時間：2022-12-13 22:54:32
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇會議紀(jì)要總結(jié)，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
會議紀(jì)要督辦工作流程。會議紀(jì)要是一種記載會議基本內(nèi)容、情況、精神的紀(jì)實性公文，會議紀(jì)要中的內(nèi)容對企事業(yè)單位的管理重點、要點具有指導(dǎo)意義。現(xiàn)階段，我國企事業(yè)單位在做工作部署安排時，通常會將具體工作安排和工作目標(biāo)記錄在會議紀(jì)要中，安排工作部署通常通過工作紀(jì)要，所以各企事業(yè)單位部門對會議紀(jì)要的監(jiān)督力度在不斷加大[1]。會議紀(jì)要監(jiān)督工作其工作目的就是對企事業(yè)單位會議紀(jì)實施監(jiān)督、督辦工作，以確保會議紀(jì)要中的工作內(nèi)容能夠很好的完成。會議紀(jì)要督辦工作的主要內(nèi)容，包括以下幾點：①工作人員，一般會議紀(jì)要督辦工作人員是由企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和管理人員組成的，企事業(yè)單位發(fā)文部門會將會議紀(jì)要公布在公告欄上，相關(guān)會議紀(jì)要督辦工作者詳細(xì)閱讀后，明確自己的工作職能；②工作，工作人員通過對會議紀(jì)要進(jìn)行系統(tǒng)分析后，總結(jié)出下一階段企事業(yè)單位工作的重點，編撰成正式公文在公告欄上；③督辦工作，工作人員應(yīng)認(rèn)真總結(jié)有關(guān)會議紀(jì)要的落實情況，找出工作問題，具有針對性的實施督辦工作；④監(jiān)督工作，企事業(yè)單位其他工作人員應(yīng)聯(lián)合監(jiān)督會議紀(jì)要督辦工作的情況。
2 基于Web的會議紀(jì)要督辦系統(tǒng)
2.1 系統(tǒng)功能設(shè)計
通過上述對會議紀(jì)要督辦工作流程進(jìn)行分析可知，不同會議紀(jì)要內(nèi)容，其督辦工作性質(zhì)不同。所以要想建立完善的會議紀(jì)要督辦制度，必須提高其網(wǎng)絡(luò)會議紀(jì)要督辦系統(tǒng)的功能性，根據(jù)不同工作職能，制定不同種類的功能模塊。常用的功能模塊有狀態(tài)監(jiān)控模塊、辦理反饋模塊、綜合查詢模塊、摘錄發(fā)放模塊等四大類。lunwen. 1KEJI AN. COMlunwen. 1KEJI AN. COM提供寫作論文和發(fā)表服務(wù),歡迎您的光臨其具體功能如下：①狀態(tài)監(jiān)控模塊，通過網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控系統(tǒng)，實時對會議紀(jì)要總結(jié)狀態(tài)、辦公狀態(tài)、催辦情況進(jìn)行監(jiān)測，以做到及時發(fā)現(xiàn)問題及時改正問題；②辦理反饋模塊，將會議紀(jì)要辦理情況詳細(xì)的記錄在網(wǎng)絡(luò)信息資源共享平臺上，一般會議紀(jì)要督辦工作人員隨時查詢；③綜合查詢模塊，根據(jù)不同督辦工作屬性、紀(jì)要標(biāo)題、信息搜索結(jié)果建立不同類型的查詢模塊；④摘錄發(fā)放模塊，將會議紀(jì)要的重要信息記錄在網(wǎng)絡(luò)中，分發(fā)給相應(yīng)的待辦人員[2]。
2.2 系統(tǒng)建設(shè)的原則
系統(tǒng)要力求最大限度的滿足工作的需要，充分考慮各業(yè)務(wù)層次、各管理環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)處理的實用性，把滿足用戶和管理者作為第一要素進(jìn)行考慮。用戶接口和操作界面設(shè)計盡可能考慮人體結(jié)構(gòu)特性及視覺特性，界面力求美觀大方，操作力求簡便實用，以安全穩(wěn)定、經(jīng)濟(jì)實用、注重未來發(fā)展為設(shè)計原則[4]。
2.3 基于Web會議紀(jì)要督辦系統(tǒng)存在的應(yīng)用問題
因為會議紀(jì)要督辦工作是一個各工作連接非常緊密的工作，工作人員在會議紀(jì)要督辦工作中，會制定自己的工作任務(wù)，每個人的工作職能和工作任務(wù)都存在很大的差異性。自動工作業(yè)務(wù)活動和督辦工作業(yè)務(wù)活動是工作流管理的重要組成部分，是人與電腦共同工作的自動化協(xié)調(diào)、控制和通訊，在信息化的業(yè)務(wù)過程上，通過在網(wǎng)絡(luò)上運(yùn)行軟件，使所有命令的執(zhí)行都處于受控狀態(tài)[3]。通常情況下，會議紀(jì)要督辦工作以O(shè)A系統(tǒng)為辦公主體，因為OA系統(tǒng)的應(yīng)用性能非常好，能夠?qū)?fù)雜的會議紀(jì)要分類儲存、編輯。因為企事業(yè)單位開設(shè)的會議很多，會議涉及到的工作人員非常復(fù)雜，會議討論的相關(guān)議題種類也非常豐富，這些特殊條件，使會議紀(jì)要督辦工作人員的工作壓力很大，引發(fā)工作問題，具體體現(xiàn)在以下幾個方面：①會議紀(jì)要督辦工作缺少及時性，會議紀(jì)要記錄經(jīng)常會復(fù)印兩份，一份給會議主持領(lǐng)導(dǎo)，一份給會議紀(jì)要督辦人員，但是會議結(jié)束后，工作人員要先對會議紀(jì)要進(jìn)行整理，所以會議紀(jì)要通常不會及時的交給會議主持領(lǐng)導(dǎo)和會議紀(jì)要督辦人員；②會議紀(jì)要內(nèi)容的不統(tǒng)一性，會議紀(jì)要發(fā)放時，要針對發(fā)放對象進(jìn)行內(nèi)容處理，重新排版打印之后傳送給發(fā)放對象，不同發(fā)放對象接到的會議紀(jì)要內(nèi)容不同；③會議紀(jì)要督辦工作的不安全性，會議紀(jì)要通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，雖然可以增加信息的傳輸速度，但卻降低了會議紀(jì)要的安全性和穩(wěn)定性；④會議紀(jì)要督辦工作的重復(fù)性，因為網(wǎng)絡(luò)信息傳送方式便捷，所以企事業(yè)單位在開展會議紀(jì)要督辦工作時，經(jīng)常會重復(fù)性的監(jiān)察、復(fù)制會議紀(jì)要內(nèi)容，這種督辦工作形式會讓會議紀(jì)要督辦系統(tǒng)變得繁瑣復(fù)雜，在一定程度上造成了人力資源的浪費(fèi)。
3 改善會議紀(jì)要督辦系統(tǒng)的合理性建議
通過上文對網(wǎng)絡(luò)會議紀(jì)要督辦系統(tǒng)存在的問題進(jìn)行系統(tǒng)分析可知，完善會議紀(jì)要督辦工作的信息化管理是推動會lunwen. 1KEJI AN. COMlunwen. 1KEJI AN. COM提供寫作論文和發(fā)表服務(wù),歡迎您的光臨議紀(jì)要督辦工作順利開展的主要助力。目前企事業(yè)單位的網(wǎng)絡(luò)會議紀(jì)要督辦系統(tǒng)仍存在很多問題，急需改善，其具體改善措施如下：①建立安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，在會議紀(jì)要工作中引入計算機(jī)監(jiān)測，計算機(jī)可以通過錄音系統(tǒng)，對會議內(nèi)容進(jìn)行實時記錄，會議結(jié)束后，即可編撰出本次會議紀(jì)要；②及時更新網(wǎng)絡(luò)會議督辦的應(yīng)用程序，使其應(yīng)用程序和實際辦公流程相符；③建立完善的統(tǒng)計查詢機(jī)制，以方便會議紀(jì)要督辦人員隨時查詢會議紀(jì)要記錄。
4 結(jié)語
通過對會議紀(jì)要督辦系統(tǒng)開發(fā)以及兩年多運(yùn)行的分析，其作用是明顯的。基于Web的會議紀(jì)要督辦系統(tǒng)不僅增強(qiáng)了會議紀(jì)要督辦工作的透明度，還提高了會議紀(jì)要督辦工作效率[5]。
參考文獻(xiàn)
.電腦知識與技術(shù)，2012，13（5）：104-116.
整理會議記錄，注意"去粗留精"，把握側(cè)重點。會議紀(jì)要應(yīng)該抓住會議的中心議題，側(cè)重表達(dá)大家已經(jīng)取得一致的或基本一致的意見。
(一)圍繞會議研究的中心議題"取精"。抓住了會議研究和解決的主要問題，就抓住了寫會議紀(jì)要的"綱"。會議討論中可能附帶牽涉到其他一些問題，如果沒有實質(zhì)性內(nèi)容，就應(yīng)避而不談或者談而從簡。有時會議的中心議題不十分明確，或一個會議同時討論多個議題，且難分主次。遇到這種情況，應(yīng)把難分主次的幾個問題視為一個中心議題中的幾個子議題，放在基本同等的位置上，分題歸納整理，寫成"一、關(guān)于xxx問題"、"二、關(guān)于xxx問題"等。
(二)圍繞與會人員取得的一致意見"取精"。與會人員在討論中心議題時，往往看法不完全一致，或者很不一致。遇到這種情況，起草人員應(yīng)該對各種意見認(rèn)真研究，歸納整理出完全一致或基本一致的意見。對少數(shù)人提出的意見，如果沒有被會議否定，或者說符合會議的宗旨，也應(yīng)該采納。如果有些意見分歧較大，沒有能夠統(tǒng)一認(rèn)識，就不應(yīng)寫入紀(jì)要中去。當(dāng)然，有些帶學(xué)術(shù)性、研究性的會議所形成的紀(jì)要，不同的甚至是相反的觀點，也可以寫上去，但應(yīng)寫明是多數(shù)人的看法還是少數(shù)人的看法。
(三)圍繞會議主持人的總結(jié)性講話"取精"。一般在會議結(jié)束時，主持人會進(jìn)行總結(jié)性講話，對需決定的事項進(jìn)行“拍板”，這是寫入會議紀(jì)要的最好材料，也是最需要抓住的"綱"。
表達(dá)決定的事項，注意"滴水不漏"，把握相關(guān)點。表述議定事項最重要的是注意“三性”，把住相關(guān)點。
(一)注意語言表達(dá)的準(zhǔn)確性，防止產(chǎn)生歧義。要注意用語準(zhǔn)確，講究文法，避免在文字上產(chǎn)生歧義。對敏感問題表達(dá)不準(zhǔn)，就很容易引起歧議，甚至造成新的矛盾。
(二)注意重要決定的依據(jù)性，防止互相矛盾。有的會議決定與相關(guān)的政策或規(guī)定存在某種矛盾。只要不是正面"碰撞"，起草人員就應(yīng)該在查找有關(guān)依據(jù)、研究有關(guān)類似問題的基礎(chǔ)上，選擇恰當(dāng)?shù)谋磉_(dá)方式，注意文字處理上的技巧，以盡量避免矛盾。
(三)注意付諸實施的可行性，防止影響操作。會議紀(jì)要表述議定事項須注意可行性，務(wù)必切合實際，力求具體、明白。
寫作的方法和體式，注意"從實際出發(fā)"，把握基本點。
會議紀(jì)要的標(biāo)題最基本的形式:一是會議名稱與文種的組合，如"全縣計劃生育工作會議紀(jì)要";二是召集會議單位名稱、會議內(nèi)容與文種三者的組合，如"縣委討論xx鎮(zhèn)''''3·10工程''''會議紀(jì)要";三是有的固定形式的會議，如黨委會、政府辦公會等，也可以直接用會議的次數(shù)與文種的組合，如"第十次縣委會議紀(jì)要"。
（一）專 題 會
專題會由主任主持，相關(guān)人員參加，辦公室負(fù)責(zé)召集和記錄。
1、會期
主任根據(jù)工作需要召開。
2、議題
中心建設(shè)和各類專題會議。
3、會議指定專人記錄，決定事項應(yīng)編發(fā)會議紀(jì)要。紀(jì)要一般在兩天內(nèi)擬出，由主任簽發(fā)，發(fā)放相關(guān)人員和相關(guān)部門。
（二）中心事務(wù)會
中心事務(wù)會由主任主持，中心領(lǐng)導(dǎo)，中心屬各部門正副職，財務(wù)、人事各相關(guān)人員參加，辦公室負(fù)責(zé)會議的召集和記錄。
1、會期
中心事務(wù)會一般每月召開一次。
2、議題
（1）傳達(dá)上級有關(guān)文件會議精神
（2）安排落實有關(guān)文件精神、方案。
（3）下發(fā)中心屬文件。
（4）宣布人事任免決定。
（5）公布先進(jìn)個人、先進(jìn)集體名單。
（6）進(jìn)行工作安排。
（7）宣布、下發(fā)制定的規(guī)章制度。
（8）聽取工作匯報，工作總結(jié)，工作計劃。
（9）通報督導(dǎo)考核結(jié)果。
（10）對工作進(jìn)行講評。
3、準(zhǔn)備
會議出席人員、會議議程由辦公室負(fù)責(zé)通知、擬定。除中心領(lǐng)導(dǎo)由會議記錄人員統(tǒng)一簽到外，其他與會人員由本人簽到。
4、記錄
5、會議由辦公室文秘負(fù)責(zé)記錄。
（三）黨政聯(lián)席會
黨政聯(lián)席會由書記、副書記、主任、副主任、辦公室主任、副主任、工會主席、共青團(tuán)書記和相關(guān)負(fù)責(zé)人參加，主任主持，辦公室負(fù)責(zé)會議的召集和記錄。
1、會期
黨政聯(lián)席會一般每季召開一次。
2、議題
（1）審定規(guī)章制度。
（2）聽取相關(guān)工作匯報。
（3）審定工作總結(jié)。
（4）研究工作計劃。
（5）紀(jì)要
辦公室文秘負(fù)責(zé)會議記錄，編發(fā)會議紀(jì)要，規(guī)章制度，工作總結(jié)、工作計劃，兩天內(nèi)正式成文，由主任簽發(fā)，下發(fā)上報。
（四）主任辦公會
主任辦公會議由主任、副主任，辦公室主任、副主任參加，主任主持，主任或辦公室負(fù)責(zé)召集。
1、會期
主任辦公會一般每月召開一次。
2、議題
（1）主任辦公會議題由主任或副主任提出，主任確定。
（2）傳達(dá)局及上級的決定、通知等有關(guān)文件。
（3）研究制訂上級決定、通知的落實方案。
（4）研究審定中心發(fā)文件。
（5）審定財務(wù)預(yù)決算和專項經(jīng)費(fèi)安排。
（6）通報工作情況，布置工作任務(wù)。
（7）研究單位人事任免。
（8）研究確定先進(jìn)集體、先進(jìn)個人。
（9）其它需要研究的事項。
3、會議確定專人記錄，決定事項應(yīng)編發(fā)會議紀(jì)要，會議紀(jì)要一般在兩天內(nèi)擬出，由主任簽發(fā)。
（五）職工大會
職工大會由主任或副主任主持，全中心在編上崗正式職工、公益崗職工參加。辦公室、工會負(fù)責(zé)會議的召集、安排和記錄。
1、會期
職工大會一般一年召開一次，特殊情況臨時召集。
2、議題
（1）年度總結(jié)表彰大會。
（2）市園林局對單位的年度考評。
（3）新到任中心領(lǐng)導(dǎo)的任命。
（4）新工會主席的選舉。
關(guān)鍵詞：辦公自動化 會議管理 系統(tǒng)
中圖分類號：TP317.1 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1007-9416（2015）12-0000-00
會議，是一個組織機(jī)構(gòu)建立內(nèi)外聯(lián)系，促進(jìn)信息縱橫向溝通，貫徹方針政策，明確職責(zé)，解決、溝通經(jīng)營管理活動中各種問題的必要手段[1]。隨著網(wǎng)絡(luò)信息化的不斷發(fā)展，會議的形式也逐步變得豐富多樣起來，如網(wǎng)絡(luò)會議、視頻會議等等，這使得相隔甚遠(yuǎn)的人們之間擁有更直觀的交流環(huán)境[2]。高校作為多部門合作的機(jī)構(gòu)，很多事務(wù)和決策需要通過會議進(jìn)行協(xié)調(diào)，而作為組織與協(xié)調(diào)全校性黨政工作會議的主責(zé)部門，高校辦公室的重要工作之一就是對各層級會議做到會前有安排、會中有記錄、會后有總結(jié)等。
隨著高校自動化辦公理念的深入人心，將會議管理工作納入到辦公自動化系統(tǒng)中，深入研究辦公自動化中會議部署組織工作，通過統(tǒng)一接口與工作流管理環(huán)境進(jìn)行交互[3]，實現(xiàn)網(wǎng)上會議申請、會議通知、會議室管理以及會議紀(jì)要管理等工作，并要求可以根據(jù)公文處理子系統(tǒng)中的領(lǐng)導(dǎo)批示生成相關(guān)的會議議題，對會議決定的重大決議能夠轉(zhuǎn)到督查子系統(tǒng)中進(jìn)行督辦[4]。從而切實提高會議組織、協(xié)調(diào)、管理和服務(wù)能力，有助于會議結(jié)果的執(zhí)行，提升會議召開的效率，成為當(dāng)前高校辦公自動化系統(tǒng)中亟需擴(kuò)展開發(fā)的重要一步。
1會議管理現(xiàn)存問題
1.1會前準(zhǔn)備不充分，協(xié)調(diào)部署多困難
在傳統(tǒng)的會議管理工作中，在開會前要明確會議目標(biāo)、時間、預(yù)約會議室，進(jìn)行議題審核，確定會場管理人員和參加人員等都需要不斷的當(dāng)面或電話溝通協(xié)調(diào)和確認(rèn)，一旦有變動需及時請示主要領(lǐng)導(dǎo)，并提前知會相關(guān)部門主管和與會人員，同時做好配套服務(wù)工作，加重
了工作人員的會前協(xié)調(diào)負(fù)擔(dān)。會議召開前，會務(wù)人員要將會議的議題和內(nèi)容編輯好，并根據(jù)參會人員的數(shù)量印制相應(yīng)的會議材料，導(dǎo)致龐大的資料復(fù)印、裝訂和分發(fā)工作，不但極大降低了會前準(zhǔn)備階段的工作效率，更重要的是對會議的保密帶來了不可預(yù)見的風(fēng)險。
1.2會中調(diào)控較混亂，討論交流多分歧
采用傳統(tǒng)會議模式，除了會議的主辦部門，其他參會人員往往要到會議現(xiàn)場領(lǐng)取到會議材料，才能大致了解會議的主要內(nèi)容，這樣常常造成會議目標(biāo)不明確，卻想要參會人員在缺乏會前準(zhǔn)備的情況下，就相關(guān)議題積極討論、集思廣益并提出有效決策意見，未免太強(qiáng)人所難。在這種情況下，很可能出現(xiàn)議題不明確，或雖有議題，但在會議的討論中產(chǎn)生不可預(yù)見
的分歧，隨意“跑題”，以致會議預(yù)定目標(biāo)在不斷拖延的會議時長、一堆廢話和道理中無法達(dá)成，不但浪費(fèi)了參會人員處理事務(wù)的時間，也使精心準(zhǔn)備的會議成為一種無用的形式主義。
1.3會后監(jiān)管缺保障，決議成果難落實
會議管理的成效在很大程度上取決于執(zhí)行的力度，如果有了決議卻不執(zhí)行，就是所說的弊端“決而不行，行而無果”，所以會議管理的重中之重就是對于執(zhí)行狀況的管理[5]。對于高校來說，決策會議每年審議的事項不低于上百項，籌備會議的材料和會議記錄文件全部以紙質(zhì)形式存放，領(lǐng)導(dǎo)層和各部門均無法對這些信息資源進(jìn)行有效的讀取和便捷的共享，更談不上為日常的辦公決策提供有力支持。另外在會議中決議事項的執(zhí)行情況，往往必須安排相關(guān)人員進(jìn)行追蹤管理，并適時提醒相關(guān)主管部門領(lǐng)導(dǎo)，這在一定程度上無疑增加了會后的工作量，并且在管理的準(zhǔn)確性和實效性上也會打一定的折扣。
2會議管理子系統(tǒng)結(jié)構(gòu)概述及流程分析
隨著會議管理工作需求的不斷更新，使用面的不斷拓寬，在辦公自動化系統(tǒng)中增加會議管理子模塊，從而實現(xiàn)對會議申請、會議通知、議題征集、會議室管理等一系列流程的自動化，實現(xiàn)會議的預(yù)約、審批和通知等，消除管理協(xié)調(diào)困難，實現(xiàn)會議資源的高效利用，就顯得尤為重要。
2.1 會議管理子系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)
本系統(tǒng)功能模塊結(jié)構(gòu)如圖1所示。
圖1 會議管理系統(tǒng)功能模塊結(jié)構(gòu)圖
具體而言， 該會議管理信息系統(tǒng)功能主要包括以下幾點：
（1）會議申請：申請人新建會議申請單，填寫會議時間、聯(lián)系人、會議名稱、主辦單位、主持人、參會人員，選擇會議室、會議主要內(nèi)容以及上傳相關(guān)附件，并提交給有審批權(quán)限的部門或人員進(jìn)行審核確認(rèn)。
（2）會議通知：會議一旦批準(zhǔn)，系統(tǒng)能夠通過界面待辦事項及時通知需參會人員按時參加會議并提前了解會議相關(guān)信息。
（3）議題征集：對領(lǐng)導(dǎo)預(yù)上會議題進(jìn)行匯總上報，經(jīng)由校領(lǐng)導(dǎo)審核確認(rèn)最終上會議題及列會人員。
（4）會議紀(jì)要：會議結(jié)束后，會議紀(jì)要起草人根據(jù)具體的會議需要起草相關(guān)的會議紀(jì)要。
（5）周會表：學(xué)校學(xué)期內(nèi)每周的校級會議匯總表。
（6）會議室信息：可以根據(jù)高校現(xiàn)有會議室情況，創(chuàng)建會議室的基本信息資料，輸入會議室名稱、容納人數(shù)、功能、建成時間、詳細(xì)位置、內(nèi)部設(shè)備說明等信息。作為系統(tǒng)管理人員還可以根據(jù)實際變化，修改和刪除會議室信息，查看會議室使用情況。
2.2 會議管理系統(tǒng)流程
會議管理子系統(tǒng)主要用于制訂、審批會議計劃和落實會議安排、預(yù)定會議資源、發(fā)送會議通知、形成和會議紀(jì)要。因此整個會議管理流程應(yīng)主要完成從會議申請籌劃、舉辦實施到紀(jì)要歸檔全過程的管理。由此可見會議管理子系統(tǒng)大致經(jīng)過如下流程如圖2。
圖2 會議管理子系統(tǒng)總流程圖
從以上流程圖不難看出在會議管理子系統(tǒng)的功能應(yīng)用中，會議申請管理和會議紀(jì)要管理是其中核心部分，也是會議從申請――審批――通知參會人員――會議召開――紀(jì)要形成、和歸檔這整個會議管理流程流轉(zhuǎn)中的關(guān)鍵步驟。我們在這里著重討論下這兩塊功能模塊的操作流程。
會議申請管理主要經(jīng)過了如下流程：①主辦部門填寫“會議申請單”進(jìn)行會議申請；②系統(tǒng)內(nèi)會議信息管理人員進(jìn)行相關(guān)信息核實，如信息有誤則發(fā)回主辦部門重新填寫，無誤則形成一周會議安排匯總表；③資源管理人員根據(jù)匯總表進(jìn)行會議室、設(shè)備等資源審核，如有沖突，則需根據(jù)會議級別和申請時間進(jìn)行協(xié)調(diào)更改，無誤則繼續(xù)下一步；④校辦主任對會議信息進(jìn)行審核，發(fā)送對應(yīng)分管校領(lǐng)導(dǎo)；⑤分管校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批確認(rèn)；⑥反饋申請結(jié)果給主辦部門。詳見圖3會議申請流程圖。
圖3 會議申請流程圖
會議紀(jì)要管理主要經(jīng)過了如下流程：①紀(jì)要人員根據(jù)會議內(nèi)容起草會議紀(jì)要初稿；②具有對應(yīng)審核權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)審核會議紀(jì)要；③會議紀(jì)要；④會議紀(jì)要歸檔。詳見圖4會議紀(jì)要管理流程圖。
圖4 會議紀(jì)要管理流程圖
3系統(tǒng)功能設(shè)計與實現(xiàn)
根據(jù)系統(tǒng)的功能需求和運(yùn)轉(zhuǎn)流程分析，會議管理子系統(tǒng)主要包括了六大功能模塊，其為會議申請模塊、會議通知模塊、議題征集模塊、會議紀(jì)要模塊、周會表模塊以及會議室信息管理模塊，如圖5所示。
圖5 會議管理子系統(tǒng)功能模塊界面
3.1會議申請模塊
會議申請功能模塊主要對于高校各類校級會議的網(wǎng)上申請，其功能主要包括起草會議申請、會議室使用情況查詢、周/月已安排會議查詢、會議審批、近期會議匯總等功能（圖6）。
圖6 會議申請模塊界面
3.2會議通知模塊
會議通知模塊主要用于在會前及時讓參會人員了解會議的相關(guān)信息，并及時提醒相關(guān)人員參會，其功能主要包括會議信息填寫、通知參會人員、記錄通知閱讀情況（圖7）。
圖7 會議通知模塊界面
3.3議題征集模塊
議題征集模塊主要用于對召開會議的議題進(jìn)行征集匯總，其功能主要包括會議時間和類型預(yù)告、列席會議人員確定、領(lǐng)導(dǎo)上會議題征集等（圖8）。
圖8 議題征集模塊界面
3.4會議紀(jì)要模塊
會議紀(jì)要模塊主要用于，其功能主要包括會議紀(jì)要草稿擬定、領(lǐng)導(dǎo)審批、有關(guān)部門分發(fā)、承辦部門反饋等（圖9）。
圖9 會議紀(jì)要模塊界面
3.5 周會表模塊
周會表模塊主要用于對學(xué)期內(nèi)每周學(xué)校層面會議記錄，并提前告知下周會議詳情，其功能主要包括學(xué)期內(nèi)各周會議時間、地點、主題及參會人員查詢，下周會議詳情告知（圖10）。
圖10 周會表模塊界面
3.6 會議室信息模塊
會議室信息模塊主要用于對學(xué)校內(nèi)部各類會議室進(jìn)行網(wǎng)上統(tǒng)一管理，其功能主要包括會議室添加、刪除、維護(hù)等（圖11）。
圖11 會議室信息模塊界面
4結(jié)語
隨著會議管理子系統(tǒng)在高校內(nèi)部的推廣應(yīng)用，不僅方便會議申請人員隨時掌握會議所需會議室、設(shè)備、人員等資源狀況，有效避免因為信息不對稱產(chǎn)生的誤會，更有效地解決了傳統(tǒng)會議舉辦過程中繁雜低效、安全性差、開展困難等缺點，實現(xiàn)了會議管理的規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化與一體化，大大提高了資源利用率和辦會效率，為領(lǐng)導(dǎo)及參會人員及時了解會議進(jìn)展情況以及落實情況提供有效技術(shù)支撐與數(shù)據(jù)支持。而如何能夠在實際運(yùn)用中對會議管理子系統(tǒng)應(yīng)用的深度與廣度進(jìn)行進(jìn)一步的擴(kuò)展與完善，使其能夠與其他子系統(tǒng)相應(yīng)功能進(jìn)行銜接，成為我們下一步對系統(tǒng)功能擴(kuò)展研究必須要著重解決的問題。
參考文獻(xiàn)
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在各類企業(yè)中，所指的公文一般為商務(wù)公文，主要分為：介紹報告、請示、會議紀(jì)要、工作計劃要點、公司及產(chǎn)品介紹、信函、講話稿、可行性報告、工作總結(jié)、市場調(diào)查報告、說明等。
所謂公文，是公務(wù)文書的簡稱，它是國家機(jī)關(guān)在行政管理過程中為處理公務(wù)而按規(guī)定格式制作的書面材料。公文的種類主要包括：命令、議案、決定、公告、通告、通報、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要。
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一、加強(qiáng)議題審查，嚴(yán)把程序關(guān)口
議題審查是辦事機(jī)構(gòu)的一項基本職責(zé)。《人民檢察院檢察委員會組織條例》（下稱《組織條例》）第17條規(guī)定了辦事機(jī)構(gòu)對提交檢委會討論的案件或事項材料是否符合要求進(jìn)行審核。雖然議題審查屬于受理環(huán)節(jié)的程序性審查范疇，但作為一種前置程序，既能夠濾除不屬于或不需要檢委會討論的案件或事項，使檢委會能夠集中精力審議重大議題，又能夠確保提交的議題達(dá)到主題明確、內(nèi)容清楚、材料齊備的要求。
一般來說，辦事機(jī)構(gòu)可從以下方面加強(qiáng)對議題材料的審查：
一是審查議題內(nèi)容是否符合檢委會的議事范圍。高檢院《人民檢察院檢察委員會議事和工作規(guī)則》（下稱《議事和工作規(guī)則》）第3條詳細(xì)規(guī)定了檢委會審議議題的范圍，辦事機(jī)構(gòu)應(yīng)嚴(yán)格按照范圍要求審查議題，認(rèn)為不屬于議題范圍的，要及時向檢察長報告。
二是審查議題的提請及審批程序是否符合規(guī)定。承辦部門提請檢委會審議事項或案件，應(yīng)當(dāng)實行“三級審批制”，即承辦人提出辦理意見，承辦部門負(fù)責(zé)人簽署明確意見，分管檢察長審核。辦事機(jī)構(gòu)受理審查認(rèn)為議題符合議事范圍及報批程序的，應(yīng)當(dāng)填寫《安排檢委會會議申請表》，報檢察長決定是否提請檢委會審議。如議題系檢委會委員提出的，也應(yīng)報檢察長同意方可提請。
三是審查議題材料是否符合議題標(biāo)準(zhǔn)。辦事機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行高檢院《人民檢察院檢察委員會議題標(biāo)準(zhǔn)（試行）》（下稱《議題標(biāo)準(zhǔn)》），認(rèn)真審核承辦部門提交的議題材料，并根據(jù)議題的具體類型審查是否符合相應(yīng)的議題報告格式和主要內(nèi)容、附件及議題制作要求等技術(shù)性規(guī)范。對于不符合標(biāo)準(zhǔn)的議題要及時向承辦部門提出修改補(bǔ)充的意見和建議。同時還要加強(qiáng)與承辦部門、承辦人的溝通，加強(qiáng)引導(dǎo)和幫助，共同做好議題準(zhǔn)備等基礎(chǔ)性工作。
二、規(guī)范文書制作，確保議事質(zhì)量
檢察文書是實現(xiàn)檢察職能的重要工具，也是檢驗檢察工作質(zhì)量的重要標(biāo)尺。檢委會在審議決定案件過程中形成的一系列工作文書，大致可分為表格式和敘述式兩大類，其中：檢委會決定事項通知書和檢委會決定事項執(zhí)行情況反饋表屬于表格式文書，一般根據(jù)實際情況填寫即可；議題報告和會議紀(jì)要則屬于敘述式文書，不僅其格式與要素必須符合既定的形式要件，而且需要精心制作確保其實體質(zhì)量。辦事機(jī)構(gòu)是起草檢委會工作文書的責(zé)任主體之一，規(guī)范制作檢委會工作文書，應(yīng)當(dāng)作為辦事機(jī)構(gòu)規(guī)范化建設(shè)中的工作重點。
一是突出案件類議題報告的針對性。案件類議題報告，實踐中也稱為提請檢委會討論案件報告，是由承辦人根據(jù)高檢院議題標(biāo)準(zhǔn)要求，圍繞提請檢委會討論案件的請示問題，客觀全面反映相關(guān)事實證據(jù)、背景情況和審查意見等內(nèi)容而制作的請示性報告，經(jīng)承辦部門負(fù)責(zé)人審核、分管檢察長簽署意見，供檢委會委員審案議案所用。議題報告是檢委會據(jù)以審議案件的基礎(chǔ)，辦事機(jī)構(gòu)負(fù)有審核的重要職責(zé)。由于檢委會議事決策的非親歷性特征，使檢委會委員對議題報告的依賴性較大。但實踐中，議題報告直接照搬照抄案件審結(jié)報告的現(xiàn)象較為普遍，換個標(biāo)題、加個封面，“案件審結(jié)報告”就變身為“議題報告”，既使議題報告篇幅冗長，也使議題報告重點不明，嚴(yán)重影響檢委會決策的質(zhì)量和效率。因此，當(dāng)前議題報告首先要強(qiáng)調(diào)突出重點，案件審結(jié)報告是議題報告的重要基礎(chǔ)但不是全部。議題報告要緊緊圍繞請示問題展開闡述，可以借鑒案件審結(jié)報告中的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行取舍和重組。與議題有關(guān)的事實要全面客觀表述，無關(guān)的內(nèi)容則可刪減；對其他犯罪情節(jié)、案件背景等情況也不需要面面俱到，只要敘述與請示問題有關(guān)的內(nèi)容即可。值得指出的是，根據(jù)高檢院《議題標(biāo)準(zhǔn)》規(guī)定，提請檢委會審議的案件，應(yīng)當(dāng)事實清楚，證據(jù)確實充分，或者符合規(guī)定的條件，議題材料齊備。檢委會審議案件時大多討論法律適用問題，一般不討論事實證據(jù)認(rèn)定問題。基于承辦人、承辦部門對案件事實、證據(jù)認(rèn)定負(fù)責(zé)的原則，對于檢委會討論不涉及認(rèn)定事實爭議的案件，證據(jù)部分表述可概括簡寫甚至省略；對于檢委會討論認(rèn)定事實爭議如抗訴事實認(rèn)定錯誤、下級院請示事實認(rèn)定疑難的案件，則也要緊緊圍繞爭議焦點開展事實、證據(jù)的分析論證。需要補(bǔ)充的是，為使檢委會委員能夠全面客觀了解掌握案件事實全貌，可以在會前將案件審結(jié)報告作為附件通過辦案內(nèi)網(wǎng)或書面形式，與議題報告一并發(fā)給委員審閱，供決策時參考。
二是增強(qiáng)檢委會會議紀(jì)要的說理性。檢委會會議紀(jì)要[4]是由辦事機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)制作的用于記載和傳達(dá)檢委會會議情況及議定事項的工作文書。過去實踐中檢察機(jī)關(guān)對檢委會決定事項文書普遍使用“檢委會決定”，在高檢院下發(fā)《議題標(biāo)準(zhǔn)》后，統(tǒng)一以“檢委會會議紀(jì)要”取代“檢委會決定”。檢委會決定是“一案一決定”，即會議審議幾個議題，就有相應(yīng)的幾份決定文書。而檢委會會議紀(jì)要則是“一會一紀(jì)要”，即一份會議紀(jì)要記載本次會議上所有議題的審議決定事項。從高檢院《議題標(biāo)準(zhǔn)》對會議紀(jì)要的制作要求來看，無論是文件類議題還是案件類議題，涵蓋的內(nèi)容均非常全面。但目前實踐中大多數(shù)檢委會會議紀(jì)要制作中都存在“只寫結(jié)論性意見和決定，不寫決定依據(jù)或理由”的傾向，而承辦部門或下級檢察院根據(jù)檢委會決定事項制作法律文書時，往往無法直接引用或說明檢委會決定的理由和依據(jù)，且將檢委會一次會議討論的不同案件和不同事項綜合在一起的會議紀(jì)要，也不宜在辦案過程中隨案移送。我們認(rèn)為，這種“條目化、捆綁式”相對簡單的文書制作方法，既不符合高檢院《議題標(biāo)準(zhǔn)》的規(guī)范要求，也不具備法律文書的功能作用，更不能適應(yīng)執(zhí)法辦案需要。為此，首先，建議分類撰寫會議紀(jì)要。根據(jù)所決定的案件、事項是否而分別制作會議紀(jì)要，凡需要全院或下級檢察院統(tǒng)一遵照執(zhí)行的執(zhí)法辦案規(guī)范性文件，應(yīng)當(dāng)公開會議紀(jì)要；凡需要訴訟階段保密的在辦案件，則可以單獨制作會議紀(jì)要并隨案移送。其次，增強(qiáng)會議紀(jì)要的法律屬性。會議紀(jì)要表述案件決定事項的，應(yīng)當(dāng)突出辦案法律文書的基本特征和制作重點，具備辦案文書的基本內(nèi)容和要素，如包括簡要案情、訴訟經(jīng)過及會議決定理由等。再次，強(qiáng)化會議紀(jì)要的說理性。會議紀(jì)要要在明確檢委會審查意見的基礎(chǔ)上，針對爭議焦點重點闡明相關(guān)事實、法律、法理依據(jù)，便于承辦部門或者下級檢察院能夠全面準(zhǔn)確理解和執(zhí)行檢委會決定。
三是提升匯報案件的質(zhì)量。目前，檢委會審議議題的主要方式還是看材料、聽匯報。因此，除了要確保議題報告的制作質(zhì)量外，承辦人的匯報方式和匯報質(zhì)量也非常重要。實踐中，承辦人在會上往往照本宣科通讀一遍議題報告，由于議題報告已在會前分送檢委會委員審閱，上會再宣讀一遍，尤其是對一些案情疑難復(fù)雜且議題報告篇幅較長的案件，既占用會議較長時間又無必要，匯報效果也不佳。為此，我們建議采用書面報告與口頭匯報相結(jié)合的方式。檢委會委員會前側(cè)重于審查議題報告，會上側(cè)重于聽取承辦人口頭匯報案件。具體而言，承辦人在會前準(zhǔn)備一份匯報提綱，列明匯報的重點，并預(yù)測檢委會委員可能提問的相關(guān)問題。開會時，先由承辦人匯報請示問題、基本案情、爭議焦點，以及承辦人的意見或觀點，力求做到敘述事實到位、列舉證據(jù)到位、論述分歧到位、闡明觀點到位、分析法理到位。之后，可由檢委會委員針對案件提問或質(zhì)詢、承辦人答辯，這樣有助于檢委會委員深入了解掌握案件情況和議題內(nèi)容，為檢委會科學(xué)、高效地作出決策奠定基礎(chǔ)。
三、強(qiáng)化督辦落實，維護(hù)檢委會權(quán)威
根據(jù)高檢院《議事和工作規(guī)則》規(guī)定，辦事機(jī)構(gòu)還承擔(dān)著督辦落實檢委會決定的職責(zé)。檢委會審議議題作出決定后，先由辦事機(jī)構(gòu)起草檢委會會議紀(jì)要和檢委會決定事項通知書，其中會議紀(jì)要報檢察長或者受委托主持會議的副檢察長審批，并印發(fā)各委員及報備上一級辦事機(jī)構(gòu)。檢委會決定事項通知書則以本院名義印發(fā)本院承辦部門和有關(guān)下級檢察院。檢委會作出的決定具有法律效力，承辦部門和有關(guān)的下級人民檢察院應(yīng)當(dāng)執(zhí)行。為保證檢委會決定得到及時全面正確地執(zhí)行，切實維護(hù)檢委會的權(quán)威，辦事機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對決定的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤督辦。
一是實行檢委會決定事項執(zhí)行情況二次反饋機(jī)制。辦事機(jī)構(gòu)應(yīng)向本院承辦部門一并送達(dá)檢委會決定事項通知書和檢委會決定事項執(zhí)行反饋表（下稱反饋表）。承辦部門在決定事項執(zhí)行完畢后五日內(nèi)填寫反饋表，連同反映執(zhí)行情況的相關(guān)材料（包括印發(fā)的相關(guān)文件原件或者訴訟、工作文書復(fù)印件等）送辦事機(jī)構(gòu)。如果議題所涉事項或者案件系由下級檢察院具體承辦的，下級檢察院有關(guān)部門應(yīng)將執(zhí)行情況層報上級檢察院議題提請部門，再由議題提請部門填寫反饋表送辦事機(jī)構(gòu)。這就是決定事項執(zhí)行情況的第一次反饋，其中不或撤銷案件、不支持抗訴、不提請抗訴等案件，一般只需一次反饋即可。而對于提起公訴、提出抗訴、支持抗訴、提請抗訴等案件，辦事機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)不同類型案件的辦理期限，適時向承辦部門或督促其向相關(guān)辦案單位了解案件的進(jìn)展階段。當(dāng)案件有了最終處理結(jié)果后，承辦部門應(yīng)再次填寫反饋表，連同反映案件最終處理結(jié)果的相關(guān)材料送辦事機(jī)構(gòu)。設(shè)置執(zhí)行檢委會決定情況二次反饋機(jī)制，不僅保證了檢委會決定得到及時正確地貫徹執(zhí)行，也通過全面了解案件的最終處理結(jié)果，進(jìn)一步檢驗和提高檢委會決策的科學(xué)性。
公文寫作的要求很高，尤其是要求起草者具有工作實踐的基礎(chǔ)，懂得工作中許多微妙的關(guān)節(jié)，而在具體起草中要求較好的文字語言工夫。公文語言總的要求是莊重、平實、概括。公文語言功夫的核心是選詞。選詞一要根據(jù)所反映的客觀實際需要，二要符合明晰、 確切、簡練的標(biāo)準(zhǔn)，三要根據(jù)具體的語言環(huán)境， 為避免上下文重復(fù)而選擇不同的詞語，注意文中所涉及對象和閱讀對象。多用書面語和文書用語，少用形象和描繪性詞語和口語，不用方言土語，十分規(guī)范。
課程目標(biāo)：
? 了解公文寫作的重要性
? 掌握基本的公文寫作要點及規(guī)范
? 熟練掌握常用企業(yè)公文寫作方法
課程形式：講授、討論、演練等
課程對象：基層員工、中層管理人員
課程時間： 6小時
課程內(nèi)容：
第一部分：概述
? 公文寫作的概念與作用
? 公文寫作的種類和特點
? 公文寫作的基本原理
? 行政公文與一般事務(wù)性公文的理解及誤區(qū)
第一部分：公文寫作過程
? 公文寫作的一般步驟
? 公文寫作的主題與材料
? 公文寫作的結(jié)構(gòu)和語言
? 學(xué)習(xí)行政公文寫作的意義與方法
第三部分：請示、報告以及批復(fù)
? 什么情況下用請示？報告？批復(fù)？（講授）
? 如何寫請示、報告、批示（練習(xí)，改錯）
? 請示、報告的分類（講授）
? 寫作規(guī)范模式（見三類模式表格）
第四部分：計劃和總結(jié)
? 了解計劃的多種“變體”和時間限定（講授）
? 熟悉計劃和總結(jié)的寫法（練習(xí)，改錯）
第五部分：通報、通告及通知
? 辨析這幾類常見公文，結(jié)合受訓(xùn)單位性質(zhì)確定講授重點。（講授）? 熟悉通知的幾種類型和寫法（練習(xí)，改錯）
第六部分：會議紀(jì)要
? 學(xué)會在會議記錄的基礎(chǔ)上寫作會議紀(jì)要。（講授）
? 了解會議紀(jì)要的成文格式。
第七部分：命令、決定、意見、公告、函
? 學(xué)會熟悉以上公文寫作規(guī)范
第八部分：公文處理
? 基本程序：收文和發(fā)文
1.上海市工程技術(shù)研究中心申報
（1）收集和整理相關(guān)材料，監(jiān)督各項事宜進(jìn)度，共9個工程中心申報。組織校外專家函評，確定4個工程中心進(jìn)入答辯階段。
（2）參與組織6月12日、10月10日2020年上海工程研究中心申報研討會，負(fù)責(zé)會務(wù)情況、聯(lián)系專家及參會人員、會場情況、會議紀(jì)要、會議通訊稿等。最終申報2個工程中心，提交相關(guān)申報材料。（3）對接科委網(wǎng)站，關(guān)注函評及答辯安全情況。
2.上海綠色氟代制藥工程技術(shù)研究中心啟動暨揭牌儀式
（1）組織會議各項事宜進(jìn)度，聯(lián)系校外專家。（2）安排布置會議室，投影、席卡、會務(wù)、視頻、證書、合影等（3）撰寫會議紀(jì)要及新聞報道。
3.高峰高原學(xué)科
（1）收集和整理相關(guān)材料，監(jiān)督各項事宜進(jìn)度。（2）組織4月16日高峰高原學(xué)科建設(shè)總結(jié)及下一級段布置會議，負(fù)責(zé)會務(wù)情況、聯(lián)系專家及參會人員、會場情況、會議紀(jì)要、會議通訊稿等。（3）根據(jù)教委意見，負(fù)責(zé)監(jiān)督高峰高原學(xué)科材料及結(jié)題事宜。（4）負(fù)責(zé)監(jiān)督經(jīng)費(fèi)使用情況
4.高水平應(yīng)用型高校建設(shè)方案
（1）整理學(xué)科辦2020年度高水平預(yù)算及項目申報情況，報送相關(guān)材料。(2)監(jiān)督經(jīng)費(fèi)使用情況。
5.博士點建設(shè)
（1）撰寫學(xué)科發(fā)展規(guī)劃、學(xué)科評估方案及簡況表內(nèi)容。（2）收集、整理、報送材料；整理學(xué)科評議組專家信息。（3）撰寫并修改柯校長匯報答辯PPT。（4）統(tǒng)計各省博士點公示情況，包括新增博士單位，化學(xué)工程與技術(shù)博士點、材料與化工博士點申報情況。
6.學(xué)科評估工作
（1）收集整理教育部通知文件，報送學(xué)科評估聯(lián)系人情況。（2）組織召開學(xué)科評估工作部署會議，向相關(guān)學(xué)院及部門下發(fā)需撰寫材料文件。（3）跟進(jìn)學(xué)科評估其他事宜
7.十四五規(guī)劃
（1）填寫十三五指標(biāo)表格及十四五指標(biāo)表格，并報送學(xué)校（2）撰寫十四五總規(guī)劃學(xué)科內(nèi)容，撰寫專項規(guī)劃（3）跟進(jìn)十四五規(guī)劃其他事宜
8.三大學(xué)科群建設(shè)
（1）撰寫學(xué)科建設(shè)推進(jìn)情況表。（2）撰寫關(guān)于報送集成電路、人工智能、生物醫(yī)藥等重點領(lǐng)域建設(shè)情況。（3）撰寫三大學(xué)科群建設(shè)實施方案。（4）撰寫三大學(xué)科群涉及學(xué)科情況統(tǒng)計表。
9.學(xué)科辦預(yù)算
（1）暑假期間整理學(xué)科辦2020年度預(yù)算，包含協(xié)同創(chuàng)新平臺、工程中心、2011、智庫、文科工程、博士點建設(shè)、碩士點建設(shè)、部門業(yè)務(wù)費(fèi)等，并將預(yù)算登入系統(tǒng).（2）負(fù)責(zé)各個學(xué)科項目、學(xué)位點2020年預(yù)算入庫工作。
10.其他重要工作
（1）準(zhǔn)備及提交市本級新購50萬元以上大型儀器設(shè)備論證材料，包含評議表、詢價單、論證報告、排序表、現(xiàn)有儀器情況、行文等材料。
（2）負(fù)責(zé)整理研究生部高校分類評價指標(biāo)，撰寫任務(wù)分配表和自評報告。
（3）撰寫及修改功能材料研究院建設(shè)方案。
網(wǎng)上審計，即在審計機(jī)關(guān)所在地點和被審計單位之間建立起可靠的網(wǎng)絡(luò)連接，通過對被審計單位的經(jīng)營管理、對外投資、財務(wù)收支等數(shù)據(jù)進(jìn)行實時采集和分析，在對被審計單位財務(wù)管理、會計核算及業(yè)務(wù)管理等相關(guān)信息系統(tǒng)進(jìn)行測評和高效率的數(shù)據(jù)采集與分析的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)對財務(wù)收支真實、合法、效益進(jìn)行適時、遠(yuǎn)程檢查監(jiān)督，做到動態(tài)審計與靜態(tài)審計、事中審計與事后審計相結(jié)合，為被審計單位加強(qiáng)經(jīng)營管理、提高經(jīng)濟(jì)效益及時提供審計監(jiān)督服務(wù)，保護(hù)國有資產(chǎn)的安全和保值增值。
一、審前調(diào)查全面了解企業(yè)信息情況明確審計目標(biāo)
網(wǎng)上審計依賴于被審計單位的信息化水平，其信息化水平越高，實施網(wǎng)上審計的效果就越好。SDJC及大部分下屬單位財務(wù)系統(tǒng)采用ORACLE軟件，業(yè)務(wù)系統(tǒng)有收入結(jié)算系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)等。與SDJC聯(lián)網(wǎng)后，可以采集并瀏覽這些數(shù)據(jù)，通過非現(xiàn)場審計完成一部分審計工作。
對一個集團(tuán)公司來說，全面掌握它的信息并不容易。不管是財務(wù)數(shù)據(jù)，還是業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，它只是眾多信息中的一部分。審計組在審前調(diào)查中采取多種渠道大量獲取各種信息，一是從國際互聯(lián)網(wǎng)和企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)上獲取與SDJC有關(guān)的重大事項，了解企業(yè)對外展示資料和披露情況，為審計提供有益的參考；二是獲取企業(yè)基本信息的手冊，了解各下屬企業(yè)的股份組成從而明確企業(yè)性質(zhì)，為審計事項的定性等提供有價值的參考意見；三是獲取三年財政部報表軟件及基本財務(wù)數(shù)據(jù)，全面了解掌握企業(yè)基本情況；四是通過審計署法規(guī)軟件等查閱并綜合被審計單位所適用的行業(yè)政策、法規(guī)；五是查閱被審計單位基礎(chǔ)資料、黨組會議紀(jì)要、董事會會議紀(jì)要、總經(jīng)理會議紀(jì)要等，與相關(guān)人員座談。我們認(rèn)為，在今后的審計工作中，可以在審前調(diào)查中抽出一周時間來進(jìn)行上述工作，這是現(xiàn)場審計需解決的內(nèi)容。
取得上述資料后，由審計組組長和各審計小組負(fù)責(zé)人統(tǒng)一查閱，從中分析出有價值的線索，再將資料拷貝給每個審計人員，并在審計組內(nèi)結(jié)合有關(guān)財經(jīng)法規(guī)進(jìn)行必要的講解，使大家都能很快熟悉有關(guān)資料，在審計中就能隨時關(guān)注這些線索，如對外投資過大和委托理財?shù)葐栴}線索就是通過此方法分析而得。
二、確定審計實施方案明確現(xiàn)場和非現(xiàn)場審計內(nèi)容
網(wǎng)上審計對我們來說還是一個新生事物，應(yīng)如何操作還在探索之中。這就要求我們要有一個科學(xué)的、具體的、可行的審計實施方案。網(wǎng)上審計的審計方案應(yīng)該與常規(guī)審計不同，應(yīng)該突出網(wǎng)上審計的特點。審計方案中除了應(yīng)明確審計目的、審計風(fēng)險、重要性水平、審計方法、人員安排、分工以外，還應(yīng)合理分配現(xiàn)場審計和非現(xiàn)場審計的任務(wù)，明確現(xiàn)場審計和非現(xiàn)場審計的內(nèi)容、時間安排、目的等。
我們認(rèn)為，現(xiàn)場審計和非現(xiàn)場審計是網(wǎng)上審計密不可分的兩個部分，在審計和審前調(diào)查階段都需要確定。比如，在審前調(diào)查階段，現(xiàn)場審計需要完成的是搜集內(nèi)部控制資料、進(jìn)行內(nèi)部控制測試、取得被審計單位承諾、查閱被審計單位會議紀(jì)要、取得會計報表及輔助資料等，非現(xiàn)場審計需要完成的是對電子資料進(jìn)行分析整理、建立基礎(chǔ)性中間表和分析性中間表并進(jìn)行總體分析和類別分析、進(jìn)行初步個體分析等。在審計階段，現(xiàn)場審計需要完成的是對數(shù)據(jù)分析報告的線索進(jìn)行核實并完善個體分析、完成觀察座談盤點等必須現(xiàn)場完成的任務(wù)、核實原始憑證等并進(jìn)行審計取證、完成審計報告等，非現(xiàn)場審計需要完成的是結(jié)合審前調(diào)查和現(xiàn)場審計情況完善數(shù)據(jù)分析并加強(qiáng)進(jìn)一步總結(jié)等。非現(xiàn)場審計中可以結(jié)合電話詢問和網(wǎng)上信件等方法進(jìn)行事實核實。
在組織安排上，可以考慮建立分別適應(yīng)現(xiàn)場審計和非現(xiàn)場審計的組織管理。一是審前調(diào)查分現(xiàn)場審計和非現(xiàn)場審計，分電子數(shù)據(jù)組和綜合信息組，電子數(shù)據(jù)組由計算機(jī)業(yè)務(wù)人員和若干審計業(yè)務(wù)人員組成；綜合信息組以審計業(yè)務(wù)人員為主。各組人員具體組成由審計組長會議討論決定。現(xiàn)場審計時，電子數(shù)據(jù)組負(fù)責(zé)電子數(shù)據(jù)變化情況了解和相關(guān)數(shù)據(jù)調(diào)整等；綜合信息組負(fù)責(zé)了解企業(yè)制度、會議紀(jì)要、會計報表資料等。非現(xiàn)場審計時，電子數(shù)據(jù)組負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)檢查，保證從網(wǎng)上審計軟件生成審計必需的總體分析和類別分析圖形；綜合信息組負(fù)責(zé)對圖形進(jìn)行總體分析和類別分析，提出分析結(jié)論和問題線索；二是審計時分現(xiàn)場審計和非現(xiàn)場審計，分電子數(shù)據(jù)組和延伸調(diào)查組。電子數(shù)據(jù)組由計算機(jī)業(yè)務(wù)人員和若干審計業(yè)務(wù)人員組成；延伸調(diào)查組以審計業(yè)務(wù)人員為主。各組人員具體組成由審計組長會議討論決定。資料整理組負(fù)責(zé)針對延伸結(jié)果和個體分析模型修改軟件有關(guān)情況，并針對軟件適時情況及時向延伸調(diào)查組溝通；延伸調(diào)查組負(fù)責(zé)對具體問題線索進(jìn)行核實取證，并針對延伸情況進(jìn)行個體分析。
此外，非現(xiàn)場審計要保證審計地點和審計時間，審計地點可安排在聯(lián)網(wǎng)審計室，審計時間安排和審計管理視同現(xiàn)場審計，并與現(xiàn)場審計一樣給與相應(yīng)的后勤經(jīng)費(fèi)保證。各小組方案和各人的審計計劃、審計數(shù)據(jù)需求說明書、審計數(shù)據(jù)說明書、數(shù)據(jù)分析報告和延伸建議書作為重要附件，共同形成審計實施方案。
三、充分利用審計結(jié)果，實現(xiàn)審計檔案數(shù)字化
審計檔案作為審計活動的真實記錄，直接記載和反映了審計工作的全過程，既具有重要的鑒證作用，又是衡量審計工作質(zhì)量的重要依據(jù)。我們積極推進(jìn)網(wǎng)上審計檔案資源開發(fā)利用工作，適應(yīng)網(wǎng)上審計的現(xiàn)狀，加強(qiáng)電子檔案管理。從單純的保管檔案，轉(zhuǎn)向開發(fā)利用審計檔案，不斷總結(jié)檔案利用工作的成功經(jīng)驗，以業(yè)務(wù)流程文件資料為載體，設(shè)計檔案流程圖，使審計檔案發(fā)揮了價值。
納入電子檔案管理的電子文檔包括：審計方案（含審計實施方案）、審計報告、工作底稿、審計日記、被審計單位與財務(wù)管理有關(guān)的電子數(shù)據(jù)等。在網(wǎng)上審計現(xiàn)場結(jié)束時，我們注意完善和規(guī)范與財務(wù)管理有關(guān)的電子數(shù)據(jù)、電子工作底稿等電子文檔，以適應(yīng)電子檔案的要求。
四、需要進(jìn)一步研究和探索的幾個方面
網(wǎng)上審計，即在審計機(jī)關(guān)所在地點和被審計單位之間建立起可靠的網(wǎng)絡(luò)連接，通過對被審計單位的經(jīng)營管理、對外投資、財務(wù)收支等數(shù)據(jù)進(jìn)行實時采集和分析，在對被審計單位財務(wù)管理、會計核算及業(yè)務(wù)管理等相關(guān)信息系統(tǒng)進(jìn)行測評和高效率的數(shù)據(jù)采集與分析的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)對財務(wù)收支真實、合法、效益進(jìn)行適時、遠(yuǎn)程檢查監(jiān)督，做到動態(tài)審計與靜態(tài)審計、事中審計與事后審計相結(jié)合，為被審計單位加強(qiáng)經(jīng)營管理、提高經(jīng)濟(jì)效益及時提供了審計監(jiān)督服務(wù)、保護(hù)國有資產(chǎn)的安全和保值增值。
一、審前調(diào)查全面了解企業(yè)信息情況，明確審計目標(biāo)
網(wǎng)上審計依賴于被審計單位的信息化水平，其信息化水平越高，實施網(wǎng)上審計的效果就越好。SDJC及大部分下屬單位財務(wù)系統(tǒng)采用ORACLE軟件，業(yè)務(wù)系統(tǒng)有收入結(jié)算系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)等，與SDJC聯(lián)網(wǎng)后，可以采集并瀏覽這些數(shù)據(jù)，通過非現(xiàn)場審計完成一部分審計工作。
對一個集團(tuán)公司來說，全面掌握它的信息并不容易。不管是財務(wù)數(shù)據(jù)，還是業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，它只是眾多信息中的一部分。審計組在審前調(diào)查中采取多種渠道大量獲取各種信息，一是從國際互聯(lián)網(wǎng)和企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)上獲取與SDJC有關(guān)的重大事項，了解企業(yè)對外展示資料和披露情況，為審計提供有益的參考；二是獲取企業(yè)基本信息的手冊，了解各下屬企業(yè)的股份組成從而明確企業(yè)性質(zhì)，為審計事項的定性等提供有價值的參考意見；三是獲取三年財政部報表軟件及基本財務(wù)數(shù)據(jù)，全面了解掌握企業(yè)基本情況；四是通過審計署法規(guī)軟件等查閱并綜合被審計單位所適用的行業(yè)政策、法規(guī)；五是查閱被審計單位基礎(chǔ)資料、黨組會議紀(jì)要、董事會會議紀(jì)要、總經(jīng)理會議紀(jì)要等，與相關(guān)人員座談。我們認(rèn)為，在今后的審計工作中，可以在審前調(diào)查中抽出一周時間來進(jìn)行上述工作，這是現(xiàn)場審計需解決的內(nèi)容。
取得上述資料后，由審計組組長和各審計小組負(fù)責(zé)人統(tǒng)一查閱，從中分析出有價值的線索，再將資料拷貝給每個審計人員，并在審計組內(nèi)結(jié)合有關(guān)財經(jīng)法規(guī)進(jìn)行必要的講解，使大家都能很快熟悉有關(guān)資料，在審計中就能隨時關(guān)注這些線索，如對外投資過大和委托理財?shù)葐栴}線索就是通過此方法分析而得到。
二、確定審計實施方案，明確現(xiàn)場和非現(xiàn)場審計內(nèi)容
網(wǎng)上審計對我們來說還是一個新生事物，應(yīng)如何操作還在探索之中。這就要求我們要有一個科學(xué)的、具體的、可行的審計實施方案。網(wǎng)上審計的審計方案應(yīng)該與常規(guī)審計不同，應(yīng)該突出網(wǎng)上審計的特點。審計方案中除了應(yīng)明確審計目的、審計風(fēng)險、重要性水平、審計方法、人員安排、分工以外，還應(yīng)合理分配現(xiàn)場審計和非現(xiàn)場審計的任務(wù)，明確現(xiàn)場審計和非現(xiàn)場審計的內(nèi)容、時間安排、目的等，
我們認(rèn)為，現(xiàn)場審計和非現(xiàn)場審計是網(wǎng)上審計密不可分的兩個部分，在審計和審前調(diào)查階段都需要確定，比如，在審前調(diào)查階段，現(xiàn)場審計需要完成的是搜集內(nèi)部控制資料、進(jìn)行內(nèi)部控制測試、取得被審計單位承諾、查閱被審計單位會議紀(jì)要、取得會計報表及輔助資料等，非現(xiàn)場審計需要完成的是對電子資料進(jìn)行分析整理，建立基礎(chǔ)性中間表和分析性中間表并進(jìn)行總體分析和類別分析、進(jìn)行初步個體分析等。在審計階段，現(xiàn)場審計需要完成的是對數(shù)據(jù)分析報告的線索進(jìn)行核實并完善個體分析，完成觀察、座談、盤點等必須現(xiàn)場完成的任務(wù)，核實原始憑證并進(jìn)行審計取證，完成審計報告等，非現(xiàn)場審計需要完成的是結(jié)合審前調(diào)查和現(xiàn)場審計情況完善數(shù)據(jù)分析并加強(qiáng)進(jìn)一步總結(jié)等。非現(xiàn)場審計中可以結(jié)合電話詢問和網(wǎng)上信件等方法進(jìn)行事實核實。
在組織安排上，可以考慮建立分別適應(yīng)現(xiàn)場審計和非現(xiàn)場審計的組織管理。一是，審前調(diào)查分現(xiàn)場審計和非現(xiàn)場審計，分電子數(shù)據(jù)組和綜合信息組，電子數(shù)據(jù)組由計算機(jī)業(yè)務(wù)人員和若干審計業(yè)務(wù)人員組成；綜合信息組以審計業(yè)務(wù)人員為主。各組人員具體組成由審計組長會議討論決定。現(xiàn)場審計時，電子數(shù)據(jù)組負(fù)責(zé)電子數(shù)據(jù)變化情況了解和相關(guān)數(shù)據(jù)調(diào)整等：綜合信息組負(fù)責(zé)了解企業(yè)制度、會議紀(jì)要、會計報表資料等，非現(xiàn)場審計時，電子數(shù)據(jù)組負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)檢查，保證從網(wǎng)上審計軟件生成審計必需的總體分析和類別分析圖形；綜合信息組負(fù)責(zé)對圖形進(jìn)行總體分析和類別分析，提出分析結(jié)論和問題線索，二是，審計時分現(xiàn)場審計和非現(xiàn)場審計，分電子數(shù)據(jù)組和延伸調(diào)查組。電子數(shù)據(jù)組由計算機(jī)業(yè)務(wù)人員和若干審計業(yè)務(wù)人員組成；延伸調(diào)查組以審計業(yè)務(wù)人員為主。各組人員具體組成由審計組長會議討論決定。資料整理組負(fù)責(zé)針對延伸結(jié)果和個體分析模型修改軟件有關(guān)情況，并針對軟件適時情況及時向延伸調(diào)查組溝通；延伸調(diào)查組負(fù)責(zé)對具體問題線索進(jìn)行核實取證，并針對延伸情況進(jìn)行個體分析。
此外，：非現(xiàn)場審計要保證審計地點和審計時間，審計地點可安排在聯(lián)網(wǎng)審計室，審計時間安排和審計管理視同現(xiàn)場審計，并與現(xiàn)場審計一樣給與相應(yīng)的后勤經(jīng)費(fèi)保證。各小組方案和各人的審計計劃、審計數(shù)據(jù)需求說明書、審計中間表數(shù)據(jù)說明書、數(shù)據(jù)分析報告和延伸建議書作為重要附件，共同形成審計實施方案。
三、充分利用審計結(jié)果，實現(xiàn)審計檔案數(shù)字化
審計檔案作為審計活動的真實記錄，直接記載和反映了審計工作的全過程，既具有重要的鑒證作用，又是衡量審計工作質(zhì)量的重要依據(jù)。我們積極推進(jìn)網(wǎng)上審計檔案資源開發(fā)利用工作，適應(yīng)網(wǎng)上審計的現(xiàn)狀，加強(qiáng)電子檔案管理。從單純的保管檔案，轉(zhuǎn)向開發(fā)利用審計檔案，不斷總結(jié)檔案利用工作的成功經(jīng)驗，以業(yè)務(wù)流程文件資料為載體，設(shè)計檔案流程圖，使審計檔案發(fā)揮價值。
納入電子檔案管理的電子文檔包括：審計方案(含審計實施方案)、審計報告、工作底稿、審計日記、被審計單位與財務(wù)管理有關(guān)的電子數(shù)據(jù)等，在網(wǎng)上審計現(xiàn)場結(jié)束時，我們注意完善和規(guī)范與財務(wù)管理有關(guān)的電子數(shù)據(jù)、電子工作底稿等電子文檔，以適應(yīng)電子檔案的要求。
四、需要進(jìn)一步研究和探索的幾個方面
網(wǎng)上審計是審計方式創(chuàng)新的結(jié)果，有待于在實踐中進(jìn)一步的探索和總結(jié)項目組織管理的經(jīng)驗。今后需要在以下幾方面繼續(xù)進(jìn)行探索：
1. 目的: 為規(guī)范會議管理，提高會議質(zhì)量,特制定此辦法；
2. 適用范圍:公司全體成員；
3. 會議原則：樹立簡明、高效之會風(fēng)。
3.1布置工作講標(biāo)準(zhǔn)（工作事項責(zé)任人完成時間進(jìn)度檢查）；
3.2檢查工作問過程(完成過程匯報總結(jié)與檢討)；
3.3匯報工作講結(jié)果(總結(jié)與結(jié)論評價與調(diào)整)；
3.4請示工作講方案(存在問題點與建議)；
3.5回憶工作講感受(成績與借鑒檢討).
4.參會原則：
4.1專題會議內(nèi)容所涉及的部門，至少有一名負(fù)責(zé)人到會；
4.2資源性問題會議及對公司重要政策的調(diào)整必須有總監(jiān)及以上人員參會；
4.3對公司的政策性宣導(dǎo)會議需公司中層以上干部參與；
4.4會議采取簽到制；
4.5總裁可視會議重要性決定是否例席，如需總裁出席會議，需提前與總裁秘書約定。
5.職責(zé)：
5.1主持人：會前資料準(zhǔn)備與會議召集；會中對會議效果的推進(jìn)與會議進(jìn)程控制；會后資料發(fā)放范圍確定與共享，并對落實事務(wù)予以跟蹤，直至關(guān)閉；對會務(wù)負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任；
5.2組織與會務(wù)：受主持人領(lǐng)導(dǎo)，負(fù)責(zé)會議前、中、后期的協(xié)助工作；具體負(fù)責(zé)會議準(zhǔn)備（會場、人員）、簽到整理并對參會情況予以通報、會議紀(jì)要整理與發(fā)放等；
5.3參會人員：會前準(zhǔn)備；會中積極參與；會后就會議精神向下
作宣導(dǎo)，對落實事項向下作布署；
5.4稽核與跟進(jìn)：檢查各項會議執(zhí)行情況；對會議決議與精神的貫徹予以稽核；對會中布置任務(wù)的完成與問題的關(guān)閉進(jìn)行檢查與稽核；并對稽核結(jié)果及時予以通報。
6. 分類:會議按層級與范圍分公司、部門兩級，兩級會議按性質(zhì)再細(xì)分為例會、專題會、緊急會議，部門不設(shè)專題會。
6.1例會：
6.1.1定義：有固定的召開頻率，內(nèi)容涉及公司經(jīng)營、管理、服務(wù)領(lǐng)域；
6.1.2公司與部門的例會統(tǒng)一交由目錄管理員(總裁辦秘書)列入公司《例會名錄》進(jìn)行管理。《例會名錄》的不定期調(diào)整由總裁辦組織商榷并及時公布；
6.1.3已列入《例會名錄》部門例會，部門對其調(diào)整與取締擁有建議權(quán)，以聯(lián)絡(luò)單方式說明理由，由總裁辦核準(zhǔn)后，由目錄管理員統(tǒng)一調(diào)整后公布；部門新增的例會,請知會目錄管理員統(tǒng)一調(diào)整后及時公布；會務(wù)主持人員按《例會名錄》要求如期召集會議.
6.1.4《例會名錄》的定期調(diào)整由總裁辦每年年未組織一次,并依評估結(jié)論作調(diào)整,次年年初由總裁辦公布當(dāng)年《例會名錄》，并對上年度各部的執(zhí)行作情況匯報。
6.1.5《例會名錄》常設(shè)信息點有:會議名稱、召開頻率與時間、會議內(nèi)容(主題、議程)、主持人、與會人員、會務(wù)等。
6.1.6公司、部門的例會會議紀(jì)要或決議必須抄送總裁辦備案。
7.專題會：凡因解決公司經(jīng)營、管理、服務(wù)等領(lǐng)域的重要問題或事務(wù)，需涉及二個以上部門間（不含的二個）溝通與協(xié)調(diào)，可由提案人向總裁辦秘書申請，由總裁辦確認(rèn)后統(tǒng)一安排與組織。
8.會議要求:
8.1前期準(zhǔn)備：
8.1.1除緊急會議外，其它會議至少提前二個工作日由會務(wù)將相關(guān)資料及開會通知發(fā)至各與會人員，以便會前做好思考與信息收集;
8.1.2通知內(nèi)容：應(yīng)將會議名稱、主持人、具體時間(開起與結(jié)束)、地點、與會人員、會議主題與議程(例會名錄中已作記錄的不再要求，專題會議此信息必不可少)詳細(xì)告知與會人員。
8.1.3會務(wù)應(yīng)于開會前十分鐘準(zhǔn)備好會場及開會時的演示資料；各參會人員進(jìn)入會議室前應(yīng)準(zhǔn)備好相關(guān)資料（并攜帶，避免中途準(zhǔn)備資料而干擾會議）。
8.2紀(jì)律要求：
8.2.1會議原則上不允許請假,如有特殊情況（緊急任務(wù)或銷假中）須提前報請會議主持人批準(zhǔn),并授權(quán)其職務(wù)人參加會議，否則視同缺席；
8.2.2與會人員按時參加會議，不得遲到、早退或缺席，否則分別處以20元/次（遲到、早退）和30元/次（缺席）罰款；
8.2.3會議中，與會人員手機(jī)應(yīng)調(diào)至震動；如因接聽電話干擾會議，經(jīng)主持人提出拒不改正的，罰款30元/次。
8.2.4會議中，嚴(yán)禁大聲喧嘩,統(tǒng)一聽從會議主持人安排,發(fā)言
不得偏離議題或帶有人身攻擊；經(jīng)主持人指出拒不改正的，處50元/次罰款。
8.2.5會議結(jié)束后，由會務(wù)處理會議場所的整理，并且關(guān)閉設(shè)施與空調(diào)、燈，否則對會務(wù)人員處20元/次；
8.2.6會議相關(guān)人員（主持人、組織者、與會人員、記錄員、會議中落實的工作事務(wù)負(fù)責(zé)人）應(yīng)按本規(guī)定履行職責(zé) ，否則視為怠于履行工作，視情節(jié)輕重處50-200元罰款。人怠職責(zé)任由授權(quán)人承擔(dān)；未傳答造成的怠職責(zé)任由傳答人承擔(dān)。
8.2.7會議主持人、稽核與跟蹤員、部門負(fù)責(zé)人對違紀(jì)人員可在此規(guī)定范圍內(nèi)行使處罰權(quán)提報權(quán)，經(jīng)綜合管理部復(fù)核后作通報，并在當(dāng)月工資核算中予以引用。
8.3會議組織要求:
8.3.1會議主題、議程、持續(xù)時間由會議主持人統(tǒng)一控制,與
會人員應(yīng)圍繞主題按發(fā)言和參與討論，嚴(yán)防偏離主題。
8.3.2會議原則上按既定的時間召開，如遇特殊情況，經(jīng)會議
主持人決定，由會務(wù)提前10分鐘將推遲信息及調(diào)整后具體的召開時間（或取消信息）通知與會人員。例會不得取消，如延期，需將延期召開理由以聯(lián)絡(luò)單方式報備總裁辦，以此作為對執(zhí)行會議的考核依據(jù)。
8.3.3會議講究高效：
8.3.3.1避免懸而不決：屬與會人員權(quán)責(zé)內(nèi)事務(wù)，應(yīng)當(dāng)場解決，以會議結(jié)果（會議紀(jì)要或會議決議）的共享來關(guān)閉問題點；權(quán)責(zé)內(nèi)無法決策的（如資源問題、權(quán)限問題），主持人也應(yīng)在會議中明確解決思路，并依此落實推進(jìn)責(zé)任人，并擬制完成時間、安排任務(wù)的追蹤與稽核人，以確保會中的布置事項在會后得到落實。
8.3.3.2避免決而不行：與會人員于會后一個工作日內(nèi)應(yīng)將會議精神傳達(dá)或上報至部門相關(guān)人員（主持人對此有特別要求的，依主持人要求），會議主持人應(yīng)指導(dǎo)會務(wù)人員（記錄員）于會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)將會議決議或會議紀(jì)要發(fā)至與會人員和相關(guān)部門。如涉及工作布置的會議，會后相關(guān)人員應(yīng)按會議中確定的進(jìn)度如期完成，不事先提出困難并獲得會議主持人同意（同時知會稽核、跟進(jìn)人）、又不如期完成的，視為怠于完成工作。
8.3.3.3承前啟后、循序見進(jìn)：例會中有涉及工作任務(wù)分配的，議程中必須設(shè)置“上次會議布置事項進(jìn)度匯報”環(huán)節(jié)；例會中涉及工作計劃的，議程中必須設(shè)置“上期計劃的達(dá)成情況匯報”環(huán)節(jié)。
9.會議文化（六問）：
9.1我們今天的行動準(zhǔn)備好了嗎?
9.2會議內(nèi)容事前檢討過了嗎?
9.3要發(fā)言的意見都準(zhǔn)備好了嗎?
9.4為了使討論活躍你準(zhǔn)備好了嗎?
9.5起點開始,正點結(jié)束了嗎?
筆者在整理、提供利用檔案中發(fā)現(xiàn)，某些會議記錄的質(zhì)量問題是由于“先天不足”的原因造成的，具體表現(xiàn)有：
一、會議記錄本內(nèi)無目錄。特別是不填寫會議議題時，在利用時就要逐頁查閱，不僅效率很低，而且人為地增加了對案卷的磨損，不利于檔案的保護(hù)和保密。
二、記錄不完整。有些會議記錄未記載會議日期、地點、主持人、記錄人；有些會議記錄只記了參加人、發(fā)言人的姓而沒有記全名；有些會議記錄只有參加人、時間和主持人而無會議內(nèi)容；有些會議記錄雖有會議內(nèi)容卻沒有記錄會議的議題等，使人很難了解會議的全貌。
三、會議記錄本沒有按工作性質(zhì)分開。如有的系黨總支同系行政共用一個會議記錄本（聯(lián)席會議例外），給保管和利用帶來不便。
四、會議記錄本不固定。有些單位是兩三個記錄本交叉使用，有的本子只記錄了幾頁就再也不用了；更有甚者，每次開會時臨時找?guī)讖埜宓陀涗洠^后就不知去向了。
五、記錄字跡潦草、書寫材料不符合歸檔要求。有的會議記錄人經(jīng)常使用圓珠筆、純藍(lán)墨水等不耐久字跡材料，而且書寫潦草，不利于會議記錄的日后查考和歸檔后的長久保存。
為了提高檔案質(zhì)量，筆者認(rèn)為做會議記錄應(yīng)該注意以下問題：
延伸閱讀：檔案工作基本術(shù)語
一、使用固定的會議記錄本。記錄人員應(yīng)選用紙質(zhì)較好的會議記錄本，按會議性質(zhì)分別記錄并按照會議的時間順序規(guī)范、完整地做好會議記錄。會議記錄本前三頁應(yīng)寫有目錄，包括會議日期、內(nèi)容摘要、頁碼、備注等欄目。會議記錄人應(yīng)把每次會議的情況按目錄欄中的要求逐項填寫清楚，這樣不但查找起來一目了然、十分方便，而且有利于檔案的保密和保護(hù)。
二、按照規(guī)范格式做好會議記錄。會議記錄一般分為兩個部分：
延伸閱讀：會議紀(jì)要與會議記錄
