時(shí)間：2023-05-30 10:35:24
開(kāi)篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇公文格式，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
暑假將至，為加強(qiáng)學(xué)校后勤管理工作的延續(xù)性，確保下學(xué)期正常開(kāi)學(xué)，現(xiàn)決定利用暑期對(duì)學(xué)校的公共設(shè)施和班級(jí)財(cái)產(chǎn)集中組織一次維修維護(hù)，同時(shí)開(kāi)工實(shí)施一批基建項(xiàng)目，其具體方案如下：
一、 基建工程組
基建項(xiàng)目
1、開(kāi)工實(shí)施北校區(qū)綠化工程
2、開(kāi)工新建和改造水泥球場(chǎng)
3、完成一期工程屋面瓦維修
4、開(kāi)工實(shí)施校園瀝青混凝土路面的改造
5、開(kāi)工建設(shè)建筑技能培訓(xùn)中心工程
6、開(kāi)工新建學(xué)校配電房及配電房遷移工作
二、 財(cái)產(chǎn)維修組
維修項(xiàng)目
1、完成教工食堂的的改造及學(xué)生食堂
相關(guān)設(shè)備的采購(gòu)及維護(hù)工作
2、完成學(xué)校公共設(shè)施的維修維護(hù)工作(詳見(jiàn)清單)
3、完成學(xué)校水電設(shè)施的檢修工作
4、完成班級(jí)財(cái)產(chǎn)及課桌椅的維修工作
5、做好學(xué)校花木的養(yǎng)護(hù)工作
6、做好校園環(huán)境衛(wèi)生的保潔工作
7、做好學(xué)校資產(chǎn)的盤點(diǎn)清理工作
8、做好消防設(shè)施的檢修工作
三、 幾點(diǎn)說(shuō)明
1、基建工作已完成審批手續(xù)，正進(jìn)入招投標(biāo)階段，一旦招標(biāo)結(jié)束，立即進(jìn)入施工階段，工程量按決算結(jié)算。
2、食堂改造和公共設(shè)施維修根據(jù)預(yù)算上報(bào)縣教育局審批，按實(shí)際工程量決算結(jié)算。
3、臨時(shí)人員按正常工作日上班，完成規(guī)定的工作任務(wù)，發(fā)放正常的工資，無(wú)出勤獎(jiǎng)，同時(shí)要服從領(lǐng)導(dǎo)安排的其它工作。
4、所有維修工作一律于8月20日前結(jié)束。
以上報(bào)告如無(wú)不當(dāng)，請(qǐng)批示。
XX
XXXX年XX月XX日
學(xué)校公文格式范文2教體局領(lǐng)導(dǎo):
為美化教師辦公環(huán)境，經(jīng)校委會(huì)研究，計(jì)劃購(gòu)買部分花卉，預(yù)計(jì)需用資金2760元。以上報(bào)告當(dāng)否，請(qǐng)批示。
學(xué)校負(fù)責(zé)人(簽字):
學(xué)校公章
年月日
學(xué)校公文格式范文3湞江區(qū)科教局：
由于近期連續(xù)降雨、冰凍、大風(fēng)等惡劣天氣，我校圍墻多處出現(xiàn) 險(xiǎn)情：20XX年1月11日，校園內(nèi)圍墻倒塌30米，東邊圍墻倒塌60 米，另外，由于地基下沉，學(xué)校文化長(zhǎng)廊也出現(xiàn)多處裂痕。此外，運(yùn) 動(dòng)場(chǎng)西面由于歷史原因，沒(méi)有建圍墻，一直借用糧所圍墻，現(xiàn)在年久 失修，多處倒塌，學(xué)生就從缺口處進(jìn)出學(xué)校，給學(xué)校的管理帶來(lái)了諸 多不便。為了師生的安全，為了學(xué)校的財(cái)產(chǎn)安全，現(xiàn)懇請(qǐng)科教局急撥 資金，幫助我校維修圍墻。以上請(qǐng)示妥否，請(qǐng)批示。
函，即信；公函即公務(wù)信件。它是上下級(jí)和平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間在商洽和聯(lián)系工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題時(shí)所使用的文體。函的特點(diǎn)是不受公文規(guī)定的嚴(yán)格限制，如不用正式文件頭，也可不編文件號(hào)，有時(shí)還可不擬標(biāo)題，因此用起來(lái)極為簡(jiǎn)便。
公函大體有以下幾種用法：
1、下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)詢問(wèn)一般事宜，或上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)或催辦下級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)事宜。
2、平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽有關(guān)事宜，
3、用函來(lái)通知一般事項(xiàng)。如通知開(kāi)一般性的會(huì)議、要求下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送某項(xiàng)材料或統(tǒng)計(jì)某些數(shù)字等時(shí)，也常用公函。
4、向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示較小事宜也常用函。
函件采用書(shū)寫、復(fù)印、打印、傳真等傳遞方式均可。
函的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法
由于函的類別較多，從制作格式到內(nèi)容表述均有一定靈活機(jī)動(dòng)性。主要介紹規(guī)范性公函的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法。
公函由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內(nèi)容和寫法要求如下：
（一）首部。主要包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)兩個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)容。
1、標(biāo)題。公函的標(biāo)題一般有兩種形式。一種是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。另一種是由事由和文種構(gòu)成。
2、主送機(jī)關(guān)。即受文并辦理來(lái)函事項(xiàng)的機(jī)關(guān)單位，于文首頂格寫明全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱，其后用冒號(hào)。
（二）正文。其結(jié)構(gòu)一般由開(kāi)頭、主體、結(jié)尾、結(jié)語(yǔ)等部分組成。
1、開(kāi)頭。主要說(shuō)明發(fā)函的緣由。一般要求概括交函的目的、根據(jù)、原因等內(nèi)容，然后用“現(xiàn)將有關(guān)問(wèn)題說(shuō)明如下：”或“現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)函復(fù)如下：”等過(guò)渡語(yǔ)轉(zhuǎn)入下文。復(fù)函的緣由部分，一般首先引敘來(lái)文的標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)，然后再交代根據(jù)，以說(shuō)明發(fā)文的緣由。
2、主體。這是函的核心內(nèi)容部分，主要說(shuō)明致函事項(xiàng)。函的事項(xiàng)部分內(nèi)容單一，一函一事，行文要直陳其事。無(wú)論是商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，還是向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)等，都要用簡(jiǎn)潔得體的語(yǔ)言把需要告訴對(duì)方的問(wèn)題、意見(jiàn)敘寫清楚。如果屬于復(fù)函，還要注意答復(fù)事項(xiàng)的針對(duì)性和明確性。
（三）結(jié)尾。一般用禮貌性語(yǔ)言向?qū)Ψ教岢鱿Ｍ；蛘?qǐng)對(duì)方協(xié)助解決某一問(wèn)題，或請(qǐng)對(duì)方及時(shí)復(fù)函，或請(qǐng)對(duì)方提出意見(jiàn)或請(qǐng)主管部門批準(zhǔn)等。
（四）結(jié)語(yǔ)。通常應(yīng)根據(jù)函詢、函告、函商或函復(fù)的事項(xiàng)，選擇運(yùn)用不同的結(jié)束語(yǔ)。如“特此函詢（商）”、“請(qǐng)即復(fù)函”、“特此函告”、“特此函復(fù)”等。有的函也可以不用結(jié)束語(yǔ)，如屬便函，可以像普通信件一樣，使用“此致”、“敬禮”。
（五）結(jié)尾落款。一般包括署名和成文時(shí)間兩項(xiàng)內(nèi)容。
署名機(jī)關(guān)單位名稱，寫明成文時(shí)間年、月、日；并加蓋公章。
撰寫函件應(yīng)注意的問(wèn)題
函的寫作，首先要注意行文簡(jiǎn)潔明確，用語(yǔ)把握分寸。無(wú)論是平行機(jī)關(guān)或者是不相隸屬的行文，都要注意語(yǔ)氣平和有禮，不要倚勢(shì)壓人或強(qiáng)人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。至于復(fù)函，則要注意行文的針對(duì)性，答復(fù)的明確性。
其次，函也有時(shí)效性的問(wèn)題，特別是復(fù)函更應(yīng)該迅速、及時(shí)。像對(duì)待其他公文一樣，及時(shí)處理函件，以保證公務(wù)等活動(dòng)的正常進(jìn)行。
中國(guó)科學(xué)院××研究所關(guān)于建立全面協(xié)作關(guān)系的函
1.方向要正確。撰寫公文必須要符合黨的路線、方針、政策和國(guó)家的法律、法規(guī)及本企業(yè)的制度、規(guī)定，并能客觀、完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)本單位、部門所要表達(dá)的意圖。
2.主題要突出。起草公文要開(kāi)門見(jiàn)山，簡(jiǎn)明準(zhǔn)確，要合理安排正文結(jié)構(gòu)，做到層次、條理清楚，要確保請(qǐng)示件一事一文，不可一文多事。
3.表達(dá)要深入。尤其請(qǐng)示件，一定要內(nèi)容完整、有深度。例，對(duì)于涉及到經(jīng)費(fèi)方面的請(qǐng)示項(xiàng)目，在明確理由的同時(shí)，還應(yīng)拿出依據(jù)，測(cè)算經(jīng)費(fèi)，并提出合理方案，或擬定幾種方案，闡明利弊，供領(lǐng)導(dǎo)決策借鑒，從而增強(qiáng)文件的前瞻性和批辦效果。
4.文題要對(duì)應(yīng)。目前上報(bào)的請(qǐng)示中，文不對(duì)題的現(xiàn)象依然存在。例，某已開(kāi)工工程需申請(qǐng)費(fèi)用，標(biāo)題卻寫“關(guān)于××工程的請(qǐng)示”。
5.用語(yǔ)要得體、規(guī)范。具體應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：
（1）文句嚴(yán)謹(jǐn)，周密、準(zhǔn)確，不生歧義，沒(méi)有漏洞、失當(dāng)之處。
（2）簡(jiǎn)明，精煉，去浮辭，忌冗長(zhǎng)空泛。
（3）文理通順，符合語(yǔ)法、邏輯規(guī)律。
（4）格調(diào)鄭重、嚴(yán)肅、客觀，不主觀褒貶、肆意渲染，不矯操造作、虛構(gòu)加工，體現(xiàn)公文的權(quán)威性。
（5）平實(shí)自然，通俗易懂，忌堆砌詞藻，濫用辭格。
（6）要使用規(guī)范化公文書(shū)面詞語(yǔ)，現(xiàn)重點(diǎn)例舉以下幾種常用詞進(jìn)行說(shuō)明。
稱謂詞，第一人稱用“我”、“本”，第二人稱用“貴”、“你”，第三人稱用“該”。
領(lǐng)敘詞，一般有根據(jù)、依據(jù)、按照、遵照、接、頃接、近接。作為下文依據(jù)的詞有悉、收悉、敬悉、欣悉、驚悉、恭悉、獲悉、謹(jǐn)悉等。表示目的的詞有“為”、“為了”。表示理由的詞有“由于”、“因?yàn)椤薄ⅰ捌澮颉薄ⅰ拌b于”。
承轉(zhuǎn)詞常用的有“據(jù)此”、“為此”、“故此”、“有鑒于此”、“基于上述”、“綜上所述”、“由此可見(jiàn)”、“總之”、“總而言之”。
時(shí)態(tài)詞不能用“明年”、“后年”等不準(zhǔn)確的詞，而應(yīng)使用具體化的年、月、日。此外常用的時(shí)態(tài)詞有茲、現(xiàn)、將、值此、時(shí)值、按時(shí)、準(zhǔn)時(shí)、屆時(shí)、在即、立即、當(dāng)即、先期、逾期、片刻、曾經(jīng)、暫、暫行等。
結(jié)尾詞，一般有此復(fù)、特此批復(fù)、特此函告、特此報(bào)告、 為盼、為要。還有致意性結(jié)尾詞，如謝謝合作，謹(jǐn)致謝意，順致誠(chéng)摯問(wèn)候等。
公文語(yǔ)言要符合發(fā)文機(jī)關(guān)職權(quán)、符合文體特點(diǎn)、符合行文關(guān)系，下行文要明確肯定，平行文、上行文要用語(yǔ)謙和，分寸適宜。
“請(qǐng)示”要求理由充分，必要性、可行性闡述清楚，在結(jié)尾處不能含糊，如“請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)考慮”、“上述意見(jiàn)不知妥否，請(qǐng)上級(jí)酌定”就含糊其詞，而應(yīng)當(dāng)明確請(qǐng)求批示，例如，“妥否，請(qǐng)批示。”等就比較明確。
6.字句要正確。避免病句、錯(cuò)字、標(biāo)點(diǎn)亂用等文字性錯(cuò)誤，減少語(yǔ)句前后缺乏邏輯性、關(guān)聯(lián)詞使用不恰當(dāng)、標(biāo)題不準(zhǔn)確、不確切等表達(dá)上的錯(cuò)誤。
7.引文要準(zhǔn)確。常見(jiàn)的錯(cuò)誤有：引用某個(gè)相關(guān)文件名稱時(shí)，公文文號(hào)置前，標(biāo)題置后，或者引文文號(hào)中的六角號(hào)“〔〕”用“［］”代替，正確格式應(yīng)為“《標(biāo)題》（文號(hào)）”；引用會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容時(shí)，專門強(qiáng)調(diào)某個(gè)領(lǐng)導(dǎo)提出某某事項(xiàng)，不符合行文規(guī)定。正確的表達(dá)應(yīng)該是會(huì)議強(qiáng)調(diào)某某事項(xiàng)，不出現(xiàn)個(gè)人姓名；專業(yè)術(shù)語(yǔ)、計(jì)量單位和數(shù)字用法不符合相關(guān)規(guī)定等錯(cuò)誤。
公文種類主要有命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要等13種。
1.不能漏寫文種。
例：“關(guān)于××的方案”、“關(guān)于××的辦法”，為不完整正式公文，“方案”、“辦法”不能作為文種，應(yīng)為 “關(guān)于印發(fā)××方案的通知”。
2.不能自編文種，行文時(shí)必須在上述13個(gè)文種中選擇適當(dāng)?shù)奈姆N，避免出現(xiàn)“說(shuō)明”、“建議”、“要求”等自編文種的現(xiàn)象。
3.正確選擇文種。要依據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)選擇，上行文多采用“請(qǐng)示”或“報(bào)告”，必要時(shí)也可使用“意見(jiàn)”；平行文用“函”，指在同一系統(tǒng)內(nèi)部平級(jí)單位之間或不相隸屬的任何級(jí)別的單位之間；下行文使用的文種有“通知”、“通報(bào)”和“批復(fù)”等。
要注意幾個(gè)易出錯(cuò)文種的正確使用：
“請(qǐng)示”和“報(bào)告”，“請(qǐng)示”需上級(jí)批復(fù)，而“報(bào)告”則是向上級(jí)匯報(bào)，不須批復(fù)。“請(qǐng)示”必須是一文一事。
“通知”和“通報(bào)”，“通知”具有執(zhí)行性，主要用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)行文，轉(zhuǎn)發(fā)公文，印發(fā)本機(jī)關(guān)公文；通報(bào)具有教育性，如批評(píng)、表?yè)P(yáng)及情況通報(bào)等。
“決定”和“決議”， 這兩個(gè)文種都屬于下行文，具有決策性，但決議是黨的機(jī)關(guān)文種之一，而且是會(huì)議通過(guò)的，在題注中要注明是哪次什么會(huì)議什么時(shí)間通過(guò)的。
規(guī)范的公文包括眉首，正文和版記三個(gè)部分。
1.眉首。一般包括公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)與期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人6個(gè)部分。上行文必須要注明簽發(fā)人姓名。
2.正文。一般包括公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文及成文時(shí)間，有時(shí)還有附件。
（1）標(biāo)題。準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，要文字簡(jiǎn)明。文種中已表達(dá)過(guò)的內(nèi)容標(biāo)題不再重復(fù)，如，不能說(shuō)“關(guān)于申請(qǐng)××的請(qǐng)示”，“申請(qǐng)”二字是多余的。標(biāo)題中除必要時(shí)使用書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。要正確使用介詞，要么用“關(guān)于”，要么用“對(duì)”，不能出現(xiàn)“關(guān)于對(duì)”。標(biāo)題的排列要均稱，不能將一個(gè)詞拆分成兩行。轉(zhuǎn)發(fā)的公文，如通知的通知的通知，可省略中間層次，但在正文中須敘述完整。
（2）主送機(jī)關(guān)。“請(qǐng)示”不能多頭主送。
（3）成文時(shí)間。成文時(shí)間以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。
3.版記。版記部分包括主題詞、印發(fā)機(jī)關(guān)、印刷份數(shù)和發(fā)文時(shí)間。
（1）主題詞：主題詞應(yīng)主要選擇名詞、動(dòng)名詞和名詞性詞組，有些公文標(biāo)注的主題詞是將標(biāo)題簡(jiǎn)單割裂，有的甚至出現(xiàn)介詞“關(guān)于”、動(dòng)詞“調(diào)整”等等，對(duì)于揭示公文主題內(nèi)容、便于檢索毫無(wú)意義，選詞數(shù)量應(yīng)不多于6個(gè)，排列順序?yàn)轭悇e詞、類屬詞，最后必須加上文種。
（2）版記最后要標(biāo)注印發(fā)機(jī)關(guān)、成文時(shí)間和打印份數(shù)。4.其他格式
遵循“參照標(biāo)準(zhǔn)，力求美觀”的原則，對(duì)常出現(xiàn)的格式及其他細(xì)節(jié)方面的問(wèn)題作如下統(tǒng)一規(guī)范:
（1）文號(hào)、正文（除標(biāo)題外）、版記（除主題詞、詞素外）及上行文中的“簽發(fā)人”3個(gè)字都采用仿宋GB2312三號(hào)字，頁(yè)碼采用仿體四號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字；上行文的簽發(fā)人姓名為楷體三號(hào)；標(biāo)題用宋體小二加粗；“主題詞”3
個(gè)字為黑體三號(hào)，主題詞詞素為宋體小三，各詞之間空一全角漢字。（2）正文統(tǒng)一用1.5倍行距。
（3）一般標(biāo)題上與紅色反線空兩行三號(hào)字距離，下與正文空一行。
（4）附件與正文空一行，附件名稱不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，如需回行，則回行后第一字與名稱首字對(duì)齊。正確格式為：
附件: 1.××××××××××××××××××××××
2.××××××××××××××××××××××
（5）有附件的文件，正文中一定要按以上格式標(biāo)明，并與后附標(biāo)題一致。
（6）成文日期中的“”從特殊符號(hào)里引用，并與正文字體相同。
（7）正文層次序號(hào)依次為：“一、（一）1.（1）”或“一、1.（1）”
（8）單獨(dú)發(fā)文落款處只寫日期，不寫發(fā)文單位。
（9）用印要求橫向居成文日期中間，縱向上不壓正文，下壓日期，騎年蓋月。印章所在頁(yè)必須有正文，不能在空白頁(yè)上打上“此頁(yè)無(wú)正文”之后再加蓋印章，必要時(shí)可調(diào)整行間距或標(biāo)題與紅色反線距離。
（10）版記應(yīng)置于文件最后一頁(yè)，亦即偶數(shù)頁(yè)。
（11）要雙面打印紙質(zhì)文件，以備歸檔。在OA系統(tǒng)電子版公文制作時(shí)，要按紙質(zhì)文件要求排版。
（12)“妥否，請(qǐng)批示”并不是請(qǐng)示中必用的固定格式，如以“請(qǐng)公司批復(fù)”收尾，再加“妥否，請(qǐng)批示”，則屬多余。
（13）請(qǐng)示文件應(yīng)在成文日期下隔一行標(biāo)明聯(lián)系人及電話，報(bào)告因不必署聯(lián)系人。
（14)在轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)某項(xiàng)內(nèi)容的行文處理時(shí)，被轉(zhuǎn)發(fā)的內(nèi)容是公文的正文，而不能作為附件處理，故無(wú)需標(biāo)注“附件”一詞。
商業(yè)公文函格式〔一)語(yǔ)氣口語(yǔ)性
每一封商務(wù)信函的往來(lái)都是不同的企業(yè)之間或者企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者彼此之間的一種情感交流。人都是感性的，所以商務(wù)信函更多地體現(xiàn)了感性的一面。而不是人們想象的商務(wù)信函應(yīng)該用一種特殊的生意腔，信函讀起來(lái)使人感到非常熱情、友好，就像朋友之間的談話那樣簡(jiǎn)單、自然、人性化。無(wú)論是歉意的道歉函，還是善意的勸說(shuō)函，或者購(gòu)買函，完全可以通過(guò)信函中的語(yǔ)氣、語(yǔ)調(diào)來(lái)表現(xiàn)。
(二)內(nèi)容直接性
企業(yè)每天都要閱讀大量信函文件。商務(wù)信函不需要用華麗的詞句。所以，商務(wù)信函要寫得簡(jiǎn)明扼要，短小精悍，切中要點(diǎn)。用簡(jiǎn)潔樸實(shí)的語(yǔ)言來(lái)寫信函，使信函讀起來(lái)簡(jiǎn)單、清楚、容易理解。當(dāng)涉及數(shù)據(jù)或者具體的信息時(shí)，如時(shí)間、地點(diǎn)、價(jià)格、貨號(hào)，等等，要用語(yǔ)精確，使交流的內(nèi)容更加清楚，這更有助于加快商務(wù)活動(dòng)的進(jìn)程。
(三)態(tài)度真誠(chéng)性
商務(wù)信函要能夠充分體現(xiàn)真誠(chéng)、禮貌。不管說(shuō)什么，都要帶著誠(chéng)意去說(shuō)。把寫好的商務(wù)信函拿起來(lái)讀一遍，確保如果此時(shí)對(duì)方正在電話中與你通話，他一定能夠感受到你的自然、真誠(chéng)和禮貌。這里所說(shuō)的禮貌，并不是簡(jiǎn)單用一些禮貌用語(yǔ)，而是體現(xiàn)了一種為他人考慮，多體諒對(duì)方心情和處境的態(tài)度。
(四)主旨單一性
商務(wù)信函具有純粹的業(yè)務(wù)性，一般要求專文專事，內(nèi)容集中單一，圍繞公務(wù)，突出主旨。
(五)格式規(guī)范性
商務(wù)信函結(jié)構(gòu)類似于一般的書(shū)信，有稱呼、有正文、有署名。外貿(mào)商務(wù)函、電的寫作則必須依照國(guó)際慣例，用英語(yǔ)或?qū)Ψ絿?guó)家所使用的語(yǔ)言書(shū)寫，在文法和書(shū)寫格式上也要符合對(duì)方的語(yǔ)言規(guī)范和習(xí)慣。
(六)地位平等性
商務(wù)信函是兩個(gè)平等法人之間的往來(lái)文書(shū)，反映雙方平等、互惠互利的關(guān)系。商務(wù)信函的寫作應(yīng)相互尊重，以禮相待。
(七)要求時(shí)限性
商務(wù)信函是在商務(wù)活動(dòng)的每個(gè)環(huán)節(jié)中形成的，每封信函都是一定時(shí)限內(nèi)的雙方意愿的明確表達(dá)。因此，接收對(duì)方的信函后必須及時(shí)回復(fù)。目前，信函的傳遞越來(lái)越多地使用圖文傳真、電子郵件等快速傳遞形式，以適應(yīng)這一特點(diǎn)的需要。
商務(wù)信函一般由三部分組成：信頭、正文、信尾。
(一)信頭
信頭即信函的開(kāi)頭，由發(fā)信人名稱及地址、標(biāo)題、函號(hào)、稱謂、收信人地址和單位等組成。
1發(fā)信人名稱及地址
發(fā)信人名稱及地址一般寫明發(fā)信人企業(yè)單位名稱及詳細(xì)地址。還包括電話號(hào)碼、電報(bào)掛號(hào)、專用電碼、電傳、傳真、網(wǎng)址等商務(wù)聯(lián)系信息。
2.標(biāo)題
作為商務(wù)信函，它與一般的普通信件不同，只要不是企業(yè)單位個(gè)人與個(gè)人之間的交流，商務(wù)信函一般可以有標(biāo)題。標(biāo)題位置在信文首頁(yè)卜方，居中書(shū)寫，其內(nèi)容是標(biāo)明事由。事由要求概括出函件的主旨、中心，使收信人通過(guò)標(biāo)題就對(duì)信文的主要內(nèi)容有大致的了解。常見(jiàn)的商務(wù)信函標(biāo)題有以下兩種形式：
(1)由事由加文種名稱函構(gòu)成，如關(guān)于要求承付打印機(jī)貨款的函、推銷函、訂購(gòu)函、索賠函等。
(2)先寫事由二字，加冒號(hào)提示，然后直接標(biāo)寫該信函的內(nèi)容，如事由：機(jī)動(dòng)車索賠。
3函號(hào)
函號(hào)即編號(hào)，分為對(duì)方編號(hào)和己方編號(hào)。在外貿(mào)業(yè)務(wù)信函的信頭上注明編號(hào)，可保證信函便于管理和查閱。
函號(hào)位置一般出現(xiàn)在標(biāo)題右下方或信頭的左上方。常見(jiàn)的有兩種形式：一是仿效行政公文發(fā)文字號(hào)的格式，采用x函〔xxxx〕x號(hào)或(xxxx) 函第x號(hào)的形式;二是采用直接編號(hào)的形式，如第x號(hào)。
4稱謂
稱謂是對(duì)收信人或收信單位的稱呼，一般寫受文者的尊稱，這是商務(wù)信函必須的一項(xiàng)。其位置一般在標(biāo)題或函號(hào)的左下方，單獨(dú)占行，頂格書(shū)寫，后面用冒號(hào)。書(shū)寫時(shí)有以下兩種稱謂：
(1)泛指尊稱。尊敬的后加稱謂并加冒號(hào)，如尊敬的先生、尊敬的女士等。尊稱中可以使用職務(wù)，如尊敬的辦公室主任、尊敬的財(cái)務(wù)部部長(zhǎng)、 尊敬的銷售部經(jīng)理等。
(2)具體稱謂。即具體指名道姓的尊稱。在姓名后面加稱謂語(yǔ)。這類稱謂一般用于寫信人與收信人彼此認(rèn)識(shí)或者非常熟悉的情況。因?yàn)檫@種稱謂能夠體現(xiàn)寫信人與收信人之間的情感與密切關(guān)系。稱謂可用泛稱中的先生、女士等，也可以使用職務(wù)，如尊敬的辦公室石主任、尊敬的財(cái)務(wù)部張部長(zhǎng)、尊敬的銷售部王經(jīng)理等。
5.收信人地址、單位
收信人地址、單位要寫明收信人企業(yè)單位名稱及詳細(xì)地址。
(二)正文
正文是商務(wù)信函的主體，敘述商務(wù)往來(lái)聯(lián)系的實(shí)質(zhì)問(wèn)題。正文寫作要求內(nèi)容單純，一文一事，文字簡(jiǎn)明，事實(shí)有據(jù)，行文禮貌。
1問(wèn)候語(yǔ)
問(wèn)候語(yǔ)也即應(yīng)酬語(yǔ)或客氣語(yǔ)。開(kāi)頭的問(wèn)候語(yǔ)是商務(wù)信函必不可少的，即發(fā)信人對(duì)收信人打招呼的禮貌問(wèn)候語(yǔ)。一般用一兩句尊敬的客氣話表示，如您好,近來(lái)生意可好，效益頗高等。如果是初次聯(lián)系，可使用久仰大名，未親雅教等詞語(yǔ)。如果是回函，可使用惠書(shū)敬悉，不勝感激等詞語(yǔ)表示感謝來(lái)函。
2主體
主體是商務(wù)信函正文的核心內(nèi)容，是發(fā)信人要說(shuō)明的事項(xiàng)。不同的商務(wù)信函的內(nèi)容是不同的。一般包括以下兩個(gè)內(nèi)容：
(l說(shuō)明發(fā)函緣由。直截了當(dāng)、簡(jiǎn)明扼要地說(shuō)明發(fā)函的目的、根據(jù)、原因等內(nèi)容;復(fù)函則要引敘對(duì)方來(lái)函要點(diǎn)，以示復(fù)函的針對(duì)性。
(2)說(shuō)明發(fā)函事項(xiàng)。主體表達(dá)信函的中心內(nèi)容，一般是根據(jù)發(fā)函緣由詳細(xì)地陳述具體事項(xiàng)，或是針對(duì)所要商洽的問(wèn)題或聯(lián)系事項(xiàng)，闡明自己的意見(jiàn)。要求語(yǔ)氣要平和，問(wèn)題要明確，事實(shí)要清楚，表達(dá)要明白。如商洽函的正文主體包括商洽緣由、商洽內(nèi)容、意愿要求三部分;詢問(wèn)函的正文主體包括詢問(wèn)緣由、詢問(wèn)事項(xiàng)兩部分;答復(fù)函的正文主體包括答復(fù)緣由、答復(fù)內(nèi)容兩部分;商品報(bào)價(jià)函的正文主體包括產(chǎn)品的價(jià)格、結(jié)算方式、發(fā)貨期、產(chǎn)品規(guī)格、可供數(shù)量、產(chǎn)品包裝、運(yùn)輸方式等。
如果正文主體內(nèi)容簡(jiǎn)單，邏輯上可采用篇、段合一式結(jié)構(gòu)，如果正文主體內(nèi)容較多，邏輯上可采用分段式結(jié)構(gòu)。
3結(jié)尾語(yǔ)
正文結(jié)束以后，一般用精練的語(yǔ)言將主體所敘之事加以簡(jiǎn)單概括，并提出本函的有關(guān)要求，強(qiáng)調(diào)發(fā)函的日的。如請(qǐng)求函的結(jié)尾語(yǔ)是拜托之事，承望協(xié)助解決為盼，希望回函的結(jié)尾語(yǔ)是不吝賜函，靜候佳音等。結(jié)尾語(yǔ)視發(fā)信人與收信人的關(guān)系以及信函的內(nèi)容而定，要求恰當(dāng)?shù)皿w。
(三)信尾
信尾部分包括四部分內(nèi)容。
1祝頌語(yǔ)
所有的商務(wù)信函都要寫明祝頌語(yǔ)。祝頌語(yǔ)分為祝者自身的請(qǐng)候語(yǔ)和收信人的安好語(yǔ)兩部分：
(1)請(qǐng)候語(yǔ)，在正文結(jié)束后空兩格書(shū)寫。常用的有敬祝、順頌、恭祝
等。
(2)安好語(yǔ)，一定另起一行頂格書(shū)寫，以表示對(duì)對(duì)方的尊重。常用的安好語(yǔ)有商棋、金安、生意興隆等。
2簽署
簽署即發(fā)信人的署名或簽名、用印。商務(wù)信函的署名可根據(jù)企業(yè)的要求或發(fā)信人的意見(jiàn)而定。有的企業(yè)署名以單位名稱加蓋印章的方式;有的企業(yè)要求發(fā)信人直接簽名，以示對(duì)信函的內(nèi)容負(fù)責(zé)。個(gè)人簽名一定要由發(fā)信人親手所簽。
3日期
日期一般是發(fā)信具體時(shí)間。商務(wù)信函因?yàn)樯婕吧虅?wù)業(yè)務(wù)往來(lái)，務(wù)必寫明發(fā)信日期。一般采用以下三種形式：
(1)公文日期形式。即在信函簽署下方用漢字小寫寫明發(fā)信日期，如xxxx年八月十八日。
(2)阿拉伯?dāng)?shù)字形式。即在信函簽署下方用阿拉伯?dāng)?shù)字寫明發(fā)信日期，如20xx 年8月18日。
(3)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)寫法形式。即在信函簽署下方用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)記年、月、日，在一位數(shù)的月、日前加0，如20xx年08月18日。
無(wú)論哪種寫法，日期務(wù)必寫全，以便存檔備查。如20xx年08月08日，不能寫成20xx年08月08日。
4附件
附件是隨函附發(fā)的有關(guān)材料，如報(bào)價(jià)單、發(fā)票、確認(rèn)書(shū)、單據(jù)等。如果需要標(biāo)注附件的，在信函簽署的下方可以標(biāo)注附件。如果附件是兩個(gè)以上的，要分別標(biāo)注附件一、附件二等。
商業(yè)公文函范文道歉函
xx市興達(dá)貿(mào)易有限公司：
貴公司20xx年x月x日函收悉。函中所訴20xx年1月7日《購(gòu)買電腦桌合同》中，所收的35套黃花牌電腦桌部分出現(xiàn)接口破裂一事，深表歉意，此事已引起我方高度重視，現(xiàn)已就此事進(jìn)行調(diào)查。
經(jīng)有關(guān)邵門查實(shí)：我廠生產(chǎn)的xxxx型黃花牌電腦桌，出廠時(shí)，經(jīng)質(zhì)檢部門檢驗(yàn)全部為優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品。函中所提的部分電腦桌出現(xiàn)接口破裂，是由于我方工人在出倉(cāng)時(shí)搬運(yùn)不懊造成的。襯貴公司的損失，我公司再次深表歉意，并請(qǐng)貴公司盡快提供電腦桌受損的詳細(xì)數(shù)字及破損程度，以及公證人證明和檢驗(yàn)證明書(shū)，我介司將以最快的速度按實(shí)際損失給予無(wú)條件賠償。
對(duì)此，我們將引以為戒，查找工作中存在的問(wèn)題和不足，制仃改正措施杜絕此類事件的發(fā)生。
希望能夠得到責(zé)公司諒解，繼續(xù)保持良好的貿(mào)易往來(lái)關(guān)系。
候復(fù)
及電子文檔格式的通知
公司所屬各單位：
為了規(guī)范公司各種公文書(shū)寫格式，做到公司與各單位上下保持一致，參照國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式標(biāo)準(zhǔn)，特制訂以下公文書(shū)寫格式，望各單位認(rèn)真執(zhí)行。
一、公文用紙一般采用標(biāo)準(zhǔn)A4紙，頁(yè)邊距上白邊為36mm±1mm，下白邊為28mm±1mm，左白邊（裝訂口）為28mm±1mm，右白邊為24mm±1mm，頁(yè)腳為2mm。
二、正式公文排版規(guī)格
上報(bào)公文（公司文件、報(bào)告、請(qǐng)示等）：正文用3號(hào)仿宋體字，文中如有小標(biāo)題可用3號(hào)小標(biāo)宋字或黑體字，一般每面排21行±1行，每行排28個(gè)字。 三、電子版其它雜類文：如總結(jié)、周工作匯報(bào)材料、經(jīng)濟(jì)分析材料、勞動(dòng)競(jìng)賽材料、各類分析材料等等，要求主標(biāo)題用二號(hào)小標(biāo)宋或黑體字加粗，正文統(tǒng)一用四號(hào)仿宋字體或宋體，文中小標(biāo)題可用四號(hào)黑體字加粗。
段落要求首行縮進(jìn)：二個(gè)字符。
其它項(xiàng)目按WORD默認(rèn)格式即可。
正文行文中盡量避免單字回行。
文中序號(hào)不得使用自動(dòng)編號(hào)。
四、上報(bào)公文版面要求干凈無(wú)底灰，字跡清楚無(wú)斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)。
五、公文應(yīng)左側(cè)整齊裝訂，不掉頁(yè)。
六、請(qǐng)示寫法
要求的通知
為了進(jìn)一步提高公司行政公文質(zhì)量，簡(jiǎn)化工作程序，規(guī)范公文格式，樹(shù)立良好對(duì)外形象，現(xiàn)將公司公文及匯報(bào)材料主體格式印發(fā)給各部室，各分司、系統(tǒng)可利用早會(huì)時(shí)間邀請(qǐng)行政系統(tǒng)同事對(duì)管理干部和員工進(jìn)行培訓(xùn)，望各部門認(rèn)真學(xué)習(xí)和落實(shí)。現(xiàn)將相關(guān)排版格式規(guī)范如下：
1.版面尺寸：A4。
2.裝訂位置：左面豎裝，裝訂位置距左邊界8～10毫米。
3.版芯位置(正文位置)：頁(yè)面上邊距：20mm；下邊距：20mm；左邊距：25mm；右邊距：20mm。
4.頁(yè)眉、頁(yè)腳：行政部下發(fā)紅頭文件和總裁辦下發(fā)總裁指示性意見(jiàn)均應(yīng)使用公司W(wǎng)ORD模板；匯報(bào)材料如總結(jié)、計(jì)劃可不使用模板。
5.正文文本：宋體四號(hào)字宋體、標(biāo)準(zhǔn)字間距、行間距為固定值24磅、所有標(biāo)點(diǎn)符號(hào)采用宋體全角、英文字母和阿拉伯?dāng)?shù)字采用半角的要求排版。
6.正文標(biāo)題：二號(hào)宋體。小標(biāo)題：三號(hào)宋體。
7.正文內(nèi)層次標(biāo)題：正文層次一般不超過(guò)五級(jí)，一般用“一”、“二”、“三”??；“㈠”、“㈡”、“㈢”??；“1.”、“2.”、“3.”??；“⑴”、“⑵”、“⑶”??；“①”、“②”、“③”??表示；
其中，第一級(jí)標(biāo)題用宋體四號(hào)加粗，第二級(jí)標(biāo)題用宋體小四加粗。
8.圖例、表例
(1)圖、表及圖、表標(biāo)題的格式設(shè)為“居中”，與正文之間上、下各空一行，空行的格式與正文一致。
(2)圖、表標(biāo)題在全文中統(tǒng)一順序編號(hào)，即圖1、圖2、表1、表2，“圖1、圖2、表1、表2”等圖、表序號(hào)的后面與標(biāo)題內(nèi)容之間空1個(gè)中文字符，圖、表標(biāo)題的末尾不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。
(3)圖標(biāo)題字體設(shè)為五號(hào)宋體，居中并置于圖的正下方；表標(biāo)題字體設(shè)為五號(hào)宋體，居中并置于表的正下方。
9.公函若有附件，理當(dāng)在正文之后空一行再空兩格、成文時(shí)之前注明附件序號(hào)和名稱，并把附件放在附件欄中。例如： “ 附件：1.×××××× 2.
×××××××× 3.××××××× ”。
自本通知下發(fā)之日起，各分司，部（處）室在公文、材料起草、審核過(guò)程中，要嚴(yán)格執(zhí)行公文材料格式的要求，公司對(duì)不符合格式的公文材料不予受理。
教學(xué)目的：
了解和掌握公文（通知、函、請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)等）的種類、格式和物業(yè)管理中常見(jiàn)公文的寫作要求和技巧（公文寫作的規(guī)范，如何寫好公文）。 教學(xué)重點(diǎn)：
物業(yè)管理中常見(jiàn)公文的格式和寫作的技巧。 教學(xué)手段：
PPT演示和案例講解相結(jié)合。 教學(xué)時(shí)間： 兩課時(shí)
教學(xué)步驟： 導(dǎo)入
今天僅就公文的基礎(chǔ)知識(shí)以及我們物業(yè)管理中常見(jiàn)的幾種公文的寫作技巧和大家進(jìn)行探討，希望能一起進(jìn)步。今天課程分兩課時(shí)，包括兩個(gè)章節(jié)，一是公文的基礎(chǔ)知識(shí)（含義、種類、要素特點(diǎn)以及格式）和二是物業(yè)管理中常見(jiàn)公文的寫作要求、技巧。 具體步驟講解第一章（第一課時(shí)）
公文的基礎(chǔ)知識(shí)
一、公文的含義：
1、要說(shuō)公文先說(shuō)應(yīng)用文（公文是什么）。
“應(yīng)用文”指?jìng)€(gè)人與個(gè)人、個(gè)人與單位、單位與單位(即:私與私、私與公、公與公)之間,為彼此交往或辦公處事的目的而撰制的,具有某種規(guī)范結(jié)構(gòu)和法定格式的文字材料。
它可以分為公用的和私用的兩大類:公用的應(yīng)用文即人們通常所說(shuō)的“公文”,私用的應(yīng)用文可以稱為“私文”。 公文是應(yīng)用文的一類。 2、公文的含義：
從性質(zhì)上講，公文是用來(lái)頒布法律、傳達(dá)政策法令、請(qǐng)示公務(wù)、報(bào)告情況、聯(lián)系工作、商洽事務(wù)以及記載政務(wù)活動(dòng)的文字材料（工具）。 3、公文的三要素：
發(fā)文方（誰(shuí)，體現(xiàn)在標(biāo)題和署名上）、受文方（給誰(shuí)，體現(xiàn)在稱謂上）、內(nèi)容（做什么）。
二、公文的種類和分類？（那些是公文）： 1、公文種類（文種）：共有16種，命令（令）、議案、決定、指示、公告、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要、條例、規(guī)定（只是一種說(shuō)法，只是應(yīng)用公文）。
其實(shí)還包括常用文書(shū)，計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)查報(bào)告、述職報(bào)告、開(kāi)幕詞、閉幕詞、簡(jiǎn)報(bào)等。
2、公文的分類：
按其行文方向，分為上行文（報(bào)告、請(qǐng)示等）、下行文（命令、決定、指示、批復(fù)、公報(bào)、條例、規(guī)定、通報(bào)等）、平行文（函等）。
上行文是指下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的公文，如請(qǐng)示、報(bào)告等。下行文是指上級(jí)
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機(jī)關(guān)向所屬下級(jí)機(jī)關(guān)的行文，如命令、決定、指示、批復(fù)、公報(bào)、條例、規(guī)定、通報(bào)、公告、通知、通告、公文紀(jì)要等。平行文指同級(jí)機(jī)關(guān)或不同隸屬機(jī)關(guān)之間的行文，如函等。通知、通告、公文紀(jì)要有時(shí)也可作為平行文。 特別提示：弄清楚行文關(guān)系，才能選對(duì)文種，把握好措辭。 公文按其時(shí)限要求，可分為特急公文、急辦公文、常規(guī)公文。
公文按其機(jī)密程度，可分為絕密公文、機(jī)密公文、秘密公文、普通公文。 三、公文的格式（結(jié)構(gòu)）： 1、應(yīng)用公文的格式
文頭：文件頭的簡(jiǎn)稱，在公文首頁(yè)的上頭，約占首頁(yè)的三分之一，包括： ①發(fā)文機(jī)關(guān)的名字；
②發(fā)文號(hào)，在文件頭下邊正中處； ③發(fā)文號(hào)下邊用一根紅線與正文分開(kāi)；
④如系密件或急件，密、急級(jí)可標(biāo)在文件頭的左角或右角（可無(wú)）； ⑤份數(shù)號(hào)及簽發(fā)人（可無(wú)）。 正文：
①標(biāo)題。標(biāo)題通常由發(fā)文機(jī)關(guān)、公文的事由和公文文種三部門分組成。標(biāo)題應(yīng)力求明確、簡(jiǎn)要、醒目。
②主送機(jī)關(guān)。指主要發(fā)送的機(jī)關(guān)，一件文件特別是“請(qǐng)示”，一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)。
③公文內(nèi)容。這是文件的主體，要求文字準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練、邏輯清楚、標(biāo)點(diǎn)正確。一般一文一事，以便研究和處理。
附件：附件是附在公文正件之后的文件，是公文的重要組成部分。附件應(yīng)在正文末尾另起一行空兩格注明，附件的標(biāo)題要具體明確，不得隨意簡(jiǎn)化，末尾一般不用加注標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件文件放在正文末頁(yè)之后。
④屬印及成文時(shí)間（公文生效的時(shí)間，需用方塊漢字）。 文尾：
①附注（可無(wú)）。指對(duì)公文的發(fā)放范圍以及使用時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)的說(shuō)明。
②主題詞。主題詞必須準(zhǔn)確，一般由三至五個(gè)詞或詞組構(gòu)成。不能把標(biāo)題與主題詞混淆，主題詞不一定表達(dá)一個(gè)相對(duì)完整的意思。 ③抄報(bào)抄送機(jī)關(guān)。
④印發(fā)機(jī)關(guān)（文件的印發(fā)主管部門）、印發(fā)時(shí)間。印發(fā)機(jī)關(guān)不是指公文的發(fā)文機(jī)關(guān)，而是指文件的印刷主管部門，通常是指機(jī)關(guān)的辦公室和文秘部門。印發(fā)日期以公文付印的時(shí)間為準(zhǔn)，它與公文的生效日期是不同的，用阿拉伯?dāng)?shù)字書(shū)寫。印發(fā)機(jī)關(guān)和日期只能占一行 ⑤印發(fā)份數(shù)。
2、常用文書(shū)的格式
標(biāo)題（單位﹢時(shí)間﹢事由﹢文種） 稱謂
正文（前言﹢文中﹢結(jié)尾/結(jié)束語(yǔ)） 落款（署名﹢時(shí)間）
講解第二章（第二課時(shí)）
如何寫好常見(jiàn)公文
物業(yè)管理中常見(jiàn)公文：（物業(yè)）通知、（工作）計(jì)劃、（工作）總結(jié)、述職報(bào)告。
一、掌握“格式要求”及“行文規(guī)范”，這是寫好公文的第一步。 通知 例文：
住戶供水系統(tǒng)停水通知
尊敬的各位業(yè)主：
由于進(jìn)行供水系統(tǒng)維修，在2008年8月15日（星期五）由10：00-15：00期間內(nèi)，會(huì)出現(xiàn)短暫停水供水或不正常水壓情況。
請(qǐng)各位住戶預(yù)先儲(chǔ)備適量用水以供使用。
若住戶有任何疑問(wèn)，請(qǐng)立即致電60010069與管理處聯(lián)絡(luò)。 維修工作中給您帶來(lái)不便，請(qǐng)諒解，謝謝合作﹗
××物業(yè)管理有限公司
××管理處 2008年8月11日
1、格式：標(biāo)題﹢稱謂﹢正文﹢落款。
2、了解通知的本意和用途（因?yàn)槟撤N原因通曉對(duì)象某件事情，有時(shí)要求對(duì)方做出配合），敘述要清楚、完整（原因、事情）、簡(jiǎn)潔，注意措辭。
計(jì)劃 例文：
1、格式：標(biāo)題﹢正文（前言、目標(biāo)或目的、步驟、措施）﹢落款。
2、了解工作計(jì)劃的本意和用途（對(duì)下一步工作的事先安排，以指導(dǎo)工作順利完成），下一步工作的目標(biāo)、開(kāi)展工作的步驟以及保障措施一定寫清楚。
總結(jié) 例文：
1、格式：標(biāo)題﹢正文（前言、經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)、展望）﹢落款。
2、了解工作總結(jié)的本意和用途（回顧歸納以前的工作，找出有規(guī)律性的認(rèn)識(shí)-經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)，以指導(dǎo)今后工作），要寫清楚工作中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。
述職報(bào)告 例文：
1、格式：標(biāo)題﹢正文（第一部分是任職概況和述職評(píng)估，包括何時(shí)任職、工作變動(dòng)情況、背景情況、崗位職責(zé)、目標(biāo)及對(duì)個(gè)人盡職的總體估價(jià)、確定述職范圍和基調(diào)。第二部分是盡職情況，這是述職報(bào)告的主體，主要寫工作實(shí)績(jī)、經(jīng)驗(yàn)和問(wèn)題。第三部分是今后的設(shè)想和決心。）﹢落款。
近年來(lái)，為順應(yīng)中央、省市進(jìn)一步改進(jìn)文風(fēng)會(huì)風(fēng)的新形勢(shì)和黨政機(jī)關(guān)公文格式首次統(tǒng)一的新變化，我縣黨辦認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹新條例和新格式，全面對(duì)接入軌，高度重視和加強(qiáng)公文處理工作。2011年制發(fā)了精簡(jiǎn)會(huì)議文件通知，2012年全面改版了黨的機(jī)關(guān)文件，2013年提出了改進(jìn)工作作風(fēng)、密切聯(lián)系群眾三改進(jìn)、四規(guī)范，進(jìn)一步明確辦文辦會(huì)的相關(guān)程序和要求。就如何做好基層黨辦公文校核工作，筆者結(jié)合工作實(shí)際談一點(diǎn)個(gè)人粗淺的認(rèn)識(shí)和體會(huì)。
一、審核程序是否規(guī)范
這里僅指發(fā)文程序，是辦文的核心環(huán)節(jié)廠現(xiàn)以非會(huì)議類公文為例，簡(jiǎn)要介紹一下基本流程。按照初審審議審核簽發(fā)制發(fā)等程序依次進(jìn)行，對(duì)不符合發(fā)文程序要求的，不予辦理或退回承辦單位重新辦理。
(一)初審。即黨辦對(duì)承辦單位公文文稿的初步審查。要做到三看，即看公文文稿上承辦單位主要負(fù)責(zé)人是否簽字，聯(lián)合發(fā)文單位主要負(fù)責(zé)人是否會(huì)簽意見(jiàn)，以縣委、政府或兩辦名義印發(fā)的政辦公文校核負(fù)責(zé)人是否簽字。
(二)審議。了解和掌握以縣委、政府或兩辦名義印發(fā)的決定、意見(jiàn)等重要公文(以下簡(jiǎn)稱重要公文)，以及以兩辦名義印發(fā)的專項(xiàng)工作公文(以下簡(jiǎn)稱專項(xiàng)工作公文)，縣領(lǐng)導(dǎo)是否知曉或過(guò)會(huì)湛黨政聯(lián)席會(huì)、縣委常委會(huì)議或縣政府常務(wù)。對(duì)重要公文，原則上要過(guò)會(huì)審議，特殊情況下可由縣主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，否則不予辦理。對(duì)專項(xiàng)工作公文，須請(qǐng)示分管縣領(lǐng)導(dǎo)同意，并視為審議。
(三)審核。對(duì)通過(guò)批準(zhǔn)的公文文稿，先由黨辦秘書(shū)科組織兩輪以上校核，再由分管主任審核，綜合體檢，全面把關(guān)，確保不出現(xiàn)政策失當(dāng)、語(yǔ)法錯(cuò)誤、錯(cuò)別字等情形。對(duì)貫徹省市工作部署類公文，要求承辦單位提供相應(yīng)上行文作為依據(jù)和參考。
(四)簽發(fā)。重點(diǎn)掌握兩個(gè)原則:一是分管縣領(lǐng)導(dǎo)兩個(gè)必簽原則，即重要文件在縣主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，先由分管縣領(lǐng)導(dǎo)審簽:以兩辦名義行文的，除一般性文件由兩辦主任簽發(fā)外，屬專項(xiàng)工作公文的，由分管縣領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。二是成立領(lǐng)導(dǎo)小組類公文，一律由領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)簽發(fā)。
(五)制發(fā)。公文登記編號(hào)秘書(shū)科復(fù)核印制、分發(fā)、歸檔。
二、審核內(nèi)容是否規(guī)范
黨的十后，中央和省市縣陸續(xù)出臺(tái)了改進(jìn)工作作風(fēng)、密切聯(lián)系群眾的有關(guān)規(guī)定，并專門就改進(jìn)文風(fēng)會(huì)風(fēng)提出明確要求。工作中，我們嚴(yán)格對(duì)照要求，加強(qiáng)公文內(nèi)容審核把關(guān)，對(duì)不符合要求的，不予辦理或退回承辦單位按規(guī)定重新辦理，確保改進(jìn)文風(fēng)會(huì)風(fēng)落到實(shí)處。
(一)改進(jìn)文風(fēng)方面。做到三嚴(yán)格:一是嚴(yán)格行文規(guī)則。對(duì)縣直部門未經(jīng)縣委、政府同意，向鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府的指令性公文，不予審核通過(guò)。二是嚴(yán)格行文規(guī)格。落實(shí)三個(gè)不升格，即貫徹上級(jí)文件的與上級(jí)規(guī)格對(duì)應(yīng)不升格，屬部門職責(zé)的由部門自行發(fā)文不升格，調(diào)整議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)的由該機(jī)構(gòu)自行發(fā)文不升格。三是嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量和篇幅。縣委和縣委辦下發(fā)的文件，每年一般分別不超過(guò)20, 30個(gè)，字?jǐn)?shù)一般不超過(guò)2000字。
(二)改進(jìn)會(huì)風(fēng)方面。主要是加強(qiáng)會(huì)議通知類公文的審核。對(duì)承辦單位起草的公文文稿，黨辦認(rèn)真審核是否符合相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格會(huì)議審批，控制會(huì)議數(shù)量、規(guī)格、時(shí)間，對(duì)出現(xiàn)下列5種情形的，不予審核通過(guò):在無(wú)會(huì)月無(wú)會(huì)周召開(kāi)會(huì)議的;以縣委或縣委、政府名義召開(kāi)的全縣性會(huì)議，未經(jīng)會(huì)議或縣主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的;未經(jīng)兩辦審核、縣主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，召開(kāi)各類紀(jì)念會(huì)、慶祝會(huì)、表彰會(huì)、聯(lián)誼會(huì)的;部門召開(kāi)的全縣性工作會(huì)議未經(jīng)批準(zhǔn)請(qǐng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)或縣直部門主要負(fù)責(zé)人參會(huì)的;除重要法定會(huì)議外，綜合性會(huì)議、單項(xiàng)工作會(huì)議時(shí)間分別超過(guò)半天、2小時(shí)等時(shí)間規(guī)定要求的。
三、審核格式是否規(guī)范
筆者發(fā)現(xiàn)，目前基層公文格式規(guī)范化待加強(qiáng)，特別是鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級(jí)問(wèn)題更為突出。究其原因，應(yīng)歸于自上而下普遍重視程度不高。一些人認(rèn)為，公文只要內(nèi)容正確，能傳導(dǎo)有效信息，就不必拘泥于格式，特別是基層公文，完全可以降格以求。目前，縣鄉(xiāng)一級(jí)的基層文秘人員學(xué)習(xí)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)極少，除初任公務(wù)員時(shí)有過(guò)一次簡(jiǎn)單培訓(xùn)外，大都是通過(guò)傳幫帶、向書(shū)本學(xué)來(lái)掌握基本的公文處理知識(shí)。筆者認(rèn)為，公文作為一種規(guī)范性文書(shū)，必須在格式上有所遵循，即便是鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級(jí)的基層公文也不應(yīng)例外，否則會(huì)影響公文的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。
2012年，《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T9704-2012正式并實(shí)施。我縣根據(jù)這一全新標(biāo)準(zhǔn)，制定了進(jìn)一步細(xì)化的操作性較強(qiáng)的格式規(guī)范。校核中，由于版頭先期已統(tǒng)一印制，因此重點(diǎn)是校核主體和版記部分。筆者結(jié)合自己校核時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)的間題，提請(qǐng)一些需要注意的地方，主要表現(xiàn)在:
一、文秘工作與檔案工作的銜接關(guān)系
文秘工作與檔案工作的銜接主體主要是公文。公文是檔案的前身，檔案資料主要來(lái)源于公文，公文質(zhì)量的好壞直接影響檔案的質(zhì)量。可見(jiàn)，文秘工作是檔案管理工作的基礎(chǔ)性工作，它們是一個(gè)整體的兩個(gè)方面，既緊密相聯(lián)，又相對(duì)獨(dú)立。
二、目前文秘工作和檔案工作銜接存在的主要問(wèn)題
在實(shí)際工作中，文秘和檔案實(shí)行的是分塊管理制，實(shí)踐證明這是一種有效的、比較科學(xué)的管理體制。但是這種體制某種程度上卻拉大了文秘工作和檔案工作的距離。目前，在文秘工作和檔案工作的銜接主體上，即公文的格式和處理辦法方面存在著諸多不規(guī)范的現(xiàn)象:
(一)用紙不達(dá)標(biāo)，裝訂不規(guī)范。《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》(以下簡(jiǎn)稱《格式》)規(guī)定公文用紙型號(hào)為國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙，裝訂要求左側(cè)訂，不漏頁(yè)，無(wú)壞釘，不脫落，不散頁(yè)，后背平整。但長(zhǎng)期以來(lái)，公文用紙常因紙張質(zhì)量差和耐折度低，以至于保存時(shí)間不長(zhǎng)便開(kāi)始發(fā)黃。而且相當(dāng)一部分單位還在繼續(xù)延用過(guò)去的16開(kāi)型紙，即使同是16開(kāi)，有時(shí)大小也不一致。印刷裝訂中，掉頁(yè)、漏頁(yè)、壓字、釘腳不齊等問(wèn)題時(shí)有發(fā)生，使公文的嚴(yán)肅性、美觀性和檔案的完整性都受到一定影響。
(二)版記不全面，附件不規(guī)范。版記是文書(shū)部門和檔案部門相互銜接，順利實(shí)現(xiàn)“文檔一體化”的一個(gè)重要標(biāo)識(shí)。而日常文秘工作中常常不被重視，只有主題詞而無(wú)抄送單位者有之;不標(biāo)明印發(fā)部門和時(shí)間者有之;甚或沒(méi)有版記;尤其是主題詞的選用不準(zhǔn)確或自擬自編主題詞，這些都給文件歸檔、擬寫案卷標(biāo)題造成困難，增加了“文檔一體化”的操作難度。《格式》還對(duì)公文的附件作了明確規(guī)定，但在現(xiàn)行的公文制發(fā)中，有些單位卻不能正確處理，有的“附件”字樣標(biāo)識(shí)不當(dāng);正文和附件的名稱、序號(hào)不一致，附件單獨(dú)裝訂時(shí)不標(biāo)識(shí)正文字號(hào)和排列序號(hào)等，也嚴(yán)重影響著公文的規(guī)范立卷和歸檔。
(三)文種使用不當(dāng)，辦理程序不規(guī)范。國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理《辦法》(以下簡(jiǎn)稱《辦法》)規(guī)定公文種類主要有十三種。但實(shí)際應(yīng)用時(shí)，往往文種“決定”和“意見(jiàn)”不分，“通知”和“通告”混用，公文的實(shí)際效力常因此而削弱。最容易混淆的是“請(qǐng)示”和“報(bào)告”兩個(gè)文種，有的該用“請(qǐng)示”卻用了“報(bào)告”，有的“報(bào)告”中夾雜“請(qǐng)示”的內(nèi)容，有的甚至把兩個(gè)文種合二為一成“請(qǐng)示報(bào)告”，給公文受理機(jī)關(guān)帶來(lái)不便，影響了公文作用的發(fā)揮。公文的辦理程序雖說(shuō)是一個(gè)嚴(yán)密的體系，但在日常工作中，越級(jí)行文，越級(jí)簽發(fā)，有校對(duì)無(wú)復(fù)核，不登記就印發(fā)等無(wú)序現(xiàn)象卻很難避免，從而為檔案工作留下后患。
(四)原稿不齊全，編號(hào)不規(guī)范。公文原稿的搜集整理是公文處理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。有時(shí)候，辦文過(guò)程很規(guī)范，但實(shí)際歸檔時(shí)，卻發(fā)現(xiàn)只有定稿，缺了原稿或修改稿。從某種意義上講，修改稿別是領(lǐng)導(dǎo)批示的原稿更具有存檔價(jià)值。還有的歸檔材料是傳真原件，不經(jīng)過(guò)復(fù)印就存檔，短期內(nèi)字跡就變得模糊不清。公文編號(hào)的差錯(cuò)一般則是由于登記不及時(shí)、分類不準(zhǔn)確造成的，漏號(hào)、重號(hào)等亂號(hào)情況的出現(xiàn)，既影響了公文的質(zhì)量，又不符合立卷歸檔的要求。另外，《辦法》規(guī)定撰寫公文字跡材料應(yīng)該使用碳素或藍(lán)黑墨水，不能用鉛筆或圓珠筆書(shū)寫，包括領(lǐng)導(dǎo)的簽字在內(nèi)。但在實(shí)際操作時(shí)，這一條幾乎沒(méi)有單位能完全做到，使檔案的真實(shí)性難以保障。
三、實(shí)現(xiàn)文秘工作和檔案管理工作規(guī)范銜接的措施
(一)加強(qiáng)“文檔一體化”意識(shí)
“文檔一體化”的實(shí)質(zhì)是把現(xiàn)代文秘工作和檔案管理工作從組織制度到具體程序真正交融在一起。這個(gè)概念的提出，旨在加強(qiáng)檔案部門對(duì)文件管理的超前控制，保證檔案的質(zhì)量，同時(shí)減少檔案部門的工作程序，避免無(wú)謂的重復(fù)勞動(dòng)，使文檔工作流程科學(xué)化、合理化。文秘工作是“文檔一體化”的基礎(chǔ)性工作，最重要的是文秘人員必須具有較強(qiáng)的檔案意識(shí)，要站在對(duì)歷史負(fù)責(zé)的高度，按“文檔一體化”的要求，規(guī)范辦理好每一份公文。
(二)加強(qiáng)質(zhì)量管理工作
首先，要樹(shù)立質(zhì)量管理意識(shí)。不論文秘工作，還是檔案工作，每個(gè)環(huán)節(jié)的每個(gè)工作人員都要確立質(zhì)量第一觀念，明確認(rèn)識(shí)各自崗位的質(zhì)量責(zé)任，這是“全過(guò)程管理”的前提。其次，要制定嚴(yán)格的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。《檔案法》、《格式》和《辦法》等法規(guī)對(duì)國(guó)家機(jī)關(guān)公文處理工作應(yīng)當(dāng)遵循的基本原則、公文格式、行文規(guī)則、收發(fā)程序、公文管理要求及公文歸檔工作均作了明確規(guī)定，全體檔案工作人員和文秘人員應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)，熟練掌握，在精通的基礎(chǔ)上模范執(zhí)行。第三、要理順管理體制，完善組織機(jī)構(gòu)，建立一支業(yè)務(wù)過(guò)硬相對(duì)穩(wěn)定的文檔工作隊(duì)伍，這是“全過(guò)程管理”的基礎(chǔ)。文秘工作和檔案工作都具有較強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性，這就要求從事文檔工作的人員要素質(zhì)高，并且相對(duì)穩(wěn)定。第四，要建立有效的管理制度和工作程序，嚴(yán)格按照規(guī)范程序辦理公文。這些規(guī)定和程序要盡可能細(xì)化，簡(jiǎn)捷明確，操作性強(qiáng)。要嚴(yán)格執(zhí)行公文行文規(guī)則，嚴(yán)格審核簽發(fā)制度，禁止濫發(fā)文件和發(fā)無(wú)效、無(wú)用的文件。不但在公文正式印制前對(duì)審核簽發(fā)手續(xù)是否完善、附件是否齊全、格式是否規(guī)范進(jìn)行復(fù)核，印制后發(fā)送前應(yīng)再次進(jìn)行復(fù)核。若要修改實(shí)質(zhì)內(nèi)容，則應(yīng)按程序復(fù)審。在公文用紙紙型、幅面尺寸、字體字號(hào)、排布規(guī)則、裝訂要求等技術(shù)指標(biāo)上也要嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)把握。要發(fā)揮隨文卡片的控制作用，對(duì)“文件處理單”、“發(fā)文稿紙”等卡片的填寫要簡(jiǎn)明扼要，合理確定文件的發(fā)文范圍，在控制文件“件數(shù)”的同時(shí)，嚴(yán)格控制文件的“份數(shù)”，禁止濫抄濫送。第五，要依靠先進(jìn)的裝備和技術(shù)。社會(huì)已經(jīng)進(jìn)人信息時(shí)代，科學(xué)技術(shù)日新月異，落后的文件設(shè)備和檔案工具已經(jīng)不能適應(yīng)《檔案法》、《格式》和《辦法》的要求，因此，配置性能優(yōu)良的設(shè)備和工具，是“全過(guò)程管理”的關(guān)鍵。同時(shí)還應(yīng)注意操作的熟練性和規(guī)范化，對(duì)一切不合理、不經(jīng)濟(jì)、不正當(dāng)?shù)氖褂眯袨橐獔?jiān)決禁止。
關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)文印部門；公文處理；變化過(guò)程
中圖分類號(hào)：TP393.08
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信應(yīng)用的不斷進(jìn)步，機(jī)關(guān)公文的信息量越來(lái)越大，傳統(tǒng)的郵寄傳遞方式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)時(shí)展的需求，公文的處理需要利用現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)資源切實(shí)提高工作效率。隨著計(jì)算機(jī)的普及，政府機(jī)關(guān)內(nèi)公文處理方式也有了很多新變化，實(shí)現(xiàn)了機(jī)關(guān)內(nèi)部的公文傳輸、檔案管理、信息查詢等事務(wù)的現(xiàn)代化管理。
1 傳統(tǒng)公文處理和現(xiàn)代計(jì)算機(jī)化公文處理比較
1.1 傳統(tǒng)公文處理方式
首先將公文正文和其它需要做文本處理的文稿收集整理；然后按照不同的公文格式進(jìn)行排版、校對(duì)和樣本制作；再將樣本制版、復(fù)印或者膠印后裝訂成冊(cè)；最后再把印制好的紙質(zhì)公文通過(guò)郵寄的方式傳送到發(fā)文單位。
1.2 利用網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)碾娮庸牡奶幚矸绞?/p>
首先將公文正文和其它需要做文本處理的文稿收集整理，對(duì)不需文本處理的公文進(jìn)行數(shù)字化掃描；然后將文本化的文稿和掃描圖像，根據(jù)不同公文格式排版，公文文頭、印章等也要一起排入文件樣本中，校對(duì)文稿制作樣本；再把生成的清晰文件和掃描圖像直接由網(wǎng)絡(luò)傳輸給發(fā)文部門，發(fā)文部門再利用系統(tǒng)內(nèi)局域網(wǎng)傳輸給不同的收文單位；需要紙質(zhì)文件時(shí)，如數(shù)量多就根據(jù)傳統(tǒng)方式制作，數(shù)量少則可利用彩色激光印字機(jī)直接輸出并裝訂。
1.3 兩種公文處理方式的區(qū)別
第一，傳統(tǒng)公文在印制時(shí)是在制版中加入公文文頭和印章等；而電子文件制作過(guò)程中則是在前期錄入步驟時(shí)就要給公文添加好公文文頭、印章。第二，傳統(tǒng)公文處理時(shí)，有些文稿是不用進(jìn)行數(shù)字化處理的，譬如被轉(zhuǎn)發(fā)的上級(jí)文件或已經(jīng)復(fù)印的文稿、圖表等，若此文稿本來(lái)已滿足制版工序的清晰度要求，則將公文正文小樣拼版合并，形成完整的文件印制；而利用網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)墓闹械奈母宥家?jīng)過(guò)數(shù)字化處理，否則就不能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸。因此在如今的計(jì)算機(jī)時(shí)代，每個(gè)機(jī)關(guān)文印工作人員都需要隨時(shí)更新知識(shí)并不斷提高專業(yè)技術(shù)水平，尤其是數(shù)字化掃描過(guò)程中的相關(guān)知識(shí)，以更好的完成網(wǎng)絡(luò)公文制作。
2 計(jì)算機(jī)處理公文中的幾個(gè)概念
2.1 計(jì)算機(jī)中的圖形圖像
所謂像素是指在顯示器上顯示的光點(diǎn)單位，通過(guò)計(jì)算機(jī)可以把圖像放大很多倍，可以看到圖像是由很多小方點(diǎn)構(gòu)成，這些小方點(diǎn)就是圖像構(gòu)成的基本單位―像素，而圖像中所顯示的像素?cái)?shù)目則是這幅圖像的分辨率。計(jì)算機(jī)圖像里包括了靜態(tài)數(shù)字圖像，它又包括矢量圖像和位圖圖像：矢量圖像不能掃描得到，必須繪制出來(lái)，分辨率較為獨(dú)立；位圖圖像則是通過(guò)像素獲得的圖像，各像素都具有清晰的位置數(shù)值，根據(jù)色彩和漸變的像素能夠獲得清晰的圖像效果，分辨率則是從側(cè)面反映出掃描儀的精確度，體現(xiàn)掃描儀對(duì)圖像細(xì)節(jié)的處理效果。
2.2 計(jì)算機(jī)錄入設(shè)備――掃描儀
掃描儀首先對(duì)原稿光學(xué)掃描，再把光學(xué)圖像輸送到轉(zhuǎn)換器中轉(zhuǎn)換成模擬電信號(hào)，在變成數(shù)字電信號(hào)，最后通過(guò)計(jì)算機(jī)變成數(shù)字圖像。通常掃描儀共有三種掃描模式：黑白、灰度和彩色掃描。
（1）黑白掃描模式。將掃描儀通過(guò)二進(jìn)制數(shù)字的性能來(lái)區(qū)分圖像，此模式適合字跡背景較淺，對(duì)比強(qiáng)烈的文稿。利用計(jì)算機(jī)處理公文時(shí)，通常原稿都是黑白兩色印刷和打印稿，故掃描時(shí)要把模式調(diào)整為黑白掃描模式。該掃描模式生成的文件空間小便于壓縮，有利于產(chǎn)生高質(zhì)量的輸出效果。
（2）灰度掃描模式。灰度圖像比黑白掃描模式層次更豐富，共有250多種亮度值選擇，能夠顯示比原稿更豐富的不同色調(diào)，最適合用于掃描單色照片。
（3）彩色掃描模式。大部分的彩色掃描儀都是通過(guò)RGB模式采樣源圖像，所以可以捕獲超過(guò)1600萬(wàn)種的色彩信息，因此獲得的文件也比較大，適合用于掃描一定要保留彩色的文稿。
3 使用計(jì)算機(jī)處理公文中注意事項(xiàng)
3.1 掃描方式的選擇
對(duì)于很多不需重復(fù)錄入的公文附件，通常都是承印部門用激光印字機(jī)制作黑白文稿和圖表，所以掃描方式可以選取黑白二值圖像法。該辦法的顯著優(yōu)勢(shì)是掃描的圖像是通過(guò)計(jì)算機(jī)傳送、接收和打印，黑白值能實(shí)現(xiàn)最小尺寸方便傳輸，且適印性能良好、輸送打印及時(shí)。遇到文件不清晰或有圖片時(shí)，則可以使用灰度方式來(lái)掃描。
3.2 掃描亮度的調(diào)整
要想使文稿更加清晰就需要調(diào)整合適的掃描亮度，黑白文稿看上去只有黑、白兩色，但是被掃描儀處理后就會(huì)有不同灰度級(jí)的圖像。在調(diào)整掃描亮度時(shí)通常都是灰度直方圖，總共有兩組數(shù)據(jù)體現(xiàn)出兩個(gè)波峰，而黑白文稿的直方圖主要特點(diǎn)是兩峰一谷，很多掃描軟件會(huì)自動(dòng)選擇直方圖較小值來(lái)調(diào)整亮度。當(dāng)掃描出來(lái)的二值圖像清晰度較差時(shí)，則應(yīng)該適當(dāng)加大值；而掃描出的圖像線條較粗，較為模糊時(shí)則可以調(diào)小數(shù)值。
3.3 掃描完成時(shí)圖像處理
為確保公文的水準(zhǔn)和方便后期歸檔，應(yīng)該對(duì)掃描完成得到圖像適當(dāng)處理，具體方式如下：第一，檢測(cè)圖像辨別度。仔細(xì)檢查掃描得到的數(shù)字圖像是否清晰，是否需要重新掃描；第二，去除圖像污漬。在干擾原稿識(shí)別度的基礎(chǔ)下去除原稿中的污點(diǎn)雜質(zhì)等降低圖像質(zhì)量污漬；第三，調(diào)整圖像偏差。原稿若有傾斜或者在掃描當(dāng)中文稿放置斜而出現(xiàn)的偏差要及時(shí)調(diào)整，保障數(shù)字化圖像的角度正常。
3.4 圖像的存儲(chǔ)方式
通常數(shù)字化圖像比較占空間，所以需要壓縮存儲(chǔ)圖像文件。所謂圖像壓縮是在保障圖像品質(zhì)的基礎(chǔ)上，利用數(shù)字運(yùn)算方法來(lái)實(shí)現(xiàn)無(wú)損或有損壓縮。無(wú)損壓縮指不會(huì)改變?cè)瓐D，壓縮后的圖像能夠恢復(fù)如初；有損壓縮則是在保障一定質(zhì)量的圖像基礎(chǔ)上對(duì)圖像實(shí)施的不可復(fù)原性壓縮。因?yàn)橛袚p壓縮的比例較高可以讓圖像數(shù)據(jù)壓縮到最小化，更適合計(jì)算機(jī)傳輸。圖像的文件格式很多如BMP、GIF、JPEG、PCX、TIFF、PDF等，不同的文件格式也各有用途和特質(zhì)。最常用的是以下幾種：
第一，TIFF格式。它是種通用圖像格式，優(yōu)點(diǎn)是存儲(chǔ)量大，市面上大部分的掃描儀和圖像軟件都支持該格式，能夠在各個(gè)平臺(tái)上打印出高水準(zhǔn)的圖像，缺點(diǎn)是占用空間大。第二，JPEG格式。它是種可壓縮的文件格式，而且壓縮率是現(xiàn)階段最高的一種，能夠?qū)D像通過(guò)不同倍率的壓縮得到不同質(zhì)量，運(yùn)用的是有損壓縮算法。第三，GIF格式。它被廣泛用于通訊領(lǐng)域和網(wǎng)頁(yè)文檔中，文件一般較小。比較適合公文處理中的數(shù)字化掃描后存儲(chǔ)。
綜上所述，公文處理計(jì)算機(jī)化之后讓公文傳輸更加快捷、格式標(biāo)準(zhǔn)也統(tǒng)一化、規(guī)范了傳送程序，極大地提高了工作效率。隨著社會(huì)不斷發(fā)展，公文處理工作也將面臨更多新挑戰(zhàn)，要不斷根據(jù)實(shí)際情況作出調(diào)整以配合時(shí)展的需要。
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關(guān)鍵詞：職業(yè)院校 公文寫作 創(chuàng)新研究
我們?cè)诮虒W(xué)實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，職業(yè)院校學(xué)生公文寫作時(shí)格式不規(guī)范、內(nèi)容不完整、思路不清晰、語(yǔ)言不得體的現(xiàn)象很多，公文寫作能力嚴(yán)重缺失，不愿寫、不會(huì)寫、寫得差的現(xiàn)狀令人擔(dān)憂。
一、提高職業(yè)院校學(xué)生公文寫作能力的意義
1.公文寫作能力是養(yǎng)成職業(yè)素養(yǎng)的需要
規(guī)范、得體、流暢的公文寫作能力彰顯著職校生良好的職業(yè)情感、職業(yè)道德和職業(yè)價(jià)值，是學(xué)生通過(guò)書(shū)面語(yǔ)直接、完整、全面地反映思想、交流信息和促進(jìn)工作的重要工具，更是拓展終身學(xué)習(xí)能力，挖掘發(fā)展?jié)撃芎吞岣吆诵母?jìng)爭(zhēng)力的基礎(chǔ)。
2.公文寫作能力是提升職業(yè)技能的需要
公文寫作與文學(xué)寫作是人們生活及工作中必不可少的兩大并列文章樣式，沒(méi)有高低貴賤之分，好比汽車左右的兩個(gè)輪子，各不相讓又缺一不可。這兩種寫作技能，是寫作的兩條腿，不可偏廢，更是除了專業(yè)技能之外，又一重要的職業(yè)技能。
3.公文寫作能力是掌握職業(yè)話語(yǔ)的需要
公文語(yǔ)言是一種獨(dú)立的語(yǔ)言系統(tǒng)，與其他文體是兩種分類標(biāo)準(zhǔn)不同的文體體系，不是并列和歸屬關(guān)系。公文語(yǔ)言具有特殊性，從文章的社會(huì)實(shí)用功能上分，不僅是寫作語(yǔ)言，更是職場(chǎng)上的職業(yè)話語(yǔ)。
二、提高職業(yè)院校學(xué)生公文寫作教學(xué)的新途徑
1.教師重點(diǎn)講透三個(gè)問(wèn)題
第一，用對(duì)文種是首要。首先要講清每個(gè)文種的概念涵義，準(zhǔn)確界定適用范圍，做到最基本的“用對(duì)文種”。2012年新的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（以下簡(jiǎn)稱《條例》）中重新規(guī)定了15種公文。要結(jié)合《條例》講解教材，特別是將容易混淆和用錯(cuò)的放一起對(duì)比和類比地講。例如，命令和令，實(shí)為同一文種，區(qū)別在標(biāo)題中有沒(méi)有事由；通告和公告，公告級(jí)別較高，經(jīng)常被“大材小用”；通報(bào)和決定，區(qū)別在于獎(jiǎng)懲職能；請(qǐng)示和報(bào)告，區(qū)別在于請(qǐng)批性和陳述性時(shí)的不同；會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄、會(huì)議決議，區(qū)別在于整理還是提煉；議案和提案，具有提出主體的差異；決議和決定，則是宏觀和微觀的區(qū)別。一字之差、本質(zhì)之別。要將應(yīng)用文的特征講透，如意見(jiàn)是最委婉的文種，通知是最常用的文種，紀(jì)要是唯一的紀(jì)實(shí)性文種，函是唯一的平行，公報(bào)是唯一的新聞屬性公文。
第二，格式規(guī)范很重要。格式就是公文的“肖像”，解決好外觀上“像不像”的問(wèn)題，注重“形象”，講究形式。新《條例》中作了硬性規(guī)定，教師講清，寫作多練習(xí)，學(xué)生能牢固記住。
第三，語(yǔ)言轉(zhuǎn)換有必要。掌握公文語(yǔ)言，必然要解決兩個(gè)問(wèn)題。一是打破語(yǔ)言習(xí)慣的力量，區(qū)分公文語(yǔ)言與文學(xué)語(yǔ)言。這點(diǎn)較難把握，因?yàn)橹行W(xué)長(zhǎng)時(shí)間學(xué)習(xí)的是文學(xué)色彩濃厚的作品和練筆，公文是獨(dú)立語(yǔ)言，學(xué)生剛接觸時(shí)較難轉(zhuǎn)過(guò)彎。二是掌握公文本身固定用語(yǔ)，如關(guān)聯(lián)詞、過(guò)渡句、結(jié)語(yǔ)等。這點(diǎn)容易把握，學(xué)生只要加強(qiáng)背誦記憶，不需死記硬背，在寫作中靈活掌握即可。
2.學(xué)生認(rèn)真理順三個(gè)步驟
第一，抄寫例文。抄例文、抄文件，原原本本、一字一句地抄寫，邊抄邊記，記住格式、記住語(yǔ)言，在腦海里有初步的印象。這和剛開(kāi)始練書(shū)法相似，必須經(jīng)過(guò)痛苦的、甚至長(zhǎng)期的“抄帖”“臨帖”過(guò)程，才能為將來(lái)的創(chuàng)作奠定基礎(chǔ)。第二，仿寫范文。著重處理好讀與寫、想與寫、改與寫的關(guān)系，重點(diǎn)是量與質(zhì)的關(guān)系，不提倡多寫，要以質(zhì)取量，道理和練字一樣，多花時(shí)間扎實(shí)掌握好每個(gè)文種，寫得多又寫不好起逆反作用，影響寫作心情，放慢寫作腳步，多自我總結(jié)和反思，更有益處。
第三，自己寫公文。先要寫得多，運(yùn)用發(fā)散思維，多角度去分析；接著寫得高，站在領(lǐng)導(dǎo)的角度，運(yùn)用領(lǐng)導(dǎo)視野宏觀思維來(lái)寫；最后寫得活，靈活自由地運(yùn)用公文語(yǔ)言來(lái)寫，寫出思想獨(dú)特和靈魂深處的公文。
3.師生共同講改三次作業(yè)
第一次，作業(yè)后改。先留存好第一次作業(yè)，與最后一次對(duì)比，讓學(xué)生感到明顯的進(jìn)步和提升，幫助學(xué)生樹(shù)立寫好公文和繼續(xù)寫的自信心。
第二次，教師細(xì)改細(xì)講。教師以學(xué)生作業(yè)當(dāng)范本，講解清每個(gè)細(xì)節(jié)和知識(shí)點(diǎn)，讓學(xué)生模仿寫得好的作品，并把學(xué)生普遍較難掌握的地方單獨(dú)剔出來(lái)。
在縣委的正確領(lǐng)導(dǎo)和省市委辦公室的大力指導(dǎo)下,我辦認(rèn)真貫徹執(zhí)行《條例》和中央、省市委辦公廳(室)關(guān)于公文處理的各項(xiàng)規(guī)定,緊緊圍繞黨委中心工作和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展大局,努力增強(qiáng)主動(dòng)性和創(chuàng)造性,充分發(fā)揮公文和公文處理工作在機(jī)關(guān)工作中的重要地位和作用,積極推動(dòng)公文處理工作上新水平,取得了顯著成效。主要做了以下幾方面工作:
一、提高認(rèn)識(shí),轉(zhuǎn)變觀念,強(qiáng)化組織思想保障。機(jī)關(guān)公文處理工作的運(yùn)轉(zhuǎn)情況,體現(xiàn)了縣委辦乃至縣委的整體工作水平。為此,縣委領(lǐng)導(dǎo)特別是辦公室領(lǐng)導(dǎo)高度重視機(jī)關(guān)公文處理工作,始終將機(jī)關(guān)公文處理工作當(dāng)作重要工作抓緊抓好。專門抽出兩名具有一定文字理論水平、責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)水平高的同志從事機(jī)關(guān)公文處理工作,并由一名文字綜合能力強(qiáng)、具有辦公室工作經(jīng)難的副主任分管此項(xiàng)工作,從而確保機(jī)關(guān)公文處理工作水平的不斷提高,促進(jìn)了機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作的正常開(kāi)展。
二、建章立制,規(guī)范程序,加強(qiáng)各項(xiàng)制度建設(shè)。近年以來(lái),我們重點(diǎn)完善了三項(xiàng)制度:一是領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)制度。我們明確分工一名副主任分管公文處理工作,凡是縣委辦、縣委名義下發(fā)的文件或是以縣委辦、縣政府辦、縣委、縣政府等名義聯(lián)合下發(fā)的文件,都必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)公文格式、內(nèi)容等方面審核把關(guān)后,才能送主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。二是工作運(yùn)行制度。我們根據(jù)公文的運(yùn)行程序,對(duì)公文的起草、報(bào)送、校核、印發(fā)、傳閱等每個(gè)環(huán)節(jié),公文處理人員應(yīng)該干什么、怎么干、達(dá)到什么標(biāo)準(zhǔn)、與下一個(gè)環(huán)節(jié)如何銜接等都作出了明確規(guī)定,使公文處理工作有了規(guī)范的運(yùn)作程序。三是責(zé)任追究制度。實(shí)行“一次性告知”制度,將需要公文處理人員周知的事項(xiàng)一次性告知,極大加快了公文處理速度,方便了機(jī)關(guān)及基層辦事人員。建立公文處理工作目標(biāo)責(zé)任制,將公文質(zhì)量作為衡量工作實(shí)績(jī)及年度評(píng)先樹(shù)優(yōu)的主要依據(jù),從而不斷增強(qiáng)公文辦理人員的工作責(zé)任感和壓力感。
三、認(rèn)真校核,堅(jiān)持原則,提高公文處理質(zhì)量。在對(duì)下行文中,我們堅(jiān)持做好“五個(gè)校核”:一是發(fā)文校核。從工作需要出發(fā),堅(jiān)持從嚴(yán)把關(guān),少發(fā)文,克服“文山”現(xiàn)象的發(fā)生。二是格式校核。通過(guò)嚴(yán)格校核,使文件格式方面能夠遵循正確的行文關(guān)系,準(zhǔn)確恰當(dāng)?shù)倪x擇文種,使用完整的文件格式,嚴(yán)防漏項(xiàng)、錯(cuò)項(xiàng)或多項(xiàng)現(xiàn)象的發(fā)生。三是內(nèi)容校核。在公文審核時(shí),依據(jù)黨的路線、方針、政策及國(guó)家法律法規(guī)結(jié)合國(guó)家、省、市、處要求,進(jìn)行認(rèn)真核對(duì),嚴(yán)防出現(xiàn)原則性失誤和錯(cuò)誤。四是文字校核。在保持公文原意的前提下,進(jìn)行文字核對(duì)與處理,使公文的觀點(diǎn)明確、思路清晰、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、語(yǔ)言簡(jiǎn)練,字詞標(biāo)點(diǎn)使用恰當(dāng),人名、地名、時(shí)間等數(shù)字準(zhǔn)確無(wú)誤。在來(lái)文管理中,我們堅(jiān)持“四個(gè)嚴(yán)格”,即:嚴(yán)格按文件層次分發(fā)閱讀文件;嚴(yán)格按規(guī)定份數(shù)向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送公文,對(duì)未列入清退的中央、省委文件按規(guī)定登記造冊(cè)備案后并及時(shí)銷毀;嚴(yán)格執(zhí)行復(fù)制、匯編文件的有關(guān)規(guī)定,及進(jìn)、規(guī)范地對(duì)公文進(jìn)行立卷歸檔;嚴(yán)格執(zhí)行公文安全保密的有關(guān)規(guī)定。幾年來(lái),辦公室從未發(fā)生遺失密級(jí)文件或泄密事件。
四、加強(qiáng)建設(shè),完善設(shè)施,提高公文處理水平。一是加強(qiáng)思想政治建設(shè)。通過(guò)不斷學(xué)習(xí),引導(dǎo)辦文人員運(yùn)用馬列主義的立場(chǎng)、觀點(diǎn)和方法分析問(wèn)題,保證委機(jī)關(guān)的工作始終沿著正確的政治方向運(yùn)行。二是加強(qiáng)業(yè)務(wù)建設(shè)。認(rèn)真做好《中辦通訊》、《秘書(shū)工作》征訂學(xué)用工作,每年度均超額完成上級(jí)下達(dá)的征訂任務(wù)。積極組織辦文人員通過(guò)專題學(xué)習(xí)或自學(xué)的形式,學(xué)習(xí)《中國(guó)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》、省委辦公廳《規(guī)定》和《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》等政策法規(guī),不斷強(qiáng)化公文辦理人員公文處理工作的規(guī)范化、法制化意識(shí)。此外,我們還先后多次安排有關(guān)人員到省市委辦公廳(室)跟班學(xué)習(xí)或參加文電培訓(xùn)、研討班,不斷豐富其理論知識(shí),提高工作水平。三是完善配套設(shè)施。近年來(lái),我們先后投資近10萬(wàn)元,添置了電腦、復(fù)印機(jī)、油印機(jī)等辦公設(shè)施,基本實(shí)現(xiàn)了公文處理的辦公自動(dòng)化,提高了機(jī)關(guān)工作辦事效率,保證了工作質(zhì)量;加強(qiáng)了檔案室的建設(shè)和管理,極大的方便了機(jī)關(guān)公文處理工作。
我辦的公文處理工作雖然取得了一定成績(jī),但工作中還存在不少問(wèn)題和不足,與領(lǐng)導(dǎo)的要求也還有一定的距離。在今后的工作中,我們將進(jìn)一步加大工作力度,強(qiáng)化措施落實(shí),不斷提高機(jī)關(guān)公文處理工作水平,促進(jìn)全縣經(jīng)濟(jì)社會(huì)健康協(xié)調(diào)發(fā)展。
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