時(shí)間：2023-05-19 17:50:55
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理的特點(diǎn)，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
1、高校檔案管理的社會(huì)性。高校是出人才、出科研成果的地方，歷史使命決定了高校與社會(huì)的廣泛聯(lián)系。高校所招收的學(xué)生來自于社會(huì)，又在畢業(yè)后走向社會(huì)。近百年或十幾年的教學(xué)過程中，學(xué)校積累了造就培養(yǎng)人才全過程的檔案材料，反映了學(xué)生的學(xué)業(yè)、學(xué)歷、文體生活以及思想修養(yǎng)、政治素質(zhì)等方面情況。高校的科研課題、技術(shù)產(chǎn)品設(shè)計(jì)對(duì)象都是選自社會(huì)，產(chǎn)生的成果服務(wù)于社會(huì)。高校保存了國(guó)家和相關(guān)單位科研項(xiàng)目試驗(yàn)、試制全過程的檔案材料，還包括已經(jīng)應(yīng)用于社會(huì)的科研成果鑒定、技術(shù)專利、技術(shù)轉(zhuǎn)讓，以及新產(chǎn)品招投標(biāo)等若干方面的檔案材料。由此而決定了高校與社會(huì)客觀廣泛的聯(lián)系，所以社會(huì)利用高校檔案是必然結(jié)果和大勢(shì)所趨。
2、高校檔案管理的綜合性。高校在培養(yǎng)人才過程中，有開展教學(xué)活動(dòng)的第一課堂，還有實(shí)習(xí)工廠、研究院所的試驗(yàn)室，此外，學(xué)生還要有針對(duì)性地參加社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)。高校檔案除了具有反映學(xué)校管理的文書檔案之外，還包括教學(xué)活動(dòng)中形成的教育專業(yè)檔案、教職工管理的人事檔案、財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)檔案和科研活動(dòng)中形成的科技檔案，以及產(chǎn)業(yè)檔案、房地產(chǎn)檔案等等。而記述上述各種校務(wù)活動(dòng)的檔案材料，構(gòu)成了高校檔案的綜合性。
3、高校檔案管理的系統(tǒng)性。高校檔案材料形成部門龐雜，形成的檔案載體種類多、數(shù)量大，成為一個(gè)獨(dú)特的檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)包括紙質(zhì)載體檔案、實(shí)物檔案，還包括電子檔案、聲像檔案；除了傳統(tǒng)管理方式之外，還包括虛擬形態(tài)的網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)。多元檔案管理及其形成的一系列文件整理、借閱利用、復(fù)制傳真等管理活動(dòng)，構(gòu)成了復(fù)雜的高校檔案管理的系統(tǒng)性。
4、高校檔案管理的通用性。院校檔案管理活動(dòng)的基本規(guī)律決定了各個(gè)院校各專業(yè)在教育體制、理念，教育方式、方法，教學(xué)內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，以及教學(xué)周期、管理制度等若干方面的共性。因此，記錄和反映這些教學(xué)活動(dòng)的高校檔案和高校檔案管理，也必然存在著共同的特點(diǎn)。某一院校的某一專業(yè)的教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃和教材，不但在同一院校的同一專業(yè)的幾屆同年級(jí)的教學(xué)活動(dòng)中可以連續(xù)使用多年，而且還可以在不同院校相同專業(yè)的同年級(jí)教學(xué)中相互借鑒，或直接加以利用。隨著我國(guó)高教事業(yè)不斷發(fā)展進(jìn)步，教學(xué)改革不斷深化，教學(xué)與世界接軌的步伐不斷加快，那么，某些教學(xué)理念，管理體制等宏觀管理活動(dòng)，不僅在某一個(gè)國(guó)家之內(nèi)，甚至在全世界范圍之內(nèi)，也可以相互借鑒，相互使用。所以，高校檔案管理的通用性，就是高校檔案管理活動(dòng)的一大典型特征。
5、高校檔案管理步入市場(chǎng)而產(chǎn)生的競(jìng)爭(zhēng)性。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的完善，從客觀上決定了高校各項(xiàng)管理活動(dòng)必須與市場(chǎng)接軌，必須逐步適應(yīng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)格局這一局面。檔案管理屬于高校管理活動(dòng)的一部分，在高校以市場(chǎng)需求為導(dǎo)向而培養(yǎng)各類人才，高校教育與社會(huì)人才市場(chǎng)良性互動(dòng)的發(fā)展過程中，學(xué)生檔案信息資源必然為社會(huì)所需，必須與人才信息數(shù)據(jù)庫(kù)相銜接。在學(xué)校科研活動(dòng)緊密圍繞國(guó)家科研項(xiàng)目與應(yīng)用技術(shù)試產(chǎn)開發(fā)過程中，在高校與企業(yè)“產(chǎn)學(xué)研”強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)手運(yùn)作中，高校科研產(chǎn)品、技術(shù)發(fā)明專利又將成為科技市場(chǎng)的“熱手貨”。高校科研檔案信息將按照市場(chǎng)準(zhǔn)入法則，逐步步入市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)領(lǐng)域。這是高校檔案管理工作發(fā)展的大勢(shì)所趨。
我們探討高校檔案管理特點(diǎn)，就是為了發(fā)現(xiàn)和掌握高校檔案管理工作的發(fā)展規(guī)律，更好多更快地發(fā)揮高校檔案的社會(huì)作用，更好地為本校及全社會(huì)服務(wù)。
二、高校檔案管理產(chǎn)生的作用
1、在教育評(píng)估方面的作用。開展高等教育評(píng)估是提高高校教育質(zhì)量的一項(xiàng)重要舉措。然而，評(píng)估教育質(zhì)量與檔案利用密不可分。豐富系統(tǒng)的檔案材料，全面準(zhǔn)確的檔案信息，是高校開展教育評(píng)估工作的基礎(chǔ)和依據(jù)。無論評(píng)估工作日程安排、評(píng)估內(nèi)容、操作程序、指標(biāo)確定，最終都憑借大量的檔案材料，才能對(duì)一個(gè)高校作出全面、公正、準(zhǔn)確地評(píng)估。
2、在教學(xué)改革中的作用。高等教育體制改革、教學(xué)改革、高校教職工隊(duì)伍管理改革是普遍的、越來越深化的、涉及我國(guó)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重大活動(dòng)。不管改革從哪一方面下手，進(jìn)行到何種程度，取得何種成果，都與高校檔案和高校檔案管理水平密切相關(guān)。比如，全國(guó)教育資源的整合配備，高等教育發(fā)展規(guī)劃的制訂，某些高校撤并、重新組合，乃至某一高校的專業(yè)增加或更新；課程設(shè)置、教學(xué)計(jì)劃安排、師資隊(duì)伍建設(shè)、教學(xué)管理等方面改革，都是形成檔案與利用檔案之過程。而上述改革都需要在依靠檔案信息和檔案數(shù)據(jù)，在總結(jié)經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上的方案論證、修改，以確保改革穩(wěn)步推進(jìn)和最終成功。
3、在科學(xué)研究工作中的作用。高校為培養(yǎng)出社會(huì)急需、專業(yè)對(duì)口、就業(yè)率高的人才，離不開科研工作。一所高校能否具備高精尖科學(xué)研究水平，也是衡量該校教育水平、教育質(zhì)量的重要標(biāo)準(zhǔn)。高校科學(xué)研究工作首先得力于本校科技檔案的利用。科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力。科技檔案是具有潛在利用價(jià)值的生產(chǎn)力要素。充分發(fā)掘利用高校科技檔案資源，將高校科技檔案中的先進(jìn)科技成果，直接為發(fā)展高校科學(xué)研究工作，為積累高校科技實(shí)力，為國(guó)家科技發(fā)展、經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)進(jìn)步服好務(wù)，與企業(yè)合作，走出一條產(chǎn)學(xué)研良性互動(dòng)的廣闊大道，都依賴于高校科技檔案價(jià)值的全面、系統(tǒng)與深入發(fā)揮。
關(guān)鍵詞：英國(guó)高校檔案；檔案管理；謝菲爾德大學(xué)；特點(diǎn)
Abstract：Taking the university of Sheffield，this paper introduced significant
characteristics of British university archive management. The main characteristics are unconsolidated archives management system， multiple archives source of fund， rich archives original manuscript， advanced archives management technology， high quality archives service and strict archives borrowing regulations， etc. In our country， college archives departments should on the basic of their own advantages， learn the advanced experiences from British university， and promote the development of our university archives cause in the future.
Keyword： British University Archive； Archives Management； The University of Sheffield； Characteristic
2012年7月8日至24日，作為鹽城師范學(xué)院赴英考察培訓(xùn)團(tuán)成員，我在考察牛津大學(xué)、劍橋大學(xué)、曼徹斯特大學(xué)、愛丁堡大學(xué)、謝菲爾德大學(xué)和謝菲爾德哈勒姆大學(xué)等高校教育管理的同時(shí)，重點(diǎn)考察了英國(guó)高校的檔案管理，其中，深度考察了謝菲爾德大學(xué)的檔案管理情況。
1 松散的檔案管理體制
英國(guó)檔案管理體制是典型“分散式”類型，沒有全國(guó)統(tǒng)一的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)機(jī)構(gòu)。英國(guó)高校中，除劍橋大學(xué)設(shè)立檔案中心，牛津大學(xué)、利物浦大學(xué)、格拉斯哥大學(xué)等少數(shù)高校設(shè)立檔案館外，其他高校沒有統(tǒng)一的檔案管理機(jī)構(gòu)，檔案分散在其他機(jī)構(gòu)中。
謝菲爾德大學(xué)（University of Sheffield）是1897年由謝菲爾德醫(yī)學(xué)院（成立于1828年）、港灣學(xué)院（1879年）與謝菲爾德技術(shù)學(xué)院（1884年）等3所謝菲爾德地方學(xué)院合并而成“謝菲爾德大學(xué)學(xué)院”，后于1905年獲得皇家特許狀，晉升為“謝菲爾德大學(xué)”。該校以其一流的教育及研究成果在英國(guó)享有盛譽(yù)，共出過4名諾貝爾獎(jiǎng)金獲得者。其杰出的科研成果吸引了來自海內(nèi)外眾多的學(xué)生，學(xué)校目前擁有在校生25000多名，其中，包括來自120多個(gè)國(guó)家的3400多名海外學(xué)生。謝菲爾德大學(xué)的檔案有多家機(jī)構(gòu)管理，主要有兩個(gè)機(jī)構(gòu)，即信息與計(jì)算服務(wù)中心（Corporate Information and Computing Services ）和圖書館。行政檔案由隸屬于信息與技術(shù)服務(wù)中心的檔案室管理，學(xué)生成績(jī)、試卷等教學(xué)檔案以及財(cái)務(wù)檔案等由隸屬于信息與技術(shù)服務(wù)中心的記錄室管理，手稿、論文等和英國(guó)全國(guó)游樂檔案分別由圖書館的特藏檔案室和游樂檔案室管理。游樂檔案室中，館藏范圍不局限于謝菲爾德大學(xué)或謝菲爾德市，而是面向全英。游樂檔案室收藏有大量歷史上英國(guó)跑馬場(chǎng)的海報(bào)、圖片、畫冊(cè)、圖書、報(bào)紙、期刊和文件等，其中，有不少是19世紀(jì)的游樂檔案。謝菲爾德大學(xué)的行政檔案室、記錄室、手稿室和游樂檔案室等各檔案機(jī)構(gòu)之間沒有上下隸屬關(guān)系，也無法定業(yè)務(wù)往來。但這些分散的檔案機(jī)構(gòu)并不影響謝菲爾德大學(xué)各類檔案的收集和保存，各檔案機(jī)構(gòu)分工協(xié)調(diào)，管理有序，確保了各類檔案的收集齊全和完整。
2 多元的檔案資金來源
英國(guó)高校的檔案經(jīng)費(fèi)與高等教育經(jīng)費(fèi)一樣，主要來自政府撥款和社會(huì)捐贈(zèng)。由Ross-CASE委托英國(guó)國(guó)家社會(huì)研究中心（NationalCentreforSocialResearch）進(jìn)行的調(diào)查顯示，在2008～200年度，英國(guó)大學(xué)所收到的慈善基金總數(shù)為5.32億英鎊。在所有英國(guó)大學(xué)中，牛津大學(xué)和劍橋大學(xué)獲得捐贈(zèng)最多，超過所有捐贈(zèng)的一半。另外，在羅素集團(tuán)（RussellGroup）下的一流研究類大學(xué)得到的捐贈(zèng)占捐贈(zèng)總額的24%。[1]
與一流名牌大學(xué)收到的捐贈(zèng)相比，一些二流大學(xué)和一般院校所獲得的捐贈(zèng)數(shù)量有限、杯水車薪。80%的捐贈(zèng)人都是已經(jīng)離開學(xué)校的畢業(yè)生。作為羅素集團(tuán)（RussellGroup）下的謝菲爾德大學(xué)的檔案經(jīng)費(fèi)同樣來自學(xué)校行政經(jīng)費(fèi)和社會(huì)捐贈(zèng)。2010年，英國(guó)聯(lián)合政府上臺(tái)后，大幅度削減高校經(jīng)費(fèi)，高校的辦學(xué)經(jīng)費(fèi)顯得越來越緊張，檔案管理經(jīng)費(fèi)也遭到相同厄運(yùn)。謝菲爾德大學(xué)平均每年的研究經(jīng)費(fèi)超過7000萬英鎊，但檔案經(jīng)費(fèi)沒有具體的規(guī)定，根據(jù)實(shí)際情況而定，除捐贈(zèng)指定用于檔案經(jīng)費(fèi)外，學(xué)校行政投入的檔案經(jīng)費(fèi)每年都在縮減。謝菲爾德大學(xué)在考慮本國(guó)學(xué)生學(xué)費(fèi)上漲的同時(shí)，不得不呼吁社會(huì)人員和校友積極捐贈(zèng)，提供辦學(xué)經(jīng)費(fèi)。
【關(guān)鍵詞】科研檔案；管理；科研工作；創(chuàng)新
科研檔案是指一些科研部門、科研人員在從事科研活動(dòng)中通過各種形式和各種載體記載下的原始記錄材料，是一項(xiàng)重要的信息資源。隨著科技的不斷發(fā)展以及檔案法的頒布和實(shí)施，為檔案信息資源的共享和傳播流通提供了便利的條件，同時(shí)，科研檔案管理的體制得到了健全和發(fā)展，科研檔案的收集、管理、整理以及歸檔等工作逐漸被完善，改變了傳統(tǒng)科研檔案管理的被動(dòng)。但是，在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，科研檔案的材料不夠完整、系統(tǒng)，特別是缺少關(guān)于技術(shù)開發(fā)使用的檔案，在此情況下，有關(guān)人員要從科研活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)入手，對(duì)科研成果、課題研究、人才器械、科研統(tǒng)計(jì)等方面加強(qiáng)檔案管理，實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的系統(tǒng)化、科學(xué)化、信息化和專業(yè)化，提升科研工作效率。新時(shí)期科研檔案管理的關(guān)鍵在于創(chuàng)新，因此，有關(guān)人員要加強(qiáng)科研檔案的管理創(chuàng)新。
1．科研檔案的特點(diǎn)
1.1系統(tǒng)成套性
科研活動(dòng)具有一定的規(guī)律性，它的進(jìn)行是一個(gè)環(huán)節(jié)接著一個(gè)環(huán)節(jié)，因此，其形成的科研材料不是一些沒有聯(lián)系的文件材料，而是具有系統(tǒng)聯(lián)系的文件組合。科研檔案其中包括科研計(jì)劃、依照科研計(jì)劃制定出的具有依據(jù)性材料、論證材料以及課題成果的總結(jié)鑒定材料。
1.2專業(yè)性
科研項(xiàng)目涉及的范圍和內(nèi)容廣泛，既包含自然科學(xué)，也包含人文科學(xué)。科研材料中包含了不同科學(xué)的內(nèi)容，對(duì)各種物質(zhì)和現(xiàn)象的規(guī)律、特點(diǎn)進(jìn)行了總結(jié)，具有很強(qiáng)的科學(xué)性。科研檔案材料要對(duì)這些科學(xué)規(guī)律進(jìn)行準(zhǔn)確的反映，因此就要求其具有一定的專業(yè)性。
1.3階段性
不同學(xué)科之間形成的科研檔案材料不同，但是都會(huì)隨著發(fā)展顯示出不同的階段特征，都會(huì)經(jīng)歷從準(zhǔn)備、實(shí)驗(yàn)、總結(jié)到應(yīng)用的階段，因此，科研檔案的歸檔工作具有階段性的特點(diǎn)。
2.科研檔案管理存在的問題
2.1對(duì)科研檔案材料的重視程度不同，科研檔案管理不完整
科研檔案材料主要分為成果性材料、過程性材料和原始性材料。現(xiàn)階段的科研檔案管理對(duì)這三種材料的重視程度不同，大多比較重視成果性材料，輕視原始性和過程性材料。科研檔案系統(tǒng)中對(duì)總結(jié)性、鑒定性、成果性材料的涉及內(nèi)容比較多，而對(duì)一些原始材料記錄、具體的計(jì)算數(shù)據(jù)、設(shè)計(jì)文稿等方面的材料涉及較少，使得科研檔案管理不具有完整性和系統(tǒng)性。
2.2科研檔案中涉及的一般性材料多，技術(shù)性材料少
科研成果獲得的關(guān)鍵材料應(yīng)該是技術(shù)性材料，技術(shù)性材料是科研人員解決科研問題、進(jìn)行科技創(chuàng)新的重要材料，集中了科研人員的創(chuàng)新思想和創(chuàng)新方法，它的歸檔有著重要的現(xiàn)實(shí)意義，但現(xiàn)階段的科研檔案歸檔材料多是一些一般性材料，缺乏一定的技術(shù)性材料。
2.3科研檔案中涉及的紙質(zhì)材料多，其他形式的材料少
科研工作中對(duì)于一些物理現(xiàn)象的記錄不能采用紙張完成，會(huì)使用到一些磁帶、硬盤、照片等，但是，現(xiàn)階段的科研檔案歸檔材料中大多是紙質(zhì)材料，缺乏對(duì)其他形式材料的歸檔。
2.4科研檔案中歸檔材料記錄不規(guī)范
現(xiàn)階段科研檔案中的一些工作人員不具備專業(yè)的檔案歸檔意識(shí)，常用三色筆進(jìn)行檔案的書寫，對(duì)檔案書寫的紙張沒有統(tǒng)一的規(guī)格，對(duì)于檔案的音頻文件處理不夠清晰明確。另外，由于一些檔案原件的份數(shù)有限，在檔案的調(diào)動(dòng)方面只能進(jìn)行復(fù)印處理，在復(fù)印的過程中對(duì)原檔案材料帶來了損壞，減少了檔案的使用壽命。
3.科研檔案的管理創(chuàng)新
3.1意識(shí)創(chuàng)新
隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科研檔案的管理發(fā)生了改變，這就需要相關(guān)人員加快轉(zhuǎn)變自身的管理觀念，不斷更新管理思維，增強(qiáng)管理的現(xiàn)代化意識(shí)，實(shí)現(xiàn)意識(shí)創(chuàng)新。意識(shí)創(chuàng)新的實(shí)現(xiàn)需要加強(qiáng)三個(gè)方面的意識(shí)。
3.1.1加強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)
加強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)需要科研檔案管理人員更新管理觀念，形成科研檔案管理的現(xiàn)代化管理理念，解放思想，實(shí)事求是，科學(xué)思想指導(dǎo)下實(shí)現(xiàn)對(duì)不合時(shí)展觀念、做法的摒棄。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)科技的認(rèn)識(shí)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代科技在科研檔案管理中的應(yīng)用，通過實(shí)踐不斷總結(jié)新的經(jīng)驗(yàn)和方法，實(shí)現(xiàn)科研檔案管理工作在制度、理論、技術(shù)等方面的創(chuàng)新。另外，要加強(qiáng)管理意識(shí)，建立科研檔案管理的長(zhǎng)期實(shí)行機(jī)制，增強(qiáng)管理人員的責(zé)任心和熱情。
3.1.2加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)
服務(wù)意識(shí)是科研檔案管理的一個(gè)重要方面，因?yàn)椋蒲袡n案的管理是為科研人員服務(wù)的，服務(wù)質(zhì)量的好壞對(duì)科研人員的工作有著直接的影響，因此，科研檔案的管理人員要樹立檔案管理的服務(wù)意識(shí)。首先，科研檔案管理的工作人員要通過對(duì)新形勢(shì)下科研檔案管理規(guī)律、特點(diǎn)、要求的分析，充分發(fā)揮科研檔案管理工作的信息和資源優(yōu)勢(shì)，從而實(shí)現(xiàn)科研檔案管理對(duì)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的服務(wù)。其次，科研檔案管理的工作人員要不斷更新服務(wù)理念，加強(qiáng)服務(wù)的積極主動(dòng)性，改變?cè)袉我弧⒈粍?dòng)的服務(wù)形式，形成主動(dòng)、多樣的服務(wù)形式。最后，科研檔案管理的工作人員要不斷開拓檔案管理的服務(wù)領(lǐng)域、深度以及廣度，順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)多元化的服務(wù)趨勢(shì)。
3.1.3加強(qiáng)利用趨勢(shì)
科研檔案的建立和管理就是為了被人們利用，因此，實(shí)現(xiàn)科研檔案的利用率是科研檔案管理工作的目標(biāo)之一，要不斷加強(qiáng)檔案的利用，從而實(shí)現(xiàn)科研檔案的經(jīng)濟(jì)、社會(huì)等效益。首先，要實(shí)現(xiàn)檔案的創(chuàng)新化利用，將靜態(tài)的檔案利用轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)的檔案利用。其次，要加強(qiáng)科研檔案的信息開發(fā)，將科研檔案信息開發(fā)和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求結(jié)合，實(shí)現(xiàn)科研信息資源的大眾化，充分發(fā)揮科研檔案信息在社會(huì)、企業(yè)、人才之中的利用。最后，通過一定的編研形式，并在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下實(shí)現(xiàn)科研檔案信息資源的共享。
3.2科技創(chuàng)新
隨著社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，科研檔案的數(shù)量逐漸增多，社會(huì)各界對(duì)其需求也逐漸增加。而傳統(tǒng)的科研檔案管理手段和方法已經(jīng)不能對(duì)現(xiàn)階段出現(xiàn)的問題進(jìn)行解決，因此，要加強(qiáng)科研檔案管理的科技創(chuàng)新。科技創(chuàng)新主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:
3.2.1實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的現(xiàn)代化
主要是利用現(xiàn)代科技理論、技術(shù)、方法來處理科研檔案管理中的問題，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化和技術(shù)化。同時(shí)，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用還能提升管理工作的效率、增強(qiáng)系統(tǒng)性的管理技術(shù)、實(shí)現(xiàn)科研檔案信息的共享。
3.2.2實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的科研檔案工作管理
實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的科研檔案工作管理首先要實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的數(shù)字化和規(guī)范化建設(shè)，為科研檔案額科學(xué)管理制定不同時(shí)期的規(guī)劃，加強(qiáng)現(xiàn)階段科研檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)。其次，更新科研檔案管理的手段，實(shí)現(xiàn)科研檔案管理由傳統(tǒng)哈向現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)變，提升科研檔案管理的效率和水平，減少科研檔案管理人員不必要的煩勞工作。最后。形成科研檔案管理的局域互聯(lián)網(wǎng)，從而為科研檔案管理的數(shù)字化和規(guī)模化提供保障。
3.3機(jī)制創(chuàng)新
隨著改革開放的進(jìn)行以及社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立，我國(guó)的法律制度逐漸完善，因此科研檔案的管理要加強(qiáng)其法律機(jī)制的創(chuàng)新，逐漸將檔案管理中的法規(guī)和體系滲透在我國(guó)法律建設(shè)中，實(shí)現(xiàn)科研檔案的法制化管理。同時(shí)，要求有關(guān)科研檔案管理者要知法、懂法、用法，真正將法律應(yīng)用到科研檔案管理中，不斷加強(qiáng)科研管理工作的法律約束力。科研檔案管理工作具有系統(tǒng)性、規(guī)范性、完整性和實(shí)效性等特點(diǎn)，伴隨信息化、網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的到來，為了更好的發(fā)揮出科研檔案管理工作的特點(diǎn)，有關(guān)人員和部門要加強(qiáng)機(jī)制的創(chuàng)新。因?yàn)椋蒲袡n案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化等特點(diǎn)是科研管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的保障，也是管理工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)和前提。因此，有關(guān)人員和部門要在充分進(jìn)行調(diào)查和分析的基礎(chǔ)上，通過符合科研檔案管理工作規(guī)律和標(biāo)準(zhǔn)制度的建立來實(shí)現(xiàn)科研檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，保障一切人員按照一定的管理標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行工作，對(duì)科研檔案管理工作的技術(shù)、方法、原則第二個(gè)進(jìn)行科學(xué)規(guī)范，及時(shí)在工作中實(shí)現(xiàn)分類、記錄、復(fù)制，從而為科研檔案的現(xiàn)代化科學(xué)管理進(jìn)行有效保證。
3.4人才創(chuàng)新
人是一切管理活動(dòng)的主體，對(duì)科研檔案管理發(fā)揮著重要的作用，因此，要加強(qiáng)科研檔案管理人才的積極性和主動(dòng)性，提升科研檔案管理人才的能力。同時(shí)，隨著科技進(jìn)步以及其在科研檔案管理中的應(yīng)用，科研檔案管理實(shí)現(xiàn)了管理設(shè)備的現(xiàn)代化、管理手段的多樣化以及管理載體的改革。因此，對(duì)科研檔案管理人員的素質(zhì)提出了更多的要求，要求科研檔案管理人員的能力和素質(zhì)都要進(jìn)一步提高，并要建立一支具有現(xiàn)代科技知識(shí)技術(shù)以及業(yè)務(wù)知識(shí)、富有創(chuàng)新精神、與時(shí)俱進(jìn)的科研檔案管理隊(duì)伍。基于很多科研檔案管理人員素質(zhì)較低、缺乏對(duì)現(xiàn)代化科研檔案管理認(rèn)識(shí)、管理專業(yè)技術(shù)差不重視科研檔案管理工作、科研檔案管理人員身兼數(shù)職等問題，需要加強(qiáng)科研檔案管理人員的素質(zhì)來實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化發(fā)展，從而提升管理效率和水平，促進(jìn)我國(guó)科研檔案管理工作的發(fā)展。新時(shí)代科研檔案管理事業(yè)的發(fā)展，要求科研檔案管理工作者不僅要掌握專業(yè)的檔案管理知識(shí)和簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)操作，還要通過建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的資源共享。這就需要科研檔案管理員工要熟悉掌握現(xiàn)代通訊技術(shù)、辦公室自動(dòng)化、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)等，并要會(huì)使用復(fù)印、光盤儲(chǔ)存、計(jì)算機(jī)檢索、多媒體課件制作等有關(guān)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化手段的科研檔案管理。另外，在人才培養(yǎng)上，基于科研檔案管理工作的專業(yè)化、現(xiàn)代化發(fā)展特點(diǎn)，要求培養(yǎng)具有多學(xué)科技術(shù)綜合能力的人才，要求他們了解現(xiàn)代化的科研檔案管理技術(shù)和手段，不斷加深自我的知識(shí)和技能學(xué)習(xí)能力。除了培養(yǎng)人才現(xiàn)代化的科研管理理念，還要不斷更新科研管理人員的知識(shí)體系，建立一種以需求為導(dǎo)向的培訓(xùn)機(jī)制，從而不斷打造具有現(xiàn)代化管理能力的科研檔案管理隊(duì)伍。
4.總結(jié)
科研檔案管理工作的創(chuàng)新是一個(gè)不斷探索的過程，需要有關(guān)管理人員在思想上充分重視，在行動(dòng)上積極主動(dòng)，在實(shí)踐中開拓創(chuàng)新，從而實(shí)現(xiàn)科研檔案管理工作的與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)發(fā)展需求，實(shí)現(xiàn)其在傳承的基礎(chǔ)上的創(chuàng)新發(fā)展，不斷開創(chuàng)科研檔案管理工作的新局面。
【參考文獻(xiàn)】
［1］龐尊麗.關(guān)于新時(shí)期基層檔案管理模式的思考[J].檔案天地,2011(05)．
關(guān)鍵詞： 公路檔案管理創(chuàng)新
中圖分類號(hào)： X734文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
一、公路檔案管理的特點(diǎn)
(一)轉(zhuǎn)換性。轉(zhuǎn)換性是公路檔案管理過程中的一個(gè)重要特點(diǎn)。由于公路檔案管理中的信息要處于不斷傳遞的動(dòng)態(tài)之中，因此檔案管理的過程中，必須按總的管理目標(biāo)和要求，不斷對(duì)信息進(jìn)行加工、處理，從而使其轉(zhuǎn)換為既方便管理又便于使用的檔案信息。
(二)效益性。在公路檔案管理中，效益性也是其重要特點(diǎn)之一。由于在檔案管理中要耗費(fèi)一定的人力、物力和財(cái)力，這勢(shì)必要求在管理中不但要考慮管理的實(shí)際效用，還要時(shí)刻以取得最大效用為出發(fā)點(diǎn)，即要本著少花錢、多辦事的原則，做到能從多方面提供大量的、有價(jià)值的檔案信息。
(三)總分合性。公路檔案在管理過程中，還存在一個(gè)明顯的特點(diǎn)即總分合性。所謂總分合性，就是從檔案管理的總體出發(fā)，對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行整體規(guī)劃和優(yōu)化；所謂分，是指在把握整體的前提下，將檔案管理科學(xué)的分解為若干個(gè)組成部分或基本要素并據(jù)此進(jìn)行明確分工，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的專業(yè)化、程序化和規(guī)范化；所謂合，主要指在科學(xué)分解的基礎(chǔ)上，按各個(gè)部分特點(diǎn)或各個(gè)要素的特點(diǎn)及要素間聯(lián)系，組織為一個(gè)嚴(yán)密有效的協(xié)作體系。
(四)發(fā)展性。另外，公路檔案管理還有一個(gè)基本屬性是其發(fā)展性。公路檔案管理隨著機(jī)關(guān)、組織、國(guó)家及社會(huì)等的發(fā)展，在不同時(shí)期和不同情況下會(huì)對(duì)檔案管理提出不同的要求。如隨著社會(huì)水平的不斷發(fā)展，檔案管理要求在收集、加工及傳遞上加大技術(shù)含量，這勢(shì)必要求檔案管理系統(tǒng)不斷從手段、方法等方面去改進(jìn)和完善檔案管理體系。
二、公路檔案創(chuàng)新的內(nèi)容
(一)觀念創(chuàng)新是公路檔案管理創(chuàng)新的思想保證
觀念是行動(dòng)的先導(dǎo)，要實(shí)現(xiàn)公路檔案管理的創(chuàng)新，全面履行檔案事業(yè)行政管理和檔案保護(hù)利用兩種職能，必須轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)知識(shí)觀念，迎接知識(shí)經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)。因此公路檔案工作者首先要強(qiáng)化知識(shí)觀念，把檔案管理和知識(shí)管理有機(jī)結(jié)合起來，把檔案館、室變成知識(shí)信息的管理機(jī)構(gòu)。其次，檔案工作者還必須采用現(xiàn)代化管理手段，改變傳統(tǒng)工作方式，提高工作效率。例如：公路事業(yè)在發(fā)展，而公路檔案管理工作卻沿襲著幾十年的管理方法和落后的技術(shù)設(shè)備，根本不能滿足現(xiàn)代管理的需要，所以檔案工作者應(yīng)采用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備強(qiáng)化服務(wù)手段，開拓服務(wù)渠道，以適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的需要，逐步將檔案管理由實(shí)體管理轉(zhuǎn)向信息管理，參與信息市場(chǎng)。
(二)技術(shù)創(chuàng)新是公路檔案管理創(chuàng)新的內(nèi)在驅(qū)動(dòng)力
公路檔案管理的技術(shù)創(chuàng)新包括兩方面內(nèi)容：一是檔案工作者將社會(huì)科技成果創(chuàng)造性地應(yīng)用于檔案管理與保護(hù)，防止檔案損毀，延緩檔案老化；另一方面就是要求檔案工作者針對(duì)檔案工作操作技術(shù)方面存在的弊端和缺陷，研制出新的檔案工作技術(shù)和方法，以提高工作效率和質(zhì)量。因此廣大檔案工作者應(yīng)積極開動(dòng)腦筋，大膽設(shè)想，勤于動(dòng)手，在平凡瑣碎的檔案管理工作中創(chuàng)造出不平凡的業(yè)績(jī)。
(三)管理創(chuàng)新是公路檔案管理創(chuàng)新的重點(diǎn)
公路檔案的管理創(chuàng)新，不僅體現(xiàn)在宏觀指導(dǎo)思想、戰(zhàn)略目標(biāo)、政策制度上，還體現(xiàn)在檔案館、室的微觀管理業(yè)務(wù)上，需要多種因素的有效組合才能實(shí)現(xiàn)。
三、公路檔案創(chuàng)新的措施
(一)加速公路檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化
在信息化時(shí)代，檔案管理在信息收集、傳播及使用等方面都離不開先進(jìn)的信息技術(shù)和科學(xué)的管理手段，公路事業(yè)的不斷發(fā)展，其檔案管理更離不開計(jì)算機(jī)技術(shù)和通訊網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用。
1．建立檔案管理信息庫(kù)。要加速檔案管理的技術(shù)化和網(wǎng)絡(luò)化，
必須要建立和完善檔案管理信息數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣可在很大程度上拓寬信息渠道，快速提供信息服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)國(guó)家對(duì)檔案管理的宏觀調(diào)控。首先，要及時(shí)補(bǔ)充、維護(hù)數(shù)據(jù)信息庫(kù)，對(duì)掃描的材料及補(bǔ)充的數(shù)據(jù)能相互轉(zhuǎn)換，迅速生成各種數(shù)據(jù)表、登記表、審批表等，減少重復(fù)勞動(dòng)，確保檔案信息的管理及時(shí)有效；其次，系統(tǒng)軟件的設(shè)計(jì)要有實(shí)用性、快捷性和前瞻性，主要信息項(xiàng)也要統(tǒng)一，在錄入數(shù)據(jù)時(shí)要仔細(xì)核實(shí)，確保檔案信息的完整性和有效性；最后，要強(qiáng)化對(duì)檔案信息管理安全保護(hù)，不僅要在同種載體上復(fù)制，還要建立在異種載體上備份制度，檔案信息管理系統(tǒng)不得將涉及個(gè)人隱私的信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，以保護(hù)個(gè)人隱私權(quán)。
2．建立網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)，實(shí)現(xiàn)資源共享。要加速檔案管理的技術(shù)化和網(wǎng)絡(luò)化，還需強(qiáng)化互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)資源共享。在建立檔案管理信息庫(kù)的基礎(chǔ)上，應(yīng)進(jìn)一步提高計(jì)算機(jī)管理水平，充分運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)連接用人單位、公路上級(jí)主管部門、行業(yè)內(nèi)部的局域，使不同范圍內(nèi)的利用者都能共享到檔案管理信息庫(kù)。
3．充分運(yùn)用激光掃描等先進(jìn)技術(shù)。在公路檔案管理過程中，還應(yīng)充分運(yùn)用激光掃描等先進(jìn)技術(shù)。對(duì)于紙質(zhì)檔案中較大的信息項(xiàng)可運(yùn)用激光掃描技術(shù)，有效將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，以有效保證重要檔案的安全，減少因檔案原件頻繁使用而造成的磨損，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。
(二)提高公路檔案人員的素質(zhì)
1．培養(yǎng)新型的公路檔案管理人才，要切實(shí)提高公路檔案管理人員素質(zhì)，必須適應(yīng)檔案專業(yè)人才培養(yǎng)規(guī)律的多層次性，進(jìn)一步完善公路檔案教育體系，加強(qiáng)學(xué)科建設(shè)，建設(shè)與公路檔案事業(yè)相適應(yīng)的檔案專業(yè)人才培養(yǎng)體系。同時(shí)，要綜合考慮素質(zhì)教育和社會(huì)需求，設(shè)計(jì)合理的培養(yǎng)層次結(jié)構(gòu)，確立培養(yǎng)目標(biāo)，優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)，以有效拉近檔案管理學(xué)習(xí)個(gè)體與實(shí)踐操作間的距離。另外，還應(yīng)認(rèn)識(shí)到在現(xiàn)代社會(huì)的信息化技術(shù)條件下，公路檔案學(xué)的研究對(duì)象和檔案管理的實(shí)際工作日益呈現(xiàn)出其綜合性、交叉性和應(yīng)用性的特點(diǎn)，因此要不斷豐富和發(fā)展檔案管理科學(xué)，培養(yǎng)能從事公路檔案信息服務(wù)與管理的專業(yè)人才。
2．建立人才開發(fā)的激勵(lì)機(jī)制。提高公路檔案管理人員素質(zhì)，還要建立有效的人才開發(fā)的激勵(lì)和約束機(jī)制，這體現(xiàn)在三個(gè)方面：一是建立按業(yè)績(jī)考核的制度。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，科學(xué)有效的激勵(lì)機(jī)制，必然以一定的物質(zhì)利益為基礎(chǔ)。公路檔案管理系統(tǒng)可本著獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)、懲罰落后的原則，真正使獎(jiǎng)懲制度發(fā)揮其評(píng)判檔案人員社會(huì)地位和價(jià)值的尺度；二是建立積極向上的精神激勵(lì)機(jī)制。通過精神文化機(jī)制的建設(shè)，營(yíng)造開放、向上、積極的工作氛圍，增強(qiáng)整個(gè)公路檔案管理系統(tǒng)的凝聚力，從而使公路檔案管理人員對(duì)其職業(yè)產(chǎn)生自豪感和滿足感；三是建立責(zé)任到人的工作目標(biāo)激勵(lì)機(jī)制。通過將一定時(shí)期內(nèi)的工作任務(wù)設(shè)立為目標(biāo)，并以此作為考核確定每一個(gè)人的獎(jiǎng)懲標(biāo)準(zhǔn)，充分發(fā)揮公路檔案管理人員的工作積極性，使其將目標(biāo)轉(zhuǎn)化為動(dòng)力，進(jìn)而激發(fā)其工作熱情，調(diào)動(dòng)其工作積極性。
3．建立健全用人制度。公路股檔案管理工作的性質(zhì)決定了其管理人員必須具備過硬的理論知識(shí)和專業(yè)技能，因此，要打造高素質(zhì)的公路股檔案管理人員隊(duì)伍，首先要改變以往的用人制度，實(shí)行競(jìng)爭(zhēng)上崗的用人機(jī)制。對(duì)于新調(diào)入的公路檔案管理人員，要堅(jiān)決破除根深蒂固的“鐵飯碗”意識(shí)，堅(jiān)持學(xué)歷與能力相結(jié)合并且以能力為主的用人原則，在職務(wù)晉升時(shí)則應(yīng)建立公開、公正、公平的用人制度；其次，應(yīng)逐步實(shí)行持證上崗制度，使職業(yè)資格證書成為人事檔案專業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，進(jìn)而提高公路檔案管理人員的整體素質(zhì)；最后，應(yīng)重視公路檔案管理人員的繼續(xù)教育，通過定期開展崗位培訓(xùn)和在職學(xué)習(xí)等方式，針對(duì)檔案工作的不同環(huán)節(jié)及崗位側(cè)重安排培訓(xùn)內(nèi)容。
(三)加強(qiáng)檔案管理的保密工作
在公路檔案管理過程中，還必須加強(qiáng)檔案管理的保密工作。第一，要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行保密教育，強(qiáng)化其保密意識(shí)。作為檔案管理保密各項(xiàng)工作規(guī)章制度的執(zhí)行者和實(shí)施者，檔案管理人員理所當(dāng)然要成為保密教育的重點(diǎn)對(duì)象，不斷提高檔案保密的警惕性，如不得在公共場(chǎng)所談?wù)撋婕皺n案中的秘密內(nèi)容，嚴(yán)格執(zhí)行檔案借、查、閱制度，不得擅自透露所存重要檔案的內(nèi)容、數(shù)量、存入位置等；第二，必須做好檔案的編制、檢索工作，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析、分類、排序、選擇等。最后，嚴(yán)格按要求制訂保密期限表。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按程序指定檔案保管保密期限表，并認(rèn)真做好檔案鑒定工作，及時(shí)完成對(duì)保密檔案的降密、解密工作。
[關(guān)鍵詞]預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案；檔案管理；科學(xué)化
[中圖分類號(hào)]G275.9[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1005-6432（2014）5-0056-02
1預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案特點(diǎn)的概述
1.1點(diǎn)多面廣
就預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案的內(nèi)容來看，點(diǎn)多面廣是其最主要的特點(diǎn)，例如既有疾病的防治和衛(wèi)生監(jiān)測(cè)檢測(cè)以及科教培訓(xùn)、突發(fā)公共衛(wèi)生事件的處理以及重點(diǎn)業(yè)務(wù)活動(dòng)的記載等。而做好這些工作，有的是長(zhǎng)期的，有的是階段性的，有的是周期性的或者中斷后反復(fù)開展的工作，尤其是其開展的范圍在涉及本系統(tǒng)的同時(shí)還涉及其他相關(guān)部門或?qū)I(yè)，在地區(qū)上來看，不僅有本地的，還有相鄰省份、全國(guó)和全球性的，由此可見，預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案的內(nèi)容具有點(diǎn)多面廣的特點(diǎn)。
1.2種類繁多
就預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案的內(nèi)容來看，種類繁多是其另外一個(gè)特點(diǎn)。這是因?yàn)槠鋵?duì)社會(huì)上出現(xiàn)的各種群體性預(yù)防活動(dòng)進(jìn)行了真實(shí)的記錄，且所制成材料以及存在的形式來看也具有多樣性。例如甲骨文、紙質(zhì)材料、聲像材料、硬盤、光盤、磁帶以及采集的樣品和珍貴的標(biāo)本。因此預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案的另一個(gè)特點(diǎn)就是種類繁多。
1.3形成周期長(zhǎng)
人類在同病魔開展斗爭(zhēng)的歷史長(zhǎng)河中，使得我們對(duì)一些疾病有了一個(gè)新的認(rèn)識(shí)，而這個(gè)過程十分漫長(zhǎng)，尤其是一些對(duì)人類健康危害性較大的傳染病，從出現(xiàn)到消滅需要全球人類的共同努力達(dá)一個(gè)多世紀(jì)之久。例如以前最常見的“天花”疾病，雖然目前在我國(guó)已經(jīng)消除，但從出現(xiàn)到消除經(jīng)歷了170年之久。由此可見，要形成一套完整的檔案必須經(jīng)過漫長(zhǎng)的周期，并非一朝一夕就能完成。
2預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案的作用分析
一是有助于對(duì)預(yù)防醫(yī)學(xué)發(fā)展規(guī)律的研究，從而對(duì)疾病進(jìn)行監(jiān)測(cè)和預(yù)控，從而為確保人類健康奠定基礎(chǔ)，因而在對(duì)預(yù)防醫(yī)學(xué)研究過程中具有不可或缺和不可替代的作用；二是為預(yù)防醫(yī)學(xué)試驗(yàn)的開展提供科學(xué)的依據(jù)，在研究預(yù)防醫(yī)學(xué)過程中，其具有繼承性和可傳遞性以及連續(xù)性較強(qiáng)的學(xué)科，因而必須在預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案內(nèi)容里對(duì)預(yù)防醫(yī)學(xué)進(jìn)行進(jìn)一步深入的研究；三是為有關(guān)衛(wèi)生法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)決策的制定以及預(yù)防為主方針貫徹提供有力的依據(jù)，這是由于在這些法規(guī)制定和方針政策實(shí)行過程中必須查閱大量的檔案，才能進(jìn)一步作出技術(shù)性和科學(xué)性的決策。
3如何促進(jìn)預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理的科學(xué)化
3.1常規(guī)性措施
3.1.1致力于檔案管理體系的健全和完善
在意識(shí)到完善檔案管理體系在檔案管理中的重要性的基礎(chǔ)上，疾控檔案作為疾病預(yù)控、突發(fā)公共衛(wèi)生事件的處理以及疫情的處理的重要依據(jù)。因而必須致力于檔案管理體系的健全，做到任務(wù)分解的同時(shí)確保職責(zé)得到有效的明確，在疾病預(yù)控制度和工作手冊(cè)制定過程中，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各檔案室在檔案收集和整理以及歸檔過程中自身職責(zé)的所在，并由每個(gè)業(yè)務(wù)科室選派一位檔案員負(fù)責(zé)對(duì)本科室的業(yè)務(wù)工作檔案的收集，并將其移交綜合檔案室，再由綜合檔案室的檔案管理員對(duì)其進(jìn)行收集和整理以及歸檔，且加強(qiáng)與各科室的檔案管理人員的溝通和交流，并加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，從而促進(jìn)管理體系的健全和完善。
3.1.2致力于檔案管理信息化的建設(shè)
隨著時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理往往只是采取紙質(zhì)化的方式進(jìn)行記錄，而這一記錄方式已經(jīng)難以適應(yīng)時(shí)展的需要，因而在經(jīng)濟(jì)適用的前提下，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)與設(shè)備的應(yīng)用，例如設(shè)置專業(yè)的計(jì)算機(jī)用于檔案的管理，并選用相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)加強(qiáng)檔案的管理，以最佳的查詢方式，確保各種檔案能在第一時(shí)間查詢和利用，并在互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)下建立局域網(wǎng)，每個(gè)業(yè)務(wù)科室就能與檔案室實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，從而更好地滿足疾病預(yù)控工作的要求。
3.1.3致力于檔案信息反饋及時(shí)性的提升
一旦發(fā)展重大傳染病，不僅會(huì)給廣大人民群眾的健康帶來重大的威脅，還會(huì)給社會(huì)與經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定造成難以估量的損失，因而在對(duì)其進(jìn)行處理時(shí)形成的文字和光盤以及照片等相關(guān)檔案信息，實(shí)際就是對(duì)這一過程進(jìn)行真實(shí)的記錄，在積累疫情預(yù)控經(jīng)驗(yàn)的同時(shí)為科學(xué)決策提供合理和科學(xué)的依據(jù)，從而為科學(xué)研究提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)資料。因此在發(fā)生重大疫情時(shí)，作為檔案管理人員必須在整個(gè)過程中加強(qiáng)對(duì)檔案資料的收集，將收集的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行及時(shí)有效的更新，確保反饋的及時(shí)性，為疫情的控制提供科學(xué)的決策和依據(jù)。
3.1.4致力于自身專業(yè)技術(shù)和綜合素質(zhì)水平的提升
隨著時(shí)代的發(fā)展，對(duì)預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)和綜合素質(zhì)水平的要求也在不斷的提升，因而作為檔案管理人員必須緊密結(jié)合時(shí)展的需要，致力于自身專業(yè)技術(shù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，切實(shí)做好在職學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，致力于自身業(yè)務(wù)水平和理論素養(yǎng)等綜合水平的提升，成為懂得檔案管理和預(yù)防醫(yī)學(xué)知識(shí)的新型復(fù)合人才，并積極參與單位的培訓(xùn)工作，在強(qiáng)化自身技能的同時(shí)做好表率工作，形成良好的檔案管理氛圍。
3.2創(chuàng)新性措施
3.2.1致力于檔案管理意識(shí)的創(chuàng)新
良好的檔案管理意識(shí)是做好檔案管理的根源。因此，作為領(lǐng)導(dǎo)，首先必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的意識(shí)，充分意識(shí)到加強(qiáng)檔案管理的重要性，并引導(dǎo)全員加強(qiáng)有關(guān)檔案方面的法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，促進(jìn)全員檔案意識(shí)的提升，從而形成從上到下共同努力和支持的檔案工作氛圍，與此同時(shí)，作為檔案管理人員必須數(shù)量良好的信息觀、時(shí)效觀、協(xié)作觀和競(jìng)爭(zhēng)觀，致力于自身觀念的提升，充分意識(shí)到檔案管理在整個(gè)疾病預(yù)控工作中的重要性，從傳統(tǒng)的管理型職能轉(zhuǎn)向服務(wù)型職能。從而形成良好的檔案管理意識(shí)，以檔案管理意識(shí)的創(chuàng)新為檔案管理的科學(xué)化的實(shí)現(xiàn)注入活力。
3.2.2致力于檔案管理內(nèi)容的創(chuàng)新
雖然檔案管理內(nèi)容較多，但隨著時(shí)代的發(fā)展，其涉及的內(nèi)容將會(huì)更廣，因而為了更好地適應(yīng)發(fā)展的需要和管理的科學(xué)化，就必須對(duì)檔案管理內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新。一是對(duì)管理制度進(jìn)行創(chuàng)新，做好制度的創(chuàng)新為檔案管理成效提升奠定基礎(chǔ)，有助于衛(wèi)生疾病的預(yù)防和協(xié)調(diào)，并嚴(yán)格按照檔案管理要求致力于制度體系的完善，確保整個(gè)檔案管理工作井井有條、有法可依，尤其是疾病預(yù)控重心應(yīng)制定相應(yīng)的檔案接收到銷毀等一系列程序的執(zhí)行制度，促進(jìn)檔案管理科學(xué)化和制度化的實(shí)現(xiàn)。二是加強(qiáng)對(duì)館藏信息資源的分析和研究，結(jié)合預(yù)防醫(yī)學(xué)的需要，精心編制檢索目錄，從而為檔案查找的準(zhǔn)確性和及時(shí)性的提升奠定基礎(chǔ)，尤其是在學(xué)術(shù)論文撰寫的過程中提供重要的依據(jù)，因而必須對(duì)檔案館內(nèi)的資料進(jìn)行分析，找出價(jià)值較高的信息內(nèi)容，編制開放利用的檔案資料信息，從而更好地為檔案查詢提供便利，最終為檔案管理的科學(xué)化的實(shí)現(xiàn)注入活力。
3.2.3致力于檔案管理方式的創(chuàng)新
檔案管理的科學(xué)化離不開有效的管理方式，因而為了科學(xué)化地管理預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案，就必須致力于管理方式的創(chuàng)新，尤其是在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代下，因而對(duì)檔案管理方式的創(chuàng)新的重要渠道就在于檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，因此在檔案管理過程中作為管理人員應(yīng)利用現(xiàn)代檔案管理方式，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用，建立檔案的開發(fā)和檢索以及應(yīng)用的服務(wù)系統(tǒng)，在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的支持下創(chuàng)新管理方式和服務(wù)理念，從而更好地滿足檔案查閱的需要，最終確保各種疾病得到及時(shí)地預(yù)防和治理，確保管理的科學(xué)化。
3.2.4致力于服務(wù)方式的創(chuàng)新
實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化的目的就在于利用，因而在做好上述工作的同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)服務(wù)方式及創(chuàng)新。一是要拓寬收集面，防止檔案材料的流失，使檔案更完整、準(zhǔn)確地反映出實(shí)際情況，為檔案利用打好基礎(chǔ)。二是改變長(zhǎng)期以來單一的借閱模式，擴(kuò)充服務(wù)內(nèi)容，更新服務(wù)方式，開展多種形式的檔案信息開發(fā)利用工作。改變以往坐等上門的封閉式服務(wù)方式，積極主動(dòng)、熱情為疾病預(yù)防控制工作服務(wù)，配合研究任務(wù)，分工收集、整理有關(guān)課題的檔案資料。
3.2.5致力于宣教方式的創(chuàng)新
檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，應(yīng)大力開展檔案法律法規(guī)知識(shí)宣傳，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)和檔案法制觀念。預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案還是普及衛(wèi)生防疫知識(shí)、開展宣傳、培訓(xùn)專業(yè)人才的有力工具。利用檔案可以編寫衛(wèi)生科普讀物和教材，繪制衛(wèi)生宣傳圖畫、舉辦各種展覽和講座、編寫衛(wèi)生年鑒等。在宣傳中，不僅要說明檔案的重要性，而且說明其在實(shí)際工作中的作用的典型事例加以宣傳，提高領(lǐng)導(dǎo)及預(yù)防醫(yī)學(xué)專業(yè)技術(shù)人員對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)。
4結(jié)論
綜上所述，對(duì)如何促進(jìn)預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理的科學(xué)化進(jìn)行探討具有十分重要的意義。作為新時(shí)期背景下的預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理人員，必須認(rèn)識(shí)到預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案科學(xué)化實(shí)現(xiàn)的重要性，認(rèn)真分析預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案特點(diǎn)和作用，致力于檔案管理體系的健全和完善、檔案管理信息化的建設(shè)、檔案信息反饋及時(shí)性的提升以及自身專業(yè)技術(shù)和綜合素質(zhì)水平的提升，并致力于預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理意識(shí)、管理方式、服務(wù)方式、宣教方式的創(chuàng)新，最終實(shí)現(xiàn)預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理的科學(xué)化，以促進(jìn)我國(guó)預(yù)防醫(yī)學(xué)事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，為我國(guó)的疾病預(yù)控工作成效奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)：
[1]孟春玲，劉鳴，田勇.預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化[J].預(yù)防醫(yī)學(xué)情報(bào)雜志，2006（5）：573-574.
[2]甘荔.新形勢(shì)下預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理的思考[J].實(shí)用預(yù)防醫(yī)學(xué)，2006（6）：1659-1660.
[3]王林.現(xiàn)代預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理創(chuàng)新探究[J].云南檔案，2008（7）：17-19.
關(guān)鍵詞：研究生 檔案管理 現(xiàn)代化
近年來，我國(guó)研究生大規(guī)模擴(kuò)招，社會(huì)就業(yè)壓力突增，報(bào)考研究生人數(shù)越來越多，越來越多的人選擇深造，各個(gè)研究生培養(yǎng)單位的研究生規(guī)模不斷增加，無形當(dāng)中對(duì)研究生的檔案管理提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，研究生檔案管理手段現(xiàn)代化越來越被各研究生培養(yǎng)單位需求，同時(shí)，各個(gè)研究生培養(yǎng)單位也在不斷摸索檔案管理現(xiàn)代化之路。
一、研究生檔案管理的特點(diǎn)
1.研究生檔案管理的社會(huì)性。研究生教育的目的是培養(yǎng)人才，研究生來自社會(huì)，畢業(yè)后又要走向社會(huì)。研究生的檔案資料，反映著研究生的學(xué)業(yè)、學(xué)歷、思想政治素質(zhì)等方面情況。
2.研究生檔案管理的綜合性。除了學(xué)術(shù)教育，還有針對(duì)性的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)。研究生檔案除了反映研究生個(gè)人信息，還包括實(shí)踐活動(dòng)等各種綜合檔案。
3.研究生檔案管理的系統(tǒng)性。研究生檔案材料種類過多、數(shù)量大，能夠成為一個(gè)獨(dú)特的檔案管理系統(tǒng)。既有紙質(zhì)載體，又有音像材料和電子檔案材料。
4.研究生檔案管理的通用性。研究生教學(xué)檔案管理存在著共同的特點(diǎn)，某一專業(yè)的教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃和課程設(shè)置可在不同培養(yǎng)單位同時(shí)使用，還可以對(duì)其他專業(yè)起到一定的借鑒和指導(dǎo)作用。
5.研究生檔案管理的復(fù)雜性。由于研究生招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，研究生檔案越來越呈現(xiàn)出數(shù)量急劇增長(zhǎng)、內(nèi)容逐漸豐富、類型日趨復(fù)雜、需求日益提高等現(xiàn)象，給研究生檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。
二、研究生檔案管理的現(xiàn)代化之路存在的問題分析
（一）學(xué)生檔案內(nèi)容不統(tǒng)一，規(guī)范性較差
1.研究生分為學(xué)術(shù)型和專業(yè)型兩類，研究生的檔案管理內(nèi)容側(cè)重點(diǎn)也應(yīng)有所不同。
2.研究生生源不同于本科生，既有應(yīng)屆的本科畢業(yè)生，也有著往屆畢業(yè)的在職人員。研究生來自不同學(xué)校，在其檔案最初記錄時(shí)期有著很大的差異性，檔案管理花費(fèi)的成本更多。
3.研究生檔案中包括研究生的學(xué)籍、培養(yǎng)、學(xué)位、思想品德和實(shí)踐創(chuàng)新能力等信息，而這些信息同時(shí)涉及研究生培養(yǎng)單位的多個(gè)部門，很難做到及時(shí)歸檔、存儲(chǔ)。
（二）研究生檔案管理人員的素質(zhì)有待提高
研究生檔案管理人員是檔案管理的主體，直接決定著研究生檔案管理的水平和績(jī)效。研究生檔案管理既具有服務(wù)性和科學(xué)性，同時(shí)也有著復(fù)雜性和煩瑣性。
（三）研究生檔案管理方式相對(duì)落后
目前大部分的檔案仍然是紙質(zhì)材料，一方面不利于保管，另一方面給檔案的查詢?cè)O(shè)置了障礙。
（四）研究生檔案管理的單向性
研究生檔案填寫由研究生管理部門完成，研究生檔案的交接也是直接通過調(diào)檔函進(jìn)行公對(duì)公的發(fā)送與接收，這就導(dǎo)致了研究生并不能完全了解其檔案里面的內(nèi)容和信息，與研究生緊密相關(guān)的個(gè)人檔案似乎與本人一點(diǎn)關(guān)系也沒有，透明度不夠，這一點(diǎn)是目前檔案管理過程中存在的通病。
三、研究生檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展建議
第一，統(tǒng)一建檔標(biāo)準(zhǔn)，明確研究生檔案的內(nèi)容和范圍
研究生檔案是研究生未來走向工作崗位的人事檔案的基礎(chǔ)，國(guó)家相關(guān)部門應(yīng)該制定適合研究生使用的統(tǒng)一建檔標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的檔案內(nèi)容，并進(jìn)行規(guī)范化管理。
第二，提高研究生檔案管理人員的綜合素質(zhì)
研究生檔案管理人員首先要有高度的責(zé)任感和職業(yè)道德修養(yǎng)。其次要提高檔案管理的業(yè)務(wù)水平，學(xué)會(huì)利用現(xiàn)代化科技知識(shí)應(yīng)用于檔案管理。
第三，完善研究生檔案管理體制
研究生檔案管理人員應(yīng)定期考核業(yè)務(wù)工作。檔案管理工作人員的調(diào)動(dòng)不應(yīng)該過于頻繁，確需調(diào)動(dòng)的工作人員，應(yīng)做好工作交接。還應(yīng)該定期讓研究生查看了解其檔案內(nèi)容，這樣可以防止一些不必要的失誤。
第四，充分利用辦公自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化檔案管理
信息化也是檔案管理之路上的一個(gè)里程碑，是檔案管理現(xiàn)代化的必然趨勢(shì)。
由于我國(guó)特有的情況，導(dǎo)致我國(guó)研究生檔案管理還存在著巨大的地區(qū)差異。但是，檔案管理現(xiàn)代化是檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)，隨著我國(guó)對(duì)檔案管理工作越來越重視，研究生檔案管理工作必將迎來一個(gè)新的時(shí)期，但是，不可否認(rèn)，研究生檔案管理現(xiàn)代化之路仍然任重道遠(yuǎn)，這就要求檔案管理人員在新時(shí)期要不斷利用新科技提升業(yè)務(wù)水平，提高自身業(yè)務(wù)素養(yǎng)。
參考文獻(xiàn)：
[1]李潤(rùn)紅.研究生新生檔案管理中主要問題及對(duì)策思考.云南農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)，2011（5）
關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案管理 規(guī)章制度 員工培訓(xùn)
中圖分類號(hào)：G47 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2013）04（c）-0241-01
1 學(xué)校檔案管理的重要意義
首先，學(xué)校檔案是學(xué)校成立發(fā)展的一個(gè)記錄，是最原始的文件。學(xué)校檔案開始與學(xué)校的成立，經(jīng)歷了學(xué)校發(fā)展的各個(gè)過程，全面記錄了學(xué)校的教學(xué)組織管理活動(dòng)，對(duì)學(xué)校各部門的工作都有最原始的記錄。學(xué)校的檔案能夠反映學(xué)校的成長(zhǎng)經(jīng)歷，便于了解學(xué)校的管理水平，為學(xué)校的改進(jìn)工作提供數(shù)據(jù)支持。通過對(duì)學(xué)校檔案的分析，可以清楚地發(fā)現(xiàn)學(xué)校的特點(diǎn)和規(guī)律，對(duì)于總結(jié)學(xué)校管理的成敗有重要意義。其次，學(xué)校檔案記錄了學(xué)校的管理記錄，可以成為評(píng)價(jià)學(xué)校管理水平的重要依據(jù)。學(xué)校檔案記錄了學(xué)校組織工作和優(yōu)秀員工的工作經(jīng)歷，對(duì)檔案的管理和總結(jié)，可以更好地發(fā)掘?qū)W校精神，也是學(xué)校自身形象的一種建設(shè)，形成一種集體觀念。學(xué)校檔案中包含了很多的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)和成果，是教師們辛勤勞動(dòng)的成果，也是教學(xué)水平整體體現(xiàn)。總之，學(xué)校檔案涉及到學(xué)校各個(gè)階段的成長(zhǎng)歷程，是學(xué)校組織管理水平，教學(xué)水平、教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、教學(xué)成果的客觀記錄，一方面便于對(duì)學(xué)校的總結(jié)，形成學(xué)校自己的精神和價(jià)值觀。另一方面也為學(xué)校的改革提供信息支持，為學(xué)校更好的發(fā)展提供幫助。
隨著課改的深入進(jìn)行，學(xué)校檔案在管理上呈現(xiàn)了很多新的特點(diǎn)。首先，學(xué)校檔案的信息量越來越大，越來越復(fù)雜。主要的原因有兩點(diǎn)：一是學(xué)校教學(xué)活動(dòng)涉及的內(nèi)容逐步增多，除了正常的教學(xué)活動(dòng)外，現(xiàn)在學(xué)校增加了對(duì)學(xué)生實(shí)習(xí)、學(xué)生實(shí)訓(xùn)、實(shí)驗(yàn)室管理、學(xué)生社會(huì)實(shí)踐等內(nèi)容，這些反應(yīng)教學(xué)過程和學(xué)生經(jīng)歷的文件需要集中管理；二是檔案在深度上有所增加。以往的檔案更多的是教學(xué)記錄，而現(xiàn)在的檔案除了反映學(xué)校管理的檔案以外，更多的關(guān)注了教學(xué)活動(dòng)，包括各專業(yè)的建設(shè)、各專業(yè)導(dǎo)員的工作，以及一些學(xué)科的教學(xué)科研成果等等。學(xué)校檔案信息內(nèi)容越來越寬泛，越來越全面。其次，學(xué)校檔案信息的應(yīng)用更加多元化。以前學(xué)校的檔案是獨(dú)立出來的，主要是對(duì)檔案的保存，檔案信息的利用很少。現(xiàn)在由于學(xué)校各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)的需要，檔案信息占有非常重要的地位，需要對(duì)檔案信息進(jìn)行綜合利用，尤其是涉及學(xué)校科研、學(xué)科建設(shè)、學(xué)生檔案信息資源等問題時(shí)，往往需要多個(gè)部門緊密配合。現(xiàn)在學(xué)校開始走產(chǎn)學(xué)研結(jié)合的道路，需要更多與社會(huì)信息接觸，學(xué)校資源的開發(fā)利用涉及大量的檔案信息，也需要檔案信息的支持。對(duì)于學(xué)校檔案呈現(xiàn)的新特點(diǎn)，在檔案管理上必然要采取對(duì)應(yīng)的措施，保證檔案信息的擴(kuò)大，也要保障信息資源利用渠道的通暢。
2 規(guī)范學(xué)校檔案管理的措施
2.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的重視
檔案管理部門一直是學(xué)校的一個(gè)獨(dú)立部門，但是檔案管理也長(zhǎng)期不受重視，被認(rèn)為是可有可無的部門。一方面檔案管理長(zhǎng)期處于管理而不利用的境地，自然不受重視；另一方面檔案管理被認(rèn)為是沒有什么技術(shù)含量的工作，一般安排的都是老弱人員，也不受重視，很難得到提拔。這種局面主要是由于一些領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理造成的，因此，需要積極向?qū)W校闡述檔案管理的重要性，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的支持，積極商討檔案資源的利用和信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理，發(fā)揮檔案資源的優(yōu)勢(shì)，服務(wù)學(xué)校管理，并將檔案管理設(shè)定為日常的工作項(xiàng)目。
2.2 完善管理的規(guī)章制度
任何工作都需要完善的規(guī)章制度作保障，檔案管理更是如此，要通過完善規(guī)章制度，嚴(yán)格工作流程，保證檔案管理的規(guī)范化、正規(guī)化和標(biāo)準(zhǔn)化。學(xué)校檔案管理工作由于不受重視，很多工作沒有嚴(yán)格的流程，也沒有規(guī)章制度，導(dǎo)致一些資料存檔出現(xiàn)問題。因此，今后要加強(qiáng)檔案管理部門規(guī)章制度的完善，嚴(yán)格要求工作流程。可以與學(xué)校的其他部門進(jìn)行溝通，集思廣益，起草一些制度性的文件，在逐步的實(shí)施中進(jìn)行完善，廣泛聽取各部門的意見，保證檔案管理順利進(jìn)行的同時(shí)能夠服務(wù)其他部門。規(guī)章制度的建立和完善不是一日之功，需要循序漸進(jìn)逐步完善，切勿一步到位，可以借鑒其他單位的，然后在廣泛的意見之上進(jìn)行完善。
2.3 提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
由于不被重視，檔案管理人員在選拔上一直都是領(lǐng)導(dǎo)安排，而且很少對(duì)工作人員的專業(yè)技能和業(yè)務(wù)素質(zhì)提出要求。由于部門沒有激勵(lì)機(jī)制，員工的不到升遷機(jī)會(huì)，很少有員工主動(dòng)提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。因此，一方面盡快完善部門的激勵(lì)機(jī)制，另一方面采取措施提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。目前提高業(yè)務(wù)素質(zhì)主要有兩個(gè)措施，一是對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，立竿見影；二是提高選拔要求，引進(jìn)具有專業(yè)技能的人員，提高部門的管理水平。尤其是現(xiàn)在檔案管理越來越信息化和網(wǎng)絡(luò)化，引進(jìn)具有專業(yè)技術(shù)的人才成為必然選擇。通過這些措施，努力打造一支業(yè)務(wù)精良，具有專業(yè)技能的高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍。
2.4 更新檔案管理的設(shè)備
學(xué)校要搞好檔案管理工作，設(shè)備設(shè)施建設(shè)尤為關(guān)鍵，因?yàn)辇R全的設(shè)施是做好檔案管理工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。學(xué)校一定要把檔案設(shè)備設(shè)施建設(shè)作為校園基本建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，根據(jù)學(xué)校規(guī)模和經(jīng)濟(jì)狀況設(shè)置檔案管理辦公室。管理過程中所需的防盜、防潮、防霉、防蛀、防火（消防）、調(diào)溫和通風(fēng)等設(shè)施，盡可能做到“三室分開”，即檔案庫(kù)房、工作人員的辦公室與檔案借閱室分開，至少要做到檔案庫(kù)房獨(dú)立。對(duì)于音像、實(shí)物等特殊而有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，確保它們的保存質(zhì)量。
2.5 加強(qiáng)檔案資源的開發(fā)利用
學(xué)校檔案管理的初衷和歸宿是它的服務(wù)價(jià)值，利用它來正確指導(dǎo)學(xué)校教育教學(xué)各方面工作的發(fā)展和進(jìn)步。因此，在檔案管理過程中，切不可流于形式，整理一些毫無價(jià)值的劣質(zhì)檔案，也不能將大批優(yōu)質(zhì)檔案資料塵封在檔案庫(kù)中。為了充分發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該高度重視教職工用檔意識(shí)的培養(yǎng)，讓大家認(rèn)識(shí)到，正確用檔就是在提升自我素質(zhì)和提高工作效益，就是在為學(xué)校的進(jìn)步發(fā)展做貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)
[1] 黃雪微.縣直屬學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策[J].浙江檔案，2004（5）.
關(guān)鍵詞：企業(yè)；人事檔案；規(guī)范化；管理
中圖分類號(hào)：C29 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
一 引言
當(dāng)前，企業(yè)的人事檔案管理對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)的科學(xué)化管理具有重要的作用。人事檔案能夠詳細(xì)記錄個(gè)人的學(xué)歷、技能以及工作經(jīng)歷等信息，這樣可以讓企業(yè)對(duì)于人才培養(yǎng)與選拔有了資料基礎(chǔ)。人力資源部門可以更全面掌握員工的能力特長(zhǎng)，為企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮充分的價(jià)值。企業(yè)的人事檔案管理能夠提高人力資源管理的規(guī)范性，更好地發(fā)揮企業(yè)員工的才能。因此，企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的規(guī)范化，形成成熟的管理模式。然而，一些企業(yè)對(duì)人事檔案管理缺乏規(guī)范化管理，沒有建立完善的人事檔案的管理制度，對(duì)該項(xiàng)工作也沒有較強(qiáng)的管理意識(shí)，認(rèn)為該項(xiàng)工作不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)其投入的資源和精力也比較少，企業(yè)的人事檔案管理信息化建設(shè)比較落后，人事檔案的保存、轉(zhuǎn)遞的安全性、員工信息的健全性，都存在管理的不規(guī)范問題。這些都阻礙了企業(yè)人事檔案的規(guī)范化管理進(jìn)程，也抑制了人事檔案管理的職能發(fā)揮。
二 新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理的特點(diǎn)與新問題
（一）企業(yè)人事檔案管理的特點(diǎn)
企業(yè)人事檔案管理重點(diǎn)就是要將員工的相關(guān)崗位信息資料進(jìn)行全面收集，為開展人力資源管理奠定基礎(chǔ)，因此，企業(yè)人事檔案管理就具有長(zhǎng)期性和累積性特點(diǎn)。它是根據(jù)企業(yè)員工的個(gè)人職業(yè)經(jīng)歷、工作能力以及崗位培訓(xùn)進(jìn)行的資料整理，能夠客觀反映員工的職業(yè)經(jīng)歷。企業(yè)員工的人事檔案的收集整理要依靠相關(guān)部門共同協(xié)作完成。企業(yè)人事檔案管理的工作負(fù)擔(dān)比較重，要對(duì)企業(yè)全體員工進(jìn)行職業(yè)信息的長(zhǎng)期動(dòng)態(tài)化記錄，這樣不斷進(jìn)行信息的收集整理、歸檔等工作。同時(shí)，還要對(duì)人事檔案的轉(zhuǎn)接和歸檔等工作進(jìn)行記錄。信息化社會(huì)要求企業(yè)人事檔案管理必須進(jìn)行變革，僅僅依靠手工記錄已經(jīng)不能滿足人事檔案管理的需要，企業(yè)人事檔案管理的信息化成為時(shí)展的客觀要求。
（二）新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理的新問題
隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷完善，企業(yè)作為經(jīng)濟(jì)主體，參與的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)更為充分。這樣帶給企業(yè)員工的工作崗位變動(dòng)和企業(yè)人才流動(dòng)十分頻繁，也給企業(yè)人事檔案管理帶來了難度。企業(yè)人事檔案管理在員工的流動(dòng)管理、人力資源優(yōu)化配置、人才培養(yǎng)規(guī)劃以及崗位績(jī)效考核等方面，都面臨著挑戰(zhàn)。企業(yè)人事檔案管理必須解決好信息化管理和提高工作效率等問題。
首先，企業(yè)人事檔案管理意識(shí)比較淡化，管理制度不健全。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境背景下，企業(yè)的人事檔案更多地服務(wù)于企業(yè)自身的發(fā)展和調(diào)配人力資源，也幫助企業(yè)員工能夠更好地進(jìn)行流動(dòng)，使員工能夠在合適的崗位上面發(fā)揮自己的價(jià)值。但是，一些企業(yè)還沒有意識(shí)到人事檔案管理的重要性，沒有給予管理上應(yīng)有的重要地位。對(duì)于企業(yè)人事檔案管理還存在沿用陳舊的管理制度，沒有根據(jù)社會(huì)和企業(yè)的發(fā)展進(jìn)行制度完善，這樣就滯后于企業(yè)和員工的發(fā)展實(shí)際，造成了企業(yè)人事檔案管理的粗放化。缺乏現(xiàn)代管理與信息化管理的工作內(nèi)容與工作方法。
其次，企業(yè)人事檔案管理缺乏專職人員，管理不規(guī)范。一些企業(yè)為了能夠節(jié)約人力成本，因此將人事檔案管理工作分派給相關(guān)部門進(jìn)行兼職管理，沒有專職人員進(jìn)行管理，造成了人事檔案管理的非專業(yè)化和非規(guī)范化。這樣也使得企業(yè)的發(fā)展遠(yuǎn)遠(yuǎn)快于相應(yīng)的配套人事檔案管理，人事檔案管理處于混亂狀態(tài)、沒有專業(yè)人員對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理，相關(guān)管理人員缺乏責(zé)任意識(shí)，不能嚴(yán)格按照檔案人事管理制度進(jìn)行管理，造成了檔案查找困難等問題。
最后，企業(yè)人事檔案管理內(nèi)容不充分，管理模式比較滯后。根據(jù)一些企業(yè)的管理現(xiàn)狀，這些企業(yè)的人事檔案管理成為內(nèi)向型的，封閉的管理模式。由于一些企業(yè)的人事檔案管理內(nèi)容方面，沿用的是傳統(tǒng)人事檔案管理內(nèi)容，缺乏與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)相適應(yīng)的內(nèi)容，例如：缺乏具有人文關(guān)懷的檔案信息，個(gè)人健康類檔案、誠(chéng)信類檔案、動(dòng)態(tài)業(yè)績(jī)檔案等。這樣就不能準(zhǔn)確地對(duì)員工進(jìn)行任用選拔與績(jī)效考核，也不利于建立規(guī)范化的人事檔案信息管理系統(tǒng)。企業(yè)的人事檔案管理模式在實(shí)際運(yùn)用中，還缺乏創(chuàng)新使用人事檔案管理現(xiàn)代化、智能化、數(shù)據(jù)化的管理。
三 加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理的規(guī)范化措施
（一）提高企業(yè)人事檔案管理制度的規(guī)范化
企業(yè)人事檔案管理必須健全相關(guān)的管理制度，促使其得到規(guī)范化管理，才能為企業(yè)的發(fā)展提供真實(shí)可靠的檔案信息資源。要能夠保護(hù)好檔案資料的安全性，同時(shí)帶動(dòng)人事檔案管理信息的發(fā)展。企業(yè)人事檔案管理制度的規(guī)范化還應(yīng)體現(xiàn)在人事檔案材料文體要統(tǒng)一、裝訂整齊、書寫規(guī)范、管理規(guī)范等方面。企業(yè)要不斷對(duì)人事檔案管理的規(guī)章制度進(jìn)行完善，學(xué)習(xí)和創(chuàng)新應(yīng)用人事檔案管理的規(guī)范化理論與方法，為企業(yè)的人事檔案管理創(chuàng)新奠定基礎(chǔ)。
（二）提高企業(yè)人事檔案管理的信息化
由于社會(huì)發(fā)展的不斷細(xì)化，對(duì)于企業(yè)的人事檔案管理就應(yīng)加強(qiáng)現(xiàn)代化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理工作。企業(yè)要建立人事檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)、管理系統(tǒng)等，通過規(guī)范化的管理工作貫穿人事檔案管理的全流程，奠定了人事檔案載體標(biāo)準(zhǔn)、格式標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)體系的建立與完善。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，檔案管理的信息化十分重要，解決了檔案管理遇到地域制約，提高了時(shí)效性，為企業(yè)的相關(guān)部門實(shí)現(xiàn)了檔案信息高度共享。這也有利于人事檔案管理人員減輕了重復(fù)性和簡(jiǎn)單性的操作，使他們能夠有更多的精力進(jìn)行人事檔案資源的開發(fā)與利用。
（三）完善企業(yè)人事檔案的管理內(nèi)容，增強(qiáng)管理人員的專業(yè)化管理水平
根據(jù)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)宏觀發(fā)展?fàn)顩r和企業(yè)微觀發(fā)展的實(shí)際需要，要完善企業(yè)人事檔案的管理內(nèi)容，增強(qiáng)管理人員的專業(yè)化管理水平，這樣才能滿足企業(yè)人才流動(dòng)和人力資源合理優(yōu)化配置的要求。對(duì)于企業(yè)急需的人才錄用選拔方面，人事檔案信息要提供員工的科研成果、專利技術(shù)材料；業(yè)績(jī)考核、健康狀況檢查等，這樣才能準(zhǔn)確反映員工的工作能力與綜合素質(zhì)。另外，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員的培養(yǎng)與培訓(xùn)，提高相關(guān)管理人員的檔案管理專業(yè)化水平與能力。增強(qiáng)他們的工作職責(zé)意識(shí)，合理運(yùn)用先進(jìn)的管理方法，規(guī)范化操作人事檔案業(yè)務(wù)與流程，確保人事檔案管理的完整、機(jī)密和安全。
四 結(jié)論
通過對(duì)加強(qiáng)企業(yè)人事檔案的規(guī)范化管理，得出新形勢(shì)下企業(yè)的人事檔案要實(shí)現(xiàn)科學(xué)化和信息化管理，這樣才能發(fā)揮企業(yè)人事檔案管理的功能，開發(fā)和利用好檔案資源，為進(jìn)一步完善企業(yè)的人事管理發(fā)揮作用，使企業(yè)在人才任用上提供服務(wù)價(jià)值，也使得企業(yè)的人事檔案管理能夠動(dòng)態(tài)化地適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展。企業(yè)要加強(qiáng)信息化檔案管理建設(shè)，投入更多的資金、設(shè)備和資源用于人事檔案管理信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。企業(yè)還應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注人事檔案管理的安全問題，要提高相關(guān)管理人員的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，加強(qiáng)人事檔案管理的審查與管理制度；升級(jí)人事檔案信息化管理技術(shù)，確保企業(yè)人事檔案管理的規(guī)范化與安全性。
參考文獻(xiàn)
[1] 邱小玲.企業(yè)人事檔案管理體會(huì)及設(shè)想[J].經(jīng)營(yíng)管理者 2013,(16)
[2] 楊宇.加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理對(duì)策的分析[J].企業(yè)技術(shù)開發(fā).2013,(16)
[3] 武輝芳.企業(yè)人事檔案管理存在的問題及對(duì)策——以F公司為例[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用.2012,(28)
【關(guān)鍵詞】電子檔案；管理；利用
1 電子檔案使用的主要途徑
電子檔案具有快捷、方便的特點(diǎn)，關(guān)于電子檔案的利用，其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。
1.1 提供拷貝
拷貝是電子檔案使用的第一途徑，目的是向使用者提供檔案的原始狀態(tài)，確保其使用過程中的權(quán)威性。當(dāng)向利用者提供載體拷貝時(shí)，應(yīng)將文件轉(zhuǎn)換成通用標(biāo)準(zhǔn)文檔存儲(chǔ)格式，由利用者自行解決恢復(fù)和顯示的軟硬件平臺(tái)。當(dāng)利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺(tái)時(shí)，也可向這些用戶提供打印件或縮微品。
1.2 通信傳輸
通信傳輸可以解決使用者無法到達(dá)檔案所在地的難題，而且可以節(jié)省時(shí)間和財(cái)力，是電子檔案在使用中的一個(gè)重要方式。所謂通信傳輸，即用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，在不同的館際之間，可以實(shí)現(xiàn)檔案資源互相交流，以及向相對(duì)固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點(diǎn)對(duì)點(diǎn)轉(zhuǎn)換數(shù)字通信或互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)。
1.3 直接利用
直接利用指的是利用檔案部門或另一檢索機(jī)構(gòu)的電腦，在檔案部門的網(wǎng)絡(luò)上直接查詢。直接利用的特點(diǎn)是可為利用者提供技術(shù)支持，也可使更多的讀者同時(shí)利用同一份電子檔案。這一方法的可能性，取決于檔案館網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中可供直接利用的信息資源的多少。
2 加強(qiáng)電子檔案管理的意義
2.1 加強(qiáng)電子檔案管理，可以節(jié)省人力物力
為夯實(shí)檔案基礎(chǔ)管理，堅(jiān)持嚴(yán)把“四關(guān)”：第一，嚴(yán)把資料形成關(guān)。認(rèn)真規(guī)范公文處理、業(yè)務(wù)辦理、行政執(zhí)法等各項(xiàng)工作程序，嚴(yán)格按照檔案管理的要求把關(guān)，嚴(yán)格程序控制，加強(qiáng)質(zhì)量管理，從源頭上保證歸檔材料質(zhì)量的嚴(yán)肅性。第二，嚴(yán)把資料收集關(guān)。第三，嚴(yán)把檔案整理關(guān)。對(duì)當(dāng)年的檔案資料，嚴(yán)格按照機(jī)關(guān)檔案“三合一”制度，統(tǒng)一檢查、指導(dǎo)、歸檔，確保檔案整理的規(guī)范性。第四，嚴(yán)把檔案管理關(guān)。檔案室實(shí)行專人負(fù)責(zé)，專人管理，定期檢查，形成記錄。檔案借閱實(shí)行臺(tái)帳管理，嚴(yán)格實(shí)行保密規(guī)定，確保檔案安全性。
2.2 加強(qiáng)電子檔案管理，有利于提高服務(wù)質(zhì)量
檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務(wù)，加強(qiáng)電子檔案管理，資源信息實(shí)現(xiàn)電子化，有利于提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。電子檔案的特點(diǎn)是實(shí)物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)介質(zhì)中，通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播，這可以使得用戶在查閱時(shí)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)海量信息的快速篩選。加強(qiáng)電子檔案的管理，為讀者提高高質(zhì)量的服務(wù)，要求我們必須拓寬知識(shí)面，努力學(xué)習(xí)新技術(shù)，增長(zhǎng)技能，提高駕馭現(xiàn)代化技術(shù)的能力，使檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
3 加強(qiáng)電子檔案管理的重要意義
3.1 加強(qiáng)電子檔案管理，有利于節(jié)省人力物力
為夯實(shí)檔案基礎(chǔ)管理，堅(jiān)持嚴(yán)把“四關(guān)”：第一，嚴(yán)把資料形成關(guān)。認(rèn)真規(guī)范公文處理、業(yè)務(wù)辦理、行政執(zhí)法等各項(xiàng)工作程序，嚴(yán)格按照檔案管理的要求把關(guān)，嚴(yán)格程序控制，加強(qiáng)質(zhì)量管理，從源頭上保證歸檔材料質(zhì)量的嚴(yán)肅性。第二，嚴(yán)把資料收集關(guān)。第三，嚴(yán)把檔案整理關(guān)。對(duì)當(dāng)年的檔案資料，嚴(yán)格按照機(jī)關(guān)檔案“三合一”制度，統(tǒng)一檢查、指導(dǎo)、歸檔，確保檔案整理的規(guī)范性。第四，嚴(yán)把檔案管理關(guān)。檔案室實(shí)行專人負(fù)責(zé)，專人管理，定期檢查，形成記錄。檔案借閱實(shí)行臺(tái)帳管理，嚴(yán)格實(shí)行保密規(guī)定，確保檔案安全性。
3.2 加強(qiáng)電子檔案管理，有利于提高服務(wù)質(zhì)量
檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務(wù)，加強(qiáng)電子檔案管理，資源信息實(shí)現(xiàn)電子化，有利于提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。電子檔案的特點(diǎn)是實(shí)物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)介質(zhì)中，通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播，這可以使得用戶在查閱時(shí)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)海量信息的快速篩選。加強(qiáng)電子檔案的管理，為讀者提高高質(zhì)量的服務(wù)，要求我們必須拓寬知識(shí)面，努力學(xué)習(xí)新技術(shù)，增長(zhǎng)技能，提高駕馭現(xiàn)代化技術(shù)的能力，使檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
[關(guān)鍵詞]科技檔案；管理和利用；規(guī)范化
科技檔案是在各項(xiàng)生產(chǎn)、基建、科研設(shè)計(jì)、工程勘察和測(cè)量等科研過程中直接形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、文字、錄像等科技文件資料，記載了相關(guān)內(nèi)容的基本構(gòu)思方案和設(shè)計(jì)方法。其種類較多，如工程技術(shù)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、科研檔案、測(cè)繪檔案等。它具有知識(shí)儲(chǔ)備功能、依據(jù)憑證功能，情報(bào)功能、促進(jìn)生產(chǎn)力發(fā)展和提高效益功能。科技檔案的有效管理和設(shè)計(jì)方案、實(shí)驗(yàn)開發(fā)及項(xiàng)目研究之間存在一定的聯(lián)系，其管理內(nèi)容具有多樣性，在實(shí)踐中必須以科學(xué)技術(shù)為依托，重視科學(xué)信息技術(shù)的利用，達(dá)到提升檔案管理與有效利用之目的。
一、科技檔案的特點(diǎn)與重要性
科技檔案具有專業(yè)性強(qiáng)、種類多樣、成套性、現(xiàn)實(shí)性的特點(diǎn)。首先，不同專業(yè)形成的科技檔案管理體制、整理分類各不相同；其次，專業(yè)門類繁多、類型復(fù)雜，多樣化特點(diǎn)鮮明；第三，科技檔案圍繞一個(gè)科研項(xiàng)目進(jìn)行，有規(guī)律地形成一系列成套的相關(guān)科技文件資料；最后，科技檔案具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)使用性，它記錄和反映著科技、生產(chǎn)、建設(shè)等活動(dòng)，即使在歸檔后，也依然有很高的利用價(jià)值。
在生產(chǎn)領(lǐng)域、科學(xué)研究、工程設(shè)計(jì)、基礎(chǔ)建設(shè)、或企業(yè)管理中，科技檔案在整個(gè)檔案中所占的比例顯著增加，在科學(xué)管理中所處的地位也越顯重要。它是科技發(fā)展的催化劑，是知識(shí)形態(tài)的生產(chǎn)力，同時(shí)它也是一個(gè)單位實(shí)力的重要組成部分，是項(xiàng)目成功的金橋。
二、科技檔案規(guī)范化管理的內(nèi)容分析
根據(jù)科技檔案管理的特點(diǎn)，在實(shí)踐中必須明確任務(wù)要求，從科技檔案規(guī)范化管理的內(nèi)容著手進(jìn)行分析。
1.建檔管理規(guī)范化
科技文件材料歸檔管理對(duì)提升管理的有效性至關(guān)重要。由于材料自身的形成規(guī)律各不相同，為了達(dá)到有效管理，必須按照科技材料的形成過程、積累量和信息資源的開發(fā)條件對(duì)其進(jìn)行規(guī)范化管理[1]。
2.科技檔案信息資源的應(yīng)用
不同的歸屬部門間涉及到不同的管理內(nèi)容，必須保證信息資源的內(nèi)容面向社會(huì)和大眾，所有的服務(wù)方式都必須重視科技檔案的開發(fā)和利用建設(shè)。根據(jù)實(shí)際情況，積極為利用者提供信息資源，并做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，總結(jié)問題，進(jìn)而達(dá)到檔案管理的規(guī)范化[2]。
3.管理崗位與制度規(guī)范化
科技檔案管理除了包括常規(guī)性信息資源管理外，檔案管理崗位必須明確，只有責(zé)任落實(shí)到人，才能做好管理。不同單位受自身發(fā)展因素和外部因素的雙重影響，頻繁的對(duì)人事進(jìn)行調(diào)整，有些科研項(xiàng)目資料收集了一半，換了人員，前后若銜接不暢，則容易造成資料缺損。又比如在進(jìn)行電子化檔案管理過程中，人員操作不規(guī)范，信息錄入不全面，沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，也沒有校對(duì)，則又會(huì)使科技文件資料出錯(cuò)。為了提升管理的有效性，必須遵循在規(guī)范化的發(fā)展理念，提供內(nèi)容真實(shí)、詳盡的科技成果材料，從而推動(dòng)科技成果轉(zhuǎn)化。
二、科技檔案的管理方式及利用服務(wù)
規(guī)范的管理目的在于更好地提供利用服務(wù)。重視科技檔案管理，加強(qiáng)利用服務(wù)，從而促進(jìn)科技生產(chǎn)活動(dòng)。
1.加強(qiáng)業(yè)務(wù)建設(shè)
科技檔案業(yè)務(wù)建設(shè)是根本，檔案開發(fā)利用的效果直接反映了檔案資源規(guī)范化管理的水平。要從管理根源入手，提升管理的有效性，涉及到收集、整理和歸檔等方面，針對(duì)基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)的重要性，要求相關(guān)工作人員做好日常管理工作，禁止出現(xiàn)內(nèi)容單一、管理不規(guī)范的情況，要不斷豐富館藏，擴(kuò)大進(jìn)館檔案范圍，并保證檔案材料的齊全、準(zhǔn)確和完整[3]。
2.提升管理人員的素質(zhì)
科技檔案管理現(xiàn)代化是規(guī)范化管理的前提，管理人員應(yīng)接受專業(yè)的培訓(xùn)后再上崗。在當(dāng)前管理實(shí)踐中，有些管理人員對(duì)檔案管理的規(guī)范制度欠缺了解，有些科研人員對(duì)檔案意識(shí)淡薄，資料保存不全。或者只重視科研活動(dòng)的過程和科技成果的鑒定與報(bào)獎(jiǎng)，而忽視科技文件材料的保存和積累，為了減少此方面的不良影響，要求檔案管理人員必須靈活應(yīng)用現(xiàn)代管理學(xué)方面的知識(shí)，在最短的時(shí)間內(nèi)，優(yōu)化自身知識(shí)結(jié)構(gòu)和能力水平。同時(shí)要積極學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將電子化、網(wǎng)絡(luò)化現(xiàn)代辦公技術(shù)和檔案管理結(jié)合起來，進(jìn)而達(dá)到優(yōu)化管理形式的目的。
3.創(chuàng)新服務(wù)方式
科技檔案管理也需要不斷創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，提供服務(wù)利用更要充分體現(xiàn)以人為本、以最大化利用為目的，利用現(xiàn)代信息技術(shù)建立檔案管理中心，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、實(shí)現(xiàn)無紙化科技檔案管理，可設(shè)置專業(yè)的控制中心，并將全部的電子檔案集中納入電子檔案數(shù)據(jù)管理中心，通過電子檔案數(shù)據(jù)中心對(duì)其進(jìn)行分類處理，進(jìn)一步提高科技檔案管理效率和實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。可根據(jù)實(shí)際情況，設(shè)計(jì)信息訪問權(quán)限，設(shè)置免費(fèi)電子文件的查找形式。該方式不僅能為相關(guān)科技人員提供豐富的在線資源，同時(shí)提升了單位時(shí)間內(nèi)利用效率。通過可實(shí)行的在線服務(wù)方式來提高檔案資源的利用服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源管理上的創(chuàng)新，并不斷擴(kuò)展應(yīng)用領(lǐng)域，把科技檔案管理工作提高到一個(gè)新的層次。
4.擴(kuò)大服務(wù)領(lǐng)域
隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域中有關(guān)鍵性的作用，包括工作、學(xué)習(xí)和生活中，檔案管理最大的作用是為人所用，因此在實(shí)踐中必須不斷擴(kuò)大服務(wù)領(lǐng)域。科技的方案管理已經(jīng)逐漸滲透到各個(gè)領(lǐng)域，在社會(huì)中的作用也越來越明顯。如果仍然采用原有的單一性的管理模式，會(huì)在很多程度上限制各個(gè)服務(wù)領(lǐng)域的發(fā)展需要。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展背景下，為了實(shí)現(xiàn)信息化管理，必須建立實(shí)體管理中心，將檔案管理落到實(shí)處，使檔案管理更好的面向社會(huì)服務(wù)。
結(jié)束語
科技檔案管理正逐漸滲透到各個(gè)領(lǐng)域，為了突出其本質(zhì)作用，在實(shí)踐中根據(jù)其發(fā)展情況，對(duì)資源進(jìn)行有效的利用和分析。在信息化技術(shù)的影響下，實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新是擺在檔案管理人員面前的重要難題，必須發(fā)揮檔案管理的功能，實(shí)現(xiàn)資源共享，進(jìn)而推動(dòng)科技檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。建立規(guī)范的科技檔案管理流程，為后續(xù)管理保留較大的空間，檔案工作人員要立足于實(shí)踐，從現(xiàn)有的發(fā)展趨勢(shì)入手，不斷突破，不斷擴(kuò)展科技檔案的應(yīng)用范圍，充分利用檔案信息的指導(dǎo)性作用，讓大家及時(shí)了解動(dòng)態(tài)進(jìn)展。科技檔案的有效管理與利用，將對(duì)社會(huì)發(fā)展起到推動(dòng)化作用。
參考文獻(xiàn)
[1]汪志遠(yuǎn).淺談科技查新檔案的管理與利用[J].青春歲月，2012（2）：255-256.
關(guān)鍵詞：高速公路；建設(shè)項(xiàng)目；工程檔案；檔案控制與管理
高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案是一種準(zhǔn)確反映項(xiàng)目建設(shè)總體過程的重要資料，對(duì)于項(xiàng)目竣工驗(yàn)收、管控以及維護(hù)等均有著十分重要的作用，所以，保證檔案資料的可靠性與準(zhǔn)確性，是高速公路檔案管理工作的基本內(nèi)容，也是必然要求。然而，由于高速公路建設(shè)項(xiàng)目對(duì)應(yīng)的檔案存在數(shù)量大、涉及領(lǐng)域多、跨度長(zhǎng)等特點(diǎn)，使得編制一套準(zhǔn)確、可靠的檔案資料有著很大的難度。
1 高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案控制與管理的主要特點(diǎn)
1.1 系統(tǒng)性與完整性
在常規(guī)的檔案管理工作中，占據(jù)較大分量的是科技檔案和專業(yè)檔案，在檔案分類、組卷需求等方面存在著不同的具體要求，這和工程的業(yè)務(wù)性質(zhì)、管理等有著十分密切的聯(lián)系，因此高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案具有系統(tǒng)性與完整性特點(diǎn)[1]。
1.2 流轉(zhuǎn)復(fù)雜性
檔案的類型較為繁多，工作人員在進(jìn)行劃分時(shí)程序十分復(fù)雜，實(shí)際情況中必須由專業(yè)的機(jī)構(gòu)或部門負(fù)責(zé)，并根據(jù)檔案的特點(diǎn)等實(shí)際情況制定一套有效且具有足夠?qū)I(yè)性的管理辦法，以此提升檔案管理工作的效率。
1.3 檔案數(shù)量龐大
建設(shè)項(xiàng)目檔案的主要作用是收錄與記載建設(shè)管理過程和結(jié)果，由于高速公路本身會(huì)涉及到眾多學(xué)科和內(nèi)容，所以與其相關(guān)的檔案數(shù)量較為龐大。此外，從項(xiàng)目立項(xiàng)開始，一直延續(xù)到項(xiàng)目使用，檔案形成的時(shí)間很長(zhǎng)，需要經(jīng)過許多單位，工作量與難度都很大，想要做好檔案的編制與管理需要付出很多的努力和實(shí)踐。
1.4 檔案的載體具有多樣性
除了基本的紙質(zhì)形式，高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案還包括各種媒體檔案和實(shí)體檔案，這在很大程度上也增加了檔案整理與管理的難度，相關(guān)管理部門應(yīng)給予足夠的重視。
2 高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案控制管理措施分析
2.1 建立可靠的管理機(jī)構(gòu)
項(xiàng)目檔案編制需要按照接收流程，如圖1所示，收集建設(shè)過程中的所有材料，但由于高速公路工程跨度較長(zhǎng)，使得工程建設(shè)單位很容易在前期忽視檔案管理工作，主要體現(xiàn)在對(duì)應(yīng)機(jī)構(gòu)未及時(shí)落實(shí)、人員配置不完整等方面，使得重要材料的收集不能及時(shí)開展，不僅增加了工作量和難度，還無法保證項(xiàng)目檔案的真實(shí)性與完整性[2]。因此，作為高速公路工程的建設(shè)方，首先應(yīng)對(duì)檔案管理給予足夠重視，在此基礎(chǔ)上，建立一個(gè)可靠的檔案管理專業(yè)機(jī)構(gòu)，配備足夠的專業(yè)人員和技術(shù)設(shè)備，從而在第一時(shí)間收集項(xiàng)目資料。另外，項(xiàng)目建設(shè)方還需同時(shí)配置專職管理人員，如今委托咨詢單位對(duì)檔案編制與管理進(jìn)行負(fù)責(zé)較為常見，雖然這種管理辦法可以為建設(shè)方提供有效幫助，但這并不代表可以完全取代建設(shè)方所具有的管理職能。作為建設(shè)項(xiàng)目專職管理人員，除了要具備完整的專業(yè)知識(shí)，還要對(duì)高速公路工程有一定的認(rèn)識(shí)和了解，首先要能在實(shí)際工作中及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，工程檔案是一個(gè)復(fù)雜且龐大的整體，如果管理人員的專業(yè)知識(shí)掌握不到位，可能無法準(zhǔn)確定位檔案中潛在的問題，進(jìn)而對(duì)檔案管理的效果和作用造成不利影響。
2.2 借助合同關(guān)系明確各方權(quán)責(zé)
在正式開展施工作業(yè)時(shí)，工期通常十分緊張，此時(shí)，施工單位與監(jiān)理單位無暇顧及檔案管理，將其視作“軟任務(wù)”，使得檔案材料收集和編制與施工出現(xiàn)嚴(yán)重的脫節(jié)，進(jìn)而對(duì)檔案的實(shí)效性與真實(shí)性造成不必要的影響。因此，項(xiàng)目建設(shè)方應(yīng)借助合同關(guān)系與制約，設(shè)立與檔案管理直接相關(guān)的專項(xiàng)條款，明確項(xiàng)目各方的具體責(zé)任和權(quán)力，與此同時(shí)將檔案編制的時(shí)間要求融入到施工管理主體中，必要時(shí)和工程款支付形成掛鉤，以此來提升各參建方的積極性和主動(dòng)性，確保檔案編制可以和施工同時(shí)進(jìn)行，保證其實(shí)效性與真實(shí)性。
2.3 完善檔案控制管理計(jì)劃與目標(biāo)
完善檔案控制管理計(jì)劃與目標(biāo)是切實(shí)做好檔案管理工作，使其發(fā)揮應(yīng)有作用和效果的重要前提。為確保工程檔案達(dá)到優(yōu)質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)，從項(xiàng)目建設(shè)初期就應(yīng)該制定一個(gè)科學(xué)的計(jì)劃和目標(biāo)，然后所有的工作都需要圍繞這個(gè)計(jì)劃和目標(biāo)展開，環(huán)環(huán)相扣，有序推行工程檔案的目標(biāo)管理。尤其是省級(jí)重要建設(shè)項(xiàng)目檔案評(píng)比的“金冊(cè)獎(jiǎng)”，其注重檔案形成與管理過程中的質(zhì)量控制，這是因?yàn)閷n案管理融入到工程建設(shè)全過程可以起到提升檔案管理質(zhì)量的作用。
2.4 不同階段選定對(duì)應(yīng)的檔案管理重點(diǎn)
總的來說，無論實(shí)際的管理水平如何，用于檔案管理的主體力量始終都是有限的，考慮到高速公路工程點(diǎn)多、線長(zhǎng)、面廣的實(shí)際特點(diǎn)和要求，檔案管理需要在不同的階段選定對(duì)應(yīng)的管理重點(diǎn)，具體內(nèi)容如下：
（1）高速公路建設(shè)項(xiàng)目籌建時(shí)期，檔案管理的重點(diǎn)為及時(shí)對(duì)項(xiàng)目立項(xiàng)方面的資料進(jìn)行收集和整理，以便為后續(xù)管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。
（2）正式開始施工前，檔案管理的重點(diǎn)為對(duì)及時(shí)對(duì)地質(zhì)勘察等方面的資料進(jìn)行收集和整理，對(duì)于一式多份的相關(guān)資料，可以先保留一份進(jìn)行歸檔[3]。
（3）項(xiàng)目建設(shè)施工階段，檔案管理的重點(diǎn)為檔案與施工同步進(jìn)行，簡(jiǎn)單來說就是對(duì)施工的各項(xiàng)行為和成果進(jìn)行記錄，同時(shí)確保檔案的真實(shí)性和完整性。除此之外，全部已經(jīng)形成的施工與監(jiān)理資料，應(yīng)滿足檔案預(yù)立卷提出的實(shí)際要求，這一要求主要指除了要進(jìn)行頁碼打印和裝訂外，還要達(dá)到指定的專項(xiàng)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。
3 結(jié)束語
總而言之，檔案形成及其管理是工程建設(shè)的主要內(nèi)容之一，想要切實(shí)做好管理工作，需要從立項(xiàng)開始，認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要作用，并建立完善的規(guī)章制度，構(gòu)建健全的管理網(wǎng)絡(luò)。施工過程中，根據(jù)不同階段，劃分不同的管理時(shí)期，明確該階段下的檔案管理重點(diǎn)與計(jì)劃。工程完工后，要及時(shí)進(jìn)行檔案整理，盡量在最短的時(shí)間內(nèi)完成專項(xiàng)驗(yàn)收，以保證工程檔案可以實(shí)現(xiàn)完整性、系統(tǒng)性等根本目的，從而為高速公路運(yùn)營(yíng)以供可靠、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
[1]彭鹿. 淺談高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案控制與管理[J]. 公路交通科技（應(yīng)用技術(shù)版），2010，S1：138-140.
【關(guān)鍵詞】煤礦企業(yè)，檔案管理，問題及對(duì)策
煤炭企業(yè)作為國(guó)家的重工業(yè)企業(yè)，推動(dòng)著國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及國(guó)家的基礎(chǔ)建設(shè)，同時(shí)想要做好煤炭企業(yè)的發(fā)展工作，就需要檔案部門做好基礎(chǔ)信息輸送工作，保證檔案信息得到良好的開發(fā)利用。如今國(guó)家和人們都對(duì)煤礦安全生產(chǎn)問題更為重視，也為煤礦的安全投入了越來越多的資金來完善其設(shè)備等，這樣使煤礦檔案工作內(nèi)容更加多樣化，也為煤礦檔案管理提出了更高的要求和標(biāo)準(zhǔn)。
1煤礦檔案的特點(diǎn)
煤礦檔案是對(duì)煤礦的生產(chǎn)和管理工作做的一個(gè)詳細(xì)記載，是圍繞煤礦開采的一系列生產(chǎn)過程形成的，與一般的文檔檔案相比具有以下特點(diǎn)：
1.1多樣性。由于煤礦生產(chǎn)的過程十分復(fù)雜，擁有眾多井上、井下的部門，所以煤礦檔案更具有綜合性。從煤礦開采、地質(zhì)測(cè)量、采煤、維修、地面運(yùn)輸、銷售等一系列過程，還要包括井上的各行政管理部門，煤礦的發(fā)展越來越壯大，檔案的數(shù)量也隨之增加。
1.2廣泛性。煤礦檔案是對(duì)生產(chǎn)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)以及地面管理工作的詳細(xì)記載，包括位于井下的生產(chǎn)一線的各種工作活動(dòng)，以及地面上的各種生產(chǎn)活動(dòng)和管理部門的管理工作等都會(huì)被記載下來；同時(shí)還包含著上級(jí)部門下達(dá)的指令，制定的規(guī)定、條例以及進(jìn)行的檢查和驗(yàn)收等，還包括從外單位進(jìn)購(gòu)的設(shè)備等的產(chǎn)品信息。
1.3技術(shù)資料利用較為頻繁。煤礦企業(yè)的生產(chǎn)安全是煤礦生產(chǎn)的重點(diǎn)，所以要經(jīng)常進(jìn)行相應(yīng)的安全管理工作，比如經(jīng)常對(duì)巷道進(jìn)行支護(hù)，監(jiān)護(hù)地下煤層的開采過程，定期維護(hù)和檢修機(jī)械設(shè)備，對(duì)上級(jí)下達(dá)的安全生產(chǎn)章程、標(biāo)準(zhǔn)等經(jīng)常學(xué)習(xí)和查閱，這些都要頻繁地用到檔案中的技術(shù)資料和圖紙。
2檔案管理中存在問題
2.1檔案管理制度不夠完善。近年來我國(guó)出臺(tái)了《檔案法》等一系列檔案法規(guī)，這也推動(dòng)了煤礦的檔案法規(guī)制度建設(shè)，但是目前煤礦檔案管理中還有許多問題，管理制度不夠健全，尤其是沒有有效的機(jī)制來制約基層檔案管理。井下的各生產(chǎn)部門忙于生產(chǎn)工作忽視了檔案管理工作的重要性，沒有及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行歸檔，沒有一個(gè)規(guī)范的部門立卷制度遵循，更沒有安排專人去做文件的收集和歸檔工作，以至于到了每年立卷的時(shí)候要臨時(shí)安排人員突擊制作，造成了資料的混亂和遺失等。
2.2檔案收集不夠系統(tǒng)和齊全。一方面煤礦的檔案收集和管理是沒有安排專人來進(jìn)行的，另一方面檔案都是煤礦部門的技術(shù)工作人員在生產(chǎn)工作現(xiàn)場(chǎng)，一邊工作一邊形成了相關(guān)的數(shù)據(jù)和圖紙等，企業(yè)沒有給這些人員培訓(xùn)專業(yè)的檔案管理知識(shí)，所以這些技術(shù)人員并不明白檔案管理的相關(guān)知識(shí)以及要求，影響了檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行，更嚴(yán)重的影響了煤礦檔案的規(guī)范程度和標(biāo)準(zhǔn)程度，并且由于沒有專人管理，頻繁換人的情況導(dǎo)致檔案會(huì)有遺失，收集不夠系統(tǒng)和完整。
2.3基層人員對(duì)于檔案的認(rèn)知不足。由于每個(gè)部門都會(huì)比較頻繁的使用煤礦技術(shù)資料，所以對(duì)于這種每年度形成的技術(shù)資料，很多部門都不愿意進(jìn)行歸檔，覺得將資料放在自己部門使用更為方便。同時(shí)資料管理人員往往是兼職并且經(jīng)常調(diào)換，所以對(duì)檔案管理工作不夠重視，給每年的歸檔立卷工作帶來了很大困難，也給煤礦檔案管理帶來了諸多不便。
2.4對(duì)檔案管理工作的安全化和法治化意識(shí)不夠。安全性方面主要有某些檔案管理人員沒有什么保密意識(shí)，對(duì)紙質(zhì)檔案的保管不夠嚴(yán)密，而檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全性也存在很大隱患；法制方面主要是一些領(lǐng)導(dǎo)干部或者專業(yè)技術(shù)人員的自覺性和檔案意識(shí)不足，不能按照檔案法規(guī)來執(zhí)行，例如使用鉛筆等進(jìn)行文件的起草和簽發(fā)等；或是一些領(lǐng)導(dǎo)在文檔移交等方面不能符合規(guī)定操作等。
3加強(qiáng)煤礦檔案管理的對(duì)策
3.1進(jìn)一步規(guī)范和健全煤礦檔案管理制度。煤礦企業(yè)的檔案管理具有自己的特殊性，所以在制定、完善煤礦檔案管理的各種規(guī)章制度時(shí)要充分的考慮到各部門的實(shí)際情況，同時(shí)確定個(gè)部門進(jìn)行檔案管理工作的人員，讓他們明確自己的職責(zé)范圍，通過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，一方面讓檔案管理人員樹立起強(qiáng)烈的責(zé)任感，更好地調(diào)動(dòng)他們的工作積極性，另一方面增加他們檔案管理的專業(yè)性。通過徹底貫徹執(zhí)行檔案管理制度，來對(duì)煤礦檔案工作進(jìn)行規(guī)范，讓其真正走入制度化的前進(jìn)道路，形成良好的運(yùn)行機(jī)制。
3.2提高全員的檔案意識(shí)，建立檔案管理新理念。目前對(duì)于煤礦企業(yè)的檔案管理工作來說，首先要制定出一套合理的歸檔范圍，要符合煤礦檔案管理工作的特點(diǎn)，至少保證在全礦范圍內(nèi)可以統(tǒng)一執(zhí)行并且具有較強(qiáng)操作性，管理人員要提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，定期展開研討會(huì)進(jìn)行檔案工作的討論，檔案部門應(yīng)該多向基層職工宣傳相關(guān)的檔案工作的政策法規(guī)，普及檔案管理以及保護(hù)煤礦檔案的重要性，尤其是針對(duì)那些生成檔案的技術(shù)管理人員更要加強(qiáng)對(duì)其的宣傳力度，讓他們從思想上進(jìn)行改變，明白檔案的重要性。
3.3改進(jìn)煤礦檔案的管理水平和管理技術(shù)。檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)并且需要需要細(xì)致和耐心的工作，而煤礦檔案相比起普通的文檔檔案來說，包含的信息更為復(fù)雜多樣，所以對(duì)檔案人員的業(yè)務(wù)能力和管理技術(shù)上有更高的要求和標(biāo)準(zhǔn)。所以煤礦企業(yè)應(yīng)該重視業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，創(chuàng)造更多的機(jī)會(huì)來增加檔案人員尤其是其他部門監(jiān)制的檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，同時(shí)采取激勵(lì)措施等多種方法讓檔案管理人員樹立起強(qiáng)烈的責(zé)任感和使命感。
結(jié)束語：總之從事檔案管理的人員應(yīng)該多抓住各種培訓(xùn)和教育機(jī)會(huì)，積極地對(duì)自身的檔案專業(yè)知識(shí)進(jìn)行完善，掌握檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，通過對(duì)自身工作水平和工作能力的提升來更好地滿足煤礦檔案管理的要求。同時(shí)結(jié)合煤礦檔案管理的特征采取相應(yīng)的措施，真正將煤礦檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)和利用，解決煤礦檔案管理中存在的問題，做好煤礦檔案管理工作。
參考文獻(xiàn)：
[1]劉宏. 談煤礦檔案管理存在的問題及對(duì)策[J]. 蘭臺(tái)世界，2012，S4：95.
