以館藏檔案為基礎(chǔ)．利用人類專家思維的推理能力，提供知識(shí)解決實(shí)際問題的功能。
知識(shí)管理還要求公共檔案館開展檔案咨詢服務(wù)。在我國檔案學(xué)論著和教材中有“咨詢”的概念，但僅限于“參考咨詢”的范疇“檔案館(室)的參考咨詢工作．是檔案工作人員以根據(jù)檔案解答問題的方式．向利用者提供檔案信息及有關(guān)情報(bào)的一項(xiàng)服務(wù)工作”從定義可以看出，這種參考咨詢工作．具有很強(qiáng)的被動(dòng)性，且服務(wù)深度不夠。檔案咨詢是指在維護(hù)國家利益的前提下．檔案咨詢服務(wù)機(jī)構(gòu)運(yùn)用以檔案專業(yè)知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)為主的知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)，根據(jù)委托者的要求．提出有關(guān)檔案咨詢項(xiàng)目的數(shù)據(jù)、資料、調(diào)研報(bào)告、建議方案等。供委托者參考。它應(yīng)包含以下服務(wù)：
3．2．1檔案專業(yè)基本知識(shí)咨詢服務(wù)主要向社會(huì)提供檔案專業(yè)基本知識(shí)，如有關(guān)檔案、檔案公布、檔案信息資源布局等方面問題的咨詢。
3．2．2檔案信息咨詢服務(wù)。根據(jù)委托者提供的專題，在充分研究該專題的基礎(chǔ)上．向委托者提供以檔案信息為主，并輔以建設(shè)性解決方案的信息服務(wù)。
3．2。3檔案管理咨詢服務(wù)主要向企、事業(yè)單位提供檔案收集、整理、鑒定、保管、編目、編研、檢索、利用等方面的咨詢。也包括檔案館(室)選址、檔案管理軟件應(yīng)用等方面的咨詢
一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段
現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點(diǎn)內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會(huì)計(jì)核算電算化開始，應(yīng)用商品化的會(huì)計(jì)軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會(huì)計(jì)核算電算化的基礎(chǔ)上完成財(cái)務(wù)管理電算化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助完成財(cái)務(wù)分析和編制財(cái)務(wù)計(jì)劃。隨后，把計(jì)算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購、銷售、庫存及人事管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于生產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計(jì)算機(jī)化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對(duì)正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。
現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。
檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。
總之，在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。
二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段
由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個(gè)階段，所以任何一階段應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅會(huì)對(duì)另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于，現(xiàn)行文件和檔案自動(dòng)化管理子系統(tǒng)之間的接口。現(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同。
不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對(duì)現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。
三、電子文件階段
電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應(yīng)用工程工作會(huì)議，會(huì)上宋健主任指示：這件工作要請(qǐng)國家技術(shù)監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會(huì)議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)、歸檔及管理要求》試行稿國家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個(gè)企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會(huì)。該會(huì)的中心議題是對(duì)《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動(dòng)化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計(jì)研究院中國兵器工業(yè)第五設(shè)計(jì)研究院召開了CAD電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)技術(shù)宣講演示會(huì)。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學(xué)術(shù)研討會(huì)”。可見，有關(guān)電子文件及其管理問題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。
關(guān)于什么是電子文件，美國聯(lián)邦管理法規(guī)對(duì)其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義。”⑥國際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)的定義為“電子文件是一種通過數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機(jī)讀文件入手。
機(jī)讀文件僅指計(jì)算機(jī)識(shí)別的文件最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個(gè)階段的差異，有助于深入認(rèn)識(shí)電子文件的形成和管理特點(diǎn)。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：
其一，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計(jì)算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)讀到另一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復(fù)制和識(shí)別是機(jī)讀文件的主要特點(diǎn)。在這一階段，計(jì)算機(jī)讀出的文件不是由計(jì)算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計(jì)算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。
其二，管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對(duì)原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。
其三，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。
其四，管理者的構(gòu)成。在機(jī)讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是文獻(xiàn)信息管理者構(gòu)成的主體，而且文獻(xiàn)信息管理者是獨(dú)立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發(fā)人員和載體維護(hù)人員將是文獻(xiàn)信息管理者的構(gòu)成主體，但文獻(xiàn)信息管理者將不再是獨(dú)立的群體，文獻(xiàn)信息管理者已不能獨(dú)立承擔(dān)起文獻(xiàn)信息管理職能。文獻(xiàn)信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻(xiàn)信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開發(fā)人員的有機(jī)結(jié)合和共同努力。
一、安全保障：相關(guān)法律法規(guī)暫不完善
對(duì)于信息資源管理的重視最先興起與國外，這也就在時(shí)間上直接領(lǐng)先于我國，信息化程度建設(shè)尤其以歐美最為突出，這也就決定了其在電子檔案管理領(lǐng)域領(lǐng)先于世界先進(jìn)水平。歐美國家之所以能夠不斷提高其信息化管理的水平程度，很大原因在于國家對(duì)于信息資源的重視，以制定符合自身發(fā)展需求的法律法規(guī)來保障電子檔案的安全，確保電子檔案管理工作的有效運(yùn)行。以美國為例，其制定的有關(guān)電子檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)適用于政府、組織、個(gè)人的電子檔案信息，并督促政府對(duì)于公眾信息的公開，以《信息自由法》保障公民的信息自由和國家的信息安全，以《陽光政府法》（又名《聯(lián)邦公開會(huì)議法》）來確保政府信息的公開程度，切實(shí)保障公民的知情權(quán)和參與權(quán)；此外，針對(duì)于個(gè)人的電子信息檔案安全，政府還出臺(tái)了《信息安全法》來對(duì)“國家安全系統(tǒng)”進(jìn)行概念界定，授權(quán)各管理部門行使國家信息安全管理職責(zé)，并嚴(yán)懲非法侵入、盜用合法信息的犯罪行為，切實(shí)保障電子檔案建設(shè)的有效推行。此外，美國還對(duì)社會(huì)電子檔案建設(shè)進(jìn)行規(guī)劃引導(dǎo)，以撥款推行“電子政務(wù)計(jì)劃”來保護(hù)國家信息資源的安全。相比較歐美，我國的電子檔案管理相關(guān)法律法規(guī)盡管已經(jīng)逐漸步入法制化進(jìn)程，但對(duì)于信息的分類和界定尚不明確，現(xiàn)目前頒布的一系列法律法規(guī)（如《計(jì)算機(jī)病毒防治管理辦法》、《互聯(lián)網(wǎng)電子公告服務(wù)管理規(guī)定》、《金融機(jī)構(gòu)信息計(jì)算機(jī)信息安全保護(hù)工作暫行規(guī)定》等）主要側(cè)重于對(duì)互聯(lián)網(wǎng)信息安全的保護(hù)，而對(duì)于大概念下的電子檔案建設(shè)管理未有具體的法律法規(guī)保障，對(duì)電子檔案的憑證依據(jù)作用沒有明確的法律規(guī)范，法律效力較弱，立法體系較不完善，并且在缺乏統(tǒng)一的立法指導(dǎo)之下，各級(jí)政府以行政立法程序的啟動(dòng)促使了重行政立法、輕權(quán)力機(jī)關(guān)立法的現(xiàn)象產(chǎn)生，直接導(dǎo)致了法律效力的薄弱，無法以明確的法律思想來指導(dǎo)立法工作的展開。
二、理念指導(dǎo)：未能形成獨(dú)具特色的管理理念
電子檔案建設(shè)與管理本身是一項(xiàng)耗資巨大、工程復(fù)雜的大工程，要做到電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合管理，以二者的優(yōu)化結(jié)合的管理理念來指導(dǎo)管理工作，從而確保檔案信息之間的優(yōu)化互補(bǔ)，既能確保檔案信息的原始性和真實(shí)性，又能確保其存儲(chǔ)壽命和無限擴(kuò)大的存儲(chǔ)空間，實(shí)現(xiàn)共享、加快傳播、方便管理。整合管理有利于提取電子檔案和紙質(zhì)檔案兩者的精華，實(shí)現(xiàn)安全的檔案屬性轉(zhuǎn)化，推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，推動(dòng)檔案建設(shè)信息社會(huì)化、信息公開程度地不斷提高。與國外先進(jìn)的管理理念相比較，我國現(xiàn)階段所采用的電子檔案管理理念已經(jīng)無法適應(yīng)于快速發(fā)展的電子檔案建設(shè)管理的需求，其無法做到保障電子檔案信息內(nèi)容的真實(shí)，無法保障電子檔案信息的安全，無法保障電子檔案快速傳播、方便管理、安全利用，因此結(jié)合國外先進(jìn)的管理理念，我國在管理理念的建設(shè)上亟需革新。
1.實(shí)施前端控制和全程管理這是一種提高電子檔案建設(shè)效率和管理效率的科學(xué)管理理念，要求在建設(shè)初級(jí)階段便要對(duì)電子檔案管理進(jìn)行督促和全程跟蹤規(guī)劃，并鑒定檔案的價(jià)值，以歸檔標(biāo)識(shí)來確保檔案信息的安全，并方便了后期對(duì)于檔案的利用，有效地防止了紙質(zhì)檔案在運(yùn)輸和輸入過程中的遺失、破損、泄露等事件的發(fā)生。
2.加強(qiáng)檔案控制在檔案建設(shè)時(shí)就要對(duì)電子檔案進(jìn)行分類規(guī)范，要明確其歸檔范圍、檔案價(jià)值、形成時(shí)間及方式等具體明細(xì)，以確保后期被管理者失誤刪除和更改等事件發(fā)生，從而保障電子檔案的信息安全，并且能夠方便管理人員的鑒別、保管和檢索尋找。
三、運(yùn)行漏洞：管理模式上的弊端
機(jī)構(gòu)自行分散管理模式和檔案館集中管理模式是現(xiàn)目前國外電子檔案管理的主要管理模式，并且無論是在機(jī)構(gòu)自行分散管理模式下還是在檔案館集中管理模式之下都采用了文檔一體化的管理方式，將文件工作與檔案工作整合成一個(gè)系統(tǒng)，以統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、工作制度、工作程序，以統(tǒng)一的控制中心來對(duì)紙質(zhì)文檔進(jìn)行處理并對(duì)電子檔案進(jìn)行管理，從而實(shí)現(xiàn)了檔案管理的整體優(yōu)化，減少了不必要的勞動(dòng)力，切實(shí)提高了檔案建設(shè)和檔案管理的高效，并促使系統(tǒng)發(fā)揮其最大工效。文檔一體化系統(tǒng)的構(gòu)建將原本分散開來的電子郵件、文件管理模塊、檔案管理模塊三者有機(jī)的結(jié)合在了一起，通過計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)了對(duì)電子檔案建設(shè)和管理的全程自動(dòng)化管理和高度智能化。其在系統(tǒng)內(nèi)部形成了一個(gè)精練、簡便的具有實(shí)際效益的工作流程，明確了電子檔案建設(shè)各環(huán)節(jié)間的關(guān)系，使得管理更具有條例和規(guī)范，便于管理的有效實(shí)施。我國現(xiàn)目前在電子檔案管理模式上尚未有明確的模式定論，側(cè)重于機(jī)構(gòu)內(nèi)部電子檔案管理，但對(duì)于地區(qū)乃至全國范圍內(nèi)的檔案整體管理尚未有進(jìn)一步的深入，因此可以看出電子檔案建設(shè)和管理工作是艱難且巨大的，現(xiàn)代化信息檔案建設(shè)還需要不斷的深入，并將面臨各種各樣的困難和挑戰(zhàn)。
作者：王芬香單位：黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院
一、來源原則在電子檔案時(shí)代對(duì)電子檔案管理的意義和作用
1.來源原則體現(xiàn)了電子文件形成的相互關(guān)系
檔案實(shí)體根據(jù)來源原則的要求進(jìn)行劃分，為了保證檔案實(shí)體之間的相互關(guān)聯(lián)，證明檔案之間并不是孤立存在的個(gè)體，就需要明確該檔案產(chǎn)生的來源，是由何人在何種環(huán)境下產(chǎn)生的，遵循來源原則才能將上述的問題搞清楚，每份文件之間或多或少都存在某種聯(lián)系，要想弄清其中的關(guān)系，我們必須要以來源原則為依托，保留相關(guān)的歷史文件，不能將檔案工作看作是雜亂無章的，毫無頭緒的管理工作。當(dāng)前的檔案管理人員已經(jīng)普遍認(rèn)識(shí)到這點(diǎn)問題，所以在實(shí)際的工作中，注重關(guān)聯(lián)性，將相似的、存在聯(lián)系的檔案規(guī)放在一起，這樣不僅能夠便于查找，也在無形之中體現(xiàn)出了檔案管理的來源原則。
2.來源原則仍是現(xiàn)代電子文件管理應(yīng)遵循的基本原理
來源原則曾經(jīng)深受美國相關(guān)工作者的重視，他們認(rèn)為來源原則在所有檔案管理原則中的地位不可動(dòng)搖，究其原因，是由于來源原則具有一般原則不具備的優(yōu)勢(shì)。其一，文件的完整性在該原則的幫助下得以保留；其二，更加體現(xiàn)出文件的重要性，使得文件的證據(jù)性得以保留；其三，為相關(guān)檔案工作者在整理、編目檔案的工作中提供可行性更強(qiáng)的指導(dǎo)方針。雖然來源原則在各個(gè)國家的應(yīng)用方面存在差異，但是總的核心思想是一致的，即“來源”。其承載著檔案管理的理論與實(shí)踐。在來源原則發(fā)展的過程中，并不是一帆風(fēng)順的，其同樣承受過大眾的不認(rèn)可，眾多批評(píng)性的指責(zé)，但是這些批評(píng)的聲音并不是針對(duì)來源原則本身的，而是涉及到如何應(yīng)用這一原則的。
3.來源原則在電子文件檢索系統(tǒng)設(shè)計(jì)和應(yīng)用上具有無可替代的指導(dǎo)作用
我們認(rèn)識(shí)到在過去的檔案管理發(fā)展歷程中，來源原則只應(yīng)用在實(shí)際的檔案管理中，并沒有涉及到電子化的管理，所以我們并不清楚來源原則是否同樣能夠應(yīng)用于電子檔案管理中。在1988年的國際檔案大會(huì)中提到了這樣的一個(gè)觀點(diǎn)，即檔案管理的進(jìn)步并不會(huì)影響到傳統(tǒng)檔案管理中的某些原則，這其中就包括來源原則。在后一階段的大會(huì)中還指出，來源原則經(jīng)過了眾多考驗(yàn)才成為檔案管理的基本原則，所以電子檔案的管理中依然適用來源原則，并且還能保證信息的完整與可靠性。其中具有兩個(gè)相對(duì)重要的原則，其一是外在的方面，其二是內(nèi)在的方面，也就是要正確分析檔案的內(nèi)容。
4.來源原則在電子文件時(shí)代仍是基本原則
雖然電子時(shí)代的到來為來源原則帶來一定沖擊，但是仍然不能撼動(dòng)其核心地位。相關(guān)人員可以將電子信息管理作為一項(xiàng)新的挑戰(zhàn)，檔案管理的發(fā)展不僅局限在同一個(gè)地區(qū)，在歐洲、美洲等眾多國家均有發(fā)源地，無論在哪個(gè)國家，來源原則都能夠輕易地應(yīng)對(duì)檔案管理工作中遇到的挑戰(zhàn)與難題，他們?cè)诓煌慕嵌扔∽C了來源原則的價(jià)值，并且將其發(fā)展下去，賦予檔案管理工作嶄新的生命力。所以在電子時(shí)代到來的這一階段，仍然可以適用來源原則，檔案管理人員積極的將文件進(jìn)行保管，進(jìn)而對(duì)其編目與使用。此時(shí)，同樣不能忘記來源原則的性質(zhì)，它并不是一個(gè)抽象的概念，而是在特殊的工作中所產(chǎn)生的某一實(shí)際概念。
二、來源原則在電子檔案運(yùn)行和管理中應(yīng)用
1.同一“來源”等同于文件的形成者及其組織機(jī)構(gòu)。但在電子文件大量出現(xiàn)并迅猛發(fā)展的情況下，隨著“重新組合”的概念和“海量處理”的操作日益普及和簡便，文件形成結(jié)構(gòu)、文件發(fā)生和流轉(zhuǎn)權(quán)限乃至文件信息經(jīng)常被重新組合，特別是那些來源不再嚴(yán)格對(duì)應(yīng)于現(xiàn)存的機(jī)關(guān)或組織機(jī)構(gòu)的大量電子文件，如何正確判定其來源變成為亟待解決的現(xiàn)實(shí)問題。
2.將“來源”等同于制發(fā)文件的資格權(quán)限。然而現(xiàn)實(shí)工作中往往存在著“授權(quán)”現(xiàn)象，比如跨部門之間需要授權(quán)制發(fā)機(jī)關(guān)名義的公文等，如果電子文件系統(tǒng)不對(duì)這種權(quán)限加以辨別，便難以劃分來源。
3.鑒定電子文件的來源和證據(jù)價(jià)值，須保存文件的所有原始信息。計(jì)算機(jī)輔助文件管理計(jì)劃以原文本為基礎(chǔ)，要求每份文件都配有簡介說明，并要求著錄項(xiàng)目覆蓋所有的相關(guān)信息。加拿大國家檔案館在這方面進(jìn)行了有益的嘗試：該館將館藏電子檔案分為兩類，電子純文本信息（如電子郵件、文字處理文件、備忘錄）和非純文本信息（數(shù)據(jù)庫、圖標(biāo)、記錄單等）。并根據(jù)文件的不同來源，制定了不同的整理著錄規(guī)則，主要內(nèi)容包括：其一，關(guān)于文件形成者的信息，如組織機(jī)構(gòu)、文件存放地點(diǎn)、成文日期及接收、存貯文件的日期等數(shù)據(jù)；其二，關(guān)于自動(dòng)化系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的信息，包括數(shù)據(jù)的目標(biāo)準(zhǔn)則和使用工具等；其三，關(guān)于數(shù)據(jù)內(nèi)容的信息，即數(shù)據(jù)的編目與相關(guān)聯(lián)系，現(xiàn)有的檢索工具、代碼一覽表等；其四、關(guān)于電子文件結(jié)構(gòu)的技術(shù)著錄：文號(hào)、硬件與應(yīng)用軟件、利用的狀況等。至此，我們不難發(fā)現(xiàn)，只有遵守來源原則，才能保持文件之間固有的歷史聯(lián)系。否則，檔案工作就會(huì)是任意的、主觀的和缺乏原則的。要確定電子文件和檔案的來源，不可僅要求完整地保護(hù)全宗與文件系列和按照原始順序進(jìn)行分類歸檔。要使電子文件及其運(yùn)行遵循來源原則，必須正確說明電子文件及其之間的原始聯(lián)系。同時(shí)，在分析文件形成者職能的基礎(chǔ)上對(duì)電子文件進(jìn)行管理是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，運(yùn)用來源原則意味著檔案工作者要識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，了解其在整個(gè)生命周期中文件組合的變化。
摘要：文章通過介紹居民電子健康檔案的概念、意義、居民電子健康檔案、區(qū)域衛(wèi)生信息化與慢性病信息管理平臺(tái)的國內(nèi)外發(fā)展情況，
>> 基于居民電子健康檔案的區(qū)域衛(wèi)生信息平臺(tái)的研究 電子健康檔案對(duì)慢性病管理的影響分析 居民電子健康檔案基礎(chǔ)下的區(qū)域衛(wèi)生信息平臺(tái)應(yīng)用分析 居民電子健康檔案區(qū)域計(jì)劃生育信息平臺(tái)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn) 居民電子健康檔案的信息化建設(shè)與管理 城鄉(xiāng)居民電子健康檔案信息平臺(tái)建設(shè)現(xiàn)狀、問題及對(duì)策研究 社區(qū)慢性病的健康管理 慢性病的健康管理 淺談慢性病的健康管理 淺談基于居民健康檔案的區(qū)域衛(wèi)生信息平臺(tái)建設(shè) 居民電子健康檔案的應(yīng)用情況分析 居民電子健康檔案數(shù)據(jù)的采集工作分析 規(guī)范居民電子健康檔案 居民電子健康檔案建立的作用與應(yīng)用管理探討 關(guān)于建立全國人口電子健康信息管理系統(tǒng)的分析 基于云計(jì)算的區(qū)域電子健康檔案服務(wù)系統(tǒng)研究 基于云計(jì)算的電子健康檔案平臺(tái)的構(gòu)建 運(yùn)動(dòng)與慢性病的健康管理 淺談社區(qū)慢性病的健康管理 慢性病康復(fù)患者的健康管理方案 常見問題解答 當(dāng)前所在位置：.
[23]胡哈力， 方俊嵐， 關(guān)世延等.社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)計(jì)算機(jī)三級(jí)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的體會(huì)[J].中國初級(jí)衛(wèi)生保健，2003，17（6）：42
[24]陶再平， 陳奇， 俞瑞釗. 三層結(jié)構(gòu)模型應(yīng)用的研究[J]. 電腦與信息技術(shù)， 1999， 7（6）：5-6
[25]何相成，朱代華，張彥B等.基于電子健康檔案的糖尿病管理研究[J].中國醫(yī)學(xué)創(chuàng)新，2012，9（18）：160-162
[26]張麗紅，李瑞杰，柳萍.基于網(wǎng)絡(luò)信息化社區(qū)一醫(yī)院一體化糖尿病管理模式的建立于成效[J].中國社區(qū)醫(yī)師，2011，8（13）：248-249.編輯/馮焱
【關(guān)鍵詞】 數(shù)字化 檔案 電子檔案 紙質(zhì)檔案 問題 對(duì)策
“電子檔案和紙質(zhì)檔案”中紙質(zhì)文件和電子文件的各自特點(diǎn)及其互補(bǔ)性紙質(zhì)文件是歸檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。紙質(zhì)文件是當(dāng)前信息存貯和傳播的主導(dǎo)介質(zhì)。紙質(zhì)文件以文字、圖形附著于紙質(zhì)載體，它所提供的信息可直接讀取，不可與載體分離。易于保持其原始性和真實(shí)性，保存壽命長；但其不易增刪，信息存貯量小，遠(yuǎn)距離傳播速度慢，共享性差。
一、電子檔案和紙質(zhì)檔案概念
所謂電子檔案和紙質(zhì)檔案是指文件歸檔后紙質(zhì)文件與電子文件二者的共存，也稱作“雙套歸檔”。電子檔案和紙質(zhì)檔案的實(shí)現(xiàn)，可以是對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化；也可以是對(duì)電子文件制作紙質(zhì)拷貝。雙套歸檔使同一份文件的紙質(zhì)版本和電子版本共同處于留存和可利用狀態(tài)。
兩套檔案的來源，主要包括兩個(gè)方面：一是隨著當(dāng)前辦公自動(dòng)化的應(yīng)用和普及所產(chǎn)生的大量電子文件和與之相伴的紙質(zhì)文件，按歸檔要求，需一并進(jìn)入檔案室并移交給檔案館；二是隨著數(shù)字檔案館的建設(shè)，現(xiàn)有檔案館藏紙質(zhì)檔案也將逐漸實(shí)行數(shù)字化，也會(huì)隨之產(chǎn)生大量電子檔案。此外，對(duì)某一機(jī)關(guān)而言，也不是機(jī)關(guān)的全部檔案都存在兩套的情況，而只有發(fā)文部分才會(huì)既有紙質(zhì)文件又有電子文件，收文卻只有紙質(zhì)文件，電子文件存放在對(duì)方發(fā)文機(jī)關(guān)。不過，當(dāng)全國所有機(jī)關(guān)間的辦公都實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化后，文件的傳輸和閱讀都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行時(shí)，就沒有這種區(qū)別了。但是，由于人們長期形成的閱讀紙質(zhì)文件的習(xí)慣，想必人們還會(huì)將機(jī)上文件下載轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件閱讀，這樣也將出現(xiàn)電子文件和紙質(zhì)文件并存的局面。
在信息化時(shí)代，特別是在當(dāng)前大力倡導(dǎo)建設(shè)數(shù)字化檔案館之時(shí)，檔案電子檔案和紙質(zhì)檔案問題有其必要性和特殊的意義。檔案電子檔案和紙質(zhì)檔案紙質(zhì)檔案雙套保存，主要是基于檔案的安全和利用的方便這兩個(gè)基本目的，但內(nèi)容和載體完全相同的檔案雙套保存，是一種重復(fù)保存。
二、電子檔案和紙質(zhì)檔案有其存在的必要性和合理性
“電子檔案和紙質(zhì)檔案”中紙質(zhì)文件和電子文件的各自特點(diǎn)及其互補(bǔ)性紙質(zhì)文件是歸檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。紙質(zhì)文件是當(dāng)前信息存貯和傳播的主導(dǎo)介質(zhì)。紙質(zhì)文件以文字、圖形附著于紙質(zhì)載體，它所提供的信息可直接讀取，不可與載體分離。易于保持其原始性和真實(shí)性，保存壽命長；但其不易增刪，信息存貯量小，遠(yuǎn)距離傳播速度慢，共享性差。電子文件是指在計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中生成的社會(huì)活動(dòng)記錄，即以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。電子文件增刪容易，存貯量大，易于快速遠(yuǎn)距離傳播信息，共享性強(qiáng)。它們具有更準(zhǔn)確、形象、生動(dòng)，以及最簡單的信息記錄方式和便于檢索、海量存儲(chǔ)等優(yōu)勢(shì)。電子文件自計(jì)算機(jī)誕生以來，特別是近十年計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)使之超過了除紙質(zhì)以外的任何現(xiàn)行文件。未來與紙質(zhì)文件并駕齊驅(qū)，乃至超過紙質(zhì)文件，將是必然的發(fā)展趨勢(shì)。但我們也應(yīng)認(rèn)識(shí)到電子文件具有易更改，安全性差，壽命短，原始性難以保證，長期保存困難很大等方面的不足。所以按其形成規(guī)律將二者有機(jī)銜接起來，取各自所長，避各自所短。
電子檔案和紙質(zhì)檔案有沒有存在的必要性和合理性，關(guān)鍵要看兩種檔案是否完全相同，能否相互取代。如果兩套檔案從內(nèi)容到載體形式都完全相同，電子檔案和紙質(zhì)檔案則是完全重復(fù)保存制，顯然是無此必要的，但如果兩套檔案只要在某方面存在差異，那電子檔案和紙質(zhì)檔案就不算重復(fù)保存制，該不該實(shí)行電子檔案和紙質(zhì)檔案就要做具體分析了。無論是電子檔案紙質(zhì)化還是紙質(zhì)檔案電子化后形成的兩套檔案，雖然兩者在內(nèi)容方面完全相同，但其載體形式和功能、效力卻有較大差異。
二、電子檔案和紙質(zhì)檔案面臨的問題與對(duì)策
信息化社會(huì)的到來，使得長期以來作為信息主要承載形式的檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)發(fā)生了巨大的變化，主要表現(xiàn)在由以紙張為介質(zhì)的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案正逐步向以磁盤、光盤等形式為介質(zhì)的電子文件過渡。但是由于當(dāng)前技術(shù)力量、設(shè)備配置、法律保障等問題不能得到同步發(fā)展，因此，在從現(xiàn)在開始的相當(dāng)長的時(shí)期內(nèi)，檔案工作將處于紙質(zhì)檔案與電子文件并存的階段。如何做好這一過渡時(shí)期基層檔案管理機(jī)構(gòu)的檔案管理工作，完成手工檔案管理向現(xiàn)代化檔案管理的過渡，是我們檔案工作者所面臨的全新課題。
兩套檔案的來源，主要包括兩個(gè)方面：一是隨著當(dāng)前辦公自動(dòng)化的應(yīng)用和普及所產(chǎn)生的大量電子文件和與之相伴的紙質(zhì)文件，按歸檔要求，需一并進(jìn)入檔案室并移交給檔案館；二是隨著數(shù)字檔案館的建設(shè)，現(xiàn)有檔案館藏紙質(zhì)檔案也將逐漸實(shí)行數(shù)字化，也會(huì)隨之產(chǎn)生大量電子檔案。此外，對(duì)某一機(jī)關(guān)而言，也不是機(jī)關(guān)的全部檔案都存兩套的情況，而只有發(fā)文部分才會(huì)既有紙質(zhì)文件又有電子文件，收文卻只有紙質(zhì)文件，電子文件存放在對(duì)方發(fā)文機(jī)關(guān)。
目前要明確而具體地劃定實(shí)行電子檔案和紙質(zhì)檔案的檔案范圍是極其困難的，本文無力完成這一重任，這需要我國檔案學(xué)界對(duì)此做深入的調(diào)研，特別是國家檔案局要盡快出臺(tái)有關(guān)方面的法規(guī)和規(guī)章。目前我們可以首先制定實(shí)行電子檔案和紙質(zhì)檔案的原則。筆者認(rèn)為，至少應(yīng)包括這方面：我國檔案部門在人力、物力和財(cái)力方面具有承受力，有利于檔案的安全保管和方便利用，所選檔案要有典型性和代表性。
電子文件與紙質(zhì)檔案并存的現(xiàn)實(shí)性。以紙張為介質(zhì)的紙質(zhì)檔案和以新型載體材料為介質(zhì)的電子檔案，二者之間各有自己的特點(diǎn)和不足，認(rèn)識(shí)和掌握各自的特點(diǎn)和存儲(chǔ)的規(guī)律，對(duì)調(diào)整和制定相應(yīng)的管理策略，改進(jìn)檔案管理模式，促進(jìn)檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化具有一定的指導(dǎo)作用。從電子文件產(chǎn)生起，直至最終取代紙質(zhì)文件是一個(gè)相當(dāng)長的歷史時(shí)期。在這段時(shí)期內(nèi)，電子文件和紙質(zhì)檔案將，優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，共同發(fā)揮“歷史的記憶”的作用。
參考文獻(xiàn)
[1] 彭堅(jiān).關(guān)于檔案“電子檔案和紙質(zhì)檔案”管理問題的探討[J].檔案學(xué)研究，2002，（1）.
一、電子文件的分類
以“載體的異同”劃分標(biāo)準(zhǔn)。可以把電子文件分為光盤文件，硬盤文件，軟盤文件和磁帶文件。（1）以“文件的不同用途”分，又可以把光盤文件，硬盤文件，軟盤文件，磁帶文件可分為程序文件和數(shù)據(jù)文件兩大類。程序文件是管理設(shè)備，生成數(shù)據(jù)文件的文件，數(shù)據(jù)文件是供人們利用加工的數(shù)據(jù)信息的集合，而程序文件又有系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件之分，以“文件內(nèi)數(shù)據(jù)的組合形態(tài)”為劃分標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)文件又有數(shù)據(jù)庫文件和非數(shù)據(jù)庫文件之件，數(shù)據(jù)庫文件內(nèi)的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)性強(qiáng)，非數(shù)據(jù)庫文件內(nèi)的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)性弱。（2）以“不同屬性”為劃分標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)庫文件又有FOXBASE數(shù)據(jù)庫，F(xiàn)OXPRO數(shù)據(jù)庫，ACOF3數(shù)據(jù)庫，OGOAL數(shù)據(jù)庫等。（3）而無論數(shù)據(jù)庫文件還是非數(shù)據(jù)庫文件，又有文本文件，超文本文件和純文本文件之分，文本文件帶有一定的格式，超文本文件是集文，像，聲于一體的多媒體文件，純文本文件是不帶格式的文本文件（4）以“數(shù)據(jù)的表現(xiàn)形式”為劃分標(biāo)準(zhǔn)，它有字符文伯，表格文件，圖文混排文件，數(shù)據(jù)庫文件，圖形文件，動(dòng)態(tài)影像文件與聲音文件之分。
二、當(dāng)前電子文檔管理面臨的挑戰(zhàn)
1.電子文件的原始件鑒別和保存、輸出形式的多元化。電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式。（1）電子文件易于修改，而且改動(dòng)后可以不留任何痕跡。（2）電子文件制作過程的虛擬化使得對(duì)其原件的界定難于實(shí)現(xiàn)。（3）電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，迫使電子文件必須不斷地適應(yīng)新的“生存環(huán)境”，這種適應(yīng)往往需要以自身結(jié)構(gòu)，格式的改變?yōu)榇鷥r(jià)。（4）電子文件不再具有固定的存儲(chǔ)載體，根據(jù)利用需要，人們可以采和不同的方式輸出。（5）電子文件不再具有特定的字跡。人們可以根據(jù)需要以不同的字體，字號(hào)以將電子文件輸出，無法從字跡上分辯其原始性。（6）目前電子文件的簽署技術(shù)還不普及，我們還不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。
2.電子檔案管理需要信息化技術(shù)的支持。對(duì)于電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，需要計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)據(jù)通信技術(shù)的協(xié)同管理，如果檔案管理人員不懂電子文件形成，存儲(chǔ)，傳輸，檢索，利用等技術(shù)，就無法對(duì)電子文件，電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案進(jìn)行管理，更無法達(dá)到長期保存和開發(fā)利用電子檔案的目的。此外，對(duì)于檔案管理人員來講，怎樣保證電子檔案的可存或可取性，可用性，可理解性，怎樣確定和保證電子檔案的開放年限，保密級(jí)別，以及怎樣解決跨館利用等問題，都是必須要面對(duì)和解決的問題。
三、檔案管理信息電子化的優(yōu)點(diǎn)
所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集，篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。其長處有（1）可以充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。（2）縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。（3）檔案信息電子化。可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加式工作受經(jīng)費(fèi)限制局面。（4）檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。（5）檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝。
四、加強(qiáng)檔案信息電子化的措施
1.實(shí)施電子文檔標(biāo)準(zhǔn)化管理。電子檔案管理是一項(xiàng)極其復(fù)雜的技術(shù)工程，與紙質(zhì)等載體檔案截然不同，所以一開始就要充分注意到電子檔案的各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)，法規(guī)，制度的建立。制定出本單位的電子檔案的管理規(guī)章和制度，制定統(tǒng)一的工作流程。
2.對(duì)電子文件的“原始性”概念進(jìn)行重新界定。電子文件的自身特點(diǎn)使我們無法采用與紙質(zhì)文件相同的標(biāo)準(zhǔn)和方法來判斷它的原始性，這就需要建立一個(gè)新的“原始性”概念。對(duì)于一份電子文件來說，只要它的內(nèi)容確確實(shí)實(shí)是當(dāng)時(shí)，由原作者撰寫或制作出來，此后從未修改過，我們就應(yīng)該承認(rèn)它是原始的。
3.加強(qiáng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)安全防護(hù)工作。首先要抓好信息存儲(chǔ)載體制成材料問題。嚴(yán)把電子文件制成材料質(zhì)量關(guān)，提高電子文件載體的保存壽命。一般應(yīng)存入光盤，最好不用磁盤存貯，二是要保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運(yùn)行安全，可設(shè)定登錄限制，使用文件權(quán)限和文件屬性等。三是做好數(shù)據(jù)庫備份工作，保證信息安全。罩要在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上安裝防毒軟件，預(yù)防病毒，防止網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)遭受到侵害，對(duì)電子檔案的管理也應(yīng)做到不壞，不丟，不散，不亂。
4.以人為本，建設(shè)復(fù)合型文檔管理人才資源。電子檔案管理，實(shí)質(zhì)是一項(xiàng)檔案技術(shù)工程的管理，電子文檔管理的發(fā)展趨勢(shì)，要求檔案專業(yè)人員必須成為既能從事現(xiàn)代文書的處理和檔案的管理，又難從事檔案，又能從事檔案，圖收，情報(bào)等綜合信息的管理，文檔案室管理人員既要掌握文書知識(shí)和又要具備檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，熟練地掌握電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)，數(shù)字通信技術(shù)等。
五、電子文檔管理的發(fā)展趨勢(shì)
1.信息內(nèi)容數(shù)碼化。電子文件是將文字，圖形，圖像，影像，聲音等信息，按照一定的格式轉(zhuǎn)換為數(shù)碼或符號(hào)，進(jìn)行存儲(chǔ)，傳輸，通過相應(yīng)的軟硬件技術(shù)還原后才能知曉。
2.文檔處理一體化。在電子文件形成階段，檔案人員要參與，進(jìn)行指導(dǎo)，使產(chǎn)生的電子文件能按歸檔要求歸檔，并能進(jìn)行統(tǒng)一管理和長期保存，同時(shí)還要了解具有長期保存價(jià)值的電子文件產(chǎn)生背景，設(shè)計(jì)思想，數(shù)據(jù)形式，以及相應(yīng)的電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)等。
【關(guān)鍵詞】辦公自動(dòng)化；醫(yī)院；檔案管理
隨著科技的發(fā)展和醫(yī)療衛(wèi)生體系的發(fā)展，我國醫(yī)院在管理水平上取得了長足進(jìn)步，辦公自動(dòng)化方式在醫(yī)院檔案管理中起到了重要作用，但同時(shí)，仍存在著諸多問題。如何充分利用辦公自動(dòng)化、克服當(dāng)下存在的問題，成為醫(yī)院檔案管理中需要重視的問題。
一、辦公自動(dòng)化的概念和特點(diǎn)
（一）概念。辦公自動(dòng)化是指利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行辦公室工作，實(shí)習(xí)信息交流、資料儲(chǔ)備、數(shù)據(jù)傳輸接收等，以提高辦公靈活性、精準(zhǔn)性和可靠性。辦公自動(dòng)化能夠?qū)崿F(xiàn)計(jì)算機(jī)同使用者之間的交流，是一種科技化交流管理方式。
（二）特點(diǎn)。在醫(yī)院檔案管理中，辦公自動(dòng)化具有其顯著特征：1.迅速精準(zhǔn)。醫(yī)院各部門對(duì)所記載資料進(jìn)行迅速錄入，能夠改善傳統(tǒng)人工操作的緩慢與誤差，使檔案管理更具時(shí)效性和精準(zhǔn)性，更加科學(xué)化、系統(tǒng)化，方便實(shí)時(shí)檢索查詢。2.資源共享性。辦公自動(dòng)化最大程度上利用了計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)信息共享系統(tǒng)，使檔案管理更具廣泛性和規(guī)范性，辦公自動(dòng)化能夠使各相關(guān)部門資料實(shí)現(xiàn)共享，加強(qiáng)了醫(yī)院各部門之間交流，利于提升辦公效率。3.儲(chǔ)存方式靈活。醫(yī)院文檔管理存儲(chǔ)方式由紙質(zhì)變?yōu)殡娮游臋n管理，增加里了對(duì)文本、圖像、視頻等多種直觀事物記錄，不斷節(jié)約了以往文檔管理所占用的空間，還增加了文檔儲(chǔ)存市場(chǎng)，延長文檔使用壽命，便于醫(yī)院資料長時(shí)期記錄。
二、醫(yī)院檔案管理辦公自動(dòng)化存在的問題
（一）文檔管理人員缺乏專業(yè)性。辦公自動(dòng)化是基于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行的辦公方式，要求文檔存儲(chǔ)方式更加多樣化，操作精準(zhǔn)。當(dāng)下我國醫(yī)院文檔管理人員還基于傳統(tǒng)文檔管理習(xí)慣和理念，缺乏現(xiàn)代化文檔管理專業(yè)知識(shí)和操作技能，缺少專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，不具備專業(yè)的文檔管理能力，只是單純掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)無法勝任這項(xiàng)工作。
（二）系統(tǒng)不完善。當(dāng)前我國醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)實(shí)用軟件較少，管理系統(tǒng)水平較低，不利于管理人員操作。醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)對(duì)醫(yī)院的針對(duì)性不強(qiáng)，融合度較差，與實(shí)際操作具有一定差距。同時(shí)，電子文件同電子檔案管理的轉(zhuǎn)化和錄入不具有連接性，給電子文件錄入造成一定阻礙。
（三)缺乏統(tǒng)一管理。辦公自動(dòng)化為人們工作帶來極大便利的同時(shí)也存在一定問題，例如文檔存儲(chǔ)一般只保留最終正式文件而不會(huì)保留原始文件，文檔的存儲(chǔ)類別和存儲(chǔ)方式不具備統(tǒng)一性，會(huì)造成數(shù)據(jù)庫檢索混亂，影響文獻(xiàn)資料搜索。
（四）缺乏安全性。辦公自動(dòng)化最大的問題在于其自身的安全隱患，電子文檔不具備固定形式，沒有特定的字跡和簽名等特殊標(biāo)記，易于修改，因此不具備個(gè)人權(quán)威性和標(biāo)志性，較比紙質(zhì)版更容易被改動(dòng)。同時(shí)自動(dòng)化文檔管理易被外來病毒侵入，造成檔案泄漏，數(shù)據(jù)混亂。電子病歷的安全涉及到病患的個(gè)人信息和隱私性，安全保密工作尤為重要。
三、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理辦公自動(dòng)化的策略與建議
（一）提高人員素質(zhì)。醫(yī)院應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，為管理人員提供更多的理論知識(shí)學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)和檔案系統(tǒng)操作實(shí)踐機(jī)會(huì)，制定相應(yīng)考核機(jī)制，激發(fā)管理人員競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)和工作熱情，落實(shí)醫(yī)院檔案管理工作，建立完善的檔案管理人員人力資源管理制度。
（二）完善檔案系統(tǒng)。醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)辦公自動(dòng)化檔案管理系統(tǒng)研究，設(shè)計(jì)符合醫(yī)院基本情況的管理軟件，建立檔案管理子系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子文件同電子檔案之間的有效連接，便于電子文件存儲(chǔ)轉(zhuǎn)化。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)進(jìn)行平臺(tái)搭建，實(shí)現(xiàn)各部門之間的資源共享，同時(shí)針對(duì)具體應(yīng)用建立檔案權(quán)限管理，提高檔案管理的適用性和針對(duì)性。
（三）制定管理標(biāo)準(zhǔn)。醫(yī)院檔案管理工作應(yīng)制定嚴(yán)格的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，保證其符合國家相關(guān)部門檔案管理規(guī)定，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況制定檔案管理分類方式和檢索查詢權(quán)限，使管理更具標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，嚴(yán)格要求管理人員按照文檔管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作。此外，針對(duì)醫(yī)院具體情況，調(diào)整和更新醫(yī)院檔案管理制度，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和修補(bǔ)，幫證文檔數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。
（四）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管。為了維護(hù)電子檔案管理安全性，醫(yī)院需要建設(shè)完整、可靠、精準(zhǔn)的檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，通過對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行加密、設(shè)置權(quán)限和設(shè)置防火墻等方式，加強(qiáng)文檔網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)和監(jiān)管力度，使用數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)對(duì)被破壞的數(shù)據(jù)進(jìn)行修補(bǔ)和維護(hù)。為防止人為違規(guī)操作進(jìn)行文檔更改，對(duì)重要的文檔建議進(jìn)行加密或特殊權(quán)限設(shè)置，尤為重要的文件建議采用紙質(zhì)版。醫(yī)院辦公自動(dòng)化安全直接影響到病患的個(gè)人安全和隱私安全，因此需要特別重視，病患信息的泄漏將直接影響醫(yī)院的權(quán)威性。
參考文獻(xiàn)：
[1]胡桂周，魯鴻.淺析醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中電子文件檔案管理的意義[J].中國病案，2013，11（2）：33~34.
[2]薛鵬.醫(yī)院自動(dòng)化辦公管理系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用的探討[J].創(chuàng)新科技，2013，21（7）：45.
[3]郭君南.淺談醫(yī)院文書檔案管理的辦公自動(dòng)化[J].黑龍江史志，2014，13（5）：79.
一、檔案（文檔）生命周期與連續(xù)體理論
1.文檔生命周期理論及其局限性。文檔生命周期已經(jīng)被視為一種理論，其概念是以提供操作紙質(zhì)文檔管理程序?yàn)榭蚣芎湍Ｐ汀Ｔ摾碚撜J(rèn)為，文檔不是靜態(tài)的，而是有自己的生命，它的生命類似生物有機(jī)體的成長階段與“年齡”之限。它們經(jīng)歷從出生（文檔創(chuàng)建或收集），成長為青年（記錄使用和維護(hù)），進(jìn)入老年（轉(zhuǎn)移到檔案庫記錄），然后死亡（到期銷毀）的演變。文檔的生命周期包括其當(dāng)前使用和最終的命運(yùn)，從產(chǎn)生到銷毀的全過程。根據(jù)文檔的內(nèi)容和價(jià)值不同，檔案會(huì)采取不同的保存期限，即壽命時(shí)間。而文檔是檔案的初始形式、生命之源，這是目前國內(nèi)外專家注重文檔管理的原因之一，即在檔案的生成階段就把好關(guān)。緊接著，它歷經(jīng)創(chuàng)建、維護(hù)、儲(chǔ)存、使用和處置等五種形式，形成一個(gè)完整的生命過程。同時(shí)在不同階段又表現(xiàn)出不同的作用和工作要求，這是一個(gè)通過分階段管理提升檔案整體質(zhì)量的過程。所以，每位檔案管理者必須首先了解文檔生命周期理論，以提高自己的有效管理能力。然而，文檔生命周期描述的并非文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律的全部[1]。近年來，生命周期的概念，一直受到很多負(fù)面的評(píng)論。首先，批評(píng)者指出，銷毀不一定是文檔的全部歸宿，有文檔不“死”現(xiàn)象，即無限期保留，因?yàn)橛谐掷m(xù)的價(jià)值存在。其次，在“三種年齡”的生命周期階段之間劃分，極容易憑借主觀判斷。其實(shí)文檔的生命周期不是單向的從幼變老，而是根據(jù)實(shí)際使用的需要、價(jià)值的轉(zhuǎn)變，會(huì)發(fā)生逆轉(zhuǎn)和反復(fù)，生命形式可能會(huì)打亂。文檔好比貨幣，可儲(chǔ)存，也可重復(fù)循環(huán)使用，他們會(huì)產(chǎn)生恢復(fù)活動(dòng)期，使用與存檔可能會(huì)多次交替。生命周期模型不存在重復(fù)階段，或者人為地省略某一階段。再者，文檔生命周期概念延續(xù)和記錄之間存在人為的區(qū)分，由于單位經(jīng)營宗旨和文檔保存文化等原因，專業(yè)視角之間檔案和記錄管理會(huì)發(fā)生區(qū)別。此外，生命周期概念的批評(píng)者也認(rèn)為，它過于集中記錄物理實(shí)體的操作任務(wù)，特別是那些紙質(zhì)文檔的保管。紙質(zhì)文檔依靠邏輯結(jié)構(gòu)，與紙質(zhì)的物理存儲(chǔ)相關(guān)聯(lián)，很大程度上局限于傳統(tǒng)的管理模式，缺乏現(xiàn)代創(chuàng)新。
2.連續(xù)體理論與信息通信技術(shù)的引入。而文檔管理早在20世紀(jì)80年代已快速引入信息和通信技術(shù)（ICT），檔案管理進(jìn)入了一個(gè)全新的實(shí)踐層面，產(chǎn)生了靈活辯證的生命周期模型。這種新模型的發(fā)明，被稱為連續(xù)體理論。該理論認(rèn)為，檔案和文檔管理責(zé)任之間沒有嚴(yán)格的界限。文檔有創(chuàng)建、修改、歸檔、使用等任意處理的權(quán)限，不局限于不同環(huán)節(jié)和先后順序，也不是被動(dòng)等待最終處理決定的文本。20世紀(jì)90年代通過LanMachean開發(fā)了記錄連續(xù)模型的可操作框架電子記錄管理程序。學(xué)者指出，電子環(huán)境能達(dá)到單憑理論和基于紙張的方法所無法實(shí)現(xiàn)的檔案管理模式，使檔案工作對(duì)象從靜態(tài)到動(dòng)態(tài)，能融會(huì)貫通，得到立體化處理。在行之有效的生命周期來看，文檔和檔案管理過程分明，有章有序，明確定義了文檔在每個(gè)階段的管理責(zé)任。在連續(xù)體理論中，通過記錄連續(xù)模型，文檔和檔案總是在被創(chuàng)建或編輯的狀態(tài)，即文檔管理被描述為交互式過程，貫穿于整個(gè)文檔的壽命。文檔生命周期和連續(xù)體模型的發(fā)展是檔案信息化的重要驅(qū)動(dòng)力，同時(shí)檔案信息技術(shù)的發(fā)展也為生命周期和連續(xù)體理論提供了先進(jìn)的技術(shù)條件。兩大模型的互補(bǔ)配合提供了一個(gè)積極合理的保存記錄的結(jié)構(gòu)，體現(xiàn)了電子文檔環(huán)境安全、有效、便捷的必然趨勢(shì)。它超越時(shí)間和空間，逐漸滿足企業(yè)、法律、社會(huì)、文化等需求管理。作為更為先進(jìn)的檔案管理辦法，通過現(xiàn)代模型構(gòu)建科學(xué)組織框架，對(duì)于檔案現(xiàn)代化與信息通信的融合發(fā)展具有重要的意義。
二、現(xiàn)代信息通信技術(shù)（ICT）應(yīng)用現(xiàn)狀
1.信息技術(shù)的創(chuàng)建、存儲(chǔ)、檢索與數(shù)字化趨勢(shì)。信息技術(shù)與通信技術(shù)相融合環(huán)境下，電子文檔的處理有著極高的要求。每一份文檔可分為三個(gè)端結(jié)，文件的形成是前端，處理、鑒定、整理、編目等具體管理是中端，永久保存或到期銷毀是末端。無論是圖案表格的繪制，還是文字的寫作修訂，文檔處理都脫離不了計(jì)算機(jī)。在此基礎(chǔ)上，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)創(chuàng)建電子數(shù)據(jù)庫、編發(fā)電子郵件、遠(yuǎn)程檢索與構(gòu)建移動(dòng)通信平臺(tái)、管理ICT基礎(chǔ)設(shè)施信息系統(tǒng)等，通過多措并舉，產(chǎn)生更有效的利用與管理。由于不同機(jī)構(gòu)保存和使用的主要數(shù)據(jù)和信息系統(tǒng)存在差異，信息系統(tǒng)（IS）集成部署系統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理則更有利于實(shí)現(xiàn)無縫傳遞和信息共享，從而打破不同檔案部門“信息不對(duì)稱”的局面，改善“信息孤島”現(xiàn)象。同時(shí)，該系統(tǒng)是由多個(gè)電子文檔組織路線，以不同的部門和個(gè)人根據(jù)具體工作需求進(jìn)行查詢和使用，這種積分式工作流程有效節(jié)約了財(cái)務(wù)和人力資源方面的成本。雖然針對(duì)龐大數(shù)據(jù)，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可能會(huì)導(dǎo)致冗余，但它可以消除員工對(duì)大批量物理文檔的恐懼。在數(shù)字化檔案管理中，盡管試圖改善信息通信能力，但關(guān)鍵基礎(chǔ)設(shè)施與目標(biāo)還是存在一定差距。這些差距和弱點(diǎn)與信息部門的推進(jìn)力度有關(guān)，也與檔案工作人員對(duì)新技術(shù)的運(yùn)用程度有關(guān)。尤其是研發(fā)和使用過程中未能解決數(shù)字檔案中的DRM數(shù)字版權(quán)管理，因此ICT技術(shù)的應(yīng)用實(shí)則依賴于基礎(chǔ)設(shè)施的存在，而相對(duì)高端設(shè)施的建設(shè)尚未熟練普及。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，現(xiàn)代電子政務(wù)、OA系統(tǒng)的運(yùn)用，QQ群、微信圈及電子商務(wù)建設(shè)的開展，各部門相應(yīng)建立了系統(tǒng)辦公網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，不僅最大限度地證明了信息和通信技術(shù)優(yōu)點(diǎn)，而且也在不斷探索與實(shí)踐中，將現(xiàn)代信息技術(shù)的功能推向優(yōu)化。2.有效的檔案管理方式在實(shí)踐中改進(jìn)。在ICT的支持下，檔案管理已經(jīng)從基本的紙張文件的存儲(chǔ)向眾多電子、計(jì)算機(jī)的數(shù)字化管理過渡。“云計(jì)算”的引入將全面豐富現(xiàn)代文檔管理模式，以其提供速度快、精準(zhǔn)度高、查詢靈活、呈現(xiàn)方式多樣等優(yōu)勢(shì)，在世界范圍內(nèi)被迅速接受并作為關(guān)鍵信息管理與溝通工具。此外，在檔案管理中使用電子系統(tǒng)，可以節(jié)省文件存儲(chǔ)空間，利用電子方式查詢也可減少紙質(zhì)文檔的物理磨損。計(jì)算機(jī)中的檔案管理，以強(qiáng)大的存儲(chǔ)、檢索、訪問、使用功能，增強(qiáng)了安全性和便捷度，也便于人檔溝通和信息交流。盡管如此，他們也面臨一些挑戰(zhàn)。如由于技術(shù)的飛速變化，檔案記錄越來越依靠計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)，增強(qiáng)了軟硬件故障所造成的數(shù)據(jù)失真或丟失風(fēng)險(xiǎn)。而在處理文件時(shí)人為的改寫、剪切和粘貼、發(fā)送到另一端等，操作失誤也會(huì)影響數(shù)據(jù)的真實(shí)性和系統(tǒng)的完整性。盡管如此，這些缺點(diǎn)并不會(huì)貶低信息與通信技術(shù)在檔案領(lǐng)域已發(fā)揮的顯著作用。在電子檔案的時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案實(shí)體服務(wù)已不能滿足人們復(fù)雜的用檔需求，任何一種有意義的文檔都無法忽略信息和通信技術(shù)所帶來的有效記錄管理。三、當(dāng)前信息技術(shù)環(huán)境下文檔運(yùn)用與服務(wù)1.信息通信推送技術(shù)成為服務(wù)的主功能。當(dāng)前信息技術(shù)的飛速發(fā)展拉近了人與人之間信息的交流，傳遞方式的嬗變，也進(jìn)一步完善與提升了檔案信息服務(wù)中技術(shù)體系的應(yīng)用水平。信息通信推送技術(shù)成為服務(wù)的主功能，比如“云計(jì)算”文檔存儲(chǔ)功能與數(shù)字化對(duì)接，OA系統(tǒng)、電子郵箱等文檔信息傳遞對(duì)接，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)信息咨詢、留言，電子政務(wù)與公文流轉(zhuǎn)，網(wǎng)站信息查詢、文件下載、轉(zhuǎn)移鏈接、用戶對(duì)話等推送與互動(dòng)功能。網(wǎng)絡(luò)信息溝通工具具有集成化和開放性等特點(diǎn)。為了提供高速、快捷，不受地理、時(shí)空限制的服務(wù)，各種信息技術(shù)資源必須加以整合，才能達(dá)到系統(tǒng)優(yōu)化的效果。但是在實(shí)際操作中，由于網(wǎng)站服務(wù)平臺(tái)和服務(wù)體系的更新周期較長，服務(wù)還是以被動(dòng)的信息咨詢反饋為主，缺乏主動(dòng)的信息推送服務(wù)。總的來說，還是存在先進(jìn)信息技術(shù)研發(fā)滯后、技術(shù)應(yīng)用不全面、兼容不夠等問題。因此，在未來除注重終端信息技術(shù)的研發(fā)和使用外，一些網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和智能服務(wù)平臺(tái)的新生技術(shù)也是應(yīng)關(guān)注的方向。
2.電子信息轉(zhuǎn)化成為運(yùn)用與服務(wù)的基本途徑。當(dāng)前信息技術(shù)下文檔運(yùn)用與服務(wù)，主要有兩大類方式。一類是對(duì)檔案室（館）藏傳統(tǒng)檔案，以方便利用為目的，運(yùn)用專用設(shè)備進(jìn)行信息技術(shù)加工處理；另一類是對(duì)直接以數(shù)字化形式產(chǎn)生的電子圖檔進(jìn)行數(shù)字化管理，包括電子圖檔和文件的接收與安全保管，以及科學(xué)合理利用。檔案信息的利用包括信息檢索、信息傳遞以及信息反饋等，而檔案的編研活動(dòng)實(shí)質(zhì)是對(duì)檔案信息進(jìn)行改編重組的過程。雖然檔案信息化中并不完全是信息理論與技術(shù)利用的內(nèi)容，但是所有的標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化及其他工作都圍繞著信息技術(shù)展開。信息技術(shù)應(yīng)用成為實(shí)現(xiàn)檔案信息化的基本途徑[2]。在檔案資源運(yùn)用過程中，人們獲取信息的需求呈現(xiàn)快餐式又精細(xì)化、多樣化的特點(diǎn)，信息服務(wù)的給取已轉(zhuǎn)變?yōu)橐跃W(wǎng)絡(luò)服務(wù)、虛擬服務(wù)為主的電子高科技服務(wù)。當(dāng)前信息社會(huì)中，檔案信息服務(wù)更多的是基于互聯(lián)網(wǎng)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)向公眾提供檔案信息查詢、咨詢等服務(wù)方式。現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，在影響人們信息獲取方式和社會(huì)形態(tài)的同時(shí)，也改變著人們的生活和學(xué)習(xí)面貌。因此，信息公開背景下的檔案在線服務(wù)必須以用戶為出發(fā)點(diǎn)，創(chuàng)新理念，更新現(xiàn)代信息技術(shù)手段，積極開展信息推送、站點(diǎn)鏈接、網(wǎng)頁聚合等多功能服務(wù)。借助ICT的推動(dòng)力，實(shí)現(xiàn)信息與通信環(huán)境下的檔案信息公開、共享與利用，不斷提升檔案服務(wù)質(zhì)量和管理水平。
作者:王輝 單位:江陰職業(yè)技術(shù)學(xué)院
參考文獻(xiàn)
[1]何嘉蓀，葉鷹.文件連續(xù)體理論與文件生命周期理論：文件運(yùn)動(dòng)理論研究之一[J].檔案學(xué)通訊，2003（05）.
[2]李健.信息理論與技術(shù)對(duì)檔案學(xué)的影響研究[D].天津：天津師范大學(xué)，2012.
關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館/問題
隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅速發(fā)展和大量電子文件的產(chǎn)生，數(shù)字檔案館的研究和建設(shè)成為我國檔案界關(guān)注的熱點(diǎn)。數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館相比，有著豐富的數(shù)字化資源、海量的存儲(chǔ)、便捷的檢索、快速的傳輸、高度的開放、信息的共享等優(yōu)點(diǎn)，使傳統(tǒng)的檔案館望塵莫及。然而，它也不可避免地存在一些缺陷和不足，有的甚至可能是致命的缺陷。因此，我們應(yīng)該清醒地認(rèn)識(shí)到數(shù)字檔案館存在的缺陷，數(shù)字檔案館的建設(shè)還存在著諸多的難點(diǎn)和問題亟待深入研究解決。如果對(duì)存在的問題視而不見，或掉以輕心，必將給未來的檔案事業(yè)留下巨大而無法彌補(bǔ)的遺憾。
1數(shù)字檔案的憑證價(jià)值問題
檔案的基本價(jià)值有兩方面，憑證價(jià)值和參考價(jià)值，而尤以憑證價(jià)值最為重要，雖然，“目前人們對(duì)數(shù)字化檔案具有參考價(jià)值這一點(diǎn)已無疑義，然而，由于一系列技術(shù)和立法問題還未解決，數(shù)字化檔案目前還不具備法律憑證效力”[1]這無疑使數(shù)字檔案的作用大打折扣。因此，確認(rèn)數(shù)字檔案的憑證價(jià)值就成為數(shù)字檔案館建設(shè)中無法回避的難題。目前，主要存在以下幾方面的問題：
1.1認(rèn)識(shí)上的問題。數(shù)字檔案不具備“白紙黑字”的直觀性，必須依賴特定的計(jì)算機(jī)設(shè)備加以解讀。數(shù)字檔案完全脫離了以往人人對(duì)檔案“原件”的認(rèn)識(shí)，從而引起人們對(duì)其原始性、可靠性的懷疑。而且，有些數(shù)字檔案即使載體保存完好，內(nèi)容亦可能在無形中丟失，它不像紙質(zhì)檔案那樣載體與內(nèi)容“一損俱損，一榮俱榮”。數(shù)字檔案與以往其他載體的檔案都不一樣，從甲骨檔案到簡牘檔案再到紙質(zhì)檔案，只是載體的耐久性有差別，并沒有改變其直觀性，而數(shù)字檔案的非人工識(shí)讀性與其他載體的檔案有著質(zhì)的區(qū)別。要確認(rèn)數(shù)字檔案的憑證價(jià)值，恐怕不僅僅是改變觀念的問題，要真正認(rèn)識(shí)數(shù)字檔案，確認(rèn)其憑證價(jià)值，可能還需要走很長的路。
1.2技術(shù)上的問題。數(shù)字檔案是高新技術(shù)的產(chǎn)物，它給人們帶來極大便利的同時(shí)，也給人們留下了困惑與難題。其一，數(shù)字檔案具有易復(fù)制、修改、刪除的特點(diǎn)，使得檔案“原件”的概念變得難以確認(rèn)。其二，計(jì)算機(jī)硬、軟件技術(shù)不斷更新?lián)Q代，迫使數(shù)字檔案必須不斷適應(yīng)新的“生存環(huán)境”，不斷地變換載體、格式，因而無法通過載體、格式的鑒定來判定其原始性。其三，數(shù)字檔案不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將其輸出，傳統(tǒng)的字跡鑒定技術(shù)無法分辨數(shù)字檔案的原始性。其四，數(shù)字檔案對(duì)背景信息和元數(shù)據(jù)具有很強(qiáng)的依賴性。“電子文件的背景信息常常與文件內(nèi)容信息相分離保存，一旦失去背景信息，文件的內(nèi)容即便仍有意義，但也不再具有憑證價(jià)值。元數(shù)據(jù)是電子文件、電子檔案所特有的，“元數(shù)據(jù)由于其隱含性而易被忽視，而元數(shù)據(jù)一旦丟失或破壞，電子文件的原始性就會(huì)改變。”[2]
1.3管理制度上的問題。“傳統(tǒng)檔案之所以具有憑證價(jià)值，在一定程度上取決于嚴(yán)格的管理制度”，而目前“從電子文件的生成到歸檔都缺乏十分規(guī)范的程序化管理，缺乏嚴(yán)格而科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)體系和業(yè)務(wù)管理制度，一些標(biāo)準(zhǔn)、制度雖已制定，但全面推行尚需時(shí)日”[3]而且也有一定的難度。
2數(shù)字檔案信息的長期存取問題
數(shù)字檔案信息的長期存取問題是數(shù)字檔案館建設(shè)的一個(gè)具體而又棘手的難題。“據(jù)報(bào)道，美國航空航天局在20年前發(fā)射的‘海盜’號(hào)火星探測(cè)器上的計(jì)算機(jī)中，已經(jīng)有20%的數(shù)據(jù)完全丟失，還有大約4000卷的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)因存儲(chǔ)的格式模糊無法讀出，程序員也無法保證將其恢復(fù)”。[4]數(shù)字檔案信息長期存取所面臨的主要問題有：
2.1存儲(chǔ)的介質(zhì)材料。“現(xiàn)代介質(zhì)的存儲(chǔ)設(shè)備還不可能解決計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)問題”。[5]一般說來，磁盤的壽命是3～5年，光盤也不過30年左右，與能保存千年以上的紙質(zhì)載體相比，其壽命相差甚遠(yuǎn)，而且它還要受到溫度、磁場(chǎng)、記錄存儲(chǔ)格式、硬件配置等多方面的影響，10年前還經(jīng)常使用的5.25英寸的軟盤，現(xiàn)在已經(jīng)沒有一臺(tái)普通電腦可以讀出來。
2.2機(jī)讀語言格式。“計(jì)算機(jī)語言平均每三個(gè)月就會(huì)問世一種，而語言之間的互換大部分存在問題。很難想象，若干年以后，我們用現(xiàn)行的機(jī)器語言描述的數(shù)據(jù)，還能百分之百的還原”。[6]
2.3對(duì)設(shè)備的依賴。數(shù)字檔案必須依賴于計(jì)算機(jī)設(shè)備才能讀出，這個(gè)特征對(duì)其長期存取帶來很多問題：“如設(shè)備發(fā)生故障、系統(tǒng)癱瘓，電子文件就讀不出來；電子文件對(duì)其它設(shè)備環(huán)境的不兼容性，使其只能在某種設(shè)備上處理，而不能在其它設(shè)備上處理；不同軟件環(huán)境形成的電子文件存貯在載體上，有時(shí)難以互換；電子文件加密后，不解密就無法識(shí)別；技術(shù)設(shè)備更新時(shí)，不及時(shí)解決格式轉(zhuǎn)換問題，也無法讀取等等”。[7]
3數(shù)字檔案的失真問題
“檔案數(shù)字化工作的生命線在于其能夠保持檔案原貌”。[8]然而，“就目前的研究水平而言，還難以保質(zhì)保量地完成館藏檔案數(shù)字化的任務(wù)。如已研制出的OCR掃描輸入技術(shù)，其平均識(shí)別率是95%。這對(duì)于追求最大程度真實(shí)性的檔案來說無疑是致命弱點(diǎn)”。[9]數(shù)字化的主要方式是掃描加工，在這一過程中造成數(shù)字檔案失真的原因還有以下幾個(gè)方面：其一，技術(shù)參數(shù)選擇不當(dāng)。針對(duì)不同色調(diào)、紙質(zhì)和字跡，有時(shí)需調(diào)整不同的技術(shù)參數(shù)，如分辨率、明暗度、對(duì)比度等，選擇不當(dāng)會(huì)直接影響掃描的質(zhì)量，造成信息丟失、圖像模糊或產(chǎn)生額外信息，客觀上造成檔案原貌的改變。其二，工作失誤。檔案掃描是大量的重復(fù)勞動(dòng)，難免有時(shí)失誤。如掃錯(cuò)檔案或打錯(cuò)順序，或存錯(cuò)，或在建索引時(shí)鏈接錯(cuò)誤等，如不及時(shí)發(fā)現(xiàn)，將直接導(dǎo)致數(shù)字化檔案失真。其三，轉(zhuǎn)換過程中的失真。在進(jìn)行數(shù)字檔案的遷移或在提供利用時(shí)，往往需要將掃描后形成的圖像文件轉(zhuǎn)換成另一種格式的文件，如果格式選擇不當(dāng)，同樣會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)發(fā)生變化。
4數(shù)字檔案信息的安全問題
安全問題是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)世界最為頭痛的難題，也是數(shù)字檔案館中的重大難題之一。數(shù)字檔案館雖然被稱之為“館”，但它的存在更仿佛是一個(gè)巨大的沒有警察的自由市場(chǎng)，給不法分子帶來可乘之機(jī)，主要表現(xiàn)為：其一，計(jì)算機(jī)病毒。網(wǎng)絡(luò)信息安全的最主要的敵人就是計(jì)算機(jī)病毒。“國外有人估計(jì)，現(xiàn)在計(jì)算機(jī)病毒的傳染每兩個(gè)月增加1倍。網(wǎng)絡(luò)病毒的泛濫已對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)構(gòu)成嚴(yán)重的威脅”。[10]其二，計(jì)算機(jī)黑客。由于網(wǎng)絡(luò)的加密性和匿名性，使入侵者難以被發(fā)現(xiàn)。黑客對(duì)信息資源的攻擊，不僅僅是好奇和自我挑戰(zhàn)，程序設(shè)計(jì)高手可以篡改系統(tǒng)控制參數(shù)。其三，有竊取行為的間諜活動(dòng)，窺視其機(jī)密信息進(jìn)行復(fù)制或擴(kuò)散。其四，有意破壞，摧毀系統(tǒng)的信息處理功能或破壞電子通訊裝置。其五，人為或偶然事故造成的威脅。如工作人員操作失誤而產(chǎn)生的不可預(yù)知的事件、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)軟件硬件的故障、電子系統(tǒng)故障引發(fā)的系統(tǒng)問題等，所有這些，都使數(shù)字檔案信息的安全變得十分“脆弱”。
5數(shù)字檔案館建設(shè)的諸多技術(shù)問題
數(shù)字檔案館完全是高新技術(shù)、電子設(shè)備和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支撐起來的產(chǎn)物，離開了高新技術(shù)的支撐，就沒有了數(shù)字檔案館。但是高新技術(shù)也給數(shù)字檔案館帶來了致命的弱點(diǎn)，真是“成也蕭何，敗也蕭何”。諸多的技術(shù)問題成為制約數(shù)字檔案館建設(shè)的難點(diǎn)。
5.1數(shù)字化設(shè)備技術(shù)條件。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的硬件技術(shù)之一是必須有足夠的帶寬，以保證快捷地傳輸文本、語音、圖像、影像檔案，以便實(shí)現(xiàn)多網(wǎng)互連、高速互訪，實(shí)現(xiàn)跨平臺(tái)、跨系統(tǒng)、跨語種的互相轉(zhuǎn)換和鏈接。毫無疑問，足夠的帶寬條件和用戶對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息傳輸?shù)男枨髮⒁恢笔且粚?duì)矛盾體。
5.2技術(shù)難題。數(shù)字檔案館是以信息源、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)的，其相關(guān)技術(shù)是較復(fù)雜較先進(jìn)并且不斷發(fā)展的，它幾乎囊括了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所需要解決的所有問題，技術(shù)密集。如數(shù)字化圖像的存儲(chǔ)與壓縮、數(shù)據(jù)組織技術(shù)、信息檢索技術(shù)、多語言平臺(tái)互換互訪技術(shù)、海量信息存儲(chǔ)與調(diào)配技術(shù)等，既是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的難關(guān)，也是制約數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展的難題。此外，“數(shù)字檔案館的建設(shè)和運(yùn)行需要解決一些特殊問題，為此必須開發(fā)應(yīng)用一系列新技術(shù)，如：身份認(rèn)定、智能檢索、信息隱蔽、數(shù)字水印、電子簽章、操作跟蹤、信息加密等，其中有很多技術(shù)有創(chuàng)新性”。[11]這些技術(shù)也都是不容易解決的問題。
5.3技術(shù)過時(shí)問題。在飛速發(fā)展的IT業(yè)中，電腦硬件、操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件及存儲(chǔ)載體等不斷地被新產(chǎn)品所替代，IT產(chǎn)品是真正的“短命鬼”。雖然絕大多數(shù)新產(chǎn)品承諾向下兼容，但其兼容的“代”數(shù)在跨越若干年后，舊的數(shù)字信息就很難被新的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)讀出。“技術(shù)過時(shí)”的陰影一直會(huì)籠罩著數(shù)字信息。專家們提出的解決方案是數(shù)據(jù)遷移，但遷移卻存在著一個(gè)致命弱點(diǎn)，就是每次遷移總會(huì)丟失一定的相關(guān)信息，這些丟失的信息積累起來會(huì)造成數(shù)字檔案信息無法準(zhǔn)確恢復(fù)原貌。
6數(shù)字檔案館建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化問題
數(shù)字檔案館建設(shè)的目的是要使地區(qū)檔案館、全國檔案館乃至全世界的檔案館連成一個(gè)整體，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。這個(gè)整體性的數(shù)字檔案館事實(shí)上是一種基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的數(shù)字化檔案信息資源共享的社會(huì)檔案館系統(tǒng)，是一個(gè)面向?qū)ο蟮姆植际降木W(wǎng)狀結(jié)構(gòu)模式，是由一個(gè)個(gè)相對(duì)獨(dú)立的數(shù)字檔案館實(shí)體組成的。要對(duì)這分散在各地的數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行組織控制，就必須要有彼此兼容的硬件環(huán)境，要有一致的文件格式、統(tǒng)一的著錄標(biāo)引標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)描述標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、全文數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)等等，這些標(biāo)準(zhǔn)也僅僅是幾個(gè)主要的標(biāo)準(zhǔn)。“而實(shí)際上，在數(shù)字檔案館建設(shè)中，標(biāo)準(zhǔn)化是一個(gè)體系，是一個(gè)系統(tǒng)，因此對(duì)于我們來說，如何結(jié)合我國實(shí)際，迅速建立起一個(gè)適合我國數(shù)字檔案館建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化體系是擺在我們面前的一個(gè)迫切需要解決的新問題”。[12]然而，要解決這個(gè)問題并不容易，我們面臨著很多問題：其一，一個(gè)嚴(yán)峻的事實(shí)是我國檔案信息系統(tǒng)沒有相應(yīng)的具體標(biāo)準(zhǔn)可遵循；其二，有些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要超出檔案工作的范圍，如綜合數(shù)據(jù)處理格式就需滿足跨行業(yè)、跨部門的要求。如何統(tǒng)一是一個(gè)很麻煩的問題；其三，與整個(gè)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)相銜接的問題；其四，與國際通用標(biāo)準(zhǔn)的接軌問題；其五，由于計(jì)算機(jī)技術(shù)更新速度非常快，每次技術(shù)設(shè)備的更新，都會(huì)對(duì)原標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)生相應(yīng)的影響，因而必須不斷適時(shí)修訂標(biāo)準(zhǔn)。
7數(shù)字檔案館建設(shè)的投入與產(chǎn)出問題
數(shù)字檔案館建設(shè)存在著投入與產(chǎn)出不協(xié)調(diào)的問題。如果我們把數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館作比較，會(huì)對(duì)這個(gè)問題看得更清楚。數(shù)字檔案館建設(shè)投入的費(fèi)用是巨大的，而且它的建設(shè)費(fèi)用要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于數(shù)字圖書館的建設(shè)費(fèi)用。由于圖書有復(fù)本，許多圖書館保存的圖書都一樣。因而國家圖書館和省市圖書館的部分圖書數(shù)字化后，其他圖書館特別是中小型圖書館完全可以坐享其成，不必再花費(fèi)資金重復(fù)建設(shè)。而檔案館則不行，全國各個(gè)檔案館保存的檔案幾乎都是孤本，因而檔案館在用于檔案數(shù)字化的費(fèi)用上要比圖書館多，如，僅檔案館進(jìn)行數(shù)字化檔案目錄的“工作量約是圖書館的35倍”。[13]但是檔案館的利用人次與圖書館讀者的人數(shù)相比卻少得多，“以北京市檔案館和國家圖書館（原北京圖書館）為例，前者年利用人次約四五千人，后者一年的讀者數(shù)不少于二百萬人”。[14]兩者相差400倍。“即使一、二史館和中央檔案館三個(gè)國家檔案館的年平均利用人次也不過5960人次”，[15]三個(gè)館加起來與國家圖書館相比仍相差100多倍。檔案館的利用長期處于低谷已是不爭(zhēng)的事實(shí)，就是建成數(shù)字檔案館后，這種情況也不會(huì)改變多少，因?yàn)闄n案信息有保密和時(shí)效的限制，有利用者的限制，并不會(huì)增加太多的利用者，更不可能趕上數(shù)字圖書館的讀者人數(shù)。事實(shí)上，傳統(tǒng)檔案館本來就存在著投入與產(chǎn)出不協(xié)調(diào)的問題，只不過未引起人們的關(guān)注，但是，數(shù)字檔案館的建設(shè)卻拉大了這種不協(xié)調(diào)的距離，使這個(gè)問題凸現(xiàn)出來。它也成為擺在數(shù)字檔案館建設(shè)面前很難解決的問題。
8數(shù)字檔案中的經(jīng)濟(jì)問題
與其說數(shù)字檔案館是高新技術(shù)支撐起來的，不如更實(shí)際地說是由巨額資金支撐起來的，因?yàn)樗械母咝录夹g(shù)和設(shè)備都將由資金來兌現(xiàn)。數(shù)字檔案館的建設(shè)與利用，不論對(duì)于檔案部門還是利用者，都有很重的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，經(jīng)濟(jì)問題可能是困擾數(shù)字檔案館建設(shè)的根本性難題之一。
8.1檔案部門方面的問題。
8.1.1數(shù)字檔案館建設(shè)的費(fèi)用問題。數(shù)字檔案館的建設(shè)費(fèi)用是巨大的，開發(fā)一個(gè)稍具規(guī)模的數(shù)字檔案館系統(tǒng)，不論是購買軟件和硬件，還是開發(fā)專用軟件，還是館藏檔案的數(shù)字化工作，都需要花費(fèi)可觀的人力、財(cái)力和時(shí)間，這些都需要有強(qiáng)大的經(jīng)濟(jì)實(shí)力做后盾。而數(shù)字檔案館的建設(shè)說到底，仍是以政府投入為主。但國家的綜合國力不可能在短期內(nèi)發(fā)展到較高的水平。因此，資金短缺是建設(shè)數(shù)字檔案館的最不好解決的難題。檔案館是公益性和社會(huì)性的部門，也不能走“以文養(yǎng)文”、“以館建館”之路，即便是想走此路也走不通，正如上文所述的數(shù)字檔案館存在著投入與產(chǎn)出的巨大反差，即使對(duì)利用者收費(fèi)，數(shù)字檔案館也根本不可能收回投資成本。數(shù)字檔案館建設(shè)的巨額費(fèi)用對(duì)于本來就經(jīng)費(fèi)緊張的檔案部門來說是有相當(dāng)難度的。而對(duì)中西部欠發(fā)達(dá)地區(qū)的大部分市、縣檔案館來說，連維持日常工作的經(jīng)費(fèi)都成問題，建設(shè)數(shù)字檔案館恐怕在相當(dāng)長的時(shí)間內(nèi)都是可望而不可及的。
8.1.2數(shù)字檔案館的使用和維護(hù)費(fèi)用問題。雖然數(shù)字檔案館的建設(shè)費(fèi)用巨大，但它并不是一勞永逸的。它的維護(hù)和使用的費(fèi)用并不少于初建的費(fèi)用。數(shù)字檔案館就像一個(gè)“無底洞”，需要不斷地投入大量資金來維持其正常運(yùn)轉(zhuǎn)。
8.1.2.1平時(shí)正常的使用和維護(hù)費(fèi)用。數(shù)字檔案館是靠技術(shù)支撐起來的，平時(shí)正常的使用和維護(hù)也需要很大一筆資金才能維持，如通信費(fèi)、數(shù)據(jù)使用費(fèi)和設(shè)備維護(hù)費(fèi)等都需要不斷地支出，且費(fèi)用不低。
8.1.2.2設(shè)備更新費(fèi)用。現(xiàn)代信息處理技術(shù)發(fā)展迅猛，其軟硬件更新非常快，而在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)利益的強(qiáng)大動(dòng)因驅(qū)使下，更加快了這種更新速度，“錄制、存貯信息的設(shè)備、方法及軟件隨著新產(chǎn)品、新方法的問世，正以5-9年的周期更新，新產(chǎn)品、新方法的不斷問世，必將導(dǎo)致原有設(shè)備及軟件的淘汰”[16]。數(shù)字檔案館要維持正常使用，也必須不斷地更新設(shè)備和軟件，但要更新設(shè)備和軟件，卻又要花費(fèi)大量的資金，而且是每隔幾年就要又投入一次。
8.1.2.3數(shù)字檔案信息長期存取使用的費(fèi)用。正如上文所述數(shù)字檔案信息長期存取是數(shù)字檔案館的一個(gè)具體而棘手的難題。而數(shù)字檔案館又必須使用數(shù)字檔案信息，專家們給出了一個(gè)不得已而為之的方案，就是不斷地使數(shù)字檔案信息遷移轉(zhuǎn)錄。但是遷移轉(zhuǎn)錄的費(fèi)用是相當(dāng)可觀的和不可預(yù)知的。一般檔案館能否承受這不斷遷移轉(zhuǎn)錄所需的費(fèi)用，也是一個(gè)既不可預(yù)見又不容易解決的難題。超級(jí)秘書網(wǎng)
8.1.3向利用者收取數(shù)字檔案信息利用費(fèi)的問題。檔案法規(guī)規(guī)定檔案館向社會(huì)提供利用檔案，可以收取費(fèi)用。數(shù)字檔案館建設(shè)投資大，收取一定的費(fèi)用也是應(yīng)該的。但是，如何制定收取利用費(fèi)的收費(fèi)制度，如標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、繳納程序等，也是數(shù)字檔案館建設(shè)的難題之一。
8.2利用者方面的問題。利用者的經(jīng)濟(jì)承受能力，也是影響和制約.數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展的問題之一。數(shù)字檔案館需上網(wǎng)閱覽，從目前我國上網(wǎng)所需資費(fèi)來看，每小時(shí)的費(fèi)用是發(fā)達(dá)國家的10多倍，而用戶的平均收入又低于發(fā)達(dá)國家的若干倍。我國80-90%的用戶認(rèn)為網(wǎng)絡(luò)收費(fèi)過高，通信費(fèi)難以承受。再一點(diǎn)是下載檔案信息的打印費(fèi)用，盡管并不是要將所有下載的檔案信息打印出來，就是部分打印也需要承受可觀的打印費(fèi)。如果再加上數(shù)字檔案信息使用費(fèi)，這些費(fèi)用加在一起，將會(huì)相當(dāng)高。必將影響利用者對(duì)數(shù)字檔案館的使用，也將使數(shù)字檔案館的建設(shè)失去應(yīng)有的作用和意義；
9數(shù)字檔案館法律法規(guī)方面的問題
數(shù)字檔案館建設(shè)中會(huì)涉及到許多法律問題，而這些法律問題恰恰又是亟待解決而又難以一時(shí)解決的問題。
9.1檔案法規(guī)方面的問題。面對(duì)數(shù)字檔案館產(chǎn)生的新情況、新特點(diǎn).檔案法規(guī)中的一些內(nèi)容已不適應(yīng)，而要解決起來仍有一定的難度。如對(duì)利用者的身份認(rèn)證問題，在網(wǎng)上進(jìn)行借閱限定和身份認(rèn)證不僅增加技術(shù)難度，而且還要增加開支。而對(duì)外國利用者來說，由于限制得更嚴(yán)格，在網(wǎng)上操作更加困難。數(shù)字檔案館是開放的，是不受國界限制的，數(shù)字檔案館建設(shè)的初衷就是實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)共享。但如果取消身份認(rèn)證，那么就等于中外利用者都一樣沒有限制。因此，真要修改完善檔案法規(guī)，兼顧到方方面面，還是有相當(dāng)?shù)碾y度。
9.2著作權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、隱私權(quán)的保護(hù)問題。在數(shù)字檔案館的環(huán)境下，由于檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，它極容易被獲取、被復(fù)制、被傳播，對(duì)利用者控制的難度加大。原來意義上的著作權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、隱私權(quán)的保護(hù)方式對(duì)權(quán)利人已無法提供有效的保護(hù)，著作權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)和隱私權(quán)很容易被侵犯。因此，如何對(duì)檔案著作權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)和隱私權(quán)進(jìn)行有效保護(hù)成為數(shù)字檔案館建設(shè)面臨的一大挑戰(zhàn)。從技術(shù)上說，真正切實(shí)可行的保護(hù)技術(shù)，目前尚屬于極其薄弱的環(huán)節(jié)。從完善相應(yīng)法律法規(guī)方面說，目前進(jìn)展緩慢，尚有許多難題不易解決。
9.3數(shù)字檔案的法律效用問題。對(duì)于數(shù)字檔案的法律效用問題，它是數(shù)字檔案館建設(shè)中一個(gè)不能回避的特殊難題。要想讓它得到法律的認(rèn)可，恐怕還需要相當(dāng)長的時(shí)間。而“如果電子檔案的法律憑證問題得不到解決，數(shù)字檔案館的數(shù)字化館藏也就失去了利用的價(jià)值、存在的意義”。[17]
10數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)理論問題
數(shù)字檔案館的建設(shè)必然要受到數(shù)字檔案館理論研究的影響和指導(dǎo)。目前，對(duì)數(shù)字檔案館的研究還處于起步階段，許多認(rèn)識(shí)不相同，統(tǒng)一尚需時(shí)日。而且有關(guān)數(shù)字檔案館的一些基礎(chǔ)理論問題，都是一些不易解決的難題。
10.1數(shù)字檔案館的概念問題。自從數(shù)字檔案館概念出現(xiàn)以來，“關(guān)于數(shù)字檔案館的認(rèn)識(shí)并不統(tǒng)一，其定義就有數(shù)十種之多，勢(shì)必會(huì)造成對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)方向把握上的不一致”。[18]觀點(diǎn)不一樣，建設(shè)的數(shù)字檔案館就不一樣，建設(shè)的難易程度、工作流程、服務(wù)功能、配套措施、系統(tǒng)邊界和社會(huì)影響等等也都會(huì)截然不同”。[19]而統(tǒng)一認(rèn)識(shí)或基本統(tǒng)一認(rèn)識(shí)都非一日之功。但這個(gè)問題不解決，將對(duì)數(shù)字檔案館的實(shí)踐產(chǎn)生不利影響。
10.2數(shù)字檔案館的系統(tǒng)邊界問題。“數(shù)字檔案館支持以網(wǎng)絡(luò)連接的相關(guān)檔案部門的數(shù)字化館藏，能夠提供分布于不同地區(qū)的檔案信息。然而信息網(wǎng)絡(luò)的一個(gè)重要特征就是鏈接，這種在技術(shù)上可以無限鏈接的情況下，就涉及到了系統(tǒng)的邊界問題”。[20]數(shù)字檔案館系統(tǒng)邊界的界定決定著數(shù)字檔案館所擁有的功能特性。同時(shí)也決定著數(shù)字檔案信息在信息中的地位。然而，“在圖書館情報(bào)學(xué)界，人們討論數(shù)字化圖書館時(shí)有種傾向，認(rèn)為因特網(wǎng)就是一個(gè)數(shù)字圖書館，任何人都可以到這個(gè)無所不包的圖書館中查閱文獻(xiàn)、學(xué)習(xí)知識(shí)、合作交流甚至著書立說。這就把數(shù)字圖書館的地址空間和信息資源空間定位很廣，其系統(tǒng)邊界也無所不包。它不僅包括了書目文獻(xiàn)管理、信息網(wǎng)絡(luò)信息資源的組織與作用，甚至包括檔案館和博物館的信息內(nèi)容，因此建設(shè)規(guī)模異常龐大”。[21]數(shù)字圖書館的這種“擴(kuò)張”，使本來就處于“弱勢(shì)”地位的檔案信息的地位更加岌岌可危，如果不對(duì)數(shù)字檔案館的系統(tǒng)邊界給以恰當(dāng)?shù)慕缍ǎ⒉扇∠鄳?yīng)的技術(shù)措施，那么，在不久的將來，數(shù)字檔案館將會(huì)消失在數(shù)字圖書館的海洋里，成為數(shù)字圖書館的一部分。
10.3數(shù)字檔案的概念問題。數(shù)字檔案是數(shù)字檔案館生存的基礎(chǔ)。但是目前對(duì)數(shù)字檔案概念的認(rèn)識(shí)卻并不統(tǒng)一和清晰。其一，對(duì)數(shù)字檔案概念的研究并未引起檔案界太多的關(guān)注；其二，一些對(duì)數(shù)字檔案概念的認(rèn)識(shí)，大部分都是以傳統(tǒng)的檔案概念為基礎(chǔ)的，仍舊把數(shù)字檔案當(dāng)作電子文件的轉(zhuǎn)化物來認(rèn)識(shí)，無非是傳統(tǒng)檔案概念在數(shù)字時(shí)代的翻版。這里暫不說傳統(tǒng)的以文件為屬概念的檔案概念本身就有許多可商榷的地方。單說在數(shù)字信息時(shí)代文件的概念、檔案概念和其他信息的概念都會(huì)受到影響而發(fā)生變化，它們之間有互相融合的趨勢(shì)。如何區(qū)分它們將變得越來越困難。在數(shù)字時(shí)代的信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，數(shù)字文件、數(shù)字檔案、數(shù)字圖書、數(shù)字情報(bào)、數(shù)字資料、數(shù)字文獻(xiàn)籌有什么不同？如何區(qū)分它們？如果不能把數(shù)字檔案從這些其他數(shù)字信息中區(qū)分出來，那么數(shù)字檔案的概念的存在就將走向消亡，而在數(shù)字檔案概念基礎(chǔ)上建立起來的數(shù)字館大廈也將隨之傾覆。因此，必須把數(shù)字檔案概念從其他數(shù)字信息中區(qū)別出來，數(shù)字檔案館才能生存。但這是一道擺在我們面前的并不容易找到答案的難題。
【參考文獻(xiàn)】
1閻會(huì)勤.新世紀(jì)檔案工作展望.檔案學(xué)通訊，2001;6
23景紅.電子檔案憑證價(jià)值探析.檔案與建設(shè)，2000;10
456李玉安.數(shù)字圖書館建設(shè)的十大難題.圖書館學(xué)刊，2002;3，
7徐義全.電子文件的特性與長期保存.檔案學(xué)研究，2000;1
8吳志宏.數(shù)字化檔案的隱憂：數(shù)據(jù)失真.北京檔案，2002;12
9譚zhēng＠①培，數(shù)字檔案館論綱.檔案學(xué)研究，2001;5
