時(shí)間：2023-05-30 09:35:35
開(kāi)篇：寫(xiě)作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇公文函格式，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
請(qǐng)示函的特點(diǎn) 、類(lèi)型如下：
(一)期復(fù)性
在公文體系中，請(qǐng)示是為數(shù)不多的雙向?qū)?yīng)文體之一，與它相對(duì)應(yīng)的文體是批復(fù)。下級(jí)有一份請(qǐng)示報(bào)上去，上級(jí)就會(huì)有一份批復(fù)發(fā)下來(lái)。不管上級(jí)是不是同意下級(jí)的請(qǐng)示事項(xiàng)，都必須給請(qǐng)示單位一個(gè)回復(fù)。因此可以說(shuō)，寫(xiě)請(qǐng)示最直接的目的就是得到批復(fù)。而且，下級(jí)機(jī)關(guān)都是在遇到比較重要的情況和問(wèn)題需要解決時(shí)，才會(huì)及時(shí)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示，急切地期待回復(fù)是請(qǐng)示者的必然心態(tài)。我們把這一特點(diǎn)稱(chēng)為期復(fù)性。
(二)單一性
跟其它上行文相比，請(qǐng)示更要強(qiáng)調(diào)遵循一事一報(bào)的原則。在一份請(qǐng)示中，只能就一項(xiàng)工作或一種情況、一個(gè)問(wèn)題作出請(qǐng)示，不得在一份公文中就若干事項(xiàng)請(qǐng)求指示和批準(zhǔn)。如果確有若干事項(xiàng)都需要同時(shí)向同一上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示，可以同時(shí)寫(xiě)出若干份請(qǐng)示，它們各自都是一份獨(dú)立的文件，有不同的發(fā)文字號(hào)和標(biāo)題。而上級(jí)機(jī)關(guān)則會(huì)分別對(duì)不同的請(qǐng)示作出不同的批復(fù) 。
(三)針對(duì)性
請(qǐng)示的行文，有很強(qiáng)的針對(duì)性。必須針對(duì)本機(jī)關(guān)沒(méi)有對(duì)策、沒(méi)有把握或沒(méi)有能力解決的重要事件和問(wèn)題，才能運(yùn)用請(qǐng)示。不得動(dòng)轍就向上級(jí)請(qǐng)示，那樣看起來(lái)像是尊重上級(jí)，實(shí)際上卻是把矛盾交給上級(jí)，而自己躲避責(zé)任的表現(xiàn)。
(四)時(shí)效性
請(qǐng)示所涉及的情況和問(wèn)題，都有一定的迫切性，應(yīng)該及時(shí)寫(xiě)作、及時(shí)發(fā)出，如有延誤，就有可能耽誤解決的時(shí)機(jī)。相應(yīng)地，上級(jí)機(jī)關(guān)在處理下級(jí)的請(qǐng)示時(shí)，也會(huì)注意到時(shí)效性問(wèn)題，對(duì)請(qǐng)示作出及時(shí)的批復(fù)。
請(qǐng)示函有兩種在內(nèi)容、性質(zhì)、行文目的方面不盡相同的類(lèi)型，一種是請(qǐng)求指示的請(qǐng)示，一種是請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示。
請(qǐng)示函的寫(xiě)法
(一)標(biāo)題
請(qǐng)示的標(biāo)題可以由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種構(gòu)成，如《省人民政府關(guān)于增撥防汛搶險(xiǎn)救災(zāi)用油的請(qǐng)示》。也可以由事由和文種構(gòu)成，如《關(guān)于成立老干部辦公室的請(qǐng)示》。
(二)主送機(jī)關(guān)
請(qǐng)示的主送機(jī)關(guān)就是負(fù)責(zé)受理和答復(fù)請(qǐng)示的機(jī)關(guān)。請(qǐng)示在確定主送機(jī)關(guān)時(shí)，要注意以下三點(diǎn)：
1.主送機(jī)關(guān)只能有一個(gè)
請(qǐng)示一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送的形式。，受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)，由主送機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)其請(qǐng)示事項(xiàng)。請(qǐng)示如果多頭行文，很可能得不到任何機(jī)關(guān)的批復(fù)。
2.只能主送上級(jí)機(jī)關(guān)，不能送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人
3.不得越級(jí)
(三)正文
請(qǐng)示的正文由開(kāi)頭、主體、結(jié)語(yǔ)三部分構(gòu)成。
1.開(kāi)頭
開(kāi)頭主要表述請(qǐng)示的緣由，是上級(jí)機(jī)關(guān)批復(fù)的主要依據(jù)。一般而言，這部分要寫(xiě)明所遇到的新情況、新問(wèn)題，或自身沒(méi)有能力解決的困難，要寫(xiě)得充分、恰當(dāng)、具體。
內(nèi)容簡(jiǎn)略、篇段合一的請(qǐng)示，開(kāi)頭也可以是表達(dá)行文目的和意義的一兩句話(huà)，不獨(dú)立成段。
2.主體
主體是表明請(qǐng)示事項(xiàng)的部分，也是請(qǐng)示最核心、最重要的部分。請(qǐng)求指示的請(qǐng)示，主體要寫(xiě)明想在哪些具體問(wèn)題、哪些方面得到指示。請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示，要把要求批準(zhǔn)的事項(xiàng)分條列款一一寫(xiě)明。如果在請(qǐng)求批準(zhǔn)的同時(shí)還需要人、財(cái)、物等方面的支持和幫助，更需要把編制、數(shù)量、途徑等表達(dá)清楚、準(zhǔn)確，以便上級(jí)及時(shí)批準(zhǔn)。
3.結(jié)語(yǔ)
請(qǐng)示的結(jié)語(yǔ)比較簡(jiǎn)單，在主體之后，另起一段，按程式化語(yǔ)言寫(xiě)明期復(fù)請(qǐng)求即可。期復(fù)請(qǐng)求用語(yǔ)常見(jiàn)的有當(dāng)否，請(qǐng)批示，妥否，請(qǐng)批復(fù)，以上請(qǐng)示，請(qǐng)予審批，以 上請(qǐng)示如無(wú)不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)有關(guān)部門(mén)執(zhí)行等等。
范文
xx食品公司關(guān)于請(qǐng)撥購(gòu)買(mǎi)南京牌貨車(chē)資金的請(qǐng)示
xxx食品公司：
范體式的法定公務(wù)文書(shū)。
行文方向：
1、 上行文：請(qǐng)示、報(bào)告
2、 下行文：批復(fù)、通知、通報(bào)、命令、決定、公告、通告
3、 平行文：函、議案
4、 可上行也可下行：意見(jiàn)、會(huì)議紀(jì)要
行政公文：
請(qǐng)示批復(fù)通知通報(bào)報(bào)告會(huì)議紀(jì)要函公告：通告命令決定議案意見(jiàn) 事務(wù)文書(shū)：
傳真?zhèn)渫浭马?xiàng)性通知請(qǐng)柬感謝信賀信邀請(qǐng)信啟事商洽函申請(qǐng)
請(qǐng)示
概念：是向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求、指示、批準(zhǔn)時(shí)使用的公文。
特點(diǎn)：請(qǐng)批性；堅(jiān)持一文一事；事前行文
格式：標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文+落款
1、 標(biāo)題：（完全式）發(fā)文機(jī)關(guān)+關(guān)于+事項(xiàng)+文種
（非完全式）關(guān)于+事項(xiàng)+文種
2、 主送機(jī)關(guān)：（受文單位）
注意：（1）請(qǐng)示不能越級(jí)
（2）請(qǐng)示不能主送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人
（3）請(qǐng)示只有一個(gè)
3、正文：緣由（背景介紹加“為了??”）+請(qǐng)求事項(xiàng)（要明確）+尾語(yǔ)
尾語(yǔ)：（1）當(dāng)否，請(qǐng)指示
（2）以上請(qǐng)示妥否，請(qǐng)批復(fù)
（正文下，空兩格，另起行）
4、落款：（1）署名（章）
（2）日期（大寫(xiě)）例：二八
批復(fù)
概念：批復(fù)是答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)時(shí)使用的公文。
格式：標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文+落款
1、 標(biāo)題：必須完全式 明確寫(xiě)出同意或不同意
2、 正文：引語(yǔ)+主體文+尾語(yǔ)
（1） 引語(yǔ)：你單位+年月日（提交請(qǐng)示的年月日）+《請(qǐng)示的標(biāo)題》（機(jī)關(guān)簡(jiǎn)稱(chēng)代字
【年份】序號(hào)）以收悉。經(jīng)研究，批復(fù)如下：
（2） 主體文：首先表時(shí)態(tài)度，同意還是不同意。如果同意，則對(duì)進(jìn)一步如何實(shí)施做
出指示性的意見(jiàn)；如果不同意，則應(yīng)寫(xiě)明理由進(jìn)行解釋疏通。
（3） 尾語(yǔ)：禿尾；特此批復(fù)
3、落款：署名（章）；日期
概念：通知是傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員時(shí)使用
的公文。
特點(diǎn)：使用廣泛；使用頻率高；種類(lèi)多。
格式：標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文+落款
1、 標(biāo)題：完全式；非完全式；文種（只限于單位內(nèi)部之間）
2、 主送機(jī)關(guān)：（1）同一級(jí)別之間用“、”號(hào)，不同單位，不同部門(mén)之間用“，”。
（2）主送機(jī)關(guān)較少時(shí)，將機(jī)關(guān)名稱(chēng)寫(xiě)全；較多時(shí)要用規(guī)范化的簡(jiǎn)稱(chēng)或概稱(chēng)。
3、正文：原因（現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下）+事項(xiàng)+執(zhí)行要求
事項(xiàng)：用分條款式寫(xiě)清正文內(nèi)容，要求每個(gè)條款有小標(biāo)題，后寫(xiě)清執(zhí)行要求或號(hào)召。
4、落款：署名（章）；日期
會(huì)議通知
格式：關(guān)于+事項(xiàng)+會(huì)議通知
主送機(jī)關(guān)：
為了（根據(jù)）??現(xiàn)將XX會(huì)有關(guān)事項(xiàng)通知如下：
一、會(huì)議時(shí)間：例：2007年10月24日（周三）
二、會(huì)議地點(diǎn)：具體
三、與會(huì)人員
四、會(huì)議內(nèi)容
會(huì)議要求，希望和號(hào)召。
落款：署名（章）；日期
報(bào)告
概念：是向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見(jiàn)和建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)時(shí)使用
的公文。
格式：標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文+落款
正文：第一段：報(bào)告的原因目的+“現(xiàn)將??工作報(bào)告如下：”
第二段：成績(jī)、各方面所得（學(xué)到，懂得）
第三段：生活、工作、不足
第四段：改進(jìn)措施或今后打算
請(qǐng)示與報(bào)告的區(qū)別：
（一）行文目的請(qǐng)示：給予批復(fù)，指示
報(bào)告：不要求答復(fù)，只須匯報(bào)
（二）行文時(shí)機(jī)請(qǐng)示：事前行文
報(bào)告：事后行文，事中行文
（三）內(nèi)容寬窄請(qǐng)示：（必）一文一事
報(bào)告：一文多事
（四）辦理要求請(qǐng)示：“辦件”
報(bào)告：“閱件”
概念：是表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況時(shí)使用的公文。
類(lèi)型：1、表彰性通報(bào)2、批評(píng)性通報(bào)3、情況性通報(bào)
格式：標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文+落款
1、 標(biāo)題：完全式&非完全式（關(guān)于+事項(xiàng)+表彰、批評(píng)、情況+文種）
2、 主送機(jī)關(guān)：作為普發(fā)性文件的通報(bào)，可以不寫(xiě)主送機(jī)關(guān)
3、 正文：第一部分：簡(jiǎn)述事件（時(shí)、地、人、事）
第二部分：分析評(píng)價(jià)（議論）“為了??+慣用語(yǔ)（經(jīng)??研究決定）+通報(bào)事項(xiàng)第三部分：通報(bào)的希望、要求、號(hào)召
4、 落款
公告通告（下行文）
公告概念：是向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)時(shí)使用的公文。
通告概念：是向社會(huì)各有關(guān)方面公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)時(shí)使用的公文。
公告：國(guó)內(nèi)外宣布重要或法定
通告：有關(guān)方面遵守或周知
相同點(diǎn)：1、公開(kāi)性2、知照性
不同點(diǎn)：范圍公告：范圍廣，面對(duì)國(guó)內(nèi)外
通告：范圍窄，國(guó)內(nèi)有關(guān)方面
單位公告：權(quán)利機(jī)關(guān)，授權(quán)機(jī)關(guān)
通告：機(jī)關(guān)，社會(huì)團(tuán)體，企事業(yè)單位
形式公告：新聞媒體
通告：新聞媒體，張貼
格式：標(biāo)題+正文+尾語(yǔ)+落款
1、 標(biāo)題：居中，完全或非完全式
2、 正文：原因（為了??，根據(jù)??）+慣用語(yǔ)（現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通告（公告）如下：）分條款寫(xiě)清通告（公告）事項(xiàng)
3、 尾語(yǔ)：特此通告（公告）
本通告（公告）自（??日期）起施行
4、 落款：署名（章）；日期
意見(jiàn)（可上行、下行、平行）
概念：是對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理方法時(shí)使用的公文。
格式：關(guān)于+內(nèi)容+意見(jiàn)+落款
1、內(nèi)容：原因，背景或依據(jù)（委婉）+慣用語(yǔ)（現(xiàn)就??提幾點(diǎn)意見(jiàn)如下：）
2、落款：署名（章）；日期
會(huì)議記錄會(huì)議紀(jì)要
會(huì)議紀(jì)要概念：是記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)時(shí)使用的公文。
分類(lèi)：詳細(xì)的會(huì)議記錄如：國(guó)家政策有言必錄
摘要式會(huì)議記錄如：家長(zhǎng)會(huì)蜻蜓點(diǎn)水
重點(diǎn)式會(huì)議記錄如：主席公布的命令主次
特點(diǎn)：1、實(shí)錄性2、客觀性3、規(guī)范性
格式：標(biāo)題+會(huì)議組織情況+會(huì)議進(jìn)行情況+尾語(yǔ)
1、標(biāo)題：會(huì)議名稱(chēng)+記錄，會(huì)議內(nèi)容+記錄
2、組織情況：8要素（各項(xiàng)空兩格都另起行）
時(shí)間、地點(diǎn)、出席人、缺席人、列席人、主持人、記錄員、議題
3、會(huì)議過(guò)程：甲??乙??（說(shuō)的內(nèi)容）
（空兩格）??決議：1、2、3、??
4、結(jié)尾：（空兩格）散會(huì)
署名：主持人（簽名） 記錄人（簽名）
會(huì)議紀(jì)要：綜合整理要點(diǎn)
記錄與紀(jì)要的區(qū)別：
1、內(nèi)容記錄：詳細(xì)記載會(huì)議過(guò)程
紀(jì)要：記載、傳達(dá)會(huì)議
2、形式記錄：內(nèi)部檔案室
紀(jì)要：外發(fā)公文
3、運(yùn)行方式記錄：無(wú)運(yùn)行性，無(wú)周知性
紀(jì)要：有運(yùn)行性（以下行為主），有周知性
4、結(jié)構(gòu)記錄：順時(shí)實(shí)錄式結(jié)構(gòu)
紀(jì)要：總分式
會(huì)議紀(jì)要是在會(huì)議記錄等材料的基礎(chǔ)上整理而成的
格式：會(huì)議名稱(chēng)+會(huì)議紀(jì)要
時(shí)間（大寫(xiě)）
（空兩格）交代會(huì)議基本情況
（XX時(shí)間XX地點(diǎn)誰(shuí)召開(kāi)XX會(huì)議??）現(xiàn)將會(huì)議確定事項(xiàng)紀(jì)要如下：
分條款（一定要有小標(biāo)題）
公函（平行文）
概念：用于不相隸屬的機(jī)關(guān)單位之間商洽工作，詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。 （不相隸屬：行政組織中，不論級(jí)別高低，都沒(méi)有指揮與服從、領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，而是平等協(xié)作關(guān)系，其相互行文均使用函。）
特點(diǎn)：1、使用范圍廣2、種類(lèi)多3、內(nèi)容單一4、文字表達(dá)與形勢(shì)較為靈活 格式：標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文+尾語(yǔ)+落款
1、 標(biāo)題：完全式或非完全式
2、 正文：發(fā)函原因或依據(jù)+函事項(xiàng)
3、 尾語(yǔ)：謹(jǐn)請(qǐng)函復(fù)或敬請(qǐng)函復(fù)或盼復(fù)
復(fù)函（與批復(fù)格式相同）
格式：標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文+落款
3、 標(biāo)題：必須完全式 明確寫(xiě)出同意或不同意
4、 正文：引語(yǔ)+主體文+尾語(yǔ)
（1） 引語(yǔ)：你單位+年月日（提交請(qǐng)示的年月日）+《請(qǐng)示的標(biāo)題》（機(jī)關(guān)簡(jiǎn)稱(chēng)代字
【年份】序號(hào)）以收悉。經(jīng)研究，函復(fù)如下：
（2） 主體文：首先表時(shí)態(tài)度，同意還是不同意。如果同意，則對(duì)進(jìn)一步如何實(shí)施做
出指示性的意見(jiàn)；如果不同意，則應(yīng)寫(xiě)明理由進(jìn)行解釋疏通。
A: 函可以廣泛應(yīng)用于各平行或不相隸屬相關(guān)之間，屬平行文
B: 函可以直接通過(guò)郵局投送
C: 函不受作者限制，任何機(jī)關(guān)和組織均可制發(fā)
D: 函不受內(nèi)容繁簡(jiǎn)字?jǐn)?shù)多少的限制
答案: AC
試題2：函具有靈活方便的特點(diǎn)，它的具體表現(xiàn)是（ ）。
A: 平行機(jī)關(guān)之間相互商洽工作
B: 不相隸屬機(jī)關(guān)之間詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題
C: 向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)
D: 可直接通過(guò)郵局投送
答案: ABC
試題3：通報(bào)的總體結(jié)構(gòu)包括（ ）。
A: 標(biāo)題
B: 主送單位
C: 正文
D: 通報(bào)的日期
答案: ABCD
試題4：通報(bào)按其內(nèi)容性質(zhì)劃分，可分為（ ）。
A: 表彰的通報(bào)
B: 批評(píng)的通報(bào)
C: 指示性通報(bào)
D: 情況通報(bào)
答案: ABD
試題5：通報(bào)有以下特點(diǎn)：（ ）。
A: 具有較強(qiáng)的時(shí)效性
B: 讓事實(shí)和數(shù)據(jù)說(shuō)話(huà)，而不過(guò)多地闡發(fā)和論證道理
C: 具有教育性質(zhì)，主要起宣傳教育、溝通情況、交流經(jīng)驗(yàn)的作用
D: 內(nèi)容單純，行文簡(jiǎn)便
答案: ABC
試題6：通報(bào)與通知的區(qū)別在于（ ）。
A: 通報(bào)是用來(lái)傳達(dá)重要精神和情況
B: 通報(bào)的事例典型、情況重要，具有較大影響
C: 通報(bào)的目的是引起讀者的廣泛注意和從中受到教育，而不著重要求予以具體辦理和執(zhí)行D: 通知有主送單位，通報(bào)沒(méi)有主送單位
答案: ABC
試題7：有關(guān)會(huì)議通知的說(shuō)法，正確的有（ ）。
A: 凡重要的會(huì)議均需要于會(huì)前制發(fā)會(huì)議通知
B: 為提高效率，公文改革將逐步取消會(huì)議通知，重要會(huì)議也只需打電話(huà)即可
C: 會(huì)議通知發(fā)出之后，還要追蹤了解落實(shí)情況
D: 有關(guān)證件要隨會(huì)議通知一道下發(fā)
答案: ACD
試題8：在比較轉(zhuǎn)發(fā)公文通知和批轉(zhuǎn)公文通知的時(shí)候有下列說(shuō)法，正確的是（ ）。A: 兩者之間沒(méi)有什么區(qū)別
B: 轉(zhuǎn)發(fā)公文的通知不要附件，批轉(zhuǎn)公文的通知要附件
C: 批轉(zhuǎn)性公文在印發(fā)時(shí)要加上批語(yǔ)
D: 兩者在寫(xiě)法上基本一樣
答案: CD
試題9：知照性通知的作用在于（ ）。
A: 布置工作
B: 交流信息
C: 商洽業(yè)務(wù)
D: 通報(bào)情況
答案: BD
試題10：指示性通知一般適用于以下情況（ ）。
A: 布置需要執(zhí)行與辦理的一般性工作或具體事項(xiàng)
B: 傳達(dá)上級(jí)機(jī)關(guān)的決定和指法
C: 上級(jí)主管業(yè)務(wù)部門(mén)向下級(jí)主管業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)口指導(dǎo)業(yè)務(wù)事項(xiàng)D: 一般基層單位用以傳達(dá)和布置具體事項(xiàng)
答案: ABCD
試題11：通知的寫(xiě)作要求是（ ）。 (多選題)
A: 主題集中
B: 重點(diǎn)突出，措施具體
C: 講究時(shí)效
D: 言語(yǔ)謙和，講究分寸
答案: ABC
試題12：通知正文的中心部分在寫(xiě)法上（ ）。
A: 可以采取歸納敘述的方法
B: 可以采用分條列項(xiàng)的方法
C: 可以議論和描寫(xiě)、做到聲情并茂
D: 以上三種說(shuō)法都正確
答案: AB
試題13：撰寫(xiě)提綱可粗可細(xì)，大致包括（ ）。
A: 公文的標(biāo)題與開(kāi)頭
B: 表述層次、論點(diǎn)、論據(jù)、字?jǐn)?shù)
C: 結(jié)尾及其它數(shù)據(jù)項(xiàng)目
D: 審核修改
答案: ABC
試題14：書(shū)寫(xiě)公文文稿有統(tǒng)一的規(guī)定，這就是（ ）。A: 用圓珠筆和鉛筆
B: 在統(tǒng)一印制的具有規(guī)范格式的發(fā)文紙上書(shū)寫(xiě)
C: 所有文字、圖表、符號(hào)都應(yīng)寫(xiě)在規(guī)定的圖文區(qū)之內(nèi)D: 要壓住或越過(guò)裝訂線(xiàn)
答案: BC
試題15：公文結(jié)尾的方式很多，最常用的主要有（ ）。A: 專(zhuān)用術(shù)語(yǔ)殿后
B: 介紹制發(fā)公文的內(nèi)容及背景
C: 強(qiáng)調(diào)、重申式
D: 交待施行時(shí)間或處罰措施
答案: CD
試題16：動(dòng)筆撰寫(xiě)公文前要選好文種．選擇文種的依據(jù)有（ ）。A: 政策法規(guī)依據(jù)
B: 工作關(guān)系依據(jù)
C: 職權(quán)范圍依據(jù)
D: 行文目的依據(jù)
答案: ABCD
試題17：公文開(kāi)頭的方式多種多樣，最常用的有（ ）。A: 開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，揭示主題
B: 說(shuō)明發(fā)文目的
C: 引用名人名言
D: 提問(wèn)式開(kāi)頭或表態(tài)式開(kāi)頭
答案: ABD
試題18：確立公文的主題有哪些最基本的要求?（ ）。A: 正確
B: 集中
C: 深刻
D: 鮮明
答案: ABCD
試題19：向上級(jí)行文，其文種可以選擇呈請(qǐng)性的（ ）。A: 請(qǐng)示
B: 命令
C: 通知
D: 報(bào)告
答案: AD
試題20：通知寫(xiě)作上的基本要求是（ ）。
A: 講求時(shí)效
B: 重點(diǎn)突出、措施具體
C: 主題集中
D: 寓事、理、情于一體
答案: ABC
試題21：公文特征的表現(xiàn)形式是（ ）。
A: 文種
B: 地區(qū)
C: 時(shí)間
D: 作者
答案: ABCD
試題22：以下哪些屬于祈使詞語(yǔ)?（ ）。
A: 所有……都必須
B: 凡……都要
C: ……吧、……啊
D: 請(qǐng)……、希望……
答案: ABD
試題23：公文中忌用哪幾種年份和時(shí)間的表達(dá)形式?（ ）。A: 1978年
B: 中華民國(guó)元年
C: 明后天
D: 一九七八年
答案: BCD
試題24：公文中忌用的文字是（ ）。
A: 復(fù)合字
B: 繁體字
C: 標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)化漢字
D: 異體字
答案: ABD
試題25：撰寫(xiě)公文選擇文種的依據(jù)是（ ）。
A: 工作關(guān)系
B: 行文目的
C: 職權(quán)范圍
D: 政策法規(guī)
答案: ABCD
試題26：在向上級(jí)行文時(shí)，哪些文種可供選擇?（ ）。A: 報(bào)告
B: 通告
C: 請(qǐng)示
D: 命令
答案: AC
試題27：公文有哪些不得隨意減少或少略的數(shù)據(jù)項(xiàng)目?（A: 正文
B: 發(fā)文機(jī)關(guān)
C: 印章或簽署
D: 成文時(shí)間
答案: ABCD
試題28：會(huì)議紀(jì)要要求寫(xiě)明召開(kāi)該會(huì)議的（ ）。A: 根據(jù)、目的
B: 名稱(chēng)、時(shí)間
C: 地點(diǎn)、與會(huì)范圍
D: 議題、會(huì)議成果
答案: ABCD
試題29：一般性的會(huì)議通知要求寫(xiě)明（ ）。
A: 名稱(chēng)、時(shí)間
B: 名稱(chēng)、時(shí)間
C: 目的
D: 準(zhǔn)備事項(xiàng)
答案: ABCD
試題30：下列有關(guān)簡(jiǎn)報(bào)格式，說(shuō)法正確的是（ ）。A: 于首頁(yè)上端設(shè)報(bào)頭，寫(xiě)明會(huì)議名稱(chēng)與文種。 ）
B: 編發(fā)順序號(hào)和編發(fā)單位均設(shè)在末頁(yè)下方C: 報(bào)尾應(yīng)寫(xiě)明印刷單位名稱(chēng)
關(guān)鍵詞：公文；“請(qǐng)批函”；請(qǐng)示；批復(fù)；異同
中圖分類(lèi)號(hào)：C931.4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：C 文章編號(hào)：1674-120X（2016）26-0028-02 收稿日期：2016-07-06
作者簡(jiǎn)介：吳鳳蓮（1965―），女，廣西欽州人，廣西機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)院人文系副教授，研究方向：漢語(yǔ)言寫(xiě)作、校企文化。
函、請(qǐng)示、批復(fù)是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位廣泛使用的公文，也是高校應(yīng)用寫(xiě)作教學(xué)中普遍要學(xué)習(xí)的幾個(gè)文種。在日常工作中，常常因?yàn)檗k理一些審批事項(xiàng)，既要向上級(jí)主管部門(mén)行文請(qǐng)求批準(zhǔn)，又要向業(yè)務(wù)主管部門(mén)行文請(qǐng)求批準(zhǔn)，這時(shí)，就要分別使用請(qǐng)示和函來(lái)行文。要準(zhǔn)確使用好這幾個(gè)文種，有必要弄清楚它們之間的聯(lián)系與區(qū)別。
一、“請(qǐng)批函”與請(qǐng)示、批復(fù)的聯(lián)系
《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定“請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)”的函稱(chēng)之為“請(qǐng)批函”。“請(qǐng)批函”又分為請(qǐng)求批準(zhǔn)的去函和答復(fù)審批的復(fù)函。“請(qǐng)示”則“適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)”。“批復(fù)”則“適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)”。它們之間在使用功能、特點(diǎn)、寫(xiě)作格式等方面有許多相似之處。
1.使用功能非常相似
“請(qǐng)批函”中“請(qǐng)求批準(zhǔn)”的功能與請(qǐng)示的“請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)”功能十分相似，二者都是向上級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)請(qǐng)求“批準(zhǔn)”某些事項(xiàng)。而“請(qǐng)批函”復(fù)函的“答復(fù)審批事項(xiàng)”的功能，與批復(fù)的“答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)”功能也十分相似。例如，學(xué)校要建設(shè)學(xué)生宿舍樓，首先需要向上級(jí)主管部門(mén)請(qǐng)示，上級(jí)部門(mén)同意批復(fù)后，才能向土地、規(guī)劃、建設(shè)等業(yè)務(wù)主管部門(mén)去函請(qǐng)求批準(zhǔn)，業(yè)務(wù)主管部門(mén)若同意則復(fù)函批準(zhǔn)。
2.“請(qǐng)批函”與請(qǐng)示、批復(fù)的特點(diǎn)十分相似
（1）“請(qǐng)批函”去函與請(qǐng)示都具有針對(duì)性、報(bào)請(qǐng)性、期復(fù)性、單一性、事前性等特點(diǎn)。
“請(qǐng)批函”去函是針對(duì)需要主管職能部門(mén)審批的重要事項(xiàng)而行文；請(qǐng)示是針對(duì)本機(jī)關(guān)單位權(quán)限范圍內(nèi)無(wú)法決定的重大事項(xiàng)，或在工作中遇到新問(wèn)題、新情況以及難以克服的困難而行文請(qǐng)示上級(jí)機(jī)關(guān)給予指示、答復(fù)、批準(zhǔn)或幫助。因此，二者的行文具有很強(qiáng)的針對(duì)性。
“請(qǐng)批函”去函與請(qǐng)示行文都是為了得到有關(guān)部門(mén)的答復(fù)或批準(zhǔn)，都需要呈報(bào)有關(guān)問(wèn)題或事項(xiàng)，請(qǐng)求批準(zhǔn)或答復(fù)，都具有報(bào)請(qǐng)性、期復(fù)性的特點(diǎn)，有關(guān)部門(mén)收文后無(wú)論同意與否，都必須給予復(fù)函或批復(fù)。
為了便于主管職能部門(mén)或上級(jí)機(jī)關(guān)準(zhǔn)確、及時(shí)給予答復(fù)，“請(qǐng)批函”去函與請(qǐng)示行文要求一文一事，請(qǐng)批事項(xiàng)單一，主送機(jī)關(guān)單一。因此，二者都具有單一性特點(diǎn)。
“請(qǐng)批函”去函與請(qǐng)示都是針對(duì)本單位當(dāng)前工作中出現(xiàn)的情況和問(wèn)題，按照有關(guān)程序必須得到主管職能部門(mén)或上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)而行文，都具有事前性的特點(diǎn)。
（2）“請(qǐng)批函”復(fù)函與批復(fù)都具有針對(duì)性、回復(fù)性、權(quán)威性等特點(diǎn)。
“請(qǐng)批函”復(fù)函與批復(fù)都具有很強(qiáng)的針對(duì)性。一是批復(fù)函是針對(duì)有關(guān)單位請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)的函所給的復(fù)函；批復(fù)則是針對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示所給的答復(fù)。二是二者答復(fù)的內(nèi)容針對(duì)的是請(qǐng)批事項(xiàng)，不涉及請(qǐng)批事項(xiàng)以外的內(nèi)容。
“請(qǐng)批函”復(fù)函與批復(fù)都屬于回復(fù)性公文，其內(nèi)容屬于回復(fù)性的內(nèi)容。沒(méi)有請(qǐng)求批準(zhǔn)的函就沒(méi)有批復(fù)函，沒(méi)有請(qǐng)示就沒(méi)有批復(fù)。因此，批復(fù)函和批復(fù)的制作和應(yīng)用是以“請(qǐng)批函”和請(qǐng)示為條件，請(qǐng)求什么事項(xiàng)，就答復(fù)什么事項(xiàng)。同時(shí)，對(duì)請(qǐng)求事項(xiàng)無(wú)論同意與否，都要行文答復(fù)。
“請(qǐng)批函”復(fù)函與批復(fù)還具有權(quán)威性的特點(diǎn)。批復(fù)函是政府主管職能部門(mén)給予請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)單位的答復(fù)，代表的是政府主管職能部門(mén)的意見(jiàn)，具有政策方面的權(quán)威性和約束力，請(qǐng)批事項(xiàng)的單位必須嚴(yán)格按批復(fù)函的意見(jiàn)執(zhí)行。批復(fù)代表的是上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)有關(guān)問(wèn)題的決策意見(jiàn)，往往體現(xiàn)了黨和國(guó)家的有關(guān)方針、政策，對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)具有行政約束力和權(quán)威性，下級(jí)機(jī)關(guān)必須遵照?qǐng)?zhí)行。
3.“請(qǐng)批函”去函與請(qǐng)示、復(fù)函與批復(fù)的寫(xiě)作格式十分相似
“請(qǐng)批函”去函與請(qǐng)示正文一般由開(kāi)頭、主體和結(jié)語(yǔ)三部分組成。開(kāi)頭部分主要交代請(qǐng)求批準(zhǔn)或請(qǐng)示的緣由。這是請(qǐng)批事項(xiàng)能否成立的前提條件，也是主管職能部門(mén)或上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)同意與否的根據(jù)。原因必須客觀、具體，理由必須充分、合理。二者的主體部分都要提出明確、具體的請(qǐng)批事項(xiàng)，這是行文的目的。這部分內(nèi)容要求單一，一文一事，便于主管職能部門(mén)或上級(jí)機(jī)關(guān)給予明確答復(fù)。二者的結(jié)語(yǔ)大同小異，一般用“當(dāng)否，請(qǐng)批示”“妥否，請(qǐng)批復(fù)”或“以上請(qǐng)批事項(xiàng)如無(wú)不妥，請(qǐng)予批準(zhǔn)”等。
“請(qǐng)批函”的復(fù)函與批復(fù)正文也是由開(kāi)頭、主體、結(jié)語(yǔ)構(gòu)成。二者的開(kāi)頭一般引敘來(lái)文以說(shuō)明函復(fù)或批復(fù)緣由。主體部分主要說(shuō)明批準(zhǔn)或批復(fù)事項(xiàng)，針對(duì)來(lái)文的請(qǐng)批事項(xiàng)給予同意或不同意明確的答復(fù)。二者的結(jié)語(yǔ)一般用“此復(fù)”“特此批復(fù)”或“特此函復(fù)”等習(xí)慣用語(yǔ)。
二、“請(qǐng)批函”與請(qǐng)示、批復(fù)的區(qū)別
1.適用主送機(jī)關(guān)不同
《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》對(duì)函的界定是“適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間”。因此，“請(qǐng)批函”的行文對(duì)象相互間是沒(méi)有隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)，其行文對(duì)象范圍廣，可以是任何相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門(mén)，只要相關(guān)業(yè)務(wù)按程序需要有關(guān)職能部門(mén)審批，不管其行政級(jí)別高低，都需要使用請(qǐng)批函來(lái)行文。而請(qǐng)示和批復(fù)適用于有隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)之間，行文對(duì)象范圍比較窄，往往限于本系統(tǒng)內(nèi)，且為上下級(jí)機(jī)關(guān)單位之間。請(qǐng)示主送的是有隸屬關(guān)系的上一級(jí)機(jī)關(guān)，批復(fù)主送的是有隸屬關(guān)系的下一級(jí)機(jī)關(guān)，并且一般不能越級(jí)行文。這是“請(qǐng)批函”去函與請(qǐng)示、復(fù)函與批復(fù)的最主要的區(qū)別，也是本質(zhì)的區(qū)別。
2.行文方向不同
根據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的“行文規(guī)則”要求，可以把公文按行文方向分為上行文、平行文和下行文三類(lèi)。請(qǐng)示的行文對(duì)象是上一級(jí)機(jī)關(guān)，屬于典型的上行文；批復(fù)的行文對(duì)象是下一級(jí)機(jī)關(guān)，屬于典型的下行文；“請(qǐng)批函”的行文對(duì)象相互間是沒(méi)有隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)，屬于典型的平行文，行文對(duì)象可以是上級(jí)機(jī)關(guān)，也可以是平級(jí)機(jī)關(guān)，還可以是下級(jí)機(jī)關(guān)。
3.行文目的不同
“請(qǐng)批函”去函的行文目的在于請(qǐng)求主管職能部門(mén)批準(zhǔn)某一事項(xiàng)，復(fù)函的行文目的是答復(fù)有關(guān)請(qǐng)批事項(xiàng)，其行文目的單一。“請(qǐng)示”的行文目的旨在向上一級(jí)機(jī)關(guān)“請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)”，除了“請(qǐng)求批準(zhǔn)”以外，還可以就某些工作或問(wèn)題，自身理解不透，把握不準(zhǔn)，希望得到上級(jí)機(jī)關(guān)的指示和幫助。“批復(fù)”的行文目的則是答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)，除了“批準(zhǔn)同意”以外，還可以對(duì)請(qǐng)示單位作出“指示”，解答疑難問(wèn)題。
4.行文內(nèi)容范圍不同
“請(qǐng)批函”的行文內(nèi)容范圍往往限于本單位、本部門(mén)、本系統(tǒng)無(wú)權(quán)自行決定的業(yè)務(wù)性請(qǐng)批事項(xiàng)，需向主管職能部門(mén)報(bào)批。“請(qǐng)示”“批復(fù)”的行文內(nèi)容范圍涉及機(jī)關(guān)單位行政、黨務(wù)、人事、財(cái)務(wù)等方方面面的重大問(wèn)題，行文內(nèi)容范圍更加廣泛，但又局限于本系統(tǒng)具有隸屬關(guān)系的上下級(jí)機(jī)關(guān)單位之間。
此外，“請(qǐng)批函”與請(qǐng)示、批復(fù)在行文格式、使用的語(yǔ)氣等方面也存在一定的差異。總之，只要我們清楚了三者的異同，就能準(zhǔn)確使用相關(guān)文種，提高行文效率。
參考文獻(xiàn)：
1.方向要正確。撰寫(xiě)公文必須要符合黨的路線(xiàn)、方針、政策和國(guó)家的法律、法規(guī)及本企業(yè)的制度、規(guī)定，并能客觀、完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)本單位、部門(mén)所要表達(dá)的意圖。
2.主題要突出。起草公文要開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，簡(jiǎn)明準(zhǔn)確，要合理安排正文結(jié)構(gòu)，做到層次、條理清楚，要確保請(qǐng)示件一事一文，不可一文多事。
3.表達(dá)要深入。尤其請(qǐng)示件，一定要內(nèi)容完整、有深度。例，對(duì)于涉及到經(jīng)費(fèi)方面的請(qǐng)示項(xiàng)目，在明確理由的同時(shí)，還應(yīng)拿出依據(jù)，測(cè)算經(jīng)費(fèi)，并提出合理方案，或擬定幾種方案，闡明利弊，供領(lǐng)導(dǎo)決策借鑒，從而增強(qiáng)文件的前瞻性和批辦效果。
4.文題要對(duì)應(yīng)。目前上報(bào)的請(qǐng)示中，文不對(duì)題的現(xiàn)象依然存在。例，某已開(kāi)工工程需申請(qǐng)費(fèi)用，標(biāo)題卻寫(xiě)“關(guān)于××工程的請(qǐng)示”。
5.用語(yǔ)要得體、規(guī)范。具體應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：
（1）文句嚴(yán)謹(jǐn)，周密、準(zhǔn)確，不生歧義，沒(méi)有漏洞、失當(dāng)之處。
（2）簡(jiǎn)明，精煉，去浮辭，忌冗長(zhǎng)空泛。
（3）文理通順，符合語(yǔ)法、邏輯規(guī)律。
（4）格調(diào)鄭重、嚴(yán)肅、客觀，不主觀褒貶、肆意渲染，不矯操造作、虛構(gòu)加工，體現(xiàn)公文的權(quán)威性。
（5）平實(shí)自然，通俗易懂，忌堆砌詞藻，濫用辭格。
（6）要使用規(guī)范化公文書(shū)面詞語(yǔ)，現(xiàn)重點(diǎn)例舉以下幾種常用詞進(jìn)行說(shuō)明。
稱(chēng)謂詞，第一人稱(chēng)用“我”、“本”，第二人稱(chēng)用“貴”、“你”，第三人稱(chēng)用“該”。
領(lǐng)敘詞，一般有根據(jù)、依據(jù)、按照、遵照、接、頃接、近接。作為下文依據(jù)的詞有悉、收悉、敬悉、欣悉、驚悉、恭悉、獲悉、謹(jǐn)悉等。表示目的的詞有“為”、“為了”。表示理由的詞有“由于”、“因?yàn)椤薄ⅰ捌澮颉薄ⅰ拌b于”。
承轉(zhuǎn)詞常用的有“據(jù)此”、“為此”、“故此”、“有鑒于此”、“基于上述”、“綜上所述”、“由此可見(jiàn)”、“總之”、“總而言之”。
時(shí)態(tài)詞不能用“明年”、“后年”等不準(zhǔn)確的詞，而應(yīng)使用具體化的年、月、日。此外常用的時(shí)態(tài)詞有茲、現(xiàn)、將、值此、時(shí)值、按時(shí)、準(zhǔn)時(shí)、屆時(shí)、在即、立即、當(dāng)即、先期、逾期、片刻、曾經(jīng)、暫、暫行等。
結(jié)尾詞，一般有此復(fù)、特此批復(fù)、特此函告、特此報(bào)告、 為盼、為要。還有致意性結(jié)尾詞，如謝謝合作，謹(jǐn)致謝意，順致誠(chéng)摯問(wèn)候等。
公文語(yǔ)言要符合發(fā)文機(jī)關(guān)職權(quán)、符合文體特點(diǎn)、符合行文關(guān)系，下行文要明確肯定，平行文、上行文要用語(yǔ)謙和，分寸適宜。
“請(qǐng)示”要求理由充分，必要性、可行性闡述清楚，在結(jié)尾處不能含糊，如“請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)考慮”、“上述意見(jiàn)不知妥否，請(qǐng)上級(jí)酌定”就含糊其詞，而應(yīng)當(dāng)明確請(qǐng)求批示，例如，“妥否，請(qǐng)批示。”等就比較明確。
6.字句要正確。避免病句、錯(cuò)字、標(biāo)點(diǎn)亂用等文字性錯(cuò)誤，減少語(yǔ)句前后缺乏邏輯性、關(guān)聯(lián)詞使用不恰當(dāng)、標(biāo)題不準(zhǔn)確、不確切等表達(dá)上的錯(cuò)誤。
7.引文要準(zhǔn)確。常見(jiàn)的錯(cuò)誤有：引用某個(gè)相關(guān)文件名稱(chēng)時(shí)，公文文號(hào)置前，標(biāo)題置后，或者引文文號(hào)中的六角號(hào)“〔〕”用“［］”代替，正確格式應(yīng)為“《標(biāo)題》（文號(hào)）”；引用會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容時(shí)，專(zhuān)門(mén)強(qiáng)調(diào)某個(gè)領(lǐng)導(dǎo)提出某某事項(xiàng)，不符合行文規(guī)定。正確的表達(dá)應(yīng)該是會(huì)議強(qiáng)調(diào)某某事項(xiàng)，不出現(xiàn)個(gè)人姓名；專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)、計(jì)量單位和數(shù)字用法不符合相關(guān)規(guī)定等錯(cuò)誤。
公文種類(lèi)主要有命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要等13種。
1.不能漏寫(xiě)文種。
例：“關(guān)于××的方案”、“關(guān)于××的辦法”，為不完整正式公文，“方案”、“辦法”不能作為文種，應(yīng)為 “關(guān)于印發(fā)××方案的通知”。
2.不能自編文種，行文時(shí)必須在上述13個(gè)文種中選擇適當(dāng)?shù)奈姆N，避免出現(xiàn)“說(shuō)明”、“建議”、“要求”等自編文種的現(xiàn)象。
3.正確選擇文種。要依據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)選擇，上行文多采用“請(qǐng)示”或“報(bào)告”，必要時(shí)也可使用“意見(jiàn)”；平行文用“函”，指在同一系統(tǒng)內(nèi)部平級(jí)單位之間或不相隸屬的任何級(jí)別的單位之間；下行文使用的文種有“通知”、“通報(bào)”和“批復(fù)”等。
要注意幾個(gè)易出錯(cuò)文種的正確使用：
“請(qǐng)示”和“報(bào)告”，“請(qǐng)示”需上級(jí)批復(fù)，而“報(bào)告”則是向上級(jí)匯報(bào)，不須批復(fù)。“請(qǐng)示”必須是一文一事。
“通知”和“通報(bào)”，“通知”具有執(zhí)行性，主要用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)行文，轉(zhuǎn)發(fā)公文，印發(fā)本機(jī)關(guān)公文；通報(bào)具有教育性，如批評(píng)、表?yè)P(yáng)及情況通報(bào)等。
“決定”和“決議”， 這兩個(gè)文種都屬于下行文，具有決策性，但決議是黨的機(jī)關(guān)文種之一，而且是會(huì)議通過(guò)的，在題注中要注明是哪次什么會(huì)議什么時(shí)間通過(guò)的。
規(guī)范的公文包括眉首，正文和版記三個(gè)部分。
1.眉首。一般包括公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)與期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人6個(gè)部分。上行文必須要注明簽發(fā)人姓名。
2.正文。一般包括公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文及成文時(shí)間，有時(shí)還有附件。
（1）標(biāo)題。準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，要文字簡(jiǎn)明。文種中已表達(dá)過(guò)的內(nèi)容標(biāo)題不再重復(fù)，如，不能說(shuō)“關(guān)于申請(qǐng)××的請(qǐng)示”，“申請(qǐng)”二字是多余的。標(biāo)題中除必要時(shí)使用書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。要正確使用介詞，要么用“關(guān)于”，要么用“對(duì)”，不能出現(xiàn)“關(guān)于對(duì)”。標(biāo)題的排列要均稱(chēng)，不能將一個(gè)詞拆分成兩行。轉(zhuǎn)發(fā)的公文，如通知的通知的通知，可省略中間層次，但在正文中須敘述完整。
（2）主送機(jī)關(guān)。“請(qǐng)示”不能多頭主送。
（3）成文時(shí)間。成文時(shí)間以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。
3.版記。版記部分包括主題詞、印發(fā)機(jī)關(guān)、印刷份數(shù)和發(fā)文時(shí)間。
（1）主題詞：主題詞應(yīng)主要選擇名詞、動(dòng)名詞和名詞性詞組，有些公文標(biāo)注的主題詞是將標(biāo)題簡(jiǎn)單割裂，有的甚至出現(xiàn)介詞“關(guān)于”、動(dòng)詞“調(diào)整”等等，對(duì)于揭示公文主題內(nèi)容、便于檢索毫無(wú)意義，選詞數(shù)量應(yīng)不多于6個(gè)，排列順序?yàn)轭?lèi)別詞、類(lèi)屬詞，最后必須加上文種。
（2）版記最后要標(biāo)注印發(fā)機(jī)關(guān)、成文時(shí)間和打印份數(shù)。4.其他格式
遵循“參照標(biāo)準(zhǔn)，力求美觀”的原則，對(duì)常出現(xiàn)的格式及其他細(xì)節(jié)方面的問(wèn)題作如下統(tǒng)一規(guī)范:
（1）文號(hào)、正文（除標(biāo)題外）、版記（除主題詞、詞素外）及上行文中的“簽發(fā)人”3個(gè)字都采用仿宋GB2312三號(hào)字，頁(yè)碼采用仿體四號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字；上行文的簽發(fā)人姓名為楷體三號(hào)；標(biāo)題用宋體小二加粗；“主題詞”3
個(gè)字為黑體三號(hào)，主題詞詞素為宋體小三，各詞之間空一全角漢字。（2）正文統(tǒng)一用1.5倍行距。
（3）一般標(biāo)題上與紅色反線(xiàn)空兩行三號(hào)字距離，下與正文空一行。
（4）附件與正文空一行，附件名稱(chēng)不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，如需回行，則回行后第一字與名稱(chēng)首字對(duì)齊。正確格式為：
附件: 1.××××××××××××××××××××××
2.××××××××××××××××××××××
（5）有附件的文件，正文中一定要按以上格式標(biāo)明，并與后附標(biāo)題一致。
（6）成文日期中的“”從特殊符號(hào)里引用，并與正文字體相同。
（7）正文層次序號(hào)依次為：“一、（一）1.（1）”或“一、1.（1）”
（8）單獨(dú)發(fā)文落款處只寫(xiě)日期，不寫(xiě)發(fā)文單位。
（9）用印要求橫向居成文日期中間，縱向上不壓正文，下壓日期，騎年蓋月。印章所在頁(yè)必須有正文，不能在空白頁(yè)上打上“此頁(yè)無(wú)正文”之后再加蓋印章，必要時(shí)可調(diào)整行間距或標(biāo)題與紅色反線(xiàn)距離。
（10）版記應(yīng)置于文件最后一頁(yè)，亦即偶數(shù)頁(yè)。
（11）要雙面打印紙質(zhì)文件，以備歸檔。在OA系統(tǒng)電子版公文制作時(shí)，要按紙質(zhì)文件要求排版。
（12)“妥否，請(qǐng)批示”并不是請(qǐng)示中必用的固定格式，如以“請(qǐng)公司批復(fù)”收尾，再加“妥否，請(qǐng)批示”，則屬多余。
（13）請(qǐng)示文件應(yīng)在成文日期下隔一行標(biāo)明聯(lián)系人及電話(huà)，報(bào)告因不必署聯(lián)系人。
（14)在轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)某項(xiàng)內(nèi)容的行文處理時(shí)，被轉(zhuǎn)發(fā)的內(nèi)容是公文的正文，而不能作為附件處理，故無(wú)需標(biāo)注“附件”一詞。
公文標(biāo)題中常見(jiàn)錯(cuò)誤：
標(biāo)題是行政公文的重要組成部分，它要求主旨鮮明、重點(diǎn)突出、文字簡(jiǎn)潔、格式規(guī)范，是擬寫(xiě)案卷標(biāo)題和編制檔案檢索工具的唯一依據(jù)。據(jù)此，須精心制作。但是，有相當(dāng)一部分公文標(biāo)題存在病句，最常見(jiàn)的有兩大類(lèi)：一是語(yǔ)句不合語(yǔ)法規(guī)范；二是請(qǐng)示、函、報(bào)告三者混淆使用。結(jié)合具體病例分析如下：
一、語(yǔ)句不合語(yǔ)法規(guī)范
例1、部、部、部、部?jī)?yōu)先提高有突出貢獻(xiàn)的中青年科學(xué)技術(shù)管理專(zhuān)家生活待遇的通知。
例2、高校關(guān)于進(jìn)一步搞活校產(chǎn)辦集體企業(yè)有關(guān)政策的試行辦法。
例3、高校關(guān)于加快發(fā)展本院彩色印刷品生產(chǎn)若干措施的通知。
例4、省教育廳關(guān)于加快和深化普通高校教育體制改革若干問(wèn)題的試行意見(jiàn)。
例5、高校關(guān)于認(rèn)真做好一九九四年表彰優(yōu)秀教師和教育工作者的通知。
病例分析：
例1的介詞“關(guān)于”應(yīng)用未用。以標(biāo)題中四個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，其辦文意圖應(yīng)是面向全國(guó)各單位的，但也可理解為只是面向本系統(tǒng)，易產(chǎn)生歧義，其原因是在發(fā)文機(jī)關(guān)與理由之間缺少了介詞“關(guān)于”，應(yīng)補(bǔ)上。
例2的動(dòng)賓搭配不當(dāng)。此標(biāo)題中心詞為“試行辦法”，其限定部分為“關(guān)于”引導(dǎo)的介詞詞組，“進(jìn)一步搞活校產(chǎn)辦集體企業(yè)有關(guān)政策”，“搞活”的賓語(yǔ)應(yīng)是“企業(yè)”而不能是“有關(guān)政策”，“有關(guān)政策”緊接賓語(yǔ)之后，則需要另有一個(gè)動(dòng)詞與之搭配，因?yàn)椤罢摺敝荒苁秦瀼貓?zhí)行，而不能是“試行”，“試行”的只能是“辦法”而不能是“政策”。
例3的動(dòng)賓搭配失當(dāng)，文種使用不當(dāng)。此標(biāo)題“加快發(fā)展”的賓語(yǔ)應(yīng)是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”，閱文件內(nèi)容有“決定采取以下措施”等語(yǔ)，應(yīng)使用“決定”、“規(guī)定”。若使用“措施”等是非規(guī)定文種，應(yīng)另擬發(fā)文通知，并隨通知附發(fā)。
例4的標(biāo)題有多項(xiàng)錯(cuò)誤：
1、動(dòng)賓搭配不當(dāng)，標(biāo)題限定部分“加快和發(fā)展”的賓語(yǔ)應(yīng)是“普通高校教育體制改革”而不能是“若干問(wèn)題”。“若干問(wèn)題”需另外用一個(gè)動(dòng)詞與之搭配，2、在沒(méi)有適配動(dòng)詞與之搭配的情況下，“若干問(wèn)題”被迫充當(dāng)限定部分的中心詞，而“若干問(wèn)題”不能限定“試行意見(jiàn)”；3、“意見(jiàn)”本屬于導(dǎo)向性和參考性文書(shū)，不具強(qiáng)制性，在“意見(jiàn)”之前再加上“試行”實(shí)屬多余。
例5缺賓語(yǔ)。此標(biāo)題動(dòng)詞是“做好”后面缺少賓語(yǔ)“工作”應(yīng)補(bǔ)上。
二、請(qǐng)示、函、報(bào)告三者混淆
例6、關(guān)于申請(qǐng)解決更換一臺(tái)鍋爐并大修一臺(tái)鍋爐的報(bào)告。
例7、關(guān)于申請(qǐng)1995年公費(fèi)醫(yī)療補(bǔ)助費(fèi)的報(bào)告。
例8、關(guān)于元旦文藝聯(lián)歡會(huì)所需經(jīng)費(fèi)的報(bào)告。
病例分析：
例6的標(biāo)題內(nèi)容十分明確，就是要求解決問(wèn)題，關(guān)鍵詞是“請(qǐng)示”，“請(qǐng)示”的標(biāo)題可直接準(zhǔn)確概括出“請(qǐng)示”的內(nèi)容，使人一目了然。正確的作法應(yīng)是將“報(bào)告”兩字替換為“請(qǐng)示”。
論文關(guān)鍵詞：技校；應(yīng)用寫(xiě)作；行動(dòng)導(dǎo)向教學(xué)法
應(yīng)用寫(xiě)作是技工教育的一門(mén)必修基礎(chǔ)課，在當(dāng)今時(shí)代，是否具備良好的應(yīng)用寫(xiě)作能力將會(huì)直接影響到一個(gè)人的工作效率和工作水平。從未來(lái)的職業(yè)發(fā)展來(lái)看，培養(yǎng)學(xué)生良好的應(yīng)用寫(xiě)作能力至關(guān)重要。技校要培養(yǎng)學(xué)生的應(yīng)用寫(xiě)作能力，在掌握寫(xiě)作要領(lǐng)的基礎(chǔ)上，教學(xué)重點(diǎn)應(yīng)放在工作環(huán)境中，用行動(dòng)導(dǎo)向教學(xué)法解決技校學(xué)生生源素質(zhì)參差不齊的具體問(wèn)題，將應(yīng)用寫(xiě)作課與實(shí)際工作結(jié)合起來(lái)，在做中學(xué)，在學(xué)中做，使學(xué)生的應(yīng)用寫(xiě)作技能最大限度地得到發(fā)展。筆者擬對(duì)行動(dòng)導(dǎo)向教學(xué)法在應(yīng)用寫(xiě)作教學(xué)中的運(yùn)用做一點(diǎn)探討，以便拋磚引玉。
行動(dòng)導(dǎo)向教學(xué)法的內(nèi)涵
行為導(dǎo)向教學(xué)法是當(dāng)今世界上先進(jìn)的職業(yè)教育理念的產(chǎn)物，是德國(guó)文教部長(zhǎng)聯(lián)席會(huì)議在1998年提出的一種新型職業(yè)教育教學(xué)方法，已成為德國(guó)職業(yè)教育的主流，并日益為世界各國(guó)職業(yè)教育所接受和推崇。行動(dòng)導(dǎo)向教學(xué)法作為一種教學(xué)方法，是對(duì)傳統(tǒng)教育理念的根本變革，其目標(biāo)是培養(yǎng)學(xué)生的關(guān)鍵能力，讓學(xué)生在活動(dòng)中培養(yǎng)興趣，積極主動(dòng)地學(xué)習(xí)。要求學(xué)生在學(xué)習(xí)中不僅要用腦，而且要腦、心、手共同參與，提高行為能力，學(xué)生在獲取知識(shí)的過(guò)程中，必然會(huì)引起思維、行為、動(dòng)手能力、團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)等方面的綜合素質(zhì)變化。行動(dòng)導(dǎo)向教學(xué)法可以根據(jù)學(xué)習(xí)內(nèi)容和教學(xué)目標(biāo)結(jié)合使用其他教學(xué)方法，可結(jié)合使用的方法有：模擬教學(xué)法、角色轉(zhuǎn)換法、“頭腦風(fēng)暴”法、案例教學(xué)法、項(xiàng)目教學(xué)法、思維導(dǎo)圖法等等，特別適合于對(duì)技工學(xué)校學(xué)生的教學(xué)。
行動(dòng)導(dǎo)向教學(xué)法在應(yīng)用寫(xiě)作教學(xué)中的運(yùn)用
（一）以模擬教學(xué)法培養(yǎng)學(xué)生的職業(yè)發(fā)展能力
模擬教學(xué)法是一種以教學(xué)手段和教學(xué)環(huán)境為目標(biāo)導(dǎo)向的行動(dòng)導(dǎo)向型教學(xué)法。模擬教學(xué)法分為模擬情境教學(xué)與模擬設(shè)備教學(xué)兩大類(lèi)（這里只談模擬情境教學(xué)）。模擬情境教學(xué)主要是根據(jù)專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)要求，模擬一個(gè)工作場(chǎng)景，在這個(gè)場(chǎng)景中具有與實(shí)際相同的工作過(guò)程，活動(dòng)是模擬的。通過(guò)這種教學(xué)，可使學(xué)生在現(xiàn)實(shí)的社會(huì)環(huán)境氛圍中對(duì)自己未來(lái)的職業(yè)崗位有一個(gè)比較具體、綜合的全面了解，特別是對(duì)于一些行業(yè)特有的規(guī)范的了解，可以得到深化和強(qiáng)化，有利于學(xué)生職業(yè)素質(zhì)的全面提高。
應(yīng)用寫(xiě)作教學(xué)要分析各專(zhuān)業(yè)的就業(yè)崗位，制定本專(zhuān)業(yè)應(yīng)用寫(xiě)作的教學(xué)目標(biāo)、教學(xué)內(nèi)容和教學(xué)方法。以文秘專(zhuān)業(yè)為例，可以根據(jù)實(shí)際工作的職業(yè)特點(diǎn)，直接將學(xué)校行政會(huì)議作為模擬工作場(chǎng)所，把召開(kāi)會(huì)議的辦會(huì)、辦事、辦文的工作流程結(jié)合起來(lái)，形成完整的教學(xué)內(nèi)容并設(shè)計(jì)教學(xué)。可組織學(xué)生在學(xué)校行政會(huì)議上進(jìn)行實(shí)習(xí)，會(huì)議一般包括會(huì)前籌備、會(huì)中服務(wù)和會(huì)后落實(shí)三個(gè)階段。會(huì)前要明確會(huì)議程序，確定會(huì)議召開(kāi)時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議題、通知與會(huì)人員；會(huì)中要準(zhǔn)備會(huì)議簽到表，進(jìn)行會(huì)議記錄、會(huì)議錄音，或擬寫(xiě)發(fā)言稿、收集會(huì)議信息；會(huì)后要擬寫(xiě)會(huì)議總結(jié)（會(huì)議紀(jì)要），并對(duì)會(huì)議確定的任務(wù)進(jìn)行跟蹤落實(shí)，或?qū)憟?bào)道稿。這樣做，可以將文秘專(zhuān)業(yè)的應(yīng)用寫(xiě)作教學(xué)內(nèi)容和目標(biāo)完全在模擬工作場(chǎng)景中落實(shí)，在做中學(xué)。
如果以真實(shí)的企業(yè)工作環(huán)境為背景設(shè)計(jì)寫(xiě)作教學(xué)，則要以真實(shí)的工作任務(wù)作為載體，根據(jù)具體的寫(xiě)作任務(wù)進(jìn)行訓(xùn)練，可根據(jù)下面的過(guò)程進(jìn)行教學(xué)：某企業(yè)將要舉行年終總結(jié)和表彰大會(huì)，時(shí)間定于年底，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)預(yù)先召開(kāi)一次大會(huì)籌備會(huì)議，確定了會(huì)議的議程，決定大會(huì)由副經(jīng)理主持，由總經(jīng)理做年度工作報(bào)告，由人力資源部主管宣讀企業(yè)優(yōu)秀員工名單，然后由企業(yè)職工代表發(fā)言，最后由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)為優(yōu)秀職工頒發(fā)獎(jiǎng)品等。筆者針對(duì)這個(gè)任務(wù)情境擬出下面幾項(xiàng)訓(xùn)練內(nèi)容：（1）讓一組學(xué)生先寫(xiě)出會(huì)議通知及邀請(qǐng)嘉賓的請(qǐng)柬；（2）讓另一組學(xué)生擬寫(xiě)企業(yè)年終工作報(bào)告及表彰大會(huì)籌備方案；（3）讓一組學(xué)生擬寫(xiě)會(huì)議的議程安排表并準(zhǔn)備獎(jiǎng)品；（4）讓一組學(xué)生模擬進(jìn)行會(huì)場(chǎng)布置；（5）讓一組學(xué)生擬寫(xiě)會(huì)議記錄或會(huì)議紀(jì)要。然后讓每個(gè)小組搜集寫(xiě)作素材，熟悉企業(yè)文化，既要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成各種寫(xiě)作要求，又要進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)模擬，要求各組學(xué)生齊心協(xié)力，分工明確，團(tuán)結(jié)合作，將平時(shí)所學(xué)到的涉及會(huì)議的各個(gè)方面的知識(shí)落到實(shí)處，在這次模擬教學(xué)中，學(xué)生真正參與到會(huì)議的組織和協(xié)調(diào)中，在教師指導(dǎo)下完成了任務(wù)，收到了很好的教學(xué)效果。
（二）以工學(xué)交替培養(yǎng)學(xué)生的綜合素質(zhì)
工學(xué)交替既是一種辦學(xué)模式，也是一種教學(xué)方法（這里只談教學(xué)方法）。工學(xué)交替即行動(dòng)導(dǎo)向教學(xué)中的角色轉(zhuǎn)換法，就是通過(guò)課堂學(xué)習(xí)與行業(yè)實(shí)訓(xùn)相結(jié)合的教學(xué)方式，使學(xué)生在“學(xué)生——員工——學(xué)生”的角色轉(zhuǎn)換中，較為全面且直接地熟悉行業(yè)崗位的運(yùn)轉(zhuǎn)情況，進(jìn)一步鍛煉學(xué)生的基本技能，使其認(rèn)識(shí)到自己在專(zhuān)業(yè)知識(shí)和實(shí)踐技能方面的不足，推動(dòng)學(xué)生自我學(xué)習(xí)、自我發(fā)展、自我提高。
在旅游與酒店管理專(zhuān)業(yè)實(shí)施工學(xué)交替尤其有現(xiàn)實(shí)意義。在“十一黃金周”或旅游旺季，可安排學(xué)生進(jìn)入酒店實(shí)習(xí)，將教學(xué)需要與行業(yè)需求緊密結(jié)合在一起，調(diào)整應(yīng)用寫(xiě)作教學(xué)，靈活安排學(xué)生在實(shí)踐中學(xué)好應(yīng)用寫(xiě)作。酒店的內(nèi)部管理工作在很大程度上就是對(duì)人的管理，因此，離不開(kāi)召開(kāi)各種會(huì)議和各種酒店應(yīng)用文的應(yīng)用，諸如酒店行政公文、酒店通用公文、酒店商務(wù)公文、酒店社交禮儀文書(shū)等，通過(guò)實(shí)習(xí)，學(xué)生辦會(huì)、辦文、辦事的各種職業(yè)能力可以得到全面提高。
一般而言，酒店通常召開(kāi)的例會(huì)主要有店務(wù)會(huì)（全體員工大會(huì)）、總經(jīng)理辦公會(huì)議、部門(mén)經(jīng)理會(huì)議、中層干部會(huì)議、部門(mén)管理例會(huì)、班組會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)、培訓(xùn)會(huì)、晨會(huì)等等。學(xué)生對(duì)于辦會(huì)這項(xiàng)工作就要按照會(huì)議的級(jí)別和內(nèi)容進(jìn)行充分準(zhǔn)備。例如，店務(wù)會(huì)（全體員工大會(huì)）的規(guī)模最大，會(huì)議組織者要認(rèn)真準(zhǔn)備材料，搜集酒店員工關(guān)心的問(wèn)題，將酒店近期的經(jīng)營(yíng)情況、近期的工作總結(jié)、預(yù)期的工作計(jì)劃、員工關(guān)注的問(wèn)題等相關(guān)信息通過(guò)會(huì)議傳達(dá)給酒店全體員工。學(xué)生可分人、分組擔(dān)任不同的角色，負(fù)責(zé)不同的工作，各司其職，教師現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行應(yīng)用指導(dǎo)。
在一般的酒店管理應(yīng)用文中，諸如酒店行政公文、酒店通用公文、酒店商務(wù)公文、酒店社交禮儀文書(shū)等，要求每個(gè)學(xué)生必須掌握并能運(yùn)用。
除了讓學(xué)生充分接受酒店人事部門(mén)的培訓(xùn)外，還可派教師跟蹤教學(xué)，及時(shí)指導(dǎo)。通過(guò)開(kāi)展工學(xué)交替的行動(dòng)導(dǎo)向教學(xué)，一方面，可以讓學(xué)生在真實(shí)的工作崗位上學(xué)知識(shí)、長(zhǎng)才干，增強(qiáng)學(xué)生的學(xué)習(xí)積極性，明確學(xué)習(xí)目標(biāo)；另一方面，通過(guò)深入了解酒店對(duì)人才素質(zhì)的要求，可使學(xué)生有效地制定職業(yè)生涯規(guī)劃，鍛煉吃苦耐勞的職業(yè)精神，這對(duì)提高學(xué)生的道德修養(yǎng)、社會(huì)責(zé)任感和職業(yè)意識(shí)等綜合素質(zhì)都能起到很大的推動(dòng)作用，也可為學(xué)生今后參加實(shí)際工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
（三）以“大腦風(fēng)暴”法培養(yǎng)學(xué)生的創(chuàng)造能力
“大腦風(fēng)暴”法是教師引導(dǎo)學(xué)生就某一課題自由發(fā)表意見(jiàn)，并對(duì)其意見(jiàn)的正確性或準(zhǔn)確性不進(jìn)行任何評(píng)價(jià)的教學(xué)方法，也是一種能在最短的時(shí)間里獲得最多的思想觀點(diǎn)的工作方法，被廣泛應(yīng)用于教學(xué)、企業(yè)管理和科研工作中。在教學(xué)中，教師和學(xué)生一同收集解決實(shí)際問(wèn)題的建議，通過(guò)集體討論，集思廣益，引導(dǎo)學(xué)生對(duì)某一教學(xué)課題發(fā)表自己的見(jiàn)解，通過(guò)同學(xué)之間的相互激勵(lì)引起連鎖反應(yīng)，從而獲得大量的信息，經(jīng)過(guò)組合和改進(jìn)，達(dá)到創(chuàng)造性地解決問(wèn)題的目的。
對(duì)于“函”一節(jié)的教學(xué)內(nèi)容，很多學(xué)生不太了解函是什么，函有什么作用，函的分類(lèi)、函的寫(xiě)法及語(yǔ)言風(fēng)格怎樣。為使學(xué)生掌握這種公文的特征和運(yùn)用方法，筆者將學(xué)校近時(shí)的情況設(shè)計(jì)為教學(xué)情境：學(xué)校毗鄰國(guó)道206線(xiàn)，其時(shí)道路正在擴(kuò)建，車(chē)輛多，交通擁堵，學(xué)生上學(xué)、放學(xué)，特別是每周五下午住校的兩千多學(xué)生陸續(xù)回家時(shí)，交通安全隱患極大。學(xué)校多次發(fā)函請(qǐng)求有關(guān)交通部門(mén)在路口增設(shè)交通標(biāo)志、斑馬線(xiàn)、候車(chē)亭等，但是未果。針對(duì)這一具體情境，筆者讓學(xué)生進(jìn)行討論。學(xué)生情緒激憤，你一言、我一言，筆者因勢(shì)利導(dǎo)地引出“函”這種公文，要求學(xué)生以學(xué)校的身份發(fā)函，向相關(guān)交通部門(mén)提出解決交通隱患問(wèn)題的要求。結(jié)合學(xué)生的討論，共提出以下幾個(gè)問(wèn)題：（1）這件事關(guān)系學(xué)生的切身利益，增加交通標(biāo)志等設(shè)施應(yīng)向哪些部門(mén)反映？（2）學(xué)校應(yīng)怎樣與主管部門(mén)聯(lián)系？完成這項(xiàng)任務(wù)應(yīng)寫(xiě)什么樣的公文？（3）這種公文包括哪些內(nèi)容？怎樣寫(xiě)？在格式和語(yǔ)言方面有何要求？（4）處理這種公文在程序上有哪些要求？要不要回復(fù)？
在“函”的教學(xué)中，教師引導(dǎo)學(xué)生就這幾個(gè)問(wèn)題自由發(fā)表意見(jiàn)，師生共同討論，收集解決問(wèn)題的建議，然后提出解決問(wèn)題的方法。學(xué)生對(duì)“函”的概念，函的分類(lèi)及作用，函的行文規(guī)則與處理程序，函的內(nèi)容、格式、語(yǔ)言方面的要求等提出了自己的看法，整個(gè)課堂氣氛十分活躍，學(xué)生帶著輕松的心情進(jìn)行學(xué)習(xí)、寫(xiě)作，愉快地完成了學(xué)習(xí)任務(wù)。
實(shí)施行動(dòng)導(dǎo)向教學(xué)法的要求
首先，在實(shí)施行動(dòng)導(dǎo)向教學(xué)法時(shí)，教師要讓學(xué)生在活動(dòng)中學(xué)習(xí)并按照職業(yè)活動(dòng)的要求組織好教學(xué)內(nèi)容，把與活動(dòng)有關(guān)的知識(shí)、技能組合在一起讓學(xué)生進(jìn)行學(xué)習(xí)，教學(xué)要按學(xué)習(xí)領(lǐng)域的要求編制好教學(xué)計(jì)劃，明確教學(xué)要求，安排好教學(xué)程序。上課前，要充分做好教學(xué)準(zhǔn)備，要事先確定通過(guò)哪些主題實(shí)現(xiàn)教學(xué)目標(biāo)，教學(xué)中要使學(xué)生的學(xué)習(xí)直觀易懂，輕松高效。
1.概述
答復(fù)即復(fù)函，屬公函的一種。
復(fù)函是機(jī)關(guān)、單位為答復(fù)來(lái)函一方面商洽、詢(xún)問(wèn)或聯(lián)系事宜而使用的一種公文，既可用于上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)單位的答復(fù)之用，也可用于平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)的答復(fù)。復(fù)函如屬上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)所要求事項(xiàng)的答復(fù)，同時(shí)具有某種批復(fù)、批示的性質(zhì)。
2.寫(xiě)作要點(diǎn)：
復(fù)函的全文由標(biāo)題、正文、落款三部分構(gòu)成：
(1)標(biāo)題
由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種類(lèi)別(復(fù)函)組成，一般不可省略。
(2)正文
包括受文單位、開(kāi)頭用語(yǔ)、答復(fù)意見(jiàn)、結(jié)尾四部分。受文單位要頂格寫(xiě);開(kāi)頭用語(yǔ)多為你處函收悉，經(jīng)研究，現(xiàn)答復(fù)如下之類(lèi)，要寫(xiě)明來(lái)函日期、名稱(chēng)和編號(hào);接著是針對(duì)來(lái)函內(nèi)容作出的具體答復(fù);結(jié)尾用此復(fù)、特此函復(fù)等語(yǔ)作結(jié)。
范文
關(guān)于《***》征求意見(jiàn)的復(fù)函
區(qū)委教育實(shí)踐活動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室：
月 日收到《征求意見(jiàn)函》后，我單位教育實(shí)踐活動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)小組高度重視，按照征求意見(jiàn)稿的要求，及時(shí)把征求意見(jiàn)稿轉(zhuǎn)發(fā)至***，廣泛征求意見(jiàn)建議。對(duì)征求意見(jiàn)稿無(wú)異義。
***單位
年 月 日
關(guān)于區(qū)政協(xié)十三屆五次會(huì)議第 號(hào)提案的復(fù)函
尊敬的╳╳╳委員：
您提出的《關(guān)于╳╳╳╳╳╳的提案》(第╳╳╳號(hào))收悉。經(jīng)研究辦理，現(xiàn)答復(fù)如下：
╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳。
最后，我們對(duì)您在╳╳╳工作方面的關(guān)心和支持表示衷心的感謝，也希望您能理解我們的工作。
此復(fù)函已經(jīng)陳xx局長(zhǎng)審簽。
關(guān)于參加《XXXXXX總體城市設(shè)計(jì)》的復(fù)函
XXXXXXXX規(guī)劃局：
經(jīng)我公司/單位認(rèn)真考慮，愿意參加X(jué)X市規(guī)劃局舉辦的《XXXXX設(shè)計(jì)及重點(diǎn)地區(qū)詳細(xì)城市設(shè)計(jì)》方案征集項(xiàng)目，接受征集文書(shū)提出的各項(xiàng)要求，保證遵從各條事項(xiàng)。無(wú)異議。
項(xiàng)目組成員如下：
我公司相關(guān)的城市設(shè)計(jì)業(yè)績(jī)有：
1、 (僅列名稱(chēng)、規(guī)模、設(shè)計(jì)時(shí)間)
2、
特此復(fù)函
【關(guān)鍵詞】公文處理；政府公文；公文格式；文秘人員
機(jī)關(guān)公文是黨政機(jī)關(guān)在實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)過(guò)程中具有特定效力和規(guī)范格式的文書(shū)。黨政機(jī)關(guān)辦公室作為公文的主要制發(fā)者，其處理水平和規(guī)范化程度，直接影響到黨和政府工作的權(quán)威性。秘書(shū)人員作為公文處理的直接承辦者，每一項(xiàng)工作都關(guān)系到黨和政府路線(xiàn)、方針、政策的貫徹落實(shí)，關(guān)系到黨委政府工作意圖能否貫徹下去。可以說(shuō)，公文辦理無(wú)小事，任何差錯(cuò)和遺漏都可能會(huì)影響到?jīng)Q策和工作部署，影響到大局。筆者結(jié)合工作實(shí)際，就日常公文處理中出現(xiàn)的以及容易被大家忽略的一些問(wèn)題進(jìn)行粗略歸納和分析，期待與大家一起探討。
一、公文處理中常見(jiàn)的問(wèn)題
辦公室日常處理的公文主要包括制發(fā)的下行文和基層部門(mén)的請(qǐng)示報(bào)告。
（一）下行公文常見(jiàn)問(wèn)題。1.隨意升級(jí)發(fā)文規(guī)格。在公文制發(fā)過(guò)程中，以什么規(guī)格發(fā)文，存在著輕重緩急的區(qū)別。一些單位以部門(mén)發(fā)文沒(méi)有力度為由，把本應(yīng)屬于部門(mén)業(yè)務(wù)職能范圍內(nèi)的文件報(bào)政府，以較高規(guī)格的行文凸顯推動(dòng)工作的力度，這勢(shì)必降低政府發(fā)文的嚴(yán)肅性，導(dǎo)致文件多發(fā)濫發(fā)。一些部門(mén)在臨近開(kāi)會(huì)前幾天，匆忙印制文件，缺乏與相關(guān)部門(mén)的溝通協(xié)調(diào)，留給秘書(shū)人員審核的時(shí)間又十分有限，無(wú)法保障公文審核的質(zhì)量。2.公文運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)間過(guò)長(zhǎng)。政府已決策通過(guò)的一些事項(xiàng)，不能及時(shí)出臺(tái)文件，使得相關(guān)決策部署得不到有效貫徹執(zhí)行。一些需要部門(mén)會(huì)簽的文件，在部門(mén)停留時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，缺乏有效的督辦機(jī)制，影響事項(xiàng)的部署執(zhí)行。3.機(jī)械套用上級(jí)文件。參照借鑒上級(jí)文件制定本地區(qū)文件時(shí)照搬照抄，缺乏具體化和可操作性，導(dǎo)致“上下一樣粗”。4.公文文種使用不當(dāng)。下級(jí)政府與上級(jí)部門(mén)是不相隸屬的機(jī)關(guān)，不具有領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，在請(qǐng)批或批答有關(guān)事項(xiàng)時(shí)應(yīng)使用“函”，但在實(shí)際工作中卻往往使用“報(bào)告”或“請(qǐng)示”文種。5.公文排版不規(guī)范。如：正文層次序數(shù)不一致。國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，正文結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注，一般第一層用黑體字，第二層用楷體字，第三層和第四層用仿宋體字。實(shí)際使用過(guò)程中，有的公文未能?chē)?yán)格按結(jié)構(gòu)層次序數(shù)標(biāo)注，體例不統(tǒng)一；有的公文未能按照公文字體要求排版，隨意把一些段落文字加粗。附件說(shuō)明不規(guī)范。國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱(chēng)。附件名稱(chēng)后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱(chēng)較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱(chēng)的首字對(duì)齊。實(shí)際制發(fā)公文中，出現(xiàn)多個(gè)附件后加分號(hào)和回行不對(duì)齊等不規(guī)范的現(xiàn)象。標(biāo)題排版不美觀。國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，公文標(biāo)題較長(zhǎng)回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱(chēng)，長(zhǎng)短適宜，間距適當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。在實(shí)際制發(fā)公文過(guò)程中，存在回行斷句不完整或標(biāo)題排版“頭重腳輕”等現(xiàn)象。另外，在公文排版中還存在段落不對(duì)齊，行距不均等等瑕疵。
（二）基層上行文常見(jiàn)問(wèn)題。1.公文報(bào)送不規(guī)范。一是上行文直報(bào)。一些部門(mén)將需要政府審批的事項(xiàng)，以部門(mén)的名義，未經(jīng)辦文科室登記直接報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人。二是上行文多頭主送。極個(gè)別的基層單位，還存在多頭主送的現(xiàn)象，一份請(qǐng)示既報(bào)送政府，又報(bào)送黨委。2.公文行文不規(guī)則。一些基層單位把本應(yīng)屬于主管部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)處理的問(wèn)題向政府請(qǐng)示，如一些企業(yè)向政府上報(bào)請(qǐng)示要求兌現(xiàn)有關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)政策，我們指導(dǎo)他向發(fā)改委申請(qǐng)，由發(fā)改委扎口匯總后再向政府請(qǐng)示。3.公文處理效率不高。在收文處理中，有的部門(mén)不按程序辦理，不經(jīng)辦文科室登記，直接找領(lǐng)導(dǎo)批辦，辦理好后又不能及時(shí)交辦文科室存檔，導(dǎo)致文件辦理無(wú)法跟蹤，易丟失。有的公文交部門(mén)提出建議意見(jiàn)時(shí)，缺乏與來(lái)文機(jī)關(guān)的有效溝通，遲遲不能反饋意見(jiàn)。
二、提高公文處理質(zhì)量的對(duì)策
（一）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)能力水平。《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》和《黨政機(jī)關(guān)公文格式》是我們處理公文的重要參考指南，我們要深入學(xué)習(xí)，熟練掌握格式規(guī)范。其次，要加強(qiáng)對(duì)上級(jí)精神、重大政策的學(xué)習(xí)，使得制發(fā)的公文既能體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖又貼近本地實(shí)際。再次，要加強(qiáng)交流分析，通過(guò)心得交流、案例剖析等活動(dòng)，借鑒好的經(jīng)驗(yàn)和做法，對(duì)照查找存在的問(wèn)題，提高公文處理綜合能力水平。
（二）規(guī)范程序，遵循公文運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制。運(yùn)轉(zhuǎn)渠道要規(guī)范。基層或部門(mén)上報(bào)的請(qǐng)示直接送呈領(lǐng)導(dǎo)審簽時(shí)，工作人員要指導(dǎo)他們必須送辦文科室登記運(yùn)轉(zhuǎn)。運(yùn)轉(zhuǎn)程序要規(guī)范。部門(mén)起草的代擬稿必須送政府辦審核，不得直接報(bào)縣領(lǐng)導(dǎo)審簽；部門(mén)提交的代擬稿、會(huì)辦意見(jiàn)必須由本部門(mén)主要負(fù)責(zé)人簽字；所有發(fā)文，各分工條線(xiàn)人員須事先審查并簽字，然后報(bào)主任擬簽。嚴(yán)格退文制度。對(duì)不符合發(fā)文要求的公文稿，要敢于否定和退回部門(mén)重辦。
（三）提高效率，明確公文運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)限。公文具有極強(qiáng)的時(shí)效性，這決定了公文運(yùn)轉(zhuǎn)不能耽擱，否則會(huì)給政府工作帶來(lái)被動(dòng)。一般情況下，部門(mén)提出的會(huì)辦意見(jiàn)三個(gè)工作日內(nèi)必須完成，一些重大或復(fù)雜的事項(xiàng)，在短時(shí)間內(nèi)無(wú)法提出會(huì)辦意見(jiàn)的，要及時(shí)與來(lái)文單位溝通。一些需要盡快傳達(dá)貫徹的緊急公文，可先電話(huà)通知，再迅速印發(fā)正式文件。各分工條線(xiàn)的工作人員要完善督辦制度，對(duì)經(jīng)手的重要文件登記造冊(cè)，每日盤(pán)點(diǎn)在手或經(jīng)手的公文，按規(guī)定時(shí)限辦理完畢。
【參考文獻(xiàn)】
[1]榮遠(yuǎn)，王應(yīng)選.“四個(gè)并重”做好公文處理工作[J].秘書(shū)工作，2014（11）.
課程設(shè)置應(yīng)優(yōu)先考慮社會(huì)的需求。社會(huì)需求已日益成為課程設(shè)置的客觀依據(jù)。而社會(huì)需要的是能夠切實(shí)解決實(shí)際問(wèn)題的人，因此我們培養(yǎng)的學(xué)生必須要能夠解決實(shí)際問(wèn)題，具備有解決實(shí)際問(wèn)題的能力。而我作為一個(gè)語(yǔ)文老師，我認(rèn)為開(kāi)設(shè)現(xiàn)代公文寫(xiě)作這門(mén)課程，對(duì)提高學(xué)生解決問(wèn)題的能力，讓學(xué)生擁有更強(qiáng)的分析問(wèn)題、判斷問(wèn)題、解決問(wèn)題的能力有非常大的作用。
一、現(xiàn)代公文寫(xiě)作是一門(mén)工具性的學(xué)科，開(kāi)設(shè)這門(mén)課程大有必要
作為一個(gè)語(yǔ)文教育工作者，我認(rèn)為，現(xiàn)代公文寫(xiě)作這門(mén)課程的設(shè)置非常有必要。我國(guó)著名教育家葉圣陶先生曾說(shuō)過(guò)：大學(xué)畢業(yè)生不一定要能寫(xiě)小說(shuō)詩(shī)歌，但一定要能寫(xiě)工作、生活中的實(shí)用文章。比如當(dāng)一個(gè)中專(zhuān)學(xué)生畢業(yè)后，會(huì)不會(huì)寫(xiě)基本的請(qǐng)假條，借條、欠條，這些都是在實(shí)際生活當(dāng)中我們會(huì)遇到的事情，在遇到這些問(wèn)題后，我們能否妥善的解決好呢？我想很多學(xué)生都會(huì)嗤之以鼻，這些日常的事務(wù)文書(shū)誰(shuí)不會(huì)呢，但若要問(wèn)到這些日常的事務(wù)文書(shū)的格式，又有幾個(gè)能夠準(zhǔn)確回答，并正確無(wú)誤的寫(xiě)作呢。比如問(wèn)到要寫(xiě)一張欠條或借條需要考慮些什么樣的因素呢，我想很多中專(zhuān)學(xué)生在畢業(yè)之后都無(wú)法考慮周全，我們作為老師在課堂上不單要給學(xué)生講述各個(gè)公文文種需要掌握的基本知識(shí)點(diǎn)，還要給學(xué)生講述各個(gè)公文文種應(yīng)該具備的格式以及各個(gè)公文文種在現(xiàn)實(shí)生活中應(yīng)該注意的地方，容易出錯(cuò)的地方。比如在講條據(jù)的時(shí)候，我講到一個(gè)案例：李某借周某50000元，向周某出具借條一份。一年后李某歸還5000元，遂要求周某把原借條撕毀，其重新為周某出具借條一份：“李某借周某現(xiàn)金50000元，現(xiàn)還欠款5000元”。在這份借條中，李某這份借條中有明顯的歧義，這將造成重大的經(jīng)濟(jì)糾紛，引起一場(chǎng)不必要的官司。通過(guò)這個(gè)案例學(xué)生就學(xué)會(huì)了在現(xiàn)代公文寫(xiě)作中必須要斟字酌句，否則將會(huì)帶來(lái)不必要的麻煩。
文件是傳遞信息的重要渠道。黨和政府上下左右機(jī)關(guān)之同，其決策、方針、設(shè)想和意圖等政務(wù)信息，常常是通過(guò)文件的傳遞而取得的。例如，各級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)同志的工作活動(dòng)情況，各地的突發(fā)事件，社會(huì)動(dòng)態(tài)，經(jīng)濟(jì)技術(shù)情況等信息的收集、傳遞和處理，工作情況的匯報(bào)，上級(jí)決策、指示的下達(dá)，下級(jí)貫徹落實(shí)上級(jí)指示的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和存在問(wèn)題的報(bào)告等，都離不開(kāi)文件這一工具。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)通過(guò)批閱下級(jí)機(jī)關(guān)送來(lái)的報(bào)告、請(qǐng)示、匯報(bào)、調(diào)查報(bào)告以及簡(jiǎn)報(bào)、總結(jié)等，就及時(shí)掌握了下級(jí)機(jī)關(guān)的信息動(dòng)態(tài)。這就為上級(jí)機(jī)關(guān)指導(dǎo)工作、解決問(wèn)題以及進(jìn)行各項(xiàng)決策提供了客觀依據(jù)。又如，下級(jí)機(jī)關(guān)通過(guò)閱讀上級(jí)機(jī)關(guān)的指示、決定、通報(bào)、通知等文件，就能及時(shí)掌握從上級(jí)機(jī)關(guān)傳遞過(guò)來(lái)的信息動(dòng)態(tài)。根據(jù)這些信息動(dòng)態(tài)，下級(jí)機(jī)關(guān)就可以及時(shí)開(kāi)展工作和完成規(guī)定的任務(wù)。至于平級(jí)和不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互使用的“函件”等文件，更多是用于直接溝通信息及聯(lián)系各種事務(wù)的。通過(guò)文書(shū)的這種信息傳遞作用，使得各級(jí)機(jī)關(guān)組成了一個(gè)四通八達(dá)的信息網(wǎng)絡(luò)，機(jī)關(guān)工作靠文件傳遞的信息得到處理和解決；上下左右之間的關(guān)系，靠文件傳遞的住處得到調(diào)整。從而保證了各級(jí)各類(lèi)機(jī)關(guān)組織的工作正常地、有秩序地運(yùn)轉(zhuǎn)。而各個(gè)文件的特點(diǎn)、結(jié)構(gòu)、寫(xiě)法、注意事項(xiàng)都在現(xiàn)代公文寫(xiě)作這門(mén)課程中加以講述。在這門(mén)課程的學(xué)習(xí)中，學(xué)生可以得知我們的國(guó)家是怎樣進(jìn)行至上而下的管理的，學(xué)生可以得知上級(jí)機(jī)關(guān)如何了解下級(jí)機(jī)關(guān)的信息動(dòng)態(tài)、而下級(jí)機(jī)關(guān)又是如何掌握上級(jí)機(jī)關(guān)的文件指示的。通過(guò)這門(mén)課程的學(xué)習(xí)學(xué)生可以知道平級(jí)和不相隸屬的機(jī)關(guān)之間要商洽工作、詢(xún)問(wèn)答復(fù)問(wèn)題該怎么辦，什么情況之下應(yīng)該使用什么樣的公文文種，這大大提高了學(xué)生解決實(shí)際問(wèn)題的能力。
特別是對(duì)于國(guó)家工作人員來(lái)說(shuō)，熟練掌握并能很好運(yùn)用應(yīng)用文是必須具備的一種工作能力，是對(duì)公務(wù)員最起碼的要求。特別最近幾年，國(guó)家公務(wù)員考試、各類(lèi)的競(jìng)爭(zhēng)上崗、應(yīng)聘考試，應(yīng)用文寫(xiě)作所占分值越來(lái)越高，例如：廣東省98年省直部分機(jī)關(guān)競(jìng)爭(zhēng)上崗考試中單選、多選、判斷三個(gè)類(lèi)型的客觀題占60分，主觀題也就是應(yīng)用文寫(xiě)作題占40分。
總之，現(xiàn)代公文寫(xiě)作這門(mén)課程是工具性很強(qiáng)的課程，開(kāi)設(shè)這門(mén)課程，學(xué)好這門(mén)課程，對(duì)提高學(xué)生解決問(wèn)題的能力有相當(dāng)大的幫助。
二、從培養(yǎng)學(xué)生的邏輯思維能力來(lái)看，有必要開(kāi)設(shè)現(xiàn)代公文寫(xiě)作這門(mén)課程
思維是人類(lèi)大腦的特有功能，是人腦對(duì)客觀事物的本質(zhì)屬性和事物之間內(nèi)在聯(lián)系的規(guī)律性所作出的概括和間接的反映。公文寫(xiě)作是作者思維的一個(gè)體現(xiàn)過(guò)程，而邏輯思維是公文寫(xiě)作中，作者運(yùn)用的主要思維方式。所謂邏輯思維是人在認(rèn)識(shí)過(guò)程中借助于概念、判斷、推理反映現(xiàn)實(shí)的過(guò)程，它以科學(xué)的抽象概念揭示事物的本質(zhì)，表述認(rèn)識(shí)現(xiàn)實(shí)的結(jié)果。
公文中，總體設(shè)計(jì)都是由一些單元塊組成的，像事項(xiàng)、理由、依據(jù)、要求、情況、原因、目標(biāo)、措施、步驟、決定、號(hào)召、概述、成績(jī)、問(wèn)題、經(jīng)驗(yàn)、打算等等。而這些單元塊都離不開(kāi)邏輯構(gòu)思問(wèn)題，比如其中的“情況、特點(diǎn)、問(wèn)題”回答的是“是什么，’“成績(jī)、收獲、做法”回答的是“怎么樣，’“原因、經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)”回答的是“為什么”’‘措施、希望、要求、號(hào)召”等回答的是“怎么辦”。
邏輯思維是通過(guò)層層的推理、歸納、演繹得出科學(xué)的結(jié)論，得出解決問(wèn)題的方法。許多工作通知、意見(jiàn)等行政公文的制作，就是領(lǐng)導(dǎo)和寫(xiě)作者根據(jù)現(xiàn)實(shí)出現(xiàn)的共同性的問(wèn)題，及時(shí)予以歸納作出的指導(dǎo)性的意見(jiàn)。比如省政府辦公廳從某縣的情況報(bào)告中了解到某縣嚴(yán)重的傷寒疫情，又從其他幾個(gè)縣的情況報(bào)告中發(fā)現(xiàn)，今年春季又出現(xiàn)了痢疾、腹瀉、病毒性肝炎等多種疾病。通過(guò)比較分析，綜合概括，發(fā)現(xiàn)這幾個(gè)縣有一個(gè)共同的地域特點(diǎn)——都是同一條江流域的城市，省政府馬上調(diào)動(dòng)衛(wèi)生防疫部門(mén)對(duì)降水的水質(zhì)進(jìn)行檢驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)導(dǎo)致諸多疾病流行共同原因是“水污染”。零散的問(wèn)題一下子集中了，復(fù)雜的問(wèn)題一下子變得簡(jiǎn)單了，于是從中提煉出“緊急動(dòng)員全社會(huì)力量，突出治理水污染”的緊急通知主旨。
總而言之，公文寫(xiě)作是一個(gè)非常復(fù)雜的思維過(guò)程，是一種創(chuàng)造性的復(fù)合性腦力勞動(dòng)，既有分析、綜合，又有歸納、概括，但總體上是一個(gè)由大到小，由簡(jiǎn)到繁，由形式到內(nèi)容的思考過(guò)程。一般是由粗到細(xì)，由抽象到具體，由標(biāo)題到觀點(diǎn)，由觀點(diǎn)到材料這樣一個(gè)逐步完善的過(guò)程。在學(xué)寫(xiě)公文的這一過(guò)程中，學(xué)生的邏輯思維能力不斷的得到提升，解決問(wèn)題的能力也不斷的得到提高。
三、學(xué)習(xí)現(xiàn)代公文寫(xiě)作這門(mén)課程，學(xué)生的書(shū)面表達(dá)能力得到的提高
公文的語(yǔ)言要求簡(jiǎn)潔，用盡可能少的語(yǔ)言表達(dá)更完整的意思。在上課的過(guò)程中我曾經(jīng)給學(xué)生講到這樣一個(gè)例子：1950年頒布的《婚姻法》中有這么一條規(guī)定“夫?qū)τ谄淦匏鶕狃B(yǎng)與前夫所生的子女或妻對(duì)于其父所撫養(yǎng)與前妻所生的子女不得虐待或歧視”。而在1980年所頒布的《婚姻法》就把這條文字修改為“繼父母與繼子女之間不得虐待或歧視”用16個(gè)字代替了原條文中40個(gè)字，修改后的條文用“繼父母和繼子女”7個(gè)字就概括了原條文中33個(gè)字的內(nèi)容，并且增加了“之間”兩個(gè)字，就使原條文中只是單向性規(guī)定“繼父母對(duì)子女不得虐待或歧視”改成了“繼父母與繼子女雙向都不得虐待或歧視”。既豐富了原條文的內(nèi)容，又體現(xiàn)了用盡可能少的文字表達(dá)盡可能豐富的內(nèi)容。
在公文寫(xiě)作課上通過(guò)這樣不斷的講解，不斷的舉例，不斷的分析，不斷的練習(xí)，不斷的修改，學(xué)生的概括能力會(huì)有所提高。
再有公文的語(yǔ)言要求措辭得體，要求根據(jù)具體情況選用恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)體、語(yǔ)氣。如上行文中，由于受眾是上級(jí)，用詞應(yīng)謙恭誠(chéng)摯，不卑不亢。下行文的受眾是下級(jí)，因此用語(yǔ)要平和嚴(yán)謹(jǐn)；平行文的受眾是不相隸屬的機(jī)關(guān)單位，用語(yǔ)則應(yīng)謙敬溫和，多用謙詞、尊稱(chēng)。而通告、公告、公報(bào)一類(lèi)公布性的公文，需要通過(guò)報(bào)刊、廣播、電視等傳媒進(jìn)行，語(yǔ)言則應(yīng)深入淺出，流暢莊重。禮貌原則”與“合作原則”是語(yǔ)用學(xué)的兩個(gè)最基本的原則，是我們交流思想，傳遞信息時(shí)需要遵守的基本原則，公文寫(xiě)作中的我們應(yīng)該把語(yǔ)用禮貌原則與語(yǔ)用合作原則相結(jié)合。而這兩個(gè)原則的結(jié)合的外在體現(xiàn)就是公文的語(yǔ)言是否得體。在教學(xué)中曾經(jīng)接觸到這么一個(gè)例子：
××日?qǐng)?bào)社關(guān)于青年記者業(yè)務(wù)進(jìn)修的函
××大學(xué)教務(wù)處：
現(xiàn)有一事，煩請(qǐng)你校給予解決。你校是知名高校，尤其是新聞專(zhuān)業(yè)，更是享譽(yù)全國(guó)。因此，我社曾于去年準(zhǔn)備派記者到你校學(xué)習(xí)，但由于力量不足，未能實(shí)現(xiàn)。現(xiàn)根據(jù)國(guó)家有關(guān)部門(mén)關(guān)于盡快提高新聞工作者的素質(zhì)的有關(guān)精神和上級(jí)要求，我社為了提高青年記者的業(yè)務(wù)能力，我們克服暫時(shí)困難，決定從現(xiàn)有記者中抽出12名青年記者，到你校新聞系記者進(jìn)修班脫產(chǎn)進(jìn)修一年，時(shí)間從2006年2月1日開(kāi)始，到2007年1月31日結(jié)束。有關(guān)進(jìn)修費(fèi)用按上級(jí)有關(guān)文件規(guī)定繳納。如你校能同意，不僅是對(duì)新聞事業(yè)的大力支持，也是對(duì)我社工作的鼎力相助。對(duì)此，我們將不勝感激。希盡快函告我們。
× ×日?qǐng)?bào)社人事處（章）
二五年十月二十日
這份商洽函的內(nèi)容雖然明白，但在語(yǔ)言運(yùn)用上存在很大問(wèn)題，違背了禮貌原則和合作原則，影響了商洽函的效用。上述的商洽函中“現(xiàn)有一事，煩請(qǐng)你校給予解決”，“決定從現(xiàn)有記者中抽出12名青年記者，到你校新聞系記者進(jìn)修班脫產(chǎn)進(jìn)修一年”，“希盡快函告我們”中的“解決”、“決定”、“盡快”等詞語(yǔ)都有強(qiáng)行之意，命令對(duì)方，而無(wú)商量征詢(xún)的口氣，也沒(méi)有尊重對(duì)方的誠(chéng)意。
通過(guò)對(duì)這樣的公文的語(yǔ)言進(jìn)行分析，漸漸地學(xué)生就會(huì)明白面對(duì)什么樣的受體該說(shuō)什么樣的話(huà)，該怎樣說(shuō)，學(xué)生們的書(shū)面表達(dá)能力和口頭表達(dá)能力也就慢慢的得到了提升。
四、公文的學(xué)習(xí)和寫(xiě)作，也教會(huì)學(xué)生如何與人相處
關(guān)鍵詞：公文管理系統(tǒng)；收文管理；發(fā)文管理
中圖分類(lèi)號(hào)： TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A DOI編號(hào)： 10.14025/ki.jlny.2017.09.053
1朝陽(yáng)市氣象局公文管理系統(tǒng)需求分析
公文指各級(jí)政府的決定、決議、通告、通知、通報(bào)、請(qǐng)示、批復(fù)、信函和會(huì)議紀(jì)要等[1]。近年來(lái)，朝陽(yáng)市氣象局對(duì)公文的管理均采用手工錄入Word版收文處理單及Excel版收發(fā)文目錄的方式進(jìn)行管理，該方法存在工作重復(fù)、效率低、管理不科學(xué)的缺點(diǎn)。隨著收發(fā)文件數(shù)量的增多和電子政務(wù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)手工錄入管理文件的方法已不能達(dá)到朝陽(yáng)市氣象局公文管理所需的相關(guān)要求，開(kāi)發(fā)與應(yīng)用計(jì)算機(jī)對(duì)公文進(jìn)行管理已成為一種必然趨勢(shì)。朝陽(yáng)市氣象局公文管理系統(tǒng)從本局工作實(shí)際出發(fā)，從工作流程、安全性、個(gè)性化查詢(xún)顯示、文件管理等多角度設(shè)計(jì)的系統(tǒng)。該系統(tǒng)的應(yīng)用可以省去每日重復(fù)錄入文件信息的繁瑣工作，而且能夠方便查閱文件信息，實(shí)現(xiàn)快速查找文件等功能。
2朝陽(yáng)市氣象局公文管理系統(tǒng)的平臺(tái)設(shè)計(jì)
根據(jù)實(shí)際工作需求，將朝陽(yáng)市氣象局公文管理系統(tǒng)分為發(fā)文管理、收文管理2個(gè)功能模塊。
2.1發(fā)文管理
按照本單位發(fā)文文種，將發(fā)文管理細(xì)化分為朝氣發(fā)、朝氣黨發(fā)、朝氣、朝氣函、朝氣明電、朝氣辦發(fā)、朝氣辦傳等7個(gè)子模塊，實(shí)現(xiàn)發(fā)文信息錄入、文號(hào)自動(dòng)排序、形成發(fā)文目、發(fā)文查詢(xún)等功能。該種設(shè)計(jì)方便文秘人員分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行錄入。
2.1.1發(fā)文信息錄入 發(fā)文信息錄入是對(duì)所發(fā)文件的自然特征的記錄，主要記載發(fā)文時(shí)間、主送機(jī)關(guān)、文件名、文件發(fā)稿人，發(fā)文信息錄入界面，見(jiàn)圖1。
2.1.2文號(hào)自動(dòng)排序 該系統(tǒng)可以在錄入發(fā)文信息的同時(shí)自動(dòng)編排文號(hào)，解決了人工排序可能出現(xiàn)的排序錯(cuò)誤問(wèn)題，提高了發(fā)文質(zhì)量。
2.1.3形成發(fā)文目錄 該系統(tǒng)可以自動(dòng)形成發(fā)文目錄，并以Excel的格式導(dǎo)出系統(tǒng)進(jìn)行備案。
2.1.4發(fā)文查詢(xún) 可以通過(guò)文件名稱(chēng)、文件發(fā)稿人信息等查詢(xún)發(fā)文，同時(shí)實(shí)現(xiàn)了無(wú)條件模糊查詢(xún)功能，方便在工作中查詢(xún)已發(fā)文件。
2.2收文管理
收文管理模塊分為兩個(gè)子模塊，收文管理和密文管理。
收文管理用來(lái)收取非文件，實(shí)現(xiàn)了收文信息錄入、收文單自動(dòng)形成、打印收文單、形成收文目錄等功能，同時(shí)實(shí)現(xiàn)了非文件查詢(xún)。
密文管理用來(lái)收取文件，實(shí)現(xiàn)了用戶(hù)登錄、收文信息錄入、收文單自動(dòng)形成、打印收文單、形成收文目錄等功能，同時(shí)實(shí)現(xiàn)了文件查詢(xún)。
2.2.1用戶(hù)登錄 該模塊為密文管理的子模塊，僅針對(duì)文件。該功能的實(shí)現(xiàn)保證了文件安全，杜絕了泄密事件的發(fā)生。
2.2.2收文信息錄入 發(fā)文信息錄入是對(duì)所收文件的自然特征的記錄，主要記載文件字號(hào)、文件名稱(chēng)、來(lái)文機(jī)關(guān)、收文時(shí)間、文件份數(shù)。
2.2.3收文單自動(dòng)形成及打印收文單 該系統(tǒng)可以自動(dòng)形成收文單，收文單內(nèi)容包括來(lái)文機(jī)關(guān)、文件字號(hào)、收文時(shí)間、文件份數(shù)、順序號(hào)、標(biāo)題、領(lǐng)導(dǎo)批示、辦公室意見(jiàn)、閱者簽名等信息。該系統(tǒng)設(shè)計(jì)方便文秘人員進(jìn)行文件扭轉(zhuǎn)。朝陽(yáng)市氣象局公文處理單，見(jiàn)圖2。
2.2.4形成收文目錄 該系統(tǒng)可以自動(dòng)形成收文目錄，并以Excel的格式導(dǎo)出系統(tǒng)進(jìn)行備案。
2.2.5收文查詢(xún) 可以通過(guò)輸入文件名稱(chēng)、文件字號(hào)、來(lái)文機(jī)關(guān)中任意信息，即可查找相應(yīng)文件其他信息，同時(shí)實(shí)現(xiàn)了無(wú)條件模糊查詢(xún)功能。
3結(jié)語(yǔ)
本文所研究的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了從手工管理到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理的跨越，減少了文件管理所需要的時(shí)間，減少文件管理信息錄入流程，提高了工作效率。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，朝陽(yáng)市氣象局公文管理系統(tǒng)還存在些不足。例如該系統(tǒng)暫未實(shí)現(xiàn)將公文管理推向Internet，暫不能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)起草公文、實(shí)現(xiàn)公文網(wǎng)上簽批、公文網(wǎng)上辦理等功能，未能實(shí)現(xiàn)公文管理無(wú)紙化管理。
參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞：高校文秘工作；創(chuàng)新方法探討
辦公室作為一個(gè)單位的工作中心，是一個(gè)單位的窗口，辦公室工作的好壞直接影響著單位的辦事效率和對(duì)外形象，而文秘人員又是辦公室的重要組成人員。文秘人員要積極探索和引入現(xiàn)代公文管理中的新思路、新手段，不斷提高公文處理水平，為學(xué)校各項(xiàng)工作的有效落實(shí)發(fā)揮了較好的作用。筆者從事辦公室公文處理工作多年，結(jié)合自己在公文處理工作中出現(xiàn)的一些問(wèn)題，就當(dāng)前學(xué)校文秘工作談幾點(diǎn)粗淺的看法和建議。
一、當(dāng)前文秘工作中存在的問(wèn)題
客觀地說(shuō)，隨著我們文秘工作隊(duì)伍素質(zhì)整體的提高，文秘工作有了很大的發(fā)展，但也存在一些不容忽視的問(wèn)題，值得重視、思考。
（1）辦公室事務(wù)過(guò)于繁雜，影響文秘工作。一般一個(gè)單位的辦公室多為綜合性辦公室，它集合了政務(wù)、文秘、財(cái)務(wù)、機(jī)關(guān)服務(wù)的職責(zé)，辦公室文秘幾乎變成了勤雜室。辦公室工作人員每天都會(huì)沉浸于紛繁零碎的瑣事之中，公文審核變成公文簽字，信息報(bào)送不及時(shí)，調(diào)查研究流于形式，下情上級(jí)不了解，上下渠道不夠暢通，難以起到參謀助手作用。
（2）是辦公室文秘人員少，工作負(fù)擔(dān)重、質(zhì)量低。近年來(lái)，單位文秘人員短缺已成為一個(gè)不爭(zhēng)的事實(shí)，人員短缺已影響了工作的正常開(kāi)展。目前，大多單位主要從事文秘工作的人員只有一人，承擔(dān)了一些重要事務(wù)、重要材料以及工作調(diào)研、信息報(bào)送任務(wù)及公文處理工作。文秘人員的辛苦只有干過(guò)的人才會(huì)明白，加班加點(diǎn)、熬通宵、“連軸轉(zhuǎn)”是家常便飯，如果再有點(diǎn)家庭拖累，那更是苦不堪言。
（3）信息調(diào)研工作滯后，參謀作用發(fā)揮不好。客觀上由于辦公室事務(wù)多，沒(méi)有時(shí)間，但更多的是文秘人員主觀上對(duì)信息調(diào)研工作難以重視，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到調(diào)查研究的重要性，業(yè)務(wù)不精通，基層調(diào)研少，基本情況了解不多，加之個(gè)人素質(zhì)能力，導(dǎo)致單位的信息調(diào)研工作跟不上新形勢(shì)下工作的需求，不能很好地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)。
二、做好新形勢(shì)下文秘工作的途徑
面對(duì)當(dāng)前單位文秘工作的現(xiàn)狀，要求我們必須不斷反思，讓文秘工作適應(yīng)新形勢(shì)下工作的需求。
1.劃“規(guī)矩”，推進(jìn)公文處理制度化
俗話(huà)說(shuō)，沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓。精簡(jiǎn)、高效、規(guī)范的公文有利于學(xué)校科學(xué)決策和辦事效率的提升。做好公文處理工作，不僅是辦公室系統(tǒng)一項(xiàng)重要的日常工作，更是學(xué)校維持正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)秩序的關(guān)鍵樞紐和重要保障。而公文處理工作又有自己特定的運(yùn)行程序和格式規(guī)范，如何保證公文處理工作沿著正確軌道優(yōu)質(zhì)、高效運(yùn)行，必須要有一整套管理制度和辦法來(lái)支撐。劃定“規(guī)矩”，特別是對(duì)高校來(lái)說(shuō)，辦公室是由學(xué)校管理層級(jí)、行文風(fēng)格、崗位流程都存在一些差異，公文處理的難度、復(fù)雜度較大。對(duì)此，我們一是以集團(tuán)公司相關(guān)規(guī)定為藍(lán)本，結(jié)合高校公文處理工作中一些好的經(jīng)驗(yàn)和做法，建立健全了高校公文處理辦法，對(duì)公文種類(lèi)、格式、行文規(guī)則、辦理、立卷、歸檔和銷(xiāo)毀等方面作出了明確規(guī)定和要求。二是結(jié)合公文處理網(wǎng)絡(luò)化實(shí)際，為保障公文處理的快速、高效和安全，專(zhuān)門(mén)制定下發(fā)了《辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用管理辦法》。三是為做好文件的保密安全和工作落實(shí)，制定《計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全保密制度》，對(duì)文件的取、存、閱、辦、歸等環(huán)節(jié)的保密安全進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)定，如用于電子公文傳輸?shù)挠?jì)算機(jī)及其相關(guān)設(shè)備，嚴(yán)禁與國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)接；文件的傳閱必須通過(guò)辦公室，嚴(yán)禁橫向傳遞；傳閱文件每天下班前必須統(tǒng)一收回管理等。這一系列制度和要求的頒布，使得每一名從事公文處理工作的人員都能有章可循、有法可依，為提高公文質(zhì)量和辦文效率提供了制度保障。
2.銳意進(jìn)取，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高文秘人員綜合素質(zhì)
作為文秘工作者，是領(lǐng)導(dǎo)與干部、領(lǐng)導(dǎo)與各部門(mén)之間聯(lián)系的橋梁，一言一行，都直接或間接地影響到單位的形象。這種工作的特殊性，要求每一個(gè)文秘工作者必須不斷學(xué)習(xí)，提高自己的綜合素養(yǎng)。
（1）不斷提高自己的政治素質(zhì)。辦公室工作是一個(gè)政治性、全局性、政策性很強(qiáng)的工作，工作人員任何時(shí)候都必須忠誠(chéng)堅(jiān)定，把政治素質(zhì)作為自己的第一素質(zhì)。這就要求我們要不斷提高政治鑒別力和政治敏銳性、堅(jiān)定性，學(xué)會(huì)從政治的角度，辨證的分析問(wèn)題和解決問(wèn)題。
（2）全面提高自身的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。“政以才治、業(yè)以才興”。辦公室工作千頭萬(wàn)緒，涉及面廣，標(biāo)準(zhǔn)高，要求嚴(yán)，這就需要辦公室人員必須具備廣博的綜合知識(shí)和社會(huì)常識(shí)。要做到這一點(diǎn)，沒(méi)有捷徑可走，必須勤學(xué)苦練，博采眾家之長(zhǎng)，既要向書(shū)本學(xué)、向?qū)嵺`學(xué)，又要向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)、同事學(xué)，使自己成為“雜家”，成為復(fù)合型人才，要做到提筆能寫(xiě)，開(kāi)口能講，有事能辦，尤其要把提高自己的寫(xiě)作水平作為增強(qiáng)能力的重點(diǎn)。
（3）加強(qiáng)文秘人員教育培訓(xùn)工作。辦公室文秘人員由于工作性質(zhì)的關(guān)系，相對(duì)稅收業(yè)務(wù)部門(mén)來(lái)說(shuō)培訓(xùn)機(jī)會(huì)較少，文秘人員知識(shí)更新慢，現(xiàn)有的知識(shí)水平很難滿(mǎn)足工作的需要。為此，要加強(qiáng)文秘人員的培訓(xùn)工作，不僅要培訓(xùn)辦公室文秘人員，還要培訓(xùn)各股室辦公人員，培訓(xùn)要有針對(duì)性，提倡“菜單式”的培訓(xùn)模式。
3.推進(jìn)公文處理規(guī)范化，把好“辦文七個(gè)關(guān)”
公文處理不僅僅是對(duì)文字、格式校核的把關(guān)，更重要的是上級(jí)政策、規(guī)定及領(lǐng)導(dǎo)意圖的準(zhǔn)確體現(xiàn)，必須要以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度嚴(yán)格把關(guān)，在實(shí)際工作中，需要嚴(yán)格遵循“準(zhǔn)確把握、嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范、優(yōu)質(zhì)高效”的原則，把好“辦文七關(guān)”。
（1）把好行文關(guān)。“把事情從一開(kāi)始就做對(duì)、做好”。在擬定文稿時(shí)，首先審核發(fā)文依據(jù)，是否確需行文，行文規(guī)則是否規(guī)范.為避免部分基層單位越過(guò)辦公室直接報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人“寫(xiě)條子”、“倒流文”、“賬外文”等現(xiàn)象，專(zhuān)門(mén)出臺(tái)了《公文簽報(bào)制度》，明確辦公室是公文處理的歸口管理部門(mén)，并與備單位績(jī)效考核相掛鉤，杜絕了越權(quán)發(fā)文、濫發(fā)文件等現(xiàn)象。
（2）把好文種關(guān)。重點(diǎn)檢查文種選用是否符合規(guī)定，不僅規(guī)范了發(fā)文機(jī)關(guān)與受文者的工作關(guān)系，也明確了各層級(jí)發(fā)文機(jī)關(guān)的職責(zé)、權(quán)利范圍，糾正了部分單位“請(qǐng)示、報(bào)告、函”模糊不清等問(wèn)題。
（3）把好文字關(guān)。重點(diǎn)檢查結(jié)構(gòu)是否合理、字句是否貼切，語(yǔ)言是否簡(jiǎn)練、標(biāo)點(diǎn)是否正確、引文是否規(guī)范等。專(zhuān)門(mén)在辦公室門(mén)戶(hù)網(wǎng)站上設(shè)置了公文寫(xiě)作知識(shí)專(zhuān)欄，對(duì)公文層次、名稱(chēng)、單位等做出了專(zhuān)門(mén)說(shuō)明。
（4）把好內(nèi)容關(guān)。重點(diǎn)檢查內(nèi)容是否符合上級(jí)的有關(guān)精神要求，是否完整、準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文的意圖，所提措施是否切實(shí)可行。選用材料是否準(zhǔn)確真實(shí)等，在實(shí)際工作中，對(duì)可能模糊的概念和數(shù)據(jù)等，一律要求相關(guān)部門(mén)提供文字說(shuō)明。
（5）把好協(xié)調(diào)關(guān)。對(duì)相關(guān)公文事先做好溝通、協(xié)調(diào)，避免公文“互相打架”或公文未發(fā)就遇到障礙“落實(shí)工作先天不足”等現(xiàn)象的發(fā)生。
（6）把好報(bào)批關(guān)。按照高校管理規(guī)定和各部門(mén)職責(zé)劃分，依據(jù)各部門(mén)和單位的工作規(guī)則，明確規(guī)定各種文件的報(bào)批程序和權(quán)限。
（7）把好格式關(guān)。堅(jiān)持從細(xì)節(jié)入手，對(duì)行文的字體、行間距、頁(yè)面設(shè)置、標(biāo)題、裝訂線(xiàn)等都做出明確要求。教職工普遍反映“只要是辦公室出來(lái)的東西，效果就是不一樣”。
4.提高辦事效率、提升辦文質(zhì)量
辦公室工作看似無(wú)大事，實(shí)則千頭萬(wàn)緒、細(xì)致繁瑣。要求時(shí)效性、細(xì)致度比較高。這就要求辦公室文秘必須樹(shù)立效率意識(shí)，提高快速反應(yīng)能力，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)要第一時(shí)間即交即辦，切勿等、靠、盼，達(dá)到積極主動(dòng)、又好又快的做好本職工作。
（1）提高辦理公文的質(zhì)量和效率。公文處理是學(xué)校的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是系統(tǒng)內(nèi)部方針政策、指示要求等傳達(dá)的途徑之一，綜合反映學(xué)校的工作水平，必須嚴(yán)格程序，規(guī)范及時(shí)行事。作為文秘人員，要熟知公文處理的規(guī)程、正確使用文種，嚴(yán)格審核把關(guān)，要在發(fā)文校核、格式校核、內(nèi)容校核上下功夫，克服公文文字粗糙、格式不規(guī)范等問(wèn)題，確實(shí)提高公文處理質(zhì)量。
（2）強(qiáng)化文字撰寫(xiě)的能力。文字起草是辦公室文秘最基本也是最重要的工作之一。公務(wù)文書(shū)的撰寫(xiě)，要表達(dá)上級(jí)的意志，體現(xiàn)上級(jí)的想法，要站在領(lǐng)導(dǎo)的高度和全局的層面上審視問(wèn)題，切不可以個(gè)人的想法為準(zhǔn)。
（3）理清思路，有條不紊的做好本職工作。辦公室工作雜而亂，常常是手忙腳亂。但越在這時(shí)我們?cè)讲荒軄y，我們要分清輕重緩急、統(tǒng)籌兼顧、合理安排，才能做到忙而不亂、緊張有序。同時(shí)，要善于思考，不斷摸索工作規(guī)律，防止埋于事務(wù)堆中，而無(wú)時(shí)間抓信息工作和調(diào)研工作。尤其是在遇到工作任務(wù)多的情況下，一定要冷靜思考、科學(xué)處理，一件一件排出時(shí)間表落實(shí)。
（4）嚴(yán)以律己，樹(shù)立良好的公眾形象。辦公室工作接觸面廣，其性質(zhì)較為復(fù)雜。不得飛揚(yáng)浮躁、驕傲自大，要低調(diào)做人，低調(diào)干事，要嚴(yán)格遵守工作紀(jì)律，在工作中謙虛謹(jǐn)慎，一絲不茍，要正確認(rèn)識(shí)和對(duì)待組織、自己和他人，自覺(jué)抵制腐朽思想的侵蝕，以實(shí)際行為來(lái)感染和帶動(dòng)其他同事，這樣才能真正協(xié)調(diào)好科室的關(guān)系，有利于各項(xiàng)工作的開(kāi)展。
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