時間：2022-10-30 11:29:22
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇數字化檔案論文，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
一、信息化發展的背景
1、信息系統對業務的覆蓋率逐步提高
自上個世紀90年代后，互聯網應用的普及和信息經濟的興起，帶動了電子政務、電子商務和社會信息化的全面發展。
僅從政府角度看，我國電子政務經過十多年的發展，形成了一定規模的信息化基礎設施，建設了大量的電子政務應用系統，正在經歷由傳統運行方式向以網絡為基礎的信息化運行方式轉移的過程。以北京市為例，“十五”期間，全市1186種政府業務，運用信息化實現的有591種，建成726個業務支撐系統，50%的政府業務通過信息化手段實現；各級政府和業務部門高度重視業務應用系統的開發和應用，約90%的市、區政府部門建設了局域網，超過90%的政府部門達到了人均1臺計算機，有90%的政務部門已建成或正在建辦公自動化系統，其中無紙化程度達到50%以上的部門占80%。①
2、基于網絡平臺化的信息共享和業務協同
互聯網技術和應用的快速發展，無論是政府還是企業的信息化，都受到戰略管理和服務客戶的強烈驅動，在不斷地擴展信息化的應用領域和內容，朝著基于統一網絡管理平臺，跨部門信息共享和業務協同的方向發展。
政府各機構在履行經濟調節、市場監管、社會管理和公共服務四項基本職能過程時，正越來越廣泛地采用信息技術來實現。由于應用目標的整體性，要求政府業務系統、政府信息具有集成性和共享性。例如，北京市業已建立了連接各級政府機構政務系統的政務內網平臺，通過信息交換平臺和政務門戶網站，各級各類政府機構可以實現協同辦公和信息共享。又如，北京市東城區首創的網格化城市管理模式，通過綜合的信息化手段，實現了對城市各類基礎部件的綜合管理。再如，“首都之窗”網站群作為政府門戶，正把更加全面的政府公共服務納入到信息化應用范圍。②
企業信息化應用模式早已脫離了個別業務系統孤立應用的階段，步入了企業戰略協同系統應用階段，其中ERP（EnterpriseResourcePlanning，即企業資源計劃）最具代表性。ERP是20世紀90年代提出來的，目前已發展為企業管理信息系統中最為流行的一種形式，幾乎是企業信息化的代名詞。ERP系統以經營資源最佳化為出發點，全面整合企業的供銷存、財務、計劃、質量、制造等核心業務，并最大限度提升企業各項經營資源的應用效率。
實現統一的網絡平臺管理，進行系統協同整合，核心的內容就是要進行應用系統及數據集成，建立可以共享的統一數據管理結構。建立一致的數據規格標準和建立統一的數據管理、應用規則，是實現應用系統和數據集成的主要途徑。如何建設與上述信息化環境配套的電子檔案的統一管理、共享利用的機制、模式，網絡環境下的檔案館如何構建和運作，都是需要深入探討的問題。
3、信息資源戰略成為信息化核心內容
2004年12月國家頒布了《關于加強信息資源開發利用工作的若干意見》，標志著我國的信息化步入了以開發利用信息資源為重心的發展階段，這既是信息化向其本源的回歸，也是我國信息化發展到一定程度的結果。
從國家層面來看，信息資源開發利用，就是借助于信息化手段，為提高政府公共服務能力、增強政府能力建設、推動和諧社會發展為目的，形成政府信息資源、社會信息資源綜合開發利用的局面，同時推動信息資源產業發展，促進我國經濟社會的可持續發展。政務信息資源的開發利用緊緊圍繞政務公開、重大基礎信息庫和重點業務應用系統的建設進行。社會信息資源開發利用重點是強化農業、科技、教育、衛生、社會保障、檔案等領域的公益性開發和利用。同時，國家將研究制定鼓勵信息資源產業發展政策；健全信息資源市場監管制度，完善網絡環境下的著作權保護，提高審批效率，擴大登記備案和事后監督的范圍；研究制定政務信息資源社會化增值開發利用的財政政策和信息資產管理辦法；制定信息資源開發利用標準體系表，優先制定并大力宣傳貫徹信息資源分類、共享、基礎編碼等國家標準；推進公共文獻基礎數據庫建設，積極開展社會化服務。③
從機構層面，信息資源開發利用是信息資源服務于戰略決策、滿足客戶信息需求和提高業務管理信息提供水平的客觀發展需要。從信息化發展的進程上來講，信息系統總是由滿足業務處理、運行需要開始，信息資源的開發利用遵循著數據—信息—知識的過程。機構層面的信息資源開發利用總是從系統集成、數據集成開始，在整合的數據倉庫基礎上進行數據的挖掘和滿足不同需要的數據應用。這實際上類似于我們傳統的檔案管理利用流程，應當把它納入到信息化條件下的檔案管理內容范疇。
二、信息化條件下檔案管理的若干問題
信息化系統正在演化成為各類組織業務運行的基本方式，網絡平臺正逐漸成為政府機構、企業信息運動的支撐平臺。對檔案管理活動而言，各類組織運行平臺的變化，給我們提出了很多基于數字化概念的新問題，這些問題需要我們去深入思考，探索符合信息化特點的新思路和新方法。
1、電子文件長久保存和長期可用問題
人們把以數字化方式記錄的文件，統稱為電子文件。電子文件在性質、形式上與紙質文件的不同，無疑是檔案界最先感受到和最先關注的信息化帶來的變化和影響。由模擬方式轉變成數字化的記錄方式，主要的問題有三個：一是電子文件的長久保存問題，數字化信息復雜多樣的編碼格式、讀寫方法和載體材料，都給電子文件的長久保存帶來困難。二是電子文件的證據力和法律效力問題，這包含了對數字方式所記錄信息的真實性以及獲得、保持信息真實性方式方法的可行性、可信性問題。三是數字化信息與載體的依附關系問題，數字化信息的組織是通過編碼形式完成的，人們處理、傳輸、存儲和顯現數字化信息，要借助能處理這些編碼的信息技術設備間接完成，因此，數字化信息依賴于元數據、數據格式、軟件系統和硬件系統才能夠被處理、存儲和顯現。綜上所述，電子文件的復雜性、變化性、多樣性是過去紙張載體所沒有的。
歸納起來講，目前解決電子文件真實性、長久保存、長期可用的途徑主要有如下幾類方法：一是通過法規約束電子文件格式種類，如我國的《電子文件歸檔與管理規范》所選擇的管理方式，方法就是盡可能地選擇比較通用通行的少量幾種文件格式，通過降低電子文件格式種類繁復性，增加電子文件長期保存的可靠性、可控性。二是通過對電子文件存在的系統相關要素的規范設計和過程控制，以保證電子文件的真實性和可靠性，包括系統地記錄背景數據和規范、控制信息流轉環節等方式。三是提高載體材料壽命或對電子文件處理、存儲、傳遞和應用所依賴的軟硬件環境進行備份的方式。四是分離數字信息的語義表示與格式表示，形成不依賴于特定的通用信息存在形式，不會出現因為數據格式及軟硬件環境的變遷而造成電子文件不可使用的情況，如以XML作為標識規范的方法，等等。
為了解決上述問題，國內外都作了相當多的探討和嘗試。首先，各國都傾注力量，制定系統成套的和普遍適用于各類信息系統的電子文件管理需求規范和檔案系統標準，力求把問題解決在電子文件的形成階段，達到電子文件永久保存的目的。如澳大利亞的國家“數字化保管動議”，通過建立文件管理國家標準、文件管理元數據規范、文件系統設計與實施程序等標準規范，保障電子文件的長久保存。其次，從數字檔案的永久性入手，研究具有長久保存價值的數字檔案的系統化保存、保管方式，如美國國家檔案與文件署（NARA）于1998年開始，耗時6年時間對永久保存電子文件的可能性、保存技術、保存系統的功能需求進行了全面的論證和試驗⑤。第三，研究數字化適用載體在各種狀況下的長久保存問題，如荷蘭2000年啟動了“數字保存試驗”項目，針對政府常用的電子文件類型，進行了遷移、采用XML格式和仿真三種數字保護方法的試驗，評價各種方法的效果、局限性、費用及應用的可能性。第四，在我國，通常采用的方式是，檔案部門站在長久保存的立場，通過歸檔要求的約束，保障電子文件的可靠性，如《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.1-2-1999）、《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894－2002）等，省市地方和行業主管機構也制定了相關規范或標準，如建設部的《城建電子文件歸檔與電子檔案管理規范》。
2、多種類型數字化信息的檔案化問題
在電子文件數量快速增長的同時，其種類也日益豐富，包括文本文件、電子報表、電子郵件、圖形、圖像文件、視頻文件、網頁文件、數據庫文件等。數字化信息的復雜多樣，具有傳統紙質文件所不具有的性質，因此，這些數字化信息的檔案化在總體上處于隨機狀態，有些數據累計存儲在業務數據庫中，有些被定期銷毀，有些則被遷移到臨時載體上。如果不能建立系統型的管理規則，很可能造成不可挽回的損失。
導致數字化信息檔案化問題的原因歸納起來有以下幾種情況：
（1）與傳統文件運轉流程無關。長久以來，人們已經形成了紙質文件檔案化的系統化的方法體系，主要是依靠業務流程的自然發展進程，在業務流程終結時，把文件歸檔轉入檔案系統，以備今后工作查考。或者對文件的價值進行鑒定，判別文件對形成者的意義大小以及對社會的意義大小，在規定的時間階段，把分布在各個機構的文件匯集到檔案館集中保存，以長久留存社會記憶，保障社會發展的延續性。久而久之，文件的檔案化形成了對業務運轉流程及其規則的依賴性，當數字化信息因不能納入一般的業務流程，或業務流程因信息化而發生變化時，將會導致電子文件在檔案化過程中范圍的缺失。比如，電子郵件系統已經成為絕大多數政府或企業網絡系統的必備子系統，電子郵件也早已成為人們在進行工作交往時的基本工具，很多國家或組織也都制定了電子郵件的管理制度，但電子郵件的檔案化問題依然處于隨機管理狀態，主要原因就是電子郵件聯系方式的公私性質不容易界定，不容易納入到正常的業務運轉流程之中。
（2）非文本型數據。在紙質檔案管理時期，由于非文本型數據的數據單元不能完整地表達一個事項，數據結構、信息組織方式與文本方式不同，并且很多結構化的數據庫數據經常處在變動之中，無法納入到文本文件的管理體系，往往不進行檔案化處理。信息化的發展，使得電子文件的數量與日俱增，但檔案機構往往比較注重對文本型電子文件的歸檔和收集，對非文本型數據庫數據、多媒體數據的歸檔重視不夠，也沒有切實可行的檔案化措施。而且，檔案界還存在著一個概念誤區，認為數據庫文件本來就有自身的數據結構，并且處在存儲狀態，沒有必要再轉化為所謂的檔案文件。目前，大部分關系型數據庫，都是作為支持業務流程的存儲機制來建設的，從性質上來講，可以認為是“暫存數據”，而且，這些數據往往是隨著業務過程的變化而不斷更新變化的，在結構上又是連續性的，往往不能按事項分塊，不能按傳統檔案管理方式管理。但是，這些數據往往是一個業務系統的核心資源，
支撐著一個機構的業務運行，絕大多數具備檔案價值，如果不盡快建立有效的檔案管理制度，可能會造成比較嚴重的損失。目前，有注意到非文本型數據歸檔的機構，往往采用簡單拷貝、累加存儲的方式，或者以備災數據庫的方式同構備份數據。這些方式可能不能真正解決數量巨大的非文本數據檔案化問題。
（3）網頁類型文件。互聯網的普及，使數量巨大的Web文件存在于流動的網絡信息海洋之中。我國的各類機構為了與外部環境的聯系與溝通，建設屬于機構自己的網站的比率很高。據國務院信息化工作辦公室的資料顯示，到2005年底，我國政府域名（）注冊量達到23752個，政府網站達到11995個，縣級以上門戶網站擁有率達到81.1%，其中部委、省級、地級和縣級政府網站的擁有率分別為96.1%、90.3%、94.9%和77.7%。⑥但由于網頁文件的內容重復率高，數量巨大，各類機構往往都不作檔案化處置。這種情況是否存在檔案缺失的漏洞，也是值得深入研究的。
3、雙軌制與雙套制問題
隨著信息化的深入發展，各類機構的信息系統覆蓋率不斷提高，意味著文件的處理、運行過程的雙軌制越來越趨向于單軌制，這是一個必然的趨勢。但是，在人們的檔案思維中，依然存在著對紙質檔案的心理依賴，充滿了對電子文件的不確信感。這種情形也體現在國家及行業已經頒布的電子文件管理的相關國家標準、行業標準中，規定對于具有長久保存價值的文件，要電子、紙質形式雙套保存。
造成雙套制比較普遍的原因，從根本上講是檔案思維還停留在紙質文件時代，對電子文件及其存在的技術環境還不熟悉、不確信，對電子文件是否能夠長久保存及長期可用缺乏認知。其次，是國家的檔案行政機構缺乏檔案無紙化戰略規劃、制度設計和系統規范，使得對紙質文件依賴成為制度性的選擇。包括我國在內的很多國家，都相繼頒布了《電子簽名法》或相關法律，力求通過法律的形式，確認數字化信息在社會交往和經濟活動中的法律地位及其具有憑證性的條件。《電子簽名法》的意義在于通過法律確定了電子數據可以作為法律憑證，使電子文件具有了與紙質文件同等的證據作用。一般來講，《電子簽名法》主要是規范電子文件的技術條件和應用背景，以保證電子文件在交互過程中的真實性是可確認的，是可以作為證據使用的，但并沒有解決電子文件的長久保存問題。而這方面的規范有賴于檔案管理機構來解決。
雙套制的另一種情形，是國內的各級各類檔案館大量地將紙質檔案拷貝成電子檔案。為使檔案館蘊藏的豐富檔案信息資源能夠提供網絡應用，根據檔案利用需求有選擇地提供目錄定位服務以及部分檔案的原件服務是必要的。如果盲目地無限度地進行檔案的電子化，以此作為數字檔案館建設的成就標志，只能造成巨大的資源浪費。
可以想像，不解決雙套制的問題，是無法推動信息化發展的。信息化發達國家在信息化進程中都強調“無紙化”作為信息化的戰略目標來積極推動，可見它對信息化發展的重要意義。
雙套制或無紙化的解決方案，一定不是單純的技術解決方案，而應該是制度化方案。這個制度化的解決方案，依賴于我國信息化的發展程度，取決于信息系統的業務覆蓋率，特別是網絡應用的覆蓋率。在此基礎上要形成無紙化的全面管理制度，可能包括兩個層面：檔案館層面的和機構層面的。檔案館層面要解決電子文件永久保存的技術條件（載體的可靠性、信息對格式的非依賴性）、文件真實性的制度和管理系統保障規范、電子文件應用的規范。對機構層面，檔案及檔案管理系統提供憑證性、證據性文件的系統認證標準、規范，第三方認證機構的建設等。
4、電子文件運動規律與檔案管理模式選擇
近年來，關于“文件生命周期理論”和“文件連續體理論”的爭論十分引人關注。信息化徹底改變了各類社會活動的時空關系和運行模式，人們需要基于新的社會運行方式，建立新的信息思維，尋找信息運動新規律，以求在準確揭示信息運動規律的基礎上，更好地進行管理。這是這場爭論的意義所在。
“文件生命周期理論”與“文件連續體理論”的實質，是如何看待文件運動的統一性和管理一致性問題。“文件生命周期理論”強調在文件的不同運動階段有著不同的運動特性，強調在不同的階段實施不同的管理措施。而“文件連續體理論”認為文件運動是一個整體，文件運動有著不同的功能軸，文件運動每一個時點，都可能包含一個或多個功能價值取向，因此，管理上不必劃分文件與檔案的階段性。從弗蘭克·厄普沃德對文件連續體模式的四項基本原則看：第一，文件價值的持續性與文件檔案化。主要強調的是文件、檔案的整體觀，這與我國普遍認知的“文件管理與檔案管理一體化”的觀念是相類似的⑦，是“從文件形成到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中連貫一致的管理方式”。第二，文件聯系以邏輯聯系為主。這是傳統檔案學的基本原則，檔案的分類、主題方法都是按邏輯組織文件的方法，即使是網絡化條件下，文件分處不同的物理位置，也應堅持這種方法。第三，文件管理制度納入業務活動目標與過程。它強調的是要把文件管理職能制度化地納入業務系統中，應該說“納入”概念在檔案界也并不是新概念。第四，檔案學是隨著組織知識的背景條件變化而變化⑧。這是關于檔案學理論隨著社會發展環境變化的思想，是任何理論都應該具有的素質。歸納起來講，文件連續體理論強調的是文件與檔案是一個整體，不必區別管理，而且從形成階段就應予以制度化的干預。顯然，這一核心思想存在著理論臆斷性。文件的形成是為業務運轉服務的，其首要目的和價值是業務的有效運轉，如果按照文件的歷史價值進行文件系統設計，其結果不僅會削弱文件的真實性、客觀性，而且可能導致業務系統效率的極大降低。信息化發展的進程已經證實，無論是政府或是企業的系統，隨著時間的推移都面臨著系統數據檔案化的問題，在業務系統中建設數據檔案庫，或者是不經檔案價值鑒定，簡單地直接地遷移業務系統數據到檔案庫，其信息質量根本無法保證。況且，由機構檔案室到檔案館的過程，也絕不能是簡單的遷移過程。
作為我國的檔案工作者，在學習國外的理論經驗時，不能采取簡單的“取代”或“覆蓋”等方法，而應該是在考察各種理論的基本背景的前提下，積極汲取各種觀點中的有益成分，構建適合我國的檔案管理可行模式。
網絡技術的發展極大地促進了業務系統的連續性、關聯性，如果不在制度上和文件管理要素上對業務系統提出要求，比如提出元數據要求，就可能使業務系統自然生成的電子文件無法長久保存。所以，文件連續體理論提出的整體系統思想是非常值得借鑒的。我國的電子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想，就是對這種理論的合理詮釋。但是，檔案有檔案的價值取向，對電子文件的管理要素的控制，不能取代對檔案價值的判斷和對文件的取舍。特別是在信息膨脹的時代，這一點尤為重要。目前，我國很多地方正在積極建設網絡文件中心。這種熱潮的基本出發點是，對分布在各個機構的業務活動中的電子文件進行集中管理，有的采取集中存儲、集中利用的模式，有的采用備份中心的模式，有的采用存儲目錄、邏輯歸檔的模式。網絡建立的廣泛聯系，為各種模式都提供了支持條件。無論是物理集中，還是邏輯集中，電子文件中心都不能以文件的集中取代文件的檔案化過程。否則，隨著時間的推移，就會出現電子文件的大量堆積的局面。無論采用何種理論模式作為指導，在電子文件運動整體環節中都不能取消“檔案化”的環節。在信息爆炸的時代，這一點尤為重要。
注釋：
①北京市信息化領導小組辦公室：《北京市“十一五”電子政務規劃研究報告》。
②北京市信息化領導小組辦公室：《北京市“十一五”國民經濟與社會信息化發展規劃》。
③⑥《2006年中國信息化發展報告》。
④。
⑤archives.gov/。
一、數字化檔案管理的優勢
（一）提高經濟效益，減少資源浪費，過去一直使用增加辦公人員和辦公經費的方法，致使管理成本大幅上漲。而數字化管理檔案使以往傳統的以紙質為載體的檔案信息轉為機讀檔案，不僅節省了人力物力等保管費用，更節省了占地空間，而且查閱起來更方便快捷，從而避免了反復復印資料而造成的紙張和人員以及時間的浪費。（二）提高辦公效率，信息及時準確，數字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以人事部門為例，干部的任用提拔都需要詳細準確的檔案信息資料，然而檔案數字化管理便可提供詳細、即時準確的數據信息，為領導決策提供服務。與此同時，數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓檔案管理人員做到輕輕松松掌握所有資料。（三）具有較強的時效性，周期短，效率高。檔案的整理、管理是一項較為浩大的工程，按照以往傳統的方法，不僅機需要很長的時間，而且需要大量的人力、物力、財力。而數字化檔案采用新的手段和方法，應用新技術手段，通過網絡采集等手段減少中間環節，大大降低了勞動強度，縮短了檔案整理周期，提高了工作效率。（四）增強檔案原件的保護，減少不必要的損壞，紙質資料反復利用將會造成不同程度的損傷。將紙制檔案轉變為數字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。由其對歷史久遠的檔案材料，數字化處理后無疑是更好的保護了它的完整性。另外，通過檔案的數字化處理后，防止了部分紙質檔案篡改的行為。（五）檔案數字化更加方便部門之間的溝通聯系。檔案數字化在資源整合過程中有特定的標準，依托互聯網平臺，不同部門的檔案有時候可以共享，便于及時、大量收集資料，使檔案資料更加完整，有效避免遺漏現象。檔案利用過程還可以不經過現場通過有關網絡就能進行直接的查詢借閱。在檔案數字化模式下，部門之間可以十分便利的溝通。
二、數字化檔案管理的意義
（一）信息時展的必然需求。長期以來，由于種種客觀原因，計算機技術在檔案工作中沒有發揮其應有的作用，檔案利用需求與檔案所能提供的檔案信息、利用方式之間的矛盾遲遲難以解決，造成檔案管理的信息化遠遠落后于社會信息化的發展。隨著信息時代的飛速發展，檔案管理的數字化已經成為加快我國信息化步伐和發展檔案事業的需要。如果還不重視檔案數字化的建設，不能在網絡上有效地傳遞利用檔案信息資源，就無法進入信息時代的快車道，最終將會被高速發展的信息社會所淘汰。（二）加強科學研究、普及科教知識、服務社會。數字化檔案管理為利用者提供了詳時、準確、系統、全面且具有權威性和參考價值的檔案信息，它不僅能夠滿足科學研究，大型復雜課題所需資料，一般工作需要，而且可以滿足社會大眾家庭教育等需求，在落實科教興國科學發展等方面可以充分發揮數字化檔案的作用。（三）改善檔案管理工作，提升檔案工作社會地位。數字化檔案管理的發展將促進與之相關的計算機技術、通訊技術、網絡技術和多媒體技術等高新技術在檔案領域中的廣泛應用，從而促進檔案管理理論、檔案管理技術和檔案管理水平的變革，最大程度地實現檔案信息資源的有效利用和共享，發揮檔案信息的增值作用，提升檔案工作在信息化社會中的地位和作用，從而實現檔案事業的跨越式發展。檔案管理的數字化是順應潮流、適應時展的新舉措、新要求。切實把數字化建設作為實現檔案管理現代化的關鍵，加快檔案數字化建設步伐，加強檔案的規范化管理，提高管理水平、提高效率，增強檔案服務水平。用信息技術來提升科學管理水平，為檔案管理提供高效率的全面服務。
作者:徐巍單位:吉林省通化市國土資源局
縱觀各地城建檔案數字化工作,其應用體系、標準規范、人才隊伍基本都已解決,但各區域、各地市發展很不平衡,愈是經濟發達地區,數字化工作越快,省會城市、中心城市較一般城市發展快。有些地市仍處于起步階段,有些城市正進入數字化的瓶頸期,停滯不前。究其原因有三點:
1、重視程度不高
各級領導對城建檔案工作重視還普遍不夠,認為這是軟指標、常規性的工作,在規劃、建設系統排位最后,只要應付過去就行了,遠遠比不上對質檢、安監、墻改、勘測、規劃設計、勞務市場等部門的重視;有些城建檔案館工作成績效果不明顯,自身底氣不足,處于得過且過的地步。
2、檔案數字化建設資金投入不足
各地城建檔案館普遍存在專項資金不足的情況。城建檔案是公益事業,主要靠國家財政撥款。實行檔案數字化必須具備一定先進的硬件設備、應用軟件和掃描經費,沒有充足的資金支持,這項工作很難做下去。取得財政的最大支持,是城建檔案數字化首要的工作。
3、數字化掃描爭議較多
首先,是全部掃描和部分掃描之爭,將檔案全部數字化掃描,從理論上來說是理想的方式,需較大的財力做后盾,對建設科技強館很有幫助,如,南寧館。如果從降低成本來考慮,符合當地經濟實際,選擇部分掃描,不失為解決資金緊張的一種好的舉措。其次,是檔案館自己掃描與外包掃描之爭。對于外包掃描,鑒于城建檔案的安全性,可在檔案館內進行,可以使用城建檔案館設備,也可以自行攜帶設備。如果檔案館選擇自己掃描,從檔案館人員力量、工作時間、設備情況來考量,掃描工作會時斷時續,影響到數字化的進程。
二、檔案數字化突破瓶頸的舉措
1、軟件支持
城翻魏體通字信息資源的生產、加工、存儲、檢索、傳遞、保護、利用、歸檔、剔除等全過程。各地軟件結合自身特點形式多樣,或采購,或聯合開發,或在賄軟件基礎上修改。軟件要體現先進性,滿足于科學研究,滿足于電子檔案、紙質檔案、聲像檔案三位-?體的管理。軟件不但可對歷史存檔檔案進行數字化加工,還要推動新增城建檔案的數字化工作。在接受紙質檔案的同時,須接收統一規定格式類型的數字(電子、聲像)檔案。軟件還要方便批量導入、修改等諸多工作。
2、爭取政策支持
省級建設行政管理部門要積極為城建檔案數字化掃描資金出臺政策,對各市“數字化”要有具體的進度要求、資金要求。要出臺具體文件,保證此項工作有據可依。市、縣(區)城建檔案館要和財政部門經常溝通,要設置專項資金,專門用于數字化掃描。
3、新老劃分
本著努力解決庫存檔案、不增加電子檔案新的“欠賬”的原則,合理及時劃定時間節點,確定面向建設單位建設工程電子檔案接收開始時間。以石家莊為例,出臺了《石家莊市建設局關于加強建設工程電子檔案、聲像檔案歸檔與管理工作的通知》,并經市法制辦備案。自2012年8月1日起,所有竣工的建設工程,均要移交電子檔案。在此時間節點以前,由財政負擔,解決歷史檔案的掃描問題。
4、合理解決歷史檔案的數字化
對庫存檔案掃描要制定合理的數字化方案,確定數字化的范圍,量力而行,根據資金和人力情況合理安排,并同時做好歷史檔案的修復工作。石家莊城建檔案館歷史檔案的數字化掃描,以地下工程、地下管線、市政道路、沿街建筑、城市規劃、大型公建以及大型住宅小區等檔案為主。通過財政招標選定掃描隊伍,以清包方式進行,效果較好。如果財力應允,最好城建檔案全部掃描,方便查詢利用。
三、數字化工作長期生存下去的根本保證
城建檔案信息化建設,是一項恒久的課題,是社會信息化發展的必然,城建檔案數字化的生命力在于為經濟、社會和城市建設提供更加優質高效的服務。
1、要和建設智慧城市相結合
智慧城市建設已初見成效,城建檔案館要積極參與進來,發揮檔案資源優勢,提供小區住宅、公共建筑、市政基礎設施的建筑體量、建筑位置、建筑作用等基本地理信息,為百姓出行游玩提供方便。同時,城建檔案館服務水平也能得到升華,以真正讓群眾在利用檔案中受益,實現檔案價值。
2、要和城市地下管線建設相結合
地下管線是城市極為重要的基礎設施,是城市生存與發展的重要載體,是保證社會經濟和人民生活順利進行的基本條件。國務院辦公廳《關于加強城市地下管線建設管理的指導意見》,明確指出建立地下綜合信息管理系統,大多“地市”將這一職能設在城建檔案館,城建檔案館的作用在進一步加強。城建檔案館收集地下管線檔案的突破,在于其電子檔案的收集。專業部門在紙質檔案繳納困難時,必須要先行繳納電子檔案。地下管線數字化要適時更新,密切配合、資源共享。
3、要和城市規劃相結合
城建檔案與城市規劃息息相關,城建檔案數字化不單單局限于自身掃描,要建設數據庫,要對數據進行科學研究。以建設項目為主題,集成規劃管理數據庫、城建檔案數據庫,實現兩者的良好性互動,實現規劃信息與城建檔案信息的相互操作、相互利用和相互借鑒,可為城市規劃決策提供信息參考,為規劃審批提供信息保障。
4、要和城建檔案法規建設相結合
1．對房產檔案管理數字化的認識不足
近年來，雖然房產檔案管理方法在不斷地改進和完善當中，但是步伐緩慢，效果不是很明顯，其中一個主要的原因就是相關人員對房產檔案管理數字化的管理模式的實現缺乏足夠的認識，對其重視程度明顯不足。不注重房產檔案信息采集的分析和歸類，將其單純的等同于簡單的文字處理工作，忽視了檔案管理工作隊企業經營過程中的重要的作用。因此，在實際的管理實施過程中，缺乏嚴謹的信息采集與分類環節，使得檔案材料歸檔與保存形式化，嚴重的破壞了信息的完整性，大大的降低了其使用價值，也耽誤了大量的時間，拖延了工作進度。
2．缺乏專業的人員指導和開展檔案管理工作
隨著社會的不斷發展和變遷，我們必須清楚認識到現代化的知識型檔案管理早已逾越傳統的手工勞動范疇。我國在房產檔案管理中缺乏對專業人才的投入，大多數檔案管理人員都不是畢業于檔案管理專業的人員，也沒有經過嚴格的審核和培訓，有些是臨時從別的部門抽掉過來補充人員短缺的，他們只是單純的認為檔案管理工作僅僅是資料的簡單收集、分類、存放，根本意識不到檔案管理工作對企業經濟發展的重要性。
3．有效實現房產檔案管理的數字化的若干措施
(1)提高房產業相關人員對檔案管理數字化的深層認識實現房產檔案管理的數字化的主要目的在于科學、系統的管理房產檔案，方便檔案的調用、查閱等管理要求，保證檔案的完整性、科學性和便利性，為企業管理者制定企業決策提供正確的依據。而一旦檔案資料在管理過程中因為管理不善，而導致檔案內容的缺損、不完整、記錄不規范，這必將在很大程度上降低檔案信息的真實性和實用性，從根本上失去了其本身存在的意義。房產企業檔案管理的發展水平在某種意義上受到人力、財力、物力等相關因素的制約。所以想要快速實現房產檔案管理的數字化，不斷地提高相關業務管理水平和工作效率，房產檔案管理人員應該注重從相關人員的思想認識上著手，深化員工對這一科學的管理模式重要性的認知，突出顯示出其在企業在未來市場競爭中的核心競爭力，著重強調其相對于傳統的管理模式相比所顯示出的巨大的優勢，讓其從根本上意識到實現房產檔案管理數字化的必要性，并在實踐中不斷地加大資金和人力的投入，更快更好的消除檔案管理工作中存在的弊端，推動檔案管理工作向著優質、高效的方向發展，促進房產檔案管理現代化的建設。
(2)提高檔案管理人員的業務能力，實現員工的專業化、規范化［2］數字化房產檔案管理，是一門集眾多學科于一體，對專業性和技術性有著較高的要求。數字化房產檔案管理人才，必須擁有全面系統的知識框架和敏銳的觀察和信息處理能力，才能在數字檔案建設過程中發揮出其作用。在競爭日益激烈的時代背景下，要想富有成效的實現房產檔案管理的數字化，管理部門必須建立一支有專業素養高、文化水平高、思想覺悟高、業務水平高的卓越的房產檔案管理人才。因此培養和造就高素質的既懂檔案管理業務工作，又熟練掌握辦公自動化技術的綜合型人才則對企業的發展戰略意義非凡。這就要求相關單位應該重視檔案人才的教育和培養，充分激發和調動檔案人員的自覺性、積極性，不斷地提高房產檔案人員的能力，打造出一直專業知識過硬、綜合實力超強的團隊。
4．結語
快速發展的房產業對我國房產檔案管理工作既創造了機會，也帶來了挑戰，傳統的房產檔案管理模式因其諸多的缺陷已經很難順應當下房產企業的不斷地跨越式的發展。筆者認為，我們必須盡快實現房產檔案管理的數字化模式，向科學、系統、全面、便利、完善、高效、先進的趨勢進步，逐步推動我國房產檔案管理完善，加大人才、財力和技術開發方面的投入，不斷提升檔案工作者的專業化程度，為房產檔案管理數字化的全面實現打好堅實的基礎。
作者：高原單位：哈爾濱市住房保障和房產管理局檔案信息中心
一、加強我國城市照明設施檔案管理的重要性
在現階段對于城市照明設施的管理仍停留在傳統的管理模式下，沒有突出的管理方式，在檔案管理方面還只是依靠傳統的筆記本記賬的模式進行管理，這就在很大程度上制約了城市照明設施檔案管理的發展態勢。由于工作人員對檔案管理意識缺乏，也就會導致對檔案材料的重要性認識不足。一旦發生照明設施的維修或是換新等檔案發生變動的時候，就沒有很好的依據進行最基本的底層技術支撐工作。對城市的照明設施建立檔案管理具有十分重要的特性，這不僅能夠滿足管理在城市建設過程中對于物資的儲備工作有一個基礎的數字觀念上的認識，知道哪些設施已經在現階段的城市化建設中起到了積極的作用。同時，由于照明設施種類很多，每一種設施都有自己獨特的用處，這就使得設施的檔案管理顯得尤為重要，通過建立一個數字化的管理策略，就能夠及時知道哪些設施需要檢修，哪些設施還要進一步加強購置等，這樣對于施工人員而言也是一種極大的便利。
二、數字化管理檔案的特點
目前，國家檔案管理部門推薦開展數字化方式進行檔案管理，其中城市照明設施檔案已經全面開展數字化管理，紙質等載體存儲的傳統方式已經逐漸被取代。下面將簡要分析數字化檔案管理的特點：
（一）數字化收集檔案
與傳統的紙質收集檔案不同，數字化收集是通過計算機系統與網絡二者結合完成收集工作。收集檔案的工作人員僅需要通過計算機系統將本部門的檔案匯集成電子文件，然后利用網絡將電子文件存儲于檔案室內。利用數字化方法收集檔案資料可以確保資料的正確性，同時更加的完整和真實。
（二）數字化保管檔案
利用計算機系統與網絡對檔案進行收集以后，檔案資料的保管方式也發生了改變，傳統的保管是將紙質的檔案資料存儲于柜子之中。數字化保管是利用光碟、磁盤以及數字存儲器等，由此可見保存資料的空間發生了巨大轉變。不但節約了翻閱時間，同時也控制了紙張浪費的情況。
（三）數字化檔案管理的利用
在使用數字化管理的檔案時，不會受到地域與時間的限制，查看檔案的人員在權限允許的范圍內可以快速地查閱到所需資料，節省了大量的時間。
三、我國城市照明設施檔案管理存在的問題
雖然我國現階段已經意識到對于城市照明設施需要建立相應的檔案管理，但是，在現階段的管理中依舊存在很多問題，這也是制約著我國城市照明事業發展的重要原因。因此，盡早發現照明設施檔案管理中存在的問題是當務之急。
（一）缺乏原始性
在城市照明設施檔案過程中缺乏原始性。檔案的收集管理者普遍認為只有在照明設施遇到了問題時才需要對其進行相應的記錄，并且在檔案收集的過程中，還沒有真切地將檔案管理工作認定為是促進城市照明事業發展的重要舉措。這就會導致在照明設施管理過程中缺乏統一的管理制度，沒有形成規范的管理體制。
（二）缺少專業的管理人員
對于城市照明設施由于其具有相當專業的專業性導致城市照明設施不能簡單地進行數字上的標記，而是要認真地對照明設施進行相應的分類。通過準確的分類才能更加精準地知道哪些設施需要定期維護，哪些設施由于使用年限的原因需要進行更新換代等，這些都是要有專業的管理人員進行精確的管理，而不是只依靠幾位專業程度不高的人員草草了事，就算進行管理了。
（三）管理形式太落后
對于城市照明設施的管理現在還沒有形成專業的管理體制，只是依靠人工進行管理，這在很大程度上制約了城市照明設施的未來發展。此外，由于管理形式太落后，沒有現代的管理手段介入，從而導致管理過程太趨于形式化而沒有真正了解建立管理體制的內涵。
四、增強城市照明設施檔案數字化管理的舉措
對于城市照明設施通過建立數字化管理體系，能夠精確地知道哪些路段的哪些照明設施需要進行更新，同時還能十分便捷地知道哪里的照明設施備受市民喜愛，受到良好的好評，可以給其他省市提供參考意見。因此，通過對我國城市照明設施進行數字化管理就能在很多方面解決以前在城市化照明設施檔案管理中的弊端。
（一）從源頭抓起
通過建立照明設施從生產場地出廠后就能夠及時跟蹤照明設施的去向，同時知道照明設施在哪些地區哪條街道進行使用。這樣就能從一個源頭知道照明設施的未來動向，就可以從一個完整的角度分析照明設施的整個生命周期的動態，這樣就能很好地確認照明設施是否已經被淘汰，是否需要加強管理，以促進其能更好地發揮應有的作用。
（二）專人專管
通過培訓專業人員對城市照明設施建立專業的檔案管理機制，就可以確保在整個管理周期內照明設施的去向是明確的。同時，由于有專業的人員對城市照明設施進行專業的管理，一旦遇到管理過程中出現的問題就可以保證檢修人員能夠及時到達故障發生的地點進行專業的施工檢修工作。這就能夠保證城市照明設施在最大限度上發揮已有的優勢。
（三）提高管理效率
通過建立數字化檔案管理可以使得整個管理過程更加高效可控，可以足不出戶就能實時掌握全程的照明設施的工作動態，不管是正在工作的還是已經停止工作需要檢修的都能夠在一個系統中及時發現，并且通過應急預案的發出，就可以知道在最近的檢修隊是哪支，通過及時調度就可以對需要檢修的設備進行檢修，這樣就能保證全程的照明設施都能在既定的工作范圍充分發揮工作能力，更好地為城市服務。城市照明設施的檔案管理儼然已經開始轉向數字化管理的大趨勢，不再僅僅依靠人力，由于人力管理十分耗費時間，同時對于設備的更換、維修等等方面對會有不同程度的影響。采用數字化管理后就能保證對城市照明設施的管理更加便捷，不會受到周圍外界因素的影響，在未來的發展上也能更加重視數字化管理，對于人們的生活也是極大的便利，應該受到國家和有關部門的極大重視，提高管理質量，促進城市照明管理向著更加和諧的方向發展。
作者:牟曉峰 單位: 山東省煙臺市市政養護管理處
參考文獻：
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[4]王文學.信息化技術讓檔案“活起來”[J].中國檔案，2016（10）：55.
1工程項目文檔編碼規則
為了使各部門/現場自主地控制文件編號，項目組制定了各部門代號、工作地點代號和文件類型代號，而來往文件編號組成規則見表1：發文為“項目名稱－文件類型－地點代號－對方單位代號－年號－流水號（4位）”。收文編號從對方來文中提取。針對各個承包商提交的工程文件，項目組也為其制定了一整套統一的編碼規則。工程項目各個工程階段的相關編碼規則主要包括地理信息碼、設計圖紙編碼、設備編碼、材料編碼、建造完工資料編碼、模型編碼、供應商設備完工資料編碼等，見表2。
2EDIS_PIP技術設計
有了標準化的檔案編碼規則，工程項目檔案管理平臺的應用便可以標準的文檔編碼為基礎進行開發，其功能模塊主要包括：收文管理、發文管理、版本跟蹤、文檔管理等。發文管理指項目組發送給外單位發文的擬稿、審批、發送全過程管理，流程示意圖如圖1。收文管理指項目組對外單位來文的登記、審批、處理、跟蹤等全生命周期管理，流程示意圖如圖2，圖2中虛線部分表示為可選分支，實線部分為主流程。版本跟蹤通過對設計文件的傳遞和審批過程進行管理，對設計文件的版本升級過程進行跟蹤，并形成跟蹤報表。文件傳送單的生成可自動進行，從而大大簡化人員的操作，降低了人為出錯的可能，設計圖紙審批流程示意圖見圖3。文檔管理模塊提供了文檔的統一查詢界面。通過全文檢索或高級檢索，可以在全部文檔范圍內或特定目錄范圍內查詢和管理文檔。文檔管理模塊下主要有文檔權限管理、文檔目錄管理、文檔歸檔、新增文檔等功能。
3數字化管理項目實施及應用效果
信息技術在企業的廣泛應用，不僅改變了傳統的手工處理數據的方式，而且觸發了企業的管理模式、生產方式、交易方式、作業流程的全面變革，實現信息化管理與企業未來發展的戰略目標一致，EDIS數字化工程的實施及推廣取得了良好的效果。相對于以前線下辦公，EDIS_PIP具有以下優勢:改變了傳統的管理模式。EDIS_PIP平臺工作流很好地取代了原有的線下辦公流程,把原來各自獨立的文件管理和檔案管理納入統一的系統之內，避免不必要的重復勞動，能極大地節約資源和成本，并提高了工作效率。實現了檔案工作的標準化和規范化建設。從文件的形成開始，一直到立卷歸檔，都必須認真執行檔案案卷質量方面的標準規范，有效保證文件質量。實現了檔案管理的現代化。文檔一體化管理把文件管理和檔案管理兩套系統合并為一套系統，刪除了不必要的環節，為計算機管理提供了方便。特別是，計算機聯網或者向檔案館上報軟盤制度可以加快檔案館檔案管理的現代化進程。基于網絡的管理方式使得企業內部溝通和協調不再受到地理位置的限制。讓項目組與各現場之間保持更暢通、高效的聯系，更好地實現信息共享，各類材料的傳輸更為快捷，最大程度地發揮這些信息的實效性。工作安排部署和貫徹落實情況實現了即時歸集。
4未來發展與展望
作為一種新型的項目管理輔助工具，EDIS_PIP在推廣和使用的過程中遇到困難和阻力是不可避免的。但只要從使用者的角度出發，及時了解項目的需求，通過準確分析，在保證EDIS_PIP標準化和規范化的前提下，研究出符合項目實際情況的應用模式及功能，就能夠將困難和阻力大幅度降低，從而使其能夠更好地為工程建設項目服務。通過各個項目的實施過程中的不斷優化，EDIS_PIP將逐步走向成熟，真正成為一套使用方便、實用性強、易于掌握、高效的標準化項目協同及檔案管理系統，為中海油信息資產數字化管理躋身國際領先行列做出更大的貢獻。
作者：王艷齊潛江偉宋哲旭單位：天津中海油工程設計有限公司
1.1各種檢查、評估工作導致檔案整理工作困難重重。近年來隨著國家對中職學校教育重視程度的不斷提高，中職學校在不斷提高辦學規模的同時，面臨的各種評估與檢查工作也越來越多。這些繁多的檢查項目需要中職學校精心準備相關的檔案材料，但是不同的檢查與評估工作根據評估內容的不同要求中職學校準備的檔案材料也就不同，在此情況下，中職學校每次在面對具體的評估檢查項目時需要對這些繁多的資料進行重復的整理與分類，導致中職學校的檔案管理工作停滯不前。
1.2檔案信息化程度不高，檔案信息利用率低。檔案管理工作是學校管理工作的基礎，其內容繁瑣，尤其是在學校的發展過程中會產生大量的檔案材料，而傳統的檔案材料是以紙質的形式存在，這些材料的日益積累必然會導致一些檔案信息在查閱的時候非常的不方便，根據五家渠職業技術學校的檔案管理工作管理模式分析，檔案管理的信息化程度還不高，許多檔案信息并沒有實現電子版，這樣的結果是不僅影響學校檔案材料的保存，容易因為管理不善而導致檔案材料出現丟失與損壞的現象，同時也會增加學校的管理運行負擔，眾所周知，檔案信息的紙質化要求不僅要求學校建設相應的檔案室，還要消耗學校大量的紙張等辦公用品。
1.3檔案資料的收集不完整。基于中職學校廣大教育者對檔案工作的認識程度還不夠，導致人們缺乏檔案材料的收集意識，導致相關檔案信息的缺乏；同時中職學校在選擇檔案材料的時候存在很大的隨意性，選擇什么樣的檔案材料信息沒有明確的規定，具體表現為中職學校的管理者決定著學校檔案的信息內容，比如對學校負面信息不保存，而只保存關于學校良好報道的信息。
2新時期完善中職學校檔案管理工作的具體對策
基于新時期中職學校檔案管理工作所存在的問題，我們要大力發展檔案信息化建設，通過實現檔案的信息化提高中職學校檔案管理工作的水平。
2.1加強檔案信息的數字化建設。檔案信息的數字化建設是通過計算機技術將傳統的檔案信息轉化為數字形式并存放于計算機中，通過實現檔案信息的數字化可以方便人們的使用，提高檔案信息的重復利用率：首先，實現紙質檔案的信息化。紙質的檔案信息受環境、人為因素的影響比較大，其存在被丟失、破壞的可能性，而實現電子化就可以避免因為受潮等導致的檔案損壞現象出現；其次，照片檔案的信息化。照片是檔案中的重要信息資源，其能夠直觀地表現出所要反映的信息，實現照片的信息化主要通過計算機掃描和數碼設備直接形成數字照片。
2.2加大投入，提高硬件設施。中職學校檔案管理工作水平的提高，離不開完善的基礎設施，因此中職學校要加強對學校檔案管理工作的支持力度，設立專門檔案室收集、整理全校各類檔案，配備檔案專用裝訂、打印等設備，提高檔案館(室)的建設，確保檔案材料保管安全、利用方便管理規范。
2.3增強檔案管理人員的現代信息技術應用能力。學校檔案信息化建設需要高素質的檔案管理人員，尤其是需要懂現代信息技術的綜合型技能人才，因此中職學校要加強對檔案管理人員信息技能的培訓：一是學校應不斷加強檔案在職人員的繼續教育，打造一支成熟的檔案隊伍；二是學校要增加檔案管理人員編制，積極引進一批懂計算機信息技術的綜合型檔案管理人才，同時也要積極聘請社會上懂檔案信息化管理技能方面的人才到學校擔任名譽教師，定期對現有教師進行培訓。
2.4加強檔案的收集和整理。學校要建立專門的檔案管理機構，負責收集學校的各種檔案信息，并且要制定統一的歸檔和保管期限。在歸檔過程中應堅持“以我為主”的歸檔原則，根據不同門類、不同載體按年度、類別分別整理歸檔。各部門要加強檔案的收集、保管和歸檔工作，這是檔案工作的基礎。
3結束語
關鍵詞：高校畢業論文管理；數字化；研究
中圖分類號：TP39 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2012）23-0213-03
0 引言
近年來，隨著招生規模的不斷擴大，高校畢業生數量持續增加，老師要承擔起更多的畢業論文指導任務，但教學資源，特別是軟件畢業生論文指導教師非常不足。各高校傳統的人工管理方式不能更好的滿足越來越繁重以及多樣化的論文管理工作，逐漸實現畢業論文管理的信息數字化。如濟南大學計算機工程學院開發了畢業設計題目申報與管理系統等，給我們帶來了值得學習借鑒的好經驗。現在各高校越來越清晰的認識到本科畢業設計 （論文）的重要性，依據事實，與專業特色聯系起來，質量管理體系逐漸完善。筆者從工作實際出發，了解到雖然現在僅有不到10%的高校未將畢業論文管理工作作為教學工作的重要部分納入教育信息化進程，但不少高校仍沒有提高對其重要性和緊迫性的認識，克服和解決這一問題迫在眉睫，勢在必行。傳統手工管理畢業論文的趨勢，必須從數字化構建畢業論文管理平臺著手。
1 畢業論文信息數字化管理的必要性
目前，在對學生綜合素質以及學校教學情況進行檢驗時，重點依據的就是高校畢業生的畢業論文，它在整個指標體系中的地位很高。除了是高校人才培養計劃的重要一部分外,也能考察學生獨立分析和解決問題的能力，對于培養學生追求真理、提升科研能力也具有重要的意義。我們所說的高校學生畢業論文，具體來講包括本科生、碩士研究生及博士研究生的論文三種類型，分為優秀和普通論文二個等級制。這些論文大多數成為學校教研利用的重要資料之一，具有較高的學術和利用價值，其質量是衡量教學水平以及學生畢業與學位資格認證的重要依據，同時，還促進了學校信息的公開數字檔案室實時接收來自辦公平臺及業務系統的大量第一手的新鮮檔案資料，師生們可隨時突破時空限制足不出戶便可查詢相關論文教研檔案資料，改變了原有手工被動的查檔方式，論文的保管與利用價值得到了進一步體現。因此，科學及時有效實行數字化管理畢業生論文，對高校教學、科研的發展以及教學檔案管理，都具有重要的現實意義。
現在大部分高校在儲存印刷品論文或采用雙軌制同時收藏電子版的論文制作成光盤，但效果不是很好,究其原因主要有：①學生論文太多，制成印刷品在儲存上存在困難,制成光盤在擴充上存在困難；②運用以上兩種方式收藏論文,在查詢時不方便；③紙質文檔數量大，往往“沉睡”在庫房不易開放，造成師生查閱受限，利用率低下而且占用庫房面積，極大浪費了庫存空間。由此可知，由于畢業論文數據量大、效率不高、差錯率高等因素的影響，信息數字化管理應運而生，其發展前景也非常廣闊，而在高校畢業論文管理平臺的協助下，可達到解決這些問題的目的。傳統的人工管理加紙質存檔方式需要大量的人力、物力、財力，同時造成以下問題：
1.1 管理效率低下 在管理論文時，要發放很多文件，填寫各種表格。那么多的文件在管理時容易出錯。若將這些文件表格進行網上集中管理、查閱、填寫等，將大大提高工作效率。
1.2 互動渠道不暢 如果不依托網上信息技術，就不能建立一個有助于各級管理人員、師生間面對面溝通交流的互動平臺，很可能出現信息和接收不一致、不能準確傳遞信息等情況。論文的統一格式和修改則需要教師逐字逐句地在文中作標注或通過電郵的方式發送等。
1.3 答辯成績共享難 最后進行的是畢業論文總評，給學生確定一個客觀、公正的畢業設計（論文）的總評成績不是件簡單的事情，是很復雜，這其中的困難可想而知。傳統方式一般采取等級制，進行小組表決，最后確定該生的總評成績。這種方法耗費的時間比較多，主觀性比較強。如使用系統答辯功能，將答辯記錄、答辯小組意見等結果提交等，為答辯小組成員共享資料提供科學便利，同時，老師對論文給出建議成績和答辯成績，折算提交后自動進入數據庫，學生可自行查詢成績，不必進行人工匯總。
1.4 數據缺乏同一性 畢業論文管理參與人員太多而且不集中，容易造成信息的不一致。如學生最初選題和最終論文題目，如果在論文秀做過程中有所改變，就會導致數據不一致；論文寫作中會經過多次修改，不同的修改稿會由于手工管理出現錯誤進而導致提交錯誤等。
2 建立高校畢業論文管理信息平臺可行性
應用高校畢業論文管理系統整合那些分散的信息，讓師生在一個互動的平臺上完成論文過程，對于改善論文管理工作的質量和效率都是非常有幫助的。另外，系統中工作流技術的應用，可使各高校充分利用現有的網絡計算機豐富資源并根據各自不同的論文管理過程靈活選擇工作流程，具有較好的普適性。
長期以來，學校的教室幾乎成為了學生接受系統教育的唯一場所,而且教學活動的時間也受到了限制。現在各種專題數據庫網絡的應用就是很好的例子，師生可以使用專用軟件平臺、各種即時通訊軟件，用文字、音頻、視頻進行即時的交流，即使教師不能即時回答問題，學生也可以用發帖的方式留言。因此教學的場所可以是任何互聯網所能觸及的地方，教學時間可以是任意的。如果能充分挖掘和合理利用即時計算機通訊軟件的功能，并且在教學中因勢利導，可以使教學突破時空的限制，不但可以成為教師教學非常有效的輔助教學手段，而且還能最大限度地激發學生的學習興趣，同時，系統的應用，也將促進了畢業生論文檔案管理質量的提高，達到了論文教與學以及檔案數字化管理的雙贏目的。
計算機技術的發展為人類的工作與生產模式的改變是顛覆性的，而信息技術與互聯網知識的不斷深入與迅速普及，則讓企業單位的檔案管理模式步入了數字化的新時代，文字或圖像的信息處理技術促進了辦公自動化的進程。
一、檔案內容數字化管理的基本概述
（一）檔案內容數字化
檔案是企業單位開展業務活動的重要工具和憑證性信息記錄，以及一些技術性圖紙或文件，同時也包括合同文書，聲像信息等，是企業的核心信息資源與重要資產。而檔案內容數字化則是隨著計算機技術、OCR技術、掃描技術、數字攝影技術（錄音、錄像、照片）、多媒體技術、數據庫技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案內容存儲形態，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。
（二）檔案數字管理的內容
對檔案內容進行數字化管理分為兩個過程，一是進行檔案內容數字化采取，把固化在紙質載體中的檔案信息開發匯集成三次文獻信息，并以數字化方式輸入計算機上網，利用數字照相、掃描等技術將檔案原件進行數字化處理，或直接在辦公自動化過程中形成規范的電子文件信息。二是檔案內容數字化查閱，采用瀏覽器或服務器為查詢載體，實現本地及遠程查檔、閱檔功能，可按日期、時間或長期有效等多種方式，完成閱檔授權，在檔案內容查閱過程進行詳細的日志記錄，同時也有信息加密傳輸等多種方式。
二、檔案內容數字化管理的優勢
（一）縮減檔案內容管理的成本
在過去的傳統檔案內容管理模式中，一直使用粗放型模式使得檔案管理需要大量的人力及辦公資源，致使管理成本大幅較高，不利于企業科學管理的方針實施。而數字化檔案內容管理則使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，摒棄了過去需要把檔案資料分類存放和建立大量的檢索工具的模式。
（二）優化檔案內容管理的工作效率
檔案內容管理的工作在過去的傳統模式中，需要大量的人力物力，相對繁瑣，且極具細致，不能有半點差錯。而數字化管理則極大的減輕了人力的使用，首先在檔案內容的收集過程中，傳統的檔案管理模式使得管理人員在進行檔案信息收集時，受各種因素的影響，并不能快速、有效、全面的將檔案信息收集起來，這對檔案管理、利用造成很大的影響。實現檔案數字化管理后，檔案管理人員能在足不出戶的情況下，快速、高效、全面的完成檔案信息收集，這極大的提高了檔案信息收集效率。
其次，由于檔案內容數字化管理對工作時間和地點的要求降低，檔案文件能通過解碼、編碼的手段變成數字檔案，存儲在一個小小的硬盤里面，所有的電子檔案信息都能夠進行復制、或者整理，可以在不同的地方與時間里對想了解的內容進行查閱，管理人員通過網絡系統進行檔案立卷、編目、原文掛接，并且能打印出全引目錄、卷內目錄、原文內容，整個過程十分簡單，極大的提高管理人員的工作效率。而檔案內容的查閱過程也變得非常便捷，通過網絡進行對資料關鍵詞的檢索、模糊搜索，查閱相關目錄，直接調閱原文，原文直接打印。極大的優化了檔案內容管理的工作效率。
（三）加大了檔案內容的信息開發
在傳統的檔案內容管理中，管理人員需要對檔案進行分類整理，并且只有保證檔案的完整性，才能為檔案信息的查詢使用提供方便，實現檔案內容數字化管理后，管理人員可以將各種檔案內容存儲在計算機硬盤中，電子檔案經過立卷后，使用者在利用檔案信息時，只需要將關鍵詞輸入檢索工具中，就能將所有信息顯示出來，不僅能供使用者利用，還能幫助使用者對某些問題進行深層次探索，這就極大的提高了檔案信息的開發度。
【關鍵詞】數字化 城建 檔案館 建設
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：
一、前言
城建檔案信息化，是啟動信息化工作之前應明確的問題。目前理論界對此并無系統的分析研究，也無明確統一的結論。作者認為，圍繞城建檔案的任何管理工作都是為了“利用”這一最終目的，利用是檔案管理工作的價值所在。那么，城建檔案信息化就是在新的時代背景下，為了達到有效利用城建檔案信息資源的目的而進行的系列的綜合的科學的管理工作。具體來說，城建檔案信息化是指：通過運用現代信息技術，配置城建檔案計算機輔助管理的基礎設施，建立和完善城建檔案信息資源庫，依據城建檔案信息化的規范體系，以城建檔案網絡為平臺，依托高素質的信息人才 ,提供優質服務的動態的系統化的管理工作。
二、建設數字化城建檔案館的必要性
隨著科學技術的發展和信息時代的到來，數字化概念正逐漸融入城市建設的各個領域。城市建設包括土地管理、城市規劃、環境保護等多個方面，城建檔案作為城市建設和管理過程中直接形成的真實記錄，蘊藏著豐富的信息資源。城建檔案館作為一個城市建設信息中心的基地，主要負責接受和保管城市建設中具有保存價值的文字、圖表、照片、錄像等各種載體的檔案和有關資料，并將接收入館的各種城建檔案資料進行分類、整理、分析，為數字城市建設提供真實可靠的檔案信息。但是隨著科技的進步，城建各部門在城市建設、管理中產生了各種檔案，除了傳統載體的檔案之外，還有大量的計算機輔助設計技術、電子地圖等產生的電子文件，我們不能再按原來的方式去整理、保存這些新形式的城建檔案。因此為了提高城市建設的時效性以及適應網絡化的需要，必須加快數字城建檔案館的建設。
二、數字化城建檔案館的優點
數字化城建檔案館與傳統城建檔案館的最大區別就在于它是一個數字化的信息系統，數字城建檔案館的建立具備適應社會需求的特殊優勢，因此決定了它將彌補傳統城建檔案館的不足而長期存在。
1、在城建檔案信息資源建設方面
數字城建檔案館可與覆蓋全社會各領域包括科技、文化、醫療、電子商業等信息數據庫建立互聯關系，為進一步豐富傳統檔案館館藏提供線索和可能。
2、在城建檔案信息的加工方面
傳統城建檔案館館藏信息經過數字化加工處理，成為數字檔案館信息資源的核心組成部分，并生成適合機檢、機讀的信息目錄和檔案參考資料，數字城建檔案館還可以將經數字化的深層次編研成果融入數字信息資源庫，并在網上，為人們提供快捷的服務。
3、在城建檔案信息資源的開發利用方面
數字城建檔案館可以憑借網絡優勢，實現信息資源共享。
三、建設數字化城建檔案館要改變固有的工作模式
1．改變城建檔案保管方式
由于數字化城建檔案載體的特殊性，保管工作不同于紙質檔案的“六防”工作，而是要注重檔案設備安全和信息安全兩方面．設備安全應當在設備制造、系統安裝和應用軟件配置時考慮．主要地抵御自然災害和突發事件等。而信息安全則需要一系列措施給予保證．保證數字檔案的可讀性和可利用性，對設備更新情況進行跟蹤，在出現不兼容或不可讀取等問題之前就應將舊載體上的數字文件轉換到新載體上，同時，為防止信息丟失，被非法更改等，尤其在網絡環境中，更應該注意共享和保密．邏輯性處理與物理存儲等問題。
2．改變城建檔案利用方式
城建檔案信息網絡的成熟運用，為數字化城建檔案館提供了極好的網絡環境，也為開展城建檔案信息個性化服務提供了良好的條件。未來城建檔案利用服務的主要方式將不再是提供物理存在的實體．而是指引終端用戶通過網絡獲得存儲在檔案館庫的數字化信息。只要城建檔案編制與城建檔案檢索采用同一系統軟件．將檔案內容用一定的格式固定下來．再進行分類．歸檔、編號等管理．在編制檢索時隨機調出，組成各種不同類型信息檢索工具．通過網上開展電子檢索服務，從而方便地互傳、互換信息。可使任何一位利用者不受時間、穿梭問的限制，在任何地點只需有一網的電腦，即可進入城建檔案管理查詢自己需要的信息。這種網上利用服務的開展．將會使城建檔案工作進入一個嶄新的工作環境，進入一種良性循環狀態。
四、數字化城建檔案館建設要點
城建檔案管理數字化是城建檔案管理工作的重大變革，涉及城建檔案管理工作的各個方面。建設數字化城建檔案館的首要工作是做好總體規劃，通過規劃確定近期、中期和遠期目標以及實現這些目標須具備的條件，并隨著工作的進展不斷對規劃目標進行調整。筆者認為，有以下幾點問題需要注意：
1、城建檔案管理數字化是城市經濟發展、技術進步和用戶需求等諸多因素共同推動的結果
確定目標的依據是社會大環境和潛在的需求，弄清社會需求是非常關鍵的，另外要研究、掌握數字化發展的規律，避免主觀性、盲目性，防止目標過低或不切實際追求過高的目標。
2、城市發展的數字化進程是一個社會發展進步的長期過程
像任何科學技術進步一樣都是由淺人深、從簡單到復雜的不斷變化的過程。建設數字化城建檔案館也是從低到高逐步發展的，是一個逐步深入、逐步擴展的過程，不是完成目錄檢索、掃描幾套地形圖就能實現的。城建檔案數字化是一個長期的、持續發展的、不斷完善的一個艱巨工作。數字化城建檔案館要通過城建檔案信息系統建設、應用和系統的不斷完善來實現，信息系統建設工作主要包括館內局域網的建設，與政府網的連接，以及國際互聯網的利用；檔案管理軟件的開發或商品軟件的選用；數據庫的建設和信息資源研發；標準體系的建立；專業技術人才隊伍的建設、管理方式和工作方式的優化和規范化；館藏各種不同載體檔案的數據處理、存儲設備配置和系統運行維護等工作。系統建設工作的第一步是系統方案設計，主要內容是根據數字化工作的總體規劃確定系統的基本組成和結構框架，再根據現時的技術、人員、資金等基礎條件確定系統建設的階段目標，制定可行的實施計劃。系統方案設計工作應注意以下幾點：
(1)系統開發建設不但是一個技術過程，同時更是一個管理過程，是一項綜合性的、技術含量較強的工作。所以，在進行系統建設時，應根據本館資金情況、技術力量等各方面去考慮。落實資金是首位，其次要配備好研發團隊技術力量，可采取館內業務骨干與外聘專業技術人才相結合的方式配備好研發團隊。
(2)系統開發建設的目的是為了使用，要把系統的實用性放在第一位，對內服務于檔案管理人員，對外服務于社會公眾。本著這一理念，研發系統時應以實用為首選，切不可盲目追求過大、過強，要切合本館實際工作水平，以方便使用、簡便易學為目標。
(3)系統開發建設最好一個省份統一標準，全省使用統一軟件，這樣使用、維護會各方便。各館可以整合資金、技術人才，合力研發，這樣即節省人力、物力、財力，也方便日后工作。
(4)系統建設和應用是一個滾動的過程，不可能一步到位，要按照系統建設自身的客觀規律辦事，循序漸進，不斷修訂，不斷完善。不必追求最高、最新的技術，應采用成熟、可靠的技術，借鑒、學習一些起步較早、數字化建設比較成熟省份的先進經驗，使研發的軟件系統能夠真正做到切合實際、便于維護、簡便易學、方便使用。
結論
數字化城建檔案館的建設不會一蹴而就，它要求我們城建檔案工作者不懈的努力、進取、創新，不斷的追求、完善。相信隨著信息時代的飛速發展，城建檔案事業定會蓬勃發展，數字化城建檔案館的目標必會實現。
【參考文獻】
關鍵詞 數字檔案館 信息資源 質量管理
中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A
我國在數字檔案館信息資源研究的方向上，具有以下特點：
對數字檔案館的理論研究主要是關于數字檔案館信息資源、資源建設、資源管理、資源服務、資源共享、信息鑒定、知識產權等，但是對數字檔案館信息資源的質量管理卻鮮有涉及。
一、數字檔案館信息資源建設。
（一）數字檔案館資源建設概念。
張志云認為：數字檔案館信息資源具有狹義和廣義之分。廣義意義上的數字檔案館是指納入數字檔案館建設范疇的一切信息資源，包括數字化的檔案信息資源、其他相關信息網絡上的檔案資源以及與數字檔案館相關的人員信息、技術信息、信息系統等；狹義意義上的數字檔案館信息資源僅指數字化的檔案信息資源及與之相關的其他信息網絡上的檔案信息資源等。從國內已有的研究成果來看，大部分學者采用廣義的數字檔案館信息資源概念。
（二）數字檔案館實體資源建設。
一般認為，數字檔案館信息資源的來源主要包括館藏傳統檔案的數字化、電子文件的歸檔和網絡信息資源的采集三個方面，張立新，劉雁則提出：還應包括專業的數字檔案館信息資源庫產品。
（三）數字檔案館智能信息系統建設。
張志云主張采取超媒體數據庫方式進行數字檔案館信息組織，且認為信息組織的內容包括信息資源的描述、信息資源的序化和信息資源的整合。康粟豐、何嘉蓀則認為：對集中式和分布式存儲的具有多樣性、異構性的電子文件進行集成管理并且確保其長期有效；數字檔案館還應具備強有力的、能夠建設專題檔案信息資源庫和進行管理的編研工具；對電子文件保管處置的業務流程進行智能化處理；實現對分布式、異構信息資源的跨庫檢索；以用戶為中心的網絡信息服務。總之，數字檔案館應是具備“收集、管理、存儲、利用”等功能的數字檔案智能信息系統，實現檔案管理各業務環節的自動化、網絡化。
二、檔案質量管理的定義、特點及內容
國內學術界對質量管理在檔案領域的研究主要集中在傳統檔案方面，對于檔案質量管理的定義和特點、檔案質量管理的內容等方面論述較為豐富。
（一）檔案質量管理的定義及特點。
檔案質量管理，是全體檔案人員參加的，以科學方法為手段，充分發揮科學管理和專業技術的作用，建立一套貫穿于檔案形成全過程的質量保障體系，從而保證高質量的檔案管理。
檔案質量管理的特點已取得一定共識，一般認為包括全體人員參加、全過程控制和科學的手段三個方面。
（二）檔案質量管理的內容。
檔案質量管理應包括檔案質量策劃、檔案質量控制和檔案質量改進；同時應包括提前介入機制、事中控制機制和竣工檔案的編制與驗收。
三、數字檔案管理的現狀
從這些現有研究成果來看，盡管對數字檔案館信息資源質量管理的研究已經有一些零散的研究成果，但從總體上來看，目前國內外在此方面的研究仍處于探索階段，尚未形成系統的數字檔案館信息資源質量管理思想、理論和方法，具體表現在：
（一）數字檔案館信息資源建設重視了量的積累，忽視了信息質量建設。
數字檔案館的的最終目的就是通過信息資源共享，為用戶提供高質量的信息服務，它將通過數據整合、加工、信息服務項目創新等最終為用戶提供服務，故需要提高數字檔案館的信息質量，加強質量控制的手段和方法，使合適的信息在合適的時候以合適的方式傳遞給合適的用戶，從而最終實現信息價值。否則，數字檔案館信息資源只能是一堆信息垃圾。
（二）數字檔案館信息資源質量控制環節薄弱，缺乏有效信息資源質量管理機制。
盡管我國數字檔案館信息生產已具備了一些嚴格的采集、標引、錄入管理規范，但尚沒有信息質量管理機制，缺乏統一的數據交換標準、規范、質量控制和信息服務體系。另外，在實際工作中，由于缺乏標準化和數字化的處理和相應的傳播手段，造成信息資源的準確性、可靠性差，使大量的信息資源無法被用戶便捷獲取，從而影響了數字檔案館信息資源的有效利用。
（三）數字檔案館信息資源建設的法規制度建設滯后，缺乏信息資源質量管理的執行依據。
數字檔案館信息資源在數據生產過程中確實信息質量指導的政策法規，數據產出的形式及容差別很大，導致信息資源質量良莠不齊，許多重要信息資源不能得到有效處理、整合，造成數據資源共享難、集成難。因此，有必要對數據公開與保密、采集、與儲存、共享交換、信息質量監督等方面制定相關管理法規和制度，缺乏這些操作層面的規則容易使信息資源建設無法可依，缺乏信息質量控制的執行依據，影響信息質量監督實施效力。
參考文獻：
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[5]呂元智.數字檔案館信息資源建設管理研究.武漢大學碩士論文.2004
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“數字圖書館”是用數字技術處理和存儲各種文獻類型的圖書館。是以智能化、個性化用戶服務為中心的信息資源管理系統。具有跨庫檢索、信息資源共享功能，同時具有數字資源、網絡服務和特色技術三方面特征。
教育部《教育信息化十年發展規劃（2011—2020）》和《江蘇省教育信息化五年發展規劃》中明確要求到2015年要達成“基本建成人人可享有優質教育資源的信息化學習環境”“基本實現寬帶網絡的全面覆蓋”“教育管理信息化水平顯著提高”“信息技術與教育融合發展的水平顯著提升”的目標。在此背景下學校圖書館被賦予更加豐富的功能內涵。近年來，借鑒其他高校的經驗，我們在數字化圖書館建設方面做了如下探索。
1 建設技術先進、兼容性較強的數字化圖書館平臺（圖1）
經過近幾年的建設和發展，本校圖書館數據庫從無到有，從少到多，已初具規模，基本能夠滿足師生的需求。其內容包括“學前教育理論文獻”“學前多媒體教學資源”“兒童文學故事”“教育科研文獻”等數據文獻資源，同時也購買了“知網”“讀秀”等數字資源庫資源。紙質文獻通過技術處理轉換成為數字資源。文獻全部采用Adobe Acrobat的PDF格式來進行制作，能夠最大程度地模擬真實紙質圖書的外觀，使學生在閱讀時，紙質圖書感很強。
2 有效利用數字化圖書館平臺，建立學前教育學科知識資源庫
徐州幼兒師范高等專科學校面向教學與學科建設，以用戶為中心，以資源為基礎，以技術為手段，整合各類資源，建立起了學前教育學科知識資源庫。其結構與功能如圖2所示。
學前教育數字化課程資源庫的分類
第一類：多媒體教學資源（信息資源開發室），如動畫教材、教學音頻、視頻、PPT課件等。
2～3歲是幼兒想象力萌發階段，幼兒在這個年齡喜歡的內容有交通工具和各種動物的故事、充滿美麗幻想的傳說故事，數字圖書館為這個階段年齡幼兒配備了動畫教材；4～5歲是幼兒性格開始形成的重要時期，幼兒在這個時期喜歡描述完整故事的畫冊，內容充滿快樂、友愛、幽默，既明快又有趣，四五歲的幼兒對喜怒哀樂是非常敏感的，也開始辨別善惡，通過視頻讓幼兒認識人類的各種生活態度，對事物的思維方法、感覺方式等。
第二類：學前教育理論文獻，包括學前衛生學、學前心理學、學前教育學、學前兒童教育活動設計、學前教育史、幼兒園管理、學前兒童教育研究、幼兒園游戲、蒙臺梭利教育理論、0～3歲親子教育、育嬰師培訓輔導等。
第三類：教育科研文獻，科研成果、研究報告、會議論文、重點學科導師發表的專著或論文、優秀畢業生的論文、課題研究的實驗報告等。
第四類：音樂、美術、舞蹈、技能類書籍。
學前教育數字化課程資源庫的重要作用
1）方便了教師的教學、科研。廣大教師借助學校數字圖書館來查閱所需要的教、科研參考資料。圖書館也免費為他們提供參考咨詢、定題跟蹤、目錄檢索等服務，深受師生歡迎。
2）方便了師生的學習與研究。學校數字圖書館為學校師生提供了豐富的教育教學資源，他們借此獲取到幼兒教育研究的相關資料，大大節省了研究者的時間與精力。如學生在幼兒園教育實習過程中，以某一行為問題兒童為研究對象，撰寫一份“行為問題學前兒童的個案研究”報告。研究者確定了研究課題之后就要查閱與本課題有關的重要文獻，這些文獻在學校圖書館的書籍、報刊、教育檔案、電子信息檢索系統中都能找到。研究者可利用網上數據庫檢索文獻、也可利用目錄索引、文摘、教育網站獲取文獻資料。
3）其他作用。為學校國培、省培、遠程網絡培訓等項目提供支持，方便學員查閱資料，學習網絡課程。如在2012年省級培訓項目中，教師指導學員上網查閱資料，擬定教案，撰寫論文等。2012年國培遠程培訓項目，也安排學員在線學習，完成相關作業。
3 數字化圖書館建設需一定經費支持
依托學校現有公共基礎設施，建設數字化圖書館所需經費，如表1所示。
數字化圖書館建設首先考慮的就是經費問題。這其中包括3個方面：一是網絡設施、設備等硬件建設經費，網絡設施的建設是圖書館數字化建設的前提和基礎，設備的配置是圖書館數字化建設的重要保證；二是數字化文獻資源建設經費，用于購買電子圖書、各類數據庫、紙質文獻資源數字化及特色館藏建設等；三是安全防范，如安全防范系統的購置等。以上所列均為數字化圖書館建設的基本需求。
4 人員素質
數字化圖書館建設對圖書館員提出了更高的要求，館員應具備更加寬廣的知識結構和應用能力，要有良好的道德意識和強烈的責任意識。數字化圖書館的建設是一個長期而艱辛的工作，它需要全體館員的共同努力來完成，僅憑一人之力或各自為政是無法實現的，需要培育一支精誠協作、優勢互補的館員隊伍。
參考文獻
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