時(shí)間：2022-12-02 22:25:12
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇數(shù)字檔案論文，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
【正文】
隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅速發(fā)展和大量電子文件的產(chǎn)生，數(shù)字檔案館的研究和建設(shè)成為我國檔案界關(guān)注的熱點(diǎn)。數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館相比，有著豐富的數(shù)字化資源、海量的存儲(chǔ)、便捷的檢索、快速的傳輸、高度的開放、信息的共享等優(yōu)點(diǎn)，使傳統(tǒng)的檔案館望塵莫及。然而，它也不可避免地存在一些缺陷和不足，有的甚至可能是致命的缺陷。因此，我們應(yīng)該清醒地認(rèn)識(shí)到數(shù)字檔案館存在的缺陷，數(shù)字檔案館的建設(shè)還存在著諸多的難點(diǎn)和問題亟待深入研究解決。如果對(duì)存在的問題視而不見，或掉以輕心，必將給未來的檔案事業(yè)留下巨大而無法彌補(bǔ)的遺憾。
1數(shù)字檔案的憑證價(jià)值問題
檔案的基本價(jià)值有兩方面，憑證價(jià)值和參考價(jià)值，而尤以憑證價(jià)值最為重要，雖然，“目前人們對(duì)數(shù)字化檔案具有參考價(jià)值這一點(diǎn)已無疑義，然而，由于一系列技術(shù)和立法問題還未解決，數(shù)字化檔案目前還不具備法律憑證效力”[1]這無疑使數(shù)字檔案的作用大打折扣。因此，確認(rèn)數(shù)字檔案的憑證價(jià)值就成為數(shù)字檔案館建設(shè)中無法回避的難題。目前，主要存在以下幾方面的問題：
1.1認(rèn)識(shí)上的問題。數(shù)字檔案不具備“白紙黑字”的直觀性，必須依賴特定的計(jì)算機(jī)設(shè)備加以解讀。數(shù)字檔案完全脫離了以往人人對(duì)檔案“原件”的認(rèn)識(shí)，從而引起人們對(duì)其原始性、可靠性的懷疑。而且，有些數(shù)字檔案即使載體保存完好，內(nèi)容亦可能在無形中丟失，它不像紙質(zhì)檔案那樣載體與內(nèi)容“一損俱損，一榮俱榮”。數(shù)字檔案與以往其他載體的檔案都不一樣，從甲骨檔案到簡牘檔案再到紙質(zhì)檔案，只是載體的耐久性有差別，并沒有改變其直觀性，而數(shù)字檔案的非人工識(shí)讀性與其他載體的檔案有著質(zhì)的區(qū)別。要確認(rèn)數(shù)字檔案的憑證價(jià)值，恐怕不僅僅是改變觀念的問題，要真正認(rèn)識(shí)數(shù)字檔案，確認(rèn)其憑證價(jià)值，可能還需要走很長的路。
1.2技術(shù)上的問題。數(shù)字檔案是高新技術(shù)的產(chǎn)物，它給人們帶來極大便利的同時(shí)，也給人們留下了困惑與難題。其一，數(shù)字檔案具有易復(fù)制、修改、刪除的特點(diǎn)，使得檔案“原件”的概念變得難以確認(rèn)。其二，計(jì)算機(jī)硬、軟件技術(shù)不斷更新?lián)Q代，迫使數(shù)字檔案必須不斷適應(yīng)新的“生存環(huán)境”，不斷地變換載體、格式，因而無法通過載體、格式的鑒定來判定其原始性。其三，數(shù)字檔案不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將其輸出，傳統(tǒng)的字跡鑒定技術(shù)無法分辨數(shù)字檔案的原始性。其四，數(shù)字檔案對(duì)背景信息和元數(shù)據(jù)具有很強(qiáng)的依賴性。“電子文件的背景信息常常與文件內(nèi)容信息相分離保存，一旦失去背景信息，文件的內(nèi)容即便仍有意義，但也不再具有憑證價(jià)值。元數(shù)據(jù)是電子文件、電子檔案所特有的，“元數(shù)據(jù)由于其隱含性而易被忽視，而元數(shù)據(jù)一旦丟失或破壞，電子文件的原始性就會(huì)改變。”[2]
1.3管理制度上的問題。“傳統(tǒng)檔案之所以具有憑證價(jià)值，在一定程度上取決于嚴(yán)格的管理制度”，而目前“從電子文件的生成到歸檔都缺乏十分規(guī)范的程序化管理，缺乏嚴(yán)格而科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)體系和業(yè)務(wù)管理制度，一些標(biāo)準(zhǔn)、制度雖已制定，但全面推行尚需時(shí)日”[3]而且也有一定的難度。
2數(shù)字檔案信息的長期存取問題
數(shù)字檔案信息的長期存取問題是數(shù)字檔案館建設(shè)的一個(gè)具體而又棘手的難題。“據(jù)報(bào)道，美國航空航天局在20年前發(fā)射的‘海盜’號(hào)火星探測(cè)器上的計(jì)算機(jī)中，已經(jīng)有20%的數(shù)據(jù)完全丟失，還有大約4000卷的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)因存儲(chǔ)的格式模糊無法讀出，程序員也無法保證將其恢復(fù)”。[4]數(shù)字檔案信息長期存取所面臨的主要問題有：
2.1存儲(chǔ)的介質(zhì)材料。“現(xiàn)代介質(zhì)的存儲(chǔ)設(shè)備還不可能解決計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)問題”。[5]一般說來，磁盤的壽命是3～5年，光盤也不過30年左右，與能保存千年以上的紙質(zhì)載體相比，其壽命相差甚遠(yuǎn)，而且它還要受到溫度、磁場(chǎng)、記錄存儲(chǔ)格式、硬件配置等多方面的影響，10年前還經(jīng)常使用的5.25英寸的軟盤，現(xiàn)在已經(jīng)沒有一臺(tái)普通電腦可以讀出來。
2.2機(jī)讀語言格式。“計(jì)算機(jī)語言平均每三個(gè)月就會(huì)問世一種，而語言之間的互換大部分存在問題。很難想象，若干年以后，我們用現(xiàn)行的機(jī)器語言描述的數(shù)據(jù)，還能百分之百的還原”。[6]
2.3對(duì)設(shè)備的依賴。數(shù)字檔案必須依賴于計(jì)算機(jī)設(shè)備才能讀出，這個(gè)特征對(duì)其長期存取帶來很多問題：“如設(shè)備發(fā)生故障、系統(tǒng)癱瘓，電子文件就讀不出來；電子文件對(duì)其它設(shè)備環(huán)境的不兼容性，使其只能在某種設(shè)備上處理，而不能在其它設(shè)備上處理；不同軟件環(huán)境形成的電子文件存貯在載體上，有時(shí)難以互換；電子文件加密后，不解密就無法識(shí)別；技術(shù)設(shè)備更新時(shí)，不及時(shí)解決格式轉(zhuǎn)換問題，也無法讀取等等”。[7]
3數(shù)字檔案的失真問題
“檔案數(shù)字化工作的生命線在于其能夠保持檔案原貌”。[8]然而，“就目前的研究水平而言，還難以保質(zhì)保量地完成館藏檔案數(shù)字化的任務(wù)。如已研制出的OCR掃描輸入技術(shù)，其平均識(shí)別率是95%。這對(duì)于追求最大程度真實(shí)性的檔案來說無疑是致命弱點(diǎn)”。[9]數(shù)字化的主要方式是掃描加工，在這一過程中造成數(shù)字檔案失真的原因還有以下幾個(gè)方面：其一，技術(shù)參數(shù)選擇不當(dāng)。針對(duì)不同色調(diào)、紙質(zhì)和字跡，有時(shí)需調(diào)整不同的技術(shù)參數(shù)，如分辨率、明暗度、對(duì)比度等，選擇不當(dāng)會(huì)直接影響掃描的質(zhì)量，造成信息丟失、圖像模糊或產(chǎn)生額外信息，客觀上造成檔案原貌的改變。其二，工作失誤。檔案掃描是大量的重復(fù)勞動(dòng)，難免有時(shí)失誤。如掃錯(cuò)檔案或打錯(cuò)順序，或存錯(cuò)，或在建索引時(shí)鏈接錯(cuò)誤等，如不及時(shí)發(fā)現(xiàn)，將直接導(dǎo)致數(shù)字化檔案失真。其三，轉(zhuǎn)換過程中的失真。在進(jìn)行數(shù)字檔案的遷移或在提供利用時(shí)，往往需要將掃描后形成的圖像文件轉(zhuǎn)換成另一種格式的文件，如果格式選擇不當(dāng)，同樣會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)發(fā)生變化。
4數(shù)字檔案信息的安全問題
安全問題是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)世界最為頭痛的難題，也是數(shù)字檔案館中的重大難題之一。數(shù)字檔案館雖然被稱之為“館”，但它的存在更仿佛是一個(gè)巨大的沒有警察的自由市場(chǎng)，給不法分子帶來可乘之機(jī)，主要表現(xiàn)為：其一，計(jì)算機(jī)病毒。網(wǎng)絡(luò)信息安全的最主要的敵人就是計(jì)算機(jī)病毒。“國外有人估計(jì)，現(xiàn)在計(jì)算機(jī)病毒的傳染每兩個(gè)月增加1倍。網(wǎng)絡(luò)病毒的泛濫已對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)構(gòu)成嚴(yán)重的威脅”。[10]其二，計(jì)算機(jī)黑客。由于網(wǎng)絡(luò)的加密性和匿名性，使入侵者難以被發(fā)現(xiàn)。黑客對(duì)信息資源的攻擊，不僅僅是好奇和自我挑戰(zhàn)，程序設(shè)計(jì)高手可以篡改系統(tǒng)控制參數(shù)。其三，有竊取行為的間諜活動(dòng)，窺視其機(jī)密信息進(jìn)行復(fù)制或擴(kuò)散。其四，有意破壞，摧毀系統(tǒng)的信息處理功能或破壞電子通訊裝置。其五，人為或偶然事故造成的威脅。如工作人員操作失誤而產(chǎn)生的不可預(yù)知的事件、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)軟件硬件的故障、電子系統(tǒng)故障引發(fā)的系統(tǒng)問題等，所有這些，都使數(shù)字檔案信息的安全變得十分“脆弱”。
5數(shù)字檔案館建設(shè)的諸多技術(shù)問題
數(shù)字檔案館完全是高新技術(shù)、電子設(shè)備和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支撐起來的產(chǎn)物，離開了高新技術(shù)的支撐，就沒有了數(shù)字檔案館。但是高新技術(shù)也給數(shù)字檔案館帶來了致命的弱點(diǎn)，真是“成也蕭何，敗也蕭何”。諸多的技術(shù)問題成為制約數(shù)字檔案館建設(shè)的難點(diǎn)。
5.1數(shù)字化設(shè)備技術(shù)條件。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的硬件技術(shù)之一是必須有足夠的帶寬，以保證快捷地傳輸文本、語音、圖像、影像檔案，以便實(shí)現(xiàn)多網(wǎng)互連、高速互訪，實(shí)現(xiàn)跨平臺(tái)、跨系統(tǒng)、跨語種的互相轉(zhuǎn)換和鏈接。毫無疑問，足夠的帶寬條件和用戶對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息傳輸?shù)男枨髮⒁恢笔且粚?duì)矛盾體。
5.2技術(shù)難題。數(shù)字檔案館是以信息源、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)的，其相關(guān)技術(shù)是較復(fù)雜較先進(jìn)并且不斷發(fā)展的，它幾乎囊括了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所需要解決的所有問題，技術(shù)密集。如數(shù)字化圖像的存儲(chǔ)與壓縮、數(shù)據(jù)組織技術(shù)、信息檢索技術(shù)、多語言平臺(tái)互換互訪技術(shù)、海量信息存儲(chǔ)與調(diào)配技術(shù)等，既是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的難關(guān)，也是制約數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展的難題。此外，“數(shù)字檔案館的建設(shè)和運(yùn)行需要解決一些特殊問題，為此必須開發(fā)應(yīng)用一系列新技術(shù)，如：身份認(rèn)定、智能檢索、信息隱蔽、數(shù)字水印、電子簽章、操作跟蹤、信息加密等，其中有很多技術(shù)有創(chuàng)新性”。[11]這些技術(shù)也都是不容易解決的問題。
5.3技術(shù)過時(shí)問題。在飛速發(fā)展的IT業(yè)中，電腦硬件、操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件及存儲(chǔ)載體等不斷地被新產(chǎn)品所替代，IT產(chǎn)品是真正的“短命鬼”。雖然絕大多數(shù)新產(chǎn)品承諾向下兼容，但其兼容的“代”數(shù)在跨越若干年后，舊的數(shù)字信息就很難被新的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)讀出。“技術(shù)過時(shí)”的陰影一直會(huì)籠罩著數(shù)字信息。專家們提出的解決方案是數(shù)據(jù)遷移，但遷移卻存在著一個(gè)致命弱點(diǎn)，就是每次遷移總會(huì)丟失一定的相關(guān)信息，這些丟失的信息積累起來會(huì)造成數(shù)字檔案信息無法準(zhǔn)確恢復(fù)原貌。
6數(shù)字檔案館建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化問題
數(shù)字檔案館建設(shè)的目的是要使地區(qū)檔案館、全國檔案館乃至全世界的檔案館連成一個(gè)整體，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。這個(gè)整體性的數(shù)字檔案館事實(shí)上是一種基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的數(shù)字化檔案信息資源共享的社會(huì)檔案館系統(tǒng)，是一個(gè)面向?qū)ο蟮姆植际降木W(wǎng)狀結(jié)構(gòu)模式，是由一個(gè)個(gè)相對(duì)獨(dú)立的數(shù)字檔案館實(shí)體組成的。要對(duì)這分散在各地的數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行組織控制，就必須要有彼此兼容的硬件環(huán)境，要有一致的文件格式、統(tǒng)一的著錄標(biāo)引標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)描述標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、全文數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)等等，這些標(biāo)準(zhǔn)也僅僅是幾個(gè)主要的標(biāo)準(zhǔn)。“而實(shí)際上，在數(shù)字檔案館建設(shè)中，標(biāo)準(zhǔn)化是一個(gè)體系，是一個(gè)系統(tǒng)，因此對(duì)于我們來說，如何結(jié)合我國實(shí)際，迅速建立起一個(gè)適合我國數(shù)字檔案館建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化體系是擺在我們面前的一個(gè)迫切需要解決的新問題”。[12]然而，要解決這個(gè)問題并不容易，我們面臨著很多問題：其一，一個(gè)嚴(yán)峻的事實(shí)是我國檔案信息系統(tǒng)沒有相應(yīng)的具體標(biāo)準(zhǔn)可遵循；其二，有些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要超出檔案工作的范圍，如綜合數(shù)據(jù)處理格式就需滿足跨行業(yè)、跨部門的要求。如何統(tǒng)一是一個(gè)很麻煩的問題；其三，與整個(gè)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)相銜接的問題；其四，與國際通用標(biāo)準(zhǔn)的接軌問題；其五，由于計(jì)算機(jī)技術(shù)更新速度非常快，每次技術(shù)設(shè)備的更新，都會(huì)對(duì)原標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)生相應(yīng)的影響，因而必須不斷適時(shí)修訂標(biāo)準(zhǔn)。
7數(shù)字檔案館建設(shè)的投入與產(chǎn)出問題
數(shù)字檔案館建設(shè)存在著投入與產(chǎn)出不協(xié)調(diào)的問題。如果我們把數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館作比較，會(huì)對(duì)這個(gè)問題看得更清楚。數(shù)字檔案館建設(shè)投入的費(fèi)用是巨大的，而且它的建設(shè)費(fèi)用要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于數(shù)字圖書館的建設(shè)費(fèi)用。由于圖書有復(fù)本，許多圖書館保存的圖書都一樣。因而國家圖書館和省市圖書館的部分圖書數(shù)字化后，其他圖書館特別是中小型圖書館完全可以坐享其成，不必再花費(fèi)資金重復(fù)建設(shè)。而檔案館則不行，全國各個(gè)檔案館保存的檔案幾乎都是孤本，因而檔案館在用于檔案數(shù)字化的費(fèi)用上要比圖書館多，如，僅檔案館進(jìn)行數(shù)字化檔案目錄的“工作量約是圖書館的35倍”。[13]但是檔案館的利用人次與圖書館讀者的人數(shù)相比卻少得多，“以北京市檔案館和國家
圖書館（原北京圖書館）為例，前者年利用人次約四五千人，后者一年的讀者數(shù)不少于二百萬人”。[14]兩者相差400倍。“即使一、二史館和中央檔案館三個(gè)國家檔案館的年平均利用人次也不過5960人次”，[15]三個(gè)館加起來與國家圖書館相比仍相差100多倍。檔案館的利用長期處于低谷已是不爭的事實(shí)，就是建成數(shù)字檔案館后，這種情況也不會(huì)改變多少，因?yàn)闄n案信息有保密和時(shí)效的限制，有利用者的限制，并不會(huì)增加太多的利用者，更不可能趕上數(shù)字圖書館的讀者人數(shù)。事實(shí)上，傳統(tǒng)檔案館本來就存在著投入與產(chǎn)出不協(xié)調(diào)的問題，只不過未引起人們的關(guān)注，但是，數(shù)字檔案館的建設(shè)卻拉大了這種不協(xié)調(diào)的距離，使這個(gè)問題凸現(xiàn)出來。它也成為擺在數(shù)字檔案館建設(shè)面前很難解決的問題。
8數(shù)字檔案中的經(jīng)濟(jì)問題
與其說數(shù)字檔案館是高新技術(shù)支撐起來的，不如更實(shí)際地說是由巨額資金支撐起來的，因?yàn)樗械母咝录夹g(shù)和設(shè)備都將由資金來兌現(xiàn)。數(shù)字檔案館的建設(shè)與利用，不論對(duì)于檔案部門還是利用者，都有很重的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，經(jīng)濟(jì)問題可能是困擾數(shù)字檔案館建設(shè)的根本性難題之一。
8.1檔案部門方面的問題。
8.1.1數(shù)字檔案館建設(shè)的費(fèi)用問題。數(shù)字檔案館的建設(shè)費(fèi)用是巨大的，開發(fā)一個(gè)稍具規(guī)模的數(shù)字檔案館系統(tǒng)，不論是購買軟件和硬件，還是開發(fā)專用軟件，還是館藏檔案的數(shù)字化工作，都需要花費(fèi)可觀的人力、財(cái)力和時(shí)間，這些都需要有強(qiáng)大的經(jīng)濟(jì)實(shí)力做后盾。而數(shù)字檔案館的建設(shè)說到底，仍是以政府投入為主。但國家的綜合國力不可能在短期內(nèi)發(fā)展到較高的水平。因此，資金短缺是建設(shè)數(shù)字檔案館的最不好解決的難題。檔案館是公益性和社會(huì)性的部門，也不能走“以文養(yǎng)文”、“以館建館”之路，即便是想走此路也走不通，正如上文所述的數(shù)字檔案館存在著投入與產(chǎn)出的巨大反差，即使對(duì)利用者收費(fèi)，數(shù)字檔案館也根本不可能收回投資成本。數(shù)字檔案館建設(shè)的巨額費(fèi)用對(duì)于本來就經(jīng)費(fèi)緊張的檔案部門來說是有相當(dāng)難度的。而對(duì)中西部欠發(fā)達(dá)地區(qū)的大部分市、縣檔案館來說，連維持日常工作的經(jīng)費(fèi)都成問題，建設(shè)數(shù)字檔案館恐怕在相當(dāng)長的時(shí)間內(nèi)都是可望而不可及的。
8.1.2數(shù)字檔案館的使用和維護(hù)費(fèi)用問題。雖然數(shù)字檔案館的建設(shè)費(fèi)用巨大，但它并不是一勞永逸的。它的維護(hù)和使用的費(fèi)用并不少于初建的費(fèi)用。數(shù)字檔案館就像一個(gè)“無底洞”，需要不斷地投入大量資金來維持其正常運(yùn)轉(zhuǎn)。
8.1.2.1平時(shí)正常的使用和維護(hù)費(fèi)用。數(shù)字檔案館是靠技術(shù)支撐起來的，平時(shí)正常的使用和維護(hù)也需要很大一筆資金才能維持，如通信費(fèi)、數(shù)據(jù)使用費(fèi)和設(shè)備維護(hù)費(fèi)等都需要不斷地支出，且費(fèi)用不低。
8.1.2.2設(shè)備更新費(fèi)用。現(xiàn)代信息處理技術(shù)發(fā)展迅猛，其軟硬件更新非常快，而在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)利益的強(qiáng)大動(dòng)因驅(qū)使下，更加快了這種更新速度，“錄制、存貯信息的設(shè)備、方法及軟件隨著新產(chǎn)品、新方法的問世，正以5-9年的周期更新，新產(chǎn)品、新方法的不斷問世，必將導(dǎo)致原有設(shè)備及軟件的淘汰”[16]。數(shù)字檔案館要維持正常使用，也必須不斷地更新設(shè)備和軟件，但要更新設(shè)備和軟件，卻又要花費(fèi)大量的資金，而且是每隔幾年就要又投入一次。
8.1.2.3數(shù)字檔案信息長期存取使用的費(fèi)用。正如上文所述數(shù)字檔案信息長期存取是數(shù)字檔案館的一個(gè)具體而棘手的難題。而數(shù)字檔案館又必須使用數(shù)字檔案信息，專家們給出了一個(gè)不得已而為之的方案，就是不斷地使數(shù)字檔案信息遷移轉(zhuǎn)錄。但是遷移轉(zhuǎn)錄的費(fèi)用是相當(dāng)可觀的和不可預(yù)知的。一般檔案館能否承受這不斷遷移轉(zhuǎn)錄所需的費(fèi)用，也是一個(gè)既不可預(yù)見又不容易解決的難題。
8.1.3向利用者收取數(shù)字檔案信息利用費(fèi)的問題。檔案法規(guī)規(guī)定檔案館向社會(huì)提供利用檔案，可以收取費(fèi)用。數(shù)字檔案館建設(shè)投資大，收取一定的費(fèi)用也是應(yīng)該的。但是，如何制定收取利用費(fèi)的收費(fèi)制度，如標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、繳納程序等，也是數(shù)字檔案館建設(shè)的難題之一。
8.2利用者方面的問題。利用者的經(jīng)濟(jì)承受能力，也是影響和制約.數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展的問題之一。數(shù)字檔案館需上網(wǎng)閱覽，從目前我國上網(wǎng)所需資費(fèi)來看，每小時(shí)的費(fèi)用是發(fā)達(dá)國家的10多倍，而用戶的平均收入又低于發(fā)達(dá)國家的若干倍。我國80-90%的用戶認(rèn)為網(wǎng)絡(luò)收費(fèi)過高，通信費(fèi)難以承受。再一點(diǎn)是下載檔案信息的打印費(fèi)用，盡管并不是要將所有下載的檔案信息打印出來，就是部分打印也需要承受可觀的打印費(fèi)。如果再加上數(shù)字檔案信息使用費(fèi)，這些費(fèi)用加在一起，將會(huì)相當(dāng)高。必將影響利用者對(duì)數(shù)字檔案館的使用，也將使數(shù)字檔案館的建設(shè)失去應(yīng)有的作用和意義；
9數(shù)字檔案館法律法規(guī)方面的問題
數(shù)字檔案館建設(shè)中會(huì)涉及到許多法律問題，而這些法律問題恰恰又是亟待解決而又難以一時(shí)解決的問題。
9.1檔案法規(guī)方面的問題。面對(duì)數(shù)字檔案館產(chǎn)生的新情況、新特點(diǎn).檔案法規(guī)中的一些內(nèi)容已不適應(yīng)，而要解決起來仍有一定的難度。如對(duì)利用者的身份認(rèn)證問題，在網(wǎng)上進(jìn)行借閱限定和身份認(rèn)證不僅增加技術(shù)難度，而且還要增加開支。而對(duì)外國利用者來說，由于限制得更嚴(yán)格，在網(wǎng)上操作更加困難。數(shù)字檔案館是開放的，是不受國界限制的，數(shù)字檔案館建設(shè)的初衷就是實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)共享。但如果取消身份認(rèn)證，那么就等于中外利用者都一樣沒有限制。因此，真要修改完善檔案法規(guī)，兼顧到方方面面，還是有相當(dāng)?shù)碾y度。
9.2著作權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、隱私權(quán)的保護(hù)問題。在數(shù)字檔案館的環(huán)境下，由于檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，它極容易被獲取、被復(fù)制、被傳播，對(duì)利用者控制的難度加大。原來意義上的著作權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、隱私權(quán)的保護(hù)方式對(duì)權(quán)利人已無法提供有效的保護(hù)，著作權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)和隱私權(quán)很容易被侵犯。因此，如何對(duì)檔案著作權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)和隱私權(quán)進(jìn)行有效保護(hù)成為數(shù)字檔案館建設(shè)面臨的一大挑戰(zhàn)。從技術(shù)上說，真正切實(shí)可行的保護(hù)技術(shù)，目前尚屬于極其薄弱的環(huán)節(jié)。從完善相應(yīng)法律法規(guī)方面說，目前進(jìn)展緩慢，尚有許多難題不易解決。
9.3數(shù)字檔案的法律效用問題。對(duì)于數(shù)字檔案的法律效用問題，它是數(shù)字檔案館建設(shè)中一個(gè)不能回避的特殊難題。要想讓它得到法律的認(rèn)可，恐怕還需要相當(dāng)長的時(shí)間。而“如果電子檔案的法律憑證問題得不到解決，數(shù)字檔案館的數(shù)字化館藏也就失去了利用的價(jià)值、存在的意義”。[17]
10數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)理論問題
數(shù)字檔案館的建設(shè)必然要受到數(shù)字檔案館理論研究的影響和指導(dǎo)。目前，對(duì)數(shù)字檔案館的研究還處于起步階段，許多認(rèn)識(shí)不相同，統(tǒng)一尚需時(shí)日。而且有關(guān)數(shù)字檔案館的一些基礎(chǔ)理論問題，都是一些不易解決的難題。
10.1數(shù)字檔案館的概念問題。自從數(shù)字檔案館概念出現(xiàn)以來，“關(guān)于數(shù)字檔案館的認(rèn)識(shí)并不統(tǒng)一，其定義就有數(shù)十種之多，勢(shì)必會(huì)造成對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)方向把握上的不一致”。[18]觀點(diǎn)不一樣，建設(shè)的數(shù)字檔案館就不一樣，建設(shè)的難易程度、工作流程、服務(wù)功能、配套措施、系統(tǒng)邊界和社會(huì)影響等等也都會(huì)截然不同”。[19]而統(tǒng)一認(rèn)識(shí)或基本統(tǒng)一認(rèn)識(shí)都非一日之功。但這個(gè)問題不解決，將對(duì)數(shù)字檔案館的實(shí)踐產(chǎn)生不利影響。
10.2數(shù)字檔案館的系統(tǒng)邊界問題。“數(shù)字檔案館支持以網(wǎng)絡(luò)連接的相關(guān)檔案部門的數(shù)字化館藏，能夠提供分布于不同地區(qū)的檔案信息。然而信息網(wǎng)絡(luò)的一個(gè)重要特征就是鏈接，這種在技術(shù)上可以無限鏈接的情況下，就涉及到了系統(tǒng)的邊界問題”。[20]數(shù)字檔案館系統(tǒng)邊界的界定決定著數(shù)字檔案館所擁有的功能特性。同時(shí)也決定著數(shù)字檔案信息在信息中的地位。然而，“在圖書館情報(bào)學(xué)界，人們討論數(shù)字化圖書館時(shí)有種傾向，認(rèn)為因特網(wǎng)就是一個(gè)數(shù)字圖書館，任何人都可以到這個(gè)無所不包的圖書館中查閱文獻(xiàn)、學(xué)習(xí)知識(shí)、合作交流甚至著書立說。這就把數(shù)字圖書館的地址空間和信息資源空間定位很廣，其系統(tǒng)邊界也無所不包。它不僅包括了書目文獻(xiàn)管理、信息網(wǎng)絡(luò)信息資源的組織與作用，甚至包括檔案館和博物館的信息內(nèi)容，因此建設(shè)規(guī)模異常龐大”。[21]數(shù)字圖書館的這種“擴(kuò)張”，使本來就處于“弱勢(shì)”地位的檔案信息的地位更加岌岌可危，如果不對(duì)數(shù)字檔案館的系統(tǒng)邊界給以恰當(dāng)?shù)慕缍ǎ⒉扇∠鄳?yīng)的技術(shù)措施，那么，在不久的將來，數(shù)字檔案館將會(huì)消失在數(shù)字圖書館的海洋里，成為數(shù)字圖書館的一部分。
10.3數(shù)字檔案的概念問題。數(shù)字檔案是數(shù)字檔案館生存的基礎(chǔ)。但是目前對(duì)數(shù)字檔案概念的認(rèn)識(shí)卻并不統(tǒng)一和清晰。其一，對(duì)數(shù)字檔案概念的研究并未引起檔案界太多的關(guān)注；其二，一些對(duì)數(shù)字檔案概念的認(rèn)識(shí)，大部分都是以傳統(tǒng)的檔案概念為基礎(chǔ)的，仍舊把數(shù)字檔案當(dāng)作電子文件的轉(zhuǎn)化物來認(rèn)識(shí)，無非是傳統(tǒng)檔案概念在數(shù)字時(shí)代的翻版。這里暫不說傳統(tǒng)的以文件為屬概念的檔案概念本身就有許多可商榷的地方。單說在數(shù)字信息時(shí)代文件的概念、檔案概念和其他信息的概念都會(huì)受到影響而發(fā)生變化，它們之間有互相融合的趨勢(shì)。如何區(qū)分它們將變得越來越困難。在數(shù)字時(shí)代的信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，數(shù)字文件、數(shù)字檔案、數(shù)字圖書、數(shù)字情報(bào)、數(shù)字資料、數(shù)字文獻(xiàn)籌有什么不同？如何區(qū)分它們？如果不能把數(shù)字檔案從這些其他數(shù)字信息中區(qū)分出來，那么數(shù)字檔案的概念的存在就將走向消亡，而在數(shù)字檔案概念基礎(chǔ)上建立起來的數(shù)字館大廈也將隨之傾覆。因此，必須把數(shù)字檔案概念從其他數(shù)字信息中區(qū)別出來，數(shù)字檔案館才能生存。但這是一道擺在我們面前的并不容易找到答案的難題。
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關(guān)鍵詞 數(shù)字檔案館 信息資源 質(zhì)量管理
中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
我國在數(shù)字檔案館信息資源研究的方向上，具有以下特點(diǎn)：
對(duì)數(shù)字檔案館的理論研究主要是關(guān)于數(shù)字檔案館信息資源、資源建設(shè)、資源管理、資源服務(wù)、資源共享、信息鑒定、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等，但是對(duì)數(shù)字檔案館信息資源的質(zhì)量管理卻鮮有涉及。
一、數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)。
（一）數(shù)字檔案館資源建設(shè)概念。
張志云認(rèn)為：數(shù)字檔案館信息資源具有狹義和廣義之分。廣義意義上的數(shù)字檔案館是指納入數(shù)字檔案館建設(shè)范疇的一切信息資源，包括數(shù)字化的檔案信息資源、其他相關(guān)信息網(wǎng)絡(luò)上的檔案資源以及與數(shù)字檔案館相關(guān)的人員信息、技術(shù)信息、信息系統(tǒng)等；狹義意義上的數(shù)字檔案館信息資源僅指數(shù)字化的檔案信息資源及與之相關(guān)的其他信息網(wǎng)絡(luò)上的檔案信息資源等。從國內(nèi)已有的研究成果來看，大部分學(xué)者采用廣義的數(shù)字檔案館信息資源概念。
（二）數(shù)字檔案館實(shí)體資源建設(shè)。
一般認(rèn)為，數(shù)字檔案館信息資源的來源主要包括館藏傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化、電子文件的歸檔和網(wǎng)絡(luò)信息資源的采集三個(gè)方面，張立新，劉雁則提出：還應(yīng)包括專業(yè)的數(shù)字檔案館信息資源庫產(chǎn)品。
（三）數(shù)字檔案館智能信息系統(tǒng)建設(shè)。
張志云主張采取超媒體數(shù)據(jù)庫方式進(jìn)行數(shù)字檔案館信息組織，且認(rèn)為信息組織的內(nèi)容包括信息資源的描述、信息資源的序化和信息資源的整合。康粟豐、何嘉蓀則認(rèn)為：對(duì)集中式和分布式存儲(chǔ)的具有多樣性、異構(gòu)性的電子文件進(jìn)行集成管理并且確保其長期有效；數(shù)字檔案館還應(yīng)具備強(qiáng)有力的、能夠建設(shè)專題檔案信息資源庫和進(jìn)行管理的編研工具；對(duì)電子文件保管處置的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行智能化處理；實(shí)現(xiàn)對(duì)分布式、異構(gòu)信息資源的跨庫檢索；以用戶為中心的網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)。總之，數(shù)字檔案館應(yīng)是具備“收集、管理、存儲(chǔ)、利用”等功能的數(shù)字檔案智能信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化。
二、檔案質(zhì)量管理的定義、特點(diǎn)及內(nèi)容
國內(nèi)學(xué)術(shù)界對(duì)質(zhì)量管理在檔案領(lǐng)域的研究主要集中在傳統(tǒng)檔案方面，對(duì)于檔案質(zhì)量管理的定義和特點(diǎn)、檔案質(zhì)量管理的內(nèi)容等方面論述較為豐富。
（一）檔案質(zhì)量管理的定義及特點(diǎn)。
檔案質(zhì)量管理，是全體檔案人員參加的，以科學(xué)方法為手段，充分發(fā)揮科學(xué)管理和專業(yè)技術(shù)的作用，建立一套貫穿于檔案形成全過程的質(zhì)量保障體系，從而保證高質(zhì)量的檔案管理。
檔案質(zhì)量管理的特點(diǎn)已取得一定共識(shí)，一般認(rèn)為包括全體人員參加、全過程控制和科學(xué)的手段三個(gè)方面。
（二）檔案質(zhì)量管理的內(nèi)容。
檔案質(zhì)量管理應(yīng)包括檔案質(zhì)量策劃、檔案質(zhì)量控制和檔案質(zhì)量改進(jìn)；同時(shí)應(yīng)包括提前介入機(jī)制、事中控制機(jī)制和竣工檔案的編制與驗(yàn)收。
三、數(shù)字檔案管理的現(xiàn)狀
從這些現(xiàn)有研究成果來看，盡管對(duì)數(shù)字檔案館信息資源質(zhì)量管理的研究已經(jīng)有一些零散的研究成果，但從總體上來看，目前國內(nèi)外在此方面的研究仍處于探索階段，尚未形成系統(tǒng)的數(shù)字檔案館信息資源質(zhì)量管理思想、理論和方法，具體表現(xiàn)在：
（一）數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)重視了量的積累，忽視了信息質(zhì)量建設(shè)。
數(shù)字檔案館的的最終目的就是通過信息資源共享，為用戶提供高質(zhì)量的信息服務(wù)，它將通過數(shù)據(jù)整合、加工、信息服務(wù)項(xiàng)目創(chuàng)新等最終為用戶提供服務(wù)，故需要提高數(shù)字檔案館的信息質(zhì)量，加強(qiáng)質(zhì)量控制的手段和方法，使合適的信息在合適的時(shí)候以合適的方式傳遞給合適的用戶，從而最終實(shí)現(xiàn)信息價(jià)值。否則，數(shù)字檔案館信息資源只能是一堆信息垃圾。
（二）數(shù)字檔案館信息資源質(zhì)量控制環(huán)節(jié)薄弱，缺乏有效信息資源質(zhì)量管理機(jī)制。
盡管我國數(shù)字檔案館信息生產(chǎn)已具備了一些嚴(yán)格的采集、標(biāo)引、錄入管理規(guī)范，但尚沒有信息質(zhì)量管理機(jī)制，缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、質(zhì)量控制和信息服務(wù)體系。另外，在實(shí)際工作中，由于缺乏標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)字化的處理和相應(yīng)的傳播手段，造成信息資源的準(zhǔn)確性、可靠性差，使大量的信息資源無法被用戶便捷獲取，從而影響了數(shù)字檔案館信息資源的有效利用。
（三）數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的法規(guī)制度建設(shè)滯后，缺乏信息資源質(zhì)量管理的執(zhí)行依據(jù)。
數(shù)字檔案館信息資源在數(shù)據(jù)生產(chǎn)過程中確實(shí)信息質(zhì)量指導(dǎo)的政策法規(guī)，數(shù)據(jù)產(chǎn)出的形式及容差別很大，導(dǎo)致信息資源質(zhì)量良莠不齊，許多重要信息資源不能得到有效處理、整合，造成數(shù)據(jù)資源共享難、集成難。因此，有必要對(duì)數(shù)據(jù)公開與保密、采集、與儲(chǔ)存、共享交換、信息質(zhì)量監(jiān)督等方面制定相關(guān)管理法規(guī)和制度，缺乏這些操作層面的規(guī)則容易使信息資源建設(shè)無法可依，缺乏信息質(zhì)量控制的執(zhí)行依據(jù)，影響信息質(zhì)量監(jiān)督實(shí)施效力。
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關(guān)鍵詞：檔案學(xué)；生態(tài)學(xué)；檔案生態(tài)研究；述評(píng)；展望
20世紀(jì)90年代末，檔案界開始關(guān)切檔案生態(tài)研究，嘗試從生態(tài)學(xué)角度分析檔案系列問題，初步提出了相關(guān)命題，開了檔案生態(tài)研究的先河，為后期檔案生態(tài)研究奠定了學(xué)術(shù)基礎(chǔ)。今天，生態(tài)學(xué)普遍應(yīng)用在人文社會(huì)科學(xué)研究中，成果凸顯。在圖書、情報(bào)、檔案領(lǐng)域，利用生態(tài)學(xué)理論分析專業(yè)問題也不再陌生，相關(guān)概念如圖書館生態(tài)、信息生態(tài)、情報(bào)生態(tài)及檔案生態(tài)、檔案信息生態(tài)系統(tǒng)、數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)等被不斷提及并被學(xué)術(shù)界持續(xù)關(guān)注，同時(shí)，國家各層次相關(guān)社科基金也紛紛為此研究立項(xiàng)，支持學(xué)術(shù)界持續(xù)、深入地開展相關(guān)研究。為此，本文將在文獻(xiàn)綜述基礎(chǔ)上，梳理并分析檔案生態(tài)研究現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢(shì)。
1檔案生態(tài)研究發(fā)軔
單純從生態(tài)學(xué)融入人文社會(huì)科學(xué)的角度觀之，環(huán)境問題是人文社會(huì)科學(xué)引入生態(tài)學(xué)理論的重要基點(diǎn)。正是在全球化的浪潮中，全球環(huán)境問題、地區(qū)環(huán)境問題等成為人們關(guān)注的焦點(diǎn)，生態(tài)學(xué)思想也恰好進(jìn)入了人們的視野。由此，環(huán)保問題、生態(tài)安全問題、轉(zhuǎn)基因問題、物種問題等，成為生物學(xué)家和社會(huì)學(xué)家共同關(guān)注的問題。在此基礎(chǔ)上，相關(guān)的交叉學(xué)科不斷涌現(xiàn)，相關(guān)的交叉研究層出不窮，相關(guān)的交叉成果琳瑯滿目。檔案界也正是在此背景下，在信息生態(tài)的關(guān)注中開始關(guān)注并研究檔案生態(tài)問題，提出了檔案信息生態(tài)、檔案文化生態(tài)、數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)等研究命題，為檔案生態(tài)研究開了先河。
1.1生態(tài)研究及其應(yīng)用。生態(tài)學(xué)（Ecology），是德國生物學(xué)家恩斯特•海克爾于1866年定義的一個(gè)概念：它是研究生物體與其周圍環(huán)境（包括非生物環(huán)境和生物環(huán)境）相互關(guān)系的科學(xué)。英語ecology是由希臘語詞匯“Οικοθ”（居住在同一家庭中的人）和“Λογοθ”（學(xué)科）組成，意思是“研究居住在同一自然環(huán)境中的動(dòng)物的學(xué)科”，目前，已經(jīng)發(fā)展為“研究生物與其環(huán)境之間的相互關(guān)系的科學(xué)”。[1] 20世紀(jì)40年代以來，生態(tài)學(xué)發(fā)展迅速，應(yīng)用廣泛，研究對(duì)象與領(lǐng)域不斷拓展，相關(guān)分支學(xué)科不斷涌現(xiàn)。[2]生態(tài)學(xué)發(fā)展至今，其內(nèi)涵和外延都有了變化，尤其是隨著全球人口猛增，環(huán)境問題和資源問題不斷凸顯，促使當(dāng)今生態(tài)學(xué)研究日益從以生物為研究主體發(fā)展到以人類為研究主體，從自然生態(tài)系統(tǒng)的研究發(fā)展到人類生態(tài)系統(tǒng)的研究，因此，生態(tài)學(xué)的定義應(yīng)當(dāng)反映這種變化，把研究人與環(huán)境的相互關(guān)系包括在內(nèi)。為此，在集成眾多生態(tài)學(xué)研究成果的基礎(chǔ)上，鄒冬生、高志強(qiáng)認(rèn)為，當(dāng)今生態(tài)學(xué)可以定義為：生態(tài)學(xué)是從系統(tǒng)的高度，研究生物與其環(huán)境之間相互作用關(guān)系的科學(xué)，其中的生物包括人類、動(dòng)物、植物和微生物，而環(huán)境則包括自然環(huán)境、人工環(huán)境以及社會(huì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境；[3]曹湊貴認(rèn)為，生態(tài)學(xué)可定義為“研究生物生存條件、生物及其群體與環(huán)境相互作用的過程及其規(guī)律的科學(xué)，其目的是指導(dǎo)人與生物圈（即自然、資源及環(huán)境）的協(xié)調(diào)發(fā)展”。[4]
20世紀(jì)80年代以來，隨著全球化的推進(jìn)，生態(tài)問題成為全球問題之一，生態(tài)學(xué)也從誕生時(shí)的生物學(xué)范疇衍生到政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會(huì)領(lǐng)域，尤其是在政治學(xué)與經(jīng)濟(jì)學(xué)領(lǐng)域，生態(tài)學(xué)的應(yīng)用可謂百花齊放，各類成果不勝枚舉。筆者認(rèn)為，生態(tài)學(xué)由自然科學(xué)進(jìn)入人文社會(huì)科學(xué)，最大的功效是為人文社科提供了思維導(dǎo)圖，使人們嘗試運(yùn)用生態(tài)學(xué)理論從觀察自然界轉(zhuǎn)移到觀察社會(huì)生活，如企業(yè)生態(tài)、政治生態(tài)、社會(huì)生態(tài)以及文化生態(tài)等。其中，生態(tài)位理論尤為明顯，生態(tài)位概念揭示的是生態(tài)個(gè)體、種群和物種生存與競(jìng)爭的普遍規(guī)律，該理論20 世紀(jì)80 年代開始被引入社會(huì)科學(xué)研究的領(lǐng)域，成為研究人類社會(huì)巨系統(tǒng)中的一個(gè)分析工具。[5]
1.2檔案生態(tài)研究。檔案生態(tài)問題，不言而喻，正是借用生態(tài)學(xué)理論和思想，參考其他人文社會(huì)科學(xué)的研究成果，積極地將生態(tài)思想引入檔案學(xué)研究領(lǐng)域的專業(yè)學(xué)術(shù)研究，根本目的，是在拓展檔案學(xué)研究視野基礎(chǔ)上，為檔案事業(yè)的發(fā)展出謀劃策或者是提供思維導(dǎo)圖。而如何去實(shí)現(xiàn)，如何去選擇生態(tài)學(xué)的理論，怎樣使得生態(tài)理論和思想與檔案研究之間取得關(guān)聯(lián)等，這便是檔案研究者、檔案從業(yè)者需要面對(duì)和思考的直接問題。隨著生態(tài)學(xué)知識(shí)在圖書情報(bào)檔案界的應(yīng)用，除圖書館生態(tài)、信息生態(tài)、情報(bào)生態(tài)研究外，檔案生態(tài)研究也業(yè)已初步展開，并取得一定成果。據(jù)筆者通過中國知網(wǎng)以“檔案+生態(tài)”為關(guān)鍵詞，以“題名”為限定條件進(jìn)行檢索統(tǒng)計(jì)，截至2011年8月，顯示相關(guān)文章98篇，與檔案生態(tài)研究直接相關(guān)文章近20篇，其中，有關(guān)檔案信息生態(tài)系統(tǒng)研究最能體現(xiàn)檔案生態(tài)研究之思想，不僅積極引用借鑒生態(tài)學(xué)知識(shí)思考檔案問題，在此基礎(chǔ)上，提出了檔案信息生態(tài)系統(tǒng)理念，為學(xué)術(shù)界認(rèn)識(shí)和研究檔案問題奠定了基礎(chǔ)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，在目前有關(guān)檔案生態(tài)研究的文獻(xiàn)中，明確提出“檔案信息生態(tài)系統(tǒng)”的有3篇，分別為薛春剛《檔案信息生態(tài)系統(tǒng)的平衡與檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展》、種金成《檔案信息生態(tài)失衡問題研究》 [6]及葛翠玲的《檔案信息生態(tài)失調(diào)原因探析》[7] ，其中，薛春剛一文[8]對(duì)檔案信息生態(tài)系統(tǒng)進(jìn)行了初步界定：它是指以實(shí)現(xiàn)檔案信息的產(chǎn)生、積聚、傳遞、開發(fā)、利用等為目的，具有特定的結(jié)構(gòu)和秩序的由各種要素組成的相互關(guān)系的總和，其組成要素有人、信息、設(shè)備及指導(dǎo)其運(yùn)行的檔案學(xué)術(shù)理論等。并指出，理想的檔案信息生態(tài)系統(tǒng)應(yīng)該是平衡的、穩(wěn)定的系統(tǒng)，是“人造系統(tǒng)”、“開放系統(tǒng)”以及“動(dòng)態(tài)系統(tǒng)”，突出強(qiáng)調(diào)人、信息傳遞、環(huán)境變換在檔案信息生態(tài)系統(tǒng)中的表現(xiàn)。
目前，生態(tài)學(xué)理論和知識(shí)在學(xué)術(shù)研究領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用，成為跨學(xué)科研究的典范之一。借鑒生態(tài)學(xué)知識(shí)開展專業(yè)研究，不僅適用于歷史學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、社會(huì)學(xué)等傳統(tǒng)人文社會(huì)學(xué)科，也同樣適用于新興社會(huì)學(xué)科。盡管檔案生態(tài)研究業(yè)已開展了初步研究，但不可否認(rèn)的是，檔案生態(tài)研究仍然處于起步狀態(tài)，但研究的問題深度不夠，成果不多，有關(guān)專著更是鮮見。為此，筆者以為，擺在檔案生態(tài)研究面前的首要問題，是進(jìn)一步推動(dòng)檔案生態(tài)研究的開展，使得檔案生態(tài)研究在廣度與深度上同時(shí)得到提高，即有更多的人參與檔案生態(tài)研究，更多的成果體現(xiàn)檔案生態(tài)研究，更多的問題驅(qū)動(dòng)檔案生態(tài)研究。
2檔案生態(tài)研究現(xiàn)狀
通過“檔案生態(tài)研究發(fā)軔”的論述，我們對(duì)檔案生態(tài)研究的主題有了基本把握，也對(duì)檔案生態(tài)研究的前因后果有了初步認(rèn)識(shí)，為今后檔案生態(tài)研究提供了參照。接下來，筆者將以傳統(tǒng)文獻(xiàn)綜述的方式詳細(xì)分析檔案生態(tài)研究現(xiàn)狀，為檔案生態(tài)研究的未來提供系統(tǒng)的文獻(xiàn)梳理和問題導(dǎo)向。
2.1文獻(xiàn)回顧。檔案作為社會(huì)存在一分子，檔案工作作為社會(huì)工作的重要組成部分，檔案與生態(tài)有自然的內(nèi)在關(guān)聯(lián)，實(shí)際上，我們從傳統(tǒng)檔案管理實(shí)踐來看，作為檔案管理重要內(nèi)容之一的“檔案保護(hù)”問題，其實(shí)，涉及諸多自然科學(xué)知識(shí)，尤其是生物學(xué)知識(shí)和傳統(tǒng)生態(tài)理念，這在《檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)》這門課程上得到鮮明體現(xiàn)。同時(shí)，告訴我們，利用生態(tài)學(xué)知識(shí)開展檔案保護(hù)工作，也是檔案事業(yè)建設(shè)與發(fā)展重要手段之一。前文中，筆者通過中國知網(wǎng)檢索統(tǒng)計(jì)，截至2011年8月，顯示相關(guān)文章98篇，其中，與檔案生態(tài)研究直接相關(guān)文章近20篇。而在國家社科基金立項(xiàng)層面上，金波教授《數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)研究》課題、卞昭玲教授《信息生態(tài)學(xué)理論與我國居民電子健康檔案管理研究》課題，分別在2008、2010年度獲得立項(xiàng)研究。通過分析檢索出的文章，我們發(fā)現(xiàn)，檔案生態(tài)研究起步于20世紀(jì)90年代末期，其中，《利用農(nóng)業(yè)科技檔案為生態(tài)農(nóng)業(yè)建設(shè)服務(wù)》[9]一文，是檔案界最早從生態(tài)角度開展檔案研究的專業(yè)論文，作者從檔案的角度，分析了農(nóng)業(yè)科技檔案為生態(tài)農(nóng)業(yè)建設(shè)服務(wù)的系列問題，盡管，不是我們所說的檔案生態(tài)研究，但對(duì)我們后期開展檔案生態(tài)研究具有啟發(fā)意義；而《檔案信息生態(tài)系統(tǒng)的平衡與檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展》[10]一文，應(yīng)是檔案生態(tài)研究的開山之作，該文旗幟鮮明地從生態(tài)學(xué)角度探討檔案信息生態(tài)問題，并首次從生態(tài)系統(tǒng)的高度，認(rèn)識(shí)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展問題，誠如其文所說，意在“著重探討影響檔案信息生態(tài)系統(tǒng)平衡的諸因素，及保持和恢復(fù)檔案信息生態(tài)系統(tǒng)平衡的途徑”。
新世紀(jì)以來，在上世紀(jì)末研究基礎(chǔ)上，生態(tài)思想進(jìn)一步被檔案學(xué)界借鑒和引用。有人撰文提出建立“生態(tài)檔案館”，[11]當(dāng)然，這純粹是從建筑生態(tài)的角度認(rèn)知檔案館建設(shè)低碳、環(huán)保問題，是傳統(tǒng)檔案保護(hù)技術(shù)研究的傳承；有人提出，要關(guān)注“檔案生態(tài)位”， [12]分析了檔案作為社會(huì)信息群中的一個(gè)子系統(tǒng)，在社會(huì)信息系統(tǒng)中獨(dú)樹一幟的原因，指出，“檔案，作為社會(huì)信息群中的一個(gè)子系統(tǒng)，……以它的真實(shí)性、開發(fā)性、系統(tǒng)性、滯后性等特點(diǎn)，區(qū)別于其他信息，而在社會(huì)信息系統(tǒng)中獨(dú)樹一幟，并由此，形成它獨(dú)特的‘生態(tài)位’――司法工作的憑證，戰(zhàn)略決策的依據(jù)，科學(xué)研究的參考，宣傳教育的憑據(jù)等”，雖然文章較短，但“標(biāo)題黨”效應(yīng)明顯，明確地將處于生態(tài)學(xué)核心理論之一的“生態(tài)位”理論引入檔案學(xué)研究，并提出“檔案生態(tài)位”問題，至今不乏參考意義。事實(shí)上，這已經(jīng)涉及檔案與其他事務(wù)之間的生態(tài)生存問題，可以說，已經(jīng)很“生態(tài)”了；有人提出“生態(tài)式思想與檔案館管理制度”，[13]此文已經(jīng)將生態(tài)思想貫徹深入到檔案管理制度層面，具有一定的研究深度；還有提到“我國檔案業(yè)務(wù)工作環(huán)節(jié)的生態(tài)學(xué)考察”，[14]此文引入生態(tài)式管理理念，可以彌補(bǔ)傳統(tǒng)“科學(xué)管理”的不足。生態(tài)式管理追求管理的整體功效，向一切等級(jí)制挑戰(zhàn)，它使人生發(fā)新的潛能，使檔案工作可持續(xù)發(fā)展，這已經(jīng)從檔案業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)內(nèi)部開始了檔案生態(tài)考察，為我們?nèi)嬲J(rèn)識(shí)檔案管理工作開啟了新的分析視角；同時(shí)，將文化生態(tài)有關(guān)理念引入檔案學(xué)研究，也成為新的研究增長點(diǎn)。《從文化生態(tài)學(xué)視角看檔案文化市場(chǎng)的構(gòu)建》[15]、《文化生態(tài)與中國傳統(tǒng)檔案文化》[16]、《文化生態(tài)對(duì)中國傳統(tǒng)檔案文化的影響》[17]以及《試析檔案文化的社會(huì)生態(tài)系統(tǒng)屬性》[18]等文，這些研究，已經(jīng)集中體現(xiàn)了檔案文化生態(tài)研究的初步成果。《數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的建構(gòu)》[19]一文，通過生態(tài)學(xué)的理念，全面引入到數(shù)字檔案館的研究中，把數(shù)字檔案館作為一個(gè)有機(jī)的生態(tài)系統(tǒng)，系統(tǒng)分析數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)各生態(tài)因子及其相互關(guān)系，建構(gòu)數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)模型，為數(shù)字檔案館建設(shè)與研究提供參考。而本文也正是作者主持國家社科基金“數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)研究”（編號(hào)08BTQ040）的項(xiàng)目成果之一。而作者近年來以課題為支柱，已經(jīng)指導(dǎo)多篇有關(guān)數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)研究的碩士學(xué)位論文，有數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)環(huán)境、結(jié)構(gòu)、保障機(jī)制、運(yùn)行機(jī)制以及評(píng)估等系列研究。南昌大學(xué)張東華則在《數(shù)字檔案館信息生態(tài)平衡及其策略研究》[20]一文中，論述了保持?jǐn)?shù)字檔案館信息生態(tài)平衡的意義，分析了數(shù)字檔案館信息生態(tài)失衡的表現(xiàn)及原因，并提出了保持?jǐn)?shù)字檔案館信息生態(tài)平衡的應(yīng)對(duì)策略。
2.2研究述評(píng)。縱觀上述文獻(xiàn)回顧和分析，我們看出，目前，檔案生態(tài)研究還處于起步階段，相關(guān)研究成果還不是很多，尤其是專著除了傳統(tǒng)檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)教材外更是鮮見。從國家社科基金的立項(xiàng)來看，反映了檔案生態(tài)研究在檔案學(xué)學(xué)術(shù)領(lǐng)域受到重視，且相關(guān)課題也被提到國家層面，需要開展深度研究以解決實(shí)際問題。從已有的成果分析來看，我們認(rèn)為，主要研究突出表現(xiàn)在初步的借鑒層面，缺乏深度的專業(yè)研究且研究層面比較分散，呈現(xiàn)零星研究狀態(tài)，缺乏系統(tǒng)深度研究層次。可喜的是，近年來，國家社科基金已持續(xù)關(guān)注檔案生態(tài)研究，相信隨著這類以課題為中心的檔案生態(tài)研究，將會(huì)呈現(xiàn)出不一樣的成果。
筆者以為，借鑒生態(tài)學(xué)理論研究檔案問題、探索檔案發(fā)展等，這其實(shí)是涉及學(xué)科嫁接這一基本問題，不算創(chuàng)新。若想提升至創(chuàng)新層次，迫切需要直面“如何選擇、如何關(guān)聯(lián)”問題，進(jìn)而回答“如何實(shí)現(xiàn)”，即通過學(xué)科嫁接或者理論嫁接抑或思想嫁接，最終是“為我所用”，使生態(tài)理論為檔案事業(yè)作“嫁衣裳”。雖然，檔案生態(tài)問題客觀存在，但實(shí)際上，檔案生態(tài)卻仍是個(gè)新生問題，相比相關(guān)學(xué)科而言，我們的交叉研究剛剛起步，我們的專業(yè)關(guān)注還很薄弱，我們的專業(yè)視野還很狹窄。為什么說客觀存在？我們知道，生態(tài)問題與環(huán)境之間息息相關(guān)，檔案與環(huán)境之間關(guān)系也很密切，相關(guān)的研究也很多，但缺乏理論深度和社會(huì)高度，生態(tài)學(xué)的問世及應(yīng)用為檔案與環(huán)境研究提供了理論視角和思想路線。作為新生問題，只緣從生態(tài)學(xué)視野關(guān)注、研究檔案問題的太少，已經(jīng)提出的檔案生態(tài)問題聲音太弱，迫切需要檔案人開始高度關(guān)注，積極研究，充分應(yīng)用相關(guān)研究成果，形成檔案生態(tài)理論和思想，促進(jìn)檔案工作發(fā)展。
3檔案生態(tài)研究展望
檔案生態(tài)研究，盡管在20世紀(jì)90年代末業(yè)已開啟，在新世紀(jì)初得以全面展開，并在國家社科基金立項(xiàng)課題層面進(jìn)入深入研究序列，可見，生態(tài)學(xué)與檔案學(xué)之間的關(guān)聯(lián)研究，業(yè)已獲得了國家層面的認(rèn)可。但從目前的研究成果來看，相關(guān)深度研究仍然缺乏，其研究空間仍然廣闊，需要學(xué)人在前期研究基礎(chǔ)上繼續(xù)深入研究，不斷拓展檔案生態(tài)研究的廣度和深度。筆者以為，在未來檔案生態(tài)研究層面，可以從以下諸角度開展研究。
3.1檔案事業(yè)生態(tài)環(huán)境研究。目前，檔案事業(yè)發(fā)展迅速，特別是在信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)驅(qū)動(dòng)下，檔案事業(yè)發(fā)展呈現(xiàn)諸多新特點(diǎn)，如新領(lǐng)域的開拓（數(shù)字檔案館的建設(shè)與發(fā)展所帶來的系列專業(yè)問題）、新環(huán)境的呈現(xiàn)（檔案事業(yè)發(fā)展環(huán)境需要直面信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)驅(qū)動(dòng)下的網(wǎng)絡(luò)社會(huì)現(xiàn)實(shí)環(huán)境）、新問題的困境（檔案事業(yè)在“傳統(tǒng)與現(xiàn)代化”的轉(zhuǎn)型歷程中出現(xiàn)的各類問題，如檔案信息化、檔案信息資源組織、電子文件的采集與長期保存、數(shù)字檔案館等結(jié)構(gòu)與功能等）等，所有這些新領(lǐng)域，均可歸結(jié)為檔案事業(yè)發(fā)展的生態(tài)環(huán)境問題，需要學(xué)術(shù)界有針對(duì)性地開展專題研究，一方面，從生態(tài)學(xué)的視角分析檔案事業(yè)建設(shè)與發(fā)展的新問題，另一方面，通過跨學(xué)科的介入拓展傳統(tǒng)檔案學(xué)研究的范圍。
3.2數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)研究。實(shí)際上，數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)理念的提出，是基于生態(tài)系統(tǒng)的角度觀察與分析數(shù)字檔案館系列問題，而提出的跨學(xué)科性研究課題。該課題，在金波教授主持的國家社科基金課題推動(dòng)下，目前，已經(jīng)取得初步成果。就數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)研究課題本身而言，我們認(rèn)為，數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)理念的提出，是建立在生態(tài)系統(tǒng)理論對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)與發(fā)展的戰(zhàn)略影響的前提下提出的全新概念，這也是近年來，生態(tài)學(xué)理論與生態(tài)系統(tǒng)理念在人文社會(huì)科學(xué)領(lǐng)域具體應(yīng)用的進(jìn)一步發(fā)展。面對(duì)未來，數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的培育與發(fā)展問題至關(guān)重要，這不僅涉及數(shù)字檔案館的進(jìn)一步可持續(xù)發(fā)展問題，且關(guān)切到中國檔案事業(yè)在政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會(huì)等各領(lǐng)域的全面推進(jìn)與發(fā)展。我們可以從生態(tài)系統(tǒng)理念的角度，提出數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)理念，并從戰(zhàn)略上規(guī)劃數(shù)字檔案館發(fā)展，為數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的培育與發(fā)展指點(diǎn)迷津。可以預(yù)見，隨著數(shù)字檔案館建設(shè)投入的加大和相關(guān)研究的深入，該課題將會(huì)面對(duì)更多新情況，需要學(xué)人持續(xù)跟進(jìn)，從生態(tài)學(xué)、系統(tǒng)學(xué)角度進(jìn)一步研究和分析數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)相關(guān)的各類問題。
3.3檔案文化生態(tài)研究。目前，文化生態(tài)研究是人文社會(huì)科學(xué)領(lǐng)域的重要研究內(nèi)容，據(jù)百度百科解釋，文化生態(tài)核心思想有三：[21]①廣義指人類在社會(huì)歷史實(shí)踐中所創(chuàng)造的物質(zhì)財(cái)富和精神財(cái)富所顯露的美好的姿態(tài)或生動(dòng)的意態(tài)；②狹義指社會(huì)的意識(shí)形態(tài)以及與之相適應(yīng)的制度和組織機(jī)構(gòu)；③泛指人類在社會(huì)歷史實(shí)踐中所創(chuàng)造的物質(zhì)財(cái)富和精神財(cái)富的狀況和環(huán)境。檔案作為人類文明的承載，它自身蘊(yùn)含著豐富的文化特性，通過文化生態(tài)的引入分析檔案文化生態(tài)問題。目前，檔案界在檔案生態(tài)研究成果中已有初步涉獵，有涉及檔案文化市場(chǎng)研究的，如《從文化生態(tài)學(xué)視角看檔案文化市場(chǎng)的構(gòu)建》；有從中國傳統(tǒng)檔案文化角度分析的，如《文化生態(tài)與中國傳統(tǒng)檔案文化》與《文化生態(tài)對(duì)中國傳統(tǒng)檔案文化的影響》以及《試析檔案文化的社會(huì)生態(tài)系統(tǒng)屬性》。這些研究，已經(jīng)集中體現(xiàn)了檔案文化生態(tài)研究的部分成果，但還有待于進(jìn)一步展開系統(tǒng)深入研究，從文化生態(tài)學(xué)視角，深度探討文化屬性層面的檔案及檔案文化與“大文化”、“文明”等關(guān)聯(lián)命題。從檔案自身文化屬性以及文化生態(tài)研究趨勢(shì)來看，系統(tǒng)從生態(tài)學(xué)、文化學(xué)等角度，分析檔案文化生態(tài)課題具有廣闊的空間，它不僅有利于拓展檔案學(xué)自身研究的領(lǐng)域，而且，可以提升檔案學(xué)研究的深度，也是傳統(tǒng)檔案文化研究的升華。
3.4檔案生態(tài)管理研究。生態(tài)管理（ecosystem management，也有學(xué)者稱之為“eco-management”），20世紀(jì)70年代起源于美國，20世紀(jì)90年代，成為研究和實(shí)踐的熱門。由于自身的復(fù)雜性，生態(tài)管理無論是作為理論還是實(shí)踐至今仍處于發(fā)展中。生態(tài)管理的理論基礎(chǔ)非常廣泛，它跨越了生態(tài)學(xué)、生物學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、管理學(xué)、社會(huì)學(xué)、環(huán)境科學(xué)、資源科學(xué)和系統(tǒng)論等學(xué)科領(lǐng)域。[22]生態(tài)管理思想是生態(tài)管理理念的集中體現(xiàn)，認(rèn)為“生態(tài)系統(tǒng)是自然-社會(huì)-經(jīng)濟(jì)復(fù)合而成的系統(tǒng)，對(duì)于它的管理與調(diào)控，必須在遵循生態(tài)學(xué)原理的同時(shí)，受到社會(huì)、經(jīng)濟(jì)規(guī)律的調(diào)節(jié)和制約”，需要通過生態(tài)管理思維達(dá)到“維持依賴于自然資源的社會(huì)經(jīng)濟(jì)修通之間的一種平衡”。 [23]鑒于生態(tài)管理在社會(huì)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，作為從生態(tài)學(xué)、系統(tǒng)學(xué)等多學(xué)科角度綜合提出的檔案生態(tài)研究命題，生態(tài)學(xué)自然對(duì)其影響深遠(yuǎn)，不僅是此概念提出的直接動(dòng)因，為其進(jìn)一步發(fā)展提供了動(dòng)力源泉。傳統(tǒng)檔案學(xué)學(xué)科體系中，檔案管理學(xué)處于核心地位，這與檔案管理活動(dòng)的實(shí)踐性以及檔案學(xué)起源于檔案管理實(shí)踐密不可分。在生態(tài)思維大力引入管理實(shí)踐的今天，作為管理性特征突出的檔案管理實(shí)踐來說，引入生態(tài)管理思想具有邏輯的合理性。我們認(rèn)為，在未來檔案生態(tài)研究中，引入生態(tài)管理思想滲透入檔案管理實(shí)踐具有必要性，借鑒生態(tài)管理理論研究檔案管理活動(dòng)具有實(shí)踐的可行性。
檔案生態(tài)研究盡管已經(jīng)起步并有諸多成果問世，但學(xué)無止境，檔案實(shí)踐也在不斷地變化發(fā)展著，需要學(xué)界同仁持續(xù)跟進(jìn)，進(jìn)一步探索檔案生態(tài)研究的前沿課題，不斷拓展檔案生態(tài)研究領(lǐng)域，為檔案事業(yè)建設(shè)與發(fā)展提供理論指導(dǎo)。
注：本文系國家社科基金項(xiàng)目：“數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)研究”（08BTQ040）成果之一。
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關(guān)鍵詞：檔案圖像；恢復(fù)算法；檔案圖像信息系統(tǒng)
中圖分類號(hào)：TP391.41 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-7712 （2013） 24-0000-02
一、引言
隨著計(jì)算機(jī)的普及和Internet的發(fā)展，檔案的數(shù)字化要求越來越強(qiáng)烈，檔案數(shù)字化已成為檔案管理工作的歷史必然趨勢(shì)[1]。在檔案管理和老照片保存的過程中，由于時(shí)間過長，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)缺損的現(xiàn)象，檔案圖像質(zhì)量的好壞直接影響到檔案圖像信息系統(tǒng)的質(zhì)量。因此，在檔案和老照片的恢復(fù)中，圖像恢復(fù)技術(shù)有著極其重要的作用[2]。
二、檔案圖像的特點(diǎn)
（一）檔案圖像與自然圖像的差別：檔案圖像對(duì)文字的空間分辨率要求較高，對(duì)色彩分辨率要求較低，而自然圖像則正好相反。如圖1所示，圖1（a）和圖1（c）分別是檔案圖像和自然圖像，圖1（b）的空間分辨率為圖1（a）的1/8，圖1（d）的色彩分辨率為圖1（c）的1/4。可以看出，檔案圖像中的文字越來越不清楚，自然圖像的灰度級(jí)越來越少。反之，則對(duì)原始圖像的視覺效果影響很小。
（二）文字檔案圖像的特點(diǎn)：1.文字檔案圖像存在許多空白區(qū)域，即非文字區(qū)域；2.文字檔案圖像中的符號(hào)會(huì)重復(fù)出現(xiàn)，存在大量冗余信息；3.文字檔案圖像中的文字筆畫之間存在大量形態(tài)相關(guān)性；4.文字檔案圖像中，文字符號(hào)占用的空間位置相等，行之間距離以及段落之間距離固定不變。
三、文字檔案的傾斜校正
（一）圖像結(jié)構(gòu)分析
六、結(jié)論
通過對(duì)檔案圖像固有特點(diǎn)的分析，針對(duì)不同檔案圖像提出了具體的恢復(fù)方法，并在實(shí)際檔案圖像中對(duì)恢復(fù)方法進(jìn)行了測(cè)試，對(duì)實(shí)驗(yàn)結(jié)果進(jìn)行了分析。實(shí)驗(yàn)結(jié)果表明，提出的檔案圖像恢復(fù)方法具有較好的有效性，進(jìn)而體現(xiàn)出其實(shí)際應(yīng)用價(jià)值，為今后的檔案圖像信息系統(tǒng)應(yīng)用研究奠定了基礎(chǔ)。
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21世紀(jì) ，計(jì)算機(jī)在檔案館的普遍應(yīng)用將會(huì)取代傳統(tǒng)的手工作業(yè) ，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境將會(huì)打破時(shí)空限制與隔閡 ，而檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)上傳輸 ，將會(huì)使檔案館的形態(tài)發(fā)生根本性的變化。借助于發(fā)展迅速、日益先進(jìn)的信息技術(shù)，傳統(tǒng)的檔案館也將轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代的數(shù)字檔案館，但是，我們必須清醒的認(rèn)識(shí)到數(shù)字檔案館的建設(shè)還存在著許多迫切需要解決的問題，這些問題的解決程度將決定數(shù)字檔案館的建設(shè)水平與運(yùn)行狀況。因此，在大規(guī)模建設(shè)數(shù)字檔案館之前，對(duì)有關(guān)問題進(jìn)行研究是當(dāng)務(wù)之急。只有這樣才能更好地促進(jìn)我國數(shù)字檔案館理論研究與實(shí)踐建設(shè)的發(fā)展。
一、什么是數(shù)字檔案館？
由于數(shù)字檔案館是一個(gè)新生事物，處在發(fā)展之中，因此，出現(xiàn)對(duì)數(shù)字檔案館的不同認(rèn)識(shí)是必然的。總體上反映出，現(xiàn)階段人們的共識(shí)是：數(shù)字檔案館本質(zhì)是“檔案館”+“數(shù)字化”+“標(biāo)準(zhǔn)化”。
我們可以給它下這樣一個(gè)定義，“數(shù)字檔案館”就是“以數(shù)字資源為主要采集對(duì)象，實(shí)施檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、管理與維護(hù)，及提供數(shù)字檔案信息的網(wǎng)絡(luò)傳輸、利用服務(wù)，并架構(gòu)于一個(gè)完整的標(biāo)準(zhǔn)化體系基礎(chǔ)之上的檔案館。” “數(shù)字檔案館”概念的外延則是所有以數(shù)字化檔案為主要處理對(duì)象的檔案館的總體。如果我們用一個(gè)公式表達(dá)就是：數(shù)字檔案館 =“檔案館”+“數(shù)字化”+“標(biāo)準(zhǔn)化”。
可以從以下三個(gè)角度理解：
（一）數(shù)字檔案館的歸屬檔案是原始信息，具有憑證價(jià)值，而圖書是非原始信息，不具有憑證價(jià)值，由此數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館二者在所采用的標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范等方面就必然有所不同。所以，“檔案館”是數(shù)字檔案館的歸屬，在研究與建設(shè)數(shù)字檔案館時(shí)，應(yīng)該始終堅(jiān)持“檔案館”的屬性，否則，就會(huì)偏離方向。
（二）數(shù)字檔案館的運(yùn)作形態(tài) “數(shù)字化”是“數(shù)字檔案館”的主體運(yùn)作形態(tài)，即通過應(yīng)用數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)和通信技術(shù)，將數(shù)字形態(tài)的檔案作為數(shù)字化檔案館的主要采集、整理與處理的對(duì)象，從而構(gòu)成數(shù)字化的館藏資源以提供利用。“數(shù)字化”是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，其內(nèi)涵具有兩個(gè)層面，一是檔案信息資源的數(shù)字化及與之相適應(yīng)的管理手段、職能實(shí)現(xiàn)與服務(wù)方式的數(shù)字化；二是數(shù)字檔案館的階段過渡性，即它對(duì)傳統(tǒng)檔案館具有繼承性，二者具有互相依存、互相補(bǔ)充、互為促進(jìn)的關(guān)系。也就是說，在研究與建設(shè)數(shù)字檔案館時(shí)并不排斥傳統(tǒng)檔案館。
（三）數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)化—— “生命線”
數(shù)字檔案館沒有“標(biāo)準(zhǔn)化”就沒有現(xiàn)代化，所以在數(shù)字檔案館定義中， “標(biāo)準(zhǔn)化”是數(shù)字檔案館的生命線。通過“標(biāo)準(zhǔn)化”這一定義要素，將其他兩個(gè)定義要素“檔案館”與“數(shù)字化”有機(jī)地聯(lián)系起來。一方面，由于數(shù)字檔案館具有其自身的標(biāo)準(zhǔn)化體系，這是其他如數(shù)字圖書館的標(biāo)準(zhǔn)體系所不可替代的；而另一方面，無論在標(biāo)準(zhǔn)的體系性、先進(jìn)性方面，還是在其科學(xué)性方面，數(shù)字檔案館的標(biāo)準(zhǔn)化程度都是傳統(tǒng)檔案館所無法比擬的，這就使得標(biāo)準(zhǔn)化在未來數(shù)字檔案館中的地位與作用更顯重要。
從概念中，我們不難發(fā)現(xiàn)構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)體系的必要性和重要性。
二、標(biāo)準(zhǔn)體系的重要性
標(biāo)準(zhǔn)體系是為了使一定范圍內(nèi)的標(biāo)準(zhǔn)建立起協(xié)調(diào)的秩序， 并達(dá)到規(guī)定的功能所應(yīng)當(dāng)具備的、具有內(nèi)在聯(lián)系的標(biāo)準(zhǔn)的有機(jī)整體。檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的核心內(nèi)容是檔案信息資源， 也是檔案信息系統(tǒng)的中心模塊， 全國以及各地方的檔案信息化規(guī)劃中都將檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)作為其重點(diǎn)內(nèi)容。但現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的支持比較缺乏， 主要表現(xiàn)在標(biāo)準(zhǔn)配套性能有限、約束范圍狹窄、尚未形成標(biāo)準(zhǔn)體系。尤其是標(biāo)準(zhǔn)體系的缺失導(dǎo)致了目前檔案數(shù)據(jù)庫缺乏統(tǒng)籌、設(shè)計(jì)盲目、邏輯結(jié)構(gòu)缺乏規(guī)范、質(zhì)量不容樂觀等問題。
隨著檔案信息化的不斷發(fā)展， 標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)象的復(fù)雜度日益增加， 系統(tǒng)之間的聯(lián)系也越來越密切， 許多系統(tǒng)本身就是復(fù)雜的對(duì)象。如檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，系統(tǒng)內(nèi)外活動(dòng)的復(fù)雜性必然要求在各組成要素在自我表達(dá)、交互作用、信息傳遞等諸多過程中采用約定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行聯(lián)系， 同時(shí)要求體現(xiàn)諸多標(biāo)準(zhǔn)之間的相互關(guān)系， 這就要求建立結(jié)構(gòu)優(yōu)良、功能齊全的標(biāo)準(zhǔn)體系。
目前在檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的過程已經(jīng)積累了大量的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。其中包括數(shù)據(jù)庫建設(shè)規(guī)范、各級(jí)各類檔案信息資源的描述規(guī)范、檔案數(shù)據(jù)庫功能規(guī)范等； 包括國際標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)、部門標(biāo)準(zhǔn)等各種層級(jí)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范； 包括管理標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)等標(biāo)準(zhǔn)類型。
通過構(gòu)建合理的適用于檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系， 發(fā)揮系統(tǒng)論中“1+1>2”的系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)， 不但能夠?qū)@些性質(zhì)各異的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行有機(jī)組合， 切實(shí)指導(dǎo)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)， 還能夠?yàn)榇_定未來相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)展趨向， 為信息資源管理和信息共享提供堅(jiān)實(shí)的規(guī)范基礎(chǔ)。
三、標(biāo)準(zhǔn)體系的結(jié)構(gòu)
標(biāo)準(zhǔn)體系內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)按照一定的結(jié)構(gòu)進(jìn)行邏輯組合， 而不是雜亂無序的堆積。標(biāo)準(zhǔn)體系實(shí)質(zhì)上是標(biāo)準(zhǔn)的邏輯組合， 是為使標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)象具備一定的功能和特征而進(jìn)行的組合。由于標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)象的復(fù)雜性，體系內(nèi)不同的標(biāo)準(zhǔn)子系統(tǒng)的邏輯結(jié)構(gòu)可能體現(xiàn)出不同的表現(xiàn)形式。主要有以下兩種：
（一）層次結(jié)構(gòu)。層次結(jié)構(gòu)是表達(dá)標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)象內(nèi)部上級(jí)與下級(jí)、共性與個(gè)性等關(guān)系的良好的表達(dá)形式。層次結(jié)構(gòu)類似樹結(jié)構(gòu)， 父節(jié)點(diǎn)層次所在的標(biāo)準(zhǔn)相較子節(jié)點(diǎn)層次的標(biāo)準(zhǔn)， 更能夠反映標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)象的抽象性和共性， 反之， 子節(jié)點(diǎn)層次的標(biāo)準(zhǔn)能更多地反映事物的具體性和個(gè)性。層級(jí)深度如何， 也體現(xiàn)了對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)象的管理精度。標(biāo)準(zhǔn)層次結(jié)構(gòu)的完備性， 標(biāo)志著標(biāo)準(zhǔn)體系的靈活與彈性， 是標(biāo)準(zhǔn)體系適應(yīng)現(xiàn)實(shí)多樣性的一個(gè)重要方面， 像檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)子系統(tǒng)、交換格式子系統(tǒng)等都可以用層次結(jié)構(gòu)來進(jìn)行表達(dá)。
（二）線性結(jié)構(gòu)。又叫做程序結(jié)構(gòu)， 是指各標(biāo)準(zhǔn)按照過程的內(nèi)在聯(lián)系和順序關(guān)系進(jìn)行結(jié)合的形式。該結(jié)構(gòu)主要體現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)象在活動(dòng)流程中的時(shí)間性， 比如檔案數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)過程、檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)都有比較嚴(yán)格的流程控制， 它們都是由若干階段前后相繼完成的， 前一階段的標(biāo)準(zhǔn)是后續(xù)階段標(biāo)準(zhǔn)得以實(shí)施的前提， 如檔案數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)過程中需求標(biāo)準(zhǔn)與邏輯設(shè)計(jì)規(guī)范之間就是線性結(jié)構(gòu)。
四、檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系的構(gòu)建原則
（一）開放性。所謂開放標(biāo)準(zhǔn)是指那些知識(shí)產(chǎn)權(quán)明確屬于公共領(lǐng)域、采用開放語言和標(biāo)準(zhǔn)格式描述、有可靠的公共登記和持續(xù)的維護(hù)機(jī)制、有可靠的開放轉(zhuǎn)換和擴(kuò)展機(jī)制、公開詳細(xì)技術(shù)文件并可公共獲取的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。在檔案數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建過程中， 應(yīng)優(yōu)先考慮采用那些已經(jīng)被廣泛接受和應(yīng)用的開放標(biāo)準(zhǔn)， 一則可以避免重新編制已經(jīng)存在的標(biāo)準(zhǔn)帶來的重復(fù)勞動(dòng)， 二則能夠保證比較高的標(biāo)準(zhǔn)水平， 有效降低建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)。積極采用國際標(biāo)準(zhǔn)就是開放性的一個(gè)重要表現(xiàn)。國際標(biāo)準(zhǔn)是由國際標(biāo)準(zhǔn)化組織所制定的標(biāo)準(zhǔn)， 是由世界各國的專家參與制定的， 它含有大量科技成果和成熟的管理經(jīng)驗(yàn)， 代表著當(dāng)代科學(xué)技術(shù)和生產(chǎn)管理水平。國際標(biāo)準(zhǔn)優(yōu)先的原則也是我國標(biāo)準(zhǔn)化工作倡導(dǎo)的主要原則。盡量采用國際標(biāo)準(zhǔn)、國際范圍內(nèi)通用的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或者先進(jìn)國家的國家標(biāo)準(zhǔn)， 根據(jù)本地需求按照國際標(biāo)準(zhǔn)的邏輯框架可以進(jìn)行定制和擴(kuò)展本地標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于檔案數(shù)據(jù)庫這類以資源管理為主的項(xiàng)目， 尤其應(yīng)當(dāng)注意與國際有關(guān)信息資源管理標(biāo)準(zhǔn)的接軌， 為擴(kuò)大檔案信息資源的共享利用范圍提供標(biāo)準(zhǔn)保障。就我國檔案資源開發(fā)實(shí)際情況而言， 大量采用有關(guān)國家公共標(biāo)準(zhǔn)也是標(biāo)準(zhǔn)體系開放性的重要體現(xiàn)， 像行政區(qū)劃代碼、文獻(xiàn)保密等級(jí)、語種等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)只需要直接引用就可以了。
（二）系統(tǒng)性。系統(tǒng)性是構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)體系的一個(gè)主要出發(fā)點(diǎn)。在一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)體系中， 標(biāo)準(zhǔn)的效應(yīng)除了直接產(chǎn)生于各個(gè)標(biāo)準(zhǔn)自身之外， 還需要從構(gòu)成該標(biāo)準(zhǔn)體系的標(biāo)準(zhǔn)集合之間的相互作用中得到。構(gòu)成標(biāo)準(zhǔn)體系的各標(biāo)準(zhǔn)， 并不是獨(dú)立的要素， 標(biāo)準(zhǔn)之間相互聯(lián)系、相互作用、相互約束、相互補(bǔ)充， 從而構(gòu)成一個(gè)完整統(tǒng)一體。根據(jù)系統(tǒng)性原則， 在構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)體系時(shí)必須注意：
1、注重構(gòu)成標(biāo)準(zhǔn)體系的各標(biāo)準(zhǔn)之間的各種聯(lián)系， 做到互相聯(lián)系、互相協(xié)調(diào)、互相適應(yīng)。標(biāo)準(zhǔn)之間應(yīng)當(dāng)避免互相矛盾、自話自說。
2、標(biāo)準(zhǔn)體系是建立在一定數(shù)量的標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)之上的， 因此需要積極發(fā)展和積累有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。
3、從更大范圍看， 檔案數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)體系是檔案信息管理等標(biāo)準(zhǔn)體系的子系統(tǒng)， 因此也要注重與其他有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)的一致性。
4、制定標(biāo)準(zhǔn)時(shí)必須明確其在標(biāo)準(zhǔn)體系中的地位， 充分考慮到該標(biāo)準(zhǔn)在系統(tǒng)中所起的作用及其與其他標(biāo)準(zhǔn)之間的關(guān)系。許多標(biāo)準(zhǔn)在其“引用標(biāo)準(zhǔn)”說明中都會(huì)對(duì)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行引用說明， 從標(biāo)準(zhǔn)體系的角度看可以認(rèn)為這些標(biāo)準(zhǔn)都是其支撐標(biāo)準(zhǔn)， 代表了一定的系統(tǒng)性。如《檔案著錄規(guī)則》內(nèi)容說明中就對(duì)引用的“GB/ T3792.1- 1983 文獻(xiàn)著錄總則、GB/ T7156 - 1987 文獻(xiàn)保密等級(jí)代碼GB/ T9704 -1988、國家機(jī)關(guān)公文格式GB/ T15418- 1994 檔案分類標(biāo)引規(guī)則、GB/ T3860- 1995 文獻(xiàn)敘詞標(biāo)引規(guī)則、DA/ T1-1992 檔案工作基本術(shù)語、DA/ T19- 1999 檔案主題標(biāo)引規(guī)則”等作了說明， 這些標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于著錄規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)作用的發(fā)揮起著基礎(chǔ)支撐的作用。
5、構(gòu)合理。標(biāo)準(zhǔn)體系的結(jié)構(gòu)是指標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)內(nèi)各標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系的表現(xiàn)方式， 合理的標(biāo)準(zhǔn)體系結(jié)構(gòu)要求具備合理的標(biāo)準(zhǔn)層級(jí)、時(shí)間序列和數(shù)量比例。具體到在構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)體系時(shí)， 應(yīng)注意在如下方面搭建標(biāo)準(zhǔn)體系的結(jié)構(gòu)。
（1） 合理的標(biāo)準(zhǔn)層級(jí)結(jié)構(gòu)。要求對(duì)國際標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)等標(biāo)準(zhǔn)層級(jí)進(jìn)行合理搭配。從理論上說， 層級(jí)越高的標(biāo)準(zhǔn)抽象性、基礎(chǔ)性較強(qiáng)， 盡量采用高層級(jí)的標(biāo)準(zhǔn)有助于提高構(gòu)建的檔案數(shù)據(jù)庫的穩(wěn)定性和通用性。層級(jí)較低的標(biāo)準(zhǔn)的具體性和專指性更強(qiáng)，能夠保證檔案數(shù)據(jù)庫的實(shí)用性和可操作性。在構(gòu)建時(shí)應(yīng)當(dāng)仔細(xì)研究分析各層級(jí)的標(biāo)準(zhǔn)， 通過合理的結(jié)構(gòu)實(shí)現(xiàn)不同層級(jí)標(biāo)準(zhǔn)之間的繼承和互補(bǔ)關(guān)系， 為標(biāo)準(zhǔn)體系系統(tǒng)性能的發(fā)揮奠定基礎(chǔ)。
（2） 技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)、工作標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)合理。從檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的影響因素分析中可知， 檔案數(shù)據(jù)庫不是簡單的靜態(tài)信息資源， 其建設(shè)過程中包含大量管理和工作程序內(nèi)容， 在標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建中將這幾類不同性質(zhì)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行綜合考慮， 是獲得高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫和有效管理的基本保證。
（3） 注重各專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)。檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是涉及多個(gè)專業(yè)的綜合性項(xiàng)目， 包括檔案、數(shù)據(jù)庫工程、相關(guān)行業(yè)業(yè)務(wù)等專業(yè)內(nèi)容， 因此需要為數(shù)不少的相關(guān)專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的支持， 特別需要注意涉及多個(gè)專業(yè)的綜合性標(biāo)準(zhǔn)。
（4） 功能結(jié)構(gòu)合理。在標(biāo)準(zhǔn)體系的構(gòu)建中， 要考慮到各種功能實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)的合理配置。包括數(shù)據(jù)著錄、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)、質(zhì)量控制等功能標(biāo)準(zhǔn)的合理組合。
（5） 兼顧多種標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范形式。作為標(biāo)準(zhǔn)體系， 其組成對(duì)象盡可能采用正式標(biāo)準(zhǔn)， 但在實(shí)際構(gòu)建過程中， 特別是鑒于目前正式標(biāo)準(zhǔn)缺失的狀況， 可以將工作中采用的其他規(guī)范形式納入標(biāo)準(zhǔn)體系的范疇。
6、可維護(hù)性。為保證標(biāo)準(zhǔn)體系的有效性， 標(biāo)準(zhǔn)體系需要開展持續(xù)的維護(hù)工作。標(biāo)準(zhǔn)在大多數(shù)情況下只是某一時(shí)期技術(shù)水準(zhǔn)、管理水平和經(jīng)驗(yàn)的反映， 具有一定的先進(jìn)性。但隨著各方面情況的發(fā)展， 標(biāo)準(zhǔn)對(duì)象的變化、技術(shù)或者管理水平的提升都要求制定或修訂相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)， 這就要求對(duì)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行可持續(xù)的維護(hù)， 包括修改、修訂、廢止等操作。對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)體系的維護(hù)， 除了標(biāo)準(zhǔn)個(gè)體的維護(hù)之外， 還需要從系統(tǒng)的角度出發(fā)， 保證體系內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)之間的協(xié)調(diào)一致。
7、立足現(xiàn)實(shí)。標(biāo)準(zhǔn)體系的構(gòu)建是一個(gè)長期的過程， 一個(gè)理想的標(biāo)準(zhǔn)體系是在相對(duì)完善的單個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)之上對(duì)這些標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施組合、協(xié)調(diào)的結(jié)果。但事實(shí)上， 像檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)這樣一個(gè)具有動(dòng)態(tài)性的標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)， 與其相關(guān)的很多信息標(biāo)準(zhǔn)還處于較大的變化之中， 有的標(biāo)準(zhǔn)甚至尚未完全形成， 在此基礎(chǔ)上要建設(shè)一個(gè)比較完善的標(biāo)準(zhǔn)體系是存在先天困難的， 因此在建設(shè)過程中必須考慮到現(xiàn)實(shí)的約束條件。特別是由于我國檔案界目前的標(biāo)準(zhǔn)化水平還比較落后， 國家級(jí)別或行業(yè)級(jí)別的正式標(biāo)準(zhǔn)數(shù)量并不是很多， 與檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)有關(guān)的就更少了， 在進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)時(shí)對(duì)參與標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)形式可以采取靈活的選取策略， 充分考慮現(xiàn)實(shí)應(yīng)用的基礎(chǔ)情況。
五、在數(shù)字檔案的建設(shè)中，我國數(shù)字檔案館已有的標(biāo)準(zhǔn)體系
（一）《ISO Z39.50檢索協(xié)議》標(biāo)準(zhǔn)。該標(biāo)準(zhǔn)是國際標(biāo)準(zhǔn)化組織制定的應(yīng)用于開放網(wǎng)絡(luò)信息檢索的服務(wù)定義和協(xié)議。該標(biāo)準(zhǔn)主要可用于解決數(shù)字檔案館遠(yuǎn)程異構(gòu)系統(tǒng)之間目錄信息數(shù)據(jù)的可互操作性與透明檢索問題，從而實(shí)現(xiàn)檔案目錄信息資源共享。
（二）《標(biāo)準(zhǔn)通用置標(biāo)語言》（簡稱 SGML）標(biāo)準(zhǔn)。該標(biāo)準(zhǔn)是國際標(biāo)準(zhǔn)化組織于1986年10月的信息處理標(biāo)準(zhǔn)。它是一種對(duì)數(shù)字化文獻(xiàn)進(jìn)行描述和處理的元語言，可以有效標(biāo)記元數(shù)據(jù)的所有元素；同時(shí)它又是用來定義文檔邏輯結(jié)構(gòu)的語言標(biāo)準(zhǔn)，因此，數(shù)字檔案館采用SGML 語言標(biāo)準(zhǔn)的文檔便于計(jì)算機(jī)識(shí)別和處理。
（三）《可擴(kuò)展置標(biāo)語言》（簡稱XML）標(biāo)準(zhǔn)。該標(biāo)準(zhǔn)是國際互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)盟制定的用于定義處理元數(shù)據(jù)的置標(biāo)語言標(biāo)準(zhǔn)。從語法上說，它是國際標(biāo)準(zhǔn)SGML語言的一個(gè)子集，是一種最新的電子文件格式化通用標(biāo)準(zhǔn)語言；從功能上說，由于其格式的通用性，它使機(jī)器之間交換數(shù)據(jù)及網(wǎng)頁的搜索和分析過程都大大簡化，準(zhǔn)確性也大為提高。在數(shù)字檔案館中應(yīng)用該置標(biāo)語言可以跨平臺(tái)地描述結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，便于更精確地描述內(nèi)容并具有更有意義的搜索查詢能力。
（四）《標(biāo)準(zhǔn)置標(biāo)著錄》標(biāo)準(zhǔn)（簡稱EAD）。該標(biāo)準(zhǔn)是專門用于網(wǎng)上電子檢索工具置標(biāo)著錄的最新標(biāo)準(zhǔn)。它是模式化表達(dá)檔案檢索工具內(nèi)容、形式等各部分結(jié)構(gòu)的一種規(guī)范形式，以此規(guī)則編碼的檔案檢索工具可在任何計(jì)算機(jī)平臺(tái)上進(jìn)行查詢、檢索、顯示與交換，因此345的實(shí)質(zhì)是&-./在檔案中的具體應(yīng)用。該標(biāo)準(zhǔn)還吸收了檔案機(jī)讀目錄格式的長處———著錄性編碼及其公共性，其突出優(yōu)點(diǎn)是具有跨平臺(tái)及可提供檔案目錄信息的全文置標(biāo)與檢索。
（五）《檔案機(jī)讀目錄格式》（簡稱MARC AMC）標(biāo)準(zhǔn)。采用該標(biāo)準(zhǔn)有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息管理與利用的自動(dòng)化與網(wǎng)絡(luò)化，從而為數(shù)字檔案館的建設(shè)奠定基礎(chǔ)。與EAD標(biāo)準(zhǔn)相比較而言，MARC標(biāo)準(zhǔn)是對(duì)檔案目錄信息的概略性著錄，而EAD標(biāo)準(zhǔn)是對(duì)檔案目錄信息的全文著錄，兩者互相兼容，互相補(bǔ)充。因此，在數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)過程中，應(yīng)積極探索將現(xiàn)有MARC數(shù)據(jù)與新生成EAD數(shù)據(jù)整合存儲(chǔ)與處理及交換使用。
（六）元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。在數(shù)字檔案館的建設(shè)中，對(duì)信息資源進(jìn)行存儲(chǔ)、組織管理和發(fā)現(xiàn)利用是十分重要的。數(shù)字化信息的描述和標(biāo)引是數(shù)字檔案館的關(guān)鍵，這涉及到元數(shù)據(jù)的制作。在檔案領(lǐng)域元數(shù)據(jù)特指用于電子文件管理系統(tǒng)的元數(shù)據(jù)，同時(shí)也能起到補(bǔ)充著錄的作用。具體來講，元數(shù)據(jù)在數(shù)字檔案館中的作用是說明、描述數(shù)據(jù)的形式與內(nèi)容，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的查詢、檢索利用和科學(xué)化管理，最終有利于信息利用率的大大提高。因此在建立數(shù)字檔案館之初就應(yīng)該制定一個(gè)詳細(xì)全面的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，將龐大的信息和數(shù)據(jù)處在嚴(yán)格的控制之下，為數(shù)字檔案館的規(guī)模化發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。
（七）資源描述框架標(biāo)準(zhǔn)。資源描述框架標(biāo)準(zhǔn)（簡稱RDF），它為XML提供元數(shù)據(jù)編碼定義。這種體系結(jié)構(gòu)通過對(duì)通常意義上的語義、語法和結(jié)構(gòu)的支持，從而提供了各種不同的元數(shù)據(jù)體系之間的互操作性。
以上列舉的僅僅是對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)起重要作用的幾種主要的標(biāo)準(zhǔn)，還有許多標(biāo)準(zhǔn)本文尚未涉及。而實(shí)際上，在數(shù)字檔案館建設(shè)中，標(biāo)準(zhǔn)化是一個(gè)體系，是一個(gè)系統(tǒng)，因此對(duì)于我們來說，如何結(jié)合我國實(shí)際，迅速建立起一個(gè)適合我國數(shù)字檔案館建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化體系是擺在我們面前一個(gè)迫切需要解決的新問題。
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關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案信息化；推進(jìn)
檔案信息化是指在國家檔案建設(shè)管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理的活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化管理和提供利用。本文從檔案管理現(xiàn)狀出發(fā)，主要就檔案信息化推進(jìn)問題，談幾點(diǎn)初步認(rèn)識(shí)。
檔案管理現(xiàn)狀及檔案信息化的必然趨勢(shì)
（一）檔案信息化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。當(dāng)前，檔案信息化處于檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后狀態(tài)，這些都影響了系統(tǒng)整體水平的提高。由于傳統(tǒng)檔案管理存在業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案信息化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，給檔案工作帶來了極大的不便。
（二）檔案信息化建設(shè)制度和規(guī)范滯后，檔案信息資源共享程度低。在我國至今還沒有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。
（三）檔案信息化技術(shù)研究和開發(fā)缺少整體規(guī)劃和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，檔案管理應(yīng)用軟件缺乏通用性。檔案部門使用各自開發(fā)的軟件由于不能互用，并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，造成各單位之間不能互調(diào)，不能使公司與檔案局保持同步發(fā)展，這制約了檔案信息化的進(jìn)程。
（四）硬件設(shè)備不齊全，硬件的功能并沒有得到充分發(fā)揮。軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息建設(shè)不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)。但是進(jìn)行數(shù)字化掃描必須購置相應(yīng)的硬件設(shè)備，就目前大多數(shù)檔案部門的現(xiàn)狀來看，此類設(shè)備嚴(yán)重短缺，且技術(shù)配置也不高。
（五）檔案工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和技術(shù)能力相對(duì)欠缺，難以適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要。開展檔案信息化建設(shè)，要求檔案管理人員據(jù)百較高的知識(shí)層次和一定的技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏檔案和信息處理復(fù)合型的人才。盡管引進(jìn)了數(shù)字化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，檔案信息化建設(shè)缺乏應(yīng)有的人才素質(zhì)保障。
推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的策略
加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)工作，迫在眉睫。結(jié)合全省電力系統(tǒng)的實(shí)際，我認(rèn)為當(dāng)前重點(diǎn)應(yīng)當(dāng)抓好以下工作：
1、根據(jù)國家檔案局8號(hào)令及省電力公司的有關(guān)規(guī)定，為了便于各單位準(zhǔn)確地劃分檔案保管期限，使保存的檔案既能反映企業(yè)的歷史面貌，又便于保管和利用，應(yīng)抓好《南通供電0-5大類檔案分類表及保管期限規(guī)定（試行）》的貫徹實(shí)施，提高檔案管理業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，為推進(jìn)和完善檔案信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。
2、按照信息集中集成的要求，實(shí)現(xiàn)在數(shù)字檔案館環(huán)境下以電子文件歸檔；實(shí)現(xiàn)文書、科技、照片檔案電子文件和實(shí)體同時(shí)歸檔；開展重要?dú)v史檔案的數(shù)字化處理工作；完成統(tǒng)一身份論證，抓緊數(shù)字檔案館的全員開放使用，有利于利用者及時(shí)查詢利用檔案信息；實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的無縫連接；實(shí)行工程檔案離線客戶端管理，提高檔案管理現(xiàn)代化水平。
3、提高技術(shù)含量，增強(qiáng)軟件適應(yīng)性，完善配套硬件設(shè)施，加快推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程。構(gòu)建檔案內(nèi)部局域網(wǎng)，并接入外網(wǎng)，是信息化建設(shè)得以進(jìn)行的必要基礎(chǔ)。由于種種原因，各單位的檔案軟硬件平臺(tái)的不同，這給集成檔案數(shù)據(jù)庫造成困難。檔案信息化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，提高系統(tǒng)的綜合能力，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)。硬件設(shè)施也是檔案信息化建設(shè)不可缺的基本條件，加強(qiáng)檔案信息化硬件設(shè)備的配備。
4、加強(qiáng)檔案工作人員信息意識(shí)的培養(yǎng)和信息技術(shù)應(yīng)用能力的培養(yǎng)，不斷提高檔案工作人員在工作中積極運(yùn)用信息資源管理理論和現(xiàn)代信息技術(shù)的技能，造就一支高素質(zhì)的復(fù)合型檔案干部隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的科學(xué)管理和有效開發(fā)利用。人才是檔案信息化建設(shè)成功的關(guān)鍵所在，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要關(guān)心檔案人員，保持檔案人員的相對(duì)穩(wěn)定，切實(shí)解決檔案隊(duì)伍青黃不接的問題，為檔案信息化建設(shè)提供人才保障。
三、結(jié)語
檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。檔案信息化建設(shè)的最終實(shí)現(xiàn)將意味著，可以通過網(wǎng)絡(luò)在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)查閱利用檔案，為人們敞開了便利的大門。讓我們?yōu)檫@些目標(biāo)而努力。
參考資料
韓杰同志在全省檔案工作會(huì)議上的報(bào)告《團(tuán)結(jié)奮進(jìn) 開拓創(chuàng)新 又好又快地發(fā)展檔案事業(yè)》，《檔案與建設(shè)》2007年第2期
筆者所在的國有大型企業(yè)研究所，研究范圍涵蓋了制造業(yè)鑄鍛、機(jī)加、化工、裝備自動(dòng)化等12個(gè)專業(yè)，在其新材料，新工藝、新技術(shù)、新裝備開發(fā)研制及推廣應(yīng)用中，積累了大量科研檔案，特別是近年來承擔(dān)完成了十余項(xiàng)國家“863”計(jì)劃、國際科技合作專項(xiàng)、國家科技重大專項(xiàng)等。目前已擁有106項(xiàng)專利授權(quán)，制定頒布實(shí)施的國家、行業(yè)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)近百個(gè)；年發(fā)表科技論文200余篇，在推動(dòng)企業(yè)工藝水平提升、制造技術(shù)進(jìn)步及行業(yè)科技發(fā)展過程中以每年產(chǎn)生50余項(xiàng)科研項(xiàng)目檔案遞增，傳統(tǒng)的面向文字圖紙信息的結(jié)構(gòu)化關(guān)系型數(shù)據(jù)庫已不適應(yīng)多媒體、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)發(fā)展，作為數(shù)字檔案館信息資源組成部分的電子文件、電子圖紙等新型載體的出現(xiàn)，在特性上也與傳統(tǒng)檔案有著根本改變。基于此，在借鑒企業(yè)檔案管理先進(jìn)技術(shù)和管理經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上，探索建設(shè)企業(yè)數(shù)字檔案館、構(gòu)建項(xiàng)目管理和檔案信息化管理于一體的PLM 項(xiàng)目管理系統(tǒng)，使科研全生命周期中產(chǎn)生的科技檔案的管理日趨科學(xué)化、規(guī)范化。
2技術(shù)架構(gòu)
2.1 構(gòu)建企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)平臺(tái)。制造業(yè)檔案信息集成已成為勢(shì)在必行的發(fā)展趨勢(shì)，在科研環(huán)境下，產(chǎn)品生命周期管理（Production Lifecycle Management，PLM） 自?Q生之日起就扮演著企業(yè)數(shù)字檔案館管理平臺(tái)的角色，成為企業(yè)追逐的焦點(diǎn)，而企業(yè)數(shù)字檔案館是適應(yīng)信息社會(huì)日益增長的對(duì)檔案信息資源管理、利用需求，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)與手段，以電子檔案為對(duì)象，進(jìn)行采集、加工、存儲(chǔ)、管理，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案收集、整理、保護(hù)及信息共享的管理系統(tǒng)。通過PLM信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)以期實(shí)現(xiàn)企業(yè)研發(fā)全過程管控與檔案信息資源協(xié)同共享的無縫集成。
2.2實(shí)現(xiàn)以紙介質(zhì)管理中心向電子數(shù)據(jù)為中心管理的轉(zhuǎn)變。以PLM為平臺(tái)建立企業(yè)科研項(xiàng)目BOM管理中心，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)，以科研項(xiàng)目為核心，應(yīng)用項(xiàng)目結(jié)構(gòu)與配置管理把與之相關(guān)數(shù)據(jù)及檔案信息資源和過程集成統(tǒng)一管理，使檔案信息資源在其生命周期內(nèi)保持一致、完整和安全，建立企業(yè)數(shù)字檔案館技術(shù)數(shù)據(jù)管理中心，提高檔案信息資源的重用度和通用性。
2.3通過工作流管理系統(tǒng)體現(xiàn)其特性
2.3.1擴(kuò)展性。通過柔性、開放的平臺(tái)化建設(shè)和多層分布體系結(jié)構(gòu)，將數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)邏輯與使用者界面分開，并根據(jù)技術(shù)需求集成相應(yīng)的應(yīng)用系統(tǒng)。系統(tǒng)集設(shè)計(jì)、仿真、管理于一體，在提供較完善的設(shè)計(jì)管理功能基礎(chǔ)上進(jìn)行二次開發(fā)與集成，開放通用規(guī)范的API接口。項(xiàng)目資源可方便使用動(dòng)態(tài)權(quán)限管理。在設(shè)計(jì)過程中使用分布式資源數(shù)據(jù)庫架構(gòu)，實(shí)現(xiàn)資源庫動(dòng)態(tài)擴(kuò)充，借助平臺(tái)API接口，將設(shè)計(jì)、仿真數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理。
2.3.2有效性。系統(tǒng)自動(dòng)記錄項(xiàng)目檔案資料生命周期狀態(tài)以及所處階段，并按照系統(tǒng)流程自動(dòng)保存歷史版本和記錄并有序地動(dòng)態(tài)變化。可確定檔案來源的真實(shí)性、合法性，并可追溯。通過系統(tǒng)完整性檢查功能設(shè)置及規(guī)則制定，確保檔案資料完整和沒有被有意或無意地篡改。
2.3.3安全性。從技術(shù)、管理和標(biāo)準(zhǔn)法規(guī)等方面，以積極防御和動(dòng)態(tài)保障為原則，以等級(jí)保護(hù)制度下的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估為手段，保障系統(tǒng)安全的持續(xù)性。根據(jù)權(quán)限設(shè)置，使非合法授權(quán)者不得使用。可隨時(shí)進(jìn)行各種數(shù)據(jù)備份功能和快速系統(tǒng)重建、數(shù)據(jù)恢復(fù)功能。
2.3.4 協(xié)同性。使不同階段不同參與角色在相同平臺(tái)下進(jìn)行協(xié)作，構(gòu)造單一研發(fā)管理和協(xié)同平臺(tái)，協(xié)同筆記簿和線上討論功能支持項(xiàng)目成員合作建立新的文檔，實(shí)時(shí)獲取/交換團(tuán)隊(duì)相關(guān)的意見、記錄、評(píng)論、鏈接和文檔，促進(jìn)知識(shí)共享與創(chuàng)新效率。
3創(chuàng)新實(shí)踐
3.1搭建PLM系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境、基本模型、流程、制度、權(quán)限。針對(duì)科研項(xiàng)目實(shí)施過程中形成的檔案資料設(shè)置文檔大類，規(guī)定圖檔錄入方式、圖紙變更、下載申請(qǐng)等技術(shù)規(guī)范，制定PLM圖文檔管理、錄入、系統(tǒng)權(quán)限劃分、審批流程等相關(guān)使用規(guī)范。
3.2管理推進(jìn)
3.2.1圖檔管理。建立電子數(shù)據(jù)庫，采用樹形管理結(jié)構(gòu)，安全、高效進(jìn)行項(xiàng)目檔案資料的存儲(chǔ)、創(chuàng)建、瀏覽、編輯、修改、備份等操作，保證數(shù)據(jù)存放合理、主次分明、瀏覽有序、結(jié)構(gòu)清晰，圖檔數(shù)據(jù)由原來保存在個(gè)人電腦上統(tǒng)一至服務(wù)器上集中管理。瀏覽文件格式為主流二維AutoCAD、三維格式（ugnx、Pro-E等）、工藝仿真分析、虛擬制造、office各版本、txt、各種圖片格式、pdf等。
3.2.2版本控制。根據(jù)需求自動(dòng)生成保留版本和臨時(shí)版本，并對(duì)修訂版本進(jìn)行簡短修改說明，實(shí)現(xiàn)檔案資料交換與追蹤。
3.2.3借用引用功能。在原有圖紙基礎(chǔ)上可進(jìn)行借用、引用操作，保持和原有圖紙一致。
3.2.4圖文檔查詢。根據(jù)查詢條件，對(duì)系統(tǒng)管理文檔進(jìn)行快速查詢，減少信息定位時(shí)間，提高研發(fā)效率。
3.2.5清單管理。完成設(shè)計(jì)后系統(tǒng)可直接從CAD中提取產(chǎn)品BOM清單信息，并可添加CAPP等工藝信息和工藝仿真信息，為以后的信息化項(xiàng)目輔助制造CAM、數(shù)字化制造DNC/MES等提供準(zhǔn)確的產(chǎn)品原始數(shù)據(jù)。
3.2.6流程管理。根據(jù)工作流程實(shí)行電子數(shù)據(jù)電子化審批。可在各種格式文件中進(jìn)行紅線批注功能并自動(dòng)歸檔、永久記錄審批過程意見，實(shí)現(xiàn)無紙化審閱文件。PDM流程滿足多人中任一人審核即可通過的能力。
3.2.7編碼管理。對(duì)進(jìn)入系統(tǒng)的各類檔案資料，按其屬性自動(dòng)進(jìn)行編碼，保證系統(tǒng)內(nèi)文檔做到一物一碼。
3.2.8日志管理。提供對(duì)系統(tǒng)的運(yùn)行狀態(tài)和所有用戶的操作進(jìn)行細(xì)致完善的記錄，可以對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，同時(shí)建立安全事故有據(jù)可查的證據(jù)。
3.2.9權(quán)限管理。權(quán)限控制分為通過角色直接賦權(quán)、對(duì)文檔屬性進(jìn)行設(shè)定、在工作流程中權(quán)限設(shè)置三種模式。不同人員工作桌面及產(chǎn)品樹不同，互相屏蔽，針對(duì)不同人員分配權(quán)限，并進(jìn)行工作記錄以杜絕非法操作。
3.2.10過程控制。通過過程中產(chǎn)生的文件審批流程控制和生效檔案資料的更改、項(xiàng)目完成后權(quán)限重置、項(xiàng)目歸檔流程控制形成整體閉環(huán)。
3.2.11使用規(guī)范。系統(tǒng)審批流程的使用規(guī)范按照項(xiàng)目及圖文檔檢入后的校對(duì)、批準(zhǔn)審核等相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作方法，設(shè)定項(xiàng)目、圖紙、文檔、圖文檔下載申請(qǐng)、圖文檔打印五類審批流程。
4實(shí)施效果及突顯特性
4.1實(shí)施效果。經(jīng)過近5年的努力，檔案人員協(xié)助對(duì)該所科研項(xiàng)目及其成果（專利、獎(jiǎng)項(xiàng)、論文等）進(jìn)行了PLM系統(tǒng)的應(yīng)用實(shí)施，將所內(nèi)圖文檔分成8大類69個(gè)小類以及基本流程8個(gè)，建立系統(tǒng)用戶和注冊(cè)用戶132人、系統(tǒng)角色36個(gè)、各類項(xiàng)目100項(xiàng)、項(xiàng)目資料9706件、業(yè)務(wù)流程模板12個(gè)、運(yùn)行審批流程107個(gè)。并以此形成了以項(xiàng)目為龍頭、以紙介質(zhì)管理中心向電子數(shù)據(jù)為中心管理的轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)了基于業(yè)務(wù)規(guī)則的科研協(xié)同和電子數(shù)據(jù)自動(dòng)分發(fā)，在線查詢，推動(dòng)了檔案信息化管理模式創(chuàng)新及信息功能發(fā)揮，使科研環(huán)境、檔案信息資源保障環(huán)境發(fā)生了改變，檔案管理工作轉(zhuǎn)移到基于需求、基于科研過程、基于知識(shí)發(fā)現(xiàn)與集成形態(tài)為利用者檔案信息服務(wù)的學(xué)科化。為檔案信息資源的科學(xué)保管和開發(fā)利用共享平臺(tái)創(chuàng)造了技術(shù)條件，推動(dòng)了檔案安全保障服務(wù)體系由注重檔案實(shí)體靜態(tài)安全向檔案實(shí)體動(dòng)態(tài)使用安全與檔案信息安全并重的轉(zhuǎn)變。隨著科研項(xiàng)目檔案管理的有序推進(jìn)，PLM系統(tǒng)也在不斷完善。
4.2突顯特性
4.2.1共享與網(wǎng)絡(luò)化。根據(jù)系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置可全程資源共享，支持多途徑、多角度檢索和利用方式，滿足各類查檔需求。系統(tǒng)可運(yùn)行在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下并保證數(shù)據(jù)的一次存儲(chǔ)，支持在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下產(chǎn)品工藝數(shù)據(jù)的共享和各不同層次人員網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的項(xiàng)目協(xié)同。
關(guān)鍵詞：高校信息化；檔案資源數(shù)字化；管理過程智能化；檔案服務(wù)信息化
2014年9月，國家檔案局局長楊冬權(quán)就指出：“在今天這樣的信息化時(shí)代，檔案決不僅是‘故紙堆’，而是寶貴的信息。檔案部門也決不僅是保管重地，而是檔案信息管理與的重要職能部門。檔案工作者要有現(xiàn)代的眼光和思維，牢固樹立信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的必由之路的思想，以檔案信息化推動(dòng)檔案管理工作的現(xiàn)代化。”高校檔案工作有著自身發(fā)展的特點(diǎn)，高校內(nèi)擁有各類專業(yè)背景人才，在信息化技術(shù)和創(chuàng)新服務(wù)理念方面有著得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)，更容易做到與時(shí)俱進(jìn)。
一、高校檔案信息化建設(shè)的必要性
高校檔案承載著“記載校史校情，傳承大學(xué)精神”的重要使命，同時(shí)也是維護(hù)學(xué)校和師生根本利益的重要依據(jù)。隨著高校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，高校館藏檔案案卷數(shù)也在逐年增加，同時(shí)，隨著國家的發(fā)展和社會(huì)的需求，每年各類人才流動(dòng)、戶籍變更、留學(xué)、移民的人數(shù)也在逐年攀升[1]34。以同濟(jì)大學(xué)檔案館為例，館里保存著建校一百多年的檔案27萬余卷，案卷每年以2萬余卷遞增，每年前來檔案館辦理各類檔案證明的達(dá)8000余人次，然而檔案館的工作人員不增反減，人均工作量不斷增長，勢(shì)必會(huì)在每年的畢業(yè)季等一些特殊時(shí)段形成業(yè)務(wù)量堆積的現(xiàn)象。針對(duì)這些問題，大力推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)工作已經(jīng)成為亟待解決的問題。
二、高校檔案信息化建設(shè)的基本思路探索和應(yīng)用
高校檔案信息化建設(shè)是提高檔案工作水平的重要途徑，它的建設(shè)是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程。根據(jù)高校檔案的具體情況，歸納總結(jié)為三方面，即檔案資源數(shù)字化、管理過程智能化、檔案服務(wù)信息化。
1.檔案資源數(shù)字化。主要指直接歸檔的數(shù)字檔案和對(duì)館藏各種載體檔案的進(jìn)行數(shù)字化加工工作。（1）數(shù)字檔案的歸檔。數(shù)字檔案也可稱為“電子檔案”。電子文件是指依托計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化辦公條件和設(shè)備，存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體的文件，而具有查考利用價(jià)值并應(yīng)當(dāng)歸檔保存的電子文件就被稱為數(shù)字檔案，它必須依賴電子設(shè)備進(jìn)行閱讀和處理。在高校檔案形成過程中，會(huì)產(chǎn)生很多的數(shù)字檔案，比如電子公文(俗稱OA文件)就屬于此類檔案。電子公文是指通過學(xué)校協(xié)同辦公系統(tǒng)處理公文后形成的具有規(guī)范格式的電子數(shù)據(jù)，對(duì)學(xué)校和社會(huì)具有相當(dāng)重要的保存價(jià)值。同濟(jì)大學(xué)在進(jìn)行電子公文歸檔的實(shí)際應(yīng)用中，創(chuàng)新提出在檔號(hào)編制規(guī)則中增加部門代碼，使同一部門的檔案相對(duì)集中，便于查找和利用。整個(gè)歸檔過程依舊采用電子數(shù)據(jù)和紙質(zhì)檔案“雙套制”歸檔模式，即在協(xié)同辦公系統(tǒng)中將電子公文數(shù)據(jù)通過接口傳輸至檔案管理系統(tǒng)自動(dòng)歸檔，同時(shí)還須將已辦結(jié)的電子公文制成紙質(zhì)公文，與電子公文一同歸檔，電子公文與紙質(zhì)公文互為鏡像，實(shí)現(xiàn)了文檔一體化。(2)館藏檔案數(shù)字化加工。長期以來，檔案館所存放的檔案大多是紙質(zhì)檔案，檔案利用也都是采用手工翻閱紙質(zhì)檔案來進(jìn)行。而如今信息時(shí)代的數(shù)字信息管理模式，已開始深刻地影響著檔案管理全過程。為了能迅速、方便、準(zhǔn)確地提供檔案利用，共享可公開的檔案信息資源，更好地滿足社會(huì)各界對(duì)檔案利用的需求，就必須進(jìn)行檔案的數(shù)字化加工工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本，真正實(shí)現(xiàn)對(duì)館藏檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理。同濟(jì)大學(xué)的館藏檔案數(shù)字化加工采用數(shù)字化外包的方式進(jìn)行。項(xiàng)目實(shí)施前，檔案館工作人員需要對(duì)檔案的種類、數(shù)量、案卷質(zhì)量以及檔案的整理方法、著錄方法、檔號(hào)編制方法等進(jìn)行詳細(xì)了解，制訂出一系列操作規(guī)范和規(guī)章制度，選擇綜合實(shí)力雄厚、擁有一定資質(zhì)的檔案數(shù)字化加工專業(yè)公司作為承包方。項(xiàng)目實(shí)施過程中，針對(duì)“調(diào)卷整理掃描還卷質(zhì)檢著錄總檢掛接備份”等流程及加工環(huán)境，對(duì)照國家檔案局《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》逐條檢查，全面管理。
2.管理過程智能化。主要包括部門立卷網(wǎng)絡(luò)化、庫房環(huán)境自動(dòng)化和檔案管理智能化三大方面。（1）部門立卷網(wǎng)絡(luò)化。部門立卷是指由檔案材料的形成部門在檔案管理部門的指導(dǎo)下，具體完成檔案從收集、整理、組卷、錄入管理系統(tǒng)、著錄目錄到系統(tǒng)，并定期移交歸檔的全部工作。立卷工作可分為平時(shí)立卷（預(yù)立卷）和年終立卷，兩者是相輔相成的。預(yù)立卷為年終立卷打下了基礎(chǔ)，年終立卷又可以檢驗(yàn)預(yù)立卷，以便根據(jù)工作的變化及時(shí)調(diào)整類目，為新的一年編制立卷類目提供根據(jù)。同濟(jì)大學(xué)檔案館使用的管理系統(tǒng)采用瀏覽器/服務(wù)器結(jié)構(gòu)，部門檔案員只要有一網(wǎng)的計(jì)算機(jī)就可以登錄到系統(tǒng)中，使用系統(tǒng)的各種功能進(jìn)行操作，檔案館工作人員可以同步實(shí)時(shí)監(jiān)督部門檔案員的立卷過程，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)指出和修改，降低了歸檔的錯(cuò)誤率。
3.庫房環(huán)境自動(dòng)化。檔案庫房是永久保管檔案的基地，加強(qiáng)檔案庫房管理是保護(hù)檔案的重要途徑。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，通過智能設(shè)備和信息技術(shù)進(jìn)行交互和控制，克服了傳統(tǒng)庫房管理存在的弊端，減少了人工工作量，提高了管理效率。同濟(jì)大學(xué)檔案館在庫房環(huán)境自動(dòng)化建設(shè)中，先后在庫房中更新安裝了紅外視頻監(jiān)控系統(tǒng)、門禁———照明聯(lián)動(dòng)控制系統(tǒng)、溫濕度自動(dòng)控制系統(tǒng)、空氣凈化系統(tǒng)、七氟丙烷自動(dòng)滅火系統(tǒng)，以及變頻控制電梯設(shè)備等。其中紅外視頻監(jiān)控系統(tǒng)通過在庫房內(nèi)安裝雙頭紅外攝像頭對(duì)庫房進(jìn)行24小時(shí)全面無死角、不間斷圖像監(jiān)控。庫房管理人員可以通過回放，調(diào)取任意時(shí)間段的庫房監(jiān)控錄像[2]51。門禁———照明聯(lián)動(dòng)控制系統(tǒng)，一改傳統(tǒng)的鐵鎖把門模式，通過門禁管理系統(tǒng)根據(jù)不同的時(shí)間段和工作需要，針對(duì)每一個(gè)庫房房門對(duì)不同的人員進(jìn)行授權(quán)，做到了庫房管理權(quán)限精細(xì)化。每一個(gè)進(jìn)出庫房的人必須刷卡才能打開門禁進(jìn)入庫房。通過刷卡，系統(tǒng)自動(dòng)記錄每個(gè)工作人員的出入信息，有力保證了庫房的安全。溫濕度自動(dòng)控制系統(tǒng)和空氣凈化系統(tǒng)，在庫房營造了一個(gè)恒溫恒濕的檔案保護(hù)環(huán)境，最大限度延長檔案壽命。當(dāng)庫房溫度不在14℃—24℃之間，空調(diào)就會(huì)自動(dòng)開啟；相對(duì)濕度如果超出45%—60％，除濕機(jī)就會(huì)自動(dòng)開始運(yùn)作，進(jìn)行除濕工作。空氣凈化系統(tǒng)定期自動(dòng)開啟，有效提高全封閉的庫房空氣清潔度。同濟(jì)大學(xué)檔案館歷來就是學(xué)校的重點(diǎn)安全保護(hù)單位。因受到檔案館庫房層高的限制，庫房安裝采用了造價(jià)相對(duì)較高的七氟丙烷氣體滅火系統(tǒng)。七氟丙烷是無色、無味、不導(dǎo)電、無二次污染的氣體，具有清潔、低毒、電絕緣性好等特點(diǎn)，是一種滅火效率高的潔凈氣體滅火劑。如果庫房層高能滿足排設(shè)管道的高度，可安裝具有造價(jià)低、性能穩(wěn)定、安全性高等優(yōu)點(diǎn)的高壓細(xì)水霧滅火裝置。（3）檔案管理智能化。一個(gè)功能無比強(qiáng)大的檔案管理系統(tǒng)是檔案信息化的核心。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的廣泛運(yùn)用，檔案管理軟件日臻成熟完善。各個(gè)立卷部門，依托計(jì)算機(jī)和局域網(wǎng)進(jìn)行登錄系統(tǒng)，對(duì)檔案案卷進(jìn)行案卷和文件的著錄、修改、刪除、檢索、統(tǒng)計(jì)匯總、打印案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄，一次錄入多次輸出，將原來案卷的檢索功能交給高效的計(jì)算機(jī)，提高檢索率和利用率。同濟(jì)大學(xué)檔案管理系統(tǒng)基于TCP/IP（網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)協(xié)議）協(xié)議，系統(tǒng)用戶不受地域限制，不需要安裝客戶端軟件就可操作。該系統(tǒng)不僅可以進(jìn)行全文自動(dòng)著錄與標(biāo)引、全文管理與全文檢索，還可以對(duì)圖像、錄音等多媒體檔案，通過網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程上傳至系統(tǒng)，并可以對(duì)各類檔案信息資料進(jìn)行靈活統(tǒng)計(jì)。檔案的存放離不開密集架。同濟(jì)大學(xué)在新置智能電動(dòng)密集架的時(shí)候，要求可通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)時(shí)檢測(cè)密集架的各種狀態(tài)，并進(jìn)行操作控制，同時(shí)要求做到密集架管理控制系統(tǒng)與計(jì)算機(jī)智能連接，通過網(wǎng)絡(luò)，在電腦上直接對(duì)密集架進(jìn)行操作，實(shí)現(xiàn)檔案密集架的智能化管理。
4.檔案服務(wù)信息化。目前主要是指在線提供檔案信息和遠(yuǎn)程辦理檔案證明兩部分。（1）在線提供檔案信息。信息技術(shù)的發(fā)展，使互聯(lián)網(wǎng)逐漸成為人們?nèi)粘Ｉ畹囊徊糠郑诟咝Ｔ跀?shù)字校園大環(huán)境下，上網(wǎng)用戶越來越多，在線提供檔案信息，不僅可以為廣大檔案利用者提供便利，同時(shí)也能更好地提高了檔案利用的效率。同濟(jì)大學(xué)檔案館通過檔案系統(tǒng)開放數(shù)字化檔案資源。需要在線查閱學(xué)校檔案信息者必須是通過學(xué)校統(tǒng)一身份認(rèn)證平臺(tái)認(rèn)證的部門或個(gè)人，檔案查閱者首先向檔案館提出查詢申請(qǐng)，并簽訂《同濟(jì)大學(xué)檔案電子信息查詢安全協(xié)議》，經(jīng)審核通過后，系統(tǒng)管理員根據(jù)查閱者的工號(hào)開設(shè)查詢賬戶，根據(jù)不同級(jí)別、不同權(quán)限予以授權(quán)。授權(quán)后，查閱者即可在線查閱相關(guān)檔案信息。（2）遠(yuǎn)程辦理檔案證明。遠(yuǎn)程服務(wù)又稱RAS服務(wù),是指讓用戶可在局域網(wǎng)以外的地方用自己的電腦去訪問位于局域網(wǎng)絡(luò)中信息資源的技術(shù)，它被認(rèn)為是“以人為本”的服務(wù)。基于服務(wù)對(duì)象的需求這一外因，和提高工作效率這一內(nèi)因，同濟(jì)大學(xué)檔案館于2013年11月正式開通網(wǎng)上“檔案服務(wù)利用系統(tǒng)”，此系統(tǒng)為國內(nèi)高校首例[3]。同濟(jì)大學(xué)“檔案服務(wù)利用系統(tǒng)”，突破了身份認(rèn)證和財(cái)務(wù)收費(fèi)兩大瓶頸難題，通過前后臺(tái)的網(wǎng)上互動(dòng)，將電子商務(wù)的理念應(yīng)用到檔案的服務(wù)利用過程中，為檔案利用者提供一站式遠(yuǎn)程在線服務(wù)。用戶可根據(jù)需要隨時(shí)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行注冊(cè)、登錄、申請(qǐng)辦理相關(guān)的檔案業(yè)務(wù)，通過檔案館人員后臺(tái)審核后，用戶可用網(wǎng)銀、支付寶等相關(guān)渠道支付所需費(fèi)用，并根據(jù)需要選擇快遞或至檔案館窗口自取已制作完成的檔案證明文件。此系統(tǒng)徹底打破時(shí)間和空間的限制，避免了利用者奔波之苦，真正做到了全天候的檔案服務(wù)，使“被動(dòng)服務(wù)”演變?yōu)椤爸鲃?dòng)服務(wù)”。系統(tǒng)開通至2015年4月，已由最初的13項(xiàng)出證業(yè)務(wù)增加到21項(xiàng)，匯總數(shù)據(jù)顯示，受理業(yè)務(wù)人數(shù)和數(shù)量快速增長，并持續(xù)保持在較高水平上。高校檔案信息化建設(shè)作為一個(gè)新鮮事物，在實(shí)施中可能還會(huì)有一些意想不到的困難和問題出現(xiàn)，伴隨著檔案信息化建設(shè)的深入，以及對(duì)檔案服務(wù)方式創(chuàng)新的不斷探索，高校檔案工作也一定會(huì)隨著信息技術(shù)的發(fā)展而不斷改進(jìn)和提高，更好地為社會(huì)服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
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信息與技術(shù)服務(wù)中心檔案室主要負(fù)責(zé)保管行政檔案，而學(xué)生考試試卷、考試成績、財(cái)務(wù)檔案則由信息與技術(shù)服務(wù)中心記錄室負(fù)責(zé)管理，圖書館特藏檔案室以及游樂檔案室主要負(fù)責(zé)管理學(xué)生論文和手稿，在其游樂檔案室中，其館藏范圍是面向全英國，而不局限于謝菲爾德市或者謝菲爾德大學(xué)，收藏有大量文件、報(bào)紙、期刊、圖書、畫冊(cè)、圖片、海報(bào)等，其中有的還是19世紀(jì)留存下來的游樂檔案。在謝菲爾德大學(xué)的檔案管理中，其各個(gè)檔案管理機(jī)構(gòu)之間不存在任何隸屬關(guān)系，也很少有業(yè)務(wù)往來。雖然英國高校中采取分散式檔案管理體制，但是分散的檔案管理機(jī)構(gòu)并沒有直接影響到高校檔案資料的收集保存，而且各個(gè)檔案管理機(jī)構(gòu)管理有序、分工協(xié)調(diào)，確保各類檔案的完整性和齊全性。
二、英國高校檔案管理資金來源
和高等教育經(jīng)費(fèi)來源一致，英國高校檔案管理經(jīng)費(fèi)來源渠道較為多元化，主要來自于社會(huì)捐贈(zèng)和政府財(cái)政撥款。據(jù)統(tǒng)計(jì)，英國各個(gè)高校在2008年至200年度共收到5.32億英鎊的社會(huì)慈善基金，其中劍橋大學(xué)和牛津大學(xué)受到的社會(huì)捐贈(zèng)數(shù)量最多。和劍橋大學(xué)、牛津大學(xué)等一流名校相比，一般高校受到社會(huì)捐贈(zèng)數(shù)量就較為有限，甚至是杯水車薪。英國高校社會(huì)捐贈(zèng)大部分來源于校友捐贈(zèng)。在政府財(cái)政撥款方面，自從其聯(lián)合政府上臺(tái)以后，為了進(jìn)一步削減公共支出，就對(duì)高校經(jīng)費(fèi)進(jìn)行大幅削減，直接造成英國各個(gè)高校辦學(xué)經(jīng)費(fèi)日益緊張，其檔案管理經(jīng)費(fèi)同樣面臨著經(jīng)費(fèi)不足的問題。謝菲爾德大學(xué)雖然規(guī)定每年有7000萬英鎊的研究經(jīng)費(fèi)，但是在檔案管理方面沒有進(jìn)行明確規(guī)定。在政府財(cái)政撥款辦學(xué)經(jīng)費(fèi)不斷削減的前提下，各個(gè)高校財(cái)政投入檔案管理經(jīng)費(fèi)也在不斷縮減，以至于一些高校不得不考慮將學(xué)費(fèi)上漲，呼吁更多校友和社會(huì)人士捐贈(zèng)，使其有更為充足的辦學(xué)經(jīng)費(fèi)。
三、英國高校檔案保管制度
在英國，曾經(jīng)涌現(xiàn)出許多著名文學(xué)家、藝術(shù)家、科學(xué)家等，其珍貴書稿基本上都保存在高校圖書館中。例如在英國劍橋大學(xué)圖書館中，就藏有牛頓大量關(guān)于萬有引力、光學(xué)、微積分、運(yùn)算等方面的珍貴手書書稿，還有哈定、克魯、鮑德溫等人論稿、學(xué)位論文、手稿等。在愛丁堡大學(xué)的圖書館中，珍藏著達(dá)爾文親手書寫的《物種起源》非常重要的一頁，這一頁曾經(jīng)一直被夾在了音樂圖書館中的一部書中，直到一位圖書管理員發(fā)現(xiàn)了它。在格拉斯哥大學(xué)圖書館中，收藏著著名物理學(xué)家愛因斯坦的許多手稿，曼徹斯特大學(xué)圖書館中基本上收集了所有領(lǐng)域?qū)W術(shù)論文、研究專著，甚至還有從公元前3000年至今的100多萬部的檔案和學(xué)術(shù)手稿，伯明翰大學(xué)圖書館中收藏了大約300多萬份的檔案和手稿，諾丁漢大學(xué)圖書館收藏了大約100多萬份的期刊和各種書籍，在倫敦大學(xué)的圖書館中收藏著100多萬冊(cè)、4000多種語言價(jià)值連城、珍稀手稿、地圖、重要檔案等。
四、英國高校檔案管理技術(shù)
英國高校檔案管理技術(shù)十分先進(jìn)，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，英國高校檔案管理在技術(shù)上十分注重實(shí)用性。特別是在信息化時(shí)代，數(shù)字檔案無疑已經(jīng)逐漸取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，傳統(tǒng)檔案管理原則和思想在指導(dǎo)數(shù)字檔案建設(shè)過程中已經(jīng)不再適用。英國高校檔案管理人員十分重視數(shù)字檔案建設(shè)，更多選擇現(xiàn)代技術(shù)保存檔案，不僅有效保護(hù)了原始檔案，而且還可以對(duì)檔案資料進(jìn)行有效利用，提供網(wǎng)上檔案查詢，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的良性循環(huán)。第二，英國高校檔案管理的開放性。英國人力成本較高，促使其檔案管理必須要進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)，其檔案網(wǎng)站建設(shè)就證明了。英國高校檔案管理網(wǎng)站網(wǎng)頁較為簡潔，主要內(nèi)容就是提高檔案資料的查詢，高校師生都有可以查詢的賬號(hào)，在中央服務(wù)器上有自己的安全控件，不僅在校內(nèi)可以查詢，校外同樣也可以對(duì)檔案資料進(jìn)行查詢。第三，英國高校檔案資料的共享性。為了有效實(shí)現(xiàn)檔案資源共享、檔案原件保護(hù)，加強(qiáng)檔案利用，英國許多高校積極實(shí)施了高校檔案數(shù)字化建設(shè)。目前，英國的150多所高校，參與到了國家檔案資源共享合作計(jì)劃。在實(shí)施這個(gè)計(jì)劃以后，就可以實(shí)現(xiàn)檔案管理資源的共享和著錄標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，為實(shí)現(xiàn)檔案管理資源共享奠定了基礎(chǔ)。例如，在英國的格拉斯哥大學(xué)中，其所建立的蘇格蘭高校檔案信息資源整合門戶網(wǎng)站，對(duì)蘇格蘭地區(qū)的十多所高校檔案信息資源進(jìn)行整合，以數(shù)據(jù)庫和檢索工具為支撐，為英國高校的學(xué)生研究以及公眾檔案信息資源的查詢提供更為便捷服務(wù)，促使高校檔案資源共享。而且在一些高校檔案管理工作中，博物館、檔案館、圖書館、大學(xué)之間進(jìn)行交流合作，共享各自檔案資源，具有很強(qiáng)的開放性特點(diǎn)。
五、英國高校檔案管理的服務(wù)性
1.英國高校檔案管理的休閑。英國著名檔案管理學(xué)者庫克認(rèn)為，整個(gè)社會(huì)都應(yīng)該把檔案館看成是一個(gè)文化機(jī)構(gòu)，甚至被貼上了文化娛樂或消遣的標(biāo)簽也是無可厚非的，而且檔案館與圖書館、博物館一樣，雖然和純粹的娛樂機(jī)構(gòu)有著更為嚴(yán)肅的地方，但是它都屬于根據(jù)個(gè)人興趣活動(dòng)，由社會(huì)建立起來的公共機(jī)構(gòu)。在英國的一些高校檔案管理機(jī)構(gòu)中，不僅提供一些檔案的復(fù)制品或原件查詢，而且還有檔案展覽、網(wǎng)上指南等二次檔案信息，查閱者可以在閱覽區(qū)邊休息邊查看。
2.英國高校檔案管理的親民。英國許多高校的檔案館都有專門為殘疾人準(zhǔn)備的輪椅等設(shè)施，而且可以為查詢者免費(fèi)提供紙筆等。為了始終保持檔案館內(nèi)的安靜衛(wèi)生整潔，檔案館內(nèi)禁止任何人大聲喧嘩和隨意走動(dòng)，甚至還有一些用墻壁隔斷的會(huì)議室，供檔案查閱者進(jìn)行討論交流，只是這些會(huì)議室數(shù)量較少，需要提前預(yù)定。
3.英國檔案管理的便捷。在英國的許多高校檔案館內(nèi)，都設(shè)有專門的計(jì)算機(jī)或者縮微閱讀器供查詢者使用，而且還可以通過電子郵件、信函、電話等多種方式與高校檔案館取得聯(lián)系，查詢相關(guān)檔案。高校檔案管理人員也會(huì)給予詳細(xì)解答，并且在法律允許的范圍內(nèi)提供聯(lián)系人聯(lián)系方式或者郵箱，便于雙方的進(jìn)一步溝通聯(lián)系。
4.英國檔案管理的平等。在英國所有高校中，無論檔案利用人員的國籍、年齡、種族、身份、地位如何不同，只要他們能夠提供合法證件，在檔案查詢中填寫檔案查詢理由，都可以直接進(jìn)入到高校檔案館的公共瀏覽區(qū)域或開放的檔案室內(nèi)進(jìn)行檔案查詢利用。
5.英國高校檔案管理的合理。在英國的許多高校中，都有規(guī)定，在允許范圍內(nèi)進(jìn)行復(fù)印、翻拍檔案，對(duì)于那些特別珍貴的檔案需要由檔案館管理人員親自復(fù)制，而那些非珍貴檔案則可以由查詢者個(gè)人翻拍復(fù)印，但是必須是有軟鎮(zhèn)紙、托板等，嚴(yán)禁使用閃光燈。而且在高校檔案館內(nèi)復(fù)印、翻拍、查詢檔案，除使用檔案館內(nèi)的器材設(shè)備需要收費(fèi)以外，其他一律免費(fèi)。
六、英國高校檔案的借閱管理規(guī)定
關(guān)鍵詞：社會(huì)信息化；檔案管理；背景
隨著網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用人群的逐步增加及通過網(wǎng)絡(luò)獲得信息的便捷，人們渴望通過快捷的方式獲得所需要檔案資料的意愿也逐步增強(qiáng)，如何更有效、更便捷、更安全的為人們提供與之生活相密切的社會(huì)管理與社會(huì)服務(wù)功能成為目前需要解決的主要問題。如何使檔案信息更有效、更廣泛的為人民群眾服務(wù)，更為便利的、系統(tǒng)的為社會(huì)發(fā)展提供便利，在這一過程中相關(guān)的檔案管理部門及工作人員應(yīng)拋棄傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理模式，發(fā)展傳統(tǒng)檔案管理與信息化檔案管理相結(jié)合的檔案管理模式，在發(fā)展信息化檔案管理的過程中要注意對(duì)各系統(tǒng)檔案資料的整合，通過以各級(jí)綜合檔案館為主，各類內(nèi)部檔案管理機(jī)構(gòu)為輔，使檔案資料覆蓋文化、教育、歷史、科技等不同系統(tǒng)、不同行業(yè)。本文主要圍繞在信息化社會(huì)背景下深入研究檔案信息化管理改革的內(nèi)涵，探明社會(huì)信息化檔案管理的改革的根源，明確信息化背景下檔案管理改的路線及策略，促進(jìn)我國檔案管理工作及檔案事業(yè)的發(fā)展，從而提高檔案管理部門為公眾提供檔案信息服務(wù)的效率及服務(wù)質(zhì)量。
一、社會(huì)信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理改革的含義
1、檔案管理信息化改革第一步就需要檔案信息資源整合，傳統(tǒng)的檔案信息管理是檔案歸屬于當(dāng)?shù)厮跈n案館或相關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)內(nèi)，各檔案館之間信息流通較少，造成了檔案信息的蔽塞，不利于發(fā)揮檔案信息服務(wù)社會(huì)的作用，另外也很難為群眾服務(wù)。根據(jù)國家的相關(guān)規(guī)定，我國縣級(jí)以上的綜合檔案館接收范圍只接收所屬一級(jí)機(jī)構(gòu)的檔案和有代表性的二、三級(jí)機(jī)構(gòu)的檔案，這就造成很多的二級(jí)、三級(jí)檔案無法進(jìn)館，從而這些檔案很難被群眾所檢索到，更難被利用到。信息化背景下的檔案管理是在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的背景下，以數(shù)字化的傳播手段，結(jié)合檔案館、系統(tǒng)內(nèi)、企業(yè)、社會(huì)等多方的檔案信息資源，以數(shù)字檔案館為信息平臺(tái)，使該平臺(tái)成為檔案信息的匯集，從而為社會(huì)、公眾提供全面、便捷的檔案信息服務(wù)。
2、檔案的信息化管理不僅僅是指通過計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、存儲(chǔ)器等軟硬件設(shè)備構(gòu)成的數(shù)理化檔案管理實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效管理與利用，而忽視傳統(tǒng)的實(shí)物檔案信息的收集、整理、歸檔、保存等管理職能，信息化背景下的檔案管理改革，各級(jí)、各部門、各單位的檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)在履行傳統(tǒng)的檔案管理工作的基礎(chǔ)上，利用便利的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，搭建信息平臺(tái)、信息交流平臺(tái)，豐富網(wǎng)絡(luò)檔案信息的查詢手段，建立不同類別的檔案信息數(shù)據(jù)庫，拓寬服務(wù)渠道，滿足公眾對(duì)檔案信息的需求，同時(shí)要注意確保檔案管理系統(tǒng)的安全性。
二、信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理工作改革的原因
（一）適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的需求
進(jìn)入新世紀(jì)以來伴隨我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國大力建設(shè)網(wǎng)絡(luò)及通信等基礎(chǔ)設(shè)施，目前我國網(wǎng)絡(luò)普及率達(dá)到50.3%，過半數(shù)中國人已經(jīng)接入互聯(lián)網(wǎng)。網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施逐漸完善，移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)的速度也在提高，截至2015年12月，手機(jī)網(wǎng)民中通過手機(jī)無線上網(wǎng)的比例高達(dá)90%。因此公眾通過網(wǎng)絡(luò)所獲得信息的方式將成為一種新的生活方式和生活習(xí)慣。
（二）擴(kuò)大檔案信息利用范圍的需要
傳統(tǒng)的檔案信息查詢只能是查詢者到檔案所在的檔案館或相關(guān)資料管理部門查詢，在實(shí)際的應(yīng)用中檔案的需求者可能與檔案所在館距離非常遠(yuǎn)，因此不能給檔案需求者提供便利的查詢、利用條件，檔案利用范圍非常有限。信息化背景下檔案管理改革就是要通過信息技術(shù)手段不斷實(shí)現(xiàn)檔案信息的便利化、數(shù)字化，同時(shí)檔案資料在進(jìn)行數(shù)字化、信息化的過程中，同樣要遵守檔案資料保存的保密制度，在數(shù)字信息平臺(tái)所公布的檔案信息一定是在保證檔案信息資料安全的前提下進(jìn)行的，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)將分散在各個(gè)檔案館、各地、各部門、各單位的檔案信息匯集到專門的檔案信息查詢平臺(tái)上，便于公眾查詢、使用。
（三）便于檔案資料信息的整合
如何將分散在各地、各部門的檔案信息整合到一起，各檔案部門首先要進(jìn)行的就是檔案信息的數(shù)字化、信息化建設(shè)，在檔案信息數(shù)字化建設(shè)的過程中首先就是要保證檔案信息的安全性，同時(shí)規(guī)范檔案資料的分類、效益等。在進(jìn)行檔案資料數(shù)字化、信息化的過程中不能一味的追求速度，應(yīng)在保證資料信息的真實(shí)性的前提下逐步將檔案資料信息化、數(shù)字化。傳統(tǒng)的檔案信息在檔案室保管階段檔案的信息是按照問題集中，移交檔案館后按照全卷宗整理，不同部門、機(jī)構(gòu)的檔案管理部門按照自己的管理方式進(jìn)行檔案管理，從而造成各個(gè)部門之間的檔案信息的不流通性。信息化檔案管理模式要求各級(jí)、各檔案管理部門在符合保密和開放的前提下，根據(jù)社會(huì)及公眾的需要采用以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化等形式對(duì)各級(jí)、各部門的內(nèi)部檔案管理機(jī)構(gòu)的檔案信息進(jìn)行整合，做到對(duì)檔案信息的相對(duì)集中管理、查詢，從而為社會(huì)、公眾提供便利的檔案信息查詢工作。
三、社會(huì)信息化背景下傳統(tǒng)檔案檔案管理改革的原則
（一）信息技術(shù)應(yīng)用與檔案資料資源整合相協(xié)調(diào)
在信息技術(shù)背景下，通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)將各個(gè)檔案館的檔案資料進(jìn)行信息整合，這樣不僅有利于各類信息的分類統(tǒng)一管理，也有利于加強(qiáng)各檔案館及管理機(jī)構(gòu)之間的聯(lián)系，建立相關(guān)的查詢平臺(tái)，便于公眾查詢。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，信息間傳遞的速度越來越快、傳遞時(shí)間越來越短，在此背景下國家檔案館、省檔案館或相關(guān)檔案管理部門應(yīng)首先對(duì)目前各自的檔案保管情況的相關(guān)信息進(jìn)行相互交流，并對(duì)如何構(gòu)建合理的資源平臺(tái)進(jìn)行探討，對(duì)各自的檔案信息化平臺(tái)進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃建設(shè)，并使各系統(tǒng)平臺(tái)之間能夠順暢的進(jìn)行信息交流，最終達(dá)到以點(diǎn)帶面，逐漸形成一個(gè)檔案館群，形成一個(gè)互利共贏的公眾服務(wù)機(jī)構(gòu)。
（二）擇優(yōu)分類與循序漸進(jìn)并重
在對(duì)檔案信息信息化、數(shù)字化的分類過程中，檔案信息的分類應(yīng)按照保密程度、公眾需求程度、社會(huì)反響等方面進(jìn)行有針對(duì)性的分類，對(duì)于公眾與社會(huì)需求較大的檔案信息資料，應(yīng)優(yōu)先對(duì)這部分資料進(jìn)行信息化、數(shù)字化分類，便于公眾查詢利用。另外，在進(jìn)行數(shù)字化信息化分類的過程中，檔案管理部門也應(yīng)該對(duì)所有檔案資料進(jìn)行預(yù)測(cè)，對(duì)將來一段時(shí)間可能需求量較大的檔案信息進(jìn)行優(yōu)先分類。在檔案資料信息化的過程中要明確紙質(zhì)檔案的信息類型，由于檔案都是原始數(shù)據(jù)或信息的最真實(shí)憑證，在提供利用時(shí)要保障其完整性和真實(shí)性。
（三）區(qū)分緩急與先易后難兼顧
檔案數(shù)字化最大的優(yōu)點(diǎn)之一就是查詢電子版的檔案資料信息可以有效保護(hù)原版檔案資料，通過查閱電子檔案減少對(duì)原版資料的查閱次數(shù)，從而減少人為的對(duì)檔案原件的損害。因此在進(jìn)行數(shù)字化檔案的初期，就應(yīng)該先對(duì)珍貴的資料進(jìn)行數(shù)字化。對(duì)于原來就是數(shù)字化的檔案資料，在經(jīng)過前期的整理、歸檔鑒定、保管等步驟后，符合保密制度便于向公眾開放的數(shù)字化信息資料可通過網(wǎng)絡(luò)上傳到相應(yīng)的查詢平臺(tái)供用戶查詢、使用。而對(duì)于紙質(zhì)、膠片、聲像等檔案就需要先進(jìn)性數(shù)字化轉(zhuǎn)換。在轉(zhuǎn)換的過程中就需要各級(jí)根據(jù)檔案信息轉(zhuǎn)換的難易程度分別進(jìn)行上傳，對(duì)于較為容易上傳的資料，應(yīng)優(yōu)先上傳。對(duì)于不同類別的檔案資料要根據(jù)其類別逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化。
四、信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理改革策略
（一）正確運(yùn)用與檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，可以有效地促進(jìn)各檔案管理部門間的協(xié)調(diào)發(fā)展
就目前來看，各級(jí)部門、各系統(tǒng)內(nèi)的檔案管理部門分別屬于不同的系統(tǒng)、部門，對(duì)檔案資料的管理有著不同的管理方式及特點(diǎn)，在工作中正確、靈活地運(yùn)用相關(guān)法律法規(guī)可以有效的協(xié)調(diào)各部門、系統(tǒng)間的檔案交流工作，并可以及時(shí)調(diào)節(jié)他們之間的矛盾。不斷健全與完善法律、法規(guī)是信息化背景下檔案管理改革的的重要保障。
（二）制定統(tǒng)一的檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理制度及執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)
在檔案資料數(shù)字化、信息化的發(fā)展初期，難免會(huì)出現(xiàn)諸多的問題，究其根源就是大家在數(shù)字化、信息化建設(shè)的過程中沒有統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，目前已經(jīng)建成使用的檔案網(wǎng)站中竟然有將近30%的網(wǎng)站無鏈接。因此，制定統(tǒng)一的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)是目前檔案信息化工作的重中之重。目前各級(jí)檔案管理部門就檔案管理也制定了相關(guān)的規(guī)章制度及執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，但制定的各類制度與標(biāo)準(zhǔn)都是其系統(tǒng)內(nèi)自己的標(biāo)準(zhǔn)，就執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)來看，各檔案管理部門的檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)之間還存在著很大的矛盾，如果這種情況還繼續(xù)存在，檔案數(shù)字化信息的統(tǒng)一管理就無從談起了。因此，制定統(tǒng)一的、規(guī)范的管理制度及執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不僅有利于檔案資料的管理，更有利于促進(jìn)各部門、單位間檔案資料的有效共享利用，從而最終提高檔案的利用效率。
（三）逐步構(gòu)建數(shù)字檔案信息服務(wù)平臺(tái)
數(shù)字檔案信息服務(wù)平臺(tái)包含高速的網(wǎng)絡(luò)傳輸功能、健全的安全保障體系、先進(jìn)的軟硬件設(shè)施等，利用各網(wǎng)絡(luò)站點(diǎn)的信息互聯(lián)技術(shù)將各個(gè)站點(diǎn)的檔案信息資料進(jìn)行匯總，以國家檔案館和地方綜合為整合主體將各部門、單位內(nèi)的檔案資料進(jìn)行匯總，用戶即可以通過該平臺(tái)進(jìn)行信息查詢、信息瀏覽、信息下載等。
（四）提升檔案工作者的信息技術(shù)應(yīng)用水平
隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，對(duì)檔案管理工作者的工作提出了新的要求，他們不但要熟練掌握傳統(tǒng)的檔案管理專業(yè)知識(shí)外，還要熟練掌握一定的電腦操作技術(shù)、信息管理技術(shù)等相關(guān)信息化知識(shí)。如在對(duì)電子文件進(jìn)行資料管理的過程中就需要檔案管理工作者掌握數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)知識(shí)等，在進(jìn)行信息化檔案管理的工作中需要檔案管理工作者不斷地提升自身的信息應(yīng)用技術(shù)技能，利用信息化技術(shù)提升檔案管理水平。隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案作為社會(huì)信息資源的重要組成部門，必然要融入到數(shù)字化新媒體當(dāng)中，檔案目前也以多種載體形式呈現(xiàn)在大眾的面前，無線傳輸技術(shù)、快速掃描技術(shù)對(duì)檔案網(wǎng)絡(luò)管理也提供了極大的便利。因此，檔案工作者在工作的過程中要不斷地加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷地提高自身的信息化素質(zhì)，在工作中要敢于創(chuàng)新，敢于嘗試新鮮事物，敢于突破自己，只有這樣，檔案管理工作者才能更好地提高自身的專業(yè)素養(yǎng)，從而更好地做好自己的本職工作。信息化背景下的檔案管理改革勢(shì)必會(huì)經(jīng)歷一個(gè)漫長發(fā)展的完善過程，在這一過程中不僅需要國家相關(guān)部門對(duì)檔案管理工作的重視與幫助，也需要檔案管理部門自身在改革與發(fā)展中充分認(rèn)識(shí)信息化檔案管理改革的必要性，積極推動(dòng)檔案工作的信息化建設(shè)。
作者:許長春 單位:山東省體育訓(xùn)練結(jié)算中心
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我來競(jìng)聘，是因?yàn)槲揖哂幸韵聝?yōu)勢(shì)： 第一，善"學(xué)"。七年來，我善于學(xué)習(xí)和思考，并不斷地自我提升。工作給予了我學(xué)習(xí)探索的動(dòng)力，學(xué)習(xí)賦予了我工作的激情。我的碩士畢業(yè)論文研究方向是多媒體技術(shù)和數(shù)字圖象的水印算法。照片盜版的泛濫是當(dāng)前聲像工作中的一大困擾。我以城建檔案館的標(biāo)志作為水印，設(shè)計(jì)了一個(gè)新型算法，嵌入到數(shù)字圖像中，作為版權(quán)的保證。實(shí)踐證明算法是相當(dāng)可行的。學(xué)有所用，用有所成，那一刻，我充滿了激情。我的論文在答辯中被評(píng)為唯一的優(yōu)，不久又被第十一屆全國多媒體學(xué)術(shù)會(huì)議錄用。工作和學(xué)習(xí)的互相促進(jìn)，使我找到了自我提升的價(jià)值。
除了善學(xué)、會(huì)管、能寫、夠?qū)＃疫€具有反應(yīng)快，容易接受新鮮事物的優(yōu)勢(shì)。這一點(diǎn)，也是多媒體工作室主任應(yīng)有的素質(zhì)。
我來競(jìng)聘也有兩個(gè)不利因素。第一是我的性別。由于攝影工作對(duì)體能的高要求，人們也許會(huì)認(rèn)為這一職位應(yīng)由身強(qiáng)力壯的男士來擔(dān)任。但是，我認(rèn)為，除了身體條件好以外，還應(yīng)有過人的魄力。這兩點(diǎn)，我都具備。我年輕，我的字典里面，沒有嬌滴滴三個(gè)字。外出拍攝，不管多累多苦，我都不會(huì)因?yàn)樽约菏桥远丝s。曾經(jīng)兩次，我隨林市長外出視察，由于我的突出表現(xiàn)和善于抓拍，在一群身材魁梧的攝影記者里面,林市長都唯一地注意到我,并親切地詢問我的單位。當(dāng)我自豪地說出城建檔案館時(shí)，我不再感到，性別會(huì)成為影響我工作能力的障礙。
第二是我的性格含蓄，不愛張揚(yáng)，不大善于在人面前表現(xiàn)自我。為了克服這個(gè)缺點(diǎn)，我決心工作上要多向館領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，在領(lǐng)會(huì)上級(jí)精神的同時(shí)讓領(lǐng)導(dǎo)知道自己的想法，同事之間多作溝通和思想交流；生活上學(xué)會(huì)推銷自己，化被動(dòng)為主動(dòng)。
假如我競(jìng)聘失敗，那說明有很多地方我做得還不夠。我將總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)方法，積極愉快地工作；假如我競(jìng)聘成功，我會(huì)全力以赴，實(shí)現(xiàn)心中的藍(lán)圖。我的工作設(shè)想具體有A、B、C、D四大計(jì)劃：
A計(jì)劃（Accumulation）是集腋成裘計(jì)劃。主要內(nèi)容是多途徑、多渠道地搜集聲像檔案。首先要依靠自己，主動(dòng)出擊。繼續(xù)跟蹤拍攝一批重點(diǎn)工程；積極配合規(guī)劃局和建委完成重要會(huì)議活動(dòng)的拍攝；完整系統(tǒng)地搜集規(guī)劃專項(xiàng)工程例如番禺南沙開發(fā)區(qū)、生物島、城中村改造的聲像素材。第二，開辟聲像檔案搜集的新途徑，逐步加強(qiáng)多媒體工作室對(duì)聲像檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的功能。改變"單槍匹馬闖天下"的方式，制定聲像檔案的接收標(biāo)準(zhǔn)，依靠基層網(wǎng)絡(luò)單位，征集聲像檔案。"集腋成裘，聚沙成塔"，我相信，A計(jì)劃能夠及時(shí)而有效地豐富我館聲像檔案的內(nèi)容。
B計(jì)劃（Business）是商業(yè)運(yùn)作計(jì)劃。我館聲像檔案忠實(shí)地記錄了十多年來廣州城市面貌的變遷，是在座各位共同擁有的寶貴財(cái)產(chǎn)。B計(jì)劃是憑借已有的素材，運(yùn)用多媒體技術(shù)，開發(fā)集聲音、圖像、文字于一身的多媒體產(chǎn)品，并借助商業(yè)運(yùn)作的模式，開展有償服務(wù)。B計(jì)劃利用館藏聲像檔案的不動(dòng)產(chǎn)，創(chuàng)造具有市場(chǎng)價(jià)值的多媒體產(chǎn)品這一流動(dòng)資產(chǎn)，將為我館帶來源源不斷的財(cái)富。
C計(jì)劃（Cooperation）是跨部門合作計(jì)劃。橫向交流，縱向合作是C計(jì)劃的宗旨。首先要密切與本館內(nèi)各部門的合作。近期來說，對(duì)內(nèi)合作計(jì)劃有三個(gè)內(nèi)容：第一，與編研部合作，編輯一條專題片，宣傳檔案館建館20周年。另外，提供編研部編輯畫冊(cè)和籌備網(wǎng)站所需的聲像資料；第二，與監(jiān)督指導(dǎo)室合作，增強(qiáng)聲像檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)職能，在網(wǎng)絡(luò)單位征收聲像檔案；第三，與技術(shù)開發(fā)部合作，參與數(shù)字檔案館中數(shù)字多媒體信息管理系統(tǒng)的開發(fā)，向我館和市規(guī)劃局的相關(guān)用戶提供城建聲像檔案的多媒體查詢系統(tǒng)。合作計(jì)劃的另一方面是加強(qiáng)對(duì)外合作。第一，強(qiáng)調(diào)主動(dòng)服務(wù)的觀念，與市建委、市規(guī)劃局合作。積極配合政府決策部門，制作規(guī)劃方案和國際招標(biāo)所需的電視專題片。第二，講求互惠互利，各施所長的原則，與電視臺(tái)、報(bào)社等大型媒體機(jī)構(gòu)合作。利用媒體優(yōu)勢(shì)和本館資源，開展宣傳策劃活動(dòng)。第三，以平等互利，資源共享為原則，和城建系統(tǒng)的兄弟單位合作。通過舉辦攝影作品展覽、多媒體信息交流的活動(dòng)，加強(qiáng)與兄弟單位的聯(lián)系，保證跨部門工作的順利開展。
D計(jì)劃（Digitization）是數(shù)字化計(jì)劃。概括地說，D計(jì)劃有兩方面內(nèi)容：其一，多媒體信息的建庫工作。多媒體建庫方案將運(yùn)用當(dāng)前先進(jìn)的數(shù)字圖像采集和壓縮技術(shù)、數(shù)字多媒體安全技術(shù)、光盤海量存儲(chǔ)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)，將我館現(xiàn)有的城市建設(shè)聲像資料轉(zhuǎn)換成電子文件，建立城建聲像數(shù)據(jù)庫，服務(wù)政府決策部門和社會(huì)公眾，最終實(shí)現(xiàn)資源共享。其二，多媒體信息安全工作。運(yùn)用信息隱藏和信息加密技術(shù)，在數(shù)字圖像中嵌入數(shù)字水印或電子簽名，以此作為多媒體信息在網(wǎng)絡(luò)傳輸中的版權(quán)保證。由于本人有了一定的研究基礎(chǔ)，我相信我館的多媒體信息安全工作能在同行業(yè)中走得更快更好。
隨著世界向信息時(shí)代的邁進(jìn)，信息已同人、財(cái)、物并稱為當(dāng)今社會(huì)的四大資源，成為人們決策的依據(jù)。能否及時(shí)、有效地開發(fā)、利用信息，直接關(guān)系到?jīng)Q策的敗。在眾多的信息源中，檔案已成為一個(gè)巨大的軟科學(xué)信息資源寶庫。它以其原始憑證性、不可再生性及可重復(fù)利用性日益受到人們的關(guān)注。但目前，豐富的檔案資源和偏低的檔案利用率的反差還相當(dāng)大，造成了巨大的資源浪費(fèi)，檔案的信息價(jià)值未能得到充分發(fā)揮，因而使這個(gè)博大的信息資源庫沒有受到應(yīng)有的重視。這一方面說明全社會(huì)對(duì)檔案信息這種“看不見的資源”的價(jià)值缺乏了解，檔案意識(shí)尚有待提高；另一方面，檔案人員的素質(zhì)也是其中的一個(gè)重要原因。因?yàn)闄n案人員的素質(zhì)直接決定著檔案管理質(zhì)量的高低，而管理質(zhì)量的高低叉決定著檔案的利用率，所以，檔案人員的素質(zhì)至關(guān)重要。特別是現(xiàn)在許多檔案館已引進(jìn)了現(xiàn)代化技術(shù)，正向電子檔案館、數(shù)字檔案館方向發(fā)展，與傳統(tǒng)檔案館相比，現(xiàn)代檔案館是以信息資源網(wǎng)絡(luò)化、業(yè)務(wù)管理自動(dòng)化為主要特征，所有這些都對(duì)檔案人員的素質(zhì)提出了更高更新的要求。
一、信息時(shí)代檔案人員必備的素質(zhì)
所謂素質(zhì)是指人們通過學(xué)習(xí)、訓(xùn)練和內(nèi)化過程而形成的相對(duì)穩(wěn)定的、內(nèi)在的、人的整體質(zhì)量水平。從某種意義上說，素質(zhì)就是具有復(fù)雜結(jié)構(gòu)的身心各方面的能力及品質(zhì)特征的總和。檔案人員從事的雖然是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性強(qiáng)而又極其平凡的服務(wù)性工作，但就其深遠(yuǎn)意義來說它又是一項(xiàng)功在當(dāng)代、利在千秋的偉大事業(yè)。隨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，檔案人員只有不斷提高自身的素質(zhì)，特別是信息素質(zhì)，才能適應(yīng)信息社會(huì)的需求。那么，信息時(shí)代的檔案人員應(yīng)當(dāng)具備怎樣的素質(zhì)呢?筆者認(rèn)為有以下幾個(gè)方面。
1．檔案人員的信息素質(zhì)
在信息時(shí)代，檔案人員首先應(yīng)具有信息素質(zhì)。信息素質(zhì)作為人的整體素質(zhì)的重要組成部分，它是人們?cè)谛畔⑸鐣?huì)生存的基本條件之一，也是人們?cè)谛畔r(shí)代必須具備的能力。這一概念最早出自于美國信息產(chǎn)業(yè)協(xié)會(huì)主席波爾(PaulZurkouski)在1974年向全美圖書館學(xué)與信息學(xué)委員會(huì)提交的一份報(bào)告中，并被概括為“利用大量的信息工具及主要信息源使問題得到解決的技術(shù)和技能。”此后，這一概念不斷得到發(fā)展。1997年，紐約州立大學(xué)圖書館館長將信息素質(zhì)定義為：“能清楚地認(rèn)識(shí)到何時(shí)需要信息，并能確定、評(píng)價(jià)、有效利用信息以及有利用各種形式交流信息的能力。”筆者認(rèn)為，信息素質(zhì)是人們對(duì)信息與信息活動(dòng)的認(rèn)知能力和對(duì)信息綜合利用能力的一種體現(xiàn)。它是信息社會(huì)的人，特別是信息人員(圖書館員、檔案館員等)的基本能力。固然傳統(tǒng)檔案館員也需要具有很好的信息素質(zhì)，但是在信息時(shí)代，數(shù)字檔案館人員與傳統(tǒng)相比，其所具有的信息素質(zhì)在內(nèi)容上和程度上都有很大的不同。從內(nèi)涵上講，現(xiàn)代檔案人員的信息素質(zhì)應(yīng)包括三個(gè)方面：信息意識(shí)、信息道德和信息能力。
(1)信息意識(shí)
良好的信息意識(shí)是具有較高的信息素質(zhì)的前提，同時(shí)也是信息資源開發(fā)和利用的強(qiáng)大動(dòng)力。檔案館是各類文獻(xiàn)信息的集中保管基地，檔案人員擔(dān)負(fù)著準(zhǔn)確、快速地收集檔案信息，有效地提供檔案信息的重要職責(zé)，因此要求檔案人員必須具有強(qiáng)烈的信息意識(shí)。檔案人員的信息意識(shí)應(yīng)包括兩層涵義：Bp一般意義上的信息意識(shí)和特殊的檔案信息意識(shí)。一般意義的信息意識(shí)是指人對(duì)信息的敏感程度，是人們對(duì)自然界和社會(huì)各種現(xiàn)象、行為、理論觀點(diǎn)等從信息角度的理解、感受和評(píng)介。它是特殊的檔案信息意識(shí)的基礎(chǔ)。檔案人員的檔案信息意識(shí)是指其對(duì)檔案的信息屬性、對(duì)檔案信息組織、開發(fā)、傳播、利用的一種內(nèi)在的、專注的心理傾向。這種信息意識(shí)具體表現(xiàn)在：
a．充分認(rèn)識(shí)到信息的重要性，認(rèn)識(shí)到有價(jià)值的信息可以在生活和工作中起到非常重要的作用，有時(shí)甚至是決定性的作用。檔案信息是社會(huì)的寶貴資源和財(cái)富，應(yīng)當(dāng)并且能夠在社會(huì)上流通，而且應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到，檔案工作者在信息社會(huì)發(fā)揮著重要的作用．肩負(fù)著傳播檔案信息為大眾服務(wù)的重任。
b．對(duì)信息具有分析鑒別能力。一是對(duì)所接觸的信息，能判斷出屬于哪種類型，產(chǎn)生于哪個(gè)領(lǐng)域，主要服務(wù)對(duì)象是誰。二是能判斷出此信息是否有價(jià)值，并能估測(cè)出價(jià)值大小。
c．充分認(rèn)識(shí)到信息社會(huì)信息量的膨脹程度以及信息流動(dòng)速度和更新速度的快捷性。
(2)信息道德
信息道德習(xí)慣上也稱為信息品德，從廣義上講，信息道德是指在整個(gè)信息化活動(dòng)中調(diào)節(jié)信息創(chuàng)造者、信息傳播者、信息使用者之間相互關(guān)系的行為規(guī)范的總和。作為檔案信息管理者，其信息道德又有其特定具體的內(nèi)涵，它與職業(yè)道德密切相連，可以說是職業(yè)道德在信息社會(huì)的拓展與延伸。檔案人員的信息道德，就是指檔案工作者在檔案信息的管理、開發(fā)、傳遞和利用服務(wù)等活動(dòng)中，其思想與行為所應(yīng)遵循的信息規(guī)范和倫理準(zhǔn)則。檔案人員在工作中，應(yīng)該兢兢業(yè)業(yè)地為用戶服務(wù)。及時(shí)、全面地向用戶提供信息。這里除了一般的職業(yè)道德問題外，還需特別指出的是關(guān)于知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)問題，由于在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，往往缺乏社會(huì)有關(guān)機(jī)構(gòu)的監(jiān)督和管理，而且數(shù)字檔案館本身也要進(jìn)行檔案信息的數(shù)字化工作，所以這個(gè)問題在信息時(shí)代就顯得重要、復(fù)雜和敏感。
(3)信息能力
這主要是指檔案人員獲取、鑒別、組織和開發(fā)檔案信息的能力。
a．對(duì)檔案信息的獲取能力。在信息社會(huì)，由于數(shù)字信息產(chǎn)生和傳播的特點(diǎn)，信息的密集程度，信息分布的復(fù)雜程度以及更新程度都是工業(yè)社會(huì)不可比擬的。所以檔案人員必須熟悉各個(gè)數(shù)字館藏的內(nèi)容及查找方式、各種商業(yè)數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容以及獲取方式，各種搜索引擎的有效利用等等，及時(shí)收集各類檔案信息，以豐富館藏。
b、鑒別檔案信息的能力。這是檔案人員的一項(xiàng)基本信息素質(zhì)。對(duì)檔案信息的鑒別包括對(duì)其原始性、真實(shí)性的判別和檔案價(jià)值的評(píng)估。確定檔案信息的真?zhèn)危且豁?xiàng)十分重要的工作，特別是在信息社會(huì)．產(chǎn)生了大量的電子文件和數(shù)字檔案，其真實(shí)性的判定就更為重要，難度也更大。這就需要有比較專業(yè)的信息鑒別能力。對(duì)檔案信息價(jià)值的評(píng)估和鑒定，區(qū)分其價(jià)值的大小，是在確定了真實(shí)性后的又一個(gè)重要工作，是檔案信息開發(fā)利用的基礎(chǔ)。
c．檔案信息的組織開發(fā)能力。檔案信息組織開發(fā)己成為信息時(shí)代檔案工作的核心內(nèi)容，各類檔案信息必須按照一定的方式進(jìn)行組織整理，形成各種專題數(shù)據(jù)庫，并能根據(jù)用戶需求對(duì)信息進(jìn)行深層次的開發(fā)，形成二次文獻(xiàn)、三次文獻(xiàn)等。而檔案信息開發(fā)的深度和廣度，以及檔案信息開發(fā)的時(shí)效性，則依賴于檔案人員的信息開發(fā)能力。組織開發(fā)能力決定著檔案服務(wù)的質(zhì)量和社會(huì)用戶的檔案信息利用程度，影響著檔案事業(yè)的發(fā)展進(jìn)程。要求檔案人員有一種對(duì)檔案信息的職業(yè)敏感性，能及時(shí)了解用戶的需求熱點(diǎn)，有效地組織檔案信息并向社會(huì)傳播。因此．檔案信息組織開發(fā)能力是檔案人員信息能力中最主要、最核心的內(nèi)容，居于信息能力的最高層次，是具有創(chuàng)新性質(zhì)的能力。
2、其他各項(xiàng)基本素質(zhì)
這些基本素質(zhì)是對(duì)傳統(tǒng)檔案人員素質(zhì)的繼承，也是形成和提高檔案人員自身信息素質(zhì)的基礎(chǔ)，涉及的范圍較廣，包括政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、心理素質(zhì)、身體素質(zhì)等等，這與傳統(tǒng)檔案人員的素質(zhì)要求大致相同，在此不作贅述。下面主要強(qiáng)調(diào)一下在信息社會(huì)必需的幾項(xiàng)基本素質(zhì)。
(1)掌握檔案專業(yè)基礎(chǔ)理論與方法
作為一名檔案工作者，首先必須掌握檔案專業(yè)知識(shí)，了解檔案信息的收集、整理到利用的全套理論與方法，并能將這些檔案學(xué)理論與現(xiàn)代信息技術(shù)相結(jié)合。
(2)掌握現(xiàn)代信息技術(shù)
21世紀(jì)是信息高速發(fā)展的時(shí)代，現(xiàn)代檔案信息管理與傳統(tǒng)上有很大的不同，需要既懂檔案學(xué)又掌握了先進(jìn)的信息技術(shù)的“復(fù)合型”人才方可勝任。這里的“現(xiàn)代信息技術(shù)”主要是指計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與通訊技術(shù)、聲像技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)存取技術(shù)、人工智能技術(shù)等。信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化為用戶提供了在更大范圍內(nèi)查閱信息的機(jī)會(huì)，但同時(shí)也把用戶帶入了一個(gè)陌生的數(shù)字信息海洋，這就要求檔案人員能盡快地適應(yīng)信息環(huán)境，能根據(jù)用戶需求及時(shí)通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)快捷地獲取檔案信息，并把分散的片斷信息組合整理出新信息提供給用戶，成為用戶信賴的咨詢員。
(3)較好的外語能力
隨著國際交往的加強(qiáng)，熟練地掌握一種外語已成為迫切需要的工作能力。一是因?yàn)闄n案館是對(duì)外交往的窗口；二是檔案館的職能也要求館員外語能力必須加強(qiáng)，這不僅是因?yàn)橥馕男畔⒃陴^藏中占有重要比例，而且隨著網(wǎng)絡(luò)化程度的加強(qiáng)、聯(lián)機(jī)檢索的需要、資源共享的擴(kuò)大，檔案人員只有熟練掌握一門以上的外語知識(shí)才能更好地為用戶服務(wù)。
(4)具有豐富的科學(xué)知識(shí)和科學(xué)管理能力
檔案專業(yè)人員，除具備檔案專業(yè)知識(shí)外，還應(yīng)具有比較全面、系統(tǒng)的文化、理論、科學(xué)技術(shù)知識(shí)，才能更好地勝任自己的工作。
檔案信息管理是一項(xiàng)實(shí)踐性很強(qiáng)的工作，檔案管理、流通借閱、藏用關(guān)系等都是檔案工作中值得研究學(xué)習(xí)和實(shí)踐的問題。一個(gè)好的檔案館員不僅要掌握檔案館的管理知識(shí)、運(yùn)行規(guī)律，還要了解各業(yè)務(wù)部門之間的內(nèi)在聯(lián)系。
二、目前檔案人員的素質(zhì)現(xiàn)狀及培養(yǎng)途徑
在信息社會(huì)，檔案作為一種“原生信息”或“信息資源”，其重要意義不言而喻。無論是發(fā)達(dá)國家還是發(fā)展中國家，都在積極地發(fā)展其檔案事業(yè)。而是否擁有充足的、高素質(zhì)的人才資源已成為檔案事業(yè)能否持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵所在，人才資源的開發(fā)必然涉及到檔案專業(yè)的教育培訓(xùn)問題。
1、檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)狀況
近二十年來，隨著檔案學(xué)教育的發(fā)展，檔案專業(yè)人員的素質(zhì)有了明顯的提高。接受檔案專業(yè)教育的人占總檔案人員的60％以上，而且教育程度也呈上升趨勢(shì)。大中專教育已不再是培訓(xùn)的主體，而是轉(zhuǎn)向本科生教育，國家也加大了檔案專業(yè)教育的投人力度。但問題在于，一是檔案專業(yè)人員的總體教育程度不高。據(jù)統(tǒng)計(jì)，從業(yè)人員中，大部分只接受過專科或在職短期培訓(xùn)，具有本科學(xué)歷的約占5％，有研究生學(xué)歷的更是寥寥無幾，僅占0．5％左右。仍有不足4o％的檔案人員未接受過任何專業(yè)訓(xùn)練，并且年齡大都在35歲至5O歲之間，這些人很難勝任信息時(shí)代的檔案工作。這是一個(gè)十分嚴(yán)峻的現(xiàn)實(shí)，解決這個(gè)問題是中國檔案教育最迫切的任務(wù)。二是檔案專業(yè)教育尚未走出傳統(tǒng)的桎梏。首先是專業(yè)設(shè)置過窄，培養(yǎng)目標(biāo)過專，為檔案館(室)機(jī)構(gòu)外殼所束縛；再者，課程設(shè)置不合理，未能反映出信息社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，學(xué)生知識(shí)面狹窄，且缺乏必要的實(shí)踐技能；三是在職教育以“針對(duì)性教育”為模式，培訓(xùn)不系統(tǒng)，檔案人員信息素質(zhì)問題未能從根本上解決。
2、提高檔案人員自身素質(zhì)的途徑
以學(xué)校專業(yè)教育為主體，大力發(fā)展在職繼續(xù)教育，以全面提高檔案人員的素質(zhì)，具體地說應(yīng)從以下幾個(gè)方面進(jìn)行。
(1)完善檔案專業(yè)的教育體制，發(fā)展本科教育，積極探索研究生教育，在教育方針上堅(jiān)持“大檔案學(xué)”的觀念，既把檔案學(xué)放到信息學(xué)和管理學(xué)的大系統(tǒng)中，而不要只局限于檔案學(xué)。在課程設(shè)置上要增加現(xiàn)代信息技術(shù)的內(nèi)容，從而擴(kuò)大學(xué)生的知識(shí)面和綜合能力，其中著重培養(yǎng)其信息素質(zhì)。使未來的檔案工作者成為具備良好的信息能力、合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)、掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的高素質(zhì)“通才”。
(2)對(duì)在職人員開展“多元化、全方位”的在職繼續(xù)教育模式。可以從以下幾個(gè)方面著手：首先，檔案館可以在經(jīng)費(fèi)允許的惰況下有計(jì)劃地組織培訓(xùn)，使檔案館員能夠盡可能多地掌握新知識(shí)、新技能，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)。另一方面，可聘請(qǐng)信息專業(yè)教授、專家有針對(duì)性地舉辦一些專題講座。為促使檔案館員自覺地學(xué)習(xí)新的技能，還可將計(jì)算機(jī)、信息網(wǎng)絡(luò)技能的考核與館員的提拔、使用、晉級(jí)、聘任等掛鉤，并使其制度化，以此調(diào)動(dòng)檔案人員參加繼續(xù)教育的積極性。
(3)培養(yǎng)自學(xué)能力
