時(shí)間：2023-05-05 09:50:57
開(kāi)篇：寫(xiě)作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇員工檔案管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
關(guān)鍵詞：水電廠；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策
近年來(lái)，隨著人事制度的持續(xù)改革和深入，企業(yè)用工形式呈現(xiàn)多元化發(fā)展，企業(yè)員工人事檔案管理制度也在不斷改革和發(fā)展。企業(yè)員工的人事檔案是員工歷年來(lái)學(xué)習(xí)、工作等社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)、完整記錄，也是企業(yè)人事部門(mén)在招用、調(diào)配、考核、任用人才的重要依據(jù)材料，對(duì)于促進(jìn)企業(yè)人才引進(jìn)、培育和發(fā)展都有著非常重要的作用。為了便于企業(yè)員工人事檔案的存放和管理，我國(guó)在各地相繼建立了人才市場(chǎng)，但企業(yè)員工檔案管理工作依舊存在很大的問(wèn)題，其中管理混亂、檔案損毀丟失等現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮，其員工檔案管理問(wèn)題尤為突出。以我國(guó)水電廠為例，全國(guó)各地大中型水電廠不下百家，在職員工多大數(shù)百萬(wàn)人，如此龐大的人事檔案管理工作給企業(yè)帶來(lái)不小的壓力，因此，加強(qiáng)企業(yè)員工檔案管理工作，優(yōu)化企業(yè)人力資源管理配置，已成為當(dāng)前企業(yè)亟待解決的問(wèn)題。
一、水電廠企業(yè)員工檔案管理存在的問(wèn)題分析
1.對(duì)員工檔案重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)
目前，我國(guó)水電廠企業(yè)員工檔案管理整體上觀念相對(duì)落后。由于員工檔案管理工作對(duì)于提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益沒(méi)有明顯的聯(lián)系，使得一些單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作存在一些誤區(qū)，也就是造成了企業(yè)對(duì)于員工檔案管理工作的忽視。企業(yè)對(duì)員工檔案重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為其不能給公司帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)收益，投入再多也做不出明顯成績(jī)，對(duì)于檔案管理，保存得當(dāng)、不丟失缺損就好，也因此，在對(duì)于員工檔案管理上，其資金、人才等方面的投入相對(duì)欠缺，造成檔案存放和管理?xiàng)l件較差，管理人員投入力度不足，檔案管理場(chǎng)所、經(jīng)費(fèi)以及人員投入得不到有效保障，檔案管理工作自然出現(xiàn)問(wèn)題百出的情況。
2.檔案管理人員素質(zhì)參差不齊
我國(guó)水電廠企業(yè)員工檔案管理人員整體素質(zhì)參差不齊，給企業(yè)員工檔案管理工作帶來(lái)很大的影響。一方面，由于對(duì)檔案管理的重要性缺乏科學(xué)的認(rèn)識(shí)，管理人員也就并不把檔案管理工作當(dāng)回事，并不積極主動(dòng)，從而工作中屢見(jiàn)失誤，造成了一些員工檔案的丟失、破損等現(xiàn)象；另一方面，檔案管理人員整體學(xué)歷不高、老齡化現(xiàn)象嚴(yán)重，由于檔案管理人員工作相對(duì)單調(diào)乏味，其相關(guān)福利待遇也不高，具備專(zhuān)業(yè)管理素質(zhì)的年輕人員并不熱衷于企業(yè)人事檔案管理工作，因此，在職管理人員多為臨近退休、學(xué)歷不高的高齡工作人員；此外，檔案管理工作也需要管理人員具備專(zhuān)業(yè)的管理技能，然而，在我國(guó)水電廠企業(yè)中，除一些相對(duì)效益較高的大型水電廠重視檔案管理人員的自身管理素質(zhì)之外，多數(shù)水電廠企業(yè)檔案管理人員并不具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理能力，給檔案管理工作帶來(lái)很大的問(wèn)題。
3.檔案管理缺乏科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一規(guī)范
目前，我國(guó)的檔案管理機(jī)制相對(duì)欠缺，并未建立統(tǒng)一的檔案管理?xiàng)l例和準(zhǔn)則規(guī)范，同樣會(huì)給檔案管理帶來(lái)很大的影響。一方面，由于缺乏科學(xué)統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，各水電廠對(duì)于員工檔案管理工作相對(duì)混亂，對(duì)于檔案編號(hào)、排序、接受、調(diào)離等業(yè)務(wù)程序缺乏科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)流程，使得在檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)錯(cuò)拿、錯(cuò)改等各種問(wèn)題；另一方面，由于缺乏相應(yīng)的規(guī)范限制，也使得企業(yè)員工檔案操作違規(guī)現(xiàn)象嚴(yán)重，企業(yè)員工檔案屬于機(jī)密資料，管理人員缺乏規(guī)范意識(shí)，也會(huì)造成檔案被私自打開(kāi)、更改、帶離等現(xiàn)象出現(xiàn)。
4.檔案管理方式的落后
管理方式的落后也是目前我國(guó)水電廠企業(yè)員工檔案管理出現(xiàn)問(wèn)題的一大因素。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷提高，檔案管理也逐漸向數(shù)字化、信息化方向轉(zhuǎn)變。然而，目前我國(guó)水電廠企業(yè)員工檔案管理方式整體相對(duì)落后，其信息化管理方式的普及程度較低，遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上時(shí)展的步伐。檔案的信息化管理離不開(kāi)計(jì)算機(jī)硬件和軟件的支持，由于企業(yè)員工檔案信息量大，經(jīng)常出現(xiàn)檔案繁冗及積聚量大等問(wèn)題，如果硬軟件跟不上，則很容易造成系統(tǒng)遲鈍、緩慢，甚至出現(xiàn)系統(tǒng)崩潰；此外，企業(yè)員工檔案管理是一項(xiàng)較為繁瑣龐大的工作，而我國(guó)大多數(shù)企業(yè)檔案管理使用的軟件缺少信息管理功能和信息通用功能，到目前為止，企業(yè)員工檔案管理相關(guān)軟件的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用還比較落后。
二、提高水電廠企業(yè)員工檔案管理效率的有效對(duì)策
1.強(qiáng)化宣傳教育，提高企業(yè)對(duì)員工檔案管理的重視
企業(yè)只有認(rèn)識(shí)到了員工檔案管理的重要性，才能有效提高檔案管理質(zhì)量。為此，一方面，要加強(qiáng)檔案管理工作的宣傳教育，提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重要性和必要性的認(rèn)識(shí)，促使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)增加對(duì)檔案管理的資金和人力投入，優(yōu)化檔案管理環(huán)境，改善檔案管理工作條件和人員配置，提高檔案管理工作效率；另一方面，通過(guò)教育和引導(dǎo)，提高檔案管理人員對(duì)工作的重視，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任感，組織檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，提高做好檔案工作的積極性和自覺(jué)性。
2.加強(qiáng)人才培訓(xùn)，建立高素質(zhì)的檔案管理人才
企業(yè)員工檔案管理工作并不是簡(jiǎn)單的存放管理，需要管理人員既具備高度的工作責(zé)任感和扎實(shí)的檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，尤其是對(duì)于科技發(fā)展迅速的今天，更要求管理人員具備運(yùn)用先進(jìn)管理方法和技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)化管理的能力。為此，首先要提高檔案管理崗位的福利待遇，吸引年輕優(yōu)秀的檔案管理人才；其次要加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，有針對(duì)性的舉辦檔案管理相關(guān)基礎(chǔ)知識(shí)和管理技能培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能和綜合素質(zhì)；此外，企業(yè)還應(yīng)定期組織檔案管理人員到先進(jìn)單位學(xué)習(xí)交流，提升檔案管理經(jīng)驗(yàn)和操作技能，促進(jìn)檔案管理工作健康平穩(wěn)發(fā)展。
3.加強(qiáng)制度建設(shè)，建立科學(xué)統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范
建立健全企業(yè)員工檔案管理制度有助于提高企業(yè)員工檔案管理效率。首先，要規(guī)范檔案管理工作流程，通過(guò)制定檔案工作相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案管理人員的日常操作流程；其次，建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)員工檔案的分類(lèi)、編目等執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，做到檔案文件排列有序、保管期限準(zhǔn)確易查、案卷封面美觀統(tǒng)一，以方便檔案的保管和利用；再次，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的法制規(guī)范，嚴(yán)厲禁止員工檔案被私自查閱、更改和帶離，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，嚴(yán)懲不貸，保證員工檔案的信息安全。
4.轉(zhuǎn)變管理方式，提高檔案管理的信息化水平
企業(yè)應(yīng)轉(zhuǎn)變陳舊落后的管理觀念和方式，運(yùn)用現(xiàn)代企業(yè)管理方法，提高檔案管理的信息化水平。為此，企業(yè)應(yīng)在員工檔案管理中盡快普及電子文件歸檔以及檔案管理數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)的信息化，不斷提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。為提高檔案管理的快捷服務(wù)和工作效率，企業(yè)應(yīng)加快數(shù)字化檔案管理進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的完美應(yīng)用，不但加強(qiáng)檔案管理相關(guān)軟件設(shè)施和硬件設(shè)施的投入，強(qiáng)化檔案數(shù)字化管理中相關(guān)軟、硬件的研發(fā)工作，如內(nèi)部局域網(wǎng)的構(gòu)建、各種通信子網(wǎng)、寬帶網(wǎng)的建立、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)以及相關(guān)操作系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用、高性能服務(wù)器、大容量?jī)?chǔ)存設(shè)備等等，以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理軟、硬件的及時(shí)更新與支持。
三、結(jié)束語(yǔ)
企業(yè)員工檔案管理對(duì)于企業(yè)人才建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展至關(guān)重要，管好、用好員工檔案是企業(yè)必須履行的重要職責(zé)。水電廠企業(yè)具備接受員工檔案資質(zhì)，就必須對(duì)員工檔案安全管理負(fù)責(zé)，通過(guò)科學(xué)的方法和負(fù)責(zé)的態(tài)度，切實(shí)做好企業(yè)員工的檔案管理工作，提高企業(yè)員工檔案管理效率，確保企業(yè)員工檔案的信息安全。
作者:張?jiān)?單位:湖南省電力公司東江水力發(fā)電廠
參考文獻(xiàn):
[1]張慶瑜.提高企業(yè)人事檔案管理水平的理性思考和路徑分析[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2014，（16）：254.
檔案信息化建設(shè)納入……省企業(yè)科技事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理等級(jí)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)以來(lái)，傳統(tǒng)的檔案管理工作已越來(lái)越不適應(yīng)發(fā)展的形勢(shì)，檔案創(chuàng)新，向現(xiàn)代管理邁進(jìn)，正是檔案管理人員改變以往的紙張手工立卷，變計(jì)算機(jī)為手段，全文掃描入微機(jī)中，目前，機(jī)讀目錄案卷級(jí)4824卷，文件級(jí)2137件，機(jī)檢率達(dá)99%，基本實(shí)現(xiàn)電子檢索。
二、具體工作方法
1、立卷。文件按照分類(lèi)大綱歸類(lèi)后，方可組卷、立卷，而后進(jìn)行卷內(nèi)文件的排列、擬寫(xiě)案卷標(biāo)題、確定保管期限、裝訂、文檔掃描、錄入工作完成。
2、微機(jī)錄入。組好卷以后，只需微機(jī)管理，為作好保密工作，計(jì)算機(jī)加上自己設(shè)置密碼就可以了。
3、利用效率、查準(zhǔn)率高。微機(jī)檢索系統(tǒng)提供了快速便捷的管理手段，提供了信息利用的快速途徑，免除檢索查找的繁難，減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高歸檔質(zhì)量、檢索速度。
4、隨時(shí)補(bǔ)漏檔案。由于實(shí)現(xiàn)隨機(jī)管檔，就可將過(guò)去的集中立卷，改變?yōu)槠綍r(shí)隨時(shí)整理立卷。這樣，集中的工作量，就變?yōu)榉稚⒌墓ぷ髁浚刮臋n不形成存積，提高了立卷管理水平，從而達(dá)到檔案管理工作及時(shí)歸檔的目的。
三、檔案電子化目錄檢索優(yōu)點(diǎn)
微機(jī)應(yīng)用，是檔案管理上等級(jí)的標(biāo)志。利用微機(jī)進(jìn)行檔案的管理，其優(yōu)點(diǎn)是：
1、利用檔案資料方便，檢索簡(jiǎn)便，準(zhǔn)確率高
以手工為主的傳統(tǒng)檔案管理工作，檔案利用率低下，查找效率不高、查準(zhǔn)率較差，這就嚴(yán)重制約了檔案信息資源的利用率。微機(jī)的應(yīng)用，完成將手工立卷變?yōu)槲C(jī)自動(dòng)管理，極大地提高檔案管理與利用的效率。以往查閱檔案需查全引目錄、卷內(nèi)目錄、最后去庫(kù)房查找這樣一來(lái)需要6-8分鐘，如今微機(jī)管理只需輸入關(guān)健字進(jìn)行檢索查找檔號(hào)就可以了，按一下鍵盤(pán)，省時(shí)省力，只需1-2分鐘。
2、微機(jī)管理更有利于文檔的保密
過(guò)去查閱檔案時(shí)是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容。這是不符合文檔管理的保密要求的。微機(jī)管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無(wú)法接觸其他無(wú)關(guān)的文件，從而達(dá)到了文檔保密的要求。
3、微機(jī)管理有利于遺漏文件的補(bǔ)充
傳統(tǒng)的文書(shū)立卷方法遇到文件收集不齊時(shí)，補(bǔ)漏增缺，就得拆卷重做。拆卷后，卷內(nèi)文件又得重新排列，編檔頁(yè)號(hào)、編抄卷內(nèi)目錄、裝訂，修改填寫(xiě)案卷封面等等。需花費(fèi)10分鐘，這不但費(fèi)時(shí)費(fèi)力，給管理人員增添了許多麻煩。改為微機(jī)管理，文件插入就十分方便了。只需1分鐘，按一下鍵盤(pán)，修改一下檔案目錄就可以了。
4、減輕了檔案管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作效率
檔案管理軟件（……）系統(tǒng)提供了快速便捷的管理手段，這為歸檔提供了快捷的管理手段，將檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來(lái)。提高了立卷管理水平，從而達(dá)到檔案管理工作及時(shí)歸檔的目的和檢索利用的方便。
【關(guān)鍵詞】企業(yè) 檔案 管理工作 思考
由于企業(yè)員工的流動(dòng)，企業(yè)檔案管理工作具有流動(dòng)性，同時(shí)企業(yè)應(yīng)該合理的安排員工工作，給予員工公平、公正的工作環(huán)境，讓員工在工作發(fā)展中受到平等的待遇，企業(yè)檔案管理工作具有客觀性。企業(yè)檔案管理工作應(yīng)該客觀的記錄員工在聘用與離職期間的工作狀態(tài)，在員工離職后，將員工檔案封存，以便于崗位新員工查詢(xún)其工作內(nèi)容。企業(yè)檔案管理工作在招聘過(guò)程中，是根據(jù)員工自身的工作經(jīng)驗(yàn)、個(gè)人經(jīng)歷以及專(zhuān)業(yè)技能進(jìn)行合理的聘用與崗位安排，因此企業(yè)檔案管理工作也具有個(gè)性化的特點(diǎn)。
一、現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作存在的問(wèn)題
企業(yè)檔案管理是依據(jù)員工的個(gè)人經(jīng)歷、工作經(jīng)驗(yàn)、身體狀況和工作狀態(tài)等進(jìn)行整理和總結(jié)的重要檔案。企業(yè)檔案應(yīng)該真實(shí)反映出員工的工作績(jī)效和個(gè)人能力。現(xiàn)階段，我國(guó)企業(yè)的檔案管理工作崗位沒(méi)有成為企業(yè)的重要崗位，企業(yè)和員工都忽略了自己的檔案管理，企業(yè)員工個(gè)人和工作團(tuán)隊(duì)整體沒(méi)有良好的掌握，員工也沒(méi)有對(duì)自身?xiàng)l件和工作崗位得到充分的了解，員工的積極性沒(méi)有被充分地調(diào)動(dòng)起來(lái)，使得企業(yè)在發(fā)展中出現(xiàn)了停滯不前的狀態(tài)，員工對(duì)工作出現(xiàn)懈怠的情緒。
企業(yè)檔案管理工作理應(yīng)被重視，特別是涉及到人事內(nèi)容，讓企業(yè)無(wú)論在人員的競(jìng)爭(zhēng)上還是在整體經(jīng)濟(jì)效益的競(jìng)爭(zhēng)上，都可以持續(xù)穩(wěn)定名列前茅。為了讓企業(yè)更加成熟穩(wěn)定的發(fā)展，員工在企業(yè)中有公正的升職加薪發(fā)展空間，在企業(yè)檔案管理工作中，也應(yīng)該客觀地對(duì)員工的思想工作態(tài)度進(jìn)行公正評(píng)判。
二、企業(yè)檔案管理人員存在的問(wèn)題
現(xiàn)階段，我國(guó)很多企業(yè)對(duì)人事檔案管理人員沒(méi)有同定的工作崗位安排，使得企業(yè)人事檔案管理工作人員的整體管理水平得不到提高，企業(yè)人事檔案管理工作不能發(fā)揮出最大的作用。企業(yè)檔案管理人員應(yīng)該有著積極的思想，可以積極主動(dòng)地為每一位員工服務(wù)。企業(yè)人事檔案管理工作也是一項(xiàng)服務(wù)工作，人事管理人員應(yīng)該本著對(duì)員工和對(duì)企業(yè)負(fù)責(zé)的態(tài)度進(jìn)行工作，每一位員工在工作中的優(yōu)秀表現(xiàn)都應(yīng)該記錄在個(gè)人檔案中。企業(yè)員工檔案管理只是停留在員工人職或招聘時(shí)的一張簡(jiǎn)歷上，這樣企業(yè)人事檔案管理工作不能客觀反映員工的工作績(jī)效，對(duì)于不同員工工作狀態(tài)一概而論。
企業(yè)人事檔案管理人員應(yīng)該設(shè)置多個(gè)職位，這項(xiàng)工作需要員工之問(wèn)互相監(jiān)督、互相促進(jìn)。我國(guó)很多企業(yè)在人事崗位的設(shè)立上，只用一個(gè)人或者其他崗位兼任，這樣做很容易讓別有用心的企業(yè)人事管理人員鉆空子。企業(yè)人事檔案管理工作需要綜合職業(yè)素養(yǎng)較高的員工才能勝任。人事檔案管理工作是企I穩(wěn)定發(fā)展的基本保障，企業(yè)人事檔案管理工作人員應(yīng)該加強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，對(duì)企業(yè)人事的變動(dòng)及時(shí)調(diào)整檔案。
三、正確處理企業(yè)檔案管理工作中容易出現(xiàn)的問(wèn)題
因?yàn)槠髽I(yè)人事檔案管理工作具有流動(dòng)性，所以，企業(yè)人事檔案管理工作應(yīng)該及時(shí)、有效地進(jìn)行變更。企業(yè)人事檔案管理工作需要正直和有責(zé)任心的員工來(lái)進(jìn)行工作。企業(yè)人事檔案管理人員應(yīng)該在崗位中保持清正廉潔的工作思想，企業(yè)人事檔案管理工作具有客觀性，企業(yè)人事檔案管理人員不能在企業(yè)選拔和聘用人才受賄收賄，企業(yè)應(yīng)該對(duì)人事管理人員進(jìn)行定期的考察與監(jiān)管。企業(yè)在監(jiān)管的過(guò)程中可以指定相關(guān)的規(guī)章政策，讓員工們相互監(jiān)督，制定出獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰規(guī)則。
旨在進(jìn)行優(yōu)質(zhì)檔案管理工作氛圍營(yíng)造，身為人事檔案管理工作人員，務(wù)必負(fù)起責(zé)任來(lái)。企業(yè)一方，需要及時(shí)建立健全相關(guān)貴行制度和管理?xiàng)l例，之后在此基礎(chǔ)上根據(jù)基本規(guī)章制度進(jìn)行檔案管理工作約束和管控。需要注意的是，企業(yè)人事檔案管理工作，過(guò)程中需要緊密關(guān)注員工自身思想變化狀況和工作變化狀況，之后在此基礎(chǔ)上有力展現(xiàn)員工自我價(jià)值，使得人才利用效率不斷提升。企業(yè)人事檔案管理工作應(yīng)該讓企業(yè)更加深入的了解自己的員工，也應(yīng)該讓員工在企業(yè)得到充分的發(fā)展空間，企業(yè)人事檔案管理工作應(yīng)該讓企業(yè)檔案在整理和歸納中，了解自己所需要的員工類(lèi)型，減少人才的流失。企業(yè)要多進(jìn)行檔案管理工作的崗位培訓(xùn)，讓員工之間相互多交流、相互多溝通，讓企業(yè)人事檔案管理工作不斷地隨著企業(yè)的發(fā)展而更好的完善。
綜上，企業(yè)管理檔案是企業(yè)選拔和聘用人才的基本依據(jù)，企業(yè)檔案管理中可以體現(xiàn)出企業(yè)自身的發(fā)展?fàn)顩r和企業(yè)員工的工作狀態(tài)。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)大環(huán)境的變化，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)日益強(qiáng)烈。企業(yè)所需要的管理型人才也越來(lái)越多，企業(yè)檔案管理可以將企業(yè)員工進(jìn)行不同的崗位分類(lèi)，根據(jù)員工自身特點(diǎn)做出崗位的調(diào)整，尤其需要針對(duì)企業(yè)檔案管理工作中容易出現(xiàn)的問(wèn)題，提出相應(yīng)的對(duì)策。企業(yè)檔案管理工作足企業(yè)在發(fā)展中不可或缺的一項(xiàng)重要的工作崗位，我國(guó)現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作還沒(méi)有得到足夠的重視，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的變化，企業(yè)檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的地位越來(lái)越高。總而言之，企業(yè)檔案管理工作是為了讓企業(yè)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，讓企業(yè)更加成熟穩(wěn)定的發(fā)展。檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、企業(yè)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它是人類(lèi)發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，是處理完畢的、具有參考價(jià)值的、集中保存的、系統(tǒng)的歷史文件，是檔案信息與檔案客體的復(fù)合體，它具有個(gè)體意識(shí)和群體意識(shí)的功能。提高檔案工作的效率與質(zhì)量，可以給我們的工作決策提供更多參考和值得借鑒的信息。因此，檔案管理工作人員務(wù)必認(rèn)真做好檔案收集、整理、管理、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作。
參考文獻(xiàn)：
一、檔案管理的內(nèi)涵
檔案管理亦稱(chēng)檔案工作，是檔案館（室）直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱(chēng)，也是國(guó)家檔案事業(yè)最基本的組成部分。檔案管理工作主要包括：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究（檔案文獻(xiàn)編纂）、檔案提供利用等八個(gè)工作項(xiàng)目和過(guò)程。當(dāng)前，越來(lái)越多的企業(yè)都開(kāi)始認(rèn)識(shí)到了檔案管理的重要性，檔案管理在企業(yè)管理中的地位也越來(lái)越重要。
二、發(fā)揮檔案管理經(jīng)濟(jì)效益作用的措施與對(duì)策
隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的不斷完善，檔案管理本文由收集整理對(duì)企業(yè)發(fā)展中的作用越來(lái)越突出。高效、有序以及規(guī)范的檔案管理可以提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和管理水平，但不可否認(rèn)的是，目前，在我國(guó)一些企業(yè)中，檔案管理中仍然存在著一些問(wèn)題和不足，這些問(wèn)題惡化不足不僅制約了企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的提升，更影響了企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升。下面就發(fā)揮檔案管理經(jīng)濟(jì)效益作用的措施和對(duì)策來(lái)進(jìn)行一些淺顯的分析和探討，希望這些措施和對(duì)策可以提高我國(guó)企業(yè)檔案管理水平和質(zhì)量，最大限度的發(fā)揮出檔案管理在提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益方面的重要作用。
第一，提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)。
在一個(gè)企業(yè)中，企業(yè)管理主要包括有：財(cái)務(wù)管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理以及人力資源管理等多個(gè)管理方面，這些管理對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升是非常明顯的，而檔案管理就不同了，檔案管理對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的影響是長(zhǎng)遠(yuǎn)和隱性的，因此，在一些企業(yè)中企業(yè)管理者和領(lǐng)導(dǎo)者都不太重視企業(yè)的檔案管理，而是更加重視可以為企業(yè)帶來(lái)明顯經(jīng)濟(jì)效益的企業(yè)管理，因此，要想充分發(fā)揮出檔案管理在提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益方面的作用，就必須提高企業(yè)管理者和領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)。一是提升自身的認(rèn)識(shí)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和管理者的認(rèn)識(shí)對(duì)檔案管理工作有著至關(guān)重要的影響。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者和管理者應(yīng)當(dāng)不斷學(xué)習(xí)，提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)企業(yè)的發(fā)展是有利的；二是提高員工對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和管理者只提高自身的認(rèn)識(shí)還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還需要提升企業(yè)員工特別是企業(yè)檔案管理員工的認(rèn)識(shí)，畢竟企業(yè)的檔案管理工作都需要企業(yè)員工來(lái)執(zhí)行，因此，這時(shí)候，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和管理者就必須充分發(fā)揮出自身在企業(yè)管理中的核心和主導(dǎo)作用，通過(guò)自身的影響來(lái)提升企業(yè)員工對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。
第二，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)，提高檔案管理人員的各方面素質(zhì)。
企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)直接影響了企業(yè)檔案管理質(zhì)量，而檔案管理質(zhì)量又影響了檔案管理對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益作用的發(fā)揮，因此，企業(yè)要想最大限度的發(fā)揮檔案管理對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的作用，就必須加強(qiáng)企業(yè)檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)，提高檔案管理人員的各方面素質(zhì)。為此：
堅(jiān)持每月學(xué)習(xí)制度。企業(yè)要提高檔案管理人員的素質(zhì)，就必須要求企業(yè)檔案管理員工不斷地學(xué)習(xí)，在不斷的學(xué)習(xí)中不斷提高自身的素質(zhì)和對(duì)工作的熟練度。學(xué)習(xí)內(nèi)容包括《檔案法》和公司制定的《檔案管理辦法》、《技術(shù)檔案管理實(shí)施細(xì)則》、《合同管理辦法》等管理制度。長(zhǎng)期堅(jiān)持下去，企業(yè)檔案管理員工的素質(zhì)必然會(huì)有一個(gè)質(zhì)的提升。
加強(qiáng)對(duì)檔案管理員工的培訓(xùn)。培訓(xùn)是老板送給員工最好的禮物。培訓(xùn)不僅可以提升員工的素質(zhì)，更可以留著員工。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，新技術(shù)、新事物以及新理念層出不窮，這就要求企業(yè)加強(qiáng)對(duì)員工的培訓(xùn)，使其可以不斷適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要，如當(dāng)前企業(yè)檔案管理的信息化趨勢(shì)不可逆轉(zhuǎn)，基于計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的信息化檔案管理系統(tǒng)，對(duì)企業(yè)檔案管理員工的素質(zhì)提出了更好的要求，不僅需要企業(yè)檔案管理員工熟練的掌握各種檔案管理方法和方法，還需要精通計(jì)算機(jī)技術(shù)和各種網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，這都需
要企業(yè)加強(qiáng)對(duì)員工的培訓(xùn)。當(dāng)然，培訓(xùn)必須根據(jù)集團(tuán)公司檔案管理系統(tǒng)建設(shè)和運(yùn)行維護(hù)的有關(guān)要求來(lái)進(jìn)行，只有這樣，培訓(xùn)才是有意義和作用的。
一、企業(yè)人事檔案管理存在問(wèn)題
1.員工個(gè)人和企業(yè)對(duì)人事檔案意識(shí)薄弱
目前，在人事檔案管理工作中，不少企業(yè)對(duì)員工的人事檔案認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為人事檔案管理工作僅僅只是一項(xiàng)保管的事務(wù)性工作,只要求做到不丟失,不泄密,能應(yīng)付外調(diào)、查檔就可以了。員工個(gè)人秉著對(duì)人事檔案無(wú)所謂的態(tài)度，意識(shí)不到自己也有積累和維護(hù)檔案內(nèi)容安全的義務(wù)，對(duì)相關(guān)檔案材料的填寫(xiě)比較簡(jiǎn)單、隨意。更有甚者對(duì)自己人事檔案的去向漠不關(guān)心，或者是委托當(dāng)?shù)厝瞬胖行墓芾砗缶烷L(zhǎng)期失去聯(lián)系，使自己的檔案變成“休眠檔案”。
2.人事檔案管理員的素質(zhì)和管理水平不高
由于最初的企業(yè)不夠重視或其它原因，導(dǎo)致企業(yè)人事檔案管理員在素質(zhì)水平和管理能力上都有所欠缺[1]。部分人事檔案管理員在工作過(guò)程中不夠細(xì)致認(rèn)真，缺乏責(zé)任心，只是簡(jiǎn)單地做好檔案接收、檔案編號(hào)、庫(kù)房防火、防蛀等倉(cāng)管工作，沒(méi)有及時(shí)將人事檔案材料收集歸檔，更沒(méi)有對(duì)檔案材料內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化分類(lèi)及嚴(yán)格審核，導(dǎo)致員工個(gè)人檔案信息不完善，檔案材料缺乏真實(shí)性。此外，由于企業(yè)員工流動(dòng)性大，檔案管理員的轉(zhuǎn)檔不及時(shí)，造成原單位有檔無(wú)人，新單位有人卻無(wú)檔，就使檔案陷入了“人檔分離”狀態(tài)，從而影響了新單位的用人決策，同時(shí)又增加了原單位檔案保管的壓力。
3.人事檔案的管理手法相對(duì)落后
人事檔案管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性、政治性、機(jī)密性的工作。人事檔案管理工作必須配備具有專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人員全職管理，而在現(xiàn)實(shí)情況中存在部分企業(yè)把人事檔案管理工作交給了其他部門(mén)工作人員負(fù)責(zé)，這些人一是沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，不具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理能力，二是由于分心其他崗位的工作，在進(jìn)行檔案管理工作過(guò)程中沒(méi)有引起足夠重視，往往無(wú)法滿足人事檔案管理工作職責(zé)需要。另外大多企業(yè)人事檔案管理手法相對(duì)落后，還在采用比較傳統(tǒng)的老辦法進(jìn)行人事檔案管理，跟不上社會(huì)發(fā)展的步伐，滿足不了企業(yè)發(fā)展的形勢(shì)需要。例如企業(yè)沒(méi)有運(yùn)用專(zhuān)業(yè)的人事檔案管理軟件，還在采用手工編輯、檢索的手段進(jìn)行管理，這種管理方式既浪費(fèi)時(shí)間又不能夠保證質(zhì)量，大大降低了企業(yè)管理工作的效率。人事檔案由于不能引起個(gè)人和企業(yè)的重視，衍生出人事檔案內(nèi)容陳舊、利用價(jià)值不高；檔案管理人員配備不足，專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)；落后的管理模式難以滿足用人單位和社會(huì)的需要等等一系列的問(wèn)題，這些問(wèn)題制約了人事檔案對(duì)人力資源開(kāi)發(fā)、配備與管理潛在作用的發(fā)揮。只有轉(zhuǎn)變觀念、加強(qiáng)管理，才能充分發(fā)掘人事檔案對(duì)人力資源管理工作的潛在作用。
二、企業(yè)人事檔案管理工作的應(yīng)對(duì)措施
1.要正確認(rèn)知檔案管理工作的意義及重要性
企業(yè)要做好人事檔案管理工作首先必須從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理并不是簡(jiǎn)單的資料整理、保管工作，它對(duì)員工個(gè)人和企業(yè)都有著重要的作用。主要體現(xiàn)在：它是人力資源部和組織部門(mén)對(duì)員工進(jìn)行考察、選拔任用的基礎(chǔ)；它能幫助企業(yè)做好招聘、錄干、調(diào)動(dòng)、出國(guó)材料、福利待遇、離退休、死亡撫恤等方面的事情；它能為員工個(gè)人或其子女提供實(shí)際生活中所需的類(lèi)似親屬關(guān)系證明、入黨政審、工作證明等檔案材料。有了這樣的思想認(rèn)識(shí)，才能讓人事檔案管理工作得到重視。其次，企業(yè)可通過(guò)內(nèi)部報(bào)刊、知識(shí)講座等方式加強(qiáng)人事檔案管理的宣傳力度，讓員工認(rèn)識(shí)到檔案與自身的發(fā)展有著休戚相關(guān)的作用。此外，企業(yè)在布置員工填寫(xiě)相關(guān)檔案材料的時(shí)候，要告訴檔案人檔案存檔后會(huì)發(fā)揮怎樣的作用。這樣，可以樹(shù)立員工個(gè)人和企業(yè)共同參與檔案維護(hù)與管理工作的理念。
2.提高檔案管理人員的素質(zhì)和管理水平
作為檔案管理員，首先必須具備基本的政治素質(zhì)。即堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，了解黨和國(guó)家的各項(xiàng)方針政策，并遵紀(jì)守法。同時(shí)，檔案工作又是一項(xiàng)具有一定機(jī)密性的工作，要求工作人員必須嚴(yán)守國(guó)家秘密，堅(jiān)決杜絕失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生。其次，檔案管理員要有一定的專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)和熟悉的業(yè)務(wù)技能。因此，企業(yè)可以通過(guò)教育培訓(xùn)提高檔案管理員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)或者是通過(guò)學(xué)校招聘吸引高層次檔案專(zhuān)業(yè)人才到檔案部門(mén)工作。再次，檔案管理工作還特別要求檔案管理員要有很強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)和高度責(zé)任感。要自覺(jué)樹(shù)立為人民服務(wù)、不熱衷名利、不計(jì)個(gè)人得失的奉獻(xiàn)精神。工作中要細(xì)心處理每個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，耐心保管每卷檔案，防止檔案損壞或丟失，特別是做好員工檔案的轉(zhuǎn)遞和接收工作，做到“檔隨人走，人檔不分離”。
3.優(yōu)化檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)信息化管理
實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理是檔案工作適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然要求。企業(yè)可根據(jù)本單位人事檔案管理的現(xiàn)實(shí)情況自行開(kāi)發(fā)檔案管理信息軟件或者是對(duì)外購(gòu)買(mǎi)專(zhuān)業(yè)檔案管理軟件，建立和完善人事檔案信息化管理。讓人事檔案管理從實(shí)體管理向網(wǎng)絡(luò)管理轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)人事檔案的動(dòng)態(tài)管理，實(shí)現(xiàn)查閱統(tǒng)計(jì)、檔案變更、報(bào)表處理、系統(tǒng)維護(hù)等多種功能的信息化管理。這種替代傳統(tǒng)人事檔案管理的新模式可以為企業(yè)選才、用才、育才、激才、留才發(fā)揮更大的作用。
結(jié)束語(yǔ)：
一、當(dāng)前企業(yè)在人事檔案管理中存在的問(wèn)題
（一）對(duì)人事檔案管理的重視程度不夠
隨著社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷深入，在人才市場(chǎng)中，人員的流動(dòng)性越來(lái)越自由化，企業(yè)與員工之間的“雙向選擇性”也越來(lái)越明顯。企業(yè)在招聘錄用員工時(shí)更看重的是員工的工作能力以及人品方面，而員工與企業(yè)在達(dá)成一致性的時(shí)候更多的是由勞動(dòng)合同進(jìn)行書(shū)面的約束，而不是人事檔案，員工只要按照勞動(dòng)合同中的協(xié)議條款進(jìn)行，則可以自由的選擇職業(yè)流動(dòng)。正是由于這種自由性，現(xiàn)階段的員工以及人才市場(chǎng)中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)由于個(gè)人發(fā)展原因或者其他方面的原因，員工選擇跳槽的情況，而員工未及時(shí)辦理轉(zhuǎn)檔手續(xù)，因而造成了很多死檔或者棄檔的存在。更是由于對(duì)人事檔案重視程度不夠，出現(xiàn)很多人事檔案遺留在原由的人才市場(chǎng)或者交流機(jī)構(gòu)中，這樣導(dǎo)致后續(xù)進(jìn)行有關(guān)人事方面工作的時(shí)候欠缺相應(yīng)完整的檔案資料查詢(xún)，為后續(xù)的人事工作帶來(lái)極大的不便。
（二）人事檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)不夠
在企業(yè)內(nèi)部中，人事檔案有關(guān)部門(mén)長(zhǎng)期受到一些機(jī)要性和制度方面的制約，有關(guān)檔案管理人員在工作中長(zhǎng)期處于比較被動(dòng)的狀態(tài)，采取單一的服務(wù)方式，導(dǎo)致人事檔案管理人員在服務(wù)意識(shí)上也存在明顯的不足。對(duì)于人事檔案的管理，管理者將重心過(guò)多的放在了保管資料方面，對(duì)于人事檔案中所記錄的一些信息資源都沒(méi)有很好的進(jìn)行利用，為企業(yè)調(diào)配人員，考察員工提供應(yīng)該具備的價(jià)值。
（三）企業(yè)人事檔案內(nèi)容不夠完善
企業(yè)的最終目的是為了盈利，對(duì)于員工的管理也是為了最大力度的刺激員工的創(chuàng)造力和工作能力，從而達(dá)到最佳的經(jīng)濟(jì)效益，而在企業(yè)內(nèi)部管理中，各部門(mén)之間的職能差別很大，因此人事檔案的管理除了具備員工的一些基本信息之外，還應(yīng)該結(jié)合企業(yè)自身管理需要充實(shí)一些內(nèi)容。但是在企業(yè)中，人事檔案管理資料內(nèi)容基本上只顯示了員工的年齡、學(xué)歷、個(gè)人履歷等這些基本內(nèi)容，對(duì)于員工在崗位工作上的業(yè)績(jī)表現(xiàn)，工作貢獻(xiàn)等都沒(méi)有詳細(xì)的歸納和記載，因而不便于對(duì)這個(gè)員工進(jìn)行很詳細(xì)的了解。
（四）信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理水平落后
隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，企業(yè)內(nèi)部的檔案信息管理模式也開(kāi)始發(fā)生轉(zhuǎn)變，在一些信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用發(fā)達(dá)的國(guó)家已經(jīng)開(kāi)始用電子檔案技術(shù)逐漸取代紙質(zhì)檔案，但是在我國(guó)企業(yè)中，傳統(tǒng)手工記錄的形式仍然大量存在，并沒(méi)有將電子化技術(shù)很好的融入到檔案管理工作中。
二、如何改進(jìn)職工人事檔案管理的對(duì)策
（一）提高人事檔案管理的重視程度，加強(qiáng)人事檔案的宣傳
人事檔案在管理中面臨最關(guān)鍵的問(wèn)題就是員工以及領(lǐng)導(dǎo)的不重視，這種不重視主要源于對(duì)于人事檔案管理作用的不清楚，因而有必要對(duì)員工及領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)人事檔案管理重要性和作用性的宣傳，無(wú)論是員工還是管理者都應(yīng)該正確對(duì)待人事檔案管理工作。例如可以通過(guò)一些形式對(duì)企?I員工進(jìn)行人事檔案管理辦法的宣傳培訓(xùn)，提高了員工的意識(shí)，才能更有效的推進(jìn)人事檔案管理工作的發(fā)展，促進(jìn)其資源利用性的有效開(kāi)發(fā)。
（二）強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力
人事檔案中所記載的員工信息對(duì)于人事管理工作包括人員崗位的調(diào)動(dòng)、工資結(jié)構(gòu)的調(diào)整等都具有重要的依據(jù)作用，針對(duì)人事檔案管理工作的性質(zhì)，人事有關(guān)管理人員應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作思維，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。首先需要對(duì)已經(jīng)存在的檔案信息進(jìn)行整體歸納，其次針對(duì)各部門(mén)崗位有針對(duì)性的進(jìn)行培訓(xùn)，提高員工的業(yè)務(wù)能力，最后對(duì)所保管的所有人事有關(guān)資料進(jìn)行整體盤(pán)點(diǎn)，建立明確清晰的檔案管理體系。
（三）建立科學(xué)合理的管理制度
企業(yè)一般會(huì)形成自己一套有序的規(guī)章制度，但是面臨著不斷變化的社會(huì)形勢(shì)和新的狀況，企業(yè)人事檔案管理制度中會(huì)有些規(guī)章制度不適應(yīng)變化中的社會(huì)形勢(shì)，因而需要根據(jù)實(shí)際的社會(huì)需求不斷的調(diào)整規(guī)章制度，及時(shí)建立健全企業(yè)人事檔案管理的有關(guān)規(guī)章制度，讓其更能夠適應(yīng)企業(yè)人事管理相關(guān)工作。另外還要不斷充實(shí)完善員工檔案的資料信息，擴(kuò)大收集員工信息資料的來(lái)源，為企業(yè)進(jìn)行有效的人員管理提供參考依據(jù)。
（四）加快人事檔案工作的信息化建設(shè)
在管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息化管理是時(shí)展的要求，也是企業(yè)步入現(xiàn)代化的重要標(biāo)志，它改變了傳統(tǒng)的工作模式，使得工作效率大大提升。對(duì)于企業(yè)的信息化管理建設(shè)可以將人事檔案中的編碼、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)、存放位置以及個(gè)人信息等都輸入到計(jì)算機(jī)內(nèi)，逐步建立完善的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣不僅可以省去大量的人力，同時(shí)還能避免人工誤差或者錯(cuò)誤率，便于后期人事檔案工作的管理和保存，有利于延長(zhǎng)檔案資料的清晰時(shí)間和保存時(shí)間。
1.人事檔案意識(shí)薄弱。我認(rèn)為企業(yè)人事檔案意識(shí)薄弱主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一是企業(yè)管理者對(duì)檔案管理缺乏足夠的重視，一是員工個(gè)人的人事檔案意識(shí)不強(qiáng)。很多企業(yè)并未認(rèn)識(shí)到人事檔案管理在企業(yè)管理中的重要作用，對(duì)該項(xiàng)工作持漠視態(tài)度，未投入足夠的時(shí)間、精力、人力來(lái)進(jìn)行必要的檔案記錄與更新工作，使人事檔案失去存在的意義。
2.檔案管理缺乏規(guī)范。在淡薄的人事檔案意識(shí)的影響下，檔案管理勢(shì)必缺乏必要的規(guī)范。從調(diào)查中我發(fā)現(xiàn)，很多企業(yè)的人事檔案存在著內(nèi)容缺失、信息不完善的問(wèn)題，甚至還有員工真實(shí)情況與檔案記錄嚴(yán)重不符的情況。我看到很多企業(yè)的人事檔案在進(jìn)行信息記錄時(shí)只是簡(jiǎn)單地將姓名、年齡、文化程度、工作時(shí)間、工作經(jīng)歷等納入檔案當(dāng)中，員工的業(yè)務(wù)能力、品行操守、晉升歷程都缺乏及時(shí)的更新，動(dòng)態(tài)資料不完善，使人事檔案缺乏反應(yīng)員工真實(shí)情況的能力。人事檔案內(nèi)容的缺失是人事檔案管理失范的表現(xiàn)，使斷檔現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮。
3.管理隊(duì)伍素質(zhì)偏低。企業(yè)對(duì)人事檔案管理工作的重視程度不足，直接影響到檔案管理崗位的人員安排，使得該崗位人員不足。我曾在走訪某大型企業(yè)時(shí)發(fā)現(xiàn)，只有一名員工負(fù)責(zé)全公司的人事檔案管理工作，難免兼而不顧。有的企業(yè)在進(jìn)行檔案管理崗位安排時(shí)隨意性過(guò)大，不顧及人員的實(shí)際檔案管理能力，使企業(yè)的人事檔案管理工作效率低下，質(zhì)量難以保障。
4.檔案利用價(jià)值不高。通過(guò)調(diào)查走訪，我發(fā)現(xiàn)雖然多數(shù)企業(yè)都會(huì)開(kāi)展檔案管理，但檔案的實(shí)際利用價(jià)值不高，往往被束之高閣。首先這與檔案資料的不全面有很大關(guān)系，檔案反映不了員工的實(shí)際情況，自然就不會(huì)被當(dāng)做考評(píng)的標(biāo)準(zhǔn)，失去利用價(jià)值。其次，企業(yè)將精力都放在員工的績(jī)效考核上，但相應(yīng)的績(jī)效記錄卻沒(méi)有跟上，人員實(shí)際工作情況與檔案信息存在較大差距，影響檔案的實(shí)際利用價(jià)值。
二、新形勢(shì)下改進(jìn)企業(yè)人事檔案管理模式的措施
1.全面提升檔案意識(shí)。作為新時(shí)代的企業(yè)，必須全面提升檔案意識(shí)，重視起對(duì)人才的管理。我建議企業(yè)應(yīng)該首先樹(shù)立起依法管檔的理念，從制度上對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范，在檔案管理崗位上配備數(shù)量足夠、素質(zhì)較高的管理人才，將檔案管理當(dāng)做一項(xiàng)重要工作。只有先從意識(shí)上給予足夠的重視，后續(xù)工作的推進(jìn)就會(huì)更加順利。作為員工個(gè)人也要意識(shí)到檔案的重要性，關(guān)注企業(yè)的檔案管理工作，在變更工作單位時(shí)，要從原單位起走個(gè)人檔案，保證檔隨人走，確保個(gè)人檔案的完整性。
2.著力加強(qiáng)硬件建設(shè)。要促使檔案管理更加規(guī)范，我建議大小企業(yè)都應(yīng)該積極推進(jìn)硬件建設(shè)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理。用現(xiàn)代技術(shù)手段來(lái)進(jìn)行檔案記錄可以大大提升工作效率，使管理工作更加科學(xué)易行。對(duì)于經(jīng)常變更的人事信息，管理者可以將它們及時(shí)準(zhǔn)確地輸入到個(gè)人電子檔案當(dāng)中，方便快捷，自動(dòng)化程度較高。通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行人事檔案管理是企業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的一個(gè)重要途徑，使檔案管理工作更加符合時(shí)代要求，更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。
3.提升管理隊(duì)伍素質(zhì)。人事檔案管理工作并非人們想象得那么簡(jiǎn)單，對(duì)從業(yè)人員的素質(zhì)要求是比較高的。我認(rèn)為主要有以下三個(gè)方面：首先管理者要具備法律意識(shí)，依據(jù)《檔案法》來(lái)維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、保密性。其次，管理者要有強(qiáng)烈的崗位責(zé)任感，在進(jìn)行檔案記錄時(shí)嚴(yán)格遵守制度，盡職盡責(zé)地管理好企業(yè)人事檔案，以便為企業(yè)提供真實(shí)全面的人事信息。第三，人事檔案的管理人員必須有扎實(shí)的檔案管理知識(shí)，并能用理論知識(shí)來(lái)指導(dǎo)實(shí)際工作，保證檔案管理的質(zhì)量。在企業(yè)人事檔案管理的崗位上實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值。
4.提高檔案利用價(jià)值。我認(rèn)為企業(yè)管理者不能忽視檔案管理的潛在價(jià)值，要對(duì)其利用價(jià)值進(jìn)行充分挖掘。人事檔案記錄著每個(gè)員工的個(gè)人信息，在一定程度上反映了員工的能力，企業(yè)完全可以通過(guò)科學(xué)的檔案分析來(lái)進(jìn)行人才選拔，選擇有能力的員工進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)層，給員工充分的晉升空間。作為檔案管理者要掌握檔案分析技術(shù)，利用計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行檔案信息處理，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確的參考資料。使檔案的利用價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)，為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。
5.增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)的提供檔案管理。人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供，所以人事檔案管理人員應(yīng)認(rèn)清形勢(shì)，擺正位置，端正態(tài)度，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，改變長(zhǎng)期以來(lái)坐等上門(mén)的被動(dòng)服務(wù)方式，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)地為企業(yè)人力資源管理提供信息服務(wù)。人事檔案管理服務(wù)于人力資源管理，促進(jìn)企業(yè)人力資源管理，是企業(yè)知識(shí)管理的基礎(chǔ)。
6.建立人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理模式，增強(qiáng)人事檔案的信息服務(wù)。功能檔案管理要與時(shí)俱進(jìn)，就要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的管理開(kāi)放式的人才信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)則為人事檔案現(xiàn)代化管理構(gòu)建了堅(jiān)實(shí)的實(shí)用平臺(tái)。這樣，既可以提高效率，也可以降低社會(huì)管理的成本。人事檔案管理工作是企業(yè)中不可或缺的管理工作之一，其改革已經(jīng)提上了日程，在這一改變過(guò)程中，改變舊有模式，建立新型管理系統(tǒng)，借助現(xiàn)代化的技術(shù)與觀念，全面開(kāi)發(fā)信息資源，充分有效地利用人事檔案的價(jià)值，從而促進(jìn)人事檔案管理工作不斷走上法制化、科學(xué)化、規(guī)范化的軌道。
三、結(jié)語(yǔ)
企業(yè)人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題
1人事檔案管理意識(shí)薄弱
人事檔案管理意識(shí)薄弱主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：①領(lǐng)導(dǎo)不重視。現(xiàn)在很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)注重短期的經(jīng)濟(jì)效益，認(rèn)為檔案管理工作耗費(fèi)大量人力、物力、財(cái)力反而不能快速實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益，大多沒(méi)有給檔案管理工作設(shè)置足夠的經(jīng)費(fèi)、配備先進(jìn)的檔案管理設(shè)備。②檔案管理部門(mén)責(zé)任意識(shí)差。檔案管理部門(mén)認(rèn)為自己所從事的工作對(duì)企業(yè)及社會(huì)的貢獻(xiàn)較小，對(duì)自己的責(zé)任性認(rèn)識(shí)。由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視，許多民營(yíng)企業(yè)、中小企業(yè)沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，或者有但也是其他部門(mén)的員工兼職的，使人事檔案的權(quán)威性大大下降。③員工檔案意識(shí)差。員工對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)比較模糊，認(rèn)為是可有可無(wú)的東西。在填寫(xiě)自己的檔案時(shí)為了一些眼前的利益，弄虛作假。加之有些企業(yè)不重視檔案，公然宣稱(chēng)不需要檔案或承諾重新建檔，更加劇了人們檔案意識(shí)的淡化。
2封閉式的管理模式
封閉式的管理模式適合本企業(yè)內(nèi)部人事檔案來(lái)源比較單一的情況。雖然說(shuō)封閉式的檔案管理模式利于人事檔案的保密工作，但現(xiàn)在隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)類(lèi)型不斷發(fā)展，企業(yè)員工層次的多樣性不斷的發(fā)展，這種單一封閉性的檔案管理模式已經(jīng)不能與企業(yè)的發(fā)展、員工的發(fā)展、員工的多樣性相適應(yīng)了。另外，企業(yè)檔案保存在內(nèi)部企業(yè)人事部門(mén)，過(guò)分強(qiáng)調(diào)保密，一般不對(duì)外開(kāi)放，且手續(xù)十分復(fù)雜，不能實(shí)現(xiàn)各部門(mén)之間的人事信息交流，阻礙了人事檔案的利用。
3檔案內(nèi)容質(zhì)量不高
目前部分企業(yè)人事檔案存在以下問(wèn)題許多不規(guī)范的地方，使人事檔案價(jià)值大打折扣。一是檔案材料內(nèi)容不完備。很多企業(yè)人事檔案的內(nèi)容不符合國(guó)家檔案局的《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》，能夠正確反映出一個(gè)人的個(gè)人經(jīng)歷、德才情況等內(nèi)容。二是檔案材料內(nèi)容質(zhì)量不高。企業(yè)的人事檔案材料多內(nèi)容空洞，反應(yīng)個(gè)人經(jīng)歷的多，而缺少細(xì)致的，講述員工道德品質(zhì)、能力專(zhuān)長(zhǎng)的少。人事檔案造假現(xiàn)象使得人事檔案在對(duì)人們職業(yè)信譽(yù)維持方面的作用大大降低。三是檔案材料用紙規(guī)格不符合要求，書(shū)寫(xiě)不規(guī)范，字跡不耐久。很多企業(yè)現(xiàn)存的人事檔案材料規(guī)格大小不一，材料用筆不規(guī)范，使得檔案材料不利于保存，有的檔案材料書(shū)寫(xiě)字跡潦草，難以辨認(rèn)，不利于檔案的利用。
4企業(yè)人事檔案管理人員素質(zhì)有待提高
良好的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力的管理人員是做好企業(yè)人事檔案工作的基礎(chǔ)和保證。由于檔案管理專(zhuān)業(yè)較冷門(mén)，全國(guó)高校設(shè)此專(zhuān)業(yè)較少，所以很多企業(yè)的檔案管理人員是“半路出家”，對(duì)檔案管理工作缺乏系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)，也沒(méi)有受過(guò)專(zhuān)業(yè)的訓(xùn)練，工作以后，參加檔案管理工作的學(xué)習(xí)交流機(jī)會(huì)少，再加之企業(yè)人事檔案管理工作人員很多位兼職，經(jīng)常變動(dòng)，造成了人事檔案管理工作基礎(chǔ)薄弱，不利于檔案管理水平的提高，不能保證檔案管理的質(zhì)量。
完善企業(yè)人事檔案管理工作的對(duì)策建議
1加強(qiáng)檔案管理意識(shí)
檔案意識(shí)已成為制約企業(yè)人事檔案管理工作的關(guān)鍵，強(qiáng)化相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。加大資金投入、完善檔案管理設(shè)施、定期檢查指導(dǎo)檔案管理工作，正確認(rèn)識(shí)人事檔案工作的特點(diǎn)、地位和作用，只有領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)檔案意識(shí)，員工才能重視檔案管理工作。檔案管理部門(mén)要認(rèn)識(shí)到自己工作的重要性，樹(shù)立責(zé)任感，及時(shí)、完整地收集檔案材料，把握好人事檔案的質(zhì)量。普通員工也要有良好的檔案意識(shí)，明白檔案與自身利益息息相關(guān)，自覺(jué)遵守檔案管理制度。
2建立社會(huì)化開(kāi)放式的企業(yè)檔案管理模式
傳統(tǒng)的人事檔案管理制度，一定程度上降低了人力資源的開(kāi)發(fā)度，限制了人才的流動(dòng)。建立社會(huì)化開(kāi)放式的企業(yè)檔案管理模式應(yīng)加強(qiáng)對(duì)企業(yè)流動(dòng)人員人事檔案的管理，建立健全人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)。應(yīng)該倡導(dǎo)人事檔案知情權(quán)，檔案管理部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)檔案宣傳工作，使員工正確認(rèn)識(shí)自己的檔案，提高對(duì)自己檔案的關(guān)注度，使人事檔案工作向更高水平發(fā)展，提高檔案利用率，實(shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置。建立社會(huì)化開(kāi)放式的企業(yè)檔案管理模式，可以使各類(lèi)人才更清楚的認(rèn)識(shí)自身的價(jià)值，企業(yè)也能有機(jī)會(huì)獲得企業(yè)所需要的各類(lèi)人才，個(gè)人和企業(yè)之間實(shí)現(xiàn)雙贏，促進(jìn)企業(yè)的迅速發(fā)展。
3更新手段，完善內(nèi)容
企業(yè)人事檔案管理工作應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，引入科學(xué)的管理理念，采用新的管理手段，建立企業(yè)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提高人事檔案管理工作的效率，實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事檔案科學(xué)管理。完善企業(yè)人事檔案的內(nèi)容，應(yīng)摒棄傳統(tǒng)的人事檔案內(nèi)容單一重復(fù)、政治性強(qiáng)、不具有個(gè)性化記錄；應(yīng)有所側(cè)重地收集人事檔案的內(nèi)容材料，既要反映過(guò)去，更要說(shuō)明現(xiàn)在；應(yīng)遵循“適應(yīng)社會(huì)需要”和“精煉有效”的原則，擯除冗余內(nèi)容；應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，增加能真實(shí)反映人才的能力、特長(zhǎng)的內(nèi)容，體現(xiàn)個(gè)人信用記錄的內(nèi)容。
4提高人事檔案管理人員的素質(zhì)
企業(yè)應(yīng)注重人事檔案管理人才的培養(yǎng)，注重管理隊(duì)伍的建設(shè)，提升檔案管理水平。首先，人事檔案管理工作者要具備良好的政治素質(zhì)和保密意識(shí)，所以應(yīng)該加強(qiáng)人事檔案管理人員的思想學(xué)習(xí)，提高其思想認(rèn)識(shí)和政治水平。其次，要保持和維護(hù)固定的企業(yè)人事檔案管理人員，檔案管理工作的熟練自于長(zhǎng)期經(jīng)驗(yàn)的積累，檔案管理人員固定，才能不斷積累和提高其業(yè)務(wù)能力，提高檔案管理工作效率。再次，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案管理人員通過(guò)參加培訓(xùn)、學(xué)習(xí)交流，掌握?qǐng)?jiān)實(shí)的檔案管理的論知識(shí)、學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理方法，提升管理水平和技術(shù)能力，推動(dòng)本單位人事檔案管理工作的進(jìn)步與發(fā)展。
一、大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)于檔案管理工作的影響
在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，信息技術(shù)的發(fā)展對(duì)于數(shù)據(jù)和資料的處理有幾個(gè)方面的優(yōu)勢(shì)：第一，由于現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的越來(lái)越快，在檔案管理中數(shù)據(jù)的規(guī)模和管理的內(nèi)容也越來(lái)越多，傳統(tǒng)的工作方式很容易在繁忙中發(fā)生失誤，從而造成一系列的影響。而現(xiàn)階段利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，則會(huì)幫助工作人員節(jié)省很多精力與時(shí)間，減少工作中所產(chǎn)生的錯(cuò)誤，提高檔案管理的工作效率。第二，傳統(tǒng)的檔案管理工作在保管上都是由紙質(zhì)、膠片等工具來(lái)進(jìn)行儲(chǔ)存，并將其保管在檔案庫(kù)房中，這種保管方式在安全系數(shù)上有著一定的欠缺，同時(shí)在尋找檔案時(shí)也顯得極為不方便[3]。而在大數(shù)據(jù)時(shí)代豐富了檔案的保管方式，在以往儲(chǔ)存方式的基礎(chǔ)上增加了光盤(pán)、網(wǎng)絡(luò)、移動(dòng)硬盤(pán)等多種儲(chǔ)存方式，這些儲(chǔ)存方式不但占地面積小、攜帶方便，在安全系數(shù)以及找尋工作上也比傳統(tǒng)的方式更加優(yōu)秀。第三，在檔案管理工作中，沒(méi)有被收集歸檔的就不屬于檔案，因此，在檔案的數(shù)據(jù)收集工作，是檔案管理中一個(gè)非常重要的工作。傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)收集主要是通過(guò)紙質(zhì)資料的主動(dòng)移交，而在這一過(guò)程中很容易產(chǎn)生資料丟失的情況。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案數(shù)據(jù)的收集工作不但能夠通過(guò)信息技術(shù)直接從網(wǎng)上傳輸?shù)焦ぷ魅藛T的計(jì)算機(jī)中，同時(shí)檔案管理人也不再需要等著資料送過(guò)來(lái)，而是可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)自己進(jìn)行資料的收集，豐富了檔案管理工作中的資料收集方式。
二、大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理在現(xiàn)階段存在的問(wèn)題
雖然信息化技術(shù)已經(jīng)融到了檔案管理工作當(dāng)中，并在實(shí)踐中得到了應(yīng)用，但由于信息化技術(shù)起步的較晚，發(fā)展的不夠成熟，在現(xiàn)階段仍舊存在著一些問(wèn)題。首先，工作人員的信息化素質(zhì)不強(qiáng)。檔案管理工作人員的信息化技術(shù)水平是當(dāng)前檔案管理工作的基礎(chǔ)，而現(xiàn)階段由于檔案管理的工作人員年齡較大，對(duì)于信息化技術(shù)的操作還不夠熟練，甚至出現(xiàn)排斥的顯現(xiàn)，這也使得信息化技術(shù)無(wú)法發(fā)出發(fā)揮出全部效益，沒(méi)有能夠有效的提高工作的效率。其次，檔案管理存在著一定的安全隱患[1]。網(wǎng)絡(luò)在為檔案管理工作帶來(lái)便利的同時(shí)，也使得檔案管理工作存在著一定的安全隱患，檔案中的資料信息應(yīng)當(dāng)具有嚴(yán)格私密性，而網(wǎng)絡(luò)中存在著一些黑客以及病毒，這也導(dǎo)致在沒(méi)有做好相關(guān)的安全防護(hù)措施的情況下，很容易被不法分子通過(guò)一些非正常手段竊取到?n案中的資料，檔案管理中也缺乏了信息安全的規(guī)章制度。
三、大數(shù)據(jù)時(shí)代下提高檔案管理工作的具體策略
（一）提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)
檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，是其能否有效利用信息化技術(shù)來(lái)提升工作效率的重要因素。因此，為迎合時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，培訓(xùn)的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包含軟件的應(yīng)用、信息化技術(shù)下的工作流程以及相關(guān)資料的收集方法，并向員工普及信息化技術(shù)的重要性，通過(guò)這些培訓(xùn)幫助老員工熟練的掌握信息化技術(shù)操作，提高老員工的信息化技術(shù)能力[2]。在招聘新員工時(shí)，企業(yè)不但需要對(duì)他們的專(zhuān)業(yè)水平做出評(píng)估，更加需要注重新員工的信息化技術(shù)水平，在工作中讓老員工幫助新員工掌握工作的具體事項(xiàng)，讓新員工教會(huì)老員工信息技術(shù)的使用，以此來(lái)建設(shè)出一支綜合素質(zhì)高的檔案管理隊(duì)伍。
（二）完善檔案管理中的信息安全監(jiān)管制度
信息安全是大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理工作中最為重要的一個(gè)因素，在利用網(wǎng)絡(luò)提高自身工作效率的同時(shí)，更加需要注重檔案的私密性與安全性。因此，企業(yè)需要對(duì)檔案管理中的信息安全監(jiān)管制度進(jìn)行完善，更加實(shí)際的情況實(shí)施相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)保護(hù)措施，提高員工的防范意識(shí)，嚴(yán)格控制員工因?yàn)楣ぷ鲿r(shí)的操作不當(dāng)而出現(xiàn)檔案泄露的現(xiàn)象，并且還需要加大對(duì)檔案管理的資金投入，聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員對(duì)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)進(jìn)行定期的維護(hù)和安全系統(tǒng)的更新，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)網(wǎng)絡(luò)中可能會(huì)出現(xiàn)的安全隱患，防止被不法分子的侵入。同時(shí)，政府部門(mén)還需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，嚴(yán)厲打擊黑客以及不法分子，維護(hù)網(wǎng)絡(luò)中的信息安全，優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，使檔案管理工作能夠安全、有效的展開(kāi)。
（三）引入新技術(shù)到檔案管理中
在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，新技術(shù)的產(chǎn)生都是針對(duì)老技術(shù)在實(shí)踐中有所不足的地方進(jìn)行更新與改正，使其能夠更加有效的幫助人們提高工作效率。檔案管理需要勇于接受這些新技術(shù)，并將這些新技術(shù)引入到實(shí)際的工作當(dāng)中，同時(shí)，無(wú)論是政府部門(mén)、事業(yè)單位或是企業(yè)單位，還需要主動(dòng)與大數(shù)據(jù)公司進(jìn)行合作，并根據(jù)實(shí)際情況研發(fā)出適合自身檔案管理工作的相關(guān)軟件[3]。由于大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理工作不是一個(gè)人或一臺(tái)計(jì)算機(jī)就能夠完成的，而是需要各個(gè)單位之間的相互配合，并利用虛擬技術(shù)、云存儲(chǔ)等新穎的技術(shù)手段，才能夠使檔案管理得到更好的發(fā)展。
關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；社會(huì)化
中圖分類(lèi)號(hào)：C29 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作逐漸顯現(xiàn)出社會(huì)化的發(fā)展需求。由于近幾年來(lái)，政府信息公開(kāi)制度的不斷建立健全，我國(guó)很多單位的檔案館逐漸開(kāi)始公開(kāi)現(xiàn)行文件和檔案的工作。
1實(shí)行企業(yè)檔案管理的必要性
檔案是社會(huì)管理中人事信息的重要載體和信任憑證，不科學(xué)的檔案管理制度容易造成檔案管理的無(wú)序化管理、檔案任意流通的現(xiàn)象。我國(guó)企業(yè)數(shù)量劇增，對(duì)高素質(zhì)人才的需求量越來(lái)越大，做好檔案管理是保證人才各項(xiàng)利益的重要措施，傳統(tǒng)不合理的檔案管理制度造成檔案可信度的下降，這就影響了企業(yè)高素質(zhì)人才的引進(jìn)。
改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅猛，企業(yè)人員逐漸由企業(yè)人逐漸轉(zhuǎn)變成社會(huì)人，人員的自由度增加。企業(yè)眾生雇傭制逐漸瓦解，員工的流動(dòng)性非常大，相應(yīng)地檔案的流動(dòng)性比較大，這樣以來(lái)企業(yè)的人事制度比較繁瑣，。但是檔案是明確員工身份的重要材料，檔案工作如果不到位的化就容易出現(xiàn)各種人事糾紛。員工自由度的增加了企業(yè)檔案管理的工作量，所以創(chuàng)新企業(yè)檔案管理迫在眉睫。企業(yè)檔案管理的社會(huì)化可以保證人力資源的科學(xué)流通并且實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事管理的科學(xué)化。另外，企業(yè)檔案管理的社會(huì)化可以保證檔案信息的真實(shí)、安全，即實(shí)現(xiàn)人員的檔案的公正性以及客觀性。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理公平性明顯不夠，很多企業(yè)為了留住人才，就利用檔案挾制員工，員工與單位的矛盾越積越深，最后嚴(yán)重影響了企業(yè)的工作質(zhì)量，而員工的發(fā)展也因此受到影響。企業(yè)的科技檔案以及設(shè)備檔案等內(nèi)容越來(lái)越多，單純地靠企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行檔案管理無(wú)法滿足企業(yè)對(duì)檔案管理科學(xué)性以及合理化的要求。
企業(yè)檔案管理社會(huì)化可以有效解決上述問(wèn)題，為企業(yè)檔案管理提供科學(xué)合理的解決方法。
2檔案管理工作社會(huì)化的可行性分析
2.1技術(shù)支持
在檔案社會(huì)化管理的進(jìn)程中，服務(wù)和被服務(wù)單位之間如何進(jìn)行信息傳遞和溝通是關(guān)鍵環(huán)節(jié)。隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，信息技術(shù)逐漸被應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域中。信息技術(shù)的快速發(fā)展為我國(guó)檔案管理工作的社會(huì)化提供了重要的技術(shù)保證和支持。當(dāng)單位內(nèi)部現(xiàn)有的檔案管理人員無(wú)法滿足社會(huì)對(duì)檔案管理工作的需求時(shí)，單位必須要借助一些外部力量來(lái)完成檔案管理工作。被服務(wù)的企業(yè)可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)隨時(shí)了解服務(wù)企業(yè)中的檔案信息，并通過(guò)反饋機(jī)制，及時(shí)將信息進(jìn)行反饋。提供服務(wù)檔案的中介組織人員也能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)了解并掌握服務(wù)對(duì)象的檔案工作動(dòng)態(tài)。通過(guò)此種形式的交流和溝通，能夠良好的完成檔案管理工作，為單位的檔案管理社會(huì)化提供條件和支持。
2.2 手段支持
隨著新型經(jīng)營(yíng)管理方式的不斷提出，業(yè)務(wù)外包逐漸進(jìn)入到人們的視線中。業(yè)務(wù)外包源自于歐美企業(yè)，目前已經(jīng)在全球范圍內(nèi)得到了廣泛的使用。隨著檔案工作內(nèi)容的不斷增多，管理工作和人力資源之間的矛盾日益嚴(yán)重，因此單位必須要采取一些措施來(lái)緩解這樣的矛盾，業(yè)務(wù)外包無(wú)疑是最簡(jiǎn)單、最有效的措施。
2.3 市場(chǎng)支持
隨著國(guó)家和地方對(duì)檔案中介機(jī)構(gòu)的政策和規(guī)定陸續(xù)出臺(tái)，為檔案中介服務(wù)市場(chǎng)營(yíng)造出了良好的市場(chǎng)秩序和市場(chǎng)環(huán)境，也為檔案中介服務(wù)市場(chǎng)的發(fā)展提供了法律依據(jù)。另外，隨著檔案中介機(jī)構(gòu)不斷拓寬市場(chǎng)，增加服務(wù)內(nèi)容、手段和層次，在為需求方提供高質(zhì)量服務(wù)的同時(shí)，也提升了中介組織自身的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和服務(wù)水平。
3企業(yè)檔案管理社會(huì)化的表現(xiàn)
3.1集中統(tǒng)一管理
企業(yè)檔案管理的社會(huì)化最明顯的表現(xiàn)就是所有檔案的集中統(tǒng)一管理，這也是檔案管理社會(huì)化的第一步。企業(yè)檔案管理的社會(huì)化是社會(huì)經(jīng)濟(jì)的產(chǎn)物，相比傳統(tǒng)檔案管理模式有很大的不同。以往的檔案管理中，員工的檔案主要有企業(yè)內(nèi)部的相關(guān)機(jī)構(gòu)管理。在管理過(guò)程中，依據(jù)員工的級(jí)別和文化程度進(jìn)行檔案所屬機(jī)構(gòu)的劃分，這樣的管理模式容易出現(xiàn)管理混亂的現(xiàn)象。企業(yè)檔案管理社會(huì)化實(shí)現(xiàn)了員工檔案由企業(yè)管理轉(zhuǎn)變?yōu)樯鐣?huì)集中管理，員工檔案由相關(guān)機(jī)構(gòu)進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，這樣就實(shí)現(xiàn)了檔案管理的科學(xué)化。
3.2檔案管理的科學(xué)化
企業(yè)檔案管理社會(huì)化要以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實(shí)行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一準(zhǔn)，確保實(shí)現(xiàn)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)以及安全。企業(yè)對(duì)檔案管理工作的重視度不夠高，在管理中沒(méi)有制定合理的管理方案，檔案管理不夠科學(xué)。檔案管理社會(huì)化完全規(guī)避了這種問(wèn)題。相關(guān)機(jī)構(gòu)為了提高檔案管理的準(zhǔn)確性，在檔案管理工作中實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化以及數(shù)據(jù)化管理，這樣就大大提高了檔案管理的工作效率以及科學(xué)化。另外，部分企業(yè)由于自身特點(diǎn)存在一部分流動(dòng)比較大的員工，這增加了員工人事檔案管理的工作量和繁瑣度。企業(yè)檔案管理社會(huì)化，為流動(dòng)人員提供了方便的檔案管理服務(wù)，尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及數(shù)據(jù)管理技術(shù)的引進(jìn)大大簡(jiǎn)化了人員流動(dòng)檔案管理的程序。
3.3拒絕自帶檔案的現(xiàn)象存在
這主要是針對(duì)人事檔案而言的。自帶檔案容易造成檔案的流失并且為人員檔案管理帶來(lái)很大的困難。很多企業(yè)在錄用人員時(shí)，對(duì)人員的檔案重視程度不夠，員工的檔案留存在員工手中，出現(xiàn)了很多棄檔現(xiàn)象的出現(xiàn)。但是檔案對(duì)于一個(gè)人來(lái)說(shuō)非常重要，無(wú)論是職位升遷還是保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的辦理都要以檔案作為相關(guān)依據(jù)。企業(yè)檔案管理社會(huì)化有效規(guī)避了自帶檔案現(xiàn)象的發(fā)生。相關(guān)社會(huì)管理機(jī)構(gòu)通過(guò)檔案托管普查確保無(wú)一例員工自帶檔案。
4加快檔案管理社會(huì)化的建議
4.1 強(qiáng)化意識(shí)
要?jiǎng)?chuàng)造多途徑、高層次、多平臺(tái)的服務(wù)機(jī)制，加大開(kāi)放檔案的工作力度，定期進(jìn)行檔案目錄和信息的公開(kāi)開(kāi)放，擴(kuò)大檔案向社會(huì)開(kāi)放的范圍，拓寬服務(wù)的領(lǐng)域，優(yōu)化服務(wù)技術(shù)手段。針對(duì)不同的人群需要，做好檔案管理社會(huì)化的服務(wù)工作。另外，可以通過(guò)開(kāi)展一些檔案互通社區(qū)、檔案交流平臺(tái)等，強(qiáng)化檔案的服務(wù)質(zhì)量和范圍，將一些平臺(tái)、活動(dòng)作為載體，逐步樹(shù)立起服務(wù)的品質(zhì)，強(qiáng)化服務(wù)的意識(shí)。
4.2 構(gòu)建平臺(tái)
可以將政府基礎(chǔ)信息網(wǎng)絡(luò)作為依托或是載體，建立起統(tǒng)一的平臺(tái)或數(shù)據(jù)庫(kù)，采取安全有效的控制手段，對(duì)各個(gè)單位的檔案室和綜合檔案館進(jìn)行結(jié)合，在保證檔案信息安全的基礎(chǔ)之上，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)流程的自動(dòng)化，例如采用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，讓各個(gè)檔案管理部門(mén)之間能夠進(jìn)行交流和溝通，再如定期組織一些檔案管理交流會(huì)議或是講座等，讓各個(gè)檔案管理工作者能夠參與其中，共同進(jìn)行交流和討論，不僅能夠提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平和綜合素質(zhì)，而且也能夠通過(guò)交流學(xué)習(xí)，掌握一些檔案管理工作中的策略和技巧，從而提高檔案管理的效率和質(zhì)量。通過(guò)對(duì)各個(gè)企業(yè)和單位瀏覽、接收檔案進(jìn)行記錄和備份，向檔案利用者提供無(wú)縫集成的查詢(xún)服務(wù)，來(lái)保證檔案信息的安全。
4.3開(kāi)展信息公開(kāi)建設(shè)
要逐步完善政府信息和現(xiàn)行文件的報(bào)送、利用機(jī)制，對(duì)各項(xiàng)黨務(wù)信息公開(kāi)工作進(jìn)行研究和探索，拓寬業(yè)務(wù)服務(wù)途徑，簡(jiǎn)化利用手續(xù)，逐步完善檔案信息的查閱、復(fù)制等服務(wù)項(xiàng)目，提高服務(wù)質(zhì)量和水平，盡最大努力為公眾獲取信息、公開(kāi)文件、公開(kāi)信息、查詢(xún)信息提供方便，將檔案館建設(shè)成為真正為百姓服務(wù)的機(jī)構(gòu)，讓百姓能夠通過(guò)檔案館了解到政府的相關(guān)政策和信息。
結(jié)束語(yǔ)：
企業(yè)檔案是一個(gè)企業(yè)發(fā)展的重要?dú)v史記載者。企業(yè)檔案為企業(yè)持續(xù)發(fā)展提供了分析資料。無(wú)論是人事檔案、設(shè)備檔案以及技術(shù)創(chuàng)新檔案都與企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益密切相關(guān)。我國(guó)傳統(tǒng)企業(yè)檔案已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展要求，為了保證企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案管理社會(huì)化是現(xiàn)代社會(huì)檔案管理的創(chuàng)新形式。企業(yè)不斷發(fā)展，企業(yè)的檔案業(yè)務(wù)越來(lái)越多，企業(yè)檔案工作的難度相應(yīng)增加，，社會(huì)檔案管理機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)了檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化是企業(yè)檔案管理的科學(xué)以及精細(xì)化的重要形式。推行企業(yè)檔案管理的社會(huì)化是我國(guó)企業(yè)檔案發(fā)展的重要內(nèi)容。
參考文獻(xiàn)：
隨著經(jīng)濟(jì)體制的改革，我國(guó)事業(yè)單位所容納的檔案數(shù)量越來(lái)越多，為了減輕檔案管理員的工作負(fù)擔(dān)，提高檔案管理的質(zhì)量和效率，事業(yè)檔案管理信息化建設(shè)勢(shì)在必行，而且已經(jīng)成為目前事業(yè)單位檔案管理工作的重點(diǎn)。
【關(guān)鍵詞】
事業(yè)單位；檔案管理；信息化
事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是事業(yè)單位發(fā)展的必然趨勢(shì)，只有在實(shí)行了信息化管理才能使事業(yè)單位檔案管理工作順應(yīng)時(shí)展潮流，信息化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的應(yīng)用能夠有效的提高事業(yè)單位檔案管理水平，對(duì)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到不可忽視的促進(jìn)作用。
1事業(yè)單位檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)
1.1優(yōu)化存儲(chǔ)環(huán)境傳統(tǒng)的檔案以紙質(zhì)形式保存，隨著時(shí)間的推移、環(huán)境的變化這些檔案很容易受蟲(chóng)蛀、發(fā)霉等因素的影響而受到破壞，使檔案資料的完整性、安全性受到嚴(yán)重的威脅，不利于長(zhǎng)久的保存，而且其存儲(chǔ)流程相當(dāng)繁瑣，會(huì)造成人力資源的浪費(fèi)。在實(shí)行檔案信息化管理后，不僅大大地降低了管理成本檔案信息直接由相關(guān)人員錄入到計(jì)算機(jī)之中，而且還可以對(duì)檔案進(jìn)行備份，大大地提高工件的效率，保證檔案的完整性和安全性。
1.2優(yōu)化查詢(xún)服務(wù)傳統(tǒng)檔案查詢(xún)不僅手續(xù)復(fù)雜，需要通過(guò)多個(gè)程序的審核而且不能保證檔案的安全，不利于檔案資料的長(zhǎng)期保存。檔案管理信息化不僅簡(jiǎn)化了查詢(xún)程序，提高了查詢(xún)速度，而且可以保障原有檔案資料不被損壞，不會(huì)對(duì)檔案和檔案環(huán)境造成任何影響，而且使檔案查詢(xún)不受時(shí)間和地點(diǎn)的約束，隨時(shí)都可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)和調(diào)用所需要的檔案信息，使檔案的查詢(xún)和使用更具優(yōu)勢(shì)。
2事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中的影響因素
事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容主要有檔案信息化管理平臺(tái)建設(shè)、檔案管理科學(xué)規(guī)劃和檔案內(nèi)容的數(shù)字化處理。在實(shí)際的工作中，還存在很多因素嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的步伐，主要影響因素如下：
2.1事業(yè)單位檔案管理信息化平臺(tái)系統(tǒng)的更新不及時(shí)目前，我國(guó)大多數(shù)事業(yè)單位都已經(jīng)建立了員工檔案信息系統(tǒng)，但由于領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對(duì)檔案管理信息化工作的重視程度不夠，使事業(yè)單位檔案管理信息化平臺(tái)系統(tǒng)得不到及時(shí)的更新，從而影響了檔案管理工作的效率，阻礙了事業(yè)單位人才優(yōu)化管理工作的實(shí)施。
2.2事業(yè)單位檔案管理信息化平臺(tái)系統(tǒng)的使用率不高事業(yè)單位雖然都建立了檔案管理信息平臺(tái)系統(tǒng)，但其利用率并不高，使其并不能充分地發(fā)揮自己的優(yōu)勢(shì)，并沒(méi)有起到降低成本、減少員工工作量，提高工作效率、提高檔案資料查詢(xún)效率的作用。
2.3檔案管理工作人員的素質(zhì)有待提高由于事業(yè)檔案管理部門(mén)還存在很多員工其從專(zhuān)業(yè)技能水平、信息技術(shù)水平等方面都沒(méi)有達(dá)到一定的標(biāo)準(zhǔn)，有些員工甚至缺乏職業(yè)道德素養(yǎng)，不僅嚴(yán)重影響了檔案服務(wù)水平，也影響了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)。
3事業(yè)單位檔案管理信息化的對(duì)策
3.1強(qiáng)化信息化管理理念，加大管理隊(duì)伍建設(shè)力度要想加快事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的步伐，需要從樹(shù)立和強(qiáng)化信息化管理理念著手，從根本上強(qiáng)化管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和員工的信息意識(shí)，提高其對(duì)檔案信息化管理的重視度。另外，為了保證檔案管理信息化的順利實(shí)施，還需要有關(guān)部門(mén)定期組織檔案管理工作人員進(jìn)行學(xué)習(xí)和培養(yǎng)，不斷提高管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)、相關(guān)專(zhuān)業(yè)管理技術(shù)以及職業(yè)素養(yǎng)，不斷提高管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。事業(yè)單位還需要不斷完善檔案管理工作人員考核制度，可以通過(guò)引進(jìn)有效的激勵(lì)機(jī)制激發(fā)員工的工作熱情，以不斷提高檔案資料的利用率和檔案管理工作的效率。
3.2加速檔案管理硬件建設(shè)事業(yè)單位檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)需要一定的硬件基礎(chǔ)，所以需要相關(guān)部門(mén)給予足夠的資金支持，以保證檔案信息化建設(shè)的順利實(shí)施。引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備可以提高儲(chǔ)存量和系統(tǒng)的運(yùn)行速度，這樣可以保證事業(yè)單位檔案管理工作的順利展開(kāi)，要注意選擇性能穩(wěn)定的設(shè)備以保障檔案資料的安全性，檔案管理信息建設(shè)中還要通過(guò)不斷地?cái)U(kuò)充檔案資料使檔案信息得以不斷的充實(shí)和完善，使其能夠?yàn)闆Q策部門(mén)提供及時(shí)、準(zhǔn)確、可靠的文字依據(jù)。
3.3加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化中的軟件開(kāi)發(fā)除了保證硬件設(shè)施達(dá)標(biāo)外，還需要提高事業(yè)單位檔案管理部門(mén)的網(wǎng)絡(luò)意識(shí)，并將檔案信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)升級(jí)納入到檔案管理工作之中。有關(guān)部門(mén)要加大對(duì)檔案管理信息化的軟件投入力度，給予足夠的技術(shù)和資金支持，并不斷完善軟件升級(jí)換代工作，以保證事業(yè)單位檔案管理信息化的穩(wěn)步發(fā)展，使其能夠提供更優(yōu)勢(shì)、快捷的服務(wù)。
3.4制定科學(xué)、具體的總體規(guī)劃在建設(shè)事業(yè)單位檔案管理信息系統(tǒng)時(shí)要注重其可擴(kuò)展性，使檔案信息系統(tǒng)具有更廣闊的發(fā)展空間，根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際情況制定科學(xué)、合理、具體的檔案管理信息總體規(guī)劃和發(fā)展措施，建立一個(gè)實(shí)用的檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，能夠?yàn)闄n案管理人員提供完善的電子檔案整理、網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)、瀏覽和下載等服務(wù)，使其成為符合事業(yè)單位發(fā)展、社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)管理模式。另外，還要注重對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行不斷的更新，只有這樣才能為事業(yè)單位發(fā)展提供更可靠的技術(shù)保障。
3.5不斷完善檔案管理制度科學(xué)、規(guī)范、合理的檔案管理制度為檔案管理信息化建設(shè)提供有力的依據(jù)和保障。事業(yè)單位要根據(jù)自身檔案管理實(shí)際情況制定更詳細(xì)、具體、規(guī)范、科學(xué)的檔案管理規(guī)章制度，并將檔案管理信息化建設(shè)納入到員工獎(jiǎng)勵(lì)、職稱(chēng)評(píng)定之中，并對(duì)工作中的失誤實(shí)行責(zé)任追究，這樣更能調(diào)動(dòng)員工工作的積極性，以加速檔案管理信息化的進(jìn)程，保證檔案管理信息化工作的順利實(shí)施。
事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，同時(shí)它對(duì)于社會(huì)發(fā)展和科技進(jìn)步也起到不可忽視的促進(jìn)作用，同時(shí)也能夠?yàn)閮?yōu)化事業(yè)單位人才結(jié)構(gòu)提供可靠的依據(jù)。要結(jié)合事業(yè)單位自身的實(shí)際情況，制定出切實(shí)可行的規(guī)劃方案，保證對(duì)事業(yè)單位檔案實(shí)行科學(xué)、合理、規(guī)范、有效的管理，以促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的順利展開(kāi)。
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一個(gè)企業(yè)的良性發(fā)展不但要?dú)w結(jié)于企業(yè)的工作管理，還要考慮到整個(gè)企業(yè)各個(gè)方面的管理狀況，有效的檔案管理是提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的基本保證。換句話說(shuō)，檔案管理工作的有效進(jìn)行是上市公司在對(duì)外服務(wù)中發(fā)揮企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的重要保證。有效的檔案管理工作是一個(gè)上市公司能夠?qū)嵭袝r(shí)代化發(fā)展趨勢(shì)的關(guān)鍵保證。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案管理能夠?qū)ζ髽I(yè)的信息進(jìn)行整理與收集，同時(shí)能夠根據(jù)時(shí)代的最新發(fā)展來(lái)對(duì)企業(yè)的發(fā)展提供發(fā)展方向，是企業(yè)緊跟時(shí)展的腳步。企業(yè)的工作水平與企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益成正比，而企業(yè)的工作水平也是需要良好的工作環(huán)境來(lái)保證的，檔案管理不但可以保證企業(yè)信息的留存與整理，還能夠保證企業(yè)內(nèi)制度的穩(wěn)定，有利于提高企業(yè)的工作水平。
2當(dāng)前企業(yè)檔案管理創(chuàng)新現(xiàn)狀
2.1企業(yè)高層檔案管理創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)
我國(guó)上市企業(yè)的檔案管理工作中，有些工作人員大局觀念不強(qiáng)，對(duì)于檔案管理的工作不夠重視，認(rèn)為檔案管理只需要檔案部門(mén)的人來(lái)完成即可。但是在企業(yè)的實(shí)際檔案記錄的工作中，由于的檔案部門(mén)的人無(wú)法將企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況與檔案本身結(jié)合在一起，無(wú)法將記錄的企業(yè)檔案與企業(yè)的建設(shè)結(jié)合在一起。很多企業(yè)都不能正確認(rèn)識(shí)這一問(wèn)題，相關(guān)部門(mén)的的工作在企業(yè)中得不到關(guān)注。
2.2企業(yè)高層對(duì)新時(shí)期檔案工作的本質(zhì)屬性缺乏全面的認(rèn)識(shí)
檔案部門(mén)的工作人員對(duì)于新時(shí)期檔案部門(mén)的工作本質(zhì)和屬性缺乏全面的認(rèn)識(shí)，就會(huì)造成對(duì)企業(yè)的各類(lèi)信息編排不合理，使信息混淆性增大，給企業(yè)造成不必要的損失。另一方面，由于企業(yè)員工的職業(yè)素養(yǎng)不夠，檔案工作創(chuàng)新發(fā)生停滯，造成企業(yè)設(shè)置的檔案管理窗口作用弱化。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，高層對(duì)于檔案管理的重視程度是管理人員能否對(duì)檔案工作進(jìn)行有效創(chuàng)新和管理的基本出發(fā)點(diǎn)，但當(dāng)前我國(guó)企業(yè)在這方面的發(fā)展還存在欠缺。
2.3企業(yè)檔案管理機(jī)制及體系不完善
不能適應(yīng)新時(shí)期的需要我國(guó)企業(yè)的檔案管理功能工作還處于初級(jí)階段，對(duì)于一些企業(yè)來(lái)說(shuō)，雖然企業(yè)設(shè)置了檔案管理，但是企業(yè)的檔案管理體系還不夠健全，制度還不夠完善，并且對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，現(xiàn)擁有的檔案管理工作并不能滿足企業(yè)日益發(fā)展的信息要求，對(duì)于企業(yè)的內(nèi)部信息以及指標(biāo)來(lái)說(shuō)，由于企業(yè)對(duì)檔案管理工作創(chuàng)新沒(méi)有具備一定的發(fā)展?jié)摿Γ瑳](méi)有對(duì)檔案管理的發(fā)展提供足夠的支持，導(dǎo)致檔案管理工作停滯不前，無(wú)法達(dá)到企業(yè)的與市場(chǎng)進(jìn)行及時(shí)溝通，制約了企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，因此傳統(tǒng)的檔案管理制度早已無(wú)法適應(yīng)于新時(shí)期的需求。
2.4企業(yè)員工檔案管理責(zé)任心不強(qiáng)
企業(yè)內(nèi)部人員對(duì)企業(yè)的檔案管理工作并不重視，認(rèn)為檔案管理無(wú)非就是記錄本企業(yè)日常發(fā)展的各項(xiàng)信息，毫無(wú)技術(shù)性可言。企業(yè)內(nèi)部出現(xiàn)人員不夠重視的現(xiàn)象，對(duì)于企業(yè)工作，沒(méi)有按照上級(jí)指示或者要求去做，絕大多數(shù)對(duì)其自己的工作態(tài)度就是干完自己的就行，安于現(xiàn)狀，小富即安，毫無(wú)進(jìn)取心。特別是一些檔案工作人員認(rèn)為自己的工作就是公司中邊緣部分的工作，自認(rèn)為檔案部分比其他部門(mén)低一等級(jí)，缺乏自信心，更是一種沒(méi)有責(zé)任心的表現(xiàn)。
3檔案管理工作的創(chuàng)新對(duì)策
3.1企業(yè)高層要在思想上創(chuàng)新
增強(qiáng)檔案意識(shí)檔案管理要想改變上市公司檔案管理創(chuàng)新意識(shí)不夠的現(xiàn)狀，就必須要在思想上進(jìn)行創(chuàng)新，首先要擁有一個(gè)新穎的具體想法，即檔案管理工作要怎么樣展開(kāi)新的改革，要發(fā)展什么樣的創(chuàng)新。對(duì)于我國(guó)上市公司檔案管理方案來(lái)說(shuō)，可以引用同行業(yè)企業(yè)的檔案管理方式或者引入國(guó)外的先進(jìn)檔案管理工作，從上市公司的實(shí)際情況出發(fā)，進(jìn)行先思想上創(chuàng)新，帶動(dòng)實(shí)績(jī)。再進(jìn)行檔案管理工作的創(chuàng)新，在企業(yè)內(nèi)部增強(qiáng)員工的檔案管理意識(shí)。企業(yè)員工培養(yǎng)思想創(chuàng)新能力，增強(qiáng)檔案意識(shí)是企業(yè)有效進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新工作的重要對(duì)策。
3.2企業(yè)高層要普及檔案工作創(chuàng)新的本質(zhì)屬性認(rèn)識(shí)
檔案管理的主要工作人員是檔案部門(mén)的管理人員。因此，增強(qiáng)檔案管理人員對(duì)檔案管理創(chuàng)新工作的本質(zhì)認(rèn)識(shí)和重要性是解決檔案管理人員對(duì)檔案管理創(chuàng)新基本技能不了解的重要方法。檔案管理工作是一份枯燥的工作，他要求比較有責(zé)任心的員工來(lái)進(jìn)行開(kāi)展。對(duì)于上市公司開(kāi)說(shuō)，要想將本上市公司的檔案管理工作順利穩(wěn)定有效的進(jìn)行開(kāi)展，普及檔案管理相關(guān)的知識(shí)是不可或缺的工作環(huán)節(jié)，一方面，工作人員要對(duì)檔案管理工作具有良好的熟悉性；另一方面，要求上市公司該領(lǐng)域相關(guān)人員要對(duì)這份工作進(jìn)行熟練地掌握，給檔案管理工作的創(chuàng)新提供扎實(shí)的基礎(chǔ)。
3.3企業(yè)要建立新的管理機(jī)制和管理體系
檔案管理工作需要一個(gè)科學(xué)的管理環(huán)境，這就需要上市公司為檔案管理工作制定一套有效的監(jiān)督機(jī)制和完整的管理體系，只有在一個(gè)整體體系中檔案管理工作人員才會(huì)充分發(fā)揮該領(lǐng)域人員的熱情和創(chuàng)新意識(shí)，檔案管理工作才會(huì)更有效率的進(jìn)行，才會(huì)適應(yīng)連續(xù)以及快速的指標(biāo)。
3.4員工要強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，提高自身素質(zhì)
檔案管理工作是一個(gè)上市公司總體管理情況甚至上市公司的經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況的一個(gè)縮影。因此，高效檔案管理工作對(duì)整個(gè)上市公司的運(yùn)營(yíng)來(lái)說(shuō)具有十分關(guān)鍵的作用。首先，管檔案管理工作既需要特定的工作程序和科學(xué)的管理方式，同時(shí)還需要企業(yè)員工樹(shù)立起社會(huì)意識(shí)，檔案管理工作需要擺脫思想保守、的態(tài)度；同時(shí)還需要工作人員強(qiáng)化對(duì)檔案管理工作的訓(xùn)練，掌握基本的檔案管理工作技能，做到觀念意識(shí)和自身工作素質(zhì)同時(shí)提高。對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)，員工增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，提高自身素質(zhì)是檔案管理創(chuàng)新工作的重中之重。
4結(jié)束語(yǔ)
