時間：2023-05-30 10:26:13
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理基本情況，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞：教學檔案 人才培養工作評估指標體系 高職
教育部為了促進我國高等院校的持續、健康發展，從2004年開始正式在全國范圍內對高職高專院校開展人才培養工作水平評估計劃。因此很多高職院校為了加強人才培養，就實行宏觀管理政策，因此，加強人才培養工作水平評估也成為高校監督和考核的主要形式之一[1]。
1 高職院校教學檔案在評估中存在的普遍問題
1.1 教學檔案不規范，檔案混亂、不齊全
由于高職院校檔案管理工作起步晚、制度不健全，缺乏專業檔案人員，在檔案評估準備階段前期，我們不難看出：教學檔案材料的收集與整理帶有很大的隨意性，而且一般只重視紅頭文件的收集與整理，而不重視教學管理等材料的收集。
1.2 統計數據出處甚多，口徑不一致現象嚴重
高職院校人才水平評估中各類數據的整理，就是對高職院校辦學條件、辦學水平、辦學效果等各項指數進行分析等[2]。我們在準備的過程中，一般數據多分為學生人數、師資比例、科研獲獎統計、專業職業資格證書獲取率及等級、教學經費、實踐課時比例等，統計數出處甚多，相互不一。
2 高職院校人才培養工作評估指標體系與教學檔案
在教育部關于高職高專院校人才培養工作水平評估的計劃表明，制定了針對高職高專院校人才培養工作水平評估的指標體系。該體系主要包含領導作用、師資隊伍、課程建設、實踐教學、專業建設與特色、教學管理、社會評價等7個主要評估指標，22個關鍵評估要素，設置了55項重點考察內容，這些體系涉及到高職院校的很多部門，涵蓋了高職院校工作的很多方面。教學檔案一般都是在教學實施過程中直接形成的，是學校教學活動的直接反應，具有一定的參考價值，是反映教學過程的系統而完整的“客觀證據”[3]。
3 基于人才培養工作評估指標體系的教學檔案內容、范圍與分類
3.1 教學檔案內容
在人才培養工作評估指標體系中的師資隊伍、課程建設、實踐教學、專業建設與特色、教學管理這些主要評估指標的考察內容均涉及教學。評估專家除通過現場聽課、座談會、專題研討、匯報會等現場考察外，大部分時間主要是依據評估指標體系查閱學校提供的各項支撐材料，特別是對教學檔案的審閱。教學檔案是評估專家對人才培養質量實際評價的依據，為提高評估工作的效能，使學校取得積極的評估結論。
3.2 教學檔案的范圍
根據指標體系，教學檔案的范圍如下：
①師資隊伍：主要包括在校內專職授課的教師的基本情況和授課教師的情況；還有就是在學校兼職的教師的基本情況、授課情況和其他的一些情況；最后就是校外兼職教師的基本情況和授課情況等。②課程建設：包括課程內容、教學方法與手段、主講教師、教學資料。③實踐教學：包括頂崗實習記錄、校外實習基地、實踐教學課程體系設計、實踐教學管理、實踐教學條件、雙證書獲取。④專業建設：包括專業設置、專業剖析材料、特色專業建設規劃。⑤教學管理：包括教學制度與運行管理、專職教學管理人員的基本情況、專職學生管理人員的基本情況、專職督導人員的基本情況、評教情況。
3.3 教學檔案的分類
根據教學檔案的內容，將教學檔案分為：①教師業務檔案。指校內專任、校內兼課、校外兼職和校外兼課四類教師的業務檔案，檔案內容包括教師的基本情況、技術職務、職業資格等級、雙師素質情況，學年授課情況（課程、工作量等），培訓進修、掛職鍛煉、社會兼職、獲獎項目、獲技術專利、主持教學改革課題、主持橫向技術開發課題、公開和著作等。②專業與課程建設檔案。包括專業設置、專業建設規劃、專業人才培養方案、課程標準，課程教學實施資料，課程資源等。③實踐教學檔案。包含頂崗實習材料、校內實驗實訓室材料、校外實習基地材料等。④教學管理檔案。教學管理人員業務檔案、教學管理制度匯編、評教統計等。
4 完善教學檔案建設與管理的對策
教學檔案直接影響到學校評估的結果，充實和完善教學檔案是學校順利通過評估的必要條件，是學校評估的基礎和依據。只有加強教學檔案的建設，不斷提升檔案管理水平，才能保證評估工作的順利進行。
4.1 強化意識，建立教學檔案管理制度
建立一整套完善的教學檔案管理制度，對檔案材料的收集范圍及立卷、查閱、利用等方面都作出統一、具體的規定。建立教學檔案信息反饋制度，廣泛收集校內其他部門的意見或建議，積極創新管理模式，提高教學檔案的真實性和完整性。
4.2 提高教學檔案管理人員的整體素質
進一步提高教學檔案管理人員的整體素質，積極優化組合有效的檔案人力資源，使之與現代化、立體化、規范化的檔案管理相匹配。
4.3 豐富教學檔案建設內涵
隨著教育改革的深入，高職院校也進入改革時期，學校建設不斷深化，檔案管理范圍也不斷擴大。高職院校也將教學改革中的典型材料納入教學檔案管理的范圍內，以此來豐富教學檔案。
4.4 創新教學檔案管理手段，實行信息化管理
隨著信息時代日益發展，高校檔案管理工作已經發生翻天覆地的變化，高職院校利用計算機網絡來提高對檔案信息的采集、著錄、檢索、傳輸、服務的工作力度，因此電子檔案也逐漸成為教學管理工作的重中之重，因此學校的檔案管理也進入信息化時代。
5 結語
我們對教學檔案進行分類整理，就需要完善評估材料，適當地對教育評估指標體系進行材料補充，這樣才能在教學檔案的評估中發揮重要的作用。我們為了保證提高高職院校各方面工作的順利發展，就需要讓教學檔案工作步入正軌。
參考文獻：
[1]楊麗珍.高職院校水平評估與學生素質檔案的建設[J].揚州職業大學學報，2008，12（1）：54-56.
清原滿族自治縣念好“三字訣”，貫徹落實從嚴管理干部要求，創新檔案管理方式，規范操作程序，建立共享體系，有效提升了干部人事檔案管理水平。
念好一個“建”字，不斷夯實工作基礎。建立健全《干部檔案工作制度》《干部檔案安全保密制度》《干部檔案管理人員職責》等制度；規范了《干部檔案借閱登記簿》《干部檔案查閱登記簿》《干部檔案材料收集登記簿》等8類簿冊，使干部檔案管理記載清晰、查閱方便。按照《干部檔案轉遞工作制度》，在干部提拔、調動時，采取“三看”的方式對檔案進行嚴格審查。一看材料是否齊全；二看內容是否真實；三看有無涂改現象。同時，在接轉過程中堅持“三不轉遞”原則，即個人帶檔不轉、沒有調函不轉、接收單位不明不轉，確保檔案轉遞無差錯。
念好一個“嚴”字，不斷規范日常管理。嚴把“材料收集關”，在檔案材料收集過程中，嚴格審核干部提供的表彰獎勵、學歷學位和入黨資料等，并對干部違紀、違規、違法處理材料及時裝檔。對材料不完整、模糊不清、殘破難辨的不予接收。各類材料均實行登記后入檔，確保檔案材料的真實性、完整性和有效性。嚴把“政策規定關”，干部檔案轉入后，首先對干部的年齡、黨齡、工齡和學歷學位進行嚴格審核認定，通過認真查閱原始資料，依據認定原則，進行客觀認定，確保“三齡兩歷一身份”準確無誤。嚴把“整理歸檔關”，凡屬應歸檔的材料，均按照《干部檔案整理工作細則》整理立卷。將收集的每份檔案材料進行分類、排序、編目、技術加工和裝訂成卷，做到分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。
念好一個“享”字，實行干部信息動態管理。利用計算機、掃描儀等設備，將干部基本情況、職級、學歷等干部檔案信息整理錄入系統。全面反映干部的基本情況等固定信息，記錄職務變動、工作履歷等動態信息，做到隨時錄入、隨時更新，保證檔案信息的時效性、真實性和準確性，使干部檔案管理工作達到數據化、信息化的要求。同時建立了干部檔案信息網絡化管理體系，按照干部管理權限，在領導和相關組室間，建立了干部人事檔案信息管理局域網，使信息得到共享。在使用權上，根據不同用戶，通過密碼和身份確認后，及時提供所需信息。改變過去從紙面上靜態了解干部人事情況的傳統方式，實現從形式上變被動服務為主動服務，內容上由單一狹窄變為豐富全面，確保了干部人事檔案管理的高效性。（作者單位：清原滿族自治縣委組織部）
【關鍵詞】計算機技術 Internet技術 檔案管理
在公證檔案管理工作中接觸最多的是紙質檔案，紙質檔案看得見，摸得著，管理工作無需贅述。視聽資料、軟件檔案看得見，摸不著，檔案管理不能局限于紙質檔案管理技術，還要求熟練掌握計算機、Internet知識，熟練應用計算機、Internet技術做好視聽資料、軟件檔案管理工作。必須好以下幾點：第一，保全視聽資料、軟件公證：1.必備要素；2.選擇要素；3.簽章。第二，檔案管理問題：1.存儲介質；2.不同介質的存儲保管特點；3.云存儲技術；4.數據安全問題。
1 保全視聽資料、軟件公證
保全視聽資料、軟件公證書內容包括公證書編號，申請人基本情況，關系人基本情況，公證事項（保全視聽資料、軟件），證詞內容：
（1）必備要素包括：1.申請人姓名或全稱、申請日期及申請事項；2.保全標的的基本情況。包括：保全視聽資料、軟件的名稱、數量、表狀特征，所有人或使用人、經營人、傳播者、實驗者的名稱，視聽資料或軟件的播放、銷售、使用、制作、運行的地點等；3.保全視聽資料、軟件的時間、地點；4.保全的方式方法。包括：申請人提交、公證人員提取、現場實驗記錄、技術鑒定、錄音、錄像、復制、下載等其他能夠固定并再現證據的方式；5.保全證據的關鍵過程：①參與保全的人員。包括：承辦公證人員及在場的相關人員的人數、姓名。②公證人員保全過程中所做的主要工作。如購買、拷貝、下載、復制、發送視聽資料、軟件的過程，對取得的證據履行了提示義務等。③視聽資料、軟件取得的時間、方式、地點等。④取得的證據數量、種類、形式、封存方式、存放處所等。當事人對取得的證據予以確認的方式和過程；⑤公證員結論。應包括以下內容：保全證據的方式、方法、程序是否真實、合法，用于作證的書面文件（如發票、產地證明等）要同時證時這些書證的真實性。取得證據的數量、種類、日期，取得證據的存放方式及存放地點。
（2）選擇要素包括：1.申請保全證據的原因、用途或目的；2.辦理該項公證的法律依據（公證法規或有關規章等）；3.有書證能夠證明視聽資料、軟件的來源或存在的，應寫明書證的名稱；4.重要的保全工作記錄文書的名稱；5.公證書的正本和副本；6.附件。
（3）簽章。1.公證處簽章；2.公證員簽名或蓋章；3.簽署年月日。
2 檔案管理問題
視聽資料、軟件公證檔案管理不僅涉及到紙質檔案，同時也涉及電子檔案，公證過程中不僅要對紙質文件進行審核，還要求對視頻資料和軟件進行審核。這就需要檔案管理人員和公證人員對視聽資料和軟件有所了解，并熟練電子檔案管理知識，確保視聽資料、軟件檔案安全。視頻資料、軟件檔案的保存方式不同于紙質檔案，需要保存工具和保存介質，還需要計算機相應知識，能夠熟練運用計算機，Internet技術解決視頻資料、軟件檔案存儲、備份、異地備份、網絡備份，甚至云備份。
（1）存儲介質。視聽資料、軟件需要存儲介質才能存檔保管，從計算機發展歷史上存儲介質包括3.5英寸軟盤、光盤、U盤、移動硬盤、硬盤。目前3.5寸軟盤已經基本淘汰，光盤存儲也逐漸淡出人們的視線，隨之而來的是存儲海量的U盤、移動硬盤、硬盤、網絡硬盤、云存儲。
（2）不同介質的存儲保管特點。保全視聽資料、軟件公證檔案管理選用介質不同，存儲效果也不一樣，3.5英寸軟盤隨著計算機的不斷升級換代已經被淘汰，而公證檔案要求保管期限凡屬于需要長遠查考、利用的公證檔案，列為永久保管；凡屬于相當長時期內需要查考、利用，作為證據保存的公證檔案，列為長期保管，保管期限為六十年；凡屬于在較短時間內需要查考、利用、作為證據保存的公證檔案，列為短期保管，保管期為二十年。如此漫長的保管期限，如何確保保全視聽資料、軟件公證檔案不受計算機更新換代影響值得研究。過去用3.5英寸軟盤保管的保全視聽資料、軟件公證檔案如今恐怕已經很難找到打開設備了，那么隨著計算機更新換代的不斷加快，如今被廣泛采用的光盤介質何時被淘汰也是一個大問題。即便是硬盤由于接口技術更新，過去普遍使用的IDE接口如今已經被SATA接口所取代，再過幾十年乃至更長的時間還能不能找到打開IDE接口的設備也是未知數。所以一定要用長遠的眼光思考問題，瞄準新技術，使用新設備，這樣才能確保保全視聽資料、軟件公證檔案正常使用。
（3）云存儲技術。云存儲是在云計算（cloud computing）概念上延伸和發展出來的一個新的概念，是指通過集群應用、網格技術或分布式文件系統等功能，將網絡中大量各種不同類型的存儲設備通過應用軟件集合起來協同工作，共同對外提供數據存儲和業務訪問功能的一個系統。當云計算系統運算和處理的核心是大量數據的存儲和管理時，云計算系統中就需要配置大量的存儲設備，那么云計算系統就轉變成為一個云存儲系統，所以云存儲是一個以數據存儲和管理為核心的云計算系統。應用云存儲技術做好保全視聽資料、軟件公證檔案管理是一種廉價安全的好辦法，百度云盤、金山快盤、聯想快盤等等為網絡存儲提供了強大的平臺，在不同云存儲公司之間進行存儲和備份，能夠有效解決存儲介質更新換代帶來的麻煩。
（4）數據安全問題。國際標準化組織（ISO）對計算機系統安全的定義是：為數據處理系統建立和采用的技術和管理的安全保護，保護計算機硬件、軟件和數據不因偶然和惡意的原因遭到破壞、更改和泄露。由此可以計算機網絡的安全理解為：通過采用各種技術和管理措施，使網絡系統正常運行，從而確保網絡數據的可用性、完整性和保密性。所以，建立網絡安全保護措施的目的是確保經過網絡傳輸和交換的數據不會發生增加、修改、丟失和泄露等。保保全視聽資料、軟件公證檔案數據安全問題也是不容忽視的大問題，要不斷學習計算機數據安全知識，掌握數據安全常識，妥善做好保全視聽資料、軟件公證檔案管理工作。
作者簡介
尹璐（1979-），女，吉林省四平市英城公證處檔案官員。
【關鍵詞】高職院校；評估檔案；構成；作用
高職藝術類院校的評估是教學實踐活動中的重要內容，在人們對教學質量要求越來越高的背景下，實現教學科學評估對于提升高職藝術類院校的教學水平具有重要的促進作用。評估檔案是高職院校教學評估的重要依據，是高效檔案的重要組成部分，做好高職藝術類院校的評估工作，就必須要加強高職評估檔案的管理工作。
高職藝術類院校評估檔案是由不同性質的檔案組成的，這些檔案對藝術類院校自身所起的作用也存在很大的不同。加強高職藝術類院校評估檔案的管理，首先必須要了解這些評估檔案是如何構成的以及它的作用是怎樣的。
一、高職院校評估檔案的構成
我們對高職院校評估檔案的構成的考察，可以從評估檔案本身的形成過程來進行考察。筆者認為在高職院校的評估檔案主要包括以下兩個重要組成部分：一是迎評檔案；二是評估過程檔案。這兩種分類就是按照評估檔案的形成過程來進行分類的。其中迎評檔案主要是在學校評估之前產生的，而評估過程檔案則是在高職藝術類院校評估前期、中期、后期產生的。我們要加強高職院校的評估檔案管理工作就必須要充分認識到這兩者的概念，筆者結合多年的檔案管理經驗，認為迎評檔案是評估檔案的主體，它主要是由迎評材料構成的。
（一）迎評檔案介紹
迎評檔案主要指的是學校自評以及接受評估的資質以及材料。迎評檔案主要是由兩部分構成的：一種檔案是在藝術類院校教學過程中形成的原始檔案；另一種是根據評估需要重新整理的檔案。迎評檔案的具體形式是多種多樣的，根據筆者多年的經驗，認為可以把迎評檔案分成四大類：體材料、備查材料、支撐材料以及工具材料。接下來，筆者就來詳細論述這四種材料。
1.體材料。體材料主要指的是在高職藝術類院校評估過程中學校必須要具備的材料。必須要具備的材料通常是指自評報告。自評報告在學校評估能起到十分關鍵的作用，它是學校評估的主要依據。學校的自評報告是學校對學校基本情況的介紹以及發展思路、發展水平的闡述。專家組對學校的評估主要是通過學校的自評報告來進行評估。除了自評報告外，某些高職院校在評估工作中還準備了特色報告。特色報告不是明確要求要交的報告，但它也是體材料的重要組成部分。
2.備查材料。備查材料主要指的是為了專家更加深入地了解高職院校自身的特點，而準備的材料。備查材料主要是一些教務檔案、考試試卷、論文等材料。備查材料一般具有真實性與原始性的特點，評估結束后這些備查材料不是所有的都需要備檔存儲。要有選擇性的進行備儲。
3.支撐材料。在高職院校評估過程中專家組只會提供一些評估指標，通過這些指標來對高職院校進行評估。高職藝術類院校必須要根據這些指標來規范材料。這些按照評價指標加工而成的材料，就是支撐材料。支撐材料是直接應用型材料，是專家認定等級的時候參考的主要資料。
4.工具材料。工具性材料主要指的是評估過程中學校各種可供對比的材料。最為典型的工具材料就是學校的基本狀態數據，當周的課程表、學生名冊、教學管理人員名單等。工具材料是進行評價的主要參考依據。通過分析這些工具材料，專家組可以深入地了解學校的基本情況。
（二）評估過程檔案
評估過程大難主要指的在高職院校評估過程中形成的各種檔案，評估過程中形成的文字、圖標、聲響材料等都可以當作評估過程檔案，評估過程檔案在形式上也可以分為三個大類：準備類、進校類、整改類。
1.準備類。所謂準備類主要指的是高職院校在接到評估通知后，就開始準備的材料。在這個階段形成的綜合性材料主要包括學校、系部的自評以及預評估等內容。具體而言主要是指評估工作通知、評估學習、會議、工作的材料；評估相關的展覽、聲響、通報等材料；
2.進校類。進校類材料主要指的是在專家組正式進校以后評估過程中產生的各種材料。進校類材料主要有專家填寫的各種形式的工作表、會議記錄、專業意見，宣傳報道材料，學校評估方案，安排等內容。
3.整改類。整改類材料不僅包括專家組提出意見后學校進行整改的材料，而且還包括專家組評估以前的各項整改材料。整改類檔案的管理貫穿于學校評估的全過程，在評估過程中必須要嚴格按照相關規定來進行管理。整改類材料具體包括整改任務書，整改情況通報，整改動態報道等內容。
二、高職院校檔案評估檔案的作用
在分析了高職院校評估檔案的構成后，我們就來探討一下高職院校評估檔案的作用。筆者認為高職院校評估檔案主要有以下兩個作用：一是高職院校評估檔案有助于學校評估，提高學校的認證等級。二是能夠為教學改革提供必要的數據。
（一）有助于學校評估。上文提到高職院校評估檔案是專家對學校進行評估的重要參考資料，是可靠真實的一手資料。學校評估檔案的準備情況直接影響著學校評估效果。在高職藝術類院校評估過程中學校要實事求是地準備學校自評報告，按照專家提供的評價指標來完善支撐材料。只有把各種資料準備好以后才能夠順利實現學校評估。
（二）為教學改革提供了必要數據。如今教學改革成為了高職藝術類院校教學的主流，深化教學改革有賴于對學校自身實際情況地了解，而對學校自身情況地了解，主要是通過學校各項基本數據來進行分析對比來得出結論的。在學校評估過程中形成的學校評估檔案幾乎涵蓋了學校的各個方面，這些檔案能為教學改革提供最基礎的數據。
三、加強高職院校評估檔案管理
在文章的結尾，筆者想要就高職院校評估檔案管理提出一點建議。筆者根據多年的檔案管理經驗，認為針對高職藝術類院校的評估檔案管理，必須要做到以下兩點：一是要及時收發，收發工作是高職院校檔案管理工作的重要內容，做好收發工作是提高檔案管理效率的重要手段；二是要建立完善的管理制度，注重記錄。在檔案管理過程中管理人員要高度重視檔案管理的記錄工作，做好檔案管理記錄工作有助于保證檔案不丟失，不失真。
高職院校評估檔案是學校評估過程中的重要環節，加強高職院校評估檔案管理工作對于提高學校的教學水平具有重要意義。本文結合高職藝術類院校的檔案管理經驗探討了評估檔案的構成和作用，筆者認為做好檔案管理必須要重視檔案收發與記錄工作。
【參考文獻】
中圖分類號：G717.2 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）18-0354-01
學校的檔案管理，歷來是學校常規管理工作的重要環節和重要內容，它反映了一所學校管理工作嚴謹、規范和科學的程度，從一定意義上也能透視出一所學校的整體辦學水平，所以應高度重視學校檔案管理工作。
一、檔案管理的意義
檔案管理是學校教育管理中的一項非常重要的基礎工作，它對于學校的教學、科研管理有著不可忽視的作用。
做好檔案工作，為學校工作決策提供了參考依據。學校的每項管理工作都是與檔案密不可分的。沒有了檔案，學校管理就無從說起，因為學校管理的一切實踐活動，最終是通過檔案的形式反映出來的。檔案管理既是學校管理的一項基礎工作，也是衡量一個學校管理水準的重要方面。建立健全學校檔案，不僅能確保學校管理與建設、改革與發展等方面工作業績的真實記載和史實的積累，不斷積淀和豐富學校的文化內涵，而且是學校有關工作決策的重要依據。依據翔實的檔案資料可以增強決策的公正性和科學性，避免或減少盲目性和隨意性，提高管理效益。
二、學校檔案管理工作的現狀分析
現階段，很多學校對檔案管理工作不夠重視，檔案管理資源不足和管理手段不高，其主要表現在以下幾方面：
1.檔案管理意識淡薄，利用率不高
長期以來，由于人們對檔案工作意識不強，認識不到檔案工作在學校建設中的重要性和必要性，是檔案管理工作得不到重視的一個重要原因。
2.檔案管理人員業務素質不高，檔案管理工作開展難度大
三、業務檔案
教師業務檔案主要是反映學校教師隊伍建設成效、教師隊伍的結構、變化和整體素質狀況。學校應建立總的教師業務檔案外，每個教師應建立個人檔案。過去教師調動時，該檔案都隨個人行政關系一并密封轉入新單位，以證明該教師的基本素質和工作業績。
一是總的教師業務檔案歸檔內容和范圍是：
1、全體教師花名冊和教師基本情況統計表；
2、教師繼續教育、學歷進修、教學與教研科研成果，綜合考核及評優、獎懲登記表；
3、每學期的課程表、教師的任課一覽表和工作量統計表。
二是教師個人的業務檔案歸檔內容和范圍是：
1、個人基本情況登記表；
2、個人學科教學計劃；
3、個人發表、獲獎或典型的教案、文章和其他作品的原件或復印件；
4、個人職稱評定、晉級、考核、評優等文件資料；
5、評聘、學歷、資格、職稱、獲獎等證書原件或復印件；
6、體檢表。
一般學校沒有設定專職檔案管理崗位，或有的學校的檔案管理人員是教師兼職或是臨時配備的。另外，一些檔案管理人員不是檔案專業出身的或者不經過培訓就上崗，缺乏系統培訓，檔案管理手段落后，嚴重制約學校檔案管理工作的發展。
四、做好檔案工作，為深化教學改革提供了輔助服務
在深化課堂教學改革，不斷提高教學質量的過程中，檔案工作也顯得尤為重要。為提高教師的備課授課水平，根據檔案及時為教師提供一些教學資料和教學改革經驗。這樣，教師可根據備存的一些資料制定教案，了解學習她人的先進經驗，減少教學實踐中的盲目性。尤其是青年教師，能借助檔案資料，在授課中少走彎路，快步進入角色。同時，收集整理的關于教學計劃、優質課、實驗課等資料，充實、完善了教學檔案，能有效地促進教學改革。
五、做好檔案工作，為優化科研工作提供了信息服務
檔案能為科研選題提供依據。學校的教學離不開檔案，學校的科研活動更少不了檔案的幫助。科研課題立項，往往需要查找大量的檔案資料，充分論證，找出日常教學和研究中的有價值的困惑和問題，使選題立項減少盲目性，增強可行性。檔案能為科研發展打好基礎。對教師的科研課題立項后，要引導教師注重收集科研課題研究過程中產生的各種文件、資料，并加以分析整理。待有關科研項目結束后，系統整理，將所有資料整理歸檔。這樣，會使學校的科研活動有一定的連續性，為今后開展科研活動打下良好的基礎。
六、檔案的收集、整理
學校檔案資料的形成，主要由學校各職能機構在日常管理中形成的原始資料，各職能機構都要形成檔案管理意識，按照檔案分類要求和各自的職責，負責日常的資料收集、整理、分類，保存。期末結束后學校要統一時間收集、整理學期內的全部檔案，并按有關規定進行充實完善相關內容（特別是義務教育檔的續檔，休留轉、輟等學生花名冊與統計表的核實補充等）。需要強調的是，隨著現代化教學手段的應用，不僅要整理文本檔案，也有必要整理好電子檔案。整理完由學校領導審定后.組織專門人員歸檔裝訂，移交檔案室。同一類檔案視其內容多少可分裝若干卷，但要注意規范填寫案卷封面、目錄和內容編碼。聲、影、像、實物檔案的編碼要確保其耐久性，并與文本檔案編碼相一致。由于教學檔案內容繁雜，原始資料較多，所以有條件的學校可設資料室，以便于存放過程性的檔案，從而提高管理者的檔案積累意識。對于專項檢查的檔案可以不裝盒，采取個性化的裝訂方式。
七、檔案的管理與利用
1.1提升檔案管理效能
目前,傳統的人管檔案已經難以適應時展大的新要求,需要引入信息技術推動檔案管理工作日益規范化、現代化。積極運用信息技術,建立檔案數據庫及其鏈接,不僅能夠使單位內部人員根據關鍵詞或者代號快速找到所需檔案,還能實現單位之間檔案共享,及時快捷的實現單位間檔案互調,從而提高檔案工作效率。信息技術除快捷外,最重要的是能及時更新,這不僅可以促進工作人員及時警醒自身,還能使領導更清晰的掌握工作人員日常工作狀態,極大推動檔案管理工作及各項工作良性協調,提升檔案管理效能。
1.2促進檔案數據整合和優化
檔案本身較為繁雜,尤其是人事檔案涉及人的基本情況、家庭狀況、學校表現、獎懲情況等,僅靠傳統的人管檔案很容易導致檔案分類混叉甚至是丟失。惟有運用信息技術將檔案輸入計算機,而后進行融合與分析,實施規范化管理,分析原有的工作人員檔案,及時輸入其新的檔案,并將二者進行對比,刪去已淘汰檔案、剔除重復檔案、增加新的內容,總結檔案管理規律,促使檔案管理工作適應時展要求,提高工作效能。隨著科技的發展,基本可以實現數據庫的自動整合與更新,既節省勞動力又方便快捷,大大提高了檔案管理工作效率,實現檔案的及時整合與優化。
2著力推進事業單位檔案管理信息化的對策建議
2.1著力加強檔案管理的“硬件”建設
強化“硬件”建設,是著力推進事業單位檔案管理信息化的保證。要繼續加大對硬件設施的投入力度,如計算機、數據庫、存儲設備等,為建立信息化的檔案管理提供物質基礎。選擇性能較好的硬盤等存儲設備,確保檔案資料能夠有效存儲。充分考慮到事業單位檔案具有連續性的特征,堅決避免檔案順序顛倒,做好舊檔案的整理工作,實現檔案的合理歸檔,促進檔案資料庫不斷完善,為推進檔案信息化建設打下堅實的基礎。著力創新檔案管理方法,積極應用新技術,在確保紙質檔案安全高效的前提下,擴大電子檔案的應用范圍,充分發揮電子檔案的作用。
2.2加快推進文檔一體化建設
建立一體化文檔,是著力推進事業單位檔案管理信息化的關鍵。針對當前事業單位存在文檔分離的現象,要大力推行文檔一體化,徹底杜絕工作重復的現象,切實把日常文化和檔案統一起來,做好文件管理的事前控制,從源頭上提高檔案的質量,促進檔案功能得到有效發揮。繼續抓好信息源頭的梳理的控制工作,徹底改變文檔分離的難題,應用現代信息技術實現文檔一體化。選擇優質的文檔一體化軟件,確保在文件形成之初就有檔案工作的介入,有效避免檔案文件丟失所帶來的損害。組織相關人員研究檔案一體化管理,有效化解電子檔案帶來的新情況和新問題。
檔案館管理體系的核心便是檔案管理，加強檔案工作的規范化管理一方面可以有效做好檔案征集工作，不斷地豐富館藏；另一方面也可以推動檔案管理工作持續、有序的進行。要做好檔案工作，需要利用相關的法律法規規范化管理檔案的征集工作。因此，新時期下，各檔案館在開展檔案征集工作的同時，應出臺和完善相關的檔案征集管理條例和辦法，對檔案進行有效地利用和保護，從而才能更好的保證檔案工作的順利開展。
1.檔案工作中存在的問題簡析
1.1嚴重缺乏檔案征集的意識
受傳統觀念的影響，當前我國檔案工作人員仍然沿用傳統的檔案管理方式“重視收集、輕征集”。一些工作人員缺乏主動征集檔案的意識，不愿主動走出去拓寬征集渠道，工作積極性不高，嚴重制約了檔案征集工作的順利進行。此外，由于對檔案管理工作的重要性缺乏宣傳，導致社會群眾及一些單位的領導對檔案征集工作的認識不到位，不愿配合或支持這項工作。
1.2缺乏完善的檔案征集機制
新時期下，隨著相繼出臺《檔案法》及其《實施辦法》，同時一些地區也根據實際情況制定了相應的規定，在一定程度上有效地促進了檔案征集工作的發展。但由于缺乏完善的檔案收集、征集方面的法律制度，部分相關法律法規存在模糊不清的狀況，缺乏健全完善的相關組織保障體系，從而嚴重阻礙了征集工作的發展進度。
1.3檔案征集方式較滯后
當前我國各級檔案館為了確保檔案工作的順利開展，在檔案征集工作方面花費的很大的精力，也取得了理想的效果。但由于受到經費、庫房等方面的限制，檔案征集方式仍然以主動宣傳、被動接受為主的方式，沒有采取新的手段，因此，在很大程度上減少了征集渠道，也不能與民間、市場相聯系，不能全面了解檔案資料情況。
2.對檔案工作規范化管理的探討
為了對檔案工作加強規范化管理，檔案工作人員必須采取措施，嚴格規范檔案征集工作中的各個工作步驟和工作流程，制定相關的規定和制度，作為檔案征集工作管理的依據。只有從源頭上規范化了檔案的征集工作，才能從根本上保證檔案工作的規范化管理。
2.1制定合理可行的工作計劃
在檔案征集工作的整個流程中，提前制定合理可行的工作計劃對整個征集工作的順利開展有著重要的指引作用，是評估和鑒定征集對象的重要依據之一。一般來說，檔案征集計劃的主要內容包括征集的方式、原則、標準及范圍等，檔案工作人員應該熟悉并明確每個階段的征集目標，包括明確征集的重點以及整個征集過程的各項經費預算等。征集的檔案應交由征集人員進行分類歸檔管理，由本單位的財務人員實行對檔案的接收。檔案工作人員應根據征集對象的評估報告、征集檔案的審批表、持有人簽訂的征集協議、征集過程中的經費支付憑證、專家鑒定回憶的會議記錄及檔案點交記錄表等方面對檔案進行歸檔。
2.2提出征集意向，做好檔案評估
在檔案征集前，應由兩名以上的檔案征集人員以書面的形式提出征集檔案的意向，并準備好相關的征集材料，主要包括檔案征集意向書、檔案征集申請表、征集對象原件及相關材料。通過上交檔案征集意向書，可以確認征集對象的持有人是否完全自愿地出讓征集對象，為了更好的提出意向，必須認真記錄清楚征集對象的基本情況描述和持有人所提出的要求，將征集對象的名稱、所屬年代、出產地及數量等基本情況明確記錄在案，對持有人所提出的要求包括對所有權的分配情況等也應一并記錄。除此以外，為了確保檔案征集的后續工作有序的進行，工作人員還應登記持有人的有效聯系方式并請對方確認簽名。檔案征集表的準備，一方面便于征集人員提出征集的意見和建議，另一方面也便于更好地確定評估專家。
2.3召開專家鑒定會
檔案工作人員負責準備好專家鑒定會的材料，主要材料包括檔案征集的意向書、申請表、征集對象的圖片和資料及征集對象的評估報告。從檔案征集專家庫中抽取此次鑒定會的鑒定人員，最后以專家對征集對象的鑒定會會議紀要形成文件，其中應包括對征集價格方面的建議。由檔案整理人員將歸檔所需要的資料移交給業務檔案管理部門。在移交資料的時候，應將征集對象的圖片和相關資料、檔案征集申請表和意向書的正本、征集對象專家鑒定會會議紀要及征集對象評估報告正本等按照程序移交給業務檔案管理部門。
近年來，我市大力加強住房保障工作力度，保障性住房建設規模逐年擴大。以經濟適用房、廉租房和公租房（在建）為主體的住房保障體系日趨完善，由此產生的住房保障檔案也在不斷增加。如何利用現代信息技術對住房保障檔案信息進行保管和利用，不斷提高住房保障體系的信息化水平，增強住房保障檔案規范化管理，提升住房保障工作效率，顯得尤為必要。
一、我市住房保障檔案現狀要求信息化管理
住房保障檔案是指在住房保障管理工作中形成的或者依法取得的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，主要包括住房保障對象檔案和住房保障房源檔案。按照住房保障對象檔案“一戶一檔”，住房保障房源檔案“一套一檔”的原則，共整理歸檔住房保障檔案一萬余份。隨著保障性住房的逐年增多，保障性住房檔案也越來越多，僅2013年新增各類住房保障檔案2000余份，已有的檔案管理模式、管理手段已經不能滿足社會各界對住房保障檔案利用的復雜化、多樣化和及時性要求，因此住房保障檔案信息化迫在眉睫。
二、住房保障檔案自身特點要求信息化管理
（一）住房保障檔案具有動態性
住房保障工作的管理方式決定了住房保障檔案具有動態性的特點。由于保障對象家庭收入、財產、住房面積、人口等基本情況不斷變化，為加強監督管理，住房保障機構需定期對住戶情況進行年檢，并更新檔案；根據經濟發展水平和保障能力，申請和保障標準不斷調整；隨著社會發展和市場環境的變化，住房保障形式和制度也會不斷發展和完善等，只有通過信息化的管理手段，才能把這些動態性的資料記錄下來，完整的歸檔。因此，住房保障檔案的動態性要求對其實現信息化管理。
（二）住房保障檔案具有實用性
保障性住房管理是一個系統工程，準入門檻的設定、申請材料的判定、申請人資格的審查、退出機制的完善等都需要一連串的檔案數據作為依據。保障性住房在發生產權變更、產權糾紛、住房拆遷、住房改變用途等情況時，都需要查詢住房保障檔案，因而，住房保障檔案具有實用性的特點。實現保障性住房檔案的信息化工作，能夠避免實體檔案的損壞或丟失，提高工作效率和服務質量。因此，住房保障檔案的實用性要求對其實現信息化管理。
（三）住房保障檔案具有關聯性
住房保障檔案具有關聯性的特點。住房保障檔案的關聯性主要有三個方面：一是同一批保障性住房房源檔案共用一套或幾套原始材料，存在很強的相關性；二是由于存在價格補差、產權變更等情況，同一權利人的住房資料可能存在于多份檔案中；三是保障性住房屆滿進入二、三級市場后，將產生新的房地產權屬檔案。住房保障檔案的關聯性會造成住房保障檔案中多套房屋共用一套公用資料、同一個權利人的住房資料也可能存在于多份檔案中的現象，只有通過信息化技術才能將各類材料建立起關聯，從而系統、準確地反映房屋的狀況。因此，住房保障檔案的關聯性要求對其實現信息化管理。
二、對我市住房保障檔案信息化管理的幾點思考
（一）根據住房保障檔案特點，確定檔案內容。
根據《住房保障檔案管理辦法》及保障性住房管理工作實際，住房保障檔案具體內容初定如下：
1、住房保障對象檔案，申請材料：包括申請人的基本情況、住房狀況和收入、財產狀況證明；審核材料：包括審核表，審核部門對申請人提供的申請材料審核記錄；實施保障材料：包括輪候記錄、實施保障通知書、房屋租賃合同、房屋買賣合同、貨幣補貼協議等相關材料；動態管理材料：包括對住房保障對象基本情況和住房、收入、財產狀況等定期或者不定期的審核材料，變更或者終止保障等動態變更材料。
2、住房保障房源檔案，情況材料：包括房屋來源和權屬證明材料，房屋地址、所屬項目或者小區名稱、保障性住房類別、房號、戶型、面積等情況記錄材料；使用管理情況材料：包括房屋承租人、租賃期限、租金標準、租金收繳，房屋購置人、購置價格、產權份額，租售轉換、上市交易，房屋入住、退出交接手續等情況記錄材料。
（二）開發專用軟件，加強檔案數字化加工。
目前我市住房保障檔案信息化管理系統仍使用市檔案局統一要求的《永樂文檔一體化通用軟件》，電子檔案以Excel條錄形式展現，實際查找仍需翻閱紙質檔案，給檔案的查閱帶來很多不便。因此，急需更新檔案管理軟件系統，對檔案的數字化處理，將其轉化為計算機可以識別和處理的數字信息。保障性住房檔案的數字化按處理方式主要分為紙質檔案數字化和音頻視頻資料數字化。對于普通的紙質檔案，可利用掃描儀進行處理；對于音頻視頻檔案，可通過模數轉換軟件將連續的模擬量轉換成離散的數字信息。
關鍵詞：疾病預防控制中心；人事檔案；重要性；
作者簡介：羅禹，吉林省安圖縣疾病預防控制中心助理館員，本科，研究方向：檔案管理。；
檔案管理是檔案館(室)對檔案實體和檔案信息進行整體管理并提供服務的工作總稱，而人事檔案管理是檔案管理的一個部分。各單位、各部門的檔案管理工作是國家檔案事業的基本組成部分。疾病預防控制中心是衛生醫療部門不可或缺的組成單位，其人事檔案管理工作是對工作人員的個人簡介、政治面貌、工作能力等的收集、整理與保存工作。這項工作對于中心的各項工作開展都具有重要的意義，人事檔案管理能夠為各項工作中的領導提供工作人員的優點與缺點及工作情況等信息。所以，人事檔案的管理工作對于疾病預防控制中心的日常工作及人員安排等方面具有一定的重要意義。
一、人事檔案管理的重要性
人事檔案管理能夠真實地記錄員工的成長、工作成果等，通過一份詳細的檔案能夠了解一個人從學校開始的人生經歷及工作、學習表現等，所以人事檔案管理在各行各業均有重要的意義。[1]
1.保障檔案的信息化發展
隨著科技和信息技術的不斷發展，在人事檔案管理工作中應用信息化技術對檔案信息進行編輯、錄入及存儲工作。通過網絡化及計算機技術與檔案管理相結合的方式，使檔案管理工作向信息化發展，提高檔案管理的工作效率。通過信息技術的應用，可以將檔案進行更好的分離、記錄，將不同的檔案分類，且能夠快速查找，并且減少了檔案丟失的現象，還可以保證檔案的真實性。
2.優化人力資源配置
人事檔案管理不斷地將信息、數據進行分類整理，包括人才的基本信息、學習情況、工作能力等，以便更直接地體現人才的情況，以此優化人力資源，將不同專業的人才應用于不同的崗位當中，在各自擅長的崗位中充分發揮人才的優勢，提高工作效率，取得更好的工作成果。
二、疾病預防控制管理中心人事檔案管理的現狀
1.重視程度不足
在疾病防控中心，工作人員的工作較為繁忙，甚至會出現人手不夠的情況，這使得人事檔案管理工作不能得到應有的重視。[2]這一方面會影響到檔案管理工作人員的工作熱情，另一方面也會對人才的記錄工作產生一定的影響。雖然其工作性質具有保密性強的特點，但由于疾病預防控制中心的領導不重視檔案管理工作，使得工作人員產生懈怠情緒。
2.檔案信息管理問題
在實際的檔案管理工作中，很多工作人員覺得檔案工作就是簡單地將信息進行記錄及保存，往往忽視了檔案信息的重要性，工作中常常出現記錄錯誤或者信息登記缺失等失誤，甚至有檔案丟失的現象發生。而產生這些問題的主要原因，一是在檔案管理中，沒有專業的管理人員從事管理工作，二是因為檔案管理不規范，這些都會造成檔案的使用效率較低。
3.檔案工作管理人員問題
檔案管理工作是一份較為專業、具體的工作。需要工作人員具有一定的學歷和軟件辦公的能力。但在現在的疾病控制中心，大多檔案管理工作人員不具備專業的知識體系和科學的管理方法。
4.忽視了信息化建設
隨著社會的不斷發展，科技也在不斷地進步。但在疾病控制中心的人事檔案管理工作中，缺少將信息化技術應用于管理中的事例。[3]較多防控中心的檔案管理仍然使用傳統的管理方式，這種方式不僅浪費時間，還使得管理工作很繁瑣，且容易出現紕漏。若使用計算機及互聯網技術，便可以更好地將檔案信息進行統計并記錄，不僅節省了人力和工作時間，而且能夠在各部門之間實現人才信息的共享，使得各部門對控制中心的工作人員都有基本的了解，使中心的各部門領導掌握每位員工的基本情況，分析他們更適合的崗位，使疾病防控工作更高效。
三、疾病預防控制中心人事檔案重整的重要性
1.使疾病預防控制中心的人事檔案管理更科學化
隨著社會的不斷發展，各行各業都處在改革的浪潮當中，通過不斷地改革和完善自我，才能在日新月異的今天，在社會擁有一塊立足之地。對于疾病防控中心的人事檔案管理工作來說，也應該適應社會的發展，進行一定的重整工作，以保證其在社會中發揮更大作用。首先，檔案重整能夠使疾病防控中心的檔案管理更加現代化、科學化。通過互聯網及計算機等信息技術的應用，更加科學地管理檔案，例如：更科學的分類、分析甚至可以通過網上云盤等儲存軟件進行檔案的海量儲存。并且，檔案重整工作還能夠通過使用電腦、軟件等工具，使得檔案管理工作更加與時俱進。[4]
2.是疾病預防控制中心的重要組成部分
在疾病控制中心中有大量的工作人員，各部門的領導想了解這些工作人員的社會背景、工作狀況、學業狀況等基本情況，都需要通過查閱人事檔案的方式，所以重整人事檔案是其中心管理工作中較為重要的一部分。通過檔案管理的不斷更新、重整，更新每位工作人員的真實情況，使得領導能夠用較為便捷的方式對每位員工有全面的了解，包括他們的優勢、專業等，以便更清楚全面地考慮到員工能夠勝任的崗位，及其在崗位中能夠作出怎樣的貢獻，大大提高其工作效率與工作質量。
3.使疾病預防控制中心的檔案管理更加信息化
通過人事檔案重整工作，能夠將信息化技術與檔案管理工作相結合。通過這種方式的結合，使檔案管理工作更加省時省力。通過信息化技術的應用，對傳統的檔案管理方式進行重新整合，使用計算機技術進行檔案信息收集、分類及歸檔等工作，這樣能夠減少人員浪費，還能縮短信息的錄入時間。
摘要：為加快煤炭企業檔案數字化建設，企業應該從提高檔案意識、建立保障檔案數字化的制度、要進一步推進網絡化歸檔工作等幾方面做起，從而保證重要檔案數字化。
關鍵詞：檔案數字化；檔案意識；制度；網絡；數據庫
隨著社會的發展，煤炭企業的現代化建設步伐不斷加快，辦公系統的網絡化正在逐步完善，這就要求煤炭企業的檔案管理工作也必須與時俱進，緊跟時代的發展步伐，加快數字化建設，更好地為企業的發展服務。
1要進一步提高檔案意識
檔案管理部門應該定期組織召開會議，向各部門人員宣傳和貫徹檔案法，提高企業干部職工的檔案意識，使大家明白檔案工作的重要性，讓大家知道檔案信息資源的開發利用是企業取得長足發展的必要條件之一，建立檔案報送、收集、管理的長效機制，所有部門密切配合共同搞好檔案工作，充分發揮檔案的作用。
2要加大經費投入，為做好檔案工作創造良好的條件
煤炭企業安全生產、經營管理是重中之重，提高經濟效益是企業的中心工作，檔案工作往往容易被領導忽視。這就要求檔案工作人員要充分發揮檔案工作的優勢，特別是數字化檔案的優勢，努力進行檔案信息的研編，為領導的決策提供真實、可靠、便捷的資料，努力向企管理人員、工程技術人員提供有價值的信息，吸引利用者，提高檔案工作的地位，引起領導的重視，爭取領導在資金上，政策上的支持。
3建立保障檔案數字化的制度
在煤炭企業檔案進行數字化的進程中，必須要建立完善的保障體制。對于歸檔工作中出現的不歸檔現象，要制定完善的歸檔制度，其基本內容應該包括：由單位統一制定的歸檔日期，各部門領導的年終考核測評中加入由檔案部門針對各部門檔案工作開展情況的測評等，這樣將會對檔案收集工作的順利進行起到積極地推動作用；也可以要求各部門指定專門的檔案保存、上交人員，建立檔案收繳督辦制度，把檔案上交、歸檔情況納入到部門工作質量考核之中，提高其他部門人員做好檔案收集工作的積極性。另外，還需要制定文檔一體化工作制度、文件保密制度、數字檔案鑒定制度、網絡安全管理制度、檔案原件借閱制度等，這些制度必須要科學化、標準化、統一化和系統化，確保檔案收集、保管的科學性。制度的建設必須要涉及檔案收集、著錄、標引、數據加工、檢索、交換和傳播流通等各個方面，只有這樣才能最大限度地消除檔案工作中的無序、無組織和不系統現象，才能快速高效地推進數字化建設。
4要積極推動網絡化歸檔工作
當前，煤炭企業的網絡化辦公為網絡化歸檔提供了良好的平臺，只要充分利用好自動化辦公這一平臺，檔案管理的網絡化歸檔就不難實現。各立卷部門的檔案管理者在檔案管理部門的統籌規劃和在專職檔案人員的指導下，根據自己的權限范圍將所在部門產生的需要歸檔的文件備注上處理意見，通過自動化辦公平臺傳輸到檔案館數據庫，年終時只要向檔案館移交一份組立卷清單即可，從而減少了檔案管理部門的計算機輸入工作。檔案館只需要對數據進行一些深層次的處理開發，數據輸入影響數字化管理的瓶頸問題就可以得到很好地解決。
5檔案的數字化先要保證重點檔案的數字化工作
煤炭企業的檔案部門主要為企業的管理者和工程技術人員服務，但是將館藏檔案在短時期內迅速全面地數字化是不現實的，因此對保存檔案的數字化要保證重點、突出特色。煤炭企業檔案部門所保存的檔案反映了企業的發展歷程、包含了礦井在發展中克服的一些技術難題、重點科研項目的記錄資料、一些重點的經營策略等，應該對那些對當前礦井的各類決策、安全生產、經營管理有重要參考價值、使用頻率較高的檔案優先完整進行數字化。對企業長遠發展有重要指導意義的檔案要特別注其數字化的方式，提高這些檔案的利用率。
6建立重要檔案數據庫，保證重要數據的安全
建立煤炭企業檔案數據庫系統是檔案數字化管理的核心。要將檔案全部轉化為信息資源要投入巨大的資金和人力，還有部分檔案屬于企業機密，檔案的數字化應抓住幾方面的重點。一是建立收藏檔案目錄數據庫。主要是根據單位各類檔案基本情況，通過著錄標引，把單位收藏的文本類、圖形圖像類和影音類檔案的分類號、全宗號、檔號、題名、責任人、形成的時間、數量、主題詞、提要以及文件級的原文等基本情況錄入計算機，建立基本數據庫，這樣可以通過計算機檢索提供檔案原件的利用。二是建立基層報表數據庫。在煤炭企業檔案數字化管理系統中，建立起狀態數據庫和基層報表，將各部門要報送的數據、反饋的信息通過網絡系統直接填入所建立的數據庫中，再按要求進行調整。并根據上級的要求和使用情況，及時、迅速、準確地做好基層報表的填報工作。
7建立檔案網站
【關鍵詞】學生；學籍檔案；檔案管理
學籍檔案記載了每個學生在校學習的基本情況，客觀地反映了每個學生在學校期間德、智、體、美等方面發展狀況，也是一個人接受某種教育程度的經歷和他所達到學識水平的信用憑證。學籍檔案主要包括：（1）學生學籍記錄表；（2）新生入學登記表及各年級學生花名冊；（3）學生在籍注冊表；（4）學生學習成績表；（5）學生轉學、轉專業、休學、復學、留級、退學、出國等學籍變動情況登記表；（6）對學生的獎懲文件及登記表；（7）修訂學籍管理條例的各種文件；（8）實結、畢業生論文；（9）學位申報審批表、畢業證書、學位證書及結業證書；（10）畢業生學員鑒定登記表、畢業生調配表、檔案轉遞單、畢業生報到證存根及領取證書的印刷編號及畢業、結業情況等。
學籍檔案從發生、發展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉遞及保管利用等幾個階段。但由于學籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現問題，甚至造成嚴重的后果。因此，重視高校學籍檔案質量，切實抓好和不斷提高高校學籍檔案質量顯得十分必要。
一、學籍檔案管理中存在的問題
1．收集整理是建立檔案起始，真實性是這一階段管理的核心內容。在具體工作中，首先應做到內容詳實可信，不能夸大；其次應保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細節問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農歷、公歷混淆，與戶口產生沖突等。
2．立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設備和設施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。
3．檔案轉遞的特點環節多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學籍檔案在轉遞的過程中，經過的中間環節較多，從學生本人--學校立卷各院系--就業指導辦（教務處）--機要郵寄部門--地市級教育局（人事局）--縣級教育局（人事局）--就業單位人事部門等，無論中間某環節出現差錯，都會影響學籍檔案的順利轉遞，從而影響畢業生的正常工作和學習。
4．檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護尤為重要，而該環節常常與檔案的利用結合在一起。完整的學籍檔案不能散存于個人手中，應由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現有借無還、涂抹、篡改等現象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內容失實等。
二、完善學籍檔案工作的管理建議
1．增強檔案意識。加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學生本人對學籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認識，激發人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領導應重視檔案管理，把檔案建設納入教學計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓的機會，并在經費、設備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發揮管理人員的積極性、主動性和創造性。
2．建立健全收集與補充制度。明確工作職責范圍，崗位職責要制度化、規范化。要制定每項任務的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準確率符合標準，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統有序。學籍管理制度統一標準，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉交與管理職責等各項規章制度。在日常工作中，用制度去規范管理工作，使學籍管理工作逐步走向規范化。
3．加強隊伍建設，提高專、兼職檔案員的素質。檔案管理工作是一門管理科學，隨著科技的發展，大大加收了檔案管理工作的現代化，這就要求專職檔案員不僅要學習檔案專業知識、學習檔案法規標準，還要懂得計算機管理檔案的技術和外語知識。檔案工作的職業決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業知識和熱情服務的工作態度，還要具有嚴謹細致的工作作風，否則，會給學校造成不可挽回的損失。所以要不斷強化高校專職檔案員的職業道德。
4．大力開發利用學籍檔案信息資源，主動提供服務。學籍檔案信息資源的開發和利用是學籍檔案管理工作的最終目的，也是學籍檔案管理部門的職責。有條件的高校可建立學籍檔案數據庫，如新生錄取登記卡、學生注冊表、學生成績、畢業證書編號、學位證書編號及檔案轉遞情況等，以方便師生們通過計算機網絡檢索，獲得自己需要的學籍檔案材料。如學歷、學位認證、出國留學等提供有效信息。
總之，學籍檔案與個人的利益息息相關，以后就業、提拔干部、晉級、考評、轉正和晉升工資等都離不開學籍檔案。建立健全一整套高校學生學籍檔案管理體系，管理好學籍檔案至關重要。
【參考文獻】
[1]底紅艷．對高校教學檔案管理的幾點認識[J]．晉圖學刊，2002，（3）．
1高校干部人事檔案工作存在問題及原因分析
目前高校干部人事檔案工作存在著以下幾個方面的主要問題：
1.1高校干部人事檔案缺失
在實際工作中存在著高校干部人事檔案工作人員素質偏低的現象，由于他們的業務能力不高、責任心不強，工作中很容易出現差錯，從而造成了部分檔案丟失。如在高校干部人事檔案材料的收集、鑒別和歸檔工作中，管理人員因缺乏基本的檔案管理知識，不熟悉高校干部人事檔案材料的構成情況，該歸檔的不及時歸檔，或在利用工作中不按有關規定辦理借閱手續等等，都可能造成檔案材料收集不全或丟失。一些檔案沒有報送高校干部人事檔案管理部門，而是掌握在個人自己手中。如受上級業務部門表彰，取得第二學歷等情況下形成的檔案，不及時報送高校干部人事檔案管理部門,而是由自己私家珍藏起來。這些檔案掌握在個人自己手中，就造成了高校干部人事檔案中檔案的缺失，這樣，對于檔案的利用是極為不利的。高校干部人事檔案的缺失，破壞了檔案的完整性，給全面了解干部的基本情況帶來了困難。
1.2高校干部人事檔案內容陳舊，無法真實地反映高校教職工的實際情況
目前高校干部人事檔案的內容普遍老化,長期以來,高校干部人事檔案的內容側重于記載和反映教職工個人的社會經歷、政治面貌、思想表現、職務變化等方面的內容,而個人的知識結構、能力特點、業務專長、工作實績等更有價值的材料則明顯缺乏甚至根本沒有。例如,反映教師教學任務完成情況的材料,存放在教師業務檔案和部分文書檔案的教學類中,而科研成果檔案則存放在文書檔案的科研類中或科研機構中等等,形成一人多頭的局面。現有的高校干部人事檔案,在評價教職工的政治態度、思想表現等方面的內容時,基本上是千人一面,使用的都是固定的、籠統的政治性術語、套語,反映歷史情況的多,反映近期情況的少,反映過去面貌的死材料多,反映現實活動的活材料少，根本無法反映教職工的真實情況和個性特點。從而使高校干部人事檔案只能提供一些膚淺的內容,在人才的選拔、利用、考評、管理等方面失去了真正意義上的參考價值。
1.3高校干部人事檔案管理方法單一,管理手段落后,管理水平低
有的高校干部人事檔案的收集、整理、儲存、檢索以及提供利用等一系列業務環節,仍沿用單一的傳統管理手段,檔案材料的收集靠行政命令,檔案材料的整理靠小作坊式加工,檔案材料的利用靠手工檢索等等。由于受種種舊觀念和人力、物力的影響,高校干部人事檔案管理的手段和方法仍然比較落后。有的還沒有配備計算機及其專業人員,或管理人員缺乏計算機應用的能力,工作基本上靠手工操作,缺乏基本的管理設備和先進的管理手段。有的高校干部人事檔案管理人員素質低,習慣于默默無聞的保管員角色,缺乏積極探索開拓新路子的精神。美國學者莫斯說：“開放和利用檔案是檔案工作的最重要的職能之一，如果沒有利用，檔案也就沒有了實用價值。”
上述問題在相當大的程度上對于高校干部人事檔案的開發利用產生了負面的影響，可以說,高校干部人事檔案工作嚴重滯后于高等教育的改革和發展。由上述問題可知，目前高校干部人事檔案還遠不能適應信息化時代社會經濟發展和高等教育改革發展的迫切需要，這種狀況亟待改變。
2提高高校干部人事檔案管理工作效益的舉措
改革高校干部人事檔案管理,是進一步開發高校干部人事檔案信息資源的需要。高校干部人事檔案應該為高校人才的培養、選拔、管理、利用,為學校的人才隊伍建設提供科學的、有效的、完備的信息,從而促進學校教學和科研水平的不斷提高,促進高校事業的加速發展。要達到這樣的目的,應主要從以下幾個方面入手：
2.1加強高校干部人事檔案管理基礎工作，提高服務意識
要全面、系統的進行高校干部人事檔案材料的收集、整理與鑒別工作，將收集到的高校干部人事檔案材料嚴格把關，確保高校干部人事檔案材料內容齊全、完整、系統、真實、準確、精練和可靠。要根據《干部檔案工作條例》的要求，結合工作實踐，建立健全七項制度、七種簿冊，規范檔案的管理。要充分利用七種簿冊提高服務水平、服務質量、服務效率，做好咨詢、借閱、利用等服務，為更好地適應新時期高校干部人事檔案利用的需要發揮應有的作用。要提高對高校干部人事檔案管理地位的認識，加強檔案管理標準化、規范化、科學化和現代化建設，用科學的理念、體制和手段對高校干部人事檔案進行有效的管理，做好扎實的基礎工作，為組織人事部門提供及時、準確、高效的有關信息服務，為高校的發展奠定良好的基礎。
2.2轉變高校干部人事檔案材料收集的側重點
高校干部人事檔案管理不同于國家機關干部人事檔案管理,不應過于突出政治性和保密性的一面,而是必須以高校的發展為中心，為高校的人事信息資源開發、利用提供優質的服務。因此,首先，高校干部人事檔案材料必須改變過去那種注重個人社會經歷、學歷、思想表現、自我鑒定等歷史性內容的側重點,更多地突出個人的一些現實的、真實的工作業績和能力。其次,針對高校干部人事檔案的特點和要求,要客觀地綜合反映和合理利用教師的能力,必須強調增加教師的能力表現、教學效果反應、教學科研成果等材料內容,包括科研課題的立項與完成情況、教學任務的完成與學生對教學效果的評價情況、學術論文成果與獲獎情況等等。再次,在通過詳盡的個人檔案材料來綜合、全面地反映其真實情況的基礎上，必須進一步樹立檔案材料的開發利用意識和利用實效,將相關內容進行分類整理、比較、匯總,簡化手續,為學校建設發展規劃、人才預測與利用等方面提供及時、全面、公正、客觀的決策參考。
