時間：2023-04-10 11:03:51
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇稅務檔案管理辦法，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
1、準備工作。此次稅務檔案歸集整理范圍涉及1994年至20__年10個年度，標準高、要求嚴、時間緊、任務重。為了便于領導、統籌和協調這項工作，我局成立了“稅務檔案歸集整理工作領導小組”，抽調了4名有一定檔案管理工作經驗的人員負責檔案歸集整理的日常工作，同時購置了大量的檔案整理所需用品，從人力、物力和財力上給予了有力的支持和保障。
2、開展過程。一是積極組織檔案管理人員進行培訓。20__年8月下旬，局統一對各科所推薦的46名檔案管理骨干進行了為期2天的培訓，并組織有關人員參觀了區檔案館。二是召開工作交流會。20__年9月下旬，針對大家在檔案歸集整理過程中的體會和經驗、遇到的困難和問題，組織召開了現場觀摩會，推廣有關單位的做法，探討解決問題的辦法。三是及時邀請相關領導指導工作。先后4次邀請市局檔案處的領導和有關人員，來我局指導工作、解答疑難問題。主管檔案工作的副局長多次到稅務所了解檔案工作的進展情況，對稅務檔案工作進行了深入細致的調查研究。同時其他局領導也多次到檔案整理現場，同大家交流對檔案工作的認識和看法，鼓勵大家積極克服檔案整理工作中遇到的困難。同時，在科所長會議和全局干部大會上對檔案整理質量好、進度快的單位提出了表揚，對標準不高、進度較慢的少數單位提出了明確要求，有效地調動了廣大干部對檔案工作的積極性。四是做好檔案整理階段性工作總結，樹立先進典型。根據市局檔案整理工作的部署，我局始終嚴格按照各階段要求按時、保質、保量的完成工作，并及時將上一階段的工作進行總結，為下一階段的工作奠定基礎。從去年8月份開展稅務檔案歸集整理工作以來，涌現出了大批好人好事，全局先后利用雙休日及節假日加班加點整理檔案的有1328人次，帶病堅持工作的16人次，停止休假提前上班的5人次。
3、工作成效。這次歷時長、規摸大、標準高的稅務檔案歸集整理工作，全局有90的人員參與，他們對檔案整理工作熟悉了程序，摸索出了規律，掌握了技巧，為今后檔案工作的開展，積累了經驗，奠定了基礎。稅務檔案歸集整理工作的繁雜、艱苦，鍛煉了廣大干部的毅力和意志，培養了吃苦耐勞的精神和一絲不茍的工作作風。截止到6月20日，全局共歸集整理出申報類、檢查類等稅務檔案26651卷，并已順利通過市局第一階段和第二階段的驗收。目前，整理出的登記類檔案12870卷，正在進行審核。從進度和標準上衡量，我局稅務檔案的歸集整理工作，走在了全系統的前列。
二、稅務檔案歸集整理及管理工作存在的問題
1、對稅務檔案工作的重要性認識不足
檔案和檔案工作是社會進步的產物。社會的每一進步，對檔案工作社會地位的提高和自身的發展都產生著巨大的推動作用。但就具體的檔案工作在一些領域和行業尚沒有得到應有的重視，我局也存在類似的現象。一段時期以來，檔案工作制度落實不到位、管理不規范、工作缺乏連續性，其根本原因就是對檔案工作的重要性認識不夠。有的認為“檔案工作是一項附屬性工作”，有的認為“檔案資料是過去的事情，它只代表過去”，還有的認為“自從建局以來還沒聽說過有人查找申報表，類似劉曉慶的案例百年不遇一次，稅務檔案歸集整理是浪費人力物力，得不償失”，還有一些干部認為“檔案工作崗位是個無職無權、枯燥乏味的地方，提起檔案工作就想退避三舍”等等，這些思想的存在恰恰說明了我們的干部對檔案和檔案工作的重視不夠。
2、缺乏相對穩定的檔案工作專（兼）職人員
檔案業務具有很強的專業性、技術性、連續性，它的性質要求各級要有比較固定的檔案工作人員。目前，我局尚缺乏穩定的檔案工作人員。檔案人員不穩定，對檔案人員本身容易造成以下不良影響：一是檔案管理人員對檔案工作的責任心不強，缺乏長遠計劃和打算，安不下心來；二是不鉆研不學習檔案業務知識，認為下工夫學好了業務，也該換崗位了；三是對所保管管理的資料不熟悉，缺乏全面的、系統的掌握，缺乏檔案管理的連續性、銜接性。如今年5月份，在整理登記類檔案時有一個單位缺少6份主要資料，究其原因是負責檔案的人員調整頻繁、交接不認真造成的。
3、檔案資料存放零亂、丟失破損現象普遍存在
自去年7月份集中人力、時間開展稅務檔案歸集整理以來，在全局廣大干部的共同努力和相互配合下，經過多方查找、收集，檔案資料得到了有效的“搶救”。盡管如此，稅務檔案資料丟失破損已成為難以彌補的損失。例如：20__年以前的申報類資料約丟失20，登記類資料約丟失9，注銷、吊銷戶留存的資料能維護不斷檔已是不易的事情。造成檔案資料丟失的原因主要有以下幾種：一是過去的稅務檔案管理辦法一直沒有得到有效的執行，幾乎沒有檢查、評比和考核過這項工作；二是辦公自動化、信息化的建立和發展，使一些單位對稅務檔案紙制資料的保存觀念產生了淡化；三是辦公場所的搬遷中遺失和損毀了一些資料。
4、部分稅務檔案的歸集整理工作沒有一次到位
按照市局的計劃安排開展稅務檔案歸集整理工作以來，效果明顯。但存在不少重復勞動、事倍功半的現象。有的因為一份資料排錯順序而重新整理；有的因 為封面少寫一位數字要重填一遍；更值得注意的是有的問題在一個單位反復出現。這些現象的發生，造成了時間、人力和物力的浪費。出現上述現象的原因有以下幾點：一是少數人員責任心不強，工作作風不夠扎實；二是部分單位沒有理清思路就匆匆忙忙開始操作；三是直接參與檔案整理的人員變化頻繁；四是管理協調部門調整和改變了部分要求和標準。
三、加強檔案管理工作的幾點思考
1、加大對稅務檔案工作的宣傳力度
市場經濟、知識經濟提升了檔案工作的社會地位，法制建設強調了檔案工作的重要性，各領域、系統的檔案工作必然趨于規范化和科學化，對稅務檔案工作的要求也同樣如此。而要使稅務檔案工作有一個長足的發展，首要的任務就是大力宣傳稅務檔案工作的重要性，使地稅干部充分認識到稅務檔案工作是稅務機關、稅務人員的本職工作，推動稅務檔案工作的發展是地稅干部義不容辭的責任。同時，也要向納稅人做好宣傳，取得納稅人對稅務檔案工作的大力支持和配合。
2、建立健全稅務檔案管理機構和機制
健全的機構和機制是落實稅務檔案工作的組織保證。在成立相應業務科室的基礎上，各科、所、室相對固定專職或兼職檔案管理人員，有人員調整時要認真做好檔案工作的交接。在專職或兼職檔案管理人員的選定上，按照相應的標準和要求，如熟悉征管和檔案業務等。從而達到檔案工作有機構主管，具體工作有人員牽頭。制定適合我局具體情況的稅務檔案管理辦法，明確檔案管理人員的職責，完善檔案保管制度。使大家學習有依據，操作有規程。
3、注重增強和提高稅務檔案管理人員的能力素質
隨著地稅系統的不斷發展，檔案管理人員必須加強學習，不斷更新知識結構。要清醒地看到，科學技術的飛速發展使知識老化周期縮短，一個人無論學習的知識多么豐富，幾年后就會碰到相應領域而言的專業知識過時問題。身為檔案管理人員，尤其要注重兩個方面：一是職業道德的修養。重視和加強職業道德的培養，樹立正確的職業道德觀念，樹立“立足蘭臺做貢獻”的思想；二是信息技術的掌握。檔案事業的發展使得檔案人員從“理論型”、“實干型”向“技術型”轉變，檔案人員運用信息技術是一個十分重要的內容和本領。未來的檔案工作者，不僅是檔案管理員，也將是計算機網絡的專業人員。
一、上半年工作情況
200*年上半年，xx地稅局辦公室結合工作職能，突出重點，狠抓落實，主要做了以下工作：
1、認真做好200*“管理年”活動組織協調工作。“管理年”活動是今年全局工作的重點，辦公室作為牽頭部門，根據局黨委的工作部署和要求，協調相關科室，就“管理年”活動的組織實施做了大量基礎性工作，先后制定了《xx地方稅務局200*“管理年”活動實施意見》、《xx地方稅務局2006年基層單位目標管理暨“管理年”活動檢查評比辦法》、《機關目標管理暨“管理年”活動檢查評比辦法》、《xx地方稅務局機關日常考核及“管理年”活動檢查評比項目和標準》、《星級管理辦法》等一系列規范化管理考核辦法，確保了我局“管理年”活動的順利開展。
“管理年”活動中，按照局黨委的要求，堅持高標準，組織協調相關科室結合我局實際抓亮點，搞突破，并積極主動地做好與市局管理年活動辦公室的工作聯系，及時提報我局的亮點工作，我局的星級管理考評制度、重點稅源企業納稅申報直通車管理、稽查提醒制度、干部隊伍建設等工作均被市局管理年活動辦公室列為創新性工作項目，受到xx市局領導的關注和肯定。結合“管理年”活動的開展，牽頭對以前的涉稅事項、工作流程及制度、辦法進行梳理整合和修訂完善，完成了《xx市地方稅務局崗責工作規范（試行）》初稿撰寫工作。《崗責規范》共分六大類，內容涵蓋納稅申報、稅務登記、發票管理、納稅服務、減免稅管理、納稅評估、社會綜合治稅、重點稅源監控等稅收工作各個環節，共六十余個崗位，對每個崗位的工作程序和工作標準、工作要求都進行了明確和規范。
2、做好星級管理考評工作。根據局黨委的要求，創新管理考核體系，牽頭制定了《星級（崗位明星）管理暫行辦法》、《崗位明星評選辦法》，明確星級單位和個人的考核評選標準及程序。上半年，結合目標管理考核，先后組織了三批星級單位考評，并下發了通報。通過單位推薦、考試選拔、公示等程序，組織評選了二季度崗位明星。
3、強化政務督查工作。為使督查工作走上規范化、制度化的軌道，進一步充實完善了《督查工作制度》。從督查工作任務、督查工作程序、督查方式及權限、督查組織實施等五方面進行了詳細的規范和明確，建立健全了督查立項登記、督辦、反饋和檢查制度、督查專報、通報等一系列督查工作制度和辦法，有效地保障了政務督查工作的順利開展。今年以來，圍繞全局工作重點、每月份重點工作、局務會確定的重點工作事項、局黨委的重大工作部署和決策等，加大督查廣度和深度，全面做好日常督查、目標督查、專項督查及領導交辦的重要事項的督查催辦。半年共下發督查通報12期，督查專報1期，有力地促進了各項工作的落實到位。
4、進一步完善目標管理考核工作。根據局黨委要求，明確分工，專人負責，結合實際，在廣泛征求局黨委和各單位意見的基礎上，對目標管理考核辦法進行了修訂完善，使我局的目標管理考核工作與青島市局考核辦法更加科學合理，切合市局考核要求。同時，把目標管理考核與“管理年”活動考核相結合、日常管理考核和上級各項考核相結合、單項考核和綜合考核相結合，認真做好全局日常管理考核和“管理年”活動考核，努力做到全面細致，規范周到，以考核管理促進各項工作的落實。
5、加強檔案管理和資產管理。在檔案管理上，立足高起點，堅持高標準，繼續加強了對全局各類檔案資料的收集整理工作，進一步提高了我局的檔案管理工作水平。
在資產管理方面，根據市局《財務管理辦法》，修訂完善了我局的固定資產管理辦法，嚴格控制固定資產購置、大項固定資產處置等審批程序，嚴把入口、出口關。建立了固定資產管理動態流程，杜絕管理上的漏洞。同時，加強后勤行政管理，按照高效、節約的原則，積極做好車輛管理、衛生管理、辦公用品采購、政務值班等服務工作，為全局各項工作的開展提供了后勤保障。
6、發揮參謀助手作用，搞好信息調研工作。圍繞局黨委中心工作，發揮辦公室在信息調研工作中的主導作用，加強對全局信息調研工作的指導和協調。上半年，組織召開了信息調研工作會議，邀請市局信息調研工作人員，以以會代訓的形式，對全局信息調研員進行了培訓。制定了《信息調研新聞宣傳工作管理辦法》，調整充實了兼職信息調研員隊伍，及時做好全局信息調研文章的篩選、整理和上報工作。特別是加強了對全局經驗性、創新性工作的對上提報力度。上半年，xx市局、省局等信息簡報先后對我局星級管理、重點稅源管理、干部隊伍建設“六子工程”、稽查提醒制度等重點、亮點工作進行了介紹。上半年共上報各類稅務信息80多條，被省局、市局、xx市政府及xx市委、市政府等上級部門采用30多條，采用調研文章8篇，比去年同期增加6篇。
7、加大稅收宣傳力度，不斷提升平度地稅社會形象。主動加強與有關媒體的聯系配合，積極主動的做好全局稅收宣傳工作，上半年全局在各級各類新聞媒體發表宣傳稿件50余篇。在人民日報、中國稅務報等中央級媒體發表稅收宣傳稿件四篇。五月份，在《人民日報》發表了《xx地稅局以“三化”促進稅收管理》的稿件，較好地宣傳了我局“管理年”活動，在社會上產生了良好反響。
根據《中華人民共和國耕地占用稅暫行條例》、《中華人民共和國耕地占用稅暫行條例實施細則》、《*市實施〈中華人民共和國耕地占用稅暫行條例〉辦法》及《國家稅務總局關于耕地占用稅征收管理有關問題的通知》的有關規定，為加強耕地占用稅的征收管理，明確征納雙方的法律責任，現將有關問題通知如下：
一、耕地占用稅的申報納稅
（一）耕地占用稅納稅人（以下簡稱納稅人）應在耕地或其他農用地所在地的主管稅務機關辦理申報納稅手續。
（二）耕地占用稅的申報納稅暫實行由納稅人到稅務機關上門申報的方式。
（三）經批準占用耕地的，納稅人應在收到土地管理部門辦理占用農用地手續通知時，持批準用地文件、市發展和改革委員會批準立項文書、項目建設平面圖等申報資料原件及復印件，并如實填寫《耕地占用稅納稅申報表》（附件一），到稅務機關辦理納稅申報手續。
（四）未經批準占用耕地的，納稅人應在實際占用耕地時，如實填寫《耕地占用稅納稅申報表》，到稅務機關辦理申報納稅手續。
（五）各局耕地占用稅的主管稅務所為申報納稅的受理機關。
（六）對于納稅人按照規定提交申報資料并如實填寫《耕地占用稅納稅申報表》的，稅務機關應予以受理，并在《耕地占用稅納稅申報表》上加蓋稅務所章。
（七）稅務機關應在受理納稅人申報后開具稅收繳款書交納稅人，繳款書中“稅款限繳日期”欄填寫自開具繳款書之日起第30日的具體日期，納稅人應在限繳日期前辦理稅款入庫手續。
二、耕地占用稅的減免稅管理
（一）耕地占用稅減免實行申報管理制度。
納稅人應在收到土地管理部門辦理占用農用地手續通知時，向耕地或其他農用地所在地的主管稅務機關提出減免申報。
（二）凡屬于《*市實施〈中華人民共和國耕地占用稅暫行條例〉辦法》中第六條規定免稅情形的，納稅人可以向所在地鄉（鎮）人民政府提出申請，經審核，報經區（縣）人民政府批準后，免征耕地占用稅。
（三）耕地占用稅減免申報暫實行由納稅人到稅務機關上門申報的方式。
（四）納稅人辦理減免稅申報時，應持批準用地文件、市發展和改革委員會批準立項文書及項目建設平面圖等申報資料原件及復印件。減免稅情況復雜或特殊的，納稅人還應按照稅務機關的要求提供其他申報資料或證明材料。
（五）納稅人應如實填寫《耕地占用稅減免申報表》（附件二）
（六）各局耕地占用稅的主管稅務所為耕地占用稅減免申報的受理審核機關，稅務所應指定專人負責受理、審核事項、減免稅資料的歸檔工作及相關報表的填報工作。
（七）對于納稅人按照規定提交申報資料并如實填寫《耕地占用稅減免申報表》的，稅務機關應予以受理，受理人應簽字確認，并將《耕地占用稅減免申報表》和申報資料及時移交審核人。
（八）審核人應對減免事項進行審核，審核同意應簽字確認，審核人同意后，主管稅務所應于受理當日辦理減免手續，出具《耕地占用稅減免稅證明》（附件三），并加蓋稅務所章。《耕地占用稅減免稅證明》應制作三份，兩份交納稅人，一份稅務機關留存。
（九）占用耕地1000畝（含1000畝）以上的減免，各局應在辦理減免手續完畢之日起20日內將用地批準文件、《耕地占用稅減免申報表》及《耕地占用稅減免稅證明》復印件一份上報市局。
（十）由國務院或國土資源部批準占用耕地的，耕地占用稅的減免申報由區縣地方稅務局及分局耕地占用稅的主管稅務所進行初次受理及審核，各局將申報資料及《耕地占用稅減免申報表》上報市局，由市局進行初審、復核及審核，并辦理減免稅手續。出具《耕地占用稅減免稅證明》三份，并加蓋市局公章。兩份交納稅人，一份稅務機關留存。
三、耕地占用稅的檔案管理按照《*市地方稅務局關于印發〈*市地方稅務局稅務檔案管理辦法〉的通知》和《*市地方稅務局關于稅務檔案分級分類調整的通知》的有關規定執行，其中耕地占用稅減免稅證明歸入減免稅（費）審批管理（4200）子類。
會計數據是指記帳憑證、會計帳簿、會計報表（包括報表格式和計算公式）等數據，以及會計軟件系統開發運行中編制的各種文檔程序和其他會計資料。電算化會計檔案管理的主要任務是：監督和保證按要求生成各種檔案，保證各種會計檔案的安全與保密，保證各種會計檔案得到合理和有效的利用，并安全保存。
計算機內會計數據的打印輸出和保存是替代手工記帳單位的重要工作。采用電子計算機打印輸出的會計憑證、帳簿、報表應當符合國家統一會計制度的要求，必須采用中文或中外文對照，字跡要清晰，保存期限按《會計檔案管理辦法》的規定執行。
二、記帳憑證的生成與管理
電算化后，記帳憑證的生成有兩種方式：
1.根據原始憑證在計算機上直接編記帳憑證，由計算機打印輸出。在這種情況下，記帳憑證上應有錄入員、稽核人員和會計主管人員的簽名或蓋章。收付款記帳憑證還應由出納人員簽名或蓋章。打印生成的記帳憑證視同手工填制的記帳憑證，按《規范》、《會計檔案管理辦法》的有關規定立卷歸檔保管。
2.手工事先作好記帳憑證，向計算機錄入記帳憑證，然后進行處理。在這種情況下，保存手工記帳憑證與機制憑證皆可。
在保證記帳憑證清晰的條件下，計算機打印輸出憑證中的表格線可適當減少。
三、會計帳簿和報表的生成與管理
對電算化后的會計帳簿和會計報表的打印和保管《規范》有明文規定，即應當打印出書面形式，其保存期限按《會計檔案管理辦法》的規定辦理。考慮到計算機打印的特殊情況，在《會計電算化工作規范》中對會計資料生成作了一些靈活規定，包括：
1.現金日記帳和銀行存款日記帳要每天登記并打印輸出，做到日清月結。現金日記帳和銀行存款日記帳的打印，由于受到打印機條件的限制，可采用計算機打印輸出的活頁帳頁裝訂成冊。如果每天業務較少、不能滿頁打印的，可按旬打印輸出。
2.一般帳簿可以根據實際情況和工作需要按月或按季、按年打印；發生業務少的帳簿，可滿頁打印。
3.在所有記帳憑證數據和明細分類帳數據都存儲在計算機內的情況下，總分類帳可用“總分類帳本期發生額及余額對照表”替代。
4.在保證帳簿清晰的條件下，計算機汀印輸出的帳簿中表格線可適當減少。
四、關于會計電算化系統開發的文檔資料的管理
會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管，保管期截至該系統停止使用或有重大更改之后的1—3年。
五、關于磁性介質及其他介質的管理
存儲計算機中的會計數據（以磁性介質或光盤存儲的會計數據），是在會計電算化情況下新的會計檔案形式。在未打印成書面形式輸出之前，應妥善保管并留有副本。
一般說來，為了便于利用計算機進行查詢及在電算化系統出現故障時進行恢復，這些介質都應視同會計資料或檔案進行保存。
采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質存儲會計帳簿、報表，具有磁性化和不可見的特點。因此，必須注意以下幾點：
第一，采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質存儲會計數據，不再定期打印輸出會計帳簿，應征得同級財政部門的同意。
第二，保存期限同打印輸出的書面形式的會計帳簿、報表。
第三，記帳憑證、總分類帳、現金日記帳和銀行存款日記帳仍需要打印輸出，還要按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關帳簿、報表。
六、安全和保密措施
1.對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲蛀、防霉爛和防鼠咬等工作。重要會計檔案應準備雙份，存放在兩個以上不同的地點，最好在兩個不同建筑物內。
2.采用磁性介質存貯會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質損壞而使會計檔案丟失。
3.嚴格執行安全和保密制度，會計檔案不得隨意堆放，嚴防毀損、散失和泄密。
對任何偽造、非法涂改變更、故意毀壞數據文件、帳冊、軟盤等行為，都要進行相應的處理。
4.各種會計資料包括打印出來的會計資料以及存儲會計資料的軟盤、硬盤、計算機設備、光盤、微縮膠片等，未經單位領導同意，不得外借和拿出單位。
5.借閱會計資料，應該履行相應的借閱手續，經手人必須簽字記錄。存放在磁介質上的會計資料借閱歸還時，還應該認真檢查，防止感染病毒。
七、建立檔案管理制度
檔案管理一般是通過制定與實施檔案管理制度來實現的。檔案管理制度一般包括以下內容：
1.存檔的手續，主要是指各種審批手續，比如打印輸出的帳表，必須有會計主管、系統管理員的簽章才能存檔保管；
2.各種安全和保密措施；
3.檔案管理員的職責與權限；
4.檔案的分類管理辦法；
關鍵詞：境外企業 檔案 檔案管理
近年來，隨著經濟全球化日益加速、我國對外開放程度不斷加深，我國企業紛紛“走出去”，在境外開展業務、設立駐外機構、建立海外子公司，從而產生了大量境外企業檔案。這些境外企業檔案是我國企業檔案全宗的重要組成部分，也是我國企業境外資產的重要組成部分。加強境外企業檔案管理研究具有十分重要的理論價值和現實意義。筆者對1992年至2012年我國境外企業檔案管理研究文獻進行了調查統計與分析評述。
一、文獻統計分析
筆者于2012年7月22日，以中國知網（）的“中國期刊全文數據庫”、“中國博士學位論文全文數據庫”、“中國優秀碩士學位論文全文數據庫”和“中國重要會議論文全文數據庫”4大數據庫為基礎，用“境外檔案”、“跨國檔案”、“境外企業檔案”、“海外企業檔案”、“跨國企業檔案”5個關鍵詞，分別進行題名檢索，檢索精度為模糊，共檢索出有效的相關文獻33篇。
從文獻發表時間來看，1992年首次有人提出境外企業檔案管理的問題，2001年之前有關境外企業檔案管理研究的文獻較少，2001年中國加入世界貿易組織之后，相關文獻數量開始增加（2002年為3篇），尤其是2010年以來增幅明顯（2011年為8篇）。可以預見，隨著我國企業“走出去”戰略的逐步推進，有關境外企業檔案管理研究的文獻數量將呈快速上升的趨勢。
二、主要研究成果
（一）境外企業檔案的價值
學者們都認識到，境外企業檔案作為一種原始憑證，是維護企業合法權益的重要武器，尤其在是贏得法律訴訟、規避合同風險時發揮著不可替代的作用。除此之外，一些學者還認為：
第一，境外企業檔案是企業經營管理的重要基礎。王強、唐振華指出：“境外檔案工作也是加強境外單位內部管理和控制的重要基礎，是檢驗境外單位整體管理水平的抓手”。[1]羅亞利提出，跨國企業參考總部和境外子公司的檔案材料可以加深對彼此的了解，促進企業內部的文化融合，還能為企業總部管理層決策提供重要依據。[2]
第二，境外企業檔案是企業重要的信息資源和知識資產。張斌指出，境外企業檔案“不僅記錄了境外企業經營管理的活動過程，同時也沉淀了境外企業經營管理的經驗，是企業不可或缺的知識資源和財富”。[3]王強、唐振華認為，境外檔案是境外單位的重要知識資產和核心信息資源，為境外單位提供了可靠的信息資源保障，在服務國際化經營上發揮著重要作用。[4]
第三，境外企業檔案對促進我國境外企業的整體發展意義重大。李向群認為，“加強境外企業檔案管理是加強境外資產管理的重要內容，檔案工作對境外中央企業資產保值增值意義重大。”[5]吳廣平認為，管理好國有境外企業檔案，不僅是國有境外企業自身經營和發展的需要，也是國家政策研究及經濟戰略發展的需要。[6]
（二）境外企業檔案的特點
境外企業在資產屬性、經營模式、管理方法等方面，與境內企業相比存在諸多不同之處，相應地作為境外企業活動伴生物的檔案也有著不同的特點：
第一，形成與保管的分散性。許多學者提到，跨國企業的境外企業或駐外機構點多面廣，涉及多個國家、地區，檔案的形成地域很分散，檔案保管也是分散的，基本上是誰經辦誰保管，甚至留存在個人手中。
第二，來源及內容的單一性。高衍[7]、郭潤華[8]、林阿娜[9]等認為：境外企業在文件來源上，基本上是本公司形成的，境內主管機關的文件一般不發至境外企業，文件來源比較單一；在文件內容上，主要以商貿往來文件為主，黨群類的文件較少。
第三，語言文字的多樣性。檔案記錄語言文字的多樣性，一直是困擾跨國企業檔案管理的一大難題。郭潤華指出，中石化公司的駐外機構檔案材料語種復雜多樣，不僅僅有中文，還有相當一部分涉及駐在國的語種，如英語、德語、法語、日語等。[10]王強、唐振華也指出：“石油企業境外單位較多分布在非母語英語國家，文件檔案記錄的文字往往涉及多語種問題，如果這些外文文檔得不到及時翻譯，就容易造成利用上的困難”。[11]
（三）境外企業檔案管理現存的問題及原因
學者們認為，目前我國境外企業檔案管理主要存在以下問題：境外工作人員檔案意識淡薄，檔案工作沒有得到足夠的重視；國內檔案法規對境外企業檔案管理缺乏有效制約，境外企業檔案管理制度不健全；文件形成和保管分散，檔案收集困難；缺乏有力的檔案業務指導，檔案專業人才不足。境外企業檔案的知識產權歸屬、價值鑒定，電子文件的收集、保管與利用等也是困擾檔案部門的難題。究其原因，學者們認為主要在于以下幾個方面：
一是國內有關境外企業檔案管理的法規不健全。目前，我國已頒布的有關境外企業檔案管理的部門規章或規范性文件主要有《關于加強境外投資、承包工程、設計咨詢科技合作和勞務合作項目檔案工作的通知》（國家檔案局、國家計劃委員會、對外經濟貿易部1993年）、《關于加強駐外機構和境外企業檔案工作的意見》（國家檔案局2005年頒布）、《關于加強在境外發行證券與上市相關保密和檔案管理工作的規定》（2009年證監會、國家保密局和國家檔案局頒布）。此外，一些地方了一些相關的地方性法規制度，如《廣州市境外企業檔案管理辦法》（廣州市政府1994年頒布）、《廣東省駐境外及港澳地區國有企業檔案管理辦法》（廣東省人民政府2002年頒布）等。但總體而言，國內有關境外企業檔案管理的法規不夠健全，使得境外企業檔案工作面臨無法可依的困境。鄧達宏認為：“企業‘走出去’戰略實施后，境外國有企業檔案的監管仍缺少明確的法律法規。我國的檔案法規中涉及到關于境外國有企業檔案管理的條款太少，且規定不甚明確。”[12]
二是受所在國家或地區的法律限制。境外企業所在國家或地區對于企業檔案有著不同于國內的法律規定，從而增加了境外企業檔案管理的復雜性。例如，郭潤華論及，英國規定，與企業稅務有關的檔案材料最少要保存6年以上，以備稅務部門檢查；也門、沙特等國不允許將地質檔案材料帶出國境。[13]任鳳仙指出：對于企業財會檔案，日本的民法、商法、稅法中明確規定，在規定的保管期限內，企業有保管這些檔案材料的義務，而超過保管期限的檔案材料如何處置由企業自己決定；有的國家或地區規定企業形成的財會文件材料須交由當地律師樓保管；香港地區的法律對有裝訂痕跡的證據材料是不承認其法律效力的。[14]孟秀麗提到，中原油田對境外項目產生的會計檔案要按當地國家稅務審計的要求而存放在境外，接受當地國家定期或不定期的稅務審計和稽查。[15]
三是受分散式管理體制的制約。張斌指出：“我國企業檔案管理遵循集中統一管理原則，實行企業檔案綜合管理。而一些國家的企業檔案大多處于分散管理狀態，沒有統一的管理體系和制度加以約束，我國一些境外企業的管理模式或組織設計基本上模仿所在國的企業管理模式，這樣往往會帶來文件檔案流向不清、管理缺失的問題，而一些境外企業卻沒有認識到這種管理上的漏洞，極有可能造成企業知識的流失以及國有資產的流失。”[16]
四是跨區域、遠距離的障礙。王勤[17]、孟秀麗[18]認為，由于距離遙遠、境外企業駐地分散，母公司檔案部門對境外檔案的業務指導難以開展。張斌指出，跨區域是企業境外檔案管理的兩大難題之一，跨國企業的境外企業往往涉及多個國家或地區，使文件檔案具有明顯的分散性。[19]
五是檔案人員多為兼職且流動頻繁。中石油檔案室指出：“針對資源國對外籍員工勞務簽證的嚴格限制，以及嚴峻的政治、安全風險，同時為提高海外業務國際化程度，境外基層檔案隊伍一般都是兼職人員。”[20]
（四）加強境外企業檔案管理的策略
第一，強化檔案意識培養。鄧達宏指出，要樹立“大檔案”的理念，提高境外國有企業檔案意識，把大檔案的理念貫徹到企業的生產、經營、銷售的始終，貫徹到企業的檔案工作中。[21]任鳳仙認為，要將檔案工作列入境外企業國內主管單位舉辦的境外企業管理人員培訓內容，培訓工作應重點提高境外企業專兼職檔案人員的思想素質、業務素質以及語言素質。[22]中石油檔案室認為，針對公司人員輪換頻繁和基層檔案隊伍兼職的特點，加強培訓工作成為培養員工檔案意識、規范公司檔案管理的有效途徑。[23]潘艷敏等提出應有計劃地實施檔案培訓，對海外項目員工采取“普及”培訓的方式，側重檔案宣傳教育；對海外兼職檔案員采取“一對一”培訓的方式，側重檔案工作操作規范和技術標準。[24]
第二，完善檔案法規體系。吳廣平認為，要加強對國有境外企業檔案管理的立法，以法律的規范約束國有境外企業檔案工作行為。[25]鄧達宏認為，要分階段進行立法，檔案行政管理部門要加強調研，研究新情況、新問題，搞好規劃、現行試點，制定地方關于境外國有企業檔案方面的規章制度。[26]
第三，理順檔案管理體制。郭潤華指出：應堅持“統一領導、分級管理”的檔案管理體制，形成檔案管理部門、外事管理部門、駐外機構主管單位齊抓共管、分工負責的運行機制；應確立駐外機構和境外企業檔案工作由主管單位的檔案部門指導和監督的原則。[27]許多學者提出，境外企業檔案管理應制定專人負責并與領導責任及經濟利益掛鉤。中石油明確了各級領導的檔案業務管理職責，公司建立了以國內總部檔案室、海外單位檔案機構為業務管理主線，以各專業系統和海外項目兼職檔案員為基層工作隊伍的檔案工作網絡體系。[28]中國交通建設集團規定由駐外辦事處總經理、項目負責人負責檔案工作，檔案部門提供的各駐外機構工程項目歸檔情況作為年終獎金發放的依據之一。[29]中原油田對外經濟貿易總公司規定，項目經理為境外項目檔案管理的第一責任人，實行檔案“一票否決”權，將檔案歸檔情況與項目經理工作業績和經濟效益掛鉤。[30]
第四，健全檔案管理制度。王勤建議，將“實施檔案檢查”的內容加入到對下屬境外企業的內部審計工作中。[31]宋瑩認為：對于境外項目檔案管理，“‘項目經理負責制’是最好的辦法，以項目經理為主，如何操作則由其根據工程的具體情況指定專人或兼職人員管理，就可加強境外檔案管理。”[32]許多企業針對境外企業檔案的特點與管理要求，制定了因地制宜、針對性強的規章制度。例如，中原油田對外經濟貿易總公司修訂了《關于加強境外項目檔案的管理辦法》，并建立健全了境外企業（項目）檔案管理制度和辦法。[33]中國石油天然氣勘探開發有限公司制定了《關于加強海外檔案管理工作的意見》《關于加強海外檔案工作的通知》《境外檔案工作管理實施細則》和《中國石油海外勘探開發公司境外檔案工作考核辦法（試行）》等。[34]中國交通建設集團制定了《駐外機構工程項目科技文件資料歸檔辦法》。[35]
第五，創新檔案管理機構。一者建立信息中心。鄧達宏認為：“境外國有企業應建立起檔案信息資料中心，統一、動態地管理本企業的文件信息，并定期地傳送給境內企業總部，以便總部的監督。”[36]任鳳仙認為，要以企業檔案工作為依托，成立海外市場信息服務中心，建立網上檔案管理系統，為企業搜集情報，提供咨詢服務。[37]二者建立寄存中心。張斌指出：“可以將非核心機密的文件檔案交由當地信譽度較高的文件中心，文件檔案寄存或保管機構代為保存。”[38]任鳳仙[39]、吳廣平[40]認為，可以嘗試采用托管方式，在境外成立服務性的檔案托管機構保管企業檔案資源。
第六，應用先進信息技術。境外機構與境內機構相距遙遠，使得境內母公司對境外子公司的指導和監督比較困難，互聯網技術的應用有助于克服這一難題。例如，2010年國資委對駐港澳臺地區的中央企業的檔案工作進行調研后，認為要“確立中央企業檔案信息化和企業信息化的關系，將檔案信息化納入企業信息化總體規劃，通過技術手段推動境外中央企業檔案管理的規范化和制度化。”[41]中國中化集團公司在集團公司 IT 部的支持下，通過全集團的局域網，在 NOTES 平臺上建立了“檔案專欄”，使境內外機構的檔案人員可以了解到檔案工作的政策法規、行業標準、檔案知識等方面的內容，并與集團公司檔案部門進行業務交流。[42]中國石油海外勘探開發公司總部機關搭建了檔案資源管理遠程檢索信息平臺，建立了檔案管理系統，各境外單位可以通過網絡遠程把數據上傳到服務器，實現了檔案信息的網絡管理。[43]中原油田外經貿總公司的檔案人員用內部管理系統登錄公司網站，在“業務往來”中對境外公司進行業務指導。[44]
第七，多種收集方法相結合。田巧玲認為，境外項目檔案不方便帶回時，可以按照年度向國內主管部門移交當年的歸檔目錄，如所在國不同意帶回的，應將復印件或備份件報國內主管部門統一備案后歸檔移交。[45]宋瑩認為，可以采取定期收集、隨時收集與重點收集、跟蹤收集相結合的辦法進行資料收集工作，采用光盤或電子文件的形式是境外項目檔案接收最有效的方式，針對其中重要的、最有法律效力的紙質文件進行接收。[46]楊琦認為，對于境外企業檔案的管理，要有適當的靈活性，重點要求境外企業做到重要文件，如企業注冊登記、業務檔案、法律文書、合同協議、資產權屬證明、業務經營權的批準文件等重要文件予以歸檔。[47]
三、總體評價
（一）研究不足
總體上，國內在本領域已取得一定成果，但仍存在如下不足：
第一，視野高度不夠。多數學者僅從企業檔案部門的自身業務或者從本行業，如檔案收集、項目檔案、會計檔案等出發，著眼于確保境外檔案完整齊全開展研究，未能從服務企業整體經營戰略，促進企業全面發展的角度出發進行研究；亦未能順應全球化趨勢，從國家推進“走出去”的戰略高度出發，立足于維護國家與企業權益和安全進行審視。
第二，研究深度不足。許多論文僅從表面論述境外企業檔案管理的現存問題和應對策略，沒有透徹分析問題背后的深層次原因，未能提出一套科學有效的境外檔案管理體系。
第三，思想理念陳舊。多數學者未運用現代檔案管理理論來指導實踐工作，或者試圖套用舊的檔案學理論分析新出現的境外企業檔案問題，未能“跳出檔案圈看檔案”，運用新的管理理念開展研究。
（二）研究方向
筆者認為，將來可從著重以下幾個方面進行探索：
第一，加強境外國家或地區企業檔案法律研究。跨國企業檔案管理的基本原則之一是“雙重遵從”，即既遵從母公司所在國家或地區的檔案法律，同時又遵從子公司所在國家或地區的檔案法律。因此，我國應加強對“走出去”的重點國家或地區檔案法律的研究，深入了解這些國家或地區對于其管轄范圍內企業的檔案管理有哪些具體的規定和要求，從而才可能提出在“雙重遵從”原則下境外檔案管理的可行解決方案。
第二，運用先進的管理理念。應該突破原有理論框架，“跳出檔案圈看檔案”，從企業檔案作為企業核心信息資源、重要知識資產，作為內部控制、國有資產監管重要工具的角度出發開展研究。
第三，開展案例分析及實證研究。鑒于目前本領域內宏觀研究較多、具體研究較少，理論研究較多、實證研究較少，可以選擇幾個中國企業“走出去”的重點國家或地區的幾家具有代表性的境外企業作為典型個案，開展案例分析和實證研究。通過分析這些境外企業檔案管理面臨的問題，提出因地制宜、具有針對性的解決方案，進而探索我國如何建立境外企業檔案管理體系。
本文為國家社會科學基金項目“國有企業境外檔案監管體系研究”（批準號：12CTQ036）階段性研究成果之一。
注釋：
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1 會計檔案管理的現狀和存在的問題
實現會計電算化后，會計檔案的范圍擴大了，管理的內容也增加了，除了按照《會計檔案管理辦法》對紙質會計檔案進行管理外，還要對電子會計檔案進行管理。電子會計檔案管理需要檔案管理人員不僅懂會計知識，還要具備較高的計算機軟硬件操作技能。目前，我國絕大部分企事業單位都實現了會計電算化，會計檔案的管理工作比以前更加繁重，管理成本也提高了，具體表現在會計檔案的內容增加，管理難度加大，需要的管理人員也相應增加，并且對管理人員的素質要求也提高了，會計檔案所占用的庫房面積也增加，生成、打印和保管會計檔案的機器設備投入更大。也就是說，實現電算化后，會計檔案管理的人力、物力和財力等相應增加，管理范圍增加了，難度加大了。會計電算化只是將會計人員從繁重的會計核算等工作中解放出來了，會計檔案管理的工作不但沒有減輕，反而更重了，難度更高了。
目前的會計檔案管理工作存在哪些問題？我們如何才能減輕會計檔案管理工作的任務，提高會計檔案管理工作的效率呢？
1.1 會計檔案保管期限規定不切實際。1999年1月1日施行的《會計檔案管理辦法》第八條規定了會計檔案的保管期限分為3年～25年的定期保管和永久保管。現在的市場競爭越來越激烈，很多企業存續的時間很短，根據2013年8月份國家工商總局的統計數據，中國企業的平均壽命6.09年，60%的中國企業平均壽命僅5年，中小企業的壽命就更短，平均壽命僅2.5年。而我們目前的法規規定會計檔案要保管15年、25年乃至永久，其實際意義究竟何在？作為法律責任的主要承擔者的企業已經不復存在，檔案留著還有什么用？即使有法律責任要追溯，向誰追溯？這一規定顯然與目前的經濟形勢不符，特別是對中小企業和民營企業更是不切實際。國有企業和大型的企業集團存續時間稍長，平均壽命也不過7年～8年，當然也不排除像“同仁堂”、“六必居”這樣的百年企業，但這樣的企業在中國屈指可數。
同時，《會計檔案管理辦法》第十三條規定，單位因撤銷、解散、破產或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續之前形成的會計檔案，應當由終止單位的業務主管部門或財產所有者代管或移交有關檔案館代管。很多中小企業沒有業務主管部門，那么，這些已經終止的中小企業的會計檔案應該由檔案館代管，或者由財產所有者代管。但保管這些會計檔案是需要成本的，這個成本由誰來承擔？檔案館的人員和空間也是非常有限的，已注銷企業的會計檔案全部由檔案館來代管顯然是不現實的。財產所有者通常認為企業已經沒有了，與企業有關的法律責任也應該終止了。會計檔案“是扔還是留”也是很多業內人士的困惑，實際情況是，隨著企業的注銷，很多企業的會計檔案也就慢慢散失了。
1.2 會計檔案管理方式不統一。盡管很多會計人員都知道紙質會計檔案和電子會計檔案應該并存，但是究竟哪些會計檔案需要紙質保存，是原始憑證？還是會計報告？或者是全部的紙質會計檔案？實際的情況是，有的企業保留了所有的紙質會計檔案和對應的電子會計檔案，有的企業只保留了電子會計檔案，當稅務部門來檢查時，再把所有的紙質會計檔案打印出來。但是，有的企業又反映稅務局查賬的時候根本不看打印的賬本，只看手工賬。還有電子會計檔案要定期備份，哪些電子會計檔案需要定期備份？用什么介質備份？多久備份一次？眾說紛紜，這就給企業的會計人員造成很大困惑，不知何去何從。
1.3 會計檔案銷毀工作不及時。《會計檔案管理辦法》第十條規定，保管期滿的會計檔案可以進行鑒定后銷毀。但是在實踐中，保管期滿的會計檔案進行鑒定銷毀的企業寥寥無幾。以鄭州市的二十幾家大型企業為例，廠齡40年左右的有6家企業，超期保存的會計檔案占所有會計檔案的60%左右，廠齡在30年左右的12家企業，超期保存的會計檔案占所有會計檔案的40%左右。這些占用了大量庫房和檔案管理人員的檔案平時也很少被利用，被調查企業都希望銷毀這些期滿的會計檔案以節約管理成本。但是會計檔案的銷毀要按規定的程序進行，在銷毀前要申請、造冊和鑒定等一系列繁雜的程序，特別是鑒定工作，不僅工作量大，而且沒有統一的鑒定標準，如果會計檔案一旦鑒定不當而銷毀，法律責任誰來承擔？這一系列問題不僅使期滿會計檔案不能及時銷毀，占用大量庫房，而且使得查找和利用會計檔案也變得十分困難。
1.4 會計檔案管理成本過高。一張張的光盤、磁盤等電子會計檔案日益增加，并且還要定期備份，這些電子會計檔案的保管對庫房環境和管理人員的素質要求更高。另外，還要再把這些電子會計檔案打印出來，不僅耗費電腦、打印機、紙張，勞力費神，而且厚厚的紙質會計檔案也占用大量的庫房。特別是那些公共服務行業，比如銀行、保險公司和通訊行業每年的業務量巨大，需要大量的紙質會計憑證。僅以中國人保財險為例，僅2012年其資金支出業務量就超過3000萬筆，使用發票數量超過7000多萬張，再加上相應的紙張、倉儲、運輸、打印裝訂和人工成本，管理成本超過千萬元。推及開來，整個保險行業的會計檔案管理成本會有多高，整個中國企事業單位的紙質會計檔案管理成本又有多高呢？耗費巨大的財力、物力和人力，而這一切與我們目前一直倡導的“低碳會計”、“綠色會計”背道而馳。目前，會計檔案管理存在上述諸多問題，那么，會計檔案管理該何去何從？會計檔案數字化將解決以上這些問題，是會計檔案管理的未來趨勢。
2 會計檔案數字化的優勢
會計檔案數字化就是將所有的原始憑證通過影像掃描、電子簽名、OCR等先進的技術手段轉化成電子文件，通過會計軟件而隨之生成的記賬憑證、會計賬簿和財務報告等會計檔案都以電子文件的形式出現和管理。只保留極少數重要的原始憑證紙質檔案，原始憑證也不再附在記賬憑證后面作為附件來裝訂，不需要打印紙質會計檔案。即從原始憑證的輸入開始一直到最后的財務報告的生成，整個流程都通過電腦來完成，全程實現數字化采集和數字化處理。日常活動也都通過計算機和網絡來獲取、查找、利用和管理會計檔案。會計檔案數字化的優勢主要體現在以下幾個方面：
2.1 數字化的會計檔案節省空間。會計檔案實現全程數字化后，每年的會計檔案只有幾張光盤（或磁盤等）和一本原始憑證，數字化前每個月的會計檔案都比這個要多不知多少倍。以一個小型企業最低限度來估算，每年至少也需要12本憑證，一本總賬，兩本日記賬和一本活頁式的明細賬，財務報告幾十頁吧。相比之下，是不是節省了很多存放空間，這里只是列舉了一個小型企業，那么大中型企業的會計檔案更多，可能是小企業會計檔案的幾倍到幾十倍。數字化會計檔案為我們節省了巨大空間，一間庫房存放幾十年的會計檔案都綽綽有余，不像現在很多企業的會計檔案室爆滿，需要好幾間甚至十幾間庫房來存放，而且成堆的檔案，很難查找和管理。
2.2 數字化的會計檔案方便查找和管理。會計檔案實現數字化后，一切會計檔案都可通過計算機和網絡進行查找、統計分析、計算和管理，實現了資源共享，大大提高了工作效率，也提高了檔案的利用率，同時也避免了紙質會計檔案因翻閱和借閱造成的磨損和丟失。比如需要查找一張2年前的原始憑證，我們只需要通過計算機設定查找內容，就可以看到這張憑證的具體內容和存放地點，只需幾分鐘的時間便可做到。同樣，對于保管到期需要銷毀的會計檔案，可以先在電腦上進行銷毀前的鑒定，不需要一本本地翻閱紙質憑證和賬本，節省了大量時間和勞力。
2.3 數字化的會計檔案大大節省了管理成本。數字化會計檔案不但節省存放空間，方便查找和管理，而且也節省了大量的人力、物力和財力。由于土地資源的稀缺，房價不斷上漲，在這個寸土寸金的時代，節省了存放空間就等于節省了資金。會計檔案數字化可以減少大量紙質憑證、賬簿和報表的打印、傳遞、裝訂和保管成本，也符合國家“十二五”規劃提出的綠色、低碳發展理念。2012年底，中國電信廣東省分公司和中國聯通兩家企業率先開展了會計檔案數字化管理的試點工作，中國電信廣東省分公司已從中嘗到了甜頭，每年帶來直接經濟效益約1000萬元，眾多企業都翹首以盼實行檔案數字化管理。2013年12月，財政部印發了《企業會計信息化工作規范》，從2014年1月開始實施，這一法規的實施也加快了會計檔案數字化的進程。
3 會計檔案數字化需要解決的問題
3.1 數字化會計檔案的安全性。會計數據的保密性、安全性非常重要，試想，正在傳輸數據突然出現死機，內部會計信息對外泄露，未經授權的人可以輕易獲取、篡改企業的會計檔案，計算機遭受病毒侵襲，這對企業將是多大的損失。目前，財政部和國家檔案局已經鼓勵中國聯通等企業開始了這方面的嘗試，我們也可以借鑒各商業銀行的經驗，銀行系統已經在會計檔案數字化方面先行了一步，取得一定的成績，可以采取統一身份認證、設置權限、密碼保護、數據監控等措施確保數字化會計檔案的安全性和保密性，同時還可以嘗試建立“災難恢復中心”確保會計檔案數據萬無一失。
3.2 會計檔案數字化的IT人才。會計檔案數字化不僅需要專業的會計知識，還需要較高水平的計算機技能，而我國目前這方面的人才非常短缺。全國各大高校至多設置了會計電算化這樣的常規課程，僅僅具備這一知識還遠遠不夠，在一般的企業中，基本沒有這方面的人才，只有很少數的大型企業通過自己研發，才培育出會計檔案數字化的專業IT人才。不過我們可以通過社會培訓等方法來培育這方面的人才，為會計檔案數字化的早日實現鋪平道路。
2015年12月11日，新修訂的《會計檔案管理辦法》（財政部 國家檔案局令第79號）正式公布。為方便各單位更好地理解、貫徹和實施，本刊從第二期開始連續四期刊登國家檔案局經科司蔡盈芳同志的文章，就《會計檔案管理辦法》進行全方位解讀，本期對《會計檔案管理辦法》保管期限的修訂內容進行解讀。
向單位檔案管理機構移交時間更加靈活
原《辦法》要求會計年度終了后，會計檔案可暫由會計機構保管一年，一年后應當移交本單位檔案機構統一保管。實際工作中，很多單位會計機構的需要應對會計師事務所的審計以及業務主管部門、審計部門、稅務部門等的檢查，通常近三年的會計憑證、賬簿、報表需要隨時查閱。為此，新《辦法》第十一條規定，“當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由會計機構臨時保管一年后移交單位檔案管理機構保管。因工作需要確需推遲移交的，應當經單位檔案管理機構同意。會計機構臨時保管會計檔案最多不超過三年。”
明確會計檔案出境要求
對于會計檔案能否攜帶出境，原《辦法》規定“我國境內所有單位的會計檔案不得攜帶出境”。1999年經國務院批準，國家檔案局的《中華人民共和國檔案法實施辦法》（國家檔案局令第5號）規定檔案出境實行分級審批制度。據此，新《辦法》第二十四將其修改為“單位的會計檔案及其復制件需要攜帶、寄運或者傳輸至境外的，應當按照國家有關規定執行。”
《中華人民共和國檔案法實施辦法》第十九條：“各級國家檔案館館藏的一級檔案嚴禁出境。各級國家檔案館館藏的二級檔案需要出境的，必須經國家檔案局審查批準。各級國家檔案館館藏的三級檔案、各級國家檔案館館藏的一、二、三級檔案以外的屬于國家所有的檔案和屬于集體所有、個人所有以及其他不屬于國家所有的對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的檔案及其復制件，各級國家檔案館以及機關、團體、企業事業單位、其他組織和個人需要攜帶、運輸或者郵寄出境的，必須經省、自治區、直轄市人民政府檔案行政管理部門審查批準，海關憑批準文件查驗放行。”
會計檔案出境根據其等級不同由不同級別的檔案行政管理部門審查批準，機關、團體、企業事業單位、其他組織和個人的會計檔案需要攜帶、運輸或者郵寄出境的，必須經省、自治區、直轄市人民政府檔案行政管理部門審查批準。有關辦理方法可參見各地檔案行政管理部門主頁有關行政審批事項辦理方法。
《關于加強在境外發行證券與上市相關保密和檔案管理工作的規定》第三條規定“在境外發行證券與上市過程中，境外上市公司向有關證券公司、證券服務機構和境外監管機構提供或者公開披露涉及國家秘密的文件、資料和其他物品的，應當依法報有審批權限的主管部門批準，并報同級保密行政管理部門備案。是否屬于國家秘密不明確或者有爭議的，應當報有關保密行政管理部門確定。”第四條規定“在境外發行證券與上市過程中，境外上市公司向有關證券公司、證券服務機構和境外監管機構提供或者公開披露涉及國家安全或者重大利益的檔案的，應當依法報國家檔案局批準。”
對單位間會計檔案交接的修改
會計檔案的移交有可能發生在以下兩種情況中：
第一種情況是因單位分立、合并等變動而引起的檔案移交。新《辦法》第二十一條規定“單位分立后原單位存續的，其會計檔案應當由分立后的存續方統一保管，其他方可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。單位分立后原單位解散的，其會計檔案應當經各方協商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關規定處置，各方可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。單位分立中未結清的會計事項所涉及的會計憑證，應當單獨抽出由業務相關方保存，并按照規定辦理交接手續。”上述要求中“復制與其業務相關的會計檔案”和“單位分立中未結清的會計事項所涉及的會計憑證，應當單獨抽出由業務相關方保存”均會發生會計檔案交接。
第二種情況是單位業務移交而引起的移交。新《辦法》第二十一條規定“單位因業務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應當由原單位保管，承接業務單位可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。對其中未結清的會計事項所涉及的會計憑證，應當單獨抽出由承接業務單位保存，并按照規定辦理交接手續。”第二十三條規定“建設單位在項目建設期間形成的會計檔案，需要移交給建設項目接受單位的，應當在k理竣工財務決算后及時移交，并按照規定辦理交接手續。”上述業務移交和建設項目移交也會發生會計檔案交接。
對于上述發生會計檔案交接，根據新《辦法》第二十四條規定，紙質會計檔案的交接，“移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限和已保管期限等內容。交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位有關負責人負責監督。交接完畢后，交接雙方經辦人和監督人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。”會計檔案交接文據的格式可參照《檔案交接文據格式》（GB/T 13968-1992）中第三條和第四條相關內容執行；新《辦法》對會計檔案交接最大的修改是電子會計檔案的交接，電子會計檔案的交接的有關要求解讀請參照《中國檔案》2016年第3期《修訂內容要點解讀（之二）》
對違反《會計檔案管理辦法》處罰的修改
原《辦法》并沒有對違返其管理規定進行處罰的條款，給會計檔案管理責任追究帶來了困難，不利于規范會計檔案的管理。對原《管理辦法》修訂征求意見過程中，不少單位提出需要增加罰責的意見。為此，新《辦法》增加了第二十七條，規定“違反本辦法規定的單位和個人，由縣級以上人民政府財政部門、檔案行政管理部門依據《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等法律法規處理處罰。”盡管新《辦法》并沒有對違反有關規定如何處罰作出具體的規定，但由于違返新《辦法》均屬檔案違法違紀，可依據以下法律法規進行處罰。一是依據《刑法》第三百二十九條 “搶奪、竊取國家所有的檔案的，處五年以下有期徒刑或者拘役”，“違反檔案法的規定，擅自出賣、轉讓國家所有的檔案，情節嚴重的，處三年以下有期徒刑或者拘役”的規定。二是依據《中華人民共和國檔案法》第二十四條、第二十五條的規定；三是依據監察部、人力資源和社會保障部、國家檔案局聯合印發的《檔案管理違法違紀行為處分規定》（國家檔案局令第30號）中有關規定；四是依據《中華人民共和國會計法》第四十二條、第四十四條規定。
其他修改內容
一是完善會計檔案利用的有關要求。原《辦法》規定，“各單位保存的會計檔案不得借出”。實際工作中，在業務主管部門的檢查、國家審計部門的審計中或者司法工作中，會計檔案會被借出。因此新《管理辦法》規定，“單位保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據國家有關規定必須借出的，應當嚴格按照規定辦理相關手續。”
二是對不具備設立檔案機構或配備檔案工作人員條件的單位做出了特別規定。針對小微企業等不具備設立檔案機構或配備檔案工作人員條件的單位以及依法應當建賬的個體工商戶，新《辦法》規定“其會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等參照本辦法執行。”（第二十八條）。此外，隨著我國會計服務外包發展迅速，很多小微企業委托中介機構記賬，因此，新《辦法》明確了記賬中涉及的會計檔案管理問題，規定“單位委托中介機構記賬的，應當在簽訂的書面委托合同中，明確會計檔案的管理要求及相應責任。”
三是對委托記賬機構的檔案管理責任明確了要求。新《辦法》第二十六條規定，委托人委托記賬機構記賬，應當在相互協商的基礎上，訂立書面委托合同。委托合同除應具備法律規定的基本條款外，應當明確下列內容：（1）雙方對會計資料真實性、完整性各自應當承擔的責任；（2）會計資料傳遞程序和簽收手續；（3）編制和提供財務會計報告的要求；（4）會計檔案的保管要求及相應的責任；（5）終止委托合同應當辦理的會計業務交接事宜。記賬機構接受委托對單位的會計檔案進行管理的，應當遵照《辦法》的有關規定執行。記賬機構如滿足新《辦法》第八條、第九條規定條件的，可以利用信息化手段管理委托人的電子會計檔案。
公司財務審計部工作總結
一、2019年度完成主要工作內容
1、公司初建配合完成相關登記工作
配合公司綜合管理部完成公司注冊相關資料，公司取得營業執照，已完成工商注冊。完成公司基本帳戶、一般銀行帳戶開立工作。按區稅務局要求完成稅務報道等相關工作。
2、公司財務會計核算管理方面工作
（1）按集團等相關規定，財務審計部履行部門職責及工作內容，從公司會計核算、資金、資產、財務管理、融資、法律風險管理方面著手，草擬財務管理相關制度等14個財務會計、融資等相關制度。公司財務融資部相關制度已匯總綜合管理部，通過公司辦公會議審核通過。
（2）按集團及公司實際情況完成對新入職財務人員進行崗前培訓。并按國家及集團要求組織完成相關財務以及融資報表的對內對外及時準確報送。并按集團財務管理部要求，配合成都華強事務所完成 2019年年度審計工作，并出具2019年年終審計報告。依審計報告數據保質按時地開展2019年財務決算工作。
（3）財務審計部在公司領導統一安排下，聯合公司各部門本著實事求是、積極穩妥、短期和長期利益相結合的原則，對2020年的業務進行了認真梳理、分析和討論，以業務預算、投資預算、資金預算和費用預算為基礎，以利潤預算為目標，編制了2020年財務預算預案，并提交公司辦公會審議通過后提交集團。
3、公司融資方面工作
（1）XXXXXXX公司啟動項目專項債券XX億元融資工作。按計劃完成專項債券融資二書一案并向市發改委、市財政提交資料，目前已通過評審并入庫。集團統一的項目方案調整，依據集團財務融資要求，與銀行保持溝通，及時收集財政局融資信息，為公司工程項目推進提供資金保證。
（2）目前與四家銀行進行2020年項目貸等融資業務接觸，收集相關融資信息。并按相關規定進行資金管理，為下一步工程項目及投資做好融資準備。
4、法務、審計方面工作
（1）依據集團統一規定，接合公司實際情況已制定公司法律事務管理相關制度、公司內控內審相關制度。
（2）按功能區相關采購辦法選聘了公司常年法律顧問，建立常年法律工作臺帳，加強公司各部門與法律工作聯系，保證公司法務事務合規合法地開展工作。
（3）依據公司目前實際情況，建立合同履約臺帳，定期與公司各部門就合同履約情況進行跟蹤檢查。
二、2020年計劃開展主要工作內容
XXXXXXX公司新成立，財務審計部部門新成員團結合作，快速熟悉和適應集團財務管理方面的各項規定及要求，按時保質完成各項報表報送工作。財務審計部成員將進一步加強業務學習，提高自身的業務技能，將知識更好地服務于公司業務，發揮財務審計部的職能，為公司決策提供高質量的數據支持。202年計劃從以下方面更好地開展工作：
1、公司財務會計核算管理方面工作
（1）繼續完善財務核算工作，按要求及時準確完成財務核算稅收報表對內對外市財政、國資的報送工作。加強財務管理工作，為公司決策提供財務數據，保證公司資產保值增值。
（2）及時準確完成公司納稅工作，按照稅務相關制度，依據公司實際業務情況，進行科學納稅。
（3）加強公司財務檔案管理工作，按照會計檔案管理辦法，接合公司實際情況規范科學進行會計檔案 歸案管理，保證財務相關資料合規合法、依據充分。
2、加強財務預算管理工作，
（1）嚴格履行公司預算管理要求，及時跟蹤預算開支業務情況，并充分與各部門溝通，發現問題及時向公司領導匯報，提出建議意見并落實公司領導制定的相關決議。
（2）按照相關制度要求及時報表更新預算執行報表，做好分析總結工作，保證資金按預算計劃指標運行，保證資金使用的高效。
3、保證公司融資與項目進度科學匹配
（1）與公司工程技術、合約部配合，按時保質地完成相關報送融資方面報表工作。
（2）多維度的開展公司融資工作，完成銀行的預期授信工作。著手與多方銀行以及金融機構進行接洽，做好流動貸款、項目貸款的準備。
（3）據公司實際情況，與投資運營部配合，及時與各方股東溝通，合理安排股東注冊資本的實繳金額及期限；保證項目工程資金合理使用。
4、做好公司內審風控工作
（1）落實公司內審風控管理，依據相關制度，落實內審的自查自糾工作，防范公司風險。
（2）配合集團等各部門單位的審計工作，并按照審計后建議意見，進一步規范完善制度相關改進方案，保證公司運營工作高效健康。
（3）針對性地開展專項內審內控工作，根據公司經營管理特點，就預算、內控管理、經濟責任考核等有針對性開展工作，重點問題重點突破。依照“審后要分析、審后要整改、審后要運用”的原則，建立審計結果落實反饋制度，加強對審計意見落實情況的跟蹤，并定期組織開展審計成果運用執行情況的檢查。加強審計人員培訓，進一步提高審計工作質量。
［摘 要］我國中小企業發展迅速,在國民經濟中起著重要作用,許多中小企業已經實現了會計信息化,會計檔案的產生與保管發生了根本性變化,但是檔案管理卻仍然滯后。中小企業需要結合自身特點,改變思想觀念,完善檔案管理制度以及硬件設施建設,提高檔案管理水平,讓會計檔案更好地為企業的經濟發展服務。
［關鍵詞］ERP；中小企業；會計檔案；管理
［中圖分類號］F230［文獻標識碼］A［文章編號］1005-6432（2011）39-0071-02
隨著會計信息化在我國的不斷普及、推廣,現在很多企業包括中小型企業都已不同程度地運用了企業資源規劃(Enterprise Resource Planning,ERP)系統,利用信息技術對資源合理調配，改善業務流程,不斷提高企業競爭力。隨著現代技術的廣泛應用,會計檔案的產生與保管也隨之發生了根本性變化,但由于對會計檔案的重要性缺乏正確的認識,以及人才的匱乏等原因,一些已實施了ERP系統的中小型企業仍然沿用原來的手工會計方式的會計檔案管理制度,這必然造成原有的管理制度不能適應會計信息化管理的需要,同時也制約了中小企業會計信息化作用與效率的發揮。
1 ERP環境下會計檔案的特點
ERP系統的實施,使企業會計工作的方式、流程等發生了一系列的變化,由此產生的會計檔案也有了一些新的特點。
1.1 會計檔案的范圍更廣
根據財政部、國家檔案局財會字(1998)32號文件,1999年1月1日起施行的《會計檔案管理辦法》規定,采用電子計算機進行會計核算的單位,不僅要有電子會計數據,而且應當保存打印出的紙質會計檔案。在制度上確立了電算化會計檔案是雙重的會計檔案載體,既包括傳統意義上的會計檔案,還包括電算化會計系統中的所有系統軟件、會計軟件程序及其存儲在計算機硬盤中、其他磁性介質或光盤存儲的全套文檔資料,擴大了會計電算化檔案存儲的范圍和領域。
1.2 會計檔案的處理效率更高
電子會計檔案的載體是磁盤和光盤等磁性介質,具有占用空間小、調用速度快、查閱方便等優點；另外對會計檔案進行預測、核算和分析等數據深加工處理時,可直接利用電子檔案、利用計算機的功能完成信息加工程序,縮短了檔案編研利用的加工時間,提高了利用效率,還可以保證數據的真實性、準確性,節省人力、物力、時間。
1.3 會計檔案的技術要求更高
會計檔案的保管不僅有作為會計資料信息載體的紙張,而且包含磁性介質或光盤,磁性介質對環境依賴性較強,既要防水、防火、防潮、防磁，還要防止被人惡意篡改。電子檔案被修改后不易留下痕跡,難以使數據恢復原狀,這樣就使會計數據失真。因此要加強數據安全管理,否則可能會造成很大的損失。
2 中小企業會計檔案管理的現狀
中小企業在國民經濟中占有十分重要的地位。目前,全國工商注冊登記的中小企業占全部注冊企業總數的99%。中小企業工業總產值、銷售收入、實現利稅分別占總量的60%、57%和40%。特別是當前,中小企業在確保國民經濟適度增長、緩解就業壓力、實現科教興國、優化經濟結構等方面,均發揮著越來越重要的作用。
在全球信息化時代,利用現代信息技術管理企業,提升競爭力是中小企業的必然選擇。但是在信息化推進的過程中,很多企業卻不注重會計檔案管理的現代化,使得會計檔案對于經濟發展的推動作用不能得以發揮。
2.1 單位領導對會計檔案的認識不足
從我國當前實際看,中小企業以私營、個體居多,企業的投資者同時就是經營者,企業領導集權現象嚴重，所以領導對于一個問題的看法往往成為事情成敗的決定因素。而很多中小企業管理者由于文化水平、見解的限制,僅僅將電算化看成記賬、算賬、報賬的工具,而忘記了它本身所應包含的管理會計分析、預測、決策等功能,從而心理上缺乏對會計電算化檔案管理的重視。認為電算化會計檔案工作單一、管理簡單,無須為此投入人力、物力,造成會計檔案管理不規范，更難于保證電子會計檔案的安全。
2.2 會計檔案管理制度滯后
目前,我國會計檔案管理方面的法律法規僅有《會計法》、《檔案法》中的少數內容及不具備法律效應的《會計檔案管理辦法》，管理對象也僅限于傳統手工會計產生會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計檔案資料,而對單位實施會計信息化后產生的大量以電子文檔、程序文件、備份文件等新的磁介質的會計檔案沒有相應的管理辦法,各企業往往根據自己的情況來制定相應的檔案管理辦法,但也造成了目前很多中小企業無法可依、無章可循、管理混亂或者無管理狀態。
2.3 硬件設施條件落后
其一,《會計檔案管理辦法》第十二條規定:采用計算機進行會計核算的單位應當保存打印出紙質會計檔案。但多數中小企業沒有配備激光打印機或噴墨打印機,會計憑證多由針式打印機打印,色帶的墨汁濃度不夠,易褪色,打印出的紙質會計檔案達不到規定的至少15年的保存期限。
其二,按照國家檔案局規定庫房的溫度應保持在15℃～25℃、相對濕度保持在45%～60%為宜,否則容易損壞電子檔案,但多數中小企業無法達到這個要求。
其三,未選擇質量優良的磁盤介質進行會計檔案數據備份,或者進行了備份,但備用盤與存儲盤未分開保管,一旦出現被盜、泄密、損害等情況,無法補救。
2.4 檔案管理人員欠缺專業知識
中小型企業經營活動單一,經營規模小,人員配置往往一人身兼兩職甚至身兼數職,檔案管理往往沒有專人負責,而兼職的檔案管理人員往往缺乏會計檔案管理知識,電子檔案管理意識薄弱,導致不能及時按規定將財務系統中的會計資料備份到外存儲器中保存,或不能正確進行電子文檔的備份和檢查,造成會計資料的假備份,出現磁盤上的標簽與電子文檔不符的現象。一旦因意外或人為錯誤造成系統數據的丟失、破壞,就不能在最短時間、最小損失下恢復原有的會計資料,影響電算化系統的正常工作。
3 加強中小企業會計檔案管理的措施
對于中小企業的檔案管理,我們不能要求它們像大公司那樣建立完善的管理制度和控制程序,要根據中小企業自身的特點,針對企業的薄弱環節,區分輕重緩急,逐步建立和完善會計檔案管理制度。
3.1 思想上要重視
思想決定行動。領導重視是搞好電算化會計檔案管理工作的重要前提和關鍵；會計人員的職業道德和勝任能力決定了會計檔案規范化、現代化的進程。所以一方面要加強中小企業管理階層對會計檔案重要性的認識,提高他們規范、利用會計檔案的意識；另一方面必須做好人員選拔和業務培訓工作,提高檔案管理人員的素質,逐步推動會計電算化檔案管理由簡單型向智能型轉變,由單一管理型向多效用型轉變。
3.2 制度上要適用
(1)備份制度。電算化會計檔案應定期將會計數據備份到磁性介質,并設立備查登記簿,提供備份時間、數量、保管方式等備份細節信息。同時,由于磁性介質的特殊性,管理人員必須對這些會計電算化檔案進行定期檢查、復制,以防止會計信息損壞。
(2)歸檔制度。會計信息化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序,都應視同會計檔案保管；會計數據在未打印成書面形式輸出之前,應妥善保管并保留副本,記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬應打印輸出,并按照有關稅務、審計等管理部門的要求,及時打印輸出有關賬簿、報表。
(3)保管制度。根據國家檔案局的標準,建立電算化會計檔案保管制度：選擇優質的磁盤介質進行會計檔案數據備份,備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序對數據磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號,標明時間和文件內容,制作檔案管理文件卡片。對磁性介質會計檔案應以只讀形式保管,做雙份備份,并且分兩個地點存放。防止磁盤損壞、丟失數據,防止人為因素破壞。
3.3 硬件上要安全
提供環境清潔與溫濕度穩定適宜的專用會計檔案存放倉庫；配備具有高清晰度打印能力的激光打印機或噴墨打印機,以它們作為輸出紙質會計檔案的工具；對磁性介質或光盤檔案而言,最重要的是在選用存儲介質時,要選用質量好、可靠性高的存儲介質,絕不能選用價廉質次的不良介質,以免因小失大造成不可挽回的檔案損失；鑒于會計信息化檔案載體的物理特性,應采用“AB備份法”進行數據備份,備份應存放在兩個不同的地點,以防止因火災等意外情況發生引起整個會計電算化系統的毀滅；對采用磁性介質或光盤保存檔案的,尤其是存放往年會計檔案的,還應定期進行檢查、復制,防止由于介質的損壞而造成無法挽救的損失。
3.4 運用上要有效
由于檔案管理需要發生一定的費用,中小企業因規模大小不同,在檔案管理上所能承擔的費用也不一樣。只有當檔案管理帶來的收益大于它所發生的費用成本時,才是企業管理者所能接受的。
好的會計檔案管理,能夠利用歷年的數據對比分析,為單位制訂中長期發展規劃及領導決策提供可靠依據。好的會計檔案記載的會計數據更具準確性、可靠性和誠實性,使得財務報告披露的內容在深度和廣度上得到了極大擴充,提升企業的社會信用,從而具有更高的利用價值,為中小企業帶來更多的機遇。
參考文獻:
［1］馮俊彥.中小企業內部控制存在的問題及解決措施［J］.中國集體經濟,2010(7):61-62.
食品安全信用檔案
8月7日，國家食藥監總局了《嬰幼兒配方乳粉生產企業食品安全信用檔案管理規定（征求意見稿）》，公開向社會各界征求意見，截至8月31日。征求意見稿明確，食藥監總局負責組織建立全國嬰幼兒配方乳粉生產企業食品安全信用檔案。縣級以上食品藥品監管部門要按照“一企一檔”的原則，建立本行政區域所有嬰幼兒配方乳粉生產企業的食品安全信用檔案。食品藥品監管部門可以根據嬰幼兒配方乳粉生產企業質量安全信用檔案記錄的信息，評定企業信用等級，作為對企業分類監管的依據并進行公布。
新能源車9月起免購置稅
中國政府網轉發的《國務院辦公廳關于加快新能源汽車推廣應用的指導意見》中指出，2014～2016年，中央國家機關以及新能源汽車推廣應用城市的政府機關及公共機構購買的新能源汽車占當年配備更新車輛總量的比例不低于30%，以后逐年擴大應用規模。根據意見，2014年9月1日至2017年12月31日，對純電動汽車、插電式混合動力汽車和燃料電池汽車免征車輛購置稅。
意見稱，將制定新能源汽車充電設施發展規劃和技術標準，明確建筑物配建停車場、城市公共停車場預留充電設施建設條件的要求和比例，研究在高速公路服務區配建充電設施。
45項行政審批事項被取消和調整
近日，中國政府網轉發國務院印發的《關于取消和調整一批行政審批項目等事項的決定》，再次取消和下放45項行政審批事項，取消11項職業資格許可和認定事項，將31項工商登記前置審批事項改為后置審批。本次取消的專業技術人員準入類職業資格，涉及國際商務、質量、稅務、資產評估、土地登記、礦業權評估、品牌管理等多個專業領域。同時，國務院決定取消各地區自行設置的各類職業資格。
2016年起全國取消檔案管理費
據媒體報道，從2016年1月1日起，全國都將取消檔案管理費。屆時檔案管理費用將由國家財政統一撥款，具體的撥款方案仍在探討中。目前，人社部正在進行調研，測量各地檔案管理標準。標準一出，各地就會根據此標準進行財政撥款。許多人認為，人事檔案屬于公共服務部門提供的公益服務，產生的管理費用理應由國家財政承擔。目前，北京、大連、成都等城市在財政支持下已初步建立了電子檔案系統。據專家估算，全國每年人事檔案收費至少達數十億元，尚無省份公開使用支出細目。
第二條市地稅局是全市城區房屋出租稅收征管的主體，市地稅二分局具體負責，按照“政府主導、稅務主管、委托代征、協控聯管、績效共建、信息共享”的管理原則，委托慶云山街道辦事處和瓊湖街道辦事處代征各自轄區范圍內的城區房屋出租、房屋自營、房屋裝修稅收工作。
第三條房屋所有權人（單位或個人）為出租房屋應稅行為的納稅義務人，是納稅主體。無法確認房屋所有權人的出租房屋由實際取得租金的出租人代為履行納稅義務。因承租人原因無法與房屋所有權人取得聯系的，由承租人代為繳納相關稅費。
第四條下列行為為房屋出租行為：
（一）將自有房屋出租給承租人，由出租人向承租人收取租金或者獲取其他經濟利益。
（二）承租人將租入的房屋再出租的轉租行為。
（三）以房屋產權投資入股不承擔經營風險，從被投資方取得固定收入的。
（四）以承包、租賃經營或以其他名義提供房屋使用權，并取得固定收入的。
第五條根據屬地征收的原則，所有在城區范圍內的房屋出租戶都屬于本辦法委托代征的范圍，房屋出租稅收代征范圍包括：
（一）非住宅出租房屋，包括商業用房、產權商鋪、寫字樓和廠房、倉庫、車庫等非住宅房屋。
（二）住宅出租房屋。
第六條委托代征稅種包括：房產稅、營業稅、土地使用稅、個人所得稅、印花稅、城建稅、教育費附加等。
第七條委托代征的期限以地稅部門與街道辦事處簽訂的“委托代征稅款協議書”為準，一般期限為一年，每年簽訂一次。
第八條房屋出租稅收根據簡并征收的原則按以下征收標準執行：
（一）個人出租住房，不分地區與用途，月租金收入1000元以下(含1000元)，按4%的綜合征收率征收；月租金收入1000元以上，按6%的綜合征收率征收。
（二）個人出租非住房，月租金收入1000元以下(含1000元)，按6%的綜合征收率征收；月租金收入1000元以上者，按12%的綜合征收率征收。
（三）對單位取得的房產租金收入依稅法規定按實征收。
第九條計稅租金收入的確定以簽訂的房屋租賃合同、協議租金收入額為計稅依據。租賃合同、協議租金收入額低于租金最低標準的，按租金最低標準確定的租金收入為計稅依據。
第十條納稅人有下列情形的，稅務機關可以核定其應納稅額：
（一）納稅人申報的計稅依據明顯偏低，又無正當理由的。
（二）房屋出租人未按照規定的期限辦理納稅申報，經主管稅務機關責令限期申報，逾期仍不申報的。
（三）房屋所有人將自有房屋以無償使用的名義交給其他個人或單位用于居住或從事生產經營的。
（四）拒不向主管稅務機關提供房屋租賃合同、協議等納稅資料的。
第十一條核定征收計稅價格、租金最低標準的確定及應納稅額的計算：
（一）按照《征管法》規定，對列入核定征收范圍的，按照相同地段、相同類別租金標準確定計稅價格。對無標準參照的，按租金最低標準確定計稅價格。不同區域、不同地段的房屋租金最低標準由主管地稅機關參照有關部門相關規定確定，并根據地價變動情況，每年做出調整。
核定月租金收入計算公式為：
月租金收入=每平方米月租金標準×房屋使用面積
（二）出租房屋應納稅額的計算：
應納稅額=租金收入×綜合征收率（或法定稅率）
第十二條房屋出租稅款征收根據納稅人實際情況，征收期限可實行簡并征期，按年一次性征收或分次征收。
第十三條街道辦事處應采取以下代征方式征收稅款：
（一）代征人員排查登記，對轄區內的出租房屋逐街、逐戶、逐間進行登記造冊，摸清稅源底子。
（二）房屋出租稅收的納稅義務發生時間，為出租人收訖房屋租金收入或取得索取收入憑據的當天。
（三）出租人應自發生出租行為之日起日內，到房屋所在地的街道辦事處辦理出租房屋的申報登記，并提供以下申報資料（原件及復印件，原件經核對后退還出租人）：房屋租賃合同、房屋所有權證、土地使用權證或者其他合法權屬證明（房屋轉租的，提供承租時簽定的租賃合同）；出租人的身份證、護照或其他合法證件；稅務機關要求的其他相關納稅資料。
（四）代征人員審核其資料是否齊全，內容是否一致，確認無誤后確定應征稅款，由代征人員開票征收的方式進行代征。
（五）申報登記后，出租人變更租金或終止租賃行為，應在變更租金或終止租賃行為30日內，到街道辦事處辦理變更登記手續。
（六）出租人在完稅后應將完稅憑證保留年，作為房屋出租已完稅的依據。
第十四條街道辦事處應按照規定做好完稅證的管理工作：
（一）街道辦事處必須使用地稅部門提供的《完稅證》代征稅款，不得以其他票據代替。開錯作廢的《完稅證》要加蓋《作廢》戳記，同時要根據《稅收票證管理辦法》的有關要求，專門指定一名會計人員，負責《完稅證》的領用、保管和票款結報。會計人員要按規定到市地稅局領取并保管《完稅證》，指導代征人員正確填寫，并于每日下班前統一存放保險柜內，嚴禁私自攜帶外出。建立票據管理制度，送主管稅務機關備案，確保票據安全。
（二）街道辦事處每月15日前要與市地稅局結算上月《完稅證》使用情況，辦理票證繳銷手續，將稅款及時繳入國庫。
（三）市地稅二分局負責對街道辦事處代征稅款工作進行政策業務輔導、《完稅證》的使用實施日常監督、檢查等，每季度至少檢查一次《完稅證》領、用、存情況。
第十五條房屋出租的納稅人在街道辦事處繳清稅款后，確需向承租人提供發票的，主管稅務機關應予開具。代開發票的程序是：納稅人到街道辦事處領取《代開發票申請表》，按表內項目要求填寫，經街道辦事處代征人員在稅款欄內按稅種填寫已納各稅，加蓋“街道辦事處委托代征稅款專用章”及經辦人章后，攜帶《完稅證》原件及復印件、房屋所有權證、土地使用權證原件及復印件、房屋出租合同原件及復印件、房屋產權人（經辦人）身份證復印件，經市地稅二分局審核后到市地稅局辦稅服務廳窗口辦理。市地稅局辦稅服務廳窗口人員開具發票后要在《完稅證》原件上加蓋“發票已開具專用章”，留存《代開發票申請表》、《完稅證》復印件、房屋產權證明復印件、房屋出租合同復印件和房屋產權人（經辦人）身份證復印件。
第十六條街道辦事處應按照如下規定建立檔案，加強代征工作的管理：
（一）代征人員有義務將代征稅款過程中發現的問題，及時向上級部門和稅務機關報告。
（二）代征人員應按稅務機關規定，及時向主管稅務機關申報并解繳全部代征稅款。街道辦事處要在銀行設立“委托代征稅款專用賬戶”，稅款征收后要按期分稅種打印《稅收匯總繳款書》繳入國庫。
（三）稅務機關定期對街道辦事處檔案管理情況進行檢查指導，使檔案管理規范化，街道辦事處應依法接受稅務機關對代征稅款工作的監督檢查。
（四）街道辦事處對納稅人登記、申報、征稅、繳庫等環節的資料要及時整理、逐戶建檔，帳表冊要實行紙制資料和電子檔案雙重管理，妥善保管，嚴禁丟失。
第十七條稅務機關的權利和義務：
（一）稅務機關按照國家法律、行政法規、規章的規定與街道辦事處簽定《委托代征稅款協議書》，發放《委托代征稅款證書》，明確雙方的權利、義務、責任。
（二）稅務機關有責任對街道辦事處的代征工作進行指導和監督。
（三）稅務機關應依法及時向街道辦事處提供代征稅款所需要的稅收票證《完稅證》。
（四）稅務機關根據征管需要，依法組織對房屋出租納稅申報情況進行檢查，出租人或承租人有義務配合，并提供與納稅相關的資料。有權隨時檢查街道辦事處代征稅款的情況。
（五）因國家稅收法律、法規、規章的廢止或修訂致使《委托代征稅款證書》失效或部分失效時，稅務機關要及時通知街道辦事處并要求終止或修改協議。
第十八條街道辦事處的權利和義務：
（一）街道辦事處應當遵守國家法律、行政法規、規章關于委托代征稅款的規定，按照協議規定的稅種、范圍、標準、期限代征稅款。
（二）街道辦事處要做好稅法及各項稅收政策法規的宣傳、教育、解釋工作，加強對代征納稅人的日常管理，認真做好排查登記工作，輔導納稅人填寫納稅申報表，督促納稅人如實申報，足額繳稅。
（三）街道辦事處依據與稅務機關簽定的《委托代征稅款協議書》條款履行職責，在授權征收的范圍內正確使用《完稅證》，并按照稅務機關的票證管理規定，做好完稅證領取、使用、保管、報繳工作。
（四）街道辦事處于每月日前將上月登記、申報、征稅、繳庫情況報市稅收協控聯管工作領導小組辦公室備案。
第十九條財政部門要加大對房屋出租稅收管理的投入力度，保障房屋出租稅收管理中必要的工作經費和代征、協征經費；公安、人口和計劃生育、房產等部門要加強房屋出租稅收協控聯管工作力度，要與稅務部門實行房屋出租信息共享，積極協助稅務部門加強稅收管理；監察部門要嚴肅查處國家工作人員出租房屋逃、抗稅行為；
關鍵詞： 會計信息化;會計造假;內部控制;防治措施
以計算機技術、通信技術和感測技術為代表的現代信息技術的相繼問世及其在會計信息處理中的廣泛應用,不僅減輕了會計人員的工作強度,加快了會計信息的處理速度, 提高了會計信息的效益和質量,更重要的是它拓寬了會計的研究領域、深化了會計理論探索的內涵和外延,同時,為會計實踐提供了有利條件,也為加強會計內部控制提供了便利的方法。但是隨著會計電算化事業的長足發展,在中外企業、上市公司實行會計信息化的過程中,利用計算機會計系統客觀存在的安全缺陷進行的違紀、違法和犯罪活動也有所增加,給企業和社會造成了嚴重的損失。信息化條件下財務造假與舞弊更具有隱蔽性和欺騙性,那么,如何有效地預防和治理就顯得尤為重要了。
一、會計信息化過程中的舞弊和主要作法
會計信息化過程中的舞弊是指某些人員為了達到個人或小團體的目的,在使用和管理會計信息系統時,利用業務便利或者不按操作規程或未經允許上機操作, 對會計電算化系統進行破壞、惡意修改、偷竊等故意違反會計職業道德的行為。
會計信息化過程中的舞弊作法主要包括: 非法篡改業務數據, 在經濟業務數據輸入計算機之前或輸入過程中, 通過虛構、修改、刪除會計數據等手段來達到舞弊目的;非法篡改財務軟件應用程序或數據文件;非法修改、截留、銷毀輸出的財務報表;其他非法手段, 如冒名頂替、盜取密碼或利用網絡黑客程序非法進入、拍照、拷貝、仿造或利用終端竊取會計信息等。
二、會計信息化過程中舞弊現象產生的原因分析
(一)財務軟件自身并不完善, 存在著一定的技術缺陷
由于各單位所使用的財務軟件開發方式不同,種類繁多,給會計信息化的舞弊行為創造了便利條件。就通用商品化會計軟件而言,目前市場上就有數百種之多,開發水平參差不齊,功能結構和用法各不相同,其內容設計和售后服務存在諸多問題。尤其是網上交易、網上會計還存在一些漏洞,容易造成會計信息外泄或財務系統遭到攻擊。有些單位自行開發或委托開發的財務軟件在系統的安全性和保密性上更是存在很多不足和隱患,如:系統源程序缺少必要的加密措施,容易被修改和盜用;財務軟件系統功能不全,很多都缺乏完整的操作日志,權限混亂、責任不清等。
(二)會計信息化過程中的內部控制制度存在缺陷
一是單位領導對會計信息化工作認識不足。很多單位領導也知道會計工作信息化的優越性和必然性,但是對具體的信息化過程不甚了解,對會計信息化給單位財務工作帶來的新方式、新問題認識不足,甚至有些領導認為,會計信息化也是換湯不換藥,不加改革,還用以往的財務管理辦法和管理制度,結果使財務工作一團混亂,漏洞頻出。二是缺乏有效地系統操作管理制度和系統維護管理制度。財會部門不能做到專機專用,財務人員不能正確操作計算機,造成系統內部數據的破壞或丟失, 影響整個會計信息系統的正常運行。三是財務人員崗位分工不清, 沒有嚴格的授權制度。實行信息化后, 一些傳統的核對、計算、存儲等內部會計控制方式均被計算機和程序所替代, 應該及時調整,按照軟件的要求和單位需要,重新設置會計人員的崗位和權限,做到分工明確、權責清晰,否則就會給別有用心的人以可乘之機。由于內部控制制度薄弱, 操作人員可能超越權限或未經授權的人員有可能通過計算機和網絡瀏覽全部數據文件, 篡改、復制、偽造、銷毀企業重要的數據, 以達到舞弊目的。如總賬和明細賬都由計算機根據審核后的會計憑證自動登記和歸集, 取消了手工條件下兩者的核對工作等等。而不少單位沒有及時建立與之相配套的新的內部控制制度對此加以約束。四是會計信息化檔案管理制度不完善。信息技術條件下的會計檔案管理有其特殊方式,應該建立完善地管理制度,采取新的保密措施。常見的會計信息備份不及時,存儲會計檔案的磁盤和會計資料不能及時歸檔, 或已經歸檔的內容不完整, 或沒有及時制定相應的會計信息化檔案保管人員職責等, 都可能造成會計檔案被人為破壞和自然損壞,乃至單位會計信息泄密。
(三)財務人員計算機和網絡知識欠缺
會計電算化事業發展到今天,會計信息的獲取與傳遞大多以網絡形式進行,這要求財務人員既要掌握一定的會計專業知識, 還要掌握相應的計算機和網絡知識、財務軟件的使用技術以及保養和維護技術。而目前一般會計人員對財務軟件的應用方法掌握的不夠透徹和熟練, 對計算機和網絡技術的認識不足, 對財務軟件運行過程中出現的故障不能及時排除, 對違規行為不能及時發現、這些都為舞弊提供了便利。
(四)內部審計監管不力
單位內部審計人員工作疏忽大意或對系統了解不透, 不能及時發現軟件操作中存在的問題, 使會計工作中存在的隱患不能及時解決。尤其是上市公司或集團公司,由于組織龐大、系統繁雜、會計信息來往頻繁,更容易出現舞弊現象。主要體現在審計人員對會計電算化、信息化工作本身不是太了解, 對計算機系統的運行不熟悉, 或對遠程審計等手段陌生,因此對出現的問題無法做出正確的職業判斷。
(五)財政、稅務機關等業務主管部門監管不力
目前看來,一些業務主管部門對會計信息化及其帶來的一系列問題缺乏有效的管理辦法。以稅務機關為例,只是利用現代化手段部分地實現了網上或遠程報稅,卻沒有啟動遠程監管或遠程稽查,對網上交易、電子商務和網絡會計存在的問題缺乏有效的管理辦法,對一些單位的舞弊行為不能做到及時發現、及時提醒和警告。
三、會計信息化過程中舞弊的防治措施
現代信息技術在企業管理、財務管理中廣泛應用,給組織帶來更多發展機遇的同時,利用ERP系統或電算化會計信息系統的舞弊現象必然會有所增加,甚至花樣翻新。雖然這些舞弊手段具有一定的隱蔽性且有較高的智能化, 但是只要我們采取正確的防治措施, 就可以起到提前預防和控制的作用。
(一)選擇適合自己單位特點的財務軟件
在購買財務軟件或管理軟件時,結合本單位自身的特點和國家的有關規定, 盡量購買市場上開發比較成熟的通用商品化軟件。 購買后, 應先進行一段時間的不間斷試用,尤其注意整個系統的權限設置、初始化設置、安全性和保密性等關鍵因素,進行系統完善和維護,發現問題及時與商家聯系解決。
