發(fā)布時間：2022-07-16 10:20:50
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的1篇城建檔案管理工作思考，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
[摘 要] 實(shí)現(xiàn)城建檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化管理具有極為重要的意義,可以克服以往封閉式管理的弊端,推進(jìn)城建檔案管理基礎(chǔ)工作跨入現(xiàn)代化管理工作的發(fā)展進(jìn)程。因此,加強(qiáng)城建檔案管理基礎(chǔ)性工作至關(guān)重要。
[關(guān)鍵詞]城建檔案;標(biāo)準(zhǔn)化;規(guī)范化;現(xiàn)代化管理
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,計算機(jī)已成為人們?nèi)粘９ぷ髦胁豢扇鄙俚南冗M(jìn)工具,計算機(jī)能夠高效處理龐大復(fù)雜信息與數(shù)據(jù),其基本要求是輸入計算機(jī)的各項(xiàng)原始數(shù)據(jù)必須是真實(shí)、完整和科學(xué)的,否則輸入的數(shù)據(jù)與信息必然是不準(zhǔn)確的,輸出的結(jié)果必然也是錯誤的。所以實(shí)行計算機(jī)管理的前提條件就是要做好輸入前信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前期處理性質(zhì)的基礎(chǔ)工作,使其充分滿足計算機(jī)工作的技術(shù)功能,達(dá)到數(shù)字化管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化要求。
一、突出城建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化質(zhì)量水準(zhǔn)
提高城建檔案管理的質(zhì)量水準(zhǔn)就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化的工作程序與方法。依據(jù)《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》城建檔案具體業(yè)務(wù)工作內(nèi)容包括城建檔案的收集、整理、鑒定、著錄、保管、檢索、利用和編研七個方面;按照建設(shè)部分類大綱分為18大分類,102個屬類,300多個小類。這些環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作,確保目標(biāo)的精確、可靠。操作上應(yīng)遵循以下五個要點(diǎn):
1.抓好案卷的全面普查,使城建檔案去偽存真。實(shí)現(xiàn)城建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作就是對案卷進(jìn)行全面的核定與清查,移交的竣工檔案資料包括前期準(zhǔn)備階段文件、施工文件(水、暖、電)、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件等都要完全落到實(shí)處,確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范。沒有特別要求的城建檔案原件保存一份,多余的全部剔除,避免今后實(shí)行計算機(jī)管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況發(fā)生。
2.合理組合案卷,實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化。按照規(guī)定城建檔案案卷中的文字材料幅面尺寸規(guī)格是A4幅面(297mm×210mm)。凡小于A4幅面的,可由A4幅面紙以襯托法襯托,大于A4幅面的應(yīng)折疊成A4幅面。紙張采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張。圖紙一般采用藍(lán)曬圖,竣工圖應(yīng)該是新藍(lán)圖。計算機(jī)出圖必須清晰,不得使用計算機(jī)出圖的復(fù)印件。竣工圖的制作要符合國家規(guī)范要求,并加蓋“竣工圖”標(biāo)志章,而且采用手風(fēng)琴式折疊法統(tǒng)一折成A4幅面(297mm×210mm),圖標(biāo)欄露在外面。既有文字材料又有圖紙的案卷,文字材料排前,圖紙排后。案卷不宜過厚,一般不得超過40mm,如果案卷過厚、內(nèi)容混亂就要進(jìn)行重新組卷。盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。組合案卷的過程中對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)準(zhǔn)不清楚的案卷要重新加工填寫,以保證全部案卷更加規(guī)范。組合案卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實(shí)行計算機(jī)管理檔案后的利用效率。
3.根據(jù)單位實(shí)際,規(guī)范著錄工作。城建檔案的著錄是實(shí)行計算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作,也是直接影響輸入計算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。按照國家頒布的GB/T50323――2001《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》施行著錄,這是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個城建檔案館的條件存在諸多差異,計算機(jī)管理又提出了新的技術(shù)性要求,所以各個城建檔案館應(yīng)該從自己的的實(shí)際情況出發(fā),根據(jù)計算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合本單位著錄工作的著錄《細(xì)則》,以此認(rèn)真做好規(guī)范著錄工作,提高城建檔案管理的基礎(chǔ)工作水平。
4.按照規(guī)定分類,保證檢索查全率。用計算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢很大程度上提高了檢索的工作效率和水平,按照建設(shè)部分類大綱進(jìn)行分類、歸類整理。另外在分類的過程中一定中細(xì)心、耐心,同時加強(qiáng)校審力度,及時校正分類人員的錯誤。統(tǒng)一認(rèn)識、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),前后標(biāo)引一致,同一類文件標(biāo)引一致,從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理的預(yù)定目標(biāo)。
5.規(guī)范城建檔案題名,保證檢索查準(zhǔn)率。按照城建檔案的分類號必須保證檢索題名準(zhǔn)確無誤才能保證檢索查準(zhǔn)率的要求,既要查全又要查準(zhǔn)。因此,必須統(tǒng)一規(guī)范檔案題名。避免出現(xiàn)模糊不清、計算機(jī)無法識別的情況發(fā)生。在著錄過程中要將題名、責(zé)任者等要素要準(zhǔn)確完整,不要有疏漏,題名不易過長,否則計算機(jī)無法識別,對含義不清的文種題名進(jìn)行必要的處理,不然會影響檢索的準(zhǔn)確率。
二、大力推進(jìn)城建檔案現(xiàn)代化管理工作的發(fā)展進(jìn)程
在城建檔案管理基礎(chǔ)工作的過程中,真正的意識到計算機(jī)的數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個比較大的工程,各個城建檔案館的情況不同,有的館藏案卷多,著錄工作量大而且復(fù)雜,如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法,會使計算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用,甚至直接影響城建檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中要做好如下四點(diǎn)工作:
1.事實(shí)求是,積極穩(wěn)妥的建檔。實(shí)現(xiàn)計算機(jī)管理城建檔案的目的就是為了提高檔案的利用率,使城建檔案更好地服務(wù)于社會,因此必須加強(qiáng)城建檔案的嚴(yán)格管理。所以,在推進(jìn)計算機(jī)管理的過程中必須從實(shí)際出發(fā),根據(jù)卷宗的實(shí)際情況按照規(guī)范進(jìn)行排序,有些檔案還可以進(jìn)行優(yōu)先加工處理。這樣不僅可以加快城建檔案管理計算機(jī)現(xiàn)代化的進(jìn)程,而且還可以提高城建檔案的社會利用的效率。
2.規(guī)范著錄檔案,循序漸進(jìn)的進(jìn)行。按照《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》進(jìn)行檔案著錄,在此過程中可以將有些案卷分為幾個層次進(jìn)行,即項(xiàng)目級著錄,案卷級著錄,文件級著錄。進(jìn)行這樣的處理的目的在于揭示城建檔案的內(nèi)容和形式特征,而且還可以減少著錄條目和錄入條目,既節(jié)約了時間、人力與財力,又提高了工作效率,加快了工作進(jìn)程。
3.充分利用檔案原始基礎(chǔ)著錄。在城建檔案的案卷處理中,對于有些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷,即成本成冊自帶頁碼的在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引。這樣可以減少著錄環(huán)節(jié),提高著錄速度,而且有利于城建檔案建設(shè)的基礎(chǔ)落實(shí)。
4.利用計算機(jī)檢索縮短查找時間,提高工作效率。在查檔的時候,我們經(jīng)常用的是規(guī)范性的“主題詞”,但卻存在一定的弊端即查找煩瑣、效率低。為了改變這一現(xiàn)象,我們采取用“關(guān)鍵詞”代替“主題詞”的做法。這就要求檔案工作人員從題名或文件主題中總結(jié)歸納出提示主題內(nèi)容的詞匯即“關(guān)鍵詞”,利用計算機(jī)進(jìn)行相應(yīng)的處理,以保證檢索的全面準(zhǔn)確,方便快捷靈活。
在推進(jìn)城建檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中,通過實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作提高城建檔案基礎(chǔ)工作水平,引起檔案工作者的高度重視,并逐步形成計算機(jī)檢索體系,為實(shí)行計算機(jī)管理打下了堅實(shí)的基礎(chǔ)。只有實(shí)現(xiàn)城建檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化,才能真實(shí)反映城市建設(shè)的現(xiàn)狀。才能更好地發(fā)揮城建檔案為城市建設(shè)管理服務(wù)的水平,才能保證實(shí)現(xiàn)城建檔案的現(xiàn)代化管理。(編輯/惠霞)
我國城建檔案工作起步較晚，但發(fā)展非常快。目前，我國城建檔案工作主要存在著三個方面的問題，一是發(fā)展不平衡性。二是發(fā)展的不穩(wěn)定性。三是發(fā)展的多樣性。從促進(jìn)檔案事業(yè)和城市建設(shè)事業(yè)和諧發(fā)展以及城建檔案工作可持續(xù)發(fā)展的角度出發(fā)，對城建檔案工作的優(yōu)秀價值進(jìn)行探討和總結(jié)，澄清不必要的模糊認(rèn)識。
1、城建檔案工作是城市建設(shè)發(fā)展現(xiàn)實(shí)需要的產(chǎn)物
城市建設(shè)活動只有兩個結(jié)果：一個是城市實(shí)體，由各種各樣的建筑物、構(gòu)筑物、道路、輔助設(shè)施、自然環(huán)境及景觀改造等客觀實(shí)物組成；另一個則是城市實(shí)體建設(shè)、改造和演變過程中直接形成的各種文字、圖表、圖紙、聲像等載體形式的信息記錄，即城建檔案。盡管城建檔案源遠(yuǎn)流長，但現(xiàn)代意義上的我國城建檔案工作是應(yīng)城市建設(shè)需要發(fā)展起來的，是城市建設(shè)發(fā)展到一定階段的必然產(chǎn)物。它的發(fā)展更多地依照著城市建設(shè)的節(jié)奏，也更多地圍繞著城市建設(shè)中心工作的服務(wù)。它并不是綜合檔案工作中一個直接的分支，更不是綜合檔案工作中一個簡單的、均衡的單元。它是檔案工作與高速發(fā)展的中國城市建設(shè)事業(yè)結(jié)出的富于中國特色的一個創(chuàng)新成果。
2、城建檔案信息是城市建設(shè)可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略源性資源
目前，城建檔案主要是依據(jù)國家檔案局1997年的《城市建設(shè)檔案歸屬與流向暫行辦法》和國家建設(shè)部1998年、2001年修正的《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》進(jìn)行收集和管理。按照建設(shè)部分類大綱，分為18個大類、102個屬類、300多個小類。從檔案編制形式、體系結(jié)構(gòu)、保存載體和信息內(nèi)容來看與綜合檔案有很大差別。它突破了機(jī)構(gòu)和個人的全宗局限，而是以工程項(xiàng)目為單位組卷，按專業(yè)類別布局存放。它重點(diǎn)是包括了大量工程圖紙和建設(shè)施工現(xiàn)場聲像資料。因此，城建檔案信息資源不同于側(cè)重于文書的綜合檔案，是城市建設(shè)活動中專業(yè)技術(shù)和行業(yè)管理信息的積淀。
隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，城市建設(shè)也必須從初級形態(tài)向更高層次邁進(jìn)。城市建設(shè)不能僅僅體現(xiàn)在街道、立交橋、摩天大樓上，信息化建設(shè)是城市建設(shè)的必經(jīng)之路。作為中國建設(shè)事業(yè)信息化發(fā)展的綱領(lǐng)性文件，《全國建設(shè)事業(yè)信息化規(guī)劃綱要》指出，信息資源已成為國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的戰(zhàn)略性資源，信息化是科教興國的重要手段，是實(shí)施可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的重要組成部分。對城市建設(shè)各有關(guān)環(huán)節(jié)和各種信息資源體進(jìn)行比較分析，我們認(rèn)為城建檔案是包容城市建設(shè)信息最完整、最豐富、最真實(shí)可靠、最持久系統(tǒng)、最集中精煉的領(lǐng)域。其它信息體，如建筑設(shè)計、規(guī)劃設(shè)計、勘察測量、工程交易、房地產(chǎn)，建設(shè)法規(guī)及建設(shè)文書等，都不具備城建檔案的優(yōu)勢。因此，從建立城市建設(shè)基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)庫的角度出發(fā)，最有優(yōu)勢、最有現(xiàn)實(shí)意義的莫過于建立城市建設(shè)檔案電子信息庫，實(shí)現(xiàn)城建檔案收集、管理、利用的電子化，從而實(shí)現(xiàn)城建檔案信息的廣泛共享，極大地提高城建檔案服務(wù)城市建設(shè)的能力和效率。以城建檔案電子信息庫的建立和運(yùn)作來帶動其它基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)庫的建立，從而形成全國性的建設(shè)信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，這就是我國城市建設(shè)信息化的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)。
3、城建檔案工作是城市建設(shè)事業(yè)的重要組成部分
城建檔案工作是城市建設(shè)發(fā)展中的全局性工作。城建檔案工作參與并貫穿了城市規(guī)劃、建設(shè)和管理的全過程，在對城市建設(shè)發(fā)展的每一領(lǐng)域、每一環(huán)節(jié)進(jìn)行記錄的同時，也行使著促成每一領(lǐng)域、每一環(huán)科學(xué)、規(guī)范、真實(shí)性操作的職責(zé)。這是它與建設(shè)發(fā)展中的其它環(huán)節(jié)如：規(guī)劃，拆遷、勘察、設(shè)計、施工、質(zhì)監(jiān)、安全、竣工驗(yàn)收、權(quán)屬管理等最大不同之處。城建檔案包括了城市基礎(chǔ)、規(guī)劃審批、征地拆遷、建設(shè)管理、市政設(shè)施、水文地質(zhì)、建設(shè)科研、風(fēng)景園林、歷史名勝……可以說從宏觀到微觀兩方面來看，城建檔案都涵蓋了城市建設(shè)發(fā)展的方方面面。它不僅反映了城市建設(shè)發(fā)展的整體水平，也能洞察到細(xì)節(jié)方面存在的問題。正是基于這一優(yōu)勢，許多城市的建設(shè)主管部門都非常重視和支持城建檔案館的專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)，不斷加大投資力度，提高他們的現(xiàn)代化管理水平，對他們的編研成果。研究報告中的建設(shè)性意見都積極采納，并由此形成決策或政策性文件。
城建檔案工作是促進(jìn)建設(shè)工程質(zhì)量的重要保證。自2000年以來，我市城建檔案館緊緊抓住全面小康社會建設(shè)背景下新一輪城市建設(shè)高潮的機(jī)遇，嚴(yán)格按照國務(wù)院第279號令《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》關(guān)于建設(shè)工程質(zhì)量終身責(zé)任制的要求，在全市建設(shè)工程中大力推行建設(shè)工程檔案終身負(fù)責(zé)制，規(guī)定所有建設(shè)工程在辦理施工報建時，建設(shè)單位必須與城建檔案館簽訂《建設(shè)工程檔案移交責(zé)任書》，建設(shè)方、施工方負(fù)責(zé)人和資料員必須填寫《建設(shè)工程檔案終身責(zé)任人登記表》，大大增強(qiáng)了相關(guān)人員的檔案責(zé)任意識。在工程開工時，主動組織建設(shè)、施工、監(jiān)理等建設(shè)工程五家責(zé)任主體進(jìn)行檔案工作技術(shù)交底，使檔案工作深入人心。在工程施工過程中主動配合建設(shè)單位，質(zhì)量監(jiān)督、監(jiān)理部門對檔案編制情況進(jìn)行檢查、保證檔案是工程實(shí)體的真實(shí)反映，檔案編制與工程進(jìn)度同步。建設(shè)過程中弄虛作假，以次充好、偷工減料等行為得到了有效制止，工程檔案工作實(shí)際上產(chǎn)生了促進(jìn)工程質(zhì)量，促進(jìn)工程規(guī)范管理，促進(jìn)建設(shè)領(lǐng)域反腐敗工作的作用。建設(shè)工程檔案的保送率、合格率均達(dá)到了100％，這一系列工作實(shí)踐創(chuàng)新了城建檔案工作的角色定位，引起的各級領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，城建檔案工作的社會地位和發(fā)展空間都有了較大改善。
城建檔案工作是實(shí)現(xiàn)城市建設(shè)行政職能的重要手段。正因?yàn)槌墙n案工作涉及到城市建設(shè)發(fā)展的方方面面，我們可以把城市建設(shè)職能的實(shí)現(xiàn)通過城建檔案工作來進(jìn)行落實(shí)、檢查和監(jiān)督。在這里我們特別要強(qiáng)調(diào)不能把城建檔案工作片面化、靜態(tài)化、被動化。有人認(rèn)為檔案工作就是保管資料，供事后備查和修史編志之用，最多不過是“事后諸葛亮”，出了問題翻一翻、查一查。這種觀點(diǎn)的要害是把城建檔案工作等同于城建檔案，把城建檔案又淡化為一般的參考資料，從而在實(shí)際工作中虛化和輕視城建檔案工作，使城建檔案工作被建設(shè)事業(yè)末端化和邊緣化。
綜上所述，我們認(rèn)為城建檔案工作在城市建設(shè)中發(fā)揮著極其重要的作用，有著極其重要的基礎(chǔ)性地位。城建檔案工作的這些優(yōu)秀價值是由我國城市建設(shè)高速發(fā)展的現(xiàn)實(shí)和需要所決定的，并將隨著城市建設(shè)發(fā)展進(jìn)一步得到加強(qiáng)。在這里要特別說明的是，我們談城建檔案工作的作用和地位，絲毫沒有要淡化檔案行政管理對城建檔案工作指導(dǎo)監(jiān)督的意思。事實(shí)上，城建檔案工作的每一個成績的取得，都與檔案行政部門的支持和關(guān)心是分不開的。從城建檔案工作的作用和地位出發(fā)，我們認(rèn)為城建檔案工作應(yīng)更進(jìn)一步發(fā)揮和突出檔案特色，依托和融入建設(shè)職能，創(chuàng)新服務(wù)，增添活力，以期為中國特色檔案事業(yè)做出更大的貢獻(xiàn)。
2008年1月1日起施行的《中華人民共和國城鄉(xiāng)規(guī)劃法》（以下簡稱《城鄉(xiāng)規(guī)劃法》），從根本上實(shí)現(xiàn)了由原來的城市規(guī)劃到城鄉(xiāng)規(guī)劃的轉(zhuǎn)變，使我國逐步打破了建立在城鄉(xiāng)“二元分治”結(jié)構(gòu)上的規(guī)劃管理制度，進(jìn)入城鄉(xiāng)一體規(guī)劃的格局。由于《城鄉(xiāng)規(guī)劃法》綜合性強(qiáng)，涉及土地、拆遷、房產(chǎn)、風(fēng)景名勝、地下空間等方面，因此對當(dāng)前我們的城建檔案管理工作，必然產(chǎn)生著互動作用，可從以下三個方面進(jìn)行分析：
“一法一條例”城鄉(xiāng)二元分治管理所存在的問題
1989年《中華人民共和國城市規(guī)劃法》和1993年《村鎮(zhèn)和集鎮(zhèn)規(guī)劃管理?xiàng)l例》的頒布實(shí)施，使我國的規(guī)劃管理實(shí)際上是建立在“就城市論城市、就鄉(xiāng)村論鄉(xiāng)村”的規(guī)劃制定與實(shí)施模式，這種行政管理方式在實(shí)踐中遇到了一些具體問題，主要表現(xiàn)在：一是不利于城鄉(xiāng)統(tǒng)籌均衡發(fā)展。城鄉(xiāng)規(guī)劃管理產(chǎn)生二元結(jié)構(gòu)，使鄉(xiāng)村規(guī)劃相對落后于建設(shè)發(fā)展需要；二是造成法律空白地帶。規(guī)劃的科學(xué)性和嚴(yán)肅性不夠，任意修改規(guī)劃、不按規(guī)劃進(jìn)行建設(shè)，這種現(xiàn)象在城鄉(xiāng)結(jié)合部地區(qū)和開發(fā)區(qū)表現(xiàn)尤為突出；三是對城市建設(shè)缺乏整體規(guī)劃。一些地區(qū)城市建設(shè)脫離地域環(huán)境和經(jīng)濟(jì)發(fā)展實(shí)際，為搞“政績工程”，大量圈占農(nóng)業(yè)用地，盲目擴(kuò)大城市建設(shè)規(guī)模，使城鄉(xiāng)建設(shè)缺乏統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。
目前我國城建檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置情況
按照1980年12月9日國務(wù)院批準(zhǔn)的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》第28條，“大中城市應(yīng)當(dāng)建立城市基本建設(shè)檔案館，收集和保管本城市應(yīng)當(dāng)長期和永久保存的基本建設(shè)檔案。”之規(guī)定，我國各直轄市、省會等大中城市相續(xù)建立了早期的城市基本建設(shè)檔案館，后期根據(jù)國家體制改革的需要，將原“城市基本建設(shè)檔案館”變更為“城市建設(shè)檔案館”。均履行本區(qū)域內(nèi)城建檔案管理的工作職責(zé)，就全國各城市檔案館設(shè)置情況看所不同的是存在隸屬關(guān)系的區(qū)別，有的城建檔案館隸屬城市規(guī)劃主管部門（如：天津市），但多數(shù)檔案館則隸屬于城市建設(shè)主管部門(如：武漢市)。這兩種管理體制在建設(shè)工程檔案管理上模式相近，存在的問題各不相同，主要是在部分建設(shè)工程文件材料流向（歸檔）上缺乏統(tǒng)一的實(shí)施細(xì)則。《城鄉(xiāng)規(guī)劃法》第45條、第67條，有關(guān)工程竣工驗(yàn)收資料報送，就存在不同的主管部門進(jìn)行“多頭”管理的矛盾，需要有統(tǒng)一的實(shí)施辦法予以規(guī)定。
《城鄉(xiāng)規(guī)劃法》的實(shí)行對當(dāng)前城建檔案工作的互動作用
1.城建檔案管理區(qū)域產(chǎn)生延伸。隨著我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷推進(jìn)和發(fā)展，我們可以看到從城市規(guī)劃法到城鄉(xiāng)規(guī)劃法，由原來二元化分治到城鄉(xiāng)一體規(guī)劃的轉(zhuǎn)變，這種轉(zhuǎn)變要求我們要用科學(xué)發(fā)展觀來管理城建檔案，我們的工作不能只局限于城市區(qū)域范圍，而應(yīng)該延伸到“鄉(xiāng)、鎮(zhèn)”和其他建設(shè)領(lǐng)域。一是高新技術(shù)開發(fā)區(qū)、經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)建設(shè)；二是移民建鎮(zhèn)建設(shè)；三是風(fēng)景名勝保護(hù)；四是舊城改造；五是地下空間利用等。
2.業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)檔案歸檔內(nèi)容產(chǎn)生變化。應(yīng)將城鄉(xiāng)規(guī)劃活動中所產(chǎn)生的與城鎮(zhèn)體系規(guī)劃、城市規(guī)劃、鎮(zhèn)規(guī)劃、鄉(xiāng)規(guī)劃、村莊規(guī)劃以及城市規(guī)劃的實(shí)施評估報告等相關(guān)規(guī)劃體系資料，納入城建檔案的歸檔范圍，并與城市總體規(guī)劃、鎮(zhèn)總體規(guī)劃一般規(guī)劃期限相一致，對保管使用滿20年的規(guī)劃檔案，形成單位應(yīng)向檔案館移交檔案原件或檔案復(fù)制件。
3.建設(shè)工程項(xiàng)目前期文件材料歸檔內(nèi)容產(chǎn)生變化。《城鄉(xiāng)規(guī)劃法》第36條、第38條、第40條，分別對建設(shè)項(xiàng)目劃撥土地選址意見書及附件、地塊規(guī)劃條件、修建性詳細(xì)規(guī)劃做出了明確規(guī)定。因此，在現(xiàn)行的工程項(xiàng)目前期文件材料中，應(yīng)增加這些重要?dú)w檔內(nèi)容。
4.《城鄉(xiāng)規(guī)劃法》與涉及城建檔案相關(guān)法規(guī)的配套。《城鄉(xiāng)規(guī)劃法》第45條，在對建設(shè)工程是否符合“規(guī)劃條件”進(jìn)行核實(shí)的問題上，明確規(guī)定“未經(jīng)核實(shí)或者經(jīng)核實(shí)不符合規(guī)劃條件的，建設(shè)單位不得組織工程竣工驗(yàn)收”，“建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)在工程竣工驗(yàn)收后六個月內(nèi)向城鄉(xiāng)規(guī)劃主管部門報送有關(guān)竣工驗(yàn)收資料”。
按照《檔案法》第11條規(guī)定，“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織必須按照國家規(guī)定，定期向檔案館移交檔案”。國務(wù)院《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》第17條規(guī)定，“建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定，及時收集、整理建設(shè)項(xiàng)目各環(huán)節(jié)的文件資料，建立、健全建設(shè)項(xiàng)目檔案，并在建設(shè)工程竣工驗(yàn)收后，及時向建設(shè)行政主管部門或者其他有關(guān)部門移交建設(shè)項(xiàng)目檔案”。針對上述法律、法規(guī)的規(guī)定，很顯然在工程竣工檔案報送問題上，需要有與之配套的實(shí)施細(xì)則進(jìn)行規(guī)范，否則將會產(chǎn)生“多頭”管理的現(xiàn)象。
武漢市建設(shè)行政主管部門是城市建設(shè)委員會，市城建檔案館受建設(shè)行政主管部門委托，具體負(fù)責(zé)城市建設(shè)檔案的日常工作。因此，各建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定，在工程竣工驗(yàn)收后按規(guī)定的時限，向市城建檔案館移交一套符合規(guī)定的工程建設(shè)項(xiàng)目檔案原件。
因此，在這里我們需要理順三個關(guān)系，一是城鄉(xiāng)規(guī)劃部門“規(guī)劃條件”的核實(shí)結(jié)果，已成為了工程竣工驗(yàn)收的前置條件，這就要求我們的檔案工作增加檢查“規(guī)劃條件核實(shí)文件”的內(nèi)容；二是城鄉(xiāng)規(guī)劃部門所要求的工程竣工驗(yàn)收資料是全部建設(shè)工程檔案中的一個組成部分，僅涉及有關(guān)竣工驗(yàn)收部分的資料；三是根據(jù)《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》第21條規(guī)定，“檔案縮微品和其他復(fù)制形式的檔案載有檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標(biāo)記的，具有與檔案原件同等的效力”。因此，建議在制定與《城鄉(xiāng)規(guī)劃法》配套的實(shí)施細(xì)則時，需要明確城鄉(xiāng)規(guī)劃主管部門可接收具有“原件在檔案館保存”印章標(biāo)記的復(fù)印件。從而解決建設(shè)單位無法向多個行政主管部門報送竣工驗(yàn)收資料原件的問題。
《城鄉(xiāng)規(guī)劃法》的實(shí)行，為檔案工作與時俱進(jìn)提示了新的思路，使檔案工作也隨之逐步延伸到城鄉(xiāng)建設(shè)的整體活動中。
（作者單位：武漢市城建檔案館 430015）
