時(shí)間：2022-05-16 22:14:44
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇人事檔案，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
關(guān)鍵詞：人事檔案；人事管理；社會(huì)價(jià)值；職工檔案
人事檔案和一個(gè)人的生活和工作息息相關(guān)，極其重要。它是一個(gè)人的人生軌跡，是一個(gè)人的歷史記錄；它認(rèn)定一個(gè)人的身份、功績(jī)、婚姻狀況，涉及到政審手續(xù)、職稱申報(bào)調(diào)整工資養(yǎng)老保險(xiǎn)等多方面的具體事務(wù)。下面逐做例舉。
一、人事檔案管理的社會(huì)價(jià)值
人事檔案的社會(huì)價(jià)值巨大，在我國(guó)人事管理制度中頗具特點(diǎn)，它不僅僅具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)，還具有重要的憑證價(jià)值和參考價(jià)值。無(wú)論什么情況，只要進(jìn)行人事管理活動(dòng)，就會(huì)形成相關(guān)的人事資料，就需要開展收集、整理、歸檔、立卷、保管和利用等人事檔案工作，人事檔案就具有存在和利用的社會(huì)價(jià)值。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，隨著社會(huì)進(jìn)入信息時(shí)代，信息已成為重要的社會(huì)資源，信息的收集和利用也是一項(xiàng)具有戰(zhàn)略意義的社會(huì)工程，作為人員信息主要載體的人事檔案有了更加廣闊的價(jià)值空間。市場(chǎng)人力資源的合理配置、企業(yè)和從業(yè)者之間的溝通和聯(lián)系、企業(yè)自身的人事管理和人才培養(yǎng)、日趨社會(huì)化的人事管理和社會(huì)保障工作等都需要真實(shí)、科學(xué)的人員信息為依據(jù)、支撐和連接，而這些信息的獲取和利用，離不開人事檔案工作的有效運(yùn)轉(zhuǎn)。
二、我國(guó)人事檔案管理中存在的主要問(wèn)題
人事檔案是對(duì)一個(gè)職工的個(gè)人學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷、生活狀態(tài)和工作成績(jī)的原始記錄，是職工享受各種社會(huì)待遇的憑據(jù)以及解決勞動(dòng)糾紛的依據(jù)。它關(guān)系到職工的切身利益。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立和社會(huì)的發(fā)展，原有的企事業(yè)人事檔案管理辦法已經(jīng)不能滿足社會(huì)的發(fā)展和新型勞動(dòng)力市場(chǎng)的需求，在工作中遇到了很多問(wèn)題。
1. 人事檔案管理政出多門。
現(xiàn)有的人事檔案管理體制處于新舊體制轉(zhuǎn)制時(shí)期，管理模式基本上是沿襲舊體制，但又有突破舊體制的趨勢(shì)。人事檔案總體上是單位、部門管理，分別由黨委組織部門、政府人事部門所屬人才流動(dòng)服務(wù)中心、勞動(dòng)部門所屬就業(yè)服務(wù)中心、教育部門所屬畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心、企事業(yè)單位的主管部門以及有人事管理權(quán)的國(guó)有企事業(yè)單位管理。人事檔案的多頭管理是傳統(tǒng)“檔隨人走”的人事管理模式的反映，它既是束縛人才流動(dòng)的障礙之一，又是影響人事檔案管理質(zhì)量的原因之一。近年來(lái)，隨著大中專畢業(yè)生就業(yè)體制的改革和人事制度的逐步推行，在大中專畢業(yè)生學(xué)籍檔案的管理上，個(gè)別部門拘泥于傳統(tǒng)管理模式和自身利益的誘因，檔案管理權(quán)限還存在著一定程度的矛盾沖突。
2. 部分企事業(yè)的職工檔案存在著客觀性、準(zhǔn)確性、完整性差的問(wèn)題。
沒有嚴(yán)肅、負(fù)責(zé)地填寫好每一份檔案材料，致使有的檔案錯(cuò)漏百出。職工檔案中記載的出生時(shí)間、參加工作時(shí)間前后不一致，工作經(jīng)歷記錄不完整等。一些企業(yè)，尤其是私營(yíng)企業(yè)或股份制企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為職工檔案沒什么用，不給新招用的職工建立檔案，甚至隨意更改，給勞動(dòng)保障部門辦理職工失業(yè)、退休等手續(xù)增加了困難。
3. 檔案管理的軟硬件不適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要，特別是檔案管理人員素質(zhì)急需提高。
檔案管理是一項(xiàng)政策性、規(guī)范性很強(qiáng)的工作，需要從業(yè)人員具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。多數(shù)檔案室設(shè)備陳舊，管理手段落后，防火、防潮、防蛀等達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理只滿足于不丟失，裝進(jìn)袋子，鎖進(jìn)柜子里。
三、加強(qiáng)人事檔案工作的主要措施
建立用人與管檔相分離的人事檔案管理體制，要改革現(xiàn)行“人檔合一”的單位、部門所有的人事檔案管理體制，按照“人檔分離”和集中統(tǒng)一的改革思路，將政府人事部門所屬人才流動(dòng)機(jī)構(gòu)、勞動(dòng)部門所屬就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)、教育部門所屬畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)機(jī)構(gòu)以及政府其它部門所屬的相應(yīng)機(jī)構(gòu)承擔(dān)的人事檔案管理職能剝離出來(lái)，將國(guó)有企事業(yè)單位的人事檔案管理權(quán)重新收回來(lái)，歸政府所有。
1. 嚴(yán)肅檔案管理。
當(dāng)年人事檔案是極為神圣的，單是“檔案”這個(gè)詞匯就有著極大的威懾力，記得小的時(shí)候，老師就經(jīng)常嚇唬我們說(shuō)，如果表現(xiàn)不好，你的劣跡會(huì)記入檔案。而到了今天，人事檔案管理卻出現(xiàn)了混亂，如有“工齡越來(lái)越早，年齡越來(lái)越小，文憑越來(lái)越高，資格越來(lái)越老”等現(xiàn)象，檔案中甚至還出現(xiàn)了假身份、假學(xué)歷，極大地破壞了檔案的嚴(yán)肅性。為此，人事檔案管理要以制度化、規(guī)范化為基礎(chǔ)，提高檔案的內(nèi)在質(zhì)量，為人事工作提供準(zhǔn)確、真實(shí)可靠的數(shù)據(jù)。
2. 改善人事檔案管理設(shè)施，提高檔案管理人員素質(zhì)。
現(xiàn)階段的人事檔案管理不論是在檔案保管、保護(hù)還是開展檔案業(yè)務(wù)工作，對(duì)所需的設(shè)施都提出了更高的要求。現(xiàn)代化的設(shè)備和技術(shù)手段是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化的物質(zhì)基礎(chǔ)。
一、人事檔案制度的優(yōu)點(diǎn)
人事檔案制度是單位將新錄用人員的檔案，統(tǒng)一寄存到政府人事行政部門所管理的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，由其代為管理，單位或個(gè)人需要查閱時(shí)，到該人才機(jī)構(gòu)辦理。人才檔案制度的優(yōu)點(diǎn)主要有：
1.減少人員錄取、流動(dòng)等行為的程序，有利于提高醫(yī)院人事工作效率。
醫(yī)院采取人事制度后，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)在一定區(qū)域內(nèi)保存有醫(yī)療行業(yè)所有新錄用人員或醫(yī)學(xué)專業(yè)畢業(yè)求職人員的檔案。在該地域內(nèi)，辦理人員錄用、流動(dòng)等工作中，不需要進(jìn)行檔案的傳遞等過(guò)程，甚至不需要重新審閱檔案，只需辦理基本的人動(dòng)手續(xù)，節(jié)約了大量的時(shí)間與資源，提高了人事工作效率。
2.簡(jiǎn)化了人才管理與流動(dòng)程序，有利于人才交流與發(fā)展。
在傳統(tǒng)的醫(yī)院人事管理制度下，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)醫(yī)護(hù)人員有調(diào)動(dòng)意向，但所屬單位不同意醫(yī)護(hù)人員的去向選擇，通過(guò)拒絕傳遞檔案的方式，強(qiáng)制醫(yī)護(hù)人員留在本單位工作的現(xiàn)象。這既不尊重醫(yī)護(hù)人員個(gè)人的意愿，也在醫(yī)院內(nèi)部形成矛盾，不利于人才流動(dòng)和醫(yī)院發(fā)展。而醫(yī)院將人事檔案寄存在人事機(jī)構(gòu)，人事機(jī)構(gòu)對(duì)人事檔案只有管理的義務(wù)，沒有限制檔案?jìng)鬟f的權(quán)力，當(dāng)醫(yī)護(hù)人員和其他單位完成雙向選擇時(shí)，只需要辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)或簽訂工作協(xié)議，就可以完成人動(dòng)的過(guò)程。
二、對(duì)醫(yī)院人事制度的幾點(diǎn)建議
隨著人事制度的進(jìn)一步推行,用人結(jié)構(gòu)的不斷變化，與實(shí)行人事制度的初衷相比，醫(yī)院人事檔案在的過(guò)程中出現(xiàn)了一些問(wèn)題，人事機(jī)構(gòu)與醫(yī)院職責(zé)模糊、銜接不緊，在具體操作實(shí)施時(shí)沒有落實(shí)協(xié)調(diào)機(jī)制，不同程度上影響了人員的人事檔案管理。檔案管理的條件及管理制度不健全，檔案材料散亂無(wú)章、雜亂無(wú)序，利用極不方便等。針對(duì)以上情況，筆者認(rèn)為實(shí)行以下措施對(duì)提高人事檔案制度深有意義。
1.轉(zhuǎn)變思路,規(guī)范檔案管理操作程序。
認(rèn)真制訂實(shí)行人事后的人事檔案管理制度，進(jìn)一步明確人事人員人事檔案目標(biāo)管理方向，實(shí)行人事后的醫(yī)院人事檔案工作須由醫(yī)院與人事檔案機(jī)構(gòu)合作才能完成,這就要求雙方在管理工作上觀念要有所轉(zhuǎn)變。醫(yī)院要積極配合人事檔案機(jī)構(gòu)做好檔案材料的收集工作，人事檔案機(jī)構(gòu)也不能僅僅停留在保管檔案上,雙方都要在檔案管理方面做好協(xié)調(diào)工作，制訂出可操作的具體措施,明確醫(yī)院和人事檔案機(jī)構(gòu)的職責(zé)范圍、工作程序等，著力解決職責(zé)不清、關(guān)系不順、程序不規(guī)范、信息反饋不及時(shí)等問(wèn)題，弄清楚哪些是機(jī)構(gòu)的職責(zé)、哪些是醫(yī)院的職責(zé)，明確收集歸檔時(shí)間、歸檔內(nèi)容和歸檔范圍，建立健全一整套包括材料收集、人事檔案保管與保護(hù)、鑒別、查（借）閱、轉(zhuǎn)遞、與人員和醫(yī)院定期聯(lián)系等方面的規(guī)章制度。做到有章可循,有法可依、規(guī)范管理。使醫(yī)院人事檔案目標(biāo)管理的方向逐步達(dá)到法制化、規(guī)范化和科學(xué)化。
2.大力宣傳人事檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)范圍，實(shí)現(xiàn)人事人員的知情權(quán)。
加強(qiáng)對(duì)人事人員的宣傳力度，切實(shí)執(zhí)行現(xiàn)有規(guī)章制度，將有關(guān)人事檔案政策和規(guī)章制度讓人員知曉，讓更多的人知道人事檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)，人事人員檔案管理原則、管理范圍、對(duì)象及轉(zhuǎn)遞、收集、整理利用規(guī)定等，讓更多的人事人員了解檔案托管的實(shí)際意義。只有將人事檔案托管在人事檔案機(jī)構(gòu)的人，才能享受到某些應(yīng)有的待遇，如身份保留、工齡連續(xù)計(jì)算，轉(zhuǎn)正定級(jí)等。在一定范圍內(nèi)將不屬于保密范疇的檔案內(nèi)容向人員公開，實(shí)現(xiàn)公民知情權(quán)，讓當(dāng)事人對(duì)自身的檔案狀況有清晰的了解，認(rèn)識(shí)到檔案是自己的業(yè)績(jī)、信用等方面的一個(gè)體現(xiàn)，逐步改變?nèi)藛T對(duì)檔案的神秘感和漠視感，增強(qiáng)人員的檔案價(jià)值意識(shí)，提高對(duì)人事檔案的重視程度，從另一方面對(duì)人事檔案的真實(shí)性和完整性也起到很好的監(jiān)督作用。
3.重視人事檔案材料的收集工作。
注意溝通信息渠道，建立健全人事檔案信息交換聯(lián)系制度，人事檔案機(jī)構(gòu)與醫(yī)院建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，把需歸檔材料的內(nèi)容及范圍以書面形式發(fā)到醫(yī)院，定期聯(lián)系，醫(yī)院對(duì)檔案人員在工作中形成的人事材料及時(shí)收集、鑒定、登記,年終由人事檔案機(jī)構(gòu)和醫(yī)院進(jìn)行檔案移交,以保證人員人事檔案的真實(shí)性和完整性。
人事檔案工作是人事管理工作的重要組成部分,它是發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才的重要依據(jù)。隨著我國(guó)政治、經(jīng)濟(jì)體制改革不斷深入,我國(guó)人事制度改革也不斷加大,人事檔案工作出現(xiàn)了許多新情況和新問(wèn)題,人事檔案工作管理顯得尤為重要。
一 、人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題
人事檔案出現(xiàn)的各種問(wèn)題,原因是多方面的、深層次的,也不是一兩個(gè)部門、一個(gè)地區(qū)的事,它是全社會(huì)共同要面對(duì)的問(wèn)題,是社會(huì)發(fā)展到一定階段必然要出現(xiàn)的問(wèn)題,關(guān)鍵是解決問(wèn)題,要根據(jù)發(fā)展要求,賦予其新的生命力,更好地為經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。人事檔案作為最原始的信用記錄,不能沒有,其功能不僅不能弱化,反而更要豐富,要強(qiáng)化。人事檔案管理工作中村子存在的問(wèn)題有以下幾個(gè)方面:
(一)管理力量薄弱,管理水平偏低,管理方法落后。
隨著人事制度改革的逐步推進(jìn),機(jī)構(gòu)調(diào)整、科室重組、人員競(jìng)聘上崗,原有的干部人事檔案管理人員的崗位變動(dòng)、退休,大部分人員沒有經(jīng)過(guò)專業(yè)檔案知識(shí)培訓(xùn),對(duì)檔案的管理要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解,檔案收集意識(shí)淡薄,而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職,對(duì)檔案工作精力投入不足,日常業(yè)務(wù)往往只是將材料放入檔案盒,沒有及時(shí)整理歸檔,嚴(yán)重影響了檔案管理水平。隨著當(dāng)前企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大,員工數(shù)量不斷增多,檔案數(shù)量也與日俱增,檔案管理難度增大,有關(guān)的管理措施未跟上。
(二)立卷不規(guī)范,案卷質(zhì)量不高。
一是檔案材料內(nèi)容填寫前后不一,如參工時(shí)間、出生日期等;二是檔案用紙規(guī)格不一。雖然規(guī)定檔案材料要統(tǒng)一使用16開辦公用紙,但現(xiàn)在的公文材料、學(xué)歷材料等基本上是A4紙,紙張大小不同,致使有的表格超過(guò)裝訂線,給立卷工作帶來(lái)了麻煩;三是材料歸檔不準(zhǔn)確。有點(diǎn)不該歸檔的材料歸了檔,而該歸檔的零散材料卻沒有歸檔;四是檔案材料短缺。如記載個(gè)人履歷、社會(huì)關(guān)系、政治面貌等基本情況的內(nèi)容多,而反映個(gè)人的能力、技術(shù)特長(zhǎng)等方面的內(nèi)容少,這些都會(huì)直接影響案卷的質(zhì)量。
(三)人事檔案管理的科學(xué)化、信息化程度不高。
隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新,人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用,計(jì)算機(jī)信息的水平也在不斷提高,但計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒有在人事檔案管理工作中廣泛運(yùn)用,如檔案目錄等仍習(xí)慣于用手工操作,這樣既不利于檔案的保管,又影響工作效率。
(四)人事檔案利用工作水平較低。
對(duì)人事檔案管理者來(lái)說(shuō),無(wú)論是收集整理,還是鑒別、保管,都是為了提供檔案信息,服務(wù)于干部人事工作,為人事決策提供參考依據(jù),其目的在于利用。當(dāng)前的人事檔案管理還存在著重保密、輕利用的現(xiàn)象,檔案服務(wù)開發(fā)意識(shí)差。即使是使用,范圍也有限,查閱的大部分內(nèi)容是簡(jiǎn)歷、職稱、學(xué)歷、工資情況等,而且是需要者找上門才提供利用,工作處于一種被動(dòng)服務(wù)的狀態(tài)。
二、關(guān)于人事檔案管理的建議
(一)建立健全科學(xué)合理的人事檔案管理制度。
制度是做好工作的前提和保障,人事檔案的性質(zhì)決定了檔案工作室一項(xiàng)瑣碎繁雜、非常嚴(yán)肅的工作。因此必須結(jié)合人事檔案管理工作的實(shí)際和社會(huì)現(xiàn)實(shí)需要,進(jìn)一步建立和健全各項(xiàng)檔案管理制度,嚴(yán)格按照人事檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度來(lái)辦事。使檔案管理工作有規(guī)可循、有章可依。人事檔案管理活動(dòng)中,對(duì)于不適應(yīng)新形勢(shì)、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度,必須要進(jìn)行改革,及時(shí)建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度,使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時(shí)、完整;在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據(jù),舍之有理”;檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué);檔案的借閱應(yīng)根據(jù)具體情況具體分析,對(duì)人力資源管理部門及其他部門應(yīng)有所區(qū)別,注意檔案安全;檔案的更新應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整,尤其應(yīng)注意對(duì)檔案的新內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)、主動(dòng)的補(bǔ)充收集。
(二)改進(jìn)檔案的檢索與查閱方法。
改進(jìn)檔案的檢索與查閱方法,實(shí)行計(jì)算機(jī)管理,提高檔案管理的信息化。對(duì)干干部人事檔案的檢索,無(wú)論是采用“四角編碼”法還是“筆形編號(hào)”法均是利用姓氏檢索的方式進(jìn)行,這兩種方法均有一定的科學(xué)性,但用記起來(lái)費(fèi)時(shí),用起來(lái)繁鎖,工作效率低。為提高效率,可考慮采取以英文字母的順序號(hào)進(jìn)行編排,便于記憶,利于查找,提高速度。同時(shí),為提高檔案管理水平,可以采用計(jì)算機(jī)管理人事檔案信息,研究建立兩個(gè)系統(tǒng):檢索系統(tǒng)和利用系統(tǒng)。同時(shí),運(yùn)行干部人事檔案原件管理系統(tǒng),使查檔人員利用計(jì)算機(jī)在不接觸干部檔案的前提下查閱干部檔案原件,不僅可以提高查閱檔案的速度,同時(shí)也有利于干部人事檔案的保密和安全。
(三)實(shí)行計(jì)算機(jī)管理,提高檔案管理的信息化。
人事檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化既包括管理手段的科學(xué)化、現(xiàn)代化,又包括管理理念的現(xiàn)代化、科學(xué)化。管理手段的科學(xué)化、現(xiàn)代化,最終是要在建立一個(gè)以員工人事檔案信息為基礎(chǔ)的員工信息系統(tǒng)。而這個(gè)系統(tǒng)的初步要求則是建立人機(jī)結(jié)合的技術(shù)性管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)人事檔案的計(jì)算機(jī)管理,使查檔人員利用計(jì)算機(jī)在不接觸檔案的前提下查閱檔案原件,不僅可以提高查閱檔案的速度,同時(shí)也有利于人事檔案的保密和安全。
(四)引進(jìn)高素質(zhì)人才,加強(qiáng)人員培訓(xùn),提高人員素質(zhì)。
人才是事業(yè)的基礎(chǔ),是社會(huì)前進(jìn)、發(fā)展的動(dòng)力,做好新形勢(shì)下的檔案管理工作必須有一支綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平過(guò)硬的人事檔案管理的工作隊(duì)伍。對(duì)于檔案管理部門來(lái)說(shuō)亦是同樣的道理。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代,檔案人員應(yīng)當(dāng)通過(guò)人事檔案主管部門的培訓(xùn)考核取得崗位合格證后方能上崗。在現(xiàn)代化程度不斷提高的今天,引進(jìn)高素質(zhì)的檔案人才是檔案工作發(fā)展的必然要求。在引進(jìn)高素質(zhì)人才的同時(shí),也應(yīng)注重對(duì)現(xiàn)有檔案人員的培訓(xùn),使其適應(yīng)新形勢(shì)下的新要求,從而全面提高檔案管理人員的素質(zhì)。
(五)增強(qiáng)服務(wù)意識(shí),積極主動(dòng)的提供利用。
人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供,所以人事檔案管理人員應(yīng)認(rèn)清形勢(shì),擺正位置,端正態(tài)度,增強(qiáng)服務(wù)意識(shí),改變長(zhǎng)期以來(lái)坐等上門的被動(dòng)服務(wù)方式,增強(qiáng)服務(wù)意識(shí),積極主動(dòng)地為企業(yè)人力資源管理提供信息服務(wù)。人事檔案管理服務(wù)于人力資源管理,促進(jìn)人力資源管理,是人力資源管理工作的基礎(chǔ)。
(六)、利用現(xiàn)代化管理手段。
[關(guān)鍵詞]人事檔案；管理；普遍問(wèn)題
中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-0278（2013）03-253-01
隨著人事制度的改革，人事政策在全國(guó)的推行，人事檔案管理工作顯得特別重要。當(dāng)前，各檔案管理部門或多或少存在著一些問(wèn)題，這些問(wèn)題影響了檔案托管人員的利益和合法權(quán)益，也不利于人事檔案管理部門的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。在新聞媒體和網(wǎng)絡(luò)輿論已形成強(qiáng)大維權(quán)武器的信息時(shí)代，各管檔部門更應(yīng)不斷提升自己的業(yè)務(wù)水平，緊跟時(shí)代步伐，借用科技手段，創(chuàng)新管理模式，促使檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、專業(yè)化。
一、人事檔案管理人員的認(rèn)識(shí)不夠
保管人事檔案是一項(xiàng)重要的職責(zé)，專職檔案管理人員不僅僅要遵從保密原則，保管住檔案，更要保管好檔案，這是新時(shí)代的必然要求。近幾年來(lái)，我國(guó)各機(jī)構(gòu)改革力度大大加強(qiáng)，尤其是引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制的用人制度的改革打破了“鐵飯碗”時(shí)代，為各用人單位和社會(huì)各類人才提供了雙向選擇的機(jī)會(huì)，人才流動(dòng)性大大加強(qiáng)，人動(dòng)更加頻繁，這就要求從事檔案管理工作的部門積極、主動(dòng)地為托管人員提供跟蹤服務(wù)，檔案管理人員的意識(shí)也要改變。僅僅停留在過(guò)去的“就檔案管檔案”的層面是不夠的，管檔人員還應(yīng)具備“就人才管檔案”的認(rèn)識(shí)，以人才為焦點(diǎn)，確保人才檔案的完整性和系統(tǒng)性。如果沒有這方面的意識(shí)，檔案管理創(chuàng)新的步伐就無(wú)法邁開，也難以適應(yīng)新形勢(shì)下的新要求。
二、檔案管理配套設(shè)施不完善
檔案庫(kù)房設(shè)施簡(jiǎn)陋，檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范、“六防”設(shè)備不配套的現(xiàn)象大大存在，有些部門連檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施都極度缺乏，這些配套設(shè)施的不完善不僅增加了檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，直接影響了檔案的美觀整潔和完整性，也大大降低了管理的效率，更增加了管檔風(fēng)險(xiǎn)。因此，管檔配套設(shè)施應(yīng)緊跟科技的步伐，以確保安全、方便、快捷、高效地管理檔案。利用電子信息平臺(tái)和新興軟件技術(shù)登記管理信息勢(shì)在必行，系統(tǒng)化甚至網(wǎng)絡(luò)化管理措施的推行是現(xiàn)代化檔案管理的助推劑，是與人力資源公共信息市場(chǎng)化接軌的有力裝備，檔案管理的信息化水平依賴于配套設(shè)施的完善。
三、管理措施及收集工作力度不強(qiáng)
檔案管理人員在調(diào)閱檔案時(shí)都是采取手工方式，反復(fù)的手工接觸使檔案遭到磨損，人工的操作也容易導(dǎo)致檔案放置排列失誤，因此，借用先進(jìn)技術(shù)手段，充分掌握現(xiàn)代化管理技能，提高檔案管理的信息化程度是做好檔案管理工作的新要求和檔案管理部門發(fā)展的必然方向。此外，收集、歸檔工作不到位、執(zhí)行不嚴(yán)格也嚴(yán)重影響了檔案的質(zhì)量，材料收集的全面性、完整性、及時(shí)性是充實(shí)檔案和提高檔案質(zhì)量的前提。管檔部門應(yīng)積極、主動(dòng)地與各單位密切配合，做到隨時(shí)收集和定期收集相結(jié)合，盡可能充實(shí)豐富文件資料，避免歸檔遺漏，為用人單位和各類人才提供齊全、準(zhǔn)確、可靠地檔案信息資源，使得滯留的死材料變?yōu)橛行У幕钚畔ⅰ?/p>
四、檔案管理人員素質(zhì)不高
人事檔案至關(guān)重要，管檔人員也應(yīng)是素質(zhì)較高且有專業(yè)管理知識(shí)及計(jì)算機(jī)水平較高的人員。但是，就目前來(lái)看，大部分管檔人員都未進(jìn)行嚴(yán)格選用，這就影響了管理的水平和效率。要擁有一支專業(yè)的管檔隊(duì)伍，各部門就必須嚴(yán)把選人關(guān)，例如，實(shí)行崗前培訓(xùn)、定期考核、目標(biāo)責(zé)任制等多種細(xì)則。優(yōu)化自身隊(duì)伍建設(shè)是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的必備要求，也是提高人事檔案管理水平的原動(dòng)力。
五、對(duì)人事檔案轉(zhuǎn)移渠道的宣傳解釋不到位
人事檔案屬保密材料，不得經(jīng)由個(gè)人保管，必須專人專取專管。但是，社會(huì)上也有大部分高校將檔案交由畢業(yè)生個(gè)人自帶，這是對(duì)畢業(yè)生極不負(fù)責(zé)的行為，而且由于畢業(yè)生對(duì)人事檔案的重視程度不夠，往往私自將個(gè)人檔案拆封，甚至將其中的材料隨意處置，這就嚴(yán)重?fù)p害了畢業(yè)生的終身利益。目前，畢業(yè)生畢業(yè)后，人事檔案轉(zhuǎn)移渠道較多，有的直接滯留在高校，有的暫寄在畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心，有的轉(zhuǎn)給用人單位，有的轉(zhuǎn)入人才機(jī)構(gòu)。多種管理渠道一定程度上加強(qiáng)了人事檔案的流動(dòng)性。而畢業(yè)生的就業(yè)方向不同，選擇人事檔案存放的渠道也應(yīng)不同，例如，選擇就業(yè)的畢業(yè)生把檔案存放在正規(guī)的人才機(jī)構(gòu)人才交流中心進(jìn)行人事有利于以后的檔案工資調(diào)整、工齡計(jì)算、戶口遷移、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)等，而繼續(xù)留在高校深造的學(xué)生將人事檔案存放在高校較妥，暫未落實(shí)工作單位的畢業(yè)生將檔案存放在畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心較好。但是，就目前來(lái)看，由于高校和各檔案管理部門對(duì)人事檔案管理渠道的宣傳解釋力度不夠，變相地提高了檔案流失率。
所以，對(duì)檔案轉(zhuǎn)移的多種渠道的利弊還亟待加大力度宣傳和解釋，讓各類人才有針對(duì)性地選擇自己的人事檔案托管機(jī)構(gòu)。
1、人事檔案是中國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用。
2、人事檔案是記錄一個(gè)人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，在個(gè)人轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)以及開具考研等相關(guān)證明時(shí)，都需要使用檔案。
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關(guān)鍵詞：人事 高校人事檔案有效管理
所謂人事制度，主要是指政府人事部門的人才交流機(jī)構(gòu)根據(jù)國(guó)家有關(guān)政策法規(guī)，接受用人單位或個(gè)人委托，代為管理單位或個(gè)人的人事管理業(yè)務(wù)。當(dāng)年國(guó)家人事部提出“人事”是人事管理改革的一項(xiàng)舉措，也是為了適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求而推行的一種新型的人事管理社會(huì)化方式。目前，許多高校正逐步建立起以人事關(guān)系和人事檔案管理為主的人事機(jī)制，但在執(zhí)行程中存在一些諸如機(jī)構(gòu)與被高校間職責(zé)不清，相關(guān)的配套措施及管理不完善等問(wèn)題，在一定程度上制約了高校人事檔案管理工作的發(fā)展，這是高校人事檔案管理工作需要思考的話題。
一、人事制下的高校人事檔案管理內(nèi)涵
人事制與高校人事檔案：高校在適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的過(guò)程中，對(duì)新聘任教工的人事及檔案關(guān)系由人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)代為管理，高校與個(gè)人建立聘用關(guān)系的一種人事制度，具有靈活多變的用人機(jī)制。實(shí)行人事的人員在聘期內(nèi)，高校依照聘用合同有關(guān)規(guī)定對(duì)其進(jìn)行管理，解聘或不再續(xù)聘的轉(zhuǎn)回人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，脫離與學(xué)校的關(guān)系。它的最大特點(diǎn)在于實(shí)現(xiàn)人事關(guān)系管理與人員使用分離，高校在聘任合同的約定下享有人才的使用權(quán)，承擔(dān)相應(yīng)的因使用人才而產(chǎn)生的按勞付酬、考核獎(jiǎng)懲等義務(wù)，逐步使人才的使用權(quán)和所有權(quán)分離，把原來(lái)由單位承擔(dān)的社會(huì)責(zé)任從本單位中分離出去，走向社會(huì)化管理。而在高校推行人事制度下的人事檔案管理，旨在減輕高校有關(guān)人事的事務(wù)性工作負(fù)擔(dān)，消除新接收人員對(duì)單位的依賴，以實(shí)現(xiàn)高校用人的自主權(quán)，尤其可以幫助解決高校在人才引進(jìn)、畢業(yè)生接收、職稱評(píng)審、人事檔案管理、人員編制、戶籍掛靠等方面遇到的問(wèn)題；是為深化人事制度改革，增強(qiáng)高校生機(jī)和活力，而實(shí)行的人事制度，也是高校制度改革的一項(xiàng)重要內(nèi)容。
代管的高校人事檔案內(nèi)涵：完善的代管檔案主要有：干部履歷和自傳、鑒定和考核、學(xué)歷和評(píng)聘職務(wù)、政審、黨團(tuán)、獎(jiǎng)懲、工資、任免調(diào)動(dòng)等十大類，根據(jù)用途分：如民主政治類：入團(tuán)入黨入伍，組織鑒定、考查考核，職務(wù)任免、獎(jiǎng)勵(lì)懲處、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等；學(xué)歷學(xué)位類：履歷、自傳、學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)籍、出國(guó)訪問(wèn)、進(jìn)修培訓(xùn)等；專業(yè)技術(shù)類：職稱評(píng)定、論文獎(jiǎng)勵(lì)、成果專利、科研成果等；社會(huì)保障類：如工資晉升、福利待遇、選舉評(píng)優(yōu)、購(gòu)房和住房公積金、合同與協(xié)議等；教育衛(wèi)生類：如學(xué)籍學(xué)位、履歷、自傳、計(jì)劃生育、保健醫(yī)療等；安居樂(lè)業(yè)類：如房屋權(quán)屬、婚姻和戶籍、家庭成員、社會(huì)關(guān)系、、棄檔與出國(guó)等保障權(quán)益的檔案；派類：各類任命、出國(guó)訪問(wèn)、代表登記等等；它們與被代管人的利益息息相關(guān)，是在他們?cè)诓粩喑砷L(zhǎng)中產(chǎn)生的新生資源。
代管的高校人事檔案性能：代管人事檔案是高校“察民情、解民憂、維民權(quán)”的重要資源，具有較強(qiáng)的查考性、嚴(yán)肅性和權(quán)威性，她可用“憑據(jù)”幫你尋根溯源，用“數(shù)字”為你排憂解難和去偽存真；在個(gè)人的“成長(zhǎng)發(fā)展、生老病死、衣食住行”中幾乎都離不開它，如工資檔案可核實(shí)工齡等，學(xué)籍和房產(chǎn)檔案可辦就業(yè)手續(xù)和確定房產(chǎn)權(quán)，婚姻檔案可辦購(gòu)房貸款、遺產(chǎn)繼承手續(xù)；又如晉職晉資、進(jìn)修培訓(xùn)、醫(yī)療保險(xiǎn)，產(chǎn)權(quán)公證，尋校友、求佐證等，都可顯示它的“威力”，尤其在當(dāng)今憑證作用和法制效應(yīng)越來(lái)越凸顯的年代，是一種難以估量的信息資源、文化資源、特色資源和效益資源。
二、人事制下的高校人事檔案管理現(xiàn)狀
近年來(lái)，隨著高校各類檔案資源的整合，檔案館就成為了人事檔案的管理主體。高校實(shí)行人事制度后，人事檔案管理主體實(shí)際上分成了兩個(gè)部分，一是由學(xué)校檔案館對(duì)傳統(tǒng)體制下的教職工檔案進(jìn)行管理；另一部分被租賃聘用的教工檔案由當(dāng)?shù)厝瞬沤涣鞣?wù)中心進(jìn)行管理，當(dāng)一大批租聘者長(zhǎng)時(shí)間被正式聘用后其檔案才能轉(zhuǎn)至校檔案館，期間有的需要相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間才能被正式聘用，長(zhǎng)時(shí)間被代管的檔案都是人事機(jī)構(gòu)管理，但的人事檔案在管理存在不少問(wèn)題。
1．機(jī)構(gòu)與高校管理職責(zé)不清
制度的不健全和管理的不規(guī)范，使雙方職責(zé)不明確，操作中容易失誤；如機(jī)構(gòu)側(cè)重一般的接收保管和存放，重接收，輕管理，在接收材料時(shí)基本不審不看、不按章歸類，不及時(shí)裝訂，更本談不上整理和裝卷，以及目錄信息的著入等管理，出現(xiàn)代管的人事檔案大多以原有結(jié)構(gòu)狀態(tài)存在，組卷較散亂，管理有失嚴(yán)肅，既使丟失了也無(wú)依據(jù)；同時(shí)，檔案在未正式傳入高校時(shí)，高校檔案部門又不可能去查詢和監(jiān)督，以及查缺補(bǔ)漏，更談不上及時(shí)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化管理，轉(zhuǎn)來(lái)的材料沒有電子目錄信息等，最基本的管理水平都未達(dá)到，致代管檔案的質(zhì)量受到影響。
2．代管的人事檔案內(nèi)容不齊全
人事檔案的內(nèi)容是隨著個(gè)人成長(zhǎng)在不斷增加、是處于動(dòng)態(tài)狀，需要連續(xù)不斷地補(bǔ)充與更新，才能真實(shí)地反映其現(xiàn)實(shí)面貌，但有的檔案內(nèi)容的補(bǔ)充和收集較緩慢，如人員在工作中形成的業(yè)績(jī)考核、職稱考評(píng)、繼續(xù)教育、晉職晉資等材料十分豐富，收集緩慢影響了檔案的查閱和利用；又如形成材料不齊全，如有的過(guò)去雖然是招工或轉(zhuǎn)干、升學(xué)或晉職，但檔案中無(wú)記載，有的材料無(wú)審批意見及個(gè)人簽名等；還有的因多次調(diào)動(dòng)或重新建檔，出現(xiàn)了部分檔案缺失等，減弱了憑證和依據(jù)功能；還有的組織考核、評(píng)鑒材料不全，在一定程度上影響對(duì)其本人的全面了解。
3．代管的人事檔案材料不連續(xù)
高校接收或擬引進(jìn)的人員即便是租賃制，對(duì)學(xué)歷的要求最低也得在碩士以上，因此，學(xué)歷材料是收集重點(diǎn)，如自高中到博士學(xué)歷的原始材料，應(yīng)具有報(bào)考表、入學(xué)登記表、學(xué)籍表、畢業(yè)生登記表或鑒定表、授予學(xué)位審批表等，但代管期間材料收集的不及時(shí)，致許多材料連續(xù)性不夠。
轉(zhuǎn)貼于中國(guó)
4．代管的人事檔案查閱不方便
高校組織和人事部門在需要查閱代管檔案，或各黨支部辦理入黨或預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正事宜、例行人事調(diào)查等時(shí)，需經(jīng)由高校人事部門到機(jī)構(gòu)去代為借閱或開具證明后自行前往查閱；或代管的個(gè)人在報(bào)考碩士、博士、評(píng)定職稱、辦理戶口等需依據(jù)檔案材料開據(jù)證明等，都需反復(fù)要走多個(gè)流程才能辦成，利用起來(lái)極為不便。同時(shí)，高校人事部門對(duì)代管者的檔案是先收集和整理，再不定期集中轉(zhuǎn)遞至機(jī)構(gòu)，轉(zhuǎn)遞中易致檔案實(shí)體損壞或散失，影響代管檔案的管理和查閱質(zhì)量。中國(guó)
三、人事制下的高校人事檔案管理對(duì)策
檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性很強(qiáng)的工作，雙方管理機(jī)構(gòu)不僅要規(guī)范管理，重要的是強(qiáng)化管理意識(shí)，熟悉和掌握人事檔案管理技能，不斷拓展和延伸服務(wù)功能，搭建交流溝通的平臺(tái),營(yíng)造和諧工作環(huán)境，為雙方提供優(yōu)質(zhì)、方便、快捷、高效的服務(wù)。
1．優(yōu)化人事檔案的服務(wù)環(huán)境
為促進(jìn)人事制下的高校人事檔案管理和服務(wù)效能，要及時(shí)完善更為科學(xué)合理的人事檔案管理職責(zé)，提高雙方檔案管理者的政治和業(yè)務(wù)水平，要求他們不僅要有“一專多能”、愛崗敬業(yè)、精通業(yè)務(wù)，具熟練掌握人事檔案材料的收集、研究、鑒別、分類、編排、歸檔、保護(hù)各個(gè)環(huán)節(jié)的技術(shù)，而且還要掌握自動(dòng)化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的知識(shí)和技能，提高檔案管理技術(shù)水平，優(yōu)化人事檔案管理的服務(wù)環(huán)境。
2．規(guī)范人事檔案的管理程序
高校與機(jī)構(gòu)之間須加強(qiáng)溝通、協(xié)調(diào)工作，制定出切實(shí)可行、操作性強(qiáng)的具體程序和措施，同時(shí)，高校要積極配合機(jī)構(gòu)做好檔案材料的收集工作，機(jī)構(gòu)也不能僅僅停留在檔案保管上，雙方都要做好協(xié)調(diào)工作，著力解決職責(zé)不清、范圍不明、關(guān)系不順、程序不規(guī)范、運(yùn)行機(jī)制不暢、信息反饋不及時(shí)等問(wèn)題，制定嚴(yán)格的合同，明確各自的職責(zé)范圍、可操作的措施、具體工作程序以及各個(gè)工作環(huán)節(jié)間的運(yùn)行機(jī)制等,建立健全包括材料收集、人事檔案保管與保護(hù)、鑒別、查(借)閱、轉(zhuǎn)遞等規(guī)章，機(jī)構(gòu)要按程序做好代管檔案的收集、整理、保管、利用等工作，而高校也要積極地對(duì)代管人的學(xué)歷變更、職務(wù)、職稱變動(dòng)、工資調(diào)整、及年度考核等材料進(jìn)行初步的整理，并及時(shí)完整地轉(zhuǎn)交給人事機(jī)構(gòu)，使代管人事檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。
3．做好人事檔案的收集整理
全面和及時(shí)地收集材料，是檔案工作的重中之重，對(duì)每年新形成的材料針對(duì)性的收集和整理，如晉升、晉職、考核、任免、各種獎(jiǎng)懲、出國(guó)訪問(wèn)、離任審計(jì)等材料，增強(qiáng)全程跟蹤意識(shí)，認(rèn)真加工甄別，鑒定取舍，力求真實(shí)完整，手續(xù)完備，嚴(yán)格把好歸檔材料質(zhì)量關(guān)；機(jī)構(gòu)與用人單位要注意溝通信息，方需及時(shí)把握材料形成的規(guī)律，掌握材料的來(lái)源和環(huán)節(jié)等，了解材料中經(jīng)常出現(xiàn)的問(wèn)題，主動(dòng)與單位或個(gè)人取得聯(lián)系，高校力爭(zhēng)在材料生成之前給予指導(dǎo)和督促；及時(shí)建立健全人事檔案信息交換聯(lián)系制度，建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，機(jī)構(gòu)把需歸檔材料的內(nèi)容及范圍以書面形式發(fā)到用人單位，定期聯(lián)系，用人單位對(duì)人事材料及時(shí)收集、鑒定、登記，年終和機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案移交，以確保代管人事檔案材料的真實(shí)性、權(quán)威性、完整性、長(zhǎng)期可讀性。
4．拓展高校檔案部門的管理功能
高校檔案部門不僅要承擔(dān)起傳統(tǒng)的人事檔案管理的職責(zé)，而且還要成為人事制度下人事檔案管理和利用的樞紐或中轉(zhuǎn)站；因此，高校人事部門需要在每年新進(jìn)人員之后將即時(shí)更新的名單及時(shí)轉(zhuǎn)給檔案部門；在人事檔案材料產(chǎn)生后，檔案館及時(shí)對(duì)人事處移交的人事檔案材料進(jìn)行分類和整理，并將人事制度下的人事材料及時(shí)向“中心”進(jìn)行移交。同時(shí)，在業(yè)務(wù)上加強(qiáng)溝通，及時(shí)了解所在高校的人事檔案情況；在人事檔案材料產(chǎn)生后，檔案部門對(duì)方移交來(lái)的人事檔案及時(shí)進(jìn)行整理和著入，集中統(tǒng)一管理，提供系統(tǒng)性、完整性的檔案服務(wù)。
轉(zhuǎn)貼于中國(guó)
5．建立代管人事檔案信息管理體系
機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)建立代管人事檔案的信息化管理，與高校建立系統(tǒng)的信息連接，實(shí)現(xiàn)信息共享，用人單位可以借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，快捷方便地查閱本單位所屬人事人員的電子檔案，并要有選擇地對(duì)代管者的自然情況和基本信息等進(jìn)行錄入和采集，如晉職晉資、考察考核、培訓(xùn)教育、學(xué)歷學(xué)位、職稱職務(wù)、工作簡(jiǎn)歷、家庭成員、社會(huì)關(guān)系等，通過(guò)分類加工、有序整理，使之成為完整的人事檔案信息系統(tǒng)模塊，但信息采集工作須建立在組織人事部門審核確認(rèn)“三齡一歷”的基礎(chǔ)上，確保信息的準(zhǔn)確性和唯一性；強(qiáng)化日常管理效能，建立查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、分析等的現(xiàn)代管理體系，以便最大限度地滿足高校對(duì)有關(guān)人事檔案信息的需求。中國(guó)
在人事制度下，高校人事檔案工作面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，需要盡快形成與其相適應(yīng)的人事檔案管理的模式，明確職責(zé)、規(guī)范管理，發(fā)揮人事檔案制度的優(yōu)勢(shì)，使人事檔案在高校培養(yǎng)人才、使用人才中發(fā)揮更大的作用。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；管理
1引言
人事檔案管理是事業(yè)單位工作的重要組成部分，是反應(yīng)事業(yè)單位用人信息，是對(duì)于工作人員的評(píng)價(jià)以及人事任用的重要的參考依據(jù)。事業(yè)單位人事檔案管理經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展，可以說(shuō)已經(jīng)取得了一定的成績(jī)，但是客觀來(lái)講，我們有必須清楚地認(rèn)識(shí)到當(dāng)前擺在人事檔案管理工作面前的難題，面對(duì)困難，迎難而上，積極總結(jié)發(fā)展新思路，不斷提高人事檔案管理水平。
2事業(yè)單位人事檔案工作存在的主要問(wèn)題
2.1檔案陳舊，更新不夠及時(shí)，不能很好地反映個(gè)人的最新發(fā)展動(dòng)態(tài)
很多事業(yè)單位在人事檔案管理過(guò)程中都存在檔案陳舊，更新不及時(shí)的問(wèn)題。大多單位都是存儲(chǔ)一些職稱評(píng)審，考察表以及干部任免或者說(shuō)一些年度考核表等等，但是對(duì)于人才的學(xué)歷、獎(jiǎng)勵(lì)以及一些培訓(xùn)資料檔案管理人員很少主動(dòng)找其存檔，一般都是工作人員自己送來(lái)檔案管理人員才會(huì)按照一定的制度對(duì)于保存。然而實(shí)際生活中，很少有人自己主動(dòng)送檔案給檔案管理人員，認(rèn)為單位不要求提交的，就是不必要提交的。尤其是很多人可能在職期間讀了在職研究生或者獲得了一些獎(jiǎng)勵(lì)，都沒有及時(shí)存檔。所以久而久之，就造成了事業(yè)單位人事檔案管理過(guò)于陳舊，更新不及時(shí)現(xiàn)象的發(fā)生，也就導(dǎo)致了個(gè)人最新動(dòng)態(tài)沒有及時(shí)更新。
2.2存檔工作規(guī)范性有待提高，檔案管理技能有待提升
檔案管理工作需要專業(yè)人員來(lái)完成，對(duì)于檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)都有一定要求。但是目前很多事業(yè)單位的檔案管理工作依然存在存檔不及時(shí)，不仔細(xì)甚至不規(guī)范的現(xiàn)象，這些現(xiàn)象直接影響了檔案管理工作的質(zhì)量，不利于事業(yè)單位后期工作的正常開展。造成這種情況的原因主要有，從事檔案管理工作的人員不一定都是檔案管理專業(yè)，專業(yè)性有待提高，同時(shí)也存在部分單位的工作人員是兼職于檔案管理，實(shí)際上這是不提倡的，建議還是各司其職，事業(yè)單位也最好配備專業(yè)檔案管理人員為宜。建議沒有專業(yè)檔案管理人員的事業(yè)單位可以適當(dāng)吸納人才，招賢納士，以滿足工作需求。
2.3忽略了人事檔案的人事培訓(xùn)工作與吸納
很多事業(yè)單位認(rèn)為人事檔案管理簡(jiǎn)單，并不復(fù)雜，實(shí)際上事業(yè)單位人事檔案管理工作是一件十分嚴(yán)肅也十分專業(yè)的工作，責(zé)任重大。人事檔案管理關(guān)系到單位工作人員的切身利益，應(yīng)該認(rèn)真嚴(yán)肅對(duì)待。但是現(xiàn)實(shí)情況中很多單位對(duì)于人事檔案管理人才的培訓(xùn)工作重視程度不高，有的甚至都不開展人事檔案管理人員的培訓(xùn)工作，造成檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)水平普遍得不到提高，再加上部分工作人員主觀能動(dòng)性不強(qiáng)，業(yè)務(wù)水平也一直上不去。部分單位也存在專業(yè)的人事檔案管理人員缺乏的現(xiàn)狀。
3事業(yè)單位人事檔案管理的新思路
3.1及時(shí)更新保存檔案，對(duì)人事檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理
作為一名負(fù)責(zé)的人事檔案管理人員，應(yīng)該肩負(fù)起檔案管理的重任。因?yàn)閱挝蝗藛T的檔案并不是一成不變的，要隨著工作人員的檔案變化而及時(shí)存檔，對(duì)于一些新檔案要及時(shí)補(bǔ)充，確保做到檔案的動(dòng)態(tài)管理，保證個(gè)人檔案狀態(tài)的及時(shí)更新，這不僅僅是工作人員負(fù)責(zé)，也是對(duì)事業(yè)單位本身負(fù)責(zé)。
3.2學(xué)習(xí)檔案管理先進(jìn)理念，適當(dāng)進(jìn)行輔材料歸類
事業(yè)單位要解決人事檔案基礎(chǔ)工作不扎實(shí)的局面，首先，需要提高人事部門對(duì)人事檔案管理的重視。一是提升檔案人員的素質(zhì)。檔案管理人員的素質(zhì)決定了人事檔案工作管理的好壞，對(duì)其素質(zhì)的提升是做好人事檔案工作的保障。可通過(guò)與其他同類單位交流和進(jìn)行培訓(xùn)的方式，學(xué)習(xí)人事檔案管理的先進(jìn)理念；二是配備專門的檔案管理人員。人事檔案管理工作需要大量的時(shí)間，才能對(duì)人事檔案做到仔細(xì)甄別和歸檔。其次，對(duì)多余檔案進(jìn)行輔助材料歸類。人事檔案歸檔并不需要人員發(fā)展的所有信息，如果把人員發(fā)展的所有信息歸檔勢(shì)必會(huì)造成歸檔材料繁雜，不規(guī)范。但這些人員發(fā)展信息對(duì)了解人員又能起到一定的作用，此時(shí)，應(yīng)該把這些不需要?dú)w檔的信息建立一份員工輔助材料檔案作為備用。
3.3致力于檔案管理人才培養(yǎng)與吸納，加大培訓(xùn)力度
事業(yè)單位必須致力于人事檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)，對(duì)于已有工作人員要爭(zhēng)取更多的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，加大培訓(xùn)力度，通過(guò)培訓(xùn)提升其業(yè)務(wù)能力，保證人事檔案管理工作順利推進(jìn)。對(duì)于人才缺乏的單位要積極申請(qǐng)人才招聘，讓專業(yè)性人才進(jìn)入單位，促進(jìn)單位工作健康有序推進(jìn)。
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一、事業(yè)單位人事檔案的特點(diǎn)
1、全面性。事業(yè)單位的人事檔案主要指記載單位員工的工作情況、獎(jiǎng)懲情況、工資情況等方面的文件。可以說(shuō)，人事檔案記錄著員工的個(gè)人發(fā)展以及思想發(fā)展，通過(guò)該檔案我們可以了解員工的詳細(xì)情況，是員工個(gè)人信息與資料的儲(chǔ)存庫(kù)。
2、現(xiàn)實(shí)性。只要員工在事業(yè)單位工作一天，單位領(lǐng)導(dǎo)就可根據(jù)個(gè)人的人事檔案來(lái)利用人才，并以此解決員工的工資問(wèn)題。
3、真實(shí)性。事業(yè)單位的人事檔案在記錄信息的過(guò)程中必須要做到全面性，只有保證信息的全面性、客觀性與真實(shí)性，才能夠保證事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)合理的用人，為事業(yè)單位的發(fā)展創(chuàng)造條件。
4、動(dòng)態(tài)性。當(dāng)事業(yè)單位人事檔案存檔之后并不是不能改變的，而是隨著員工的工作情況而不斷修改，是員工所有工作情況的真實(shí)反映。因此事業(yè)單位工作人員在管理人事檔案的過(guò)程中，必須要對(duì)員工工作的實(shí)際情況進(jìn)行了解，然后將其記載到人事檔案中。另外，還需要將人事檔案進(jìn)行打孔裝訂，這樣有利于管理人員對(duì)員工的情況進(jìn)行詳細(xì)記載。
5、流動(dòng)性。在事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中，管理者必須要將人事檔案與人事管理有機(jī)的結(jié)合起來(lái)，充分發(fā)揮人事檔案的作用。
6、機(jī)密性。人事檔案中所記載的內(nèi)容涉及到員工的功勞與過(guò)錯(cuò)等所有情況，絕不能夠向其他人透露，我國(guó)法律中有明確規(guī)定，絕不可擅自泄露員工的人事檔案信息，不可將其公布社會(huì)。
二、事業(yè)單位人事檔案的作用
事業(yè)單位人事檔案是事業(yè)單位中的重要組成部分，在事業(yè)單位管理工作中占有非常重要的地位。
1、人事檔案對(duì)事業(yè)單位的作用
從事業(yè)單位的角度來(lái)講，人事檔案的作用主要是為事業(yè)單位的人事部門提供依據(jù)。檔案是對(duì)個(gè)人所有情況的真實(shí)記錄，通過(guò)人事檔案可以很清楚的了解員工過(guò)去的工作情況，單位領(lǐng)導(dǎo)可以通過(guò)人事檔案做出決策，對(duì)員工進(jìn)行全面管理。在當(dāng)前的事業(yè)單位發(fā)展中，為了能夠充分發(fā)揮員工的才能，就需要領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)檔案來(lái)全面了解員工，事業(yè)單位在用人的過(guò)程中，對(duì)于員工的任免、晉升、獎(jiǎng)懲都需要?dú)w入到檔案當(dāng)中。因此在現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展中，事業(yè)單位在聘用員工的過(guò)程中往往需要將使用檔案，了解員工的情況，然后據(jù)此合理配置單位的人力資源。如今，自我國(guó)《新勞動(dòng)合同法》實(shí)施以來(lái)，事業(yè)單位在聘用員工的過(guò)程中更加謹(jǐn)慎，這就更需要將人事檔案的作用充分發(fā)揮出來(lái)。
2、人事檔案對(duì)個(gè)人的作用
現(xiàn)如今，人們依然會(huì)將人事檔案作為自己的憑證與依據(jù)。由于人事檔案具有真實(shí)性與原始性的特點(diǎn)，其他材料根本不能夠降低代替，具有一定的法律效力。事業(yè)單位在選人、用人的過(guò)程中，一般都會(huì)利用人事檔案來(lái)了解個(gè)人的真實(shí)情況，如果沒有檔案，又是涉及到個(gè)人的切身利益根本無(wú)法解決。從個(gè)人的角度而言，人事檔案至關(guān)重要，當(dāng)人們?cè)诰蜆I(yè)、考驗(yàn)、出國(guó)、社會(huì)保險(xiǎn)及退休手續(xù)的辦理等方面時(shí)，人事檔案都發(fā)生著巨大的變化。
三、規(guī)范事業(yè)單位人事檔案管理工作，為現(xiàn)代化人力資源管理提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)
隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，人事檔案是人力資源管理部門的重要組成部分，是其重要的憑證、依據(jù)，必須要受到人們的廣泛關(guān)注。因此在實(shí)際工作中，我們必須要有效提高人事檔案的管理水平，合理開發(fā)、利用人才，促進(jìn)事業(yè)單位的全面發(fā)展。
1、采取有效的措施提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。在現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展中，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需求，因此事業(yè)單位必須要在檔案管理部門引進(jìn)高技能、高素質(zhì)的人才，然后通過(guò)培訓(xùn)等各種方式來(lái)提高檔案管理人員的綜合組織，從而適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展。首先，我們必須要通過(guò)培訓(xùn)轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思想觀念，將其被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)；其次，通過(guò)加強(qiáng)各個(gè)部門的溝通，使檔案管理人員了解員工的情況，補(bǔ)充人事檔案信息，為單位領(lǐng)導(dǎo)的決策提供依據(jù)；再次，通過(guò)各種宣傳方式向檔案管理人員以及全體員工普及檔案知識(shí)，讓全體員工了解到人事檔案的重要性，這樣可以間接避免員工在工作中出現(xiàn)違法亂紀(jì)的現(xiàn)象。
2、建立健全合理的人事檔案管理制度。現(xiàn)代人力資源管理趨勢(shì)要求，人事檔案管理必須更加制度化、規(guī)范化。對(duì)于那些不適應(yīng)新形勢(shì)、新情況的規(guī)章制度，必須進(jìn)行改革、及時(shí)更新。要對(duì)檔案的內(nèi)容、分類、檔案用品標(biāo)準(zhǔn)重新進(jìn)行規(guī)范。在材料的收集上要做到及時(shí)、完整；在別人查閱、傳閱檔案時(shí)，要熱情服務(wù)而又不失原則，注意檔案的保密和安全。檔案管理人員還要積極主動(dòng)地跟有關(guān)部門聯(lián)系，及時(shí)更新、補(bǔ)充檔案新材料。這一切，都離不開嚴(yán)格合理的規(guī)章制度。
3、加快人事檔案工作科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案材料越積越多，傳統(tǒng)的管理模式勢(shì)必會(huì)給查找檔案帶來(lái)諸多不便，容易延誤時(shí)間，而且出錯(cuò)率較高。建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)勢(shì)在必行。人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)是以員工個(gè)人人事信息為基礎(chǔ)的信息聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，通過(guò)微機(jī)終端和系統(tǒng)互聯(lián)，可以實(shí)現(xiàn)個(gè)人信息微機(jī)檢索和聯(lián)網(wǎng)查詢，及時(shí)更新檔案信息，最大效益地為育才、用才、激才、留才提供服務(wù)，更好地為單位各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
一、結(jié)果
（一）人事檔案信息系統(tǒng)建立前后人力資源管理狀況對(duì)比統(tǒng)計(jì)
通過(guò)對(duì)人事檔案建立進(jìn)行了回顧性分析發(fā)現(xiàn)，在人事檔案的建立中我院有原來(lái)的獨(dú)立個(gè)體的紙質(zhì)版檔案袋開始，最后逐步引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)并建立了源內(nèi)部的個(gè)人檔案電子信息。在資源的開放程度方面，有之前的內(nèi)部封閉模式開始，我院通過(guò)建立個(gè)人檔案的信息系統(tǒng)，并將人事檔案的信息進(jìn)行各個(gè)科室的信息共享，這樣可以利用人才和職位之間的有效對(duì)接，利于信息的傳遞，提高了人才利用的效率。同時(shí)及時(shí)的將外部的人才信息進(jìn)行搜集和分享，也提高了人才吸收的效率。人事檔案信息系統(tǒng)建立之后，與原本紙質(zhì)檔案袋相比較，建立后的人事檔案出現(xiàn)了動(dòng)態(tài)化的特點(diǎn)。這一特點(diǎn)解決了傳統(tǒng)檔案?jìng)€(gè)人信息滯后的弱點(diǎn)，及時(shí)的反映個(gè)人的變化使得人力資源管理的質(zhì)量得到了提高，與時(shí)俱進(jìn)。通過(guò)對(duì)比發(fā)現(xiàn)，在人事檔案的信息化和系統(tǒng)化之后，人事檔案得到了有效的利用，同時(shí)有效的促進(jìn)了人才的利用，提高了人力資源管理的質(zhì)量。
二、討論
（一）人事檔案的實(shí)施提高了人力資源管理效果
通過(guò)對(duì)人事檔案的發(fā)展歷程進(jìn)行對(duì)比，可以看出隨著人事檔案的建立與發(fā)展，其在人力資源管理中的作用正不斷的提升，并將成為人力資源必不可少的依據(jù)。人事檔案建立的不斷完善，其中目前的人事檔案涉及到的內(nèi)容正在不斷的擴(kuò)大，主要包括個(gè)人的基本信息、學(xué)歷、政治素養(yǎng)、思想道德素質(zhì)、職業(yè)經(jīng)歷、獲得獎(jiǎng)項(xiàng)、工作的能力和業(yè)績(jī)等，不斷細(xì)化的信息統(tǒng)計(jì)正越來(lái)越全面的反映一個(gè)人，這樣可以有效的促進(jìn)對(duì)人才的了解，便于人才的利用。同時(shí)人事檔案信息正走向開放化的發(fā)展趨勢(shì)，個(gè)人信息進(jìn)行內(nèi)部或外部的分享，這樣有利于用人信息的溝通，提高了人才招募的效率。醫(yī)院近視的更新內(nèi)部與外部的動(dòng)態(tài)信息，并進(jìn)行實(shí)時(shí)的分享，這給人才的選擇提供了更大的范圍。因此，人事檔案的建立和不斷的發(fā)展，給醫(yī)院人力資源的管理帶來(lái)了很大的便利，信息的傳遞速度的加快也在很大程度上提高了人力資源管理的質(zhì)量和效率。
（二）人事檔案的實(shí)施促進(jìn)了人力資源管理的信息化和科學(xué)性
人事檔案的建立，特別是近幾年我院利用計(jì)算機(jī)軟件建立了人事檔案系統(tǒng)，正在使人力資源的管理更加科學(xué)化和信息化，極大程度的提高了管理的效率，與現(xiàn)代化緊密相連。在人事檔案的動(dòng)態(tài)化建立中，我院對(duì)人事信息進(jìn)行定期的更新和完善，這中動(dòng)態(tài)化的人事檔案建立模式，保障了信息的及時(shí)更新，而不滯后于發(fā)展的節(jié)奏，在一定程度上保障了人才選拔的質(zhì)量。全面的、動(dòng)態(tài)化、開放式的人事檔案管理，為人力資源管理提供了及時(shí)的、真實(shí)性較高的參考，這樣很好的保障了人力資源管理的科學(xué)性和信息化水平。
三、結(jié)論
現(xiàn)在社會(huì)的競(jìng)爭(zhēng)是人才的競(jìng)爭(zhēng)，人才是成功的核心，因此人力資源管理的質(zhì)量直接影響著醫(yī)院的發(fā)展。要讓醫(yī)院在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中利于不敗之地，就要做好人力資源管理。人事檔案的建立和現(xiàn)代化是現(xiàn)代人力資源管理重要的和主要的參考依據(jù)。因此在實(shí)踐中不僅要重視人事檔案的建立工作，同時(shí)要有效的利用現(xiàn)代化技術(shù)，做好人事檔案的建立工作。
作者：楊暢單位：內(nèi)蒙古烏海市人民醫(yī)院人力資源部
一、醫(yī)院人事檔案的概念及其意義
（一）人事檔案是醫(yī)院有關(guān)部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)、工資待遇等內(nèi)容的文件資料。醫(yī)院人事檔案大致可分為三類，即人事檔案、科技檔案、工資檔案。人事檔案主要記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想等方面的材料，科技檔案主要記錄專業(yè)技術(shù)人員開展科研、新技術(shù)新項(xiàng)目的應(yīng)用、職稱晉升等方面的內(nèi)容，工資檔案主要記錄職工工資及福利歷次變動(dòng)情況。
（二）人事檔案既是真實(shí)反映職工個(gè)人經(jīng)歷的依據(jù)，也是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù)，更是單位及有關(guān)部門選賢舉能、知人善任，歷史地、全面地考察了解和正確選拔與使用人才的重要依據(jù)。人事檔案工作是醫(yī)院人力資源管理的重要組成部分。
二、現(xiàn)行人事檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題
（一）管理手段陳舊，不利于人事檔案的規(guī)范管理
在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化浪潮的推動(dòng)下，人事檔案管理的管理手段明顯顯得滯后，不適應(yīng)現(xiàn)代化的要求。
1.管理較為分散。由于部分單位檔案管理人員及場(chǎng)所的條件限制，較為普遍地存在“多^分散管理”的現(xiàn)象，人事檔案、工資檔案由人力資源部門管理，科技檔案由科技管理部門管理，有些單位的工資檔案是由財(cái)務(wù)部門管理的。
2.手工操作歸檔。手工操作的檔案材料既不利于檢索利用，更容易被人為破壞，而且人、財(cái)、物的消耗相對(duì)較大，大量檔案卷宗存檔導(dǎo)致成本與支出加大。且形成的檔案也缺乏嚴(yán)肅性和多樣性。
（二）管理形式落后，不利于人事檔案的綜合利用
1.現(xiàn)行人事檔案管理工作中過(guò)多的注重保管而忽視了對(duì)人事檔案的開發(fā)利用。
2.對(duì)人事檔案的頻繁查閱極易造成磨損和意外丟失。
三、利用人事信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的科學(xué)管理，為醫(yī)院發(fā)展提供人才信息服務(wù)
（一）數(shù)字化為人事檔案信息的綜合提供了物質(zhì)實(shí)現(xiàn)條件基礎(chǔ)
1.目前人事檔案與其他管理方式中的個(gè)人信息存在著較多的交叉或重復(fù)，合理整合人事檔案、科技檔案、工資檔案的內(nèi)容，既可以優(yōu)化人事檔案信息，也有利于節(jié)約管理成本，更有利于人事檔案的綜合性開發(fā)。
2.充分發(fā)揮目前醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)內(nèi)部已運(yùn)行成熟的醫(yī)院信息化系統(tǒng)（HIS），在不增加投資的情況下，有效地使用現(xiàn)有資源，提高服務(wù)性能。
（二）利用現(xiàn)代信息化管理手段，實(shí)現(xiàn)人員信息資源共享，建立結(jié)構(gòu)完整、操作便捷、系統(tǒng)穩(wěn)定、安全性能較高的人事檔案管理系統(tǒng)
1.計(jì)算機(jī)管理檔案具有協(xié)作性、開放性，能夠更加便捷的進(jìn)行及時(shí)更新、查閱，同時(shí)還可利用計(jì)算機(jī)判別、診斷、篩選的功能進(jìn)行檔案鑒定工作。
2.運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行人事檔案的現(xiàn)代化管理具有占用空間小、儲(chǔ)存信息量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、傳輸速度快等特點(diǎn)，能及時(shí)、大量地提供檔案信息，極大地提高了工作效率。
1 人事檔案知情權(quán)的提出依據(jù)
由于我國(guó)長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)對(duì)人事檔案是形式封閉化保密化管理，因此就使得即使是作為當(dāng)事人也對(duì)自己的人事檔案具體內(nèi)容一無(wú)所知，雖然這在一定程度上對(duì)人事檔案進(jìn)行了保密，但卻使人事檔案更加的神秘化了，同時(shí)也是對(duì)公民知情權(quán)的一種損害。
在《中華人民共和國(guó)憲法修正案》中明確規(guī)定了“國(guó)家尊重和保障人權(quán)”，而知情權(quán)作為公民的基本權(quán)利之一，應(yīng)該得到尊重和保障。其實(shí)人事檔案中大多數(shù)的內(nèi)容當(dāng)事人是知道的，也就是說(shuō)其實(shí)需要對(duì)當(dāng)事人保密的部分只是一小部分，而且這需要的保密的一小部分也不是永久性的。因此對(duì)于《干部人事檔案管理?xiàng)l例》中的規(guī)定“任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”，這樣嚴(yán)格的規(guī)定有些不合情理，影響了公民知情權(quán)的實(shí)現(xiàn)。應(yīng)該對(duì)于不同的人做出更加細(xì)致更加具體的分類，對(duì)于人事檔案進(jìn)行公開，提高人事檔案的可利用價(jià)值。
2 人事檔案知情權(quán)的重要性
（一）有利于提升人事檔案的利用率
人事檔案的知情權(quán)如果得不到保證，就給一些別有居心的人有機(jī)可乘，他們利用這中人事檔案的高保密性的特征，從而進(jìn)行所謂的“暗箱操作”達(dá)到自己不可告人的目的。導(dǎo)致不公平的人事任用情況的出現(xiàn)，極大的降低了人事檔案得實(shí)用價(jià)值。因此對(duì)于人事檔案內(nèi)容的適當(dāng)公開，有利于保證人民的知情權(quán)，同時(shí)可以提升人事檔案的利用價(jià)值。此外，保證公民的人事檔案的知情權(quán)有利于動(dòng)搖以往人事檔案被神秘化的現(xiàn)狀，讓人們認(rèn)識(shí)到自己和自己人事檔案所存在的關(guān)聯(lián)，認(rèn)識(shí)到人事檔案存在的意識(shí)和價(jià)值提高人們的人事檔案意識(shí)，。最大程度降低人們“棄檔”情況的出現(xiàn)對(duì)人事檔案進(jìn)行利用。
（二）有利于加強(qiáng)人事檔案的準(zhǔn)確性
維護(hù)公民的人事檔案知情權(quán)還能保證人事檔案的準(zhǔn)確性。由于人事檔案的管理過(guò)程十分封閉化，人事管理部門對(duì)于人事檔案信息的絕對(duì)化控制，容易導(dǎo)致人事檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性得不到保障，同時(shí)對(duì)于人事檔案的內(nèi)容做到及時(shí)的更新與改正。一些不法分子為了自己的一己私利，靠關(guān)系，對(duì)人事檔案中的一些不利于自己的信息進(jìn)行銷毀，有的甚至故意抹黑他人的檔案。只有保障公民的人事檔案知情權(quán)，才能對(duì)這些不法行為進(jìn)行更為有效的監(jiān)督，提高人事檔案的準(zhǔn)確性，使公民的合法權(quán)利得到有效的保障。
3 人事檔案知情權(quán)存在的問(wèn)題
（一）人們的人事檔案知情權(quán)的意識(shí)不足
對(duì)于大多數(shù)的公民來(lái)說(shuō)，他們對(duì)于自己的基本權(quán)利，知情權(quán)知之甚少。知情權(quán)從我國(guó)的現(xiàn)狀來(lái)說(shuō)對(duì)大多數(shù)公民來(lái)說(shuō)是一個(gè)相對(duì)比較陌生化的概念，特別是對(duì)于人事檔案的知情權(quán)的意識(shí)更為薄弱。由于對(duì)人事檔案等個(gè)人信息宣傳的力度不夠到位，人們自主的行使知情權(quán)的意識(shí)還十分薄弱，這種理念并沒有深入人們的心中。也正是由于人們這種知情權(quán)意識(shí)的薄弱，導(dǎo)致人們對(duì)人事檔案的不重視，導(dǎo)致了許多人事檔案成為了“棄檔”。許多檔案無(wú)人問(wèn)津，放置許久無(wú)人前來(lái)認(rèn)領(lǐng)。
（二）人事檔案的保密性管理阻礙了人事檔案知情權(quán)的實(shí)現(xiàn)
人事檔案中包含了了當(dāng)事人的學(xué)習(xí)工作等方面的記錄，這是用人單位的重要參考依據(jù)之一，由于我國(guó)一直以來(lái)對(duì)人事檔案的管理采取了當(dāng)事人回避的制度。檔案管理部門將人事檔案列為機(jī)密文件來(lái)對(duì)待，對(duì)人事檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密，不進(jìn)行公開的管理方法，不僅使得人事檔案的利用率極其低下，而且對(duì)于人事檔案嚴(yán)格保密的管理方式嚴(yán)重的影響了公民作為當(dāng)事人對(duì)于人事檔案的知情權(quán)。在這樣的情況下，人事檔案儼然成為了用人單位和檔案管理部門的內(nèi)部使用資料。
4 實(shí)現(xiàn)人事檔案知情權(quán)的措施
（一）增強(qiáng)人們的人事檔案知情權(quán)意識(shí)
如今，人們更換工作的頻率越來(lái)越頻繁，這就給人事檔案的管理帶來(lái)了更大的工作難度。人事檔案在各個(gè)不同的單位傳遞間，很有可能出現(xiàn)“棄檔”的情況。因此，面對(duì)這種現(xiàn)象，減少“棄檔”情況的發(fā)，應(yīng)該提高人們的檔案意識(shí)，維護(hù)自己依法享有的知情權(quán)。作為人事檔案的當(dāng)事人，也應(yīng)主動(dòng)積極地配合檔案管理部門，配合檔案管理部門對(duì)人事檔案進(jìn)行合理的管理，盡最大可能發(fā)揮人事檔案的價(jià)值。
（二）建立健全相關(guān)的法律制度
隨著民主化進(jìn)程的不斷進(jìn)步與發(fā)展，我國(guó)建立起了一套相對(duì)完善的檔案管理法，但現(xiàn)在看來(lái)，有些地方仍存在一些不僅合理的地方，對(duì)于對(duì)檔案法規(guī)定的“任何個(gè)人不得查閱和借用本人及其直系親屬的檔案”，應(yīng)該對(duì)這類不合理的規(guī)定進(jìn)行修改或者刪除。使人事檔案管理透明化，保障公民對(duì)于人事檔案的知情權(quán)，在最大程度上做到是當(dāng)事人能查閱自己的人事檔案。在符合事實(shí)的情況下允許當(dāng)事人對(duì)人事檔案的內(nèi)容提出質(zhì)疑并在核實(shí)的情況下讓相關(guān)部門作出合理的修改。
不斷地對(duì)關(guān)于人事檔案的法律法規(guī)進(jìn)行完善與修改，使公民的知情權(quán)得到有效的保障，并且在有關(guān)條款中明確的提出公民對(duì)于人事檔案具有知情權(quán)，使公民更加明確自己的權(quán)利，從而保障自己的權(quán)利。對(duì)于沒有對(duì)人事檔案進(jìn)行適合公開的工作人員，給予一定的懲罰。對(duì)于私自篡改自己或他人的人事檔案的人，進(jìn)行嚴(yán)厲的法律懲罰。通過(guò)不斷對(duì)于人事檔案相關(guān)法律法規(guī)的完善，從而使得人事檔案的管理更加規(guī)范化同是時(shí)使得人事檔案知情權(quán)得到更加規(guī)范化的管理。
（三）加強(qiáng)人事檔案的信息化管理
在信息化如此普及的今天，人事檔案的管理也應(yīng)該順應(yīng)時(shí)展的潮流，利用現(xiàn)代化的管理方式，建立起數(shù)字化的人事檔案管理系統(tǒng)，在互聯(lián)網(wǎng)上建立起相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，并配備相應(yīng)的、便捷的人事檔案信息查詢的檢索系統(tǒng)，盡量方便公民對(duì)于人事檔案資料的查詢。改變傳統(tǒng)的人事檔案的查詢只能去檔案管理處查詢?nèi)耸聶n案。將人事檔案通過(guò)現(xiàn)代化的科技手段上傳到網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)，不僅能方便公民對(duì)于檔案的查閱，而且使人事檔案的管理更加方便。加強(qiáng)認(rèn)識(shí)檔案的現(xiàn)代化管理，不斷的對(duì)人事檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行完善，在便于管理和查閱的同時(shí)，也方便了用人單位對(duì)于人事檔案的利用。這不僅是對(duì)人事檔案知情權(quán)的進(jìn)一步保障也是對(duì)于人事檔案利用綠的進(jìn)一步提高。此外，利用人事檔案信息系統(tǒng)對(duì)于人事檔案進(jìn)行利用查詢，也可以減少頻繁使用人事檔案原件對(duì)于檔案原件的損害。
對(duì)于人事檔案進(jìn)行信息化的管理是時(shí)代不斷發(fā)展的歷史必然，通過(guò)對(duì)人事檔案進(jìn)行現(xiàn)代化信息管理人事檔案做到人事檔案資源共享，能有效地保證人事檔案知情權(quán)但與此同時(shí)也應(yīng)該遵守有關(guān)的保密原則，對(duì)于不能夠公開的也要嚴(yán)格的進(jìn)行保密。
5 總結(jié)
一、新時(shí)期測(cè)繪人事檔案管理存在的問(wèn)題
（一）重視程度不夠。目前，測(cè)繪單位普遍存在生產(chǎn)項(xiàng)目工期緊、任務(wù)重、人手少等問(wèn)題，在日常工作中，人事檔案管理經(jīng)常被忽視，各單位的重視程度不夠，直接導(dǎo)致在需要查找和利用人事檔案資料的時(shí)候，出現(xiàn)人事檔案資料查找不及時(shí)、更新速度慢等問(wèn)題。（二）流程缺乏規(guī)范性。在當(dāng)前對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，有些單位認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，但是人事檔案的管理人員缺乏對(duì)規(guī)范性流程的認(rèn)識(shí)，在進(jìn)行管理的過(guò)程中往往隨意性較大[2]。測(cè)繪人事檔案存在部分檔案沒有進(jìn)行分類管理、缺少檔案清單、檔案查閱記錄不完整、歸檔目錄沒有專人管理等問(wèn)題，使檔案管理流程不夠規(guī)范。（三）制度不夠健全。相對(duì)于快速發(fā)展的測(cè)繪地理信息技術(shù)來(lái)說(shuō)，測(cè)繪人事管理制度是相對(duì)滯后的，測(cè)繪人事檔案管理制度存在漏洞，制度更新不夠及時(shí)，現(xiàn)有的測(cè)繪人事檔案管理制度不能滿足新時(shí)期測(cè)繪人事檔案管理的需求，人事檔案制度的不健全阻礙了測(cè)繪事業(yè)的發(fā)展。（四）測(cè)繪人事檔案資料的基礎(chǔ)不完善。近年來(lái)，測(cè)繪人事檔案資料的基礎(chǔ)工作在逐年完善中，但仍未做到通過(guò)調(diào)閱檔案各項(xiàng)工作可倒查可追溯，檔案管理工作可無(wú)障礙交接，測(cè)繪人事檔案資料的基礎(chǔ)仍然處在較低水平，導(dǎo)致人事工作整體管理水平下降，無(wú)法更好地為新時(shí)期測(cè)繪工作的發(fā)展提供服務(wù)。（五）信息化水平落后。目前，測(cè)繪系統(tǒng)尚未建立測(cè)繪人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，人事檔案信息補(bǔ)充和更新速度慢，補(bǔ)充和更新工作花費(fèi)大量的人力物力，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。此外，測(cè)繪系統(tǒng)有大量的涉密人員，測(cè)繪人事檔案信息保密工作做的不到位，人事檔案管理存在安全隱患。
二、做好測(cè)繪人事檔案管理的建議
（一）提高管理人員對(duì)測(cè)繪人事檔案的認(rèn)知。加大測(cè)繪單位管理層對(duì)人事檔案管理的重視程度，組織人事檔案管理人員參加國(guó)家、省、市檔案局組織的培訓(xùn)課程，加大檔案資料管理宣傳力度，提高每一名人事檔案工作人員對(duì)干部職工人事檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，保證每個(gè)人在工作過(guò)程中都“不亂為、不妄為”，全面提高新時(shí)期測(cè)繪人事檔案管理人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)水平。（二）規(guī)范測(cè)繪人事檔案管理流程。在新時(shí)期，要不斷提升測(cè)繪人事檔案的精細(xì)化、精準(zhǔn)化管理水平，規(guī)范測(cè)繪人事檔案管理流程，為完善測(cè)繪人事檔案管理打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)在進(jìn)行人事檔案資料收集、歸檔、檢索、查閱的過(guò)程中也要制定配套制度，全面提高人事檔案管理的科學(xué)性，同時(shí)要提高安全性，避免人事檔案資料的泄露[3]。（三）完善測(cè)繪人事檔案管理制度。在保證檔案原始資料完整的同時(shí)，不斷完善干部職工人事檔案信息及管理制度，組織開展必要的測(cè)繪人事檔案管理制度及辦法的編制和修訂，通過(guò)學(xué)習(xí)調(diào)研、征求意見、組織研討等方式，逐步完善測(cè)繪人事檔案管理制度，并且認(rèn)真按照規(guī)定的制度和程序辦事。（四）規(guī)范測(cè)繪人事檔案管理基礎(chǔ)。夯實(shí)測(cè)繪檔案管理基礎(chǔ)，打造嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的內(nèi)部測(cè)繪檔案管理體系，完整反映工作開展情況及干部職工成長(zhǎng)歷程。根據(jù)工作內(nèi)容，分別建立干部任免及批復(fù)、干部選拔任用紀(jì)實(shí)、領(lǐng)導(dǎo)干部個(gè)人有關(guān)事項(xiàng)報(bào)告、黨費(fèi)收支及公示、組織人事規(guī)章制度等6個(gè)檔案體系，全面準(zhǔn)確反映工作進(jìn)展情況，如實(shí)記錄工作開展過(guò)程。做好鑒定類、考核類、任免類等普遍材料的收集以及職稱評(píng)定、年終表彰、干部審查、違紀(jì)處分等階段性材料收集，在收集材料的同時(shí)，注意鑒別人事檔案資料的真?zhèn)危_保測(cè)繪人事檔案資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。（五）提升測(cè)繪人事檔案管理信息化水平。對(duì)于測(cè)繪人事檔案的管理，應(yīng)該更好地借助新媒體工具，借助掃描儀、信息系統(tǒng)、自動(dòng)識(shí)別系統(tǒng)等工具，將現(xiàn)有的檔案信息數(shù)據(jù)化。應(yīng)建立測(cè)繪干部職工人事檔案信息化管理制度，有效降低檔案管理過(guò)程中的物力成本和人力成本。信息化的同時(shí)，做好檔案保密工作，確保干部職工人事檔案管理工作的規(guī)范性、嚴(yán)肅性及真實(shí)性。
三、結(jié)束語(yǔ)
目前，測(cè)繪事業(yè)處于剛剛完成改革發(fā)展的新時(shí)期，如何做好測(cè)繪人事檔案管理顯得尤為重要，測(cè)繪工作人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，采取更加高效的措施和辦法，完善測(cè)繪人事檔案管理，為測(cè)繪事業(yè)快速發(fā)展提供更好的服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
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3.周唯薇.新時(shí)期事業(yè)單位如何做好檔案管理優(yōu)化工作[J].蘭臺(tái)世界，2018.S2
4.周珍.新時(shí)期做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的思考[J].中國(guó)市場(chǎng)，2016.30
