時(shí)間：2023-06-01 08:51:01
開(kāi)篇：寫(xiě)作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇合同文件管理辦法，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
關(guān)鍵詞：項(xiàng)目管理 地位 職責(zé)
中圖分類(lèi)號(hào)：TU72 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-3973(2011)009-130-02
隨著我們國(guó)家投資主體化的多元化，項(xiàng)目管理這一國(guó)際化通用的建設(shè)管理模式越來(lái)越多地被大家接受、認(rèn)同。然而，作為項(xiàng)目管理地位，在項(xiàng)目管理的實(shí)施過(guò)程中，我們也經(jīng)常會(huì)碰到業(yè)主對(duì)項(xiàng)目管理地位的作用不認(rèn)可，項(xiàng)目管理單位的地位不確定，甚至在項(xiàng)目上失去了話語(yǔ)權(quán)的情況。那么如何確立項(xiàng)目管理單位呢，下面從幾個(gè)方面談一些看法。
1 加強(qiáng)合同管理，明確自己職責(zé)和權(quán)力
項(xiàng)目管理單位接受業(yè)主委托在業(yè)主的授權(quán)范圍內(nèi)開(kāi)展項(xiàng)目管理工作。只要經(jīng)過(guò)業(yè)主充分授權(quán)，職責(zé)和權(quán)力明確，項(xiàng)目管理單位的地位才能得到明確。這就要求項(xiàng)目管理單位從下面兩點(diǎn)著手：
1.1 簽訂咨詢合同前精心編制高質(zhì)量的項(xiàng)目管理服務(wù)建議書(shū)
項(xiàng)目管理服務(wù)建議是讓業(yè)主接受項(xiàng)目管理概念同時(shí)接受項(xiàng)目管理單位的關(guān)鍵的第一步。
首先，做好同業(yè)主之間的溝通。通過(guò)會(huì)談，書(shū)信等各種形式盡可能多地和業(yè)主進(jìn)行溝通。一方面可以向業(yè)主灌輸項(xiàng)目管理的各種理念，讓業(yè)主更多地了解項(xiàng)目管理所做的各項(xiàng)工作，也更多地了解項(xiàng)目管理單位的能力，認(rèn)識(shí)項(xiàng)目管理單位的作用。另一方面，通過(guò)和業(yè)主溝通，我們可以充分的了解業(yè)主的需求。比如，業(yè)主希望我們可以項(xiàng)目的哪個(gè)階段介入，介入的方式和深度；業(yè)主對(duì)項(xiàng)目的投資，進(jìn)度和質(zhì)量方面的目標(biāo)是怎樣的；業(yè)主方本身的優(yōu)勢(shì)和弱勢(shì)在哪里，我們可以從哪一方面更多地介入從而彌補(bǔ)業(yè)主的弱勢(shì)，等等。只有充分的了解了業(yè)主的需求，才能編制高質(zhì)量的項(xiàng)目管理建議書(shū)，得到業(yè)主的充分授權(quán)。
其次，項(xiàng)目管理服務(wù)建議書(shū)要針對(duì)項(xiàng)目的特點(diǎn)進(jìn)行編制。項(xiàng)目的特點(diǎn)多種多樣，從規(guī)模上分有大，中，小型，不同規(guī)模的項(xiàng)目的占用的社會(huì)資源不同，對(duì)項(xiàng)目管理公司來(lái)講服務(wù)的方式也會(huì)有所不同，在人員的配置上投資大的全體人員占得比重較大，投資小的全體人員占得比重較小。從行業(yè)角度分，對(duì)工業(yè)項(xiàng)目，就要更多的考慮項(xiàng)目的將來(lái)的產(chǎn)品，生產(chǎn)工藝：對(duì)商業(yè)項(xiàng)目就要考慮該項(xiàng)目建成后的運(yùn)用模式；而對(duì)于住宅建設(shè)項(xiàng)目就要從市場(chǎng)需求，地域文化和政策面等方面進(jìn)行考慮。另外，項(xiàng)目融資情況，資金的安排進(jìn)度，項(xiàng)目可能遇到的風(fēng)險(xiǎn)，包裹結(jié)構(gòu)類(lèi)型。所采用的施工材料，施工方式等技術(shù)性問(wèn)題都各不同。認(rèn)真地分析項(xiàng)目的特性，并提出有針對(duì)性的建議和解決辦法才會(huì)讓業(yè)主感覺(jué)到這才是他想要的。
再次，要精心組織人員進(jìn)行編寫(xiě)。在通過(guò)和業(yè)主溝通，明確了業(yè)主的需求并且有針對(duì)性地確定定了建議書(shū)內(nèi)容后，就需要組織各個(gè)專業(yè)的人員從專業(yè)的角度進(jìn)行編制。項(xiàng)目管理本身就是一個(gè)多專業(yè)的科學(xué)，不是一兩個(gè)人能夠完成的，建議書(shū)的編寫(xiě)也同樣需要各個(gè)專業(yè)的配合，從多個(gè)角度綜合性地去考慮問(wèn)題，才能寫(xiě)出系統(tǒng)的，切合實(shí)際的，有操作性指導(dǎo)性的項(xiàng)目管理建議書(shū)，才能得到業(yè)主的認(rèn)可.從而取得確立自己地位的基礎(chǔ)。
總之，項(xiàng)目管理建議書(shū)就是要讓業(yè)主認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目中的很多事情是自己做不了或做不好的，需要專業(yè)的項(xiàng)目管理單位來(lái)協(xié)調(diào)自己。專業(yè)項(xiàng)目管理單位的有效介入，將充分發(fā)揮出其“外腦”和參謀作用，在實(shí)際工作中將作為業(yè)主“腦的擴(kuò)充，手的延續(xù)”，作為業(yè)主組織管理體系的一部分，從而使業(yè)主在項(xiàng)目的建設(shè)過(guò)程中的技術(shù)和綜合效益得到最大保障和發(fā)揮。
1.2 通過(guò)簽訂咨詢合同明確項(xiàng)目管理公司的地位
在咨詢合同的簽訂過(guò)程中，業(yè)主可以根據(jù)自身的需求自主選擇項(xiàng)目管理單位提供的服務(wù)，而不是被動(dòng)地全部接受建議書(shū)中提供服務(wù)，這種選擇也就確認(rèn)了項(xiàng)目管理單位的工作范圍和內(nèi)容，亦即業(yè)主對(duì)項(xiàng)目管理單位的授權(quán)范圍。在此，項(xiàng)目管理單位的職責(zé)和權(quán)力以合同的形式得到了明確。合同簽訂后，不僅項(xiàng)目管理單位的地位明確，其和業(yè)主的職責(zé)界限也得到了明確，在今后的項(xiàng)目管理實(shí)施過(guò)程中項(xiàng)目管理單位將以此依據(jù)開(kāi)展工作，行使權(quán)力，同時(shí)避免因職責(zé)不明同業(yè)主之間產(chǎn)生矛盾。
2 項(xiàng)目管理單位本身有一整套符合工程特點(diǎn)或?qū)嶋H的項(xiàng)目管理操作模式
合同的簽訂以文件的形式明確了項(xiàng)目管理公司在項(xiàng)目中的地位。工作范圍和作用。但是項(xiàng)目管理公司真正的要在所有參建單位中確立地位。樹(shù)立威信還要求項(xiàng)目管理單位自身的能力得到各方的認(rèn)可。
這就要求項(xiàng)目管理單位有一套完整的，符合工程特點(diǎn)的，可操作的操作性強(qiáng)的操作模式。這其中包個(gè)明確的項(xiàng)目目標(biāo)：有效的。操作性強(qiáng)的各項(xiàng)工作流程；暢通的溝通渠道：有效的會(huì)議系統(tǒng)；以及完善的文件管理系統(tǒng)。其中，完善的文件管理系統(tǒng)是重要的一環(huán)。
建立完善的文件管理系統(tǒng)，使得項(xiàng)目的各項(xiàng)情況都能以文件的形式確認(rèn)，所以流轉(zhuǎn)的文件都具有可追蹤性。這其中包裹合同文件。付款文件，招投標(biāo)文件，各單位的往來(lái)文件，會(huì)議紀(jì)要，各種記錄等。完善的文件管理系統(tǒng)可以使日常的項(xiàng)目操作程序化和規(guī)范化，確保項(xiàng)目上發(fā)生的各種事件都有據(jù)可查。一方面保證了業(yè)主的利益，另一方面也保護(hù)了項(xiàng)目管理單位自身，同時(shí)，由于文件的流程和管理辦法是項(xiàng)目管理單位確定的，規(guī)范化的操作也就無(wú)形中確立了項(xiàng)目管理單位的地位，使項(xiàng)目管理單位在日常工作中牢牢地掌握了主動(dòng)權(quán)。
3 在項(xiàng)目管理整個(gè)過(guò)程中抓住管理重點(diǎn)
項(xiàng)目管理的內(nèi)容很多，這就要求項(xiàng)目管理單位在項(xiàng)目實(shí)施工程中找出重點(diǎn)管理對(duì)象，抓住重點(diǎn)進(jìn)行管理，從而達(dá)到事半功倍的效果。
從我從事項(xiàng)目管理的實(shí)踐中得到的一點(diǎn)體會(huì)是：設(shè)計(jì)管理是工程項(xiàng)目管理的重點(diǎn)，項(xiàng)目管理單位在設(shè)計(jì)管理中首先是業(yè)主和設(shè)計(jì)院之間的橋梁，將業(yè)主清晰或不清晰的要求和期望轉(zhuǎn)化為清晰的專業(yè)的技術(shù)要求，并以設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)的形式傳達(dá)給設(shè)計(jì)院，同時(shí)在設(shè)計(jì)的不斷深化工程中通過(guò)自身的專業(yè)知識(shí)和豐富的應(yīng)驗(yàn)對(duì)設(shè)計(jì)進(jìn)行優(yōu)化：其次是通過(guò)對(duì)設(shè)計(jì)的各項(xiàng)目標(biāo)的控制達(dá)到項(xiàng)目的各項(xiàng)的控制目標(biāo)。
設(shè)計(jì)對(duì)項(xiàng)目費(fèi)用和質(zhì)量的影響巨大是人所共知的，也是每個(gè)項(xiàng)目管理單位都很重視的。但是，設(shè)計(jì)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度的影響被大多數(shù)單位所忽略了。事實(shí)上，設(shè)計(jì)對(duì)進(jìn)度的影響也是巨大的。我國(guó)的建筑法中明確規(guī)定建筑工程開(kāi)工前必須申辦施工許可證，而施工許可證的申辦條件之一就是“有滿足施工需要的施工圖紙和技術(shù)資料”。如果設(shè)計(jì)沒(méi)有按照進(jìn)度完成施工圖紙，直接影響的就是工程的開(kāi)工，間接影響工程的竣工時(shí)間和業(yè)主的使用時(shí)間。特別需要指出的，設(shè)計(jì)質(zhì)量對(duì)進(jìn)度的影響也是巨大的。這里所說(shuō)的設(shè)計(jì)質(zhì)量既包括技術(shù)上是否符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范的要求，也包括設(shè)計(jì)深度是否滿足施工要求，還有就是設(shè)計(jì)是否真正體現(xiàn)了業(yè)主的意圖。高質(zhì)量的設(shè)計(jì)能保證在今后的施工過(guò)程中盡可能的減少設(shè)計(jì)變更，很多人不太理解業(yè)主自己要求變更同設(shè)計(jì)質(zhì)量有什么關(guān)系。事實(shí)上，業(yè)主要求的變更除了自己的需求發(fā)生變化外，很大一部分是因?yàn)樽约旱囊鈭D沒(méi)有在設(shè)計(jì)過(guò)程中得到體現(xiàn)。設(shè)計(jì)管理的作用就是要讓業(yè)主的意圖在設(shè)計(jì)中充分得到體現(xiàn)，盡量避免在施工過(guò)程中發(fā)生設(shè)計(jì)變更。以避免費(fèi)用的增加和工期的延誤。
當(dāng)然，項(xiàng)目管理中還有其他管理重點(diǎn)，如合同的招標(biāo)策劃，施工過(guò)程的管理等等，就不一一贅述。
由于設(shè)計(jì)對(duì)項(xiàng)目的影響巨大，同時(shí)又在項(xiàng)目管理的前期，以此為著力點(diǎn)，做好設(shè)計(jì)管理，就為今后的項(xiàng)目管理實(shí)施創(chuàng)造了良好的條件，打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
4 項(xiàng)目管理單位地位的真正確立實(shí)際上依靠的是從業(yè)人員的素質(zhì)
從上面幾點(diǎn)可以看出，所有這些工作都離不開(kāi)人的參與。項(xiàng)目管理單位地位的真正確立實(shí)際上依靠的是人。從業(yè)人員的素質(zhì)，特別是項(xiàng)目經(jīng)理的素質(zhì)，決定著項(xiàng)目管理單位在項(xiàng)目中的真正地位。
關(guān)鍵詞：企業(yè) 合同管理 信息化
中圖分類(lèi)號(hào)：F270
文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
文章編號(hào)：1004-4914（2015）08-260-02
一、西山煤電設(shè)備租賃公司合同管理信息化概況
西山煤電設(shè)備租賃公司是西山煤電集團(tuán)公司煤炭生產(chǎn)所需租賃設(shè)備的業(yè)務(wù)職能管理部門(mén)，受集團(tuán)委托負(fù)責(zé)授權(quán)范圍內(nèi)的合同管理，主要負(fù)責(zé)以下三部分業(yè)務(wù)工作：一是負(fù)責(zé)集團(tuán)9個(gè)生產(chǎn)礦綜采、綜掘、巖巷作業(yè)設(shè)備、移動(dòng)瓦斯抽放設(shè)備的租賃業(yè)務(wù);負(fù)責(zé)設(shè)備的固定資產(chǎn)管理、技術(shù)選型、更新設(shè)備計(jì)劃申報(bào)、與制造廠簽訂技術(shù)協(xié)議、生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)的技術(shù)管理和綜采工作面的設(shè)備銜接;參加租賃設(shè)備的招標(biāo)和設(shè)備的出廠驗(yàn)收。二是負(fù)責(zé)租賃設(shè)備的修理，其中大修部分由集團(tuán)統(tǒng)一計(jì)劃管理，中小修部分由設(shè)備租賃公司按核定檢修費(fèi)指標(biāo)控制安排使用。三是負(fù)責(zé)集團(tuán)9個(gè)礦和8個(gè)選煤廠機(jī)電配件的采購(gòu)供應(yīng);負(fù)責(zé)各礦、選煤廠配件單耗指標(biāo)和配件儲(chǔ)備資金指標(biāo)的測(cè)算和考核，以及集團(tuán)的配件信息化管理工作。
2007年以前，西山煤電設(shè)備租賃公司的合同管理一直采取手工和紙質(zhì)相結(jié)合的非信息化方式，由于標(biāo)的物種類(lèi)繁多、業(yè)務(wù)量十分龐大，傳統(tǒng)的手工、紙質(zhì)合同管理方式不但工作量大，而且無(wú)法做到統(tǒng)籌兼顧，難免發(fā)生誤差、影響決策。為切實(shí)提高合同管理的水平和效率，從2007年開(kāi)始，西山煤電設(shè)備租賃公司依托西山煤電集團(tuán)的配件信息化管理系統(tǒng)，逐步建立了自己的合同管理信息化系統(tǒng)，2012年對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行了技術(shù)升級(jí)。系統(tǒng)運(yùn)行模式是，根據(jù)集團(tuán)9個(gè)礦和8個(gè)選煤廠的配件需求計(jì)劃，生成對(duì)應(yīng)的采購(gòu)合同，內(nèi)容包括配件的型號(hào)規(guī)格、招標(biāo)價(jià)、入庫(kù)價(jià)、供應(yīng)商等，系統(tǒng)自動(dòng)記錄合同的履行狀態(tài)，通過(guò)合同臺(tái)賬監(jiān)測(cè)合同的簽訂、執(zhí)行情況;系統(tǒng)憑借計(jì)劃管理、供應(yīng)商管理、合同臺(tái)賬、驗(yàn)收管理、合同臺(tái)賬、統(tǒng)計(jì)分析、隊(duì)組消耗控制、代儲(chǔ)管理等模塊和功能，基本實(shí)現(xiàn)了合同管理信息化。合同編號(hào)、軟件開(kāi)發(fā)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)是該合同管理信息系統(tǒng)的三個(gè)主要支撐：
1.合同編號(hào)。合同編號(hào)是合同管理信息化系統(tǒng)的重要基礎(chǔ)，直接關(guān)系到系統(tǒng)運(yùn)行的效率，所以采用分級(jí)分類(lèi)的編號(hào)形式。《設(shè)備租賃公司合同管理辦法》第九章規(guī)定，所有正式合同必須進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)規(guī)定如下：a、工業(yè)產(chǎn)品買(mǎi)賣(mài)合同編號(hào)為ZL+01+XJ（XG）+年份+合同類(lèi)別+合同順序號(hào)。其中，ZL代表設(shè)備租賃公司，01代表工業(yè)產(chǎn)品買(mǎi)賣(mài)合同，XJ代表西山集團(tuán)，XG代表西山股份，年份為簽訂合同年份的后兩位阿拉伯?dāng)?shù)字，合同類(lèi)別包括采掘、三機(jī)、支架、電器、選煤、泵站等，合同順序號(hào)是合同簽訂的順序編號(hào)。b、設(shè)備修理合同編號(hào)為ZL+04―XJ（XG）+年份+合同類(lèi)別+合同順序號(hào)，合同類(lèi)別包括大修、中修、不保修、更新等。
2.軟件開(kāi)發(fā)。合同管理信息化系統(tǒng)軟件以“先進(jìn)、開(kāi)放、實(shí)用”為指導(dǎo)思想，按照分層設(shè)計(jì)的思路，采用C++語(yǔ)言開(kāi)發(fā)，通過(guò)通俗易懂的人機(jī)互動(dòng)界面，具有良好的擴(kuò)展性和交互性，使合同與業(yè)務(wù)部門(mén)的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)級(jí)的共享交換，合同與業(yè)務(wù)部門(mén)的工作流程實(shí)現(xiàn)了應(yīng)用級(jí)的互聯(lián)互通。
3.網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。合同管理信息化系統(tǒng)緊緊依托西山煤電集團(tuán)的配件信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了設(shè)備租賃公司與各礦、廠機(jī)電科網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通。網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的布局方式為三層布局：各礦、廠機(jī)電科為接入層;各礦、廠信息中心為匯聚層;西山煤電信息中心為核心層。
二、西山煤電設(shè)備租賃公司合同管理信息化成效
隨著信息化在合同管理中的深入，其優(yōu)越性逐漸被各礦、廠認(rèn)可。以信息化為手段的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化合同管理從合同起草開(kāi)始，跨越合同評(píng)審、合同談判、合同簽訂、合同履行，止于結(jié)算，并以合同檔案的形式歸檔到系統(tǒng)，形成了一套閉合完整的合同管控資料，改變了傳統(tǒng)合同管理的復(fù)雜性和隨意性。
1.優(yōu)化管理模式，革新管理理念。推行合同管理信息化，在管理路徑上實(shí)現(xiàn)了由過(guò)去“偏離糾偏再偏離再糾偏”的被動(dòng)式控制向“調(diào)查分析決策落實(shí)跟蹤總結(jié)”的主動(dòng)式控制的轉(zhuǎn)變;在管理方式上實(shí)現(xiàn)了由過(guò)去的手工經(jīng)驗(yàn)式粗放型合同管理模式向以PDCA循環(huán)模式為主的精細(xì)化合同管理模式的轉(zhuǎn)變;合同管理的工作量和誤差明顯減少，質(zhì)量和效率明顯提高，促進(jìn)了企業(yè)管理理念革新。
2.信息化確保合同數(shù)據(jù)真實(shí)有效。通過(guò)信息化管理，合同數(shù)據(jù)能夠利用網(wǎng)絡(luò)及時(shí)反饋，在加強(qiáng)合同動(dòng)態(tài)管理的同時(shí)，拓寬了收集合同數(shù)據(jù)信息的渠道，確保了合同數(shù)據(jù)的真實(shí)性、有效性，為招標(biāo)談判及標(biāo)后預(yù)算提供了詳細(xì)數(shù)據(jù)，為企業(yè)提升決策水平提供了數(shù)據(jù)平臺(tái)。
3.降低管理成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。合同管理信息化提高了公司對(duì)包括各種配件在內(nèi)的噸煤成本消耗情況的控制和監(jiān)督效能，降低了庫(kù)存占用資金，優(yōu)化了庫(kù)存結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)了對(duì)供應(yīng)商的約束和平衡，促進(jìn)了公司降本增效。
三、對(duì)西山煤電設(shè)備租賃公司進(jìn)一步提高合同管理信息化水平的建議
如何從操作性、事務(wù)性的傳統(tǒng)工作層面走向管理性、戰(zhàn)略性的層面，這是合同管理真正要“管理”的長(zhǎng)遠(yuǎn)問(wèn)題。西山煤電設(shè)備租賃公司合同管理信息化成效明顯，在系統(tǒng)日常運(yùn)行和維護(hù)過(guò)程中，租賃公司以及各礦、廠機(jī)電科工作人員也發(fā)現(xiàn)了某些方面存在的問(wèn)題和不足，主要概括為以下方面：一是管理規(guī)范化程度有待提高，表現(xiàn)為部分合同沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行招標(biāo)采購(gòu)價(jià)格，有的礦、廠業(yè)務(wù)科存在先使用配件、后簽訂合同的情況;二是信息化程度有待提高，表現(xiàn)為信息查詢、檢索功能尚不夠完善;三是工作效率有待提高，表現(xiàn)為系統(tǒng)登錄、人員操作速度較慢等。
以上問(wèn)題的存在，既有少數(shù)工作人員認(rèn)識(shí)不到位、責(zé)任心不強(qiáng)等主觀方面的原因，也有制度不健全、硬件軟件缺乏等客觀方面的原因。筆者結(jié)合工作實(shí)際，對(duì)如何進(jìn)一步提高合同管理信息化水平提出以下建議：
1.嚴(yán)格界定合同審批程序和權(quán)限，明確崗位職責(zé)，提高管理規(guī)范化水平。
（1）審批程序：合同由設(shè)備租賃公司管理科和簽訂合同的礦、廠業(yè)務(wù)科共同辦理，嚴(yán)格按照公司合同審批表的流程執(zhí)行。設(shè)備出租合同由管理科審核，設(shè)備科復(fù)核，公司副經(jīng)理審批：設(shè)備退租合同由管理科審核，公司副經(jīng)理復(fù)核，公司經(jīng)理審批決定承修單位：產(chǎn)品買(mǎi)賣(mài)合同由配件科審查，管理科審核，公司法律顧問(wèn)復(fù)審，公司副經(jīng)理復(fù)核，公司經(jīng)理審批執(zhí)行;設(shè)備修理合同由設(shè)備科科長(zhǎng)、技術(shù)科科長(zhǎng)審查，管理科審核，公司法律顧問(wèn)復(fù)審，公司副經(jīng)理復(fù)核，公司經(jīng)理審批執(zhí)行。
（2）審批權(quán)限：各業(yè)務(wù)科科長(zhǎng)是本部門(mén)合同管理的第一責(zé)任人，對(duì)所填寫(xiě)的合同內(nèi)容條款負(fù)責(zé)，對(duì)審查發(fā)現(xiàn)不符合要求的合同，有權(quán)責(zé)令重新填寫(xiě);管理科除對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行審核外，主要負(fù)責(zé)對(duì)簽訂合同對(duì)方的企業(yè)名稱、資質(zhì)材料、經(jīng)營(yíng)資格和合同內(nèi)容中的價(jià)格、數(shù)量、履行期限、地點(diǎn)和方式進(jìn)行把關(guān);公司法律顧問(wèn)主要負(fù)責(zé)對(duì)合同文本條款內(nèi)容的規(guī)范性、合法性進(jìn)行復(fù)審;公司副經(jīng)理除對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行整體復(fù)核外，主要負(fù)責(zé)對(duì)合同的價(jià)格、質(zhì)量和產(chǎn)品技術(shù)要求進(jìn)行把關(guān);公司經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)全部合同實(shí)行監(jiān)控并簽發(fā)執(zhí)行。
（3）協(xié)調(diào)機(jī)制：各業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人，對(duì)本單位業(yè)務(wù)員簽訂的合同內(nèi)容，認(rèn)為不合格不合法，有權(quán)退回合同，業(yè)務(wù)員重新簽訂;對(duì)按照規(guī)定屬于復(fù)審部分的合同內(nèi)容，認(rèn)為不合格不合法的，有權(quán)組織有關(guān)部門(mén)進(jìn)行合同審查，提出意見(jiàn)后，由經(jīng)理簽發(fā);合同業(yè)務(wù)員在簽訂合同過(guò)程中，對(duì)所采購(gòu)配件的價(jià)格或設(shè)備修理預(yù)算要嚴(yán)格審查，采購(gòu)?fù)瑔挝弧⑼贩N、同規(guī)格的配件高于上年的，或者同一承修單位修理同一型號(hào)設(shè)備且鑒定結(jié)果相近、修理預(yù)算高于上期的，要在簽訂合同時(shí)附調(diào)價(jià)說(shuō)明書(shū)，調(diào)價(jià)說(shuō)明書(shū)需由業(yè)務(wù)科科長(zhǎng)、副經(jīng)理、經(jīng)理審批后生效。
（4）約束機(jī)制：管理科是完成合同蓋章生效的最后環(huán)節(jié)，必須按照法律和專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，對(duì)合同全部?jī)?nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格審查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題立即匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，嚴(yán)禁不合格或無(wú)效合同的簽訂：合同的履行，必須由管理科合同管理員核對(duì)合同和發(fā)票，核對(duì)無(wú)誤后在發(fā)票上標(biāo)注合同編號(hào)，加蓋審核章，財(cái)務(wù)科方可結(jié)算，未經(jīng)管理科審核及蓋章的原始發(fā)票，財(cái)務(wù)科不得辦理結(jié)算手續(xù)。同時(shí)，配件產(chǎn)品買(mǎi)賣(mài)合同、設(shè)備修理合同要求年履約率為95%以上，對(duì)于超過(guò)合同有效期的合同，終止履行。
2.完善擴(kuò)展系統(tǒng)模塊，提高信息查詢、檢索功能。
（1）合同進(jìn)度管理模塊：分為合同實(shí)施控制子模塊，合同變更管理子模塊，索賠管理子模塊。合同實(shí)施控制子模塊主要對(duì)合同履行進(jìn)度等方面的信息進(jìn)行準(zhǔn)確分析和實(shí)施動(dòng)態(tài)管理，將配件需求計(jì)劃與合同履行情況對(duì)比，找出兩者之間存在的差異，從而及時(shí)調(diào)整工作計(jì)劃;合同變更管理子模塊可根據(jù)原合同與變更后合同的對(duì)照表，自動(dòng)生成變更清單，生成變更詳情表，計(jì)算變更凈值和變更費(fèi)用，并及時(shí)反映變更后的總費(fèi)用變化情況;合同索賠管理子模塊包括索賠文件管理、索賠鑒別管理、索賠計(jì)算管理、索賠證據(jù)管理等，為管理人員提供有關(guān)查詢、收集有關(guān)索賠的各類(lèi)數(shù)據(jù)的服務(wù)等。
（2）合同文件管理模塊：進(jìn)行合同數(shù)據(jù)的輸入、修改、合同文件的檢索、查詢等，其包含的數(shù)據(jù)有：招標(biāo)文件，投標(biāo)書(shū)，中標(biāo)通知書(shū)，配件清單，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和其他有關(guān)資料、技術(shù)要求等。
（3）合同條款檢索模塊：可對(duì)各類(lèi)合同條款進(jìn)行檢索，以便監(jiān)督合同的履行，分為有條件檢索和無(wú)條件檢索，有條件檢索按使用者所選擇的條件進(jìn)行檢索查詢，無(wú)條件檢索按合同條款的自然順序進(jìn)行檢索;選擇條件可分為：合同編號(hào)檢索、主題詞檢索、條款檢索。
（4）合同查詢系統(tǒng)模塊：分為合同法律法規(guī)檢索子模塊、常用合同范本查詢子模塊、其它子模塊。合同法律法規(guī)檢索子模塊主要功能是對(duì)有關(guān)合同管理方面的合同法律法規(guī)及時(shí)更新查閱;常用合同范本查詢子模塊主要功能是檢索查詢和調(diào)用各種合同格式范本，使合同的生成更加方便、準(zhǔn)確、快捷;其它子模塊是為了方便系統(tǒng)用戶，讓用戶自己增加功能而留的待開(kāi)發(fā)模塊。
3.加強(qiáng)合同管理信息化培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)和工作效率。合同管理信息系統(tǒng)用戶一般可分為系統(tǒng)維護(hù)人員、系統(tǒng)應(yīng)用管理員、申報(bào)人員、審查審批人員等，不同人員的操作界面有繁有簡(jiǎn)，所需的專業(yè)知識(shí)和技能差別很大。系統(tǒng)維護(hù)人員和系統(tǒng)應(yīng)用管理員數(shù)量少，需要具有一定的計(jì)算機(jī)操作和簡(jiǎn)單的編程知識(shí)，一般由IT專業(yè)人員組成;因?yàn)楹贤拇蟛糠謨?nèi)容由申報(bào)人員在申報(bào)合同時(shí)填寫(xiě)，合同信息輸入完畢后才進(jìn)入審查審批流程，所以申報(bào)人員的操作比較復(fù)雜;而審查審批人員按各自負(fù)責(zé)審查的內(nèi)容查看相關(guān)選項(xiàng)和合同條款后，選擇通過(guò)與否，其操作相對(duì)來(lái)說(shuō)比較簡(jiǎn)單。因此要加強(qiáng)合同管理信息化培訓(xùn)，必須針對(duì)不同對(duì)象編寫(xiě)培訓(xùn)教材，采取集中學(xué)習(xí)與個(gè)人自學(xué)相結(jié)合的方式，讓員工在短時(shí)間內(nèi)了解與本崗位工作有關(guān)的系統(tǒng)功能和操作方法，達(dá)到事半功倍的效果。
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1 施工階段質(zhì)量監(jiān)理的原則
工程建設(shè)監(jiān)理在其監(jiān)理活動(dòng)中應(yīng)始終堅(jiān)持：堅(jiān)持質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；堅(jiān)持以人為核心；堅(jiān)持以預(yù)防為主；堅(jiān)持科學(xué)公正守法的職業(yè)道德規(guī)范。以主動(dòng)控制為宗旨，對(duì)施工階段進(jìn)行質(zhì)量控制；以督促承包單位的質(zhì)量保證體系進(jìn)行主動(dòng)控制為途徑，監(jiān)督其充分發(fā)揮自身應(yīng)有的質(zhì)量保證作用；嚴(yán)格掌握未經(jīng)審查或?qū)彶椴缓细竦某邪鼏挝弧⒐┴泦挝环职こ蹋粐?yán)格禁止未經(jīng)檢驗(yàn)或檢驗(yàn)不合格的原材料、構(gòu)配件、設(shè)備在工程上使用；對(duì)未經(jīng)工程建設(shè)監(jiān)理驗(yàn)收或經(jīng)驗(yàn)收不合格的工序不予簽認(rèn),且不得進(jìn)入下道工序施工。
2 項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段質(zhì)量管理的內(nèi)容
2.1 設(shè)計(jì)合同管理
水利工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)合同管理范圍，主要應(yīng)包括業(yè)主方下達(dá)的項(xiàng)目設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)，以及與業(yè)主方簽訂的各種合同文件及協(xié)議等。隨著我國(guó)建筑業(yè)的不斷發(fā)展，相關(guān)的法律法規(guī)業(yè)日益完善，相關(guān)設(shè)計(jì)單位應(yīng)不斷加強(qiáng)相應(yīng)的法律觀念，按與業(yè)主簽訂的合同內(nèi)容辦事，優(yōu)質(zhì)高效按時(shí)履行合同中約定的相關(guān)設(shè)計(jì)任務(wù)，是設(shè)計(jì)單位在與業(yè)主單位簽訂合同后應(yīng)盡的職責(zé)。因此，在項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段，要不斷強(qiáng)化相關(guān)設(shè)計(jì)人員的法律意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，規(guī)范員工素質(zhì)，依法管理和實(shí)施項(xiàng)目設(shè)計(jì)合同，使單位在市場(chǎng)上逐步樹(shù)立良好的信譽(yù)，以求立于不敗之地。
2.2 設(shè)計(jì)質(zhì)量的控制
在水利工程項(xiàng)目建設(shè)的設(shè)計(jì)階段，其質(zhì)量控制目標(biāo)與投資控制和進(jìn)度控制兩大目標(biāo)存在較大的差異，設(shè)計(jì)質(zhì)量管理很難像投資控制和進(jìn)度控制一樣對(duì)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)質(zhì)量進(jìn)行動(dòng)態(tài)控制。實(shí)際項(xiàng)目管理過(guò)程中，通常采用事前控制和優(yōu)化設(shè)計(jì)成果的手段來(lái)實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)質(zhì)量管理。
項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段質(zhì)量管理控制的主要任務(wù)，是編制項(xiàng)目設(shè)計(jì)方案，優(yōu)化設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)中相關(guān)質(zhì)量要求規(guī)定的內(nèi)容，并審核項(xiàng)目設(shè)計(jì)方案能否滿足水利工程項(xiàng)目的功能要求和質(zhì)量要求，組織相應(yīng)的專家或?qū)I(yè)咨詢機(jī)構(gòu)對(duì)設(shè)計(jì)方案進(jìn)行評(píng)審和優(yōu)化，從項(xiàng)目設(shè)計(jì)的角度提出科學(xué)合理、經(jīng)濟(jì)可行的建議。為達(dá)到項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段的質(zhì)量控制目標(biāo)，應(yīng)針對(duì)性地采取有效的技術(shù)方法和管理手段，對(duì)整個(gè)水利工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)過(guò)程進(jìn)行科學(xué)的系統(tǒng)化綜合管理，并對(duì)設(shè)計(jì)質(zhì)量管理的執(zhí)行情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)的綜合評(píng)測(cè)和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)設(shè)計(jì)過(guò)程中存在的問(wèn)題，并采取有效的措施加以解決，避免項(xiàng)目施工過(guò)程中出現(xiàn)過(guò)多的設(shè)計(jì)變更現(xiàn)象導(dǎo)致大量的人力、物力、財(cái)力、資源等嚴(yán)重浪費(fèi)現(xiàn)象，確保整個(gè)項(xiàng)目始終處于可控狀態(tài)，以加強(qiáng)相應(yīng)的法律觀念，按與業(yè)主簽訂的合同內(nèi)容辦事，優(yōu)質(zhì)高效按時(shí)履行合同中約定的相關(guān)設(shè)計(jì)任務(wù)，是設(shè)計(jì)單位在與業(yè)主單位簽訂合同后應(yīng)盡的職責(zé)。
因此，在項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段，要不斷強(qiáng)化相關(guān)設(shè)計(jì)人員的法律意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，規(guī)范員工素質(zhì)，依法管理和實(shí)施項(xiàng)目設(shè)計(jì)合同，使單位在市場(chǎng)上逐步樹(shù)立良好的信譽(yù)，以求立于不敗之地。
2.3 投資目標(biāo)的控制
在水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段進(jìn)行的投資控制，應(yīng)是包括設(shè)計(jì)理念、施工技術(shù)、工期控制、合同管理在內(nèi)的綜合性管理工作，有效提高項(xiàng)目資金的利用效率。由千傳統(tǒng)體制和管理模式的原因，我國(guó)絕大部分的水利工程項(xiàng)目，項(xiàng)目成本投資的超額主要受相應(yīng)的設(shè)計(jì)內(nèi)容和施工組織的影響。目前，價(jià)值工程方法是普遍采用的工程造價(jià)控制管理方法。
2.4 進(jìn)度目標(biāo)的控制
在水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)過(guò)程中，對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)度控制的主要任務(wù)有：編制相應(yīng)的項(xiàng)目設(shè)計(jì)進(jìn)度計(jì)劃，檢查設(shè)計(jì)單位的進(jìn)度計(jì)劃完成情況，并將實(shí)際進(jìn)度值與設(shè)計(jì)計(jì)劃值進(jìn)行比較；編制相應(yīng)的進(jìn)度計(jì)劃報(bào)表；編制相應(yīng)的設(shè)計(jì)出圖計(jì)劃，并控制實(shí)際執(zhí)行的完成情況；編制項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段進(jìn)度控制相應(yīng)的總結(jié)報(bào)告等。
水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段進(jìn)度控制的主要方法是規(guī)劃、控制和調(diào)整。實(shí)際項(xiàng)目中，可按照不同的設(shè)計(jì)階段，對(duì)階段內(nèi)的設(shè)計(jì)任務(wù)進(jìn)行細(xì)分，及時(shí)、高效地完成各細(xì)分任務(wù)；加強(qiáng)各設(shè)計(jì)專業(yè)間的溝通和協(xié)調(diào)管理，采取科學(xué)的進(jìn)度控制方法完成項(xiàng)目設(shè)計(jì)任務(wù)，確保設(shè)計(jì)成果完整、準(zhǔn)確、先進(jìn)。
2.5 設(shè)計(jì)文件的管理
項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段的文件管理工作，主要是保護(hù)和管理設(shè)計(jì)階段內(nèi)制作的設(shè)計(jì)方案、圖紙，以及業(yè)主方、施工單位的意見(jiàn)文件，專家評(píng)審文件，現(xiàn)場(chǎng)設(shè)計(jì)變更文件等資料。
3 施工準(zhǔn)備階段的質(zhì)量控制
工程項(xiàng)目開(kāi)工前，項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)審查承包單位現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)的質(zhì)量管理體系、技術(shù)管理體系和質(zhì)量保證體系，確能保證工程項(xiàng)目施工質(zhì)量時(shí)予以簽認(rèn)；對(duì)工程質(zhì)量有重大影響的施工機(jī)械、設(shè)備，應(yīng)審核承包單位提供的技術(shù)性能報(bào)告，凡不符合質(zhì)量要求的不能使用。對(duì)施工過(guò)程中使用的機(jī)器、計(jì)量器具等應(yīng)要求承包單位上報(bào)有關(guān)檢測(cè)部門(mén)的鑒定證明，并注意其有效期。專業(yè)監(jiān)理工程師應(yīng)對(duì)承包單位報(bào)送的擬進(jìn)場(chǎng)工程材料、構(gòu)配件和設(shè)備的報(bào)審表并附質(zhì)量證明資料、進(jìn)場(chǎng)質(zhì)量檢驗(yàn)記錄審核簽認(rèn)，并對(duì)進(jìn)場(chǎng)的實(shí)物按照委托監(jiān)理合同約定或有關(guān)工程質(zhì)量管理文件規(guī)定的比例采用平行檢驗(yàn)或見(jiàn)證取樣方式進(jìn)行抽檢，對(duì)未經(jīng)項(xiàng)目監(jiān)理人員驗(yàn)收或驗(yàn)收不合格的工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備，項(xiàng)目監(jiān)理人員應(yīng)拒絕簽認(rèn)，并應(yīng)簽發(fā)監(jiān)理工程師通知單，書(shū)面通知承包單位限期將不合格的工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備撤出現(xiàn)場(chǎng)。
4 施工過(guò)程階段的質(zhì)量控制
在施工階段推行以動(dòng)態(tài)控制為主，事前預(yù)防為輔的管理辦法，主要抓住事先指導(dǎo)，事中檢查、事后驗(yàn)收三個(gè)環(huán)節(jié)。一切以數(shù)據(jù)說(shuō)話，一切以書(shū)面為根據(jù)，做好提前預(yù)控，從預(yù)控角度主動(dòng)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，對(duì)重點(diǎn)部位、關(guān)鍵工序進(jìn)行動(dòng)態(tài)控制。在施工管理過(guò)程中，抓“重點(diǎn)部位”的質(zhì)量控制，對(duì)工程施工做到全過(guò)程、全方位的質(zhì)量監(jiān)控，從而有效的實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目施工的全面質(zhì)量控制。
5 竣工驗(yàn)收階段的質(zhì)量控制
項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)按(現(xiàn)行)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《工程施工質(zhì)量驗(yàn)收規(guī)范》的質(zhì)量評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)和辦法,對(duì)完成的分項(xiàng)、分部工程，單位工程進(jìn)行檢查驗(yàn)收；專業(yè)監(jiān)理工程師應(yīng)對(duì)承包單位報(bào)送的分項(xiàng)(檢驗(yàn)批)工程質(zhì)量驗(yàn)評(píng)資料進(jìn)行審核及現(xiàn)場(chǎng)檢查，合格后予以簽認(rèn)；對(duì)于有使用要求的分項(xiàng)(電器、設(shè)備調(diào)試等項(xiàng))，必須在檢測(cè)、試驗(yàn)或運(yùn)轉(zhuǎn)后再進(jìn)行檢查評(píng)定(驗(yàn)收)。
建立嚴(yán)格的檢查驗(yàn)收制度。監(jiān)理工程師必須建立一整套質(zhì)量和驗(yàn)收制度，包括對(duì)施工材料的檢驗(yàn)、隱蔽工程的驗(yàn)收，施工方法和施工質(zhì)量的檢查，完成工程量的計(jì)量，每道工序結(jié)束的檢查和驗(yàn)收，以及單項(xiàng)工程和全部工程的竣工驗(yàn)收等。嚴(yán)格控制進(jìn)場(chǎng)材料質(zhì)量；現(xiàn)場(chǎng)以單元工程質(zhì)量控制為基礎(chǔ)，預(yù)防為主，加強(qiáng)施工過(guò)程中的現(xiàn)場(chǎng)控制監(jiān)理。監(jiān)理工程師不定時(shí)地查閱施工單位制作的質(zhì)量控制圖，以監(jiān)督工程質(zhì)量。在材料檢驗(yàn)方面，采用書(shū)面檢查、現(xiàn)場(chǎng)查驗(yàn)和抽樣檢查相結(jié)合的方法，混凝土工序檢查則抓關(guān)鍵，主要抓薄弱環(huán)節(jié)，并與施工圖紙相結(jié)合。
項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)組織監(jiān)理人員對(duì)承包單位報(bào)送的分項(xiàng)(檢驗(yàn)批)工程和單位(子單位)工程質(zhì)量驗(yàn)評(píng)資料進(jìn)行審核和現(xiàn)場(chǎng)檢查，符合要求后予以簽認(rèn)，同時(shí)應(yīng)督促承包單位做好竣工資料的整編工作，審查承包單位提交的竣工資料及工程質(zhì)量報(bào)告。針對(duì)工程質(zhì)量和內(nèi)業(yè)資料存在的問(wèn)題，提出整改及時(shí)間要求，整改完畢簽署工程竣工報(bào)驗(yàn)，在此基礎(chǔ)上提出工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告并報(bào)監(jiān)理公司審核簽認(rèn)。
