時間：2023-06-02 09:21:10
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇人事檔案一般管理方法，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞 人事檔案管理 信息技術
中圖分類號：F207 文獻標識碼：A
一、人事檔案管理現狀
我國現代的人事檔案管理涉及到的信息不斷增多，信息的載體也日益多樣化，造成傳統管理模式越來越不適應現代企業、事業單位的發展需求，出現了諸多問題。
（一）管理理念落后。
企事業單位工作人員的人事檔案一般都是由企業或事業單位的有關部門直接進行檔案數據的更改、補充，很少由當事人參與。當事人的人事檔案管理的知情權缺失，以致部分材料失實。其次在檔案的管理上，只有國家機關、事業單位等才擁有人事檔案的管理權。私營、民營企業只能把人事檔案放在人才市場。使企業不能及時對人事檔案信息進行變更，以致檔案管理落后。
（二）管理方法不健全。
人事檔案管理應當實行“檔隨人走”的管理模式，但是現今社會中，企業間人才流動現象普遍，檔案的管理變成“人檔分離”。 人事檔案多年來采用傳統的十大分類制，一份材料歸屬什么種類常常存在許多主觀因素。近年來，雖然采用了計算機進行輔助管理，但也只是采用電腦進行目錄錄入，并沒有帶來管理方法質的飛躍，造成人事檔案管理效率低。
二、信息化技術對檔案管理的作用
實現人事檔案管理創新，在人事檔案管理中應用信息技術，就是實現人事檔案管理的信息化。檔案管理信息化是檔案管理專業化、職業化的必然之路，是提升自身競爭力的有效手段。因此，加強信息技術的應用，實現人事檔案管理的信息化有著重要意義。
（一）保護重要原件。
通過計算機對檔案原件進行數字掃描，之后以電子文件的形式進行收藏、管理和使用，可以有效地保護檔案原件，避免檔案原件因多次使用而損壞，并降低和避免重要資料丟失的風險。
（二）一體化運作。
所謂一體化運作，是指通過現代信息技術的計算機互聯網和數據庫技術，在企業、事業單位以及相關部門建立人事檔案管理平臺。只要一方進行人事檔案的維護操作，其他各方都可以得到同步的數據更新，大大縮短了人事檔案調用的時間，實現人事檔案管理的一體化運作。
（三）快速檢索。
以往進行人事檔案信息的查詢檢索，主要是通過手動翻閱，經常是花費了大量時間，翻閱了大量檔案還是找不到所需資料。而信息技術利用現代計算機檢索技術對數字化的人事檔案進行分類存儲與查詢可以在瞬間找到。
三、人事檔案管理的創新發展
時代是不斷運動和發展的，人事檔案管理工作也是這樣，不能恪守陳規，應該主動突破舊規則對檔案工作的限制，探索和分析更適合現如今人事檔案管理的新思路，實現人事檔案管理的信息化和現代化。
（一）推進檔案數字化，提高檔案管理標準化、規范化水平。
目前，檔案信息化管理的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重形象了系統整體水平的提高。對這一問題取得共識是檔案管理信息化建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個當面和各個環節，其中首要的是檔案數字化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。
（二）創新認識檔案管理的理念。
作為人事檔案管理部門，必須要要有強烈的責任心，在掌握檔案管理的基本知識的前提下，更要在管理的過程中引進一下現代化的理念和管理方法，一方面對檔案管理硬件上提高，為人事檔案管理的安全、高效創造條件。另一方面應該建立一個系統的檔案管理體系，對檔案管理問題進行系統處理。
（三）人事檔案內容的創新發展。
針對人事檔案的內容，也應該進行一定的創新，我國企事業單位的對人事檔案的管理，一般包括政治面貌、工作經歷、學歷、職稱等，當時卻很少會涉及人員的工作能力、特點、業績等，在對檔案內容進行創新的過程中應該注重對這方面進行發展和完善。檔案是一個極具個性化的信息載體，在某些方面存在著很多共性，但更多的差異，這些差異主要體現在工作性質、職業特點、社會評價等等，我們應該在信息化的基礎上對人事檔案進行分類，根據不同的人員屬性，對檔案進行重新定位，提高檔案的價值，更大程度的滿足社會的需求。
（四）管理機制的創新。
人事檔案管理應當構建以人為本的服務體制，圍繞這一中心規范相關管理制度，并將其作為強化人事檔案管理的重要手段。首先，定期檢查人事檔案管理制度的執行情況，若發現問題應當及時進行處理，確保檔案管理工作的嚴肅性；其次，建立檔案管理人員培訓與考核機制，對人員檔案管理工作情況進行定期考核，充分調動起他們工作的積極性，確保人事檔案管理進入良性發展階段。
四、結束語
人事檔案管理創新不只是管理技術上的創新，也要從制度上、思想上去創新。信息技術可以做到管理技術上的創新，但它也需要制度的維護，思想的重視。文章通過對檔案管理工作的現狀的分析，從而引出檔案管理工作與信息技術之間的聯系，并為檔案的創新和發展提出了看法和建議，相信在全社會的共同努力下，人事檔案管理工作一定能夠實現跨越式的發展，為人們利用檔案提供方便。
（作者單位：河北省滄州開發區管委會）
參考文獻：
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【關鍵詞】 醫院；人事檔案管理；問題與對策
doi：10.3969/j.issn.1004-7484（x）.2013.06.658 文章編號：1004-7484（2013）-06-3399-02
眾所周知，醫院人才體系建立起來的過程，也是人事檔案形成的過程。醫院人事檔案非常寶貴，它真實客觀的記載著醫院的人才情況，有助于醫生認清自身的實力。是醫院可持續發展的重要依據。因此，如何對這些寶貴的材料進行儲存和管理非常重要。同時，在當前環境下，檔案管理已經發展成為一個新的管理項目，已經出現了關于檔案經濟時代的說法，為此，醫院應積極采用現代技術，實現科學管理，從而為醫院的人才建設和科學研究提供切實有效的檔案信息保障。
1 醫院干部人事檔案管理中存在的主要問題
1.1 檔案材料問題 由于檔案管理人員缺乏與檔案形成部門和個人的有效溝聯系，容易導致人事檔案的丟失和遺漏。主要缺漏以下幾種材料：干部履歷表、工資變動材料、評聘職稱相關材料黨團材料等。同時，許多檔案材料依舊未能規范，醫院干部人事檔案材料并非一人一時所形成，而是在不同時期不同渠道匯集到檔案管理部門的，因此材料不規范現象多有發生。
1.1.1 使用圓珠筆，或者純藍水筆填寫表格。
1.1.2 材料中應完善的各級組織審簽蓋章等手續不完備。
1.1.3 須經本人見面后簽名確認的材料不夠完善。
1.1.4 先后形成的材料所反映該干部參加工作時間、入黨時間、出生年月等數據前后不一致。
1.2 意識薄弱 醫院干部人事檔案的形成、完善，涉及到醫院許多部門和個人，但由于大家對干部人事檔案意識欠缺，致使一些不按照要求處理和完成干部人事檔案材料現象常有發生，極易造成材料缺失、混亂、不規范、不完善。
1.3 自動化程度不高 人事檔案管理包括對人事檔案的生成，保存與利用的全部工作。目前在醫院人力資源管理中，紙質檔案無論在生成方面，還是在保存和檢索利用方面，技術都十分落后，嚴重制約了人事管理檔案水平的提高。目前，醫院人事檔案的管理，大多停留在計算機制表、手工填寫、復印機復印和人工立卷的水平，生成過程幾乎都是手工操作，內業人員的工作強度大且效率低。由于手工填寫錯誤而返工造成大量人力、物力和時間的浪費。
1.4 人力檔案管理人員素質有待提高 目前各醫院從事干部人事檔案管理工作人員專業化程度尤顯不足，且大多數從醫院臨床、護理、輔佐科室等工作崗位上改行而來，兼職為主。
2 癥結所在
2.1 檔案傳遞不規范 人事檔案隨著個人的經歷逐年形成，一份比較完整的人事檔案形成時間跨度是相當長的，材料的完善和形成涉及多個單位，如果哪一單位的傳遞中任一環節不夠規范，材料丟失遺漏現象就有可能發生。
2.2 職工檔案意識淡薄 人事檔案案卷中的材料大多是職工本人所填寫，填寫內容是否準確和規范直接關系到本人檔案的質量高低。部分員工由于檔案意識淡薄，在填寫干部履歷表時不夠認真嚴肅，對于一些記憶相對模糊的信息不加思考和證實的就隨意填寫，這樣給管理工作帶來很大的麻煩。
2.3 檔案管理者疏忽大意 檔案材料張冠李戴和因裁剪材料而損壞文字的現象與檔案工作者疏忽大意有直接的關系。整理同名同姓或者同音的材料必須特別小心，同時裁剪多份材料時，務必仔細查看每頁切邊的情況，否則容易把填寫在表格之外的文字剪掉。
3 加強醫院干部人事檔案管理的建議
3.1 改進管理方法 保持干部人事檔案管理工作的高質量，必須要有科學的管理方法，緊跟干部管理的工作要求，實現管理的規范化和信息化。一是改變檔案的常規管理，歸檔和鑒別的規范化。二是實現檔案的動態管理，實行計算機管理，提高檔案管理的信息化。三是培訓專業的管理隊伍，積極主動提供服務。要在某項工作開始時、進行中和完成后，隨時關注服務對象，及時準確的提供服務。
3.2 檔案的常規管理 一般在醫院人事管理中，人力資源檔案的庫房都比較簡陋，在日常檔案保存管理的過程中，要注意庫房環境和庫內衛生，注意防火、防潮和防蟲。在遇到洪水和地震等自然災害時，應及時將人事檔案和相關的計算機設備轉移到安全地帶。此外應加強人事檔案及相關計算機設備，存儲介質的保衛工作，嚴防任何破壞和盜竊事件發生。
3.3 檔案的動態管理 人事檔案的動態管理是靠網絡技術來實現的。通過計算機網絡，各級人事檔案管理人員可以隨時了解人事檔案的收集與整理的情況，也可以瀏覽個案卷的整理和收集情況，既可以了解人事檔案的收集整理的整體情況，也可以瀏覽各案件的具體組成以及檔案的內容。同時要認真做好人事檔案的審核整理工作。要求集中時間、集中力量、統一標準、統一規格、嚴格把關。
3.4 積極培訓專業隊伍 人事檔案管理工作是一項復雜而又繁瑣的工作。在國外人事檔案管理已成為一門專業學科，并對人事檔案管理人員進行各種層次的教育。世界衛生組織對人事檔案管理工作也十分重視，經常組織培訓活動。我國對未經過正規醫學教育和人事檔案專業系統理論學習的人員應注意素質培養，樹立良好的工作作風，積極引進現代的管理手段和設備，以進一步加強人事檔案管理的實踐。醫院要把人事檔案管理管理列入醫院的總體發展目標中，與醫院業務建設同步規劃，同步發展。醫院領導應當為醫院人事檔案管理部門配備足夠的人力，鼓勵檔案管理者在這特殊而又平凡的工作崗位上踏實的工作。同時，人事檔案管理部門也應該加強與主管領導的溝通，爭取得到足夠的人力和物力支持。
3.5 加強依法管檔的意識 檔案法是檔案工作的法律依據和行為規范，醫院有關部門應當加強對檔案法的學習和宣傳，是工作步入依法管理，有章可循的軌道中。干部人事檔案管理工作需要醫院各個部門協同配合，可利用文件、召開會議培訓兼職檔案員等辦法使醫院各業務部門、各類干部增強干部人事檔案意識，了解相關知識，從源頭上避免人們因意識欠缺引發的問題。
4 結 語
干部人事檔案是人才的主要信息來源和重要的載體，準確完整的干部人事檔案是選好人才、用好人才的重要工具。要以與時俱進，創新發展的精神做好干部人事檔案管理的工作，使之適應醫院改革發展的需要。總之，當前我過醫院干部人事檔案管理機構不夠完善，沒有系統的理論支撐和有效的技術保障。采取上述措施，可形成比較完整的醫院干部人事檔案管理體系，提高管理水平。
參考文獻
1.醫院人事檔案管理者主動服務意識相對薄弱。一些人事檔案管理工作人員的思維模式尚未轉變，一直沿襲傳統的工作模式，在材料收集工作上缺乏主動性、及時性，只是被動的提供資料，不能與時俱進，對醫院人事檔案不能及時地進行更新。許多醫院人事檔案管理人員對醫院的行政管理工作不熟悉，業務上也未進行正規的專業培訓，只能應付簡單的收集，裝訂等工作，人事檔案專業知識有所匱乏。這些對人事檔案的管理的質量及服務產生很大的負面影響。
2.醫院人事檔案資料分析整合少，利用效率低下。醫院的人事檔案資料是廣大醫務、科研和管理工作者長期從事醫療實踐活動的結晶，具有較高的使用價值。而目前，大部分人事檔案僅僅提供了最基本的使用方式，即查閱原始紙質檔案資料。其利用領域比較狹窄，檔案信息也處于一種被動落后的服務狀態，不能很好地為醫院的管理提供服務。
二、醫院人事檔案現狀產生的原因分析
1.思想認識不到位。在醫院人事管理工作中，人事檔案處于一種用起來重要，抓起來次要，忙起來不要的尷尬境地。主要原因可以概括為以下兩點：一是領導重視程度不足。醫院領導對人事檔案管理工作的機構設置、人員配備、和資金投入不研究、不解決。很多醫院人事檔案管理人員都是兼職，其檔案管理業務不精通，處理日常雜事較多，無法集中精力做好檔案管理工作。二是檔案工作者責任意識不強。有些檔案管理者身在其位，不謀其職，既不注重檔案材料的收集歸檔，也不按照業務規范整理檔案，更不善于學習現代化管理手段。工作中怕麻煩，圖省事，不嚴格執行規章制度。
2.管理機制不健全，制度落實不到位，管理手段不嚴格。人事檔案管理缺少應有的生機與活力，沒有形成統一的管理體制。傳統的醫院人事檔案管理方法重管理、輕服務，方法繁瑣，不易操作，現代化管理水平不高，已明顯滯后于人事制度改革的進程。雖然醫院檔案管理部門都有制定檔案管理制度，但在實際操作過程中力度不大，諸如不登記查閱手續、不按要求轉遞人事檔案、不及時回復回執單等情況時有發生，涂改、抽取、撤換檔案材料現象也屢見不鮮。另一方面，隨著人事制度改革的不斷深入，檔案材料的收集、保管、利用以及檔案業務的范圍也發生了變化，部分舊的管理制度不適應社會發展的需求，亟待進一步修訂完善。
3.沒有建立現代化服務理念。醫院人事檔案的服務對象比較單一，一般都是各級領導及組織人事部門。服務的手段和方法比較落后，一般僅限于查閱檔案原始紙質材料，跟不上信息化建設的要求，更不能實現信息網絡建設、微機檢索，無法達到資源共享的目的。
三、醫院人事檔案管理措施
1.更新觀念，加大投入。近年來，人事制度改革逐步深化，人事檔案在管理工作中發揮的作用也越來越大，不僅能滿足干部工齡認定、工資制度改革等一般的日常性管理，還能為干部選拔、培養，人力資源的合理開發利用等方面提供重要依據。因此，人事檔案作為一項重要的信息資源，醫院應該得到相關管理人員的高度重視，工作人員要轉變傳統的思維模式、工作模式，積極學習人事檔案管理新技術，挖掘人事檔案潛在利用價值，提高檔案利用效率，加大資金投入，完善配套設施，配備專業的檔案信息管理軟件，切實做好人事檔案的管理工作。
2.提高資源利用率，輔助醫院工作開展。檔案管理的目的即開發利用檔案資源。因此檔案工作人員在業務上要樹立以利用資源為中心的指導思想，努力做好檔案管理工作，為醫院發展和業務開展作出貢獻，從思想上改變坐等上門的傳統方式，變被動接受為主動開發，積極開拓利用檔案資源的新途徑，主動為醫院人事工作需要提供有效的人事檔案。除此之外，醫院在參與醫療衛生市場競爭的時候要向檔案管理工作要效率，督促檔案人員在提供利用工作中為醫院以及利用者及時提供準確的檔案資源和信息
現在，人類進入了知識經濟時代，人力資源管理也摒棄了傳統的管理方式，在進行人力資源管理的時候也應用了新的方法，使人力資源管理能夠符合時代的要求，在這些新的趨勢的影響下，人事檔案的管理也在不斷地完善，也提出了很多新的要求，所以，應該對這些新的趨勢進行分析，才能確保企業中人事檔案管理能夠起到實質性的作用。
（一）完善企業的核心價值體系。
在進行人力資源管理的時候，企業的文化在人事檔案管理中占據重要的分量，企業要根據自身的企業文化，制定人事檔案管理的相關政策。
（二）建立不同層次的價值評估政策。
在進行人事檔案管理的過程中，在傳統的管理中，一般都是定期對人事進行考核，現在，在對人力資源進行管理的過程中，應該加大人力資源考核評價的力度，將原本單一的考核體系轉變成多元化的考核體系，使考核體系朝著全方位、多領域的角度發展，在人力資源管理的過程中，不僅僅要分析個人的素質，同時也要注重其對企業的績效做出的貢獻，將個人的成績與企業的績效結合在一起，對人力資源的績效進行全方位的考察。
（三）建立以績效為方向的薪酬回報機制。
在企業內部，一定要完善員工的薪酬體系，運用薪酬來激勵人力資源，將人力資源的態度和能力作為薪酬回報的基礎，強度個人力量與團隊力量，強調企業內部合作的機制。
（四）將職業化作為評價人力資源管理水平的重要指標。
職業化指的是在人力資源管理的過程中，要具有一定的知識體系和專業技能，管理人員要具備一定的職業素質和道德，能夠自覺地遵守值得規范，能夠按照職業規范的內容去管理。
2企業人事檔案管理工作中存在的問題
現在，企業在人事檔案管理的過程中還是存在一些問題的，這些問題直接影響到了企業進行人事檔案管理的效率，限制了企業的發展。
（一）企業的服務意識薄弱，沒有上進心。
企業在進行人事檔案管理的過程中，其管理思想不能與時俱進，比較陳舊，在人事檔案管理過程中，管理人員不能創新管理內容，缺乏開拓進取的精神，沒有從根本上認識到人事檔案管理是一項服務型的工作。
（二）企業在進行人事檔案管理的過程中，沒有較強的合作意識。
企業在進行人事檔案管理的過程中，他們都是進行單獨管理的，各個部門沒有加強溝通與合作，但是，企業的人事檔案管理部門與人力資源管理部門是相對獨立的，二者沒有進行有效地溝通，這就導致了企業在進行人事檔案管理的過程中，不能全面管理，不能全面了解人力資源的基本情況。
（三）企業在進行人事檔案管理的過程中缺乏完善的管理制度的約束。
企業在進行人事檔案管理的過程中，人事檔案管理的各個環節缺乏制度的約束，導致認識檔案管理比較混亂，而且不能按照一定的順序實現檔案管理，檔案不能較為客觀地反映人力資源的基本情況。
3加強企業人事檔案管理的工作，促進企業人力資源管理的新要求
（一）企業內部要強化服務意識
在新時期，企業人事檔案管理人員要轉變工作態度，要變被動為主動，積極地為人力資源管理部門提供服務，強化服務意識。
（二）企業人事檔案管理要強化合作意識
企業在進行人事檔案管理的過程中要實現人事檔案管理部門和人力資源管理部門的協作，實現二者相互聯系、相互依存，人事檔案管理部門要為人力資源管理部門提供詳實的資料，使人力資源管理部門在工作的過程中有據可依。
4結語
人事檔案材料收集與鑒別是人事檔案管理的重點工作，只有及時全面地收集有關個人的細節材料，才能真實的反應出個人的歷史情況。為了保障企業可以選拔出有用人才，需要加強人事檔案管理工作，確保人事檔案管理的真實性和完整性。
1.人事檔案材料收集與鑒別的重要性
人事檔案材料收集工作是人事檔案管理工作的基礎工作，也是一項保密性高、涉及廣泛的工作、在材料的收集過程中，要保證人事檔案內容的準確性和完整性。這對于公司任用員工和選拔員工具有重要作用，只有全面了解員工，才能針對員工的素質去培養和提拔。了解一個員工最好的辦法就是通過人事檔案。所以說只有全面的收集人事檔案材料，才能讓人事檔案管理合理應用在企業對人才的選拔上。鑒別工作也是人事檔案管理的基礎工作，其對人事檔案的管理有一定的重要性，如果收集的材料不規范，檔案材料得不到及時清理，歸檔的材料不全面就會給人事檔案的使用帶來麻煩，影響人事檔案的正常作用。
2.人事檔案材料收集工作中存在的問題及建議
目前，人事檔案管理一般都采用了集中式的管理方法,設立專門的材料崗位和檔案整理崗位。主要是幫助公司人事收集材料，移交材料。目前各個單位人事信息管理崗位收集材料后，均移交給人事處進行管理。這種工作方式會存在一些問題。比如說材料收集不及時，不能將聘用人員的相關審批材料進行收集。公司在職的職員人事活動發生了很大的變化，相關材料需要重新收集，但是沒有能夠對在職員工得到及時的關注。這些問題都是在人事檔案材料收集工作中經常發生的。人事檔案材料的規范不足，檔案材料的手續不齊全。或者業務人員的操作不熟練，都會導致人事檔案材料收集工作存在問題。人事檔案材料工作中存在著很多不足，完善人事檔案材料收集工作，針對工作中的存在的不足進行分析，完善人事檔案材料的收集工作。人事檔案材料工作的主要建議有幾點。首先，人事檔案管理制度的工作內容要明確，使其真正發揮對公司人事檔案進行管理的作用，了解最終要完善的人事檔案材料收集網的目的，疏通收集渠道來收集更多的資源，同時，加強各崗位人員情況的了解，重視各崗位人員對人事檔案材料收集的重視。其次，提高人事檔案材料管理人員的素質，讓管理人員能夠熟練掌握人事檔案材料收集工作。第三，加強人事檔案材料收集工作，要求人事檔案管理人員加大力度收集材料，所移交的材料必須完整，不能出現缺頭少尾的現象，并按照人事檔案材料移交流程進行材料的移交工作。第四，根據人事檔案材料的收集和管理情況，建立適合企業的人事檔案材料收集制度。并對材料的收集進行嚴格的要求，完善材料的登記制度和移交制度。第五，人事檔案工作中需要對管理人員進行統一的考核，提高人員的工作效率。加強人事檔案審核機制的完善，材料的收集過程中確保材料的真實性和準確性。重視人事檔案材料的移交工作和人事檔案材料追繳工作。
3.人事檔案材料鑒別工作中存在的問題及建議
在人事大難材料鑒別工作中也會存在很多問題，需要引起我們的注意，針對問題給出合理的建議。在人事檔案鑒別的過程中，主要的問題出現在移交材料錯誤，檔案管理出現漏洞，和材料手續不完整等。鑒別過程中，把不屬于人事檔案歸檔范圍的相關材料移交就屬于移交材料錯誤。如果移交材料正確，但是出現存檔人員同名的現象，也是鑒別工作中出現的問題，說明把同姓名的兩個人的材料混淆了，沒有能夠鑒別出材料的重復。鑒別工作中，沒有鑒別出材料手續不完全、缺少個人簽名或蓋章等現象。這些問題一般都是人事檔案材料鑒別工作人員的疏忽所造成的。針對檔案材料鑒別工作存在的問題提出建議，首先，加強人事信息管理崗位人員的業務素質，提高其業務水平。其次公司給員工錄入管理系統，管理系統會有員工編號，編號是唯一自增的，保證每個人員檔案不會出現重復混檔的現象。第三，認真核查每個人員檔案的基本信息，防止人員檔案錄入相同姓名，但是資料確不是同一個人的現象發生。第四，收集的人事檔案材料鑒別是否進行完畢，確保手續完整，才能將材料歸檔。認真對檔案材料進行審閱，提高鑒別工作的質量。總之，要做好人事檔案材料收集與鑒別工作，需要對人事檔案材料工作中存在的問題進行預防和分析，嚴格按照人事檔案管理規范進行管理工作，材料的收集需細致，全面，不同材料要進行分類處理，嚴格做好材料的歸檔、移交等工作。
4.總結
人事檔案材料管理工作需要各單位人事信息管理部門高度重視，針對人事材料收集和鑒別工作中存在的不足進行分析，并對分析出的問題進行歸納和總結，預防問題的再次發生。同時，加大人事檔案管理的管理力度，特別是人事檔案的材料和鑒別工作，只有重視所做的工作，才能保證檔案管理工作真正作用的發揮。
作者：謝虹 單位：黑龍江省婦女研究所
人事檔案是人才信息的重要載體,是人才的主要信息源,它能充分反映出個人經歷、工作表現、獎懲情況、行為軌跡、歷史背景及其經歷的重大事件,是知人善任、選賢舉能的重要工具。在改革開放的新形勢下，管好用好人事檔案,對安陽市農村公路系統的人才資源開發起著重要的作用。
一、當前人事檔案管理工作的現狀及存在問題
目前，安陽市農村公路管理系統各單位的人事檔案一般是由組織人事部門管理，或者放在綜合檔案室由專人進行管理，人事檔案大都以紙質檔案為主，絕大多數人事檔案提供利用的最基本方法就是查閱原始的檔案材料。筆者認為，安陽市農村公路管理系統人事檔案管理工作主要存在以下問題：一是人事檔案材料不全。一些單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往是身兼數職，平時，僅將檔案材料簡單收集堆放，沒有及時歸檔，導致個人檔案中材料內容不全，更嚴重的是當有同志調離時也沒將歸檔的材料放入其個人檔案中。如：干部履歷表沒有或填寫不規范；年度考核表不全；學歷材料、職稱材料、培訓材料、工資材料、獎懲材料也普遍存在不全情況。二是人事檔案內容失真。人事檔案部門對干部職工填寫的個人材料沒有進行嚴格的審核把關，致使我市農村公路管理系統人事檔案中的考核鑒定材料只有優點和成績，沒有缺點和差錯，不能如實反映本人的真實情況，給人事檔案的利用帶來困難，不利于黨和組織全面歷史地考察和了解干部職工。三是人事檔案管理手段落后。目前，安陽市農村公路管理系統人事檔案信息處于單一的紙質檔案信息，有的基層單位甚至還沒有專用的檔案庫房，更談不上構建一套完整科學的電子檔案了。同時，整檔工序繁瑣復雜，檔案編研嚴重缺乏，已不能適應信息時代對檔案現代化管理的要求。四是人事檔案利用范圍狹窄。人事檔案的利用是所有人事檔案工作的目的。但是，從我市農村公路系統人事檔案工作的現狀來看，人事檔案強調保密性，利用范圍小，利用頻率低。與此同時，在傳統人事制度下形成的人事檔案，其陳舊的信息內容也不能滿足現代社會對人事檔案價值的需求，
二、人事檔案管理存在問題的原因分析
（一）領導重視不夠，人員配備薄弱
一是領導重視不夠。人事檔案管理工作是一項不引人注目、默默無聞的工作。長期以來，相當一部分人員包括領導干部對人事檔案工作的認識不夠，常常看不到這項工作的重要性，有些單位在提拔、考察干部過程中不看檔案，致使有的同志認為“檔案無用”，久而久之，一些單位領導和管檔人員檔案意識淡薄，對建立、保護和利用檔案的意識不強。相反，一些領導還認為人事檔案管理工作既不能為單位爭榮譽，相反還要花人力物力搞投入，因此對人事檔案工作的業務建設、人員配備、庫房建設、資金投入不重視，當作可有可無的工作，只要檔案不丟失就行。二是人員配備薄弱。據調查，從事人事檔案管理工作的一般都是兼職人員，沒有經過專門業務培訓，業務素質參差不齊，而人事檔案工作的業務性和專業性都比較強，要求管理人員熟練掌握檔案的保管保護知識和技能，而目前從事人事檔案管理工作的人員多數缺乏檔案管理的專業知識，上崗后從未經過專業培訓，無法適應新形勢的要求。
（二）責任意識淡薄，服務理念不強
人事檔案管理是個不顯成績但又是一項政策性、紀律性很強的工作。檔案工作者在檔案管理崗位一呆就是十幾年，甚至幾十年，思想上容易產生懈怠、厭煩情緒，久而久之失去了一個檔案工作者應有的政治責任感，以至于既不注重人事檔案材料的收集歸檔，也不按照業務規范整理檔案，更不善于學習現代化管理手段。與此同時，安陽市農村公路管理系統人事檔案管理工作者還普遍存在現代化服務理念不強的現象。一是服務對象比較單一。在實際工作中人事檔案服務的對象一般是各級領導和組織，相對于領導和組織而言，顯得比較權威，對干部職工個人來說就顯得很神秘。干部要想通過檔案了解自己的情況，還得由所在單位從事組織人事的同志間接了解，否則一般是難以從檔案中獲取信息。二是服務的方法和手段不夠新穎。由于人事檔案在基礎建設和管理上不能跟上信息化建設的要求，思想觀念滯后，不能達到資源共享的目的。人事檔案服務的方法和手段僅限于查閱原始紙質，始終未納入內部局域網管理，致使人事檔案服務水平和效率難以提高，而且經常的翻閱也不利于對紙質檔案的保護。
（三）信息化進程慢，制度管理滯后
一是信息化進程緩慢。急需改革創新。隨著經濟體制改革和干部人事制度改革的不斷深入，傳統的人事檔案管理工作越來越顯現出局限性。例如：傳統的干部檔案工作其服務方式已無法解決需求信息面大、提供數據快捷、準確、系統等諸多方面的矛盾。每一次的干部調整，都要通過查閱檔案來掌握干部基本情況。新形成的材料內容不真實現象存在較嚴重，如出生年月不準確，有的干部甚至根據需要隨意填寫出生時間和參加工作時間，嚴重影響檔案質量。因此實現人事檔案工作的信息化是干部檔案工作改革創新的突破口，勢在必行。二是規章制度不健全，制度落實不到位。隨著人事制度改革的不斷深入，檔案的整理、保管和利用手段以及業務范圍也隨著發生了變化，舊的檔案管理制度已不適應新的社會發展的要求，需要進一步修訂完善。目前，還有許多基層單位沒有專用的人事檔案庫房，有的檔案就直接堆放在辦公室的柜子里，有的檔案與別的檔案一起放在綜合檔案室里，更談不上形成統一的管理體制了。有的單位雖然制定了人事檔案管理制度，但在實際操作中力度不大，一些職能部門在查借閱和轉遞人事檔案的過程中，不出具介紹信、不登記查借閱手續、不按要求轉遞人事檔案等。
三、加強人事檔案管理的幾點思考
面對新時期工作的需要，如何做好安陽市農村公路管理系統各單位人事檔案管理工作，筆者認為，應從以下幾個方面抓起：
（一）領導重視，加大投入
加強硬件建設實現人事檔案管理制度化、規范化、科學化、信息化，硬件建設是基礎，領導重視是關鍵。應把人事檔案工作列入重要議事日程，制定切實可行計劃、采取切實有效的措施。首先，組織人事部門應有一名分管領導主抓人事檔案工作，從組織上保證檔案工作順利開展,真正把人事檔案工作擺上重要位置，當作一件經常性的大事來抓。其次，要針對實際，制定目標。結合本單位的實際情況，提出具體的工作目標，做到有計劃、有部署、有督查、有落實。第三，要加大投入力度，改善設施，保證檔案工作順利進行而購置必要的硬件所需經費。第四，單位要從信息資源的角度管理人事檔案，用信息管理的理念創新人事檔案工作，加強對人事檔案信息的綜合分析研究和深度開發利用，實現人事檔案工作從簡單管理型服務向研究開發型服務轉變，把人事檔案管理部門建設成為干部工作、人才工作的信息庫和參謀部。
（二）完善制度，創新機制
要想保持人事檔案管理工作的高質量，就必須完善制度，創新機制，使人事檔案管理工作逐步走向制度化、規范化、科學化，更好地為干部人事工作服務。
一是要建立健全人事檔案管理制度。按照《條例》和《細則》的要求，結合單位實際，進一步完善人事檔案管理制度，用制度來規范人事檔案管理工作，使人事檔案管理中的每個環節標準統一、行為規范、方法科學。首先，要進一步建立人事檔案及材料審核把關、材料接轉、檔案質量通報登記等檔案管理制度，及時發現和糾正人事檔案內容失真的問題，確保檔案內容真實可靠，維護人事檔案工作的嚴肅性。其次，要建立工作聯系制度和情況通報制度，保證人事檔案材料形成規范、收集齊全、歸檔及時。
二是要建立和完善人事檔案管理機制。首先，要建立和完善人事檔案材料收集工作的協調機制，加強組織人事部門內部各工作機構在人事檔案材料形成、收集上的溝通協調。其次，要對人事檔案內容和整理手段進行創新。在內容上創新，要積極完善單位人事檔案內容，在收集單位職工基本情況的基礎上，建立職工工作業績檔案和能力檔案。在整理手段上創新，一方面要改變部分材料的歸檔形式。如年度考核表、工資審批表，不進個人檔案，將此類表裝訂成冊歸入文書檔案，把考核結果、增資數額直接填入個人檔案目錄。另一方面改書本式檔案為活頁式檔案，這樣既可減輕裝訂檔案的勞動強度，又利于檔案保護。
（三）、利用網絡，信息共享
計算機和網絡的產生使我們進入網絡時代，信息化成為當今世界經濟和社會發展的大趨勢。作為檔案事業重要組成部分的人事檔案管理工作，在信息化背景下，對人事檔案信息化管理自然也提出了更高的要求。
一是急需建立人事檔案信息管理系統。檔案的數據系統建成后，不僅能在較短時間內為領導和部門提供全方位的干部信息，而且可以隨時準確地記錄干部學歷、專業技術職務、教育培訓、職務晉升等動態信息，保證干部檔案信息的時效性、真實性和準確性。目前，急需開發建立人事檔案信息管理系統，將檔案材料整理輸入微機，將文字、圖片資料轉變成數字資料，將人事檔案紙質與數字格式并存，使檔案的查閱、歸檔、統計等日常工作實行微機化操作。
二是通過網絡，進一步使人事檔案信息實現共享。通過在單位局域網建立人事檔案網絡信息管理系統，向需要信息的領導和部門提供最新的第一手資料，以提高信息的時效性。在實現人事檔案信息網絡化的同時，要解決好管理權和使用權的問題，可以通過確認身份和驗證密碼提供所需信息。另外，必須解決好信息保密問題。只有在管理理念、管理過程和管理手段上不斷創新，才能充分發揮人事檔案應有的作用。
（四）提高素質，加強培訓
人事檔案工作者在人事檔案建設和管理工作中承擔著十分重要的任務，一名合格的人事檔案工作者應具備較高的政治素質和業務素質。要促進人事檔案規范化，必須提高檔案人員素質，抓好隊伍建設，堅持不懈地對檔案人員進行職業道德教育、規章制度及現代科技知識的培訓,不斷提高業務水平和工作能力。作為一名合格的人事檔案工作者，應熱愛檔案事業，淡泊名利，吃苦耐勞，忠于職守。一是要有較高的政治素質。要堅持四項基本原則、認真學習馬列主義、思想和黨的各項方針、政策，不斷提高政治思想水平；堅持原則，嚴格按照檔案管理工作的各項規章制度辦事，“依法治檔”、“依法用檔”。二是要有較強的專業素質。人事檔案管理工作涉及到人事工作的方方面面，不但要系統學習檔案業務知識，還要學習人才、統計等相關知識和計算機技能，用現代化的管理方法和先進的科技操作手段，最大限度地利用信息資源為人事管理工作服務。三是要有較強的服務理念。檔案工作本身就是一項服務性較強的工作，人事檔案工作的宗旨就是服從和服務于干部工作。必須加大對人事檔案管理人員的培訓力度，滿足干部人事工作的需要。在培訓內容上，突出重點，講究實用；在培訓形式上，采取集中培訓與以會代訓相結合。同時，可安排外出參觀學習，拓寬視野，全面提高人事檔案管理工作者的綜合素質。
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摘要：社會在沿革，人們的工作機遇越來越寬廣，隨之而來的人才流動也相應地頻繁，而流動人員的人事檔案管理也面臨雜亂、難規整的困境。如今社會制度走向開放的局面下，不少人單一地認為傳統人事檔案所體現的價值并不足以受重視，因而隨意對待自己的人事檔案，所謂的“棄檔族”由此產生。“棄檔族”，顧名思義指因為各種原因和片面的自我意識放棄自己人事檔案的一部分人群。“棄檔族”現象的產生主要是因為：一是人事檔案內容單一滯后；二是當前各地的人事檔案管理費用偏高；三是“重新建檔”的違規現象并不少見。“棄檔族”現象體現出我國流動人員人事檔案管理并沒有隨時代改變而進一步完善，存在嚴重問題。基于此，本文主要從“棄檔族”現象展開剖析，深入研究流動人員人事檔案有效管理的方法。
關鍵詞：流動人員人事檔案管理“棄檔族”改革管理
一、豐富檔案內容，提高檔案使用價值
流動人員人事檔案主要內容記錄著其以往的社會經濟活動中的經歷。傳統的人事檔案中主要記錄一些較為固定的內容，如流動人員的基本政治面貌、家庭背景、職稱、學歷等，而在社會發展中比較重要的信息卻鮮有記錄，如流動人員的創新能力、技術才能、交際能力等。除此之外，流動人員人事檔案中也幾乎缺失綜合素質的鑒定及評價。可以由此斷定，現有的流動人員人事檔案內容存在陳舊、過時、無法體現變動等問題，其使用價值不高，“棄檔”現象的發生與此不無關系。鑒于此，檔案部門有必要隨階段性、遵從事實，豐富拓展流動人員的人事檔案內容，使檔案的使用價值有效提升。當今社會，越來越注重一個人的綜合能力。檔案部門可以以此為出發點增加流動人員能力、業績、成就等個性化方面的內容；同時，也要注重補充流動人員誠信方面的內容。總之，流動人員的人事檔案內容既要完整真實，又要豐富實際，要能夠真正適應現代化的職業發展和現實高效的職場需要。
二、規范管理環節，提高檔案管理水平
流動人員人事檔案管理的一般性工作主要包含：收集與整理、保管、利用與服務、移交等。這些工作內容相互聯系，各個管理環節都非常關鍵。但就目前而言，流動人員在流動過程中其人事檔案并未表現出有效流轉。基于此，檔案管理部門要重視系統性工作程序，應主動規范檔案管理各步驟環節，自上而下提高檔案管理水平，總體可從以下幾點展開：一是強化完善流動人員人事檔案的收集。流動性、分散性、復雜性等特點增加了流動人員檔案管理的難度，是需要重點切入的改革方向。管理部門和人員需要創新性地完成材料的收集工作，如改變收集和保存方式、規范材料收集環節等。二是檔案轉遞手續的老問題，必須要嚴格化，動態化進行管理。三是全面優化人事檔案內容構成。可以增設三類檔案，即業績檔案、能力檔案和誠信檔案。四是要處理好個人隱私保護和檔案利用的關系。流動人員的人事檔案內容中包含個人隱私，在“互聯網+”時代下，檔案管理部門要注重采取安全防范措施，保證信息的安全性，以免受不必要的攻擊。
三、完善檔案法規，減少違規現象發生
目前，“重新建檔”現象非常普遍。“重新建檔”行為對人事檔案的原始記錄性無疑造成了難以修復的破壞，更嚴重的是還降低了信息的可靠性，導致虛假檔案產生。而正是由于“重新建檔”，讓更多的人選擇加入“棄檔”隊伍。檔案管理部門必須意識到，“重新建檔”有著嚴重的危害，如無法保證流動人員檔案信息的真實性、“一人多檔”現象隨著發生等。在此驅動下，國家層面必須有意識地完善人事檔案管理的相關法律法規。目前，在我國的檔案法中并未找到關于“重新建檔”條件的規定，更沒有相對應的限制和處罰。因此，很多人利用法律漏洞，“重新建檔”，留下隱患。為此，國家應該逐漸完善檔案法。在法律完善之前，人事檔案管理部門也應積極尋找對應之策，如加大“重新建檔”危害的宣傳。如此一來，可以提高流動人員的人事檔案意識。
四、引進專業人才，提高管理人員素質
與傳統管理相區別，流動人員的檔案管理工作更為復雜多變，對人才的要求也相應地更高。而當前，人事檔案管理部門缺乏真正專業、全面的人才。特別在信息化管理模式的逐漸替代下，傳統的管理方法早已滯后停頓。而原有的在職人員必須不斷更新人事檔案管理方式，并學習有關計算機網絡信息處理、網絡通訊等方面的知識，才能適應現在的檔案管理工作。但整個過程需要花費的時間較長，因而引進專業的檔案管理人才是最直接有效的途徑。人事管理部門引進的人才既要熟知檔案專業知識，也要具備計算機專業知識，還要熟悉關于檔案管理的法律法規。如此一來，流動人員人事檔案的有效管理便不再只是虛空形式，要積極走向檔案資料電子化、檔案庫管理現代化、檔案服務網絡化，讓檔案管理方便快捷。總之，“棄檔”現象的改善是一個長期而艱辛的過程，人事檔案管理部門應當深入分析“棄檔”的誘因，重視其現象引發的消極面，并結合實際情況，找出應對之策，不斷改革管理方式，從而減少“棄檔”現象的發生。
作者：管英哲 單位：扶余市人力資源和社會保障局
企業人事檔案管理工作中存在的問題
1人事檔案管理意識薄弱
人事檔案管理意識薄弱主要體現在三個方面：①領導不重視。現在很多企業領導注重短期的經濟效益，認為檔案管理工作耗費大量人力、物力、財力反而不能快速實現經濟效益，大多沒有給檔案管理工作設置足夠的經費、配備先進的檔案管理設備。②檔案管理部門責任意識差。檔案管理部門認為自己所從事的工作對企業及社會的貢獻較小，對自己的責任性認識。由于領導的不重視，許多民營企業、中小企業沒有設置專門的檔案管理部門，或者有但也是其他部門的員工兼職的，使人事檔案的權威性大大下降。③員工檔案意識差。員工對檔案的認識比較模糊，認為是可有可無的東西。在填寫自己的檔案時為了一些眼前的利益，弄虛作假。加之有些企業不重視檔案，公然宣稱不需要檔案或承諾重新建檔，更加劇了人們檔案意識的淡化。
2封閉式的管理模式
封閉式的管理模式適合本企業內部人事檔案來源比較單一的情況。雖然說封閉式的檔案管理模式利于人事檔案的保密工作，但現在隨著經濟的發展，企業類型不斷發展，企業員工層次的多樣性不斷的發展，這種單一封閉性的檔案管理模式已經不能與企業的發展、員工的發展、員工的多樣性相適應了。另外，企業檔案保存在內部企業人事部門，過分強調保密，一般不對外開放，且手續十分復雜，不能實現各部門之間的人事信息交流，阻礙了人事檔案的利用。
3檔案內容質量不高
目前部分企業人事檔案存在以下問題許多不規范的地方，使人事檔案價值大打折扣。一是檔案材料內容不完備。很多企業人事檔案的內容不符合國家檔案局的《企業職工檔案管理工作規定》，能夠正確反映出一個人的個人經歷、德才情況等內容。二是檔案材料內容質量不高。企業的人事檔案材料多內容空洞，反應個人經歷的多，而缺少細致的，講述員工道德品質、能力專長的少。人事檔案造假現象使得人事檔案在對人們職業信譽維持方面的作用大大降低。三是檔案材料用紙規格不符合要求，書寫不規范，字跡不耐久。很多企業現存的人事檔案材料規格大小不一，材料用筆不規范，使得檔案材料不利于保存，有的檔案材料書寫字跡潦草，難以辨認，不利于檔案的利用。
4企業人事檔案管理人員素質有待提高
良好的綜合素質和業務能力的管理人員是做好企業人事檔案工作的基礎和保證。由于檔案管理專業較冷門，全國高校設此專業較少，所以很多企業的檔案管理人員是“半路出家”，對檔案管理工作缺乏系統的認識，也沒有受過專業的訓練，工作以后，參加檔案管理工作的學習交流機會少，再加之企業人事檔案管理工作人員很多位兼職，經常變動，造成了人事檔案管理工作基礎薄弱，不利于檔案管理水平的提高，不能保證檔案管理的質量。
完善企業人事檔案管理工作的對策建議
1加強檔案管理意識
檔案意識已成為制約企業人事檔案管理工作的關鍵，強化相關領導的檔案意識。加大資金投入、完善檔案管理設施、定期檢查指導檔案管理工作，正確認識人事檔案工作的特點、地位和作用，只有領導加強檔案意識，員工才能重視檔案管理工作。檔案管理部門要認識到自己工作的重要性，樹立責任感，及時、完整地收集檔案材料，把握好人事檔案的質量。普通員工也要有良好的檔案意識，明白檔案與自身利益息息相關，自覺遵守檔案管理制度。
2建立社會化開放式的企業檔案管理模式
傳統的人事檔案管理制度，一定程度上降低了人力資源的開發度，限制了人才的流動。建立社會化開放式的企業檔案管理模式應加強對企業流動人員人事檔案的管理，建立健全人才流動服務機構。應該倡導人事檔案知情權，檔案管理部門要加強對檔案宣傳工作，使員工正確認識自己的檔案，提高對自己檔案的關注度，使人事檔案工作向更高水平發展，提高檔案利用率，實現人力資源的優化配置。建立社會化開放式的企業檔案管理模式，可以使各類人才更清楚的認識自身的價值，企業也能有機會獲得企業所需要的各類人才，個人和企業之間實現雙贏，促進企業的迅速發展。
3更新手段，完善內容
企業人事檔案管理工作應與時俱進，引入科學的管理理念，采用新的管理手段，建立企業人事檔案信息數據庫，提高人事檔案管理工作的效率，實現企業人事檔案科學管理。完善企業人事檔案的內容，應摒棄傳統的人事檔案內容單一重復、政治性強、不具有個性化記錄；應有所側重地收集人事檔案的內容材料，既要反映過去，更要說明現在；應遵循“適應社會需要”和“精煉有效”的原則，擯除冗余內容；應與時俱進，增加能真實反映人才的能力、特長的內容，體現個人信用記錄的內容。
4提高人事檔案管理人員的素質
企業應注重人事檔案管理人才的培養，注重管理隊伍的建設，提升檔案管理水平。首先，人事檔案管理工作者要具備良好的政治素質和保密意識，所以應該加強人事檔案管理人員的思想學習，提高其思想認識和政治水平。其次，要保持和維護固定的企業人事檔案管理人員，檔案管理工作的熟練自于長期經驗的積累，檔案管理人員固定，才能不斷積累和提高其業務能力，提高檔案管理工作效率。再次，加強對檔案管理人員的業務培訓。檔案管理人員通過參加培訓、學習交流，掌握堅實的檔案管理的論知識、學習先進的檔案管理方法，提升管理水平和技術能力，推動本單位人事檔案管理工作的進步與發展。
[關鍵詞]醫院 人事檔案 信息化管理 實現
中圖分類號：G21 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）29-0340-02
引言：我們如今處于一個大數據時代下，對社會的經濟、政治、文化都有著深遠的影響，基于大數據時代人們面臨著新的挑戰與機遇。在現代的醫院管理中，大數據時代對完善目前醫院的人事管理具有很好的推動作用，在大數據時代作為基礎下，運用現代的信息技術，增強醫院的人事管理，并且主要完善創新醫院的人事檔案管理制度。在以下的文中做出了詳細的介紹。
一、大數據時代的概念
最早的大數據時代是由知名的咨詢公司的麥肯錫提出的，大數據在生物學、物理學、環境生態等方面都有著重要影響，在金融、通訊等領域的應用已經存在一段時間了，但是因為信息行業與互聯網迅速的發展引起了人們的關注。大數據作為互聯網、云計算等高科技以后又一顛覆性的技術發展。云計算主要是為數據提供訪問的路徑與場所、保管，而數據才是具有價值的資產。在企業的內部通過互聯網實現人與人之間的信息交互，經營信息、物流信息屬于互聯網中的商品，它的數量遠遠的高于一個企業的IT構架和基礎設備的承受力，實時性的需求對于已有的計算能力是得不到滿足的。怎樣的把數據資產盤活起來，使其為企業甚至國家的治理上以及個人的生活方面，都是大數據的中心議題，也將是云計算內在的核心與完善出創新的方向。
二、檔案信息化的意義
醫院里面的人事檔案是最早的信息資源，對于醫院的內部工作、管理決策工作以及人員調動方面的管理工作具有著很深的影響。實現醫院人事檔案的信息管理化是促進醫院持續發展的前提，也是依據當今社會對于醫院發展的必然需求。伴隨著企業的人力資源管理思想的不斷創新，國內醫院的醫療體系在逐漸深入，對于人事檔案管理的重要性逐漸露出鋒芒。加快信息化管理是將人事檔案信息化發揮到最大作用的基礎條件，推動資源最大化的作用。所以，對于醫院內部的人事檔案的管理工作的推進具有重大的研究意義。
根據醫院內部的局部網絡的構建一體化的工作領域，不僅僅能夠快速的實現檔案資源的傳遞、、存儲、資源共享等，減少工作者的任務量，同時保證著新的信息內容能夠高效進行更新，提高信息的有效性。醫院借助著構建好的一體化系統，運用權限管理，建設電子一體化的查詢環節，來節約醫院的經濟成本、人力資源、物力資源等，還可以使醫院的人事檔案存儲在軟盤、優盤、光存儲中，這樣便節省了檔案所占據的空間。醫院在選擇系統時，應該要保證該系統的科學、安全、合理的管理系統，來避免對于資源內部信息的泄露，來加強醫院的管理制度。
三、人事檔案管理信息化系統建設
人事檔案信息化的管理包含著人事檔案的數據整理、收集、存儲等，在建設人事檔案數據庫時，應該注意人事檔案安全化管理等。
（一）數據收集
人事檔案的數據整理與收集是實施人事檔案信息化建設的前提條件，也是信息化建設的中心內容。第一，要保證所收集的資料具有準確性，在對于檔案資料錄入之前要保證所錄入內容的準確性，可以利用專業的人員進行該項工作；第二，要對不同法的檔案在錄入時進行分類，對于紙質的檔案要進行收集整理采取手工錄入的方式，對于電子的光盤內或是優盤以及其他的存儲方式里的數據都要對數據進行轉換，在完成轉換以后在錄入該系統內；第三對已經錄入好的數據資料進行整理與檢驗，可以將人事檔案依據級別來進行加密，可以分為不同的類別，其中包含部門、時間、級別，這么做可以有利于以后數據的閱覽以及統計等。
（二）系統設計
對于人事檔案的管理系統設計要依據平時的工作流程來設計人事檔案管理，要明確系統內的數據流程和業務流程，人事檔案存在的總體任務在于相關人員對于檔案的整理與收集、歸還與借閱等行為的操作，其中包含打印查詢、生成報表、統計匯總、系統維護等。
（三）網絡化的安全管理
關于人事檔案的存在是會涉及到個人的機密信息的，實施網絡化的管理可以設計一個安全性比較高的信息化管理系統，安全作為人事檔案的關鍵，因此首先應建立不一樣的管理權限，對于人事檔案管理的權限包括三種：機密、秘密、普通，C密的目錄只會針對于本人開發，而檔案資料是連本人都不開放的，如果想要查詢一些資料，需要獲得授權才可以；秘密級別的目錄對所有人開放而檔案的查詢是只針對于本人開放的，如果非本人想要查詢原文，需要獲取賦權申請；普通信息的目錄對所有人都進行開放，對于檔案內容每一人都可以進行查詢。其次，就是保證信息的機密性在傳遞過程里，需要對必要信息進行加密，因為只有這樣做才會使別人在竊取了機密的信息以后，也是無法查看的，以此來對信息安全進行有效的保障。
四、醫院人事檔案管理信息化現狀
（一）傳統管理方法受到挑戰
如今，長期以來的任用的人力資源分配制度已經被聘任制度所代替掉了。對于人員的流動情況越來越多，出現了廣泛的“人檔”分離的狀況。在市場的經濟體制的引導下，許多人事單位對于人事檔案的管理越來越薄弱，人事檔案存在的意義漸漸的失去了原本的作用。然而轉檔的手續非常的負責，因此部分工作者會放棄對于檔案的轉換。如今，許多醫院為了納入一些應用型人才，一般會采取軟引進的方法，可以不需要有個人的人事檔案，只要簽訂聘用的合同即可，表明雙方的義務與履行的權力，就簡單動的確定勞動關系。在另一方面，存在著防止人才流失的醫院，在檔案方面設卡，以扣押人事檔案作為阻止人才流失的方式，因此出現了嚴重的棄檔情況。
（二）檔案的真實性受到質疑
對于人事檔案管理的中心是保證所存的材料的合理性、真實性、科學性。而在現在的人檔案的管理上，會出現檔案流失的情況，甚至出現了造假的現象。有一些人或者是部分醫院為了避免一些沒有必要的麻煩會選擇更改檔案或者是隱瞞事實，作假的材料，把不真實的信息放置檔案中或者是在原有的檔案材料上進行更改，使人事檔案的信息存有缺陷，沒有可信度而言，這肯定會是用人單位處于一個被動的現象。尤其是在醫院對人員錄用是會發現有先用人后調檔的狀況，等到出現問題的時候發現已經晚了，想要在處理時會發現有很多的問題，不能進行解決。
（三）傳統的人事檔案收集范圍、內容與現代人事信息的需求不符
醫院的人事檔案管理的核心人物是對有價值信息收集，在目前的檔案會留有大多數陳舊的材料，不再能客觀準確的反映出一個人的綜合素質方面的信息。這些既不能作為提升、選拔的條件，也不能成為醫院廣納人才的參照。在近些年里，人事制度的完善可以真實的體現出工作人員的德行，具有參照價值，例如在競聘、門診、創新以及病人的滿意度等方面，沒有及時的填進人事檔案中。
（四）人事檔案資料的保密性會限制管理與發展
國家的有關規定明確表示不可以對檔案的內容進行泄露，任何人都不可以借閱或是瀏覽本人及其直系親屬的檔案資料，要對于檔案資料做到絕對保密，本人也是沒有權力直接查看的，大部分人在一輩子里也許也不會與自己的檔案見到面，在檔案里存在的問題和保管情況是無從所知的，如果發生問題，會為當事人帶來很大的麻煩與損失。關于人事檔案的封閉式管理，會產生一定的局限性的，在某一程度上制約了人事檔案的作用發揮，在很大的程度上是不會滿足社會化應用的需要的。
（五）人事檔案的資料分析整合少，利用率低
醫院的人事檔案的資料包含了所有醫務人員、科研與管理人員的長期參與活動的成果，存在著很高的利用價值。但是在目前，大部分的人事檔案都只提供基礎的應用方法，例如對于紙質檔案資料的查閱，它的利用領域是比較小的，檔案信息的服務是處于被動的主動服務情況，不能有效的為醫院的教、醫和管理服務。只有在提升醫院的預測研究與綜合分析，這樣才會更多的信息、意見與建議，才能高效的將人事檔案的作用發揮到最大化。
五、現狀產生的原因分析
（一） 管理機制與管理方法不健全
體系落實的不夠徹底，管理還不夠嚴格，在人事檔案的管理方面依舊缺乏活力與生機，并沒有一個統一的管理制度。傳統的醫院人事檔案的管理手段是注重管理，輕視服務，手段復雜，不易實施，現代化的管理水平比較低下，處于一個滯后的進程里。雖然有很多檔案管理部門有實行一些制度，但是落實在實際中沒有多大效果，例如在查閱時手續不全、不登記、不回復回執單等狀況的發生，在材料上任意涂改、刪掉的情況多的數不勝數。另一方面，依據人事改革的不斷加深，關于檔案材料的收集與管理及應用上都在發生改變，一部分陳舊的、不適應社會發展的制度，都是亟待完善創新的。
（二）思想認知不到位
在醫院的人事管理工作的開展中，人事檔案是屬于一種用時是主，抓時是輔，如果忙起來還會丟掉的情況。有兩方面的原因：一是領導層對其不夠重視。醫院的領導們對于人事檔案的管理上的人員配置較少，庫房建設較倉促以及投入的資金較缺乏、不深入研究等。在許多的醫院對于人事檔案管理的工作都是兼職人員來完成的，對于檔案管理的工作沒有專業能力，對于處理一些專業的業務不精通，還會存在很對雜事，也無法集中精力的去完成工作。二是檔案的工作人員責任心不強，有很多工作者認為這份工作不重要，經常做一些身在其位，不做應該做的工作，既不注重存檔，也不將資料規范的擱置，也不加強自身的管理手段。在工作中圖省事、省時，不按照相關規定去執行。
（三）沒有建立現代化服務思想
醫院的人事檔案所要服務工作是很單調的，一般情況下服務的是領導與管理者。服務的手段比較陳舊，只限于在紙質材料的查閱，跟不上信息化建設的腳步，更不能實現網絡檢索與建設，不會達到資源共享的目標。
六、醫院人事檔案管理信息化的優化對策
拋棄陳舊的采用手工處理的模式，運用計算機網絡進行信息存檔，可以有效的實現信息統計、查詢、存檔、探究。為醫院的管理者提供準確的信息資源，建立開放式的信息系統，將資源利用發揮到最大化。
（一）實現計算機管理
因為我國科學技術的不斷發展，網絡技術的應用達到了廣泛的運用，在醫院打內部已經在應用計算機網絡開始人力資源管理工作的開展了。運用計算機管理可以減少相對于手工管理的誤差，減少工作人員的任務量，節約時間，提高管理的效率，使檔案管理更加的規范化。將人事檔案的信息保存在現代化的介質中，可以提高資料的完整性，并且延長檔案的運用時間，來節約資源。在某些醫院里已經將人事檔案管理趨向于網絡微機化了，參照現代的網絡，通過網絡平臺對于資源的輸入可以在網上實現，進一步加大人事信息的管理，除此之外，可以運用遠程技術對于資源交換，最終達到資源共享的目的。
（二）建立完善的信息系統
醫院內部的工作人員應先建立一個基本的體系概況，構建一個根本的信息資源的數據庫，進行各種人事檔案的錄入，然后在利用發達的網絡系統，通過建立有序的建設，完整的系統。資源的收集是建立完善的信息管理系統的核心，要合理化、規范化的保障醫院內部的人事檔案處理與信息采集。保證資源的完整性是系統的前提條件，為此醫院應該加強投入力度，促進信息系統功能的提升，將完善的工作制度進行廣泛的應用。
（三）建立人事檔案管理數據庫
在建設系統的過程里，不但需要購進好的技術設施，還要重視對于資源系統的利用，可以高效的收集信息資源，通過對資源的管理與開發，來實現運用目標。醫院內部構建專業的人事n案都額數據庫，并且增大使用范圍，提供廣泛的服務。檔案信息數據包括包含的內容有員工的基本信息、工作經歷、薪資待遇等，需要把管理層人員的名字、性別、年齡、職務等經歷全面的、詳細的錄入到計算機管理系統中，在有需要時在調動該員工的信息與檔案，可以直接的輸入姓名，即可獲得全部的信息資料，可以提升檢索效率。
（四）保證信息的安全
關于醫院人事檔案的信息化管理，不僅要對信息所要應用的期限有所保障，還要避免個人檔案信息的破壞或更改。信息化的檔案管理系統是否安全是保證信息安全的關鍵，醫院的內部在進行人事檔案的分類時一些長期存儲的資料要及時的復制保存，通過介質的引用，來避免信息出現丟失的情況；有一些不需要變動的信息只要刻成光盤進行保存即可，避免一些沒有必要的更改。在醫院資源共享時，含有價值高、保密性大的資源，需要提高它的安全性，比如在設置系統恢復功能與增加管理等級時。人事檔案信息的管理應該利用數據備份和防火墻等現代化的技術。
（五）保證人事信息的準確
在醫院的人事檔案的信息化管理的最終目的是提供更出色的服務，為醫院的長久發展提供基本保障，可以使醫院的管理方面更好的利用網絡技術來代替傳統的錄入方式，讓信息查閱的工作可以更加的便利化，檔案數字化得到全面的應用。如今，國內的許多醫院都建立了獨立的信息網絡系統，該網絡與教育科研網、互聯網等進行有效的連接，為醫院檔案提供對外服務作用，也是對實現資源共享的關鍵。使用網絡化的信息技術手段，醫院的內部可以構建檔案自動化管理系統，使其擁有清晰明了的界面，支持Noverll、UNIX等任何的處理方法，擴增應用的功能，為有需要的人員提供便利的服務，因此提高了醫院檔案的管理水平，將資源的作用發揮到最大化，為醫院的持續發展提供保障。
結束語
在基于大數據時代下實現醫院內部人事檔案管理信息化可以加快對人事信息實現共享的速度，可以提升人事檔案的應用價值，可以減少人事檔案的管理費用。因此我們要建設好人事化信息管理系統，加大人事檔案資源的利用，全面開展對于人事檔案管理者的培訓，加強對醫院內部人事檔案管理的重視，只用這樣使醫院真正的走向人事檔案管理的信息化，盡可能的使每個人的人事信息能夠保證真實的、全面的、客觀的，積極對人事檔案進行深入研究與利用，將其作用發揮到最大化，來促進醫院的蓬勃發展。
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關鍵詞：人事檔案 管理 建議
人事檔案是目前而言，在管理活動過程中，由于相關保存而產生一定的管理活動出現的一種歷史管理方法。在人事檔案中可以看出人才的相關經歷和個人工作能力等。這也從很大程度上為相關的保管工作做了提前準備。準確、齊全、完整的人事檔案能反映一個人的經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績等信息，是知人善任、選賢舉能的重要工具。
1.人事檔案管理工作的重要意義
隨著事業單位人事制度改革的推進，人們的就業自由度提高，人才流動變得更加頻繁，因而，就目前管理工作來看，人事檔案已經逐漸走向社會化。單位用人機制的改革誤導了一些人對人事檔案的看法，滋生了“檔案無用論”的思想，很多人對人事檔案的處理有著一定的錯誤理解。其實人事檔案并不是只有手頭上的抄寫工作，很多人認為在相關的人事檔案工作中，只需要把普通的保管工作做好就行，這樣只是突出了人事檔案管理工作的一小部分。在人事檔案管理工作中，要根據相關工作的緊要性來進行排序。目前檔案管理人員缺乏專業知識，在一定程度上影響人事檔案的使用價值。現代管理理論強調，管理的核心是人的管理，人既是管理的主體，也是管理的客體，人必須具備一定的能力才可能完成管理過程。而人事檔案是“人的管理”基本信息的主要依據，它既存儲了組織人力資源信息，又是管理的核心“人”的歷史和現狀的一個真實反映，它真實地記述了檔案人的個人經歷、德才表現及發展過程，是歷史地、全面地考察人的重要依據，因此我們必須重新認識人事檔案、人事檔案管理工作的作用和重要意義。
2.當前人事檔案管理中存在的不足
2.1干部職工所填寫檔案材料不規范，有些人事部門也未能及時將表彰、處分和年度考核等資料進行歸檔，多年后想收集歸檔就難上加難。甚至相當一部分領導認為只要檔案不丟失就行。因此檔案管理工作的重要性得不到充分的體現。
2.2人事檔案保管的硬性條件不能完全符合檔案安全保管的要求。大部分檔案室檔案安全保管要求差距很大。檔案庫房多是普通辦公用房，而且有的庫房門窗多為普通門窗，封閉不嚴，起不到防盜、防光及控制庫房溫濕度的作用。
2.3檔案管理人員有的甚至沒有參加過專業知識培訓，業務都不熟。又因為大多數檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，因此會嚴重影響檔案管理水平。
2.4人事檔案管理的相關制度不健全、落實不到位。在目前的管理檔案過程中，很多管理工作，并不能做到真正被實施。因而在操作的結果上往往會有很多不及時的情況發現，就目前的歸檔材料來看，很多東西都是互相借鑒。因而，給人的感覺就是雷同。并沒有起到之前想要達到的目標，而是在相關的材料上多采用套話等方式來進行敷衍，不能反應每一個人才的相關真實材料。這就是對于檔案材料質量的一大損害，也在目前的檔案使用過程中被立為一種弊端。
2.5目前很多部門的計算機僅局限于打印檔案的目錄，而無法進行人事信息的查詢和檢索，更無法實現對人事信息的篩選、排序、分類、匯總，信息化水平不高，人事管理效率有待提高。
3.新時期人事檔案管理的幾點建議
3.1提高認識，進一步加強對檔案工作的領導
干部檔案人事管理工作是人事管理工作的重要組成部分，管好干部人事檔案是直接關系到管人用人的重要環節。一是在人力、物力、財力上給予大力支持，使人事檔案管理工作得以順利進行。二是加強人事檔案的宣教工作，切實提高廣大干部職工的人事檔案意識，真正把人事檔案部門轉變成具有較強綜合服務職能的人事檔案信息中心。
3.2加大資金投入，夯實檔案工作基礎
就目前的資金投入而言，在檔案工作過程中應該投入大量的資金來使相關的管理工作更為完善。在這一點上可以提高管理工作過程中的一些配備，例如，對于其中的相關設備進行添置，空調，電腦等都是提高相關管理信息化水平的關鍵。只有這樣，才能夠使得檔案在更加優秀的環境中被保存，提高檔案管理信息化的工作水平，使得相關的檔案信息在保存的過程中更加完善。
3.3增加人員配備，不斷提高人員業務素質
提高人事檔案工作人員的素質是做好檔案工作的關鍵。首先，人事檔案部門應該指定專人負責，根據檔案冊數的增長配足專兼職檔案管理人員，確保有足夠的人員、時間和精力對人事檔案進行歸檔、建檔及對檔案材料進行開發利用。其次，人事檔案工作必須熟悉與檔案工作相關的政策和法律法規，掌握檔案工作的方法和規律，精通檔案業務。檔案工作者要認真鉆研業務，不斷提高自身的政治思想及業務素質。
3.4健全制度，進一步規范檔案資料管理
建立健全人事檔案管理制度，實現檔案材料收集、歸檔和鑒別的規范化。建立健全人事材料遞交制度，收集登記制度，通過人事、黨、團、紀檢監察等部門收集人事材料，確保人事檔案的完整齊全。對于相關的管理工作，必須要把材料統一到檔案室，從而在檔案室的管理過程中，加強檔案保管工作。在相關的管理過程中，對于其中一些疏忽職守的情況，必須要嚴懲，從而使得管理工作能夠在有條不紊的情況下進行，保證相關的檔案資料得到充分的管理。
嚴格執行人事檔案的查閱規定，做好人事檔案的安全保密工作。一是，查閱人事檔案的單位必須出具組織介紹信，并填寫《查閱人事檔案登記簿》。二是，人事檔案一般不外借。如必須借出使用時，要說明理由，經主管處領導批準，并嚴格履行登記手續，限期歸還。三是，查（借）閱檔案要妥善保管，嚴格遵守保密制度和查（借）閱規定，不得擅自轉借他人。嚴禁涂改、圈畫、抽取、撤換、污損檔案材料。四是，查（借）用檔案的單位或個人，未經單位主管批準不得擅自拍攝、復制、復印檔案內容。
3.5加強人事檔案管理現代化和信息化建設
信息化建設要求檔案管理部門提高人事信息管理的時效性，不斷提高實行計算機輔助管理。同時要充分利用計算機網絡技術來進行人事檔案管理創新，通過建立網絡平臺，在一定范圍內實現人事檔案信息公開。這樣可以更快捷、更準確地為人事工作提供全方位的優質服務。
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論文摘要：人事檔案的管理工作是人事工作的一個重要部分，為人事工作的決策提供可靠的依據，為合理調配使用人力資源提供可靠的信息參考。新時代、新世紀的企業變革使它面臨新的挑戰和變革，出現各種各樣的問題。本文通過分析企業機制變革過程中人事檔案管理存在的問題，，提出解決人事檔案管理工作困境的對策，以使其能更好地為企業發展提供幫助。
人事檔案工作是人事管理工作的重要組成部分，它是發現人才、使用人才和管理人才的重要依據。改革開放以來，我國的人事檔案管理工作取得了顯著的成績。但是隨著社會主義市場經濟體制改革的不斷深入，近年來人員流動頻繁，原有的人事檔案管理體制的弊端日漸顯露。人事檔案工作如何與時俱進，充分發揮為經濟社會服務的職能，已成為我們必須努力解決好的一個重大課題。
1當前企業人事檔案管理存在的問題
企業人事檔案管理工作在長期的實踐中，積累了豐富的經驗，形成了一定的管理模式。但舊的企業人事檔案管理模式與市場經濟體制環境下企業發展對人才管理的需求不相適應的種種弊端已顯露出來。具體可以總結為：
1.1企業人事檔案單一的管理模式與企業職工層次的多樣性不適應。
目前，我國企業人事檔案管理大都采用干部人事檔案管理模式進行，這種管理模式適合本單位內部人事檔案來源比較單一，僅限于本機構人員，同時這種模式也方便查找和利用，涉及面比較窄，也很有利于人事檔案的保密工作。企業職工層次的多樣性決定了企業的人事檔案管理方法要與之相適應。企業人事檔案還是要堅持統一由人事部門管理，以及企業人事檔案工作也必須由企業各級組織、人事部門根據自己的管理權限負責某一級的人事檔案的管理方式已經沒有辦法再適應企業職工的這種多樣性的特點了。
1.2僵化的企業人事檔案管理體制與企業靈活的用人機制不適應。
隨著市場經濟體制的建立，人們的思想觀念發生了重大改變，企業在招聘使用員工的時候，更多地看重個人的能力，企業對員工的約束主要是靠合同、協議，而不是人事檔案。員工如履行了合同、協議，即可自由流動，選擇更適合自己的崗位。用工制度的變化以及人才之間激烈的競爭，出現了許多員工為求個人發展而從原來的單位跳槽到另一單位另謀出路的情況，而舊單位為維護本單位利益而不放其人事檔案等情況，于是社會上就出現了“死檔棄檔”、“人檔脫節”、“人質檔案”、“檔案克隆”、“虛假檔案”的情況。加之企業人才流動較快，使現行的人事體制包括人事檔案管理體制難以發揮其服務功能，因而也難以適應這類型企業靈活的用人機制需要。
1.3企業人事檔案的內容不夠完備。
現代企業制度最明顯的特征是“產權清晰、權責明確、政企分開、管理科學”，人事檔案管理制度作為其中的一項內容也要完善起來，要能夠正確反映出一個人的個人經歷、德才情況等。企業是以最大限度激發員工創造力，達到最佳的經濟效益作為目標，這跟一般的機關干部的做法還是有很大的區別，所以企業的人事檔案除目前的基本內容以外，還應結合企業自身管理需求充實一些內容。同時，通過調整企業人事檔案的內容構成，才能形成具有企業自身特色的人事檔案管理體系，而不是僅僅照搬干部人事檔案管理體系。
1.4檔案管理人員素質薄弱
由于受傳統觀念的影響，對檔案管理的認識不足，重視程度不夠。專職檔案管理人員被裁減，且一崗多職，造成檔案工作兼而不顧。還有的檔案人員更換頻繁，因業務素質不高，難以勝任檔案工作。隨著當前企業規模不斷擴大，員工數量不斷增多，檔案數量也與日俱增，檔案管理難度增大，有關的管理措施未跟上。
1.5檔案利用價值不高
由于檔案材料的不完善，不能客觀地反映本人的全貌，使得檔案的利用價值相對降低。不重視企業內部的實績考核，輕視人事檔案記錄，人為地造成了人員與其檔案的兩者分離，這些原因都不同程度地造成了企業人事檔案利用率的降低。
2適應現代企業發展要求，改進人事檔案管理工作的對策
2.1建立健全科學合理的人事檔案管理制度
在人事檔案管理活動中，對于不適應新形勢、新情況、新任務的規章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規范化。在檔案的收集上要及時、完整;在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據，舍之有理”;檔案的整理歸檔要嚴謹、科學;檔案的借閱應根據具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應有所區別，注意檔案安全;檔案的更新應及時、準確、完整，尤其應注意對檔案的新內容進行及時、主動的補充收集。2.2建立科學的人事檔案分類系統，充實檔案內容
人事檔案的內容大同小異，它們之間雖存在著許多共性，但不同類別的人員由于他們的工作性質、社會責任、職業特點、素質要求、任用方式、考核內容、社會評價、報酬待遇等方面的不同，在人事檔案內容上也必然存在著較大的差異。國家公務員的檔案體現了政治要求，專業技術人員的檔案側重于服務社會、創新技術的業績記載，中介組織人員的檔案體現其誠信和非官方人員的特色。在同一個人的人事檔案中也是有差別的，如有的內容可以進入公共信息體系，有的則只能處于高度的保密狀態。根據這一情況，我們可以在信息化和市場化的基礎上分類管理人事檔案。根據不同類別的人員設計不同的管理制度，對檔案的功能進行重新定位，增加反映個人個性特點和專業能力的資料，使人事檔案更加貼近社會和用人單位的需求，提高人事檔案的利用效率，提高人事檔案的價值。
2.3加快人事檔案管理工作的科學化、現代化進程
人事檔案管理工作的科學化、現代化既包括管理手段的科學化、現代化，又包括管理理念的現代化、科學化。管理手段的科學化、現代化，最終是要在企業中建立一個以企業員工人事檔案信息為基礎的員工信息系統。而這個系統的初步要求則是建立人機結合的技術性管理系統，實現人事檔案的計算機管理。
2.4引進高素質人才，加強人員培訓，提高人員素質
人才是企業前進、發展的動力，對于檔案管理部門來說亦是同樣的道理。在知識經濟時代，在現代化程度不斷提高的今天，引進高素質的檔案人才是企業檔案工作發展的必然要求。在引進高素質人才的同時，企業也應注重對現有檔案人員的培訓，使其適應新形勢下的新要求，從而全面提高企業檔案管理人員的素質。
2.5增強服務意識，積極主動的提供利用
人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供，所以人事檔案管理人員應認清形勢，擺正位置，端正態度，增強服務意識，改變長期以來坐等上門的被動服務方式，增強服務意識，積極主動地為企業人力資源管理提供信息服務。人事檔案管理服務于人力資源管理，促進企業人力資源管理，是企業知識管理的基礎。
2.6建立人事檔案的網絡化管理模式，增強人事檔案的信息服務
一、高校人事檔案管理信息化建設的意義
（一）傳統紙質檔案管理模式不利于人事信息的采集和檔案的利用效能。
人事檔案包括個人學習與工作的經歷、歷史背景、考核獎懲、德能才績等重大事項，而個人的工作調動、學歷晉升、職稱評聘、職務任免也應在檔案中體現出來。目前，這些材料一般都是紙質文檔，由于多是手工制作，從收集、整理、審核到編目、裝訂、保管、使用，不僅費時費力，而且容易在檔案更新的過程中出現破損。比如在裁剪和裝訂時，如果不仔細比量，往往會把紙張上下左右有價值的東西，如標題、落款、蓋章等切割出去，而裱糊之后，想要重新分類排序，也會損壞紙張，從而破壞文獻價值。紙質文檔不利于傳遞，不便攜帶，容易遺失，經常會出現查不到的死檔案現象，從而會影響人事信息的采集和檔案的利用效能。實行人事檔案管理信息化，可以有效避免此類問題的發生。
（二）人事檔案管理信息化能實現信息共享，促進資源利用最大化。
人事檔案管理信息化模式是通過對計算機、網絡等硬件設施和相關軟件的合理配置，將各種信息資源以數字信號和磁信號的形式顯現出來，從而對每位員工的人事信息予以完整記錄，包括員工的薪酬管理、業績考核等，實現人事資源共享。其優勢在于：一是可優化檔案管理結構。人事檔案在錄入檔案數據庫時，要對諸多檔案信息進行分類、提取、分析、加工，方可建立規范的檔案信息管理模式，將相關信息分門別類地進行管理。應用檔案時，運用規范的檔案索引，便能快捷地獲取相關信息，提高檔案信息查找速度。二是提高檔案應用效率。與傳統檔案資料相比，實行檔案信息化管理更便于進行保存、查詢等操作，并可通過網絡快速傳遞，大大提高了檔案的維護與管理效能人事檔案管理信息化能保持檔案數據的實效性、完整性和一致性，使檔案信息的接收、傳遞、存儲和利用實現一體化，有利于各科室、各職能部門、各基層單位實現信息資源共享，促進信息資源利用最大化，規避傳統人事檔案管理模式的弊端。
（三）電子載體保存穩定，方便查閱。
與紙質檔案在高溫高濕環境下容易損壞相比，電子文件具有儲存時間長、方便快捷、不易損壞、具有較強的穩定性、便于人們查閱等優勢。而且，在傳統管理模式下，人事檔案管理工作較為繁瑣，很多都是重復勞動，費時費力，而人事檔案管理信息化能將工作人員從日常瑣碎的事務中解脫出來，大幅提高工作效率。
二、高校人事檔案管理信息化建設的基本內容
隨著人事改革的深化和發展，高校人事檔案管理向著專門化、系統化方向發展，職責范圍日趨明確合理，組織機構逐步得到完善和發展。高校人事檔案管理業務主要包含以下幾方面內容：建立檔案；收集干部人事檔案材料；鑒別檔案材料、整理干部人事檔案；保管干部人事檔案，轉遞、統計干部人事檔案；辦理干部人事檔案的提供利用，做好咨詢工作；登記人員職務變動、工資變動情況等等。各職能部門都必須建立統一的數據交換平臺，整合在一個高效的信息化系統之內，且具有標準、規范、安全、豐富的數據資源，可實現各部門應用之間的無縫集成。高校組織、科研、工會等部門要從更好地服務于學校的總體戰略發展目標和學校各項工作的順利開展的角度出發，相互協作、互通有無，促使人事檔案管理信息化建設與本單位各職能部門之間的兼容。這樣，高校人事檔案管理信息化建設可以提升人事工作的透明度，提高人事部門的工作效率。
（一）花名冊的建立。以各個二級學院為基礎來建設人事檔案管理信息化基礎數據庫，每個學院有個統一的編號，而學院下的人員以姓氏字母來排序，在檔案室里的檔案分
（二）人員信息的錄入。在二級學院下的花名冊錄入全體檔案人員的基本信息，包括編號、姓名、性別、出生日期、政治面貌、職稱及評定時間、參加工作時間及進入本單位時間、學歷情況等等。這些信息的完整及準確錄入，都有利于人事處各科室的信息采集。
（三）檔案目錄的錄入、修改、刪除。根據紙質檔案按照檔案分類把他們按照順序分別錄入材料名稱，制成時間、份數及頁數，這有利于大概了解了此人的檔案內容。
（四）職務和工資變動的登記。紙質檔案的最前兩頁就是職務與工資的變動，此類信息的登記完善，可以使一翻閱到此人紙質檔案就可以對他的情況有了初步的了解。
三、高校人事檔案管理信息化建設對策建議
（一）提高對人事檔案管理信息化建設重要性的認識。
加強和領導的交流溝通，轉化領導對人事檔案管理部門工作的理解和認識，將人事檔案管理工作的信息化建設納入領導議事范疇。另外，加大人事檔案管理信息化建設的宣傳力度，通過會議、廣播、校園網絡宣傳等方式擴大宣傳范圍、增強宣傳力度。增強領導和教職工對人事檔案管理的重視，正確認識人事檔案管理的重要作用，為檔案管理的信息化建設打下基礎。
（二）建設完整、統一的信息管理體系。
高校部門較多，人事檔案管理信息化建設應為多層次、多方位的數據系統，聯合學校教務處、科技處等各個部門，促進各部門提供相關檔案信息，形成資源共享，對各部門數據進行整合，形成完整統一的數據資源。學校根據具體情況研發或者引進統一的人事檔案管理軟件，建設統一檔案信息數據庫和網絡系統，避免各部門因技術和數據庫軟件的不同而影響檔案信息的共享。在建設統一完整的信息資源的基礎上，建設安全有保障、功能完備、技術先進的網絡系統，保證人事檔案信息保存、查詢、實用的安全性和保密性。對人事檔案信息進行分級保密處理，不同的用戶級使用權限不同，可查詢的信息范圍也不同。
（三）加大投入為人事檔案信息化建設提供有力保障。
隨著我國高等教育事業的迅猛發展，目前我國高校都達到了現代高科技程度，學校的管理、教學、科研、學習都實現了現代信息化，這些為人事檔案管理的信息化建設提高了物質基礎和平臺。人事檔案管理的信息化建設需要有專門的硬件、軟件等基礎設施，應當在條件允許的情況下加大資金投入，建設完整的、可滿足使用的設備設施。
（四）建立完備的管理制度。人事檔案信息化建設是新時期對高校人事檔案管理工作提出的新要求、新任務，因此，以前傳統管理階段的制度已不適合新時期的要求，需要根據信息化管理的特點和學校實際情況制定合適的工作流程和規章制度，使人事檔案信息化管理工作規范化、制度化、合理化發展和進行。特別是人事檔案，直接涉及到個人隱私和學校的人才管理核心內容，更應該制定完善的管理制度來保證人事檔案信息化建設的開展。
（五）建設高素質、高水平的專業人才隊伍。
