時間：2023-04-26 08:14:34
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理基本知識，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
一、檔案工作人員應(yīng)具備的素質(zhì)
第一，檔案專業(yè)工作人員的政治素質(zhì)。
檔案專業(yè)工作人員必須具備社會上各類專業(yè)工作人員所應(yīng)共同具備的基本政治素質(zhì)，即堅持四項基本原則，熱愛黨，熱愛社會主義，熱愛祖國和人民，堅決執(zhí)行黨和國家的各項法律和各項方針政策，講道德，守紀律，不為名，不為利，不計較個人利益，有獻身精神。由于檔案工作具有一定的機密性和較強的政治性，因此，檔案專業(yè)工作人員尤應(yīng)具備守口如瓶、嚴守國家秘密的政治素質(zhì)。同時，檔案工作的服務(wù)性特點還特別要求檔案專業(yè)工作人員應(yīng)具有良好的為人民服務(wù)的精神。
第二，檔案專業(yè)工作人員的專業(yè)素質(zhì)。
檔案專業(yè)工作人員應(yīng)該安心本職工作，熱愛檔案事業(yè)，有較強的事業(yè)心，懂得文書學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案文獻編纂學(xué)、檔案保護技術(shù)學(xué)、中外檔案史等檔案專業(yè)基本知識，熟悉黨和國家有關(guān)檔案工作的各項法規(guī)和方針政策，熟悉上級檔案行政管理部門的各種業(yè)務(wù)規(guī)定，熟悉自己所從事的業(yè)務(wù)工作；能把檔案專業(yè)法規(guī)、政策和檔案專業(yè)基本知識以及其他專業(yè)知識靈活運用于自己的工作實際，熟練完成自己的業(yè)務(wù)工作。
第三，過硬的業(yè)務(wù)技能。
檔案管理人員是儲備知識、傳播信息、連接應(yīng)用的橋梁，因此，企業(yè)檔案管理人員除了要掌握歸檔的基本知識外，還要了解一些文秘、歷史學(xué)、目錄學(xué)、社科情報、計算機等相關(guān)學(xué)科知識，從而保證企業(yè)檔案管理水平的提高。
二、影響檔案工作者綜合素質(zhì)提高的幾種因素
目前，我國檔案專業(yè)人員隊伍在文化程度、專業(yè)素質(zhì)、理論水平、思想觀念等方面參差不齊。部分人員文化程度較低，專業(yè)知識老化，知識面較窄，計算機及外語水平不高，思想觀念和管理水平跟不上時代的發(fā)展。這一現(xiàn)狀極大地制約了檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展。究其根源。首先，有的單位領(lǐng)導(dǎo)檔案意識比較薄弱，對檔案工作還沒有給予足夠的重視，從而也未能認識到提高檔案人員素質(zhì)的重要性。有的單位領(lǐng)導(dǎo)只注重專業(yè)技術(shù)人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)而忽視了檔案人員的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，對檔案人員的培訓(xùn)教育沒能納入計劃、沒能給予足夠的支持，檔案資金的投入也不足，檔案管理設(shè)備和技術(shù)落后。其次，部分檔案工作者對于自身工作所面臨的巨大挑戰(zhàn)認識不足，或者滿足于自己已掌握的知識，在接受新的技能后不懂得如何將其應(yīng)用于實際工作中，或者缺乏應(yīng)用的動力，不愿花費時間和精力來整合提高新的技能。
三、提高檔案工作者素質(zhì)
面對新時期檔案工作的需要，檔案管理人員應(yīng)如何提高自身素質(zhì)，本人認為，應(yīng)從以下幾個方面做起。
第一，愛崗敬業(yè)，培養(yǎng)良好的職業(yè)道德。
做好檔案管理工作，愛崗敬業(yè)，培養(yǎng)良好的職業(yè)道德是前提。檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，要求管理人員要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細心的工作態(tài)度、樂于奉獻的工作精神。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作，忠于職守，在領(lǐng)導(dǎo)和群眾心目中留下一個好的印象。
職業(yè)道德是同人們的職業(yè)活動緊密聯(lián)系的，具有自身職業(yè)特征的道德準則和道德規(guī)范。檔案工作作為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)的一個重要組成部分，毫無疑問也必須有自身的職業(yè)道德要求。檔案事業(yè)的發(fā)展要求檔案工作人員各方面素質(zhì)的全面提高，而職業(yè)道德素質(zhì)的提高應(yīng)擺在突出的位置。因為沒有良好的職業(yè)道德素質(zhì)，再好的發(fā)展機遇也會錯過，再好的發(fā)展條件也會喪失，再好的業(yè)務(wù)能力也不能很好地發(fā)揮作用。
第二，依法治檔，完善檔案管理的規(guī)章制度建設(shè)。
做好檔案管理工作，嚴格遵守檔案管理各項規(guī)章制度是關(guān)鍵。制度建設(shè)是檔案工作的基礎(chǔ)性工作，加強制度建設(shè)，嚴格依法治檔，是新形勢下對檔案工作的迫切要求。根據(jù)新形勢的需要，我局對已有的檔案制度進行了修訂，使檔案制度能更加完善。我們的制度包括歸檔制度、保管制度、借閱制度、保密制度、統(tǒng)計制度、文書檔案分類編號辦法等等。在平時的工作中，嚴格遵守各項規(guī)章制度，使檔案工作做到有章可循，按制度辦事。
第三，強化服務(wù)意識，提高服務(wù)水平。
【關(guān)鍵詞】 高職院校檔案；信息化建設(shè)；問題；制約因素；路徑與方法。
【中圖分類號】G64.21 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2013）22-0-02
檔案信息化建設(shè)已成為檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的最主要的內(nèi)容。因此，加強高職院校檔案信息化建設(shè)，既是《檔案法》賦予檔案部門及工作人員的神圣使命，也是信息化社會的必然要求。
一、高職院校檔案信息化建設(shè)存在的問題與制約因素
（一）檔案管理隊伍整體素質(zhì)偏低
大多數(shù)高職院校尚未形成素質(zhì)優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理、科學(xué)高效的檔案管理隊伍。一方面，專職檔案工作人員的學(xué)歷結(jié)構(gòu)、知識結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)都不盡合理。有的學(xué)校檔案工作隊伍中無本科及以上學(xué)歷的人員，學(xué)歷普遍偏低；有的人員是從其他行業(yè)轉(zhuǎn)入檔案管理部門的，不具備檔案管理專業(yè)的必備知識，知識結(jié)構(gòu)及不合理；有的學(xué)校檔案管理人員的年齡偏大，“斷層”現(xiàn)象嚴重；有的學(xué)校無高級職稱的檔案管理人員，其職稱結(jié)構(gòu)域檔案信息化建設(shè)很不相稱。另一方面，高職院校各部門的兼職檔案員幾乎都未接受過檔案管理專業(yè)的專門培訓(xùn)，缺乏檔案管理及檔案信息化建設(shè)的基本理論、基本知識、基本技能。
（二）基礎(chǔ)設(shè)施簡陋
由于大多數(shù)高職院校是在原中專學(xué)校基礎(chǔ)上升格或由大、中專學(xué)校合并組建而成，基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，即使千方百計擠出資金進行基本建設(shè)，也只能重點建設(shè)與教學(xué)、科學(xué)緊密相關(guān)的項目，無資金投入檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，因而大多數(shù)高職院校的檔案設(shè)施設(shè)備十分簡陋，少數(shù)學(xué)校沒有專門的檔案館，甚至沒有微機、空調(diào)等基本設(shè)施，檔案柜陳舊破爛，庫房條件達不到要求，管理手段基本停留在傳統(tǒng)的階段。
（三）管理體制比較亂
“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的檔案管理體制在高職院校尚未真正落實。目前，有的地方政府還沒有將高職院校的檔案管理工作納入議事日程，政府檔案館路機構(gòu)除通知學(xué)校檔案工作人員參加一些會議和培訓(xùn)外，很少過問學(xué)校檔案工作甚至很少涉足學(xué)校進行檢查和指導(dǎo)。
（四）數(shù)字化建設(shè)水平低
大多數(shù)高職院校還未將現(xiàn)有的各種載體檔案通過與計算機硬件、軟件結(jié)合而實現(xiàn)數(shù)字化管理。沒有計算機的檔案室，檔案數(shù)字化管理是一片空白；有計算機的檔案室，檔案數(shù)字化管理水平也較低。同時，有的高職院校檔案室雖然實現(xiàn)了內(nèi)部數(shù)字化管理，但未與外界聯(lián)網(wǎng)，也談不上真正的數(shù)字化管理。
（五）檔案利用率極低
大多數(shù)高職院校的檔案資源未得到充分的開發(fā)利用，檔案利用率低，檔案固有的作用未能很好地發(fā)揮出來。據(jù)有關(guān)人員調(diào)差統(tǒng)計，高職院校檔案案卷年均利用率僅為20%左右。
二、高職院校檔案信息化建設(shè)的路徑與方法
（一）充分提高認識，切實轉(zhuǎn)變觀念
高職院校檔案是我國整個檔案事業(yè)的重要組成部分，是高職院校過去和現(xiàn)在的教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種不同形式的歷史記錄，它具有歷史價值和使用價值，并具有查考憑據(jù)、參考依據(jù)、科學(xué)研究、宣傳教育等多方面的作用，在高職教育中具有十分重要的意義。搞好檔案信息化建設(shè)，可以促進高職院校的全面發(fā)展。要樹立國際化觀念、創(chuàng)新觀念、服務(wù)觀念、法制觀念，用心的觀念指導(dǎo)高職院校檔案信息化建設(shè)。
（二）明確指導(dǎo)思想，確立相關(guān)原則
檔案信息化建設(shè)是一項耗資巨大、復(fù)雜的系統(tǒng)工程，在高職院校檔案信息化建設(shè)中，要堅持量力而行、循序漸進、實用實效的指導(dǎo)思想。同時，要確立相應(yīng)的原則。一是保障重點的原則，就是在可能的人力、財力條件下，對重要的檔案資料進行數(shù)字化加工，將這一部分信息化處理后的檔案先行提供利用。二是分類建設(shè)原則，即依據(jù)檔案的性質(zhì)和重要性的不同，按輕重緩急的順序?qū)n案進行數(shù)字化加工。三是技術(shù)實用性原則，就是對檔案數(shù)字化處理要采用最有實用價值的模式，如：文本模式較圖像模式的實用性強，高職院校在進行檔案數(shù)字化處理中，以采用文本模式為優(yōu)。
（三）增加經(jīng)費投入，務(wù)實物質(zhì)基礎(chǔ)
經(jīng)費短缺，是制約檔案信息化建設(shè)的最主要因素。因此，增加檔案信息化建設(shè)的經(jīng)費投入，已是當(dāng)務(wù)之急。一方面，各級政府要依法增加對高職教育的經(jīng)費投入，以便高職院校有可靠的資金投入檔案信息化建設(shè)。另一方面，高職院校要多方籌措資金，投入專項資金進行檔案信息化建設(shè)。通過增加經(jīng)費投入，逐步配置防盜、防火、防水、防震、防潮、防塵、防蟲、放有害光、防高溫設(shè)施和裝訂工具、復(fù)印機、裝裱設(shè)備等必要設(shè)施，裝備縮微攝影機、電子計算機、光盤等技術(shù)設(shè)備，切實務(wù)實檔案信息化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)。
（四）加強人員培訓(xùn)，提高隊伍素質(zhì)
檔案管理隊伍素質(zhì)的高低，是關(guān)系檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵因素。因此，要克服對人員培訓(xùn)的舍不得花錢的傾向，堅持全員培訓(xùn)，全面提高隊伍素質(zhì)，要為檔案工作人員的培訓(xùn)學(xué)習(xí)創(chuàng)造良好的條件、出臺優(yōu)惠政策，選拔檔案工作人員到本科院校的檔案管理專業(yè)學(xué)習(xí)深造，組織檔案管理人員外出考察和調(diào)研，定期舉辦培訓(xùn)班和對檔案管理人員進行專業(yè)培訓(xùn)，拓寬視野和知識面，改善知識結(jié)構(gòu)和學(xué)歷結(jié)構(gòu)，提高綜合業(yè)務(wù)能力。
（五）建立健全制度，完善管理體制
一是要依法建立健全檔案管理制度，包括修訂原有的規(guī)章制度和制定新的規(guī)章制度，使檔案管理步入制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的軌道。二是要理順檔案管理體制，真正建立起“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的檔案管理體制。高職院校應(yīng)建立獨立的檔案管理機構(gòu)，統(tǒng)一管理檔案。只有制度健全、管理順暢，才能有效地促進檔案信息化建設(shè)。
（六）搞好總體設(shè)計，建立信息網(wǎng)絡(luò)
建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)檔案信息管理的網(wǎng)絡(luò)化，充分融入現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)世界，是社會對檔案事業(yè)的必然要求。高職院校要根據(jù)人、財、物的實際情況，逐步推進檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是一項投資大、周期長的管理技術(shù)工程，其建設(shè)必須遵循系統(tǒng)規(guī)劃、協(xié)調(diào)發(fā)展、標準開的和安全可靠等原則，切實搞好總體設(shè)計，確定網(wǎng)絡(luò)的基本功能、建設(shè)任務(wù)、總體思路、組網(wǎng)模式和發(fā)展規(guī)劃等，然后按計劃分步實施。首先要抓好檔案網(wǎng)站建設(shè)，即采取虛擬主機、主機托管、聯(lián)通專線等不同的技術(shù)方案，按照一定的入網(wǎng)程序建立起高職院校的各自的檔案網(wǎng)站，并采取“以網(wǎng)站服務(wù)補網(wǎng)站維護”的運營模式。其次是搞好檔案館（室）局域網(wǎng)建設(shè)，組成信息網(wǎng)絡(luò)，在網(wǎng)上資源共享和信息快速傳輸?shù)幕A(chǔ)上實現(xiàn)檔案管理和檔案信息服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化。
（七）提高服務(wù)水平，擴大利用范圍
服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量是影響檔案利用的重要因素，也是影響檔案信息化建設(shè)的因素之一，因而高職院校檔案工作人員要切實提高服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量。一是要明確服務(wù)方向，樹立服務(wù)思想，要改善服務(wù)態(tài)度；要開動腦筋，研究利用工作的新情況、新特點，解決利用中的新問題，采取各種方式改革服務(wù)手段和方法，主動為社會和學(xué)校各項工作服務(wù)。二是加強基礎(chǔ)工作，提高服務(wù)質(zhì)量。高職院校檔案館（室）必須做好檔案收集、鑒定、整理、檢索、編研、保管等基礎(chǔ)工作，才能使檔案利用工作得以順利開展，才能提高服務(wù)質(zhì)量。三是熟悉館（室）藏，了解和研究利用者的需要。四是利用多種途徑和形式提供檔案利用，包括接待查閱、檔案外借、制發(fā)檔案復(fù)制本、制發(fā)檔案證明、開展咨詢服務(wù)、檔案館（室）藏介紹、舉辦陳列展覽、建立檔案目錄中心等。
綜上所述，人類已進入信息社會，信息化浪潮正以不可阻擋之勢席卷全球，信息化水平已成為一個國家強盛的重要標志之一。在這種形式面前，高職院校檔案信息化建設(shè)勢在必行，刻不容緩。
參考文獻
[1]劉庚蘭等.機關(guān)檔案管理[M].檔案出版社，1991（3）.
[2]湖北檔案局.檔案法規(guī)基本知識[M].中國檔案出版社，1998（3）.
[3]湖北檔案局編.科技檔案基本知識[M].中國檔案出版社，1998（3）.
1黃委計算機檔案管理工作的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢
隨著計算機技術(shù)的不斷提高和發(fā)展,計算機的應(yīng)用已滲透到各個領(lǐng)域。經(jīng)過幾年的艱苦努力,我委檔案部門在計算機的使用方面已具有一定的規(guī)模和水平。全河共有綜合檔案科室160個,保管檔案近百余萬卷,其中80%以上的檔案室都配備了計算機,部分大局院檔案科室還建立了自己的數(shù)據(jù)庫,檔案工作基本上實現(xiàn)了計算機管理,有些單位還上了內(nèi)部網(wǎng)。委檔案館建立了“治黃檔案信息計算機管理與服務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)”,錄入檔案目錄條目20余萬條,圖書目錄庫3萬余條,期刊全文庫有水利及相關(guān)專業(yè)文獻204萬篇,初步形成了以治黃信息為主體的覆蓋國內(nèi)水利信息的數(shù)字資源體系,并實現(xiàn)了檔案信息系統(tǒng)與黃委辦公自動化系統(tǒng)的連接,可以自動接收和處理辦公自動化系統(tǒng)中的電子文件,這些數(shù)字資源已在我委內(nèi)網(wǎng)上開放,我委辦公網(wǎng)絡(luò)覆蓋范圍內(nèi)的委屬各單位都可以登錄查詢。基本實現(xiàn)了檔案檢索、提供利用、利用統(tǒng)計電腦化,大大提高了工作效率。
黃委檔案館的“治黃檔案信息計算機管理與服務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)”項目完成后,將在此基礎(chǔ)上,應(yīng)用先進的Intranet組網(wǎng)技術(shù),充分利用委檔案館的館藏資源,通過國際互聯(lián)網(wǎng)(Internet)和虛擬專用網(wǎng)絡(luò),建立一個覆蓋廣泛的增值網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺,建成一個虛擬的綜合的數(shù)字檔案館和全河檔案目錄中心,為黃委領(lǐng)導(dǎo)及廣大職工提供決策支持及信息服務(wù)。這樣,既可以提高檔案的利用水平,增加檔案的館藏量,實現(xiàn)資源共享,又能使檔案管理信息化、自動化,提高工作效率。
2黃委計算機檔案管理人員的狀況
黃委現(xiàn)有專職檔案人員218人,兼職檔案人員498人,專職檔案人員中35歲以下的有73人。據(jù)了解,在眾多的檔案人員中至今還沒有一名從事計算機的專業(yè)人員,只有部分人員參加了黃委系統(tǒng)內(nèi)部舉辦的計算機操作技術(shù)培訓(xùn)班。他們經(jīng)過學(xué)習(xí),雖初步掌握了電腦的基本理論和一般的操作技能,但也只能完成基本的計算機管理工作,對工作中出現(xiàn)的電腦硬件或軟件問題還不能排除。也有少部分同志通過實踐和學(xué)習(xí),積累了豐富的經(jīng)驗,能夠勝任目前的工作。但是,隨著計算機知識更新的加快,硬件設(shè)備更新?lián)Q代的加快,黃委檔案的計算機管理將會出現(xiàn)一個嶄新的局面。實現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理是我們的目標,這就需要大批計算機管理技術(shù)人才,根據(jù)檔案部門的現(xiàn)有條件,靠引進計算機技術(shù)人才是不現(xiàn)實的,因此培養(yǎng)計算機應(yīng)用人才成為檔案部門的當(dāng)務(wù)之急。
3如何培養(yǎng)黃委檔案計算機管理技術(shù)人才
根據(jù)黃委檔案的計算機管理發(fā)展的需要和檔案干部的人員結(jié)構(gòu),培養(yǎng)計算機管理技術(shù)人才要實現(xiàn)長遠規(guī)劃和短期計劃相結(jié)合,既要滿足當(dāng)前的急需,又要兼顧中長期發(fā)展的需求。
3.1利用委信息中心的設(shè)備和技術(shù)力量,舉辦短期電腦培訓(xùn)班
可計劃在1~2年內(nèi)舉辦三期初級班,讓40歲以下的檔案人員普遍接受一次電腦基礎(chǔ)知識教育,初步掌握電腦基礎(chǔ)知識和一般的操作技能,使他們能勝任一般的計算機管理工作。然后舉辦兩期提高班,讓有一定電腦基礎(chǔ)知識和操作經(jīng)驗的檔案人員參加學(xué)習(xí),提高他們的電腦綜合應(yīng)用能力。
初級班對象:40歲以下并且未參加過電腦培訓(xùn)的檔案人員。
教學(xué)目的:通過學(xué)習(xí),使學(xué)員掌握電腦基本知識,掌握操作電腦的基本方法及簡單軟件的應(yīng)用。
教學(xué)內(nèi)容:中文錄入法、OFFICE辦公軟件、WINDOWS、電腦著錄。提高班對象:參加過初級班學(xué)習(xí)并且經(jīng)過一年以上的電腦實際應(yīng)用的檔案人員。
教學(xué)目的:通過學(xué)習(xí),提高學(xué)員電腦綜合應(yīng)用能力,使他們的操作技能得到進一步鞏固和提高,掌握電腦維護的一般技能。
教學(xué)內(nèi)容:操作系統(tǒng)及常用軟件的安裝和使用、多媒體、硬件維護。
3.2委托高校代培檔案計算機管理專門人才
短期培訓(xùn)班只能滿足當(dāng)前的急需,隨著我委檔案管理的現(xiàn)代化和計算機技術(shù)的廣泛應(yīng)用,檔案部門對計算機技術(shù)人才需求會越來越迫切。培訓(xùn)檔案的計算機管理專門人才,光靠檔案部門的自身力量是不行的,要充分利用地方高校雄厚的師資力量和先進的技術(shù)設(shè)備,委托他們?yōu)闄n案部門培養(yǎng)專門的計算機技術(shù)人才。根據(jù)我委檔案部門具體情況和對計算機人才的需求,有目的地挑選檔案系統(tǒng)中那些德才兼?zhèn)洹⒂志邆溆嬎銠C基礎(chǔ)知識的年輕干部參加學(xué)習(xí),經(jīng)過系統(tǒng)學(xué)習(xí)掌握計算機專業(yè)知識,將來成為檔案的計算機管理專門人才。根據(jù)黃委檔案計算機管理發(fā)展的需要,應(yīng)盡快委托地方高校舉辦一個電腦應(yīng)用技術(shù)高級培訓(xùn)班。可采取講授和自學(xué)相結(jié)合的教學(xué)方式,每次集中進行半個月的學(xué)習(xí),全部課程在一年半內(nèi)完成。教學(xué)內(nèi)容應(yīng)包括:
(1)數(shù)據(jù)庫:數(shù)據(jù)庫基本原理、Foxpro基本知識、運用Foxpro開發(fā)應(yīng)用程序。
(2)網(wǎng)絡(luò)技術(shù):計算機網(wǎng)絡(luò)基本概念、局域網(wǎng)的構(gòu)造、Internet&Intranet、網(wǎng)絡(luò)綜合布線。
(3)主頁制作:HTML簡介、FrontPage。
(4)計算機硬件;計算機基本組成原理及結(jié)構(gòu)、計算機故障排除方法,(5)計算機安全防護:計算機病毒及防治,計算機網(wǎng)絡(luò)的安全,計算機日常維護。
會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位財務(wù)的重要史料和證據(jù)。目前，會計委派制下的會計檔案管理存在的主要問題如下：
一是有的會計核算中心沒有或未及時向委托單位移交會計檔案，不符合《會計檔案管理辦法》的規(guī)定。《會計檔案管理辦法》第6條明確指出，“當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終結(jié)后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管”。會計核算中心成立后形成的會計檔案是委托單位委托被委托單位進行會計核算而形成的，盡管會計檔案的實體由于保管單位的變更而變更，但其所有權(quán)仍是委托單位，屬于委托單位全宗的一個門類，應(yīng)當(dāng)保持一個單位全宗的完整性和連續(xù)性。
二是紙質(zhì)會計檔案與存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案沒有同步歸檔。會計工作由傳統(tǒng)的手工記賬形式到運用電子計算機形式記賬，會計核算形式發(fā)生了變化，財政部頒發(fā)的《會計電算化工作規(guī)范》第四章第7條明確指出：“電算化會計檔案，包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機打印出來書面形式的會計數(shù)據(jù)。”《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》第45條規(guī)定，“實行會計電算化的單位，有關(guān)電子數(shù)據(jù)、會計軟件資料等應(yīng)當(dāng)作為會計檔案進行管理”。然而實際工作中，會計委派制核算的地區(qū)或部門，基本都實行了電算化會計，形成的大量磁介質(zhì)會計檔案都保存在會計核算中心，即便是定期向委托單位移交會計檔案的核算中心，也只移交紙質(zhì)會計檔案。
三是會計工作與會計檔案管理脫節(jié)。會計檔案是會計核算的產(chǎn)物，它產(chǎn)生于會計業(yè)務(wù)工作之中，是會計工作的延伸，也是會計工作的終結(jié)。但在實際工作中，會計委派制管理下的會計人員對會計業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會計業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對檔案知識，特別是會計檔案規(guī)范化整理標準知之甚少，也沒有參加過會計檔案管理的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。各單位普遍重會計業(yè)務(wù)，輕會計檔案管理。在各單位制定的會計制度中突出強調(diào)了會計業(yè)務(wù)，卻忽視了制定詳細的具有可操作性的會計檔案管理制度，沒有把會計檔案的規(guī)范化管理納入會計人員崗位職責(zé)中。在會計人員上崗前，沒有邀請檔案專業(yè)人員講授會計檔案管理的基本知識與操作技能，造成會計檔案整理質(zhì)量不高，封面內(nèi)容填寫不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規(guī)范，無目錄等現(xiàn)象，使整理出的會計檔案沒有達到規(guī)范化標準，更談不上科學(xué)管理。
四是財政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與合作。由于會計委派制是近些年來新型的管理模式，其業(yè)務(wù)主要接受同級財政部門的監(jiān)管。然而從其成立至今，無論財政部門還是檔案部門都沒有對新管理模式下會計檔案的管理作出具體的要求和規(guī)定，檔案部門也沒有主動地介入其中進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。財政部門只強調(diào)會計業(yè)務(wù)規(guī)范與否，而對會計檔案規(guī)范與否少有問津，使會計委派制下的會計檔案基本屬于“失控”狀態(tài)。
五是會計檔案管理制度不完善。制度不健全勢必造成管理無章可循。不少會計核算中心并沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間，整理標準，移交等問題沒有作出具體的可操作性強的規(guī)定。只突出強調(diào)了會計業(yè)務(wù)工作，忽視了會計檔案管理，沒有把會計檔案規(guī)范化管理納入會計人員崗位責(zé)任制中，也沒有配備專人管理會計檔案。
針對會計管理體制改革給會計檔案管理帶來的問題，筆者認為應(yīng)強化以下方面工作：
一要加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制。實行委派制管理的會計檔案，應(yīng)嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會計檔案的所有權(quán)是委托單位，將委托單位的會計檔案整理規(guī)范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會計檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質(zhì)會計檔案和存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會計檔案，向委托單位的檔案機構(gòu)移交。
二要加強會計人員崗位培訓(xùn)，提高會計檔案的案卷質(zhì)量。會計人員是會計檔案整理的第一責(zé)任人。會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會計人員崗前培訓(xùn)，從會計檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規(guī)范工作。
三要讓財政部門與檔案部門共同加大對新會計管理體制下形成的會計檔案的監(jiān)管。結(jié)合實際，聯(lián)合制定包含新會計體制下會計檔案工作內(nèi)容的《會計檔案管理實施細則》，進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程。在各項會計業(yè)務(wù)工作檢查中，將會計檔案的規(guī)范化管理納入其中，加大對會計工作整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督。
四要完善會計檔案管理工作的各項規(guī)章制度，嚴格辦理會計檔案移交手續(xù)。實行會計委派制的地區(qū)和部門，除了建立會計檔案立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外，還應(yīng)根據(jù)《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規(guī)范》并結(jié)合實際，制定出會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱、保管期限表、移交時間等，確保會計檔案收集的齊全完整。在向委托單位移交檔案時，交接雙方的監(jiān)交人、會計、報賬員、檔案員應(yīng)同時辦理交接手續(xù)，加蓋公章，清點會計檔案是否齊全完整、賬目相符，案卷整理質(zhì)量是否規(guī)范。交接憑據(jù)應(yīng)一式三份，雙方單位各自保留一份，存檔一份。
一、就業(yè)服務(wù)領(lǐng)域檔案管理人員應(yīng)具備的綜合素質(zhì)
就業(yè)服務(wù)人員的信息量比較大，與其他部門的服務(wù)性質(zhì)不同，檔案管理工作更加復(fù)雜。作為檔案的管理人員，即使實際工作的服務(wù)價值很難快速得到體現(xiàn)，但高尚的服務(wù)意識是大家不可或缺的職業(yè)素養(yǎng)，只有這樣才能做好內(nèi)容復(fù)雜繁多的檔案管理工作。檔案管理工作是一項復(fù)雜繁瑣的工作，但是這項工作系于政治性，同時還有較強的服務(wù)性，這就要求檔案管理人員在工作過程中要細致、細心，要做到一絲不茍，親力親為，做到不出差錯，不辦錯事。因此嚴謹細致的工作作風(fēng)是就業(yè)檔案管理工作者所必須具備的。
二、提高就業(yè)檔案管理工作的對策
（一）健全檔案管理制度，做到有章可循規(guī)范操作建立檔案管理制度時應(yīng)按照規(guī)范的操作流程，一定要體現(xiàn)其合理性和實際性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，統(tǒng)一了規(guī)范和章程后，需要檔案管理工作部門領(lǐng)導(dǎo)和我們工作人員的認真遵守，規(guī)范正常的操作流程，認真細致地工作。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到賞罰分明，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。（二）提高就業(yè)檔案管理意識，嚴格就業(yè)檔案管理程序提高工作人員的管理意識，培養(yǎng)其嚴謹認真的工作作風(fēng)。還要加強每一個人的綜合素質(zhì)，調(diào)動其工作積極，從根本上確保檔案材料準確完整性，做到及時歸檔，只有這樣，才能滿足現(xiàn)代社會就業(yè)檔案管理工作的需要。
三、提高就業(yè)檔案管理人員的信息化素質(zhì)
隨著社會信息化時代的大發(fā)展，原有的檔案管理受到了現(xiàn)代化信息管理模式的沖擊和挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)逐漸被淘汰，就業(yè)檔案管理人員要不斷充電更新知識，適應(yīng)社會的發(fā)展需要。（一）檔案管理人員學(xué)習(xí)現(xiàn)代的計算機、外語知識在實際的信息檔案管理工作中，檔案管理人員一定要能熟練運用計算機的理論和網(wǎng)絡(luò)管理的基本知識，還要具備計算機、英語和網(wǎng)絡(luò)知識等基礎(chǔ)綜合素質(zhì)。只有掌握了這些現(xiàn)代化的知識，才能做好現(xiàn)代化的檔案管理工作，為人民服好務(wù)。（二）培養(yǎng)檔案管理人員的現(xiàn)代化創(chuàng)新能力社會在快速地發(fā)展，就業(yè)檔案管理工作也在不斷地改革發(fā)展，檔案管理人員需要從各方面提升和培養(yǎng)自己的創(chuàng)新能力，在工作之余學(xué)習(xí)更多的檔案信息化專業(yè)知識，把傳統(tǒng)的檔案管理與現(xiàn)代化管理理論相結(jié)合，更好地做好就業(yè)服務(wù)工作。
四、結(jié)語
本文是我從事就業(yè)檔案工作多年以來的心得體會。在工作中，我們一定要靈活應(yīng)用學(xué)到的知識，提高就業(yè)檔案管理工作效率，為就業(yè)檔案管理的改革工作添磚加瓦，努力做出自己的貢獻。
作者：張世梅 單位：武強縣就業(yè)服務(wù)局
社區(qū)檔案是國家檔案資源不可缺少的一部分，科學(xué)管理和有效使用社區(qū)檔案，對建設(shè)和諧社區(qū)、和諧社會有極其重要的作用。而信息技術(shù)日新月異的發(fā)展給社區(qū)檔案管理帶來了新的模式和思路，同時也為社區(qū)檔案工作者帶來嚴峻的挑戰(zhàn)。為適應(yīng)社會發(fā)展，實現(xiàn)社區(qū)檔案管理的信息化發(fā)展，社區(qū)檔案工作者要努力提高自身素質(zhì)，努力提高檔案業(yè)務(wù)和信息技術(shù)素質(zhì)。
一、提高社區(qū)檔案工作者素質(zhì)的緊迫性 社區(qū)作為基層部門，其檔案管理模式往往存在滯后性的特點，社區(qū)業(yè)務(wù)聯(lián)系無法做到及時、準確。而且，社區(qū)檔案管理者多是老、弱、病的女性人員，多存在文化水平低、責(zé)任心不強，且多兼職的狀況，容易造成檔案更新不及時、存在錯誤以及檔案交接不完全等情況。而在信息時代，隨著信息技術(shù)在檔案工作中的發(fā)展和運用，社區(qū)檔案工作也從傳統(tǒng)手工式的實體管理模式向現(xiàn)代檔案的信息管理模式轉(zhuǎn)變，檔案資源的信息化管理將成為趨勢，檔案工作者要承擔(dān)起社區(qū)檔案資源信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的開發(fā)、傳播、利用的重要角色，要具備一定現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)能力的檔案專業(yè)人才。同志也曾指出：“現(xiàn)代檔案工作者一定要有豐富、廣博的知識，政治、經(jīng)濟、文化方面的知識都要掌握一點，還要學(xué)習(xí)一點外語，這樣才能適應(yīng)新時期，新形勢對檔案工作者的要求。”
但是目前社區(qū)檔案工作者的整體文化水平、技術(shù)掌握程度距信息時代的要求還存在不小的距離，無論是在檔案專業(yè)技術(shù)程度還是信息工具運用能力，甚至在思想觀念上他們都沒有跟上信息時代的發(fā)展，這樣的情況勢必影響我國社區(qū)檔案管理的信息化發(fā)展，所以我們在大力開展社區(qū)檔案資源信息化同時，更要提高社區(qū)檔案工作者素質(zhì)。 二、信息化時代社區(qū)檔案管理人員需提高的新技能 信息社會下，社區(qū)檔案工作者不僅需要具備檔案學(xué)的業(yè)務(wù)知識，還需要具備多方面的素質(zhì)，如廣博的知識結(jié)構(gòu)，英語應(yīng)用能力，創(chuàng)造性的思維能力，以及現(xiàn)代信息技術(shù)使用等能力。
1、分析問題解決問題能力 在當(dāng)今信息化社會，檔案部門的檔案信息化建設(shè)已成為工作的重點，但社區(qū)檔案管理的信息化是一個循序漸進的過程，在這個過程中，除了需要現(xiàn)代化技術(shù)支持外，還需要在社區(qū)檔案管理人員在檔案業(yè)務(wù)上不斷探索。所以檔案工作者必須解放思想，勤于思考，變通思維，大膽實踐，切實提高分析問題、解決問題的能力，讓社區(qū)檔案資源信息化工作不斷完善，使社區(qū)檔案信息資源開發(fā)、利用工作更加科學(xué)、合理。
2、具備一定的外語能力 隨著社會的發(fā)展，外語的重要性在社區(qū)中也日益顯著。在信息時代，網(wǎng)絡(luò)拉近了社區(qū)與其他地區(qū)甚至是其它國家的距離，檔案工作者與國內(nèi)外同行的交流也日益增多，這為社區(qū)檔案工作者提供了一條了解國內(nèi)外社區(qū)檔案工作，切實提高工作水平的良好途徑。這就要求社區(qū)檔案工作者要具備一定的外語能力。同時，外語也是檔案工作者在日常工作、生活中經(jīng)常遇到的內(nèi)容，它是檔案工作者掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的重要工具。為了切實把社區(qū)檔案管理工作做好，檔案管理者必須積極加強外語知識的學(xué)習(xí)。
3、運用現(xiàn)代化信息工具能力
社區(qū)檔案管理人員在現(xiàn)代化的信息檔案工作中，必須能熟練運用計算機的理論和網(wǎng)絡(luò)管理的基本知識，掌握好計算機、英語、和網(wǎng)絡(luò)知識等基礎(chǔ)綜合素質(zhì)。只有掌握了這些基本的知識，才能更快、更好地為開發(fā)現(xiàn)代化的檔案管理奠定基礎(chǔ)。有了基本的網(wǎng)絡(luò)管理知識和計算機理論，還要有一定的信息處理能力，能夠科學(xué)地歸納、分類、鑒別、篩選、分析相關(guān)的檔案信息；還要有一定的信息問題解決能力，能夠切實解決信息時代的一系列新問題，這是信息技術(shù)存在和發(fā)展的價值所在，同時，也要有一定的信息交流能力，信息交流涉及交流的模式、內(nèi)容、特別是方法、途徑等。
三、如何提高社區(qū)檔案工作者素質(zhì) 1、社區(qū)檔案工作者要再提高認識 社區(qū)檔案工作者要切實提高認識，真正認識到社區(qū)檔案管理工作的重要性，切實意識到提高自身素質(zhì)對社區(qū)檔案管理信息化發(fā)展的關(guān)鍵作用。要全面認識社區(qū)檔案特別是信息化社區(qū)檔案的價值作用，擺正心態(tài)、樹立責(zé)任意識，切實找差距、補不足，轉(zhuǎn)換角色應(yīng)對信息技術(shù)帶來的挑戰(zhàn)，要自覺學(xué)習(xí)先進知識、信息技術(shù)以及現(xiàn)代管理等知識，努力掌握好外語和應(yīng)用計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力和水平，堅持長時間多種類學(xué)習(xí)，讓自己可以順利應(yīng)對社區(qū)檔案管理信息化的要求。
2、在職檔案人員培訓(xùn)要再強化
關(guān)鍵詞：會計檔案 問題 對策
會計檔案是記錄和反映一個單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，會計檔案管理是會計工作的重要組成部分。然而，會計檔案管理作為財務(wù)管理的最后一個環(huán)節(jié)，往往容易被忽視，形成財務(wù)管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié)，直接了影響財務(wù)管理的質(zhì)量和水平。檔案管理是一門學(xué)問，需要會計人員去認真學(xué)習(xí)、去積極探索。通過學(xué)習(xí)和探索可以提高會計人員的業(yè)務(wù)技能和自身素質(zhì)。因此，加強會計檔案管理可以促進財務(wù)管理水平的提高，可以使會計檔案管理工作更好地為經(jīng)濟建設(shè)和經(jīng)濟體制改革服務(wù)。
一、會計檔案管理工作中存在的問題
1.對會計檔案管理工作的重要性認識不夠， 缺乏充分的認識， 意識淡薄，導(dǎo)致會計工作與會計檔案管理相脫節(jié)。許多單位只重會計業(yè)務(wù)，輕會計檔案管理，沒有專職的財務(wù)檔案管理人員。會計人員上崗前，很少進行會計檔案基本知識與操作技能的培訓(xùn)，大多數(shù)是由會計人員兼管，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗，不懂得檔案的基本操作規(guī)程，對財務(wù)檔案的歸檔范圍和標準不清楚，導(dǎo)致整理出來的會計檔案達不到規(guī)范要求，更談不上科學(xué)管理。
2.會計檔案資料收集不全。有的單位只重視對會計憑證、賬簿、報表等會計專業(yè)資料的歸檔，卻忽視了會計文件材料的匯集、整理和歸檔工作，嚴重影響了會計檔案的齊全性和完整性。
3.會計檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高。有些單位存在一些財會檔案人員缺乏應(yīng)有的職業(yè)道德，不堅持原則，不認真執(zhí)行制度，不按規(guī)定去做，甚至違法亂紀、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本。造成會計核算工作的不規(guī)范，導(dǎo)致會計信息失真，進而影響了國家宏觀決策、危害極大。
4.財務(wù)檔案管理不完善、不規(guī)范。設(shè)置財會檔案管理機構(gòu)是工作的需要，也是法律規(guī)章的需求，但實際工作中財務(wù)檔案工作均不完善，不規(guī)范，都未設(shè)置此機構(gòu)，檔案工作由會計人員兼職。財務(wù)會計檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視，許多單位的會計憑證、會計賬簿等，多年來只歸檔不鑒定，更不銷毀，由于種種原因?qū)е聲嫏n案的鑒定銷毀工作難以開展，從而影響了檔案整體工作的質(zhì)量和效果。
5.紙質(zhì)會計檔案與存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案管理不同步。 有的單位將會計信息存人磁性介質(zhì)后，對磁盤、光盤中的會計信息疏于管理，造成會計信息的丟失；由于會計電算化軟件的升級換代很快，許多單位沒有把會計軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，從而造成會計電算化檔案無法調(diào)閱。
二、完善會計檔案管理工作的對策
1.統(tǒng)一思想，加強領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案管理的重要性的認識，規(guī)范管理。《檔案法實施辦法》第五條指出： “機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)加強對本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，保障檔案工作依法開展。”《 會計檔案管理辦法》第四條則更加明確地規(guī)定：“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。”由此可見，是否重視對會計檔案的管理，是一種嚴肅的法制行為。各單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強管理，切實把會計檔案管理列入領(lǐng)導(dǎo)工作的議事日程，使會計檔案管理走上法制化的軌道。
檔案作為保存人類資源的重要載體，是人類歷史或企業(yè)內(nèi)部發(fā)展歷程的真實反映，是國家或企業(yè)未來發(fā)展的重要信息支持。隨著我國經(jīng)濟的崛起，國家及各個企業(yè)內(nèi)部的檔案的數(shù)量激增，因此，在檔案管理過程中的專業(yè)性和科學(xué)性成為考驗檔案管理人員的重要難題。檔案管理人員應(yīng)不斷強化管理意識，運用科學(xué)手段提高檔案的利用率，加強對新型檔案的保存，從而促進企業(yè)的健康發(fā)展。
一、檔案管理人員必備的職業(yè)道德
職業(yè)道德修養(yǎng)是檔案人員必須具備的素質(zhì)，在提高檔案人員對檔案編纂、保管技術(shù)的同時，必須加強對職業(yè)道德的培養(yǎng)，提高檔案的真實性和保密性。
1、保護歷史真實的面貌
檔案是記錄歷史的真實記載，因此，檔案管理人員必須保證所保存檔案的完整性和真實性。檔案管理人員應(yīng)避免因利益而出現(xiàn)私自篡改檔案，破壞檔案等活動，檔案管理人員必須保證其公正客觀的態(tài)度，恪盡職守，保護歷史數(shù)據(jù)。
2、對檔案管理事業(yè)充分熱情與忠誠
檔案管理工作較為枯燥、繁雜，檔案管理人員應(yīng)在本職工作中找到工作的樂趣，調(diào)節(jié)自身情緒，保持對工作的積極性和熱情，提高個人的思想覺悟，在日常工作中努力發(fā)現(xiàn)錯誤、改正錯誤，更新工作方式，創(chuàng)新思維，實現(xiàn)自身的人生價值及意義。
3、具有一心一意為人民服務(wù)的覺悟
檔案管理作為一項條件性工作，主要是為科學(xué)研究以及其他多種工作提供服務(wù)的，因而服務(wù)性是檔案管理的基本特性。所以，衡量檔案管理水平的主要標志為是否能將服務(wù)置于首要地位。由此可見，在社會主義市場條件下，檔案管理人員要想將服務(wù)工作做好，應(yīng)該對檔案管理的服務(wù)性有充分的認識，形成主動積極的服務(wù)意識，努力開發(fā)檔案的信息資源。
4、形成一定的保密習(xí)慣
檔案管理人員有責(zé)任保守管理檔案內(nèi)容的機密，形成良好的保密觀念，同時在檔案管理工作中，積極主動地與各類失密、泄密與竊密的行為進行斗爭。另外，檔案管理人員還應(yīng)加強對國家安全、集體利益和公民個人隱私的保護，不可以銷毀任何有關(guān)的檔案信息，特別是電子文件信息，他們更容易更新及消除。檔案管理人員還應(yīng)尊重檔案形成者和文件涉及的當(dāng)事人的隱私和合法權(quán)益。
5、樹立較強的法制觀念
檔案管理人員必須具有依法、守法的觀念和意識，具體地說，也就是檔案管理人員不可以損毀、丟失檔案；不可以擅自提供抄錄、公布屬于集體的全部檔案；不可以隨意涂改或偽造檔案等。檔案管理人員還應(yīng)做到把法律意識和觀念貫徹到依法處理檔案問題過程中，采取法律手段去分析并解決問題。
6、發(fā)揚開拓進取、艱苦奮斗的精神
檔案作為國家和各個企業(yè)內(nèi)部重要的組成部分，是一項長期的工作。因此，作為檔案管理人員必須大膽創(chuàng)新，解放思想，通過日常工作中的不斷積累，提高自身的業(yè)務(wù)水平。同時，繼承老一輩革命人的優(yōu)良傳統(tǒng)，充分發(fā)揚艱苦奮斗、積極進取的精神，在檔案工作中發(fā)揮自己的光和熱。
二、檔案管理人員必備的知識結(jié)構(gòu)
1、要有過硬的業(yè)務(wù)技能
加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高素質(zhì)和水平。要結(jié)合單位實際設(shè)置培訓(xùn)內(nèi)容，將培訓(xùn)內(nèi)容與實際工作相結(jié)合。在安排上，除加強專業(yè)理論知識學(xué)習(xí)外，還要懂得文書學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案保護技術(shù)學(xué)等檔案專業(yè)知識，熟悉國家有關(guān)檔案工作的各項法規(guī)，熟悉上級檔案管理部門的各種業(yè)務(wù)規(guī)定，熟悉自己的業(yè)務(wù)范圍和崗位職責(zé)；能把檔案管理專業(yè)知識靈活運用于自己的工作實際中，做到理論與實際相結(jié)合，以達到圓滿完成自己的本職工作。
除了要掌握檔案學(xué)基本知識以外，檔案管理人員還要掌握與自己所從事的專業(yè)工作相近的其他專業(yè)知識，如歷史知識、古漢語知識及管理學(xué)、圖書館學(xué)、情報學(xué)等知識，做到觸類旁通。同時隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理人員還應(yīng)加強計算機知識的學(xué)習(xí)，重視網(wǎng)絡(luò)知識教育，以適應(yīng)新時期檔案工作的需要。檔案管理人員在日常工作中時常會遇到這樣或那樣的問題，因此，檔案管理人員應(yīng)進行不定期繼續(xù)教育，廣泛開展多種形式的相關(guān)專業(yè)知識教育培訓(xùn)。通過教育培訓(xùn)，完善檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)敏銳的檔案意識，提高檔案技術(shù)能力。只有掌握具備了相關(guān)的專業(yè)知識，才能更好地從事檔案管理工作。
另外，應(yīng)加強檔案管理人員之間的溝通交流，通過搭建交流平臺，促進各個企業(yè)之間的檔案管理人員進行業(yè)務(wù)交流，及時查找自身業(yè)務(wù)問題，并積極的借鑒好的管理方式，提高業(yè)務(wù)管理能力，保證企業(yè)檔案管理的有效性和科學(xué)性。
2、檔案管理與其他相關(guān)學(xué)科知識
檔案管理作為一項具有很強專業(yè)性和技術(shù)性的工作，經(jīng)過多年的實踐，其已形成一套非常專業(yè)的原則、理論、方法和技術(shù)，成為一門不僅包含理論基礎(chǔ)也具有業(yè)務(wù)知識的獨立學(xué)科。檔案管理人員必須精通此專業(yè)的理論及技術(shù)，并將這些知識熟練地運用到具體工作中。另外，檔案管理人員還應(yīng)學(xué)會在實踐過程中，研究、總結(jié)檔案專業(yè)有關(guān)的理論與技術(shù)，從而對歷史留給人類的和現(xiàn)階段產(chǎn)生的各種各樣的檔案進行有效管理。
3、現(xiàn)代科技知識
在現(xiàn)代科技不斷發(fā)展的同時，尤其是電腦與數(shù)據(jù)庫等多種技術(shù)和一些辦公自動化設(shè)備在檔案管理中的應(yīng)用，使得檔案管理的手段與方法也出現(xiàn)了深刻變革，即由傳統(tǒng)手工的管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代管理模式。例如，檔案在載體以及記錄方式方面表現(xiàn)出了多樣化的趨勢，而檔案管理人員應(yīng)更及時、更準確地在互聯(lián)網(wǎng)上查找所需要的檔案，同時，檔案部門對外提供的利用方式也出現(xiàn)了很大的變化。因此，檔案管理人員必須注重電子文件的歸檔與電子檔案的管理、數(shù)字檔案館的建立、通過互聯(lián)網(wǎng)來建立網(wǎng)站并檔案信息。所以，檔案管理人員應(yīng)了解并熟悉現(xiàn)代化的科技知識，尤其是計算機技術(shù)、信息開發(fā)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。對于檔案管理人員來說，他們必須學(xué)會運用科學(xué)的技術(shù)與方法，才可以有效管理檔案資源，將有用的檔案信息開發(fā)出來，從而實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。
【關(guān)鍵詞】 高職 檔案管理 信息化
“十二五”期間，我國各級檔案部門根據(jù)《全國檔案信息化實施綱要》的要求，開展以檔案信息資源建設(shè)為核心，以加強電子文件和電子檔案管理為重點，以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)的檔案信息化建設(shè)。檔案信息化建設(shè)是高校“數(shù)字化校園”建設(shè)的重要組成部分，加強高職的檔案信息化建設(shè)，逐步實現(xiàn)高職檔案資源數(shù)字化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、電子文件和電子檔案管理規(guī)范化，為教學(xué)、科研、管理服務(wù)，為學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、快捷的檔案信息。
1 職檔案信息化建設(shè)發(fā)展的必要性
1.1 提高工作效率
當(dāng)今信息時代，計算機網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用讓我們的生活變得更加豐富和便捷。對于高職檔案管理工作也是一樣的，不管是建立檔案的人還是查閱檔案的人，都因為有信息化檔案的存在而方便快捷。使用計算機系統(tǒng)通過掃描或者是手動錄入，將這些檔案信息化，則可輕松地實現(xiàn)對于檔案資料的處理，不但提高了工作效率還節(jié)省了存儲空間。
1.2 改善檔案管理工作，檢索查詢方便
高職檔案信息化的實現(xiàn)可使檔案管理部門從封閉性管理走向開放性管理，使檔案的管理方式從檔案保管和檔案利用向檔案信息化采集、管理和服務(wù)轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案資源的合理配置和科學(xué)管理，為學(xué)校建設(shè)與發(fā)展提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。學(xué)校檔案管理信息化后，可以實現(xiàn)即時查詢，管理人員可以從模糊查詢、組合查詢、分類查詢等查詢方式中選擇最佳方式，迅速在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。
1.3 為科研活動做支撐，為領(lǐng)導(dǎo)決策和管理提供支持
科研是學(xué)校發(fā)展的生命線，科技檔案為學(xué)校的科研活動和新技術(shù)開發(fā)提供了可靠的參考依據(jù)。作為檔案的重要組成部分，科技檔案能否被充分利用是科研活動成敗的關(guān)鍵，只有充分利用科技檔案，才能做好相關(guān)的科研工作。高職檔案管理的信息化建設(shè)能提供完整、可靠的信息，不但使老師可以在自己的計算機上查閱檔案資料，提高工作效率，而且，通過對檔案信息的綜合分析，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策支持。
2 高職檔案管理信息化建設(shè)存在的問題
2.1 思想觀念陳舊，管理意識淡薄
當(dāng)前我國大部分高校自身對檔案工作重視程度不夠，認為檔案工作是一項附帶工作，做好做壞無關(guān)緊要，對學(xué)校的影響不大；缺乏檔案管理意識，思想觀念落后，沒有把檔案信息作為一種資源來認識和利用，缺乏戰(zhàn)略思維和全局觀念，還沒有充分認識檔案在推進整個學(xué)校發(fā)展中的重要作用。檔案管理工作依然停留在建檔、管檔、你查我找的水平上，忽視了檔案信息資源的開發(fā)和利用，許多珍貴的、利用價值很高的檔案材料常年被束之高閣，不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用，造成了資源的極大浪費。
2.2 資金投入不足，硬件設(shè)備落后
由于資金不足，高職檔案管理工作的信息化建設(shè)滯后于現(xiàn)實的要求，檔案管理工作仍用手工操作的現(xiàn)象比較多，缺乏信息化的管理手段；在檔案管理信息化建設(shè)過程中，設(shè)備、硬件、軟件系統(tǒng)、人員技術(shù)等方面的配套，需要投入大量的資金，同時還需大量資金支持維護，資金投入不足已成為制約我國高校檔案管理信息化建設(shè)的最大障礙。
2.3 網(wǎng)絡(luò)安全差，數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后
由于檔案信息本身的特殊性，需要正確處理開放與保密、檔案利用與知識產(chǎn)權(quán)保護的關(guān)系。學(xué)校檔案信息化加強了檔案部門與校內(nèi)校外的聯(lián)系，但也相應(yīng)帶來了像電腦病毒、電腦黑客攻擊、非法訪問竊取信息等造成的安全問題，對高職檔案信息安全維護是一個挑戰(zhàn)。另一方面，雖然當(dāng)前高職檔案管理部門大都已建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫，但總體來說，大多處于低水平重復(fù)建設(shè)狀態(tài)，數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制，各自為政的現(xiàn)象比較嚴重。學(xué)校檔案管理部門之間并不聯(lián)網(wǎng)，無法實現(xiàn)有效的信息資源共享，嚴重地影響了數(shù)據(jù)庫的利用率。
2.4 人員素質(zhì)較低，專業(yè)化程度不高
目前，一些高職學(xué)校雖已初步具備了開展檔案管理信息化的條件，但尚未形成素質(zhì)優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理、科學(xué)高效的檔案
理隊伍。有的專職檔案工作人員雖專業(yè)對口，但學(xué)歷結(jié)構(gòu)、知識結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)都不盡合理；有的工作人員是非計算機專業(yè)畢業(yè)，掌握信息化技術(shù)的能力普遍較差，主要表現(xiàn)在英語水平低、信息技術(shù)的專業(yè)詞匯少，運用信息技術(shù)解決檔案管理工作的能力不強，使檔案管理信息化停留在最簡單的錄入、查找階段；還有少部分檔案工作人員幾乎從未接受過檔案管理專業(yè)的專門培訓(xùn)，缺乏檔案管理及檔案信息化管理的基本理論、基本知識、基本技能。
3 實現(xiàn)高職檔案管理信息化的若干措施
3.1 加強高職檔案管理信息化重要性的認識
隨著高職檔案事業(yè)的發(fā)展，高職檔案工作已步入規(guī)范化的軌道，檔案意識得到加強，檔案在高職教學(xué)、科研中的重要作用也逐漸顯現(xiàn)出來。加大宣傳力度，營造檔案管理信息化工作重要性的氛圍。通過宣傳提高檔案意識，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員要進一步解放思想，更新觀念，樹立主動服務(wù)、主動參與意識，以高度的責(zé)任感和主人翁姿態(tài)，積極投身到學(xué)校檔案管理信息化、檔案資源開發(fā)利用工作中去。
3.2 強化硬件和數(shù)據(jù)庫建設(shè)
檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是相關(guān)硬件和數(shù)據(jù)庫建設(shè)。高職檔案館要注重加強相關(guān)硬件建設(shè)，可根據(jù)學(xué)校的經(jīng)濟能力，從實際出發(fā)，充分利用現(xiàn)有設(shè)備，購置適當(dāng)?shù)募夹g(shù)設(shè)備，如配備數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、圖文影像掃描、微縮系統(tǒng)、數(shù)字音像制作系統(tǒng)等。
3.3 充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立檔案管理信息化的運行機制，實現(xiàn)收集整理、查詢和檢索自動化
目前，許多高職院校都建設(shè)了高性能的校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，檔案管理工作應(yīng)充分利用校園網(wǎng)的基礎(chǔ)設(shè)備，提高檔案管理質(zhì)量，使高職院校的檔案更好地服務(wù)于教學(xué)、科研和各項管理工作，還可以實現(xiàn)檔案資料查詢和檢索自動化。學(xué)校檔案管理人員在日常工作中應(yīng)加強與各部門的協(xié)調(diào)，要求各部門以電子文件的形式按規(guī)定格式上報檔案材料，這將有助于加強電子檔案管理和建設(shè)。
關(guān)鍵詞：檔案管理人員；檔案管理工作；檔案學(xué)；專業(yè)知識；文化素養(yǎng)
中圖分類號：G271.6 文獻標識碼：A 文章編號：1674-7712 （2014） 12-0000-01
檔案工作人員的職業(yè)素養(yǎng)是從事檔案工作人員應(yīng)當(dāng)具備的素質(zhì)和修養(yǎng)。檔案工作的好壞、質(zhì)量的高低，最重要的取決于檔案工作人員素養(yǎng)的高低。因此，造就一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍，是促進檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。
一、檔案工作人員存在的問題
檔案人員的素養(yǎng)是政治素養(yǎng)、基本知識、基本技能、管理能力、分析處理問題、信息開發(fā)的基本能力等。檔案管理工作的質(zhì)量高低，直接取決于檔案人員的素養(yǎng)高低。隨著社會的進步，各項社會事業(yè)快速發(fā)展，檔案業(yè)務(wù)也在不斷地更新和拓展，接受新的技能后如何將其應(yīng)用于實際工作中，特別是信息時代的到來，給檔案工作提出了更高的要求。只有不斷提高職業(yè)素養(yǎng)，才能從宏觀上把握了解整個社會發(fā)展的狀況，為高校的教科研提供有價值的信息和資料，得到各級領(lǐng)導(dǎo)及全體教工的認可和重視。
（一）領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，檔案工作人員工作狀態(tài)懈怠
長期以來，大部分高校領(lǐng)導(dǎo)重視教學(xué)管理，忽視檔案管理，檔案管理工作上存在著一些誤區(qū)，認為檔案員只要能保管好，用時能查到、保管好不丟失就行了，檔案人員忙于應(yīng)付收集整理工作，沒有精力做編研工作，領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理人員的要求也不高，將一些老弱病沒有專業(yè)知識人員安排在檔案管理崗位，使檔案管理不夠規(guī)范化、不夠?qū)I(yè)化，形成被動服務(wù)局面。
（二）檔案人員編研業(yè)務(wù)能力不強，人才匱乏
編研工作是開展檔案信息資源的開發(fā)，提高利用水平和工作水平的最佳途徑，也是各高校當(dāng)前檔案管理工作的薄弱環(huán)節(jié)。如何創(chuàng)新檔案管理工作的新途徑，開展好編研工作，提高檔案利用率是我們高校檔案工作人員要著力解決的問題。目前檔案專業(yè)人員的綜合素質(zhì)不高，檔案管理人員在理論水平、文化內(nèi)涵、專業(yè)素質(zhì)等方面參差不齊，檔案專業(yè)的管理人員太少，知識結(jié)構(gòu)不合理，年齡偏大的人多。這些情況已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢的，檔案管理人員的素養(yǎng)影響著檔案管理的水平。
（三）檔案管理工作的保密與安全性比較薄弱
檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作，檔案信息作為現(xiàn)代信息的重要來源，在管理中最具有保密性、權(quán)威性，由于受傳統(tǒng)檔案管理思想及檔案自身保密性、利用滯后性等特點的影響，領(lǐng)導(dǎo)、員工對檔案工作缺乏足夠的了解和認識。很多高校保密制度不健全，沒有制定人員保密守則，也沒有對人員簽訂保密協(xié)議，致使出現(xiàn)泄密現(xiàn)象，給學(xué)校造成損失。再有高校檔案管理庫房達不到管理標準，造成檔案發(fā)霉、蟲蛀等現(xiàn)象，使檔案的使用壽命縮短。
二、提高檔案人員職業(yè)素養(yǎng)的主要途徑
（一）高校領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變思想觀念
改變原有的檔案員簡單保管檔案的觀念，樹立適應(yīng)現(xiàn)代社會的需求、快捷、優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)觀念。通過思想觀念的轉(zhuǎn)變，明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，完善服務(wù)方法，提高服務(wù)質(zhì)量，創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)涵，主動、熱情、及時、準確、全面、周到的為檔案利用者服務(wù)，這是檔案工作的最終目的。
（二）檔案管理人員要增強服務(wù)意識
檔案管理的價值在于為工作決策提供服務(wù)，沒有良好的服務(wù)，就失去了檔案管理的價值和作用。檔案管理工作是一項重要的管理工作和服務(wù)工作，它要求檔案管理員有熟練的工作技能和較強的服務(wù)意識。檔案人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量和工作成果是決定檔案工作好與壞的根本原因。
（三）提高檔案管理人員專業(yè)技能
進入電子信息檔案管理制度化的今天。檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化特點決定了檔案管理方法要不斷改革，因此，對檔案工作人員在專業(yè)知識、文化知識以及計算機操作能力等方面都提出了更高要求。檔案事業(yè)的發(fā)展必須堅持走依法治檔的道路。只有實現(xiàn)檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。要加強檔案人員對材料的及時歸檔，提高歸檔和管理意識，及時做好收集和整理、編目和鑒定，以及保管和統(tǒng)計、檢索等相關(guān)的工作。
（四）開展編研工作，提高檔案利用率
高校檔案管理工作迫切需要現(xiàn)代化綜合人才，不僅要具備較高的專業(yè)水平，還要樹立超前服務(wù)意識和主動參與意識。學(xué)校教科研工作發(fā)展到哪里，檔案編研工作就延伸到哪里，否則，時過境遷。主動參與學(xué)校各項活動，檔案部門應(yīng)抓住各種時機發(fā)揮自身優(yōu)勢，充分展示自我，最終達到我要參與為要我參與。編出高質(zhì)量、深層次的編研成果，為學(xué)校教科研服務(wù)。
（五）加強檔案管理工作的保密與安全性
加強培訓(xùn)，提高檔案管理意識，強化職責(zé)。由于檔案管理工作的重要性，為了防止檔案的丟失、泄密要建立健全保密制度，及責(zé)任追究制度，加強利用過程中的監(jiān)督力度，凡是作為秘密及內(nèi)部管理的檔案，要嚴格履行查問以及審批手續(xù)，禁止擅自復(fù)制或拍照，利用者應(yīng)嚴格遵守相關(guān)保密規(guī)定，高校要加強檔案管理保密工作的措施，要設(shè)專門的檔案管理人員進行管理。確保檔案的安全。
隨著檔案信息化的發(fā)展，對如何做好檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，檔案人員既要有過硬良好的思想政治素質(zhì)，又要掌握現(xiàn)代化管理技能和服務(wù)意識。只有做好科學(xué)規(guī)范的檔案管理，才能堅持與時俱進，適應(yīng)新形勢的需要，為高校的教科研工作做出應(yīng)有的貢獻。
參考文獻：
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一、中職院校檔案管理工作的重要性
檔案管理工作隨著社會的發(fā)展而發(fā)展。現(xiàn)如今檔案學(xué)已成為一門專業(yè)的學(xué)科，由此可見，檔案管理工作在社會發(fā)展中起的作用越來越大，也越來越重到人們的關(guān)注。學(xué)校的檔案管理是整個檔案學(xué)管理的一部分重要內(nèi)容，它在整個學(xué)校管理中所扮演的角色越來越重要。因為學(xué)校檔案是全校教職員工教育、教學(xué)管理工作的真實記錄，是學(xué)校管理、教學(xué)和教研等活動的結(jié)晶；它不僅記載著全校師生員工的德、能、勤、績等原始資料，同時也反映了學(xué)校最基本的職能活動；一個學(xué)校的管理水平、辦學(xué)特色，都可以從檔案中反映出來。所以學(xué)校檔案管理是衡量一所學(xué)校管理水平的重要標志之一。
充分有效地開展學(xué)校檔案管理工作，意義是重大的。無論是在總結(jié)教育經(jīng)驗、掌握教育規(guī)律方面，還是在維護學(xué)校教學(xué)、評估學(xué)校管理水平方面，都具有非常重要的作用。近些年來，國家教育部出臺多項政策，要加強對中職院校的管理，提高中職院校的辦學(xué)水平。我國的中職學(xué)校正面臨著重大的變革，檔案工作做為中職院校學(xué)校管理工作的重要組成部分，也面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)。適應(yīng)國家教育形勢的新發(fā)展，提高中職學(xué)校檔案管理水平已是迫切需要了。
二、提高中職院校檔案管理的對策
（一）健全檔案管理制度，完善科學(xué)的檔案管理機制。制度是工作的保障。高效的工作效率是以完善的工作制度和科學(xué)的管理機制為前提條件的。所以要提高中職院校的檔案工作管理水平，首先要健全檔案管理制度，它是檔案工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化管理的最可靠保證。具體的制度要做到以下方面：一是檔案管理制度，包括歸檔制度、保管、保密、保管、鑒定、銷毀制度等；做到歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫房管理有措施等。二是與檔案工作相關(guān)的制度，包括立卷制度、文書處理辦法、檔案人員崗位責(zé)任制等；做到職責(zé)要明確，分工要科學(xué)，監(jiān)察要到位，責(zé)任要落實等。其次，要有科學(xué)的檔案管理機制。在中職院校的檔案管理，要實行統(tǒng)一集中管理和各部門科室分散配合的相結(jié)合的管理模式。一方面要建立綜合檔案管理機構(gòu)，集中統(tǒng)一管理全校的文書、教育教學(xué)、設(shè)備、基建、會計、學(xué)籍、團隊等各種門類和載體的檔案。另一方面，又要充分利用各職能部門檔案管理靈活、對檔案信息反應(yīng)靈敏的優(yōu)點，為其專門配備一名兼職檔案工作人員，專門負責(zé)收集和職能管理本處室的檔案資料；這些就形成了整個學(xué)校的檔案工作齊抓共管的局面，可以有效的保障學(xué)校的各種資料齊全完整。
（二）提高檔案管理人員業(yè)務(wù)索質(zhì)，改善工作條件。檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接影響著學(xué)校檔案管理工作的成效。業(yè)務(wù)素質(zhì)是指檔案人員履行職責(zé)的知識水平和實踐能力。因此，必須提高中職院校檔案管理人員的包括知識水平和實踐能力在內(nèi)的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，首先，創(chuàng)新是進步的靈魂，檔案管理人員也不能固步自封，而應(yīng)當(dāng)重視觀念更新，不斷研究新的檔案管理理論，多學(xué)習(xí)多比較其它單位、其它部門的檔案管理經(jīng)驗，不斷豐富自己的管理水平，這是其提高檔案工作局面的關(guān)鍵所在。其次，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)提高自己的業(yè)務(wù)技能。檔案工作從根本上而言，既是一項常規(guī)業(yè)務(wù)性工作，同時又是一項管理服務(wù)性工作。這就要求從事檔案工作的檔案人員，既要有扎扎實實的檔案管理的業(yè)務(wù)功底，又要有較強的管理水平和服務(wù)精神。再次，檔案管理人員還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務(wù)實基礎(chǔ)上促進創(chuàng)新，努力使專職檔案人員成為一專多能的檔案工作人才。另外，改善工作條件也是提高管理水平的重要條件之一。檔案部門的經(jīng)費，應(yīng)列入學(xué)校預(yù)算。學(xué)校各職能部門要對與本部門關(guān)系密切的歸檔材料、設(shè)備，從學(xué)校經(jīng)費中給予支持。要為檔案部門添置必要的設(shè)備，以便于開展工作。檔案庫房建設(shè)，應(yīng)列入學(xué)校基本建設(shè)規(guī)劃，逐步改善工作條件，維護檔案的完整與安全。
（三）實施信息化電子檔案建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理的標準化。信息化管理是現(xiàn)代化管理的必然趨勢，檔案的信息化管理是整個社會信息化發(fā)展的一個重要組成部分。要充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化工具開發(fā)信息資源，將手工查詢向網(wǎng)絡(luò)查詢轉(zhuǎn)變。檔案室要把紙質(zhì)檔案升級為數(shù)字化信息，完成檔案的數(shù)字化工作，加快檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，把電子文件檔案化和傳統(tǒng)檔案電子化。學(xué)校條件許可時，可開設(shè)多媒體閱覽室，利用多媒體技術(shù)傳遞文字信息，從而提高檔案信息的利用效率和水平。力爭達到檔案管理的系統(tǒng)化、信息化，從而更好地保護好檔案，延長檔案的壽命，更有效地保障檔案資源的開發(fā)和利用。提高檔案管理現(xiàn)代化水平后，應(yīng)該在手工操作的基礎(chǔ)上，利用微機、掃描儀、數(shù)碼相機等設(shè)備，運用光、電、聲等技術(shù)對檔案的整理、檢索工具的制作、檔案的保護等，實現(xiàn)檔案管理的信息化。
與檔案的信息化相適應(yīng)，檔案的管理也應(yīng)該日趨標準化。首先，管理上要與時俱進，要正確樹立中等院校檔案管理理念，制訂一整套科學(xué)嚴密的與現(xiàn)代化管理相適應(yīng)的管理體系和運行機制、在原紙質(zhì)檔案立卷的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)檔案的電子化升級，并力爭做到各個部門之間的檔案信息共享；其次，管理上也要以人為本，加強對相關(guān)人員的培訓(xùn)。原紙質(zhì)檔案的工作人員經(jīng)過多年實踐，已具備相當(dāng)?shù)慕?jīng)驗，已形成相對穩(wěn)定的骨干隊伍，有較好的工作基礎(chǔ)，各立卷部門也都設(shè)立了分管領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人，負責(zé)督促檢查立卷工作。因此，在電子檔案的升級過程中，文件管理也要以人為本，要充分發(fā)揮原有工作人員富有工作經(jīng)驗的優(yōu)勢，去承擔(dān)此項工作。電子檔案的處理手法與紙質(zhì)文檔不同，需要新的知識和技術(shù)手段，現(xiàn)有的工作人員要通過業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔(dān)負起電子文件管理工作的重任，要將電子文件管理工作并列入整個信息管理工作程序當(dāng)中，去實現(xiàn)檔案規(guī)范化、標準化的管理。
及對策建議思考
隨著社會的進步，諸如經(jīng)濟和科學(xué)技術(shù)的各種發(fā)展。在這種情況下，公共機構(gòu)的發(fā)展也有更高的要求，需要進行改革以面對特定的工作管理。在新的情況下，文件管理是重要的任務(wù)之一。當(dāng)前，我國事業(yè)單位檔案管理工作還處于起步階段，各種檔案管理服務(wù)還沒有趕上時代的發(fā)展，因此，應(yīng)進行相關(guān)工作，以適應(yīng)事業(yè)單位檔案管理工作。我們需要改革和創(chuàng)新，要與時俱進。
事業(yè)單位的文件管理是事業(yè)單位管理系統(tǒng)中的重要系統(tǒng)，它包括事業(yè)單位的發(fā)展過程和相關(guān)功能的演進，是最可靠的記錄。它對機構(gòu)是不可見的。信息時代的到來反映了公共機構(gòu)管理的缺陷。沒有管理利益，我們就無法很好地適應(yīng)時代的發(fā)展需求。必須在其管理中，尤其是在文件管理中，進行必要的改革和創(chuàng)新。只有這樣，機構(gòu)單位才能在未來發(fā)展。
一、存在的問題
（一）事業(yè)單位檔案管理工作屬于被動狀態(tài)
長期以來，公共機構(gòu)的文件管理一直處于從文件收集，排序和歸檔到被動管理的狀態(tài)。這種情況使工作人員始終不知道特別是數(shù)據(jù)收集的重要性。在相關(guān)的文件管理機制不完整的情況下，許多有價值的信息將無法正確處理和存儲。對數(shù)據(jù)收集工作的跟蹤不足會導(dǎo)致直接分發(fā)已歸檔的文件數(shù)據(jù)，這不能為文件管理工作提供足夠的好處。
（二）檔案管理技術(shù)不足
由于信息時代的影響，許多公共機構(gòu)都引入了電子文件管理模式，但是這種電子文件管理模式的使用率并不高，在許多情況下，傳統(tǒng)的文件管理方法仍然存在。這是因為管理員不接受電子文件管理的新事物并且沒有接受專門的培訓(xùn)，并且似乎推遲了實際使用，并且無法展示電子文件管理的優(yōu)點。管理技術(shù)水平仍然較低。
（三）檔案管理缺乏專門的負責(zé)人
公共機構(gòu)中的文件管理是一項分散的任務(wù)，并且由于沒有專門的部門或負責(zé)人，因此通常是另一部門的兼職工作，這是兼職情況，對管理文件系統(tǒng)沒有用處。主要原因是一方面缺乏員工專業(yè)知識，另一方面缺乏專業(yè)的文件管理技能，這直接導(dǎo)致效率低下的文件管理任務(wù)，從而影響整體文件管理的質(zhì)量。
（四）對檔案管理工作的認識不足
實際上，科學(xué)的檔案管理可以大大提高公共機構(gòu)的發(fā)展速度和工作效率，但是由于其固有的知識，公共機構(gòu)長期以來一直能夠?qū)⑵渌泄ぷ骷性跇I(yè)務(wù)服務(wù)上。它是他們沒有從事相關(guān)工作所需的知識，也不了解文件管理的重要性。基于對文件管理工作的理解，大多數(shù)公共機構(gòu)的工作人員都認為文件管理不能給部門帶來直接的好處。因此，這種獨特的概念和誤解導(dǎo)致了公共部門在文件管理方面的人力和物力，而投資不足使文件管理效率低下。而且，文件管理工作非常繁瑣和繁瑣，并且在幾乎沒有監(jiān)督和執(zhí)行的情況下，文件管理器實際上并沒有按照文件管理的相關(guān)規(guī)則來收集和組織文件，保存和使用文件。人員、財產(chǎn)、材料等缺乏可靠的保護，這限制了檔案管理的發(fā)展。
（五）管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高
文件管理是一項專業(yè)而系統(tǒng)的管理任務(wù)，需要具備文件管理方面的專業(yè)知識，但基本素質(zhì)是謹慎，清醒和耐心的。但是，許多公共機構(gòu)中的檔案管理員推遲了工作，或者是因為他們基本上有多個工作，或者是因為他們的薪水很低，在這種情況下，檔案管理員有些人手不足。有些文件管理器僅基于自己的經(jīng)驗和其他人教的基本工作方法，而沒有專門的文件管理知識，文件管理要求，特定文件的文件范圍，而且不了解文件管理的基本操作過程。
（六）檔案管理手段不科學(xué)
在信息技術(shù)不斷發(fā)展下，基于計算機信息技術(shù)的文件管理系統(tǒng)開始在公共機構(gòu)中得到廣泛使用。但是，在加速使用計算機信息技術(shù)的同時，各種公共機構(gòu)不允許同步發(fā)展電子文件管理來容納電子文件管理專業(yè)人員，計算機，軟件和文件管理任務(wù)。硬件設(shè)備不足，無法運行。該系統(tǒng)缺乏實際文件管理的科學(xué)性質(zhì)，因為作業(yè)的文件管理器不知道如何應(yīng)用它，并且許多高級系統(tǒng)沒有得到充分有效的使用。
二、改革內(nèi)容
公共機構(gòu)的檔案管理必須遵循某些系統(tǒng)建設(shè)原則。換句話說，您需要明確職責(zé)，增強靈活和標準化的結(jié)構(gòu)，并專注于動態(tài)和靜態(tài)的結(jié)合。事業(yè)單位檔案管理信息化改革的內(nèi)容主要有以下幾個方面。
（一）數(shù)字化檔案管理模式的建設(shè)
當(dāng)前，典型的數(shù)字技術(shù)包括數(shù)字加密技術(shù)，數(shù)據(jù)庫技術(shù)，掃描技術(shù)和身份認證技術(shù)，通過數(shù)字技術(shù)將文件信息數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為數(shù)字文件信息可以有效地更新信息數(shù)據(jù)。作為公共機構(gòu)的重要無形資產(chǎn)，檔案數(shù)字化建設(shè)可以有效地創(chuàng)造條件，實現(xiàn)單位的社會效益。
（二）體系化檔案管理模式的建設(shè)
公共部門中檔案管理的信息化是一個系統(tǒng)的過程，這與傳統(tǒng)的檔案管理模型不同，傳統(tǒng)的檔案管理模型包括檔案和文檔集成，部門集成和集成以及內(nèi)部流程集成。基于數(shù)據(jù)集成技術(shù)，數(shù)據(jù)庫機制，數(shù)據(jù)融合技術(shù)等，我們有效地增強了信息數(shù)據(jù)的多功能性和兼容性。
（三）互動化檔案管理模式的建設(shè)
在傳統(tǒng)的檔案管理中，每個檔案信息僅對應(yīng)一條信息，并且缺乏交互性。該機構(gòu)的檔案管理信息管理系統(tǒng)增強了信息的交互性，對提高服務(wù)質(zhì)量和優(yōu)化系統(tǒng)具有積極的作用。
三、改革創(chuàng)新的措施
在新情況下，公共部門檔案管理實踐的弊端日益明顯，這些缺陷嚴重影響了公共部門檔案管理實踐的發(fā)展以及公共部門機構(gòu)的長期發(fā)展。它也會產(chǎn)生影響，因此我們需要在新情況下處理公共機構(gòu)文件。根據(jù)行政工作的要求，進行相應(yīng)的改革，運用新技術(shù)，新觀念，完善事業(yè)單位檔案管理制度，使事業(yè)單位檔案管理真正發(fā)揮作用。
（一）提高對檔案管理的重視程度
檔案業(yè)務(wù)是機構(gòu)開展各項業(yè)務(wù)的重要基礎(chǔ)。為了使機構(gòu)能夠?qū)崿F(xiàn)長期運作，有可能顯著提高整體運作效率并有效提高檔案管理水平尤其重要。商必須完全了解該文件是單位工作和員工活動的基本記錄。此文件可用于有效跟蹤和監(jiān)視單位負責(zé)人，員工以及各種工作流程，以進行后續(xù)工作評估，決策和補救。實施提供了重要依據(jù)。該機構(gòu)加強對檔案管理人員的教育，定期進行業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，根據(jù)檔案管理人員和檔案管理人員的身份，汲取和吸收其他機構(gòu)高級檔案管理工作的經(jīng)驗。我們需要不斷增強我們的責(zé)任感和使命。深入分析檔案管理工作的新形勢，逐步完善自己的工作，引導(dǎo)檔案管理工作向規(guī)范化和科學(xué)化方向發(fā)展。
（二）利用信息管理手段來擴大檔案服務(wù)內(nèi)容
信息時代的到來為公共機構(gòu)的管理帶來了許多便利，而檔案管理就是其中之一。機構(gòu)必須順應(yīng)時展的要求，充分利用信息管理方法，對檔案管理進行改革創(chuàng)新。基于信息的檔案管理需要由信息技術(shù)管理的完整的基于信息的管理。這可以通過幾種方式來完成。用于文件管理任務(wù)的服務(wù)模式，為每個實施鏈接制定詳細的計劃，在總體方向上制定實施計劃，并確保根據(jù)計劃執(zhí)行文件管理服務(wù)任務(wù)。設(shè)立專門網(wǎng)站該網(wǎng)站旨在使公共機構(gòu)的文件管理能夠為人們提供方便快捷的服務(wù)。確切地說，公共機構(gòu)通過本網(wǎng)站向公眾提供相關(guān)服務(wù)。特別是，查詢相關(guān)檔案和材料更加方便快捷，通過有效提高公共機構(gòu)檔案管理工作效率，我們提供了支持社會發(fā)展的服務(wù)。建立電子文件管理系統(tǒng)，以數(shù)字方式收集和整理文件。這不僅可以及時收集和組織信息，還可以使文件存檔更及時地運行，從而提供適當(dāng)?shù)奈募?shù)據(jù)存儲和共享。
（三）重視檔案管理人才的培養(yǎng)
商應(yīng)注意檔案管理。可以說，檔案管理是機構(gòu)發(fā)展的最基本部分。應(yīng)注意檔案管理的水平，因為它會影響整個機構(gòu)的工作效率和工作質(zhì)量。商只有充分了解文件管理對各種任務(wù)的影響，才能更好地管理文件管理。這里設(shè)置了專門的文件管理部門，以組織和存檔整個機構(gòu)內(nèi)生成的所有數(shù)據(jù)。公共授權(quán)文件管理任務(wù)必須由專業(yè)人員執(zhí)行。也就是說，您必須退出其他部門人員的兼職文件管理模式。準確地說，該機構(gòu)應(yīng)注意檔案管理員的相關(guān)培訓(xùn)，因為檔案管理員的專業(yè)素質(zhì)和工作能力直接影響檔案管理的效率和質(zhì)量。機構(gòu)在選擇檔案管理人員時要注意工作態(tài)度，有意識地引導(dǎo)他們規(guī)范檔案管理工作流程和制度，建立與檔案管理制度相對應(yīng)的崗位管理制度，確保在科學(xué)指導(dǎo)下完成所有檔案管理工作。該機構(gòu)將為檔案館工作人員提供盡可能多的專業(yè)培訓(xùn)機會，實際上將提高專業(yè)水平，并使用各種信息技術(shù)使該機構(gòu)的檔案館管理更加規(guī)范和科學(xué)。肯定是有效地促進了在公共機構(gòu)中使用文件管理服務(wù)的過程。
（四）完善檔案管理方法
公共事業(yè)單位檔案管理改革的目的不僅在于實施，還在于改變管理方式，特別是各部門的領(lǐng)導(dǎo)和管理者要起領(lǐng)導(dǎo)作用，遵守嚴格的規(guī)章制度，實行檔案管理。應(yīng)該加強。管理員管理嚴格地處理文件管理任務(wù)。在檔案管理部門，員工具有服務(wù)意識和創(chuàng)新意識，積極執(zhí)行檔案管理，為需要檔案服務(wù)的人員提供熱情周到的服務(wù)，并結(jié)合了最新的信息技術(shù)來進行檔案管理。管理需要有效完成。文件的信息化是一項長期的工作。信息化應(yīng)該集成到日常文件管理中。相關(guān)工作人員需要具有計算機的基本知識和文件管理知識，以便他們可以更好地利用各種信息。用于管理文件的先進技術(shù)。
（五）提高檔案信息利用率
公共機構(gòu)檔案管理工作的順利開展離不開各種制度的完善和支持。每個系統(tǒng)的實現(xiàn)都是基于科學(xué)發(fā)展觀的。需要傳統(tǒng)的檔案管理模型來提高檔案信息的利用率。做出改變并創(chuàng)新。完善的文件管理機制是提高文件信息的利用率，幫助文件管理適應(yīng)公共部門的長期發(fā)展，并確保所有公共部門信息的完整性。改善文件管理系統(tǒng)并非一朝一夕的事。要根據(jù)時代的發(fā)展特點和事業(yè)單位的發(fā)展，將改革與完善結(jié)合起來。這可以有效地提高員工的熱情，并幫助員工了解文件管理是他們自己的利益。與確保文件管理平穩(wěn)運行緊密相關(guān)。公共機構(gòu)文件管理工作中最重要的不可忽略的部分是，所有鏈接都應(yīng)被完全忽略，這不僅是為了保護文件存儲，而且是為了保護文件服務(wù)。文件管理安全性不包含所有方面。將采取相關(guān)步驟為社會提供檔案資源服務(wù)。
