時間：2023-05-30 09:59:14
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇電子文件管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
zlx：從當前實踐看，電子文件管理系統還基本難以找到對應的管理主體，它更多的是理論界的一種自娛自樂式的純理論闡釋。因為，電子文件在業務部門產生以后，一直就在各業務系統中運行，如會計檔案是在會計電算化系統中運行、教學檔案是在教務系統中運行、電子公文是在公文管理系統中運行等。總不能說會計電算化系統、教務系統、公文管理系統等屬于電子文件管理系統吧？它們都是為了辦理上述業務而存在的管理系統或平臺，而不是為了管理電子文件而存在的系統或平臺。當前學界一般把電子文件管理系統定義為管理電子文件的平臺，而上述系統存在的意義不是為了管理電子文件，而是為了完成相應的業務活動，因此，上述系統顯然不是“電子文件管理系統”。而電子文件在辦理完成之后，經過歸檔又直接進入到“檔案管理系統”里去了，所以這個“電子文件管理系統”在哪里呢？誰在對其進行管理呢？
任越：支持zlx的觀點。電子文件管理系統就是業務系統，這個系統本身就是單位業務系統的拓展，只不過檔案學界將這個電子文件管理系統單獨拿出來，其實必要性不強。各位可以上網搜索，哪個學界專家真正開發過電子文件管理系統并搞過實證研究？電子文件管理系統都是人家科技公司研發出來的，專家們只不過提供了一些素材和需求罷了。
陳建同學：支持任越的觀點。電子文件管理系統還是要圍繞實踐部門走。電子文件管理國家戰略頂層設計正在全面實施，電子文件管理系統國家標準也已經頒布。實踐層面，電子文件管理系統的研發和應用正在逐步推進。
紅旗下的檔棍：電子文件管理系統很尷尬，為什么不是OA呢？或者說是某種業務系統。我覺得zlx說得有道理，現實生活中其實就是一種特殊的業務系統而已。管理主體就是文件背后業務活動的管理者。
simon：我是企業檔案館的，單位有個部門叫文檔處，負責管理公司文件和檔案。電子文件管理系統主要是管理電子文件的，電子文件系統中有個模塊叫檔案管理模塊。電子文件辦畢后，在線整理歸入檔案管理模塊，變為電子檔案。所以我們的電子文件概念和現在學界說的電子文件概念不太一樣。我們基本沿用了紙質檔案的管理模式，管理主體沒有變化。
一芙：我覺得主體是文件形成單位，電子文件系統的存在是為了單位的業務而設置的，電子文件是業務活動中形成的文件。
追夢的少年：立檔單位和業務部門應該是電子文件管理系統的主體。立檔單位和具體業務部門是電子文件的具體形成者，他們對電子文件的形成過程、目的、背景等情況了如指掌，可以最大限度地確保電子文件的真實性、完整性和有效性。
陳建同學：電子文件管理系統有主體嗎？是管理主體還是開發主體？這個問題要搞清楚。
任越：支持陳建同學的觀點。電子文件管理系統就是個系統程序，怎么會有主體？主體是程序員。
simon：我們單位管理和開發都是文檔處統一管理。
wgy0828：系統管理的主體必須是系統管理員。至于誰是系統管理員，是什么級別的管理員，就回到電子文件管理主體的問題了。
simon：系統管理員聽文檔部門的，所以系統管理員只是輔助管理，還是需要按公司統一的文檔管理制度來操作，所以管理主體就是文檔部門。
wgy0828：你說的系統管理員是剛開發好的初始身份吧，系統移交單位之后的管理員不就是與文件流轉相關的人員。
紅旗下的檔棍：其實，電子文件管理系統只是一種業務系統而已，有時表現為狹義的辦公部門開發使用的系統，但更多的是其他業務部門管理的系統，其管理主體多數情況下為文件背后業務活動的管理者，管理行為包括需求提出、可研論證、組織設計管理、開發管理等。
住在春天：電子文件生命周期中一般存在三種類型系統：業務系統、電子文件管理系統、電子文件長期保存系統。業務系統和電子文件管理系統與文件形成單位相對應，電子文件長期保存系統與檔案館相對應。
檔案研究僧：這個討論的主題是不是有歧義啊？是在討論管理電子文件的主體，還是管理電子文件管理系統的主體？電子文件管理系統的主體聽上去感覺有點別扭。一個系統的主體是設計系統的人，還是在運營維護系統的人？
zlx：歧x？誰對它實施管理，誰就是其管理主體，如檔案管理系統的管理主體是檔案管理部門，這個理解有錯？
紅旗下的檔棍：電子文件管理系統的客體從形式上看，包括視頻、音頻、電子公文、零散數據等。從歸屬上看，按照檔案界發生型定義的方式，一般為文件形成者。技術層面分清客體很重要，為什么呢？因為這涉及系統的數據量和信息量，進而涉及系統整體的網絡結構、數據結構和存儲形式。系統數據量和信息量是進行系統可研論證的重中之重。
zlx：電子文件在辦理過程中在各“業務系統”中運行，辦理完畢后，在檔案管理系統中運行，請問這個“電子文件管理系統”去管哪里的“電子文件”？
simon：管的是檔案管理系統中的電子文件。
zlx：從我國實際狀況看，電子文件管理系統是夾在業務系統與檔案管理系統之間的一個系統，可能就是“畫蛇添足”。電子文件管理系統不是一個筐，什么都能往里裝。電子文件管理系統也不是自由體，各人有各人的邊界，這樣的東西就是個虛的。
一芙：電子文件管理系統是業務文件流轉的平臺，怎么會和業務系統是分離的呢。
zlx：高見！第一次聽說，電子文件管理系統是業務文件流轉的平臺這種說法，那么，會計電算化系統是算業務系統還是算電子文件管理系統呢？
田寧寧：電子文件管理系統是不是以電子文件為主體的，電子文件是業務的載體和內容吧。否則，電子文件管理系統里面都是啥內容呢？
一芙：電子文件管理系統是對電子文件生成、流轉、處置、利用等過程進行管控的平臺，有的包含檔案管理系統，有的與檔案管理系統分離。我這種理解不知對不對。
simon：沒問題的，很符合實際工作部門的管理情況。
wgy0828：那么電子文件管理系統和OA系統的功能區別在哪兒？
一芙：沒區別啊，都是電子文件管理平臺。電子文件管理系統是一個大的名稱，OA辦公只是其中的一個業務而已，電子文件系統中還有其他業務流程。
simon：等于或大于OA。主要是名字所涵蓋的內容不同，涵蓋少則與OA同名，涵蓋多則等于OA+檔案管理系統，和實際工作比對就是文檔處只管收發文及文件辦理管控，或者只管歸檔文件，或者既管OA，又管歸檔文件。
紅旗下的檔棍：老實說，我眼里只有檔案管理系統和非檔案管理系統，有些術語比較討厭，理論上也不是不能把電子文件管理系統概括得非常大、非常全，甚至包括標準規章之類的，但這樣只是方便論述而已，有一定的理論意義，但實踐意義也僅是提醒實踐工作者注意考]問題的全面性，真要是去開發系統，胡子眉毛一把抓肯定不行，要把工作盡可能地分解。我的經驗是業務系統中的數據要有一個歸屬，各個業務系統之間要有一個數據中心去調節。
追夢的少年：電子文件管理系統是對單位業務管理系統的集成，同時也是連接檔案管理系統的橋梁和紐帶，三個系統的整合將是優化文檔管理系統的一個方向，當然這種整合并非易事，涉及不同的管理主體。
simon：電子文件管理系統是存在的，不論是從OA角度理解電子文件概念，還是從檔案角度理解電子文件，或者從文檔一體化層面上理解電子文件。
紅旗下的檔棍：電子文件管理系統其實是從檔案管理的視角對業務系統的一種觀察，是一種方便從檔案管理認識實踐現象的工具，有了這個命名方便檔案管理的思想、注意力、管理手段等的介入，方便檔案管理人員對檔案這一客體的關注。所以，作為一種理論研究的對象，有一定的合理性。但要搞清楚，一旦開始深入地分析，應把它忘掉，讓它消失掉，心里想著怎么用檔案的手段把業務搞好就行。
zlx：系統存在與否應該是看是否有利于管理流程的優化為標準，如果 “畫蛇添足”，還不如不要為好。
wgy0828：如果按學界的說法，一定要將電子文件管理系統與“業務系統”“數字（電子）檔案系統”區分開來，那么它就沒有獨立存在的內在驅動和外在基礎：1.形成主體電子文件意識不強。最近半年調研的8家事業單位和9家企業中，系統開發時基本上只關注單位業務系統的便捷性和安全性，強調數據的采集、統計和關聯，對其憑證性往往患有技術依賴癥，認為在系統里的文件就是默認權威的。2.缺乏明確且強有力的主導者。公文主管部門更多關注文件內容、格式和流轉，而不是其存在形式，檔案行政管理部門對電子文件的長期保存感興趣，卻從權力和能力上都沒法真正實現“前端控制”。另外從效益上來說，在業務系統和電子檔案系統中間夾個電子文件管理系統，其產出比和響應時間都不劃算。
simon：其實反過來再想想，除去一切電子文件管理系統，回到紙質文件時代，事情一樣可以順利處理，只是效率低些，所以電子文件管理系統首先是提升效率的工具。再進一層，電子文件管理系統不光是管理了電子文件，更是一種工作模式的改變，產生了新型的信息溝通管理模式。所以，形式可以千變萬化，不變的是對文件管理的需要。
住在春天：從理論上來說，如果電子文件管理系統沒有必要存在，除非是它的功能沒有了價值，無需從業務系統中捕獲電子文件，也無需具有行政有效性和法律證據性，或者它的功能可以被其他系統取代或覆蓋。
關鍵詞 電子文件;管理;措施
中圖分類號 G276 文獻標識碼 A文章編號 1674-6708(2010)18-0042-02
電子文件是指人們在社會活動中形成的,以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。電子文件的特定性決定了其管理與傳統紙質檔案也有很大的差別,下面談談電子文件管理。
1 構建統一的電子文件管理的基礎框架
在新的時期,加強法制建設,依法管理電子文件,逐步形成一套完善的電子文件管理法制體系。相應的法律法規是電子文件管理的一個重要前提,目前電子文件管理不善,同沒有一個電子文件法規有著重要關系。因此,一檔案行政管理部門應會同政府信息產業部門聯合制定電子文件管理法,確認電子文件的法律地位,明確檔案行政管理部門和政府信息產業部門的職責,統一電子文件的軟硬件設施,依法管理電子文件;二檔案行政管理部門應逐步制定和完善電子文件全過程管理制度,做到有章可循,使電子文件的管理達到標準化、規范化、制度化;三為了承擔不久將要面臨的指導電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案管理任務,各級檔案行政管理部門應增設相應的管理機構,行使監督、檢查、指導電子文件歸檔及電子檔案管理的職權。
2 做好電子檔案利用時的保密工作
電子檔案在利用中的保密與安全是十分重要的。由于電子檔案利用方式與所依賴技術的多樣化,導致了利用工作的復雜性。同紙質檔案相比,電子檔案利用過程中的保密性與安全性更加難以控制。因此,加強電子檔案的利用管理,就顯得特別重要。從信息安全的角度出發,在電子檔案的利用中,可采取兩項措施:審核使用權限;劃分密級層次。
3 完善電子文件管理運行模式
電子文件與紙質文件相比,所涉及的問題更為廣泛、受到的制約因素更多,僅僅依靠檔案部門是難以完成的。因此,應當采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門“三位一體”的電子文件管理運行模式,各部門各司其職、各揚所長。電子文件形成部門熟悉業務,了解電子文件歷史聯系,對于鑒定電子文件的價值富有“話語權”,是電子文件歸檔管理工作的主要責任者;檔案部門既掌握電子文件歸檔的原則、方法,又了解全局情況,歌謠效地發揮統籌全局、把好關口的作用;而計算機與信息管理部門一方面作為電子文件的形成者;另一方面又作為設計與維護信息管理網絡、管理電子信息的專業技術部門,雙重功能集于一身,是電子文件歸檔制度化、標準化的組織者與實施者。這種“三位一體”的電子文件管理運行模式,可以有效保證電子文件歸檔管理工作的質量。
4 檔案管理工作提前介入
電子文件檔案系統的設計,對于電子文件與電子檔案管理系統而言,它和所有檔案輔助管理軟件有著根本的區別,它承擔了電子文件與電子檔案從接收、鑒定、保管、利用等全部工作,不僅要具有電子檔案的管理功能,而且還具有相當于實體檔案庫房的保管存儲功能。把原來紙質文件管理系統中的許多后控制手段提到了最前端,盡可能把文件各個階段的管理要求放在設計階段予以考慮,以功能合理的電子文件、電子檔案管理系統作為管好電子文件的先決條件。
5 建立動態的跟蹤監控系統
電子文件的管理應當從每份電子文件產生之初起,建立起一個與各部門緊密相連的系統,對每份文件的形成、接受、利用進行跟蹤控制,以防止文件的丟失。這個系統應當以檔案管理部門為核心,電子文件管理者給予各種文件類型以代碼,任何部門未經檔案管理部門同意,不能擅自建立新的文件系統,從而保證各類文件的產生均在檔案管理部門的監控之下,以確保檔案管理者具備文件的領導權力。
6 提高檔案管理人員的素質
電子文件管理要求檔案人員必須加強自身學習,全面提高理論水平,熟悉電腦操作。
檔案人員通常只是熟悉檔案業務,對于電腦操作并不熟悉。而電子文件管理就要求人員必須熟知電腦基本操作、相應軟件運動等知識。因此,在進行電子文件管理工作中檔案人員會感到知識缺乏,導致困難,工作效率不高,可以說,電子文件對檔案人員提出了更高要求。具體來說,就是檔案人員必須加強學習,全面提高理論水平,熟悉電腦,了解相應軟件的有關知識。對于檔案人員來說,僅有單一的檔案專業知識已經遠遠不夠,社會發展要求檔案工作者必須是知識全面的復合型人才,只有這樣,才能使檔案工作真正融入到社會的建設和發展中去,檔案工作才能真正體現其價值所在。
7 加強電子文件的利用
檔案工作的根本目的在于利用,首先,必須建立起一整套科學、嚴謹、合理的電子檔案管理制度,實現電子檔案管理的標準化和規范化,使電子檔案在產生、運行、管理過程中有法可依,有章可循,保障其工作順利開展;其次,要把好數據庫質量關。在數據管理方面應建立健全數據質量管理體系,根據本單位的實際情況,制定嚴格的數據質量考核指標,責任到人,并定期檢查,常抓不懈;第三,要做到館室共建,應將計算機錄入工作分散到該立檔單位的內設機構。由內設機構負責歸檔文件的計算機錄入,檔案室在接收歸檔文件的同時接收電子目錄,并獎其合并為本單位的檔案目錄數據庫,同時將重要的文件原文掃描,進而向檔案館移交電子目錄,形成檔案館的電子檔案目錄中心。對于檔案館來說,其主要是負責對各立檔單位電子檔案目錄庫的形成、積累、保管、整理的指導和監督;接收和轉換各檔案室移交的電子檔案目錄,形成目錄數據庫;第四,充分利用信息安全技術,切實保障檔案信息數據庫的安全,如配置防病毒卡和查殺系統并且要不斷升級;設置密碼、密鑰、防火墻、身份驗證、防寫保護等等,確保電子檔案的安全。因此,檔案人員知識結構的變革迫在眉睫。檔案人員要適應信息技術和檔案事業的發展必須采取積極措施抓好知識更新,引進、消化、適應信息技術發展的需要。可以肯定,加快檔案人員知識結構的變革,多途徑、多層次培養人才,是檔案工作迎接信息技術革命最根本的對策。
總之,在信息社會之中,電子文件是信息記錄的主要形式。網絡之中的電子文件數量十分巨大,需要人們加以科學地管理,才能便于人們的利用。
參考文獻
制定規范，為電子文件歸檔和管理提供依據
2002年10月，在廣泛調研的基礎上，青島市檔案局制定了《青島市電子文件歸檔與管理規范（試行）》（以下簡稱《規范》），《規范》規定了電子文件形成、積累、歸檔、保管、利用、統計的原則和方法，并體現出以下特點：
1．定義了歸檔電子文件光盤存儲的信息組織結構
《規范》規定：“推薦采用只讀光盤、磁帶作為歸檔電子文件的保存載體。每盤存儲載體的根目錄下有說明文件、著錄文件、歸檔電子文件子目錄。”其中，“說明文件”用純文本文件編制，該文件包含有關本存儲載體的各種信息，包括全宗號、全宗名稱、歸檔年度、盤號、制作人、檢查人、制作時間等；“著錄文件”采用XML格式，保存了光盤存儲歸檔電子文件的著錄信息。著錄文件采用XML格式一方面可以充分利用XML文件的設備無關性，減少歸檔電子文件著錄信息對計算機系統軟硬件環境的依賴性，另一方面可以方便辦公自動化系統同檔案系統進行數據交換，達到文件著錄信息的共享，還可以經過簡單的腳本編程直接用瀏覽器進行著錄信息的檢索和歸檔電子文件原文的查看，方便進行單位間信息的交流和政務公開出版物的編輯。
在歸檔電子文件子目錄中，以子目錄的形式存放歸檔電子文件，一件電子文件保存在一個子目錄中，子目錄名為全宗號＋歸檔年度＋保管期限＋件號，如000012002100001，其中第1―5位為全宗號，第6―9位為歸檔年度，第10位為保管期限（永久為1，長期為2，短期為3），第11―15位為件號，用這種方式保存歸檔電子文件的原文信息，利用操作系統提供的樹型結構和文件名的自動排序功能，即使不通過檔案軟件檢索功能，也可以方便地對歸檔電子文件按“件”分隔開并按照保管期限和件號進行查找，避免了若干歸檔電子文件統一保存在一個子目錄下造成檢索和查找的困難。
2．明確了電子文件的著錄信息
《規范》在起草過程中，廣泛調研了電子文件整個生命周期中從文件生成到文件歸檔過程中產生的各種信息，總結了歸檔電子文件的著錄信息模板，包括文件信息、檔案信息和電子文件信息三大部分。其中，“文件信息”描述了一份文件從生成到歸檔前的信息，主要包括擬稿人、擬稿時間、部門責任人、部門責任人審核時間、核稿人、核稿時間、簽發人、簽發時間、打字者、打字時間、校對者、校對時間、主送單位、抄送單位、發送時間、緩急程度、密級、收文者、收文單位、收文時間、批閱人、批閱意見、批示人、批示意見、承辦部門、辦理結果、辦結時間等項目。
“檔案信息”描述了文件歸檔后增加的檔案方面的著錄信息，主要包括歸檔人、歸檔單位、歸檔時間、全宗號、歸檔年度、保管期限、件號、主題詞、分類號、鑒定者、鑒定時間、銷毀者、銷毀審批者、銷毀時間、開放標識、題名、責任者、文件編號、附件、稿本、版本、版本說明等項目。
“電子文件信息”描述了電子文件在計算機環境中的生存信息，主要包括硬件環境、網絡環境、操作系統、應用軟件、文件類型、文件名、文件長度、存儲位置、創建人、創建時間、修改人、修改時間、訪問人、訪問時間、載體類型、盤號等項目。其中全宗號、歸檔年度、保管期限、件號、題名、文件編號、責任者、簽發時間、文件類型、文件名、載體類型、稿本等屬于歸檔電子文件的必著項目，其他項目屬于選著項目，目的是既讓尚未實行無紙化辦公的單位能夠保存歸檔電子文件的最基本的信息（即歸檔電子文件的必著項目），又讓已經實行無紙化辦公的單位能夠將其在辦公自動化過程中形成的歸檔電子文件的背景信息完整地保留下來（將歸檔電子文件的選著項目從辦公自動化系統中引用到檔案管理系統中）。
編制軟件，為電子文件管理提供支持
為使《規范》得到貫徹執行，青島市檔案局成立了機關檔案管理軟件開發組，研制了《易初檔案管理系統》（以下簡稱《系統》）。《系統》在滿足傳統檔案管理要求的基礎上，對文書、科技、照片等門類電子文件整理提供了支持，主要表現為：
1．采用紙質等其他載體文件與歸檔電子文件合一的方式整理歸檔電子文件
基于《規范》中對歸檔電子文件的著錄必選項目與紙質等其他載體文件基本相同，同時歸檔電子文件在現階段尚不具備法律憑證作用，所以《系統》在整理歸檔電子文件的時候，沒有對歸檔電子文件制定單獨的整理方法，而是采用將歸檔電子文件直接“附加”到紙質等其他載體檔案的目錄上的方法來進行管理，并且規定對于沒有紙質文件對應的歸檔電子文件必須重新制作紙質文件，對于沒有其他載體文件對應的歸檔電子文件，則按照所對應門類的檔案整理方法直接進行整理即可。如果其一件紙質等其他載體文件有相對應的電子文件歸檔，通過查看檔案目錄的方式就可以訪問對應的歸檔電子文件內容，實現歸檔電子文件與紙質等其他載體文件的統一管理。
2．采用附加歸檔與鏈接歸檔相結合的方式管理歸檔電子文件
《系統》用附加歸檔與鏈接歸檔兩種方式管理歸檔電子文件。“附加歸檔”是直接將歸檔電子文件加密后存儲到《系統》數據庫中管理；“鏈接歸檔”不是將歸檔電子文件存儲到《系統》數據庫中，而是僅僅存儲文件路徑位置的管理方式。
“附加歸檔”將歸檔電子文件直接加密存儲到數據庫中可以通過《系統》的權限邏輯來控制對歸檔電子文件的訪問，防止歸檔電子文件在歸檔后被非法訪問、修改、刪除和感染病毒。但是，“附加歸檔”使《系統》數據庫非常龐大，造成用戶在進行備份等大數據量操作時速度減慢。
“鏈接歸檔”不將歸檔電子文件原文存儲到數據庫中，僅僅存儲歸檔電子文件的著錄信息，雖然歸檔電子文件可以脫機存儲到光盤等一次寫載體中，仍然不能避免歸檔電子文件的非法訪問。不過“鏈接歸檔”可以避免數據庫的異常龐大，所以《系統》在推薦檔案室用戶采用“附加歸檔”的前提下，又提供了“鏈接歸檔”的管理方式。在管理一些限制訪問的歸檔電子文件時，采用“附加歸檔”的方式增加歸檔電子文件的安全性；在管理錄音、錄像、照片等安全性要求不高，但占用空間龐大的歸檔電子文件，采用光盤存儲、“鏈接歸檔”的方式管理。
3．《系統》實現與其他辦公軟件的數據共享
根據《規范》對于歸檔電子文件光盤信息組織結構的要求，歸檔電子文件的著錄信息是基于XML文檔格式，所以《系統》對于著錄信息的存儲也是完全基于XML格式，而不是以某種格式的關系數據庫形式存在，這樣就為《系統》與其他辦公自動化軟件的信息交換提供了便利的條件。通過《規范》提供的歸檔電子文件光盤信息組織結構，其他辦公自動化系統可以將需要歸檔的電子文件連同歸檔電子文件的背景信息一并寫出，通過網絡傳送給檔案管理人員，完成歸檔電子文件的物理歸檔過程，既完整地保存了辦公自動化過程中形成的著錄信息，又減輕了檔案工作人員的壓力。檔案管理人員只需要點擊幾下鼠標，就可以完成歸檔電子文件的錄入工作。
總結規律，探索出一套歸檔電子文件與紙質文件同步管理的方法
通過制定《規范》和《系統》的推廣使用，青島市檔案局總結出了歸檔電子文件與紙質文件“四同步”的整理方法，即根據文檔一體化管理的具體要求，使用辦公自動化系統進行文書處理，文件流轉完畢，運用《系統》進行歸檔，按照標準統一著錄有關檔案信息，同時在紙質文件上加蓋歸檔章，予以編號（歸檔紙質文件的電子版本編號應與此編號一致）歸檔，文件的電子版本通過計算機網絡系統進行查詢。也就是說，在鑒定歸檔紙質文件與其電子版本一致性基礎上，按統一的方法分類、排列、著錄，以電子版本作為提供利用主要方式的過程，即同步歸檔、同步整理、同步著錄、同步利用。
1．同步歸檔。制發的、收到的以及未經公文處理的紙質文件歸檔前，由文書人員核對文件材料是否完整，同時核對其電子版本的真實性與原始性。如果不符合要求，文書人員重新制作電子文件。如果符合有關要求，則將電子文件保存到指定計算機硬盤的指定路徑中實現邏輯歸檔。歸檔的電子文件格式應符合《規范》的要求，否則應進行轉換。如無法轉換，應將其電子版本和相關支持軟件一并保存。
2．同步整理。按照《系統》的要求，歸檔文件與歸檔電子文件采用“合二為一”的整理方法，兩者擁有相同的檔號和著錄信息，所以在整理歸檔紙質文件的同時，歸檔電子文件也就整理完成了。具體做法是：對于發文及其電子版本一般在簽發后，由文書將著錄信息全部錄入到《系統》中；對收文及其電子版本，一般由文書在收文登記時即將著錄信息錄入到《系統》中；未經收發文處理的歸檔文件及其電子版本在歸檔電子文件形成后一個月內收集并將著錄信息錄入到《系統》中。全宗號、年度通過《系統》自動生成；件號通過確定年度和保管期限后，由《系統》自動計算生成。不同的用戶可同時向《系統》中著錄需要歸檔的紙質文件和電子文件，《系統》將根據歸檔的先后順序按照年度和保管期限自動生成歸檔文件的件號，從而確保不同的用戶登記的件號在同一年度、同一保管期限中不重復。對于暫不確定保管期限的歸檔文件，例如尚未批復的本單位請示，可以先將其放入短期保存，保管期限確定后再根據批復的保管期限和件號確定該文件的檔號。確定不需要歸檔的文件和清退、銷毀的文件不做歸檔處理。在《系統》中保留一段時間后清除。
3．同步著錄。歸檔紙質文件依據《系統》自動生成的件號，在紙質文件上加蓋歸檔章并填寫相關內容，電子文件保存在《系統》數據庫中，待年度檔案整理完畢后由計算機打印出歸檔文件目錄。電子文件根據《規范》的要求，由《系統》自動生成歸檔電子文件的光盤存儲信息組織結構，并刻錄光盤，移交進館。
關鍵詞：電子文件；文件管理；元數據；全過程管理
引言
隨著信息技術的飛速發展和廣泛應用，政府辦公平臺、業務系統及政府網站等快速普及和推廣，電子文件呈現快速增長和廣泛普及之勢，已成為數字時代人類活動的主要記錄，給政治、經濟、文化和社會生活帶來廣泛而深遠的影響。電子文件是指能被計算機系統識別處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳輸數字代碼序列。如何科學規范地做好電子文件管理工作，保證電子文件的真實、完整、可用、安全成為信息時代必須解決的一個重要課題。
1 電子文件管理中存在的問題
電子文件產生、流轉、存儲環境的技術特點和管理不利致使電子文件比其他任何載體形態的文件都更加脆弱。現在的電子文件管理存在以下一些問題。
1.1 電子文件管理制度不建全
由于對電子文件管理的重要性認識不足，以及管理不科學、不規范等問題直接影響電子文件的長期保存和有效利用。因相關法規制度不健全、電子文件數據不完整等原因，其自身生成的電子文件無法獨立發揮文件的功效；缺乏真實性保障的電子文件并不能行使文件的功能，無法成為人們處理各種事務的有效工具和可靠依據。
1.2 電子文件缺乏全過程管理系統
現有的電子文件管理系統還不能做到對電子文件的全過程管理，部分數據庫文件、電子郵件、音頻文件、視頻文件、多媒體文件、超媒體文件、網頁文件等類型的電子文件沒有采用任何有效措施存留，或一些留存下來的電子文件因管理不善也已無法讀取。電子文件形成初期的元數據格式沒有統一的標準，現有系統各環節的安全審計功能不足，沒有形成電子文件管理關鍵技術標準。獨立開發的各系統間缺乏交互，數據不能互通、功能不便調用。
1.3 電子文件缺乏完善的安全保障體系
網絡化在帶來信息共享、節約資源等優越性的同時也相應地帶來了信息利用方面的安全性問題。伴隨著信息網絡的發展，病毒與黑客泛濫，電子文件的安全受到進一步威脅。電子文件感染病毒、丟失、損壞、被篡改等安全問題時有發生。如何維護電子文件的真實性、可靠性、完整性、可用性，為電子文件管理系統建立安全保障體系，制定安全策略，已成為目前亟待解決的問題。
2 電子文件管理的改進建議
電子文件管理急需頂層設計、全面規劃和集中控制，以頂層設計帶動整體規劃，以國家戰略帶動全面發展。應在保證信息安全的基礎上，形成完善的電子文件管理制度，規范元數據格式標準，實現電子文件的全過程規范化管理。針對電子文件管理中存在的問題，建議如下。
2.1 制定完善電子文件管理制度規范，并形成監督機制
從方針政策、體制、管理制度體系、項目保障措施等各個層次制定電子文件管理戰略的基本框架。一是制定統一的元數據格式標準，從數據入口統一規范管理。二是制定完善電子文件的形成、辦理、交換、存儲、歸檔、移交、保管、利用、處置等方面的管理規范；三是制定電子文件管理的系統建設制度、設備的管理制度、人員管理制度、操作規程管理制度、文件利用管理規定、信息利用違章審計查處等。制定具有較強的針對性、操作性的規范標準，以便在實際工作中有法可依、有章可循。
2.2 完成對電子文件全過程管理平臺的建設
現有的電子文件管理系統急需資源整合，以實現電子文件的全過程管理。一是抓電子文件管理入口系統建設，進一步規范電子文件元數據入口。二是抓電子文件流轉系統建設，保證系統數據清晰、完整、有效。三是抓電子文件管理出口系統建設，保證歸檔數據完整、有效且能長期保存方便讀取。四是抓緊完成電子文件管理系統的結構轉變，使辦公系統與各信息系統平臺能進行數據交換和功能交互。
2.3 抓緊完善電子文件管理系統信息安全建設
安全建設是從多方面入手建立一個涵蓋信息安全各個層面的立體防護體系。一是建立全面的電子文件信息安全監測系統，包括病毒檢測、入侵檢測、網絡漏洞檢測、網絡監控等功能。二是電子文件管理網絡系統的安全隔離工作，部分辦公系統應運行在專網上與互聯網物理隔離。三是建立電子文件備份機制應對安全領域突發事件，防止系統發生故障時文件的丟失。四是加強身份認證、授權管理、安全審計等功能，保證數據安全保密性，完善系統的安全可靠性。
2.4 強化人才隊伍建設
開展電子文件管理也要以人為本，形成一支隊伍，承擔此項工作。加強電子文件管理的全員培訓，制定電子文件管理培訓計劃，依托各類教育培訓機構開展電子文件管理知識與技能培訓，充分地調動人的積極性、主動性和創造性，培養即懂技術又懂業務的適應時展需求的專業化隊伍。
綜上所述，電子文件管理需通過國家戰略的頂層設計，以制度為保障，全過程管理平臺為具體手段，安全建設為輔助，以人才為本，形成全面規劃、集中控制的全過程規范化管理。
參考文獻
[1] 新華，董相志，邵明媚，等.電子公文發展面臨的問題與對策[J].中國行政管理，2007.
關鍵詞：電子文件 電子文件管理 問題
伴隨著計算機技術與信息技術的迅速發展和廣泛應用，電子文件數量與日俱增，給人們帶來便利快捷的同時，隨之出現了一系列管理問題，為了使電子文件管理更加符合需求和更好地發揮作用，我們應該盡快找到解決策略。
一、電子文件管理流程
電子文件管理活動既不產生電子文件，也無需利用其他電子文件，而是以適當的方法對整個業務活動中的電子文件進行組織和控制，將電子文件在合適的時間以恰當的方式提供給需要它的活動，包括電子文件形成和電子文件利用，即實現電子文件資源的有效配置。
從電子文件管理流程的含義、構成出發，筆者選擇時間、空間（承擔者）和邏輯作為三維，構建了電子文件管理流程的概念模型。時間維表示的是電子文件管理活動發生的時間。空間維表示的是電子文件管理活動發生的空間，由于電子文件管理活動承擔者是決定電子文件管理流程空間分布的重要因素，因此用承擔者來表示，承擔電子文件管理活動的工作群體從總體上來講是一個復合群體，有些電子文件管理活動是獨立進行的，比如由檔案管理部門和（或）綜合性辦公室來負責；有些則以與形成活動相結合的方式開展，比如由業務部門負責。邏輯維表示的是指在人們頭腦中完成電子文件管理目標需要依次開展的電子文件管理活動。如圖1所示。
二、電子文件管理中存在的問題
從理論上看，電子文件具有檔案的本質屬性和一般屬性，但是由于電子文件的一些特點不同于紙質文件，所以我們在管理電子文件時就不能采用和傳統文件一樣的方法。于是，在探索新的管理方法過程中出現了一系列問題。
（1）不能確保電子文件的可靠性和真實性。電子文件離不開計算機系統，這種強烈的依賴性使它的可靠性和真實性受到限制。電子文件是通過計算機將信息以數字代碼的形式記錄在載體上的，同時就必須依靠計算機系統才能得到識別和利用。計算機可以保存電子文件的完整性，也可以變動或者刪除電子文件，特別是稍有操作不當，就會嚴重影響電子文件的原始性。所以，人們可能就會懷疑電子文件的真實性和可靠性。
（2）不能有效地保管和長期保存電子文件。當今計算機技術迅猛發展，更新速度前所未有，特別是計算機設備中的軟硬件更新更快，再加上存儲材料的不長久性，這就對電子文件的保管和長期保存帶來了挑戰。處于保管層次的電子文件，一般不可能只是在一個計算機系統中形成，然而不同的計算機系統在內容格式布局上都不盡相同，于是就會出現電子文件在形成時所依附的計算機技術不能滿足其保管階段的要求的現象。除此之外，由于存儲電子文件的載體并不是一成不變的，在長期使用過程中，難免就會出現載體材料老化或者磁性自然消除的情況，也就造成了電子文件信息不存在或者識別失真的后果。當然，很多部門和單位針對電子文件的有效保管和長期保存問題，提出了不少有實踐意義的建議和做法，比如說引進拷貝和再生性保護技術等，可是這些也只是當下計算機發展情況下的權宜之策，要從根本上杜絕此類問題，還需要電子文件的管理者認真琢磨和繼續探索。
（3）不能保證電子文件的法律憑證作用。電子文件作為一種新生事物，因為無法確保其真實性和可靠性，所以其法律憑證作用與紙質文件相比，略顯不足。
（4）網絡的廣泛應用，給電子文件的管理帶來了一系列新問題。計算機網絡化的不斷進步，使得電子文件在各行各業都不同程度地大量形成，并有日益發展的趨勢。由于電子文件的獨特性，使得和普通的紙質文件有所區別，帶來了一些新的管理問題。“網絡化”引起“文檔一體化”，掃除了傳統時間和空間障礙，更新了傳統檔案室的工作模式。總而言之，網絡化帶來了電子文件、檔案管理的新變革，與此同時，也對我們的管理工作提出了挑戰。
三、加強電子文件管理的策略
（1）電子文件真實性、原始性方面。為了確保電子文件的真實性和可靠性，必須從電子文件形成之初就開始加大對其嚴格監管的力度，并對各項操作都要做好詳細跟蹤記錄。可以設計有關電子文件生成和辦理的流程控制程序，形成一環接一環的責任交接工作制度，以便于檢查電子文件起草、修改、定稿、接收、承辦、歸檔等過程，并確保這些過程的前后銜接。在不破壞電子文件原始記錄的條件下，制定驗證電子文件真實可靠性的程序，然后根據已經確定好的并可以證明其真實性的一系列特征，比如簽收電子文件時的責任者簽名，電子文件的各種版本，處理電子文件時的權限審核，交接手續核對和身份確認等。通過種種途徑來保證電子文件的真實原始性，避免電子文件被惡意利用和蓄意修改等。
（2）電子文件保管和長期保存方面。當下電子文件仍然離不開計算機系統而獨立發揮作用，而傳統的紙質文件則可很容易做到這點。所以，目前檔案管理過程中很有必要實行雙軌制和雙套制。換句話說，在電子文件形成之初，也儲存一份紙質文件，也就是兩種文件模式一起運轉，分別發揮各自的優勢和作用。推廣雙軌制和雙套制是很明智的選擇，它很好地發揮了紙質檔案和電子檔案各自優點，一方面可以吸取電子文件方便存取的優勢，另一方面也借鑒了紙質文件獨立安全使用的效能。可見，雙軌制和雙套制可以有效彌補電子文件過分依賴計算機等外部設施的缺陷。
（3）電子文件法律作用方面。對電子文件 法律 效力問題的解決 加強立法，確保電子文件的法律效力，使電子文件具有充分的證明力，在已有相關立法的基礎上，如《檔案法》中，進一步明確電子文件的法律地位，并制定與《檔案法》相配套的切實可行的電子文件管理法規及實施細則，保證電子文件的關聯性、真實性、憑證性作用，從而保證電子文件的法律效力。
（4）電子文件網絡化安全管理方面。隨著計算機網絡的日益普及，電子文件信息安全也正逐漸受到威脅，所以應努力解決這一問題。比如立法部門要加大立法執法的力度，確保重要電子文件從產生之初到作為檔案保存都受到法律保護，嚴格懲處破壞電子文件真實性的行為。
四、結語
總之，電子文件的出現是計算機時展的必然產物，由于各方面知識和技術的局限，勢必會給電子文件的管理和利用造成困難和問題，所以就需要我們在這條探索道路上不斷前進和發展，努力使電子文件管理更加高效化、科學化。
參考文獻：
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關鍵詞：辦公自動化；電子文件；管理
電子計算機的普遍應用．促進了辦公自動化的迅速發展．隨之產生的電子文件與傳統紙介質文件匯集成浩大的信息流．成為社會改革與發展的寶貴資源。同時，也給檔案工作者提出了新問題：如何建立一個與辦公自動化系統和電子文件管理相適應．并與之同步發展的電子文件管理體系?
以我院為例．在辦公自動化方面起步雖然較晚．但逐步實行和全面鋪開辦公自動化是必然趨勢。現階段我院只部分使用各主管部門設計的計算機網絡系統，多個網絡系統無法鏈接，也不能兼容；多數職能科室只是使用計算機單機辦公．對所形成的電子文件未進行統一管理，主要存在以下問題。
1對電子文件的重要性認識不足，未對電子文件進行歸檔及統一管理
電子文件是近幾年才出現的新生事物，對它的意義和作用，人們還未充分認識，沒能引起足夠的重視。
使用計算機網絡系統的科室，僅是把電子文件存儲在硬盤、磁盤或光盤內，沒有進行規范整理、鑒定和歸檔。信息科作為計算機網絡系統的管理部門。也只是對全院的局域網進行技術支持和指導，網絡升級和更新前后的備份電子文件沒進行規范科學的整理和歸檔。這樣。即使不會造成電子文件丟失，日積月累，也會使電子文件堆積成災，無法檢索和利用。
未使用計算機網絡系統的科室，僅用計算機進行辦公和事務性管理。多數科室使用計算機起草文件，一旦打印出紙介質正式文件，作為草稿性的電子文件絕大多數不作保留，不是因存儲載體用于其它信息的存儲而被清洗，就是被新起草的電子文件不斷覆蓋；一些部門在文件辦結之后，則把相同內容的紙介質文件和電子文件兩種類型的文件同時保存，造成人力、物力、財力的浪費。
2辦公自動化系統與檔案管理系統不兼容，給電子文件歸檔造成困難
我院使用的計算機網絡系統多是本單位或上級主管部門設計的軟件，而檔案室使用的檔案管理系統，是檔案行政管理部門為了使檔案管理達到現代化、標準化、規范化要求。實現資源共享而推廣的檔案計算機管理軟件。由于我院計算機網絡系統和檔案管理系統設計單位不同，不同軟件環境下形成的數據難以轉換，難以進行電子文件歸檔。
3電子文件的不安全性，影響了對它的歸檔管理和長期保存
電子文件具有復制和傳遞時的高保真性、設備的依賴性、載體的非直讀性、信息與載體的相分離性、信息的共享性、信息內容的易改性等特點，這些特點給電子文件的安全保管和長期保存帶來了很大困難，也給檔案工作者提出了新的挑戰。
如果上述問題得不到解決，電子文件無法進行規范管理和檢索利用而失去其共享的重要作用，阻礙了辦公自動化的進程。因此，對電子文件進行規范科學的管理，這時時代賦予檔案工作者不可推卸的責任。電子文件歸檔及電子檔案管理都要依靠技術條件實現。電子檔案的保管期限是由電子檔案內容來定，而實現電子檔案保管期限，取決于載體的壽命、電子計算機的軟硬件生存周期和載體所載檔案與電子計算機軟研件平臺的一致性等。實現對電子文件的科學管理首先要做好以下幾方面工作：
3．1提高電子文件管理意識
電子文件與紙介質文件一樣，涉及保密、安全、管理、歸檔、利用等問題，與紙介質文件具有同等的法律憑證作用。醫院各級領導要把對電子文件的管理擺上議事日程，把這項工作納入檔案管理范疇，通過各種方式和手段，大力宣傳電子文件的重要性，提高全院職工的電子文件管理意識。
3．2加強制度建設
目前電子文件管理不善，與沒有一套完善的電子文件管理制度有著重要關系。因此，做到依法管理電子文件，逐步形成一套完善的電子文件管理體制，建立健全相應的規章制度是電子文件管理的一個重要前提：一是醫院綜合檔案室應會同有關部門聯合制定電子文件管理辦法。確定電子文件的歸檔和不歸檔范圍，依法管理電子文件。二是逐步制定和完善電子文件全過程管理制度，做到有章可循，使電子文件的管理達到標準化、規范化、制度化。
3．3做好電子文件的收集
電子文件的收集范圍盡可能廣一些，將分為幾大類，為每一類文件確定收集范圍。為了確保電子檔案信息的“原始記錄性”，檔案工作者要參與制定電子文件生成和辦理的流程，對電子文件的形成、收集、積累、歸檔、管理等環節進行把關和交接，保證電子文件生成過程各環節的真實性、完整性和有效性。為電子文件的鑒定打好基礎。
3．4把好電子文件的鑒定、歸檔關
電子文件的鑒定工作除了包括紙介質文件的密級、保管期限等內容，還應包括真實性、完整性和有效性的鑒定。其中，真實性鑒定是檢查電子文件的內容、結構、背景信息等是否與其形成的原始狀態一致；完整性鑒定是檢查電子文件的內容、結構、背景信息等相關信息是否完整無缺；有效性鑒定是檢查電子文件是否具有可讀性和可利用性。
3．5加強電子文件的管理和安全防護工作
采取有效的管理措施和技術手段，一是保證歸檔電子檔案的安全性，二是防止電子檔案的遺失和被非法刪改，三是加強管理，保持電子檔案的長期有效性。電子檔案讀取和處理設備更新、系統擴充時，要及時進行載體轉換和遷移操作，并做好記錄，原載體繼續保存一段時間}對磁性載體和光盤上的電子檔案定期抽樣機讀檢驗，發現問題及時采取措施進行恢復；磁性載體上保存的電子檔案要定期轉存，防止因磁介質破壞而造成信息丟失。四是保證計算機網絡系統的運行安全，可設定登錄限制、使用文件權限和文件屬性等，在一定范圍內對服務器文件與數據提供保護。五是在計算機系統上安裝防毒軟件，使用外來磁盤、光盤前必須進行嚴格的病毒檢測，或不允許隨便使用外來磁盤、光盤等，在不需要讀寫文件的地方使用“無盤工作站”，防止網絡系統遭受電腦病毒的侵害。
[關鍵詞]電子政務 電子文件 管理
中圖分類號：TF566 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）47-0191-01
一、什么是電子政務
本文研究的電子政務，是指應用現代信息和通信技術，將管理和服務通過網絡技術進行集成，在互聯網上實現組織結構和工作流程的優化重組，超越時間和空間及部門之間的分隔限制，向社會提供優質和全方位的、規范而透明的、符合國際水準的管理和服務。電子政務對于不同的人來說意味著不同的事物，它可以通過行為進行闡述，比如公民通過政府所提供的信息獲取創業、就業信息，或者通過政府網站獲得政府所提供的服務等等。這意味著電子政務對于不同的受益者而言是不同的，從共性上來看，它整合的是政府服務體系和服務手段，是政府服務形態在通信信息技術革命情況下的自然演化和延伸。
二、電子政務下電子文件的特點
大量電子文件的通過網絡進行有序的流動和交換，使得管理超越時間和空間以及部門限制成為了可能，正是通過這些電子文件的流動和交換，電子政務的各項功能才得以真正實現。電子文件具有以下特性：
2.1電子文件具有數字化信息形態。即文件內容是以數字編碼的形式存在的。
2.2電子文件具有對設備及標準的依賴性。即文件從生成、傳輸到存儲都是通過計算機及其相關聯的設備以及相關的軟件（標準）來實現的：
2.3電子文件的載體具有非直讀性，即文件的內容必須借助于計算機的軟硬件將載體上的數字編碼序列讀取，并轉換成人們可識別的形式。
2.4電子文件的物理結構與邏輯結構關系具有復雜性和對元數據的依賴性。即文件信息在載體上的位置與分布情況以及文件的正文、圖形、批示、附件等可以不一致：
2.5電子文件的信息與載體具有可分離性。即文件的內容存儲的位置不是固定的.并且可以從一個載體轉換到另一個載體上，而且內容不發生任何變化
2.6電子文件信息具有易更改性。即電子文件在起草、處理過程中的增、刪、改很方便，且不留任何痕跡。
電子文件是信息技術的產物，信息技術的發展必然導致電子文件不斷發生變化，形成新的特點。我們必須對電子文件內涵、外延的特點做深入的分析和研究，以新的觀念和手段來認識和管理。
三、當前企業電子文件的現狀
3.1 電子文件管理混亂
企業的生產管理過程中，公文的處理及文件的發放是必不可少的過程，而相關部門在發放文件時，由于部分文件的緊急性等各種因素，一般先經由網絡發送電子文件由接收部門承辦，隨后才按正常發文程序發放正式的紙質文件。而一般部門只注重紙質文件，疏忽對電子文件采取嚴格保管措施，電子文件常常會處于無人管理的狀態，任何人都可以隨意對其進行拷貝、刪除、改動等操作。
3.2 電子文件歸檔上各自為政
隨著信息網絡時代的發展，企業內每個部門都已經配置有電腦，為方便自己部門的人員使用，相關部門都建立有自己部門內部的信息共享，但沒有哪個部門會考慮到其他部門使用人的需求，這對其他的使用人員造成了很大的不便。在這種情況下，電子政務建設過程中難免出現遺漏和不近完善的地方，在管理上也形成了條塊分割，不利于統一集中管理。
3.3 電子文件的安全隱患不容忽視
3.3.1載體問題。現如今，比較通用的存貯介質是電腦的硬盤存儲器和U盤。一般情況下，部門的電子文件直接保存在硬盤存儲器上，個人的電子文件保存在個人的U盤上的，但是，如果系統出現故障，就極易造成硬件盤數據的丟失；而U盤雖然體積輕巧，但易破壞且易丟失，導致這些電子文件生成的設備環境數據缺乏相關的保護措施，其可靠性和保管期限都存在較大問題。
3.3.2 網絡問題。網絡是計算機病毒傳播的主要途徑之一，如果企業沒有及時安裝企業殺毒軟件及功能強大的防火墻，且缺乏專業的技術人員，就會導致因病毒入侵，最終可能導致電子文件數據完整性遭到破壞，造成系統癱瘓。
3.3.3 操作問題。如企業制定的操作規程不完善，缺乏操作安全評估、工作人員的職責范圍不明確、工作人員不能自覺保密，以及內部操作不規范而導致信息沒有備份、信息泄露等，都有可能引起信息安全事件。
3.4 需要管理的電子文件種類繁多
由于企業不斷地發展，涉及需要管理電子文件越來越廣泛，這些電子文件來自多個系統，例如，電子郵件系統、財務管理系統、企業辦公自動化系統等，這些系統包含有文本文件、數據文件、圖形文件、圖像文件、影像文件、電子郵件以及各種格式的多媒體文件，種類繁多、來源復雜。
四、對企業電子文件科學化管理的想法
4.1 建立組織機構健全規章制度
我國以電子政務為龍頭的國家信息化建設正在加快進行，由此而產生的電子文件管理與傳統紙質檔案管理有很大的區別，為做好這項工作，需要我們改變傳統的管理方法，組建由相關領導、信息化部門和檔案部門及相關業務部門負責人組成的電子文件歸檔工作領導小組和具體的辦事機構，為電子文件歸檔工作提供保障。領導小組成員負責電子文件歸檔工作的統籌規劃，組織協調等工作。具體辦事機構負責電子文件歸檔的具體工作。在工作中，具體辦事機構要根據國家檔案、信息化相關法規制度，研究制定符合企業自身特點的電子文件管理的具體規章制度，探索電子文件網絡實時歸檔的途徑和機制，逐步建立健全電子文件歸檔工作規章制度體系。
4.2 增強廣大職工科學歸檔的意識性
通過多種形式對廣大職工進行科學歸檔宣傳，使職工們逐步明白電子文件與紙質文件實行集中統一管理的重要意義。廣大職工必須遵照規定，任何人不得將公司檔案據為已有。要增強廣大職工科學歸檔的意識性，還必須印發培訓資料，讓職工們了解電子文件檔案特點，使職工們能夠自覺地將形成的電子文件隨時歸檔移交到檔案部門，減少浪費，節約成本，
4.3 對電子文件進行雙軌化歸檔
在現階段，為保證檔案的原始性和完整性，在歸檔時須對電子文件、紙質文件進行雙軌化歸檔，形成內容相同的兩套檔案，兩種文件歸檔時需使用不同的編目方法和存貯工具，在歸檔電子文件時，根據電子文件載體和信息技術的不穩定性，以及電子文件的易修改性等特點，要求將電子文件刻錄成光盤歸檔，并在外包裝上注明相應的紙質文件的檔號；在制作紙質檔案目錄時，在卷內目錄中注明相應的電子文件的編碼，并將兩份檔案同時存放，以便利用時參照互補。
4.4 將電子文件納入企業信息化管理
作為企業領導應立足于企業信息化的高度，重視研究和解決檔案信息化及電子文件的管理問題，將電子文件歸檔納入企業信息化規劃，納入辦公自動化和信息管理的工作程序，成立專門的組織機構，統一領導電子文件收集管理工作，協調相關部門的關系。同時，檔案部門應發揮主觀能動性，經常向領導匯報工作實效，積極爭取領導的重視和支持，以便協調解決檔案信息化過程中遇到的部分難題。
4.5 提高檔案人員的業務素質，加大檔案管理的投入
電子文件管理是一門跨專業、跨時空、多學科交叉與互補的學科，它服務于企業發展的大局，是企業管理中重要的信息資源和無形知識資產。這就要求管理人員既具有電子信息專業知識，又具有一定的文件檔案管理基礎知識。企業還要加大投入力度，多途徑、多層次地培訓現代化的管理人員，使之自覺調整知識結構適應企業管理的需要。
目前，企業已逐步認識到知識管理的重要性，隨著企業對電子文件管理人才的不斷培養，電子文件在企業事務中主動服務、跟蹤服務、超前服務的作用將會越來越大，我國企業的電子文件管理水平必將邁上一個新的高度。
參考文獻
[1] 馮惠玲，電子文件時代新思維， 檔案學通訊，1998， （6）.
關鍵詞：電子文件云計算關鍵技術
云計算的應用將導致支撐電子文件管理實現的技術框架發生本質上的轉變。目前，國內外學者在云計算對電子文件管理的影響和所帶來的新問題等方面進行了一定研究①，但缺少對云環境下電子文件管理關鍵技術的系統研究。本文重點探討整合應用這些技術的通用框架、關鍵技術、實現原則和建議方案，為云環境下電子文件管理系統的構建提供技術基礎和實施依據。
1 云端電子文件管理系統的技術框架
云環境下的電子文件管理系統不僅需要實現SaaS層次上的資源虛擬化，而且還應根據電子文件的特殊性，對其他云服務提供商提供的平臺層和設施層的云服務進行選擇、配置和優化使用。私有云的成功實踐和成熟推廣會進一步推動云環境下的電子文件管理的研究、應用與發展，并進一步帶動相關管理部門和人員認識水平的提升，最終將逐漸會被混合云或公共云替代。
基于云計算的技術框架和電子文件管理的系統建設和應用需求，采用分層方法設計云環境下電子文件管理系統的技術框架是實現電子文件管理的首要任務，圖1呈現了電子文件管理系統的技術框架
1.1固件/硬件層主要包含硬件服務器和交換機等物理基礎設施，為軟件內核層提供硬件的操作、管理和更新服務；軟件內核層負責管理固件/硬件層的物理硬件設備，通常由操作系統內核、虛擬機監控器、集群中間件等工具和技術來實現。
1.2非結構化數據的分布式存儲。電子文件通常是以非結構化或半結構化數據方式存在，云計算環境中非結構化大數據的存儲通常采用分布式文件管理技術如Google的GFS、Hadoop的HDFS等。非結構化大數據的存儲過程中，一般按照實現配置好的大小（默認為64MB）進行分塊，并對每個分塊進行唯一索引后存儲在不同的數據塊服務器上，所有數據塊服務器由主服務器統一管理，力求控制流和數據流的分離。在云環境下，電子文件特別是大數據對象的文件將被存放到分布式的非結構化文件系統中，由文件系統統一管理。
1.3結構化數據對象的分布式存儲。云環境下結構化數據的存儲技術有Google的Bigtable、Amazon的RDS、Hadoop的HBase等技術，與傳統關系數據庫不同的是，云環境下的結構化數據模型一般由一個行關鍵字、列關鍵字和時間戳進行索引，其數據訪問需要數據鎖服務。云環境下的結構化數據的分布式存儲一般采用主服務器和子表服務器進行分工管理，其中主服務器負責新子表的分配、子表服務器的監控和負載均衡等問題。在云環境下，電子文件的元數據一般存儲在分布式結構化表中，由分布式結構化數據管理系統統一管理。
1.4分布式數據處理。與傳統電子文件管理系統不同的是，云環境下的電子文件管理系統中將會采用以MapReduce為代表的分布式數據處理技術來處理電子文件，需要對目前的電子文件管理系統中普遍采用的數據處理算法和技術實現工具進行改進或重新設計。
1.5電子文件管理基礎服務。該層為電子文件管理業務層提供一些共性的基礎和核心功能，包括電子文件封裝、電子憑證管理、完整性校驗、分布式存取、電子文件監控和電子文件的溯源。
1.6電子文件管理業務服務。電子文件管理業務服務主要包括信息捕獲、安全與監控、保管與處置、檢索與再現、系統管理、非電子文件管理，負責實現電子文件管理業務服務的虛擬化，形成電子文件管理的工具資源池。電子文件管理用戶可以通過系統提供的接口，包括人機交互界面（如Web界面）和程序編程接口（如Web服務、API等），以租用的方式享用電子文件管理基礎服務的各項功能。
除了上述組成部分之外，云環境下電子文件管理還需要系統管理、安全保障、容錯機制和服務質量等技術，它們貫穿于云環境下的電子文件管理系統的所有層次，需要統一設計和研發。
2 云端電子文件管理的關鍵技術
圖1所示的云環境下的電子文件管理的通用技術框架的應用需要如下關鍵技術的突破：
2.1電子文件的對象建模技術
電子文件的對象建模是電子文件管理系統的關鍵步驟之一。在不同的電子文件管理標準中，對電子文件的封裝要求有所不同。如何構建SIP （ Submission Information Package，提交信息包）、AIP （ Archival Information Package，存檔信息包）、DIP （Dissemination InformationPackage，信息包）的信息模型以及如何實現這些不同信息包之間的相互轉換是云端電子文件管理中需要解決的技術問題。此外，電子文件對象建模技術還需要考慮云計算環境本身的技術特殊性，如多副本管理、大文件分塊管理、分布式處理等特征。因此，電子文件對象的建模與封裝是云環境下的電子文件管理系統實現過程中需要解決的關鍵技術之一。
2.2海量異構電子文件的分布式存取技術
海量異構電子文件的分布式存取是云端電子文件管理系統與傳統電子文件管理系統的區別之一。以Google文件系統為例，主要技術特點是采用中心服務器模式，不緩存數據，在用戶態下實現和只提供專用接口。目前的電子文件管理中采用的數據處理技術不能直接應用于云環境下的分布式數據處理任務中。云環境下的電子文件管理需要進行大文件的分塊、MapReduce、多副本管理、結點動態加入、用戶態下實現等特殊操作。因此，面向海量異構電子文件的分布式存取技術是云端電子文件管理的重要課題之一。
2.3電子文件及其元數據的溯源技術
云計算技術本身的特殊性為電子文件及其元數據的溯源提供了良好的技術保障。云環境下電子文件回溯可分為兩類：結構化數據表的溯源和非結構化數據的溯源。以Bigtable為例，其數據模型由行、列、時間戳組成。與傳統數據庫不同的是，Bigtable中采用了關鍵字排序、列簇（ColumnFamily）存儲和時間戳，可以很容易在不同版本之間回溯。此外，云計算環境中的非結構化數據的存儲中采用了多副本技術，也較好地支持文件實體對象的溯源。但是，云計算中的這些技術并不能完全支持電子文件及其元數據的回溯操作，如證據保留和憑證生成等。因此，憑證性回溯技術是云端電子文件管理中需要突破的重要技術。
3 云端電子文件管理的實現方案
圖1所示的云環境下的電子文件管理通用技術框架和上述關鍵技術的實現需要以下基本原則和實現方法。
3.1實現原則
基于以上分析，可以歸納出，云環境下電子文件管理系統的構建需要遵從以下基本原則：
3.1.1底層技術的簡單性與上層應用的復雜性之間的平衡原則。簡單實用性是云計算服務模式的重要特征。其簡單實用性主要體現在兩個層面，一是在云計算的設計思想中，云計算的實現并不追求新技術的創造，而更加重視現有技術的重組；另一個是云計算的實現技術上，云計算一般采用簡單實用的實現技術，不主張實現技術的復雜化。以Amazon提出的SDB（SimpleDB）為例，這種技術不需要實現定義模式信息，其屬性的修改添加以追加形式實現，操作類型簡單（不支持像連接、排序等復雜操作）。然而，底層的簡單實用往往會增加上層應用的復雜度。因此，在云環境下的電子文件管理系統的設計和實現中，不僅要考慮底層技術的簡單實用原則，而且還注重避免上層應用的復雜性，力求在二者之間達到平衡。
3.1.2經濟性與穩定性之間的平衡。經濟性也是云技術的重要特征之一，云計算的經濟性體現云端和終端的經濟性。云端的經濟性體現在云端部署在成本相對較低的服務器硬件之上，不追求服務器集機群的實時更新換代。在計算能力和存儲能力相等的情況下，搭建一個云端服務器集群的成本要低于購買一臺超級計算機作為服務器的成本；終端的經濟性體現在云計算對終端的要求較低，用戶可以使用瘦終端就可以調用功能強大的云服務，不需要購買昂貴的軟硬件設備和進行繁瑣的軟硬件管理與維護工作②。因此，云環境下的電子文件管理系統的設計應遵循經濟性原則，可直接部署在配置較低的普通服務器硬件上，而且應支持多種類型的終端設備。但是，經濟性原則往往帶來穩定性問題，尤其是容錯處理問題。經濟性帶來的容錯處理是云計算的重要難題之一，涉及云計算中的Master服務器、Sever服務器、數據管理服務器等每個組成部分。因此，在經濟性和穩定性之間的平衡是云環境下電子文件管理的重要指導原則之一。
3.1.3靈活性與安全性的統一。靈活性（或彈性）作為云計算的重要特征，涉及節點動態管理、故障動態監測、動態故障恢復、多副本管理、動態租約管理和彈組合。顯然，靈活性給電子文件管理系統的技術實現帶來了較大程度的方便性。但是，靈活性也給電子文件的一致性、可靠性和保密性提出了更復雜的管理要求。因此，保證靈活性與安全性之間的平衡是云環境下的電子文件管理系統的IT實現的重要指導原則之一。
3.1.4針對性和可持續性的統一。針對性強調的是電子文件管理系統與其他業務應用系統的區別性，主要強調電子文件管理系統遵循相關的功能要求標準的符合程度。當前國內外關于與電子文件管理系統的功能要求標準有ISO15489、DoD5015.02、Moreq2、ICA、《電子文件歸檔與管理規范GB/T18894-2002》、《電子文件管理系統通用功能要求》等。因此，云環境下的電子文件管理系統的實現中必須遵循這些原則和要求，具備較強的針對性或專業性。同時，針對性的實現也要支持和遵循可持續性。云環境下的電子文件管理系統的實現并不要求一步到位，應統一規劃，分步驟實現，重視部門協同和資源共享。因此，針對性和可持續性的統一是云環境下的電子文件管理系統的研發中必須遵循的原則之一。
3.2實現方法
云計算環境中的電子文件管理系統的實現技術方案有多種，可以分為兩大類，即商業解決方案和開源解決方案。考慮到電子文件管理需求的特殊性及未來應用的可擴展性，建議采用開源解決方案。目前，主流的開源方案有Hadoop、Eucalyptus、Nimbus和Sectorand Sphere。其中，Hadoop和Eucalyptus分別模仿了兩個主流的商業解決方案，即Google和Amazon的云技術。綜合考慮實現技術的成熟度、普及程度、內部技術的公開性和未來發展趨勢，建議在云環境下的電子文件管理中采用基于Hadoop的開源解決方案。
在云環境下的電子文件管理系統的開發中應采用基于Hadoop的編程模式或類似于Hadoop的編程模式。Hadoop是Apache開源組織提供的一種具有高可靠性、高可擴展性的分布式計算機框架，包括Hadoop Common、Avro、Vhukwa、HBase、HDFS、Hive、MapReduce、Pig和ZooKeeper等編程技術③。其中，Hadoop HDFS、MapReduce、HBase、ZooKeeper、Pig分別對應Google的GFS、MapReduce、Bigtable、Chubby和Sawzall。因此，在圖1所示的通用技術框架中，可以分別使用Hadoop HDFS、HBase、MapReduce和ZooKeeper技術實現非結構化數據的存儲、結構化數據的存儲、分布式處理和鎖服務。
4 結語
以云計算為中心的新型信息生態環境為電子文件管理提供了新的計算模式和技術實現方案。在這種生態環境下，云端電子文件管理系統的初期建設往往定位于SaaS層的私有云。隨著關鍵技術和典型應用的成熟與發展，電子文件管理將逐漸采用混合云或公共云技術，并將滲透至云計算的不同層次。為此，本文將云端電子文件管理系統的通用技術劃分為七個層次，探討所需的四項關鍵技術，并提出了研發電子文件管理系統的基本原則和實現方案。因此，本文研究對于云環境下的電子文件管理系統的研發活動具有重要的指導意義。在未來的工作中，我們將重點進行實證分析，并進一步完善本文研究成果。
本文是北京市科技計劃課題《基于異構系統的電子檔案憑證性保障核心技術開發與應用》（項目編號Z111100075011001）、國家自然科學基金項目“語義Web環境下的大規模協同知識處理模型研究”（項目編號71103020）和國家社科基金重大項目《云計算環境下的信息資源集成與服務研究》（項目編號：12&ZD220）的成果之一。
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朝樂門，張勇，邢春曉.云端信息資源管理研究[J].情報資料工作，2010（4）：44-49.
尊敬的馮惠玲副校長，
尊敬的各位來賓、各位專家：
我很高興參加今天的電子文件管理國家戰略國際學術研討會，因為會上各位專家的發言將給我提供關于電子文件管理方面的最新經驗，這對我們實施有中國特色的電子文件管理國家戰略是非常有益的。能在第一時間分享這些剛出爐的新鮮經驗，這是我的榮幸。在此，我代表國家檔案局，向與會的各位專家，特別是來自美國、加拿大、澳大利亞、荷蘭等國的國際友人表示熱烈歡迎和衷心感謝!
隨著電子文件的與日俱增，電子文件對檔案工作者的挑戰也與日俱增，同時，檔案工作者對電子文件管理的研究成果和應對經驗也與日俱增。每個國家都在電子文件管理方面積累了一些經驗或教訓。通過國際學術研討會來互相交流這些經驗和教訓，對于我們互相借鑒、共同提高電子文件管理水平十分有利。所以，我們也要感謝這次研討會的組織者――中國人民大學信息資源管理學院。他們多年來一直致力于電子文件管理的研究，并為促進我國電子文件管理的規范化發揮了重要作用。讓我們向他們致以熱誠的感謝!
今天，我愿借這個學術研討的機會，作一個學術性的發言，向各國同行表達我個人對電子文件管理的一些學術觀點，歡迎大家批評指正。
電子文件的大量形成，是信息時代的一大特點，它給檔案工作帶來了新的難題，使檔案工作者面臨著新的考驗。電子文件是一種易被改動、易被竊取、易于傳播、易于消失的信息，特別是它還是一種不能直接識讀而必須依賴于特定的設備和軟件才能被讀取的信息，這就使電子文件的管理大大地不同于對其他文件的管理。管理好電子文件，關系到國家和社會歷史記憶的長期保存，關系到人類文明的傳承延續。對電子文件的管理，必須解決好它的保真、保密、保存、保讀取等巨大難題，尤其是對專門負責檔案信息長久流傳的檔案工作者來說，怎樣確保今天的電子文件在幾十年、幾百年后還能被人讀取利用，更是一個需要特別注意的重大問題和特別要解決好的根本問題。解決這些問題，不僅需要技術，更重要的是要具有長遠的歷史眼光和強烈的職業責任感，否則，我們就有可能顧此失彼、圖小利而鑄大錯，留下永久的歷史遺憾。
把更多有價值的信息留給未來，是我們檔案工作者的歷史責任。我們在做電子文件的每一方面工作時，都應該始終以此為宗旨。就信息的長久流傳來說，電子文件本身具有一些與生俱來的致命弱點，或者說，具有天生的、難以克服的脆弱性。只要電子文件的致命弱點還沒有完全被克服，我們就不得不在保存電子文件的同時也對它進行異質備份，把它轉化為不易被篡改但又易于識讀的其他載體。采取這種辦法，在目前來看，實屬萬不得已，但卻行之有效。否則，就可能是一種冒險，是對歷史的不負責任，是對我們神圣職責的褻瀆。因為也許若干年后，人們會發現我們今天的電子文件，或者信息被改動過，或者信息已經從載體上無端地消失了，或者電子文件雖然存在，但能讀取它的設備和軟件卻沒有了，信息讀取不出來。
據我所知，在不少國家，對電子文件的管理是不采取異質備份的辦法的。在中國，盡管我們一直要求對重要的電子文件進行異質備份，但仍有一些單位沒有這樣做。其后果，已經造成了不少電子信息的永遠消失，從而給人類的記憶、人類的文明造成了難以逆轉和不可彌補的損失。遠一些的，如40年前美國阿波羅登月的一些電子信息，近一些的，如十幾年前北京亞運會的～些電子信息，今天都已經無法讀出了。同樣的事例，可能每個國家都存在，可能今天在座的每個專家都曾遇到過或者聽說過。剛才馮校長也提到了這樣的事情在各地比比皆是。如果不加控制，隨著時間的推移，這樣的悲劇還會繼續產生并將更多地產生。回首過去，這十分令人痛心；面向未來，這更十分令人擔憂。作為檔案工作者，出現這種情況，我們很難說是盡到了自己職責的，也是很難安心的。
也許，從財政的角度看，電子文件異質備份要花費更多的財力和人力，但它能確保電子文件中的信息真實地、長久地流傳下去，為人類的發展和文明的進步持續地提供借鑒。這兩種價值，究竟哪一種更大、更值得我們追求呢?我想對檔案工作者來說，應該是不言而喻的。
也許，從技術的角度看，電子文件的載體可以保存幾十年、幾百年，但是，從過去的實踐看，幾十年后、幾百年后，能夠讀取今天電子文件載體的那些設備或軟件卻會消失，而且技術進步得越快，這些設備或軟件就消失得越快，那時，僅有這些電子文件載體又有何用呢?同樣的例子，在音像檔案上就已經發生過，在我的身邊，一些六七十年前的錄音帶，還有一些四五十年前的錄像帶，今天都因為已經找不到播放它們的設備而成為死的物件而非活的信息。難道這一教訓還不足以讓我們明智起來和清醒過來嗎?
也許，人們可以有一千條、一萬條理由不贊成目前對電子文件進行異質備份，但我們卻有一條根本的理由贊成和堅持這樣做，這條根本理由就是：確保電子文件的絕對安全是檔案工作者的首要職責和根本使命。除非電子文件的所有致命弱點已經被我們完全克服，否則，我們是不應該放棄這樣的認識，也不應該放棄這樣去做的。
在我個人看來，至少在今天，如果要避免過去那些令人痛心的電子文件信息消失的悲劇不再發生，如果要避免當代哲人們關于“今天的信息時代未來可能會成為信息空白時代”的擔憂成為現實，那么，對電子文件進行異質備份仍是最有效、最根本的辦法。否則，電子文件的未來將是不幸的，人類文明的未來也將是不幸的。
目前，中國的電子文件國家管理戰略是，不僅要確保電子文件可以長期不失真、不失密和不丟失，而且要確保重要的電子文件中的信息能夠在多年以后還能被讀取利用，也就是說，我們不僅要考慮電子文件的今天，而且還要考慮它的明天和后天；不僅要考慮電子文件的短期效益，而且還要考慮它的長遠效益。因此，我們不僅注重電子文件的法律地位、標準化、可兼容性、可遷移、多套異地備份、保護、修復等問題，而且強調對重要的電子文件要進行異質備份，及時轉換成膠卷、紙張等其他載體。我希望有更多的人認識到這一點，我希望有更多的人來這樣做。這不僅是電子文件之幸，更是人類文明之幸。
關鍵詞：OA系統；電子文件；管理；問題；對策
中圖分類號：G271 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2013）21-0236-02
高校的辦公自動化（OfficeAutomation，簡稱OA）系統，是指在高校各黨、政、教學等部門的實際工作中，具備公文處理、信息與傳遞、交流等功能的以實現單位內的公共管理事務為主要職能的辦公系統[1]。隨著網絡信息技術的日益發展，各高校OA管理系統的信息化水平不斷提高，高校各部門如何在OA系統環境下實現電子文件的科學管理，就顯得尤為重要。
一、高校電子文件管理的現狀
電子文件是隨著計算機的廣泛應用而出現，是以數碼形式存儲于磁盤、光盤、磁帶等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件，是辦公自動化和網絡建設與發展的產物[2]。從電子文件管理的歷史來看，我國利用計算機來處理文件還是20世紀80年代的事，雖然已經用了二十幾年的時間，但是只是在部分黨政機關小范圍應用，沒有真正廣泛普及。20世紀末，電子文件管理是一個全新而陌生的領域，一個研究基礎和管理實踐經驗基本空白的地帶[3]。我國對電子文件的管理仍然存在很大問題。尤其是在高校，電子文件管理出現這樣一些特征：起步晚、基礎設施落后、觀念意識不到位，人員業務素質不高。
發達國家在20世紀60年代已經開始建立計算機檢索系統，利用計算機強大的功能來管理檔案文件。到20世紀70年代末，發達國家有98%的文件（包括其他載體文件）已著錄存檔在計算機檢索系統中[4]。這給人們查閱檔案帶來極大方便，同時也使電子文件的管理得到不斷規范，發達國家對電子文件的管理已經形成了一套科學合理的管理體制。反觀我國高校，在很長的一段時間里，我們僅僅用計算機來打印、修改文件材料。在電子文件的管理工作上，我們已經落后發達國家近40年。高校沒有形成一套科學有效的電子文件管理辦法，各部門各行其是，很多部門沒有規章制度的約束，不能自覺地保存電子文件，用過之后就不再理睬，讓電子文件處于自生自滅的狀態。
部分高校基礎設施相當落后，沒有專門的存儲電子文件的設備，也沒有配備刻錄機、掃描儀、交換機等信息化設備，電子文件哪里來哪里放。基礎差，設施落后還可以改進。但最主要的是各部門的文件管理人員業務素質不強，很多文件管理人員不是專職人員，而是從事教學科研工作的兼職人員，保管電子文件觀念意識不到位，存在消極對待電子文件的情況。部分文件管理人員已認識到電子文件管理的重要性，但一涉及要投入大量的人力、物力、財力，最終也只是紙上談兵。有的領導沒能看到它的長期性，難以痛下決心，使電子文件的管理難以取得實質性進展。
高校涉足電子文件管理的時間還不長。在實際工作中，我們還只進行電子文件的收集、鑒定等基本操作，對于電子文件的安全保護、統計、歸檔、服務等工作基本上還處于起步階段。即使是這樣，在電子文件的管理過程中，還會存在許多問題。
二、高校電子文件管理中存在的主要問題
隨著新型的文件形式推廣運用后，高校對OA系統的運用更為普及，使日常電子文件的管理更為有效，但是高校電子文件管理也存在一些問題。
（一）電子文件處于無人管理的狀態
在高校，自運用OA辦公系統以后，各部門實現了運用計算機進行科研和辦公管理，但有的只處于辦公自動化的起步階段，由于電子文件讓人產生不真實、虛擬感，在人們長久以來形成的觀念中，紙質文件才是實際存在的。因此，紙質文件在各部門仍然占主導地位，電子文件只是起到輔助作用。有的只是用計算機草擬文件，一旦打印出正式紙質文件，作為草擬的電子文件就不會被存檔，而是被新的電子文件不斷覆蓋，或因電腦存儲有限而被刪除。有些部門知道電子文件的重要性，把電子文件存儲在計算機硬盤上，但是沒有進行整理、鑒定、歸檔，隨著時間推移，日積月累，電子文件就處于無人問津的狀態了。
（二）電子文件管理缺乏制度規范
高校電子文件管理起步時間還比較短，雖然國家頒布了《電子文件歸檔與管理規范》、《電子公文暫行管理辦法》等規章制度，但由于領導不夠重視，有些高校沒有意識到電子文件管理的重要性，對電子文件管理置之不理，未制定規范科學的管理制度，沒有把電子文件納入規范化管理。特別是電子文件形成、收集、處理、積累、整理、歸檔、保管和利用等各個環節，信息都存在更改、丟失的危險，沒有形成一套切實可行的管理制度，給電子文件管理與歸檔帶來被動。在OA系統開發時，未設計與檔案系統相融合的歸檔管理功能，從而造成各部門之間相互脫節，缺乏電子文件管理的全局考慮。
（三）電子文件缺乏安全保障
電子文件的安全性一方面是指電子文件以及它形成的相關文件數量齊全，另一方面是指電子文件的內容、結構與背景信息沒有缺損[5]。電子文件的安全是保證其真實、完整的前提，對以后電子文件的歸檔利用至關重要。在高校實際管理電子文件的過程中，由于電子文件管理的安全機制不完善，一些部門將電子文件直接存儲在接連互聯網的電腦上，一旦系統被病毒入侵，極易造成電子文件丟失、損壞。由于電子文件在利用上缺乏制度的保護和約束，每一個環節都存在堵塞信息失真的隱患，因此，迫切需要用制度來維護電子文件的原始性、真實性及其安全性。
（四）電子文件管理缺乏專業人才
在高校實際工作中，大多數部門電子文件管理人員不是專職文件管理人員，而是兼職的其他工作人員，流動性很強，沒有固定人選，極易造成文件丟失。兼職文件管理人員沒有全身心投入到文件管理工作中，只是在工作之余來管理一下文件。部門領導在選擇文件管理人員的時候，鑒于成本考慮，也是選擇一些業務素質不強的人員來從事文件管理工作，他們普遍認為文件管理工作是簡單體力勞動，不需要動腦。因此，在高校電子文件管理過程中，普遍存在文件管理工作人員素質不高的問題，嚴重缺乏檔案管理的復合型人才。對于復合型人才的選拔、培養機制還需進一步完善。
三、加強高校文件管理的對策思考
鑒于OA系統環境下電子文件管理的諸多性能優勢，高校必須長期堅持做好電子文件的管理，不斷提升內部辦公效率。因此，針對電子文件管理存在的諸多問題，主要從以下幾個方面采取措施。
（一）加強重視，強化電子文件管理意識
思想是行動的先導。電子文件是檔案的一個重要來源。高校各級領導首先要更新觀念，高度重視，加強宣傳，充分認識到電子文件管理和歸檔工作在學校建設和發展中起到非常重要的作用，體會到電子文件與紙質文件一樣重要，不能隨意丟失，要按時歸檔。只有妥善管理好電子文件，才能確保電子文件的完整、準確、安全，才能及時地為學校的日常工作提供信息支持。高校各部門的文件管理人員要強化意識，充分認識到檔案文件管理工作的重要性，認識到做好檔案文件管理工作不僅是自身責任，更是為學校做貢獻，也是體現自身價值的基本途徑。
（二）建立健全電子文件管理的相關制度
各高校應根據國家頒布的《電子文件歸檔與管理規范》、《電子公文暫行管理辦法》、《文件法》、《文件管理分類工具》等規章制度，結合本校工作實際，在國家文件管理法規的基礎上，制定適合本校的電子文件管理辦法和制度，明確電子文件管理的基本屬性與作用、文件管理的基本權利與義務，文件分類與組織、電子文件鑒定與處置等。高校電子文件管理要按照集中統一的原則，從其產生的途徑、類型和特點出發，制定一套包括電子文件的形成、整理、鑒定、歸檔、利用、保護為內容的科學、合理、嚴密的相應規章制度，實施全過程管理，從制度上保證電子文件管理的完整性，做到有章可循，有規可依。
（三）增強電子文件管理人員業務素質
紙質文件管理經過多年實踐，已經形成相對穩定的管理隊伍，有較好的工作基礎，各職能部門都設立了檔案員，負責完成紙質文件的歸檔工作。由于紙質文件管理與歸檔大多采用手動歸檔，這與電子文件管理與歸檔方式有較大差異。電子文件管理與歸檔不僅要求檔案管理工作人員既要有檔案專業知識，同時又要掌握計算機、網絡知識。學校必須高度重視，定期對電子文件歸檔和管理人員進行培訓，讓他們通過業務學習和技術培訓，盡快了解電子文件的管理規章制度，掌握計算機技術，熟悉檔案管理軟件、數字通信技術以及網絡系統方面的技能，建立以檔案人員為主的文件管理工作隊伍，并吸收一些責任心強、素質好并熱心文件管理工作的計算機、信息管理等方面的人才，以確保電子文件管理工作順利開展。電子文件管理工作人員要主動學習新的經驗和管理方法，不斷提高專業技能，做好電子文件管理和歸檔工作。
（四）建立一套行之有效的高校電子文件管理模式
各高校根據實際情況建立一套行之有效的電子文件管理模式，即“雙軌制”管理，使紙質文件與電子文件同步管理和歸檔。由于電子文件具有不穩定性和直觀性，對于一些具有法律效力的重要文件，目前最好的辦法還是將紙質文件與電子公文同步管理。在OA系統內下發電子文件的同時，文件管理工作人員必須打印一份紙質文件，在電子公文移交歸檔時，文件管理工作人員把打印備份的紙質文件同時移交檔案部門歸檔。這樣既發揮歸檔文件的憑證依據作用，又可確保電子文件利用和資源共享問題。
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高點起步 快速發展
一是積極介入謀發展。新世紀一開始，《廣東省檔案事業發展“十五”計劃》和《廣東省檔案信息化實施意見》就對電子文件歸檔管理進行了全面規劃，提出了明確的要求和任務。之后召開的“全省檔案信息化建設會議”，更是把電子文件歸檔管理作為―項主要任務進行部署，提出要“建立電子文件(檔案)管理中心，抓好電子文件的管理與歸檔工作”。在各級政府信息化建設主管部門的積極推動下，廣東省檔案部門對電子信息的管理進行了廣泛的探索和嘗試，并取得了一定成效。據粗略統計，截至2009年，廣東省有近30個國家檔案館開展了電子文件接收工作，共接收歸檔電子文件600多個全宗。
二是標準先行促規范。2003年，廣東省檔案局出臺了《廣東省電子文件歸檔與管理實施辦法》，為全省電子信息的有效管理指明了方向。同時，各地檔案部門也結合具體實際，相繼出臺了一系列符合實際需要，操作性強的電子文件管理利用的標準、規范和意見、辦法等，從而使全省電子文件管理工作走上了規范發展的軌道。2009年，中辦國辦聯合印發《電子文件管理暫行辦法》，全省各級檔案部門堅持統一管理、全程管理、規范標準、便于利用、安全保密等基本原則，嚴格按照暫行辦法的要求，對不斷發展中的電子文件管理工作進行了完善。
三是建立中心爭先行。廣東省各地區經濟發展差異較大，直接影響到各地的現代化建設步伐。為協調發展好這項工作，廣東省提出了“先進先行，后者跟進”的發展原則，既在電子文件管理方面起步較早，進展較快，在一定程度上起到了帶頭作用的地區建立電子文件管理中心；要求經濟發展較緩慢，電子文件管理水平較低的地區，及時開展電子文件歸檔管理工作，為建立電子文件管理中心創造條件。這一原則，就此拉開了全省電子信息管理工作萬象更新的可喜局面。2003年，珠海市檔案局率先建成“珠海市電子檔案數據中心”系統； 2004年，佛山市和韶關市檔案局分別建成了“現行文件網上查詢中心”和“電子文件數據中心”；2005年，廣東省檔案局(館)信息網絡系統及聲像業務系統通過鑒定。2011年，佛山市被確定為政府電子政務建設服務基層示范市。目前，江門、肇慶、茂名、湛江、陽江、惠州、汕頭、汕尾、潮州、揭陽等地的電子文件管理中心建設工作也在積極跟進。電子文件管理中心的建設，實現了政務信息資源的有序、有效積累，建立了政務信息提供社會利用的主渠道，對廣東省電子文件的全覆蓋接收、高質量歸檔、全方位資源整合、高水平管理和高效率利用，具有深遠的意義。
四是加強培訓求保障。廣東省各級檔案部門從轉變人員的認識入手，長期組織開展了系統培訓工作，對工作人員從管理到技術、從方法到理念進行培訓調整，以適應電子信息管理工作的新挑戰。從電子文件管理與利用專題培訓到電予文件歸檔與管理研討，從兼職教師培訓班到在職人員崗位培訓，從學會征文活動到雜志辦刊，電子文件管理工作成為不變的主題。持續的培訓攻勢，為廣東省電子信息管理工作的全面發展做好了人員準備。
五是科技助力創優勢。廣東省較早地認識到以軟件為中心的系統管理方法對電子文件管理所起的關鍵性作用，因此，長期致力于功能全面、使用方便的電子文件的系統開發和實踐。以珠海泰坦軟件為代表的檔案管理軟件多次受到國家檔案局的肯定，“電子文件檔案數據中心”榮獲廣東省重點新產品和優秀產品，被作為優秀電子文件管理系統軟件，向全省檔案系統推薦。在全省廣泛開展的檔案數字化項目中，有90％以上由泰坦公司中標。有的檔案部門通過申報相關科研項目，對電子文件管理工作進行專項研究，為本地電子文件管理工作的可持續發展提供了必要的保證。如佛山市檔案局“電子政務文件檔案資源庫系統研究”課題取得重大進展，并應用于“現行文件查詢中心”項目，運行效果很好。
電子信息管理工作現狀分析
經過十年的基礎性發展，目前廣東省電子信息管理工作已經有了一個良好的開端，某些做法和成效也在全國前列名列前茅。但由于電子信息管理工作開展的時間較短，認知水平與投入力度均受―定限制，電子文件管理工作現狀不容樂觀。
1 由各級政府有關部門主管、檔案部門承擔本級電子信息的管理工作，缺少全省一盤棋統籌電子信息管理工作的發展主體，造成多頭管理、各自為政、投資分散的體制。廣東省社會及經濟發展不平衡，由各級政府有關部門主導和規劃管理的電子信息管理工作明顯受到地方經濟和政府重視程度的制約，因此，在這種管理體制下，電子信息管理工作形成了管理分散、特點各異、各不相通的格局，形成潛在的信息安全風險和管理系統低水平重復建設的現象。
2 普遍開展了電子文件管理工作，但發展認識和觀念更新慢，思路創新滯后，導致電子文件管理實踐多在原有水平下模仿復制，缺乏成功范例的示范帶動作用。電子文件管理是一個新事物，與對紙質檔案的研究不同，發達國家在這方面經過幾十年的探索，已經取得了很多被廣為推崇的理論成果。廣東省電子文件管理工作，目前處于自下而上與自上而下發展階段的銜接期，在如何借鑒吸收國外好的經驗，節約建設成本、提高系統效率方面，認識不到位；在抓住存在的薄弱環節，推進電子文件管理深入發展方面，缺乏新思路和新舉措，電子文件管理實踐面臨著深入發展的茫然和進一步突破的無力。
3 電子文件中心建設模式促進了電子信息管理工作的開展，但多數系統運行不正常，綜合管理不到位。國際上普遍認為，對電子信息實施有效管理的最佳途徑是建設電子文件中心。國家檔案局也采取措施大力推進這項工作的開展。2003到2010年，廣東省在七年的時間里，電子文件中心建設遍地開花，目前已在十幾個地市級以上的檔案部門建立了電子文件管理中心。占到全省的60％以上。但是從運行管理來看，真正起到集中統一地對本地區各單位形成的電子文件進行接收、鑒定、備份保存并提供利用，保證電子載體信息的真實性、完整性，有利于電子信息的安全保管、共享利用、長久保存作用的還不多。導致的原因主要有：各級電子文件中心建設論證不夠，短期內項目倉促上馬，缺乏足夠的理論和經驗作為參考和借鑒；各地電子文件中心采用的軟件系統多種多樣，存在這樣或那樣的功能缺失，造成電子文件歸檔質量不高、電子文件接收種類受限制、電子文件真實性無法保證或電子文件讀取困難等，從而影響了系統的正常運行；電子文件標準體系不健全，全省統一的信息網絡平臺尚未建成，信息網絡之間不能互聯互通，“信息孤島”現象導致各類信息資源難以充分共享；電子文件中心運營管理過程中“以
人為本”觀念缺失，服務意識、方法和水平都有待加強和提高，投入嚴重不足，電子文件中心建設是一項系統工程，基礎設施的配置，軟件系統的使用，系統后期運行維護等，都需要大量的人、財、物資源投入，而檔案部門的業務經費都普遍困難，工作標準要求只能從低從簡。
和國外發達國家相比，廣東省電子載體信息管理工作主要缺乏決策層面的統一規劃和領導，缺少高質量、功能全面的電子文件管理系統；和全國各省份相比，存在管理多頭、各自封閉，實踐先行、規范滯后，水平不高、管理缺失等特點，在本省內部還存在發展不均衡、電子文件中心建設和管理效率低等問題。
電子文件管理工作前景展望
在“十二五”期間，廣東省電子文件信息管理工作將進入黃金發展期，必將在確保全省電子政務建設工作順利進行，快速推進檔案信息化和數字檔案館建設水平方面起到決定性的作用，為“加快轉型升級、建設幸福廣東”做出應有的貢獻。廣東省一定要揚長避短，注意學習和借鑒吸收國際國內的成功經驗和有益做法，為全省電子文件管理工作營造一個良好的統籌發展平臺；結合實際，探索出一條適應全省電子文件管理工作快速發展的成功之路，為電子文件管理向縱深發展提供借鑒；重點突破，以電子文件中心建設為抓手，促進檔案信息化與全省信息化建設的協調發展，通過打造數字檔案館和公共檔案館，樹立服務社會的新形象、新地位；未雨綢繆，建立全省電子文件安全管理機制，為電子文件管理工作提供安全保障。
1 加強正確認識。電子文件具有紙質文件難以比擬的優越性，是現代信息社會的優質戰略資源。在電子政務建設過程中，真實、可靠、安全的電子信息，是政府管理的基礎、決策的前提和服務社會的依據；而確保電子信息真實、可靠、安全的前提是對其進行科學有效的管理。因此，電子文件管理工作開展的好壞是決定政府電子政務建設順利與否的關鍵，也是數字檔案館建設的目標，是檔案信息化建設的歸宿。對此，廣東省各級政府和檔案部門的領導應該有十分明確的認識，在今后的管理工作中，把電子文件管理工作作為信息化建設的中心，協調好電子文件管理與電子政務建設、檔案信息化建設和數字檔案館建設之間的關系，以取得事半功倍的管理成效。
2 強化統籌領導。電子文件管理工作是一項系統性強、周期長、協調難度大、投人多而持久的系統工程，需要各方積極參與，群策群力，共同推進。因此，有必要成立全省性的電子文件管理機構，統籌協調全省電子信息的管理工作，實施標準化戰略，按照國家電子文件部際聯席會議的統一部署，統一和強力、強制做好電子文件的科學管理、方針政策引導、標準規范執行、業務咨詢服務、系統研制推廣多方投資合作和電子文件利用理念培育等工作，尋找出一條適應全省省電子文件管理工作變由下而上轉型為由上而下規范推進的科學發展之路。
電子文件風險評估是電子文件安全管理的重要前提和基礎，也是檔案信息化建設的重要課題。基于風險評估的電子文件安全管理體系能夠對電子文件信息安全狀況進行“把脈”，提出針對性的“診療”手段，而不是傳統管理被動的“頭痛醫頭腳痛醫腳”。
一、電子文件風險評估的意義
（一）風險評估是電子文件安全管理的前提和基礎。由于自身的特點，電子文件的風險始終客觀存在。檔案工作者的努力目標就是利用一切先進的技術和方法，把風險降到最低，把損失控制在最小的范圍內。運用風險管理的理念和方法，對電子文件進行風險評估，能夠對電子文件進行科學、全面的分析，查找可能威脅電子文件的風險，在風險發生之前作出判斷，采取措施，及時應對。因此，風險評估對檔案工作具有重大意義，是傳統檔案管理方法的有益補充。
（二）風險評估是進一步完善電子文件安全管理的關鍵環節。它能夠利用科學的量化標準，對風險發生的概率及其可能造成的損失進行預測和分析，并在此基礎上對存在風險的環節進行改進和完善。電子文件安全管理實行風險評估能夠使管理者全面、清晰地把握電子文件存在的危險和不足，有利于進一步改進管理方法，理清管理思路，完善管理制度，全面提升電子文件管理水平。
（三）風險評估是實施電子文件安全等級保護的必然要求。要對各類電子文件實施安全等級保護，就要在電子文件安全管理中開展風險評估，對電子文件安全管理體系中存在的風險進行安全預測，科學定級，分級管理。
（四）風險評估是實現電子文件管理國際化的重要途徑。隨著信息安全工作的發展，風險管理在電子文件管理中的作用越來越得到人們的認可，信息安全風險評估也從單一的技術手段發展成為一種科學的管理體系，科學統一的技術規范和評定依據逐漸成為風險評估的必需。由于信息安全事關國家利益，大部分發達國家都制訂了電子文件風險評估標準，并將之作為行業的技術性法規。電子文件管理廣泛開展風險評估，有利于推廣信息技術安全保護標準化，有利于促進國際間技術交流合作，是實現電子文件管理國際化的重要途徑。
二、電子文件風險評估工作的困境
（一）風險認識存在偏差。電子文件已經成為檔案產生、保存和管理的主要形式，由于其自身特點，各種各樣的危險始終緊隨著電子文件，但許多人對電子文件風險的認識卻存在不同偏差。有的風險意識薄弱，認為傳統紙質檔案對保存環境要求條件高，需要預防微生物、蟲害、嚙齒動物等的損害，還要時刻注意光照、溫度、濕度、灰塵等因素，而電子文件只需要一臺計算機就能解決所有問題，而且保存簡單、利用方便，一勞永逸。也有的認為電子文件作為信息技術的產物，必然面臨不可讀、失真、黑客等威脅，且一旦造成損失，往往是蕩然無存又無法挽救，其風險無可避免。也有的認為現代信息技術十分先進，只要建立科學的管理體系，采納先進的管理技術，絕對能夠避免電子文件的風險。正是因為存在對風險認識的各種偏差，導致管理者和利用者沒有科學、正確地認識電子文件的風險，或者麻痹大意，或者失去信心，或者陷入一味追求絕對安全的誤區。正是因為存在各種對風險認識的偏差，目前我國電子文件風險管理水平較低，尤其缺乏必要的風險評估活動。
（二）安全風險評估工作滯后。一是沒有一支專業的風險評估隊伍。電子文件風險評估是一項專業化非常強的工作，我國有一些風險意識較強的已經嘗試開展風險管理，但仍然沒有一支專業的風險評估隊伍。二是評估標準亟待完善。根據國家信息安全等級保護“自主定級，自主保護”的原則，應該根據自身情況制訂科學的定級標準，嚴格執行，確保電子文件安全管理。但我國大部分目前尚未制訂信息安全保護等級標準，沒有真正執行電子文件等級保護的規定。三是風險管理缺乏系統性。電子文件風險管理是一個系統工作，包括風險管理規劃、風險評估、風險應對和風險監控等四個基本環節。風險評估是整個風險管理的基礎性工作，但評估的結果必須與風險管理的其他環節緊密結合，特別是要具體指導風險應對和風險監控活動。由于電子文件風險管理剛剛起步，還沒有建立系統的風險管理機制，無法真正實現風險評估“有理可依，有據可循”。
（三）電子文件管理停留在傳統安全保護階段。電子文件是檔案管理的特殊對象，一些檔案工作者沒有認識到電子文件既是“檔案”又是“電子信息”的特點，管理停留在傳統安全保護階段，沒有采取先進的風險管理方法，給電子文件管理遺留下不少安全隱患。一是管理過程缺乏全程性，認為保護是電子文件歸檔后的任務，沒有意識到電子文件形成和利用中存在的風險。二是安全管理停留在靜態、被動階段，沒有根據電子文件的發展和單位管理體系內部情況的變化實施動態的風險評估和風險應對。三是大多數沒有積極引入遠程技術、異地備份、云計算等先進的技術加強電子文件安全管理。
（四）信息資產安全形勢嚴峻。信息資產的安全保護和開發利用是提高辦學效益、提升影響力的重要途徑。電子文件已經逐步取代紙質文件成為主要的檔案載體，儲存著數量龐大的數據資產、軟件資產、師生信息、科研資料等。由于電子文件的特點，信息資產存在著高風險性，往往一被泄漏就失去資產包含的價值。許多資產管理者和檔案工作者低估信息資產的價值，忽視電子文件信息保護，導致信息資產安全面臨著嚴峻的形勢。
三、基于風險評估的電子文件安全管理體系
（一）以風險管理規劃完善安全管理體系。風險管理規劃能夠對電子文件管理工作進行統籌規劃，有利于今后電子文件管理的持續、有序、順利開展。應根據電子文件管理的需要，制訂電子文件風險規劃，將電子文件安全管理的實施目標、構建原則、構建方法、工作內容建成一個基本框架，進而確立和完善電子文件安全管理體系。
（二）以風險評估標準規范安全管理策略。電子文件安全管理策略就是針對電子文件安全管理的全局性、基礎性、系統性問題所制定的政策和措施，是對電子文件安全管理的總體思路和指導方針。電子文件安全管理策略是否科學、合理、適宜，關系著電子文件管理目標和任務能否順利實現。風險評估標準是電子文件風險評估的工具，直接決定了安全評估的結果，為風險管理的具體工作提供了操作性指導，因此也影響著電子文件安全管理策略的制定。電子文件風險評估標準的制定既要建立在國際組織和國家政府頒布的信息安全管理標準的基礎上，又要結合電子文件信息安全的具體情況，兼顧定性分析和定量分析的方法，從而達到對電子文件安全管理策略的戰略指導和操作規范。
（三）以風險評估結果引導安全管理工作。電子文件風險評估之所以能夠發揮作用，最主要是評估的結果對整個風險管理工作的指導意義。風險評估能夠初步識別出電子文件安全管理工作中的存在風險及造成因素，并根據風險因素的危害程度確定風險等級，提出應對措施，引導今后的管理工作。
（四）以風險應對策略提升安全管理水平。電子文件風險評估的根本目的是預測文件管理的危險因素并采取有效的應對策略，最大限度地減少各種風險因素造成的損失。為了保證電子文件信息的保密性、完整性、真實性和可用性，電子文件風險應對策略必須對信息資產管理、文件管理和業務管理進行統籌規劃，根據風險因素選擇采用風險預防、風險規避、風險轉移、風險減輕或風險接受等五種基本策略應對風險。一個優秀的電子文件安全管理體系能夠根據電子文件管理的需要采取風險應對措施，并在此基礎上改進文件管理的方法，通過風險應對在實際上不斷提高文件管理體系的科學水平。
