時間：2023-05-30 09:12:16
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇電子檔案管理模式，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
電子文件的出現對檔案部門是一個極大挑戰，電子政務的迅速發展又使檔案部門面臨嚴峻考驗，檔案部門能否在電子政務中發揮應有的作用，關系到檔案部門是否被邊緣化的問題。靜安區檔案局本著對歷史負責的態度，分析電子政務的應用與發展的狀況，總結多年來推廣電子文件歸檔管理的經驗，提出了應對策略和實施方案。我們認為，檔案部門是否能夠真正依照檔案管理規則搜集文件和按照保管期限去履行電子文件的保管責任，是檔案部門能否介入電子政務的關鍵。由于大型網絡數據庫的應用，電子文件的保存實際上由技術人員負責，檔案人員僅限于邏輯上的管理，對于很多可以導致網絡數據庫文件流失的因素，檔案人員是無能為力的。再加上本身的計算機技術水平的局限，要求檔案人員對歸檔電子文件進行有效控制是困難的。為此，靜安區檔案局在開發歸檔接口系統時，規避了許多不利的因素，把檔案管理的規則通過技術措施加以貫徹，使各部門檔案人員可以實施有效管理。
努力消除技術因素的影響，最大限度地降低電子文件對設備的依賴性，最大程度地提高檔案人員對歸檔電子文件的控制力
靜安區檔案局在區政務內網的公共信息平臺上建立的歸檔系統，是以B/S方式供全區61家單位1000多名機關干部共同使用。系統有二個進口，一個與公共信息平臺上協同辦公系統對接，直接接收辦結完畢的歸檔電子公文，另一個可以通過本地搜集，由業務人員瀏覽本地機上需要歸檔的文件，進行上傳操作。各部門的檔案人員通過歸檔系統進行接收、整理、提供利用等檔案管理活動。系統對文件歸檔、接收的環節設置了一些技術措施，例如協同辦公系統中已辦結的文件要求以XML 格式將全文信息、背景信息連同附件直接送到歸檔系統中，兩個系統同時記錄操作時間和操作者，明確文件歸檔過程的責任。各部門的歸檔文件實際上是集中存放到檔案局控制的數據服務器中，由檔案局的技術人員負責對數據庫的維護。為了使各部門檔案人員的這種邏輯管理轉化為物理管理，靜安區檔案局又開發了一個脫機保管系統，將各部門的歸檔電子文件按照年度、保管期限、分類的排序刻錄到光盤上，再返回給各部門。該光盤自帶檢索工具，光盤中的文件按照傳統的文件組織方式，文件的內容、背景信息自動鏈接。光盤中的說明文件，概要描述了文件的歸檔時間、責任人、操作人以及運行環境等等。該光盤可以獨立運行，但同時又被脫機保管系統和紙質賬簿同時兼管。
消除技術因素就是擺脫原有的應用系統，將復雜的網絡數據庫的管理方式簡化載體管理。脫機保管系統有二個重要技術特點：一是自動驅動刻錄機，數據在封閉的狀態下脫機，消除了人為因素，且操作簡便，二是對脫機光盤的可靠性由系統自動檢測，根據規定期限，系統提示管理人員將庫房中保存的光盤取出，進行可靠性檢測，實施有效保存。
事實上靜安區檔案局同時保留了相同內容的二套光盤，一是滿足了歸檔電子文件異地存放的要求，二是等到檔案館正式接收各部門歸檔電子文件時，只要履行相關的手續，防止到了進館的期限，這些歸檔電子文件已經流失。檔案局和部門檔案室采取這種異地保管的方式，降低了數據集中存放的風險，因為大型網絡數據庫的保管成本很高，而且技術進步導致數據遷移是必然的，當數百萬條記錄的數據庫遷移到新的數據庫中，要保持和全文信息、背景信息等數據的對應，出錯的概率很高，此外還有其他很多不安全因素，也是目前檔案部門實際條件所不能控制的。消除技術因素的影響，采取脫機保管，是檔案部門有效管理歸檔電子文件的一種比較簡便方法。
建立電子文件歸檔范圍與保管期限表，形成規范、有序的管理模式
計算機網絡的應用改變了傳統的辦公模式，大量的文件都是在網上形成、流轉，政府的信息公開、行政審批受理、項目招標等等都已經通過網絡進行，但是這些記錄著政府各職能部門重要活動的電子文件的保存還沒有一個規范。什么東西需要歸檔、什么東西不需要歸檔、歸檔的電子文件需要保存多長時間、如何歸檔，這些細節都應該明確規定。前一時期，我們曾需要查閱一個關于信息化工作的文件，在政府的外網和內網的相關系統中都沒有查到，在檔案局的歸檔管理系統中也沒有查到，一個在網上的重要文件無形中失蹤了。具有諷刺意味的是，在系統的垃圾筒里找到了這個文件。這件事情充分暴露了檔案管理的規則并沒有深入到電子政務中，電子文件歸檔管理還處于一種隨意狀態。如果電子政務中形成的電子文件的保存繼續處于這種無序狀態，客觀上會對電子政務的應用效力打上折扣。因此，針對著電子政務的特點，靜安區檔案局將電子文件歸檔范圍和保管期限表插入到歸檔系統中，各單位的業務人員對于應歸檔的文件一目了然，檔案人員也可以按照系統的提示督促業務人員按要求歸檔。
歸檔范圍與保管期限的設置從管理上采用自上而下和自下而上的流程，由檔案局業務指導科按照國家檔案局《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》的要求結合靜安區的實際情況制定一個通用類目表輸入系統中，各單位再按照這份通用表制定本單位的歸檔類目表，其中要明確各類文件開放程度，檔案局經過審查后，歸檔類目表才能生效。業務人員在歸檔時，系統自動會跳出與其業務相關的歸檔類目的清單，業務人員只要用鼠標點擊相關的條目，該文件的保管期限、開放程度就自動生成。系統按照歸檔類目表設置了統計功能，各單位應歸檔和已歸檔的文件隨時可以統計出來，檔案局業務指導科和各單位檔案人員可以很方便地了解歸檔情況。通過這種方法，各單位的業務人員、檔案人員、檔案局的管理人員相互職責明確，電子文件歸檔管理處于一種可控的狀態。
靜安區政府將檔案局的這項舉措被靜安區政府列入區重點實施項目，區信息委也大力支持檔案局推行電子文件歸檔管理，目前已經有80%的單位實現了電子文件歸檔管理。
探索應用新技術，保障電子文件的真實性，努力實現電子檔案的管理價值
電子文件是技術進步的產物，不斷發展的新技術又改變著電子文件的表現形式，這種動態因素給檔案部門長期有效保存電子文件帶來很多麻煩。為了以防萬一，一些檔案部門往往采用“雙套制”的方式，即相同內容的文件同時保存紙質和電子的雙套，這是必要的。但是，長期甚至永久的采用“雙套制”，這對于檔案部門在電子政務中的地位是不利的，因為這只能說明檔案部門無力管理電子文件。盡管電子政務已經實行單軌制，而檔案部門還不得不把電子文件復制成紙質文件，作為檔案保存，對于檔案人員來講也加重了工作負擔。靜安區檔案局對“雙套制”作了這樣規定，保管期限30年以上的文件采用“雙套制”，10年以下（包括10年）的文件按照本單位的實際情況，可以實行單軌制。目前電子文件有效保存10年，已經沒有什么問題，然而，10年中要證明歸檔電子文件的真實性還是有些問題。我們不能僅僅依靠著錄元數據來證明電子文件的真實性，因為電子文件易修改性的缺陷不能靠人為的辦法去彌補。引進電子簽章技術，是2007年是靜安區檔案局作為課題研究的探索，希望通過技術手段去實現電子文件真實性的確認。如果檔案部門能夠以單軌制的方式與電子政務接軌，哪怕只局限與短期檔案，那么，檔案部門可以爭得電子政務中的一席之地。
從目前掌握的資料來看，電子簽章的技術應用到歸檔電子文件中已經不是問題，但是檔案部門如何進行數字認證的管理卻是一個復雜的問題，這需要會同有關部門共同研究解決，無論如何，積極開拓新技術去樹立電子檔案的地位，是電子政務實施檔案管理的必經之路。
美國國家電子檔案和文件署的負責人認為，電子檔案存放在生成機構，極易造成丟失，因為生成機構的電子檔案管理容量有限，電子檔案的利用頻率低、范圍小，隨著時間的延續，生成機構很有可能會對利用價值不高的電子檔案進行銷毀，而在檔案館集中管理模式下，對所有電子檔案都能進行分類分頻差異化管理，保證電子檔案的生存[2]。美國檔案館與文件署實施了“美國電子檔案檔案館項目”，歷時六年建立了相關的配套硬件設施和軟件開發，在專業化電子檔案管理工具輔助下，加強了電子檔案的保存安全性。澳大利亞是目前世界上電子檔案管理力度較大的國家，并在管理模式方面不斷創新，澳大利亞國家檔案館面向全國進行電子檔案信息整合，通過專家論證會方式，制訂了電子檔案館檔案管理國家計劃，并高度重視電子檔案的信息化管理，通過數字綠皮書等多種方式改善電子檔案保存方法，根據電子檔案管理流程，開發了電子檔案管理應用軟件[3]。
機構自行分散管理模式機構自行分散管理模式是指由檔案的形成機構自行保管具有保存價值的電子檔案，電子檔案的長久保存不一定像傳統檔案一樣將其上交給檔案館，而可以由形成機關自行保存。這種管理模式的目的是要摒棄集中模式將文件管理和檔案管理相互分離的致命弱點，將文件到檔案整個過程的幾個階段融合在一起，即把文件管理與檔案管理合并到一個連續的過程中。機構自行分散管理模式是建立在文件連續體思想之上的管理模式，主張對電子檔案的管理從現行工作領域入手，在電子檔案的形成階段通過建立登記制度、職能分類制度來建立對電子檔案的處置控制措施，從而識別和保護電子檔案的原始結構，以信息技術比較發達的日本為例，多數機構選擇了機構自行分散管理模式，電子檔案都放在形成部門[4]。
我國電子檔案管理模式
我國目前電子檔案管理模式從應用類別上劃分為機構分散管理模式和檔案館集中管理模式，但是從應用范圍上劃分，仍然以機構分散管理模式為主，機構管理模式主要在廣大企業中應用，機構分散管理對硬件、軟件要求不高，檔案信息量相對較小，檔案館集中管理主要在國家機關和事業單位中應用，這類檔案大多是地方史志、重要法律法規，這些檔案館里的檔案具有很大的歷史價值和文化價值，保存的安全性要求非常高[5]。在我國實際電子檔案管理應用中，在檔案信息載體方面，實行雙套制管理模式，所謂雙套制主要針對電子檔案信息載體，即紙質載體和數字載體，紙質載體主要指原始紙質檔案文檔，數字載體主要指計算機硬盤、U盤、光盤等信息載體。國家檔案館在檔案管理要求中明確指出，檔案館的檔案入庫，必須保障紙質載體和數字載體配套，以此確保原始檔案的追溯性。我國機構分散式管理模式中，主要以紙質載體檔案為主，電子檔案為輔；檔案館集中管理模式中，主要以電子檔案為主，紙質檔案為輔[6]。
結論
通過對國內外電子檔案管理模式的研究，發現我國電子檔案目前仍然采用雙套制管理模式，未來我國電子檔案管理發展中，仍將會長期保持這種管理模式。首先因為我國各類企業電子檔案管理意識淡薄，企業機構進行檔案管理，很大程度上處于初級階段，職工人事檔案進入企業后，企業根據檔案等信息進行職工身份識別，同時辦理戶籍、保險等事務，檔案進入電子管理階段后，檔案的信息管理就滯后，由于企業沒有檔案專業應用，所以機構檔案很有可能會逐漸丟失。其次我國電子檔案起步較晚，與美國等發達國家相比，電子檔案管理的體系、制度、軟件開發、專業管理人才等都落后很多，電子檔案的自主創新能力仍然較低，電子檔案工程的實施需要耗費較大資金，短時間內難以形成長效機制。未來我國電子檔案發展過程中，將從制度和人才兩方面同時入手，首先逐步規范企業及其電子檔案應用管理水平，加強電子檔案的指導和技術交流；其次政府檔案管理機構將逐步形成穩定成套的系統管理制度，加強集中管理和分散管理的一致性；再次我國檔案管理人才方面，將加大電子檔案專業人才培養，通過自主創新提升電子檔案管理水平。
作者：李海峰單位：東營市第二人民醫院
一、電子檔案管理的現狀
由于電子檔案事業的不斷發展，使各個單位的檔案數量都在逐漸增加，而面對與日俱增的檔案文件時，傳統的檔案模式必定無法適應當前的檔案管理工作。
檔案管理工作并不是只要簡單的填上資料，然后保存在檔案室就可以了。其實整個的工作流程相當復雜。所以面對巨大的檔案數量，只能利用電子檔案的管理模式進行工作。
由于檔案的重要性，所以在檔案管理工作中一定要一絲不茍，決不可出現問題。對每一個單位來說，檔案管理工作都是相當重要的，所以電子檔案管理模式會逐漸成為檔案管理工作中的重要模式。同時對于電子檔案管理模式需要員工具有一定的專業技術，否則會無法勝任此項工作。
二、檔案信息電子化的優缺點
1.電子檔案的優點
與傳統檔案相比，電子檔案是采用電子數據的形式對檔案的信息資料進行準確的記錄。而傳統檔案則是使用紙質材料來進行記錄工作。其中電子檔案由于是使用電子信息技術進行檔案的存儲，所以檔案會記錄在計算機上。而傳統檔案卻必須要在檔案室進行檔案的存儲，不僅要有良好的環境，還會耗費大量的成本。使用電子檔案還會避免檔案由于時間關系會出現失真或損毀等情況發生。與電子檔案相比，傳統的檔案管理模式要有相關的專業人員對檔案進行填寫和記錄工作，如果不小心填錯的話還需要重新進行填寫。對于電子檔案只要在電腦上進行編輯后，將其直接轉存到移動U盤、硬盤等媒介上交給檔案管理人員即可，這種方式對于檔案的填寫與收集工作都會較快捷的完成。因而對于電子檔案的未來發展也存在著無窮的潛力。
2.電子檔案的缺點
在電子檔案具備著一系列優點的同時也存在著一些缺點。電子檔案雖然可以較為快捷的進行存儲工作，可同時存在著被盜的風險。傳統檔案是通過在檔案室中進行檔案的存儲，犯罪分子即便可以通過某種途徑進入到檔案室，但面對大量的檔案卷宗想找出其中所需要的是有很大難度的。如果是對于電子檔案的竊取，犯罪分子通過在相關計算機中植入病毒文件就在計算機中對相關的文件進行非法的篡改。如果想徹底的避免病毒入侵電腦只有在使用電腦時盡量不執行一些未知的文件，只有做到使存儲檔案的計算機不被病毒入侵，就會有效的防止檔案信息遭到篡改。所以相關的檔案管理人員在工作期間一定要保持一絲不茍的工作態度，并正確看待檔案工作的工作性質與檔案管理的重要性。電子檔案的另一個缺點是與傳統檔案相比，電子檔案對相關的軟件設備有一定的依賴性。傳統的檔案管理方式是將紙質檔案對其分別進行存儲來即可，而電子檔案則一定要通過相關的檔案管理軟件進行操作，否則就很難進行對檔案存儲的工作。電子檔案在沒有安裝相關的檔案管理軟件的計算機上是無法進行檔案管理工作的。
三、電子檔案如何更好地普及應用
對于領導小組所制定的各項方案都應該積極的采取。因為電子化管理模式是否能夠成功的關鍵就是對其相關的管理措施是否到位。而相關領導要加強對電子檔案工作的管理并制定出相對規范的電子檔案管理章程。作為普通的檔案管理人員要做到積極的采取領導所提出的每一項建議，按照領導所指揮的工作方向與政策認真按要求完成每一項工作任務，確保在進行工作時有一絲不茍的敬業精神與責任心，才會使整個集體工作做得更好。
在檔案工作人員進行電子檔案管理工作時，若要做到提高電子檔案的工作效率，同時要在工作中不斷紀積累經驗，做好電子檔案信息的收集工作，進而實現檔案管理工作的創新與發展。一定要正確的看待檔案管理工作，正視檔案管理工作的重要性，在做好本職工作的基礎上還要看清檔案管理工作對于全局工作的重要性，這樣也會為實現檔案管理工作的創新與發展創造了直接有效的條件。
在檔案管理工作的系統建設中，不可避免的會遇到一些過于強調其單位的特殊性或是管理方式上的嚴謹性等現象。實際上這樣無視標準化的做法或是拒絕采用標準的作法是一定要杜絕的。如果只是依靠相關的工作經驗來進行管理檔案的方法即使有效，但是不會讓更多的人進行高效的使用，目前已經跟不上社會發展的需要了。通過制定相應的標準對于電子檔案發展會是一種系統性的進步，對于檔案管理的發展也起著至關重要的作用。
對于最普通的電子檔案來說，想要對其進行安全的保存也是有一定難度的?？梢圆捎门c傳統檔案的管理辦法相結合的手段，充分利用其檔案管理的優勢。因為傳統的檔案管理模式是有一定的優勢的，所以我們在進行電子檔案的管理工作時，同時利用傳統檔案的管理方式對降低電子檔案的風險會有著顯著的效果，做到完全發揮傳統檔案的管理優勢。
當今社會正在創新各種社會服務和信息化的道路上高速前行，檔案管理的電子化已經成為大勢所趨。目前企業管理之中信息管理系統和計算機技術的應用已經十分普遍，這要求檔案管理要盡快進行科學化建設和創新化建設。所以檔案管理工作亟待創新，利用科學規范的檔案管理工作實現其對企業價值的提升，這是當前企業管理者和檔案管理工作者需要解決的首要問題。
一、企業檔案管理存在的主要缺陷
（一）企業對檔案管理重要性沒有足夠的認識。當前很多企業的檔案管理工作顯得相對陳舊，缺乏科學性，造成這種現象的根本原因在于企業往往將檔案管理工作邊緣化。一些企業的管理者將管理的重點放在經濟效益的獲得上，但是卻沒有意識到檔案管理在提升企業經濟效益上的推動作用，導致了很多企業檔案管理工作浮于表面、流于形式。企業的不重視導致了企業工作人員對檔案管理工作也不重視，他們對檔案管理工作缺乏熱情和責任感，通常檔案管理工作沒有專人負責。這種企業上下覺得檔案管理無用的觀念導致了企業發展嚴重失衡。
（二）企業缺乏完善的檔案管理制度。企業缺乏制度化的檔案管理模式，主要表現為以下幾個方面：首先，檔案收集過程不規范。企業沒有專門的檔案收集制度，部分企業雖然設置了相應的規章制度但也只是流于形式。其次，企業檔案收集過程不規范。企業內部一些檔案管理人員專業知識淺薄，尤其是一些新入職的工作人員缺乏相應的工作經驗，由于檔案管理人員素質良莠不一，檔案將會在立卷中會出現很大的問題。一次立卷現象的出現不僅僅會影響檔案查詢，還違反了事畢立卷的工作原則。最后，企業檔案管理綜合力度不強。當前很多企業檔案管理采取的是班組管理模式，這種管理模式在行政管理上的權限有限，在檔案管理的重大問題上不可自主決定，需要向上級主管匯報，而上級主管通常并不是檔案管理專業人員，他們很難完全顧及檔案管理工作，這導致了檔案綜合管理存在一定的障礙。
（三）企業檔案管理信息化建設不足。雖然很多企業在內部管理上已經大力推行了信息化建設，但是檔案管理在文件傳輸和資料輸入上仍然信息化程度不高，這導致了檔案管理質量一直難以提升。由于企業沒有建立完善的檔案管理信息系統，難以給予大力的技術支撐和強力的系統保障，這也是檔案管理信息化不足的一個重要原因。一些企業雖然建立了檔案管理信息系統，但是卻和檔案管理工作實際狀況相去甚遠，使得檔案管理效率低下，導致檔案管理科學化、創新化一直受到阻礙。
二、促進檔案管理科技建設和創新的對策
首先，企業要轉變檔案管理理念。企業的領導者和檔案管理工作人員應該意識到檔案管理的重要性，將管理的重點擴展到經營管理之外，把檔案管理工作納入到企業管理體系之中并將之作為管理的重點，充分意識到檔案管理工作對于企業價值提升的重要作用，企業的管理者應該加大宣傳力度，讓員工意識到檔案管理的重要性，各級領導要以身作則，與時俱進，積極運用現代化的管理手段和相應的科學技術來完善企業內部檔案管理工作。檔案管理工作效果的提升需要資金的支持，企業應該加大力進行檔案管理的基本設施建設，使得管理設備逐步完善，讓檔案管理體系走向創新化、科學化、信息化和現代化的道路。另外，檔案管理人員要不斷進行專業素質的提升，和其他工作人員進行交流和溝通，吸收先進的工作經驗和方法，在工作中責任感強烈。
其次，企業要建立完善的檔案管理制度。高質量的檔案管理工作需要健全的檔案管理制度作為依托，檔案管理欲實現科學化和創新化就必須在管制度的完善上努力。企業應該遵循《中華人民共和國檔案法》、《檔案管理整理規劃》等法律法規，并在此基礎上建設檔案管理相關的制度，檔案管理制度一方面要切合企業實際，另一方面則要達到國家的制度要求，符合國家標準。另外，檔案管理制度要考慮企業生產服務的需求，企業各個部門的領導者和檔案管理人員要切實溝通，商討檔案管理需求和要點，全面討論之后起草檔案管理方案。企業制度好的檔案管理制度應該采取首先試運行，在個別部門進行試點，在運行中發現不足之處可以及時進行針對性修改，使得檔案管理走向創新和科學的道路。
最后，檔案管理應該走電子化道路。網絡化和數字化已經成為當時社會的時代特征，這為檔案管理工作的創新和科學提出了新的要求。檔案管理模式也應盡快從傳統的管理模式轉變為電子管理模式，傳統模式下以可視記錄識別為主，電子管理模式下以機器識別代碼為主，我們通常所說的電子檔案就是機器識別代碼型。電子檔案中的文件是由檔案工作者直接書寫在磁盤之上，文件被錄入或者修改之后，即時存儲到辦公的信息數據之中。在這個過程中檔案人員和技術人員實現了信息的共享，這使得文件和檔案的界限漸漸變得模糊。在企業生產經營的各項管理活動之中，電子文件正在取代紙質文件，以其精確、快捷的特點覆蓋企業管理全過程。即便是復雜的圖紙也可以實現電子化，并且利用計算機和輔助工具設計出的電子圖紙更形象和具體。傳統企業檔案中將檔案劃分為文書、聲像、科技、會計、人事和基建等部分，電子檔案管理模式下企業信息集成系統將信息劃分為各個管理模塊和流程，電子檔案管理使得系統之中各個管理模塊的檔案信息能夠隨時進行調動、調整并設置分類方案。所以，新時期的檔案管理工作應該推行電子檔案和電子文件管理，形成科技化、信息化、數字化和創新化的發展趨勢。
結語：企業高效運作和安全發展離不開良好的檔案管理工作的支持，新時期檔案管理工作要做到與時俱進，向著規范、科學、創新的方向發展。企業應該轉變檔案管理理念，建立科學的檔案管理制度，實現電子檔案管理，促進檔案管理發揮最大效用，實現企業價值最大化。良好的檔案管理能夠促進企業可持續發展，為經濟發展做出巨大貢獻。
【關鍵詞】電子檔案;管理利用
一、電子檔案使用的主要途徑
電子檔案具有快捷、方便的特點，與傳統的紙質檔案相比，其查全率和查準率是紙質檔案無法可比的。然而，電子檔案的利用必須建立在相對應的信息技術基礎之上，而且還需要發揮管理的軟功能才能充分展示其優越性。當前，關于電子檔案的利用，其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。
（一）提供拷貝?？截愂请娮訖n案使用的第一途徑，目的是向使用者提供檔案的原始狀態，確保其使用過程中的權威性。作為檔案部門，當向利用者提供載體拷貝時，應將文件轉換成通用標準文檔存儲格式，由利用者自行解決恢復和顯示的軟硬件平臺。當利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺時，也可向這些用戶提供打印件或縮微品。
（二）通信傳輸。通信傳輸可以解決使用者無法到達檔案所在地的難題，而且可以節省時間和財力，是電子檔案在使用中的一個重要方式。所謂通信傳輸，即用網絡傳輸電子檔案，在不同的館際之間，可以實現檔案資源互相交流，以及向相對固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點對點轉換數字通信或互聯網絡來實現。
（三）直接利用。直接利用指得是利用檔案部門或另一檢索機構的電腦，在檔案部門的網絡上直接查詢。直接利用的特點是可為利用者提供技術支持，也可使更多的讀者同時利用同一份電子檔案。這一方法的可能性，取決于檔案館網絡系統中可供直接利用的信息資源的多少。
二、加強電子檔案管理的重要意義
電子檔案對于大部分的單位和部門來說，還是一個新鮮事物，加強對電子檔案的管理意義重大。作為檔案管理工作者，做好電子檔案的管理，從理念上說，要求我們必須完成由傳統的管理模式向現代化管理模式的轉變。下面，我們將就加強電子檔案管理的重要意義進行分析。
（一）加強電子檔案管理，有利于節省人力物力。在傳統檔案管理中，由于檔案工作的特殊性，特別是一些易破碎的檔案資料，一般需要大量的人財物力才能夠更好地保管，而且還不可避免地存在損壞的風險。然而，計算機及其網絡的出現，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量和檢索速度，有利于節省大量的人力物力。檔案管理工作實現電子化以后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，大大提高了檔案管理的工作效率。
（二）加強電子檔案管理，有利于提高服務質量。檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務，加強電子檔案管理，資源信息實現電子化，有利于提高檔案管理的服務質量。電子檔案的特點是實物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計算機存儲介質中，通過互聯網進行傳播，這可以使得用戶在查閱時可以實現對海量信息的快速篩選。加強電子檔案的管理，為讀者提供高質量的服務，要求我們必須拓寬知識面，努力學習新技術，增長技能，提高駕馭現代化技術的能力，使檔案管理工作發揮出應有的社會效益和經濟效益。
（三）加強電子檔案管理，有利于滿足多樣化需求。隨著社會的進步，越來越多的使用者對檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，而傳統的檔案模式已經無法滿足這一需求。電子檔案因為對信息保存的多樣性，逐漸成為了滿足使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案利用需求的多樣性，與社會發展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯系，隨著社會發展和科學技術的進步，檔案工作的服務對象和檔案利用需求都會發生變化，表現出一定的動態性，加強電子檔案的管理，有利于滿足這一多樣化需求。
三、做好電子檔案管理和利用的主要措施
由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多樣化，導致利用工作的復雜性。因此，加強電子檔案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并從多個角度展開工作。
（一）建立檔案利用制度，整合各類檔案資源。要建立檔案利用審批制度，相關人員需要查閱和利用檔案時，必須獲得檔案主管領導的審批，還要建立檔案利用管理制度，檔案收藏部門可利用網絡技術來進行檔案收集管理活動，使檔案收集更為及時，保證電子檔案的及時更新，更好地滿足電子檔案利用者的需求，并做到電子檔案利用和紙質檔案利用互補，整合檔案資源來創新檔案管理模式，實現電子檔案需求利用質的飛躍。
（二）規范檔案利用方式，避免不可挽回損失。電子檔案的利用不能夠無原則，應該根據利用者的情況而定，并且依據電子檔案內容的密級層次進行有效管理。一般情況下，對內容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對這類文件瀏覽的過程必須在有效的監控下進行。采用網絡方式提供利用時，有密級的信息內容應進行加密處理，并對所使用的“密鑰”進行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失。
（三）建立“雙套制”模式，確保重要信息完整。所謂“雙套制”，指得就是電子檔案和紙質檔案同時提交保存歸檔?！半p套制”管理模式對檔案工作者提出了新的挑戰，要求檔案人員要緊跟時代步伐，掌握現代信息技術，熟練運用電腦及現代通信技術，否則就無法介入文檔的形成和保管。另外，“雙套制”所面臨的問題，主要是哪些檔案應該實行“雙套制”，哪些不應該實行“雙套制”。只有根據各個檔案的內容特點采取相適宜的管理方法，有選擇性地實行“雙套制”管理，才不會造成人、財、物力的浪費，并且實現對重要信息的完整保存。
（四）加強工作人員管理，提高檔案保護意識。電子檔案由于提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多重化，導致了利用工作的復雜化。因此，必須加強對檔案管理工作人員的管理，從思想上認識到檔案管理工作的重要性，從技術上確保檔案管理工作的安全性，達到既能使電子檔案信息最大限度地被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護?？傊?，必須提高電子文件的制作者和管理人員的責任心，使他們養成忠于職守、認真負責、精益求精的工作態度，這是保證電子文件原始性、真實性的根本措施。
一、煤炭企業實行數字化檔案管理模式的優勢
煤炭企業實行數字化的檔案管理工作與我國近些年來計算機網絡技術的發展有著重要的關系。數字化的檔案管理，顧名思義，是企業可以通過運用計算機網絡及相關技術的方式將不同的信息資源以數字化的存儲方式有機地結合起來，以此形成一種新的檔案信息形態，最終可以達到快速查看、使用信息檔案資源，并且還能實現信息資源共享的目的。
1.這是現代煤炭企業檔案管理工作數字化、自動化的要求
在現代的煤炭企業中，需要改變以往落后的紙質檔案，人工管理檔案的模式，必須順應時代的發展，實行數字化的檔案管理模式。需要將檔案管理工作效率通過建立以網絡技術為中心，運用先進的計算機技術，最終實現數字化煤炭企業的檔案管理工作的目標。
2.有利于提高煤炭企業的經濟效益
煤炭企業實行數字化的檔案管理模式，可以大大提高企業的經濟效益。隨著現代社會經濟的不斷發展變化，煤炭企業也應該隨之改變以往粗放型的檔案管理模式，不再使用過多的辦公人員以及紙質的檔案管理模式，大大地縮減企業在檔案管理方面的成本，降低煤炭企業的經濟負擔。通過數字化的檔案管理模式，也節省了檔案管理工作的占地空間，使煤炭企業的經濟效益有了明顯的提高。
3.有利于提高煤炭企業的辦公效率
煤炭企業實行數字化的檔案管理模式，有利于提高企業的辦公效益。因為煤炭企業的檔案管理工作較為復雜，要管理的對象較多，不僅有對在職員工、離職員工等等對象信息的管理，還有對已發生工作調動的員工信息進行管理，如果還按照以往紙質記載的檔案信息、紙質檔案，人工管理的模式是很難馬上統計、查找相關信息的，但是通過實行數字化的檔案管理，能夠使資料盡快入檔，很快查詢出相關資料，從而可以大大提高煤炭企業辦公人員的工作效率，降低辦公人員的工作強度。
4.有利于延展開發檔案中的內容信息
在煤炭企業傳統的檔案管理模式中，通過紙質的檔案，通過辦公人員的管理工作，將檔案進行分門別類，按照一定的順序整理，這樣做只能使煤炭企業的檔案可以得到安全的保存，而在查找檔案室時只能查到單個的檔案信息，很難找到與之相關的檔案信息。但是，煤炭企業在實行數字化的檔案管理模式后，辦公人員可以將全部的檔案信息集中存儲在計算機硬盤上，可以更加方便快捷地查找到更多的與之相關的檔案信息，有利于延展開發檔案中的內容信息，方便查找者研究檔案信息，滿足了查找者對信息的需求。
二、煤炭企業實行數字化檔案管理模式的劣勢
我國煤炭企業實行數字化管理工作中也有劣勢，這主要是因為我國現階段的生產力水平較低，科學技術還比較落后，從而使煤炭企業的數字化管理工作存在著比較多的不足之處。
1.不能保證存儲在電子文件中檔案信息的安全性
煤炭企業在實行數字化的檔案管理工作中，會利用計算機技術，使用電子文件保存檔案信息，雖然使用的電子文件比較容易操作，并且在查找文件時方便快捷，而且用電子文件存儲檔案信息所占用的空間也很小。但是，使用電子文件存儲檔案信息并不是十全十美的，不能保證存儲在電子文件中檔案信息的安全性。因為，電子文件是采用電子編碼技術而制作出來的，可以對其隨意地編輯修改，而且也不會留下編輯修改后的痕跡，這使數字化的檔案管理存在著不安全的因素。
2.存儲檔案的電子文件易受載體影響，可能出現不能讀取信息的問題
隨著計算機不斷的更新換代，其中比較早期的電子文件可能會在更加先進的計算機系統中，出現不能讀取檔案信息的問題，最終會造成數據的丟失，而且可能會出現病毒侵害電子文件的情況，使電子文件很難長期保存。這主要是因為電子文件比較依賴計算機的軟硬件設備。
3.煤炭企業各個部門的辦公自動化與檔案管理系統的兼容性差
當前，我國的煤炭企業各個部門應用軟件各不相同，每個部門按照自己的特點設計開發并使用不同于其他部門的軟件，使與數字化的檔案管理兼容性差，無法將各個部門的檔案文件進行轉換，增大了對電子文檔的歸檔難度，使煤炭企業的管理水平難以提高。
4.數字化的檔案管理工作的利用率較低
煤炭企業對數字化的檔案管理利用率較低，沒有認識到數字化檔案管理的強大作用?，F階段，煤炭企業還沒有改變傳統落后的思想觀念，依然主要使用老舊的檔案管理方式，使電子檔案沒有發揮出真正的作用。
三、現階段煤炭企業數字化檔案管理中的現狀以及存在的問題
1.煤炭企業數字化檔案管理的硬件設備建設不足
煤炭企業要想更好地開展數字化管理工作，就必須建設充足先進的硬件設備。但是我國目前的煤炭企業發展能力、速度參差不齊，沒有足夠的經濟能力以及其他原因的束縛，不能建設充足先進的硬件設備，以至于我國的煤炭企業的數字化檔案管理的能力較低。例如，在一些發展年代較久的煤炭企業，這些企業中的管理層思想比較老舊，很難接受信息化發展而帶來新鮮的事物。因此，這些煤炭企業使用的計算機并沒有隨著時代的發展而進行更新換代，仍然使用老式的計算機來進行煤炭企業的檔案管理，這些老式的計算機與現代先進的計算機之間有著巨大的差距，運行速度比較慢，而且有時還會出現死機的情況等等，這給煤炭企業的檔案工作帶來諸多不便；還有一些煤炭企業主要是由于經費嚴重不足的問題，沒有經費去購進先進的硬件設備，有的甚至連一些最基本的實施數字化檔案管理工作的部件都沒有配備，像是掃描儀、計算機等，這是完全沒有達到現代煤炭企業進行數字化管理檔案工作基本要求的；另外，也有一些已經配備了先進計算機和掃描儀等數字化管理檔案工作的配件，但是這些煤炭企業中也存在著網絡安全、機房建設的安全問題，這些問題并沒有得到很好地解決，嚴重影響了煤炭企業實行數字化檔案管理工作的順利開展。以上都是現階段我國煤炭企業數字化檔案管理的硬件設備建設不足的例子，這些事例告訴我們必須要加快建設煤炭企業數字化檔案管理的硬件設備。這是實現煤炭企業數字化檔案管理模式的前提準備。
2.煤炭企業對數字化的檔案管理不夠重視
雖然，最近幾年，隨著現代信息化技術的不斷發展，各個領域的企業開始逐漸認識到實行數字化檔案管理的重要性。煤炭企業也不例外。但是，煤炭企業對數字化的檔案管理認識仍然較淺，因此數字化檔案管理工作利用率較低。煤炭企業歸根到底主要是以生產為主要任務，以盈利為企業主要目的，煤炭企業主要注重的還是企業的經濟效益，因此會出現煤炭企業對數字化的檔案管理工作不夠重視的現象。
3.煤炭企業沒有制定完善的檔案管理制度，檔案收集效率比較低
在煤炭企業中，有多個不同的部門沒有設置自己部門專門的檔案管理人員，仍然是多個部門共用一個或幾個檔案管理人員，這使檔案管理人員的職責并不明確，不能對檔案管理人員進行職業考核。正是因為煤炭企業沒有制定完善的檔案管理制度，沒有對檔案管理人員的職責做出明確的規定，使煤炭企業的檔案收集效率較低，使檔案管理工作進展的不順利。
4.檔案管理人員的技術素養不高
因為煤炭企業對數字化的檔案管理工作不夠重視，使企業在挑選數字化檔案管理工作的檔案管理人員時要求較低，檔案管理人員的技術素養較低，難免會在開展數字化檔案管理工作時，出現失誤，但是這卻會給企業帶去不小的危害，甚至會損失到企業的經濟利益，這是十分不利于煤炭企業實行數字化的檔案管理工作的。
四、完善煤炭企業數字化檔案管理工作的對策
1.煤炭企業加大對數字化檔案管理的資金的投入
煤炭企業要加強基礎設施建設，努力提高數字化檔案管理的硬件設備，投入較多的資金改善數字化檔案管理的環境，將落后的機器設備進行及時維修，如果不能提高舊設備的性能就要更換這些老舊的機器設備，購進一批先進的機器設備，以滿足對數字化檔案管理的需要。
2.規范對數字化檔案管理工作的標準
煤炭企業為了實行數字化的檔案管理工作時更加順利，就應該規范數字化檔案管理的標準，制定出一整套科學有效地統一的標準。但是在現階段，我國的煤炭企業還沒有制定出這一完整的標準體系。隨著我國煤炭企業數字化的檔案管理的不斷完善和發展，制定出對數字化檔案管理工作的規范標準指日可待。在這項標準中應該有利用計算機實行數字化檔案管理工作時明確規范的操作過程以及操作標準，規定檔案的類型、存儲方式、檢索途徑等等內容，使對數字化檔案管理工作種種方面的標準都有一個明確具體的規定，讓這套標準能夠真正科學有效地實行，最終達到煤炭企業順利實行數字化檔案管理的目標。
3.煤炭企業要進一步提高數字化檔案管理基礎建設水平
完善煤炭企業的檔案管理數字化就需要進一步提高其基礎建設水平，將涉及其中的各個環節中的常見設備，例如，計算機、掃描儀、打印機等等，增加這些設備的數量，并且還要提高設備的質量，使之均完善到位。另外，煤炭企業還應信息資源的共享，注重對數字化檔案管理工作中應用到的甚至以后會應用到的多種相關軟件進行推廣，開發使用安全性更高、技術更好的軟件，建立起更加完善的公共信息平臺，共享信息資源，使數字化檔案管理中的數據庫更加全面、高效的運行。
4.要加強數字化檔案的安全建設
煤炭企業要加強對數字化檔案的安全建設，運用先進的技術方法，保證好數字化檔案信息的安全性。并且不要在計算機上放置機密性較高的文件，以免被盜取，發生不可挽回的損失。另外，還應根據使用者的身份設置使用計算機時相應的權限等等。
5.要加強對檔案人員的管理檔案工作方面的技術培訓
煤炭企業在招聘數字化檔案管理工作人員時，應該提高對檔案管理人員的要求，對檔案管理人員不僅應有與時俱進的意識，使檔案管理人員能夠不斷更新思想，與時代接軌，不斷學習新的事物，另外檔案管理人員還應具備創新意識，懂得運用新的方式方法，更加科學有效地實行數字化的檔案管理工作。其次最重要的一點是，檔案管理人員應該懂得掌握專業的理論知識與技術，使檔案管理人員在工作中盡量少出錯，甚至不出錯，以此提高數字化檔案管理工作的效率。煤炭企業還要對現有的檔案管理人員進行定期的培訓，使他們能更好地發揮數字化檔案管理的優勢，使煤炭企業實行得數字化檔案管理工作能夠更加完善。另外，煤炭企業應招入維護企業檔案網絡安全的高素質的專業人才，保證煤炭企業數字化檔案網絡管理工作的安全性。
五、結束語
【關鍵詞】檔案管理 數字化 優勢和劣勢
隨著信息化技術的快速發展，其已經逐漸進入到人們的日常生活中，這對人類的進步具有非常大的促進作用。但隨著信息技術的發展，人們的工作模式也在逐漸發生著轉變，傳統的檔案管理模式已經不能適應當前社會的進步，因此，檔案的數字化管理逐漸成為我國經濟發展的重要促進因素，對我國的經濟發展起到了巨大的促進作用。
1 檔案數字化管理的優勢研究
1.1 促進部門立卷制度的建立。對于部門立卷，其是一個常見的問題，對部門的發展具有非常重要的作用，但由于一些單位在進行立卷時僅僅是將一些零散的材料交給相關部門，加上檔案管理人員對檔案卷的質量重視程度不足，使得其錄入的信息存在著完整性不足等問題。但在采用數字化管理模式之后，所有的檔案由對應部門的相關人員將其錄入到網絡系統中，然后由檔案管理人員對其進行統一管理，這種模式使得檔案管理工作更加有序，且保證了檔案收錄的整齊性原則。
1.2 檔案管理工作不受時間和空間的限制。對于傳統的檔案管理工作，其大部分需要在上班時間進行整理和分類，但由于工作環境受到工作齙匾約骯ぞ呤褂萌說南拗疲使得檔案管理工作效率受到較大的限制。而采用數字化管理模式之后，檔案管理人員在進行檔案管理時，其不在受到時間和空間等的限制，工作人員能夠通過網絡獲得檔案內容，然后在任何場地對檔案內容進行整理。而對于企業的各個部門，其產生的大量檔案資料還能夠通過電子文件的形式存儲在網絡上，檔案管理人員通過對這些資料進行收集和整理就能夠實現檔案的管理工作。通過這種管理模式，檔案管理工作的效率得到了有效的提高，企業的各個部門只需要將本部門對應的文件錄入到計算機系統，檔案管理人員就能夠將這些信息收集整理，并在對應的網絡空間中對其進行整理和立卷等。
1.3 增強了檔案內容信息的開發。對于傳統的檔案管理，其僅僅是對檔案進行分類整理，在進行某一相關內容的查詢時，僅僅能夠對單個文件進行查找。這種方法嚴重限制了檔案的使用功能。而采用數字化管理模式后，經過立卷將所有的檔案放置在一個計算機硬盤中，然后通過檢索功能找到對應某一查詢內容的所有檔案資料，這種管理模式使得使用人能夠更加高效的了解一件事情的來龍去脈，從而提高檔案管理工作的效率。
2 檔案數字化管理的劣勢分析
2.1 利用不充分。對于當前的檔案管理人員，其在進行檔案數字化管理時，僅僅將其作為一種存儲工具，并沒有發揮檔案管理數字化技術的優勢，在工作的過程中仍然采用傳統的檔案管理模式，這使得檔案數字化管理受到較大的影響。此外，還有一些檔案管理人員，其將重點放在管理上，而對于檔案的價值則忽略，使得檔案資源的利用率較低。
2.2 檔案存儲存在著一定的安全問題。隨著信息技術的快速發展，網絡安全問題也逐漸成為影響人們正常工作生活的一個重要因素，由于電腦病毒和非法侵入對計算機系統的危害較大，當檔案存儲設備出現安全問題后，其內存儲的檔案信息往往也會受到較大的影響，嚴重的甚至會使得所有的檔案資料丟失，這使得檔案管理工作受到較大的影響。此外，還有一些檔案在進行轉換時采用的是電子編碼技術，這使得檔案管理人員在對檔案原始憑證進行修改而不會留下痕跡，因此，管理人員在進行管理時無法保證檔案信息的準確性，即使其被人為修改也不會被人發現。
2.3 檔案存儲載體的限制性。對于檔案的數字化管理，其為了更好的節省資源，往往會將紙質檔案全部電子化，然后將這些電子檔案放置在一個固定的硬盤中，而原件的重要性則很少有人能夠認識到。當硬件存儲設備中的內容過多時，往往會導致硬件設備的重要性上升，為了保證固定的硬件設備能夠滿足企業檔案存儲的需求，隨著檔案資料的增加，其需要更換存儲位置或者對應的硬件設施，這使得其中的一些檔案內容非常容易受到影響。另外，若新設備中存在著病毒等，其對整個檔案管理系統的危害是非常大的。
3 檔案數字化管理的措施研究
3.1 建設系統工程，實現檔案信息的共享。對于檔案電子化建設，其是一項非常龐大的工程，需要將所有的檔案信息錄入其中，同時還需要開發對應的軟件和查詢管理等功能，因此，企業在進行電子檔案的建設時往往需要多個部門聯合行動，將所有的檔案信息和軟件等設備安裝完成，且為了保證檔案信息的安全性，還需要采用雙服務器對存儲的檔案進行備份。另外，為了提高檔案數字化管理的效率，還需要設立對應的查詢功能，方便使用人更加快速的找到自身需要的檔案資料。
3.2 制定統一的錄入標準和備份操作程序。對于所有的檔案數字化管理，其想要在整個企業高效運行，首先需要建立統一的錄入標準，工作人員在日常工作中錄入的檔案信息需要嚴格遵守該標準，然后由檔案管理人員將這些資料進行統一的管理。另外，對于電子檔案的掃描工作，其也需要制定對應的標準，像頁數的強制性打印等，通過這種方法能夠保證錄入信息的完善性。而在檔案信息錄入完成之后，其還不能夠直接進行存儲，檔案管理人員需要對其進行二次查詢，直到其不存在問題再將其錄入到檔案管理系統中。
4 總結
對于一個企業的發展來說，其檔案具有非常重要的作用，像房地產企業等，對于這些企業，其在進行檔案數字化管理的過程中需要加強對檔案的重視和使用，由于傳統的檔案管理模式利用率較低，加上存儲的安全性不高，人們開始研究檔案的數字化管理，但這一技術當前還存在著很多的問題，需要有關人員加強研究。
參考文獻：
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關鍵詞 信息時代 檔案管理 模式探究
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
當今科學技術迅猛發展，人類社會正在從工業社會向信息社會邁進，目前，科學技術革命的核心和主流是信息技術革命，21世紀是成為信息社會，這一點已成為世界共識。信息技術已當代社會最具潛力的新的生產力，信息資源已成為國民經濟和社會發展的戰略資源，信息化水平已成為現代化水平和綜合國力的重要標志。信息在社會生活中發揮著巨大的作用，可以說信息資源已成為經濟發展的首要資源。
隨著信息化的發展，傳統的檔案管理模式已不能適應數字化檔案管理的需要，電子檔案已在檔案管理工作中得到了V泛的應用，這種發展趨勢給檔案管理工作提出了新的挑戰。在新的機遇面前檔案管理部門必須將工作的重點放在如何把文件、圖紙、照片、錄音和錄像等原始的記錄轉化為有用的信息上，并準確、高效地提供給有關信息需求者。
1轉變傳統的檔案管理模式，把實體管理變為信息管理
傳統的檔案管理，就是以紙質、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統計和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟之繁瑣。因為存儲量大，檔案管理部門不能對已經歸檔的檔案材料，進行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。隨著現代化管理技術和設備的引進，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術的發展為檔案管理的現代化提供了良好的的客觀環境，現代技術促使傳統的檔案管理模式面臨著新的挑戰。當前，檔案管理工作的重點也應適應數字化管理的需要，從實體檔案管理轉變為對信息資源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進行數字化加工，利用現代化技術手段對檔案信息資源進行管理。經過信息化的檔案資源是可重復、多平臺利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實現檔案資源信息的價值和使用價值，它能為經濟發展、科技進步、社會繁榮等諸多領域提供更全面、更高效、更快捷的服務；它能創造最佳的社會效益和經濟效益，使之真正成為未來信息社會國民經濟和社會發展的寶貴戰略資源。
2應建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，充分、合理、安全地使用電子檔案
要實現檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，為此，人們要做好以下幾項工作：首先，改進和規范在應用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應檔案熔化管理的需要；其次，依據文件處理流程來進行檔案信息化系統軟件功能設計；再次，在信息系統中建立完善的內部控制制度，確保檔案的安全。
另外，在電子檔案使用過程中，我們也應注意到一是電子檔案安全性問題。因為計算機網絡化的快速發展，電子檔案涉及范圍迅速擴展，數量也急劇增加，特別是計算機網絡化的快速發展，隨之而來的問題就是如何在網絡下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。二是電子檔案的真實性問題。在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規范化和程序化管理；相當數量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數電子檔案與其相對應的紙質檔案之間未建立統一的管理方法；儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應的法律認定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認定的原因。
3提高檔案管理人員的素質，實現檔案管理科學化
1.電子檔案使用的主要途徑
電子檔案具有快捷、方便的特點，與傳統的紙質檔案相比，其查全率和查準率是紙質檔案無法可比的。然而，電子檔案的利用必須建立在相對應的信息技術基礎之上，而且還需要發揮管理的軟功能才能充分展示其優越性。當前，關于電子檔案的利用，其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。
1.1 提供拷貝。
拷貝是電子檔案使用的第一途徑，目的是向使用者提供檔案的原始狀態，確保其使用過程中的權威性。作為檔案部門，當向利用者提供載體拷貝時，應將文件轉換成通用標準文檔存儲格式，由利用者自行解決恢復和顯示的軟硬件平臺。當利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺時，也可向這些用戶提供打印件或縮微品。
1.2 通信傳輸。
通信傳輸可以解決使用者無法到達檔案所在地的難題，而且可以節省時間和財力，是電子檔案在使用中的一個重要方式。所謂通信傳輸，即用網絡傳輸電子檔案，在不同的館際之間，可以實現檔案資源互相交流，以及向相對固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點對點轉換數字通信或互聯網絡來實現。
1.3 直接利用。
直接利用指的是利用檔案部門或另一檢索機構的電腦，在檔案部門的網絡上直接查詢。直接利用的特點是可為利用者提供技術支持，也可使更多的讀者同時利用同一份電子檔案。這一方法的可能性，取決于檔案館網絡系統中可供直接利用的信息資源的多少。
2.加強電子檔案管理的重要意義
電子檔案對于大部分的單位和部門來說，還是一個新鮮事物，加強對電子檔案的管理意義重大。作為檔案管理工作者，做好電子檔案的管理，從理念上說，要求我們必須完成由傳統的管理模式向現代化管理模式的轉變。下面，我們將就加強電子檔案管理的重要意義進行分析。
2.1 加強電子檔案管理，有利于節省人力物力。
在傳統檔案管理中，由于檔案工作的特殊性，特別是一些易破碎的檔案資料，一般需要大量的人財物力才能夠更好地保管，而且還不可避免地存在損壞的風險。然而，計算機及其網絡的出現，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量和檢索速度，有利于節省大量的人力物力。檔案管理工作實現電子化以后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，大大提高了檔案管理的工作效率。
2.2 加強電子檔案管理，有利于提高服務質量。
檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務，加強電子檔案管理，資源信息實現電子化，有利于提高檔案管理的服務質量。電子檔案的特點是實物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計算機存儲介質中，通過互聯網進行傳播，這可以使得用戶在查閱時可以實現對海量信息的快速篩選。加強電子檔案的管理，為讀者提高高質量的服務，要求我們必須拓寬知識面，努力學習新技術，增長技能，提高駕馭現代化技術的能力，使檔案管理工作發揮出應有的社會效益和經濟效益。
2.3 加強電子檔案管理，有利于滿足多樣化需求。
隨著社會的進步，越來越多的使用者對檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，而傳統的檔案模式已經無法滿足這一需求。電子檔案因為對信息保存的多樣性，逐漸成為了滿足使用者多樣化需求的主要解決方案。
3.做好電子檔案管理和利用的主要措施
由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多樣化，導致利用工作的復雜性。因此，加強電子檔案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并從多個角度展開工作。
3.1 建立檔案利用制度，整合各類檔案資源。
要建立檔案利用審批制度，相關人員需要查閱和利用檔案時，必須獲得檔案主管領導的審批，還要建立檔案利用管理制度，檔案收藏部門可利用網絡技術來進行檔案收集管理活動，使檔案收集更為及時，保證電子檔案的及時更新，更好的滿足電子檔案利用者的需求，并做到電子檔案利用和紙質檔案利用互補，整合檔案資源來創新檔案管理模式，實現電子檔案需求利用質的飛躍。
3.2 規范檔案利用方式，避免不可挽回損失。
電子檔案的利用不能夠無原則，應該根據利用者的情況而定，并且依據電子檔案內容的密級層次進行有效管理。一般情況下，對內容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對這類文件瀏覽的過程必須在有效的監控下進行。采用網絡方式提供利用時，有密級的信息內容應進行加密處理，并對所使用的“密鑰”進行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失。
3.3 建立“雙套制”模式，確保重要信息完整。
所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質檔案同時提交保存歸檔?！半p套制”管理模式對檔案工作者提出了新的挑戰，要求檔案人員要緊跟時代步伐，掌握現代信息技術，熟練運用電腦及現代通訊技術，否則就無法介入文檔的形成和保管。另外，“雙套制”所面臨的問題，主要是哪些檔案應該實行“雙套制”，哪些不應該實行“雙套制”。只有根據各個檔案的內容特點采取相適宜的管理方法，有選擇性地實行“雙套制”管理，才不會造成人、財、物力的浪費，并且實現對重要信息的完整保存。
3.4 加強工作人員管理，提高檔案保護意識。
關鍵詞：新時期；電子檔案管理；存在的問題；應對措施
前言
在信息化時代背景下，傳統的紙質檔案管理已不能滿足新時期發展的需求，因此必須對其進行優化和改革。電子檔案管理是一種現代化的管理模式，主要是運用計算機來完成對電子檔案的生成與管理，在設備載體中以數碼的形式進行存儲，還能在計算機上對檔案信息進行閱讀與處理。傳統所使用的紙質的檔案管理方式極易造成檔案丟失或者缺失，但是電子檔案管理模式不僅能使檔案的保存時間有效延長，還能提高其檢索效率，令使用者的查詢時間大大減少。在使用電子檔案管理時也不斷有問題或者缺陷顯露出來，這些問題在一定程度上會對檔案管理現代化進程的發展造成影響，因此，我們應當對其給予重視，積極尋找科學有效的解決措施，以保證電子檔案的健康發展。
一、新時期電子檔案管理中存在的問題
1.檔案的完整性不高
在我國很多電子檔案管理企業中，由于其管理體系尚未完善，所以極易在檔案管理過程中使其真實性、原始性和完整性受到影響，從而降低了檔案的利用價值。獨立性和變化性是電子檔案內容的特點，電子檔案并不是固定不變的，檔案管理人員會隨著發展變化而對其進行修改，但是卻沒有對其進行校驗，導致電子檔案缺乏真實性和準確性。檔案管理人員未能按照要求嚴格地對電子檔案進行校驗和審核，對于很多錯誤信息未能及時發現和修改。另外，電子檔案的安全系數不高，比起紙質檔案管理，更容易被篡改。電子檔案不完整的原因主要是其具有較高的變化性和流動性，且儲存方式多樣，缺失現象的發生率較高[1]。
2.管理軟件缺乏統一性
我國對計算機軟件進行研制的速度遠遠慢于硬件的發展速度，所以電子檔案管理工作中所使用的軟件無法使檔案的存儲需要獲得滿足。特別是在檔案共享方面，因為各個地區或者單位之間所使用的檔案管理軟件不同，所以在檔案利用和共享方面就存在了阻礙，也對電子方案的發展造成負面影響。
3.檔案內容的保密性不高
目前計算機網絡的開放性較高，如果在網絡上某一個設備存儲電子文件，那么使用任何終端設備都能將其索取到；在某一個終端所存儲的電子文件也可以通過網絡對若干個終端進行同時發送[2]。這樣就會嚴重威脅到部分具有保密性的電子文件的安全。
4.檔案極易被刪改
由于電子文件的生成是在計算機上進行操作的，所以形成過程中不會留下痕跡，而且單位負責人也不需要對材料進行進一步的簽發，這樣就會導致難以確定材料的權威性和真實性。若出于自身或者其他目的，部分操作人員在計算機上對電子文件進行刪改也很難被發現。
5.檔案保管的長久性有待改善
大部分企業都將計算機和網絡作為重要的工作工具，實現了無紙化，將工作中的信息以及決策等資料都存儲于網絡，只要在需要信息的時候移動鼠標就可輕易獲得，在提高工作效率的同時也簡化了檔案管理工作的歸檔和存儲，有利于信息使用的方便性。但是，由于檔案管理全都依靠網絡進行，在計算機受到病毒或者黑客的入侵、網絡系統癱瘓等情況下，極易損毀、丟失電子文件信息，給企業帶來不可估量的損失。
二、新時期加強電子檔案管理的措施
1.不斷更新自身的管理觀念
電子檔案管理部門應該對電子檔案進行大力開發與宣傳，使人們對電子檔案的認識獲得提高。過去我們都是使用紙質檔案，隨著科技的發展，電子檔案得到了越來越廣泛的使用，已成為目前最新型的方案管理形式。有部分檔案管理企業或者工作人員對電子檔案認識不全，未能對其使用給予重視，所以必須通過大力宣傳使各個企業或者工作人員對電子檔案的重要性和優越性獲得充分認識，從而樹立具有現代化的管理觀念，這樣才能促進電子檔案管理工作的順利開展[3]。
2.加強對檔案管理人員的培養
新時期對檔案管理人員的要求也在不斷提高，檔案管理人員除了對檔案業務進行熟悉外，還要掌握一定程度的計算機專業知識。因此，必須加強對檔案管理人員的培養，包括計算機專業知識的培養和專業素質的培養，以提高他們對檔案業務的熱情和職業道德素質。在培訓計算機知識的同時，可通過招考或者深造等方式對高、尖、精的計算機人才進行選拔與培養，令他們在精通計算機的同時，還熱愛檔案事業，對檔案業務有一定的熟悉程度，能操作與開發軟件。
3.完善電子檔案管理政策
在形成、處理、歸檔、管理和利用電子文件的各個環節，文件內容都有可能會更改與丟失，就算管理人員具有熟練的操作技術也需要根據相關管理措施來使其規范化。所以，建立完善的規章制度對電子檔案真實性、原始性和安全性是非常重要的。對于電子檔案的管理和在電子檔案管理系統中所進行的各種操作，應該有一套采用法律的形式針對其管理標準等相關規定進行制定，讓工作人員能夠了解這些規定并遵守，這樣就能使電子檔案的各種操作都是合理、合法的[4]。
4.保證電子檔案管理的完整性
運用現代化的技術措施對電子檔案管理的真實性、原始性以及完整性予以保障，從而使其可信度獲得提高。管理人員可通過背景信息和元數據對電子檔案管理的真實性、原始性和完整性進行檢驗；或者實行身份驗證和消息認證對用戶的相關資料進行存儲，在使用資料的時候也必要要通過認證才能索取資料；運用數字簽名、光筆簽名等簽署技術；運用防火墻技術設置障礙于機構與其他系統網絡之間，避免非法訪問或者盜竊專利、機要信息；對電子檔案進行備份或者實施加密技術等。以上措施的使用都有助于電子檔案管理真實性、原始性和完整性的保持，提高人們對電子檔案管理的信心，讓更多的人和事業單位能夠更加放心的使用。
5.設計并使用可靠的存儲技術
與傳統紙質檔案管理不同，電子檔案管理的核心工作是信息存儲的安全性。紙質檔案管理的存儲有專門的檔案管理室，通過請專人對檔案進行管理與保護等使檔案的安全性獲得保障。而電子檔案管理是采用互聯網傳遞與共享數據，因此，電子檔案管理的安全性在考慮到單個計算機上的數據存儲安全外，還要根據互聯網的特性設計并使用分布式的數據存儲技術[5]。按照一定的策略以及算法分布式將電子檔案的數據存儲于遠程地方，同時還要對所有數據進行備份，這樣就可以在電子檔案遭到損毀后快速地將數據恢復。
結語：在信息化飛速發展的新時期，電子檔案管理已取代了傳統的紙質檔案管理，雖然該管理模式具有明顯的優勢，但是在實施操作過程中，其權威性和安全性問題仍然需要我們給予重視。檔案管理人員對電子檔案管理的重要性必須要有充分的認識，針對管理工作中存在的問題做到及時發現并予以解決。這不僅能提高電子方案管理工作的可靠性與安全性，還能促進其健康發展。
參考文獻
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檔案作為一種信息資源，是企業生產、技術、科研和經營等活動的真實記錄和基礎性工作，同時作為與企業同步發展的無形資產，在企業管理等各方面正積極地發揮應有的重要作用。檔案是企業的決策依據，是企業維權的法律依據，是企業活動的參考依據。目前在航天企業，能通曉檔案的功用，對檔案進行科學管理，但也存在不足之處。
（一）實體管理模式與信息管理模式并存
現在航天企業檔案采用實體管理模式與信息管理模式并存的管理模式。實體管理模式采取手工管理方式完成檔案整理、鑒定、利用等各項工作。這種方式費時費力，效率低下，無法在短時間內實現檔案信息的二次利用。信息管理模式的重點不再局限于保管檔案實體而開始放在對檔案資源的開發和利用上。通?^對航天企業某院的調查可得，全部單位都已安裝檔案信息管理系統，實現了文件目錄級的管理。院內所屬單位18%采用信息化管理模式，82%采用實體管理模式與信息管理模式并存方式。由此可見，航天企業檔案管理的重點還是放在對實體的保管上，“重藏輕用”現象普遍。
（二）檔案觀念落后，檔案價值未被認識
航天企業中檔案部門一直處于科研生產業務鏈的末端，產生不了直接的經濟效益，同時還需消耗一定的人、才、物等資源，一定程度上增加企業運營成本，導致企業檔案工作在企業發展中不斷被弱化、邊緣化。在企業組織機構重組時，撤并檔案管理機構，壓縮管理經費，壓低檔案管理人員的薪酬，頻繁變動檔案管理人員現象時有發生，完全忽視檔案管理在提高企業經濟效益中的作用，造成企業無形資產的流失。
（三）管理手段落后，環節冗余
從傳統的檔案信息管理模式中可以看出，檔案管理手段較落后。在文件收集、整理、歸檔、保管、利用等環節大多采用手工記錄，工作效率低，工作準確性低，占用大量的人力資源和財力資源，信息的儲存、查閱和修改等問題較為不便。采用手工作業方式的單位勞動量大，耗時多，每個工作環節都要進行記錄交接，交接環節繁瑣，文件查新查全率低。兩種方式并存的單位雖實現了計算機管理，但僅僅停留在文件級的目錄編制、統計與檢索等基礎工作上，缺乏綜合處理的技術能力。近一段時間內兩種方式的并存，問題會越發突顯，電子文件與傳統紙質文件在管理標準、處理方法、保管方式等方面存在矛盾，需對其中不合理、不必要的環節進行徹底的變革。
（四）檔案資源缺乏系統管理
以航天某所為例，部門各自為政，都在推進部門的信息化建設。
單位內部出現多套信息管理系統，最多時達到10余個。如數字化協同系統、自動化辦公系統、經營合同管理系統、標準查詢系統、檔案管理系統、財務管理系統、人力資源管理系統等。各部門的文件都在自己的系統里運行，各系統之間的數據標準、結構等不盡相同，互不兼容，很難做到信息和知識資源的自動交換，互聯互通，從而形成了一個“信息孤島”。單位倡導一體化管理，但沒有實質進展。雖成立信息中心，但只是停留在機構合并的層次上，并沒有真正將信息資源進行有效整合，提供系統的集成的信息服務。
二、成熟企業檔案管理經驗借鑒
（一）成熟企業檔案的管理特點
1.企業檔案館在提供利用方式上十分多元化。部分成熟企業檔案在提供利用方式上具有很強的靈活性。除傳統服務方式之外，還通過網絡提供檔案服務，如IBM公司檔案館負責管理公司歷史網站，訪問量達45萬人次。
2.部分成熟企業非常重視對檔案價值的利用。企業檔案館不僅關注企業歷史研究，還將檔案資源投入到經營管理活動中，努力為企業服務?？煽诳蓸饭久磕陱臋n案中尋找意向，而制成的產品可以產生超過700萬美元的利潤。
3.部分成熟企業檔案館藏實現了各種信息綜合化管理，是一個綜合性機構。除了以傳統的企業檔案保管中心存在外，它們還具有信息服務中心，企業形象展示中心、工業文化遺產中心等性質。例如，IBM公司檔案館除了是檔案保管中心、信息服務中心和企業形象展示中心之外，實際上還是IBM的博物館。
（二）對我院檔案管理的啟示
運用拿來主義，借鑒別人的成熟經驗，引導檔案工作達到一個新的高度，是檔案人員的責任所在。
1.信息技術使檔案利用更為便捷。檔案工作者已認識到企業中傳統的管理模式已不適應現在的快速發展，數字化信息化的管理是當前電子檔案與紙質檔案管理的未來發展趨勢。
2.深入挖掘檔案資源為企業服務。國外企業檔案工作的產生主要是出于檔案工作能為企業創造直接或間接的價值。這是值得我們借鑒的。如何使航天企業檔案工作為企業的發展和經營創造效益？需要調整檔案工作的重心，深入挖掘檔案資源，最大限度地投入到科研生產經營管理活動中，為企業提供及時、有效的信息服務。
3.檔案綜合性管理使檔案價值最大化。借助相應的檔案知識管理方法、手段和技術，通過將分散的資源最大整合、集成、實現一體化綜合管理，真正實現檔案知識價值的轉化。
三、航天企業提升檔案管理水平的對策
（一）采用知識管理模式
社會發展進入知識經濟時代，知識管理也應運而生。知識管理的理念和方法將推動企業檔案管理逐步轉型知識管理模式。傳統的以“實體管理”“信息管理”為特征的企業檔案管理業務模式受到沖擊。航天檔案是企業的信息資產和知識資源，對其進行科學的管理，不僅可以支持決策，同時也有助于企業知識的積累與深化。航天某單位加強技術基礎建設，搭建了“知識資源管理平臺”，不斷強化未來知識資源的整合和開發利用，實現企業知識資源的共享。這種知識管理視角下的業務模式將成為未來企業檔案管理發展的主要趨勢，為企業檔案工作創新提供新的思維。
（二）增強檔案價值意識
意識決定行動。檔案管理模式的變革要以檔案管理意識的變革為基礎。航天企業中主要領導及人員對檔案工作價值的認知程度，決定著對檔案工作的態度，在很大的程度上決定著檔案工作的發展。加強檔案宣傳工作力度，提高對知識管理的認知度。隨著知識經濟的到來，讓企業領導者逐漸意識到，知識是企業不可或缺的一種資源，要在激烈的市場競爭中獲得成功，首先要獲得知識。同時，將檔案管理工作納入企業制度管理，積極構建檔案管理體系，明確檔案業務流程，做到有法可依，真正讓檔案工作在企業管理中占有一席之地。
（三）構建檔案管理新方式
信息時代的快速發展，使得電子文件數量越來越龐大，種類越來越繁多，而實體文件將逐漸退出歷史的舞臺，電子文件將成為主角。電子文件的管理需要加強前端控制和全生命周期的管理。并在電子文件的每個階段都要進行控制，確保電子文件的真實性，完整性。要轉變傳統的“末位”觀念，樹立“先行”意識。同時，為了使這些檔案發揮最大的效能，對電子文件進行系統化整合，將企業檔案作為知識資產進行管理，實施檔案知識管理流程，實現知識共享，提高企業科研生產能力。
（四）建設信息資源平臺
[關鍵詞] 檔案；檔案管理；雙軌制；措施
[中圖分類號] G740
[文獻標識碼] B
在全球化信息時代的影響下，傳統的單一紙質檔案已不能適應當今快節奏的傳播利用，由以計算機網絡為主導的這面旗子占領了檔案管理領域，并逐步取代紙質檔案。隨著計算機和現代通訊技術在各個領域的不斷普及應用，圖書館檔案管理近年來也隨之由傳統的紙質文件逐步向電子文件轉化，但這個轉化是復雜、持續的，由于各種原因，他們的并存期、依賴期會相當漫長。不過電子文件的入檔比例呈逐年增長態勢，形成兩者并駕齊驅的局面，所以圖書館檔案實行雙軌制管理是現代社會發展的要求，是圖書館檔案管理發展的必然趨勢。
一、檔案管理“雙軌制”的內涵
從形式上看，電子文件僅是形成最終傳統意義上檔案實體的過渡性文件。隨著信息技術的發展，出現了無紙化辦公的情況，電子文件的優勢越來越凸顯，從而對傳統檔案的管理方式提出新的質疑和挑戰。
電子文件的出現，不僅是存儲方式的改變，更是檔案管理范式的轉變。總的來說，檔案“雙軌制”管理主要是指對檔案的存儲采取紙質與電子并存的管理辦法?！半p軌制”不但是管理方式、方法上的調整或者說是某種擴充，更重要的在于它還從根本上改變了傳統檔案管理的理念，是對傳統檔案管理理念的一次揚棄，給傳統的檔案管理注入了新的活力。在管理層面上，“雙軌制”是對紙質檔案和電子文件的并存管理；而在操作層面上，“雙軌制”則意味著從對紙質檔案的管理過渡到對信息、知識和數據挖掘、融合與輸出，是對信息洪流的疏導和規范。
二、實施“雙軌制”管理的必然性及意義
紙質檔案與電子文件由于其各自的特點、文件運行的生命周期以及在整個科研生產過程中所發揮的作用不同，決定了必須對具有同一信息內容的文件施行紙質檔案與電子文件并存管理的“雙軌制”。
電子文件的特點隨著其自身的不斷發展而豐富和擴充。而其中的“可共享性”、“存儲的高密度性”以及“信息的可操作性”是電子文件被大眾認可及迅速普及的主要原因。根據這些特點，相對于紙質檔案而言，電子文件的優勢在于提供方便、快捷的查詢、復制及數據交換、挖掘等信息服務上。這是信息社會或者說網絡社會對檔案管理提出的基本要求。這是一個信息爆炸的社會，如果不對電子文件施行有效的管理，而只是固封于對紙質文件的管理上，那么對海量的信息進行紙質存儲以及從海量的紙質文件中找出所需要的信息將是不可能的事。
雙軌制的管理模式能夠適應現代檔案網絡化、數字化建設的需要，從以檔案實體保管和利用為重點，轉向檔案信息的數字化存儲，實現檔案實體管理和信息化管理相容并有機地結合起來的現代管理模式。這種管理模式既能充分開發、利用檔案信息資源，同時也能起到保護檔案原件的作用。從而將更加重視知識管理在資源配置、業務流程和人才開發等方面的作用，使檔案管理工作進一步走向規范化、數字化、網絡化和社會化。提高檔案管理的水平，發揮檔案的更大作用。
三、構建符合現代檔案“雙軌”管理機制的措施與對策
(一)加強現代化基礎設施建設工作
檔案工作是“利在當代、功在千秋”的事業。所以要想加快實現雙軌制下檔案管理高效率，必須增加經費投入，購置實現檔案管理現代化所必須的一些設備，如高性能的計算機、掃描儀、數碼照相機、數碼攝像機、快速刻錄機、打印機等，以及維護檔案安全的保護設施、配套的軟件等，加強基礎設施建設。沒有堅實的物質基礎也就無從談起檔案管理現代化的建設問題。
(二)做好館(室)藏檔案的優化工作
檔案館(室)對所保管的案卷進行全面、認真、細致的普查，這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。首先要對館(室)藏檔案進行全面的清查工作，剔除那些重份和無查考利用價值的文件和資料，然后按照管理規范和科學的方法重新進行分類、組卷、編目、撰寫案卷標題等，避免在實行計算機管理檔案的過程中出現重復工作。同時，在重新整理的過程中還可以對破損、掉頁、字跡退變等案卷做一些修復和搶救工作，可以說是一舉兩得，也避免了工作效率低的情況發生。重新組卷不僅可以優化館(室)藏、科學保管，而且可以提高計算機管理檔案的利用效率。
(三)解決電子檔案文件存儲問題，加固檔案管理的“雙軌”構架
電子文件的存儲問題是“雙軌制”管理的核心問題之一。電子文件的存儲包括兩個方面的內容，一是海量存儲的問題，一是長期保存的問題。解決這兩個問題的辦法，就目前的科技水平而言，就是通過“在線存儲”、“離線存儲”和“近線存儲”的辦法，對海量電子文件加以長期保存和備份。在線存儲是指授權用戶可以根據需要，隨時下載數據，一般用于存儲被頻繁調用的數據。離線存儲，顧名思義，是對“在線”數據的“離線”備份存儲，因此又稱備份級的存儲。這部分數據不經常被調用?！敖€”存儲是對“在線”和“離線”的折中，適用于存儲訪問量不是很大，但又有一定需求的數據。
(四)規范管理，統一接口，打通紙質檔案與電子文件之間的物理隔閡
融合是時代的主旋律。紙質檔案與電子文件并存的管理過程中，必然存在著不相協調的矛盾和沖突。在矛盾處發現一致，在沖突中尋求融合，是檔案“雙軌制”管理的根本出發點，也是構建其“雙軌”管理的理論基礎和實踐的必然選擇。根據時代特征和科研生產的實際需求以及現有的紙質檔案的管理模式，構建一套動態的、發展的，多接口、全兼容的電子文件管理體系業已成為現代檔案管理者的共識?！半p軌制”其實是一種混合管理模式，由于時代的變遷和科學的進步，任何單一的檔案管理模式都難以適應現今復雜的檔案信息格局?！半p軌制”的“雙”也不是字面上“兩種”的意思，或者可以說是一種“混合制”的管理模式。
全兼容是指不但要從軟件上保證紙質檔案與電子文件的一一對應，同時也要從硬件發展的角度，對歷史和將來的數據進行兼容性維護，保證其電子數據和紙質檔案都長期可用，杜絕由于硬件系統的升遷而對歷史數據所造成的毀滅性破壞。唯一性是指一定要保證對包含同一信息內容的紙質檔案與電子文件的一一對應。
其次，要建立健全管理制度，從設計軟件的開發論證，到整個局域網內OA、PDM(PDS)等計設文件管理軟件的架設與管理入手，規范其歸檔和管理流程，統一執行標準和接口，明確從電子文件到紙質檔案轉換接口的唯一性，以保證電子文件的真實可用及與紙質檔案一一對應，打通紙質與電子文件之間的物理隔閡。
再次，運用技術手段，保證紙質與電子文件之間的動態鏈接，以及紙質與電子文件都真實可用，充分發揮“雙軌制”對現代檔案管理的作用與職能。數據庫和網絡技術的結合，可以為海量電子文件以及紙質檔案存儲條目提供快捷的全文檢索或是條目查尋。進一步完善的PDM系統和歸檔管理軟件的無縫對接，為電子文件的適時歸檔、動態修改提供了可行的渠道，又從技術上確保了電子文件的真實可用及其輸出的紙質檔案與實物的完全符合。
(五)加強人才隊伍建設工作
從目前看，許多檔案部門缺乏高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。加之整理紙質檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠，需要新的知識和技術手段，而現有的立卷歸檔工作隊伍尚不適應工作發展的需要，不僅需要檔案和計算機專業人才，更需要既懂檔案業務，又熟悉信息技術的復合型人才，必須通過組織業務學習和技術培訓，全面提高檔案人員隊伍素質，提高其綜合業務能力，改善檔案工作人員的知識結構和學歷結構，盡快使他們熟練使用現代化設備，掌握信息管理的基本知識和技能，這樣才能擔負起電子文件歸檔工作和雙軌制下檔案工作的重任。
隨著雙軌制下檔案管理的進一步開展，檔案管理將逐步進入電子化、網絡化階段。我們要以檔案和計算機專業人才為基礎，以復合型人才為重點，按著全國檔案信息化建設的目標和任務，認真做好雙軌制下的檔案管理工作。是一種必然的發展趨勢。因而目前我們只有做好紙質文件和電子文件的并存管理——“雙軌制”的管理，才能更好地迎接“無紙化”時代的到來，實現最為理想的檔案管理。
[參 考 文 獻]
[1]邱曉威.電子文件與電子檔案的管理問題與對策[J].中國檔案，1999(3)
[2]馮惠玲.檔案學概論[M].北京：中國人民大學出版社，2000
[3]王云慶，苗壯.現代檔案管理學[M].青島：青島出版社，2003
