時間：2023-05-29 17:39:05
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇電子檔案方案，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
一、目標任務
依托市電子文件中心平臺，推動市直單位對市統一辦公平臺產生的電子文件進行整理歸檔，實現電子檔案的在線移交接收。2014年的任務是，依法接收65家市直單位在市統一辦公平臺上形成的，2011年及以前的期限為永久或定期30年的電子文件。
二、實施步驟
（一）局（館）內部培訓。全局干部職工負責對市直單位移交電子檔案審核工作。由管理科負責對全局干部職工進行手把手培訓，使全局工作人員熟練掌握通過電子文件中心平臺對電子文件進行整理歸檔、接收審核的操作。
（計劃時間：2月10日-2月21日責任科室：管理科）
（二）移交單位培訓。印發《關于開展電子檔案移交接收工作及下達2014年工作計劃的通知》文件，同時組織移交單位檔案人員集中培訓電子檔案整理歸檔操作方法。重點引起各單位對該項工作的重視和支持，使各移交單位檔案人員了解掌握電子檔案整理移交方法。
（計劃時間：2月24日-2月28責任科室：管理科法宣科）
（三）現場審核把關。根據《電子檔案移交單位和市檔案館審核人員分工表》的安排，全局干部職工上門服務、現場指導、審核接收，確保按期完成任務。
（計劃時間：3月1日-4月15日責任科室：全局各科室）
（四）加強督查通報。管理科負責電子檔案移交接收工作監督檢查，每半月向局領導和各科室通報一次進度。
（計劃時間：3月1日-4月15日責任科室：管理科）
（五）及時總結經驗。管理科要及時總結電子檔案移交接收工作經驗，對各單位整理移交情況進行統計，分析存在問題，采取有效措施加以解決，并對下一步工作提出意見。
（計劃時間：4月16日-4月30日責任科室：管理科）
三、工作要求
（一）提高認識。電子檔案是機關、團體、企事業單位和其他組織在處理公務過程中形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的電子文件，是信息時代國家和社會各項活動的重要記錄，做好電子檔案移交與接收工作，對確保電子檔案真實、完整、可用和安全具有重要意義。做好電子檔案移交接收工作也是積極創建國家級檔案館必然要求和迫切需要，我們要高度重視，強力推進，加強督導，狠抓落實，務必取得實效。
唱片錄音檔案。唱片記錄聲音的方式是將聲音刻錄到唱片上，形成聲音槽紋。根據錄音原理的不同，可將唱片分為機械唱片和激光唱片兩種類型；根據制成材料的不同，可將唱片分為金屬唱片、塑料唱片兩種類型。唱片錄音檔案就是錄音唱片歸檔后所形成的檔案。
磁帶錄音檔案。磁帶記錄聲音的方式是使用磁帶錄音機將聲音轉換為磁信號記錄在磁帶上，形成磁性錄音軌跡。根據磁性錄音記錄信號方式的不同，可將錄音磁帶分為模擬錄音磁帶和數字錄音磁帶兩種類型。磁帶錄音檔案就是錄音磁帶歸檔后所形成的檔案。
數碼錄音電子檔案。數碼錄音的方式是使用數碼錄音設備(例如數碼錄音筆，以及具有錄音功能的手機、MP3播放器、多媒體計算機)將聲音轉換為二進制數字信號，形成數碼錄音電子文件，記錄在閃存、磁盤等載體上。數碼錄音電子檔案就是數碼錄音電子文件歸檔后所形成的檔案。
一、唱片與磁帶錄音檔案的長期保存方法
因為塑料唱片不耐久，所以長期保存的唱片錄音檔案應當選用金屬唱片(正片)。只要做好防銹工作，金屬唱片錄音檔案就可以永久地保存下去。 磁性記錄信號是不穩定的，容易受外界磁場、震動、高溫等因素的影響而發生磁極反轉。磁極反轉必將導致磁帶錄音的失真。磁帶錄音檔案的保存壽命一般在10～20年。磁帶錄音檔案的長期保管方法就是“轉錄”，即定期將磁帶錄音檔案轉錄到其他錄音磁帶或其他載體上繼續保存。但模擬錄音磁帶和數字錄音磁帶的“轉錄”效果存在著很大的差異。
模擬錄音磁帶“轉錄”。因為在模擬錄音磁帶的“轉錄”過程中存在著一定的噪聲干擾，所以每一次“轉錄”都會造成模擬錄音磁帶上所錄聲音不同程度的“失真”現象。所以模擬錄音磁帶有“原聲帶”和“轉錄帶”之分。隨著模擬錄音磁帶“轉錄”次數的增加，聲音“失真”逐漸累計，直至無法再聽清楚轉錄模擬錄音磁帶上的聲音。由此可見，采用模擬錄音磁帶“轉錄”的方式是無法長期保存磁帶錄音檔案的。最好將模擬信號磁帶錄音檔案的“原聲帶”“轉錄”到其他載體上(如金屬唱片)長期保存。
數字錄音磁帶“轉錄”。雖然數字錄音磁帶之間的“轉錄”基本上不存在“失真”現象，但是數字錄音磁帶仍然需要定期復制(正常保存的磁性載體檔案，可每10年復制一次)。所以最好數字信號磁帶錄音檔案“轉錄”到其他載體上長期保存。
二、數碼錄音電子檔案長期保存方法
1 數碼錄音電子文件信息動態保存法
因為數碼錄音設備的載體(閃存、微型磁盤)的容量有限且不耐久，所以無法長期保存其中的數碼錄音電子文件。因此必須將數碼錄音設備中的數碼錄音電子文件“復制”到其他比較耐久的載體(如刻錄光盤或金屬唱片)上保存，利用時再將數碼錄音電子文件復制到數碼錄音設備上播放。刻錄光盤的耐久性雖然好于微型磁盤和閃存，但卻不是最耐久的載體，所以在數碼錄音電子檔案光盤長期保存期間，必須定期“復制”刻錄光盤上的數碼錄音電子文件。在正常情況下(復制設備運轉正常，且無計算機病毒)，數碼錄音電子文件的“復制”可以做到100％的“保真”(即不失真)。復制后，雖然載體發生了變化，但是數碼錄音電子文件的錄音信息、文件格式及其原始性卻保持不變，這就是數碼錄音電子文件信息動態保存法。該方法解決了數碼錄音電子文件載體不耐久的問題。
2 數碼錄音電子文件通用文件格式保存法
即指將專用文件格式的數碼錄音電子文件轉換成通用文件格式(如WAV或MP3)保存的方法。通常數碼錄音設備都自帶轉換軟件，用于將專用錄音文件格式轉換為通用音頻文件格式。通用音頻文件格式可以使數碼錄音電子文件擺脫專用數碼錄音設備的束縛，但要注意避免在數碼錄音電子文件格式轉換過程中產生“失真”。例如，PCM編碼的WAV屬于無損音頻文件格式，而MP3卻屬于有損音頻文件格式。如果轉換為MP3格式會損壞原始數碼錄音電子文件“聲紋”的話，就不能轉換，應當直接保存原始數碼錄音電子文件。
三、數碼錄音電子檔案長期利用方法
1 數碼錄音設備儲備法
專用文件格式的數碼錄音電子文件對特定數碼錄音設備(如數碼錄音筆)的依賴性，決定了專用文件格式數碼錄音電子文件必須與數碼錄音設備永久并存，這就是數碼錄音設備儲備法。
對于那些既沒法轉換成通用文件格式，又沒有播放軟件支持的專用文件格式的數碼錄音電子文件來說，數碼錄音設備儲備法是永久利用該類數碼錄音電子文件的唯一方法。
2 數碼錄音設備仿真法
編制仿真數碼錄音設備播放器，用來播放專用格式的數碼錄音電子文件，這就是數碼錄音設備仿真法。仿真數碼錄音設備播放器通常都是由數碼錄音設備廠家編制的。例如，三星錄音筆播放軟件Voice yepp player，是能播放SC4文件格式的三星錄音筆錄音文件。目前，仿真數碼錄音設備播放器的種類和數量很少。
四、永久保存真實的數碼錄音電子文件的技術方案
1 數碼錄音電子文件真實性的含義
數碼錄音電子文件真實性的含義是指在保存期間，數碼錄音電子文件的數字聲音信息內容及文件格式始終保持原始生成狀態不變，即數碼錄音電子文件是原始的。
2 檢驗數碼錄音電子文件原始性的技術――校驗技術
目前確保數碼錄音電子文件原始性的最可靠方法就是制作并驗證其校驗碼。校驗技術通過一種消息摘要算法(也叫單向散列函數)，根據源數據的每一位(bit)最終產生一個定位的校驗碼值。校驗算法有：CRC 3 2、MD 5、SHA1、SHA2等。
首先對原始數碼錄音電子文件進行校驗，生成校驗碼1；驗證時重新校驗數碼錄音電子文件，并生成校驗碼2，對比1、2兩個校驗碼，二者相同則數碼錄音電子文件是原始的；反之則否。這就是數碼錄音電子文件原始性校驗技術，該技術可以驗證未經過文件格式轉換的原始數碼錄音電子文件的原始性。
3 永久保存真實的數碼錄音電子文件的技術方案
(1)專用格式數碼錄音文件及其校驗碼與數碼錄音設備并存方案
為了驗證數碼錄音文件的原始性，可以將專用格式數碼錄音文件及其校驗碼一同刻錄到光盤上保存，利用時再復制到數碼錄音設備中。
(2)專用格式數碼錄音文件及其校驗碼與專用播放軟件并存方案
專用格式數碼錄音文件及其校驗碼可以和專用播放軟件一同刻錄到光盤上保存。
(3)通用格式原始數碼錄音文件及其校驗碼并存方案
對于直接采用MP3、WAV等通用文件格式錄音的數碼錄音設備來說，可以將這些通用格式原始數碼錄音文件及其校驗碼一同保存。利用通用格式數碼錄音文件的方式有兩種；即硬件直接播放方式和軟件間接播放方式。該方案可以在確保數碼錄音文件原始性不變的前提下永久利用通用格式原始數碼錄音文件。
資產檔案管理屬于一門技能，專業性較強，所以管理員都應該學習專門的理論和技巧，認真工作。一些高校只重視了電算化資產處理，而沒有注重檔案的電算化管理。例如，對于數據的定期打印缺少重視，對于自己單位開發的配套的軟件系統沒有當作重要資產進行好好保護，有些使用者在使用完光盤裝程序后沒有交回管理員保管等。所以如果管理員有變動等，那么在重裝系統需要再次使用光盤時可能就找不到，這樣再次購買就增加了單位資產的管理成本。高校資產檔案的管理是學校資產管理的一項基礎性工作，需要詳細地計劃安排。高校在有關政策的指導下管理好資產，也是一件很辛苦的事情。所以作者對于高校的資產管理方案，提出以下幾點意見：
1學校及資產部門負責人應重視信息化背景下資產檔案管理工作
衡量資產管理是否具有優越性可以用資產檔案來判斷。一個單位資產工作好壞可以從其管理水平看出。因此，高校各部門的負責人特別是管理資產的工作人員，更應當努力管理好檔案資料，努力學習相關法規和認真執行相關政策，保持檔案管理的意識，對工作認真負責。國家機關、社會團體、企業事業單位以及其他經濟組織，是資產檔案管理的主體單位，也是責任單位。高等學校資產部門的負責人應加強資產檔案法制觀念，重視本單位資產檔案的管理工作。
2建立嚴格的內部控制制度
企業或者單位應該建立自己的內部控制制度，這樣才能保護好自己的資產，維護檔案數據的可靠性和安全性。按照管理方案認真執行相關的政策，并確立一系列有關的配套措施和方案，來提高生產效率。這種制度和傳統的制度的區別在于，要加大控制的范圍，才能更好地管理信息化資產檔案。包括有些手工資產系統中缺少的控制項目，具體如系統研發期間進行的監控，程序的編碼、修改和完善等過程的控制。資產檔案信息化應該具備多種豐富的手段，主要的就是程序化控制過程。可以看到，內部控制要求資料非常準確，但這樣才能進一步保證電子檔案的安全性。
3實現電子資產檔案多備份管理的規范化和制度化
要經常對電子資產檔案進行備份，這樣在數據丟失時可以回復，保證了電子資產的安全性。電子檔案的工作人員要保持備份數據的習慣，而且最好備注操作時間和操作者的編號；電子管理員也應當按照數據量的大小定期檢查數據的安全性和復制數據，確保存儲介質損壞時的信息丟失。對于電子數據的備份要經常進行，而且不能和原始數據混雜在一起，一面分不清楚，最好設立兩個不同的檔案保管室來存放電子數據。復制拷貝的全部電子數據最要存放在優質光盤里，保障數據的有效性。在年底也應該對電子數據按照日期、內容、不同的操作員等來進行分類整理。對于存儲數據的光盤應該有管理員和負責人共同簽名，還要注重系統的日志文件來保持對系統的監控。
4加強對電算化資產檔案的管理
電算化資產檔案管理的重要目標是監控各種電子檔案是否按要求規范生成，確保數據的安全性，高效合理地使用各類電子數據。高等院校應該確立適合自身的電算化管理體系，包括資產憑證和報表的生成與打印輸出、資產軟件系統及磁盤光盤等的使用與保存、安全和保密措施等各類具體的措施。要定期對磁性存儲介質如光盤、膠卷等進行檢查，定期進行復制，避免因為磁性的消失而導致電子數據的丟失。高校若有條件最好使用光盤拷貝存儲電子資料。認真執行電子檔案的借閱手續，未經單位領導同意，不得外借。
作者：劉緒林 單位：鄖陽師范高等專科學校
【關鍵詞】電子檔案 現代化 檔案價值 管理措施
一、檔案管理
近年來的社會發展中，隨著各種科學技術、經濟結構的出現，傳統的單純以手工檢索、人工調卷為主的檔案管理方式逐步無法滿足社會發展和經濟建設要求，更是無法適應時展要求，形成了一套以檔案管理理念、信息觀念和現代化社會發展觀念為主的工作方式。這種檔案管理措施和方法是變傳統的靜態檔案為動態檔案、變紙質檔案為電子檔案的一種管理模式，也是搞好和促進社會發展的一種新型、現代化管理模式。截至目前的社會發展中，檔案管理事業和管理工作人員為了能夠順應時展潮流，在社會發展中逐步形成了以多個方向去進行教學和歸納，形成了一批有一拼的復合型人才，也是一個堅持不斷創新、用于探索和實踐的現代化檔案管理措施。檔案在目前的社會發展中越來越發揮出其重要性作用，是社會各行業在發展中都不可缺少和忽略的工作環節，也是目前社會發展中最值得我們關注和重視的工作環節。截至目前，檔案管理工作中逐步形成了一套綜合化、系統化、全面化和合理化的發展流程和發展體系，更是實現了以適應時展和社會經濟要求為一體的綜合性發展模式。尤其是在近年來，隨著電子檔案的出現與完善，以電子計算機為主的檔案管理越來越受到人們的重視與關注，并形成了一套綜合性的發展模式和發展趨勢，成為目前社會發展中人們關注的重點話題。
二、電子檔案的管理原則
（1）規范性原則。規范性是開展檔案信息電子化最重要的原則，也是確保電子化檔案信息可用性的基本條件。規范性原則的要求是：所有檔案信息的電子化必須按照規定的技術模式、文本格式和工作標準進行，并盡可能采用國際通用標準。檔案信息電子化的主要目的是利用網絡這種新的信息傳遞方式提供檔案信息服務。因此，對上網檔案信息的組織與傳遞必須采取各方統一認可的規范與標準。這樣做，不僅能夠減低因存儲格式和軟件平臺的不同而進行轉換所造成的資源浪費，提高信息存儲傳輸的效率，而且有助于選擇檔案信息電子化的最佳技術方案。
（2）效率原則。檔案信息的電子化工作面廣量大，耗時耗財，必須十分講究工作的效率與效益。首先，應在充分分析研究的基礎上選擇最優化的檔案信息電子化方案，包括最優化的工作流程、最合理的技術模式（信息存儲格式、信息組織模式）和最適宜、先進、高效、經濟的電子化加工系統設施。合理的技術方案的確定，是整個電子化工程成敗和效率高低的關鍵；而優良的電子化加工系統，則是檔案信息電子化工程的助推器。盡管電子化加工系統的建設配置可能需要較大的投入，但它具有一次性投入而長期受益的特點。構建良好的檔案信息電子化加工系統，將極大地提高檔案信息電子化加工的速度，加快電子化的發展進程。
三、檔案管理工作中存在的問題
檔案管理作為當前社會發展中最為關鍵和重要的環節，其不僅在企業經營和工作中受到了人們的關注和重視，同時在國家政府工作中更是得到了人們的高度重視和關注，成為了整個社會發展中最為關鍵和重要的環節。就目前的檔案管理工作進行總結和歸納，其中還存在著諸多的缺陷和問題，對其進行研究和探索發現，其主要問題表現在以下方面：一是檔案管理缺乏系統的管理，并且在工作之中對管理人員專業知識和工作素質不夠重視，造成管理工作的松懈和不夠完善。在檔案管理中由于缺乏系統化的管理方式，通過相關的科學技術成果促進企業工作方式的轉變，檔案作為企業工作的重點方式，其在管理和工作中通過信息技術的完善來促使檔案工作合理進行，并且形成系統化的工作模式和方法。二是管理人T的素質較低，導致管理力量薄弱。這是目前檔案工作中存在的主要問題，同時也是目前檔案管理工作中的重大缺陷。在檔案管理中雖然制定了適用于本單位的、較為健全的管理制度和各級各類人員工作職責，但涉及檔案管理的制度、職責較少，沒有相關的管理制度和檢查、考核方案。三是檔案管理中配套設施不夠齊全。力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命和保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊。是檔案管理必備的條件，由于，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、等設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有的管檔單位必備的切刀、統一的檔案夾，都無法購置齊備。
三、應對和研究措施
（1）檔案是社會信息的重要組成部分。文獻信息是信息資源的主體，開發和建設好文獻信息資源，將對社會信息化起巨大作用。已納入信息系統的檔案工作，在管理上必須建立科學的信息接收、加工、存儲、輸出、反饋系統。檔案工作者必須強化信息意識和信息觀念，變靜態檔案信息為動態檔案信息，搞好信息資源的開發和利用。目前，許多電子文獻信息已收入數據片中（包括以紙質、磁盤、光盤為載體的文獻檔案），并已加工上網。
（2）增強經濟效益觀念。保存檔案的目的在于開發利用。檔案來源于社會實踐，又應用于社會實踐，具有廣泛的社會價值，能夠為社會各界進行有效的服務。所以，以開發、利用檔案信息為突破口，開展有償服務，既有利于社會進步，又有利于自身的發展。從開發利用上突破，就是要利用多種辦法、形式和手段，實現檔案的價值，盡快地把檔案信息轉化為生產力。
（3）加速觀念更新步伐。高新技術推動下的檔案管理工作要求檔案工作人員既要有較高的政治素質，有高尚的情操志趣，對國家社會有強烈的使命感和責任感，還要有堅實的檔案理論基礎，掌握多專業、多學科的科學知識，有嚴謹的科學態度和追求真理的強烈欲望以及樸實的工作作風，也要有創新思維、善于思考、勇于探索和樂于奉獻的精神。
綜上所述，檔案資源的開發與利用，是檔案管理現代化的核心，因此，面對經濟時代的迅猛發展，檔案管理必須因勢利導，運用信息技術改造傳統的檔案管理工作，實現檔案管理網絡化，加強檔案管理信息高速公路建設，大力培養檔案管理新型人才，更好地為社會主義現代化建設服務。
【關鍵詞】企業檔案；管理體制；新體制
一、在新體制下企業檔案管理模式建設的方案策劃
經過認真的調查研究，我們向各個分、子公司提供可供選擇的三種檔案管理體制方案。
（一）集中統一管理模式
檔案管理機構的基本構成是：
1.設立文件、圖紙資料制作的文印室，配備電腦、打印機、復印機、掃描儀、工程復印機等硬件設備及相應軟件，采用聯網打印方式，承擔企業所有紙質文件制作及分發、傳遞任務。
2.設立資料檔案室，配備庫房、文件柜和聯網電腦，統一管理企業的現行文件、半現行文件和各類檔案。承擔企業全部或者大部分紙質版本、電子版本文件材料的接收、分類、管理、提供利用、版本有效性管理任務。
（二）大分散，小集中管理模式
按照"誰產生，誰管理"的要求和統一的制度、標準，將現行文件、半現行文件與檔案分開管理，制作、傳遞、保存、管理等環節分開管理，不同種類的文件、檔案在不同的業務部門安排人員專管或者兼管，形成檔案、信息管理各個環節互相配合、互相監督的管理機制。
檔案管理體制的基本構成是：
1.技術文件和經營文件的制作、分發業務，分別由相關業務部門根據情況指定人員專管或者兼管，因為圖紙的復制分發工作量大，在技術部門可以設專人管理。
2.現行文件、半現行文件和檔案均由產生文件的部門予以相對集中，指定人員負責管理。其中圖紙資料由于涉及版本有效性管理，可以在車間設立資料室，由專人負責管理，其他文件、檔案由相應單位指定人員兼管。
3.各部門業務工作中形成的應當長期保存的文件，由各部門分別指定人員兼管，負責收集、立卷、每年定期送公司辦公室歸檔保存，其它種類的檔案由形成部門相對集中管理。
（三）建立在少紙化辦公基礎上的"分散+集中"管理模式
全力推行"少紙化"、"無紙化"辦公。信息傳遞盡量在內部網絡進行，運用專門軟件做好電子信息的歸檔保存工作。
紙質文件集中管理，電子文件由計算機系統管理。在企業的綜合管理部門如辦公室派人兼管紙質檔案和電子檔案，在生產車間設專人管理圖紙資料。
除產品、人事、基建、設備、財務、實物（營業執照、資格證書等）檔案以外，所有的檔案一律以電子信息保存，在條件許可的情況下，產品、人事、基建、設備檔案也可逐步轉化為電子檔案保存。
（四）三個方案的優劣比較
經過分析、研究、比較，首都航天機械公司新建、擴建、遷建的分、子公司根據自身的情況，分別采取了不同的管理模式。如首都航天機械公司采用了第一種模式，天津分、子公司采取了第二種模式。懷柔分、子公司則由母公司直接負責其檔案信息管理工作。總之，無論采用何種方式，都是根據分、子公司的具體情況確定的，目的是使這些企業的檔案信息管理工作一開始就走上"規范、明確、高效"的軌道。
二、在新體制下企業檔案管理模式建設的制度準備
（一）以檔案法規為依據
檔案管理工作的法律依據，不僅有《檔案法》，還有《知識產權保護法》、《會計法》等專業法律法規，此外《保密法》等法律法規，也是檔案管理工作不可缺少的法律依據和保證。
（二）以國家標準和行業標準為指南
經過幾代檔案工作者的不懈努力，我國已經建立起由國家標準、行業標準組成的檔案信息管理標準、規范體系。特別是我們航天系統的信息管理制度《文書檔案案卷格式》、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》等，都是我們建立檔案管理規章制度體系的依據性文件。
（三）重視法規、標準、制度的執行情況考核
這是在企業檔案管理規章制度體系建設中非常重要，又很容易被忽視的問題。要解決這個問題，一是母公司要擔負起對分、子公司檔案管理工作的監督管理職能，二是分、子公司自身要確定法規、標準、制度的執行情況檢查考核的責任單位，明確責任內容，三是分、子公司要建立法規、標準、制度的執行情況，檢查考核的具體操作辦法，其基本要求是簡便易行，四是分、子公司要把檢查考核結果與獎懲掛鉤，保證管理標準、制度的有效性。
經過各級檔案工作者的共同努力，首都航天機械公司所有的分、子公司均相繼建立了較為健全的檔案信息管理規章制度體系。
表1三個方案的優缺點比較
比較/方案1方案一1方案二1方案三優點11.便于專業化操作。11.專職人員數量減少。11.管理人員數量減少。12.易于規范化。12.環節減少，效率提高。12.有利于管理規范化。13.責任明確，減少扯皮。13.資源分管，責任分擔。13.有利于提高管理效率。14.對管理條件要求最低。14.對管理條件要求最低。14.大幅度減輕管理工作量。缺點11.人員數量較多。11.影響管理的規范化。11.對管理條件要求高。12.管理效率受到影響。12.人員數量似減實增。12.管理起點高。13.對形勢變化適應性不強。13.不利于信息共享。13.管理的規范化不易保證。
參考文獻
[1] 虞亞梅. 新時期，檔案信息資源的管理和利用[J]. 檔案學通訊，2009，1.
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關鍵詞：小學電子檔案；安全存儲；方案研究
1 小學電子檔案長期存儲問題概述
電子檔案的長期存儲對于小學教學來講是一種延續和傳承方式，它將歷史文件資料及時代進步的文件依據留存下來，完整的呈現給后來人。我們將存儲過程視為一種戰略性、系統化方案，它是引領時代文明發展的一個階段。以往，我們常把電子檔案的長期存儲工作理解為以技術手段作為保障，認為其存儲問題就是文件轉換、移動、外界環境控制等有關技術性問題。隨著電子檔案存儲工作的深入性開展，人們的認知狀態逐漸改變，意識到這種長期存儲是一項從存儲目標到存儲方式再到支撐因素等多方面工作共同影響的，這種存儲形態的復雜性使得存儲工作的思考點應從宏觀角度入手，全面衡量、充分統籌、細則規劃，相關環節的設計應引起足夠重視。
2 小學電子檔案管理現狀
目前，小學電子檔案的管理存在諸多困難，比如：
（一）數據庫龐大。隨著信息時代的高速發展，海量數據也正逐步融入小學教學信息庫中，對于數據的管理顯然面臨無限增長可能，這種大規模遞增也正考驗著小學數據管理部門的承受能力，甚至不可否認的超出這一能力范圍。針對這種狀態，管理部門一定要細化數據形式，根據所包含的內容進行分類。
（二）電子文件的格式繁多。文件檔案的格式多樣，其查閱時所應配備的軟件也就各不相同，管理部門要在存檔文件時將相對應的軟件安裝程度予以保存，因為有時電腦重做系統后有些軟件因不常用而沒有及時安裝，導致需要查看有關文檔時軟件不匹配無法查看，也因有些軟件的安裝程序沒處下載，進而導致文件檔案查看時受阻，影響有關工作的順利開展。對于這一點，小學數據管理部門應引起足夠的重視，積極應對各種文件格式，充分解決此類問題。
（三）數據類型也極其復雜。小學數據不僅文檔格式繁多，其類型分布也十分多變，除了文本文件、圖形文件、音頻文件、視頻文件等類型，各類新媒體數據文件也日益增長，不斷更新升級，在順應時展的同時，給文件存儲工作也增加了不少難度。
（四）電子檔案的存儲技術更迭較快。小學信息化發展速度迅猛且不可抵擋，面對這種大環境中所存在的諸多不確定因素，我們要思考相對穩定的前瞻性技術手段，將其運用于文件處理環節。新型方法手段是否與舊文件兼容也必須全面考慮，我們存儲電子檔案是要求檔案具備絕對的可延續性，而強調兼容性也就是在保證這種可延續性能不受此類外界因素的影響，使電子檔案被所有人規范查閱變為可能。基于此，小學管理部門要加大力度研討有關辦法。
3 小學電子檔案長期存儲方案研討與分析
（一）存儲管理的支撐因素。
支撐因素是指對小學電子檔案長期存儲管理的目標設定、實施方式等的選擇起到直接影響的因素。明確支撐因素這一概念，可以幫助電子檔案管理部門更好的開展資源的選配、組織、融合等，畝為最終實現電子檔案的長期存儲打好基礎。支撐因素存在密切的關連性，同時又具有相對的制約性，只有充分提高認識，才能使其不斷協作，有效支持電子檔案的長期存儲工作。其中，主要支撐因素包括責任劃分、資源文件、環境依托、技術支撐、團隊協作及保障資金、風險估算等。責任因素是指承擔電子檔案長期存儲任務的相關主體；資源文件即電子文件，有關電子文件的相關問題也在解決行列；電子檔案還需存儲環境依托，保證存儲的可靠性；而技術支撐是最主要的支撐因素，它決定了電子檔案的存儲有效性；在電子檔案的存儲過程中，人力、物力的責任支撐，會使電子檔案的長期存儲可行性增強。
（二）小學數據電子檔案的存儲安全性分析。
1、數據存儲的安全性。小學數據電子檔案中的各種信息在長期存儲時要確保其安全性，這種安全性是指良好的保密性、可靠的真實性、結構的完整性以及絕對的有效性。在存儲電子文件時，各種文件信息要經過授權認證，不允許未授權人私自查閱與獲取相關信息，只允許被授權人合理訪問；被確認保存的電子檔案要具備可靠的真實性，不允許內容虛假，文件檔案也不允許惡意篡改；相關數據信息的來龍去脈，如時間、內容、相關背景資料等要完整無缺；被授權人要具備獲取相關資料的充分權力，不可以查閱等操作時因技術或管理等出現問題而導致不能及時訪問，影響查閱電子檔案的效率和速度，保證電子檔案的有效性存儲。
2、存儲電子檔案所使用的軟、硬件要安全及實用。獲取電子檔案的相關信息時要借助計算機軟、硬件的技術作為依托，因此要確保其技術設備的絕對安全。計算機系統是檔案生成、保存以及管理與傳輸的主要介質，其中不安全性因素包括：（1）局限網受U盤、移動硬盤等外界設備的影響被注入的病毒，它會導致數據被篡改、刪除或盜取等隱患；（2）計算機軟件及硬件系統不可遭到人為性損毀。我們要采取嚴謹的、科學的管理辦法以及技術手段進行維護管理。
3、各種網絡環境的運行安全要有保障。電子檔案管理的主要目的之一是便于小學工作人員查閱，通過網絡查閱則更為快速、便捷，于是，網絡環境的安全顯得尤為重要，局域網與互聯網應分開布設，電子檔案存儲于內部局域網關聯的計算機上，互聯網應做另外分支。這類操作需要在網絡維護上下功夫，網維人員要依據管理的規范性與嚴格性原則，將電子文件的網絡環境定期檢驗，定期排查，將網絡隱患有效的控制住，確保網絡暢通運轉，使其發揮應有功能。
（三）數據的備份與恢復。
小學教學數據的備份與恢復能力直接影響著數據的長期存儲能力。小學管理部門要有效避免數據的丟失給數據查閱及存儲工作帶來的制約性，主要方法是采用“專用服務器”備份，備份期限要有規律性，備份資料要完整無分割，完整的備份系統涵蓋了備份與自動備份、備份處理、災難恢復，所有數據無論在形成過程中還是成型后都能“不間斷備份”，即數據制作時采取30秒備份設定，突然斷電的USP設備跟蹤備份功能，以及“云備份”功能的開設等等，保證電子數據“永不丟失”的可能性。
（四）電子檔案室內存儲環境的嚴格控制。
電子檔案的存儲對室內環境也有要求，要做到設施性能良好、便于查閱，適于電子檔案的保存。此類環境要注意防潮、防水、防塵以及防火等關鍵細節，同時避免被強光照射，室溫也不能太高。電子檔案的存儲需依據相關載體，如電腦硬盤、刻錄光盤、U盤等，這些載體的共性是使用壽命有限，不能長期存儲，故要考慮將電子文件適時轉存。我們要定期檢查電子文件的可讀性，數據信息的完整性，載體打開與關閉的穩定性及可操作性，一旦發現問題載體，立即將數據進行轉存，轉存載體的選擇也要仔細排查，首先質量要過關。有時新載體也會遇到性能不佳狀態，需要將新載體試存，經過維護人員的科學驗證方可轉存。在對電子檔案進行移動盤符處理即移盤時，要將隱藏文件一并移動，切忌丟失文件，移盤時最好不要直接剪切，先采取復制方式，待成功移盤后，確保文件全盤移出時，再將重復文件刪除，但文件的備份工作要做在前頭，才可進行必要的刪除操作。移盤時也要保證沒有重復性文件（備份文件除外），不然移動過程中會因遇到重復性文件而停止移動，這時文件也并未完全移動成功，但非技術人員不一定懂，也可能會導致文件的丟失。
4 總結
信息時代對于小學信息數據的電子檔案保存方式也提出了更高要求，電子檔案正逐步并將全面代替紙質檔案。小學各項活動的原始數據記錄要依托電子文件做為載體，其功能性特點如存儲功能、憑證性質等在正發揮著積極作用。隨著信息化的全面改革，電子檔案規范化存儲渠道是使其得以長期保存的先決條件，由此，優質的環境、先進的存儲手段、分工細化的管理部門以及對風險問題的前期假定方案等，使小學電子檔案的長期保存成為可能。
參考文獻
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1.1電子商務中檔案工作內容發生了變化
電子商務是指商品貿易的整個過程都通過電子手段來完成。它強調的是利用計算機網絡把賣家、買家、合作方和廠商在企業外部網、企業內部網和因特網相結合的應用。貿易活動是通過網絡來進行的，如查詢原材料、定購、展示產品、成品儲運和電子支付等活動，其核心內容是互相交流和溝通信息。隨著新計算機網絡的發展和應用，為企業檔案工作者提出了新挑戰，檔案人員不僅要保管和收集好企業檔案資源，還要了解更多的企業需求，設法使服務內容擴大。第一，要構建企業信息資料庫，通過選取一些有價值的信息資源上網，該資源既能樹立企業形象，又能體現企業優勢，來展示和宣傳自己，從而達到占領市場和吸引客戶的目的。第二，要多方獲取有效信息，構建一套高效的、科學的、靈活的、多功能的緊盯市場的企業檔案信息管理體系，為企業的領導決策、經營生產全程主動地提供多層次的信息服務。
1.2企業檔案載體發生變化
企業信息技術的應用，使信息數據的遠近交換、傳遞、處理得到了適時的實現，企業在經營、生產、管理等各項活動中形成的紙質文件逐漸減少，取而代之的是電子文件，電子文件不僅辦公進度快捷，而且具有極快的傳遞速度。電子圖紙也在大量出現，其優勢也是手工繪制所無可比擬的。計算機輔助設計能夠對產品圖紙的設計進行隨意修改、查詢和存儲，既方便又快捷。比如開發或生產一項相對較大的產品項目可能需要產生上萬份圖紙，同時有些還要繼承原產品的許多成果，因此電子圖紙的生命力更加旺盛，而且電子圖紙的保存比底圖的保存更有意義，還省力、省時、方便。變化了的載體形式深刻影響著傳統的檔案管理模式。
1.3企業檔案分類發生變化
企業電子文件的大量出現，大大沖擊了傳統的分類方案，如人事檔案、基建檔案、產品檔案、會計檔案、科技檔案、文書檔案等分類方案，逐漸被企業信息化集成系統流程的設置、各個管理模塊所取代。一份完整的檔案信息計算機依據工作需要隨時進行調整或設立相應類目，雖然不同企業檔案信息有著不同的分類方法，但不容置疑的是計算機的管理使檔案分類與企業的管理、經營、生產等各種狀況更加貼近，具有更加規范、科學和詳細的檔案分類。
1.4檔案信息利用方式發生變化
為了使企業信息化和電子商務進一步發展，構建企業完善的信息管理系統，必須加強企業信息資源的開發利用，在企業經營、生產的各環節充分開發和利用信息資源，使企業經濟效益和競爭能力增強。檔案既是企業的無形資產，又是重要的企業信息，應充分利用信息技術，加大資源開發力度，來滿足企業各方面的需要。企業檔案工作人員要始終圍繞企業經營生產這個中心，及時把握信息開發和集成系統中的產品信息，找準檔案服務企業的切入點，實現正確信息的正確傳遞，使檔案信息達到高層次的處理要求。
二、基于電子信息技術的企業檔案管理
2.1檔案數字化做好統籌規劃
要實現大量檔案信息技術化、數字化，就必須做好統籌規劃。首先對館藏情況進行詳細調查，如檔案的信息利用狀況、館藏數量、檔案的類型、載體狀態等基本情況。然后制訂科學規劃，包括數字化處理規劃、硬件的購置計劃等。檔案數字化不可能一蹴而就，也不可能一步到位，應從實際出發制度一個長遠計劃和打算，無論是購置硬件設施，還是數字化過程，都是如此，要使其擁有較強的擴展能力和支撐能力。檔案數字化處理規劃的制定應遵循“重點突出，分步進行”的原則，先數字化那些利用率高的檔案資源和館藏重點，盡早使大多數利用者的需求獲得滿足。
2.2檔案數字化必須做好選擇
館藏的檔案資源數不勝數，達到件件數字化是不可能的，也是沒有必要的。檔案工作人員應該依據一定的原則進行劃分和選擇，分清需要數字化的檔案和不需要數字化的檔案以及需要優先數字化的檔案，然后再進行數字化。現實工作中，常常對以下檔案首先進行優先數字化，如特色檔案、重點檔案、珍貴檔案和利用率高的檔案。因此，凡是能成為數字化的檔案信息資源一般都是高利用率、標準、有序、有特色、高價值的信息資源。
2.3優化設置掃描參數，提高數字化質量
關鍵詞 高校 校慶檔案 收集方法
中圖分類號：G647.2 文獻標識碼：A
高校的校慶活動是一項規模浩大的工程，其涉及面很廣。在高校的發展過程中是一個新的起點、是發展過程中的一個里程碑，對內可以凝聚人心對外可以擴大影響促進開放，加快高校的發展有著重要的促進作用。所以，要對高校校慶檔案有著充分的認識、對校慶檔案的收集范圍有著明確的認識、對高校校慶檔案的收集方法有著充分的研究，這些工作對于高校校慶檔案工作有著重要的意義。
一、高校校慶檔案的特點
（一）形式多樣。
高校校慶的檔案形式多樣，有傳統形式的紙質、實物，也有新形式的聲像、電子等各種樣式。校慶的過程中，組織校慶活動的會務組、籌備組、宣傳組、接待組、秘書組以及各個學院提出或收到的有關校慶的工作方案、總體方案、工作簡報、會議紀要、海報、畫冊、通知、紀念品等物品和材料。
（二）種類眾多。
高校的校慶活動是一個很重要的活動，參加高校校慶活動的有主辦單位、承辦單位、協辦單位，同時也是多個領導、多個組織部門和多個單位參加的全校的大型活動。所以高校校慶活動的檔案資料的來源于多個單位，檔案的種類較多。有行政黨群類的公文材料、有科研類的資料、有出版類的資料、有聲像類的資料，還有實物類的資料。
（三）價值重大。
高校校慶檔案對于高校來說是一種寶貴的精神財富，這些檔案材料是一所大學發展的歷史縮影，對高校未來的建設和發展有著十分重要的作用和價值。
二、高校校慶檔案的收集范圍
（一） 紙質檔案的收集。
紙質檔案是檔案中使用的最廣泛、時間最長的方法。高校校慶中紙質檔案主要有為籌備校慶所作的通知、決定、公告、慶典方案，校慶活動的日程安排、活動指南、校慶簡報，校友的賀信、賀電、捐贈的禮品清單、禮金清單，校慶活動的節目單、議程、工作總結、講話稿，論壇、報告、知識問答活動材料等。
（二）實物檔案的收集。
高校校慶的實物檔案是以實體的物質為基礎，其具有直觀生動性、可保存性、珍貴鑒賞性和原始記錄性。主要包括有校慶紀念品、宣傳海報、上級領導和知名校友題詞、校慶證件、宣傳展覽資料、畫冊、校慶簽到冊、友好單位贈送的贈品、校慶請柬、信封等。
（三）音像檔案。
高校校慶的音像檔案主要有校慶宣傳片、在校慶活動中所制作的有關學校發展變化和校慶活動的影音資料、記錄校慶慶典的文藝晚會學術報告慶典大會所制作的影音資料等。
（四）電子檔案。
電子檔案是與紙質檔案相對應的一種形式，主要是通過計算機硬件存儲的電子文件。電子檔案主要有總體方案、工作簡報、會議紀要、通知、工作方案、校友名單、活動方案、宣傳標語、嘉賓名單、活動指南等所用這些文件的電子文件。
三、高校校慶檔案的收集方法
（一）管理規范，建立制度。
高校的校慶活動是學校的一個重大活動，為了更好的收集校慶檔案必須建立一個檔案收集的規章制度，并對檔案按照不同的專題進行分類集中管理。在對校慶活動的檔案制定管理辦法時，要對校慶檔案的收集要求和方法、收集范圍、檔案的歸檔時間等作出一個清晰明確的規定，使檔案管理工作有章可循。在湖北中醫藥高等專科學校60周年校慶時，我們明確以“本著對學校歷史和未來負責的精神，收集工作堅持真實性、原始性、規范性的原則”來進行檔案的管理工作。
（二）明確責任，落實人員。
在進行校慶活動籌備的時候，校慶檔案的管理工作也要同時開展。按照校慶籌備領導小組對各個單位和機構的分工，分別安排秘書組、接待組、安保組、學生活動組、宣傳組、校友聯絡組、后勤組和各個學院的專職人員任職兼職檔案員，各檔案員對本組或單位的檔案收集和管理負責。在進行檔案的收集工作之前要對這些檔案負責人進行一次集中培訓，使之明確收集范圍、工作要求、歸檔期限、收集方法和責任。這樣使收集檔案的工作落實到人、明確責任，增強了各個檔案員的責任意識，為校慶檔案的管理打下扎實的基礎。
（三）抓住重點，全程參與。
校慶活動中各個檔案員要抓住每一個階段的重點，對各個階段的重點檔案要重點收集。校慶活動分為籌備階段、慶典活動階段和會后階段。在籌備階段要重點收集活動方案、活動通知、宣傳材料、工作簡報、校慶標識等資料；在慶典活動階段主要收集活動指南、錄音錄像、領導講話稿、禮品清單、嘉賓名單、重要照片等資料；在會后階段主要收集校慶紀念章、嘉賓證、友好單位的贈品工作總結等資料。
（四）適當指導，會用網絡。
為了讓大家的工作有目的的展開，一定要按照校慶活動的進展步驟在相關的網頁上進行安培每一階段所需要搜集的資料和具體要求，以避免事后糾偏；要學會使用網絡，通過網絡及時通報檔案收集工作的進程；還要安排專職人員對各個檔案員進行巡查，以便于及時發現問題及時解決問題，以免在檔案的收集過程中出現錯誤。
（五）專項保管，及時歸檔。
由于校慶活動中的檔案員都是臨時性質的，在在校慶活動結束后都要回到原來的單位或部門工作，所以要求在校慶活動結束后，各個單位及個人要及時把所搜集的檔案資料及時進行移交，并有專人對所移交的檔案進行分類整理，最后統一歸檔，使校慶活動的檔案得到有效的收集和管理。
（作者單位：湖北中醫藥高等專科學校）
參考文獻：
［關鍵詞］中專；電子檔案管理；方法
［中圖分類號］G717［文獻標志碼］A［文章編號］2096-0603（2015）29-0149-01
中專學校的持續發展過程中檔案管理工作的重要性不言而喻。過去部分學校在檔案管理工作中采用較落后的方式，現今電子檔案管理的應用越來越引起中專學校的重視。
一、電子檔案管理的意義
檔案是人們生活活動的記載資料，具有十分重要的意義，檔案的保管方法隨著人類進步的腳步不斷變更。部分中專學校采用的仍舊是傳統的檔案管理模式，然而伴隨計算機技術的廣泛運用，檔案的保管辦法已經產生了巨大的變革，中專學校的檔案管理應擺脫傳統的方式，采用先進的技術進行代替，擴大檔案的保存領域。電子檔案管理實現資源的共享，信息化的應用可以提供海量存儲功能，資源共享功能和跨地域檢索功能的實際應用將使得中專院校內的檔案保存工作上升到新的水準。
二、保障中專檔案管理中實行電子檔案管理的安全性
中專學校應提升相關設備設施的安全性能，控制電子檔案管理的專一性，對于該系統要進行有規劃性的科學升級，對電子檔案進行專項化的維護整理，控制設施設備的良好穩定運行。對于重要的檔案信息進行必要的備份管理，防止發生意外狀況時造成嚴重的損失。系統內部可以進行防火墻工作模式，通過系統殺毒、網絡體檢、指紋鑒定等多種科技手段提高系統運行的安全性，最大化地防止電子信息的流失和被盜取。控制電子檔案管理的信息安全性是將電子檔案管理引入中專學校檔案管理中的重要基礎和前提。
三、建立完善的規定細則，促進中專電子檔案管理的規范化
中專學校內部應該建立一套完整的管理方案，構建具體的使用細則和規章，讓檔案管理工作逐漸向系統化規范化的方向不斷發展。首先對于該部門的工作人員要保證其能力水平。聘用專業化的技術工作人員進行日常管理工作，提升工作人員的安全保密意識，保證自身的職業道德水準，熟悉地操作相關電子系統運行流程，實行靈活的管理，最大化地體現電子系統的便捷性和先進性。
四、提高學校相關領導對電子檔案管理的認識
檔案信息的性質是保持歷史信息，不能直接為學校創造明顯的利益價值，管理要求迫切且程度較低，許多學校領導無法認識到檔案管理的重要程度。部分中專學校的檔案管理數字化設備條件不足，部門內部缺乏相關專業人才。面對如此狀況，學校領導首先要改變傳統的思想，部門檔案管理人員首先應進行電子管理相關方面的學習，提高自身素質，明白檔案數字化管理的先進性，積極向相關領導提出建議和想法，主動將現代化科技與檔案管理相結合，進行反饋并提出可行的解決辦法，學校領導應積極聽取相關專業人士的建議，理解電子檔案管理對于學校的文化發展和學生老師各級人員的重要性，提供相應的支持方法。從領導層做出相應的政策決定，提供資金和硬件設施方面的基礎保障，加大對檔案電子管理的重視度，加大人才投入力度和資金投入力度，從根本上改變傳統的檔案管理部門的地位。
五、提升中專學校的硬件軟件設備管理水平
電子檔案管理工作由于實現了信息的高速傳遞及大量存儲，這些都要依靠現代化電子技術的發展和進步。在實行電子檔案管理工作中不斷實行技術的研究工作，提高學校內部的計算機網絡技術管理水平。選擇合適電子檔案管理的安全性軟件和設備，根據學校內部的實際情況對相關技術人員制訂電子管理的計劃，提出具體的實施方案。詳細規定包括其具體需要的硬件設備需求，相關設備的購買要依據經濟情況量力而行，確保所購買東西的實際應用性和完整性，保證設備的整體實用性。總而言之，中專學校的相關領導應提升對電子檔案管理的認識，加大部門專業化人才的培養力度，檔案管理人員運用先進技術的科學規劃，加強檔案管理準備工作，共同努力把握檔案數字化管理的總體方向，提升中專學校的綜合文化競爭力。
參考文獻：
關鍵詞：人事檔案材料；編排；歸檔；流程；計算機；優化方案
學歷、職稱、執業資格、考核、工資、任免、合同等各種新形成的人事檔案材料總會源源不斷地送到人事檔案室，須將其及時歸入各人的人事檔案，以便管理利用。這些材料來自不同部門甚至不同單位，大多雜亂無章且沒有標注檔案編號，因此，要對材料進行編排。以人事檔案排架采用員工號編排法為例，傳統的流程分三個環節：按材料上的姓名逐一在紙質或電子版檔案名冊中查找將序號（或檔案編號）數字標注在材料上給材料排序。這時，材料與檔案的排列順序相一致，才便于放入檔案卷夾。然而，在人員較多的單位，每次送交的材料少則數十份，多則數千份，編排的工作量是較大的，尤其是逐一“查找”材料序號（或編號）這個環節比較繁瑣，需要花費一定的人力和時間。
怎樣精減流程、實現高效編排呢？本文為此提出人事檔案材料編排歸檔流程的計算機優化方案，利用計算機完成全部或部分人工編排材料的環節。其具體操作因人事檔案所采用的編排方法不同而有所差異。
1 已實現辦公自動化管理的材料，其編排可由計算機自動完成
最有代表性的就是每年全體員工的工資變動表，目前，各單位勞資部門已基本配備計算機工資管理系統。
1.1 如果人事檔案的編排是采用Excel按檔案姓名拼音自動排序的，準備打印工資表前，只需在系統里的工資總表中選擇按姓名拼音排序即可。打印出來的工資表的排列順序已與人事檔案的排列順序一致，不需要人工查找、標注序號、排序，可直接一一對應，將工資表依次放入人事檔案卷夾。
1.2 人事檔案采用其他編排方法時，如四角號碼、員工號，等等，可以在工資管理系統中輸入每個人員的檔案編號，打印工資表前,選擇按檔案編號排序也可以達到同樣的效果。
2 人事檔案材料交接建立了電子文檔，這些材料的編排，計算機可完成部分人工操作的環節——瞬間“批量查找”材料序號（或編號）
人事檔案材料形成部門送交材料存檔時，會制作“存檔材料交接登記表”，登記表上的名單順序一般與材料的疊放順序是一致的，交接時，將登記表上的名單與材料逐一核對無誤，檔案管理人員再予以簽收。我院近年送存人事檔案室材料數量較多時，交接登記表基本為Word或Excel文檔打印件，可以復制“交接登記表”的電子版。有了電子文檔，就為利用計算機代替人工操作打下了一個良好的基礎。
2.1 當人事檔案的編排是采用Excel按檔案姓名拼音自動排序時
2.1.1 將“材料交接登記表”電子版中的“交接號”和“材料姓名”復制粘貼到Excel工作表中（見圖1），
此時，A列中的“交接號”、B列中姓名的排列順序與送交來的材料順序是一致的。沒有“交接號”的，在工作表中添加一列即可。
2.1.2 選中A、B兩列數據排序主要關鍵字選“材料姓名”確定（見圖2），此時，B列的姓名已按其漢語拼音的先后順序排列，與人事檔案的編排順序相一致了，A列“交接號”數字的位置也相應發生變化。
2.1.3 在C列加入一列“序號”（見圖3），這列數字即是為材料排序的順序號。
2.1.4 選中A、B、C三列數據排序主要關鍵字選“交接號”確定，這時，A列的“交接號”數字和B列的姓名又回到最初的順序，仍與材料送交時的排列順序一致。我們可以為C列序號數字所在的單元格填充醒目的顏色（見圖4）。
2.1.5 將C列的序號數字逐一對應抄至材料上即可，省略了人工在人事檔案名冊中逐一地查找序號這一環節。序號數字所在的單元格填充了醒目的顏色，可以提示工作人員注意，在抄寫時，抄的是這一列的內容。最后，將材料按序號數字順序排列，再依次“對名入冊”，放入檔案卷夾。
2.2 當人事檔案采用其他編排方法時，又可分為兩種情況。
2.2.1 接收到所管檔案之中部分人員的材料時，可以利用Excel的“高級篩選”功能。
2.2.1.1 新建一個Excel工作簿。將人事檔案名冊（電子版）中的“檔案姓名”和“檔案編號”復制、粘貼到sheet1工作表中，形成一個“檔案編號名單”（圖5中A1～B11區域）；將A1單元格“檔案姓名”標題復制、粘貼到名單的下方（圖5中A14單元格），
再將“材料交接登記表”（電子版）中的姓名復制、粘貼到A14單元格下方（圖5中A15～A20區域）。單擊A1單元格數據篩選高級篩選單擊“條件區域”輸入框選中A14～A20確定。此時，“檔案編號名單”區域少了幾行（見圖6），Excel已經以A15～A20中的姓名為條件，在“檔案編號名單”中自動把它們篩選了出來，其余的姓名則被隱藏了。
2.2.1.2 擊打開sheet2工作表，如圖7所示，將“材料交接登記表”的“送交號”、“材料姓名”復制、粘貼到A、B兩列；將圖6中篩選出來的“檔案姓名”、“檔案編號”復制、粘貼到C、D兩列，并在E列加一列“序號”。
2.2.1.3 選中A、B兩列，以“材料姓名”為主要關鍵字排序；再選中C、D、E三列，以“檔案姓名”為主要關鍵字排序。如圖8所示，此時，B、C兩列中的姓名已一一對應，計算機已經為材料找到了它們的編號和序號。
2.2.1.4 全選表格，以“送交號”為主要關鍵字排序，如圖9所示，此時，A列的“交接號”數字和B列的姓名又回到最初的順序，仍與材料送交時的排列順序一致。我們為“檔案編號”、“序號”兩列數字所在的單元格填充醒目的顏色，將這兩列數字都抄寫在對應的材料上。在給材料實體排序時，就按標注的“序號”數字順序排列，相對更方便查看；之后，將材料放入檔案卷夾時，則可按材料上標注的“檔案編號”來“對號入座”。
2.2.2 接收到所管檔案之中全部人員的材料時，圖10即為我們所需要的效果：A、B兩列為“材料名單”，選中并以“材料姓名”為主要關鍵字排序；C、D、E三列為“檔案名單”，選中并以“檔案姓名”為主要關鍵字排序；最后，全選表格，再以“交接號”為主要關鍵字排序。我們只需將E列的序號數字對應抄寫在材料上，然后，按序號順序排列即可。
3 人事檔案材料編排歸檔流程的計算機優化方案的特點
3.1 簡單易學。主要運用到了Excel的“排序”和“高級篩選”功能。了解Word、Excel基本運用的人事檔案管理人員可以較快掌握。
3.2 實用性強，材料數量越多，利用計算機編排材料的效率就越顯著。
3.3 人事檔案材料形成部門的辦公自動化程度越高，其形成的人事檔案材料的編排歸檔流程就越簡便。
3.4 人事檔案的編排方法不同，利用計算機編排材料的步驟也有所不同。可根據實際情況，靈活地采取合適的計算機優化方案。
參考文獻：
一、工作目標
2021年2月28日前，全鎮完成精準扶貧檔案收集、整理、歸檔、數字化處理及移交工作，建立精準扶貧檔案管理機制，實現精準扶貧檔案規范化管理，全面真實記錄脫貧攻堅工作歷程、成果體現。
二、工作內容及標準
（一）工作內容
脫貧攻堅以來，在開展各項工作過程中，形成的對國家、社會有保存價值的文字、圖表、音像、電子數據等各種形式和載體的歷史記錄。鎮、村在對精準扶貧檔案進行規范化管理基礎上，同步進行數字化處理，實行“雙套制”管理（雙套裝是指移交進館檔案紙質檔案和數字化處理的電子檔案同時移交）。
（二）基本原則
規范管理、分級負責、刪繁去重。
（三）工作標準
1.整理標準
（1）文書檔案統一按照《歸檔文件整理規則》（DA/TA22-2015）進行整理。整理步驟包括組件、修整、分類、排列、編號、編頁、編目、裝盒和排架。
（2）項目檔案按《科學技術檔案案卷構成一般要求》（GB/T11822）、《省扶貧開發項目檔案管理細則》進行整理，國家重大建設項目檔案應符合《建設項目檔案規范》（DA/T28-2018）的要求，交通、水利等建設項目按照相關行業規定進行整理。項目規模較小的，可以簡化整理，根據具體情況只能一卷或數卷。
（3）資金檔案按《會計檔案管理辦法》進行整理。
（4）照片檔案按照《照片檔案管理規范》（GB/T11821-2002）、《數碼照片歸檔與管理規范》（DA/T50-2014）進行整理。
（5）音像檔案按照《錄音錄像檔案管理規范》（DA/T78-2019）進行整理。
（6）電子檔案按照《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894）和《數字檔案室建設指南》進行整理。
2.數字化標準
精準扶貧檔案數字化標準嚴格按照《紙質檔案數字化規范》（DAT31-2017)執行，實現目錄數據和與其對應的紙質檔案數字圖像進行關聯，并完全匹配，方便查閱利用。
3.檔案裝具
按需到區檔案館統一領取符合規范的檔案裝具。
三、工作步驟
（一）制定方案。2021年1月31日前，制定《攔江鎮精準扶貧檔案建設工作方案》并送區脫貧辦備案。
（二）規范整理。2021年2月28日前，鎮、村完成2014—2020年精準扶貧檔案收集和規范整理工作，并同步完成精準扶貧檔案的數字化處理工作。
（三）分級驗收。一是鄉鎮初驗，在2021年3月10日前完成27個行政村精準扶貧紙質檔案和數字檔案驗收工作，并向區脫貧辦報告完成情況；二是區級抽驗，由區脫貧辦牽頭，組織區檔案局、區檔案館、區扶貧開發局在2021年3月31日前完成紙質檔案和數字檔案驗收工作；三是根據抽驗情況開展整改提升。
（四）歸檔裝訂。精準扶貧檔案歸檔裝訂待數字化處理后啟動，于3月底前完成歸檔裝訂。
（五）及時移交。在2021年4月底前，按國家有關規定，將精準扶貧檔案移交至區檔案館。
四、工作要求
（一）高度重視，明確職責。主要領導親自部署，分管領導具體抓，掛片領導督促落實，確保歸檔工作專人專責。貧困村第一書記為第一責任人，駐村工作隊全程參與，及時查漏補缺。
關鍵詞：澳大利亞 電子文件 長期保存
隨著現代信息技術的快速發展，電子文件在各種電子業務系統中海量生成、利用或者存儲。作為社會的“記憶”、人類的核心戰略資源，電子文件必須被長久保存，這一點已經成為世界各國同行的共識。澳大利亞是世界上最早開始研究電子文件保存的國家之一，經過幾十年的發展，其理論與實踐研究都取得了豐碩的成果，處于國際領先水平，值得我們分析、借鑒。
1.澳大利亞電子文件長期保存策略分析
1.1國家電子文件保管模式轉變推動長期保存工作
20世紀70年代，澳大利亞國家檔案館（以下簡稱國家館）開始采用集中式保管電子文件。20世紀90年代初，國家館采用了分布式保管模式。2000年，國家館保管模式從分布式向集中式轉變。
國家館電子文件管理體制在社會與技術推動下的轉變，直接導致了國家館與政府機構之間管理責任與行為模式的變化。在集中保管模式下，國家館將更多的承擔保存社會記憶的職責。為了實現這一目標，國家館改變了原有的工作方式，從原來專注于指導變為指導與管理并重、前端與后端兼顧，推出了大量用于指導電子文件長期保存的政策、標準、技術、指南，供各政府機構遵守、使用。
1.2提供法律保障
澳大利亞政府在相關法律中對電子文件的管理和長期保存都做出了明確的規定，為電子文件的長期保存提供了有利的法律保障，確保長期保存的各項工作得以順利開展。
澳大利亞1983年頒布的《檔案法案》中明確規定，對電子檔案必須給予和普通檔案同樣的重視，所有按正規渠道形成或接收的數字信息必須按照相關法規認真存放，未經批準，不得擅自銷毀任何電子檔案。此外，還對電子信息管理能力提出了要求，即電子檔案存放部門必須確保其全部電子系統有相應的能力把電子文件作為電子檔案完整、長期存放。
澳大利亞《著作權法案1968》為各種各樣的數字資源保存提供了法律基礎。根據該法案規定，為了一件屬于或者曾經屬于圖書館或者檔案館館藏的作品（包括各種數字資源）不受到損壞或者遺失，圖書館或者檔案館可以對該作品進行復制或者傳播。
1.3制定專門政策
國家館通過頒布政策性文件，明確政府在電子文件長期保存方面的意愿，并提出具體的指導性原則，引導政府機構與私人機構采取正確的行動。
2000年，國家館頒布了《聯邦政府文件保管政策》，向人們傳達了一個重要信息，即無論何種形式的所有具有檔案價值的電子文件，原則上都由國家館保管。
2004年，國家館了《數字文件保管框架》，該框架對澳大利亞政府機構形成的所有電子文件，和某些一般性的電子文件（如基于網絡的文件）的管理提出了八條基本原則。
2012年，國家館開始實施《數字連續性計劃》，它為機構規定了三方面的關鍵行動，以期達到確保各機構業務信息在任何需要的時候都能夠被讀取和利用的目的。該計劃除了可以為澳大利亞類型多樣的政府機關提供不同的解決方案，同時也能靈活的滿足私人機構的數字保存需求。
1.4建立良好的合作機制
國家館認為電子文件長久保存超越了任何一個單獨機構能夠承擔的能力，因此聯合其他部門建立一個多層次的合作機制勢在必行。政府機構、技術部門、商業部門、信息產業、智力機構等，都應參與到電子文件長期保存活動中，為電子文件長期保存提供多種支持。
1993年，國家館、國家信息服務委員會、國家保護辦公室、電影錄音檔案館、數字與信息學會、通訊技術部及博物館聯合相關收藏部門、政府部門、商業部門、版權所有者、大學、基金會與某些國際組織組成了“朝向2001年，保護澳大利亞數字信息調研組（TF2001 PADI）”。該調研組在1996年了調研報告《保護電子文件：總結報告與建議》。
為了整合更多力量，國家館積極開展國際合作。2004年，澳大利亞和新西蘭共同提出了“澳大拉西亞數字文件管理動議（ADRI）”。ADRI的愿景是澳大利亞和新西蘭的所有政府機構在數字文件生成、保存和利用方面采用統一的途徑，以確保重要文化遺產的問責和長期保護。這種統一性旨在提高參與者的效率、效益和互操作性。
1.5建立完善的標準、規范體系
電子文件長期保存涉及范圍廣、行業多，各系統之間的“交換”必不可少，系統之間的互操作非常依賴于管理與技術的標準化。澳大利亞電子文件管理標準、規范處于國際領先水平，其中包括完整的電子文件長期保存的標準體系和規范體系。
澳大利亞建立了電子文件長期保存的標準體系，主要有三個層次：第一個層次是國家級標準，如《聯邦政府機關文件保管元數據標準》、《電子記錄管理工作流程分析》；第二個層次是國家館標準，如《數字化保存——RFC2004/2電子郵件記錄格式》、《數字化保存——RFC2003/6JP—GE記錄格式》；第三個層次是州級標準，如澳大利亞維多利亞檔案局頒布的《電子記錄管理xML格式標準》。
在澳大利亞電子文件長期保存規范體系中，直接相關的規范有：《數字文件保存方法》、《數字保存：照亮過去，引導未來》和《數字文件管理：數字文件形成、管理和保存指南》；間接相關的規范有《文件與信息戰略管理指南》、《形成、保管和利用數字文件》、《AGLS元數據元素集》等。
1.6積極開展技術研發
計算機硬件、應用軟件的快速升級和存儲載體短暫的有效壽命，給數字保存帶來了巨大挑戰，為了應對它們，國家館開發了關于數字保存的有軟件支持的方法論。
數字保存的方法論研究工作開始于2000年，并且開發出了支持它的保存軟件和數位典藏。這套軟件通過開放源代碼方法開發，并且得到了免費開源許可證（GNU通用公共許可證），由以下四個應用程序組成，分別是生成清單、Xena、數字保存記錄器、校驗和核對。
生成清單，即電子文件從機構到國家館時，在檔案管理系統的搜索引擎中將產生一份關于所有電子文件的清單，包括校驗結果、電子文件之間的關聯、關聯項目號。
Xena（XML Electronic Normalising for Archives）：即將指定數據格式的文件轉換成“附加元數據的數據”和XML。Xena可以瀏覽和/或輸出Xena文件。
數字保存記錄器（DPR），即記載每次向數位典藏轉移的審計信息，DPR借助Xena完成電子文件的轉換。
校驗和核對，即監控國家館數位典藏中數據丟失和破壞情況。
1.7典型項目推進
針對電子文件長期保存中的關鍵管理環節與難題，澳大利亞在國家層面、國際層面和地方政府層面實施了一系列典型項目，并取得了可以互相支持、互相印證的研究成果。
2001年，國家館啟動了“數字文件保存戰略”項目，直接成果是2002年制定的綠皮書《數字文件保存辦法》，該辦法推動了數字文件保存格式和技術的發展，Xena1.0版就是其后期成果之一。
2004年，10個澳大利亞和新西蘭的文件檔案管理機構共同提出了ADRI。ADRI成員以文件連續體管理思想為指導，統一使用文件管理標準、元數據標準和分類方案，并制定具體的實施辦法，在數字文件長期保存動議的實施層，統一XML封裝、行業用品平臺、開放文件格式、遷移最小化要求、來源和真實性機制等。
澳大利亞各州政府也積極開展電子文件長期保存項目。維多利亞州檔案館實施了電子文件管理策略（VERS），了《永久保存電子文件》研究報告，推出了《保存電子文件的系統需求》和《VERS長期保存格式》兩個長期保存標準。
2.澳大利亞電子文件長期保存策略對我國的啟示
2.1制定電子文件長期保存國家戰略
電子文件長期保存需要有一個全盤考慮、系統規劃的頂層設計。我國需要建立電子文件長期保存戰略，明確國家電子文件長期保存工作的基本態度和總體思路，并通過一系列基本制度的安排與實施，實現電子文件的長期保存，增強信息資源的國家掌控能力。
我國應該將電子文件長期保存納入國家信息化發展規劃，納入各行各業業務系統建設，在國家層面以及行業層面上給予支持，引導電子文件保存事業有步驟的開展，防止各自為政、各搞一套的混亂局面出現。
2.2完善管理機制
完善國家電子文件長期保存管理機制，有利于在全國范圍內有組織有計劃地構建一個國家電子文件長期保存協作網，最全面、最經濟、最有效地開展工作。
完善國家電子文件長期保存管理機制，需要以國家檔案局為主，同時聯合各部委、各省市的信息管理部門、技術支持部門、智力機構等諸多部門，構建國家電子文件長期保存體系，明確相關管理機構的責任，強化管理協調機制和審計監督機制，從法規、經濟、方針政策和行政管理等方面來支撐和約束。
同時，我國可以借鑒澳大利亞的實踐模式，建立國際間、國家級別機構之間、行業內、地區間的合作機制，整合更多的社會力量，應對電子文件長期保存的諸多挑戰。
2.3推動法律法規建設
從澳大利況來看，立法是推動電子文件長期保存工作最基本的保障。我國必須加快相關立法工作，使電子文件長期保存有法可依、有章可循。
澳大利亞除了頒布有利于長期保存的檔案法或著作權法案之外，還基于文件是各項業務活動的工具與證據、文件管理是各項業務活動有機組成部分的認識，在刑法、行政法、民商法等其他眾多法律中列有許多條款涉及文件管理的要求。而我國很少在其他法律中提及文件管理問題。當前情況下，修訂其他法律的可行性很小，因此應該重點制定一部較為完善的《中華人民共和國文件法》。
《中華人民共和國文件法》應該包括以下內容：（1）明確認定電子文件屬于文件的范疇，規定滿足一定條件的電子文件具有證據效力：（2）明確賦予檔案部門全過程監控文件管理的職責：（3）明確檔案部門、業務部門、信息部門及其他有關部門相應的文件管理義務與權利；（4）規定文件生成、傳遞、歸檔、保存和開發利用的基本宗旨和原則：（5）規定國家文件管理的體制與運行機制。
2.4制定可實施的專門政策
電子文件長期保存是一項利國利民的公益行動，需要國家的支持，需要全社會的共同參與。我國亟需制定電子文件長期保存專門政策，以表明國家在這方面的意志和價值觀，體現國家的支持；以有效引導社會正視、重視長期保存工作，提高公眾和機構的數字保存意識。
同時，要注意保持專門政策與國家數字信息管理和檔案管理政策的一致性。電子文件長期保存政策應該是政府數字信息管理整體措施的一部分，與其他政策措施共同推進政府數字信息管理工作。如，澳大利亞國家館在制定《數字連續性計劃》之后，了《政府數字轉型政策》，兩者在流程上前后銜接，內容上互為支撐。
2.5構建有利于電子文件長期保存的標準、規范體系
澳大利亞堅持文件連續體理論，制定了覆蓋文件全生命周期的標準和規范體系，這些標準和規范相互補充、相互融合，為澳大利亞實現電子文件真實、完整與長期可讀提供了強有力的保障。
我國在構建電子文件長期保存的標準、規范體系過程中，要充分利用國內外先進理論，借鑒已有國際標準，充分考慮電子文件全生命周期管理需要，建立電子文件保存標準、規范體系的制定目標，聯合社會多種力量共同參與，全面提高相關領域標準化的整體水平，加強與電子文件長期保存相關的標準體系與規范體系建設，加強有利于標準實施的標準化策略手段建設和相關機制建設，選取有利于系統開放性和擴展性的標準加以推薦。
考慮到電子文件國家標準體系的制定過程會持續很長時間，目前可以先制定一個較為全面、系統、先進的《電子文件長期保存管理指南》，暫時作為全國電子文件長期保存的政策引導和規范。
2.6重視技術研發
載體損傷和技術老化是電子文件長期保存面對的最直接的挑戰，因此技術問題在澳大利亞備受重視。澳大利亞國家館通過開放源代碼方法，于2004年開發了Xena 1.0版，2009年升級至Xena 4.2.1版，并建立了數字保存軟件平臺。
我國要明確技術研究路線與研究方向，增加技術研究動力，形成有利于相關信息技術研發和普及的良性機制，重點是在相關核心技術的研發中取得突破，在各行各業重點部門與核心部門的整體技術解決方案的研究開發方面取得商家成效，發揮市場機制、監督審計機制、最佳實踐示范推廣機制、相關技術市場培育機制和監督管理機制在技術推廣普及中的作用。
我國在技術研發推廣過程中，要充分考慮電子文件長期保存技術的易用性和兼容性；使用開放源代碼技術，提高透明度、保障真實性、保證同行的參與和合作：同時要不斷升級，保持技術的先進性。
2.7積極開展實踐項目
澳大利亞電子文件長期保存啟動項目眾多，涉及的研究領域廣泛，從保存戰略規劃、保存技術的開發和應用到保存元數據和規范的制定都做了大量的研究和實踐。
我國需要從電子文件長期保存的全局角度出發，借鑒澳大利亞相關經驗，整體規劃實踐項目。國家可以選擇前期基礎較好、研究能力較強的單位，給予必要的資金和政策支持，有針對性的研究長期保存中的管理、技術、標準、人才等基本問題與關鍵問題，探尋最佳解決方案，推行最佳實踐，實現示范效應。
本文為北京市檔案局項目（項目編號：201205）、北京市教育委員會社科計劃面上項目（項目編號：SM201111417009）、北京聯合大學人才強校計劃人才資助項目階段性研究成果之一。
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